सेड के लिए आधुनिक आवश्यकताएं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए आवश्यकताएँ। एकीकरण आवश्यकताएँ

रूसी संघ के संचार और जन संचार मंत्रालय

गण

02.09.2011 №221

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की सूचना प्रणाली के लिए आवश्यकताओं के अनुमोदन पर संघीय निकाय कार्यकारिणी शक्ति, अन्य बातों के अलावा, इन प्रणालियों के माध्यम से प्रसंस्करण की आवश्यकता को ध्यान में रखते हुए सेवा कि जानकारीसीमित वितरण

संचार और जनसंचार मंत्रालय पर विनियमों के पैराग्राफ 5.2.23 के अनुसार रूसी संघ, 2 जून, 2008 नंबर 418 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2008, संख्या 23, कला। 2708; संख्या 42, कला। 4825; संख्या 46, कला। 5337; 2009, नंबर 3, कला 378; नंबर 6, आइटम 738; नंबर 33, आइटम 4088; 2010, नंबर 13, आइटम 1502; नंबर 26, आइटम 3350; नंबर 30, आइटम 4099; संख्या 31, मद 4251; 2011, संख्या 2, अनुच्छेद 338; संख्या 3, अनुच्छेद 542; संख्या 6, अनुच्छेद 888; संख्या 14, अनुच्छेद 1935; संख्या 21, अनुच्छेद 2965), और अनुच्छेद 2 आयोजन करते समय संघीय कार्यकारी निकायों के पेपरलेस दस्तावेज़ प्रबंधन में संक्रमण के लिए कार्य योजना आंतरिक गतिविधियाँ, 12 फरवरी, 2011 नंबर 176-आर (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2011, नंबर 8, कला। 1151) के रूसी संघ की सरकार के आदेश द्वारा अनुमोदित,

मैं आदेश:

1. संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सूचना प्रणाली के लिए संलग्न आवश्यकताओं को स्वीकार करें, अन्य बातों के अलावा, इन प्रणालियों के माध्यम से सीमित वितरण आधिकारिक जानकारी को संसाधित करने की आवश्यकता (बाद में आवश्यकताओं के रूप में संदर्भित)।

2. विभाग सार्वजनिक नीतिसूचना और दूरसंचार नेटवर्क इंटरनेट में रूसी संघ के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय की आधिकारिक वेबसाइट पर आवश्यकताओं को प्रकाशित करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक सरकार (लिपोव) के निर्माण और विकास के क्षेत्र में।

3. इस आदेश को राज्य पंजीकरण के लिए रूसी संघ के न्याय मंत्रालय को भेजें।

मंत्री शचेगोलेव

आवेदन पत्र

मंत्रालय के आदेश के अनुसार
संचार और जन संचार
रूसी संघ
दिनांक 02.09.2011 संख्या 221

आवश्यकताएं

संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की सूचना प्रणाली, अन्य बातों के अलावा, इन प्रणालियों के माध्यम से सीमित वितरण सेवा जानकारी को संसाधित करने की आवश्यकता को ध्यान में रखते हुए

मैं। सामान्य प्रावधान

1. संघीय कार्यकारी निकाय में कार्यालय स्वचालन और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के संगठन और कामकाज के लिए आवश्यकताएं स्थापित करती हैं, जो आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (बाद में EDMS FOIV के रूप में संदर्भित) की संभावना प्रदान करती है, न्यूनतम सेट निर्धारित करती है ऐसे कार्य जो EDMS FOIV को संघीय कार्यकारी निकाय (इसके बाद - FOIV) की गतिविधियों के साथ-साथ सीमित वितरण की सेवा जानकारी सहित EDMS FOIV के भीतर दस्तावेज़ों के प्रबंधन के लिए शर्तों को पूरा करते समय करना चाहिए।

2. आवश्यकताएं संघीय कार्यकारी अधिकारियों पर लागू होती हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करते हैं, या मौजूदा ईडीएमएस संघीय कार्यकारी अधिकारियों की क्षमताओं का मूल्यांकन करते हैं।

3. ईडीएमएस एफओआईवी स्केलेबल होना चाहिए और प्रदर्शन, विश्वसनीयता और सुरक्षा के निम्नलिखित अनुशंसित स्तर प्रदान करना चाहिए:

ईडीएमएस एफओआईवी तक पहुंच - 3 सेकंड से अधिक नहीं;

दस्तावेज़ पंजीकरण के दौरान बनाए गए कार्ड तक पहुंच (बाद में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कार्ड के रूप में संदर्भित) और संदर्भ, सामग्री, दस्तावेज़ की संरचना, तैयारी, विचार, निष्पादन और भंडारण के दौरान दस्तावेज़ के साथ किए गए कार्यों के साथ-साथ पहचान का वर्णन करने वाला डेटा शामिल है। डेटा (बाद में मेटाडेटा के रूप में संदर्भित) - 5 सेकंड से अधिक नहीं;

ईडीएमएस एफओआईवी की विफलताओं और रिबूट के मामले में डाउनटाइम - 30 मिनट से अधिक नहीं;

बैकअप प्रतिलिपि से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को पुनर्स्थापित करना - 30 मिनट से अधिक नहीं;

स्वचालित अधिसूचना अधिकारी EDMS FOIV (इसके बाद EDMS FOIV के उपयोगकर्ता के रूप में संदर्भित) का उपयोग करते हुए FOIV, EDMS FOIV में विफलता के बारे में;

नुकसान के जोखिम को कम करना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़- में संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की कम से कम एक बैकअप प्रति
एसईडी एफओआईवी;

ईडीएमएस एफओआईवी की विश्वसनीयता गुणांक - 0.98 से कम नहीं;

उन मामलों में अनधिकृत पहुंच से सुरक्षा जहां संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस सीमित वितरण की सेवा जानकारी के प्रसंस्करण के लिए प्रदान करते हैं - कक्षा 1 जी से कम नहीं;

मात्रा डेटाबेसइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के लिए कम से कम 5 वर्षों की अवधि के लिए संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में संसाधित सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का भंडारण सुनिश्चित करना चाहिए।

द्वितीय. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन की प्रक्रियाओं का विवरण

4. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण का ईडीएमएस एक सूचना प्रणाली है जिसे संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के सभी दस्तावेजों को प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसमें मसौदा दस्तावेज (राज्य रहस्य बनाने वाली जानकारी वाले दस्तावेजों को छोड़कर) शामिल हैं।

5. EDMS FOIV अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (इसके बाद - MEDO प्रणाली), अंतर्विभागीय इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन की एकीकृत प्रणाली (इसके बाद - SMEV) और अन्य सूचना प्रणालियों के साथ सहभागिता करता है।

EDMS FOIV की MEDO प्रणाली के साथ बातचीत को विनियमित किया जाता है तकनीकी आवश्यकताएंअंतर्विभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली और संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के बीच बातचीत के संगठन के लिए 2 अक्टूबर, 2009 के रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा अनुमोदित संख्या 1403-r (सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2009) , संख्या 41, कला 4818)।

एसएमईवी के साथ संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस की बातचीत को 8 सितंबर, 2010 के रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा अनुमोदित अंतर-विभागीय इलेक्ट्रॉनिक बातचीत की एकीकृत प्रणाली पर विनियमों द्वारा निर्धारित तरीके से किया जाता है। 697 (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2010, संख्या 38, कला। 4823)।

6. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन की प्रक्रियाओं में शामिल होना चाहिए:

ईडीएमएस एफओआईवी में दस्तावेज़ या दस्तावेज़ के बारे में जानकारी को सहेजने के लिए क्रियाओं का एक सेट, जो ईडीएमएस एफओआईवी में दस्तावेज़ की जगह निर्धारित करता है और आपको इसे प्रबंधित करने की अनुमति देता है (बाद में दस्तावेज़ इनपुट के रूप में संदर्भित);

ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के लिए दस्तावेज़ लाना;

दस्तावेज़ अनुमोदन;

एक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना;

ईडीएमएस एफओआईवी में किए गए कार्यों (नियंत्रण जानकारी) के लॉगिंग को ठीक करना और ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ताओं और प्रशासकों दोनों के कार्यों को शामिल करना, और कुछ सिस्टम सेटिंग्स और सेटिंग्स के कारण ईडीएमएस एफओआईवी द्वारा स्वचालित रूप से शुरू की गई कार्रवाइयां, पर्याप्त मात्रा में संग्रहीत संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में नियंत्रण जानकारी के प्रदर्शन किए गए कार्यों का पुनर्निर्माण;

दस्तावेज़ स्थानांतरण (भेजना);

दस्तावेजों का भंडारण और लेखांकन, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के साथ-साथ प्रदर्शन अनुशासन पर नियंत्रण, संदर्भ सामग्री तैयार करना और दस्तावेजों को संग्रह में लिखना।

7. दस्तावेजों को प्राप्त करने और प्रसारित करने की विधि के आधार पर संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में प्रक्रियाओं को निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया गया है:

ए) संघीय कार्यकारी अधिकारियों द्वारा बनाए गए या प्राप्त किए गए आने वाले और बाहर जाने वाले पेपर दस्तावेजों का प्रसंस्करण और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवि को पंजीकृत, स्कैन और बनाकर (के माध्यम से प्राप्त दस्तावेजों सहित) संघीय कार्यकारी अधिकारियों के ईडीएमएस में शामिल है। डाक सेवा, दूरसंचार और कूरियर संचार);

बी) एमईडीओ प्रणाली के माध्यम से प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;

सी) एसएमईवी का उपयोग करके प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;

डी) संघीय कार्यकारी अधिकारियों को ई-मेल द्वारा प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;

ई) प्रसंस्करण आंतरिक दस्तावेजईडीएमएस एफओआईवी में।

8. दस्तावेजों को दर्ज करने की प्रक्रिया में कागज पर दस्तावेजों के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक छवि को पंजीकृत करने, स्कैन करने और बनाने की प्रक्रिया शामिल है या किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री को उसमें परिवर्तन को प्रतिबंधित करके ठीक करना शामिल है।

इस घटना में कि संघीय कार्यकारी प्राधिकरण द्वारा अनुमोदित कार्यालय के काम पर निर्देश कागज पर दस्तावेजों की एक सूची को परिभाषित करता है, जिसके लिए इलेक्ट्रॉनिक छवि बनाने पर प्रतिबंध स्थापित किया गया है, इनपुट प्रक्रिया में केवल पंजीकरण शामिल है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के मसौदे के लिए जो अनुमोदन या हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया में हैं, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के अनुमोदन, हस्ताक्षर और बाद के पंजीकरण के प्रत्येक चरण में तय की जाती है।

ईडीएमएस एफओआईवी के दस्तावेज़ प्रविष्टि सबसिस्टम में इंटरैक्टिव कॉन्फ़िगरेशन और प्रबंधन उपकरण होने चाहिए।

दस्तावेज़ प्रविष्टि प्रक्रिया को नियंत्रण, नियंत्रण और कार्यक्षमता प्रदान करनी चाहिए जो EDMS FOIV के उपयोगकर्ताओं को अनुमति देती है:

उपयोग किए गए फ़ाइल प्रारूप की परवाह किए बिना दस्तावेजों को पंजीकृत करें आंतरिक ढांचाऔर/या किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के घटकों, एन्कोडिंग विधि और अन्य तकनीकी विशेषताओं की एन्कोडिंग, उनकी सामग्री में कोई बदलाव किए बिना;

दस्तावेज़ों को अनुभागों और उपखंडों से युक्त एक पदानुक्रमित योजना में रखें, जिसके अनुसार संघीय कार्यकारी प्राधिकरण (बाद में वर्गीकरण योजना के रूप में संदर्भित) के ईडीएमएस में दस्तावेजों के भंडारण का व्यवस्थितकरण और संगठन आयोजित किया जाता है।

9. रूसी संघ के राष्ट्रीय मानक GOST R ISO 15489-1-2007 के अनुसार EDMS FOIV में निहित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ"(बाद में मानक के रूप में संदर्भित) यह सुनिश्चित करना आवश्यक है:

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रामाणिकता - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक संपत्ति जो गारंटी देती है कि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ घोषित एक के समान है;

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अखंडता - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की संपत्ति, जिसमें एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री पुष्टि किए गए लेनदेन, गतिविधियों या तथ्यों का पूर्ण और सटीक प्रतिनिधित्व है और जिस पर बाद के संचालन या बाद की गतिविधियों में भरोसा किया जा सकता है;

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की स्थिति जिसमें इसके निर्माण के बाद से कोई परिवर्तन नहीं किया गया है।

10. दस्तावेज़ के विवरण को ठीक करके दस्तावेज़ों को संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में पंजीकृत किया जाना चाहिए, जो मानक के अनुसार दस्तावेज़ के निम्नलिखित गुणों की पुष्टि प्रदान करते हैं:

दस्तावेज़ संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के अनुसार बनाया गया था;

दस्तावेज़ उस व्यक्ति द्वारा बनाया या भेजा गया था जिसे इसके निर्माता या प्रेषक के रूप में दर्शाया गया है;

दस्तावेज़ निर्दिष्ट समय पर निर्दिष्ट पते पर बनाया या भेजा गया था;

दस्तावेज़ पूरा हो गया है;

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (एक दस्तावेज़ की एक इलेक्ट्रॉनिक छवि) को संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में पाया, निकाला, प्रस्तुत और व्याख्या किया जा सकता है, कागजी दस्तावेजों के अपवाद के साथ, जिसके लिए संघीय कार्यकारी प्राधिकरण द्वारा अनुमोदित लिपिक निर्देश निर्माण को प्रतिबंधित करते हैं। एक इलेक्ट्रॉनिक छवि का।

11. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में दस्तावेजों का निर्माण, प्रसंस्करण संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियमों द्वारा स्थापित तरीके से किया जाता है, जिसे 15 जून, 2009 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया जाता है। 477 (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2009, नंबर 25, कला। 3060; 2011, नंबर 37, आइटम 5263)।

12. ईडीएमएस एफओआईवी को निम्नलिखित फ़ाइल स्वरूपों का प्रदर्शन प्रदान करना चाहिए: पीडीएफ, आरटीएफ, डॉक्टर, टिफ।

संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को संघीय कार्यकारी प्राधिकरण की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले अन्य फ़ाइल स्वरूपों का प्रदर्शन प्रदान करने की अनुमति है।

13. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के इनपुट को सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के कई घटकों से युक्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में प्रवेश करते समय - अलग-अलग भाग, जो स्वतंत्र रूप से या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के अन्य भागों के साथ मिलकर एक अलग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाते हैं, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के EDMS को अपने सभी घटकों का इनपुट सुनिश्चित करना चाहिए ;

कई घटकों से युक्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में प्रवेश करते समय, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को इस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को समग्र रूप से प्रबंधित करने, घटकों के बीच संबंध बनाए रखने और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की संरचनात्मक अखंडता को बनाए रखने की क्षमता प्रदान करनी चाहिए;

EDMS FOIV के उपयोगकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन की अनुपस्थिति में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ दर्ज करने की क्षमता प्रदान करना;

दस्तावेजों के बारे में मेटाडेटा का संग्रह और भंडारण सुनिश्चित करना;

प्रदर्शन करने के लिए अधिकृत संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के एक अधिकारी द्वारा निर्दिष्ट फ़ील्ड से स्वचालित रूप से मान निकालें प्रशासनिक कार्य EDMS FOIV (बाद में EDMS FOIV के व्यवस्थापक के रूप में संदर्भित) के साथ काम करते समय, MEDO, SMEV और अन्य सूचना प्रणालियों से प्राप्त दस्तावेजों के कुछ समूहों के लिए, इन मानों का उपयोग करके संबंधित मेटाडेटा को स्वचालित रूप से दर्ज करने के लिए;

ईडीएमएस एफओआईवी को कॉन्फ़िगर करते समय निर्दिष्ट सभी मेटाडेटा तत्वों को भरने का समर्थन करें, और उनके स्थायी भंडारण और दस्तावेज़ के साथ कनेक्शन सुनिश्चित करें;

मेटाडेटा और नियंत्रण जानकारी दोनों में दस्तावेज़ के प्रवेश की तिथि और समय तय करें;

स्क्रीन पर प्रत्येक दर्ज किए गए दस्तावेज़ के मेटाडेटा को प्रदर्शित करने की क्षमता प्रदान करें;

ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को उन अनिवार्य मेटाडेटा को दर्ज करने का अनुरोध करने की क्षमता प्रदान करें जो स्वचालित रूप से निकाले और सहेजे नहीं गए थे;

अपूर्ण मेटाडेटा के बारे में दस्तावेज़ दर्ज करते समय ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को सूचित करें।

14. ईडीएमएस द्वारा दस्तावेजों के अनुमोदन और हस्ताक्षर की प्रक्रियाओं को सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण को यह सुनिश्चित करना चाहिए:

ईडीएमएस संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के उपयोगकर्ताओं के लिए दस्तावेज़ लाना, जो इस दस्तावेज़ पर एक संकल्प, टिप्पणियों और निर्देशों के साथ दस्तावेज़ के निष्पादक, समन्वयक और हस्ताक्षरकर्ता हैं;

दस्तावेजों पर निर्देशों के निष्पादन पर नियंत्रण रखने की संभावना, निर्देशों की स्थिति पर संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के उपयोगकर्ताओं को स्वचालित रूप से सूचित करना;

एक इंटरफ़ेस की उपस्थिति जो आपको टूल कनेक्ट करने की अनुमति देती है इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरजिन्होंने 6 अप्रैल, 2011 नंबर 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" (रूसी संघ का एकत्रित विधान, संख्या 15, अनुच्छेद 2036; संख्या 27) के संघीय कानून द्वारा स्थापित आवश्यकताओं के अनुपालन की पुष्टि प्राप्त की है। अनुच्छेद 3880);

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर और अनुमोदन (अनुमोदन)।

15. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्रामाणिकता, अखंडता और विश्वसनीयता को सत्यापित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को यह सुनिश्चित करना चाहिए:

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का सत्यापन और सुरक्षा, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी के संबद्ध प्रमाण पत्र;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मेटाडेटा के रूप में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन के परिणाम को संग्रहीत करें;

ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के सत्यापन के परिणामों के बारे में सूचित करें।

16. पतेदार को दस्तावेजों को स्थानांतरित करने (भेजने) की प्रक्रिया संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के अनुसार की जाती है।

कागज पर आउटगोइंग दस्तावेजों के लिए, संघीय कार्यकारी कार्यालय के ईडीएमएस को उचित प्रारूप के लिफाफों और एक मेलिंग सूची की छपाई सुनिश्चित करनी चाहिए।

17. ईडीएमएस एफओआईवी को उन कार्यों को पहचानने और ट्रैक करने के लिए नियंत्रण जानकारी की रिकॉर्डिंग सुनिश्चित करनी चाहिए जिनके लिए ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के पास प्रदर्शन करने की अनुमति (अधिकार) नहीं है।

उसी समय, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि नियंत्रण जानकारी और रिकॉर्ड की गई क्रियाओं के लिए भंडारण अवधि दस्तावेज़ के लिए भंडारण अवधि के अनुरूप है।

ईडीएमएस एफओआईवी को निम्नलिखित नियंत्रण जानकारी को परिवर्तनों से सुरक्षित रूप में संग्रहित करना चाहिए:

दस्तावेजों या दस्तावेजों के सेट, मसौदा दस्तावेजों, वर्गीकरण योजना के साथ किए गए सभी कार्यों के बारे में;

कार्रवाई करने वाले ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के बारे में;

कार्रवाई की तारीख और समय।

नियंत्रण जानकारी के भाग के रूप में दर्ज की गई गतिविधियों में शामिल होना चाहिए:

संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में दस्तावेज, मसौदा दस्तावेज दर्ज करना;

वर्गीकरण योजना में एक खंड (उपखंड) को स्थानांतरित करना;

दस्तावेजों के साथ प्रतिधारण अवधि और बाद की कार्रवाइयों के लिए दिशानिर्देशों में कोई परिवर्तन;

दस्तावेज़ के मूल्य की जांच के दौरान संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के प्रशासक द्वारा की गई कोई भी कार्रवाई, 22 अक्टूबर 2004 नंबर 125-एफजेड "रूसी संघ में संग्रह पर" के संघीय कानून के अनुसार की गई। (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2004, संख्या 43, कला 4169; 2006, संख्या 50, अनुच्छेद 5280; 2007, संख्या 49, अनुच्छेद 6079; 2008, संख्या 20, अनुच्छेद 2253; 2010, संख्या 19 , अनुच्छेद 2291, संख्या 31, अनुच्छेद 4196);

वर्गीकरण योजना के एक खंड (उपधारा) के विनाश पर प्रतिबंध लगाना और हटाना;

वर्गीकरण योजना, अनुभागों और दस्तावेजों के मेटाडेटा में कोई परिवर्तन;

ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता द्वारा मेटाडेटा का संशोधन और विनाश;

पहुँच अधिकार परिवर्तन;

EDMS FOIV उपयोगकर्ता या EDMS FOIV उपयोगकर्ताओं के समूह का निर्माण, संशोधन और विनाश;

दस्तावेजों का स्थानांतरण;

दस्तावेजों का विनाश;

किसी दस्तावेज़ या मेटाडेटा को प्रिंट करना।

18. नियंत्रण जानकारी के रखरखाव को सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए:

नियंत्रण जानकारी के हिस्से के रूप में दस्तावेजों, मसौदा दस्तावेजों तक पहुंच के सभी मामलों को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड करें और धारा, साथ ही मुद्रण या अन्यथा जानकारी प्रदर्शित करना;

नियंत्रण जानकारी संग्रहीत करने के लिए प्रक्रियाओं को स्थापित करने के लिए एक इंटरफ़ेस प्रदान करें;

नियंत्रण जानकारी को सहेजने की प्रक्रिया की सेटिंग में सभी परिवर्तनों को लॉग करें। नियंत्रण जानकारी को सहेजने की प्रक्रिया की सेटिंग में परिवर्तनों के लॉगिंग को अक्षम करने की अनुमति नहीं है;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों, वर्गीकरण योजना के अनुभागों (उपखंडों), भंडारण अवधि, मेटाडेटा पर किए गए कार्यों के बारे में नियंत्रण जानकारी का संरक्षण सुनिश्चित करना;

सुनिश्चित करें कि मेटाडेटा मानों में परिवर्तन के बारे में नियंत्रण जानकारी बनी हुई है;

अनुमोदन या हस्ताक्षर करने के उद्देश्य से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रत्येक दस्तावेज़ ड्राफ्ट की नियंत्रण जानकारी के हिस्से के रूप में सहेजें;

सुनिश्चित करें कि ऑडिट जानकारी इस तरह से प्रस्तुत की गई है जिससे घटना की पहचान की जा सके और सभी संबंधित डेटा को पुनः प्राप्त किया जा सके;

कुछ घटनाओं, वस्तुओं से संबंधित जानकारी के लिए नियंत्रण जानकारी में खोज की संभावना प्रदान करें - ईडीएमएस एफओआईवी के सूचना तत्व (वर्ग, वर्गीकरण योजना के उपखंड, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज, घटक, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कार्ड, मेटाडेटा और अन्य सूचना तत्व), EDMS FOIV के उपयोगकर्ता, EDMS FOIV के समूह - EDMS FOIV उपयोगकर्ताओं का सबसेट, EDMS FOIV उपयोगकर्ताओं की भूमिका, क्षण या समय अंतराल।

19. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस की वर्गीकरण योजना में, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के मामलों के नामकरण के अनुभागों और उपखंडों के अनुरूप अनुभाग और उपखंड प्रदान किए जाने चाहिए।

संबंधित अनुभागों (उपखंडों) में शामिल दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें विशिष्ट प्रबंधन की सूची के अनुसार स्थापित की जाती हैं अभिलेखीय दस्तावेजगतिविधि के दौरान उत्पन्न सरकारी संस्थाएं, निकायों स्थानीय सरकारऔर संगठन, भंडारण की अवधि को इंगित करते हुए, रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 25 अगस्त, 2010 नंबर 558 के आदेश द्वारा अनुमोदित (रूसी संघ के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत)
8 सितंबर, 2010, पंजीकरण संख्या 18380)।

20. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को दस्तावेजों के भंडारण और लेखांकन के लिए निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:

वर्गीकरण योजना के अनुभागों (उपखंडों) के भंडारण की शर्तों को बनाना और बदलना संभव होना चाहिए, जो संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के मामलों के नामकरण के आधार पर स्थापित किए जाते हैं;

भंडारण अवधि की संख्या पर कोई प्रतिबंध नहीं होना चाहिए;

एक अवधारण अवधि बनाते समय, इसे एक पहचानकर्ता सौंपा जाना चाहिए और इसके लिए एक अद्वितीय नाम दर्ज करने का अवसर दिया जाना चाहिए;

इस तरह के परिवर्तन या विनाश की तारीख, और ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के बारे में जानकारी सहित नियंत्रण जानकारी में परिवर्तन और भंडारण अवधि के विनाश के इतिहास को संरक्षित रूप में बनाए रखने और सहेजने की अनुमति दें, जिन्होंने दस्तावेज़ में परिवर्तन या नष्ट किया;

दस्तावेजों के भंडारण की अवधि को बदलते या नष्ट करते समय, परिवर्तन या विनाश का कारण दर्ज करना और इस जानकारी को नियंत्रण जानकारी में सहेजना आवश्यक है;

प्रत्येक अनुभाग के लिए नियुक्ति, कम से कम एक भंडारण अवधि की वर्गीकरण योजना की उपधारा (दस्तावेज़ के इलेक्ट्रॉनिक कार्ड में उस अनुभाग (उपखंड) की संख्या जिसमें दस्तावेज़ संबंधित है, स्वचालित रूप से दस्तावेज़ की संग्रहण अवधि को तदनुसार निर्धारित करना चाहिए वर्गीकरण योजना में निर्दिष्ट अवधि के साथ);

दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि की समाप्ति के समय, ईडीएमएस एफओआईवी को भंडारण अवधि की समाप्ति के बारे में ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को स्वचालित रूप से सूचनाएं शुरू करनी चाहिए;

विनाश के लिए दस्तावेजों का आवंटन;

दस्तावेजों के भंडारण के संदर्भ में भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद दस्तावेजों के साथ कार्रवाई के लिए विकल्पों का न्यूनतम सेट प्रदान करें:

ए) स्थायी रूप से स्टोर करें;

बी) 22 अक्टूबर, 2004 नंबर 125-एफजेड "रूसी संघ में संग्रह पर" के संघीय कानून के अनुसार दस्तावेज़ के मूल्य की एक परीक्षा आयोजित करें (सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2004, नंबर 43, कला। 4169 ; 2006, संख्या 50, कला 5280; 2007, संख्या 49, अनुच्छेद 6079; 2008, संख्या 20, अनुच्छेद 2253; 2010, संख्या 19, अनुच्छेद 2291; संख्या 31, अनुच्छेद 4196);

ग) संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के अनुसार दस्तावेज़ को नष्ट करना;

डी) भंडारण के लिए दूसरे भंडारण में स्थानांतरण;

ई) कैलेंडर वर्ष के अंत में, निर्धारित प्रपत्र में दस्तावेज बनाएं: समाप्त भंडारण अवधि के साथ दस्तावेजों (अनुभागों) के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम और स्थायी और दीर्घकालिक (10 वर्षों से अधिक) के लिए दस्तावेजों की एक सूची। संग्रहण अवधि।

ईडीएमएस एफओआईवी को अनुमति देनी चाहिए:

क) दस्तावेजों के भंडारण की अवधि में वृद्धि;

बी) विनाश के लिए दस्तावेजों (अनुभागों) के आवंटन पर अधिनियम के संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में संरक्षण के साथ विनाश के लिए दस्तावेजों का आवंटन;

सी) भंडारण में स्थानांतरण के लिए स्थायी प्रतिधारण अवधि के दस्तावेजों के वार्षिक अनुभाग निर्यात करें राज्य अभिलेखागार;

डी) कर्मियों पर दस्तावेजों के संग्रह में स्थानांतरण के लिए कर्मियों पर दस्तावेजों के वार्षिक अनुभागों का निर्यात;

ई) कम से कम एक सौ साल की अवधि के साथ भंडारण अवधि बनाए रखें;

ई) दस्तावेजों के विनाश और हस्तांतरण के लिए की गई किसी भी कार्रवाई को नियंत्रण जानकारी के हिस्से के रूप में रिकॉर्ड करें,
और उन्हें सूचित करें।

III. ईडीएमएस एफओआईवी की सूचना सुरक्षा के लिए आवश्यकताएं, जिसमें सीमित वितरण की सेवा जानकारी को संसाधित करना शामिल है

21. सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी की सुरक्षा के लिए, सूचना सुरक्षा आवश्यकताओं के अनुसार प्रमाणित तकनीकी और (या) सॉफ़्टवेयर सूचना सुरक्षा उपकरणों का उपयोग किया जाना चाहिए।

22. सूचना सुरक्षा आवश्यकताओं और उनके कार्यान्वयन के उपाय, साथ ही विशिष्ट सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर सुरक्षा उपकरण, स्थापित सुरक्षा वर्ग के आधार पर निर्धारित और निर्दिष्ट किए जाने चाहिए।

23. ईडीएमएस एफओआईवी को आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए राष्ट्रीय मानकरूसी संघ GOST R 51275-2006 "सूचना सुरक्षा। सूचनाकरण वस्तु। सूचना को प्रभावित करने वाले कारक। सामान्य प्रावधान ”और गोपनीय जानकारी की तकनीकी सुरक्षा के लिए आवश्यकताएं।

24. ईडीएमएस एफओआईवी को दस्तावेजों तक पहुंच नियंत्रण प्रदान करना चाहिए। एक्सेस अनुदान और दस्तावेजों और मेटाडेटा के साथ अन्य लेनदेन को लॉग किया जाना चाहिए और ऑडिट ट्रेल के रूप में बनाए रखा जाना चाहिए।

25. EDMS FOIV का सूचना और दूरसंचार नेटवर्क इंटरनेट से सीधा (असुरक्षित) कनेक्शन नहीं होना चाहिए, जो कि रूसी संघ के राष्ट्रपति के दिनांक 17 मार्च, 2008 नंबर 351 के डिक्री के अनुसार "सूचना सुरक्षा सुनिश्चित करने के उपायों पर" है। अंतर्राष्ट्रीय सूचना विनिमय के सूचना और दूरसंचार नेटवर्क का उपयोग करते समय रूसी संघ ”(सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2008, नंबर 12, कला। 1110; 2008, नंबर 43, कला। 4919; 2011, नंबर 4, कला। 572) .

26. ईडीएमएस एफओआईवी को सुरक्षा नीति के अनुसार दस्तावेजों तक पहुंच प्रदान करनी चाहिए। संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के उपयोगकर्ताओं का प्रबंधन केंद्रीय रूप से किया जाना चाहिए। एक्सेस अधिकार - ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ता द्वारा निष्पादित की जाने वाली क्रियाओं का एक सेट, ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ताओं और/या ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ताओं के समूहों की भूमिकाओं को सौंपा गया है। वर्गीकरण योजना के कुछ हिस्सों तक पहुंच खोलने के अलावा, एक्सेस अधिकारों का उपयोग उन संचालन की सीमा को सीमित करने के लिए किया जाता है जो ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता ईडीएमएस एफओआईवी की वस्तुओं पर प्रदर्शन कर सकते हैं, जिसमें मेटाडेटा और अनुभागों की सामग्री को देखना, बनाना या बनाना शामिल है। एक निश्चित प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां) देखना। ईडीएमएस एफओआईवी (इसके बाद अधिकार प्रबंधन के रूप में संदर्भित) के उपयोगकर्ताओं को ईडीएमएस एफओआईवी के संसाधनों तक पहुंच अधिकारों का असाइनमेंट पूरी तरह से ईडीएमएस एफओआईवी के सॉफ्टवेयर द्वारा ही किया जाता है।

27. ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ता की भूमिका - ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ताओं के एक पूर्वनिर्धारित सबसेट को दिए गए कार्यात्मक अधिकारों का एक सेट, ईडीएमएस एफओआईवी की उपयोगकर्ता की क्षमताओं को सीमित कर सकता है, केवल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियों) की खोज और पढ़ने की अनुमति देता है। वर्गीकरण योजना के कुछ खंड (उपखंड)।

28. अधिकार संघीय कार्यकारी अधिकारियों के ईडीएमएस समूहों को सौंपे गए हैं और इन समूहों के सदस्यों को विरासत में मिले हैं। एक्सेस अधिकार सौंपने के संचालन की अनुमति केवल ईडीएस संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के प्रशासकों को है।

29. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के प्रशासक की शक्तियों को संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के अधिकारी के आधिकारिक नियमों में दर्ज किया जाना चाहिए।

30. पहुंच का प्रबंधन करते समय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियों) की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए:

एक्सेस अधिकार प्रबंधन के साथ संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस प्रशासक प्रदान करें;

ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को एक साथ कई भूमिकाएं सौंपकर एक्सेस अधिकारों के संयोजन के उपयोग का समर्थन करना;

EDMS FOIV के व्यवस्थापक को EDMS FOIV के समूह बनाने और उनका प्रबंधन करने में सक्षम बनाना;

केवल ईडीएस संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के प्रशासकों को सिस्टम कार्यों और प्रासंगिक घटनाओं तक पहुंच प्रदान करें;

32. ईडीएमएस का बैकअप और रिकवरी सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण को निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए:

स्वचालित बैकअप और पुनर्प्राप्ति प्रक्रियाएं हैं जो वर्गीकरण योजना, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां), मेटाडेटा, प्रशासन पैरामीटर और नियंत्रण जानकारी के अनुभागों (उपखंडों) के नियमित पूर्ण या चयनात्मक बैकअप की अनुमति देती हैं, साथ ही, यदि आवश्यक हो, तो उनकी बहाली ;

ईडीएमएस एफओआईवी के प्रशासकों को बैकअप प्रक्रियाओं को करने के लिए एक कार्यक्रम निर्धारित करने का अवसर प्रदान करें:

ए) बैकअप की आवृत्ति निर्दिष्ट करना;

बी) बैकअप के लिए अनुभागों (उपखंडों) और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां) का संकेत देना;

ग) बैकअप के लिए भंडारण स्थान निर्दिष्ट करना।

बैकअप से जानकारी को पुनर्स्थापित करने की क्षमता केवल EDS FOIV सिस्टम के व्यवस्थापक को प्रदान की जानी चाहिए।

बैकअप प्रतियों से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां) को पुनर्स्थापित करते समय, इसकी अखंडता (मेटाडेटा, नियंत्रण जानकारी सहित) को बहाली प्रक्रिया के पूरा होने पर पूरी तरह से सुनिश्चित किया जाना चाहिए।

एक उद्यम की कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली के कार्यात्मक उप-प्रणालियों में से एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) है, जिसका उद्देश्य दस्तावेज़ प्रबंधन और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन के आधार पर सभी प्रकार की आर्थिक प्रणालियों के प्रबंधन की दक्षता में वृद्धि करना है। प्रबंधन प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों की संयुक्त गतिविधियों को सुनिश्चित और समन्वयित करने वाले दस्तावेजों के साथ काम करें।

वर्तमान में बनाए जा रहे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम को CIS की बुनियादी आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।

मापनीयता।यह वांछनीय है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कई इकाइयों और कई हजार उपयोगकर्ताओं दोनों का समर्थन कर सकती है, और इसकी क्षमता बढ़ाने के लिए सिस्टम की क्षमता केवल संबंधित हार्डवेयर की क्षमता से निर्धारित होती है। इस आवश्यकता को Sybase, Oracle, Informix, आदि जैसी कंपनियों द्वारा निर्मित औद्योगिक डेटाबेस सर्वरों का समर्थन करके पूरा किया जा सकता है, जो लगभग सभी संभावित हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म पर मौजूद हैं, जिससे प्रदर्शन की व्यापक श्रेणी प्रदान की जाती है।

वितरण।दस्तावेजों के साथ काम करते समय मुख्य समस्याएं भौगोलिक रूप से वितरित संगठनों में उत्पन्न होती हैं, इसलिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की वास्तुकला को वितरित साइटों की बातचीत का समर्थन करना चाहिए। इसके अलावा, वितरित साइटों को गति और गुणवत्ता के मामले में सबसे विविध संचार चैनलों के साथ जोड़ा जा सकता है। साथ ही, सिस्टम आर्किटेक्चर को दूरस्थ उपयोगकर्ताओं के साथ सहभागिता का समर्थन करना चाहिए। जे

प्रतिरूपकता,यह संभव है कि ग्राहक को वर्कफ़्लो सिस्टम के सभी घटकों को तुरंत लागू करने की आवश्यकता न हो, और कभी-कभी ग्राहक द्वारा हल किए गए कार्यों की सीमा वर्कफ़्लो कार्यों की पूरी श्रृंखला से कम होती है। तब यह स्पष्ट है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में एक दूसरे के साथ एकीकृत अलग-अलग मॉड्यूल शामिल होने चाहिए।

खुलापन।एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली अन्य प्रणालियों से अलगाव में मौजूद नहीं हो सकती है और नहीं होनी चाहिए, उदाहरण के लिए, जब सिस्टम को अन्य एप्लिकेशन सिस्टम, विशेष रूप से एक लेखा कार्यक्रम के साथ एकीकृत करना आवश्यक हो। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को समर्थन करना चाहिए सामान्य मानकडेटा प्रोसेसिंग और ट्रांसमिशन और अन्य प्रणालियों के साथ संभावित शोधन और एकीकरण के लिए खुला इंटरफेस है।

4. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण का संरक्षण

उद्यम में ZD की सामान्य योजना, अंजीर में प्रस्तुत की गई है। 8, ZD के लिए संगठनात्मक और तकनीकी उपायों की प्रणाली को दर्शाता है।

संगठनात्मक उपाय निर्धारित करते हैं:

डाटा प्रोसेसिंग में शामिल कर्मियों के कार्य कार्य;

महत्वपूर्ण संचालन के लिए, ऑपरेशन का नियंत्रण और निष्पादन दो कर्मचारियों द्वारा अलग-अलग चाबियों के साथ किया जाना चाहिए;

डेटाबेस के लिए, विश्वसनीय भंडारण के लिए शर्तें प्रदान की जानी चाहिए;

यदि विश्वसनीय सुरक्षा की शर्तें प्रदान नहीं की जाती हैं, तो डेटा को अन्य स्थानों (कंपनियों, संगठनों) में स्थानांतरित करने से मना किया जाता है;

अप्रत्याशित घटना की स्थिति में डेटा को बचाने के लिए एक निकासी योजना विकसित की जानी चाहिए।

एचपी का नियंत्रण बहुत महत्वपूर्ण है, जिसे दो प्रकारों में विभाजित किया गया है:

बाहरी सत्यापन या ऑडिट (तीसरे पक्ष द्वारा किया गया);

आंतरिक सत्यापन (आंतरिक) प्रौद्योगिकी में निम्नलिखित सत्यापन गतिविधियां शामिल हैं:

सिस्टम प्रलेखन;

परियोजना प्रलेखन (भवन, परिसर, कंप्यूटर केंद्र);

सॉफ्टवेयर के लिए डिजाइन प्रलेखन;

सॉफ्टवेयर और ऑपरेटिंग सिस्टम पर उपयोगकर्ता दस्तावेजों का मार्गदर्शन करना;

रोजगार (पहुंच) और इसका प्रबंधन;

स्रोत कोड संशोधन;

डेटा फ़ाइलों और फ़ोल्डरों (निर्देशिकाओं) के नाम;

सभी डेटा वाहक;

टर्मिनल पहुंच;

उपयोगकर्ताओं और उनके अधिकारों की सूची;

कंसोल प्रोटोकॉल;

सिस्टम लॉग;

हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर विफलताओं के लॉग;

इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रोसेसिंग और व्यक्तिगत डेटा में परिवर्तन करने आदि के लिए प्रोटोकॉल।

किए गए कार्यों के परिणामस्वरूप, एक चेक सूची बनाई जाती है, जिसे दो प्रकार के मीडिया में विशेष या सार्वजनिक रूप से उपलब्ध सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके किया जा सकता है: हार्ड (कागज) कॉपी और इलेक्ट्रॉनिक रूप।

जैसा तकनीकी सुरक्षा उपायइलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और इलेक्ट्रॉनिक लिफाफे का उपयोग किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर इसकी प्रामाणिकता को प्रमाणित करने के लिए पाठ में जोड़े गए वर्णों का एक विशेष क्रम है। यह पाठ से जटिल गणितीय परिवर्तनों के माध्यम से प्राप्त किया जाता है और एक विशेष संख्या, के, जिसे आपकी गुप्त कुंजी कहा जाता है। यह स्पष्ट है कि कोई भी तृतीय पक्ष, पाठ को बदलते हुए, हस्ताक्षर में उचित परिवर्तन करेगा। हालांकि, इसके घटकों में से एक को जानना - पाठ, यह दूसरे को नहीं जानता - कुंजी, और इसलिए, ऐसे परिवर्तन नहीं कर सकता है। एक हस्ताक्षर की पुष्टि करते समय, उस पर कार्रवाई की जाती है जो उन लोगों के विपरीत होती है जिनके साथ इसे प्राप्त किया गया था, लेकिन गुप्त कुंजी के बजाय, एक और संख्या उनमें शामिल है - सार्वजनिक कुंजी। बेशक, यह रहस्य पर निर्भर करता है, लेकिन इस तरह से कि जनता से गुप्त कुंजी प्राप्त करना असंभव है। इस प्रकार, आप अपनी सार्वजनिक कुंजी सभी ग्राहकों को उसकी सुरक्षा की चिंता किए बिना भेज सकते हैं। अगर यह किसी और के हाथ में पड़ भी जाता है तो भी आपकी जानकारी जाली नहीं होगी। कुंजी बनाने और वितरित करने की इस पद्धति को सार्वजनिक कुंजी वितरण सिद्धांत कहा जाता है।

पत्र को सील करते समय उसी सिद्धांत का उपयोग किया जाता है इलेक्ट्रॉनिक लिफाफा . सीलिंग के लिए दो चाबियों का उपयोग किया जाता है: आपकी निजी कुंजी और ग्राहक की सार्वजनिक कुंजी जिसके लिए पत्र का इरादा है। इन दोनों चाबियों से एक - कॉमन - की का निर्माण होता है। इसका उपयोग छपाई करते समय भी किया जाता है, लेकिन इस मामले में यह दूसरे तरीके से निकलता है - आपके से सार्वजनिक कुंजीऔर आपके ग्राहक की गुप्त कुंजी (ये दो जोड़े इस तरह से व्यवस्थित हैं कि साझा कुंजियाँ समान हैं)।

यह सुविधाजनक है, सबसे पहले, क्योंकि आपको चाबियों को बदलने के लिए सभी ग्राहकों से व्यक्तिगत रूप से मिलने की आवश्यकता नहीं है - बस उन्हें ई-मेल द्वारा चाबियां भेजें, और दूसरी बात, क्योंकि आप सभी के लिए एक ही कुंजी बनाते और वितरित करते हैं।

इंटरनेट पर दस्तावेजों को सुरक्षित रूप से प्रसारित करने के लिए बरती जाने वाली सावधानियां

सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर कॉम्प्लेक्स के केंद्रीय नोड में एम्बेड करना जो फ़ायरवॉल के कार्य करता है।

पैकेट फ़िल्टरिंग और उपयोगकर्ता प्रमाणीकरण।

एक कॉर्पोरेट इंट्रानेट के माध्यम से नोड्स के बीच आंतरिक संचार प्रदान करना जिसमें स्थानीय आईपी पते हैं जो इंटरनेट पर पंजीकृत नहीं हैं और इसलिए बाहरी दुनिया से पहुंच योग्य नहीं हैं।

एक प्रॉक्सी सर्वर द्वारा बाहरी नेटवर्क तक पहुंच को अवरुद्ध करना जो आंतरिक आईपी पते को वैश्विक में परिवर्तित करता है, आने वाले और बाहर जाने वाले ट्रैफ़िक को प्रतिबंधित करता है, और उपयोगकर्ताओं द्वारा देखी गई बाहरी वेब साइटों को पंजीकृत करता है।

महत्वपूर्ण डेटाबेस वाले स्थानीय सर्वर और वेब सर्वर पर विभिन्न प्रोटोकॉल का उपयोग, जो डेटाबेस तक अनधिकृत पहुंच के लिए मुश्किल बनाता है। यह वेब प्रौद्योगिकी के लाभों को कुछ हद तक कम कर सकता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में ही अभिगम नियंत्रण तंत्र का कार्यान्वयन (अभिगम नियंत्रण सूची, पहुंच स्तर, भूमिकाएं, उपयोगकर्ता समूह, एन्क्रिप्शन, आदि)।

केवल पिछले पांच वर्षों में। यहां मुख्य प्रोत्साहन 12 फरवरी, 2011 नंबर 176-आर की रूसी संघ की सरकार की डिक्री थी, जिसने संघीय निकायों को कागज रहित दस्तावेज़ प्रबंधन और रूसी संघ की सरकार के डिक्री के संक्रमण के लिए कार्य योजना को मंजूरी दी थी। 6 सितंबर, 2012 नंबर 890 "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में सुधार के उपायों पर" राज्य की शक्ति».

रूसी संघ के संचार मंत्रालय की उपरोक्त कार्य योजना के अनुसार, "संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं, अन्य बातों के अलावा, इन प्रणालियों के माध्यम से प्रतिबंधित सेवा जानकारी को संसाधित करने की आवश्यकता" तैयार किए गए और स्वीकृत किए गए।2

जबकि ईडीएमएस का उपयोग विशेष रूप से अंतर-संगठनात्मक प्रणालियों के रूप में किया गया था, उनकी विविधता और एक दूसरे के साथ असंगति कोई महत्वपूर्ण समस्या नहीं थी। लेकिन एकल सूचना स्थान में संक्रमण की शुरुआत के साथ, अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का संगठन, ईडीएमएस को एकीकृत करने की आवश्यकता, राष्ट्रव्यापी दस्तावेज़ विनिमय प्रणाली, इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन और के साथ उनकी संगतता सुनिश्चित करना। अभिलेखीय भंडारणआगे आओ। GOST R 53898-2010 आंशिक रूप से EDMS सिस्टम की बातचीत को हल करने के उद्देश्य से है। "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की सहभागिता। ईमेल आवश्यकताएँ।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं ..." संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए अभिप्रेत हैं, लेकिन कला के अनुसार। 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून संख्या 149-FZ के 11 अन्य राज्य निकायों और स्थानीय सरकारों पर भी लागू होते हैं। वाणिज्यिक संगठनों को अपने विवेक से ईडीएमएस आयोजित करने का अधिकार है, लेकिन, हमारे देश में राज्य की भूमिका को देखते हुए, आमतौर पर सभी बड़े और मध्यम आकार के वाणिज्यिक संगठन सरकारी एजेंसियों के साथ बातचीत की सुविधा के लिए नियमों, राज्य द्वारा निर्देशित होते हैं। .

ये आवश्यकताएँ एक रूपरेखा प्रकृति की हैं, और इसलिए, 2013 में, दस्तावेज़ विज्ञान और संग्रह के अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान (VNIIDAD) ने "सूचना प्रणाली के लिए अभिलेखीय और दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यात्मक आवश्यकताएं विकसित कीं जो आंतरिक प्रक्रिया में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रदान करती हैं। संघीय अभिलेखीय एजेंसी द्वारा "संघीय कार्यकारी अधिकारियों की गतिविधियां" ".3

आइए रूस के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय की आवश्यकताओं ... के सबसे दिलचस्प प्रावधानों पर विचार करें।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं ..." ईडीएमएस में मौजूद होने वाले कार्यों के न्यूनतम सेट के साथ-साथ एक संस्था में ईडीएमएस के उपयोग को व्यवस्थित करने की आवश्यकताओं को परिभाषित करता है।

ईडीएमएस के लिए मुख्य आवश्यकताओं में से एक इसकी मापनीयता है, दोनों जुड़े हुए कार्यस्थानों की संख्या और ईडीएमएस में निहित दस्तावेजों की संख्या के संदर्भ में। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि आधुनिक प्रणालीदस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग दस्तावेज़ के साथ काम करने वाले संगठन के लगभग सभी कर्मचारियों द्वारा किया जाता है, और सामान्य प्रवृत्ति स्थिर कार्यस्थानों और मोबाइल उपकरणों से दस्तावेज़ों तक पहुंच, सिस्टम तक दूरस्थ पहुंच दोनों का उपयोग है। ईडीएमएस में संग्रहीत दस्तावेजों की संख्या के अनुसार, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि चूंकि सिस्टम न केवल अंतिम निष्पादित और हस्ताक्षरित दस्तावेजों को संग्रहीत करता है, बल्कि मध्यवर्ती कामकाजी संस्करण भी, फाइलों की संख्या, ईडीएमएस में प्रवेश करने वाले दस्तावेजों और दस्तावेजों को एक में रखता है। वर्ष पंजीकृत दस्तावेजों की कुल संख्या से कई गुना अधिक है पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा(इनकमिंग, आउटगोइंग और इंटरनल)। आवश्यकताएं निर्धारित करती हैं कि ईडीएमएस को कम से कम 5 वर्षों की अवधि के लिए सभी दस्तावेजों का भंडारण सुनिश्चित करना चाहिए, लेकिन व्यवहार में कम से कम 10-15 वर्षों की अवधि पर ध्यान देना आवश्यक है, क्योंकि यह वह अवधि है जिसके दौरान दस्तावेज जारी रहते हैं सक्रिय रूप से उपयोग किया जा सकता है, खासकर .20 पीपी के बाद से। च) एक ही आवश्यकताओं के लिए एक सौ साल तक के दस्तावेजों को संग्रहीत करने की संभावना प्रदान करता है।

SED का एक महत्वपूर्ण पैरामीटर इसकी गति है। यदि हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर कॉम्प्लेक्स (ईडीएमएस सर्वर) सिस्टम में एक साथ काम करने वाले उपयोगकर्ताओं की एक निश्चित संख्या के लिए पर्याप्त उत्पादक नहीं है और (या) किसी दिए गए डेटाबेस वॉल्यूम (सिस्टम में दस्तावेजों की संख्या) के लिए, तो कर्मचारियों को इंतजार करना होगा दस्तावेज़ कार्ड या दस्तावेज़ स्वयं खोला जाना है, इसलिए, कर्मचारी उत्पादकता गिरती है। इसलिए, आवश्यकताओं में समय पैरामीटर शामिल हैं जिनका ईडीएमएस के प्रदर्शन का पालन करना चाहिए:

ईडीएमएस तक पहुंचने का समय - तीन सेकंड से अधिक नहीं; दस्तावेज़ के पंजीकरण के दौरान बनाए गए कार्ड तक पहुंच प्राप्त करने का समय और संदर्भ, सामग्री, दस्तावेज़ की संरचना, तैयारी, विचार, निष्पादन और भंडारण के दौरान दस्तावेज़ के साथ किए गए कार्यों के साथ-साथ पहचान का वर्णन करने वाला डेटा शामिल है। डेटा (मेटाडेटा) - पांच सेकंड से अधिक नहीं।

कोई भी सिस्टम सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर दोनों को फेल कर सकता है। लेकिन ईडीएमएस की विफलता संगठन के सभी कर्मचारियों के दस्तावेजों के साथ काम करने की असंभवता की ओर ले जाती है, इसलिए, ईडीएमएस की विफलताओं और रिबूट के मामले में आवश्यकताएँ डाउनटाइम के लिए एक सख्त ढांचा स्थापित करती हैं - 30 मिनट से अधिक नहीं। साथ ही, ईडीएमएस को सिस्टम में विफलता के बारे में उपयोगकर्ताओं की स्वचालित सूचना प्रदान करनी चाहिए। सबसे पहले, वे आमतौर पर ईडीएमएस के व्यवस्थापक और प्रौद्योगिकीविद् को एसएमएस और ई-मेल के माध्यम से स्वचालित अधिसूचना सेट करते हैं।

एक अन्य सामान्य स्थिति यह है कि उपयोगकर्ता द्वारा किसी कारण से दस्तावेज़ क्षतिग्रस्त हो जाता है या गलती से हटा दिया जाता है। आवश्यकताएं प्रदान करती हैं कि इस मामले में, 30 मिनट के भीतर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को बैकअप प्रतिलिपि से पुनर्स्थापित किया जाना चाहिए। संगठन, आवश्यकताओं के अनुसार, ईडीएमएस में संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की कम से कम एक बैकअप प्रति होनी चाहिए। हालांकि, व्यवहार में, सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, कम से कम दो बैकअप प्रतियां बनाई जाती हैं, अधिमानतः विभिन्न मीडिया पर। यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को खोने के जोखिम को कम करता है।

ईडीएमएस का विश्वसनीयता कारक कम से कम 0.98 होना चाहिए।

एक अन्य संकेतक अनधिकृत पहुंच से ईडीएमएस की सुरक्षा का स्तर है। सीमित पहुंच के दस्तावेजों के साथ काम करने वाली सरकारी एजेंसियों के लिए, यह कम से कम कक्षा 1जी होनी चाहिए। हालांकि, सुरक्षित ईडीएमएस बनाने और संचालित करने की उच्च लागत को देखते हुए, वे आम तौर पर कागज पर पारंपरिक मोड में प्रतिबंधित एक्सेस दस्तावेजों के साथ काम करने की कोशिश करते हैं, क्योंकि वे, एक नियम के रूप में, संगठन के दस्तावेजों का एक छोटा हिस्सा बनाते हैं। अन्यथा, आमतौर पर ऐसे दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए समर्पित कंप्यूटर स्थापित किए जाते हैं, या यहां तक ​​कि एक अलग सुरक्षित नेटवर्क जिसका एक खुले कंप्यूटर नेटवर्क और इंटरनेट से कोई संबंध नहीं है। हालांकि, इस मामले में भी, डीएसपी स्तर के दस्तावेजों के साथ काम करने की परिकल्पना की गई है, लेकिन राज्य के रहस्यों वाले दस्तावेजों के साथ नहीं।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणालियों के लिए आवश्यकताएँ ..." का मुख्य भाग इस बात का विवरण है कि ईडीएमएस में प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की प्रक्रियाओं को कैसे बनाया जाना चाहिए।

इस बात पर जोर दिया जाता है कि ईडीएमएस को संगठन के सभी प्रकार और श्रेणियों के दस्तावेजों और मसौदा दस्तावेजों के साथ काम करना चाहिए।

ईडीएमएस इस्तेमाल किया सरकारी संस्थाएं, को अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (MEDO), अंतर्विभागीय इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन (SMEV), और अन्य सूचना प्रणालियों की प्रणालियों के साथ सहभागिता प्रदान करनी चाहिए।

EDMS के कार्य को GOST R ISO 15489-1-2007 के प्रावधानों का पालन करना चाहिए "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ", जिसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रामाणिकता, अखंडता और विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के क्षेत्र में, साथ ही साथ संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियम शामिल हैं, जो 15 जून, 2009 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित हैं। 477 (आवश्यकताओं के खंड 9 और 11)।

ईडीएमएस को सभी मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएं प्रदान करनी चाहिए:

ईडीएमएस में किसी दस्तावेज़ या दस्तावेज़ (ड्राफ़्ट दस्तावेज़) के बारे में जानकारी सहेजना (इसका पंजीकरण या, आवश्यकताओं के संदर्भ में, दस्तावेज़ को सिस्टम में दर्ज करना):

दस्तावेज़ को दस्तावेज़ के हस्तांतरण (भेजने) पर हस्ताक्षर करने वाले दस्तावेज़ के निष्पादक (ईडीएमएस के उपयोगकर्ता) के लिए दस्तावेज़ लाना; "दस्तावेजों का भंडारण और लेखांकन, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के साथ-साथ अनुशासन, संदर्भ सामग्री तैयार करना और दस्तावेजों को संग्रह में लिखना", यानी निष्पादन, सूचना और संदर्भ कार्य का नियंत्रण , वर्तमान भंडारण और लेखा, राज्य संग्रह में स्थानांतरण के लिए या डिपॉजिटरी स्टोरेज के लिए दस्तावेजों की तैयारी सहित।

कार्यालय के काम की एक विशेषता सभी उपयोगकर्ता कार्यों और सिस्टम घटनाओं को लॉग करने के लिए एक फ़ंक्शन की उपस्थिति है। दूसरे शब्दों में, ईडीएमएस में जो कुछ भी होता है - एक दस्तावेज़ बनाया या पंजीकृत किया जाता है, फ़ाइल को बस देखा जाता है, संपादित किया जाता है - यह सारी जानकारी विशेष सेवा फ़ाइलों में संग्रहीत होती है, जिससे हमेशा यह कहना संभव हो जाता है कि किसने और कब देखा या सही किया। दस्तावेज़ (दस्तावेज़ कार्ड)। अलग से, आवश्यकताएँ सिस्टम में दस्तावेज़ दर्ज करने की तिथि और समय तय करने के दायित्व को निर्धारित करती हैं। यह जानकारी दर्ज की गई है पंजीकरण कार्ड(दस्तावेज़ पर मेटाडेटा), और नियंत्रण जानकारी में (ईडीएमएस में कार्रवाई का प्रोटोकॉल)।

आवश्यकताओं के खंड 17 के अनुसार, दस्तावेजों या दस्तावेजों के सेट, ड्राफ्ट दस्तावेजों, पंजीकरण कार्ड (मेटाडेटा) के साथ किए गए सभी कार्यों की जानकारी लॉगिंग के अधीन है। यह जानकारी:

कार्रवाई करने वाले ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के बारे में;

कार्रवाई की तारीख और समय;

ईडीएमएस में दस्तावेज, मसौदा दस्तावेज दर्ज करने पर;

वर्गीकरण योजना में एक खंड (उपखंड) को स्थानांतरित करने के बारे में;

दस्तावेजों के साथ भंडारण अवधि और बाद की कार्रवाइयों पर निर्देशों में बदलाव के बारे में;

दस्तावेज़ के मूल्य की जांच के दौरान संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के प्रशासक द्वारा किए गए कार्यों पर, 22 अक्टूबर 2004 नंबर 125-एफजेड के संघीय कानून के अनुसार "रूसी संघ में संग्रह पर" ";

वर्गीकरण योजना के एक खंड (उपधारा) के विनाश पर प्रतिबंध लगाने और हटाने पर;

ईडीएमएस उपयोगकर्ता द्वारा मेटाडेटा के किसी भी परिवर्तन या विनाश के बारे में;

दस्तावेजों तक पहुंच अधिकारों में परिवर्तन के बारे में;

दस्तावेजों के हस्तांतरण पर;

दस्तावेजों के विनाश के बारे में;

किसी दस्तावेज़ या मेटाडेटा को प्रिंट करने के बारे में।

दूसरे शब्दों में, ईडीएमएस को किसी भी समय इस बारे में जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देनी चाहिए कि किसने और कब इसके लिए एक दस्तावेज़ या पंजीकरण कार्ड खोला, देखा, संपादित किया, साथ ही इस या उस कर्मचारी ने किन दस्तावेज़ों के साथ काम किया।

रूसी संघ के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय की आवश्यकताएं ईडीएमएस द्वारा समर्थित व्यावसायिक प्रक्रियाओं को निम्नलिखित समूहों में विभाजित करती हैं:

ए) संगठन द्वारा बनाए गए या प्राप्त किए गए आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेजों का प्रसंस्करण और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवि को पंजीकृत, स्कैन और बनाकर (मेल, दूरसंचार और कूरियर संचार द्वारा प्राप्त दस्तावेजों सहित) ईडीएमएस एफओवी में शामिल किया गया है;

बी) अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की प्रणाली के माध्यम से प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;

ग) अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन की प्रणाली का उपयोग करके प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;

डी) ई-मेल द्वारा प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;

ई) ईडीएमएस में आंतरिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण।

उन संगठनों में जो राज्य निकाय नहीं हैं, पैराग्राफ बी) और सी) अनुपस्थित हैं, दस्तावेज केवल पारंपरिक या ई-मेल द्वारा प्राप्त किए जाते हैं।

यदि कोई दस्तावेज़ कागज पर प्राप्त होता है, तो दस्तावेज़ को ईडीएमएस में दर्ज करने में उसका पंजीकरण, स्कैनिंग और दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक छवि का निर्माण शामिल है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक दस्तावेज की प्राप्ति के मामले में, ईडीएस में एक दस्तावेज दर्ज करना ईडीएस में लोड हो रहा है, प्राप्त दस्तावेज़ में परिवर्तन करने पर प्रतिबंध के साथ पंजीकरण।

संगठन कार्यालय के काम पर निर्देश में दस्तावेजों की एक सूची को मंजूरी दे सकता है और शामिल कर सकता है जिसके लिए उनकी इलेक्ट्रॉनिक छवियों का निर्माण निषिद्ध है, उदाहरण के लिए, चिपबोर्ड के साथ चिह्नित दस्तावेज, "व्यक्तिगत" के रूप में चिह्नित, गोपनीय दस्तावेजआदि। यदि ऐसा कोई दस्तावेज प्राप्त होता है, तो यह ईडीएमएस में पंजीकृत होता है, लेकिन इसकी इलेक्ट्रॉनिक छवि नहीं बनाई जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के मसौदे के लिए, उनके निर्माण, अनुमोदन और हस्ताक्षर के प्रत्येक चरण में, दस्तावेज़ की सामग्री दस्तावेज़ों के संस्करण बनाकर और उन्हें दस्तावेज़ कार्ड में संलग्न करके तय की जाती है।

ईडीएमएस को पंजीकरण कार्ड में किसी भी फ़ाइल प्रारूप को संलग्न करने का समर्थन करना चाहिए। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि ईडीएमएस आमतौर पर कई वर्षों से उपयोग में है, और इस समय के दौरान कार्यक्रमों के नए संस्करण और, तदनुसार, फ़ाइल प्रारूप दिखाई दे सकते हैं, जिन्हें ईडीएमएस द्वारा समर्थित होने की भी आवश्यकता होगी। ईडीएमएस को आपको सिस्टम में प्रवेश करने और दस्तावेज़ फ़ाइलों को पंजीकृत करने की अनुमति देनी चाहिए, भले ही जिस एप्लिकेशन में दस्तावेज़ बनाया गया था वह इस कार्यस्थल पर उपलब्ध नहीं है (स्थापित नहीं)। साथ ही, कुछ सबसे सामान्य प्रारूप, ईडीएमएस अनिवार्य रूप से प्रदर्शित करने में सक्षम होना चाहिए। ये पीडीएफ, आरटीएफ, डॉक्टर, टिफ हैं।

ईडीएमएस को दस्तावेजों को अनुभागों और उपखंडों से युक्त एक पदानुक्रमित योजना में रखने की अनुमति देनी चाहिए, जिसके अनुसार ईडीएमएस (वर्गीकरण योजना) में दस्तावेजों के भंडारण का व्यवस्थितकरण और संगठन आयोजित किया जाता है। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि दस्तावेजों को भौतिक रूप से सर्वर (भंडारण प्रणाली) पर आंतरिक विन्यास और इस ईडीएमएस में फाइलों को संग्रहीत करने के सिद्धांतों द्वारा निर्धारित क्रम में रखा जाता है, और वर्गीकरण योजना पंजीकरण कार्ड में सिर्फ एक क्षेत्र है जो आपको अनुमति देता है वर्गीकरण सुविधाओं द्वारा दस्तावेजों को शीघ्रता से खोजने के लिए।

वर्गीकरण योजना आमतौर पर संगठन के मामलों के नामकरण पर आधारित होती है।

ईडीएमएस पंजीकरण कार्ड में, उन क्षेत्रों को परिभाषित किया जाना चाहिए जिन्हें भरना आवश्यक है। दस्तावेज़ दर्ज करते समय, ईडीएमएस को उपयोगकर्ता को आवश्यक फ़ील्ड (मेटाडेटा) (आवश्यकताओं का खंड 13) भरने के लिए संकेत देना चाहिए।

दस्तावेज़ के साथ काम करने के दौरान, न केवल संकल्प, बल्कि दस्तावेज़ पर टिप्पणियां और निर्देश भी ईडीएमएस में दर्ज किए जा सकते हैं। किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने (और, यदि आवश्यक हो, अनुमोदन) के लिए, ईडीएमएस संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" के अनुसार धन को जोड़ने की संभावना प्रदान करता है।4

पारंपरिक तरीकों से (कागज पर) दस्तावेज भेजते समय, ईडीएमएस लिफाफों की ओवरप्रिंटिंग और मेलिंग सूचियों की छपाई प्रदान करता है।

संबंधित अनुभागों (उपखंडों) में शामिल दस्तावेजों के भंडारण की अवधि राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची के अनुसार स्थापित की जाती है, जो आदेश द्वारा अनुमोदित भंडारण अवधि का संकेत देती है। रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय दिनांक 25 अगस्त, 2010 संख्या 558.5

स्थापित भंडारण अवधि के अनुसार, ईडीएमएस को निम्नलिखित क्रियाएं प्रदान करनी चाहिए:

दस्तावेज़ को स्थायी रूप से रखें;

दस्तावेजों के मूल्य की एक परीक्षा आयोजित करना;

कैलेंडर वर्ष के अंत में, निर्धारित प्रपत्र में दस्तावेज़ बनाएं: समाप्त भंडारण अवधि के साथ दस्तावेजों (अनुभागों) के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम और स्थायी और दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के लिए दस्तावेजों की एक सूची ;

विनाश के लिए दस्तावेजों के आवंटन पर ईडीएमएस जानकारी में बचत करते हुए विनाश के लिए दस्तावेज आवंटित करें (सिस्टम से हटाएं);

भंडारण के लिए दस्तावेजों को दूसरे भंडारण (स्वचालित प्रणाली) में स्थानांतरित करना, जिसमें स्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों के वार्षिक अनुभागों का निर्यात करना शामिल है, भंडारण के लिए राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरण के लिए और कर्मियों पर दस्तावेजों के अभिलेखागार में स्थानांतरण के लिए कर्मियों पर दस्तावेजों के वार्षिक अनुभागों का निर्यात करना।

व्यवहार में, राज्य भंडारण में स्थानांतरण के लिए सॉफ्टवेयर पैकेज के साथ वार्षिक खंड के निर्यात प्रारूप में ईडीएमएस की संगतता सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है " अभिलेखीय निधि”, राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार में उपयोग किया जाता है।

आवश्यकताओं में कम से कम सौ वर्षों की अवधि के साथ भंडारण अवधि सुनिश्चित करने का प्रावधान है। हालांकि, ऐसी प्रौद्योगिकियां वर्तमान में विकास के अधीन हैं, और लेखक को किसी भी ईडीएमएस के बारे में पता नहीं है जो इलेक्ट्रॉनिक रूप में कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों के भंडारण की इतनी लंबी अवधि प्रदान कर सकता है।

रूसी संघ के संचार मंत्रालय की मानी गई आवश्यकताएं VNIIDAD द्वारा विकसित उन पूरक हैं "सूचना प्रणाली के लिए अभिलेखीय और दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यात्मक आवश्यकताएं जो संघीय कार्यकारी अधिकारियों की आंतरिक गतिविधियों की प्रक्रिया में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रदान करती हैं"। वे कार्यालय के कर्मचारियों और आईटी विभागों के कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण हैं जो सिस्टम के कार्यान्वयन या कॉन्फ़िगरेशन को सुनिश्चित करते हैं। इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय का कामऔर दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएमएस)।

सामान्य तौर पर, माना जाता है कि "संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं, अन्य बातों के अलावा, इन प्रणालियों के माध्यम से सीमित वितरण सेवा जानकारी को संसाधित करने की आवश्यकता" का उपयोग न केवल के चरण में किया जा सकता है और किया जाना चाहिए ईडीएमएस का चयन, कार्यान्वयन और प्रारंभिक सेटअप, लेकिन आधुनिक आवश्यकताओं के साथ किसी विशेष संगठन में उपयोग किए गए ईडीएमएस के अनुपालन को निर्धारित करने के लिए पहले से ही काम कर रहे ईडीएमएस के विश्लेषण के लिए भी।

लेखक से संपर्क किया जा सकता है: [email protected] रूसी संघ के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय के आदेश संख्या 221 दिनांक 2 सितंबर, 2011, 15 नवंबर, 2011 को रूसी संघ के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत नहीं 22304. रूस के अभिलेखागार पोर्टल पर प्रकाशित: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf संघीय कानूनदिनांक 04/06/2011 नंबर 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" (06/28/2014 को संशोधित)। 8 सितंबर, 2010 को रूसी संघ के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत, पंजीकरण संख्या 18380।

आज के व्यवसायों को वास्तव में वितरित दस्तावेज़ प्रबंधन वास्तुकला की आवश्यकता है, अर्थात। एक जो निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करता है:

प्रणाली की कार्यक्षमता और लचीलापन।

प्रणाली के आगे आधुनिकीकरण और क्षमता निर्माण की संभावना (स्वतंत्र सहित)।

अन्य कॉर्पोरेट सिस्टम के साथ एकीकरण - एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली अन्य प्रणालियों से अलगाव में मौजूद नहीं हो सकती है और नहीं होनी चाहिए, उदाहरण के लिए, कभी-कभी सिस्टम को एक लेखा अनुप्रयोग के साथ एकीकृत करना आवश्यक होता है। फिर दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में अन्य प्रणालियों के साथ संभावित शोधन और एकीकरण के लिए खुला इंटरफेस होना चाहिए।

वितरित दूरस्थ कार्य और अन्य शाखाओं के साथ बातचीत की संभावना - भौगोलिक रूप से वितरित संगठनों में दस्तावेजों के साथ काम करते समय मुख्य समस्याएं उत्पन्न होती हैं, इसलिए दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की वास्तुकला को वितरित स्थानों की बातचीत का समर्थन करना चाहिए। इसके अलावा, वितरित स्थानों को गति और गुणवत्ता के मामले में सबसे विविध संचार चैनलों के साथ जोड़ा जा सकता है। साथ ही, सिस्टम आर्किटेक्चर को दूरस्थ उपयोगकर्ताओं के साथ सहभागिता का समर्थन करना चाहिए। वितरित, स्केलेबल दस्तावेज़ प्रबंधन से कर्मचारी उत्पादकता में नाटकीय वृद्धि होती है, जिससे संगठन की समग्र प्रतिस्पर्धात्मकता मजबूत होती है।

मापनीयता - यह वांछनीय है कि वर्कफ़्लो सिस्टम पाँच और पाँच हज़ार दोनों उपयोगकर्ताओं का समर्थन कर सके, और इसकी क्षमता बढ़ाने के लिए सिस्टम की क्षमता केवल संबंधित हार्डवेयर की क्षमता द्वारा निर्धारित की गई थी। इस आवश्यकता को साइबेस, ओरेकल, इनफॉर्मिक्स, आदि जैसी कंपनियों द्वारा निर्मित डेटाबेस सर्वर का समर्थन करके पूरा किया जा सकता है, जो लगभग सभी संभावित हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर प्लेटफॉर्म पर मौजूद हैं, जिससे प्रदर्शन की व्यापक रेंज प्रदान की जा सकती है।

मॉड्यूलरिटी - यह बहुत संभव है कि ग्राहक को वर्कफ़्लो सिस्टम के सभी घटकों को तुरंत लागू करने की आवश्यकता न हो, और कभी-कभी ग्राहक द्वारा हल किए गए कार्यों की सीमा वर्कफ़्लो कार्यों की पूरी श्रृंखला से कम होती है। तब यह स्पष्ट है कि वर्कफ़्लो सिस्टम में एक दूसरे के साथ एकीकृत अलग-अलग मॉड्यूल शामिल होने चाहिए।

खुलापन दक्षता - दस्तावेज़ प्रबंधन स्वचालन के अंतिम परिणामों सहित एक प्रणाली और लक्ष्य प्रभाव बनाने की लागत के बीच एक तर्कसंगत संतुलन सुनिश्चित करना; सिस्टम पर खर्च किए गए धन पर वापसी के स्तर को बढ़ाने के लिए अतिरिक्त तकनीकों की एक विस्तृत श्रृंखला को लागू करने की क्षमता।

आपको भी ध्यान देना चाहिए सामान्य विशेषताएँसिस्टम डेवलपर (आपूर्तिकर्ता) (समान या अधिक जटिल कार्यों के जटिल समाधान में अनुभव, उद्यम निरीक्षण के सभी चरणों का प्रावधान, सिस्टम कार्यान्वयन, उपयोगकर्ता प्रशिक्षण, सिस्टम रखरखाव और विकास, चाहे कंपनी एक प्रत्यक्ष सिस्टम डेवलपर हो, चाहे उसकी कोई सेवा हो केंद्र, योग्यता विशेषज्ञ, भौगोलिक स्थिति, आदि)।

एसयूडी वर्गीकरण

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन उपकरणों के बाजार में, हम सशर्त रूप से पाँच श्रेणियों की तकनीकों को अलग कर सकते हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कोई भी वर्गीकरण आदर्श नहीं लगता है। परिणामस्वरूप, कुछ उत्पाद एक ही समय में एक से अधिक श्रेणियों में आते हैं और उनमें ऐसी विशेषताएं होती हैं जो विभिन्न श्रेणियों के उत्पादों के लिए विशिष्ट होती हैं।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर केंद्रित सीएमएस सिस्टम: डॉक्यूमेंटम, फाइलनेट (पैनागन और वॉटरमार्क), हमिंगबर्ड (पीसी डीओसीएस)।

आमतौर पर विशिष्ट ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज अनुप्रयोगों के लिए डिज़ाइन किया गया, कभी-कभी किसी विशेष उद्योग पर लक्षित। ये समाधान आम तौर पर पूर्ण दस्तावेज़ जीवनचक्र प्रदान करते हैं, जिसमें इमेजिंग तकनीक, रिकॉर्ड और वर्कफ़्लो प्रबंधन, सामग्री प्रबंधन (नीचे देखें), और बहुत कुछ शामिल हैं।

· कॉर्पोरेट डीएमएस: लोटस (डोमिनो.डॉक), नोवेल ग्रुपवाइज ऐड-ऑन, ओपन टेक्स्ट (लाइवलिंक), कीफाइल कॉर्प, ओरेकल (संदर्भ)।

बनाने के लिए कॉर्पोरेट बुनियादी ढांचा प्रदान करें, संयुक्त कार्यदस्तावेजों और उनके प्रकाशन पर, एक नियम के रूप में, संगठन के सभी उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है। इन प्रणालियों की मुख्य विशेषताएं व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर केंद्रित प्रणालियों के समान हैं। हालांकि, वे विशेष फ़ीचरउपयोग और वितरण का तरीका है। जैसे टूल के समान पाठ संपादकऔर स्प्रैडशीट, कॉर्पोरेट डीएमएस किसी संगठन में दस्तावेज़ बनाने और प्रकाशित करने के लिए मानक, "डिफ़ॉल्ट" एप्लिकेशन है। एक नियम के रूप में, ये उपकरण केवल किसी विशेष उद्योग में या संकीर्ण रूप से परिभाषित कार्य के लिए उपयोग पर केंद्रित नहीं हैं। उन्हें लगभग किसी भी श्रेणी के उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध कॉर्पोरेट-व्यापी प्रौद्योगिकियों के रूप में पेश और कार्यान्वित किया जाता है।

· सामग्री प्रबंधन प्रणाली (अंग्रेजी सामग्री से - सामग्री, सार): Adobe, Excalibur।

दस्तावेजों और वस्तुओं के अनुभाग स्तर तक उनके बाद के पुन: उपयोग और संकलन के लिए निर्माण, पहुंच, नियंत्रण और सूचना के वितरण को ट्रैक करने के लिए एक प्रक्रिया प्रदान करें। संभावित रूप से, सूचनाओं की उपलब्धता दस्तावेजों के रूप में नहीं, बल्कि छोटी वस्तुओं में अनुप्रयोगों के बीच सूचना के आदान-प्रदान की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाती है।

छवि प्रबंधन प्रणाली

वे पेपर मीडिया से जानकारी को डिजिटल प्रारूप में परिवर्तित करते हैं, एक नियम के रूप में, यह TIFF (टैग की गई छवि फ़ाइल प्रारूप) है, जिसके बाद दस्तावेज़ का उपयोग इलेक्ट्रॉनिक रूप में पहले से ही काम में किया जा सकता है।

· कार्यप्रवाह प्रबंधन प्रणाली: लोटस (डोमिनोज़/नोट्स और डोमिनोज़ वर्कफ़्लो), जेटफ़ॉर्म, फ़ाइलनेट, एक्शन टेक्नोलॉजीज, स्टाफवेयर।

इन प्रणालियों को मुख्य रूप से पूर्व निर्धारित मार्गों (तथाकथित "हार्ड रूटिंग") के साथ कुछ वस्तुओं की आवाजाही सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। प्रत्येक चरण में, वस्तु बदल सकती है, इसलिए इसे सामान्य शब्द "काम" (कार्य) कहा जाता है। इस प्रकार के सिस्टम को वर्कफ़्लो सिस्टम कहा जाता है - "वर्कफ़्लो" (दुर्भाग्य से, इस शब्द के लिए रूसी में कोई सटीक समकक्ष नहीं है)। दस्तावेज़ों को नौकरियों से जोड़ा जा सकता है, लेकिन दस्तावेज़ इन प्रणालियों का मूल उद्देश्य नहीं हैं। ऐसी प्रणालियों की सहायता से, कुछ कार्यों को व्यवस्थित करना संभव है जिनके लिए सभी चरणों को पहले से जाना जाता है और निर्धारित किया जा सकता है।

रूसी दस्तावेज़ीकरण समर्थन प्रणाली

	उत्पादक	संक्षिप्त वर्णन
		एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को एक निगम में कार्यालय के काम को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जिसमें एक जटिल जटिल संरचना है, जिसमें कई उद्यम शामिल हैं, जिसमें सौ से अधिक कर्मचारी हैं और इसमें आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों के साथ-साथ विनिमय का गहन वर्कफ़्लो है। अपने विभागों के बीच दस्तावेज। व्यवस्था मुकुटकार्यात्मक सेवाओं की निम्नलिखित श्रेणी प्रदान करता है: - उपयोगकर्ताओं के लिए एक अनुकूल ग्राफिकल इंटरफ़ेस के साथ काम करने के लिए एक एकीकृत सूचना वातावरण जो विभिन्न कलाकारों को उनके कार्यस्थलों पर एक दस्तावेज़ पर समानांतर संयुक्त कार्य प्रदान करता है, - सिस्टम के भीतर और बाहरी उपयोगकर्ताओं दोनों के बीच उपयोगकर्ताओं के बीच संदेश भेजने के लिए एक मेल सेवा, - दस्तावेज़ के संस्करण और वेरिएंट के नियंत्रण सहित दस्तावेज़ के स्थान पर नियंत्रण, - इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सहित पहुंच अधिकारों के परिसीमन के लिए औपचारिक मॉडल के आधार पर सूचना की गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए एक प्रणाली, - दस्तावेज़ खोज प्रणाली सहित दस्तावेज़ों को पंजीकृत करने और निष्पादित करने के लिए दस्तावेज़ों का एक संग्रह बनाने और बनाए रखने के लिए उपकरण, जो आपको दस्तावेज़ों को उनकी विशेषताओं और सामग्री दोनों द्वारा खोजने की अनुमति देता है।
कोड: वर्कफ़्लो	एसई "कम्प्यूटर विकास केंद्र"	परस्पर संबंधित कार्यालय कार्य प्रणालियों, दस्तावेज़ बैंकों और कॉर्पोरेट सेवाओं का एक परिसर। कॉर्पोरेट सिस्टम "कोड: वर्कफ़्लो"परस्पर कार्यालय कार्य प्रणालियों, दस्तावेज़ बैंकों और कॉर्पोरेट सेवाओं का एक परिसर है जो सार्वजनिक प्राधिकरणों और अन्य संगठनों में कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह के कार्यों के लिए एक स्वचालित समाधान प्रदान करता है। प्रणाली की मुख्य विशेषताएं: के लिए तैयार समाधान विशिष्ट कार्य(कार्य) कार्यालय का काम। कॉर्पोरेट सिस्टम बनाने वाली प्रत्येक प्रणाली विशिष्ट दस्तावेज़ प्रसंस्करण कार्यों के कार्यान्वयन के लिए विशिष्ट है: आधिकारिक पत्राचार के आंदोलन का पंजीकरण और नियंत्रण, नागरिकों की अपील पर विचार का पंजीकरण और नियंत्रण, केंद्रीकृत नियंत्रण प्रशासनिक दस्तावेजऔर निर्देश, आदि। - पेपर वर्कफ़्लो का समर्थन और रखरखाव, पेपर से इलेक्ट्रॉनिक वर्कफ़्लो में क्रमिक संक्रमण। - एकल सूचना तर्क के साथ संयुक्त प्रतिरूपकता। उप-प्रणालियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान, वैश्विक निर्देशिकाओं का केंद्रीकृत रखरखाव, इंटरनेट / इंट्रानेट प्रौद्योगिकी का उपयोग करके डेटाबेस तक सर्वव्यापी पहुंच का कार्यान्वयन, संदेशों का वितरण, सारांश, ई-मेल द्वारा चेतावनियां। सिस्टम की लागत-प्रभावशीलता अपने स्वयं के उत्पादों और प्रौद्योगिकियों के उपयोग से निर्धारित होती है, सबसे लोकप्रिय सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर प्लेटफॉर्म पर फोकस, मुख्य रूप से माइक्रोसॉफ्ट, और कम कार्यान्वयन लागत। कार्यात्मक सबसिस्टम जो का हिस्सा हैं "कोड: वर्कफ़्लो": - "कोड: आधिकारिक पत्राचार" संगठन (उपखंड) के आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेजों का पंजीकरण; इस इकाई के मामलों के नामकरण के आधार पर संबंधित मामले का गठन, निष्पादकों द्वारा दस्तावेजों की आवाजाही का संगठन और उनके निष्पादन का नियंत्रण; सबसिस्टम में डेटा ट्रांसफर के साथ केंद्रीकृत नियंत्रण के लिए दस्तावेज़ सेट करना "कोड: दस्तावेज़ों के निष्पादन का नियंत्रण"। - "कोड: दस्तावेज़ निष्पादन नियंत्रण" नियंत्रण दस्तावेजों, कार्यों, निष्पादकों का पंजीकरण, निष्पादकों के लिए नियंत्रण चार्ट का वितरण; कार्यों के स्थगन का पंजीकरण; पूरी तरह से विकसित नियंत्रण दस्तावेजों के नियंत्रण से स्वचालित और मैन्युअल निष्कासन; इस इकाई के मामलों के नामकरण के आधार पर संबंधित मामले का गठन; एक समान सबसिस्टम के साथ काम करने वाली अधीनस्थ इकाइयों को नियंत्रण दस्तावेजों को स्थानांतरित करते समय दस्तावेजों का स्वत: पुन: पंजीकरण। - "कोड: नागरिकों के पत्र और अपील" आवेदकों के बारे में डेटा दर्ज करना; अपीलों और उनमें उठाए गए प्रश्नों का पंजीकरण; उनके विचार के संबंध में दी गई अपीलों और प्रमुख के निर्देशों पर विचार करने पर नियंत्रण। - "कोड: दस्तावेज़ तैयार करने की प्रणाली" दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक पूर्ण-पाठ संग्रह का निर्माण - "कोड: मानक और प्रशासनिक दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए प्रणाली" - "कोड: दस्तावेज़ प्रबंधन सहायता प्रणाली" इंट्रानेट/इंटरनेट प्रौद्योगिकी का उपयोग करते हुए दस्तावेज़ डेटाबेस तक पहुँच प्रदान करना और किसी भी दूरस्थ कंप्यूटर से दस्तावेज़ प्रवाह के बारे में जानकारी की त्वरित प्राप्ति। - "कोड: दस्तावेज़ विनिमय" स्थानीय कंप्यूटर नेटवर्क के भीतर और भौगोलिक दृष्टि से दूरस्थ उप-प्रणालियों के बीच, उप-प्रणालियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान। सिस्टम दो संस्करणों में कार्यान्वित किए जाते हैं - फ़ाइल-सर्वर और क्लाइंट-सर्वर।
DocsVision 2.0 "संग्रह-कार्यालय प्रबंधन"		एक संगठन में दस्तावेज़ अभिलेखागार बनाने, बुनियादी कार्यालय प्रक्रियाओं और व्यावसायिक दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए एक आवेदन। DocsVision 2.0 सिस्टम "आर्काइव - पेपरवर्क" एक संपूर्ण एप्लिकेशन है जिसे दस्तावेजों के संग्रह बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है, एक संगठन में दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए मुख्य कार्यालय प्रक्रियाओं और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है, जिसमें शामिल हैं: - दस्तावेजों की एक फाइल बनाए रखना; - कंपनी के दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक संग्रह का निर्माण; - संगठन के ठेकेदारों और कर्मचारियों की निर्देशिका बनाए रखना; - दस्तावेजों के अनुमोदन के लिए विकास चक्रों का संगठन; - दस्तावेजों और कार्यों के निष्पादन पर नियंत्रण का संगठन; - संगठन में और उसके बाहर दस्तावेजों की रूटिंग; - विभिन्न दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रियाओं का स्वचालन; - दस्तावेजों के आवधिक प्रसंस्करण और दस्तावेजों के प्रसारण के लिए प्रक्रियाओं का संगठन। इस प्रणाली का उपयोग कंपनियों में कार्यान्वयन के लिए एक पूर्ण समाधान के रूप में किया जा सकता है, या कस्टम एप्लिकेशन विकसित करते समय प्रोटोटाइप के रूप में उपयोग किया जा सकता है। सिस्टम की संरचना को किसी विशेष संगठन की आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित किया जा सकता है।
कंपनीमीडिया-इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रबंधन		वेब आधारित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली। वेब आधारित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली। अपेक्षाकृत सस्ती, लेकिन पर्याप्त कार्यात्मक प्रणालीके लिए इरादा: - एक कॉर्पोरेट दस्तावेज़ भंडारण का आयोजन (नियामक दस्तावेजों की एक सूची, दस्तावेजों का एक संग्रह, कंपनी का एक सूचना पोर्टल), - प्रक्रिया आश्वासन सामूहिक प्रशिक्षणदस्तावेजों, काम करने वाले दस्तावेजों का केंद्रीकृत भंडारण और प्रसंस्करण के लिए प्राप्त दस्तावेजों के बारे में कर्मचारियों की स्वचालित अधिसूचना, - संगठन का एक सूचना पोर्टल बनाना, अर्थात। एकीकृत सूचना स्थान, जहां कर्मचारी उन दस्तावेजों को तुरंत ढूंढ सकते हैं जिनमें वे रुचि रखते हैं और दस्तावेजों की तैयारी और अनुमोदन में भाग ले सकते हैं या इस प्रक्रिया में अन्य कर्मचारियों को शामिल कर सकते हैं। - आपको दस्तावेजों पर सहयोग करते समय कर्मचारियों की बातचीत को आसान बनाने की अनुमति देता है, - सूचना तक पहुंच का विश्वसनीय विभेदीकरण प्रदान करता है, - एक सुविधाजनक खोज इंजन शामिल है, - आपको दस्तावेजों के संबंध को व्यवस्थित करने के लिए दस्तावेजों में क्रॉस-रेफरेंस जोड़ने की अनुमति देता है।
कंपनी मीडिया-कार्यालय का काम		सिस्टम को वास्तविक समय में दस्तावेजों की आवाजाही पर नज़र रखने के साथ वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। सिस्टम को वास्तविक समय में दस्तावेजों की आवाजाही पर नज़र रखने के साथ वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। प्रणाली स्वचालन प्रदान करती है निम्नलिखित प्रकारप्रलेखन प्रबंधन समर्थन: - आने वाले (आने वाले) पत्राचार का स्वागत, प्रसंस्करण और वितरण; - निवर्तमान पत्राचार की तैयारी, हस्ताक्षर, पंजीकरण और वितरण; - आंतरिक और संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी, हस्ताक्षर, पंजीकरण और भेजने के साथ-साथ उनके निष्पादन पर नियंत्रण; - संगठनों और व्यक्तिगत विभागों के बीच पत्राचार का संगठन; - बहु-वर्षीय संचालन के लिए समर्थन। "एसएम-ऑफिस वर्क" सिस्टम के निर्माण की विशेषताओं में शामिल हैं: - असीमित संख्या में नौकरियां और असीमित संख्या में संगठन; - "के माध्यम से" कार्यालय का काम; - सूचना वितरण की 100% गारंटी; - "प्रतिस्थापन" तंत्र, अर्थात्। संगठन के अन्य कर्मचारियों ("विकल्प") के लिए कुछ कर्मचारियों से संबंधित दस्तावेजों तक स्थायी या अस्थायी पहुंच प्रदान करने की क्षमता।
ऑफिस मीडिया-ऑफिस का काम		किट को सचिवों या कार्यालय कार्य विभाग के काम को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। किट को सचिवों या कार्यालय प्रबंधन विभाग के काम को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है और सभी स्तरों के प्रबंधकों को प्राप्त दस्तावेजों पर निर्देश देने और उनके निष्पादन को नियंत्रित करने का अवसर प्रदान करता है। "ऑफिसमीडिया - पेपरवर्क" सेट में निम्नलिखित डेटाबेस होते हैं: - "दस्तावेजों का पंजीकरण" - दस्तावेजों के व्यवस्थित लेखांकन के आयोजन के लिए, कर्मचारियों के प्रदर्शन अनुशासन की निगरानी, ​​​​रिपोर्ट तैयार करना आदि। - "काम करने वाले दस्तावेजों का पुस्तकालय" - दस्तावेजों की तैयारी, उनके वर्गीकरण, भंडारण, प्रासंगिक जानकारी की खोज और दस्तावेजों की छपाई के लिए। - "अनुमोदन" - प्रक्रिया पर अनुमोदन और नियंत्रण के लिए दस्तावेजों के वितरण को स्वचालित करने के लिए। - "परिचितीकरण" - परिचित करने के लिए दस्तावेजों के वितरण को स्वचालित करने के लिए। - "नागरिकों की अपील" - व्यक्तियों से अपील के आधार पर कार्यालय का काम करने के लिए। "संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज" - मसौदा आदेश, आदेश के गठन के लिए, मेमो, उनका अनुमोदन, हस्ताक्षर और निष्पादन नियंत्रण।
	लोसिया सॉफ्ट	तकनीकी दस्तावेज के प्रबंधन के लिए जटिल। डीओसीएस ओपन पर आधारित तकनीकी दस्तावेज के प्रबंधन के लिए जटिल विदेशी और घरेलू कंपनियों के सबसे उन्नत विकास के आधार पर एक एकीकरण समाधान है जो इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार बनाने, तकनीकी दस्तावेज प्रबंधन, उत्पाद की संरचना और डिजाइन डेटा के प्रबंधन के क्षेत्र में अग्रणी हैं। साथ ही क्लाइंट-सर्वर आर्किटेक्चर में निर्मित पेपर मीडिया से जानकारी दर्ज करना। परिसर अनुमति देता है - बाद के प्रसंस्करण (पाठ पहचान, आदि) के साथ कागज के दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित करें, - दस्तावेजों के पाठ और ग्राफिक प्रारूपों के साथ काम करना, साथ ही अन्य प्रारूपों के साथ काम करने के लिए विशेष अनुप्रयोगों का उपयोग करना, - असीमित संख्या में मानदंडों द्वारा दस्तावेजों की खोज, रूसी में प्रासंगिक खोज, साथ ही फजी खोज, - निष्पादन नियंत्रण के समर्थन के साथ मुफ्त और पूर्वनिर्धारित रूटिंग टूल का उपयोग करें; काम की निगरानी: दस्तावेजों के साथ काम का पूरा इतिहास और कार्यों और काम का इतिहास; प्राप्त करना पूरी जानकारीदस्तावेज़ की स्थिति, कार्य की स्थिति और शामिल कलाकारों के बारे में, - दस्तावेजों तक पहुंच पर विश्वसनीय नियंत्रण और अनधिकृत पहुंच के खिलाफ सुरक्षा प्रदान करना। दस्तावेजों के बीच तार्किक लिंक स्थापित करने और कल्पना करने के लिए, अतिरिक्त मॉड्यूल "वॉचर" का उपयोग किया जा सकता है, जिसमें प्रस्तुति तंत्र का उपयोग करके संग्रह की तार्किक संरचना को प्रदर्शित करने की क्षमता भी शामिल है। कॉम्प्लेक्स का सर्वर हिस्सा पीसी प्लेटफॉर्म और यूनिक्स ओएस (एचपी, सन, डिजिटल, आदि) के विभिन्न संस्करणों को चलाने वाले वर्कस्टेशन पर काम कर सकता है। एक ग्राहक के रूप में, विभिन्न विंडोज संस्करण. इंटरनेट के माध्यम से काम समर्थित है। सबसे लोकप्रिय औद्योगिक डेटाबेस सर्वरों में से एक (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) को लगभग किसी भी सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर प्लेटफ़ॉर्म पर DBMS के रूप में उपयोग किया जा सकता है।
विंडोज़ के लिए "ग्रैंड डॉक्टर"	ग्रेनाइट केंद्र	राज्य और नगरपालिका सरकार संरचनाओं के लिए स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन और कार्यालय कार्य प्रणाली। "ग्रैंड डॉक" राज्य और नगरपालिका सरकारी संरचनाओं में कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह को स्वचालित करने के लिए एक विशेष प्रणाली है। सिस्टम को दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है: - सभी व्यावसायिक दस्तावेजों का लेखा-जोखा, दस्तावेजों के ग्रंथों के साथ भंडारण और काम, - विचार के प्रत्येक चरण का नियंत्रण और जिस तरह से दस्तावेज़ प्राप्ति से लेकर मामले को बट्टे खाते में डालने तक जाता है, - दस्तावेजों के बारे में सहायता जानकारी प्राप्त करना, - दस्तावेज़ प्रवाह विश्लेषण। "ग्रैंड डॉक - लाइट" - नगरपालिका सरकार की संरचनाओं के लिए एक एकल-उपयोगकर्ता संस्करण जिसमें थोड़ी मात्रा में वर्कफ़्लो है। एक कार्यस्थल पर दस्तावेजों के साथ लेखांकन और काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया। माइक्रोसॉफ्ट एसक्यूएल मंच। "ग्रैंड डॉक" - राज्य और नगरपालिका प्रबंधन संरचनाओं के लिए एक नेटवर्क संस्करण जिसमें प्रति वर्ष 5,000 से 30,000 दस्तावेजों की वर्कफ़्लो मात्रा और 20 से 150 तक उपयोगकर्ताओं की संख्या होती है। "ग्रैंड डॉक" - कॉर्पोरेट संस्करण ("इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की एकीकृत प्रणाली और नगरपालिका प्रबंधन संरचनाओं का कार्यालय कार्य प्रशासनिक जिला») - एक प्रणालीप्रशासनिक जिले का इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और कार्यालय कार्य। इसे कार्यालय स्वचालन और वर्कफ़्लो के लिए विशेष प्रणालियों के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।
प्रभाव-कार्यालय	आईसीसी "गारंट इंटरनेशनल"	व्यवस्थितकरण, सुरक्षित भंडारण और दस्तावेजों की प्रभावी खोज के लिए सॉफ्टवेयर उत्पादों की एक श्रृंखला। "इफेक्ट ऑफिस" व्यवस्थितकरण, सुरक्षित भंडारण और दस्तावेजों की प्रभावी खोज के लिए सॉफ्टवेयर उत्पादों की एक श्रृंखला है। "प्रभाव कार्यालय" दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली। उद्यम के कंप्यूटर वर्कफ़्लो के दस्तावेज़ीकरण और संगठन का इलेक्ट्रॉनिक संग्रह बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया। कार्यान्वित स्थानीय और क्लाइंट-सर्वर विकल्प। "प्रभाव कार्यालय" व्यक्तिगत संग्रह। एक उपयोगकर्ता के लिए सिस्टम का विशेष संस्करण। "ग्राफिक इफेक्ट", "ग्राफिक इफेक्ट प्लस"। ग्राफिक छवियों के साथ काम करने की प्रणाली। "प्रभाव सचिव", कार्यस्थलसचिव। "मेल प्रभाव"। ई-मेल प्राप्त करने, भेजने और पंजीकृत करने के लिए केंद्रीकृत प्रणाली।
		कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं का व्यापक स्वचालन और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का संग्रह। लैनडॉक्स सिस्टम को कार्यालय की कार्य प्रक्रियाओं के जटिल स्वचालन और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के संग्रह के लिए डिज़ाइन किया गया है। प्रणाली में शामिल हैं: लैनडॉक्स: लिपिकीय कार्य। कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के संग्रह को बनाए रखने के लिए बुनियादी प्रणाली। लैनडॉक्स: दस्तावेज़ सर्वर। सर्वर सॉफ़्टवेयरइलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दस्तावेजों (दस्तावेज़ फ़ाइलों) के भंडारण के केंद्रीकृत प्रबंधन के लिए। लैनडॉक्स सिस्टम के साथ इंटरैक्ट करता है: ऑफिस प्रोडक्शन। LanImage: छवियों का स्कैन और विज़ुअलाइज़ेशन। कागज के दस्तावेजों को स्कैन करने और उनकी इलेक्ट्रॉनिक छवियों की कल्पना करने के लिए एक प्रणाली। लैनडॉक्स: इंटरनेट एक्सेस। विशिष्ट वेब-सर्वर। लैनडॉक्स: मेल सर्वर और लैनडॉक्स: मेल क्लाइंट। लैनडॉक्स: सुरक्षा सबसिस्टम। इलेक्ट्रॉनिक के माध्यम से सूचना सुरक्षा अंगुली का हस्ताक्षरऔर एन्क्रिप्शन। लैनडॉक्स: रूटिंग। ग्राफिक मानचित्रों का निर्माण करके दस्तावेज़ आंदोलन प्रक्रियाओं की मॉडलिंग। पूरक लैनडॉक्स: कार्यालय उत्पादन।
		आधुनिक कार्यालय कार्य और वर्कफ़्लो के संगठन की मुख्य प्रक्रियाओं का स्वचालन। OPTiMA-WorkFlow सिस्टम को दस्तावेज़ बनाने, संसाधित करने, प्रतिलिपि बनाने और संग्रहीत करने की प्रक्रियाओं के प्रबंधन के साथ-साथ आधुनिक कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रबंधन की बुनियादी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। सिस्टम में शामिल हैं - उनके साथ काम करने के चरणों में दस्तावेजों और तकनीकी संचालन के आंदोलन के परिदृश्यों का वर्णन करने के लिए एक ग्राफिकल संपादक; - दस्तावेजों के साथ काम करने और निर्देशों के निष्पादन की निगरानी के लिए प्रौद्योगिकी की आवश्यकताओं के अनुपालन की निगरानी की संभावना; - संस्करण नियंत्रण तंत्र; - रिपोर्ट बनाने के लिए उपकरण; - वितरित कॉर्पोरेट नेटवर्क में काम करने और उपयोगकर्ता के कार्यस्थल के इंटरफ़ेस को अनुकूलित करने की संभावना।
डीआईएस: सिस्टम		दस्तावेज़-उन्मुख कॉर्पोरेट जानकारी के सिस्टम(डीआईएस: सिस्टम)। प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन का स्वचालन (डीओई)। दस्तावेज़-उन्मुख कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली (डीआईएस: सिस्टम) प्रबंधन प्रलेखन समर्थन (डीओई) को स्वचालित करके प्रबंधन गतिविधियों की दक्षता में वृद्धि प्रदान करती है। डीआईएस: सिस्टम लचीले ढंग से अनुकूलन योग्य हैं, विभिन्न प्लेटफार्मों पर लागू किए गए हैं और एक सुविधाजनक मॉड्यूलर संरचना है। आज तक, निम्नलिखित मॉड्यूल विकसित किए गए हैं: डीआईएस:वर्ग - इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय "सिंड्रेला" - दस्तावेजों के निष्पादन पर एंड-टू-एंड नियंत्रण के साथ एक क्लासिक कार्यालय तकनीक है और आपको कार्यालय, सामान्य या संगठनात्मक विभाग के मुख्य कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति देता है - पंजीकरण, प्रसंस्करण और नियंत्रण दस्तावेजों का निष्पादन। डीआईएस: पुस्तकालय - पुस्तकालय - पुस्तकालयों और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के संग्रह को बनाए रखने के लिए एक स्वचालित प्रणाली। आपको गतिविधि के कार्यात्मक क्षेत्र, पुस्तकालयों द्वारा दस्तावेज़ पुस्तकालयों को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है सूचना सामग्री, रूप और मानक रूप। पाठ, ग्राफिक्स, ऑडियो और वीडियो सामग्री के साथ काम करता है। डीआईएस: रिसेप्शन - बिजनेस मेल - संगठन के इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार को संसाधित करने के लिए एक स्वचालित प्रणाली। डीआईएस: प्रबंधक - आदेश - आदेशों के निष्पादन के दस्तावेजीकरण और निगरानी के लिए एक स्वचालित प्रणाली। डीआईएस: संपर्क - डोजियर - संपर्कों और घटनाओं, संगठनों, परियोजनाओं और उनके कार्यान्वयन की प्रगति के बारे में जानकारी एकत्र करने के लिए एक स्वचालित प्रणाली। डीआईएस:लेखक - दस्तावेज तैयार करना - दस्तावेजों की तैयारी और अनुमोदन के लिए एक स्वचालित प्रणाली। मॉड्यूल डीआईएस: उपयोगकर्ता - उपयोगकर्ता, डीआईएस: संरचना - संरचना और डीआईएस: सहायक - कार्य केंद्र प्रशासन के मुद्दों को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
बॉस-संदर्भ		इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (लोटस नोट्स/डोमिनोज़ प्लेटफॉर्म पर आधारित)। "बीओएसएस-रेफरेंट" एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है, जो लोटस नोट्स / डोमिनोज़ प्लेटफॉर्म पर विकसित एक सॉफ्टवेयर पैकेज है। "बीओएसएस-रेफरेंट" आपको दस्तावेजों को संसाधित करने और उनके कार्यान्वयन की निगरानी के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रबंधन के लिए एक पूर्ण प्रणाली बनाने की अनुमति देता है और यह संगठन के ज्ञान प्रबंधन प्रणाली के निर्माण की दिशा में एक कदम है। सिस्टम घटक हैं: - कॉर्पोरेट इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली; - अंतर्निहित ई-मेल; - बाहरी ई-मेल सिस्टम, वैश्विक कंप्यूटर नेटवर्क तक पहुंच के साधन। सिस्टम दस्तावेजों, घटनाओं, रिपोर्टों आदि के लिए विभिन्न डेटाबेस का उपयोग करता है। - आंतरिक नियामक और प्रशासनिक जानकारी की तैयारी, वितरण और भंडारण के लिए; - आदेश बनाने और नियंत्रित करने के लिए; - बाहरी संगठनों के साथ संपर्कों के संबंध में कार्य की योजना बनाना और उसका अनुकूलन करना; - अनुबंधों को नियंत्रित करने के लिए; - कॉर्पोरेट, आर्थिक और राजनीतिक समाचारों के साथ काम करने के लिए। कार्य समूह में विभिन्न मुद्दों की संयुक्त चर्चा के लिए सम्मेलन मोड का उपयोग किया जाता है।
यूफ्रेट्स-दस्तावेज़ प्रबंधन	संज्ञानात्मक प्रौद्योगिकियां	सूचना प्रवाह और संगठन के दस्तावेजों के लिए प्रबंधन प्रणाली। "ईयूएफआरएटीएस-दस्तावेज़ प्रबंधन" प्रणाली आपको किसी संगठन के सूचना प्रवाह और दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए एक पूर्ण प्रणाली बनाने की अनुमति देती है, और इसमें किसी भी कंपनी के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन के सफल स्वचालन के लिए सभी आवश्यक उपकरण भी शामिल हैं, चाहे संख्या और रूप की परवाह किए बिना स्वामित्व। सिस्टम को सूचना प्रवाह की एक जटिल योजना के साथ एक छोटे से विभाग के भीतर और पूरे संगठन के भीतर काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यूफ्रेट्स-दस्तावेज़ प्रबंधन लचीला और स्थापित करने में आसान है। तैयार समाधानों के साथ, किसी भी कंपनी की विशेषताओं के सफल अनुकूलन के लिए उपकरणों का एक पूरा सेट पेश किया जाता है। कार्यक्रम - दस्तावेजों का पंजीकरण, भंडारण और खोज प्रदान करता है; - कागज या इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के साथ काम करता है; - आदेशों के निष्पादन की निगरानी करता है; - विभिन्न पत्रिकाएं और रिपोर्ट तैयार करता है, एक आंतरिक मेल सिस्टम है; - उपयोगकर्ता के सामान्य कार्यस्थल के माध्यम से या "पतले" क्लाइंट (एमएस इंटरनेट एक्सप्लोरर) के माध्यम से सिस्टम के साथ दूरस्थ रूप से काम करने की क्षमता प्रदान करता है; - सिस्टम के दूरस्थ प्रशासन के लिए अनुमति देता है; - उपयोगकर्ता की पहचान के लिए एक विशेष मॉड्यूल का उपयोग करके इंटरनेट के माध्यम से काम की सुरक्षा सुनिश्चित करता है।
	संज्ञानात्मक प्रौद्योगिकियां	यह प्रबंधन के प्रलेखन समर्थन के संगठन के लिए अभिप्रेत है। "यूफ्रेट्स @ सोहो" संस्करण एक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह को लागू करता है। यह इनपुट और खोज प्रदान करता है आवश्यक दस्तावेज; आपको विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों, यहां तक ​​कि ऑडियो और वीडियो के इलेक्ट्रॉनिक संग्रह बनाने और बनाए रखने की अनुमति देता है; इंटरनेट से डाउनलोड किए गए पृष्ठों को स्टोर करें। यूफ्रेट्स ऑफिस संस्करण एक सार्वभौमिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है जो आपको दोनों के साथ काम करने की अनुमति देती है कागजी दस्तावेज, और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और रूपों के साथ। सिस्टम दस्तावेजों को दर्ज करने, पंजीकरण करने, देखने, खोजने, निर्यात करने, प्रिंट करने के साथ-साथ इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार, रिपोर्ट बनाने और नियंत्रण और कार्यकारी अनुशासन सुनिश्चित करने के कार्यों का समर्थन करता है। टीम वर्क सुनिश्चित करने के लिए, आर्किटेक्चर "यूफ्रेट्स क्लाइंट सर्वर।
		एंटरप्राइज़-वाइड दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के संग्रह और प्रदर्शन अनुशासन के नियंत्रण के साथ कर्मचारियों के सामूहिक कार्य की दक्षता में सुधार करने के लिए डिज़ाइन किया गया। "1सी: आर्काइव" एक उद्यम-व्यापी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है और इसे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के संग्रह और नियंत्रण प्रदर्शन अनुशासन के साथ कर्मचारियों के सामूहिक कार्य की दक्षता बढ़ाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। 1C: पुरालेख आपको इसकी अनुमति देता है: - संगठन के सभी दस्तावेजों का एक केंद्रीकृत भंडार व्यवस्थित करें, उन्हें फ़ोल्डर-श्रेणियों में संरचित करें और स्थानीय नेटवर्क और इंटरनेट दोनों पर कर्मचारियों के लिए सामूहिक पहुंच प्रदान करें; - निर्देश जारी करें, निष्पादकों या निष्पादकों के समूहों का चयन करें, समय सीमा निर्धारित करें और नए निर्देशों की प्राप्ति के बारे में कर्मचारियों को स्वचालित रूप से सूचनाएं भेजें; - दस्तावेजों के सभी संस्करणों को संग्रहीत करें और किसी भी समय वांछित संस्करण में वापस आएं या दस्तावेजों के किन्हीं दो संस्करणों की तुलना करें; - रूसी भाषा की आकृति विज्ञान को ध्यान में रखते हुए, पंजीकरण कार्ड के विवरण और सामग्री (पूर्ण-पाठ खोज) द्वारा दोनों की खोज करें; - उपयोगकर्ता अधिकारों का प्रबंधन करें और अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के लिए फ़ोल्डर-श्रेणियों और उनमें निहित दस्तावेज़ों के लिए अलग-अलग एक्सेस अधिकार सेट करें; - इंटरनेट पर दस्तावेज़ संग्रह को गतिशील रूप से प्रकाशित करने के लिए "वेबपोर्टल" तकनीक का उपयोग करें और ग्राहकों, दूरस्थ कार्यालयों या मॉडेम कर्मचारियों के लिए पारंपरिक वेब ब्राउज़र का उपयोग करके दस्तावेज़ों तक पहुंच प्रदान करें।

दस्तावेज़ीकरण समर्थन की कुछ विदेशी प्रणालियाँ

	उत्पादक	संक्षिप्त वर्णन
		दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए क्लाइंट-सर्वर एप्लिकेशन। हमिंगबर्ड डॉक्स ओपन विंडोज प्लेटफॉर्म पर क्लाइंट-सर्वर एप्लिकेशन है जो आपको केंद्रीकृत डेटा स्टोरेज को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। खोज, सहयोग को व्यवस्थित करने, संस्करण नियंत्रण और सुरक्षा के लिए उन्नत उपकरण शामिल हैं। - डॉक्स ओपन आपको दस्तावेजों को स्टोर करने, खोजने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। - DOCS RM रिकॉर्ड के साथ कार्य प्रदान करता है, दस्तावेज़ों के जीवन चक्र को प्रबंधित करने के लिए DOCS Open की क्षमताओं का विस्तार करता है। - DOCS रूटिंग उपयोगकर्ता सहयोग को बढ़ाता है, आपको दस्तावेज़ों की स्थिति को ट्रैक करने की अनुमति देता है। - DOCS इमेजिंग दस्तावेजों को कागज से इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में स्थानांतरित करने और उनके साथ आगे काम करने की सुविधा प्रदान करता है। - DOCS अनप्लग्ड आपको टूल का उपयोग करके दस्तावेज़ों के साथ काम करने की अनुमति देता है ताररहित संपर्क(व्यावसायिक यात्राओं के लिए या जब आपके पास नेटवर्क तक पहुंच न हो)। - DOCS डेवलपमेंट किट - हमिंगबर्ड DOCS ओपन के लिए कस्टम एप्लिकेशन बनाने के लिए एक ऑब्जेक्ट-ओरिएंटेड वातावरण। - ऑटोकैड के लिए रॉकेटलिंक आपको ड्रॉइंग, डायग्राम, सिंबल आदि के साथ काम करने के लिए ऑटोकैड को DOCS ओपन के साथ संयोजित करने की अनुमति देता है।
पैनागन सामग्री सेवाएं		बड़े उद्यमों में दस्तावेजों के साथ काम प्रदान करने के लिए कार्यक्रमों का एक परिवार। पारिवारिक कार्यक्रम पैनागन सामग्री सेवाएंबनाने, प्रबंधित करने, पहुंच और सुरक्षा प्रदान करने के साथ-साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ गतिशील कार्य के लिए डिज़ाइन किया गया है। मुख्य कार्यान्वित विशेषताएं: - केंद्रीकृत दस्तावेज़ भंडारण दस्तावेजों, दस्तावेज़ संस्करण नियंत्रण, सुरक्षा और समय पर पहुंच पर सहयोग प्रदान करता है, - स्थापना और रखरखाव में आसानी, - मापनीयता, - न्यूनतम अनुरोध प्रसंस्करण समय सुनिश्चित करने के लिए एक अंतर्निहित तंत्र, - 5 सुरक्षा स्तर, - विभिन्न यूजर इंटरफेस के लिए समर्थन, - उन्नत खोज इंजन, - जटिल और मिश्रित दस्तावेज़ बनाने और उनके साथ काम करने के लिए समर्थन, - बाहरी दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए समर्थन, - उन्नत प्रशासन उपकरण, - प्रतिकृति, - दस्तावेजों को विभिन्न डेटा प्रकारों में परिवर्तित करना, - अतिरिक्त के लिए समर्थन भौतिक साधनभंडारण, इमेजिंग उपकरण, वेब प्रकाशन उपकरण।
		सहयोग और ज्ञान प्रबंधन का समर्थन करने के लिए अनुप्रयोगों का एक समूह। व्यवसाय एप्लिकेशन: सामग्री प्रबंधन लाइवलिंक आपको सामग्री के भंडारण और उपयोग के लिए डेटा ऑब्जेक्ट बनाने, परिवर्तनों को पकड़ने और दस्तावेज़ संरचना के प्रत्येक घटक को पैराग्राफ और अनुभागों तक प्रबंधित करने, दस्तावेज़ संबंधों को प्रबंधित करने, डेटा ऑब्जेक्ट की उपलब्धता निर्धारित करने और कस्टम दस्तावेज़ बनाने की प्रक्रिया को स्वचालित करने की अनुमति देता है। रिकॉर्ड प्रबंधन ओपन टेक्स्ट से आईआरआईएमएस कागज और इलेक्ट्रॉनिक रूपों में सभी कॉर्पोरेट दस्तावेजों और अन्य सूचनाओं के लिए जीवनचक्र प्रबंधन प्रदान करता है। अन्य सूचना प्रसंस्करण अनुप्रयोगों के साथ अंतःक्रियाशीलता प्रदान करता है, ई-मेल और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के साथ एकीकृत करता है। लाइवलिंक के साथ मिलकर खोज, सहयोग, दस्तावेज़ प्रबंधन और कार्यप्रवाह प्रदान करता है। -कॉर्पोरेट लाइब्रेरी - ग्राहक देखभाल - ई-कैटलॉग - इंजीनियरिंग चेंज एमजीएमटी। - उद्यम सहयोग - एक्स्ट्रानेट्स - मानव संसाधन - ज्ञान प्रबंधन - सीखना प्रबंधन - कार्यक्रम प्रबंधन - गुणवत्ता प्रबंधन - बिक्री और विपणन - कौशल प्रबंधन
		सामग्री प्रबंधन प्रणाली (उद्यम सूचना प्रबंधन प्रणाली के लिए)। हमिंगबर्ड डीएम दस्तावेजों में संग्रहीत जानकारी को फर्म के ज्ञानकोष में बदल देता है। सिस्टम आपको कॉर्पोरेट दस्तावेज़ों को व्यवस्थित और प्रबंधित करने की अनुमति देता है, उनके साथ संयुक्त कार्य प्रदान करता है, सिस्टम उपयोगकर्ताओं से अनुरोध संसाधित करता है, और सूचना की सुरक्षा भी सुनिश्चित करता है। हमिंगबर्ड डीएम प्रशासक सामग्री संरचना को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, साथ ही सिस्टम, दस्तावेज़ भंडारण संरचना, दस्तावेज़ प्रपत्र, आयात मेटाडेटा सेट कर सकते हैं, सिस्टम को अन्य अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत कर सकते हैं, दूरस्थ रूप से और केंद्रीय रूप से उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, और दस्तावेज़ स्थिति का प्रबंधन कर सकते हैं। यह के संयोजन के साथ भी काम कर सकता है - हमिंगबर्ड आरएम - ऑटोकैड के लिए हमिंगबर्ड डीएम एक्सटेंशन - हमिंगबर्ड डीएम वर्कफ़्लो - हमिंगबर्ड इमेजिंग - हमिंगबर्ड वेब पब्लिशिंग
माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर 2000		एक संदेश और सहयोग मंच। माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वरईमेल, टीम शेड्यूलिंग, सहयोग और दस्तावेज़ प्रबंधन और दस्तावेज़ रूटिंग अनुप्रयोगों के लिए एक मंच के रूप में कार्य करता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज 2000 सर्वरग्राहक के साथ माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 2000, एक विश्वसनीय, स्केलेबल, और प्रबंधन में आसान संदेश और सहयोग अवसंरचना प्रदान करता है जो उपयोगकर्ताओं को ज्ञान के आधार तक पहुंच प्रदान करता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज 2000के साथ पूरी तरह से एकीकृत ऑपरेटिंग सिस्टम माइक्रोसॉफ्ट विंडोज 2000और किसी भी आकार के संगठनों के लिए डिज़ाइन किया गया है: छोटे संगठनों से लेकर सबसे बड़े भौगोलिक रूप से वितरित उद्यमों तक। आधुनिक वेब संसाधन भंडारण प्रणाली माइक्रोसॉफ्ट वेब स्टोरेज सिस्टमविश्वसनीयता और मापनीयता को जोड़ती है माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज 2000इंटरनेट की उपलब्धता और खुलेपन के साथ, इस प्रकार उन्नत क्षमताओं के साथ एक ज्ञान भंडार और व्यावसायिक अनुप्रयोगों के लिए एक मंच दोनों प्रदान करता है। सम्मेलन सर्वर एक्सचेंज 2000 कॉन्फ्रेंसिंग सर्वरपूर्ण विशेषताओं वाली जानकारी, ऑडियो और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सेवाओं के लिए एक मंच है जो सहयोग के नए अवसर खोलता है।
नोवेल ग्रुप वाइज 6		एक नेट वातावरण में संदेश भेजने और सहयोग करने के साथ-साथ सहयोग के लिए एक उपकरण। समूहवार 6एक नेट मैसेजिंग और सहयोग उपकरण और एक सहयोग समाधान है। समूहवार 6प्रतिक्रिया समय में तेजी लाने, सहयोग का विस्तार करने, विक्रेताओं और ग्राहकों के साथ सुरक्षित बातचीत करने और प्रशासकों को व्यावसायिक जरूरतों और लक्ष्यों को पूरा करने के लिए प्रौद्योगिकी को अनुकूलित करने की क्षमता प्रदान करके एक संगठन के भीतर उत्पादकता में सुधार करता है। मुख्य लाभ: - दक्षता बढ़ाना और संगठन के कर्मचारियों की प्रतिक्रिया में तेजी लाना (सूचना और अनुसूचियों तक पहुंच, कर्मचारियों से आसानी से और जल्दी से संपर्क करने की क्षमता); - नोवेल नेटवर्क सेवा परिवार (एकल एनडीएस ईडायरेक्टरी और नोवेल डिरएक्सएमएल) के नवीनतम उत्पादों के साथ एकीकरण के माध्यम से प्रबंधन में आसानी; - इस उद्देश्य के लिए वेब ब्राउज़र या वायरलेस डिवाइस का उपयोग करके कहीं से भी सिस्टम के प्रशासन में आसानी; - उच्च मापनीयता (स्मार्ट कैशिंग - बुद्धिमान कैशिंग - प्रशासकों को एक सर्वर के साथ अधिक उपयोगकर्ताओं का समर्थन करने की अनुमति देता है); - गोपनीयता और जानकारी की उपलब्धता सुनिश्चित करना (प्रमाणीकरण उपकरण, उद्योग मानकों के लिए समर्थन सिक्योर सॉकेट लेयर (एसएसएल), सिक्योर मल्टीपर्पज इंटरनेट मेल एक्सटेंशन (एस / एमआईएम) और पब्लिक की इंफ्रास्ट्रक्चर (पीकेआई), नोवेल क्लस्टर सर्विसेज, इंटेलिजेंट बैकअप और रिकवरी, मल्टी -स्ट्रीमिंग नियंत्रण डेटाबेस); - आसान नेटवर्किंग (लचीला और एकीकृत ईमेल संदेश, समूह शेड्यूलिंग, कैलेंडर, कार्य, संपर्क समर्थन और पारंपरिक, वेब और वायरलेस क्लाइंट के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन, मेलबॉक्स प्रबंधन उपकरण); - उन्नत दस्तावेज़ प्रबंधन कार्य (संस्करण, रिपोर्टिंग तंत्र, प्रबंधन उपकरण, पूर्ण-पाठ अनुक्रमण और आज के सबसे लोकप्रिय अनुप्रयोगों के साथ सख्त एकीकरण); - इंटरनेट मैसेज एक्सेस प्रोटोकॉल 4 (IMAP4), पोस्ट ऑफिस प्रोटोकॉल 3 (POP3) और अन्य मानकों के साथ-साथ नेटवर्क न्यूज ट्रांसफर प्रोटोकॉल (NNTP) और लाइटवेट डायरेक्ट्री एक्सेस प्रोटोकॉल (LDAP) के लिए समर्थन।
लोटस डोमिनोज़.डॉक		एक वितरित वातावरण में दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए एक आधुनिक समाधान। एक वितरित वातावरण में दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए एक आधुनिक समाधान। डोमिनोज़.डॉकएक वितरित वेब वास्तुकला पर आधारित है। डोमिनोज़.डॉकएंटरप्राइज़-वाइड दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए IBM एंटरप्राइज़ दस्तावेज़ प्रबंधन सूट (EDMSuite) सॉफ़्टवेयर पैकेज का एक अभिन्न अंग हैं। मुख्य विशेषताएं और लाभ: - दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए सभी कार्य (आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेजों का पंजीकरण, दस्तावेज़ संस्करणों को सहेजना, दस्तावेज़ प्रोफाइल बनाना, सहज कंटेनर पदानुक्रम, पूर्ण पैमाने पर पाठ खोज और सूचना पुनर्प्राप्ति उपकरण, ऑडियो और वीडियो डेटा, ग्राफिक छवियों आदि के साथ काम करना); - सुरक्षा और स्थिरता (औद्योगिक स्तर की सुरक्षा और एन्क्रिप्शन, उपयोगकर्ता पहचान उपकरण, आरएसए और एसएसएल उपकरण); - स्थापना में आसानी (डिलीवरी के तुरंत बाद स्थापना, एक सुविधाजनक और सुरक्षित कार्य वातावरण का तत्काल निर्माण, समूह परिभाषा, सरल और सहज उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस); - स्केलिंग (एक वितरित उद्यम के लिए, इंटरनेट, इंट्रानेट, एक्स्ट्रानेट प्रौद्योगिकियों के लिए समर्थन, साथ ही प्रतिकृति का उपयोग करके मोबाइल और डिस्कनेक्ट किए गए उपयोगकर्ता); - खुलापन और विस्तारशीलता (वेब ​​ब्राउज़र, नोट्स क्लाइंट और विंडोज़ अनुप्रयोगों के साथ काम करने की क्षमता, ओडीएमए मानक के साथ संगतता)।

एलेक्सी मिक्रीकोव, डायरेक्टम के विश्लेषक। 14 जून, 2018 को, "ड्राफ्ट दस्तावेज़" अनुभाग में संघीय अभिलेखीय एजेंसी (रोज़ार्काइव) की आधिकारिक वेबसाइट पर "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए मसौदा मानक कार्यात्मक आवश्यकताओं और राज्य निकायों के अभिलेखागार में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रहीत करने के लिए सिस्टम" पोस्ट किया गया। 37 पृष्ठों की मात्रा।

इंडस्ट्री इस दस्तावेज का लंबे समय से इंतजार कर रही थी। और जैसा कि परियोजना में कहा गया है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों (ईडीएमएस) और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भंडारण प्रणालियों (ईडीएमएस) के लिए एक एकीकृत नियामक ढांचा बनाने के साथ-साथ पहले से उपयोग किए गए ईडीएमएस और ईडीएमएस का मूल्यांकन करने के लिए आवश्यकताओं को विकसित किया गया था। दस्तावेज़ ईआरएमएस और ईआरएमएस के बीच स्पष्ट अंतर करता है, और यह एक महत्वपूर्ण बिंदु है।

SHED शब्द पर जोर देना इनमें से एक है मूलभूत अंतरनई आवश्यकताएं। दस्तावेज़ के जीवन चक्र में अभिलेखीय भंडारण के चरण पर स्पष्ट जोर दिया गया है। पहले, यह मुख्य रूप से ईडीएमएस के बारे में था, और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (ईडी) के भंडारण के मुद्दे पर्दे के पीछे रहे। तदनुसार, लंबी अवधि के भंडारण दस्तावेज पहले या तो शुरू में कागज के रूप में बनाए गए थे या भंडारण में स्थानांतरित होने से पहले मुद्रित किए गए थे।

दस्तावेज़ पिछले वाले के विपरीत, केवल कार्यात्मक आवश्यकताओं से संबंधित है। नियामक दस्तावेज (संघीय प्राधिकरणों (ईडीएमएस एफओआईवी) के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए आवश्यकताएं, स्वीकृत09/02/2011 के रूसी संघ संख्या 221 के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय का आदेश ; यह सभी देखेंआवश्यकताओं के विश्लेषण ) . सिस्टम और तकनीकी आवश्यकताओं, सूचना सुरक्षा, विश्वसनीयता, साथ ही ईडीएमएस और ईडीएमएस के उपयोगकर्ताओं के स्वचालित वर्कस्टेशन के इंटरफेस के लिए आवश्यकताओं पर विचार नहीं किया जाता है। राज्य रहस्य बनाने वाली जानकारी वाले दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए आवश्यकताएं लागू नहीं होती हैं।

किसी दस्तावेज़ का विश्लेषण करते समय, इससे जुड़ी आवश्यकताओं पर विचार करना सबसे दिलचस्प है दस्तावेज़ भंडारण संगठन. दस्तावेजों के साथ काम करते समय बनाने या दर्ज करने, पंजीकरण करने, निष्पादित करने और नियंत्रित करने की आवश्यकताएं इतनी दिलचस्प नहीं हैं, क्योंकि ये ईडीएमएस के मुख्य कार्य हैं। व्यावहारिक रूप से कोई बड़ा संगठन नहीं बचा है जो ईडीएमएस का उपयोग करके इन कार्यों को स्वचालित नहीं करेगा। इसलिए, ईडीएमएस की आवश्यकताएं केवल अद्यतन या बदलते समय मौजूदा और प्रयुक्त प्रणालियों के मूल्यांकन के लिए दिलचस्प हैं, और यह एक अलग सामग्री के लिए एक विषय है।

सामान्य कार्यात्मक आवश्यकताएं

आइए "ईडीएमएस और ईडीएमएस में दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सामान्य कार्यात्मक आवश्यकताएं" से शुरू करें।

यह खंड, मेरी राय में, दो महत्वपूर्ण बिंदुओं को दर्शाता है:

प्रथम« 2.3. ईडीएमएस और ईडीएमएस को निम्न के लिए आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए प्रामाणिकता, वैधता, अखंडता और उपयोग के लिए उपयुक्तताइन प्रणालियों में शामिल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़».

दस्तावेजों के भंडारण के दौरान इन आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए, यह आवश्यक है कि जब दस्तावेजों को एसएसईसी में भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाता है, तो उन्हें होना चाहिए प्रामाणिक, विश्वसनीय, पूर्ण और प्रयोग करने योग्य. तदनुसार, ईडीएमएस को दस्तावेज़ के हस्तांतरण से पहले, इन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए "जिम्मेदारी" परिचालन प्रणाली (ईडीएमएस या अन्य सूचना प्रणाली) के पास है।

दूसरा"2.4. दस्तावेजों का मेटाडेटा ईडीएमएस और ईडीएमएस में बनाया और संग्रहीत किया जाना चाहिए:

- सिस्टम (ईडीएमएस या ईडीएमएस) में एक दस्तावेज़ शामिल होने पर बनाया गया;

- ईडीएमएस या ईडीएमएस में दस्तावेज़ को शामिल करने के बाद गठित जीवन चक्रप्रणाली में;

- अन्य सूचना प्रणालियों (मेडो, एसएमईवी, आदि सहित) के साथ ईडीएमएस और ईडीएमएस की बातचीत में उपयोग किया जाता है।

- बाद के भंडारण के लिए स्थानांतरण से संबंधित (ईडीएमएस से)- SHED को, SHED . से- राज्य संग्रह में)।

किसी ERMS या ERMS में शामिल दस्तावेज़ों के बारे में मेटाडेटा उस दस्तावेज़ से संबद्ध होना चाहिए जिसका वे उल्लेख करते हैं।

अर्थात्, दस्तावेज़ से जुड़ा मेटाडेटा दस्तावेज़ के पूरे जीवन चक्र में बनता है, जिसमें इसके भंडारण की पूरी अवधि भी शामिल है। उसी समय, मेटाडेटा को संग्रहीत करने के प्रारूप या विधि के लिए कोई स्पष्ट आवश्यकता नहीं है।

अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ कार्य करना

SHED में भंडारण के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण की तैयारी (खंड 3.8 और 3.9)।

"प्रति ईडीएमएस कार्यपर लागू होता है:

• मामलों के नामकरण का गठन और रखरखाव
• मामलों के लिए दस्तावेजों का असाइनमेंट
• मामलों, दस्तावेजों की सूची का गठन संरचनात्मक विभाजन
• दस्तावेजों के मूल्य की जांच, जिसमें इलेक्ट्रॉनिक फाइलों का चयन, SHED को हस्तांतरित किए जाने वाले दस्तावेज और भंडारण के अधीन नहीं होने वाले दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए आवंटन शामिल हैं।

एसईडी में संग्रहीत दस्तावेजों के साथ, सब कुछ स्पष्ट है। लेकिन संगठनों के पास अन्य सूचना प्रणालियाँ हैं जो दस्तावेज़ों को संग्रहीत कर सकती हैं, जैसे कि ERP। ये सिस्टम मामलों के नामकरण और कार्यालय के काम के मानदंडों के बारे में कुछ भी "जान" नहीं सकते हैं। तदनुसार, उन्हें विकसित किया जाना चाहिए अतिरिक्त नियम, जिसके अनुसार दस्तावेजों को SHED में भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाएगा।

दस्तावेज़ अन्य प्रणालियों, समान ईआरपी से दस्तावेज़ अपलोड करने के तरीके के बारे में कुछ नहीं कहता है। इसलिए, यदि कोई संगठन ERP से दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना चाहता है, तो उसके लिए कुछ नियमों के साथ आना आवश्यक होगा जिसके अनुसार:

1) इन दस्तावेजों को ईआरपी से डाउनलोड किया जाएगा - यह ईआरपी का वास्तविक कार्य है;

2) इन दस्तावेजों को SHED में रखा जाएगा - यह SHED का कार्य है, और हमारे पास इसके लिए उपकरण हैं।

शेड में दस्तावेजों की स्वीकृति (खंड 4.3)

"शेड प्रदान करना चाहिए:

• एक पूर्णता जांच के साथ संरचनात्मक इकाइयों की इलेक्ट्रॉनिक फाइलों, दस्तावेजों और सूची की स्वीकृति
• दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का सत्यापन
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि प्रस्तुत करने योग्यता की जाँच करना
• पुष्टि या दस्तावेजों को स्वीकार करने से इनकार करने के बारे में प्रतिक्रिया संदेशों का गठन।

प्रतिलिपि प्रस्तुत करने योग्यता के लिए आवश्यकताओं को इंगित किया गया है, लेकिन यह स्पष्ट नहीं है कि इसे कैसे कार्यान्वित किया जाए।

दस्तावेज़ में ईडी कंटेनरों के प्रारूप का एक स्पष्ट संकेत है, जो है " ज़िप संग्रह जिसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री और मेटाडेटा, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर फ़ाइलें और पीडीएफ/ए प्रारूप में टेक्स्ट इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक प्रति प्रदान की गई प्रतिलिपि शामिल है».

एएसएचईडी में दस्तावेजों का लेखाकरण और वर्गीकरण (खंड 4.4)

ईएसएस में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए लेखांकन की आवश्यकताएं कागजी दस्तावेजों के लिए लेखांकन की आवश्यकताओं से व्यावहारिक रूप से अलग नहीं हैं। उसी समय, ईडी मेटाडेटा की संरचना की आवश्यकताएं केवल सरकारी एजेंसियों (पत्रों, आदेशों, आदि) के लिए विशिष्ट दस्तावेजों की बारीकियों को ध्यान में रखती हैं। पर वाणिज्यिक संगठनदस्तावेजों की विविधता बहुत अधिक है: प्रस्ताव, परियोजना चार्टर, तकनीकी कार्य, मसविदा बनाना क्रय आयोगआदि। इस अर्थ में, आवश्यकताएं अन्य प्रकार के दस्तावेजों पर शायद ही लागू होती हैं।

SHED में इलेक्ट्रॉनिक फाइलों, दस्तावेजों का भंडारण (खंड 4.5)

यह ब्लॉक परियोजना में सबसे अविकसित आवश्यकताओं में से एक जैसा दिखता है। यह ईडीएमएस क्षमताएं प्रदान करने के लिए आवश्यकताओं को ठीक करता है:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का बैकअप;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की तकनीकी स्थिति की जांच करने और संबंधित कृत्यों में जांच के परिणामों को ठीक करने के लिए विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करके ईडी की उपस्थिति और स्थिति की जांच करना;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का रूपांतरण और/या नए स्वरूपों में स्थानांतरण;

लेकिन साथ ही, लंबी अवधि के भंडारण के दौरान ईडी के कानूनी महत्व को सुनिश्चित करने के बारे में कुछ नहीं कहा जाता है। ये आवश्यकताएं हैं ईसीएम-जर्नल पर एक लेख में पहले चर्चा की गई थी.

एसीएस (खंड 4.2 और 4.6) में शामिल इलेक्ट्रॉनिक फाइलों का उपयोग।

ईडी के उपयोग में शामिल हैं:

• दस्तावेजों के लिए स्थायी और अस्थायी पहुंच अधिकार प्रदान करना
• इलेक्ट्रॉनिक फाइलों के उपयोग के लिए एक फंड का गठन और इसके आधार पर एक इलेक्ट्रॉनिक रीडिंग रूम का संगठन
• बहु-मापदंड खोज
• अभिलेखीय प्रतियों का निर्माण, अर्क के प्रमाण पत्र
• इलेक्ट्रॉनिक फाइलों के उपयोग के लिए लेखांकन।

यहां, मुख्य रूप से विभिन्न संगठनों के अनुरोध पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रावधान पर सवाल बने हुए हैं, क्योंकि अब बाहर ईडी के प्रावधान के लिए कोई समान आवश्यकताएं नहीं हैं, और अभ्यास का गठन नहीं किया गया है।

इलेक्ट्रॉनिक फाइलों के विनाश के लिए मूल्य और आवंटन की जांच, समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेज (खंड 4.7 और 4.8)।

परियोजना में दी गई आवश्यकताएं भी व्यावहारिक रूप से कागजी दस्तावेजों के साथ काम करते समय आवश्यकताओं से भिन्न नहीं होती हैं। अंतर केवल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के विनाश की विशेषताओं में है (उदाहरण के लिए, बैकअप प्रतियों को हटाना और विनाश की गारंटी)।

राज्य में भंडारण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के हस्तांतरण की आवश्यकताएं। पुरालेख औपचारिक रूप से वर्णित हैं। कारण सबसे अधिक संभावना स्थापित प्रथाओं की कमी से संबंधित है।

सामान्य निष्कर्ष

मसौदा आवश्यकताओं का विश्लेषण करने के बाद, ऐसा महसूस होता है कि इसमें जो कहा गया है वह वर्तमान स्थिति के साथ "पकड़ रहा है", पहले से मौजूद विकास को मजबूत कर रहा है, लेकिन पूरी तरह से प्रतिक्रिया नहीं दे रहा है मौजूदा मुद्देऔर इससे भी अधिक निकट भविष्य के प्रश्नों की भविष्यवाणी करने और उत्तर देने का प्रयास नहीं करता है।

दस्तावेज़ से पता चलता है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के दीर्घकालिक भंडारण की प्रणाली के लिए कई विशिष्ट आवश्यकताएं हैं। उनमें से कुछ काफी कठिन और विशिष्ट हैं। उद्यमों के पास कई प्रणालियाँ हैं जो ऐसे दस्तावेज़ उत्पन्न करती हैं जो दीर्घकालिक भंडारण के अधीन हैं, या जिसका अर्थ है ज्यादा समय तक सुरक्षित रखे जाने वाला: ईआरपी, एचआर, ईसीएम। सीआरएम और अन्य। इस प्रकार, यह निष्कर्ष निकाला जा सकता है कि सबसे उपयुक्त एक अलग दीर्घकालिक भंडारण प्रणाली आवंटित करेंस्रोत प्रणालियों के साथ एकीकृत। उपरोक्त सभी प्रणालियों में आवश्यकताओं को लागू करना लंबा और महंगा है।

दूसरी ओर, आवश्यकताओं का पहले से ही एक तकनीकी आधार है जो ऐसी प्रणालियों के कार्यान्वयन की अनुमति देता है। नियामक ढांचे में तैयार की गई आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए बाजार में उपलब्ध दस्तावेज़ प्रणालियों की जाँच की जा सकती है और की जानी चाहिए।

आवश्यकताएँ कार्यान्वयन

एक प्रणाली का एक उदाहरण जो तत्परता दिखाता है और इन आवश्यकताओं को पूरी तरह से पूरा करता है, डायरेक्टम से दीर्घकालिक संग्रह समाधान है।

"दीर्घकालिक संग्रह" है एकीकृत प्रणालीसंगठन के कागज और इलेक्ट्रॉनिक संग्रह का प्रबंधन करने के लिए। समाधान रूसी अभिलेखीय कार्यालय के काम के नियमों के अनुपालन में विकसित किया गया था। यह आपको गारंटी देता है कि रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित अवधि के लिए किसी भी प्रकार के दस्तावेजों को केंद्रीय रूप से संग्रहीत करने की अनुमति देता है कानूनी प्रभावभंडारण की पूरी अवधि के दौरान दस्तावेज।

समाधान किसी भी ईसीएम सिस्टम के साथ काम कर सकता है, न केवल डायरेक्टम समाधानों के साथ, यह ईआरपी और अन्य प्रणालियों के साथ तैयार तंत्र का उपयोग करके एकीकृत करता है।

इसके अलावा, समाधान अब न केवल इलेक्ट्रॉनिक संग्रह बनाने के कार्यों को बंद कर देता है, बल्कि भविष्य के लिए भी काम करता है। समाधान में के आधार पर स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण उपकरण के साथ काम करने की क्षमता शामिल है कृत्रिम होशियारीदस्तावेजों के मूल्य के वर्गीकरण और परीक्षण के लिए। इसके अलावा, यह कानूनी महत्व सुनिश्चित करने के लिए अपनी अनूठी तकनीक का उपयोग करता है, जिसे भविष्य में ब्लॉकचेन प्रौद्योगिकियों में स्थानांतरित किया जा सकता है।