मैं एक वित्तीय होल्डिंग में काम करता हूँ, जिसमें एक बैंक भी शामिल है, बीमा कंपनीऔर अन्य कानूनी संस्थाएं। हमें केंद्रीकृत भंडारण को व्यवस्थित करने का काम सौंपा गया है कागज के दस्तावेज. कृपया मुझे बताएं कि दस्तावेजों को रखने के केंद्रीकृत भंडारण को व्यवस्थित करने पर काम कैसे शुरू किया जाए, काम के क्रम का निर्धारण करते समय आपको क्या ध्यान देना चाहिए।
उत्तर
किसी भी कंपनी की प्रक्रियाओं के स्वचालन के स्तर के बावजूद, कागजी दस्तावेजों के भंडारण को व्यवस्थित करने का मुद्दा काफी तीव्र है। दस्तावेजों का उचित रूप से व्यवस्थित भंडारण कंपनी के प्रबंधन को कई जटिल कार्यों को हल करने की अनुमति देता है, जिसमें दस्तावेजों और सूचनाओं की त्वरित खोज को व्यवस्थित करने, दस्तावेजों तक पहुंच वितरित करने, सूचना के रिसाव के मामले में जोखिम को कम करने आदि के कार्य शामिल हैं।
भंडारण के आयोजन के मुद्दे पर आगे बढ़ने से पहले, यह निर्धारित करना आवश्यक है कि कौन से दस्तावेज़ और कितने संग्रहीत किए जाने चाहिए, आप कितने दस्तावेज़ संग्रहीत करना चाहते हैं, इसके लिए कितने उपकरण और कर्मियों की आवश्यकता है, आदि।
के बारे में भी पढ़ें फाइलों का अभिलेखीय भंडारणविस्तार में।
- दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण पर काम करना।
वित्तीय संस्थान की प्रत्येक कानूनी संस्थाओं के लिए मामलों के नामकरण को संकलित करने पर काम करना आवश्यक है।
चूंकि आप एक वित्तीय होल्डिंग कंपनी के लिए काम करते हैं, इसलिए आपको "सामान्य प्रबंधकीय की चेकलिस्ट" द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए अभिलेखीय दस्तावेजराज्य निकायों, निकायों की गतिविधियों के दौरान गठित स्थानीय सरकारऔर संगठन, भंडारण की शर्तों को इंगित करते हैं "अनुमोदित। 25 अगस्त, 2010 संख्या 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश के अनुसार, विनियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेज, जिसके आधार पर वित्तीय कंपनियों के दस्तावेजों के लिए अवधारण अवधि निर्धारित की जाती है, विकास के अधीन है और अभी तक नहीं है स्वीकृत किया गया।
वित्तीय होल्डिंग कंपनियों के दस्तावेज़ संरचना के व्यवस्थितकरण और विवरण पर काम एक अनिवार्य प्रारंभिक कार्य है, क्योंकि दस्तावेजों की संरचना को समझे बिना, प्रतिधारण अवधि का सही निर्धारण, आगे बढ़ना असंभव है। मामलों के नामकरण के संकलन पर काम पूरा करने के बाद, आप भविष्य के लिए संग्रहीत दस्तावेजों की अनुमानित मात्रा निर्धारित करने में सक्षम होंगे (यह भंडारण क्षेत्र, आवश्यक उपकरण और कर्मियों की संख्या की गणना के लिए महत्वपूर्ण है)।
चूंकि नियोक्ता दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण में विशेष रूप से लगे कर्मचारियों के एक बड़े कर्मचारी को रखना नहीं चाहता है, इसलिए मैं निम्नानुसार मामलों के नामकरण को संकलित करने पर काम का आयोजन करने की सलाह देता हूं:
प्रबंधन के प्रलेखन समर्थन विभाग को प्रमुख कार्यों का हिस्सा सौंपें (उदाहरण के लिए, कार्य प्रदर्शन और संगठनात्मक मुद्दों की कार्यप्रणाली), और सीधे होल्डिंग के डिवीजनों और कानूनी संस्थाओं में मामलों के नामकरण को संकलित करने का काम - विशेष रूप से विभागों के प्रशिक्षित विशेषज्ञ।
दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण और विवरण पर किए गए कार्य का परिणाम तैयार किया जाना चाहिए और स्थापित स्थानीय के अनुसार सहमत होना चाहिए नियमोंआपकी होल्डिंग का, क्रम में, होल्डिंग की प्रत्येक कानूनी इकाई के लिए मामलों का सारांश नामकरण है।
जब होल्डिंग की कानूनी संस्थाओं के मामलों का नामकरण तैयार किया गया है, तो दस्तावेजों की संरचना का विश्लेषण करना संभव है, उन दस्तावेजों का चयन करें जो अभिलेखीय भंडारण (10 वर्ष या उससे अधिक की अवधारण अवधि), परिचालन भंडारण (अवधारण अवधि कम) के अधीन हैं। 10 वर्ष से अधिक)।
इसके अलावा, केंद्रीकृत भंडारण, एक नियम के रूप में, इसका मतलब यह नहीं है कि भंडारण केवल एक बिंदु (किसी प्रकार का बड़ा भंडार) पर आयोजित किया जाएगा, दस्तावेजों को कई शहरों में विभिन्न बिंदुओं पर संग्रहीत किया जा सकता है। जब भंडारण के केंद्रीकरण के बारे में बात की जाती है, तो अक्सर इसका मतलब यह होता है कि एक विशिष्ट कार्यात्मक इकाई को भंडारण कार्यों का असाइनमेंट, जो भंडारण के लिए दस्तावेजों को स्वीकार करने के लिए नियम स्थापित करेगा, उन्हें भंडारण स्थानों में रखने, जारी करने और वापस करने की प्रक्रिया को नियंत्रित करेगा, भंडारण अवधि और विनाश की प्रक्रिया। इस तरह की कार्यक्षमता प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन विभाग को सौंपी जा सकती है, अगर इसमें एक संग्रह विभाग शामिल है।
- विधायी और पद्धति संबंधी आधार का अध्ययन।
साथ ही दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण पर काम के साथ, दस्तावेजों के भंडारण के आयोजन के क्षेत्र में कानून की आवश्यकताओं और विनियामक और पद्धति संबंधी ढांचे का अध्ययन करना आवश्यक है।
यदि एक संयुक्त स्टॉक कंपनी (एक वित्तीय होल्डिंग की कानूनी इकाई) एक क्रेडिट संस्थान है, तो यह इसके अधीन है नियामक दस्तावेजसेंट्रल बैंक ऑफ रूस, उदाहरण के लिए, 26 मार्च, 2007 को रूसी संघ के सेंट्रल बैंक के विनियमन संख्या 302-पी, जो सीधे कुछ लेखा दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के संगठन को इंगित करता है:
"प्रत्येक व्यावसायिक दिन के लिए कागज पर उत्पन्न और बाध्य लेखा दस्तावेज महीने में कम से कम एक बार अभिलेखीय भंडारण के लिए स्थानांतरित किए जाते हैं (अगले महीने के दसवें कारोबारी दिन की तुलना में बाद में नहीं)। निर्दिष्ट अवधि की समाप्ति तक, उन्हें लेखा विभाग में उन स्थितियों में संग्रहीत किया जाता है जो उन तक अनधिकृत पहुंच को बाहर करते हैं।
इसके अलावा, मैं कुछ दस्तावेजों के भंडारण को व्यवस्थित करने की संभावना पर विचार करने की सलाह देता हूं इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में, क्योंकि 25 नवंबर, 2009 नंबर 2346-यू के रूसी संघ के सेंट्रल बैंक का एक समान निर्देश है " आयोजन करते समय लेखांकन, निपटान और नकद लेनदेन के निष्पादन से संबंधित कुछ दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक क्रेडिट संस्थान में भंडारण पर बनाए रखने पर काम करें लेखांकन”, और इस तरह के काम को करने से कागज पर संग्रहीत दस्तावेजों की मात्रा में काफी कमी आएगी।
इसके अतिरिक्त, आपको संघीय कानूनों "ऑन" के प्रावधानों का सावधानीपूर्वक अध्ययन करना चाहिए संयुक्त स्टॉक कंपनियोंआह" (दिनांक 26 दिसंबर, 1995 संख्या 208-एफजेड), "बैंकों और बैंकिंग गतिविधियों पर" (दिनांक 2 दिसंबर, 1990 संख्या 395-1), "निवेश निधियों पर" (दिनांक 29 नवंबर, 2011 संख्या 156- एफजेड), साथ ही दीवानी संहिताआरएफ।
- दस्तावेजों के साथ काम के स्वचालन के स्तर का अध्ययन।
समाधान विकसित करते समय, दस्तावेजों के प्रत्येक समूह के साथ काम के स्वचालन के स्तर पर विचार करना भी उचित है, क्योंकि यदि भंडारण के स्थान पर दस्तावेजों की महत्वपूर्ण मात्रा को स्थानांतरित करने का निर्णय लिया जाता है, तो निरीक्षण और नियंत्रण संगठनों के साथ-साथ ग्राहकों के अनुरोध पर सूचना प्रदान करने की असंभवता से जुड़े जोखिमों को यथासंभव समाप्त करना आवश्यक है। दस्तावेजों की अनुपलब्धता, जिसके परिणामस्वरूप बाद में होल्डिंग कंपनियों की गतिविधियों या निर्देशों और जुर्माना के बारे में नकारात्मक जानकारी हो सकती है।
भंडारण के संगठन में दस्तावेजों के लिए लेखांकन के स्वचालन का न केवल मूल दस्तावेजों के संदर्भ की आवृत्ति पर सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा, बल्कि भविष्य में यह भंडारण में मौजूद मूल दस्तावेजों के खोने के जोखिम को भी कम करेगा।
दस्तावेज़ लेखांकन के स्वचालन की कमी उनके निर्माण के बिंदुओं पर दस्तावेजों के भंडारण को व्यवस्थित करने के निर्णय को प्रभावित कर सकती है।
- होल्डिंग के दस्तावेजों के भंडारण के आयोजन पर परियोजना का कानूनी समर्थन।
यदि एक ही रिपॉजिटरी में दस्तावेजों के भंडारण को व्यवस्थित करने का निर्णय लिया गया था, तो न केवल उन क्षेत्रों को पहले से निर्धारित करना आवश्यक है, जिन पर प्रत्येक कानूनी संस्थाओं के दस्तावेजों को रखा जाएगा, बल्कि यह भी:
- सुनिश्चित करें कि विभिन्न कानूनी संस्थाओं के दस्तावेजों तक पहुंच अलग-अलग है;
- अंतरिक्ष के लिए पट्टा/उपठेका करार समाप्त करना;
- सेवा समझौते समाप्त करें (यदि संभव हो);
- कर्मियों के मुद्दों को हल करने के लिए (इकाई (या इकाइयों) की संरचना बनाने के लिए जो दस्तावेजों के भंडारण को सुनिश्चित करता है, ताकि केवल उनमें काम करने वाले कर्मचारी या अनुबंध के आधार पर दस्तावेज़ भंडारण सेवाएं प्रदान करने वाले) कानूनी संस्थाओं के दस्तावेजों तक पहुंच सकें, आदि।
आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए इस तरह की कार्रवाई की जानी चाहिए विधायी ढांचा, निरीक्षण और नियंत्रण संगठनों से दावों का बहिष्कार, साथ ही दस्तावेजों के नुकसान और सूचना के रिसाव के जोखिम को कम करना।
उपरोक्त मुद्दों को हल करने के लिए, परियोजना में कानूनी विभाग और कार्मिक प्रबंधन विभाग के विशेषज्ञों को शामिल करना आवश्यक है।
- दस्तावेजों के भंडारण के संगठन पर काम का क्रम।
मैं दस्तावेजों को रखने के केंद्रीकृत भंडारण के संगठन पर काम के निम्नलिखित क्रम का प्रस्ताव करता हूं।
- खोजपूर्ण सर्वेक्षण।
- मामलों का नामकरण तैयार करना, दस्तावेजों की संरचना, उनकी भंडारण अवधि और मात्रा का निर्धारण करना।
- विधायी और नियामक ढांचे का अध्ययन।
- दस्तावेजों के विभिन्न समूहों के साथ काम के स्वचालन की डिग्री का अध्ययन।
- पढ़ना विकल्पदस्तावेजों के भंडारण का आयोजन (प्रत्येक कानूनी इकाई या केंद्रीकृत में एक संग्रह बनाना, सेवा कंपनियों को आकर्षित करना, विभागों द्वारा कुछ दस्तावेजों के भंडारण को व्यवस्थित करना आदि)।
- विकास मानक रूपपट्टा / सेवा समझौते (यदि आवश्यक हो)।
- निर्णय लेना। एक कार्यकारी समूह या आयोग का निर्माण और प्रत्येक के दस्तावेजों के प्रत्येक समूह के भंडारण के स्थान का कॉलेजियम निर्धारण कानूनी इकाईहोल्डिंग, वर्तमान कानूनी ढांचे, आंतरिक सुरक्षा आवश्यकताओं और मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं को ध्यान में रखते हुए। आवश्यक स्थान की गणना, उपकरणों के लिए आवश्यकताओं का निर्धारण और इसकी मात्रा, कर्मियों की संख्या।
- भंडारण की व्यवस्था:
- भंडारण स्थानों के संगठन के लिए परिसर का चयन।
- दस्तावेजों के भंडारण के आयोजन पर काम शुरू करने के लिए आवश्यक अनुबंधों और अन्य दस्तावेजों का पंजीकरण।
- भंडारण क्षेत्रों के लिए उपकरण (अग्निशमन उपकरण (अलार्म और आग बुझाने की प्रणाली), विशेष उपकरण (रैक), जलवायु उपकरण, सुरक्षा उपकरण, कर्मियों के कार्यस्थलों के लिए उपकरण, आदि)।
- कर्मियों का चयन और प्रशिक्षण।
- दस्तावेजों के भंडारण, जारी करने और नष्ट करने के संगठन को नियंत्रित करने वाले नियमों का विकास और कार्यान्वयन।
- भंडारण स्थानों पर दस्तावेजों की आवाजाही का समय निर्धारण और आयोजन।
- होल्डिंग नियंत्रण के उपायदस्तावेजों के भंडारण का आयोजन।
इनमें से कुछ चरणों को आपस में जोड़ा जा सकता है, कार्यों के सेट, प्रक्रियाओं की परिपक्वता के स्तर, दस्तावेजों के साथ काम के स्वचालन के स्तर, होल्डिंग के भीतर सूचना सुरक्षा आवश्यकताओं के आधार पर अन्य चरणों को जोड़ना भी संभव है।
शब्दकोष
केस नामकरण- एक निश्चित वर्ष में संगठन में दायर मामलों के शीर्षकों (नामों) की एक व्यवस्थित सूची, उनके भंडारण की अवधि को इंगित करते हुए, तैयार की गई उचित समय पर. दिशा-निर्देशमामलों के अनुकरणीय नामकरण के विकास पर // रोसारखिव, VNIIDAD। - एम।, 2008।
परिचालन भंडारणदस्तावेजों को विभागीय संग्रह को सौंपने से पहले पूर्वस्कूली शैक्षिक संस्थान, संगठनों के अन्य संरचनात्मक प्रभागों की सेवाओं में रखा जाता है। परिचालन भंडारण को उनके निष्पादन की प्रक्रिया में दस्तावेजों के भंडारण और निष्पादित दस्तावेजों के भंडारण में विभाजित किया गया है।
उनके निष्पादन के दौरान दस्तावेजों को ठेकेदार द्वारा शिलालेखों के साथ विशेष फ़ोल्डरों में रखा जाना चाहिए "तत्काल", "निष्पादन के लिए", "बैठक के लिए", "हस्ताक्षर के लिए", "प्रेषण के लिए" और इसी तरह। फ़ोल्डर कलाकार के उपनाम, आद्याक्षर, फ़ोन नंबर को भी इंगित करते हैं।
फ़ोल्डरों को कलाकार के डेस्क पर दिन के दौरान संग्रहीत किया जाता है, और काम पूरा होने के बाद उन्हें एक डेस्क दराज या कैबिनेट में रख दिया जाता है। अधूरे दस्तावेजों वाले फ़ोल्डर इस तरह से संग्रहीत किए जाते हैं कि बीमारी या ठेकेदार की व्यावसायिक यात्रा के मामले में, उन्हें निष्पादन के लिए तुरंत किसी अन्य कर्मचारी को स्थानांतरित किया जा सकता है।
निष्पादित दस्तावेजों का भंडारण विशेष विभिन्न पंचों में किया जाता है। फ़ोल्डर प्रकार के फ़ोल्डरों का उपयोग अल्पकालिक भंडारण दस्तावेजों के लिए किया जाता है, क्योंकि फ़ोल्डरों में दस्तावेजों को रिवर्स कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है: बाद की तारीख वाला दस्तावेज़ पहले (शीर्ष) होता है, और पहले वाला अंत (नीचे) होता है।
लंबे और स्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों के लिए, नरम बन्धन प्रणाली (लेस के साथ) वाले फ़ोल्डरों का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। दस्तावेजों को एक छेद पंच के साथ छिद्रित किया जाता है, छेदों के माध्यम से लेस पारित किए जाते हैं, जो हेमेड दस्तावेजों के नीचे बंधे होते हैं। यह काम को थोड़ा जटिल करता है, लेकिन यह दस्तावेज़ों को सीधे कालानुक्रमिक क्रम में एक मामले में समूहित करना संभव बनाता है। ऐसे फ़ोल्डरों में संग्रहीत दस्तावेजों को विभागीय संग्रह में उसी रूप में स्वीकार किया जा सकता है जिस रूप में वे कार्यालय के काम में बनाए गए थे।
परिचालन गतिविधियों में शेष मामलों को आसानी से कॉम्पैक्टस रैक, एलेवेटर प्रकार के यांत्रिक फाइलिंग कैबिनेट पर कैबिनेट में संग्रहीत किया जा सकता है। पूर्ण मामलों को कर्मचारियों के डेस्क में रखने की मनाही है। मामलों के भंडारण के संगठन को उनकी सुरक्षा और उपयोग में आसानी सुनिश्चित करनी चाहिए।
निष्पादित दस्तावेजों को विशेष नियमों के अनुसार मामलों में समूहीकृत किया जाता है। दस्तावेजों को समूहीकृत करने के इस कार्य को कहते हैं "चीजों को आकार देना"।
मामलों के गठन के लिए सामान्य आवश्यकताएं।
मामलों के गठन के कार्य में निम्नलिखित कार्य शामिल हैं:
- - मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों पर निष्पादित दस्तावेजों का वितरण;
- - एक निश्चित क्रम में मामले के भीतर दस्तावेजों की व्यवस्था;
- - केस कवर डिजाइन।
ये ऑपरेशन पूरे वर्ष किए जाते हैं, जो पूर्वस्कूली शैक्षिक संस्थान और संगठनों के अन्य संरचनात्मक विभागों की सेवाओं के साथ-साथ विभागीय संग्रह में उनके बाद के भंडारण में दस्तावेजों के साथ काम को गति देता है और सुविधा प्रदान करता है।
संगठनों में, मामलों का गठन केंद्रीय या विकेंद्रीकृत किया जाता है। पहले मामले में, मामले केवल पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा से बनते हैं, दूसरे में - संगठन के सभी संरचनात्मक प्रभागों द्वारा।
संरचनात्मक डिवीजनों में मामलों का गठन प्रलेखन या कलाकारों के लिए जिम्मेदार लोगों की मदद से किया जाता है जो अपने संरचनात्मक विभाजन में एक निश्चित श्रेणी के मुद्दों का नेतृत्व करते हैं। सेवा द्वारा मामलों के गठन की शुद्धता पर पद्धतिगत मार्गदर्शन प्रदान किया जाता है
डॉव और विभागीय संग्रह। कई नियमों और विनियमों को देखकर मामलों के गठन की शुद्धता हासिल की जाती है।
हस्तांतरणीय, न्यायिक, व्यक्तिगत फाइलों, प्रतिनिधि अधिकारियों के दस्तावेजों, अन्य निर्वाचित निकायों के अपवाद के साथ एक कैलेंडर वर्ष के दस्तावेजों को मामलों में समूहीकृत किया जाता है, जिन्हें उनके दीक्षांत समारोह की अवधि के दौरान समूहीकृत किया जाता है; दस्तावेज़ शिक्षण संस्थानोंशैक्षणिक वर्ष, आदि के मामलों में गठित।
दस्तावेजों के भंडारण के सबसे तर्कसंगत संगठन के उद्देश्य से फाइलों का निर्माण किया जाता है, जो त्वरित खोज प्रदान करता है आवश्यक दस्तावेजऔर जानकारी। भंडारण की स्थायी और अस्थायी अवधि के दस्तावेजों को अलग-अलग मामलों में समूहीकृत किया जाता है।
उदाहरण के लिए, विभिन्न मामलों में मूल और दस्तावेजों की प्रतियां, वार्षिक और त्रैमासिक कार्य योजना आदि को रखा जाना चाहिए, क्योंकि इन दस्तावेजों की प्रतिधारण अवधि अलग-अलग होती है। उसी समय, एक मामले में अलग-अलग प्रतिधारण अवधि के दस्तावेजों के अस्थायी समूहीकरण की अनुमति है यदि वे एक ही मुद्दे से संबंधित हैं। कैलेंडर वर्ष के अंत में और समस्या का समाधान हो जाने पर, यह अनुशंसा की जाती है कि ऐसे दस्तावेज़ों को स्वतंत्र मामलों में पुनर्समूहित किया जाए।
मामले में दस्तावेज़ की केवल एक प्रति शामिल है। लौटाए जाने वाले दस्तावेज़, दस्तावेज़ों के मसौदे, कार्यकारी संस्करण (ड्राफ़्ट), डुप्लिकेट प्रतियां शामिल नहीं हैं। इसका अपवाद मसौदा और दोहरी सामग्री है, प्रतियाँ जिनमें संकल्प, वीजा, नोट्स हैं, जो मुख्य दस्तावेज़ के अतिरिक्त हैं। फ़ाइल में रखे गए प्रत्येक दस्तावेज़ को राज्य, उद्योग की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए डॉव मानकऔर अन्य नियामक दस्तावेज।
मामलों में दस्तावेजों का समूहन दस्तावेजों पर कलाकारों के अंकों के अनुसार किया जाता है "ई केस नंबर.., तारीख और निष्पादक के हस्ताक्षर"- मामलों के नामकरण के अनुसार। अधूरे या गलत तरीके से निष्पादित दस्तावेजों को पुनरीक्षण के लिए कलाकारों को वापस कर दिया जाता है।
फाइलों में अनुरोधों और उत्तरों को अलग करने की अनुमति नहीं है, संलग्नक के बिना कवर पत्र दाखिल करना या उनके स्थान के बारे में चिह्नों के बिना, फाइलों में संवाददाताओं को वापस किए जाने वाले दस्तावेजों को दाखिल करना। पूरी की गई फ़ाइल में 250 से अधिक शीट नहीं होनी चाहिए, जिसकी मोटाई 4 सेमी है। मामलों की न्यूनतम मात्रा पर कोई प्रतिबंध नहीं है।
एक मामले से संबंधित दस्तावेजों की एक बड़ी मात्रा के साथ, उन्हें स्वतंत्र संस्करणों, भागों में विभाजित किया जाता है, या नए मामले बनाए जाते हैं, कालक्रम के अनुसार दस्तावेजों को व्यवस्थित करते हुए, प्रश्न सिद्धांत।
मामले के अंदर, दस्तावेजों को एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित किया जाता है। मामले में दस्तावेजों की व्यवस्था के चुने हुए क्रम से आवश्यक दस्तावेजों को खोजने की दक्षता पर निर्भर करता है, साथ ही मुद्दों के समाधान की प्रगति और पूर्णता का खुलासा भी होता है। विशिष्ट रूप से, एक मामले के भीतर दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है, जो तारीखों के संदर्भ में शुरुआती दस्तावेजों से शुरू होता है और नवीनतम तारीखों के साथ समाप्त होता है।
दस्तावेज़ में स्थित हो सकते हैं क्रम संख्याएँ(आदेश, निर्देश, प्रोटोकॉल, निर्णय, आदि), लेकिन इस मामले में भी, मुद्दों को हल करने का कालानुक्रमिक क्रम संरक्षित है।
यह, उदाहरण के लिए, पत्राचार पर लागू होता है, जब प्रतिक्रिया दस्तावेज़ फ़ाइल में दर्ज किया जाता है, पंजीकरण की तारीख से नहीं, बल्कि पहल दस्तावेज़ के बाद, या उन अनुप्रयोगों के लिए, जो उनके अनुमोदन या संकलन की तारीख की परवाह किए बिना संलग्न होते हैं। प्रासंगिक दस्तावेज़।
यदि आवेदन 25 शीट या अधिक है, तो, एक नियम के रूप में, इससे एक अलग वॉल्यूम बनता है, और इस बारे में दस्तावेज़ में एक संबंधित चिह्न बनाया जाता है।
दस्तावेजों को वर्णानुक्रम में भी व्यवस्थित किया जा सकता है। इस क्रम में, उदाहरण के लिए, नागरिकों के प्रस्ताव, बयान और शिकायतें रखी जाती हैं। वर्णानुक्रम में, विभिन्न प्रश्नावली, सारांश, अधीनस्थ उद्यमों से रिपोर्ट (उद्यम नामों के वर्णानुक्रम में), और अन्य दस्तावेजों को समूहित करने की सलाह दी जाती है।
मामलों में समूहीकरण कुछ श्रेणियांदस्तावेज़। मामलों में दस्तावेजों की कुछ श्रेणियों को समूहीकृत करने की विशेषताएं हैं।
प्रशासनिक दस्तावेज नाम (आदेश, आदेश, निर्देश, निर्णय) द्वारा अलग-अलग मामलों में बनते हैं, जो लेखकत्व (मंत्रालय के आदेश, संगठन के आदेश, आदि) द्वारा निर्दिष्ट होते हैं।
आदेश संगठनों को मुद्दे उन्मुखीकरण के आधार पर अलग-अलग मामलों में समूहीकृत किया जाता है, अर्थात मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश, प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों के लिए आदेश, कर्मियों के लिए आदेश अलग-अलग समूहीकृत किए गए हैं।
विधान, नियम, निर्देश, प्रशासनिक दस्तावेजों द्वारा अनुमोदित, उनके अनुलग्नक के रूप में, प्रशासनिक दस्तावेजों के साथ समूहबद्ध हैं। यदि, अनुमोदन पर प्रशासनिक दस्तावेजप्रकाशित नहीं, ये दस्तावेज़ स्वतंत्र मामलों में बनते हैं।
आदेश उच्च संगठनों और उनके निष्पादन के लिए दस्तावेजों को संगठन की गतिविधि के क्षेत्रों के अनुसार फाइलों में बांटा गया है।
प्रोटोकॉल लेखक के हस्ताक्षर (बोर्ड के मिनट, निदेशक के साथ बैठक के मिनट, ट्रेड यूनियन मीटिंग के मिनट आदि) को ध्यान में रखते हुए मामले बनते हैं। प्रोटोकॉल, एक नियम के रूप में, उन दस्तावेजों के साथ समूहीकृत होते हैं जिनके आधार पर उन्हें तैयार किया गया था (एजेंडा, रिपोर्ट, मसौदा निर्णय, आदि)।
इन दस्तावेजों को मुद्दों पर विचार करने के क्रम में प्रोटोकॉल के बाद रखा जाता है। ऐसे दस्तावेजों की एक महत्वपूर्ण राशि के साथ, वे प्रोटोकॉल की संख्या के अनुसार और मुद्दों को हल करने के क्रम में एक अलग मामले में बनते हैं।
बैठकों का प्रतिलेख, एक नियम के रूप में, वे अलग-अलग मामलों में बनते हैं।
स्वीकृत योजनाएं, रिपोर्ट, सीमाएं, शीर्षक सूची इन दस्तावेजों के मसौदों और उन पर निपटारे से अलग मामलों में समूहीकृत किया जाता है। नियोजित, रिपोर्टिंग दस्तावेज़ों को उस वर्ष की फ़ाइलों में संग्रहीत किया जाता है जिसमें वे सामग्री को संदर्भित करते हैं, संकलन के समय की परवाह किए बिना, उदाहरण के लिए: 2013 की एक रिपोर्ट, 2012 में संकलित, 2013 की फ़ाइल में दर्ज की जानी चाहिए, न कि 2012 ; 2014 की योजना 2013 में तैयार की गई - 2014 के मामले में
परिप्रेक्ष्य योजनाएं उनके संचालन के प्रारंभिक वर्ष का संदर्भ लें, योजना के अंतिम वर्ष के लिए दीर्घकालिक योजना के कार्यान्वयन पर रिपोर्ट करें। में समायोजन परिप्रेक्ष्य योजनाविकास उस वर्ष को संदर्भित करता है जिसके लिए उन्हें तैयार किया गया है। रिपोर्ट में दस्तावेजों को व्यवस्थित तरीके से व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
तो, रिपोर्ट के दस्तावेज वित्तीय गतिविधियाँउद्यम, जिसमें एक बैलेंस शीट, एक व्याख्यात्मक नोट और इसके अनुलग्नक शामिल हैं, में स्थित हैं अगला आदेश: सर्वप्रथम व्याख्यात्मक पत्ररिपोर्ट के लिए, फिर शेष राशि और अंत में - आवेदन। आवेदनों का क्रम बैलेंस शीट मदों के अनुक्रम या व्याख्यात्मक नोट में संबंधित संदर्भों द्वारा निर्धारित किया जाता है।
व्यक्तिगत खाते श्रमिकों और कर्मचारियों वेतनअलग-अलग मामलों में समूहीकृत और अंतिम नाम से वर्णानुक्रम में व्यवस्थित।
सांख्यिकीय दस्तावेज, प्रबंधन गतिविधियों में गठित, इस मुद्दे पर अन्य दस्तावेजों के साथ स्वतंत्र रूप से या एक मामले में समूहीकृत है। उदाहरण के लिए, 2013 के लिए मुख्य गतिविधि पर उद्यम की रिपोर्ट मुख्य गतिविधि पर इस उद्यम की गतिविधि की विशेषता वाले सांख्यिकीय रिपोर्टिंग रूपों के साथ होगी।
पत्र-व्यवहार मुद्दों को हल करने के कालानुक्रमिक क्रम में मामलों में समूह बनाने की सिफारिश की जाती है, जो पहले के दस्तावेजों से शुरू होता है और दिए गए मुद्दे के भीतर बाद के दस्तावेजों के साथ समाप्त होता है। पिछले वर्ष में शुरू हुए किसी विशिष्ट मुद्दे पर पत्राचार को फिर से शुरू करते समय, दस्तावेजों को चालू वर्ष के मामलों में समूहीकृत किया जाता है, जो पिछले वर्ष के मामले के सूचकांक को दर्शाता है। संगठन की बारीकियों के आधार पर, पत्राचार को कैलेंडर वर्ष, दीक्षांत समारोह की अवधि आदि के मामलों में समूहीकृत किया जाता है।
व्यक्तिगत चीज़े संगठन के प्रलेखन के बीच एक महत्वपूर्ण स्थान पर कब्जा। वे संगठन में काम करने वाले सभी लोगों के कर्मियों के मुद्दों से संबंधित दस्तावेजों का समूह बनाते हैं। अपवाद प्रोत्साहन और दंड, निवास प्रमाण पत्र, स्वास्थ्य स्थिति, उपनाम परिवर्तन आदि पर आदेशों की प्रतियां हैं, जिन्हें व्यक्तिगत फाइलों में समूहीकृत नहीं किया जाता है, क्योंकि उनसे जानकारी प्रश्नावली (व्यक्तिगत कार्मिक रिकॉर्ड शीट) के अतिरिक्त स्थानांतरित की जाती है। और अन्य कार्मिक दस्तावेज. यदि आवश्यक है दस्तावेजों ने कहाअस्थायी भंडारण मामलों में गठित किया जा सकता है।
व्यक्तिगत फाइलों में, दस्तावेजों को निम्नलिखित क्रम में समूहीकृत किया जाता है:
- - नौकरी के लिए आवेदन, रेफरल या प्रतिनिधित्व;
- - आत्मकथा;
- - शिक्षा पर दस्तावेज;
- - नियुक्ति, स्थानांतरण, बर्खास्तगी पर आदेशों से अर्क;
इन समूहों के भीतर दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है।
नागरिकों के प्रस्तावों, बयानों और शिकायतों पर मामले बनाते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि संगठनों के काम में सुधार और बदलाव पर नागरिकों के बयान और व्यक्तिगत मुद्दों पर उनके बयान और शिकायतों को अलग-अलग स्वतंत्र मामलों में समूहीकृत किया जाता है।
फ़ाइल में दस्तावेज़ों को वर्णानुक्रम में समूहीकृत किया गया है। एक आवेदक से संबंधित सभी दस्तावेज एक स्वतंत्र समूह का गठन करते हैं। दस्तावेजों के इस समूह में बार-बार प्रस्ताव, बयान, नागरिकों की शिकायतें दर्ज की जाती हैं। दस्तावेजों के अंदर कालानुक्रमिक रूप से व्यवस्थित हैं।
उच्च संगठनों द्वारा प्राप्त अधीनस्थ संगठनों (योजनाओं, रिपोर्ट, सारांश, समीक्षा, संदर्भ, ज्ञापन, आदि) के दस्तावेजों को एक नियम के रूप में, प्रत्येक संगठन के लिए अलग-अलग फाइलों में समूहीकृत किया जाता है। इसके अलावा, सभी अधीनस्थ संगठनों के लिए एक ही नाम के दस्तावेजों की फाइलों में समूहीकरण का उपयोग किया जा सकता है, उदाहरण के लिए: "माल की बिक्री के लिए योजना के कार्यान्वयन पर शाखाओं की तैयार रिपोर्ट।"
युक्तिकरण प्रस्ताव, लेखक के प्रमाण पत्र, आविष्कारों के लिए पेटेंट, खोज के लिए एक डिप्लोमा जारी करने के लिए आवेदन, उन संगठनों में मानक, नियम जो उन्हें विकसित या अनुमोदित करते हैं, प्रत्येक व्यक्तिगत विशिष्ट मुद्दे के लिए स्वतंत्र मामलों में समूहीकृत किए जाते हैं। इसके अलावा, मामले में समूहीकृत दस्तावेजों का सेट, और उनके स्थान का क्रम "विशेष नियमों द्वारा निर्धारित किया जाता है।
इन दस्तावेजों का उपयोग करने वाले संगठनों में, सूचीबद्ध दस्तावेजएक मामले में या अलग-अलग मुद्दों पर समूहीकृत किया जा सकता है।
मशीन डेटा वाहकों पर दस्तावेजी जानकारी, जिसका दीर्घकालिक मूल्य है, सामान्य आधार पर सूचियों के प्रासंगिक लेखों द्वारा निर्धारित किया जाता है, मामलों के नामकरण में भी शामिल है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण की प्रक्रिया में गठित मशीन मीडिया पर दस्तावेज़ों की एक महत्वपूर्ण मात्रा के साथ, मशीन-पठनीय (इलेक्ट्रॉनिक) दस्तावेज़ों का एक स्वतंत्र (या मौजूदा संग्रह के भाग के रूप में) भंडारण उनके भंडारण के लिए आयोजित किया जाता है।
लेखांकन और भंडारण के संगठन की मुख्य इकाई दस्तावेजी जानकारीमशीन डेटा वाहक पर है डेटा फाइल। मामलों के नामकरण में, फाइलों के व्यवस्थितकरण के अनुरूप होना चाहिए आंतरिक संरचनाडेटाबेस। जब डेटाबेस की संरचनाओं में परिवर्तन किए जाते हैं)", फाइलों की संख्या और सामग्री, मामलों के नामकरण में संबंधित परिवर्तन भी परिलक्षित होने चाहिए।
केस कवर डिजाइन। पहले निष्पादित दस्तावेज़ को संग्रहीत करने के लिए फ़ोल्डर में शामिल किए जाने के बाद मामले को दायर माना जाता है। उसी समय, खुले हुए मामले का आवरण तैयार किया जाता है। प्रत्येक खुले हुए केस के कवर पर निम्नलिखित जानकारी दी गई है: संगठन का नाम; नाम संरचनात्मक इकाईवह संगठन जिसमें मामले ने आकार लिया; फ़ाइल में शीट की संख्या; मामला प्रतिधारण अवधि।
केस विवरण के अधिकांश तत्वों को केस की शुरुआत में कवर पर इंगित किया जाता है, शीट्स की संख्या के संकेत के अपवाद के साथ, जो केस पूरा होने के बाद कवर पर रखा जाता है।
पदनाम के साथ संगठन का नाम इसकी विभागीय संबद्धता का संकेत दे सकता है। नाममात्र के मामले में संगठन का नाम पूर्ण रूप से इंगित किया गया है, संक्षिप्त नाम कोष्ठक में दिया गया है, और संरचनात्मक भाग का नाम भी इंगित किया गया है। केस इंडेक्स मामलों के नामकरण के अनुसार चिपका। इंडेक्स फाइल स्टोरेज एड्रेस है, जो एक सर्च फीचर भी है।
शीर्षक डिजाइन मामलों के कवर पर मामलों के सही ढंग से संकलित नामकरण की उपस्थिति से सुविधा होती है। इन मामलों में, शीर्षक को मामलों के नामकरण से कवर में स्थानांतरित करने के लिए पर्याप्त है। मामलों के नामकरण के अभाव में, शीर्षक के अनुसार संकलित किया जाता है सामान्य नियमहर मामले के लिए।
केस की तारीख दिखाता है कि किस अवधि के लिए दस्तावेजों को मामले में समूहीकृत किया गया है। जब कोई मामला खोला जाता है, तो इसकी स्थापना का वर्ष कवर पर इंगित किया जाता है।
यदि मामला वॉल्यूम, भागों में बांटा गया है, तो उनके कवर स्थापना की तिथि, माह, वर्ष इंगित करते हैं। वॉल्यूम की समाप्ति तिथि, उनमें दस्तावेजों के समूहीकरण के अंत के बाद भागों को नीचे रखा गया है। मामलों के भंडारण की शर्तों को मामलों के नामकरण से कवर में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
पेपर दस्तावेज़ों के कवर के अनुरूप, मशीन-पठनीय दस्तावेज़ों के लेबल (पैकेजिंग आवेषण) भी जारी किए जाते हैं।
- - सूचना और संदर्भ कार्य में उपयोग;
- - अभिभाषक को भेजना;
- - फाइल में दूसरी कॉपी (कॉपी) दाखिल करना।
बी. आंतरिक दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के चरण:
- - दस्तावेजों या उनकी बड़ी मात्रा की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बढ़ी हुई आवश्यकताएं - पंजीकरण;
- - डिजाइन की शुद्धता की जांच करना;
- - ठेकेदार द्वारा एक परियोजना तैयार करना;
- - सिर द्वारा हस्ताक्षर (में आवश्यक मामले- कथन);
- - परियोजना समन्वय।
C. व्यक्तिगत फाइलों में, दस्तावेजों को निम्नलिखित क्रम में समूहीकृत किया जाता है:
- - शिक्षा पर दस्तावेज;
- - प्रश्नावली में जोड़ (कार्मिक रिकॉर्ड के लिए व्यक्तिगत शीट);
- - प्रश्नावली (कार्मिक रिकॉर्ड के लिए व्यक्तिगत शीट);
- - आत्मकथा;
- - नौकरी के लिए आवेदन, रेफरल या प्रतिनिधित्व; नियुक्ति, स्थानांतरण, बर्खास्तगी पर आदेशों से उद्धरण;
- - आंतरिक सूचीव्यक्तिगत फाइल में उपलब्ध दस्तावेज;
- - व्यक्ति से संबंधित प्रमाण पत्र और अन्य दस्तावेज।
22 अक्टूबर 2004 का संघीय कानून संख्या 125-एफजेड "ऑन संग्रहवी रूसी संघ"संगठनों को उनके स्थापित भंडारण की अवधि के दौरान कर्मियों पर दस्तावेजों सहित अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य किया जाता है संघीय कानून, अन्य नियामक कानूनी कार्यरूसी संघ, साथ ही इस संघीय कानून के अनुच्छेद 6 के भाग 3 और अनुच्छेद 23 के भाग 1 और 1.1 द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों की सूची।
दस्तावेजों की इन सूचियों में शामिल हैं:
1) अधिकृत संघीय निकाय द्वारा अनुमोदित इन सूचियों के उपयोग के लिए उनके भंडारण की अवधि और निर्देशों को इंगित करने वाले मानक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची कार्यकारिणी शक्तिसंग्रह और कार्यालय के काम के क्षेत्र में (वर्तमान में - रोसारखिव, पूर्व में - रूस का संस्कृति मंत्रालय):
- राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची, जो उनके भंडारण की शर्तों को दर्शाती है, अनुमोदित। रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 एन 558;
- संगठनों की वैज्ञानिक, तकनीकी और उत्पादन गतिविधियों में उत्पन्न विशिष्ट अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची, जो भंडारण की अवधि को अनुमोदित करती है। रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 31 जुलाई, 2007 एन 1182।
इसके अलावा, शेल्फ जीवन निर्धारित करने के लिए प्रबंधन दस्तावेज 80 के दशक के लिए - XX सदी के 90 के दशक की पहली छमाही, साथ ही विशिष्ट (उद्योग) प्रलेखन, सूची लागू है मानक दस्तावेज, अनुमत यूएसएसआर का मुख्य संग्रह दिनांक 15.08.1988;
2) संघीय अधिकारियों द्वारा अनुमोदित राज्य की शक्ति, अन्य सरकारी निकायरूसी संघ की, उनकी गतिविधियों के दौरान उत्पन्न दस्तावेजों की सूची, साथ ही उनके अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियों के दौरान, उनके भंडारण की अवधि का संकेत देते हुए। दस्तावेजों की ये सूची संघीय अभिलेखागार के साथ समझौते में अनुमोदित हैं;
3) गतिविधियों के दौरान उत्पन्न दस्तावेजों की एक सूची क्रेडिट संस्थानों, बैंक ऑफ रूस के साथ संग्रह और रिकॉर्ड रखने के क्षेत्र में अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा अनुमोदित, इसके उपयोग के लिए उनके भंडारण और निर्देशों का संकेत देते हुए।
संयुक्त स्टॉक कंपनियों के लिए, उनके दस्तावेजों को संग्रहीत करने की शर्तें नियमों द्वारा निर्धारित की जाती हैं और संयुक्त स्टॉक कंपनियों के दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया को मंजूरी दी जाती है। रूस की प्रतिभूति के लिए संघीय आयोग की डिक्री दिनांक 16.07.2003 N 03-33/ps।
संदर्भ जानकारी में विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची द्वारा स्थापित संगठनों के सबसे सामान्य दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें शामिल हैं, जिन्हें अनुमोदित किया गया है। 25 अगस्त, 2010 एन 558 के रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश, साथ ही दस्तावेजों के भंडारण की अवधि जो उपरोक्त सूचियों में शामिल नहीं हैं और संघीय कानूनों और रूसी संघ के अन्य नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित हैं।
संगठनों, उद्यमों और संस्थानों की गतिविधियों के परिणामस्वरूप, वे बनाए जाते हैं जिनका विभिन्न वैज्ञानिक और व्यावहारिक महत्व है। उनमें से कुछ में ऐसी जानकारी होती है जो केवल किसी विशेष समस्या को हल करने के लिए आवश्यक होती है। एक बार जब इस जानकारी का संचालन उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है, तो ऐसे दस्तावेज़ अपना मूल्य खो देते हैं। उनका आगे भंडारण अव्यावहारिक है। अन्य दस्तावेज़ कई वर्षों तक अपना मूल्य बनाए रखते हैं। लेकिन ऐसे दस्तावेज़ हैं जिनमें वैज्ञानिक और व्यावहारिक उद्देश्यों के लिए बहुमूल्य जानकारी है। ऐसे दस्तावेजों को स्थायी रूप से रखा जाना चाहिए।
इस संबंध में परिभाषित किया गया है अलग-अलग तिथियांदस्तावेज़ भंडारण।
दस्तावेजों के भंडारण की अवधि हो सकती है:- अस्थायी (10 वर्ष तक);
- अस्थायी (10 वर्ष से अधिक);
- स्थायी।
दो साल के लिए स्थायी और अस्थायी (10 साल से अधिक) भंडारण के पूर्ण मामले संरचनात्मक इकाइयों में रहते हैं संदर्भ काम. फिर उन्हें संगठन के संग्रह को सौंप दिया जाता है।
दस्तावेज़ प्रतिधारण अवधि इस बात की परवाह किए बिना कि वे किस रूप में बनाए गए हैं: कागज या इलेक्ट्रॉनिक। दस्तावेजों के उपयोग की संभावना और अवधि उनमें निहित जानकारी के मूल्य से निर्धारित होती है। इसलिए, परीक्षा का उद्देश्य यह निर्धारित करना है कि कौन से दस्तावेज़ सबसे अधिक पूर्णता प्रदान कर सकते हैं, व्यक्तिगत नागरिकआवश्यक जानकारी। अस्थायी भंडारण के लिए चयनित दस्तावेजों के लिए, यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि उनकी कितनी देर तक आवश्यकता हो सकती है। इसलिए, व्यक्तिगत दस्तावेजों के भंडारण की अवधि निर्धारित करना दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने का एक और महत्वपूर्ण कार्य है।
इस प्रकार, दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा के कार्यनिम्नानुसार हैं:
- स्थायी भंडारण के लिए उनके बाद के हस्तांतरण के लिए राजनीतिक, आर्थिक, वैज्ञानिक, सांस्कृतिक महत्व के दस्तावेजों का चयन राज्य अभिलेखागाररूसी संघ;
- दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण के लिए चयन जो वैज्ञानिक और ऐतिहासिक मूल्य के नहीं हैं, लेकिन व्यावहारिक महत्व रखते हैं;
- उन दस्तावेज़ों को नष्ट करने के लिए आवंटन जिनका कोई वैज्ञानिक मूल्य नहीं है और जो अपना व्यावहारिक महत्व खो चुके हैं;
- दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को बदलना या बदलना।
मूल्य की परीक्षा संगठनों और उद्यमों के कार्यालय कार्य, संगठनों के अभिलेखागार और राज्य अभिलेखागार में की जाती है।
कार्यालय के काम में, मूल्य की परीक्षा की जाती है:
- संकलन करते समय;
- पर ;
- अपने कार्यालय का काम पूरा करने के बाद संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए मामले तैयार करते समय।
भंडारण अवधि के अनुसार दस्तावेजों की विशिष्ट सूची
जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, प्रारंभ में, मामलों के लिए भंडारण अवधि मामलों के नामकरण को संकलित करने के चरण में निर्धारित की जाती है। इसका मतलब यह है कि किसी विशेष मामले में शामिल दस्तावेजों के महत्व का प्रारंभिक मूल्यांकन किया जाता है। मामलों का गठन करते समय, उनके उद्देश्य, सामग्री और भंडारण अवधि के आधार पर, कुछ परिसरों के लिए दस्तावेजों को जिम्मेदार ठहराने की शुद्धता की जांच करना आवश्यक है।
दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा में सहायता प्रतिधारण अवधि वाले दस्तावेजों की मानक या विभागीय सूची द्वारा प्रदान की जाती है। वे आपको अवधारण अवधि या कई प्रबंधन दस्तावेजों के नष्ट होने की संभावना निर्धारित करने की अनुमति देते हैं। मॉडल सूची अंतरक्षेत्रीय कार्रवाई के विनियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेज हैं। दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा आयोजित करते समय, उन्हें सभी संस्थानों या संगठनों द्वारा निर्देशित किया जा सकता है। विभागीय सूचियाँगतिविधियों की एक निश्चित शाखा के लिए दस्तावेजों की संरचना और उनके भंडारण की शर्तें स्थापित करें, उदाहरण के लिए, शैक्षणिक संस्थान, स्वास्थ्य देखभाल, आदि। हालांकि, सूचियों के अस्तित्व के बावजूद, कुछ मामलों में उनके भंडारण की आवश्यकता और अवधि निर्धारित करने के लिए दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के अतिरिक्त अध्ययन की आवश्यकता होती है।
दस्तावेजों के प्रतिधारण अवधि का निर्धारण
हर साल, संगठनों के कार्यालय के काम में, स्थायी और अस्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयनऔर विनाश के लिए भी। यह चयन संरचनात्मक प्रभागों के कर्मियों द्वारा किया जाता है पद्धतिगत मार्गदर्शनसंग्रह कर्मचारी। इसमें फ़ाइल में दस्तावेजों की वास्तविक सामग्री का विश्लेषण, उनके वैज्ञानिक और व्यावहारिक मूल्य का निर्धारण और संबंधित प्रतिधारण अवधि शामिल है। केवल नामकरण में शामिल मामलों के शीर्षकों द्वारा दस्तावेजों की प्रतिधारण अवधि निर्धारित करने की अनुमति नहीं है। भंडारण की स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) अवधि के दस्तावेजों पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। उनका चयन हो गया है ब्राउज़ करकेदस्तावेज़। अस्थायी भंडारण के दस्तावेजों से स्थायी भंडारण अवधि के दौरान किए गए त्रुटियों की पहचान करने और दस्तावेजों को अलग करने का यही एकमात्र तरीका है।
"EPK" चिह्न वाले केस भी शीट दर शीट देखे जाते हैं। यह आपको उनकी संरचना में दस्तावेज़ों की पहचान करने की अनुमति देता है जो स्थायी भंडारण के अधीन हैं। ऐसे दस्तावेज़ों वाले मामलों को फिर से बनाया जाना चाहिए: स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को स्वतंत्र मामलों में बनाया जाता है या सजातीय दस्तावेज़ों के साथ पहले से बने मामलों से जोड़ा जाता है। दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण की शर्तें दस्तावेजों की सूची के अनुसार या संगठन की फाइलों के नामकरण के अनुसार निर्दिष्ट की जाती हैं। "ईपीके" चिह्न वाली फाइलों के भंडारण की शर्तों पर अंतिम निर्णय अभिलेखीय संस्था के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग द्वारा किया जाता है।
तो, परीक्षा प्रक्रिया के दौरान:
- संग्रह में स्थानांतरण के लिए स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों का चयन;
- संरचनात्मक इकाइयों में अस्थायी रूप से संग्रहीत किए जाने वाले मामलों का चयन;
- पिछले वर्षों के मामलों के विनाश के लिए आवंटन, जिसकी प्रतिधारण अवधि समाप्त हो गई है।
इसी समय, मामलों के नामकरण की गुणवत्ता और दस्तावेजों के भंडारण के लिए समय सीमा निर्धारित करने की शुद्धता की जाँच की जाती है।
इस प्रकार, परीक्षा के परिणामस्वरूप, मान आवंटित किए जाते हैं दस्तावेजों के चार समूहविभिन्न भंडारण अवधि के साथ:
- राज्य अभिलेखागार में स्थायी भंडारण के अधीन दस्तावेज;
- संगठन के संग्रह में अस्थायी भंडारण (10 वर्ष से अधिक) के अधीन दस्तावेज़;
- संरचनात्मक प्रभागों में अस्थायी भंडारण (10 वर्ष तक) के अधीन दस्तावेज़;
- भंडारण अवधि समाप्त होने के कारण नष्ट होने वाले दस्तावेज।
वर्तमान में, विभाग कागजी दस्तावेजों के अलावा इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का उपयोग करता है। इलेक्ट्रॉनिक रूप (ईडी) में दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा एक विशेषज्ञ आयोग द्वारा पारंपरिक (पेपर) मीडिया पर प्रलेखन के संयोजन में की जाती है। जब यह किया जाता है, वही एकीकृत प्रणालीदस्तावेजों के मूल्य के मानदंड: सूचना का महत्व और पूर्णता, डुप्लिकेट जानकारी की अनुपस्थिति, आदि। हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण की संभावना का निर्धारण करने के लिए कई कारकों को ध्यान में रखना आवश्यक है। उनमें से: ईडी के सेवन पर प्रतिबंध; ईडी निर्माण प्रक्रिया की पूर्णता; संग्रह में स्वीकृति पर ईडी के एक अन्य प्रारूप में संभावित हस्तांतरण की लागत; आगे के भंडारण के लिए ईडी के हस्तांतरण को रोकने वाले विधायी कृत्यों की उपस्थिति; ज़रूरी सहायक दस्तावेज़; ईडी के भंडारण के विभिन्न तरीकों के साथ इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों के प्रकार का अनुपालन; भंडारण लागत। इसलिए, स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण के अधिकांश दस्तावेजों को पारंपरिक कागज के रूप में संगठनों के अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
चावल। 6.1। भंडारण के अधीन नहीं दस्तावेजों के विनाश के आवंटन पर एक अधिनियम भरने का एक उदाहरणदस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा के परिणामों के आधार पर, कई दस्तावेज तैयार किए गए हैं:
- स्थायी भंडारण मामलों की सूची;
- अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों की सूची;
- कर्मियों द्वारा मामलों की सूची;
- भंडारण के अधीन नहीं होने वाले मामलों के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम।
इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ स्वतंत्र सूची में शामिल हैं।
विवरण के अनुसार, संबंधित मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण के दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है। वे या तो संगठन की दस्तावेजी सहायता सेवा में, या संरचनात्मक प्रभागों में संग्रहीत होते हैं, और भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद वे निर्धारित तरीके से नष्ट हो जाते हैं।
चुनाव आयोग की बैठक में इन्वेंटरी पर विचार किया जाता है और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। केस विवरण स्थायी भंडारणअभिलेखीय संस्था के ईपीसी को मंजूरी दी जाती है, कर्मियों द्वारा मामलों की सूची इसके साथ समन्वित होती है (मामलों की सूची पर अधिक विवरण के लिए, अनुभाग 6.2 देखें)।
इसके साथ ही ईसी की बैठक में मामलों की सूची के साथ, समाप्त भंडारण अवधि वाले मामलों को नष्ट करने के लिए आवंटन पर भी विचार किया जाता है। ईपीसी द्वारा स्थायी भंडारण के लिए फाइलों की सूची को मंजूरी देने के बाद ही संगठन को अधिनियम में शामिल फाइलों को नष्ट करने का अधिकार है।
अधिनियम में ऐसे मामले शामिल हैं जिनकी भंडारण अवधि उस वर्ष की 1 जनवरी तक समाप्त हो गई है जिसमें अधिनियम तैयार किया गया था। उदाहरण के लिए, यदि 2005 में 3 वर्ष की भंडारण अवधि के साथ एक मामला बनाया गया था, तो इसे 2009 में तैयार किए गए अधिनियम में शामिल किया जाना चाहिए (इस मामले में, भंडारण अवधि 1 जनवरी, 2009 को समाप्त हो रही है)। अधिनियम पूरे संगठन के मामलों के लिए तैयार किया गया है। यदि इसमें कई संरचनात्मक डिवीजनों के मामले शामिल हैं, तो प्रत्येक डिवीजन के मामलों के शीर्षकों के समूह से पहले, इसका नाम इंगित किया गया है। सजातीय मामलों को एक सामान्य शीर्षक के तहत अधिनियम में दर्ज किया जाता है जो मामलों की संख्या को दर्शाता है। मामलों के विनाश के लिए आवंटन का अधिनियम एक एकीकृत रूप में तैयार किया गया है और हस्ताक्षरित है अधिकारीजिन्होंने दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा आयोजित की। अभिलेखीय संस्था के ईपीसी द्वारा स्थायी भंडारण के मामलों के लिए सूची को मंजूरी देने के बाद, अधिनियम को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। एक अधिनियम का एक उदाहरण अंजीर में दिखाया गया है। 6.1।
1. संरचनात्मक प्रभागों, संगठनों में दस्तावेजों के भंडारण के लिए नियम और शर्तें।
2. मामले में दस्तावेजों का गठन।
3. मामलों का नामकरण।
1. संरचनात्मक प्रभागों में प्रलेखन की प्रक्रिया में, दस्तावेजों का एक महत्वपूर्ण सेट (निष्पादित और निष्पादित दोनों) आमतौर पर जमा होता है।
संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण को ऑपरेशनल स्टोरेज कहा जाता है। सभी प्रकार के दस्तावेज़ और उनकी प्रतियाँ जो वर्तमान कार्य में आवश्यक हैं, परिचालन भंडारण के अधीन हैं।
परिचालन भंडारण के प्रकार:
उनके निष्पादन की प्रक्रिया में दस्तावेजों का भंडारण;
निष्पादित दस्तावेजों का भंडारण।
दूसरे शब्दों में, परिचालन भंडारण को अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों के मूल्य और हस्तांतरण की परीक्षा से पहले दस्तावेजों के व्यावहारिक उपयोग के दौरान की गई प्रक्रिया के रूप में समझा जाता है।
हाल ही में, मामलों में गठित दस्तावेजों (कागज पर) के भंडारण के साथ-साथ, कई संगठनों ने इलेक्ट्रॉनिक भंडारण का उपयोग करना शुरू कर दिया है। इस तरह के रिपॉजिटरी का निर्माण वर्तमान गतिविधियों में दस्तावेजों के उपयोग को आसान बनाना संभव बनाता है, क्योंकि एक ही समय में कई कर्मचारी एक दस्तावेज़ के साथ काम कर सकते हैं, और दस्तावेज़ तक पहुंच कुछ सेकंड के भीतर हो जाती है। इससे हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ रिपॉजिटरी का उपयोग कार्यों की दक्षता और नौकरी की जिम्मेदारियों को बढ़ा सकता है।
सॉफ़्टवेयर उत्पादों "Microsoft SharePoint पोर्टल सर्वर" या "1C-बिट्रिक्स: कॉर्पोरेट पोर्टल" पर आधारित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रहण व्यापक हो गए हैं।
विभिन्न भौतिक मीडिया पर दस्तावेजों को संग्रहीत करने के नियम विभिन्न भंडारण मोड और प्रक्रियाओं के लिए प्रदान करते हैं जो सूचना की सुरक्षा और इसके इष्टतम समूहीकरण को सुनिश्चित करते हैं। दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया राज्य अभिलेखीय सेवा, राज्य मानकों, संस्था के संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के नियमों और निर्देशों द्वारा निर्धारित की जाती है।
दस्तावेज़ भंडारण के लिए बुनियादी आवश्यकताएंसंरचनात्मक प्रभागों में:
प्रदर्शन के दौरान दस्तावेजों को कलाकार द्वारा विशेष फ़ोल्डरों में रखा जाना चाहिए;
निष्पादित दस्तावेजों का भंडारण एक व्यवस्थित रूप में फोल्डर में किया जाता है या शीर्षक पृष्ठ के डिजाइन के साथ मामलों के लिए कवर किया जाता है और नामकरण के अनुसार मामले के सूचकांक को नीचे रखा जाता है;
दस्तावेजों को विशेष कैबिनेट में या विशेष रूप से सुसज्जित अलमारियों में क्रम में संग्रहीत किया जाता है पंजीकरण संख्या; विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्त्तावेज, गोपनीय प्रकृति के दस्तावेज़ों सहित, लॉक करने योग्य कैबिनेट या अग्निरोधक तिजोरियों में संग्रहित किए जाते हैं।
दस्तावेज़ भंडारण अवधि:
अधिकतर एक व्यावसायिक वर्ष के भीतर (उदाहरण के लिए, 1 जनवरी से 31 दिसंबर, 2012 तक);
लंबी अवधि के भंडारण दस्तावेज़ (चार्टर, विनियम, योजनाएँ, आदि) संरचनात्मक इकाई में तब तक संग्रहीत किए जाते हैं जब तक कि उन्हें नए के साथ बदल नहीं दिया जाता (समाप्ति तिथि तक)। ऐसे दस्तावेजों को हस्तांतरणीय कहा जाता है।
कुछ संरचनात्मक उपखंडों (मानव संसाधन विभाग, लेखा विभाग, डिजाइन, डिजाइन उपखंड, आदि) को दस्तावेजों के दीर्घकालिक भंडारण का अधिकार है।
इस तरह के दस्तावेजों में शामिल हैं, उदाहरण के लिए, कर्मियों पर दस्तावेज, कार्य विवरणियां, व्यक्तिगत खाते, हस्ताक्षर नमूने जिम्मेदार व्यक्तिवगैरह।
2. मामला- एक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों (या एक दस्तावेज) का एक सेट, एक अलग कवर में रखा गया।
एक मामले में दस्तावेजों को समूहीकृत करने के लिए आधार:
नाममात्र के आधार पर - दस्तावेजों के प्रकार और किस्मों का नाम (आदेश, प्रोटोकॉल, प्रमाण पत्र, आदि);
विषय-प्रश्न के आधार पर - दस्तावेजों की सामग्री;
संवाददाता के हस्ताक्षर से - किसी विशिष्ट व्यक्ति या संगठन को दस्तावेज़ भेजना;
भौगोलिक रूप से - किसी विशिष्ट क्षेत्र में दस्तावेज़ भेजना;
कालानुक्रमिक आधार पर - एक निश्चित अवधि के दस्तावेजों के एक सेट से संबंधित।
मामला संगठन के नामकरण के अनुसार बनता है। दस्तावेज़ फ़ाइल में रखे गए हैं, उनकी सामग्री मामले के शीर्षक के अनुरूप है।
मामला गठन आवश्यकताएँ:
स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों को अलग-अलग समूहीकृत किया जाता है;
मूल को प्रतियों से अलग कर दिया जाता है;
वार्षिक योजनाएं और रिपोर्ट - त्रैमासिक और मासिक, अनुमोदित दस्तावेजों से - उनकी परियोजनाओं से;
फ़ाइल में प्रत्येक दस्तावेज़ की एक प्रति शामिल है।
मामले में रखे गए प्रत्येक दस्तावेज़ को आवश्यकताओं के अनुसार निष्पादित किया जाना चाहिए राज्य मानकोंऔर अन्य नियम।
दस्तावेजों को पारित करने के अलावा, एक लिपिक (ज्यादातर मामलों में कैलेंडर के साथ मेल खाता है) के दस्तावेजों को मामले में समूहीकृत किया जाता है।
नियम मामले की मात्रा निर्धारित करते हैं: 250 से अधिक शीट 4 सेमी से अधिक की मोटाई के साथ नहीं।
मामले में रखे गए दस्तावेजों में हस्ताक्षर (प्रतियां - प्रमाणन), दिनांक, सूचकांक, चिह्न "मामले में" होना चाहिए।
दस्तावेज़ों के अनुलग्नक, उनके अनुमोदन या संकलन की तिथि की परवाह किए बिना, उन दस्तावेज़ों से जुड़े होते हैं जिनसे वे संबंधित हैं।
मामले में दस्तावेज़ों को एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित किया जाता है: मुख्य दस्तावेज़ और संबंधित अनुलग्नक, और फिर कालानुक्रमिक रूप से - दस्तावेज़ जो समस्या के समाधान के रूप में उत्पन्न होते हैं।
प्रकार और कालक्रम द्वारा दस्तावेज़ों को समूहीकृत करने के लिए कुछ नियम हैं (देखें: विशिष्ट निर्देशरूसी संघ के मंत्रालयों और विभागों में कार्यालय का काम। एम।, 1993)। प्रशासनिक दस्तावेजों द्वारा अनुमोदित चार्टर्स, विनियम, निर्देश उनके परिशिष्ट हैं और निर्दिष्ट दस्तावेजों के साथ समूहबद्ध हैं।
3. मामलों का नामकरण- संगठन में दायर मामलों के नामों की एक व्यवस्थित सूची, उनके भंडारण की शर्तों को इंगित करते हुए, निर्धारित तरीके से तैयार की गई। मामलों के नामकरण का उपयोग निष्पादित दस्तावेजों को मामलों में समूहित करने, व्यवस्थित करने और मामलों को रिकॉर्ड करने, उनके भंडारण की शर्तों को निर्धारित करने और दस्तावेजों की खोज के लिए किया जाता है। यह स्थायी और अस्थायी 93 (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों के संकलन के साथ-साथ अस्थायी (10 वर्ष तक के समावेशी) भंडारण के मामलों की रिकॉर्डिंग के लिए आधार है।
मामलों का नामकरण एक दस्तावेजी निधि के गठन का आधार है संघीय निकायकार्यकारिणी शक्ति।
मामलों के नामकरण में अपवाद के साथ संगठन के सभी दस्तावेज शामिल हैं तकनीकी दस्तावेजऔर मुद्रित प्रकाशन। मामलों के नामकरण की आवश्यकताओं में जीएसडीओयू, विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम, प्रतिधारण अवधि को इंगित करने वाले दस्तावेजों की सूची शामिल हैं।
मामलों के नामकरण की आवश्यकताएं: संगठन का नाम, दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, दिनांक, अनुक्रमणिका, संकलन का स्थान, अनुमोदन की मोहर, पाठ का शीर्षक, पाठ, हस्ताक्षर, अनुमोदन की मोहर।
मामलों के नामकरण की तालिका के कॉलम: मामलों की अनुक्रमणिका, मामलों के शीर्षक, मामलों की संख्या (मात्रा, भाग), सूची में लेख संख्या और मामलों की भंडारण अवधि, नोट्स।
मामले के शीर्षक नामकरण के अनुभागों (उपखंडों) द्वारा समूहीकृत किए जाते हैं। अनुभागों के शीर्षक - संरचनात्मक विभाजनों के नाम (बिना संरचना वाले संगठनों के लिए - गतिविधि के क्षेत्र)।
मामला शीर्षक आवश्यकताएँ:
इस मामले में समूहीकृत दस्तावेजों की सिमेंटिक सामग्री के साथ सटीक पत्राचार;
संक्षिप्तता, शब्दों की स्पष्टता;
"सामान्य पत्राचार", "विविध दस्तावेज़", "संदर्भ सामग्री", आदि जैसे शीर्षकों की अनुमति नहीं है।
मामले के शीर्षक की संरचना:
दस्तावेजों के प्रकार या किस्म का नाम;
संगठन या उसके संरचनात्मक उपखंड का नाम;
दस्तावेज़ का अभिभाषक या संवाददाता;
उस क्षेत्र (इलाके) का नाम जिसके साथ मामले के दस्तावेजों की सामग्री संबंधित है;
दिनांक (अवधि) जिससे मामले के दस्तावेज़ संदर्भित हैं;
मामले के दस्तावेजों की प्रतियों का एक संकेत।
एक वर्ष के भीतर हल नहीं किए गए मुद्दों पर मामलों को "संक्रमणकालीन" कहा जाता है और उसी सूचकांक के साथ अगले वर्ष के लिए मामलों के नामकरण में शामिल किया जाता है। नामकरण भी शामिल है संदर्भ फ़ाइलें, दस्तावेजों के रजिस्टर।
मामलों के नामकरण के प्रत्येक खंड में, आरक्षित संख्याएँ छोड़ी जाती हैं, जिन्हें तब उन मामलों को सौंपा जा सकता है जो नामकरण द्वारा प्रदान नहीं किए जाते हैं।
मामलों के नामकरण को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है और अगले कैलेंडर वर्ष के 1 जनवरी को प्रभावी होता है।
लिपिक (कैलेंडर) वर्ष के अंत में, स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि के लिए अलग-अलग खोले गए मामलों की संख्या पर मामलों के नामकरण के लिए एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है।
