परिचय

संग्रह में संग्रहीत सभी दस्तावेज़ (गैर-कोर सहित और सूची में शामिल नहीं) लेखांकन के अधीन हैं।

मेरे काम को बनाने का उद्देश्य वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली, उसके विकास का वर्णन करना है।

लक्ष्य के आधार पर, निम्नलिखित कार्य निर्धारित किए गए थे:

1. वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण पर विचार करें।

2. इसके विकास का अध्ययन करें।

इसके लिए दस्तावेज की आवश्यकता है:

1. उनकी उपस्थिति की सुरक्षा और निगरानी सुनिश्चित करना;

2. व्यक्तिगत कंप्यूटरों के उपयोग सहित दस्तावेजों की ऑनलाइन खोज के लिए सिस्टम बनाना;

3. दस्तावेजों का सबसे कुशल उपयोग करें।

यदि संगठन के संग्रह में एक भंडार है, तो दस्तावेजों का केंद्रीकृत लेखांकन किया जाना चाहिए। यदि दो या अधिक रिपॉजिटरी हैं - प्रत्येक रिपॉजिटरी के लिए।

संगठनों के अभिलेखागार में दस्तावेजों के लिए लेखांकन केंद्रीकरण और निरंतरता के सिद्धांतों पर एक अच्छी तरह से स्थापित और सिद्ध प्रणाली पर आधारित है। इसका मतलब यह है कि कार्यालय में संगठनों के अभिलेखागार में काम करते हैं, और फिर राज्य अभिलेखागार में, लेखा इकाइयों (मामले) के समान रूप और लेखांकन के समान रूप (इन्वेंट्री, आदि)।

संगठन के संग्रह में, "विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए नियम", एम।, 1986 के अनुसार रिकॉर्ड रखे जाते हैं। सबसे पहले, धन (निधि) और भंडारण इकाइयों (मामलों) को ध्यान में रखा जाता है। लेखांकन दस्तावेजोंसंग्रह को विशेष रूप से आवंटित कमरे (या सीधे तिजोरी में) में एक तिजोरी या धातु कैबिनेट में संग्रहीत किया जाता है।

"बुनियादी नियम" लेखांकन दस्तावेजों के एक समूह के लिए प्रदान करता है। संगठन के संग्रह के लिए आवश्यक मुख्य लेखा दस्तावेज:

1. दस्तावेजों की प्राप्ति और निपटान के लिए लेखांकन की पुस्तक;

2. निधियों की सूची;

3. निधियों की शीट;

4. मामलों का विवरण।

संगठन के संग्रह के दस्तावेजों के लिए मुख्य प्रकार के वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण (एनएसए) दस्तावेजों की संरचना और सामग्री पर संदर्भ पुस्तकें हैं।

संगठन के संग्रह दस्तावेजों की संरचना और सामग्री पर संदर्भ पुस्तकों में शामिल हैं:

1. मामलों की सूची;

2. मामलों का नामकरण;

3. फ़ाइल अलमारियाँ;

4. ऐतिहासिक जानकारी।

वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण संग्रह के लेखांकन दस्तावेजों के साथ जुड़ा हुआ है और दस्तावेजों की तेजी से खोज और कुशल उपयोग के लिए भी डिज़ाइन किया गया है। केस इन्वेंटरी निर्देशिकाओं का मुख्य समूह है जिस पर बाकी का विकास आधारित है (कार्यालय के काम के चरण में संकलित पंजीकरण और नियंत्रण फाइलों को छोड़कर)।

सभी प्रकार के वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण दस्तावेजों के खोज डेटा द्वारा परस्पर जुड़े हुए हैं। ये डेटा मामलों के विवरण द्वारा तय किए जाते हैं। इनमें फंड के नंबर, इन्वेंट्री, केस, केस की शीट शामिल हैं।

1. वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली

वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण प्रणाली - सुरक्षा और प्रभावी खोज सुनिश्चित करने के लिए एक एकल पद्धति और वैज्ञानिक और पद्धति के आधार पर बनाए गए परस्पर संबंधित और पूरक लेखा दस्तावेजों, अभिलेखीय निर्देशिकाओं, मशीनीकृत और स्वचालित सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली, सूचना दस्तावेजों का एक जटिल अभिलेखीय दस्तावेजऔर भीतर दस्तावेजी जानकारी अभिलेखीय निधि, संग्रह, व्यापक उपयोग के उद्देश्य से।

ऐतिहासिकता, व्यापकता और जटिलता के सिद्धांतों पर आधारित एनएसए प्रणाली को एक व्यवस्थित दृष्टिकोण, और एक समग्र, जटिल रूप से संगठित वस्तु को ध्यान में रखते हुए बनाया जाना चाहिए, जिसमें एक ही नियामक और पद्धति के आधार पर दस्तावेजों का लेखा और वर्णन करने के लिए आवश्यक सबसिस्टम शामिल हैं।

वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली को उसके द्वारा किए जाने वाले कार्यों के अनुसार विभाजित किया जा सकता है:

1. दस्तावेजों के लेखांकन पर हैंडबुक;

2. दस्तावेजों की सामग्री पर संदर्भ पुस्तकें।

इनमें से प्रत्येक समूह में, मुख्य निर्देशिकाएं आवंटित की जाती हैं, जो प्रत्येक संग्रह और सहायक के लिए अनिवार्य होती हैं, जिन्हें आवश्यकतानुसार बनाया जाता है। लेखांकन पर मुख्य संदर्भ पुस्तकों में प्राप्तियों की पुस्तक, निधियों की सूची, निधियों की शीट, सूची, सूची के रजिस्टर, सहायक वाले संग्रह के व्यक्तिगत खाते, कार्ड और धन की आवाजाही के लिए लेखांकन की पुस्तकें आदि शामिल हैं। .

मुख्य सामग्री गाइड में इन्वेंट्री, गाइड और कैटलॉग शामिल हैं, जबकि सहायक में समीक्षाएं, इंडेक्स और विषयगत सूचियां शामिल हैं।

इस प्रकार, एनएसए प्रणाली में, प्रत्येक निर्देशिका का अपना उद्देश्य, विशिष्टताएं, अन्य निर्देशिकाओं का पूरक होता है और यह आवश्यक है। अभिन्न अंगएसएनएसए। हालांकि, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रत्येक संग्रह के लिए संपूर्ण एसएनएसए परिसर हमेशा अनिवार्य नहीं होता है। निर्देशिकाओं की संख्या और संरचना भिन्न है। यह महत्वपूर्ण है कि संग्रह में सूचना प्रणाली का एक ऐसा सेट हो जो दस्तावेजों के साथ सभी प्रकार के काम को तर्कसंगत रूप से करने की अनुमति दे।

NSA प्रणाली को लंबवत और क्षैतिज स्तरों में विभाजित किया गया है।

सिस्टम का क्षैतिज स्तर निर्देशिकाओं के कार्यात्मक अंतर पर आधारित है। कार्य द्वारा, NSA प्रणाली की संदर्भ पुस्तकों को इसमें विभाजित किया गया है:

• - लेखा गाइड;
• - दस्तावेजों की सामग्री (सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली) के प्रकटीकरण पर संदर्भ पुस्तकें।

सिस्टम का ऊर्ध्वाधर स्तर अभिलेखीय दस्तावेजों के निम्नलिखित सेटों के संदर्भ वर्गों के पदानुक्रम पर आधारित है:

• - आरएफ एएफ समग्र रूप से;
• - अभिलेखागार के नेटवर्क;
• - संग्रहालय;
• - निधि;
• - एक मामला या एक अलग दस्तावेज।

इस विभाजन के अनुसार, अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए सबसे आम संदर्भ पुस्तकों और संदर्भ परिसरों का नाम दिया जा सकता है।

1. अभिलेखीय कोष रूसी संघ:

संघीय अभिलेखागार का केंद्रीय स्टॉक कैटलॉग और पहले इसके आधार पर विकसित किया गया था स्वचालित प्रणालीएनटीआई।

2. किसी विशेष क्षेत्र के अभिलेखागार का एक समूह:

रूसी संघ या नगरपालिका की एक घटक इकाई का स्टॉक कैटलॉग।

गाइडबुक या त्वरित संदर्भ;

आय पुस्तक;

निधियों की सूची;

धन की चादरें;

निर्देशिका;

विषयगत समीक्षा;

संकेत;

पुरालेख पासपोर्ट।

फंड शीट;

फंड सिंहावलोकन;

निर्देशिका;

संकेत।

5. अलग मामला या अलग दस्तावेज़:

विषयगत गाइड;

निर्देशिका;

संकेत;

स्टॉक और सूचकांक समीक्षा;

मामले का आंतरिक विवरण;

एनोटेशन;

पुष्टि शिलालेख।

पर व्यावहारिक कार्यदस्तावेज़ स्तरों द्वारा उनके वर्गीकरण के परिणामस्वरूप सभी निर्देशिकाओं को निम्नलिखित नाम प्राप्त हुए:

• अंतर-अभिलेखीय (आरएफ एएफ और उसके हिस्से के स्तर पर);
• · अंतर-अभिलेखीय और अंतर-निधि (धन या उनके हिस्से के स्तर पर);
• इंट्रा-फंड (फंड या उसके हिस्से के स्तर पर)।

संकेतित समूहों (इंट्रार्काइवल, इंटरफंड, इंट्राफंड) के लिए रूस के प्रत्येक संघीय संग्रह के संदर्भ तंत्र की एक विस्तृत सूची संदर्भ पुस्तक "रूस के संघीय अभिलेखागार और उनके" में दी गई है। वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण”, 1994 में प्रकाशित।

एनएसए प्रणाली को लेखांकन विधियों की एकता और एक नियामक और पद्धति के आधार पर दस्तावेजों के विवरण के आधार पर बनाया जाना चाहिए, जो उनके लिए निम्नलिखित आवश्यकताओं को निर्धारित करता है:

• - अनुरोध आने और संग्रह में आने पर पूर्वव्यापी जानकारी के लिए समाज की सभी जरूरतों को पूरा करना;
• - सूचना के लिए विषयगत खोज पर मुख्य रूप से ध्यान केंद्रित करें;
• - सार्वभौमिक हो, अर्थात्। जानकारी हासिल करने के तरीके की परवाह किए बिना, आरएफ एएफ के दस्तावेजों के पूरे सेट को कवर करें;
• - सभी प्रकार और संदर्भ पुस्तकों के संकलन के लिए एक एकीकृत पद्धति है;
• - विज्ञान और प्रौद्योगिकी की नवीनतम उपलब्धियों के अनुप्रयोग के लिए आगे की संभावनाओं को ध्यान में रखते हुए विकसित करना, अर्थात। स्वचालित इनपुट और सूचना पुनर्प्राप्ति।

इन आवश्यकताओं के आधार पर, एनएसए प्रणाली का आधार "दोहरी एकता" होना चाहिए: दस्तावेजों के संगठन की एकता, जो दस्तावेजों के वर्गीकरण की वैज्ञानिक और पद्धतिगत नींव की एकता द्वारा प्राप्त की जाती है ( एक प्रणालीएनएसए भंडारण इकाइयों, फंड, फंड कॉम्प्लेक्स, आर्काइव) और दस्तावेजों के विवरण की एकता द्वारा दस्तावेजों के संगठन और उनके लेखांकन की स्थापना करता है, जो निर्देशिका को संकलित करने के लिए कार्यप्रणाली की एकता द्वारा प्राप्त किया जाता है।

वर्तमान में, प्रत्येक संग्रह में NSA का निर्माण और सुधार अलग-अलग है। इसका मतलब यह है कि विभिन्न सूचना सामग्री के संग्रह की निर्देशिकाओं के निर्माण और सुधार के लिए पुरालेखपालों के पास अलग-अलग दृष्टिकोण हैं।

क्यों कि सूचना आधारएक स्वचालित एसएसए बनाने के लिए, विभिन्न स्तरों के विवरण के समान तत्वों का उपयोग पारंपरिक एसएसए प्रणाली के लिए किया जाता है, एसएसए प्रणाली के अनिवार्य तत्वों का अध्ययन, निर्माण और सुधार करना महत्वपूर्ण है: सूची, संग्रह निधि के लिए एक गाइड, कैटलॉग, डेटाबेस, साथ ही अतिरिक्त तत्व - संकेत और दस्तावेज़ समीक्षा।

कोर्स वर्क

रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की अवधारणा और संरचना

परिचय

इस अनुसंधान कार्यआधुनिक राज्य अभिलेखागार में वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र के अध्ययन के लिए समर्पित है।

इस काम की प्रासंगिकता अभिलेखीय संस्थानों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र के महत्व और इसके संकलन की शुद्धता में निहित है, क्योंकि संदर्भ और पुनर्प्राप्ति उपकरण (एटीएस) के बिना एक संग्रह, एक आदेशित भंडार से दस्तावेजी जानकारी, एक "सूचना डंप" में बदल जाएगा, जिसमें आवश्यक डेटा ढूंढना लगभग असंभव होगा।

अध्ययन का उद्देश्य संग्रह करना है

शोध का विषय - वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण

इस कार्य का उद्देश्य: रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र की प्रणाली का अध्ययन करना

इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, निम्नलिखित कार्यों को हल करना आवश्यक है:

."वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण" की अवधारणा को परिभाषित करें

.एक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के निर्माण के सिद्धांतों का अध्ययन करने के लिए

.वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की संरचना का अध्ययन करने के लिए

.रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों को संग्रहीत करने वाले अभिलेखागार में वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र का विश्लेषण करने के लिए

1. वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण: अवधारणा, निर्माण के सिद्धांत, संरचना

1.1 वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र के निर्माण की अवधारणा और सिद्धांत

दस्तावेजों को संग्रहित करने के लिए संदर्भ और खोज उपकरण (वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली) की प्रणालीएकल पर बनाए गए अभिलेखीय दस्तावेजों की संरचना और सामग्री पर परस्पर संबंधित और पूरक अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों का एक परिसर है पद्धतिगत आधारप्रभावी उपयोग के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों और अभिलेखीय जानकारी की खोज करना

अभिलेखीय निर्देशिकाएं पारंपरिक हैं, अर्थात। पर पेपर मीडिया, और स्वचालित, अर्थात्। कंप्यूटर की मदद से लागू किया गया। अभिलेखीय निर्देशिकाओं का मुख्य उद्देश्य आवश्यक दस्तावेजी जानकारी की शीघ्र खोज करना है।

अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए एक वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र का निर्माण - नागरिकों को दस्तावेजी जानकारी प्रदान करने के लिए गतिविधियाँ, कानूनी संस्थाएंऔर सूचना के अन्य उपभोक्ता।

सूचना के साथ काम करते समय, प्राथमिक स्रोतों और द्वितीयक दस्तावेजी जानकारी के बीच अंतर करना आवश्यक है।

प्राथमिक दस्तावेजी जानकारी - अभिलेखीय दस्तावेज जिसमें वस्तुनिष्ठ घटनाओं और मानव मानसिक गतिविधि के बारे में जानकारी होती है।

माध्यमिक दस्तावेजी जानकारी "सूचना के बारे में जानकारी" है, यानी प्राथमिक स्रोत के बारे में वर्णनात्मक जानकारी वाली जानकारी।

अभिलेखीय निर्देशिकाएं और प्राथमिक दस्तावेजी जानकारी, यानी दस्तावेज, कुल मिलाकर अभिलेखीय सूचना वातावरण का गठन करते हैं।

अभिलेखीय निर्देशिकाओं को अनिवार्य और वैकल्पिक में विभाजित किया गया है। अनिवार्य अभिलेखीय निर्देशिकाएं हर राज्य और नगरपालिका संग्रह में उपलब्ध हैं। इनमें केस हिस्ट्री, कैटलॉग और गाइड शामिल हैं। आवश्यकतानुसार अतिरिक्त अभिलेखागार बनाए जाते हैं, जो किसी विशेष अभिलेखीय संस्थान की बारीकियों से निर्धारित होते हैं, या ऐतिहासिक रूप से बनते हैं। इनमें दस्तावेज़ अवलोकन, अनुक्रमणिका, विषय सूचियाँ और डेटाबेस शामिल हैं।

प्रत्येक संघीय संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली को "रूस के संघीय अभिलेखागार और उनके वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण" प्रकाशन में विस्तार से प्रस्तुत किया गया था। इस संदर्भ पुस्तक की विशिष्टता इस तथ्य में निहित है कि घरेलू संग्रह के इतिहास में पहली बार, प्रत्येक संघीय संग्रह के संदर्भ तंत्र के मुख्य तत्वों पर डेटा एक साथ लाया गया है।

.2 वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की एक प्रणाली के निर्माण के सिद्धांत

वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की एक प्रणाली के निर्माण के मूल सिद्धांत:

.प्राथमिक दस्तावेजी जानकारी का वर्णन करने वाली अभिलेखीय निर्देशिकाओं का अंतर्संबंध और पूरकता

.विभिन्न अभिलेखीय निर्देशिकाओं में सूचना के दोहराव से बचना

.अभिलेखीय संस्थानों के एसएसए के साथ संगठनों के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र (आरएसए) की प्रणाली की निरंतरता

संगठनों और अभिलेखीय संस्थानों के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की निरंतरता निर्माण की आवश्यकताओं और सिद्धांतों की एकता से प्राप्त होती है। यह स्थिति मामलों की सूची और उनके लिए एक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के संगठनों के कार्यालय कार्य में अनिवार्य संकलन को निर्धारित करती है। अभिलेखीय संस्थानों के विशेषज्ञ आयोग द्वारा अनुमोदित सूची के रूपों को संग्रह में नियंत्रण प्रतियों के रूप में संग्रहीत किया जाता है जब तक कि संगठन द्वारा स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों को स्थानांतरित नहीं किया जाता है। स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों की प्राप्ति के बाद, सूची संग्रह के वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र का हिस्सा बन जाती है।

संगठन के संग्रह के वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र के विभिन्न साधनों को संग्रह में स्वतंत्र इकाइयों के रूप में स्वीकार किया जाता है, या कैटलॉग के संबंधित अनुभागों में एकीकृत किया जाता है।

खोज की दक्षता और सूचना के दोहराव के लिए पुरालेखपालों की श्रम लागत में कमी के लिए पहले दो सिद्धांतों का अनुपालन आवश्यक है।

यदि दस्तावेजों और उनके कैटलॉग का विवरण बनाते समय इंटरकनेक्शन और पूरकता के सिद्धांत का पालन किया जाता है, तो शोधकर्ता, मामलों की सूची से खुद को परिचित कर लेता है और उसमें से लिखता है आवश्यक संख्याभंडारण की इकाइयाँ, अधिक विस्तृत खोज के लिए कैटलॉग के संबंधित अनुभागों को संदर्भित कर सकती हैं। कैटलॉग में, शोधकर्ता भंडारण इकाइयों के नाम, केस टाइटल और अधिक विस्तृत जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होगा।

तीसरा सिद्धांत खोज के संगठन के लिए कम महत्वपूर्ण नहीं है। इसका मतलब है कि संगठनों, राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार में सभी प्रकार की अभिलेखीय निर्देशिकाएं बनाते समय, समान आवश्यकताएं और समान तरीके प्रस्तुत किए जाएंगे। तो, संगठन में मामलों की सूची के पंजीकरण की शुद्धता संगठन के संग्रह द्वारा नियंत्रित होती है। सारांश सूची(वार्षिक अनुभाग) मामले के दस्तावेजों का विवरण स्थायी भंडारणराज्य और नगरपालिका अभिलेखागार द्वारा समन्वित और अनुमोदित। वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के अन्य साधनों पर नियंत्रण रखना भी महत्वपूर्ण है। संगठन की प्रत्येक अभिलेखीय निर्देशिका को राज्य, नगरपालिका अभिलेखागार और संगठनों के अभिलेखागार के काम के नियमों के अनुसार संकलित किया जाना चाहिए।

2 वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की संरचना

2.1 केस सारांश

मामलों, दस्तावेजों का विवरण- भंडारण इकाइयों / लेखा इकाइयों की संरचना और सामग्री का खुलासा करने के लिए डिज़ाइन की गई एक अभिलेखीय निर्देशिका, इंट्रा-स्टॉक सिस्टमैटिज़ेशन और अकाउंटिंग से फिक्सिंग; भंडारण इकाइयों / लेखा इकाइयों के वर्णनात्मक लेख, एक अंतिम रिकॉर्ड, एक प्रमाणन पत्रक और सूची के लिए एक संदर्भ उपकरण शामिल हैं

विवरण तीन मुख्य कार्य करता है:

· सूचनात्मक (दस्तावेजों की संरचना और सामग्री का खुलासा करता है)

· लेखांकन (दस्तावेजों को पंजीकृत करता है)

· वर्गीकरण (दस्तावेजों को वर्गीकृत करता है)

सूचना फ़ंक्शन निम्नानुसार कार्यान्वित किया जाता है: मामलों की एक सूची संकलित करते समय और उसमें दस्तावेज़ शीर्षक दर्ज करते समय, जो दस्तावेज़ के प्रकार और सामग्री के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं। मामलों की एक उचित रूप से निष्पादित सूची आपको फंड के दस्तावेजों की संरचना के बारे में जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देती है।

दस्तावेजों की संख्या और इन्वेंट्री में दस्तावेजों की संख्या निर्दिष्ट करते समय लेखांकन फ़ंक्शन लागू किया जाता है। यह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करता है, आपको फंड की मात्रा में परिवर्तन को ट्रैक करने की अनुमति देता है और वांछित दस्तावेज़ की त्वरित खोज की सुविधा प्रदान करता है।

वर्गीकरण फ़ंक्शन में फंड के भीतर मामलों की सबसे तर्कसंगत व्यवस्था होती है। में वर्गीकरण के तहत ये मामलाफंड निर्माता की संरचना या उसकी गतिविधियों के मुख्य मुद्दों के अनुसार दस्तावेजों के समूह को संदर्भित करता है।

इन्वेंट्री तीन प्रकार की होती है: एक आंतरिक इन्वेंट्री, एक स्ट्रक्चरल यूनिट (डिलीवरी) की एक इन्वेंट्री, फंड के मामलों की एक सारांश सूची।

आंतरिक इन्वेंट्री को स्थायी और अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के मामलों को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसका लेखा इस दस्तावेज़ीकरण (विशेष रूप से मूल्यवान, व्यक्तिगत, न्यायिक, खोजी फ़ाइलें, आदि) की बारीकियों के साथ-साथ इसके लिए भी होता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ों से युक्त मामले, जिनके शीर्षकों में उनकी सामग्री के बारे में जानकारी नहीं होती है।

भंडार संरचनात्मक विभाजन(वितरण) और सारांश सूची एक ही पद्धति के अनुसार संकलित की जाती है। उन्हें निम्नलिखित प्रकार के मामलों का वर्णन करने के लिए संकलित किया गया है:

· अस्थायी भंडारण (उदाहरण के लिए, 5 वर्ष और अधिक, 10 वर्ष और अधिक, 10 वर्ष से अधिक (संगठन के विवेक पर);

· कर्मियों द्वारा।

स्थायी भंडारण मामलों की एक सूची संकलित करने की पद्धति पर विचार करें।

इन्वेंट्री में दो भाग होते हैं: इन्वेंट्री ही और इसके लिए संदर्भ उपकरण। इन्वेंट्री, एक नियम के रूप में, संगठन में संकलित की जाती है। लेकिन सूची की गुणवत्ता असंतोषजनक होने की स्थिति में, इसे अभिलेखीय संस्था में फिर से संकलित किया जाता है जहां इसे स्थानांतरित किया गया था।

सूची में शामिल हैं निम्नलिखित प्रकारकाम करता है:

· मामलों का विवरण;

· अभिलेखीय निधि के भीतर दस्तावेजों और फाइलों का संगठन (फंड की फाइलों के लिए एक वर्गीकरण योजना का विकास और फंड की फाइलों का वर्गीकरण);

· दस्तावेजों की वास्तविक सूची तैयार करना;

· संदर्भ उपकरण का संकलन और सूची का पंजीकरण।

· मामलों की सूची में प्रत्येक भंडारण इकाई के बारे में वर्णनात्मक डेटा होता है, जो निम्नलिखित तत्वों का एक संयोजन है:

· क्रमिक संख्या;

· रिकॉर्ड कीपिंग इंडेक्स

· मामले का शीर्षक और, कुछ मामलों में, दस्तावेज़ की व्याख्या;

· समय सीमा तिथियांमामले में दस्तावेज;

· फ़ाइल में चादरों की संख्या;

· टिप्पणियाँ।

वर्णनात्मक लेख का प्रत्येक तत्व इन्वेंट्री शीट में एक कॉलम से मेल खाता है:

कॉलम 1 - "ऑर्डर नंबर" - एक लेखा कार्य करता है, इन्वेंट्री शीट में भंडारण इकाइयों के अनुक्रम को ठीक करता है। अंतिम भंडारण इकाई की संख्या सूची में मामलों की संख्या को इंगित करती है। मामलों की संख्या में परिवर्तन सूची के अंत में ("अंतिम रिकॉर्ड" में) परिलक्षित होना चाहिए।

कॉलम 2 - "दस्तावेज़ संख्या" - यह उस दस्तावेज़ की संख्या है जो इसे निधि बनाने वाले संगठन में सौंपा गया था जब दस्तावेज़ अभी भी वैध था। अतिरिक्त खोज जानकारी के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

कॉलम 3 - "केस टाइटल" प्रत्येक मामले के दस्तावेजों की संरचना और सामग्री को प्रकट करते हुए, इन्वेंट्री के सूचना कार्य को दर्शाता है।

इस कॉलम में, मनमाना संक्षिप्ताक्षरों के उपयोग की अनुमति नहीं है, केवल वे ही स्वीकृत हैं और संबंधित दस्तावेजों में निहित हैं। किसी संगठन, उद्यम, संस्था के पहले उल्लेख पर, सरकारी विभागऔर इसी तरह, शीर्षक पूर्ण रूप से लिखा गया है, और कोष्ठक में संक्षिप्त किया गया है। जब आगे उल्लेख किया जाता है, तो शीर्षक संक्षिप्त हो जाता है। उदाहरण के लिए: JSC "रूसी रेलवे"(ओजेएससी "रूसी रेलवे")"।

कॉलम 4 - "समय सीमा तिथियां" - मामले की शुरुआत और समाप्ति की तिथियां। महीना आमतौर पर शब्दों में लिखा जाता है। दिनांक प्रारूप दिन, माह, वर्ष में है।

कॉलम 5 - "चादरों की संख्या" - भंडारण इकाई की मात्रा।

सूची के अंत में, एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है, जो निम्नलिखित जानकारी को इंगित करती है: भंडारण इकाइयों की संख्या, पहली और अंतिम भंडारण इकाई की संख्या, उपलब्ध संख्या, अक्षर संख्या, सेवानिवृत्त भंडारण इकाइयां और उनके कारण निपटान निर्दिष्ट हैं।

मामले के अंत में एक पुष्टिकरण पत्र संलग्न है। यह इन्वेंट्री में बाउंड और नंबरेड शीट्स की संख्या, अक्षर संख्या, साथ ही लापता नंबरों और विशेषताओं के बारे में जानकारी को इंगित करता है शारीरिक हालतविवरण पत्रक।

सूची के लिए एक संदर्भ उपकरण संकलित करने की पद्धति

वास्तविक इन्वेंट्री को संकलित करने के बाद, इसके लिए एक संदर्भ उपकरण संकलित किया जाता है, जो दो कार्य करता है: इन्वेंट्री की खोज को तेज करना और फंड के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करना।

सूची के लिए संदर्भ उपकरण की संरचना में शामिल हैं:

· शीर्षक पेज;

शीर्षक पृष्ठ - इसमें राज्य संग्रह का पूरा नाम शामिल है, इसके सभी नामों की सूची के साथ फंड का पूरा नाम (कोष्ठक में), यदि कोई हो, तो फंड नंबर, इन्वेंट्री नंबर और इन्वेंट्री नाम भी इंगित किया गया है।

उदाहरण के लिए: परिशिष्ट 2 देखें।

प्रस्तावना में फंड बनाने वाले संगठन का इतिहास, फंड का इतिहास, इन्वेंट्री में दस्तावेजों की संरचना और सामग्री का एक एनोटेशन और इन्वेंट्री के लिए संदर्भ उपकरण की संरचना शामिल है।

संक्षिप्ताक्षरों की सूची - सूची में वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध, संक्षिप्त शब्द और शब्दों के पूरे नाम के साथ संक्षिप्ताक्षर। बार-बार आने वाले शब्दों के लिए स्थान बचाने के लिए पाठ में संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग किया जाता है।

आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षर जिन्हें विशेष स्पष्टीकरण (यानी, आदि, आदि, आदि) की आवश्यकता नहीं होती है, जो संख्याओं या किसी भी नाम से संबंधित द्रव्यमान, समय, स्थान के उपायों के नाम को दर्शाते हैं और दोहरी व्याख्या नहीं करते हैं (किलो, मिनट। , सेमी, मी), साथ ही बोलचाल में शामिल और लिखित भाषणशब्द संक्षिप्ताक्षर, जैसे ट्रेड यूनियन कमेटी, संक्षिप्ताक्षरों की सूची में शामिल नहीं हैं। यदि, इन्वेंट्री को संकलित करते समय, संक्षिप्ताक्षर जैसे "r. - पैदा हुआ था", "मन। - मर गया", "पी। - प्रोटोकॉल", "एम। - सामग्री ”और इसी तरह, फिर इन्वेंट्री को फिर से संकलित करना आवश्यक है, और इन शब्दों को संक्षिप्त सूची में शामिल नहीं करना है।

सूची के सूचकांक में सूची में पाई जाने वाली अवधारणाओं की एक सूची और उनके लिए आवश्यक स्पष्टीकरण शामिल हैं। सूचकांक नाममात्र, विषय, भौगोलिक आदि हो सकते हैं। साथ ही, अनुक्रमणिका एक अलग अतिरिक्त संदर्भ और खोज उपकरण हो सकती है।

उदाहरण के लिए, रूसी राज्य ऐतिहासिक पुरालेख के मामलों की सूची में से एक पर विचार करें।

एफ. 13 ऑप। 3. 1798-1811, 53 आइटम इनकमिंग और आउटगोइंग पेपर्स के लॉग। फंड 13: वाणिज्य मंत्री का विभाग (परिशिष्ट 3 देखें)

यह सूची एक शीर्षक पृष्ठ और एक अनुवाद तालिका से शुरू होती है। निम्नलिखित मामलों की एक सूची है, जिसमें सीरियल नंबर, रिकॉर्ड नंबर, केस का शीर्षक, समय सीमा, शीट्स की संख्या और नोट शामिल हैं। प्रमाणन शिलालेख (प्रमाण पत्र पत्रक) एक अलग गवाह पत्र पर तैयार किया गया है और सूची के अंत में दायर किया गया है।

इस सूची को सही ढंग से संकलित किया गया था, हालांकि, 1984 के बाद से, इसके संकलन के वर्ष, प्रमाणन पत्रक का रूप बदल गया है (कॉलेजियम के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के परिशिष्ट 9 में दिया गया है) फरवरी 06, 2002 के संघीय अभिलेखागार)।

2.2 संग्रह में निर्देशिका प्रणाली

निधि स्तर पर अभिलेखीय दस्तावेजों की भंडारण प्रणाली एक सूची द्वारा तय की जाती है, लेकिन यह दस्तावेजी जानकारी की खोज के लिए पर्याप्त नहीं है। अक्सर, खोज क्वेरी किसी वस्तु, प्रश्न, विषय, या किसी प्रकार की घटना जैसे मानदंडों के अनुसार बनाई जाती हैं। इस प्रकार की खोज क्वेरी को संतुष्ट करने के लिए, अभिलेखीय कैटलॉग संकलित किए जाते हैं जिसमें जानकारी को विषय (विषय, उद्योग) द्वारा समूहीकृत किया जाता है। संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण का यह उपकरण शोधकर्ताओं को दस्तावेजी जानकारी के लिए बहुआयामी खोज करने की अनुमति देता है।

संग्रह सूची- अभिलेखीय निर्देशिका, जिसमें चयनित वर्गीकरण योजना के अनुसार अभिलेखीय दस्तावेजों के बारे में जानकारी स्थित है

सीआईटी। ईएम के अनुसार ड्रिलिंग: "घरेलू अभिलेखागार में कैटलॉग की प्रणाली 60 के दशक की शुरुआत में आकार लेने लगी थी। 20 वीं सदी पिछली अवधि में, राज्य अभिलेखागार ने विभिन्न प्रकार के कैटलॉग बनाने और बनाए रखने में काफी अनुभव अर्जित किया है। हालांकि, "मास" कैटलॉगिंग, 70-80 के दशक में की गई। 20 वीं सदी घरेलू अभिलेखागार में यह तथ्य सामने आया कि पारंपरिक रूप में कैटलॉग में लाखों कार्ड होते थे, लेकिन उनके उपयोग की दक्षता कम थी। यह कई कारकों के कारण है: पहला, पारंपरिक रूपसूचना के कैटलॉग में खोजें; दूसरे, उनकी "गैर-सार्वजनिक" प्रकृति, अर्थात। केवल संग्रह कर्मचारियों ने शोधकर्ताओं के अनुरोधों को पूरा किया। यह सब 90 के दशक की ओर ले गया। 20 वीं सदी दस्तावेजी जानकारी के कैटलॉगिंग को निलंबित करने के लिए।

कैटलॉग कैटलॉग के विपरीत:

)इसमें अधिकांश संग्रह निधि शामिल हैं, क्योंकि कैटलॉग संरचना संग्रह में दस्तावेजों को संग्रहीत करने की संरचना पर निर्भर नहीं करती है, और दस्तावेजों के वर्गीकरण को दर्शाती है विभिन्न विशेषताएं, सूची एक अभिलेखीय निधि या उसके भाग के दस्तावेजों के लिए संकलित की जाती है;

)इन्वेंट्री की तुलना में अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान करता है, क्योंकि इसमें दस्तावेज़ का एक अंश शामिल हो सकता है, और इसमें एक से अधिक मामलों की जानकारी शामिल हो सकती है।

)यह एक लेखा कार्य नहीं करता है और मामलों की संख्या की गणना नहीं करता है, इसका मुख्य कार्य सूचना पुनर्प्राप्ति प्रदान करना है।

)यदि प्रत्येक इन्वेंट्री इस फंड की सामग्री के लिए अपनी स्वयं की व्यवस्थित योजना के आधार पर बनाई गई है, तो सभी संग्रह निधियों के कैटलॉग कार्ड को एक ही योजना के अनुसार आदेश दिया जाता है, जिसकी मूल बातें सभी अभिलेखागार के लिए समान होती हैं।

संगठनों के अभिलेखागार में, कैटलॉग के बजाय, फ़ाइल कैबिनेट का उपयोग किया जाता है।

कार्यालय के काम में, एक या दूसरी दस्तावेजी जानकारी को जल्दी से खोजने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। इस प्रयोजन के लिए दस्तावेजों के पंजीकरण और पंजीकरण फाइल कैबिनेट, पत्रों के फाइल कैबिनेट और नागरिकों के बयान आदि को बनाए रखा जाता है यह याद रखना चाहिए कि ये फाइल कैबिनेट केवल क्षणिक महत्व के नहीं हैं: भविष्य में, दस्तावेजों के साथ, वे संगठन के आर्काइव में जाना होगा।

अभिलेखीय कैटलॉग तैयार करने, संकलित करने और बनाए रखने की प्रक्रिया को अभिलेखीय दस्तावेजों की सूचीकरण कहा जाता है:

अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची बनाना- अभिलेखीय कैटलॉग तैयार करने, संकलित करने और बनाए रखने की प्रक्रिया

कैटलॉगिंग में निम्नलिखित प्रकार के कार्य शामिल हैं:

· निर्देशिका के प्रकार को परिभाषित करना;

· सूची में दस्तावेजी जानकारी के लिए एक वर्गीकरण योजना का विकास;

· सूचीकरण के लिए दस्तावेजी जानकारी की पहचान और चयन;

· कैटलॉग कार्ड पर दस्तावेजी जानकारी का विवरण;

· इंडेक्सिंग इंडेक्स कार्ड;

· कार्ड व्यवस्थित करना और कैटलॉग बनाए रखना

निर्देशिका के प्रकार को निर्दिष्ट करना। कैटलॉग का प्रकार दस्तावेजों की सामग्री और संग्रह में अन्य कैटलॉग की उपस्थिति पर निर्भर करता है।

किसी विशेष राज्य या नगरपालिका संग्रह के कैटलॉग की संरचना का निर्धारण करते समय, निम्नलिखित को ध्यान में रखा जाता है: संग्रह की रैंक और प्रोफ़ाइल; संग्रह निधि की संरचना, संरचना और सामग्री; धन के विकास की डिग्री; दस्तावेजों के उपयोग की तीव्रता और उद्देश्य; अन्य प्रकार की अभिलेखीय निर्देशिकाओं की उपलब्धता और गुणवत्ता स्तर; संग्रह की सामग्री और तकनीकी क्षमताएं।

संरचना के अनुसार, निर्देशिकाओं को तार्किक और वर्णानुक्रम में विभाजित किया जाता है।

तार्किक संरचना में कटौती की विधि शामिल है, अर्थात सामान्य से विशेष तक की जानकारी की खोज।

तार्किक संरचना के कैटलॉग को व्यवस्थित, विषयगत और उनकी किस्मों (संस्थाओं के इतिहास पर कैटलॉग और प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन के इतिहास पर कैटलॉग) और कालानुक्रमिक में विभाजित किया गया है, और वर्णमाला संरचना के कैटलॉग को विषय और में विभाजित किया गया है। उनकी किस्में, नाममात्र और भौगोलिक।

राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार में व्यवस्थित कैटलॉग का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।

संग्रह कैटलॉग की संरचना परिशिष्ट 4 में प्रस्तुत की गई है।

दस्तावेजी जानकारी के लिए एक वर्गीकरण योजना का विकास निर्देशिकाओं में। सीआईटी। ईएम के अनुसार बुरोवा "अभिलेखीयता: सिद्धांत और तरीके": "अभिलेखीय दस्तावेजी जानकारी के वर्गीकरण की समस्या का वैज्ञानिक विकास, जो विकास से निकटता से संबंधित है सामान्य सिद्धांतवर्गीकरण, 19वीं शताब्दी की शुरुआत को संदर्भित करता है, संग्रह के विषय क्षेत्र के तह के समय, अभिलेखागार की प्रणाली, एक स्वतंत्र क्षेत्र में अभिलेखागार का आवंटन सरकार नियंत्रितजब अभिलेखीय विज्ञान - दस्तावेज़ विज्ञान और स्रोत विज्ञान से संबंधित क्षेत्रों में वर्गीकरण योजनाएँ विकसित की जाने लगीं।

सैद्धांतिक अध्ययन के परिणामस्वरूप, संदर्भ और सूचना उपकरणों में परिलक्षित दस्तावेजी जानकारी के वर्गीकरण के मुख्य प्रकार निर्धारित किए गए थे: संरचनात्मक, विषय-विषयक, टाइपोलॉजिकल, जो एक संरचनात्मक तत्व (संरचना), विषय (विषय) या विशेषता पर आधारित होते हैं ( किसी दिए गए वस्तु या उसके हिस्से में निहित)। ) एक विशिष्ट विशेषता है। पहले दो प्रकार के वर्गीकरण पारंपरिक और स्वचालित दोनों, एनएसए अभिलेखागार की बारीकियों को निर्धारित करते हैं।

70-80 के दशक में वर्गीकरण के क्षेत्र में घरेलू अभिलेखीय विज्ञान की सैद्धांतिक उपलब्धियाँ। 1978, 1983 में दस्तावेजी सूचना (एसईसी) के एकीकृत वर्गीकरण के लिए योजनाओं के विकास में लागू किए गए थे, साथ ही यूएसएसआर के जीएएफ के दस्तावेजों के अनुसार एएसएनटीआई के रूब्रिकेटर और थिसॉरी, बाद में - के एकीकृत क्लासिफायरियर 2007 में रूसी संघ (ईसीडीआई) के अभिलेखीय कोष की दस्तावेजी जानकारी।

रूसी संघ के ईकेडीआई एएफ को विकसित करते समय, प्रणालीगत परिवर्तनों को ध्यान में रखा गया था जो रूसी संघ में जीवन के लगभग सभी क्षेत्रों में हुए हैं: एक नई राजनीतिक और राज्य संरचना, स्वामित्व में परिवर्तन, और बहुत कुछ, जो इसमें परिलक्षित होता है दस्तावेज़, जिसके बारे में जानकारी कैटलॉग में शामिल की जानी चाहिए। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि ईसीडीआई एएफ आरएफ एक नए पद्धतिगत स्तर पर एसईसी (एम।, 1978; एम।, 1983) में निर्धारित कैटलॉगिंग के दृष्टिकोण विकसित करता है।"

कैटलॉग कार्ड पर दस्तावेज़ की जानकारी का विवरण - दस्तावेज़ के बारे में माध्यमिक जानकारी वाले एक अभिलेखीय कार्ड का निर्माण।

कैटलॉग कार्ड- कार्ड कैटलॉग में शामिल एक कार्ड और संग्रह कैटलॉग के कार्यों और विषयों के अनुरूप जानकारी युक्त

कैटलॉग कार्ड का एक स्थापित रूप है और इसमें निम्नलिखित तत्व शामिल हैं:

· वर्गीकरण (सूचकांक, शीर्षक, उपशीर्षक, घटना की तिथि और स्थान);

· सूचनात्मक (दस्तावेज़ सामग्री);

· खोज इंजन (संग्रह का नाम, निधि का नाम, निधि का N, सूची का N, फ़ाइल का N, पत्रक);

· बाहरी (दस्तावेज़ भाषा और प्रजनन विधि);

· नियंत्रण (कंपाइलर की स्थिति और हस्ताक्षर, कार्ड बनाने की तारीख)।

कैटलॉग कार्ड बनाते समय द्वितीयक दस्तावेज़ जानकारी को अनुक्रमणित करना विशेष महत्व रखता है।

इंडेक्सिंग- अनुक्रमणिका प्रणाली के आधार पर अनुक्रमणिका (सूचकांक) का चयन और/या संकलन और दस्तावेज़ों, फ़ाइलों, अनुक्रमणिका कार्डों पर उसका/उनका चिपकाना

अनुक्रमणिका- एक पारंपरिक चिन्ह (अक्षर, संख्या) या ऐसे संकेतों का संयोजन जो ILP, AIPS और पारंपरिक IP में दस्तावेज़ वर्गीकरण योजना (दस्तावेजी जानकारी) के संबंधित वर्गीकरण प्रभागों को सौंपा गया है और कैटलॉग कार्ड (वर्गीकरण सूचकांक) से चिपका हुआ है।

सामान्य तौर पर, सूचकांक है चिन्ह, प्रतीकवर्गीकरण प्रणाली में।

कार्डों का व्यवस्थितकरण और कैटलॉग का रखरखाव। सूची में शामिल किए जाने से पहले अनुक्रमित कार्डों को व्यवस्थित किया जाना चाहिए। इंडेक्स को अंकों के क्रम में व्यवस्थित किया जाता है।

उदाहरण के लिए: परिशिष्ट 5 देखें।

समान अनुक्रमित वाले कार्डों को कार्डों पर इंगित शीर्षकों और उपशीर्षकों के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। सबहेडिंग के स्तर पर पहले से ही कार्डों का स्थान एक तार्किक सिद्धांत के अनुसार बनाया गया है - उच्चतम से निम्नतम तक, सामान्य से विशेष तक।

संग्रह के घरेलू सिद्धांत और कार्यप्रणाली में विकसित हुई प्रथा के अनुसार, अभिलेखीय कैटलॉग को पारंपरिक रूप से संग्रह के लिए अनिवार्य के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। (रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन के लिए नियम और राज्य और नगरपालिका, अभिलेखागार, संग्रहालयों और पुस्तकालयों, संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेज। रूसी अकादमीविज्ञान (इसके बाद - 2007 के नियम) (पृष्ठ 95)।)

अब तक, इस पत्र ने वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र के केवल पारंपरिक साधनों पर विचार किया है। वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति, आईटी के विकास ने संग्रह को प्रभावित किया है, विशेष रूप से, वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण। अभिलेखागार में संदर्भ और खोज उपकरण धीरे-धीरे डुप्लिकेट किए जाने लगे हैं इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में. यह आपको आवश्यक अभिलेखीय दस्तावेजों को जल्दी और, महत्वपूर्ण रूप से, दूरस्थ रूप से खोजने की अनुमति देता है।

आइए इस प्रणाली का उपयोग करके खोजने का प्रयास करें। अभिलेखीय निधि, उदाहरण के लिए, डिजाइन ब्यूरोअभियांत्रिकी। सर्च बार में मुख्य पृष्ठ पर आवश्यक क्वेरी दर्ज करने के बाद, "खोज" बटन पर क्लिक करें। खोज परिणाम पृष्ठ किसी विशेष संग्रह में पाए गए फंड और प्रत्येक फंड से संबंधित जानकारी के बारे में जानकारी प्रदर्शित करता है। इस प्रणाली के साथ काम करने की प्रक्रिया परिशिष्ट 7 में दिखाई गई है। सूची में पहला खोज परिणाम खोलने के बाद, हम निम्नलिखित डेटा प्राप्त करते हैं: फंड नंबर, फंड का नाम, समय सीमा, एनोटेशन और ऐतिहासिक पृष्ठभूमि (परिशिष्ट 8)

फिलहाल, सिस्टम खुद को प्रभावी दिखाता है, इसे लगातार पूरा किया जाता है और सुधार किया जाता है।

इस कार्य में हम भी विचार करेंगे इलेक्ट्रॉनिक प्रणालीरूसी राज्य ऐतिहासिक पुरालेख में कैटलॉग। इसकी ख़ासियत कैटलॉग के नाममात्र, भौगोलिक और विषय में विभाजन में निहित है।

नाममात्र कैटलॉग (परिशिष्ट 9) में, जानकारी को उन व्यक्तियों के नाम से वर्गीकृत किया जाता है जो दस्तावेजों के लेखक हैं। रूसी स्टेट हिस्टोरिकल आर्काइव में इलेक्ट्रॉनिक नाममात्र कैटलॉग की ख़ासियत यह है कि इंडेक्स द्वारा संदर्भित दस्तावेज़ में जीवनी सामग्री नहीं होती है, और जिस व्यक्ति ने खोज के लिए आधार के रूप में कार्य किया है, उसका उल्लेख केवल दस्तावेज़ के पाठ में किया गया है।

भौगोलिक कैटलॉग में, जानकारी को भौगोलिक और स्थलाकृतिक वस्तुओं (परिशिष्ट 10) द्वारा वर्णानुक्रम में वर्गीकृत किया जाता है।

विषय सूची में जानकारी को दस्तावेज़ के विषय के अनुसार, उसके शीर्षक (परिशिष्ट 11) के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है।

परीक्षण मोड में लॉन्च किया गया, रूसी राज्य ऐतिहासिक संग्रह का इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग एक सुविधाजनक खोज उपकरण प्रतीत होता है। हालांकि, यह समझा जाना चाहिए कि यह कैटलॉग आरजीआईए में संग्रहीत केवल 2.5% अभिलेखीय सामग्रियों के बारे में जानकारी प्रदान करता है। प्रस्तुत प्रणाली एक पूर्ण इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग के निर्माण की दिशा में पहला कदम है।

2.3 गाइड

गाइडबुक अनिवार्य अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकें हैं

संग्रह के (अभिलेखीय) संग्रह के लिए गाइड- एक अभिलेखीय निर्देशिका जिसमें व्यवस्थित तरीके से विशेषताएँ या संक्षिप्त जानकारीअभिलेखीय निधियों पर और इसकी संरचना और सामग्री से परिचित कराने का इरादा

मार्गदर्शक- एक मुद्रित प्रकाशन, जिसका उद्देश्य उपयोगकर्ताओं को किसी विशेष संग्रह की निधियों की संरचना का एक विचार देना है।

गाइड के प्रकार:

· स्टॉक गाइड;

· संग्रह (अभिलेखागार) की निधि के लिए एक संक्षिप्त मार्गदर्शिका;

· संग्रह (अभिलेखागार) की निधि के लिए विषयगत मार्गदर्शिका।

गाइडों को अभिलेखीय (अंतःसांस्कृतिक) और अंतर-संग्रह में भी विभाजित किया गया है।

स्टॉक गाइड- एक मुद्रित प्रकाशन जिसमें व्यवस्थित तरीके से संग्रह निधि के बारे में संक्षिप्त जानकारी होती है और संग्रह की सामग्री से खुद को परिचित करने का कार्य करता है।

संग्रह होल्डिंग्स के लिए संक्षिप्त मार्गदर्शिका- एक गाइड जिसमें संग्रह निधि की सूची है। बदले में, अभिलेखागार पर संक्षिप्त संदर्भ पुस्तकों को एनोटेट और गैर-एनोटेटेड में विभाजित किया गया है। एनोटेट में फंड के बारे में व्यवस्थित तरीके से जानकारी होती है, जिसमें संस्थापकों के सभी नाम बदलने का संकेत मिलता है, और दस्तावेजों की सामग्री के बारे में संक्षिप्त जानकारी भी प्रदान की जाती है। संग्रह संग्रह के लिए अघोषित लघु गाइड में केवल संग्रह की एक सूची होती है और पृष्ठभूमि की जानकारीउनके द्वारा।

संग्रह संग्रह के लिए विषयगत मार्गदर्शिका- एक गाइड जिसमें किसी विशिष्ट विषय से संबंधित फंड के बारे में जानकारी होती है।

उपरोक्त सभी प्रकार की मार्गदर्शिकाएँ एकल संग्रह और संग्रह के समूह दोनों के लिए बनाई जा सकती हैं।

गाइडबुक में वास्तविक गाइडबुक और इसके संदर्भ उपकरण शामिल हैं।

गाइड स्वयं या, जैसा कि इसे भी कहा जाता है, धन की विशेषताओं में निम्नलिखित शामिल हैं अनिवार्य जानकारी: फंड का नाम, इसके बारे में संदर्भ डेटा, फंड बनाने वाले संगठन का इतिहास (व्यक्तिगत मूल के फंड के लिए - व्यक्ति के बारे में मुख्य जीवनी संबंधी जानकारी), फंड दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के बारे में जानकारी। इसमें फंड की ग्रंथ सूची सूची भी हो सकती है।

नींव का नाम गाइड का एक अनिवार्य तत्व है, जो इसके बारे में जानकारी प्रदान कर सकता है:

· एक निश्चित ऐतिहासिक युग के लिए निधि से संबंधित;

· संस्थापक का नाम और अंगों की प्रणाली में उसका स्थान राज्य की शक्ति, संगठन, आदि;

· निधि-निर्माता की गतिविधियों का पैमाना;

· उसका ठिकाना।

फंड के बारे में संदर्भ डेटा फंड की संख्या है।

ऐतिहासिक जानकारी फंड निर्माता की गतिविधियों, सार्वजनिक प्राधिकरणों, संगठनों, उद्यमों आदि की प्रणाली में उनकी जगह, उनकी गतिविधियों की अवधि और पैमाने का एक विचार देती है।

व्यक्तिगत मूल के धन के लिए ऐतिहासिक जानकारी में संस्थापक के बारे में जीवनी संबंधी डेटा होता है: उसका अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक, जीवन की अवधि, जन्म स्थान, मृत्यु, व्यक्तिगत जीवन, गतिविधियाँ, आदि।

दस्तावेजों की संरचना और सामग्री की व्याख्या - संक्षिप्त वर्णनदस्तावेजों की संरचना और सामग्री।

गाइड के लिए वैज्ञानिक और संदर्भ उपकरण में निम्नलिखित तत्व शामिल हैं: शीर्षक पृष्ठ, सामग्री (सामग्री की तालिका), प्रस्तावना, संक्षिप्ताक्षरों की सूची, परिशिष्ट, अनुक्रमणिका।

शीर्षक पृष्ठ गाइड के डिजाइन का हिस्सा है (इसे मत भूलना हम बात कर रहे हेमुद्रित संस्करण के बारे में) और संग्रह के नाम, उसके अधिकार क्षेत्र और रूसी संघ के अभिलेखीय अधिकारियों की प्रणाली में स्थान के बारे में जानकारी देता है। यह प्रकाशन के स्थान और समय के बारे में जानकारी भी इंगित करता है।

प्रस्तावना प्रदान करता है लघु कथासंग्रह, दस्तावेजों के लिए जिसमें एक गाइडबुक संकलित की गई है।

संक्षिप्ताक्षरों, परिशिष्टों और अनुक्रमितों की सूची मामलों की सूची के समान कार्य करती है। इन्वेंटरी के वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के लिए इन तत्वों को संकलित करने की पद्धति के समान है।

परिशिष्ट में परिसमापन पर डेटा, अन्य अभिलेखागार और संयुक्त निधि में स्थानांतरित किया जा सकता है, साथ ही साथ संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की संरचना पर भी शामिल हो सकता है।

सूचना प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, अभिलेखीय मार्गदर्शिका और मुद्रित प्रकाशन के बीच की अटूट कड़ी फीकी पड़ने लगी है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में अभिलेखीय मार्गदर्शिकाएँ हैं। उदाहरण के लिए, रूसी स्टेट आर्काइव ऑफ लिटरेचर एंड आर्ट (RGALI) की वेबसाइट पर संग्रह के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक गाइड है, जो निम्न लिंक पर उपलब्ध है: #"justify"> 2.4 अतिरिक्त संदर्भ और खोज उपकरण

एटीपी प्रणाली की अतिरिक्त निर्देशिकाएं संग्रह में बनाई जा सकती हैं - समीक्षा, अनुक्रमणिका, विषयगत कार्ड अनुक्रमणिका और दस्तावेजों और मामलों की विषयगत सूचियां, सूची के एनोटेट रजिस्टर।

दस्तावेज़ समीक्षा

एक प्रकार की अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक के रूप में समीक्षा संग्रह के अतिरिक्त संदर्भ और खोज उपकरणों के समूह से संबंधित है, लेकिन, गाइडबुक की तरह, यह प्रकाशन के लिए है ताकि उपयोगकर्ताओं को फंड के दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के बारे में सूचित किया जा सके। या अलग-अलग फंड, लेकिन एक विषय पर:

अभिलेखीय दस्तावेजों का अवलोकन- अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक का प्रकार, जिसमें अभिलेखीय दस्तावेजों के व्यक्तिगत परिसरों की संरचना और सामग्री के बारे में व्यवस्थित जानकारी शामिल है, यदि आवश्यक हो, तो इन दस्तावेजों के स्रोत विश्लेषण द्वारा पूरक

समीक्षाओं को संकलित करने की समीचीनता उस समस्या की प्रासंगिकता और महत्व से निर्धारित होती है जिसके लिए यह समर्पित है, इसके अध्ययन की डिग्री, साथ ही समीक्षा में शामिल दस्तावेजों की नवीनता।

समीक्षाओं का संकलन और प्रकाशन (दोहराव) में किए जाने की अनुशंसा की जाती है निम्नलिखित मामले: जब फंड की मात्रा बड़ी होती है और इसमें कई मामले होते हैं जो सामग्री में एक ही प्रकार के होते हैं, या, इसके विपरीत, जटिल, बहु-विषय सामग्री वाले कई मामले होते हैं, उदाहरण के लिए: प्रोटोकॉल, कई असंबंधित पर पत्राचार मुद्दे। इस स्थिति में, अभिलेखीय निधियों की समीक्षा जारी करने की सलाह दी जाती है, जहां बहु-विषयक मामलों की सामग्री को तार्किक रूप से विभाजित और सजातीय समूहों में वर्गीकृत किया जा सकता है। सख्त सिस्टम या तार्किक कनेक्शन के बिना इन्वेंट्री में दर्ज किए गए दस्तावेज़ों पर या जब दस्तावेज़ विभिन्न इन्वेंट्री में बिखरे हुए हों, तो समीक्षा भी की जा सकती है। इनवेंटरी को फिर से लिखने के बजाय, समीक्षाओं को संकलित करके विख्यात कमियों को खत्म करना आसान है।

समीक्षा तैयार करने के अनुभव से पता चलता है कि उन्हें स्वतंत्र प्रकाशनों के रूप में और पत्रिकाओं और चल रहे प्रकाशनों में अलग-अलग लेखों के रूप में प्रकाशित किया जा सकता है, जो संगठनों में अभिलेखीय दस्तावेजों की समीक्षा तैयार करने के लिए प्रासंगिक है।

उदाहरण के लिए, रूसी राज्य सैन्य ऐतिहासिक पुरालेख (आरजीवीआईए) में, दस्तावेजों की समीक्षा को स्टॉक और विषयगत में विभाजित किया गया है:

विषयगत दस्तावेजों की समीक्षा:

· सामाजिक-राजनीतिक आंदोलन के इतिहास पर;

· इतिहास में विदेशोंऔर रूस के शहर;

· वास्तुकला और शहरी नियोजन के इतिहास पर;

· विमानन के विकास पर;

· सांस्कृतिक और के बारे में आर्थिक संबंधअन्य देशों के साथ रूस;

· रूसी सैन्य-सैद्धांतिक विचार के विकास के बारे में;

· रूस के प्रमुख लोगों के जीवन और कार्य के बारे में;

· खनिज जमा आदि के बारे में

स्टॉक दस्तावेजों की समीक्षा:

· एच.आई.वी. का सैन्य क्षेत्र कार्यालय। (एफ. 26);

· इवांगोरोड किला (एफ। 13133);

· सैन्य कॉलेजियम का गुप्त पत्र (एफ। 20);

· युद्ध मंत्री की कैबिनेट (एफ। 366);

· मुख्यालय में अनंतिम सरकार के सैन्य आयुक्त का कार्यालय (एफ. 2015);

· वोरोनोव पी.एन., लेफ्टिनेंट जनरल, सैन्य इतिहासकार, "रूसी पुरातनता" पत्रिका के संपादक, (एफ। 252), आदि।

संकेत

अनुक्रमित संग्रह में स्वतंत्र अभिलेखीय निर्देशिका या अन्य अभिलेखीय निर्देशिकाओं के संदर्भ तंत्र का एक तत्व हो सकता है:

सूचकांक (संग्रहीत)- अभिलेखीय निर्देशिका जिसमें वस्तुओं या वस्तुओं के नामों की एक व्यवस्थित सूची होती है, जिसमें अभिलेखीय दस्तावेजों में जानकारी होती है, जो उनके खोज डेटा को दर्शाती है

संदर्भ उपकरण के एक तत्व के रूप में सूचकांक को संकलित करने की पद्धति पर दस्तावेजों और मामलों की एक सूची के उदाहरण का उपयोग करके विचार किया गया था।

पॉइंटर्स को अक्सर गाइडबुक में शामिल किया जाता है। हालांकि, सूचना प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, रूसी अभिलेखागार की वेबसाइटों पर अनुक्रमित एक लोकप्रिय खोज उपकरण बन रहे हैं।

उदाहरण के लिए, साइट rusarchives.ru पर रूस के अभिलेखागार में संस्थापकों का एक सूचकांक है (परिशिष्ट 12)

जब आप वांछित फंड निर्माता के लिंक पर क्लिक करते हैं, तो आप खोज परिणाम विंडो पर जाते हैं, जो फंड निर्माता, उसके संदर्भ डेटा, अनुभाग और निर्देशिका के बारे में जानकारी प्रदान करता है, जिसमें वांछित फंड निर्माता (परिशिष्ट 13) के बारे में जानकारी होती है।

इस प्रकार, इस मामले में, अभिलेखीय सूचकांक अभिलेखीय निर्देशिका (गाइडबुक) के साथ अटूट रूप से जुड़ा हुआ है।

एक अतिरिक्त अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक के रूप में, दस्तावेजों और मामलों की विषयगत सूची संकलित की जा सकती है:

दस्तावेजों की विषयगत सूची- एक प्रकार का संग्रह सूचना दस्तावेज़ जिसमें किसी विशिष्ट विषय पर मामलों या दस्तावेज़ों के शीर्षकों की सूची होती है, जो उनकी तिथियों और खोज डेटा को दर्शाता है

शोधकर्ताओं, दस्तावेज़ प्रकाशकों, पुरालेखपालों, पत्रकारों और अन्य विशेषज्ञों की एक विस्तृत श्रृंखला को सूचित करने के लिए दस्तावेज़ों की सूची सबसे प्रासंगिक, लोकप्रिय और कम अध्ययन वाले विषयों पर संकलित की जाती है।

सूचना प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, विषयगत सूचियाँ अक्सर इलेक्ट्रॉनिक रूप लेती हैं और संबंधित अभिलेखागार की वेबसाइटों पर पोस्ट की जाती हैं। उदाहरण के लिए, रूसी राज्य ऐतिहासिक पुरालेख (आरजीएआई) की विषयगत सूचियां (परिशिष्ट 14)

अड्डों जानकारी

दस्तावेजों की सूची के साथ, राज्य, नगरपालिका और विभागीय अभिलेखागार सक्रिय रूप से डेटाबेस विकसित कर रहे हैं और उन्हें अपनी आधिकारिक वेबसाइटों पर पोस्ट कर रहे हैं, जिससे रिमोट एक्सेस मोड में दस्तावेजी जानकारी को त्वरित और व्यापक रूप से खोजना और प्रस्तुत करना संभव हो जाता है।

इस कार्य के भाग के रूप में, वेबसाइटों पर होस्ट किए गए डेटाबेस राज्य अभिलेखागाररूसी संघ की अभिलेखीय सूची, अनुक्रमणिका और विषयगत सूचियों के रूप में एक से अधिक बार समीक्षा की गई है। हालाँकि, डेटाबेस के रूप में प्रतिष्ठित किया जा सकता है अलग दृश्यएक संदर्भ और खोज उपकरण जो आपको अभिलेखीय निधि में बहु-पहलू खोज करने की अनुमति देता है।

रूसी स्टेट आर्काइव ऑफ लिटरेचर एंड आर्ट (आरजीएएलआई) की आधिकारिक वेबसाइट पर होस्ट की गई सेवा डेटाबेस और इसके लिए एक खोज प्रणाली का एक उल्लेखनीय उदाहरण है।

निष्कर्ष

दस्तावेजी जानकारी के उपभोक्ताओं की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक और संदर्भ उपकरण का बहुत महत्व है। इस शोध कार्य के हिस्से के रूप में, हमने देखा कि अभिलेखागार का वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण कैसे बनाया जाता है और कार्य करता है।

लक्ष्य टर्म परीक्षा, अर्थात् रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र की प्रणाली का अध्ययन हासिल किया गया है।

लक्ष्य प्राप्त करने की प्रक्रिया में, हमने निम्नलिखित कार्यों को हल किया:

हमने "वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण" की अवधारणा को परिभाषित किया है, जो रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार, संग्रहालयों और पुस्तकालयों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और दस्तावेजों के उपयोग के नियमों में दिया गया है। , रूसी विज्ञान अकादमी के संगठन (- एम।, 2007)।

हमने एक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के निर्माण के सिद्धांतों और अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों की संरचना और कार्यप्रणाली पर उनके प्रभाव का अध्ययन किया।

हमने सभी अनिवार्य और अतिरिक्त संदर्भ और खोज उपकरणों के साथ-साथ उनके संकलन की कार्यप्रणाली का अध्ययन किया।

हमने अभिलेखागार में वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र का विश्लेषण किया है जो रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों को संग्रहीत करता है। इस समस्या को हल करते हुए, हमने राज्य अभिलेखागार की वेबसाइटों के साथ-साथ संघीय अभिलेखीय एजेंसी की वेबसाइट पर पोस्ट किए गए इलेक्ट्रॉनिक वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र का अध्ययन करने का मार्ग अपनाया।

रूस के अभिलेखीय संस्थानों में, वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण ज्यादातर पारंपरिक रूप में प्रस्तुत किए जाते हैं। यही है, दस्तावेजी जानकारी प्राप्त करने के लिए, संग्रह में आना आवश्यक है, और पहले से ही कागज पर प्रस्तुत संदर्भ और खोज टूल की मदद से आवश्यक जानकारी प्राप्त करें।

रूस में अभिलेखीय उद्योग वर्तमान में पारंपरिक मीडिया पर इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजी जानकारी के सूचनाकरण, अनुवाद, दोहराव के मार्ग का अनुसरण कर रहा है, चाहे वह फिल्म और फोटो दस्तावेजों का डिजिटलीकरण हो या कागजी दस्तावेजों की स्कैनिंग। हालांकि, अभिलेखीय संस्थानों के सूचनाकरण का वर्तमान स्तर वांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देता है। यह समस्या उच्चतम राज्य स्तर पर हल की जाती है। 2011 में, 15 अप्रैल, 2014 नंबर 313 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा, सरकारी कार्यक्रमरूसी संघ "सूचना समाज (2011-2020)", जिनमें से एक लक्ष्य दस्तावेजों के कागज रहित भंडारण के लिए संक्रमण है। हालांकि, अभिलेखीय दस्तावेजों और अभिलेखीय निर्देशिकाओं को इलेक्ट्रॉनिक रूप में पूर्ण रूप से परिवर्तित करने के लिए, आवश्यक संसाधनों को आवंटित करना आवश्यक है, जिसमें आधुनिक परिस्थितियों में बहुत जल्दी अप्रचलित हो जाने वाले उपकरण शामिल हैं, और इलेक्ट्रॉनिक रूप में अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने की समस्या को हल करने के लिए भी, लेकिन यह शोध के लिए एक अलग विषय है।

स्रोत और साहित्य

संदर्भ खोज संग्रह निर्देशिका

1.संघीय कानून "ओन" संग्रहरूसी संघ में"। 22 अक्टूबर 2004 का संघीय कानून संख्या 125

2.रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन के लिए नियम और राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार, संग्रहालयों और पुस्तकालयों, रूसी विज्ञान अकादमी के संगठनों (- एम।, 2007) में अन्य अभिलेखीय दस्तावेज। .

.गोस्ट आर 51141-98 "कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ"।

4.संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम। एम.: वनिदाद, 2002

.मसौदा अभिलेखीय सूची: दिशा-निर्देश. - एम।, 2003।

.रूसी संघ के अभिलेखीय कोष की दस्तावेजी जानकारी का एकीकृत वर्गीकरण। - एम।, 2007।

.संग्रह: पाठ्यपुस्तक / ई.वी. अलेक्सेवा, एल.पी. अफानासेव, ई.एम. ड्रिलिंग; ईडी। वी.पी. कोज़लोव। - एम। 2007।

परिचय

यह शोध कार्य आधुनिक राज्य अभिलेखागार में वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र के अध्ययन के लिए समर्पित है।

इस काम की प्रासंगिकता अभिलेखीय संस्थानों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र के महत्व और इसके संकलन की शुद्धता में निहित है, क्योंकि संदर्भ और खोज उपकरण (एटीएस) के बिना, संग्रह, दस्तावेजी जानकारी के एक आदेशित भंडार से, एक में बदल जाएगा " सूचना डंप", जिसमें आवश्यक डेटा ढूंढना लगभग असंभव होगा।

अध्ययन का उद्देश्य संग्रह करना है

शोध का विषय - वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण

इस कार्य का उद्देश्य: रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र की प्रणाली का अध्ययन करना

इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, निम्नलिखित कार्यों को हल करना आवश्यक है:

1. "वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण" की अवधारणा को परिभाषित करें

2. वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण बनाने के सिद्धांतों का अध्ययन करना

3. वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की संरचना का अध्ययन करें

4. अभिलेखागार में वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र का विश्लेषण करें जो रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों को संग्रहीत करता है

वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण: अवधारणा, निर्माण के सिद्धांत, संरचना

वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण बनाने की अवधारणा और सिद्धांत

दस्तावेजों को संग्रहित करने के लिए संदर्भ और खोज उपकरण (वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली) की प्रणालीप्रभावी उपयोग के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों और अभिलेखीय जानकारी की खोज के लिए एकल पद्धति के आधार पर बनाए गए अभिलेखीय दस्तावेजों की संरचना और सामग्री पर परस्पर संबंधित और पूरक अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों का एक सेट है।

अभिलेखीय निर्देशिकाएं पारंपरिक हैं, अर्थात। कागज पर, और स्वचालित, अर्थात्। कंप्यूटर की मदद से लागू किया गया। अभिलेखीय निर्देशिकाओं का मुख्य उद्देश्य आवश्यक दस्तावेजी जानकारी की शीघ्र खोज करना है।

अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए एक वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र का निर्माण - नागरिकों, कानूनी संस्थाओं और सूचना के अन्य उपभोक्ताओं को दस्तावेजी जानकारी प्रदान करने की गतिविधियाँ।

सूचना के साथ काम करते समय, प्राथमिक स्रोतों और द्वितीयक दस्तावेजी जानकारी के बीच अंतर करना आवश्यक है।

प्राथमिक दस्तावेजी जानकारी - अभिलेखीय दस्तावेज जिसमें वस्तुनिष्ठ घटनाओं और मानव मानसिक गतिविधि के बारे में जानकारी होती है।

माध्यमिक दस्तावेजी जानकारी "सूचना के बारे में जानकारी" है, यानी प्राथमिक स्रोत के बारे में वर्णनात्मक जानकारी वाली जानकारी।

अभिलेखीय निर्देशिकाएं और प्राथमिक दस्तावेजी जानकारी, यानी दस्तावेज, कुल मिलाकर अभिलेखीय सूचना वातावरण का गठन करते हैं।

अभिलेखीय निर्देशिकाओं को अनिवार्य और वैकल्पिक में विभाजित किया गया है। अनिवार्य अभिलेखीय निर्देशिकाएं हर राज्य और नगरपालिका संग्रह में उपलब्ध हैं। इनमें केस हिस्ट्री, कैटलॉग और गाइड शामिल हैं। आवश्यकतानुसार अतिरिक्त अभिलेखागार बनाए जाते हैं, जो किसी विशेष अभिलेखीय संस्थान की बारीकियों से निर्धारित होते हैं, या ऐतिहासिक रूप से बनते हैं। इनमें दस्तावेज़ अवलोकन, अनुक्रमणिका, विषय सूचियाँ और डेटाबेस शामिल हैं।

प्रत्येक संघीय संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली को "रूस के संघीय अभिलेखागार और उनके वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण" प्रकाशन में विस्तार से प्रस्तुत किया गया था। इस संदर्भ पुस्तक की विशिष्टता इस तथ्य में निहित है कि घरेलू संग्रह के इतिहास में पहली बार, प्रत्येक संघीय संग्रह के संदर्भ तंत्र के मुख्य तत्वों पर डेटा एक साथ लाया गया है।

वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की एक प्रणाली के निर्माण के सिद्धांत

वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की एक प्रणाली के निर्माण के मूल सिद्धांत:

1. प्राथमिक दस्तावेजी जानकारी का वर्णन करने वाली अभिलेखीय निर्देशिकाओं का अंतर्संबंध और पूरकता

2. विभिन्न अभिलेखीय निर्देशिकाओं में सूचना के दोहराव से बचना

3. अभिलेखीय संस्थानों के एसएआर के साथ संगठनों के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र (आरएसए) की प्रणाली की निरंतरता

संगठनों और अभिलेखीय संस्थानों के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की निरंतरता निर्माण की आवश्यकताओं और सिद्धांतों की एकता से प्राप्त होती है। यह स्थिति मामलों की सूची और उनके लिए एक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के संगठनों के कार्यालय कार्य में अनिवार्य संकलन को निर्धारित करती है। अभिलेखीय संस्थानों के विशेषज्ञ आयोग द्वारा अनुमोदित सूची के रूपों को संग्रह में नियंत्रण प्रतियों के रूप में संग्रहीत किया जाता है जब तक कि संगठन द्वारा स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों को स्थानांतरित नहीं किया जाता है। स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों की प्राप्ति के बाद, सूची संग्रह के वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र का हिस्सा बन जाती है।

संगठन के संग्रह के वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र के विभिन्न साधनों को संग्रह में स्वतंत्र इकाइयों के रूप में स्वीकार किया जाता है, या कैटलॉग के संबंधित अनुभागों में एकीकृत किया जाता है।

खोज की दक्षता और सूचना के दोहराव के लिए पुरालेखपालों की श्रम लागत में कमी के लिए पहले दो सिद्धांतों का अनुपालन आवश्यक है।

यदि दस्तावेजों और उनके कैटलॉग का विवरण बनाते समय इंटरकनेक्शन और पूरकता के सिद्धांत का पालन किया जाता है, तो शोधकर्ता, मामलों की सूची से खुद को परिचित करने और उसमें से आवश्यक संख्या में भंडारण इकाइयों को लिखने के बाद, संबंधित अनुभागों का उल्लेख कर सकता है अधिक विस्तृत खोज के लिए कैटलॉग। कैटलॉग में, शोधकर्ता भंडारण इकाइयों के नाम, केस टाइटल और अधिक विस्तृत जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होगा।

तीसरा सिद्धांत खोज के संगठन के लिए कम महत्वपूर्ण नहीं है। इसका मतलब है कि संगठनों, राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार में सभी प्रकार की अभिलेखीय निर्देशिकाएं बनाते समय, समान आवश्यकताएं और समान तरीके प्रस्तुत किए जाएंगे। तो, संगठन में मामलों की सूची के पंजीकरण की शुद्धता संगठन के संग्रह द्वारा नियंत्रित होती है। स्थायी भंडारण के मामलों के दस्तावेजों की सूची के सारांश सूची (वार्षिक अनुभाग) राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार द्वारा समन्वित और अनुमोदित हैं। वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के अन्य साधनों पर नियंत्रण रखना भी महत्वपूर्ण है। संगठन की प्रत्येक अभिलेखीय निर्देशिका को राज्य, नगरपालिका अभिलेखागार और संगठनों के अभिलेखागार के काम के नियमों के अनुसार संकलित किया जाना चाहिए।

रोस्तोव क्षेत्र के स्टेट ट्रेजरी इंस्टीट्यूशन के फंड में निहित पूर्वव्यापी दस्तावेजी जानकारी "रोस्तोव क्षेत्र का राज्य पुरालेख" GKU RO "GARO" 1 (बाद में - राज्य संग्रह) राजनीतिक, आर्थिक और सामाजिक-सांस्कृतिक उद्देश्यों के लिए प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा सकता है केवल वैज्ञानिक और हेल्प डेस्क (NSA) की विशेष रूप से बनाई गई प्रणाली की मदद से। राज्य संग्रह की एनएसए प्रणाली परस्पर संबंधित लेखा दस्तावेजों, अभिलेखीय निर्देशिकाओं, अभिलेखीय दस्तावेजों और दस्तावेजी जानकारी की सुरक्षा और खोज सुनिश्चित करने के लिए बनाए गए सूचना दस्तावेजों का एक जटिल है।

राज्य संग्रह की एनएसए प्रणाली की संरचना इसमें संग्रहीत दस्तावेजों की संरचना और सामग्री, खोज की प्रकृति और कार्यों, दस्तावेजी जानकारी के उपयोग की तीव्रता से निर्धारित होती है। एनएसए प्रणाली में स्तरों पर जानकारी होती है: फंड - केस - दस्तावेज़।

सभी अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों और सूचना दस्तावेजों को अंतर-अभिलेखीय, अंतर-निधि और अंतर-निधि (अंतर-प्रजाति) में विभाजित किया गया है।

रोस्तोव क्षेत्र के राज्य संग्रह के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र की समीक्षा संग्रह के सूचना कार्य में दक्षता बढ़ाने, पहल की जानकारी के आयोजन की संभावनाओं का विस्तार करने, के उपयोग की पूर्णता सुनिश्चित करने के लिए संकलित की गई थी। एनएसए प्रणाली समग्र रूप से और अपने इच्छित उद्देश्य के लिए प्रत्येक निर्देशिका और सूचना दस्तावेज़ का उपयोग करें।

समीक्षा एनएसए प्रणाली के तत्वों का विवरण देती है जो सूचना पुनर्प्राप्ति कार्य करते हैं: अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकें और सूचना दस्तावेज; उनके उद्देश्य, संरचना, संरचना, पुनःपूर्ति के स्रोतों का खुलासा किया जाता है, अन्य संदर्भ पुस्तकों के साथ संबंध दिखाया जाता है, संदर्भ पुस्तकों के उपयोग की प्रक्रिया को रेखांकित किया जाता है।

समीक्षा के साथ अभिलेखीय निर्देशिकाओं और सूचना दस्तावेजों की एक सूची है जो उनके स्थान को दर्शाती है। चूंकि नई निर्देशिकाओं की एक प्रति की तैयारी और निर्माण को एसआईएफ गारो के काम में स्थायी भंडारण और उपयोग के लिए स्थानांतरित किया जाता है, सूचना दस्तावेज (लेख, व्याख्यान, रिपोर्ट, संदर्भ, सूचना) - संग्रह कोष में। उनके बारे में जानकारी सूची (रीडिंग रूम, सूचना विभाग) की कार्यशील प्रतियों के संबंधित अनुभागों में दर्ज की गई है।

यदि सूचना दस्तावेज में क्षेत्र का नाम इंगित नहीं किया गया है, तो यह समझा जाना चाहिए कि रोस्तोव क्षेत्र का मतलब है। अन्य क्षेत्रों (क्रास्नोडार, स्टावरोपोल, उत्तरी काकेशस क्षेत्र, आदि) के नाम का संकेत दिया जाना चाहिए।

सूचना दस्तावेजों में, 2 तिथियों का संकेत दिया गया है: पहली का मतलब घटना की तारीख या कालानुक्रमिक अवधि है, दूसरा - वह तारीख जब सूचना दस्तावेज संकलित किया गया था।

एनएसए की समीक्षा अभिलेखीय संस्थानों के कर्मचारियों और वाचनालय के उपयोगकर्ताओं के लिए है।

पुरालेख निर्देशिकाएं

अभिलेखीय निर्देशिका संग्रह में संग्रहीत दस्तावेजों की खोज प्रदान करती है और व्यापक उपयोग के उद्देश्य से उनकी संरचना और सामग्री के बारे में सूचित करती है। राज्य संग्रह में इंटर-फंड और इंट्रा-फंड अभिलेखीय निर्देशिकाएं बनाई गई हैं।

1. इंटरफंड हैंडबुक

1.1. गाइड "रोस्तोव क्षेत्र का राज्य पुरालेख" (रोस्तिज़दत, 1961),रोस्तोव क्षेत्र के राज्य संग्रह और शहरों में इसकी शाखाओं में संग्रहीत धन के परिसर के बारे में जानकारी शामिल है। प्रत्येक संदर्भ पुस्तकों के प्रकाशन के वर्ष के अनुसार नोवोचेर्कस्क, तगानरोग और शाक्ति 2।

गाइड में तीन खंड होते हैं: पूर्व-क्रांतिकारी अवधि के फंड, डॉन पर प्रति-क्रांति की अवधि के फंड, सोवियत काल के फंड।

सोवियत काल के फंड-क्रिएटर्स के पूर्ववर्तियों की गतिविधियों के बारे में जानकारी कुछ मामलों में पूर्व-सोवियत काल के फंडों में पाई जा सकती है।

गाइड उत्पादन-उद्योग सिद्धांत के अनुसार बनाया गया है। उद्योग समूहों के भीतर, फंड को संस्थानों, संगठनों और उद्यमों की समानता के अनुसार विभागीय अधीनता के आधार पर और फंड निर्माता की गतिविधि के पैमाने के अनुसार समूहीकृत किया जाता है। व्यक्तिगत मूल के धन की विशेषताओं को एक स्वतंत्र खंड में हाइलाइट किया गया है।

गाइड के मुख्य भाग में फंड की विशेषताएं शामिल हैं जिनके दस्तावेजों का व्यापक रूप से राजनीतिक, आर्थिक और सामाजिक-सांस्कृतिक उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जा सकता है। वे फंड जो मात्रा में महत्वहीन हैं या जिनका संदर्भ मूल्य है, उन फंडों की सूची में शामिल हैं जो गाइड के मुख्य भाग में शामिल नहीं हैं, जो कि गाइड के परिशिष्ट में दिया गया है। सूची में निधियों की व्यवस्था का सिद्धांत वही है जो गाइड के मुख्य भाग में है। गाइडबुक के परिशिष्ट में एसआईएफ फंड की संरचना, 18 वीं शताब्दी से 1960 तक क्षेत्र के प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन में परिवर्तन की जानकारी भी शामिल है। और नक्शा बदलें प्रशासनिक सीमाएंलोअर डॉन और उत्तरी काकेशस के क्षेत्र में।

गाइड को फंड के विवरण में उल्लिखित नामों की एक सूची भी प्रदान की जाती है।

गाइड के मुख्य भाग का निर्माण राज्य अभिलेखागार और इसकी शाखाओं के फंड की संरचना का एक स्पष्ट विचार देता है, फंड क्रिएटर्स के संबंध को दर्शाता है। गाइड की निर्माण योजना धन के दस्तावेजों के बारे में जानकारी का एक अतिरिक्त स्रोत है, राज्य तंत्र की प्रणाली में प्रत्येक संगठन के स्थान को समझने में मदद करती है।

गाइड में दिए गए फंड की विशेषताओं में फंड का नाम, इसके बारे में संदर्भ डेटा (संख्या, मामलों की संख्या, समय सीमा), संस्थापक के बारे में एक संक्षिप्त ऐतिहासिक नोट, फंड के दस्तावेजों की टिप्पणियां शामिल हैं। यदि फंड क्रिएटर का नाम बदल गया है, तो गाइडबुक में फंड का नाम फंड क्रिएटर के अंतिम नाम (जिस अवधि के लिए दस्तावेज रखे जाते हैं) के अनुसार दिया जाता है। पिछले सभी नामकरण ऐतिहासिक संदर्भ में दिए गए हैं। फंड के नाम में पूर्ण और कोष्ठक में फंड निर्माता का आधिकारिक रूप से स्वीकृत संक्षिप्त नाम, इसकी अधीनता, संदर्भ डेटा द्वारा इंगित दस्तावेजों के कालानुक्रमिक ढांचे के भीतर अस्तित्व की अंतिम तिथियां शामिल हैं। कुछ अवधि के लिए दस्तावेजों की अनुपस्थिति संदर्भ डेटा (1937-1939, 1943-1956) में परिलक्षित होती है। यदि फंड का एक महत्वपूर्ण हिस्सा कर्मियों पर दस्तावेज है, तो फंड की मात्रा का संकेत देते समय एक विशेष आरक्षण किया जाता है। उदाहरण के लिए, 3152 फाइलें (1445 व्यक्तिगत फाइलों सहित)। व्यक्तिगत मूल के धन में, ऐसे दस्तावेज हैं जो संस्थापक के जन्म से पहले बनाए गए थे और उनकी मृत्यु के बाद जमा किए गए थे (उनके बारे में दस्तावेज, वर्षगाँठ के बारे में, संस्थापक को स्मारक के उद्घाटन के बारे में)।

पत्र "पी" सोवियत काल के धन की संख्या में जोड़ा जाता है।

टैगान्रोग शाखा में रखे गए धन को एक तारक (x) के साथ, शख्तिन्स्क शाखा में - दो (xx) के साथ, नोवोचेर्कस्क शाखा में - तीन (xxx) के साथ चिह्नित किया जाता है।

गाइड का उपयोग करने वाले व्यक्तियों के लिए फंड के बारे में संदर्भ डेटा आवश्यक है: फंड नंबर - फंड और फंड दस्तावेजों के लिए एनएसए का अनुरोध करते समय; फंड की मात्रा इसकी सुरक्षा की डिग्री को दर्शाती है; चरम तिथियां फंड के दस्तावेजों द्वारा कवर की गई कालानुक्रमिक अवधि को दर्शाती हैं। ऐतिहासिक जानकारी में दिए गए संस्थापक के अस्तित्व की अंतिम तिथियों के साथ दस्तावेजों की अंतिम तिथियों की तुलना, फंड के संरक्षण की डिग्री, पूर्ववर्ती के दस्तावेजों के फंड में उपस्थिति का न्याय करना भी संभव बनाती है। संस्थापक।

गाइड के दो पूरक, 1971 और 1975 में प्रकाशित। जैसा निधियों पर संक्षिप्त संदर्भ पुस्तकें (1.2 और 1.3.), गाइड के प्रकाशन के बाद भंडारण के लिए स्वीकार की गई धनराशि और गाइड में शामिल निधि से अतिरिक्त आय के बारे में सामान्यीकृत जानकारी शामिल करें। संक्षिप्त संदर्भ पुस्तकों में प्रस्तावनाएं शामिल हैं जिनमें निधियों की समूह विशेषताओं, फोटोग्राफिक दस्तावेजों की संरचना और एक वैज्ञानिक संदर्भ पुस्तकालय के बारे में जानकारी शामिल है।

निर्देशिकाओं की संरचना गाइडबुक के सोवियत काल के निधि अनुभाग की संरचना के समान है। निधियों की विशेषताओं में संगठन का पूर्ण और संक्षिप्त नाम शामिल है - निधि निर्माता, इसकी अधीनता, निधि संख्या, मात्रा, दस्तावेजों के लिए समय सीमा और निधि निर्माता की गतिविधियों के लिए समय सीमा, यदि तिथियां मेल नहीं खाती हैं।

इसके लिए गाइड और पूरक, राज्य संग्रह के संदर्भ और सूचना कोष (सीआईएफ) और वाचनालय में उपलब्ध हैं।

अंतिम अवधि के लिए निधि प्राप्तियों को ध्यान में रखते हुए, वर्तमान में मार्गदर्शिका का एक इलेक्ट्रॉनिक संस्करण तैयार किया जा रहा है।

1.4. संग्रह निधि का सूचकांकएक अंतर-निधि गाइड भी है। संग्रह संग्रह के सूचकांक का मुख्य उद्देश्य आवश्यक संग्रह के लिए एक त्वरित और कुशल खोज प्रदान करना है। ऐसी परिस्थितियों में जब संग्रह में संग्रहीत पूर्वव्यापी जानकारी की मांग लगातार बढ़ रही है, गाइड और ब्रीफ गाइड्स टू द फंड्स सभी खोज आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं। संग्रह निधि का सूचकांक तुरंत निधियों की संरचना और मात्रा में सभी परिवर्तनों को दर्शाता है। प्रकाशित संदर्भ पुस्तकों की तुलना में यह इसका लाभ है।

फंड इंडेक्स फंड स्तर पर सूचना पुनर्प्राप्ति प्रदान करता है।

सूचकांक बनाने की योजना एक गाइडबुक के समान है। सूचकांक में राज्य संग्रह के सभी फंड शामिल हैं। कार्ड फंड का नाम, संस्थापक का नाम और उसकी अधीनता, अस्तित्व की समय सीमा, फंड की मात्रा, दस्तावेजों की समय सीमा, फंड नंबर देता है। सेवानिवृत्त धन के बारे में जानकारी वाले कार्ड एक स्वतंत्र खंड में आवंटित किए जाते हैं, उनका स्थान इंगित किया जाता है।

संग्रह निधि का कार्ड इंडेक्स राज्य संग्रह में 3 प्रतियों में रखा जाता है। और संग्रहीत: वाचनालय में, सूचना विभाग में और संरक्षण विभाग में और राज्य लेखांकनदस्तावेज।

2. कैटलॉग की प्रणाली।

राज्य संग्रह की सूची प्रणाली विभिन्न का एक संग्रह है इच्छित उद्देश्यऔर कैटलॉग की संरचना, परस्पर संबंधित और पूरक, और इसलिए दस्तावेजी जानकारी के लिए एक बहुआयामी खोज की अनुमति देता है।

राज्य संग्रह की सूची प्रणाली में शामिल हैं:

2.1 कागज के आधार पर दस्तावेजों के लिए कैटलॉग:

2.1.1 व्यवस्थित:

2.1.1.1 पूर्व सोवियत काल

2.1.1.2 सोवियत काल

2.1.1.3 राज्य संस्थानों के इतिहास में पूर्व-सोवियत काल

2.2.1.4 नामित निर्देशिका

2.2 फोटोग्राफिक दस्तावेजों के लिए कैटलॉग:

2.2.1 व्यवस्थित सोवियत काल

2.2.2 विषय-विषयक सोवियत काल

2.2.3 विषयगत पूर्व सोवियत काल

2.2.4। नामित निर्देशिका।

कैटलॉग सिस्टम के प्रभावी संचालन के लिए एक आवश्यक शर्त उनके बीच लिंक की स्थापना है - सिस्टम के तत्वों की बातचीत का संगठन, जो एक नियम के रूप में, संदर्भ कार्ड और विभिन्न पॉइंटर्स की सहायता से किया जाता है। सिस्टम में शामिल सभी कैटलॉग मुख्य रूप से व्यवस्थित कैटलॉग से जुड़े होते हैं।

2.1.1.1.कागज आधारित दस्तावेजों के लिए व्यवस्थित सूची (सोवियत पूर्व अवधि)रूसी संघ के राज्य अभिलेखागार (XVIII - प्रारंभिक XX सदियों) के व्यवस्थित कैटलॉग में दस्तावेजी जानकारी के एकीकृत वर्गीकरण के लिए योजना के आधार पर बनाया गया है। एम।, 1978, 1983, (ईकेडीआई)।

2.1.1.2. कागज के आधार पर दस्तावेजों के लिए व्यवस्थित सूची (सोवियत काल) 1964 से बनाया गया है। प्रारंभ में, यह यूएसएसआर (सोवियत काल) के राज्य अभिलेखीय कोष के दस्तावेजी सामग्रियों के एकीकृत वर्गीकरण के लिए योजना के आधार पर बनाया गया था। एम., 1962, इसके बाद के परिवर्तनों और परिवर्धन के साथ। 1980 से यूएसएसआर (सोवियत काल) के राज्य अभिलेखागार के व्यवस्थित कैटलॉग में दस्तावेज़ सूचना योजना (ईसीडीआई) के एकीकृत वर्गीकरण में स्थानांतरित कर दिया गया था। एम., 1978 एसईसी न केवल कैटलॉग में कार्ड के व्यवस्थितकरण में एक गाइड के रूप में कार्य करता है, बल्कि एक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के कार्यों को भी करता है, कैटलॉग के उपयोग की सुविधा देता है, एक निश्चित सामग्री के दस्तावेजों की उपस्थिति में उन्मुख होता है, और उनके योगदान में योगदान देता है तेजी से खोज।

व्यवस्थित कैटलॉग में संग्रह के संपूर्ण दस्तावेजी परिसर (एनएसए संग्रह प्रणाली के अन्य कैटलॉग और निर्देशिकाओं के संदर्भ कार्ड के स्तर सहित) के बारे में सामान्यीकरण के विभिन्न स्तरों पर जानकारी शामिल है। सामग्री की इतनी जटिल प्रकृति और निर्माण की तार्किक संरचना के कारण, व्यवस्थित कैटलॉग ज्ञान और समाज की गतिविधियों के क्षेत्र में संपूर्ण जानकारी प्रदान करने में सक्षम है, घटनाओं और घटनाओं के बीच संबंधों को पुन: उत्पन्न करने के लिए दर्ज किया गया है। दस्तावेज। यह सब संग्रह सूची प्रणाली में इसकी केंद्रीय स्थिति निर्धारित करता है।

कैटलॉग में श्रेणी 1 और 2 के सभी फंडों की पूरी जानकारी है; राज्य के अधिकारियों, संस्थानों और कृषि, सार्वजनिक शिक्षा और अन्य उद्योगों के संगठनों की तीसरी श्रेणी के धन पर।

कैटलॉग में SIF GARO (समाचार पत्रों, पत्रिकाओं, संग्रह, विधायी कृत्यों) के मुद्रित स्रोतों से जानकारी भी शामिल है। ऐसे कार्डों की एक बड़ी संख्या खंड बी में उपलब्ध है - " राज्य संरचना" और I2 - "ट्रेड यूनियन"। केंद्रीय राज्य अभिलेखागार (TsGA मास्को और TsGANKh) के दस्तावेजों से पहचाने गए डॉन के इतिहास की जानकारी वाले कार्ड एक अलग बॉक्स में केंद्रित हैं, जिसे SEC के अनुसार व्यवस्थित किया गया है।

कैटलॉग में 5 विभाग होते हैं, जिनमें से प्रत्येक को उप-विभागों और अनुभागों (मुख्य रूप से उद्योग द्वारा) में विभाजित किया जाता है। अनुभागों को एक तार्किक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है और उनका अपना आंतरिक विभाजन होता है: उपखंड, विषय, उपविषय, प्रश्न। कैटलॉग में, वर्गीकरण के एक निश्चित स्तर पर, कार्ड के व्यवस्थितकरण के औपचारिक संकेत का उपयोग किया जाता है: कालानुक्रमिक, वर्णानुक्रम या भौगोलिक (जिनमें से अंतिम कालानुक्रमिक है)। संरचना और कई विशिष्ट अवधारणाओं को समेकित करने के लिए, सूचकांकों की एक अल्फ़ान्यूमेरिक प्रणाली का उपयोग किया जाता है।

कैटलॉग के उपयोग की सुविधा के लिए, विभागों, उपखंडों और बाद के डिवीजनों को विभाजक कार्ड द्वारा एक दूसरे से अलग किया जाता है। प्रत्येक विभाजन के लिए, एक कार्ड का उपयोग किया जाता है - एक निश्चित रंग, आकार और आकार का विभाजक। विभाजक सूचकांक और संबंधित प्रभाग (विभागों, उपखंडों, अनुभागों) के नाम का संकेत देते हैं। कार्ड के लिए विभाजकों पर, जिनमें से अवधारणाओं की सामग्री एसईसी में परिलक्षित नहीं होती थी, केवल विषय और प्रश्न का नाम इंगित किया जाता है (सूचकांक के बिना)।

कैटलॉग के प्रत्येक बॉक्स में पहले और आखिरी इंडेक्स और इसमें शामिल डिवीजनों के नाम शामिल हैं।

कैटलॉग के डिवीजनों के बीच संबंध संदर्भों की एक प्रणाली द्वारा किया जाता है।

मुख्य सूचकांक और उसके नाम के नीचे विभाजकों पर, एक संदर्भ सूचकांक इंगित किया जाता है, जहां इस मुद्दे पर जानकारी भी केंद्रित होती है। विभाजक के पीछे एक संदर्भ कार्ड रखा जाता है, जिसकी सामग्री प्रश्न या प्रश्न और खोज डेटा को इंगित करती है, सूचकांक को इंगित करती है जहां ऐसी जानकारी स्थित हो सकती है।

सूचना सूची में शामिल करने की पूर्णता की डिग्री राज्य संग्रह निधि के बुक और रिकॉर्ड कार्ड द्वारा निर्धारित की जा सकती है जो कैटलॉगिंग पास कर चुके हैं। कार्ड इंडेक्स के अनुसार, फंड नंबरों के क्रम में व्यवस्थित, फंड के विषयगत विकास का बहुत तथ्य निर्धारित किया जाता है (कार्ड पर दिए गए हैं: संख्या, नाम, फंड दस्तावेजों की समय सीमा; क्रम संख्या और पंजीकरण पृष्ठ के अनुसार बहीखाता)। कैटलॉगिंग पास करने वाले फंडों के लिए लेखांकन की पुस्तक के अनुसार, निम्नलिखित स्थापित किया गया है: कैटलॉगिंग के अधीन मामलों की संख्या, विकास पद्धति (एकल, दस्तावेज़-दर-दस्तावेज़), संकलित कार्डों की संख्या, पूरा होने की डिग्री काम (कार्ड कैटलॉग में डाले गए हैं या नहीं)। फंड को सूचीबद्ध करने का प्रमाण पत्र फंड की फाइल में रखा गया है।

कैटलॉग में 300 हजार से अधिक विषयगत कार्ड हैं। कैटलॉग की पुनःपूर्ति का स्रोत लक्षित विषयगत विकास, धन के वैज्ञानिक और तकनीकी प्रसंस्करण, विषयगत पहचान और दस्तावेजों के साथ अन्य प्रकार के काम के दौरान संकलित कार्ड हैं।

2.1.2 राज्य संस्थानों के इतिहास पर सूचीमुख्य रूप से इसके सुधार के क्रम में व्यवस्थित कैटलॉग से चुने गए कार्डों के आधार पर बनाया जाता है। इसमें उन संस्थानों के इतिहास की जानकारी भी शामिल है जिनके दस्तावेज़ राज्य संग्रह में संग्रहीत हैं। जानकारी फंड की शीट से ली गई है। कैटलॉग निर्माण, परिसमापन, पुनर्गठन, संस्थानों, संगठनों और उद्यमों के नाम बदलने, संरचना और अधीनता में परिवर्तन के बारे में जानकारी को दर्शाता है।

कैटलॉग योजना ईकेडीआई पर आधारित है।

2.1.3 बी नाममात्र निर्देशिकापूर्व-क्रांतिकारी और सोवियत काल में क्रांतिकारियों, प्रमुख वैज्ञानिकों, लेखकों, संगीतकारों और कई अन्य प्रमुख हस्तियों के जीवन और कार्य के बारे में जानकारी वाले कार्ड शामिल हैं।

इसकी पुनःपूर्ति के स्रोत संस्थानों के अनुरोध पर और विषयगत पहचान के परिणामस्वरूप तैयार किए गए कार्ड हैं। इसे व्यवस्थित कैटलॉग (सोवियत काल) के विषयगत कार्डों की नकल करके भी भर दिया जाता है। यह वर्णानुक्रम में बनाया गया था।

संस्थानों के अनुरोध पर संग्रह द्वारा तैयार किए गए ऐतिहासिक संदर्भों में संस्थानों के इतिहास की जानकारी भी केंद्रित है। संस्थानों के नाम अभिलेखीय निर्देशिकाओं और सूचना दस्तावेजों की सूची में शामिल हैं। संदर्भ GARO फंड (R-137. Op. 1,5,7) में संग्रहीत हैं।

2.2 फोटोग्राफिक दस्तावेजों के लिए कैटलॉग:

2.2.1 सोवियत काल का व्यवस्थित -सोवियत काल के विषय-विषयक ईकेडीआई के अनुसार निर्मित - भौगोलिक आधार पर, अंदर - संस्थानों पर,

2.2.2 विषयगत सोवियत काल- विषयों के अनुसार

2.2.3 सोवियत काल के विषय-विषयक- विषय के अनुसार, 2.2.4.. नाममात्र- वर्णानुक्रम सिद्धांत के अनुसार निर्मित, व्यवस्थित कैटलॉग के विषयगत कार्डों की नकल करके बनाया गया।

फोटोग्राफिक दस्तावेजों के लिए कैटलॉग की एक विशेषता एक विषयगत कार्ड का रूप है - एक व्यू कार्ड, जो एक फोटोग्राफिक दस्तावेज़ से एक नियंत्रण प्रिंट है। पर विपरीत पक्षफोटो दस्तावेज़ का विवरण दिया गया है, घटनाओं, वस्तुओं, फोटो दस्तावेज़ पर दर्शाए गए व्यक्तियों, घटना की तारीख और स्थान, शूटिंग के लेखक के बारे में एक संक्षिप्त एनोटेशन के रूप में।

3. इंट्रा-फंड (इंट्रा-टाइप) निर्देशिकाएं

3.1 सूची और निधियों के दस्तावेजों का सूचकांक. अभिलेखागार में सूचना खोज में एक महत्वपूर्ण कदम आवश्यक वस्तु-सूची की खोज है। इनवेंटरी के इंडेक्स उन फंडों के लिए संकलित किए जाते हैं जिनमें मामलों के अस्पष्ट व्यवस्थितकरण के साथ कई इन्वेंट्री होती हैं। उदाहरण के लिए, लगभग 14 हजार फाइलों की राशि में एज़ोवो-चेर्नोमोर्स्की क्षेत्रीय भूमि प्रशासन के कोष के दस्तावेजों को 10 आविष्कारों के अनुसार ध्यान में रखा गया था। कालक्रम के उल्लंघन के साथ, एक संरचनात्मक इकाई से संबंधित दस्तावेजों को ध्यान में रखे बिना, सूची को क्षेत्रीय सिद्धांत के अनुसार संकलित किया जाता है, जो दस्तावेजों की खोज को जटिल बनाता है। दक्षता में सुधार के लिए, फंड की सूची का एक समेकित सूचकांक संकलित किया गया है। सूचकांक कालानुक्रमिक और संरचनात्मक सिद्धांत के अनुसार बनाया गया है। सूचकांक के वार्षिक खंडों में भूमि प्रशासन के संरचनात्मक उपखंडों के नाम होते हैं, जिन्हें वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है। इसी तरह के सूचकांक 10 या अधिक सूची से दर्ज अन्य संग्रहों के लिए संकलित किए गए हैं।

फंड की इन्वेंट्री का इंडेक्स केवल इन्वेंट्री (इन्वेंट्री सेक्शन) या इन्वेंट्री और फाइल के लिंक देता है। हालाँकि, मामले में जब मामला संख्या इंगित की जाती है, तो सूचकांक का उपयोग एक विशिष्ट सूची को संदर्भित करने से छूट नहीं देता है, लेकिन केवल खोज को संक्षिप्त करता है, जिससे आप देखने के लिए रुचि के मामलों के शीर्षकों को रेखांकित कर सकते हैं।

सूची के लिए एक सूचकांक की मदद से, आवश्यक जानकारी की खोज तेज हो जाती है, फंड के सभी आविष्कारों को जारी करने और देखने की कोई आवश्यकता नहीं है।

दस्तावेज़ों की अनुक्रमणिका महत्वपूर्ण रूप से इन्वेंट्री और कैटलॉग के पूरक हैं, एक अलग पहलू में दस्तावेज़ों की सामग्री का खुलासा करते हैं। वे बहु-सूचनात्मक, व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले फंडों के विषयगत विकास के दौरान बनाए गए हैं। उदाहरण के लिए, उत्तरी कोकेशियान क्षेत्रीय आर्थिक परिषद (1920-1929) के कोष के दस्तावेजों के लिए, जिनमें से सूची कालक्रम में बनाई गई है, और मामलों के शीर्षक पूरी तरह से सामग्री को प्रकट नहीं करते हैं, एक विषय-विषयक इंट्रा- फंड इंडेक्स को मामलों और शीट्स का जिक्र करते हुए संकलित किया गया था। इंटर-फंड इंडेक्स एक सेक्टोरल ग्रुप ऑफ फंड्स के दस्तावेजों के लिए बनाए जाते हैं। उनकी मदद से, उद्योग के दस्तावेजों के एक सेट में परिलक्षित विषय पर एक खोज की जाती है। इसलिए, सामूहिक खेतों और राज्य के खेतों के इतिहास पर अनुरोधों को निष्पादित करते समय, 1920-1937 के लिए डॉन और उत्तरी काकेशस की कृषि प्रणाली के संगठनों, संस्थानों और उद्यमों का सूचकांक, 12 निधियों के दस्तावेजों के अनुसार संकलित किया जा सकता है। उपयोग किया गया। सूचकांक में प्रणाली के संस्थानों के इतिहास और गतिविधियों पर सभी बुनियादी जानकारी होती है। खोज डेटा में निधियों की संख्या, सूची और मामले शामिल हैं। स्वास्थ्य और सार्वजनिक शिक्षा कोष के समूहों के दस्तावेजों के लिए इसी तरह के अंतर-निधि सूचकांक संकलित किए गए हैं।

3.2 मामले का विवरण

मामलों की सूची मुख्य इंट्रा-फंड अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक है। इसमें जानकारी होती है और मामला स्तर पर सूचना पुनर्प्राप्ति प्रदान करता है।

मामलों की सूची - मामलों के शीर्षकों की एक व्यवस्थित सूची जो फंड की संरचना और सामग्री को प्रकट करती है।

संग्रह में संग्रहीत सभी दस्तावेजों का वर्णन किया गया है (2730 निधियों के दस्तावेजों के लिए 4200 से अधिक सूची)। प्रत्येक फंड में इन्वेंट्री की संख्या 1 से 40 तक होती है। इन्वेंट्री की गुणवत्ता भी अलग होती है।

राज्य संग्रह सूची के प्रसंस्करण और सुधार पर व्यवस्थित कार्य कर रहा है। काम के क्रम और सामग्री को प्रकट करने की पद्धति को सही ढंग से निर्धारित करने के लिए, सभी फंड, उनके सूचनात्मक महत्व और उपयोग के आधार पर, तीन श्रेणियों में विभाजित हैं। वर्तमान में, राज्य संग्रह में श्रेणी 1 और 2 के सभी फंडों की सूची है जो सभी से मिलते हैं आधुनिक आवश्यकताएं, आवश्यक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण (प्राक्कथन, अनुक्रमणिका, अनुवाद तालिका, सामग्री की तालिका, आदि) से सुसज्जित हैं। हालांकि, अभी भी तीसरी श्रेणी के कुछ फंड ऐसे हैं, जिनमें सेवानिवृत्त मामलों पर बड़ी संख्या में नोटों के साथ जर्जर कागज पर, सूची में हस्तलिखित है। संग्रह इस असंख्य समूह के निधियों की सूची में व्यवस्थित रूप से सुधार कर रहा है।

इन्वेंट्री का संशोधन उन मामलों में किया जाता है जहां दस्तावेजों के वित्तपोषण को स्पष्ट करना आवश्यक होता है, कर्मियों द्वारा दस्तावेजों को एक स्वतंत्र इन्वेंट्री में अलग करना, जब इन्वेंट्री में बहुत सारे "बधिर" शीर्षक होते हैं जो सामग्री को प्रकट नहीं करते हैं दस्तावेज़, अतिरिक्त सूची हैं।

इन्वेंट्री को संसाधित करने की प्रक्रिया में, सभी मामलों की पूरी तरह से समीक्षा की जाती है, फंड का विषयगत विकास किया जाता है, नए शीर्षक संकलित किए जाते हैं, व्यवस्थितकरण निर्दिष्ट किया जाता है, मामलों को फिर से लिखा जाता है, केस कोड की एक अनुवाद तालिका संकलित की जाती है, जो है नई सूची के अंत में रखा गया। रूपांतरण तालिका की सहायता से, यदि आवश्यक हो, तो बहुत समय खर्च किए बिना, आप पहले इस्तेमाल किए गए मामले के पुराने सिफर को एक नए में स्थानांतरित कर सकते हैं। सबसे अधिक बार, यह सूची के विषयगत कार्डों का उपयोग करते समय किया जाना चाहिए, सूची के संशोधन से पहले और पुराने सिफर के साथ संकलित किया गया। विषयगत कार्ड के संकलन की तारीख या इन्वेंट्री के प्रसंस्करण की तारीख के साथ दस्तावेज़ के उपयोग की तुलना करके सिफर का अनुवाद करने की आवश्यकता स्थापित की जाती है।

सूची में सुधार की प्रक्रिया में, शीर्षकों को परिष्कृत और संपादित किया जाता है, एसएसए के लापता तत्वों को संकलित किया जाता है (प्राक्कथन, विषय-विषयक, भौगोलिक और अन्य अनुक्रमणिका, सामग्री की तालिका), जो सूची की सूचना सामग्री को काफी बढ़ाता है। इंडेक्स प्रकार का चुनाव फंड निर्माता की प्रकृति और गतिविधियों, दस्तावेजों की संरचना और सामग्री, और मामलों के व्यवस्थितकरण के सिद्धांतों द्वारा निर्धारित किया जाता है।

प्रसंस्करण और सुधार के दौर से गुजर रहे सभी फंड एक साथ विषयगत विकास के अधीन हैं, जिसका अर्थ है कि फंड निर्माता की गतिविधियों के बारे में जानकारी की खोज भी कैटलॉग के माध्यम से की जानी चाहिए। निधि के विषयगत विकास का तथ्य सूची की प्रस्तावना के दूसरे भाग में परिलक्षित होता है।

केंद्रीय राज्य अभिलेखागार में पहचाने गए डॉन के इतिहास पर दस्तावेजों की माइक्रोफोटोकॉपी से, संग्रह (केएमएफ) बनाए गए थे, जिन्हें विशेष आविष्कारों के अनुसार ध्यान में रखा गया था।

फोटोग्राफिक दस्तावेजों के लिए इंट्रास्पेसिफिक अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक फोटोग्राफिक दस्तावेजों की सूची और सूची के लिए लेखांकन पुस्तकें हैं। सूची दस्तावेज़ की सामग्री को प्रकट करती है, घटना की तारीख और स्थान को इंगित करती है, जहां और जब दस्तावेज़ आया, सर्वेक्षण के लेखक। फोटो एलबम में शामिल सकारात्मक सामग्री की सामग्री आंतरिक विवरण की सहायता से प्रकट होती है। फिल्म और फोटो दस्तावेजों के साथ राज्य अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों के प्रकाशन के बाद से 80 के दशक की शुरुआत के बाद से सूची के अनुसार राज्य संग्रह द्वारा फोटोग्राफिक दस्तावेज प्राप्त हुए हैं।

4. सूचना दस्तावेज

सूचना दस्तावेज एनएसए प्रणाली का एक अभिन्न अंग हैं: समीक्षाएं (विषयगत और स्टॉक), अनुक्रमणिका, सूचियां, संदर्भ, सूचियां, रिपोर्ट, व्याख्यान, संग्रह दस्तावेजों का उपयोग करके लिखे गए लेख, ऐतिहासिक संदर्भ, दस्तावेजों का संग्रह, आदि। सूचना दस्तावेज, जैसे संदर्भ किताबें, इंटर-फंड और इंट्रा-फंड में विभाजित।

4.1. समीक्षाएं

समीक्षाएं सामग्री या फंड के स्वामित्व की एकता से जुड़े अभिलेखीय दस्तावेजों के अलग-अलग परिसरों की संरचना और सामग्री पर संदर्भ पुस्तकें हैं, जो एक विशिष्ट विषय पर दस्तावेजों की संरचना और सामग्री का खुलासा करने के उद्देश्य पर निर्भर करती हैं, भले ही एक की सामग्री हो या कई फंडों में इस विषय को दर्शाने वाली जानकारी होती है। उदाहरण के लिए, समीक्षा " कृषि 19वीं सदी में डॉन। 30 से अधिक निधियों के दस्तावेजों के अनुसार संकलित; समीक्षा "पूर्व-क्रांतिकारी तगानरोग के इतिहास पर" - 8 निधियों के दस्तावेजों के अनुसार।

राज्य संग्रह में सोवियत और पूर्व-सोवियत काल के दस्तावेजों की 60 से अधिक विषयगत और स्टॉक समीक्षाएं हैं। समीक्षाओं के लेखक राज्य अभिलेखागार और शाखाओं के शोधकर्ता, विश्वविद्यालयों के वैज्ञानिक और विश्वविद्यालय के इतिहास संकाय के छात्र हैं। समीक्षाओं में दस्तावेज़ों की विशेषताएं सटीक खोज डेटा वाले लिंक के साथ हैं, जो अन्य प्रकार के एनएसए (इन्वेंट्री) का सहारा लिए बिना वर्णित दस्तावेज़ों को खोजना संभव बनाता है।

समीक्षाओं का मुख्य भाग GARO फंड (R-137) में है, कुछ स्टॉक समीक्षाएं फंड की फाइलों में शामिल हैं। ऐतिहासिक और वंशावली पंचांग "डोंस्कॉय आर्काइव" के पांच मुद्दों में "सामाजिक विज्ञान के अभिलेखागार" संग्रह के दो मुद्दों में 14 समीक्षाएं प्रकाशित हुईं। कुछ समीक्षाएँ पत्रिकाओं में प्रकाशित हुईं: ऐतिहासिक संग्रह (AN USSR), Zh। "डॉन", स्थानीय विद्या नोट्स आदि में।

समीक्षा इतिहासकारों, स्थानीय इतिहासकारों, प्रचारकों, विश्वविद्यालयों के ऐतिहासिक विभागों के छात्रों, अभिलेखीय संस्थानों के शोध कार्यकर्ताओं द्वारा व्यापक उपयोग के लिए है।

4.2. दस्तावेजों की सूची

दस्तावेजों की विषयगत सूची संस्थानों के अनुरोध पर और संग्रह की पहल पर दोनों संकलित की जाती है। सूचियों को एक या कई फंडों के दस्तावेजों के अनुसार संकलित किया जाता है। एक या अधिक संग्रह के दस्तावेजों के लिए संकलित सूचियों में, दस्तावेजों के शीर्षकों को उनके संग्रह की परवाह किए बिना व्यवस्थित किया जाता है: कालानुक्रमिक रूप से, प्रश्न-विषय या नाममात्र विशेषताओं द्वारा, दस्तावेजों के महत्व से, आदि।

4.3. ऐतिहासिक जानकारी

ऐतिहासिक संदर्भ इतिहास की जानकारी हैं इलाका, संगठन या घटनाएँ, जिसमें संगठन के इतिहास पर एक प्रमाण पत्र के मामले में गठन की तारीखें और परिसमापन की तारीखें शामिल हैं, घटनाओं की तारीखें, विकास और गतिविधियों के बारे में जानकारी, प्रसिद्ध घटनाओं में भागीदारी। ऐतिहासिक संदर्भों को अभिलेखीय दस्तावेजों के आधार पर संकलित किया जाता है, जिसमें संदर्भ पाठ में संदर्भ दिए जाते हैं, संदर्भ संगठनों और नागरिकों के अनुरोध पर और राज्य संग्रह की पहल पर संकलित किए जाते हैं।

4.4. संदर्भ, लेख, सूचियाँ, व्याख्यान, संचार

5. दस्तावेजों और अन्य मुद्रित प्रकाशनों का संग्रह

6. संदर्भ और सूचना कोष (सीआईएफ) गारो

सीआईएफ गारो वाचनालय में उपयोगकर्ताओं के लिए स्टोर और जारी करता है:

• वी.आई. के एकत्रित कार्य लेनिन, के। मार्क्स, एफ। एंगेल्स, सीपीएसयू के नेताओं के चयनित कार्य; CPSU के कांग्रेस और सम्मेलनों के टेप, CPSU और सोवियत संघ के कांग्रेस, आदि;
• कानूनों का पूरा संग्रह रूस का साम्राज्य;
• यूएसएसआर, आरएसएफएसआर की सरकार के कानूनों, फरमानों, प्रस्तावों और आदेशों का संग्रह; यूएसएसआर, आरएसएफएसआर के सर्वोच्च सोवियत के वेदोमोस्ती; रूस और सोवियत राज्य के इतिहास पर प्रकाशन;
• वैज्ञानिक और ऐतिहासिक पत्रिकाएँ;
• विश्वकोश शब्दकोश;
• यूएसएसआर, आरएसएफएसआर, रूस के दक्षिण-पूर्व, उत्तरी कोकेशियान और आज़ोव-काला सागर क्षेत्रों, रोस्तोव क्षेत्र के प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन पर संदर्भ पुस्तकें;
• यूएसएसआर, संघ और स्वायत्त गणराज्यों, राज्य अभिलेखागार, क्षेत्रों और क्षेत्रों के केंद्रीय राज्य अभिलेखागार के फंड पर गाइडबुक और संदर्भ पुस्तकें;

2004 के बाद से, शाख्ती शहर में गारो शाखा को एक कानूनी इकाई के रूप में शाखा शहर में अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए केंद्र में बदल दिया गया है।