दस्तावेज़ के एकीकरण से क्या तात्पर्य है। दस्तावेजों का मानकीकरण और एकीकरण। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। एकीकरण और मानकीकरण के मुख्य चरण

दस्तावेजों के साथ काम में सुधार की मुख्य दिशा एकीकरण और मानकीकरण है। एकीकरण का अर्थ है किसी चीज को लाना एकीकृत प्रणाली, रूप, एकरूपता।

दस्तावेजों का एकीकरण- यह समान प्रबंधन स्थितियों के लिए दस्तावेजों के प्रकार और किस्मों के एक सेट की स्थापना है, समान रूपों का विकास और उनकी तैयारी, टेम्पलेट ग्रंथों के डिजाइन और निर्माण के लिए नियम।

प्रबंधन गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों की संख्या को कम करने, उनके रूपों को टाइप करने, एक ही प्रकार के प्रबंधन कार्यों को हल करते समय बनाए गए दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं को स्थापित करने, श्रम, समय और सामग्री की लागत को कम करने के लिए दस्तावेजों का एकीकरण किया जाता है। दस्तावेजों की तैयारी और प्रसंस्करण, विभिन्न उद्योगों में निर्मित डेटाबेस की सूचना अनुकूलता प्राप्त करना।

किसी भी संगठन की प्रबंधन गतिविधि को उसके द्वारा किए जाने वाले कार्यों के एक समूह की विशेषता होती है। ऐसे कई विशिष्ट कार्य हैं जो किसी भी संगठन की विशेषता हैं - संगठनात्मक और प्रबंधकीय गतिविधि, नियोजन, लेखा और रिपोर्टिंग, आदि विशिष्ट (उद्योग) कार्य हैं जो किसी संगठन में मौजूद नहीं हो सकते हैं: उदाहरण के लिए, शैक्षिक गतिविधियाँ किसी भी संगठन में अंतर्निहित नहीं हैं।

प्रत्येक प्रबंधन कार्य दस्तावेजों के एक जटिल (प्रणाली) के माध्यम से कार्यान्वित किया जाता है जो केवल इस कार्य के लिए विशिष्ट होते हैं।

दस्तावेज़ीकरण प्रणाली- यह मार्ग, उद्देश्य, प्रकार, गतिविधि के क्षेत्र, पंजीकरण के लिए समान आवश्यकताओं के अनुसार परस्पर जुड़े दस्तावेजों का एक समूह है।

दस्तावेजों के एकीकरण में शामिल हैं:

सिस्टम के भीतर काम करने वाले दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के नामकरण की स्थापना;

एक नियम के रूप में, नमूना कुंजी का उपयोग करके सिस्टम दस्तावेज़ों के निर्माण के लिए एकल मॉडल (योजना) का विकास;

दस्तावेज़ संरचनाओं का विकास;

दस्तावेजों के निर्माण के लिए सामान्य वाक्य-विन्यास नियमों का निर्माण।

दस्तावेजों के एकीकरण को पूरा करते समय, उनके निर्माण, भरने, प्रसंस्करण और भंडारण के सभी चरणों में दस्तावेजों के लिए सभी आवश्यकताएं, साथ ही साथ एक व्यक्ति और मापदंडों की साइकोफिजियोलॉजिकल क्षमताएं तकनीकी साधन.

दस्तावेजों के एकीकरण के परिणाम एक अनिवार्य कानूनी रूप-मानक (या अन्य मानकीकरण दस्तावेज) के स्तर पर लाए जाते हैं।

उत्पादों, कार्यों, सेवाओं के लिए मानक विकसित किए जाते हैं। 27 दिसंबर, 2002 नंबर 184-FZ "तकनीकी विनियमन पर" के संघीय कानून के अनुसार, मानकीकरण को उनके स्वैच्छिक पुन: उपयोग के उद्देश्य से नियमों और विशेषताओं को स्थापित करने की गतिविधि के रूप में समझा जाता है, जिसका उद्देश्य उत्पादन के क्षेत्रों में आदेश प्राप्त करना है। और उत्पादों का संचलन और प्रतिस्पर्धा उत्पादों, कार्यों या सेवाओं को बढ़ाना। मानकीकरण के लक्ष्यों में से एक तकनीकी और सूचना अनुकूलता प्राप्त करना है।

यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (UDS) किसके द्वारा बनाई गई एक डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम है सामान्य नियमऔर आवश्यकताएँ, जिसमें गतिविधि के किसी विशेष क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी शामिल है।

निम्नलिखित डीडीडी विकसित किए गए हैं और वर्तमान में संचालन में हैं:

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

एकीकृत प्रणाली बैंकिंग दस्तावेज;

वित्तीय, लेखा और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली बजट संस्थानऔर संगठन;

रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

उद्यमों के लेखांकन और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

एकीकृत श्रम प्रलेखन प्रणाली;

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली पेंशन निधि रूसी संघ;

विदेश व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली।

प्रत्येक एकीकृत प्रलेखन प्रणाली के लिए, a राज्य मानक. DDD डेवलपर्स प्रासंगिक मंत्रालय (विभाग) हैं जो गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में समन्वय करते हैं।

विभिन्न दस्तावेजों के साथ काम करने की तैयारी, डिजाइन, विधियों, रूपों और तरीकों में कुछ सिद्धांतों को विकसित करने के लिए, उन्हें वर्गीकृत करना आवश्यक है।

दस्तावेज़ वर्गीकरण- अधिकांश के अनुसार दस्तावेजों का वर्गों में विभाजन सामान्य सुविधाएंसमानताएं और भेद।

कार्यालय के काम में दस्तावेजों का वर्गीकरण त्वरित खोज प्रदान करता है आवश्यक दस्तावेज, उनके साथ काम करने की दक्षता बढ़ाता है।

सभी दस्तावेजों को उनमें परिलक्षित गतिविधियों के प्रकार के अनुसार दो बड़े समूहों में विभाजित किया गया है। पहला सामान्य और प्रशासनिक मुद्दों पर दस्तावेज़ है, अर्थात। उद्यम के सामान्य प्रबंधन और इसकी गतिविधियों के मुद्दों पर। ये दस्तावेज़ उद्यम के सभी विभागों के कर्मचारियों द्वारा तैयार किए जा सकते हैं।

सामान्य और प्रशासनिक मुद्दों पर दस्तावेज़:

संगठनात्मक दस्तावेज (चार्टर, मेमोरंडम ऑफ असोसीएशन, संरचना और स्टाफिंग, स्टाफ, कार्य विवरणियां, आंतरिक के नियम कार्यसूची);

प्रशासनिक दस्तावेज(मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश, आदेश, निर्णय, फरमान, संकल्प);

सूचना और संदर्भ और संदर्भ और विश्लेषणात्मक दस्तावेज (अधिनियम, पत्र, फैक्स, प्रमाण पत्र, प्रोटोकॉल, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोटऔर आदि।)।

इन सभी दस्तावेजों को ORD (संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज) के रूप में संक्षिप्त किया गया है। यह प्रलेखन की यह प्रणाली है जो अनुशासन के अध्ययन का विषय है " दस्तावेज़ीकरण समर्थनप्रबंध"।

दूसरा समूह - प्रबंधन कार्यों पर दस्तावेज़। इस तरह के दस्तावेज़ योजना और वित्तीय विभागों, लेखा, आपूर्ति और विपणन, वाणिज्यिक, के कर्मचारियों द्वारा संकलित किए जाते हैं। कानूनी विभागोंऔर अन्य कार्यात्मक इकाइयां।

दस्तावेजों को वर्गीकृत किया जा सकता है:

संकलन के स्थान पर: आंतरिक (इस उद्यम के कर्मचारियों द्वारा संकलित दस्तावेज) और बाहरी (अन्य उद्यमों, संगठनों और व्यक्तियों से प्राप्त दस्तावेज);

रूप में: व्यक्तिगत, जब प्रत्येक दस्तावेज़ की सामग्री की अपनी विशेषताएं होती हैं (उदाहरण के लिए, ज्ञापन); स्टैंसिल, जब दस्तावेज़ का हिस्सा मुद्रित होता है, और संकलन करते समय भाग भर जाता है, और मानक, सजातीय उद्यमों के समूह के लिए बनाया जाता है। एक नियम के रूप में, सभी मानक और स्टैंसिल दस्तावेज़ टाइपोग्राफ़िकल तरीके से या डुप्लिकेटर्स पर मुद्रित होते हैं;

मूल रूप से: आधिकारिक, किसी उद्यम, संगठन और व्यक्तिगत के हितों को प्रभावित करने वाला, किसी विशिष्ट व्यक्ति से संबंधित और नाममात्र का;

पंजीकरण के प्रकार से: मूल (मूल), प्रतियां, अर्क, डुप्लिकेट।

कभी-कभी काम के लिए किसी वास्तविक दस्तावेज़ की प्रति की नहीं, बल्कि किसी विशेष खंड से उद्धरण की आवश्यकता होती है। अर्क जारी करते समय, यह इंगित करना आवश्यक है कि यह किस दस्तावेज़ से बनाया गया है। हस्ताक्षरों द्वारा अर्क की शुद्धता की पुष्टि की जाती है अधिकारियोंऔर प्रिंट करें। मूल दस्तावेज़ के मालिक द्वारा नुकसान के मामले में उद्यमों और संगठनों के पास उसे उचित डुप्लिकेट ("डुप्लिकेट" चिह्नित) जारी करने का अधिकार है, जिसमें मूल के समान कानूनी बल है।

दस्तावेज़ वर्गीकरण का उद्देश्य:

1. कार्यों का परिसीमन करके प्रबंधन तंत्र के काम की दक्षता और कलाकारों की जिम्मेदारी बढ़ाना संरचनात्मक विभाजनऔर कलाकारों की जिम्मेदारियां, सूचना का स्पष्ट वितरण।

2. सूचना और संदर्भ उपकरण (विषय-विषयक सूची) के उपयोग के माध्यम से श्रम की बचत।

दस्तावेज़ वर्गीकरण का अर्थ:

वर्तमान कार्यालय कार्य में उनकी त्वरित खोज सुनिश्चित करना;

उनके साथ काम करने की दक्षता बढ़ाना।

वर्गीकरण का पहला चरण मामलों में निष्पादित दस्तावेजों का समूहीकरण है (मामला - दस्तावेजों का एक सेट या एक मुद्दे पर एक दस्तावेज, हार्ड कवर में रखा गया है, तदनुसार डिजाइन किया गया है)। यह मामलों के सही गठन का आधार है।

वर्गीकरण की मुख्य विशेषता दस्तावेज़ की सामग्री है।

कार्य पूरा करने के परिणामस्वरूप, छात्र अवश्य :

दस्तावेजों के रूपों को इकट्ठा करने, प्रपत्रों पर प्रारंभिक डेटा, उनके विश्लेषण और सामान्यीकरण पर काम के मुख्य चरणों और सामग्री को जानें;

दस्तावेजों का सार्थक एकीकरण करने में सक्षम होने के लिए;

कौशल प्राप्त करना व्यावहारिक गतिविधियाँप्रबंधन दस्तावेजों के एकीकरण पर।

सैद्धांतिक भाग

रूस में एकल सूचना स्थान का निर्माण और यूरोपीय और विश्व के साथ इसका एकीकरण सूचना स्थानलंबे समय से सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक रहा है, जिसके समाधान पर देश का आगे का विकास काफी हद तक निर्भर करता है। इस समस्या का समाधान रूसी और विदेशी के सामंजस्य की स्थिति में ही संभव है जानकारी के सिस्टमऔर सभी अंतःक्रियात्मक सूचना प्रणालियों की सूचना अनुकूलता सुनिश्चित करना। सूचना संगतता को आपसी पत्राचार के रूप में समझा जाता है विभिन्न भागजोड़ों पर, उन्हें एक दूसरे के साथ जोड़ने की इजाजत देता है, जो पूरे सिस्टम के कामकाज को सुनिश्चित करता है। सूचना प्रौद्योगिकी उपकरण, सूचना वाहक, एक औपचारिक डेटा विवरण भाषा, सूचना प्रणाली की संरचना के एकीकरण और मानकीकरण द्वारा सूचना संगतता प्राप्त करना सुनिश्चित किया जाता है और तकनीकी प्रक्रियाएंउनमें।

एकीकरणशब्द के व्यापक अर्थ में "किसी दिए गए सेट के तत्वों को स्थापित मानदंडों के अनुसार एकरूपता में लाना या किसी दिए गए सेट के तत्वों की संख्या को कम करना है।" अंतर्गत दस्तावेजों का एकीकरणसमझा प्रलेखन प्रणालियों के निर्माण के लिए तर्कसंगत संरचनाओं का चयन, उन्हें उनके रूपों की तर्कसंगत संख्या स्थापित करने और निर्माण को टाइप करने के आधार पर एकरूपता में लाना.

मुख्य लक्ष्यदस्तावेजों का एकीकरण आवश्यक और पर्याप्त जानकारी वाले दस्तावेजों के स्थिर सेट बनाने के लिए पारंपरिक परिस्थितियों में और डेटा एकत्र करने, प्रसंस्करण, संचारण और भंडारण के लिए न्यूनतम लागत के साथ नई सूचना प्रौद्योगिकियों का उपयोग करने की स्थितियों में प्रबंधन की समस्याओं को प्रभावी ढंग से हल करने के लिए है।

दस्तावेजों के एकीकरण का उद्देश्य है ( कार्यदस्तावेजों का एकीकरण):

• प्रबंधकीय कार्य की दक्षता में वृद्धि;
• एक एकीकृत प्रणाली का निर्माण एकीकृत दस्तावेजसमग्र रूप से नियंत्रण प्रणाली को कवर करना;
• प्रलेखन प्रणालियों और दस्तावेजों के व्यक्तिगत रूपों की जोड़ी सुनिश्चित करना;
• दस्तावेजों के रूपों की संख्या में कमी;
• दस्तावेजों के विशिष्ट रूपों में उपलब्ध विवरणों की संख्या में कमी।

दस्तावेजों का एकीकरण निम्नलिखित के कार्यान्वयन पर आधारित है सिद्धांतों:

सामान्य से विशेष का एकीकरणदस्तावेजों के एक नमूना रूप के निर्माण में शामिल है, और इसके आधार पर दस्तावेजों के विशिष्ट रूपों का विकास;

दस्तावेज़ रूपों और निर्माण और डिजाइन के नियमों के निर्माण में एकरूपता, ग्रंथों की अधिकतम टाइपिंग और स्टेंसिलिंग द्वारा प्रदान किया गया, प्रबंधन के विभिन्न स्तरों के प्रलेखन के लिए समान आवश्यकताओं का विकास, दस्तावेज़ के क्षेत्र में डेटा के स्थान का एकीकरण, शब्दावली और सशर्त संक्षिप्तीकरण का विकास;

एकीकरण की जटिलता. जब यह किया जाता है, तो इसके निर्माण, निष्पादन, प्रसंस्करण और भंडारण के सभी चरणों में दस्तावेज़ के लिए सभी आवश्यकताएं प्रदान की जानी चाहिए;

जानकारीपूर्ण, अर्थात। दस्तावेजों में केवल उन विवरणों को शामिल करना जो विशिष्ट समस्याओं या उनके परिसरों को एक सटीकता के साथ हल करने के लिए आवश्यक हैं, साथ ही दस्तावेजों को कानूनी बल देने के लिए;

विवरण का समूहनदस्तावेजों में उनके पूरा होने के क्रम के अनुसार;

न्याय हित न्यूनतम स्वीकार्य क्षेत्रों का निर्धारणविवरण की नियुक्ति के लिए;

दस्तावेज़ आवश्यकताओं की स्थिरतापर्याप्त रूप से लंबी अवधि के लिए दस्तावेजों के रूपों के उपयोग के आधार पर;

प्रलेखन प्रणाली में दस्तावेजों के उचित समावेश और प्रपत्रों के व्यापक उपयोग के कारण लागत-प्रभावशीलता;

मौजूदा प्रणालियों के साथ इंटरफेसिंगतकनीकी, आर्थिक और का वर्गीकरण और कोडिंग सामाजिक जानकारी.

"पीआर 50.1.019-2000 के अनुसार। मानकीकरण नियम। रूसी संघ में ESKK TESI और USD के मुख्य प्रावधान ”और उनमें शामिल दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को निम्नलिखित श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

अखिल रूसी;

उद्योग (विभागीय);

समान प्रकार की आर्थिक गतिविधियों में लगे संगठन, उद्यम या उनके समूह (बाद में - संगठन)।

दस्तावेजों के अखिल रूसी एकीकृत रूपों को संघीय अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है कार्यकारिणी शक्तिया अखिल रूसी एकीकृत प्रलेखन प्रणाली के विकास के लिए जिम्मेदार अन्य संगठन, जिसमें दस्तावेज़ों के ये एकीकृत रूप शामिल हैं।

उद्योग (विभागीय) दस्तावेजों के एकीकृत रूपों और संगठनों के दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को दस्तावेजों के सभी-रूसी एकीकृत रूपों के आधार पर या उनके साथ मिलकर विकसित किया जाता है।

उद्योग (विभागीय) दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को संघीय कार्यकारी अधिकारियों या उद्योग (विभागीय) एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों के विकास के लिए जिम्मेदार अन्य संगठनों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, जिसमें दस्तावेजों के ये एकीकृत रूप शामिल हैं। इस श्रेणी के रूपों में दस्तावेजों के सभी-रूसी एकीकृत रूपों में निहित विवरण के साथ-साथ विवरण शामिल हैं जो किसी विशेष उद्योग (विभाग) की बारीकियों को दर्शाते हैं।

संगठनों के दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को संबंधित संगठनों द्वारा अनुमोदित किया जाता है। इस श्रेणी के रूपों में शामिल हैं, अखिल रूसी और उद्योग (विभागीय) दस्तावेजों के एकीकृत रूपों में निहित विवरण के साथ, विवरण जो किसी विशेष संगठन की बारीकियों को दर्शाते हैं।

अखिल रूसी के लिए दस्तावेजों का एकीकृत रूपविकास और रखरखाव के निम्नलिखित चरण स्थापित किए गए हैं:

पहला चरण - दस्तावेजों के अखिल रूसी एकीकृत रूप के विकास का आयोजन;

दूसरा चरण - दस्तावेजों के अखिल रूसी एकीकृत रूप के मसौदे के पहले संस्करण का विकास;

तीसरा चरण - दस्तावेजों के अखिल रूसी एकीकृत रूप के मसौदे के अंतिम संस्करण का विकास;

चौथा चरण - दस्तावेजों के अखिल रूसी एकीकृत रूप का अनुमोदन और पंजीकरण;

पांचवां चरण - दस्तावेज़ रूपों के रूपों की प्रतिकृति;

छठा चरण - दस्तावेजों के अखिल रूसी एकीकृत रूप का रखरखाव।

क्षेत्रीय (विभागीय) क्लासिफायर और संगठनों के क्लासिफायर को विकसित करने, अनुमोदन करने, लागू करने, प्रकाशित करने, बनाए रखने और लागू करने की प्रक्रिया क्रमशः संघीय कार्यकारी अधिकारियों, मंत्रालयों, विभागों और संगठनों द्वारा स्थापित की जाती है जिन्होंने उन्हें मंजूरी दी थी।

क्षेत्रीय (विभागीय) दस्तावेजों के एकीकृत रूपों और संगठनों के दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को विकसित करने, अनुमोदन करने, लागू करने, नकल करने, बनाए रखने और लागू करने की प्रक्रिया क्रमशः संघीय कार्यकारी अधिकारियों, मंत्रालयों, विभागों और संगठनों द्वारा स्थापित की जाती है जिन्होंने उन्हें मंजूरी दी थी।

एक दस्तावेज़ कई अलग-अलग मापदंडों (विवरणों की संरचना, प्रारूप और मीडिया के प्रकार (कागज, चुंबकीय डिस्क, ऑप्टिकल डिस्क, आदि), एक दस्तावेज़ क्षेत्र में जानकारी की व्यवस्था के लिए नियम, आदि) की विशेषता वाली एक जटिल जानकारी है। जिसे एकीकरण की वस्तु के रूप में लिया जा सकता है।

कई मापदंडों के साथ विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों की भारी संख्या के बावजूद, उनमें से प्रत्येक का एक अलग रूप और सामग्री है। इसके आधार पर, प्रलेखन के एकीकरण के लिए दो दिशाओं को प्रतिष्ठित किया जा सकता है - मूल और औपचारिक।

• दस्तावेजों की एकीकृत प्रणाली के मुख्य प्रावधान;
• डीडीडी की संरचना और सामग्री के लिए आवश्यकताएं;
• प्रबंधन में इसके अनुप्रयोग के कार्य, क्षेत्र और स्तर;
• फॉर्म भरने की प्रक्रिया;
• मानकीकृत शब्दावली।

दस्तावेजों के मौजूदा रूपों के प्रतिबंधात्मक नामकरण की स्थापना;

मानक एकीकृत रूपों का निर्माण; सजातीय कार्यों के समूहों के लिए एकल दस्तावेज़ मॉडल का निर्माण (नमूना प्रपत्र का निर्माण);

उपयोग किए गए सूचना तत्वों और संकेतकों का एकीकरण और मानकीकरण;

शब्दावली मानकीकरण।

रूसी संघ के पैमाने पर प्रतिबंधात्मक नामकरणप्रबंधन प्रलेखन (ओकेयूडी) का अखिल रूसी क्लासिफायरियर है, जो रूस के सभी संस्थानों और संगठनों में उपयोग के लिए अनुमोदित प्रबंधन दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की एक व्यवस्थित सूची है। एक उद्योग या एक विशिष्ट उद्यम या संस्थान के पैमाने पर, ऐसे प्रतिबंधात्मक नामकरण प्रबंधन दस्तावेजों के उद्योग (विभागीय) क्लासिफायरियर, उद्यमों के दस्तावेजों के समान क्लासिफायरियर या दस्तावेजों की तालिकाएं हैं।

प्रबंधन दस्तावेजों के ग्रंथों का एकीकरण भाषाई अभिव्यक्ति का एक रूप स्थापित करना है जो नियमित रूप से दोहराई जाने वाली प्रबंधन स्थितियों या कार्यों की सामग्री को सबसे सटीक रूप से बताता है। अलग-अलग वाक्यांशों, पाठ के कुछ हिस्सों, दस्तावेज़ के पाठ को समग्र रूप से एकीकृत किया जा सकता है। नतीजतन, दस्तावेजों की तैयारी में अधिक दक्षता का अवसर है।

ग्रंथों के एकीकरण की प्रक्रिया में, पाठ संरचना का एकीकरण किया जाता है, जो दस्तावेज़ के उद्देश्य को पूरी तरह से पूरा करता है, भाषा का एकीकरण दस्तावेज़ की सामग्री को व्यक्त करने का साधन है, एकीकृत ग्रंथों का विकास के रूप में एक मानक जुड़ा पाठ, टेम्पलेट, प्रश्नावली या तालिका।

विशिष्ट एक सुसंगत पाठ है, जिसकी सामग्री को एक विशिष्ट प्रबंधन कार्य के लिए प्रबंधन स्थितियों के कार्यान्वयन में बदलाव के बिना बार-बार उपयोग किया जा सकता है। स्टैंसिल प्रस्तुति का रूप है एकीकृत पाठ, जिसमें एक विशिष्ट प्रबंधन स्थिति की विशेषता वाली चर जानकारी से भरी निरंतर जानकारी और अंतराल शामिल हैं।

चालू औपचारिक एकीकरणदस्तावेज़ वाहक के प्रकार, दस्तावेज़ प्रपत्र के प्रकार और उनकी स्थिति पर विचार किया जाता है, वाहक पर सूचना की प्रस्तुति और प्लेसमेंट के लिए औपचारिक-तार्किक नियम विकसित किए जाते हैं। औपचारिक एकीकरण के परिणामस्वरूप, निम्नलिखित स्थापित हैं:

• विवरण की विशिष्ट संरचनाएं;
• परस्पर विवरणों के समूहों का विवरण;
• सजातीय विवरण के लिए विशिष्ट क्षेत्र;
• मशीन मीडिया पर दस्तावेज़ों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएं और उन्हें संचार चैनलों (संचार चैनलों के माध्यम से एक एक्सचेंज प्रोटोकॉल) के माध्यम से स्थानांतरित करते समय;
• सूचना विश्वसनीयता नियंत्रण के एकीकृत तरीके;
• दस्तावेजों को कानूनी बल देने की प्रक्रिया।

औपचारिक एकीकरण में काम के मुख्य क्षेत्र इस प्रकार हैं:

दस्तावेज़ संरचनाओं का एकीकरण;

विकास सामान्य नियमएकीकृत दस्तावेजों और संचार प्रारूपों का निर्माण;

मीडिया प्रकारों और दस्तावेज़ स्वरूपों का एकीकरण;

सूचना नियंत्रण विधियों का एकीकरण।

प्रलेखन प्रणालियों के एकीकरण पर काम, एक नियम के रूप में, अध्ययन के तहत संगठन या उद्योग के दस्तावेज़ प्रवाह के सर्वेक्षण के साथ शुरू होता है। एक विशिष्ट प्रबंधन फ़ंक्शन को लागू करने वाले प्रलेखन के प्रत्येक सेट के लिए, एक मैट्रिक्स संकलित किया जाता है। मैट्रिक्स एक टेबल है। कॉलम शीर्षकों में दस्तावेज़ों के नाम होते हैं, और पंक्ति शीर्षकों में सभी दस्तावेज़ों के सभी विवरण होते हैं। पंक्तियों और स्तंभों के प्रतिच्छेदन पर, किसी विशेष दस्तावेज़ में इस विशेषता की उपस्थिति नोट की जाती है। मैट्रिक्स का विश्लेषण दस्तावेजों के इष्टतम रूपों की तैयारी के लिए प्रस्ताव तैयार करने के लिए दस्तावेजों में संकेतकों के दोहराव के बारे में निष्कर्ष निकालना संभव बनाता है।

यदि सर्वेक्षण में दस्तावेजों के रूपों का पता चला है जो ओकेयूडी, उद्योग वर्गीकारक या उद्यमों के दस्तावेजों की तालिका में शामिल नहीं हैं, तो इन रूपों को संकलित किया जाता है दस्तावेज़ कार्ड. दस्तावेज़ कार्ड के शीर्षक में शामिल हैं:

• दस्तावेज़ का शीर्षक,
• दस्तावेज़ के संलेखन संगठन का नाम,
• प्राप्तकर्ता संगठन का नाम
• ओकेयूडी (या उद्योग वर्गीकारक के अनुसार, या उद्यम की समय पत्रक के अनुसार) के अनुसार प्रपत्र का इच्छित नाम और वर्ग कोड,
• OKUD (या उद्योग वर्गीकारक के अनुसार, या कंपनी के रिपोर्ट कार्ड के अनुसार) के अनुसार इच्छित नाम और उपवर्ग कोड।

दस्तावेज़ कार्ड का मुख्य भाग एक तालिका है जहां सभी विवरणों के निर्देशांक संरचनात्मक ग्रिड (GOST 6.10.5-87) के अनुसार दर्ज किए जाते हैं, और प्रारंभिक और अंतिम दोनों निर्देशांक इंगित किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, 04.22–04.50 का अर्थ है कि विशेषता को 22 से 50 की स्थिति से चौथी पंक्ति पर रखा गया है।

स्वतंत्र कार्य के लिए असाइनमेंट

1. एक्सप्लोर करें सैद्धांतिक भागइस व्यावहारिक अभ्यास के। रूपरेखा में कार्यपुस्तिकासार्थक एकीकरण का सार।

2. आर एंड डी अनुबंध के समापन के लिए दस्तावेजों के उपरोक्त सेट का अध्ययन करें।

3. दिए गए नमूने के अनुसार आर एंड डी अनुबंध के समापन के लिए दस्तावेजों के एक सेट के लिए मैट्रिक्स भरें। मैट्रिक्स का विश्लेषण करें, दस्तावेजों के सेट की कमियों की पहचान करें: क्या विवरण, पारिभाषिक भ्रम आदि का कोई दोहराव है। दस्तावेजों के एक सेट के एकीकरण के प्रस्तावों को लिखें।

आवश्यक वस्तुएँ		समझौता	अतिरिक्त समझौता		लागत का अनुमान	अन्य खर्चों	कैलेंड। योजना
ग्राहक
निर्वाहक
वैधानिक पता

4. लागत अनुमान के लिए दस्तावेज़ कार्ड भरें। इस कार्य में, एक्सेल समन्वय ग्रिड का उपयोग करके विवरण के निर्देशांक को रिकॉर्ड करने की अनुमति है।

1) दस्तावेज़ का नाम:

3) प्राप्तकर्ता संगठन का नाम:

4) OKUD के अनुसार प्रस्तावित नाम और प्रपत्र का वर्ग कोड:

5) ओकेयूडी के अनुसार फॉर्म के उपवर्ग का प्रस्तावित नाम और कोड:

प्रॉप्स का नाम	सहारा समन्वय करता है
	स्थायी भाग	परिवर्तनशील भाग
निर्वाहक	D2-R2, D3-S3, E6-N6
ग्राहक
दस्तावेज़ का शीर्षक
टेबल हैडर
क्रमसूचक संख्या

स्रोत और साहित्य।

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मार्गदर्शन

• साइट पेज

  • विकास

प्रबंधन की अधिकांश जानकारी दस्तावेजों के रूप में तय की जाती है। प्रबंधन प्रक्रिया स्वयं एक महत्वपूर्ण विविधता और कार्य स्थितियों की पुनरावृत्ति और उन्हें हल करने के लिए की गई कार्रवाइयों की विशेषता है। इसलिए दस्तावेजों की बड़ी, अक्सर अनुचित विविधता, उनके घटकों के तत्व और उनके मानकीकरण और एकीकरण की आवश्यकता।

दस्तावेजों के संकलन, उत्पादन और प्रसंस्करण की लागत को कम करने, उनके प्रसंस्करण के परिणामस्वरूप दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण की आर्थिक दक्षता हासिल की जाती है। इसके अलावा, प्रबंधन प्रणाली में सुधार करके एक अप्रत्यक्ष प्रभाव प्राप्त किया जा सकता है, जो दस्तावेजों के साथ सभी प्रकार के काम के लिए समय कम करके प्रबंधन की दक्षता बढ़ाने में व्यक्त किया जाता है और बेहतर विकल्पों के परिणामस्वरूप किए गए निर्णयों को सर्वोत्तम विकल्पों के करीब लाता है। दस्तावेजों की गुणवत्ता। नतीजतन, दस्तावेजों का एकीकरण उनकी सामग्री और रूपों में सुधार की समस्याओं का समाधान होगा।

इस प्रकार, दस्तावेज़ के एकीकरण और मानकीकरण की वस्तुएं इसके रूप और इसमें शामिल विवरणों की संरचना दोनों होनी चाहिए।

दस्तावेज़ की सामग्री में सुधार के मुख्य कार्य होने चाहिए: जब एकीकरण - विवरण का चयन जो दस्तावेज़ के उद्देश्य और इसके प्रसंस्करण के तरीकों के अनुरूप हो; मानकीकरण में, दस्तावेजों में शामिल विवरण के लिए समान आवश्यकताओं की स्थापना।

दस्तावेजों के रूपों में सुधार के मुख्य कार्यों पर विचार किया जाना चाहिए: एकीकरण के मामले में - दस्तावेजों की विविधता और पंजीकरण के नियमों में तेजी से कमी; मानकीकरण में, एक अनिवार्य मानदंड के रूप में प्रतिबंधों का गठन और कार्यान्वयन, आपको दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए सबसे प्रभावी रूपों और नियमों का चयन करने और उनके दीर्घकालिक भंडारण को सुनिश्चित करने की अनुमति देता है।

मानकीकरण- यह उनके स्वैच्छिक पुन: उपयोग के उद्देश्य से नियमों और विशेषताओं को स्थापित करने के लिए एक गतिविधि है, जिसका उद्देश्य उत्पादों के उत्पादन और संचलन के क्षेत्रों में आदेश प्राप्त करना और उत्पादों, कार्यों या सेवाओं की प्रतिस्पर्धात्मकता बढ़ाना है।

वर्तमान में प्रबंधन सूचना के वाहक के रूप में दस्तावेज़ की गुणवत्ता का विशेष महत्व है। सूचना सामग्री को बढ़ाने और प्रपत्र और सामग्री दोनों में दस्तावेज़ों को एकीकृत करने की आवश्यकता सबसे आगे है। यह समस्या मानकीकरण विधि द्वारा हल की जाती है।

"मानकीकरण" शब्द का सार तीन मुख्य बिंदुओं की विशेषता है। सबसे पहले, लंबे समय तक स्थापित दस्तावेजों के निर्माण के लिए मानकीकरण राष्ट्रव्यापी अनिवार्य मानदंड है। इसके अलावा, यह न केवल मानदंडों का परिचय देता है, बल्कि उनके पालन की गारंटी भी देता है। दूसरे, यह दस्तावेज़ के गुणों और गुणों का एकीकरण है, समान आकार के रूपों, नियमों, सभी दस्तावेजों के लिए आवश्यकताओं की शुरूआत और तीसरा, मानकीकरण केवल उन गुणों और दस्तावेजों के गुणों का समेकन और वितरण है जिनके पास है सबसे बड़ा कार्यात्मक औचित्य, सबसे बड़ा प्रबंधकीय प्रभाव प्रदान करता है।

कार्यालय के काम के क्षेत्र में, मानकीकरण के सार को उनके सामान्य और बार-बार उपयोग के लिए निर्धारित तरीके से अपनाए गए दस्तावेज़ीकरण की तैयारी के लिए इष्टतम नियमों, मानदंडों को स्थापित करने और लागू करने की प्रक्रिया के रूप में व्याख्या की जानी चाहिए।

रूस के राज्य मानक "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता। GOST R 6.30-2003 कार्यालय कार्य के क्षेत्र में मुख्य मानक है, हालांकि इसमें बहु-पहलू अनुप्रयोग है। प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेजीकरण के लिए निर्देशों, नियमों या मानकों के विकास के आधार के रूप में इसका मुख्य उपयोग स्वामित्व के सभी रूपों के संगठनों में है।

मानकीकरण कार्य का परिणाम या तो कुछ प्रकार के दस्तावेजों के लिए मानक हो सकता है (उदाहरण के लिए, GOST 7.32-91 "अनुसंधान रिपोर्ट। संरचना और डिजाइन नियम") या उनके तत्व (उदाहरण के लिए, GOST 9327 "उपभोक्ता पत्र। प्रारूप"), इसलिए और एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। GOST R 6.30-2003 पहले ही ORD के निष्पादन के लिए आवश्यकताओं पर ऊपर उद्धृत किया गया है, जो संगठनात्मक और वितरण प्रलेखन (USORD) की एकीकृत प्रणाली का हिस्सा है।

राज्य स्तर पर, दस्तावेजों को एकीकृत करने और बनाने का काम चल रहा है एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (यूडीएस)।

एकीकरण- यह दस्तावेजों की किस्मों की अनुचित विविधता में कमी है, जिससे उन्हें रूपों, संरचनाओं, भाषा संरचनाओं, उनके संकलन, प्रसंस्करण, लेखांकन, भंडारण के संचालन की एकरूपता में लाया जाता है।

दस्तावेजों के एकीकरण में एक ही प्रकार के प्रबंधन कार्यों और कार्यों के कार्यान्वयन को ठीक करने वाले प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना और रूपों की एकरूपता स्थापित करना शामिल है। उपयोग किए गए दस्तावेजों की संख्या को कम करने, उनके रूपों को मानकीकृत करने, गुणवत्ता में सुधार करने, उनके प्रसंस्करण की जटिलता को कम करने और स्वचालित प्रसंस्करण के साथ सूचना संगतता प्राप्त करने के लिए दस्तावेजों का एकीकरण किया जाता है।

एकीकरण कार्य में शामिल हैं:

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (यूडीएस) का विकास, कार्यान्वयन और रखरखाव;

दस्तावेजों के उद्योग-विशिष्ट एकीकृत रूपों के परिसरों का विकास - उद्योग की बारीकियों को दर्शाता है, और डीआरए में शामिल नहीं है;

उद्योग की बारीकियों को दर्शाते हुए तकनीकी और आर्थिक जानकारी के क्षेत्रीय वर्गीकरण का विकास।

USD- यह एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली है, जिसमें गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है।

DDD दस्तावेजों के परस्पर एकीकृत रूपों का एक समूह है जो कुछ प्रकार की आर्थिक गतिविधियों में डेटा की प्रलेखित प्रस्तुति प्रदान करता है; उनके आचरण के साधन; उनके विकास के लिए विनियामक और पद्धतिगत दस्तावेज; प्रबंधन और आवेदन।

इसी समय, तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक सूचना के क्लासिफायर विकसित किए जा रहे हैं जो डीडीडी में निहित डेटा के एकीकृत स्वचालित प्रसंस्करण प्रदान करते हैं। डीडीडी के विकास और रखरखाव की जिम्मेदारी संबंधित मंत्रालयों और विभागों की है।

प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण OK 011-93 के अखिल रूसी क्लासिफायरियर के अनुसार, वर्तमान में देश में प्रबंधन प्रलेखन की निम्नलिखित एकीकृत प्रणालियाँ संचालित हैं:

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली (कोड 0200000);

प्राथमिक लेखा प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली (कोड 0300000);

बैंकिंग प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली (कोड 0400000);

वित्तीय, लेखा और रिपोर्टिंग लेखांकन की एकीकृत प्रणाली - बजटीय संस्थानों और संगठनों का प्रलेखन (कोड 0500000);

रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली (कोड 0600000);

लेखांकन और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली (कोड 0700000);

एकीकृत श्रम प्रलेखन प्रणाली (कोड 0800000);

रूसी संघ के पेंशन फंड के लिए एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (कोड 0900000);

विदेशी व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली (कोड 1000000)।

चूंकि दस्तावेजों के एकीकृत रूप जो डीडीडी का हिस्सा हैं, संगठन के दस्तावेजीकरण का केवल एक हिस्सा है, ऐसे दस्तावेजों को कारगर बनाने के लिए जो डीडीडी में शामिल नहीं हैं, लेकिन गतिविधियों में उपयोग किए जाते हैं, संगठनों को स्वयं दस्तावेजों के रूपों को एकीकृत करने के लिए काम करना चाहिए। इस कार्य के परिणाम रिपोर्ट कार्ड और संगठन की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों के प्रपत्रों के एल्बम में दर्ज किए जाते हैं।

DDD में से एक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण (USORD) की एकीकृत प्रणाली है। इसकी विशेषता यह है कि इसका उपयोग प्रबंधन के किसी भी स्तर पर और किसी भी उद्योग में किसी भी प्रबंधकीय कार्य के प्रदर्शन में संगठनों और उद्यमों के कार्यों को प्रलेखित करने के लिए किया जा सकता है। इसलिए, दस्तावेजों की अधिक एकरूपता प्राप्त करने के लिए, उनकी तैयारी और निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं को स्थापित करना आवश्यक है, पदानुक्रमित अधीनता और विभागीय बारीकियों से स्वतंत्र।

यूएसओआरडी में शामिल दस्तावेजों के एकीकरण के दृष्टिकोण की जटिलता इस तथ्य में व्यक्त की गई है कि, व्यक्तिगत रूपों के भीतर, विवरण उनके निष्पादन और प्रसंस्करण के अनुक्रम के अनुरूप क्रम में व्यवस्थित होते हैं। इसी समय, व्यक्तिगत विवरणों को संसाधित करने के तरीकों को भी ध्यान में रखा जाता है। उनमें से एक हिस्सा मैन्युअल रूप से खींचा जाता है, दूसरा - तकनीकी साधनों की मदद से, तीसरा - अलग-अलग यांत्रिक उपकरणों (टिकटों, मुहरों) की मदद से। इसलिए, विवरण और संकेतक, एक तरह से तैयार किए गए हैं, उन्हें भरने की प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए साथ-साथ रखा गया है। यह, विशेष रूप से, आपको एक रबर स्टैंप की मदद से फॉर्म के स्टैम्प में शामिल विवरण को एक साथ खींचने की अनुमति देता है। USORD सूचना की अधिक विश्वसनीयता और दस्तावेजों को कानूनी बल देना सुनिश्चित करता है। व्यक्तिगत दस्तावेजों के रूपों को विकसित करते समय, इस तथ्य पर ध्यान दिया गया था कि जो जानकारी है कानूनी अर्थ, प्रासंगिक कानून द्वारा उस पर लागू होने वाली आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया गया था, ताकि दस्तावेजों में वे सभी विवरण हों जो उन्हें आवश्यक कानूनी बल प्रदान करते हों।

यूएसओआरडी के विकास और सुधार का उद्देश्य प्रबंधकीय निर्णय लेने की दक्षता में वृद्धि, इष्टतम जानकारी के प्रबंधन के कार्यों को प्रदान करना है। USORD में सन्निहित मूल सिद्धांत कई को अलग करना है विशिष्ट कार्यप्रबंधन, जो एकल रूप के आधार पर निर्मित दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की एक निश्चित श्रृंखला का उपयोग करके कार्यान्वित किया जाता है। श्रृंखला के पहले दस्तावेज़ में, एक नियम के रूप में, प्रारंभिक जानकारी होती है, अंतिम - प्रबंधन निर्णय का सूत्रीकरण।

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली- मानकों का एक सेट, दस्तावेजों के परस्पर संबंधित रूप, नियम और विनियम जो सामग्री के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करते हैं, प्रबंधन समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों का निर्माण।

इस प्रकार, यूएसओआरडी ओआरडी में सुधार के तरीके स्थापित करता है, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के माध्यम से ओआरडी को संसाधित करना संभव बनाता है, और प्रबंधन कार्यों के आधार पर दस्तावेज़ प्रपत्रों के उपयोग को नियंत्रित करता है।

दस्तावेजों के मानकीकरण और एकीकरण का आपस में गहरा संबंध है। एकीकरण को अक्सर मानकीकरण के तरीकों में से एक माना जाता है। दस्तावेजों का एकीकरण स्वतंत्र रूप से भी किया जा सकता है। इस मामले में, एकीकरण की आवश्यकताओं के कानूनी समेकन के रूप में मानकीकरण इसकी व्यावहारिक अभिव्यक्ति के तरीकों में से केवल एक होगा। इन दो शर्तों के लिए आम एकरूपता पेश करने की आवश्यकता है, अंतर कानूनी बल और वितरण के दायरे में है, और "एकीकरण" की अवधारणा आम है।

विज्ञान और प्रौद्योगिकी का विकास, स्वामित्व के नए रूपों का उदय, आर्थिक का विस्तार और सांस्कृतिक संबंध, सक्रियण सार्वजनिक प्रक्रियाएँप्रबंधन गतिविधियों के लिए आवश्यक जानकारी की मात्रा में तेजी से वृद्धि हुई। दस्तावेजों में निहित जानकारी के मैन्युअल प्रसंस्करण से, जिसका उपयोग 20 वीं शताब्दी की शुरुआत में मशीनीकृत और फिर स्वचालित करने के लिए किया गया था, इस तरह दस्तावेजों के साथ काम को युक्तिसंगत बनाने की प्रक्रिया आगे बढ़ी। हालाँकि, आप गड़बड़ी को स्वचालित नहीं कर सकते, आपको पहले उस दस्तावेज़ को व्यवस्थित करना होगा जिसे आपको संसाधित करना और उपयोग करना है।

दस्तावेजों के साथ काम में सुधार की मुख्य दिशा एकीकरण और मानकीकरण है। एकीकरण का अर्थ किसी एक व्यवस्था, रूप, एकरूपता में कुछ लाना है। प्रबंधन गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों की संख्या को कम करने, उनके रूपों को टाइप करने, एक ही प्रकार के प्रबंधन कार्यों को हल करते समय बनाए गए दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं को स्थापित करने, श्रम, समय और भौतिक लागत को कम करने के लिए दस्तावेजों का एकीकरण किया जाता है। दस्तावेजों की तैयारी और प्रसंस्करण, विभिन्न उद्योगों में निर्मित डेटाबेस की सूचना अनुकूलता प्राप्त करना।

किसी भी संगठन की प्रबंधन गतिविधि को उसके द्वारा किए जाने वाले कार्यों के एक समूह की विशेषता होती है। ऐसे कई विशिष्ट कार्य हैं जो किसी भी संगठन के लिए विशिष्ट हैं - संगठनात्मक और प्रशासनिक गतिविधियाँ, योजना, लेखा और रिपोर्टिंग, आदि। ऐसे विशिष्ट (उद्योग) कार्य हैं जो किसी संगठन में मौजूद नहीं हो सकते हैं: उदाहरण के लिए, शैक्षिक गतिविधियाँ नहीं हैं। किसी भी संगठन में निहित।

प्रत्येक प्रबंधन कार्य के माध्यम से कार्यान्वित किया जाता है एकीकृत प्रणालीइस समारोह के लिए विशिष्ट दस्तावेज। मार्ग, उद्देश्य, प्रकार, गतिविधि के दायरे, पंजीकरण के लिए समान आवश्यकताओं के संकेतों से जुड़े दस्तावेजों के एक सेट को प्रलेखन प्रणाली कहा जाता है।

दस्तावेज़ीकरण प्रणाली कार्यात्मक और क्षेत्रीय हो सकती है। उद्योग-विशिष्ट प्रलेखन प्रणालियों में, संबंधित प्रकार की गतिविधियों को प्रलेखित किया जाता है और उनकी बारीकियों को दर्शाया जाता है। उदाहरण के लिए, शिक्षा पर दस्तावेजों की प्रणाली (सामान्य, माध्यमिक व्यावसायिक, उच्च, स्नातकोत्तर, आदि) में विशेषताओं को दर्शाने वाले दस्तावेज शामिल होंगे शैक्षणिक गतिविधियांप्रकार के आधार पर शैक्षिक संगठन. संगठन की गतिविधियों में दस्तावेज़ों की कार्यात्मक और क्षेत्रीय प्रणालियों का अनुपात गतिविधि की प्रकृति, संगठन की क्षमता और अन्य कारकों पर निर्भर करता है।

लेकिन हमेशा किसी भी संगठन में संगठनात्मक, कार्यकारी और प्रशासनिक गतिविधि होती है, जिसे संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन (ओआरडी) की प्रणाली के माध्यम से कार्यान्वित किया जाता है। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज, जो प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों के निर्णयों को ठीक करता है, साथ ही अधिकारियों, संस्थानों, उद्यमों, संगठनों, उनके डिवीजनों और अधिकारियों की गतिविधियों के प्रबंधन, बातचीत और विनियमन के मुद्दों को उद्योग और कार्यात्मक दोनों से निकटता से संबंधित है। सिस्टम।

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली अन्य प्रणालियों के लिए प्रतिनिधित्व करती है कानूनी आधार, इसलिए इस प्रलेखन प्रणाली को एकीकृत करना इतना महत्वपूर्ण और आवश्यक था। दस्तावेजों के एकीकरण में शामिल हैं:

• सिस्टम के भीतर काम करने वाले दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के नामकरण की स्थापना;
• एक नियम के रूप में, एक नमूना कुंजी का उपयोग करके सिस्टम दस्तावेज़ों के निर्माण के लिए एक एकीकृत मॉडल (योजना) का विकास; दस्तावेज़ संरचनाओं का विकास;
• दस्तावेजों के निर्माण के लिए सामान्य वाक्य-विन्यास नियमों का निर्माण।

दस्तावेजों के एकीकरण के दौरान, उनके निर्माण, भरने, प्रसंस्करण और भंडारण के सभी चरणों में दस्तावेजों की सभी आवश्यकताओं के साथ-साथ किसी व्यक्ति की साइकोफिजियोलॉजिकल क्षमताओं और तकनीकी साधनों के मापदंडों को ध्यान में रखा गया था।

दस्तावेजों के एकीकरण के परिणाम एक अनिवार्य कानूनी रूप-मानक (या अन्य मानकीकरण दस्तावेज) के स्तर पर लाए जाते हैं।

उत्पादों, कार्यों, सेवाओं के लिए मानक विकसित किए जाते हैं। 27 दिसंबर, 2002 नंबर 184-FZ "तकनीकी विनियमन पर" के संघीय कानून के अनुसार, मानकीकरण को उनके स्वैच्छिक पुन: उपयोग के उद्देश्य से नियमों और विशेषताओं को स्थापित करने की गतिविधि के रूप में समझा जाता है, जिसका उद्देश्य उत्पादन के क्षेत्रों में आदेश प्राप्त करना है। और उत्पादों का संचलन और प्रतिस्पर्धा उत्पादों, कार्यों या सेवाओं को बढ़ाना। मानकीकरण के लक्ष्यों में से एक तकनीकी और सूचना अनुकूलता प्राप्त करना है।

इस कानून को अपनाने के साथ, "मानक" की अवधारणा ही बदल गई है।

यदि पहले यह एक मानक दस्तावेज था, तो अब कानून ने मानकों के स्वैच्छिक आवेदन के सिद्धांत को स्थापित किया है, और राज्य मानकों को इसके द्वारा बदल दिया गया है राष्ट्रीय मानक. मानकीकरण पर अन्य दस्तावेज समान रहे - मानकीकरण, उद्यम मानकों, साथ ही साथ नियमों, मानदंडों और सिफारिशों के क्षेत्र में अखिल रूसी क्लासिफायरियर(ओके) तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी, एकीकृत दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों में निहित डेटा के एकीकृत स्वचालित प्रसंस्करण प्रदान करना (वर्तमान में, देश में 37 अखिल रूसी क्लासिफायर विकसित किए गए हैं)।

हालाँकि, GOST R 6.30-2003 सहित 1 जुलाई, 2003 से पहले अपनाए गए राज्य मानक " एकीकृत प्रणालीप्रलेखन। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ अभी भी प्रभावी हैं।

2 जून, 2003 नंबर 316 की रूसी संघ की सरकार का फरमान "लागू करने के उपायों पर" संघीय विधान"तकनीकी विनियमन पर"» राज्य समितिमानकीकरण और मेट्रोलॉजी के लिए रूसी संघ के मानकीकरण के लिए रूसी संघ के राष्ट्रीय निकाय के कार्यों को करने के लिए अधिकृत निकाय द्वारा परिभाषित किया गया है (रूस का गोस्स्टैंडर्ट)।

तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के राष्ट्रीय मानकों और अखिल रूसी क्लासिफायर को रूस के राज्य मानक द्वारा अपनाया जाता है, और उन्हें प्रभावी होने के बाद लागू किया जाता है राज्य पंजीकरण. राज्य मानकों की आवश्यकताओं के अनुपालन पर नियंत्रण और पर्यवेक्षण रूसी संघ के राज्य मानक और अन्य विशेष रूप से अधिकृत द्वारा किया जाता है सरकारी निकायउनकी क्षमता के भीतर प्रबंधन।

दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण पर काम का परिणाम व्यक्तिगत दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, एक शोध रिपोर्ट) या कुछ प्रकार के उत्पादों (उदाहरण के लिए, दीर्घकालिक भंडारण मामलों के लिए एक कवर), और एकीकृत प्रलेखन के लिए दोनों मानक हो सकते हैं। सिस्टम।

एक एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (यूडीएस) एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली है, जिसमें गतिविधि के किसी विशेष क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है।

निम्नलिखित डीडीडी विकसित किए गए हैं और वर्तमान में संचालन में हैं:

• संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली;
• · बैंक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;
• · बजटीय संस्थानों और संगठनों के वित्तीय, लेखा और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली;
• · रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;
• · उद्यमों के लेखांकन और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली;
• श्रम प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली;
• · रूसी संघ के पेंशन कोष की एकीकृत प्रलेखन प्रणाली;
• · विदेश व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली।

प्रत्येक एकीकृत प्रलेखन प्रणाली के लिए एक राज्य मानक विकसित किया गया है। DDD डेवलपर्स प्रासंगिक मंत्रालय (विभाग) हैं जो गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में समन्वय करते हैं। इस प्रकार, रूसी संघ का वित्त मंत्रालय लेखांकन प्रलेखन के लिए जिम्मेदार है, रूसी संघ का संघीय संग्रह - संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए।

वही मंत्रालय और विभाग यूएसडी में शामिल दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को मंजूरी देते हैं।

एक एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र (UFD) गतिविधि के इस क्षेत्र में हल किए जा रहे कार्यों के अनुसार स्थापित विवरणों का एक समूह है और सूचना वाहक पर एक निश्चित क्रम में स्थित है।

एक दस्तावेज़ विशेषता एक अनिवार्य डिज़ाइन तत्व है सरकारी दस्तावेज़, जैसे हस्ताक्षर, मोहर, पाठ, आदि।

एक निश्चित अनुक्रम में व्यवस्थित एक आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ के विवरण का एक सेट, एक दस्तावेज़ प्रपत्र कहलाता है।

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ (आदेश, अधिनियम, पत्र, आदि) का अपना विवरण सेट होता है। हालाँकि, प्रत्येक प्रणाली में दस्तावेज़ों का एकीकरण एक विशिष्ट दस्तावेज़ीकरण प्रणाली के लिए दस्तावेज़ों के लिए एक नमूना कुंजी बनाकर किया गया था और इसके आधार पर इस दस्तावेज़ प्रणाली के लिए विवरणों की इष्टतम संरचना स्थापित की गई थी, ख़ास तरह केदस्तावेज़, विशिष्ट दस्तावेज़, आदि। एक दस्तावेज़ लेआउट कुंजी एक दस्तावेज़ निर्माण मॉडल है जो एक संरचनात्मक ग्रिड के निर्माण के लिए कार्यक्षेत्र, प्रारूप, फ़ील्ड आकार, आवश्यकताओं और बुनियादी विवरणों को स्थापित करता है।

इस प्रकार, प्रत्येक एकीकृत प्रणाली में एक नमूना कुंजी होती है, जिसके आधार पर दस्तावेजों के समान रूप विकसित किए जाते हैं, दस्तावेज़ विवरण के डिजाइन के लिए समान आवश्यकताएं होती हैं। DRC को दस्तावेज़ों के एकीकृत रूपों को भी विकसित करना चाहिए जिन्हें इस प्रणाली के ढांचे के भीतर कोड सौंपे गए हैं।

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन (USORD) की एकीकृत प्रणाली किसी भी संगठन, संस्था, उद्यम में उपयोग की जाने वाली एक प्रलेखन प्रणाली है। USORD के उपयोग को GOST R 6.30-2003 द्वारा नियंत्रित किया जाता है। GOST USORD द्वारा प्रदान किए गए संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होता है (इसके बाद दस्तावेजों के रूप में संदर्भित), - संकल्प, आदेश, आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल, अधिनियम, पत्र जो प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों पर निर्णय दर्ज करते हैं, साथ ही प्रबंधन, बातचीत के मुद्दे गतिविधियों का प्रावधान और विनियमन :

• · संघीय निकाय राज्य की शक्तिरूसी संघ के विषय, रूसी संघ के विषयों सहित, जो रूसी भाषा के साथ-साथ राज्य की राष्ट्रीय भाषा के रूप में निकाय हैं स्थानीय सरकार;
• गतिविधि के प्रकार के संगठनात्मक और कानूनी रूप की परवाह किए बिना उद्यम, संगठन और उनके संघ।

यह मानक निर्दिष्ट करता है:

• सहारा की रचना;
• पंजीकरण विवरण के लिए आवश्यकताएं;
• रूपों और कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं;
• प्रजनन के साथ रूपों के उत्पादन, लेखांकन, उपयोग और भंडारण के लिए आवश्यकताएं राज्य प्रतीकरूसी संघ, रूसी संघ के विषयों के हथियारों का कोट।

प्रबंधकीय कार्यों की उत्पादकता बढ़ाने के लिए प्रबंधन दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण को कारकों में से एक माना जाना चाहिए।

दस्तावेजों का एकीकरण - यह उनके निर्माण के लिए तर्कसंगत संरचनाओं का विकल्प है, उनके रूपों की तर्कसंगत संख्या और उनके निर्माण के प्रकार की स्थापना के आधार पर दस्तावेजों को एकरूपता में लाना। यह न केवल प्रबंधन दस्तावेजों पर लागू होता है, बल्कि नई प्रणालियों पर भी लागू होता है। उदाहरण के लिए, यात्रा, हवाई और रेलवे टिकट एकीकृत हैं।

शब्द की परिभाषा " मानकीकरण"तीन मुख्य बिंदुओं की विशेषता है।

सबसे पहले, लंबे समय तक स्थापित दस्तावेज बनाने के लिए मानकीकरण, राष्ट्रव्यापी अनिवार्य मानदंड हैं। इसके अलावा, यह न केवल मानदंडों का परिचय देता है, बल्कि उनके पालन की गारंटी भी देता है।

दूसरे, यह दस्तावेज़ के गुणों और गुणों का एकीकरण है, सभी दस्तावेजों के लिए समान आकार के रूपों, नियमों, आवश्यकताओं की शुरूआत।

तीसरा, मानकीकरण केवल उन गुणों और दस्तावेजों के गुणों का समेकन और प्रसार है जिनका सबसे बड़ा कार्यात्मक औचित्य है और सबसे बड़ा प्रबंधकीय प्रभाव प्रदान करता है।

प्रबंधन प्रलेखन के एकीकरण और मानकीकरण का मुख्य लक्ष्य- दस्तावेजों की एक प्रणाली का निर्माण जो आर्थिक प्रभाव दे सके।

आर्थिक दक्षतादस्तावेजों के संकलन, उत्पादन और प्रसंस्करण, उनके स्थानांतरण, प्रसंस्करण, भंडारण और विनाश की लागत को कम करके दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण प्राप्त किया जाता है।

एकीकरण और मानकीकरण का प्रभावप्रबंधन दस्तावेज हैं अप्रत्यक्ष (प्रबंधन की गुणवत्ता में सुधार, कार्यालय उपकरण का उपयोग करने की दक्षता, वित्तीय संसाधनों के कारोबार में तेजी) और प्रत्यक्ष (श्रम लागत को कम करना (और इसलिए की लागत वेतन) दस्तावेजों के साथ काम करते समय, उनके उत्पादन के लिए सामग्री की खपत, कार्यालय उपकरण के लिए विशिष्ट पूंजी निवेश, मूल्यह्रास की लागत और कार्यालय उपकरण की मरम्मत)।

दस्तावेज़ के एकीकरण और मानकीकरण की वस्तुएं इसके रूप और इसमें शामिल विवरणों की संरचना दोनों होनी चाहिए।

एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र (UFD)- गतिविधि के इस क्षेत्र में हल किए जाने वाले कार्यों के अनुसार स्थापित विवरणों का एक सेट और एक निश्चित क्रम में सूचना वाहक पर स्थित

दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण निकट से संबंधित हैं। एकीकरण को अक्सर मानकीकरण के तरीकों में से एक माना जाता है।दस्तावेजों का एकीकरण स्वतंत्र रूप से भी किया जा सकता है। इस मामले में एकीकरण की आवश्यकताओं के कानूनी समेकन के रूप में मानकीकरणइसकी व्यावहारिक अभिव्यक्ति के तरीकों में से केवल एक होगा। एकरूपता लाने की आवश्यकता इन दो शब्दों के लिए सामान्य है। अंतर कानूनी बल और दायरे में निहित है,इसके अलावा, "एकीकरण" की अवधारणा आम है।

कानूनी बलमानक, दस्तावेजों के अनिवार्य एकीकरण के लिए आवश्यकताओं के मानकों में समावेश, केवल सर्वोत्तम समाधानों और संयोजनों के मानकों में समेकन मानकीकरण को दस्तावेजों के साथ काम को सुव्यवस्थित करने का एक प्रभावी तरीका बनाते हैं।

मानकीकरण के लक्ष्यों को प्राप्त करने की अग्रणी विधि है एकल रूप विधि,जो एक ही मैट्रिक्स में दस्तावेजों के एक निश्चित सेट के गुणों और गुणों की एकाग्रता है - एक रूप।

दस्तावेजों के विकसित एकीकृत रूपों को एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (यूडीएस) में संयोजित किया गया है।

USD - यह एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली है, जिसमें गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है।

दस्तावेजों के लागू एकीकृत रूप - गतिविधि के इस क्षेत्र में हल किए जा रहे कार्यों के अनुसार स्थापित विवरणों का एक सेट और एक निश्चित क्रम में सूचना वाहक पर स्थित है।

उद्देश्य DDD का निर्माण दस्तावेजों के रूपों की इष्टतम रचना की परिभाषा और स्थापना है।

दस्तावेज़ों के एकीकृत रूपों के अलावा, एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों में शामिल हैं:

प्रलेखन अंतरराष्ट्रीय संगठनदस्तावेजों के एकीकृत रूपों की स्थापना;

अंतरराज्यीय मानक और मार्गदर्शन दस्तावेजअंतरराज्यीय मानकीकरण पर, सीआईएस देशों के निकायों, विभागों और संगठनों द्वारा उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के रूपों के एकीकरण पर कार्य की संरचना और सामग्री की स्थापना;

बेलारूस गणराज्य के मानक और दिशानिर्देश, सभी स्तरों पर उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के रूपों के एकीकरण पर काम की संरचना और सामग्री की स्थापना आर्थिक गतिविधिऔर इन कार्यों को करने के लिए एकल प्रक्रिया प्रदान करना;

नियमों, एक विशिष्ट कार्यात्मक उद्देश्य के डीडीडी के डेवलपर्स द्वारा प्रकाशित।

गणतंत्र में वर्तमान में कई एकीकृत प्रलेखन प्रणालियाँ विकसित की जा रही हैं:

प्राथमिक लेखा दस्तावेज

रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय,

काम के लिए और सामाजिक मुद्दे, व्यापार, आदि

USD में से एक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की USORD एकीकृत प्रणाली है।

अभिलक्षणिक विशेषतासंगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन यह है कि इसकी मदद से संगठनों और उद्यमों के कार्यों को प्रबंधन के "किसी भी स्तर पर किसी भी प्रबंधकीय कार्य" के प्रदर्शन और सभी उद्योगों में प्रलेखित किया जाता है।

USORD के विकास और सुधार का उद्देश्यप्रबंधकीय निर्णय लेने की दक्षता में वृद्धि, इष्टतम जानकारी के प्रबंधन के कार्यों को सुनिश्चित करना है। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली में निर्धारित मूल सिद्धांत कई विशिष्ट प्रबंधन कार्यों की पहचान करना है जो एकल रूप के आधार पर निर्मित दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की एक निश्चित श्रृंखला का उपयोग करके कार्यान्वित किए जाते हैं। श्रृंखला के पहले दस्तावेज़ में, एक नियम के रूप में, प्रारंभिक जानकारी होती है, अंतिम - प्रबंधन निर्णय का सूत्रीकरण।

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली - मानकों का एक सेट, दस्तावेजों के परस्पर संबंधित रूप, नियम और विनियम जो सामग्री के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करते हैं, प्रबंधन समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों का निर्माण।