एकीकरण और मानकीकरण प्रबंधन दस्तावेजप्रबंधकीय कार्य की उत्पादकता बढ़ाने के कारकों में से एक के रूप में माना जाना चाहिए।

दस्तावेजों का एकीकरण - यह उनके निर्माण के लिए तर्कसंगत संरचनाओं का विकल्प है, उनके रूपों की तर्कसंगत संख्या स्थापित करने और उनके निर्माण के प्रकार के आधार पर दस्तावेजों को एकरूपता में लाना। यह न केवल प्रबंधन दस्तावेजों पर लागू होता है, बल्कि नई प्रणालियों पर भी लागू होता है। उदाहरण के लिए, यात्रा, हवाई और रेलवे टिकट एकीकृत हैं।

शब्द की परिभाषा " मानकीकरण"तीन मुख्य बिंदुओं की विशेषता है।

सबसे पहले, लंबी अवधि के लिए स्थापित दस्तावेज बनाने के लिए मानकीकरण, राष्ट्रीय अनिवार्य मानदंड हैं। इसके अलावा, यह न केवल मानदंडों का परिचय देता है, बल्कि उनके पालन की गारंटी भी देता है।

दूसरे, यह दस्तावेज़ के गुणों और गुणों का एकीकरण है, सभी दस्तावेजों के लिए समान आकार, नियम, आवश्यकताओं की शुरूआत।

तीसरा, मानकीकरण दस्तावेजों के केवल उन गुणों और गुणों का समेकन और प्रसार है जिनके पास सबसे बड़ा कार्यात्मक औचित्य है और सबसे बड़ा प्रबंधकीय प्रभाव प्रदान करता है।

प्रबंधन प्रलेखन के एकीकरण और मानकीकरण का मुख्य लक्ष्य- दस्तावेजों की एक प्रणाली का निर्माण जो आर्थिक प्रभाव दे सकता है।

आर्थिक दक्षतादस्तावेजों के संकलन, उत्पादन और प्रसंस्करण, उनके हस्तांतरण, प्रसंस्करण, भंडारण और विनाश की लागत को कम करके दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण प्राप्त किया जाता है।

एकीकरण और मानकीकरण का प्रभावप्रबंधन दस्तावेज हैं अप्रत्यक्ष (प्रबंधन की गुणवत्ता में सुधार, कार्यालय उपकरण का उपयोग करने की दक्षता, वित्तीय संसाधनों के कारोबार में तेजी लाना) और प्रत्यक्ष (श्रम लागत को कम करना (और इसलिए की लागत) वेतन) दस्तावेजों के साथ काम करते समय, उनके उत्पादन के लिए सामग्री की खपत, कार्यालय उपकरण के लिए विशिष्ट पूंजी निवेश, कार्यालय उपकरण के मूल्यह्रास और मरम्मत की लागत)।

दस्तावेज़ के एकीकरण और मानकीकरण की वस्तुएँ उसका रूप और उसमें शामिल विवरणों की संरचना दोनों होनी चाहिए।

एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र (यूएफडी)- गतिविधि के इस क्षेत्र में हल किए जाने वाले कार्यों के अनुसार स्थापित विवरण का एक सेट और एक निश्चित क्रम में सूचना वाहक पर स्थित

दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण निकट से संबंधित हैं। एकीकरण को अक्सर मानकीकरण के तरीकों में से एक माना जाता है।दस्तावेजों का एकीकरण स्वतंत्र रूप से भी किया जा सकता है। इस मामले में एकीकरण की आवश्यकताओं के कानूनी समेकन के रूप में मानकीकरणइसकी व्यावहारिक अभिव्यक्ति के तरीकों में से केवल एक होगा। इन दो शब्दों के लिए एकरूपता लाने की आवश्यकता है। अंतर में निहित है कानूनी बलऔर वितरण क्षेत्रइसके अलावा, "एकीकरण" की अवधारणा आम है।

मानकों की कानूनी शक्ति, दस्तावेजों के अनिवार्य एकीकरण के लिए आवश्यकताओं के मानकों में समावेश, केवल सर्वोत्तम समाधानों के मानकों में समेकन और संयोजन मानकीकरण को दस्तावेजों के साथ काम को सुव्यवस्थित करने का एक प्रभावी तरीका बनाते हैं।

मानकीकरण के लक्ष्यों को प्राप्त करने की प्रमुख विधि है एकल रूप विधि,जो एक मैट्रिक्स में दस्तावेजों के एक निश्चित सेट के गुणों और गुणों की एकाग्रता है - एक रूप।

दस्तावेजों के विकसित एकीकृत रूपों को एकीकृत दस्तावेज प्रणाली (यूडीएस) में जोड़ा जाता है।

USD द्वारा बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली है सामान्य नियमऔर आवश्यकताओं, गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी युक्त।

दस्तावेजों के लागू एकीकृत रूप - गतिविधि के इस क्षेत्र में हल किए जाने वाले कार्यों के अनुसार स्थापित विवरणों का एक सेट और एक निश्चित क्रम में सूचना वाहक पर स्थित है।

उद्देश्यडीडीडी का निर्माण दस्तावेजों के रूपों की इष्टतम संरचना की परिभाषा और स्थापना है।

दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के अलावा, एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों में शामिल हैं:

दस्तावेज़ अंतरराष्ट्रीय संगठनदस्तावेजों के एकीकृत रूपों की स्थापना;

अंतरराज्यीय मानक और मार्गदर्शन दस्तावेजअंतरराज्यीय मानकीकरण पर, सीआईएस देशों के निकायों, विभागों और संगठनों द्वारा उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के रूपों के एकीकरण पर काम की संरचना और सामग्री की स्थापना;

बेलारूस गणराज्य के मानक और दिशानिर्देश, सभी स्तरों पर उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के रूपों के एकीकरण पर काम की संरचना और सामग्री की स्थापना आर्थिक गतिविधिऔर इन कार्यों को करने के लिए एक ही प्रक्रिया प्रदान करना;

एक विशिष्ट कार्यात्मक उद्देश्य के लिए डीडीडी के डेवलपर्स द्वारा जारी किए गए मानक दस्तावेज।

वर्तमान में गणतंत्र में कई एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ विकसित की जा रही हैं:

प्राथमिक लेखा दस्तावेज

रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय,

काम के लिए और सामाजिक मुद्दे, व्यापार, आदि

USD में से एक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की USORD एकीकृत प्रणाली है।

अभिलक्षणिक विशेषतासंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज यह है कि इसकी मदद से संगठनों और उद्यमों के कार्यों को प्रबंधन के "किसी भी स्तर पर किसी भी प्रबंधकीय कार्य" के प्रदर्शन में और सभी उद्योगों में प्रलेखित किया जाता है।

USORD के विकास और सुधार का उद्देश्यप्रबंधकीय निर्णय लेने की दक्षता बढ़ाने, इष्टतम जानकारी के प्रबंधन के कार्यों को सुनिश्चित करना है। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली में निर्धारित मूल सिद्धांत कई को आवंटित करना है विशिष्ट कार्यप्रबंधन, जो एकल रूप के आधार पर निर्मित दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की एक निश्चित श्रृंखला का उपयोग करके कार्यान्वित किया जाता है। श्रृंखला के पहले दस्तावेज़ में, एक नियम के रूप में, प्रारंभिक जानकारी, अंतिम - प्रबंधन निर्णय का सूत्रीकरण शामिल है।

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली - मानकों का एक सेट, दस्तावेजों के परस्पर संबंधित रूप, नियम और विनियम जो सामग्री के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करते हैं, प्रबंधन समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों का निर्माण।

दस्तावेजों के एकीकरण में प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना और रूपों की एकरूपता स्थापित करना शामिल है जो एक ही प्रकार के प्रबंधन कार्यों के कार्यान्वयन को ठीक करते हैं। दस्तावेजों का मानकीकरण किए गए एकीकरण और इसकी बाध्यता के स्तर के कानूनी समेकन का एक रूप है। मानकों की निम्नलिखित श्रेणियां स्थापित की गई हैं: राज्य मानक (GOST), उद्योग मानक (OST), गणतंत्र मानक (RST)। दस्तावेजों का एकीकरण उपयोग किए गए दस्तावेजों की संख्या को कम करने, उनके रूपों को मानकीकृत करने, गुणवत्ता में सुधार करने, उनके प्रसंस्करण की जटिलता को कम करने, सूचना संगतता प्राप्त करने के लिए किया जाता है। विभिन्न प्रणालियाँसमान और संबंधित प्रबंधन कार्यों पर प्रलेखन, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का अधिक कुशल उपयोग।

एकीकरण कार्य में शामिल हैं:

एक एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (यूडीएस) का विकास, जो संबंधित दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के लिए जिम्मेदार मंत्रालयों और विभागों द्वारा किया जाता है;

· गणतंत्र और शाखा डीडीडी के ढांचे के भीतर अंतरक्षेत्रीय (अंतरविभागीय) डीडीडी का कार्यान्वयन;

· सूचना की विश्वसनीयता और इसके आगे के विकास को बनाए रखने के लिए तकनीकी और आर्थिक दस्तावेज (ओकेटीईआई) के डीडीडी और उद्योग वर्गीकरण को बनाए रखना;

· उद्योग की बारीकियों को दर्शाने वाले और डीआरए में शामिल नहीं किए गए दस्तावेजों के क्षेत्रीय एकीकृत रूपों के परिसरों का विकास, साथ ही साथ उनके राज्य पंजीकरण;

· उद्योग की बारीकियों को दर्शाते हुए तकनीकी और आर्थिक जानकारी के क्षेत्रीय वर्गीकरण का विकास। दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण का संगठनात्मक और कार्यप्रणाली प्रबंधन, प्रासंगिक कार्य और नियंत्रण का समन्वय गणतंत्र में DDD और OKTEI के कार्यान्वयन और रखरखाव के समन्वय के लिए प्रमुख संगठन द्वारा किया जाता है। क्षेत्रीय स्तर पर, यह कार्य मूल संगठन द्वारा उद्योग में DDD और OKTEI के परिचय और रखरखाव के लिए किया जाता है।

प्रबंधन के अभ्यास में इसके आधार पर बनाए गए इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटिंग उपकरण और स्वचालित नियंत्रण प्रणाली के व्यापक परिचय के संबंध में दस्तावेजों के एकीकरण का महत्व बढ़ रहा है। VNIIDAD द्वारा विकसित संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली दोनों में उपयोग के लिए उपयुक्त है स्वचालित प्रणालीनियंत्रण, और पारंपरिक प्रसंस्करण करते समय, पारंपरिक तरीकेदेश के संस्थानों में। USORD में एक कॉम्प्लेक्स शामिल है राज्य मानकसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज, दस्तावेजों के एकीकृत रूपों, साथ ही इन रूपों के आवेदन पर शिक्षाप्रद और पद्धति संबंधी सामग्री पर।

दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण

तकनीकी प्रगति आधिकारिक दस्तावेज तैयार करने के लिए नई आवश्यकताओं का कारण बनती है।

डॉव प्रणाली में तीन परस्पर संबंधित घटक शामिल हैं: प्रबंधन दस्तावेजों की तैयारी, दस्तावेजों के साथ काम करने की तकनीक, कैलेंडर वर्ष के दौरान दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण और उनके अभिलेखीय भंडारण का संगठन। इन समस्याओं में से प्रत्येक को हल करते समय, चिकित्सकों को अनुमोदित कार्यालय कार्य के क्षेत्र में वर्तमान नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए। राज्य समितिमानकीकरण के लिए रूसी संघ और रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा।

कार्यालय के काम का नियामक और कार्यप्रणाली आधार कानूनों, नियामक कानूनी कृत्यों और कार्यप्रणाली दस्तावेजों का एक समूह है जो संस्था की वर्तमान गतिविधियों और कार्यालय कार्य सेवा के काम में दस्तावेजों के निर्माण, प्रसंस्करण, भंडारण और उपयोग के लिए प्रौद्योगिकी को नियंत्रित करता है।

31 जुलाई, 1997 के रूस के राज्य मानक के डिक्री द्वारा अनुमोदित, GOST R. 6.30-97 में संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के निष्पादन के लिए मुख्य आवश्यकताएं निर्धारित की गई हैं।

बड़ी संख्या में दस्तावेजों के लिए उनके मानकीकरण और एकीकरण की आवश्यकता होती है।

मानकीकरण -यह मानदंड और नियम स्थापित करने की गतिविधि है।

मानकीकरण लाभ के लिए और सभी इच्छुक पार्टियों की भागीदारी के साथ किसी दिए गए क्षेत्र में गतिविधियों को सुव्यवस्थित करने के उद्देश्य से नियमों को स्थापित करने और लागू करने की प्रक्रिया है, विशेष रूप से कार्यात्मक स्थितियों और सुरक्षा आवश्यकताओं को बनाए रखते हुए सभी के लिए एक इष्टतम अर्थव्यवस्था प्राप्त करने के लिए। मानकीकरण विज्ञान, प्रौद्योगिकी और व्यावहारिक अनुभव के परिणाम पर आधारित है।

कार्यालय के काम के क्षेत्र में, मानकीकरण का सार एक आदर्श के निर्माण में निहित है, आवेदन के लिए अनिवार्य, इष्टतम नियमों और आवश्यकताओं में अपनाए गए दस्तावेजों के विकास और निष्पादन के लिए उचित समय परसामान्य और बार-बार उपयोग के लिए।

मानकीकरण, कानून के अनुसार रूसी संघ"मानकीकरण पर", 10 जून, 1993 को अपनाया गया, यह सुनिश्चित करने के लिए मानदंड, नियम और विशेषताओं को स्थापित करने की एक गतिविधि है:

उत्पादों, कार्यों और सेवाओं की सुरक्षा के लिए वातावरण, जीवन, स्वास्थ्य और संपत्ति;

तकनीकी और सूचना संगतता, साथ ही उत्पादों की विनिमेयता;

· विज्ञान, इंजीनियरिंग और प्रौद्योगिकी के विकास के स्तर के अनुसार उत्पादों, कार्यों और सेवाओं की गुणवत्ता; माप की एकता;

सभी प्रकार के संसाधनों की बचत;

प्राकृतिक और मानव निर्मित आपदाओं और अन्य के जोखिम को ध्यान में रखते हुए आर्थिक सुविधाओं की सुरक्षा आपात स्थिति;

· देश की रक्षा क्षमता और लामबंदी की तैयारी।

हमारे देश में लागू मानकीकरण पर नियामक दस्तावेजों में शामिल हैं:

रूसी संघ के राज्य मानक (GOST R);

अंतरराष्ट्रीय (क्षेत्रीय) मानकों को निर्धारित तरीके से लागू किया गया;

तकनीकी, आर्थिक और के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता सामाजिक जानकारी;

उद्योग के मानकों;

उद्यम मानक;

· वैज्ञानिक और तकनीकी, इंजीनियरिंग सोसायटी और अन्य सार्वजनिक संघों के मानक।

रूसी संघ के राज्य मानक - नियमों, हमारे राज्य के भीतर गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में एक समान नियम स्थापित करना।

क्रॉस-सेक्टोरल महत्व के उत्पादों, कार्यों और सेवाओं के लिए राज्य मानकों का विकास किया जाता है। मानकों की आवश्यकताओं की सामग्री, उनके वितरण के क्षेत्र, उनका दायरा और उनके परिचय की तिथियां निर्धारित की जाती हैं सरकारी संसथानप्रबंधन जो उन्हें स्वीकार करता है। "मानकीकरण पर" कानून के अनुसार, राज्य मानकों और तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के अखिल रूसी वर्गीकरण को रूस के राज्य मानक द्वारा अपनाया जाता है, उन्हें उनके राज्य पंजीकरण के बाद लागू किया जाता है।

मानकों द्वारा स्थापित आवश्यकताएं सभी सरकारी प्राधिकरणों और व्यावसायिक संस्थाओं के लिए अनिवार्य हैं। रूस के गोसस्टार्ट और अन्य विशेष रूप से अधिकृत सरकारी निकाय अपनी क्षमता के भीतर अनुपालन पर राज्य नियंत्रण और पर्यवेक्षण का प्रयोग करते हैं अनिवार्य जरूरतेंराज्य मानकों।

मानक कहता है:

दस्तावेजों के विवरण की संरचना;

दस्तावेजों के विवरण की संरचना के लिए आवश्यकताएं;

प्रपत्रों और कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं;

· रूसी संघ के राज्य प्रतीक, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ रूपों के उत्पादन, लेखांकन, उपयोग और भंडारण के लिए आवश्यकताएं।

हमारे देश के क्षेत्र में लागू सभी राज्य मानकों को एक में जोड़ दिया गया है राज्य प्रणालीमानकीकरण - श्रेणीबद्ध रूप से संगठित प्रणालीराज्य मानकों का वर्गीकरण और कोडिंग स्वयं।

राज्य मानकीकरण प्रणाली की श्रृंखला 1 में मौलिक मानकों का एक सेट होता है जिसमें मानकों को संशोधित करने की प्रक्रिया पर, मानकों के निर्माण, प्रस्तुति और निष्पादन, उनके अनुमोदन, पंजीकरण और अधिनियमन, मानकों को रद्द करने की प्रक्रिया पर राज्य मानकों को विकसित करने की प्रक्रिया पर प्रावधान शामिल हैं। , आदि, उदाहरण के लिए: 1 अप्रैल 2000 को, परिवर्तन नंबर 1 को GOST R. 6.30-97 में लागू किया गया था, जिसे 21 जनवरी, 2000 नंबर 9-सेंट के रूस के राज्य मानक के डिक्री द्वारा अपनाया गया था।

GOST R. 6.30-97 के आवेदन और कार्यान्वयन की प्रक्रिया अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान रिकॉर्ड प्रबंधन और संग्रह की पद्धति संबंधी सिफारिशों में बताती है और निर्दिष्ट करती है। दिशा-निर्देशसंगठनों में कार्यान्वयन के लिए इरादा:

· सामान्य नियमआधुनिक के आधार पर उनके स्थान के लिए दस्तावेजों और विकल्पों के विवरण का पंजीकरण नियामक ढांचापर दस्तावेज़ समर्थन;

दस्तावेजों की तैयारी और दस्तावेजी जानकारी के हस्तांतरण के लिए नई सूचना प्रौद्योगिकियां;

दस्तावेजों की व्यावसायिक शैली, दस्तावेजों के ग्रंथों की तैयारी और एकीकरण के लिए बुनियादी आवश्यकताएं;

कंप्यूटर पाठ प्रसंस्करण सहित मुद्रण उपकरणों का उपयोग करके दस्तावेजों के उत्पादन के लिए नियम;

दस्तावेज़ रूपों के डिजाइन के लिए नियम;

प्रपत्रों और मुहरों के उपयोग, लेखांकन और भंडारण के लिए नियम;

· दूरसंचार चैनलों के माध्यम से प्रेषित दस्तावेजों को संसाधित करने के नियम।

गोस्ट 1.आरओ-92। रूसी संघ की राज्य मानकीकरण प्रणाली: बुनियादी प्रावधान।

मानकों के एक स्वतंत्र सेट में एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली और तकनीकी और आर्थिक जानकारी के वर्गीकरण और कोडिंग के लिए एकीकृत प्रणाली के मानक शामिल हैं:

गोस्ट 6.01.1-87। तकनीकी और आर्थिक जानकारी के वर्गीकरण और कोडिंग की एकीकृत प्रणाली;

गोस्ट 6.10.3-83। एकीकृत प्रणालीदस्तावेज़ीकरण। रिकॉर्डिंग जानकारी एकीकृत दस्तावेजएक संचार प्रारूप में;

गोस्ट 6.10.4-84। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। एक मशीन कैरियर पर दस्तावेजों को कानूनी बल देना और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा बनाए गए एक मशीनोग्राम। बुनियादी प्रावधान;

गोस्ट 6.10.5-87। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। लेआउट कुंजी के निर्माण के लिए आवश्यकताएँ;

गोस्ट 6.10.6-87। विदेश व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। नमूना कुंजी;

गोस्ट 6.10.7-90। विदेश व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। जांच;

गोस्ट 6.38-90। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता;

गोस्ट 16487-83। कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ (GOST 1970 में पहली शब्दावली मानक पंजीकृत होने पर उसे सौंपी गई संख्या को बरकरार रखता है)।

एकीकरण -दस्तावेजों की अनुचित विविधता को कम करना, उन्हें रूपों, संरचना, भाषा संरचनाओं, उनके संकलन, प्रसंस्करण, लेखांकन, भंडारण के लिए संचालन की एकरूपता में लाना। एकीकरण विवरण, कागज प्रारूप के सबसे समान सेट की स्थापना और कागज पर विवरण को ठीक करना है।

संस्थानों, संगठनों और उद्यमों की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों की संख्या को कम करने के लिए, उनके रूप को मानकीकृत करने के लिए, उनकी तैयारी और प्रसंस्करण के लिए श्रम, समय और सामग्री लागत को कम करने के साथ-साथ स्वचालित डेटाबेस की सूचना संगतता प्राप्त करने के लिए। राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था, दस्तावेजों को एकीकृत करने और एकीकृत दस्तावेज प्रणाली (यूडीएस) के निर्माण के लिए काम किया जा रहा है।

एक एकीकृत प्रलेखन प्रणाली दस्तावेजों के परस्पर एकीकृत रूपों का एक सेट है जो कुछ प्रकार की व्यावसायिक गतिविधियों, उनके रखरखाव के साधनों, नियामक और में डेटा की एक प्रलेखित प्रस्तुति प्रदान करती है। पाठ्य - सामग्रीउनके विकास और अनुप्रयोग के लिए।

डीडीडी के निर्माण के केंद्र में एकीकरण की विधि है - एक ही प्रकार के प्रबंधन कार्यों और कार्यों को हल करते समय बनाए गए प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना और रूपों में एकरूपता की स्थापना।

साथ ही डीडीडी के विकास के साथ, तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के वर्गीकरण विकसित किए जा रहे हैं जो एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों में निहित डेटा की एकीकृत स्वचालित प्रसंस्करण प्रदान करते हैं।

निम्नलिखित एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ वर्तमान में लागू हैं:

1. संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली:

उद्यमों, संगठनों के निर्माण, पुनर्गठन, परिसमापन पर प्रलेखन;

· राज्य और नगरपालिका उद्यमों और संगठनों के निजीकरण पर दस्तावेज़ीकरण;

के लिए दस्तावेज प्रबंधकीय गतिविधिसंगठन;

संगठन, उद्यम की गतिविधियों के संगठनात्मक और प्रशासनिक विनियमन पर प्रलेखन;

एक उद्यम, संगठन की गतिविधियों के परिचालन और सूचनात्मक विनियमन पर प्रलेखन;

रोजगार के लिए दस्तावेज;

दूसरी नौकरी में स्थानांतरण के लिए दस्तावेज;

काम से बर्खास्तगी पर दस्तावेज;

छुट्टी दस्तावेज;

प्रोत्साहन के डिजाइन के लिए दस्तावेज़ीकरण;

अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के पंजीकरण पर दस्तावेज।

यूएसओआरडी प्रकृति में अंतर-विभागीय है, अर्थात, यह किसी भी प्रशासनिक तंत्र और संस्थानों में कार्य करता है - ऊपर से नीचे तक, उद्योग संबद्धता की परवाह किए बिना।

RS में 3 सबसिस्टम होते हैं:

· संस्थाओं और उद्यमों का निर्माण और पुनर्गठन;

कार्मिक दस्तावेज;

दस्तावेजों के निष्पादन का स्वचालित नियंत्रण।

USORD को संरचना के संदर्भ में विनियमित किया जाता है और इसे परस्पर संबंधित नियमों, विनियमों और रूपों के एक सेट के रूप में परिभाषित किया जाता है जो इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटरों के उपयोग को ध्यान में रखते हुए प्रबंधन समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग की जाने वाली सामग्री, निर्माण और दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करता है।

सिस्टम दस्तावेज़ एक नमूना कुंजी (GOST 6.38-90) के आधार पर डिज़ाइन किए गए हैं। पारंपरिक विवरणों के बीच, इन दस्तावेज़ों में दस्तावेज़ डेटा को मशीन माध्यम में स्थानांतरित करने पर एक चिह्न और मशीन माध्यम में जानकारी स्थानांतरित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर होने चाहिए। इस मामले में, दस्तावेज़ की सामग्री को अधिमानतः एक तालिका, प्रश्नावली, स्टैंसिल के रूप में निष्पादित किया जाना चाहिए। ORD (साथ ही अन्य) के प्रत्येक एकीकृत रूप को OKUD के अनुसार एक कोड सौंपा गया है। कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के माध्यम से संसाधित सभी विवरण तकनीकी और आर्थिक जानकारी के अखिल-संघ वर्गीकरणकर्ता द्वारा तदनुसार एन्कोड किए जाने चाहिए।

2. एकीकृत प्रणाली बैंकिंग दस्तावेज:

बैंकों के माध्यम से गैर-नकद भुगतान के लिए भुगतान दस्तावेज;

बैंकों के ऋण संचालन पर दस्तावेज़ीकरण;

मजदूरी और सामाजिक और श्रम संसाधनों के भुगतान के लिए धन के व्यय पर नियंत्रण पर दस्तावेज़ीकरण;

· अंतरराष्ट्रीय निपटान से संबंधित बैंक संचालन पर दस्तावेज़ीकरण;

बैंक आउटपुट प्रलेखन;

बैंकों के निक्षेपागार परिचालनों पर दस्तावेज़ीकरण;

बैंकों के माध्यम से गैर-नकद भुगतान के लिए भुगतान दस्तावेज - दस्तावेजों के इंट्राबैंक रूप;

· बैंकों के उत्सर्जन-नकद और बजट संचालन पर दस्तावेज़ीकरण - दस्तावेज़ों के इंट्राबैंक रूप;

मजदूरी और सामाजिक और श्रम लाभों के भुगतान (खपत के लिए) के लिए धन के खर्च पर नियंत्रण पर दस्तावेज - दस्तावेजों के इंट्रा-बैंक रूप;

· बैंकों के आउटपुट प्रलेखन - दस्तावेजों के इंट्राबैंक फॉर्म;

के लिए दस्तावेज मौद्रिक संचलन- दस्तावेजों के इंट्राबैंक रूप;

बैंकों के क्रेडिट संचालन पर प्रलेखन - दस्तावेजों के इंट्राबैंक रूप;

· लेखांकन प्रलेखन - दस्तावेजों के इंट्राबैंक रूप।

3. वित्तीय, लेखा और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली बजट संस्थानऔर संगठन:

· वित्तीय दस्तावेज;

· बजटीय संस्थानों और संगठनों के लेखांकन प्रलेखन की रिपोर्टिंग करना।

4. रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली:

· राष्ट्रीय खातों और आर्थिक संतुलन के आंकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण;

· वैज्ञानिक और तकनीकी क्षमता और नवोन्मेषी प्रगति के आंकड़ों पर प्रलेखन;

श्रम सांख्यिकी पर प्रलेखन;

· भौतिक संसाधनों के आंकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण;

वित्तीय आंकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण;

सामाजिक सांख्यिकी पर प्रलेखन;

· औद्योगिक सांख्यिकी पर प्रलेखन;

सांख्यिकी प्रलेखन कृषिऔर कृषि उत्पादों की खरीद;

पूंजी निर्माण के आंकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण;

· विदेशी आर्थिक संबंधों के आंकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण;

· उपभोक्ता बाजार और उसके बुनियादी ढांचे के आंकड़ों पर दस्तावेज़ीकरण;

· परिवहन और संचार सांख्यिकी पर प्रलेखन;

· कीमतों और टैरिफ में बदलाव के अवलोकन और पंजीकरण के आंकड़ों पर प्रलेखन।

यूएसओएसडी को दस्तावेजों की एक प्रणाली के रूप में परिभाषित किया गया है जो योजनाओं, उत्पादन दक्षता, वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति, श्रम उत्पादकता वृद्धि और आर्थिक विकास के कार्यान्वयन पर सांख्यिकीय डेटा के साथ राज्य और आर्थिक निकायों को रिकॉर्ड और प्रदान करता है।

5. उद्यमों के लेखांकन और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली:

रिपोर्टिंग लेखांकन दस्तावेज;

रजिस्टरों लेखांकन;

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज।

6. एकीकृत श्रम प्रलेखन प्रणाली:

श्रम बाजार की स्थिति पर दस्तावेज़ीकरण;

के लिए दस्तावेज श्रम संबंध;

श्रम निकायों के कर्मचारियों के उन्नत प्रशिक्षण पर प्रलेखन;

श्रम सुरक्षा पर दस्तावेज;

न्यूनतम उपभोक्ता बजट पर प्रलेखन;

श्रम अधिकारियों को अपील पर दस्तावेज़ीकरण।

7. एकीकृत प्रलेखन प्रणाली पेंशन निधिरूसी संघ:

लेखांकन और धन के वितरण पर दस्तावेज़ीकरण;

योजना और आर्थिक गतिविधि पर दस्तावेज़ीकरण;

नियंत्रण और सत्यापन गतिविधियों के लिए प्रलेखन।

8. विदेश व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली।

परिचालन और वाणिज्यिक दस्तावेज;

शिपिंग दस्तावेज;

निपटान विदेश व्यापार दस्तावेज;

माल के आयात (निर्यात) पर जारी दस्तावेज;

· परिवहन विदेश व्यापार दस्तावेज;

· विदेश व्यापार दस्तावेज अग्रेषित करना।

डीडीडी का विकास संबंधित मंत्रालयों और विभागों द्वारा किया जा रहा है जिन्हें यह काम सौंपा गया है।

डीडीडी को अद्यतित रखने के लिए, उन्हें बनाए रखा जाता है, आवश्यकतानुसार दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के नियंत्रण सरणी में परिवर्तन और परिवर्धन प्रदान करने के लिए प्रदान किया जाता है।

दस्तावेजों के मानकीकरण और एकीकरण का उद्देश्य दस्तावेजों को तैयार करने, निष्पादित करने, खोजने, दस्तावेज़ प्रवाह को कम करने और मशीन सूचना प्रसंस्करण के लिए अनुकूलतम स्थिति बनाने, उद्यम और संगठन प्रबंधन के स्तर को बढ़ाने की प्रक्रियाओं को युक्तिसंगत बनाना है। प्रबंधन दस्तावेजों का मानकीकरण और एकीकरण सूचना की संरचना और प्रसंस्करण में एकरूपता प्राप्त करना संभव बनाता है। मानकीकरण और एकीकरण भी दस्तावेजों के साथ काम करने के प्रगतिशील तरीकों के विकास में योगदान करते हैं।

एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों और ऑल-यूनियन क्लासिफायर का परिचय और परिचय एक विशेष अंतर-विभागीय मानक "सामान्य" द्वारा नियंत्रित किया जाता है। दिशा निर्देशोंस्वचालित नियंत्रण प्रणाली "आरडी 50-61 - 82" में उपयोग की जाने वाली तकनीकी और आर्थिक जानकारी के एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों और सभी-संघीय वर्गीकरणों की शुरूआत पर। यह दस्तावेज़ स्थापित करता है, विशेष रूप से, पारंपरिक प्रबंधन की स्थितियों में दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का उपयोग करते समय, क्लासिफायर द्वारा कोडिंग केवल उन मामलों में जहाँ दस्तावेजी जानकारीबाहरी संवाददाताओं के साथ संस्था की बातचीत में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के माध्यम से बाद के प्रसंस्करण के अधीन है। डीडीडी और क्लासिफायर का उपयोग करने वाले संस्थानों में, क्लासिफायर बनाए रखने के लिए सिस्टम और दस्तावेजों के एकीकृत रूप बनाए जाते हैं जो डीडीडी और क्लासिफायर को बनाए रखने के लिए उद्योग या विभागीय सिस्टम से जुड़े होते हैं। संस्थानों द्वारा डीडीडी और क्लासिफायर का रखरखाव आवश्यक जानकारी की मात्रा में किया जाता है यह संस्थानियोजन, लेखा, रसद प्रबंधन के कार्यों को करने के लिए।

दस्तावेजों के मानकीकरण और एकीकरण के साथ (उनके निर्माण के दौरान), स्टेंसिलिंग के सिद्धांत का भी व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है, जो एक ही प्रकार के दस्तावेजों के निर्माण में तेजी लाने और अनावश्यक त्रुटियों से बचने के लिए दोनों को संभव बनाता है।

स्टैंसिलिंग दस्तावेजों के ग्रंथों को एकीकृत करने की एक विधि है, जिसमें यह तथ्य शामिल है कि दस्तावेजों की सभी जानकारी विशेषता पारंपरिक रूप से एक टेम्पलेट, या स्थिर, और एक व्यक्ति, या चर में विभाजित है। पत्राचार के साथ काम करने में स्टेंसिलिंग विशेष रूप से प्रासंगिक है।

स्टेंसिलिंग आपको कलाकारों की उत्पादकता बढ़ाने की अनुमति देता है, कार्यालय के काम की संस्कृति में सुधार करने में मदद करता है।

तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता

सूचना समर्थन के महत्वपूर्ण साधन, मुख्य रूप से अर्थशास्त्र, सांख्यिकी, बैंकिंग, सीमा शुल्क, विदेशी आर्थिक गतिविधि आदि जैसी गतिविधियों में, स्वचालित सूचना प्रणाली में एकीकृत डेटा प्रसंस्करण सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के वर्गीकरणकर्ता हैं।

तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के वर्गीकरणकर्ता हैं नियामक दस्तावेज. क्लासिफायर में वर्गीकरण समूहों के रूप में प्रस्तुत वस्तुओं के नामों का एक व्यवस्थित सेट और उन्हें सौंपे गए कोड होते हैं।

वर्गीकरण और कोडिंग सामाजिक और आर्थिक वस्तुओं और उनके गुणों के अधीन हैं, जिनके बारे में जानकारी सरकार और प्रशासन की गतिविधियों में उपयोग की जाती है और दस्तावेजों के एकीकृत रूपों में निहित है। प्रबंधन दस्तावेजों और उनके कोड के विशिष्ट रूपों का वर्गीकरण स्थापित किया गया है प्रबंधन प्रलेखन (ओकेयूडी) का अखिल रूसी वर्गीकरण।

वर्तमान में, 37 ऑल-रूसी और ऑल-यूनियन क्लासिफायर जो काम करना जारी रखते हैं, विकसित किए गए हैं और काम कर रहे हैं। तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के वर्गीकरण के साथ-साथ उनके विकास, रखरखाव और कार्यान्वयन के लिए वैज्ञानिक, कार्यप्रणाली और नियामक दस्तावेजों के साथ-साथ वर्गीकरण और कोडिंग पर काम करने वाली सेवाएं, वर्गीकरण और कोडिंग के लिए एकीकृत प्रणाली का गठन करती हैं। तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक सूचना (ESKK TEI)।

आवेदन के क्षेत्र के आधार पर, क्लासिफायरियर को विभाजित किया जाता है: ऑल-रूसी, सेक्टोरल और एंटरप्राइज क्लासिफायर।

सामग्री के संदर्भ में सभी क्लासिफायर को तीन समूहों में विभाजित किया गया है:

1. प्रबंधन दस्तावेजों के बारे में जानकारी के वर्गीकरण, स्वचालित नियंत्रण प्रणाली में हल किए गए कार्य, गतिविधियों के प्रकार, आर्थिक और सामाजिक संकेतक:

· मानकों का अखिल रूसी वर्गीकारक (ओकेएस);

· अखिल रूसी उत्पाद क्लासिफायरियर (ओकेपी);

· प्रबंधन प्रलेखन (ओकेयूडी) के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता;

· मुद्राओं का अखिल रूसी वर्गीकारक (OKV);

· माप की इकाइयों का अखिल रूसी वर्गीकारक (ओकेईआई);

कमोडिटी नामकरण विदेशी आर्थिक गतिविधि(TN VED) .- और अन्य।

2. के बारे में जानकारी के वर्गीकरणकर्ता संगठनात्मक संरचना:

अंगों का अखिल रूसी वर्गीकारक राज्य की शक्तिऔर प्रबंधन (ओकेओजीयू);

· उद्यमों और संगठनों का अखिल रूसी वर्गीकारक (ओकेपीओ);

· आर्थिक क्षेत्रों का अखिल रूसी वर्गीकारक (ओकेईआर);

उद्योगों का अखिल-संघ वर्गीकरण राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था(ओकेनह);

रेलवे, नदी, समुद्र, वायु और पर लोडिंग और अनलोडिंग पॉइंट्स का ऑल-यूनियन क्लासिफायरियर सड़क परिवहन(ओकेपीवी), आदि।

3. जनसंख्या और कर्मियों के बारे में जानकारी के वर्गीकरणकर्ता:

सूचना के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता सामाजिक सुरक्षाजनसंख्या (OKISZN);

· शिक्षा में विशिष्टताओं का अखिल रूसी वर्गीकरण (ओकेएसओ);

· श्रमिकों के व्यवसायों, कर्मचारियों के पदों और वेतन श्रेणियों (ओकेपीडीटीआर) के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता;

जनसंख्या (ओकेआईएन), आदि के बारे में जानकारी का अखिल रूसी वर्गीकरण।

उदाहरण पर तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के वर्गीकरणकर्ता की संरचना और सामग्री ऑल-रूसी क्लासिफायरियर काप्रबंधन दस्तावेज (ओकेयूडी) इस प्रकार हैं।

OKUD में एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों और राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था में उपयोग के लिए अनुमत दस्तावेज़ों के रूपों की जानकारी शामिल है। इसे हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है अगले कार्य:

दस्तावेजों के रूपों का पंजीकरण;

राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था में सूचना प्रवाह को सुव्यवस्थित करना;

उपयोग किए गए रूपों की संख्या को कम करना;

दस्तावेजों के गैर-मानकीकृत रूपों के संचलन से बहिष्करण;

एकीकृत रूपों का लेखांकन और व्यवस्थितकरण सुनिश्चित करना

उनके पंजीकरण के आधार पर दस्तावेज;

दस्तावेजों की संरचना पर नियंत्रण और दोहराव से बचना

प्रबंधन के क्षेत्र में उपयोग की जाने वाली जानकारी;

दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के उपयोग पर नियंत्रण का तर्कसंगत संगठन।

ओकेयूडी में वर्गीकरण की वस्तुएं रूसी संघ के मंत्रालयों (विभागों) द्वारा अनुमोदित दस्तावेजों के एकीकृत रूप हैं - एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (यूडीएस) के डेवलपर्स।

ओकेयूडी में स्वीकृत एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों में शामिल दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के नाम और कोड शामिल हैं, उदाहरण के लिए:

चेक संख्या

फ़ार्म का नाम

यहां पहले दो अंक रूपों के वर्ग को दर्शाते हैं, अगले दो अंक रूपों के उपवर्ग हैं, अगले तीन अंक हैं पंजीकरण संख्या, और अंतिम अंक चेक संख्या है। उदाहरण के लिए, पेंशन फंड में बीमा योगदान के लिए सेटलमेंट स्टेटमेंट का कोड - 09010046 इस प्रकार है: 09 - पेंशन फंड के दस्तावेजीकरण की एकीकृत प्रणाली; 01 - धन के लेखांकन और वितरण पर प्रलेखन; 004 - पेंशन फंड के बीमा प्रीमियम के लिए निपटान पत्रक; 6 - चेक नंबर। दस्तावेज़ के एकीकृत रूप का कोड पदनाम निम्नलिखित वर्गीकरण विशेषताओं को दर्शाता है: पहला और दूसरा वर्ण (रूपों का वर्ग) - दस्तावेज़ के एकीकृत रूप से संबंधित एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली से संबंधित; तीसरे और चौथे वर्ण (रूपों का एक उपवर्ग) - दस्तावेजों के कई रूपों की सामग्री की समानता और उनके उपयोग की दिशा; · पाँचवाँ, छठा और सातवाँ वर्ण - उपवर्ग के भीतर दस्तावेज़ के एकीकृत रूप की पंजीकरण संख्या; आठवां अक्षर चेक नंबर है। वर्गीकरण की वस्तु के नामों का ब्लॉक दस्तावेज़ के एक विशिष्ट एकीकृत रूप के नाम का एक रिकॉर्ड है। इसके अलावा, यूनिफाइड सिस्टम ऑफ रिपोर्टिंग एंड स्टैटिस्टिकल डॉक्यूमेंटेशन (ग्रेड 06), दस्तावेज़ के एकीकृत रूप के कोड पदनाम के अलावा, चेक नंबर और फॉर्म का नाम भी शामिल है "इंडेक्स" और "आवधिकता" राज्य सांख्यिकी निकायों में स्थापित पदनामों की निरंतरता सुनिश्चित करने की आवश्यकता के कारण प्रस्तुति। GOST 6.38-90 के अनुसार OKUD कोड "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ" दस्तावेज़ के ऊपरी क्षेत्र में दस्तावेजों के एकीकृत रूपों में दाईं ओर चिपकाए गए हैं। एक अन्य क्लासिफायरियर जो सीधे दस्तावेजों से संबंधित है और प्रशासनिक तंत्र के कर्मचारियों के लिए एक निश्चित अर्थ है, ऑल-यूनियन क्लासिफायर ऑफ एंटरप्राइजेज एंड ऑर्गनाइजेशन (ओकेपीओ) है, क्योंकि प्रत्येक दस्तावेज़ में इस मानक के अनुसार एक विशिष्ट कोड होना चाहिए। क्लासिफायरियर की वस्तुएं केवल उद्यम और संगठन हैं जिनके पास अधिकार हैं कानूनी इकाई, सूचना की उत्पत्ति और खपत के मुख्य स्रोतों के साथ-साथ संघों में शामिल लोगों के रूप में। इस क्लासिफायर में राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था के मंत्रालयों, विभागों और शाखाओं के कोड और उनके नाम शामिल हैं, जो इसे एक सार्वभौमिक मानक की गुणवत्ता प्रदान करते हैं। इसके अलावा, ओकेपीओ को एक या किसी अन्य उद्यम या संगठन द्वारा प्रबंधन के सभी स्तरों पर बनाए और स्थानांतरित किए गए सभी ओआरडी के कोड पदनाम के माध्यम से एकीकृत दस्तावेज प्रणाली (यूडीएस) के साथ सीधे इंटरफेस किया जाता है। OKPO क्लासिफायरियर में निम्नलिखित निर्माण योजना है: OKPO GOST 6.38-90 के अनुसार प्रबंधन प्रलेखन, डिजाइन क्षेत्र के प्रसंस्करण के लिए आवश्यक बुनियादी विवरणों का मिलान करने में सक्षम है। प्रबंधन के प्रत्येक कर्मचारी के पास इन मानकों की संरचना और उपयोग के बारे में आवश्यक जानकारी होनी चाहिए। दैनिक कार्य में, OKPO का उपयोग निम्नलिखित स्थितियों में किया जा सकता है: संस्था का परिसमापन; एक या किसी अन्य कारण से कानूनी इकाई के अधिकारों का नुकसान; संस्थाओं का संघ; संस्थानों का नाम बदलना; संस्था के क्षेत्रीय और प्रशासनिक स्थान में परिवर्तन; एक संस्थान को दूसरे मंत्रालय, विभाग में स्थानांतरित करना; · एक नए संस्थान की कमीशनिंग; आकार घटाने के परिणामस्वरूप एक नए संस्थान का गठन। ये दो क्लासिफायर कलाकारों को विवरण और कोड भरने के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं, जिसका दायित्व GOST 6.38-90 द्वारा प्रदान किया गया है। निष्कर्ष चयनित विषय टर्म परीक्षावर्तमान में बहुत प्रासंगिक है, क्योंकि दस्तावेज़ बनाते समय मानकीकरण और एकीकरण के सिद्धांतों का पालन करना आवश्यक है। मानकीकरण आपको दस्तावेजों के डिजाइन में कुछ नियमों को स्थापित करने और लागू करने की अनुमति देता है। एकीकरण, बदले में, विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों को कम करने में मदद करता है, उन्हें रूपों, संरचना, प्रसंस्करण, भंडारण की एकरूपता में लाता है। हमारे देश के क्षेत्र में लागू सभी राज्य मानक राज्य मानकीकरण प्रणाली में संयुक्त हैं। राज्य स्तर पर, दस्तावेजों को एकीकृत करने के लिए काम किया जा रहा है और एकीकृत प्रलेखन प्रणाली बनाई जा रही है जो कुछ प्रकार की आर्थिक गतिविधियों में डेटा की एक प्रलेखित प्रस्तुति प्रदान करती है। क्लासिफायर मानक दस्तावेज होते हैं जिनमें वस्तुओं के नामों का एक व्यवस्थित सेट होता है जो वर्गीकरण समूहों और उन्हें सौंपे गए कोड के रूप में प्रस्तुत किया जाता है। ग्रन्थसूची 1. ए.वी. पशेंको। दस्तावेज़ प्रबंधन। - एम।, फोरम - इम्फ्रा-एम।, 2002। 2. ओ.आई. ज़मीत्सकोवा। कॉलेजों के लिए कार्यालय का काम। - रोस्तोव एन / डी।, फीनिक्स, 2001। 3. वी.एस. मिंगलेव, एम.वी. लारिन। विशेष दस्तावेज प्रणाली। - एम।, अर्थशास्त्र, 1989। 4. एम.टी. लिकचेव, टी.वी. कुज़नेत्सोवा। दस्तावेज़ और कार्यालय का काम: सहायता गाइड. - एम।, अर्थशास्त्र, 1991। 5. एम.वी. किरसानोवा, यू.एम. अक्सनोव। व्यापार पाठ्यक्रम। - एम।, 1998। 6. ओ.पी. डोरोफीवा, ई.के. गुबस्काया, ए.एम. विगर। सचिवीय व्यवसाय। - रोस्तोव एन / डी।, फीनिक्स, 2003। 7. ई.वी. अलेक्सेवा, एल.पी. अफानासेव, ई.एम. बुरोवा। संग्रह। - एम।, प्रो। एड., 2002. 8. वी.ए. कुद्रीव। दस्तावेजों के साथ काम का संगठन। - एम।, इंफ्रा-एम, 2002। 9. ई.ए. स्टेपानोव। सचिवीय व्यवसाय। - एम।, 1998। 10. ई.ए. स्टेपानोव। कार्यालय का काम। - एम।, 1999।

दस्तावेजों के एकीकरण में प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना और रूपों की एकरूपता स्थापित करना शामिल है जो एक ही प्रकार के प्रबंधन कार्यों और कार्यों के कार्यान्वयन को ठीक करते हैं।

एकीकरण को "कुछ लाने के लिए" के रूप में समझा जाता है एकीकृत प्रणाली, रूप, एकरूपता"। आधिकारिक परिभाषा के अनुसार, एकीकरण उत्पादों, प्रक्रियाओं और सेवाओं की किस्मों की इष्टतम संख्या, उनके मापदंडों और आकारों के मूल्यों का विकल्प है। इसके आधार पर, यह इस प्रकार है, सबसे पहले, में एकीकरण की प्रक्रिया, वस्तुओं के प्रारंभिक सेट के तत्वों की एक तर्कसंगत कमी की जानी चाहिए (उदाहरण के लिए, प्रपत्र या दस्तावेजों के प्रकार, उनके संकेतक और विवरण)। और दूसरी बात, एकीकरण आवश्यक रूप से इष्टतम (के लिए) की स्थापना की ओर जाता है कुछ काफी लंबे समय तक) गतिविधि के किसी भी क्षेत्र में एकरूपता, दस्तावेज़ीकरण सहित। विभिन्न क्षेत्रों में उपयोग किया जाता है और प्रबंधन निकायों को एक समान तरीके से तैयार किया जाना चाहिए। यह आपको देश के लिए कार्यालय के काम की एकल प्रणाली में दस्तावेजों को शामिल करने की अनुमति देता है, उनके त्वरित प्रसंस्करण और निष्पादन में योगदान देता है, न केवल कार्यालय कर्मियों के लिए, बल्कि प्रशासनिक तंत्र के सभी कर्मचारियों के लिए - नेताओं से रैंक और फ़ाइल के लिए दस्तावेजों के साथ काम करने में लगने वाले समय को कम करता है। कर्मचारियों।

दस्तावेजों का मानकीकरण किए गए एकीकरण और इसकी बाध्यता के स्तर के कानूनी समेकन का एक रूप है।

मानकीकरण मानकों को स्थापित करने और लागू करने की प्रक्रिया है, जिसे "एक नमूना, मानक, मॉडल के रूप में समझा जाता है, जिसे उनके साथ अन्य समान वस्तुओं की तुलना करने के लिए प्रारंभिक के रूप में लिया जाता है।" एक मानक और तकनीकी दस्तावेज के रूप में मानक मानकीकरण की वस्तु के लिए मानदंडों, नियमों, आवश्यकताओं का एक सेट स्थापित करता है और सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित होता है। मानकों का उपयोग निर्मित उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार करने में मदद करता है (में .) ये मामलादस्तावेज़)। रूस में, मानकीकरण गतिविधियों को राज्य मानकीकरण निकायों द्वारा समन्वित किया जाता है।

मानकीकरण एक जटिल प्रक्रिया है। इसमें टाइपिंग, एकीकरण, एकत्रीकरण जैसे तत्व शामिल हैं। एक ओर, ये मानकीकरण के तरीके हैं, दूसरी ओर, ऐसे कार्य जिन्हें स्वतंत्र रूप में किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, व्यापक अर्थों में, टाइपिंग विशिष्ट निर्माणों का विकास है या तकनीकी प्रक्रियाएंकई उत्पादों (प्रक्रियाओं) के लिए सामान्य पर आधारित विशेष विवरण. दस्तावेज़ विज्ञान में, इस पद्धति का उपयोग दस्तावेज़ों के मानक रूपों और मानक ग्रंथों को बनाने के लिए किया जाता है, अर्थात। नमूने या मानक जिनके आधार पर विशिष्ट दस्तावेज बनाए जाते हैं। एक विशिष्ट पाठ एक नमूना पाठ है, जिसके आधार पर समान सामग्री के पाठ बाद में बनाए जाते हैं।

मानकों की निम्नलिखित श्रेणियां स्थापित की गई हैं:

राज्य मानक (GOST)।

उद्योग मानक (ओएसटी);

रिपब्लिकन मानक (पीसीटी)।

दस्तावेजों का एकीकरण उपयोग किए गए दस्तावेजों की संख्या को कम करने, उनके रूपों को टाइप करने, गुणवत्ता में सुधार करने, उनके प्रसंस्करण की जटिलता को कम करने, समान और संबंधित प्रबंधन कार्यों के लिए विभिन्न प्रलेखन प्रणालियों की सूचना संगतता प्राप्त करने और कंप्यूटर के अधिक कुशल उपयोग के लिए किया जाता है। तकनीकी।

परिचय

· बजटीय संस्थानों और संगठनों के वित्तीय, लेखा और लेखा प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

· रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

· उद्यमों के लेखांकन और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

· श्रम पर प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

· रूसी संघ के पेंशन कोष की एकीकृत प्रलेखन प्रणाली;

रूसी संघ का आपराधिक कोड ( संघीय कानूनदिनांक 06/13/96) (जैसा कि 03/20/2002 को संशोधित किया गया) -के लिए आपराधिक जिम्मेदारी स्थापित करता है दुराचारदस्तावेजों और सूचनाओं के साथ;

रूसी कानून की बुनियादी बातों पर अभिलेखीय निधि 06/07/93 से रूसी संघ और अभिलेखागार -अभिलेखीय दस्तावेजों के गठन, भंडारण, लेखांकन और उपयोग की प्रक्रिया का निर्धारण

अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता:

प्रबंधन प्रलेखन के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता (ओकेयूडी) -इसमें अधिकारियों और प्रशासन की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के कोड होते हैं, जिन्हें दस्तावेजों से जोड़ा जाना चाहिए।

कार्यालय के काम के लिए राज्य निर्देश:

संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम पर मानक निर्देश -रोकना सामान्य आवश्यकताएँदस्तावेजों के साथ काम करने के लिए प्रबंधन गतिविधियों और प्रौद्योगिकी का दस्तावेजीकरण, व्यक्तिगत दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए विधायी कृत्यों और नियमों की तैयारी के लिए आवश्यकताएं;

संगठन की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण की अवधि का संकेत - दस्तावेजों के भंडारण की अवधि स्थापित करता है

मानक के आधार पर, उद्योग-विशिष्ट कार्यालय कार्य निर्देश और उद्यम निर्देश विकसित किए जाते हैं।

किसी विशेष उद्यम के कार्यालय कार्य के निर्देश में अनुभाग शामिल हैं:

· सामान्य प्रावधान;

आधिकारिक दस्तावेजों को संकलित करने और जारी करने की प्रक्रिया;

आने वाले दस्तावेजों को प्राप्त करने, पंजीकरण करने और समीक्षा करने की प्रक्रिया;

दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण;

आउटगोइंग दस्तावेजों के साथ काम का क्रम;

आंतरिक दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया;

मामलों का नामकरण तैयार करना;

मामलों के गठन के लिए नियम;

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की प्रक्रिया;

अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेज तैयार करने और स्थानांतरित करने की प्रक्रिया।

2. प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना।

प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना संगठन की क्षमता और कार्यों, मुद्दों को हल करने की प्रक्रिया, अन्य संगठनों के साथ संबंधों की मात्रा और प्रकृति द्वारा निर्धारित की जाती है। लेकिन संगठन (उद्यम) की बारीकियों की परवाह किए बिना, विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों के बीच, दस्तावेजों के निम्नलिखित मुख्य समूहों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

04 - संगठन कोड,

17 - संकल्प,

18 - पाठ का शीर्षक,

19 - नियंत्रण चिह्न,

20 - दस्तावेज़ पाठ,

21 - आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक निशान,

22 - हस्ताक्षर,

23 - दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प,

24 - दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा,

25 - प्रिंट,

26 - एक प्रति के प्रमाणीकरण पर एक निशान,

27 - कलाकार के बारे में निशान,

28 - दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को भेजने पर एक निशान,

29 - संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक निशान,

30 - दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की पहचानकर्ता

इस प्रकार के दस्तावेज़ के लिए अनिवार्य विवरणों की उपस्थिति में दस्तावेज़ में कानूनी बल है। किसी दस्तावेज़ को तैयार करने और संसाधित करने की प्रक्रिया में, विवरण की संरचना को अन्य विवरणों के साथ पूरक किया जा सकता है, यदि दस्तावेज़ के उद्देश्य, इसके प्रसंस्करण आदि के लिए आवश्यक हो।

4.2. दस्तावेजों के विवरण का पंजीकरण

1. राष्ट्रीय प्रतीकआरएफ.इसे रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर विनियमों के अनुसार दस्तावेजों के रूपों पर रखा गया है।

2. रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट।यह के अनुसार दस्तावेजों के रूपों पर रखा गया है कानूनी कार्यरूसी संघ के विषय।

3. संगठन का प्रतीक -कानून द्वारा स्थापित प्रक्रिया के अनुसार पंजीकृत सशर्त या प्रतीकात्मक छवि। संगठन के प्रतीक के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है ट्रेडमार्क, ड्राइंग, संक्षिप्त नाम, संयुक्त अल्फ़ान्यूमेरिक छवि, आदि। प्रतीक की छवि संगठन के नाम को प्रतिस्थापित नहीं करती है। संगठन का प्रतीक चार्टर के अनुसार संगठनों के लेटरहेड पर रखा जाता है और उनकी संगठनात्मक और कानूनी स्थिति, स्वामित्व का रूप, व्यवसाय की रेखा की परवाह किए बिना। यदि रूसी संघ का राज्य प्रतीक या रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट उस पर रखा जाता है, तो प्रतीक को लेटरहेड पर पुन: प्रस्तुत नहीं किया जाता है।

विवरण की कोणीय व्यवस्था के साथ, प्रतीक "संगठन का नाम" विशेषता के सामने ऊपरी बाएं कोने में स्थित है, और अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ - शीट के ऊपरी भाग के मध्य में एक ही विशेषता के ऊपर स्थित है।

4. उद्यमों और संगठनों के रूसी वर्गीकरणकर्ता (ओकेपीओ) के अनुसार संगठन का कोड।ओकेपीओ कोड संगठन को उसके पंजीकरण पर सौंपा गया है।

5. कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (OGRN)कर प्राधिकरण द्वारा जारी दस्तावेजों के अनुसार नीचे डाल दिया।

6. एक पहचान संख्याकरदाता/पंजीकरण कारण कोड (टिन/केपीपी)कर अधिकारियों द्वारा जारी दस्तावेजों के अनुसार नीचे डाल दिया।

7. प्रबंधन प्रलेखन के रूसी क्लासिफायरियर (ओकेयूडी) के अनुसार दस्तावेज़ कोड।स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लिए उपयोग किया जाता है। किसी विशिष्ट के पंजीकरण के समय अपेक्षित चिपका दिया जाता है दस्तावेज़ का प्रकार.

8. संगठन का नाम(पूर्ण और संक्षिप्त दोनों), जो दस्तावेज़ का लेखक है, को उसके घटक दस्तावेज़ों में निर्धारित नाम के अनुरूप होना चाहिए। संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में) नीचे या पूर्ण नाम के बाद रखा गया है। संगठन के नाम में उसके संगठनात्मक और कानूनी रूप (JSC - ओपन ज्वाइंट स्टॉक कंपनी, CJSC - क्लोज्ड ज्वाइंट स्टॉक कंपनी, 000 - सीमित देयता कंपनी, आदि) के संकेत होने चाहिए।

उदाहरण के लिए:

जेएससी "सेंटरनेर्गोस्ट्रॉय"

(जेएससी "टीएसईएस")

यदि दस्तावेज़ लेटरहेड पर नहीं बनाया गया है, तो अपेक्षित "संगठन का नाम" है अभिन्न अंगदस्तावेज़ की उत्पत्ति को प्रमाणित करने वाले अपेक्षित "हस्ताक्षर" में स्थिति का नाम।

उदाहरण के लिए:

सीईओ

ओओओ"निज़ेगोरोड्सपेट्सगिड्रोस्ट्रॉय"

संगठन के नाम के ऊपर संक्षिप्त, और इसकी अनुपस्थिति में - मूल संगठन का पूरा नाम (यदि कोई हो) इंगित करें।

रूसी संघ के विषयों के संगठनों के नाम, जो रूसी संघ (रूसी) की राज्य भाषा के साथ, रूसी संघ के विषयों की राज्य भाषा है, दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं।

संगठन का नाम रूसी संघ के विषय की राज्य भाषा में या किसी अन्य भाषा में, यदि यह चार्टर में निहित है, तो नीचे या रूसी संघ की राज्य भाषा में नाम के दाईं ओर रखा गया है।

9. संगठन के बारे में संदर्भ डेटाशामिल हैं: डाक पता, टेलीफोन और फैक्स नंबर, ई-मेल पता, बैंक विवरण, लाइसेंस संख्या और जारी करने की तारीख और संगठन के विवेक पर अन्य जानकारी।

10. दस्तावेज़ के प्रकार का नाम,संगठन द्वारा तैयार या प्रकाशित, चार्टर द्वारा विनियमित है और यूएसओआरडी और ओकेयूडी (कक्षा 0200000) द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों के प्रकारों का पालन करना चाहिए। यह सबसे महत्वपूर्ण विवरणों में से एक है और पत्रों को छोड़कर सभी दस्तावेजों पर चिपका हुआ है, अर्थात यह केवल एक सामान्य रूप में इंगित किया गया है। दस्तावेज़ के प्रकार का नाम दस्तावेज़ के उद्देश्य का एक सामान्य विचार देता है, इसके विवरण की संरचना, पाठ की संरचना, इसकी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए दायित्व की डिग्री निर्धारित करता है।

उदाहरण के लिए:अधिनियम, आदेश।

इस अपेक्षित को "निदेशक का आदेश" या "कारखाना आदेश" के रूप में लिखना गलत माना जाता है।

इस घटना में कि एक दस्तावेज़ कई संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से बनाया गया है, इसे कागज की मानक शीट (और लेटरहेड पर नहीं) पर तैयार किया जाता है। इस दस्तावेज़ का शीर्षक कहता है:

उन संगठनों का पूरा नाम जिनकी ओर से दस्तावेज़ तैयार किया गया है,

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम

इसके संकलन या प्रकाशन का स्थान।

ऐसे दस्तावेजों में हस्ताक्षर समान स्तर पर स्थित होते हैं। दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों के शीर्षक में संगठनों के नाम शामिल हैं।

संयुक्त रूप से बनाए गए दस्तावेजों की सभी प्रतियां, उनके साथ संलग्नक सहित, मूल होनी चाहिए, अर्थात इसमें अधिकारियों के हस्ताक्षर शामिल हैं, जिनमें शामिल हैं:

नौकरी शीर्षक,

व्यक्तिगत हस्ताक्षर,

व्यक्तिगत हस्ताक्षरों का डिकोडिंग (प्रारंभिक, हस्ताक्षरकर्ता का उपनाम)।

11. दस्तावेज़ दिनांक- दस्तावेज़ के सबसे महत्वपूर्ण विवरणों में से एक, इसकी कानूनी शक्ति सुनिश्चित करना।

दस्तावेज़ की तारीख है:

इसके हस्ताक्षर की तिथि (आदेशों, पत्रों, संदर्भों के लिए);

इसके अनुमोदन की तिथि (योजनाओं, नियमों, निर्देशों आदि की रिपोर्ट करने के लिए);

इसमें दर्ज घटना की तिथि (कार्यों के लिए)

बैठक या निर्णय की तिथि (मिनटों के लिए)।

दिनांक दस्तावेज़ की खोज विशेषता का एक अभिन्न अंग है। यह अरबी अंकों में निम्नलिखित क्रम में जारी किया जाता है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। यदि संख्या एक है, तो उसके पहले एक शून्य होना चाहिए।

संरचनात्मक इकाई का नाम (नाममात्र के मामले में),

प्राप्तकर्ता की स्थिति का संकेत (मूल मामले में),

आद्याक्षर और उपनाम (मूल मामले में),

डाक का पता (डाक नियमों के अनुसार)

अपेक्षित "पताकर्ता" की संरचना, प्राप्तकर्ता और भेजे जा रहे दस्तावेज़ के प्रकार के आधार पर भिन्न होती है।

एड्रेसी के प्रत्येक तत्व को एक टैब स्टॉप स्थिति से एक नई लाइन से लोअरकेस अक्षरों (पूंजी वाले को छोड़कर) में मुद्रित किया जाता है, विशेषता के घटक भागों के अंत में एक बिंदु नहीं लगाया जाता है। इसे सबसे लंबी लाइन के संबंध में "पता" विशेषता की प्रत्येक पंक्ति को केंद्र में रखने की अनुमति है। आवश्यक "पताकर्ता" के लिए संगठन के लेटरहेड पर प्रतिबंधात्मक संकेत "कोनों" स्थापित हैं।

कई एड्रेसिंग विकल्प हैं।

1. किसी अधिकारी को बताए बिना किसी संगठन या उसकी संरचनात्मक इकाई को किसी दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, उनके नाम नाममात्र के मामले में लिखे जाते हैं। उदाहरण के लिए:

रूसी संघ के शिक्षा मंत्रालय

पूर्वस्कूली प्रबंधन

2. एक अधिकारी को एक दस्तावेज भेजते समय, संगठन का नाम नाममात्र मामले में इंगित किया जाता है, और स्थिति और उपनाम - मूल में। उदाहरण के लिए:

शिक्षा मंत्रालय

रूसी संघ

पूर्वस्कूली प्रबंधन

अग्रणी विशेषज्ञ

3. संगठन के प्रमुख या उप प्रमुख को किसी दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, उसका नाम पताकर्ता की स्थिति के नाम में शामिल होता है। दस्तावेज़ को उन मामलों में प्रमुख को संबोधित किया जाता है जहां समस्या का समाधान सीधे उस पर निर्भर करता है। आद्याक्षर के बिना पता करने वाले के उपनाम को इंगित करने की प्रथा नहीं है . उदाहरण के लिए:

सीईओ के लिए

4. कई सजातीय संगठनों या एक संगठन के कई संरचनात्मक प्रभागों को एक दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, उन्हें सामान्य रूप से कहा जाना चाहिए। अक्सर ये अधीनस्थ संगठनों को संबोधित दस्तावेज होते हैं।

उदाहरण के लिए:

5. अकादमिक डिग्री और उपाधि वाले किसी व्यक्ति को दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, उनके बारे में जानकारी को उपनाम और अभिभाषक के आद्याक्षर से पहले इंगित करें। "

उदाहरण के लिए:

वीजीआईपीआई के रेक्टर

शैक्षणिक विज्ञान के डॉक्टर, प्रोफेसर

6. किसी सरकारी एजेंसी के साथ-साथ स्थायी प्राप्तकर्ताओं को दस्तावेज़ भेजते समय, डाक का पता नहीं दर्शाया जाता है।

7. एक बार के संवाददाताओं को दस्तावेज़ भेजते समय पूरा डाक पता इंगित किया जाता है (यह प्रसंस्करण और पत्राचार भेजने में संस्था के अभियान के काम को सुविधाजनक बनाता है)। संगठन का नाम पहले लिखा जाता है, और फिर पता।

उदाहरण के लिए:

पत्रिका के संपादकीय कर्मचारी "कार्मिक अधिकारी की पुस्तिका" बोलश्या ऑर्डिन्का सेंट, 8, मॉस्को 136104

8. दस्तावेज़ को संबोधित करते समय एक व्यक्ति कोअंतिम नाम, प्राप्तकर्ता के आद्याक्षर, फिर डाक पता, उदाहरण के लिए इंगित करें:

अनुसूचित जनजाति। क्रिसमस,

9. प्रत्येक प्राप्तकर्ता को उन संस्थानों और व्यक्तियों के बारे में सूचित करने के लिए दस्तावेज़ पर कई पते इंगित किए गए हैं जिन्हें इस दस्तावेज़. इस मामले में, दस्तावेज़ में 4 से अधिक पते नहीं होने चाहिए। जब कोई दस्तावेज़ 4 से अधिक पतों पर भेजा जाता है, तो एक मेलिंग सूची संकलित की जाती है और प्रत्येक दस्तावेज़ पर केवल एक पताकर्ता का संकेत दिया जाता है। पतों को दो पंक्ति रिक्ति द्वारा अलग किया जाता है।

10. के लिए आंतरिक दस्तावेज(विवरण, ज्ञापन, आदि) केवल उस संरचनात्मक इकाई या प्रमुख का नाम जिसे दस्तावेज़ प्रस्तुत किया गया है, इंगित किया गया है। इस मामले में, संगठन का नाम पद के शीर्षक में शामिल है।

उदाहरण के लिए:वीजीआईपीए के शिक्षा विभाग के प्रमुख

11. विदेशी संवाददाताओं को दस्तावेज भेजते समय, उन्हें किसी संगठन या विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित किया जाता है (आमतौर पर स्थिति को इंगित किए बिना)। इस मामले में, आद्याक्षर और उपनाम पहले इंगित किए जाते हैं, फिर संगठन का नाम, फिर उसका पता निम्नलिखित क्रम में: मेलबॉक्स नंबर, घर का नंबर, सड़क का नाम, शहर और देश का नाम, डाक कोड।

उदाहरण के लिए:

100 साउथ स्ट्रीट लंदन, KW CR24TW

16. दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प।यह दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में स्थित है। दस्तावेज़ अनुमोदन कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों को प्रमाणित करने का एक विशेष तरीका है। यह उनकी सामग्री को अधिकृत करता है और दस्तावेज़ के विस्तार के लिए संस्थानों, अधिकारियों और नागरिकों के एक निश्चित सर्कल के लिए गवाही देता है। अनुमोदन के बाद ही ऐसे दस्तावेज कानूनी बल प्राप्त करते हैं। विनियम, चार्टर, अधिनियम, आदि अनुमोदन के अधीन हैं। सांकेतिक सूचीस्वीकृत किए जाने वाले दस्तावेज संलग्न हैं।

संरचना, स्टाफिंग जैसे दस्तावेजों में, स्टाफअनुमोदन की मुहर अतिरिक्त रूप से एक मुहर छाप द्वारा प्रमाणित होती है।

दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के बाद अनुमोदन किया जाता है और इसमें दो डिज़ाइन विकल्प होते हैं;

1. प्रमुख द्वारा दस्तावेज़ का अनुमोदन।

2. एक प्रशासनिक दस्तावेज जारी करना (आदेश, संकल्प)।

दोनों विधियों में समान कानूनी बल है। दूसरे विकल्प का उपयोग करना उचित है जब स्पष्टीकरण, अतिरिक्त निर्देशों की आवश्यकता होती है, अनुमोदित दस्तावेज़ को लागू करने के लिए एक समय सीमा निर्धारित की जाती है, आदि।

यदि अनुमोदित दस्तावेज़ एक साथ प्रशासनिक दस्तावेज़ के साथ जारी किया जाता है, तो इसे इस प्रशासनिक दस्तावेज़ के अनुलग्नक के रूप में तैयार किया जाता है।

अनुमोदन की किसी भी विधि के साथ, अनुमोदित दस्तावेज़ पर अनुमोदन की मुहर लगाई जाती है, जिसके अनुसार तदनुसार दो विकल्प होते हैं:

पहले मामले में, इसमें I APPROVE शब्द, प्रमुख की स्थिति का संकेत, संस्था का नाम, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर, आद्याक्षर, उपनाम और अनुमोदन की तारीख शामिल है।

उदाहरण के लिए:मंजूर

सीईओ

कपड़ा"

दूसरे मामले में, APPROVED शब्द लिखा जाता है, वाद्य मामले में अनुमोदन दस्तावेज का नाम, इसकी तिथियां, संख्याएं।

उदाहरण के लिए:

स्वीकृत

VGIPU के रेक्टर के आदेश से

APPROVED और APPROVED शब्द बड़े अक्षरों में बिना उद्धरण चिह्नों और कोलन के लिखे गए हैं।

स्वीकृत दस्तावेज़ में परिवर्धन और सुधार केवल उस व्यक्ति की अनुमति से किए जा सकते हैं जिसने इसे अनुमोदित किया है।

17. संकल्प- यह प्राप्त दस्तावेज़ पर एक प्रशासनिक शिलालेख है, जो संबंधित अधिकारी द्वारा हस्तलिखित तरीके से बनाया गया है और इसमें नाम, कलाकारों के आद्याक्षर, आदेश की सामग्री, निष्पादन की समय सीमा, हस्ताक्षर और तिथि शामिल है। संकल्प किसी भी प्रशासनिक दस्तावेज के समान आवश्यकताओं के अधीन है: स्पष्टता, विशिष्टता, संक्षिप्तता।

उदाहरण के लिए:

कृपया एक परियोजना तैयार करें

05.12.2004 के अनुसार अनुबंध

हस्ताक्षर की तारीख

यदि संकल्प में कई उपनामों का संकेत दिया गया है, तो जिसका उपनाम सबसे पहले आता है, वह निष्पादन के लिए जिम्मेदार होता है।

उन दस्तावेज़ों पर जिन्हें अतिरिक्त निर्देशों की आवश्यकता नहीं है, केवल f. और उस बारे में। कलाकार, संकल्प के लेखक के हस्ताक्षर और तारीख।

संकल्प को बेहतर ढंग से पढ़ने के लिए, कलाकार की रेखा और निर्धारित कार्यों को प्रमुख के हस्ताक्षर से अलग करने की अनुमति है।

"मैं आपसे अनुपालन करने के लिए कहता हूं", आदि जैसे प्रस्तावों को लागू करना अनुचित है, क्योंकि उनमें नई जानकारी नहीं होती है।

रिज़ॉल्यूशन दस्तावेज़ की पहली शीट पर विवरण "पताकर्ता" और "पाठ" के बीच दस्तावेज़ के शीर्ष पर स्थित है। यदि रिज़ॉल्यूशन के लिए पर्याप्त जगह नहीं है, तो आप इसे दस्तावेज़ के किसी भी खाली क्षेत्र पर रख सकते हैं, हाशिये को छोड़कर। पाठ, अभिभाषक और अन्य महत्वपूर्ण विवरणों पर एक प्रस्ताव रखना अस्वीकार्य है।

कुछ मामलों में, जब किसी दस्तावेज़ पर कोई प्रस्ताव रखना अनुपयुक्त होता है, तो उसे एक अलग शीट पर एक संकल्प तैयार करने की अनुमति होती है। परंतुऐसा करना अवांछनीय है, क्योंकि शीट को बदला या खोया जा सकता है। संकल्प दस्तावेज़ को नियंत्रण में रखने और निष्पादन की समय सीमा निर्धारित करने का आधार है।

18 .पाठ के लिए शीर्षक -ये है सारांशदस्तावेज़। शीर्षक यथासंभव छोटा और सटीक होना चाहिए। हेडर होने से दस्तावेज़ को पंजीकृत करते समय उसे पूरी तरह से पढ़ने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है। यह दस्तावेज़ के संकलक द्वारा तैयार किया गया है, जो छोटे अक्षरों में एक चपटे तरीके से मुद्रित होता है।

शीर्षक 5 पंक्तियों से अधिक नहीं होना चाहिए। बड़ी मात्रा के जटिल दस्तावेजों में, उपशीर्षक बनाए जाते हैं। शब्द लपेटने से बचने की सिफारिश की जाती है। अपेक्षित "शीर्षक" के लिए संगठन के लेटरहेड पर प्रतिबंधात्मक संकेत "कोनों" स्थापित हैं। A5 प्रारूप के दस्तावेजों पर शीर्षक को इंगित नहीं करने की अनुमति है। शीर्षक में वर्तनी और विराम चिह्नों के नियमों का पालन करने वाले शब्दों और वाक्यांशों के संक्षिप्त रूप की अनुमति है।

शीर्षक दस्तावेज़ प्रकार के नाम के अनुरूप होना चाहिए। किस बारे में सवालों के जवाब दे सकते हैं? या किसके बारे में?

उदाहरण के लिए:

एक सत्यापन आयोग की स्थापना पर आदेश;

प्रोटोकॉल, निर्देशों, अधिनियमों, नियमों आदि के ग्रंथों के शीर्षकों को एक मामले में दस्तावेज़ के प्रकार के नाम के साथ जोड़ा जाना चाहिए (प्रश्न का उत्तर क्या (किसका)?) उदाहरण के लिए:

स्वच्छता निरीक्षण अधिनियम

आंतरिक के नियम कार्य सारिणी

सहायक सचिव का नौकरी विवरण

श्रम सामूहिक की बैठक का कार्यवृत्त

19. नियंत्रण का निशान।निष्पादन और प्रतिक्रिया की आवश्यकता वाले दस्तावेजों को नियंत्रण में लिया जाता है। दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा प्रमुख के संकल्प में निर्दिष्ट की जा सकती है। यदि कोई समय अवधि निर्दिष्ट नहीं है, तो इसे के अनुसार निर्धारित किया जाता है मानक शर्तेंदस्तावेजों का निष्पादन या जैसा कि दस्तावेज़ के पाठ में दर्शाया गया है।

नियंत्रण चिह्न को "K" अक्षर द्वारा "कंट्रोल" शब्द या स्टैम्प के साथ दर्शाया जाता है। इसे दस्तावेज़ की पहली शीट के ऊपरी दाएं कोने में लाल महसूस-टिप पेन या एक विशेष स्टाम्प के साथ लगाया जाता है।

20. दस्तावेज़ पाठ।दस्तावेज़ का पाठ रूसी या राष्ट्रीय भाषा में रूसी संघ के कानून और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अनुसार तैयार किया गया है राज्य की भाषाएं. दस्तावेजों के ग्रंथ उन्हें भेजते समय केवल रूसी में लिखे जाते हैं:

पर संघीय प्राधिकरणराज्य प्राधिकरण, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के राज्य प्राधिकरण;

उद्यमों, संगठनों और उनके संघों के लिए जो रूसी संघ के इस घटक इकाई के अधिकार क्षेत्र में नहीं हैं या रूसी संघ के अन्य घटक संस्थाओं के क्षेत्र में स्थित हैं।

दस्तावेजों के पाठ एक प्रश्नावली, एक तालिका, एक लिंक किए गए पाठ या इन संरचनाओं के संयोजन के रूप में बनाए जा सकते हैं।

प्रश्नावली के रूप में पाठ को संकलित करते समय, क्रिया "स्वयं", "थे", "थे" का उपयोग किया जाता है। एक उदाहरण है मानक प्रपत्र"कार्मिक रिकॉर्ड के लिए व्यक्तिगत शीट": "आप कौन सी विदेशी भाषाएं बोलते हैं।"

तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नाममात्र के मामले में संज्ञा द्वारा व्यक्त किए गए शीर्षक होने चाहिए। कॉलम और लाइन्स के सबहेडिंग हेडिंग के अनुरूप होने चाहिए। यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर मुद्रित है, तो तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए, और केवल इन स्तंभों की संख्याएँ निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित की जाती हैं।

लिंक्ड टेक्स्ट में आमतौर पर 2 भाग होते हैं। पहले भाग में, दस्तावेज़ को संकलित करने के लिए आधार, कारण, लक्ष्य इंगित किए गए हैं, दूसरे में - निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, सुझाव, सिफारिशें। पाठ में केवल दूसरा भाग हो सकता है (उदाहरण के लिए, पत्र, बयान - स्पष्टीकरण के बिना एक अनुरोध; आदेश - एक बयान के बिना एक प्रशासनिक हिस्सा; प्रमाण पत्र, ज्ञापन - तथ्यों का आकलन, निष्कर्ष)।

अन्य संगठनों के दस्तावेजों या पहले प्रकाशित दस्तावेजों के आधार पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के पाठ में, उनके विवरण का संकेत दिया गया है: दस्तावेज़ का नाम, संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक, दस्तावेज़ की तारीख, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, पाठ का शीर्षक।

यदि पाठ में कई निर्णय, निष्कर्ष आदि हैं, तो इसे खंडों, उपखंडों, पैराग्राफों में विभाजित किया जाना चाहिए, जो अरबी अंकों में गिने जाते हैं।

कमांड की एकता के सिद्धांतों पर काम करने वाले संगठनों के प्रशासनिक दस्तावेजों (आदेश, आदेश, आदि) में, साथ ही संगठन के नेतृत्व को संबोधित दस्तावेजों में, पाठ पहले व्यक्ति एकवचन में होना चाहिए ("मैं आदेश", " ऑफ़र", "कृपया")।

कॉलेजिएट निकायों के प्रशासनिक दस्तावेजों में, पाठ तीसरे व्यक्ति एकवचन ("निर्णय", "निर्णय") में कहा गया है,

संयुक्त प्रशासनिक दस्तावेजों में, पाठ पहले व्यक्ति बहुवचन ("हम आदेश", "निर्णय लिया") में कहा गया है।

प्रोटोकॉल का पाठ किसी तीसरे व्यक्ति में प्रस्तुत किया जाता है बहुवचन("सुना", "बात", "निर्णय लिया")।

संगठनों के अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करने वाले दस्तावेजों में, उनके संरचनात्मक विभाजन (विनियम, निर्देश), साथ ही तथ्यों और निष्कर्षों (अधिनियम, प्रमाण पत्र) का विवरण या मूल्यांकन शामिल है, तीसरे व्यक्ति एकवचन से पाठ की प्रस्तुति के रूप का उपयोग करें और बहुवचन ("विभाग कार्य करता है", "प्रबंधन शामिल है", "आयोग ने स्थापित किया है")।

प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का प्रयोग पत्रों में किया जाता है:

पहला व्यक्ति बहुवचन ("कृपया निर्देशित करें")

पहले व्यक्ति एकवचन से ("मैं इसे आवश्यक समझता हूं", "मैं आपको हाइलाइट करने के लिए कहता हूं"),

तीसरे व्यक्ति से एकवचन ("प्रशासन आपत्ति नहीं करता", "पारिस्थितिकी पर समिति इसे संभव मानती है")।

21. आवेदन की उपस्थिति के बारे में चिह्नित करें।दस्तावेज़ के अनुबंधों के उद्देश्य और सामग्री के आधार पर, उन्हें सशर्त रूप से उप-विभाजित किया जा सकता है; 3 प्रकारों में:

1. आवेदन करने के लिए प्रशासनिक दस्तावेजउनके द्वारा अनुमोदित या लागू किया गया (कानूनी कृत्यों के परिशिष्ट)।

2. आवेदन जो मुख्य दस्तावेज़ को स्पष्ट या पूरक करते हैं।

3. कवर पत्रों द्वारा भेजे गए आवेदन और एक स्वतंत्र दस्तावेज होने के नाते।

विशेषता "एप्लिकेशन" को लाल रेखा से "पाठ" और "हस्ताक्षर" विशेषताओं के बीच रखा गया है। आवेदनों की संख्या के बावजूद, "एप्लिकेशन" शब्द एकवचन में लिखा जाता है, उसके बाद एक कोलन होता है:

एप्लिकेशन डिज़ाइन कई प्रकार के होते हैं।

1. यदि दस्तावेज़ में टेक्स्ट में नामित एप्लिकेशन हैं, तो केवल शीट और प्रतियों की संख्या इंगित की जाती है।

उदाहरण के लिए:

आवेदन: 5 लीटर के लिए। 3 प्रतियों में।

2. यदि दस्तावेज़ में कोई एप्लिकेशन है जिसका नाम टेक्स्ट में नहीं है, तो उसका नाम सूचीबद्ध होना चाहिए जिसमें प्रत्येक एप्लिकेशन में शीट्स की संख्या और उनकी प्रतियों की संख्या का संकेत दिया गया हो। यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है।

उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट: 1. 5 शीट के लिए अनुबंध / 25। 2 प्रतियों में।

2. 1 शीट के लिए स्वीकृति प्रमाण पत्र। 3 प्रतियों में।

बड़ी संख्या में अनुप्रयोगों के साथ, उनके लिए एक अलग सूची तैयार की जाती है, और दस्तावेज़ स्वयं इंगित करता है:

परिशिष्ट: 5 शीट पर इन्वेंट्री।

3. यदि संलग्नक के साथ कोई दस्तावेज दस्तावेज के साथ संलग्न है, तो संलग्नक पर चिह्न निम्नलिखित रूप में तैयार किया गया है:

संलग्नक: जेएससी "जेडएमजेड" में रिकॉर्ड रखने के निर्देश और इसके साथ संलग्न, केवल 3 शीट।

4. यदि आवेदन बाध्य हैं, तो शीटों की संख्या इंगित नहीं की जाती है।

उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट: वीजीआईपीए आंतरिक श्रम विनियम 5 प्रतियां।

यदि दस्तावेज़ कई पते पर भेजा जाता है, और आवेदन सभी को नहीं भेजा जाता है, तो निशान इंगित करता है क्रमिक संख्याजिस पते पर आवेदन भेजा गया है।

उदाहरण के लिए:

आवेदन: 2 लीटर के लिए। 1 प्रति में। केवल तीसरे पते पर।

यदि दस्तावेज़ के लिए आवेदन एक ही प्रति में है, तो प्रतियों की संख्या को छोड़ा जा सकता है।

यदि कई अनुप्रयोग हैं।

उदाहरण के लिए:

आवेदन पत्र

प्रशासन के निर्णय के लिए

निज़नी नोवगोरोड क्षेत्र

दिनांक 01.01.2001 संख्या 31

इसे बड़े अक्षरों में "परिशिष्ट संख्या" अभिव्यक्ति मुद्रित करने की अनुमति है, साथ ही इस अभिव्यक्ति को केंद्र में रखने के लिए, दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और पंजीकरण संख्या सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष, उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट संख्या 2

रूस के न्याय मंत्रालय के आदेश के लिए

.22. हस्ताक्षर -किसी भी आधिकारिक दस्तावेज की अनिवार्य आवश्यकता। एक हस्ताक्षर को संस्थानों, संगठनों और उद्यमों के अधिकारियों के उनके द्वारा जारी दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के रूप में समझा जाता है।

दस्तावेजों पर हस्ताक्षर, साथ ही अनुमोदन और सीलिंग, दस्तावेजों को प्रमाणित करने के तरीकों में से एक है। दस्तावेजों का प्रमाणन उनकी सामग्री और वैधता के लिए जिम्मेदारी व्यक्त करने का एक रूप है।

अधिकारियों को अपनी क्षमता के भीतर आधिकारिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है, जिसे आमतौर पर संगठन और संरचनात्मक इकाइयों के नियमों के साथ-साथ नौकरी के विवरण में परिभाषित किया गया है।

अपेक्षित "हस्ताक्षर" की संरचना में शामिल हैं:

दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम (संक्षिप्त रूप से, संगठन को निर्दिष्ट किए बिना, यदि दस्तावेज़ लेटरहेड पर तैयार किया गया है और यदि दस्तावेज़ लेटरहेड पर नहीं बनाया गया है तो पूर्ण)

व्यक्तिगत हस्ताक्षर,

हस्ताक्षर डिकोडिंग (प्रारंभिक और उपनाम - उनके बीच रिक्त स्थान के बिना)। यदि पद के शीर्षक में कई शब्द हैं, तो इसे कई पंक्तियों में मुद्रित किया जाता है और प्रतिलेख के साथ हस्ताक्षर अंतिम के स्तर पर रखा जाता है।

नौकरी शीर्षक तार।

उदाहरण के लिए:

सीईओ हस्ताक्षर

सीईओ

वैज्ञानिक और शैक्षणिक संस्थानों में, हस्ताक्षर में शीर्षक और शैक्षणिक डिग्री का संकेत दिया जा सकता है।

वीजीआईपीयू के रेक्टर

डी.पी.एस., प्रोफेसर हस्ताक्षर

सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष अपेक्षित "हस्ताक्षर" में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति के नाम को केंद्र में रखने की अनुमति है। उदाहरण के लिए:

कार्यकारी निदेशक

दस्तावेजों पर कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। इस मामले में, अपेक्षित "हस्ताक्षर" निम्नानुसार बनाया गया है।

1. धन की प्राप्ति और जारी करने से संबंधित दस्तावेजों, इन्वेंट्री आइटम की प्राप्ति और गारंटी के पत्रों पर दो हस्ताक्षर होने चाहिए: पहला और दूसरा। पहले हस्ताक्षर का अधिकार प्रमुख या उसके कर्तव्यों का है, और दूसरे का अधिकार - मुख्य लेखाकार या ऐसा करने के लिए अधिकृत व्यक्ति का है। जब एक दस्तावेज़ पर कई लोगों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं अधिकारियोंउनके हस्ताक्षर उनके द्वारा धारण की गई स्थिति के अनुरूप क्रम में एक दूसरे के नीचे रखे जाते हैं।

उदाहरण के लिए:

सीईओ व्यक्तिगत हस्ताक्षर

मुख्य लेखाकार व्यक्तिगत हस्ताक्षर

2. कॉलेजिएट निकायों (बैठकों के कार्यवृत्त, सत्र, आदि) द्वारा अपनाए गए दस्तावेजों पर दो हस्ताक्षर होंगे - अध्यक्ष और सचिव, जबकि पदों का संकेत नहीं दिया गया है।

उदाहरण के लिए:

अध्यक्ष (हस्ताक्षर) डी एल विखरोव

सचिव (हस्ताक्षर)

3. यदि दस्तावेज़ पर समान पदों पर कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं। उदाहरण के लिए, अनुबंधों पर सभी अनुबंध करने वाले पक्षों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

उदाहरण के लिए:"

उप निदेशक उप निदेशक

कार्य(सुविधाओं के डिजाइन के लिए, तकनीकी सुविधाएं, पूंजी निर्माण; अनुसंधान, डिजाइन और तकनीकी कार्य करने के लिए; तकनीकी, आदि);

निर्देश(नियम) - (आधिकारिक; प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन पर; सुरक्षा सावधानियां; आंतरिक श्रम नियम, आदि);

नियमों(कच्चे माल, सामग्री, बिजली की लागत; तकनीकी डिजाइन; कर्मचारियों की संख्या, आदि);

रिपोर्टों(उत्पादन गतिविधियों, व्यापार यात्राओं, अनुसंधान कार्य, आदि के बारे में);

सूचियों(अनियमित कामकाजी घंटों वाले कर्मचारियों की स्थिति;

उद्यम जो कुछ लाभों के लिए पात्र हैं; मानक दस्तावेजमंत्रालयों, विभागों और अन्य संगठनों की गतिविधियों में गठित, दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों आदि का संकेत);

योजनाओं(उत्पादन, निर्माण और स्थापना, डिजाइन और सर्वेक्षण, अनुसंधान और विकास कार्य; कार्यान्वयन) नई टेक्नोलॉजी; ओवरहाल के लिए;

कॉलेजियम, वैज्ञानिक और तकनीकी परिषद, अकादमिक परिषद, आदि का काम);

नियमों(मंत्रालय के बारे में; संरचनात्मक इकाई; बोनस, आदि);

कार्यक्रमों(कार्यों और घटनाओं को अंजाम देना, व्यापार यात्राएं, आदि);

कार्यों के उत्पादन के लिए कीमतें;

अनुमान(प्रबंधन तंत्र, भवनों, परिसरों, संरचनाओं के रखरखाव के लिए लागत, उद्यम निधि से धन का उपयोग; नए उत्पादों के उत्पादन की तैयारी और विकास के लिए; पूंजी निर्माण के लिए);

मानकों(राज्य, शाखा, गणतंत्र, तकनीकी स्थिति);

संरचना और स्टाफिंग;

टैरिफ दरें;

दस्तावेजों की एक अनुमानित सूची जिस पर संगठन की मुहर लगाई जाती है

अधिनियमों(पूर्ण निर्माण सुविधाओं, उपकरण, प्रदर्शन किए गए कार्य, राइट-ऑफ, परीक्षा, आदि की स्वीकृति);

मुख्तारनामा(इन्वेंट्री आइटम प्राप्त करने के लिए, मध्यस्थता में व्यापार करने के लिए, आदि);

संधियों(के बारे में देयता, वितरण, अनुबंध, वैज्ञानिक और तकनीकी सहयोग, परिसर का किराया, कार्य के प्रदर्शन पर, आदि);

कार्य(सुविधाओं, तकनीकी संरचनाओं, पूंजी निर्माण, तकनीकी विशिष्टताओं, आदि के डिजाइन के लिए);

अनुप्रयोग(उपकरण, आविष्कार, आदि के लिए);

नमूनेवित्तीय और व्यावसायिक संचालन करने के हकदार कर्मचारियों की मुहरों और हस्ताक्षरों के निशान;

आदेश(बजटीय; बैंकिंग; पेंशन; भुगतान (समेकित, बैंक को; विदेशी मुद्रा प्राप्त करने और स्थानांतरित करने के लिए, आयात के लिए, आदि);

मंत्रालयों पर विनियम(विभाग);

प्रोटोकॉल(आपूर्ति योजनाओं का समन्वय; लोगों के मूल्यांकनकर्ताओं का नामांकन, आदि);

रजिस्टर(चेक; बैंक को प्रस्तुत बजट आदेश);

आकलनखर्च (प्रशासनिक तंत्र के रखरखाव के लिए; नए उत्पादों के उत्पादन की तैयारी और विकास के लिए; अनुबंध में लागत के लिए; पूंजी निर्माण, आदि के लिए);

संदर्भ(सीमा; बीमा राशि के भुगतान पर; बजट का उपयोग;

वेतन आवंटन; उपार्जित और देय वेतन, आदि के बारे में);

विशेष विवरण(उत्पाद, उत्पाद, आदि);

अनुसूचियां और उनमें परिवर्तन।

अनुलग्नक 2

अनुशासन कार्यालय कार्य में परिणाम की तैयारी के लिए प्रश्नों की सूची

1. प्रबंधन दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन के लिए राज्य मानक।

2. दस्तावेज़ विवरण। निश्चित और परिवर्तनशील विवरण।

3. दस्तावेज़ के शीर्षलेख का विवरण।

4. दस्तावेज़ की सामग्री का विवरण।

5. दस्तावेज़ के औपचारिक भाग का विवरण।

6. दस्तावेज़ पर सहायक लिपिक चिह्न।

7. प्रत्येक प्रकार के प्रबंधन दस्तावेज़ के लिए आवश्यक विवरण, उनका डिज़ाइन।

8. कागजातों की तारीख। आधिकारिक पत्र, प्रोटोकॉल, आदेश, अधिनियम की तिथि।

9. अपेक्षित "संगठन के बारे में संदर्भ डेटा" का पंजीकरण

10. दस्तावेज़ को संबोधित करते समय अपेक्षित "पता" का पंजीकरण

संगठन के प्रमुख;

किसी विशिष्ट व्यक्ति को निर्दिष्ट किए बिना किसी संगठन को;

विशिष्ट अधिकारी;

एक निजी व्यक्ति को;

12. दस्तावेज़ की स्वीकृति बनाना

13. दस्तावेज़ के समझौते का पंजीकरण।

14. गारंटी, आदेश, प्रोटोकॉल, अधिनियम, अनुबंध के पत्रों में हस्ताक्षर का पंजीकरण,

15. दस्तावेज़ की एक प्रति का प्रमाणन।

16. दस्तावेज़ का रूप। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के रूपों के प्रकार। फॉर्म की आवश्यकताएं।

17. लेटरहेड और के बीच अंतर आम फार्म. दस्तावेज़ का निश्चित और परिवर्तनशील विवरण।

18. प्रपत्रों के निर्माण में पेपर प्रारूप, प्रपत्रों के लिए मार्जिन आकार। बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों में पृष्ठ क्रमांकन।

19. पत्र, आदेश, प्रोटोकॉल, निर्देशों के शीर्षक की नियुक्ति और डिजाइन।

20. फॉर्म के विवरण को व्यवस्थित करने के तरीके। व्यवसाय पत्र के रूप में विवरण का स्थान।

21. प्रशासनिक दस्तावेज। आदेश के प्रकार। मुख्य गतिविधि के लिए आदेशों का निष्पादन।

22. आधिकारिक पत्र, आधिकारिक पत्रों के प्रकार। डिजाइन नियम।

23. शिष्टाचार। पंजीकरण नियम, प्रोटोकॉल के प्रकार।

24. प्रोटोकॉल से निकालें, ऑर्डर करें। मूल का उद्धरण कानूनी बल देना।

25. अधिनियम के निष्पादन के लिए नियम।

26. मदद करना। रिपोर्टिंग और व्याख्यात्मक नोट्स।

27. तार, टेलीफोन संदेश बनाना।

28. कार्मिक दस्तावेज। इन दस्तावेजों की विशेषताएं।

29. कार्मिक आदेश जारी करना। उदाहरण दो।

30. आवेदन, आत्मकथा, विशेषताओं, सारांश का पंजीकरण।

31. रोजगार इतिहास। कार्य पुस्तकों के पंजीकरण के नियम।

32. व्यक्तिगत फ़ाइलें और व्यक्तिगत कार्ड T-2 बनाते हैं।

33. दस्तावेज़ प्रवाह। दस्तावेज़ीकरण की मुख्य धाराएँ।

34. आउटगोइंग दस्तावेजों के साथ काम की तकनीकी श्रृंखला।

35. आने वाले दस्तावेजों के साथ काम की तकनीकी श्रृंखला।

36. दस्तावेजों का पंजीकरण और दस्तावेजों के निष्पादन का नियंत्रण।

37. संगठन के मामलों का नामकरण। मामलों का गठन।

38. संग्रह के लिए दस्तावेज तैयार करना।

प्रबंधन गतिविधि, एक ओर, जटिल, गतिशील और अप्रत्याशित है, दूसरी ओर, यह कार्य स्थितियों की पुनरावृत्ति, कार्रवाई के तरीकों की विशेषता है। एक नियम के रूप में, मुख्य प्रबंधन कार्यों में शामिल हैं: योजना, संगठन, विनियमन, उत्तेजना, नियंत्रण। इन कार्यों को करने में, प्रबंधक लगातार कई दस्तावेजों को संदर्भित करता है (या उन्हें बनाता है)।

यह अतिशयोक्ति के बिना कहा जा सकता है कि दस्तावेज़ एक प्रबंधक की हर कम या ज्यादा महत्वपूर्ण कार्रवाई के साथ होते हैं।

इस संबंध में, प्रबंधन प्रलेखन विविध है, और एक ही समय में एकीकरण और मानकीकरण के लिए उधार देता है।

एकीकरण का सार प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना और रूपों, उनके प्रसंस्करण, लेखांकन और भंडारण के संचालन में एकरूपता की स्थापना के लिए कम हो गया है।

एकीकरण कई दस्तावेजों के साथ काम को सुव्यवस्थित करने की अनुमति देता है, व्यापार सूचनाओं के आदान-प्रदान को सरल और तेज करता है। एकीकरण एक सामान्य दस्तावेज़ मॉडल के सिद्धांत पर आधारित था।

प्रबंधन प्रलेखन के एकीकरण और मानकीकरण का मुख्य लक्ष्य दस्तावेजों की एक प्रणाली का निर्माण है जो एक आर्थिक प्रभाव दे सकता है। एकीकृत दस्तावेजों का उपयोग एक ही समय में प्रबंधकीय कार्य में रचनात्मक तत्वों के विकास और इसकी संस्कृति के सुधार को बढ़ावा देना चाहिए।

दस्तावेजों के संकलन, उत्पादन और प्रसंस्करण, उनके हस्तांतरण, प्रसंस्करण, भंडारण और विनाश की लागत को कम करने के परिणामस्वरूप दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण की आर्थिक दक्षता हासिल की जाती है।

दस्तावेज़ के एकीकरण और मानकीकरण की वस्तुएं न केवल इसका रूप हैं, बल्कि इसमें शामिल विवरणों की संरचना भी हैं।

एकीकरण के कार्य दस्तावेजों के उद्देश्य और इसके प्रसंस्करण के तरीकों के अनुरूप विवरणों का चयन हैं, और मानकीकरण के कार्य दस्तावेजों में शामिल विवरणों के लिए समान आवश्यकताओं की स्थापना हैं। एकीकरण प्रपत्र सहारा टेलीफोन संदेश

दस्तावेजों के मानकों को प्रबंधन प्रलेखन के रूपों के एकीकरण, रूपों के केंद्रीकृत उत्पादन के संगठन, आधिकारिक दस्तावेजों के केंद्रीकृत प्रसंस्करण की संभावना के निर्माण और प्रबंधन कर्मियों के काम की सुविधा के साथ-साथ कार्यालय की कमी में योगदान करना चाहिए। लागत।

शब्द "मानकीकरण" तीन मुख्य बिंदुओं की विशेषता है। सबसे पहले, मानकीकरण लंबी अवधि के लिए स्थापित दस्तावेजों के निर्माण के लिए राष्ट्रीय मानदंड है। इसके अलावा, यह न केवल मानदंडों का परिचय देता है बल्कि उनके पालन की गारंटी भी देता है। दूसरे, यह दस्तावेज़ के गुणों और गुणों का एकीकरण है, सभी दस्तावेजों के लिए समान आकार के रूपों, नियमों, आवश्यकताओं की शुरूआत और, तीसरा, मानकीकरण केवल उन गुणों और दस्तावेजों के गुणों का समेकन और वितरण है जिनके पास बहुत कम है कार्यात्मक औचित्य, सबसे बड़ा प्रबंधकीय प्रभाव प्रदान करते हैं।

मानकीकरण का अर्थ है एक कानूनी मानदंड में प्रबंधन दस्तावेजों के विकास और निष्पादन के लिए बुनियादी नियमों और आवश्यकताओं का निर्माण। इन नियमोंआवेदन करने के लिए अनिवार्य।

वे राज्य मानकों (GOST), उद्योग मानकों (OST) और उद्यमों, संस्थानों और संगठनों (STP) के मानकों में निर्धारित हैं।

1 जुलाई 2003 को, GOST R 6.30-2003 "संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली" लागू हुई। प्रलेखन की आवश्यकता।

मानक सरकारी और गैर-सरकारी दोनों संगठनों पर लागू होता है।

GOST R 6.30-2003 विवरणों के अधिकतम सेट को सूचीबद्ध करता है, दस्तावेजों के विवरण की संरचना और विवरणों के डिजाइन के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करता है जो दस्तावेजों की तैयारी, निष्पादन और प्रसंस्करण, दस्तावेज़ रूपों के लिए आवश्यकताओं का सामना कर सकते हैं। शुरू किए गए मानक की आवश्यकताओं की सिफारिश की जाती है।

दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण निकट से संबंधित हैं। एकीकरण को अक्सर मानकीकरण के तरीकों में से एक माना जाता है। दस्तावेजों का एकीकरण स्वतंत्र रूप से भी किया जा सकता है। इस मामले में, एकीकरण की आवश्यकताओं के कानूनी समेकन के रूप में मानकीकरण इसकी व्यावहारिक अभिव्यक्ति के तरीकों में से केवल एक होगा, इन दो आवश्यकताओं के लिए सामान्य एकरूपता पेश करने की आवश्यकता है; अंतर कानूनी बल और वितरण के दायरे में है, और "एकीकरण" की अवधारणा आम है।

एकीकरण और मानकीकरण दस्तावेजों को टाइप करना, उनकी तैयारी, निष्पादन, प्रसंस्करण में तेजी लाना और कार्यालय के काम में सूचना प्रौद्योगिकी को अधिक सफलतापूर्वक पेश करना संभव बनाता है। मानकीकरण के लिए धन्यवाद, समान नियमों के अनुसार दस्तावेजों का एक विशाल द्रव्यमान बनाया जाता है, प्राप्तकर्ताओं द्वारा तेजी से और आसानी से देखा जा सकता है।

हालांकि, एकीकरण और मानकीकरण की डिग्री उचित होनी चाहिए। अत्यधिक नियामक आवश्यकताओं के साथ, दस्तावेजों के साथ काम धीमा हो जाता है, उनका निष्पादन एक महंगा अभ्यास बन जाता है। प्रबंधकीय कार्यों की गतिशीलता कम हो जाती है।

मानकों की आवश्यकताओं को व्यवहार में तभी लागू किया जाएगा जब वे उद्यम, संस्था के लिए उचित, सुविधाजनक, लाभकारी हों। और कोई भी जबरदस्ती यहां मदद नहीं करेगा।

राज्य मानकों के आवेदन से कागजी कार्रवाई में एकरूपता आती है, जो है आवश्यक शर्तउनके साथ काम के मशीनीकरण और स्वचालन के लिए, प्रबंधकीय कार्य की संस्कृति में सुधार करता है।

निष्पादन के समान नियमों का अनुपालन दस्तावेजों के कानूनी बल को सुनिश्चित करता है।

हालांकि, दस्तावेजों के साथ काम करने के मौजूदा मानदंडों, मानकों और नियमों की समय-समय पर समीक्षा और अद्यतन किया जाना चाहिए। सबसे गंभीर समस्या न केवल अत्यधिक संख्या में नए लोगों की शुरूआत है, बल्कि अनावश्यक, पुराने या अब प्रासंगिक नियामक मानदंडों का संरक्षण भी नहीं है।

एकीकरण और मानकीकरण के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अग्रणी विधि एकल रूप की विधि है, जो एक मैट्रिक्स में दस्तावेजों के एक निश्चित सेट के गुणों और गुणों की एकाग्रता है - एक रूप।

एक लेआउट कुंजी एक ग्राफिक मॉडल या एक दस्तावेज़ निर्माण योजना है।

एकीकरण के अधीन दस्तावेज़ों के लिए, लेआउट कुंजी दस्तावेज़ के सूचना तत्वों को रखने के लिए प्रारूप, फ़ील्ड आकार, ज़ोन का स्थान स्थापित करती है, जिसे कार्यालय कार्य में विवरण कहा जाता है।

एकीकृत विवरण आपको दस्तावेज़ों को तेज़ी से संसाधित करने और उनसे तेज़ी से परिचित होने की अनुमति देते हैं।

एक दस्तावेज़ विशेषता इसके डिजाइन का एक अनिवार्य तत्व है। उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ का नाम, उसके लेखक, पता, पाठ, दस्तावेज़ की तारीख, उस पर हस्ताक्षर - ये सभी दस्तावेज़ के विवरण हैं।

विभिन्न दस्तावेजों में विवरण का एक अलग सेट होता है। दस्तावेजों को बनाने वाले विवरणों की संख्या उनके प्रकार, उद्देश्य और अन्य कारकों द्वारा निर्धारित की जाती है।

कुछ दस्तावेजों के लिए, विवरणों की संख्या सख्ती से सीमित है। दूसरी ओर, किसी की अनुपस्थिति या गलत संकेत अनिवार्य सहारामें सरकारी दस्तावेज़अमान्य कर देता है।

दस्तावेज़ बनाने वाले विवरणों के समूह को दस्तावेज़ प्रपत्र कहा जाता है।

किसी विशेष प्रकार के दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए, ऑर्डर, स्टेटमेंट, प्रोटोकॉल) के लिए विशिष्ट प्रपत्र को मानक प्रपत्र कहा जाता है। दस्तावेजों के प्रपत्र प्रत्येक देश में अपनाए गए मानकों के अनुसार विकसित किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, बेलारूस गणराज्य में मानक एसटीबी 6.38-2004 के अनुसार।

मानक एक निश्चित क्रम में सभी प्रकार के संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों में निहित आवश्यकताओं को सूचीबद्ध करता है, प्रत्येक अपेक्षित के सक्षम लेखन और डिजाइन के लिए नियम निर्धारित करता है, और प्रत्येक अपेक्षित को कागज की एक शीट पर एक विशिष्ट स्थान सौंपा जाता है।

सहारा की संरचना:

• 1. बेलारूस गणराज्य का राज्य प्रतीक;
• 2. संगठन या ट्रेडमार्क का प्रतीक (सेवा चिह्न);
• 3. संगठन कोड: मंत्रालयों और अन्य सरकारी निकायों के लिए OKOGU कोड, अन्य संगठनों के लिए OKULP कोड;
• 4. दस्तावेज़ कोड;
• 5. मूल संगठन का नाम;
• 6. संगठन का नाम;
• 7. संरचनात्मक इकाई का नाम;
• 8. प्रेषक का डाक पता;
• 9. संचार और वाणिज्यिक डेटा;
• 10. दस्तावेज़ प्रकार का नाम;
• 11. तारीख;
• 12. पंजीकरण सूचकांक;
• 13. पंजीकरण सूचकांक और आने वाले दस्तावेज़ की तारीख का संदर्भ;
• 14. संकलन या प्रकाशन का स्थान;
• 15. पहुंच प्रतिबंध टिकट;
• 16. पता करने वाला;
• 17. अनुमोदन की मुहर;
• 18. संकल्प;
• 19. पाठ का शीर्षक;
• 20. नियंत्रण का चिह्न;
• 21. पाठ;
• 22. आवेदन की उपस्थिति पर निशान;
• 23. हस्ताक्षर;
• 24. गिद्ध आवेदन;
• 25. अनुमोदन स्टाम्प;
• 26. वीजा;
• 27. मुहर;
• 28. कलाकार के बारे में ध्यान दें;
• 29. एक प्रति के प्रमाणीकरण पर एक निशान;
• 30. दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को भेजने पर एक नोट;
• 31. प्रवेश चिह्न (आने वाले दस्तावेजों का पंजीकरण टिकट);
• 32. मशीन वाहक को डेटा के हस्तांतरण पर एक निशान।

प्रपत्र कार्य क्षेत्र और सेवा क्षेत्रों को भी निर्धारित करता है।

दस्तावेज़ का कार्य क्षेत्र वह स्थान है जहाँ विवरण स्थित हैं।

सेवा क्षेत्र किसी भी पाठ से भरा नहीं है और इसका उद्देश्य दस्तावेज़ को सुरक्षित करना है तकनीकी साधनभंडारण।

दस्तावेज़ीकरण के लिए, सेवा फ़ील्ड के निम्न आकार सेट किए गए हैं:

बायां मार्जिन - 35 मिमी;

दायां मार्जिन - कम से कम 10 मिमी;

शीर्ष क्षेत्र - 15-20 मिमी;

निचला - ए 4 प्रारूप के लिए - 20 मिमी से कम नहीं।

इस प्रकार, इस प्रश्न को संक्षेप में, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि एकीकरण, मानकीकरण और लेआउट कुंजी की ये सभी अवधारणाएं निकट से संबंधित हैं और इसका एक अभिन्न अंग हैं। रोजमर्रा की जिंदगीप्रबंधक।