आपूर्तिकर्ताओं से चालान कैसे स्टोर करें। इलेक्ट्रॉनिक रूप सहित प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें। दस्तावेज नष्ट, लेकिन मांग आई

कोई भी लेखाकार जानता है कि सभी प्राथमिक दस्तावेजों को एक निश्चित अवधि के लिए रखने की आवश्यकता होती है। बड़ी कंपनियों में, लेखांकन दस्तावेजों के साथ फ़ोल्डरों को संग्रहीत करने के लिए विशेष संग्रह होते हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के आगमन के साथ, दस्तावेज़ों का एक निश्चित भाग मुद्रित नहीं किया जा सकता है, लेकिन इसमें संग्रहीत किया जा सकता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में. प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को संग्रहीत करने की चुनी हुई विधि के बावजूद, आपको इसके अनुसार काम करने की आवश्यकता है वैधानिकशर्तें। हम उनके बारे में नीचे बताएंगे।

सामान्य जानकारीप्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों पर 06.12.2011 नंबर 402-FZ के संघीय कानून में निहित है। विधायी अधिनियम के इस भाग में कहा गया है कि प्राथमिक रिकॉर्ड कम से कम पांच साल तक रखा जाना चाहिए। यह शब्द अधिक हो सकता है - और किसी विशेष दस्तावेज़ का शेल्फ जीवन वास्तव में क्या है, रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश बताएगा। इस दस्तावेज़ में प्राथमिक लेखा दस्तावेजों, कर रजिस्टरों के भंडारण की शर्तों के साथ एक तालिका है, कार्मिक दस्तावेजऔर अन्य दस्तावेज। तालिका में दस्तावेजों के प्रकार के आधार पर 1,003 पद हैं।

2017 में लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि नहीं बदली है।

दस्तावेजों की अवधारण अवधि के साथ प्राथमिक दस्तावेजों की अवधारण अवधि को भ्रमित न करें कर लेखांकन. उदाहरण के लिए, एक चालान एक कर दस्तावेज है, और इसे केवल चार वर्षों के लिए संग्रहीत किया जा सकता है (रूसी संघ के कर संहिता के खंड 8 खंड 1)।

ध्यान रखें कि लेखा विभाग में प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि को दस्तावेज तैयार करने की तारीख से नहीं, बल्कि नए रिपोर्टिंग वर्ष की शुरुआत से गिना जाता है ( रूसी संघ के वित्त मंत्रालय से पत्र).

उदाहरण के लिए, चालान 08/24/2017 को तैयार किया गया था। न्यूनतम प्रतिधारण अवधि पांच वर्ष है। इसका मतलब है कि इस तरह के चालान को 01/01/2023 से पहले नष्ट नहीं किया जा सकता है।

कुछ दस्तावेजों की अवधारण अवधि सत्यापन के तथ्य पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, अग्रिम रिपोर्ट पांच साल के लिए रखी जानी चाहिए। यदि इस अवधि के दौरान कर अधिकारियों ने उनकी जाँच नहीं की, तो अवधि बढ़ जाती है (रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त, 2010 संख्या 558)।

अधिकतम भंडारण अवधि कर्मियों के दस्तावेजों (आदेश, कर्मचारियों के लिए कार्ड), विभिन्न वेतन दस्तावेजों के लिए निर्धारित है। इन अभिलेखों को कम से कम 75 वर्षों तक रखा जाना चाहिए।

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इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें

कानून कहता है कि प्राथमिक संगठन को कागज के रूप में और इलेक्ट्रॉनिक रूप में जारी किया जा सकता है (6 दिसंबर, 2011 के संघीय कानून के भाग 5 नंबर 402-एफजेड)। यदि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कानून के अनुपालन में निष्पादित किया जाता है, तो पेपर संस्करण के लिए समान प्रतिधारण अवधि लागू होती है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए कोई एकल कार्यक्रम नहीं है। इस प्रकार, भुगतान आदेश में संग्रहीत किया जा सकता है बैंकिंग सिस्टमबैंक ग्राहक। प्राथमिक दस्तावेज, जैसे चालान, यूपीडी, अधिनियम, को एक लेखा कार्यक्रम या सेवा में संग्रहीत किया जा सकता है जिसके माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन. इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का भंडारण एक विशेष इलेक्ट्रॉनिक संग्रह या क्लाउड में संभव है। आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को अलग-अलग तरीकों से स्टोर कर सकते हैं, मुख्य लेखाकार का कार्य वर्षों बाद भी उनकी सुरक्षा और पठनीयता सुनिश्चित करना है।

तो, चलिए संक्षेप करते हैं। इस सवाल पर कि कानून द्वारा स्थापित प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के भंडारण की न्यूनतम अवधि क्या है, हम सुरक्षित रूप से उत्तर दे सकते हैं - पांच साल। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए अवधारण अवधि की गणना कागजी दस्तावेजों के लिए अवधारण अवधि से की जा सकती है। ये तारीखें मिलती हैं। दस्तावेजों के भंडारण की चुनी हुई विधि लेखा नीति में परिलक्षित होनी चाहिए।

लेखांकन और कर लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें कानून में निर्धारित हैं। इन समय सीमा के बाद, दस्तावेज़ आमतौर पर नष्ट कर दिए जाते हैं। लेकिन क्या ऐसी हरकतें हमेशा जायज होती हैं? किन मामलों में दस्तावेज़ों को सामान्य समय-सीमा से परे संग्रहीत करना आवश्यक हो सकता है? क्या दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किए जा सकते हैं? हम लेख में इन सवालों के जवाब देंगे।

किसी भी कंपनी की गतिविधि में दस्तावेज़ प्रबंधन एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। वित्तीय और कर जोखिम, प्रतिपक्षकारों के साथ निपटान की समयबद्धता और नियामक अधिकारियों की आवश्यकताओं का अनुपालन काफी हद तक इसके प्रभावी संगठन पर निर्भर करता है। संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह के महत्वपूर्ण घटकों में से एक दस्तावेज़ों की सुरक्षा सुनिश्चित करना है।

कार्यान्वयन के दौरान बनाए गए दस्तावेजों को रखने की बाध्यता आर्थिक गतिविधिकंपनी, कानून द्वारा स्थापित भंडारण की अवधि के दौरान, कला के प्रावधानों का पालन करती है। 22 अक्टूबर 2004 के संघीय कानून के 17 नंबर 125-FZ "ऑन" संग्रहमें रूसी संघ(इसके बाद - कानून संख्या 125-एफजेड)।

भंडारण अवधि की समाप्ति पर, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज नष्ट हो सकते हैं। मुख्य बात यह है कि गलती न करें और उन दस्तावेजों को नष्ट न करें जिनकी कर अधिकारियों को कानूनी रूप से आवश्यकता हो सकती है। अन्यथा, जुर्माना और अतिरिक्त शुल्क से बचा नहीं जा सकता...

प्राइमरी को कब तक स्टोर करना है?...

संगठन द्वारा किए गए सभी व्यावसायिक लेनदेन को सहायक दस्तावेजों द्वारा प्रलेखित किया जाना चाहिए। ये दस्तावेज प्राथमिक लेखा दस्तावेज के रूप में काम करते हैं जिसके आधार पर लेखांकन बनाए रखा जाता है। प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की ऐसी परिभाषा कला में दी गई है। कानून संख्या 129-FZ के 9। और पैराग्राफ 2.2 में। 29 जुलाई, 1983 नंबर 105 पर यूएसएसआर वित्त मंत्रालय द्वारा अनुमोदित लेखांकन में दस्तावेजों और वर्कफ़्लो पर विनियम (दस्तावेज़ अभी भी भाग में उपयोग किया जाता है, नहीं कानून के विपरीत 129-एफजेड), ऐसा कहा जाता है कि प्राथमिक दस्तावेज एक व्यापार लेनदेन के तथ्य को रिकॉर्ड करते हैं। उनमें विश्वसनीय डेटा होना चाहिए और समयबद्ध तरीके से बनाया जाना चाहिए, आमतौर पर लेन-देन के समय।

टैक्स कोड में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की अवधारणा शामिल नहीं है, लेकिन, वास्तव में, इसका उपयोग उसी अर्थ में करता है जैसे कि लेखांकन पर कानून (यह रूसी संघ के टैक्स कोड के खंड 1, अनुच्छेद 11 के मानदंडों द्वारा अनुमत है) ) कला के अनुसार। रूसी संघ के टैक्स कोड के 313, आयकर की गणना के प्रयोजनों के लिए कर लेखांकन, टैक्स कोड द्वारा प्रदान की गई प्रक्रिया के अनुसार समूहीकृत प्राथमिक दस्तावेजों के डेटा के आधार पर कर आधार निर्धारित करने के लिए जानकारी को सारांशित करने के लिए एक प्रणाली है। रूसी संघ। कर लेखांकन के प्रयोजनों के लिए व्यय की पुष्टि रूसी संघ के कानून (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 1, अनुच्छेद 252) के अनुसार तैयार किए गए दस्तावेजों द्वारा की जानी चाहिए।

इस प्रकार, लेखांकन और कर लेखांकन प्राथमिक रूप से प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों पर आधारित होते हैं। लेकिन लेखांकन और कराधान के प्रयोजनों के लिए प्राथमिक के भंडारण की शर्तें अलग हैं।

प्राथमिक लेखा प्रलेखन के भंडारण की सामान्य शर्तें लेखांकन और कर कानून दोनों में निहित हैं। तो, कला के प्रावधान। कानून संख्या 129-एफजेड का 17 प्राथमिक स्टोर करने के लिए एक संगठन के दायित्व को स्थापित करता है लेखांकन दस्तावेजों, रजिस्टर लेखांकनऔर संग्रह पर कानून द्वारा स्थापित शर्तों के भीतर लेखांकन, लेकिन कम से कम पांच साल। उसी समय, भंडारण अवधि उस वर्ष से शुरू होती है जिस वर्ष दस्तावेज़ तैयार किया गया था (खंड 2, कानून संख्या 129-एफजेड का अनुच्छेद 17, सूची का खंड 1.4)।

सूची का अनुच्छेद 362 यह भी स्थापित करता है कि प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज और उनके साथ संलग्नक, जिसके आधार पर लेखांकन रिकॉर्ड बनाए जाते हैं (नकद दस्तावेज और किताबें, बैंक दस्तावेज, वारंट, स्वीकृति के कार्य, संपत्ति की डिलीवरी और राइट-ऑफ, रसीदें , चालान, अग्रिम रिपोर्ट, आदि) पांच वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं।

टैक्स कोड चार साल के लिए लेखांकन और कर लेखांकन डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए दायित्व स्थापित करता है। यह आवश्यकता करदाताओं और कर एजेंटों (उपखंड 8, खंड 1, अनुच्छेद 23 और उपखंड 5, खंड 3, रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 24) पर समान रूप से लागू होती है।

…और कितने चालान?

चालान चार साल के लिए रखा जाना चाहिए (सूची का अनुच्छेद 368)। याद रखें कि कानून संख्या 129-एफजेड के प्रयोजनों के लिए चालान प्राथमिक लेखा दस्तावेज में शामिल नहीं हैं (उदाहरण के लिए, रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 12 जुलाई, 2005 संख्या 03-04-11 / 154) . यह वैट कटौती (रूसी संघ के कर संहिता के खंड 1, अनुच्छेद 172) प्राप्त करने के लिए आवश्यक दस्तावेज है और, तदनुसार, विशेष रूप से कर लेखांकन के क्षेत्र से संबंधित है। 18 अक्टूबर 2005 नंबर 4047/05 के रूसी संघ के सुप्रीम आर्बिट्रेशन कोर्ट के फैसले में, सर्वोच्च मध्यस्थों ने यह भी नोट किया कि चालान मौजूदा प्राथमिक दस्तावेजों के आधार पर संकलित किए गए हैं और आर्थिक गतिविधि के विशिष्ट तथ्यों को प्रतिबिंबित करना चाहिए, जिनकी पुष्टि की गई है ऐसे दस्तावेज।

इस प्रकार, कला का प्रावधान। कानून संख्या 129-एफजेड का 17, जिसके अनुसार प्राथमिक दस्तावेज कम से कम पांच साल तक संग्रहीत किए जाते हैं, चालान पर लागू नहीं होते हैं। इसकी पुष्टि इस तथ्य से होती है कि इनवॉइस को सूची में अलग से नाम दिया गया है।

यह पता चला है कि अन्य लेनदेन दस्तावेजों से पहले चालान को नष्ट किया जा सकता है। आइए देखें कि यह व्यवहार में कैसा दिख सकता है।

उदाहरण

सितंबर 2012 में कंपनी ने आगे की बिक्री के लिए इन्वेंट्री आइटम का अधिग्रहण किया। इस लेनदेन के लिए, विक्रेता ने एक कंसाइनमेंट नोट जारी किया और दिनांक 18.09.2012 को एक चालान जारी किया। भुगतान एक बैंक के माध्यम से किया गया। दस्तावेजों के लिए प्रतिधारण अवधि निर्धारित करें।

फ़ॉर्म नंबर टीओआरजी -12 में एक भुगतान आदेश और एक कंसाइनमेंट नोट को प्राथमिक दस्तावेजों के रूप में मान्यता प्राप्त है और इसे कम से कम पांच वर्षों के लिए कानून संख्या 129-एफजेड की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए रखा जाना चाहिए। यह अवधि, जैसा कि हमें याद है, उस वर्ष से चलना शुरू होती है जिस वर्ष दस्तावेज़ तैयार किया गया था। यही है, 2018 से पहले इस ऑपरेशन के लिए प्राथमिक को नष्ट करना संभव है। आखिरकार, संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के खंड 2.4.5 के अनुसार (संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित) 6 फरवरी, 2002), दस्तावेजों को उन मामलों के विनाश के लिए आवंटन पर अधिनियम में शामिल किया गया है जो भंडारण के अधीन नहीं हैं, केवल अगर उनके लिए प्रदान की गई भंडारण अवधि उस वर्ष के 1 जनवरी तक समाप्त हो गई है जिसमें ऐसा अधिनियम तैयार किया गया है यूपी। हमारे मामले में, प्राथमिक संग्रहण अवधि 1 जनवरी, 2018 तक समाप्त हो जाएगी।

इनवॉइस संग्रहण अवधि उस अवधि के बाद की अवधि से शुरू होती है जिसमें दस्तावेज़ का उपयोग किया गया था, अर्थात 1 अक्टूबर 2012 से।

कृपया ध्यान दें: यदि चालान के लिए भंडारण अवधि की समाप्ति से पहले, निरीक्षणालय ने उस अवधि के लिए वैट की जांच शुरू कर दी है, जिसमें इन चालानों पर कर कटौती योग्य घोषित किया गया है, तो उन्हें चेक के पूरा होने और सभी के निपटान तक रखा जाना चाहिए। विवादास्पद मुद्देउसके द्वारा।

ध्यान दें कि चालान के पंजीकरण के लिए दस्तावेज, कागज पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किए गए, संगठन अंतिम प्रविष्टि की तारीख से कम से कम चार साल तक स्टोर करने के लिए बाध्य है (परिशिष्ट 4 के खंड II के अनुच्छेद 24, खंड के अनुच्छेद 22 परिशिष्ट 5 का II और पृष्ठ 13, खंड II, परिशिष्ट 3 से 26 दिसंबर, 2011 संख्या 1137 के रूसी संघ की सरकार की डिक्री)।

का विश्लेषण न्यायिक अभ्यास, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि इनवॉइस के विनाश से नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं, भले ही करदाता, ऐसा प्रतीत होता है, रूसी संघ के टैक्स कोड द्वारा स्थापित भंडारण अवधि का अनुपालन करता है। और अगर ऐसी शर्तों की समाप्ति से पहले दस्तावेज़ नष्ट हो जाते हैं, तो मध्यस्थ निश्चित रूप से निरीक्षण का पक्ष लेंगे।

इस प्रकार, पूर्वी साइबेरियाई जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा ने अपने निर्णय दिनांक 04.07.2012 में मामले संख्या A33-5433 / 2011 में, कर अधिकारियों का समर्थन किया जिन्होंने चालान की कमी के कारण उद्यमी से वैट काटने से इनकार कर दिया। 2009 में 2006-2008 की अवधि के लिए एक ऑन-साइट निरीक्षण नियुक्त किया गया था। उसी समय, 2006 में, उद्यमी ने 2005 में वापस प्राप्त चालानों पर वैट कटौती योग्य घोषित किया। निरीक्षणालय ने अतिरिक्त रूप से वैट लगाया, यह देखते हुए कि कर केवल 2005 की इसी अवधि में कटौती योग्य हो सकता है। क्षेत्रीय प्रशासनरूस की संघीय कर सेवा ने निरीक्षकों को सही किया, यह दर्शाता है कि कटौती का दावा बाद की अवधि में भी किया जा सकता है, लेकिन विवादित दस्तावेजों की कमी के कारण, अतिरिक्त शुल्क लागू रह गए थे। अदालतों ने राजकोषीय के साथ पक्षपात किया। उन्होंने व्यवसायी के इस तर्क को खारिज कर दिया कि दस्तावेज जमा करने के लिए निरीक्षणालय की आवश्यकता स्थापित के बाहर की गई थी टैक्स कोडप्राथमिक दस्तावेजों और चालानों का शेल्फ जीवन। आखिर अदालतें निचले अधिकारीपाया गया कि ऑन-साइट निरीक्षण की शुरुआत के समय, दस्तावेजों को संग्रहीत करने की अवधि समाप्त नहीं हुई थी। हालांकि, उप के उल्लंघन में, उद्यमी। 8 पी। 1 कला। रूसी संघ के टैक्स कोड के 23 ने दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित नहीं की और कटौती के अधिकार की पुष्टि करने के लिए उन्हें बहाल करने के उपाय नहीं किए, इस तथ्य के बावजूद कि वह ऑडिट करने के निर्णय से परिचित था, जिसमें संबंध भी शामिल है वैट को। लापरवाही से व्यापारी को लगभग 1.3 मिलियन रूबल की लागत आई। कर और दंड।

ध्यान दें कि में ये मामलाव्यवसायी को दस्तावेजों के भंडारण के लिए 2006 को शुरुआती बिंदु के रूप में लेना चाहिए था, क्योंकि 2006 की अवधि में उसने वैट की गणना के प्रयोजनों के लिए 2005 में प्राप्त चालानों का उपयोग किया था। वैसे, उद्यमी तीन खोने से संतुष्ट नहीं था न्यायालयोंऔर रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय में मामले की समीक्षा के लिए एक आवेदन दायर किया। प्रसंस्करण के लिए आवेदन स्वीकार कर लिया गया है (30 अगस्त 2012 को रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय का निर्धारण संख्या 11843/11), और भले ही विवाद रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय के प्रेसिडियम तक नहीं पहुंचता है, इस मुद्दे पर सर्वोच्च मध्यस्थों की राय जानना दिलचस्प होगा।

उत्तरी काकेशस जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा, संकल्प संख्या A53-19232/2010 दिनांक 30 जनवरी, 2012 में, कर अधिकारियों की वैधता से सहमत है कि वैट को पुनर्प्राप्त करने और पुनर्निर्माण की लागत से बजट को भुगतान करने के लिए निर्धारित किया जाए। किसी अन्य संगठन की अधिकृत पूंजी में योगदान के रूप में स्थानांतरित एक इमारत। निचली अदालतेंपाया गया कि 2008 में अचल संपत्तियों के हस्तांतरण के समय, कंपनी के पास प्रासंगिक प्राथमिक लेखा दस्तावेज और कर लेखांकन दस्तावेज थे। हालांकि, 2010 में ऑन-साइट ऑडिट के समय, करदाता ने 2003 में किए गए पुनर्निर्माण की लागत की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों को पहले ही नष्ट कर दिया था। मध्यस्थों ने बताया कि स्थापित उप। 8 पी। 1 कला। रूसी संघ के टैक्स कोड के 23, इस ऑपरेशन के लिए दस्तावेजों के संरक्षण की अवधि, विवादित इमारतों के पुनर्निर्माण को दर्शाने वाले प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि सहित, संपत्ति के हस्तांतरण की अवधि से गणना की जानी चाहिए - 27 अगस्त , 2008। इसलिए, कंपनी 2012 से पहले कर लेखांकन दस्तावेजों को नष्ट नहीं कर सकती थी।

विशेष प्रतिधारण अवधि

व्यवहार में, संगठनों को अक्सर प्राथमिक संगठन को कानून द्वारा स्थापित सामान्य शर्तों से परे बनाए रखने की आवश्यकता होती है। कुछ मामलों में यह सीधे कहा जाता है कानूनी नियमोंऔर कभी-कभी कानून प्रवर्तन अभ्यास से उपजा है।

इस प्रकार, एक संगठन, कर उद्देश्यों के लिए प्रशिक्षण कर्मचारियों की लागत के लिए लेखांकन के प्रयोजनों के लिए, प्रासंगिक प्रशिक्षण समझौते की पूरी अवधि के लिए सहायक दस्तावेज रखने के लिए बाध्य है। और प्रशिक्षण की समाप्ति के बाद - उस कर्मचारी के काम के एक वर्ष के दौरान भी, जिसका प्रशिक्षण, पेशेवर प्रशिक्षण या पुनर्प्रशिक्षण कंपनी द्वारा संगठन के साथ संपन्न समझौते के अनुसार भुगतान किया गया था रोजगार समझोतालेकिन चार साल से कम नहीं। यह कला के पैरा 3 में कहा गया है। रूसी संघ के टैक्स कोड के 264।

रूसी संघ के टैक्स कोड के अध्याय 25 द्वारा स्थापित दस्तावेजों के भंडारण के लिए विशेष अवधियों के अस्तित्व को रूस के वित्त मंत्रालय द्वारा दिनांक 04/26/2011 नंबर 03-03-06 / 1/270 के एक पत्र में भी इंगित किया गया था। .

फाइनेंसरों के अनुसार, मूल्यह्रास शुल्क के रूप में खर्चों के कार्यान्वयन की पुष्टि करने वाले प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण के लिए, सामान्य कार्यकाल(चार वर्ष), जिसकी गणना विशेष तरीके से की जाती है। कला की आवश्यकताओं के अधीन। रूसी संघ के टैक्स कोड के 252, मूल्यह्रास के पूरा होने के क्षण से मूल्यह्रास योग्य संपत्ति की प्रारंभिक लागत के गठन को दर्शाते हुए प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि की गणना की जानी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक कंप्यूटर प्राप्त करते समय, जो अचल संपत्तियों के वर्गीकरण को ध्यान में रखते हुए, दूसरे मूल्यह्रास समूह (दो से तीन साल से अधिक के उपयोगी जीवन के साथ संपत्ति) में शामिल है, भंडारण की अवधि एक संपत्ति प्राप्त करने की लागत की पुष्टि करने वाले दस्तावेज (यदि कंप्यूटर को इस तरह से मान्यता प्राप्त है) सात साल तक हो सकता है। सूची की आवश्यकताओं के आधार पर, अचल संपत्तियों के मूल्यह्रास के निर्धारण पर दस्तावेजों के भंडारण की अवधि दस वर्ष से कम नहीं हो सकती है।

नुकसान को आगे ले जाने पर, संगठन पूरी अवधि के लिए हुए नुकसान की राशि की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों को रखने के लिए बाध्य है, जब वर्तमान कर अवधि का आधार नुकसान की राशि से कम हो जाता है (खंड 4, कर संहिता के अनुच्छेद 283) रूसी संघ)। वहीं, अधिकारियों के अनुसार हुए नुकसान की राशि की पुष्टि करते हुए प्राथमिक स्रोत को बनाए रखना भी आवश्यक है। इस दृष्टिकोण का पालन कुछ जिला अदालतों द्वारा भी किया जाता है (वोल्गा जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के संकल्प देखें, दिनांक 25 जनवरी, 2012 संख्या ए12-5807/2011 और दिनांक 12 अप्रैल, 2011 नंबर ए55-18273/2010, केंद्रीय जिला दिनांक 12 दिसंबर, 2011 नंबर A68-2312 / 09, आदि।)।

उसी समय, करदाताओं के पक्ष में अदालत के फैसले होते हैं, जहां मध्यस्थ संकेत देते हैं कि प्राथमिक रखने की आवश्यकता नहीं है, खासकर उस मामले में जब पिछले द्वारा नुकसान के अस्तित्व की पुष्टि की गई थी साइट पर निरीक्षण(उदाहरण के लिए, उरल्स जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का निर्णय दिनांक 06/01/2011 नंबर 09-2789 / 11-С3 देखें)। हाल ही में, उच्चतम मध्यस्थों ने इस विवाद को समाप्त कर दिया (रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय के प्रेसिडियम का डिक्री दिनांक 24 जुलाई, 2012 संख्या 3546/12)। न्यायाधीशों ने फैसला किया कि कर आधार को कम करने की पूरी अवधि के दौरान प्राथमिक दस्तावेजों को रखना आवश्यक है, जिसमें कंपनी के पूर्ववर्ती द्वारा नुकसान की स्थिति शामिल है। नुकसान का हस्तांतरण दस साल तक की अवधि के लिए किया जाता है (रूसी संघ के कर संहिता के खंड 2, अनुच्छेद 283)। तो, गहराई को देखते हुए टैक्स ऑडिटऔर आयकर का भुगतान करने की समय सीमा, इस मामले में हुए नुकसान की राशि की पुष्टि करने वाले प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि, 14 वर्ष तक हो सकती है।

अधिक ज्यादा समय तक सुरक्षित रखे जाने वालाजब अतिदेय प्राप्य राशियों को गैर-परिचालन व्यय में शामिल किया जाता है तो प्राथमिक देखभाल भी प्रदान की जानी चाहिए। तो, एफएएस मध्यस्थ उत्तर पश्चिमी जिलाडिक्री संख्या 56-26135/02 दिनांक 11.04.2003 में कहा गया है कि प्राप्तियों की घटना के लिए राशि और आधार की पुष्टि करने वाले प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों का उपयोग उन्हें लिखने के लिए ऑपरेशन करते समय भी किया जाता है। यह पता चला है कि इन दस्तावेजों के भंडारण की अवधि की गणना उस समय से की जानी चाहिए जब प्राप्य खातों को लिखा जाता है। इस स्थिति की पुष्टि पूर्वी साइबेरियाई जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के 12 सितंबर, 2007 नंबर A33-12062 / 2006 के निर्णय में भी की गई है (31 जनवरी, 2008 संख्या 16192 / रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय का निर्धारण) 07 ने मामले की समीक्षा करने से इनकार कर दिया)।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्राथमिक दस्तावेजों का भंडारण

अधिकारियों के पास लंबे समय से प्राथमिक लेखा दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करने के खिलाफ कुछ भी नहीं था (उदाहरण के लिए, रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 24 जुलाई, 2008 संख्या 03-02-07 / 1-314)। वास्तव में, यह 10 जनवरी 2002 के संघीय कानून नंबर 1-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" को अपनाने के बाद से संभव हो गया है। कला के प्रावधान। रूसी संघ के टैक्स कोड के 314 इलेक्ट्रॉनिक रूप में कर लेखांकन रजिस्टरों को बनाए रखने की संभावना प्रदान करते हैं। कला के पैरा 2 के मानदंडों के अनुसार। रूसी संघ के टैक्स कोड के 93 (27 जुलाई, 2010 नंबर 229-FZ के संघीय कानून द्वारा संशोधित), स्थापित प्रारूपों के अनुसार तैयार किए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को टीएमएस निरीक्षण में प्रस्तुत किया जा सकता है। लेखांकन में, मशीन स्टोरेज मीडिया पर प्राथमिक और सारांश लेखांकन दस्तावेज तैयार करने की भी अनुमति है, इस प्रावधान के साथ कि इस मामले में संगठन अपने स्वयं के खर्च पर ऐसे दस्तावेजों की प्रतियां प्रस्तुत करने के लिए बाध्य है पेपर मीडियाव्यापार लेनदेन में अन्य प्रतिभागियों के लिए और सरकारी एजेंसियों के अनुरोध पर (कानून संख्या 129-FZ के खंड 7, अनुच्छेद 9)।

संगठन द्वारा तैयार किए गए प्राथमिक दस्तावेजों, लेखांकन और कर लेखांकन दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करना संभव है। मुख्य शर्त यह है कि प्राथमिक दस्तावेजों और चालानों को उचित तरीके से प्रमाणित किया जाना चाहिए, यानी एक योग्य द्वारा हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर(इलेक्ट्रोनिक अंगुली का हस्ताक्षर) ऐसे दस्तावेज उन मामलों में कर उद्देश्यों के लिए खर्चों की पुष्टि कर सकते हैं जहां कानून स्थापित नहीं करता है या कागज पर एक दस्तावेज तैयार करने की आवश्यकता नहीं है (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 15 सितंबर, 2011 संख्या 03-02-08 / 96 ) इसके अलावा, फाइनेंसरों का मानना ​​​​है कि स्थापित प्रारूपों के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किए गए दस्तावेजों को कागज पर संग्रहीत करने की आवश्यकता नहीं है (पत्र दिनांक 08.22.2012 संख्या 03-02-07 / 1-202)।

स्मरण करो कि वर्तमान में, कुछ प्राथमिक दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपों को मंजूरी दी गई है - एक खेप नोट (टीओआरजी -12) और कार्यों (सेवाओं) की स्वीकृति और वितरण का एक अधिनियम (21 मार्च, 2012 को रूस की संघीय कर सेवा का आदेश नहीं) -7-6/172)। इलेक्ट्रॉनिक रूप में, आप कर अधिकारियों को चालान जमा कर सकते हैं और प्रतिपक्षों को चालान जारी कर सकते हैं (एक इलेक्ट्रॉनिक चालान का प्रारूप रूस की संघीय कर सेवा दिनांक 05.03.2012 के आदेश संख्या ММВ-7-6/138 द्वारा अनुमोदित किया गया था)। हालांकि, कई अन्य दस्तावेज जो कंपनियों के आर्थिक जीवन में मांग में हैं, अब तक "पर्दे के पीछे रहे" हैं, और यदि उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप में संकलित किया जाता है, तो उन्हें कर अधिकारियों को प्रस्तुत करना होगा। कागज संस्करणएक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर करने के निशान के साथ (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 11 जनवरी, 2012 संख्या 03-02-07 / 1-1)। प्रतिपक्षों के साथ काम करते समय कागजी दस्तावेजों का भी उपयोग करना होगा जिनके पास उपयुक्त नहीं है तकनीकी साधन. आखिरकार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन एक स्वैच्छिक मामला है।

कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें समान हैं - विधायक ने बाद के लिए कोई विशेष सुविधा प्रदान नहीं की है। अधिकारी इस ओर भी इशारा करते हैं (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 30 मार्च, 2012 संख्या 03-11-11/104)।

संगठन के संग्रह में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़

याद रखें कि एक संगठन को अपनी गतिविधियों के दौरान उत्पन्न जानकारी को संग्रहीत करने के लिए अभिलेखागार बनाने का अधिकार अभिलेखीय दस्तावेज, जिसमें राज्य से संबंधित नहीं होने वाले अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने और उपयोग करने के उद्देश्य से शामिल हैं नगरपालिका संपत्ति, कला के पैरा 2 में वर्णित। कानून संख्या 125-एफजेड का 13। कंपनी में बनाए गए संग्रह की गतिविधियों को ऊपर वर्णित अभिलेखागार के काम के नियमों के अनुसार व्यवस्थित किया जाना चाहिए। एक संग्रह बनाने की संभावना जिसमें केवल संगठन और उसके पूर्ववर्तियों के दस्तावेज़ संग्रहीत हैं, इन नियमों के खंड 1.2.1 में इंगित किया गया है।

अभिलेखागार के संचालन के लिए नियमों की धारा 3.3 संग्रह में स्थानांतरित किए जाने वाले दस्तावेजों की सूची सूचीबद्ध करती है। तो, संगठन का संग्रह स्थायी, अस्थायी (दस वर्ष से अधिक) भंडारण की फाइलों के साथ-साथ कर्मियों पर फाइलों के साथ पूरा हो गया है। दस साल तक की अवधारण अवधि वाले मामले सामान्य नियमसंगठन के संग्रह में स्थानांतरण के अधीन नहीं हैं। वे कंपनी के संरचनात्मक उपखंडों में संग्रहीत होते हैं और भंडारण अवधि समाप्त होने पर नष्ट हो जाते हैं। हालाँकि, जैसा कि हमने ऊपर कहा, में विशेष अवसरोंप्राथमिक दस्तावेजों को दस साल से अधिक समय तक संग्रहीत किया जा सकता है, और फिर उन्हें नष्ट किए जाने वाले भंडारण की अवधि समाप्त होने वाले दस्तावेजों के आवंटन पर अधिनियमों में शामिल नहीं किया जाना चाहिए।

चूंकि कंपनी के दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किया जा सकता है, इसलिए संगठन के इलेक्ट्रॉनिक संग्रह के गठन में कोई बाधा नहीं है। अभिलेखागार के संचालन के नियमों के खंड 1.2.2 में कहा गया है कि, दस्तावेज़ीकरण की संरचना के आधार पर, संग्रह को इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर भी बनाया जा सकता है। संग्रह में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (ईडी) जमा करने की प्रक्रिया नियमों के खंड 2.1.4 में अनुशंसित है। संग्रह में स्थानांतरण के लिए इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेजों का चयन संगठन के विशेषज्ञ आयोग द्वारा किया जाता है क्योंकि इन दस्तावेजों का अब कंपनी के काम में उपयोग नहीं किया जाता है। आयोग पारंपरिक मीडिया पर संगठन के दस्तावेज़ीकरण के साथ ईडी की एक परीक्षा आयोजित करता है। यह ध्यान में रखता है, विशेष रूप से, पर अपनाए गए दस्तावेजों में डुप्लिकेट जानकारी की अनुपस्थिति अभिलेखीय भंडारण, संग्रह में स्वीकृति पर ईडी के किसी अन्य प्रारूप में संभावित हस्तांतरण की लागत, दस्तावेज़ीकरण भंडारण और भंडारण लागत के विभिन्न तरीकों के साथ इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों के प्रकार का अनुपालन। अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरण के दौरान और भंडारण के दौरान इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ किए गए सभी कार्यों (ओवरराइटिंग, नए प्रारूपों में कनवर्ट करना, संपीड़न, आदि) को दस्तावेजों की प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए प्रलेखित किया जाना चाहिए। यह अभिलेखागार के संचालन के नियमों के खंड 1.3.4 में कहा गया है। इसके लिए आवश्यक प्रपत्र नियमों के परिशिष्ट में दिए गए हैं। इस प्रकार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लेखांकन के लिए, एक लेखा कार्ड के रूप का उपयोग किया जाता है, जो परिशिष्ट 31 में दिया गया है। एक फाइल के रिकॉर्ड के साथ एक माध्यम या एक ही प्रोग्राम और सूचना वस्तु बनाने वाली कई फाइलों को ईडी लेखा इकाई के रूप में लिया जा सकता है, तथा सहायक दस्तावेज़उन्हें (इसे इलेक्ट्रॉनिक या कागज पर जारी किया जा सकता है)। वाहक एक सीडी, एक कंप्यूटर हार्ड ड्राइव (हार्ड ड्राइव), आदि हो सकता है। सहायक लेखांकन दस्तावेजों के रूप में, एक ईडी रसीद और निपटान लॉग (परिशिष्ट 33) और एक ईडी माइग्रेशन और ओवरराइट लॉग (परिशिष्ट 34) बनाया और उपयोग किया जा सकता है।

लेखांकन मंचों में, आपूर्तिकर्ताओं से प्राप्त चालानों को ठीक से कैसे संग्रहीत किया जाए, इस बारे में अक्सर विवाद होते हैं। कुछ करदाताओं का तर्क है कि इन कर दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में अन्य "प्राथमिक दस्तावेजों" से अलग रखा जाना चाहिए। अन्य लोग उनके साथ सहमत नहीं हैं, यह मानते हुए कि मूल चालान (प्रदर्शन किए गए कार्य के कार्य) के साथ चालान को तेज करना अधिक सुविधाजनक है। किसी की राय है कि इनवॉइस को उसी क्रम में संग्रहित किया जाना चाहिए जिसमें वे खरीद पुस्तक में परिलक्षित होते हैं, दूसरा विकल्प प्रत्येक प्रतिपक्ष के लिए अलग से है। सामान्य तौर पर, इस मुद्दे पर राय भिन्न होती है। इस लेख में, हम नियामक दस्तावेजों द्वारा प्रदान किए गए चालानों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया पर विचार करेंगे, और यह पता लगाएंगे कि क्या इन नियमों से विचलित होने की जिम्मेदारी है।

हम "मानक" का विश्लेषण करते हैं

एकमात्र दस्तावेज जो चालान के भंडारण की प्रक्रिया को स्थापित करता है, वह 2 दिसंबर, 2000 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित मूल्य वर्धित कर की गणना करते समय प्राप्त और जारी किए गए चालान, खरीद की पुस्तकों और बिक्री की पुस्तकों के रजिस्टर को बनाए रखने के नियम हैं। एन 914 (बाद में नियम के रूप में संदर्भित)। ये नियम माल के खरीदारों और विक्रेताओं द्वारा आचरण की प्रक्रिया निर्धारित करते हैं (कार्य किया गया, प्रदान की गई सेवाएं), संपत्ति के अधिकार- वैट भुगतानकर्ता प्राप्त और जारी किए गए चालानों के रजिस्टर, खरीद की किताबें और बिक्री की किताबेंवैट की गणना करते समय, साथ ही क्रय पुस्तक की अतिरिक्त शीटों और बिक्री पुस्तक की अतिरिक्त शीटों का पंजीकरण.

विशेष रूप से, नियमों के भाग 1 का पैराग्राफ 1 स्थापित करता है: खरीदार विक्रेताओं से प्राप्त होने वाले लॉग का एक लॉग रखते हैं मूल चालान जिसमें वे संग्रहीत हैं, और विक्रेता खरीदारों को जारी किए गए चालानों का एक लॉग रखते हैं, जिसमें उनकी दूसरी प्रतियां संग्रहीत हैं. यह पैराग्राफ इंगित करता है कि प्राप्त चालान (इसके अलावा, मूल) को लेखा जर्नल में संग्रहीत किया जाता है।

उनके साथ एक और "प्राथमिक दस्तावेज" दाखिल किए जाने के कोई संकेत नहीं हैं और न ही हो सकते हैं, क्योंकि इन दस्तावेजों को संकलित करने के उद्देश्य अलग-अलग हैं। जैसा कि आप जानते हैं, एक चालान एक दस्तावेज है जो खरीदार द्वारा विक्रेता द्वारा प्रस्तुत माल (कार्यों, सेवाओं) को स्वीकार करने के लिए आधार के रूप में कार्य करता है, च द्वारा निर्धारित तरीके से कटौती के लिए कर राशि के संपत्ति अधिकार। रूसी संघ के टैक्स कोड के 21 (रूसी संघ के टैक्स कोड के अनुच्छेद 169 के खंड 1)।

वेसबिल लेखांकन के लिए माल (कार्यों, सेवाओं) की स्वीकृति के साथ-साथ बिक्री के मामले में उनके राइट-ऑफ का आधार है<1>) पूरा होने का प्रमाण पत्र लागत की पुष्टि करता है व्यापार संगठनकर उद्देश्यों के लिए। निष्कर्ष: चालान को अन्य दस्तावेजों से अलग रखा जाना चाहिए।

<1>25 दिसंबर, 1998 एन 132 को रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के डिक्री द्वारा अनुमोदित।

आगे। खरीदार चालान का रिकॉर्ड रखते हैं क्योंकि वे विक्रेताओं से प्राप्त होते हैं, और विक्रेता कालानुक्रमिक क्रम (नियमों के खंड 2) में खरीदारों को जारी किए गए चालानों का रिकॉर्ड रखते हैं। और यहां सब कुछ स्पष्ट है: आपूर्तिकर्ताओं से चालान को उस क्रम में संग्रहीत किया जाना चाहिए जिसमें वे आते हैं (या जिसमें वे खाता बही में परिलक्षित होते हैं)।

प्राप्त और जारी चालान के लॉग सजी होनी चाहिए और उनके पृष्ठ क्रमांकित होना चाहिए(नियमों का खंड 6)। इस शब्द से, यह पूरी तरह से स्पष्ट नहीं है कि एक लेखा पत्रिका क्या है: या तो यह एक प्रकार का रजिस्टर है जिसमें "आने वाले" चालान पंजीकृत (सूचीबद्ध) होते हैं (और यह वह है जो सजी और क्रमांकित होना चाहिए), या यह है आपूर्तिकर्ताओं से स्वयं प्राप्त चालान। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि वैट निपटान के लिए चालानों की लेखा पत्रिकाओं को बनाए रखने के लिए पहले से मौजूद प्रक्रिया में<2>इस पर अधिक विशेष रूप से चर्चा की गई: लेखा पत्रिकाओं में चालानों को दर्ज किया जाना चाहिए और क्रमांकित किया जाना चाहिए। लेखक के अनुसार, शब्दों में परिवर्तन के साथ, सार नहीं बदला है। और चालान, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, सख्त लेखांकन के अधीन हैं (अर्थात, उन्हें क्रमांकित और सज्जित होना चाहिए)।

<2>29 जुलाई, 1996 एन 914 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित। 1 जनवरी, 2001 को बल खो दिया।

नियमों के साथ-साथ अन्य में चालानों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया पर अन्य निर्देश नियामक दस्तावेज, नहीं। जब तक उनके पास न्यूनतम शेल्फ जीवन न हो। कला के पैरा 1 के उपपैरा 8। 23 रूसी संघ के टैक्स कोड की स्थापना सामान्य आवश्यकताउस अवधि के लिए जिसके दौरान करदाता कर लेखांकन डेटा और करों की गणना और भुगतान के लिए आवश्यक अन्य दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य है, और यह अवधि चार साल के बराबर है। इसके अलावा, गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची का खंड 368 सरकारी संस्थाएं, निकायों स्थानीय सरकारऔर संगठन, भंडारण की शर्तों का संकेत<3>यह पुष्टि की जाती है कि चालान की भंडारण अवधि चार वर्ष है। ध्यान दें कि खरीद पुस्तक और बिक्री पुस्तक के भंडारण के लिए, एक अलग अवधि निर्धारित की जाती है - पांच वर्ष (नियमों के खंड 15, 27)।

<3>25 अगस्त, 2010 एन 558 दिनांकित रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित। दस्तावेज़ 1 अक्टूबर, 2010 को मान्य होना शुरू होता है।

बहुत सारे विकल्प

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, व्यवहार में, लेखाकार हमेशा ऊपर वर्णित नियमों का पालन नहीं करते हैं, इस प्रकार तर्क देते हैं।

1. यह तब अधिक सुविधाजनक होता है जब दस्तावेज़ (चालान, वायबिल) एक साथ संग्रहीत किए जाते हैं. दरअसल, जब प्रतिपक्षकार भेजने के लिए कहता है, उदाहरण के लिए, फैक्स द्वारा, दस्तावेजों की प्रतियां या "प्राथमिक" प्रबंधन उद्देश्यों के लिए संगठन के प्रबंधन द्वारा आवश्यक था, यदि वे एक साथ हैं तो आवश्यक कागजात ढूंढना अधिक सुविधाजनक और तेज़ है। फिर भी, दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने का यह विकल्प लेख के लेखक को गलत लगता है। एक रास्ता है: लेखाकार चालान की फोटोकॉपी उन्हें कंसाइनमेंट नोट्स (फॉर्म एन टीओआरजी -12) या उपयुक्त जर्नल-ऑर्डर में किए गए कार्यों के साथ संलग्न करके बना सकता है। और मूल कर दस्तावेज, जैसा कि अपेक्षित था, चालान रजिस्टर से संलग्न किया जाएगा। इस विकल्प का उपयोग ऐसे संगठन द्वारा किया जा सकता है जिसका कार्यप्रवाह महत्वहीन है। बड़ी संख्या में "आने वाले" दस्तावेजों के साथ, निश्चित रूप से, यह एक विकल्प नहीं है।

यदि लेखांकन में सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म दिखाई देते हैं तो दस्तावेजों के दोहराव का उपयोग किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यात्रा व्यय के लिए एसएसओ, एक नियम के रूप में, अग्रिम रिपोर्ट द्वारा समर्थित है (इस प्रकार आयकर व्यय की वैधता की पुष्टि करता है)। इस मामले में, इसकी एक प्रति प्राप्त चालान के साथ फ़ोल्डर से जुड़ी होती है। ध्यान दें कि यह कोई मौलिक महत्व नहीं है जहां मूल संग्रहीत किया जाएगा, और जहां बीएसओ की एक प्रति संग्रहीत की जाएगी (पैराग्राफ 2, नियमों का खंड 5)। लेकिन फॉर्म की एक फोटोकॉपी पर एक नोट बनाना उचित है (मूल .) रेल टिकटअग्रिम रिपोर्ट एन XX दिनांक XX.XX.XXXX के साथ संलग्न)।

1. यह तब अधिक सुविधाजनक होता है जब प्रत्येक प्रतिपक्ष के लिए प्राथमिक दस्तावेज़ों को सेट में संग्रहीत (रखा) जाता है. उदाहरण के लिए, कुछ संगठनों के लेखाकार "प्राथमिक" प्रतिपक्षकारों का रिकॉर्ड वर्णानुक्रम में रखते हैं। इसके अपने फायदे भी हैं: दस्तावेजों को ढूंढना आसान है और यदि आवश्यक हो, तो आपूर्तिकर्ताओं के साथ समझौता करना।
2. यह अधिक व्यावहारिक है यदि चालान उस क्रम में संग्रहीत किए जाते हैं जिसमें वे खरीद पुस्तक में दिखाई देते हैं. उत्पादकता के मामले में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने का यह शायद सबसे कारगर तरीका है। इस मामले में, लेखा कर्मचारियों और नियामक अधिकारियों दोनों के लिए इसे खोजना आसान है आवश्यक दस्तावेज़वैट (वैधता) के लिए कर आधार की गणना की शुद्धता को सत्यापित करने के लिए कर कटौती) यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब वैट कटौती की अवधि आपूर्तिकर्ता से चालान की प्राप्ति की तारीख से मेल नहीं खाती है (उदाहरण के लिए, निर्यात संचालन के दौरान)।

मोड का संयोजन

इनवॉइस को स्टोर करने के तरीके के बारे में प्रश्न अक्सर उन विक्रेताओं से उठते हैं जो दो कर व्यवस्थाओं को मिलाते हैं (उदाहरण के लिए, सामान्य मोडकराधान और यूटीआईआई के रूप में एक विशेष व्यवस्था)। इस मामले में, लेखक के अनुसार, टीएसएनओ के तहत कर की गतिविधियों से संबंधित चालान के संबंध में एक व्यापार संगठन के लेखाकार को ऊपर वर्णित प्रक्रिया का उपयोग करना चाहिए, और "विशेष शासन" चालान के संबंध में, वह उन्हें दूसरे पर पिन कर सकता है " प्राथमिक"। तथ्य यह है कि नियमों में निर्दिष्ट प्रक्रिया केवल वैट दाताओं पर लागू होती है। चूंकि यूटीआईआई के भुगतान के लिए स्थानांतरित किया गया संगठन क्रमशः वैट भुगतानकर्ता नहीं है, और उसे नियमों का पालन करने की आवश्यकता नहीं है।

क्या मुझे चालान लिंक करने की आवश्यकता है?

इस प्रश्न का उत्तर व्यावहारिक दृष्टिकोण से देखा जाना चाहिए। मानक दस्तावेज़ प्रदान करता है: प्राप्त और जारी किए गए चालानों के लेखांकन लॉग को सज्जित किया जाना चाहिए, और उनके पृष्ठों को क्रमांकित किया जाना चाहिए। और यह सही है। फिर भी, नामित कर दस्तावेजों के भंडारण की अवधि काफी लंबी है, और इस अवधि के दौरान लेखा कर्मचारी और व्यापारिक उद्यम के प्रमुख दोनों बदल सकते हैं। दूसरी ओर, अपनी गतिविधियों के दौरान, एक लेखाकार को अक्सर एक या दूसरे दस्तावेज़ (कर कार्यालय के अनुरोध पर) की प्रतिलिपि बनाने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है, और जब उन्हें एक मोटे फ़ोल्डर में सिल दिया जाता है, तो यह असुविधाजनक होता है ऐसा करने के लिए।

इसके अलावा, हम निम्नलिखित पर पाठक का ध्यान आकर्षित करते हैं। दस्तावेजों को संग्रहीत करते समय, इसमें सीधे तौर पर शामिल व्यक्ति को अपने कार्यों में बेहद सावधान रहना चाहिए ताकि चालान में निहित जानकारी को नुकसान न पहुंचे (उदाहरण के लिए, इनवॉइस नंबर पर डेटा को पंच न करें और छेद पंच के साथ जारी करने की तारीख), कमी के बाद से आवश्यक विवरणचालान पर कर निरीक्षकों द्वारा कटौती के लिए कर राशि को स्वीकार करने से इनकार करने के आधार के रूप में कार्य कर सकता है।

हम एक लेखा पत्रिका बनाते हैं

नियामक दस्तावेज यह निर्दिष्ट नहीं करते हैं कि इनवॉइस अकाउंटिंग जर्नल को किस अवधि के लिए बनाया जाना चाहिए। और यदि ऐसा है, तो दस्तावेजों की संख्या और लेखाकार की इच्छा के आधार पर, यह एक चौथाई, महीना, दशक या अन्य समय अंतराल हो सकता है (इसे आंतरिक दस्तावेजों के साथ स्थापित करना उचित है)।

इसके अलावा, पर विधायी स्तरजर्नल फॉर्म भी स्वीकृत नहीं है, इसलिए बिक्री संगठन को इसे स्वयं अनुमोदित करना होगा। यदि एक सॉफ्टवेयर उत्पाद का उपयोग करके लेखांकन बनाए रखा जाता है, तो सबसे अधिक संभावना है कि कार्यक्रम आपको सभी प्राप्त चालानों के एक प्रकार के रजिस्टर को प्रिंट करने की अनुमति देगा। उदाहरण के लिए, 1C प्रोग्राम में, खरीदारी बुक बनाते समय, "प्राप्त इनवॉइस की लॉगबुक" एक चेकमार्क होता है।

जब यह बनता है, तो शॉपिंग बुक की सामग्री व्यावहारिक रूप से दोहराई जाती है। इस रजिस्टर को प्रिंट करते समय, आपको इसे मैन्युअल रूप से ठीक करना पड़ सकता है (उदाहरण के लिए, इसे एक्सेल में इसके लिए सहेज कर)। वैसे, प्राप्त चालानों के लिए लेखांकन की एक पत्रिका विकसित करते समय, मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड रखने वाले संगठन, इसके आधार के रूप में ठीक उस रजिस्टर को ले सकते हैं जिसमें निम्नलिखित कॉलम शामिल हैं: क्रमिक संख्या, चालान की तिथि और संख्या, प्रतिपक्ष का नाम, प्राप्त मूल्यवान वस्तुओं का मूल्य, वैट सहित।

अलग डिवीजन

अलग-अलग डिवीजनों वाले उद्यमों के लिए, भंडारण प्रक्रिया, साथ ही प्राप्त और जारी किए गए चालान, खरीद पुस्तकों और बिक्री पुस्तकों के रजिस्टर के अनुभागों को स्थानांतरित करने की विधि विधायी स्तर पर परिभाषित नहीं है। इसलिए, हम कर कानून के मानदंडों और विभिन्न विभागों के विशेषज्ञों के स्पष्टीकरण की ओर मुड़ते हैं।

कला के अनुसार। रूसी संघ के टैक्स कोड के 143, संगठनों और व्यक्तिगत उद्यमियों को वैट दाताओं के रूप में मान्यता प्राप्त है। इसके अलावा, कला के पैरा 2 के अनुसार कर का भुगतान करने का दायित्व। रूसी संघ के टैक्स कोड के 174 को करदाता द्वारा कर प्राधिकरण के साथ उसके पंजीकरण के स्थान पर निष्पादित किया जाना चाहिए। अलग-अलग उपखंडों वाले संगठन इन संरचनात्मक इकाइयों के बीच इसे वितरित किए बिना कर का भुगतान करते हैं (रूस के कराधान मंत्रालय का पत्र दिनांक 04.11.2002 एन वीजी-6-03 / [ईमेल संरक्षित]) रिपोर्टिंग भी केवल मूल संगठन (रूसी संघ के कर संहिता के खंड 5, अनुच्छेद 174) के स्थान पर प्रस्तुत की जाती है।

प्राप्त और जारी चालान के लॉग, खरीद किताबें और बिक्री किताबें रखी जाती हैं संरचनात्मक विभाजन एकीकृत लेखा पत्रिकाओं के अनुभागों के रूप में, संगठन की खरीद और बिक्री की एकीकृत पुस्तकें (रूस के कर मंत्रालय का पत्र दिनांक 05/21/2001 एन वीजी-6-03 / 404)।

रिपोर्टिंग कर अवधि के लिए, अलग-अलग उपखंड प्राप्त और जारी चालानों के एकीकृत रजिस्टरों के पंजीकरण, करदाता की खरीद और बिक्री की पुस्तकों और वैट रिटर्न की तैयारी के लिए निर्दिष्ट दस्तावेज जमा करते हैं।

चालान जारी करने की प्रक्रिया, खरीद और बिक्री की किताबें, साथ ही एक अलग उपखंड से मूल संगठन में उनका स्थानांतरण, कर उद्देश्यों के लिए संगठन की लेखा नीति में परिलक्षित होना चाहिए।

महत्वपूर्ण क्षण। एक अलग उपखंड से मूल संगठन को इनवॉइस, खरीद पुस्तकों और बिक्री पुस्तकों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया कर उद्देश्यों के लिए संगठन की लेखा नीति में परिलक्षित होनी चाहिए।

• जारी किए गए और प्राप्त चालानों के मूल, एकीकृत बिक्री पुस्तक के मूल अनुभाग और एकीकृत खरीद पुस्तक के मूल अनुभाग को स्थानांतरित कर दिया जाता है। दस्तावेजों के हस्तांतरण की अवधि और डेटा के हस्तांतरण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति को मंजूरी दी जाती है;
• जारी किए गए और प्राप्त चालानों की प्रतियां, एकीकृत बिक्री खाता बही के अनुभाग की प्रतियां और एकीकृत खरीद खाता बही के अनुभाग को स्थानांतरित कर दिया जाता है (मूल एक अलग उपखंड में संग्रहीत होते हैं)। दस्तावेजों के हस्तांतरण की अवधि और डेटा के हस्तांतरण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति को मंजूरी दी जाती है;
• जारी और प्राप्त इनवॉइस पर डेटा किसी अन्य रूप में प्रेषित किया जाता है जो मूल संगठन को जारी किए गए और प्राप्त इनवॉइस, एकल बिक्री पुस्तक और एकल खरीद पुस्तक (उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक संचार के माध्यम से) के एकीकृत जर्नल जारी करने की अनुमति देता है। स्थानांतरण की समय सीमा और डेटा के हस्तांतरण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति को मंजूरी दी जाती है।

इस प्रकार, मूल चालानों के भंडारण का स्थान कंपनी द्वारा स्वतंत्र रूप से निर्धारित किया जा सकता है स्थापित आदेशलेखांकन नीतियों में।

कृपया ध्यान दें कि कला के अनुसार। 93 रूसी संघ का टैक्स कोड कार्यपालकटैक्स ऑडिट करने वाले टैक्स अथॉरिटी को ऑडिटेड व्यक्ति से ऑडिट के लिए आवश्यक दस्तावेजों की मांग करने का अधिकार है, इस व्यक्ति को दस्तावेज जमा करने के अनुरोध के साथ सेवा देकर। टैक्स ऑडिट के दौरान जिन दस्तावेजों का अनुरोध किया गया था, उन्हें संबंधित अनुरोध की डिलीवरी की तारीख से 10 दिनों के भीतर ऑडिट किए जा रहे व्यक्ति द्वारा प्रमाणित प्रतियों के रूप में प्रस्तुत किया जाता है।

इसलिए, एक संगठन जिसने इनवॉइस को अपने स्थान पर संग्रहीत करने का विकल्प चुना है अलग उपखंडकिसी अन्य क्षेत्र में स्थित, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि कर प्राधिकरण की आवश्यकता की पूर्ति प्रस्तुत करने के लिए निर्दिष्ट दस्तावेजइस मामले में, इसमें काफी समय लग सकता है।

और जिम्मेदारी के बारे में क्या?

आय और (या) व्यय और (या) कराधान की वस्तुओं के लिए लेखांकन के नियमों के एक संगठन द्वारा सकल उल्लंघन के आरोपण के लिए प्रदान करता है प्रशासनिक जुर्मानाकला के तहत। रूसी संघ के टैक्स कोड के 120। घोर उल्लंघन से विधायकों का क्या तात्पर्य है? कला के पैरा 3 के अनुसार। आय और व्यय और कराधान की वस्तुओं के लिए लेखांकन के नियमों के घोर उल्लंघन के तहत रूसी संघ के टैक्स कोड के 120 यह लेखका अर्थ है प्राथमिक दस्तावेजों की अनुपस्थिति, या चालानों की अनुपस्थिति, या लेखांकन या कर लेखांकन रजिस्टर, व्यवस्थित (कैलेंडर वर्ष के दौरान दो बार या अधिक) लेखांकन खातों पर असामयिक या गलत प्रतिबिंब, कर लेखांकन रजिस्टरों में और व्यावसायिक लेनदेन की रिपोर्टिंग में, पैसे, भौतिक संपत्ति, अमूर्त संपत्तिऔर करदाता के वित्तीय निवेश। इस लेख के पाठ में कर दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया के उल्लंघन का नाम नहीं दिया गया है, और, परिणामस्वरूप, जिम्मेदारी का माप परिभाषित नहीं किया गया है। इसके अलावा, करदाता की ऐसी कार्रवाइयां वैट कर कटौती को लागू करने से इनकार करने का आधार नहीं हो सकती हैं।

उदाहरण हैं निर्णयइस निष्कर्ष की पुष्टि (देखें, उदाहरण के लिए, नौवीं पंचाट का संकल्प अपील की अदालतदिनांक 24.09.2008 एन 09AP-11381/2008-AK<4>).

<4>16 दिसंबर, 2008 को एफएएस एमओ का डिक्री एन केए-ए 40 / 11617-08 डिक्री पंचाट न्यायालयमास्को ये मामलाअपरिवर्तित छोड़ दिया।

पर अपील करना लगान अधिकारीने बताया कि, नियमों के खंड 6 के अनुसार, प्राप्त और जारी किए गए चालानों के रजिस्टरों को चिपकाया जाना चाहिए, और उनके पृष्ठों को क्रमांकित किया जाना चाहिए। कर नियंत्रण उपायों के दौरान, यह स्थापित किया गया था कि प्राप्त और जारी किए गए चालानों के लिए लेखांकन की प्रस्तुत पत्रिकाओं को क्रमांकित और क्रमांकित नहीं किया गया था, अर्थात उन्हें आदेश के उल्लंघन में तैयार किया गया था।

अदालत ने कहा कि कर प्राधिकरण का यह तर्क वास्तविक परिस्थितियों के अनुरूप नहीं है, और करदाता को वैट कर कटौती लागू करने से इनकार करने का आधार भी नहीं हो सकता है। कर कानून के मानदंड, विशेष रूप से कला के अनुच्छेद 2 में। रूसी संघ के टैक्स कोड का 93 प्रमाणित प्रतियों के रूप में कर प्राधिकरण को दस्तावेज जमा करने का प्रावधान करता है। पूर्वगामी के मद्देनजर, प्राप्त और जारी किए गए चालानों के लॉग की प्रस्तुत प्रतियों के आधार पर, कर प्राधिकरण इस बारे में कोई निष्कर्ष नहीं निकाल सका गलत डिजाइनउक्त दस्तावेजों के मूल, जो आवेदक द्वारा कानून की आवश्यकताओं के पूर्ण अनुपालन में तैयार किए गए थे। संगठन ने कर प्राधिकरण को कला की आवश्यकताओं को पूरा करने वाले दस्तावेजों का एक पूरा पैकेज प्रस्तुत किया। कला। रूसी संघ के टैक्स कोड के 169 और 172, माल (कार्यों, सेवाओं) की खरीद, उनके भुगतान (वैट सहित) और लेखांकन के लिए उनकी स्वीकृति की पुष्टि करते हैं। कला के आधार पर। रूसी संघ के टैक्स कोड के 172, भले ही संगठन ने कर प्राधिकरण को प्रस्तुत नहीं किया हो या प्राप्त और जारी किए गए चालान के रजिस्टरों को उचित रूप में जमा नहीं किया हो, इसे कर कटौती लागू करने के अधिकार से वंचित नहीं किया जा सकता है।

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आइए संक्षेप करते हैं। इनवॉइस को संग्रहीत करने के सभी विकल्पों में उनके अनुयायी और अनुयायी होते हैं। जैसा कि लेख से देखा जा सकता है, रूसी संघ का कानून इन नियमों से करदाताओं के विचलन के लिए दायित्व प्रदान नहीं करता है। और यदि ऐसा है, तो व्यापार संगठन स्वयं कर दस्तावेजों के डेटा को संग्रहीत करने की विधि पर निर्णय लेगा। व्यावहारिक अनुभव से, हम ध्यान दें कि आम तौर पर चालान के भंडारण के संबंध में नियामक प्राधिकरणों से कोई दावा नहीं होता है। निरीक्षकों (कर निरीक्षकों, लेखा परीक्षकों) की मुख्य आवश्यकता जल्दी से ठीक से निष्पादित करने की क्षमता है कर दस्तावेज. यही है, अगर एक व्यापार संगठन, काम के समय की बचत के कारणों के लिए, इस लेख के पहले भाग में वर्णित की तुलना में एक अलग तरीके से चालान को स्टोर करने का फैसला करता है, तो इसमें कुछ भी गलत नहीं है। फिर भी, हम अनुशंसा करते हैं कि कैलेंडर वर्ष की समाप्ति के बाद, प्राप्त और जारी किए गए चालानों के रजिस्टरों को नियमों के अनुरूप लाया जाए।

एस.वी. मनोखोवा

पत्रिका संपादक

"व्यापार:

लेखांकन

और कराधान"

प्रत्येक संगठन 22 अक्टूबर 2004 के संघीय कानून 125-एफजेड द्वारा निर्देशित होने के लिए बाध्य है, जिसके अनुसार निर्दिष्ट अवधि के लिए प्राथमिक दस्तावेज का सही भंडारण सुनिश्चित करना आवश्यक है। दस्तावेजों के कुछ समूहों के लिए शर्तों की अवधि को विभिन्न द्वारा नियंत्रित किया जा सकता है संघीय कानून, साथ ही रूसी संघ के अन्य कानूनी कृत्यों, सूचियों और विनियमों। हम लेख में बताएंगे कि कानून के अनुसार उद्यम में चालान और अन्य दस्तावेजों के भंडारण की अवधि क्या है।

भंडारण अवधि का निर्धारण करते समय, किसी को लेखांकन कानून द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए, जिसके अनुसार प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज को उस वर्ष के पांच साल बाद संग्रहीत किया जाना चाहिए जिसमें इसे तैयार किया गया था। अलग कानूनी और विधायी कार्यलंबी अवधारण अवधि निर्धारित कर सकते हैं। यदि एक ही दस्तावेज़ के लिए अलग-अलग कानूनी कार्यअलग-अलग समय अवधि निर्धारित की जाती है, तो आपको एक लंबे समय पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है।

चालान प्रतिधारण अवधि

कागज और इलेक्ट्रॉनिक चालान के लिए, न्यूनतम प्रतिधारण अवधि 4 वर्ष है।इस समय अवधि की गणना उस तिमाही से की जाती है जो कर उद्देश्यों के लिए दस्तावेज़ के अंतिम उपयोग की अवधि का अनुसरण करती है - कर गणना और रिपोर्टिंग के लिए। इस प्रकार, एस / एफ बनाने वाले विक्रेता के लिए, निम्नलिखित शर्तें प्रासंगिक हैं:

• अग्रिम s / f - उस तिमाही के अंत से 4 वर्ष जिसमें s / f खरीद पुस्तक में पंजीकृत है, और इस s / f के लिए कर कटौती वैट रिटर्न में दिखाई जाती है;
• शिपिंग s / f - उस तिमाही के अंत से 4 वर्ष जिसमें s / f बिक्री बुक में पंजीकृत है, और उस पर अर्जित वैट घोषणा में दिखाया गया है।

एस / एफ प्राप्त करने वाले खरीदार के लिए, निम्नलिखित शर्तें लागू होती हैं:

• अग्रिम s / f - उस तिमाही के अंत से 4 वर्ष जिसमें s / f को बिक्री पुस्तक में दर्ज किया गया है, और अग्रिम कटौती के लिए स्वीकृत कर की बहाली घोषणा में दिखाई गई है;
• शिपिंग s / f - उस तिमाही के अंत से 4 वर्ष जिसमें s / f खरीद पुस्तक में पंजीकृत है, और इसके लिए कर कटौती घोषणा में दिखाई गई है।

यदि खरीदार ने कटौती के लिए हस्तांतरित पूर्व भुगतान पर कर नहीं भेजा, तो अग्रिम s/f संग्रहीत नहीं किया जा सकता है।

चालान का शेल्फ जीवन

इन दस्तावेजों को आमतौर पर संकलित किया जाता है मॉडल फॉर्मटीओआरजी-12. लेख भी पढ़ें: → ""। चालान विक्रेता द्वारा वसूली योग्य मूल्यों को लिखने और खरीदार द्वारा लेखांकन के लिए उन्हें स्वीकार करने के लिए एक दस्तावेजी औचित्य है। यानी दस्तावेज़ प्राथमिक लेखांकन है।

उसी समय, यह एक कर कार्य भी करता है - खरीदे गए सामानों और सामग्रियों पर वैट की प्रतिपूर्ति केवल लेखांकन के लिए मूल्यों को स्वीकार किए जाने और कमीशन की पुष्टि के बाद की जा सकती है। यह क्रियालदान का बिल प्रकट होता है। इसलिए, कर लेखांकन के प्रयोजनों के लिए, टीएन को कम से कम 4 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए, अर्थात चालान जितना स्वयं। लेखांकन उद्देश्यों के लिए, प्रतिधारण अवधि 5 वर्ष है।

चूंकि एक ही दस्तावेज़ में अलग-अलग ज़रूरतों के लिए अलग-अलग भंडारण अवधि होती है, इसलिए बड़ा चुना जाता है। वेबिल को 5 साल के लिए रखा जाना चाहिए, अवधि की गणना उस वर्ष के अंत के बाद की जाती है जिसमें रिपोर्टिंग के लिए TN का उपयोग किया गया था।

गैर-मानक स्थितियों में खेप नोटों और चालानों के शेल्फ जीवन का निर्धारण

यदि कटौती के अधिकार का उपयोग बाद में किया जाता है

टैक्स काटने का अधिकार इनवॉइस अवधि की समाप्ति के बाद तीन साल के लिए वैध है। यदि कंपनी बाद में अपने अधिकार का उपयोग करने का निर्णय लेती है, तो भंडारण अवधि को स्थानांतरित कर दिया जाता है, क्योंकि एस / एफ की चार साल की भंडारण अवधि की गणना उस अवधि के अंत से की जाती है जिसमें वापसी योग्य वैट घोषणा में शामिल होता है।

उदाहरण के लिए, यदि किसी कंपनी को Q2 में माल प्राप्त हुआ है। 2016, और उन पर वैट को दूसरी तिमाही में कटौती के लिए स्वीकार किया गया था। 2017, फिर c / f के लिए भंडारण अवधि की शुरुआत और कर उद्देश्यों के लिए चालान एक वर्ष के लिए स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।

यदि चालान के साथ माल की तुलना में सी / एफ बाद में प्राप्त होता है

यदि एक कमोडिटी मूल्यएक अवधि में प्राप्त एक साथ चालान के साथ, और बाद में दूसरी अवधि में उनके लिए चालान, फिर अवधारण अवधि को स्थानांतरित कर दिया जाता है। इसके अलावा, न केवल s / f की भंडारण अवधि को स्थानांतरित किया जाता है, बल्कि लेखांकन के लिए क़ीमती सामानों की स्वीकृति की पुष्टि के लिए आधार के रूप में उपयोग किए जाने वाले चालान भी।

यदि चालान पर सामग्री प्राप्त होती है, लेकिन भुगतान नहीं किया जाता है

इस मामले में, एक ऋण उत्पन्न होता है जिसे कार्यकाल की समाप्ति के कारण तीन साल बाद लिखा जा सकता है सीमा अवधि. इस मामले में, चालान को 4 लीटर के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए। सीमा अवधि के अंत से, कुल 7 वर्षों के लिए।

यदि इसमें निर्धारित ऋण के साथ सुलह का एक वार्षिक अधिनियम प्रतिपक्ष के साथ तैयार किया जाता है, जिस पर दोनों पक्षों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो इस अधिनियम पर हस्ताक्षर किए जाने के क्षण से तीन साल की सीमा अवधि नए सिरे से गिनना शुरू हो जाती है। तदनुसार, इस ऋण की पुष्टि करने वाले चालान और चालान के भंडारण की अवधि को स्थानांतरित कर दिया जाता है।

यदि सुलह अधिनियम पर सालाना हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो सीमा अवधि लगातार बदल जाएगी, साथ ही, दस्तावेजों को स्टोर करने की आवश्यकता के लिए समाप्ति अवधि हर साल स्थगित कर दी जाएगी। इस मामले में, भंडारण अवधि अनिश्चित काल तक बढ़ सकती है, और चालान का भंडारण खरीदार और विक्रेता दोनों द्वारा प्रदान किया जाना चाहिए।

खेप नोटों और चालानों के लिए अवधारण अवधि निर्धारित करने का एक उदाहरण

तीसरी तिमाही में। 2016 फर्म को विक्रेता से एक खेप नोट और एक चालान प्राप्त हुआ। इनवॉइस के अनुसार, कंपनी को कमोडिटी मूल्य प्राप्त हुए, जो उसी अवधि में रसीद को वितरित किए गए थे। s/f के आधार पर, उसी तिमाही में इन क़ीमती सामानों पर जोड़ा गया कर कटौती के लिए भेजा गया था, और s/f को ही खरीद पुस्तक में पंजीकरण प्रविष्टि का उपयोग करके दर्ज किया गया था।

तीसरी तिमाही में प्राप्त लोगों का कार्यान्वयन। अगले IVq में उत्पादित क़ीमती सामान, IVq में उनका मूल्य। कर खर्च में शामिल।

दस्तावेज़	संग्रहण अवधि	वह संख्या जिससे अवधि की गणना की जाती है	भंडारण अवधि का अंतिम दिन
इनवॉइस		01.10.2016	30.09.2020
एक वेसबिल, जब लेखांकन के लिए क़ीमती सामान स्वीकार करने और कर कटौती के अधिकार की उपस्थिति की पुष्टि के लिए आधार दस्तावेज़ के रूप में उपयोग किया जाता है	4y. तिमाही के अंत से जिसमें कर कटौती योग्य है	01.10.2016	30.09.2020
एक खेप नोट, जब कर व्यय में शामिल करने के लिए क़ीमती सामानों के मूल्य की पुष्टि करने के लिए आधार दस्तावेज़ के रूप में उपयोग किया जाता है	4y. उस वर्ष के अंत से जिसमें यह लागत कर व्यय में शामिल है	01.01.2017	31.12.2020
लेखांकन उद्देश्यों के लिए प्राथमिक दस्तावेज के रूप में उपयोग किया जाने वाला एक वेबिल	5ली. उस वर्ष के अंत से जिसमें प्राप्त मूल्यों को आय पर रखा जाता है	01.01.2017	31.12.2021

इस प्रकार, यदि शब्द इनवॉइस द्वारा विशिष्ट रूप से निर्धारित किया जाता है, तो खेप नोट के लिए सबसे लंबी अवधि का चयन किया जाना चाहिए। इस उदाहरण में, चालान के लिए s/f संग्रहण अवधि का अंतिम दिन 09/30/2020 है - 12/31/2021।

प्रदर्शन किए गए कार्य के प्रमाण पत्र का शेल्फ जीवन

नागरिक कानून अनुबंधों के अतिरिक्त अधिनियम तैयार किए जाते हैं, उदाहरण के लिए, एक पंक्ति में। अधिनियम के अनुसार, ठेकेदार ग्राहक को किए गए कार्यों के बारे में रिपोर्ट करता है। अर्थात्, अधिनियम प्राथमिक दस्तावेज के रूप में कार्य करता है, जिसके आधार पर कार्य को स्थानांतरित और स्वीकार किया जाता है।

प्राथमिक लेखा प्रलेखन के लिए, 5 वर्ष की भंडारण अवधि स्थापित की जाती है। इस प्रकार, किए गए कार्य के कार्यों को अनुबंध या समझौते की वैधता की अवधि के पूरा होने की तारीख से पांच साल तक रखा जाना चाहिए, इसके अलावा यह अधिनियम तैयार किया गया है।

पुस्तकों की खरीद और बिक्री की शेल्फ लाइफ

आपको बिक्री और खरीद की किताबें 4 लीटर रखनी होंगी। अंतिम प्रविष्टि के बाद से।यह अवधि रूसी संघ के टैक्स कोड के अनुच्छेद 8.p1 अनुच्छेद 23 में निर्धारित से मेल खाती है। इसी समय, निर्दिष्ट अवधि कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों पुस्तकों से मेल खाती है।

उद्यम में दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया

रजिस्टर और प्राथमिक दस्तावेज कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों स्वरूपों में संग्रहीत किए जा सकते हैं। भंडारण का क्रम 07/29/1983 के वित्त मंत्रालय 105 के पत्र द्वारा अनुमोदित विनियमन द्वारा निर्धारित किया जाता है। सबसे पहले, भंडारण स्थान को कुछ आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए:

• लोगों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए दुर्गम हो;
• परिवेशी वायु की स्थिति के लिए उपयुक्त पैरामीटर रखें;
• उच्च स्तर की सुरक्षा, अग्नि सुरक्षा प्राप्त करें।

भंडारण कक्ष विशेष रूप से तैयार किया जाना चाहिए। एक आदर्श विकल्प एक सुरक्षित ताला के साथ एक अग्निरोधक धातु सुरक्षित या कैबिनेट होगा।

अनिवार्य नियुक्ति जिम्मेदार व्यक्तिजो सौंपे गए की सुरक्षा और सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार है अभिलेखीय दस्तावेजपूरे भंडारण अवधि के दौरान। स्थापित समय सीमा की समाप्ति के बाद, दस्तावेजों को नष्ट किया जा सकता है।

उसी समय, उनके भंडारण अवधि की समाप्ति के लिए प्रलेखन का मूल्यांकन करने के लिए एक आयोग इकट्ठा किया जाता है। नष्ट किए जाने वाले कागजात इस कच्चे माल के प्रसंस्करण में लगी एक विशेष कंपनी को हस्तांतरण के एक विलेख के तहत स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों को नष्ट करना अनिवार्य दस्तावेज के अधीन है।