शारीरिक स्थिति और मामले के गठन की विशेषताएं। लेटरेड शीट नंबर: यह क्या है और इसका उपयोग कार्यालय के काम में कैसे किया जाता है? मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची

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कर्मियों सहित संगठन के दस्तावेजों का आदेश उनके कार्यालय के काम की समाप्ति के तीन साल बाद नहीं किया जाना चाहिए।

कला के अनुसार। 2 संघीय कानून"के बारे में संग्रहमें रूसी संघ» दिनांक 22 अक्टूबर, 2004 नंबर 125-एफजेड को सुव्यवस्थित करने के तहत अभिलेखीय दस्तावेजरूसी संघ की विशेष रूप से अधिकृत सरकार द्वारा स्थापित नियमों के अनुसार भंडारण इकाइयों (फाइलों) में अभिलेखीय दस्तावेजों के निर्माण, ऐसी भंडारण इकाइयों (फाइलों) के विवरण और निष्पादन पर कार्यों के एक जटिल के रूप में समझा जाता है। संघीय संस्थाकार्यकारिणी शक्ति।

संगठन के दस्तावेजों को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया में निर्धारित किया गया है संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम(बाद में - संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए नियम), 6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित

भंडारण इकाइयों (मामलों) को वर्णित किया जाना चाहिए, व्यवस्थित किया जाना चाहिए, सूची में दर्ज किया जाना चाहिए और इस तरह से निष्पादित किया जाना चाहिए जो उनके लेखांकन, खोज और उपयोग को सुनिश्चित करता है।

संगठन के संग्रह के प्रमुख (संग्रह के लिए जिम्मेदार) की पद्धतिगत सहायता से संगठन के कार्मिक सेवा के कर्मचारियों द्वारा दीर्घकालिक भंडारण के लिए कर्मियों पर दस्तावेजों की तैयारी की जाती है। यदि संगठन राज्य या नगरपालिका संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत है, तो संबंधित अभिलेखीय संस्थान के कर्मचारी सलाहकार के रूप में शामिल हो सकते हैं।

बहुत से लोगों की यह धारणा होती है कि दस्तावेजों को संसाधित करना उन्हें बांधने, शीटों को क्रमांकित करने, मामलों के कवरों को डिजाइन करने और उन पर एक सूची संकलित करने का कार्य है। यह सच से बहुत दूर है। मामलों के प्रसंस्करण के साथ आगे बढ़ने से पहले, आपको दस्तावेजों के सही निष्पादन और उनकी संरचना की पूर्णता पर ध्यान देना चाहिए। सभी प्रशासनिक दस्तावेजों, सभी आवश्यक विवरणों की उपस्थिति को सत्यापित करना आवश्यक है: तिथियां और संख्याएं, हस्ताक्षर। साथ ही, यह याद रखना चाहिए कि लंबे समय तक अभिलेखीय भंडारणदस्तावेजों का चयन केवल उनके मूल रूप में किया जाता है। मूल दस्तावेजों के अभाव में, उन्हें प्रमाणित प्रतियों से बदल दिया जाता है।

दस्तावेजों की अवधारण अवधि का निर्धारण करते समय, किसी को निर्देशित किया जाना चाहिएविशिष्ट की एक सूची प्रबंधन दस्तावेजभंडारण की अवधि को इंगित करते हुए संगठनों की गतिविधियों में गठित(बाद में मानक सूची के रूप में संदर्भित) (एम।, 2000), साथ ही साथ विभागीय सूची।

लंबी अवधि के अभिलेखीय भंडारण के लिए, 10-वर्ष (और अधिक) शेल्फ जीवन वाले दस्तावेजों का चयन किया जाता है। एक नियम के रूप में, कर्मियों द्वारा मामलों की सूची में शामिल हैं निम्नलिखित प्रकारदस्तावेजों और निम्नलिखित क्रम में व्यवस्थित: कर्मियों के लिए आदेश (निर्देश), कर्मचारियों की सूची, कर्मियों के रिकॉर्ड के लिए कार्ड, व्यक्तिगत फाइलें, व्यक्तिगत खातों के लिए वेतनश्रमिकों और कर्मचारियों, कर्मचारियों के लावारिस व्यक्तिगत दस्तावेज (रोजगार की किताबें, प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र, आदि), प्रदर्शन से संबंधित दुर्घटनाओं की रिपोर्ट आधिकारिक कर्तव्य. के अलावा निर्दिष्ट दस्तावेजभंडारण के लिए लिया गया रोजगार संपर्क, खतरनाक व्यवसायों में कामगारों की व्यक्तिगत फाइलों, समय-पत्रकों या संगठनों में शामिल नहीं है।

मामलों की शीट-दर-शीट समीक्षा करके आगे के भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन किया जाता है। केवल मामलों के कवर पर शीर्षकों द्वारा दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने की अनुमति नहीं है। उसी समय, दस्तावेजों या दस्तावेजों की अतिरिक्त प्रतियां जो उन मुद्दों से संबंधित नहीं हैं जिन पर मामला बनाया गया था, उन्हें मामलों से हटा दिया जाता है।

मामलों का पंजीकरण निम्नलिखित के लिए प्रदान करता है: मामले में दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण, मामले की फाइलिंग या बाध्यकारी, मामले की शीटों की संख्या, मामले के साक्ष्य की एक शीट तैयार करना, संकलन (में) आवश्यक मामले) दस्तावेजों की आंतरिक सूची।

मामलों में दस्तावेजों को संकलित करते समय, निम्नलिखित बुनियादी आवश्यकताओं को देखा जाना चाहिए:

· केवल निष्पादित, सही ढंग से निष्पादित दस्तावेज़ों में स्थान, जो उनकी सामग्री में, मामलों के नामकरण के अनुसार मामले के शीर्षक के अनुरूप हैं;

· मामले में दस्तावेज़ की एक प्रति शामिल करें;

· एक ही कैलेंडर वर्ष के समूह दस्तावेज़ एक मामले में(व्यक्तिगत मामलों के अपवाद के साथ);

· एक ही विषय से संबंधित सभी दस्तावेजों को एक साथ रखना;

· फ़ाइल में 250 से अधिक शीट नहीं होनी चाहिए जिसकी मोटाई 4 सेमी से अधिक न हो।

दस्तावेज़ों के मसौदे और डुप्लिकेट प्रतियों के साथ-साथ मामलों में वापस किए जाने वाले दस्तावेज़ों को समूहबद्ध करना मना है।

दस्तावेजों को मामलों में इस तरह से समूहीकृत किया जाता है कि वे कुछ मुद्दों को तार्किक क्रम में क्रमिक रूप से कवर करते हैं। एक नियम के रूप में, कालानुक्रमिक क्रम में मामलों में दस्तावेजों की व्यवस्था की जाती है।

एक उदाहरण के रूप में गठन पर विचार करें प्रशासनिक दस्तावेजकर्मियों द्वारा- आदेश।

कर्मियों के लिए आदेश उनके भंडारण के समय के आधार पर मामलों में बनते हैं। साथ ही, यह याद रखना चाहिए कि दस्तावेजों को समूह के साथ समूहित करना मना है अलग शब्दभंडारण।

कला के अनुसार। मॉडल सूची के 6बी, कर्मियों के लिए आदेशों की दो भंडारण अवधि होती है: 75 वर्ष और 5 वर्ष।

75 साल की शेल्फ लाइफ वाले ऑर्डर में प्रवेश, बर्खास्तगी, स्थानांतरण, बोनस, प्रोत्साहन, देखभाल के लिए लंबी छुट्टी, लंबी व्यापार यात्राएं शामिल हैं। 5 साल की भंडारण अवधि वाले आदेशों में नियमित और . के प्रावधान के आदेश शामिल हैं पढ़ाई की छुट्टियां, कर्तव्य, दंड, अल्पकालिक घरेलू व्यापार यात्राएं।

कर्मियों पर आदेश, निर्देश और अन्य प्रशासनिक दस्तावेज एक कैलेंडर वर्ष के भीतर मामलों में बनते हैं, उनकी संख्या के आरोही क्रम में, कालानुक्रमिक क्रम में और संबंधित अनुप्रयोगों के साथ पुन: व्यवस्थित होते हैं। मामले की शुरुआत में, पहले नंबर से आदेश, निर्देश स्थित होना चाहिए।

इसी तरह, कालानुक्रमिक सिद्धांत के अनुसार, दुर्घटनाओं के कृत्यों वाले मामलों में दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण किया जाता है।

व्यक्तिगत फाइलों में दस्तावेजों को व्यवस्थित किया जाता है जैसे वे प्राप्त होते हैं।

मजदूरी और व्यक्तिगत कार्ड के लिए व्यक्तिगत खाते, रोजगार अनुबंध (समझौते), खतरनाक व्यवसायों में श्रमिकों के लिए टाइमशीट और संगठनों को अंतिम नाम से वर्णानुक्रम में फाइलों में बनाया जाना चाहिए।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच पूरी होने के बाद ही गठित मामलों की फाइलिंग की जाती है।

मामले के दस्तावेज कठोर धागे के साथ चार पंक्चर में गुंथे हुए हैं। दस्तावेज़ दायर किए जाते हैं, बाध्य होते हैं ताकि पाठ का मुफ्त पठन सुनिश्चित किया जा सके।

यदि व्यक्तिगत फ़ाइल में दावा न किए गए व्यक्तिगत दस्तावेज़ हैं (प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र, काम की किताबें, सैन्य टिकट, आदि) उन्हें एक लिफाफे में डाल दिया जाता है, जो अन्य दस्तावेजों के साथ मामले में दर्ज किया जाता है। लावारिस व्यक्तिगत दस्तावेजों के लिए एक अलग सूची तैयार करना अधिक समीचीन है, जिसमें प्रत्येक दस्तावेज़ को एक स्वतंत्र संख्या के तहत दर्ज किया जाता है।

प्रत्येक मामले की शुरुआत में, कागज की एक खाली शीट संलग्न होती है, अंत में - निर्धारित प्रपत्र में एक प्रमाणन पत्रक।

प्रमाणन पत्रक में, मामले में क्रमांकित शीटों की संख्या, लापता और अक्षर संख्याओं की उपस्थिति, मामले की आंतरिक सूची की चादरों की संख्या संख्याओं और शब्दों में इंगित की जाती है। रिवर्स साइड पर आश्वासन शिलालेख जारी करने की अनुमति नहीं है अंतिम दस्तावेज़केस या केस के कवर पर।

मामले की शुरुआत में एक क्लीन शीट के बाद, मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची दायर की जाती है।

आंतरिक सूचीव्यक्तिगत मामलों के लिए निर्धारित प्रपत्र में तैयार किया गया है।

मामलों में चादरों की संख्या सुरक्षा सुनिश्चित करने और मामले में शामिल दस्तावेजों के क्रम को ठीक करने के लिए की जाती है। इस मामले में, मामले की सभी शीट (प्रमाणन शिलालेख और आंतरिक सूची की शीट को छोड़कर) को अरबी अंकों के साथ सकल क्रम में विस्तारित रूप में क्रमांकित किया जाता है। शीट के ऊपरी दाएं कोने में एक काले रंग की ग्राफिक पेंसिल के साथ शीट नंबरों को टेक्स्ट से मुक्त स्थान पर रखा जाता है। पेन और रंगीन पेंसिल की अनुमति नहीं है। आंतरिक सूची की शीट को मामले के दस्तावेजों से अलग से क्रमांकित किया गया है।

यदि केस की शीटों को नंबरिंग करते समय बड़ी संख्या में त्रुटियां होती हैं, तो शीट्स को फिर से नंबर देना आवश्यक है। उसी समय, पुराने नंबरों को काट दिया जाता है, और उनके आगे नए चिपका दिए जाते हैं। पुराने नंबर को नए के लिए सही करना मना है।

यदि शीटों की संख्या में छोटी-मोटी त्रुटियां हैं, तो अक्षर संख्या की अनुमति है। उदाहरण के लिए: 25, 25ए, 25बी, 26, 27, आदि। मामले में लापता नंबर होने की भी अनुमति है। उदाहरण के लिए: 25, 27, 28, 29, आदि।

केस की शीट्स की नंबरिंग (लेटरेड और मिसिंग नंबर्स की उपस्थिति) की ये सभी विशेषताएं केस के विटनेस शीट में निर्दिष्ट हैं।

उदाहरण के लिए, अंतिम केस शीट नंबर- 122, लेकिन एक ही समय में फ़ाइल में शीट के दो अक्षर संख्याएँ हैं: 25a, 25b और एक लापता संख्या- 26. इस मामले में, मामले का प्रमाणन शिलालेख इस तरह दिखेगा: "123 (एक सौ तेईस) शीट दर्ज की जाती हैं और मामले में क्रमांकित की जाती हैं, जिनमें शामिल हैं: पत्रक की पत्र संख्या- 25ए, 25बी; लापता शीट नंबर- 26 ... "।

चादरों की संख्या के बाद, हम मामले के कवर के डिजाइन के लिए आगे बढ़ते हैं।

संगठनों के अभिलेखागार के काम के नियमों के अनुसार केस कवर विवरण के अनिवार्य तत्व हैं:

· कंपनी का नाम;

· नाम संरचनात्मक इकाई;

· केस इंडेक्स (मामलों के नामकरण के अनुसार);

मामले का शीर्षक;

मामले की तारीख;

· फ़ाइल में चादरों की संख्या;

· मामले के भंडारण की अवधि;

· केस फाइल सिफर।

मामले के कवर पर, संगठन का पूरा नाम उसके अनुसार दर्शाया गया है संस्थापक दस्तावेज, और कोष्ठक में - स्वीकृत संक्षिप्त नाम। इस मामले में, निम्नलिखित को ध्यान में रखा जाना चाहिए: मामले के कवर पर, इस मामले के दस्तावेज बनाए जाने के समय संगठन का नाम प्रदर्शित होता है। वही उस संरचनात्मक इकाई के नाम पर लागू होता है जिसकी गतिविधियों में मामले के दस्तावेज बनाए गए थे।

मामले की अनुक्रमणिका मामलों के नामकरण से कवर में स्थानांतरित कर दी जाती है।

केस कवर के सबसे महत्वपूर्ण विवरणों में से एक केस का शीर्षक है। इसमें निहित दस्तावेजों का उपयोग इस बात पर निर्भर करता है कि इसे कितनी सही तरीके से तैयार किया गया है।

शीर्षक को सटीक रूप से और सामान्यीकृत रूप में मामले के दस्तावेजों की सामग्री और मुख्य संरचना को प्रतिबिंबित करना चाहिए। गैर-विशिष्ट योगों, परिचयात्मक शब्दों और जटिल वाक्य-विन्यास से बचना आवश्यक है।

केस टाइटल में निम्नलिखित तत्व होने चाहिए, जो एक विशिष्ट क्रम में व्यवस्थित हों:

· मामले के प्रकार का नाम (पत्रिका, पुस्तक, व्यक्तिगत फ़ाइल, आदि) या दस्तावेज़ों का प्रकार (आदेश, व्यक्तिगत खाते, अधिनियम, आदि);

· संगठन या संरचनात्मक इकाई का नाम जिसकी गतिविधियों में मामले के दस्तावेज बने थे (दस्तावेजों के लेखक);

· मामले के दस्तावेजों का सारांश;

· दिनांक (अवधि) जिसके लिए मामले के दस्तावेज़ संदर्भित हैं।

केस हेडर तत्वों की संरचना केस दस्तावेज़ों की प्रकृति से निर्धारित होती है। यदि आवश्यक हो, तो इसे ऐसे तत्वों के साथ भी पूरक किया जा सकता है जैसे:

· उस इलाके (क्षेत्र) का नाम जिसके साथ मामले के दस्तावेजों की सामग्री संबंधित है;

मामले के दस्तावेजों की प्रामाणिकता शीर्षक में निर्दिष्ट नहीं है।

प्रति प्रशासनिक दस्तावेजउनके नंबर दिए गए हैं। उदाहरण के लिए: "रूस के Sberbank की Tver शाखा के कर्मचारियों के कर्मियों को वर्णानुक्रम में "A" से "B" अक्षर से 2000 के लिए वर्णानुक्रम में रिकॉर्ड करने के लिए कार्ड या बोनस पर बैंक प्रबंधक के आदेश संख्या 1-130 कर्मचारियों के लिए। प्रतियां"।

व्यक्तिगत फाइलों के शीर्षकों में उपनाम, नाम, संरक्षक पूर्ण रूप से लिखा गया है। उदाहरण के लिए: "2000 में बर्खास्त इसेव विक्टर ग्रिगोरिएविच की व्यक्तिगत फ़ाइल।"

मैं कार्मिक अधिकारियों का ध्यान वेतन के लिए व्यक्तिगत खातों (पेरोल) वाले मामलों के कवर के डिजाइन की ओर आकर्षित करना चाहता हूं। मामले के शीर्षक को संकलित करते समय, संरचनात्मक इकाई का पूरा नाम इंगित करना आवश्यक है, जिसके कर्मचारियों को वेतन दिया गया था। फॉर्म में विभिन्न संक्षिप्त रूपों का उपयोग करने की अनुमति नहीं है: ओजीएम, ओएम, ओआरपी, जीपीओ, आदि, क्योंकि यह दस्तावेजों में निहित आवश्यक जानकारी की खोज को और जटिल करता है। उदाहरण के लिए, आप यह नहीं लिख सकते: "सार्वजनिक सुविधाओं के कर्मचारियों के वेतन के लिए व्यक्तिगत खाते।" यह लिखा जाना चाहिए: "संगठनात्मक और कानूनी विभाग के कर्मचारियों के वेतन के लिए व्यक्तिगत खाते।"

यदि उद्यम में हानिकारक काम करने की स्थिति है, तो ज्यादा समय तक सुरक्षित रखे जाने वाला(75 वर्ष की आयु) खतरनाक व्यवसायों में कामगारों की टाइम शीट और संगठनों का चयन किया जाता है। उसी समय, मामले के शीर्षक में, कार्यशाला, उस इकाई को इंगित करना आवश्यक है जिसमें उन्होंने काम किया था।

केस कवर की अनिवार्य आवश्यकता है मामले के दस्तावेजों की तारीख- कार्यालय के काम में मामले की स्थापना और पूरा होने का वर्ष।

प्रशासनिक और सूचना और संदर्भ दस्तावेजों के लिए चिपकाए गए हैं समय सीमा तिथियांप्रतिष्ठानों और अंत।

कर्मियों सहित प्रशासनिक दस्तावेजों में आदेश और निर्देश शामिल हैं। जानकारी और संदर्भ के लिए - मजदूरी, कृत्यों, पुस्तकों (पत्रिकाओं) आदि के लिए व्यक्तिगत खाते।

मामले के दस्तावेजों की अंतिम तिथियां मामले में शामिल किए गए सबसे पुराने और नवीनतम दस्तावेजों के पंजीकरण (संकलन) की तिथियां (दिन, माह, वर्ष) हैं।

यदि मामला कर्मियों के लिए आदेशों या आदेशों के पंजीकरण की एक पुस्तक (पत्रिका) है, तो मामले की तिथि पुस्तक (पत्रिका) में पहली और अंतिम प्रविष्टियों की सटीक कैलेंडर तिथियां होगी।

व्यक्तिगत फ़ाइल की तिथि उस व्यक्ति के प्रवेश और बर्खास्तगी के आदेशों पर हस्ताक्षर करने की तिथि है जिसके लिए इसे दायर किया गया है।

दस्तावेज़ की तारीख निर्दिष्ट करते समय, पहले दिन का संकेत दिया जाता है, फिर महीना और वर्ष। अरबी अंकों से दिन और साल का संकेत मिलता है, महीने का नाम शब्दों में लिखा जाता है। उदाहरण के लिए: जून 5, 2003

दस्तावेज़ की तारीख के संक्षिप्त संख्यात्मक लेखन की भी अनुमति है। उदाहरण के लिए: 06/05/2003।

केस कवर के डिजाइन के लिए अगली आवश्यकता केस में शीट्स की संख्या है, जिसे केस सर्टिफिकेशन शीट से स्थानांतरित किया जाता है।

मामले की भंडारण अवधि मॉडल सूची के लेख या संगठन के मामलों के नामकरण के अनुसार मॉडल सूची के खिलाफ जाँच के बाद चिपका दी जाती है।

मामले के अभिलेखीय सिफर में शामिल हैं: फंड नंबर, इन्वेंटरी नंबर, केस नंबर, बंडल नंबर (बॉक्स)।

फंड नंबरसंबंधित राज्य या नगरपालिका संग्रह द्वारा सौंपा गया है, जिसके अधिग्रहण का स्रोत संगठन है। यदि संगठन किसी अभिलेखीय संस्था के अधिग्रहण का स्रोत नहीं है, तो निधि संख्या को निधियों की सूची के अनुसार नियत किया जाता है। निधियों की सूची संगठन के संग्रह का मुख्य लेखा दस्तावेज है। इसे संगठन के संग्रह में रखा जाता है, जो दो या दो से अधिक निधियों के दस्तावेजों को संग्रहीत करता है।

यदि संगठन का संग्रह केवल एक अभिलेखीय निधि को संग्रहीत करता है, तो उसे कोई संख्या निर्दिष्ट करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

वस्तु सूची संख्याफंड शीट के अनुसार संगठन के संग्रह में सौंपा गया है (जो संग्रह का मुख्य लेखा दस्तावेज भी है)।

केस नंबरइन्वेंट्री के अनुसार केस नंबर से मेल खाती है।

डिब्बा नंबरकर्मियों द्वारा दस्तावेजों को सुव्यवस्थित करने, कर्मियों द्वारा दस्तावेजों के लिए सूची के समन्वय और अनुमोदन के लिए सभी काम किए जाने के बाद सकल क्रम में बंडलों, बक्से के गठन के दौरान सौंपा गया।

अभिलेखीय सिफरमामलों के वार्षिक वर्गों में शामिल होने के बाद मामलों के कवर पर स्याही (स्याही) के साथ डाल दिया जाता है सारांश सूचीसंगठन के विशेषज्ञ आयोग द्वारा अनुमोदित कर्मियों पर मामले, संबंधित अभिलेखीय निकाय के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग से सहमत हैं (इस घटना में कि संगठन के दस्तावेजों को संरचना के लिए संदर्भित किया जाता है) अभिलेखीय कोष RF) और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित। इससे पहले, अभिलेखीय सिफर को एक पेंसिल से चिपका दिया जाता है।

स्पष्ट सुपाठ्य लिखावट में हल्की-फुल्की स्याही से मामलों के कवर बनाए गए हैं। केस कवर के विवरण में सुधार की अनुमति नहीं है। यदि कोई त्रुटि होती है, तो रिकॉर्ड फिर से लिखा जाता है। केस कवर को डिजाइन करते समय काली स्याही का उपयोग करने की सलाह दी जाती है, क्योंकि यह बाहरी प्रभावों के लिए अधिक प्रतिरोधी है। वातावरणऔर अपने गुणों को लंबे समय तक बरकरार रखता है। शिलालेख सीधे केस के हार्ड कवर (कार्डबोर्ड) पर लगाए जाते हैं।

ई.ए. कोशेलेव, डिप्टी मॉस्को क्षेत्र के सेंट्रल स्टेट आर्काइव के निदेशक

क्या आप संग्रह के लिए दस्तावेज तैयार कर रहे हैं? मामले के साक्ष्य का बयान देना न भूलें। चादरों की संख्या और उनकी शारीरिक स्थिति के बारे में उपयुक्त प्रपत्र में जानकारी दर्ज करें। अंकन की विशेषताओं की व्याख्या कीजिए। लेख से आप सीखेंगे:

• प्रमाणन पत्रक की आवश्यकता क्यों है और क्या यह अनिवार्य है;
• व्यक्तिगत फ़ाइल गवाह पत्रक कैसे तैयार किया जाता है;
• एक व्यक्तिगत फ़ाइल का प्रमाणन पत्रक: एक नमूना डिजाइन;
• प्रमाणन पत्रक भरते समय कौन सी जानकारी इंगित की जाती है;

लेखांकन दस्तावेजों की प्रणाली में प्रमाणन पत्रक आधुनिक कार्यालय का काम प्रलेखन के मुद्दों के साथ-साथ प्रलेखन के साथ काम के संगठन के लिए समर्पित गतिविधि का एक अलग क्षेत्र है।

मामले की प्रमाणन पत्रक: सामग्री और डिजाइन

फिर गवाह पत्रक को केस कवर के अंदर शीट के शीर्ष के पीछे चिपकाया जाता है। क्या प्रमाणन पत्रक में परिवर्तन करना संभव है? 2015 के नियमों की आवश्यकता है कि भौतिक स्थिति या मामले की संरचना में सभी परिवर्तन प्रमाणन पत्रक में दर्ज किए जाएं। शारीरिक स्थिति सवाल नहीं उठाती है, लेकिन क्या सिले हुए मामले की संरचना वास्तव में बदल सकती है? हाँ शायद।
एक उल्लेखनीय उदाहरण लावारिस कार्य पुस्तकें हैं जिनके बारे में हमने एक सप्ताह पहले बात की थी। चूंकि वे उनके लिए किसी भी समय आ सकते हैं, इसलिए वॉल्यूम के फर्मवेयर के बारे में पुस्तकों में छेद नहीं किया जाता है। जिन लिफाफों में वे संलग्न हैं, उनमें छेद किया गया है, और 1 लिफाफा मामले की एक शीट से मेल खाता है।
यदि कुछ वर्षों के बाद किसी व्यक्ति या उसके रिश्तेदारों ने इस पुस्तक का अनुरोध किया है, तो हम इसे जारी करते हैं सामान्य आदेश. उसके बाद, केस की सर्टिफिकेशन शीट में उचित प्रविष्टि करना न भूलें, अन्यथा यह पता चलेगा कि हमने केस से ही किताब खो दी है।

व्यक्तिगत फ़ाइल का प्रमाण पत्र कैसे तैयार करें

एक व्यक्तिगत फ़ाइल के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची को संकलित करने की विशिष्टता यह है कि इसे तुरंत मामले में शामिल किया जाता है जब इसे खोला जाता है और इसके रखरखाव के दौरान भरा जाता है। यही कारण है कि आंतरिक सूची व्यक्तिगत फ़ाइल में नए दस्तावेज़ों को शामिल करने के साथ-साथ व्यक्तिगत फ़ाइल से दस्तावेज़ों को हटाने, प्रतियों के साथ मूल के प्रतिस्थापन ("नोट" कॉलम में दर्ज) के प्रतिबिंब के लिए प्रदान करती है। यदि फ़ाइल पहले से ही बंधी हुई है और दायर की गई है, तो संकलक द्वारा प्रमाणित दस्तावेजों की आंतरिक सूची को शीर्ष किनारे से सामने के कवर के अंदर तक चिपकाया जाता है।

कृपया ध्यान दें कि संग्रह के लिए मामला तैयार करते समय, आंतरिक सूची की शीट को व्यक्तिगत फ़ाइल की शीट से अलग से क्रमांकित किया जाता है। कर्मचारी को निकाल दिए जाने के बाद, उसकी व्यक्तिगत फ़ाइल को बंद कर दिया जाता है, अर्थात उसे फ़ोल्डर से हटा दिया जाता है और फ्लैश कर दिया जाता है। इस मामले में, यह महत्वपूर्ण है कि प्रमाणन पत्रक जारी करना न भूलें।

केस सर्टिफिकेशन शीट

गवाह पत्र मामले में एक अलग शीट पर, किताबों में तैयार किया गया है - on विपरीत पक्षअंतिम खाली शीट, फाइल कैबिनेट में - कार्ड प्रारूप की एक अलग खाली शीट पर। मामले की प्रमाणन शीट स्थापित प्रपत्र (परिशिष्ट 9) के अनुसार तैयार की जाती है, जो संख्याओं और शब्दों में मामले की क्रमांकित शीटों की संख्या, आंतरिक इन्वेंट्री की शीटों की संख्या, नंबरिंग की विशेषताओं को इंगित करती है। केस नंबर (केस लेटर नंबरों की उपस्थिति, लापता नंबर, चिपकाई गई तस्वीरों के साथ शीट्स की संख्या, संख्या बड़े प्रारूप वाली शीट, अटैचमेंट के साथ लिफाफे और उनमें संलग्न शीट की संख्या), साथ ही मामले में उपस्थिति ब्रोशर की मुद्रित प्रतियां उनमें शीटों की संख्या के साथ, यदि उन्हें मामले में कुल सकल संख्या में नोट नहीं किया गया था। मामले की प्रमाणन पत्रक पर इसके संकलक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

Blanker.ru

संस्कृति मंत्रालय (आदेश संख्या 526 दिनांक 31 जनवरी 2015), प्रमाणन पत्रक भरना, के लिए मामले दर्ज करने की प्रक्रिया में शामिल है हार्ड कॉपीदस्तावेज दाखिल करने, इसकी संख्या, एक आंतरिक सूची और कवर डिजाइन की तैयारी के साथ। इसका आकार परिभाषित है नियामक आवश्यकताएंअभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के संगठन के लिए। मामले के प्रमाणन पत्र का एक नमूना प्रपत्र संग्रह के नियमों के परिशिष्ट संख्या 8 में निहित है।

सहायता प्रपत्र के मानक विवरण में शामिल हैं:

1. दस्तावेज़ प्रकार का नाम;
2. संकलक की स्थिति का नाम;
3. हस्ताक्षर;
4. डिक्रिप्शन;
5. तैयारी की तारीख;

निम्नलिखित जानकारी प्रपत्र में दर्ज की गई है: मामले की शीटों की कुल संख्या (शब्दों और संख्याओं में इंगित); पत्र संख्या; छूटे हुए नंबर; शारीरिक स्थिति और मामले के गठन की विशेषताएं; प्रपत्र के पंजीकरण के लिए अनुशंसित कागज़ का आकार A4 है।

ध्यान

मामलों के कवर पर स्थायी भंडारणनामकरण के लिए स्थान राज्य संग्रहजिसमें संगठन के मामलों को स्वीकार किया जाएगा, राज्य संग्रह और संगठन के कोड का पदनाम। मामले के दस्तावेजों द्वारा कवर की गई अवधि के दौरान संगठन (संरचनात्मक इकाई) का नाम बदलते समय, या मामले को किसी अन्य संगठन (किसी अन्य संरचनात्मक इकाई में) स्थानांतरित करते समय, मामले का कवर इस संगठन या उत्तराधिकारी संगठन के नए नाम को इंगित करता है। , और संगठन का पूर्व नाम (संरचनात्मक इकाई) कोष्ठकों में संलग्न है। मामलों के कवर पर मामले का शीर्षक संगठन के मामलों के नामकरण से स्थानांतरित किया जाता है, संबंधित अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग से सहमत होता है।

आवश्यक मामलों में, शीर्षक (आदेशों की संख्या, प्रोटोकॉल, आदि) को स्पष्ट किया जाता है।

एक स्थायी भंडारण अवधि और एक व्यक्तिगत फ़ाइल के प्रत्येक मामले के निष्पादन में प्रमाणन पत्रक एक अनिवार्य तत्व है। मामले का गवाह पत्र एक अलग शीट पर तैयार किया जाता है और मामले के अंत में रखा जाता है। संग्रह को किताबें (पत्रिकाएँ) सौंपते समय, प्रमाणीकरण शिलालेख एक खाली शीट के पीछे, फ़ाइल अलमारियाँ में - कार्ड प्रारूप की एक अलग खाली शीट पर खींचा जाता है।

शीट में, संख्याओं और शब्दों में, मामले की क्रमांकित शीटों की संख्या और अलग-अलग, "+" (प्लस) चिह्न के माध्यम से, आंतरिक इन्वेंट्री की शीट्स की संख्या (यदि कोई हो) इंगित की जाती है। प्रमाणन पत्रक मामले के दस्तावेजों की संख्या की निम्नलिखित विशेषताएं निर्धारित करता है: केस शीट की पत्र संख्या की उपस्थिति; मामले की चादरों की लापता संख्या की उपस्थिति; चिपकाई गई तस्वीरों, दस्तावेजों, समाचार पत्रों की कतरनों के साथ शीट नंबरों की उपस्थिति; बड़े प्रारूप वाली चादरों की संख्या; संलग्नक के साथ लिफाफों की संख्या और उनमें संलग्न चादरों की संख्या।

स्थायी भंडारण के लिए फाइल बनाना

अतिश्योक्तिपूर्ण व्यक्तिगत नहीं क्योंकि के लिए बजट संगठनव्यक्तिगत फ़ाइल को बनाए रखने की प्रक्रिया विनियमित नहीं है, हम अनुशंसा करते हैं कि नियोक्ता एक स्थानीय नियामक अधिनियम अपनाए जो व्यक्तिगत फ़ाइलों को बनाए रखने, संसाधित करने और संग्रहीत करने के मुद्दों को विनियमित करेगा। टिप्पणी। एक मामला एक दस्तावेज या एक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों का एक सेट है, जिसे एक अलग कवर में रखा गया है। मामलों को उस क्षण से शुरू माना जाता है जब उनमें पहला निष्पादित दस्तावेज़ शामिल होता है।

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के प्रबंधन में सख्त नियमों का पालन किया जाना चाहिए, भले ही ऐसा न हो अनिवार्य आवश्यकतानियोक्ता को। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि कोई फर्क नहीं पड़ता कि फ़ोल्डरों को ("व्यक्तिगत डेटा", "डोजियर" या अन्यथा) कैसे कहा जाता है, उनमें कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा होता है, इसलिए, Ch में प्रदान की गई सभी आवश्यकताएं।

कर्मचारी की निजी फाइल

पहले निष्पादित दस्तावेज़ को संग्रहीत करने के लिए फ़ोल्डर में शामिल किए जाने के बाद मामला दायर माना जाता है। उसी समय, खुले मामले का कवर तैयार किया जाता है। मामले का कवर निर्धारित प्रपत्र (परिशिष्ट 3) में तैयार किया गया है निम्नलिखित जानकारी खुले हुए मामले के कवर पर रखी गई है: संगठन का नाम; उस संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम जिसमें इसका गठन किया गया था; मामलों के नामकरण के अनुसार केस इंडेक्स; मामले का शीर्षक; मामले की भंडारण अवधि या शिलालेख "स्थायी रूप से रखें" (मामलों के नामकरण से स्थानांतरित)।
स्थायी भंडारण के मामलों के कवर पर, राज्य संग्रह के नाम के लिए एक जगह प्रदान की जाती है जिसमें संगठन की फाइलें स्वीकार की जाएंगी, राज्य संग्रह और संगठन के कोड के पदनाम।

3.6. संग्रह के लिए स्वीकृत मामलों के पंजीकरण की आवश्यकताएं

संगठनात्मक, प्रशासनिक, रचनात्मक और अन्य प्रलेखन (मिनट, टेप, पत्र, रिपोर्ट, आदि) वाले मामलों की समय सीमा, जिसके लिए सटीक डेटिंग महत्वपूर्ण है, साथ ही कई खंडों (भागों) से युक्त मामलों को अंतिम तिथियां चिपका दी जाती हैं। मामले के दस्तावेजों की, अर्थात्। मामले में शामिल जल्द से जल्द और नवीनतम दस्तावेजों के पंजीकरण (ड्राइंग अप) की तारीखें। यदि मामला आदेशों, निर्देशों आदि का एक रजिस्टर है, तो मामले की तारीख जर्नल में पहली और आखिरी प्रविष्टियों की सटीक कैलेंडर तिथियां होगी। मीटिंग के मिनटों वाले मामले की समय सीमा अनुमोदन की तिथियां (स्वीकृत किए गए दस्तावेज़ों के लिए) या मामले को बनाने वाले पहले और अंतिम मिनट हैं।
एक व्यक्तिगत फ़ाइल के लिए समय सीमा उस व्यक्ति के प्रवेश और बर्खास्तगी के आदेश पर हस्ताक्षर करने की तारीख है जिसके लिए यह मामला दायर किया गया है।
हम बात कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, अवैध पाठ के साथ दस्तावेजों के मामले में उपस्थिति के बारे में, चिपकी हुई चादरें (यदि बड़े आरेख हैं, आदि), फटी हुई चादरें, चिपकाई गई तस्वीरें, अगर मामले में लिफाफे हैं, और संलग्नक हैं उनमें, आदि मामले के गवाह पत्र पर उसके संकलक द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, जबकि स्थिति और हस्ताक्षर को समझ लिया जाता है, तारीख चिपका दी जाती है। अभिलेखीय दस्तावेजों का उपयोग करने की प्रक्रिया में, यदि आवश्यक हो, तो भविष्य में प्रमाणीकरण पत्रक में आवश्यक अंक बनाए जाते हैं।
यदि फ़ाइल बिना गवाह पत्र के दायर की गई है, तो इसे केस कवर के अंदर सबसे ऊपर चिपकाया जाना चाहिए। लेकिन आमतौर पर इसे अंतिम दस्तावेज़ के बाद रखा जाता है और इस रूप में केस को सिला जाता है। लेख की शुरुआत में एक प्रमाणन पत्रक भरने का एक उदाहरण दिया गया है। आप दस्तावेज़ प्रारूप में केस सर्टिफिकेशन शीट का एक नमूना भी डाउनलोड कर सकते हैं। मामला दर्ज करने के लिए, आपको मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची के नमूने की भी आवश्यकता हो सकती है।

प्रमाणन पत्रक के डिजाइन पर, मामले की मात्रा समाप्त हो जाती है। इसका फॉर्म कहां से प्राप्त करें और केस सर्टिफिकेशन शीट कैसे भरें, लेटर नंबर क्या हैं और केस की स्थिति की क्या विशेषताएं इसमें परिलक्षित होनी चाहिए, साथ ही लेख में केस सर्टिफिकेशन शीट का एक नमूना। आप यहां फॉर्म भी डाउनलोड कर सकते हैं।

मामले का पत्रक-प्रमाणक: प्रपत्र को पार्स करना

मामले के गवाह पत्र का रूप परिशिष्ट संख्या 8 से है। मैं आपको याद दिलाता हूं कि वे सभी के लिए अनिवार्य हैं।

रूप ही सरल है। सबसे पहले, संख्याओं और शब्दों में, हम लिखते हैं कि उस खंड में कितने पत्रक दायर किए गए हैं। आंतरिक इन्वेंट्री की शीट पर विचार नहीं किया जाता है। फिर मामले की अंतिम शीट की संख्या इंगित करें, उदाहरण के लिए:

#1 से #204 तक।

फिर अक्षर संख्याएँ और छूटी हुई संख्याएँ आती हैं। अक्षर संख्याएँ अक्षरों वाली संख्याएँ हैं: 10a, 55a, आदि। वे बनते हैं, अगर चादरों को क्रमांकित करते समय, गलती से छोड़ दिया गया था (सभी लोग, हर कोई गलत है)। इस मामले में, आपको कुछ भी फिर से करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन बस पिछली संख्या लें और इसे एक अनगिनत शीट पर रखें, लेकिन एक पत्र के साथ। यह पता चला है, उदाहरण के लिए, 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

लापता लोगों के साथ भी ऐसा ही है: आप गलती से नंबरिंग के बारे में एक शीट से चूक गए - यह ठीक है, बस इसे प्रमाणन पत्रक में प्रतिबिंबित करना न भूलें।

यदि कोई अक्षर या लापता पत्रक नहीं हैं, तो इन क्षेत्रों में डैश लगाएं।

फिर हम आंतरिक इन्वेंट्री की शीटों की संख्या को अलग से इंगित करते हैं।

निम्नलिखित मामले की भौतिक स्थिति की विशेषताओं पर एक तालिका है। बाएं कॉलम में हम किस तरह की विशेषता लिखते हैं, दाईं ओर - किस शीट पर। विशेषताएं अलग हैं: शीट को फाड़ा जा सकता है, पानी से भरा जा सकता है या कुछ और, कॉपी बहुत पीला हो सकता है या इसके विपरीत, पठनीयता के कगार पर अंधेरा हो सकता है। आइए इसे ठीक करें।

संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों को यहां इंगित करने की सिफारिश की गई है:

• चिपकाई गई तस्वीरों के साथ चादरों की संख्या;
• बड़े प्रारूप वाली चादरों की संख्या;
• संलग्नक के साथ लिफाफे और उनमें संलग्न चादरों की संख्या;
• ब्रोशर की मुद्रित प्रतियों के मामले में उपस्थिति, उनमें शीट्स की संख्या के साथ, यदि वे मामले की शीटों की सामान्य संख्या के दौरान नोट नहीं किए गए थे।

यदि, सौभाग्य से, मामले में कोई विशेषता नहीं है, तो हम इस तालिका को Z अक्षर से पार करते हैं।

प्रमाणन पत्रक उस व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित है जिसने इसे संकलित किया है।

प्रमाणन पत्रक कहाँ और कैसे रखा जाता है

मामले का गवाह पत्र अंतिम दाखिल किया जाता है। इस प्रकार, पूरी तरह से पूर्ण किए गए मामले की मात्रा इस तरह दिखती है: एक शीर्षक पृष्ठ के साथ एक कवर, फिर -, फिर मामला दस्तावेज, एक प्रमाणन पत्रक, एक कवर।

यदि आपके सामने बिना प्रमाणन पत्रक के मामले तैयार किए गए थे, तो आपको उनके लिए संस्करणों को कढ़ाई करने की आवश्यकता नहीं है। फिर गवाह पत्रक को केस कवर के अंदर शीट के शीर्ष के पीछे चिपकाया जाता है।

क्या प्रमाणन पत्रक में परिवर्तन करना संभव है?

2015 के नियमों की आवश्यकता है कि भौतिक स्थिति या मामले की संरचना में सभी परिवर्तन प्रमाणन पत्रक में दर्ज किए जाएं। शारीरिक स्थिति सवाल नहीं उठाती है, लेकिन क्या सिले हुए मामले की संरचना वास्तव में बदल सकती है? हाँ शायद। एक ज्वलंत उदाहरण यह है कि हमने एक सप्ताह पहले बात की थी। चूंकि वे उनके लिए किसी भी समय आ सकते हैं, इसलिए वॉल्यूम के फर्मवेयर के बारे में पुस्तकों में छेद नहीं किया जाता है। जिन लिफाफों में वे संलग्न हैं, उनमें छेद किया गया है, और 1 लिफाफा मामले की एक शीट से मेल खाता है। यदि कुछ वर्षों के बाद किसी व्यक्ति या उसके रिश्तेदारों ने इस पुस्तक का अनुरोध किया है, तो हम इसे सामान्य तरीके से जारी करते हैं। उसके बाद, केस की सर्टिफिकेशन शीट में उचित प्रविष्टि करना न भूलें, अन्यथा यह पता चलेगा कि हमने केस से ही किताब खो दी है।

मामले के साक्ष्य के बयान का संकलन

एक स्थायी भंडारण अवधि और एक व्यक्तिगत फ़ाइल के प्रत्येक मामले के निष्पादन में प्रमाणन पत्रक एक अनिवार्य तत्व है।

मामले का गवाह पत्र एक अलग शीट पर तैयार किया जाता है और मामले के अंत में रखा जाता है। संग्रह को किताबें (पत्रिकाएँ) सौंपते समय, प्रमाणीकरण शिलालेख एक खाली शीट के पीछे, फ़ाइल अलमारियाँ में - कार्ड प्रारूप की एक अलग खाली शीट पर खींचा जाता है।

शीट में, संख्याओं और शब्दों में, मामले की क्रमांकित शीटों की संख्या और अलग से, "+" (प्लस) चिह्न के माध्यम से, आंतरिक इन्वेंट्री की शीट्स की संख्या (यदि कोई हो) इंगित की जाती है।

प्रमाणन पत्रक मामले के दस्तावेजों की संख्या की निम्नलिखित विशेषताओं को निर्दिष्ट करता है:

केस शीट के पत्र संख्या की उपस्थिति;

मामले की चादरों की लापता संख्या की उपस्थिति;

चिपकाई गई तस्वीरों, दस्तावेजों, समाचार पत्रों की कतरनों के साथ शीट नंबरों की उपस्थिति;

बड़े प्रारूप वाली चादरों की संख्या;

संलग्नक के साथ लिफाफों की संख्या और उनमें संलग्न चादरों की संख्या।

प्रमाणन पत्रक पर इसके संकलक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं जो स्थिति, हस्ताक्षर और संकलन की तारीख को दर्शाता है।

मामले के कवर पर या अंतिम दस्तावेज़ के साफ पृष्ठ पर एक सत्यापन जारी करना मना है। अगर फाइल को बिना सर्टिफिकेट शीट के फाइल किया या बाउंड किया गया है, तो इसे केस के अंदरूनी कवर के ऊपर चिपकाया जाता है। प्रमाणन पत्रक संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों द्वारा स्थापित रूप में संकलित किया गया है (परिशिष्ट 1)।

मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची

स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची संकलित की जाती है, जिसका लेखांकन इस दस्तावेज की बारीकियों (विशेष रूप से मूल्यवान, व्यक्तिगत, न्यायिक, खोजी फाइलें, आदि) के कारण होता है, जैसा कि साथ ही दस्तावेजों के प्रकार के अनुसार गठित स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण को रिकॉर्ड करने के लिए, जिनके शीर्षक दस्तावेज़ की विशिष्ट सामग्री को प्रकट नहीं करते हैं।

आंतरिक सूची को निर्धारित प्रपत्र (परिशिष्ट 2) में एक अलग शीट पर संकलित किया जाता है, जिसमें मामले के दस्तावेजों की क्रम संख्या, उनके सूचकांक, दिनांक, शीर्षक और मामले के पृष्ठ संख्या के बारे में जानकारी होती है। आंतरिक इन्वेंट्री के लिए एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है, जो संख्याओं और शब्दों में इसमें शामिल दस्तावेजों की संख्या और आंतरिक इन्वेंट्री की शीटों की संख्या को इंगित करती है।

आंतरिक इन्वेंट्री पर इसके कंपाइलर द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। यदि मामला दस्तावेजों की आंतरिक सूची के रूप के बिना बाध्य या दायर किया गया है, तो निर्धारित प्रपत्र में तैयार की गई सूची मामले के सामने के कवर के अंदर से चिपकी हुई है।

मामले के दस्तावेजों की संरचना में परिवर्तन (वापसी, दस्तावेजों को शामिल करना, प्रतियों के साथ प्रतिस्थापन, आदि) प्रासंगिक कृत्यों के लिंक के साथ "नोट्स" कॉलम में परिलक्षित होते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आंतरिक सूची में एक नई अंतिम प्रविष्टि की जाती है और मामले का सत्यापन किया जाता है।

केस कवर डिजाइन

पहले निष्पादित दस्तावेज़ को संग्रहीत करने के लिए फ़ोल्डर में शामिल किए जाने के बाद मामला दायर माना जाता है। उसी समय, खुले मामले का कवर तैयार किया जाता है। मामले का कवर निर्धारित प्रपत्र में तैयार किया गया है (परिशिष्ट 3)

फ़ाइल के कवर पर निम्नलिखित जानकारी शामिल है:

संगठन का नाम;

उस संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम जिसमें इसका गठन किया गया था;

मामलों के नामकरण के अनुसार केस इंडेक्स;

मामले का शीर्षक;

मामले की भंडारण अवधि या शिलालेख "स्थायी रूप से रखें" (मामलों के नामकरण से स्थानांतरित)।

स्थायी भंडारण के मामलों के कवर पर, राज्य संग्रह के नाम के लिए एक जगह प्रदान की जाती है जिसमें संगठन की फाइलें स्वीकार की जाएंगी, राज्य संग्रह और संगठन के कोड के पदनाम।

मामले के दस्तावेजों द्वारा कवर की गई अवधि के दौरान संगठन (संरचनात्मक इकाई) का नाम बदलते समय, या मामले को किसी अन्य संगठन (किसी अन्य संरचनात्मक इकाई में) स्थानांतरित करते समय, मामले का कवर इस संगठन या उत्तराधिकारी संगठन के नए नाम को इंगित करता है। , और संगठन का पूर्व नाम (संरचनात्मक इकाई) कोष्ठकों में संलग्न है।

मामलों के कवर पर मामले का शीर्षक संगठन के मामलों के नामकरण से स्थानांतरित किया जाता है, संबंधित अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग से सहमत होता है। आवश्यक मामलों में, शीर्षक (आदेशों की संख्या, प्रोटोकॉल, आदि) को स्पष्ट किया जाता है। ऐसे मामलों में जहां मामले में कई खंड (भाग) होते हैं, मामले के सामान्य शीर्षक और प्रत्येक खंड (भाग) के शीर्षक को प्रत्येक खंड (भाग) के कवर पर रखा जाता है। दस्तावेजों की प्रतियों वाले मामलों के शीर्षकों में, उनकी प्रतियों की संख्या इंगित की जाती है, मामले के दस्तावेजों की प्रामाणिकता शीर्षक में निर्दिष्ट नहीं है।

मामला पूरा होने के बाद, इसके कवर पर निम्नलिखित जानकारी दर्शाई गई है:

मामले में चादरों की संख्या, जो मामले के प्रमाणन शिलालेख के आधार पर चिपकाई जाती है;

मामले में दस्तावेजों की तारीखों के अनुसार पहली और आखिरी की तारीख या चरम तिथियां;

मामले का अभिलेखीय सिफर, पहले पेंसिल में, और इन्वेंट्री के अनुमोदन के बाद - स्याही में।

यदि मामले में दस्तावेज (परिशिष्ट, आदि) शामिल हैं, जिनकी तिथियां मामले की अंतिम तिथियों से परे हैं, तो मामले की तारीखों के तहत, इस बारे में एक नई पंक्ति बनाई जाती है: "इस मामले में दस्तावेज हैं। वर्षों)"। हो सकता है कि केस की तारीखें उन मामलों के कवर पर दिखाई न दें जिनमें वार्षिक योजनाऔर रिपोर्ट, जैसा कि वे केस टाइटल में दिखाई देते हैं।

संगठनात्मक, प्रशासनिक, रचनात्मक और अन्य प्रलेखन (मिनट, टेप, पत्र, रिपोर्ट, आदि) वाले मामलों की समय सीमा, जिसके लिए सटीक डेटिंग महत्वपूर्ण है, साथ ही कई खंडों (भागों) से युक्त मामलों को अंतिम तिथियां चिपका दी जाती हैं। मामले के दस्तावेजों की, अर्थात्। मामले में शामिल जल्द से जल्द और नवीनतम दस्तावेजों के पंजीकरण (ड्राइंग अप) की तारीखें।

यदि मामला आदेशों, निर्देशों आदि का एक रजिस्टर है, तो मामले की तारीख जर्नल में पहली और आखिरी प्रविष्टियों की सटीक कैलेंडर तिथियां होगी।

मीटिंग के मिनटों वाले मामले की समय सीमा अनुमोदन की तिथियां (स्वीकृत किए गए दस्तावेज़ों के लिए) या मामले को बनाने वाले पहले और अंतिम मिनट हैं।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल के लिए समय सीमा उस व्यक्ति के प्रवेश और बर्खास्तगी के आदेश पर हस्ताक्षर करने की तारीख है जिसके लिए यह मामला दायर किया गया है।

क्या आप संग्रह के लिए दस्तावेज तैयार कर रहे हैं? मामले के साक्ष्य का बयान देना न भूलें। चादरों की संख्या और उनकी शारीरिक स्थिति के बारे में उपयुक्त प्रपत्र में जानकारी दर्ज करें। अंकन की विशेषताओं की व्याख्या कीजिए।

लेख से आप सीखेंगे:

लेखांकन दस्तावेजों की प्रणाली में प्रमाणन पत्रक

आधुनिक कार्यालय का काम प्रलेखन के मुद्दों के साथ-साथ प्रलेखन के साथ काम के संगठन के लिए समर्पित गतिविधि का एक अलग क्षेत्र है। सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्रों में से एक कार्यालय का काममामलों का गठन माना जाता है। शब्द "केस" उन दस्तावेजों को संदर्भित करता है जिन्हें कार्य के एक क्षेत्र से संबंधित सिद्धांत के अनुसार एक साथ समूहीकृत किया जाता है। एक मामला उसी मुद्दे से संबंधित दस्तावेज़ीकरण को जोड़ता है। इसलिए, उदाहरण के लिए, यह कार्मिक, रिपोर्टिंग या वित्तीय दस्तावेज हो सकते हैं।

सबसे महत्वपूर्ण कार्यालय पत्रों की सुरक्षा, साथ ही बाद के काम के दौरान उनकी खोज की गति, मामलों में दस्तावेज़ीकरण के सही वितरण पर निर्भर करती है। मामलों के गठन में बहुत महत्व मामले के भीतर दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण और व्यवस्था है, अर्थात। इसके गठन का सिद्धांत।

इन्वेंट्री लेखांकन दस्तावेजों की श्रेणी से संबंधित है और वास्तव में, सामग्री की एक प्रकार की तालिका, एक सूची है। विवरण उन्हें सूचीबद्ध करता है क्रम संख्या, पहचान सूचकांक, शीर्षक, जारी करने की तिथियां, पृष्ठ संख्याएं। इन्वेंट्री को संकलित करने की आवश्यकता और नियम आंतरिक द्वारा निर्धारित किए जाते हैं नियामक अधिनियम: व्यापार निर्देशसाथ ही विशेष प्रावधान और निर्देश।

मामले के बयान को एक लेखा दस्तावेज भी माना जा सकता है। इसमें संस्था के संग्रह में मामले की सामग्री की विशेषताओं और इसके गठन की बारीकियों के बारे में जानकारी है। इसका उपयोग किसी केस में शीट्स की कुल संख्या को ट्रैक करने के लिए किया जाता है। इसके अलावा, यह उनके नंबरिंग की विशेषताओं को ठीक करता है।

सत्यापन पत्रक टेम्पलेट

इन्वेंट्री और केस सर्टिफिकेशन शीट जैसे दस्तावेजों के लिए मामलों के गठन की प्रक्रिया में तेजी लाने और मौजूदा लेखांकन दस्तावेजों को एकीकृत करने के लिए, विधायी स्तरअपने स्वयं के विशेष रूपों को विकसित और अनुमोदित करें।

संस्कृति मंत्रालय (31 जनवरी, 2015 के आदेश संख्या 526) द्वारा अनुमोदित संग्रह के नियमों के अनुसार, प्रमाण पत्र को भरना, दस्तावेजों को दाखिल करने, उन्हें क्रमांकित करने, संकलन करने के साथ-साथ कागज पर फाइलें दाखिल करने की प्रक्रिया में शामिल है। एक आंतरिक सूची और कवर को डिजाइन करना। इसका रूप अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के संगठन के लिए नियामक आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित किया जाता है। मामले के प्रमाणन पत्र का एक नमूना प्रपत्र संग्रह के नियमों के परिशिष्ट संख्या 8 में निहित है।

फॉर्म के मानक विवरण में शामिल हैं:

1. दस्तावेज़ प्रकार का नाम;
2. संकलक की स्थिति का नाम;
3. हस्ताक्षर;
4. डिक्रिप्शन;
5. तैयारी की तारीख;

निम्नलिखित जानकारी फॉर्म में दर्ज की गई है:

मामले की चादरों की कुल संख्या (शब्दों और संख्याओं में इंगित करें);

पत्र संख्या;

छूटे हुए नंबर;

शारीरिक स्थिति और मामले के गठन की विशेषताएं;

प्रपत्र के पंजीकरण के लिए अनुशंसित कागज़ का आकार A4 है। यह एक अलग पेज होना चाहिए, जिसे फाइल में आखिरी बार फाइल किया जाता है। ऐसी स्थिति में जहां मामला मूल रूप से तैयार किया गया था और प्रमाणीकरण पत्रक के बिना सिल दिया गया था, इसमें फॉर्म को हेम करने के लिए वॉल्यूम को कढ़ाई करने की कोई आवश्यकता नहीं है। इसे भरने के लिए और इसे ऊपर से कवर के अंदर चिपकाने के लिए पर्याप्त है। परिणामी मामला इस तरह दिखेगा:

व्यक्तिगत फ़ाइल का प्रमाणन पत्रक: नमूना डिज़ाइन

अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के संगठन के लिए वर्तमान नियम (परिशिष्ट संख्या 8) प्रस्ताव अगला पैटर्नप्रमाणन पत्रक:

यह नमूना स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के सभी मामलों के लिए मान्य है। कार्मिक मामले इस नियम के अपवाद नहीं हैं। कैलेंडर वर्ष की समाप्ति के बाद संस्था के संग्रह में स्थानांतरण के लिए तैयार किए जा रहे सभी मामलों को नियमों द्वारा निर्धारित तरीके से वर्णित और निष्पादित किया जाना चाहिए। इसके तहत नियामक दस्तावेज, प्रत्येक मामले के अंत में एक कागजी आधार पर, एक प्रमाणन पत्रक दाखिल किया जाना चाहिए। सामान्य स्थिति में, इसमें A4 प्रारूप होता है, फ़ाइल कैबिनेट में यह कार्ड के प्रारूप से मेल खाता है। शीट को मामले के कवर पर या अंतिम पृष्ठ के पीछे नहीं रखा जा सकता है।

उपदस्तावेज:

सत्यापन पत्रक भरना

मामले की प्रमाणन शीट भरते समय, निम्नलिखित एल्गोरिथम का पालन किया जाना चाहिए:

मामलों के नामकरण के अनुसार सौंपे गए केस नंबर को इंगित करें;

संख्या और शब्दों में संख्या में दर्ज किए गए पृष्ठों की कुल संख्या को इंगित करें (ध्यान दें कि इस मामले में आंतरिक सूची को ध्यान में नहीं रखा गया है);

चरम शीटों की संख्या इंगित करें, उदाहरण के लिए: "नंबर 1 से नंबर 308 तक";

सूची पत्र संख्या।

अक्षर संख्या का अर्थ है एक अक्षर वाली संख्या, उदाहरण के लिए: 11a, 24b। ऐसी संख्याएँ ऐसी स्थिति में प्रकट होती हैं जहाँ क्रमांकन के दौरान गलती से एक या अधिक पृष्ठ छूट गए हों। नंबरिंग को फिर से न करने के लिए, लापता शीट को पिछले नंबर को एक अक्षर के साथ सौंपा गया है, उदाहरण के लिए: 33, 34, 34 ए, 34 बी, 35।

लापता संख्याओं की सूची बनाएं;

यदि फ़ाइल में कोई लापता और अक्षर वाली चादरें नहीं थीं, तो प्रमाणन पत्रक के प्रपत्र की संबंधित पंक्तियों में डैश लगाना आवश्यक है।

ध्यान दें कि गिने-चुने शीटों की कुल संख्या की गणना करते समय लापता और अक्षरों वाली चादरों की संख्या को ध्यान में रखा जाना चाहिए। तो, उदाहरण के लिए, अगर अंतिम पृष्ठवॉल्यूम की संख्या 264 है, लेकिन फ़ाइल में 34a और 34b अक्षर वाली शीट हैं, और शीट नंबर 647 को छोड़ दिया गया है, शीट की कुल संख्या की गणना इस प्रकार की जाएगी: 264+2-1=265।

आंतरिक सूची की चादरों की संख्या इंगित करें;

शारीरिक स्थिति की विशेषताओं और मामले के गठन के बारे में तालिका के कॉलम भरें। बाएं कॉलम में, फीचर को वर्गीकृत करना आवश्यक है, दाएं कॉलम में, शीट्स की संख्या को इंगित करें, जिस पर यह होता है।

ऐसी विशेषताओं में शामिल हैं:

• चिपकाई गई तस्वीरें;
• गैर-मानक (बड़ा) प्रारूप;
• संलग्नक के साथ लिफाफे की उपस्थिति (तालिका न केवल एक लिफाफे की उपस्थिति के तथ्य को इंगित करती है, बल्कि इसमें संलग्न चादरों की संख्या भी है);
• शारीरिक क्षति (जैसे फटे या पानी से भरे हुए पृष्ठ, फोटोकॉपी पढ़ने में कठिन);
• ब्रोशर की मुद्रित प्रतियों की उपलब्धता (यदि सामान्य संख्या में पृष्ठों की संख्या इंगित नहीं की गई है, तो इसे तालिका में दिया जाना चाहिए);

यदि मामले के दस्तावेजों में ऐसी विशेषताएं नहीं हैं, तो तालिका को Z अक्षर से काट दिया जाना चाहिए।

गवाह पत्र को संकलित करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम इंगित करें, हस्ताक्षर करें और इसे समझें।

जारी करने की तारीख नीचे रखो;

कुछ मामलों में, मामला दर्ज होने के बाद, इसकी संरचना और स्थिति को बदला जा सकता है। उदाहरण के लिए, भंडारण के दौरान कुछ दस्तावेज़ क्षतिग्रस्त हो सकते हैं। या मूल को एक या दूसरे की एक प्रति के साथ बदलने की आवश्यकता होगी कार्यालय का कागज. एक अतिरिक्त उदाहरण के रूप में, कार्य पुस्तकों का हवाला दिया जा सकता है, जिन्हें मामले में दर्ज नहीं किया जाता है, लेकिन एक लिफाफे में डाल दिया जाता है। कुछ समय बीत जाने के बाद भूतपूर्व कर्मचारीया उसके रिश्तेदार संग्रह से एक कार्यपुस्तिका का अनुरोध कर सकते हैं, जिससे मामले की संरचना में बदलाव आएगा। इस मामले में, किए गए सभी परिवर्तनों को संबंधित अधिनियम में दर्ज किया जाना चाहिए और इस अधिनियम के संदर्भ में मामले के प्रमाणन पत्र में एक नोट किया जाना चाहिए।

इस मामले में प्रविष्टि इस तरह दिखेगी:

एक कार्य पुस्तिका जारी की गई (शीट 58), कार्य पुस्तकों की आवाजाही के लिए लेखांकन की पुस्तक में एक संबंधित प्रविष्टि संख्या 118 बनाई गई थी।

संग्रह विभाग के प्रमुख वासिलीवा पी.के.पीसी. वासिलीव

25.04.2017

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि मामलों का सही निष्पादन (प्रमाणन पत्र भरने सहित) दस्तावेजों की सुरक्षा में योगदान देता है और आगे के उपयोग के लिए उनकी खोज को तेज करता है। इसके अलावा, दस्तावेज़ीकरण और इसके व्यवस्थितकरण का सही समूहन ऐसी प्रक्रियाओं को सुविधाजनक बनाना संभव बनाता है जैसे मूल्य की परीक्षा आयोजित करना और अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरण के लिए दस्तावेज़ तैयार करना।

उपदस्तावेज: