सार सूचना संदर्भ कार्य। दस्तावेजों के साथ काम का संगठन। कंप्यूटर पर कार्यालय का कार्य - दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य

परीक्षणकार्यालय का काम

परिचय

कागजी कार्रवाई के आधार पर एक संगठन (उद्यम) की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण कर रहा है वैज्ञानिक संगठनआधुनिक तकनीक का उपयोग करना।

कार्यालय का काम दस्तावेजों के निर्माण और निष्पादन, उनके निष्पादन और समय सीमा के नियंत्रण, दस्तावेजों के लेखांकन पर, निष्पादित दस्तावेजों से मामलों के गठन, वर्तमान मामलों के भंडारण और उपयोग, और संग्रह के लिए उनकी तैयारी पर काम करता है। .

प्रबंधन का प्रलेखन समर्थन एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई के रूप में कार्य करने वाली एक विशेष सेवा द्वारा किया जाता है। यह हो सकता है: मामलों का प्रशासन, सामान्य विभाग, कार्यालय या सचिवालय। छोटे दस्तावेज़ प्रवाह वाले संगठनों में, प्रमुख का सचिव या कोई अन्य विशेष रूप से नियुक्त अधिकारी समान कार्य करता है।

"सिस्टम का संगठन, रखरखाव और सुधार दस्तावेज़ समर्थनएक एकीकृत तकनीकी नीति और आधुनिक के उपयोग के आधार पर प्रबंधन तकनीकी साधनदस्तावेजों के साथ काम करने में कार्यप्रणाली गाइडऔर अनुपालन पर नियंत्रण स्थापित आदेशदस्तावेजों के साथ काम ... संरचनात्मक इकाई द्वारा किया जाता है, जिसे दस्तावेज़ प्रबंधन समर्थन के कार्य सौंपे जाते हैं "- ये दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा के अनुसार कार्य हैं मानक निर्देशसंघीय निकायों में कार्यालय के काम पर कार्यकारिणी शक्तिसंस्कृति और जन संचार मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित रूसी संघदिनांक 8 नवंबर, 2005 नंबर 536, 27 जनवरी, 2006 नंबर 7418 पर रूसी संघ के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत।

दस्तावेजों की विविधता को समझने के लिए, उनकी तैयारी, डिजाइन, प्रपत्र और दस्तावेजों के साथ काम करने के तरीकों के लिए कुछ नियम विकसित किए गए हैं।

रूसी संघ के सभी संगठनों, संस्थानों, उद्यमों के लिए, स्वामित्व या कार्यों के रूप की परवाह किए बिना, दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन और उनके साथ काम करने के लिए समान आवश्यकताएं स्थापित की जाती हैं। इन आवश्यकताओं को मुख्य प्रावधानों में निर्धारित किया गया है राज्य प्रणालीप्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन (GSDOU) और GOSTs, कार्यालय के काम के लिए निर्देश, मामलों के नामकरण और कार्यालय के काम के लिए अन्य नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेज।

1. लागू दस्तावेजों के रूपों की तालिका

यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (यूडीएस) - के अनुसार बनाए गए दस्तावेजों के रूपों का एक सेट सामान्य नियमऔर गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र (प्रबंधन, वित्त, आदि) में काम करने वाली आवश्यकताएं।

अमरीकी डालर की आवश्यकता है:

दस्तावेजों की मात्रा को कम करने के लिए;

दस्तावेजों के संकलन और प्रसंस्करण की लागत को कम करना।

निम्नलिखित एकीकृत प्रणालियों को रूसी संघ में विकसित किया गया है:

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज;

बैंकिंग दस्तावेज;

बजटीय संगठनों के वित्तीय, लेखा और रिपोर्टिंग लेखांकन दस्तावेज;

रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय दस्तावेज;

उद्यमों के लेखांकन और रिपोर्टिंग प्रलेखन;

श्रम दस्तावेज;

प्रलेखन पेंशन निधिआरएफ.

2. रिपोर्ट कार्ड एकीकृत रूपदस्तावेजोंउपयोग किए गए दस्तावेज़ प्रपत्रों की संख्या, उनके एकीकरण और उनके साथ काम करने में आसानी को कम करने के लिए मंत्रालयों और विभागों द्वारा विकसित किया जा रहा है।

टाइमशीट संकलित है तालिका के रूप में,जिसमें दस्तावेज़ हो सकते हैं व्यवस्थित:

कार्यों और कार्यों द्वारा (प्रबंधन, योजना, रिपोर्टिंग, आदि);

संरचनात्मक विभाजन।

तालिका 1 - मंत्रालय के दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिका

तालिका को स्तंभों के साथ पूरक किया जा सकता है:

क्लासिफायरियर के अनुसार दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;

निष्पादन की निगरानी के लिए जिम्मेदार;

प्रपत्रों का वार्षिक संचलन, आदि।

एक समय पत्रक तैयार करना, उसमें परिवर्तन और परिवर्धन करना, कार्यप्रणाली समर्थन और इसके आवेदन पर नियंत्रण संगठन की कार्यालय कार्य सेवा को सौंपा गया है।

2. "नौकरी का विवरण"। दस्तावेज़ की सामग्री और विवरण की संरचना

नौकरी विवरण एक नियामक दस्तावेज है जो एक उद्यम के एक कर्मचारी के कार्यों, अधिकारों, कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को परिभाषित करता है।

नौकरी का विवरण में से एक है महत्वपूर्ण दस्तावेज, जिसे कर्मचारी को दूसरी स्थिति में जाने पर पेश किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, के अनुसार संघीय कानूनदिनांक 31 जुलाई, 1995 नंबर 119-FZ "मूल बातें पर सार्वजनिक सेवारूसी संघ" एक सिविल सेवक को अपनी स्थिति में अपने अधिकारों और दायित्वों को परिभाषित करने वाले दस्तावेजों से खुद को परिचित करने का अधिकार है।

नौकरी विवरण के आधार पर, इसे विकसित किया जाता है श्रम अनुबंधएक कर्मचारी के साथ। नौकरी विवरण और रोजगार अनुबंध का उपयोग किया जाता है:

अनुमति से विवादास्पद स्थितियांनियोक्ता और कर्मचारी के बीच;

कर्मचारियों के बीच श्रम विभाजन के प्रयोजन के लिए;

सौंपे गए कार्य क्षेत्र की जिम्मेदारी बढ़ाना।

नौकरी का विवरण:

विकसित - संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा;

स्वीकृत - उद्यम के कानूनी सलाहकार और कार्मिक सेवा द्वारा;

स्वीकृत - उद्यम के प्रमुख या इस इकाई के प्रभारी उप निदेशक द्वारा, या आदेश द्वारा पेश किया गया। सभी महत्वपूर्ण परिवर्तनउद्यम के प्रमुख के आदेश से नौकरी विवरण में शामिल हैं।

नौकरी का विवरण होना चाहिए:

मंत्रालय का नाम (यदि यह एक क्षेत्रीय है); -

निर्देश विकसित करने वाले संगठन का नाम;

पाठ का शीर्षक;

अनुमोदन स्टाम्प (या उस आदेश के लिए आवेदन पर एक चिह्न जिसके साथ निर्देश दर्ज किया गया है);

संकलक के हस्ताक्षर;

प्रिंट (यदि आवश्यक हो);

नौकरी विवरण के पाठ में निम्नलिखित खंड शामिल हैं:

1. सामान्य प्रावधान।

2. कार्य।

3. नौकरी की जिम्मेदारियां।

5. जिम्मेदारी।

6. सेवा बातचीत।

अनुभाग एक (सामान्य प्रावधान)स्थापित हैं: कर्मचारी की गतिविधि का क्षेत्र; उनकी नियुक्ति और बर्खास्तगी की प्रक्रिया, उनकी अनुपस्थिति के दौरान प्रतिस्थापन; योग्यता संबंधी जरूरतें; कर्मचारी की अधीनता; जिन अधिकारियों की वह निगरानी करता है। यह खंड सूचीबद्ध करता है नियमोंजिसके द्वारा कर्मचारी को उसकी गतिविधियों में निर्देशित किया जाना चाहिए।

धारा 2 (कार्य)कर्मचारी की मुख्य गतिविधियों को सूचीबद्ध करता है।

धारा 3 (नौकरी की जिम्मेदारियां)कर्मचारी द्वारा किए गए विशिष्ट प्रकार के कार्य निर्धारित किए जाने चाहिए। धारा 4 (अधिकार)कर्मचारी को उसे सौंपे गए कर्तव्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक अधिकार स्थापित किए गए हैं।

धारा 5 (एक ज़िम्मेदारी)निर्दिष्ट करता है कि व्यक्ति किसके लिए जिम्मेदार है।

धारा 6 (सेवा बातचीत)सर्कल सेट है आधिकारिक संबंध, अधिकारियों के बीच उत्पादन संपर्कों को विनियमित किया जाता है। यह खंड रिपोर्ट, योजना, अन्य दस्तावेज, रिपोर्टिंग सूचना प्रदान करने की आवृत्ति आदि प्रस्तुत करने की प्रक्रिया स्थापित कर सकता है। नौकरी विवरण में तैयार किया गया है तीन प्रतियां:पहली प्रति कार्मिक विभाग में रखी जाती है, दूसरी - इकाई के प्रमुख के पास, तीसरी - कर्मचारी के पास।

3. सूचना और संदर्भ दस्तावेज: उनकी सामग्री और महत्व

संदर्भ और सूचना दस्तावेजों में संगठनात्मक, कानूनी और को अपनाने के लिए मामलों की वास्तविक स्थिति की जानकारी होती है प्रशासनिक दस्तावेज.

संदर्भ और सूचना दस्तावेजों में आधिकारिक पत्र, प्रमाण पत्र, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोट, अधिनियम, प्रोटोकॉल आदि शामिल हैं।

ये दस्तावेज सूचना के स्रोतों में से एक हैं, संगठनात्मक, कानूनी और प्रशासनिक दस्तावेजों के संबंध में सहायक प्रकृति के हैं। उनमें निहित जानकारी त्वरित कार्रवाई कर सकती है या केवल उस पर ध्यान दिया जा सकता है।

सरकारी पत्र

एक पत्र आधिकारिक दस्तावेजों का सबसे आम प्रकार है।

यह पत्र हैं जो बाहरी दुनिया के साथ संगठन के संचार के साधन हैं। पत्रों के माध्यम से, पूर्व-संविदात्मक वार्ता आयोजित की जाती है, संगठनों के बीच संबंधों को स्पष्ट किया जाता है, दावों को कहा जाता है, और इसी तरह।

एक सेवा पत्र विभिन्न सामग्री के दस्तावेजों के लिए एक सामान्यीकृत नाम है, जो पाठ संचरण की विधि (मेल, टेलीग्राफ, फैक्स या अन्य विधि द्वारा भेजे गए) के संबंध में एक समूह को आवंटित किया जाता है।

इसलिए, यह इतना महत्वपूर्ण है कि आधिकारिक पत्र, एक तरफ, अपने व्यावहारिक उद्देश्य को पूरा करता है और है कानूनी बल, और दूसरी ओर, व्यावसायिक पत्राचार की नैतिकता की सभी आवश्यकताओं को पूरा किया।

अक्षरों के लिए एक विशेष रूप है - एक पत्र रूप।

एक व्यावसायिक पत्र में निम्नलिखित विवरण शामिल हो सकते हैं:

रूसी संघ का राज्य प्रतीक;

रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट;

संगठन का प्रतीक or ट्रेडमार्क(सेवा का चिन्ह);

संगठन कोड;

मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या(ओजीआरएन) एक कानूनी इकाई का;

करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण कारण कोड (टिन/केपीपी);

दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;

कंपनी का नाम;

संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;

कागजातों की तारीख;

दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;

मंज़िल;

संकल्प;

पाठ का शीर्षक;

आवेदन की उपस्थिति के बारे में चिह्नित करें;

हस्ताक्षर;

दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

वीज़ा दस्तावेज़ अनुमोदन;

छाप छाप;

कलाकार के बारे में निशान;

दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में उसके निर्देश पर एक नोट;

संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक नोट;

दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की आईडी।

GOST 6.30-2003 के आधार पर अन्य ORDs की तैयारी के लिए सेवा पत्र के लिए समान आवश्यकताएं प्रस्तुत की जाती हैं।

सभी अक्षरों को दो कार्यात्मक समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

पत्र-प्रतिक्रिया की आवश्यकता वाले पत्र;

पत्र जिन्हें प्रतिक्रिया पत्र की आवश्यकता नहीं है।

पत्र पहला समूहबदले में, सशर्त रूप से अक्षरों-प्रश्नों और अक्षरों-उत्तरों में विभाजित किया जा सकता है, जो हमें भेद करने की अनुमति देता है:

अनुरोध - पत्र;

अपील पत्र;

प्रस्ताव के पत्र;

एक पूछताछ।

इन पत्रों की प्रतिक्रियाएं मूल पत्र की प्रकृति के आधार पर एक निश्चित रूप लेती हैं। कं दूसरा समूहसंबद्ध करना:

चेतावनी पत्र;

अनुस्मारक पत्र;

पुष्टिकरण पत्र;

निमंत्रण पत्र;

इनकार पत्र;

सूचना पत्र;

संप्रेक्षण पत्र;

प्रत्याभूत के पत्र;

सूचना मेल;

परिपत्र (कमांड का पत्र), जो कई अधीनस्थ अधिकारियों को भेजा जाता है।

पत्रों को भी विभाजित किया जा सकता है सरल और जटिल।

एक व्यावसायिक पत्र के पाठ में दो तार्किक रूप से जुड़े हुए भाग होते हैं।

पहले भाग में (परिचय में)पत्र का विषय तैयार किया गया है, उन कारणों को इंगित किया गया है जो पत्र, तथ्यों, घटनाओं, अन्य दस्तावेजों के लिंक को संकलित करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं।

पत्र के दूसरे भाग में (निष्कर्ष में)पत्र का मुख्य उद्देश्य व्यक्त किया जाता है, निष्कर्ष निकाले जाते हैं, प्रस्ताव, अनुरोध बताए जाते हैं, गारंटी दी जाती है, आदि।

उन मुद्दों पर पत्र जिन्हें स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है, पहले से चर्चा की गई है, इसमें एक अंतिम भाग शामिल हो सकता है।

प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का प्रयोग पत्रों में किया जाता है:

- पहला व्यक्ति बहुवचन("कृपया सूचित करें"; "विचार के लिए भेजें");

- अन्य पुरुष एकवचन("मंत्रालय को आपत्ति नहीं है"; "VNIIDAD इसे संभव मानता है");

- पहला व्यक्ति एकवचन("मैं इसे आवश्यक समझता हूं", "कृपया भेजें")। प्रस्तुति के इस रूप की विशेष रूप से अनुशंसा की जाती है यदि पत्र आधिकारिक लेटरहेड पर है।

आधिकारिक पत्र होना चाहिए एक मुद्दे को समर्पितक्योंकि कई प्रश्नों वाले दस्तावेज़ के साथ काम करते समय कठिनाइयाँ उत्पन्न होती हैं:

ऐसे दस्तावेज़ को पंजीकृत करते समय (कॉलम "सामग्री" में आपको एक नहीं, बल्कि कई प्रश्नों को निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होती है);

निष्पादन नियंत्रण के चरण में, चूंकि यह स्पष्ट नहीं है कि कौन से निष्पादक पहले दस्तावेज़ भेजेंगे;

नामकरण के अनुसार मामले का निर्धारण करते समय (दस्तावेज़ कहाँ दर्ज करना है)।

एक व्यावसायिक पत्र का पाठ कई मुद्दों से संबंधित हो सकता है यदि वे परस्पर जुड़े हुए हैं और एक में विचार किया जाएगा संरचनात्मक इकाई.

आधिकारिक पत्र होना चाहिए संक्षिप्त।पत्र का आकार एक टंकित पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए; यदि आवश्यक हो, तो सेवा पत्र की मात्रा को पांच टंकित पृष्ठों तक बढ़ाने की अनुमति है।

यदि आधिकारिक पत्र का पाठ 5-7 पंक्तियों से अधिक नहीं है, तो आप A5 प्रपत्र का उपयोग कर सकते हैं और पाठ के लिए शीर्षक नहीं बना सकते।

पत्र होना चाहिए भरा हुआसंपूर्ण।

पत्र की संक्षिप्तता के बावजूद, अतिरिक्त पत्राचार, फोन, फैक्स आदि द्वारा अनुरोध को बाहर करने के लिए इसमें विचार किए गए मुद्दे को पूरी तरह से और व्यापक रूप से प्रकट किया जाना चाहिए।

पत्र का मुख्य भाग होना चाहिए सटीक और उद्देश्यदोहरी, अनिश्चित या अस्पष्ट व्याख्या को छोड़कर, केवल विश्वसनीय जानकारी होती है।

आधिकारिक पत्र होना चाहिए रूप में सही।

पत्र के पाठ की रचना करते समय, शब्दों और भावों का चयन करना आवश्यक है ताकि प्रस्तुति का स्वर तटस्थ हो; पाठ को व्यापार भागीदार को पत्र के लेखक के सम्मानजनक रवैये को प्रदर्शित करना चाहिए।

सरकारी पत्र लक्षणसंगठन का प्रमुख, उसका डिप्टी या संरचनात्मक इकाई का प्रमुख जिसे उसकी क्षमता के भीतर हस्ताक्षर करने का अधिकार दिया गया है।

आधिकारिक पत्रों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार चार्टर, विनियमों में निहित है, जिसमें संरचनात्मक डिवीजनों पर विनियम शामिल हैं कार्य विवरणियां. इन दस्तावेजों में वरिष्ठ अधिकारियों की अनुपस्थिति में हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया का प्रावधान होना चाहिए।

कुछ प्रकार के अक्षरों की अपनी डिज़ाइन विशेषताएँ होती हैं। उदाहरण के लिए, गारंटी पत्र और शिकायत में दो हस्ताक्षर होते हैं और मुहर द्वारा प्रमाणित होते हैं।

आधिकारिक पत्रों को एक ही प्रकार की जानकारी के साथ संकलित करते समय, उनका व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है मानक ग्रंथ और स्टैंसिल ग्रंथ,जो बहुत समय बचाता है, दस्तावेज़ बनाने और संसाधित करने की प्रक्रिया को सरल करता है।

नमूना पाठ- यह एक अनुकरणीय या रूढ़िबद्ध पाठ है, जिसके आधार पर या जिसके उपयोग से एक नए अक्षर का पाठ बनाया जा सकता है।

स्टेंसिलिंग- विशिष्ट स्थिति के आधार पर चर जानकारी के साथ उन्हें भरने के लिए डिज़ाइन किए गए रिक्त स्थान के साथ निरंतर पाठ के रूप में जानकारी को ठीक करने का एक तरीका।

स्टैंसिल ग्रंथों को संकलित करते समय, किसी को रूसी भाषा की आधिकारिक व्यावसायिक शैली में शब्द क्रम के निम्नलिखित पैटर्न को ध्यान में रखना चाहिए: निरंतर जानकारी चर से पहले होती है। इसलिए, स्टैंसिल टेक्स्ट स्पेस से शुरू नहीं हो सकता है।

व्यावसायिक पत्रों को वर्गीकृत करने के कई तरीके हैं।

मूल रूप से, अक्षरों को विभाजित किया जाता है भेजे(संस्था में प्रवेश) और मिलनसार(संस्था से भेजा गया)।

संस्था से भेजे गए पत्र (निवर्तमान) दो समूहों में विभाजित हैं: पहलतथा पारस्परिक. यदि पत्र एक प्रतिक्रिया है, तो अपेक्षित 13 "पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ की तारीख का संदर्भ" लागू होता है।

जानकारी की प्रकृति के अनुसार, अक्षरों को कई किस्मों में बांटा गया है।

अनुरोध - पत्रकुछ कार्रवाई करने का अनुरोध व्यक्त करता है। अनुरोध पत्र में आमतौर पर इसके पाठ में वाक्यांश के निम्नलिखित मोड़ होते हैं: "कृपया भुगतान करें ... बैंकिंग दिनों ...", "के संबंध में ... कृपया पुष्टि करें ...", "निदेशालय सूचित करने के लिए कहता है .. ”, हम आपके आभारी होंगे यदि आप...

सूचना मेलकिसी तथ्य या घटना के बारे में पता करने वाले को सूचित करता है। अक्सर साथ सूचना पत्रकिसी भी संगठन, निर्मित उत्पादों की गतिविधियों को बढ़ावा देना।

पत्र-संदेश।इस पत्र में, वे अपनी कंपनी के बारे में, उत्पादित वस्तुओं और सेवाओं के बारे में, डिलीवरी की मात्रा, शर्तों, कीमतों और के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं। विकल्पभुगतान।

इस तरह के पत्र में प्रदर्शनियों, बैठकों, सम्मेलनों या किसी अन्य आयोजन के बारे में जानकारी हो सकती है जो इस कंपनी के लिए महत्वपूर्ण हैं और अन्य कंपनियों के लिए रुचिकर हो सकते हैं।

अनुस्मारक पत्रएक पत्र है जो प्राप्तकर्ता को पुनर्परिभाषित जानकारी का संचार करता है। अनुस्मारक पत्र में निम्नलिखित प्रमुख वाक्यांशों का उपयोग किया जाता है: "हम आपको याद दिलाते हैं कि ...", "समय सीमा के बाद, फर्म के धागे की पेशकश अमान्य हो जाती है ...", "हम आपको फिर से सूचित करते हैं ..." "

संप्रेक्षण पत्र- एक दस्तावेज जो पत्र के साथ संलग्न दस्तावेजों या भौतिक मूल्यों की दिशा के बारे में पताकर्ता को सूचित करता है।

एक कवर लेटर उन मामलों में तैयार किया जाता है जहां संलग्न दस्तावेजों में कुछ भी स्पष्ट करना या पूरक करना आवश्यक है, उदाहरण के लिए, समय सीमा का संकेत दें, जवाब देने में देरी का कारण बताएं, कठिन बिंदुओं की व्याख्या करें।

इस प्रकार के पत्र में आवश्यक रूप से अपेक्षित 21 "आवेदन चिह्न" होना चाहिए।

कवर लेटर शब्दों से शुरू होता है: "हम आपको भेज रहे हैं ...", "हम आपके द्वारा अनुरोधित भेज रहे हैं ...", "हम लौट रहे हैं ...", "हम संलग्न कर रहे हैं ...", आदि .

पुष्टिकरण पत्रकिसी भी सामग्री या दस्तावेजों को प्राप्त करने के तथ्य की पुष्टि करता है, कभी-कभी एक टेलीफोन वार्तालाप। आमतौर पर, एक पुष्टिकरण पत्र इस तरह से शुरू होता है: "हम आपको सूचित करते हैं कि ...", "हम आपको सूचित करते हैं कि ...", "हम आपको सूचित करते हैं कि ..."।

जवाबी पत्रअनुरोध पत्र, पूछताछ पत्र का जवाब शामिल है। प्रतिक्रिया पत्रों की सामग्री पहल पत्रों पर निर्भर है, क्योंकि उनके पाठ का विषय पहले ही निर्धारित किया जा चुका है, यह पहल पत्र (प्रस्ताव की स्वीकृति या अस्वीकृति या अनुरोध की पूर्ति) में पूछे गए प्रश्न का समाधान बताता है।

प्रतिक्रिया विशिष्ट और स्पष्ट होनी चाहिए।

सबसे बड़ी कठिनाई एक प्रतिक्रिया पत्र का मसौदा तैयार करना है जिसमें अनुरोध को अस्वीकार करना या किसी प्रस्ताव को अस्वीकार करना शामिल है। इस तरह के एक पत्र की रचना इस प्रकार है:

अनुरोध की पुनरावृत्ति;

कारण क्यों अनुरोध को स्वीकार नहीं किया जा सकता है या प्रस्ताव स्वीकार नहीं किया जा सकता है;

प्रस्ताव को अस्वीकार करने या अस्वीकार करने के लिए एक तर्कपूर्ण स्पष्टीकरण।

इनकार के पत्र जारी करते समय, निम्नलिखित मौखिक मोड़-टिकटों का उपयोग किया जा सकता है:

- "दुर्भाग्य से, आपका अनुरोध निम्नलिखित कारणों से स्वीकार नहीं किया जा सकता...";

- "दुर्भाग्य से, हम निकट भविष्य में आपके अनुरोध को पूरा नहीं कर सकते, क्योंकि ...";

- "दुर्भाग्य से, हम आपके प्रस्ताव को स्वीकार नहीं कर सकते ..."।

विषयगत रूप से, के बीच एक अंतर किया जाता है व्यापार और वाणिज्यिकपत्र-व्यवहार।

कारोबार पत्राचारनिम्नलिखित प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:

द्वारा सामान्य मुद्देतकनीकी;

उपकरण और ऊर्जा मुद्दों के लिए;

उत्पादन के मुद्दों के लिए;

जीवन के सवालों के लिए;

वित्तपोषण के लिए, आदि।

अनुबंधों के समापन और निष्पादन पर वाणिज्यिक पत्र तैयार किए जाते हैं। वे हैं:

खरीदारों की अपील विक्रेताओं से सेवाओं, सामानों के बारे में विस्तृत जानकारी प्रदान करने या दावों को शामिल करने आदि के अनुरोध के साथ;

खरीदारों से विक्रेताओं की अपील जो एक विज्ञापन प्रकृति के हैं और जिन्हें एक प्रकार की प्रचार गतिविधि माना जाता है।

प्रस्ताव(प्रस्ताव पत्र) एक सौदा समाप्त करने की इच्छा के बारे में निर्यातक (विक्रेता) का एक बयान है, जो इसकी विशिष्ट शर्तों को दर्शाता है।

ऑफ़र में माल की प्रकृति के आधार पर प्रस्तावित उत्पाद या सेवा का नाम, उसकी मात्रा और गुणवत्ता, कीमत, डिलीवरी का समय, भुगतान की शर्तें, पैकेजिंग का प्रकार और डिलीवरी की अन्य शर्तें शामिल होंगी।

यदि खरीदार (आयातक) प्रस्ताव की सभी शर्तों से सहमत है, तो वह विक्रेता को इसकी स्वीकृति की पुष्टि करता है और लेनदेन आदेश जारी करने और निष्कर्ष के साथ समाप्त होता है अनुबंध।

यदि खरीदार प्रस्ताव की किसी भी शर्त से सहमत नहीं है, तो वह विक्रेता को इस बारे में सूचित करता है और उनके बीच पत्राचार स्थापित किया जाता है, समझौता होने तक बातचीत की जाती है।

प्रत्याभूत के पत्रएक दस्तावेज है जो इसमें निर्धारित दायित्वों की पूर्ति सुनिश्चित करता है। गारंटी पत्र कुछ वादों या शर्तों (उत्पादों की गुणवत्ता, प्रदर्शन किए गए कार्य के लिए पारिश्रमिक, काम की समय सीमा, संचालन के दौरान विश्वसनीयता, आदि) की पुष्टि करता है। गारंटी पत्र में संगठन के प्रमुख, मुख्य लेखाकार और मुहर के हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। ये पहलू एक पूरे पत्र की सामग्री बना सकते हैं या दूसरे के अभिन्न अंग के रूप में प्रवेश कर सकते हैं वाणिज्यिक दस्तावेज. उदाहरण के लिए, एक ऑफ़र लेटर में सेवाओं के लिए समय पर भुगतान आदि के बारे में एक गारंटी पहलू हो सकता है।

दावा दायर करने के लिए आधार;

प्रतिस्थापन निम्न गुणवत्ता वाले सामानमाल की गुणवत्ता या मार्कडाउन;

अनुबंध की शर्तों को पूरा न करने के कारण नुकसान के लिए मुआवजा;

अनुबंध समाप्त करने की आवश्यकता।

विकल्प अंतिम(मानार्थ, चापलूसी) वाक्यांश:

- "हमें उम्मीद है कि हमारा अनुरोध आपके लिए मुश्किल नहीं होगा";

- "हम सहयोग की एक सफल निरंतरता की आशा करते हैं";

- "हम संबंधों के विस्तार में आपकी रुचि की आशा करते हैं";

- "ईमानदारी से"।

शिष्टाचार

शिष्टाचार- कॉलेजियम निकायों की बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों और बैठकों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने के पाठ्यक्रम को तय करने वाला एक दस्तावेज।

एक अधिक सामान्यीकृत परिभाषा रूसी भाषा के व्याख्यात्मक शब्दकोशों द्वारा दी गई है, जो इसे परिभाषित करते हैं "एक बैठक, बैठक में होने वाली हर चीज के रिकॉर्ड वाला एक दस्तावेज।"

आमतौर पर मीटिंग के दौरान मिनट्स लिए जाते हैं। ऐसे मामलों में जहां बैठक को लिखित या चुंबकीय रूप से रिकॉर्ड किया जाता है, कार्यवृत्त उनके प्रतिलेखन के बाद तैयार किए जा सकते हैं।

मिनट्स को सचिव या विशेष रूप से नियुक्त व्यक्ति द्वारा रखा जाना चाहिए। भाषणों की रिकॉर्डिंग की गुणवत्ता उनकी योग्यता, चर्चा के तहत मुद्दों के सार को भेदने और समझने की क्षमता पर निर्भर करती है। इसलिए, कार्यवृत्त लेने के लिए किसी व्यक्ति की नियुक्ति बैठक की तैयारी का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

बैठकों में मुद्दों की चर्चा के कवरेज की पूर्णता के अनुसार, कार्यवृत्त को में विभाजित किया गया है पूर्ण, लघु और आशुलिपि।

पूरा प्रोटोकॉलचर्चा के तहत मुद्दों और निर्णयों के अलावा, भाषणों का सारांशमुद्दे की चर्चा में वक्ताओं और प्रतिभागियों।

पूर्ण और शब्दशः मिनट अवश्य होने चाहिए:

बैठक के काम को प्रतिबिंबित करें;

विचारों के टकराव में, चर्चाओं में समाधान के विकास को दिखाएं।

बैठक के दौरान, केवल एक मसौदा प्रोटोकॉल तैयार किया जा सकता है।

पांच दिनों की अवधि के भीतर, प्रोटोकॉल निर्दिष्ट, जोड़ा, सत्यापित किया जाता है, टेप और ऑडियो रिकॉर्डिंग के अनुसार संपादित और निष्पादित किया जाता है।

प्रोटोकॉल तैयार किया गया है सामान्य रूप परसंगठनों या ए4 पेपर की एक खाली शीट पर सामान्य फॉर्म के अनुसार व्यवस्थित विवरण के साथ।

प्रोटोकॉल में निम्नलिखित शामिल हैं आवश्यकताएँ:

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम (प्रोटोकॉल);

तिथि (बैठक की);

पंजीकरण संख्या;

स्थान (बैठक);

अनुमोदन स्टाम्प (यदि प्रोटोकॉल अनुमोदन के अधीन है);

पाठ का शीर्षक;

हस्ताक्षर।

दिनांकमिनट बैठक की तारीख है, न कि अंतिम निष्पादन या कार्यवृत्त पर हस्ताक्षर।

इस घटना में कि बैठक कई दिनों तक चलती है, बैठक की शुरुआत की तारीख और, एक डैश के बाद, समाप्ति तिथि इंगित की जाती है, उदाहरण के लिए: 12-14.03.2001।

पंजीकरण संख्याप्रोटोकॉल है क्रमिक संख्याकैलेंडर वर्ष के दौरान कॉलेजियम निकाय की बैठकें।

प्रॉप्स में "मिलने की जगह"जिस शहर में बैठक हुई थी, उसका संकेत दिया गया है।

हैडरप्रोटोकॉल अन्य आधिकारिक दस्तावेजों के शीर्षकों से अलग है:

वह "क्या?" प्रश्न का उत्तर देता है;

कॉलेजियम गतिविधि (सत्र, सभा, बैठक) के प्रकार का एक संकेत शामिल है;

जननांग मामले में कॉलेजिएट निकाय का नाम शामिल है।

बैठक के प्रकार का नाम कॉलेजिएट निकाय के नाम के अनुरूप है, उदाहरण के लिए: "छात्र परिषद की बैठकें", "आयोग की बैठकें", "कार्यबल की बैठकें"।

मूलपाठप्रोटोकॉल में दो भाग होते हैं: परिचयात्मक और मुख्य।

परिचयात्मक भाग मेंअध्यक्ष, सचिव के उपनाम और आद्याक्षर, जो उपस्थित हैं, आमंत्रित हैं और एजेंडा इंगित किया गया है।

मुख्य भाग मेंबैठक की प्रगति दर्ज की जाती है।

परिचयात्मक भाग निम्नलिखित क्रम में तैयार किया गया है।

शब्द "अध्यक्ष" या "अध्यक्ष"प्रोटोकॉल शुरू होता है। यह शीर्षक के बाद, सीधे पूंजीकृत हाशिये से दोगुने स्थान पर मुद्रित होता है; डैश के बाद अध्यक्ष का नाम, आद्याक्षर इंगित करें।

फिर उपस्थित लोगों को सूचीबद्ध किया जाता है। इस खंड को पूरा करने की प्रक्रिया इस प्रकार है: एक स्थायी कॉलेजियम निकाय की बैठक के मिनटों में, उपस्थित स्थायी सदस्यों को बिना पदों के वर्णानुक्रम में दर्शाया जाता है।

शब्द के बाद "आमंत्रित",जो शब्द के नीचे बायें हाशिये की सीमा से दो पंक्तियों के बीच की दूरी से लिखा जाता है "भाग लिया"आमंत्रित अधिकारियों के नाम, जो इस कॉलेजिएट निकाय के सदस्य नहीं हैं, उनकी स्थिति और उस संगठन के नाम का उल्लेख करते हुए दर्ज किए जाते हैं, जिसका वे प्रतिनिधित्व करते हैं।

बड़ी संख्या में उपस्थित लोगों (15 से अधिक लोगों) के साथ बढ़ी हुई बैठकों और बैठकों में, उनकी रचना को मात्रात्मक रूप से इंगित किया जाता है, और नाम से एक सूची मिनटों से जुड़ी होती है, जिसके बारे में मिनटों में ही संबंधित प्रविष्टि की जाती है, उदाहरण के लिए : "भाग लिया: 43 लोग (सूची संलग्न)।"

बैठकों, सम्मेलनों और सम्मेलनों में जहां एक निर्णय के लिए एक निश्चित कोरम की आवश्यकता होती है, "उपस्थिति" खंड इंगित करता है कि कितने लोगों को उपस्थित होना चाहिए और कितने लोग बैठक में आए, उदाहरण के लिए: "संगठन में 135 लोग पंजीकृत हैं, 117 मौजूद हैं।"

कुछ ही मिनटों में, अध्यक्ष, सचिव और आमंत्रितों के नामों का संकेत नहीं दिया जा सकता है।

प्रत्येक प्रश्न को अरबी अंकों के साथ क्रमांकित किया जाता है, एक नई पंक्ति पर लिखा जाता है, प्रश्न का उत्तर "किस बारे में?" और पूर्वसर्ग "O" ("अबाउट") से शुरू होता है।

एजेंडे पर मुद्दों को उनके महत्व की डिग्री के अनुसार या चर्चा के अनुमानित समय के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। लाल रेखा से जारी (पहली टैब स्थिति से)।

कुछ मामलों में, उदाहरण के लिए, मंत्रालयों, समितियों के कॉलेजियम की बैठकों के कार्यवृत्त लेते समय, कार्यवृत्त को कार्यवृत्त से जोड़ा जा सकता है।

इसे रूप में स्वरूपित किया गया है स्टैंडअलोन दस्तावेज़और बैठक के प्रतिभागियों को अग्रिम रूप से भेजा गया। फिर इसे प्रोटोकॉल के पाठ में शामिल नहीं किया जाता है, लेकिन केवल एक संदर्भ प्रविष्टि की जाती है: बैठक का एजेंडा संलग्न है।

मुख्य पाठप्रोटोकॉल एजेंडा मदों के अनुरूप अनुभागों पर बनाया गया है।

योजना के अनुसार अनुभागों को क्रमांकित और निर्मित किया जाता है:

- "सुना";

- "वर्तमान";

- "निर्णय लिया (समाधान)"।

ये शब्द बड़े अक्षरों में, बाएं हाशिये की सीमा से, प्रत्येक एक नई पंक्ति पर, उसके बाद एक कोलन में लिखे गए हैं।

इस प्रकार, वे नेत्रहीन पाठ को तोड़ते हैं।

शब्द "हर्ड" प्रत्येक एजेंडा आइटम पर अनुभाग शुरू करता है। इसे एजेंडा आइटम नंबर के अनुसार क्रमांकित किया जाता है और संख्याओं के बाद एक पंक्ति पर लिखा जाता है।

स्पीकर और स्पीकर के उपनाम और आद्याक्षर को अनुवांशिक मामले में अनुच्छेद से एक नई पंक्ति पर इंगित किया गया है (किसका?), एक डैश लगाया जाता है, और इसके बाद, संक्षेप में या विस्तार से, रिपोर्ट की सामग्री में लिखा जाता है तीसरा व्यक्ति एकवचन या पूर्वसर्ग "ओ" के साथ।

यदि रिपोर्ट और भाषणों के ग्रंथ (या सार) हैं, तो वे प्रोटोकॉल में दर्ज नहीं हैं, और स्पीकर या स्पीकर के नाम के बाद एक डैश इंगित किया गया है: "रिपोर्ट का पाठ (भाषण, संदेश) संलग्न है।"

शब्द "SPEAKED" बाएं क्षेत्र की सीमा से बड़े अक्षरों में खींचा गया है और एक कोलन के साथ समाप्त होता है।

प्रत्येक वक्ता का उपनाम और आद्याक्षर लाल रेखा से तैयार किया गया है और नाममात्र के मामले में लिखा गया है (कौन?) अप्रत्यक्ष भाषण के रूप में डैश के बाद, भाषण की एक संक्षिप्त या विस्तृत सामग्री दर्ज की जाती है।

स्पीकर और स्पीकर के सभी प्रश्न, साथ ही उनके उत्तर, "भाषण" अनुभाग में प्राप्त होने के क्रम में दर्ज किए जाते हैं और लाल रेखा से तैयार किए जाते हैं। प्रश्नकर्ता का उपनाम इंगित किया जाता है, फिर प्रश्न का सार बताया जाता है, जिसके बाद उपनाम और प्रश्न का उत्तर लिखा जाता है।

प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए अनुभाग का अंतिम भाग - चर्चा के तहत मुद्दे पर अपनाए गए निर्णय (डिक्री) का रिकॉर्ड, "DECIDED (DECIDED)" शब्द के बाद दर्ज किया जाता है।

यह शब्द बाएं क्षेत्र की सीमा से बड़े अक्षरों में बनता है, उसके बाद एक कोलन होता है।

बिंदुओं पर लाल रेखा से, प्रशासनिक कार्यों को संक्षेप में और सटीक रूप से तैयार किया जाता है, जिन्हें एजेंडे पर मुद्दे की संख्या के अनुसार क्रमांकित किया जाता है और उनके महत्व की डिग्री के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है।

प्रोटोकॉल का ऑपरेटिव हिस्सा, जैसा कि प्रशासनिक दस्तावेजों में है, विशिष्ट होना चाहिए और इसमें निम्नलिखित घटक शामिल होने चाहिए:

क्या करें;

किस नंबर तक।

यदि आवश्यक हो, तो निर्णय के प्रत्येक आइटम के लिए मतदान परिणाम इंगित किए जाते हैं। और अधिकारियों के चुनाव में, प्रत्येक उम्मीदवार के लिए अलग-अलग मतदान परिणाम दर्ज किए जाते हैं।

शेयरधारकों या संस्थापकों की आम बैठकों के कार्यवृत्त भी वोटिंग शेयरों की संख्या और प्रतिशत का संकेत देते हैं।

शिष्टाचार लक्षणबैठक के अध्यक्ष और सचिव। कार्यवृत्त की पहली प्रति पर अध्यक्ष और सचिव के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होते हैं।

सलाहकार निकायों की बैठकों के कार्यवृत्त उद्यम या संगठन के पहले प्रमुख द्वारा अनुमोदन के अधीन हैं, जिनकी क्षमता में सामूहिक रूप से चर्चा किए गए मुद्दों को हल करना शामिल है।

अनुमोदन एक स्टैम्प के साथ जारी किया जाता है, जो दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में सारणी के 5 वें स्थान से स्थित होता है और इसमें "अनुमोदन" शब्द होता है, सिर की स्थिति का संक्षिप्त नाम, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और अनुमोदन की तारीख . जब प्रोटोकॉल को उच्च संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो इसका पूरा नाम पद के शीर्षक में शामिल होता है .

हम भी हाइलाइट करते हैं:

कार्यवाही करना- स्थापित तथ्य, घटना, कार्रवाई की पुष्टि करने के लिए कई व्यक्तियों द्वारा संकलित एक दस्तावेज।

ज्ञापन- किसी भी तथ्य, परिस्थितियों के प्रबंधन को सूचित करना आवश्यक होने पर तैयार किया जाता है।

व्याख्यात्मक नोट- मुख्य दस्तावेज़ (योजना, रिपोर्ट, परियोजना) के कुछ प्रावधानों की सामग्री की व्याख्या करने वाला दस्तावेज़ या किसी घटना, तथ्य, अधिनियम के कारणों की व्याख्या करना।

तार- टेलीग्राफ संचार चैनलों द्वारा प्रेषित एक दस्तावेज।

टेलीग्राम जारी करने के नियम रूसी संघ के संचार मंत्रालय द्वारा स्थापित किए गए हैं।

टेलीफोन संदेश- टेलीफोन द्वारा प्रेषित और प्राप्तकर्ता द्वारा रिकॉर्ड किए गए परिचालन मामलों पर एक दस्तावेज। टेलीफोन संदेशों का उपयोग बैठकों, बैठकों, व्यावसायिक बैठकों, नियोजित कार्यों, घटनाओं आदि में किसी भी परिवर्तन की तत्काल सूचना के लिए किया जाता है।

टेलिक्स- सब्सक्राइबर टेलेक्स नेटवर्क पर प्रसारित विभिन्न सामग्री के दस्तावेजों के लिए एक सामान्यीकृत नाम। दूसरे शब्दों में, टेलेक्स टेलीटाइप (टेलीप्रिंट) द्वारा प्रेषित एक टेलीग्राम है - प्रत्यक्ष टेलीग्राफ संचार के लिए उपयोग किया जाने वाला एक उपकरण। टेलेक्स संचार एक ग्राहक है, इसलिए इसमें कोई श्रेणियां और प्रकार नहीं हैं (जैसे टेलीग्राम में)।

4. दस्तावेज़ीकरण श्रम संबंध. कर्मियों पर आदेश

कार्मिक प्रबंधन में श्रम संसाधनों के पूर्वानुमान और नियोजन, कर्मियों के चयन और नियुक्ति, उनके काम के संगठन और समन्वय, और इसके कार्यान्वयन की प्रगति की निगरानी से संबंधित कार्यों के एक सेट का प्रदर्शन शामिल है।

कर्मियों पर आदेश - कानूनी अधिनियमउद्यम के कर्मचारियों को काम पर रखने, बर्खास्त करने और स्थानांतरण के मुद्दों पर, एक नियम के रूप में, प्रमुख द्वारा जारी किया गया।

कर्मियों पर आदेश - बाध्यकारी दस्तावेजश्रम संबंध।

काम पर रखते समय, एक संपन्न रोजगार अनुबंध के आधार पर एक आदेश जारी किया जाता है।

बर्खास्तगी पर, आदेश के आधार पर जारी किया जाता है लिखित बयानकर्मचारी और प्रबंधक से निर्देश। रसीद के खिलाफ कर्मचारी को कर्मियों पर आदेश की घोषणा की जाती है। कर्मियों के लिए आदेशों को एक अलग फ़ाइल में समूहीकृत किया जाता है और एक वर्ष के भीतर "l / s" सूचकांक के साथ जनवरी से दिसंबर तक स्वतंत्र नंबरिंग होती है। कर्मचारी के अनुरोध पर, नियोक्ता उसे आदेश की प्रमाणित प्रति जारी करने के लिए बाध्य है। में एक आदेश के आधार पर काम की किताबएक नौकरी प्रविष्टि की जाती है, एक व्यक्तिगत कार्ड भरा जाता है, और कर्मचारी का एक व्यक्तिगत खाता लेखा विभाग में खोला जाता है। कर्मियों पर आदेश 75 साल के लिए रखा जाता है।

कर्मियों के लिए मसौदा आदेश प्रमुख की ओर से संगठन के कार्मिक सेवा के कर्मचारियों द्वारा तैयार किए जाते हैं।

आदेश एक मानक अंतरक्षेत्रीय प्रपत्र के प्रपत्रों पर जारी किए जाते हैं।

प्रवेश के बारे में;

दूसरी नौकरी में स्थानांतरित करने के बारे में;

बर्खास्तगी बाबत।

मानक रूपों की अनुपस्थिति में, कर्मियों के लिए मानक ए 4 शीट पर आदेश तैयार किए जा सकते हैं।

आदेश होना चाहिए:

कंपनी का नाम;

दस्तावेज़ प्रकार का नाम;

शीर्षक;

आधार;

हस्ताक्षर;

परिचित चिह्न।

आदेश एक प्रति में तैयार किया गया है और उद्यम के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित है।

दिनांकआदेश प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर करने की तिथि है।

पाठ कहता है:

कर्मचारी का उपनाम, नाम, संरक्षक (पूर्ण रूप से);

संरचनात्मक इकाई का नाम;

पेशा (स्थिति);

रोजगार की स्थिति (काम की प्रकृति)।

गिनती करना "आधार"प्रवेश के आदेश में रोजगार अनुबंध की तिथि और संख्या शामिल है।

ग्राफ में "आधार"बर्खास्तगी का आदेश उन दस्तावेजों को इंगित करता है जो बर्खास्तगी के कारण के रूप में कार्य करते हैं (बयान, व्याख्यात्मक नोट) और लेख श्रम कोडबर्खास्तगी के कारण के अनुरूप आरएफ।

परिचित चिह्नकर्मचारी के हस्ताक्षर और आदेश के साथ परिचित होने की तारीख शामिल है।

कार्मिक आदेश आमतौर पर एक कानूनी सलाहकार द्वारा समर्थित होते हैं और अधिकारीसंगठन के कर्मियों के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार।

5. मामलों का नामकरण, संकलन और लागू करने के नियम

केस नामकरण- संगठन में दायर मामलों के नामों की एक व्यवस्थित सूची, उनके भंडारण की शर्तों को इंगित करते हुए, निर्धारित तरीके से तैयार की गई।

नामकरण का इरादा है:

निष्पादित दस्तावेजों को मामलों में समूहित करना;

लेखांकन और मामलों की सुरक्षा सुनिश्चित करना;

मामलों में दस्तावेजों की सक्रिय खोज।

केस नामकरण में विभाजित हैं:

ठेठ के लिए;

अनुमानित;

विशिष्ट उद्यम।

ठेठ मामलों का नामकरण संगठनों (उद्यमों) के लिए संकलित किया गया है जो प्रकृति और संरचना में सजातीय हैं, उदाहरण के लिए, स्कूलों के लिए मामलों का एक विशिष्ट नामकरण। यह मामलों की एक ही संख्या के साथ एक ही संरचना स्थापित करता है और एक नियामक दस्तावेज है।

अनुमानित मामलों का नामकरण संगठनों (उद्यमों) के लिए संकलित किया गया है जो प्रकृति में सजातीय हैं लेकिन एक अलग संरचना है, उदाहरण के लिए, रूस के परमाणु ऊर्जा मंत्रालय के डिजाइन संस्थानों के लिए मामलों का अनुमानित नामकरण। अनुमानित नामकरण प्रकृति में सलाहकार है। केस नामकरण विशिष्ट उद्यम एक विशेष उद्यम के लिए संकलित और इसकी बारीकियों को दर्शाता है। एक व्यापक . के साथ उद्यमों में संगठनात्मक संरचना, एक नियम के रूप में, संरचनात्मक डिवीजनों के मामलों के नामकरण संकलित किए जाते हैं, जिन्हें उद्यम के मामलों के समेकित नामकरण में जोड़ा जाता है।

नामकरण खंडसंगठन के संरचनात्मक प्रभागों के नाम हैं। नामकरण का पहला खंड "सचिवालय" ("निदेशालय", "दस्तावेज़ीकरण सहायता विभाग") है। अन्य संरचनात्मक खण्ड महत्व की दृष्टि से सचिवालय के बाद स्थित हैं। प्रत्येक प्रभाग (विभाग) को अपना क्रमांक (सचिवालय-1, लेखा- 2, आदि) प्राप्त होता है। अनुभागों के भीतर नामकरण में संबंधित सूचकांकों के असाइनमेंट के साथ मामलों के शीर्षक शामिल हैं, उदाहरण के लिए, सूचकांक में 1-2 (1 - सचिवालय से मेल खाती है, और 2 - सचिवालय में दर्ज मामले की क्रम संख्या के लिए)। केस शीर्षक नामकरण में शामिल होना चाहिए निम्नलिखित क्रम में तत्व:

दस्तावेजों के प्रकार का नाम (आदेश, अनुबंध, प्रोटोकॉल);

वह दिनांक (अवधि) जिससे मामला दस्तावेज़ संबंधित है ("2008 के लिए मुख्य गतिविधियों पर आदेश")।

कई मामलों में, आप "दस्तावेज़" शब्द का उपयोग यूस प्रकार के ब्रैकेट में डिकोडिंग के साथ कर सकते हैं, उदाहरण के लिए "2008 के लिए तकनीकी उपकरणों के पट्टे पर दस्तावेज़ (अधिनियम, अनुबंध, पत्राचार)।

शेल्फ जीवन नामकरण में प्रत्येक मामले की सूची के संबंधित लेख के संदर्भ में "भंडारण की अवधि को इंगित करने वाले दस्तावेजों की सूची" द्वारा निर्धारित किया जाता है। यह समस्या उद्यम के पुरालेखपाल द्वारा हल की जाती है।

कॉलम "नोट" में नीचे रखेंमामलों के उद्घाटन (खोलने नहीं) पर नोट्स, इन मामलों के लिए जिम्मेदार लोगों पर, मामलों को किसी अन्य इकाई या किसी अन्य व्यक्ति को स्थानांतरित करने पर, अगले वर्ष तक ले जाने वाले मामलों पर (उदाहरण के लिए, "वर्तमान मामला 2004 से "), जब्त या खोए हुए मामले, आदि। पी।

"नोट" कॉलम में, बड़ी मात्रा में संग्रहीत दस्तावेजों के साथ, कैबिनेट की संख्या और शेल्फ की संख्या जहां इसे संग्रहीत किया जाता है, प्रत्येक मामले के खिलाफ इंगित किया जाता है।

मामलों की संख्या नामकरण में, एक नियम के रूप में, वर्ष के अंत में इंगित किया गया है। किसी भी मामले का दूसरा खंड शुरू करते समय, इस कॉलम को तुरंत भरने की सिफारिश की जाती है।

केस नामकरण खींचादस्तावेजों के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार लिपिक सेवा, सहायक सचिव या विशेषज्ञ, जब प्रत्यक्ष भागीदारीउद्यम पुरालेखपाल।

केस नामकरण लक्षणजिम्मेदार संकलक, पुरालेखपाल, विशेषज्ञ आयोग से सहमत और उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित।

नामकरण कम से कम तीन प्रतियों में तैयार किया गया है: एक फ़ाइल में रखा जाता है; दूसरा एक कार्यकर्ता है और कैबिनेट की भीतरी दीवार पर लटका हुआ है, जो मामलों के साथ सुरक्षित है; तीसरा उद्यम के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया गया है।

मामलों का नामकरण सालाना, एक नियम के रूप में, वर्ष के अंत में तैयार किया जाता है और नए साल के 1 जनवरी को लागू होता है।

केस फॉर्मेशन- मामलों के नामकरण और मामले के भीतर दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण के अनुसार निष्पादित दस्तावेजों को एक मामले में समूहित करना।

व्यापारएक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों के एक सेट (कुछ मामलों में - एक दस्तावेज) को एक अलग कवर में रखें।

मामलों का उचित गठन इसमें योगदान देता है:

आवश्यक दस्तावेजों के लिए शीघ्र खोज;

उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करता है;

कार्यालय के काम के संगठन में आदेश स्थापित करता है।

मामले बनाते समय, आपको निम्नलिखित का पालन करना होगा गण:

जिन दस्तावेजों पर काम पूरा हुआ है उन्हें फाइल में रखा गया है;

फाइल में दाखिल दस्तावेज मूल या प्रमाणित प्रतियां हैं;

दस्तावेज़ अलग शब्दभंडारण विभिन्न मामलों में बनते हैं;

एक मुद्दे से संबंधित दस्तावेज एक फाइल में रखे जाते हैं;

मामले में, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ की एक प्रति शामिल है;

फ़ाइल में रखे गए प्रत्येक दस्तावेज़ को सही ढंग से निष्पादित किया जाना चाहिए (एक तिथि, हस्ताक्षर, निष्पादन चिह्न, आदि);

एक नियम के रूप में, मामले में एक वर्ष के दस्तावेज बनते हैं;

परियोजनाओं, दस्तावेजों के संस्करण जो प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित या अनुमोदित नहीं हैं, उन्हें फाइल में दर्ज नहीं किया जाना चाहिए;

मामले के भीतर दस्तावेजों को अक्सर रिवर्स कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है, यानी, नए निष्पादित दस्तावेज़ शीर्ष पर फ़ोल्डर में दर्ज किए जाएंगे। उद्यम और अन्य का चार्टर संस्थापक दस्तावेजएक स्वतंत्र व्यवसाय में गठित होते हैं;

शेयरधारकों की सामान्य बैठकों के कार्यवृत्त निदेशक मंडल, अनुबंध और अन्य की बैठकों के कार्यवृत्त से अलग से बनाए जाते हैं अतिरिक्त दस्तावेज़वे प्रोटोकॉल से जुड़े होते हैं जिनका वे उल्लेख करते हैं;

मुख्य (उत्पादन) गतिविधि के आदेश कर्मियों के आदेशों से अलग से बनाए जाते हैं;

उद्यम के कर्मियों पर दस्तावेज़ (व्यक्तिगत फाइलें, व्यक्तिगत कार्ड) कर्मचारियों के नाम से वर्णानुक्रम में बनते हैं;

दस्तावेज़ "गोपनीय", " व्यापार रहस्य", "आधिकारिक उपयोग के लिए" उद्यम के अन्य दस्तावेजों से अलग से बनते हैं;

उद्यम के पत्राचार को दो फ़ोल्डरों में विभाजित किया गया है: प्राप्त (आने वाले दस्तावेज़) और भेजे गए (आउटगोइंग दस्तावेज़) पत्राचार के साथ;

यदि उद्यम की गतिविधियों में एकल दस्तावेज़ संकलित या प्राप्त किए जाते हैं जो किसी भी मामले में फिट नहीं होते हैं, तो ऐसे दस्तावेज़ों के लिए "2005 के लिए विभिन्न मुद्दों पर दस्तावेज़" शीर्षक के साथ एक विशेष फ़ोल्डर बनाया जाता है। और श्रृंगार आंतरिक सूचीमामले 2. मामले के कवर पर दर्शाता है:

कंपनी का नाम;

संरचनात्मक उपखंड;

नामकरण के अनुसार केस संख्या;

मामले का शीर्षक;

स्थापना वर्ष;

शेल्फ जीवन।

निष्कर्ष

प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण में निर्धारित प्रपत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी, यानी दस्तावेज़ बनाने में रिकॉर्डिंग शामिल है। इसके अलावा, कई मामलों में प्रलेखन अनिवार्य है, जो कानून और राज्य प्रशासन के कृत्यों द्वारा निर्धारित है।

27 जुलाई, 2006 का संघीय कानून संख्या 149-FZ "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर" कला के पैरा 2 में। 11 इंगित करता है:

"संघीय कार्यकारी निकायों में, रूसी संघ की सरकार द्वारा स्थापित तरीके से सूचना का दस्तावेजीकरण किया जाता है। कार्यालय के काम और दूसरों द्वारा स्थापित दस्तावेज़ प्रवाह के नियम सरकारी संसथानअंग स्थानीय सरकारउनकी क्षमता के भीतर, कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह के संदर्भ में रूसी संघ की सरकार द्वारा स्थापित आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए संघीय निकायकार्यकारिणी शक्ति"।

विभिन्न संगठनों में, बनाए गए दस्तावेजों की संरचना और संख्या भिन्न होती है।

दस्तावेजों का सेट द्वारा निर्धारित किया जाता है:

गतिविधि की प्रक्रिया में संगठन द्वारा संबोधित मुद्दों की श्रेणी;

संस्था की क्षमता का दायरा और प्रकृति;

अन्य संगठनों के साथ संबंधों का दायरा और प्रकृति।

प्रबंधन, कार्यालय के काम की सूचना और दस्तावेजी सेवाओं के लिए संचालन का संयोजन इसका मुख्य सहायक कार्य है।

कार्यालय के काम के संचालन की प्रक्रिया नियामक दस्तावेजों द्वारा निर्धारित की जाती है। 2006-2007 के लिए रूसी संघ के राष्ट्रीय मानकीकरण कार्यक्रम के अनुसार सरकारी विभाग VNIIDAD तैयार राष्ट्रीय मानकगोस्ट आर आईएसओ 15489-1-2007 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ"।

ग्रन्थसूची

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पेज 15 का 16

औरसूचना के संदर्भ कामदस्तावेजों के अनुसार।

दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य का आधारएक पीसी में इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों को दर्ज करने की प्रक्रिया में गठित एक डेटाबेस है।

आधुनिक डीबीएमएस (डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली) आपको दस्तावेज़ पंजीकरण कार्ड में शामिल डेटा के किसी भी संयोजन के लिए प्रश्न पूछने और तदनुसार उत्तर प्राप्त करने की अनुमति देता है।

इसी तरह दस्तावेजों की तलाशी भी खुद की जाती है। खोज भरी गई किसी भी विशेषता (फ़ील्ड) पर हो सकती है पंजीकरण कार्ड. एक नियम के रूप में, ये आने वाली दस्तावेज़ संख्या, दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख, दस्तावेज़ का प्रकार, संवाददाता, क्षेत्र, दस्तावेज़ का निष्पादक, आउटगोइंग दस्तावेज़ संख्या, दस्तावेज़ भेजने की तारीख आदि हैं। संबंधित फ़ील्ड मान या तो कीबोर्ड से दर्ज किए जाते हैं, या वर्गीकृत मानों के लिए उपयुक्त सूची (दस्तावेज़ प्रकार, कलाकार, आदि) से चुने जाते हैं। सहायता जारी की जा सकती है:

1. एक विशिष्ट दस्तावेज़ के अनुसार: कहाँ (कौन) स्थित है; निष्पादन का चरण (तैयारी); निष्पादन परिणाम; भंडारण स्थान (निष्पादित दस्तावेजों के लिए)।

2. विषय के अनुसार (सामग्री): विशिष्ट दस्तावेज; दस्तावेजों का समूह।

4. क्षेत्र के अनुसार: देश; क्षेत्र; शहर।

विशिष्ट दस्तावेजों या दस्तावेजों के समूह की खोज करते समय, निम्नलिखित विवरणों का संकेत दिया जा सकता है:

1) इनकमिंग, आउटगोइंग, आंतरिक दस्तावेज(खोज प्रत्येक श्रेणी के लिए और दस्तावेजों के सभी तीन समूहों के लिए अलग-अलग आयोजित की जा सकती है);

2) दस्तावेज़ का प्रकार (पत्र, आदेश, अनुबंध, आदि);

3) खोज का अनुमानित कालानुक्रमिक दायरा (प्राप्ति की तारीख तक या आंतरिक के लिए - दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर, या एक नंबर से दूसरे नंबर पर);

4) वह क्षेत्र जिसमें खोज की जाती है (देश, क्षेत्र);

5) संगठन (संवाददाता/पताकर्ता);

किसी विशिष्ट दस्तावेज़ पर जानकारी खोजते समय, दस्तावेज़ संख्या को सीधे निर्दिष्ट किया जा सकता है।

खोज की स्थिति कार्ड के पूर्ण क्षेत्रों के संयोजन के रूप में बनाई गई है, इसी तरह पंजीकरण कार्ड, यानी। कई फ़ील्ड भरते समय, सभी निर्दिष्ट मापदंडों से मेल खाने वाले दस्तावेज़ मिलेंगे।

दस्तावेज़ों की खोज पूरे परिचालन डेटाबेस (वर्तमान व्यावसायिक वर्ष के दस्तावेज़) पर, और, यदि आवश्यक हो, संग्रह पर, निष्पादित, निष्पादित दस्तावेजों (निष्पादन की तारीख और फ़ाइल में प्लेसमेंट का चिह्न) पर की जा सकती है। डेटाबेस (पिछले वर्षों के दस्तावेज)।

किसी विशिष्ट दस्तावेज़ के बारे में जानकारी जारी करते समय, पंजीकरण फॉर्म स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है और यदि आवश्यक हो, तो मुद्रित किया जाता है। दस्तावेज़ों के समूह की खोज करते समय, खोज परिणाम सारणीबद्ध रूप में प्रदर्शित और मुद्रित होते हैं।

किसी विशिष्ट अप्राप्य दस्तावेज़ की खोज के मामले में, खोज का परिणाम यह जानकारी है कि दस्तावेज़ वर्तमान में किस ठेकेदार में है। यदि दस्तावेज़ पहले ही निष्पादित किया जा चुका है, तो स्क्रीन जानकारी प्रदर्शित करती है कि यह दस्तावेज़ किस स्थिति में स्थित है।

संस्था के दस्तावेजों पर पूर्ण-पाठ डेटाबेस खोजने की संभावनाओं का महत्वपूर्ण रूप से विस्तार करें। दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों के साथ काम का यह रूप हाल ही में अधिक व्यापक हो गया है। इस मामले में, दस्तावेज़ के पाठ के साथ एक फ़ाइल स्वचालित रूप से दस्तावेज़ के लिए पंजीकरण कार्ड से जुड़ी होती है (आने वाली, ई-मेल, फैक्स द्वारा प्राप्त; या स्कैनिंग और बाद में मान्यता द्वारा दर्ज की गई) कागज दस्तावेज़, आउटगोइंग या आंतरिक - के साथ तैयार किया गया पाठ संपादक, स्प्रेडशीट, आदि)।

इस तरह की पूर्ण-पाठ प्रणाली आपको न केवल दस्तावेज़ कार्ड में दर्ज किए गए विवरणों से, बल्कि दस्तावेज़ की सामग्री से भी खोज करने की अनुमति देती है, अर्थात। उन दस्तावेज़ों की खोज करें जिनके पाठ में कुछ शब्द या वाक्यांश हैं। उदाहरण के लिए, यदि हम ओरियन से प्रिंटर की खरीद से संबंधित दस्तावेज़ ढूंढना चाहते हैं, तो हम "प्रिंटर" और "ओरियन" शब्दों की खोज करते हैं।

स्वचालित प्रौद्योगिकियों के उपयोग से पंजीकरण, निष्पादन नियंत्रण और संदर्भ और सूचना सेवाओं के लिए श्रम लागत में काफी कमी आती है। इसलिए, यदि एक पारंपरिक पंजीकरण कार्ड को भरने के लिए श्रम लागत 0.152 घंटे है, तो स्वचालित तकनीक का उपयोग करना - केवल 0.054 घंटे। तदनुसार, वर्तमान जानकारी की खोज के लिए श्रम लागत 0.17 या 0.054 घंटे है, जो दस्तावेजों के प्रमाण पत्र को पूरा नहीं किया गया है पारंपरिक तकनीक के साथ समय 0.26 घंटे से 8 घंटे तक मासिक (10 दस्तावेज़), वार्षिक (100 से अधिक दस्तावेज़) लेता है। साथ ही, स्वचालित प्रणाली में एक समान प्रमाणपत्र 0.05 घंटों में तैयार किया जाता है, और उपयुक्त सेटिंग्स के साथ, यह कर सकता है यहां तक ​​कि एक निर्दिष्ट आवृत्ति पर स्वचालित रूप से बनाया और मुद्रित किया जा सकता है।

दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी के लिए ब्याज की समय सीमा है, जिसमें नियंत्रण के अधीन दस्तावेज़ पर "के" चिह्न लगाना, समय सीमा के ठेकेदार को याद दिलाना, निष्पादन की प्रगति पर कार्ड में जानकारी दर्ज करना, प्रबंधकों को स्थिति के बारे में सूचित करना शामिल है। निष्पादन का, दस्तावेज़ को नियंत्रण से हटाना, दस्तावेज़ों का सारांश तैयार करना, समय पर निष्पादित नहीं करना, नियंत्रण के अधीन दस्तावेज़ों के निष्पादन का सारांश तैयार करना; संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेजों के निष्पादन के परिणामों का सामान्यीकरण, संगठन में दस्तावेजों के निष्पादन की स्थिति का विश्लेषण। उदाहरण के लिए, पारंपरिक कार्यालय के काम में प्रबंधन (20 दस्तावेजों के लिए प्रमाण पत्र) को सूचित करने के लिए एक प्रमाण पत्र तैयार करने में 1.8 घंटे लगते हैं, और स्वचालित में - 1 घंटे।

दस्तावेजों के निष्पादन के पंजीकरण और नियंत्रण के लिए कार्यक्रम महत्वपूर्ण हैं अभिन्न अंग आधुनिक प्रणालीऑफिस का ऑटोमेशन।

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विषयसूची

1. सूचना और संदर्भ कार्य का विकास
2. स्वचालित प्रणालियों के लाभ:
1. खोज पूर्णता
2. क्षमता
3. वितरित पहुंच
4. अतिरिक्त सूचना सेवाएं

संगठन के दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य डॉव सेवा के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। प्रबंधन निर्णय की तैयारी के लिए आवश्यक सूचना की प्रस्तुति की दक्षता और पूर्णता, दस्तावेजों का निर्माण काफी हद तक समग्र रूप से प्रशासनिक तंत्र के काम की गुणवत्ता निर्धारित करता है। आधुनिक बनाने में मुख्य कार्यों में से एक स्वचालित प्रणालीदस्तावेजों का पंजीकरण - यह बाद की जानकारी और संदर्भ कार्य के लिए संगठन के सभी दस्तावेजों का एक डेटाबेस बनाने की आवश्यकता है।

प्रारंभ में, जब जर्नल पंजीकरण प्रणाली का उपयोग किया जाता था, सूचना और संदर्भ कार्य की संभावनाएं बहुत सीमित थीं। यदि जर्नल में जिस सीरियल नंबर के तहत दस्तावेज़ पंजीकृत किया गया था, या कम से कम दस्तावेज़ के पंजीकरण की सही तारीख ज्ञात नहीं थी, तो खोज के लिए जर्नल के एक महत्वपूर्ण हिस्से को देखना आवश्यक था। स्वाभाविक रूप से, खोज बहुत समय लेने वाली थी और तत्काल आवश्यकता के मामले में की गई थी।

कार्ड पंजीकरण प्रणालियों के आगमन के साथ, दस्तावेजों की खोज की संभावनाएं कुछ हद तक विस्तारित हुईं; कार्बन पेपर के रूप में मुद्रित पंजीकरण कार्ड की कई प्रतियों ने 2-3 विषयगत फ़ाइल कैबिनेट बनाना संभव बना दिया। अब खोज की जा सकती है, उदाहरण के लिए, संवाददाताओं द्वारा या दस्तावेज़ के विषय द्वारा वर्णानुक्रम में। हालांकि, फाइलिंग सिस्टम की खोज क्षमताएं भी सीमित थीं। चूंकि प्रत्येक खोज सुविधा (संवाददाता, विषय, भौगोलिक विशेषता, आदि) की खोज के लिए, एक अलग फ़ाइल कैबिनेट बनाना आवश्यक था, और फ़ाइल कैबिनेट की संख्या सीमित थी (कार्ड की 3-4 प्रतियां एक के तहत मुद्रित की जा सकती थीं) कार्बन कॉपी, फ़ाइल कैबिनेट ने बहुत अधिक स्थान लिया) , तब खोज की संभावनाएं इन 2-3 खोज सुविधाओं तक सीमित थीं। इसके अलावा, इस तरह की एक फाइल कैबिनेट, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा में होने के कारण, दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए एक केंद्रीकृत प्रणाली के उपयोग की आवश्यकता होती है, जब सभी दस्तावेजों को पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा में केंद्रीय रूप से प्राप्त किया जाता है, पंजीकृत किया जाता है, और फिर स्थानांतरित किया जाता है इकाइयों। बड़े संगठनों में, विकेंद्रीकृत दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली का उपयोग करते समय, जब दस्तावेज़ सीधे उपखंडों, विभागों में पंजीकृत किए जाते थे, तो सिद्धांत रूप में संगठन दस्तावेज़ों के लिए कोई सामान्य संदर्भ प्रणाली नहीं थी।

आधुनिक स्वचालित दस्तावेज़ लेखा प्रणाली (सिस्टम .) की शुरूआत के साथ इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय का काम, SED) सूचना और संदर्भ कार्य की संभावनाएं गुणात्मक रूप से नए स्तर पर चली गई हैं।

निम्नलिखित को प्रतिष्ठित किया जा सकता है विशिष्ट सुविधाएंस्वचालित सिस्टम (ईडीएमएस) में सूचना पुनर्प्राप्ति कार्य।

1. किसी भी खोज सुविधा के साथ-साथ एक ही समय में कई खोज सुविधाओं के संयोजन द्वारा खोज करने की क्षमता। इस प्रकार, हम खोज सकते हैं, उदाहरण के लिए, एक निश्चित अवधि के भीतर किसी विशेष संवाददाता से प्राप्त दस्तावेजों के लिए; या तो एक निश्चित प्रकार के दस्तावेज, कुछ डिवीजन में तैयार किए गए, या फरवरी - मई 2007 में बिक्री विभाग के कर्मचारियों द्वारा तैयार की गई रिपोर्ट; दिसंबर 2007 में कर्मचारी द्वारा अनुमोदित दस्तावेज, आदि।

2. पूर्ण-पाठ खोज की संभावना। चूँकि आज लगभग सभी दस्तावेज़ कंप्यूटर पर बनाए जाते हैं, अधिक से अधिक दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्राप्त होते हैं या DOW सेवा में स्कैन किए जाते हैं, इसलिए पूर्ण-पाठ EDMS का हिस्सा तेजी से बढ़ रहा है, यानी सिस्टम जो न केवल जानकारी संग्रहीत करते हैं दस्तावेज़ (पंजीकरण कार्ड), लेकिन कार्ड से जुड़ी फ़ाइल के रूप में दस्तावेज़ या विभिन्न स्वरूपों की फ़ाइलों का एक सेट (दस्तावेज़ की छवि और दस्तावेज़ या दस्तावेज़ और उसके अनुलग्नकों का पाठ)। खोज क्षमताओं का बहुत विस्तार हुआ है। अब हम न केवल विवरण या कीवर्ड (रूब्रिकेटर) के एक सेट के लिए खोज कर सकते हैं, बल्कि किसी भी शब्द के लिए भी खोज सकते हैं जो दस्तावेज़ के पाठ में हो सकता है।

3. उन्नत खोज। सामान्य भाषा में तैयार किए गए पाठ प्रश्नों के अनुकूल इंटरनेट खोज इंजनों के तेजी से सुधार ने समान तंत्र का उपयोग करना संभव बना दिया है जो ईडीएमएस में शामिल संगठन के सभी दस्तावेजों में आकृति विज्ञान, समानार्थक शब्दकोष आदि को ध्यान में रखते हुए खोज की अनुमति देता है। तथाकथित "खोज क्वेरी भाषा" आपको यह निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है कि खोज शब्द एक दूसरे के बगल में, एक वाक्य में, एक पैराग्राफ में स्थित होने चाहिए। खोज परिणामों को कम करने के लिए, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि कौन से शब्द टेक्स्ट में नहीं दिखने चाहिए, उदाहरण के लिए, हम "बुश" की तलाश कर रहे हैं, लेकिन "सीनियर" शब्द के बिना, आदि।

4. विषयगत खोज। पूर्ण-पाठ खोज से जटिल दस्तावेज़ों सहित दस्तावेज़ों का सामयिक संग्रह करना आसान हो जाता है, जिसमें कई विषय शामिल होते हैं जो दस्तावेज़ के शीर्षक में स्पष्ट रूप से प्रतिबिंबित भी नहीं हो सकते हैं। इसके अलावा, अनुरोध का परिणाम दस्तावेजों का चयन और "निचोड़" दोनों हो सकता है - दस्तावेजों के अंश सवाल पूछाप्रपत्र में स्रोत का संकेत: शीर्षक, दिनांक और दस्तावेज़ की संख्या, इस मुद्दे पर पाठ का एक टुकड़ा। और पहले से ही इस तरह के चयन के आधार पर, उपयोगकर्ता कुछ दस्तावेजों को पूरी तरह से ऑर्डर करने का निर्णय लेता है।

5. एक एकल ईडीएमएस आपको वर्तमान कार्यालय के काम के दस्तावेजों, कार्यालय के काम में पूरे किए गए दस्तावेजों के माध्यम से एक क्रॉस-कटिंग खोज करने की अनुमति देता है और अभिलेखीय दस्तावेज. जैसे ही इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग कैबिनेट की भरपाई की जाती है, ईडीएमएस में अधिक से अधिक दस्तावेज होंगे। यदि वर्तमान कार्यालय कार्य के दस्तावेजों को समय के साथ विभागीय संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है, तो इलेक्ट्रॉनिक कार्ड स्वयं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़सिस्टम में स्टोर करना जारी रख सकता है। हालांकि, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि कुछ कार्यक्रम आपको सभी वार्षिक अनुभागों के माध्यम से खोज करने की अनुमति नहीं देते हैं, क्योंकि प्रत्येक वार्षिक अनुभाग एक अलग डेटाबेस है। इस तरह की प्रणालियाँ वर्ष की शुरुआत में सबसे अधिक असुविधा का कारण बनती हैं, जब विशेष रूप से उन दस्तावेजों के लिए लगातार कॉल आती हैं जिन्हें पिछले एक साल से अभी तक निष्पादित नहीं किया गया है और आपको पिछले वर्ष के लिए वर्तमान आधार और दस्तावेजों के आधार के बीच लगातार स्विच करना होगा। . और यदि दस्तावेज़ का वर्ष बिल्कुल ज्ञात नहीं है या विभिन्न वर्षों के लिए दस्तावेज़ ढूंढना आवश्यक है, तो इस मामले में सिस्टम में वार्षिक अनुभागों की संख्या के अनुसार कई बार-बार खोज करना आवश्यक है। चूंकि कुछ ईडीएमएस में दस या अधिक वर्षों के दस्तावेज़ होते हैं, यह खोज को महत्वपूर्ण रूप से जटिल बनाता है। इसलिए, इस तरह के कार्यक्रमों को धीरे-धीरे छोड़ दिया जाता है, उन प्रणालियों की ओर बढ़ रहा है जो सभी वार्षिक अनुभागों में वर्तमान कागजी कार्रवाई दस्तावेजों और संग्रह में स्थानांतरित दस्तावेजों दोनों में एंड-टू-एंड खोज की अनुमति देते हैं।

6. वितरित पहुंच। परंपरागत रूप से, सूचना और संदर्भ कार्य DOW सेवा द्वारा किया जाता था। यही है, यदि किसी दस्तावेज़ या दस्तावेज़ को ढूंढना आवश्यक था - एक मैनुअल, कर्मचारियों ने पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के कर्मचारियों की ओर रुख किया, और वे पहले से ही पत्रिकाओं या फ़ाइल अलमारियाँ से निर्दिष्ट कर चुके थे कि यह दस्तावेज़ कहाँ और किसके साथ स्थित था। एक स्वचालित प्रणाली का निर्माण किसी भी कार्यस्थल से, स्थानीय कार्यालय नेटवर्क के भीतर और एक दूरस्थ कार्यालय, शाखा से, और इंटरनेट के माध्यम से दुनिया में कहीं से भी, उचित सुरक्षा उपायों के अधीन, किसी भी कार्यस्थल से ईडीएमएस तक वितरित दूरस्थ पहुंच की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, प्रबंधन या कर्मचारियों द्वारा, जो व्यापार यात्रा पर हैं, घर पर हैं, आदि। इस प्रकार, संगठन के सभी कर्मचारियों द्वारा दस्तावेजों के बारे में जानकारी प्राप्त करने की दक्षता में तेजी से वृद्धि होती है।

आज, प्रबंधन तंत्र के लगभग किसी भी कर्मचारी के लिए ईडीएमएस के साथ काम करना एक दैनिक कार्य होता जा रहा है। के उपयोग के रूप में कानूनी आधारडेटा जैसे "गारंट", "कोड", "कंसल्टेंटप्लस", आदि, किसी भी दस्तावेज़ को तैयार करते समय, एक कर्मचारी सबसे पहले ईडीएमएस का उपयोग करता है, किसी विशेष मुद्दे पर मौजूदा दस्तावेजों की खोज करता है। इस प्रकार, एक ओर, पहले से हल किए गए मुद्दों पर दस्तावेज तैयार करने में समय बर्बाद नहीं होता है और कर्मचारियों के काम में दोहराव की संभावना काफी कम हो जाती है। उदाहरण के लिए, एक सामान्य प्रबंधकीय स्थिति जब दो विभागों के कर्मचारी एक दूसरे के विपरीत दस्तावेज तैयार करते हैं ... दूसरी ओर, उनके निपटान में संगठन का संपूर्ण दस्तावेज और ज्ञान का आधार होता है, यहां तक ​​​​कि हाल ही में कंपनी में शामिल होने वाले कर्मचारी भी तैयार कर सकते हैं बहुत बेहतर दस्तावेज।

7. अनधिकृत पहुंच से सुरक्षा। ईडीएमएस की शुरूआत अनिवार्य रूप से संगठन के कर्मचारियों के लिए उपलब्ध दस्तावेजों की श्रेणी की परिभाषा के साथ होती है, जो जिम्मेदारियों के वितरण और संदर्भ की शर्तों पर निर्भर करती है। सूचना और संदर्भ सेवाओं को प्रभावी कार्य और सुरक्षा के लिए आवश्यक सभी सूचनाओं तक कर्मचारियों की पूर्ण संभव पहुंच की आवश्यकता के बीच संतुलन बनाना चाहिए। गोपनीय जानकारीअनधिकृत पहुंच से। एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ तक पहुंच के तीन उन्नयन स्थापित किए गए हैं: कार्ड और उससे जुड़े दस्तावेज़ को देखना, दस्तावेज़ को स्वयं देखने की क्षमता के बिना कार्ड तक पहुंच, और पहुंच से इनकार करना। सेटिंग्स और विशिष्ट कार्यक्रम के आधार पर, उपयोगकर्ता या तो जानकारी प्राप्त करता है कि उसके पास दस्तावेज़ तक पहुंच अधिकार नहीं है, या दस्तावेज़ के बारे में जानकारी क्वेरी परिणामों में बिल्कुल भी प्रदर्शित नहीं होती है, और यदि आप सीधे बंद की संख्या निर्दिष्ट करते हैं क्वेरी में दस्तावेज़, प्रोग्राम एक संदेश प्रदर्शित करेगा कि ऐसा कोई दस्तावेज़ मौजूद नहीं है।

8. विस्तारित सूचना सेवा। चूंकि प्रशासनिक तंत्र की सूचना और दस्तावेजी सेवा पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के मुख्य कार्यों में से एक है, ईडीएमएस की शुरूआत पूर्णता और गुणवत्ता में काफी वृद्धि कर सकती है, और सूचना और दस्तावेजी सेवाओं के नए रूपों को पेश कर सकती है। उदाहरण के लिए, सिस्टम तक सीधी पहुंच की संभावना के बावजूद, सभी कर्मचारी खोज प्रश्नों की भाषा में पारंगत नहीं हैं। यदि किसी विशिष्ट दस्तावेज़ की खोज, एक नियम के रूप में, कठिनाइयों का कारण नहीं बनती है, तो एक जटिल विषयगत खोज पहले से ही कठिनाइयों का कारण बन सकती है। इसलिए, विशेष रूप से पहले चरण में, कर्मचारी किसी विशेष मुद्दे पर दस्तावेजों का चयन करने के अनुरोध के साथ पीईआई सेवा से संपर्क करना जारी रखेंगे। इस मामले में, कर्मचारी को दस्तावेजों के वास्तविक चयन के साथ नहीं, बल्कि एक सहेजे गए अनुरोध फ़ॉर्म के साथ प्रदान करना समझ में आता है, जिसे चलाकर कर्मचारी को सिस्टम से आवश्यक दस्तावेजों की एक सूची प्राप्त होती है। इसके अलावा, यह समझ में आता है कि डॉव सेवा के लिए इस या उस अनुरोध के आने का इंतजार नहीं करना चाहिए, लेकिन, कर्मचारियों की जरूरतों का विश्लेषण करने के बाद, विशिष्ट अनुरोधों का एक सेट बनाएं, जिनकी कर्मचारियों को आवश्यकता हो सकती है और उन्हें प्रत्येक उपभोक्ता तक पहुंचा सकते हैं। दस्तावेजों के संग्रह की तुलना में प्रश्नों के उपयोग का यह फायदा है कि यदि सिस्टम में नए दस्तावेज दिखाई देते हैं जो क्वेरी के मानदंडों को पूरा करते हैं, तो भविष्य में, क्वेरी चलाकर, कर्मचारी को स्क्रीन पर प्राप्त होगा पूरी सूची, नए प्रदर्शित दस्तावेजों सहित। कुछ कार्यक्रमों में एक सदस्यता फ़ंक्शन होता है जो एक कर्मचारी को सिस्टम में दिखाई देने वाले सभी नए दस्तावेज़ों के बारे में सूचनाएं प्राप्त करने और एक या किसी अन्य मानदंड को पूरा करने की अनुमति देता है, उदाहरण के लिए, एक विशिष्ट संगठन से संबंधित, आदि।

9. एक अलग निर्देशिका जो ईडीएमएस की सूचना और संदर्भ क्षमताओं का विस्तार करती है वह पता पुस्तिका है। पर वाणिज्यिक संगठनआज, अधिक से अधिक बार यह एक ईडीएमएस मॉड्यूल भी नहीं है, बल्कि एक अलग कार्यक्रम है, जो कार्यक्रमों की एक पूरी श्रेणी है - एक सीआरएम प्रणाली, यानी एक ग्राहक संबंध प्रबंधन प्रणाली (सीआरएम - ग्राहक संबंध प्रबंधन)। इस तरह की अत्यधिक विस्तारित पता पुस्तिका में उन सभी संगठनों के बारे में जानकारी होती है जिनके साथ यह कंपनी संबंध बनाए रखती है: उनके पते, बैंक विवरण, उपनाम, नाम, संरक्षक, संपर्क नंबर और अन्य संदर्भ सूचना, डिलीवरी के बारे में जानकारी सहित, अनुबंध समाप्त, वार्ता, आदि। सिस्टम में इस तरह की जानकारी की उपस्थिति कॉर्पोरेट ग्राहकों के साथ काम को एक विशेष प्रबंधक से अधिक स्वतंत्र बनाती है और कर्मचारी के जाने की स्थिति में नुकसान के जोखिम को कम करती है।

10. अतिरिक्त संदर्भ सामग्री। आज, डॉव सेवा न केवल संगठन के दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य करती है, बल्कि संगठन के काम के विषय पर सभी आवश्यक जानकारी एकत्र कर सकती है, प्रेस में प्रकाशनों को ट्रैक कर सकती है, इंटरनेट पर, आउटगोइंग प्रिंट प्रकाशन और अन्य संगठन के कर्मचारियों के काम के लिए आवश्यक जानकारी। यह सारी जानकारी प्रतिदिन एकत्र की जाती है, सिस्टम में जोड़ी जाती है, और एक निर्दिष्ट आवृत्ति के साथ, उदाहरण के लिए, सप्ताह में एक बार, कर्मचारियों को नए आगमन की सूचना ई-मेल द्वारा सर्कुलर मेल द्वारा या आंतरिक कॉर्पोरेट वेबसाइट पर जानकारी पोस्ट करके दी जाती है।

इसके अलावा, सूचना और संदर्भ सेवाओं को न केवल एक स्वचालित इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम (EDMS) के आधार पर, बल्कि अन्य विशेष सूचना प्रणालियों के आधार पर भी किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, कानूनी वाले, डिजाइन प्रलेखन के साथ काम करने के लिए सिस्टम (नियंत्रण प्रणाली जीवन चक्र), आदि। कभी-कभी दस्तावेजों के साथ काम का स्वचालन भी के आधार पर लागू किया जाता है एकीकृत प्रणालीउद्यम प्रबंधन (ईआरपी सिस्टम)। हालांकि, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि ईआरपी सिस्टम, कई अन्य कॉर्पोरेट की तरह जानकारी के सिस्टम(सीआईएस), एक नियम के रूप में, प्रत्येक कार्यस्थल की काफी अधिक लागत से प्रतिष्ठित हैं, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि वे मुख्य रूप से दस्तावेजों के साथ नहीं, बल्कि संकेतकों, आंकड़ों के साथ काम करने पर केंद्रित हैं, और प्रभावी रूप से जानकारी और संदर्भ कार्य प्रदान नहीं कर सकते हैं। दस्तावेजों के अनुसारसंगठन।

अंत में, इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि आधुनिक स्वचालित प्रणालियों के उपयोग से सूचना और संदर्भ कार्य को एक नए स्तर पर स्थानांतरित करना संभव हो जाता है, और इसलिए किसी भी संगठन, संस्था के समग्र रूप से प्रबंधकीय कर्मियों के काम की दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि होती है। फर्म, प्रोफ़ाइल, गतिविधि के पैमाने और स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना।

संस्थानों में निर्णय लेने के लिए सूचना का कुशल उपयोग दस्तावेजों के लिए खोज इंजन (संस्था के दस्तावेजों के बारे में डेटाबेस) द्वारा प्रदान किया जाता है। उनके पंजीकरण के दौरान निर्दिष्ट दस्तावेजों के बारे में जानकारी खोज प्रणाली में प्रवेश करती है, जिसमें फ़ाइल कैबिनेट और वर्गीकरण संदर्भ पुस्तकें शामिल हैं।

रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा और सचिव (छोटे संस्थानों में) डेटाबेस का उपयोग करने के लिए, यदि आवश्यक हो, डेटा के लिए एक त्वरित खोज प्रदान करने के लिए बाध्य हैं कि दस्तावेज़ कौन, कहाँ, किस चरण में तैयार किया गया है, किस दस्तावेज़ में आप जानकारी पा सकते हैं एक विशिष्ट मुद्दे पर।

एक खोज इंजन को व्यवस्थित करने के लिए एक शर्त समझ है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि आधुनिक कार्यालय के काम में कर्मचारियों का कारोबार काफी आम है। खोज इंजन को निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए:

o दस्तावेजों की संरचना और सामग्री का पूरी तरह से खुलासा करें;

o दस्तावेजों, सूचनाओं की त्वरित खोज, उनके कार्यान्वयन पर नियंत्रण प्रदान करना।

सूचना और प्रलेखन संसाधनों के पूरे सेट का कब्ज़ा कार्यालय कार्य सेवा का मुख्य कार्य है।

दस्तावेजों के साथ, खोज इंजन को भंडारण के लिए संस्था के संग्रह में भी स्थानांतरित किया जाता है।

सूचना और संदर्भ कार्य, साथ ही दस्तावेजों का पंजीकरण, पारंपरिक रूप से - संदर्भ फ़ाइलों के रूप में, साथ ही एक स्वचालित मोड में आयोजित किया जा सकता है।

पारंपरिक दस्तावेज़ खोज फ़ॉर्म

दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए कार्ड फॉर्म का उपयोग करने के मामले में, आरकेके की आवश्यक संख्या मुद्रित की जाती है, जिससे इस तरह की स्वतंत्र फाइल कैबिनेट को संकलित करना संभव है:

ओ संदर्भ (संवाददाताओं द्वारा, दस्तावेजों के प्रकार, उनके लेखक, आदि);

o नियंत्रण (समय सीमा, कलाकारों, आदि द्वारा);

o संहिताकरण, या विषयगत ( नियमों, प्रशासनिक दस्तावेज, आदि);

ओ नागरिकों के अनुरोध पर;

ओ वर्णमाला।

एक संस्था में फाइल कैबिनेट की संख्या पंजीकरण और खोज कार्यों के केंद्रीकरण की डिग्री के साथ-साथ संस्था की गतिविधियों की विशिष्ट स्थितियों से निर्धारित होती है।

एक मैनुअल फ़ाइल कैबिनेट एक बॉक्स या कई बॉक्स होते हैं जिनमें कार्ड एक निश्चित क्रम में स्थित होते हैं। विभिन्न श्रेणियों के दस्तावेजों को पंजीकृत करने के लिए, साधारण कार्ड के ऊपरी किनारे पर अलग-अलग रंगों के कार्ड बनाने या रंगीन पट्टियों के साथ विशेष निशान बनाने की सलाह दी जाती है। कार्ड इंडेक्स के सेक्शन और हेडिंग को कार्डबोर्ड या प्लास्टिक डिवाइडर द्वारा एक दूसरे से अलग किया जाता है, जो हेडिंग के सेक्शन या इंडेक्स के नाम को दर्शाता है। शीर्षकों में कार्डों का स्थान वर्णानुक्रम, अधीनता, महत्व की डिग्री आदि के अनुसार किया जाता है।

कार्ड फाइलों को व्यवस्थित किया जाता है विभिन्न योजनाएं. उनका निर्माण संस्थान की संरचना, संदर्भ कार्य के केंद्रीकरण की डिग्री, सूचना अनुरोधों की प्रकृति, उनकी संख्या और अन्य कारकों पर निर्भर करता है। इसलिए, दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए एक केंद्रीकृत प्रणाली का उपयोग करने के मामले में, लिपिकीय सेवा में संदर्भ फाइलें बनाई जाती हैं; एक विकेन्द्रीकृत प्रणाली संरचनात्मक डिवीजनों में फ़ाइल कैबिनेट के गठन के लिए प्रदान करती है, एक मिश्रित - लिपिक सेवा में और संरचनात्मक डिवीजनों में।

संदर्भ फ़ाइलेंसंस्थानों में मुख्य प्रकार के कार्ड इंडेक्स हैं। इन फाइल कैबिनेट में, आरकेके को निम्नलिखित मानदंडों के अनुसार समूहीकृत (व्यवस्थित) किया जाता है:

o वर्णानुक्रम (उपनाम, वस्तुओं या वस्तुओं के नाम के साथ);

o भौगोलिक (प्रशासनिक और आर्थिक इकाइयों के नाम से);

o संवाददाता (संस्थाओं के नाम से जिनके साथ पत्राचार किया जा रहा है);

o नाममात्र (दस्तावेजों के प्रकार के अनुसार);

ओ विषय-पूछताछ या विषयगत (दस्तावेजों की सामग्री या गतिविधि के क्षेत्र के अनुसार जिससे दस्तावेज़ संबंधित हैं);

o संरचनात्मक (संस्था के संरचनात्मक प्रभागों से संबंधित दस्तावेजों के अनुसार);

o कालानुक्रमिक (दस्तावेजों की प्राप्ति की तारीखों के अनुसार, उनका निष्पादन, हस्ताक्षर करना, भेजना)।

फ़ाइल कैबिनेट बनाते समय, विभिन्न खोज सुविधाओं का संयोजन संभव है।

संदर्भ फ़ाइल, एक नियम के रूप में, दो भाग होते हैं: अप्रतिबंधित और निष्पादित दस्तावेज़।

पहला भागउनके निष्पादन की प्रक्रिया में दस्तावेजों के बारे में जानकारी को पकड़ने और खोजने के लिए डिज़ाइन किया गया है और यदि आवश्यक हो, तो एक नियंत्रण कार्य प्रदान करता है। इसमें कार्ड को कलाकारों, संरचनात्मक प्रभागों, संवाददाताओं या दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा द्वारा व्यवस्थित किया जा सकता है।

जैसे ही दस्तावेजों को निष्पादित किया जाता है, उपयुक्त चिह्नों वाले कार्ड को कार्ड इंडेक्स के पहले भाग और दूसरे भाग के शीर्षकों के पहले भाग से स्थानांतरित कर दिया जाता है।

दूसरा भागकार्ड फ़ाइल को पहले से पूर्ण किए गए दस्तावेज़ों की खोज के लिए डिज़ाइन किया गया है और इसे उत्पादन और क्षेत्रीय योजना के अनुसार बनाया गया है, जो संस्थान की गतिविधियों के निर्देशों, कार्यों और मुद्दों को दर्शाता है। कार्ड इंडेक्स के दूसरे भाग में कार्ड को व्यवस्थित किया जाता है, एक नियम के रूप में, मामलों के नामकरण के अनुसार। कार्ड फ़ाइल के अनुभाग और शीर्षक मामलों के नामकरण के अनुभागों और लेखों के अनुरूप हैं। किसी दस्तावेज़ की मुख्य खोज विशेषता उसकी सामग्री है।

दस्तावेजों के प्रकार (समूहों) के आधार पर, वे पंजीकृत हैं, आने वाले दस्तावेजों, पहल आउटगोइंग दस्तावेजों, नागरिकों की अपील, कानूनी कृत्यों, प्रशासनिक दस्तावेजों आदि की अलग-अलग संदर्भ फाइलें बनाते हैं।

इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों की फाइल कैबिनेट का गठन कालानुक्रमिक आधार पर किया जाता है।

संदर्भ फाइलें प्रत्येक कैलेंडर वर्ष के लिए अलग से बनाई जाती हैं। परिचालन कार्य में, वर्तमान और पिछले वर्षों के फ़ाइल कैबिनेट का भी उपयोग किया जाता है। सामान्य कार्यकालभंडारण कार्ड - तीन साल।

नियंत्रण (तत्काल) फ़ाइल अलमारियाँदस्तावेजों के निष्पादन के समय को नियंत्रित करने के लिए डिज़ाइन किया गया। उनके शीर्षकों के विभाजकों पर महीनों की कैलेंडर संख्या, संरचनात्मक प्रभागों के नाम और कलाकारों के नाम चिपकाए जा सकते हैं। नियंत्रण (तत्काल) फ़ाइल बनाने की प्रक्रिया उपखंड 3.2.4.4 में निर्धारित की गई है।

विषयगत (संहिताकरण) फ़ाइल अलमारियाँ,दस्तावेजों की सामग्री का पूरी तरह से खुलासा करें जो उच्च-स्तरीय निकायों के नियामक कानूनी कृत्यों, किसी संस्था के प्रशासनिक दस्तावेज, अनुबंध आदि का निर्माण करते हैं। ऐसी फ़ाइल कैबिनेट बनाने के लिए, प्रत्येक प्रश्न के लिए एक अलग कार्ड संकलित किया जाता है, विषय दस्तावेज़ के पाठ में परिलक्षित होता है, इसलिए एक दस्तावेज़, इसकी सामग्री के आधार पर, कई कार्डों पर चित्रित किया जा सकता है। सूचना को संस्था की गतिविधियों से संबंधित मुद्दों के इंट्रासिस्टम क्लासिफायरियर के शीर्षकों के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है।

मानक कानूनी कृत्यों और प्रशासनिक दस्तावेजों की कार्ड फाइलेंएक विषय-पूछताछ (विषयगत) विशेषता और कालानुक्रमिक रूप से बनते हैं। ऐसी फाइल कैबिनेट में कार्ड तब तक रखे जाते हैं जब तक कि दस्तावेजों को नए से बदल नहीं दिया जाता।

विषयगत फ़ाइल अलमारियाँकेवल संदर्भ उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है, उन्हें नियंत्रण फ़ाइलों के रूप में उपयोग नहीं किया जाता है।

नागरिकों की अपील पर कार्ड फाइलेंआवेदकों के नाम से वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध।

खोज इंजन की दक्षता में सुधार ऐसे विकसित करके प्राप्त किया जाता है वर्गीकरण गाइड:

o संस्था की गतिविधियों से संबंधित मुद्दों का वर्गीकरणकर्ता;

o दस्तावेजों के प्रकारों का वर्गीकरणकर्ता;

ओ संवाददाता वर्गीकारक;

ओ संकल्प क्लासिफायरियर;

o कलाकारों का वर्गीकरणकर्ता;

o दस्तावेजों के निष्पादन के परिणामों का वर्गीकरणकर्ता;

ओ केस नामकरण।

स्वचालित दस्तावेज़ खोज प्रणाली

वर्तमान में, संस्थान स्वचालित दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली का वितरण प्राप्त कर रहे हैं, जिससे कंप्यूटर पर पंजीकरण फॉर्म भरना संभव हो जाता है और साथ ही संस्थान के दस्तावेजों का एक डेटाबेस तैयार होता है। स्वचालित खोज प्रणालियों में, एक नियम के रूप में, सूचनाओं को पंजीकृत करने और संसाधित करने के लिए स्वचालित स्थानों पर केंद्रीय रूप से जानकारी की खोज की जाती है। उपयोगकर्ता को सभी या कई पंजीकरण विवरणों के बारे में जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए, एक निश्चित घंटे के लिए दस्तावेज़ के स्थान के बारे में पता होना चाहिए। संदर्भ जारी किए जाते हैं:

ओ एक विशिष्ट दस्तावेज़ के लिए - जहां यह स्थित है, तैयारी का चरण, निष्पादन का परिणाम, भंडारण का स्थान;

ओ विषय (सामग्री) द्वारा - एक विशिष्ट दस्तावेज़ के बारे में, दस्तावेज़ों का एक समूह;

ओ क्षेत्रों द्वारा - देश, क्षेत्र, शहर, जिले के अनुसार।

किसी दस्तावेज़ या दस्तावेज़ों के समूह को खोजने के लिए, निम्नलिखित विवरण निर्दिष्ट किए जा सकते हैं:

o इनपुट" आउटगोइंग, आंतरिक दस्तावेज़ (खोज प्रत्येक श्रेणी के लिए और दस्तावेज़ों के सभी तीन समूहों के लिए अलग-अलग आयोजित की जा सकती है);

ओ दस्तावेज़ का प्रकार (पत्र, आदेश, आदेश, अनुबंध, आदि);

o खोज का अनुमानित कालानुक्रमिक दायरा (प्राप्ति की तारीख तक या (आंतरिक दस्तावेजों के लिए) दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर);

o वह क्षेत्र जिसमें खोज की जाती है (देश, क्षेत्र);

ओ संगठन (संवाददाता/पताकर्ता);

आप किसी विशेष दस्तावेज़ की संख्या दर्ज करके उसके बारे में जानकारी खोज सकते हैं। इसके अलावा, खोज बकाया दस्तावेजों पर, संपूर्ण परिचालन डेटाबेस (वर्तमान व्यावसायिक वर्ष के दस्तावेज़) पर, और यदि आवश्यक हो, तो संग्रह डेटाबेस (पिछले वर्षों के दस्तावेज़) पर की जा सकती है।

दस्तावेज़ के बारे में जानकारी स्क्रीन पर प्रदर्शित होती है, यदि आवश्यक हो, तो पंजीकरण प्रपत्र मुद्रित किया जाता है। यदि एक हम बात कर रहे हेदस्तावेज़ों के एक समूह के बारे में, खोज परिणाम स्क्रीन पर प्रदर्शित होते हैं और सारणीबद्ध रूप में मुद्रित होते हैं।

एक अनपेक्षित दस्तावेज़ की खोज के मामले में, खोज का परिणाम संरचनात्मक इकाई (जिसके साथ निष्पादक) के बारे में जानकारी है, दस्तावेज़ खोज के समय स्थित है। यदि दस्तावेज़ पूरा हो गया है, तो इसके स्थान की जानकारी स्क्रीन पर प्रदर्शित होती है।

पंजीकरण के मुख्य लक्ष्यों में से एक संस्था के दस्तावेजों का एक डेटाबेस बनाना है। इसके आधार पर, लिपिक सेवा कुछ ही मिनटों में दो प्रकार के प्रश्नों का उत्तर देने के लिए बाध्य है:

कोई दस्तावेज़ कौन, कहाँ, किस चरण में है;

किस दस्तावेज़ में आप किसी विशिष्ट मुद्दे पर जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

ऐसे प्रश्नों का उत्तर देने के लिए, सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली को संस्था के दस्तावेजों की पूरी श्रृंखला को कवर करना चाहिए।

सूचना और प्रलेखन संसाधनों के पूरे सेट का कब्ज़ा कार्यालय प्रबंधन सेवा का सबसे महत्वपूर्ण कार्य है। और सबसे पहले, इस विशेष कार्य को करने के लिए, दस्तावेजों के सभी डेटा पंजीकरण फॉर्म में दर्ज किए जाते हैं।

सूचना और संदर्भ कार्य, साथ ही पंजीकरण प्रणाली, दोनों में ही की जा सकती है पारंपरिक रूपसंदर्भ फ़ाइलों का उपयोग करके, और एक स्वचालित मोड में।

संदर्भ फ़ाइल में पंजीकरण कार्ड होते हैं। फ़ाइल कैबिनेट के लिए एक लंबे बॉक्स या कई बक्से की आवश्यकता होती है, क्योंकि कार्ड, समय-आधारित नियंत्रण फ़ाइल के विपरीत, पूरे वर्ष जमा किए जाएंगे।

संदर्भ फ़ाइल में विभाजक आमतौर पर संस्था में संरचनात्मक प्रभागों (यदि कोई हो) या गतिविधि के क्षेत्रों के नाम होते हैं। इन अनुभागों के भीतर संवाददाताओं या गतिविधि के प्रश्नों (माल, उत्पाद, आदि) के वर्णानुक्रम में कार्ड रखना अधिक सुविधाजनक है। नागरिकों की अपील (प्रस्ताव, बयान, शिकायत) के लिए अलग से एक फाइल रखी जाती है। यह अपील के लेखकों के नाम से वर्णानुक्रम में बनाया गया है। विधायी और नियामक दस्तावेजों के लिए एक अलग कार्ड फ़ाइल रखना भी वांछनीय है, जो विषयगत सिद्धांत के अनुसार बनता है। अक्सर, पूर्ण और गैर-निष्पादित दस्तावेजों के लिए अलग-अलग फाइलिंग कैबिनेट रखे जाते हैं।

फाइलों की संख्या सीमित नहीं है। उन्हें पंजीकरण कार्ड में दर्ज किसी भी संकेतक के अनुसार बनाया जा सकता है। कार्यालय के काम के संगठन के मिश्रित रूप के साथ, कार्यालय और विभागों में फाइल कैबिनेट बनाए रखा जा सकता है। परिचालन कार्य में वर्तमान और पिछले वर्षों के लिए फाइल कैबिनेट हैं। कार्ड के भंडारण की कुल अवधि तीन वर्ष है। विधायी, नियामक और प्रशासनिक दस्तावेजों की कार्ड फाइल में, कार्ड तब तक खड़े रहते हैं जब तक कि दस्तावेजों को नए से बदल नहीं दिया जाता।

सामान्य तौर पर, प्रबंधन के क्षेत्र में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की शुरुआत से पहले, संगठन के दस्तावेजों पर सूचना और संदर्भ कार्य कार्यालय सेवाओं के काम का एक कमजोर क्षेत्र था।

स्वचालित पंजीकरण प्रणाली की शुरुआत के साथ सूचना और संदर्भ सेवाओं की संभावनाओं का काफी विस्तार हुआ है।

आधुनिक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली आपको दस्तावेज़ के पंजीकरण कार्ड में शामिल डेटा के किसी भी संयोजन को देखने की अनुमति देती है।

सहायता जारी की जा सकती है:

एक विशिष्ट दस्तावेज़ के अनुसार: कहाँ स्थित है; तैयारी का चरण; निष्पादन परिणाम; भंडारण।

विषय के अनुसार (सामग्री): विशिष्ट दस्तावेज़; दस्तावेजों का समूह।

क्षेत्र के अनुसार: देश; क्षेत्र; शहर;

किसी दस्तावेज़ या दस्तावेज़ों के समूह को खोजने के लिए, निम्नलिखित विवरण निर्दिष्ट किए जा सकते हैं:

इनकमिंग, आउटगोइंग, आंतरिक दस्तावेज़ (खोज प्रत्येक श्रेणी के लिए और दस्तावेज़ों के सभी तीन समूहों के लिए अलग-अलग की जा सकती है);

दस्तावेज़ का प्रकार (पत्र, आदेश, अनुबंध, आदि);

खोज का अनुमानित कालानुक्रमिक दायरा (प्राप्ति की तारीख तक या आंतरिक के लिए - दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर, से और तक);

वह क्षेत्र जिसमें खोज की जाती है (देश, क्षेत्र);

संगठन (संवाददाता / पता करने वाला);

किसी विशिष्ट दस्तावेज़ पर जानकारी खोजते समय, दस्तावेज़ संख्या को सीधे निर्दिष्ट किया जा सकता है।

दस्तावेज़ों की खोज पूरे परिचालन डेटाबेस (वर्तमान व्यावसायिक वर्ष के दस्तावेज़) पर, और यदि आवश्यक हो, तो निष्पादित दस्तावेज़ों, निष्पादित दस्तावेज़ों (निष्पादन की तारीख और फ़ाइल में प्लेसमेंट का चिह्न) पर की जा सकती है। संग्रह डेटाबेस (पिछले वर्षों के दस्तावेज)।

किसी विशिष्ट दस्तावेज़ के बारे में जानकारी जारी करते समय, पंजीकरण फॉर्म स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है और यदि आवश्यक हो, तो मुद्रित किया जाता है। दस्तावेज़ों के समूह की खोज करते समय, खोज परिणाम सारणीबद्ध रूप में प्रदर्शित और मुद्रित होते हैं।

एक अनपेक्षित दस्तावेज़ की खोज का परिणाम यह जानकारी है कि इस समय किस निष्पादक के पास दस्तावेज़ है। यदि दस्तावेज़ पहले ही निष्पादित किया जा चुका है, तो स्क्रीन जानकारी प्रदर्शित करती है कि यह दस्तावेज़ किस स्थिति में स्थित है।

संस्था के दस्तावेजों पर पूर्ण-पाठ डेटाबेस खोजने की संभावनाओं का महत्वपूर्ण रूप से विस्तार करें। दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों के साथ काम का यह रूप हाल ही में अधिक व्यापक हो गया है। इस मामले में, दस्तावेज़ के पाठ के साथ एक फ़ाइल स्वचालित रूप से दस्तावेज़ के लिए पंजीकरण कार्ड से जुड़ी होती है (आने वाली - ई-मेल, फैक्स द्वारा प्राप्त या स्कैनिंग द्वारा दर्ज की गई और बाद में एक पेपर दस्तावेज़ की पहचान, आउटगोइंग या आंतरिक - तैयार की गई) टेक्स्ट एडिटर, स्प्रेडशीट, आदि का उपयोग करना।)

इस तरह की पूर्ण-पाठ प्रणाली आपको न केवल दस्तावेज़ कार्ड में दर्ज किए गए विवरणों से, बल्कि दस्तावेज़ की सामग्री से भी खोज करने की अनुमति देती है, अर्थात। उन दस्तावेज़ों की खोज करें जिनके पाठ में कुछ शब्द या वाक्यांश हैं। उदाहरण के लिए, यदि हम वोसखोद कंपनी से कागज की खरीद से संबंधित दस्तावेज खोजना चाहते हैं, तो हम "पेपर" और "वोसखोद" शब्दों की खोज करते हैं।

कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों ने दस्तावेजों और दस्तावेजों पर आवश्यक जानकारी की खोज के समय को कई बार कम करना संभव बना दिया है, जिसने प्रबंधन के निर्णयों की गुणवत्ता और बनाए गए दस्तावेजों के पाठ को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित किया है।