दस्तावेजों का आंतरिक समन्वय। दस्तावेजों का अनुमोदन सही ढंग से मुहर के साथ अनुमोदन

दस्तावेज़ीकरण की तैयारी और अनुमोदन में त्रुटियों को कैसे समाप्त करें? कैसे सुनिश्चित करें कार्यालय दस्तावेज़कंपनी की जरूरतों को पूरा करता है और विरोधाभासी नहीं है स्थानीय कृत्य? सभी संबंधित अधिकारियों से वीजा अनुमोदन प्राप्त करें।

लेख से आप सीखेंगे:

दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा: यह कब और किसके द्वारा जारी किया जाता है?

मसौदा सेवा दस्तावेज, एक नियम के रूप में, परियोजना के विकास के साथ शुरू होता है। जिम्मेदार अधिकारी एक मसौदा तैयार करता है सरकारी दस्तावेज़ताकि संगठन की जरूरतों के अनुसार इसे और विकसित किया जा सके। यह आवश्यक है ताकि सभी इच्छुक अधिकारी आश्वस्त हों कि यह आधिकारिक पेपर वास्तव में आवश्यक है, समीचीन है, इसमें अद्यतन जानकारी है और मौजूदा दस्तावेज़ों की नकल नहीं करता है।

सीईओ को हस्ताक्षर के लिए परियोजना प्रस्तुत करने से पहले, ठेकेदार को अवश्य करना चाहिए परियोजना को मंजूरी देंउन क्षेत्रों के सभी विशेषज्ञों के साथ जिनके लिए वह समर्पित है। उसी समय, सहकर्मी या तो उपरोक्त से सहमत हो सकते हैं, या कुछ प्रावधानों के अपने स्वयं के संस्करण पेश कर सकते हैं।

इस प्रक्रिया को दस्तावेज़ अनुमोदन कहा जाता है। इसका तात्पर्य एक अधिकारी द्वारा दस्तावेज़ के प्रमाणीकरण से है। कर्मचारी के हस्ताक्षर प्रमाणित करते हैं कि उसने परियोजना की सामग्री को ध्यान से पढ़ा है और इससे सहमत है। इस दस्तावेज़ पर आम सहमति बनाना संभव नहीं होने पर भी अनुमोदन वीज़ा चिपका दिया जाता है। तब जिम्मेदार विशेषज्ञ यह नोट कर सकता है कि परियोजना की सामग्री उसे ज्ञात है, लेकिन वह इसके कुछ प्रावधानों से सहमत नहीं है। प्रबंधक का वीज़ा न केवल सामग्री के साथ उसके समझौते की पुष्टि कर सकता है, बल्कि अधीनस्थों को भी अपने दैनिक कार्य में इन प्रावधानों द्वारा निर्देशित होने के लिए बाध्य कर सकता है।

एक महत्वपूर्ण कारण यह है कि कंपनी के मुख्य दस्तावेजों को संकलित करते समय अनुमोदन प्रक्रिया आवश्यक है, इसे प्रबंधन प्रक्रियाओं में प्रतिरूपण को समाप्त करने की आवश्यकता माना जा सकता है। कंपनी के प्रबंधन को हमेशा यह जानने की जरूरत है कि इस या उस प्रशासनिक निर्णय के लिए कौन जिम्मेदार है। एक वीजा आपको किसी विशेष के बारे में क्या राय स्थापित करने की अनुमति देता है स्थानीय अधिनियमसंस्था के विशेषज्ञों द्वारा किया गया।

प्रक्रिया में भाग लेने वाले अधिकारियों का चक्र संगठन द्वारा ही स्थापित किया जाता है। तो ड्राफ्टर दस्तावेज़ की सामग्री के आधार पर स्वतंत्र रूप से समन्वय अधिकारियों की सूची निर्धारित कर सकता है। वीजा प्राप्त करने और जारी करने के नियम एक स्थानीय नियामक अधिनियम में तय किए जा सकते हैं - कार्यालय के काम के लिए निर्देश या दस्तावेज़ प्रपत्रों की एक शीट।

दस्तावेज़ के वीज़ा अनुमोदन का विवरण

में आधुनिक कार्यालय का कामदो समान शब्दों का उपयोग किया जाता है: अनुमोदन वीज़ा और अनुमोदन टिकट। इस तथ्य के बावजूद कि ये विवरण एक ही सार को दर्शाते हैं - दस्तावेज़ के प्रावधानों के साथ अधिकारी की सहमति, वे दायरे की एक अलग प्रकृति के हैं।

प्रक्रिया को संगठन के अंदर और बाहर दोनों जगह किया जा सकता है। इसके आधार पर, आंतरिक और बाह्य समन्वय को विभाजित किया जाता है। वीज़ा का उपयोग कंपनी के भीतर अनुमोदन के लिए किया जाता है, और स्टाम्प - तीसरे पक्ष की भागीदारी के साथ।

	वीज़ा	गिद्ध
GOST के अनुसार परिभाषा:	दस्तावेज़ की सामग्री के साथ किसी अधिकारी की सहमति या असहमति को ठीक करना आवश्यक है	तीसरे पक्ष के संगठन की सहमति व्यक्त करना आवश्यक है जो अपनी सामग्री के साथ दस्तावेज़ का लेखक नहीं है
कौन लगा है?	दस्तावेज़ (कलाकारों) के कार्यान्वयन में शामिल उपखंड; विधिक सेवाएं; प्रासंगिक मुद्दों के लिए उप प्रमुख;	अधीनस्थ और गैर-अधीनस्थ निकाय; उच्च अधिकारी; राज्य और विभागीय नियंत्रण के निकाय; अनुसंधान संगठन; सार्वजनिक संगठन;
इसमें क्या शामिल है?	समन्वयक की स्थिति का नाम; व्यक्तिगत हस्ताक्षर; डिक्रिप्शन;	शब्द सहमत अनुमोदन वीजा जारी करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम; कंपनी का नाम; व्यक्तिगत हस्ताक्षर; डिक्रिप्शन; यदि सहमत शब्द के बाद एक अलग दस्तावेज़ (पत्र, प्रोटोकॉल) द्वारा सहमति की पुष्टि की जाती है, तो दस्तावेज़ का प्रकार, उसकी संख्या और दिनांक इंगित करें।
दस्तावेज़ उदाहरण:	प्रशासनिक और संगठनात्मक दस्तावेज; प्रलेखन के मानक रूप; तकनीकी कार्य; ठेके; मुख्तारनामा;	ठेके; ठेके; कार्मिक दस्तावेजों की आवश्यकता होती है समानीकरणट्रेड यूनियन के साथ

अनुमोदन के इन रूपों के बीच एक और महत्वपूर्ण अंतर यह है कि परियोजना को पूरी तरह से अनुमोदित न होने पर भी दस्तावेज़ का समर्थन किया जा सकता है। इस मामले में, अनुमोदन करने वाला व्यक्ति एक अलग शीट पर अपनी टिप्पणी तैयार करता है और उन्हें दस्तावेज़ में संलग्न करता है। वीज़ा में टिप्पणियों और परिवर्धन की उपस्थिति का संकेत दिया गया है।

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आदेश अनुमोदन वीजा

संगठन के आदेशों का आंतरिक समन्वय महत्वपूर्ण कार्यालय प्रक्रियाओं में से एक है। इसकी मदद से, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि ड्राफ्ट ऑर्डर कंपनी की सभी जरूरतों को पूरा करता है, मौजूदा स्थानीय नियमों का खंडन नहीं करता है। नियमों, सभी आवश्यक प्रावधान शामिल हैं और अन्य संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ों की नकल नहीं करता है। में जिम्मेदार अधिकारियों की टिप्पणियों के साथ वीज़ा इस मामले मेंआपको प्रोजेक्ट में सभी आवश्यक सुधार जल्दी से करने और इसे अंतिम रूप देने की अनुमति देता है।

इस प्रक्रिया के नियमों को कंपनी के रिकॉर्ड मैनुअल के कार्यालय में लिखा जाना चाहिए। पहले से निर्धारित करना आवश्यक है:

आदेश की पुष्टि कौन करता है?

जिम्मेदार व्यक्तियों का चक्र संगठन द्वारा ही निर्धारित किया जाता है। एक नियम के रूप में, इसमें शामिल हैं:

1. मसौदा आदेश के संकलक;
2. कलाकार, कर्मचारी जिन्हें निर्देश दिए जाते हैं;
3. संगठन की कानूनी सेवा के प्रतिनिधि;
4. कार्यालयीन कर्मचारी;
5. मुख्य लेखाकारकंपनियां;
6. अन्य इच्छुक अधिकारी (यदि आवश्यक हो);

स्वीकृति की शर्तें

विभिन्न विधवाओं के लिए प्रशासनिक दस्तावेजसमन्वय की शर्तें व्यक्तिगत रूप से निर्धारित की जाती हैं। वे महत्व पर निर्भर करते हैं इस दस्तावेज़प्रबंधन प्रणाली में, इसकी जटिलता, अनुमोदन के चरणों की संख्या, समन्वय अधिकारियों की संख्या।

अनुमोदन वीजा प्राप्त करने का क्रम

काम के आदेश के साथ, संगठन के सभी कर्मचारियों को परिचित करना जरूरी है, जिनकी गतिविधियां हस्ताक्षर के खिलाफ मसौदा आदेश तैयार करने से संबंधित हो सकती हैं।

वीज़ा आदेश की स्वीकृतिपीठ पर मुहर लगी आखिरी पत्तापरियोजना, सीधे परीक्षण के तहत या एक अलग शीट पर - अनुमोदन शीट। बाद वाला विकल्प सुविधाजनक है यदि परियोजना को फिर से करने की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए, सामग्री में महत्वपूर्ण बदलाव के बिना पुनर्मुद्रित। ऐसी स्थिति में, जिम्मेदार कर्मचारी को फिर से हस्ताक्षर एकत्र नहीं करने होंगे।

वीजा का स्थान दस्तावेज़ के बाद के भंडारण के स्थान पर भी निर्भर करता है। यदि मूल भेजा जाता है, तो वीजा को हस्ताक्षर के नीचे चिपकाया जाना चाहिए या कंपनी के पास रहने वाली कॉपी की अंतिम शीट के बाएं हाशिए पर नहीं होना चाहिए। यदि मूल संस्था की अभिरक्षा में रहता है, तो इसे चिपकाया जा सकता है विपरीत पक्षपहली प्रति का अंतिम लिट।

एक नियम के रूप में, GOST R 6.30 - 2003 द्वारा प्रदान किए गए फॉर्म का उपयोग किया जाता है। आंतरिक वीज़ा के लिए आवेदन करते समय, सहमत शब्द का सबसे अधिक उपयोग नहीं किया जाता है। यदि दस्तावेज़ टिप्पणियों से सहमत है, तो अनुमोदनकर्ता की स्थिति के नाम के ऊपर निम्नलिखित लिखा गया है: "टिप्पणियां संलग्न हैं", "टिप्पणियां हैं" या "मैं टिप्पणियों से सहमत हूं"। इसके अलावा, टिप्पणी पत्रक या प्रासंगिक अनुलग्नक के लिए एक लिंक प्रदान किया जाना चाहिए।

स्वीकृति वीजा: पंजीकरण का एक उदाहरण

वीजा ही दस्तावेज़ की एक अपेक्षित है। इसे समग्र विवरणों के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है जो कई अलग-अलग तत्वों को मिलाते हैं। अनुमोदन की विधि के आधार पर, अनुमोदन वीज़ा में विभिन्न विवरण शामिल होते हैं। अनिवार्य केवल समन्वयक की स्थिति का नाम है, एक प्रतिलेख और तारीख के साथ उसका हस्ताक्षर। नीचे वीज़ा प्रोसेसिंग और अप्रूवल स्टैम्प के उदाहरण दिए गए हैं।

दस्तावेज़ अनुमोदन वीजा। नमूना

दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा में दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर और स्थिति, हस्ताक्षर की प्रतिलेख (आद्याक्षर, उपनाम) और हस्ताक्षर करने की तिथि शामिल होती है। ऐसे दस्तावेज़ के लिए जिसका मूल उद्यम में रहता है, वीज़ा मूल दस्तावेज़ के अंतिम पृष्ठ के पीछे की ओर नीचे चिपका दिया जाता है। एक दस्तावेज़ के लिए जिसका मूल उद्यम से भेजा जाता है, वीज़ा भेजे जाने वाले दस्तावेज़ की एक प्रति के सामने की ओर नीचे की ओर चिपका दिया जाता है (चित्र 21)।
चावल। 21. दस्तावेज़ के अनुमोदन के डिजाइन का एक नमूना।

चावल। 22. टिप्पणियों के साथ दस्तावेज़ के अनुमोदन के डिजाइन का एक नमूना
परिचित वीजा कर्मचारी को रखता है, यह पुष्टि करता है कि दस्तावेज़ को उसके ध्यान में लाया गया है। अनुमोदन वीज़ा के विपरीत परिचित वीज़ा हमेशा तैयार, हस्ताक्षरित और स्वीकृत दस्तावेज़ से जुड़ा होता है।
परिचित वीजा में एक वाक्यांश शामिल होता है जो पुष्टि करता है कि कर्मचारी दस्तावेज़ से परिचित है। उदाहरण के लिए, "मैं अधिनियम से परिचित हूं" (चित्र 23). नीचे या उसी लाइन पर कर्मचारी के हस्ताक्षर, उसकी प्रतिलेख (उपनाम और आद्याक्षर) और तारीख है। यदि कई कर्मचारी दस्तावेज़ से परिचित हो जाते हैं, तो हम आपको सलाह देते हैं कि उनमें से प्रत्येक के पद का नाम वीज़ा में शामिल करें (चित्र 24). परिचित वीजा हमेशा मूल दस्तावेज के सामने की तरफ, हस्ताक्षर के नीचे चिपका होता है।
चावल। 23. नमूना पंजीकरण वीज़ा परिचय।

चावल। 24. कई कर्मचारियों द्वारा परिचित वीजा जारी करने का एक नमूना।
उद्यम में बने रहने वाले दस्तावेज़ मूल पर समर्थित हैं। वीजा को रिवर्स साइड पर और अंतिम शीट के पीछे बहु-पृष्ठ दस्तावेजों पर रखा जाता है। यदि दस्तावेज़ किसी अन्य संगठन को भेजा जाता है, तो वीजा उस प्रति पर लगाया जाता है जो संगठन में रहता है। इस मामले में, वीजा दस्तावेज़ के निचले बाएँ भाग में, हस्ताक्षर के ठीक नीचे, सामने की ओर स्थित होते हैं। विशेष महत्व के बहु-पृष्ठ दस्तावेजों पर, प्रत्येक शीट का समर्थन किया जा सकता है। इस तरह संधियों या प्रोटोकॉल का आमतौर पर समर्थन किया जाता है।
कार्मिक दस्तावेज़ के मसौदे को मानव संसाधन विभाग के प्रमुख और एक वकील द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए, और यदि आवश्यक हो - अधिकारियोंअन्य संरचनात्मक विभाजन। पृष्ठांकन के अधीन दस्तावेजों की सूची, इन दस्तावेजों को अनुमोदित करने वाले व्यक्तियों की सूची तालिका 1 में दी गई है।
तालिका नंबर एक

उद्यम के निदेशक सभी टिप्पणियों पर विचार करते हैं और डेवलपर को देते हैं लिखित रायपरियोजना के साथ आगे के काम के बारे में। यदि निदेशक यह निर्धारित करता है कि परियोजना में सुधार की आवश्यकता है, तो वह डेवलपर को सभी कमियों को दूर करने के लिए एक समय सीमा निर्धारित करता है। यदि, परियोजना के पूरा होने के बाद, इसकी सामग्री आ गई है महत्वपूर्ण परिवर्तन, मसौदा दस्तावेज़ को फिर से अनुमोदित किया गया है।
स्थापित प्रथा के अनुसार, दस्तावेजों का समर्थन निम्नलिखित अधिकारियों द्वारा किया जाता है:
निष्पादक जिसने दस्तावेज़ तैयार किया;
दस्तावेज़ तैयार करने वाले विभाग के प्रमुख;
इच्छुक विभागों के प्रमुख;
यदि दस्तावेज़ प्रभावित होता है तो वित्तीय या लेखा सेवा का प्रमुख वित्तीय प्रश्न;
उद्यम के उप प्रमुख, पर्यवेक्षण यह दिशागतिविधियाँ;
उद्यम के प्रमुख, यदि दस्तावेज़ पर उनके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं;
कानूनी सेवाओं के प्रमुख या एक वकील।
इस सूची को उद्यम की संरचना और जरूरतों के अनुसार बदला जा सकता है। उदाहरण के लिए, कई उद्यम एक प्रत्यक्ष निष्पादक के वीज़ा के लिए प्रदान नहीं करते हैं, इसे उस इकाई के प्रमुख के वीज़ा द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है जो दस्तावेज़ को निष्पादित करेगा।

1.2.3। किसी दस्तावेज़ की प्रतिलिपि प्रमाणित करने के नियम

मूल के साथ एक दस्तावेज़ की एक प्रति की अनुरूपता को प्रमाणित करते समय, अपेक्षित "हस्ताक्षर" के नीचे, एक प्रमाणन शिलालेख चिपका दिया जाता है (चित्र 25)।
1. "यह सही है।"
2. प्रति प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति।
3. व्यक्तिगत हस्ताक्षर।
4. हस्ताक्षर का प्रतिलेख (आद्याक्षर, उपनाम)।
5. प्रमाणीकरण की तिथि।

चावल। 25. आश्वासन शिलालेख के डिजाइन का एक नमूना।
दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में इसकी दिशा पर एक नोट में निम्नलिखित डेटा शामिल हैं:
इसके निष्पादन को प्रमाणित करने वाले दस्तावेज़ की तिथि और संख्या का संदर्भ;
ऐसे दस्तावेज के अभाव में, संक्षिप्त जानकारीप्रदर्शन के बारे में;
शब्द "व्यवसाय में";
मामला संख्या जिसमें दस्तावेज़ रखा जाएगा।
दस्तावेज़ के निष्पादन पर एक निशान और मामले में इसकी दिशा दस्तावेज़ या सिर के निष्पादक द्वारा बनाई और दिनांकित की जाती है संरचनात्मक इकाईजिसमें दस्तावेज़ निष्पादित किया जाता है।
संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर निशान में अगला शामिल है क्रमिक संख्याऔर दस्तावेज़ की प्राप्ति की तिथि (यदि आवश्यक हो - घंटे और मिनट)।
संगठन में दस्तावेज़ की प्राप्ति को मुहर के रूप में चिह्नित करने की अनुमति है।
दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि की पहचान दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के निचले बाएँ कोने में रखा गया एक चिह्न (पाद लेख) है और इसमें मशीन माध्यम पर फ़ाइल का नाम, उद्यम में दिनांक और अन्य खोज डेटा सेट होता है।

1.2.4। किसी दस्तावेज़ की स्वीकृति और अनुमोदन जारी करने के नियम

किसी अधिकारी द्वारा किसी दस्तावेज़ को अनुमोदित करते समय, दस्तावेज़ के अनुमोदन की मुहर में शामिल होना चाहिए:
मेरे द्वारा स्वीकृत शब्द (उद्धरण चिह्नों के बिना);
दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति का कार्य शीर्षक;
हस्ताक्षर;
दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी का अंतिम नाम और आद्याक्षर;
अनुमोदन तिथि।
दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प दस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ कोने में स्थित है (चित्र 26)।

चावल। 26. दस्तावेज़ के अनुमोदन के स्टाम्प के डिजाइन का एक नमूना।
इसे "दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प" विशेषता में सबसे लंबी पंक्ति के सापेक्ष तत्वों को केंद्रित करने की अनुमति है (चित्र 27)।

चावल। 27. सबसे लंबी रेखा के संबंध में केंद्र के साथ दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प के डिजाइन का एक उदाहरण।
मामले में जब एक दस्तावेज़ कई अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं।
जब किसी दस्तावेज़ को एक संकल्प, निर्णय, आदेश, प्रोटोकॉल द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अनुमोदन की मुहर में APPROVED (APPROVED, APPROVED या APPROVED) शब्द होता है, सहायक मामले में स्वीकृत दस्तावेज़ का नाम, उसकी तिथि, संख्या (चित्र 28)।
चावल। 28. एक संकल्प, निर्णय, आदेश या प्रोटोकॉल द्वारा दस्तावेज़ के अनुमोदन के स्टाम्प के डिजाइन का एक नमूना।
दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प में सहमत शब्द शामिल होता है, उस व्यक्ति की स्थिति जिसके साथ दस्तावेज़ स्वीकृत किया गया था (उद्यम के नाम सहित), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, हस्ताक्षर डिकोडिंग (आद्याक्षर, उपनाम) और अनुमोदन की तिथि (चित्र 29)।

चावल। 29. दस्तावेज़ के हस्ताक्षर स्टाम्प के डिजाइन का एक नमूना।
यदि अनुमोदन पत्र, प्रोटोकॉल आदि द्वारा किया जाता है, तो अनुमोदन मुहर निम्नानुसार तैयार की जाती है:

1.2.5। दस्तावेज़ पर संकल्प लिखने के नियम

संबंधित अधिकारी द्वारा दस्तावेज़ पर लिखे गए संकल्प में नाम, प्रदर्शन करने वालों के आद्याक्षर, यदि आवश्यक हो, आदेश की सामग्री, नियत तिथि, हस्ताक्षर और तिथि शामिल है (चित्र 30)।एक अलग शीट पर संकल्प के पंजीकरण की अनुमति है।

चावल। 30. संकल्प लिखने का नमूना।
दस्तावेज़ के निष्पादन पर नियंत्रण पर निशान "K", शब्द या स्टाम्प "नियंत्रण" द्वारा इंगित किया गया है।

1.2.6। एक रिपोर्ट, सेवा और व्याख्यात्मक नोट तैयार करने के नियम

अधिकांश दस्तावेज जो उद्यमों और संरचनात्मक प्रभागों के बीच सूचना विनिमय प्रदान करते हैं, वे रिपोर्टिंग, आधिकारिक, व्याख्यात्मक नोट, प्रमाणपत्र, रिपोर्ट, अधिनियम आदि। विचार करें कि उपरोक्त कैसे संकलित और निष्पादित किए जाते हैं सूचीबद्ध दस्तावेज.
GOST के अनुसार, किसी भी सूचना और संदर्भ दस्तावेज़ का पाठ फ़ॉन्ट में तैयार किया गया है टाइम्स न्यूरोमन आकार 14. निम्नलिखित विवरण के साथ कागज की एक मानक शीट पर 1.5 अंतराल:
1) लेखक का एक संकेत। उद्यम, संरचनात्मक इकाई या अधिकारी जिससे नोट आता है;
2) प्राप्तकर्ता का नाम। दस्तावेज़ किसे भेजा जाता है?
3) दस्तावेज़ के प्रकार का नाम। दस्तावेज़ प्रकार का नाम बड़े अक्षरों में दो पंक्ति रिक्ति के साथ लिखा गया है। उदाहरण के लिए, "मेमोरी", "मेमो";
4) संकलन की तारीख और पंजीकरण संख्या. ये विवरण एक पंक्ति में लिखे गए हैं। तारीख अरबी अंकों (01/01/2006) या अल्फ़ान्यूमेरिक (1 जनवरी, 2006) में लिखी गई है। बाहरी दस्तावेज़ के लिए, यह हस्ताक्षर करने की तिथि है, और एक आंतरिक दस्तावेज़ के लिए, यह संकलन की तिथि है;
5) पाठ का शीर्षक। शीर्षक प्रकट होना चाहिए सारांशमूलपाठ। उदाहरण के लिए, "श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर", "अधिग्रहण पर काम की किताबें»;
6) पाठ;
7) स्थिति को इंगित करने वाले प्रवर्तक के हस्ताक्षर।
यदि कोई आवेदन है, तो हस्ताक्षर जारी करने से पहले उसके बारे में एक नोट बनाया जाता है।
दस्तावेजों में विवरण का सही संकेत सीधे उनके कानूनी बल को प्रभावित करता है, उनकी निर्विवादता और आधिकारिकता सुनिश्चित करता है।

1.2.6.1। ज्ञापन जारी करने के नियम

ज्ञापन(यूनिफाइड फॉर्म कोड 0286041) एक उद्यम के प्रमुख या एक संरचनात्मक इकाई के प्रमुख को संबोधित एक दस्तावेज है, जो एक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्रबंधन को प्रोत्साहित करने के लिए संकलक के निष्कर्ष और प्रस्तावों के साथ एक विशिष्ट मुद्दे को निर्धारित करता है। हालाँकि, ज्ञापन प्रकृति में विशुद्ध रूप से सूचनात्मक भी हो सकते हैं। उनमें आमतौर पर किसी निश्चित कार्य की प्रगति के बारे में जानकारी होती है।
दूसरे शब्दों में, ज्ञापन ऊर्ध्वाधर स्तर पर नियंत्रण वस्तुओं का संचार प्रदान करते हैं।
रिपोर्ट में विभाजित हैं:
1) आंतरिक - उद्यम के प्रमुख को संबोधित किया।
आंतरिक मेमो को ए4 पेपर के सादे शीट पर तैयार किया जा सकता है। इस दस्तावेज़ के विवरण का स्थान कोणीय हो सकता है (चित्र 31)या अनुदैर्ध्य (चित्र 32)।

चावल। 31. विवरण के एक कोने की व्यवस्था के साथ एक ज्ञापन का नमूना।

चावल। 32. विवरण के अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ एक ज्ञापन के डिजाइन का एक नमूना।
ज्ञापन के पाठ में निम्नलिखित भाग होते हैं (चित्र 33):
सुनिश्चित करना।
यह हिस्सा ज्ञापन के लेखन को जन्म देने वाले कारणों, तथ्यों और घटनाओं को निर्धारित करता है;
विश्लेषण।
इस भाग में वर्तमान स्थिति का विश्लेषण है और संभव विकल्पउसके फैसले;
संक्षेप।
ज्ञापन के अंतिम भाग में विशिष्ट कार्यों के लिए निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल हैं, जो संकलक की राय में लिया जाना चाहिए।
ज्ञापन का दूसरा भाग नहीं हो सकता है। इस मामले में, दस्तावेज़ में केवल नोट के लेखक की स्थिति, निष्कर्ष और प्रस्तावों का विवरण होता है।

चावल। 33. एक ज्ञापन के डिजाइन का एक नमूना।
उच्चाधिकारियों को भेजी गई रिपोर्ट है बाहरी दस्तावेजऔर कंपनी के लेटरहेड पर जारी किया गया।

1.2.6.2। मेमो जारी करने के नियम

में अखिल रूसी वर्गीकारक प्रबंधन दस्तावेज(ओकेयूडी) "ज्ञापन" के रूप में इस प्रकार का कोई दस्तावेज़ नहीं है। हालांकि, व्यवहार में क्षैतिज स्तर पर नियंत्रण वस्तुओं के संचार को सुनिश्चित करने के लिए इसका व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।
मेमो एक प्रबंधक से दूसरे प्रबंधक को या एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी को तभी भेजा जाता है जब उनकी आधिकारिक स्थिति समतुल्य हो। अन्यथा, यह एक ज्ञापन होगा।
मेमो अक्सर लॉजिस्टिक, आर्थिक, सूचना समर्थन आदि के मुद्दों को दर्शाते हैं। उदाहरण के लिए, एक कार्यशाला की मरम्मत की आवश्यकता होती है। एक मेमो में दुकान का मुखिया मरम्मत और निर्माण की दुकान के प्रमुख को आवश्यक मरम्मत करने के लिए कहेगा (चित्र 34). जारी किए गए ज्ञापनरिपोर्ट के समान।

चावल। 34. मेमो के डिजाइन का एक नमूना।

1.2.6.3। व्याख्यात्मक नोट जारी करने के नियम

व्याख्यात्मक पत्रकिसी क्रिया, तथ्य, घटना के कारणों को स्पष्ट करने वाला दस्तावेज है। इसे उच्च अधिकारी को संबोधित उद्यम के किसी भी कर्मचारी द्वारा बनाया जा सकता है। मूल रूप से, व्याख्यात्मक नोट्स कमिटिंग के तथ्य पर लिखे गए हैं अनुशासनात्मक अपराध, और इस तरह के नोट की उपस्थिति एक कर्मचारी पर थोपने के लिए एक अनिवार्य आवश्यकता है आनुशासिक क्रिया (चित्र 35)।कर्मचारी अक्सर हाथ से और मुक्त रूप में एक व्याख्यात्मक नोट लिखता है, लेकिन उद्यमों में अक्सर विशेष रूपों का भी उपयोग किया जाता है।

चावल। 35. एक व्याख्यात्मक नोट का एक नमूना।

1.2.6.4। प्रमाण पत्र जारी करने के नियम

संदर्भएक दस्तावेज है जिसमें कुछ तथ्यों या घटनाओं का विवरण या पुष्टि होती है। मेमो के विपरीत, प्रमाण पत्र को उद्यम के प्रमुख से किसी भी कार्रवाई की आवश्यकता नहीं होती है।
संदर्भों में विभाजित हैं:
1) विश्लेषणात्मक के लिए।
विश्लेषणात्मक संदर्भों में उस समस्या के बारे में जानकारी होती है जिसे हल करने की आवश्यकता होती है। इस संदर्भ के पाठ में तीन भाग होते हैं:
संकलन के लिए आधार का विवरण; स्थिति का विश्लेषण; निष्कर्ष और प्रस्ताव;
2) रिपोर्टिंग।
रिपोर्टिंग जानकारी में गतिविधियों के परिणामों के बारे में सारांश जानकारी होती है;
3) सूचना।
सूचनात्मक प्रमाण पत्र उद्यम और संरचनात्मक प्रभागों दोनों में मामलों की स्थिति के बारे में सूचित करने के लिए संकलित किए जाते हैं।
इसके अलावा, संदर्भों में विभाजित हैं:
1) बाहरी।
बाहरी प्रमाणपत्र उद्यम के लेटरहेड पर तैयार किए जाते हैं और उद्यम के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं;
2) आंतरिक।
आंतरिक प्रमाणपत्र A4 प्रारूप की एक मानक शीट पर तैयार किए जाते हैं और संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं।
संदर्भ पाठ को तालिका के रूप में स्वरूपित किया जा सकता है, और इसमें खंड और उपखंड भी शामिल हो सकते हैं।

चावल। 36. प्रमाण पत्र का एक नमूना।

1.3। केस नामकरण

उद्यम में मामलों के लेखांकन और भंडारण को सुनिश्चित करने के लिए, मामलों का नामकरण किया जाता है।
केस नामकरणमामले के शीर्षकों की एक व्यवस्थित सूची है जिसमें उनकी अवधारण अवधियों का संकेत होता है, जिसे में तैयार किया गया है उचित समय पर. मामलों के नामकरण में उद्यम, स्टर्न की गतिविधियों में उत्पन्न सभी दस्तावेज शामिल हैं तकनीकी दस्तावेजऔर मुद्रित प्रकाशन। मामलों के नामकरण को संकलित करते समय, उद्यमों को इसमें निहित मामलों के नामकरण की आवश्यकताओं को ध्यान में रखना चाहिए राज्य प्रणाली दस्तावेज़ीकरण समर्थनप्रबंधन, विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम, भंडारण की अवधि को इंगित करने वाले दस्तावेजों की सूची।
कामएक मुद्दे या गतिविधि के प्रकार से संबंधित दस्तावेजों के एक सेट को एक अलग कवर में रखा गया है। कुछ मामलों में, एक दस्तावेज़ को मामला कहा जाता है। कंपनी हर दिन बड़ी संख्या में दस्तावेज विकसित और प्राप्त करती है विभिन्न प्रकार. उन सभी का अलग-अलग महत्व है, भंडारण की एक निश्चित अवधि और उनके साथ काम खत्म होने के बाद पुनः दावा किया जा सकता है। दस्तावेज़ों की त्वरित खोज तभी संभव है जब दस्तावेज़ों को मामलों में समूहीकृत किया जाता है विशेषताएँ.
बड़े उद्यमों में, संरचनात्मक विभाजनों के मामलों का अलग नामकरण तैयार किया जा सकता है। इस मामले में, उद्यम के मामलों का एक एकीकृत (समेकित) नामकरण संकलित किया गया है।
मामलों का नामकरण लिपिक सेवा, सहायक सचिव या दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञ द्वारा संकलित किया जाता है प्रत्यक्ष भागीदारीउद्यम पुरालेखपाल। इस कार्य में अध्ययन शामिल है संगठनात्मक संरचनासंस्थान, दस्तावेजों का एक समूह जिसके आधार पर मामलों के नाम तैयार किए जाएंगे और उनके गठन के सिद्धांत निर्धारित किए जाएंगे।
मामलों के नामकरण पर पुरालेखपाल द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, विशेषज्ञ आयोग के साथ सहमति व्यक्त की जाती है और उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। नामकरण कम से कम तीन प्रतियों में तैयार किया गया है:
एक को रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा में फ़ाइल में रखा जाता है;
दूसरा इस सेवा का कार्यकर्ता है;
तीसरे को उद्यम के विभागीय संग्रह में स्थानांतरित कर दिया गया है।
चौथी प्रति बनाकर भेजी जा सकती है राज्य संग्रह. नामकरण की पहली प्रति कम से कम 10 वर्षों के लिए संग्रहीत की जाती है।
मामलों का नामकरण निर्धारित प्रपत्र में संकलित किया गया है और इसमें विवरण शामिल हैं(चावल।):
1) उद्यम का नाम;
2) दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
3) तारीख;
4) सूचकांक;
5) संकलन का स्थान;
6) अनुमोदन की मुहर;
7) पाठ का शीर्षक;
8) पाठ;
9) हस्ताक्षर;
10) अनुमोदन मुहर।

चावल। 37. मामलों के नामकरण के डिजाइन का एक नमूना।
मामलों के नामकरण को तैयार करते समय, इसके प्रत्येक खंड में रिजर्व केस नंबर (खाली स्थान) छोड़ना आवश्यक है, जिसका उपयोग बाद में उन मामलों के शीर्षकों को दर्ज करने के लिए किया जा सकता है जो उद्यम में कैलेंडर वर्ष के दौरान प्रदान नहीं किए गए हैं। कैलेंडर वर्ष के अंत में, स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि के लिए अलग-अलग दर्ज किए गए मामलों की संख्या पर मामलों के नामकरण में अंतिम प्रविष्टि की जाती है।
संस्थान के मामलों के नामकरण की हर पांच साल में कम से कम एक बार समीक्षा की जाती है। इसके अलावा, इसे सालाना संशोधित किया जाता है, संगठन के प्रमुख और विशेषज्ञ आयोग के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है, और नए कैलेंडर वर्ष के 1 जनवरी को लागू होता है। अनुमोदन के बाद, संरचनात्मक प्रभाग अपने काम में उपयोग के लिए संबंधित अनुभागों से उद्धरण प्राप्त करते हैं।

निदेशक को एक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज प्रस्तुत करने से पहले, चाहे वह एक आदेश हो, आंतरिक नियम कार्यसूचीया नौकरी का विवरण, यह इच्छुक पार्टियों के साथ सहमत होना चाहिए, अर्थात इसका समर्थन किया जाना चाहिए। वीजा के लिए हैं विशेष नियम. आइए देखते हैं क्या।
किसी भी संगठन में साइटिंग आवश्यक है, क्योंकि यह दस्तावेजों का एक प्रकार का गुणवत्ता नियंत्रण है। दस्तावेज़ पर वीजा पुष्टि करता है कि इसकी सामग्री सत्य है, कानून, स्थानीय कृत्यों, सामूहिक समझौते का खंडन नहीं करता है।
कानून इस बारे में कुछ नहीं कहता है कि संगठन के भीतर कौन से अधिकारी इस या उस दस्तावेज़ का समर्थन करते हैं और एक दस्तावेज़ पर कितने वीज़ा हो सकते हैं। इसलिए, हम अनुशंसा करते हैं कि आप अपनी कंपनी के कार्यालय कार्य के निर्देशों में देखने की प्रक्रिया का विस्तार से वर्णन करें। एक आधार के रूप में GOST R 6.30-2003 लें, जिसे 3 मार्च, 2003 N 65-st के रूस के राज्य मानक के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया है, जिसमें शामिल हैं सामान्य नियमवीजा प्रसंस्करण। पृष्ठ 42 पर, आपको अनुमोदन अनुभाग का एक नमूना दिखाई देगा जो एचआर हैंडबुक में होना चाहिए।

समन्वय और परिचय एक ही चीज नहीं है।

वीज़ा दो प्रकार के होते हैं - अनुमोदन वीज़ा और परिचय वीज़ा। अनुमोदन वीज़ा का उल्लेख GOST R 6.30-2003 में किया गया है और इसका एक मानक रूप है। GOST में परिचित वीजा का उल्लेख नहीं किया गया है और इसलिए इसे मुफ्त रूप में तैयार किया गया है। आइए देखें कि ये दोनों प्रकार के वीजा कैसे भिन्न हैं।
अनुमोदन वीज़ा को संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित या अनुमोदित किए जाने से पहले दस्तावेज़ पर रखा जाता है (अर्थात, यह वह दस्तावेज़ नहीं है जो समर्थित है, बल्कि इसकी परियोजना है)। दस्तावेज़ केवल इच्छुक पार्टियों द्वारा समर्थित है, अर्थात, जो दस्तावेज़ की सामग्री से प्रभावित हैं। अलग-अलग व्यक्तियों को अनुमोदन के लिए अलग-अलग दस्तावेज प्रस्तुत किए जाते हैं।
उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी को दूसरी नौकरी में स्थानांतरित करने का आदेश लेते हैं। सबसे पहले, यह कार्मिक विभाग के प्रमुख या निरीक्षक का वीजा होना चाहिए, यह प्रमाणित करना कि आदेश सही रूप में है और इसमें विश्वसनीय डेटा शामिल है। फिर इसे उस विभाग के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए जहां कर्मचारी को स्थानांतरित किया गया है। अपने वीजा पर मुहर लगाते हुए, विभाग के प्रमुख ने गवाही दी कि उन्हें एक नए कर्मचारी के आने की सूचना दी गई है और इस स्थिति से सहमत हैं। यदि स्थानांतरण के दौरान कर्मचारी का वेतन बदलता है, तो संगठन के मुख्य लेखाकार के साथ आदेश पर सहमति होनी चाहिए। और अंत में, दस्तावेज़ बॉस द्वारा समर्थित है कानूनी विभाग(या एक वकील, यदि कोई विभाग नहीं है), यह पुष्टि करते हुए कि स्थानांतरण के दौरान श्रम कानून का उल्लंघन नहीं किया गया था।
परिचित वीजा उस कर्मचारी द्वारा लगाया जाता है जिसके हित दस्तावेज़ से प्रभावित होते हैं। इसके द्वारा वह पुष्टि करता है कि दस्तावेज़ को उसके ध्यान में लाया गया है। अनुमोदन वीज़ा के विपरीत परिचित वीज़ा हमेशा तैयार, हस्ताक्षरित और स्वीकृत दस्तावेज़ से जुड़ा होता है।

वीजा कैसा दिखता है

अनुमोदन वीजा में अनुमोदक की स्थिति, उसके हस्ताक्षर, आद्याक्षर, अंतिम नाम और तारीख शामिल होती है। यदि कर्मचारी अपने वीजा के साथ दस्तावेज़ की सामग्री के साथ असहमति व्यक्त करना चाहता है, तो वाक्यांश "टिप्पणियां संलग्न हैं" पहले लिखा गया है, और अन्य सभी डेटा नीचे स्थित हैं। यहां वीज़ा अनुमोदन के उदाहरण दिए गए हैं।

आपूर्ति विभाग के प्रमुख वोल्कोवा ए.ए. वोल्कोवा
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12.01.2006
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टिप्पणियाँ संलग्न हैं
कानूनी सलाहकार कोवरोव एन.आई. कॉवरोव
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(हस्ताक्षर) (हस्ताक्षर प्रतिलेख)
12.01.2006
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संगठन में बने रहने वाले दस्तावेज़ मूल पर समर्थित हैं। वीजा को रिवर्स साइड पर रखना बेहतर होता है (बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों पर, यह अंतिम पृष्ठ का पिछला भाग होता है)। यदि दस्तावेज़ किसी अन्य संगठन को भेजा जाता है, तो कंपनी में बनी एक प्रति पर वीजा लगाया जाता है। उसी समय, वे हस्ताक्षर के ठीक नीचे, दस्तावेज़ के निचले बाएँ भाग में, सामने की ओर स्थित होते हैं। विशेष महत्व के बहु-पृष्ठ दस्तावेजों पर, प्रत्येक शीट का समर्थन किया जा सकता है। आमतौर पर संधियाँ और प्रोटोकॉल इस तरह से हस्ताक्षर करते हैं।
परिचित वीजा में एक वाक्यांश शामिल होता है जो पुष्टि करता है कि कर्मचारी दस्तावेज़ से परिचित है। उदाहरण के लिए, "मैं आदेश से परिचित हूं।" नीचे या उसी लाइन पर कर्मचारी के हस्ताक्षर, उसकी प्रतिलेख (उपनाम और आद्याक्षर) और तारीख है। यदि कई कर्मचारी दस्तावेज़ से परिचित हो जाते हैं, तो हम आपको सलाह देते हैं कि उनमें से प्रत्येक के पद का नाम वीज़ा में शामिल करें। परिचित वीजा हमेशा मूल दस्तावेज के सामने की तरफ, हस्ताक्षर के नीचे चिपका होता है। हम आपको परिचय वीजा के नमूने प्रस्तुत करते हैं।

अधिनियम से परिचित: मनोखिन डी.ए. मनोखिन
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(हस्ताक्षर) (हस्ताक्षर प्रतिलेख)
12.01.2006
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आदेश से परिचित:
बिक्री विभाग के प्रमुख क्रैपिविन एन.आई. क्रैपिविन
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(हस्ताक्षर) (हस्ताक्षर प्रतिलेख)
12.01.2006
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AHO के प्रमुख मास्लोव एल.आई. मैस्लोव
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(हस्ताक्षर) (हस्ताक्षर प्रतिलेख)
12.01.2006
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दस्तावेज़ के प्रकार के आधार पर, परिचय वीज़ा में विभिन्न पूरक शामिल किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, नौकरी के विवरण में, "मैं निर्देशों से परिचित हूं" वाक्यांश को निम्नलिखित तरीके से पूरक करने की सिफारिश की गई है: "मुझे अपने हाथों में एक प्रति प्राप्त हुई और इसे कार्यस्थल पर रखने का वचन दिया।" यह इस तथ्य से तय होता है कि अदालत में कर्मचारी अक्सर दावा करते हैं कि उन्हें नौकरी का विवरण नहीं दिया गया था, और नियोक्ता इसके विपरीत साबित नहीं कर सकता।

कौन कौन से दस्तावेजों को मंजूरी देता है

स्थापित प्रथा के अनुसार, दस्तावेजों का समर्थन निम्नलिखित अधिकारियों द्वारा किया जाता है:
- दस्तावेज़ तैयार करने वाले विभाग का प्रमुख;
- निष्पादक जिसने दस्तावेज़ तैयार किया;
- इच्छुक विभागों के प्रमुख;
- वित्तीय या लेखा सेवा के प्रमुख (यदि दस्तावेज़ वित्तीय मुद्दों से संबंधित है);
- गतिविधि के इस क्षेत्र के प्रभारी संगठन के उप प्रमुख;
- संगठन के प्रमुख, यदि दस्तावेज़ पर उनके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं;
- कानूनी सेवा या वकील के प्रमुख।
इस सूची को संगठन की संरचना और जरूरतों के अनुसार समायोजित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि यू सीईओकोई प्रतिनियुक्ति नहीं है, दस्तावेज़ पर कोई स्थानापन्न वीज़ा नहीं होगा। कई संगठन प्रत्यक्ष निष्पादक वीज़ा प्रदान नहीं करते हैं - यह उस इकाई के प्रमुख के वीज़ा द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है जो दस्तावेज़ को निष्पादित करेगा।

एकीकृत प्रपत्रों पर आदेशों का समर्थन कैसे करें?

में एकीकृत रूपआह कर्मियों पर आदेश अनुमोदन वीजा जैसी कोई आवश्यकता नहीं है (वे एक कर्मचारी परिचय वीजा के लिए प्रदान करते हैं)। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप इन आदेशों का समर्थन नहीं कर सकते। ऐसे दस्तावेजों को संगठन के अधिकारियों के साथ समन्वयित करना आवश्यक है, क्योंकि वे कर्मचारियों के हितों को प्रभावित करते हैं। 24 मार्च, 1999 एन 20 * (1) की रूस की राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री के अनुसार, एकीकृत रूपों में अतिरिक्त विवरण दर्ज किए जा सकते हैं। दस्तावेज़ के निचले भाग में, आदेशों के पीछे की ओर अनुमोदन वीज़ा रखें।
तो आइए पुनर्कथन करें। दस्तावेज़ की आंतरिक स्वीकृति (अनुमोदन) का अर्थ है कि सभी इच्छुक पार्टियों ने दस्तावेज़ की सामग्री की जाँच कर ली है। दस्तावेजों के अनुमोदन का क्रम संगठन के कार्यालय कार्य के निर्देशों में निर्धारित है। कर्मचारी के हितों को प्रभावित करने वाले दस्तावेजों पर, कर्मचारी को दस्तावेज से परिचित कराने के लिए वीजा जारी किया जाना चाहिए।

"असहमति का वीजा"

यदि दस्तावेज़ का अनुमोदन करने वाला कर्मचारी दस्तावेज़ की सामग्री से पूरी तरह या आंशिक रूप से सहमत नहीं है, तो वह अपने वीज़ा में "टिप्पणी संलग्न हैं" नोट कर सकता है। आपत्तियों को एक अलग शीट पर तैयार किया जाना चाहिए, हस्ताक्षरित और दस्तावेज़ से जुड़ा होना चाहिए। दस्तावेज़ की सामग्री के साथ किसी भी अनुमोदक की असहमति के परिणाम कार्यालय के काम के निर्देशों में निर्दिष्ट किए जाने चाहिए। किसी भी मामले में परियोजना का भाग्य संगठन के प्रमुख द्वारा तय किया जाता है। उदाहरण के लिए, आपत्तियों के बावजूद, वह इसे डेवलपर को अपनी टिप्पणियों के साथ वापस कर सकता है या दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कर सकता है।

रोजा लिमिटेड लायबिलिटी कंपनी
रोजा एलएलसी

निर्देश स्वीकृत
कार्यालय कार्य निदेशक राकिटिन ए.ए. राकिटिन
01/12/2006 एन दूसरा ———— ——— —————
———— (स्थिति (हस्ताक्षर) (डिकोडिंग
(तारीख) सिर के) हस्ताक्षर)
17.01.2006
पेन्ज़ा ————
(की तारीख)

12. कंपनी के कार्मिक दस्तावेजों का समन्वय

12.1। कार्मिक दस्तावेज़ के मसौदे का मूल्यांकन करने के लिए, कंपनी के मौजूदा कानून और स्थानीय नियमों के अनुपालन को सत्यापित करने के लिए, दस्तावेज़ (विज़िंग) की आंतरिक स्वीकृति की जाती है।
12.2। एक मसौदा कार्मिक दस्तावेज को कार्मिक विभाग के प्रमुख और एक वकील द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए, और यदि आवश्यक हो, तो अन्य संरचनात्मक प्रभागों के अधिकारियों द्वारा। इन निर्देशों के परिशिष्ट संख्या 5 में इन दस्तावेजों को अनुमोदित करने वाले व्यक्तियों की सूची के साथ पृष्ठांकन के अधीन दस्तावेजों की सूची दी गई है।
12.3। यदि अनुमोदक परियोजना की सामग्री से असहमत है, तो उसे अपने वीज़ा में "टिप्पणी संलग्न हैं" नोट करने का अधिकार है। उसी समय, उन्हें अपनी टिप्पणियों को एक अलग शीट पर बताना होगा, उन्हें हस्ताक्षर, तारीख के साथ प्रमाणित करना होगा और मसौदा दस्तावेज में संलग्न करना होगा।
12.4। संगठन के निदेशक सभी टिप्पणियों पर विचार करते हैं और डेवलपर को परियोजना के साथ आगे के काम पर लिखित राय देते हैं। यदि निदेशक यह निर्धारित करता है कि परियोजना में सुधार की आवश्यकता है, तो वह डेवलपर को सभी कमियों को दूर करने के लिए एक समय सीमा निर्धारित करता है।
12.5। यदि, मसौदे को अंतिम रूप देने के बाद, इसकी सामग्री में महत्वपूर्ण परिवर्तन हुए हैं, तो मसौदे दस्तावेज़ को फिर से अनुमोदित किया जाता है।

ओर क्या हाल चाल?

हमने नियोक्ताओं से पूछा:
आपके संगठन में दस्तावेजों को स्वीकृत करने के लिए कौन अधिकृत है?
यूलिया एर्मकोवा, मानव संसाधन निरीक्षक (खाबरोवस्क)
हमारे पास यह अधिकार सभी विभागों के प्रमुखों में निहित है। हमने प्रासंगिक आइटम को उनके नौकरी विवरण में शामिल किया। वे अपनी इकाइयों में श्रमिकों के प्रवेश, स्थानान्तरण, अवकाश, बोनस के आदेशों का समर्थन करते हैं।
लेकिन हमारे पास अभी तक पूर्णकालिक वकील नहीं है, हालांकि उसका वीजा है कार्मिक दस्तावेजज़रूरी।
अल्ला हुसाविना, मानव संसाधन प्रबंधक (नोवोरोस्सिएस्क)
सभी अनुबंध, आर्थिक और श्रम दोनों, हमारे मुख्य लेखाकार द्वारा समर्थित हैं। मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश पर (उदाहरण के लिए, अनुमोदन पर स्टाफ) कानूनी मामलों के निदेशक का वीजा प्रदान किया जाता है।

सलाह
अपने संगठन में समर्थन किए जाने वाले दस्तावेज़ों की एक सूची बनाएं और प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए उन अधिकारियों की एक सूची बनाएं, जिन्हें इसका समर्थन करना चाहिए। ऐसी सूची कार्यालय कार्य के निर्देशों के परिशिष्ट के रूप में जारी की जा सकती है। पृष्ठ 46 पर सूची का एक टुकड़ा है, जिसमें कर्मियों के लिए आदेश शामिल हैं। इस नमूने के आधार पर आप अपने संगठन के सभी स्वीकृत दस्तावेज़ों की एक सूची बना सकते हैं।

परिशिष्ट संख्या 5
कार्यालय कार्य एलएलसी "रोज़ा" दिनांक 12.01.2006 एन 2-और के निर्देशों के लिए

स्वीकृत किए जाने वाले दस्तावेजों की सूची
रोजा एलएलसी के अधिकारी

कर्मियों के लिए आदेश

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¦ दस्तावेज़ ¦ अनुमोदन अधिकारियों ¦

¦रोजगार के लिए आदेश (टी-1, टी-1ए) ¦कार्मिक विभाग के प्रमुख, विभाग के प्रमुख जिसमें ¦
¦ ¦ स्वीकृत कर्मचारी, मुख्य लेखाकार, वकील ¦
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¦ छुट्टी देने का आदेश (टी-6, ¦ कार्मिक विभाग के प्रमुख, यूनिट के प्रमुख जहां काम है
¦ T-6a), बर्खास्तगी आदेश (T-8, ¦ पिघला (काम किया) कर्मचारी, वकील ¦
¦टी-8ए) ¦ ¦
+————————————-+————————————————————+
¦ स्थानांतरण आदेश (T-5, T-5a), पुन: ¦ कार्मिक विभाग के प्रमुख, उस इकाई के प्रमुख जहां स्थानांतरण होता है
¦स्थानांतरण ¦वहाँ एक कर्मचारी है, मुख्य लेखाकार (यदि कर्मचारी मेरे पास है-¦
¦ ¦ वेतन है), वकील ¦
+————————————-+————————————————————+
¦ प्रोत्साहन पर आदेश (T-11, T-11a), us-¦ कार्मिक विभाग के प्रमुख, उस विभाग के प्रमुख जहां काम होता है
¦मजदूरी के लिए बोनस को आकर्षित करना, कर्मचारी, मुख्य लेखाकार पिघल रहा है (यदि सामग्री का प्रचार-¦
¦ आधिकारिक वेतन में बदलाव ¦ नहीं), वकील ¦
+————————————-+————————————————————+
¦ व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का आदेश ¦ कार्मिक विभाग के प्रमुख, उस इकाई के प्रमुख जहां काम है
¦ (टी-9, टी-9ए) ¦ कर्मचारी, मुख्य लेखाकार, वकील पिघल रहा है ¦
+————————————-+————————————————————+
¦अनुशासन लगाने का आदेश ¦कार्मिक विभाग के प्रमुख, इकाई के प्रमुख जहां काम होता है
¦वसूली ¦गलने वाला कार्यकर्ता, वकील ¦
+————————————-+————————————————————+
¦सप्ताहांत, छुट्टियों पर काम करने का आदेश- ¦कार्मिक विभाग के प्रमुख, विभाग के प्रमुख जहां काम करते हैं-¦
¦ दिन, रात, ओवरटाइम¦ कर्मचारी को पिघला देता है, मुख्य लेखाकार (यदि काम का मुआवजा दिया जाता है¦
¦ ¦ बढ़ा हुआ वेतन), वकील ¦
एल ————————————————————————————————————-

ई शिरीमोवा,
वकील, "कद्रोवो डेलो" पत्रिका के प्रमुख विशेषज्ञ

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*(1) "प्राथमिक लेखा प्रलेखन के एकीकृत रूपों के आवेदन के लिए प्रक्रिया के अनुमोदन पर।"

अधिकारियों द्वारा स्थापित तरीके से संगठन में सूचना का प्रलेखन किया जाता है राज्य की शक्तिकार्यालय के काम के संगठन, दस्तावेजों के मानकीकरण और उनके सरणियों, रूसी संघ की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार।

पत्र डिजाइन

पाठ के शीर्षक में दस्तावेज़ की एक संक्षिप्त सामग्री शामिल है और प्रश्नों का उत्तर दे सकता है: किस बारे में? (किसके बारे में?) (उदाहरण के लिए, ऑर्डर ऑन क्रिएशन सत्यापन आयोग) या क्या? (कौन?) (उदाहरण के लिए, नौकरी का विवरणविपणक)।

A5 लेटरहेड पर तैयार किए गए दस्तावेजों के पाठ के लिए शीर्षक को छोड़ा जा सकता है।

दस्तावेज़ का पाठ रूसी संघ की राज्य भाषा में या में तैयार किया गया है राज्य भाषाएँरूसी संघ के विषय रूसी संघ के कानून और रूसी संघ के विषयों के अनुसार। आप दस्तावेज़ के पाठ को प्रपत्र में प्रारूपित कर सकते हैं:

• प्रश्नावली। एक प्रश्नावली के रूप में एक पाठ संकलित करते समय, विशेषता वस्तु की विशेषताओं के नाम को संज्ञा द्वारा नाममात्र के मामले में या दूसरे व्यक्ति क्रिया के साथ एक वाक्यांश द्वारा व्यक्त किया जाना चाहिए। बहुवचनवर्तमान या भूत काल, जैसे "है", "स्वयं", या "थे", "थे", आदि। मौखिक रूप से व्यक्त की जाने वाली विशेषताएं संकेतों के नामों के अनुरूप होनी चाहिए;
• टेबल। तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नामांकित मामले में संज्ञा द्वारा व्यक्त शीर्षक होने चाहिए। स्तंभों और रेखाओं के उपशीर्षक शीर्षकों के अनुरूप होने चाहिए। यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठ पर मुद्रित है, तो तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए और निम्नलिखित पृष्ठों पर केवल इन स्तंभों की संख्या मुद्रित की जानी चाहिए;
• जुड़ा हुआ पाठ। लिंक्ड टेक्स्ट में मूल रूप से दो भाग होते हैं:
• पहला भाग दस्तावेज़ को संकलित करने के कारणों, आधारों, लक्ष्यों को इंगित करता है;
• दूसरे, अंतिम, भाग में - निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, सुझाव, सिफारिशें।

अन्य संगठनों के दस्तावेजों या पहले प्रकाशित दस्तावेजों के आधार पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के पाठ में, उनका विवरण इंगित किया गया है: दस्तावेज़ का नाम, उद्यम का नाम - दस्तावेज़ का लेखक, दस्तावेज़ की तारीख, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, पाठ का शीर्षक।

यदि पाठ में कई निर्णय, निष्कर्ष आदि शामिल हैं, तो इसे वर्गों, उपखंडों, पैराग्राफों में विभाजित किया जा सकता है, जो अरबी अंकों में गिने जाते हैं।

पत्रों में प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का उपयोग किया जाता है:

• पहले व्यक्ति से बहुवचन - "कृपया भेजें", "हम विचार के लिए भेजते हैं";
• पहले व्यक्ति से एकवचन - "मैं इसे आवश्यक समझता हूं", "मैं आपको हाइलाइट करने के लिए कहता हूं";
• तीसरे व्यक्ति से एकवचन - "मंत्रालय आपत्ति नहीं करता", "VNII इसे संभव मानता है।"

अपेक्षित "हस्ताक्षर" की संरचना में शामिल हैं:

• दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम। यदि दस्तावेज़ उद्यम के लेटरहेड पर जारी नहीं किया गया है, तो स्थिति का शीर्षक पूर्ण होना चाहिए। यदि दस्तावेज़ उद्यम के लेटरहेड पर जारी किया गया है, तो स्थिति का शीर्षक संक्षिप्त होना चाहिए;
• व्यक्तिगत हस्ताक्षर;
• हस्ताक्षर डिकोडिंग (आद्याक्षर, उपनाम)।

"हस्ताक्षर" विशेषता में, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति के शीर्षक को सबसे लंबी पंक्ति के सापेक्ष केंद्र में रखने की अनुमति है।

निष्पादक के निशान में दस्तावेज़ के निष्पादक के आद्याक्षर और उपनाम और उसका टेलीफोन नंबर शामिल है। कलाकार के बारे में एक नोट निचले बाएँ कोने में दस्तावेज़ की अंतिम शीट के सामने या पीछे रखा गया है।

मुहर की छाप व्यक्तियों के अधिकारों को प्रमाणित करने वाले दस्तावेजों पर, वित्तीय संसाधनों से संबंधित तथ्यों को ठीक करने के साथ-साथ हस्ताक्षर की प्रामाणिकता के प्रमाणन के लिए प्रदान करने वाले अन्य दस्तावेजों पर एक अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करती है।

दस्तावेज़ उद्यम की मुहर द्वारा प्रमाणित हैं।

दस्तावेज़ स्वीकृति नियम

साइटिंग दस्तावेजों का एक प्रकार का गुणवत्ता नियंत्रण है। दस्तावेज़ पर वीजा पुष्टि करता है कि इसकी सामग्री सत्य है, कानून, स्थानीय कृत्यों, सामूहिक समझौते का खंडन नहीं करता है।

वीजा दो प्रकार के होते हैं:

• वीज़ा अनुमोदन;
• परिचित वीजा।

उद्यम के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित या अनुमोदित होने से पहले अनुमोदन वीज़ा को दस्तावेज़ पर रखा जाता है, अर्थात यह वह दस्तावेज़ नहीं है जो पृष्ठांकित है, बल्कि इसकी परियोजना है। दस्तावेज़ केवल उन व्यक्तियों द्वारा समर्थित है जो दस्तावेज़ की सामग्री से प्रभावित हैं। दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा में दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर और स्थिति, हस्ताक्षर की प्रतिलेख (आद्याक्षर, उपनाम) और हस्ताक्षर करने की तिथि शामिल होती है। ऐसे दस्तावेज़ के लिए जिसका मूल उद्यम में रहता है, वीज़ा मूल दस्तावेज़ के अंतिम पृष्ठ के पीछे की ओर नीचे चिपका दिया जाता है। एक दस्तावेज़ के लिए जिसका मूल उद्यम से भेजा जाता है, वीज़ा भेजे जाने वाले दस्तावेज़ की एक प्रति के सामने की ओर नीचे की ओर चिपका दिया जाता है।

परिचित वीजा कर्मचारी द्वारा लगाया जाता है, यह पुष्टि करते हुए कि दस्तावेज़ को उसके ध्यान में लाया गया है। अनुमोदन वीज़ा के विपरीत परिचित वीज़ा हमेशा तैयार, हस्ताक्षरित और स्वीकृत दस्तावेज़ से जुड़ा होता है। परिचित वीजा हमेशा मूल दस्तावेज के सामने की तरफ, हस्ताक्षर के नीचे चिपका होता है।

उद्यम में बने रहने वाले दस्तावेज़ मूल पर समर्थित हैं। वीज़ा को रिवर्स साइड पर, और बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों पर - अंतिम शीट के पीछे रखा जाता है। यदि दस्तावेज़ किसी अन्य संगठन को भेजा जाता है, तो वीजा उस प्रति पर लगाया जाता है जो संगठन में रहता है। इस मामले में, वीजा दस्तावेज़ के निचले बाएँ भाग में, हस्ताक्षर के ठीक नीचे, सामने की ओर स्थित होते हैं। विशेष महत्व के बहु-पृष्ठ दस्तावेजों पर, प्रत्येक शीट का समर्थन किया जा सकता है। इस तरह संधियों या प्रोटोकॉल का आमतौर पर समर्थन किया जाता है।

दस्तावेज़ की एक प्रति का प्रमाणन

आवश्यक "हस्ताक्षर" के नीचे मूल के साथ एक दस्तावेज़ की एक प्रति की अनुरूपता को प्रमाणित करते समय, एक प्रमाणन शिलालेख चिपका दिया जाता है:

• "सही";
• प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति;
• व्यक्तिगत हस्ताक्षर;
• हस्ताक्षर डिकोडिंग (आद्याक्षर, उपनाम);
• प्रमाणन तिथि।

दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में इसकी दिशा पर एक नोट में निम्नलिखित डेटा शामिल हैं:

• इसके निष्पादन को प्रमाणित करने वाले दस्तावेज़ की तिथि और संख्या का संदर्भ;
• ऐसे दस्तावेज़ की अनुपस्थिति में - निष्पादन के बारे में संक्षिप्त जानकारी;
• शब्द "व्यवसाय में";
• मामला संख्या जिसमें दस्तावेज़ रखा जाएगा।

दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले की दिशा पर एक नोट दस्तावेज़ के निष्पादक या संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा बनाया और दिनांकित किया जाता है जिसमें दस्तावेज़ निष्पादित किया गया था।

संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर निशान में अगला सीरियल नंबर और दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख (यदि आवश्यक हो - घंटे और मिनट) शामिल हैं।

संगठन में दस्तावेज़ की प्राप्ति को मुहर के रूप में चिह्नित करने की अनुमति है।

दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि की पहचान दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के निचले बाएँ कोने में रखा गया एक चिह्न (पाद लेख) है और जिसमें मशीन माध्यम पर फ़ाइल का नाम, उद्यम द्वारा स्थापित तिथि और अन्य खोज डेटा शामिल हैं।

किसी दस्तावेज़ की स्वीकृति और अनुमोदन जारी करने के नियम

किसी अधिकारी द्वारा किसी दस्तावेज़ को अनुमोदित करते समय, दस्तावेज़ के अनुमोदन की मुहर में शामिल होना चाहिए:

• मेरे द्वारा स्वीकृत शब्द (उद्धरण चिह्नों के बिना);
• दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति का कार्य शीर्षक;
• हस्ताक्षर;
• दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी का अंतिम नाम और आद्याक्षर;
• अनुमोदन तिथि।

दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प दस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ कोने में स्थित है।

मामले में जब एक दस्तावेज़ कई अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं।

जब किसी दस्तावेज़ को एक संकल्प, निर्णय, आदेश, प्रोटोकॉल द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अनुमोदन स्टाम्प में "स्वीकृत" ("स्वीकृत", "स्वीकृत" या "स्वीकृत") शब्द शामिल होता है, सहायक मामले में अनुमोदन दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि, संख्या।

दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प में "सहमत" शब्द शामिल होता है, उस व्यक्ति की स्थिति जिसके साथ दस्तावेज़ पर सहमति हुई थी (उद्यम के नाम सहित), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, हस्ताक्षर डिकोडिंग (आद्याक्षर, उपनाम) और अनुमोदन की तिथि।

संबंधित अधिकारी द्वारा दस्तावेज़ पर लिखे गए संकल्प में नाम, कलाकारों के आद्याक्षर, यदि आवश्यक हो, आदेश की सामग्री, निष्पादन की समय सीमा, हस्ताक्षर और तिथि शामिल है। एक अलग शीट पर संकल्प के पंजीकरण की अनुमति है।

दस्तावेज़ के निष्पादन पर नियंत्रण का निशान "K", शब्द या स्टैम्प "नियंत्रण" द्वारा इंगित किया गया है।

दस्तावेजों पर हस्ताक्षर या सहमति होने के बाद ही कानूनी बल प्राप्त होता है। लेकिन इसका हकदार कौन है? बातचीत की प्रक्रिया क्या है? दस्तावेज़ पर वीजा इसका हस्ताक्षर है? हम लेख में इन सवालों का विश्लेषण करेंगे।

यह क्या है?

दस्तावेज़ पर वीज़ा देश में प्रवेश करने की अनुमति का चिह्न नहीं है। यह गुणात्मक रूप से भिन्न अवधारणा है।

दस्तावेज़ पर वीज़ा क्या है? इस संदर्भ में उपयुक्त परिभाषाओं पर विचार करें:

• आधिकारिक नोट।
• किसी अधिनियम या दस्तावेज़ पर एक शिलालेख जो इसे वैधता देता है या इसकी प्रामाणिकता प्रमाणित करता है।
• दस्तावेज़ीकरण पर एक अधिकारी का शिलालेख, इसे कानूनी बल देता है।
• संकल्प, कलाकारों को निर्देश, कुछ कार्य करने की अनुमति, विशिष्ट कार्यों का प्रदर्शन।
• दस्तावेज़ में मुहर, शिलालेख, निशान, कागज की प्रामाणिकता या कानूनी बल का संकेत।
• एक संदेश जो इंगित करता है कि जो व्यक्ति लाभ प्राप्त करता है उसका उस पर पूरा अधिकार है।

एक दस्तावेज़ पर एक वीज़ा, जैसा कि हमने पाया, एक निश्चित शिलालेख, मुहर, मुहर, निशान। अब आइए जानें कि किन मामलों में और किसके द्वारा इसे चिपकाया गया है।

देखना क्या है?

चलिए अगले टर्म पर चलते हैं। दस्तावेजों की स्वीकृति एक अधिकारी द्वारा एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर चिपकाकर उनका प्रमाणीकरण है। बाद वाला प्रमाणित करता है कि अनुमोदक ने दस्तावेज़ की सामग्री को पढ़ लिया है और इससे सहमत है।

दस्तावेज़ पर वीज़ा एक मुहर, एक मोहर, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर है। यह न केवल दस्तावेज़ की सामग्री के साथ समझौते को प्रमाणित कर सकता है, बल्कि उन सभी को भी बाध्य करता है जिन्हें यह पत्र इसमें दिए गए निर्देशों द्वारा निर्देशित होने या सीधे उन्हें निष्पादित करने के लिए संबोधित किया जाता है।

अनुमोदन का मुख्य उद्देश्य, दस्तावेजों का अनुमोदन विभिन्न व्यावसायिक प्रक्रियाओं में प्रतिरूपण को समाप्त करना है।

उसी समय, यह याद रखना चाहिए कि व्यावसायिक पत्रों में आधिकारिक तौर पर "विज़िंग" शब्द का गलत उपयोग किया जाता है। यहाँ "समन्वय" शब्द का प्रयोग उचित है। व्यावसायिक पत्राचार में, ये शब्द पर्यायवाची हैं, लेकिन अनौपचारिक बातचीत के लिए "देखना" अधिक उपयुक्त है।

इस प्रकार, देखा जाना दस्तावेज़ की स्वीकृति है। वह मामला जब कलाकार वीज़ा (व्यक्तिगत हस्ताक्षर, मुहर) के साथ एक व्यावसायिक पत्र तैयार करता है। अनुमोदन वीजा, निर्देश, टिप्पणियां आवंटित की जाती हैं।

प्रलेखन की स्वीकृति (अनुमोदन) बाहरी और आंतरिक दोनों हो सकती है। आइए इन दो मामलों की विशेषताओं पर विचार करें।

आंतरिक सामंजस्य

यह उन उपखंडों, विभागों के साथ किया जाता है, जिनकी भागीदारी इस दस्तावेज़ के कार्यान्वयन में परिकल्पित है। यदि संस्था है विधिक सेवाएं, तो कागजात देखे जाने से पहले एक विशेषज्ञ वकील के साथ सहमति होनी चाहिए। साथ ही, दस्तावेज़ को डिप्टी के साथ समन्वित किया जा सकता है। वह मुखिया जिसके क्षेत्राधिकार के क्षेत्र में मुद्दे कागज में परिलक्षित होते हैं।

यदि प्रलेखन का कार्यान्वयन किसी वित्तीय व्यय से जुड़ा है, तो इसे वित्तीय सेवा द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। ज्यादातर मामलों में, हस्ताक्षर मुख्य लेखाकार द्वारा किया जाता है। वह रसीद/अवकाश से संबंधित समझौतों और अनुबंधों को प्रमाणित करता है भौतिक संपत्ति, कार्य का प्रदर्शन और सेवाओं का प्रावधान, वेतन की स्थापना के लिए आदेश, भत्ते वेतन, बोनस पर प्रावधान।

प्रारुप सुविधाये

आइए अब हम दस्तावेजों के अनुमोदन के लिए मानदंडों का विश्लेषण करें। आंतरिक अनुमोदन के संबंध में, वीज़ा पर निम्नलिखित आवश्यकताएं लागू होती हैं:

• प्रायोजक अधिकारी की स्थिति का संकेत।
• उनके व्यक्तिगत हस्ताक्षर।
• बाद का डिकोडिंग (उपनाम और आद्याक्षर)।
• हस्ताक्षर की तारीख।

यदि अनुमोदक दस्तावेज़ की सामग्री से सहमत नहीं है, उसके पास मसौदे में जोड़ और टिप्पणियाँ हैं, तो यह सब एक अलग शीट पर कहा गया है। यह भी हस्ताक्षरित है और मुख्य दस्तावेज़ से जुड़ा हुआ है।

यहां वीजा इस प्रकार जारी किया जाएगा:

• शिलालेख "टिप्पणी संलग्न हैं ..."
• नौकरी का नाम।
• व्यक्तिगत हस्ताक्षर जिम्मेदार व्यक्ति.
• डिकोडिंग (कर्मचारी का उपनाम और आद्याक्षर)।
• दस्तावेज़ स्वीकृत होने की तिथि।

वीजा का स्थान

वीजा कहाँ है? यहाँ दो मामले हैं:

• मूल पेपर संस्था की ओर से भेजा जाता है। वीजा हस्ताक्षर के नीचे रखा गया है। या फोटोकॉपी की अंतिम शीट के बाएं हाशिए पर जो संगठन के पास रहेगी।
• मूल कागज कंपनी के पास रहता है। ज्यादातर मामलों में, यह आंतरिक दस्तावेज है। मूल दस्तावेज़ की पहली प्रति के अंतिम पृष्ठ के पीछे की ओर वीज़ा की मुहर लगाई जाती है।

सभी संस्थानों को एक सूची बनानी होगी महत्वपूर्ण दस्त्तावेजउन व्यक्तियों को इंगित करना जिनके वीजा इन कागजात की प्रामाणिकता की मान्यता के लिए जरूरी हैं, दस्तावेज प्रदान करना कानूनी बल. ऐसी सूची आमतौर पर रिकॉर्ड रखने के निर्देशों के अनुलग्नकों में पाई जा सकती है। इस सेवा के प्रत्येक विशेषज्ञ को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि किस जिम्मेदार व्यक्ति के वीजा के बिना दस्तावेज़ अमान्य होगा।

बाहरी स्वीकृति

किसी संगठन में दस्तावेजों की बाहरी स्वीकृति तृतीय-पक्ष संस्थानों की एक पूरी श्रृंखला की भागीदारी के साथ हो सकती है:

• अधीनस्थ और गैर-अधीनस्थ निकाय। अगर कागज किसी तरह उनके हितों को प्रभावित करता है।
• अनुसंधान संगठन।
• सार्वजनिक संघ।
• गैर-विभागीय निकाय और राज्य नियंत्रण.
• उच्च विभाग, आदि।

प्रलेखन के बाहरी अनुमोदन को निम्नानुसार औपचारिक रूप दिया जा सकता है:

• मसौदा दस्तावेज की चर्चा के मिनट।
• समझौता प्रोटोकॉल।
• समझौते की पकड़।

जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, बाद वाला विकल्प सबसे आम है। आइए इसे और अधिक विस्तार से देखें।

प्रारुप सुविधाये

यदि हम दस्तावेजों के अनुमोदन के क्रम की ओर मुड़ते हैं, तो हम देखेंगे कि अनुमोदन स्टाम्प को दो भिन्नताओं द्वारा दर्शाया गया है:

• एक निश्चित अधिकारी के साथ समन्वय।
• दूसरे दस्तावेज़ के साथ समन्वय। अंतिम एक प्रोटोकॉल, एक पत्र, और इसी तरह है।

विचार करें कि किसी विशिष्ट व्यक्ति द्वारा अनुमोदन टिकट कैसे तैयार किया जाता है:

• जिस संगठन का वह प्रतिनिधित्व करता है, उसके नाम के साथ जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति। उदाहरण के लिए, "स्कूल नंबर 1 के प्रिंसिपल"।
• व्यक्तिगत हस्ताक्षर और इसकी प्रतिलेख (उपनाम और आद्याक्षर)।
• दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाने की तिथि।

मामले में जब किसी अन्य दस्तावेज़ के साथ समन्वय करना आवश्यक होता है, तो गर्दन का डिज़ाइन मानक रूप से निम्नलिखित होता है:

• सहमत (बड़े अक्षरों में, उद्धरण चिह्नों के बिना)।
• सहायक दस्तावेज का नाम। उदाहरण के लिए: "पेशेवर समिति की बैठक के कार्यवृत्त।"
• दस्तावेज़ बनाए जाने की तिथि।
• सहायक दस्तावेजों की संख्या।

तो अंत में यह ऐसा दिखेगा:

मान गया

पेशेवर समिति की बैठक के कार्यवृत्त

18.12.2018 №1234.

इस मामले में जब एक साथ कई संगठनों के साथ एक दस्तावेज़ का समन्वय करना आवश्यक होता है, तो इसके अनुमोदन के लिए एक अलग शीट कागज से जुड़ी होती है।

वीजा की मंजूरी

इस प्रकार, हमें दो समान लेकिन नहीं के बीच अंतर करने की आवश्यकता है समकक्ष अवधारणाएँ. यह अनुमोदन वीज़ा और अनुमोदन मुहर है। उनकी विशिष्ट विशेषताओं पर विचार करें।

अनुमोदन वीजा निम्नलिखित की विशेषता है:

• GOST के अनुसार परिभाषा: एक आवश्यकता जो दस्तावेज़ की सामग्री के साथ जिम्मेदार व्यक्ति के समझौते / असहमति को दर्ज करती है।
• पोस्ट करने के लिए अधिकृत कौन है? अनुमोदन वीज़ा निष्पादकों (इस दस्तावेज़ के कार्यान्वयन में शामिल विभाग), प्रासंगिक मुद्दे के लिए उप प्रमुख, कंपनी के कानूनी विभाग द्वारा निर्धारित किया गया है।
• इसमें अनुमोदक के पद का नाम, प्रतिलेख के साथ उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर और तारीख शामिल है।
• अनुमोदन वीजा ऐसे व्यावसायिक कागजात को संगठनात्मक और प्रमाणित करता है प्रशासनिक दस्तावेज, तकनीकी कार्य, मानक रूप आंतरिक दस्तावेज, पावर ऑफ अटॉर्नी और अनुबंध।

अनुमोदन का ग्राफ

सिर द्वारा दस्तावेजों की स्वीकृति उन पर हस्ताक्षर करने का एकमात्र तरीका नहीं है। अब मैचिंग नेक की विशिष्ट विशेषताओं पर विचार करें:

जिम्मेदार व्यक्ति

प्रलेखन की सामग्री के आधार पर, इसे विभिन्न अधिकारियों द्वारा अनुमोदन की आवश्यकता हो सकती है। आइए उन कर्मचारियों की एक मानक सूची की कल्पना करें जो अनुमोदन वीज़ा जारी करने के लिए अधिकृत हैं:

• इस दस्तावेज़ के ड्राफ्टर्स।
• जिन निष्पादकों को लिखित आदेश दिया जाता है।
• कानूनी विभाग के प्रतिनिधि।
• कार्यालयीन कर्मचारी।
• मुख्य लेखाकार।
• यदि आवश्यक हो, संगठन के अन्य इच्छुक कर्मचारी।

स्वीकृति की शर्तें

दस्तावेज़ीकरण के अनुमोदन के लिए कोई विशिष्ट समय सीमा निर्धारित करना कठिन है। प्रत्येक प्रकार के व्यावसायिक पेपर के लिए, उन्हें इसमें परिभाषित किया गया है व्यक्तिगत रूप से. यह निम्नलिखित से प्रभावित होता है:

• व्यावसायिक पत्रों के पदानुक्रम में इस दस्तावेज़ का महत्व।
• विशिष्ट प्रलेखन की जटिलता।
• कागज अनुमोदन चरणों की संख्या।
• निरीक्षण में शामिल अधिकारियों की संख्या।

बुनियादी नियम

अंत में, हम वीजा और टिकट जारी करने के बुनियादी नियमों की सूची देते हैं:

• वीज़ा सीधे पाठ के नीचे परियोजना की अंतिम शीट के पीछे चिपका हुआ है। अक्सर, दस्तावेज़ के लिए एक विशेष अनुमोदन पत्र की पेशकश की जाती है। यह सुविधाजनक है क्योंकि परियोजना में मामूली बदलाव के साथ, इसे दूसरे दौर में हस्ताक्षर एकत्र किए बिना पुनर्मुद्रित किया जा सकता है।
• वीजा GOST 6.30-2003 के अनुसार जारी किया जाता है। जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया है, के लिए आंतरिक दस्तावेजयह जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति, उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उसकी प्रतिलेख और तिथि को इंगित करने के लिए पर्याप्त है। बाहरी दृष्टि से, "सहमत" लिखना न भूलें।
• विशिष्ट मामलों में, "टिप्पणियाँ हैं", "टिप्पणियाँ संलग्न हैं", "मैं सहमत हूँ, टिप्पणियों को ध्यान में रखते हुए" पहले लिखा जाता है। यहां आपको शीट, एप्लिकेशन, जहां ये टिप्पणियां सूचीबद्ध हैं, के लिंक को इंगित करना नहीं भूलना चाहिए।

आइए संक्षेप करते हैं। वीजा ही दस्तावेज़ की अपेक्षित है। इसके अलावा, यह एक समग्र सहारा है, क्योंकि इसमें (GOST के अनुसार) कई तत्व शामिल हैं। कौन से - इसकी स्वीकृति के तरीकों पर निर्भर करता है। यह बाहरी और आंतरिक हो सकता है। वीजा के मानक घटक हैं: जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति का नाम, उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम के रूप में आद्याक्षर के रूप में डिकोडिंग और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाने की तारीख।