सेवा दस्तावेज पारित करने की सुरक्षा सुनिश्चित करना। अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना। भंडार से मामले जारी करने की प्रक्रिया

कोर्स वर्क

संरक्षण अभिलेखीय दस्तावेज

बेलगोरोड 2008

दस्तावेज़ संग्रह भंडारण

परिचय

पुरालेख दस्तावेजों के संरक्षण के लिए विधायी इतिहास और मूल बातें

संग्रह परिसर की व्यवस्था, उपकरण और संचालन

दस्तावेज़ संग्रहण मोड

दस्तावेजों की आवाजाही की स्थलाकृति और लेखांकन

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का भंडारण

निष्कर्ष

टिप्पणी

ग्रंथ सूची सूची

परिचय

विषय की प्रासंगिकता. दस्तावेज़ हैं सूचना आधारसंगठन की गतिविधियाँ, क्योंकि यह उनमें है कि इसके 80% से अधिक सूचना संसाधन केंद्रित हैं। दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के दौरान, वे कुछ हद तक विभिन्न कारकों के संपर्क में आते हैं जो सामग्री के गुणों में अपरिवर्तनीय परिवर्तन का कारण बनते हैं - उम्र बढ़ने। पर स्थित दस्तावेजों का भारी विनाश ज्यादा समय तक सुरक्षित रखे जाने वालाधन की सुरक्षा और संरक्षण सुनिश्चित करने की समस्या की तात्कालिकता निर्धारित की जाती है। रूस के राष्ट्रीय पुस्तकालय में लगभग 25% पुस्तकों को संरक्षण की आवश्यकता है। इसी तरह की स्थिति रूस में अन्य पुस्तकालयों में देखी जाती है।

पुस्तकालय, संग्रहालय और अभिलेखीय निधि में मुख्य रूप से कागज पर बने संस्करण और पांडुलिपियां हैं, जो भंडारण और उपयोग की प्रक्रिया में लगातार बिगड़ रही हैं। भंडारण का उद्देश्य प्रतिकूल कारकों के प्रभाव को कम करना और दस्तावेजों के स्थायित्व को बढ़ाना है। दुनिया के विभिन्न देशों में, सांस्कृतिक स्मारकों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए आधुनिक तकनीकों की गहन खोज की जा रही है पेपर मीडिया.

वर्तमान में, हमारे देश के अभिलेखागार में बड़ी संख्या में दस्तावेज संग्रहीत हैं, जो लोगों की बहुपक्षीय गतिविधियों की गवाही देते हैं। संग्रह कार्यकर्ताओं के लिए उनके दीर्घकालिक संरक्षण को सुनिश्चित करना सर्वोच्च प्राथमिकता है। हमारी सरकार के प्रासंगिक संकल्प भी इस समस्या के महत्व के बारे में बताते हैं।

कार्य का उद्देश्यअभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए इष्टतम स्थितियों का पता लगाना है।

कार्य का उद्देश्य निर्धारित करता है निम्नलिखित कार्य :

1.कानून के इतिहास और संरक्षण की मूल बातें जानें

पुरालेख दस्तावेज़

2.संग्रह के परिसर के उपकरण, उपकरण और संचालन पर विचार करें

3.विभिन्न दस्तावेज़ संग्रहण मोड दिखाएं

.दस्तावेजों की आवाजाही के लिए स्थलाकृति और लेखांकन का विश्लेषण करें

.इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के भंडारण पर ध्यान दें

अध्ययन की वस्तुराज्य के इतिहास में अभिलेखीय दस्तावेज, उनका स्थान और उनके संरक्षण का महत्व हैं।

अध्ययन का विषय -सुरक्षा प्रणाली

पुरालेख दस्तावेज़

विषय के ज्ञान की डिग्री

ऐसे कई अध्ययन हैं जो इस विषय के विभिन्न पहलुओं को प्रकट करते हैं। प्रत्येक लेखक स्थिति को अपने दृष्टिकोण से दर्शाता है। यह हमें विभिन्न कोणों से प्राप्त जानकारी को देखने की अनुमति देता है, जो इस मुद्दे पर अधिक वस्तुनिष्ठ ज्ञान प्राप्त करने में योगदान देता है।

गोरफीन जी.एम. 1अपने अध्ययन में "पुरालेख अध्ययन" न केवल अभिलेखीय दस्तावेजों के संरक्षण के लिए शर्तों को दर्शाता है, बल्कि रूस में संग्रह के इतिहास के साथ-साथ अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों और फाइलों के संगठन को भी दर्शाता है। रूसी संघ.

ओखोटनिकोव की कार्यवाही ए.वी. 2"दस्तावेज़ विज्ञान और अभिलेख प्रबंधन" दस्तावेज़ों के वर्गीकरण, दस्तावेज़ीकरण प्रणाली, दस्तावेज़ संचार और दस्तावेज़ गतिविधियों की ओर ध्यान आकर्षित करता है, जहाँ दस्तावेज़ों के भंडारण पर विचार किया जाता है। अलेक्सेवा ई.वी. के लेख 3"कार्यालय के काम में अभिलेखीय पहलू: संग्रह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना और उनके भंडारण को व्यवस्थित करना" घोषित विषय के प्रकटीकरण के लिए सूचना आधार के रूप में कार्य करता है। इन लेखों में, दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने का विषय बहुत व्यापक रूप से कवर किया गया है।

1. कानून का इतिहास और संग्रह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की मूल बातें

अभिलेखागार एकत्र करना पर्याप्त नहीं है - दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना भी उतना ही महत्वपूर्ण है। दुर्भाग्य से, हमारे देश में अभिलेखीय क्षेत्र के विकास का पूरा इतिहास दस्तावेजों के अपूरणीय विनाश से भरा हुआ है। इसका कारण न केवल प्राकृतिक आपदाएँ थीं, बल्कि बहुत बार दस्तावेजों के प्रति गैर-जिम्मेदार, विचारहीन रवैया भी शामिल था, जिसमें राज्य की ओर से भी शामिल था, जो "अपशिष्ट अभियानों" के आयोजक के रूप में कार्य करता था। नागरिकों के बीच "कागजात की बेकारता" के बारे में एक राय है, "धूल भरे संग्रह" के बारे में - (और एक संग्रह आदर्श रूप से धूल रहित होना चाहिए) कुछ अनावश्यक के रूप में। और केवल जब किसी व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से संग्रह से किसी प्रकार का प्रमाण पत्र प्राप्त करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है, जिस पर उसका सामाजिक, भौतिक और अन्य कल्याण निर्भर करता है, तो वह अभिलेखागार के महत्व को समझना शुरू कर देता है। दुर्भाग्य से, बीसवीं सदी के 1990 के दशक में, परिसमाप्त फर्मों और बैंकों के कई मूल्यवान दस्तावेज खो गए थे, जिसमें उनके कर्मचारियों के अधिकारों और हितों की रक्षा के लिए आवश्यक कर्मियों के दस्तावेज भी शामिल थे। .

लेकिन अभिलेखागार भी हमारे देश और हमारे पूर्वजों के अतीत के बारे में जानकारी के अनूठे भंडार हैं। कितनी बार सिर्फ एक जीवित दस्तावेज़ किसी चीज़ या किसी के बारे में हमारी समझ और ज्ञान को बदल सकता है। यह केवल उपन्यासों में है कि "पांडुलिपियां जलती नहीं हैं," जीवन में सब कुछ अधिक नीरस और दुखद है - वे आज भी जलते हैं, नष्ट हो जाते हैं। अपनी याददाश्त खोने से बुरा कुछ नहीं है, अपनी जड़ों को भूल जाना - यह एक व्यक्ति के लिए और पूरे राष्ट्र के लिए समान रूप से डरावना है। यही कारण है कि बीसवीं सदी के शुरुआती 20 के दशक में जो आह्वान हुआ - "अभिलेखागार रखें!" - आज भी उतना ही प्रासंगिक है।

अभिलेखीय दस्तावेजों को संरक्षित करने और उनके विनाश की जिम्मेदारी कानून में निहित है। और इसके पीछे एक लंबी कानूनी परंपरा है। 1550 के सुदेबनिक ने "राज्य के मामलों" को नुकसान पहुंचाने के लिए कोड़े से पीटने जैसी कड़ी सजा का प्रावधान किया। हालाँकि, पीटर द ग्रेट के समय में, शारीरिक दंड को एक रूबल के साथ सजा से बदल दिया गया था - एक जुर्माना: "लेकिन भविष्य में, क्या चिह्नित अर्क और फरमानों को किस लापरवाही में रखा जाएगा, या क्या खो जाएगा, या याचिकाकर्ताओं को और किसको क्या काम दिखाया जाना चाहिए (वे करेंगे) या लिखेंगे, और उसके बारे में, महान प्रभु के फरमान से, सभी क्रूरता के साथ एक खोज की जाएगी, और दोषियों की तलाश में, दंड निर्दयी होगा , गलती और मामले के आधार पर, या बड़ा जुर्माना जोड़ा जाएगा।

सोवियत काल में, पुरालेखपालों के साथ भी कानून सख्त था। 29 मार्च, 1941 को यूएसएसआर के जीएएफ पर विनियमन ने दस्तावेजों के विनाश और चोरी के साथ-साथ दस्तावेजों से गुप्त जानकारी के प्रकटीकरण के लिए आपराधिक दायित्व की धमकी दी।

अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा की समस्याओं पर पहले विशेष विधायी कृत्यों में से एक 29 अक्टूबर, 1976 को यूएसएसआर कानून "इतिहास और संस्कृति के स्मारकों के संरक्षण और उपयोग पर" था। कानून ने जोर दिया कि ऐतिहासिक और सांस्कृतिक स्मारक लोगों की संपत्ति हैं और विश्व सांस्कृतिक विरासत का एक अभिन्न अंग हैं 5. कानून में इन स्मारकों के बीच दस्तावेजी स्मारक भी शामिल हैं।

रूसी संघ के विधान की मूल बातें "रूसी संघ और अभिलेखागार के अभिलेखीय कोष पर" कहती हैं: "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के हिस्से के रूप में वर्गीकृत दस्तावेजों के मालिक अपनी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य हैं। बीमा प्रतियां विशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय दस्तावेजों के लिए बनाई जाती हैं। इस प्रकार, संस्था दस्तावेजों को संरक्षित करने के लिए बाध्य है, भले ही उनके स्वामित्व का रूप कुछ भी हो।

के अलावा प्रशासनिक जिम्मेदारीअभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, उनके विनाश, चोरी और मृत्यु के नियमों के उल्लंघन के लिए, अपराधी दायित्व. रूसी संघ के आपराधिक संहिता (1996) में इन अपराधों के लिए जिम्मेदारी स्थापित करने वाले कई लेख हैं: कला। 164 - "विशेष मूल्य की वस्तुओं की चोरी"; कला। 284 - "दस्तावेजों की हानि जिसमें शामिल हैं राज्य गुप्त»; कला। 324 - "अधिग्रहण या बिक्री आधिकारिक दस्तावेज़और राज्य पुरस्कार ”और अन्य लेख।

रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा (1998) पर विनियमों के अनुसार, दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना अभिलेखीय संस्थानों के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। .

विशेषज्ञ जो अपनी व्यावसायिक गतिविधियों को अभिलेखीय विज्ञान से जोड़ने का निर्णय लेते हैं, उन्हें दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की मूल बातें जानने की आवश्यकता है। भंडारण के आयोजन के उपायों की प्रणाली में निम्नलिखित क्षेत्र शामिल हैं:

1.दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना;

2.इमारतों और भंडारण सुविधाओं, सुरक्षा उपकरणों और सहित दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक सामग्री और तकनीकी आधार का निर्माण भंडारण सुरक्षा;

.दस्तावेजों की भौतिक स्थिति पर आंदोलन और नियंत्रण का लेखा-जोखा, जिसमें संग्रह के लेखांकन रूपों में सभी परिवर्तनों का प्रतिबिंब शामिल है;

.बीमा कोष और उपयोग के लिए कोष बनाने के लिए दस्तावेजों की नकल करना;

.दस्तावेजों का संरक्षण।

2. संग्रह के परिसर की व्यवस्था, उपकरण और संचालन

यह याद रखना चाहिए कि दस्तावेजों को संग्रह में संग्रहीत किया जाता है ताकि उनका उपयोग उस अवधि के लिए किया जा सके जब वे मूल्य के हों: 3, 5, 10, 25, 40, 75 वर्ष, सदियों। भंडारण की पूरी अवधि के लिए, दस्तावेजों को प्रतिकूल परिस्थितियों, उनके भौतिक आधार को नुकसान और उन पर लागू पाठ के साथ-साथ चोरी और लापरवाही के कारण नुकसान से संरक्षित किया जाना चाहिए।

दस्तावेजों के भंडारण के लिए इष्टतम स्थिति बनाने के लिए पहली आवश्यकता एक ऐसी इमारत की उपस्थिति है जो उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए सभी मापदंडों को पूरा करती है। के लिये राज्य अभिलेखागारविशेष भवन बनाए जा रहे हैं। दस्तावेजों के विभिन्न संस्करणों के साथ अभिलेखागार के लिए विकसित सबसे अधिक इस्तेमाल की जाने वाली मानक परियोजनाएं7 .

इस घटना में कि संग्रह भवन का निर्माण उद्देश्य से किया गया है, इसका निर्माण और संचालन आवश्यकताओं के अनुपालन में किया जाना चाहिए आग सुरक्षा, GOST 12.1.004-76 द्वारा प्रदान किया गया "अभिलेखागार के डिजाइन के लिए निर्देश", "इमारतों और संरचनाओं के डिजाइन के लिए अग्नि सुरक्षा मानक", संघीय अभिलेखीय सेवा के संस्थानों में अग्नि सुरक्षा के लिए नियम और निर्देश। यदि किसी भवन (परिसर) को संग्रह में परिवर्तित करने के लिए आवंटित किया जाता है, तो उसे परीक्षा के बाद ही उपयुक्त माना जा सकता है। सभी विशिष्ट सेवाओं (अभिलेखीय, आग, स्वच्छता, सुरक्षा) से युक्त एक विशेषज्ञ आयोग आवंटित परिसर के क्षेत्र की सावधानीपूर्वक जांच करता है; स्थान इस कमरेइमारत में (मंजिल); भवन का स्थान; कमरे के भौतिक और रासायनिक वातावरण की स्थिति। इन मानदंडों के अनुसार, विशिष्ट डेटा प्राप्त किया जाना चाहिए। यदि परिसर उपरोक्त मानदंडों को पूरा करता पाया जाता है, तो एक अधिनियम तैयार किया जाता है, जिस पर विशेषज्ञ आयोग के सभी सदस्यों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। .

संग्रह के परिसर की आवश्यकताएं आधुनिक नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों में तय की जाती हैं, मुख्य रूप से संगठन के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों में, साथ ही कई GOST और कार्यप्रणाली विकास. संग्रह और सूचना वाहक (कागज, फिल्म, आदि) के दस्तावेजों (सिनेमा, फोटो, वीडियो, फोनो) की संरचना के आधार पर दस्तावेजों को संग्रहीत करने की शर्तों को विभेदित किया जाता है। भंडारण स्थान के लिए सामान्य आवश्यकताएं हैं। सबसे पहले, आपको यह जानना होगा कि अभिलेखीय परिसर के लिए क्या अस्वीकार्य है:

1.कमरा जीर्ण-शीर्ण नहीं होना चाहिए, लकड़ी, तहखाने, अटारी, गर्म नहीं, प्राकृतिक वेंटिलेशन से रहित;

2.पुरालेख कक्ष के आस-पास आग-खतरनाक तकनीक का उपयोग करने वाली कोई आग-खतरनाक वस्तुएं और संगठन नहीं होने चाहिए;

.अभिलेखागार के पास नहीं होना चाहिए औद्योगिक सुविधाएंसंक्षारक गैसों और धूल से हवा को प्रदूषित करना

.संग्रह को सेवाओं के कब्जे वाले परिसर के पास नहीं रखा जा सकता है खानपान, खाद्य गोदाम। उनके निवासी - सूक्ष्मजीव और कृंतक दोनों - अभिलेखीय दस्तावेजों को खा सकते हैं।

भवन के मुख्य क्षेत्र भंडारण के लिए आरक्षित हैं; वे वाचनालय और प्रशासनिक परिसर से अलग-थलग हैं। उनके अलावा, निम्नलिखित की आवश्यकता है: आने वाले मामलों को प्राप्त करने और उनका विश्लेषण करने के लिए एक कमरा; कीटों (इन्सुलेटर) से प्रभावित दस्तावेजों के लिए कमरा; कर्मचारियों के लिए काम के कमरे; के साथ पढ़ने का कमरा निजी कमरादस्तावेजों के अस्थायी भंडारण के लिए; एक स्वायत्त के साथ दस्तावेजों के निष्प्रभावीकरण के लिए एक कमरा निकास के लिए वेटिलेंशनजहां, यदि आवश्यक हो, एक कीटाणुशोधन कक्ष स्थापित किया जा सकता है; दस्तावेजों की बहाली और बाध्यकारी के लिए कमरे, आदि।9 .

भंडारण एक अलग कमरे में आयोजित किया जाता है। सबसे कठोर भंडारण आवश्यकताएं हैं:

.किसी भी उद्देश्य के भंडारण और कार्य परिसर के संयोजन की अनुमति नहीं है;

.भंडारण सुविधाओं को बिना गर्म, नम, अनुपयुक्त परिसर के साथ-साथ स्टोव हीटिंग वाले परिसर में रखने की अनुमति नहीं है;

.भंडारण कक्ष में निकासी के लिए सुविधाजनक लिफ्ट और सीढ़ी, एक आपातकालीन निकास होना चाहिए;

.भंडारण सुविधाओं का आंतरिक परिष्करण उन सामग्रियों का उपयोग करके किया जाना चाहिए जो धूल जमा नहीं करते हैं और धूल या आक्रामक स्रोत नहीं हैं रासायनिक पदार्थ. भंडारण उपकरण और दस्तावेजों के भंडारण के साधनों के निर्माण में उपयोग की जाने वाली सभी सामग्रियों पर समान आवश्यकताएं लागू होनी चाहिए;

.भंडारण सुविधाओं में पानी की आपूर्ति और सीवरेज पाइप, साथ ही तकनीकी या घरेलू पानी के इनलेट डालने की अनुमति नहीं है;

.कमरा अग्निरोधक और बाढ़ से सुरक्षित होना चाहिए;

.भंडारण कक्षों में बिजली के तारों को छिपाया जाना चाहिए, सॉकेट आउटलेट भली भांति बंद या अर्ध-हर्मेटिक होना चाहिए। भंडारण सुविधाएं सामान्य या फर्श-दर-मंजिल बिजली के स्विच से सुसज्जित हैं;

.भंडारण को कम से कम 2 घंटे की अग्नि प्रतिरोध सीमा के साथ अग्निरोधक दीवारों और छत द्वारा संग्रह के पड़ोसी परिसर से अलग किया जाता है;

.आग जल आपूर्ति का उत्पादन सीढ़ी पर स्थित होना चाहिए;

.खिड़कियों के बिना एक कमरे में भंडारण सुविधाओं की नियुक्ति की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब प्रति घंटे 2-3 गुना वायु विनिमय प्रदान करने वाला वेंटिलेशन हो;

.प्रयोगशाला और औद्योगिक परिसरभंडारण सुविधाओं से जितना संभव हो उतना दूर होना चाहिए और इसके साथ सामान्य रूप से वेंटिलेशन नलिकाएं नहीं होनी चाहिए10 .

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किसी दस्तावेज़ पर लंबे और श्रमसाध्य कार्य को एक लापरवाह बटन प्रेस या सिस्टम विफलता से शून्य में लाया जा सकता है। हालांकि, सहेजे नहीं गए दस्तावेज़ों को पुनर्प्राप्त किया जा सकता है, और कई तरीकों से। नीचे दिए गए निर्देशों में वर्णित चरणों का पालन करना पर्याप्त है।

क्या आपने गलती से दस्तावेज़ को सहेजने और उसे बंद करने से मना कर दिया था? घबड़ाएं नहीं। डेटा ओवरराइटिंग को रोकने के लिए अपने कंप्यूटर को तुरंत पुनरारंभ करें। Word खोलें और आप बाईं ओर सहेजे नहीं गए दस्तावेज़ों की एक सूची देखेंगे। दस्तावेज़ के सबसे पूर्ण या नवीनतम संस्करण का चयन करें, डेटा की प्रतिलिपि बनाएँ और इसे सहेजें। यदि पिछली विधि काम नहीं करती है, तो जांचें कि क्या आपने स्वतः सहेजना सक्षम किया है। ऐसा करने के लिए, "टूल" - "विकल्प" - "सहेजें" चुनें। स्वचालित बचत की आवृत्ति निर्दिष्ट करें। इसके अतिरिक्त, आप डेटा को बचाने के लिए बैकअप फ़ंक्शन सेट कर सकते हैं अंतिम परिवर्तन. भविष्य में होने वाले नुकसान से खुद को बचाने के लिए इन चरणों का पालन करें।

यदि Word दस्तावेज़ की एक प्रति "नहीं देखता" है, तो आपको इसे मैन्युअल रूप से ढूंढना होगा। विंडोज 7 में, वर्ड में, फाइल - ओपन - यूजरनेम - ऐपडाटा-रोमिंग - माइक्रोसॉफ्ट - वर्ड पर क्लिक करें। सभी अस्थायी फ़ाइलें और संपादक बैकअप यहां संग्रहीत हैं। सबसे हाल की कॉपी के साथ सूची शुरू करने के लिए संशोधित तिथि पर क्लिक करें, फिर इसे चुनें और ओपन एंड रिस्टोर पर क्लिक करें। दूसरे में विंडोज संस्करणअस्थायी फ़ाइलों और स्वतः सहेजे जाने का पथ जानने के लिए, Word "Tools" - "Options" - "Location" में चयन करें। गंतव्य फ़ोल्डर में जाने के लिए "स्वतः सहेजे गए" पर डबल क्लिक करें और फ़ोल्डर का पूरा पथ देखने के लिए ड्रॉपडाउन सूची खोलें। Word 2007 में, यह सुविधा Microsoft Office बटन दबाकर और विकल्प - सहेजें पर जाकर उपलब्ध है।

नोट: यदि फ़ोल्डरों में से एक छिपा हुआ है (उदाहरण के लिए, ऐपडाटा), एक्सप्लोरर में "व्यवस्थित करें" - "फ़ोल्डर विकल्प" - "देखें" पर क्लिक करें और "छिपी हुई फ़ाइलें, फ़ोल्डर्स और ड्राइव दिखाएं" विकल्प चुनें। अब आप Word के जरिए किसी भी छिपे हुए फोल्डर को खोल सकते हैं।

आप दस्तावेज़ों की अस्थायी या बैकअप प्रतियाँ ढूँढ़ने के लिए खोज का उपयोग कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, कुंजी संयोजन दबाएं जीत + एफऔर खोज बार में आपके द्वारा खोजे जा रहे एक्सटेंशन दर्ज करें: *.tmpअस्थायी फ़ाइलों के लिए या *.asdबैकअप के लिए। खोज क्षेत्र निर्दिष्ट करें - "मेरा कंप्यूटर"। खोज फ़िल्टर में, दस्तावेज़ को संशोधित करने की तिथि चुनें, जैसे कि वर्तमान तिथि। "ओपन" के माध्यम से वर्ड में मिली फाइलों को खोलें - फाइल टाइप: "ऑल फाइल्स"। पुनर्प्राप्त डेटा सहेजें। कभी-कभी Word अस्थायी फ़ाइलों को एक टिल्ड से शुरू होने वाले नाम से सहेजता है ~ . यदि पिछले पैराग्राफ के एक्सटेंशन की खोज से कोई परिणाम नहीं मिलता है, तो सेटिंग्स को बदल दें ~*.* प्रकार के आधार पर छाँटकर अपने शीर्षक वाला दस्तावेज़ ढूँढें। यदि कोई भी विकल्प काम नहीं करता है, तो विशेष कार्यक्रमों के साथ दस्तावेज़ को पुनर्स्थापित करने का एक छोटा सा मौका है। इनमें से एक है ईज़ीयूएस डेटा रिकवरी विजार्ड फ्री. आप इसे डाउनलोड कर सकते हैं। स्थापना के दौरान, उस डिस्क का चयन न करें जिस पर आप डेटा पुनर्प्राप्त करेंगे, अन्यथा शेष फ़ाइलें अधिलेखित हो सकती हैं।

कृपया ध्यान दें कि संपादक के सही ढंग से बंद होने पर *.asd एक्सटेंशन वाली फाइलें हटा दी जाती हैं, लेकिन सिस्टम क्रैश होने की स्थिति में सहेजी जाती हैं। इसलिए, यदि आप गलती से बिना सहेजे प्रोग्राम को बंद कर देते हैं, तो आपको दस्तावेज़ की यह प्रति मिलने की संभावना नहीं है। इस मामले में, ऊपर वर्णित चरण मदद करेगा - वर्ड विकल्पों में बैकअप फ़ंक्शन को सक्षम करना। ऑटोसेव की आवृत्ति निर्दिष्ट करने और अन्य उपयोगी सुविधाओं को सक्षम करने के लिए सेट अप करने के लिए समय निकालें। कई मामलों में, बाद में इसे पुनर्प्राप्त करने की तुलना में डेटा हानि को रोकना बहुत आसान है।

गोस्ट आर 51141।

व्याख्यान की शब्दावली

व्याख्यान योजना

दस्तावेजों के भंडारण का संगठन (मामलों)।

1. कर्मचारियों के लिए काम के मुख्य क्षेत्रों में से एक के रूप में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना पूर्वस्कूली सेवाएंऔर पुरालेखपाल। "दस्तावेजों और मामलों के भंडारण को व्यवस्थित करने के उपायों का एक सेट" की अवधारणा। परिचालन और अभिलेखीय भंडारणदस्तावेज।

2. लेखांकन, तर्कसंगत प्लेसमेंट, अस्थायी उपयोग के लिए जारी करने और उनकी प्रक्रिया में दस्तावेजों की उपलब्धता के नियंत्रण के लिए तकनीकी संचालन का एक जटिल परिचालन भंडारण.

3. दस्तावेजों के भंडारण और भंडारण के लिए बुनियादी आवश्यकताएं।

4. मामलों (दस्तावेजों) के तकनीकी भंडारण के साधन, उनकी परिचालन विशेषताएं। फाइलों (दस्तावेजों) के अस्थायी भंडारण के तरीकों की विशेषताएं।

5. दस्तावेजों के भंडारण को व्यवस्थित करने की विशेषताएं संरचनात्मक विभाजन.

6. ईडी, डीबी.एच. का वर्तमान और अभिलेखीय भंडारण।

99) दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना: दस्तावेजों और उनके लेखांकन की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना

100) दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना: वैज्ञानिक और तकनीकी साधनों का विकास, निर्माण और व्यावहारिक अनुप्रयोग और दस्तावेजों के भंडारण, बहाली, संरक्षण, जैव रासायनिक संरक्षण और पुनरुत्पादन के तरीके

101) अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण का तरीका: दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने और उनके कार्यान्वयन पर नियंत्रण के लिए अभिलेखागार में बनाए गए तापमान और आर्द्रता और स्वच्छता और स्वच्छ परिस्थितियों का एक सेट

107) अभिलेखीय दस्तावेजों का भंडारण: तर्कसंगत नियुक्ति और दस्तावेजों के संरक्षण को सुनिश्चित करना

108) अभिलेखीय दस्तावेजों का राज्य भंडारण: अभिलेखीय दस्तावेजों का स्थायी भंडारण, अभिलेखागार, पुस्तकालयों और संग्रहालयों के पांडुलिपि विभागों द्वारा किया जाता है

109) अभिलेखीय दस्तावेजों का विभागीय भंडारण: स्थापित अवधि के दौरान राज्य और नगरपालिका संगठनों द्वारा किए गए विभागीय अभिलेखागार में अभिलेखीय दस्तावेजों का भंडारण नियामक दस्तावेज

110) दस्तावेजों का भंडार भंडारण: दस्तावेजों के मालिक और संबंधित संग्रह, संग्रहालय, पुस्तकालय के बीच समझौते द्वारा निर्धारित शर्तों पर रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के अभिलेखीय दस्तावेजों के संग्रह, संग्रहालय, पुस्तकालय में भंडारण। अभिलेखीय दस्तावेजों के स्वामित्व को बनाए रखने वाला स्वामी।

111) दस्तावेजों का स्थायी भंडारण: एक अभिलेखीय संस्थान, राज्य संग्रहालय, पुस्तकालय में दस्तावेजों का अनिश्चितकालीन भंडारण

112) दस्तावेज़ स्थायी भंडारण: एक दस्तावेज जिसके लिए, नियामक दस्तावेजों और अन्य के अनुसार कानूनी कार्यअनिश्चितकालीन भंडारण पर सेट करें

113) अस्थायी भंडारण दस्तावेज: एक स्थापित भंडारण अवधि के साथ एक दस्तावेज, जिसके बाद इसे नष्ट कर दिया जाएगा

114) अभिलेखीय दस्तावेजों के गुप्त भंडारण की सीमित अवधि: द्वारा स्थापित सूचनाओं के वर्गीकरण की अवधि विधायी कार्य, जिसके दौरान कानून द्वारा संरक्षित एक रहस्य युक्त रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के राज्य भाग के दस्तावेजों तक मुफ्त पहुंच निषिद्ध है

117) अभिलेखीय दस्तावेजों की भंडारण इकाई: लेखांकन और वर्गीकरण इकाई, जो एक भौतिक रूप से अलग दस्तावेज या दस्तावेजों का एक समूह है जिसका एक स्वतंत्र मूल्य है

124) मामलों की उपलब्धता [राज्य] की जाँच: संग्रह के रिकॉर्ड में भंडारण इकाइयों और अभिलेखों की वास्तविक संख्या के बीच पत्राचार स्थापित करना, साथ ही उन मामलों और दस्तावेजों की पहचान करना जिनमें सुधार की आवश्यकता है शारीरिक हालत, बहाली, कीटाणुशोधन

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना डीओई सेवाओं के कर्मचारियों और पुरालेखपालों के लिए काम के मुख्य क्षेत्रों में से एक है। दस्तावेजों को संग्रहीत करने की रणनीति कितनी सही ढंग से चुनी गई थी, उनकी भौतिक स्थिति और विभिन्न प्रकार के उद्देश्यों के लिए उनका उपयोग करने की संभावना निर्भर करती है।

GOST R 51141 के अनुसार "दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना - दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा और उनके लेखांकन को सुनिश्चित करना।

दस्तावेजों की सुरक्षा उनके लेखांकन और भंडारण के उपायों के एक सेट के परिणामस्वरूप सुनिश्चित की जाती है।

इसकी बारी में अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण को तर्कसंगत स्थान और दस्तावेजों के संरक्षण को सुनिश्चित करने के रूप में समझा जाता है।

दस्तावेजों के भंडारण के संगठन में दस्तावेजों की तर्कसंगत नियुक्ति, उनके आंदोलन और भौतिक स्थिति पर नियंत्रण, बीमा कोष बनाने के लिए दस्तावेजों की प्रतिलिपि बनाना और मूल या मूल के करीब उपयोग, बहाली (बहाली) के लिए एक फंड शामिल है। गुण और बाहरी संकेतदस्तावेज़ जो क्षतिग्रस्त या नष्ट हो गए हैं।

गोस्ट आर आईएसओ 15489-1-2007 की आवश्यकताओं के अनुसार। दस्तावेजों को मीडिया पर संग्रहीत किया जाना चाहिए जो एक निर्दिष्ट अवधि के लिए उपयोग, विश्वसनीयता, प्रामाणिकता और सुरक्षा के लिए उनकी उपयुक्तता सुनिश्चित करते हैं (खंड 8.2 देखें)। दस्तावेजों के भंडारण, संचालन और उपयोग से संबंधित मुद्दों को उनकी पूरी अवधि के दौरान संबोधित किया जाना चाहिए जीवन चक्र. दस्तावेजों को भंडारण की स्थिति और प्रौद्योगिकियों की आवश्यकता होती है जो उनके विशेष भौतिक और रासायनिक गुणों को ध्यान में रखते हैं।

मूल्यवान दस्तावेजों के लिए बेहतर भंडारण और रखरखाव की आवश्यकता होती हैउन्हें तब तक रखने के लिए जब तक वे अपना मूल्य नहीं खो देते। दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए शर्तों और प्रौद्योगिकियों को इस तरह से डिजाइन किया जाना चाहिए ताकि दस्तावेजों को अनधिकृत पहुंच, हानि या क्षति, साथ ही चोरी और आपात स्थिति से बचाया जा सके।

नियम जो निर्धारित करते हैं, लागू कानून के अनुसार, बाद के भंडारण या विनाश के लिए दस्तावेजों के चयन और हस्तांतरण की प्रक्रिया को व्यवस्थित रूप से और में लागू किया जाना चाहिए उचित समय परसामान्य व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान। बाद के भंडारण या विनाश के लिए दस्तावेजों को चुनने और स्थानांतरित करने की कोई कार्रवाई इस विश्वास के बिना नहीं की जानी चाहिए कि एक निश्चित दस्तावेज की अब आवश्यकता नहीं है, इसके साथ काम पूरा हो गया है, और इसे सबूत के रूप में आवश्यक नहीं होगा।

संगठन में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए किया जाना चाहिए:

1. भंडारण के आयोजन के लिए उपायों का एक सेट, सृजन के लिए प्रदान करना

दस्तावेजों के भंडारण के लिए सामग्री और तकनीकी आधार (भवन और भंडारण सुविधाएं,

दस्तावेजों के भंडारण के साधन (स्थिर या मोबाइल: अलमारियाँ, तिजोरियाँ, ठंडे बस्ते। स्थापना मानक - मूल नियमों की धारा 4.4),

· भंडारण की सुरक्षा और सुरक्षा के साधन,

जलवायु नियंत्रण,

क्षतिग्रस्त दस्तावेजों, आदि की प्रतिलिपि बनाने और पुनर्स्थापित करने के साधन);

2. दस्तावेजों (तापमान और आर्द्रता, प्रकाश, स्वच्छता और स्वच्छ, सुरक्षा भंडारण मोड) के भंडारण के साथ-साथ भंडारण और भंडारण सुविधाओं, स्थलाकृति और आयोजन में दस्तावेजों की नियुक्ति के लिए नियामक शर्तों को बनाने और उनका पालन करने के उपायों का एक सेट दस्तावेज़ जारी करने की प्रक्रिया।

भंडारण का आयोजन और भंडारण की स्थिति बनाते समय, किसी को किसी विशेष संग्रह की विशेषता वाले दस्तावेजों की प्रजातियों की संरचना की बारीकियों को ध्यान में रखना चाहिए।

भंडारण के आयोजन के उपायों की प्रणाली प्रदान करनी चाहिएदस्तावेजों की सुरक्षा और उनकी शारीरिक स्थिति का नियंत्रण:

· व्यापार की प्रक्रिया में

संग्रह में दस्तावेज़ प्राप्त होने पर,

· उनके भंडारण और स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण के दौरान।

अपने व्यावहारिक और वैज्ञानिक मूल्य को खो चुके दस्तावेजों को भौतिक रूप से नष्ट करते समय, निम्नलिखित सिद्धांतों का पालन किया जाना चाहिए:

• - विनाश हमेशा अधिकृत होना चाहिए;
• - आगामी या वर्तमान अदालती मामलों से संबंधित दस्तावेज
• कार्यवाही और जांच को नष्ट नहीं किया जाना चाहिए;
• - दस्तावेजों का विनाश इस तरह से किया जाना चाहिए कि संरक्षित किया जा सके
• उसमें निहित किसी भी जानकारी की गोपनीयता;
• - गोपनीय सहित, नष्ट करने के लिए अनुमत दस्तावेजों की सभी प्रतियां,
• बीमा और बैकअप प्रतियां नष्ट कर दी जानी चाहिए।

परीक्षा से पहले दस्तावेजों का भंडारणउनके मूल्य और अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरण रूसी अभ्यासदस्तावेजों के साथ काम करें बुलाया आपरेशनल .

परिचालन भंडारण इसे पहले से निष्पादित दस्तावेजों के निष्पादन और भंडारण की प्रक्रिया में दस्तावेजों के भंडारण में विभाजित किया गया है।

दस्तावेजों के परिचालन भंडारण का संगठन संरचनात्मक इकाई के तत्काल प्रमुख की क्षमता में है या कार्यालय के काम के निर्देशों में पूरे कार्यालय में समान रूप से स्थापित किया गया है।

अधिकांश दस्तावेजों का प्रत्यक्ष भंडारण, दोनों बाहर से कार्यालय में आ रहे हैं, और काम की प्रक्रिया में बनाए गए हैं , एक निश्चित समय के भीतर किया गयासंरचनात्मक विभाजनों में। यदि विभाग के पास कार्यालय के काम (विभाग के सचिव) के लिए जिम्मेदार कर्मचारी नहीं है, तो फाइलों का निर्माण और भंडारण सौंपा गया है कर्मचारियों में से एक पर या सीधे कलाकार पर।

एक छोटी फर्म में, मुखिया के सचिव या सचिवालय के कर्मचारियों में से एक फाइलों को रखने के लिए जिम्मेदार होता है।

"डाउनलोड आर्काइव" बटन पर क्लिक करके, आप अपनी जरूरत की फाइल मुफ्त में डाउनलोड कर लेंगे।
इस फाइल को डाउनलोड करने से पहले उन अच्छे निबंधों, नियंत्रण, टर्म पेपर्स को याद कर लें। शोध करे, लेख और अन्य दस्तावेज़ जो आपके कंप्यूटर पर लावारिस पड़े हैं। यह आपका काम है, इसे समाज के विकास में भाग लेना चाहिए और लोगों को लाभ पहुंचाना चाहिए। इन कार्यों को खोजें और उन्हें ज्ञानकोष में भेजें।
हम और सभी छात्र, स्नातक छात्र, युवा वैज्ञानिक जो अपने अध्ययन और कार्य में ज्ञान के आधार का उपयोग करते हैं, आपके बहुत आभारी होंगे।

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