राज्य अभिलेखागार में वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण। वैज्ञानिक और संदर्भ अभिलेखीय उपकरण अभिलेखागार के वैज्ञानिक और संदर्भ उपकरण

प्रत्येक संग्रह में एक वैज्ञानिक है संदर्भ उपकरण(एनएसए) संग्रहीत दस्तावेजों के लेखांकन, पुनर्प्राप्ति और उपयोग के लिए। एनएसए के विभिन्न प्रकार और प्रकार अभिलेखीय निर्देशिकाओं की एक प्रणाली हैं। अभिलेखीय निर्देशिका एक सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली है जिसमें अभिलेखीय दस्तावेजों के बारे में जानकारी मैन्युअल रूप से खोजी जाती है। एनएसए प्रणाली में सभी राज्य अभिलेखागारों के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र के परिसरों के साथ-साथ अंतर-संग्रह निर्देशिकाएं, स्वचालित सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली (एआईपीएस) और व्यवहार में स्वीकार किए गए सूचना दस्तावेजों के संग्रह शामिल हैं।

एसएनएसए में वे निर्देशिकाएं शामिल हैं जो लेखांकन और नियंत्रण और सूचना पुनर्प्राप्ति कार्य करती हैं। पहले समूह में संग्रह में प्राप्तियों के लिए लेखांकन की पुस्तक शामिल है; संग्रह निधि की सूची; फंड शीट; मामले का विवरण। दूसरे समूह में शामिल हैं: स्टॉक कैटलॉग; गाइडबुक, विषयगत गाइडबुक, संग्रह के फंड के लिए एक संक्षिप्त गाइड; निधि (ओं) की सूची का सूचकांक; निर्देशिका; मामलों का विवरण; विषयगत और स्टॉक समीक्षा; मामलों (दस्तावेजों) के लिए विषयगत सूचकांक; लोकप्रिय विज्ञान प्रकाशन; सूचना पत्र; विषयगत सूची; अभिलेखीय संदर्भ (विषयगत या ग्रंथ सूची प्रकृति)।

सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली (आईपीएस) का विकास तंत्र में मौजूदा और संचालन की निरंतरता को ध्यान में रखते हुए किया जाना चाहिए। सरकार नियंत्रितवैज्ञानिक और तकनीकी सूचना प्रणाली।

किसी विशेष राज्य संग्रह की एनएसए प्रणाली की संरचना उसके दस्तावेजों की संरचना और सामग्री, उनके उपयोग की तीव्रता और प्रकृति से निर्धारित होती है। इसलिए प्रत्येक कोष के एनएसए के विकास के लिए प्रत्येक संग्रह में एनएसए की एक प्रणाली के निर्माण के लिए एक विभेदित दृष्टिकोण का अनुसरण करता है।

किसी भी संग्रह की एनएसए प्रणाली में निम्नलिखित स्तरों पर जानकारी होनी चाहिए: फंड-केस-दस्तावेज़।

अंतर-संग्रह निर्देशिकाएं निधि के स्तर पर जानकारी की खोज प्रदान करती हैं, लेकिन एक अलग पैमाने पर: पूरे देश के लिए रूसी संघ के संघीय अभिलेखागार के केंद्रीय अभिलेखागार, साथ ही साथ एक गाइड जैसे राज्य अभिलेखागार रूसी संघ गाइडबुक, गणराज्यों और अन्य क्षेत्रों के स्टॉक कैटलॉग और इसी तरह की निर्देशिका - क्रमशः क्षेत्रों द्वारा।

विषयगत मार्गदर्शिकाएँ, अनुक्रमणिकाएँ, समीक्षाएँ निम्नलिखित स्तरों पर जानकारी प्रदान करती हैं: निधि-मामला-दस्तावेज़। इंटरफंड निर्देशिका एक संग्रह के दस्तावेजों पर जानकारी की खोज प्रदान करती है। संग्रह संग्रह का सूचकांक एक विशिष्ट संग्रह की खोज प्रदान करता है और संग्रह के स्तर पर जानकारी प्रदान करता है।

संग्रह मार्गदर्शिका में विशेषताएँ हैं या संक्षिप्त जानकारीव्यवस्थित तरीके से व्यवस्थित धन के बारे में; निधि के बारे में जानकारी प्रदान करता है और संग्रह की संरचना और सामग्री और उसमें संग्रहीत धन से परिचित कराने का कार्य करता है। संग्रह निधि के लिए एक संक्षिप्त मार्गदर्शिका शीर्षकों की एक व्यवस्थित सूची प्रदान करती है अभिलेखीय निधिउनके बारे में संदर्भ डेटा (अस्तित्व की तारीख, मात्रा और दस्तावेजों की समय सीमा) के साथ, एक गाइड के रूप में कार्य करता है, फंड स्तर पर जानकारी प्रदान करता है।

प्रत्येक संग्रह में और पूरे देश में एनएसए प्रणाली की निर्देशिकाओं की संरचना आरएफ एएफ के दस्तावेजों के प्रभावी उपयोग के लिए बनाई गई है, कम से कम संभव समय और लेखांकन में आवश्यक जानकारी की खोज, जानकारी वाले दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना .

उद्यम की संग्रह सेवा को स्वचालित करने के लिए कार्यक्रमों का विकल्प

उद्यम की अभिलेखीय सेवा के मुख्य कार्य दस्तावेज़ीकरण के भंडारण और उद्यम की वर्तमान गतिविधियों के बारे में आवश्यक जानकारी के त्वरित प्रावधान को सुनिश्चित करना और, परिणामस्वरूप, विशाल सूचना संसाधनों का रखरखाव करना है।

अभिलेखागार को संसाधित करने के पारंपरिक "मैनुअल" तरीके बहुत समय लेने वाले हैं। यह कार्य एक नियमित, दोहराई जाने वाली प्रणाली प्रक्रिया है और इसके लिए स्वचालित मोड में स्थानांतरण की आवश्यकता होती है। सूचना प्रौद्योगिकी के विकास के वर्तमान स्तर के साथ, इन समस्याओं को हल करना संभव और आवश्यक भी है।

लेखांकन और दस्तावेजों की खोज को जल्दी से करने के लिए, एक स्वचालित वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण (ANSA) के सिस्टम बनाए जा रहे हैं। संग्रह का स्वचालित वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण (ANSA) विवरणों का एक संग्रह है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़डेटाबेस (डीबी) में रखा गया, सूचना पुनर्प्राप्ति के स्वचालित साधन और खोज परिणामों की प्रस्तुति। ANSA को संग्रह की एकीकृत सूचना प्रणाली के ढांचे के भीतर और/या स्वायत्त डेटाबेस के रूप में कार्यान्वित किया जाता है। एएनएसए की सूचना सामग्री में फंड के स्तर पर दस्तावेजों का विवरण, भंडारण की इकाई और दस्तावेजों का लेखा-जोखा शामिल है। सूचना प्रणाली, साथ ही कीवर्ड, शीर्षकों की फ़ाइलें।

एएनएसए की एक किस्म पूर्ण-पाठ डेटाबेस है जिसमें दस्तावेजों के पाठ, उनकी डिजिटल प्रतियां शामिल हैं। ANSA संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण (RSA) की पारंपरिक प्रणाली के सभी कार्यों को लागू करता है और पारंपरिक ISA की तुलना में, परिचालन और बहु-पहलू खोज के लिए अधिक अवसर प्रदान करता है। अभिलेखीय दस्तावेज, अपने परिणाम प्रस्तुत कर रहा है।

एएनएसए के निर्माण के लिए सूचना आधार पारंपरिक एएनएसए के रूप में विभिन्न स्तरों के विवरण के समान तत्व हैं।

ANSA डेटाबेस को भरने के लिए, निम्नलिखित का उपयोग किया जाता है:

प्राथमिक दस्तावेज़ जानकारी;

मुख्य और सहायक लेखा दस्तावेज;

विभिन्न प्रकार और प्रकारों की अभिलेखीय निर्देशिकाओं में उपलब्ध जानकारी।

ANSA के आउटपुट फॉर्म फंड्स, स्टोरेज यूनिट्स, अकाउंटिंग यूनिट्स, दस्तावेजों की सूची हैं जो किए गए अनुरोध की शर्तों को पूरा करते हैं। संग्रह के एएनएसए डेटाबेस में निहित जानकारी के आधार पर, निर्देशिकाओं के ग्रंथों को उनके आंतरिक संदर्भ तंत्र के साथ बनाया जा सकता है। यदि संग्रह में कोई स्वचालित दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली नहीं है, तो दस्तावेज़ स्तर (इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग) पर विवरण का एक डेटाबेस बनाया जाता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के विपरीत, किसी उद्यम की अभिलेखीय सेवा को स्वचालित करने के लिए कार्यक्रमों का विकल्प समृद्ध नहीं है। यह एक पूरी तरह से प्राकृतिक स्थिति है, क्योंकि संग्रह के स्वचालन की आवश्यकता को अभी तक कई उद्यमों और स्वचालित के बीच प्रतिस्पर्धा द्वारा पूरी तरह से मान्यता नहीं मिली है। संग्रह प्रणालीकम। बाजार के जाने-माने डेवलपर्स से सॉफ़्टवेयरअभिलेखीय सेवाओं की आपूर्ति के लिए सिस्टम:

प्रलेखन और अभिलेखीय मामलों के अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान "VNIIDAD";

निगम "इलेक्ट्रॉनिक संग्रह",

कंपनी "लैनिट"

कंपनी "इलेक्ट्रॉनिक ऑफिस सिस्टम्स" (ईओएस)।

"VNIIDAD" द्वारा विकसित सॉफ्टवेयर 1999 में बाजार में दिखाई दिया। यह कार्य संस्थान को सरकारी कार्यक्रम "इलेक्ट्रॉनिक रूस" के ढांचे के भीतर सौंपा गया था। स्वाभाविक रूप से, यह सॉफ्टवेयर राज्य, नगरपालिका अभिलेखागार - राज्य अभिलेखीय सेवा के संस्थानों पर केंद्रित है। मेरी राय में, यह प्रणाली बड़े पैमाने पर नहीं है और एक गैर-सरकारी संगठन के संग्रह के लिए शायद ही स्वीकार्य है।

निगम "इलेक्ट्रॉनिक आर्काइव" दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार के निर्माण और "कागज अभिलेखागार" के हस्तांतरण के लिए अपने समाधान के लिए जाना जाता है। इलेक्ट्रॉनिक रूप. ये समाधान बड़े राज्य अभिलेखागार, पुस्तकालयों, संग्रहालयों के लिए पहले से मौजूद निर्देशिकाओं के बड़े सरणी, फ़ाइल कैबिनेट, कैटलॉग, इन्वेंट्री के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, जिन्हें कई वर्षों तक बनाए रखा गया है, और "SAPERION" प्रणाली पर आधारित हैं। यह सॉफ्टवेयर अनुकूलन योग्य है, जो आपको ग्राहक की बारीकियों और जरूरतों के आधार पर टेम्प्लेट, फॉर्म, इंडेक्स कार्ड और सर्च फिल्टर तैयार करने की अनुमति देता है। बड़े अभिलेखागार, संग्रहालयों, पुस्तकालयों में काम को स्वचालित करते समय यह एक सकारात्मक गुण है। हालांकि, संगठनों के अभिलेखागार के लिए, मानक विवरण टेम्पलेट्स और औपचारिक खोज फ़िल्टर की कमी एक महत्वपूर्ण कमी है। यह प्रणाली स्वीकार्य हो सकती है यदि संगठन पहला स्वचालन विकल्प चुनता है, पूरी तरह से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच कर रहा है और "इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार" बना रहा है।

LANIT द्वारा बनाया गया उत्पाद "LanDocsApxiv", संगठनों के अभिलेखागार में काम को स्वचालित करने के लिए एक विशेष समाधान है। इसमें तीन घटक शामिल हैं: एक बुनियादी संग्रह स्वचालन मॉड्यूल, बैच (मास) स्कैनिंग और दस्तावेजों की मान्यता के लिए एक कार्यक्रम, और स्कैन किए गए दस्तावेजों के बड़े पैमाने पर पंजीकरण के लिए एक विशेष आवेदन।

"LanDocs:Archive" उनके विकास के साथ निकटता से जुड़ा हुआ है: "LanDocs:Documentation" रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम। दोनों प्रणालियाँ एक सामान्य इंटरफ़ेस द्वारा इस तरह से एकजुट हैं कि "संग्रह" सिस्टम के लिए एक अनुप्रयोग की तरह दिखता है, और पसंद नहीं है स्वतंत्र कार्य. लेकिन फिर भी, अभिलेखीय दस्तावेजों की जानकारी एक अलग डेटाबेस में बनती है। कार्यक्रम ने अभिलेखीय कार्ड, खोज फ़िल्टर और आउटपुट (मुद्रित) प्रपत्र भरने के लिए टेम्पलेट बनाए हैं।

"LanDocs:Apxiv" आपको "पेपर आर्काइव" डेटाबेस को एक अभिलेखीय निर्देशिका के रूप में बनाए रखने की समस्या को हल करने के साथ-साथ दस्तावेजों का एक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह बनाने की अनुमति देता है, जो आपको तीसरे स्वचालन विकल्प (NSA + "इलेक्ट्रॉनिक का स्वचालन) को लागू करने की अनुमति देता है। संग्रहालय")।

अधिक विस्तार से मैं आपको कंपनी "इलेक्ट्रॉनिक ऑफिस सिस्टम्स" के अभिलेखीय स्वचालन प्रणाली "आर्काइव बिजनेस" के बारे में बताना चाहता हूं।

"आर्काइव बिजनेस" - संगठनों के विभागीय अभिलेखागार के अभिलेखीय दस्तावेजों के लेखांकन को स्वचालित करने के लिए एक प्रणाली। 2006 से वर्तमान तक कंपनी "इलेक्ट्रॉनिक ऑफिस सिस्टम्स" द्वारा उत्पादित। प्रणाली पूरी तरह से अभिलेखीय निधि के दस्तावेजों के गठन और रखरखाव के लिए मौजूदा मानकों की आवश्यकताओं के साथ-साथ कार्यालय के काम के अभ्यास और घरेलू उद्यमों के संग्रह में उपयोग किए जाने वाले नियमों और तकनीकों का अनुपालन करती है। वेब एक्सेस, स्ट्रीमिंग स्कैनिंग, अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ काम करता है, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवाओं की गतिविधियों और संगठन के संग्रह का समर्थन करता है।

अभिलेखीय मामला। संस्करण 4.2"

प्रलेखन संग्रह सॉफ्टवेयर स्वचालन

"पुरालेख व्यवसाय" प्रणाली विभागीय अभिलेखागार और संगठनात्मक कार्यप्रवाह दोनों के लिए राज्य द्वारा निर्धारित आवश्यकताओं का पूरी तरह से अनुपालन करती है। सिस्टम सारांश सूची, निर्देशिका, मामलों और दस्तावेजों के बारे में जानकारी, साथ ही लोकप्रिय प्रारूपों में संग्रहीत दस्तावेज़ीकरण की इलेक्ट्रॉनिक छवियों को अपलोड करने की क्षमता प्रदान करता है। प्रारूप समर्थित राज्य प्रणालीपीसी "आर्काइव फंड 4.0" के अभिलेखीय कोष का लेखा और प्रसंस्करण। 2006 में, उसने सॉफ्टूल-2006 प्रदर्शनी में आईटी समाधान प्रतियोगिता "वर्ष का उत्पाद - 2006" में पहला स्थान हासिल किया।

"आर्काइव फाइल" प्रणाली को उन फाइलों और दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने और संग्रहीत करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो परिचालन कार्यालय के काम से बाहर आ गए हैं।

"आर्काइव बिजनेस" प्रणाली अभिलेखागार में दैनिक और आवधिक दोनों कार्यों को करने में सक्षम है।

दैनिक कार्य:

मामलों और दस्तावेजों के सभी विवरण खोजें;

भविष्य में मामलों और दस्तावेजों को शीघ्रता से खोजने के लिए खोज प्रश्नों को सहेजना;

अस्थायी उपयोग के लिए मामलों और दस्तावेजों को जारी करना;

समूह जारी करना और मामलों की वापसी;

बारकोड सर्च फंक्शन सिस्टम में किसी केस को इश्यू करने या केस वापस करने के लिए जल्दी से खोजने में मदद करता है;

केस के उपयोग पत्रक और डिप्टी कार्ड को प्रिंट करने का कार्य मैन्युअल रूप से दस्तावेज़ बनाने की आवश्यकता को समाप्त करता है;

केस रिटर्न की समय सीमा का स्वचालित नियंत्रण: सिस्टम समय सीमा समाप्त या समाप्त होने वाले मामलों की रिपोर्ट करता है;

अस्थायी उपयोग के लिए मामलों को जारी करने की पुस्तक का स्वत: रखरखाव।

आवधिक कार्य:

सिस्टम में दस्तावेज़ दर्ज करना - फ़ंक्शन आपको कार्यालय ऑटोमेशन सिस्टम से दस्तावेज़ प्राप्त करके या दस्तावेज़ स्कैनिंग स्ट्रीमिंग की तकनीक का उपयोग करके मामलों और दस्तावेज़ों के अभिलेखीय पंजीकरण कार्ड बनाने की अनुमति देता है;

मामलों के नामकरण का संकलन - फ़ंक्शन आपको पिछले वर्षों के अनुभागों की प्रतिलिपि बनाने की क्षमता के कारण रिपोर्टिंग फॉर्म (उदाहरण के लिए: एक इकाई के मामलों का नामकरण, किसी संगठन के मामलों का नामकरण) उत्पन्न करने की अनुमति देता है;

मामलों का गठन और निष्पादन - फ़ंक्शन में पृष्ठों की संख्या, कवर के गठन, मामले की एक आंतरिक सूची और मामलों को दर्ज करने के लिए आवश्यक अन्य रूपों, मामलों के भंडारण के लिए मामलों का स्वचालित टूटना शामिल है;

स्थलाकृति (अभिलेखागार में मामलों की नियुक्ति) - फ़ंक्शन अभिलेखागार की संरचना को संग्रहीत करता है और स्वचालित रूप से उनमें खाली स्थान रिकॉर्ड करता है;

राज्य अभिलेखागार में स्थायी भंडारण के लिए फाइलों का स्थानांतरण - फ़ंक्शन आपको मुफ्त इन्वेंट्री को बनाए रखने और प्रिंट करने की अनुमति देता है, राज्य अभिलेखागार पीसी "आर्काइव फंड 4.0" के स्वचालन प्रणाली के साथ एकीकरण के कारण स्थायी राज्य भंडारण के लिए फाइलों और दस्तावेजों का स्वचालित हस्तांतरण प्रदान करता है;

एक संगठन के इलेक्ट्रॉनिक संग्रह ("रीडिंग रूम" सबसिस्टम) का निर्माण - फ़ंक्शन उपयोगकर्ताओं को इंटरनेट / इंट्रानेट के माध्यम से मामलों और दस्तावेजों तक दूरस्थ पहुंच प्रदान करता है और किसी भी विवरण और उनके संयोजन द्वारा मामलों और दस्तावेजों की खोज करता है।

सिस्टम एक स्थानीय क्षेत्र नेटवर्क में संचालित होता है जो पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों और अभिलेखीय सेवा के कर्मचारियों के कार्यस्थलों पर स्थापित कंप्यूटरों को एकजुट करता है।

प्रणाली को आधुनिक तकनीकी समाधानों के आधार पर लागू किया गया है और यह दर्जनों कर्मचारियों वाले छोटे संगठनों और हजारों नौकरियों वाली कंपनियों के लिए उपयुक्त है।

अतिरिक्त सिस्टम विकल्प पेपर फाइलों और दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक रूप में बड़े पैमाने पर रूपांतरण के साथ-साथ इलेक्ट्रॉनिक संग्रह संसाधनों तक व्यापक उपयोगकर्ता पहुंच के लचीले संगठन की अनुमति देते हैं।

पर नया संस्करण 4.2 में अतिरिक्त सुविधाओं का एक सेट शामिल था। इसलिए, उदाहरण के लिए, ऑपरेशन का तरीका "स्वीकृति सूची के अनुसार संग्रह में मामलों की स्वीकृति" पेश किया गया था, जो संरचनात्मक डिवीजनों में एक सूची की तैयारी को लागू करता है, संग्रह को संग्रह में स्थानांतरित करता है, संख्याओं के अनुसार पुनर्गणना करता है सूची, संख्या के आधार पर खोज और सूची की छपाई। अतिरिक्त कार्य "अवधारण अवधियों का नियंत्रण" करने की क्षमता प्रदान करता है परिचालन नियंत्रणअवधारण अवधि समाप्त होने वाले मामलों के साथ-साथ समाप्त अवधारण अवधि वाले मामलों के लिए। उपयोगकर्ता के अनुरोधों के अनुसार, "केस टाइटल" विशेषता का आयाम बढ़ा दिया गया है, सूचियों में मामलों को छाँटने की संभावनाओं का विस्तार किया गया है, "फाइनल रिकॉर्ड" रिपोर्ट तैयार करने की संभावनाओं को संशोधित किया गया है, और कई अन्य सुधार किए गए हैं। डिलीवरी सेट, "आर्काइव बिजनेस" 4.2 सिस्टम के साथ, विशिष्ट की एक नई सूची भी शामिल करता है प्रबंधन दस्तावेज 2010 से। "पुरालेख व्यवसाय" पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवाओं के कर्मचारियों के निम्नलिखित कार्यात्मक कर्तव्यों का स्वचालन प्रदान करता है:

मामलों के नामकरण को बनाए रखना;

ऐसे मामलों और दस्तावेज़ों की खोज करें जो बनाए जा रहे हैं और संग्रह के लिए तैयार किए जा रहे हैं।

प्रणाली अभिलेखीय सेवाओं के कर्मचारियों के निम्नलिखित कार्यात्मक कर्तव्यों का स्वचालन प्रदान करती है:

मामलों के नामकरण को बनाए रखना;

मामलों का गठन और निष्पादन;

अभिलेखीय भंडारण के लिए मामलों की स्वीकृति;

संग्रह में मामलों और दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण, संग्रह भंडारण की स्थलाकृति;

संग्रह के लिए तैयार किए गए मामलों और दस्तावेजों के साथ-साथ अभिलेखीय भंडारण में खोजें;

अस्थायी उपयोग के लिए मामले जारी करना, मामलों की आवाजाही पर नियंत्रण;

मूल्य की परीक्षा आयोजित करना (भंडारण अवधि का नियंत्रण और विनाश के लिए मामलों का आवंटन);

मामलों का सारांश रिकॉर्ड रखना;

संघीय अभिलेखागार द्वारा अनुमोदित रिपोर्टों का निर्माण।

मामलों का नामकरण बनाए रखना।

मामलों के नामकरण के गठन और रखरखाव को सुनिश्चित करने के लिए, निम्नलिखित विशेषताएं लागू की जाती हैं:

मामले के शीर्षक के अभिलेखीय पंजीकरण कार्ड (एआरसी) का गठन;

नामकरण शीर्षकों की सूची प्रदर्शित करना;

एआरसी केस शीर्षकों की प्रतिलिपि बनाना / हटाना / छांटना;

एक मसौदा नामकरण की तैयारी;

नामकरण अनुमोदन;

नामकरण मुद्रण;

मामलों का गठन और निष्पादन।

समारोह में अभिलेखीय भंडारण में प्रवेश के लिए मामलों का गठन और निष्पादन शामिल है। सिस्टम में मामलों का पंजीकरण कई तरीकों से किया जा सकता है:

मैन्युअल रूप से मामलों और दस्तावेजों का एक अभिलेखीय पंजीकरण कार्ड (एआरसी) बनाना;

"DELO" सिस्टम से फ़ाइलें अपलोड करके स्वचालित रूप से ARC फ़ाइलों और दस्तावेज़ों का निर्माण;

दस्तावेज़ परिसंचरण और कार्यालय के काम की अन्य प्रणालियों से अनलोडिंग और "आर्काइव फाइल" सिस्टम में लोड करके स्वचालित रूप से एआरसी फाइलों और दस्तावेजों का निर्माण। तैयारी में शामिल हैं:

केस कवर;

मामले का आंतरिक विवरण;

सर्टिफिकेट शीट।

साथ ही, कर्मियों के लिए स्थायी, अस्थायी भंडारण अवधि और मामलों के मामलों के लिए एक स्वीकृति सूची का गठन लागू किया गया है।

मामलों की स्वीकृति सूची का गठन और मुद्रण।

इस फ़ंक्शन को लागू करने के लिए, "संग्रह फ़ाइल। संस्करण 4.2" सिस्टम प्रदान करता है:

स्थायी भंडारण अवधि के मामलों के लिए वितरण सूची का गठन, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक / 10 वर्ष तक सहित) भंडारण की अवधि और कर्मियों के मामले;

इन्वेंट्री के अनुसार केस नंबरों की पुनर्गणना;

बाहरी फ़ाइल से स्वीकृति सूची का आयात;

मुद्रण वितरण नोट।

पुरालेख प्रबंधन।

"संग्रह प्रबंधन" मोड तक पहुंच केवल अधिकार वाले उपयोगकर्ताओं द्वारा ही एक्सेस की जा सकती है अभिलेखीय कार्यकर्ता. इस मोड में, अभिलेखीय सेवाओं के कर्मचारी अपने लगभग सभी मुख्य कार्य कर सकते हैं:

मामलों के नामकरण शीर्षकों का रखरखाव;

भंडारण की इकाइयों को बनाए रखें;

दस्तावेजों और फाइलों को बनाए रखना;

भंडारण इकाइयों में विवरण बदलने के लिए थोक संचालन करना;

तैयार भंडारण इकाइयों के अभिलेखीय लेखांकन और भंडारण के लिए स्वीकृति।

भंडारण इकाइयों में विवरण को बदलने के बड़े पैमाने पर संचालन करने से हमारा मतलब है संग्रह सिफर की पुनर्गणना, चरम तिथियांमामलों में, सारांश सूची के अनुसार क्रमांकन, मामलों में दस्तावेजों के पृष्ठों का पुन: क्रमांकन।

निम्नलिखित कार्य भी कार्यान्वित किए जाते हैं:

• अभिलेखीय दस्तावेजी निधि की स्थलाकृति;
• समेकित सूची का गठन;
• · जारी भंडारण इकाइयों के लिए लेखांकन;
• · विनाश के लिए आवंटित भंडारण इकाइयों के लिए लेखांकन;
• · व्यापार के भंडारण की शर्तों का नियंत्रण;
• · भंडारण और दस्तावेजों की इकाइयों का आयात;
• · रिपोर्टिंग फॉर्म का गठन।

स्थलाकृति में शामिल हैं:

• 1. मामले के अभिलेखीय पंजीकरण कार्ड (एआरसी) का एक संकेत (मात्रा, भाग), इसका भंडारण स्थान - भंडारण संख्या, रैक संख्या, शेल्फ संख्या, आदि;
• 2. संग्रह भंडारण में किसी भी स्थान को सौंपे गए मामलों की सूची देखना;
• 3. संग्रह भंडारण क्षमता की गणना।

पुरालेख प्रबंधन। खंड "स्थलाकृति सूचकांक"

सारांश सूची को मामलों को रिकॉर्ड करने और उन्हें राज्य भंडारण में स्थानांतरित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। सिस्टम मामलों की एक सारांश सूची के गठन और मुद्रण प्रदान करता है स्थायी भंडारण, अस्थायी भंडारण के मामले (10 वर्ष तक / 10 वर्ष से अधिक सहित) और कर्मियों के मामले। सिस्टम सारांश सूची के अनुभागों की सेटिंग लागू करता है। "अभिलेखीय निधि" प्रणाली के साथ एकीकरण के भाग के रूप में, इस प्रणाली में "संग्रह फ़ाइल" प्रणाली से सारांश सूची के अनुभागों को निर्यात करना संभव है। मामलों और दस्तावेजों की आवाजाही पर नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए, सिस्टम के निम्नलिखित कार्य हैं:

• 1. मामलों और दस्तावेजों की आवाजाही पर नियंत्रण;
• 2. मामलों और दस्तावेजों के स्थानापन्न कार्ड का निर्माण और रखरखाव;
• 3. केस यूज शीट का निर्माण और रखरखाव।

पुरालेख प्रबंधन। अनुभाग "सारांश सूची"

सिस्टम फाइलों के भंडारण की शर्तों को नियंत्रित करता है, फाइलों के विनाश पर लेखांकन और मुद्रण कृत्यों की संभावना को लागू किया जाता है।

पुरालेख प्रबंधन। धारा "मामलों के विनाश के कृत्यों के लिए लेखांकन"

मामलों और दस्तावेजों की खोज करें। स्थापित चयन मानदंडों के अनुसार मामलों और दस्तावेजों की खोज सुनिश्चित करने के लिए, साथ ही मूल्य की जांच करने के लिए, निम्नलिखित कार्य लागू किए जाते हैं:

मामलों, मामलों (खंडों, भागों) और दस्तावेजों के नामकरण के शीर्षक उनके विवरण के मूल्यों के लिए खोजें;

एकाधिक उपयोग के लिए खोज प्रश्नों का गठन;

उत्पन्न खोज प्रश्नों के अनुसार मामलों की सूची, दस्तावेजों और मामलों के नामकरण शीर्षकों की खोज और प्रदर्शन।

सूची में वर्तमान भंडारण इकाई से दस्तावेजों की सूची में संक्रमण;

सूची में वर्तमान दस्तावेज़ से भंडारण इकाई में संक्रमण;

परिणामी तालिका में पाए गए रिकॉर्ड को सॉर्ट करना;

पाए गए रिकॉर्ड को हटाना;

पाए गए अभिलेखों की संख्या पर आंकड़े बनाए रखना;

समूह संचालन का संचालन (विनाश के कार्य में चयन, में सारांश सूची, निर्गमन पुस्तिका में, रूब्रिक में समावेशन);

खोज परिणाम प्रिंट करें।

सार्वजनिक और निजी फ़ोल्डरों के साथ कार्य करना

सिस्टम उपयोगकर्ता सार्वजनिक और निजी फ़ोल्डरों के साथ काम कर सकते हैं:

फ़ोल्डरों की सामग्री को देखना और संपादित करना;

फ़ोल्डर सामग्री प्रबंधन (फ़ोल्डरों में मामलों और दस्तावेज़ों के बारे में रिकॉर्ड को हटाना, जोड़ना);

फ़ोल्डर संरचना प्रबंधन (फ़ोल्डर विवरण संपादित करना, हटाना, जोड़ना, सबफ़ोल्डर्स को एक शीर्ष से दूसरे शीर्ष पर ले जाना)।

"रीडिंग रूम" विकल्प कुछ को स्वचालित करता है कार्यात्मक जिम्मेदारियांपूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवाओं के कर्मचारी:

इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में संग्रहीत जानकारी के लिए उपयोगकर्ता पहुँच प्रदान करता है: अभिलेखीय पंजीकरण कार्डदस्तावेज़ ("DELO" प्रणाली और उपयोग की गई अन्य प्रणालियों से प्राप्त दस्तावेज़ों के विवरण सहित), मामलों के अभिलेखीय पंजीकरण कार्ड, दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां;

आपको सार्वजनिक और व्यक्तिगत उपयोगकर्ता फ़ोल्डर बनाने और बनाए रखने की अनुमति देता है। उपयोगकर्ता के एक्सेस अधिकारों के अनुसार मामलों और दस्तावेज़ों को उनकी विशेषताओं और सामग्री (दस्तावेज़ टेक्स्ट) द्वारा खोज प्रदान करता है। उसी समय, आप खोज क्षेत्र को विशिष्ट सार्वजनिक या व्यक्तिगत फ़ोल्डरों के साथ-साथ विशिष्ट निधियों और इन निधियों के शीर्षकों तक सीमित कर सकते हैं।

"रीडिंग रूम" में दस्तावेजों को व्यवस्थित करने का मुख्य साधन कैटलॉग हैं। वे "रीडिंग रूम" की स्थापना के दौरान बनाए गए हैं, उनकी संरचना तय है और इसे बदला नहीं जा सकता है। "रीडिंग रूम" कैटलॉग का हिस्सा स्वचालित रूप से "आर्काइव मैटर" सिस्टम की निर्देशिकाओं में उपयुक्त परिवर्तनों के साथ अपडेट हो जाता है।

बेशक, आवेदन स्वचालित प्रणालीअभिलेखीय सेवाओं के काम में बहुत सुविधा होगी और श्रम उत्पादकता में वृद्धि होगी। हालांकि, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि की पूर्ण अस्वीकृति कागजी दस्तावेजजल्द नहीं होगा, जिसकी पुष्टि विश्व अभ्यास से होती है। हालांकि रूस ने पहले से ही ईडीएस (इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर) पर एक कानून अपनाया है, लेकिन, उदाहरण के लिए, अदालतों द्वारा विचार के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को स्वीकार करने के लिए कोई मिसाल नहीं है - अब तक, "कागज" अभी भी अधिक विश्वसनीय है। लेकिन, निश्चित रूप से, "कागजी अभिलेखागार" के साथ काम को स्वचालित किए बिना और "के लिए विशेष सॉफ्टवेयर तैयार करना" इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार"अब यह काफी नहीं है।

अभिलेखागार के साथ स्वचालित प्रौद्योगिकी में काम करने के लिए मैनुअल प्रौद्योगिकी के हस्तांतरण से न केवल अतिरिक्त रोजगार सृजित किए बिना लागत में उल्लेखनीय कमी आएगी पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवाया संग्रह, लेकिन इन इकाइयों के काम को और अधिक कुशल बनाने के लिए, प्रबंधकीय निर्णय लेने में आवश्यक जानकारी प्राप्त करने की प्रक्रिया को तेज करने के लिए।

रोस्तोव क्षेत्र के स्टेट ट्रेजरी इंस्टीट्यूशन के फंड में निहित पूर्वव्यापी दस्तावेजी जानकारी "रोस्तोव क्षेत्र के राज्य पुरालेख" जीकेयू आरओ "गारो" 1 (बाद में - राज्य संग्रह) का राजनीतिक, आर्थिक और सामाजिक-सांस्कृतिक उद्देश्यों के लिए प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा सकता है केवल वैज्ञानिक और हेल्प डेस्क (NSA) की विशेष रूप से बनाई गई प्रणाली की मदद से। राज्य संग्रह की एनएसए प्रणाली परस्पर संबंधित लेखा दस्तावेजों, अभिलेखीय निर्देशिकाओं, अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा और खोज सुनिश्चित करने के लिए बनाए गए सूचना दस्तावेजों का एक जटिल है और दस्तावेजी जानकारी.

राज्य संग्रह की एनएसए प्रणाली की संरचना इसमें संग्रहीत दस्तावेजों की संरचना और सामग्री, खोज की प्रकृति और कार्यों और दस्तावेजी जानकारी के उपयोग की तीव्रता से निर्धारित होती है। एनएसए प्रणाली में स्तरों पर जानकारी होती है: फंड - केस - दस्तावेज़।

सभी अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकें और सूचना दस्तावेज अंतर-अभिलेखीय, अंतर-निधि और अंतर-निधि (अंतर-प्रजाति) में विभाजित हैं।

दक्षता बढ़ाने के लिए रोस्तोव क्षेत्र के राज्य संग्रह के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक और संदर्भ उपकरण की समीक्षा संकलित की गई थी सूचना कार्यसंग्रह, पहल की जानकारी को व्यवस्थित करने की संभावनाओं का विस्तार करना, संपूर्ण रूप से एनएसए प्रणाली के उपयोग की पूर्णता सुनिश्चित करना और प्रत्येक निर्देशिका और सूचना दस्तावेज़ का अपने इच्छित उद्देश्य के लिए उपयोग करना।

समीक्षा एनएसए प्रणाली के तत्वों का विवरण देती है जो सूचना पुनर्प्राप्ति कार्य करते हैं: अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकें और सूचना दस्तावेज; उनके उद्देश्य, संरचना, संरचना, पुनःपूर्ति के स्रोतों का खुलासा किया जाता है, अन्य संदर्भ पुस्तकों के साथ संबंध दिखाया जाता है, संदर्भ पुस्तकों के उपयोग की प्रक्रिया को रेखांकित किया जाता है।

समीक्षा के साथ अभिलेखीय निर्देशिकाओं और सूचना दस्तावेजों की एक सूची है जो उनके स्थान को दर्शाती है। चूंकि नई निर्देशिकाओं की एक प्रति की तैयारी और निर्माण को एसआईएफ गारो के काम में स्थायी भंडारण और उपयोग के लिए स्थानांतरित किया जाता है, सूचना दस्तावेज (लेख, व्याख्यान, रिपोर्ट, संदर्भ, सूचना) - संग्रह कोष में। उनके बारे में जानकारी सूची (रीडिंग रूम, सूचना विभाग) की कार्यशील प्रतियों के संबंधित अनुभागों में दर्ज की गई है।

यदि सूचना दस्तावेज क्षेत्र के नाम का संकेत नहीं देता है, तो यह समझा जाना चाहिए कि रोस्तोव क्षेत्र का मतलब है। अन्य क्षेत्रों (क्रास्नोडार, स्टावरोपोल, उत्तरी काकेशस क्षेत्र, आदि) के नाम का संकेत दिया जाना चाहिए।

सूचना दस्तावेजों में, 2 तिथियों का संकेत दिया गया है: पहली घटना की तारीख या कालानुक्रमिक अवधि को इंगित करती है, दूसरी - सूचना दस्तावेज को संकलित करने की तारीख।

एनएसए की समीक्षा अभिलेखीय संस्थानों के कर्मचारियों और वाचनालय के उपयोगकर्ताओं के लिए है।

पुरालेख निर्देशिकाएं

अभिलेखीय निर्देशिका संग्रह में संग्रहीत दस्तावेजों की खोज प्रदान करती है और व्यापक उपयोग के उद्देश्य से उनकी संरचना और सामग्री के बारे में सूचित करती है। इंटर-फंड और इंट्रा-फंड अभिलेखीय निर्देशिका राज्य संग्रह में बनाई गई हैं।

1. इंटरफंड हैंडबुक

1.1. गाइड "रोस्तोव क्षेत्र का राज्य पुरालेख" (रोस्तिज़दत, 1961),रोस्तोव क्षेत्र के राज्य संग्रह और शहरों में इसकी शाखाओं में संग्रहीत धन के परिसर के बारे में जानकारी शामिल है। प्रत्येक संदर्भ पुस्तकों के प्रकाशन के वर्ष के अनुसार नोवोचेर्कस्क, तगानरोग और शाक्ति 2।

गाइड में तीन खंड होते हैं: पूर्व-क्रांतिकारी अवधि के फंड, डॉन पर प्रति-क्रांति की अवधि के फंड, सोवियत काल के फंड।

सोवियत काल के फंड-क्रिएटर्स के पूर्ववर्तियों की गतिविधियों के बारे में जानकारी कुछ मामलों में पूर्व-सोवियत काल के फंडों में पाई जा सकती है।

गाइड उत्पादन-उद्योग सिद्धांत के अनुसार बनाया गया है। उद्योग समूहों के भीतर, संस्थानों, संगठनों और उद्यमों की समानता के अनुसार, विभागीय अधीनता के आधार पर और फंड निर्माता की गतिविधि के पैमाने के अनुसार फंडों को समूहीकृत किया जाता है। व्यक्तिगत मूल के धन की विशेषताओं को एक स्वतंत्र खंड में हाइलाइट किया गया है।

गाइड के मुख्य भाग में फंड की विशेषताएं शामिल हैं जिनके दस्तावेजों का व्यापक रूप से राजनीतिक, आर्थिक और सामाजिक-सांस्कृतिक उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जा सकता है। वे फंड जो मात्रा में महत्वहीन हैं या जिनका संदर्भ मूल्य है, उन फंडों की सूची में शामिल हैं जो गाइड के मुख्य भाग में शामिल नहीं हैं, जो कि गाइड के परिशिष्ट में दिया गया है। सूची में निधियों की व्यवस्था का सिद्धांत वही है जो गाइड के मुख्य भाग में है। गाइडबुक के परिशिष्ट में एसआईएफ फंड की संरचना, 18 वीं शताब्दी से 1960 तक क्षेत्र के प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन में परिवर्तन की जानकारी भी शामिल है। और नक्शा बदलें प्रशासनिक सीमाएंलोअर डॉन और उत्तरी काकेशस के क्षेत्र में।

गाइड को फंड के विवरण में उल्लिखित नामों की एक सूची भी प्रदान की जाती है।

गाइड के मुख्य भाग का निर्माण राज्य अभिलेखागार और इसकी शाखाओं के फंड की संरचना का एक स्पष्ट विचार देता है, फंड क्रिएटर्स के संबंध को दर्शाता है। गाइड की निर्माण योजना धन के दस्तावेजों के बारे में जानकारी का एक अतिरिक्त स्रोत है, राज्य तंत्र की प्रणाली में प्रत्येक संगठन के स्थान को समझने में मदद करती है।

गाइड में दिए गए फंड की विशेषताओं में फंड का नाम, इसके बारे में संदर्भ डेटा (संख्या, मामलों की संख्या, समय सीमा), संस्थापक के बारे में एक संक्षिप्त ऐतिहासिक नोट, फंड के दस्तावेजों की टिप्पणियां शामिल हैं। यदि फंड क्रिएटर का नाम बदल गया है, तो गाइडबुक में फंड का नाम फंड क्रिएटर के अंतिम नाम (जिस अवधि के लिए दस्तावेज रखे जाते हैं) के अनुसार दिया जाता है। पिछले सभी नामकरण ऐतिहासिक संदर्भ में दिए गए हैं। फंड के नाम में पूर्ण और कोष्ठक में फंड निर्माता का आधिकारिक रूप से स्वीकृत संक्षिप्त नाम, इसकी अधीनता, संदर्भ डेटा द्वारा इंगित दस्तावेजों के कालानुक्रमिक ढांचे के भीतर अस्तित्व की अंतिम तिथियां शामिल हैं। कुछ अवधि के लिए दस्तावेजों की अनुपस्थिति संदर्भ डेटा (1937-1939, 1943-1956) में परिलक्षित होती है। यदि फंड का एक महत्वपूर्ण हिस्सा कर्मियों पर दस्तावेज है, तो फंड की मात्रा का संकेत देते समय एक विशेष आरक्षण किया जाता है। उदाहरण के लिए, 3152 फाइलें (1445 व्यक्तिगत फाइलों सहित)। व्यक्तिगत मूल के धन में, ऐसे दस्तावेज हैं जो संस्थापक के जन्म से पहले बनाए गए थे और उनकी मृत्यु के बाद जमा किए गए थे (उनके बारे में दस्तावेज, वर्षगाँठ के बारे में, संस्थापक को स्मारक के उद्घाटन के बारे में)।

पत्र "पी" सोवियत काल के धन की संख्या में जोड़ा जाता है।

टैगान्रोग शाखा में रखे गए धन को एक तारक (x) के साथ, शख्तिन्स्क शाखा में - दो (xx) के साथ, नोवोचेर्कस्क शाखा में - तीन (xxx) के साथ चिह्नित किया जाता है।

गाइड का उपयोग करने वाले व्यक्तियों के लिए फंड के बारे में संदर्भ डेटा आवश्यक है: फंड नंबर - फंड और फंड दस्तावेजों के लिए एनएसए का अनुरोध करते समय; फंड की मात्रा इसकी सुरक्षा की डिग्री को दर्शाती है; चरम तिथियां फंड के दस्तावेजों द्वारा कवर की गई कालानुक्रमिक अवधि को दर्शाती हैं। ऐतिहासिक जानकारी में दिए गए संस्थापक के अस्तित्व की अंतिम तिथियों के साथ दस्तावेजों की अंतिम तिथियों की तुलना, फंड के संरक्षण की डिग्री, पूर्ववर्ती के दस्तावेजों के फंड में उपस्थिति का न्याय करना भी संभव बनाती है। संस्थापक।

गाइड के दो पूरक, 1971 और 1975 में प्रकाशित। जैसा निधियों पर संक्षिप्त संदर्भ पुस्तकें (1.2 और 1.3.), गाइड के प्रकाशन के बाद भंडारण के लिए स्वीकार किए गए धन के बारे में और गाइड में शामिल धन से अतिरिक्त आय के बारे में सामान्यीकृत जानकारी शामिल करें। संक्षिप्त संदर्भ पुस्तकों में निधियों की समूह विशेषताओं, फोटोग्राफिक दस्तावेजों की संरचना और एक वैज्ञानिक संदर्भ पुस्तकालय के बारे में जानकारी शामिल हैं।

निर्देशिकाओं की संरचना गाइडबुक के सोवियत काल के निधि अनुभाग की संरचना के समान है। फंड की विशेषताओं में संगठन का पूरा और संक्षिप्त नाम शामिल है - फंड निर्माता, इसकी अधीनता, फंड नंबर, वॉल्यूम, दस्तावेजों के लिए समय सीमा और फंड निर्माता की गतिविधियों के लिए समय सीमा, अगर तारीखें मेल नहीं खाती हैं।

इसके लिए गाइड और पूरक, राज्य संग्रह के संदर्भ और सूचना कोष (सीआईएफ) और वाचनालय में उपलब्ध हैं।

अंतिम अवधि के लिए निधि प्राप्तियों को ध्यान में रखते हुए, वर्तमान में मार्गदर्शिका का एक इलेक्ट्रॉनिक संस्करण तैयार किया जा रहा है।

1.4. संग्रह निधि का सूचकांकएक अंतर-निधि गाइड भी है। संग्रह संग्रह के सूचकांक का मुख्य उद्देश्य आवश्यक संग्रह के लिए एक त्वरित और कुशल खोज प्रदान करना है। ऐसी परिस्थितियों में जब संग्रह में संग्रहीत पूर्वव्यापी जानकारी की मांग लगातार बढ़ रही है, गाइड और ब्रीफ गाइड्स टू द फंड्स सभी खोज आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं। संग्रह निधि का सूचकांक तुरंत निधि की संरचना और मात्रा में सभी परिवर्तनों को दर्शाता है। प्रकाशित संदर्भ पुस्तकों की तुलना में यह इसका लाभ है।

फंड इंडेक्स फंड स्तर पर सूचना पुनर्प्राप्ति प्रदान करता है।

सूचकांक बनाने की योजना एक गाइडबुक के समान है। सूचकांक में राज्य संग्रह के सभी फंड शामिल हैं। कार्ड फंड का नाम, संस्थापक का नाम और उसकी अधीनता, अस्तित्व की समय सीमा, फंड की मात्रा, दस्तावेजों की समय सीमा, फंड नंबर देता है। सेवानिवृत्त धन के बारे में जानकारी वाले कार्ड एक स्वतंत्र खंड में आवंटित किए जाते हैं, उनका स्थान इंगित किया जाता है।

संग्रह निधि का कार्ड इंडेक्स राज्य संग्रह में 3 प्रतियों में रखा जाता है। और संग्रहीत: वाचनालय में, सूचना विभाग में और संरक्षण विभाग में और राज्य लेखांकनदस्तावेज।

2. कैटलॉग की प्रणाली।

राज्य संग्रह के कैटलॉग की प्रणाली विभिन्न उद्देश्यों और संरचना, परस्पर और पूरक के कैटलॉग का एक सेट है, और इसलिए दस्तावेजी जानकारी के लिए एक बहुआयामी खोज की अनुमति देता है।

राज्य संग्रह की सूची प्रणाली में शामिल हैं:

2.1 कागज के आधार पर दस्तावेजों के लिए कैटलॉग:

2.1.1 व्यवस्थित:

2.1.1.1 पूर्व सोवियत काल

2.1.1.2 सोवियत काल

2.1.1.3 राज्य संस्थानों के इतिहास में पूर्व-सोवियत काल

2.2.1.4 नामित निर्देशिका

2.2 फोटोग्राफिक दस्तावेजों के लिए कैटलॉग:

2.2.1 व्यवस्थित सोवियत काल

2.2.2 विषय-विषयक सोवियत काल

2.2.3 विषयगत पूर्व सोवियत काल

2.2.4। नामित निर्देशिका।

कैटलॉग सिस्टम के प्रभावी संचालन के लिए एक आवश्यक शर्त उनके बीच लिंक की स्थापना है - सिस्टम के तत्वों की बातचीत का संगठन, जो एक नियम के रूप में, संदर्भ कार्ड और विभिन्न पॉइंटर्स की सहायता से किया जाता है। सिस्टम में शामिल सभी कैटलॉग मुख्य रूप से व्यवस्थित कैटलॉग से जुड़े होते हैं।

2.1.1.1.कागज आधारित दस्तावेजों के लिए व्यवस्थित सूची (सोवियत पूर्व अवधि)राज्य अभिलेखागार के व्यवस्थित कैटलॉग में दस्तावेजी जानकारी के एकीकृत वर्गीकरण के लिए योजना के आधार पर बनाया गया है रूसी संघ(XVIII - शुरुआती XX सदियों)। एम।, 1978, 1983, (ईकेडीआई)।

2.1.1.2. कागज के आधार पर दस्तावेजों के लिए व्यवस्थित सूची (सोवियत काल) 1964 से बनाया गया है। प्रारंभ में, यह यूएसएसआर (सोवियत काल) के राज्य अभिलेखीय कोष के दस्तावेजी सामग्रियों के एकीकृत वर्गीकरण के लिए योजना के आधार पर बनाया गया था। एम., 1962, इसके बाद के परिवर्तनों और परिवर्धन के साथ। 1980 के बाद से यूएसएसआर (सोवियत काल) के राज्य अभिलेखागार के व्यवस्थित कैटलॉग में दस्तावेज़ सूचना योजना (ईसीडीआई) के एकीकृत वर्गीकरण में स्थानांतरित कर दिया गया था। एम., 1978 एसईसी न केवल कैटलॉग में कार्ड के व्यवस्थितकरण में एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य करता है, बल्कि एक साथ एक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के कार्य भी करता है, कैटलॉग के उपयोग की सुविधा देता है, एक निश्चित सामग्री के दस्तावेजों की उपस्थिति में उन्मुख होता है, और उनके योगदान में योगदान देता है तेजी से खोज।

व्यवस्थित कैटलॉग में संग्रह के संपूर्ण दस्तावेजी परिसर (एनएसए संग्रह प्रणाली के अन्य कैटलॉग और निर्देशिकाओं के संदर्भ कार्ड के स्तर सहित) के बारे में सामान्यीकरण के विभिन्न स्तरों पर जानकारी शामिल है। सामग्री की इतनी जटिल प्रकृति और निर्माण की तार्किक संरचना के कारण, व्यवस्थित कैटलॉग ज्ञान और समाज की गतिविधियों के क्षेत्र में संपूर्ण जानकारी प्रदान करने में सक्षम है, घटनाओं और घटनाओं के बीच संबंधों को पुन: उत्पन्न करने के लिए दर्ज किया गया है। दस्तावेज। यह सब संग्रह सूची प्रणाली में इसकी केंद्रीय स्थिति निर्धारित करता है।

कैटलॉग में श्रेणी 1 और 2 के सभी फंडों की पूरी जानकारी है; अंगों की तीसरी श्रेणी के फंड द्वारा राज्य की शक्ति, कृषि, सार्वजनिक शिक्षा और अन्य उद्योगों के संस्थान और संगठन।

कैटलॉग में SIF GARO (समाचार पत्रों, पत्रिकाओं, संग्रह, विधायी कृत्यों) के मुद्रित स्रोतों से जानकारी भी शामिल है। ऐसे कार्डों की एक बड़ी संख्या खंड बी में उपलब्ध है - " राज्य संरचना" और I2 - "ट्रेड यूनियन"। केंद्रीय राज्य अभिलेखागार (TsGA मास्को और TsGANKh) के दस्तावेजों से पहचाने गए डॉन के इतिहास की जानकारी वाले कार्ड एक अलग बॉक्स में केंद्रित हैं, जिसे SEC के अनुसार व्यवस्थित किया गया है।

कैटलॉग में 5 विभाग होते हैं, जिनमें से प्रत्येक को उप-विभागों और अनुभागों (मुख्य रूप से उद्योग द्वारा) में विभाजित किया जाता है। अनुभागों को एक तार्किक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है और उनका अपना आंतरिक विभाजन होता है: उपखंड, विषय, उपविषय, प्रश्न। कैटलॉग में, वर्गीकरण के एक निश्चित स्तर पर, कार्ड के व्यवस्थितकरण के औपचारिक संकेत का उपयोग किया जाता है: कालानुक्रमिक, वर्णानुक्रमिक या भौगोलिक (जिनमें से अंतिम कालानुक्रमिक है)। संरचना और कई विशिष्ट अवधारणाओं को समेकित करने के लिए, सूचकांकों की एक अल्फ़ान्यूमेरिक प्रणाली का उपयोग किया जाता है।

कैटलॉग के उपयोग की सुविधा के लिए, विभागों, उपखंडों और बाद के डिवीजनों को विभाजक कार्ड द्वारा एक दूसरे से अलग किया जाता है। प्रत्येक विभाजन के लिए, एक कार्ड का उपयोग किया जाता है - एक निश्चित रंग, आकार और आकार का विभाजक। विभाजक सूचकांक और संबंधित प्रभाग (विभागों, उपखंडों, अनुभागों) के नाम का संकेत देते हैं। कार्ड के लिए विभाजकों पर, जिनमें से अवधारणाओं की सामग्री एसईसी में परिलक्षित नहीं होती थी, केवल विषय और प्रश्न का नाम (सूचकांक के बिना) इंगित किया जाता है।

कैटलॉग के प्रत्येक बॉक्स में पहले और आखिरी इंडेक्स और इसमें शामिल डिवीजनों के नाम शामिल हैं।

कैटलॉग के डिवीजनों के बीच संबंध संदर्भों की एक प्रणाली द्वारा किया जाता है।

मुख्य सूचकांक और उसके नाम के नीचे विभाजकों पर, एक संदर्भ सूचकांक इंगित किया जाता है, जहां इस मुद्दे पर जानकारी भी केंद्रित होती है। विभाजक के पीछे एक संदर्भ कार्ड रखा जाता है, जिसकी सामग्री प्रश्न या प्रश्न और खोज डेटा को इंगित करती है, सूचकांक को इंगित करती है जहां ऐसी जानकारी स्थित हो सकती है।

सूचना सूची में शामिल करने की पूर्णता की डिग्री राज्य संग्रह निधि के बुक और रिकॉर्ड कार्ड द्वारा निर्धारित की जा सकती है जो कैटलॉगिंग पास कर चुके हैं। कार्ड इंडेक्स के अनुसार, फंड नंबरों के क्रम में व्यवस्थित, फंड के विषयगत विकास का बहुत तथ्य निर्धारित किया जाता है (कार्ड पर दिए गए हैं: संख्या, नाम, फंड दस्तावेजों की समय सीमा; क्रमिक संख्याऔर खाता बही के लिए पंजीकरण पृष्ठ)। कैटलॉगिंग पास करने वाले फंडों के लिए लेखांकन की पुस्तक के अनुसार, निम्नलिखित स्थापित किया गया है: कैटलॉगिंग के अधीन मामलों की संख्या, विकास पद्धति (एकल, दस्तावेज़-दर-दस्तावेज़), संकलित कार्डों की संख्या, पूरा होने की डिग्री काम (कार्ड कैटलॉग में डाले गए हैं या नहीं)। फंड को सूचीबद्ध करने का प्रमाण पत्र फंड की फाइल में रखा गया है।

कैटलॉग में 300 हजार से अधिक विषयगत कार्ड हैं। कैटलॉग की पुनःपूर्ति का स्रोत लक्षित विषयगत विकास, धन के वैज्ञानिक और तकनीकी प्रसंस्करण, विषयगत पहचान और दस्तावेजों के साथ अन्य प्रकार के काम के दौरान संकलित कार्ड हैं।

2.1.2 राज्य संस्थानों के इतिहास पर सूचीमुख्य रूप से इसके सुधार के दौरान व्यवस्थित कैटलॉग से चुने गए कार्ड के आधार पर बनाया गया है। इसमें उन संस्थानों के इतिहास की जानकारी भी शामिल है जिनके दस्तावेज़ राज्य संग्रह में संग्रहीत हैं। जानकारी फंड की शीट से ली गई है। कैटलॉग निर्माण, परिसमापन, पुनर्गठन, संस्थानों, संगठनों और उद्यमों के नाम बदलने, संरचना और अधीनता में परिवर्तन के बारे में जानकारी को दर्शाता है।

कैटलॉग योजना EKDI पर आधारित है।

2.1.3 बी नाममात्र निर्देशिकापूर्व-क्रांतिकारी और सोवियत काल में क्रांतिकारियों, प्रमुख वैज्ञानिकों, लेखकों, संगीतकारों और कई अन्य प्रमुख हस्तियों के जीवन और कार्य के बारे में जानकारी वाले कार्ड शामिल हैं।

इसकी पुनःपूर्ति के स्रोत संस्थानों के अनुरोध पर और विषयगत पहचान के परिणामस्वरूप तैयार किए गए कार्ड हैं। इसे व्यवस्थित कैटलॉग (सोवियत काल) के विषयगत कार्डों की नकल करके भी भर दिया जाता है। यह वर्णानुक्रम में बनाया गया था।

संस्थानों के इतिहास की जानकारी भी संस्थानों के अनुरोध पर संग्रह द्वारा तैयार किए गए ऐतिहासिक संदर्भों में केंद्रित है। संस्थानों के नाम अभिलेखीय निर्देशिकाओं और सूचना दस्तावेजों की सूची में शामिल हैं। संदर्भ GARO फंड (R-137. Op. 1,5,7) में संग्रहीत हैं।

2.2 फोटोग्राफिक दस्तावेजों के लिए कैटलॉग:

2.2.1 सोवियत काल का व्यवस्थित -सोवियत काल के विषय-विषयक ईकेडीआई के अनुसार निर्मित - भौगोलिक आधार पर, अंदर - संस्थानों पर,

2.2.2 विषयगत सोवियत काल- विषयों के अनुसार

2.2.3 सोवियत काल के विषय-विषयक- विषय के अनुसार, 2.2.4.. नाममात्र- वर्णानुक्रम सिद्धांत के अनुसार निर्मित, व्यवस्थित कैटलॉग के विषयगत कार्डों की नकल करके बनाया गया।

फोटोग्राफिक दस्तावेजों के लिए कैटलॉग की एक विशेषता एक विषयगत कार्ड का रूप है - एक व्यू कार्ड, जो एक फोटोग्राफिक दस्तावेज़ से एक नियंत्रण प्रिंट है। पर विपरीत पक्षफोटो दस्तावेज़ का विवरण दिया गया है, घटनाओं, वस्तुओं, फोटो दस्तावेज़ पर दर्शाए गए व्यक्तियों, घटना की तारीख और स्थान, शूटिंग के लेखक के बारे में एक संक्षिप्त एनोटेशन के रूप में।

3. इंट्रा-फंड (इंट्रा-टाइप) निर्देशिकाएं

3.1 सूची और निधियों के दस्तावेजों का सूचकांक. अभिलेखागार में सूचना खोज में एक महत्वपूर्ण कदम आवश्यक वस्तु-सूची की खोज है। इनवेंटरी के इंडेक्स उन फंडों के लिए संकलित किए जाते हैं जिनमें मामलों के अस्पष्ट व्यवस्थितकरण के साथ कई इन्वेंट्री होती हैं। उदाहरण के लिए, लगभग 14 हजार फाइलों की राशि में एज़ोवो-चेर्नोमोर्स्की क्षेत्रीय भूमि प्रशासन के कोष के दस्तावेजों को 10 आविष्कारों के अनुसार ध्यान में रखा गया था। कालक्रम के उल्लंघन के साथ, एक संरचनात्मक इकाई से संबंधित दस्तावेजों को ध्यान में रखे बिना, सूची को क्षेत्रीय सिद्धांत के अनुसार संकलित किया जाता है, जो दस्तावेजों की खोज को जटिल बनाता है। दक्षता में सुधार के लिए, फंड की सूची का एक समेकित सूचकांक संकलित किया गया है। सूचकांक कालानुक्रमिक और संरचनात्मक सिद्धांत के अनुसार बनाया गया है। नाम सूचकांक के वार्षिक वर्गों में शामिल हैं संरचनात्मक विभाजनवर्णानुक्रम में भूमि प्रशासन। इसी तरह के सूचकांक 10 या अधिक सूची से दर्ज अन्य संग्रहों के लिए संकलित किए गए हैं।

फंड की इन्वेंट्री का इंडेक्स केवल इन्वेंट्री (इन्वेंट्री सेक्शन) या इन्वेंट्री और फाइल के लिंक देता है। हालाँकि, मामले में जब मामला संख्या इंगित की जाती है, तो सूचकांक का उपयोग किसी विशिष्ट सूची को संदर्भित करने से छूट नहीं देता है, लेकिन केवल खोज को संक्षिप्त करता है, जिससे आप देखने के लिए रुचि के मामलों के शीर्षकों को रेखांकित कर सकते हैं।

सूची के लिए एक सूचकांक की मदद से, आवश्यक जानकारी की खोज तेज हो जाती है, फंड के सभी आविष्कारों को जारी करने और देखने की कोई आवश्यकता नहीं है।

दस्तावेज़ों की अनुक्रमणिका महत्वपूर्ण रूप से इन्वेंट्री और कैटलॉग के पूरक हैं, एक अलग पहलू में दस्तावेज़ों की सामग्री का खुलासा करते हैं। वे बहु-सूचनात्मक, व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले फंडों के विषयगत विकास के दौरान बनाए गए हैं। उदाहरण के लिए, उत्तरी कोकेशियान क्षेत्रीय आर्थिक परिषद (1920-1929) के कोष के दस्तावेजों के लिए, जिनमें से सूची कालक्रम में बनाई गई है, और मामलों के शीर्षक पूरी तरह से सामग्री को प्रकट नहीं करते हैं, एक विषय-विषयक इंट्रा- फंड इंडेक्स को मामलों और शीट्स का जिक्र करते हुए संकलित किया गया था। इंटर-फंड इंडेक्स एक सेक्टोरल ग्रुप ऑफ फंड्स के दस्तावेजों के लिए बनाए जाते हैं। उनकी मदद से, उद्योग के दस्तावेजों के एक सेट में परिलक्षित विषय पर एक खोज की जाती है। इसलिए, सामूहिक खेतों और राज्य के खेतों के इतिहास पर अनुरोधों को निष्पादित करते समय, 1920-1937 के लिए डॉन और उत्तरी काकेशस की कृषि प्रणाली के संगठनों, संस्थानों और उद्यमों का सूचकांक, 12 निधियों के दस्तावेजों के अनुसार संकलित किया जा सकता है। उपयोग किया गया। सूचकांक में प्रणाली के संस्थानों के इतिहास और गतिविधियों पर सभी बुनियादी जानकारी होती है। खोज डेटा में निधियों की संख्या, सूची और मामले शामिल हैं। स्वास्थ्य और सार्वजनिक शिक्षा कोष के समूहों के दस्तावेजों के लिए इसी तरह के अंतर-निधि सूचकांक संकलित किए गए हैं।

3.2 मामले का विवरण

मामलों की सूची मुख्य इंट्रा-फंड अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक है। इसमें जानकारी होती है और मामला स्तर पर सूचना पुनर्प्राप्ति प्रदान करता है।

मामलों की सूची - मामलों के शीर्षकों की एक व्यवस्थित सूची जो फंड की संरचना और सामग्री को प्रकट करती है।

संग्रह में संग्रहीत सभी दस्तावेजों का वर्णन किया गया है (2730 निधियों के दस्तावेजों के लिए 4200 से अधिक सूची)। प्रत्येक फंड में इन्वेंट्री की संख्या 1 से 40 तक होती है। इन्वेंट्री की गुणवत्ता भी अलग होती है।

राज्य संग्रह सूची के प्रसंस्करण और सुधार पर व्यवस्थित कार्य कर रहा है। काम के क्रम और सामग्री को प्रकट करने की पद्धति को सही ढंग से निर्धारित करने के लिए, सभी फंड, उनके सूचनात्मक महत्व और उपयोग के आधार पर, तीन श्रेणियों में विभाजित हैं। वर्तमान में, राज्य संग्रह में श्रेणी 1 और 2 के सभी फंडों की सूची है जो सभी से मिलते हैं आधुनिक आवश्यकताएं, आवश्यक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण (प्राक्कथन, अनुक्रमणिका, अनुवाद तालिका, सामग्री की तालिका, आदि) से सुसज्जित हैं। हालांकि, अभी भी तीसरी श्रेणी के कुछ फंड ऐसे हैं, जिनमें सेवानिवृत्त मामलों पर बड़ी संख्या में नोटों के साथ जर्जर कागज पर, सूची में हस्तलिखित है। संग्रह इस असंख्य समूह के निधियों की सूची में व्यवस्थित रूप से सुधार कर रहा है।

इन्वेंट्री का संशोधन उन मामलों में किया जाता है जहां दस्तावेजों के वित्तपोषण को स्पष्ट करना आवश्यक होता है, कर्मियों द्वारा दस्तावेजों को एक स्वतंत्र इन्वेंट्री में अलग करना, जब इन्वेंट्री में बहुत सारे "बधिर" शीर्षक होते हैं जो सामग्री को प्रकट नहीं करते हैं दस्तावेज़, अतिरिक्त सूची हैं।

इन्वेंट्री को संसाधित करने की प्रक्रिया में, सभी मामलों की पूरी तरह से समीक्षा की जाती है, फंड का विषयगत विकास किया जाता है, नए शीर्षक संकलित किए जाते हैं, व्यवस्थितकरण निर्दिष्ट किया जाता है, मामलों को फिर से लिखा जाता है, केस कोड की एक अनुवाद तालिका संकलित की जाती है, जो है नई सूची के अंत में रखा गया। रूपांतरण तालिका की सहायता से, यदि आवश्यक हो, तो बहुत समय खर्च किए बिना, आप पहले इस्तेमाल किए गए मामले के पुराने सिफर को एक नए में स्थानांतरित कर सकते हैं। सबसे अधिक बार, यह सूची के विषयगत कार्डों का उपयोग करते समय किया जाना चाहिए, सूची के संशोधन से पहले और पुराने सिफर के साथ संकलित किया गया। विषयगत कार्ड के संकलन की तारीख या इन्वेंट्री के प्रसंस्करण की तारीख के साथ दस्तावेज़ के उपयोग की तुलना करके सिफर का अनुवाद करने की आवश्यकता स्थापित की जाती है।

सूची में सुधार की प्रक्रिया में, शीर्षकों को परिष्कृत और संपादित किया जाता है, एसएसए के लापता तत्वों को संकलित किया जाता है (प्राक्कथन, विषय-विषयक, भौगोलिक और अन्य अनुक्रमणिका, सामग्री की तालिका), जो सूची की सूचना सामग्री को काफी बढ़ाता है। इंडेक्स प्रकार का चुनाव फंड निर्माता की प्रकृति और गतिविधियों, दस्तावेजों की संरचना और सामग्री, और मामलों के व्यवस्थितकरण के सिद्धांतों द्वारा निर्धारित किया जाता है।

प्रसंस्करण और सुधार के दौर से गुजर रहे सभी फंड एक साथ विषयगत विकास के अधीन हैं, जिसका अर्थ है कि फंड निर्माता की गतिविधियों के बारे में जानकारी की खोज भी कैटलॉग के माध्यम से की जानी चाहिए। निधि के विषयगत विकास का तथ्य सूची की प्रस्तावना के दूसरे भाग में परिलक्षित होता है।

केंद्रीय राज्य अभिलेखागार में पहचाने गए डॉन के इतिहास पर दस्तावेजों की माइक्रोफोटोकॉपी से, संग्रह (केएमएफ) बनाए गए थे, जिन्हें विशेष आविष्कारों के अनुसार ध्यान में रखा गया था।

फोटोग्राफिक दस्तावेजों के लिए इंट्रास्पेसिफिक अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक फोटोग्राफिक दस्तावेजों की सूची और सूची के लिए लेखांकन पुस्तकें हैं। सूची दस्तावेज़ की सामग्री को प्रकट करती है, घटना की तारीख और स्थान को इंगित करती है, जहां और जब दस्तावेज़ आया, सर्वेक्षण के लेखक। फोटो एलबम में शामिल सकारात्मक की सामग्री का उपयोग करके पता चला है आंतरिक सूची. फिल्म और फोटो दस्तावेजों के साथ राज्य अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों के प्रकाशन के बाद से 80 के दशक की शुरुआत के बाद से सूची के अनुसार राज्य संग्रह द्वारा फोटोग्राफिक दस्तावेज प्राप्त हुए हैं।

4. सूचना दस्तावेज

सूचना दस्तावेज एनएसए प्रणाली का एक अभिन्न अंग हैं: समीक्षाएं (विषयगत और स्टॉक), अनुक्रमित, सूचियां, संदर्भ, सूचियां, रिपोर्ट, व्याख्यान, संग्रह दस्तावेजों का उपयोग करके लिखे गए लेख, ऐतिहासिक संदर्भ, दस्तावेजों का संग्रह, आदि। सूचना दस्तावेज, जैसे संदर्भ किताबें, इंटर-फंड और इंट्रा-फंड में विभाजित।

4.1. समीक्षाएं

समीक्षाएं सामग्री या फंड के स्वामित्व की एकता से जुड़े अभिलेखीय दस्तावेजों के अलग-अलग परिसरों की संरचना और सामग्री पर संदर्भ पुस्तकें हैं, जो एक विशिष्ट विषय पर दस्तावेजों की संरचना और सामग्री का खुलासा करने के उद्देश्य पर निर्भर करती हैं, भले ही एक की सामग्री हो या कई फंडों में इस विषय को दर्शाने वाली जानकारी होती है। उदाहरण के लिए, समीक्षा " कृषि 19वीं सदी में डॉन। 30 से अधिक निधियों के दस्तावेजों के अनुसार संकलित; समीक्षा "पूर्व-क्रांतिकारी तगानरोग के इतिहास पर" - 8 निधियों के दस्तावेजों के अनुसार।

राज्य संग्रह में सोवियत और पूर्व-सोवियत काल के दस्तावेजों की 60 से अधिक विषयगत और स्टॉक समीक्षाएं हैं। समीक्षाओं के लेखक राज्य अभिलेखागार और शाखाओं के शोधकर्ता, विश्वविद्यालयों के वैज्ञानिक और विश्वविद्यालय के इतिहास संकाय के छात्र हैं। समीक्षाओं में दस्तावेज़ों की विशेषताएं सटीक खोज डेटा के लिंक के साथ हैं, जो अन्य प्रकार के एनएसए (इन्वेंट्री) का सहारा लिए बिना वर्णित दस्तावेज़ों को खोजना संभव बनाता है।

समीक्षाओं का मुख्य भाग GARO फंड (R-137) में है, कुछ स्टॉक समीक्षाएं फंड की फाइलों में शामिल हैं। ऐतिहासिक और वंशावली पंचांग "डोंस्कॉय आर्काइव" के पांच मुद्दों में "सामाजिक विज्ञान के अभिलेखागार" संग्रह के दो मुद्दों में 14 समीक्षाएं प्रकाशित हुईं। कुछ समीक्षाएँ पत्रिकाओं में प्रकाशित हुईं: ऐतिहासिक संग्रह (AN USSR), Zh। "डॉन", स्थानीय विद्या नोट्स आदि में।

समीक्षाएँ इतिहासकारों, स्थानीय इतिहासकारों, प्रचारकों, विश्वविद्यालयों के ऐतिहासिक विभागों के छात्रों और अभिलेखीय संस्थानों के शोधकर्ताओं द्वारा व्यापक उपयोग के लिए हैं।

4.2. दस्तावेजों की सूची

दस्तावेजों की विषयगत सूची संस्थानों के अनुरोध पर और संग्रह की पहल पर दोनों संकलित की जाती है। सूचियों को एक या कई फंडों के दस्तावेजों के अनुसार संकलित किया जाता है। एक या अधिक संग्रह के दस्तावेजों के लिए संकलित सूचियों में, दस्तावेजों के शीर्षकों को उनके संग्रह की परवाह किए बिना व्यवस्थित किया जाता है: कालानुक्रमिक रूप से, प्रश्न-विषय या नाममात्र विशेषताओं द्वारा, दस्तावेजों के महत्व से, आदि।

4.3. ऐतिहासिक जानकारी

ऐतिहासिक संदर्भ इतिहास की जानकारी हैं इलाका, संगठन या घटनाएँ, जिसमें संगठन के इतिहास पर एक प्रमाण पत्र के मामले में गठन की तारीखें और परिसमापन की तारीखें शामिल हैं, घटनाओं की तारीखें, विकास और गतिविधियों के बारे में जानकारी, प्रसिद्ध घटनाओं में भागीदारी। ऐतिहासिक संदर्भों को अभिलेखीय दस्तावेजों के आधार पर संकलित किया जाता है, जिसमें संदर्भ पाठ में संदर्भ दिए जाते हैं, संदर्भ संगठनों और नागरिकों के अनुरोध पर और राज्य संग्रह की पहल पर संकलित किए जाते हैं।

4.4. संदर्भ, लेख, सूचियाँ, व्याख्यान, संचार

5. दस्तावेजों और अन्य मुद्रित प्रकाशनों का संग्रह

6. संदर्भ और सूचना कोष (सीआईएफ) गारो

CIF GARO वाचनालय में उपयोगकर्ताओं के लिए स्टोर और जारी करता है:

• वी.आई. के एकत्रित कार्य लेनिन, के। मार्क्स, एफ। एंगेल्स, सीपीएसयू के नेताओं के चयनित कार्य; CPSU के कांग्रेस और सम्मेलनों के टेप, CPSU और सोवियत संघ के कांग्रेस, आदि;
• कानूनों का पूरा संग्रह रूस का साम्राज्य;
• यूएसएसआर, आरएसएफएसआर की सरकार के कानूनों, फरमानों, प्रस्तावों और आदेशों का संग्रह; यूएसएसआर के सर्वोच्च सोवियत, आरएसएफएसआर के वेदोमोस्ती; रूस और सोवियत राज्य के इतिहास पर प्रकाशन;
• वैज्ञानिक और ऐतिहासिक पत्रिकाएँ;
• विश्वकोश शब्दकोश;
• यूएसएसआर, आरएसएफएसआर, रूस के दक्षिण-पूर्व, उत्तरी कोकेशियान और आज़ोव-काला सागर क्षेत्रों, रोस्तोव क्षेत्र के प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन पर संदर्भ पुस्तकें;
• यूएसएसआर, संघ और स्वायत्त गणराज्यों, राज्य अभिलेखागार, क्षेत्रों और क्षेत्रों के केंद्रीय राज्य अभिलेखागार के फंड पर गाइडबुक और संदर्भ पुस्तकें;

2004 के बाद से, शाख्ती शहर में गारो शाखा को एक कानूनी इकाई के रूप में शाखा शहर में अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए केंद्र में बदल दिया गया है।

अभिलेखागार का वैज्ञानिक और संदर्भ उपकरण

व्याख्यान 6

कोई भी संग्रह सफलतापूर्वक मौजूद नहीं हो सकता
उसके दस्तावेजों के संदर्भ और खोज उपकरण।
उनके बिना, संग्रह एक गोदाम है जहां इसे ध्यान में रखना, ढूंढना, प्रभावी ढंग से स्टोर करना और
उपयोग।
अभिलेखीय दस्तावेज स्वयं परिणाम हैं
उद्देश्य ऐतिहासिक प्रक्रिया
मानव जीवन का दस्तावेजीकरण।
अभिलेखीय परिसर भी एक उद्देश्य है
फंड-मेकर के कामकाज का परिणाम और
उनके संगठन में राज्य की गतिविधियाँ और
अभिलेखागार के बीच वितरण।
खोज उपकरण उद्देश्यपूर्ण का परिणाम हैं
उनके निर्माण में पुरालेखपालों की गतिविधियाँ।

1. संग्रह का वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र: उद्देश्य, कार्य, निर्माण के सिद्धांत

रूसी संघ के अभिलेखीय कोष की मात्रा
प्रति 500 ​​मिलियन से अधिक भंडारण इकाइयाँ हैं
विभिन्न मीडिया (= 8.5 हजार किमी से अधिक अभिलेखीय)
अलमारियां)।
ये दस्तावेज़, अभिलेखागार, संग्रहालयों में संग्रहीत,
पुस्तकालय और अन्य भंडार, साथ ही अभिलेखीय
आधुनिक संगठनों के दस्तावेज मांग में हैं
समाज में, लेकिन उनका उपयोग इसके बिना नहीं किया जा सकता है
कुछ संदर्भ और खोज उपकरण।
GOST R 7.0.8-2013 कागजी कार्रवाई और अभिलेखीय
एक व्यापार। समानार्थक शब्द के रूप में नियम और परिभाषाएं देता है
शब्द "संग्रह के संदर्भ और खोज उपकरण",
"संग्रह का वैज्ञानिक और संदर्भ उपकरण", "संग्रह का एनएसए"।

अभिलेखीय दस्तावेज (संग्रह का वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण/संग्रह का एनएसए)
अभिलेखीय विवरण का एक सेट है
दस्तावेज।
GOST R 7.0.8-2013 कार्यालय का काम और
संग्रह व्यवसाय। नियम और परिभाषाएँ

करने के लिए संदर्भ और खोज उपकरण
अभिलेखीय दस्तावेज एक जटिल है
परस्पर संबंधित और पूरक
रचना पर अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकें और
अभिलेखीय दस्तावेजों की सामग्री,
एक ही पद्धति पर बनाया गया
अभिलेखीय दस्तावेजों की खोज के लिए आधार और
उद्देश्यों के लिए अभिलेखीय जानकारी
कुशल उपयोग।
नियम ... एम।, 2007

पुरालेख का मिशन सामाजिक संस्थान- भंडारण
राष्ट्रीय स्मृति।
एनएसए अभिलेखागार का सामाजिक उद्देश्य: समाज के लिए प्रदान करना
विश्वसनीय पूर्वव्यापी दस्तावेजी जानकारी।
एनएसए अभिलेखागार सामाजिक के कार्यान्वयन के लिए एक उपकरण है
संग्रह मिशन।
एनएसए संग्रह प्रणाली का अस्तित्व एक शर्त है
प्रचार और अभिलेखागार की पहुंच के सिद्धांत का कार्यान्वयन।

एनएसए अभिलेखागार के कार्य

आंतरिक कार्य
बाहरी कार्य
बेहतर योगदान देता है
रिकॉर्ड रखना
सामग्री का पता चलता है और
दस्तावेजों की सामग्री
संरक्षण में योगदान देता है
दस्तावेजों
खोज में योगदान देता है और
के लिए दस्तावेजों का चयन
उपयोग
को बढ़ावा देता है
संग्रह और
ईसीडी

एनएसए के निर्माण के सिद्धांत:

सूचना का अंतर्संबंध और पूरकता
प्राथमिक का वर्णन करने वाली विभिन्न संदर्भ पुस्तकें
पर पूर्वव्यापी दस्तावेजी जानकारी
अलग - अलग स्तर;
सूचना की विशिष्टता और गैर-दोहराव
विभिन्न प्रकारनिर्देशिका;
एनएसए विभागीय का उत्तराधिकार,
राज्य, नगरपालिका अभिलेखागार;
एनएसए बनाने और सुनिश्चित करने के लिए कार्यप्रणाली की एकता
प्रत्येक प्रकार के संकलन के लिए कार्यप्रणाली का एकीकरण
निर्देशिका।

एनएसए अभिलेखागार का विकास

अलग में सृजन का अनुभवजन्य अभ्यास
विभिन्न आविष्कारों, कैटलॉग, यादगार वस्तुओं के अभिलेखागार
किताबें, समीक्षा।
विवरण नियमों का एकीकरण ("मूल नियम
राज्य अभिलेखागार का काम", 1962)। शुरू
एक व्यवस्थित दृष्टिकोण की शुरूआत।
संग्रह और सूचना विज्ञान का एकीकरण
सूचना दृष्टिकोण का उदय
संग्रह करना, NSA प्रणाली को माना जाता है
द्वारा विभाजित संदर्भ वर्गों का पदानुक्रम
इलेक्ट्रॉनिक एनएसए के विवरण के स्तर और वस्तुएं।

निष्कर्ष:

एनएसए अभिलेखागार एक कार्यान्वयन उपकरण है
अभिलेखागार का सामाजिक मिशन।
एनएसए रिकॉर्ड, संरक्षित करने में मदद करता है,
अधिग्रहण और ईसीडी संग्रह (आंतरिक
कार्य), और संरचना को भी प्रकट करता है और
दस्तावेजों की सामग्री और उनकी खोज को सुविधाजनक बनाता है
और उपयोग के लिए चयन (बाहरी कार्य)।

2. अभिलेखीय दस्तावेजों का विवरण

एनएसए संग्रह के कामकाज की दक्षता
सीधे विवरण के परिणामों पर निर्भर करता है
संग्रह में निहित दस्तावेज।
विवरण प्राथमिक को बदलने की प्रक्रिया है
दस्तावेजी जानकारी (अभिलेखीय दस्तावेज)
माध्यमिक दस्तावेज़ जानकारी में
(अभिलेखीय संदर्भ)।
विवरण निर्माण प्रक्रिया का परिणाम है
अभिलेखीय के बारे में माध्यमिक दस्तावेजी जानकारी
दस्तावेज।

विवरण विवरण की वस्तु और बाहरी वातावरण के बीच संचार का एक साधन है

विवरण
एक वस्तु
(दस्तावेज़,
एक व्यापार,
निधि)
(संपीड़न
जानकारी
तथा)
तत्व
प्रणाली
एनएसए
बाहरी
बुधवार

के बीच संचार के साधन के रूप में विवरण
विवरण का उद्देश्य और बाहरी वातावरण है:
किसी दस्तावेज़ (या उसके) के बारे में जानकारी बनाने का आधार
भाग), व्यवसाय (मामलों का समूह), निधि (धन का समूह),
संग्रह (अभिलेखागार का समूह), रूस के अभिलेखीय कोष में
सामान्य रूप में;
प्रशिक्षण आधार अलग - अलग प्रकारऔर संदर्भ के प्रकार
निधि;
संग्रह के लेखांकन दस्तावेजों को संकलित करने का आधार।

अभिलेखीय विवरण की वस्तुओं के बाद से
विविध (दस्तावेज़, निधि, मामला), विवरण
बहुस्तरीय होना चाहिए।

आधुनिक संदर्भ उपकरणों का वर्णन करने के लिए तत्वों के समूह

पहचान
तत्वों
न्यूनतम जनसंख्या
विवरण तत्व,
की इजाजत दी
पहचान करने के लिए
विवरण की इकाई (अर्थात
पूर्ण स्थापित करें
के बीच पत्राचार
प्राथमिक दस्तावेज़
सूचना और माध्यमिक
दस्तावेज़ जानकारी)
बौद्धिक
तत्वों
विवरण तत्वों का सेट,
इतिहास का खुलासा
गठन और भंडारण
विवरण की इकाइयां,
रचना और सामग्री

किसी भी स्तर पर विवरण (नींव, मामले,
दस्तावेज़) तभी सार्थक हो जाते हैं जब
उन्हें पहचाना जा सकता है, अर्थात्। जब
उनकी संबद्धता की पुष्टि की जाएगी
विशिष्ट अभिलेखीय कोष।
विवरण तत्वों की न्यूनतम संरचना:
विवरण की इकाई का खोज (पता) डेटा,
विवरण की इकाई का नाम (नाम),
विवरण की इकाई का कालानुक्रमिक ढांचा,
विवरण की इकाई का दायरा।

तत्वों का न्यूनतम आवश्यक सेट
विवरण, आपको एक पूर्ण स्थापित करने की अनुमति देता है
विवरण की इकाई और उसके के बीच पत्राचार
अभिलेखीय विवरण शामिल है
किसी के लिए आवश्यक विवरण तत्वों की संख्या
अभिलेखीय गाइड।
विवरण में आवश्यक तत्वों का सेट सख्ती से है
आदेश दिया।
विवरण के अनिवार्य तत्वों की संरचना
निर्धारित निर्दिष्ट उद्देश्यसंदर्भ
वह साधन जिसके लिए इसे बनाया गया है।

अभिलेखीय विवरण का आधुनिक विनियमन
दस्तावेजी जानकारी एकीकरण पर आधारित है
विवरण और विकास के तत्व
मानकीकृत, कड़ाई से आदेश दिया गया
विवरण।
विवरण का मानकीकरण में परिचय के कारण है
अभिलेखीय संस्थानों का अभ्यास
कंप्यूटर प्रौद्योगिकी, आवश्यकता
एक एकीकृत जानकारी का गठन
अंतरिक्ष।

प्रत्येक प्रकार की निर्देशिका के लिए, सेट
विवरण के आवश्यक तत्व होने चाहिए
मानक, सख्ती से व्यवस्थित . के रूप में
वर्णनात्मक तत्वों का सेट
औपचारिकता के योग्य।
अतिरिक्त विवरण तत्वों का एक सेट भी
बौद्धिक होते हुए भी सुव्यवस्थित किया जाना चाहिए
विवरण के तत्व, जिसमें अक्सर शामिल होते हैं
औपचारिक जानकारी के बजाय शब्दार्थ, यह अधिक कठिन है
औपचारिकता के योग्य।

आवश्यक और वैकल्पिक तत्वों का एक सेट
विवरण और प्रत्येक के भीतर उनका क्रम
अभिलेखीय निर्देशिकाओं का प्रकार और प्रकार (इन्वेंट्री,
गाइड, कैटलॉग, इंडेक्स, समीक्षा)
में परिभाषित:
◦ भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और के संगठन के लिए नियम
रूसी संघ के वायुसेना के दस्तावेजों और राज्य में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों का उपयोग। तथा
नगर पालिका अभिलेखागार, संग्रहालय और पुस्तकालय,
रूसी विज्ञान अकादमी के संगठन (2007);
◦ भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और के संगठन के लिए नियम
रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों का उपयोग
राज्य के अधिकारियों में दस्तावेज। अधिकारियों, निकायों स्थानीय सरकारतथा
संगठन (2015);
विधि। मैनुअल "आधुनिक का निर्माण"
अभिलेखीय निर्देशिकाओं के आधार पर
विभेदित दृष्टिकोण"
(VNIIDAD, 2002) और अन्य तरीके। संस्करण

विधि में। मैनुअल "आधुनिक अभिलेखीय निर्देशिका बनाना ..." विवरण के एक सेट को परिभाषित करता है:

भंडार;
कैटलॉग (व्यवस्थित; विषयगत;
विषय);
गाइडबुक (संग्रह, अभिलेखीय निधि,
फंड के लिए एक विषयगत गाइड, एक संक्षिप्त
फंड गाइड);
समीक्षा;
अनुक्रमणिका (अभिलेखीय निर्देशिकाओं के लिए अनुक्रमणिका,
कालानुक्रमिक और विषय सूचकांक)।

वस्तु स्तर
विवरण:
निधि
(संयुक्त
अभिलेखीय निधि,
व्यक्तिगत
मूल,
पुरालेख संबंधी
संग्रह)
मामला (इकाई
भंडारण)
दस्तावेज़
विवरण तत्वों की संरचना:

निधि संख्या);
निधि का नाम;
निधि दस्तावेजों के लिए समय सीमा;
फंड की मात्रा (इकाइयों की संख्या)।
अभिलेखीय सिफर (संग्रह का संक्षिप्त नाम,
फंड नंबर, इन्वेंट्री नंबर, केस नंबर);
मामले का शीर्षक;
मामले के दस्तावेजों के लिए समय सीमा;
फ़ाइल का आयतन (फ़ाइल में शीट की संख्या)।
अभिलेखीय सिफर (संग्रह का संक्षिप्त नाम,
फंड नंबर, इन्वेंट्री नंबर, केस नंबर, शीट नंबर);
दस्तावेज़ का शीर्षक;
दस्तावेज़ की तारीख;
दस्तावेज़ की मात्रा (दस्तावेज़ में चादरों की संख्या)।

अभिलेखीय निर्देशिकाओं के प्रकारों और प्रकारों द्वारा विवरण के विवरण की संरचना

उदाहरण:
आवश्यक विवरण
अतिरिक्त जानकारिया
रिकॉर्ड की अनुक्रम संख्या (संख्या .)
मामले)
प्लेबैक विधि
व्यापार संबंधी अंक
डिग्री, मामले में दस्तावेजों की पूर्णता
केस शीर्षक
दस्तावेजों की बाहरी विशेषताएं
प्रामाणिकता का संकेत /
प्रतियों की संख्या
दस्तावेज़ की समय सीमा
एक फाइल में शीट्स की संख्या
दस्तावेजों की व्याख्या

रूसी पुरालेखपालों के व्यवहार में विकसित हुआ
कार्यप्रणाली नियम जो क्षमता से अनुमति देते हैं और
अभिलेखीय दस्तावेजों का सूचनात्मक विवरण।
उदाहरण के लिए, स्टोरेज यूनिट हेडर बनाने के लिए:
शीर्षक में प्रयुक्त शब्दावली प्रतिबिंबित होनी चाहिए
एक भंडारण इकाई के निर्माण के युग की विशेषताएं (शर्तें,
शाही परिवार के सदस्यों के लिए विशेष श्रद्धा को दर्शाता है और
वरिष्ठ अधिकारियों को छोड़ दिया जाता है, लेकिन मौजूदा
संस्थानों और पदों के नाम)। उदाहरण: पुराने के बजाय
शीर्षक "उनकी राज्य परिषद की उपस्थिति के परिचय पर"
शाही महामहिम त्सरेविच के संप्रभु वारिस और
ग्रैंड ड्यूक अलेक्जेंडर निकोलाइविच" यह लिखना आवश्यक है: "परिचय पर
सिंहासन के उत्तराधिकारी की राज्य परिषद की उपस्थिति
ग्रैंड ड्यूक अलेक्जेंडर निकोलाइविच।
प्रतिस्थापित न करें आधुनिक परिभाषाएंशर्तें,
विशिष्ट ऐतिहासिक वास्तविकताओं को दर्शाता है। उदाहरण: अनुमति नहीं है
"पद से हटाने" को "बर्खास्तगी" से बदलें (क्योंकि
ऐतिहासिक रूप से, बर्खास्तगी और बर्खास्तगी अलग-अलग उपाय थे
सजा)।

◦ पुरातन उपयोग जिनके बारे में जानकारी नहीं है
कानूनी स्थिति और कार्यालय के काम की ख़ासियत, मई
आधुनिक लोगों द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है। उदाहरण: "द केस ऑफ़ ." के बजाय
अनुमति" लिखा जाना चाहिए: "अनुमति के लिए मामला"।
स्कोरिंग वाले शीर्षक संपादित करते समय
दस्तावेज़ तत्वों के निर्माण समय की स्थिति, आपको खोजने की आवश्यकता है
उद्देश्यपूर्ण और राजनीतिक रूप से तटस्थ भाषा। उदाहरण:
"राज्य अपराधी" के बजाय - "आरोपी"
राज्य अपराध" (लेकिन "क्रांतिकारी" नहीं) के बजाय
"दंगे" - "अशांति" (लेकिन "क्रांतिकारी कार्रवाई" नहीं)।
परिचयात्मक वाक्यों से बचने की सलाह दी जाती है (उनके बजाय -
क्रियाविशेषण वाक्यांश), संघ (संघ "और" को छोड़कर)।
संक्षिप्ताक्षरों को एकीकृत किया जाना चाहिए।

1960 के दशक में विकसित किया गया था।

दस्तावेज़ मुख्य, सार्वभौमिक तरीका है

दृष्टिकोण का सार: फंड का विवरण और एनएसए की संरचना,
इसकी पूर्णता और विस्तार की डिग्री निर्धारित की जाती है
(विभेदित) वैज्ञानिक के आधार पर
फंड का मूल्य और सूचना सामग्री। समान हेतु
सिद्धांत, सृजन का क्रम भी निर्धारित होता है
एनएसए)।

अभिलेखीय दस्तावेजों के विवरण के लिए एक विभेदित दृष्टिकोण

एक विभेदित दृष्टिकोण काम करता है
लगातार और लगातार सभी चरणों में
प्राथमिक अभिलेखीय जानकारी का प्रसंस्करण:
दस्तावेजों के मूल्य की जांच और
फंड का अधिग्रहण, मामलों का गठन और उनका विवरण,
विवरण बनाना;
संग्रह के अभिलेखों में इस निधि का प्रतिबिंब
सार्वजनिक भंडारण के लिए इसकी स्वीकृति के बाद;
रचना और सामग्री के बारे में जानकारी प्रदर्शित करना
आवश्यक के साथ विभिन्न पीसीए में निधि दस्तावेज
प्रत्येक निर्देशिका के लिए विवरण के विवरण का स्तर।

अभिलेखीय विवरण के लिए अंतर्राष्ट्रीय मानक

अभिलेखीय विवरण के लिए पहला अंतर्राष्ट्रीय मानक
1994 में कांग्रेस में अपनाया गया था
अभिलेखागार की अंतर्राष्ट्रीय परिषद।
एन.वी. में इंटरनेशनल संचालित करता है
2000 मानक
वह एक सलाह पहनता है
चरित्र। विवरण के नियमों के अनुसार
रूसी संघ में काम करने वालों के करीब
नियम।

निष्कर्ष:

अभिलेखीय वस्तुओं के विवरण में शामिल हैं
पहचान और बौद्धिक तत्व।
आवश्यक और वैकल्पिक तत्वों का एक सेट
विवरण और उनके अनुक्रम के भीतर
प्रत्येक प्रकार और अभिलेखीय निर्देशिकाओं के प्रकार
मानक और पद्धति संबंधी प्रकाशनों में परिभाषित।
अभिलेखीय विवरण के लिए एक विभेदित दृष्टिकोण
दस्तावेज़ मुख्य, सार्वभौमिक तरीका है
प्राथमिक दस्तावेज़ जानकारी का परिवर्तन।

3. आरएफ एएफ के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र की प्रणाली

आरएफ एएफ के दस्तावेजों के लिए एनएसए प्रणाली

सभी एक साथ अभिलेखीय निर्देशिका, डेटाबेस (DB) और अन्य साधन
जानकारी (जिसकी सामग्री संग्रह प्रोफ़ाइल से संबंधित है), का गठन
दस्तावेजों के लिए एनएसए प्रणाली
दस्तावेजों के लिए एनएसए प्रणाली -
परस्पर संबंधित और पूरक का परिसर
अभिलेखीय निर्देशिका, संरचना और सामग्री पर एक डेटाबेस
दस्तावेजों
गोस्ट आर 7.0.8-2013

नियम और परिभाषाएँ

संदर्भ और खोज उपकरण (एसआरएस) की एक प्रणाली के निर्माण के सिद्धांत:

परस्पर संबंध और पूरकता
विभिन्न गाइडों से जानकारी,
प्राथमिक पूर्वव्यापी का वर्णन
विभिन्न स्तरों पर दस्तावेजी जानकारी;
विशिष्टता और गैर-दोहराव
विभिन्न प्रकार की निर्देशिकाओं की जानकारी;
एसपीएस के साथ एसपीएस संगठनों का उत्तराधिकार
राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार।

एसपीएस आवश्यकताएँ:

में समाज की जरूरतों को पूरा
पूर्वव्यापी जानकारी के रूप में यह उठता है
और अभिलेखागार को अनुरोधों की प्राप्ति;
मुख्य रूप से विषयगत खोज पर ध्यान केंद्रित करें
जानकारी;
यूनिवर्सल (यानी पीसीए को कवर करना चाहिए
RF AF के दस्तावेज़ों का पूरा सेट, चाहे कुछ भी हो
जानकारी को ठीक करने की विधि);

एसपीएस आवश्यकताएँ:

सभी प्रकार और प्रकारों को संकलित करने के लिए एक एकल पद्धति
निर्देशिका;
इंटरकनेक्शन, निर्देशिकाओं की पूरकता;
भविष्य की संभावनाओं के संबंध में विकसित करना
विज्ञान और प्रौद्योगिकी की नवीनतम उपलब्धियों का अनुप्रयोग,
वे। स्वचालित इनपुट और सूचना पुनर्प्राप्ति।

एसपीएस संग्रह की टाइपोलॉजी

एक जटिल है
सैद्धांतिक समस्या।
कठिनाई परिभाषित:
एसपीएस में प्राथमिक और दोनों का खुलासा करने की आवश्यकता
माध्यमिक अभिलेखीय जानकारी;
एसपीएस (निधि,
मामला, दस्तावेज़);
उपयोगकर्ता खोज प्रश्नों की एक विस्तृत विविधता;
खोज क्वेरी के निष्पादन के विभिन्न स्तर (स्तर पर
AF RF - अंतरसंग्रह स्तर, एक संग्रह के स्तर पर -
इंट्राआर्किवल / इंटरफंड स्तर; फंड स्तर पर
इंट्राफंड स्तर)।

अंतरसंग्रह स्तर
अंतर्संग्रह /
इंटरफंड स्तर
इंट्राफंड
स्तर

वनिदाद, 2002

एनएसए अभिलेखागार स्तर

स्तरों
संरचनात्मक
धार्मिक आस्था
विषयगत
धार्मिक आस्था
सेंट्रल स्टॉक
सूची
करने के लिए त्वरित गाइड
अभिलेखागार
फाउंडेशन गाइड
अभिलेखागार
इंट्राआर्किवल कलेक्शंस कैटलॉग
फंड इन्वेंटरी इंडेक्स
/ अंतर-निधि
संग्रहालय
करने के लिए त्वरित गाइड
संग्रह निधि
फाउंडेशन गाइड
संग्रहालय
विषयगत त्वरित संदर्भ
अभिलेखागार
विषयगत गाइड करने के लिए
अभिलेखागार
इंटरआर्काइव निर्देशिका
फंड की इंट्राफंड इन्वेंटरी
फंड के लिए विषयगत अनुक्रमणिका
सूची के लिए विषयगत अनुक्रमणिका
इंटरआर्काइव
आंतरिक संग्रह निर्देशिका
विषयगत अंतर-निधि
संकेत

समस्या का शब्दावली पहलू

प्रकार है:
तरह, जीनस, किसी चीज की विविधता;
जानवरों और पौधों के वर्गीकरण में उच्चतम श्रेणी;

दृश्य है:
कई वस्तुओं, घटनाओं को दर्शाते हुए अवधारणा
वही संकेत;
वैज्ञानिक प्रणाली में वर्गीकरण अवधारणा।
अधीनस्थ अवधारणा, जो दूसरे का हिस्सा है, उच्चतर
अवधारणाएं (जीनस / प्रकार)।
के प्रकार
दृश्य

राज्य संग्रह में संदर्भ उपकरण के प्रकार और प्रकार

एटीपी संग्रह के प्रकार और प्रकार

एटीपी . के प्रकार
एटीपी . के प्रकार
भंडार
कैटलाग
व्यवस्थित सूची, विषय सूची,
विषयगत सूची
गाइड
संग्रह गाइड, संग्रह गाइड,
विषयगत गाइड
संकेत
अभिलेखीय निर्देशिकाओं के लिए अनुक्रमणिका,
कालानुक्रमिक सूचकांक, विषय
सूचक
समीक्षा
फंड समीक्षा, विषयगत समीक्षा

वर्णन करने वाली सभी अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकें
दस्तावेजी जानकारी अनिवार्य में विभाजित हैं
और अतिरिक्त। अनिवार्य संदर्भ
सभी राज्यों में मौजूद हैं और

अनिवार्य गाइड:
अभिलेखीय सूची
पुरालेख निर्देशिका
गाइड

अतिरिक्त निर्देशिकाओं को ध्यान में रखते हुए बनाया गया है
संग्रह दस्तावेजों की विशिष्टता, साथ ही
ऐतिहासिक रूप से (स्थायी भंडारण के लिए प्राप्त)
व्यापार फ़ाइलें और सूचियाँ
दस्तावेज़, जैसे प्रकाशन के लिए पहचाने गए)।
अतिरिक्त गाइड में शामिल हैं
सूचकांक, समीक्षा।

निष्कर्ष:

अभिलेखीय की एक व्यापक प्रणाली का अस्तित्व
एसपीएस है आवश्यक शर्तकार्यान्वयन
प्रचार का सिद्धांत और अभिलेखागार की पहुंच।
एसपीएस अभिलेखागार के निर्माण के मुख्य सिद्धांत
हैं: परस्पर जुड़ाव और पूरकता
विभिन्न निर्देशिका, विशिष्टता और
विभिन्न प्रकार की सूचनाओं का दोहराव न होना
निर्देशिका, विभिन्न के एटीपी का उत्तराधिकार
अभिलेखागार।

निष्कर्ष:

पुरालेख संदर्भ उपकरण इसमें भिन्न होते हैं:
खोज क्वेरी के निष्पादन का स्तर (अंतःसंग्रह,
इंट्राआर्किवल / इंटरफंड; इंट्रा-फंड स्तर);
प्रकार और प्रकार।
अनिवार्य एटीपी (इन्वेंट्री, कैटलॉग, गाइड)
सभी राज्यों में किया जाना चाहिए और
नगरपालिका अभिलेखागार और संगठनों के अभिलेखागार।

4. अभिलेखीय निर्देशिकाएं: विशेषताएं, विशेषताएं, अभिलेखागार के एटीपी में स्थान

अभिलेखीय मार्गदर्शिका एक मार्गदर्शक है
संरचना, सामग्री और अभिलेखीय स्थान
दस्तावेज।
गोस्ट आर 7.0.8-2013
कार्यालय का काम और संग्रह
नियम और परिभाषाएँ
अभिलेखीय निर्देशिकाओं में जानकारी हमेशा होती है
माध्यमिक (विवरण के आधार पर संकलित
प्राथमिक . युक्त अभिलेखीय दस्तावेज
जानकारी)।

निर्देशिका में एक संशोधित शामिल है
संकलक द्वारा रचना के बारे में दस्तावेजी जानकारी,
सामग्री, दस्तावेज़ों का डेटा खोजें।
निर्देशिका प्रकार के आधार पर विवरण
दस्तावेज़ के हिस्से पर किया गया, संपूर्ण दस्तावेज़,
दस्तावेज़ समूह, मामला, मामला समूह, निधि, समूह
एक या अधिक अभिलेखागार की निधि।

अभिलेखीय सूची

मामलों की सूची, दस्तावेज एक संदर्भ है और
लेखा दस्तावेज युक्त
भंडारण इकाइयों की व्यवस्थित सूची /
अभिलेखीय निधि की लेखा इकाइयाँ, इरादा
उनकी सामग्री और लेखांकन का खुलासा करने के लिए।
गोस्ट आर 7.0.8-2013
कार्यालय का काम और संग्रह
नियम और परिभाषाएँ
इन्वेंटरी लगभग सभी अभिलेखागार में मौजूद है
दुनिया।

रूस में, पहली सूची
16वीं शताब्दी से जाना जाता है, जब
रूसी में "संग्रह" शब्द
कोई भाषा नहीं थी।
अब तक
अपना नहीं खोया है
विवरण मान,
लिपिकों द्वारा संकलित
मास्को में आदेश
सत्रवहीं शताब्दी

विवरण कार्य:

सूचनात्मक - रचना और सामग्री को प्रकट करता है
मामले (शीर्षकों को संकलित करने की प्रक्रिया में कार्यान्वित)
मामले);
लेखांकन - में भंडारण इकाइयों की संख्या को इंगित करता है
निधि, दस्तावेजों की सुरक्षा में योगदान देता है;
वर्गीकरण - व्यवस्थितकरण को ठीक करता है
फंड में मामले (तार्किक और तर्कसंगत अवधि के दौरान
निधि में दस्तावेजों का स्थान, अर्थात्। पर
समूह)।

आधुनिक सूची की संरचना:

शीर्षक पृष्ठ (संग्रह का नाम, नाम और संख्या
फंड, इन्वेंट्री नंबर और कॉम्प्लेक्स की विशेषताएं
दस्तावेज़ जो इन्वेंट्री बनाते हैं);
सामग्री की तालिका (यदि सूची में आंतरिक संरचना है);
प्राक्कथन (संस्थापक के बारे में जानकारी, सुविधाएँ
सूची का निर्माण और इसके उपयोग की प्रक्रिया);
मुख्य निकाय (लगातार
विवरण - वर्णनात्मक लेख - प्रत्येक इकाई के लिए
भंडारण);
प्रमाणन शिलालेख (भंडारण इकाइयों की संख्या);
सूचकांक (नाममात्र, भौगोलिक, विषय,
(कालानुक्रमिक)।

आरजीडीए वेबसाइट पर विवरण की सूची

इन्वेंटरी "पीटर I के व्यक्तिगत दस्तावेज,
पीटर II, पॉल I, अलेक्जेंडर I,
निकोलस आई…” (आरजीडीए वेबसाइट)

संग्रहीत गाइड

अभिलेखीय मार्गदर्शिका एक मार्गदर्शक है,
धन के बारे में व्यवस्थित जानकारी युक्त
संग्रह (ओं) और के लिए इरादा
उनकी रचना और सामग्री के साथ परिचित।
गोस्ट आर 7.0.8-2013
कार्यालय का काम और संग्रह
नियम और परिभाषाएँ
गाइडबुक का उद्देश्य - परिचित होना
उपभोक्ताओं को संक्षिप्त जानकारी,
धन की संरचना और सामग्री में उन्मुखीकरण
संग्रहालय।

गाइडबुक लगभग सभी अभिलेखागार में मौजूद हैं
पूरी दुनिया में।
सोवियत काल के दौरान, गाइडबुक बनाई जाने लगीं
1930 के दशक की शुरुआत में। 1940 के दशक में विकसित
गाइड बनाने की विधि। 1950 में
केंद्र में गाइडबुक दिखाई देने लगीं
राज्य अभिलेखागार। वे आधार बन गए
रिपब्लिकन और . पर गाइडबुक का निर्माण
क्षेत्रीय अभिलेखागार। 1980 के दशक के अंत तक।
अधिकांश राज्य अभिलेखागार के अपने मार्गदर्शक थे।
लेकिन: उनके पास अंतराल और वैचारिक थे
शब्दांकन

गाइड के प्रकार:

संग्रह के कोष (अभिलेखागार) के लिए गाइड;
संग्रह (अभिलेखागार) के संग्रह के लिए एक संक्षिप्त मार्गदर्शिका;
संग्रह (अभिलेखागार) की निधि के लिए विषयगत मार्गदर्शिका।
गाइड को भी अभिलेखीय में विभाजित किया गया है
(इंट्रा-आर्काइव) और इंटर-आर्काइव।
गाइडबुक का प्रकार उसके लक्ष्य द्वारा निर्धारित किया जाता है
नियुक्ति।

गाइड प्रकार
फाउंडेशन गाइड
संग्रहालय
विशेषता
संक्षिप्त युक्त हैंडबुक
अभिलेखीय के बारे में जानकारी (विशेषताएँ)
धन (संग्रह, परिसरों
दस्तावेज़)। व्यवस्थित
गण। सामान्य के लिए बनाया गया
रचना के साथ परिचित और
अभिलेखागार की सामग्री
करने के लिए त्वरित गाइड
संग्रह
हैंडबुक युक्त
धन की एक व्यवस्थित सूची।
एनोटेट और नॉट के बीच अंतर करें
एनोटेट संदर्भ पुस्तकें
विषयगत गाइड
पुरालेख (ओं) के कोष से -
उस भाग की विशेषता वाली हैंडबुक
संग्रह (ओं) के इन निधियों के दस्तावेज़, in
जिसमें विषय पर जानकारी होती है
(विषय), और नामों का संकेत
या अभिलेखीय निधियों की संख्या

किसी भी गाइड में दो भाग होते हैं:
फंड की विशेषताएं (वास्तविक गाइड) और
सहायता केंद्र।
अनुमानित गाइड संरचना:
संग्रह / प्राक्कथन के इतिहास पर लघु निबंध;
वर्णनात्मक लेख (रूपरेखा: फंड का नाम, संदर्भ
उसके बारे में डेटा, फंड बनाने वाले संगठन का इतिहास,
दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के बारे में जानकारी
निधि);
अनुक्रमणिका (नाममात्र, भौगोलिक, विषय और
अन्य)।

गाइड बनाने की योजना

कालानुक्रमिक,
विभागीय / शाखा,
धन के महत्व के अनुसार
वर्णमाला,
संयुक्त।

गाइड बनाने के लिए एक ही योजना
सभी अभिलेखागार के लिए नहीं हो सकता है, क्योंकि
योजना संरचना और सामग्री पर निर्भर करती है
संग्रह निधि।
लेकिन सामान्य सिद्धांतों का विकास
अधिक या के लिए एक गाइड का निर्माण
रचना में कम सजातीय
अभिलेखागार की जरूरत है।

गाइडबुक के निर्माण के लिए विभिन्न योजनाओं की विशेषताएं

योजना
फंड सुविधाओं का स्थान
कालक्रमबद्ध

कालक्रम (XIX सदी के संस्थानों के फंड, फंड)
20 वीं सदी के संस्थान, आदि)
विभागीय / उद्योग
फंड विशेषताओं को द्वारा समूहीकृत किया जाता है
राज्य की शाखाएँ, आर्थिक,
सांस्कृतिक, वैज्ञानिक गतिविधियाँ
अनुदान संचय
धन के महत्व से
फंड विशेषताओं को द्वारा समूहीकृत किया जाता है
फंड-क्रिएटर्स की गतिविधियों का पैमाना और
धन का महत्व
वर्णमाला
फंड विशेषताएँ स्थित हैं
फंड के नामों का वर्णानुक्रमिक क्रम (उदा.,
व्यक्तिगत मूल के धन)
संयुक्त
विशेषताओं को संयोजन के साथ समूहीकृत किया जाता है
विभिन्न विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए

विभिन्न वर्षों में प्रकाशित अभिलेखीय गाइडबुक के उदाहरण

ओएसयू गैसो की वेबसाइट पर अभिलेखीय निर्देशिकाएं

वर्तमान में
कई बार
गाइडबुक
प्रकाशित किया गया
संग्रह साइटों और
उपलब्ध
किसी को
में उपयोगकर्ता
ऑनलाइन मोड।

पुरालेख निर्देशिका

संग्रह सूची एक निर्देशिका है जिसमें
अभिलेखीय निधि, इकाइयों की सामग्री के बारे में जानकारी
भंडारण / लेखा इकाइयाँ, अभिलेखीय दस्तावेज़ (या .)
उनके हिस्से), के अनुसार व्यवस्थित
चयनित वर्गीकरण योजना।
गोस्ट आर 7.0.8-2013
कार्यालय का काम और संग्रह
नियम और परिभाषाएँ
अभिलेखीय कैटलॉग - एक अपेक्षाकृत युवा प्रजाति
एसपीएस संग्रह (20 वीं शताब्दी के मध्य से आयोजित)।

सूची और सूची: अनुपात

भंडार
सूची
एक लेखा कार्य करता है और एक लेखा कार्य नहीं करता है
स्टोरेज सिस्टम को पिन करता है और सिस्टम को पिन नहीं करता
दस्तावेजों
दस्तावेज़ भंडारण
इकाइयों का वर्णन करता है
निधि भंडारण
सामग्री का वर्णन करता है
दस्तावेजों की आवश्यकता नहीं है
एक फंड (अधिक बार -
कई फंड)
द्वारा समूहीकरण विवरण
स्टोरेज यूनिट नंबरिंग
कोष में
द्वारा समूहीकरण विवरण
वर्गीकरण योजना
(निश्चित तर्क)

निर्देशिकाओं का उद्देश्य: ऑनलाइन खोज
में निहित गहन जानकारी
विशिष्ट विषयों पर दस्तावेजों को संग्रहित करें,
घटनाएँ, घटनाएँ, आदि।
कैटलॉग को किसी भी कॉम्प्लेक्स के लिए संकलित किया जा सकता है
दस्तावेज़, मात्रा की परवाह किए बिना, निर्माण का समय
दस्तावेज़, तकनीक और उनके प्रजनन की विधि।
प्रश्नों की संख्या (उद्योग, विषय, विषय),
कैटलॉग द्वारा कवर किया गया भिन्न हो सकता है और
इसके निर्माण के उद्देश्य पर निर्भर करता है।

कैटलॉग का मुख्य भाग एक शीर्षक है (name
विशिष्ट मुद्दा, विषय, उपनाम, तिथि,
भौगोलिक नाम)। रूब्रिक मे
उपखंडों में विभाजित।
कैटलॉग में प्रत्येक कार्ड एक के लिए संकलित किया गया है
दस्तावेज़।
प्रपत्र में कैटलॉग कार्ड हो सकते हैं और
किताबों की दुकान।

कैटलॉग में कार्ड का स्थान प्रकार पर निर्भर करता है
निर्देशिका: तार्किक संरचना की निर्देशिका में, वे
वर्गीकरण योजना के अनुसार व्यवस्थित, में
वर्णमाला संरचना के कैटलॉग - वर्णानुक्रम में।

निर्देशिकाओं के प्रकार

व्यवस्थित
तार्किक
संरचनाओं
कालक्रमबद्ध
विषयगत
पुरालेख संबंधी
कैटलाग
नाममात्र
वर्णमाला
संरचनाओं
भौगोलिक

संग्रह निर्देशिकाओं के प्रकार

XXI सदी की शुरुआत में। व्यवस्थित कैटलॉग उपलब्ध
लगभग सभी राज्य अभिलेखागार में; नाममात्र - के बारे में
आधा; विषयगत - 40% में; विषयगत
राज्य संस्थानों के इतिहास पर कैटलॉग - 20% में; पर
प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन और
भौगोलिक - 2% में।

आरएफ एएफ की दस्तावेजी जानकारी का एकीकृत वर्गीकरण

व्यवस्थित कैटलॉग का आधार योजना है
वर्गीकरण।
पुस्तकालय अभ्यास में, कई हैं
समय-परीक्षणित वर्गीकरण
योजनाएं (बीबीके, यूडीसी)। एक नियम के रूप में, एक का फंड
पुस्तकालयों को एक योजना के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है
वर्गीकरण।
पर संग्रहएकीकृत स्कीमा विकास प्रक्रिया
वर्गीकरण लंबे समय से जरूरतों से पिछड़ गया है
अभ्यास।

1978 में, यूनिफाइड क्लासिफायर के लिए प्रकाशित किया गया था
सोवियत काल के दस्तावेज। वह था
बड़ी संख्या में कैटलॉग के निर्माण में उपयोग किया जाता है
घरेलू अभिलेखागार दस्तावेजों का भंडारण
सोवियत काल।
1983 में, यूनिफाइड क्लासिफायर के लिए प्रकाशित किया गया था
18 वीं - 20 वीं शताब्दी की शुरुआत के दस्तावेज।
1991 की घटनाओं के बाद ये योजनाएं बंद हो गईं
वर्गीकरण विश्लेषण की आवश्यकताओं को पूरा करें
और आरएफ वायुसेना के दस्तावेजों का संगठन।

एकीकृत वर्गीकरण
(ECDI) संपूर्ण RF AF . के लिए
2007 में प्रकाशित हुआ था
VNIIDAD द्वारा डिज़ाइन किया गया।
EKADI समाप्त
प्राकृतिक अंतराल
वर्गीकरण
दस्तावेजी जानकारी
देश के इतिहास पर पहले और
1917 के बाद
योजना डी-आइडियोलॉजिकल है।
योजना एक नए के साथ पूरक है
जानकारी (संख्या
विभाग 6 बार)।

अभिलेखीय पर ईसीडीआई महत्वपूर्ण प्रभाव
कैटलॉग प्रदान नहीं किया।
कई (यदि अधिकतर नहीं) अभिलेखागार
में विकसित कैटलॉग को बनाए रखना जारी रखा
अभिलेखागार खुद।
ईसीडीआई का उपयोग किया जा सकता है:
निर्देशिका बनाने के लिए;
अन्य में प्रदान की गई अनुक्रमण जानकारी
अभिलेखीय निर्देशिका (उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक सूची में और
संकेत);
◦ स्वचालित खोजों के लिए प्रश्न लिखना
जानकारी;
अभिलेखीय दस्तावेजों की स्वचालित खोज के लिए
जानकारी।

नियम… 2007 निर्देशिकाओं को इस प्रकार वर्गीकृत करें
संग्रह के लिए अनिवार्य: "रचना
संग्रह निर्देशिका प्रणाली संरचना द्वारा निर्धारित की जाती है
और अभिलेखीय दस्तावेजों की सामग्री,
उनके उपयोग की तीव्रता, डिग्री
अभिलेखीय निधि का विकास, उपस्थिति और
अन्य प्रकार की अभिलेखीय निर्देशिकाओं की गुणवत्ता।
संग्रह निर्देशिका प्रणाली में मुख्य हैं
व्यवस्थित और नाममात्र।
संगठनों के अभिलेखागार में, कैटलॉग के बजाय,
फ़ाइल अलमारियाँ।

सबसे मौजूदा का मुख्य नुकसान
संग्रह कैटलॉग उनकी अपूर्णता है। वह है
उससे पैदा हुआ। कि अभिलेखागार में निर्देशिका बन गई है
अपेक्षाकृत हाल ही में बनाया गया, और
सूचीकरण की चयनात्मक प्रकृति
कुछ अभिलेखागार।

एटीपी संग्रह प्रणाली की अतिरिक्त निर्देशिका

संग्रह अतिरिक्त बना सकता है
एटीपी संग्रह प्रणाली की निर्देशिका: समीक्षा,
अनुक्रमणिका, विषयगत कार्ड अनुक्रमणिका और विषयगत
दस्तावेजों और मामलों की सूची, एनोटेट
विवरण रजिस्टर।

अभिलेखीय निधि का अवलोकन

- यह एक गाइड है
रचना के बारे में व्यवस्थित जानकारी युक्त
और एक अभिलेखीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सामग्री
फंड, उनके स्रोत अध्ययन द्वारा पूरक
विश्लेषण।
समीक्षा का उद्देश्य संस्थानों को सूचित करना है
संगठनों, उद्यमों, वैज्ञानिक समुदाय के बारे में
अभिलेखीय दस्तावेजों की प्रकृति और सामग्री
आंतरिक उपयोग के लिए इतना इरादा नहीं है
संग्रह, प्रकाशन के लिए कितना

समीक्षाओं की उपयुक्तता
प्रासंगिकता और महत्व द्वारा निर्धारित
समस्याएं, इसके अध्ययन की डिग्री, नवीनता
समीक्षा में शामिल दस्तावेज
समीक्षा के रूप में प्रकाशित किया जा सकता है
स्वतंत्र प्रकाशन, साथ ही व्यक्तिगत
समय-समय पर और चल रहे लेख
प्रकाशनों

समीक्षा प्रकार

समीक्षा
पुरालेख संबंधी
फंड
विषयगत
समीक्षा
लक्ष्य रचना और सामग्री को प्रकट करना है
सभी के लिए केवल एक फंड के दस्तावेज
महत्वपूर्ण मुद्दे और विषय
उनके दस्तावेजों में परिलक्षित
लक्ष्य रचना और सामग्री को प्रकट करना है
एक विशिष्ट विषय पर दस्तावेज़
जानकारी के आधार पर
एक या अधिक के दस्तावेजों में विषय
संग्रह धन या यहां तक ​​कि कई
अभिलेखागार

समीक्षा संरचना:

दस्तावेजों की विशेषताएं (वास्तविक अवलोकन):
दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के बारे में जानकारी
(एनोटेशन), कभी-कभी उनका स्रोत विश्लेषण
और खोज डेटा;
संदर्भ उपकरण: शीर्षक पृष्ठ, सामग्री,
प्रस्तावना, संक्षिप्ताक्षरों की सूची, सूचकांक (तों)।

संग्रह सूचकांक

- यह एक गाइड है
एक व्यवस्थित सूची युक्त
उल्लिखित विषय अवधारणाओं के नाम
अभिलेखीय दस्तावेजों में, उनके अभिलेखीय को दर्शाता है
सिफर
पॉइंटर्स का कार्य कार्य को गति देना और सुगम बनाना है।
विवरण उपयोगकर्ता।

पॉइंटर्स के प्रकार

द्वारा
संगठनों
सामग्री
विषय
नाममात्र
भौगोलिक
विषयगत
आकार के अनुसार
संरचना द्वारा
शीर्षकों
मुद्रित
बहरा
इलेक्ट्रोनिक
एनोटेट
कालक्रमबद्ध
कार्ड

विभिन्न अभिलेखागारों द्वारा प्रकाशित अतिरिक्त संदर्भ पुस्तकें

विभिन्न द्वारा प्रकाशित अतिरिक्त संदर्भ पुस्तकें
अभिलेखागार

4. आरएफ एएफ के दस्तावेजों के लिए इलेक्ट्रॉनिक वैज्ञानिक और संदर्भ उपकरण

वर्तमान में, अधिकांश संघीय और
कई क्षेत्रीय अभिलेखागार सक्रिय रूप से बनाए गए हैं
कंप्यूटर पर आधारित आधुनिक खोज उपकरण
प्रौद्योगिकियां।
अभिलेखागार का इलेक्ट्रॉनिक एनएसए विवरण का एक संग्रह है
डेटाबेस में रखे गए दस्तावेज़,
स्वचालित सूचना पुनर्प्राप्ति उपकरण और
खोज परिणामों की प्रस्तुति।

इलेक्ट्रॉनिक एनएसए अभिलेखागार के कार्य:

अभिलेखीय अनुमानी प्रक्रियाओं की गहनता,
समाधान की गति और प्रभावशीलता में वृद्धि
खोज कार्य;
दस्तावेज़ तक उपयोगकर्ता पहुंच का विस्तार करना
जानकारी;
बढ़ी हुई तीव्रता और दक्षता
अभिलेखागार का उपयोग;
अंतर-संग्रहीय और अंतर्राष्ट्रीय का विकास
सूचना के आदान-प्रदान पर आधारित सहयोग,
वैज्ञानिक से परिचय पर संयुक्त परियोजनाओं का कार्यान्वयन
ऐतिहासिक स्रोतों के महत्वपूर्ण परिसरों का कारोबार।

स्वचालित (इलेक्ट्रॉनिक) एनएसए अभिलेखागार के विकास के चरण:

1970 के दशक की दूसरी छमाही - 1980 के दशक की पहली छमाही
साल: सैद्धांतिक और
मशीन-पठनीय के अभिलेखीय विज्ञान का पद्धतिगत आधार
दस्तावेज। चुंबकीय मीडिया प्रमुख
जानकारी। पहला अंतर-अभिलेखीय
IPS (उदाहरण के लिए, विषयगत कैटलॉग "ग्रेट
अक्टूबर", स्वचालित केंद्रीय
स्टॉक कैटलॉग)।

1980 के दशक की दूसरी छमाही - 2000s सूचनाकरण
आईबीएम जैसे पर्सनल कंप्यूटर पर आधारित अभिलेखागार
पीसी, चुंबकीय और ऑप्टिकल मीडिया का अनुप्रयोग
सूचना, नेटवर्क प्रौद्योगिकी और प्रौद्योगिकियां
डिजिटलीकरण। स्वतःस्फूर्त द्रव्यमान
अभिलेखागार का कम्प्यूटरीकरण। लागू
बोर्ड भर में सॉफ्टवेयर
संग्रह गतिविधियों। हमारे काम करने का तरीका बदलना
अभिलेखागार (स्वचालित लेखांकन विकसित किया जा रहा है,
स्वचालित एनएसए)। 1995-1996 में, अपनाया गया
पहला उद्योग-व्यापी अवधारणा और कार्यक्रम
अभिलेखागार का सूचनाकरण, काम शुरू
उद्योग-व्यापी (मानक) सॉफ़्टवेयर का परिचय
सुरक्षा।

2000 के दशक के मध्य - निर्देशिका बनाने की प्रक्रिया
अपने चरम पर पहुंच जाता है। एकीकृत कार्यप्रणाली और कार्यक्रम
आधार अभी भी गायब है। हर साल अभिलेखागार में
कम से कम 50 विषयगत AIPS बनाए गए हैं। इलेक्ट्रोनिक
कैटलॉग को प्रकारों से विभाजित किया जाता है (नाममात्र, भौगोलिक,
विषय-विषयक, व्यवस्थित)। एक प्रक्रिया है
एक ही प्रकार के कैटलॉग के भीतर भी भेदभाव
(उदाहरण के लिए, नामित निर्देशिका के आधार पर, स्थानीय
डीबी: विभिन्न उद्यमों के कर्मियों के अनुसार
दमित, पुनर्वासित, आदि)। डाटाबेस
मुख्य प्रकार के सामाजिक और कानूनी पर केंद्रित
अभिलेखीय संस्थानों द्वारा की गई पूछताछ।
विषयगत डेटाबेस विशाल बहुमत बनाते हैं
अभिलेखागार में बनाए गए कार्यक्रम।

2000 के दशक के मध्य से। : करने की प्रवृत्ति
विषयगत संसाधनों का एकीकरण। यह चलन पहले से ही है
सूचनाकरण अवधारणा के लिए प्रदान किया गया था
संग्रह (1995): उपयोग के लिए एक गाइड
अखिल रूसी और अंतरराष्ट्रीय मानकके लिये
एक अखिल रूसी जानकारी का गठन
व्यक्तिगत संसाधनों के एकीकरण के आधार पर अंतरिक्ष
अभिलेखागार; रिमोट की संभावना के साथ आईपीएस का निर्माण
डेटाबेस और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों तक पहुंच।
"एफएए और अधीनस्थ का सूचनाकरण कार्यक्रम
2011-2020 के लिए संस्थान" (2011) जोर दिया
विखंडन पर काबू पाने पर ध्यान दें
क्षेत्र में राज्य सूचना संसाधन
उन्हें मिलाकर अभिलेखागार।

"एफएए और उसके अधीनस्थों के सूचनाकरण कार्यक्रम" में
2011-2020 के लिए संस्थान" निम्नलिखित चरणों की योजना बनाई गई है:
संघीय के मौजूदा सूचना संसाधनों की एक सूची आयोजित करना
अभिलेखागार;
प्रत्येक संग्रह में मौजूदा सूचना संसाधनों का एकीकरण
में एक एकल एनएसए संग्रह के गठन के साथ इस संग्रह के लिए एक एकल डेटाबेस में
इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप;
एकल में इसके एकीकरण के लिए इस "स्थानीय" संसाधन की तैयारी
सूचना संसाधनों की संघीय अभिलेखागार प्रणाली;
वितरित - निगम "एलार" के सिद्धांत के आधार पर एकल एकीकरण मंच का विकास। क्षेत्रीय के रूप में प्रयुक्त
आईपीएस। AIS OGACHO कर्मचारियों और . दोनों के लिए उपलब्ध है
संग्रह साइट पर उपयोगकर्ता।

इलेक्ट्रॉनिक एनएसए गाचो

2011 में, वर्चुअल रीडिंग रूम मॉड्यूल पेश किया गया था
(उपयोगकर्ता स्वतंत्र रूप से और दूर से प्राप्त कर सकता है
एआईएस "आर्काइव" तक पहुंच: पंजीकरण के बाद, आप कर सकते हैं
एआईएस तक पहुंच प्राप्त करें, रचना से परिचित हों
निधि, संग्रह की सूची, निधि की खोज, सूची,
कीवर्ड, शीर्षक, के लिए अनुरोध जारी करें
मामले की इलेक्ट्रॉनिक प्रति जारी करना)।
3. डेटाबेस "फोटोकैटलॉग" (डेवलपर - कंपनी .)
"अभिलेखीय सूचना प्रौद्योगिकी"; कार्यक्रम
इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया
स्कैन किए गए फोटो दस्तावेज - इलेक्ट्रॉनिक संग्रह;
एन.वी. में कुल का लगभग 25% शामिल है
उपलब्ध फोटोग्राफिक दस्तावेज; वाचनालय में स्थापित
हॉल, उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध)।

इलेक्ट्रॉनिक एनएसए गाचो

◦ 4. इलेक्ट्रॉनिक विषयगत डेटाबेस और अनुक्रमणिका
उपयोगकर्ताओं के बीच सबसे लोकप्रिय विषय: डेटाबेस
"गुजरात OGACHO का समाचार पत्र कोष", DB "अधिकारियों के निर्णय"
चेल्याबिंस्क क्षेत्र"(1934-1951), डीबी "दस्तावेज़"
प्रशासन, चेल्याबिंस्क क्षेत्र की सरकार,
चेल्याबिंस्क क्षेत्र के गवर्नर" (1996-2008), डेटाबेस
"रूढ़िवादी, कैथोलिक की मीट्रिक पुस्तकें"
पैरिश, पुराने विश्वासी समुदाय, मुस्लिम
मस्जिदें, एक यहूदी प्रार्थना घर" (चित्रित 4 .)
निधि जिसमें मीट्रिक पुस्तकें, 41 सूची, और 7
जन्म के रजिस्टरों से निकाले गए फंड)।
5. वैज्ञानिक संदर्भ पुस्तकालय का इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग।

1. वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली

1.1 वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण, इसकी अवधारणा और रचना

संग्रह दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण (एसएनएसए) की प्रणाली एक एकल पर बनाए गए अभिलेखीय दस्तावेजों की संरचना और सामग्री पर परस्पर संबंधित और पूरक अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों का एक परिसर है। पद्धतिगत आधारप्रभावी उपयोग के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों और अभिलेखीय जानकारी की खोज करना।

NSA प्रणाली में अभिलेखीय निर्देशिका (अभिलेखीय सूची, निधियों की सूची, कैटलॉग, गाइड, अनुक्रमणिका, दस्तावेज़ समीक्षा) और मशीनीकृत और स्वचालित सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली (AIPS) शामिल हैं।

अभिलेखीय निर्देशिका, यंत्रीकृत और स्वचालित सूचना प्रणाली को अंतर-संग्रह, सामान्य संग्रह, अंतर-निधि और प्रति-निधि में उप-विभाजित किया गया है।

अंतर-अभिलेखीय निर्देशिका, मशीनीकृत और स्वचालित सूचना प्रणाली राज्य अभिलेखागार (एक पूरे देश, क्षेत्र, गणराज्य, क्षेत्र, क्षेत्र के रूप में देश) की सामग्री के आधार पर दस्तावेजों की खोज प्रदान करती है; सामान्य अभिलेखीय निर्देशिका, यंत्रीकृत और स्वचालित सूचना प्रणाली - संपूर्ण रूप से किसी विशेष संग्रह की सामग्री के आधार पर दस्तावेज़ों की खोज; अंतर-निधि निर्देशिका, मशीनीकृत और स्वचालित सूचना प्रणाली - एक संग्रह के कई फंडों में दस्तावेजों की खोज; निधि निर्देशिका - किसी विशेष निधि की सामग्री पर दस्तावेजों की खोज करें।

अभिलेखीय निर्देशिकाएं अभिलेखीय दस्तावेजों के विवरण के आधार पर बनाई जाती हैं, अर्थात प्राथमिक के विश्लेषणात्मक और सिंथेटिक प्रसंस्करण के माध्यम से दस्तावेजों और निधियों की संरचना, सामग्री और पते (खोज डेटा) के बारे में माध्यमिक जानकारी के निर्माण के आधार पर। दस्तावेजी जानकारी। किस प्रकार की निर्देशिका (इन्वेंट्री, कैटलॉग, गाइड, इंडेक्स, सिंहावलोकन, आदि) के आधार पर, दस्तावेज़ का विवरण (दस्तावेज़ का हिस्सा), दस्तावेज़ों का समूह, मामला, मामलों का समूह, फंड (का हिस्सा) फंड), फंड्स का ग्रुप, फंड्स को आर्काइव किया जाता है, आर्काइव्स के ग्रुप के फंड्स।

प्रकाशन के लिए अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों की तैयारी, मशीनीकृत और स्वचालित सूचना प्रणालियों के विकास के साथ-साथ बड़े अभिलेखीय निधियों के वैज्ञानिक विकास, संदर्भ पुस्तकों और एक वैज्ञानिक रिपोर्ट के निर्माण में परिणत, राज्य पंजीकरण के अधीन हैं।

वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की एक प्रणाली बनाते और विकसित करते समय, एक विभेदित दृष्टिकोण का उपयोग किया जाता है, जिसमें संदर्भ पुस्तकों के संकलन और सुधार के लिए एक निश्चित पद्धति का चयन करना, उनके लिए संदर्भ तंत्र की उपयुक्त संरचना और सामग्री का निर्धारण करना, काम के क्रम को स्थापित करना शामिल है। फंड की श्रेणी, इसके अलग हिस्से की श्रेणी, इसके दस्तावेजों की प्रकृति, फंड के लिए मौजूदा वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र की स्थिति और संरचना।

पहली श्रेणी के फंड के लिए एक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण संकलित किया गया है, जो एक बहुआयामी खोज की गति, पूर्णता और सटीकता के संयोजन में दस्तावेजों के बहुमुखी उपयोग को सुनिश्चित करता है। ऐसे फंडों की सूची में प्रस्तावना और विभिन्न सूचकांक होने चाहिए; संग्रह की सामग्री प्राथमिकता सूचीकरण के अधीन है, जबकि विवरण की मुख्य विधि दस्तावेज़-दर-दस्तावेज़ है; गाइडबुक में उनके लिए एक व्यक्तिगत विशेषता संकलित की गई है।

दूसरी श्रेणी के फंडों के लिए, प्रस्तावना के अलावा, सूची (विषय या इसकी विविधता - भौगोलिक या विशेष विषय) के लिए एक बहरा सूचकांक संकलित किया जा सकता है; कैटलॉगिंग में विवरण की मुख्य विधि एकल होगी; गाइडबुक में, उनके बारे में जानकारी समूह विवरण में शामिल की जा सकती है।

तीसरी श्रेणी के फंडों के लिए, जिनमें से पहली और दूसरी श्रेणियों के फंडों के संबंध में आंशिक पूरक के चरित्र की जानकारी है, एक न्यूनतम संदर्भ उपकरण संकलित किया जा सकता है। ऐसी निधियों की सूची में अनुक्रमित नहीं हो सकते हैं; सूचीकरण के दौरान, एक निधि, निधियों के समूह के लिए एक संदर्भ कार्ड तैयार किया जा सकता है; गाइड में, ऐसी निधियों के बारे में जानकारी गैर-एनोटेटेड निधियों की सूची में शामिल की जा सकती है।

संस्थानों और विभागीय और राज्य अभिलेखागार के एनएसए के कार्यालय कार्य में बनाए गए लेखांकन और संदर्भ तंत्र का उत्तराधिकार वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की एक प्रणाली के निर्माण के लिए आवश्यकताओं और सिद्धांतों की एकता पर आधारित है। निरंतरता का तात्पर्य संस्थानों के कार्यालय के काम और उनके लिए आवश्यक वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र के साथ मामलों की सूची के विभागीय अभिलेखागार में संकलन करने के दायित्व से है।

राज्य संग्रह केंद्रीय विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग - अभिलेखीय संस्थानों के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग (सीईपीसी - ईपीसी) द्वारा अनुमोदित स्थायी भंडारण मामलों की सूची को नियंत्रण प्रतियों के रूप में संग्रहीत करता है जब तक कि दस्तावेजों को राज्य भंडारण में स्थानांतरित नहीं किया जाता है, जिसके बाद सूची का हिस्सा बन जाता है। राज्य संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली।

एनएसए प्रणाली के हिस्से के रूप में उपयोग के लिए विभिन्न प्रकार के फाइलिंग कैबिनेट और कैटलॉग, विभागीय अभिलेखागार को राज्य अभिलेखागार में स्वीकार किया जा सकता है।

संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली में सुधार के तरीकों को निर्धारित करने के लिए, सभी उपलब्ध निर्देशिकाओं की स्थिति का विश्लेषण और ध्यान रखना आवश्यक है, जिसे एनएसए की स्थिति को रिकॉर्ड करने के लिए एक फाइल कैबिनेट (जर्नल) में रखा जाता है।

2. वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र प्रणाली के तत्व

2.1 मामलों, दस्तावेजों की अभिलेखीय सूची

एक अभिलेखीय सूची एक अभिलेखीय निर्देशिका है जिसे मामलों की संरचना और सामग्री का खुलासा करने, फंड के भीतर उनके व्यवस्थितकरण को मजबूत करने और मामलों को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इन्वेंटरी को संस्थानों के रिकॉर्ड प्रबंधन और विभागीय अभिलेखागार में संकलित किया जाता है। राज्य अभिलेखागार में, प्राप्त किए गए अघोषित दस्तावेजों के लिए और निम्न-गुणवत्ता वाले आविष्कारों को संसाधित करने की प्रक्रिया में आविष्कारों को संकलित किया जाता है।

राज्य संग्रह में इन्वेंट्री की तीन प्रतियां होनी चाहिए: एक नियंत्रण और दो काम करने वाले। नियंत्रण प्रति संग्रह उपखंड में स्थित है, जो दस्तावेजों का एक केंद्रीकृत लेखा-जोखा करता है, और कार्यशील प्रतियां संबंधित भंडारण में, वाचनालय में हैं। इन्वेंटरी को फंड नंबरों के क्रम में और फंड के भीतर - इन्वेंट्री नंबरों द्वारा संग्रहीत किया जाता है।

विवरण प्रक्रिया में निम्न शामिल हैं:

कार्ड पर मामलों का विवरण (भंडारण की प्रत्येक इकाई);

योजना के अनुसार कार्डों का व्यवस्थितकरण, उनका संपादन;

· विवरण का निरूपण।

मामलों के विवरण में मामले का शीर्षक तैयार करना, संरचनात्मक भाग का नाम स्थापित करना, रिकॉर्ड संख्या (सूचकांक), मामले के दस्तावेजों की समय सीमा, मामले में चादरों की संख्या और अभिलेखीय कोड शामिल हैं। मुकदमा। यह सारी जानकारी कार्ड में दर्ज की जाती है। प्रत्येक कार्ड को एक सीरियल नंबर प्राप्त होता है, जो मामले के कवर पर पेंसिल में खींचा जाता है और इन्वेंट्री और फंड में मामलों के अंतिम व्यवस्थितकरण तक इसकी अस्थायी कार्य संख्या होती है। व्यवस्थितकरण पूरा होने के बाद, कार्ड से सभी जानकारी को इन्वेंट्री और मामलों के कवर में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

शीर्षक को मामले के दस्तावेजों की मुख्य सामग्री और संरचना को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए। शीर्षकों को संकलित करते समय, मामलों की सामग्री के आधार पर, एक विभेदित दृष्टिकोण किया जाता है।

शीर्षक के संकलन (स्पष्टीकरण) के लिए कार्यप्रणाली की मुख्य आवश्यकताएं:

दस्तावेजों में परिलक्षित तथ्य और घटनाएं मार्क्सवादी-लेनिनवादी दृष्टिकोण से प्रकट होती हैं; दस्तावेजों के पाठ से मामले के शीर्षक वर्ग-विदेशी योगों, अवधारणाओं, शर्तों में स्थानांतरित करने की अनुमति नहीं है;

शीर्षक का पाठ आम तौर पर और स्पष्ट रूप से केस दस्तावेजों की शब्दार्थ सामग्री को प्रतिबिंबित करना चाहिए; शीर्षक में अलग-अलग दस्तावेज़ों के नाम सूचीबद्ध करने की अनुमति नहीं है;

शीर्षक ("विभिन्न पत्राचार", "सामान्य पत्राचार", "प्रबंधन के लिए कागजात", आदि) में गैर-विशिष्ट, गैर-प्रकटीकरण शब्दों का उपयोग करने की अनुमति नहीं है;

पूर्व-क्रांतिकारी खिताब, रैंक, रैंक, पदों को उन शब्दों द्वारा इंगित किया जाता है जो इन अवधारणाओं (सम्राट, राज्यपाल, आदि) को परिभाषित करते हैं, उन शब्दों के अपवाद के साथ जो विशेष पूजा (महिमा, उच्चता, महामहिम, आदि) की अभिव्यक्ति हैं।

केस हेडर में निम्नलिखित तत्व शामिल हैं:

मामले के प्रकार (भंडारण इकाई) या दस्तावेजों के प्रकार (प्रकार) का नाम;

संस्था का नाम, पद या उपनाम और दस्तावेज तैयार करने वाले व्यक्ति के आद्याक्षर (लेखक);

संस्था का नाम, पद या उपनाम और उस व्यक्ति के आद्याक्षर जिन्हें दस्तावेज़ संबोधित किए गए हैं या जिनसे दस्तावेज़ प्राप्त हुए हैं (पताकर्ता, संवाददाता);

प्रश्न या विषय, घटना, तथ्य, नाम, आदि, जिससे मामले के दस्तावेजों की सामग्री संबंधित है;

उस इलाके (क्षेत्र) का नाम जिसके साथ मामले के दस्तावेजों की सामग्री संबंधित है, दस्तावेजों के लेखक, पताकर्ता या संवाददाता;

वे तारीखें जिनसे मामले के दस्तावेज़ या उनमें बताई गई घटनाएँ संदर्भित होती हैं।

भंडारण इकाई का प्रकार (मामला, पत्राचार, सामग्री, पत्रिका, पुस्तक, आदि) या दस्तावेजों का प्रकार (प्रकार) (मिनट, रिपोर्ट, परिपत्र, आदेश, रिपोर्ट, अधिनियम, आदि) मामले की संरचना को दर्शाते हैं। शीर्षक की शुरुआत। यदि एक भंडारण इकाई में विभिन्न प्रकार के दस्तावेज होते हैं, जो सामग्री की एकता और एक विशिष्ट मुद्दे (मामले) पर कार्यालय के काम के अनुक्रम से संबंधित होते हैं, तो शीर्षक संकलित करते समय "केस" की अवधारणा का उपयोग किया जाता है।

संस्था के आधिकारिक नाम या किसी व्यक्ति के उपनाम, पद, पद, पेशे के रूप में मामले के प्रकार (दस्तावेज) के पदनाम के बाद संवाददाता को इंगित किया जाता है।

यदि भंडारण की इकाई "पत्राचार" है, तो शीर्षक में केवल संवाददाताओं के नाम इंगित किए जाते हैं, और एक नियम के रूप में, निधि बनाने वाली संस्था का नाम नहीं दिया जाता है।

प्रश्न (विषय) का विवरण, दस्तावेजों की सामग्री को दर्शाता है, शीर्षक का मुख्य भाग है और दस्तावेजों के लेखक, संवाददाता (पताकर्ता) के मामले के प्रकार को इंगित करने के बाद दिया जाता है।

घटना के स्थान या दस्तावेजों के लेखकों (पताकर्ताओं, संवाददाताओं) के स्थान को इंगित करने के लिए आवश्यक होने पर इलाके का नाम मामले के शीर्षक में दर्ज किया जाता है।