उद्यम में दस्तावेजों और फाइलों के भंडारण का संगठन। आवेदन पत्र। राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, भंडारण की अवधि का संकेत

1. संरचनात्मक प्रभागों, संगठनों में दस्तावेजों के भंडारण के लिए नियम और शर्तें।

2. मामले में दस्तावेजों का गठन।

3. मामलों का नामकरण।

1. संरचनात्मक प्रभागों में प्रलेखन की प्रक्रिया में, दस्तावेजों का एक महत्वपूर्ण सेट (निष्पादित और निष्पादित दोनों) आमतौर पर जमा होता है।

संरचनात्मक इकाइयों में दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण को कहा जाता है परिचालन भंडारण. सभी प्रकार और प्रकार के दस्तावेज़ और उनकी प्रतियां जो वर्तमान कार्य में आवश्यक हैं, परिचालन भंडारण के अधीन हैं।

परिचालन भंडारण के प्रकार:

उनके निष्पादन की प्रक्रिया में दस्तावेजों का भंडारण;

निष्पादित दस्तावेजों का भंडारण।

दूसरे शब्दों में, परिचालन भंडारण को अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों के मूल्य और हस्तांतरण के परीक्षण से पहले दस्तावेजों के व्यावहारिक उपयोग के दौरान की जाने वाली प्रक्रिया के रूप में समझा जाता है।

हाल ही में, मामलों में गठित दस्तावेजों (कागज पर) के भंडारण के साथ, कई संगठनों ने इलेक्ट्रॉनिक भंडारण का उपयोग करना शुरू कर दिया है। इस तरह के भंडारों का निर्माण वर्तमान गतिविधियों में दस्तावेजों के उपयोग को सरल बनाना संभव बनाता है, क्योंकि कई कर्मचारी एक ही समय में दस्तावेज़ के साथ काम कर सकते हैं, और दस्तावेज़ तक पहुंच कुछ सेकंड के भीतर की जाती है। इससे हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ रिपॉजिटरी के उपयोग से कार्यों की दक्षता और नौकरी की जिम्मेदारियों में वृद्धि हो सकती है।

सॉफ़्टवेयर उत्पादों "Microsoft SharePoint Portal Server" या "1C-Bitrix: कॉर्पोरेट पोर्टल" पर आधारित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रहण व्यापक हो गए हैं।

विभिन्न भौतिक मीडिया पर दस्तावेजों को संग्रहीत करने के नियम विभिन्न भंडारण मोड और प्रक्रियाओं के लिए प्रदान करते हैं जो सूचना की सुरक्षा और इसके इष्टतम समूह को सुनिश्चित करते हैं। दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया राज्य अभिलेखीय सेवा, राज्य मानकों, संस्था के संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के नियमों और निर्देशों द्वारा निर्धारित की जाती है।

दस्तावेज़ भंडारण के लिए बुनियादी आवश्यकताएंसंरचनात्मक प्रभागों में:

प्रदर्शन के दौरान दस्तावेज़ों को कलाकार द्वारा विशेष फ़ोल्डरों में रखा जाना चाहिए;

निष्पादित दस्तावेजों का भंडारण एक व्यवस्थित रूप में फ़ोल्डर या कवर में शीर्षक पृष्ठ के डिजाइन के साथ मामलों के लिए किया जाता है और नामकरण के अनुसार मामले के सूचकांक को नीचे रखा जाता है;

दस्तावेज़ों को विशेष कैबिनेट में या विशेष रूप से सुसज्जित अलमारियों में इस क्रम में संग्रहीत किया जाता है पंजीकरण संख्या; गोपनीय प्रकृति के दस्तावेजों सहित विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों को लॉक करने योग्य अलमारियाँ या अग्निरोधक तिजोरियों में संग्रहीत किया जाता है।

दस्तावेज़ भंडारण अवधि:

अधिकतर एक व्यावसायिक वर्ष के भीतर (उदाहरण के लिए, 1 जनवरी से 31 दिसंबर 2012 तक);

दीर्घकालिक भंडारण दस्तावेज (चार्टर, विनियम, योजना, आदि) को संरचनात्मक इकाई में तब तक संग्रहीत किया जाता है जब तक कि उन्हें नए (समाप्ति तिथि तक) के साथ प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है। ऐसे दस्तावेजों को हस्तांतरणीय कहा जाता है।

कुछ संरचनात्मक उपखंड (मानव संसाधन विभाग, लेखा विभाग, डिजाइन, डिजाइन उपखंड, आदि) को दस्तावेजों के दीर्घकालिक भंडारण का अधिकार है।

ऐसे दस्तावेजों में शामिल हैं, उदाहरण के लिए, कर्मियों पर दस्तावेज, कार्य विवरणियां, व्यक्तिगत खाते, वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर के नमूने आदि।

2. केस- एक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों (या एक दस्तावेज) का एक सेट, एक अलग कवर में रखा गया।

किसी मामले में दस्तावेज़ों को समूहीकृत करने के लिए आधार:

नाममात्र के आधार पर - दस्तावेजों के प्रकार और किस्मों का नाम (आदेश, प्रोटोकॉल, प्रमाण पत्र, आदि);

विषय-प्रश्न के आधार पर - दस्तावेजों की सामग्री;

संवाददाता के हस्ताक्षर से - किसी विशिष्ट व्यक्ति या संगठन को दस्तावेज़ भेजना;

भौगोलिक रूप से - एक विशिष्ट क्षेत्र में दस्तावेज़ भेजना;

कालानुक्रमिक आधार पर - एक निश्चित अवधि के लिए दस्तावेजों के एक सेट से संबंधित।

मामला संगठन के नामकरण के अनुसार बनता है। दस्तावेज़ों को फ़ाइल में रखा जाता है, उनकी सामग्री मामले के शीर्षक के अनुरूप होती है।

केस गठन आवश्यकताएँ:

स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों को अलग-अलग समूहीकृत किया जाता है;

मूल प्रतियों से अलग किए गए हैं;

वार्षिक योजनाएंऔर रिपोर्ट - त्रैमासिक और मासिक, अनुमोदित दस्तावेजों से - उनकी परियोजनाओं से;

प्रत्येक दस्तावेज़ की एक प्रति फ़ाइल में शामिल है।

फ़ाइल में रखे गए प्रत्येक दस्तावेज़ को राज्य मानकों और अन्य नियमों की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए।

एक लिपिक (ज्यादातर मामलों में कैलेंडर के साथ मेल खाता है) वर्ष के दस्तावेजों को दस्तावेजों को छोड़कर, मामले में समूहीकृत किया जाता है।

नियम मामले की मात्रा स्थापित करते हैं: 250 से अधिक चादरें नहीं जिनकी मोटाई 4 सेमी से अधिक नहीं होती है।

मामले में रखे गए दस्तावेजों में हस्ताक्षर (प्रतियां - प्रमाणीकरण), तिथि, सूचकांक, "मामले में" चिह्न होना चाहिए।

दस्तावेजों के अनुबंध, उनके अनुमोदन या संकलन की तारीख की परवाह किए बिना, उन दस्तावेजों से जुड़े होते हैं जिनसे वे संबंधित हैं।

मामले में दस्तावेजों को एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित किया जाता है: मुख्य दस्तावेज और संबंधित अनुलग्नक, और फिर कालानुक्रमिक रूप से - समस्या के समाधान के रूप में उत्पन्न होने वाले दस्तावेज़।

दस्तावेज़ों को प्रकार और कालक्रम के आधार पर समूहबद्ध करने के कुछ नियम हैं (देखें: मंत्रालयों और विभागों में कार्यालय के काम के लिए मानक निर्देश रूसी संघ. एम।, 1993)। प्रशासनिक दस्तावेजों द्वारा अनुमोदित चार्टर, विनियम, निर्देश उनके परिशिष्ट हैं और निर्दिष्ट दस्तावेजों के साथ समूहीकृत हैं।

3. मामलों का नामकरण- संगठन में दर्ज मामलों के नामों की एक व्यवस्थित सूची, उनके भंडारण की शर्तों को इंगित करते हुए, तैयार की गई उचित समय पर. मामलों के नामकरण का उपयोग निष्पादित दस्तावेजों को मामलों में समूहित करने, मामलों को व्यवस्थित और रिकॉर्ड करने, उनके भंडारण की शर्तों को निर्धारित करने और दस्तावेजों की खोज करने के लिए किया जाता है। यह स्थायी और अस्थायी 93 (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों की सूची संकलित करने के साथ-साथ अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण के मामलों की रिकॉर्डिंग के लिए आधार है।

मामलों का नामकरण संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेजी कोष के गठन का आधार है।

मामलों के नामकरण में तकनीकी दस्तावेज और मुद्रित प्रकाशनों के अपवाद के साथ संगठन के सभी दस्तावेज शामिल हैं। मामलों के नामकरण की आवश्यकताओं में जीएसडीओयू, विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम, प्रतिधारण अवधि को इंगित करने वाले दस्तावेजों की सूची शामिल है।

मामलों के नामकरण की आवश्यकताएँ: संगठन का नाम, दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, दिनांक, अनुक्रमणिका, संकलन का स्थान, अनुमोदन की मुहर, पाठ का शीर्षक, पाठ, हस्ताक्षर, अनुमोदन की मुहर।

मामलों के नामकरण की तालिका के कॉलम: मामलों की अनुक्रमणिका, मामलों के शीर्षक, मामलों की संख्या (खंड, भाग), सूची में लेख संख्या और मामलों की भंडारण अवधि, नोट्स।

केस टाइटल को नामकरण के अनुभागों (उपखंडों) द्वारा समूहीकृत किया जाता है। अनुभाग शीर्षक - शीर्षक संरचनात्मक विभाजन(संरचना के बिना संगठनों के लिए - गतिविधि के क्षेत्र)।

केस शीर्षक आवश्यकताएँ:

इस मामले में समूहीकृत दस्तावेजों की शब्दार्थ सामग्री के लिए सटीक पत्राचार;

संक्षिप्तता, शब्दों की स्पष्टता;

"सामान्य पत्राचार", "विविध दस्तावेज़", "संदर्भ सामग्री", आदि जैसे शीर्षकों की अनुमति नहीं है।

मामले के शीर्षक की संरचना:

दस्तावेजों के प्रकार या विविधता का नाम;

संगठन या उसके संरचनात्मक उपखंड का नाम;

दस्तावेज़ का पताकर्ता या संवाददाता;

उस क्षेत्र का नाम (इलाके) जिसके साथ मामले के दस्तावेजों की सामग्री संबंधित है;

दिनांक (अवधि) जिनसे मामले के दस्तावेज़ संदर्भित होते हैं;

मामले के दस्तावेजों की प्रतियों का एक संकेत।

एक वर्ष के भीतर हल नहीं किए गए मुद्दों को "संक्रमणकालीन" के रूप में संदर्भित किया जाता है और अगले वर्ष के मामलों के नामकरण में उसी सूचकांक के साथ शामिल किया जाता है। मामलों के नामकरण में संदर्भ फाइलें, दस्तावेज रजिस्टर भी शामिल हैं।

मामलों के नामकरण के प्रत्येक खंड में, आरक्षित संख्याएँ छोड़ दी जाती हैं, जिन्हें तब उन मामलों को सौंपा जा सकता है जो नामकरण द्वारा प्रदान नहीं किए जाते हैं।

मामलों के नामकरण को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है और अगले कैलेंडर वर्ष के 1 जनवरी को लागू होता है।

लिपिक (कैलेंडर) वर्ष के अंत में, स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि के लिए अलग-अलग खोले गए मामलों की संख्या पर मामलों के नामकरण में अंतिम प्रविष्टि की जाती है।

संगठनों, उद्यमों और संस्थानों की गतिविधियों के परिणामस्वरूप, वे बनाए जाते हैं जिनका विभिन्न वैज्ञानिक और व्यावहारिक महत्व होता है। उनमें से कुछ में ऐसी जानकारी होती है जो केवल किसी विशेष समस्या को हल करने के लिए आवश्यक होती है। एक बार जब इस जानकारी का उपयोग परिचालन उद्देश्यों के लिए किया जाता है, तो ऐसे दस्तावेज़ अपना मूल्य खो देते हैं। उनका आगे भंडारण अव्यावहारिक है। अन्य दस्तावेज़ कई वर्षों तक अपना मूल्य बनाए रखते हैं। लेकिन वैज्ञानिक और व्यावहारिक उद्देश्यों के लिए मूल्यवान जानकारी वाले दस्तावेज हैं। ऐसे दस्तावेजों को स्थायी रूप से रखा जाना चाहिए।

इस संबंध में परिभाषित अलग-अलग तिथियांदस्तावेज़ भंडारण।

दस्तावेजों के भंडारण की अवधि हो सकती है:

• अस्थायी (10 वर्ष तक);
• अस्थायी (10 वर्ष से अधिक);
• स्थायी।

दो साल के लिए स्थायी और अस्थायी (10 साल से अधिक) भंडारण के पूर्ण मामले संरचनात्मक इकाइयों में रहते हैं संदर्भ काम. फिर उन्हें संगठन के संग्रह को सौंप दिया जाता है।

दस्तावेज़ प्रतिधारण अवधि उस रूप पर निर्भर नहीं करता जिसमें वे बनाए गए हैं: कागज या इलेक्ट्रॉनिक। दस्तावेजों के उपयोग की संभावना और अवधि उनमें निहित जानकारी के मूल्य से निर्धारित होती है। इसलिए, परीक्षा का उद्देश्य यह निर्धारित करना है कि कौन से दस्तावेज सबसे बड़ी पूर्णता के साथ व्यक्तिगत नागरिकों को आवश्यक जानकारी प्रदान कर सकते हैं। अस्थायी भंडारण के लिए चुने गए दस्तावेजों के लिए, यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि उन्हें कितने समय की आवश्यकता हो सकती है। इसलिए, व्यक्तिगत दस्तावेजों के भंडारण की अवधि निर्धारित करना दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने का एक और महत्वपूर्ण कार्य है।

इस तरह, दस्तावेजों के मूल्य की जांच के कार्यइस प्रकार हैं:

• में स्थायी भंडारण के लिए उनके बाद के हस्तांतरण के लिए राजनीतिक, आर्थिक, वैज्ञानिक, सांस्कृतिक महत्व के दस्तावेजों का चयन राज्य अभिलेखागाररूसी संघ;
• दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण के लिए चयन जो वैज्ञानिक और ऐतिहासिक मूल्य के नहीं हैं, लेकिन व्यावहारिक महत्व को बरकरार रखते हैं;
• उन दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन जिनका कोई वैज्ञानिक मूल्य नहीं है और जिन्होंने अपना व्यावहारिक महत्व खो दिया है;
• दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को निर्धारित करना या बदलना।

मूल्य की जांच संगठनों और उद्यमों के कार्यालय कार्य, संगठनों के अभिलेखागार और राज्य अभिलेखागार में की जाती है।

कार्यालय के काम में, मूल्य की परीक्षा की जाती है:

• संकलन करते समय;
• पर ;
• अपने कार्यालय का काम पूरा होने के बाद संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए मामले तैयार करते समय।

भंडारण अवधि के अनुसार दस्तावेजों की विशिष्ट सूचियां

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, प्रारंभ में, मामलों के लिए भंडारण अवधि मामलों के नामकरण के संकलन के चरण में निर्धारित की जाती है। इसका मतलब है कि किसी विशेष मामले में शामिल दस्तावेजों के महत्व का प्रारंभिक मूल्यांकन किया जाता है। मामले बनाते समय, कुछ परिसरों को उनके उद्देश्य, सामग्री और भंडारण अवधि के आधार पर दस्तावेजों को जिम्मेदार ठहराने की शुद्धता की जांच करना आवश्यक है।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच में सहायता प्रतिधारण अवधि वाले दस्तावेजों की मानक या विभागीय सूचियों द्वारा प्रदान की जाती है। वे आपको अवधारण अवधि या कई को नष्ट करने की संभावना निर्धारित करने की अनुमति देते हैं प्रबंधन दस्तावेज. मॉडल सूचियाँअंतरक्षेत्रीय कार्रवाई के नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेज हैं। दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा आयोजित करते समय, उन्हें सभी संस्थानों या संगठनों द्वारा निर्देशित किया जा सकता है। विभागीय सूचियाँगतिविधि की एक निश्चित शाखा के लिए दस्तावेजों की संरचना और उनके भंडारण की शर्तें स्थापित करें, उदाहरण के लिए, शैक्षणिक संस्थान, स्वास्थ्य देखभाल, आदि। हालांकि, सूचियों के अस्तित्व के बावजूद, कुछ मामलों में उनके भंडारण की आवश्यकता और अवधि निर्धारित करने के लिए दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के अतिरिक्त अध्ययन की आवश्यकता होती है।

दस्तावेजों के लिए अवधारण अवधि का निर्धारण

हर साल, संगठनों के कार्यालय के काम में, स्थायी और अस्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयनऔर विनाश के लिए भी। यह चयन संरचनात्मक प्रभागों के कर्मियों द्वारा संगठन के संग्रह कर्मचारियों के पद्धतिगत मार्गदर्शन में किया जाता है। इसमें फ़ाइल में दस्तावेजों की वास्तविक सामग्री का विश्लेषण, उनके वैज्ञानिक और व्यावहारिक मूल्य का निर्धारण और संबंधित प्रतिधारण अवधि शामिल है। केवल नामकरण में शामिल मामलों के शीर्षकों द्वारा दस्तावेजों की अवधारण अवधि निर्धारित करने की अनुमति नहीं है। भंडारण की स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) अवधि के दस्तावेजों पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। उनका चयन किया जाता है ब्राउज़ करकेदस्तावेज। अस्थायी भंडारण के दस्तावेजों से स्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों को अलग करने और अलग करने के दौरान की गई त्रुटियों की पहचान करने का यही एकमात्र तरीका है।

"EPK" चिह्न वाले मामलों को भी शीट दर शीट के माध्यम से देखा जाता है। यह आपको उनकी संरचना में दस्तावेजों की पहचान करने की अनुमति देता है जो स्थायी भंडारण के अधीन हैं। ऐसे दस्तावेजों वाले मामलों को फिर से बनाया जाना चाहिए: स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज स्वतंत्र मामलों में बनते हैं या सजातीय दस्तावेजों के साथ पहले से गठित मामलों से जुड़े होते हैं। अस्थायी भंडारण दस्तावेजों की शर्तें दस्तावेजों की सूची के अनुसार या संगठन की फाइलों के नामकरण के अनुसार निर्दिष्ट की जाती हैं। "ईपीके" चिह्न वाली फाइलों के भंडारण की शर्तों पर अंतिम निर्णय अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग द्वारा किया जाता है।

तो, परीक्षा प्रक्रिया के दौरान:

• संग्रह में स्थानांतरण के लिए स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों का चयन;
• ऐसे मामलों का चयन जिन्हें अस्थायी रूप से संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहित किया जाना चाहिए;
• पिछले वर्षों के मामलों को नष्ट करने के लिए आवंटन, जिनकी अवधारण अवधि समाप्त हो गई है।

इसी समय, मामलों के नामकरण की गुणवत्ता और दस्तावेजों के भंडारण की समय सीमा निर्धारित करने की शुद्धता की जाँच की जाती है।

इस प्रकार, परीक्षा के परिणामस्वरूप, मान आवंटित किए जाते हैं दस्तावेजों के चार समूहविभिन्न भंडारण अवधियों के साथ:

• राज्य अभिलेखागार में स्थायी भंडारण के अधीन दस्तावेज;
• संगठन के संग्रह में अस्थायी भंडारण (10 वर्ष से अधिक) के अधीन दस्तावेज;
• संरचनात्मक प्रभागों में अस्थायी भंडारण (10 वर्ष तक) के अधीन दस्तावेज;
• भंडारण अवधि की समाप्ति के कारण नष्ट किए जाने वाले दस्तावेज।

वर्तमान में, विभाग कागजी दस्तावेजों के अलावा इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का उपयोग करता है। इलेक्ट्रॉनिक रूप (ईडी) में दस्तावेजों के मूल्य की जांच एक विशेषज्ञ आयोग द्वारा पारंपरिक (कागज) मीडिया पर प्रलेखन के संयोजन के साथ की जाती है। जब यह किया जाता है, वही एकीकृत प्रणालीदस्तावेजों के मूल्य के लिए मानदंड: सूचना का महत्व और पूर्णता, डुप्लिकेट जानकारी का अभाव, आदि। हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण की संभावना का निर्धारण करने के लिए कई कारकों को ध्यान में रखना आवश्यक है। उनमें से: ईडी के सेवन पर प्रतिबंध; ईडी निर्माण प्रक्रिया की पूर्णता; संग्रह में स्वीकृति पर ईडी के किसी अन्य प्रारूप में संभावित हस्तांतरण की लागत; विधायी कृत्यों की उपस्थिति जो आगे के भंडारण के लिए ईडी के हस्तांतरण को रोकते हैं; ज़रूरी सहायक दस्तावेज़; ईडी के भंडारण के विभिन्न तरीकों के साथ इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों के प्रकार का अनुपालन; भंडारण लागत। इसलिए, स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण के अधिकांश दस्तावेजों को पारंपरिक कागज के रूप में संगठनों के अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

चावल। 6.1. भंडारण के अधीन नहीं दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम को भरने का एक उदाहरण

दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा के परिणामों के आधार पर, कई दस्तावेज तैयार किए जाते हैं:

• स्थायी भंडारण मामलों की सूची;
• अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों की सूची;
• कर्मियों द्वारा मामलों की सूची;
• उन मामलों के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम जो भंडारण के अधीन नहीं हैं।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ स्वतंत्र सूची में शामिल हैं।

विवरण के अनुसार, संबंधित मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण के दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है। वे या तो सेवा में संग्रहीत हैं दस्तावेज़ समर्थनसंगठनों, या संरचनात्मक डिवीजनों में और भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद निर्धारित तरीके से नष्ट कर दिया जाता है।

चुनाव आयोग की बैठक में सूची पर विचार किया जाता है और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। स्थायी भंडारण के मामलों की सूची को अभिलेखीय संस्था के ईपीसी द्वारा अनुमोदित किया जाता है, कर्मियों द्वारा मामलों की सूची को इसके साथ समन्वित किया जाता है (मामलों की सूची के बारे में अधिक जानकारी के लिए, खंड 6.2 देखें)।

साथ ही चुनाव आयोग की बैठक में मामलों की सूची के साथ, समाप्त भंडारण अवधि वाले मामलों के विनाश के लिए आवंटन पर कार्य भी माना जाता है। ईपीसी द्वारा स्थायी भंडारण के लिए फाइलों की सूची को मंजूरी देने के बाद ही संगठन को अधिनियम में शामिल फाइलों को नष्ट करने का अधिकार है।

अधिनियम में ऐसे मामले शामिल हैं जिनकी भंडारण अवधि उस वर्ष की 1 जनवरी तक समाप्त हो गई है जिसमें अधिनियम तैयार किया गया है। उदाहरण के लिए, यदि कोई मामला 2005 में 3 वर्ष की संग्रहण अवधि के साथ बनाया गया था, तो उसे 2009 में तैयार किए गए अधिनियम में शामिल किया जाना चाहिए (इस मामले में, मामला संग्रहण अवधि 1 जनवरी, 2009 तक समाप्त हो जाती है)। अधिनियम पूरे संगठन के मामलों के लिए तैयार किया गया है। यदि इसमें कई संरचनात्मक विभाजनों के मामले शामिल हैं, तो प्रत्येक डिवीजन के मामलों के शीर्षकों के समूह से पहले उसका नाम इंगित किया जाता है। सजातीय मामलों को एक सामान्य शीर्षक के तहत अधिनियम में दर्ज किया जाता है जिसमें मामलों की संख्या को दर्शाया जाता है। मामलों के विनाश के लिए आवंटन का कार्य निम्नानुसार तैयार किया गया है एकीकृत रूपऔर दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा आयोजित करने वाले अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित। अभिलेखीय संस्था के ईपीसी द्वारा स्थायी भंडारण के मामलों के लिए सूची को मंजूरी देने के बाद, अधिनियम को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। एक अधिनियम का एक उदाहरण अंजीर में दिखाया गया है। 6.1.

परिचय

विषय की प्रासंगिकता .

हर दिन, संगठन और संस्थान बड़ी संख्या में विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ विकसित और प्राप्त करते हैं। उन सभी का अलग-अलग महत्व है, भंडारण की एक निश्चित अवधि और उनके साथ काम खत्म होने के बाद फिर से दावा किया जा सकता है। खोजने के क्रम में वांछित दस्तावेज़मुश्किल नहीं था, उनके साथ काम खत्म करने के बाद संगठन में दस्तावेजों के भंडारण के आयोजन के लिए एक अनुकरणीय प्रणाली विकसित की गई थी, लेकिन संग्रह में प्रवेश करने से पहले, विकसित किया गया था। सभी नियमों का अनुपालन न केवल खोने की अनुमति देता है, बल्कि महत्वपूर्ण दस्तावेजों को आसानी से और जल्दी से खोजने की अनुमति देता है।

कार्य का उद्देश्यसंगठन में दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया का पता लगाना है।

कार्य का उद्देश्य निम्नलिखित कार्यों को परिभाषित करता है :

1. मामलों के नामकरण का अर्थ प्रकट करें

2. मामलों के गठन की प्रक्रिया पर विचार करें

3. दस्तावेज़ीकरण के भंडारण के लिए शर्तों का अध्ययन करें

4. बाद के भंडारण के लिए प्रसंस्करण मामलों के क्रम का विश्लेषण करें

5. दस्तावेजों के मूल्यों की जांच के लिए नियमों की पहचान करें

6. मामले दर्ज करने की प्रक्रिया पर विचार करें

7. विभागीय पुरालेख में प्रकरण प्रस्तुत करने की प्रक्रिया का अध्ययन करें

अध्ययन की वस्तुसंगठन के दस्तावेज हैं।

अध्ययन का विषय -संगठन में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए प्रणाली।

स्रोत आधार

एक संगठन में प्रलेखन के भंडारण के मुख्य पहलू विधायी और नियामक दस्तावेजों में निर्धारित किए गए हैं: GOST 17914-72 "दीर्घकालिक भंडारण मामलों का कवर। प्रकार आकार और तकनीकी आवश्यकताएं", GOST 51141-98" कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ", "एकीकृत राज्य रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम। बुनियादी प्रावधान", "राज्य अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम", "विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम", "संगठन अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम"।

"एकीकृत राज्य रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम" का मुख्य विचार एक व्यापक व्यापक एकीकरण है। यूएसएसडी के मुख्य प्रावधानों में एक सामान्य भाग, 9 विषयगत खंड और अनुप्रयोग शामिल हैं। एक आम हिस्सासिस्टम विकास के कार्यों को परिभाषित करता है, इसके आवेदन के दायरे को स्थापित करता है और कानूनी दर्जादस्तावेज़। विषयगत वर्गों की सामग्री को बनाने वाली समस्याओं के परिसर को चार समूहों में विभाजित किया जा सकता है: दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण; वर्कफ़्लो का तर्कसंगत संगठन; कार्यालय कर्मियों के काम का संगठन; प्रबंधकीय कार्य और कार्यालय कार्य का मशीनीकरण और स्वचालन।

राज्य मानक 51141-98 “कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएं" प्रत्येक अवधारणा के लिए एक मानकीकृत शब्द स्थापित करती हैं। इससे कार्यालय के काम और संग्रह के क्षेत्र में एक या दूसरे शब्द की समान समझ होती है।

"विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम": दस्तावेजों के विभागीय भंडारण को सुनिश्चित करने के लिए विभागीय अभिलेखागार के कार्यों और कार्यों को परिभाषित करना; संगठनों के विशेषज्ञ आयोगों की कानूनी स्थिति, कार्य और कार्य; दस्तावेजों के भंडारण के लिए अनुकूलतम स्थिति बनाने के लिए सामान्य आवश्यकताएं; संगठनों के मामलों की सारांश सूची के वार्षिक अनुभागों की तैयारी के लिए तैयारी और प्रक्रिया के लिए आवश्यकताएं; विकास के मुद्दों, मामलों के नामकरण पर सहमति और अनुमोदन की प्रक्रिया पर विचार करना; विभागीय संग्रह में दस्तावेजों की तैयारी और हस्तांतरण के मुद्दे; दस्तावेजों के वर्गीकरण के प्रश्न जो विभागीय भंडारण पर हैं।

विषय के ज्ञान की डिग्री

विषय पर सभी उपलब्ध साहित्य को तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है: कार्य जो सामान्य, समीक्षा प्रकृति के होते हैं; प्रकाशन जो इस विषय को एक गहन सैद्धांतिक मुद्दा मानते हैं; व्यावहारिक मूल्य का कार्य।

पहले समूह में अध्ययन शामिल हैं: सोकोलोवा वी.एस., पेटेलिना वी.जी., नेपोगोडी ए.वी., सर्गाज़िना जे.एफ. यह समूह संगठन में दस्तावेजों की सुरक्षा, मुख्य अवधारणाओं और बुनियादी प्रावधानों का एक विचार देता है।

एक संगठन में प्रलेखन के भंडारण के आयोजन की सैद्धांतिक नींव को ऐसे वैज्ञानिकों के कार्यों में छुआ गया था: एंड्रीवा वी.आई., कुज़नेत्सोवा टी.वी., यूफिनोव एस.एस., विगर ए.एम. यहां, विषय से संबंधित सैद्धांतिक मुद्दों पर विस्तार से विचार किया जाता है, विवरण और विशेष संभावित मामलों को छुआ जाता है।

उपयोगी व्यावहारिक महत्व के कार्य, जैसे लेखक: क्रेस्काया Z.V., Bulyulina E.V., Smirnova E.P., Styazhkina T.A. विषय के सर्वोत्तम अध्ययन के लिए इन कार्यों का अत्यधिक महत्व है।

गोर्फिन जी.एम. अपने अध्ययन में "आर्काइव स्टडीज" न केवल अभिलेखीय दस्तावेजों के संरक्षण के लिए शर्तों को दर्शाता है, बल्कि दस्तावेजों और फाइलों के संगठन को भी दर्शाता है। अभिलेखीय निधिरूसी संघ।

ओखोटनिकोव की कार्यवाही ए.वी. "दस्तावेज़ विज्ञान और अभिलेख प्रबंधन" दस्तावेज़ों के वर्गीकरण, दस्तावेज़ीकरण प्रणाली, दस्तावेज़ संचार और दस्तावेज़ गतिविधियों की ओर ध्यान आकर्षित करता है, जहाँ दस्तावेज़ों के भंडारण पर विचार किया जाता है।

अध्ययन "कार्यालय का काम" स्टेन्युकोवा एम.वी. दस्तावेजों के साथ काम के चरणों का विस्तार से वर्णन करता है। जिनमें से एक चरण है - दस्तावेजों का वर्तमान भंडारण। साथ ही इस अध्ययन में विभिन्न आधारों पर दस्तावेजों के वर्गीकरण पर विचार किया गया है।

किरसानोवा का काम एम.वी. "आधुनिक कार्यालय कार्य" ने कथित विषय के प्रकटीकरण के लिए सूचना आधार के रूप में कार्य किया। इस पत्र में, दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने का विषय बहुत व्यापक रूप से कवर किया गया है।

इस विषय पर साहित्य दस्तावेजों को तैयार करने और दस्तावेजों के साथ काम को व्यवस्थित करने, भंडारण सहित, उनके विनाश या अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरित करने की सभी प्रक्रियाओं को शामिल करता है। लेकिन इस समय, कागज से इलेक्ट्रॉनिक वर्कफ़्लो में एक सक्रिय संक्रमण है। भंडारण संगठन का विषय इलेक्ट्रॉनिक मीडियाकम जानकारी को कवर किया जाता है और व्यावहारिक रूप से अध्ययन नहीं किया जाता है।

1. प्रलेखन भंडारण का संगठन

1.1 केस नामकरण

गतिविधि की प्रक्रिया में, फर्म, संस्थान, उद्यम बड़ी संख्या में दस्तावेज प्राप्त करते हैं और बनाते हैं। वर्तमान मुद्दों को हल करने के लिए परिचालन गतिविधियों में उनके उपयोग के बाद, दस्तावेज़ का ऐसा कार्य जैसे सूचना का संचय और भंडारण पहले स्थान पर है। दस्तावेज़ पूर्वव्यापी जानकारी के रखवाले बन जाते हैं, जिसकी आवश्यकता एक निश्चित समय के बाद फिर से उत्पन्न हो सकती है, अर्थात। वे संस्था की स्मृति के रूप में कार्य करते हैं।

ऐसे दस्तावेजों की त्वरित खोज और उपयोग तभी संभव है जब वे स्पष्ट रूप से वर्गीकृत हों। दस्तावेजों का सबसे सरल वर्गीकरण उन्हें फाइलों में समूहित करना है। राज्य मानक एक मामले को "एक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों या दस्तावेजों का एक सेट और एक कवर में रखा गया" के रूप में परिभाषित करता है। मामलों का नामकरण एक विशेष वर्गीकरण गाइड के रूप में कार्य करता है जो दस्तावेजों को मामलों में वितरित करने की प्रक्रिया को निर्धारित करता है।

मामलों का नामकरण "एक संगठन में दायर मामलों के नामों की एक व्यवस्थित सूची है, जो उनके भंडारण की शर्तों को दर्शाता है, निर्धारित तरीके से तैयार किया गया है।" दूसरे शब्दों में, मामलों का नामकरण सबसे सरल क्लासिफायरियर है जो आपको आवश्यक होने पर त्वरित खोज के लिए दस्तावेज़ों को फ़ोल्डर्स (केस) में त्वरित रूप से सॉर्ट करने की अनुमति देता है।

केस नामकरण – बहुउद्देशीय दस्तावेज़। सबसे पहले, नामकरण की परिभाषा के अनुसार, इसका मुख्य उद्देश्य दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण है, अर्थात, यह मामलों में निष्पादन के बाद दस्तावेजों के वितरण के लिए एक योजना के रूप में कार्य करता है और इस प्रकार एक संस्था में दस्तावेजों के भंडारण की प्रणाली को निर्धारित करता है। दूसरे, नामकरण में शामिल प्रत्येक फ़ाइल में उसमें रखे गए दस्तावेज़ों के लिए संग्रहण अवधि का एक संकेत होता है। नामकरण के अनुसार मामलों में दस्तावेजों को वितरित करके, उसी समय वे योजना बनाते हैं, लगभग, दस्तावेज़ के भंडारण की अवधि। इस प्रकार, मामलों के नामकरण की सहायता से, दस्तावेजों के मूल्य की जांच का पहला चरण किया जाता है। तीसरा, नामकरण, मामलों के अनुक्रमण को ठीक करते हुए, दस्तावेजों को पंजीकृत करते समय उपयोग किया जाता है - नामकरण के अनुसार मामले का सूचकांक शामिल है अभिन्न अंगइनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ों के पंजीकरण सूचकांक में। चौथा, नामकरण की वर्गीकरण योजना का उपयोग पूर्ण दस्तावेजों के लिए एक संदर्भ फ़ाइल के निर्माण के लिए एक योजना के रूप में किया जा सकता है। पांचवां, मामलों के नामकरण का उपयोग इन्वेंट्री के बजाय एक लेखा दस्तावेज के रूप में किया जाता है, जब किसी संस्था के संग्रह में 10 साल तक की भंडारण अवधि के साथ मामले जमा करते हैं। छठा, मामलों का नामकरण 10 वर्षों से अधिक के शेल्फ जीवन के साथ स्थायी भंडारण के मामलों के लिए सूची संकलित करने के आधार के रूप में कार्य करता है। सातवां, किसी संस्था की संरचना का अध्ययन करते समय मामलों के नामकरण का एक संदर्भ मूल्य भी होता है।

सामान्य आवश्यकताएँमामलों के नामकरण के संकलन और निष्पादन के लिए नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों में निर्धारित किया गया है: "प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की राज्य प्रणाली", "विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम", "मंत्रालयों और विभागों में कागजी कार्रवाई के लिए विशिष्ट निर्देश" रूसी संघ के "। अभिलेखीय संस्थाओं ने फ़ाइल नामकरण के संकलन के लिए कार्यप्रणाली नियमावली विकसित की है।

मामलों का नामकरण प्रत्येक संस्था, संगठन, उद्यम, फर्म में होना चाहिए और उनकी गतिविधियों के दौरान बनाए गए सभी दस्तावेजों को कवर करना चाहिए। मामलों के कई प्रकार के नामकरण हैं: विशिष्ट या व्यक्तिगत (एक अलग संगठन, फर्म, संस्था, उद्यम के मामलों का नामकरण), अनुकरणीय और विशिष्ट।

मामलों का एक व्यक्तिगत नामकरण संगठन के लिए समग्र रूप से या प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के लिए अलग से हो सकता है।

छोटे संस्थानों में जिनका संरचनात्मक विभाजन नहीं है, और बड़े संस्थानों के संरचनात्मक प्रभागों में, मामलों का एक विशिष्ट नामकरण कैलेंडर वर्ष के दौरान दर्ज किए गए मामलों के नामों की एक व्यवस्थित सूची है। एक बड़े संस्थान में, संरचनात्मक डिवीजनों के मामलों के नामकरण को पूरे संस्थान के मामलों के समेकित नामकरण में जोड़ा जाता है।

सारांश नामकरण, वर्गीकरण संदर्भ पुस्तक के रूप में, निर्माण का एक संरचनात्मक आरेख है, जिसमें भागों (वर्गों) के नाम संरचनात्मक इकाइयों के नाम होंगे।

मामलों के विशिष्ट और अनुकरणीय नामकरण, जो प्रकृति में सजातीय संगठनों के लिए संकलित किए गए हैं, व्यापक हो गए हैं। वे आपको स्थापित करने की अनुमति देते हैं एकल प्रणालीमामलों का गठन, सजातीय दस्तावेजों के मामलों के शीर्षकों को एकजुट करना, उनके लिए एक समान भंडारण अवधि स्थापित करना। विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम इंगित करते हैं कि मामलों का विशिष्ट नामकरण एक निश्चित श्रेणी के संगठनों के रिकॉर्ड रखने में शुरू किए गए मामलों की विशिष्ट संरचना को स्थापित करता है, उद्योग (सिस्टम) में इन मामलों का एक एकल अनुक्रमण है और एक नियामक है दस्तावेज़।

मामलों का एक अनुकरणीय नामकरण संगठनों के कार्यालय कार्य में शुरू किए गए मामलों की एक अनुमानित संरचना स्थापित करता है, जिस पर यह लागू होता है, उनके सूचकांकों को दर्शाता है और प्रकृति में सलाहकार है।

संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख न केवल नामकरण के संकलन को व्यवस्थित करने के लिए, बल्कि इसके विकास में सक्रिय भाग लेने के लिए भी बाध्य हैं। यदि संस्था स्वयं नामकरण विकसित करती है, तो प्रमुख विशेषज्ञ, कार्यालय के कार्य के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और संस्था के संग्रह के कर्मचारी इस कार्य में शामिल होते हैं। संस्था का कार्यालय या संग्रह नामकरण की आवश्यकताओं, इसके संकलन और निष्पादन की पद्धति की व्याख्या करते हुए पद्धतिगत सहायता प्रदान करता है।

मामलों का नामकरण शुरू करते समय, उनके लिए नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों द्वारा लगाई गई आवश्यकताओं को जानना आवश्यक है: "प्रबंधन के लिए राज्य प्रलेखन सहायता प्रणाली", "विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम" और कार्यप्रणाली का अध्ययन करना उनके विकास के लिए सामग्री। संस्था और इसकी संरचनात्मक इकाई, स्टाफिंग, दीर्घकालिक और वर्तमान योजनाओं, स्थायी और अस्थायी भंडारण के मामलों की सूची पर नियमों का भी उपयोग किया जाता है। लेकिन नामकरण को संकलित करने का मुख्य स्रोत स्वयं दस्तावेज़ हैं, जो बाहर से प्राप्त हुए और इकाई की गतिविधियों की प्रक्रिया में बनाए गए दोनों की समग्रता है।

यदि मामलों का एक मानक नामकरण है, तो "विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम" निर्धारित करते हैं: "मामलों के विशिष्ट नामकरण से प्रत्येक मामले का शीर्षक पूर्ण रूप से स्थानांतरित किया जाता है और इसे केवल विशिष्टताओं को ध्यान में रखते हुए निर्दिष्ट किया जा सकता है। किसी दिए गए संगठन में मामलों का गठन। ”

मामलों के अनुमानित नामकरण से, किसी व्यक्ति को संकलित करते समय, उन मामलों के नाम चुने जाते हैं जो वास्तव में बनते हैं। उसी समय, अनुकरणीय नामकरण में प्रदान किए गए कुछ मामलों को अलग किया जा सकता है या एक विशिष्ट में जोड़ा जा सकता है, जो या तो दस्तावेज़ीकरण की मात्रा या कार्य की बारीकियों से निर्धारित होता है।

"मामलों के विशिष्ट या अनुकरणीय नामकरण द्वारा प्रदान किए गए मामलों के भंडारण की शर्तें बिना किसी बदलाव के मामलों के एक विशिष्ट नामकरण में स्थानांतरित कर दी जाती हैं।" चूंकि मामलों के नामकरण के लिए मुख्य आवश्यकता दस्तावेजों के पूरे सेट को कवर करना है, इसमें अस्थायी कमीशन के दस्तावेज शामिल होने चाहिए, रचनात्मक समूह, किसी भी समस्या को हल करने या चर्चा करने के लिए बनाई गई अन्य अस्थायी संरचनाएं। मामले के शीर्षक के लिए आवश्यकता संक्षिप्तता, स्पष्टता, अत्यधिक सटीकता है, क्योंकि यह मामले के शीर्षक के द्वारा आवश्यक दस्तावेज की खोज की जाती है। अगर वे एक मामले में एकजुट हो जाते हैं विभिन्न प्रकारएक मुद्दे पर दस्तावेज़, लेकिन कार्यालय के काम के अनुक्रम से संबंधित नहीं है, या दस्तावेज़ जो किसी अन्य दस्तावेज़ के अनुलग्नक हैं, "विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम" के अनुसार, "दस्तावेज़" शब्द का उपयोग किया जाता है। शीर्षक के अंत में, मुख्य प्रकार के दस्तावेज़ कोष्ठक में सूचीबद्ध हैं।

प्रत्येक विशिष्ट मामले के शीर्षक को संकलित करते समय, दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को ध्यान में रखना आवश्यक है। स्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़, 10 वर्ष से अधिक के अस्थायी और 10 वर्ष तक के अस्थायी को एक फ़ाइल में समूहीकृत नहीं किया जा सकता है। दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें भंडारण की शर्तों (मानक और विभागीय) को इंगित करने वाली दस्तावेजी सामग्रियों की सूची के अनुसार स्थापित की जाती हैं और संगठन के विशेषज्ञ आयोग द्वारा निर्दिष्ट की जाती हैं।

एक स्थिर मामला आदेश किसी विशिष्ट मामले को शीघ्रता से ढूंढना आसान बनाता है।

मामलों के नामकरण के संकलन पर नियामक दस्तावेजों और कार्यप्रणाली सामग्री को संगठनात्मक और सहित मामलों को सबसे पहले रखने की सिफारिश की जाती है। प्रशासनिक दस्तावेजनिर्णय लेने और उच्च निकायों, फिर संस्था की गतिविधियों से संबंधित संगठनात्मक दस्तावेज वाले मामले (चार्टर, विनियम) या संरचनात्मक इकाई (यदि संरचनात्मक इकाई के मामलों का नामकरण तैयार किया जा रहा है)। आगे संस्था के संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों वाले मामलों के नाम हैं (आदेश, आदेश, कॉलेजिएट निकायों के निर्णय)। मामलों के इस समूह का लगातार नियोजन और रिपोर्टिंग दस्तावेजों (वार्षिक, उसके बाद त्रैमासिक और मासिक) और पत्राचार के साथ मामलों का पालन किया जाता है।

सजातीय संवाददाताओं की उपस्थिति में, "भौगोलिक और संवाददाता चिह्न द्वारा स्थापित मामलों के शीर्षक, संवाददाताओं या नामों द्वारा वर्णानुक्रम में नामकरण में दर्ज किए जाते हैं।"

इसके विचार, संपादन और सुधार के बाद संरचनात्मक इकाई के मामलों के नामकरण को संस्थान के संग्रह के साथ समन्वयित किया जाता है, जिसे विशेषज्ञ आयोग द्वारा अनुमोदित किया जाता है और संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। विभागीय संग्रह के साथ नामकरण का समन्वय करते समय, इसके कर्मचारी नामकरण द्वारा उपखंड के दस्तावेजों के कवरेज की पूर्णता, शीर्षकों के शब्दों की शुद्धता और भंडारण अवधि की स्थापना की जांच करते हैं।

समेकित नामकरण में, प्रत्येक मामले के विन्डेक्स में संरचनात्मक इकाई का पदनाम शामिल है और क्रमिक संख्यासंरचनात्मक इकाई के भीतर मामले का शीर्षक। संरचनात्मक इकाइयों का सूचकांक, एक नियम के रूप में, स्थिर है और लगातार, साल-दर-साल दोहराया जाता है।

मामलों का नामकरण एक एकीकृत रूप में संकलित किया गया है, जिसमें प्रत्येक कॉलम का अपना उद्देश्य होता है और सही भरने की आवश्यकता होती है।

तालिका 1.1 मामलों के नामकरण का एकीकृत रूप

पहले कॉलम में नामकरण में शामिल केस का इंडेक्स होता है। इसमें संरचनात्मक इकाई के पदनाम के दो भाग होते हैं और संरचनात्मक इकाई के भीतर मामले की क्रम संख्या होती है। दूसरे कॉलम में मामलों के शीर्षकों के नाम हैं। वर्ष के दौरान, एक शीर्षक के तहत, दस्तावेजों की संख्या के आधार पर, कई खंडों में एक मामला बनाया जा सकता है। वर्ष के अंत में उनका लेखा-जोखा रखने के लिए तीसरा कॉलम भरा जाता है। चौथा कॉलम दस्तावेजी सामग्री (मानक या विभागीय) की सूची के लेख संख्या के संदर्भ में मामले के भंडारण की अवधि को इंगित करता है, जिसके अनुसार अवधि निर्धारित की जाती है। पांचवां कॉलम "नोट्स" वर्ष के दौरान भरा जाता है यदि नोट्स बनाना आवश्यक है: दस्तावेज़ में परिवर्तन, परिवर्धन, और इसी तरह।

1.2 मामलों का गठन

एक संस्था, एक कंपनी में बहुत सारे निष्पादित दस्तावेज होते हैं। ताकि उन्हें आसानी से समझा जा सके और जल्दी से ढूंढा जा सके आवश्यक जानकारी, उनके निष्पादन के बाद दस्तावेजों को मामलों में समूहीकृत किया जाता है और अलग-अलग फ़ोल्डरों में रखा जाता है।

मामले के गठन को "किसी विशेष मामले में दस्तावेजों को जिम्मेदार ठहराना और एक मामले के भीतर दस्तावेजों को व्यवस्थित करना" के रूप में परिभाषित किया गया है। मामले में दस्तावेजों का वितरण मामलों के नामकरण के अनुसार किया जाता है। और फाइलों में दस्तावेजों का सही और समय पर वितरण और फाइलिंग न केवल एक दस्तावेज़ की त्वरित खोज की संभावना प्रदान करता है, बल्कि इसकी सुरक्षा भी इसके नुकसान को बाहर करता है। इसलिए, दस्तावेजों के साथ काम के इस चरण को हमेशा बहुत महत्व दिया गया है और मामलों के गठन और निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं को विकसित किया गया है।

फाइलों के निर्माण, निष्पादन और भंडारण पर काम का आयोजन करते समय आज जिन मुख्य नियामक दस्तावेजों का उपयोग करने की आवश्यकता है, वे हैं "विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम" और "राज्य प्रलेखन प्रबंधन प्रणाली"।

गठन, भंडारण और निष्पादन की प्रक्रिया, इन विनियमों के आधार पर, किसी विशेष संस्थान, कंपनी के कार्यालय कार्य के निर्देशों में निर्धारित की जानी चाहिए, जो गठन की बारीकियों (यदि कोई हो) का संकेत देती है। कुछ श्रेणियांमामले फाइलों के निर्माण और भंडारण के लिए जिम्मेदार संस्था के कर्मचारियों द्वारा इस निर्देश का पालन किया जाना चाहिए।

वे दस्तावेजों के निर्माण के स्थान पर संरचनात्मक प्रभागों में मामलों का निर्माण और भंडारण करते हैं।

प्रशासनिक दस्तावेज, प्रबंधन पत्राचार और सबसे महत्वपूर्ण आंतरिक दस्तावेजकार्यालय या नेतृत्व के सचिवालय में फार्म और स्टोर।

संरचनात्मक डिवीजनों में, दस्तावेजों की सुरक्षा और मामलों में उनके गठन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को आवंटित किया जाता है। मामलों के सही गठन पर नियंत्रण और इस कार्य का कार्यप्रणाली मार्गदर्शन विभागीय संग्रह और संबंधित राज्य संग्रह द्वारा किया जाता है।

व्यवसाय का गठन वर्ष की शुरुआत में तुरंत शुरू होता है। इसलिए, वर्ष की शुरुआत तक नामकरण में नामित प्रत्येक मामले के लिए एक फ़ोल्डर बनाया जाना चाहिए। यह बाइंडर फोल्डर या रजिस्ट्रार फोल्डर हो सकता है।

प्रत्येक केस फाइल के कवर पर संस्था या कंपनी का नाम दर्शाया गया है। यदि संस्था का आधिकारिक रूप से मान्यता प्राप्त संक्षिप्त नाम है, तो इसका उपयोग करना बेहतर है।

मामलों में दस्तावेजों का लेआउट सचिव या इस काम के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा संरचनात्मक प्रभागों में व्यवस्थित रूप से, पूरे वर्ष में दैनिक रूप से किया जाता है।

निष्पादित दस्तावेजों में निष्पादन का निशान होना चाहिए और कार्य दिवस के अंत तक उसी दिन मामलों में रखा जाना चाहिए। इस सरल नियम को सख्ती से लागू करने से दस्तावेजों का नुकसान समाप्त हो जाएगा और सुरक्षा सुनिश्चित हो जाएगी।

मामले में केवल वही दस्तावेज दाखिल किए जा सकते हैं जो नामकरण में दिए गए हैं। नामकरण द्वारा प्रदान नहीं किए गए दस्तावेजों की उपस्थिति की स्थिति में, एक स्वतंत्र फ़ाइल खोली जाती है, और इसका नाम आरक्षित संख्या के तहत मामलों के नामकरण में जोड़ा जाता है।

किसी मामले में दस्तावेज़ दाखिल करने से पहले, आपको दस्तावेज़ की जाँच करनी चाहिए। उन दस्तावेज़ों को दर्ज करना निषिद्ध है जिन्हें निष्पादित नहीं किया गया है, साथ ही ऐसे दस्तावेज़ जो वापस किए जाने के अधीन हैं। इसके बाद, दस्तावेज़ की शुद्धता की जाँच की जाती है।

दस्तावेज़ केवल एक प्रति में मामले में शामिल हैं। ड्राफ्ट, डुप्लीकेट प्रतियां फाइल में दाखिल नहीं की जाती हैं। एक अपवाद विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों के मसौदे और प्रतिबंधित सामग्री हो सकती है, साथ ही प्रतियां जिस पर कोई संकल्प, नोट्स, वीजा हैं जो पहली प्रतियों की सामग्री के पूरक हैं।

प्रत्येक मामले की मोटाई 30-40 मिमी - लगभग 250 शीट से अधिक नहीं होनी चाहिए। यदि दस्तावेज़ बड़ा है, तो मामला दो या अधिक खंडों में विभाजित है।

मामले बनाते समय कई आवश्यकताएं होती हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता होती है। उनमें से सबसे महत्वपूर्ण स्थायी और अस्थायी भंडारण के दस्तावेजों को अलग-अलग मामलों में समूहित करना है। केवल असाधारण मामलों में, विभिन्न प्रतिधारण अवधियों के दस्तावेज़, लेकिन एक मुद्दे पर विचार करने से संबंधित, एक फ़ोल्डर में रखे जाते हैं, लेकिन एक निर्णय होने और मामला पूरा होने के बाद, दस्तावेज़ों को फिर से बनाया जाता है।

दस्तावेज़ केवल एक कैलेंडर वर्ष के लिए बनते हैं। योजना और रिपोर्टिंग प्रलेखन (योजनाएं, आवेदन, अनुमान, रिपोर्ट और उनके लिए गणना) को उस वर्ष की फाइलों में रखा जाता है जिससे वह अपनी सामग्री के संदर्भ में संबंधित होता है, चाहे इसकी तैयारी या प्राप्ति का समय कुछ भी हो।

मामले के अंदर, दस्तावेजों को प्रश्न-तार्किक, कालानुक्रमिक, वर्णानुक्रम या: संख्यात्मक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है। इस मामले में, संयोजन और संयोजन संभव हैं। एक नियम के रूप में, मामले में दस्तावेजों को प्रश्न-तार्किक सिद्धांत के अनुसार समूहीकृत किया जाता है, जो समस्या को हल करने के क्रम में दस्तावेजों की नियुक्ति के लिए प्रदान करता है। यह समूहीकरण समूहन के कालानुक्रमिक सिद्धांत के साथ मेल खाता है।

दस्तावेजों के वर्णानुक्रमिक व्यवस्थितकरण में, उनके लेखकों के नाम, संवाददाता संस्थानों के नाम, प्रशासनिक-क्षेत्रीय इकाइयों के नाम, वस्तुओं और वस्तुओं का उपयोग किया जाता है। अनुक्रमिक क्रमांकन (रसीद, चालान, आदि) के साथ सजातीय दस्तावेजों को संख्यात्मक क्रम में समूहीकृत किया जाता है।

दस्तावेज़ों की कुछ श्रेणियों के व्यवस्थितकरण की अपनी विशिष्टताएँ हैं। उदाहरण के लिए, प्रशासनिक दस्तावेज (आदेश, निर्देश, संकल्प, आदि) दस्तावेजों के प्रकार और कालक्रम के अनुसार बनते हैं। इसी समय, मुख्य गतिविधियों के आदेश कर्मियों के लिए आदेशों से अलग समूहीकृत किए जाते हैं। कॉलेजियम के दस्तावेजों को दो मामलों में बांटा गया है: कॉलेजियम के प्रोटोकॉल और निर्णय; बोर्ड की बैठकों के लिए दस्तावेज (एजेंडा, रिपोर्ट, प्रमाण पत्र, निष्कर्ष, मसौदा निर्णय, आदि)।

व्यक्तिगत फाइलों को निम्नलिखित क्रम में बनाने की सिफारिश की जाती है: व्यक्तिगत फाइल में उपलब्ध दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची; नौकरी आवेदन, रेफरल या प्रतिनिधित्व; प्रश्नावली (कार्मिक रिकॉर्ड पर शीट); आत्मकथा; शिक्षा दस्तावेज (प्रतियां); अनुबंध, नियुक्ति के आदेश से उद्धरण। इसके अलावा, व्यक्तिगत फाइलों में दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है जैसे वे प्राप्त होते हैं: स्थानांतरण, बर्खास्तगी के लिए एक आदेश; कार्मिक रिकॉर्ड पर व्यक्तिगत शीट के अलावा; लेखांकन प्रोत्साहनों के लिए व्यक्तिगत शीट के अतिरिक्त; इस व्यक्ति से संबंधित प्रमाण पत्र और अन्य दस्तावेज।

मजदूरी के आधार पर श्रमिकों और कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों को एक वर्ष के भीतर स्वतंत्र मामलों में समूहीकृत किया जाता है और अंतिम नाम से वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है। कालानुक्रमिक क्रम में पत्राचार को व्यवस्थित किया जाता है: अनुरोध दस्तावेज़ के पीछे प्रतिक्रिया दस्तावेज़ दायर किया जाता है। पहल दस्तावेजों के अनुसार कालक्रम मनाया जाता है।

वित्तीय पैसे के दस्तावेज(नकद आदेश, अग्रिम रिपोर्ट, बैंक विवरण, आदि) उनकी संख्या के क्रम में व्यवस्थित किए जाते हैं। रसीदें, वेबिल और अन्य समान दस्तावेज समान रूप से समूहीकृत होते हैं।

सामान्य पत्राचार से अलग, आबादी से अपील के आधार पर मामले बनते हैं।

1.3 फ़ाइल भंडारण

मामलों को उस क्षण से शुरू माना जाता है जब निष्पादित दस्तावेज़ उनमें शामिल होता है। वे संरचनात्मक उपखंडों में बनते हैं और उनमें तब तक संग्रहीत होते हैं जब तक उन्हें संस्था के संग्रह में स्थानांतरित नहीं किया जाता है। फाइलों को लॉक करने योग्य कैबिनेट, तिजोरियों या लिफ्ट फाइलिंग कैबिनेट में रखा जाना चाहिए, जो धूल और प्रकाश से सुरक्षा और सुरक्षा सुनिश्चित करता है। सही मामले की त्वरित खोज सुनिश्चित करने के लिए, उन्हें अलमारियों पर लंबवत रूप से व्यवस्थित किया जाता है। प्रत्येक मामले की रीढ़ पर नामकरण द्वारा इसका सूचकांक दर्शाया गया है।

अलमारियों पर मामलों का क्रम नामकरण में मामलों के अनुक्रम से बिल्कुल मेल खाना चाहिए। दस्तावेज़ की खोज करते समय, पहले वे नामकरण के अनुसार वांछित केस नंबर ढूंढते हैं, और फिर केस नंबर से, दस्तावेज़ों के साथ वांछित फ़ोल्डर।

विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों वाली फाइलों के लिए या सामग्री में प्रकार और जटिल द्वारा गठित, साथ ही व्यक्तिगत फाइलों के लिए, एक आंतरिक सूची तैयार की जा सकती है और लगातार पूरक होती है, जिसमें प्रत्येक दायर दस्तावेज़ दर्ज किया जाता है। इसे फ़ाइल की शुरुआत में रखा जाता है और इसमें दस्तावेज़ की अनुक्रमणिका, इसकी तिथि, सामग्री और शीट नंबर का संकेत होता है। आंतरिक सूची के रूप "विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम" में दिए गए हैं।

तालिका 1.2 आंतरिक सूची का रूप

आंतरिक सूची

मामला दस्तावेज संख्या __________

किसी संस्था या कंपनी के कर्मचारी को एक वर्ष के भीतर फ़ाइल में पहले से शामिल दस्तावेज़ों की आवश्यकता हो सकती है। इन मामलों में, उन्हें केवल मामलों के गठन और भंडारण के लिए जिम्मेदार लोगों द्वारा मामले से हटाया जा सकता है, और उनके लिए एक विकल्प शीट रखी जाती है, जो इंगित करती है: कब, किसके लिए और कितने समय के लिए दस्तावेज़ जारी किया गया था।

तालिका 1.3। स्थानापन्न शीट

प्रतिस्थापन कार्ड जारी किए गए मामले के स्थान पर रखा गया है। ऐसी प्रणाली से, आप तुरंत देख सकते हैं कि कौन से मामले जारी किए गए हैं जिनसे वे स्थित हैं।

तालिका 1.4 स्थानापन्न कार्ड

लिपिक वर्ष की समाप्ति के बाद, कर्मचारियों को मामले से व्यक्तिगत दस्तावेज जारी करने की अनुमति नहीं है। यदि आवश्यक हो, तो पूरे मामले को अस्थायी उपयोग के लिए जारी किया जा सकता है।

लेखांकन फाइलें केवल मुख्य लेखाकार के आदेश से जारी की जा सकती हैं। अन्य संगठनों को मामले जारी करने की अनुमति केवल संगठन के प्रमुख द्वारा दी जाती है।

सक्षम अधिकारियों के अनुरोध पर फाइलों से दस्तावेजों की जब्ती केवल इन अधिकारियों के लिखित आदेश के आधार पर और प्रबंधन की अनुमति से मूल और जब्ती पर एक अधिनियम के अनिवार्य ड्राइंग के साथ की जा सकती है। इसके स्थान पर प्रमाणित प्रति दाखिल करना।

वर्तमान कार्यालय के काम में दस्तावेजों के साथ काम करने का अंतिम चरण उनके बाद के भंडारण और उपयोग के लिए मामलों का प्रसंस्करण है।

संरचनात्मक प्रभागों में, दस्तावेजों को चालू वर्ष के अंत के बाद एक और वर्ष के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए। इस अवधि के दौरान, उनसे अभी भी अक्सर जानकारी के लिए संपर्क किया जाता है, नए कैलेंडर वर्ष की शुरुआत में कुछ दस्तावेजों के साथ काम पूरा हो जाता है। इस अवधि के बाद, फाइलों को लंबी अवधि के भंडारण के लिए संसाधित किया जाना चाहिए और संस्था के संग्रह को सौंप दिया जाना चाहिए, यदि कोई हो, या किसी अन्य कैबिनेट को स्थानांतरित कर दिया जाना चाहिए।

भंडारण के लिए प्रसंस्करण फाइलों में शामिल हैं: दस्तावेजों के वैज्ञानिक और व्यावहारिक मूल्य की जांच करना, फाइलों को संसाधित करना; स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण अवधि वाले मामलों की एक सूची तैयार करना। बड़े संस्थानों में, इन कार्यों को संस्था के पुरालेख कर्मचारियों की देखरेख में और पद्धतिगत सहायता से किया जाता है।

2. दस्तावेज़ीकरण को संग्रह में तैयार करना और स्थानांतरित करना

2.1 दस्तावेजों के मूल्य की जांच

दस्तावेजों के मूल्यों की जांच राजनीतिक, आर्थिक, सामाजिक-सांस्कृतिक और दस्तावेजों के अन्य महत्व का निर्धारण है ताकि भंडारण के लिए उनका चयन किया जा सके और भंडारण अवधि स्थापित की जा सके। .

दस्तावेजों के मूल्य की जांच कई चरणों में की जाती है, वर्तमान कार्यालय के काम से शुरू होती है और राज्य संग्रह में समाप्त होती है।

दस्तावेजों के मूल्य का निर्धारण करने में पहला कदम मामलों के नामकरण का संकलन माना जा सकता है, जब, जैसा कि, बनाए गए दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें पूर्व निर्धारित हैं।

दूसरी बार दस्तावेजों के मूल्य की जांच स्वयं दो साल बाद की जाती है, जब दस्तावेज परिचालन कार्य से बाहर होते हैं, लंबी अवधि के भंडारण के लिए दस्तावेजों की तैयारी या संस्था के संग्रह में वितरण के लिए।

और तीसरी बार, दस्तावेजों का मूल्य फिर से निर्दिष्ट किया जाता है जब उन्हें स्थायी भंडारण के लिए संस्था के संग्रह से राज्य संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है।

संस्थानों में दस्तावेजों के मूल्य की जांच एक विशेषज्ञ आयोग के मार्गदर्शन में की जाती है, जो लगातार संचालित होता है। जटिल संरचना वाले बड़े संस्थानों में, केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग होते हैं जो संरचनात्मक प्रभागों के विशेषज्ञ आयोगों के काम को एकजुट और समन्वयित करते हैं। केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग के कार्यों और कार्यों को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया "विभागीय अभिलेखागार के कार्य के लिए बुनियादी नियम" में परिभाषित की गई है। विशेषज्ञ आयोग व्यापक कार्य अनुभव और उद्योग के ज्ञान के साथ-साथ कार्यालय के प्रमुख, विभागीय अभिलेखागार और लेखा के प्रमुख के साथ सबसे योग्य कर्मचारियों की संख्या के प्रमुख के आदेश से बनाया गया है। समिति की अध्यक्षता संगठन के शीर्ष अधिकारियों में से एक द्वारा की जानी चाहिए। आमतौर पर आयोग में 3-5 लोग होते हैं।

केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग के मुख्य कार्यों में शामिल हैं:

1. संस्थाओं और उसके संरचनात्मक प्रभागों के मामलों के प्रारूप नामकरण पर विचार;

2. भंडारण और विनाश के लिए दस्तावेजों के वार्षिक चयन का आयोजन;

3. स्थायी भंडारण के मामलों की सूची के वार्षिक वर्गों और अस्थायी भंडारण के मामलों की सूची पर विचार (कर्मचारियों सहित 10 वर्ष से अधिक);

4. दस्तावेजों और मामलों को नष्ट करने के लिए आवंटन पर कृत्यों पर विचार, जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है;

5. दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों की स्थापना और परिवर्तन पर प्रस्तावों की राज्य अभिलेखीय सेवा के संबंधित संस्थानों के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोगों द्वारा विचार के लिए तैयारी और प्रस्तुत करना

6. मसौदा नियामक की तैयारी और समीक्षा में भागीदारी - पाठ्य - सामग्रीकार्यालय के काम और अभिलेखीय व्यवसाय पर: मामलों के विशिष्ट और अनुकरणीय नामकरण, भंडारण की अवधि को इंगित करने वाले दस्तावेजों की सूची, कार्यालय के काम के लिए निर्देश, आदि;

7. संरचनात्मक प्रभागों के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग और अधीनस्थ संगठनों के विशेषज्ञ आयोग की गतिविधियों पर ब्रीफिंग, परामर्श, पद्धति संबंधी मार्गदर्शन और नियंत्रण आयोजित करना।

विशेषज्ञ आयोग कॉलेजिएट निकाय हैं, उनकी बैठकें दर्ज की जाती हैं। मिनटों पर आयोग के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

दस्तावेजों के वैज्ञानिक और व्यावहारिक मूल्य की जांच व्यवस्थित रूप से की जानी चाहिए। वर्ष के दौरान, विशेषज्ञ आयोगों के सदस्यों को नामकरण के अनुसार मामलों की स्थापना की शुद्धता की जांच करनी चाहिए। वर्ष की शुरुआत में, मामलों के गठन और भंडारण के लिए जिम्मेदार संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारी आगे के भंडारण के लिए दस्तावेजों की समीक्षा और चयन करते हैं, और विनाश के लिए समाप्त भंडारण अवधि के साथ।

विशेषज्ञ आयोगों के सदस्य इस काम की शुद्धता की जाँच करते हैं। साथ ही, उन्हें विनाश के लिए मामलों के आवंटन पर न केवल सूची और कृत्यों को देखना चाहिए, बल्कि सबसे महत्वपूर्ण मामलों और दस्तावेजों की जांच करना भी सुनिश्चित करना चाहिए, जिनकी शेल्फ लाइफ एक-एक करके किसी भी संदेह को जन्म देती है।

एक परीक्षा आयोजित करते समय, दस्तावेजों के मूल्य संग्रह के सिद्धांत और अभ्यास द्वारा विकसित ऐतिहासिकता के सिद्धांतों पर आधारित होते हैं, दस्तावेजों के मूल्यांकन की जटिलता और व्यापकता और दस्तावेजों की उत्पत्ति, सामग्री और बाहरी विशेषताओं के मानदंड।

यह तीन समूहों में विभाजित करके दस्तावेजों के मूल्य की जांच की सुविधा प्रदान करता है:

1. मुख्य दस्तावेज जो मुख्य कार्यों और कार्यों (विनियम, आदेश, योजना, रिपोर्ट, रिपोर्ट, और इसी तरह) को पूरा करने के लिए संगठन की गतिविधियों को पूरी तरह से दर्शाता है।

2. ऑपरेशनल डॉक्यूमेंटेशन में करंट के लिए आवश्यक जानकारी होती है व्यावहारिक गतिविधियाँ(लेखांकन और बिक्री पर दस्तावेज, प्रशासनिक मुद्दे, और इसी तरह)।

3. कर्मियों पर दस्तावेज (आदेश, श्रमिकों और कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड, कर्मियों के रिकॉर्ड, श्रमिकों और कर्मचारियों के लिए मजदूरी की गणना के लिए व्यक्तिगत खाते, और इसी तरह)।

परीक्षा कार्यालय या प्रबंधन के सचिवालय के दस्तावेजों की समीक्षा के साथ शुरू होनी चाहिए, फिर उत्पादन विभाग और लेखा जैसी कार्यात्मक संरचनात्मक इकाइयां। प्रत्येक डिवीजन के भीतर, सबसे महत्वपूर्ण और सामान्यीकरण सामग्री को पहले देखा जाता है और मूल दस्तावेज जो संस्था की मुख्य गतिविधियों को पूरी तरह से चिह्नित करते हैं, उन्हें स्थायी भंडारण के लिए चुना जाता है: विनियम, आदेश, दीर्घकालिक योजनाएं, रिपोर्ट, रिपोर्ट इत्यादि। यदि किसी कारण से, मूल दस्तावेज उपलब्ध नहीं हैं, तो इन दस्तावेजों की प्रमाणित प्रतियां भंडारण के लिए छोड़ दी जाती हैं।

दस्तावेजों के भंडारण के लिए विशिष्ट अवधि अभिलेखीय संस्थानों द्वारा विशेष रूप से विकसित और अनुमोदित दस्तावेजी सामग्रियों की सूचियों का उपयोग करके स्थापित की जाती है, जो विभिन्न श्रेणियों के दस्तावेजों के भंडारण की अवधि को दर्शाती है।

अभिलेखीय संस्थानों ने मानक सूचियां विकसित की हैं। वे अधिकांश संस्थानों, संगठनों, उद्यमों के लिए विशिष्ट प्रलेखन के भंडारण के लिए शर्तें स्थापित करते हैं और उनकी गतिविधियों (प्रबंधन, नियंत्रण, योजना, और इसी तरह) के सामान्य कार्यों और मुद्दों को दर्शाते हैं।

परीक्षा के दौरान, कई प्रकार की मानक सूचियों का उपयोग किया जा सकता है:

1. सूची मानक दस्तावेजराज्य समितियों, मंत्रालयों, विभागों और अन्य संस्थानों, संगठनों और उद्यमों की गतिविधियों में गठित, भंडारण की अवधि का संकेत;

2. राज्य अभिलेखागार में स्वीकार किए जाने वाले दस्तावेजों की सूची;

3. राज्य अभिलेखागार में स्वीकार किए जाने वाले वैज्ञानिक और तकनीकी दस्तावेज की एक सूची।

दस्तावेजों के महत्व के आधार पर, उनके भंडारण की अवधि स्थायी या अस्थायी निर्धारित की जाती है: एक वर्ष, तीन वर्ष, पांच वर्ष, दस वर्ष, पंद्रह वर्ष, आदि। प्रतिधारण अवधि की गणना मामले के पूरा होने के वर्ष के 1 जनवरी से की जाती है।

यदि, फ़ाइल की समीक्षा करते समय, यह पाया जाता है कि स्थायी भंडारण के दस्तावेजों के साथ, इसमें अस्थायी भंडारण के दस्तावेजों की एक महत्वपूर्ण संख्या है, तो फ़ाइल में सुधार किया जाता है, और स्थायी भंडारण के दस्तावेजों को अस्थायी भंडारण के दस्तावेजों से अलग किया जाता है।

यदि फ़ाइल में अस्थायी भंडारण के दस्तावेज़ हैं, लेकिन अलग-अलग मूल्य के हैं और इसलिए, भंडारण की विभिन्न अवधियों के साथ, संपूर्ण फ़ाइल के संग्रहण की अवधि सबसे मूल्यवान दस्तावेज़ीकरण के लिए निर्धारित की जाती है।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच की प्रक्रिया में, मामलों के चार समूहों को प्रतिष्ठित किया जाता है: स्थायी भंडारण, राज्य संग्रह में बाद में स्थानांतरण के अधीन; संस्था के संग्रह में दीर्घकालिक भंडारण (वर्षों से अधिक); अस्थायी भंडारण (10 वर्ष तक); भंडारण अवधि की समाप्ति के कारण विनाश के अधीन।

स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण वाले मामले संस्था के संग्रह में जमा करने के लिए तैयार किए जाते हैं।

छोटे संस्थानों में जो अपने दस्तावेजों को राज्य के भंडारण के लिए और स्वतंत्र रूप से नहीं सौंपते हैं निर्णायक प्रश्नउच्च संगठनों की सहमति से फाइलों का भंडारण और विनाश, उन दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम तैयार किया जाता है जो भंडारण के अधीन नहीं हैं। उनका विनाश संबंधित अवधि के लिए कर्मियों पर मामलों के सारांश सूची के वार्षिक अनुभागों के संकलन और इस संगठन के प्रमुख द्वारा उनकी स्वीकृति के बाद ही किया जाता है। संगठन कर्मियों और अस्थायी भंडारण (10 वर्षों से अधिक) के दस्तावेजों पर व्यवस्थित रूप से वर्णन करने के लिए बाध्य है, उनकी सुरक्षा और लेखांकन सुनिश्चित करता है।

2.2 मामलों का पंजीकरण

मामले का गठन वर्ष के अंत के बाद समाप्त होता है, जब पिछले वर्ष के अंतिम दस्तावेज दायर किए जाते हैं। उसके बाद, उनके बाद के भंडारण या विभागीय संग्रह में स्थानांतरण के लिए मामलों के पंजीकरण पर काम किया जाता है।

फाइल का पंजीकरण - भंडारण के लिए फाइल तैयार करना - फाइलों के निर्माण और भंडारण के लिए जिम्मेदार संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है। दस्तावेजों के मूल्य और भंडारण की शर्तों के आधार पर, मामलों का पूर्ण या आंशिक (सरलीकृत) पंजीकरण किया जाता है।

पैसे और समय बचाने के लिए अस्थायी (10 साल तक सहित) भंडारण के मामले सरलीकृत पंजीकरण के अधीन हैं। सबसे पहले, उनकी उपस्थिति मामलों के नामकरण के अनुसार प्रकट होती है। मामलों में, गठन की शुद्धता की जाँच की जाती है (क्या स्थायी शैल्फ जीवन वाले दस्तावेज़ शामिल हैं), वे फ़ोल्डरों पर बने रहते हैं, क्रमांकित नहीं होते हैं, मामलों के नामकरण के अनुसार व्यवस्थित होते हैं और नामकरण के अनुसार, स्थानांतरित किए जाते हैं अन्य कैबिनेट या संग्रहीत हैं। मुख्य ध्यान भंडारण और कर्मियों की स्थायी, दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) अवधि के मामलों पर केंद्रित है। आवश्यकताओं के अनुसार " राज्य प्रणालीप्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन" और "विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम", उनका पूर्ण निष्पादन किया जाता है, जिसमें शामिल हैं: फाइल को फाइल करना या बांधना और शीट्स की संख्या।

यदि नंबरिंग के दौरान कई त्रुटियां की गई हैं, तो सभी गलत नंबरों को एक स्लैश के साथ काट दिया जाता है ताकि वे दिखाई दे, और शीट्स को फिर से क्रमांकित किया जाता है। कम संख्या में त्रुटियों के साथ, शीट्स की संख्या को ठीक किया जाता है। छोड़ी गई शीट पर पिछली शीट की संख्या "ए", "बी", "सी", आदि अक्षर के साथ रखें।

कुछ श्रेणियों के मामलों के लिए, दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची संकलित की जाती है। पंचर या आपस में जुड़े हुए एक कठोर आवरण (फ़ोल्डर) में एक मजबूत धागे के साथ मामलों को बांधा जाता है। दस्तावेजों को इस तरह से दाखिल किया जाता है ताकि दस्तावेजों के विवरण को मुफ्त में पढ़ने की संभावना सुनिश्चित हो सके। यदि बायाँ क्षेत्र GOST का अनुपालन नहीं करता है, तो दस्तावेज़ के बाईं ओर मोटे कागज की एक पट्टी चिपका दी जाती है, जिसके लिए दस्तावेज़ दायर किया जाता है।

तालिका 2.1 स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण के मामलों के लिए कवर प्रपत्र

राज्य संग्रह कोड __________

संस्था कोड ________

(राज्य संग्रह का नाम)

(संस्था का नाम और संरचनात्मक उपखंड)

केस नंबर __________ वॉल्यूम नंबर। (केस शीर्षक)

दस्तावेजों के दीर्घकालिक संरक्षण को सुनिश्चित करने के लिए कर्मियों पर स्थायी भंडारण और दस्तावेजों के मामलों के कवर के लिए कार्डबोर्ड मजबूत होना चाहिए।

सबसे मूल्यवान ऐतिहासिक और कलात्मक दस्तावेज (चित्र, पांडुलिपियां, आदि) दर्ज नहीं किए जाते हैं, लेकिन तीन फ्लैप और स्ट्रिंग्स या विशेष बक्से वाले फ़ोल्डरों में डाल दिए जाते हैं। यदि ऐसे कुछ दस्तावेज हैं और वे आकार में छोटे हैं, तो उन्हें लिफाफों में रखा जा सकता है, जिन्हें बाद में फाइल में दर्ज किया जाता है।

दस्तावेजों के लिए एक एनोटेशन मामले के शीर्षक तक तैयार किया जा सकता है (यदि इसमें विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज शामिल हैं), निम्नलिखित भी चिपकाए गए हैं: मामले की तारीख; फ़ाइल में चादरों की संख्या; केस फाइल सिफर।

स्थायी भंडारण मामले के कवर पर, GOST की आवश्यकताओं के अनुसार, ऊपरी भाग में, संस्था के नाम से पहले, राज्य संग्रह के नाम के लिए एक जगह छोड़ी जाती है, जिसमें फाइलों को स्थानांतरित किया जाएगा। विभागीय पुरालेख यदि वर्ष के दौरान किसी संस्था या संरचनात्मक इकाई के नाम में परिवर्तन किया गया है या मामला किसी अन्य संरचनात्मक इकाई में स्थानांतरित किया गया है, तो भंडारण के लिए पंजीकरण करते समय मामले के कवर पर एक नया नाम जोड़ा जाता है, और पुराना संलग्न होता है कोष्ठक के भीतर।

यह याद रखना चाहिए कि शीर्षक सही, संक्षिप्त और सामान्यीकृत रूप में दस्तावेजों की मुख्य सामग्री को दर्शाता है। उसी समय, दस्तावेजों में परिलक्षित तथ्यों और घटनाओं का खुलासा किया जाना चाहिए। यदि फ़ाइल में विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज़ हैं, मुख्य दस्तावेज़ के साथ संलग्न दस्तावेज़, संदर्भ मूल्य के कर्मियों के बारे में जानकारी वाले दस्तावेज़, या दस्तावेज़ जो एक स्वतंत्र खोज के विषय के रूप में काम कर सकते हैं और जिनकी फ़ाइल में उपस्थिति नहीं हो सकती है इसके शीर्षक से निर्धारित होता है, शीर्षक को एनोटेट किया जाता है। लाल रेखा से शीर्षक के बाद एक एनोटेशन लिखा जाता है।

इन दस्तावेजों की संख्या प्रशासनिक दस्तावेजों (आदेश, प्रोटोकॉल) वाले मामले के शीर्षक में दर्ज की गई है।

मामले के प्रमाणन शिलालेख के आंकड़ों के अनुसार मामले में चादरों की संख्या को कवर पर रखा गया है। नामकरण के अनुसार उत्पादन वर्ष की शुरुआत तक निर्धारित शेल्फ जीवन, संस्था के विशेषज्ञ आयोग के निर्णय द्वारा निर्दिष्ट किया जा सकता है। मामले का अभिलेखीय सिफर, एक नियम के रूप में, संस्था के संग्रह में तैयार किया गया है। यह इन्वेंट्री के स्टॉक नंबर और केस नंबर को इंगित करता है।

2.3 माल का संकलन

राज्य मानक "कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएं" एक इन्वेंट्री को "एक अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक के रूप में परिभाषित करती है जिसमें भंडारण इकाइयों की एक व्यवस्थित सूची होती है, साथ ही उनके लिए खाते और व्यवस्थितकरण को समेकित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।" इसलिए, इन्वेंट्री कार्यालय के काम और अभिलेखागार में मुख्य लेखा और संदर्भ उपकरण के रूप में कार्य करती है। पूरी तरह से पूर्ण किए गए मामलों को सूची में दर्ज करने से पहले, उन्हें व्यवस्थित किया जाता है, अर्थात। कड़ाई से परिभाषित क्रम में रखा गया है। चूंकि स्थायी भंडारण के मामलों के लिए, 10 वर्ष से अधिक के शेल्फ जीवन वाले मामले और कर्मियों के लिए मामले, सूची अलग से संकलित की जाती है, प्रत्येक निर्दिष्ट समूह के लिए मामलों का व्यवस्थितकरण अलग से किया जाता है।

"विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम" भी मामलों की अलग सूची तैयार करने का प्रस्ताव करते हैं, जिसमें केवल किसी दिए गए संगठन (न्यायिक और जांच मामले, वैज्ञानिक रिपोर्ट और खंड, आदि) के लिए विशिष्ट दस्तावेज शामिल होते हैं।

कई वर्षों के लिए मामलों के विभागीय संग्रह में स्थानांतरण की तैयारी में, मामलों को पहले वर्ष के अनुसार और एक वर्ष के भीतर संरचनात्मक प्रभागों द्वारा निर्धारित किया जाता है। मामलों के इस तरह के व्यवस्थितकरण को कालानुक्रमिक-संरचनात्मक कहा जाता है।

तालिका 2.2 स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण के मामलों की सूची का रूप

वर्ष के आधार पर मामलों का निर्धारण करते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि मामले उस वर्ष को संदर्भित करते हैं जिसमें उन्हें कार्यालय के काम से शुरू किया गया था। मामले एक संरचनात्मक इकाई में शुरू हुए और दूसरे को पूरा करने के लिए स्थानांतरित किए गए संरचनात्मक भाग को संदर्भित करते हैं जहां इसे कार्यालय के काम से पूरा किया गया था।

प्रत्येक संरचनात्मक भाग के भीतर, निम्नलिखित अनुमानित योजना के अनुसार उनमें निहित दस्तावेजों के महत्व के क्रम में मामलों की व्यवस्था की जाती है:

- मुख्य गतिविधि से संबंधित उच्च संस्थानों से आदेश, निर्देश, निर्देश;

- संस्था के आदेश, प्रोटोकॉल और अन्य प्रशासनिक दस्तावेज;

- योजनाएं, अनुमान, रिपोर्ट, शेष राशि;

- रिपोर्ट, पत्राचार, आदि।

प्रत्येक समूह के भीतर, मुद्दों, कालक्रम या वर्णानुक्रम के महत्व के अनुसार मामलों को व्यवस्थित किया जाता है।

प्रत्येक मामले के विवरण में शामिल हैं: क्रमांक; केस इंडेक्स; मामले का शीर्षक (सार सहित); तारीख, चादरों की संख्या; टिप्पणियाँ।

10 साल से अधिक की भंडारण अवधि वाले मामलों की सूची में, नोट के सामने मामले की भंडारण अवधि के लिए एक कॉलम है। यह सारा डेटा केस के कवर से कॉपी किया गया है। इन्वेंट्री में मामलों को उस क्रम में दर्ज किया जाता है जिसमें उन्हें व्यवस्थित किया गया था। सूची में प्रत्येक मामले को एक अलग संख्या प्राप्त होती है, जिसे तुरंत मामले के कवर पर चिपका दिया जाता है।

इस घटना में कि फ़ाइल में कई वॉल्यूम होते हैं, प्रत्येक वॉल्यूम को एक स्वतंत्र संख्या के तहत इन्वेंट्री में दर्ज किया जाता है।

यदि एक ही प्रकार की सामग्री और समान शीर्षक वाले मामलों को एक पंक्ति में सूची में दर्ज किया जाता है, तो इसे पहले मामले के पूर्ण शीर्षक में प्रवेश करने की अनुमति दी जाती है, और बाकी सभी को "समान" शब्दों के साथ नामित किया जाता है। इस मामले में, शीर्षक और अन्य डेटा के सभी अंतर इन्वेंट्री में पूर्ण रूप से दर्ज किए जाते हैं।

इन्वेंट्री के कॉलम में "नोट्स" मामले की भौतिक स्थिति की विशेषताओं के बारे में, मामले के हस्तांतरण के बारे में या अन्य संस्थानों से व्यक्तिगत दस्तावेजों आदि के बारे में नोट किए जाते हैं।

"राज्य प्रलेखन प्रबंधन प्रणाली" की आवश्यकताओं के अनुसार, मामलों का प्रसंस्करण और उनका चयन या राज्य भंडारण उत्पादन वर्ष के अंत में नियमित रूप से किया जाना चाहिए।

स्थायी भंडारण के अधीन मामलों की सूची का वार्षिक खंड लिपिक सेवा के कर्मचारी या संरचनात्मक इकाई में रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा विभागीय संग्रह के पद्धतिगत मार्गदर्शन के तहत प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में संकलित किया जाता है।

संरचनात्मक इकाई की सूची के अंत में, अंतिम लेख के बाद, एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है, जिसमें सूची के अनुसार मामलों की संख्या, सूची के अनुसार मामलों की पहली और अंतिम संख्या, क्या कोई ख़ासियत है मामलों की संख्या में (संख्या गायब हैं या अक्षर हैं), उन्हें अंतिम रिकॉर्ड में भी निर्दिष्ट किया गया है।

संरचनात्मक इकाई के मामलों की सूची पर स्थिति का संकेत देने वाले संकलक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, संस्था की लिपिक सेवा के प्रमुख से सहमत होते हैं और संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होते हैं।

संरचनात्मक प्रभागों के मामलों के विवरण के आधार पर विभागीय संग्रह वार्षिक अनुभागों का संकलन करता है सारांश सूचीसंस्था के मामले और उस पर विभागीय संग्रह स्थापित नियमों के अनुसार स्थायी भंडारण के लिए फाइलों को राज्य संग्रह में स्थानांतरित कर देगा। किसी छोटी संस्था या फर्म में यह सारा काम सचिव द्वारा किया जाता है।

तालिका 2.3 इन्वेंटरी फॉर्म

2.4 मामलों को विभागीय अभिलेखागार में सुपुर्द करना

मामला नामकरण दस्तावेज़ संग्रह

संरचनात्मक प्रभागों से संस्था के संग्रह में मामलों का वितरण, यदि कोई हो, संग्रह द्वारा तैयार की गई अनुसूची के अनुसार किया जाता है, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों के साथ सहमत होता है और अनुमोदित होता है। यह कार्य प्रतिवर्ष किया जाना चाहिए। स्थायी भंडारण अवधि वाले मामले, 10 वर्ष से अधिक की भंडारण अवधि और कर्मियों के लिए संग्रह के अनुसार संग्रह द्वारा स्वीकार किए जाते हैं।

मामलों को विभागीय संग्रह के एक कर्मचारी द्वारा संरचनात्मक इकाई के एक कर्मचारी की उपस्थिति में स्वीकार किया जाता है। साथ ही, प्रत्येक मामले के खिलाफ सूची की दोनों प्रतियों पर एक नोट बनाया जाता है, सूची के अनुसार सभी मामलों को प्राप्त करने के बाद, सूची की प्रत्येक प्रति के अंत में, एक प्रमाणीकरण शिलालेख संख्याओं और शब्दों में इंगित किया जाता है संग्रह में स्थानांतरित मामलों की वास्तविक संख्या और लापता मामलों की संख्या, यदि कोई हो। मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण की तारीख और इसे करने वाले व्यक्तियों के हस्ताक्षर प्रमाणीकरण शिलालेख के तहत रखे जाते हैं।

इन्वेंट्री के साथ मिलान किए गए मामलों का चयन किया जाता है और लिंक किया जाता है, और अभिलेखीय बंडल 20 सेमी तक मोटे होते हैं। मामलों को आरोही संख्या में रखा जाता है, जिसमें दोनों तरफ स्पाइन होते हैं। संरचनात्मक प्रभागों के कर्मचारियों द्वारा मामलों को विभागीय संग्रह में पहुंचाया जाता है। कुलाधिपति, मामलों के साथ, सूची में उन्हें शामिल करते हुए, पंजीकरण और नियंत्रण फ़ाइल कैबिनेट को विभागीय संग्रह में स्थानांतरित करते हैं।

अस्थाई भण्डारण (10 वर्ष तक) के प्रकरणों को प्रकरणों के नामकरण के अनुसार विभागीय पुरालेख में स्थानान्तरित किया जाता है। चूंकि कई संस्थानों में अभिलेखागार में पर्याप्त जगह नहीं है, इसलिए "विभागीय अभिलेखागार के लिए बुनियादी नियम" इन फाइलों को केंद्रीकृत रिकॉर्ड रखने वाली सेवा या संरचनात्मक डिवीजनों में भंडारण अवधि की समाप्ति तक भंडारण की अनुमति देते हैं, जिसके बाद वे इसके अधीन होते हैं निर्धारित तरीके से विनाश।

नव स्थापित वाणिज्यिक फर्मों में, सचिव को, दो साल के बाद, फाइलों का आवश्यक प्रसंस्करण करना चाहिए और उन्हें दूसरे कैबिनेट में स्थानांतरित करना चाहिए, जो भविष्य के संग्रह की शुरुआत करता है।

निष्कर्ष

संग्रहीत दस्तावेजों की त्वरित खोज और उपयोग तभी संभव है जब उन्हें स्पष्ट रूप से वर्गीकृत किया गया हो। दस्तावेजों का सबसे सरल वर्गीकरण उन्हें फाइलों में समूहित करना है। मामलों का नामकरण एक विशेष वर्गीकरण गाइड के रूप में कार्य करता है जो दस्तावेजों को मामलों में वितरित करने की प्रक्रिया को निर्धारित करता है। मामलों का नामकरण मामलों में निष्पादन के बाद दस्तावेजों के वितरण की योजना के रूप में कार्य करता है। मामलों के नामकरण की मदद से दस्तावेजों के मूल्य की जांच का पहला चरण किया जाता है। संस्था के संग्रह को सौंपते समय मामलों के नामकरण का उपयोग एक लेखा दस्तावेज के रूप में सूची के बजाय किया जाता है। मामलों के नामकरण का एक संदर्भ मूल्य भी होता है।

मामले का गठन - एक विशिष्ट मामले के लिए दस्तावेजों का असाइनमेंट और मामले के भीतर दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण। वे दस्तावेजों के निर्माण के स्थान पर संरचनात्मक प्रभागों में मामलों का निर्माण और भंडारण करते हैं। दस्तावेजों की सुरक्षा और मामलों में उनके गठन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को बाहर रखा गया है। मामले बनाते समय, कई निश्चित आवश्यकताओं को देखा जाना चाहिए।

मामलों को उस क्षण से शुरू माना जाता है जब निष्पादित दस्तावेज़ उनमें शामिल होता है। वे संरचनात्मक उपखंडों में बनते हैं और उनमें तब तक संग्रहीत होते हैं जब तक उन्हें संस्था के संग्रह में स्थानांतरित नहीं किया जाता है। यदि कर्मचारी द्वारा वर्ष के दौरान फ़ाइल में पहले से शामिल दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है, तो उन्हें फ़ाइल से केवल उन लोगों द्वारा हटाया जा सकता है जो फ़ाइलों के गठन और भंडारण के लिए जिम्मेदार हैं, और उनके स्थान पर एक वैकल्पिक शीट रखी गई है। भंडारण के लिए प्रसंस्करण फाइलों में शामिल हैं: दस्तावेजों के वैज्ञानिक और व्यावहारिक मूल्य की जांच करना, फाइलों को संसाधित करना; स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण अवधि वाले मामलों की एक सूची तैयार करना।

दस्तावेजों के मूल्यों की जांच दस्तावेजों के मूल्य का निर्धारण है। दस्तावेजों के मूल्य की जांच वर्तमान कार्यालय के काम में शुरू होती है और राज्य संग्रह में समाप्त होती है। संस्थानों में दस्तावेजों के मूल्य की जांच एक विशेषज्ञ आयोग के मार्गदर्शन में की जाती है, जो लगातार संचालित होता है। एक परीक्षा आयोजित करने की प्रक्रिया में, कई प्रकार की मानक सूचियों का उपयोग किया जा सकता है, जो दस्तावेज़ीकरण के भंडारण के लिए शर्तों को स्थापित करती हैं।

फ़ाइल का पंजीकरण - भंडारण के लिए फ़ाइल तैयार करना - फ़ाइलों के निर्माण और भंडारण के लिए जिम्मेदार संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है। इन्वेंटरी - एक अभिलेखीय निर्देशिका जिसमें भंडारण इकाइयों की एक व्यवस्थित सूची होती है, साथ ही उनके लिए खाते और व्यवस्थितकरण को समेकित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। सूची कार्यालय के काम और अभिलेखागार में मुख्य लेखा और संदर्भ उपकरण के रूप में कार्य करती है। उत्पादन वर्ष के अंत में मामलों का प्रसंस्करण और उनका चयन या राज्य भंडारण नियमित रूप से किया जाना चाहिए।

संरचनात्मक प्रभागों से संस्था के संग्रह में मामलों का वितरण, यदि कोई हो, संग्रह द्वारा तैयार की गई अनुसूची के अनुसार किया जाता है, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों के साथ सहमत होता है और अनुमोदित होता है। यह कार्य प्रतिवर्ष किया जाना चाहिए।

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दस्तावेजों के मूल्य की जांच राज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन या स्वीकृत मानदंडों के आधार पर उनके भंडारण के लिए अवधि की स्थापना है।

दस्तावेज़ संग्रहण शर्तें

संगठनों, उद्यमों और संस्थानों की गतिविधियों के परिणामस्वरूप, ऐसे दस्तावेज़ बनाए जाते हैं जिनका विभिन्न वैज्ञानिक और व्यावहारिक महत्व होता है। उनमें से कुछ में ऐसी जानकारी होती है जो केवल किसी विशेष समस्या को हल करने के लिए आवश्यक होती है। एक बार जब इस जानकारी का उपयोग परिचालन उद्देश्यों के लिए किया जाता है, तो ऐसे दस्तावेज़ अपना मूल्य खो देते हैं। उनका आगे भंडारण अव्यावहारिक है। अन्य दस्तावेज़ कई वर्षों तक अपना मूल्य बनाए रखते हैं। लेकिन वैज्ञानिक और व्यावहारिक उद्देश्यों के लिए मूल्यवान जानकारी वाले दस्तावेज हैं। ऐसे दस्तावेजों को स्थायी रूप से रखा जाना चाहिए।

इस संबंध में, दस्तावेजों के भंडारण की विभिन्न अवधि निर्धारित की जाती है।

दस्तावेजों के भंडारण की अवधि हो सकती है:

अस्थायी (10 वर्ष तक);
अस्थायी (10 वर्ष से अधिक);
स्थायी।

दो वर्ष तक स्थायी एवं अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भण्डारण के पूर्ण प्रकरण संरचनात्मक संभागों में सन्दर्भ कार्य हेतु शेष रहते हैं। फिर उन्हें संगठन के संग्रह को सौंप दिया जाता है।

दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें उस रूप पर निर्भर नहीं करती हैं जिसमें वे बनाए जाते हैं: कागज या इलेक्ट्रॉनिक। दस्तावेजों के उपयोग की संभावना और अवधि उनमें निहित जानकारी के मूल्य से निर्धारित होती है। इसलिए, परीक्षा का उद्देश्य यह निर्धारित करना है कि कौन से दस्तावेज सबसे बड़ी पूर्णता के साथ राज्य, समाज, विज्ञान और व्यक्तिगत नागरिकों को आवश्यक जानकारी प्रदान कर सकते हैं। अस्थायी भंडारण के लिए चुने गए दस्तावेजों के लिए, यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि उन्हें कितने समय की आवश्यकता हो सकती है। इसलिए, व्यक्तिगत दस्तावेजों के भंडारण की अवधि निर्धारित करना दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने का एक और महत्वपूर्ण कार्य है।

इस प्रकार, दस्तावेजों के मूल्य की जांच के कार्य इस प्रकार हैं:

रूसी संघ के राज्य अभिलेखागार में स्थायी भंडारण के लिए उनके बाद के हस्तांतरण के लिए राजनीतिक, आर्थिक, वैज्ञानिक, सांस्कृतिक महत्व के दस्तावेजों का चयन;
दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण के लिए चयन जो वैज्ञानिक और ऐतिहासिक मूल्य के नहीं हैं, लेकिन व्यावहारिक महत्व को बरकरार रखते हैं;
उन दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन जिनका कोई वैज्ञानिक मूल्य नहीं है और जिन्होंने अपना व्यावहारिक महत्व खो दिया है;
दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को निर्धारित करना या बदलना।

मूल्य की जांच संगठनों और उद्यमों के कार्यालय कार्य, संगठनों के अभिलेखागार और राज्य अभिलेखागार में की जाती है।

कार्यालय के काम में, मूल्य की परीक्षा की जाती है:

मामलों के नामकरण का संकलन करते समय;
मामले बनाते समय;
अपने कार्यालय का काम पूरा होने के बाद संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए मामले तैयार करते समय।

भंडारण अवधि के अनुसार दस्तावेजों की विशिष्ट सूचियां

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, प्रारंभ में, मामलों के लिए भंडारण अवधि मामलों के नामकरण के संकलन के चरण में निर्धारित की जाती है। इसका मतलब है कि किसी विशेष मामले में शामिल दस्तावेजों के महत्व का प्रारंभिक मूल्यांकन किया जाता है। मामले बनाते समय, कुछ परिसरों को उनके उद्देश्य, सामग्री और भंडारण अवधि के आधार पर दस्तावेजों को जिम्मेदार ठहराने की शुद्धता की जांच करना आवश्यक है।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच में सहायता प्रतिधारण अवधि वाले दस्तावेजों की मानक या विभागीय सूचियों द्वारा प्रदान की जाती है। वे आपको प्रतिधारण अवधि या कई प्रबंधन दस्तावेजों के विनाश की संभावना निर्धारित करने की अनुमति देते हैं। मॉडल सूचियां अंतरक्षेत्रीय कार्रवाई के मानक और पद्धति संबंधी दस्तावेज हैं। दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा आयोजित करते समय, उन्हें सभी संस्थानों या संगठनों द्वारा निर्देशित किया जा सकता है। विभागीय सूचियाँ किसी विशेष उद्योग के लिए दस्तावेजों की संरचना और उनके भंडारण की शर्तों को स्थापित करती हैं, उदाहरण के लिए, शैक्षणिक संस्थान, स्वास्थ्य देखभाल, आदि। हालांकि, सूचियों के अस्तित्व के बावजूद, कुछ मामलों में, उनके भंडारण की आवश्यकता और अवधि निर्धारित करने के लिए दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के अतिरिक्त अध्ययन की आवश्यकता होती है।

दस्तावेज़ संग्रहण अवधि का निर्धारण

हर साल, संगठनों के कार्यालय के काम में, स्थायी और अस्थायी भंडारण के साथ-साथ विनाश के लिए दस्तावेजों का चयन किया जाता है। यह चयन संरचनात्मक प्रभागों के कर्मियों द्वारा संगठन के संग्रह कर्मचारियों के पद्धतिगत मार्गदर्शन में किया जाता है। इसमें फ़ाइल में दस्तावेजों की वास्तविक सामग्री का विश्लेषण, उनके वैज्ञानिक और व्यावहारिक मूल्य का निर्धारण और संबंधित प्रतिधारण अवधि शामिल है। केवल नामकरण में शामिल मामलों के शीर्षकों द्वारा दस्तावेजों की अवधारण अवधि निर्धारित करने की अनुमति नहीं है। भंडारण की स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) अवधि के दस्तावेजों पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। उनका चयन दस्तावेजों की शीट-दर-शीट समीक्षा द्वारा किया जाता है। फाइलों के निर्माण में की गई त्रुटियों की पहचान करने और अस्थायी भंडारण के दस्तावेजों से स्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों को अलग करने का यही एकमात्र तरीका है।

"EPK" चिह्न वाले मामलों को भी शीट दर शीट के माध्यम से देखा जाता है। यह आपको उनकी संरचना में दस्तावेजों की पहचान करने की अनुमति देता है जो स्थायी भंडारण के अधीन हैं। ऐसे दस्तावेजों वाले मामलों को फिर से बनाया जाना चाहिए: स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज स्वतंत्र मामलों में बनते हैं या सजातीय दस्तावेजों के साथ पहले से गठित मामलों से जुड़े होते हैं। अस्थायी भंडारण दस्तावेजों की शर्तें दस्तावेजों की सूची के अनुसार या संगठन की फाइलों के नामकरण के अनुसार निर्दिष्ट की जाती हैं।

तो, परीक्षा प्रक्रिया के दौरान:

संग्रह में स्थानांतरण के लिए स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों का चयन;
ऐसे मामलों का चयन जिन्हें अस्थायी रूप से संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहित किया जाना चाहिए;
पिछले वर्षों के मामलों को नष्ट करने के लिए आवंटन, जिनकी अवधारण अवधि समाप्त हो गई है।

इसी समय, मामलों के नामकरण की गुणवत्ता और दस्तावेजों के भंडारण की समय सीमा निर्धारित करने की शुद्धता की जाँच की जाती है।

इस प्रकार, मूल्य की जांच के परिणामस्वरूप, विभिन्न प्रतिधारण अवधि वाले दस्तावेजों के चार समूहों को प्रतिष्ठित किया जाता है:

राज्य अभिलेखागार में स्थायी भंडारण के अधीन दस्तावेज;
संगठन के संग्रह में अस्थायी भंडारण (10 वर्ष से अधिक) के अधीन दस्तावेज;
संरचनात्मक प्रभागों में अस्थायी भंडारण (10 वर्ष तक) के अधीन दस्तावेज;
भंडारण अवधि की समाप्ति के कारण नष्ट किए जाने वाले दस्तावेज।

वर्तमान में, विभाग कागजी दस्तावेजों के अलावा इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का उपयोग करता है। इलेक्ट्रॉनिक रूप (ईडी) में दस्तावेजों के मूल्य की जांच एक विशेषज्ञ आयोग द्वारा पारंपरिक (कागज) मीडिया पर प्रलेखन के संयोजन के साथ की जाती है। जब इसे किया जाता है, तो दस्तावेजों के मूल्य के लिए मानदंड की एक ही जटिल प्रणाली का उपयोग किया जाता है: सूचना का महत्व और पूर्णता, डुप्लिकेट जानकारी की अनुपस्थिति, आदि। हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण की संभावना का निर्धारण करने के लिए कई कारकों को ध्यान में रखना आवश्यक है। उनमें से: ईडी के सेवन पर प्रतिबंध; ईडी निर्माण प्रक्रिया की पूर्णता; संग्रह में स्वीकृति पर ईडी के किसी अन्य प्रारूप में संभावित हस्तांतरण की लागत; विधायी कृत्यों की उपस्थिति जो आगे के भंडारण के लिए ईडी के हस्तांतरण को रोकते हैं; आवश्यक सहायक दस्तावेज की उपलब्धता; ईडी के भंडारण के विभिन्न तरीकों के साथ इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों के प्रकार का अनुपालन; भंडारण लागत। इसलिए, स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण के अधिकांश दस्तावेजों को पारंपरिक कागज के रूप में संगठनों के अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा के परिणामों के आधार पर, कई दस्तावेज तैयार किए जाते हैं:

स्थायी भंडारण मामलों की सूची;
अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों की सूची;
कर्मियों द्वारा मामलों की सूची;
उन मामलों के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम जो भंडारण के अधीन नहीं हैं।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ स्वतंत्र सूची में शामिल हैं।

विवरण के अनुसार, संबंधित मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण के दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है। उन्हें या तो संगठन की दस्तावेजी सहायता सेवा में या संरचनात्मक प्रभागों में संग्रहीत किया जाता है, और भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद उन्हें निर्धारित तरीके से नष्ट कर दिया जाता है।

चुनाव आयोग की बैठक में सूची पर विचार किया जाता है और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। स्थायी भंडारण के मामलों की सूची को अभिलेखीय संस्था के ईपीसी द्वारा अनुमोदित किया जाता है, कर्मियों द्वारा मामलों की सूची को इसके साथ समन्वित किया जाता है।

साथ ही चुनाव आयोग की बैठक में मामलों की सूची के साथ, समाप्त भंडारण अवधि वाले मामलों के विनाश के लिए आवंटन पर कार्य भी माना जाता है। ईपीसी द्वारा स्थायी भंडारण के लिए फाइलों की सूची को मंजूरी देने के बाद ही संगठन को अधिनियम में शामिल फाइलों को नष्ट करने का अधिकार है।

अधिनियम में ऐसे मामले शामिल हैं जिनकी भंडारण अवधि उस वर्ष की 1 जनवरी तक समाप्त हो गई है जिसमें अधिनियम तैयार किया गया है। अधिनियम पूरे संगठन के मामलों के लिए तैयार किया गया है। यदि इसमें कई संरचनात्मक विभाजनों के मामले शामिल हैं, तो प्रत्येक डिवीजन के मामलों के शीर्षकों के समूह से पहले उसका नाम इंगित किया जाता है। सजातीय मामलों को एक सामान्य शीर्षक के तहत अधिनियम में दर्ज किया जाता है जिसमें मामलों की संख्या को दर्शाया जाता है। मामलों को नष्ट करने के लिए आवंटन का कार्य एक एकीकृत रूप में तैयार किया गया है और दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने वाले अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित है। अभिलेखीय संस्था के ईपीसी द्वारा स्थायी भंडारण के मामलों के लिए सूची को मंजूरी देने के बाद, अधिनियम को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ प्रतिधारण अवधि

मान लीजिए कि एक संयुक्त स्टॉक कंपनी का परिसमापन हो गया है। यदि उसके पास रोसार्चिव की संस्था के साथ एक स्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेज हैं और कर्मियों के अनुसार, वह राज्य संग्रह में स्थानांतरित करता है।

यदि संग्रह के साथ कोई संविदात्मक संबंध नहीं है, तो राज्य संग्रह कंपनी के कर्मचारियों के कर्मियों पर केवल दस्तावेजों को भंडारण के लिए स्वीकार करने के लिए बाध्य है। अन्य दस्तावेजों के भंडारण का स्थान परिसमापन आयोग के अध्यक्ष या दिवालियापन ट्रस्टी द्वारा निर्धारित किया जाता है।

यदि एक संयुक्त स्टॉक कंपनी एक पुनर्गठन के परिणामस्वरूप काम करना बंद कर देती है, तो उसके दस्तावेजों के मूल को केवल नई बनाई गई कंपनियों में से एक में स्थानांतरित किया जा सकता है (एक नियम के रूप में, उच्चतम शुद्ध संपत्ति मूल्य वाली कंपनी)।

कुछ प्रकार के दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें:

दस्तावेजों का प्रकार	शेल्फ जीवन	विधान
लेखा विवरण और लेखा रजिस्टर
वार्षिक वित्तीय विवरण*	कम से कम 10 साल	कानून संख्या 129-एफजेड के अनुच्छेद 17 का खंड 1 और सूची का खंड 135
समेकित वार्षिक वित्तीय विवरण*	संगठन के परिसमापन तक**
तिमाही वित्तीय विवरण*	कम से कम 5 वर्ष (वार्षिक वित्तीय विवरणों के अभाव में - कम से कम 10 वर्ष)
मासिक वित्तीय विवरण*	कम से कम 1 वर्ष (वार्षिक, त्रैमासिक वित्तीय विवरणों के अभाव में - कम से कम 10 वर्ष)
स्थानांतरण, पृथक्करण, परिसमापन बैलेंस शीट, आवेदन और व्याख्यात्मक नोटउनको	संगठन के परिसमापन तक**	सूची का आइटम 136
लेखा रजिस्टर (सामान्य खाता बही, ऑर्डर जर्नल, डेवलपमेंट टेबल, टर्नओवर शीट, आदि)	कम से कम 5 वर्ष, ऑडिट या ऑडिट (उदाहरण के लिए, टैक्स) के पूरा होने और विवादों और असहमति की अनुपस्थिति के अधीन ***	कानून संख्या 129-एफजेड के अनुच्छेद 17 के पैराग्राफ 1 और सूची के पैराग्राफ 148 और 168
खातों का कार्य चार्ट लेखांकनऔर अन्य लेखा नीति दस्तावेज	वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए जिस वर्ष उनका अंतिम बार उपयोग किया गया था, उसके कम से कम 5 वर्ष बाद	कानून संख्या 129-FZ . के अनुच्छेद 17 के खंड 2
करों (शुल्क) और करों (शुल्क) की गणना के लिए आवश्यक दस्तावेजों पर रिपोर्टिंग
वार्षिक कर रिटर्न (कर रिटर्न)	कम से कम 10 साल	सूची का आइटम 170
त्रैमासिक कर रिपोर्ट (कर रिटर्न)
मासिक कर रिपोर्ट (कर रिटर्न)	कम से कम 1 वर्ष (त्रैमासिक के अभाव में - कम से कम 5 वर्ष)
चालान		सूची का आइटम 150
किताबें खरीदें, किताबें बेचें	अंतिम प्रविष्टि की तिथि से कम से कम 5 पूर्ण वर्ष	रूसी संघ की सरकार संख्या 914 के डिक्री द्वारा अनुमोदित मूल्य वर्धित कर की गणना करते समय प्राप्त और जारी चालान, खरीद की पुस्तकों और बिक्री की पुस्तकों के रजिस्टर रखने के लिए नियमों के खंड 15 और 27
पिछले वर्षों के कर नुकसान की राशि की पुष्टि करने वाले दस्तावेज, जिसकी राशि आयकर की गणना करते समय आगे बढ़ाई जाती है	कर अवधि की समाप्ति के कम से कम 4 साल बाद, जिसके आधार पर कर आधार पिछले वर्षों के नुकसान की राशि से कम हो गया था	रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 283 के खंड 4
पिछले कर अवधि से नुकसान की राशि की पुष्टि करने वाले दस्तावेज, जिसकी राशि को सरलीकृत कर प्रणाली को लागू करते समय एकीकृत कृषि कर या भुगतान किए गए कर की गणना करते समय आगे बढ़ाया जाता है		अनुच्छेद 346.6 के खंड 5 और रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 346.18 के खंड 7
स्रोत दस्तावेज़
उनके लिए प्राथमिक दस्तावेज और अनुलग्नक, जो एक व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य को दर्ज करते हैं और लेखांकन रिकॉर्ड (नकद, बैंक दस्तावेज, स्वीकृति के कार्य, वितरण, संपत्ति और माल और सामग्री का राइट-ऑफ, वेबिल, अग्रिम रिपोर्ट) के आधार के रूप में कार्य करते हैं। आदि।)	कम से कम 5 वर्ष, ऑडिट या ऑडिट (उदाहरण के लिए, टैक्स) के पूरा होने और विवादों और असहमति की अनुपस्थिति के अधीन ***	कानून संख्या 129-एफजेड के अनुच्छेद 17 के खंड 1 और सूची के खंड 150
वेबिल्स	कम से कम 5 साल	मद 18 अनिवार्य विवरणऔर रूस नंबर 152 . के परिवहन मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित वेसबिल भरने की प्रक्रिया
कर्मचारियों के व्यक्तिगत खाते	कम से कम 75 साल पुराना	सूची की मद 153
जारी करने के लिए दस्तावेज वेतन, भत्ते, शुल्क, वित्तीय सहायताऔर अन्य भुगतान	कम से कम 5 वर्ष, ऑडिट या ऑडिट (उदाहरण के लिए, कर) के पूरा होने और विवादों और असहमति की अनुपस्थिति के अधीन ***, और व्यक्तिगत खातों की अनुपस्थिति में - कम से कम 75 वर्ष	सूची का आइटम 155
कार्यकारी दस्तावेज	कम से कम 5 साल	सूची की मद 162
प्राप्य और देनदारियों पर दस्तावेज (प्रमाण पत्र, सुलह अधिनियम, पत्राचार, आदि)		सूची की मद 163
कमी, गबन, चोरी पर दस्तावेज
भुगतान दस्तावेज पढ़ाई की छुट्टियां		सूची की मद 165
अचल संपत्तियों के पुनर्मूल्यांकन पर दस्तावेज, अचल संपत्तियों के मूल्यह्रास का निर्धारण, संगठन की संपत्ति के मूल्य का आकलन	संगठन के परिसमापन तक**	सूची की मद 166
मूल्यह्रास कटौती पर दस्तावेज (अधिनियम, बयान, गणना)	कम से कम 5 साल	सूची की मद 167
बिलों की स्वीकृति और हस्तांतरण, उनके भुगतान या विनिमय पर दस्तावेज़		सूची का आइटम 179
विदेशी मुद्रा और विनिमय लेनदेन के संचालन पर दस्तावेज, अनुदान के साथ लेनदेन	संगठन के परिसमापन तक**	सूची का आइटम 181
अचल संपत्तियों, संपत्ति, इमारतों और संरचनाओं, वस्तुओं और सामग्रियों की सूची पर दस्तावेज (इन्वेंट्री सूचियां, अधिनियम, बयान, बैठकों के मिनट) इन्वेंटरी कमीशन)	कम से कम 5 वर्ष, ऑडिट या ऑडिट (उदाहरण के लिए, टैक्स) के पूरा होने और विवादों और असहमति की अनुपस्थिति के अधीन ***	सूची का आइटम 192
संधियाँ और अनुबंध
अनुबंध, समझौते (क्रेडिट, आर्थिक, परिचालन)	अनुबंध की समाप्ति के कम से कम 5 साल बाद, समझौता	सूची का आइटम 186
लेन-देन पासपोर्ट	संगठन के परिसमापन तक**	सूची का आइटम 187
प्रदर्शन किए गए कार्य की स्वीकृति पर दस्तावेज़ (अधिनियम, प्रमाण पत्र, चालान)	कम से कम 5 वर्ष, और व्यक्तिगत खातों की अनुपस्थिति में - कम से कम 75 वर्ष	सूची का आइटम 188
संधियाँ देयता	आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति की बर्खास्तगी के कम से कम 5 साल बाद	सूची का आइटम 189
कार्मिक दस्तावेज
सामूहिक समझौता	संगठन के परिसमापन तक**	सूची का आइटम 275
कर्मचारियों के छोटे कार्य दिवस या छोटे कार्य सप्ताह में स्थानांतरण पर दस्तावेज़	कम से कम 5 साल	सूची का आइटम 277
टाइमशीट (चार्ट), कार्य समय लॉग	कम से कम 1 वर्ष ****	सूची का आइटम 281
कर्मचारी बोनस पर दस्तावेज़	कम से कम 5 साल	सूची की मद 293
रोजगार अनुबंध (अनुबंध, समझौते)	कम से कम 75 साल पुराना	सूची का मद 338
कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड (अस्थायी कर्मचारियों सहित)	कम से कम 75 साल पुराना	सूची का मद 339
लावारिस कार्य पुस्तकें, डिप्लोमा, प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र और कर्मचारियों के अन्य व्यक्तिगत दस्तावेज	मांग तक, लेकिन 50 वर्ष से कम नहीं	सूची की मद 342
कार्यपुस्तिकाएं और इंसर्ट जारी करने के लिए पुस्तकें, पत्रिकाएं	कम से कम 50 वर्ष	सूची की मद 358
अवकाश कार्यक्रम	कम से कम 1 साल	सूची की मद 356
श्रम सुरक्षा दस्तावेज
अधिनियम, सुरक्षा नियम, उनके कार्यान्वयन पर दस्तावेज	कम से कम 5 साल	सूची की मद 295
संगठन द्वारा अनुमोदित हानिकारक कामकाजी परिस्थितियों वाले व्यवसायों की सूची	एक नए के साथ बदलने से पहले ****	सूची का आइटम 304
हानिकारक कामकाजी परिस्थितियों वाले उत्पादन में श्रमिकों की सूची	कम से कम 75 साल पुराना	सूची का आइटम 305
खतरनाक व्यवसायों के श्रमिकों के लिए रिपोर्ट कार्ड और संगठन	कम से कम 75 साल पुराना	सूची का आइटम 305
व्यावसायिक विषाक्तता और रोगों की जांच के कार्य	कम से कम 45 वर्ष	सूची का आइटम 312
पत्रिकाएं, लेखा पुस्तकें निवारक कार्य, सुरक्षा ब्रीफिंग	कम से कम 10 साल	सूची का आइटम 316
सुरक्षा मूल्यांकन लॉग	कम से कम 5 साल
कार्य स्थितियों के संदर्भ में कार्यस्थलों के सत्यापन पर दस्तावेज़ (प्रोटोकॉल, स्टेटमेंट, कार्यस्थलों के लिए सत्यापन कार्ड, आदि)		रूस संख्या 569 के स्वास्थ्य और सामाजिक विकास मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित कामकाजी परिस्थितियों के संदर्भ में कार्यस्थलों के सत्यापन की प्रक्रिया की सूची के खंड 332 और खंड 8
नकदी रजिस्टर उपकरण (सीसीटी) पर दस्तावेज
सीसीपी दस्तावेज़ीकरण *****	सीसीपी के उपयोग की समाप्ति की तारीख से कम से कम 5 वर्ष	संगठनों द्वारा उपयोग किए जाने वाले नकदी रजिस्टरों के पंजीकरण और उपयोग पर विनियमों का पैराग्राफ 14 और व्यक्तिगत उद्यमी, रूसी संघ संख्या 470 . की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित
उपयोग किए गए नियंत्रण टेप, वित्तीय मेमोरी ड्राइव और सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर जो सूचना के अपरिवर्तनीय पंजीकरण और गैर-वाष्पशील दीर्घकालिक भंडारण प्रदान करते हैं
सांख्यिकीय कागजात
वार्षिक और अधिक लगातार सांख्यिकीय रिपोर्ट और टेबल	कम से कम 10 साल	सूची का आइटम 199
समेकित वार्षिक और अधिक लगातार सांख्यिकीय रिपोर्ट और टेबल	संगठन के परिसमापन तक**
अर्ध-वार्षिक सांख्यिकीय रिपोर्ट और टेबल	कम से कम 5 वर्ष (वार्षिक के अभाव में - कम से कम 10 वर्ष)
त्रैमासिक सांख्यिकीय रिपोर्ट और टेबल	कम से कम 5 वर्ष (वार्षिक, अर्ध-वार्षिक - कम से कम 10 वर्ष की अनुपस्थिति में)
मासिक सांख्यिकीय रिपोर्ट और टेबल	कम से कम 1 वर्ष (वार्षिक, अर्ध-वार्षिक, त्रैमासिक - कम से कम 10 वर्ष की अनुपस्थिति में)
* लेखा विवरण में शामिल हैं तुलन पत्र, उन्हें प्रदान किए गए आवेदन नियमों, लाभ और हानि विवरण, व्याख्यात्मक नोट, संगठन के वित्तीय विवरणों की विश्वसनीयता की पुष्टि करने वाली लेखा परीक्षा रिपोर्ट (यदि यह इसके अधीन है अनिवार्य लेखा परीक्षा) और अन्य विशिष्ट रूप (खंड 2, कानून संख्या 129-एफजेड का अनुच्छेद 13)। ** यह दिशानिर्देशों के पैरा 2.4.2 के प्रावधानों का अनुसरण करता है। *** विवाद, असहमति की स्थिति में, दस्तावेजों को अंतिम निर्णय होने तक संग्रहीत किया जाता है। **** यदि वे प्राथमिक लेखा दस्तावेज हैं, तो उन्हें कम से कम पांच साल (कानून संख्या 129-एफजेड के अनुच्छेद 1, अनुच्छेद 17) के लिए रखा जाना चाहिए। ***** में नकदी रजिस्टर के उत्पादन, बिक्री, तकनीकी सहायता, अधिग्रहण, पंजीकरण, कमीशनिंग, संचालन और डीकमिशनिंग से संबंधित दस्तावेज शामिल हैं।

कर आधार और कर की राशि कर अवधि के अंत में निर्धारित की जाती है (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 1, अनुच्छेद 55)। अधिकांश करों के लिए, यह अवधि कैलेंडर वर्ष है। अपवाद वैट है, जिसकी कर अवधि एक चौथाई है। इस प्रकार, करों की गणना और भुगतान के लिए आवश्यक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि को कर अवधि की समाप्ति के अगले दिन से गिना जाना चाहिए।

दस्तावेजों का अभिलेखीय भंडारण

दस्तावेजों का अभिलेखीय भंडारण राज्य के संरक्षण, किसी भी लेखा दस्तावेज आदि के लिए प्रदान करता है।

आमतौर पर वे लगभग सभी दस्तावेजों को 5 साल तक रखने की कोशिश करते हैं। हालांकि, कुछ दस्तावेज ऐसे हैं जो विनाश के अधीन नहीं हैं। उदाहरण के लिए, ऐसे दस्तावेज़ जिनमें किसी उद्यम में, किसी संगठन में काम करने वाले कर्मचारियों आदि के बारे में जानकारी होती है। 10 से अधिक वर्षों के शेल्फ जीवन के साथ लेखांकन दस्तावेज भी हैं।

इस घटना में कि उद्यम को समाप्त करने का निर्णय लिया गया था, तो उद्यमी को अपने सभी दस्तावेजों को राज्य या नगरपालिका संग्रह में स्थानांतरित करना होगा। बिना यह क्रियाउद्यम को समाप्त करना संभव नहीं होगा, क्योंकि कोई भी अधिनियम पर हस्ताक्षर नहीं करेगा। जबकि उद्यम काम करेगा, कोई भी उद्यमी से दस्तावेज नहीं ले सकता है। लेकिन, अगर उद्यम टूट जाता है, तो राज्य को सभी दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करनी चाहिए।

1. संग्रह को किस भवन में व्यवस्थित किया जा सकता है?

सबसे पहले, संग्रह को लकड़ी या जीर्ण इमारतों में रखना असंभव है। इसके अलावा, इमारत नम नहीं होनी चाहिए, और कोई स्टोव हीटिंग नहीं होना चाहिए, जिससे आग लग सकती है।

ऐसे कमरे को दूसरों से अलग रखना चाहिए। संग्रह को भवन में रखना मना है खानपान. साथ ही उन वस्तुओं को स्टोर न करें जिनसे आग लग सकती है।

एक कमरा चुनते समय जिसमें वे दस्तावेजों के संग्रह को संग्रहीत करने की योजना बनाते हैं, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि उन्हें इसमें विभाजित किया जा सकता है:

वह कमरा जिसमें अस्थायी दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाएंगे;
वह कमरा जिसमें वे उन दस्तावेजों को संग्रहीत करेंगे जिन्हें लगातार उपयोग करने की आवश्यकता होती है;
अभिलेखागार;
उन कर्मचारियों के लिए विशेष नामित कमरे जिन्हें दस्तावेजों के संग्रह के साथ काम करना है।

2. पुरालेख के कौन से कार्य मौजूद हैं?

पुरालेखपाल के कार्य इस प्रकार हैं:

संग्रह कर्मचारी को सूची बनानी चाहिए जिसमें संगठनों के संरचनात्मक उपखंड को प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए;
इसे विभिन्न संगठनों के दस्तावेजों के संग्रह को स्वीकार करना होगा;
सभी दस्तावेजों की सुरक्षा का रिकॉर्ड रखें;
उन प्रबंधकों को जानकारी प्रदान करें जिन्होंने अपने दस्तावेज़ों को संग्रह में स्थानांतरित कर दिया है;
रिकॉर्ड रखें, जो इंगित करते हैं कि किन उद्देश्यों के लिए कुछ दस्तावेजों का उपयोग किया गया था;
एक परीक्षा के मामले में भाग लेने के लिए;
भरने की शुद्धता, साथ ही प्रत्येक दस्तावेज़ के निष्पादन को नियंत्रित करें;
मामलों का एक नामकरण तैयार करें;
दस्तावेजों को पूरा करने के संबंध में सिफारिशें प्रदान करें;
अभिलेखीय दस्तावेजों के संबंध में जमीनी नियमों के विकास में भाग लेना;
उन कर्मचारियों के उन्नत प्रशिक्षण में भाग लें जो संग्रह में काम करते हैं।

अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए संग्रहण अवधि

कानूनों और विनियमों के अनुसार, कोई भी दस्तावेज़ भंडारण की एक निश्चित अवधि के अधीन होता है। कंपनी की गतिविधियों के वित्तीय लेखांकन को दर्शाने वाले अधिकांश दस्तावेज़ 10 वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं।

10 साल तक रखे जाने वाले दस्तावेजों में शामिल हैं:

वार्षिक रिपोर्टिंग, जिसे उद्यम के लेखाकार द्वारा संकलित किया जाता है;
कर विवरणी;
एक किताब जो उद्यम के कर्मचारियों की सुरक्षा का रिकॉर्ड रखती है;
सांख्यिकीय रिपोर्ट, जो वर्ष के लिए तैयार की जाती है।

5 साल के लिए रखे जाने वाले दस्तावेजों में शामिल हैं:

कंपनी की गतिविधियों की त्रैमासिक रिपोर्टिंग;
खातों का कार्य चार्ट;
त्रैमासिक कर रिपोर्ट;
इनवॉइस;
चल रही खरीद की किताब;
उद्यम बिक्री पुस्तक;
विभिन्न प्राथमिक दस्तावेज;
वेबिल;
एक दस्तावेज जो प्रत्येक कर्मचारी को मजदूरी जारी करने को दर्शाता है;
कार्यकारी दस्तावेज;
प्राप्य खातों को दर्शाने वाले दस्तावेज़;
दस्तावेज़ जो कमी, साथ ही चोरी को दर्शाते हैं;
दस्तावेज़ जो प्रतिबिंबित करते हैं मूल्यह्रास कटौती;
विनिमय दस्तावेजों का बिल;
दस्तावेज़ जो चल रहे इन्वेंट्री को दर्शाते हैं;
संधियाँ और समझौते;
अधिनियम;
उद्यम के एक कर्मचारी के दायित्व पर अनुबंध;
उद्यम के एक या दूसरे कर्मचारी के लिए बोनस समझौते;
अन्य कागजात।

ऐसे दस्तावेज हैं जिन्हें 50 से 75 साल तक रखने की जरूरत है।

संग्रह में मौजूद दस्तावेज़ों का संग्रहण और लेखांकन

निम्नलिखित कानूनों और विनियमों के आधार पर संग्रह में स्थानांतरित किए गए दस्तावेजों के रिकॉर्ड को संग्रहीत और रखना आवश्यक है:

कानून "अभिलेखीय मामलों पर";
कानून "लेखा पर";
कानून "ओन संयुक्त स्टॉक कंपनियोंओह";
डिक्री नंबर -03-33ps, जो इंगित करता है कि किस क्रम में और किस अवधि के लिए कुछ दस्तावेजों को संग्रहीत करना है;
कानून "एलएलसी पर"।

सभी दस्तावेजों को ऐसे स्थान पर संग्रहित किया जाना चाहिए जिसके बारे में उद्यम के प्रमुख को पता हो।

1. अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए बुनियादी नियम

कई बुनियादी तरीके हैं जिनके अनुसार संग्रह में प्राप्त दस्तावेजों को संग्रहीत करना आवश्यक है।

आइए उनमें से कुछ पर विचार करें:

1. लाइट मोड। पर ये मामलासंग्रह कक्ष में, प्रकाश व्यवस्था को ठीक से रखना आवश्यक है।

ऐसा करने के लिए, आपको निम्नलिखित नियमों का पालन करना होगा:

दस्तावेज़ सीधे सूर्य के प्रकाश के संपर्क में नहीं आने चाहिए;
यह वांछनीय है कि खिड़कियां इमारत के उत्तर की ओर स्थित हों;
गरमागरम लैंप या अन्य लैंप का उपयोग करके घर के अंदर कृत्रिम प्रकाश बनाना संभव है जो एक चिकनी सतह के साथ विशेष रंगों से ढके होते हैं;
हो सके तो कमरे को दिन के उजाले से अलग कर लें।

2. तापमान और आर्द्रता की स्थिति। किसी भी संग्रह कक्ष में, दस्तावेजों को संग्रहीत करते समय तापमान और आर्द्रता का बहुत महत्व होता है। घर के अंदर के तापमान में अचानक बदलाव से कागज पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ सकता है। आपको विशेष उपकरणों की मदद से सप्ताह में लगभग 2 बार इन संकेतकों की लगातार निगरानी करनी चाहिए। तापमान को नियंत्रित करने के लिए एयर कंडीशनर लगाया जा सकता है।

3. स्वच्छता और स्वच्छ शासन। अभिलेखागार को हर समय साफ रखना चाहिए।

कृंतक मोल्ड, साथ ही कवक की उपस्थिति को रोकना महत्वपूर्ण है। बुनियादी नियम:

भंडारण की जकड़न सुनिश्चित करें;
वर्ष में एक बार, अलमारियों पर बनी सभी धूल को हटा दें;
समय-समय पर घर के अंदर गीली सफाई करें;
कमरे को वेंटिलेट करें।

4. सुरक्षा मोड। जिस कमरे में अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत किया जाता है, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करते हुए संरक्षित किया जाना चाहिए।

2. अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों को कैसे स्थानांतरित किया जाता है?

मूल रूप से, संगठन से संग्रह में दस्तावेजों का स्थानांतरण प्राथमिकता के क्रम में किया जाता है। दस्तावेज़ जमा करने का कार्यक्रम संग्रह के कर्मचारियों द्वारा विकसित किया जाता है, जिसे किसी विशेष कंपनी के प्रमुख के साथ मिलकर अनुमोदित किया जाता है।

सभी मामले और दस्तावेज कंपनी के कर्मचारियों द्वारा प्रस्तुत किए जा सकते हैं जो डेटा ट्रांसफर के लिए जिम्मेदार होंगे। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, दस्तावेजों को एक अलग अवधि के लिए संग्रहीत किया जा सकता है - 1 से 75 वर्ष तक। यह दस्तावेज़ के प्रकार पर निर्भर करता है।

3. अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेज तैयार करना

किसी भी उद्यम या संगठन को समय पर और बिल्कुल निर्दिष्ट समय पर अभिलेखीय विभाग को दस्तावेजों को स्थानांतरित करना चाहिए, जिसे उद्यम या विभागीय संग्रह में बनाया जा सकता है। हस्तांतरण के लिए दस्तावेज तैयार करने के लिए, एक आयोग बनाना आवश्यक है, जिसमें 3-5 लोग शामिल होंगे।

दस्तावेजों की तैयारी में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

1. मामलों का पंजीकरण;
2. एक परीक्षा आयोजित करना और कुछ दस्तावेजों के मूल्य का मूल्यांकन करना आवश्यक है;
3. एक अधिनियम तैयार करें, जो इंगित करेगा कि कौन से मामले विनाश के अधीन हैं;
4. प्रत्येक मामले का वर्णन करें।

विशेषज्ञ आयोग एक सलाहकार निकाय है। आमतौर पर, आयोग का निर्णय एक अधिनियम के रूप में तैयार किया जाता है, जिसकी सहमति से उद्यम के प्रमुख को अपना हस्ताक्षर करना चाहिए। उपयुक्त प्रोटोकॉल तैयार करते हुए आयोग वर्ष में केवल 2 बार बैठक करता है।

दस्तावेजों की जांच मामलों के नामकरण और कई दस्तावेजों के आधार पर की जाती है जिसमें यह संकेत दिया जाता है कि दस्तावेज़ को कितने समय तक संग्रहीत करना आवश्यक है। सभी दस्तावेजों की सावधानीपूर्वक समीक्षा की जाती है। विशेषज्ञ विश्वसनीय जानकारी की उपलब्धता के साथ-साथ किसी विशेष दस्तावेज़ को भरने की शुद्धता की जांच करते हैं।

परीक्षा पूरी होने के बाद, सभी दस्तावेजों का वर्णन करना और संबंधित कृत्यों को तैयार करना आवश्यक है। दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करने के बाद।

वे दस्तावेज़ जो विनाश के अधीन हैं, प्रत्येक दस्तावेज़ को एक सूची के अधीन होने के बाद चुना जाता है। नष्ट किए जाने वाले सभी दस्तावेजों का वर्णन किया जाता है और उन पर कार्रवाई की जाती है। बैठक में आयोग यह निर्धारित करता है कि कौन से दस्तावेजों को नष्ट किया जाना है। सभी कृत्यों पर उद्यम के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए।

4. अभिलेखीय दस्तावेजों का वर्गीकरण

संग्रह में दस्तावेज़ भेजने से पहले, आपको उन्हें वर्गीकृत करने की आवश्यकता है:

1. अभिलेखीय दस्तावेजों का अस्थायी भंडारण पहला समूह है;
2. स्थायी भंडारण दस्तावेज दूसरा समूह है।

अस्थायी दस्तावेज वे दस्तावेज होते हैं जिनकी अवधारण अवधि 10 वर्ष से अधिक नहीं होती है।

स्थायी भंडारण के दस्तावेज लगभग 75 वर्षों के संरक्षण की अवधि का सुझाव देते हैं।

इसके अलावा, वे दस्तावेज जो स्थायी भंडारण के अधीन हैं, उन्हें बिना किसी असफलता के नगरपालिका या राज्य के संग्रह में स्थानांतरित किया जाना चाहिए। लेकिन प्रारंभ में, सभी दस्तावेजों को संग्रहीत किया जाता है।

अस्थायी दस्तावेजों में शामिल हैं:

छुट्टी के आदेश;
यात्रा आदेश;
प्रशासनिक और आर्थिक गतिविधियों के लिए आदेश;
कानूनी संस्थाओं के साथ संपन्न कोई भी अनुबंध;
दस्तावेज़ जो इंगित करते हैं कि राज्य की खरीदउद्यम द्वारा किया गया;
उद्यमी द्वारा स्वीकार किए गए कार्यों की सूची को इंगित करने वाले अधिनियम;
विभिन्न लेखांकन दस्तावेज;
वेबिल;
विभिन्न अन्य दस्तावेज।

लंबी अवधि के रिकॉर्ड में शामिल हैं:

उद्यम की गतिविधियों पर आदेशों के पंजीकरण का जर्नल;
स्टाफकर्मी;
प्रत्येक मामले का विवरण;
प्रत्येक मामले का नामकरण;
अधिनियम जिसमें यह इंगित किया गया है कि किन कारणों से मामला नष्ट हो गया है या किन कारणों से दस्तावेज खो गए हैं;
वार्षिक कर, लेखा और वित्तीय रिपोर्ट;
वार्षिक अनुमान;
कंपनी के शेयरधारकों का रजिस्टर;
वैधानिक दस्तावेज;
लाभांश प्राप्त करने के हकदार व्यक्तियों की सूची;
सीमाएं;
लेनदेन के पासपोर्ट;
गारंटर;
निजीकरण दस्तावेज;
मालिकों का रजिस्टर मूल्यवान कागजात;
धर्मार्थ गतिविधियों में उद्यम की भागीदारी की पुष्टि करने वाले दस्तावेज;
मूल्य तागा;
उत्पादों के लिए शुल्क;
मूल्य सूची;
उद्यम की वार्षिक गतिविधि योजना;
कंपनी के शेयरों के साथ किए गए कार्यों के लेखांकन की पुस्तक;
विभिन्न पत्रिकाएँ जो उद्यम में रखी जाती हैं;
निधियों को वार्षिक रिपोर्ट;
लेखा परीक्षकों की रिपोर्ट;
लेखापरीक्षा आयोग का निष्कर्ष;
अन्य कागजात।

जिन व्यक्तियों को उद्यमी ने संग्रह में इस या उस दस्तावेज़ को प्राप्त करने के लिए सौंपा है, उनके पास पावर ऑफ अटॉर्नी होना चाहिए। उसके बाद, उसे रसीद पर अपना हस्ताक्षर करना होगा, साथ ही पासपोर्ट डेटा का संकेत देना होगा। यदि दस्तावेज़ एक सामान्य फ़ाइल में दर्ज किया गया था, तो इसे अलग से जारी नहीं किया जाता है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, उद्यम के किसी भी दस्तावेज को संग्रहीत किया जाना चाहिए। यह महत्वपूर्ण है, क्योंकि सबसे अप्रत्याशित समय पर पिछली गतिविधियों या लेनदेन के बारे में जानकारी की आवश्यकता हो सकती है। इसलिए, दस्तावेजों को कानून द्वारा बनाए गए सभी नियमों को ध्यान में रखते हुए संग्रहीत किया जाना चाहिए।

लेखांकन दस्तावेजों का भंडारण

दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए, एक संगठन या तो एक विशेष अभिलेखीय कंपनी (दस्तावेजों के ऑफ-साइट भंडारण) की सेवाओं का उपयोग कर सकता है, या अपना स्वयं का संग्रह बना सकता है। एक संग्रह बनाने का संगठन का अधिकार संघीय कानून एन 125-एफजेड "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर" में निहित है।

यदि संगठन घर पर प्रलेखन रखता है, तो इन उद्देश्यों के लिए कंपनी को एक अलग कमरा आवंटित करना चाहिए, जो आमतौर पर विशेष अलमारियों या रैक से सुसज्जित होता है। यदि संग्रह कक्ष में खिड़कियां हैं, तो उन्हें पर्दे या अंधा स्थापित किया जाना चाहिए, अन्यथा दस्तावेजों को प्रकाश के संपर्क से बचाना संभव नहीं होगा, और इसलिए उनके लुप्त होने से इंकार नहीं किया जाता है। इसके अलावा, इन उद्देश्यों के लिए, ठंडे बस्ते में डालने के बजाय, आप अंधा अलमारियाँ का उपयोग कर सकते हैं।

खिड़की के उद्घाटन को धातु की सलाखों से लैस करने की सलाह दी जाती है, खासकर अगर भंडारण कक्ष इमारत के पहले या तहखाने के तल पर स्थित है, इसके अलावा, संग्रह में धातु के दरवाजे को स्थापित करना बेहतर है। इस तरह के उपाय संगठन को संग्रह के परिसर में अनधिकृत प्रवेश से बचने की अनुमति देंगे।

आवश्यक दस्तावेजों की खोज में बहुत समय न लगाने के लिए, संगठन को मामलों का एक नामकरण विकसित करना चाहिए, जिसकी एक प्रति संग्रह परिसर में ही रखी जानी चाहिए।

कृपया ध्यान दें कि लेखा विभाग, साथ ही कंपनी के संग्रह से संगठन के अन्य संरचनात्मक प्रभागों के कर्मचारियों को, एक नियम के रूप में, लेखांकन दस्तावेज जारी करने की अनुमति नहीं है। कुछ मामलों में, दस्तावेज़ीकरण जारी किया जा सकता है, लेकिन केवल मुख्य लेखाकार की अनुमति से।

दस्तावेजों का ऑफ-साइट भंडारण, जिसका ऊपर उल्लेख किया गया था, है प्रभावी तरीकाएक लेखा संग्रह का संगठन, जो आधुनिक उपकरणों (संग्रह रैक, विशेष बक्से, अभिगम नियंत्रण प्रणाली और) से लैस एक पेशेवर संग्रह में भंडारण के लिए लेखांकन दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए प्रदान करता है। आग सुरक्षा).

इस तकनीक के मुख्य लाभ हैं:

एकाउंटेंट पर गैर-मुख्य बोझ को कम करना;
अनधिकृत पहुंच के खिलाफ सुरक्षा गोपनीय जानकारी;
महत्वपूर्ण दस्तावेजों की सुरक्षा;
अपने स्वयं के संग्रह और उसके बाद के रखरखाव को लैस करने से जुड़ी लागतों को कम करना;
कार्यालय स्थान का विमोचन।

लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए एक विधि का विकल्प, एक नियम के रूप में, उद्यम की वित्तीय क्षमताओं, संग्रहीत प्रलेखन की मात्रा और इसकी मात्रा में वृद्धि की दर, सुरक्षा सेवा की आवश्यकताओं और उद्यम की उद्योग की बारीकियों पर निर्भर करता है। .

दस्तावेजों को कैसे स्टोर करें

रूसी संघ का कानून प्राथमिक रखने के लिए संगठनों के दायित्व के लिए प्रदान करता है लेखांकन दस्तावेजों. भंडारण की शर्तों और प्रक्रियाओं को विनियमों की एक पूरी श्रृंखला द्वारा नियंत्रित किया जाता है, जो हमेशा लेखाकारों-व्यवसायियों के ध्यान का विषय नहीं होते हैं।

यह पता लगाना आवश्यक है कि ये दस्तावेज क्या हैं, और दस्तावेज भंडारण के कौन से मुद्दे उनके द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।

लेखांकन प्रलेखन के भंडारण के मुद्दों के संबंध में, नियामक दस्तावेज भंडारण की शर्तें और इसकी प्रक्रिया स्थापित करते हैं।

संघीय कानून "रूसी संघ में संग्रह पर" संख्या 125-एफजेड के अनुच्छेद 17 के अनुसार, संगठनों को उनके भंडारण की अवधि के दौरान अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है संघीय कानूनऔर अन्य नियामक कानूनी कार्यआरएफ. संघीय कानून संख्या 129-FZ "ऑन अकाउंटिंग" के अनुच्छेद 17 का पैराग्राफ 1 यह स्थापित करता है कि: "राज्य अभिलेखागार के आयोजन के नियमों के अनुसार स्थापित अवधि के लिए संगठनों को प्राथमिक लेखा दस्तावेजों, लेखा रजिस्टरों और वित्तीय विवरणों को संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है, लेकिन पांच साल से कम नहीं।"

उसी समय, रूसी संघ के टैक्स कोड (उपखंड 8, खंड 1, रूसी संघ के टैक्स कोड के अनुच्छेद 23) को करदाताओं की आवश्यकता होती है "लेखांकन डेटा और अन्य दस्तावेजों की गणना और भुगतान के लिए आवश्यक सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए" कर, साथ ही प्राप्त आय की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ (संगठनों के लिए - खर्च भी किए गए) और भुगतान किए गए कर (रोके गए)। पहली नज़र में, ऐसा लग सकता है कि उद्धृत मानदंड एक दूसरे के विपरीत हैं। तथ्य यह है कि ये नियामक दस्तावेज ऐसे नुस्खे स्थापित करते हैं जो कानून की विभिन्न शाखाओं - कर और लेखा के प्रयोजनों के लिए लागू होते हैं। कर कानून का पालन करने के लिए, दस्तावेजों को 4 साल के लिए रखा जाना चाहिए, लेखांकन के अनुपालन के लिए - 5 साल। क्रमश, सामान्य कार्यकालदस्तावेजों का भंडारण 5 वर्ष है (जब तक कि अन्यथा राज्य अभिलेखीय व्यवसाय के संगठन के नियमों द्वारा स्थापित नहीं किया जाता है)।

दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया निम्नलिखित मुख्य दस्तावेजों द्वारा नियंत्रित की जाती है:

1. संघीय कानून संख्या 125-एफजेड "रूसी संघ में संग्रह पर" (बाद में - कानून संख्या 125-एफजेड);
2. संगठन के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम - संघीय अभिलेखागार के निर्णय द्वारा अनुमोदित (बाद में - मूल नियम);
3. संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण की अवधि को दर्शाती है - रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा (बाद में - सूची) द्वारा अनुमोदित।

उपरोक्त सभी नियामक दस्तावेजों में से एक लेखाकार-व्यवसायी विशेष ध्यानसूची को दिया जाना चाहिए, क्योंकि यह "मुख्य के रूप में उपयोग करने के लिए अभिप्रेत है" नियामक दस्तावेजप्रबंधकीय मानक दस्तावेजों के भंडारण और विनाश के लिए भंडारण और चयन की शर्तों का निर्धारण करते समय, अर्थात। सभी या अधिकांश संगठनों के लिए सामान्य (गैर-राज्य सहित)" (खंड 1.4। सूची के आवेदन के लिए दिशानिर्देश)। सूची में अनुभागों में समूहीकृत दस्तावेज शामिल हैं, जो संगठनों के आर्थिक जीवन के तथ्यों को दर्ज करते समय संकलित किए जाते हैं और इसके लिए दिशानिर्देश आवेदन। सूची में आवंटित अनुभागों में, विशेष रूप से, अनुभाग 4 "लेखा और रिपोर्टिंग" है, जिसमें उपखंड 4.1 शामिल हैं। "लेखा और रिपोर्टिंग" और 4.2। "सांख्यिकीय लेखा और रिपोर्टिंग"। यह विशेष रूप से ध्यान दिया जाना चाहिए कि, में कानून संख्या के अनुच्छेद 5 के अनुसार, दस्तावेजों में सभी दस्तावेज शामिल हैं, चाहे उनके माध्यम के प्रकार की परवाह किए बिना, जिसका अर्थ है कि इस लेख में विचार किए गए दस्तावेजों के भंडारण की आवश्यकताएं कागज पर और इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दोनों दस्तावेजों पर लागू होती हैं।

दस्तावेज़ की समाप्ति तिथि

दस्तावेजों का भौतिक विनाश निम्नलिखित सिद्धांतों द्वारा निर्देशित होना चाहिए:

नियामक कानूनी कृत्यों की आवश्यकताओं के अनुसार विनाश अधिकृत और किया जाना चाहिए;
- आगामी या चल रहे से संबंधित दस्तावेज अभियोगऔर जांच को नष्ट नहीं किया जाना चाहिए;
- दस्तावेजों का विनाश इस तरह से किया जाता है कि उनमें निहित किसी भी जानकारी की गोपनीयता सुनिश्चित हो सके;
- विनाश के लिए अनुमत दस्तावेजों की सभी प्रतियां व्यक्तिगत, बीमा और बैकअप सहित नष्ट कर दी जाती हैं।

दस्तावेजों को नष्ट करने की व्यवस्था

हम दोहराते हैं कि दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए, विशेषज्ञ आयोग उपयुक्त कार्य करता है। वाणिज्यिक संगठनों के लिए, अधिनियम का रूप स्वीकृत नहीं है, इसलिए इसे किसी भी रूप में तैयार किया गया है।

सही निष्पादन के लिए, आपको अधिनियम के अनुमानित रूप द्वारा निर्देशित किया जा सकता है, जो में दिया गया है पद्धति संबंधी सिफारिशेंसंघीय अभिलेखागार एन 76 के आदेश द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास पर।

दस्तावेजों का विनाश कागज प्रसंस्करण संगठनों या संगठनों को पुनर्चक्रण के लिए स्थानांतरित करके होता है जो पुनर्चक्रण एकत्र करते हैं।

इसके अलावा, एक समझौते के आधार पर संगठनों के संग्रह को बनाए रखने में लगी फर्में न केवल दस्तावेजों को बेकार कागज पर पहुंचाने की पेशकश कर सकती हैं, बल्कि उनके टुकड़े भी कर सकती हैं।

दस्तावेजों का राज्य भंडारण

रूसी संघ के कानून की आवश्यकताओं के अनुसार किए गए अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों का हस्तांतरण सुनिश्चित करता है आवश्यक शर्तेंदस्तावेजों के बाद के उपयोग के लिए, उदाहरण के लिए, सामाजिक प्रकृति के प्रमाण पत्र जारी करने के लिए। इसके अलावा, राज्य अभिलेखागार के कर्मचारी दस्तावेजों को स्थानांतरित करने से इनकार कर सकते हैं यदि उन्हें ठीक से निष्पादित नहीं किया गया था।

अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों को स्थानांतरित करने के चरण:

1. दस्तावेजों के वैज्ञानिक और व्यावहारिक मूल्य की जांच

मामलों को भंडारण में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया दस्तावेजों के मूल्य की जांच के साथ शुरू होनी चाहिए। मूल्य की जांच आपको उन त्रुटियों का पता लगाने की अनुमति देती है जो कम प्रतिधारण अवधि वाले दस्तावेजों को संग्रहीत करते समय की गई थीं। इसके अलावा, मूल्य की जांच में प्रलेखन का विश्लेषण शामिल है, जिसके दौरान विनाश के लिए दस्तावेजों का चयन होता है। जिन दस्तावेजों को सहेजने की आवश्यकता है, उन्हें भंडारण के लिए बाध्य और संग्रह में स्थानांतरित करने की आवश्यकता होगी।

2. मामलों की सूची का संकलन

अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण में अगला कदम केस इन्वेंटरी का संकलन है। एक अभिलेखीय सूची एक दस्तावेज है जो अनुमति देता है संग्रह कार्यकर्ताबड़ी मात्रा में अव्यवस्थित जानकारी में शीघ्रता से नेविगेट करें। इन्वेंट्री संग्रहीत किए जाने वाले दस्तावेजों की एक संरचना है, जिसके बिना संग्रह में उनका आगे स्थानांतरण असंभव है।

3. बाध्यकारी (दस्तावेज़ बाध्यकारी)

इस स्तर पर, दस्तावेजों को सिले जाने की आवश्यकता होती है, अर्थात बाध्य। यदि किसी कंपनी ने बड़ी संख्या में मामले जमा किए हैं, तो, एक नियम के रूप में, वह इसे अभिलेखीय कंपनियों को सौंपती है, जो कम से कम समय में संगठन के दस्तावेजों के लिए बाध्यकारी कार्य को पूरा करने में सक्षम होगी। सबसे पहले, सिलाई भंडारण के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण की सुविधा प्रदान करती है और आपको जल्दी से सही मामला खोजने की अनुमति देती है। बाध्य मामलों का एक और महत्वपूर्ण लाभ भी है: वे कच्चे दस्तावेजों की तुलना में एक तिहाई कम जगह लेते हैं, जो कि बड़ी मात्रा में दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय एक महत्वपूर्ण कारक है।

4. भंडारण के लिए संसाधित दस्तावेजों का स्थानांतरण

दस्तावेज़ प्रसंस्करण के सभी चरणों के पूरा होने के बाद (दस्तावेजों के मूल्य की जांच, सूची का संकलन और बाध्यकारी कार्य), संगठन राज्य, विभागीय या कंपनी अभिलेखागार में भंडारण के लिए दस्तावेजों के सीधे हस्तांतरण के साथ आगे बढ़ सकता है। यह पहले से संकलित सूची के अनुसार होता है। यदि विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों को भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाना है, तो फ़ाइल में शीट्स की संख्या बिना किसी असफलता के जाँच की जाती है।

भंडारण के लिए दस्तावेजों को स्थानांतरित करते समय पंजीकरण के नियम

अभिलेखीय भंडारण के लिए मामलों के हस्तांतरण के दौरान, मामले के डिजाइन और उसके कवर के लिए कुछ नियमों का पालन करना आवश्यक है।

निम्नलिखित विवरण कवर पर होना चाहिए:

कंपनी का नाम;
संरचनात्मक इकाई का नाम या कोड;
केस नंबर;
मामले का शीर्षक;
मामले की तारीखें;
चादरों की संख्या;
मामले के भंडारण की अवधि;
केस फाइल सिफर।

इस घटना में कि कंपनी में नाम या डिवीजन का नाम बदल गया है, मामले के कवर पर नया नाम दर्शाया गया है, और पुराने को कोष्ठक में लिखा जाना चाहिए। यदि फाइलों के साथ अन्य कागजात संलग्न हैं, तो आपको कवर पर नाम और आवेदनों की संख्या का उल्लेख करना होगा।

प्रत्येक मामले को एक खाता संख्या सौंपी जानी चाहिए, जो अभिलेखीय सिफर का हिस्सा है और दस्तावेजों का सख्त रिकॉर्ड रखना सुनिश्चित करता है। केस विवरण बनाने से आप मामलों के स्थान का पता लगा सकते हैं और सारांशदस्तावेज़।

मामलों को विभागीय पुरालेख में स्थानांतरित करना

एक विभागीय संग्रह एक संग्रह है जो सीधे एक संगठन के अधीनस्थ है जो राज्य अभिलेखीय सेवा की प्रणाली में शामिल नहीं है। यह संगठन की एक संरचनात्मक इकाई भी हो सकती है। विभागीय संग्रह संगठनों के दस्तावेजों को तब तक संग्रहीत करता है जब तक उन्हें राज्य भंडारण में स्थानांतरित नहीं किया जाता है।

कंपनी के परिसमापन पर अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों का स्थानांतरण

रूसी संघ के कानून के अनुसार, कंपनी के परिसमापन पर दस्तावेजों को उत्तराधिकारी या राज्य संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। 75 साल के शेल्फ जीवन के साथ कर्मियों (कार्मिक दस्तावेजों) पर दस्तावेज, साथ ही लंबे शेल्फ जीवन (10 साल से अधिक) वाले दस्तावेज, जो प्रमाण पत्र जारी करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं, संग्रह में स्थानांतरित किए जा सकते हैं।

राज्य के भंडारण के लिए दस्तावेजों का स्थानांतरण

राज्य संग्रह में दस्तावेजों के पहले हस्तांतरण के दौरान, कंपनी के संग्रह कोष में एक ऐतिहासिक संदर्भ दिया जाता है। अगले प्रसारण के दौरान, नाम, संरचना, कार्यों, संरचना और दस्तावेजों की स्थिति आदि में परिवर्तन के बारे में ऐतिहासिक जानकारी अपडेट की जाती है।

सूची की सभी प्रतियों पर राज्य संग्रह में दस्तावेजों की स्वीकृति पर एक निशान बनाना आवश्यक है। इस प्रक्रिया के पूरा होने का तथ्य मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य द्वारा प्रलेखित है। इस घटना में कि सूची में अंतिम प्रविष्टि और वास्तव में राज्य संग्रह में स्थानांतरित किए गए मामलों की संख्या के बीच एक विसंगति है, तो वास्तविक स्थिति के अनुरूप एक नई अंतिम प्रविष्टि की जानी चाहिए। लापता मामलों की संख्या दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य में कारणों पर एक नोट के साथ लिखी जाती है। खोए हुए मूल को प्रतियों से बदला जा सकता है।

दस्तावेजों को राज्य भंडारण में स्थानांतरित करने से पहले, मामलों के वैज्ञानिक और तकनीकी प्रसंस्करण, साथ ही साथ भौतिक और स्वच्छता-स्वच्छता की स्थिति की जाँच की जाती है। दस्तावेजों के साथ, स्वीकृति और मामलों के हस्तांतरण के पूर्ण अधिनियम की एक प्रति संग्रह को सौंपी जानी चाहिए।

दस्तावेज़ भंडारण नियम

दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया का निर्धारण करते समय, लेखाकार को कानून की विभिन्न शाखाओं के नियमों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण की प्रक्रिया और शर्तों को विनियमित करने वाले मुख्य नियामक कानूनी कृत्यों में, निम्नलिखित को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

दस्तावेजों और लेखांकन में वर्कफ़्लो पर वर्तमान विनियम, यूएसएसआर वित्त मंत्रालय संख्या 105 के आदेश द्वारा अनुमोदित;
संगठन के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित);
संघीय कानून संख्या 125-एफजेड "रूसी संघ में संग्रह पर";
राज्य निकायों, निकायों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची स्थानीय सरकारऔर संगठन, शेल्फ जीवन का संकेत (रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय संख्या 558 के आदेश द्वारा अनुमोदित)।

अवधारण अवधि कैसे निर्धारित करें

लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को स्थापित करने के लिए, सबसे पहले, आपको विशिष्ट प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची से खुद को परिचित करना चाहिए। यह पिछली सूची का एक अद्यतन संस्करण है और इसमें अवधारण अवधि के संकेत के साथ संगठनों के विशिष्ट अभिलेखीय दस्तावेज (स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना) शामिल हैं। सूची के सभी दस्तावेजों को अधिकांश संगठनों के लिए सामान्य प्रबंधन कार्यों के अनुरूप वर्गों में बांटा गया है। विशेष रूप से, खंड 4.1 "लेखा और रिपोर्टिंग" जिसमें उपखंड 4.1 हैं। "लेखा और रिपोर्टिंग" और 4.2। "सांख्यिकीय लेखांकन और रिपोर्टिंग" लेखाकार को अपने विभाग के दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को निर्धारित करने में मदद करेगा।

इसके अलावा, लेखांकन दस्तावेजों की अवधारण अवधि को जल्दी से निर्धारित करने के लिए, आप मुफ्त इंटरनेट सेवा आर्किविस्ट-ऑनलाइन का उपयोग कर सकते हैं, जो अंतिम मानक सूची सहित तीन मुख्य सूचियों में दिए गए दस्तावेज़ (अवधारण अवधि के संकेत के साथ) की खोज करता है।

लेखांकन कानून की आवश्यकताएं

यह मत भूलो कि संघीय कानून संख्या 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" लागू हुआ, जिसके अनुसार प्राथमिक लेखा दस्तावेज, लेखा रजिस्टर, लेखा (वित्तीय) विवरण एक आर्थिक इकाई द्वारा नियमों के अनुसार स्थापित अवधि के भीतर भंडारण के अधीन हैं। राज्य अभिलेखागार के संगठन के लिए, इसके अलावा, ये शर्तें रिपोर्टिंग वर्ष (संघीय कानून "लेखा पर" के अनुच्छेद 29) के पांच साल से कम नहीं हो सकती हैं। ध्यान दें कि रूसी संघ में लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर विनियमों के पैराग्राफ 98 (रूस नंबर 34 एन के वित्त मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित) में एक समान आवश्यकता है।

टैक्स कोड आवश्यकताएँ

रूसी संघ के कर संहिता के अनुसार, करदाताओं को लेखांकन रखना आवश्यक है और कर लेखांकनचार वर्षों के लिए। यह उन दस्तावेजों पर लागू होता है जो सबसे महत्वपूर्ण वित्तीय लेनदेन की पुष्टि के रूप में कार्य करते हैं: आय की प्राप्ति, करों का भुगतान (रोकथाम) (रूसी संघ के कर संहिता के उपखंड 8, खंड 1, अनुच्छेद 23)।

एलएलसी और संयुक्त स्टॉक कंपनियों के लिए आवश्यकताएँ

खुली और बंद संयुक्त स्टॉक कंपनियों को उनकी गतिविधियों में उत्पन्न दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करनी चाहिए, संयुक्त स्टॉक कंपनियों के दस्तावेजों के भंडारण की प्रक्रिया और शर्तों पर विनियमों द्वारा निर्देशित (संकल्प द्वारा अनुमोदित) संघीय आयोगप्रतिभूति बाजार संख्या 03-33 / पीएस पर)। सीमित देयता कंपनियां संघीय कानून संख्या 14-एफजेड "सीमित देयता कंपनियों पर" के अनुच्छेद 50 में अपने दस्तावेजों के भंडारण पर नियम पा सकती हैं। यह घटक और अन्य सूचीबद्ध करता है संगठनात्मक दस्तावेजअनिवार्य भंडारण के अधीन।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि लेखांकन दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण को न केवल कागज पर डेटा के भंडारण के रूप में समझा जाता है। संग्रह पर संघीय कानून के अनुच्छेद 5 के अनुसार, अभिलेखीय निधि में दस्तावेजों का समावेश दस्तावेज़ बनाने की विधि और मीडिया के प्रकार पर निर्भर नहीं करता है। इस प्रकार, लेखाकार न केवल कागज, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य है।

लेखांकन नीतियों और संगठन के मानकों के दस्तावेज, साथ ही अन्य दस्तावेज और उपकरण जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के पुनरुत्पादन और डिजिटल के प्रमाणीकरण प्रदान करते हैं इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, उस वर्ष के बाद कम से कम पांच वर्षों के लिए भंडारण के अधीन हैं जिसमें उनका पिछली बार लेखांकन रिपोर्ट तैयार करने के लिए उपयोग किया गया था (खंड 2, संघीय कानून "लेखा पर" का अनुच्छेद 29)।

लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने के तरीके

अभिलेखीय दस्तावेजों के उचित संरक्षण को सुनिश्चित करने के लिए, कुछ संगठन अपना संग्रह बनाने का सहारा लेते हैं। यह अधिकार वाणिज्यिक और गैर-व्यावसायिक संगठनों को संघीय कानून "रूसी संघ में संग्रह पर" के प्रावधानों द्वारा सौंपा गया है। उसी समय, उन्हें अपने स्वयं के संग्रह में या किसी विशेष अभिलेखीय कंपनी के क्षेत्र में - लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने की विधि चुनने की स्वतंत्रता है। आइए दोनों विकल्पों पर करीब से नज़र डालें।

अपना खुद का संग्रह व्यवस्थित करना

यदि प्रबंधन अपने दम पर दस्तावेजों को संग्रहीत करने का निर्णय लेता है, तो उसे संग्रह के लिए एक अलग कमरा आवंटित करना होगा, जो दस्तावेज़ भंडारण सुविधाओं (उदाहरण के लिए, अलमारियों या रैक), एक सुरक्षा प्रणाली और तापमान का अनुपालन करने के लिए एक जलवायु नियंत्रण प्रणाली से सुसज्जित है। आर्द्रता की स्थिति।

इसके अलावा, के आधार पर सामान्य अभ्यासअभिलेखीय दस्तावेज़ों को संग्रहीत करते हुए, आप अपना स्वयं का संग्रह बनाने के लिए कुछ सुझाव दे सकते हैं:

यदि भविष्य के संग्रह कक्ष में बहुत अधिक प्रकाश है, तो खिड़कियों पर काले पर्दे या अंधा लटका देना चाहिए। अन्यथा मुख्य दस्तावेजउनकी शेल्फ लाइफ समाप्त होने से पहले संगठन फीका और खराब हो सकता है।
यदि संग्रह कक्ष पहले या तहखाने के फर्श पर स्थित है, तो खिड़की के उद्घाटन पर धातु की सलाखों को स्थापित करने की सिफारिश की जाती है। इसके अलावा, संग्रह में अनधिकृत पहुंच को रोकने के लिए, आप एक धातु का दरवाजा स्थापित कर सकते हैं।
संग्रह में संग्रहीत मामलों का एक नामकरण (एक व्यवस्थित सूची) विकसित करना आवश्यक है। मामलों का नामकरण संगठन के कर्मचारियों को आवश्यक दस्तावेजों की खोज करते समय समय बचाने की अनुमति देगा। मामलों के विकसित नामकरण की एक प्रति सीधे संगठन के संग्रह में संग्रहित की जानी चाहिए।
संग्रह से दस्तावेज़ जारी करने के लिए एक प्रक्रिया विकसित करना आवश्यक है। अन्य संरचनात्मक प्रभागों के कर्मचारियों को लेखा विभाग या संगठन के संग्रह से लेखांकन दस्तावेज जारी करना आवश्यक नहीं है। कुछ मामलों में, मुख्य लेखाकार की अनुमति से एक तर्कपूर्ण अनुरोध पर एक दस्तावेज़ जारी किया जा सकता है।

लेखांकन दस्तावेजों का ऑफ-साइट भंडारण

आज, ऑफ-साइट दस्तावेज़ संग्रहण सेवा अभिलेखीय सेवाओं के बाज़ार में बहुत लोकप्रिय है। सेवा का उपयोग करते समय, लेखांकन और अन्य दस्तावेजों को संग्रहीत करने के कार्यों को एक पेशेवर अभिलेखीय कंपनी में स्थानांतरित कर दिया जाता है। पेशेवर अभिलेखागार आधुनिक उपकरणों से लैस हैं और अभिलेखागार के लिए सभी कानूनी आवश्यकताओं का अनुपालन करते हैं। यह संगठनों के अपने अभिलेखागार से उनका मुख्य अंतर है, जो एक नियम के रूप में (विशेष रूप से छोटे संगठनों में) बहुत उपेक्षित स्थिति में हैं, क्योंकि उनके पास पर्याप्त पैसा या कर्मचारियों का समय नहीं है।

दस्तावेजों के ऑफ-साइट भंडारण का उपयोग आमतौर पर उन मामलों में किया जाता है जहां कुछ महंगे कार्यालय स्थान को खाली करना और अपना खुद का संग्रह बनाने और उसके बाद के रखरखाव (स्थान का किराया, एक अभिलेखीय कर्मचारी का वेतन, आदि) से जुड़ी लागत को कम करना आवश्यक है। ।) और एक लेखाकार के लिए, कार्यालय के बाहर भंडारण का मुख्य लाभ दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए जिम्मेदारियों को स्थानांतरित करके गैर-मुख्य कार्यभार में कमी है (एक संग्रह बनाना, दस्तावेजों को व्यवस्थित करना, खोज करना, प्रतिलिपि बनाना, आदि) एक अभिलेखीय विशेषज्ञों को कंपनी।

लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने की विधि का चुनाव - स्वयं का संग्रह या कार्यालय के बाहर भंडारण - संगठन की वित्तीय क्षमताओं और दस्तावेज़ प्रबंधन की ख़ासियत द्वारा निर्धारित किया जाता है। शो के रूप में रूसी अभ्यास, एक अभिलेखीय कंपनी के सही विकल्प के साथ, दस्तावेज़ों का कार्यालय के बाहर भंडारण एक संग्रह बनाने और आगे बनाए रखने के चरण में वित्तीय लागतों के मामले में अधिक लाभदायक हो सकता है।

लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया के उल्लंघन के लिए दंड

यदि दस्तावेज़ खो गया है या इसकी सामग्री उपयोग के लिए अनुपलब्ध हो गई है, तो अभिलेखीय जांच की स्थिति में (इस पर अधिक जानकारी के लिए, देखें " अभिलेखीय सत्यापन: खतरनाक रूढ़ियों का खंडन") या कर निरीक्षक की यात्रा, निरीक्षक संगठन या उसके पर जुर्माना लगा सकते हैं अधिकारियों- प्रबंधक और मुख्य लेखाकार।

दस्तावेजों के भंडारण के नियमों का पालन न करने पर एक अधिकारी पर प्रशासनिक जुर्माना लगाया जा सकता है (रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता का अनुच्छेद 13.20)। यदि, दस्तावेजों की कमी के कारण, वित्तीय विवरणों की सामग्री 10% से अधिक विकृत हो गई थी, तो लेखाकार या प्रबंधक पर दस्तावेजों और लेखा नियमों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया के घोर उल्लंघन के लिए जुर्माना लगाया जा सकता है (संहिता के अनुच्छेद 15.11) रूसी संघ के प्रशासनिक अपराध)।

किसी संगठन के लिए सबसे "महंगा" नुकसान दस्तावेजों का नुकसान हो सकता है जिसके आधार पर कर रिकॉर्ड रखे जाते हैं। टैक्स कोड के अनुच्छेद 120 के अनुसार, कुछ दस्तावेजों की अनुपस्थिति को आय और व्यय के लेखांकन के नियमों के घोर उल्लंघन के रूप में मान्यता प्राप्त है। इस उल्लंघन के लिए संगठन पर जुर्माना लगाया जा सकता है। प्राथमिक दस्तावेजों, चालानों या लेखा रजिस्टरों की अनुपस्थिति से ऐसे परिणाम होंगे।

प्राथमिक दस्तावेजों के नुकसान के मामले में, संगठन के प्रमुख को नुकसान के कारणों की जांच के लिए एक आयोग नियुक्त करना होगा (यूएसआर वित्त मंत्रालय के आदेश संख्या 105 द्वारा अनुमोदित लेखांकन में दस्तावेजों और वर्कफ़्लो पर विनियमन के खंड 6.8) .

ऐसी स्थितियों में जहां बल की घटना (उदाहरण के लिए, प्राकृतिक आपदा) या तीसरे पक्ष के गैरकानूनी कार्यों (चोरी, जानबूझकर आगजनी) के परिणामस्वरूप लेखांकन दस्तावेज खो गए थे, इस तथ्य की पुष्टि संबंधित अधिकारियों के कर्मचारियों द्वारा की जानी चाहिए। इसलिए, आग लगने की स्थिति में, इस तरह की पुष्टि अग्नि पर्यवेक्षण सेवा से एक प्रमाण पत्र है, दस्तावेजों की चोरी के मामले में - पुलिस से एक प्रमाण पत्र।

लेखांकन दस्तावेजों का विनाश

दस्तावेजों को नष्ट करने की प्रक्रिया का पहला चरण उनकी चोट के समय को स्थापित करने के लिए संगठन के दस्तावेजों का मूल्यांकन है। संगठन की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न दस्तावेजों के मूल्य की जांच के लिए, उनका चयन और संग्रह में राज्य भंडारण में स्थानांतरण की तैयारी के लिए, एक स्थायी विशेषज्ञ आयोग का गठन किया जाना चाहिए।

आमतौर पर, प्रमुख द्वारा अनुमोदित विशेषज्ञ आयोग की संरचना में संगठन के विभिन्न संरचनात्मक प्रभागों के विशेषज्ञ शामिल होते हैं, जो दस्तावेजों का मूल्य निर्धारित कर सकते हैं और उन दस्तावेजों के विनाश पर निर्णय ले सकते हैं जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है।

जब किसी संगठन का परिसमापन किया जाता है, तो उसे भंडारण के लिए उपयुक्त राज्य या नगरपालिका संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए (एक समझौते के आधार पर) परिसमाप्त संगठन के अभिलेखीय दस्तावेजों के परीक्षण और बाद के आदेश के लिए एक विशेषज्ञ आयोग बनाना भी आवश्यक है। परिसमापन आयोग और राज्य या नगरपालिका संग्रह) या समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों को नष्ट करना।

यदि संगठन राज्य या नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण का स्रोत नहीं है, तो अभिलेखीय अधिकारियों की सहमति के बिना लेखांकन दस्तावेजों का विनाश किया जाता है। ऐसे संगठनों में, नष्ट किए जाने वाले दस्तावेजों को स्थायी भंडारण के लिए मामलों की सूची के वार्षिक वर्गों के संकलन के बाद और कर्मियों के लिए - प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर करने के बाद निर्धारित किया जाता है।

विशेषज्ञ आयोग द्वारा लेखांकन दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने के बाद, उसे विनाश के लिए मामलों के आवंटन पर एक अधिनियम तैयार करने की आवश्यकता होती है, जिसमें समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों की एक सूची होती है। विनाश के मामलों के आवंटन पर अधिनियम का कोई एक रूप नहीं है, और संगठन को इसे विकसित करना चाहिए और फिर इसे व्यक्तिगत आधार पर अनुमोदित करना चाहिए।

दस्तावेजों को नष्ट करने की सामान्य प्रक्रिया खंड 9.9 में निर्धारित की गई है। राष्ट्रीय मानकरूसी संघ के "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ। GOST R ISO 15489-1 (रोस्टेखरेगुलीरोवानी नंबर 28-सेंट के आदेश द्वारा अनुमोदित)।

कृपया ध्यान दें: दस्तावेजों को केवल तभी नष्ट किया जा सकता है जब निर्दिष्ट अवधि के लिए एक सूची तैयार की गई हो। यदि एक सूची नहीं की गई है, तो विनाश नहीं किया जा सकता है।

दस्तावेजों को संग्रहीत करने की अवधि की शुरुआत उस वर्ष के 1 जनवरी को होती है जिसमें उन्हें तैयार किया गया था (या ध्यान में रखा गया था)।

बड़ी मात्रा में लेखांकन दस्तावेजों के त्वरित निपटान या विनाश के लिए, पेशेवर पुरालेखपालों की मदद लेने की सलाह दी जाती है, जो अन्य बातों के अलावा, विनाश के लिए दस्तावेजों के गलत चयन के जोखिम को खत्म करने में मदद करेंगे। इसके अलावा, लेखाकार को अपने प्रत्यक्ष कर्तव्यों से परे काम करने की आवश्यकता से मुक्त किया जाएगा, और दस्तावेज (विनाश के लिए मामलों के आवंटन पर अधिनियम सहित) सभी कानूनी आवश्यकताओं को पूरा करेंगे।

अंत में, हम ध्यान दें कि उनके भंडारण की शर्तों का पालन किए बिना दस्तावेजों को नष्ट करना प्रशासनिक जिम्मेदारी है। दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन या उपयोग के नियमों के उल्लंघन के लिए, रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के अनुच्छेद 13.20 के आधार पर एक लेखाकार पर जुर्माना लगाया जा सकता है।

प्रबंधन दस्तावेजों का भंडारण

कब हम बात कर रहे हेदस्तावेजों के भंडारण की अवधि के बारे में, अक्सर कर्मियों और लेखा दस्तावेजों पर ध्यान केंद्रित किया जाता है, जबकि प्रबंधन दस्तावेजों को भी उनकी भंडारण अवधि के कार्यान्वयन के साथ सावधानीपूर्वक निपटने की आवश्यकता होती है।

प्रत्येक प्रकार के प्रबंधन दस्तावेजों के लिए, व्यक्तिगत अवधारण अवधि निर्धारित की जाती है। प्रबंधन दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि "संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि को इंगित करते हुए", संघीय अभिलेखागार द्वारा अनुमोदित, और आदेश एन 558 "विशिष्ट प्रबंधन अभिलेखीय की सूची के अनुमोदन पर" द्वारा विनियमित होती है। राज्य निकायों, स्थानीय स्व-सरकारी निकायों और संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में गठित दस्तावेज, भंडारण की शर्तों को दर्शाते हैं।

सूची प्रबंधन दस्तावेजों के लिए निम्नलिखित भंडारण अवधि को परिभाषित करती है, जिसके पहले दस्तावेज़ को नष्ट नहीं किया जा सकता है: 1 वर्ष, 5 वर्ष, 75 वर्ष और एक स्थायी भंडारण अवधि, साथ ही जब तक आवश्यकता समाप्त नहीं हो जाती है और जब तक इसे एक नए के साथ प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है (या नए)। "जब तक आवश्यकता नहीं हो जाती" और "जब तक एक नए (नए) द्वारा प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है" के निशान इंगित करते हैं कि ऐसे प्रबंधन दस्तावेज केवल व्यावहारिक महत्व के हैं।

कुछ दस्तावेजों की भंडारण अवधि संगठन द्वारा ही निर्धारित की जाती है, लेकिन यह एक वर्ष से कम नहीं हो सकती है।

इसके अलावा, कुछ मामलों में, प्रबंधन दस्तावेजों की शर्तें ईआईसी - विशेषज्ञ निरीक्षण आयोग के निर्णय द्वारा निर्धारित की जाती हैं। इसका मतलब है कि ऐसे दस्तावेजों का वैज्ञानिक और ऐतिहासिक महत्व हो सकता है। ईपीसी स्वामित्व के सभी रूपों के संगठनों पर लागू होता है, जो राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत हैं।

इसके अलावा, गैर-सरकारी संगठन स्वयं अपने दस्तावेजों का स्थायी भंडारण कर सकते हैं। "ईपीके" चिह्न को हटाने की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब सूची के लेखों में संक्षेप में दस्तावेजों के प्रकार और उनके भंडारण की अवधि निर्दिष्ट की जाती है।

लेखांकन दस्तावेजों का भंडारण

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों को स्थापित समय सीमा के भीतर रखना फर्मों और व्यक्तिगत उद्यमियों की जिम्मेदारियों में से एक है। लेख में हम आपको बताएंगे कि लेखांकन और कर दस्तावेज कैसे संग्रहीत करें, और इसके नुकसान के मामले में क्या किया जाना चाहिए।

फर्म (व्यक्तिगत उद्यमी) के दायित्वों में से एक लेखांकन और कर रिकॉर्ड और अन्य दस्तावेजों का संरक्षण है जो चार साल के लिए करों की गणना और भुगतान के लिए आवश्यक हैं। इनमें आय की प्राप्ति, खर्चों के कार्यान्वयन के साथ-साथ अनिवार्य भुगतानों के भुगतान या रोक की पुष्टि करने वाले दस्तावेज शामिल हैं। यह आवश्यकताटैक्स कोड के अनुच्छेद 23 के पैरा 1 के उप-अनुच्छेद 8 द्वारा मनोनीत।

राज्य अभिलेखागार के आयोजन के नियमों के अनुसार स्थापित समय सीमा के भीतर, लेकिन रिपोर्टिंग वर्ष के बाद कम से कम पांच साल बाद, कंपनी को स्टोर करना होगा:

प्राथमिक लेखा दस्तावेज;
लेखा रजिस्टर;
लेखांकन (वित्तीय) रिपोर्टिंग।

संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, उनके भंडारण की अवधि के संकेत के साथ, रूस संख्या 558 के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित की गई थी।

उनके अनुसार, संग्रहित किया जाना चाहिए:

वार्षिक वित्तीय विवरण - लगातार, त्रैमासिक - पांच वर्षों के भीतर, और मासिक - एक वर्ष के भीतर;
लेखा नीति दस्तावेज - पांच साल;
प्राथमिक लेखा दस्तावेज और लेखा रजिस्टर - पांच साल, सत्यापन (लेखापरीक्षा) के अधीन।

रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय ने निर्णय संख्या 14589/11 द्वारा, उस हिस्से में उक्त आदेश को अमान्य करने के लिए आवेदन को संतुष्टि के बिना छोड़ दिया, जो संयुक्त स्टॉक कंपनियों और अन्य पर है वाणिज्यिक संगठन, संघीय अधिकारियों के अधिकार क्षेत्र के बाहर राज्य की शक्ति, भंडारण की अवधि को इंगित करते हुए, उल्लिखित सूची में सूचीबद्ध दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए बाध्य हैं।

इसके अलावा, आर्थिक इकाई को लेखांकन दस्तावेजों के लिए सुरक्षित भंडारण की स्थिति और परिवर्तनों से उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करनी चाहिए।

लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण का संगठन कंपनी के प्रमुख को सौंपा गया है। एक व्यक्तिगत उद्यमी के लिए, लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने की जिम्मेदारी (यदि एक, निश्चित रूप से बनाए रखी जाती है) उसके साथ है (कानून संख्या 402-एफजेड के अनुच्छेद 7 और 29)।

दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया का उल्लंघन

लेखांकन और कर लेखांकन डेटा की अनुपस्थिति, अन्य दस्तावेज जो करों की गणना और भुगतान के लिए आवश्यक हैं, आय और व्यय और कराधान की वस्तुओं के लिए लेखांकन के नियमों का घोर उल्लंघन है। इस तरह के अपराध के लिए, करदाता जुर्माना के अधीन है। यदि खोए हुए दस्तावेज़ एक से अधिक कर अवधि से संबंधित हैं, तो जुर्माना बढ़ जाता है।

टैक्स कार्यालयकर योग्य आधार के कम आंकलन के साथ दस्तावेजों की कमी को जोड़ सकता है। तो जुर्माने की राशि बकाया राशि का 20 प्रतिशत होगी अनिवार्य भुगतान, लेकिन 40,000 रूबल से कम नहीं। आधार टैक्स कोड का अनुच्छेद 120 है।

आवश्यक दस्तावेजों के नुकसान के कारण करदाता को अनुच्छेद 122 "गैर-भुगतान या कर (शुल्क) राशियों का अधूरा भुगतान" के साथ-साथ अनुच्छेद 126 के तहत "जमा करने में विफलता" के तहत उत्तरदायी ठहराया जा सकता है। लगान अधिकारीटैक्स कोड के "कर नियंत्रण के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक जानकारी"।

वित्तीय विवरणों के लेखांकन और प्रस्तुति के नियमों का घोर उल्लंघन, साथ ही लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया और शर्तें, अधिकारियों पर दो हजार से तीन हजार रूबल (संहिता के अनुच्छेद 15.11) की राशि में प्रशासनिक जुर्माना लगाने पर जोर देती हैं। रूसी संघ के प्रशासनिक अपराध)।

दस्तावेज़ भंडारण

लेखांकन में दस्तावेजों और वर्कफ़्लो पर विनियमन के अनुसार, जिसे रूस के वित्त मंत्रालय के आदेश संख्या 105 (बाद में - विनियमन संख्या 105) के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया था, प्राथमिक दस्तावेज, लेखा रजिस्टर, लेखा रिपोर्ट और बैलेंस शीट अनिवार्य के अधीन हैं। संग्रह में स्थानांतरण। इससे पहले उन्हें लेखा विभाग में अधिकृत व्यक्तियों की जिम्मेदारी के तहत विशेष कमरों या बंद अलमारियाँ में रखा जाना चाहिए।

चालू माह के मैन्युअल रूप से संसाधित प्राथमिक दस्तावेज़, एक निश्चित लेखा रजिस्टर से संबंधित, कालानुक्रमिक क्रम में पूरे किए जाते हैं और संग्रह के लिए एक प्रमाण पत्र के साथ होते हैं।

नकद आदेश, अग्रिम रिपोर्ट, संबंधित दस्तावेजों के साथ बैंक विवरण का चयन कालानुक्रमिक क्रम में और बाध्य होना चाहिए। कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों को अनबाउंड स्टोर किया जा सकता है लेकिन नुकसान या दुरुपयोग को रोकने के लिए फ़ोल्डर्स में बाध्य किया जा सकता है।

एक फर्म (साथ ही एक व्यक्तिगत उद्यमी) अपना स्वयं का संग्रह बना सकता है या किसी राज्य या नगरपालिका संग्रह को संग्रहीत करने की सेवाओं का उपयोग कर सकता है (अनुच्छेद 13 का भाग 2, कानून संख्या 125-FZ के अनुच्छेद 18 का भाग 4; इसके बाद - कानून संख्या 125-एफजेड)।

लेखांकन में दस्तावेजों को संग्रहीत करने की लागत, एक नियम के रूप में, प्रबंधन लागत है। वे 26 "सामान्य व्यावसायिक व्यय" खाते पर प्रतिबिंब के अधीन हैं। कर लेखांकन में, ऐसी लागतों को कर संहिता के अनुच्छेद 264 के अनुच्छेद 1 के उप-अनुच्छेद 18 के आधार पर दूसरों के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है।

यदि आपके पास अपना संग्रह है, तो आपको निष्पादित करने की आवश्यकता है कुछ जिम्मेदारियां. उनमें से:

अभिलेखीय दस्तावेजों के अधिग्रहण, भंडारण, लेखांकन और उपयोग के लिए आवश्यक वित्तीय, रसद और अन्य शर्तों का निर्माण;
इमारतों और (या) परिसर के साथ बनाए गए अभिलेखागार प्रदान करना जो मिलते हैं नियामक आवश्यकताएंअभिलेखीय दस्तावेजों का भंडारण और संग्रह कार्यकर्ताओं की काम करने की स्थिति (कानून संख्या 125-एफजेड के अनुच्छेद 15 का भाग 1);
उनके भंडारण की स्थापित अवधि के दौरान अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना (कानून संख्या 125-एफजेड के अनुच्छेद 17 का भाग 1)।

इस प्रकार, संग्रह के लिए विशेष अलमारियों, रैक या खाली अलमारियाँ के साथ एक अलग कमरा आवंटित किया जाना चाहिए। दस्तावेजों को लुप्त होने से बचाने के लिए, खिड़कियों पर अंधा या पर्दे लगाए जाते हैं, यदि कोई हो।

संग्रह कक्ष में अनधिकृत प्रवेश को रोकने के लिए, खिड़की के उद्घाटन को धातु की सलाखों से लैस करने और धातु के दरवाजे को स्थापित करने की सिफारिश की जाती है।

यह भी आवश्यक है कि मामलों का एक नामकरण विकसित किया जाए और इसकी एक प्रति संग्रह परिसर में ही रखी जाए। इससे आवश्यक दस्तावेजों की खोज में समय की बचत होगी।

आज हैं अभिलेखीय कंपनियां, जो विशेष रूप से सुसज्जित और चौबीसों घंटे संरक्षित अभिलेखीय भंडारण सुविधाओं में दस्तावेजों के ऑफ-साइट भंडारण और संबंधित संग्रह रखरखाव के लिए सेवाएं प्रदान करते हैं। इसलिए, किसी विशेष कंपनी को कार्यालय के बाहर भंडारण के लिए लेखांकन और कर दस्तावेज स्थानांतरित करना संभव है।

इलेक्ट्रॉनिक प्राथमिक दस्तावेजों, लेखांकन और कर लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण की अनुमति है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में, जब तक अन्यथा रूसी संघ के नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा प्रदान नहीं किया जाता है और बशर्ते कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके प्रमाणित किया जाता है, एक नियम के रूप में, एक योग्य।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किए गए प्राथमिक लेखा दस्तावेजों को हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्रों के साथ, इन प्रमाणपत्रों की स्थिति की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के साथ, और ऐसे उपकरणों के साथ संग्रहीत किया जाना चाहिए जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों के साथ काम करना संभव बनाते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार में जानकारी, और इसके प्रसंस्करण (भंडारण) के साधनों को अनधिकृत पहुंच और जोखिम से बचाया जाना चाहिए। साथ ही, राज्य संग्रह के नियमों के अनुसार उल्लिखित अभिलेखागार के भंडारण की पर्याप्त विश्वसनीयता सुनिश्चित करना आवश्यक है।

इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की बैकअप प्रतियां बनाना महत्वपूर्ण है। इससे कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के संचालन में विफलताओं के मामले में जानकारी को पुनर्स्थापित करना संभव हो जाएगा। इसके अलावा, बैकअप प्रतिलिपि को न केवल उस हार्ड डिस्क पर सहेजने की अनुशंसा की जाती है, जिस पर स्वयं इन्फोबेस स्थित है, बल्कि बाहरी संग्रहण उपकरणों (फ़्लैश कार्ड, डिस्क) पर भी है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को स्टोर करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक या पेपर जर्नल रखना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का भंडारण

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में अक्सर और बहुत सी बातें होती हैं, लेकिन बड़ी संख्या में नए शब्दों में नेविगेट करना मुश्किल है, और यह समझना और भी मुश्किल है कि यह सब कैसे काम करता है। लेखों की एक श्रृंखला "लेखाकार और एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" को विशेष रूप से एक सुलभ भाषा में इस प्रकार की बातचीत के बारे में बताने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो एक एकाउंटेंट को जानना आवश्यक है। एक्सचेंज कैसे शुरू करें? प्राथमिक खातों के साथ कैसे काम करें और इलेक्ट्रॉनिक रूप से रिपोर्ट कैसे जमा करें? इन और अन्य सवालों के जवाब आपको हमारे मुद्दों में मिलेंगे।

पिछले अध्यायों में हमने जो कुछ भी लिखा था, एक तरह से या किसी अन्य, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ संबंधित संचालन। हमने पता लगाया कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) ऑपरेटर से कनेक्शन कैसे व्यवस्थित किया जाता है, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग कैसे किया जाता है, इलेक्ट्रॉनिक लेखा दस्तावेजों के साथ काम करना कैसा होता है, और ईडीआई के दौरान डेस्क और फील्ड टैक्स ऑडिट करने की प्रक्रिया कैसी दिखती है . लेकिन दस्तावेजों को संसाधित करने के कार्यों के अलावा, हमें किसी तरह उन्हें संग्रहीत करने के कार्य का भी सामना करना पड़ता है। हम सभी लंबे समय से पेपर आर्काइव के आदी रहे हैं, लेकिन जब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को स्टोर करने की बात आती है, तो कई सवाल उठते हैं।

महत्वपूर्ण बिंदु

वास्तव में, कानून के तहत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (ईडी) का भंडारण कागज के भंडारण से काफी अलग नहीं है। यह समान नियमों द्वारा शासित है। सामान्य प्रावधानइसमें कानून संख्या 125-एफजेड "रूसी संघ में संग्रह पर" शामिल है, और आपको कानून संख्या 402-एफजेड "लेखा पर" में विशेष रूप से लेखांकन दस्तावेजों के लिए आवश्यकताएं मिलेंगी। ये कानून कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के बीच मूलभूत अंतर नहीं बनाते हैं, हालांकि, महत्वपूर्ण बारीकियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

कहाँ स्टोर करें? ईडी को स्टोर करने के लिए आपको एक निश्चित तकनीकी बुनियादी ढांचे को बनाए रखने की आवश्यकता होगी। आपको यह तय करना होगा कि दस्तावेजों को कहां स्टोर करना है, किस मीडिया पर, स्थानीय रूप से या क्लाउड में। आपको यह भी ध्यान रखना होगा कि आधुनिक भौतिक मीडिया इस दुनिया की हर सामग्री की तरह बूढ़ा हो जाता है। ऑप्टिकल और सेमीकंडक्टर ड्राइव समय के साथ सामग्री खो देते हैं, चुंबकीय डिस्क खराब हो जाती हैं। देखिए, कुछ 10 साल पहले हम क्या फाइल ट्रांसफर करते थे? हम में से अधिकांश अभी भी 3.5-इंच फ़्लॉपी डिस्क का उपयोग करते हैं। और अब कंप्यूटर में एक ड्राइव ढूंढना पहले से ही मुश्किल है जो उन्हें पढ़ सके।

कैसे खेलें? सिर्फ ईडी रखना काफी नहीं है। जानकारी को पर्याप्त रूप से पुन: पेश करने, इसे पढ़ने और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ईएस) पर डेटा प्राप्त करने में सक्षम होना भी आवश्यक है। कठिनाई इस तथ्य में निहित है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रारूप बदलते रहते हैं। उदाहरण के लिए, मूल स्वरूप पाठ दस्तावेज़हाल ही में .doc (Word में बनाई गई फ़ाइलों का विस्तार) और अब .docx था। नए संपादक दिखाई देते हैं, जिनमें फ्री और क्लाउड वाले शामिल हैं, यह कहना मुश्किल है कि आज के प्रारूप कल उनके साथ कैसे संगत होंगे।

ईडी के भंडारण और पुनरुत्पादन की जिम्मेदारी, कानून के पत्र के अनुसार, करदाता के पास है। उदाहरण के लिए, लेखांकन दस्तावेजों के संबंध में, ऐसी आवश्यकता कला के पैराग्राफ 1 और 2 में वर्णित है। 29 नंबर 402-एफजेड "लेखा पर"।

कैसे सुनिश्चित करें ज्यादा समय तक सुरक्षित रखे जाने वाला? लंबे समय तक या स्थायी प्रतिधारण के दस्तावेजों के साथ एक गंभीर समस्या है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को 50 या 75 वर्षों के लिए कैसे स्टोर करें? भंडारण की पूरी अवधि के दौरान इसकी पठनीयता कैसे सुनिश्चित करें? इसके लिए किस बुनियादी ढांचे की आवश्यकता होगी? कैसे सुनिश्चित करें कानूनी बलऐसे दस्तावेज?

दस्तावेजों को स्टोर करने के तरीके

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके पास कितने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज हैं और कितनी तेजी से एक्सचेंज चल रहा है, किसी भी मामले में, आपको भंडारण को व्यवस्थित करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ेगा। आप अपना इलेक्ट्रॉनिक संग्रह कैसे बना सकते हैं, इसके लिए कई विकल्पों पर विचार करें।

स्थानीय संग्रह। यह स्टोर करने का काफी किफायती तरीका है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कैसे एक्सचेंज करते हैं - ई-मेल के माध्यम से या ईडीआई ऑपरेटर के माध्यम से - आप बस अपने कंप्यूटर फ़ोल्डर में सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ डालते हैं। यदि आपकी कंपनी का स्थानीय नेटवर्क है, तो आप व्यवस्थापक से ईडी के लिए एक विशेष नेटवर्क फ़ोल्डर बनाने के लिए कह सकते हैं और यहां तक ​​कि उस तक पहुंच अधिकार भी सेट कर सकते हैं।

विशेष इलेक्ट्रॉनिक संग्रह। और यहां विशेष समाधान आपकी सहायता के लिए आ सकते हैं - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस, ईसीएम) या इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार। प्रारंभ में, वे आंतरिक विनिमय की जरूरतों के लिए बनाए गए थे, जो बाहरी दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए ऐसे कार्यक्रमों के उपयोग में हस्तक्षेप नहीं करता है। ईडीएमएस एक संपूर्ण दस्तावेज़ प्रबंधन समाधान है जो उन्हें एक डेटाबेस (या फ़ाइल भंडारण) में संग्रहीत करता है, उन्हें ऑनलाइन पहुंच प्रदान करता है, लिंक सहेजता है, और आपको पहुंच और सुरक्षा का प्रबंधन करने की अनुमति देता है।

यदि आपके पास आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का अभ्यास नहीं है, तो ऐसे समाधान आपके लिए बेमानी हो सकते हैं। उन्हें अपना पैसा खर्च करना पड़ता है, लेकिन हर छोटी कंपनी इस पैसे का भुगतान करने के लिए तैयार नहीं होती है। कई लोगों के लिए, क्लाउड स्टोरेज बेहतर है।

घन संग्रहण। दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने का यह सबसे आशाजनक और संभावित रूप से लोकप्रिय तरीका है। यदि आप पहले से ही किसी EDI ऑपरेटर की सेवाओं का उपयोग करते हैं, तो उसकी सहायता से स्थानांतरित किए गए सभी दस्तावेज़ सीधे सेवा में संग्रहीत किए जा सकते हैं। आप हमेशा उनसे संपर्क कर सकते हैं, सेवा ES प्रमाणपत्र पर देखने और डेटा प्रदान करेगी - यदि केवल इंटरनेट का उपयोग था।

सिद्धांत रूप में, यह कानून के लिए मायने नहीं रखता कि आप कौन सी भंडारण विधि चुनते हैं। नियामक प्राधिकरण आपको इस या उस समाधान का उपयोग करने के लिए बाध्य नहीं करेंगे, उनके लिए यह अधिक महत्वपूर्ण है कि दस्तावेजों के हस्तांतरण के नियमों का पालन कैसे किया जाता है, क्या प्रारूप की आवश्यकताओं को पूरा किया जाता है और हस्ताक्षर करने के लिए किस ES प्रमाणपत्र का उपयोग किया जाता है।

शेल्फ जीवन और कानूनी वैधता जांच

भंडारण अवधि रूस के लेखांकन और कर कानून द्वारा वर्णित है। आप अच्छी तरह से जानते हैं कि, कानून संख्या 402-ФЗ "ऑन अकाउंटिंग" के अनुसार, लेखांकन प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को उस वर्ष के बाद पांच वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए, जिसमें उन्हें अंतिम बार वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए उपयोग किया गया था। ये मानक कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर समान रूप से लागू होते हैं।

लेखांकन और कर लेखांकन पर कानून, संग्रह पर लेखांकन और कर लेखांकन और रिपोर्टिंग के दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों के लिए विभिन्न आवश्यकताओं को स्थापित करता है। दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों में अंतर दस्तावेज़ के महत्व, लेखांकन के लिए इसकी आवश्यकता, करों की गणना और भुगतान के लिए है।

शेल्फ लाइफ जो भी हो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, इसकी पूरी लंबाई के दौरान इसकी कानूनी शक्ति को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने में सक्षम होना आवश्यक है, जिसका केंद्रीय गारंटर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है। यहां सवाल उठता है: ES प्रमाणपत्र की वैधता अवधि समाप्त होने के बाद दस्तावेज़ की वैधता की जांच कैसे करें।

वास्तव में, ES प्रमाणपत्र केवल एक वर्ष के लिए वैध होता है, और अधिकांश लेखांकन दस्तावेज़, जैसा कि उदाहरण में देखा जा सकता है, कम से कम 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाता है। वास्तव में, यह पता चला है कि इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर अब एक वर्ष के बाद मान्य नहीं होंगे, इसलिए दस्तावेज़ की वैधता सवालों के घेरे में है। कानून संख्या 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" कहता है कि हस्ताक्षर की पुष्टि करते समय, एक ईएस प्रमाणपत्र या तो वैध होना चाहिए, या इस बात का सबूत होना चाहिए कि हस्ताक्षर के समय ऐसा ही था।

कई कंपनियां जो अभिलेखागार का आयोजन शुरू करती हैं, उन्हें इस बात की भी चिंता होती है कि ES के साथ एक प्रमाणन प्राधिकरण से क्या करना है जो अस्तित्व में नहीं है। इस प्रश्न का उत्तर कानून संख्या 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" में पाया जा सकता है। यदि एक मान्यता प्राप्त प्रमाणन प्राधिकरण जो योग्य प्रमाण पत्र जारी करता है, एक निश्चित क्षण में अस्तित्व में रहता है, तो प्रमाण पत्र पर सभी डेटा, विशेष रूप से प्रमाणपत्र निरस्तीकरण और मुद्दों की सूची, मुख्य प्रमाणन प्राधिकरण को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। यह सारी जानकारी संग्रहीत है, साथ ही आवश्यक डेटा पहले से ही हस्ताक्षर प्रारूप में निहित है। यह मुद्दों को हल करने के लिए पर्याप्त है कानूनी बललंबी अवधि के दस्तावेज।

बेशक, ये सभी बल्कि जटिल प्रक्रियाएं आम उपयोगकर्ताओं के कंधों पर नहीं आएंगी। इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागारया ईडीआई सेवाएं।

बेशक, आज रूस में कानूनी रूप से मजबूत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने का विषय अभी भी विकास के अधीन है। हमारे पास नियमों का एक पूरा सेट है जिसमें ईडी के भंडारण के लिए खंडित और बिखरी हुई सिफारिशें हैं, लेकिन कोई केंद्रीय दस्तावेज नहीं है। कानून संख्या 125-एफजेड "रूसी संघ के अभिलेखागार पर" बहुत पुराना है, इसे ईडीआई विकसित होने से पहले ही बनाया गया था।

दस्तावेजों के भंडारण का स्थानांतरण

कला के अनुसार। 23 संघीय कानून संख्या 125-एफजेड "रूसी संघ में संग्रह पर" राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों, राज्य और नगरपालिका संगठनों के परिसमापन की स्थिति में, रूसी संघ के अभिलेखीय कोष में शामिल दस्तावेज, कर्मियों पर दस्तावेज, साथ ही अभिलेखीय दस्तावेज, अस्थायी भंडारण अवधि जो समाप्त नहीं हुई है, एक व्यवस्थित स्थिति में उपयुक्त राज्य या नगरपालिका संग्रह में जमा की जाती है। गैर-सरकारी संगठनों का परिसमापन करते समय, सहित। दिवालियापन के परिणामस्वरूप, उनकी गतिविधियों के दौरान गठित और रूसी संघ के अभिलेखीय कोष में शामिल, अभिलेखीय दस्तावेज, कर्मियों पर दस्तावेज, साथ ही अभिलेखीय दस्तावेज, जिनके अस्थायी भंडारण की शर्तें समाप्त नहीं हुई हैं, स्थानांतरित की जाती हैं। परिसमापन आयोग (परिसमापक) या दिवालियापन ट्रस्टी द्वारा संबंधित राज्य या नगरपालिका संग्रह में भंडारण के लिए एक व्यवस्थित तरीके से परिसमापन आयोग (परिसमापक) या दिवालियापन ट्रस्टी और राज्य या नगरपालिका संग्रह के बीच एक समझौते के आधार पर। इस मामले में, परिसमापन आयोग (परिसमापक) या दिवालियापन ट्रस्टी परिसमापन संगठन के अभिलेखीय दस्तावेजों के आदेश का आयोजन करता है, incl। दिवालियापन के परिणामस्वरूप संगठन का परिसमापन।

परिसमापन आयोग के कार्य

परिसमापन के निर्णय के निर्धारित तरीके से अपनाने के बाद कानूनी इकाईएक परिसमापन आयोग बनाया जाता है या एक दिवालियापन ट्रस्टी नियुक्त किया जाता है, जो स्थायी भंडारण और कर्मियों के अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए उपाय करता है। परिसमापन आयोग की संरचना में संबंधित राज्य या नगरपालिका संग्रह के एक कर्मचारी को शामिल करने की सिफारिश की जाती है, जो राज्य या नगरपालिका भंडारण के लिए दस्तावेजों की तैयारी और हस्तांतरण को नियंत्रित करेगा।

परिसमापन आयोग या दिवालियापन ट्रस्टी परिसमाप्त संगठन के अभिलेखीय दस्तावेजों के आगे भंडारण के लिए तैयारी और हस्तांतरण के लिए जिम्मेदार है।

दस्तावेजों को सुव्यवस्थित करने और उन्हें अभिलेखीय संस्थानों में भंडारण के लिए स्थानांतरित करने के लिए काम करने के लिए, संगठन के परिसमापन के लिए लागत अनुमान में एक लेख शामिल है जो दस्तावेजों के मूल्य और प्रसंस्करण की जांच की लागत प्रदान करता है। अभिलेखीय संस्थानों में स्थानांतरण और उनके परिवहन के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों की तैयारी संगठन की कीमत पर की जाती है।

राज्य या नगरपालिका भंडारण के लिए हस्तांतरित दस्तावेजों का आदेश दिया जाता है अपने दम परया 6 फरवरी, 2002 के फेडरल आर्काइव के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित, संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार, इस प्रकार के काम को करने के लिए लाइसेंस प्राप्त संगठनों को आकर्षित करके। परिसमापन आयोग के अध्यक्ष या दिवालियापन ट्रस्टी दस्तावेजों के मूल्य और आदेश की जांच के लिए सेवाओं के प्रावधान के लिए संबंधित राज्य या नगरपालिका संग्रह के साथ एक समझौता कर सकते हैं।

टिप्पणी। एक संगठन के परिसमापन पर जो राज्य (नगरपालिका) संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत है, स्थायी भंडारण मामलों की एक सूची, अस्थायी भंडारण कर्मियों की एक सूची (75 वर्ष), अस्थायी भंडारण मामलों की एक सूची (10 वर्ष तक सहित) , जिसकी भंडारण अवधि समाप्त नहीं हुई है, और उन मामलों के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम जो भंडारण के अधीन नहीं हैं, संबंधित अभिलेखीय निकाय के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग द्वारा अनुमोदन और अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किए जाते हैं, और फिर अध्यक्ष द्वारा अनुमोदित किया जाता है परिसमापन आयोग या दिवालियापन ट्रस्टी।

एक संगठन के परिसमापन के मामले में जो राज्य (नगरपालिका) संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत नहीं है, अस्थायी भंडारण के कर्मियों पर फाइलों की सूची (75 वर्ष), अस्थायी भंडारण के मामलों की सूची (10 साल तक सहित), भंडारण अवधि जिनकी अवधि समाप्त नहीं हुई है, और उन मामलों के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम जो भंडारण के अधीन नहीं हैं।

परिसमाप्त संगठन के दस्तावेज किसे रखने चाहिए?

एक परिसमाप्त संगठन के दस्तावेज, जिसका एक कानूनी उत्तराधिकारी या एक उच्च संगठन है, भंडारण के लिए कानूनी उत्तराधिकारी को स्थानांतरित किया जाएगा, और उसकी अनुपस्थिति में - एक व्यवस्थित स्थिति में उच्च संगठन को।

एक उत्तराधिकारी और एक उच्च संगठन की अनुपस्थिति में, स्थायी भंडारण के दस्तावेज, अस्थायी भंडारण के कर्मियों पर दस्तावेज (75 वर्ष) और अस्थायी भंडारण के दस्तावेज (10 वर्ष तक सहित), जिनकी भंडारण अवधि समाप्त नहीं हुई है, को स्थानांतरित किया जाता है। एक व्यवस्थित तरीके से उपयुक्त राज्य (नगरपालिका) संग्रह के लिए। वहीं, गैर-सरकारी संगठन अपने दस्तावेजों को एक अनुबंध के तहत स्थानांतरित करते हैं।

अस्थायी भंडारण अवधि समाप्त नहीं होने वाले दस्तावेज़ों को उपयुक्त राज्य (नगरपालिका) संग्रह में स्थानांतरित किया जा सकता है यदि संग्रह में खाली स्थान हैं और इसके साथ भुगतान के आधार पर समझौता किया गया है।

राज्य या नगरपालिका भंडारण में स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों की तैयारी में शामिल हैं:

दस्तावेजों के मूल्य की जांच;
मामले दर्ज करना;
इसके लिए सूची और वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण का संकलन।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच

दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा आयोजित करते समय, दस्तावेजों के भंडारण की अवधि संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची के अनुसार निर्धारित की जाती है, जो संघीय अभिलेखागार द्वारा अनुमोदित भंडारण की अवधि को दर्शाती है (बाद में मानक के रूप में संदर्भित) सूची)।

लंबे समय तक भंडारण अवधि वाले कर्मियों के दस्तावेजों में शामिल हैं:

प्रशासनिक दस्तावेज (आदेश; आदेश; कर्मियों पर आदेश की जगह नोट्स; संकल्प, आदि);
कर्मियों की सूची, सहित। हानिकारक कामकाजी परिस्थितियों वाले उत्पादन में श्रमिकों की सूची;
कार्मिक पंजीकरण कार्ड, सहित। अस्थायी कर्मचारी (फॉर्म टी -2);
व्यक्तिगत चीज़े;
मजदूरी के लिए कर्मचारियों के व्यक्तिगत खाते (पेरोल विवरण);
उत्पादन से संबंधित दुर्घटनाओं पर कार्य करता है;
बिलिंग शीट;
खतरनाक व्यवसायों में श्रमिकों के लिए समय पत्रक और संगठन;
रोजगार अनुबंध (अनुबंध), श्रम समझौते, व्यक्तिगत फाइलों में शामिल नहीं है;
सेवा की अवधि के लिए बोनस के भुगतान के लिए वरिष्ठता स्थापित करने के लिए आयोगों की बैठकों के कार्यवृत्त;
बैठकों के कार्यवृत्त, सत्यापन और योग्यता आयोगों के संकल्प;
राज्य और विभागीय पुरस्कार प्रदान करने, उपाधियाँ प्रदान करने, पुरस्कार देने के लिए संगठन के कर्मचारियों की प्रस्तुति पर दस्तावेज़ (प्रतिनिधित्व, याचिकाएँ, विशेषताएँ, आत्मकथाएँ, निर्णयों से उद्धरण, संकल्प, आदि);
अधिमान्य पेंशन के लिए जाने वाले कर्मचारियों की सूची;
नियमित व्यवस्था;
स्वागत, आंदोलन (स्थानांतरण), कर्मचारियों की बर्खास्तगी के लिए लेखांकन की किताबें (कार्ड)।

मॉडल सूची के अनुसार इन दस्तावेजों के भंडारण की अवधि आम तौर पर 75 वर्ष है। अपवाद हैं:

उत्पादन से संबंधित दुर्घटनाओं पर अधिनियम - 45 वर्षों के लिए रखे जाते हैं;
बिलिंग सूचियाँ - 25 वर्ष;
सेवा की अवधि के लिए बोनस के भुगतान के लिए वरिष्ठता स्थापित करने के लिए आयोगों की बैठकों का कार्यवृत्त - 15 वर्ष;
बैठकों के मिनट, सत्यापन के संकल्प, योग्यता आयोग - 15 वर्ष;
तरजीही पेंशन के लिए जाने वाले कर्मचारियों की सूची - 50 वर्ष।

मामलों की शीट-दर-शीट समीक्षा करके आगे के भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन किया जाता है। केवल मामलों के कवर पर शीर्षकों द्वारा दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने की अनुमति नहीं है। साथ ही, उन दस्तावेज़ों या दस्तावेज़ों की अतिरिक्त, प्रतिलिपि प्रतियाँ जो उन मामलों से संबंधित नहीं हैं जिन पर मामला बनाया गया था, मामलों से वापस ले ली जाती हैं; दस्तावेजों की शुद्धता की जांच की जाती है।

टिप्पणी। कला के अनुसार। मॉडल सूची के 6 बी, कर्मियों पर आदेश, आदेश दो भंडारण अवधि हैं: 75 वर्ष और 5 वर्ष।

आदेश, 75 साल के शैल्फ जीवन वाले कर्मियों के आदेशों में आदेश, प्रवेश के आदेश, बर्खास्तगी, स्थानांतरण, बोनस, पदोन्नति, देखभाल के लिए लंबी छुट्टी, लंबी व्यापार यात्राएं शामिल हैं।

ऑर्डर, 5 साल की शेल्फ लाइफ वाले ऑर्डर में ऑर्डर, नियमित और स्टडी हॉलिडे के प्रावधान के लिए ऑर्डर, ड्यूटी, पेनल्टी, शॉर्ट-टर्म बिजनेस ट्रिप शामिल हैं।

राज्य (नगरपालिका) भंडारण के लिए, 75 साल की शेल्फ लाइफ वाले ऑर्डर और ऑर्डर चुने जाते हैं। आदेश, 5 साल की भंडारण अवधि वाले आदेश विनाश के कार्य में शामिल हैं, सूची के अनुसार उनकी भंडारण अवधि की समाप्ति के अधीन।

मामलों का पंजीकरण

मामलों का पंजीकरण मामले में दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण, मामले की फाइलिंग या बाध्यकारी, मामले की शीटों की संख्या, मामले के साक्ष्य की एक शीट संकलित करने, संकलन (में) प्रदान करता है। आवश्यक मामले) दस्तावेजों की आंतरिक सूची।

आदेश, आदेश और अन्य प्रशासनिक दस्तावेज कालानुक्रमिक क्रम में और संबंधित अनुप्रयोगों के साथ एक कैलेंडर वर्ष के भीतर मामलों में बनते हैं।

कालानुक्रमिक सिद्धांत के अनुसार, दुर्घटनाओं के कृत्यों, आयोग की बैठकों के कार्यवृत्त, पुरस्कारों के लिए दस्तावेज प्रस्तुत करने पर दस्तावेज, रोजगार अनुबंध (समझौते), पेरोल, टेबल और खतरनाक व्यवसायों में श्रमिकों के लिए संगठनों वाले मामलों में भी दस्तावेजों को व्यवस्थित किया जाता है।

कर्मचारियों के वेतन के लिए व्यक्तिगत खातों को अलग-अलग फाइलों में बनाया जाता है और अंतिम नाम से वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है।

व्यक्तिगत फाइलों में दस्तावेजों को व्यवस्थित किया जाता है जैसे वे प्राप्त होते हैं।

कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड भी अंतिम नाम से वर्णानुक्रम में मामलों में बनते हैं।

अस्थायी (10 साल तक) भंडारण के मामले आंशिक पंजीकरण के अधीन हैं: इसे मामले में दस्तावेजों को व्यवस्थित नहीं करने की अनुमति है, मामले की शीटों को नंबर न दें, मामलों में गवाह पत्र न छोड़ें।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच के पूरा होने के बाद ही स्थायी, दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के गठित मामलों का बंधन, दाखिल किया जाता है। अस्थायी (10 साल तक की) भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ बाध्य नहीं हो सकते हैं, दायर नहीं किए जा सकते हैं, लेकिन सूची के अनुसार उनकी भंडारण अवधि की समाप्ति तक एक बाइंडर में संग्रहीत किए जाते हैं।

मामले के दस्तावेज कठोर धागे के साथ चार पंक्चर में गुंथे हुए हैं। एक सामाजिक और कानूनी प्रकृति के अनुरोधों के निष्पादन के लिए कर्मियों पर दस्तावेजों के उपयोग की तीव्रता को देखते हुए, बाध्यकारी कार्य करते समय, फाइलों को दाखिल करते समय, उच्च घनत्व वाले उच्च गुणवत्ता वाले कार्डबोर्ड का उपयोग किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ दायर किए जाते हैं, बाध्य होते हैं ताकि पाठ का मुफ्त पठन सुनिश्चित किया जा सके।

यदि व्यक्तिगत फ़ाइल (प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र, कार्यपुस्तिका, सैन्य कार्ड, आदि) में लावारिस व्यक्तिगत दस्तावेज हैं, तो उन्हें एक लिफाफे में डाल दिया जाता है, जो अन्य दस्तावेजों के साथ फाइल में दर्ज किया जाता है।

केस विवरण का संकलन

मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची असाधारण मामलों में, एक नियम के रूप में, व्यक्तिगत फाइलों के लिए संकलित की जाती है।

प्रत्येक मामले की शुरुआत में, कागज की एक खाली शीट संलग्न होती है, अंत में - निर्धारित प्रपत्र में एक प्रमाणन पत्रक। सर्टिफिकेशन शीट में, संख्या और शब्दों में, केस में नंबर शीट की संख्या, गुम होने की उपस्थिति और अक्षर संख्या, यदि आवश्यक हो, तो मामले की आंतरिक सूची की शीटों की संख्या चिपका दी जाती है। इसे पुष्टिकरण शिलालेख जारी करने की अनुमति नहीं है विपरीत पक्षमामले का अंतिम दस्तावेज या मामले के कवर पर।

दस्तावेजों के मूल्य और आदेश की जांच के परिणामों के आधार पर, स्थायी भंडारण के लिए मामलों की सूची, अस्थायी (75 वर्ष) भंडारण के कर्मियों के लिए मामलों की सूची, अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण के लिए मामलों की सूची और एक अधिनियम भंडारण के अधीन नहीं मामलों के विनाश के लिए आवंटन पर तैयार कर रहे हैं।

मात्रा, दस्तावेजों की संरचना, उनके भंडारण की अवधि, कर्मियों पर फाइलों के प्रारूप के साथ-साथ सेवा की लंबाई और मजदूरी की मात्रा की पुष्टि करने के लिए आवश्यक जानकारी की खोज करने के लिए, कर्मियों पर मामलों की अलग सूची के आधार पर तैयार किया जा सकता है:

आदेश;
- बर्खास्त की व्यक्तिगत फाइलें;
- बर्खास्त किए गए व्यक्तिगत कार्ड;
- व्यक्तिगत पेरोल खाते;
- पेरोल के लिए पेरोल रिकॉर्ड;
- लावारिस व्यक्तिगत दस्तावेज (कार्य पुस्तकें, प्रमाण पत्र, आदि);
- उत्पादन, आदि से संबंधित दुर्घटनाओं के कार्य।

संगठनों के प्रबंधन दस्तावेज जो राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत नहीं हैं, जिनका उपयोग सामाजिक और कानूनी प्रकृति के अनुरोधों को पूरा करने के लिए किया जाता है, या तो एक अलग सूची में शामिल होते हैं, या (हस्तांतरित दस्तावेजों की छोटी मात्रा के साथ) मामलों की सूची में शामिल होते हैं। अस्थायी (75 वर्ष) भंडारण अवधि के कर्मियों के लिए।

मामलों की सूची और उन मामलों के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम जो भंडारण के अधीन नहीं हैं, अनुमोदन और अनुमोदन के लिए संबंधित अभिलेखीय निकाय के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग द्वारा विचार के लिए प्रस्तुत किए जाते हैं।

अभिलेखीय प्राधिकारी के साथ मामलों की सूची के अनुमोदन और समन्वय के बाद नष्ट किए जाने वाले मामलों को वितरण नोट के उचित निष्पादन के साथ प्रसंस्करण (उपयोग) के लिए स्थानांतरित किया जाता है, जो तारीख, बेकार कागज के वजन को इंगित करता है।

भंडारण की लागत कितनी है? राज्य निकायों और संगठनों, सहित। एकात्मक, भंडारण के लिए सेवाओं के भुगतान के बिना अपने दस्तावेजों को राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरित करें। यही बात स्थानीय सरकारों और नगरपालिका संगठनों पर भी लागू होती है।

परिसमाप्त गैर-सरकारी संगठन, राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत होने और न होने दोनों, एक समझौते के तहत अपने दस्तावेजों को राज्य (नगरपालिका) भंडारण में स्थानांतरित करते हैं।

यदि परिसमाप्त गैर-राज्य संगठन के पास राज्य के स्वामित्व वाले पूर्ववर्ती संगठन के कार्यालय कार्य में उत्पन्न दस्तावेज हैं, तो इन दस्तावेजों के भंडारण के लिए कोई शुल्क नहीं लिया जाता है।

संबंधित अभिलेखीय निकाय के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग द्वारा अनुमोदित या सहमत सूची के अनुसार दस्तावेजों को राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार में एक व्यवस्थित तरीके से स्थानांतरित किया जाता है।

भंडारण के लिए दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण राज्य (नगरपालिका) संग्रह के कर्मचारियों और परिसमाप्त संगठन के एक प्रतिनिधि द्वारा किया जाता है। स्वीकृति और संचरण की प्रक्रिया में, सूची में इंगित मामलों की उपस्थिति की जाँच की जाती है। मामलों की भौतिक स्थिति दृश्य निरीक्षण द्वारा निर्धारित की जाती है। दस्तावेजों की स्वीकृति को दो प्रतियों में भंडारण के लिए दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के एक अधिनियम द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है, जिसे दिवालियापन ट्रस्टी (परिसमापन आयोग के अध्यक्ष) और अभिलेखीय संस्थान के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। दस्तावेजों के साथ, प्रत्येक सूची की तीन प्रतियां और वैज्ञानिक संदर्भ उपकरणउनके लिए (अभिलेखीय निधि का ऐतिहासिक संदर्भ, सूची की प्रस्तावना, अनुक्रमणिका, संक्षिप्त शब्दों की सूची, आदि)। सूची की चौथी प्रति और राज्य (नगरपालिका) संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के अधिनियम की एक प्रति दिवालियापन ट्रस्टी (परिसमापन आयोग के अध्यक्ष) को हस्तांतरित की जाती है।

दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों का उल्लंघन

रूसी संघ एन 1562 की सरकार के डिक्री के अनुसार "रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा पर विनियमों के अनुमोदन पर", रोसार्चिव अभिलेखीय निधि से संबंधित दस्तावेजों के भंडारण के लिए समय सीमा के अनुपालन की निगरानी के कार्यों से संपन्न है। रूसी संघ के अधिकांश घटक संस्थाओं में ऐसे प्रावधान और कानून हैं जो संबंधित अभिलेखीय प्रबंधन निकायों (एक नियम के रूप में, विभागीय अभिलेखागार) को संगठनों पर प्रशासनिक जिम्मेदारी के उपायों को लागू करने के अधिकार के साथ सशक्त बनाते हैं। संघीय पुरालेख के निकाय कार्यालय के काम में संगठनों द्वारा दस्तावेजों की सुरक्षा, अधिग्रहण और उपयोग सुनिश्चित करने, संग्रह के क्षेत्र में कानून की आवश्यकताओं के साथ संगठनों के अनुपालन की जांच करते हैं।

रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और अभिलेखागार एन 5341-1 पर रूसी संघ के विधान के मूल सिद्धांतों के अनुसार, अधिकारी और नागरिक रूसी संघ और गणराज्यों के कानून द्वारा स्थापित आपराधिक, प्रशासनिक और अन्य दायित्व वहन करते हैं। रूसी संघ और अभिलेखागार के अभिलेखीय कोष पर कानून का उल्लंघन करने के लिए रूसी संघ।

रूसी संघ के विषयों में प्रशासनिक जिम्मेदारी विभिन्न नियमों द्वारा प्रदान की जाती है। तो, मॉस्को शहर में, मॉस्को एन 595-आरएम के मेयर का एक आदेश है "अभिलेखीय व्यवसाय पर मौजूदा कानून के उल्लंघन के लिए" मोसगोरखिव "एसोसिएशन द्वारा लगाए गए दंड की राशि के अनुमोदन पर।" अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों का पालन करने में विफलता संस्थानों, उद्यमों, संगठनों पर स्वामित्व की परवाह किए बिना, सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए स्थापित नियमों के उल्लंघन के लिए संस्थानों, उद्यमों, संगठनों पर "मोसगोरखिव" संघ द्वारा लगाए गए दंड के संग्रह पर जोर देती है। , 70 SMIC तक की राशि में अभिलेखीय दस्तावेजों का आदेश देना और उनका उपयोग करना। व्यवहार में, जब कोई संगठन दो या दो से अधिक अपराध करता है, तो प्रत्येक अपराध के लिए अलग से दंड लगाया जाता है। जुर्माने का भुगतान कंपनी को उल्लंघन को खत्म करने के दायित्व से मुक्त नहीं करता है। अभिलेखीय कानून के उल्लंघन के लिए प्रशासनिक जिम्मेदारी के मुद्दों को विनियमित करने वाले विशेष कृत्यों की उपस्थिति पर ध्यान दिया जा सकता है, उदाहरण के लिए, ओम्स्क क्षेत्र और खाबरोवस्क क्षेत्र में। रूसी संघ के इन घटक संस्थाओं के क्षेत्र में, अभिलेखीय कानून के उल्लंघन के लिए प्रशासनिक दायित्व पर कानून हैं, जो 30 न्यूनतम मजदूरी (ओम्स्क क्षेत्र) तक के औसत दंड और 100 न्यूनतम मजदूरी तक प्रदान करते हैं ( खाबरोवस्क क्षेत्र).

अधिकांश क्षेत्रों में प्रशासनिक जिम्मेदारीअभिलेखीय निधियों पर विनियमों या कानूनों द्वारा प्रदान किया गया। हाँ, कानून टूमेन क्षेत्र 50 न्यूनतम मजदूरी तक की राशि में दंड लगाने का प्रावधान है। कुर्स्क क्षेत्र के संग्रह कोष पर विनियमन नागरिकों पर जुर्माना लगाने का प्रावधान करता है - 10 न्यूनतम मजदूरी तक; अधिकारियों के लिए - 20 न्यूनतम मजदूरी तक।

कुछ क्षेत्रों में, उदाहरण के लिए, क्रास्नोडार क्षेत्र में, अभिलेखीय निधियों पर संबंधित कानून अभिलेखीय कानून का पालन न करने के लिए संगठनों पर दंड लगाने का प्रावधान नहीं करते हैं। जब तक इस तरह के विषय के क्षेत्र में प्रशासनिक जिम्मेदारी स्थापित करने वाला कोई अन्य नियामक अधिनियम लागू नहीं होता है, तब तक अभिलेखीय निधि संगठनों पर जुर्माना लगाने के हकदार नहीं हैं।

रूसी संघ के अभिलेखीय कोष पर रूसी संघ के विधान के मूल सिद्धांतों के अनुसार और अभिलेखागार एन 5341-1 राज्य नियंत्रणअभियोजक के कार्यालय द्वारा अभिलेखीय प्रबंधन निकायों के अलावा रूसी संघ और अभिलेखागार के अभिलेखीय कोष पर कानून का अनुपालन किया जाता है। संगठन द्वारा अभिलेखीय कानून के उल्लंघन के बारे में संग्रह के अनुरोध पर, अभियोजक या उसके डिप्टी कानून के उल्लंघन को खत्म करने का प्रस्ताव जारी करते हैं (रूसी संघ के कानून के अनुच्छेद 24, 26 एन 2202-1 "अभियोजक पर रूसी संघ का कार्यालय")। अभियोजक के प्रस्ताव को प्रस्तुत करने की तारीख से एक महीने के भीतर, संगठन को कानून के प्रतिबद्ध उल्लंघनों को खत्म करने के लिए विशिष्ट उपाय करने होंगे। किए गए उपायों के परिणामों को अभियोजक को सूचित किया जाना चाहिए लिख रहे हैं.

अभियोजक की आवश्यकताओं का पालन करने में जानबूझकर विफलता के लिए, प्रशासनिक अपराधों की RSFSR संहिता 50 न्यूनतम मजदूरी तक का जुर्माना लगाने का प्रावधान करती है।

यदि संगठन अभियोजक के प्रस्ताव का पालन करने में विफल रहता है, तो उसे एक आपराधिक मामला या प्रशासनिक अपराध पर कार्यवाही शुरू करने का अधिकार है। हालांकि, दस्तावेजों के नुकसान (विफलता) के लिए प्रमुख या मुख्य लेखाकार की आपराधिक या प्रशासनिक देयता केवल सख्ती से होती है कानून द्वारा निर्धारितमामले

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि निजीकरण के दौरान गठित संगठनों के दस्तावेज हैं राज्य की संपत्ति. और, इसलिए, उनके नुकसान के लिए, साथ ही साथ आधिकारिक दस्तावेजों की चोरी, विनाश, क्षति या छिपाने के लिए, आपराधिक दायित्व रूसी संघ के आपराधिक संहिता के अनुच्छेद 325 के अनुसार प्रदान किया जाता है।

इस प्रकार, कानून उन दस्तावेजों के भंडारण के लिए नियम और शर्तें स्थापित करता है जो अभिलेखीय निधि बनाते हैं, साथ ही साथ उनके विनाश की प्रक्रिया भी। अभिलेखीय निधि से संबंधित दस्तावेजों की सुरक्षा पर नियंत्रण अभिलेखीय प्रबंधन निकायों द्वारा किया जाता है। अभिलेखीय कानून के उल्लंघन के मामले में अधिकांश क्षेत्रों में रूसी संघ के घटक संस्थाओं के नियमों के अनुसार अधिकृत निकायलगा सकता है प्रशासनिक जुर्मानाजुर्माना के रूप में संगठन। अभिलेखीय प्रबंधन निकायों को अभियोजक के कार्यालय में प्रासंगिक अनुरोधों के साथ आवेदन करने का भी अधिकार है। हालाँकि, एक आपराधिक मामला या कार्यवाही शुरू करना प्रशासनिक अपराधदस्तावेजों की हानि (विफलता) के आधार पर सख्ती से सीमित मामलों में ही संभव है।

प्राथमिक दस्तावेजों का भंडारण

किसी भी संगठन की गतिविधि हमेशा लेखांकन प्रलेखन से जुड़ी होती है, जो न केवल सही ढंग से तैयार करने में सक्षम होने के लिए, बल्कि ठीक से बचाने के लिए भी महत्वपूर्ण है। प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण क्या होता है और प्राथमिक दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया को कानूनी रूप से कैसे विनियमित किया जाता है, इसके बारे में।

प्राथमिक दस्तावेज संगठन में लेखांकन का मुख्य भाग होते हैं, जिन्हें इसके घटित होने के क्षण से निरंतर बनाए रखा जाना चाहिए रूसी कानून.

संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" FZ-129 और टैक्स कोड के प्रावधानों के अनुसार, प्राथमिक दस्तावेजों का भंडारण मुख्य लेखाकार की प्रत्यक्ष जिम्मेदारी है। इस आवश्यकता के उल्लंघन के मामले में, दंड प्रभावी होते हैं, जिन्हें प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण के उचित संगठन के साथ टाला जा सकता था।

प्राथमिक दस्तावेज क्या हैं

लेखांकन पर संघीय कानून (विनियमन 88 के भाग 1, अनुच्छेद 9 और खंड 1.2) दो मुख्य प्रकार के दस्तावेज़ीकरण को अलग करता है:

लेखांकन रजिस्टरों में प्राथमिक दस्तावेज के आधार पर दर्ज की गई जानकारी होती है;
आर्थिक या वित्तीय लेनदेन के पूरा होने की पुष्टि करने वाले प्राथमिक दस्तावेज।

संगठन के प्राथमिक दस्तावेज भुगतान आदेश, व्यावसायिक अधिनियम, चालान, उद्यम द्वारा किए गए कार्य के कार्य, रसीदें और नकद आदेश हैं। हालांकि, माल की नियोजित खरीद के लिए वस्तु चालान प्राथमिक दस्तावेज नहीं है, क्योंकि यह केवल खरीद को दर्शाता है, लेकिन इसके पूरा होने का तथ्य नहीं है।

प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें

प्राथमिक दस्तावेजों का भंडारण इस बात की परवाह किए बिना किया जाना चाहिए कि सूचना कागज पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत है या नहीं।

महत्वपूर्ण: यदि लेखांकन इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में रखा जाता है, तो प्रतिनिधियों के अनुरोध पर कर सेवाएंआपको प्राथमिक दस्तावेजों की कागजी प्रतियां बनाने की आवश्यकता है (संघीय कानून संख्या 129-एफजेड "लेखा पर" के खंड 7, अनुच्छेद 9)।

संघीय कानून 129-FZ "ऑन अकाउंटिंग" का अनुच्छेद 17 संगठनों को कम से कम 5 वर्षों के लिए प्राथमिक दस्तावेज रखने के लिए बाध्य करता है।

टैक्स कोडअन्य समय सीमा निर्धारित करता है। उदाहरण के लिए, रूसी संघ के टैक्स कोड का अनुच्छेद 23 इस तथ्य को निर्धारित करता है कि करों की गणना और भुगतान के लिए आवश्यक लेखांकन जानकारी और अन्य दस्तावेज 4 साल तक संग्रहीत किए जाने चाहिए। आगे किए गए नुकसान की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों को तब तक रखा जाना चाहिए जब तक कि संगठन पहले से प्राप्त नुकसान (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 283) की राशि से कर योग्य लाभ को कम नहीं कर देता।

इस मामले में समस्या यह है कि कड़ाई से लेखांकन और कर दस्तावेजों को अलग करना बहुत मुश्किल है। इसलिए इस स्थिति से बाहर निकलने का सबसे अच्छा तरीका है कि दोनों तरह के दस्तावेजों को 5 साल तक स्टोर किया जाए।

इसके अलावा, यह याद रखना चाहिए कि प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें अभिलेखीय कानून द्वारा विनियमित होती हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, जिसे संघीय अभिलेखागार द्वारा अनुमोदित किया जाता है, प्राथमिक दस्तावेजों के लिए 5 साल की भंडारण अवधि स्थापित करता है।

महत्वपूर्ण: कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों सहित कर्मियों के रिकॉर्ड को 75 वर्षों तक रखा जाना चाहिए। किसी भी दस्तावेज़ के भंडारण की अवधि की गणना उस वर्ष के 1 जनवरी से की जाती है जब दस्तावेज़ जारी किया गया था।

प्राथमिक दस्तावेजों को कैसे स्टोर करें

प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की प्रक्रिया की स्थापना संगठन के मुख्य लेखाकार द्वारा की जाती है। एक नियम के रूप में, एक लेखा रजिस्टर के संसाधित प्राथमिक दस्तावेज कालानुक्रमिक क्रम में अलग-अलग फ़ोल्डरों में दर्ज किए जाते हैं।

उसी समय, प्रत्येक लेखाकार स्वतंत्र रूप से यह तय करता है कि दस्तावेजों को छांटना उसके लिए कितना सुविधाजनक है। कुछ संगठन के खातों को अनुबंधों के साथ फाइल करते हैं, जबकि अन्य उन्हें भुगतान दस्तावेजों या एक अलग फ़ोल्डर में संलग्न करते हैं। मुख्य बात यह है कि यदि आवश्यक हो तो लेखाकार हमेशा जल्दी से ढूंढ सकता है आवश्यक दस्तावेज़.

महत्वपूर्ण: इनवॉइस संग्रहीत करने के लिए एक विशेष प्रक्रिया है। आपूर्तिकर्ताओं से प्राप्त चालान, साथ ही खरीदारों को जारी की गई दूसरी प्रतियां, एक विशेष पत्रिका में संग्रहित की जानी चाहिए।

व्यक्तिगत भंडारण के दस्तावेज

व्यक्तिगत भंडारण दस्तावेज ऐसे दस्तावेज हैं जो एक नागरिक या संगठन को अचल संपत्ति के अधिकारों के राज्य पंजीकरण और इसके साथ लेनदेन के लिए स्वतंत्र रूप से प्रदान करने की आवश्यकता होती है। दस्तावेजों के विपरीत, जो अन्य राज्य और स्थानीय सरकारी निकायों और उनके अधीनस्थ संगठनों से प्राप्त किए जाते हैं। आवेदक को जमा न करने का अधिकार है उक्त दस्तावेज.

अचल संपत्ति और लेनदेन के अधिकारों के राज्य पंजीकरण के लिए, संघीय कानून संख्या 122-FZ के अनुच्छेद 16 के अनुसार "रियल एस्टेट और इसके साथ लेनदेन के अधिकारों के राज्य पंजीकरण पर", आवेदक इसके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक एक आवेदन और दस्तावेज प्रदान करता है। . इस तरह के दस्तावेजों में विरासत के अधिकार का प्रमाण पत्र, अदालत के फैसले, निजीकरण समझौते, संपत्ति के अलगाव पर समझौते आदि शामिल हैं।

राज्य पंजीकरण के दौरान, व्यक्तिगत भंडारण के दस्तावेजों को कागज पर दस्तावेज़ के रूप में या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में प्रस्तुत करना आवश्यक है।

210-एफजेड के अनुच्छेद 7 के भाग 6 के अनुसार एक नागरिक या संगठन को प्रदान करने के लिए आवश्यक व्यक्तिगत भंडारण दस्तावेजों में निम्नलिखित दस्तावेज शामिल हैं:

1. सैन्य कर्मियों सहित रूसी संघ के नागरिक के पहचान दस्तावेज, साथ ही पहचान दस्तावेज विदेशी नागरिक, स्टेटलेस व्यक्ति, जिसमें निवास परमिट और शरणार्थी प्रमाणपत्र शामिल हैं;
2. सैन्य पंजीकरण दस्तावेज;
3. अधिनियमों के राज्य पंजीकरण के प्रमाण पत्र शिष्टता का स्तर;
4. निवास स्थान या ठहरने के स्थान पर पंजीकरण की पुष्टि करने वाले दस्तावेज;
5. व्यक्ति को प्रावधान की पुष्टि करने वाले दस्तावेज विशेष अधिकारसंबंधित प्रकार का वाहन चलाने के लिए;
6. संबंधित प्रकार के वाहन के राज्य तकनीकी निरीक्षण (प्रमाणन) के पारित होने की पुष्टि करने वाले दस्तावेज;
7. दस्तावेजों के लिए वाहनऔर इसके घटक भागों, पंजीकरण दस्तावेजों सहित;
8. दस्तावेजों के बारे में श्रम गतिविधि, ज्येष्ठताऔर एक नागरिक की कमाई, साथ ही काम पर दुर्घटना या व्यावसायिक बीमारी की जांच के परिणामस्वरूप तैयार किए गए दस्तावेज;
9. शैक्षिक गतिविधियों में लगे संगठनों द्वारा जारी प्रासंगिक शिक्षा और (या) व्यावसायिक योग्यता, शैक्षणिक डिग्री और शैक्षणिक उपाधियों और प्रशिक्षण के पारित होने से संबंधित दस्तावेजों पर दस्तावेज;
10. राज्य, नगरपालिका या निजी स्वास्थ्य सेवा प्रणाली का हिस्सा होने वाले संगठनों द्वारा जारी किए गए प्रमाण पत्र, निष्कर्ष और अन्य दस्तावेज;
11. रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज और रूसी संघ में संग्रह पर कानून के अनुसार अन्य अभिलेखीय दस्तावेज, स्थायी भंडारण के लिए राज्य या नगरपालिका अभिलेखागार में स्थानांतरित;
12. सामान्य क्षेत्राधिकार के न्यायालयों के निर्णय, वाक्य, निर्णय और संकल्प और मध्यस्थता अदालतें;
13. एक कानूनी इकाई के घटक दस्तावेज;
14. संरक्षकता और संरक्षकता पर रूसी संघ के कानून के अनुसार संरक्षकता और संरक्षकता अधिकारियों द्वारा जारी किए गए निर्णय, निष्कर्ष और परमिट;
15. अचल संपत्ति की वस्तुओं के लिए शीर्षक दस्तावेज, जिनके अधिकार एकीकृत में पंजीकृत नहीं हैं राज्य रजिस्टरअचल संपत्ति और उसके साथ लेनदेन के अधिकार;
16. संघीय द्वारा जारी दस्तावेज सरकारी संस्थाएंचिकित्सा और सामाजिक विशेषज्ञता;
17. सामाजिक समर्थन प्राप्त करने के लिए नागरिक के अधिकार की पुष्टि करने वाले प्रमाण पत्र और दस्तावेज;
18. राज्य और पर दस्तावेज विभागीय पुरस्कार, राज्य पुरस्कार और विशिष्टताएं;
19. कानूनी संस्थाओं या व्यक्तिगत उद्यमियों द्वारा प्रदान किए गए संघीय सांख्यिकीय अवलोकन के रूप में निहित प्राथमिक सांख्यिकीय डेटा।

अधिकारों के राज्य पंजीकरण के संबंध में, ये हैं:

सैन्य कर्मियों सहित रूसी संघ के नागरिक की पहचान साबित करने वाले दस्तावेज, साथ ही एक विदेशी नागरिक, स्टेटलेस व्यक्तियों की पहचान साबित करने वाले दस्तावेज, जिसमें निवास परमिट और शरणार्थी प्रमाण पत्र शामिल हैं;
सैन्य पंजीकरण दस्तावेज;
नागरिक स्थिति के कृत्यों के राज्य पंजीकरण के प्रमाण पत्र;
निवास स्थान या ठहरने के स्थान पर पंजीकरण की पुष्टि करने वाले दस्तावेज;
रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज और रूसी संघ में संग्रह पर कानून के अनुसार अन्य अभिलेखीय दस्तावेज, स्थायी भंडारण के लिए राज्य या नगरपालिका अभिलेखागार में स्थानांतरित;
सामान्य क्षेत्राधिकार और मध्यस्थता अदालतों के न्यायालयों के निर्णय, वाक्य, निर्णय और संकल्प;
एक कानूनी इकाई के घटक दस्तावेज;
संरक्षकता और संरक्षकता पर रूसी संघ के कानून के अनुसार संरक्षकता और संरक्षकता अधिकारियों द्वारा जारी किए गए निर्णय, निष्कर्ष और परमिट;
अचल संपत्ति वस्तुओं के लिए शीर्षक दस्तावेज, जिनके अधिकार यूनिफाइड स्टेट रजिस्टर ऑफ राइट्स टू रियल एस्टेट और इसके साथ लेनदेन में पंजीकृत नहीं हैं।

22 अक्टूबर 2004 के संघीय कानून संख्या 125-एफजेड "रूसी संघ में अभिलेखागार पर" संगठनों को संघीय कानूनों, अन्य नियामक कानूनी द्वारा स्थापित उनके भंडारण की अवधि के दौरान कर्मियों पर दस्तावेजों सहित अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की आवश्यकता है। रूसी संघ के अधिनियम, साथ ही इस संघीय कानून के अनुच्छेद 6 के भाग 3 और इस संघीय कानून के अनुच्छेद 23 के भाग 1 और 1.1 द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों की सूची।

दस्तावेजों की इन सूचियों में शामिल हैं:

1) मानक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, उनके भंडारण की अवधि और इन सूचियों के उपयोग के लिए निर्देश, अधिकृत द्वारा अनुमोदित संघीय निकायसंग्रह और कार्यालय के काम के क्षेत्र में कार्यकारी प्राधिकरण (वर्तमान में - रोसारखिव, पूर्व में - रूस के संस्कृति मंत्रालय):

- राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची, जो उनके भंडारण की शर्तों को दर्शाती है, अनुमोदित। रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 एन 558;

- संगठनों की वैज्ञानिक, तकनीकी और उत्पादन गतिविधियों में उत्पन्न विशिष्ट अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची, जो भंडारण की अवधि को दर्शाती है, अनुमोदित। रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 31 जुलाई, 2007 एन 1182।

इसके अलावा, 80 के दशक के लिए प्रबंधन दस्तावेजों के शेल्फ जीवन का निर्धारण करने के लिए - XX सदी के 90 के दशक की पहली छमाही, साथ ही विशिष्ट (उद्योग) प्रलेखन, मानक दस्तावेजों की सूची, अनुमोदित। यूएसएसआर का मुख्य पुरालेख दिनांक 15.08.1988;

2) संघीय राज्य अधिकारियों, रूसी संघ के अन्य राज्य निकायों द्वारा अनुमोदित दस्तावेजों की सूची, उनकी गतिविधियों के दौरान गठित, साथ ही साथ उनके अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियों के दौरान, उनके भंडारण की अवधि का संकेत। दस्तावेजों की इन सूचियों को संघीय अभिलेखागार के साथ समझौते में अनुमोदित किया गया है;

3) गतिविधियों के दौरान उत्पन्न दस्तावेजों की एक सूची क्रेडिट संस्थान, उनके भंडारण की शर्तों और इसके उपयोग के निर्देशों को इंगित करता है, जो कि रूस के बैंक के साथ संग्रह और रिकॉर्ड रखने के क्षेत्र में अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा अनुमोदित है।

संयुक्त स्टॉक कंपनियों के लिए, उनके दस्तावेजों को संग्रहीत करने की शर्तें अनुमोदित संयुक्त स्टॉक कंपनियों के दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया और शर्तों पर विनियमों द्वारा निर्धारित की जाती हैं। 16.07.2003 एन 03-33 / पीएस रूस की प्रतिभूति के लिए संघीय आयोग का फरमान।

संदर्भ जानकारी में संगठनों के सबसे सामान्य दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें शामिल हैं, जिन्हें विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची द्वारा अनुमोदित किया गया है। रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश 25 अगस्त, 2010 एन 558, साथ ही उन दस्तावेजों के भंडारण की अवधि जो उपरोक्त सूचियों में शामिल नहीं हैं और संघीय कानूनों और रूसी संघ के अन्य नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित हैं।