दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा का सामान्य विनियमन। डॉव सेवा की गतिविधियों का नियामक और कार्यप्रणाली विनियमन दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा की गतिविधियों का विनियमन

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1 परिचय 2

2 सेवा की अवधारणा डॉव 4

सेवा के 3 मुख्य कार्य और कार्य DOW 6

4 डॉव सेवा का नियामक विनियमन 9

5 डॉव सेवाओं की संरचना और कार्य 14

6 निष्कर्ष 26

परिचय

वर्तमान में, अधिकांश रूसी राज्य संगठनों और वाणिज्यिक फर्मों को रिकॉर्ड रखने की एक व्यवस्थित प्रणाली की अनुपस्थिति की विशेषता है, इस तथ्य के बावजूद कि यह तर्कसंगत और सुव्यवस्थित रिकॉर्ड कीपिंग है, जो एक संगठन के प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन को निर्धारित करता है, जो काफी बढ़ सकता है एक उद्यम की दक्षता।

प्रबंधन का प्रलेखन समर्थन - एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई के रूप में कार्य करने वाले संस्थान, संगठन और उद्यम के कार्यों को लागू करने की प्रक्रिया में प्रलेखन और प्रलेखन प्रबंधन के संगठन को कवर करने वाली गतिविधि। यह हो सकता है: मामलों का प्रशासन, सामान्य विभाग, कार्यालय या सचिवालय। संगठन की प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन का सबसे महत्वपूर्ण सेवा कार्य है, जिसका तर्कसंगत संगठन प्रबंधन निर्णयों की गति और गुणवत्ता, संगठन की दक्षता को समग्र रूप से निर्धारित करता है।

पाठ्यक्रम कार्य के विषय की प्रासंगिकता इस तथ्य में निहित है कि कार्यालय का कार्य आधुनिक तकनीक का उपयोग करने वाले वैज्ञानिक संगठन पर आधारित प्रबंधन कार्यों में से एक है। आधुनिक परिस्थितियों में, कई संस्थानों में प्रबंधन प्रलेखन के साथ काम कंप्यूटर प्रौद्योगिकी पर आधारित है, प्रबंधन प्रलेखन समर्थन सेवा के कार्य केवल संस्था के दस्तावेज़ प्रवाह के संगठन, दस्तावेजों के लेखांकन और उनके निष्पादन पर नियंत्रण तक सीमित नहीं हैं। प्रबंधन गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा स्वीकार करती है प्रत्यक्ष भागीदारीदस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्वचालित सूचना प्रणाली के विकास में कार्य निर्धारित करने में, सूचना तक पहुंच प्रदान करने और सूचना की रक्षा करने में, दस्तावेजों के साथ काम में सुधार करने में। और हम वैज्ञानिक प्रगति के युग में रहते हैं, जहां सब कुछ नई प्रौद्योगिकियों के सुधार पर आधारित है, जो हमारे काम में और मदद करते हैं।

उद्देश्य टर्म परीक्षाएक अध्ययन है वैज्ञानिक समस्यासंगठन में प्रलेखन का प्रबंधन, संरचना का विवरण और सेवा के मुख्य कार्यों का प्रकटीकरण, प्रबंधन के प्रलेखन समर्थन, संगठन में उद्देश्य का निर्धारण।

लक्ष्य के आधार पर, निम्नलिखित कार्य निर्धारित किए गए थे:

एक पत्रिका का अध्ययन जो पाठ्यक्रम कार्य के विषय को प्रकट करता है;

संगठन में दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा के बारे में बात करें, इसके मुख्य कार्यों और कार्यों की सूची बनाएं;

प्रबंधन प्रलेखन सेवाओं की संरचना पर विचार करें और उनके मुख्य कार्यों का वर्णन करें।

1. डीओई सेवा की अवधारणा

कार्यालय कार्य गतिविधि की एक शाखा है जो आधिकारिक दस्तावेजों के साथ दस्तावेज़ीकरण और कार्य का संगठन प्रदान करती है।

कार्यालय का काम दस्तावेजों के निर्माण और निष्पादन, उनके निष्पादन और समय सीमा के नियंत्रण, दस्तावेजों के लेखांकन पर, निष्पादित दस्तावेजों से मामलों के गठन, वर्तमान मामलों के भंडारण और उपयोग, और संग्रह के लिए उनकी तैयारी पर काम करता है। .

वर्तमान में, "कार्यालय का काम" शब्द अक्सर "प्रबंधन प्रलेखन समर्थन" (डीओई) जैसा लगता है।

प्रबंधन का प्रलेखन समर्थन एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई के रूप में कार्य करने वाली एक विशेष सेवा द्वारा किया जाता है। यह हो सकता है: मामलों का प्रशासन, सामान्य विभाग, कार्यालय या सचिवालय।

एसडीओयू एक संस्था का एक संगठनात्मक अलग संरचनात्मक उपखंड है जो दस्तावेजों के साथ काम करता है।

डॉव सेवा का मुख्य कार्य कार्यों के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक प्रबंधन जानकारी के विभिन्न स्तरों पर समय पर प्रसंस्करण और हस्तांतरण है।

छोटे संगठनों में, जहां संसाधित दस्तावेजों की मात्रा कम होती है और ऐसी सेवा का निर्माण अव्यावहारिक होता है, दस्तावेजी प्रबंधन पर सभी कार्य प्रमुख के सचिव या इस काम को करने के लिए विशेष रूप से सौंपे गए कर्मचारी द्वारा किए जाते हैं।

किसी संगठन की प्रबंधन गतिविधियों के लिए प्रलेखन समर्थन प्रबंधन का सबसे महत्वपूर्ण सेवा कार्य है, जिसका तर्कसंगत संगठन प्रबंधकीय निर्णय लेने की गति और गुणवत्ता, संगठन की दक्षता को समग्र रूप से निर्धारित करता है।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के संगठनात्मक रूप का चुनाव प्रबंधन और पूर्वस्कूली सेवा के निर्णय पर ही निर्भर करता है। दस्तावेजों के साथ काम के चुने हुए रूप का विनियमन कार्यालय के काम के निर्देशों में तय किया गया है

2. डॉव सेवा के मुख्य कार्य और कार्य

आधुनिक परिस्थितियों में, जब कई संस्थानों में प्रबंधन प्रलेखन के साथ काम कंप्यूटर प्रौद्योगिकी पर आधारित होता है, तो डीओई सेवा के कार्य केवल संस्था के दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने, दस्तावेजों के लिए लेखांकन और उनके निष्पादन की निगरानी तक सीमित नहीं होते हैं। DOW सेवा सीधे स्वचालित के विकास में कार्य निर्धारित करने में शामिल है जानकारी के सिस्टमदस्तावेजों के साथ काम करने के लिए, सूचना तक पहुंच का एक तरीका प्रदान करने और जानकारी की रक्षा करने में, दस्तावेजों के साथ काम में सुधार करने के लिए।

डॉव सेवा के लक्ष्य:

दस्तावेजों के साथ काम करने के रूपों और तरीकों में सुधार;

दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक एकीकृत प्रक्रिया का कार्यान्वयन (उनकी तैयारी और प्रसंस्करण);

स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों के निष्पादन और तैयारी की निगरानी राज्य संग्रहलागू नियमों के अनुसार;

वर्कफ़्लो को कम करना, दस्तावेज़ों के रूपों की संख्या;

संगठन के पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान में सुधार के लिए नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों का विकास और कार्यान्वयन;

कंप्यूटर और संगठनात्मक प्रौद्योगिकी, पर्सनल कंप्यूटर के उपयोग के आधार पर पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के लिए उन्नत प्रौद्योगिकियों के विकास और कार्यान्वयन में भागीदारी।

इस प्रकार, डॉव सेवा कार्यों के तीन मुख्य सेटों को हल करती है, और कार्य इन कार्यों से अनुसरण करते हैं:

1. प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेजीकरण प्रदान करना। इन कार्यों को निम्नलिखित कार्य करके हल किया जा सकता है:

• रूपों का विकास और डिजाइन, उनके उत्पादन को सुनिश्चित करना;

• दस्तावेजों के उत्पादन, नकल और प्रतिकृति सुनिश्चित करना;

• दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन का गुणवत्ता नियंत्रण, अनुपालन।

2. संस्था में दस्तावेजों के साथ काम का संगठन। इन कार्यों को निम्नलिखित कार्य करके हल किया जाता है:

• दस्तावेजों के पारित होने के लिए एक एकीकृत प्रक्रिया की स्थापना (संस्था का दस्तावेज़ प्रवाह);

• इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ों का अग्रेषण प्रसंस्करण;

• इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण और लेखांकन;

• दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण;

• दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण, उनके भंडारण और उपयोग को सुनिश्चित करना; नागरिकों की अपील के साथ काम का संगठन;

• सूचना की सुरक्षा सुनिश्चित करना।

3. दस्तावेजों के साथ काम करने के रूपों और तरीकों में सुधार करना। इन कार्यों में निम्नलिखित कार्य करना शामिल है:

• नियामक, शिक्षाप्रद, पद्धति संबंधी दस्तावेजों का विकास और संशोधन और उन्हें संगठन के कर्मचारियों के ध्यान में लाना;

• संगठन के संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्थापित नियमों के अनुपालन पर पद्धतिगत मार्गदर्शन और नियंत्रण;

• संगठन के कर्मचारियों का उन्नत प्रशिक्षण और दस्तावेजों के साथ काम करने पर उनकी सलाह;

• संगठन के प्रलेखन को सुव्यवस्थित करना, दस्तावेजों के एकीकरण पर काम करना, रिपोर्ट कार्ड का विकास और संगठन की गतिविधियों में प्रयुक्त दस्तावेजों के रूपों का एल्बम;

• दस्तावेजों के साथ काम करने के नए रूपों और तरीकों का विकास और कार्यान्वयन, संगठन के वर्कफ़्लो में सुधार, कार्यकारी अनुशासन में सुधार;

• दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्वचालित सूचना प्रणाली और डेटाबेस के विकास और सुधार के लिए कार्य निर्धारित करना।

3. डॉव सेवा का मानक विनियमन

DOW सेवा के विकास के लिए सफल संचालन और अनुकूल संभावनाओं के लिए, DOW सेवा का नियामक विनियमन स्वयं आवश्यक है।

दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा (डीओई) और उसके कर्मचारी निम्नलिखित संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेजों के आधार पर अपनी गतिविधियों को अंजाम देते हैं:

• संरचनात्मक इकाई पर प्रावधान;

• कार्य विवरणियां;

• व्यापार निर्देश।

लिपिक सेवा की गतिविधियों को विनियमित करने में, संगठन के चार्टर द्वारा एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाई जाती है - एक कानूनी अधिनियम जो गठन की प्रक्रिया, संगठन की क्षमता, उसके कार्यों, कार्यों और काम करने की प्रक्रिया को निर्धारित करता है। चार्टर का विकास कार्यालय के काम के समग्र संगठन को प्रभावित करता है। चार्टर में निर्धारित संगठनात्मक संरचना प्रबंधन गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के सेट को निर्धारित करना संभव बनाती है।

DOW सेवा के विकास के लिए सफल संचालन और अनुकूल संभावनाओं के लिए, DOW सेवा का नियामक विनियमन स्वयं आवश्यक है। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान और उसके कर्मचारियों की संरचना, कार्य, कार्य, दस्तावेजों के साथ काम करने की तकनीक कई में तय की गई है आंतरिक दस्तावेज: विनियम, निर्देश और नियम।

लिपिक सेवा की गतिविधियों के नियमन में महत्वपूर्ण भूमिकानाटकों संस्था के लेख - कानूनी अधिनियम, जो गठन के क्रम, संगठन की क्षमता, उसके कार्यों, कार्यों, कार्य क्रम को निर्धारित करता है। चार्टर का विकास कार्यालय के काम के समग्र संगठन को प्रभावित करता है। चार्टर में निर्धारित संगठनात्मक संरचना प्रबंधन गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के सेट को निर्धारित करना संभव बनाती है।

आइए संगठन की DOW सेवा की गतिविधियों को विनियमित करने वाले मुख्य नियामक दस्तावेजों पर विचार करें।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा पर विनियम- यह एक कानूनी अधिनियम है जो इस इकाई के काम के गठन, कर्तव्यों और संगठन की प्रक्रिया को निर्धारित करता है, साथ ही साथ कानूनी दर्जाऔर योग्यता अधिकारियोंजो DOW सर्विस में काम करते हैं। अनुपालन में स्वीकृत स्थापित आदेशऔर लागू विनियमों के अनुरूप, प्रावधान कानूनी रूप से बाध्यकारी है। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा पर विनियमन, साथ ही संरचनात्मक इकाई पर विनियमन, नियामक अधिकारियों और लेखा परीक्षकों द्वारा निरीक्षण के दौरान अदालतों में विवादों पर विचार करते समय बाध्यकारी है।

नौकरी का विवरण- यह मुख्य संगठनात्मक दस्तावेज है जो कर्मचारियों के बीच कर्तव्यों और अधिकारों के परिसीमन को नियंत्रित करता है, जो व्यक्तिगत कार्यों के प्रदर्शन में समानता और दोहराव को खत्म करने के आधार के रूप में कार्य करता है।

सूत्रों का कहना हैनौकरी विवरण के विकास के लिए हैं:

• योग्यता गाइडप्रबंधकों, विशेषज्ञों और अन्य कर्मचारियों के पद, जिसमें विभिन्न श्रेणियों के विशेषज्ञों की योग्यता के लिए आवश्यकताओं की एक विनियमित सूची शामिल है।
• एकीकृत प्रणालीओआरडी (यूएसओआरडी), राज्य प्रणाली DOU (GSDOU) और अन्य नियामक दस्तावेज जिसमें पाठ का रूप और संरचना तय की जाती है नौकरी का विवरण.
• मानक नौकरी विवरण। वे के लिए डिज़ाइन किए गए हैं कुछ श्रेणियांएक ही प्रकार के संस्थानों के कर्मचारी या संरचनात्मक विभाजन. नमूना निर्देशव्यक्ति को प्रतिस्थापित नहीं कर सकता।
• संगठन की संरचनात्मक इकाई पर विनियम। स्थिति और नौकरी का विवरण परस्पर संबंधित और विनिमेय दस्तावेज हैं, क्योंकि प्रत्येक कर्मचारी के कर्तव्यों को DOW सेवा द्वारा किए गए कार्यों की पूरी श्रृंखला के आधार पर स्थापित किया जाता है।

कार्यालय कार्य निर्देश- यह मुख्य है नियामक दस्तावेज, दस्तावेज़ बनाने के लिए नियमों, तकनीकों, प्रक्रियाओं को विनियमित करना, दस्तावेज़ों के साथ काम करने की तकनीक। दूसरे शब्दों में, निर्देश कार्यालय कार्य प्रणाली को समेकित करता है जो संगठन में विकसित हुई है। डॉव सेवा और संगठन के सभी विभागों के प्रभावी संचालन के लिए, प्रत्येक संगठन में दस्तावेजों के साथ काम करने के सभी चरणों की स्पष्ट समझ और प्रस्तुति के लिए, कार्यालय के काम पर एक निर्देश तैयार किया जाना चाहिए, इसकी गतिविधियों की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए .

सामान्य तौर पर, निर्देश को दस्तावेजों के साथ काम करने की पूरी प्रक्रिया, सभी तकनीकी कार्यों को उनके तार्किक क्रम में प्रतिबिंबित करना चाहिए। निर्देश डीओडब्ल्यू सेवा द्वारा संग्रह की भागीदारी के साथ तैयार किया गया है, विधिक सेवाएं. रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित निर्देश को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है और उसके आदेश से लागू किया जाता है, जिसके बाद इसे कॉपी किया जाता है और काम में उपयोग के लिए सभी संरचनात्मक इकाइयों को भेजा जाता है।

रिपोर्ट कार्ड दस्तावेज़ प्रपत्रविशिष्ट प्रबंधन स्थितियों के अनुसार।तालिका एक सूची है एकीकृत रूपकंपनी द्वारा हल किए गए कार्यों और कार्यों के लिए प्रलेखन समर्थन के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक और पर्याप्त दस्तावेज। इसमें प्रत्येक दस्तावेज़ का विवरण होता है, उसका कानूनी दर्जाऔर प्रलेखन के चरण। रिपोर्ट कार्ड उपकरण में प्रयुक्त दस्तावेजों की संरचना और उन्हें तैयार करने की प्रक्रिया दोनों को मानक तय करने का एक तरीका है।

कार्यालय सेवाओं के काम में टाइम शीट का उपयोग आपको प्रबंधकीय कार्यों और कार्यों के अनुसार संगठन के दस्तावेजों का एक एकीकृत वर्गीकरण स्थापित करने की अनुमति देता है। यह बदले में, दस्तावेजों के नए रूपों के अनुचित निर्माण की संभावना को समाप्त करता है। और, अंत में, टाइम शीट की मदद से, दस्तावेजों के प्रकारों और रूपों की संख्या को ध्यान में रखना संभव है।

संगठन के दस्तावेजों के रूपों का एल्बम. दस्तावेजों के रूपों की तालिका के साथ, किसी भी संगठन के पास दस्तावेजों के रूपों का एक एल्बम होना चाहिए, जो शीट में शामिल दस्तावेजों के रूपों के मानकों का एक संग्रह है।

दस्तावेज़ रूपों का एक एल्बम विकसित करने और बनाने के लिए, प्रत्येक दस्तावेज़ (कम से कम 3-5) के लिए कई सर्वोत्तम नमूनों का चयन करना आवश्यक है।

रिकॉर्ड कीपिंग सेवा बनाने की प्रक्रिया में हल किए गए संगठनात्मक कार्यों में से ही सेवा के काम के नियामक विनियमन का कार्य है। सेवा की संरचना, कार्य, कार्य कई आंतरिक दस्तावेजों में तय किए गए हैं - विनियम, निर्देश, नियम, संरचना, स्टाफिंग, स्टाफ, कर्तव्यों के वितरण के आदेश।

सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजरिकॉर्ड कीपिंग सेवा और नौकरी के विवरण पर विनियम है।

वे कानून, नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों और संगठन के संगठनात्मक दस्तावेजों के आधार पर ही विकसित होते हैं।

इन दस्तावेजों का निर्माण कार्यों और जिम्मेदारियों के वितरण के साथ-साथ दस्तावेजों के साथ काम करने की तकनीक के विनियमन के उद्देश्य से है।

कार्यालय कार्य सेवा पर विनियमन डीओई सेवा की गतिविधियों के दौरान किए गए कार्यों और कार्यों, अधिकारों और दायित्वों को ठीक करता है। इसके अलावा, यह मुख्य कानूनी, नियामक और शिक्षाप्रद दस्तावेजों की एक सूची को इंगित करता है जो पीईआई सेवा अपने काम में निर्देशित होती है। हम DOW सेवा पर विनियमों की जानकारी की संरचना और संरचना का विस्तार से विश्लेषण नहीं करते हैं, क्योंकि यह किसी भी संरचनात्मक इकाई पर विनियमों से अलग नहीं है (हम बाद में बात करेंगे)।

नौकरी विवरण निर्दिष्ट करता है आधिकारिक कर्तव्यविशिष्ट कार्यकर्ता। विषय का अध्ययन करते समय हम इसकी संरचना के बारे में भी बाद में बात करेंगे। संगठनात्मक दस्तावेजउद्यम"।

विशिष्ट प्रबंधन स्थितियों के लिए दस्तावेजों के रूपों की एक तालिका एक विशिष्ट प्रबंधन संरचना की प्रबंधन गतिविधियों के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक और पर्याप्त दस्तावेजों की एक सूची है, जिसमें प्रत्येक दस्तावेज़, इसकी कानूनी स्थिति और प्रलेखन चरणों का विवरण होता है। समय पत्रक दस्तावेजों की संरचना और उन्हें तैयार करने की प्रक्रिया के मानक निर्धारण का एक तरीका है।

मानक और कार्यप्रणाली दस्तावेज जो इंगित करते हैं कि किसी विशेष ऑपरेशन को सही तरीके से कैसे किया जाए। इनमें संघीय कानून, नियमोंराष्ट्रपति और रूसी संघ की सरकार, संघीय अधिकारियों के दस्तावेज (विभिन्न संकल्प), GOST और अन्य दस्तावेज।

वे किस लिए आवश्यक हैं? एक सचिव के पूरे काम को उसके घटक भागों में विभाजित किया जा सकता है, सरलतम संचालन, जिनमें से प्रत्येक को इस तरह से व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि इसे यथासंभव सर्वोत्तम और न्यूनतम लागत पर किया जा सके।

इन सरलतम कार्यों से वैज्ञानिक रूप से संगठित कार्यों की एक पूरी श्रृंखला बन जाएगी।

1. प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण सहायता की राज्य प्रणाली (GS DOW) - मुख्य प्रावधान। दस्तावेजों और प्रलेखन समर्थन सेवाओं के लिए सामान्य आवश्यकताएं (सचिव के लिए कानून)।

2. रूसी संघ के मंत्रालयों और विभागों में कार्यालय के काम के लिए विशिष्ट निर्देश

3. राज्य मानक(GOSTs) कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताओं के साथ:
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4. विभागीय अभिलेखागार के कार्य के लिए बुनियादी नियम (शायद अलग से नहीं, बल्कि एक किताब में)

5. भंडारण की अवधि को दर्शाने वाले दस्तावेजों की सूची (विशिष्ट या विभागीय)

6. नागरिकों के प्रस्तावों, बयानों और शिकायतों पर कार्यालय के काम के संचालन पर मानक प्रावधान सरकारी संसथान, उद्यमों में, संस्थानों में, संगठनों में (किसी भी प्रकार के नागरिकों की अपील से निपटने वाले संस्थानों के लिए)
यदि सचिव को लेखांकन दस्तावेजों के साथ काम करना है, तो इसके अतिरिक्त:

7. संघीय कानूनलेखांकन के बारे में

8. रूसी संघ में लेखांकन और रिपोर्टिंग पर विनियमन

9. दस्तावेजों पर विनियम और लेखांकन में कार्यप्रवाह
यदि सचिव कार्मिक दस्तावेज रखता है, तो इसके अतिरिक्त:

10. कैसे बनाए रखने के निर्देश काम की किताबेंसंस्थानों में उद्यमों में, संगठनों में
इन दस्तावेजों के पैकेज को अद्यतन किया जाता है क्योंकि नए नियामक और कार्यप्रणाली अधिनियमों को प्रतिस्थापित किया जाता है।

यह कार्यालय के काम को नियंत्रित करने वाले दस्तावेजों की पूरी सूची नहीं है, लेकिन यह न्यूनतम है।

अपने अधिभार को सही ढंग से सही ठहराने के लिए, यह दिखाएं कि कार्य की मात्रा कार्य दिवस से अधिक है और आवश्यक कर्मचारियों की संख्या की गणना करने के लिए, आपको सचिव द्वारा किए गए संचालन के लिए समय मानकों को जानना होगा।

कार्य निष्पादन के लिए समय के मानक

1. प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन पर काम करने के लिए अंतरक्षेत्रीय समेकित समय मानक

2. शासी निकायों के लिए स्वचालित अभिलेखीय प्रौद्योगिकी और प्रलेखन समर्थन पर काम करने की समय सीमा
- आगंतुकों का स्वागत
- टेलीफोन पर बातचीत करना
- ग्राहक को सिर पर बुलाना
- प्रबंधक और . के बीच संचार आवश्यक व्यक्ति
- प्रमुख के अनुरोध पर जानकारी प्राप्त करना
- सिर को सूचना का मौखिक प्रसारण
- बैठक के प्रतिभागियों को फोन द्वारा बुलाना
- फोन द्वारा पास का आदेश देना

3. टंकण कार्य के लिए समय (कार्य) के समान मानदंड
दस्तावेज़ों को प्रिंट करने के लिए 3 प्रकार के रिक्ति आकार हैं:
1 इंट। 58-61 पीपी. 3630 वर्ण 30-35 मि. 16 एल. प्रति शिफट
1.5 इंट। 38-41 पीपी. 2450 वर्ण 20-25 मि. 23 एल. प्रति शिफट
2 इंट। 29-31 पीपी। 1860 zn। 15-20 मि. 30 एल. प्रति शिफट
ये उत्पादन दरें अनुमानित हैं, क्योंकि सब कुछ सामग्री की जटिलता पर निर्भर करता है:
समूह 1 - मुद्रित या पठनीय हस्तलिखित मूल
समूह 2 - सुधार और आवेषण के साथ मुद्रित या हस्तलिखित मूल, जिससे 50% तक पढ़ना मुश्किल हो जाता है
समूह 3 - पाठ के 50% से अधिक सुधारों के साथ अवैध हस्तलिखित मूल; छोटा टाइपोग्राफिक फ़ॉन्ट
यह रेखांकन के साथ मुद्रण, रेखांकन के बिना, आवाज से छपाई, आदि को भी ध्यान में रखता है।

4. श्रम संबंधों के दस्तावेजीकरण पर कर्मियों के काम की भर्ती और लेखांकन पर काम के लिए समय के अंतरक्षेत्रीय बढ़े हुए मानक

ये सभी दस्तावेज न केवल उनके कार्यान्वयन के लिए समय मानकों की परिभाषा के साथ काम के प्रकार को इंगित करते हैं, बल्कि कार्य की सामग्री को क्रमिक रूप से सूचीबद्ध किया जाता है, अर्थात कार्य को इसके घटक कार्यों में विघटित किया जाता है।

इसके अलावा, संग्रह में निम्नलिखित मुद्दे शामिल हैं:
- श्रम संगठन
- काम करने और आराम करने का तरीका
- कार्यस्थलों के तर्कसंगत उपकरण
- स्वच्छता मानदंड

इसके अलावा, कुछ कार्यों के प्रदर्शन के मानदंडों का ज्ञान कार्य दिवस की सही योजना बनाने और प्रबंधक के सभी कार्यों को समय पर पूरा करने में मदद करेगा।

DOW सेवा के विकास के लिए सफल संचालन और अनुकूल संभावनाओं के लिए, DOW सेवा का नियामक विनियमन स्वयं आवश्यक है।

पीईआई सेवा और उसके कर्मचारियों की संरचना, कार्य, कार्य, दस्तावेजों के साथ काम करने की तकनीक कई आंतरिक दस्तावेजों में तय की गई है: नियम, निर्देश और नियम।

लिपिक सेवा की गतिविधियों को विनियमित करने में, संगठन के चार्टर द्वारा एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाई जाती है - एक कानूनी अधिनियम जो गठन की प्रक्रिया, संगठन की क्षमता, उसके कार्यों, कार्यों और काम करने की प्रक्रिया को निर्धारित करता है। चार्टर का विकास कार्यालय के काम के समग्र संगठन को प्रभावित करता है। चार्टर में निर्धारित संगठनात्मक संरचना प्रबंधन गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के सेट को निर्धारित करना संभव बनाती है।

आइए संगठन की DOW सेवा की गतिविधियों को विनियमित करने वाले मुख्य नियामक दस्तावेजों पर विचार करें।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा पर विनियमन एक कानूनी अधिनियम है जो इस इकाई के काम के गठन, कर्तव्यों और संगठन के साथ-साथ पूर्वस्कूली शिक्षा की सेवा में काम करने वाले अधिकारियों की कानूनी स्थिति और क्षमता को निर्धारित करता है। संस्थान।

स्थापित प्रक्रिया के अनुपालन में स्वीकृत और वर्तमान नियामक दस्तावेजों के अनुसार, प्रावधान कानूनी रूप से बाध्यकारी है।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा पर विनियमन, साथ ही संरचनात्मक इकाई पर विनियमन, नियामक अधिकारियों और लेखा परीक्षकों द्वारा निरीक्षण के दौरान अदालतों में विवादों पर विचार करते समय बाध्यकारी है।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा पर विनियमन को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित सेवा के प्रमुख द्वारा विकसित और हस्ताक्षरित और हस्ताक्षरित किया जाता है। विनियमन उन संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुखों के साथ सहमत है जिनके साथ इसमें संबंध तय किया गया है।

नौकरी का विवरण मुख्य संगठनात्मक दस्तावेज है जो कर्मचारियों के बीच कर्तव्यों और अधिकारों के परिसीमन को नियंत्रित करता है, जो व्यक्तिगत कार्यों के प्रदर्शन में समानता और दोहराव को खत्म करने के आधार के रूप में कार्य करता है।

नौकरी विवरण के विकास के स्रोत हैं:

1. प्रबंधकों, विशेषज्ञों और अन्य कर्मचारियों के पदों की योग्यता निर्देशिका, जिसमें विभिन्न श्रेणियों के विशेषज्ञों की योग्यता के लिए आवश्यकताओं की एक विनियमित सूची शामिल है।

2. ORD (USORD) की एकीकृत प्रणाली, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों की राज्य प्रणाली (GSDOU) और अन्य नियामक दस्तावेज जिसमें नौकरी विवरण के पाठ का रूप और संरचना तय की गई है।

3. विशिष्ट आधिकारिक निर्देश। वे एक ही प्रकार के संस्थानों या संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारियों की कुछ श्रेणियों के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। विशिष्ट निर्देश अलग-अलग लोगों को प्रतिस्थापित नहीं कर सकते।

4. संगठन की संरचनात्मक इकाई पर विनियम। स्थिति और नौकरी का विवरण परस्पर संबंधित और विनिमेय दस्तावेज हैं, क्योंकि प्रत्येक कर्मचारी के कर्तव्यों को DOW सेवा द्वारा किए गए कार्यों की पूरी श्रृंखला के आधार पर स्थापित किया जाता है।

चूंकि नौकरी का विवरण एक कर्मचारी की संगठनात्मक और कानूनी स्थिति को विनियमित करने वाला एक दस्तावेज है, इसलिए उन्हें स्टाफिंग टेबल द्वारा प्रदान की गई प्रत्येक स्थिति के लिए तैयार किया जाना चाहिए।

नौकरी के विवरण पर DOW सेवा के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिसे संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। इसके अलावा, कर्मचारी रसीद के खिलाफ नौकरी विवरण के साथ खुद को परिचित करने के लिए बाध्य है। परिचय चिह्न पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा (नौकरी विवरण के डेवलपर) के प्रमुख के हस्ताक्षर के नीचे स्थित है और इसमें "मैंने निर्देश पढ़े हैं", कर्मचारी के हस्ताक्षर, उसके आद्याक्षर, अंतिम नाम और तारीख शामिल हैं।

कार्यालय कार्य निर्देश मुख्य नियामक दस्तावेज है जो दस्तावेजों के निर्माण के लिए नियमों, तकनीकों, प्रक्रियाओं और दस्तावेजों के साथ काम करने की तकनीक को नियंत्रित करता है। दूसरे शब्दों में, निर्देश कार्यालय कार्य प्रणाली को समेकित करता है जो संगठन में विकसित हुई है। डॉव सेवा और संगठन के सभी विभागों के प्रभावी संचालन के लिए, प्रत्येक संगठन में दस्तावेजों के साथ काम करने के सभी चरणों की स्पष्ट समझ और प्रस्तुति के लिए, कार्यालय के काम पर एक निर्देश तैयार किया जाना चाहिए, इसकी गतिविधियों की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए .

संगठन के कार्यालय कार्य के लिए निर्देश संकलित करने के स्रोत हैं:

कार्यालय के काम के लिए मानक निर्देश संघीय प्राधिकरण कार्यकारिणी शक्ति. मॉस्को: रोसारखिव, 2004;

जीएसडीओयू। बुनियादी प्रावधान। दस्तावेज़ों और दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवाओं के लिए सामान्य आवश्यकताएं। एम .: यूएसएसआर के ग्लैवरचिव, 1991;

संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम। मॉस्को: रोसारखिव, 2002.

निर्देश में शामिल होना चाहिए सामान्य प्रावधान, विषयगत अनुभाग, अनुप्रयोग।

सामान्य तौर पर, निर्देश को दस्तावेजों के साथ काम करने की पूरी प्रक्रिया, सभी तकनीकी कार्यों को उनके तार्किक क्रम में प्रतिबिंबित करना चाहिए।

निर्देश डीओई सेवा द्वारा संग्रह, कानूनी सेवा की भागीदारी के साथ तैयार किया जाता है। रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित निर्देश को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है और उसके आदेश से लागू किया जाता है, जिसके बाद इसे कॉपी किया जाता है और काम में उपयोग के लिए सभी संरचनात्मक इकाइयों को भेजा जाता है।

विशिष्ट प्रबंधन स्थितियों के लिए दस्तावेजों के रूपों की तालिका। टाइम शीट कंपनी द्वारा हल किए गए कार्यों और कार्यों के लिए दस्तावेजी समर्थन के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक और पर्याप्त दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की एक सूची है। इसमें प्रत्येक दस्तावेज़ का विवरण, उसकी कानूनी स्थिति और दस्तावेज़ीकरण के चरण शामिल हैं। रिपोर्ट कार्ड उपकरण में प्रयुक्त दस्तावेजों की संरचना और उन्हें तैयार करने की प्रक्रिया दोनों को मानक तय करने का एक तरीका है।

कार्यालय सेवाओं के काम में टाइम शीट का उपयोग आपको प्रबंधकीय कार्यों और कार्यों के अनुसार संगठन के दस्तावेजों का एक एकीकृत वर्गीकरण स्थापित करने की अनुमति देता है। यह बदले में, दस्तावेजों के नए रूपों के अनुचित निर्माण की संभावना को समाप्त करता है। और, अंत में, टाइम शीट की मदद से, दस्तावेजों के प्रकारों और रूपों की संख्या को ध्यान में रखना संभव है।

टाइमशीट की संरचना को आगे के उपयोग के लिए दस्तावेज़ रूपों के सबसे सुविधाजनक व्यवस्थितकरण को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

टाइम शीट को संकलित करने का काम पूरा करने के बाद, यह संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुखों के साथ समझौते के अधीन है, जिनके कर्मचारी टाइम शीट द्वारा स्थापित नियमों के अनुसार काम करेंगे। संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदन के बाद, समय पत्रक दस्तावेज तैयार करने के चरणों के मानक निर्धारण का एक साधन बन जाता है।

संगठन के दस्तावेजों के रूपों का एल्बम। दस्तावेजों के रूपों की तालिका के साथ, किसी भी संगठन के पास दस्तावेजों के रूपों का एक एल्बम होना चाहिए, जो शीट में शामिल दस्तावेजों के रूपों के मानकों का एक संग्रह है।

दस्तावेजों के एकीकृत रूप एल्बम में टाइमशीट द्वारा निर्धारित तरीके से स्थित हैं।

एल्बम को रिपोर्ट कार्ड के समान ही समन्वित और अनुमोदित किया गया है। यह डॉव सेवा के प्रमुख द्वारा भी हस्ताक्षरित है। एक नियम के रूप में, एल्बम एक मूल के रूप में, कागज पर, साथ ही इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाया गया है।