दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना जब उनका उपयोग किया जाता है। संगठन के संग्रह में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना (पोपोवा ई.एन.)। कुल मिलाकर, यह ___________ मामलों के केस इन्वेंटरी के अनुसार सूचीबद्ध है, जिसमें ____________________ द्वारा अनुमोदित समेकित केस इन्वेंटरी के अनुभाग शामिल हैं।

1. नियामक भंडारण की स्थिति सुनिश्चित करना अभिलेखीय दस्तावेज. 5

1. 1 दस्तावेज़ों के भंडारण के लिए अनुकूलतम स्थितियाँ बनाना। 5

1. 2 दस्तावेजों को भंडार में रखना। स्थलाकृति। दस

2. आवेदन विशेष साधनदस्तावेजों का भंडारण और स्थानांतरण। 12

2. 1 स्टोरेज से फाइल जारी करने की प्रक्रिया .. 12

2. 2 मामलों की उपलब्धता और स्थिति की जांच करना। पंद्रह

2. 3 विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों के लिए एक बीमा कोष का निर्माण और उपयोग के लिए एक कोष 18

3. अभिलेखीय दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना। 21

3.1 चेक शारीरिक हालतदस्तावेज। 21

3. 2 अभिलेखीय का भौतिक-रासायनिक और तकनीकी प्रसंस्करण। 23

दस्तावेज। 23

निष्कर्ष। 26

संदर्भों की ग्रंथ सूची सूची .. 27

विषय की प्रासंगिकता टर्म परीक्षा. पुरालेखपाल अब अतीत में बनाई गई जानकारी से निपटने वाला पहला व्यक्ति है। उसे लेना चाहिए और रखना चाहिए। लेकिन संग्रह एक गोदाम नहीं है, लेकिन वैज्ञानिक संस्थान, जो समाज की दीर्घकालिक सामाजिक स्मृति बनाने का कार्य करता है।

राज्य निकाय, निकाय स्थानीय सरकार, संगठनों और नागरिकों में शामिल उद्यमशीलता गतिविधिएक कानूनी इकाई के गठन के बिना, संघीय कानूनों, अन्य नियामकों द्वारा स्थापित उनके भंडारण की अवधि के दौरान कर्मियों पर दस्तावेजों सहित अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य हैं। कानूनी कार्य रूसी संघ, साथ ही साथ प्रदान किए गए दस्तावेजों की सूची संघीय कानून"के बारे में संग्रहरूसी संघ में" 22 अक्टूबर, 2004 नंबर 125 एफजेड।

पुरालेखपालों का कार्य उन दस्तावेजों को संरक्षित करना है जो कुछ संगठनों और उद्यमों की गतिविधियों की विशेषताओं को दर्शाते हैं। ऐसी विशेषताएं हो सकती हैं: गतिविधि की विशिष्टता, उत्पादों की नवीनता, श्रम, सामाजिक परंपराएं, अंतर्राष्ट्रीय और क्षेत्रीय कार्यक्रमों में भागीदारी, प्रयोगात्मक परिस्थितियों में काम करना।

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना मुख्य कार्य राज्य अभिलेखागार. समस्या को हल करने की जटिलता इस तथ्य से निर्धारित होती है कि किसी ने कभी भी "शाश्वत" भंडारण के लिए दस्तावेज़ नहीं बनाए हैं। इसी समय, अभिलेखागार को सालाना नए फंडों से भर दिया जाता है, और बहाली की संभावनाएं मामूली रहती हैं। महत्वपूर्ण या मुख्य स्थान पर आधुनिक दृष्टिकोणइस समस्या को हल करने के लिए, उनके मूल्य, भौतिक स्थिति को ध्यान में रखते हुए, अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए एक विभेदित, चयनात्मक सिद्धांत के क्रमिक संक्रमण का सिद्धांत निहित है।

एक विभेदित दृष्टिकोण में संग्रह में संग्रहीत दस्तावेजों की कुल मात्रा, धन के स्तर पर तथाकथित प्राथमिकता वाली वस्तुओं, धन के कुछ हिस्सों, व्यक्तिगत दस्तावेजों का आवंटन शामिल है। प्राथमिकता आवंटन का आधार दो मानदंड हैं: दस्तावेजों का मूल्य और एक भौतिक स्थिति के संकेत जो उनकी सुरक्षा के लिए खतरा हैं (कम संभावित स्थायित्व)

नियामक शर्तों को बनाने, नियामक व्यवस्थाओं का पालन करने और अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण को ठीक से व्यवस्थित करने, उनकी चोरी और हानि को छोड़कर और सामान्य भौतिक स्थिति में उनके रखरखाव को सुनिश्चित करने के उपायों का एक सेट, संग्रह में अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करता है।

अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए नियामक शर्तें प्रदान की जाती हैं:

संग्रह भवनों का निर्माण, पुनर्निर्माण और मरम्मत;

भवन और संग्रह के परिसर में इष्टतम (मानक) अग्नि-निवारण, सुरक्षा, तापमान-आर्द्रता, प्रकाश और स्वच्छता-स्वच्छता व्यवस्था का निर्माण;

अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण और संचलन के विशेष साधनों का उपयोग।

पाठ्यक्रम कार्य का मुख्य उद्देश्य अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की समस्या का अध्ययन करना है जो अभिलेखागार के काम के मुख्य क्षेत्रों में से एक है। दस्तावेजों को संग्रहीत करने की रणनीति कितनी सही ढंग से चुनी गई थी, उनकी भौतिक स्थिति और विभिन्न प्रकार के उद्देश्यों के लिए उनका उपयोग करने की संभावना निर्भर करती है।

इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, इसे हल करना आवश्यक है निम्नलिखित कार्य:

1. दस्तावेजों के भंडारण के लिए नियामक शर्तों को सुनिश्चित करने के उपायों पर विचार करें।

2. अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण और संचलन के विशेष साधनों के उपयोग की प्रक्रिया को प्रकट करना।

3. दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए कार्यप्रणाली की जांच करें।

1. अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए नियामक शर्तों को सुनिश्चित करना

1. 1 दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए अनुकूलतम स्थितियाँ बनाना

दस्तावेजों के भंडारण के लिए इष्टतम स्थितियां प्रदान की जाती हैं: संग्रह भवनों का निर्माण, पुनर्निर्माण और मरम्मत; आग बुझाने के साधनों, सुरक्षा और आग अलार्म के साथ भंडारण सुविधाओं को लैस करना; आवेदन पत्र तकनीकी साधनभंडारण के लिए इष्टतम तापमान और आर्द्रता व्यवस्था बनाने के लिए, भंडारण सुविधाओं में स्वच्छता और स्वच्छ उपायों को करने के लिए; दस्तावेजों के भंडारण के विशेष साधनों का उपयोग (रैक, अलमारियाँ, तिजोरियाँ, बक्से, फ़ोल्डर, आदि)।

राज्य अभिलेखागार के लिए भवन विशेष रूप से बनाए जा सकते हैं या अन्य परिसर से परिवर्तित किए जा सकते हैं। उन्हें हटा दिया जाना चाहिए औद्योगिक उद्यमआग (तेल भंडारण सुविधाएं, गैस स्टेशन, पार्किंग स्थल, गैरेज, आदि) के साथ-साथ आवश्यकताओं के अनुसार खतरनाक वस्तुओं और संरचनाओं से हवा (आक्रामक गैसों, सीमेंट की धूल, आदि) को प्रदूषित करना बिल्डिंग कोडऔर नियम।

संग्रह के स्थान की उपयुक्तता सेवा के निष्कर्षों को ध्यान में रखते हुए निर्धारित की जाती है अग्नि शामक दलऔर वायु प्रदूषण की डिग्री पर स्वच्छता और महामारी विज्ञान स्टेशन।

संग्रह भवन का निर्माण और पुनर्निर्माण तकनीकी विनियमन की वस्तुओं के लिए आवश्यकताओं वाले नियामक कानूनी कृत्यों के अनुसार किया जाता है और परियोजना प्रलेखनसंबंधित अधिकृत निकाय के साथ सहमति व्यक्त की कार्यकारिणी शक्तिसंग्रह के क्षेत्र में। संग्रह का निर्माण एक तर्कसंगत लेआउट की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए भंडारण, प्रसंस्करण, अभिलेखीय दस्तावेजों के उपयोग और प्रशासनिक, तकनीकी, घरेलू प्रकृति के कार्यों के लिए संग्रह के कार्यों को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किए गए मुख्य और सहायक परिसर का एक परिसर है। परिसर का।

मुख्य परिसर की संरचना, स्थान, उपकरण को उनके साथ काम के सभी क्षेत्रों में अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करनी चाहिए, कार्य प्रौद्योगिकी की आवश्यकताओं का अनुपालन, श्रम सुरक्षा, सुरक्षा और औद्योगिक स्वच्छता, साथ ही संग्रह के विभागों की तर्कसंगत बातचीत।

संग्रह में अभिलेखागार, एक वाचनालय, कार्य कक्ष, हटाने योग्य इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के एक स्वचालित पुस्तकालय के लिए कमरे, सर्वर और संचार उपकरण हैं।

अनुकूलित भवनों में अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए अभिप्रेत परिसर को शेष भवन से अलग किया जाना चाहिए। खानपान सेवाओं, खाद्य गोदामों, ज्वलनशील और आक्रामक पदार्थों को संग्रहीत करने वाले या ज्वलनशील और रासायनिक प्रौद्योगिकियों का उपयोग करने वाले संगठनों के कब्जे वाले भवन के परिसर में अभिलेखीय दस्तावेजों को रखने की अनुमति नहीं है।

अभिलेखागार अरबी अंकों में सकल क्रम में गिने जाते हैं और प्रयोगशाला, उत्पादन, उपयोग (भंडारण) से जुड़े भंडारण सुविधाओं से कुछ दूरी पर अलगाव में स्थित होते हैं। रासायनिक पदार्थ, भोजन और इलेक्ट्रॉनिक संग्रह - विद्युत चुम्बकीय विकिरण और बल क्षेत्रों के स्रोतों से।

उत्तर की ओर खिड़कियों वाली इमारतों में भंडारगृहों को स्थापित करने की सिफारिश की जाती है। सीधे धूप से दस्तावेजों की अनिवार्य सुरक्षा के साथ ही प्राकृतिक प्रकाश की अनुमति है। खिड़कियों पर अंधा, सुरक्षात्मक फिल्टर, पर्दे या चित्रित कांच के उपयोग के साथ विसरित प्रकाश की अनुमति है। कृत्रिम प्रकाश व्यवस्था के लिए, बंद रंगों में गरमागरम लैंप या विकिरण स्पेक्ट्रम के एक काटे गए पराबैंगनी भाग के साथ फ्लोरोसेंट लैंप का उपयोग किया जाता है।

अभिलेखीय दस्तावेजों को अंधेरे में संग्रहीत किया जाता है। प्रकाश की क्रिया से दस्तावेजों की सुरक्षा बक्से, फ़ोल्डरों और बाइंडिंग में दस्तावेजों को संग्रहीत करके, खिड़कियों पर अपारदर्शी और प्रकाश-फैलाने वाले पर्दे का उपयोग करके सुनिश्चित की जाती है। इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेजों को उन स्थितियों में संग्रहीत किया जाता है जो प्रत्यक्ष प्रकाश को बाहर करते हैं और अतिरिक्त के अधीन हैं हवा में आक्रामक अशुद्धियों से सुरक्षा (सल्फर डाइऑक्साइड, हाइड्रोजन सल्फाइड, पारा वाष्प, नाइट्रोजन ऑक्साइड, अमोनिया), विद्युत चुम्बकीय आयनीकरण (विकिरण) जोखिम।

अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ किसी भी प्रकार के काम के लिए संग्रह के सभी परिसरों में प्राकृतिक और कृत्रिम प्रकाश के विनाशकारी प्रभाव से अभिलेखीय दस्तावेजों का संरक्षण किया जाता है।

अभिलेखागार प्रदान किए जाते हैं आधुनिक साधनअग्निशमन, सुरक्षा और फायर अलार्म. सामान्य और फर्श स्विच अभिलेखागार के बाहर स्थित हैं। पुरालेख भवन सुसज्जित हैं आग जल आपूर्ति, कार्बन डाइऑक्साइड अग्निशामक, अग्नि अलार्म।

तहखाने, अर्ध-तहखाने और तहखाने में अभिलेखागार रखने की अनुमति नहीं है। गैस, पानी और सीवर पाइपलाइन अभिलेखागार से नहीं गुजरना चाहिए।

संग्रह की सुरक्षा व्यवस्था इंजीनियरिंग और तकनीकी किलेबंदी सुनिश्चित करने के उपायों के एक सेट द्वारा सुनिश्चित की जाती है, संग्रह के भवन (परिसर) को सुरक्षा अलार्म से लैस करना, एक सुरक्षा पोस्ट का आयोजन करना, परिसर को सील करना, वस्तु के अंदर निरीक्षण करना और एक्सेस मोड, कार्यालय परिसर में चाबियां जमा करना।

अभिलेखागार और परिसर जिसमें अभिलेखीय दस्तावेज स्थायी रूप से या अस्थायी रूप से संग्रहीत किए जाते हैं, साथ ही भौतिक मूल्यपुरालेख भवन से आपातकालीन और आपातकालीन निकास, चौबीसों घंटे सुरक्षा चौकी के अभाव में मुख्य प्रवेश द्वार।

अभिलेखागार और अन्य परिसर जहां अभिलेखीय दस्तावेजों को स्थायी रूप से या अस्थायी रूप से संग्रहीत किया जाता है, उच्च सुरक्षा तालों से सुसज्जित संभावित चोरी के खिलाफ बढ़ी हुई तकनीकी ताकत वाले दरवाजों से सुसज्जित हैं।

कोर्स वर्क

अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना

बेलगोरोड 2008

दस्तावेज़ संग्रह भंडारण

परिचय

पुरालेख दस्तावेजों के संरक्षण के लिए विधायी इतिहास और मूल बातें

संग्रह परिसर की व्यवस्था, उपकरण और संचालन

दस्तावेज़ संग्रहण मोड

दस्तावेजों की आवाजाही की स्थलाकृति और लेखांकन

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का भंडारण

निष्कर्ष

टिप्पणी

ग्रंथ सूची सूची

परिचय

विषय की प्रासंगिकता. दस्तावेज़ हैं सूचना आधारसंगठन की गतिविधियाँ, क्योंकि यह उनमें है कि इसके 80% से अधिक सूचना संसाधन केंद्रित हैं। दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के दौरान, वे कुछ हद तक विभिन्न कारकों के संपर्क में आते हैं जो सामग्री के गुणों में अपरिवर्तनीय परिवर्तन का कारण बनते हैं - उम्र बढ़ने। दीर्घकालिक भंडारण में दस्तावेजों का सामूहिक विनाश धन की सुरक्षा और संरक्षण सुनिश्चित करने की समस्या की तात्कालिकता के कारण है। रूस के राष्ट्रीय पुस्तकालय में लगभग 25% पुस्तकों को संरक्षण की आवश्यकता है। इसी तरह की स्थिति रूस में अन्य पुस्तकालयों में देखी जाती है।

पुस्तकालय, संग्रहालय और अभिलेखीय निधि में मुख्य रूप से कागज पर बने संस्करण और पांडुलिपियां हैं, जो भंडारण और उपयोग की प्रक्रिया में लगातार बिगड़ रही हैं। भंडारण का उद्देश्य प्रतिकूल कारकों के प्रभाव को कम करना और दस्तावेजों के स्थायित्व को बढ़ाना है। दुनिया के विभिन्न देशों में, सांस्कृतिक स्मारकों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए आधुनिक तकनीकों की गहन खोज की जा रही है पेपर मीडिया.

वर्तमान में, हमारे देश के अभिलेखागार में बड़ी संख्या में दस्तावेज संग्रहीत हैं, जो लोगों की बहुपक्षीय गतिविधियों की गवाही देते हैं। संग्रह कार्यकर्ताओं के लिए उनके दीर्घकालिक संरक्षण को सुनिश्चित करना सर्वोच्च प्राथमिकता है। हमारी सरकार के प्रासंगिक संकल्प भी इस समस्या के महत्व के बारे में बताते हैं।

कार्य का उद्देश्यअभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए इष्टतम स्थितियों का पता लगाना है।

कार्य का उद्देश्य निम्नलिखित कार्यों को परिभाषित करता है:

1.कानून के इतिहास और संरक्षण की मूल बातें जानें

पुरालेख दस्तावेज़

2.संग्रह के परिसर के उपकरण, उपकरण और संचालन पर विचार करें

3.विभिन्न दस्तावेज़ संग्रहण मोड दिखाएं

.दस्तावेजों की आवाजाही के लिए स्थलाकृति और लेखांकन का विश्लेषण करें

.इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के भंडारण पर ध्यान दें

अध्ययन की वस्तुराज्य के इतिहास में अभिलेखीय दस्तावेज, उनका स्थान और उनके संरक्षण का महत्व हैं।

अध्ययन का विषय -सुरक्षा प्रणाली

पुरालेख दस्तावेज़

विषय के ज्ञान की डिग्री

ऐसे कई अध्ययन हैं जो इस विषय के विभिन्न पहलुओं को प्रकट करते हैं। प्रत्येक लेखक स्थिति को अपने दृष्टिकोण से दर्शाता है। यह हमें विभिन्न कोणों से प्राप्त जानकारी को देखने की अनुमति देता है, जो इस मुद्दे पर अधिक वस्तुनिष्ठ ज्ञान प्राप्त करने में योगदान देता है।

गोर्फिन जी.एम. 1अपने अध्ययन में "पुरालेख अध्ययन" न केवल अभिलेखीय दस्तावेजों के संरक्षण के लिए शर्तों को दर्शाता है, बल्कि रूस में संग्रह के इतिहास के साथ-साथ रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों और फाइलों के संगठन को भी दर्शाता है।

ओखोटनिकोव की कार्यवाही ए.वी. 2"दस्तावेज़ विज्ञान और अभिलेख प्रबंधन" दस्तावेज़ों के वर्गीकरण, दस्तावेज़ीकरण प्रणाली, दस्तावेज़ संचार और दस्तावेज़ गतिविधियों की ओर ध्यान आकर्षित करता है, जहाँ दस्तावेज़ों के भंडारण पर विचार किया जाता है। अलेक्सेवा ई.वी. के लेख 3"कार्यालय के काम में अभिलेखीय पहलू: संग्रह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना और उनके भंडारण को व्यवस्थित करना" घोषित विषय के प्रकटीकरण के लिए सूचना आधार के रूप में कार्य करता है। इन लेखों में, दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने का विषय बहुत व्यापक रूप से कवर किया गया है।

1. कानून का इतिहास और संग्रह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की मूल बातें

अभिलेखागार एकत्र करना पर्याप्त नहीं है - दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना भी उतना ही महत्वपूर्ण है। दुर्भाग्य से, हमारे देश में अभिलेखीय क्षेत्र के विकास का पूरा इतिहास दस्तावेजों के अपूरणीय विनाश से भरा हुआ है। इसका कारण न केवल प्राकृतिक आपदाएँ थीं, बल्कि बहुत बार दस्तावेजों के प्रति गैर-जिम्मेदार, विचारहीन रवैया भी शामिल था, जिसमें राज्य की ओर से भी शामिल था, जो "अपशिष्ट अभियानों" के आयोजक के रूप में कार्य करता था। नागरिकों के बीच "कागजात की बेकारता" के बारे में एक राय है, "धूल भरे संग्रह" के बारे में - (और एक संग्रह आदर्श रूप से धूल रहित होना चाहिए) कुछ अनावश्यक के रूप में। और केवल जब किसी व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से संग्रह से किसी प्रकार का प्रमाण पत्र प्राप्त करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है, जिस पर उसका सामाजिक, भौतिक और अन्य कल्याण निर्भर करता है, तो वह अभिलेखागार के महत्व को समझना शुरू कर देता है। दुर्भाग्य से, बीसवीं सदी के 1990 के दशक में, परिसमाप्त फर्मों और बैंकों के कई मूल्यवान दस्तावेज खो गए थे, जिसमें उनके कर्मचारियों के अधिकारों और हितों की रक्षा के लिए आवश्यक कर्मियों के दस्तावेज भी शामिल थे। .

लेकिन अभिलेखागार भी हमारे देश और हमारे पूर्वजों के अतीत के बारे में जानकारी के अनूठे भंडार हैं। कितनी बार सिर्फ एक जीवित दस्तावेज़ किसी चीज़ या किसी के बारे में हमारी समझ और ज्ञान को बदल सकता है। यह केवल उपन्यासों में है कि "पांडुलिपियां जलती नहीं हैं," जीवन में सब कुछ अधिक नीरस और दुखद है - वे आज भी जलते हैं, नष्ट हो जाते हैं। अपनी याददाश्त खोने से बुरा कुछ नहीं है, अपनी जड़ों को भूल जाना - यह एक व्यक्ति के लिए और पूरे राष्ट्र के लिए समान रूप से डरावना है। यही कारण है कि बीसवीं सदी के शुरुआती 20 के दशक में जो आह्वान हुआ - "अभिलेखागार रखें!" - आज भी उतना ही प्रासंगिक है।

अभिलेखीय दस्तावेजों को संरक्षित करने और उनके विनाश की जिम्मेदारी कानून में निहित है। और इसके पीछे एक लंबी कानूनी परंपरा है। 1550 के सुदेबनिक ने "राज्य के मामलों" को नुकसान पहुंचाने के लिए कोड़े से पीटने जैसी कड़ी सजा का प्रावधान किया। हालाँकि, पीटर द ग्रेट के समय में, शारीरिक दंड को एक रूबल के साथ सजा से बदल दिया गया था - एक जुर्माना: "लेकिन भविष्य में, क्या चिह्नित अर्क और फरमानों को किस लापरवाही में रखा जाएगा, या क्या खो जाएगा, या याचिकाकर्ताओं को और किसको क्या काम दिखाया जाना चाहिए (वे करेंगे) या लिखेंगे, और उसके बारे में, महान प्रभु के फरमान से, सभी क्रूरता के साथ एक खोज की जाएगी, और दोषियों की तलाश में, दंड निर्दयी होगा , गलती और मामले के आधार पर, या बड़ा जुर्माना जोड़ा जाएगा।

सोवियत काल में, पुरालेखपालों के साथ भी कानून सख्त था। 29 मार्च, 1941 को यूएसएसआर के जीएएफ पर विनियमन ने दस्तावेजों के विनाश और चोरी के साथ-साथ दस्तावेजों से गुप्त जानकारी के प्रकटीकरण के लिए आपराधिक दायित्व की धमकी दी।

अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा की समस्याओं पर पहले विशेष विधायी कृत्यों में से एक 29 अक्टूबर, 1976 को यूएसएसआर कानून "इतिहास और संस्कृति के स्मारकों के संरक्षण और उपयोग पर" था। कानून ने जोर दिया कि ऐतिहासिक और सांस्कृतिक स्मारक लोगों की संपत्ति हैं और दुनिया का एक अभिन्न अंग हैं सांस्कृतिक विरासत5. कानून में इन स्मारकों के बीच दस्तावेजी स्मारक भी शामिल हैं।

रूसी संघ के विधान की मूल बातें "रूसी संघ और अभिलेखागार के अभिलेखीय कोष पर" कहती हैं: "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के हिस्से के रूप में वर्गीकृत दस्तावेजों के मालिक अपनी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य हैं। बीमा प्रतियां विशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय दस्तावेजों के लिए बनाई जाती हैं। इस प्रकार, संस्था दस्तावेजों को संरक्षित करने के लिए बाध्य है, भले ही उनके स्वामित्व का रूप कुछ भी हो।

के अलावा प्रशासनिक जिम्मेदारीअभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, उनके विनाश, चोरी और मृत्यु के नियमों के उल्लंघन के लिए, अपराधी दायित्व. रूसी संघ के आपराधिक संहिता (1996) में इन अपराधों के लिए जिम्मेदारी स्थापित करने वाले कई लेख हैं: कला। 164 - "विशेष मूल्य की वस्तुओं की चोरी"; कला। 284 - "दस्तावेजों की हानि जिसमें शामिल हैं राज्य गुप्त»; कला। 324 - "अधिग्रहण या बिक्री आधिकारिक दस्तावेज़और राज्य पुरस्कार ”और अन्य लेख।

रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा (1998) पर विनियमों के अनुसार, दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना अभिलेखीय संस्थानों के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। .

विशेषज्ञ जो अपनी व्यावसायिक गतिविधियों को अभिलेखीय विज्ञान से जोड़ने का निर्णय लेते हैं, उन्हें दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की मूल बातें जानने की आवश्यकता है। भंडारण के आयोजन के उपायों की प्रणाली में निम्नलिखित क्षेत्र शामिल हैं:

1.दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना;

2.भंडारण सुविधाओं के भवनों और परिसर सहित, भंडारण की सुरक्षा और सुरक्षा के साधनों सहित दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक सामग्री और तकनीकी आधार का निर्माण;

.दस्तावेजों की भौतिक स्थिति पर आंदोलन और नियंत्रण का लेखा-जोखा, जिसमें संग्रह के लेखांकन रूपों में सभी परिवर्तनों का प्रतिबिंब शामिल है;

.बीमा कोष और उपयोग के लिए कोष बनाने के लिए दस्तावेजों की नकल करना;

.दस्तावेजों का संरक्षण।

2. संग्रह के परिसर की व्यवस्था, उपकरण और संचालन

यह याद रखना चाहिए कि दस्तावेजों को संग्रह में संग्रहीत किया जाता है ताकि उनका उपयोग उस अवधि के लिए किया जा सके जब वे मूल्य के हों: 3, 5, 10, 25, 40, 75 वर्ष, सदियों। भंडारण की पूरी अवधि के लिए, दस्तावेजों को प्रतिकूल परिस्थितियों, उनके भौतिक आधार को नुकसान और उन पर लागू पाठ के साथ-साथ चोरी और लापरवाही के कारण नुकसान से संरक्षित किया जाना चाहिए।

दस्तावेजों के भंडारण के लिए इष्टतम स्थिति बनाने के लिए पहली आवश्यकता एक ऐसी इमारत की उपस्थिति है जो उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए सभी मापदंडों को पूरा करती है। राज्य अभिलेखागार के लिए विशेष भवन बनाए जा रहे हैं। दस्तावेजों के विभिन्न संस्करणों के साथ अभिलेखागार के लिए विकसित सबसे अधिक इस्तेमाल की जाने वाली मानक परियोजनाएं7 .

इस घटना में कि संग्रह भवन का निर्माण उद्देश्य पर किया गया है, इसका निर्माण और संचालन GOST 12.1.004-76 "अभिलेखागार के डिजाइन के लिए निर्देश", "अग्नि सुरक्षा मानकों के लिए प्रदान की गई अग्नि सुरक्षा आवश्यकताओं के अनुपालन में किया जाना चाहिए।" इमारतों और संरचनाओं का डिजाइन", संघीय अभिलेखीय सेवा के संस्थानों में अग्नि सुरक्षा के लिए नियम और निर्देश। यदि किसी भवन (परिसर) को संग्रह में परिवर्तित करने के लिए आवंटित किया जाता है, तो उसे परीक्षा के बाद ही उपयुक्त माना जा सकता है। सभी विशिष्ट सेवाओं (अभिलेखीय, आग, स्वच्छता, सुरक्षा) से युक्त एक विशेषज्ञ आयोग आवंटित परिसर के क्षेत्र की सावधानीपूर्वक जांच करता है; स्थान इस कमरेइमारत में (मंजिल); भवन का स्थान; कमरे के भौतिक और रासायनिक वातावरण की स्थिति। इन मानदंडों के अनुसार, विशिष्ट डेटा प्राप्त किया जाना चाहिए। यदि परिसर उपरोक्त मानदंडों को पूरा करता पाया जाता है, तो एक अधिनियम तैयार किया जाता है, जिस पर विशेषज्ञ आयोग के सभी सदस्यों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। .

संग्रह के परिसर की आवश्यकताएं आधुनिक नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों में तय की जाती हैं, मुख्य रूप से संगठन के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों में, साथ ही कई GOST और कार्यप्रणाली विकास. संग्रह और सूचना वाहक (कागज, फिल्म, आदि) के दस्तावेजों (सिनेमा, फोटो, वीडियो, फोनो) की संरचना के आधार पर दस्तावेजों को संग्रहीत करने की शर्तों को विभेदित किया जाता है। वहाँ है सामान्य आवश्यकताएँअभिलेखागार को। सबसे पहले, आपको यह जानना होगा कि अभिलेखीय परिसर के लिए क्या अस्वीकार्य है:

1.कमरा जीर्ण-शीर्ण, लकड़ी, तहखाना, अटारी, बिना गरम किया हुआ नहीं होना चाहिए प्राकृतिक वायुसंचार;

2.संग्रह कक्ष के आस-पास आग-खतरनाक तकनीक का उपयोग करने वाली कोई आग-खतरनाक वस्तुएं और संगठन नहीं होने चाहिए;

.अभिलेखागार के पास नहीं होना चाहिए औद्योगिक सुविधाएंसंक्षारक गैसों और धूल से हवा को प्रदूषित करना

.संग्रह को खानपान सेवाओं, खाद्य गोदामों के कब्जे वाले परिसर के पास नहीं रखा जा सकता है। उनके निवासी - सूक्ष्मजीव और कृंतक दोनों - अभिलेखीय दस्तावेजों को खा सकते हैं।

भवन के मुख्य क्षेत्र भंडारण के लिए आरक्षित हैं; वे वाचनालय और प्रशासनिक परिसर से अलग-थलग हैं। उनके अलावा, निम्नलिखित की आवश्यकता है: आने वाले मामलों को प्राप्त करने और उनका विश्लेषण करने के लिए एक कमरा; कीटों (इन्सुलेटर) से प्रभावित दस्तावेजों के लिए कमरा; कर्मचारियों के लिए काम के कमरे; के साथ वाचनालय निजी कमरादस्तावेजों के अस्थायी भंडारण के लिए; स्वायत्त निकास वेंटिलेशन के साथ दस्तावेजों को बेअसर करने के लिए एक कमरा, जहां, यदि आवश्यक हो, एक कीटाणुशोधन कक्ष स्थापित किया जा सकता है; दस्तावेजों की बहाली और बाध्यकारी के लिए कमरे, आदि।9 .

भंडारण एक अलग कमरे में आयोजित किया जाता है। सबसे कठोर भंडारण आवश्यकताएं हैं:

.किसी भी उद्देश्य के भंडारण और कार्य परिसर के संयोजन की अनुमति नहीं है;

.भंडारण सुविधाओं को बिना गर्म, नम, अनुपयुक्त परिसर के साथ-साथ स्टोव हीटिंग वाले परिसर में रखने की अनुमति नहीं है;

.भंडारण कक्ष में निकासी के लिए सुविधाजनक लिफ्ट और सीढ़ी, एक आपातकालीन निकास होना चाहिए;

.भंडारण सुविधाओं का आंतरिक परिष्करण उन सामग्रियों का उपयोग करके किया जाना चाहिए जो धूल एकत्र नहीं करते हैं और धूल या आक्रामक रसायनों का स्रोत नहीं हैं। भंडारण उपकरण और दस्तावेजों के भंडारण के साधनों के निर्माण में उपयोग की जाने वाली सभी सामग्रियों पर समान आवश्यकताएं लागू होनी चाहिए;

.भंडारण सुविधाओं में पानी की आपूर्ति और सीवरेज पाइप, साथ ही तकनीकी या घरेलू पानी के इनलेट डालने की अनुमति नहीं है;

.कमरा अग्निरोधक और बाढ़ से सुरक्षित होना चाहिए;

.भंडारण कक्षों में बिजली के तारों को छिपाया जाना चाहिए, सॉकेट आउटलेट भली भांति बंद या अर्ध-हर्मेटिक होना चाहिए। भंडारण सुविधाएं सामान्य या फर्श-दर-मंजिल बिजली के स्विच से सुसज्जित हैं;

.भंडारण को कम से कम 2 घंटे की अग्नि प्रतिरोध सीमा के साथ अग्निरोधक दीवारों और छत द्वारा संग्रह के पड़ोसी परिसर से अलग किया जाता है;

.आग जल आपूर्ति का उत्पादन सीढ़ी पर स्थित होना चाहिए;

.खिड़कियों के बिना एक कमरे में भंडारण सुविधाओं की नियुक्ति की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब प्रति घंटे 2-3 गुना वायु विनिमय प्रदान करने वाला वेंटिलेशन हो;

.प्रयोगशाला और औद्योगिक परिसरभंडारण सुविधाओं से जितना संभव हो उतना दूर होना चाहिए और इसके साथ सामान्य रूप से वेंटिलेशन नलिकाएं नहीं होनी चाहिए10 .

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अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के उपायों की प्रणाली में निम्नलिखित उपाय शामिल हैं: भंडारण के संगठन के लिए उपायों का एक सेट, जो दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक सामग्री और तकनीकी आधार के निर्माण के लिए प्रदान करता है (भंडारण सुविधाओं के परिसर और भवन, जलवायु नियंत्रण सुविधाएं, सुरक्षा और सुरक्षा सुविधाएं, क्षतिग्रस्त सामग्री को बहाल करने के साधन और नकल और अन्य), साथ ही दस्तावेजों (प्रकाश, तापमान और आर्द्रता, सुरक्षा, स्वच्छता और स्वच्छ) के भंडारण के लिए एक शासन बनाने और बनाए रखने के उपायों का एक सेट।

दस्तावेजों के भंडारण के लिए इष्टतम स्थितियां प्रदान की जाती हैं: संग्रह भवनों का निर्माण, मरम्मत और पुनर्निर्माण; इष्टतम तापमान और आर्द्रता भंडारण व्यवस्था बनाने के लिए तकनीकी साधनों का उपयोग करके भंडारण सुविधाओं में स्वच्छता और स्वच्छ उपायों को करना; आग बुझाने के साधनों, आग और सुरक्षा अलार्म के साथ भंडारण सुविधाओं के उपकरण; दस्तावेजों (अलमारियों, रैक, बक्से, तिजोरियों, फ़ोल्डरों, आदि) को संग्रहीत करने के विशेष साधनों का उपयोग।

राज्य अभिलेखागार के लिए भवनों को अन्य परिसरों से परिवर्तित किया जा सकता है या विशेष रूप से बनाया जा सकता है। उन्हें उन औद्योगिक उद्यमों से हटाया जाना चाहिए जो हवा को प्रदूषित करते हैं, उन संरचनाओं और वस्तुओं से जो आग के मामले में खतरनाक हैं, और आवश्यकताओं के अनुसार भी भवन विनियमऔर मानदंड।

उत्तर की ओर खिड़कियों वाली इमारतों में भंडारण सुविधाओं का पता लगाने की सिफारिश की जाती है। सीधे धूप से दस्तावेजों की अनिवार्य सुरक्षा के साथ ही प्राकृतिक प्रकाश की अनुमति है। दस्तावेजों को बक्से, बाइंडरों और फोल्डरों में संग्रहित करके, खिड़कियों पर प्रकाश-प्रकीर्णन और हल्के-तंग पर्दे आदि का उपयोग करके प्रकाश की क्रिया से दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित की जाती है।

पुरालेख भवन कार्बन डाइऑक्साइड अग्निशामक, अग्निशमन जल आपूर्ति, सुरक्षा और अग्नि अलार्म से सुसज्जित हैं।

भंडारण सुविधाओं में कागज-आधारित दस्तावेजों के दीर्घकालिक संरक्षण को सुनिश्चित करने के लिए, इष्टतम तापमान और आर्द्रता भंडारण की स्थिति 17-19 डिग्री सेल्सियस के तापमान पर निर्धारित की जाती है और सापेक्षिक आर्द्रता - 50-55%.

इसके अलावा, दस्तावेजों के दीर्घकालिक संरक्षण के लिए, निम्नलिखित प्रकाश व्यवस्था का पालन किया जाना चाहिए:

दस्तावेजों को पूर्ण अंधेरे में संग्रहित किया जाना चाहिए;

प्राकृतिक प्रकाश को विशेष प्रकाश डिफ्यूज़र की मदद से फैलाना चाहिए;

कृत्रिम प्रकाश व्यवस्था के लिए, बंद रंगों में गरमागरम लैंप का उपयोग किया जाता है। आप स्पेक्ट्रम के काटे गए पराबैंगनी भाग के साथ फ्लोरोसेंट लैंप का उपयोग कर सकते हैं;

दस्तावेज़ों को फ़ोल्डरों, बाइंडरों में, बंद रैक, अलमारियाँ, बक्से, आदि पर संग्रहीत करें;

भंडारण सुविधाओं को एक स्वच्छ और अनुकरणीय क्रम में बनाए रखा जाना चाहिए, जिसमें कीड़ों, कृन्तकों, धूल और मोल्ड के संचय की संभावना को बाहर रखा गया है।

भंडारण उनके प्लेसमेंट के उचित क्रम के अनुपालन में रैक से सुसज्जित हैं।

रैक की पंक्तियों के बीच, मुख्य गलियारे में दूरी 120 सेमी होनी चाहिए, रैक के बीच के गलियारे में - 75 सेमी, समान दूरी रैक और भवन की बाहरी दीवार के बीच होनी चाहिए;

रैक के फर्श और निचले शेल्फ के बीच की दूरी कम से कम 15 सेमी होनी चाहिए, और तहखाने में - 30 सेमी।

प्रकार के आधार पर, दस्तावेजों को उपयुक्त प्राथमिक सुरक्षा उपकरण में रखा जाता है: विशेष मामले, बक्से, बैग, आदि।

पर काम का समयभंडार एक कुंजी के साथ बंद होना चाहिए, इसे एक्सेस करने का अधिकार सीमित होना चाहिए, आदि। संग्रह से दस्तावेज़ निकालें उचित समय परकेवल पास के साथ अनुमति दी; सुरक्षा के तकनीकी साधन होने चाहिए (अलार्म, खिड़कियों पर बार आदि)।

अभिलेखीय दस्तावेजों के तकनीकी और भौतिक-रासायनिक प्रसंस्करण के लिए किया जाता है: बहाली विशेष विवरण, गुण, अभिलेखीय दस्तावेजों का स्थायित्व; उनके विनाश और त्वरित उम्र बढ़ने के कारणों का उन्मूलन; प्लेबैक दस्तावेजी जानकारीअधिक स्थिर मीडिया पर।

अभिलेखीय दस्तावेजों के तकनीकी और भौतिक-रासायनिक प्रसंस्करण पर कार्य को अनुसूचित और अनिर्धारित में विभाजित किया गया है।

अभिलेखीय दस्तावेजों की भौतिक स्थिति की ख़ासियत को ध्यान में रखते हुए, संग्रह में स्थापित प्राथमिकता के क्रम में उनकी स्थिति की जाँच के परिणामों के आधार पर अभिलेखीय दस्तावेजों का अनुसूचित प्रसंस्करण किया जाता है। विभिन्न प्रकार, उनके अलग से संबंधित मूल्य समूहऔर संग्रह क्षमता। विशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय दस्तावेजों को प्राथमिकता दी जाती है।

प्रति अनिर्धारित निरीक्षणपानी, आग, रेडियोधर्मी या रासायनिक पदार्थों द्वारा अभिलेखीय दस्तावेजों के सामूहिक या स्थानीय विनाश से जुड़ी बचाव स्थितियों में किए गए कार्य शामिल हैं।

उनके भंडारण क्षेत्रों को अलग करने, अलग करने, साफ करने के लिए तत्काल उपाय किए जाते हैं और अभिलेखीय दस्तावेज भी जैविक कीटों से प्रभावित होते हैं।

नामकरण, काम की तकनीक और अभिलेखीय दस्तावेजों के तकनीकी और भौतिक-रासायनिक प्रसंस्करण की प्रक्रिया पद्धति और उद्योग के नियमों द्वारा निर्धारित की जाती है।

इस प्रकार, अभिलेखीय दस्तावेज़ के पाठ के बाहर अभिलेखागार से फ़ाइलों से निकाले गए व्यक्तिगत अभिलेखीय दस्तावेजों को जारी करने की तैयारी करते समय विपरीत पक्षप्रत्येक शीट पर एक अभिलेखीय कोड की मुहर लगी होती है।

अभिलेखागार से जारी किए गए अभिलेखीय दस्तावेजों में क्रमांकित पत्रक, एक अभिलेखीय सिफर, एक उपयोग पत्रक और एक दस्तावेज़ प्रमाणन पत्रक होना चाहिए।

रिपॉजिटरी से मामलों को जारी करने को उपयुक्त दस्तावेजों के साथ औपचारिक रूप दिया जाता है और विशेष पुस्तकों में पंजीकृत किया जाता है। अभिलेखागार से अभिलेखीय दस्तावेजों को जारी करना और स्वीकार करना, जिसमें स्थिति की शीट-दर-शीट जांच और जारी करने से पहले और वापसी पर अभिलेखीय दस्तावेजों की उपलब्धता शामिल है, अभिलेखागार के एक कर्मचारी द्वारा किया जाता है।

सत्यापन प्रक्रिया के दौरान खोजी गई सभी कमियां (गणना में तकनीकी त्रुटियां, मामलों की कमी, भौतिक क्षति, विवरण में त्रुटियां) मामलों की स्थिति और उपलब्धता के लिए चेकलिस्ट में दर्ज की जाती हैं। सत्यापन पत्रक सीधे सत्यापन प्रक्रिया के दौरान प्रत्येक सूची के लिए अलग से भरा जाता है, सत्यापन पत्रक संख्यात्मक क्रम में गिने जाते हैं और कलाकार द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं।

दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना दस्तावेजों के विशेष तकनीकी प्रसंस्करण पर कार्यों का एक सेट है: रासायनिक और भौतिक बहाली, धूल हटाने, विच्छेदन, कीटाणुशोधन, फोटो बहाली और अन्य प्रकार के काम जो दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं। ऐसा काम प्रयोगशालाओं द्वारा किया जाता है जो अभिलेखीय संस्थानों की प्रणाली में काम करते हैं।

अध्याय 3

चूंकि रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज, जो में हैं निजी संपत्ति, एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में स्थानांतरित किया जा सकता है या सार्वभौमिक उत्तराधिकार के माध्यम से अलग किया जा सकता है या अन्यथा, फिर संघीय कानून उत्तराधिकारी पर उपयुक्त नगरपालिका, राज्य संग्रह, पुस्तकालय, संग्रहालय, रूसी विज्ञान अकादमी के संगठन को सूचित करने का दायित्व लगाता है। जिसमें पूर्व मालिक ने एक समझौता किया।

यदि राज्य द्वारा संरक्षित दस्तावेजों और विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों के मालिक इन दस्तावेजों के भंडारण, उपयोग और लेखांकन के लिए अपने दायित्वों को पूरा नहीं करते हैं, और इससे उनके महत्व का नुकसान हो सकता है, तो अदालत के फैसले से ऐसे दस्तावेजों को जब्त किया जा सकता है। रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 240 के अनुसार मालिक से।

इसके अलावा, निजी स्वामित्व में अभिलेखीय दस्तावेजों की बिक्री के लिए नीलामी आयोजित करने के मामले में, नीलामी के आयोजकों को उनकी होल्डिंग के दिन से 30 दिन पहले बाद में बाध्य नहीं किया जाता है। लिख रहे हैंसंग्रह के क्षेत्र में रूसी संघ की सरकार द्वारा विशेष रूप से अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय और रूसी संघ के घटक इकाई के संबंधित अधिकृत कार्यकारी निकाय को सूचित करें, जिसके क्षेत्र में नीलामी आयोजित की जाती है, स्थान, समय और अभिलेखीय दस्तावेजों की बिक्री के लिए शर्तें। अभिलेखीय दस्तावेजों की बिक्री के लिए इस प्रक्रिया का उल्लंघन अदालत में मांग के अधिकार के उद्भव का आधार बन सकता है, खरीदार के अधिकारों और दायित्वों को उनके अनुसार हस्तांतरित करना सिविल कानून.

अभिलेखीय दस्तावेजों के स्वामित्व का अधिकार, उनके स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, कानून द्वारा संरक्षित है। संघीय कानूनों द्वारा प्रदान नहीं किए गए अभिलेखीय दस्तावेजों की जब्ती निषिद्ध है।

अभिलेखीय दस्तावेज जो अवैध कब्जे में हैं, उनके अनुसार सही मालिकों या मालिकों को हस्तांतरित किए जा सकते हैं अंतर्राष्ट्रीय संधिरूस और रूसी संघ का कानून।

रूसी संघ में संग्रह पर कानून के अनुपालन पर नियंत्रण द्वारा किया जाता है संघीय प्राधिकरणसरकार, सहित:

संघीय कार्यकारी निकाय विशेष रूप से रूसी संघ की सरकार द्वारा अधिकृत;

रूसी संघ के घटक संस्थाओं के राज्य प्राधिकरण (सहित .) अधिकृत निकायसंग्रह के क्षेत्र में रूसी संघ के घटक संस्थाओं की कार्यकारी शक्ति)।

रूस में संग्रह पर कानून के उल्लंघन की जिम्मेदारी निम्नलिखित का तात्पर्य है: कानूनी संस्थाएंसाथ ही नागरिकों और अधिकारियोंरूस में संग्रह पर कानून का उल्लंघन करने के दोषी रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित प्रशासनिक, नागरिक और आपराधिक दायित्व वहन करते हैं।

स्थानीय अधिकारी, सरकारी संसथान, नगरपालिका और राज्य अभिलेखागार, पुस्तकालय, संग्रहालय और अन्य कानूनी संस्थाएं, साथ ही नागरिक - अभिलेखीय दस्तावेजों के मालिक या मालिक काम में भाग ले सकते हैं अंतरराष्ट्रीय संगठनअभिलेखीय मामलों पर सम्मेलन और बैठकें, संग्रह के क्षेत्र में और अंतर्राष्ट्रीय सूचना विनिमय में अंतर्राष्ट्रीय सहयोग में भाग लेने के लिए।

अभिलेखीय दस्तावेजों का आयात और निर्यात 22 अक्टूबर, 2004 नंबर 125-एफजेड "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर" के संघीय कानून द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

नगरपालिका में स्थित रूस के बाहर अभिलेखीय दस्तावेजों का निर्यात करना प्रतिबंधित है या राज्य की संपत्ति, साथ ही रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज, जो निजी स्वामित्व में हैं।

इसके विपरीत, निजी स्वामित्व वाले अभिलेखीय दस्तावेजों को रूस से बाहर ले जाया जा सकता है। इसके अलावा, निर्यात के लिए घोषित दस्तावेज रूसी संघ की सरकार द्वारा स्थापित तरीके से दस्तावेजों के मूल्य की जांच के अधीन हैं।

केवल कानूनी रूप से प्राप्त या अधिग्रहित अभिलेखीय दस्तावेजों को रूस में आयात करने की अनुमति है।

किसी भी प्रकार के मीडिया पर अभिलेखीय दस्तावेजों की प्राप्त या कानूनी रूप से प्राप्त प्रतियों का रूस में निर्यात और आयात बिना किसी प्रतिबंध के किया जाता है, अभिलेखीय दस्तावेजों की प्रतियों के निर्यात के अपवाद के साथ, जिसकी पहुंच रूसी कानून के तहत प्रतिबंधित है।

कोर्स वर्क

हे अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना

बेलगोरोड 2008

दस्तावेज़ संग्रह भंडारण

परिचय

3.दस्तावेज़ भंडारण मोड

निष्कर्ष

टिप्पणी

ग्रंथ सूची सूची

परिचय

विषय की प्रासंगिकता. दस्तावेज़ संगठन की गतिविधियों का सूचना आधार हैं, क्योंकि यह उनमें है कि इसके 80% से अधिक सूचना संसाधन केंद्रित हैं। दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के दौरान, वे कुछ हद तक विभिन्न कारकों के संपर्क में आते हैं जो सामग्री के गुणों में अपरिवर्तनीय परिवर्तन का कारण बनते हैं - उम्र बढ़ने। दीर्घकालिक भंडारण में दस्तावेजों का सामूहिक विनाश धन की सुरक्षा और संरक्षण सुनिश्चित करने की समस्या की तात्कालिकता के कारण है। रूस के राष्ट्रीय पुस्तकालय में लगभग 25% पुस्तकों को संरक्षण की आवश्यकता है। इसी तरह की स्थिति रूस में अन्य पुस्तकालयों में देखी जाती है।

पुस्तकालय, संग्रहालय और अभिलेखीय निधि में मुख्य रूप से कागज पर बने संस्करण और पांडुलिपियां हैं, जो भंडारण और उपयोग की प्रक्रिया में लगातार बिगड़ रही हैं। भंडारण का उद्देश्य प्रतिकूल कारकों के प्रभाव को कम करना और दस्तावेजों के स्थायित्व को बढ़ाना है। दुनिया के विभिन्न देशों में, कागज पर सांस्कृतिक स्मारकों की सुरक्षा सुनिश्चित करने वाली आधुनिक तकनीकों की गहन खोज की जा रही है।

वर्तमान में, हमारे देश के अभिलेखागार में बड़ी संख्या में दस्तावेज संग्रहीत हैं, जो लोगों की बहुपक्षीय गतिविधियों की गवाही देते हैं। संग्रह कार्यकर्ताओं के लिए उनके दीर्घकालिक संरक्षण को सुनिश्चित करना सर्वोच्च प्राथमिकता है। हमारी सरकार के प्रासंगिक संकल्प भी इस समस्या के महत्व के बारे में बताते हैं।

कार्य का उद्देश्यअभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए इष्टतम स्थितियों का पता लगाना है।

कार्य का उद्देश्य निम्नलिखित कार्यों को परिभाषित करता है :

1. कानून के इतिहास और संरक्षण की मूल बातें जानें

पुरालेख दस्तावेज़

2. संग्रह परिसर के उपकरण, उपकरण और संचालन पर विचार करें

3. विभिन्न दस्तावेज़ संग्रहण मोड दिखाएं

4. दस्तावेजों की आवाजाही के लिए स्थलाकृति और लेखांकन का विश्लेषण करें

5. इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के भंडारण पर ध्यान दें

अध्ययन की वस्तुराज्य के इतिहास में अभिलेखीय दस्तावेज, उनका स्थान और उनके संरक्षण का महत्व हैं।

अध्ययन का विषय -सुरक्षा प्रणाली

पुरालेख दस्तावेज़

विषय के ज्ञान की डिग्री

ऐसे कई अध्ययन हैं जो इस विषय के विभिन्न पहलुओं को प्रकट करते हैं। प्रत्येक लेखक स्थिति को अपने दृष्टिकोण से दर्शाता है। यह हमें विभिन्न कोणों से प्राप्त जानकारी को देखने की अनुमति देता है, जो इस मुद्दे पर अधिक वस्तुनिष्ठ ज्ञान प्राप्त करने में योगदान देता है।

गोर्फिन जी.एम. 1 अपने अध्ययन "आर्काइव स्टडीज" में न केवल अभिलेखीय दस्तावेजों के संरक्षण के लिए शर्तों को दर्शाता है, बल्कि रूस में संग्रह के इतिहास के साथ-साथ रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों और फाइलों के संगठन को भी दर्शाता है।

ओखोटनिकोव की कार्यवाही ए.वी. 2 "दस्तावेज़ विज्ञान और अभिलेख प्रबंधन" दस्तावेज़ों के वर्गीकरण, दस्तावेज़ीकरण प्रणाली, दस्तावेज़ संचार और दस्तावेज़ गतिविधियों की ओर ध्यान आकर्षित करता है, जहाँ दस्तावेज़ों के भंडारण पर विचार किया जाता है। अलेक्सेवा ई.वी. के लेख 3 "कार्यालय के काम में अभिलेखीय पहलू: संग्रह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना और उनके भंडारण को व्यवस्थित करना" उक्त विषय के प्रकटीकरण के लिए सूचना आधार के रूप में कार्य करता है। इन लेखों में, दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने का विषय बहुत व्यापक रूप से कवर किया गया है।

1. कानून का इतिहास और संग्रह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की मूल बातें

अभिलेखागार एकत्र करना पर्याप्त नहीं है - दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना भी उतना ही महत्वपूर्ण है। दुर्भाग्य से, हमारे देश में अभिलेखीय क्षेत्र के विकास का पूरा इतिहास दस्तावेजों के अपूरणीय विनाश से भरा हुआ है। इसका कारण न केवल प्राकृतिक आपदाएँ थीं, बल्कि बहुत बार दस्तावेजों के प्रति गैर-जिम्मेदार, विचारहीन रवैया भी शामिल था, जिसमें राज्य की ओर से भी शामिल था, जो "अपशिष्ट अभियानों" के आयोजक के रूप में कार्य करता था। नागरिकों के बीच "कागजात की बेकारता" के बारे में एक राय है, "धूल भरे संग्रह" के बारे में - (और एक संग्रह आदर्श रूप से धूल रहित होना चाहिए) कुछ अनावश्यक के रूप में। और केवल जब किसी व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से संग्रह से किसी प्रकार का प्रमाण पत्र प्राप्त करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है, जिस पर उसका सामाजिक, भौतिक और अन्य कल्याण निर्भर करता है, तो वह अभिलेखागार के महत्व को समझना शुरू कर देता है। दुर्भाग्य से, 20वीं सदी के 1990 के दशक में, परिसमाप्त फर्मों और बैंकों के कई मूल्यवान दस्तावेज खो गए, जिसमें उनके कर्मचारियों के अधिकारों और हितों की रक्षा के लिए आवश्यक कर्मियों के दस्तावेज भी शामिल थे।

लेकिन अभिलेखागार भी हमारे देश और हमारे पूर्वजों के अतीत के बारे में जानकारी के अनूठे भंडार हैं। कितनी बार सिर्फ एक जीवित दस्तावेज़ किसी चीज़ या किसी के बारे में हमारी समझ और ज्ञान को बदल सकता है। यह केवल उपन्यासों में है कि "पांडुलिपियां जलती नहीं हैं," जीवन में सब कुछ अधिक नीरस और दुखद है - वे आज भी जलते हैं, नष्ट हो जाते हैं। अपनी याददाश्त खोने से बुरा कुछ नहीं है, अपनी जड़ों को भूल जाना - यह एक व्यक्ति के लिए और पूरे राष्ट्र के लिए समान रूप से डरावना है। यही कारण है कि बीसवीं सदी के शुरुआती 20 के दशक में जो आह्वान हुआ - "अभिलेखागार रखें!" - आज भी उतना ही प्रासंगिक है।

अभिलेखीय दस्तावेजों को संरक्षित करने और उनके विनाश की जिम्मेदारी कानून में निहित है। और इसके पीछे एक लंबी कानूनी परंपरा है। 1550 के सुदेबनिक ने "राज्य के मामलों" को नुकसान पहुंचाने के लिए कोड़े से पीटने जैसी कड़ी सजा का प्रावधान किया। हालांकि, पीटर द ग्रेट के समय में, शारीरिक दंड को एक रूबल के साथ सजा से बदल दिया गया था - एक जुर्माना: "और भविष्य में, किस लापरवाही में, या क्या खो जाएगा, या याचिकाकर्ताओं के लिए क्या चिह्नित अर्क और फरमान रखे जाएंगे। और किसको क्या काम दिखाया जाना चाहिए (वे करेंगे) या लिखेंगे, और उसके बारे में, महान प्रभु के फरमान से, सभी क्रूरता के साथ एक खोज की जाएगी, और दोषियों की तलाश में, दंड निर्दयी होगा , गलती और मामले के आधार पर, या बड़ा जुर्माना जोड़ा जाएगा।

सोवियत काल में, पुरालेखपालों के साथ भी कानून सख्त था। 29 मार्च, 1941 को यूएसएसआर के जीएएफ पर विनियमन ने दस्तावेजों के विनाश और चोरी के साथ-साथ दस्तावेजों से गुप्त जानकारी के प्रकटीकरण के लिए आपराधिक दायित्व की धमकी दी।

अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा की समस्याओं पर पहले विशेष विधायी कृत्यों में से एक 29 अक्टूबर, 1976 को यूएसएसआर कानून "इतिहास और संस्कृति के स्मारकों के संरक्षण और उपयोग पर" था। कानून ने जोर दिया कि ऐतिहासिक और सांस्कृतिक स्मारक लोगों की संपत्ति हैं और विश्व सांस्कृतिक विरासत का एक अभिन्न अंग बनाते हैं। कानून में इन स्मारकों के बीच दस्तावेजी स्मारक भी शामिल हैं।

रूसी संघ के विधान की मूल बातें "रूसी संघ और अभिलेखागार के अभिलेखीय कोष पर" कहती हैं: "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के हिस्से के रूप में वर्गीकृत दस्तावेजों के मालिक अपनी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य हैं। बीमा प्रतियां विशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय दस्तावेजों के लिए बनाई जाती हैं। इस प्रकार, संस्था दस्तावेजों को संरक्षित करने के लिए बाध्य है, भले ही उनके स्वामित्व का रूप कुछ भी हो।

अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के नियमों के उल्लंघन के लिए प्रशासनिक दायित्व के अलावा, उनका विनाश, चोरी और मृत्यु, आपराधिक दायित्व प्रदान किया जाता है। रूसी संघ के आपराधिक संहिता (1996) में इन अपराधों के लिए जिम्मेदारी स्थापित करने वाले कई लेख हैं: कला। 164 - "विशेष मूल्य की वस्तुओं की चोरी"; कला। 284 - "राज्य के रहस्यों वाले दस्तावेजों का नुकसान"; कला। 324 - "आधिकारिक दस्तावेजों और राज्य पुरस्कारों का अधिग्रहण या बिक्री" और अन्य लेख।

रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा (1998) पर विनियमों के अनुसार, दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना अभिलेखीय संस्थानों के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है।

विशेषज्ञ जो अपनी व्यावसायिक गतिविधियों को अभिलेखीय विज्ञान से जोड़ने का निर्णय लेते हैं, उन्हें दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की मूल बातें जानने की आवश्यकता है। भंडारण के आयोजन के उपायों की प्रणाली में निम्नलिखित क्षेत्र शामिल हैं:

1. दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना;

2. भंडारण सुविधाओं के भवनों और परिसर सहित दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक सामग्री और तकनीकी आधार का निर्माण, भंडारण की सुरक्षा और सुरक्षा के साधन;

3. दस्तावेजों की भौतिक स्थिति पर आंदोलन और नियंत्रण के लिए लेखांकन, जिसमें संग्रह के लेखांकन रूपों में सभी परिवर्तनों का प्रतिबिंब शामिल है;

4. बीमा कोष और उपयोग के लिए कोष बनाने के लिए दस्तावेजों की नकल करना;

5. दस्तावेजों का संरक्षण।

2. संग्रह के परिसर की व्यवस्था, उपकरण और संचालन

यह याद रखना चाहिए कि दस्तावेजों को संग्रह में संग्रहीत किया जाता है ताकि उनका उपयोग उस अवधि के लिए किया जा सके जब वे मूल्य के हों: 3, 5, 10, 25, 40, 75 वर्ष, सदियों। भंडारण की पूरी अवधि के लिए, दस्तावेजों को प्रतिकूल परिस्थितियों, उनके भौतिक आधार को नुकसान और उन पर लागू पाठ के साथ-साथ चोरी और लापरवाही के कारण नुकसान से संरक्षित किया जाना चाहिए।

दस्तावेजों के भंडारण के लिए इष्टतम स्थिति बनाने के लिए पहली आवश्यकता एक ऐसी इमारत की उपस्थिति है जो उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए सभी मापदंडों को पूरा करती है। राज्य अभिलेखागार के लिए विशेष भवन बनाए जा रहे हैं। सबसे अधिक बार, विशिष्ट परियोजनाओं का उपयोग किया जाता है, दस्तावेजों के विभिन्न संस्करणों के साथ अभिलेखागार के लिए विकसित किया जाता है।

इस घटना में कि संग्रह भवन का निर्माण उद्देश्य पर किया गया है, इसका निर्माण और संचालन GOST 12.1.004-76 "अभिलेखागार के डिजाइन के लिए निर्देश", "अग्नि सुरक्षा मानकों के लिए प्रदान की गई अग्नि सुरक्षा आवश्यकताओं के अनुपालन में किया जाना चाहिए।" इमारतों और संरचनाओं का डिजाइन", संघीय अभिलेखीय सेवा के संस्थानों में अग्नि सुरक्षा के लिए नियम और निर्देश। यदि किसी भवन (परिसर) को संग्रह में परिवर्तित करने के लिए आवंटित किया जाता है, तो उसे परीक्षा के बाद ही उपयुक्त माना जा सकता है। सभी विशिष्ट सेवाओं (अभिलेखीय, आग, स्वच्छता, सुरक्षा) से युक्त एक विशेषज्ञ आयोग आवंटित परिसर के क्षेत्र की सावधानीपूर्वक जांच करता है; भवन (मंजिल) में इस कमरे का स्थान; भवन का स्थान; कमरे के भौतिक और रासायनिक वातावरण की स्थिति। इन मानदंडों के अनुसार, विशिष्ट डेटा प्राप्त किया जाना चाहिए। यदि परिसर उपरोक्त मानदंडों को पूरा करते पाए जाते हैं, तो एक अधिनियम तैयार किया जाता है, जिस पर विशेषज्ञ आयोग के सभी सदस्यों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

संग्रह के परिसर की आवश्यकताएं आधुनिक नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों में तय की गई हैं, मुख्य रूप से संगठन के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों में, साथ ही साथ कई GOST और पद्धतिगत विकास। संग्रह और सूचना वाहक (कागज, फिल्म, आदि) के दस्तावेजों (सिनेमा, फोटो, वीडियो, फोनो) की संरचना के आधार पर दस्तावेजों को संग्रहीत करने की शर्तों को विभेदित किया जाता है। भंडारण स्थान के लिए सामान्य आवश्यकताएं हैं। सबसे पहले, आपको यह जानना होगा कि अभिलेखीय परिसर के लिए क्या अस्वीकार्य है:

1. कमरा जीर्ण-शीर्ण, लकड़ी, तहखाने, अटारी, बिना गर्म किए, प्राकृतिक वेंटिलेशन से रहित नहीं होना चाहिए;

2. संग्रह कक्ष के आस-पास आग-खतरनाक तकनीक का उपयोग करने वाली कोई आग-खतरनाक वस्तुएं और संगठन नहीं होने चाहिए;

3. कोई औद्योगिक सुविधाएं नहीं होनी चाहिए जो संग्रह परिसर के पास आक्रामक गैसों और धूल से हवा को प्रदूषित करती हैं

4. संग्रह को खानपान सेवाओं, खाद्य गोदामों के कब्जे वाले परिसर के पास नहीं रखा जा सकता है। उनके निवासी, सूक्ष्मजीव और कृंतक दोनों, अभिलेखीय दस्तावेजों को खा सकते हैं।

भवन के मुख्य क्षेत्र भंडारण के लिए आरक्षित हैं; वे वाचनालय और प्रशासनिक परिसर से अलग-थलग हैं। उनके अलावा, निम्नलिखित की आवश्यकता है: आने वाले मामलों को प्राप्त करने और उनका विश्लेषण करने के लिए एक कमरा; कीटों (इन्सुलेटर) से प्रभावित दस्तावेजों के लिए कमरा; कर्मचारियों के लिए काम के कमरे; दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण के लिए एक अलग कमरे के साथ एक वाचनालय; स्वायत्त निकास वेंटिलेशन के साथ दस्तावेजों को बेअसर करने के लिए एक कमरा, जहां, यदि आवश्यक हो, एक कीटाणुशोधन कक्ष स्थापित किया जा सकता है; दस्तावेजों की बहाली और बाध्यकारी के लिए कमरे और अन्य 9 .

भंडारण एक अलग कमरे में आयोजित किया जाता है। सबसे कठोर भंडारण आवश्यकताएं हैं:

1. किसी भी उद्देश्य के लिए भंडारण और कार्य परिसर के संयोजन की अनुमति नहीं है;

2. भंडारण सुविधाओं को बिना गर्म, नम, अनुपयुक्त परिसर के साथ-साथ स्टोव हीटिंग वाले परिसर में रखने की अनुमति नहीं है;

3. भंडारण कक्ष में निकासी के लिए सुविधाजनक लिफ्ट और सीढ़ी के लिए निकास होना चाहिए, एक आपातकालीन निकास;

4. भंडारण सुविधाओं का आंतरिक परिष्करण उन सामग्रियों का उपयोग करके किया जाना चाहिए जो धूल जमा नहीं करते हैं और धूल या आक्रामक रसायनों का स्रोत नहीं हैं। भंडारण उपकरण और दस्तावेजों के भंडारण के साधनों के निर्माण में उपयोग की जाने वाली सभी सामग्रियों पर समान आवश्यकताएं लागू होनी चाहिए;

5. भंडारण सुविधाओं में पानी की आपूर्ति और सीवरेज पाइप, साथ ही तकनीकी या घरेलू पानी के प्रवेश की अनुमति नहीं है;

6. परिसर अग्निरोधक और बाढ़रोधी दोनों होना चाहिए;

7. भंडारण कक्षों में विद्युत तारों को छिपाया जाना चाहिए, सॉकेट आउटलेट भली भांति बंद या अर्ध-हर्मेटिक होना चाहिए। भंडारण सुविधाएं सामान्य या फर्श-दर-मंजिल बिजली के स्विच से सुसज्जित हैं;

8. भंडारण सुविधाओं को कम से कम 2 घंटे की अग्नि प्रतिरोध सीमा के साथ अग्निरोधक दीवारों और छत द्वारा संग्रह के पड़ोसी परिसर से अलग किया जाता है;

9. आग के पानी के आउटलेट सीढ़ियों में स्थित होने चाहिए;

10. खिड़कियों के बिना कमरे में भंडारण सुविधाओं की नियुक्ति की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब प्रति घंटे 2-3 गुना वायु विनिमय प्रदान करने वाला वेंटिलेशन हो;

11. प्रयोगशाला और औद्योगिक परिसर भंडारण सुविधाओं से यथासंभव दूर होना चाहिए और इसमें वेंटिलेशन नलिकाएं समान नहीं होनी चाहिए।

रिपॉजिटरी में दस्तावेजों की नियुक्ति न केवल उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने से जुड़ी है, बल्कि उपयोग के लिए संभावित त्वरित खोज से भी जुड़ी है। फर्श, खिड़की पर और बिना छांटे हुए ढेर में दस्तावेजों को स्टोर करने की अनुमति नहीं है। विशेष रूप से मूल्यवान मामलों और लेखांकन दस्तावेजों - तिजोरियों और धातु अलमारियाँ के भंडारण के लिए, स्थिर धातु के रैक वाल्टों (लकड़ी, एक दुर्दम्य संरचना के साथ इलाज संभव है) में स्थापित किए जाते हैं। रैक की स्थापना का क्रम इस प्रकार है: मुख्य गलियारों की चौड़ाई (रैक की पंक्तियों के बीच) - 120 सेमी; रैक के बीच गलियारे - 75-80; दीवार और उसके समानांतर रैक के बीच की दूरी - 75; दीवार और रैक के अंत के बीच की दूरी - 45; फर्श से निचले शेल्फ तक की दूरी - 20; और तहखाने के फर्श में - 30 सेमी। खिड़की के उद्घाटन और हीटिंग सिस्टम के साथ दीवारों के लंबवत रैक स्थापित किए जाते हैं। रैक की स्थापना का यह आदेश भंडारण के मामलों के लिए कम तापमान और प्रकाश की स्थिति प्रदान करता है।

रैक आयाम: ऊंचाई - 220-240 सेमी, बक्से और बंडलों के क्षैतिज भंडारण के लिए एक तरफा रैक की चौड़ाई - 35-40, ऊंचाई में अलमारियों के बीच की दूरी - 40 सेमी; ऊर्ध्वाधर भंडारण के लिए, एक तरफा रैक की चौड़ाई 25-30 सेमी है; अलमारियों के बीच की दूरी 35 सेमी है।

यदि संग्रह कक्ष की ऊंचाई 4 मीटर से अधिक है, तो क्षेत्र के तर्कसंगत उपयोग के लिए इंटर-टियर छत के साथ दो-स्तरीय रैक और रेलिंग के साथ सुविधाजनक सीढ़ियां स्थापित करना उचित है जो काम की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं। बड़े प्रारूप के दस्तावेज़ों (क्रिपल्स, मैप्स, प्लान्स) को स्टोर करने के लिए, विशेष रैक बनाए जाते हैं।

परिसर का कुशल उपयोग कार्यालय परिसर के उद्देश्य की सही परिभाषा पर निर्भर करता है, जो दस्तावेजों के साथ काम करने में मदद करता है, और भंडारण में दस्तावेजों के तर्कसंगत प्लेसमेंट पर निर्भर करता है। भंडारण में सुविधा और काम की गति के लिए फोल्डिंग और लाइट मोबाइल टेबल, स्थिर और हल्की सीढ़ी का उपयोग किया जाता है।

भंडारण सुविधाओं में विद्युत तारों की अनुमति केवल छिपी हुई या गैस पाइप, प्रकाश फिटिंग - अर्ध-हर्मेटिक में है; भंडारण 11 के बाहर स्विचबोर्ड और डिस्कनेक्टिंग सर्किट ब्रेकर स्थापित किए गए हैं।

परिसर का कुशल उपयोग कार्यालय परिसर के उद्देश्य की सही परिभाषा पर निर्भर करता है, जो दस्तावेजों के साथ काम करने में मदद करता है, और भंडारण में दस्तावेजों के तर्कसंगत प्लेसमेंट पर निर्भर करता है।

यदि भंडारण सीधे दस्तावेजों के भंडारण के लिए है, तो उनके उपयोग के लिए संग्रह में परिसर आवंटित करना वांछनीय है। उन्हें पाठकों और शोधकर्ताओं के सामान्य काम को सुनिश्चित करना चाहिए। परिसर में विभिन्न आकारों और प्रकारों के दस्तावेजों के साथ-साथ निम्नलिखित मुख्य क्षेत्रों के साथ काम करने के लिए एक वाचनालय होना चाहिए: शोधकर्ताओं को दस्तावेज जारी करना; सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली; उनके उपयोग के दौरान दस्तावेजों का अस्थायी भंडारण 12.

प्रत्येक संग्रह आपात स्थिति (आग, बाढ़, आदि) के मामले में दस्तावेजों की निकासी के लिए एक योजना विकसित करता है। योजना को विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों और फाइलों की प्राथमिकता निकासी के लिए प्रदान करना चाहिए स्थायी भंडारण.

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए न केवल भवन (परिसर) बल्कि इसके अंदर के साधन भी महत्वपूर्ण हैं। इस वातावरण के पैरामीटर भंडारण मोड के पालन से निर्धारित होते हैं।

3.दस्तावेज़ भंडारण मोड

दस्तावेज़ भंडारण प्रौद्योगिकी को भंडारण के दौरान दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के उद्देश्य से उपायों के एक समूह के रूप में समझा जाता है। इन उपायों में दस्तावेजों का भौतिक और रासायनिक प्रसंस्करण, उनके भंडारण के लिए एक इष्टतम व्यवस्था का निर्माण, दस्तावेजों की बहाली और वारंटी प्रतियों का उत्पादन शामिल है।

निम्नलिखित भंडारण मोड हैं:

1. प्रकाश;

2. तापमान और आर्द्रता;

3. अग्निशमन;

4. सुरक्षा।

लाइट मोड

प्रकाश अपने साथ ऊर्जा वहन करता है, जिसके प्रभाव में प्रदीप्त पदार्थों में प्रकाश-रासायनिक अभिक्रियाएँ होती हैं, परिवर्तन का कारणउनके मूल गुण। प्रकाश की क्रिया के तहत कागज भूरा हो जाता है और यांत्रिक शक्ति खो देता है, क्योंकि इसमें महत्वपूर्ण परिवर्तन होते हैं। कई ग्रंथ भी प्रकाश से फीके पड़ जाते हैं। दोनों प्राकृतिक और कृत्रिम प्रकाश सामग्री के लिए खतरनाक हैं 13 . स्थायी भंडारण अंधेरे में किया जाना चाहिए। सूरज की रोशनी से भंडारण और दस्तावेजों की रोशनी की अनुमति नहीं है।

भंडारण सुविधा में प्राकृतिक प्रकाश की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब प्रकाश विसारक, स्वचालित चमकदार प्रवाह नियामक, सुरक्षात्मक फिल्टर और अंधा हो। दस्तावेज़ों को प्रकाश से बचाने के लिए, बाइंडरों, फ़ोल्डरों, बक्सों, अलमारियाँ में भंडारण का उपयोग किया जाता है। भंडारण सुविधाओं में कृत्रिम प्रकाश व्यवस्था के लिए, एक चिकनी बाहरी सतह के साथ बंद रंगों में गरमागरम लैंप का उपयोग किया जाता है।

दृश्यमान स्पेक्ट्रम रेंज में रोशनी का स्तर अधिक नहीं होना चाहिए: फर्श से 1 मीटर की ऊंचाई पर रैक की ऊर्ध्वाधर सतह पर - 20-50 लक्स (एलएक्स), डेस्कटॉप पर - 100 लक्स। रोशनी को एक विशेष उपकरण - यू -16 प्रकार के लक्समीटर से मापा जाता है।

संग्रह में सबसे हल्का स्थान वाचनालय होना चाहिए। सामान्य प्रकाश व्यवस्था से परिसर की न्यूनतम रोशनी क्षैतिज तल में फर्श से 0.8 मीटर की दूरी पर 300 लक्स होनी चाहिए। साथ ही पाठकों की मेजों पर टेबल लैम्प भी लगाये जाने चाहिए। हालांकि, अस्थायी भंडारण के लिए कमरों में, यदि संभव हो तो, प्रकाश व्यवस्था का पालन किया जाना चाहिए, जैसे कि भंडारण सुविधाओं में 14 ।

तापमान और आर्द्रता की स्थिति

तापमान और आर्द्रता मुख्य कारक हैं जो संरक्षण सुनिश्चित करते हैं अभिलेखीय निधि. भंडारण कक्षों में, दस्तावेजों के लिए इष्टतम तापमान और आर्द्रता की स्थिति को बनाए रखा जाना चाहिए, उनकी बारीकियों को ध्यान में रखते हुए। तापमान और आर्द्रता शासन किसी दिए गए कमरे के माइक्रॉक्लाइमेट को निर्धारित करता है।

माइक्रॉक्लाइमेट उस क्षेत्र की जलवायु विशेषताओं पर निर्भर करता है जहां इमारत स्थित है और इमारत की विशेषताएं। परिसर के माइक्रॉक्लाइमेट के लिए, मौसम और जलवायु परिवर्तन और उनकी अभिव्यक्ति की जड़ता विशिष्ट हैं। दस्तावेजों का माइक्रॉक्लाइमेट एक सशर्त शब्द है जो उनके भंडारण, उपयोग और परिवहन की स्थितियों में दस्तावेजों के तापमान और आर्द्रता की स्थिति को दर्शाता है।

दस्तावेजों के लिए अनुकूल माइक्रॉक्लाइमेट 30-60% के सकारात्मक तापमान और सापेक्ष आर्द्रता पर बनाया जाता है। इन स्थितियों में:

1. कागज के इष्टतम भौतिक और यांत्रिक गुण सूचना वाहक (अधिकतम शक्ति, अच्छा लचीलापन, आयामी स्थिरता, कम से कम विरूपण) के रूप में प्रकट होते हैं;

2. एक हीड्रोस्कोपिक सामग्री के रूप में कागज की स्थिरता है (कमरे की जलवायु में अचानक परिवर्तन के लिए कमजोर प्रतिक्रिया);

3. मोल्ड कवक द्वारा कागज के नुकसान की संभावना को बाहर रखा गया है;

4. कागज और पाठ की रासायनिक उम्र बढ़ने की इष्टतम दर प्रदान की जाती है;

5. कमरे की स्थिति में अचानक बदलाव के साथ कागज के यांत्रिक विनाश की दर तेजी से घट जाती है। 30-60-30% की सापेक्ष वायु आर्द्रता में परिवर्तन के क्षेत्र को सामान्य स्थिर जलवायु क्षेत्र कहा जाता है और कागज दस्तावेजों के दीर्घकालिक भंडारण के लिए सबसे सुरक्षित माना जाता है।

इष्टतम तापमान और आर्द्रता की स्थिति मुख्य रूप से संग्रह में प्रचलित भंडारण मीडिया के प्रकार पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए:

1. कागजी दस्तावेज: तापमान - 17-19C, सापेक्षिक आर्द्रता - 50-55%;

2. फिल्म मीडिया पर दस्तावेज (फोटो, फिल्म, ऑडियो, वीडियो दस्तावेज): तापमान - 15C, सापेक्षिक आर्द्रता - 40-55%;

3. चुंबकीय मीडिया (फिल्मों, डिस्क) पर दस्तावेज: तापमान - 15-20C, सापेक्षिक आर्द्रता - 50-65%।

सापेक्ष वायु आर्द्रता के परिवर्तन का क्षेत्र 0-30-0% तथाकथित शुष्क अस्थिर की स्थितियों से मेल खाता है जलवायु क्षेत्र. कम आर्द्रता पर, कागज अत्यधिक कठोर हो जाता है, जलवायु परिवर्तन पर दृढ़ता से प्रतिक्रिया करता है, भौतिक और यांत्रिक उम्र बढ़ने से विनाश और पहनने में वृद्धि होती है। कागज के लंबे समय तक सूखने से अपरिवर्तनीय आंशिक नुकसान संभव है।

60-100-60% के सापेक्ष आर्द्रता में परिवर्तन के क्षेत्र को आर्द्र अस्थिर जलवायु क्षेत्र कहा जाता है। बढ़ती आर्द्रता के साथ, लचीलापन बढ़ता है, लेकिन साथ ही, कागज की तन्यता ताकत कम हो जाती है। किसी भी जलवायु परिवर्तन पर अखबार की सक्रिय प्रतिक्रिया बढ़ रही है। कागज और पाठ की रासायनिक उम्र बढ़ने की दर में काफी वृद्धि होती है, पानी में घुलनशील ग्रंथों का प्रसार और उनके विपरीत का कमजोर होना देखा जाता है। जब आर्द्रता 65% से अधिक होती है, तो दस्तावेजों की ढलाई के लिए अनुकूल परिस्थितियाँ बनती हैं: ढलाई की संभावना तेजी से बढ़ जाती है क्योंकि आर्द्रता 65 से 100% तक बढ़ जाती है। यह अत्यंत महत्वपूर्ण है कि, स्थायी भंडारण के दौरान, दस्तावेज़ सामान्य जलवायु क्षेत्र में अधिकतम समय तक और कम से कम शुष्क या आर्द्र क्षेत्र में रहें।

परिसर में तापमान और आर्द्रता में तेज उतार-चढ़ाव नहीं होना चाहिए, क्योंकि इससे भंडारण माध्यम नष्ट हो जाता है। यही कारण है कि लंबी अवधि के परिवहन के बाद प्राप्त अभिलेखीय दस्तावेजों को तुरंत भंडारण में नहीं रखा जाता है, लेकिन कुछ समय के लिए एक विशेष कमरे में 17 के लिए छोड़ दिया जाता है।

यह निर्धारित करने के लिए कि चयनित कमरे में तापमान और आर्द्रता इष्टतम तापमान और आर्द्रता की स्थिति की आवश्यकताओं को पूरा करती है, अभिलेखागार में जलवायु नियंत्रण कार्य किया जाता है। इसका मुख्य उद्देश्य भंडारण की जलवायु परिस्थितियों के बारे में निरंतर जानकारी प्राप्त करना है।

जलवायु नियंत्रण तीन जलवायु मापदंडों के अनुसार किया जाता है: तापमान, सापेक्ष आर्द्रता और पूर्ण वायु आर्द्रता। माप के लिए, विशेष उपकरण का उपयोग किया जाता है।

वातानुकूलित कमरों में माप लिया जाता है और दर्ज किया जाता है विशेष पत्रिकासप्ताह में एक बार, अनियमित जलवायु वाले कमरों में - सप्ताह में दो बार, भंडारण व्यवस्था के उल्लंघन के मामले में - निकासी, बाढ़, आदि - दैनिक।

भंडारण सुविधा में एक निश्चित इष्टतम तापमान और आर्द्रता व्यवस्था स्थापित करने का सबसे सुरक्षित तरीका भंडारण सुविधा को एयर कंडीशनिंग सिस्टम, यानी एयर कंडीशनर के उपयोग से लैस करना है। एक अनियमित जलवायु वाले कमरों में, हवा को आर्द्र करने या निरार्द्रीकरण करने के तकनीकी साधनों, तर्कसंगत वेंटिलेशन और भंडारण सुविधाओं के ताप का उपयोग करके दस्तावेजों के भंडारण के लिए तापमान और आर्द्रता की स्थिति को अनुकूलित करने के उपाय किए जाने चाहिए।

स्वच्छता और स्वच्छ शासन .

सैनिटरी और हाइजीनिक शासन का तात्पर्य मोल्ड, फंगस, धूल और विशेष रूप से कीड़े और कृन्तकों की उपस्थिति को छोड़कर, स्वच्छता बनाए रखने के उद्देश्य से आवश्यकताओं का एक सेट है। ऐसा करने के लिए, भंडारण को निम्नलिखित आवश्यकताओं का कड़ाई से पालन करना चाहिए:

1. लगातार वायु परिसंचरण, असंक्रमित क्षेत्रों का बहिष्करण।

2. 0.5 मिमी से अधिक नहीं के मेष व्यास वाले मेश के साथ खिड़कियों और वेंटिलेशन के उद्घाटन की सुरक्षा।

3. बाहरी कपड़ों, गीले और गंदे जूतों के भंडारण में रहना मना है।

4. भोजन का भंडारण और उपयोग अस्वीकार्य है।

5. व्यवस्थित रूप से गीली सफाई करें - ऐसे में दस्तावेजों पर पानी नहीं लगना चाहिए। हालांकि, एक छोटी घन क्षमता वाले भंडारण में गीली सफाई हवा की नमी को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकती है। इसलिए, ऐसी सफाई शुरू करते समय, भंडारण में नमी को जानना आवश्यक है। यदि आर्द्रता सामान्य से कम है, तो प्रतिदिन गीली सफाई की जा सकती है। उच्च आर्द्रता पर, सूखे कपड़े से फर्श को साफ करने की अनुमति सप्ताह में एक बार 18 से अधिक नहीं है। वर्ष में कम से कम एक बार, डस्ट रैक, कैबिनेट और भंडारण सुविधाएं।

6. साल में कम से कम एक बार, एंटीसेप्टिक समाधान के साथ फर्श, खिड़की के सिले, बेसबोर्ड, रैक के बेसमेंट भागों का इलाज करें - जबकि समाधान दस्तावेजों पर नहीं मिलना चाहिए।

7. साल में दो बार, कीड़ों और मोल्डों का पता लगाने के लिए दस्तावेजों की चयनात्मक परीक्षा 19।

धूल दस्तावेजों के भौतिक और रासायनिक क्षरण का कारण बन सकती है, साथ ही इसमें फंगल बीजाणु और कीट के अंडे भी हो सकते हैं। भंडारण में धूल बनने के दो मुख्य कारण हैं: आंतरिक (दीवारों, फर्शों, कंक्रीट के फर्श, पैकेजिंग सामग्री का प्राकृतिक क्षरण) और बाहरी (बाहर से धूल का प्रवेश)। तदनुसार, इसकी घटना को रोकने के लिए सुरक्षा के विभिन्न साधनों का उपयोग किया जाना चाहिए।

धूल के निर्माण के आंतरिक कारणों को खत्म करने के लिए, दीवारों, छतों, विभाजनों और ठंडे बस्ते को एक विशेष रूप से टिकाऊ, आग प्रतिरोधी सामग्री से ढंकना चाहिए जो समय के साथ स्प्रे नहीं करता है। भंडारण सुविधाओं में बीम, पाइप या अन्य उभार, जिन पर धूल जमा होगी, की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।

विशेष ध्यानभंडारण क्षेत्रों में फर्श को दिया जाना चाहिए। यह धूल का मुख्य स्रोत है जो तब होता है जब दस्तावेजों और अन्य वस्तुओं के परिवहन के विभिन्न साधन इसकी सतह के खिलाफ रगड़ते हैं। भंडारण में चिकनी, चिकनी फर्श बिछाने की सिफारिश की जाती है, क्योंकि दानेदार (कुचल, दानेदार) कोटिंग्स उच्च घर्षण में योगदान करती हैं जब विभिन्न वस्तुओं को उनके खिलाफ रगड़ा जाता है और जल्दी से धूल से ढक जाता है।

भंडारण कक्षों की सामान्य सफाई और अधिकांश अभिलेखागार में अलमारियों पर दस्तावेजों से नियमित रूप से धूल हटाने के लिए, पारंपरिक मानक इलेक्ट्रिक वैक्यूम क्लीनर का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है। कभी-कभी, सुविधा के लिए, पारंपरिक वैक्यूम क्लीनर के लिए विशेष उपकरण विकसित किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, राज्य पुस्तकालय में। लेनिन ने किताबों को काटने के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले धूल कक्ष के डिजाइन को स्थापित किया।

धूल फ़ोल्डरों, कार्डबोर्ड बक्से, बक्से से दस्तावेजों की रक्षा करना बुरा नहीं है।

धूल हटाने वाले एजेंटों के उपयोग के अलावा, हवा की धूल सामग्री और दस्तावेजों की नियमित रूप से निगरानी करना आवश्यक है। कागज आधारित दस्तावेजों के संग्रह में हवा की धूल सामग्री 4-6 मिलीग्राम/एम 3 से अधिक नहीं होनी चाहिए, जबकि धूल में 10% SiO 2 20 से अधिक नहीं होना चाहिए।

सुरक्षा मोड .

सुरक्षा मोड में शामिल हैं:

1. संग्रह के सभी परिसरों के लिए एक सुरक्षा प्रणाली, अभिगम नियंत्रण, सुरक्षा अलार्म का संगठन।

2. एक चाबी के साथ काम के घंटों के दौरान भंडारण को बंद करना, और गैर-काम के घंटों के दौरान - सीलिंग और सीलिंग।

3. केवल कर्मचारियों को संग्रह करने के लिए या आपातकालीन मामलों में, उनके साथ संगठन के अन्य कर्मचारियों को तिजोरी तक पहुंच की अनुमति देना।

4. आर्काइव के बाहरी दरवाजों पर मेटल क्लैडिंग की उपस्थिति, और लॉक करने योग्य मेटल बार्स की खिड़कियों पर, बाहर की ओर पहने हुए।

5. केवल विशेष पास के साथ संग्रह से दस्तावेजों को हटाना।

दस्तावेजों को चोरी से बचाने के लिए तकनीकी उपाय तार्किक रूप से वास्तु, योजना और प्रशासनिक निर्णयों से जुड़े हुए हैं एकल प्रणालीसुरक्षा। तकनीकी उपायों में शामिल हैं:

1. निगरानी उपकरण: कांच की सतहों (खिड़कियों को तोड़ना) को नुकसान के इलेक्ट्रॉनिक डिटेक्टर, विनाश की भूकंपीय लहर को ठीक करना और अलार्म सिग्नल सहित; कंपन डिटेक्टर, सिग्नलिंग प्रयास (ब्रेक-इन) छत (फर्श, छत) को नष्ट करने का प्रयास; चुंबकीय डिटेक्टर जो खोले जाने पर दरवाजे और चौखट के बीच की खाई में वृद्धि का जवाब देते हैं; इन्फ्रारेड बीम सिस्टम को ट्रैक करना जो किसी भी वस्तु द्वारा बीम के चौराहे पर प्रतिक्रिया करता है और भवन की परिधि, गलियारों, हॉल आदि में निगरानी करता है।

2. इमारत के परिसर में अवैध रूप से मौजूद व्यक्तियों का पता लगाने के लिए गैर-कार्य घंटों के दौरान उपयोग किए जाने वाले आंतरिक निगरानी के साधन (अल्ट्रासोनिक ट्रांसमीटर जो क्षेत्र में बाहरी व्यक्ति होने पर बदली हुई आवृत्ति की ध्वनि तरंगें उत्पन्न करता है) माइक्रोवेव अल्ट्रासोनिक दिशा खोजने वाले उपकरणों के साथ संयुक्त हवा में अशांति के कारण झूठे अलार्म की संभावना को कम करने के लिए माइक्रोवेव डिटेक्टर; निष्क्रिय सेंसर-इन्फ्रारेड विकिरण के नियंत्रक, उत्तरदायी उच्च तापमानघुसपैठिए के स्थान पर (उन लोगों सहित जो भवन के बंद होने से पहले छिप गए थे)।

3. काम के घंटों के दौरान आंतरिक निगरानी के साधन, जिसमें टेलीविजन नियंत्रण प्रणाली और रीडिंग रूम में स्वचालित वीडियो रिकॉर्डिंग सिस्टम, साथ ही व्यक्तिगत चुंबकीय कार्ड का उपयोग करके विभिन्न उद्देश्यों के लिए कमरों में विभेदित पहुंच के लिए सिस्टम शामिल हैं; प्रदर्शनी हॉल में दस्तावेजों की सुरक्षा के साधन, शोकेस की सुरक्षा के लिए उन्मुखीकरण और उन्हें खोलने के लिए सिग्नलिंग प्रयास।

हाल ही में 21 माइक्रोप्रोसेसरों पर आधारित सुरक्षा प्रणालियाँ दिखाई दी हैं।

गार्ड मोड न केवल भंडारण पर लागू होता है, बल्कि पूरे संग्रह कक्ष पर भी लागू होता है। साथ ही, संग्रह को उपायों का कड़ाई से पालन करना चाहिए आग सुरक्षा. सभी कमरे सख्ती से गैर धूम्रपान हैं। आग सुरक्षाइमारतों में आग की रोकथाम प्रणाली प्रदान की जानी चाहिए और a अग्नि सुरक्षागोस्ट 12.1.004-76 के अनुसार। परिसर में स्वचालित अग्नि अलार्म और स्वचालित अग्निशामक यंत्र लगे होने चाहिए। कागज और फिल्म दस्तावेजों के भंडारण में, विशेष रूप से आयनीकरण प्रकार के गैस और धूम्रपान सेंसर स्थापित करने की सिफारिश की जाती है; पढ़ने के कमरे, बहाली प्रयोगशालाओं, इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटिंग उपकरणों के कमरे - धुआं; दस्तावेजों को काटने के लिए कमरों में - थर्मल।

आग, बिजली के हीटरों का उपयोग निषिद्ध है; आग बुझाने की प्रणालियों में, ऐसे पदार्थ जो दस्तावेजों के लिए अपेक्षाकृत सुरक्षित होते हैं (फ्रीऑन, कार्बन डाइऑक्साइड, आदि)।

4. दस्तावेजों की आवाजाही के लिए स्थलाकृति और लेखांकन

भंडारण के संगठन में एक महत्वपूर्ण भूमिका स्थलाकृति द्वारा निभाई जाती है, अर्थात विशिष्ट सूची और फाइलों के लिए भंडारण स्थानों का पदनाम। स्थलाकृति के बिना, दस्तावेजों की खोज बहुत लंबी है, और सबसे खराब स्थिति में, आप भंडार में खो सकते हैं। संग्रह के सभी परिसर, साथ ही रैक, अलमारियों को ऊपर से नीचे, बाएं से दाएं क्रमांकित किया गया है। भंडारण में दस्तावेजों के भंडारण के स्थान को ठीक करने के लिए, विशेष निर्देशिकाएं बनाई जाती हैं - स्थलाकृतिक सूचकांक। एक नियम के रूप में, सूचकांक को कार्ड के रूप में संकलित किया जाता है। सबसे सामान्य प्रकार का पॉइंटर रैक है, यानी प्रत्येक रैक के लिए एक कार्ड तैयार किया जाता है। कार्ड एक भंडारण कक्ष के भीतर रैक नंबरों द्वारा व्यवस्थित किए जाते हैं। कार्ड संगठन का नाम, रैक और भंडारण की संख्या, कैबिनेट की संख्या (रैक का खंड), शेल्फ की संख्या, फंड की संख्या, सूची और मामले की संख्या को इंगित करता है। यह शेल्फ। बड़ी मात्रा में फंड के साथ, प्रति फंड स्थलाकृतिक सूचकांक संकलित किए जाते हैं, जहां कार्ड को फंड नंबरों द्वारा व्यवस्थित किया जाता है।

अभिलेखीय सामग्रियों की सुरक्षा सुनिश्चित करने में लेखांकन का बहुत महत्व है। अभिलेखीय सामग्रियों के लिए लेखांकन में उनकी मात्रा और संरचना के बारे में विशेष दस्तावेजों में स्थापना और पंजीकरण शामिल है।

लेखांकन की मुख्य वस्तुएं धन और भंडारण की इकाइयाँ हैं। दस्तावेजी सामग्री की संरचना में सभी परिवर्तन तुरंत लेखांकन दस्तावेज में दर्ज किए जाते हैं। लेखांकन कार्य कड़ाई से नियमों और निर्देशों के अनुसार किया जाता है 22 .

दस्तावेजों की आवाजाही के लिए लेखांकन में उन्हें चोरी से बचाना शामिल है। दस्तावेजों की चोरी के कारणों में से किसी भी व्यक्ति को किराए पर या एक शोधकर्ता के रूप में काम करने के लिए सूचना केंद्र के रूप में अभिलेखागार की उपलब्धता है; अनधिकृत व्यक्तियों और संग्रह के कर्मचारियों दोनों द्वारा चोरी की संभावना; समय-समय पर और उपलब्धता के लिए चेक की अधूरी सूची के अनुसार संग्रहित निधियों की विशाल सरणी; कमजोर नियंत्रण, सुरक्षा प्रक्रियाओं का उल्लंघन; दस्तावेज़ सुरक्षा के विश्वसनीय साधनों की कमी, विशेष रूप से, नियंत्रण के साधन जो भवन के भीतर किसी विशेष दस्तावेज़ की गति को रिकॉर्ड करते हैं;

चोरी को रोकने के लिए, दस्तावेजों की आवाजाही की निगरानी के लिए एक विस्तृत प्रणाली विकसित की गई है। भंडार से दस्तावेजों का विमोचन केवल सीमित उद्देश्यों के लिए और कड़ाई से परिभाषित अवधि के लिए किया जा सकता है। उसी समय, विशेष लेखा दस्तावेजों में भंडार से दस्तावेजों को जारी करना आवश्यक रूप से दर्ज किया जाता है।

रिपॉजिटरी से मामले जारी करते समय, जारी किए गए मामले के स्थान पर एक स्थानापन्न कार्ड रखा जाता है। यह मामले के अभिलेखीय सिफर (फंड, इन्वेंट्री, केस की संख्या), जिसे इसे जारी किया गया था, वापसी की तारीख और मामला जारी करने वाले कर्मचारी के हस्ताक्षर को इंगित करता है। उपयोगकर्ता की उपस्थिति में लौटाए गए मामलों की जांच की जाती है। सभी नुकसानों के लिए, अधिनियम तैयार किए जाते हैं जो अनुशासनात्मक, प्रशासनिक और आपराधिक दायित्व लाने के लिए आधार के रूप में काम कर सकते हैं।

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए एक अनिवार्य प्रकार का काम उनकी उपलब्धता और स्थिति की जांच करना है। यह संग्रह के रिकॉर्ड में भंडारण इकाइयों की वास्तविक संख्या के पत्राचार को स्थापित करने के साथ-साथ मामलों की भौतिक स्थिति में सुधार की आवश्यकता वाले मामलों और दस्तावेजों की पहचान करने के लिए है, दो लक्ष्य प्राप्त किए जाते हैं:

1. दस्तावेजों की संख्या के लिए लेखांकन, दस्तावेजों के लेखांकन में कमियों की पहचान करना और उन्हें समाप्त करना;

2. लुप्त हो रहे पाठ, यांत्रिक और जैविक क्षति के साथ दस्तावेजों की पहचान, बहाली, संरक्षण, निवारक और तकनीकी प्रसंस्करण की आवश्यकता है।

दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच हर 5 साल में कम से कम एक बार की जानी चाहिए। इसके अलावा, यदि मामलों को दूसरे कमरे में ले जाया जाता है, तो अभिलेखागार में एकमुश्त जांच की जाती है; आपात स्थिति के बाद; संग्रह के प्रमुख या संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को बदलते समय; संग्रह के परिसमापन या पुनर्गठन पर। उन मामलों के लिए जिनके खोज पथ समाप्त हो गए हैं, साथ ही साथ खराब होने वालों के लिए, उपयुक्त अधिनियम तैयार किए गए हैं, जिनमें खोज के प्रमाण पत्र संलग्न हैं।

दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच को परिवर्तन करने के बाद पूर्ण माना जाता है लेखांकन दस्तावेजोंलेखापरीक्षित निधि। इसके अलावा, प्रत्येक मामले की एक नीति समीक्षा की जाती है, जिसके दौरान दस्तावेजों को नुकसान का पता चलता है।

कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग और प्रिंटर के विभिन्न संशोधन भी स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण के लिए दस्तावेजों के पाठ के संरक्षण के साथ बड़ी समस्याएं पैदा करते हैं। वी.एफ. द्वारा आयोजित जल प्रतिरोध और प्रकाश प्रतिरोध के लिए प्रिंटर ग्रंथों का एक अध्ययन। प्रिवालोव और ओ.आई. ल्यूबोमिरोवा ने दिखाया कि उनमें से कई में दीर्घकालिक भंडारण के लिए पर्याप्त गुणवत्ता नहीं है। रंग और मोनोक्रोम इंकजेट प्रिंटर का उपयोग करके निर्मित पाठ अक्सर अपर्याप्त प्रकाश स्थिरता से ग्रस्त होते हैं और आंशिक रूप से या पूरी तरह से प्रकाश में फीके पड़ सकते हैं। फीके इंकजेट काले ग्रंथ आमतौर पर पानी में घुलनशील भी होते हैं। मैट्रिक्स ब्लैक टेक्स्ट बिना किसी अपवाद के सभी पानी प्रतिरोधी हैं, लेकिन अलग-अलग प्रकाश स्थिरता के साथ। लेजर ब्लैक प्रिंटर टेक्स्ट वाटरप्रूफ और लाइटफास्ट हैं। शोधकर्ताओं ने निष्कर्ष निकाला कि इंकजेट प्रिंटर के प्रसार के कारण अभिलेखागार को पानी में घुलनशील और फीके पाठ के साथ मुद्रित स्याही रंग और काले प्रिंटर प्रतियां प्राप्त होंगी।

5. इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का भंडारण

इलेक्ट्रॉनिक भंडारण की ख़ासियत दस्तावेज़ों को भेजना है इलेक्ट्रॉनिक संग्रहकार्यालय के काम में उनके साथ काम पूरा करने के तुरंत बाद। यह आपको दस्तावेज़ों की सुरक्षा, उनके केंद्रीकृत भंडारण, त्वरित खोज और दस्तावेज़ों तक वितरित पहुँच सुनिश्चित करने की अनुमति देता है, दोनों स्थानीय नेटवर्क का उपयोग करके और दूरस्थ पहुँच 24 का उपयोग करके।

सुरक्षा प्रक्रियाएं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़सशर्त रूप से तीन प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ फाइलों की भौतिक सुरक्षा सुनिश्चित करना;

लंबी अवधि में जानकारी पढ़ने के लिए शर्तें प्रदान करना;

तथाकथित मानव-पठनीय रूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के पुनरुत्पादन के लिए शर्तें प्रदान करना।

फ़ाइलों की भौतिक सुरक्षा सुनिश्चित करना एक व्यावहारिक रूप से हल की गई समस्या है, और सभी प्रकार के भंडारण के लिए है। यह निर्णय इलेक्ट्रॉनिक जानकारी के साथ मीडिया के लिए इष्टतम भंडारण की स्थिति के निर्माण के साथ नहीं, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भौतिक स्थान के साथ जुड़ा हुआ है। कंप्यूटर फ़ाइलों को खो जाने से बचाने के लिए, उन्हें अलग-अलग इलेक्ट्रॉनिक मीडिया (कार्यशील और बैकअप मीडिया) पर रखी गई दो या दो से अधिक प्रतियों में संग्रहीत किया जाना चाहिए। फिर, यदि मीडिया में से कोई एक खो जाता है, तो आप बाकी फ़ाइलों से जल्दी से फ़ाइलों का डुप्लिकेट बना सकते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने की व्यापक प्रथा से पता चलता है कि उनकी कार्यशील प्रतियां, एक नियम के रूप में, हार्ड ड्राइव या किसी संगठन के सर्वर पर रखी जाती हैं, और बैकअप प्रतियां (प्रतियां) बैकअप सर्वर या RAID सरणी, स्ट्रीमर (चुंबकीय) टेप पर बनाई जा सकती हैं। , मैग्नेटो-ऑप्टिकल और ऑप्टिकल डिस्क (सीडी) -आरडब्ल्यू, डीवीडी-आरडब्ल्यू)। इलेक्ट्रॉनिक सूचना संसाधनों के बहुत कम मालिक अभिलेखीय भाग को उनसे अलग करते हैं और इसे विशेष रूप से संग्रहीत करते हैं बाहरी मीडिया. यह स्वाभाविक है कि भंडारण वृद्धि हार्ड ड्राइव की कीमतों में गिरावट से पिछड़ गई है, जिससे संगठनों को अपने सर्वर की क्षमता को व्यापक अंतर से बढ़ाने की अनुमति मिली है।

मीडिया के प्रकार, उसके स्थायित्व को चुनना भी महत्वपूर्ण है। यह चुनाव इस पर निर्भर करता है:

संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रकार और उनकी कुल मात्रा,

दस्तावेजों के भंडारण और उन तक पहुंच प्रदान करने की अनुमानित अवधि,

स्वयं मीडिया के उत्पादन की प्रकृति और उनके भंडारण के इच्छित तरीके,

दस्तावेजों की प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए आवश्यकताएँ।

लिखित साक्ष्य या फोरेंसिक साक्ष्य के रूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के संभावित उपयोग के मामले में मीडिया प्रकार की पसंद पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। यदि दस्तावेज देना अवास्तविक है कानूनी बलइलेक्ट्रॉनिक की मदद से अंगुली का हस्ताक्षर(ईडीएस), तो उन्हें सूचना के एकल रिकॉर्ड के साथ सीडी-आर - ऑप्टिकल डिस्क में समयबद्ध तरीके से कॉपी किया जाना चाहिए।

फ़ाइलों के कई उदाहरण बनाना उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए कार्य के दायरे को समाप्त नहीं करता है। इन उदाहरणों को बनाए रखने की लागत को कम करने के लिए, भंडारण मीडिया के भंडारण के लिए अनुकूलतम स्थिति बनाना आवश्यक है।

भंडारण की स्थिति और मोड की विशिष्टता काफी हद तक इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के प्रकार से निर्धारित होती है। उदाहरण के लिए, चुंबकीय मीडिया के दीर्घकालिक भंडारण के लिए, उन्हें चुंबकीय और विद्युत चुम्बकीय प्रभावों से बचाने के लिए विशेष उपकरणों की आवश्यकता होती है। वातावरण, या उन्हें विद्युत चुम्बकीय क्षेत्र के शक्तिशाली स्रोतों से दूर रखें - इलेक्ट्रिक मोटर, हीटर, लिफ्ट उपकरण, आदि। स्थैतिक वोल्टेज को हटाने और तथाकथित प्रतिलिपि प्रभाव को रोकने के लिए चुंबकीय टेप वाले कैसेट (रील) को हर 1.5 साल में घुमाया जाना चाहिए। किसी भी इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के भंडारण में सामान्य बिंदु एक ऊर्ध्वाधर स्थिति में उनकी नियुक्ति, यांत्रिक क्षति और विरूपण, प्रदूषण और धूल से सुरक्षा, अत्यधिक तापमान और प्रत्यक्ष सूर्य के प्रकाश के संपर्क में हैं।

इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के भंडारण के लिए तापमान और आर्द्रता की स्थिति का अनुपालन बहुत महत्वपूर्ण है। सामान्य सिफारिशें इस प्रकार हैं: वाहक के गुणों के संरक्षण की अवधि लंबी, कम तापमान और सापेक्ष आर्द्रता जिस पर यह लगातार संग्रहीत होती है। उदाहरण के लिए, 50% की सापेक्ष आर्द्रता और +11C के तापमान पर पॉलिएस्टर चुंबकीय टेप का भंडारण 50 वर्षों तक उनके गुणों के संरक्षण को सुनिश्चित करता है। मोटे अनुमानों के अनुसार, सीडी-आर ऑप्टिकल डिस्क के लिए समान अवधि 50% की सापेक्ष आर्द्रता और +10C के तापमान पर भंडारण द्वारा प्रदान की जाती है; वर्म डिस्क के लिए - 50% की सापेक्ष आर्द्रता और +3C के तापमान पर।

कम तापमान इलेक्ट्रॉनिक जानकारी के संरक्षण में योगदान देता है, हालांकि, वे लंबे समय तक मानव कार्य के लिए पूरी तरह से असहज हैं। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि यदि सामान्य कार्यालय वातावरण में उपयोग के लिए मीडिया को भंडारण से हटाया जाना है, तो मीडिया को अनुकूल होना चाहिए। अन्यथा, जानकारी पढ़ने में त्रुटियां और स्वयं मीडिया की संरचना (क्षति) का उल्लंघन होने की बहुत संभावना है। लेकिन ऑप्टिकल डिस्क को उपरोक्त तापमान से +23 - 25C तक समायोजित करने के लिए, इसमें कम से कम 3 घंटे (अधिमानतः एक दिन) लगेंगे। चुंबकीय टेप के acclimatization की लंबाई इसकी चौड़ाई पर निर्भर करती है: टेप जितना चौड़ा होगा, उतनी ही देर तक इसे acclimatized किया जाना चाहिए। यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि टेप नमी संतुलन की तुलना में तेजी से तापमान संतुलन तक पहुंचते हैं। उदाहरण के लिए, आधा इंच के टेप के लिए, तापमान में 5 डिग्री सेल्सियस का परिवर्तन कम से कम 0.5 घंटे के लिए किया जाना चाहिए, और सापेक्ष आर्द्रता में 10% - कम से कम 4 दिन 25 में परिवर्तन किया जाना चाहिए।

इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के लिए भंडारण मोड चुनते समय, किसी को कई कारकों को ध्यान में रखना चाहिए और मीडिया के उपयोग की तीव्रता, भंडारण मोड को बनाए रखने की लागत (जो काफी महत्वपूर्ण हो सकती है) को नियमित रूप से दस्तावेजों को "ताजा" मीडिया में कॉपी करने की लागत के साथ सहसंबंधित करना चाहिए। . जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के दीर्घकालिक भंडारण का आयोजन करते समय, मीडिया को संग्रहीत करने के लिए 10 वर्ष की अवधि काफी स्वीकार्य होती है, जिस पर वे रिकॉर्ड किए जाते हैं। उसी समय, "कार्यालय" भंडारण मोड की अनुमति है: चुंबकीय टेप के लिए - +23C, ऑप्टिकल डिस्क के लिए +25C, 50% की सापेक्ष आर्द्रता पर। "राज्य अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम" अभिलेखागार में निम्नलिखित तापमान और आर्द्रता की स्थिति स्थापित करते हैं: तापमान + 17-19C, सापेक्षिक आर्द्रता 50-55%। इन शर्तों के तहत, आप 20 साल तक सीडी-आर डिस्क के शेल्फ जीवन पर भरोसा कर सकते हैं।

निष्कर्ष

हमारे देश में अभिलेखागार के विकास का इतिहास दस्तावेज़ विनाश के लगातार मामलों से भरा है। इसके कारण हमारे देश की जलवायु परिस्थितियों और दस्तावेजों के प्रति गैर-जिम्मेदाराना रवैया दोनों थे। स्थिति को सुधारने के लिए, 1550 से, देश में कानून जारी किए जाने लगे जो दस्तावेजों के नुकसान और नुकसान के लिए विभिन्न दायित्व प्रदान करते थे। उसी अर्थ के कानून आज तक जारी किए जा रहे हैं, उदाहरण के लिए, 17 जून, 2004 के संघीय अभिलेखीय एजेंसी पर विनियम और अन्य नियामक कानूनी कार्य।

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, आपको निम्नलिखित मूल बातें जानने की जरूरत है: दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना; दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक सामग्री और तकनीकी आधार का निर्माण; दस्तावेजों की आवाजाही के लिए लेखांकन; बीमा कोष और उपयोग के लिए कोष बनाने के लिए दस्तावेजों की नकल करना; दस्तावेजों का संरक्षण।

दस्तावेजों के भंडारण के लिए इष्टतम स्थिति बनाने के लिए पहली आवश्यकता एक ऐसी इमारत की उपस्थिति है जो उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए सभी मापदंडों को पूरा करती है। संग्रह के परिसर की आवश्यकताएं आधुनिक नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों में तय की गई हैं, मुख्य रूप से संगठन के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों में, साथ ही साथ कई GOST और पद्धतिगत विकास। भवन के मुख्य क्षेत्र भंडारण के लिए आरक्षित हैं; वे वाचनालय और प्रशासनिक परिसर से अलग-थलग हैं। भंडारण सुविधाओं में स्थिर धातु रैक स्थापित किए जाते हैं। दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए न केवल भवन, बल्कि इसके भीतर की सुविधाएं भी महत्वपूर्ण हैं। इस वातावरण के पैरामीटर भंडारण मोड के पालन से निर्धारित होते हैं।

निम्नलिखित भंडारण मोड हैं: प्रकाश; तापमान और आर्द्रता; अग्निशमन; सुरक्षा। स्थायी भंडारण अंधेरे में किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ों को प्रकाश से बचाने के लिए, बाइंडरों, फ़ोल्डरों, बक्सों, अलमारियाँ में भंडारण का उपयोग किया जाता है। तापमान और आर्द्रता मुख्य कारक हैं जो अभिलेखीय निधि की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं। भंडारण कक्षों में, इष्टतम तापमान और आर्द्रता की स्थिति बनाए रखी जानी चाहिए। दस्तावेजों के लिए अनुकूल माइक्रॉक्लाइमेट 30-60% के सकारात्मक तापमान और सापेक्ष आर्द्रता पर बनाया जाता है। परिसर में तापमान और आर्द्रता में तेज उतार-चढ़ाव नहीं होना चाहिए, क्योंकि इससे भंडारण माध्यम नष्ट हो जाता है। जलवायु नियंत्रण तीन जलवायु मापदंडों के अनुसार किया जाता है: तापमान, सापेक्ष आर्द्रता और पूर्ण वायु आर्द्रता। माप के लिए, विशेष उपकरण का उपयोग किया जाता है।

स्वच्छता और स्वच्छ शासन का तात्पर्य स्वच्छता बनाए रखने के उद्देश्य से आवश्यकताओं के एक समूह से है। धूल दस्तावेजों के भौतिक और रासायनिक क्षरण का कारण बन सकती है, साथ ही इसमें फंगल बीजाणु और कीट के अंडे भी हो सकते हैं। भंडारण सुविधाओं में फर्श को ढंकने पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए, जो धूल का एक प्रमुख स्रोत है।

सुरक्षा व्यवस्था पूरे संग्रह कक्ष पर लागू होती है। संग्रह में अग्नि सुरक्षा उपायों का कड़ाई से पालन किया जाना चाहिए। तकनीकी सुरक्षा उपायों में शामिल हैं: बाहरी निगरानी उपकरण, गैर-कार्य घंटों के दौरान उपयोग किए जाने वाले आंतरिक निगरानी उपकरण, काम के घंटों के दौरान आंतरिक निगरानी उपकरण।

भंडारण के संगठन में एक महत्वपूर्ण भूमिका स्थलाकृति द्वारा निभाई जाती है, अर्थात विशिष्ट सूची और फाइलों के लिए भंडारण स्थानों का पदनाम। भंडारण में दस्तावेजों के भंडारण के स्थान को ठीक करने के लिए, विशेष निर्देशिकाएं बनाई जाती हैं - स्थलाकृतिक सूचकांक। एक नियम के रूप में, सूचकांक को कार्ड के रूप में संकलित किया जाता है। अभिलेखीय सामग्रियों की सुरक्षा सुनिश्चित करने में लेखांकन का बहुत महत्व है। अभिलेखीय सामग्रियों के लिए लेखांकन में उनकी मात्रा और संरचना के बारे में विशेष दस्तावेजों में स्थापना और पंजीकरण शामिल है। चोरी को रोकने के लिए, दस्तावेजों की आवाजाही की निगरानी के लिए एक विस्तृत प्रणाली विकसित की गई है। भंडार से दस्तावेजों का विमोचन केवल सीमित उद्देश्यों के लिए और कड़ाई से परिभाषित अवधि के लिए किया जा सकता है। उसी समय, विशेष लेखा दस्तावेजों में भंडार से दस्तावेजों को जारी करना आवश्यक रूप से दर्ज किया जाता है।

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए एक अनिवार्य प्रकार का काम उनकी उपलब्धता और स्थिति की जांच करना है। यह संग्रह के लेखा दस्तावेजों में भंडारण इकाइयों की वास्तविक संख्या और अभिलेखों के बीच पत्राचार की स्थापना है। दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच हर 5 साल में कम से कम एक बार की जानी चाहिए।

दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के दौरान, वे कुछ हद तक विभिन्न कारकों के संपर्क में आते हैं जो सामग्री के गुणों में अपरिवर्तनीय परिवर्तन का कारण बनते हैं - उम्र बढ़ने। भंडारण का उद्देश्य प्रतिकूल कारकों के प्रभाव को कम करना और दस्तावेजों के स्थायित्व को बढ़ाना है। ऐसा करने के लिए, परिसर, भंडारण की स्थिति, दस्तावेजों की आवाजाही के लिए सभी आवश्यक आवश्यकताओं को पूरा करना आवश्यक है।

टिप्पणियाँ

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11. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का अभिलेखीय भंडारण: समस्याएं और समाधान। http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

इस अध्याय की सामग्री में महारत हासिल करने के परिणामस्वरूप, छात्र को यह करना होगा: जानना

• दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए अभिलेखागार के मुख्य रूप और गतिविधियाँ;
• दस्तावेजों को नुकसान पहुंचाने वाले मुख्य कारक;
• विभिन्न मीडिया पर दस्तावेजों के भंडारण के लिए बुनियादी पैरामीटर;
• दस्तावेजों की बहाली और संरक्षण के बुनियादी तरीके; करने में सक्षम हो
• उपयोग किए जाने पर दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए नियमों और विनियमों का पालन करना;

अपना

अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बुनियादी तरीके।

दुनिया भर में अभिलेखागार के मुख्य कार्यों में से एक पर हमेशा विचार किया गया है, माना जाता है और उनमें स्थित दस्तावेजों का भंडारण माना जाएगा। यही कारण है कि दस्तावेजों को संग्रहीत करने के सिद्धांत और तरीके अभिलेखीय विज्ञान (अभिलेखीय विज्ञान) में अग्रणी स्थानों में से एक पर कब्जा कर लेते हैं, और नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों में जो अभिलेखागार को उनकी दैनिक गतिविधियों में और अभिलेखागार और संग्रह पर कानून द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए। .

लेकिन, घरेलू स्तर पर मौजूद अभिलेखागार के बारे में विचारों के विपरीत, अभिलेखागार में भंडारण केवल उनमें दस्तावेजों का एक निष्क्रिय अवलोकन नहीं है, बल्कि एक बहुत ही सक्रिय गतिविधि है जिसका उद्देश्य है दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना।

दस्तावेज़ सुरक्षित करना- अभिलेखीय दस्तावेजों के संरक्षण के लिए अनुकूलतम परिस्थितियों का निर्माण और रखरखाव, उनके नुकसान में योगदान करने वाले कारकों का उन्मूलन, साथ ही मूल के नुकसान के मामले में सबसे मूल्यवान दस्तावेजों की प्रतियों का निर्माण।

राज्य अभिलेखागार के लिए जो रूसी संघ के अभिलेखीय वायुसेना के दस्तावेजों को संग्रहीत करता है, अर्थात। दस्तावेज़ जो, उनके मूल्य के आधार पर, स्थायी (शाश्वत) भंडारण के पात्र हैं, परिभाषा के अनुसार, संरक्षण का अर्थ है, इन दस्तावेजों को हमेशा के लिए संरक्षित करने के लिए स्थितियां बनाना।

लेकिन विभागीय अभिलेखागार और वर्तमान कार्यालय कार्य दोनों के लिए, उनके अस्थायी भंडारण की प्रक्रिया में दस्तावेजों के नुकसान को बाहर करने वाली शर्तों को सुनिश्चित करने की आवश्यकता कम प्रासंगिक नहीं है।

मुख्य कारकों, दस्तावेजों के नुकसान और क्षति के लिए अग्रणी, हैं:

• - दस्तावेजों की चोरी और जानबूझकर विनाश ("मानव कारक");
• - आग, बाढ़ और अन्य प्राकृतिक आपदाएं, साथ ही युद्ध;
• - भौतिक और रासायनिक कारकों के प्रतिकूल प्रभाव;
• - जैविक कारकों के प्रतिकूल प्रभाव, जैव क्षति;
• - दस्तावेज़ वाहक की प्राकृतिक उम्र बढ़ने;
• - उनके उपयोग के दौरान दस्तावेजों का मूल्यह्रास।

दस्तावेज़ चोरी(साथ ही किताबें और संग्रहालय प्रदर्शनी) अपने अस्तित्व की पूरी अवधि के दौरान अभिलेखागार, पुस्तकालयों, संग्रहालयों के साथ। इस तरह की चोरी लाभ के उद्देश्य से और मूल्यवान ऐतिहासिक दस्तावेजों के एकाधिकार के उद्देश्य से, उनके संग्रह के उद्देश्य से की जा रही थी और की जा रही थी। कुछ मामलों में, चोरी का कारण अवांछित जानकारी छिपाने का प्रयास हो सकता है (उदाहरण के लिए, किसी विशेष व्यक्ति या संगठन से समझौता करना) जानकारी। दस्तावेजों का जानबूझकर विनाश बर्बरता के कार्य के रूप में और सबूत छिपाने के प्रयास के रूप में हो सकता है। लेकिन अयोग्य परीक्षा के परिणामस्वरूप कई और दस्तावेज़ नष्ट हो गए, उदाहरण के लिए, "अपशिष्ट अभियान।" दस्तावेजों के इस तरह के विनाश से बचने के लिए, स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों के चयन और विनाश के लिए बिना मूल्य के दस्तावेजों के आवंटन के लिए नियामक और पद्धति संबंधी आवश्यकताओं सहित अधिग्रहण और परीक्षा की एक प्रणाली है। यह प्रणाली आपको व्यक्तियों और गैर-सरकारी संस्थानों और संगठनों के सबसे मूल्यवान दस्तावेजों को सहेजने की अनुमति देती है।

प्राकृतिक आपदामानव सभ्यता के अस्तित्व के दौरान अभिलेखागार के साथ भी। आग के खिलाफ, अग्नि सुरक्षा, अग्निशमन और लुप्तप्राय (कम से कम सबसे मूल्यवान) सामग्री की निकासी सुनिश्चित करने के लिए एक प्रणाली है। बाढ़, भूकंप और इसी तरह की प्राकृतिक आपदाएं स्पष्ट रूप से खतरे वाले क्षेत्रों के बाहर अभिलेखागार की नियुक्ति के लिए आवश्यकताओं के अधीन हैं, अभिलेखीय भवनों की भूकंपीय स्थिरता आदि के लिए। युद्धों के विनाशकारी प्रभाव, जो अपने समय में कई अभिलेखागार की मृत्यु का कारण बने, सबसे मूल्यवान दस्तावेजों को सुरक्षित स्थानों पर ले जाकर, अग्नि सुरक्षा उपायों को मजबूत करके, और सबसे मूल्यवान दस्तावेजों की प्रतियां बनाकर कम (या बड़े पैमाने पर समाप्त) किया जा सकता है। .

भौतिक और रासायनिक कारकों के प्रतिकूल प्रभावइष्टतम भंडारण स्थितियों के निर्माण से समाप्त (या काफी हद तक सीमित), जिसमें अभिलेखागार के लिए विशेष भवनों का निर्माण शामिल है जो ऐसी स्थितियां प्रदान करते हैं, अभिलेखागार के लिए विशेष उपकरण और निश्चित रूप से, भंडारण की स्थिति की निरंतर निगरानी।

जैविक कारकों के प्रतिकूल प्रभाव (जैव क्षति- निया)दस्तावेजों के लिए हानिकारक जीवों के विनाश और भंडारण और दस्तावेजों की निरंतर बायोमोनिटरिंग से समाप्त हो जाते हैं।

दस्तावेज़ मीडिया की प्राकृतिक उम्र बढ़नादुर्भाग्य से अपरिहार्य। लेकिन इष्टतम भंडारण की स्थिति बनाकर, स्थिरीकरण के उद्देश्य से दस्तावेजों की विशेष प्रसंस्करण, और सबसे मूल्यवान दस्तावेजों के लिए, आप उनकी बीमा प्रतियां बना सकते हैं (और चाहिए) इस उम्र बढ़ने को धीमा किया जा सकता है, जिससे आप इनमें से मुख्य जानकारी को सहेज सकते हैं। दस्तावेज।

दस्तावेजों का उपयोग करने की प्रक्रिया में, चाहे वह कागज-आधारित मामले के माध्यम से फ़्लिप कर रहा हो, फिल्म देख रहा हो या ध्वनि रिकॉर्डिंग सुन रहा हो, यह अपरिहार्य है। दस्तावेजों का परिशोधन।अभिलेखागार की सभी गतिविधियों में निहित मुख्य और अपरिवर्तनीय विरोधाभास दस्तावेजों के उपयोग की आवश्यकता के बीच विरोधाभास है (जिसके बिना उनका भंडारण अपना अर्थ खो देता है) और दस्तावेजों की सुरक्षा पर इस उपयोग के नकारात्मक प्रभावों की अनिवार्यता (जिसके बिना, अंततः , उपयोग स्वयं असंभव हो जाता है)। इस विरोधाभास के परिणामों को कम किया जाता है, सबसे पहले, उपयोगकर्ताओं (संग्रह कर्मचारियों और शोधकर्ताओं दोनों) द्वारा उनके उपयोग की प्रक्रिया में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए नियमों का पालन करके, और दूसरा, उनका उपयोग करते समय मूल प्रतियों को प्रतियों के साथ बदलकर . उदाहरण के लिए, नियमित बाढ़ की संभावना वाले स्थानों पर अभिलेखागार रखना, बाढ़ से खतरे वाले तहखाने में अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करना मना है। सेंट पीटर्सबर्ग में, बांध के निर्माण से पहले, यह प्रतिबंध विशेष रूप से प्रासंगिक था।

यह कोई संयोग नहीं है कि विश्वव्यापी सामूहिक बीमा अभिलेखीय दस्तावेजों की नकल द्वितीय विश्व युद्ध के बाद शुरू हुई, ऐसे समय में जब एक तिहाई का खतरा काफी प्रासंगिक था।