एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ यह न केवल प्रबंधन दस्तावेज़ों पर लागू होता है, बल्कि नई प्रणालियों पर भी लागू होता है। उदाहरण के लिए, यात्रा, हवाई और रेलवे टिकट एकीकृत हैं

प्रलेखन में सुधार के कई वर्षों के प्रयासों के परिणामस्वरूप, योजना, लेखा, वित्तीय और अन्य दस्तावेजों के 35,000 से अधिक रूपों को समेकित किया गया है। प्रबंधन प्रलेखन का अखिल रूसी वर्गीकारक(ओकेयूडी)।

प्रत्येक दस्तावेज़ को एक कोड पदनाम प्राप्त हुआ, जो एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों में से एक और इस प्रणाली के भीतर दस्तावेज़ के स्थान से संबंधित है। यह कोड पदनाम इसके अस्तित्व के अधिकार की पुष्टि करता है और अनिवार्य उपयोग के लिए स्वीकृत मानक नमूने के अनुरूप है।

ओकेयूडी के अनुसार फॉर्म कोड दस्तावेज़ के शीर्ष पर चिपकाए जाते हैं, हालांकि, सभी रूपों के लिए कोई सटीक एकल स्थान नहीं है: चूंकि फॉर्म कोड पारंपरिक रूप से सूचकांक के ऊपर पता डेटा के बाद पत्र में इंगित किया जाता है।

एकीकृत प्रबंधन प्रलेखन प्रणाली निम्न के आधार पर विकसित की जाती है:

दस्तावेज़ प्रपत्रों के निर्माण की एकरूपता; प्रत्येक प्रणाली में शामिल दस्तावेजों की सामग्री का विनियमन; डुप्लिकेट किए गए डेटा के दस्तावेज़ों से बहिष्करण, साथ ही पारंपरिक रूप से उनमें शामिल डेटा, लेकिन विशिष्ट समस्याओं को हल करने में उपयोग नहीं किया जाता है, ताकि प्रबंधकीय समस्या को हल करने की प्रक्रिया में एक बार जानकारी दर्ज की जा सके;

Ø प्रयुक्त शब्दावली की एकता और प्रतीकसंकेतकों और दस्तावेजों के निर्माण के लिए एल्गोरिदम के एकीकरण के आधार पर प्रबंधन के एक स्तर से दूसरे स्तर पर और एक प्रणाली से दूसरी प्रणाली में संक्रमण के दौरान संकेतकों की तुलना के उद्देश्य से;

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेजों के लिए विवरण और संकेतकों के सेट का निर्धारण और उनके प्रकार के एक सेट के निर्माण के लिए एकीकृत मॉडल बनाना, मशीन प्रसंस्करण और मानव धारणा दोनों के लिए उपयुक्त;

सेटिंग सामान्य नियमसभी दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के लिए सामान्य दस्तावेज़ों के विवरण को संकलित और संसाधित करना और उन मामलों में निर्दिष्ट जहां विशिष्ट विशेषताएं हैं।

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली(USD) - द्वारा बनाए गए दस्तावेजों के रूपों का एक सेट सामान्य नियमऔर गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में काम करने वाली आवश्यकताएं(प्रबंधन, वित्त, आदि)। डीडीडी की जरूरतदस्तावेजों की मात्रा को कम करने और दस्तावेजों के संकलन और प्रसंस्करण की लागत को कम करने के लिए

ü संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली (USORD);

ü प्राथमिक लेखा दस्तावेज (यूएसपीयूडी) की एकीकृत प्रणाली;

ü एकीकृत बैंकिंग प्रलेखन प्रणाली (USBD);

ü वित्तीय, लेखा और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली बजट संस्थानऔर संगठन (USFUOBD);

ü रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली (USOSD);

ü उद्यमों के लेखांकन और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली (USUOBD);

ü एकीकृत श्रम प्रलेखन प्रणाली (यूएसडीटी);

ü रूसी संघ के पेंशन कोष की एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (USDPF RF)

ü विदेशी व्यापार दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली (USVD)

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली(USD) - यह एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली है, जिसमें गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है. एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों का विकास प्रबंधन प्रक्रियाओं के स्वचालन, दस्तावेज़ बनाने, संसाधित करने और स्थानांतरित करने की प्रक्रियाओं से जुड़ा है। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली की संरचना में एक या दो राज्य मानक शामिल हैं, जिसके आधार पर दस्तावेजों के एकीकृत रूप विकसित किए जाते हैं, साथ ही शिक्षाप्रद और पाठ्य - सामग्रीउनके कार्यान्वयन और आवेदन के लिए।

दस्तावेजों के एकीकरण पर काम का परिणाम हो सकता है:

Ø अखिल रूसी एकीकृत रूप;

Ø शाखा एकीकृत प्रपत्र;

उद्यम दस्तावेजों के एकीकृत रूप।

वर्तमान में, रूस में, 30 दिसंबर, 1993 के राज्य मानक संख्या 299 के डिक्री के अनुसार, दस्तावेजों के सेट सहित प्रबंधन प्रलेखन की निम्नलिखित एकीकृत प्रणाली विकसित की गई है:

प्रत्येक एकीकृत प्रलेखन प्रणाली के लिए एक राज्य मानक विकसित किया गया है. USDD के डेवलपर संबंधित हैं मंत्रालयों (विभाग) गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में समन्वय करना. इस प्रकार, रूसी संघ के वित्त मंत्रालय लेखांकन प्रलेखन के लिए जिम्मेदार है, रूसी संघ के संघीय पुरालेख - संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए। वही मंत्रालय और विभाग एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (यूडीएस) में शामिल दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को मंजूरी देते हैं।

एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र(यूएफडी) गतिविधि के इस क्षेत्र में हल किए जाने वाले कार्यों के अनुसार स्थापित विवरणों का एक सेट है और सूचना वाहक पर एक निश्चित क्रम में स्थित है।

दस्तावेज़ सहारा - यह एक आधिकारिक दस्तावेज के डिजाइन का एक अनिवार्य तत्व है, जैसे कि हस्ताक्षर, मुहर, पाठ, आदि।

एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित एक आधिकारिक लिखित दस्तावेज के विवरण का एक सेट कहलाता है दस्तावेज़ प्रपत्र .

सभी एकीकृत प्रणालियों में विशिष्ट दस्तावेजों के लिए नमूना प्रपत्रों के सेट, आवश्यकतानुसार अद्यतन किए गए, साथ ही इन दस्तावेजों को भरने और लागू करने के लिए नियामक और कार्यप्रणाली सामग्री शामिल हैं। . दस्तावेजों के लगभग सभी एकीकृत रूपों को अनुकूलित किया गया है उदाहरण के रूप में दो उपयोग मामलों के लिए:

कंप्यूटर टेम्पलेट बनाने के लिए;

कागज पर प्रपत्रों का निर्माण उनके त्वरित हस्तलिखित भरने के लिए।

USD . में शामिल दस्तावेज़ों का आवेदन, मूल रूप से, अनिवार्य रूप से, जिम्मेदारी इसके लिए के रूप में वहन किया जाना चाहिए मंत्रालयों और विभागों के प्रमुख , तथा संघों, संगठनों और उद्यमों के प्रमुख . राज्य पर्यवेक्षणसार्वजनिक क्षेत्र में डीडीडी की आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए मानकीकरण और मेट्रोलॉजी के निकायों को सौंपा गया है, और गैर-राज्य क्षेत्र में - करने के लिए स्थानीय अधिकारी कार्यकारिणी शक्ति.

प्रत्येक एकीकृत प्रणाली के लिए एक राज्य मानक विकसित किया गया है। डीडीडी डेवलपर्स प्रासंगिक मंत्रालय (विभाग) हैं जो गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में समन्वय करते हैं: रूसी संघ के वित्त मंत्रालय - लेखांकन दस्तावेज के लिए, रूसी संघ के संघीय अभिलेखागार - संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज के लिए।

वही मंत्रालय और विभाग यूएसडी में शामिल दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को मंजूरी देते हैं। वे दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का विकास और अनुमोदन करते हैं, हमेशा अपने कंप्यूटर प्रसंस्करण की संभावना को ध्यान में रखते हुए।

दस्तावेजों के राष्ट्रीय एकीकृत रूप सभी संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में उपयोग के लिए अनिवार्य हैं, चाहे उनकी अधीनता और स्वामित्व का रूप कुछ भी हो।

परीक्षण प्रश्न

1. दस्तावेजों के एकीकरण के मुख्य लक्ष्य क्या हैं?

2. दस्तावेजों को एकीकृत करते समय क्या ध्यान रखा जाता है?

3. प्रलेखन प्रणाली से क्या अभिप्राय है?

4. दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ क्या हैं?

5. यूएसओआरडी की विशेषता क्या है?

6. एक मानक क्या है और हमारे देश में किस प्रकार के मानकों का उपयोग किया जाता है?

7. मानकीकरण पर नियामक दस्तावेजों के सेट में क्या शामिल है?

8. मानकीकरण पर नियामक दस्तावेजों को कौन विकसित और अनुमोदित करता है और कौन उनकी आवश्यकताओं के अनुपालन को नियंत्रित और पर्यवेक्षण करता है?

9. हमारे देश में DDD क्या है और आप किन DDD को जानते हैं?

10. किसी दस्तावेज़ की आवश्यकता से क्या तात्पर्य है?

12. कैसे नियामक दस्तावेज USORD के उपयोग को विनियमित किया?

दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण पर काम का परिणाम व्यक्तिगत दस्तावेजों के लिए मानक (उदाहरण के लिए, शोध कार्य पर एक रिपोर्ट) या दोनों के लिए हो सकता है ख़ास तरह केउत्पाद (उदाहरण के लिए, दीर्घकालिक भंडारण मामलों का कवर) (GOST 17914-72), और एकीकृत प्रलेखन प्रणाली।

यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (UDS) एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली है, जिसमें गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है (GOST R 51141-98)।

निम्नलिखित डीडीडी विकसित किए गए हैं और वर्तमान में प्रचालन में हैं:

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

बैंकिंग प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

बजटीय संस्थानों और संगठनों के वित्तीय, लेखा और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली;

रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

उद्यमों के लेखांकन और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

श्रम प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली; रूसी संघ के पेंशन कोष की एकीकृत प्रलेखन प्रणाली; विदेश व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली।

प्रत्येक एकीकृत प्रलेखन प्रणाली के लिए एक राज्य मानक विकसित किया गया है। डीडीडी डेवलपर्स प्रासंगिक मंत्रालय (विभाग) हैं जो गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में समन्वय करते हैं। इस प्रकार, रूसी संघ के वित्त मंत्रालय लेखांकन प्रलेखन के लिए जिम्मेदार है, रूसी संघ के संघीय पुरालेख - संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए।

वही मंत्रालय और विभाग यूएसडी में शामिल दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को मंजूरी देते हैं।

एक एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र (यूएफडी) गतिविधि के इस क्षेत्र में हल किए जा रहे कार्यों के अनुसार स्थापित विवरणों का एक सेट है और सूचना वाहक पर एक निश्चित क्रम में स्थित है।

एक दस्तावेज़ विशेषता एक अनिवार्य डिज़ाइन तत्व है सरकारी दस्तावेज़, जैसे हस्ताक्षर, मुहर, पाठ, आदि।

एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित एक आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ के विवरण के एक सेट को दस्तावेज़ रूप कहा जाता है।

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ (आदेश, अधिनियम, पत्र, आदि) का अपना विवरण सेट होता है। हालांकि, प्रत्येक सिस्टम में दस्तावेजों का एकीकरण एक विशिष्ट प्रलेखन प्रणाली के लिए एक दस्तावेज़ लेआउट कुंजी बनाकर और इसके आधार पर किसी दिए गए दस्तावेज़ीकरण प्रणाली, कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों, एक विशिष्ट दस्तावेज़ आदि के लिए विवरण का इष्टतम सेट स्थापित करके किया गया था। दस्तावेज़ लेआउट कुंजी एक "बिल्डिंग मॉडल एक दस्तावेज है जो एक संरचनात्मक ग्रिड और बुनियादी विवरण के निर्माण के लिए गुंजाइश, प्रारूप, क्षेत्र के आकार, आवश्यकताओं को स्थापित करता है।

इस प्रकार, प्रत्येक एकीकृत प्रणाली में एक नमूना कुंजी होती है, जिसके आधार पर दस्तावेजों के समान रूप विकसित किए जाते हैं, दस्तावेज़ विवरण के डिजाइन के लिए समान आवश्यकताएं होती हैं। डीडीडी को इस प्रणाली में प्रयुक्त दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को भी विकसित करना चाहिए।

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली (USORD) किसी भी संगठन, संस्था, उद्यम में उपयोग की जाने वाली एक प्रलेखन प्रणाली है।

USORD के उपयोग को GOST R 6.30-97 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" द्वारा नियंत्रित किया जाता है। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।

GOST USORD द्वारा प्रदान किए गए संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होता है (बाद में दस्तावेजों के रूप में संदर्भित), - संकल्प, आदेश, आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल, अधिनियम, पत्र जो प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों पर निर्णय रिकॉर्ड करते हैं, साथ ही प्रबंधन, बातचीत के मुद्दे गतिविधियों का प्रावधान और विनियमन:

रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संघीय सरकारी निकाय, जिसमें रूसी संघ के घटक निकाय शामिल हैं, जो रूसी भाषा के साथ-साथ राज्य की राष्ट्रीय भाषा, निकायों के रूप में हैं स्थानीय सरकार;

उद्यम, संगठन और उनके संघ, गतिविधि के प्रकार के संगठनात्मक और कानूनी रूप की परवाह किए बिना।

यह मानक निर्दिष्ट करता है:

विवरण की संरचना;

विवरण के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएं;

प्रपत्रों और कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं;

रूसी संघ के राज्य प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ रूपों के निर्माण, लेखांकन, उपयोग और भंडारण के लिए आवश्यकताएं, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के हथियारों के कोट (एम.वी. किरसानोवा, 2001; एल.ए. रुमिनिना, 2002; एन.एम. बेरेज़िना, 2007)।

विदेशों में एकीकरण और मानकीकरण पर कार्य सक्रिय रूप से किए जा रहे हैं।

कई देशों के राष्ट्रीय मानकीकरण संगठनों, विभिन्न अंतरराष्ट्रीय संगठनों द्वारा दस्तावेज़ मानकीकरण लंबे समय से किया गया है। जर्मनी, बेल्जियम, ग्रेट ब्रिटेन, नॉर्वे, स्वीडन, फिनलैंड, बुल्गारिया और अन्य देशों में राष्ट्रीय दस्तावेज़ मानक मौजूद हैं।

दस से अधिक अंतर्राष्ट्रीय संगठन दस्तावेजों के एकीकरण पर काम में भाग लेते हैं, विशेष रूप से विदेशी व्यापार दस्तावेजों में, यूरोप के आर्थिक आयोग (ईईसी) के विदेश व्यापार के विकास के लिए समिति सहित, अंतरराष्ट्रीय संगठनमानकीकरण (एनएसओ), आदि। प्रबंधन में कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों के उपयोग के संबंध में दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण की भूमिका और महत्व विशेष रूप से बढ़ गया है। संचालन

गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में राज्य द्वारा मानकों की स्थापना एक आवश्यक और इसलिए अपरिहार्य प्रक्रिया है।

एक समाज जिसके पास आवश्यक, पर्याप्त, आधुनिक: प्रकार के दस्तावेज, उनके निर्माण, प्रसंस्करण और भंडारण के साधन हैं, सभी प्रकार के संसाधनों की बचत और संचार की अधिक विकसित प्रणाली के कारण विकास के बेहतर अवसर हैं।

रूसी संघ के राष्ट्रपति के फरमान के अनुसार मानकों की स्थापना "संघीय कार्यकारी निकायों की प्रणाली और संरचना के मुद्दे" लाल रंग में। दिनांक 05/30/2008 एन 863, 17 जून, 2004 के रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा एन 294 "तकनीकी विनियमन और मेट्रोलॉजी के लिए संघीय एजेंसी पर" (27 अक्टूबर, 2004, 5 सितंबर, 2006 को संशोधित) ), को सौंपना संघीय संस्थातकनीकी विनियमन और मेट्रोलॉजी पर।

दस्तावेजों के लिए आवश्यकताओं को विनियमित किया जाता है: रूसी संघ का संविधान; रूसी संघ का नागरिक संहिता; 27 दिसंबर, 2002 के रूसी संघ का कानून एन 184-एफजेड "तकनीकी विनियमन पर"; 25 दिसंबर 2000 का संघीय संवैधानिक कानून नंबर 2-FKZ "रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर"; हेरलडीक संकेत- प्रतीक संघीय ढांचे(रूसी संघ के सशस्त्र बल, संघ के संगठन डाक सेवा, रूस के आपातकालीन स्थिति मंत्रालय, रूस के आंतरिक मामलों के मंत्रालय, आदि) देश के राष्ट्रपति के फरमानों द्वारा अनुमोदित हैं; प्रलेखन की तैयारी में ट्रेडमार्क का उपयोग कानून द्वारा निर्धारित किया जाता है "पर" ट्रेडमार्क, माल की उत्पत्ति के सेवा चिह्न और अपील" (दिनांक 23 सितंबर, 1992 संख्या 3520-1);

दस्तावेजों के साथ काम को विनियमित करने वाला सबसे संपूर्ण उद्योग-व्यापी दस्तावेज है विशिष्ट निर्देश 8 नवंबर, 2005 एन 536 के संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम पर

मॉडल निर्देश सेवाओं के संचालन के लिए सामान्य आवश्यकताओं को स्थापित करता है दस्तावेज़ समर्थनप्रबंधन, प्रबंधन गतिविधियों का प्रलेखन और संघीय कार्यकारी निकायों में दस्तावेजों के साथ काम का संगठन। मॉडल निर्देशों के प्रावधान दस्तावेजों के साथ काम के संगठन पर लागू होते हैं, मीडिया के प्रकार की परवाह किए बिना, उनकी तैयारी, पंजीकरण, लेखांकन और निष्पादन के नियंत्रण सहित, स्वचालित (कंप्यूटर) प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके किया जाता है।

1. प्रॉप्स और डॉक्यूमेंट फॉर्म की अवधारणाएँ

कानूनी अर्थों में अपेक्षित (अक्षांश "आवश्यक" से) वे डेटा हैं जिन्हें किसी अधिनियम या अन्य दस्तावेज़ में शामिल किया जाना चाहिए ताकि इसे मान्य माना जा सके।

दस्तावेजों के विवरण की संरचना; दस्तावेजों के विवरण के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएं; रूसी संघ के राज्य प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ दस्तावेज़ रूपों सहित दस्तावेज़ रूपों के लिए आवश्यकताओं को GOST R 6.30-2003 द्वारा विनियमित किया जाता है और 3 मार्च, 2003 N 65- रूस के राज्य मानक के डिक्री द्वारा लागू किया जाता है। अनुसूचित जनजाति।

GOST R 6.30-2003 दस्तावेजों में प्रयुक्त 30 प्रकार के विवरण स्थापित करता है।

उदाहरण के लिए, निम्नलिखित दस्तावेज़ विवरण का उपयोग किया जाता है: संगठन या ट्रेडमार्क का 03-प्रतीक; 05-बेसिक पंजीकरण संख्या(ओजीआरएन) एक कानूनी इकाई का; 06 - करदाता पहचान संख्या; 08 - संगठन का नाम; 10 - दस्तावेज़ के प्रकार का नाम; 11 - दस्तावेज़ की तिथि; 12 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या; 14 - संकलन का स्थान या दस्तावेज़ का प्रकाशन; 15 - पता करने वाला; 20 - दस्तावेज़ का पाठ; 22-हस्ताक्षर। दस्तावेजों के विवरण का लेआउट परिशिष्ट A से GOST R 6.30-2003 में दिया गया है।

दस्तावेज़ के प्रकार पर GOST R 6.30-2003 के अनुसार विशिष्ट विवरण का उपयोग निर्भर करता है।

यदि यह एक सामान्य रूप है, तो विवरण का उपयोग किया जाएगा: 01; 02 या 03; 08; 11; 14.

पत्र प्रपत्र विवरण का उपयोग करता है: 01; 02 या 03; 04; 05; 06; 08; 09; 11;12;13;14;15;17; 18;19;20.

एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में विवरण होता है: 01; 02 या 03; 08; 10; 14; 11; 12; ;13;18;19.

आवश्यकताएँ: 08;09;14 पर मुद्रित हैं राज्य की भाषारूसी संघ और रूसी संघ के विषय की राज्य भाषा।

कानून के उल्लंघन में विवरण के उपयोग के लिए, दायित्व स्थापित किया गया है।

"रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर" कानून का अनुच्छेद 11 रूसी संघ के हथियारों के कोट के अपमान के लिए दायित्व स्थापित करता है। सेंट में रूसी संघ के आपराधिक संहिता के 329 में एक वर्ष तक के कारावास के प्रतीक का अपमान करने का प्रावधान है।

किसी भौगोलिक वस्तु के नाम के गलत प्रयोग के लिए, प्रशासनिक जिम्मेदारीदो से तीन हजार रूबल के जुर्माने के रूप में।

2. लेआउट कुंजी, दस्तावेज़ के विवरण और उनके स्थान के लिए आवश्यकताओं को एकीकृत करने में इसके कार्य

लेआउट कुंजी - एक दस्तावेज़ प्रपत्र मॉडल जिसका उपयोग दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (ईसीई; आईएसओ आईसीपी 6422) के दस्तावेजों में दर्ज कुछ प्रविष्टियों के लिए आरक्षित स्थानों को इंगित करने के लिए किया जाता है।

आवश्यकताएँ: लेआउट कुंजी का प्रारूप अंतर्राष्ट्रीय ISO A4 प्रारूप (210 x 297 मिमी, 8 1/3 x 11 2/3 इंच) है, लेकिन इसके लिए ISO A5 प्रारूप (210 x 148 मिमी) का उपयोग करना भी संभव है। कुछ डाक प्रपत्र, और सतत टेप पर प्रपत्रों के लिए आईएसओ 2784-1974 में निर्दिष्ट समकक्ष आकारों के लिए भी। कुछ देशों में, विशेष रूप से उत्तरी अमेरिका में, प्रारूप 216 ? 280 मिमी (8 1/2 x 11 इंच)। इस मामले में, शीर्ष और बाएं हाशिये को समान रखकर संरेखण प्राप्त किया जा सकता है, ताकि दस्तावेज़ का लेआउट कागज के शीर्ष और बाएं किनारों के संबंध में एक ही स्थिति में रहे; साथ ही, दोनों प्रारूपों के लिए सामान्य छवि क्षेत्र के आयाम 183 हैं? 262 मिमी।

स्पेसिंग - लेआउट की में लाइन स्पेसिंग और कैरेक्टर स्पेसिंग (क्रमशः 1/6 इंच, या 4.24 मिमी, और 1/10 इंच, या 2.54 मिमी) लाइन स्पेसिंग और कैरेक्टर स्पेसिंग के अनुरूप होती है, जिसका उपयोग अधिकांश मशीनों में फॉर्म भरने के लिए किया जाता है। , जैसे टाइपराइटर, हाई-स्पीड कंप्यूटर प्रिंटर और अन्य स्वचालित वर्ण मुद्रण उपकरण, साथ ही ऑप्टिकल वर्ण पहचान के लिए उपकरणों में।

मार्जिन और डिजाइन सिद्धांत - छोड़े गए थे: शीर्ष मार्जिन (पकड़ने के लिए) - 10 मिमी और बाएं मार्जिन (डालने के लिए) - 20 मील। डिजाइन अंतरराष्ट्रीय मानक आईएसओ 3535-1975 "लेआउट शीट और स्ट्रक्चरल ग्रिड" पर आधारित है जो मानक कॉलम चौड़ाई का उपयोग कर स्वचालित सारणीकरण की संभावनाओं के अनुरूप है।

सामान्य प्रावधान- सामान्य तौर पर, लेआउट कुंजी की संरचना "कोशिकाओं" (मूल आयत) के सिद्धांत पर आधारित होती है। खिड़कियों के साथ लिफाफों का उपयोग करते समय डाक अधिकारियों के लिए स्वीकार्य क्षेत्र में प्राप्तकर्ताओं के पते की नियुक्ति प्रदान की जाती है। लेआउट कुंजी में शामिल अन्य डेटा तत्वों का स्थान तकनीकी, कानूनी, वाणिज्यिक, प्रशासनिक और व्यावहारिक विचारों को ध्यान में रखते हुए विभिन्न हितधारकों द्वारा परामर्श किया गया। प्रपत्र के निचले भाग में "मुफ्त उपयोग बॉक्स" का उद्देश्य व्यक्तिगत मामलों में अधिक विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करना है।

चालान लेआउट कुंजी के आधार पर प्रपत्र बनाते समय निम्नलिखित सिद्धांत लागू होते हैं:

इनवॉइस टेम्प्लेट में निर्दिष्ट डेटा तत्वों को जनरेट किए गए इनवॉइस फॉर्म पर उपयुक्त स्थान पर रखा जाना चाहिए।

इनवॉइस लेआउट कुंजी में निर्दिष्ट नहीं किए गए डेटा तत्वों को "मुफ्त उपयोग बॉक्स" में रखा जाना चाहिए।

इनवॉइस टेम्प्लेट में निर्दिष्ट डेटा तत्व, लेकिन जनरेट किए गए इनवॉइस फॉर्म में आवश्यक नहीं हैं और "फ्री यूज़ फील्ड" के समान अन्य उद्देश्यों के लिए उपयुक्त स्थान का उपयोग किया जा सकता है।

राष्ट्रीय मूल दस्तावेज वर्दी खाते में प्रदान किए गए उद्देश्य के लिए उपयोग नहीं किए गए स्थान के अन्य उपयोग की संभावना के लिए प्रदान कर सकते हैं। इस स्थान का उपयोग मूल दस्तावेज़ लिखे जाने के बाद दर्ज की गई जानकारी के लिए भी किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, यदि शीर्षक "खरीदार" की आवश्यकता नहीं है, तो उपयुक्त स्थान का उपयोग अन्य पते या किसी अन्य उद्देश्य के लिए किया जा सकता है)।

संरेखित इनवॉइस लेआउट कुंजी के डेटा फ़ील्ड पहचानकर्ता केवल उस जानकारी की प्रकृति को इंगित करते हैं जिसमें उन्हें शामिल करना है। विभिन्न क्षेत्रों के विकास में विकसित कुछ प्रथाओं को ध्यान में रखते हुए डेटा फ़ील्ड को और उप-विभाजित किया जा सकता है अंतरराष्ट्रीय दस्तावेज. उदाहरण के लिए, आप "विक्रेता" फ़ील्ड के नीचे विक्रेता के एजेंट के लिए जगह छोड़ सकते हैं; परिवहन विवरण फ़ील्ड को विभिन्न तत्वों को शामिल करने के लिए तोड़ा जा सकता है जो मार्ग, मोड और उपयोग किए जाने वाले परिवहन के साधन आदि को निर्दिष्ट करते हैं। "उत्पाद विवरण" क्षेत्र की लंबाई को बिंदीदार रेखा को ऊपर उठाकर या कम करके, जैसा उपयुक्त हो, समायोजित किया जा सकता है, ताकि क्षेत्र का आकार औसत आवश्यकताओं के अनुरूप हो।

विधायक एक हजार रूबल तक के जुर्माने के रूप में रूसी संघ के हथियारों के कोट की छवि वाले रूपों के निर्माण, उपयोग, विनाश के नियमों के उल्लंघन के लिए प्रशासनिक दायित्व स्थापित करता है, संहिता के अनुच्छेद 19.10 रूसी संघ के प्रशासनिक अपराध।

3. विधायी और नियामक कृत्यों में दस्तावेजों के दस्तावेज, तैयारी और निष्पादन के मुद्दे

वर्तमान में, रूसी संघ में प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन के लिए एक नियामक और पद्धतिगत आधार है, जिसमें शामिल हैं: कानून; राज्य मानक; नियामक कानूनी कार्य; विधिवत दस्तावेज; संगठन की वर्तमान गतिविधियों के साथ-साथ कार्यालय कार्य सेवा की गतिविधियों में दस्तावेज़ बनाने, प्रसंस्करण, भंडारण और उपयोग करने की तकनीक को विनियमित करना: इसकी संरचना, कार्य, स्टाफिंग, तकनीकी समर्थनऔर कुछ अन्य पहलू।

प्रबंधन के लिए दस्तावेजी समर्थन की प्रणाली में शामिल नियामक कृत्यों को उन विषयों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है जो उन्हें स्वीकार करते हैं:

1) कानूनी कार्यराज्य सत्ता और प्रशासन के सर्वोच्च निकायों द्वारा प्रकाशित;

2) संघीय कार्यकारी निकायों द्वारा जारी किए गए कानूनी कार्य: मंत्रालय, समितियां, उद्योग-व्यापी और विभागीय चरित्र दोनों के विभाग;

3) रूसी संघ के घटक संस्थाओं और उनके क्षेत्रीय संस्थाओं के विधायी और कार्यकारी अधिकारियों द्वारा जारी कानूनी कार्य, कार्यालय के काम के मुद्दों को विनियमित करना;

4) एक नियामक और शिक्षाप्रद प्रकृति के कानूनी कार्य, साथ ही साथ उद्यमों और संगठनों के प्रबंधन द्वारा प्रकाशित प्रबंधन के प्रलेखन समर्थन पर पद्धति संबंधी दस्तावेज।

रूसी संघ के नियामक कृत्यों और रूसी संघ के घटक संस्थाओं ने सूचना के दस्तावेजीकरण के लिए बुनियादी नियमों, कुछ प्रकार के प्रलेखन के लिए आवश्यकताओं और प्रबंधन दस्तावेजों के कई रूपों को मंजूरी दी। विशिष्ट प्रबंधन स्थितियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ स्वीकृत नमूनों के अनुसार बनाए जाते हैं - मानक और अनुकरणीय रूप या, यदि ऐसे प्रपत्र स्वीकार नहीं किए जाते हैं, तो प्रसंस्करण दस्तावेज़ों के नियमों के आधार पर। दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएं एक सार्वभौमिक प्रकृति की हो सकती हैं या केवल कुछ प्रकार के दस्तावेजों, उनके रूपों, रूपों, विवरणों पर लागू हो सकती हैं।

सामान्य आवश्यकताएँप्रलेखन की संरचना और इसके निष्पादन में रूसी संघ का संविधान, रूसी संघ के कानून शामिल हैं जो राज्य अधिकारियों और स्थानीय सरकारों, वाणिज्यिक और गैर-लाभकारी संगठनों की गतिविधियों के लिए प्रक्रिया स्थापित करते हैं (27 जुलाई, 2006 का संघीय कानून एन 149-ФЗ "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर", संघीय संवैधानिक कानून "रूसी संघ की सरकार पर", संघीय कानून "विधान के आयोजन के सामान्य सिद्धांतों पर (प्रतिनिधि) और कार्यकारी निकायरूसी संघ के विषयों की राज्य शक्ति", संघीय कानून "रूसी संघ में स्थानीय स्वशासन के संगठन के सामान्य सिद्धांतों पर", सिविल संहितारूसी संघ, संघीय कानून: "ओन संयुक्त स्टॉक कंपनियों", "सीमित देयता कंपनियों पर", "चालू" गैर - सरकारी संगठन" और आदि।)।

कानून में ऐसे नियम शामिल हैं जो पंजीकरण के नियमों को परिभाषित करते हैं विभिन्न समूहदस्तावेज। तो, समापन, बदलने और समाप्त करने के लिए बुनियादी नियम नागरिक कानून अनुबंध, साथ ही साथ उनका डिज़ाइन रूसी संघ के नागरिक संहिता में निर्धारित किया गया है। कर्मियों पर कई दस्तावेजों का निष्पादन 5 जनवरी, 2005 नंबर 1 की रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के डिक्री द्वारा नियंत्रित किया जाता है, जिसने श्रम और उसके भुगतान के लिए लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज के एकीकृत रूपों को मंजूरी दी।

विभिन्न स्तरों पर विनियम दस्तावेजों के व्यक्तिगत विवरण के निष्पादन के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करते हैं। इस प्रकार, संघीय कानून में दस्तावेज़ रूपों के निर्माण में आधिकारिक प्रतीकों के उपयोग के नियम शामिल हैं। रूसी संघ के राज्य प्रतीक को 25 दिसंबर, 2000 के संघीय संवैधानिक कानून नंबर 2-एफकेजेड "रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर" के अनुसार दस्तावेजों पर दर्शाया गया है; टिकटों का उपयोग 27 दिसंबर, 1995 की सरकारी डिक्री संख्या 1268 द्वारा नियंत्रित किया जाता है। हेराल्डिक संकेत - संघीय संरचनाओं के प्रतीक (रूसी संघ के सशस्त्र बल, संघीय डाक संगठन, रूसी आपात मंत्रालय, आंतरिक मामलों के रूसी मंत्रालय, आदि) ।) देश के राष्ट्रपति के फरमानों द्वारा अनुमोदित होते हैं और दस्तावेजों को संसाधित करते समय उपयोग किए जाते हैं। दस्तावेज़ीकरण की तैयारी में ट्रेडमार्क का उपयोग "माल की उत्पत्ति के ट्रेडमार्क, सेवा चिह्नों और अपीलों पर" कानून द्वारा निर्धारित किया जाता है (संख्या 3520-1 दिनांक 23 सितंबर 1992)। रूसी संघ के घटक संस्थाओं के कानून में लेटरहेड और मुहरों पर उनके प्रतीकों को चित्रित करने के नियम भी हैं।

कानून में कार्यालय के काम में भाषा के उपयोग को नियंत्रित करने वाले नियम शामिल हैं। इस क्षेत्र में मुख्य नियामक अधिनियम 25 अक्टूबर, 1991 संख्या 1807-1 "रूसी संघ के लोगों की भाषाओं पर" (24 जुलाई, 1998 को संशोधित) के रूसी संघ का कानून है।

जिस भाषा में संघीय सरकारी निकायों में बिल बनाना रूसी है, कला का पैरा 3। 11. कार्यालय के काम की आधिकारिक भाषा रूसी है और यदि आवश्यक हो, तो विषय की भाषा, साथ ही, यदि आवश्यक हो, तो विषय के क्षेत्र में घनी आबादी वाले लोगों की भाषा, कला।

संचार, परिवहन, कानूनी कार्यवाही, नोटरी और अन्य जैसे क्षेत्रों में रिकॉर्ड रखने के संबंध में इसके प्रावधान अन्य कानूनों में निर्दिष्ट हैं।

नियम व्यक्तिगत नाम लिखने की आवश्यकताओं को निर्धारित करते हैं, उदाहरण के लिए: भौगोलिक नाम (18 दिसंबर, 1997 का संघीय कानून नंबर 152-FZ "नामों पर" भौगोलिक वस्तुएं"); संगठनों के नामों में "रूस", "रूसी संघ" नाम (7 दिसंबर, 1996 संख्या 1463 के रूसी संघ की सरकार का फरमान); ब्रांड के नाम(रूसी संघ का नागरिक संहिता और विभिन्न संगठनात्मक और कानूनी रूपों के संगठनों की गतिविधियों को विनियमित करने वाले संघीय कानून), आदि।

प्रबंधन में कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों के उपयोग के विस्तार से कार्यालय के काम के लिए नियामक ढांचे के उस हिस्से के महत्व में वृद्धि हुई है जो सूचनाकरण पर कानून, स्वचालित सूचना प्रणाली और दूरसंचार के उपयोग से जुड़ा है। कार्यालय के काम का स्वचालन "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर, दिनांक 27 जुलाई, 2006 एन 149-एफजेड" कानूनों के अनुसार किया जाता है। कानूनी सुरक्षाइलेक्ट्रॉनिक के लिए कार्यक्रम कंप्यूटरऔर डेटाबेस" 23 सितंबर, 1992 नंबर 3523-1। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के उपयोग के नए अवसर 10 जनवरी, 2002 के संघीय कानून नंबर 1-FZ "इलेक्ट्रॉनिक पर" द्वारा खोले गए हैं। अंगुली का हस्ताक्षर"। यह विनिमय प्रक्रियाओं में इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग के लिए कानूनी शर्तों को परिभाषित करता है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, जिसके अधीन इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर को कानूनी रूप से किसी व्यक्ति के हस्तलिखित हस्ताक्षर के समकक्ष माना जाता है।

डाक संचार और दूरसंचार के क्षेत्र में विनियमों में प्रलेखन मुद्दे परिलक्षित होते हैं। संचार के क्षेत्र में गतिविधियों का कानूनी आधार 16 फरवरी, 1995 नंबर 15-FZ "ऑन कम्युनिकेशंस" के संघीय कानून द्वारा स्थापित किया गया है। डाक और दूरसंचार नेटवर्क के माध्यम से प्रेषित लिखित पत्राचार और संदेशों की आवश्यकताएं यूनिवर्सल पोस्टल यूनियन और अंतर्राष्ट्रीय दूरसंचार संघ के निर्णयों के अनुसार निर्धारित की जाती हैं।

प्रलेखन की तैयारी और निष्पादन के लिए नियामक ढांचे का एक महत्वपूर्ण हिस्सा संघीय कार्यकारी अधिकारियों द्वारा जारी किए गए एक अंतर-विभागीय और विभागीय प्रकृति के नियामक कानूनी कार्य हैं।

प्रलेखन, प्रारूपण, विधायी और नियामक कृत्यों के निष्पादन को विनियमित करने वाला मुख्य दस्तावेज 8 नवंबर, 2005 एन 536 के संघीय कार्यकारी निकायों में कागजी कार्रवाई के लिए मानक निर्देश है।

निर्देश विभिन्न स्तरों के संघीय अधिकारियों के शुरू किए गए फरमानों, प्रस्तावों, आदेशों के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करता है: विवरण और उनका स्थान; फ़ॉन्ट आकार; पंक्ति रिक्ति; पृष्ठ संख्या; क्षेत्र के आकार; आवेदन के लिए आवश्यकताएं, दस्तावेजों के प्रकाशन की आवश्यकता, एक नियम के रूप में, एक लेटरहेड पर।

इसमें तैयार किए जा रहे मसौदे में संशोधित नियामक कृत्यों के पाठ को शामिल करने की एक महत्वपूर्ण आवश्यकता है।

रूसी संघ के राष्ट्रपति और रूसी संघ की सरकार के अधीनस्थ संघीय कार्यकारी निकाय भी संघीय कार्यकारी अधिकारियों के नियामक कानूनी कृत्यों की तैयारी के लिए नियमों द्वारा निर्देशित होते हैं और उनके राज्य पंजीकरण, 13 अगस्त, 1997 एन 1009 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 1997, एन 33,

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज तैयार करते समय संघीय प्राधिकरणकार्यकारी अधिकारियों को GOST R 6.30-2003 द्वारा निर्देशित किया जाता है "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ"

4. दस्तावेजों का एकीकरण। इंट्रास्पेसिफिक एकीकरण

व्यापक सैद्धांतिक अर्थों में एकीकरण को आमतौर पर किसी भी जटिल या प्रणाली को बनाने वाली वस्तुओं में तत्वों की संख्या में इष्टतम कमी के रूप में समझा जाता है।

प्रबंधन प्रलेखन के एकीकरण का मुख्य लक्ष्य दस्तावेजों की एक प्रणाली का निर्माण है जो एक आर्थिक प्रभाव दे सकता है। एकीकृत दस्तावेजों का उपयोग एक ही समय में प्रबंधकीय कार्य में रचनात्मक तत्वों के विकास और इसकी संस्कृति के सुधार को बढ़ावा देना चाहिए।

दस्तावेजों का एकीकरण उपयोग किए गए दस्तावेजों की संख्या को कम करने, उनके रूपों को टाइप करने, गुणवत्ता में सुधार करने, उनके प्रसंस्करण की जटिलता को कम करने, समान और संबंधित प्रबंधन कार्यों के लिए विभिन्न प्रलेखन प्रणालियों की सूचना संगतता प्राप्त करने और कंप्यूटर के अधिक कुशल उपयोग के लिए किया जाता है। तकनीकी।

दस्तावेजों का एकीकरण उनके निर्माण के लिए तर्कसंगत संरचनाओं का विकल्प है, उनके रूपों की तर्कसंगत संख्या और उनके निर्माण के प्रकार की स्थापना के आधार पर दस्तावेजों को एकरूपता में लाना। यह न केवल पर लागू होता है प्रबंधन दस्तावेजलेकिन नई प्रणालियों के लिए भी। उदाहरण के लिए, यात्रा, हवाई और रेलवे टिकट एकीकृत हैं। दस्तावेजों के एकीकरण के मुख्य सिद्धांत हैं: - सामान्य से विशेष में एकीकरण। इसमें एक विशिष्ट प्रलेखन प्रणाली के लिए दस्तावेजों का एक नमूना रूप बनाना और इसके आधार पर इस प्रलेखन प्रणाली के विवरण की संरचना, कुछ प्रकार के दस्तावेज, एक विशिष्ट दस्तावेज, आदि स्थापित करना शामिल है; - उनके लिए दस्तावेज़ रूपों और नियमों की एकरूपता निर्माण, संकलन, निष्पादन। यह दस्तावेजों की अधिकतम टाइपिंग और स्टेंसिलिंग, दस्तावेज़ के क्षेत्र में डेटा के स्थान का एकीकरण, प्रौद्योगिकियों के विकास और सशर्त संक्षिप्तीकरण द्वारा प्रदान किया जाता है; - एकीकरण की जटिलता।

ग्रंथों को एकीकृत करने के 3 तरीके हैं: स्टैंसिल, प्रश्नावली और तालिका। एक स्टैंसिल लगातार जानकारी को लिंक किए गए टेक्स्ट के रूप में कैप्चर करने का एक तरीका है, जिसमें चर जानकारी के लिए रिक्त स्थान होते हैं। एक स्टैंसिल के रूप में, कई ऑर्डर, स्टेटमेंट बनाए जाते हैं। प्रश्नावली एक एकीकृत पाठ प्रस्तुत करने की एक विधि है, जिसमें निरंतर जानकारी शीट के बाईं ओर स्थित होती है, और चर को शीट के दाईं ओर संकलित करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ में दर्ज किया जाता है। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली में, प्रवेश, स्थानांतरण, बर्खास्तगी के आदेश प्रश्नावली विधि द्वारा तैयार किए जाते हैं; कार्मिक रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोट. प्रश्नावली के लाभ: दस्तावेज़ तैयार करना सरल है, टंकण कार्य की सुविधा है; जानकारी की प्रतिलिपि बनाने के लिए पूर्वापेक्षाएँ बनाई गई हैं। एक तालिका एक निश्चित सिद्धांत के अनुसार व्यवस्थित एक टूटा हुआ पाठ है: निरंतर जानकारी कॉलम और साइडबार के शीर्षकों में स्थित होती है, और चर संबंधित कॉलम और लाइनों के चौराहे पर स्थित होता है। इसकी एक बड़ी सूचना क्षमता है, जिससे आप सख्ती से वर्गीकृत कर सकते हैं, सूचनाओं को एन्कोड कर सकते हैं और डेटा को आसानी से सारांशित कर सकते हैं। हालाँकि, यह टाइपस्क्रिप्ट में अधिक जटिल है। सारणीबद्ध रूप में, OSA के लिए DDD प्रस्तुत करता है: स्टाफ, छुट्टी अनुसूची, कर्मियों के आदेश। प्रबंधन दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण का प्रभाव अप्रत्यक्ष हो सकता है (प्रबंधन की गुणवत्ता में सुधार, कार्यालय उपकरण का उपयोग करने की दक्षता, वित्तीय संसाधनों के कारोबार में तेजी लाना) और प्रत्यक्ष (श्रम लागत को कम करना (और, परिणामस्वरूप, की लागत) वेतन) दस्तावेजों के साथ काम करते समय, उनके उत्पादन के लिए सामग्री की खपत, कार्यालय उपकरण के लिए विशिष्ट पूंजी निवेश, कार्यालय उपकरण के मूल्यह्रास और मरम्मत की लागत)।

5. दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण का विकास

अंतर्राष्ट्रीय व्यापार प्रक्रियाओं की सुविधा पर कार्य करने वाली पार्टी, वाणिज्यिक खातों के सामंजस्य की आवश्यकता को पहचानते हुए, अपने कार्य कार्यक्रम में अंतर्राष्ट्रीय व्यापार के लिए एक एकीकृत खाते की तैयारी को शामिल करती है। मूल उद्देश्य एक दस्तावेज विकसित करना था जिसका उपयोग सभी वाणिज्यिक और प्रशासनिक उद्देश्यों के लिए किया जा सकता था, एक प्रस्ताव जिसे गैर-टैरिफ उपायों (आयात दस्तावेज) पर गैट वर्किंग ग्रुप द्वारा जांचा गया था, जिसे टैरिफ वार्ता के टोक्यो दौर के दौरान स्थापित किया गया था। इस कार्य समूह के साथ परामर्श करने के बाद, यह निष्कर्ष निकाला गया कि वाणिज्यिक और प्रशासनिक आवश्यकताओं के पूरे सेट को एक दस्तावेज़ में संतोषजनक ढंग से जोड़ना संभव नहीं था। इसलिए, यह सहमति हुई थी कि ईसीई वर्किंग पार्टी एक वाणिज्यिक चालान तैयार करेगी जो, जहां तक ​​संभव हो, उन प्रशासनिक आवश्यकताओं को ध्यान में रखेगी जिनके लिए चालान में निहित जानकारी का उपयोग किया जा सकता है। आयात निकासी और संकलन के लिए सीमा शुल्क आवश्यकताओं को निर्धारित करने के कार्य के संबंध में नमूना टाइप करेंसीमा शुल्क घोषणा (आयात करते समय) के लिए, यह नोट किया गया था कि सीमा शुल्क सहयोग परिषद ने इस मुद्दे से निपटा, विशेष रूप से अनुलग्नक बी.1 "घरेलू खपत के लिए सीमा शुल्क निकासी" को सरलीकरण और सामंजस्य पर सीमा शुल्क सम्मेलन में अपनाने के संबंध में। सीमा शुल्क प्रक्रियाओं का (क्योटो, 1973।)।

अनुशंसित मानकीकृत चालान लेआउट कुंजी तैयार करने में, मानकीकृत वाणिज्यिक चालान के उपयोग के माध्यम से कई उद्योगों में प्राप्त परिणामों को ध्यान में रखा गया, साथ ही उपयोग करने की संभावना को भी ध्यान में रखा गया। इस तरहसरकारी एजेंसियों द्वारा आवश्यक कुछ प्रशासनिक दस्तावेजों को बदलने या पूरक करने के लिए खाते। स्वचालित डेटा प्रोसेसिंग और ट्रांसमिशन तकनीकों के उपयोग में प्रगति के साथ-साथ कई मामलों में जहां दस्तावेजों को संयुक्त राष्ट्र लेआउट कुंजी (यूएनएलसी) के साथ सीधे या सामंजस्यपूर्ण राष्ट्रीय दस्तावेज़ श्रृंखला या मानकों के माध्यम से संरेखित किया गया है। तथ्य यह है कि संयुक्त राष्ट्र लेआउट कुंजी को पहले से ही कई देशों और संगठनों द्वारा अपनाया जा चुका है, इस लेआउट कुंजी के आधार पर एक टेम्पलेट चालान के विकास को सही ठहराता है। यह माना गया कि वाणिज्यिक और प्रशासनिक मंडलों की अत्यंत विविध आवश्यकताओं को देखते हुए मॉडल खाता आवेदन में बहुत लचीला होना चाहिए, लेकिन साथ ही सूचना के ऐसे बुनियादी तत्वों की सामग्री और व्यवस्था में सामंजस्य स्थापित करने की आवश्यकता है, जो अंतरराष्ट्रीय व्यापार में लेनदेन के लिए हमेशा अनिवार्य होते हैं। इस दस्तावेज़ में पुन: प्रस्तुत की गई आधिकारिक सिफारिश मूल रूप से 1975 में अपनाई गई थी; वर्तमान, दूसरा संस्करण 1983 में संरेखित चालान लेआउट कुंजी के संदर्भ में प्रासंगिक शब्दावली और जानकारी में कुछ संशोधनों के साथ अपनाया गया था।

यह देखते हुए कि विभिन्न वाणिज्यिक दस्तावेजखाते से संबद्ध और विक्रेता की पूर्व-व्यापार प्रक्रियाओं में उपयोग किया जाता है (जैसे ऑफ़र, ऑर्डर पुष्टिकरण, शिपिंग नोटिस, आदि) इनवॉइस के डेटा सामग्री में समान हैं, ईसीई वर्किंग पार्टी की राय थी कि इन्हें विकसित करने के लिए विस्तृत दिशानिर्देश डेरिवेटिव दस्तावेज़ों को संरेखित इनवॉइस लेआउट कुंजी के लिए अनुशंसा में शामिल किया जा सकता है। हालांकि, संयुक्त राष्ट्र यूनिफ़ॉर्म ट्रेड दस्तावेज़ प्रणाली की संरचना के गहन अध्ययन में, कुछ समय के लिए संयुक्त राष्ट्र लेआउट कुंजी जारी करना बेहतर समझा गया, संरेखित खाता लेआउट कुंजी पर अनुशंसा का यह दूसरा संस्करण और इसके लिए दिशानिर्देश तीन अलग-अलग प्रकाशनों के रूप में संयुक्त राष्ट्र लेआउट कुंजी का उपयोग। अंतिम लक्ष्यइन तीन प्रकाशनों को एक व्यापक संदर्भ मार्गदर्शिका में शामिल करना है।

एकल-प्रविष्टि विधि या अन्य स्वचालित माध्यमों द्वारा वाणिज्यिक चालानों के संकलन के संबंध में, यह याद किया जाना चाहिए कि मई 1979 में सीमा शुल्क सहयोग परिषद ने एक सिफारिश को अपनाया था कि सीमा शुल्क प्रशासन को "किसी भी विधि द्वारा संकलित वाणिज्यिक चालान स्वीकार करना चाहिए, उदाहरण के लिए , एकल-प्रविष्टि पद्धति द्वारा, जहां माल की निकासी के संबंध में एक वाणिज्यिक चालान जमा करना आवश्यक है" और "सीमा शुल्क घोषणा के समर्थन में प्रस्तुत वाणिज्यिक चालानों पर सीमा शुल्क उद्देश्यों के लिए हस्ताक्षर की आवश्यकता से बचना"। इसके अलावा, 1981 में अंतर्राष्ट्रीय व्यापार प्रक्रियाओं की सुविधा पर वर्किंग पार्टी द्वारा अपनाई गई सिफारिश संख्या 18 में सरलीकरण उपाय 4.1 शामिल है, जो आयातकों से संबंधित है और जो सिफारिश करता है कि वे "अपने बैंकों को सूचित करें कि वे एक- समय प्रवेश विधि"।

6. दस्तावेजों के लिए आधुनिक राज्य मानक। peculiarities संगठनात्मक और प्रशासनिकदस्तावेजों

दस्तावेजों के प्रसंस्करण के नियम मानकों और अन्य मानकीकरण दस्तावेजों में तय किए गए हैं। GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। पंजीकरण आवश्यकताओं" की शुरूआत विकास के एक नए चरण की शुरुआत के साथ हुई।

27 दिसंबर 2002 का संघीय कानून नंबर 184-एफजेड "तकनीकी विनियमन पर"। GOST R 6.30-2003 के प्रावधानों को इस तथ्य के आधार पर माना जाना चाहिए कि इसे 10 जून, 1993 के रूसी संघ के कानून के आधार पर विकसित और अपनाया गया था। 5154-1 "मानकीकरण पर", 1 जुलाई को रद्द कर दिया गया था। , 2003, और मानकीकरण के नए दृष्टिकोणों के तहत मान्य है।

संघीय कानून "तकनीकी विनियमन पर" के अनुसार, मुख्य स्रोत अनिवार्य जरूरतेंइस्पात उत्पादों और प्रक्रियाओं के लिए तकनीकी विनियम. कानून में मानकीकरण उत्पादन और संचलन के क्षेत्र में सुव्यवस्था प्राप्त करने के उद्देश्य से उनके स्वैच्छिक बहु उपयोग के उद्देश्य से नियमों और विशेषताओं को स्थापित करने की गतिविधि को संदर्भित करता है। मानकीकरण के लक्ष्यों में से एक तकनीकी और सूचना संगतता प्राप्त करना है। स्वीकृति के साथ संघीय कानून"तकनीकी विनियमन पर" ने "मानक" की अवधारणा की बहुत व्याख्या को बदल दिया है। यदि पहले एक मानक को एक मानक दस्तावेज (GOST R 1.12-99) के रूप में समझा जाता था, तो अब कानून ने मानकों के स्वैच्छिक आवेदन के सिद्धांत को तय कर दिया है।

मानकीकरण पर मानक दस्तावेज निर्माण, प्रस्तुति और डिजाइन के लिए आवश्यकताओं को निर्धारित करते हैं विभिन्न प्रकारदस्तावेज़ीकरण, दस्तावेज़ों का एकीकरण और एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों का अनुप्रयोग; तकनीकी, आर्थिक और के क्लासिफायरियर का निर्माण और उपयोग सामाजिक जानकारी; प्रबंधन के क्षेत्र में सूचना प्रक्रियाओं का स्वचालन, तकनीकी साधनसूचना प्रक्रम; दस्तावेजों के साथ काम करने के क्षेत्र में इस्तेमाल की जाने वाली शब्दावली।

सूचना समर्थन के महत्वपूर्ण साधन तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक सूचनाओं के वर्गीकरण के साथ-साथ दस्तावेजों के एकीकृत रूप हैं। कार्यप्रणाली और संगठनात्मक आधारसूचना के वर्गीकरण और कोडिंग पर काम करना, तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक सूचना (ESKK) और एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (UDD) के वर्गीकरण और कोडिंग के लिए एकीकृत प्रणाली के मानकों में प्रलेखन का एकीकरण स्थापित किया गया है। ईएसकेके एक ऐसी प्रणाली है जिसमें शामिल हैं: तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के सभी रूसी वर्गीकरण, साथ ही सभी रूसी क्लासिफायर के विकास, रखरखाव और उपयोग को नियंत्रित करने वाले नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेज।

सामाजिक-आर्थिक क्षेत्र में अखिल रूसी क्लासिफायरियर को विकसित करने, अपनाने, लागू करने, बनाए रखने और लागू करने की प्रक्रिया रूसी संघ की सरकार द्वारा स्थापित की गई है।

DDD में दस्तावेजों के परस्पर एकीकृत रूपों का एक सेट होता है जो कुछ प्रकार की आर्थिक गतिविधियों में डेटा की एक प्रलेखित प्रस्तुति प्रदान करता है; उनके आचरण के साधन; उनके विकास, रखरखाव और अनुप्रयोग के लिए नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेज। DDD की आवश्यकताएं "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" श्रृंखला के मानकों में निर्धारित की गई हैं। राज्य मानकों ने कार्यालय के काम और अभिलेखागार (GOST R 51141-98) के क्षेत्र में शब्दावली तय की, उपभोक्ता कागज प्रारूपों (GOST 9327-60) के लिए स्थापित आवश्यकताएं। आधिकारिक मुहरों की आवश्यकताएं GOST R 51511-2001 में स्थापित की गई हैं। मानकों का परिसर "सूचना प्रौद्योगिकी" स्वचालित सूचना प्रणाली (GOST 34.201-89; GOST 34.602-89; GOST 34.003-90, आदि), सूचना सुरक्षा और इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर (GOST R 34.10-) के उपयोग के कई मुद्दों को नियंत्रित करता है। 2001, गोस्ट आर 34.11-94, आदि)।

सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणालियों में दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को व्यवस्थित करने का आधार प्रबंधन दस्तावेजों (ओकेयूडी) का अखिल रूसी वर्गीकरण है, जिसे 30 जनवरी, 1993 नंबर 299 के रूस के राज्य मानक के डिक्री द्वारा अपनाया और लागू किया गया है। नव विकसित दस्तावेजों के एकीकृत रूप ओकेयूडी में शामिल करके पंजीकरण के अधीन हैं। OKUD के अनुभाग विभिन्न दक्षता और पूर्णता के साथ संचालित होते हैं। ओकेयूडी में निर्दिष्ट दस्तावेजों के रूप दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के एल्बम में दिए गए हैं।

किसी संगठन में दस्तावेजों के निष्पादन को नियंत्रित करने वाले नियमों की तैयारी मानक के आधार पर लागू कानून के अनुसार की जाती है और अनुकरणीय निर्देश, नियम, एकीकृत रूप और अन्य मानक और कार्यप्रणाली विकास, संगठन में विकसित कार्यालय कार्य प्रणाली की ख़ासियत को ध्यान में रखते हुए। एक संगठन में प्रबंधन प्रलेखन की तैयारी और निष्पादन की प्रक्रिया इस तरह के नियामक कृत्यों में तय की जा सकती है: "कार्यालय के काम के लिए निर्देश", "विनियम", "दस्तावेजों के प्रसंस्करण के नियम", "दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिका", " प्रपत्रों का एल्बम", "दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का एल्बम"। इन विनियमों की संरचना और सामग्री और उनके बीच कार्यालय कार्य पर प्रावधानों के वितरण के आधार पर, संगठन सूचीबद्ध नियमों के पूरे परिसर या उनमें से कुछ को अपना सकता है। वर्गों की संख्या, शीर्षक और अनुक्रम, विस्तार की डिग्री, उदाहरणों की प्रकृति, अनुप्रयोगों की संरचना उनके डेवलपर्स द्वारा निर्धारित की जाती है।

निष्कर्ष

सभी माने जाने वाले नियामक कृत्यों का उद्देश्य स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रणालियों का उपयोग करके एक एकीकृत प्रणाली बनाना है, जिस क्षण से उन्हें भंडारण के लिए संग्रहीत किया जा रहा है। सभी प्रकार के संसाधनों को बचाने और दस्तावेजों को लागू करने वाले विषयों के बीच बातचीत में सुधार करने के लिए। और ट्रेडमार्क, भौगोलिक नाम और सूचना के उपयोग के संबंध में अन्य बिंदुओं के मामले में उनके व्यावसायिक हितों की रक्षा करने के लिए भी।

शब्द "दस्तावेजों का एकीकरण" का अर्थ है प्रतिष्ठान रचना और रूपों की एकरूपता एक ही प्रकार के प्रबंधन कार्यों को ठीक करने वाले प्रबंधन दस्तावेज।

एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (यूडीएस) -यह एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली है, जिसमें गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र (GOST-98) में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है।

एकीकरण के क्रम में किया जाता है:

संगठन की गतिविधियों में प्रयुक्त दस्तावेजों की अनुचित संख्या को कम करना;

· उनके रूपों का प्रकार (संरचना, भाषा निर्माण);

दस्तावेजों की तैयारी और प्रसंस्करण, उनके लेखांकन और भंडारण के लिए लागत (श्रम, सामग्री, समय) में कमी;

· प्रलेखन की विभिन्न प्रणालियों की सूचना संगतता की उपलब्धि।

मानकीकरणसभी इच्छुक पार्टियों की भागीदारी के साथ एक निश्चित क्षेत्र में गतिविधियों को सुव्यवस्थित करने के उद्देश्य से नियमों को स्थापित करने और लागू करने की प्रक्रिया है। प्रलेखन का मानकीकरण एकीकरण के परिणामों के कानूनी समेकन का एक रूप है।

एकीकरण और मानकीकरण का मुख्य लक्ष्य ऐसी प्रलेखन प्रणालियों का निर्माण है, जिनका उपयोग लागत प्रभावी है, बढ़ जाएगा आम संस्कृतिप्रबंधन से प्रबंधकीय कार्य के रचनात्मक तत्वों के लिए समय में वृद्धि होगी।

दस्तावेज़ीकरण में सुधार के लिए एकीकरण और मानकीकरण मुख्य दिशाएँ हैं, जिससे प्रबंधन दस्तावेज़ बनाने की लागत में कमी आती है।

वस्तुओंप्रबंधन गतिविधियों में एकीकरण और मानकीकरण हैं:

ए) प्रबंधन जानकारी के साथ काम करते समय उपयोग की जाने वाली शर्तें और परिभाषाएं (उदाहरण के लिए, GOST "कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएं");

बी) संस्थानों, संगठनों, उद्यमों के संगठनात्मक ढांचे (उदाहरण के लिए, सार्वजनिक अधिकारियों और प्रशासन के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता - ओकेओजीयू);

ग) प्रबंधकीय कार्यों के वर्गीकरणकर्ता;

डी) प्रबंधन दस्तावेज (ओकेयूडी)।

एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (यूडीएस)
शामिल:

Ú प्रलेखन के लिए राज्य मानक जो विभिन्न कार्यात्मक उद्देश्यों के लिए दस्तावेजों के रूपों के एकीकरण पर काम की संरचना और सामग्री स्थापित करते हैं;

Ú तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी (ओके टीईएसआई) के अखिल रूसी क्लासिफायरियर, एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों में निहित डेटा की एकीकृत स्वचालित प्रसंस्करण प्रदान करते हैं;

Ú दस्तावेजों के एकीकृत रूप (समय पत्रक और दस्तावेज़ रूपों का एल्बम)।

रिकॉर्ड प्रबंधन के ढांचे के भीतर लागू की गई कई प्रक्रियाओं को राज्य द्वारा स्थापित समान आवश्यकताओं के अनुसार पूरा किया जाना चाहिए और अंतरराष्ट्रीय मानक. प्रलेखन के क्षेत्र में मानकीकरण इसके प्रसंस्करण के लिए सूचना वाहक और प्रौद्योगिकियों की तकनीकी और सूचना संगतता की समस्याओं को हल करता है।

वर्तमान में, रूसी संघ की राज्य मानकीकरण प्रणाली की नींव 27 दिसंबर, 2002 के संघीय कानून "तकनीकी विनियमन पर" और "रूसी संघ में मानकीकरण" प्रणाली के मानकों के समूह (GOST 2004-2005) द्वारा स्थापित की गई है। ) मानकों को अंतरराष्ट्रीय - आईएसओ, अंतरराज्यीय, राष्ट्रीय - गोस्ट आर, उद्योग - ओएसटी, संगठनों के मानकों - सीओ में विभाजित किया गया है। 2005 से इसे बनाया गया है नई प्रणालीसंघीय कानून "तकनीकी विनियमन पर" के अनुसार मानक।

दस्तावेज़ प्रबंधन से संबंधित कई मानक हैं। उनमें से:

© GOST 6.10.5-87 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। लेआउट फॉर्म के निर्माण के लिए आवश्यकताएँ ”;

© गोस्ट आर 51141-98 "कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ";

© GOST R 6.30-2003 "संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता";

© गोस्ट आर आईएसओ 15489.1-2007 सिबिड। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएं", आदि।

वर्गीकरण और कोडिंग सामाजिक और आर्थिक वस्तुओं और उनके गुणों के अधीन हैं, जिनके बारे में जानकारी सरकार और प्रशासन की गतिविधियों में उपयोग की जाती है और एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों में निहित है।

टीईएसआई क्लासिफायर- ये नियामक दस्तावेज हैं जिनमें वर्गीकरण समूहों और उन्हें सौंपे गए कोड के रूप में प्रस्तुत वस्तुओं के नामों का एक व्यवस्थित सेट होता है। वे स्वचालित में सूचना संसाधित करने के उद्देश्य से बनाए गए हैं जानकारी के सिस्टम. वर्तमान में, 37 अखिल रूसी और निरंतर अंतरराज्यीय क्लासिफायर विकसित किए गए हैं और काम कर रहे हैं। सभी एक ही वर्गीकरण और कोडिंग प्रणाली TESI (ESKK TESI) बनाते हैं।

निर्भर करना उपयोग के क्षेत्र क्लासिफायर को अखिल रूसी, शाखाओं और उद्यमों (संगठनों) के क्लासिफायर में विभाजित किया गया है। दृष्टिकोण से विषय क्लासिफायर उपविभाजित:

· पर प्रबंधन दस्तावेजों के बारे में जानकारी के वर्गीकरणकर्ता, हल किए गए कार्य स्वचालित प्रणालीप्रबंधन, गतिविधियों, आर्थिक और सामाजिक संकेतक:

- मानकों का अखिल रूसी वर्गीकरण - OKS,

- प्रबंधन प्रलेखन का अखिल रूसी वर्गीकरण - OKUD,

- अखिल रूसी उत्पाद वर्गीकारक - OKP,

- मुद्राओं का अखिल रूसी वर्गीकारक - OKV,

- माप की इकाइयों का अखिल रूसी वर्गीकरण - ओकेईआई, आदि;

· सूचना वर्गीकारक संगठनात्मक संरचना:

- सार्वजनिक प्राधिकरणों और प्रशासन के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता - OKOGU,

- उद्यमों और संगठनों के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता - ओकेपीओ,

- आर्थिक क्षेत्रों का अखिल रूसी वर्गीकारक - OKER;

· जनसंख्या और कार्मिक सूचना वर्गीकरणकर्ता:

- जनसंख्या के बारे में जानकारी का अखिल रूसी वर्गीकरण - OKIN,

- शिक्षा में विशिष्टताओं का अखिल रूसी वर्गीकरण - OKSO,

- श्रमिकों के व्यवसायों, कर्मचारियों की स्थिति और वेतन श्रेणियों का अखिल रूसी वर्गीकरण - OKPDRTR, आदि।

इसके साथ ही क्लासिफायर (1971 से) के निर्माण पर गतिविधि के साथ, विभिन्न स्तरों के स्वचालित नियंत्रण प्रणालियों में उपयोग के लिए एकीकृत प्रणालियों का विकास किया गया। प्रलेखन में सुधार के लिए कई वर्षों के काम के परिणामस्वरूप, प्रबंधन दस्तावेजों के अखिल रूसी वर्गीकरण (ओकेयूडी) में समेकित नियोजन, लेखांकन, वित्तीय, संगठनात्मक, प्रशासनिक और अन्य दस्तावेजों के 3.5 हजार से अधिक रूपों को एकीकृत किया गया था। प्रत्येक दस्तावेज़ को एक कोड पदनाम प्राप्त हुआ, जो इस प्रणाली के भीतर DRCs में से एक और दस्तावेज़ के स्थान से संबंधित है। प्रत्येक डीडीडी का मूल दस्तावेजों के रूप हैं - यानी स्थायी जानकारी वाले स्थापित स्थानों पर स्थायी विवरण।

1993 तक, हमारे पास 20 से अधिक एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ थीं, और 1993 से, 30 दिसंबर, 1993 के राज्य मानक के डिक्री द्वारा, आठ डीडीडी को मंजूरी दी गई थी:

1. संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली - दस्तावेजों के 8 समूह (USORD)।

2. बैंकिंग प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली - दस्तावेजों के 14 समूह।

3. बजटीय संस्थानों और संगठनों के वित्तीय लेखांकन और रिपोर्टिंग प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली - 3 समूह।

4. रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय दस्तावेज की एकीकृत प्रणाली - दस्तावेजों के 13 समूह।

5. उद्यमों के लेखांकन और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली - दस्तावेजों के 3 समूह।

6. एकीकृत श्रम प्रलेखन प्रणाली - दस्तावेजों के 6 समूह।

7. रूसी संघ के पेंशन कोष की एकीकृत प्रलेखन प्रणाली - दस्तावेजों के 3 समूह।

8. विदेशी व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली - दस्तावेजों के 6 समूह।

सभी एकीकृत प्रणालियों में विशिष्ट दस्तावेजों के रूपों के संदर्भ नमूने शामिल हैं, जिनकी संरचना और सामग्री को आवश्यकतानुसार अद्यतन किया जाता है, साथ ही इन दस्तावेजों को भरने और लागू करने के लिए नियामक और कार्यप्रणाली सामग्री भी शामिल है। संगठन के प्रमुख एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों में शामिल दस्तावेजों के रूपों के आवेदन के लिए जिम्मेदार हैं। सार्वजनिक क्षेत्र में डीडीडी की आवश्यकताओं के अनुपालन पर राज्य पर्यवेक्षण मानकीकरण और मेट्रोलॉजी के निकायों को और गैर-राज्य क्षेत्र में - स्थानीय कार्यकारी अधिकारियों को सौंपा गया है।

इस प्रकार, DDD सबसे बड़ी संभव एकरूपता के लिए लाए गए दस्तावेजों के रूप हैं, जो मुख्य सामान्य प्रबंधन कार्यात्मक प्रणालियों में संयुक्त हैं और सभी संगठनों द्वारा उपयोग के लिए अभिप्रेत हैं, प्रबंधन के स्तर और स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, पारंपरिक और मिश्रित दोनों का उपयोग करते हुए, कंप्यूटर का उपयोग करते हुए प्रौद्योगिकी, दस्तावेज़ प्रसंस्करण के तरीके। सूचना।

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली निम्न के आधार पर विकसित की जाती है:

दस्तावेजों के रूपों की एकरूपता;

प्रत्येक प्रणाली में शामिल दस्तावेजों की सामग्री का विनियमन;

दस्तावेजों से डुप्लिकेट डेटा का बहिष्करण;

प्रयुक्त शब्दावली और प्रतीकों की एकता;

सभी दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के लिए सामान्य दस्तावेज़ों के विवरण की तैयारी और निष्पादन के लिए एक समान नियम स्थापित करना।

राष्ट्रीय प्रलेखन प्रणालियों के साथ, एकीकृत प्रलेखन प्रणालियाँ हैं जो उद्योग (स्वास्थ्य, शिक्षा, विज्ञान, आदि) या उद्यम की गतिविधियों की बारीकियों को दर्शाती हैं। इस दस्तावेज़ीकरण की संरचना, इसकी सूचना सामग्री का निर्धारण करने के मुद्दे, आंतरिक संगठनऔर पंजीकरण विभागों या अन्य संगठनों द्वारा किया जाता है जिन्हें आधिकारिक तौर पर गतिविधि के विशिष्ट क्षेत्रों में प्रमुख के रूप में नामित किया जाता है। दस्तावेजों के उद्योग रूपों में है नियामक चरित्रकिसी विशेष उद्योग या विभाग के भीतर।

हाल के वर्षों में, उद्यम मानक व्यापक हो गए हैं, जो आईएसओ मानकों में निर्धारित अंतरराष्ट्रीय आवश्यकताओं पर आधारित हैं।

प्रबंधन प्रलेखन के एकीकरण में शामिल हैं रचना और रूपों का एकीकरण प्रबंधन दस्तावेजों को दस्तावेज करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज।

एकीकरण संयोजन दस्तावेज है दस्तावेजों का एक सेट चुनें और ठीक करें प्रबंधकीय समस्याओं को हल करने के लिए आवश्यक और पर्याप्त। दस्तावेजों की संरचना के एकीकरण के परिणामस्वरूप, प्रबंधन की आवश्यकता के कारण नहीं होने वाले रूपों को बाहर रखा गया है। दस्तावेजों की संरचना के एकीकरण के परिणाम समेकित हैं दस्तावेज़ प्रपत्र पत्रक.

दस्तावेज़ रूपों की शीट- यह प्रबंधन गतिविधियों के कार्यों और कार्यों के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की एक सूची है, उनके विवरण के साथ कानूनी दर्जा, तैयारी और उत्तीर्ण करने के चरण (अनुलग्नक 67) .

दस्तावेजों के रूपों की शीट के लिए अभिप्रेत है:

दस्तावेजों की संरचना और उनके वर्गीकरण का अनुकूलन;

संगठन में प्रबंधन दस्तावेज तैयार करने की प्रक्रिया का मानक समेकन;

दस्तावेज़ रूपों का एकीकरण;

कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के प्रभावी उपयोग के लिए संगठन के दस्तावेजी आधार को सुव्यवस्थित करना।

वर्तमान गतिविधि में, दस्तावेज़ों के प्रपत्रों की शीट एक संदर्भ पुस्तक का कार्य करती है जिसमें संगठन द्वारा उपयोग किए जाने वाले सभी प्रकार के दस्तावेज़ व्यवस्थित तरीके से होते हैं, और आपको दस्तावेज़ों के आवश्यक रूपों की शीघ्रता से खोज करने की अनुमति देता है।

दस्तावेज़ रूपों की शीट में शामिल हैं:

क) नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा अनुमोदित दस्तावेजों के रूप सर्वोच्च निकायप्राधिकरण और प्रशासन, शाखा प्रबंधन और अंतरक्षेत्रीय समन्वय के निकाय;

बी) ओकेयूडी में शामिल संगठन में उपयोग किए जाने वाले फॉर्म;

में) आंतरिक रूपदस्तावेज़ स्वीकृत नियमोंयह संगठन।

दस्तावेजों के सभी चयनित रूपों को संगठन के कार्यों की सूची (वर्गीकरणकर्ता) के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है, जिसके बाद उन्हें टाइम शीट के उपयुक्त कॉलम में दर्ज किया जाता है। टाइमशीट के अनुभाग संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के नाम या प्रबंधन कार्यों के नाम (कार्यात्मक विशेषता) हो सकते हैं।

एकीकरण फार्म दस्तावेजों में दस्तावेजों के एकीकृत रूपों में चयन और समेकन शामिल हैं सूचना संकेतक और विवरण , उद्देश्य के अनुरूप
niyu दस्तावेज़, और उनकी तैयारी के लिए समान आवश्यकताओं की स्थापना।

दस्तावेज़ रूपों के एकीकरण के परिणाम दस्तावेज़ रूपों के एल्बम में तय किए जाते हैं, जिसका उपयोग मंत्रालयों, विभागों और संगठनों की गतिविधियों में किया जाता है। दस्तावेज़ प्रपत्र एल्बम - यह संगठन की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के संदर्भ का एक संग्रह है। एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र – यह विवरण के साथ एक फॉर्म है जो एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के लिए एक एकीकृत परीक्षण के साथ अनिवार्य है। दस्तावेज़ प्रपत्रों का एक एल्बम विकसित करने का उद्देश्य किसी संगठन में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों के प्रपत्र और सामग्री को विनियमित करना है। प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के पास एक रिपोर्ट कार्ड और दस्तावेज़ रूपों का एक एल्बम होना चाहिए, और आवेदन पर उनका रखरखाव और नियंत्रण प्रबंधन प्रलेखन सहायता सेवा द्वारा किया जाता है।

20वीं शताब्दी के अंतिम तीसरे में, नई सूचना प्रौद्योगिकियों के बड़े पैमाने पर उपयोग की शुरुआत के साथ, एकीकृत करने की आवश्यकता पर सवाल उठे। प्रलेखित जानकारीखासकर प्रबंधन के क्षेत्र में। 1971 में, तकनीकी और आर्थिक जानकारी के एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों और क्लासिफायरियर के निर्माण पर काम में तेजी लाने के लिए यूएसएसआर सरकार के एक विशेष फरमान को अपनाया गया था। उनका विकास पर आधारित था कार्यात्मक प्रणालीदस्तावेज़ीकरण।

हमारे देश में, वास्तव में, पहली बार घरेलू और विदेशी अभ्यासराज्य भर में प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेजीकरण के लिए एक एकीकृत प्रक्रिया स्थापित करने के लिए प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की एक प्रणाली बनाई गई थी। उसने नाम प्राप्त किया ईजीएसडी-1973 (यूनिफाइड स्टेट रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम)।कुल मिलाकर, सोवियत संघ में 16 एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ विकसित की गईं।

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली इस प्रणाली के दस्तावेजों के एकीकरण का परिणाम है।

एकीकरणकिसी भी वस्तु (दस्तावेजों सहित) को घटाना है एकीकृत प्रणाली, इन वस्तुओं के प्रारंभिक सेट का रूप, एकरूपता और कमी (उदाहरण के लिए, प्रपत्र या दस्तावेजों के प्रकार, उनके संकेतक और विवरण)। एकीकरण अनिवार्य रूप से दस्तावेज़ीकरण सहित गतिविधि के किसी भी क्षेत्र में तर्कसंगत (कुछ काफी लंबे समय के लिए) एकरूपता की स्थापना की ओर जाता है।

दस्तावेजों का एकीकरण- यह दस्तावेज़ों को एकल प्रणाली, रूप, एकरूपता में ला रहा है और प्रपत्रों या दस्तावेज़ों के प्रकार, उनके संकेतकों और विवरणों के मूल सेट को कम कर रहा है। एकीकरण अनिवार्य रूप से प्रलेखन में कुछ काफी लंबे समय के लिए एकरूपता की स्थापना की ओर ले जाता है। दूसरे शब्दों में, दस्तावेजों के एकीकरण का सार दस्तावेज़ रूपों की एक तर्कसंगत संरचना की स्थापना करके उनकी अनुचित विविधता को कम करने के लिए नीचे आता है, उन्हें संरचना, विवरण, भाषा संरचनाओं और प्रसंस्करण, लेखांकन और भंडारण के संचालन की एकता के माध्यम से एकरूपता में लाता है। दस्तावेज। एकीकरण के साथ, दस्तावेज़ श्रृंखला में विकसित दस्तावेज़ श्रृंखलाओं से अनावश्यक और डुप्लिकेट दस्तावेज़ों को हटाकर दस्तावेज़ों के प्रकारों और रूपों की संख्या में कमी प्राप्त की जाती है।

विभिन्न क्षेत्रों और प्रबंधन निकायों में उपयोग किए जाने वाले प्रबंधन दस्तावेजों को एक समान तरीके से तैयार किया जाना चाहिए। यह आपको देश के लिए कार्यालय के काम की एकल प्रणाली में दस्तावेजों को शामिल करने की अनुमति देता है, उनके त्वरित प्रसंस्करण और निष्पादन में योगदान देता है, न केवल कार्यालय कर्मियों के लिए, बल्कि प्रशासनिक तंत्र के सभी कर्मचारियों के लिए दस्तावेजों के साथ काम करने में लगने वाले समय को कम करता है - से सामान्य कर्मचारियों के लिए प्रबंधकों।

दस्तावेजों का एकीकरण एक ही प्रकार के प्रबंधन कार्यों और कार्यों, उनके प्रसंस्करण, लेखांकन और भंडारण के लिए संचालन को लागू करने की प्रक्रिया में बनाए गए प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना और रूपों में एकरूपता की स्थापना है। एकीकरण कई दस्तावेजों के साथ काम को सुव्यवस्थित करने की अनुमति देता है, व्यापार सूचनाओं के आदान-प्रदान को सरल और तेज करता है।

प्रबंधन दस्तावेजों के एकीकरण में शामिल हैं रचना का एकीकरण प्रबंधकीय समस्याओं को हल करते समय बनाए गए दस्तावेज़, और एकीकरण फार्म दस्तावेज।

दस्तावेजों की संरचना का एकीकरणसंगठन प्रबंधकीय समस्याओं को हल करने के लिए आवश्यक और पर्याप्त दस्तावेजों के एक सेट का चयन और समेकन है (परिणामस्वरूप, संगठन के दस्तावेजों की संरचना को काफी कम किया जा सकता है)।

दस्तावेज़ रूपों का एकीकरण- यह सूचना संकेतकों के दस्तावेजों के एकीकृत रूपों में चयन और समेकन है और दस्तावेजों के उद्देश्य के अनुरूप विवरण, और उनकी तैयारी और निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं की स्थापना।

ऑफिस के काम में एकीकरण या तो हो सकता है स्वतंत्र काम, और मानकीकरण पर काम में एक चरण।

27 दिसंबर, 2002 नंबर 184-एफजेड संघीय कानून "तकनीकी विनियमन पर" के अनुच्छेद 2 के अनुसार, मानकीकरण "उनके स्वैच्छिक पुन: उपयोग के उद्देश्य से नियमों और विशेषताओं को स्थापित करने की गतिविधि" है , उत्पादों के उत्पादन और संचलन के क्षेत्र में सुव्यवस्था प्राप्त करने और उत्पादों, कार्यों या सेवाओं की प्रतिस्पर्धात्मकता बढ़ाने के उद्देश्य से।

उन्हीं लेखों के अनुसार " मानक ... एक दस्तावेज है जिसमें स्वैच्छिक पुन: उपयोग, उत्पाद विशेषताओं, कार्यान्वयन नियमों और उत्पादन, संचालन, भंडारण, परिवहन, बिक्री और निपटान, काम के प्रदर्शन या सेवाओं के प्रावधान की प्रक्रियाओं की विशेषताओं को स्थापित किया जाता है। मानक में शब्दावली, प्रतीकों, पैकेजिंग, अंकन या लेबल और उनके आवेदन के नियमों की आवश्यकताएं भी हो सकती हैं।

मानकीकरण का सार व्यवसाय प्रलेखन की तैयारी, निष्पादन, लेखांकन और भंडारण के लिए इष्टतम नियमों और आवश्यकताओं का विकास है उचित समय परऔर कार्यालय के काम में उनके सामान्य और बार-बार उपयोग के लिए अनुशंसित। दूसरे शब्दों में, मानकीकरण दस्तावेजों - यह प्रबंधन को सुव्यवस्थित करने के लिए दस्तावेजों के लिए समान मानदंडों और नियमों की स्थापना है। मानकीकरण एकीकरण का परिणाम है, इसका उच्चतम रूप है।

मानकीकरणसाधन एक कानूनी मानदंड में बुनियादी नियमों और आवश्यकताओं का निर्माणप्रबंधन दस्तावेजों के विकास और निष्पादन के लिए। मानकीकरण के लिए धन्यवाद, दस्तावेजों का एक बड़ा समूह समान नियमों के अनुसार बनाया जाता है, प्राप्तकर्ताओं के लिए तेज़ और आसान समझने के लिए।

एकीकरण और मानकीकरण पर काम का परिणाम या तो कुछ प्रकार के दस्तावेजों के लिए मानक हो सकता है (उदाहरण के लिए, GOST 7.32-91। शोध कार्य पर रिपोर्ट। पंजीकरण के लिए संरचना और नियम) या उनके तत्व (उदाहरण के लिए, GOST 9327। उपभोक्ता कागज। प्रारूप), इसलिए और एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों पर (उदाहरण के लिए, GOST R 6.30-2003। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएं)। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली में दस्तावेजों के परस्पर संबंधित रूपों का एक सेट होता है जो कुछ प्रकार के प्रबंधन में डेटा की एक प्रलेखित प्रस्तुति प्रदान करता है और आर्थिक गतिविधि.

एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (यूडीएस)मानकीकृत परिभाषा के अनुसार, "एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली है, जिसमें गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है"। जैसा कि हम देखते हैं, यह परिभाषादो अवधारणाओं के सार को दर्शाता है: "दस्तावेजीकरण प्रणाली" और "दस्तावेजों का एकीकरण"।

यदि किसी विशेष गतिविधि के दस्तावेजीकरण की जरूरतों के आधार पर प्रलेखन प्रणाली का गठन किया जाता है, तो एक एकीकृत प्रलेखन प्रणाली इस प्रणाली के दस्तावेजों को एकीकृत करने का परिणाम है: दस्तावेजों को एक प्रणाली, रूप, एकरूपता में लाना और रूपों के प्रारंभिक सेट को कम करना या दस्तावेजों के प्रकार, उनके संकेतक और विवरण। एकीकरण अनिवार्य रूप से प्रलेखन में कुछ काफी लंबे समय के लिए एकरूपता की स्थापना की ओर ले जाता है।

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली इसमें योगदान करती है:

1) सूचना प्रक्रियाओं में शारीरिक श्रम की लागत को कम करना (परिणामस्वरूप, किसी व्यक्ति को दस्तावेजों को भरने या पढ़ने के लिए न्यूनतम प्रयास की आवश्यकता होती है);

2) इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटरों का व्यापक उपयोग, क्योंकि दस्तावेजों के एकीकृत रूप इलेक्ट्रॉनिक प्रसंस्करण के लिए सुविधाजनक हैं (यह दस्तावेजों की सॉफ्टवेयर, तकनीकी और सूचना संगतता सुनिश्चित करके, दस्तावेजों के उपयुक्त रूपों, क्लासिफायर, शब्दकोश, आदि को विकसित करके प्राप्त किया जाता है);

3) सूचना प्रवाह को सुव्यवस्थित करना;

4) दस्तावेजों की संख्या को कम करना;

5) सामान्य रूप से दस्तावेज़ संस्कृति और सूचना संस्कृति में और सुधार।

यह सब एक साथ लेने से प्रबंधन दक्षता में वृद्धि संभव हो जाती है, क्योंकि उच्च गुणवत्ता वाली जानकारी प्राप्त करने में अधिक दक्षता हासिल की जाती है, दस्तावेजों में त्रुटियों की संख्या कम हो जाती है, मैनुअल संचालन कम हो जाता है, प्रबंधकीय कार्य की रचनात्मक प्रकृति बढ़ जाती है, और वित्तीय लागत दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए कम कर रहे हैं।

यह न केवल दस्तावेजों के साथ काम के रूसी क्षेत्र पर लागू होता है। इस प्रकार, संयुक्त राज्य अमेरिका में किए गए अध्ययनों के अनुसार, एक व्यक्तिगत रूप से रचित और मुद्रित आधिकारिक पत्र की लागत 3 डॉलर 75 सेंट की राशि तक पहुंच गई, जबकि एक फॉर्म पत्र को संकलित करने की लागत, यानी। एकीकृत दस्तावेज़, केवल 25 सेंट था।

मानकीकरण एकीकरण के परिणामों के कानूनी समेकन का एक रूप है। इसलिए, यूएसडी राज्य मानकों का एक समूह है जो निर्धारित करता है, सबसे पहले, एक एकीकृत प्रणाली के मुख्य प्रावधान और दूसरा, इसमें शामिल सभी दस्तावेजों का एक रूप। दूसरे शब्दों में, एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (यूडीएस) में शामिल हैं: 1) राज्य मानक; 2) दस्तावेजों के एकीकृत रूप, 3) दिशा निर्देशोंउनके आवेदन पर। संपूर्ण यूएसडीडी का मूल दस्तावेजों के एकीकृत रूपों से बना है।

एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र- यह "गतिविधि के इस क्षेत्र में हल किए जाने वाले कार्यों के अनुसार स्थापित विवरण का एक सेट है और सूचना वाहक पर एक निश्चित क्रम में स्थित है"।

अनुमोदन के स्तर के आधार पर, उन्हें निम्नलिखित श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

अखिल रूसी;

उद्योग (विभागीय);

फेडरेशन के विषयों के दस्तावेजों के रूप;

संघों, उद्यमों, संगठनों के दस्तावेजों के रूप।

अखिल रूसी एकीकृत रूप प्रतिच्छेदन हैं। गतिविधियों के प्रकार और संगठनात्मक और कानूनी रूपों की परवाह किए बिना, इन रूपों का उपयोग सभी संगठनों में निहित विशिष्ट प्रबंधन प्रक्रियाओं को दस्तावेज करने के लिए किया जाता है। इन रूपों को संघीय स्तर पर अनुमोदित किया जाता है। अखिल रूसी स्तर पर एकीकृत रूपों के विकासकर्ता संघीय अभिलेखीय एजेंसी हैं, संघीय सेवाराज्य के आँकड़े, रूस के वित्त मंत्रालय, रूसी संघ के सेंट्रल बैंक। दस्तावेजों के राष्ट्रीय एकीकृत रूप सभी संस्थानों, संगठनों, उद्यमों में उपयोग के लिए अनिवार्य हैं, चाहे उनकी अधीनता और स्वामित्व का रूप कुछ भी हो। राष्ट्रीय स्तर पर दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का एक उदाहरण श्रम और उसके भुगतान के लिए लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज के एकीकृत रूपों के रूप में काम कर सकता है, जिसे संकल्प द्वारा अनुमोदित किया गया है। राज्य समिति 05 जनवरी 2004 नंबर 1 के आंकड़ों के अनुसार रूसी संघ का।

इंटरसेक्टोरल डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम के साथ, ऐसे दस्तावेज़ भी हैं जो विशिष्ट उद्योगों या व्यक्तिगत संगठनों के लिए सूचना समर्थन की बारीकियों को दर्शाते हैं। यह विशिष्टता दो प्रकार की हो सकती है: 1) विशिष्ट प्रबंधकीय कार्यों को हल करने के लिए विशेष अतिरिक्त सूचना आवश्यकताएं, उदाहरण के लिए, शिक्षा, स्वास्थ्य सेवा आदि में कर्मियों के प्रवेश, आंदोलन और बर्खास्तगी का पंजीकरण; 2) विशिष्ट गतिविधि, जिसके कार्यान्वयन के लिए गतिविधि की एक या उस शाखा और उसके प्रबंधन का गठन किया गया था। इस प्रकार के विशिष्ट दस्तावेज निश्चित रूप से मौजूद हैं, क्योंकि ये दस्तावेज उद्योग की मुख्य गतिविधियों को रिकॉर्ड करते हैं, उदाहरण के लिए, स्वास्थ्य संबंधी दस्तावेज (नुस्खे, बीमारी के लिए अवकाश, चिकित्सा इतिहास, आदि); के लिए दस्तावेज अभिलेखागार(मामलों का विवरण, प्रमाणन पत्रक, गाइडबुक, आदि); भूवैज्ञानिक अन्वेषण प्रलेखन (नक्शे, प्रोफाइल, अच्छी तरह से फाइलें, आदि); शैक्षिक दस्तावेज (अनुसूची, प्रगति पत्रक, पाठ्यक्रम कार्यक्रम, आदि)। इस दस्तावेज़ की संरचना, इसकी सामग्री, आंतरिक संगठन और डिज़ाइन को निर्धारित करने के मुद्दों को विभागों और (या) अन्य संगठनों द्वारा नियंत्रित किया जाता है जिन्हें आधिकारिक तौर पर गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में प्रमुख के रूप में पहचाना जाता है, उदाहरण के लिए, रूसी राज्य पुस्तकालय - बाकी के लिए देश के पुस्तकालयों की। दस्तावेजों के उद्योग रूप प्रशासनिक (विभागीय) प्रणाली के भीतर एक मानक प्रकृति के होते हैं, उदाहरण के लिए, न्यायिक, नोटरी, आदि दस्तावेज, या विशिष्ट गतिविधियों में लगे सभी संगठनों के लिए, उदाहरण के लिए, बीमा, चिकित्सा, आदि दस्तावेज।

फेडरेशन के घटक संस्थाओं के दस्तावेजों के रूपों को क्षेत्रों, क्षेत्रों, क्षेत्रों, गणराज्यों, स्थानीय सरकारों के स्तर पर अनुमोदित किया जाता है और इन संस्थाओं की गतिविधियों के दस्तावेजीकरण की बारीकियों को दर्शाता है। ऐसे रूपों का उपयोग रूसी संघ के संबंधित विषयों के अधिकार क्षेत्र के तहत संगठनों और संस्थानों तक फैला हुआ है।

संघों, उद्यमों, संगठनों के दस्तावेजों के प्रपत्र स्थानीय स्तर पर विकसित, अनुमोदित और लागू किए जाते हैं।

दस्तावेजों के रूप का एकीकरण उनकी गुणवत्ता में सुधार करता है, क्योंकि एकीकृत रूप की सामग्री में तुलनीय संकेतकों की इष्टतम संख्या, आवश्यक विवरण शामिल हैं। विवरण के स्थान के संदर्भ में यह फॉर्म तर्कसंगत है, भरने और संकलन के सुविधाजनक तरीके प्रदान करता है। व्यवहार में एकीकृत रूपों का उपयोग दस्तावेजों के संकलन, निर्माण, प्रसंस्करण, उनके प्रसारण और प्रसंस्करण की लागत को कम करने के परिणामस्वरूप एक महत्वपूर्ण प्रभाव देता है। यह सब आपको संगठन में दस्तावेजों के पारित होने में तेजी लाने, वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। दस्तावेजों की सामग्री में सुधार करने से आप इसकी गुणवत्ता में सुधार कर सकते हैं, आवश्यक और पर्याप्त जानकारी प्राप्त करके प्रबंधन कार्यों का अनुकूलन कर सकते हैं।

दस्तावेजों की संरचना के एकीकरण के परिणाम दस्तावेजों के रूपों की तालिका में तय किए गए हैं, और दस्तावेजों के रूपों के एकीकरण के परिणाम - दस्तावेजों के रूपों के एल्बम में।

मंत्रालयों, विभागों, विशिष्ट संगठनों में कड़ाई से कानूनी और कार्यात्मक आधार पर उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के रूपों की संख्या को कम करने के लिए, एकीकरण के परिणामों के बाद, दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिकाएं विकसित की जा रही हैं।

दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिका- यह "उपयोग के लिए अनुमत दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की सूची" है .

एक अनुकरणीय समय पत्रक एक एकल नियामक दस्तावेज है, जो उद्यम की प्रबंधन गतिविधियों के कार्यों और कार्यों के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक और पर्याप्त दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की एक सूची है, जिसमें उनकी कानूनी स्थिति, तैयारी के मुख्य चरणों और मार्ग, प्रस्तुत करना और स्थापित करना अनिवार्य प्रपत्र. व्यावहारिक रूप से, रिपोर्ट कार्ड है वास्तविक रास्तादस्तावेजों के दस्तावेजीकरण या संकलन की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना, दस्तावेजों में सभी प्रकार की गतिविधियों को ठीक करने के लिए एक दृश्य योजना बनाना। रिपोर्ट कार्ड स्थान, समय, निर्णय लेने वालों और दस्तावेजी रूप के संबंध में इस निर्धारण के लिए सख्त नियम स्थापित करता है। टाइम शीट में सभी दस्तावेज शामिल होने चाहिए, भले ही वे किस माध्यम से और किस माध्यम से बनाए गए हों।

वर्तमान गतिविधियों में, दस्तावेजों के रूपों की तालिका एक संदर्भ पुस्तक का कार्य करती है जिसमें व्यवस्थित रूप से संगठन द्वारा अपनी प्रबंधन गतिविधियों को दस्तावेज करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के रूप होते हैं, और आपको इंगित करने वाले दस्तावेजों के आवश्यक रूपों की त्वरित खोज करने की अनुमति मिलती है। दस्तावेज़ की तैयारी और निष्पादन के सभी या मुख्य चरण।

दस्तावेजों के रूपों की शीट के लिए अभिप्रेत है:

संगठन में प्रयुक्त दस्तावेजों के रूपों की संरचना का अनुकूलन और एक नियामक दस्तावेज में उनका समेकन;

कार्यों और गतिविधि के क्षेत्रों द्वारा संगठन की गतिविधियों में प्रयुक्त दस्तावेजों के रूपों का वर्गीकरण;

संगठन में दस्तावेज तैयार करने की प्रक्रिया का एकीकरण और नियामक समेकन;

दस्तावेज़ रूपों का एकीकरण;

प्रबंधन गतिविधियों में कंप्यूटर सूचना प्रौद्योगिकी के उपयोग की दक्षता बढ़ाने के लिए संगठन के दस्तावेजी आधार को सुव्यवस्थित करना।

कानूनी आधारदस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिका का विकास प्रबंधन के लिए राज्य प्रलेखन समर्थन प्रणाली (जीएसडीएम) में संबंधित प्रविष्टि है: "संगठनों में बनाए गए प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना उनकी क्षमता और कार्यों, मुद्दों को हल करने की प्रक्रिया, मात्रा द्वारा निर्धारित की जाती है। और संगठनों के बीच संबंधों की प्रकृति और समय पत्रक में तय की गई है"। GSDOU के अनुसार, प्रत्येक संगठन में दस्तावेज़ प्रपत्रों की तालिका संकलित की जानी चाहिए। तालिका में निर्दिष्ट नहीं किए गए दस्तावेजों का उपयोग निषिद्ध है। GSDOU संगठन के दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिका का एक अनुकरणीय रूप प्रदान करता है। यह एक तालिका के रूप में है। रिपोर्ट कार्ड योजना संगठन के सभी विभागों द्वारा निष्पादित कार्यों के वर्गीकरण पर आधारित है।

दस्तावेज़ प्रपत्रों की टाइम शीट के विकास के साथ-साथ, दस्तावेज़ प्रपत्रों का एक एल्बम विकसित करना उचित है, जिसमें टाइम शीट में शामिल दस्तावेज़ प्रपत्र शामिल हैं और संगठन के दस्तावेज़ों की संरचना और रूपों के एकीकरण के परिणामों को ठीक करना है। एल्बम और दस्तावेज़ प्रपत्रों की शीट दोनों को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। दस्तावेज़ों के प्रपत्र दस्तावेज़ों के प्रपत्रों के एल्बम के आधार पर डिज़ाइन किए गए हैं।

दस्तावेज़ रूपों के एल्बम में टाइम शीट में शामिल दस्तावेजों के एकीकृत रूप होते हैं, और प्रबंधन कार्यों द्वारा संगठन की संरचना और दस्तावेजों के रूपों के एकीकरण के परिणामों को समेकित करता है।

दस्तावेजों के राष्ट्रीय एकीकृत रूपों को उनके कंप्यूटर प्रसंस्करण की संभावना को ध्यान में रखते हुए विकसित किया गया है। उनकी अधीनता और स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, वे सभी संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में उपयोग के लिए अनिवार्य हैं।

दस्तावेज़ प्रपत्र एल्बम- इस विशेष संगठन, संस्था, उद्यम के प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन के लिए आवश्यक दस्तावेजों के मानक एकीकृत रूपों का संग्रह

संगठन में दस्तावेज़ प्रपत्रों का एल्बम दो संस्करणों में प्रस्तुत किया जाना चाहिए:

कागज (संदर्भ नमूना), जो संगठन की कार्यालय प्रबंधन सेवा (कार्यालय में) में संग्रहीत है;

एक इलेक्ट्रॉनिक कॉपी जो हर वर्कस्टेशन पर होनी चाहिए।

एकीकृत प्रबंधन प्रलेखन प्रणालियों में शामिल दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के एल्बमों की विशिष्ट विशेषताएं हैं:

प्रपत्रों के निर्माण में एकरूपता और प्रत्येक प्रणाली में शामिल दस्तावेजों की सामग्री का विनियमन; डुप्लिकेट किए गए डेटा के दस्तावेज़ों से बहिष्करण, साथ ही पारंपरिक रूप से उनमें शामिल डेटा, लेकिन विशिष्ट समस्याओं को हल करने में उपयोग नहीं किया जाता है, जो प्रबंधकीय समस्या को हल करने की प्रक्रिया में सूचना के एकमुश्त इनपुट को प्राप्त करना संभव बनाता है;

उपयोग की जाने वाली शब्दावली और प्रतीकों की एकता, जो संकेतकों और दस्तावेजों के निर्माण के लिए एल्गोरिदम के एकीकरण के आधार पर प्रबंधन के एक स्तर से दूसरे स्तर पर और एक प्रणाली से दूसरी प्रणाली में संक्रमण में संकेतकों की तुलनीयता प्राप्त करना संभव बनाती है;

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए विवरण और संकेतकों का एक निश्चित परिमित सेट और दस्तावेजों के प्रकार और विशिष्ट रूपों के निर्माण के लिए एक समान मॉडल का निर्माण;

सभी दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के लिए सामान्य और विशिष्ट विशेषताओं के मामलों में निर्दिष्ट दस्तावेजों के विवरण की तैयारी और निष्पादन के लिए एक समान नियमों की स्थापना।

टाइम शीट और दस्तावेज़ प्रपत्रों के एल्बम का उपयोग प्रदान करता है:

हल किए जाने वाले कार्यों के साथ दस्तावेजों के प्रयुक्त रूपों का अनुपालन;

प्रबंधन कार्यों के कार्यान्वयन में दक्षता;

दस्तावेजों की तैयारी, निष्पादन और प्रसंस्करण के लिए कार्य समय की लागत को कम करना।

DDD को मानकीकरण निकायों और डेवलपर्स द्वारा किसी भी प्रबंधन संरचनाओं और संगठनों के लिए अनिवार्य रूप से तैनात किया जाता है जो प्रबंधन प्रलेखन समर्थन (DOW) के लिए विभिन्न तकनीकों का उपयोग करते हैं।

कार्यों और दस्तावेजों की संरचना के संदर्भ में सबसे व्यापक नियामक दस्तावेजों (मानकों) का एक सेट है और उनके आधार पर विकसित प्रबंधन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली है, जिसमें कई सौ प्रकार के दस्तावेज शामिल हैं।

एकीकृत प्रबंधन प्रलेखन प्रणालियों और दस्तावेजों के प्रासंगिक रूपों का सबसे पूरा सेट प्रस्तुत किया गया है अखिल रूसी वर्गीकारकप्रबंधन प्रलेखन OK 011-931 (OKUD), जहां प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ को अपना कोड पदनाम प्राप्त होता है, जो इस प्रणाली के भीतर DDD और स्थान में से एक से संबंधित होता है। यह कोड पदनाम अनिवार्य उपयोग के लिए अनुमोदित मानक नमूने के अनुपालन की पुष्टि करता है।

वर्तमान में, रूसी संघ में प्रबंधन प्रलेखन की निम्नलिखित एकीकृत प्रणालियाँ मौजूद हैं।

1. संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली:

एक संगठन, उद्यम के निर्माण पर प्रलेखन;

एक संगठन, उद्यम के पुनर्गठन पर दस्तावेज़ीकरण;

एक संगठन, उद्यम के परिसमापन पर दस्तावेज;

राज्य और नगरपालिका संगठनों, उद्यमों के निजीकरण पर दस्तावेज़ीकरण;

प्रलेखन प्रबंधकीय गतिविधिउद्यम संगठन

संगठन, उद्यम की गतिविधियों के संगठनात्मक और नियामक विनियमन पर दस्तावेज़ीकरण;

संगठन, उद्यम की गतिविधियों के संचालन और सूचना विनियमन पर प्रलेखन;

रोजगार दस्तावेज;

काम से बर्खास्तगी पर दस्तावेज;

दस्तावेज़ छोड़ दो;

प्रोत्साहन के पंजीकरण पर दस्तावेज़ीकरण;

अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के पंजीकरण पर दस्तावेज।

कार्यालय के काम के लिए संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण (USORD) की एकीकृत प्रणाली का विशेष महत्व है . संगठन की दिशा और उसके संगठनात्मक और कानूनी रूप की परवाह किए बिना, लगभग सभी कार्यालय सेवाएं इस प्रणाली के अधिकांश दस्तावेजों के साथ काम करती हैं।

USORD में एक राज्य मानक, दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का एक एल्बम और उन्हें भरने और उनका उपयोग करने के निर्देश शामिल हैं

राज्य मानकसंगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन के लिए कई संस्करण थे, जिनमें से पहला 1972 में लागू किया गया था। रूस के राज्य मानक का संकल्प दिनांक 03.03.2003 नंबर 65 स्वीकृत GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं", जो 1 जुलाई, 2003 को लागू हुई। यह मानक कागजी कार्रवाई के लिए बुनियादी नियम, प्रपत्र जानकारी की सामग्री के लिए आवश्यकताएं, ओएसडी को संबोधित करने, सहमत होने, हस्ताक्षर करने, अनुमोदन करने की प्रक्रिया स्थापित करता है।

2. प्राथमिक लेखा प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली:

श्रम के लेखांकन और उसके भुगतान पर प्रलेखन;

अचल संपत्तियों के लेखांकन पर दस्तावेज़ीकरण और अमूर्त संपत्ति;

नकद लेनदेन के लेखांकन पर प्रलेखन;

सामग्री के लेखांकन पर प्रलेखन सूची के परिणामों के लेखांकन पर उल्लेख;

कम मूल्य और पहनने वाली वस्तुओं के लेखांकन पर दस्तावेज़ीकरण;

में काम के लेखांकन के लिए दस्तावेज़ीकरण पूंजी निर्माणऔर मरम्मत और निर्माण कार्य;

कृषि उत्पादों और कच्चे माल के लेखांकन पर प्रलेखन;

अनाज की आवाजाही के लिए लेखांकन पर प्रलेखन;

अन्य फसल उत्पादों की आवाजाही के लिए लेखांकन पर दस्तावेज़ीकरण;

जानवरों की आवाजाही की रिकॉर्डिंग पर दस्तावेज़ीकरण;

पशुधन उत्पादों की आवाजाही के लिए लेखांकन पर दस्तावेज़ीकरण;

उत्पादों की बिक्री के लिए लेखांकन के लिए प्रलेखन;

उत्पादों के लेखांकन के लिए प्रलेखन, भंडारण क्षेत्रों में सूची आइटम;

निर्माण मशीनों और तंत्रों के संचालन के लिए लेखांकन पर प्रलेखन;

मोटर परिवहन में कार्यों के लेखांकन पर प्रलेखन।

3. बैंकिंग प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली:

गैर-नकद भुगतान के लिए भुगतान दस्तावेज;

इश्यू-नकद और बजट लेनदेन पर दस्तावेज़ीकरण;

सलाह मिलान दस्तावेज़;

मुद्रा विनियमन और मुद्रा नियंत्रण के संगठन पर दस्तावेज़ीकरण;

रूस के बैंक के संस्थानों के बीच सलाह नोटों के उपयोग के साथ बस्तियों के नियंत्रण के लिए दस्तावेज;

बैंकों के ऋण संचालन पर दस्तावेज़ीकरण;

मौद्रिक संचलन पर प्रलेखन;

बैंक रिपोर्टिंग दस्तावेज;

डिपॉजिटरी अकाउंटिंग का दस्तावेजीकरण।

4. बजटीय वित्तीय, लेखा और रिपोर्टिंग प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली:

वित्तीय दस्तावेज;

बजट रिपोर्टिंग पर दस्तावेज़ीकरण;

बजट लेखांकन पर प्रलेखन;

प्रदर्शन रिपोर्टिंग दस्तावेज़ीकरण संघीय बजटरूसी संघ की सरकार को प्रस्तुत;

प्रस्तुत करने के लिए संघीय बजट के निष्पादन पर वित्तीय विवरणों पर प्रलेखन लेखा चैंबररूसी संघ।

5. रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय दस्तावेज की एकीकृत प्रणाली:

अर्थव्यवस्था में संस्थागत परिवर्तनों पर दस्तावेज़ीकरण, गैर-राज्य क्षेत्र का विकास;

मैक्रोइकॉनॉमिक संकेतकों पर दस्तावेज़ीकरण और आर्थिक बैलेंस शीट;

आय और जनसंख्या के जीवन स्तर पर दस्तावेज़ीकरण;

विज्ञान और नवाचार प्रलेखन;

जनसांख्यिकी और अपराधों पर दस्तावेज़ीकरण;

जनसंख्या की आर्थिक गतिविधि, कर्मचारियों की मजदूरी और काम करने की स्थिति पर दस्तावेज़ीकरण;

प्रलेखन थोक का काम;

वित्तीय दस्तावेज़ीकरण (सार्वजनिक वित्त और पैसे का कारोबार, संगठन वित्त);

प्रलेखन प्राकृतिक संसाधनऔर सुरक्षा वातावरण, आवास और सांप्रदायिक सेवाएं, स्वास्थ्य देखभाल, पर्यटन और मनोरंजन, शिक्षा और संस्कृति, सशुल्क सेवाएं;

औद्योगिक सांख्यिकी पर प्रलेखन;

प्रलेखन कृषि;

निर्माण दस्तावेज;

विदेशी आर्थिक गतिविधि पर दस्तावेज़ीकरण;

खुदरा दस्तावेज़ीकरण और खानपान;

परिवहन और संचार पर प्रलेखन;

कीमतों और टैरिफ पर दस्तावेज़ीकरण;

निवेश दस्तावेज।

1.5. एकीकृत प्रलेखन प्रणाली

नीचे एकीकरणएक व्यापक सैद्धांतिक अर्थ में, वे वस्तुओं में तत्वों की संख्या में इष्टतम कमी को समझते हैं जो किसी भी जटिल या प्रणाली को बनाते हैं। मुख्य प्रबंधन प्रलेखन के एकीकरण और मानकीकरण का लक्ष्य- दस्तावेजों की एक प्रणाली का निर्माण जो आर्थिक प्रभाव दे सकता है। दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण की आर्थिक दक्षता दस्तावेजों के संकलन, उत्पादन और प्रसंस्करण, उनके हस्तांतरण, प्रसंस्करण, भंडारण और विनाश की लागत को कम करने के परिणामस्वरूप प्राप्त की जाती है। इस तरह, दस्तावेजों का एकीकरण -यह उनके रूपों और सामग्री को बेहतर बनाने के लिए कार्यों का एक समूह है।

एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (यूडीएस)गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र में हल किए जाने वाले कार्यों के अनुसार स्थापित विवरणों के सेट का निर्धारण करें और एक निश्चित क्रम में सूचना वाहक पर स्थित हों।

वर्तमान में रूस में हैं निम्नलिखित अमरीकी डालर:

1) संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली;

2) बैंकिंग प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली;

3) लेखांकन और रिपोर्टिंग प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली;

4) रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली;

5) श्रम प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली;

6) एकीकृत प्रलेखन प्रणाली पेंशन निधिआरएफ;

7) विदेश व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली।

डीडीडी का विकास संबंधित मंत्रालयों और विभागों द्वारा किया जा रहा है जिन्हें यह काम सौंपा गया है।

सभी के निर्माण का आधार सूचीबद्ध सिस्टमसंगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली है। इस प्रणाली के कामकाज को विनियमित करने वाला मुख्य नियामक दस्तावेज रूसी संघ का राज्य मानक है "GOST R 6.30-2003। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता। GOST दस्तावेजों के विवरण की संरचना और उनके निष्पादन के लिए आवश्यकताओं, दस्तावेज़ रूपों के लिए आवश्यकताओं, व्यवसाय प्रलेखन की भाषा और शैली को परिभाषित करता है, और कार्यालय के काम का संचालन करते समय किसी भी संगठन के लिए अनिवार्य है।

डीडीडी के गठन के साथ-साथ, तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक सूचनाओं के वर्गीकरण विकसित किए जा रहे हैं जो डीडीडी में निहित डेटा की एकीकृत स्वचालित प्रसंस्करण प्रदान करते हैं।

कर अनुकूलन पुस्तक से: करों का भुगतान और भुगतान करने की सिफारिशें लेखक लेर्मोंटोव यू एम

6.3.2. वर्दी के रूपसरलीकृत कराधान प्रणाली के उपयोग के माध्यम से कर अनुकूलन के लिए एक शर्त के रूप में प्राथमिक दस्तावेज सरलीकृत कराधान प्रणाली को लागू करने वाले करदाताओं को सभी को पूरा करना होगा

उद्यम की कार्मिक सेवा पुस्तक से: कागजी कार्रवाई, दस्तावेज़ प्रबंधन और नियामक आधार लेखक गुस्यत्निकोवा डारिया एफिमोव्नस

1.1. कार्मिक प्रलेखन को बनाए रखना किसी भी अन्य गतिविधि की तरह, कार्मिक सेवा का कार्य आवश्यक रूप से प्रलेखित है। तैयार करना, दस्तावेजों का निष्पादन, उनके साथ काम करना और भंडारण को विधायी और नियामक कानूनी कृत्यों, कार्यान्वयन द्वारा नियंत्रित किया जाता है

एक कार्मिक अधिकारी के बिना मानव संसाधन पुस्तक से लेखक गुस्यत्निकोवा डारिया एफिमोव्नस

4.10. साधारण गलतीवर्तमान कर्मियों के दस्तावेज तैयार करते समय और उन्हें ठीक करने के नियम किसी उद्यम की गतिविधियों के दौरान और वर्तमान कर्मियों के दस्तावेज तैयार करते समय, किसी भी दस्तावेज की तैयारी और विकास में त्रुटियां अक्सर होती हैं। आमतौर पर सबसे

सचिव के लिए कागजी कार्रवाई पुस्तक से लेखक स्मिरनोवा ऐलेना पेत्रोव्ना

6.1. कार्मिक प्रलेखन के भंडारण के नियम और शर्तें किसी भी उद्यम की गतिविधि के दौरान बड़ी संख्या में दस्तावेज बनते हैं। मानव संसाधन ये मामलान केवल अपवाद है, बल्कि संरचनात्मक इकाईसंगठन, में

प्राप्य खातों की पुस्तक से। वापसी के तरीके जो काम करते हैं लेखक डुडिन एलेक्सी

अध्याय 8 कर्मियों के लिए वैधानिक आवश्यकताओं के उल्लंघन के लिए जिम्मेदारी

लेखा परीक्षा पुस्तक से। वंचक पत्रक लेखक सैमसनोव निकोलाई अलेक्जेंड्रोविच

परिशिष्ट 1 कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के रूप 1.1 सामूहिक समझौता श्रम सामूहिक और Fortuna LLC के प्रशासन के बीच सामूहिक समझौता सेराटोव "___" ____________ 2006 लिमिटेड लायबिलिटी कंपनी "फ़ोर्टुना", जिसे इसके बाद नियोक्ता के रूप में संदर्भित किया गया है, जिसका प्रतिनिधित्व किसके द्वारा किया जाता है

पुस्तक व्यवसाय संगठन से: अपने व्यवसाय का उचित रूप से निर्माण करना लेखक रयबाकोव सर्गेई अनातोलीविच

खंड 2 दस्तावेज़ आवश्यकताएँ। GOST R 6.30-2003 एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों के निर्माण के लिए आवश्यकताएँ "अध्याय 1. कार्यालय के काम में दस्तावेजों के विवरण की संरचना

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संविदात्मक दस्तावेज का लेखा और भंडारण ग्राहकों के साथ सक्रिय रूप से काम करने वाली कंपनियां कैलेंडर वर्ष के दौरान बड़ी संख्या में अनुबंध जमा करती हैं, इसलिए, इसकी आवश्यकता होती है विशेष ध्यानसंविदात्मक दस्तावेज के मूल के लेखांकन और भंडारण के रूप में ऐसा क्षण। यह महत्वपूर्ण क्यों है?

थ्योरी पुस्तक से लेखांकन. परीक्षा के सवालों के जवाब लेखक वासेंको ओल्गा व्लादिमीरोवनास

74. दस्तावेज़ीकरण और वर्कफ़्लो की प्रणाली की जाँच करना लेखांकन दस्तावेज़ीकरण और वर्कफ़्लो की प्रणाली को उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित वर्कफ़्लो शेड्यूल द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

सचिवीय पुस्तक से लेखक पेट्रोवा यूलिया अलेक्जेंड्रोवना

5.2 एचआर पैकेज कोई भी कंपनीसंगठनात्मक और कानूनी रूप की परवाह किए बिना जिसमें इसे बनाया गया था, व्यावसायिक गतिविधियों को करने की प्रक्रिया में इसे कर्मियों के डिजाइन, रखरखाव और संरक्षण पर काम के कार्यान्वयन का सामना करना पड़ता है।

किताब से आधुनिक आवश्यकताएंकार्मिक सेवा (विभाग) के लिए लेखक पोनोमेरेवा नताल्या जी.

1.5. दस्तावेज़ीकरण प्रणाली प्रगति पर है उद्यमशीलता गतिविधि व्यक्तिगत व्यवसायीव्यवसाय लेनदेन करता है जिसके लिए प्रासंगिक दस्तावेजों के साथ पंजीकरण की आवश्यकता होती है। व्यापार लेनदेन के दस्तावेज़ीकरण को कहा जाता है

कंपनी के कार्यालय कार्य पुस्तक से लेखक खराब मौसम अलेक्जेंडर वी।

1. चरण ऐतिहासिक विकासलेखांकन आमतौर पर यह स्वीकार किया जाता है कि पूर्व-साहित्यिक काल में डबल-एंट्री बहीखाता पद्धति अपनी प्रारंभिक अवस्था में थी, अपने पहले कदम उठाते हुए, लुका पैसिओली के ग्रंथ ने उस समय ज्ञात सर्वोत्तम लेखांकन विधियों का सारांश दिया। पर

गुणवत्ता प्रबंधन पुस्तक से। कार्यशाला लेखक रेज़ेव्स्काया स्वेतलाना

लेखक की किताब से

3.7. कार्मिक प्रलेखन के भंडारण की शर्तें कर्मियों के दस्तावेज के भंडारण की शर्तें अनुमोदित संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची द्वारा विनियमित होती हैं। 6 अक्टूबर 2000 को रोसारखिव (27 अक्टूबर 2003 को यथा संशोधित) (आगे -

लेखक की किताब से

1.1. विधायी कार्यसूचना और प्रलेखन के क्षेत्र में रूसी संघ का रूसी संघ का कानून नियंत्रित करता है सामान्य सिद्धांतसंगठनों और उद्यमों के प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन का संगठन। मुख्य कानून शासी

लेखक की किताब से

9.3 नियामक दस्तावेज़ीकरण के सूचना समर्थन पर विकसित और अपनाई गई जानकारी की उपलब्धता राष्ट्रीय मानक, अखिल रूसी तकनीकी और आर्थिक क्लासिफायर, साथ ही ये दस्तावेज़ स्वयं उपयोगकर्ताओं के लिए, जिनमें विदेशी भी शामिल हैं,