दस्तावेजों के साथ काम का संगठन। कंप्यूटर पर कार्यालय का काम - दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य। संगठन के दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य का संगठन दस्तावेज़ खोज का पारंपरिक रूप

संगठन की डीओई सेवा को दस्तावेजों में निहित जानकारी के बारे में, संगठन में दस्तावेज़ के साथ क्या हो रहा है (क्या हुआ) के बारे में किसी भी प्रश्न का तुरंत उत्तर देने के लिए तैयार रहना चाहिए।

सूचनाओं की त्वरित खोज सुनिश्चित करने के लिए, संगठनों में दस्तावेजों पर प्रमाण पत्र जारी करना, विभिन्न प्रकार की सूचना और संदर्भ प्रणाली बनाई जाती है। किसी भी सूचना और संदर्भ प्रणाली के निर्माण का आधार दस्तावेजों का लेखा और पंजीकरण है। जानकारी- संदर्भ कामसंगठित, एक नियम के रूप में, पंजीकरण के समान रूप में। यदि दस्तावेजों का पंजीकरण आरएससी और पंजीकरण फाइल की मदद से किया गया था, तो संदर्भ फाइलों का उपयोग करके सूचना और संदर्भ कार्य का आयोजन किया जाता है। संदर्भ फाइलों की संख्या, उनके गठन में प्रयुक्त संकेत, कई कारकों पर निर्भर करते हैं: दस्तावेज़ संचलन की मात्रा, संगठन की गतिविधियों का विषय और, तदनुसार, आने वाले प्रमाणपत्रों की प्रकृति, अधीनस्थ संगठनों के नेटवर्क की उपस्थिति या स्थायी संवाददाता, अपनाई गई कार्यालय कार्य प्रणाली, आदि। अक्सर, संदर्भ फाइलों का उपयोग संगठनों में किया जाता है, जिन्हें निम्नलिखित विशेषताओं के अनुसार बनाया गया है:

· संवाददाता के अनुसार - शीर्षक नियमित संवाददाताओं के नाम हैं;
· भौगोलिक द्वारा - शीर्षक क्षेत्र, शहर, जमा, आदि के नाम हैं;
· विषय - वस्तु (विषयगत, उत्पादन-उद्योग) - शीर्षक इस संगठन की गतिविधि के प्रबंधकीय कार्यों और क्षेत्रों (मुद्दों) के नाम हैं;
· संरचनात्मक - शीर्षक संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के नाम हैं;
· नाममात्र पर - शीर्षक दस्तावेजों के प्रकार के नाम हैं;
· वर्णानुक्रम - शीर्षक रूसी वर्णमाला के अक्षर हैं।

संदर्भ फ़ाइल के निर्माण के लिए संवाददाता और भौगोलिक संकेतों का उपयोग किया जाता है यदि संगठन के अधीनस्थ संगठनों का एक बड़ा अधीनस्थ नेटवर्क है या यह महत्वपूर्ण संख्या में स्थायी संवाददाताओं के साथ पत्राचार में है।

विषय-प्रश्न विशेषता (विषयगत, क्षेत्रीय) का उपयोग संहिताकरण विषयगत फ़ाइल कैबिनेट (डेटाबेस पर डेटाबेस) के निर्माण में भी किया जाता है नियमों) प्रत्येक के लिए अलग प्रश्न, मानक अधिनियम के पाठ में निहित, एक विषयगत कार्ड तैयार किया गया है, इसलिए, एक के लिए नियामक अधिनियमकई विषयगत कार्ड संकलित किए गए हैं। विषयगत संहिताकरण फ़ाइल पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा में नहीं रखी जाती है, लेकिन में विधिक सेवाएंसंगठन। यह जारी है, और इस मुद्दे पर मानक अधिनियम में किए गए सभी परिवर्तन डेटाबेस में दर्ज किए गए हैं (रिकॉर्ड किए गए विपरीत पक्षपत्ते)। पुराने रिकॉर्ड नष्ट नहीं होते हैं। कार्ड तब तक संहिताकरण फ़ाइल में हैं जब तक कि मानक अधिनियम को एक नए द्वारा प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है।

संदर्भ फ़ाइल बनाने की संरचनात्मक विशेषता का उपयोग तब किया जाता है जब कोई विषयगत फ़ाइल नहीं होती है (या विकसित नहीं होती है)। कुछ हद तक, संरचनात्मक आधार पर निर्मित संदर्भ कार्ड इंडेक्स, थीमैटिक कार्ड इंडेक्स की नकल करता है, केवल उस विस्तार की डिग्री के बिना जो विषयगत कार्ड इंडेक्स में निहित है।

एक संदर्भ फ़ाइल के निर्माण का नाममात्र का संकेत उसी प्रकार के भीतर पंजीकृत दस्तावेजों के लिए एक सूचना और संदर्भ सरणी बनाने के लिए उपयोग किया जाता है। यह आमतौर पर आंतरिक दस्तावेजसंगठन स्वयं और अन्य संगठनों के प्रशासनिक दस्तावेज।

नागरिकों की अपीलों पर कार्यालय के काम के आयोजन में संदर्भ फ़ाइल के निर्माण का वर्णानुक्रमिक चिन्ह व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। रूसी वर्णमाला का पत्र, इस तरह के कार्ड इंडेक्स का रूब्रिक होने के नाते, शिकायत के लेखक (बयान, प्रस्ताव) के उपनाम के पहले अक्षर का प्रतिनिधित्व करता है।

संदर्भ फ़ाइलों को दो समान भागों में विभाजित किया जा सकता है। शीर्षक पहले और दूसरे भाग में समान होंगे, लेकिन पहले भाग में आरआरसी को गैर-निष्पादित दस्तावेजों के लिए सेट किया जाएगा, और दूसरे भाग में - निष्पादित दस्तावेजों के लिए आरआरसी, जो दस्तावेज़ के निष्पादन के बाद हटा दिए जाते हैं। पहले भाग में और दूसरे भाग में पुनर्व्यवस्थित। यह सहायता दस्तावेजों को जारी करने में भी तेजी लाता है। प्रत्येक रूब्रिक के भीतर, RSCs, एक नियम के रूप में, कालानुक्रमिक क्रम में निर्धारित किए जाते हैं। इसके अलावा, सुविधा के लिए, कार्य में रिवर्स कालानुक्रमिक क्रम का उपयोग किया जाता है, अर्थात। जब आप कोई रूब्रिक खोलते हैं, तो अंतिम प्राप्त दस्तावेज़ के लिए पहला हमेशा RKK होगा।

संदर्भ फाइलों की संख्या, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा में उनकी नियुक्ति और संरचनात्मक विभाजनसंगठन में प्रयुक्त कार्यालय कार्य प्रणाली, प्रमाणपत्रों की प्रकृति और अन्य कारकों पर निर्भर करता है। हालांकि, मैनुअल मोड में पारंपरिक प्रणाली के अनुसार फाइल कैबिनेट के साथ काम करने की तकनीक मानक है।

आरकेके (5 प्रतियों में) भरने के बाद, उन्हें निम्नानुसार वितरित किया जाता है:

दस्तावेज़ के साथ आरकेके की पहली और दूसरी प्रतियां ठेकेदार को भेजी जाती हैं, फिर रसीद पर ठेकेदार के हस्ताक्षर के साथ पहली प्रति डीओडब्ल्यू सेवा की लेखा और पंजीकरण इकाई को वापस कर दी जाती है और पंजीकरण फ़ाइल, शीर्षकों में स्थापित की जाती है। जिनमें से वर्ष के महीनों के नाम हैं। आरकेके के अंदर रसीद और सीरियल नंबर की तारीखों के अनुसार रखा जाता है। इस कार्ड इंडेक्स को कभी-कभी कालानुक्रमिक कहा जाता है, यह मुख्य (बीमा) एक है, और दस्तावेज़ के आंदोलन पर सभी नोट्स आरकेके की इस प्रति में दर्ज किए जाते हैं।
आरकेके की दूसरी प्रति संरचनात्मक इकाई में रहती है और संगठन की संरचनात्मक इकाई के फाइल कैबिनेट में स्थापित होती है।
RKK की तीसरी प्रति नियंत्रण सेवा में स्थानांतरित कर दी जाती है (यदि दस्तावेज़ निष्पादन नियंत्रण के अधीन है) और समय सीमा के अनुसार नियंत्रण और समय सीमा कार्ड फ़ाइल में स्थापित है।
आरकेके की चौथी और पांचवीं प्रतियां प्रीस्कूल शैक्षणिक संस्थान की लेखा और पंजीकरण सेवा इकाई की संदर्भ फाइलों में स्थापित हैं, जो चयनित मानदंडों के अनुसार बनाई गई हैं।

सभी फ़ाइल अलमारियाँ व्यावसायिक वर्ष की समाप्ति के बाद एक और 1-2 वर्षों के लिए उनके गठन के स्थान पर संग्रहीत की जाती हैं। सूची के अनुसार आरएससी की अभिलेखीय भंडारण अवधि मानक दस्तावेज, राज्य समितियों, मंत्रालयों, विभागों और अन्य संस्थानों, संगठनों, उद्यमों की गतिविधियों में गठित, भंडारण की अवधि का संकेत - 3 वर्ष, जिसके बाद उनमें से कुछ को नष्ट किया जा सकता है, और कुछ (प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए आरकेके) को स्थानांतरित किया जा सकता है वहाँ वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण की पुनःपूर्ति के लिए एक विभागीय संग्रह।

यदि संगठन में पंजीकरण स्वचालित मोड में किया जाता है, तो सूचना और संदर्भ कार्य की संभावनाओं का काफी विस्तार होता है और इसके कार्यान्वयन की गति बढ़ जाती है। दस्तावेजों के पंजीकरण के स्थानों में उपयोग की जाने वाली प्रक्रिया के अनुसार एक स्वचालित सूचना पुनर्प्राप्ति सरणी को बनाए रखा जाता है सॉफ़्टवेयर, आरकेके का एकल रूप, जिसमें आईआरएस में दर्ज किए गए संकेतकों की संरचना मानक रूप से तय होती है। GSDOU इन संकेतकों को उनकी स्पष्ट व्याख्या सुनिश्चित करने के लिए भरने के लिए नियम भी प्रदान करता है।

आधुनिक डेटाबेस प्रबंधन प्रणालियाँ आपको किसी भी RCM संकेतक या उनके संयोजन पर शीघ्रता से प्रमाणपत्र जारी करने की अनुमति देती हैं। जानकारी की खोज चालू व्यावसायिक वर्ष के दस्तावेजों के अनुसार और पिछले वर्षों के दस्तावेजों के अनुसार गठित संग्रह डेटाबेस के अनुसार दोनों की जा सकती है। संदर्भ जानकारी स्क्रीन पर प्रदर्शित की जा सकती है, आरएससी के रूप में प्रिंट की जा सकती है। यदि दस्तावेजों के समूह द्वारा खोज की जाती है, तो मुद्रण सारणीबद्ध रूप में किया जा सकता है।

परीक्षण प्रश्न

1. संगठन में सूचना और संदर्भ प्रणाली किस उद्देश्य से बनाई गई है?
2. यदि दस्तावेज़ का पंजीकरण RSC की शक्ति से होता है तो IPS कैसे बनाया जाता है?
3. कैबिनेट दाखिल करने के लिए किन संकेतों का उपयोग किया जा सकता है?
4. संदर्भ फाइलों के शीर्षक क्या हैं?
5. मैनुअल मोड में पारंपरिक प्रणाली के अनुसार फाइल कैबिनेट के साथ काम करने की तकनीक क्या है?
6. पीसी का उपयोग करके स्वचालित मोड में संदर्भ कार्य कैसे व्यवस्थित किया जाता है?

कार्यालय के काम पर नियंत्रण कार्य

परिचय

कागजी कार्रवाई के आधार पर एक संगठन (उद्यम) की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण कर रहा है वैज्ञानिक संगठनआधुनिक तकनीक का उपयोग करना।

कार्यालय का काम दस्तावेजों के निर्माण और निष्पादन, उनके निष्पादन और समय सीमा के नियंत्रण, दस्तावेजों के लेखांकन पर, निष्पादित दस्तावेजों से मामलों के गठन, वर्तमान मामलों के भंडारण और उपयोग, और संग्रह के लिए उनकी तैयारी पर काम करता है। .

प्रबंधन का प्रलेखन समर्थन एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई के रूप में कार्य करने वाली एक विशेष सेवा द्वारा किया जाता है। यह हो सकता है: मामलों का प्रशासन, सामान्य विभाग, कार्यालय या सचिवालय। छोटे दस्तावेज़ प्रवाह वाले संगठनों में, प्रमुख का सचिव या कोई अन्य विशेष रूप से नियुक्त अधिकारी समान कार्य करता है।

"सिस्टम का संगठन, रखरखाव और सुधार दस्तावेज़ समर्थनएक एकीकृत तकनीकी नीति और आधुनिक के उपयोग के आधार पर प्रबंधन तकनीकी साधनदस्तावेजों के साथ काम करने में कार्यप्रणाली गाइडऔर अनुपालन पर नियंत्रण स्थापित आदेशदस्तावेजों के साथ काम ... संरचनात्मक इकाई द्वारा किया जाता है, जिसे दस्तावेज़ प्रबंधन समर्थन के कार्य सौंपे जाते हैं "- ये दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा के अनुसार कार्य हैं मानक निर्देशसंघीय निकायों में कार्यालय के काम पर कार्यकारिणी शक्तिसंस्कृति और जन संचार मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित रूसी संघदिनांक 8 नवंबर, 2005 नंबर 536, 27 जनवरी, 2006 नंबर 7418 पर रूसी संघ के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत।

दस्तावेजों की विविधता को समझने के लिए, उनकी तैयारी, डिजाइन, प्रपत्र और दस्तावेजों के साथ काम करने के तरीकों के लिए कुछ नियम विकसित किए गए हैं।

रूसी संघ के सभी संगठनों, संस्थानों, उद्यमों के लिए, स्वामित्व या कार्यों के रूप की परवाह किए बिना, दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन और उनके साथ काम करने के लिए समान आवश्यकताएं स्थापित की जाती हैं। इन आवश्यकताओं को मुख्य प्रावधानों में निर्धारित किया गया है राज्य प्रणालीप्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन (GSDOU) और GOSTs, कार्यालय के काम के लिए निर्देश, मामलों के नामकरण और कार्यालय के काम के लिए अन्य नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेज।

1. लागू दस्तावेजों के रूपों की तालिका

यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (यूडीएस) - के अनुसार बनाए गए दस्तावेजों के रूपों का एक सेट सामान्य नियमऔर गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र (प्रबंधन, वित्त, आदि) में काम करने वाली आवश्यकताएं।

अमरीकी डालर की आवश्यकता है:

दस्तावेजों की मात्रा को कम करने के लिए;

दस्तावेजों के संकलन और प्रसंस्करण की लागत को कम करना।

निम्नलिखित एकीकृत प्रणालियों को रूसी संघ में विकसित किया गया है:

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज;

बैंकिंग दस्तावेज;

बजटीय संगठनों के वित्तीय, लेखा और रिपोर्टिंग लेखांकन दस्तावेज;

रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय दस्तावेज;

उद्यमों के लेखांकन और रिपोर्टिंग प्रलेखन;

श्रम दस्तावेज;

प्रलेखन पेंशन निधिआरएफ.

2. दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिकाउपयोग किए गए दस्तावेज़ प्रपत्रों की संख्या, उनके एकीकरण और उनके साथ काम करने में आसानी को कम करने के लिए मंत्रालयों और विभागों द्वारा विकसित किया जा रहा है।

टाइमशीट संकलित है तालिका के रूप में,जिसमें दस्तावेज़ हो सकते हैं व्यवस्थित:

कार्यों और कार्यों द्वारा (प्रबंधन, योजना, रिपोर्टिंग, आदि);

संरचनात्मक विभाजन।

तालिका 1 - मंत्रालय के दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिका

तालिका को स्तंभों के साथ पूरक किया जा सकता है:

क्लासिफायरियर के अनुसार दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;

निष्पादन की निगरानी के लिए जिम्मेदार;

प्रपत्रों का वार्षिक संचलन, आदि।

एक टाइम शीट तैयार करना, उसमें परिवर्तन और परिवर्धन करना, कार्यप्रणाली समर्थन और इसके आवेदन पर नियंत्रण संगठन की कार्यालय कार्य सेवा को सौंपा गया है।

2. "नौकरी का विवरण"। दस्तावेज़ की सामग्री और विवरण की संरचना

नौकरी विवरण एक नियामक दस्तावेज है जो एक उद्यम के एक कर्मचारी के कार्यों, अधिकारों, कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को परिभाषित करता है।

नौकरी का विवरण में से एक है महत्वपूर्ण दस्तावेज, जिसे कर्मचारी को दूसरी स्थिति में जाने पर पेश किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, के अनुसार संघीय कानूनदिनांक 31 जुलाई, 1995 नंबर 119-FZ "मूल बातें पर सार्वजनिक सेवारूसी संघ" एक सिविल सेवक को अपनी स्थिति में अपने अधिकारों और दायित्वों को परिभाषित करने वाले दस्तावेजों से खुद को परिचित करने का अधिकार है।

नौकरी विवरण के आधार पर, इसे विकसित किया जाता है श्रम अनुबंधएक कर्मचारी के साथ। नौकरी विवरण और रोजगार अनुबंध का उपयोग किया जाता है:

अनुमति से विवादास्पद स्थितियांनियोक्ता और कर्मचारी के बीच;

कर्मचारियों के बीच श्रम विभाजन के प्रयोजन के लिए;

सौंपे गए कार्य क्षेत्र की जिम्मेदारी बढ़ाना।

नौकरी का विवरण:

विकसित - संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा;

स्वीकृत - उद्यम के कानूनी सलाहकार और कार्मिक सेवा द्वारा;

स्वीकृत - उद्यम के प्रमुख या इस इकाई के प्रभारी उप निदेशक द्वारा, या आदेश द्वारा पेश किया गया। सभी महत्वपूर्ण परिवर्तनउद्यम के प्रमुख के आदेश से नौकरी विवरण में शामिल हैं।

नौकरी का विवरण होना चाहिए:

मंत्रालय का नाम (यदि यह एक क्षेत्रीय है); -

निर्देश विकसित करने वाले संगठन का नाम;

पाठ का शीर्षक;

अनुमोदन स्टाम्प (या उस आदेश के लिए आवेदन पर एक चिह्न जिसके साथ निर्देश दर्ज किया गया है);

संकलक के हस्ताक्षर;

प्रिंट (यदि आवश्यक हो);

नौकरी विवरण के पाठ में निम्नलिखित खंड शामिल हैं:

1. सामान्य प्रावधान।

2. कार्य।

3. नौकरी की जिम्मेदारियां।

5. जिम्मेदारी।

6. सेवा बातचीत।

अनुभाग एक (सामान्य प्रावधान)स्थापित हैं: कर्मचारी की गतिविधि का क्षेत्र; उनकी नियुक्ति और बर्खास्तगी की प्रक्रिया, उनकी अनुपस्थिति के दौरान प्रतिस्थापन; योग्यता संबंधी जरूरतें; कर्मचारी की अधीनता; जिन अधिकारियों की वह निगरानी करता है। यह खंड सूचीबद्ध करता है नियमोंजिसके द्वारा कर्मचारी को उसकी गतिविधियों में निर्देशित किया जाना चाहिए।

धारा 2 (कार्य)कर्मचारी की मुख्य गतिविधियों को सूचीबद्ध करता है।

धारा 3 (नौकरी की जिम्मेदारियां)कर्मचारी द्वारा किए गए विशिष्ट प्रकार के कार्य निर्धारित किए जाने चाहिए। धारा 4 (अधिकार)कर्मचारी को उसे सौंपे गए कर्तव्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक अधिकार स्थापित किए गए हैं।

धारा 5 (एक ज़िम्मेदारी)निर्दिष्ट करता है कि व्यक्ति किसके लिए जिम्मेदार है।

धारा 6 (सेवा बातचीत)सर्कल सेट है आधिकारिक संबंध, अधिकारियों के बीच उत्पादन संपर्कों को विनियमित किया जाता है। यह खंड रिपोर्ट, योजना, अन्य दस्तावेज, रिपोर्टिंग सूचना प्रदान करने की आवृत्ति आदि प्रस्तुत करने की प्रक्रिया स्थापित कर सकता है। नौकरी विवरण में तैयार किया गया है तीन प्रतियां:पहली प्रति कार्मिक विभाग में रखी जाती है, दूसरी - इकाई के प्रमुख के पास, तीसरी - कर्मचारी के पास।

3. सूचना और संदर्भ दस्तावेज: उनकी सामग्री और महत्व

संदर्भ और सूचना दस्तावेजों में संगठनात्मक, कानूनी और प्रशासनिक दस्तावेजों को अपनाने के लिए वास्तविक स्थिति की जानकारी होती है।

संदर्भ और सूचना दस्तावेजों में आधिकारिक पत्र, प्रमाण पत्र, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोट, अधिनियम, प्रोटोकॉल आदि शामिल हैं।

ये दस्तावेज सूचना के स्रोतों में से एक हैं, संगठनात्मक, कानूनी और प्रशासनिक दस्तावेजों के संबंध में सहायक प्रकृति के हैं। उनमें निहित जानकारी त्वरित कार्रवाई कर सकती है या केवल उस पर ध्यान दिया जा सकता है।

सरकारी पत्र

एक पत्र आधिकारिक दस्तावेजों का सबसे आम प्रकार है।

यह पत्र हैं जो बाहरी दुनिया के साथ संगठन के संचार के साधन हैं। पत्रों के माध्यम से, पूर्व-संविदात्मक वार्ता आयोजित की जाती है, संगठनों के बीच संबंधों को स्पष्ट किया जाता है, दावों को कहा जाता है, और इसी तरह।

एक सेवा पत्र विभिन्न सामग्री के दस्तावेजों के लिए एक सामान्यीकृत नाम है, जो पाठ संचरण की विधि (मेल, टेलीग्राफ, फैक्स या अन्य विधि द्वारा भेजे गए) के संबंध में एक समूह को आवंटित किया जाता है।

इसलिए, यह इतना महत्वपूर्ण है कि आधिकारिक पत्र, एक तरफ, अपने व्यावहारिक उद्देश्य को पूरा करता है और है कानूनी बल, और दूसरी ओर, व्यावसायिक पत्राचार की नैतिकता की सभी आवश्यकताओं को पूरा किया।

अक्षरों के लिए एक विशेष रूप है - एक पत्र रूप।

एक व्यावसायिक पत्र में निम्नलिखित विवरण शामिल हो सकते हैं:

रूसी संघ का राज्य प्रतीक;

रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट;

संगठन का प्रतीक or ट्रेडमार्क(सेवा का चिन्ह);

संगठन कोड;

मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या(ओजीआरएन) एक कानूनी इकाई का;

करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण कारण कोड (टिन/केपीपी);

दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;

कंपनी का नाम;

संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;

कागजातों की तारीख;

दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;

मंज़िल;

संकल्प;

पाठ का शीर्षक;

आवेदन की उपस्थिति के बारे में चिह्नित करें;

हस्ताक्षर;

दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

वीज़ा दस्तावेज़ अनुमोदन;

छाप छाप;

कलाकार के बारे में निशान;

दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में उसके निर्देश पर एक नोट;

संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक नोट;

दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की आईडी।

GOST 6.30-2003 के आधार पर अन्य ORDs की तैयारी के लिए सेवा पत्र के लिए समान आवश्यकताएं प्रस्तुत की जाती हैं।

सभी अक्षरों को दो कार्यात्मक समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

पत्र-प्रतिक्रिया की आवश्यकता वाले पत्र;

पत्र जिन्हें प्रतिक्रिया पत्र की आवश्यकता नहीं है।

पत्र पहला समूहबदले में, सशर्त रूप से अक्षरों-प्रश्नों और अक्षरों-उत्तरों में विभाजित किया जा सकता है, जो हमें भेद करने की अनुमति देता है:

अनुरोध - पत्र;

अपील पत्र;

प्रस्ताव के पत्र;

एक पूछताछ।

इन पत्रों की प्रतिक्रियाएं मूल पत्र की प्रकृति के आधार पर एक निश्चित रूप लेती हैं। कं दूसरा समूहसंबद्ध करना:

चेतावनी पत्र;

अनुस्मारक पत्र;

पुष्टिकरण पत्र;

निमंत्रण पत्र;

इनकार पत्र;

सूचना पत्र;

संप्रेक्षण पत्र;

प्रत्याभूत के पत्र;

सूचना मेल;

परिपत्र (कमांड का पत्र), जो कई अधीनस्थ अधिकारियों को भेजा जाता है।

पत्रों को भी विभाजित किया जा सकता है सरल और जटिल।

एक व्यावसायिक पत्र के पाठ में दो तार्किक रूप से जुड़े हुए भाग होते हैं।

पहले भाग में (परिचय में)पत्र का विषय तैयार किया गया है, उन कारणों को इंगित किया गया है जो पत्र, तथ्यों, घटनाओं, अन्य दस्तावेजों के लिंक को संकलित करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं।

पत्र के दूसरे भाग में (निष्कर्ष में)पत्र का मुख्य उद्देश्य व्यक्त किया जाता है, निष्कर्ष निकाले जाते हैं, प्रस्ताव, अनुरोध बताए जाते हैं, गारंटी दी जाती है, आदि।

उन मुद्दों पर पत्र जिन्हें स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है, पहले से चर्चा की गई है, इसमें एक अंतिम भाग शामिल हो सकता है।

प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का प्रयोग पत्रों में किया जाता है:

- पहला व्यक्ति बहुवचन("कृपया सूचित करें"; "विचार के लिए भेजें");

- अन्य पुरुष एकवचन("मंत्रालय को आपत्ति नहीं है"; "VNIIDAD इसे संभव मानता है");

- पहला व्यक्ति एकवचन("मैं इसे आवश्यक समझता हूं", "कृपया भेजें")। प्रस्तुति के इस रूप की विशेष रूप से अनुशंसा की जाती है यदि पत्र आधिकारिक लेटरहेड पर है।

आधिकारिक पत्र होना चाहिए एक मुद्दे को समर्पितक्योंकि कई प्रश्नों वाले दस्तावेज़ के साथ काम करते समय कठिनाइयाँ उत्पन्न होती हैं:

ऐसे दस्तावेज़ को पंजीकृत करते समय (कॉलम "सामग्री" में आपको एक नहीं, बल्कि कई प्रश्नों को निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होती है);

निष्पादन नियंत्रण के चरण में, चूंकि यह स्पष्ट नहीं है कि कौन से निष्पादक पहले दस्तावेज़ भेजेंगे;

नामकरण के अनुसार मामले का निर्धारण करते समय (दस्तावेज़ कहाँ दर्ज करना है)।

एक आधिकारिक पत्र का पाठ कई मुद्दों से संबंधित हो सकता है यदि वे परस्पर जुड़े हुए हैं और एक संरचनात्मक इकाई में विचार किया जाएगा।

आधिकारिक पत्र होना चाहिए संक्षिप्त।पत्र का आकार एक टंकित पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए; यदि आवश्यक हो, तो सेवा पत्र की मात्रा को पांच टंकित पृष्ठों तक बढ़ाने की अनुमति है।

यदि आधिकारिक पत्र का पाठ 5-7 पंक्तियों से अधिक नहीं है, तो आप A5 प्रपत्र का उपयोग कर सकते हैं और पाठ के लिए शीर्षक नहीं बना सकते।

पत्र होना चाहिए भरा हुआसंपूर्ण।

पत्र की संक्षिप्तता के बावजूद, अतिरिक्त पत्राचार, फोन, फैक्स आदि द्वारा अनुरोध को बाहर करने के लिए इसमें विचार किए गए मुद्दे को पूरी तरह से और व्यापक रूप से प्रकट किया जाना चाहिए।

पत्र का मुख्य भाग होना चाहिए सटीक और उद्देश्यदोहरी, अनिश्चित या अस्पष्ट व्याख्या को छोड़कर, केवल विश्वसनीय जानकारी होती है।

आधिकारिक पत्र होना चाहिए रूप में सही।

पत्र के पाठ की रचना करते समय, शब्दों और भावों का चयन करना आवश्यक है ताकि प्रस्तुति का स्वर तटस्थ हो; पाठ को व्यापार भागीदार को पत्र के लेखक के सम्मानजनक रवैये को प्रदर्शित करना चाहिए।

सरकारी पत्र लक्षणसंगठन का प्रमुख, उसका डिप्टी या संरचनात्मक इकाई का प्रमुख जिसे उसकी क्षमता के भीतर हस्ताक्षर करने का अधिकार दिया गया है।

आधिकारिक पत्रों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार चार्टर, विनियमों में निहित है, जिसमें संरचनात्मक डिवीजनों पर विनियम शामिल हैं कार्य विवरणियां. इन दस्तावेजों में वरिष्ठ अधिकारियों की अनुपस्थिति में हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया का प्रावधान होना चाहिए।

कुछ प्रकार के अक्षरों की अपनी डिज़ाइन विशेषताएँ होती हैं। उदाहरण के लिए, गारंटी पत्र और शिकायत में दो हस्ताक्षर होते हैं और मुहर द्वारा प्रमाणित होते हैं।

आधिकारिक पत्रों को एक ही प्रकार की जानकारी के साथ संकलित करते समय, उनका व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है मानक ग्रंथ और स्टैंसिल ग्रंथ,जो बहुत समय बचाता है, दस्तावेज़ बनाने और संसाधित करने की प्रक्रिया को सरल करता है।

नमूना पाठ- यह एक अनुकरणीय या रूढ़िबद्ध पाठ है, जिसके आधार पर या जिसके उपयोग से एक नए अक्षर का पाठ बनाया जा सकता है।

स्टेंसिलिंग- विशिष्ट स्थिति के आधार पर चर जानकारी के साथ उन्हें भरने के लिए डिज़ाइन किए गए रिक्त स्थान के साथ निरंतर पाठ के रूप में जानकारी को ठीक करने का एक तरीका।

स्टैंसिल ग्रंथों को संकलित करते समय, किसी को रूसी भाषा की आधिकारिक व्यावसायिक शैली में शब्द क्रम के निम्नलिखित पैटर्न को ध्यान में रखना चाहिए: निरंतर जानकारी चर से पहले होती है। इसलिए, स्टैंसिल टेक्स्ट स्पेस से शुरू नहीं हो सकता है।

व्यावसायिक पत्रों को वर्गीकृत करने के कई तरीके हैं।

मूल रूप से, अक्षरों को विभाजित किया जाता है भेजे(संस्था में प्रवेश) और मिलनसार(संस्था से भेजा गया)।

संस्था से भेजे गए पत्र (निवर्तमान) दो समूहों में विभाजित हैं: पहलतथा पारस्परिक. यदि पत्र एक प्रतिक्रिया है, तो अपेक्षित 13 "पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ की तारीख का संदर्भ" लागू होता है।

जानकारी की प्रकृति के अनुसार, अक्षरों को कई किस्मों में बांटा गया है।

अनुरोध - पत्रकुछ कार्रवाई करने का अनुरोध व्यक्त करता है। अनुरोध पत्र में आमतौर पर इसके पाठ में वाक्यांश के निम्नलिखित मोड़ होते हैं: "कृपया भुगतान करें ... बैंकिंग दिनों ...", "के संबंध में ... कृपया पुष्टि करें ...", "निदेशालय सूचित करने के लिए कहता है .. ”, हम आपके आभारी होंगे यदि आप...

सूचना मेलकिसी तथ्य या घटना के बारे में पता करने वाले को सूचित करता है। अक्सर साथ सूचना पत्रकिसी भी संगठन, निर्मित उत्पादों की गतिविधियों को बढ़ावा देना।

पत्र-संदेश।इस पत्र में, वे अपनी कंपनी के बारे में, उत्पादित वस्तुओं और सेवाओं के बारे में, डिलीवरी की मात्रा, शर्तों, कीमतों और के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं। विकल्पभुगतान।

इस तरह के पत्र में प्रदर्शनियों, बैठकों, सम्मेलनों या किसी अन्य आयोजन के बारे में जानकारी हो सकती है जो इस कंपनी के लिए महत्वपूर्ण हैं और अन्य कंपनियों के लिए रुचिकर हो सकते हैं।

अनुस्मारक पत्रएक पत्र है जो प्राप्तकर्ता को पुनर्परिभाषित जानकारी का संचार करता है। अनुस्मारक पत्र में निम्नलिखित प्रमुख वाक्यांशों का उपयोग किया जाता है: "हम आपको याद दिलाते हैं कि ...", "समय सीमा के बाद, फर्म के धागे की पेशकश अमान्य हो जाती है ...", "हम आपको फिर से सूचित करते हैं ..." "

संप्रेक्षण पत्र- एक दस्तावेज जो पत्र के साथ संलग्न दस्तावेजों या भौतिक मूल्यों की दिशा के बारे में पताकर्ता को सूचित करता है।

एक कवर लेटर उन मामलों में तैयार किया जाता है जहां संलग्न दस्तावेजों में कुछ भी स्पष्ट करना या पूरक करना आवश्यक है, उदाहरण के लिए, समय सीमा का संकेत दें, जवाब देने में देरी का कारण बताएं, कठिन बिंदुओं की व्याख्या करें।

इस प्रकार के पत्र में आवश्यक रूप से अपेक्षित 21 "आवेदन चिह्न" होना चाहिए।

कवर लेटर शब्दों से शुरू होता है: "हम आपको भेज रहे हैं ...", "हम आपके द्वारा अनुरोधित भेज रहे हैं ...", "हम लौट रहे हैं ...", "हम संलग्न कर रहे हैं ...", आदि .

पुष्टिकरण पत्रकिसी भी सामग्री या दस्तावेजों को प्राप्त करने के तथ्य की पुष्टि करता है, कभी-कभी एक टेलीफोन वार्तालाप। आमतौर पर, एक पुष्टिकरण पत्र इस तरह से शुरू होता है: "हम आपको सूचित करते हैं कि ...", "हम आपको सूचित करते हैं कि ...", "हम आपको सूचित करते हैं कि ..."।

जवाबी पत्रअनुरोध पत्र, पूछताछ पत्र का जवाब शामिल है। प्रतिक्रिया पत्रों की सामग्री पहल पत्रों पर निर्भर है, क्योंकि उनके पाठ का विषय पहले ही निर्धारित किया जा चुका है, यह पहल पत्र (प्रस्ताव की स्वीकृति या अस्वीकृति या अनुरोध की पूर्ति) में पूछे गए प्रश्न का समाधान बताता है।

प्रतिक्रिया विशिष्ट और स्पष्ट होनी चाहिए।

सबसे बड़ी कठिनाई एक प्रतिक्रिया पत्र का मसौदा तैयार करना है जिसमें अनुरोध को अस्वीकार करना या किसी प्रस्ताव को अस्वीकार करना शामिल है। इस तरह के एक पत्र की रचना इस प्रकार है:

अनुरोध की पुनरावृत्ति;

कारण क्यों अनुरोध को स्वीकार नहीं किया जा सकता है या प्रस्ताव स्वीकार नहीं किया जा सकता है;

प्रस्ताव को अस्वीकार करने या अस्वीकार करने के लिए एक तर्कपूर्ण स्पष्टीकरण।

इनकार के पत्र जारी करते समय, निम्नलिखित मौखिक मोड़-टिकटों का उपयोग किया जा सकता है:

- "दुर्भाग्य से, आपका अनुरोध निम्नलिखित कारणों से स्वीकार नहीं किया जा सकता...";

- "दुर्भाग्य से, हम निकट भविष्य में आपके अनुरोध को पूरा नहीं कर सकते, क्योंकि ...";

- "दुर्भाग्य से, हम आपके प्रस्ताव को स्वीकार नहीं कर सकते ..."।

विषयगत रूप से, के बीच एक अंतर किया जाता है व्यापार और वाणिज्यिकपत्र-व्यवहार।

कारोबार पत्राचारनिम्नलिखित प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:

द्वारा सामान्य मुद्देतकनीकी;

उपकरण और ऊर्जा मुद्दों के लिए;

उत्पादन के मुद्दों के लिए;

जीवन के सवालों के लिए;

वित्तपोषण के लिए, आदि।

अनुबंधों के समापन और निष्पादन पर वाणिज्यिक पत्र तैयार किए जाते हैं। वे हैं:

खरीदारों की अपील विक्रेताओं से सेवाओं, सामानों के बारे में विस्तृत जानकारी प्रदान करने या दावों को शामिल करने आदि के अनुरोध के साथ;

खरीदारों से विक्रेताओं की अपील जो एक विज्ञापन प्रकृति के हैं और जिन्हें एक प्रकार की प्रचार गतिविधि माना जाता है।

प्रस्ताव(प्रस्ताव पत्र) एक सौदा समाप्त करने की इच्छा के बारे में निर्यातक (विक्रेता) का एक बयान है, जो इसकी विशिष्ट शर्तों को दर्शाता है।

ऑफ़र में माल की प्रकृति के आधार पर प्रस्तावित उत्पाद या सेवा का नाम, उसकी मात्रा और गुणवत्ता, कीमत, डिलीवरी का समय, भुगतान की शर्तें, पैकेजिंग का प्रकार और डिलीवरी की अन्य शर्तें शामिल होंगी।

यदि खरीदार (आयातक) प्रस्ताव की सभी शर्तों से सहमत है, तो वह विक्रेता को इसकी स्वीकृति की पुष्टि करता है और लेनदेन आदेश जारी करने और निष्कर्ष के साथ समाप्त होता है अनुबंध।

यदि खरीदार प्रस्ताव की किसी भी शर्त से सहमत नहीं है, तो वह विक्रेता को इस बारे में सूचित करता है और उनके बीच पत्राचार स्थापित किया जाता है, समझौता होने तक बातचीत की जाती है।

प्रत्याभूत के पत्रएक दस्तावेज है जो इसमें निर्धारित दायित्वों की पूर्ति सुनिश्चित करता है। गारंटी पत्र कुछ वादों या शर्तों (उत्पादों की गुणवत्ता, प्रदर्शन किए गए कार्य के लिए पारिश्रमिक, काम की समय सीमा, संचालन के दौरान विश्वसनीयता, आदि) की पुष्टि करता है। गारंटी पत्र में संगठन के प्रमुख, मुख्य लेखाकार और मुहर के हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। ये पहलू एक पूरे पत्र की सामग्री बना सकते हैं या दूसरे के अभिन्न अंग के रूप में प्रवेश कर सकते हैं वाणिज्यिक दस्तावेज. उदाहरण के लिए, एक ऑफ़र लेटर में सेवाओं के लिए समय पर भुगतान आदि के बारे में एक गारंटी पहलू हो सकता है।

दावा दायर करने के लिए आधार;

प्रतिस्थापन निम्न गुणवत्ता वाले सामानमाल की गुणवत्ता या मार्कडाउन;

अनुबंध की शर्तों को पूरा न करने के कारण नुकसान के लिए मुआवजा;

अनुबंध समाप्त करने की आवश्यकता।

विकल्प अंतिम(मानार्थ, चापलूसी) वाक्यांश:

- "हमें उम्मीद है कि हमारा अनुरोध आपके लिए मुश्किल नहीं होगा";

- "हम सहयोग की एक सफल निरंतरता की आशा करते हैं";

- "हम संबंधों के विस्तार में आपकी रुचि की आशा करते हैं";

- "ईमानदारी से"।

शिष्टाचार

शिष्टाचार- कॉलेजियम निकायों की बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों और बैठकों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने के पाठ्यक्रम को तय करने वाला एक दस्तावेज।

एक अधिक सामान्यीकृत परिभाषा रूसी भाषा के व्याख्यात्मक शब्दकोशों द्वारा दी गई है, जो इसे परिभाषित करते हैं "एक बैठक, बैठक में होने वाली हर चीज के रिकॉर्ड वाला एक दस्तावेज।"

आमतौर पर मीटिंग के दौरान मिनट्स लिए जाते हैं। ऐसे मामलों में जहां बैठक को लिखित या चुंबकीय रूप से रिकॉर्ड किया जाता है, कार्यवृत्त उनके प्रतिलेखन के बाद तैयार किए जा सकते हैं।

मिनट्स को सचिव या विशेष रूप से नियुक्त व्यक्ति द्वारा रखा जाना चाहिए। भाषणों की रिकॉर्डिंग की गुणवत्ता उनकी योग्यता, चर्चा के तहत मुद्दों के सार को भेदने और समझने की क्षमता पर निर्भर करती है। इसलिए, कार्यवृत्त लेने के लिए किसी व्यक्ति की नियुक्ति बैठक की तैयारी का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

बैठकों में मुद्दों की चर्चा के कवरेज की पूर्णता के अनुसार, कार्यवृत्त को में विभाजित किया गया है पूर्ण, लघु और आशुलिपि।

पूरा प्रोटोकॉलचर्चा के तहत मुद्दों और निर्णयों के अलावा, भाषणों का सारांशमुद्दे की चर्चा में वक्ताओं और प्रतिभागियों।

पूर्ण और शब्दशः मिनट अवश्य होने चाहिए:

बैठक के काम को प्रतिबिंबित करें;

विचारों के टकराव में, चर्चाओं में समाधान के विकास को दिखाएं।

बैठक के दौरान, केवल एक मसौदा प्रोटोकॉल तैयार किया जा सकता है।

पांच दिनों की अवधि के भीतर, प्रोटोकॉल निर्दिष्ट, जोड़ा, सत्यापित किया जाता है, टेप और ऑडियो रिकॉर्डिंग के अनुसार संपादित और निष्पादित किया जाता है।

प्रोटोकॉल तैयार किया गया है सामान्य रूप परसंगठनों या ए4 पेपर की एक खाली शीट पर सामान्य फॉर्म के अनुसार व्यवस्थित विवरण के साथ।

प्रोटोकॉल में निम्नलिखित शामिल हैं आवश्यकताएँ:

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम (प्रोटोकॉल);

तिथि (बैठक की);

पंजीकरण संख्या;

स्थान (बैठक);

अनुमोदन स्टाम्प (यदि प्रोटोकॉल अनुमोदन के अधीन है);

पाठ का शीर्षक;

हस्ताक्षर।

दिनांकमिनट बैठक की तारीख है, न कि अंतिम निष्पादन या कार्यवृत्त पर हस्ताक्षर।

इस घटना में कि बैठक कई दिनों तक चलती है, बैठक की शुरुआत की तारीख और, एक डैश के बाद, समाप्ति तिथि इंगित की जाती है, उदाहरण के लिए: 12-14.03.2001।

पंजीकरण संख्याप्रोटोकॉल कैलेंडर वर्ष के दौरान कॉलेजियम निकाय की बैठक की क्रम संख्या है।

प्रॉप्स में "मिलने की जगह"जिस शहर में बैठक हुई थी, उसका संकेत दिया गया है।

हैडरप्रोटोकॉल अन्य आधिकारिक दस्तावेजों के शीर्षकों से अलग है:

वह "क्या?" प्रश्न का उत्तर देता है;

कॉलेजियम गतिविधि (सत्र, सभा, बैठक) के प्रकार का एक संकेत शामिल है;

जननांग मामले में कॉलेजिएट निकाय का नाम शामिल है।

बैठक के प्रकार का नाम कॉलेजिएट निकाय के नाम के अनुरूप है, उदाहरण के लिए: "छात्र परिषद की बैठकें", "आयोग की बैठकें", "कार्यबल की बैठकें"।

मूलपाठप्रोटोकॉल में दो भाग होते हैं: परिचयात्मक और मुख्य।

परिचयात्मक भाग मेंअध्यक्ष, सचिव के उपनाम और आद्याक्षर, जो उपस्थित हैं, आमंत्रित हैं और एजेंडा इंगित किया गया है।

मुख्य भाग मेंबैठक की प्रगति दर्ज की जाती है।

परिचयात्मक भाग निम्नलिखित क्रम में तैयार किया गया है।

शब्द "अध्यक्ष" या "अध्यक्ष"प्रोटोकॉल शुरू होता है। यह शीर्षक के बाद, सीधे पूंजीकृत हाशिये से दोगुने स्थान पर मुद्रित होता है; डैश के बाद अध्यक्ष का नाम, आद्याक्षर इंगित करें।

फिर उपस्थित लोगों को सूचीबद्ध किया जाता है। इस खंड को पूरा करने की प्रक्रिया इस प्रकार है: एक स्थायी कॉलेजियम निकाय की बैठक के मिनटों में, उपस्थित स्थायी सदस्यों को बिना पदों के वर्णानुक्रम में दर्शाया जाता है।

शब्द के बाद "आमंत्रित",जो शब्द के नीचे बायें हाशिये की सीमा से दो पंक्तियों के बीच की दूरी से लिखा जाता है "भाग लिया"आमंत्रित अधिकारियों के नाम, जो इस कॉलेजिएट निकाय के सदस्य नहीं हैं, उनकी स्थिति और उस संगठन के नाम का उल्लेख करते हुए दर्ज किए जाते हैं, जिसका वे प्रतिनिधित्व करते हैं।

बड़ी संख्या में उपस्थित लोगों (15 से अधिक लोगों) के साथ बढ़ी हुई बैठकों और बैठकों में, उनकी रचना को मात्रात्मक रूप से इंगित किया जाता है, और नाम से एक सूची मिनटों से जुड़ी होती है, जिसके बारे में मिनटों में ही संबंधित प्रविष्टि की जाती है, उदाहरण के लिए : "भाग लिया: 43 लोग (सूची संलग्न)।"

बैठकों, सम्मेलनों और सम्मेलनों में जहां एक निर्णय के लिए एक निश्चित कोरम की आवश्यकता होती है, "उपस्थिति" खंड इंगित करता है कि कितने लोगों को उपस्थित होना चाहिए और कितने लोग बैठक में आए, उदाहरण के लिए: "संगठन में 135 लोग पंजीकृत हैं, 117 मौजूद हैं।"

कुछ ही मिनटों में, अध्यक्ष, सचिव और आमंत्रितों के नामों का संकेत नहीं दिया जा सकता है।

प्रत्येक प्रश्न को अरबी अंकों के साथ क्रमांकित किया जाता है, एक नई पंक्ति पर लिखा जाता है, प्रश्न का उत्तर "किस बारे में?" और पूर्वसर्ग "O" ("अबाउट") से शुरू होता है।

एजेंडे पर मुद्दों को उनके महत्व की डिग्री के अनुसार या चर्चा के अनुमानित समय के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। लाल रेखा से जारी (पहली टैब स्थिति से)।

कुछ मामलों में, उदाहरण के लिए, मंत्रालयों, समितियों के कॉलेजियम की बैठकों के कार्यवृत्त लेते समय, कार्यवृत्त को कार्यवृत्त से जोड़ा जा सकता है।

इसे रूप में स्वरूपित किया गया है स्टैंडअलोन दस्तावेज़और बैठक के प्रतिभागियों को अग्रिम रूप से भेजा गया। फिर इसे प्रोटोकॉल के पाठ में शामिल नहीं किया जाता है, लेकिन केवल एक संदर्भ प्रविष्टि की जाती है: बैठक का एजेंडा संलग्न है।

मुख्य पाठप्रोटोकॉल एजेंडा मदों के अनुरूप अनुभागों पर बनाया गया है।

योजना के अनुसार अनुभागों को क्रमांकित और निर्मित किया जाता है:

- "सुना";

- "वर्तमान";

- "निर्णय लिया (समाधान)"।

ये शब्द बड़े अक्षरों में, बाएं हाशिये की सीमा से, प्रत्येक एक नई पंक्ति पर, उसके बाद एक कोलन में लिखे गए हैं।

इस प्रकार, वे नेत्रहीन पाठ को तोड़ते हैं।

शब्द "हर्ड" प्रत्येक एजेंडा आइटम पर अनुभाग शुरू करता है। इसे एजेंडा आइटम नंबर के अनुसार क्रमांकित किया जाता है और संख्याओं के बाद एक पंक्ति पर लिखा जाता है।

स्पीकर और स्पीकर के उपनाम और आद्याक्षर को अनुवांशिक मामले में अनुच्छेद से एक नई पंक्ति पर इंगित किया गया है (किसका?), एक डैश लगाया जाता है, और इसके बाद, संक्षेप में या विस्तार से, रिपोर्ट की सामग्री में लिखा जाता है तीसरा व्यक्ति एकवचन या पूर्वसर्ग "ओ" के साथ।

यदि रिपोर्ट और भाषणों के ग्रंथ (या सार) हैं, तो वे प्रोटोकॉल में दर्ज नहीं हैं, और स्पीकर या स्पीकर के नाम के बाद एक डैश इंगित किया गया है: "रिपोर्ट का पाठ (भाषण, संदेश) संलग्न है।"

शब्द "SPEAKED" बाएं क्षेत्र की सीमा से बड़े अक्षरों में खींचा गया है और एक कोलन के साथ समाप्त होता है।

प्रत्येक वक्ता का उपनाम और आद्याक्षर लाल रेखा से तैयार किया गया है और नाममात्र के मामले में लिखा गया है (कौन?) अप्रत्यक्ष भाषण के रूप में डैश के बाद, भाषण की एक संक्षिप्त या विस्तृत सामग्री दर्ज की जाती है।

स्पीकर और स्पीकर के सभी प्रश्न, साथ ही उनके उत्तर, "भाषण" अनुभाग में प्राप्त होने के क्रम में दर्ज किए जाते हैं और लाल रेखा से तैयार किए जाते हैं। प्रश्नकर्ता का उपनाम इंगित किया जाता है, फिर प्रश्न का सार बताया जाता है, जिसके बाद उपनाम और प्रश्न का उत्तर लिखा जाता है।

प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए अनुभाग का अंतिम भाग - चर्चा के तहत मुद्दे पर अपनाए गए निर्णय (डिक्री) का रिकॉर्ड, "DECIDED (DECIDED)" शब्द के बाद दर्ज किया जाता है।

यह शब्द बाएं क्षेत्र की सीमा से बड़े अक्षरों में बनता है, उसके बाद एक कोलन होता है।

बिंदुओं पर लाल रेखा से, प्रशासनिक कार्यों को संक्षेप में और सटीक रूप से तैयार किया जाता है, जिन्हें एजेंडे पर मुद्दे की संख्या के अनुसार क्रमांकित किया जाता है और उनके महत्व की डिग्री के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है।

प्रोटोकॉल का ऑपरेटिव हिस्सा, जैसा कि प्रशासनिक दस्तावेज, विशिष्ट होना चाहिए और इसमें निम्नलिखित घटक होने चाहिए:

क्या करें;

किस नंबर तक।

यदि आवश्यक हो, तो निर्णय के प्रत्येक आइटम के लिए मतदान परिणाम इंगित किए जाते हैं। और अधिकारियों के चुनाव में, प्रत्येक उम्मीदवार के लिए अलग-अलग मतदान परिणाम दर्ज किए जाते हैं।

शेयरधारकों या संस्थापकों की आम बैठकों के कार्यवृत्त भी वोटिंग शेयरों की संख्या और प्रतिशत का संकेत देते हैं।

शिष्टाचार लक्षणबैठक के अध्यक्ष और सचिव। कार्यवृत्त की पहली प्रति पर अध्यक्ष और सचिव के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होते हैं।

सलाहकार निकायों की बैठकों के कार्यवृत्त उद्यम या संगठन के पहले प्रमुख द्वारा अनुमोदन के अधीन हैं, जिनकी क्षमता में सामूहिक रूप से चर्चा किए गए मुद्दों को हल करना शामिल है।

अनुमोदन एक स्टैम्प के साथ जारी किया जाता है, जो दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में सारणी के 5 वें स्थान से स्थित होता है और इसमें "अनुमोदन" शब्द होता है, सिर की स्थिति का संक्षिप्त नाम, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और अनुमोदन की तारीख . जब प्रोटोकॉल को उच्च संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो इसका पूरा नाम पद के शीर्षक में शामिल होता है .

हम भी हाइलाइट करते हैं:

कार्यवाही करना- स्थापित तथ्य, घटना, कार्रवाई की पुष्टि करने के लिए कई व्यक्तियों द्वारा संकलित एक दस्तावेज।

ज्ञापन- किसी भी तथ्य, परिस्थितियों के प्रबंधन को सूचित करना आवश्यक होने पर तैयार किया जाता है।

व्याख्यात्मक नोट- मुख्य दस्तावेज़ (योजना, रिपोर्ट, परियोजना) के कुछ प्रावधानों की सामग्री की व्याख्या करने वाला दस्तावेज़ या किसी घटना, तथ्य, अधिनियम के कारणों की व्याख्या करना।

तार- टेलीग्राफ संचार चैनलों द्वारा प्रेषित एक दस्तावेज।

टेलीग्राम जारी करने के नियम रूसी संघ के संचार मंत्रालय द्वारा स्थापित किए गए हैं।

टेलीफोन संदेश- टेलीफोन द्वारा प्रेषित और प्राप्तकर्ता द्वारा रिकॉर्ड किए गए परिचालन मामलों पर एक दस्तावेज। टेलीफोन संदेशों का उपयोग बैठकों, बैठकों, व्यावसायिक बैठकों, नियोजित कार्यों, घटनाओं आदि में किसी भी परिवर्तन की तत्काल सूचना के लिए किया जाता है।

टेलिक्स- सब्सक्राइबर टेलेक्स नेटवर्क पर प्रसारित विभिन्न सामग्री के दस्तावेजों के लिए एक सामान्यीकृत नाम। दूसरे शब्दों में, टेलेक्स टेलीटाइप (टेलीप्रिंट) द्वारा प्रेषित एक टेलीग्राम है - प्रत्यक्ष टेलीग्राफ संचार के लिए उपयोग किया जाने वाला एक उपकरण। टेलेक्स संचार एक ग्राहक है, इसलिए इसमें कोई श्रेणियां और प्रकार नहीं हैं (जैसे टेलीग्राम में)।

4. दस्तावेज़ीकरण श्रम संबंध. कर्मियों पर आदेश

कार्मिक प्रबंधन में श्रम संसाधनों के पूर्वानुमान और नियोजन, कर्मियों के चयन और नियुक्ति, उनके काम के संगठन और समन्वय, और इसके कार्यान्वयन की प्रगति की निगरानी से संबंधित कार्यों के एक सेट का प्रदर्शन शामिल है।

कर्मियों पर आदेश - कानूनी अधिनियमउद्यम के कर्मचारियों को काम पर रखने, बर्खास्त करने और स्थानांतरण के मुद्दों पर, एक नियम के रूप में, प्रमुख द्वारा जारी किया गया।

कर्मियों पर आदेश - बाध्यकारी दस्तावेजश्रम संबंध।

काम पर रखते समय, एक संपन्न रोजगार अनुबंध के आधार पर एक आदेश जारी किया जाता है।

बर्खास्तगी पर, आदेश के आधार पर जारी किया जाता है लिखित बयानकर्मचारी और प्रबंधक से निर्देश। रसीद के खिलाफ कर्मचारी को कर्मियों पर आदेश की घोषणा की जाती है। कर्मियों के लिए आदेशों को एक अलग फ़ाइल में समूहीकृत किया जाता है और एक वर्ष के भीतर "l / s" सूचकांक के साथ जनवरी से दिसंबर तक स्वतंत्र नंबरिंग होती है। कर्मचारी के अनुरोध पर, नियोक्ता उसे आदेश की प्रमाणित प्रति जारी करने के लिए बाध्य है। में एक आदेश के आधार पर काम की किताबएक नौकरी प्रविष्टि की जाती है, एक व्यक्तिगत कार्ड भरा जाता है, और कर्मचारी का एक व्यक्तिगत खाता लेखा विभाग में खोला जाता है। कर्मियों पर आदेश 75 साल के लिए रखा जाता है।

कर्मियों के लिए मसौदा आदेश प्रमुख की ओर से संगठन के कार्मिक सेवा के कर्मचारियों द्वारा तैयार किए जाते हैं।

आदेश एक मानक अंतरक्षेत्रीय प्रपत्र के प्रपत्रों पर जारी किए जाते हैं।

प्रवेश के बारे में;

दूसरी नौकरी में स्थानांतरित करने के बारे में;

बर्खास्तगी बाबत।

मानक रूपों की अनुपस्थिति में, कर्मियों के लिए मानक ए 4 शीट पर आदेश तैयार किए जा सकते हैं।

आदेश होना चाहिए:

कंपनी का नाम;

दस्तावेज़ प्रकार का नाम;

शीर्षक;

आधार;

हस्ताक्षर;

परिचित चिह्न।

आदेश एक प्रति में तैयार किया गया है और उद्यम के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित है।

दिनांकआदेश प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर करने की तिथि है।

पाठ कहता है:

कर्मचारी का उपनाम, नाम, संरक्षक (पूर्ण रूप से);

संरचनात्मक इकाई का नाम;

पेशा (स्थिति);

रोजगार की स्थिति (काम की प्रकृति)।

गिनती करना "आधार"प्रवेश के आदेश में रोजगार अनुबंध की तिथि और संख्या शामिल है।

ग्राफ में "आधार"बर्खास्तगी का आदेश उन दस्तावेजों को इंगित करता है जो बर्खास्तगी के कारण के रूप में कार्य करते हैं (बयान, व्याख्यात्मक नोट) और लेख श्रम कोडबर्खास्तगी के कारण के अनुरूप आरएफ।

परिचित चिह्नकर्मचारी के हस्ताक्षर और आदेश के साथ परिचित होने की तारीख शामिल है।

कार्मिक आदेश आमतौर पर एक कानूनी सलाहकार द्वारा समर्थित होते हैं और अधिकारीसंगठन के कर्मियों के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार।

5. मामलों का नामकरण, संकलन और लागू करने के नियम

केस नामकरण- संगठन में दायर मामलों के नामों की एक व्यवस्थित सूची, उनके भंडारण की शर्तों को इंगित करते हुए, निर्धारित तरीके से तैयार की गई।

नामकरण का इरादा है:

निष्पादित दस्तावेजों को मामलों में समूहित करना;

लेखांकन और मामलों की सुरक्षा सुनिश्चित करना;

मामलों में दस्तावेजों की सक्रिय खोज।

केस नामकरण में विभाजित हैं:

ठेठ के लिए;

अनुमानित;

विशिष्ट उद्यम।

ठेठ मामलों का नामकरण संगठनों (उद्यमों) के लिए संकलित किया गया है जो प्रकृति और संरचना में सजातीय हैं, उदाहरण के लिए, स्कूलों के लिए मामलों का एक विशिष्ट नामकरण। यह मामलों की एक ही संख्या के साथ एक ही संरचना स्थापित करता है और एक नियामक दस्तावेज है।

अनुमानित मामलों का नामकरण संगठनों (उद्यमों) के लिए संकलित किया गया है जो प्रकृति में सजातीय हैं लेकिन एक अलग संरचना है, उदाहरण के लिए, रूस के परमाणु ऊर्जा मंत्रालय के डिजाइन संस्थानों के लिए मामलों का अनुमानित नामकरण। अनुमानित नामकरण प्रकृति में सलाहकार है। केस नामकरण विशिष्ट उद्यम एक विशेष उद्यम के लिए संकलित और इसकी बारीकियों को दर्शाता है। एक व्यापक . के साथ उद्यमों में संगठनात्मक संरचना, एक नियम के रूप में, संरचनात्मक डिवीजनों के मामलों के नामकरण संकलित किए जाते हैं, जिन्हें उद्यम के मामलों के समेकित नामकरण में जोड़ा जाता है।

नामकरण खंडसंगठन के संरचनात्मक प्रभागों के नाम हैं। नामकरण का पहला खंड "सचिवालय" ("निदेशालय", "दस्तावेज़ीकरण सहायता विभाग") है। अन्य संरचनात्मक खण्ड महत्व की दृष्टि से सचिवालय के बाद स्थित हैं। प्रत्येक प्रभाग (विभाग) को अपना क्रमांक (सचिवालय-1, लेखा- 2, आदि) प्राप्त होता है। अनुभागों के भीतर नामकरण संबंधित सूचकांकों के असाइनमेंट के साथ मामलों के शीर्षक स्थित हैं, उदाहरण के लिए, सूचकांक में 1-2 (1 - सचिवालय से मेल खाती है, और 2 - क्रमिक संख्यासचिवालय में फाइल की गई) केस शीर्षक नामकरण में शामिल होना चाहिए निम्नलिखित क्रम में तत्व:

दस्तावेजों के प्रकार का नाम (आदेश, अनुबंध, प्रोटोकॉल);

वह दिनांक (अवधि) जिससे मामला दस्तावेज़ संबंधित है ("2008 के लिए मुख्य गतिविधियों पर आदेश")।

कई मामलों में, आप "दस्तावेज़" शब्द का उपयोग यूस प्रकार के ब्रैकेट में डिकोडिंग के साथ कर सकते हैं, उदाहरण के लिए "2008 के लिए तकनीकी उपकरणों के पट्टे पर दस्तावेज़ (अधिनियम, अनुबंध, पत्राचार)।

शेल्फ जीवन नामकरण में प्रत्येक मामले की सूची के संबंधित लेख के संदर्भ में "भंडारण की अवधि को इंगित करने वाले दस्तावेजों की सूची" द्वारा निर्धारित किया जाता है। यह समस्या उद्यम के पुरालेखपाल द्वारा हल की जाती है।

कॉलम "नोट" में नीचे रखेंमामलों के उद्घाटन (खोलने नहीं) पर नोट्स, इन मामलों के लिए जिम्मेदार लोगों पर, मामलों को किसी अन्य इकाई या किसी अन्य व्यक्ति को स्थानांतरित करने पर, अगले वर्ष तक ले जाने वाले मामलों पर (उदाहरण के लिए, "वर्तमान मामला 2004 से "), जब्त या खोए हुए मामले, आदि। पी।

"नोट" कॉलम में, बड़ी मात्रा में संग्रहीत दस्तावेजों के साथ, कैबिनेट की संख्या और शेल्फ की संख्या जहां इसे संग्रहीत किया जाता है, प्रत्येक मामले के खिलाफ इंगित किया जाता है।

मामलों की संख्या नामकरण में, एक नियम के रूप में, वर्ष के अंत में इंगित किया गया है। किसी भी मामले का दूसरा खंड शुरू करते समय, इस कॉलम को तुरंत भरने की सिफारिश की जाती है।

केस नामकरण खींचादस्तावेजों के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार लिपिक सेवा, सहायक सचिव या विशेषज्ञ, जब प्रत्यक्ष भागीदारीउद्यम पुरालेखपाल।

केस नामकरण लक्षणजिम्मेदार संकलक, पुरालेखपाल, विशेषज्ञ आयोग से सहमत और उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित।

नामकरण कम से कम तीन प्रतियों में तैयार किया गया है: एक फ़ाइल में रखा जाता है; दूसरा एक कार्यकर्ता है और कैबिनेट की भीतरी दीवार पर लटका हुआ है, जो मामलों के साथ सुरक्षित है; तीसरा उद्यम के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया गया है।

मामलों का नामकरण सालाना, एक नियम के रूप में, वर्ष के अंत में तैयार किया जाता है और नए साल के 1 जनवरी को लागू होता है।

केस फॉर्मेशन- मामलों के नामकरण और मामले के भीतर दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण के अनुसार निष्पादित दस्तावेजों को एक मामले में समूहित करना।

व्यापारएक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों के एक सेट (कुछ मामलों में - एक दस्तावेज) को एक अलग कवर में रखें।

मामलों का उचित गठन इसमें योगदान देता है:

आवश्यक दस्तावेजों के लिए शीघ्र खोज;

उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करता है;

कार्यालय के काम के संगठन में आदेश स्थापित करता है।

मामले बनाते समय, आपको निम्नलिखित का पालन करना होगा गण:

जिन दस्तावेजों पर काम पूरा हुआ है उन्हें फाइल में रखा गया है;

फाइल में दाखिल दस्तावेज मूल या प्रमाणित प्रतियां हैं;

दस्तावेज़ अलग शब्दभंडारण विभिन्न मामलों में बनते हैं;

एक मुद्दे से संबंधित दस्तावेज एक फाइल में रखे जाते हैं;

मामले में, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ की एक प्रति शामिल है;

फ़ाइल में रखे गए प्रत्येक दस्तावेज़ को सही ढंग से निष्पादित किया जाना चाहिए (एक तिथि, हस्ताक्षर, निष्पादन चिह्न, आदि);

एक नियम के रूप में, मामले में एक वर्ष के दस्तावेज बनते हैं;

परियोजनाओं, दस्तावेजों के संस्करण जो प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित या अनुमोदित नहीं हैं, उन्हें फाइल में दर्ज नहीं किया जाना चाहिए;

मामले के भीतर दस्तावेजों को अक्सर रिवर्स कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है, यानी, नए निष्पादित दस्तावेज़ शीर्ष पर फ़ोल्डर में दर्ज किए जाएंगे। उद्यम और अन्य का चार्टर संस्थापक दस्तावेजएक स्वतंत्र व्यवसाय में गठित होते हैं;

शेयरधारकों की सामान्य बैठकों के कार्यवृत्त निदेशक मंडल, अनुबंध और अन्य की बैठकों के कार्यवृत्त से अलग से बनाए जाते हैं अतिरिक्त दस्तावेज़वे प्रोटोकॉल से जुड़े होते हैं जिनका वे उल्लेख करते हैं;

मुख्य (उत्पादन) गतिविधि के आदेश कर्मियों के आदेशों से अलग से बनाए जाते हैं;

उद्यम के कर्मियों पर दस्तावेज़ (व्यक्तिगत फाइलें, व्यक्तिगत कार्ड) कर्मचारियों के नाम से वर्णानुक्रम में बनते हैं;

दस्तावेज़ "गोपनीय", " व्यापार रहस्य", "आधिकारिक उपयोग के लिए" उद्यम के अन्य दस्तावेजों से अलग से बनते हैं;

उद्यम के पत्राचार को दो फ़ोल्डरों में विभाजित किया गया है: प्राप्त (आने वाले दस्तावेज़) और भेजे गए (आउटगोइंग दस्तावेज़) पत्राचार के साथ;

यदि उद्यम की गतिविधियों में एकल दस्तावेज़ संकलित या प्राप्त किए जाते हैं जो किसी भी मामले में फिट नहीं होते हैं, तो ऐसे दस्तावेज़ों के लिए "2005 के लिए विभिन्न मुद्दों पर दस्तावेज़" शीर्षक के साथ एक विशेष फ़ोल्डर बनाया जाता है। और श्रृंगार आंतरिक सूचीमामले 2. मामले के कवर पर दर्शाता है:

कंपनी का नाम;

संरचनात्मक उपखंड;

नामकरण के अनुसार केस संख्या;

मामले का शीर्षक;

स्थापना वर्ष;

शेल्फ जीवन।

निष्कर्ष

प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण में निर्धारित प्रपत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी, यानी दस्तावेज़ बनाने में रिकॉर्डिंग शामिल है। इसके अलावा, कई मामलों में प्रलेखन अनिवार्य है, जो कानून और राज्य प्रशासन के कृत्यों द्वारा निर्धारित है।

27 जुलाई, 2006 का संघीय कानून संख्या 149-FZ "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर" कला के पैरा 2 में। 11 इंगित करता है:

"संघीय कार्यकारी निकायों में, रूसी संघ की सरकार द्वारा स्थापित तरीके से सूचना का दस्तावेजीकरण किया जाता है। कार्यालय के काम और दूसरों द्वारा स्थापित दस्तावेज़ प्रवाह के नियम सरकारी संसथानअंग स्थानीय सरकारउनकी क्षमता के भीतर, कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह के संदर्भ में रूसी संघ की सरकार द्वारा स्थापित आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए संघीय निकायकार्यकारिणी शक्ति"।

विभिन्न संगठनों में, बनाए गए दस्तावेजों की संरचना और संख्या भिन्न होती है।

दस्तावेजों का सेट द्वारा निर्धारित किया जाता है:

गतिविधि की प्रक्रिया में संगठन द्वारा संबोधित मुद्दों की श्रेणी;

संस्था की क्षमता का दायरा और प्रकृति;

अन्य संगठनों के साथ संबंधों का दायरा और प्रकृति।

प्रबंधन, कार्यालय के काम की सूचना और दस्तावेजी सेवाओं के लिए संचालन का संयोजन इसका मुख्य सहायक कार्य है।

कार्यालय के काम के संचालन की प्रक्रिया नियामक दस्तावेजों द्वारा निर्धारित की जाती है। 2006-2007 के लिए रूसी संघ के राष्ट्रीय मानकीकरण कार्यक्रम के अनुसार सरकारी विभाग VNIIDAD तैयार राष्ट्रीय मानकगोस्ट आर आईएसओ 15489-1-2007 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ"।

ग्रन्थसूची

1. बेरेज़िना एन.एम. "आधुनिक कार्यालय का काम" - सेंट पीटर्सबर्ग, 2008 - 224 पी।

2. वोरोत्सोवा ई.पी. "आधुनिक कार्यालय का काम" - सेंट पीटर्सबर्ग: पीटर, 2007 - 311 पी।

3. बोरिस्किन वी.वी. "आधिकारिक कार्यालय का काम" - मॉस्को: ओमेगा, 2008 - 191 पी।

4. कोर्निव आई.के. "कार्यालय का काम" - मॉस्को: प्रॉस्पेक्ट, 2007 - 547 पी।

5. स्टेन्यूकोव एम.वी. "कार्यालय का काम" - मॉस्को: यूनिटी, 2007 - 144 पी।

1. दस्तावेजों के पंजीकरण का क्या महत्व है और कार्यालय कार्य के संगठन में इसका क्या स्थान है?

2. दस्तावेजों के पंजीकरण के क्या कार्य हैं?

3. दस्तावेजों के पंजीकरण को व्यवस्थित करने के लिए क्या आवश्यकताएं हैं?

4. दस्तावेज़ के पंजीकरण के दौरान उसके बारे में क्या डेटा दर्ज किया जाता है?

5. दस्तावेजों के पंजीकरण के रूपों को नाम दें।

6. दस्तावेज़ पंजीकरण के जर्नल फॉर्म के फायदे और नुकसान क्या हैं?

7. कार्ड दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली के फायदे और नुकसान क्या हैं?

8. विशेषताएं क्या हैं स्वचालित प्रणालीदस्तावेज़ पंजीकरण?

9. स्वचालित पंजीकरण प्रणाली में दस्तावेज़ के बारे में कौन सी जानकारी स्वचालित रूप से दर्ज की जाती है और कौन सी ड्रॉप-डाउन सूची से है?

10. स्वचालित पंजीकरण प्रणाली के क्या लाभ हैं?

11. दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य

पंजीकरण के मुख्य लक्ष्यों में से एक संस्था के दस्तावेजों का एक डेटाबेस बनाना है। इसके आधार पर, लिपिक सेवा कुछ ही मिनटों में दो प्रकार के प्रश्नों का उत्तर देने के लिए बाध्य है:

कोई दस्तावेज़ कौन, कहाँ, किस चरण में है;

किस दस्तावेज़ में आप किसी विशिष्ट मुद्दे पर जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

ऐसे प्रश्नों का उत्तर देने के लिए, सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली को संस्था के दस्तावेजों की पूरी श्रृंखला को कवर करना चाहिए।

सूचना और प्रलेखन संसाधनों के पूरे सेट का कब्ज़ा कार्यालय प्रबंधन सेवा का सबसे महत्वपूर्ण कार्य है। और सबसे पहले, इस विशेष कार्य को करने के लिए, दस्तावेजों के सभी डेटा पंजीकरण फॉर्म में दर्ज किए जाते हैं।

सूचना और संदर्भ कार्य, साथ ही पंजीकरण प्रणाली, दोनों पारंपरिक रूप में संदर्भ फाइलों की मदद से और एक स्वचालित मोड में की जा सकती है।

संदर्भ फ़ाइल में पंजीकरण कार्ड होते हैं। फ़ाइल कैबिनेट के लिए एक लंबे बॉक्स या कई बक्से की आवश्यकता होती है, क्योंकि कार्ड, समय-आधारित नियंत्रण फ़ाइल के विपरीत, पूरे वर्ष जमा किए जाएंगे।

में विभाजक संदर्भ फ़ाइलआमतौर पर संस्था में संरचनात्मक प्रभागों (यदि कोई हो) या गतिविधि के क्षेत्रों के नाम होते हैं। इन अनुभागों के भीतर संवाददाताओं या गतिविधि के प्रश्नों (माल, उत्पाद, आदि) के वर्णानुक्रम में कार्ड रखना अधिक सुविधाजनक है। नागरिकों की अपील (प्रस्ताव, बयान, शिकायत) के लिए अलग से एक फाइल रखी जाती है। यह अपील के लेखकों के नाम से वर्णानुक्रम में बनाया गया है। विधायी और नियामक दस्तावेजों के लिए एक अलग कार्ड फ़ाइल रखना भी वांछनीय है, जो विषयगत सिद्धांत के अनुसार बनता है। अक्सर, पूर्ण और गैर-निष्पादित दस्तावेजों के लिए अलग-अलग फाइलिंग कैबिनेट रखे जाते हैं।

फाइलों की संख्या सीमित नहीं है। उन्हें पंजीकरण कार्ड में दर्ज किसी भी संकेतक के अनुसार बनाया जा सकता है। कार्यालय के काम के संगठन के मिश्रित रूप के साथ, कार्यालय और विभागों में फाइल कैबिनेट बनाए रखा जा सकता है। परिचालन कार्य में वर्तमान और पिछले वर्षों के लिए फाइल कैबिनेट हैं। सामान्य कार्यकालभंडारण कार्ड - तीन साल। विधायी, नियामक और प्रशासनिक दस्तावेजों की कार्ड फाइल में, कार्ड तब तक खड़े रहते हैं जब तक कि दस्तावेजों को नए से बदल नहीं दिया जाता।

सामान्य तौर पर, प्रबंधन के क्षेत्र में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की शुरूआत से पहले, संगठन के दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य कार्यालय सेवाओं के काम का एक कमजोर क्षेत्र था।

स्वचालित पंजीकरण प्रणाली की शुरुआत के साथ सूचना और संदर्भ सेवाओं की संभावनाओं का काफी विस्तार हुआ है।

आधुनिक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली आपको दस्तावेज़ के पंजीकरण कार्ड में शामिल डेटा के किसी भी संयोजन को देखने की अनुमति देती है।

सहायता जारी की जा सकती है:

एक विशिष्ट दस्तावेज़ के अनुसार: कहाँ स्थित है; तैयारी का चरण; निष्पादन परिणाम; भंडारण।

विषय के अनुसार (सामग्री): विशिष्ट दस्तावेज़; दस्तावेजों का समूह।

क्षेत्र के अनुसार: देश; क्षेत्र; शहर;

किसी दस्तावेज़ या दस्तावेज़ों के समूह को खोजने के लिए, निम्नलिखित विवरण निर्दिष्ट किए जा सकते हैं:

इनकमिंग, आउटगोइंग, आंतरिक दस्तावेज़ (खोज प्रत्येक श्रेणी के लिए और दस्तावेज़ों के सभी तीन समूहों के लिए अलग-अलग की जा सकती है);

दस्तावेज़ का प्रकार (पत्र, आदेश, अनुबंध, आदि);

खोज का अनुमानित कालानुक्रमिक दायरा (प्राप्ति की तारीख तक या आंतरिक के लिए - दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर, से और तक);

वह क्षेत्र जिसमें खोज की जाती है (देश, क्षेत्र);

संगठन (संवाददाता / पता करने वाला);

किसी विशिष्ट दस्तावेज़ पर जानकारी खोजते समय, दस्तावेज़ संख्या को सीधे निर्दिष्ट किया जा सकता है।

दस्तावेज़ों की खोज पूरे परिचालन डेटाबेस (वर्तमान व्यावसायिक वर्ष के दस्तावेज़) पर, और यदि आवश्यक हो, तो निष्पादित दस्तावेज़ों, निष्पादित दस्तावेज़ों (निष्पादन की तारीख और फ़ाइल में प्लेसमेंट का चिह्न) पर की जा सकती है। संग्रह डेटाबेस (पिछले वर्षों के दस्तावेज)।

किसी विशिष्ट दस्तावेज़ के बारे में जानकारी जारी करते समय, पंजीकरण फॉर्म स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है और यदि आवश्यक हो, तो मुद्रित किया जाता है। दस्तावेज़ों के समूह की खोज करते समय, खोज परिणाम सारणीबद्ध रूप में प्रदर्शित और मुद्रित होते हैं।

एक अनपेक्षित दस्तावेज़ की खोज का परिणाम यह जानकारी है कि इस समय किस निष्पादक के पास दस्तावेज़ है। यदि दस्तावेज़ पहले ही निष्पादित किया जा चुका है, तो स्क्रीन जानकारी प्रदर्शित करती है कि यह दस्तावेज़ किस स्थिति में स्थित है।

संस्था के दस्तावेजों पर पूर्ण-पाठ डेटाबेस खोजने की संभावनाओं का महत्वपूर्ण रूप से विस्तार करें। दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों के साथ काम का यह रूप हाल ही में अधिक व्यापक हो गया है। इस मामले में, दस्तावेज़ के पाठ के साथ एक फ़ाइल स्वचालित रूप से दस्तावेज़ के लिए पंजीकरण कार्ड से जुड़ी होती है (आने वाली - ई-मेल, फैक्स द्वारा प्राप्त या स्कैनिंग द्वारा दर्ज की गई और बाद में एक पेपर दस्तावेज़ की पहचान, आउटगोइंग या आंतरिक - तैयार की गई) टेक्स्ट एडिटर, स्प्रेडशीट, आदि का उपयोग करना।)

इस तरह की पूर्ण-पाठ प्रणाली आपको न केवल दस्तावेज़ कार्ड में दर्ज किए गए विवरणों से, बल्कि दस्तावेज़ की सामग्री से भी खोज करने की अनुमति देती है, अर्थात। उन दस्तावेज़ों की खोज करें जिनके पाठ में कुछ शब्द या वाक्यांश हैं। उदाहरण के लिए, यदि हम वोसखोद कंपनी से कागज की खरीद से संबंधित दस्तावेज खोजना चाहते हैं, तो हम "पेपर" और "वोसखोद" शब्दों की खोज करते हैं।

कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों ने दस्तावेजों और दस्तावेजों पर आवश्यक जानकारी की खोज के समय को कई बार कम करना संभव बना दिया है, जिसने प्रबंधन के निर्णयों की गुणवत्ता और बनाए गए दस्तावेजों के पाठ को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित किया है।

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औरदस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य।

दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य का आधारएक पीसी में इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों को दर्ज करने की प्रक्रिया में गठित एक डेटाबेस है।

आधुनिक डीबीएमएस (डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली) आपको दस्तावेज़ पंजीकरण कार्ड में शामिल डेटा के किसी भी संयोजन के लिए प्रश्न पूछने और तदनुसार उत्तर प्राप्त करने की अनुमति देता है।

इसी तरह दस्तावेजों की तलाशी भी खुद की जाती है। खोज भरी गई किसी भी विशेषता (फ़ील्ड) पर हो सकती है पंजीकरण कार्ड. एक नियम के रूप में, ये आने वाली दस्तावेज़ संख्या, दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख, दस्तावेज़ का प्रकार, संवाददाता, क्षेत्र, दस्तावेज़ का निष्पादक, आउटगोइंग दस्तावेज़ संख्या, दस्तावेज़ भेजने की तारीख आदि हैं। संबंधित फ़ील्ड मान या तो कीबोर्ड से दर्ज किए जाते हैं, या वर्गीकृत मानों के लिए उपयुक्त सूची (दस्तावेज़ प्रकार, कलाकार, आदि) से चुने जाते हैं। सहायता जारी की जा सकती है:

1. एक विशिष्ट दस्तावेज़ के अनुसार: कहाँ (कौन) स्थित है; निष्पादन का चरण (तैयारी); निष्पादन परिणाम; भंडारण स्थान (निष्पादित दस्तावेजों के लिए)।

2. विषय के अनुसार (सामग्री): विशिष्ट दस्तावेज; दस्तावेजों का समूह।

4. क्षेत्र के अनुसार: देश; क्षेत्र; शहर।

विशिष्ट दस्तावेजों या दस्तावेजों के समूह की खोज करते समय, निम्नलिखित विवरणों का संकेत दिया जा सकता है:

1) इनकमिंग, आउटगोइंग, आंतरिक दस्तावेज़ (खोज प्रत्येक श्रेणी के लिए और दस्तावेज़ों के सभी तीन समूहों के लिए अलग-अलग की जा सकती है);

2) दस्तावेज़ का प्रकार (पत्र, आदेश, अनुबंध, आदि);

3) खोज का अनुमानित कालानुक्रमिक दायरा (प्राप्ति की तारीख तक या आंतरिक के लिए - दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर, या एक नंबर से दूसरे नंबर पर);

4) वह क्षेत्र जिसमें खोज की जाती है (देश, क्षेत्र);

5) संगठन (संवाददाता/पताकर्ता);

खोज की स्थिति कार्ड के पूर्ण क्षेत्रों के संयोजन के रूप में बनाई गई है, इसी तरह पंजीकरण कार्ड, यानी। कई फ़ील्ड भरते समय, सभी निर्दिष्ट मापदंडों से मेल खाने वाले दस्तावेज़ मिलेंगे।

दस्तावेज़ों की खोज पूरे परिचालन डेटाबेस (वर्तमान व्यावसायिक वर्ष के दस्तावेज़) पर, और, यदि आवश्यक हो, संग्रह पर, निष्पादित, निष्पादित दस्तावेजों (निष्पादन की तारीख और फ़ाइल में प्लेसमेंट का चिह्न) पर की जा सकती है। डेटाबेस (पिछले वर्षों के दस्तावेज)।

किसी विशिष्ट अप्राप्य दस्तावेज़ की खोज के मामले में, खोज का परिणाम यह जानकारी है कि दस्तावेज़ वर्तमान में किस ठेकेदार में है। यदि दस्तावेज़ पहले ही निष्पादित किया जा चुका है, तो स्क्रीन जानकारी प्रदर्शित करती है कि यह दस्तावेज़ किस स्थिति में स्थित है।

संस्था के दस्तावेजों पर पूर्ण-पाठ डेटाबेस खोजने की संभावनाओं का महत्वपूर्ण रूप से विस्तार करें। दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों के साथ काम का यह रूप हाल ही में अधिक व्यापक हो गया है। इस मामले में, दस्तावेज़ के पाठ के साथ एक फ़ाइल स्वचालित रूप से दस्तावेज़ के लिए पंजीकरण कार्ड से जुड़ी होती है (आने वाली, ई-मेल, फैक्स द्वारा प्राप्त; या स्कैनिंग और बाद में मान्यता द्वारा दर्ज की गई) कागज दस्तावेज़, आउटगोइंग या आंतरिक - के साथ तैयार किया गया पाठ संपादक, स्प्रेडशीट, आदि)।

इस तरह की पूर्ण-पाठ प्रणाली आपको न केवल दस्तावेज़ कार्ड में दर्ज किए गए विवरणों से, बल्कि दस्तावेज़ की सामग्री से भी खोज करने की अनुमति देती है, अर्थात। उन दस्तावेज़ों की खोज करें जिनके पाठ में कुछ शब्द या वाक्यांश हैं। उदाहरण के लिए, यदि हम ओरियन से प्रिंटर की खरीद से संबंधित दस्तावेज़ ढूंढना चाहते हैं, तो हम "प्रिंटर" और "ओरियन" शब्दों की खोज करते हैं।

स्वचालित प्रौद्योगिकियों के उपयोग से पंजीकरण, निष्पादन नियंत्रण और संदर्भ और सूचना सेवाओं के लिए श्रम लागत में काफी कमी आती है। इसलिए, यदि एक पारंपरिक पंजीकरण कार्ड को भरने के लिए श्रम लागत 0.152 घंटे है, तो स्वचालित तकनीक का उपयोग करना - केवल 0.054 घंटे। तदनुसार, वर्तमान जानकारी की खोज के लिए श्रम लागत 0.17 या 0.054 घंटे है, जो दस्तावेजों के प्रमाण पत्र को पूरा नहीं किया गया है पारंपरिक तकनीक के साथ समय 0.26 घंटे से 8 घंटे तक मासिक (10 दस्तावेज़), वार्षिक (100 से अधिक दस्तावेज़) लेता है। साथ ही, स्वचालित प्रणाली में एक समान प्रमाणपत्र 0.05 घंटों में तैयार किया जाता है, और उपयुक्त सेटिंग्स के साथ, यह कर सकता है यहां तक कि एक निर्दिष्ट आवृत्ति पर स्वचालित रूप से बनाया और मुद्रित किया जा सकता है।

दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी के लिए ब्याज की समय सीमा है, जिसमें नियंत्रण के अधीन दस्तावेज़ पर "के" चिह्न लगाना, समय सीमा के ठेकेदार को याद दिलाना, निष्पादन की प्रगति पर कार्ड में जानकारी दर्ज करना, प्रबंधकों को स्थिति के बारे में सूचित करना शामिल है। निष्पादन का, दस्तावेज़ को नियंत्रण से हटाना, दस्तावेज़ों का सारांश तैयार करना, समय पर निष्पादित नहीं करना, नियंत्रण के अधीन दस्तावेज़ों के निष्पादन का सारांश तैयार करना; संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेजों के निष्पादन के परिणामों का सामान्यीकरण, संगठन में दस्तावेजों के निष्पादन की स्थिति का विश्लेषण। उदाहरण के लिए, पारंपरिक कार्यालय के काम में प्रबंधन को सूचित करने के लिए (20 दस्तावेजों के लिए प्रमाण पत्र) प्रमाण पत्र तैयार करने में 1.8 घंटे लगते हैं, और स्वचालित में - 1 घंटे।

दस्तावेजों के निष्पादन के पंजीकरण और नियंत्रण के लिए कार्यक्रम महत्वपूर्ण हैं अभिन्न अंग आधुनिक प्रणालीऑफिस का ऑटोमेशन।

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विषयसूची

कोई दस्तावेज़ कौन, कहाँ, किस चरण में है;

किस दस्तावेज़ में आप किसी विशिष्ट मुद्दे पर जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

संदर्भ फ़ाइल में विभाजक आमतौर पर संस्था में संरचनात्मक प्रभागों (यदि कोई हो) या गतिविधि के क्षेत्रों के नाम होते हैं। इन अनुभागों के भीतर संवाददाताओं या गतिविधि के मुद्दों (माल, उत्पाद, आदि) के वर्णानुक्रम में कार्ड रखना अधिक सुविधाजनक है। नागरिकों की अपील (प्रस्ताव, बयान, शिकायत) के लिए अलग से एक फाइल रखी जाती है। यह अपील के लेखकों के नाम से वर्णानुक्रम में बनाया गया है। विधायी और नियामक दस्तावेजों के लिए एक अलग कार्ड फ़ाइल रखना भी वांछनीय है, जो विषयगत सिद्धांत के अनुसार बनता है। अक्सर, पूर्ण और गैर-निष्पादित दस्तावेजों के लिए अलग-अलग फाइलिंग कैबिनेट रखे जाते हैं।

फाइलों की संख्या सीमित नहीं है। उन्हें पंजीकरण कार्ड में दर्ज किसी भी संकेतक के अनुसार बनाया जा सकता है। कार्यालय के काम के संगठन के मिश्रित रूप के साथ, कार्यालय और विभागों में फाइल कैबिनेट बनाए रखा जा सकता है। परिचालन कार्य में वर्तमान और पिछले वर्षों के लिए फाइल कैबिनेट हैं। कार्ड के भंडारण की कुल अवधि तीन वर्ष है। विधायी, नियामक और प्रशासनिक दस्तावेजों की कार्ड फाइल में, कार्ड तब तक खड़े रहते हैं जब तक कि दस्तावेजों को नए से बदल नहीं दिया जाता।

सामान्य तौर पर, प्रबंधन के क्षेत्र में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की शुरुआत से पहले, संगठन के दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य कार्यालय सेवाओं के काम का एक कमजोर क्षेत्र था।

सहायता जारी की जा सकती है:

विषय के अनुसार (सामग्री): विशिष्ट दस्तावेज़; दस्तावेजों का समूह।

क्षेत्र के अनुसार: देश; क्षेत्र; शहर;

दस्तावेज़ का प्रकार (पत्र, आदेश, अनुबंध, आदि);

वह क्षेत्र जिसमें खोज की जाती है (देश, क्षेत्र);

संगठन (संवाददाता / पता करने वाला);

परीक्षण प्रश्न

1. प्रबंधन गतिविधियों के लिए प्रलेखन समर्थन के संगठन में सूचना और संदर्भ कार्य का क्या महत्व है?

2. सूचना और संदर्भ कार्य दस्तावेजों के पंजीकरण से कैसे संबंधित है?

3. किसी संस्था में सूचना और संदर्भ कार्य को किन रूपों में आयोजित किया जा सकता है?

4. दस्तावेजों के लिए सबसे विशिष्ट प्रकार के अनुरोधों का नाम दें।

5. एक सूचना और संदर्भ कार्ड सूचकांक को पारंपरिक रूप, उसके विभाजकों में कैसे बनाया जाता है?

6. स्वचालित मोड में सूचना और संदर्भ कार्य करने का क्या लाभ है?

7. किसी दस्तावेज़ के बारे में कौन से डेटा को स्वचालित मोड में संदर्भित किया जा सकता है?

11. दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य

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