दस्तावेजों के रूपों को संगठन की पहचान करने वाले विवरणों की अनुदैर्ध्य या कोणीय व्यवस्था के आधार पर तैयार किया जा सकता है, और दस्तावेजों के निष्पादन के अन्य विवरण जो संगठन के बारे में जानकारी को पूरक करते हैं। कोणीय या अनुदैर्ध्य लेटरहेड का उपयोग दस्तावेज़ की वैधता या इसकी कानूनी स्थिति को प्रभावित नहीं करता है।
एक अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ ( अनुदैर्ध्य रिक्त स्थान ) विवरण "संगठन का नाम", "दस्तावेज़ का प्रकार" और फॉर्म पर अन्य आवश्यक विवरण शीर्ष मार्जिन और केंद्रित (केंद्रित) के साथ रखा गया है।
प्रपत्र पर विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था
अभ्यास में अनुदैर्ध्य रूप मुख्य रूप से नियामक कानूनी कृत्यों की तैयारी के लिए उपयोग किए जाते हैं।
अनुदैर्ध्य रूप पर एक दस्तावेज़ का एक उदाहरण
एक पत्र के अनुदैर्ध्य रूप का उपयोग उन मामलों में लागू करने की सलाह दी जाती है जहां संगठन के नाम में बड़ी संख्या में मुद्रित वर्ण होते हैं, उदाहरण के लिए, यह तब हो सकता है जब फॉर्म का विवरण दो या दो से अधिक भाषाओं में दिया गया हो। . जिसमें बाएं विवरण रूसी में मुद्रित किया जाना चाहिए, और दायी ओर - राष्ट्रीय स्तर पर। यदि उपयोग की जाने वाली राष्ट्रीय भाषाओं की संख्या एक से अधिक है, तो रूसी में विवरण ऊपर और नीचे - राष्ट्रीय भाषा में इंगित किया जाना चाहिए, लाइन को सही मार्जिन की सीमा तक विस्तारित करना।
अनुदैर्ध्य दस्तावेज़ प्रपत्र दो भाषाओं में विवरण के साथ
कोना खाली
एक कोण पर ( कोने खाली ) विवरण "संगठन का नाम", "दस्तावेज़ का प्रकार" और फ़ॉर्म पर अन्य आवश्यक विवरण ऊपरी बाएँ कोने में रखे गए हैं।
कोने के रूप में, विवरण "संगठन का नाम" (08), "संगठन के बारे में संदर्भ डेटा" (09), "दस्तावेज़ के प्रकार का नाम" (10), "दस्तावेज़ की तैयारी या प्रकाशन का स्थान" (14), "दस्तावेज़ की तारीख" (11), "दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या" (12), "से लिंक" विवरण के लिए प्रतिबंधात्मक निशान पंजीकरण संख्याऔर दस्तावेज़ की तारीख "(13) विवरण के स्थान के लिए क्षेत्रों की सीमाओं के भीतर निम्नलिखित तरीकों में से एक में रखा गया है:
केंद्रित (विवरण की प्रत्येक पंक्ति की शुरुआत और अंत उस क्षेत्र की सीमाओं से समान रूप से हटा दिए जाते हैं जहां विवरण स्थित हैं);
फ़्लैग (विवरण की प्रत्येक पंक्ति उस क्षेत्र की बाईं सीमा से शुरू होती है जहाँ विवरण स्थित हैं)।
एक कोने के रूप में विवरण व्यवस्थित करने का केंद्रित तरीका
एक कोने के रूप में विवरण व्यवस्थित करने का फ़्लैग तरीका
शीट क्षेत्र के उपयोग के मामले में कोण रिक्त प्रसंस्करण और किफायती के लिए सबसे सुविधाजनक है। इस मामले में, शीट के ऊपरी भाग के दाहिने हिस्से का उपयोग "दस्तावेज़ अनुमोदन मुहर", संकल्प, डाक चिह्न आदि के विवरण को रखने के लिए किया जा सकता है।
सामान्य फ़ॉर्म
पत्रों को छोड़कर किसी भी प्रकार के दस्तावेजों के निर्माण के लिए सामान्य रूप का उपयोग किया जाता है (लेखन के लिए एक विशेष प्रकार का प्रपत्र होता है)। सामान्य रूप पर निर्भर करता है घटक दस्तावेजसंगठन में शामिल हैं:
01- राष्ट्रीय प्रतीक रूसी संघ;
· 02 - रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट;
03 - संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क(सेवा का चिन्ह);
08 - संगठन का नाम;
· 14 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान।
गोस्ट आर 6.30-2003
समूह T54
रूसी संघ के राज्य मानक
एकीकृत प्रलेखन प्रणाली
संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली
प्रलेखन की आवश्यकता
प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रबंधकीय प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों की प्रस्तुति के लिए आवश्यकताएँ
GOST R 6.30-2003 की तुलना GOST R 7.0.97-2016 के पाठ के लिए, लिंक देखें।
- डेटाबेस निर्माता का नोट।
____________________________________________________________________
ओकेएस 01.140.30
ओकेएसटीयू 0006
परिचय दिनांक 2003-07-01
प्रस्तावना
प्रस्तावना
1 रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा के अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान के दस्तावेज़ीकरण और संग्रह (VNIIDAD) द्वारा विकसित
रूस के राज्य मानक के वैज्ञानिक और तकनीकी विभाग द्वारा प्रस्तुत किया गया
2 मार्च 3, 2003 एन 65-सेंट के रूस के राज्य मानक के डिक्री द्वारा अपनाया गया और लागू किया गया
3 पहली बार पेश किया गया
4 संशोधन। मार्च 2007
उपयोग का 1 क्षेत्र
यह मानक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण (USORD) की एकीकृत प्रणाली से संबंधित संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होता है - OK 011 में शामिल संकल्प, आदेश, आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल, अधिनियम, पत्र, आदि (बाद में दस्तावेजों के रूप में संदर्भित)। 93 "प्रबंधन प्रलेखन का अखिल रूसी वर्गीकरण" (ओकेयूडी) (कक्षा 0200000)।
यह मानक स्थापित करता है: दस्तावेजों के विवरण की संरचना; दस्तावेजों के विवरण के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएं; रूसी संघ के राज्य प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ दस्तावेजों के रूपों सहित दस्तावेजों के रूपों की आवश्यकताएं।
दस्तावेजों के विवरण के स्थान के लिए योजनाएं परिशिष्ट ए में दी गई हैं; दस्तावेजों के नमूना रूप - परिशिष्ट बी में।
इस मानक की आवश्यकताएं सिफारिशें हैं।
2 दस्तावेजों के विवरण की संरचना
दस्तावेज़ तैयार और संसाधित करते समय, निम्नलिखित विवरणों का उपयोग किया जाता है:
01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;
02 - रूसी संघ के विषय का प्रतीक;
03 - संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) का प्रतीक;
04 - संगठन कोड;
05 - मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन) कानूनी इकाई;
06 - एक पहचान संख्याकरदाता/पंजीकरण कारण कोड (टिन/केपीपी);
07 - दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;
08 - संगठन का नाम;
09 - संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;
10 - दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
11 - दस्तावेज़ की तारीख;
12 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;
14 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;
15 - अभिभाषक;
16 - दस्तावेज़ अनुमोदन मुहर;
17 - संकल्प;
18 - पाठ का शीर्षक;
19 - नियंत्रण चिह्न;
20 - दस्तावेज़ का पाठ;
21 - आवेदन की उपस्थिति पर निशान;
22 - हस्ताक्षर;
23 - दस्तावेज़ अनुमोदन मुहर;
24 - दस्तावेज़ अनुमोदन वीजा;
25 - प्रिंट छाप;
26 - प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण पर चिह्न;
27 - कलाकार के बारे में चिह्न;
28 - दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को भेजने पर एक निशान;
29 - संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर निशान;
30 - दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की पहचानकर्ता।
दस्तावेजों के विवरण के पंजीकरण के लिए 3 आवश्यकताएँ
3.1 रूसी संघ के राज्य प्रतीक को संघीय संवैधानिक कानून "रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर" के अनुसार लेटरहेड पर रखा गया है (सोबरानिये ज़कोनोडाटेलस्टवा रॉसीस्कॉय फेडेरत्सी, 2000, संख्या 52, भाग I, कला। 5021)।
3.2 रूसी संघ के विषय का प्रतीक दस्तावेजों के अनुसार रखा गया है कानूनी कार्यरूसी संघ के विषय।
3.3 संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) चार्टर (संगठन पर विनियम) के अनुसार संगठनों के लेटरहेड पर रखा जाता है।
3.4 संगठन कोड को उद्यमों और संगठनों के अखिल रूसी क्लासिफायरियर (ओकेपीओ) के अनुसार नीचे रखा गया है।
3.5 एक कानूनी इकाई का मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन) कर अधिकारियों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों के अनुसार चिपका हुआ है।
3.6 करदाता पहचान संख्या / पंजीकरण कारण कोड (टिन / केपीपी) कर अधिकारियों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों के अनुसार नीचे रखा गया है।
3.7 दस्तावेज़ प्रपत्र कोड प्रबंधन प्रलेखन (ओकेयूडी) के अखिल रूसी क्लासिफायरियर के अनुसार चिपका हुआ है।
3.8 उस संगठन का नाम जो दस्तावेज़ का लेखक है, को उसके घटक दस्तावेज़ों में निर्धारित नाम के अनुरूप होना चाहिए।
संगठन के नाम के ऊपर संक्षिप्त संकेत दिया गया है, और इसकी अनुपस्थिति में - मूल संगठन का पूरा नाम (यदि कोई हो)।
रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संगठनों के नाम, जिनमें रूसी संघ (रूसी) की राज्य भाषा के साथ-साथ रूसी संघ के विषयों की राज्य भाषा है, दो भाषाओं में मुद्रित हैं।
रूसी संघ के विषय की राज्य भाषा में या किसी अन्य भाषा में संगठन का नाम नीचे या रूसी संघ की राज्य भाषा में नाम के दाईं ओर रखा गया है।
संगठन का संक्षिप्त नाम उन मामलों में दिया जाता है जहां यह संगठन के घटक दस्तावेजों में निहित होता है। संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में) पूरे नाम के नीचे या बाद में रखा गया है।
शाखा, क्षेत्रीय कार्यालय, प्रतिनिधि कार्यालय का नाम इंगित किया गया है यदि यह दस्तावेज़ का लेखक है, और संगठन के नाम के नीचे रखा गया है।
3.9 संगठन के बारे में संदर्भ डेटा में शामिल हैं: डाक का पता; टेलीफोन नंबर और संगठन के विवेक पर अन्य जानकारी (फैक्स नंबर, टेलेक्स नंबर, बैंक खाते, ई-मेल पता, आदि)।
3.10 संगठन द्वारा तैयार या प्रकाशित किए गए दस्तावेज़ के प्रकार का नाम चार्टर (संगठन पर विनियम) द्वारा निर्धारित किया जाना चाहिए और ओकेयूडी (वर्ग 0200000) द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों के प्रकार के अनुरूप होना चाहिए।
3.11 दस्तावेज़ की तारीख उसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख है, मिनटों के लिए - बैठक की तारीख (निर्णय लेने), अधिनियम के लिए - घटना की तारीख। दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ों में एक (एकल) तारीख होनी चाहिए।
दस्तावेज़ की तिथि क्रम में अरबी अंकों में तैयार की गई है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने और महीने के दिन अरबी अंकों के दो जोड़े के साथ एक बिंदु से अलग किए जाते हैं; वर्ष - चार अरबी अंक।
उदाहरण के लिए, दिनांक 5 जून, 2003 को 06/05/2003 के रूप में दर्ज किया जाना चाहिए।
इसे मौखिक-संख्यात्मक तरीके से दिनांक को प्रारूपित करने की अनुमति है, उदाहरण के लिए 05 जून, 2003, साथ ही क्रम में दिनांक को स्वरूपित करना: वर्ष, माह, माह का दिन, उदाहरण के लिए: 2003.06.05।
3.12 दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इसकी क्रम संख्या शामिल होती है, जिसे संगठन के विवेक पर मामलों के नामकरण के अनुसार केस इंडेक्स के साथ पूरक किया जा सकता है, संवाददाता, निष्पादकों आदि के बारे में जानकारी।
दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से संकलित एक दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इन संगठनों में से प्रत्येक के दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या शामिल होती है, जिसे एक स्लैश द्वारा अलग किया जाता है जिसमें दस्तावेज़ में लेखकों को इंगित किया जाता है।
3.14 दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान इंगित किया गया है यदि विवरण "संगठन का नाम" और "संगठन के संदर्भ डेटा" द्वारा इसे निर्धारित करना मुश्किल है। संकलन या प्रकाशन का स्थान स्वीकृत प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन को ध्यान में रखते हुए इंगित किया गया है, इसमें केवल आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त रूप शामिल हैं।
3.15 प्राप्तकर्ता संगठन, उनकी संरचनात्मक इकाइयाँ, अधिकारी या व्यक्ति हो सकते हैं। किसी अधिकारी को किसी दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, आद्याक्षर उपनाम से पहले इंगित किए जाते हैं। संगठन का नाम और उसके संरचनात्मक इकाईनाममात्र मामले में संकेत दिया। उदाहरण के लिए (इसके बाद, संगठनों के नाम, उनके संदर्भ डेटा आदि के उदाहरण सशर्त हैं):
रूस के न्याय मंत्रालय |
जिस व्यक्ति को दस्तावेज़ संबोधित किया गया है उसकी स्थिति मूल मामले में इंगित की गई है, उदाहरण के लिए:
सीईओ को |
|
जेएससी "इलेक्ट्रोसेंट्रोमोंटाज़" |
यदि दस्तावेज़ कई सजातीय संगठनों या एक संगठन के कई संरचनात्मक प्रभागों को भेजा जाता है, तो उन्हें सामान्यीकृत तरीके से इंगित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए:
विशेषता "पता" की प्रत्येक पंक्ति को सबसे लंबी रेखा के संबंध में केंद्रित करने की अनुमति है। उदाहरण के लिए:
दस्तावेज़ में चार से अधिक प्राप्तकर्ता नहीं होने चाहिए। दूसरे, तीसरे, चौथे पते से पहले "कॉपी" शब्द इंगित नहीं किया गया है। बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं के साथ, दस्तावेज़ की एक मेलिंग सूची संकलित की जाती है।
अपेक्षित "पते" में डाक का पता शामिल हो सकता है। सेवाओं के प्रावधान के लिए नियमों द्वारा स्थापित अनुक्रम में डाक पते के तत्वों को इंगित किया गया है डाक सेवा.
किसी संगठन को एक पत्र संबोधित करते समय, उसका नाम इंगित करें, फिर डाक का पता, उदाहरण के लिए:
दस्तावेज़ को संबोधित करते समय एक व्यक्ति कोप्राप्तकर्ता का अंतिम नाम और आद्याक्षर इंगित करें, फिर डाक का पता, उदाहरण के लिए:
3.16 दस्तावेज़ एक अधिकारी (अधिकारियों) या विशेष रूप से जारी किए गए दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित है। जब किसी दस्तावेज़ को किसी अधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प में I APPROVE शब्द (बिना उद्धरण के), दस्तावेज़ को स्वीकृत करने वाले व्यक्ति का शीर्षक, उसके हस्ताक्षर, आद्याक्षर, उपनाम और अनुमोदन की तिथि शामिल होनी चाहिए, उदाहरण के लिए:
मंज़ूरी देना |
||
व्यक्तिगत हस्ताक्षर | वी.ए. स्टेपानोव |
|
"दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प" चर में तत्वों को सबसे लंबी पंक्ति के सापेक्ष केंद्र में रखने की अनुमति है, उदाहरण के लिए:
जब एक दस्तावेज़ को कई अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं।
जब किसी दस्तावेज़ को एक संकल्प, निर्णय, आदेश, प्रोटोकॉल द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अनुमोदन स्टाम्प में APPROVED (APPROVED, APPROVED या APPROVED) शब्द होता है, सहायक मामले में अनुमोदन दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि, संख्या। उदाहरण के लिए:
अनुमत |
|
अनुमत |
दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प दस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ कोने में स्थित है।
3.17 प्रासंगिक अधिकारी द्वारा दस्तावेज़ पर लिखे गए संकल्प में नाम, कलाकारों के आद्याक्षर, आदेश की सामग्री (यदि आवश्यक हो), देय तिथि, हस्ताक्षर और तिथि शामिल है, उदाहरण के लिए:
एक अलग शीट पर संकल्प जारी करने की अनुमति है।
3.18 पाठ के शीर्षक में शामिल हैं सारांशदस्तावेज़। शीर्षक दस्तावेज़ प्रकार के नाम के अनुरूप होना चाहिए।
शीर्षक जैसे प्रश्नों का उत्तर दे सकता है:
किस बारे में (किसके बारे में) ?, उदाहरण के लिए:
प्रमाणन आयोग की स्थापना पर आदेश;
क्या (किसका)?, उदाहरण के लिए:
प्रमुख विशेषज्ञ का नौकरी विवरण।
A5 प्रारूप के लेटरहेड पर तैयार किए गए दस्तावेजों के पाठ के शीर्षक को इंगित करने की अनुमति नहीं है।
3.19 दस्तावेज़ के निष्पादन पर नियंत्रण पर निशान "के", शब्द या स्टैम्प "नियंत्रण" द्वारा इंगित किया गया है।
3.20 दस्तावेज़ का पाठ रूसी संघ की राज्य भाषा में या में तैयार किया गया है राज्य भाषाएँरूसी संघ के घटक निकाय रूसी संघ के कानून और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अनुसार।
दस्तावेजों के पाठ एक प्रश्नावली, तालिका, सुसंगत पाठ या इन संरचनाओं के संयोजन के रूप में तैयार किए जाते हैं।
एक प्रश्नावली के रूप में एक पाठ संकलित करते समय, विशेषता वस्तु की विशेषताओं के नाम को संज्ञा द्वारा नाममात्र के मामले में या दूसरे व्यक्ति क्रिया के साथ एक वाक्यांश द्वारा व्यक्त किया जाना चाहिए। बहुवचनवर्तमान या भूत काल ("है", "अपना" या "थे", "थे", आदि)। मौखिक रूप से व्यक्त की जाने वाली विशेषताएं संकेतों के नामों के अनुरूप होनी चाहिए।
तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नामांकित मामले में संज्ञा द्वारा व्यक्त शीर्षक होने चाहिए। स्तंभों और रेखाओं के उपशीर्षक शीर्षकों के अनुरूप होने चाहिए। यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर छपी है, तो तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए और केवल इन स्तंभों की संख्याएँ निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित की जानी चाहिए।
एक जुड़े हुए पाठ में आमतौर पर दो भाग होते हैं। पहले भाग में, दस्तावेज़ को संकलित करने के कारण, आधार, लक्ष्य, दूसरे (अंतिम) में - निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, सुझाव, सिफारिशें इंगित की गई हैं। पाठ में एक अंतिम भाग हो सकता है (उदाहरण के लिए, आदेश - एक बयान के बिना एक प्रशासनिक भाग; पत्र, बयान - स्पष्टीकरण के बिना एक अनुरोध)।
अन्य संगठनों के दस्तावेजों या पहले प्रकाशित दस्तावेजों के आधार पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के पाठ में, उनका विवरण इंगित किया गया है: दस्तावेज़ का नाम, संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक, दस्तावेज़ की तिथि, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, पाठ का शीर्षक।
यदि पाठ में कई निर्णय, निष्कर्ष आदि शामिल हैं, तो इसे वर्गों, उपखंडों, पैराग्राफों में विभाजित किया जा सकता है, जो अरबी अंकों में गिने जाते हैं।
कमांड की एकता के सिद्धांतों पर काम करने वाले संगठनों के दस्तावेजों (आदेशों, निर्देशों आदि) में, साथ ही साथ संगठन के प्रबंधन को संबोधित दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति एकवचन ("मैं आदेश", "मैं) में कहा गया है प्रस्ताव", "मैं पूछता हूं")।
कॉलेजियम निकायों के दस्तावेजों में, पाठ को तीसरे व्यक्ति एकवचन ("निर्णय", "निर्णय") में कहा गया है।
संयुक्त दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति बहुवचन ("हम आदेश", "निर्णय") में कहा गया है।
प्रोटोकॉल का पाठ तीसरे व्यक्ति बहुवचन ("सुना", "बोला", "निर्णय लिया", "निर्णय") में कहा गया है।
संगठनों के अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करने वाले दस्तावेजों में, उनके संरचनात्मक विभाजन (विनियम, निर्देश), साथ ही विवरण, तथ्यों या निष्कर्षों का आकलन (अधिनियम, प्रमाण पत्र), तीसरे व्यक्ति के एकवचन से पाठ की प्रस्तुति के रूप का उपयोग करें या बहुवचन ("विभाग कार्य करता है", "एसोसिएशन शामिल है", "आयोग ने स्थापित किया है")।
पत्रों में प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का उपयोग किया जाता है:
- पहले व्यक्ति से बहुवचन ("कृपया भेजें", "विचार के लिए भेजें");
- पहले व्यक्ति से एकवचन ("मैं इसे आवश्यक मानता हूं", "मैं आपको हाइलाइट करने के लिए कहता हूं");
- तीसरे व्यक्ति से एकवचन ("मंत्रालय आपत्ति नहीं करता", "VNIIDAD इसे संभव मानता है")।
3.21 पत्र के पाठ में नामित आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक नोट निम्नानुसार बनाया गया है:
आवेदन: 5 लीटर के लिए। 2 प्रतियों में।
यदि पत्र में कोई अनुलग्नक है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीट की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया गया है, उदाहरण के लिए:
आवेदन पत्र: | 1. 5 वर्षों के लिए क्षेत्रीय ऋण विभाग पर विनियम। 1 प्रति में। | |||
2. 7 शीटों के लिए क्षेत्रीय ऋण विभाग के दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के नियम। 2 प्रतियों में। | ||||
यदि आवेदन बाउंड हैं, तो शीट्स की संख्या इंगित नहीं की गई है।
यदि कोई अन्य दस्तावेज़ दस्तावेज़ से जुड़ा हुआ है, जिसमें एक अनुलग्नक भी है, तो आवेदन की उपस्थिति पर निशान निम्नानुसार तैयार किया गया है:
परिशिष्ट: 05.06.2003 02-6/172 के फेडरल आर्काइव का पत्र और इसके लिए एक परिशिष्ट, केवल 3 शीट।
यदि दस्तावेज़ में निर्दिष्ट सभी पतों पर आवेदन नहीं भेजा गया है, तो इसकी उपस्थिति पर एक निशान निम्नानुसार बनाया गया है:
आवेदन: 3 लीटर के लिए। 5 प्रतियों में। केवल पहले पते पर।
प्रशासनिक दस्तावेज़ के अनुलग्नक में (डिक्री, आदेश, आदेश, नियम, निर्देश, विनियम, निर्णय), ऊपरी दाएं कोने में इसकी पहली शीट पर वे "परिशिष्ट" लिखते हैं जो नाम दर्शाता है प्रशासनिक दस्तावेज़, इसकी तिथि और पंजीकरण संख्या, उदाहरण के लिए:
परिशिष्ट 2 |
अभिव्यक्ति "परिशिष्ट" को बड़े अक्षरों में मुद्रित करने की अनुमति है, साथ ही इस अभिव्यक्ति को केंद्र में रखने के लिए, दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और पंजीकरण संख्या सबसे लंबी पंक्ति के सापेक्ष है, उदाहरण के लिए:
परिशिष्ट 2 |
3.22 अपेक्षित "हस्ताक्षर" में शामिल हैं: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक (पूर्ण, यदि दस्तावेज़ दस्तावेज़ के रूप में जारी नहीं किया गया है, और संक्षिप्त - दस्तावेज़ पर, प्रपत्र पर जारी किया गया है); व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर डिकोडिंग (आद्याक्षर, उपनाम), उदाहरण के लिए:
क्षेत्रीय उद्यमों के संघ के उपाध्यक्ष | व्यक्तिगत हस्ताक्षर | ए.ए. बोरिसोव |
या प्रपत्र पर: | ||
उपाध्यक्ष | व्यक्तिगत हस्ताक्षर | ए.ए. बोरिसोव |
"हस्ताक्षर" विशेषता में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति के शीर्षक को सबसे लंबी पंक्ति के सापेक्ष केंद्र में रखने की अनुमति है। उदाहरण के लिए:
प्रपत्र पर दस्तावेज़ जारी करते समय अधिकारीहस्ताक्षर में इस व्यक्ति की स्थिति का संकेत नहीं दिया गया है।
जब एक दस्तावेज़ पर कई अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर एक के नीचे एक क्रम में रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:
संस्थान के निदेशक | व्यक्तिगत हस्ताक्षर | एम.वी. लारिन |
मुख्य लेखाकार | व्यक्तिगत हस्ताक्षर | जेड.वी. मर्याश |
जब किसी दस्तावेज़ पर समान पदों के कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:
उप निदेशक | उप निदेशक | ||
व्यक्तिगत हस्ताक्षर | दक्षिण। डेमिडोव | व्यक्तिगत हस्ताक्षर | के.आई. इग्नाटिव |
संयुक्त दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय, पहली शीट लेटरहेड पर नहीं खींची जाती है।
आयोग द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों के पदों को नहीं, बल्कि वितरण के अनुसार आयोग के सदस्यों के रूप में उनके कर्तव्यों को दर्शाते हैं, उदाहरण के लिए:
आयोग अध्यक्ष | व्यक्तिगत हस्ताक्षर | वी.डी. बनसुकेविच |
आयोग के सदस्य | व्यक्तिगत हस्ताक्षर | एक। सोकोवा |
व्यक्तिगत हस्ताक्षर | जैसा। Krasavin |
|
व्यक्तिगत हस्ताक्षर | ओ.आई. रिस्कोव |
3.23 दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प में सहमत शब्द शामिल है, उस व्यक्ति की स्थिति जिसके साथ दस्तावेज़ पर सहमति हुई थी (संगठन के नाम सहित), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, हस्ताक्षर डिकोडिंग (आद्याक्षर, उपनाम) और अनुमोदन की तिथि, उदाहरण के लिए:
मान गया
वित्तीय अकादमी के रेक्टर
रूसी संघ की सरकार के तहत
व्यक्तिगत हस्ताक्षर | ए.जी. ग्रीज़्नोवा |
यदि अनुमोदन पत्र, प्रोटोकॉल आदि द्वारा किया जाता है, तो अनुमोदन मुहर निम्नानुसार तैयार की जाती है:
मान गया रूसी अकादमी से पत्र |
मान गया बोर्ड की बैठक के कार्यवृत्त |
3.24 दस्तावेज़ की स्वीकृति एक दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा (बाद में वीज़ा के रूप में संदर्भित) के साथ जारी की जाती है, जिसमें दस्तावेज़ के अनुमोदनकर्ता के हस्ताक्षर और स्थिति, हस्ताक्षर का डिकोडिंग (आद्याक्षर, उपनाम) और हस्ताक्षर करने की तिथि शामिल होती है। उदाहरण के लिए:
व्यक्तिगत हस्ताक्षर | जैसा। ओर्लोव |
यदि दस्तावेज़ पर टिप्पणियां हैं, तो वीज़ा निम्नानुसार जारी किया जाता है:
टिप्पणियाँ संलग्न हैं
कानूनी विभाग के प्रमुख |
|
व्यक्तिगत हस्ताक्षर | जैसा। ओर्लोव |
टिप्पणियाँ एक अलग शीट पर बताई गई हैं, हस्ताक्षरित और दस्तावेज़ से जुड़ी हुई हैं।
एक दस्तावेज़ के लिए जिसका मूल संगठन के पास रहता है, वीजा रिवर्स साइड के नीचे चिपका दिया जाता है आखिरी पत्तामूल दस्तावेज़।
एक दस्तावेज़ के लिए जिसका मूल एक संगठन से भेजा जाता है, वीजा भेजे जाने वाले दस्तावेज़ की एक प्रति के सामने की तरफ नीचे की तरफ चिपका दिया जाता है।
एक अलग अनुमोदन शीट पर वीज़ा दस्तावेज़ जारी करना संभव है।
इसकी अनुमति है, संगठन के विवेक पर, दस्तावेज़ और उसके आवेदन की शीट-दर-शीट अनुमोदन।
3.25 सील छाप वित्तीय संसाधनों से संबंधित तथ्यों को ठीक करने वाले व्यक्तियों के अधिकारों को प्रमाणित करने वाले दस्तावेजों के साथ-साथ वास्तविक हस्ताक्षर के सत्यापन के लिए प्रदान करने वाले अन्य दस्तावेजों पर एक अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करता है।
दस्तावेजों को संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।
3.26 मूल के साथ एक दस्तावेज़ की एक प्रति की अनुरूपता को प्रमाणित करते समय, अपेक्षित "हस्ताक्षर" के नीचे प्रमाणन शिलालेख लगाया जाता है: "सही"; प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति; व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर डिकोडिंग (आद्याक्षर, उपनाम); प्रमाणन तिथि, उदाहरण के लिए:
मानव संसाधन निरीक्षक | व्यक्तिगत हस्ताक्षर | टी.एस. लेवचेंको |
संगठन के विवेक पर निर्धारित मुहर के साथ दस्तावेज़ की एक प्रति को प्रमाणित करने की अनुमति है।
3.27 निष्पादक के बारे में नोट में दस्तावेज़ के निष्पादक के आद्याक्षर और उपनाम और उसका टेलीफोन नंबर शामिल है। कलाकार के बारे में चिह्न सामने या पर रखा गया है विपरीत पक्षनिचले बाएँ कोने में दस्तावेज़ की अंतिम शीट, उदाहरण के लिए:
वी.ए. Zhukov
3.28 दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को प्रस्तुत करने पर एक नोट में निम्नलिखित डेटा शामिल हैं: इसके निष्पादन को प्रमाणित करने वाले दस्तावेज़ की तिथि और संख्या का संदर्भ, या ऐसे दस्तावेज़ की अनुपस्थिति में संक्षिप्त जानकारीप्रदर्शन के बारे में; शब्द "व्यवसाय में"; मामला संख्या जिसमें दस्तावेज़ रखा जाएगा।
दस्तावेज़ के निष्पादन पर एक नोट और मामले में इसकी दिशा दस्तावेज़ के निष्पादक या संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित और दिनांकित होती है जिसमें दस्तावेज़ निष्पादित किया गया था।
3.29 संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर चिह्न में अगला शामिल है क्रमिक संख्याऔर दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख (यदि आवश्यक हो - घंटे और मिनट)।
संगठन में दस्तावेज़ की प्राप्ति को मुहर के रूप में चिह्नित करने की अनुमति है।
3.30 दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की पहचानकर्ता दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के निचले बाएँ कोने में रखा गया एक चिह्न (पाद) है और मशीन माध्यम पर फ़ाइल का नाम, दिनांक और अन्य खोज डेटा संगठन द्वारा स्थापित किया गया है .
दस्तावेज़ प्रपत्रों के लिए 4 आवश्यकताएँ
4.1 प्रपत्रों पर दस्तावेज़ बनाए जाते हैं।
दस्तावेज़ प्रपत्रों के दो मानक प्रारूप स्थापित हैं - A4 (210297 मिमी) और A5 (148210 मिमी)।
दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट, फॉर्म पर और उसके बिना, दोनों में तैयार की गई, कम से कम फ़ील्ड होनी चाहिए:
20 मिमी - बायां;
10 मिमी - सही;
20 मिमी - शीर्ष;
20 मिमी - निचला।
4.2 दस्तावेजों के प्रपत्र सफेद कागज या हल्के रंग के कागज पर बनाए जाने चाहिए।
4.3 दस्तावेज़ों के प्रपत्र परिशिष्ट A के अनुसार तैयार किए गए हैं। विवरण के स्थान के लिए ज़ोन की अनुमानित सीमाएँ एक बिंदीदार रेखा द्वारा इंगित की गई हैं। प्रत्येक जोन इसमें शामिल विवरणों के सेट द्वारा निर्धारित किया जाता है।
4.4 विवरण के स्थान के आधार पर, प्रपत्रों के दो संस्करण स्थापित किए गए हैं - कोणीय (चित्र A.1) और अनुदैर्ध्य (चित्र A.2)।
4.5 गुण 01 (02 या 03) को गुण 08 के मध्य के ऊपर रखा गया है। गुण 03 को गुण 08 के स्तर पर रखा जा सकता है।
विवरण 08, 09, 10, 14, विवरण के स्थान के लिए क्षेत्रों की सीमाओं के भीतर विवरण 11, 12, 13 के लिए प्रतिबंधात्मक निशान निम्नलिखित तरीकों में से एक में रखे गए हैं:
- केंद्रित (विवरण की प्रत्येक पंक्ति की शुरुआत और अंत उस क्षेत्र की सीमाओं से समान रूप से हटा दिए जाते हैं जहां विवरण स्थित हैं);
- ध्वज (विवरण की प्रत्येक पंक्ति उस क्षेत्र की बाईं सीमा से शुरू होती है जहां विवरण स्थित हैं)।
4.6 एक संगठन के लिए, इसका संरचनात्मक उपखंड, एक अधिकारी, निम्नलिखित प्रकारदस्तावेज़ प्रपत्र:
- सामान्य फ़ॉर्म;
- लेटरहेड;
- एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप।
4.7 पत्र को छोड़कर, किसी भी प्रकार के दस्तावेजों के उत्पादन के लिए सामान्य रूप का उपयोग किया जाता है।
संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर सामान्य रूप में विवरण 01 (02 या 03), 08, 11, 14 शामिल हैं।
संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर पत्र के रूप में विवरण 01 (02 या 03), 04, 05, 06, 08, 09 और, यदि आवश्यक हो, स्थान के लिए ज़ोन की ऊपरी सीमाओं के लिए प्रतिबंधात्मक निशान शामिल हैं। विवरण 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20।
संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर एक पत्र को छोड़कर एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में विवरण 01 (02 या 03), 08, 10, 14 और, यदि आवश्यक हो, क्षेत्रों की सीमाओं के लिए प्रतिबंधात्मक चिह्न शामिल हैं जहां विवरण 11, 12, 13, 18, 19 स्थित हैं।
4.8 रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संगठनों के लिए, जिनके पास रूसी संघ की राज्य भाषा के साथ-साथ रूसी संघ की एक घटक इकाई की राज्य भाषा है, एक अनुदैर्ध्य रूप का उपयोग करना उचित है; उसी समय, विवरण 08, 09, 14 दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं: एक ही स्तर पर रूसी (बाएं) और राष्ट्रीय (दाएं)।
4.9 दो या दो से अधिक पृष्ठों पर दस्तावेज़ तैयार करते समय, दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है।
पृष्ठ संख्या शीट के शीर्ष हाशिये के मध्य में रखी जाती है।
परिशिष्ट ए (सूचनात्मक)। दस्तावेजों के विवरण के स्थान का आरेख
परिशिष्ट ए
(संदर्भ)
चित्र A.1 - कोने के रूप के A4 प्रारूप पर विवरण और ज़ोन की सीमाओं का स्थान
चित्र A.2 - अनुदैर्ध्य रूप के A4 प्रारूप पर विवरण और क्षेत्र की सीमाओं का स्थान
परिशिष्ट बी (सूचनात्मक)। दस्तावेजों का नमूना प्रपत्र
परिशिष्ट बी
(संदर्भ)
चित्र B.1 - संगठन के सामान्य स्वरूप का एक नमूना
चित्र B.2 - नमूना संगठन लेटरहेड
चित्र B.3 - किसी संगठन के अनुदैर्ध्य लेटरहेड का उदाहरण
चित्र B.4 - एक अधिकारी के पत्र के अनुदैर्ध्य रूप का नमूना
यूडीसी 658.516:002:006.354 | ओकेएस 01.140.30 | ||
कीवर्ड: संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज, दस्तावेजों के विवरण की संरचना, दस्तावेज़, प्रपत्र, आधिकारिक लेटरहेड, लेखा, पंजीकरण, नियंत्रण, विवरण |
|||
दस्तावेज़ का इलेक्ट्रॉनिक पाठ
कोडेक्स जेएससी द्वारा तैयार और इसके खिलाफ सत्यापित:
आधिकारिक प्रकाशन
एम .: स्टैंडआर्टिनफॉर्म, 2007
1.1। विवरण का पंजीकरण
मानक- एक दस्तावेज़ जो उत्पादों की विशेषताओं को स्थापित करता है, उत्पादन, संचालन, भंडारण, परिवहन, बिक्री और निपटान, कार्य के प्रदर्शन या कई उपयोग के उद्देश्य से सेवाओं के प्रावधान की प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन और विशेषताओं के लिए नियम।
दस्तावेज़ विवरण- शिलालेख, जो आधिकारिक दस्तावेजों के डिजाइन के अनिवार्य तत्व हैं।
प्रत्येक दस्तावेज़ में विवरणों का एक अलग सेट होता है जो इसकी विशेषताओं और उद्देश्य को दर्शाता है।
दस्तावेज़ प्रपत्र- एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित एक आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ के विवरण का एक सेट।
रिक्त दस्तावेज़- एक आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ के लेखक की पहचान करने वाले विवरण का एक सेट।
हैडर(विवरण: 01 से 17 और 19 तक) में दस्तावेज़ के बारे में संगठन और प्राथमिक डेटा के बारे में जानकारी शामिल है।
हिस्सा बनाना(विवरण 22 से 30 तक) में दस्तावेज़ की प्रामाणिकता और उसमें निहित जानकारी की सटीकता की पुष्टि करने वाले विवरण शामिल हैं।
याद करना!
विवरण दस्तावेज़ के कानूनी बल को प्रभावित करते हैं, इसलिए इसे वर्तमान नियमों के अनुसार सही ढंग से तैयार करना महत्वपूर्ण है।
अनिवार्य विवरणों में स्थायी और ऐसे विवरण हैं जो पूरी तरह से बदलते या बदलते हैं।
दस्तावेज़ का विवरण कागज की शीट के सामने की ओर स्थित है।
भंडारण की छोटी अवधि के दस्तावेजों को तैयार करते समय दस्तावेजों के द्विपक्षीय निष्पादन की अनुमति है।
दस्तावेज़ बहु-वर्ष के अधीन हैं, दीर्घावधि संग्रहणकागज की अधिक सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए शीट के एक तरफ बनाना अधिक समीचीन है।
GOST R 6.30-2003 की धारा 2 के अनुसार "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। एकीकृत प्रणालीसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएँ ”दस्तावेज़ के विवरण की संरचना में 30 तत्व शामिल हैं।
01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;
02 - रूसी संघ के विषय का प्रतीक;
03 - संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) का प्रतीक;
04 - संगठन कोड;
05 - उद्यम का मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या;
06 - व्यक्तिगत करदाता संख्या / पंजीकरण कारण कोड (टिन / केपीपी);
07 - दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;
08 - संगठन का नाम;
09 - संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;
10 - दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
11 - दस्तावेज़ की तारीख;
12 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;
14 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;
15 - प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी;
16 - दस्तावेज़ अनुमोदन मुहर;
17 - संकल्प;
18 - पाठ का शीर्षक;
19 - नियंत्रण के लिए दस्तावेज़ के विवरण पर एक निशान;
20 - दस्तावेज़ पाठ;
21 - अनुप्रयोगों की उपस्थिति पर निशान;
22 - हस्ताक्षर;
23 - दस्तावेज़ अनुमोदन मुहर;
24 - दस्तावेज़ अनुमोदन वीजा;
25 - संगठन की मुहर की छाप;
26 - दस्तावेज़ की एक प्रति के प्रमाणीकरण पर निशान;
27 - दस्तावेज़ के निष्पादक के बारे में एक नोट;
28 - दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को भेजने पर एक निशान;
29 - संगठन में दस्तावेज़ की प्राप्ति पर निशान;
30 - दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की पहचानकर्ता।
योजना 1। कोने के रूप के ए 4 प्रारूप पर विवरण और ज़ोन की सीमाओं का स्थान (आयाम मिमी में इंगित किए गए हैं)।
योजना 2। अनुदैर्ध्य रूप के ए 4 प्रारूप पर विवरण और क्षेत्रों की सीमाओं का स्थान।
योजना 3. विवरण के कोने की व्यवस्था के साथ एक नमूना लेटरहेड।
योजना 4. विवरण के अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ एक नमूना लेटरहेड।
प्रॉप्स 01. रूसी संघ का राज्य प्रतीक
30 नवंबर, 1993 नंबर 2050 के रूसी संघ के राष्ट्रपति के डिक्री द्वारा अनुमोदित राज्य प्रतीक पर विनियमों के अनुसार, राज्य प्रतीक को रूपों पर दर्शाया गया है:
रूसी संघ के राष्ट्रपति;
संघीय विधानसभा के मंडलों;
रूसी संघ की सरकार;
रूसी संघ का संवैधानिक न्यायालय;
रूसी संघ का सर्वोच्च न्यायालय;
सुप्रीम मध्यस्थता अदालतरूसी संघ;
संघीय के केंद्रीय निकाय कार्यकारिणी शक्ति(मंत्रालय, विभाग);
संघीय अदालतें;
रूसी संघ के अभियोजक का कार्यालय;
रूसी संघ का केंद्रीय बैंक;
मानवाधिकार आयुक्त;
लेखा चैंबर;
राजनयिक मिशन, कांसुलर कार्यालय और विदेशों में रूसी संघ के अन्य आधिकारिक प्रतिनिधित्व।
हथियारों के कोट की छवि दस्तावेज़ के शीर्ष क्षेत्र पर स्थित है, जो संगठन के नाम के सापेक्ष केंद्रित है।
याद करना!
गैर-सरकारी संगठनों द्वारा बनाए गए दस्तावेजों में हथियारों के कोट को चित्रित नहीं किया गया है।
प्रॉप्स 02. रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट
रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अधिकारियों के कानूनी कृत्यों के अनुसार लेटरहेड पर रखा गया है। एक नियम के रूप में, रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों के कोट को गणराज्यों, क्षेत्रों, क्षेत्रों, स्वायत्त संस्थाओं और संघीय अधीनता के शहरों - मास्को और सेंट पीटर्सबर्ग के प्रतिनिधि और कार्यकारी अधिकारियों और प्रशासन के लेटरहेड पर दर्शाया गया है। उनके अधीनस्थ संगठनों के लेटरहेड के रूप में। हथियारों के कोट के रूपों पर छवियों पर भी यही लागू होता है। नगर पालिकाओं(शहर, ग्रामीण बस्तियां)।
सहारा 03. संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न)
संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (अन्य सेवा चिह्न) 23 सितंबर, 1992 एन 3520-I के रूसी संघ के कानून के अनुसार उपयोग किया जाता है "ट्रेडमार्क, सेवा चिह्न और माल की उत्पत्ति के अपील" (संशोधित और पूरक के रूप में) 27 दिसंबर, 2000 को 30 दिसंबर, 2001, 11 दिसंबर, 24, 2002)।
उद्यम प्रतीक- यह ग्राफिक पदनाम, जो आपको कुछ कानूनी संस्थाओं या व्यक्तियों की वस्तुओं और सेवाओं को दूसरों की सजातीय वस्तुओं से अलग करने की अनुमति देता है।
याद करना!
आप किसी उद्यम या संस्था के नाम को प्रतीक के साथ नहीं बदल सकते।
प्रतीक आधिकारिक तौर पर पंजीकृत होना चाहिए।
ट्रेडमार्क का उपयोग दूसरों द्वारा नहीं किया जा सकता है।
यदि हथियारों के कोट को प्रपत्र पर इंगित किया गया है, तो प्रतीक का पुनरुत्पादन नहीं किया जाता है।
ट्रेडमार्क (प्रतीक) संगठन के नाम के सापेक्ष केंद्रित दस्तावेज़ के शीर्ष क्षेत्र पर रखा गया है।
इसे "संगठन का नाम" प्रॉप्स के कब्जे वाले क्षेत्र के हिस्से पर प्रतीक लगाने की अनुमति है।
सहारा 04. संगठन कोड
सभी पंजीकृत संस्थानों का एक संगठन कोड होता है। संगठन कोड के अनुसार चिपका हुआ है अखिल रूसी वर्गीकारकउद्यम और संस्थान (ओकेपीओ)।
संगठन का कोड - दस्तावेज़ का लेखकसंचरण को गति देने का कार्य करता है प्रलेखित जानकारीइलेक्ट्रॉनिक संचार चैनलों के माध्यम से और उन त्रुटियों की संख्या को कम करें जो संगठनों के नामों को देखने के लिए लंबे और कठिन प्रसारण करते समय होती हैं।
आवश्यक 05. उद्यम (कानूनी इकाई) का मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन)
अपेक्षित 06. व्यक्तिगत करदाता संख्या/पंजीकरण कारण कोड (टिन/केपीपी)
यह कर अधिकारियों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों के अनुसार चिपका हुआ है। अपेक्षित OKPO के अनुसार अपेक्षित 04 के दाईं ओर या नीचे प्रपत्र पर स्थित है।
विवरण लागू करने का एक उदाहरण: 04, 05 और 06 चित्र 3 और 4 में दिखाए गए हैं।
सहारा 07. दस्तावेज़ प्रपत्र कोड
प्रपत्र कोड चिपका दिया जाता है यदि प्रबंधन दस्तावेज़ों के अखिल रूसी क्लासिफायरियर (ओकेयूडी), वर्ग 0200000 के अनुसार संबंधित प्रकार के दस्तावेज़ को क्लासिफायरियर में शामिल किया जाता है। यह आवश्यकता एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ को संकलित करते समय मुद्रित की जाती है और संदर्भ में शामिल होती है लेटरहेड्स में संगठन के बारे में जानकारी, अन्य मामलों में इसे दस्तावेज़ प्रकार के नाम के साथ चिपका दिया जाता है।
दस्तावेज़ प्रपत्र कोड के डिज़ाइन और स्थान का एक उदाहरण
आवश्यक 08. संगठन का नाम
याद करना!
संगठन के नाम के ऊपर संक्षिप्त, और इसकी अनुपस्थिति में - मूल संगठन का पूरा नाम इंगित करें।
रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संगठनों के नाम, रूसी संघ की राज्य भाषा (रूसी) के साथ, रूसी संघ के घटक संस्थाओं की राज्य भाषा, दो भाषाओं में मुद्रित हैं।
रूसी संघ के घटक इकाई की राज्य भाषा में या किसी अन्य भाषा में संगठन का नाम नीचे या रूसी संघ की राज्य भाषा में नाम के दाईं ओर रखा गया है।
संगठन का संक्षिप्त नाम उन मामलों में दिया जाता है जहां यह संगठन के घटक दस्तावेजों में निहित होता है। संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में) पूरे नाम के नीचे रखा गया है।
शाखा, क्षेत्रीय कार्यालय, प्रतिनिधि कार्यालय का नाम इंगित किया गया है यदि यह दस्तावेज़ का लेखक है, और संगठन के नाम के नीचे रखा गया है।
सहारा 09. संगठन के बारे में संदर्भ डेटा
यह आवश्यकता केवल पत्राचार के लिए उपयोग की जाती है और आंतरिक दस्तावेजों से चिपका नहीं है।
संगठन के बारे में संदर्भ डेटा में शामिल हैं: डाक का पता; फोन नंबर और संगठन के विवेक पर अन्य जानकारी (फैक्स नंबर, टेलेक्स नंबर, बैंक खाते, ई-मेल पता, आदि)।
डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए नियमों की आवश्यकताओं के अनुसार डाक पता तैयार किया गया है।
याद करना!
डाक पते में संक्षिप्ताक्षर या प्रतीक नहीं होने चाहिए।
प्राप्तकर्ता का पता लिखने का क्रम:
1) प्राप्तकर्ता का नाम (व्यक्तियों के लिए - अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक);
2) सड़क का नाम, घर का नंबर, अपार्टमेंट नंबर;
3) बस्ती का नाम (शहर, बस्ती);
4) क्षेत्र, क्षेत्र का नाम, खुला क्षेत्र, गणराज्य;
5) देश (अंतर्राष्ट्रीय डाक वस्तुओं के लिए);
6) डाक कोड;
7) टेलीफोन, फैक्स, ई-मेल और वेबसाइट नंबर;
8) बैंक विवरण(निपटान और मौद्रिक लेनदेन पर पत्र)।
सहारा 10। दस्तावेज़ के प्रकार का नाम
लिखित दस्तावेज़ का प्रकार- यह सामग्री और के आधार पर इसका संबंध है निर्दिष्ट उद्देश्यप्रलेखन प्रणाली के लिए।
संगठन द्वारा तैयार या प्रकाशित किए गए दस्तावेज़ के प्रकार का नाम चार्टर (संगठन पर नियम) द्वारा विनियमित होता है और OKUD (वर्ग 0200000) द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों के प्रकार के अनुरूप होना चाहिए।
याद करना!
पत्र दस्तावेज़ के प्रकार को इंगित नहीं करता है।
आवश्यक 11. दस्तावेज़ की तारीख
दिनांक मुख्य विवरणों में से एक है जो दस्तावेज़ के कानूनी बल को सुनिश्चित करता है।
दस्तावेज़ की तिथि क्रम में अरबी अंकों में तैयार की गई है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने और महीने के दिन अरबी अंकों के दो जोड़े के साथ एक बिंदु से अलग किए जाते हैं; चार अरबी अंकों में वर्ष।
तिथियों के अनुसार भिन्न क्रम हो सकता है अंतरराष्ट्रीय मानक: साल महीना दिन:
2005.29.12
इसे शब्द-संख्यात्मक दिनांक डिज़ाइन करने की अनुमति है:
याद करना!
दस्तावेज़ की तारीख उसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख है, प्रोटोकॉल के लिए - बैठक की तारीख (निर्णय लेने), अधिनियम के लिए - घटना की तारीख।
दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ों में एक (एकल) तारीख होनी चाहिए।
तिथि लिखने के बाद "वर्ष" शब्द नहीं लगाया जाता है।
रोमन अंकों की अनुमति नहीं है।
दस्तावेज़ पर तारीख अधिकारी द्वारा सीधे हस्ताक्षर या अनुमोदन पर चिपका दी जाती है।
तिथि हस्तलिखित हो सकती है।
सहारा 12. दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या
किसी दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या (इंडेक्स) एक डिजिटल या अल्फ़ान्यूमेरिक पदनाम है जो प्रत्येक आउटगोइंग (भेजे गए), आंतरिक और आने वाले (आने वाले) दस्तावेज़ को उसके पंजीकरण के दौरान सौंपा गया है। दस्तावेजों का पंजीकरण संगठन द्वारा अपनाई गई अनुक्रमण प्रणाली के अनुसार किया जाता है, जो दस्तावेज़ की क्रम संख्या पर आधारित है।
दस्तावेजों के प्रकार, संगठन में मौजूद कार्यालय कार्य प्रणाली के प्रकार, क्लासिफायर की उपलब्धता आदि के आधार पर, अन्य घटकों को सीरियल नंबर में जोड़ा जा सकता है, उदाहरण के लिए, आधिकारिक पत्र दर्ज करते समय, केस इंडेक्स के अनुसार मामलों के नामकरण को क्रम संख्या में जोड़ा जाता है, और यदि आवश्यक हो, तो विषयगत क्लासिफायरियर, संवाददाता कोड आदि द्वारा दस्तावेज़ कोड।
कई संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से संकलित दस्तावेजों पर, लेखकों की पंजीकरण संख्या एक स्लैश के माध्यम से उस क्रम में नीचे रखी जाती है जिसमें लेखकों को दस्तावेज़ में दर्शाया गया है। दस्तावेज़ पर एक पंजीकरण संख्या की उपस्थिति इंगित करती है कि यह संगठन की सूचना सरणी में शामिल है और इसके नियंत्रण और जिम्मेदारी के अधीन है।
अपेक्षित में एक स्टैंसिल भाग "_____№_______" होता है, जिसे दिनांक और पंजीकरण संख्या के साथ हाथ से भरा जाता है।
अपेक्षित को केवल उत्तर जाने वाले पत्रों पर रखा गया है और इसमें उस दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और दिनांक शामिल है जिसका उत्तर दिया गया है:
संख्या 03-15/45 दिनांक 12/29/2005 पर
सहारा 14. दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान
अपेक्षित का उपयोग केवल सामान्य रूपों और विशिष्ट प्रकार के दस्तावेजों के रूपों (अक्षरों को छोड़कर) में किया जाता है। इस आवश्यकता को पंजीकृत करते समय, प्रशासनिक प्रादेशिक विभाजनसामान्य संक्षिप्त रूपों का उपयोग करने वाले देश। उदाहरण के लिए:
मोस्कवाग। बालाकोवो, सेराटोव क्षेत्र
जॉर्जिएवस्क, स्टावरोपोल टेरिटरी। इवानोव्का, Mytishchi जिला, मास्को क्षेत्र।
दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान इंगित नहीं किया जा सकता है यदि क्षेत्र का नाम संगठन के नाम में शामिल है:
समारा संस्कृति और कला अकादमी
याद करना!
प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन को ध्यान में रखना आवश्यक है, क्योंकि कुछ नामों की पुनरावृत्ति हो सकती है बस्तियोंविभिन्न क्षेत्रों में।
संक्षिप्त नाम "जी।" इसे "मास्को" नाम में नहीं रखा गया है और "ग्रेड" और "बर्ग" में समाप्त होने वाले शहरों के नाम पर रखा गया है।
प्रॉप्स 15. प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी
गंतव्य- यह एक संगठन, संरचनात्मक इकाई, अधिकारी या व्यक्ति है जिसे दस्तावेज़ संबोधित किया गया है।
अपेक्षित का उपयोग प्रबंधन द्वारा विचार किए जाने वाले पत्रों और आंतरिक दस्तावेजों में किया जाता है (विवरण, रिपोर्ट, व्याख्यात्मक नोटऔर आदि।)। अपेक्षित "पते" में डाक का पता शामिल हो सकता है।
नामांकित मामले में संगठन और इसकी संरचनात्मक इकाई का नाम इंगित किया गया है।
सीजेएससी बिजनेसकंसल्ट, लेकिन नहीं
"में संयुक्त स्टॉक कंपनी"कारोबारी परामर्श"
दस्तावेज़ को संगठन के प्रमुख को संबोधित किया जा सकता है, इस मामले में संगठन के नाम और प्रमुख के आद्याक्षर और उपनाम सहित स्थिति के शीर्षक को मूल मामले में इंगित करें। आद्याक्षर अंतिम नाम से पहले रखे जाते हैं:
सीईओ को
सीजेएससी "बिजनेसकंसल्ट"
ए पी इग्नाटिव
एक संरचनात्मक इकाई या विशेषज्ञों के प्रमुखों को एक दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, नामांकित मामले में संगठन के नाम से संबोधित करना शुरू होता है:
सीजेएससी "बिजनेसकंसल्ट"
मुख्य लेखाकार
आई.पी. करपोवा
सीजेएससी "बिजनेसकंसल्ट"
जनसंपर्क विभाग के प्रमुख
एस.बी. में निशान लगाये
किसी अधिकारी को संबोधित करते समय, अपील शब्द का प्रयोग किया जाता है (शिक्षाविद, सज्जन, प्रोफेसर):
जेएससीबी के अध्यक्ष के लिए
"रोजिनवेस्ट"
श्री पान्युकिन ए.के.
विशेषता "पता" की प्रत्येक पंक्ति को सबसे लंबी रेखा के संबंध में केंद्रित करने की अनुमति है:
बागवानी संघ के अध्यक्ष
"ज़ावोलज़्स्की ने दिया"
क्रुकिन ओ.पी.
यदि पत्र किसी संगठन को संबोधित है, न कि किसी विशिष्ट व्यक्ति को, तो नाम और डाक पता इंगित किया गया है:
प्रलेखन और संग्रह के अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान
प्रोफसोयुजनया सेंट।, 82,
मॉस्को, 117393
कभी-कभी एक दस्तावेज़ को कई सजातीय संगठनों को एक साथ भेजना पड़ता है। ऐसे दस्तावेजों को आम तौर पर संबोधित किया जाता है:
गैस परिसर के उद्यमों के सामान्य निदेशक
किसी व्यक्ति को दस्तावेज़ संबोधित करते समय, पहले डाक का पता इंगित करें, फिर प्राप्तकर्ता का आद्याक्षर और उपनाम:
अनुसूचित जनजाति। तुलुपनया, 10, उपयुक्त। 32
समझौता अलेक्सेवका,
समारा क्षेत्र, 419108
है। कानाफूसी
आंतरिक दस्तावेजों को संबोधित करते समय, आप केवल इकाई का नाम या स्थिति, आद्याक्षर और उसके प्रमुख का उपनाम निर्दिष्ट कर सकते हैं।
याद करना!
यदि दस्तावेज़ भेजा जाता है तो डाक पता इंगित नहीं किया जाता है उच्च अधिकारी राज्य की शक्तिऔर प्रबंधन, मूल संगठन, अधीनस्थ संगठन या स्थायी संवाददाता।
अपेक्षित दस्तावेज़ के प्रपत्र पर दाईं ओर चिपका हुआ है।
किसी विशिष्ट व्यक्ति को दस्तावेज़ भेजने का प्रयास करें।
दस्तावेज़ पर चार से अधिक पते इंगित नहीं किए जा सकते हैं।
सहारा 16. दस्तावेज़ अनुमोदन मुहर
स्वीकृति टिकट - सहारा सरकारी दस्तावेज़, एक मानक दे रही है या कानूनी प्रकृतिइसकी सामग्री।
प्रबंधन दस्तावेजों को स्टाम्प अनुमोदन की आवश्यकता होती है।
अधिनियम, कार्य, निर्देश, मानक, सूचियाँ, रिपोर्ट, योजनाएँ, कार्यक्रम, विनियम, अनुमान, टैरिफ दरें, प्रपत्र एकीकृत दस्तावेज, स्टाफिंग टेबल, नौकरी का विवरण, कार्यों या सेवाओं के उत्पादन के लिए कीमतें।
दस्तावेज़ स्वीकृत है:
एक अधिकारी (प्रबंधक);
प्रासंगिक प्रशासनिक दस्तावेज जारी करना;
कॉलेजिएट शरीर।
किसी दस्तावेज़ को अनुमोदित करते समय, स्टाम्प में I APPROVE शब्द होता है, दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और अनुमोदन की तिथि:
मंज़ूरी देना
सीईओ
सीजेएससी "बिजनेसकंसल्ट"
हस्ताक्षर ए.पी. इग्नाटिव
29.12.2005
यदि दस्तावेज़ को एक प्रशासनिक दस्तावेज़ या एक कॉलेजियम निकाय द्वारा अनुमोदित किया गया है, तो अनुमोदन स्टाम्प में उस दस्तावेज़ का नाम, संख्या और दिनांक शामिल होना चाहिए जिसमें अनुमोदन निर्णय दर्ज किया गया हो।
अनुमत
आदेश से
महानिदेशक
सीजेएससी "बिजनेसकंसल्ट"
दिनांक 29 दिसंबर, 2005 नंबर 178
यदि दस्तावेज़ पर कई अनुमोदन टिकट हैं, तो वे समान स्तर पर समानांतर (बाएं और दाएं) स्थित हैं।
याद करना!
अनुमोदन की मोहर में उद्धरण के बिना I APPROVE शब्द शामिल होना चाहिए।
दस्तावेज़ को अनुमोदित करते समय, अनुमोदन दस्तावेज़ का नाम सहायक मामले में दिया जाता है।
जब एक दस्तावेज़ को कई व्यक्तियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर दिए जाते हैं।
सहारा 17. संकल्प
संकल्प- यह दस्तावेज़ पर शिलालेख है, जो अधिकारी द्वारा चिपकाया गया है और उसके द्वारा किए गए निर्णय को शामिल किया गया है।
दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए निर्देशों में शामिल होना चाहिए: निष्पादक का उपनाम और आद्याक्षर, आदेश की सामग्री और निष्पादन की समय सीमा।
संकल्प पाठ से मुक्त किसी भी स्थान पर दस्तावेज़ के शीर्षक में हाथ से लिखा गया है। इसे कागज की अलग-अलग शीटों पर एक संकल्प तैयार करने की अनुमति है, जिसमें पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ की तारीख का संकेत मिलता है, जिसमें संकल्प संदर्भित होता है।
है। बोटकिन
26.12.2005 को एक मसौदा अनुबंध तैयार करें
हस्ताक्षर 12.12.2005
यदि दस्तावेज़ में कई कलाकारों को इंगित किया जाता है, तो पहले वाले को जिम्मेदार ठहराया जाता है, लेकिन कोई अतिरिक्त नोट नहीं बनाया जाता है।
सहारा 18. पाठ का शीर्षक
पाठ शीर्षकदस्तावेज़ का सारांश है।
व्याकरणिक रूप से, शीर्षक दस्तावेज़ प्रकार के नाम के अनुरूप है:
रोजगार आदेश, शेयरधारकों की बैठक के कार्यवृत्त, नौकरी का विवरणइंजीनियर - टेक्नोलॉजिस्ट, बाहरी संपर्क विभाग पर विनियमन, आंतरिक नियम कार्यसूची, एक कर्मचारी को छुट्टी देने का आदेश।
याद करना!
शीर्षक दस्तावेज़ के पाठ के ऊपर बाईं ओर स्थित है।
A5 प्रारूप के दस्तावेज़ों पर पाठ का शीर्षक इंगित नहीं किया गया है।
शीर्षक बिना उद्धरण के फॉर्म के विवरण के तहत मुद्रित किया गया है और रेखांकित नहीं किया गया है।
शीर्षक के अंत में कोई बिंदु नहीं है।
मात्रा 5 पंक्तियों से अधिक नहीं होनी चाहिए, प्रत्येक में 28–30 वर्णों से अधिक नहीं होना चाहिए।
आवश्यक 19. दस्तावेज़ के नियंत्रण पर निशान
नियंत्रण के चिह्न का अर्थ है कि दस्तावेज़ को इसके निष्पादन की प्रक्रिया में नियंत्रण में रखा जाता है ताकि संकल्प में निर्दिष्ट समय सीमा, या निष्पादन के लिए मानक समय सीमा सुनिश्चित की जा सके।
दस्तावेज़ के लिए दो प्रकार की समय सीमाएँ हैं:
1) विशिष्ट शब्ददस्तावेज़ निष्पादन- समूह के लिए दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा मानक दस्तावेज(उदाहरण के लिए, नागरिकों के आवेदनों के लिए) मानक अनुरोधों के निष्पादन की समय सीमा, आदि;
2) व्यक्तिगत देय तिथि- दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा, प्राप्त दस्तावेज़, निर्देश द्वारा स्थापित या संकल्प में निर्दिष्ट। निष्पादन की आवश्यकता वाले सभी दस्तावेज़ नियंत्रण के अधीन हैं।
GOST के अनुसार, निष्पादन पर नियंत्रण का चिह्न सबसे अधिक चिपका हुआ है महत्वपूर्ण दस्त्तावेजऔर अक्षर "K", शब्द या स्टाम्प "नियंत्रण" द्वारा इंगित किया गया है। स्पष्टता के लिए, इस विशेषता को रंग में हाइलाइट किया जा सकता है।
सहारा 20. दस्तावेज़ पाठ
दस्तावेज़ पाठ- यह दस्तावेज़ की मुख्य विशेषता है, जिसमें वस्तुनिष्ठ और विश्वसनीय जानकारी होती है, जो कानूनी रूप से संक्षिप्त, सटीक, स्पष्ट और त्रुटिपूर्ण होती है।
रूसी संघ के कानून और राज्य भाषाओं पर रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अनुसार, दस्तावेज़ का पाठ रूसी या राष्ट्रीय भाषा में तैयार किया गया है।
दस्तावेज़ को प्रश्नावली, तालिका, पाठ के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है।
बड़े ग्रंथों को पैराग्राफ, पैराग्राफ, उप-अनुच्छेद, अनुभागों में विभाजित किया गया है, जो अरबी अंकों में गिने जाते हैं:
1.1 उपखंड
1.1.1.आइटम
1.1.1.1 उपखंड
लिंक्ड बड़े टेक्स्ट में आमतौर पर दो भाग होते हैं। पहला भाग दस्तावेज़ को तैयार करने के कारण, आधार और उद्देश्य को इंगित करता है।
दूसरे भाग में निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, प्रस्ताव और सिफारिशें शामिल हैं।
कमांड की एकता के सिद्धांतों पर काम करने वाले संगठनों के दस्तावेजों (आदेश, आदेश, आदि) में, साथ ही संगठन के प्रबंधन को संबोधित दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति एकवचन ("मैं आदेश", "प्रस्ताव) में कहा गया है ", "कृपया")।
कॉलेजियम निकायों के दस्तावेजों में, पाठ को तीसरे व्यक्ति एकवचन ("निर्णय", "निर्णय") में कहा गया है।
संयुक्त दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति बहुवचन ("हम आदेश", "निर्णय") में कहा गया है।
प्रोटोकॉल का पाठ तीसरे व्यक्ति बहुवचन ("सुना", "बोला", "निर्णय लिया", "निर्णय") में कहा गया है।
संगठनों के अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करने वाले दस्तावेजों में, उनके संरचनात्मक विभाजन (विनियम, निर्देश), साथ ही विवरण, तथ्यों या निष्कर्षों का आकलन (अधिनियम, प्रमाण पत्र), तीसरे व्यक्ति के एकवचन से पाठ की प्रस्तुति के रूप का उपयोग करें या बहुवचन ("विभाग कार्य करता है", "एसोसिएशन का हिस्सा हैं")।
प्रश्नावली के रूप में पाठ में कई संकेतकों पर एक वस्तु के बारे में निरंतर जानकारी होती है। प्रश्नावली के पाठों का उपयोग अक्सर मानव संसाधन और विपणन दस्तावेजों में किया जाता है।
तालिका के रूप में पाठ में कई आधारों पर कई वस्तुओं के बारे में जानकारी होती है। टेबल्स का व्यापक रूप से रिपोर्टिंग, योजना, वित्तीय और अन्य दस्तावेजों में उपयोग किया जाता है।
यदि तालिका कई पृष्ठों पर रखी गई है, तो स्तंभों को क्रमांकित किया जाता है, और केवल स्तंभों की संख्याएँ निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित की जाती हैं। यदि दस्तावेज़ में कई तालिकाएँ हैं, तो "तालिका" शब्द दाईं ओर तालिका के ऊपर लिखा गया है और बिना चिन्ह के उसका क्रमांक इंगित किया गया है
जुड़े हुए पाठ को मनमाने ढंग से या चर जानकारी पेश करने के लिए निरंतर जानकारी और रिक्त स्थान वाले स्टेंसिल के आधार पर बनाया जा सकता है:
पाठ संपादन और पुनर्मुद्रण के चरणों को समाप्त करते हुए, टेम्पलेट ग्रंथों का उपयोग दस्तावेज़ों के संकलन की गति को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ा सकता है। कंप्यूटर पर दस्तावेज़ संकलित करते समय स्टेंसिल का उपयोग विशेष रूप से प्रभावी होता है।
याद करना!
जब भेजा जाता है तो दस्तावेज़ के पाठ रूसी में लिखे जाते हैं:
1) संघीय अधिकारियोंराज्य की शक्ति;
2) रूसी संघ के घटक संस्थाओं के राज्य अधिकारियों के लिए;
3) ऐसे संगठनों और उद्यमों में जो इस इकाई के अधिकार क्षेत्र में नहीं हैं;
4) रूसी संघ के अन्य घटक संस्थाओं के क्षेत्र में स्थित संगठनों और उद्यमों में।
प्रॉप्स 21. आवेदनों की उपस्थिति पर निशान लगाएं
प्रशासनिक दस्तावेजों में, आवेदनों की उपस्थिति के बारे में जानकारी पाठ में इंगित की गई है।
पत्रों, प्रमाणपत्रों, योजनाओं, रिपोर्टों आदि में अनुलग्नकों की उपस्थिति के बारे में जानकारी निम्नलिखित क्रम में तैयार की गई है।
यदि पाठ में आवेदन का पूरा नाम है, तो अनुप्रयोगों की उपस्थिति पर निशान संक्षिप्त है।
आवेदन: 3 लीटर के लिए। 3 प्रतियों में।
यदि दस्तावेज़ में अनुलग्नक पाठ में निर्दिष्ट नहीं है, तो इसमें शामिल दस्तावेजों का पूरा नाम इसकी उपस्थिति के बारे में नोट में इंगित किया जाना चाहिए।
परिशिष्ट 1। विशिष्ट निर्देशकार्यालय का काम - 2 लीटर। 2 प्रतियों में।
2. भंडारण की अवधि को दर्शाने वाले दस्तावेजों की सूची - 4 लीटर के लिए। 2 प्रतियों में।
यदि कोई दस्तावेज़ उस पत्र से जुड़ा हुआ है जिसमें पहले से ही अटैचमेंट है, तो अटैचमेंट की उपस्थिति पर निशान इस प्रकार बनाया जाता है।
अटैचमेंट: लीज एग्रीमेंट दिनांक 03.04.2003 नंबर 07/23 और इसके अनुलग्नक, कुल 12 शीट के लिए।
बाध्य अनुप्रयोगों पर, चादरों की संख्या इंगित नहीं की जाती है।
यदि दस्तावेज़ को कई पतों पर भेजा जाता है, और इसका अनुलग्नक सभी पतों पर नहीं भेजा जाता है, तो यह आवेदन की उपस्थिति के बारे में नोट में परिलक्षित होता है।
आवेदन: 3 लीटर के लिए। 2 प्रतियों में। केवल पहले पते में
स्वयं आवेदनों पर, ऊपरी दाएं कोने में, एक चिह्न बनाया जाता है जहां "आवेदन" शब्द लिखा होता है, अरबी अंकों में आवेदन की संख्या (यदि कई हैं), मुख्य दस्तावेज़ का नाम, दिनांक और संख्या।
परिशिष्ट 1
दिनांक 26 दिसंबर, 2005 नंबर 76
अभिव्यक्ति "परिशिष्ट संख्या" को बड़े अक्षरों में मुद्रित करने की अनुमति है, इस अभिव्यक्ति को केंद्र में भी रखें, दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और पंजीकरण संख्या सबसे लंबी पंक्ति के सापेक्ष, उदाहरण के लिए:
परिशिष्ट 1
CJSC "अटलांटिक" के निदेशक के आदेश से
दिनांक 26 दिसंबर, 2005 नंबर 76
सहारा 22. हस्ताक्षर
हस्ताक्षर- यह आवश्यक सहाराकोई भी दस्तावेज़, आधिकारिक और व्यक्तिगत दोनों। अपेक्षित "हस्ताक्षर" की संरचना में शामिल हैं:
1) दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम (संगठन के नाम के साथ, यदि दस्तावेज़ लेटरहेड पर तैयार नहीं किया गया है, और संगठन के नाम के बिना, यदि दस्तावेज़ लेटरहेड पर तैयार किया गया है) );
2) व्यक्तिगत हस्ताक्षर;
3) हस्ताक्षर (आद्याक्षर और उपनाम) का डिकोडिंग।
ZAO Businessconsult के जनरल डायरेक्टर सिग्नेचर ए.पी. इग्नाटिव
जब एक दस्तावेज़ पर कई अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर उनकी स्थिति के अनुसार एक के नीचे एक रखे जाते हैं:
ZAO Businessconsult के जनरल डायरेक्टर सिग्नेचर ए.पी. इग्नाटिव
CJSC "बिजनेसकंसल्ट" के मुख्य लेखाकार हस्ताक्षर I.P. कार्पोव
यदि किसी दस्तावेज़ पर कई समान व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर स्थित होते हैं, उदाहरण के लिए।
उद्यम के मामलों में शेष दस्तावेजों की सभी प्रतियां होनी चाहिए प्रामाणिकअधिकारियों के हस्ताक्षर और वीज़ा अनुमोदन। एकमात्र अपवाद आउटगोइंग पत्रों की प्रतियां हैं, जिसमें हस्ताक्षर के बजाय कॉपी के प्रमाणीकरण पर एक चिह्न लगाया जाता है।
यदि कोई अधिकारी नहीं है जिसके हस्ताक्षर ड्राफ्ट दस्तावेज़ पर प्रदान किए गए थे, तो दस्तावेज़ पर उसके डिप्टी या उसकी हैसियत से कार्य करने वाले व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। इस मामले में, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की वास्तविक स्थिति और उपनाम को इंगित करना अनिवार्य है। "ज़म" को ठीक करता है। या "आई.ओ." हाथ से या टंकित द्वारा दर्ज किया जाता है, पद के शीर्षक से पहले स्लैश या पूर्वसर्ग "के लिए" लगाने की अनुमति नहीं है।
मंडल निकाय के दस्तावेज ( साधारण सभा JSC के प्रतिभागियों, निदेशक मंडल, आदि) पर इस निकाय के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
आयोग द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ उन व्यक्तियों की वास्तविक स्थिति को इंगित नहीं करते हैं जिन्होंने दस्तावेज़ संकलित किया, लेकिन आयोग की संरचना में जिम्मेदारियों का वितरण (अध्यक्ष, आयोग के सदस्य)।
विशेषता "हस्ताक्षर" को विशेषता "टेक्स्ट" के तहत नीचे रखा गया है और निम्नानुसार मुद्रित किया गया है: स्थिति - बाएं क्षेत्र की सीमा से; हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन - बाएं मार्जिन की सीमा से 48 मुद्रित वर्णों के बाद
सहारा 23. स्वीकृति मुहर
समन्वय- यह प्रारंभिक समीक्षासही प्रबंधन निर्णय लेने के लिए आवश्यक दस्तावेज़ के पाठ में निहित मुद्दे। संगठन के भीतर अधिकारियों (आंतरिक समन्वय) और अन्य संगठनों के अधिकारियों (बाहरी समन्वय) दोनों के साथ समन्वय किया जा सकता है। बाहरी अनुमोदन में सार्वजनिक संघों (श्रम सामूहिक परिषदों, ट्रेड यूनियन निकायों, आदि) के साथ दस्तावेज़ की स्वीकृति भी शामिल है।
पर आंतरिक समन्वयबाहरी - अनुमोदन मुहर के मामले में दस्तावेजों की स्वीकृति लागू होती है।
अनुमोदन स्टाम्प में उद्धरण के बिना "सहमत" शब्द होता है, उस व्यक्ति की स्थिति का नाम जिसके साथ दस्तावेज़ पर सहमति हुई है (संगठन के नाम सहित), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और तारीख।
मान गया
जनसंपर्क विभाग के प्रमुख
सीजेएससी "बिजनेसकंसल्ट"
हस्ताक्षर में निशान लगाये
29.12.2005
एक कॉलेजियम निकाय के साथ दस्तावेज़ पर सहमत होने पर, अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ का नाम (नाममात्र मामले में), इसकी तिथि और संख्या इंगित करता है
मान गया
शेयरधारकों की बैठक के कार्यवृत्त
26.12.2005 № 6
यदि किसी दस्तावेज़ का अनुमोदन किसी अन्य दस्तावेज़ को जारी करके किया जाता है, तो दस्तावेज़ का प्रकार, उसके लेखक (संगठन का नाम), दस्तावेज़ की तिथि और अनुक्रमणिका को अनुमोदन मुहर में दर्शाया गया है:
मान गया
रूसी विज्ञान अकादमी के प्रेसीडियम से पत्र
दिनांक 26.12.05 संख्या 08-124
याद करना!
"अनुबंध टिकट" विशेषता "हस्ताक्षर" विशेषता के नीचे स्थित है, और यदि कई अनुमोदन टिकटें हैं, तो उन्हें आमतौर पर एक अलग अनुमोदन शीट पर रखा जाता है।
आवश्यक 24. दस्तावेज़ अनुमोदन वीजा
दस्तावेज़ अनुमोदन वीजा- दस्तावेज़ का विवरण, संगठन के अधिकारी की सहमति या असहमति का संकेत - इसकी सामग्री के साथ दस्तावेज़ का लेखक।
दस्तावेज़ -ठेकेदार, इच्छुक अधिकारियों द्वारा दस्तावेज़ की प्रकृति और सामग्री के आधार पर समर्थन किया जाता है, जिम्मेदार व्यक्तिकानूनी, वित्तीय और आर्थिक सेवाएं, इस मुद्दे के प्रभारी संगठन के उप प्रमुख, अभिलेख प्रबंधन सेवा के प्रमुख।
वीज़ा में अनुमोदक के हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलेख (आद्याक्षर, उपनाम) और तारीख शामिल होती है; यदि आवश्यक हो, अनुमोदनकर्ता की स्थिति:
हस्ताक्षर ए.एस. एंटोनेंको
29.12.2005
यदि दस्तावेज़ पर टिप्पणियां हैं, तो उनकी उपस्थिति के बारे में एक नोट बनाया गया है:
टिप्पणियाँ संलग्न हैं
क्रास्नाय ज़रीया संयंत्र के निदेशक
हस्ताक्षर ए.एस. एंटोनेंको
29.12.2005
भेजे जा रहे दस्तावेज़ (पत्र) की एक प्रति पर, प्रशासनिक दस्तावेज़ के मूल के अंतिम पृष्ठ के पीछे की ओर वीज़ा चिपका दिया जाता है।
यदि अनुमोदन प्रक्रिया के दौरान, मसौदा दस्तावेज़ में शामिल है महत्वपूर्ण परिवर्तन, यह पुनरीक्षण के अधीन है। यदि ड्राफ्ट दस्तावेज़ को अंतिम रूप देते समय, स्पष्टीकरण किए जाते हैं जो इसके सार को नहीं बदलते हैं, तो पुन: अनुमोदन की आवश्यकता नहीं है।
सहारा 25. संगठन मुहर छाप
रूसी संघ के राज्य प्रतीक, रूसी संघ की एक घटक इकाई के हथियारों का कोट, एक शहर के हथियारों का कोट, रूसी संघ का क्षेत्र, साथ ही साथ संगठनों की मुहर (नाम के साथ) को दर्शाने वाली सील छापें संगठन) जिन्हें चित्रित करने का अधिकार नहीं है राज्य के प्रतीक(इसके बाद मुहर के रूप में संदर्भित), लागू कानून के अनुसार हस्ताक्षर के प्रमाणीकरण की आवश्यकता वाले दस्तावेजों पर रखे गए हैं या नियामक अधिनियमसंगठनों। सांकेतिक सूचीदस्तावेज़ जिन पर मुहर लगी है: अधिनियम, अनुबंध, अटॉर्नी की शक्तियाँ, गारंटी पत्र, निर्देश, अनुमान, प्रमाण पत्र, चार्टर्स और संगठनों पर नियम, स्टाफिंग टेबल, मानदंड, आदि)।
मुहरें आधिकारिक और सरल हैं।
आधिकारिक सीलगोल, केंद्र में हथियारों के कोट की एक छवि है, और संस्थान का पूरा नाम परिधि के साथ इंगित किया गया है।
साधारण मुहरेंआकार हो सकता है: गोल, चौकोर, त्रिकोणीय और आयताकार। ऐसी मुहरों पर हथियारों का कोई कोट नहीं होता है, बल्कि केवल संस्थान या इसकी संरचनात्मक इकाई का नाम होता है।
याद करना!
मुहर की छाप इस प्रकार लगाई जानी चाहिए कि लगाई गई मुहर की छाप और व्यक्तिगत हस्ताक्षर अच्छी तरह से पढ़े जा सकें।
लेटरहेड पर अक्षरों को मुहर की आवश्यकता नहीं होती है।
उन दस्तावेजों की सूची जिन पर मुहर लगी है:
1) नागरिक कानून अनुबंधया अनुबंध (वितरण पर, अनुबंध, संयुक्त गतिविधियाँ, परिसर का किराया, काम के प्रदर्शन आदि पर);
2) श्रम अनुबंध, देयता पर अनुबंध;
3) अटार्नी की शक्तियाँ (इन्वेंट्री आइटम प्राप्त करने के लिए, मध्यस्थता में व्यापार करने के लिए, आदि);
4) सुविधाओं, उपकरणों, प्रदर्शन किए गए कार्यों, राइट-ऑफ़, परीक्षाओं आदि की स्वीकृति के कार्य;
5) गारंटी पत्र और वाणिज्यिक पत्र (कार्यों, सेवाओं आदि के प्रदर्शन के लिए);
6) कानूनी तथ्य की पुष्टि करने वाले प्रमाण पत्र;
7) आधिकारिक व्यक्तिगत दस्तावेज (शिक्षा का डिप्लोमा, काम की किताबें, विवाह प्रमाण पत्र, आदि);
8) लेखा दस्तावेज (आदेश, आदि);
9) साख पत्र, स्वीकृति से इंकार आदि के लिए आवेदन;
10) बजटीय, बैंकिंग, पेंशन, भुगतान आदेश (आयात आदि के लिए मुद्रा प्राप्त करने और स्थानांतरित करने के लिए बाई में समेकित);
11) बैंकों को जमा किए गए चेक, बजट आदेश के रजिस्टर
12) बीमा राशि, कटौती और देय वेतन आदि के भुगतान पर प्रमाण पत्र;
13) लागत अनुमान (पूंजी निर्माण के लिए नए उत्पादों के उत्पादन के लिए, अनुबंध के लिए लागत आदि);
14) उपकरण, आदि के लिए आवेदन;
15) यात्रा प्रमाणपत्र;
16) वित्तीय और व्यावसायिक लेनदेन करने के हकदार कर्मचारियों की मुहरों और हस्ताक्षरों के नमूने;
17) विनिर्देश (उत्पादों, उत्पादों, आदि के);
18) स्टाफिंग टेबल और उनमें बदलाव।
सहारा 26. दस्तावेज़ की एक प्रति के प्रमाणीकरण पर निशान
कॉपी देने के लिए यह प्रॉप चिपका हुआ है कानूनी प्रभाव. दस्तावेज़ की एक प्रति के प्रमाणीकरण पर निशान में "सही" शब्द होता है, उस कर्मचारी की स्थिति का नाम जिसने प्रतिलिपि को प्रमाणित किया है, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और प्रमाणन की तिथि।
सही
जनसंपर्क विभाग के प्रमुख
ZAO Businessconsult सिग्नेचर S.B. में निशान लगाये
29.12.2005
याद करना!
यदि दस्तावेज़ की एक प्रति किसी अन्य संस्था को भेजी जाती है या सौंपी जाती है, तो प्रमाणन चिह्न एक मुहर द्वारा प्रमाणित होता है।
फैक्स द्वारा भेजे गए दस्तावेज़ में कोई कानूनी बल नहीं है, इसलिए प्रमाणित प्रतियां डाक द्वारा भेजी जाती हैं।
सहारा 27. दस्तावेज़ के निष्पादक के बारे में ध्यान दें
अपेक्षित किसी भी मुद्दे के स्पष्टीकरण और स्पष्टीकरण के लिए दस्तावेज़ को संकलित करने वाले व्यक्ति के साथ परिचालन संचार प्रदान करता है।
निष्पादक के बारे में चिह्न में दस्तावेज़ के निष्पादक का उपनाम (या उपनाम, नाम, संरक्षक) और उसका टेलीफोन नंबर शामिल है।
अपेक्षित निचले बाएं कोने में दस्तावेज़ की अंतिम शीट के सामने या पीछे स्थित है।
हां। Kondratiev
248 75 39
जूलिया पावलोवना कोंद्रतयेवा 248 75 39
यदि दस्तावेज़ को पुन: प्रस्तुत किया जाना है, तो प्रदर्शनकर्ता के बारे में नोट सामने की ओर रखा गया है।
सहारा 28। दस्तावेज़ के निष्पादन पर एक नोट और इसे मामले में भेजना
अपेक्षित केवल निष्पादित दस्तावेजों पर चिपका है, जो बाद के भंडारण और संदर्भ उद्देश्यों के लिए उपयोग के मामले में दायर किए गए हैं।
दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ पर नीचे के मार्जिन में विवरण बनाएं।
याद करना!
प्रॉप्स में शामिल हैं:
शब्द "व्यवसाय में";
मामला संख्या जिसमें दस्तावेज़ संग्रहीत किया जाएगा (संभवतः वर्ष के संकेत के साथ);
दस्तावेज़ के निष्पादक के हस्ताक्षर;
निशान की तारीख।
निष्पादन चिह्न को या तो स्वयं कलाकार द्वारा या संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा नीचे रखा और दिनांकित किया जाता है।
2005 के मामले में 13-45
हस्ताक्षर 24.01.2005
पत्र भेजा
23.12.2005 № 01–11/201
मामले में 7-1 हस्ताक्षर 12/24/2005
23.12.2005 को O.A.एंटोनोवा को टेलीफोन द्वारा सूचना दी गई
मामले में 02-7
हस्ताक्षर 24.12.2005
आवश्यक 29. संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर निशान
संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर निशान आने वाले दस्तावेजों को हाथ से या एक विशेष पंजीकरण टिकट का उपयोग करके चिपका दिया जाता है।
अपेक्षित में एक सीरियल नंबर, दस्तावेज़ की प्राप्ति की तिथि, घंटे और मिनट, यदि आवश्यक हो, शामिल हैं।
चिह्न दस्तावेज़ की पहली शीट के सामने की ओर के निचले दाएं कोने में स्थित है।
अपेक्षित 30. दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि की पहचानकर्ता
दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की आईडी- यह एक चिह्न है जो दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के निचले बाएँ कोने में रखा जाता है और इसमें मशीन माध्यम, ऑपरेटर कोड, दिनांक, निर्माण का स्थान और संगठन में स्वीकृत अन्य खोज डेटा पर फ़ाइल का नाम होता है।
फ़ाइल का पूरा पथ निर्दिष्ट करने की सलाह दी जाती है:
C: इस्माइलोव के कर्मियों पर आदेश
GOST R6.30-2003 में उन रूपों की आवश्यकताएं शामिल हैं जिन पर उद्यम के दस्तावेज तैयार किए जाते हैं। GOST की आवश्यकताओं के अनुसार, A4 (210x297 मिमी) या A5 (148x210) प्रारूप रूपों का उपयोग किया जाता है।
तालिका 1. उपभोक्ता कागज प्रारूपों की आयामी विशेषताएं (मिमी)
लेटरहेड बनाने के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला पेपर होना चाहिए सफेद रंगया, असाधारण मामलों में, हल्के रंग की क्रीम या पीला। दस्तावेजों के लिए प्रपत्र स्थायी भंडारणउच्चतम ग्रेड के कागज पर बनाया जाना चाहिए।
दस्तावेजों के रूपों पर, बायां मार्जिन कम से कम 20 मिमी, दायां - कम से कम 10 मिमी, शीर्ष (विवरण 01,02,03,16,19 के लिए फ़ील्ड सहित) - कम से कम 20 मिमी, निचला होना चाहिए - कम से कम 20 मिमी।
दस्तावेजों के प्रपत्र मुख्य रूप से टाइपोग्राफिक तरीके से बनाए जाने चाहिए। दस्तावेज़ों के अस्थायी भंडारण के लिए, ऑपरेशनल प्रिंटिंग टूल्स (फोटोकॉपी) का उपयोग करके प्राप्त प्रपत्रों का उपयोग करने की अनुमति है, साथ ही व्यक्तिगत कंप्यूटर पर एक विशिष्ट दस्तावेज़ बनाते समय फ़ॉर्म के सभी आवश्यक विवरणों को सीधे पुन: पेश करें।
रूपों को विशेष रूप से टाइपोग्राफ़िकल विधि द्वारा तैयार किया जाता है, जिसमें रूसी संघ के राज्य प्रतीक या फेडरेशन की एक घटक इकाई के हथियारों का कोट होता है और जो सख्त उत्तरदायित्व का उद्देश्य होता है। संगठनों के रूपों और संगठन के पंजीकृत लोगो की छवि के निर्माण में समान नियम का पालन किया जाना चाहिए।
GOST एक संगठन, इसकी संरचनात्मक इकाई और आधिकारिक के लिए संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के निम्नलिखित प्रकार स्थापित करता है:
1) किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ (एक पत्र को छोड़कर) के उत्पादन के लिए एक सामान्य रूप;
2) लेटरहेड;
3) एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के लिए एक फॉर्म (एक पत्र को छोड़कर)।
दस्तावेजों की कोणीय और अनुदैर्ध्य व्यवस्था दोनों के आधार पर सभी प्रकार के रूपों का उत्पादन किया जा सकता है। विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ, उनकी सीमाओं को प्रपत्र के सही क्षेत्र की सीमा तक बढ़ाया जाता है।
ऐसे मामलों में जहां राष्ट्रीय और रूसी भाषाओं में मुद्रित विवरण कोने के संस्करण के लिए आवंटित क्षेत्र के भीतर रखे गए हैं, यह सलाह दी जाती है कि विवरण के कोने के स्थान के साथ प्रपत्र तैयार करें। इसके अलावा, प्रत्येक विशेषता को राष्ट्रीय भाषा में, और नीचे - रूसी में शीर्ष पर इंगित किया गया है।
8.2। दस्तावेज़ीकरण 30 अक्टूबर, 1997 की संख्या 71a की रूस की राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री द्वारा अनुमोदित प्राथमिक लेखा प्रलेखन के एकीकृत रूपों के एल्बम में केवल एक लेखा कार्ड का रूप शामिल है अमूर्त संपत्ति(फॉर्म नंबर एनएमए-1)। इसका उपयोग सभी प्रकार के खाते के लिए किया जाता है
पुस्तक इन्वेस्टमेंट प्रोजेक्ट्स से: मॉडलिंग से कार्यान्वयन तक लेखक वोल्कोव एलेक्सी सर्गेइविच4.3.5। सौदा करना सौदा करना (संरचना) में निम्नलिखित चरण होते हैं: चरण 1 - लेन-देन की संरचना (टर्म-शीट) को परिभाषित करना और उस पर सहमत होना;? चरण 2 - एक निवेश समिति का आयोजन - निवेशक से पहले निवेश परियोजना की रक्षा करना;? चरण 3 -
ऑल अबाउट इनवॉयस किताब से लेखक क्लोकोवा अन्ना वैलेंटिनोव्ना1.5। विवरण का अभाव पिछले अनुभाग में वे विवरण शामिल हैं जो जारी किए गए चालानों में शामिल होने चाहिए। यदि आप किसी लापता विवरण के साथ चालान पर ऑफसेट के लिए वैट जमा करते हैं, तो कर प्राधिकरणसत्यापन के दौरान मना कर दिया
पुस्तक से कर और शुल्क का भुगतान: मोहलत कैसे प्राप्त करें लेखक क्लोकोवा अन्ना वैलेंटिनोव्ना5.2। दस्तावेज़ीकरण आस्थगन, किस्त योजना या निवेश कर क्रेडिट प्राप्त करने के लिए, करदाता को उचित फॉर्म का एक आवेदन जमा करना होगा, जिसकी सिफारिश की गई फॉर्म संघीय आदेश में दी गई है कर सेवाआरएफ संख्या एसएई-3-19/ [ईमेल संरक्षित]दिनांक 21 नवंबर
पुतिन एरा की किताब टैक्स क्रिमिनल्स से। कौन हैं वे? लेखक विटकिना यूलिया व्लादिमीरोवाना1.2। लेन-देन का पंजीकरण यदि तीसरे पक्ष कंपनी और उसकी सहायक कंपनी के बीच संबंधों में हस्तक्षेप करते हैं, तो यह हमेशा संदेहास्पद होता है, और इसकी सावधानीपूर्वक जांच की जाएगी, जो Udmurtneft मामले से भी पता चलता है। उसने जो सामान खरीदा (अन्य संगठनों के माध्यम से) RAO नोरिल्स्क निकेल द्वारा जारी किया गया था।
लेखक स्मिर्नोवा एलेना पेत्रोव्नाअध्याय 1. दस्तावेजों के विवरण की संरचना कार्यालय के काम में, प्रसंस्करण दस्तावेजों के लिए कई समान आवश्यकताएं और नियम हैं, जो राज्य नियामक अधिनियम-मानकों द्वारा स्थापित किए गए हैं। कागजी कार्रवाई के नियमों का अनुपालन उन्हें सुनिश्चित करता है: कानूनी
सचिव के लिए कागजी कार्रवाई पुस्तक से लेखक स्मिर्नोवा एलेना पेत्रोव्नाअध्याय दो
किताब से आधुनिक आवश्यकताएंकार्मिक सेवा (विभाग) के लिए लेखक पोनोमेरेवा नताल्या जी.3.4। कला के पैरा 5 के अनुसार छुट्टियों का पंजीकरण। रूसी संघ के संविधान के 37, सभी को आराम करने का अधिकार है। काम पर रोजगार अनुबंधगारंटी स्थापित संघीय विधानवार्षिक भुगतान छुट्टी छुट्टियों के पंजीकरण के संबंध में कई प्रश्न हैं।
गुणवत्ता प्रबंधन पुस्तक से। कार्यशाला लेखक रेज़ेव्स्काया स्वेतलाना6 एक शोध रिपोर्ट तैयार करना
पुस्तक पेपरवर्क से। तैयारी आधिकारिक दस्तावेज़ लेखक डेमिन यूरीमानक विवरण का आवेदन पंजीकरण प्रबंधन दस्तावेज 2.3.1। प्रबंधन दस्तावेजों के मानक विवरण तैयार करते समय, GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली" के प्रावधान। एकीकृत प्रणाली
एक कार्मिक अधिकारी के बिना मानव संसाधन पुस्तक से लेखक गुसायतनिकोवा डारिया एफिमोव्ना4.1। छुट्टी का पंजीकरण रूसी संघ के श्रम संहिता के अध्याय 19 में निम्नलिखित प्रकार की छुट्टियां प्रदान की जाती हैं: वार्षिक मूल अवकाश, अतिरिक्त छुट्टीऔर बिना सहेजे छोड़ दें वेतन. इसके अलावा, रूसी संघ के श्रम संहिता में महिलाओं, परिवार वाले व्यक्तियों को दी जाने वाली छुट्टी का भी प्रावधान है
कंपनी के कार्यालय कार्य पुस्तक से लेखक खराब मौसम अलेक्जेंडर वी।3.5। मामलों का गठन और निष्पादन मामलों के नामकरण और मामले के भीतर दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण के अनुसार मामलों में निष्पादित दस्तावेजों का समूहीकरण है।
उद्यम की कार्मिक सेवा पुस्तक से: कागजी कार्रवाई, दस्तावेज़ प्रबंधन और नियामक आधार लेखक गुसायतनिकोवा डारिया एफिमोव्ना2.6.4। छुट्टी का पंजीकरण अवकाश देने और संबंधित आदेश जारी करने का आधार कर्मचारी का व्यक्तिगत बयान है। आवेदन का एक मनमाना रूप है, लेकिन इसमें निम्नलिखित विवरण शामिल होने चाहिए: स्थिति और उपनाम, नाम, मुखिया का संरक्षक,
ट्रैवल एजेंसी पुस्तक से: कहां से शुरू करें, कैसे सफल हों लेखक मोखोव जार्ज एवोंडिलोविचट्रैवल एजेंसी कार्यालय डिजाइन यदि बजट अनुमति देता है, तो हम एक पेशेवर डिजाइनर की सेवाओं का उपयोग करने की सलाह देते हैं; मेरा विश्वास करो, एक सुंदर और आमंत्रित कार्यालय बनाने पर खर्च किया गया पैसा आपको नियमित ग्राहक और स्थिर बिक्री लौटाएगा। यदि आप इसके लिए तैयार हैं
पुस्तक विज्ञापन से। सिद्धांत और अभ्यास विलियम वेल्स द्वाराप्रपत्रों पर दस्तावेज़ बनाए जाते हैं। टाइपराइटर के जमाने में फॉर्म आमतौर पर छपाई से छपते थे। आज, केवल बड़ी कंपनियाँ ही प्रिंटिंग हाउस की सेवाओं का सहारा लेती हैं। अन्य मामलों में, एक कार्यालय कंप्यूटर और तैयार किए गए टेम्पलेट्स का उपयोग किया जाता है। दुर्भाग्य से, पैकेज में शामिल ईमेल टेम्प्लेट माइक्रोसॉफ्ट ऑफिसअमेरिकी मानकों के अनुसार बनाया गया। रूसी मानक काफी भिन्न हैं। इसलिए, अपना खुद का टेम्प्लेट बनाने के लिए बैठने से पहले, हम अनुशंसा करते हैं कि आप रूसी मानकों से खुद को परिचित करें। कंप्यूटर तकनीकों पर उपयुक्त अनुभाग में अपना स्वयं का टेम्प्लेट कैसे बनाया जाए, इसका वर्णन किया जाएगा। हमारी साइट पर आप विभिन्न रूपों के लिए टेम्प्लेट भी पा सकते हैं।
रूसी मानक दस्तावेज़ रूपों के लिए दो प्रारूप स्थापित करता है - A4 (210 x 297 मिमी) और A5 (148 x 210 मिमी)। दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट, फॉर्म पर और उसके बिना, दोनों में तैयार की गई, कम से कम फ़ील्ड होनी चाहिए:
- 20 मिमी - बायां;
- 10 मिमी - सही;
- 20 मिमी - शीर्ष;
- 20 मिमी - निचला।
दस्तावेजों के प्रपत्र सफेद कागज या हल्के रंग के कागज पर बनाए जाने चाहिए। विवरण के स्थान के आधार पर, प्रपत्रों के लिए दो विकल्प स्थापित किए गए हैं:
कोणीय और अनुदैर्ध्य।चित्र 1- कोने के रूप के ए 4 प्रारूप पर जोनों के विवरण और सीमाओं का स्थान
चित्र 2- अनुदैर्ध्य रूप के ए 4 प्रारूप पर क्षेत्रों के विवरण और सीमाओं का स्थान
फॉर्म को सशर्त रूप से तीन भागों में विभाजित किया जा सकता है।
1. दस्तावेज़ शीर्षलेखया दस्तावेज़ स्टाम्प फ़ील्ड। इस क्षेत्र में निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:
01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;
02 - रूसी संघ के विषय का प्रतीक;
03 - संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) का प्रतीक;
04 - संगठन कोड;
05 - एक कानूनी इकाई का मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन);
06 - करदाता पहचान संख्या / पंजीकरण कारण कोड (टिन / केपीपी);
07 - दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;
08 - संगठन का नाम;
09 - संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;
10 - दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
11 - दस्तावेज़ की तारीख;
12 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;
14 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;
आवश्यक 08 (संगठन का नाम), 09 (संगठन के बारे में संदर्भ डेटा), 10 (दस्तावेज़ के प्रकार का नाम), 14 (दस्तावेज़ की तैयारी या प्रकाशन का स्थान), विवरण के लिए प्रतिबंधात्मक चिह्न 11 (दस्तावेज़ की तारीख), 12 (दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या), 13 (पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ की तारीख के संदर्भ में) विवरण के स्थान के लिए ज़ोन की सीमाओं के भीतर निम्नलिखित तरीकों में से एक में रखा गया है:
2. दस्तावेज़ का कार्य क्षेत्रविवरण शामिल हैं:
15 - अभिभाषक;
16 - दस्तावेज़ अनुमोदन मुहर;
17 - संकल्प;
18 - पाठ का शीर्षक;
19 - नियंत्रण चिह्न;
20 - दस्तावेज़ का पाठ;
21 - आवेदन की उपस्थिति पर निशान;
22 - हस्ताक्षर;
23 - दस्तावेज़ अनुमोदन मुहर;
24 - दस्तावेज़ अनुमोदन वीजा;
25 - प्रिंट छाप;
26 - प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण पर चिह्न;
27 - कलाकार के बारे में चिह्न;
3. सेवा क्षेत्रदस्तावेज़ निम्नलिखित विवरणों का उपयोग करता है:
28 - दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को भेजने पर एक निशान;
29 - संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर निशान;
30 - दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की पहचानकर्ता।
प्रॉप्स 01 (02 या 03 - संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क) अपेक्षित 08 - संगठन के नाम के मध्य के ऊपर रखा गया है। गुण 03 को गुण 08 के स्तर पर रखा जा सकता है।
आवश्यक 08 (संगठन का नाम), 09 (संगठन के बारे में संदर्भ डेटा), 10 (दस्तावेज़ के प्रकार का नाम), 14 (दस्तावेज़ की तैयारी या प्रकाशन का स्थान), विवरण के लिए प्रतिबंधात्मक चिह्न 11 (दस्तावेज़ की तारीख), 12 (दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या), 13 (पंजीकरण संख्या के लिए लिंक और
दस्तावेज़ की तारीख) विवरण के स्थान के लिए क्षेत्रों की सीमाओं के भीतर निम्नलिखित तरीकों में से एक में रखा गया है:
- केंद्रित (विवरण की प्रत्येक पंक्ति की शुरुआत और अंत उस क्षेत्र की सीमाओं से समान रूप से हटा दिए जाते हैं जहां विवरण स्थित हैं);
- फ़्लैग (विवरण की प्रत्येक पंक्ति उस क्षेत्र की बाईं सीमा से शुरू होती है जहाँ विवरण स्थित हैं)।
Gosstandart भी विस्तार से वर्णन करता है कि दस्तावेज़ों का विवरण कैसे भरना है।
दस्तावेजों के प्रपत्र
GOST R 6.30-2003 दस्तावेज़ रूपों के लिए दो मानक प्रारूप स्थापित करता है - A4 (210 x 297 मिमी) और A5 (148 x 210 मिमी)। A3 प्रारूप (297 x 420 मिमी) का भी उपयोग किया जाता है, जिसका उपयोग बड़े तालिकाओं, आरेखों, आरेखों को परिशिष्ट के रूप में तैयार करने के लिए किया जाता है। विभिन्न प्रकार केदस्तावेज़।
एक संगठन के लिए, इसका संरचनात्मक उपखंड, एक अधिकारी, निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ प्रपत्र स्थापित किए गए हैं:
- सामान्य फ़ॉर्म;
- लेटरहेड;
- एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप।
पत्रों को छोड़कर, किसी भी प्रकार के दस्तावेजों के निर्माण के लिए सामान्य रूप का उपयोग किया जाता है।
संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर सामान्य रूप में विवरण 01 (02 या 03 - संगठन का प्रतीक या
ट्रेडमार्क), 08 (संगठन का नाम), 11 (दस्तावेज़ की तारीख), 14 (दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान)।
संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर पत्र के रूप में विवरण 01 (02 या 03), 04, 05, 06, 08, 09 और, यदि
यदि आवश्यक हो, तो विवरण 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20 के स्थान के लिए ज़ोन की ऊपरी सीमाओं के लिए सीमा चिह्न।
संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर एक पत्र को छोड़कर एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में विवरण 01 शामिल हैं
(02 या 03), 08, 10, 14 और, यदि आवश्यक हो, तो विवरण 11, 12, 13, 18, 19 के स्थान के लिए ज़ोन की सीमाओं के लिए सीमा चिह्न।
दो या दो से अधिक पृष्ठों पर दस्तावेज़ तैयार करते समय, दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है।
पृष्ठ संख्या शीट के शीर्ष हाशिये के मध्य में रखी जाती है।
एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के प्रपत्र मुख्य रूप से संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ (ORD) तैयार करने के लिए उपयोग किए जाते हैं।
