पंजीकरण एन 22304
संचार और जनसंचार मंत्रालय पर विनियमों के पैराग्राफ 5.2.23 के अनुसार रूसी संघ, रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा अनुमोदित दिनांक
2 जून, 2008 एन 418 (सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2008, एन 23, कला। 2708; एन 42, कला। 4825; एन 46, कला। 5337; 2009, एन 3, कला। 378; एन 6, कला। 738 ; एन 33, आइटम 4088; 2010, एन 13, आइटम 1502; एन 26, आइटम 3350; एन 30, आइटम 4099; एन 31, आइटम 4251; 2011, एन 2, आइटम 338; एन 3, आइटम 542; एन 6, मद 888; एन 14, आइटम 1935; एन 21, आइटम 2965), और संक्रमण के लिए कार्य योजना के पैराग्राफ 2 संघीय निकाय कार्यकारिणी शक्तिसंगठन में कागज रहित दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए आंतरिक गतिविधियाँ, 12 फरवरी, 2011 के रूसी संघ की सरकार के आदेश द्वारा अनुमोदित एन 176-आर (सोब्रानी ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2011, एन 8, कला। 1151), मैं आदेश:
1. संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली के लिए संलग्न आवश्यकताओं को मंजूरी, अन्य बातों के अलावा, इन प्रणालियों के माध्यम से प्रसंस्करण की आवश्यकता को ध्यान में रखते हुए सेवा कि जानकारीसीमित वितरण (इसके बाद - आवश्यकताएँ)।
2. विभाग सार्वजनिक नीतिसूचना और दूरसंचार नेटवर्क इंटरनेट में रूसी संघ के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय की आधिकारिक वेबसाइट पर आवश्यकताओं को प्रकाशित करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक सरकार (लिपोव) के निर्माण और विकास के क्षेत्र में।
3. इस आदेश को भेजें राज्य पंजीकरणरूसी संघ के न्याय मंत्रालय के लिए।
मंत्री
आई. शचेगोलेव
आवेदन पत्र
संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं, अन्य बातों के अलावा, इन प्रणालियों के माध्यम से सीमित वितरण आधिकारिक जानकारी को संसाधित करने की आवश्यकता
मैं। सामान्य प्रावधान
1. संघीय कार्यकारी निकाय में कार्यालय स्वचालन और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के संगठन और कामकाज के लिए आवश्यकताएं स्थापित करती हैं, जो आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (बाद में EDMS FOIV के रूप में संदर्भित) की संभावना प्रदान करती है, न्यूनतम सेट निर्धारित करती है कार्य जो EDMS FOIV को संघीय कार्यकारी निकाय (इसके बाद - FOIV) की गतिविधियों के साथ-साथ सीमित वितरण की सेवा जानकारी सहित, FOIV के EDMS के भीतर दस्तावेजों के प्रबंधन की शर्तों को पूरा करते समय करना चाहिए।
2. आवश्यकताएं संघीय कार्यकारी अधिकारियों पर लागू होती हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करते हैं, या मौजूदा ईडीएमएस संघीय कार्यकारी अधिकारियों की क्षमताओं का मूल्यांकन करते हैं।
3. ईडीएमएस एफओआईवी स्केलेबल होना चाहिए और प्रदर्शन, विश्वसनीयता और सुरक्षा के निम्नलिखित अनुशंसित स्तर प्रदान करना चाहिए:
ईडीएमएस एफओआईवी तक पहुंच - 3 सेकंड से अधिक नहीं;
दस्तावेज़ पंजीकरण के दौरान बनाए गए कार्ड तक पहुंच (बाद में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कार्ड के रूप में संदर्भित) और संदर्भ, सामग्री, दस्तावेज़ की संरचना, तैयारी, विचार, निष्पादन और भंडारण के दौरान दस्तावेज़ के साथ किए गए कार्यों के साथ-साथ पहचान का वर्णन करने वाला डेटा शामिल है। डेटा (बाद में मेटाडेटा के रूप में संदर्भित) - 5 सेकंड से अधिक नहीं;
ईडीएमएस एफओआईवी की विफलताओं और रिबूट के मामले में डाउनटाइम - 30 मिनट से अधिक नहीं;
बैकअप प्रतिलिपि से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को पुनर्स्थापित करना - 30 मिनट से अधिक नहीं;
EDMS FOIV (इसके बाद EDMS FOIV के उपयोगकर्ता के रूप में संदर्भित) का उपयोग करके EDMS FOIV में विफलता के बारे में संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के एक अधिकारी की स्वचालित अधिसूचना;
नुकसान के जोखिम को कम करना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़- संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की कम से कम एक बैकअप प्रति;
ईडीएमएस एफओआईवी की विश्वसनीयता गुणांक - 0.98 से कम नहीं;
उन मामलों में अनधिकृत पहुंच से सुरक्षा जहां संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस सीमित वितरण की सेवा जानकारी के प्रसंस्करण के लिए प्रदान करते हैं - कक्षा 1 जी से कम नहीं;
मात्रा डेटाबेसइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के लिए कम से कम 5 वर्षों की अवधि के लिए संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में संसाधित सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का भंडारण सुनिश्चित करना चाहिए।
द्वितीय. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन की प्रक्रियाओं का विवरण
4. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण का ईडीएमएस एक सूचना प्रणाली है जिसे संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के सभी दस्तावेजों को प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसमें मसौदा दस्तावेज (राज्य रहस्य बनाने वाली जानकारी वाले दस्तावेजों को छोड़कर) शामिल हैं।
5. EDMS FOIV अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (इसके बाद - MEDO प्रणाली), अंतर्विभागीय इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन की एकीकृत प्रणाली (इसके बाद - SMEV) और अन्य सूचना प्रणालियों के साथ सहभागिता करता है।
EDMS FOIV की MEDO प्रणाली के साथ बातचीत को विनियमित किया जाता है तकनीकी आवश्यकताएं 2 अक्टूबर, 2009 के रूसी संघ की सरकार के आदेश द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों के अंतर-विभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के बीच बातचीत के संगठन के लिए एन 1403-आर (सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडेरात्सी, 2009, एन 41, कला। 4818)।
एसएमईवी के साथ संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस की बातचीत विनियमों द्वारा निर्धारित तरीके से की जाती है एकीकृत प्रणाली 8 सितंबर, 2010 एन 697 (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2010, एन 38, कला। 4823) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित अंतर-विभागीय इलेक्ट्रॉनिक बातचीत।
6. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन की प्रक्रियाओं में शामिल होना चाहिए:
EDMS FOIV में किसी दस्तावेज़ या दस्तावेज़ के बारे में जानकारी को सहेजने के लिए क्रियाओं का एक सेट, EDMS FOIV में दस्तावेज़ के स्थान का निर्धारण और आपको इसे प्रबंधित करने की अनुमति देता है (इसके बाद दस्तावेज़ इनपुट के रूप में संदर्भित);
ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के लिए दस्तावेज़ लाना;
दस्तावेज़ अनुमोदन;
एक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना;
ईडीएमएस एफओआईवी में किए गए कार्यों (नियंत्रण जानकारी) के लॉगिंग को ठीक करना और ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ताओं और प्रशासकों दोनों के कार्यों को शामिल करना, और कुछ सिस्टम सेटिंग्स और सेटिंग्स के कारण ईडीएमएस एफओआईवी द्वारा स्वचालित रूप से शुरू की गई कार्रवाइयां, पर्याप्त मात्रा में संग्रहीत संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में नियंत्रण जानकारी के प्रदर्शन किए गए कार्यों का पुनर्निर्माण;
दस्तावेज़ स्थानांतरण (भेजना);
दस्तावेजों का भंडारण और लेखांकन, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के साथ-साथ प्रदर्शन अनुशासन पर नियंत्रण, संदर्भ सामग्री तैयार करना और दस्तावेजों को संग्रह में लिखना।
7. दस्तावेजों को प्राप्त करने और प्रसारित करने की विधि के आधार पर, संघीय कार्यकारी अधिकारियों के ईडीएमएस में प्रक्रियाओं को निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया गया है:
ए) आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेजों को संसाधित करना हार्ड कॉपीसंघीय कार्यकारी अधिकारियों द्वारा बनाया या प्राप्त किया गया और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवि को पंजीकृत, स्कैन और बनाकर संघीय कार्यकारी अधिकारियों के ईडीएमएस में शामिल किया गया। डाक सेवा, दूरसंचार और कूरियर संचार);
बी) एमईडीओ प्रणाली के माध्यम से प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;
सी) एसएमईवी का उपयोग करके प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;
डी) संघीय कार्यकारी अधिकारियों को ई-मेल द्वारा प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;
ई) प्रसंस्करण आंतरिक दस्तावेजईडीएमएस एफओआईवी में।
8. दस्तावेजों को दर्ज करने की प्रक्रिया में कागज पर दस्तावेजों के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक छवि को पंजीकृत करने, स्कैन करने और बनाने की प्रक्रिया शामिल है या किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री को उसमें परिवर्तन को प्रतिबंधित करके ठीक करना शामिल है।
इस घटना में कि संघीय कार्यकारी प्राधिकरण द्वारा अनुमोदित कार्यालय के काम पर निर्देश कागज पर दस्तावेजों की एक सूची को परिभाषित करता है, जिसके लिए इलेक्ट्रॉनिक छवि बनाने पर प्रतिबंध स्थापित किया गया है, इनपुट प्रक्रिया में केवल पंजीकरण शामिल है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के मसौदे के लिए जो अनुमोदन या हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया में हैं, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री को ठीक करना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के अनुमोदन, हस्ताक्षर और बाद के पंजीकरण के प्रत्येक चरण में किया जाता है।
ईडीएमएस एफओआईवी के दस्तावेज़ प्रविष्टि सबसिस्टम में इंटरैक्टिव कॉन्फ़िगरेशन और प्रबंधन उपकरण होने चाहिए।
दस्तावेज़ प्रविष्टि प्रक्रिया को नियंत्रण, नियंत्रण और कार्यक्षमता प्रदान करनी चाहिए जो EDMS FOIV के उपयोगकर्ताओं को अनुमति देती है:
उपयोग किए गए फ़ाइल प्रारूप की परवाह किए बिना दस्तावेजों को पंजीकृत करें आंतरिक ढांचाऔर/या किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के घटकों, एन्कोडिंग विधि और अन्य तकनीकी विशेषताओं की एन्कोडिंग, उनकी सामग्री में कोई बदलाव किए बिना;
दस्तावेज़ों को अनुभागों और उपखंडों से युक्त एक पदानुक्रमित योजना में रखें, जिसके अनुसार संघीय कार्यकारी प्राधिकरण (बाद में वर्गीकरण योजना के रूप में संदर्भित) के ईडीएमएस में दस्तावेजों के भंडारण का व्यवस्थितकरण और संगठन आयोजित किया जाता है।
9. रूसी संघ के राष्ट्रीय मानक GOST R ISO 15489-1-2007 के अनुसार EDMS FOIV में निहित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ"(बाद में मानक के रूप में संदर्भित) यह सुनिश्चित करना आवश्यक है:
एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रामाणिकता - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक संपत्ति जो गारंटी देती है कि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ घोषित एक के समान है;
एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अखंडता - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की संपत्ति, जिसमें एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री पुष्टि किए गए लेनदेन, गतिविधियों या तथ्यों का पूर्ण और सटीक प्रतिनिधित्व है और जिस पर बाद के संचालन या बाद की गतिविधियों में भरोसा किया जा सकता है;
एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की स्थिति जिसमें इसके निर्माण के बाद से कोई परिवर्तन नहीं किया गया है।
10. दस्तावेज़ के विवरण को ठीक करके दस्तावेज़ों को संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में पंजीकृत किया जाना चाहिए, जो मानक के अनुसार दस्तावेज़ के निम्नलिखित गुणों की पुष्टि प्रदान करते हैं:
दस्तावेज़ संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के अनुसार बनाया गया था;
दस्तावेज़ उस व्यक्ति द्वारा बनाया या भेजा गया था जिसे इसके निर्माता या प्रेषक के रूप में दर्शाया गया है;
दस्तावेज़ निर्दिष्ट समय पर निर्दिष्ट पते पर बनाया या भेजा गया था;
दस्तावेज़ पूरा हो गया है;
एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (एक दस्तावेज़ की एक इलेक्ट्रॉनिक छवि) को संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में पाया, निकाला, प्रस्तुत और व्याख्या किया जा सकता है, कागज पर दस्तावेजों के अपवाद के साथ, जिसके लिए संघीय कार्यकारी प्राधिकरण द्वारा अनुमोदित लिपिक निर्देश प्रतिबंधित करता है एक इलेक्ट्रॉनिक छवि का निर्माण।
11. संघीय कार्यकारी निकाय के ईडीएमएस में दस्तावेजों का निर्माण, प्रसंस्करण संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियमों द्वारा स्थापित तरीके से किया जाता है, जिसे 15 जून, 2009 एन 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया है। (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2009, एन 25, कला। 3060; 2011, एन 37, आइटम 5263)।
12. ईडीएमएस एफओआईवी को निम्नलिखित फ़ाइल स्वरूपों का प्रदर्शन प्रदान करना चाहिए: पीडीएफ, आरटीएफ, डॉक्टर, टिफ।
संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को संघीय कार्यकारी प्राधिकरण की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले अन्य फ़ाइल स्वरूपों का प्रदर्शन प्रदान करने की अनुमति है।
13. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के इनपुट को सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए:
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के कई घटकों से युक्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में प्रवेश करते समय - अलग-अलग भाग, जो स्वतंत्र रूप से या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के अन्य भागों के साथ मिलकर एक अलग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाते हैं, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के EDMS को अपने सभी घटकों का इनपुट सुनिश्चित करना चाहिए ;
कई घटकों से युक्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में प्रवेश करते समय, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को इस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को समग्र रूप से प्रबंधित करने, घटकों के बीच संबंध बनाए रखने और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की संरचनात्मक अखंडता को बनाए रखने की क्षमता प्रदान करनी चाहिए;
EDMS FOIV के उपयोगकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन की अनुपस्थिति में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ दर्ज करने की क्षमता प्रदान करना;
दस्तावेजों के बारे में मेटाडेटा का संग्रह और भंडारण सुनिश्चित करना;
प्रदर्शन करने के लिए अधिकृत संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के एक अधिकारी द्वारा निर्दिष्ट फ़ील्ड से स्वचालित रूप से मान निकालें प्रशासनिक कार्य EDMS FOIV (बाद में EDMS FOIV के व्यवस्थापक के रूप में संदर्भित) के साथ काम करते समय, MEDO, SMEV और अन्य सूचना प्रणालियों से प्राप्त दस्तावेजों के कुछ समूहों के लिए, इन मानों का उपयोग करके संबंधित मेटाडेटा को स्वचालित रूप से दर्ज करने के लिए;
ईडीएमएस एफओआईवी को कॉन्फ़िगर करते समय निर्दिष्ट सभी मेटाडेटा तत्वों को भरने का समर्थन करें, और उनके स्थायी भंडारण और दस्तावेज़ के साथ कनेक्शन सुनिश्चित करें;
मेटाडेटा और नियंत्रण जानकारी दोनों में दस्तावेज़ के प्रवेश की तिथि और समय तय करें;
स्क्रीन पर प्रत्येक दर्ज किए गए दस्तावेज़ के मेटाडेटा को प्रदर्शित करने की क्षमता प्रदान करें;
ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को उन अनिवार्य मेटाडेटा को दर्ज करने का अनुरोध करने की क्षमता प्रदान करें जो स्वचालित रूप से निकाले और सहेजे नहीं गए थे;
अपूर्ण मेटाडेटा के बारे में दस्तावेज़ दर्ज करते समय ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को सूचित करें।
14. ईडीएमएस द्वारा दस्तावेजों के अनुमोदन और हस्ताक्षर की प्रक्रियाओं को सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण को यह सुनिश्चित करना चाहिए:
ईडीएमएस संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के उपयोगकर्ताओं के लिए दस्तावेज़ लाना, जो इस दस्तावेज़ पर एक संकल्प, टिप्पणियों और निर्देशों के साथ दस्तावेज़ के निष्पादक, समन्वयक और हस्ताक्षरकर्ता हैं;
दस्तावेजों पर निर्देशों के निष्पादन पर नियंत्रण रखने की संभावना, निर्देशों की स्थिति पर संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के उपयोगकर्ताओं को स्वचालित रूप से सूचित करना;
एक इंटरफ़ेस की उपस्थिति जो आपको उन इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों को जोड़ने की अनुमति देती है जिन्हें स्थापित आवश्यकताओं के अनुपालन की पुष्टि प्राप्त हुई है संघीय कानूनदिनांक 6 अप्रैल, 2011 एन 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर पर" (सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडेरात्सी, 2011, एन 15, कला। 2036; एन 27, कला। 3880);
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर और अनुमोदन (अनुमोदन)।
15. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्रामाणिकता, अखंडता और विश्वसनीयता को सत्यापित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को यह सुनिश्चित करना चाहिए:
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का सत्यापन और सुरक्षा, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी के संबद्ध प्रमाण पत्र;
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मेटाडेटा के रूप में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन के परिणाम को संग्रहीत करें;
ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के सत्यापन के परिणामों के बारे में सूचित करें।
16. पतेदार को दस्तावेजों को स्थानांतरित करने (भेजने) की प्रक्रिया संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के अनुसार की जाती है।
कागज पर आउटगोइंग दस्तावेजों के लिए, संघीय कार्यकारी कार्यालय के ईडीएमएस को उचित प्रारूप के लिफाफों और एक मेलिंग सूची की छपाई सुनिश्चित करनी चाहिए।
17. ईडीएमएस एफओआईवी को उन कार्यों को पहचानने और ट्रैक करने के लिए नियंत्रण जानकारी की रिकॉर्डिंग सुनिश्चित करनी चाहिए जिनके लिए ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के पास प्रदर्शन करने की अनुमति (अधिकार) नहीं है।
उसी समय, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि नियंत्रण जानकारी और रिकॉर्ड की गई क्रियाओं के लिए भंडारण अवधि दस्तावेज़ के लिए भंडारण अवधि के अनुरूप है।
ईडीएमएस एफओआईवी को निम्नलिखित नियंत्रण जानकारी को परिवर्तनों से सुरक्षित रूप में संग्रहित करना चाहिए:
दस्तावेजों या दस्तावेजों के सेट, मसौदा दस्तावेजों, वर्गीकरण योजना के साथ किए गए सभी कार्यों के बारे में;
कार्रवाई करने वाले ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के बारे में;
कार्रवाई की तारीख और समय।
नियंत्रण जानकारी के भाग के रूप में दर्ज की गई गतिविधियों में शामिल होना चाहिए:
संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में दस्तावेज, मसौदा दस्तावेज दर्ज करना;
वर्गीकरण योजना में एक खंड (उपखंड) को स्थानांतरित करना;
दस्तावेजों के साथ प्रतिधारण अवधि और बाद की कार्रवाइयों के लिए दिशानिर्देशों में कोई परिवर्तन;
दस्तावेज़ के मूल्य की जांच के दौरान संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के प्रशासक द्वारा की गई कोई भी कार्रवाई, 22 अक्टूबर 2004 एन 125-एफजेड के संघीय कानून के अनुसार की गई। संग्रहरूस में" ; 2010, नंबर 19, आइटम 2291; एन 31, आइटम 4196);
वर्गीकरण योजना के एक खंड (उपधारा) के विनाश पर प्रतिबंध लगाना और हटाना;
वर्गीकरण योजना, अनुभागों और दस्तावेजों के मेटाडेटा में कोई परिवर्तन;
ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता द्वारा मेटाडेटा का संशोधन और विनाश;
पहुँच अधिकार परिवर्तन;
EDMS FOIV उपयोगकर्ता या EDMS FOIV उपयोगकर्ताओं के समूह का निर्माण, संशोधन और विनाश;
दस्तावेजों का हस्तांतरण;
दस्तावेजों का विनाश;
किसी दस्तावेज़ या मेटाडेटा को प्रिंट करना।
18. नियंत्रण जानकारी के रखरखाव को सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए:
नियंत्रण जानकारी के हिस्से के रूप में दस्तावेजों, मसौदा दस्तावेजों और अनुभागों के साथ-साथ मुद्रण या सूचना के अन्य प्रदर्शन के सभी मामलों को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड करें;
नियंत्रण जानकारी संग्रहीत करने के लिए प्रक्रियाओं को स्थापित करने के लिए एक इंटरफ़ेस प्रदान करें;
नियंत्रण जानकारी को सहेजने की प्रक्रिया की सेटिंग में सभी परिवर्तनों को लॉग करें। नियंत्रण जानकारी को सहेजने की प्रक्रिया की सेटिंग में परिवर्तनों के लॉगिंग को अक्षम करने की अनुमति नहीं है;
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों, वर्गीकरण योजना के अनुभागों (उपखंडों), भंडारण अवधि, मेटाडेटा पर किए गए कार्यों के बारे में नियंत्रण जानकारी का संरक्षण सुनिश्चित करना;
सुनिश्चित करें कि मेटाडेटा मानों में परिवर्तन के बारे में नियंत्रण जानकारी बनी हुई है;
अनुमोदन या हस्ताक्षर करने के उद्देश्य से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रत्येक दस्तावेज़ ड्राफ्ट की नियंत्रण जानकारी के हिस्से के रूप में सहेजें;
सुनिश्चित करें कि ऑडिट जानकारी इस तरह से प्रस्तुत की गई है जिससे घटना की पहचान की जा सके और इससे जुड़े सभी डेटा प्राप्त किए जा सकें;
कुछ घटनाओं, वस्तुओं से संबंधित जानकारी के लिए नियंत्रण जानकारी में खोज की संभावना प्रदान करें - ईडीएमएस एफओआईवी के सूचना तत्व (वर्ग, वर्गीकरण योजना के उपखंड, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज, घटक, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कार्ड, मेटाडेटा और अन्य सूचना तत्व), EDMS FOIV के उपयोगकर्ता, EDMS FOIV के समूह - EDMS FOIV उपयोगकर्ताओं का सबसेट, EDMS FOIV उपयोगकर्ताओं की भूमिका, क्षण या समय अंतराल।
19. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस की वर्गीकरण योजना में, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के मामलों के नामकरण के अनुभागों और उपखंडों के अनुरूप अनुभाग और उपखंड प्रदान किए जाने चाहिए।
संबंधित अनुभागों (उपखंडों) में शामिल दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें विशिष्ट प्रबंधन की सूची के अनुसार स्थापित की जाती हैं अभिलेखीय दस्तावेजगतिविधि के दौरान उत्पन्न सरकारी संस्थाएंअंग स्थानीय सरकारऔर संगठन, 08.25.2010 एन 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित भंडारण की अवधि का संकेत (8 सितंबर, 2010 को रूसी संघ के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत, पंजीकरण एन 18380)।
20. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को दस्तावेजों के भंडारण और लेखांकन के लिए निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:
वर्गीकरण योजना के अनुभागों (उपखंडों) के भंडारण की शर्तों को बनाना और बदलना संभव होना चाहिए, जो संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के मामलों के नामकरण के आधार पर स्थापित किए जाते हैं;
भंडारण अवधि की संख्या पर कोई प्रतिबंध नहीं होना चाहिए;
एक अवधारण अवधि बनाते समय, इसे एक पहचानकर्ता सौंपा जाना चाहिए और इसके लिए एक अद्वितीय नाम दर्ज करने का अवसर दिया जाना चाहिए;
इस तरह के परिवर्तन या विनाश की तारीख, और ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के बारे में जानकारी सहित नियंत्रण जानकारी में परिवर्तन और भंडारण अवधि के विनाश के इतिहास को संरक्षित रूप में बनाए रखने और सहेजने की अनुमति दें, जिन्होंने दस्तावेज़ में परिवर्तन या नष्ट किया;
दस्तावेजों के भंडारण की अवधि को बदलते या नष्ट करते समय, परिवर्तन या विनाश का कारण दर्ज करना और इस जानकारी को नियंत्रण जानकारी में सहेजना आवश्यक है;
प्रत्येक अनुभाग के लिए नियुक्ति, कम से कम एक भंडारण अवधि की वर्गीकरण योजना की उपधारा (दस्तावेज़ के इलेक्ट्रॉनिक कार्ड में उस अनुभाग (उपखंड) की संख्या जिसमें दस्तावेज़ संबंधित है, स्वचालित रूप से दस्तावेज़ की संग्रहण अवधि को तदनुसार निर्धारित करना चाहिए वर्गीकरण योजना में निर्दिष्ट अवधि के साथ);
दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि की समाप्ति के समय, ईडीएमएस एफओआईवी को भंडारण अवधि की समाप्ति के बारे में ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को स्वचालित रूप से अधिसूचनाएं शुरू करनी चाहिए;
विनाश के लिए दस्तावेजों का आवंटन;
दस्तावेजों के भंडारण के संदर्भ में भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद दस्तावेजों के साथ कार्रवाई के लिए विकल्पों का न्यूनतम सेट प्रदान करें:
ए) स्थायी रूप से स्टोर करें;
बी) 22 अक्टूबर, 2004 एन 125-एफजेड के संघीय कानून के अनुसार दस्तावेज़ के मूल्य की एक परीक्षा आयोजित करें "रूसी संघ में संग्रह पर" (सोब्रानी ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2004, एन 43, कला। 4169; 2006)। , एन 50, कला 5280; 2007, एन 49, आइटम 6079; 2008, एन 20, आइटम 2253; 2010, एन 19, आइटम 2291; एन 31, आइटम 4196);
ग) संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के अनुसार दस्तावेज़ को नष्ट करना;
डी) भंडारण के लिए दूसरे भंडारण में स्थानांतरण;
ई) कैलेंडर वर्ष के अंत में, निर्धारित प्रपत्र में दस्तावेज बनाएं: समाप्त भंडारण अवधि के साथ दस्तावेजों (अनुभागों) के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम और स्थायी और दीर्घकालिक (10 वर्षों से अधिक) के लिए दस्तावेजों की एक सूची। संग्रहण अवधि।
ईडीएमएस एफओआईवी को अनुमति देनी चाहिए:
क) दस्तावेजों के भंडारण की अवधि में वृद्धि;
बी) विनाश के लिए दस्तावेजों (अनुभागों) के आवंटन पर अधिनियम के संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में संरक्षण के साथ विनाश के लिए दस्तावेजों का आवंटन;
सी) भंडारण में स्थानांतरण के लिए स्थायी प्रतिधारण अवधि के दस्तावेजों के वार्षिक अनुभाग निर्यात करें राज्य अभिलेखागार;
डी) कर्मियों पर दस्तावेजों के संग्रह में स्थानांतरण के लिए कर्मियों पर दस्तावेजों के वार्षिक अनुभागों का निर्यात;
ई) कम से कम एक सौ साल की अवधि के साथ भंडारण अवधि बनाए रखें;
ई) दस्तावेजों के विनाश और हस्तांतरण के लिए की गई किसी भी कार्रवाई को नियंत्रण जानकारी के हिस्से के रूप में रिकॉर्ड करना और उनके बारे में सूचित करना।
III. ईडीएमएस एफओआईवी की सूचना सुरक्षा के लिए आवश्यकताएं, जिसमें सीमित वितरण की सेवा जानकारी को संसाधित करना शामिल है
21. सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी की सुरक्षा के लिए, सूचना सुरक्षा आवश्यकताओं के अनुसार प्रमाणित तकनीकी और (या) सॉफ़्टवेयर सूचना सुरक्षा उपकरणों का उपयोग किया जाना चाहिए।
22. सूचना सुरक्षा आवश्यकताओं और उनके कार्यान्वयन के उपाय, साथ ही विशिष्ट सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर सुरक्षा उपकरण, स्थापित सुरक्षा वर्ग के आधार पर निर्धारित और निर्दिष्ट किए जाने चाहिए।
23. ईडीएमएस एफओआईवी को आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए राष्ट्रीय मानकरूसी संघ GOST R 51275-2006 "सूचना का संरक्षण। सूचनाकरण का उद्देश्य। सूचना को प्रभावित करने वाले कारक। सामान्य प्रावधान" और गोपनीय जानकारी की तकनीकी सुरक्षा के लिए आवश्यकताएं।
24. ईडीएमएस एफओआईवी को दस्तावेजों तक पहुंच नियंत्रण प्रदान करना चाहिए। एक्सेस अनुदान और दस्तावेजों और मेटाडेटा के साथ अन्य लेनदेन को लेखा परीक्षा ट्रेल के रूप में रिकॉर्ड और बनाए रखा जाना चाहिए।
25. ईडीएमएस एफओआईवी का 17 मार्च, 2008 एन 351 के रूसी संघ के राष्ट्रपति के डिक्री के अनुसार सूचना और दूरसंचार नेटवर्क इंटरनेट से सीधा (असुरक्षित) कनेक्शन नहीं होना चाहिए "रूसी की सूचना सुरक्षा सुनिश्चित करने के उपायों पर" अंतर्राष्ट्रीय सूचना विनिमय के सूचना और दूरसंचार नेटवर्क का उपयोग करते समय फेडरेशन" (सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2008, एन 12, आइटम 1110; 2008, एन 43, आइटम 4919; 2011, एन 4, आइटम 572)।
26. ईडीएमएस एफओआईवी को सुरक्षा नीति के अनुसार दस्तावेजों तक पहुंच प्रदान करनी चाहिए। संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के उपयोगकर्ताओं का प्रबंधन केंद्रीय रूप से किया जाना चाहिए। एक्सेस अधिकार - ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ता द्वारा निष्पादित की जाने वाली क्रियाओं का एक सेट, ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ताओं और/या ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ताओं के समूहों की भूमिकाओं को सौंपा गया है। वर्गीकरण योजना के कुछ हिस्सों तक पहुंच खोलने के अलावा, एक्सेस अधिकारों का उपयोग उन संचालन की सीमा को सीमित करने के लिए किया जाता है जो ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता ईडीएमएस एफओआईवी की वस्तुओं पर प्रदर्शन कर सकते हैं, जिसमें मेटाडेटा और अनुभागों की सामग्री को देखना, बनाना या बनाना शामिल है। एक निश्चित प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां) देखना। ईडीएमएस एफओआईवी (इसके बाद अधिकार प्रबंधन के रूप में संदर्भित) के उपयोगकर्ताओं को ईडीएमएस एफओआईवी के संसाधनों तक पहुंच अधिकारों का असाइनमेंट पूरी तरह से ईडीएमएस एफओआईवी के सॉफ्टवेयर द्वारा ही किया जाता है।
27. ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता की भूमिका - ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ताओं के पूर्वनिर्धारित सबसेट को दिए गए कार्यात्मक अधिकारों का एक सेट, ईडीएमएस एफओआईवी की उपयोगकर्ता की क्षमताओं को सीमित कर सकता है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की खोज और पढ़ने की अनुमति देता है (इलेक्ट्रॉनिक छवियों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां) दस्तावेज़) केवल वर्गीकरण योजना के कुछ वर्गों (उपखंडों) के भीतर।
28. अधिकार संघीय कार्यकारी अधिकारियों के ईडीएमएस समूहों को सौंपे गए हैं और इन समूहों के सदस्यों को विरासत में मिले हैं। एक्सेस अधिकार सौंपने के संचालन की अनुमति केवल ईडीएस संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के प्रशासकों को है।
29. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस प्रशासक की शक्तियों को दर्ज किया जाना चाहिए आधिकारिक विनियमएफओआईवी अधिकारी।
30. पहुंच का प्रबंधन करते समय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियों) की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए:
एक्सेस अधिकार प्रबंधन के साथ संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस प्रशासक प्रदान करें;
ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को एक साथ कई भूमिकाएं सौंपकर एक्सेस अधिकारों के संयोजन के उपयोग का समर्थन करना;
EDMS FOIV के व्यवस्थापक को EDMS FOIV के समूह बनाने और उनका प्रबंधन करने में सक्षम बनाना;
केवल ईडीएस संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के प्रशासकों को सिस्टम कार्यों और प्रासंगिक घटनाओं तक पहुंच प्रदान करें;
जब ईडीएमएस एफओआईवी का उपयोगकर्ता इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और मेटाडेटा की सामग्री द्वारा खोज करता है, तो ईडीएमएस एफओआईवी को उन खोज परिणामों की सूची में शामिल नहीं करना चाहिए जिन पर ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के पास पहुंच अधिकार नहीं हैं।
31. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां), मेटाडेटा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की बहाली (दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां), मेटाडेटा के नियमित बैकअप की संभावना प्रदान करनी चाहिए। बैकअप। नियमित स्वचालित बैकअप और पुनर्प्राप्ति को या तो ईडीएमएस एफओआईवी में ही ईडीएमएस एफओआईवी, एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली, या किसी अन्य सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन में उपयोग किए जाने वाले उपकरणों के साथ एकीकृत करके कार्यान्वित किया जा सकता है।
32. ईडीएमएस का बैकअप और रिकवरी सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण को निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए:
स्वचालित बैकअप और पुनर्प्राप्ति प्रक्रियाएं हैं जो वर्गीकरण योजना, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां), मेटाडेटा, प्रशासन पैरामीटर और नियंत्रण जानकारी के अनुभागों (उपखंडों) के नियमित पूर्ण या चयनात्मक बैकअप की अनुमति देती हैं, साथ ही, यदि आवश्यक हो, तो उनकी बहाली ;
ईडीएमएस एफओआईवी के प्रशासकों को बैकअप प्रक्रियाओं को करने के लिए एक कार्यक्रम निर्धारित करने का अवसर प्रदान करें:
ए) बैकअप की आवृत्ति निर्दिष्ट करना;
बी) बैकअप के लिए अनुभागों (उपखंडों) और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां) का संकेत देना;
ग) बैकअप के लिए भंडारण स्थान निर्दिष्ट करना।
बैकअप से जानकारी को पुनर्स्थापित करने की क्षमता केवल EDS FOIV सिस्टम के व्यवस्थापक को प्रदान की जानी चाहिए।
बैकअप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां) को पुनर्स्थापित करते समय, इसकी अखंडता (मेटाडेटा, नियंत्रण जानकारी सहित) को बहाली प्रक्रिया के पूरा होने पर पूरी तरह से सुनिश्चित किया जाना चाहिए।
एक उद्यम की कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली के कार्यात्मक उप-प्रणालियों में से एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) है, जिसका उद्देश्य दस्तावेज़ प्रबंधन और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन के आधार पर सभी प्रकार की आर्थिक प्रणालियों के प्रबंधन की दक्षता में वृद्धि करना है। प्रबंधन प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों की संयुक्त गतिविधियों को सुनिश्चित और समन्वयित करने वाले दस्तावेजों के साथ काम करें।
वर्तमान में बनाए जा रहे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम को CIS की बुनियादी आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।
मापनीयता।यह वांछनीय है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कई इकाइयों और कई हजार उपयोगकर्ताओं दोनों का समर्थन कर सकती है, और इसकी क्षमता बढ़ाने के लिए सिस्टम की क्षमता केवल संबंधित हार्डवेयर की क्षमता से निर्धारित होती है। इस आवश्यकता को Sybase, Oracle, Informix, आदि जैसी कंपनियों द्वारा निर्मित औद्योगिक डेटाबेस सर्वरों का समर्थन करके पूरा किया जा सकता है, जो लगभग सभी संभावित हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म पर मौजूद हैं, जिससे प्रदर्शन की व्यापक श्रेणी प्रदान की जाती है।
वितरण।दस्तावेजों के साथ काम करते समय मुख्य समस्याएं भौगोलिक रूप से वितरित संगठनों में उत्पन्न होती हैं, इसलिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की वास्तुकला को वितरित साइटों की बातचीत का समर्थन करना चाहिए। इसके अलावा, वितरित साइटों को गति और गुणवत्ता के मामले में सबसे विविध संचार चैनलों के साथ जोड़ा जा सकता है। साथ ही, सिस्टम आर्किटेक्चर को दूरस्थ उपयोगकर्ताओं के साथ सहभागिता का समर्थन करना चाहिए। जे
प्रतिरूपकता,यह संभव है कि ग्राहक को वर्कफ़्लो सिस्टम के सभी घटकों को तुरंत लागू करने की आवश्यकता न हो, और कभी-कभी ग्राहक द्वारा हल किए गए कार्यों की सीमा वर्कफ़्लो कार्यों की पूरी श्रृंखला से कम होती है। तब यह स्पष्ट है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में एक दूसरे के साथ एकीकृत अलग-अलग मॉड्यूल शामिल होने चाहिए।
खुलापन।एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली अन्य प्रणालियों से अलगाव में मौजूद नहीं हो सकती है और नहीं होनी चाहिए, उदाहरण के लिए, जब सिस्टम को अन्य एप्लिकेशन सिस्टम, विशेष रूप से एक लेखा कार्यक्रम के साथ एकीकृत करना आवश्यक हो। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को समर्थन करना चाहिए सामान्य मानकडेटा प्रोसेसिंग और ट्रांसमिशन और अन्य प्रणालियों के साथ संभावित शोधन और एकीकरण के लिए खुला इंटरफेस है।
4. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण का संरक्षण
उद्यम में ZD की सामान्य योजना, अंजीर में प्रस्तुत की गई है। 8, ZD के लिए संगठनात्मक और तकनीकी उपायों की प्रणाली को दर्शाता है।
संगठनात्मक उपाय निर्धारित करते हैं:
डाटा प्रोसेसिंग में शामिल कर्मियों के कार्य कार्य;
महत्वपूर्ण संचालन के लिए, ऑपरेशन का नियंत्रण और निष्पादन दो कर्मचारियों द्वारा अलग-अलग चाबियों के साथ किया जाना चाहिए;
डेटाबेस के लिए, विश्वसनीय भंडारण के लिए शर्तें प्रदान की जानी चाहिए;
यदि विश्वसनीय सुरक्षा की शर्तें प्रदान नहीं की जाती हैं, तो डेटा को अन्य स्थानों (कंपनियों, संगठनों) में स्थानांतरित करने से मना किया जाता है;
अप्रत्याशित घटना की स्थिति में डेटा को बचाने के लिए एक निकासी योजना विकसित की जानी चाहिए।
एचपी का नियंत्रण बहुत महत्वपूर्ण है, जिसे दो प्रकारों में विभाजित किया गया है:
बाहरी सत्यापन या ऑडिट (तीसरे पक्ष द्वारा किया गया);
आंतरिक सत्यापन (आंतरिक) प्रौद्योगिकी में निम्नलिखित सत्यापन गतिविधियां शामिल हैं:
सिस्टम प्रलेखन;
परियोजना प्रलेखन (भवन, परिसर, कंप्यूटर केंद्र);
सॉफ्टवेयर के लिए डिजाइन प्रलेखन;
सॉफ्टवेयर और ऑपरेटिंग सिस्टम पर उपयोगकर्ता दस्तावेजों का मार्गदर्शन करना;
रोजगार (पहुंच) और इसका प्रबंधन;
स्रोत कोड संशोधन;
डेटा फ़ाइलों और फ़ोल्डरों (निर्देशिकाओं) के नाम;
सभी डेटा वाहक;
टर्मिनल पहुंच;
उपयोगकर्ताओं और उनके अधिकारों की सूची;
कंसोल प्रोटोकॉल;
सिस्टम लॉग;
हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर विफलताओं के लॉग;
इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रोसेसिंग और व्यक्तिगत डेटा में परिवर्तन करने आदि के लिए प्रोटोकॉल।
किए गए कार्यों के परिणामस्वरूप, एक चेक सूची बनाई जाती है, जिसे दो प्रकार के मीडिया में विशेष या सार्वजनिक रूप से उपलब्ध सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके किया जा सकता है: हार्ड (कागज) कॉपी और इलेक्ट्रॉनिक रूप।
जैसा तकनीकी सुरक्षा उपायइलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और इलेक्ट्रॉनिक लिफाफे का उपयोग किया जाता है।
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर इसकी प्रामाणिकता को प्रमाणित करने के लिए पाठ में जोड़े गए वर्णों का एक विशेष क्रम है। यह पाठ से जटिल गणितीय परिवर्तनों के माध्यम से प्राप्त किया जाता है और एक विशेष संख्या, के, जिसे आपकी गुप्त कुंजी कहा जाता है। यह स्पष्ट है कि कोई भी तृतीय पक्ष, पाठ को बदलते हुए, हस्ताक्षर में उचित परिवर्तन करेगा। हालांकि, इसके घटकों में से एक को जानना - पाठ, यह दूसरे को नहीं जानता - कुंजी, और इसलिए, ऐसे परिवर्तन नहीं कर सकता है। एक हस्ताक्षर की पुष्टि करते समय, उस पर कार्रवाई की जाती है जो उन लोगों के विपरीत होती है जिनके साथ इसे प्राप्त किया गया था, लेकिन गुप्त कुंजी के बजाय, एक और संख्या उनमें शामिल है - सार्वजनिक कुंजी। बेशक, यह रहस्य पर निर्भर करता है, लेकिन इस तरह से कि जनता से गुप्त कुंजी प्राप्त करना असंभव है। इस प्रकार, आप अपनी सार्वजनिक कुंजी सभी ग्राहकों को उसकी सुरक्षा की चिंता किए बिना भेज सकते हैं। अगर यह किसी और के हाथ में पड़ भी जाता है तो भी आपकी जानकारी जाली नहीं होगी। कुंजी बनाने और वितरित करने की इस पद्धति को सार्वजनिक कुंजी वितरण सिद्धांत कहा जाता है।
पत्र को सील करते समय उसी सिद्धांत का उपयोग किया जाता है इलेक्ट्रॉनिक लिफाफा . सीलिंग के लिए दो चाबियों का उपयोग किया जाता है: आपकी निजी कुंजी और ग्राहक की सार्वजनिक कुंजी जिसके लिए पत्र का इरादा है। इन दोनों चाबियों से एक - कॉमन - की का निर्माण होता है। इसका उपयोग छपाई करते समय भी किया जाता है, लेकिन इस मामले में यह दूसरे तरीके से निकलता है - आपके से सार्वजनिक कुंजीऔर आपके ग्राहक की गुप्त कुंजी (ये दो जोड़े इस तरह से व्यवस्थित हैं कि साझा कुंजियाँ समान हैं)।
यह सुविधाजनक है, सबसे पहले, क्योंकि आपको चाबियों को बदलने के लिए सभी ग्राहकों से व्यक्तिगत रूप से मिलने की आवश्यकता नहीं है - बस उन्हें ई-मेल द्वारा चाबियां भेजें, और दूसरी बात, क्योंकि आप सभी के लिए एक ही कुंजी बनाते और वितरित करते हैं।
इंटरनेट पर दस्तावेजों को सुरक्षित रूप से प्रसारित करने के लिए बरती जाने वाली सावधानियां
सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर कॉम्प्लेक्स के केंद्रीय नोड में एम्बेड करना जो फ़ायरवॉल के कार्य करता है।
पैकेट फ़िल्टरिंग और उपयोगकर्ता प्रमाणीकरण।
एक कॉर्पोरेट इंट्रानेट के माध्यम से नोड्स के बीच आंतरिक संचार प्रदान करना जिसमें स्थानीय आईपी पते हैं जो इंटरनेट पर पंजीकृत नहीं हैं और इसलिए बाहरी दुनिया से पहुंच योग्य नहीं हैं।
एक प्रॉक्सी सर्वर द्वारा बाहरी नेटवर्क तक पहुंच की बाड़ लगाना जो आंतरिक आईपी पते को वैश्विक में परिवर्तित करता है, आने वाले और बाहर जाने वाले ट्रैफ़िक को प्रतिबंधित करता है, और उपयोगकर्ताओं द्वारा देखी गई बाहरी वेब साइटों को पंजीकृत करता है।
महत्वपूर्ण डेटाबेस वाले स्थानीय सर्वर और वेब सर्वर पर विभिन्न प्रोटोकॉल का उपयोग, जो डेटाबेस तक अनधिकृत पहुंच के लिए मुश्किल बनाता है। यह वेब प्रौद्योगिकी के लाभों को कुछ हद तक कम कर सकता है।
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में ही अभिगम नियंत्रण तंत्र का कार्यान्वयन (अभिगम नियंत्रण सूची, पहुंच स्तर, भूमिकाएं, उपयोगकर्ता समूह, एन्क्रिप्शन, आदि)।
1990 के दशक के मध्य में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (EDMS) का उपयोग शुरू हुआ। हालांकि, राष्ट्रीय स्तर पर ईडीएमएस की शुरूआत पिछले पांच वर्षों में ही व्यापक हो गई है। यहां मुख्य प्रोत्साहन 12 फरवरी, 2011 नंबर 176-आर की रूसी संघ की सरकार की डिक्री थी, जिसने संघीय कार्यकारी निकायों को कागज रहित दस्तावेज़ प्रबंधन और रूसी संघ की सरकार के डिक्री के संक्रमण के लिए कार्य योजना को मंजूरी दी थी। 6 सितंबर, 2012 नंबर 890 "सार्वजनिक प्राधिकरणों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में सुधार के उपायों पर"।
रूसी संघ के संचार मंत्रालय की उपरोक्त कार्य योजना के अनुसार, "संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं, इन प्रणालियों के माध्यम से सीमित वितरण सेवा जानकारी को संसाधित करने की आवश्यकता सहित" तैयार और अनुमोदित की गई थीं। 2
जबकि ईडीएमएस का उपयोग विशेष रूप से अंतर-संगठनात्मक प्रणालियों के रूप में किया गया था, उनकी विविधता और एक दूसरे के साथ असंगति कोई महत्वपूर्ण समस्या नहीं थी। लेकिन एकल में संक्रमण की शुरुआत के साथ सूचना स्थान, अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का संगठन, ईडीएमएस को एकीकृत करने की आवश्यकता, राष्ट्रव्यापी दस्तावेज़ विनिमय प्रणालियों, इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन और के साथ उनकी संगतता सुनिश्चित करना अभिलेखीय भंडारणआगे आओ। आंशिक रूप से, GOST R 53898-2010 का उद्देश्य EDMS सिस्टम के बीच बातचीत के मुद्दों को हल करना है। "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की सहभागिता। ईमेल आवश्यकताएँ।
"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं ..." संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए अभिप्रेत हैं, लेकिन कला के अनुसार। 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून संख्या 149-FZ के 11 अन्य राज्य निकायों और स्थानीय सरकारों पर भी लागू होते हैं। वाणिज्यिक संगठनों को अपने विवेक से ईडीएमएस आयोजित करने का अधिकार है, लेकिन, हमारे देश में राज्य की भूमिका को देखते हुए, आमतौर पर सभी बड़े और मध्यम वाणिज्यिक संगठनसरकारी एजेंसियों के साथ बातचीत की सुविधा के लिए राज्य द्वारा स्थापित नियमों द्वारा निर्देशित होते हैं।
ये आवश्यकताएं एक रूपरेखा प्रकृति की हैं, और इसलिए, 2013 में, संघीय अभिलेखीय एजेंसी के आदेश से, दस्तावेज़ विज्ञान और संग्रह के अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान (VNIIDAD) ने "इलेक्ट्रॉनिक प्रदान करने वाली सूचना प्रणालियों के लिए अभिलेखीय और दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यात्मक आवश्यकताएं" विकसित कीं। संघीय कार्यकारी निकायों के अधिकारियों की आंतरिक गतिविधियों की प्रक्रिया में दस्तावेज़ प्रबंधन"। 3
आइए रूस के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय की आवश्यकताओं ... के सबसे दिलचस्प प्रावधानों पर विचार करें।
"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं ..." ईडीएमएस में मौजूद होने वाले कार्यों के न्यूनतम सेट के साथ-साथ एक संस्था में ईडीएमएस के उपयोग को व्यवस्थित करने की आवश्यकताओं को परिभाषित करता है।
ईडीएमएस के लिए मुख्य आवश्यकताओं में से एक इसकी मापनीयता है, दोनों जुड़े हुए कार्यस्थानों की संख्या और ईडीएमएस में निहित दस्तावेजों की संख्या के संदर्भ में। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि आधुनिक प्रणालीदस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग दस्तावेज़ के साथ काम करने वाले संगठन के लगभग सभी कर्मचारियों द्वारा किया जाता है, और सामान्य प्रवृत्ति स्थिर कार्यस्थानों और मोबाइल उपकरणों से दस्तावेज़ों तक पहुंच, सिस्टम तक दूरस्थ पहुंच दोनों का उपयोग है। ईडीएमएस में संग्रहीत दस्तावेजों की संख्या के अनुसार, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि चूंकि सिस्टम न केवल अंतिम निष्पादित और हस्ताक्षरित दस्तावेजों को संग्रहीत करता है, बल्कि मध्यवर्ती कामकाजी संस्करण भी, फाइलों की संख्या, ईडीएमएस में प्रवेश करने वाले दस्तावेजों और दस्तावेजों को एक में रखता है। वर्ष पंजीकृत दस्तावेजों की कुल संख्या से कई गुना अधिक है पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा(इनकमिंग, आउटगोइंग और इंटरनल)। आवश्यकताएं निर्धारित करती हैं कि ईडीएमएस को कम से कम 5 वर्षों की अवधि के लिए सभी दस्तावेजों का भंडारण सुनिश्चित करना चाहिए, लेकिन व्यवहार में कम से कम 10-15 वर्षों की अवधि पर ध्यान देना आवश्यक है, क्योंकि यह वह अवधि है जिसके दौरान इलेक्ट्रॉनिक में दस्तावेज़ प्रपत्र सक्रिय रूप से उपयोग किया जाना जारी है, विशेष रूप से अनुच्छेद 20 पैराग्राफ। च) एक ही आवश्यकताओं के लिए एक सौ साल तक के दस्तावेजों को संग्रहीत करने की संभावना प्रदान करता है।
SED का एक महत्वपूर्ण पैरामीटर इसकी गति है। यदि हार्डवेयर-सॉफ़्टवेयर कॉम्प्लेक्स (ईडीएमएस सर्वर) सिस्टम में एक साथ काम करने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या के लिए पर्याप्त उत्पादक नहीं है और (या) किसी दिए गए डेटाबेस वॉल्यूम (सिस्टम में दस्तावेज़ों की संख्या) के लिए, तो कर्मचारियों को प्रतीक्षा करनी होगी दस्तावेज़ कार्ड या दस्तावेज़ स्वयं खोला जाना है, इसलिए, कर्मचारी उत्पादकता गिरती है। इसलिए, आवश्यकताओं में समय पैरामीटर शामिल हैं जिनका ईडीएमएस के प्रदर्शन का पालन करना चाहिए:
- ईडीएमएस तक पहुंचने का समय - तीन सेकंड से अधिक नहीं;
- दस्तावेज़ के पंजीकरण के दौरान बनाए गए कार्ड तक पहुंच प्राप्त करने का समय और संदर्भ, सामग्री, दस्तावेज़ की संरचना, तैयारी, विचार, निष्पादन और भंडारण के दौरान दस्तावेज़ के साथ किए गए कार्यों के साथ-साथ पहचान डेटा (मेटाडेटा) का वर्णन करने वाले डेटा शामिल हैं। ) - पांच सेकंड से अधिक नहीं।
एक अन्य सामान्य स्थिति यह है कि उपयोगकर्ता द्वारा किसी कारण से दस्तावेज़ क्षतिग्रस्त हो जाता है या गलती से हटा दिया जाता है। आवश्यकताएं प्रदान करती हैं कि इस मामले में, 30 मिनट के भीतर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को बैकअप प्रतिलिपि से पुनर्स्थापित किया जाना चाहिए। संगठन, आवश्यकताओं के अनुसार, ईडीएमएस में संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की कम से कम एक बैकअप प्रति होनी चाहिए। हालांकि, व्यवहार में, सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, कम से कम दो बैकअप प्रतियां बनाई जाती हैं, अधिमानतः विभिन्न मीडिया पर। यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को खोने के जोखिम को कम करता है।
ईडीएमएस का विश्वसनीयता कारक कम से कम 0.98 होना चाहिए।
एक अन्य संकेतक अनधिकृत पहुंच से ईडीएमएस की सुरक्षा का स्तर है। सीमित पहुंच वाले दस्तावेज़ों के साथ काम करने वाली सरकारी एजेंसियों के लिए, यह कम से कम कक्षा 1G का प्रमाणन होना चाहिए। हालांकि, सुरक्षित ईडीएमएस बनाने और संचालित करने की उच्च लागत को देखते हुए, वे आम तौर पर कागज पर पारंपरिक मोड में प्रतिबंधित एक्सेस दस्तावेजों के साथ काम करने की कोशिश करते हैं, क्योंकि वे, एक नियम के रूप में, संगठन के दस्तावेजों का एक छोटा हिस्सा बनाते हैं। अन्यथा, आमतौर पर ऐसे दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए समर्पित कंप्यूटर स्थापित किए जाते हैं, या यहां तक कि एक अलग सुरक्षित नेटवर्क जिसका एक खुले कंप्यूटर नेटवर्क और इंटरनेट से कोई संबंध नहीं है। हालांकि, इस मामले में भी, डीएसपी स्तर के दस्तावेजों के साथ काम करने की परिकल्पना की गई है, लेकिन राज्य के रहस्यों वाले दस्तावेजों के साथ नहीं।
"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणालियों के लिए आवश्यकताएँ ..." का मुख्य भाग इस बात का विवरण है कि ईडीएमएस में प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की प्रक्रियाओं को कैसे बनाया जाना चाहिए।
इस बात पर जोर दिया जाता है कि ईडीएमएस को संगठन के सभी प्रकार और श्रेणियों के दस्तावेजों और मसौदा दस्तावेजों के साथ काम करना चाहिए।
ईडीएमएस इस्तेमाल किया सरकारी संस्थाएं, को अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (MEDO), अंतर्विभागीय इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन (SMEV), और अन्य सूचना प्रणालियों की प्रणालियों के साथ सहभागिता प्रदान करनी चाहिए।
EDMS के कार्य को GOST R ISO 15489-1-2007 के प्रावधानों का पालन करना चाहिए "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ", जिसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रामाणिकता, अखंडता और विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के क्षेत्र में, साथ ही साथ संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियम, रूसी संघ की सरकार के 15 जून, 2009 के डिक्री द्वारा अनुमोदित नहीं हैं। 477 (आवश्यकताओं के खंड 9 और 11)।
ईडीएमएस को सभी मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएं प्रदान करनी चाहिए:
ईडीएमएस में किसी दस्तावेज़ या दस्तावेज़ (ड्राफ़्ट दस्तावेज़) के बारे में जानकारी सहेजना (इसका पंजीकरण या, आवश्यकताओं के संदर्भ में, दस्तावेज़ को सिस्टम में दर्ज करना):
- दस्तावेज़ को ठेकेदार के पास लाना (ईडीएमएस का उपयोगकर्ता)
- दस्तावेज़ अनुमोदन
- दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर
- दस्तावेज़ का स्थानांतरण (भेजना);
- "दस्तावेजों का भंडारण और लेखांकन, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के साथ-साथ कार्यकारी अनुशासन का नियंत्रण, संदर्भ सामग्री तैयार करना और दस्तावेजों को संग्रह में लिखना", यानी निष्पादन का नियंत्रण, सूचना और संदर्भ कार्य, वर्तमान भंडारण और लेखा, राज्य संग्रह या डिपॉजिटरी स्टोरेज में स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों की तैयारी सहित।
आवश्यकताओं के खंड 17 के अनुसार, दस्तावेजों या दस्तावेजों के सेट, ड्राफ्ट दस्तावेजों, पंजीकरण कार्ड (मेटाडेटा) के साथ किए गए सभी कार्यों की जानकारी लॉगिंग के अधीन है। यह जानकारी:
- कार्रवाई करने वाले ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के बारे में;
- कार्रवाई की तारीख और समय;
- ईडीएमएस में दस्तावेज, मसौदा दस्तावेज दर्ज करने पर;
- वर्गीकरण योजना में एक खंड (उपखंड) को स्थानांतरित करने के बारे में;
- दस्तावेजों के साथ भंडारण अवधि और बाद की कार्रवाइयों पर निर्देशों में बदलाव के बारे में;
- दस्तावेज़ के मूल्य की जांच के दौरान संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के प्रशासक द्वारा किए गए कार्यों पर, 22 अक्टूबर 2004 नंबर 125-एफजेड के संघीय कानून के अनुसार "रूसी संघ में संग्रह पर" ";
- वर्गीकरण योजना के एक खंड (उपधारा) के विनाश पर प्रतिबंध लगाने और हटाने पर;
- ईडीएमएस उपयोगकर्ता द्वारा मेटाडेटा के किसी भी परिवर्तन या विनाश के बारे में;
- दस्तावेजों तक पहुंच अधिकारों में परिवर्तन के बारे में;
- दस्तावेजों के हस्तांतरण पर;
- दस्तावेजों के विनाश पर;
- किसी दस्तावेज़ या मेटाडेटा को प्रिंट करने के बारे में।
रूसी संघ के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय की आवश्यकताएं ईडीएमएस द्वारा समर्थित व्यावसायिक प्रक्रियाओं को निम्नलिखित समूहों में विभाजित करती हैं:
ए) कागज पर आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेजों का प्रसंस्करण, संगठन द्वारा बनाया या प्राप्त किया गया और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवि (मेल, दूरसंचार और कूरियर संचार द्वारा प्राप्त दस्तावेजों सहित) को पंजीकृत, स्कैन और बनाकर एफओवी ईडीएमएस में शामिल किया गया;
बी) अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की प्रणाली के माध्यम से प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;
ग) अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन की प्रणाली का उपयोग करके प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;
डी) ई-मेल द्वारा प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;
ई) ईडीएमएस में आंतरिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण।
उन संगठनों में जो राज्य निकाय नहीं हैं, पैराग्राफ बी) और सी) अनुपस्थित हैं, दस्तावेज़ केवल पारंपरिक संचार चैनलों या ई-मेल के माध्यम से प्राप्त होते हैं।
यदि कोई दस्तावेज़ कागज पर प्राप्त होता है, तो दस्तावेज़ को ईडीएमएस में दर्ज करने में उसका पंजीकरण, स्कैनिंग और दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक छवि का निर्माण शामिल है।
इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक दस्तावेज़ की प्राप्ति के मामले में, ईडीएमएस में एक दस्तावेज़ दर्ज करना ईडीएमएस में लोड हो रहा है, प्राप्त दस्तावेज़ में परिवर्तन करने पर प्रतिबंध के साथ पंजीकरण।
संगठन कार्यालय के काम पर निर्देश में दस्तावेजों की एक सूची को मंजूरी दे सकता है और शामिल कर सकता है जिसके लिए उनकी इलेक्ट्रॉनिक छवियों का निर्माण निषिद्ध है, उदाहरण के लिए, चिपबोर्ड के साथ चिह्नित दस्तावेज, "व्यक्तिगत" के रूप में चिह्नित, गोपनीय दस्तावेजआदि। यदि ऐसा कोई दस्तावेज प्राप्त होता है, तो यह ईडीएमएस में पंजीकृत होता है, लेकिन इसकी इलेक्ट्रॉनिक छवि नहीं बनाई जाती है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के मसौदे के लिए, उनके निर्माण, अनुमोदन और हस्ताक्षर के प्रत्येक चरण में, दस्तावेज़ की सामग्री दस्तावेजों के संस्करण बनाकर और उन्हें दस्तावेज़ कार्ड से जोड़कर तय की जाती है।
ईडीएमएस को पंजीकरण कार्ड में किसी भी फ़ाइल प्रारूप को संलग्न करने का समर्थन करना चाहिए। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि ईडीएमएस आमतौर पर कई वर्षों से उपयोग में है, और इस समय के दौरान कार्यक्रमों के नए संस्करण और, तदनुसार, फ़ाइल प्रारूप दिखाई दे सकते हैं, जिन्हें ईडीएमएस द्वारा समर्थित होने की भी आवश्यकता होगी। ईडीएमएस को आपको सिस्टम में प्रवेश करने और दस्तावेज़ फ़ाइलों को पंजीकृत करने की अनुमति देनी चाहिए, भले ही जिस एप्लिकेशन में दस्तावेज़ बनाया गया था वह इस कार्यस्थल पर उपलब्ध नहीं है (स्थापित नहीं)। साथ ही, कुछ सबसे सामान्य प्रारूप, ईडीएमएस अनिवार्य रूप से प्रदर्शित करने में सक्षम होना चाहिए। ये पीडीएफ, आरटीएफ, डॉक्टर, टिफ हैं।
ईडीएमएस को दस्तावेजों को अनुभागों और उपखंडों से युक्त एक पदानुक्रमित योजना में रखने की अनुमति देनी चाहिए, जिसके अनुसार ईडीएमएस (वर्गीकरण योजना) में दस्तावेजों के भंडारण का व्यवस्थितकरण और संगठन आयोजित किया जाता है। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि दस्तावेजों को भौतिक रूप से सर्वर (भंडारण प्रणाली) पर आंतरिक विन्यास और इस ईडीएमएस में फाइलों को संग्रहीत करने के सिद्धांतों द्वारा निर्धारित क्रम में रखा जाता है, और वर्गीकरण योजना पंजीकरण कार्ड में सिर्फ एक क्षेत्र है जो आपको अनुमति देता है वर्गीकरण सुविधाओं द्वारा दस्तावेजों को शीघ्रता से खोजने के लिए।
वर्गीकरण योजना आमतौर पर संगठन के मामलों के नामकरण पर आधारित होती है।
ईडीएमएस पंजीकरण कार्ड में, उन क्षेत्रों को परिभाषित किया जाना चाहिए जिन्हें भरना आवश्यक है। दस्तावेज़ दर्ज करते समय, ईडीएमएस को उपयोगकर्ता को आवश्यक फ़ील्ड (मेटाडेटा) (आवश्यकताओं का खंड 13) भरने के लिए संकेत देना चाहिए।
दस्तावेज़ के साथ काम करने के दौरान, न केवल संकल्प, बल्कि दस्तावेज़ पर टिप्पणियां और निर्देश भी ईडीएमएस में दर्ज किए जा सकते हैं। किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने (और, यदि आवश्यक हो, अनुमोदन) के लिए, ईडीएमएस संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर साधनों को जोड़ने की संभावना प्रदान करता है। 4
पारंपरिक तरीकों से (कागज पर) दस्तावेज भेजते समय, ईडीएमएस लिफाफों की ओवरप्रिंटिंग और मेलिंग सूचियों की छपाई प्रदान करता है।
संबंधित वर्गों (उपखंडों) में शामिल दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची के अनुसार स्थापित की जाती हैं, जो भंडारण की अवधि का संकेत देती हैं, द्वारा अनुमोदित रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25.08.2010 संख्या 558। 5
स्थापित भंडारण अवधि के अनुसार, ईडीएमएस को निम्नलिखित क्रियाएं प्रदान करनी चाहिए:
- दस्तावेज़ को स्थायी रूप से रखें;
- दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा आयोजित करना;
- कैलेंडर वर्ष के अंत में, निर्धारित प्रपत्र में दस्तावेज़ बनाएं: समाप्त भंडारण अवधि के साथ दस्तावेजों (अनुभागों) के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम और स्थायी और दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के लिए दस्तावेजों की एक सूची ;
- विनाश के लिए दस्तावेजों के आवंटन पर ईडीएमएस जानकारी में सहेजते समय विनाश के लिए दस्तावेज आवंटित करें (सिस्टम से हटाएं);
- भंडारण के लिए दस्तावेजों को दूसरे भंडारण में स्थानांतरित करना ( स्वचालित प्रणाली), भंडारण के लिए राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरण के लिए स्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों के वार्षिक अनुभागों को निर्यात करना और कर्मियों पर दस्तावेजों के संग्रह में स्थानांतरण के लिए कर्मियों पर दस्तावेजों के वार्षिक अनुभागों का निर्यात करना शामिल है।
आवश्यकताओं में कम से कम सौ वर्षों की अवधि के साथ भंडारण अवधि सुनिश्चित करने का प्रावधान है। हालांकि, इस तरह की प्रौद्योगिकियां वर्तमान में विकास के अधीन हैं, और लेखक को किसी भी ईडीएमएस के बारे में पता नहीं है जो कानूनी तौर पर इतनी लंबी भंडारण अवधि प्रदान कर सकता है। महत्वपूर्ण दस्तावेजइलेक्ट्रॉनिक रूप में।
रूसी संघ के संचार मंत्रालय की मानी गई आवश्यकताएं VNIIDAD द्वारा विकसित उन पूरक हैं "सूचना प्रणाली के लिए अभिलेखीय और दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यात्मक आवश्यकताएं जो संघीय कार्यकारी अधिकारियों की आंतरिक गतिविधियों की प्रक्रिया में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रदान करती हैं"। वे कार्यालय के कर्मचारियों और आईटी विभागों के कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण हैं जो सिस्टम के कार्यान्वयन या कॉन्फ़िगरेशन को सुनिश्चित करते हैं। इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय का कामऔर दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएमएस)।
सामान्य तौर पर, "संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं, अन्य बातों के अलावा, इन प्रणालियों के माध्यम से प्रतिबंधित सेवा जानकारी को संसाधित करने की आवश्यकता" का उपयोग न केवल चयन के चरण में किया जा सकता है और किया जाना चाहिए ईडीएमएस का कार्यान्वयन और प्रारंभिक सेटअप, लेकिन आधुनिक आवश्यकताओं के साथ किसी विशेष संगठन में उपयोग किए जाने वाले ईडीएमएस के अनुपालन को निर्धारित करने के लिए ईडीएमएस के कामकाज के विश्लेषण के लिए भी।
- लेखक से संपर्क किया जा सकता है: [email protected]
- 2 सितंबर, 2011 को रूसी संघ के संचार और मास मीडिया मंत्रालय के आदेश संख्या 221, 15 नवंबर, 2011 नंबर 22304 पर रूसी संघ के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत।
- रूस के अभिलेखागार पोर्टल पर प्रकाशित: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
- 6 अप्रैल, 2011 का संघीय कानून नंबर 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" (28 जून 2014 को संशोधित)।
- 8 सितंबर, 2010 को रूसी संघ के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत, पंजीकरण संख्या 18380।
अनुमापकता. वर्कफ़्लो सिस्टम को उपयोगकर्ताओं की महत्वपूर्ण रूप से बदलती संख्या का समर्थन करना चाहिए, इसकी क्षमता बढ़ाने की क्षमता केवल संबंधित हार्डवेयर की शक्ति से निर्धारित की जानी चाहिए।
वितरण. दस्तावेजों के साथ काम करते समय मुख्य समस्याएं भौगोलिक रूप से वितरित संगठनों में उत्पन्न होती हैं, इसलिए दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की वास्तुकला को वितरित साइटों की बातचीत का समर्थन करना चाहिए। इसके अलावा, वितरित साइटों को गति और गुणवत्ता के मामले में सबसे विविध संचार चैनलों के साथ जोड़ा जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक कार्यालय एक लीज लाइन पर काम करता है, एक उपनगरीय गोदाम - एक ग्रामीण टेलीफोन लाइन पर।
प्रतिरूपकता. यह संभव है कि ग्राहक को वर्कफ़्लो सिस्टम के सभी घटकों को तुरंत लागू करने की आवश्यकता न हो, और कभी-कभी ग्राहक द्वारा हल किए गए कार्यों की सीमा वर्कफ़्लो कार्यों की पूरी श्रृंखला से कम होती है। तब यह स्पष्ट है कि वर्कफ़्लो सिस्टम में एक दूसरे के साथ एकीकृत अलग-अलग मॉड्यूल शामिल होने चाहिए।
खुलापन. सभी ईडीएमएस मॉड्यूलर आधार पर बनाए गए हैं, और उनके एपीआई खुले हैं। यह आपको ईडीएमएस में नई सुविधाएँ जोड़ने या मौजूदा सुविधाओं में सुधार करने की अनुमति देता है। वर्तमान में, ईडीएमएस के साथ एकीकृत अनुप्रयोगों का विकास बन गया है अलग दृश्यव्यापार।
उच्च डिग्री एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर के साथ एकीकरण: ईडीएमएस की एक प्रमुख विशेषता ओएलई ऑटोमेशन, डीडीई, एक्टिवएक्स, ओडीएमए, एमएपीआई, आदि प्रौद्योगिकियों के उपयोग के माध्यम से विभिन्न सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों के साथ उच्च स्तर का एकीकरण है। उपयोगकर्ता केवल सामान्य एप्लिकेशन प्रोग्राम से निपटते हैं: की स्थापना के समय ईडीएमएस का क्लाइंट हिस्सा, एप्लिकेशन प्रोग्राम नए कार्यों और मेनू आइटम के साथ पूरक हैं।
peculiarities भंडारण संगठनदस्तावेज। अधिकांश ईडीएमएस एक पदानुक्रमित दस्तावेज़ भंडारण प्रणाली ("कैबिनेट/शेल्फ/फ़ोल्डर" सिद्धांत के अनुसार) लागू करते हैं। दस्तावेजों को संग्रहीत करते समय नेस्टिंग स्तरों की संख्या सीमित नहीं होनी चाहिए। एक ही दस्तावेज़ को कई फ़ोल्डरों और अलमारियों में शामिल करने में सक्षम होना चाहिए। कई ईडीएमएस ने दस्तावेजों के बीच लिंक व्यवस्थित करके और भी अधिक शक्तिशाली भंडारण क्षमताओं को लागू किया है।
peculiarities मार्गदस्तावेज। वास्तविक दस्तावेज़ प्रवाह के लिए ज़िम्मेदार ईडीएमएस मॉड्यूल को आमतौर पर दस्तावेज़ रूटिंग मॉड्यूल कहा जाता है। "फ्री" रूटिंग के साथ, वर्कफ़्लो में भाग लेने वाला कोई भी उपयोगकर्ता, अपने विवेक से, दस्तावेज़ों को पास करने के लिए मौजूदा रूट को बदल सकता है। "हार्ड" रूटिंग के साथ, दस्तावेजों को पारित करने के मार्गों को कड़ाई से विनियमित किया जाता है, और उपयोगकर्ताओं को उन्हें बदलने का अधिकार नहीं है। अधिकांश ईडीएमएस में, रूटिंग मॉड्यूल पैकेज में शामिल है, कुछ ईडीएमएस में इसे अलग से खरीदा जाना चाहिए।
पहुँच नियंत्रण(सेट अनुमतियों का सेट विशिष्ट ईआरएमएस पर निर्भर करता है): दस्तावेज़ पर पूर्ण नियंत्रण, दस्तावेज़ को संपादित करने का अधिकार, लेकिन दस्तावेज़ को नष्ट नहीं करने का अधिकार, दस्तावेज़ के नए संस्करण बनाने का अधिकार, लेकिन इसे संपादित नहीं करने का अधिकार, दस्तावेज़ को एनोटेट करने का अधिकार , लेकिन इसे संपादित न करें और नए संस्करण न बनाएं, दस्तावेज़ पढ़ने का अधिकार, लेकिन इसे संपादित करने का अधिकार नहीं, कार्ड तक पहुंचने का अधिकार, लेकिन दस्तावेज़ की सामग्री तक नहीं, दस्तावेज़ तक पहुंच अधिकारों का पूर्ण अभाव, पूर्ण लॉगिंग
उपलब्धता उपयोगिताओं को देखनाविभिन्न स्वरूपों के दस्तावेज़: अधिकांश ईडीएमएस में दस्तावेज़ देखने के लिए उपयोगिताएँ (तथाकथित दर्शक) शामिल हैं जो दर्जनों फ़ाइल स्वरूपों को समझते हैं।
दस्तावेज़ एनोटेशन. चूंकि कुछ मामलों में उपयोगकर्ता इसके अनुमोदन की प्रक्रिया में दस्तावेज़ में कोई भी परिवर्तन करने के अधिकार से वंचित होते हैं, वे इसे एनोटेट करने, टिप्पणियां, संशोधन और नोट्स जोड़ने में सक्षम होना चाहिए।
सहायता विभिन्न ग्राहक कार्यक्रम. अधिकांश ईडीएमएस के ग्राहक विभिन्न पीढ़ियों और प्लेटफार्मों के एमएस विंडोज चलाने वाले पीसी हो सकते हैं, कभी-कभी यूनिक्स/लिनक्स और मैकिंटोश प्लेटफॉर्म। इसके अलावा, लगभग सभी आधुनिक ईडीएमएसआपको मानक वेब-नेविगेटर (ब्राउज़र) के माध्यम से दस्तावेज़ों के साथ काम करने की अनुमति देता है।
ईडीएमएस की संरचना
वर्कफ़्लो को स्वचालित करते समय, आपको शुरू में इनमें अंतर करना चाहिए:
(ए) परिचय अनुप्रयोगजो विशिष्ट दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है और (बी) लागू करता है प्लेटफार्मोंऐसे स्वचालन के लिए।
वर्कफ़्लो ऑटोमेशन सिस्टम के कार्यान्वयन की विफलता के मुख्य कारणों में से एक इन दो कार्यों का मिश्रण है। कुछ पर विचार करें आदर्शदस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली, सहित अधिकतम राशिकार्य। स्वाभाविक रूप से, किसी भी वास्तविक प्रणाली में किसी विशेष संगठन द्वारा आवश्यक कार्यों का केवल एक सबसेट शामिल होगा।
5.6.1 
वर्कफ़्लो स्वचालन अनुप्रयोग
यहां विशिष्ट प्रक्रियाओं के उदाहरण दिए गए हैं, इन अनुप्रयोगों द्वारा हल किए गए कार्य:
पत्राचार का पंजीकरण;
· समन्वय और अनुमोदन;
दस्तावेजों और आदेशों के निष्पादन पर नियंत्रण;
संविदात्मक प्रक्रिया का स्वचालन;
· व्यापार यात्राओं की व्यवस्था;
आंतरिक सूचना पोर्टल;
कर्मचारियों के ज्ञान का नियंत्रण; आदि।
बहुत बार, दस्तावेज़ प्रसंस्करण कार्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं का हिस्सा होते हैं जो विभिन्न सॉफ़्टवेयर तकनीकों का उपयोग करके किसी दिए गए उद्यम में पहले से ही स्वचालित होते हैं। इसलिए, दोहराव और संगतता की अनुपस्थिति सुनिश्चित करना आवश्यक है। ऐसे कार्यों के उदाहरण:
में दस्तावेजों का गठन बजट प्रक्रिया;
साइट को प्रकाशित करने और भरने की प्रक्रिया;
वेयरहाउस अकाउंटिंग की सीमाओं के बाहर चालान के प्रसंस्करण पर नज़र रखना;
संपर्क प्रबंधन आवेदन में नियंत्रण और अधिसूचना;
परियोजना प्रबंधन में दस्तावेज़ प्रवाह;
भुगतान दस्तावेजों की स्वीकृति; आदि।
कंपनी की गतिविधियों को स्वचालित करते समय हल की जाने वाली समस्याएं हमेशा विशिष्ट होती हैं और काफी हद तक इसके व्यवसाय, बुनियादी ढांचे की विशेषताओं पर निर्भर करती हैं, प्रशासनिक संरचनाऔर कई अन्य कारक। सभी कार्यालय स्वचालन प्रणालियों के लिए निम्नलिखित को आगे रखा गया है: आवश्यकताएं:
सादगी और लचीलापन;
बचत;
खुलापन;
विश्वसनीयता।
सभी कार्यालय कार्यों में से, दो सबसे अधिक प्रासंगिक हैं: व्यावसायिक गतिविधियों का स्वचालन और वर्कफ़्लो का स्वचालन।
एक नियम के रूप में, व्यापार स्वचालन प्रणाली के लिए निम्नलिखित को आगे रखा गया है: आवश्यकताएं:
माल की प्राप्ति और बिक्री पर पूर्ण नियंत्रण सुनिश्चित करना;
स्वचालन प्रणाली के साथ सहभागिता लेखांकन;
सूचना तक पहुंच का अंतर;
संचालन का अधिकतम स्वचालन;
एक कॉर्पोरेट वेब सर्वर के साथ एकीकरण;
निर्माता द्वारा सिस्टम का नियमित अद्यतन और समर्थन।
वर्कफ़्लो ऑटोमेशन सिस्टम के लिए निम्नलिखित आवश्यकताओं को आगे रखा गया है:
दस्तावेजों के एकल भंडार की उपलब्धता;
दस्तावेज़ आंदोलन परिदृश्यों के लिए पूर्ण विशेषताओं वाले रूटिंग और डिज़ाइन टूल की उपलब्धता;
काम के निष्पादन पर नियंत्रण;
आदेशों के निष्पादन पर नियंत्रण;
विकसित रिपोर्टिंग प्रणाली;
सांख्यिकीय और विश्लेषणात्मक जानकारी प्राप्त करने की क्षमता;
कंप्यूटर नेटवर्क में काम करें।
हमारे समय में, सूचना प्रौद्योगिकी के विकास ने ऐसे तरीकों और उपकरणों का उदय किया है जो कार्यालय स्वचालन के लिए एकीकृत समाधान प्रदान करते हैं, जो आपको मैन्युअल संचालन को स्वचालित करने और दस्तावेजों की खोज करने, दस्तावेजों के आंदोलन को स्वचालित रूप से स्थानांतरित करने और ट्रैक करने और निष्पादन को नियंत्रित करने की अनुमति देता है। दस्तावेजों से संबंधित आदेश। दस्तावेज़ प्रबंधन स्वचालन के लिए सूचना प्रणाली दिखाई दी है।
कोई सूचना प्रणालीसंगठन की संरचना से निकटता से संबंधित होना चाहिए। इस प्रकार, डेटा सुरक्षा सुनिश्चित करना, उपयोगकर्ता शक्तियों को वितरित करना संभव है। आधुनिक संगठन डिवीजनों, शाखाओं, विभागों और कार्यालयों का एक संग्रह है जो एक दूसरे के साथ सूचनाओं का आदान-प्रदान करते हैं और व्यक्तिगत भागों का प्रदर्शन करते हैं। संयुक्त कार्य. असंरचित जानकारी के जीवन के मुख्य चरणकार्यालय में हैं:
सिस्टम में जानकारी दर्ज करना;
दस्तावेजों का भंडारण, नेविगेशन, खोज और फ़िल्टरिंग;
दस्तावेजों के साथ सामूहिक कार्य;
सिस्टम से जानकारी निकालना।
योजना जीवन चक्रअंजीर में दिखाया गया है। 5.1.
चावल। 5.1. किसी संगठन में असंरचित जानकारी के जीवन चक्र का आरेख
दस्तावेजों के साथ सामूहिक कार्य के कार्यालय में संगठन और स्वचालन ग्रुपवेयर और वर्कफ़्लो प्रौद्योगिकियों पर आधारित हैं।
ग्रुपवेयर तकनीकछोटे कार्य समूहों पर ध्यान केंद्रित किया जाता है, जो एक सामूहिक कार्य के कार्यान्वयन के लिए समर्थन और कार्य के संगठन में संरचना की कमी की विशेषता है। समर्थन के माध्यम से जानकारी साझा करने तक सीमित है विभिन्न तरीकेपहुँच: फ़ाइलों और डेटाबेस तक नेटवर्क पहुँच; स्थानीय और वैश्विक ईमेल (सम्मेलनों और चर्चाओं सहित); टर्मिनल एक्सेस, फाइल ट्रांसफर और इलेक्ट्रॉनिक बुलेटिन बोर्ड; हाइपरटेक्स्ट दस्तावेजों का संशोधन और व्याख्या।
टीम वर्क में, संघर्षों को हल करने के लिए ब्लॉक करना महत्वपूर्ण है जब सामान्य उपयोगसंसाधन, पहचानकर्ताओं और पासवर्ड द्वारा पहुंच को अधिकृत करना, पहुंच अधिकारों का उपयोग करके जानकारी की रक्षा करना। सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत एन्क्रिप्शन द्वारा समर्थित है और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर. ग्रुपवेयर तकनीक का उपयोग करके बनाए गए सिस्टम में निम्नलिखित शामिल हैं - लोटस नोट्स, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस, परफेक्ट ऑफिस।
कार्यप्रवाह वर्ग प्रौद्योगिकियांमध्यम और बड़े कार्यालयों में वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए उपयोग किया जाता है, और उन्हें एक ही समय में कई कार्यों के साथ बहु-उपयोगकर्ता मोड के संचालन के लिए समर्थन की विशेषता होती है; भूमिकाओं और दस्तावेजों द्वारा उनके कार्यान्वयन पर नियंत्रण के साथ कार्य की स्पष्ट संरचना। वर्कफ़्लो तकनीक का उपयोग करके बनाए गए सिस्टम में निम्नलिखित शामिल हैं - स्टाफवेयर, ऑप्टिमा-वर्कफ़्लो, एक्शन वर्कफ़्लो।
"वर्कफ़्लो" शब्द का शाब्दिक अनुवाद "वर्कफ़्लो" है। अधिक जानकारीपूर्ण है कार्यप्रवाह वर्ग उत्पादों की परिभाषासॉफ्टवेयर सिस्टम के रूप में जो उत्पादन संचालन (कार्य, कार्य, कार्य) के प्रदर्शन का पूर्ण या आंशिक समन्वय प्रदान करते हैं जो एक उद्यम की संरचित व्यावसायिक प्रक्रियाओं को जोड़ते हैं।
वर्कफ़्लो तकनीक पर आधारित है निम्नलिखित अवधारणाएँ:
1. वस्तु- एक सूचना, सामग्री या वित्तीय वस्तु जिसका उपयोग व्यावसायिक प्रक्रिया (पत्र, उपकरण, चालान) में किया जाता है।
2. घटना- एक बाहरी (प्रक्रिया के भीतर नियंत्रित नहीं) कार्रवाई जो वस्तु के साथ हुई (एक पत्र की प्राप्ति, उपकरण का टूटना, कर की दर में परिवर्तन)।
3. ऑपरेशन- विचाराधीन व्यवसाय प्रक्रिया के हिस्से के रूप में की गई एक प्राथमिक कार्रवाई (पत्र तैयार करना, उपकरण बदलना, चालान का भुगतान)।
4. कलाकार – कार्यपालकएक या अधिक व्यावसायिक प्रक्रिया संचालन (प्रबंधक, संग्रह कर्मचारी, निदेशक) करने के लिए जिम्मेदार।
वर्कफ़्लो तकनीक की बुनियादी अवधारणाओं के बीच संबंध को अंजीर में दिखाए गए वैचारिक सूचना मॉडल के माध्यम से प्रदर्शित किया जाता है। 5.2.
चावल। 5.2. वर्कफ़्लो तकनीक का वैचारिक सूचना मॉडल
व्यावसायिक प्रक्रिया को एक पूर्व निर्धारित स्थिति को प्राप्त करने के लिए कम से कम दो विषयों (उदाहरण के लिए, एक उद्यम के कर्मचारी) की बातचीत का वर्णन करने के लिए आवश्यक राज्यों और संक्रमणों के एक समूह के रूप में औपचारिक रूप दिया जाता है। इस तरह की बातचीत का एक अलग मामला एक दस्तावेज़ को बिंदु से बिंदु तक सामान्य रूप से अग्रेषित करना है।
वर्कफ़्लो तकनीक के कार्यान्वयन में से एक तथाकथित "ग्राफ सिस्टम" है, जहां प्रत्येक चरण एक वेक्टर है और एक दस्तावेज़ से जुड़े कार्य के आंदोलन को प्रदर्शित करता है, या बस एक विषय से दूसरे विषय में दस्तावेज़ की गति को प्रदर्शित करता है। उसी समय, योजना के सही कामकाज के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को दस्तावेज़ आंदोलन के दौरान उत्पन्न होने वाली सभी अप्रत्याशित स्थितियों को ध्यान में रखना चाहिए।
एक अन्य दृष्टिकोण "चक्र" की अवधारणा पर आधारित है, जो दो मनमानी विषयों के बीच बातचीत की योजना में सबसे छोटा तत्व है। उसी समय, सिस्टम स्वयं प्रक्रिया के बंद होने की निगरानी करता है और, त्रुटि के मामले में, कारण के विवरण के साथ स्थान और गलतता को इंगित करता है। उसके बाद, एक नई प्रक्रिया की पीढ़ी नहीं की जाती है।
