एक उद्यम की कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली के कार्यात्मक उप-प्रणालियों में से एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) है, जिसका उद्देश्य दस्तावेज़ प्रबंधन और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन के आधार पर सभी प्रकार की आर्थिक प्रणालियों के प्रबंधन की दक्षता में वृद्धि करना है। प्रबंधन प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों की संयुक्त गतिविधियों को सुनिश्चित और समन्वयित करने वाले दस्तावेजों के साथ काम करें।

वर्तमान में बनाए जा रहे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम को CIS की बुनियादी आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।

मापनीयता।यह वांछनीय है कि प्रणाली इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनकुछ इकाइयों और कई हजार उपयोगकर्ताओं दोनों का समर्थन कर सकता है, और सिस्टम की अपनी शक्ति बढ़ाने की क्षमता केवल संबंधित हार्डवेयर की शक्ति से निर्धारित होती है। इस आवश्यकता को Sybase, Oracle, Informix, आदि जैसी कंपनियों द्वारा निर्मित औद्योगिक डेटाबेस सर्वरों का समर्थन करके पूरा किया जा सकता है, जो लगभग सभी संभावित हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म पर मौजूद हैं, जिससे प्रदर्शन की व्यापक श्रेणी प्रदान की जाती है।

वितरण।दस्तावेजों के साथ काम करते समय मुख्य समस्याएं भौगोलिक रूप से वितरित संगठनों में उत्पन्न होती हैं, इसलिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की वास्तुकला को वितरित साइटों की बातचीत का समर्थन करना चाहिए। इसके अलावा, वितरित साइटों को गति और गुणवत्ता के मामले में सबसे विविध संचार चैनलों के साथ जोड़ा जा सकता है। साथ ही, सिस्टम आर्किटेक्चर को दूरस्थ उपयोगकर्ताओं के साथ सहभागिता का समर्थन करना चाहिए। जे

प्रतिरूपकता,यह संभव है कि ग्राहक को वर्कफ़्लो सिस्टम के सभी घटकों को तुरंत लागू करने की आवश्यकता न हो, और कभी-कभी ग्राहक द्वारा हल किए गए कार्यों की सीमा वर्कफ़्लो कार्यों की पूरी श्रृंखला से कम होती है। तब यह स्पष्ट है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में एक दूसरे के साथ एकीकृत अलग-अलग मॉड्यूल शामिल होने चाहिए।

खुलापन।एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली अन्य प्रणालियों से अलगाव में मौजूद नहीं हो सकती है और नहीं होनी चाहिए, उदाहरण के लिए, जब सिस्टम को अन्य एप्लिकेशन सिस्टम, विशेष रूप से एक लेखा कार्यक्रम के साथ एकीकृत करना आवश्यक हो। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को समर्थन करना चाहिए सामान्य मानकडेटा प्रोसेसिंग और ट्रांसमिशन और अन्य प्रणालियों के साथ संभावित शोधन और एकीकरण के लिए खुला इंटरफेस है।

4. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण का संरक्षण

उद्यम में ZD की सामान्य योजना, अंजीर में प्रस्तुत की गई है। 8, ZD के लिए संगठनात्मक और तकनीकी उपायों की प्रणाली को दर्शाता है।

संगठनात्मक उपाय निर्धारित करते हैं:

डाटा प्रोसेसिंग में शामिल कर्मियों के कार्य कार्य;

महत्वपूर्ण संचालन के लिए, ऑपरेशन का नियंत्रण और निष्पादन दो कर्मचारियों द्वारा अलग-अलग चाबियों के साथ किया जाना चाहिए;

डेटाबेस के लिए, विश्वसनीय भंडारण के लिए शर्तें प्रदान की जानी चाहिए;

यदि विश्वसनीय सुरक्षा की शर्तें प्रदान नहीं की जाती हैं, तो डेटा को अन्य स्थानों (कंपनियों, संगठनों) में स्थानांतरित करने से मना किया जाता है;

अप्रत्याशित घटना की स्थिति में डेटा को बचाने के लिए एक निकासी योजना विकसित की जानी चाहिए।

एचपी का नियंत्रण बहुत महत्वपूर्ण है, जिसे दो प्रकारों में विभाजित किया गया है:

बाहरी सत्यापन या ऑडिट (तीसरे पक्ष द्वारा किया गया);

आंतरिक सत्यापन (आंतरिक) प्रौद्योगिकी में निम्नलिखित सत्यापन गतिविधियां शामिल हैं:

सिस्टम प्रलेखन;

परियोजना प्रलेखन (भवन, परिसर, कंप्यूटर केंद्र);

सॉफ्टवेयर के लिए डिजाइन प्रलेखन;

सॉफ्टवेयर और ऑपरेटिंग सिस्टम पर उपयोगकर्ता दस्तावेजों का मार्गदर्शन करना;

रोजगार (पहुंच) और इसका प्रबंधन;

स्रोत कोड संशोधन;

डेटा फ़ाइलों और फ़ोल्डरों (निर्देशिकाओं) के नाम;

सभी डेटा वाहक;

टर्मिनल पहुंच;

उपयोगकर्ताओं और उनके अधिकारों की सूची;

कंसोल प्रोटोकॉल;

सिस्टम लॉग;

हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर विफलताओं के लॉग;

इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रोसेसिंग और व्यक्तिगत डेटा में परिवर्तन करने आदि के लिए प्रोटोकॉल।

किए गए कार्यों के परिणामस्वरूप, एक चेक सूची बनाई जाती है, जिसे दो प्रकार के मीडिया में विशेष या सार्वजनिक रूप से उपलब्ध सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके किया जा सकता है: हार्ड (कागज) कॉपी और इलेक्ट्रॉनिक रूप।

जैसा तकनीकी सुरक्षा उपायइलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और इलेक्ट्रॉनिक लिफाफे का उपयोग किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर इसकी प्रामाणिकता को प्रमाणित करने के लिए पाठ में जोड़े गए वर्णों का एक विशेष क्रम है। यह पाठ से जटिल गणितीय परिवर्तनों के माध्यम से प्राप्त किया जाता है और एक विशेष संख्या, के, जिसे आपकी गुप्त कुंजी कहा जाता है। यह स्पष्ट है कि कोई भी तृतीय पक्ष, पाठ को बदलते हुए, हस्ताक्षर में उचित परिवर्तन करेगा। हालांकि, इसके घटकों में से एक को जानना - पाठ, यह दूसरे को नहीं जानता - कुंजी, और इसलिए, ऐसे परिवर्तन नहीं कर सकता है। एक हस्ताक्षर की पुष्टि करते समय, उस पर कार्रवाई की जाती है जो उन लोगों के विपरीत होती है जिनके साथ इसे प्राप्त किया गया था, लेकिन गुप्त कुंजी के बजाय, एक और संख्या उनमें शामिल है - सार्वजनिक कुंजी। बेशक, यह रहस्य पर निर्भर करता है, लेकिन इस तरह से कि जनता से गुप्त कुंजी प्राप्त करना असंभव है। इस प्रकार, आप अपनी सार्वजनिक कुंजी सभी ग्राहकों को उसकी सुरक्षा की चिंता किए बिना भेज सकते हैं। अगर यह किसी और के हाथ में पड़ भी जाता है तो भी आपकी जानकारी जाली नहीं होगी। कुंजी बनाने और वितरित करने की इस पद्धति को सार्वजनिक कुंजी वितरण सिद्धांत कहा जाता है।

पत्र को सील करते समय उसी सिद्धांत का उपयोग किया जाता है इलेक्ट्रॉनिक लिफाफा . सीलिंग के लिए दो चाबियों का उपयोग किया जाता है: आपकी निजी कुंजी और ग्राहक की सार्वजनिक कुंजी जिसके लिए पत्र का इरादा है। इन दो चाबियों से एक - सामान्य - कुंजी बनाई जाती है। इसका उपयोग छपाई करते समय भी किया जाता है, लेकिन इस मामले में यह दूसरे तरीके से निकलता है - आपके से सार्वजनिक कुंजीऔर आपके ग्राहक की गुप्त कुंजी (ये दो जोड़े इस तरह से व्यवस्थित हैं कि साझा कुंजियाँ समान हैं)।

यह सुविधाजनक है, सबसे पहले, क्योंकि आपको चाबियों को बदलने के लिए सभी ग्राहकों से व्यक्तिगत रूप से मिलने की आवश्यकता नहीं है - बस उन्हें ई-मेल द्वारा चाबियां भेजें, और दूसरी बात, क्योंकि आप सभी के लिए एक ही कुंजी बनाते और वितरित करते हैं।

इंटरनेट पर दस्तावेजों को सुरक्षित रूप से प्रसारित करने के लिए बरती जाने वाली सावधानियां

सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर कॉम्प्लेक्स के केंद्रीय नोड में एम्बेड करना जो फ़ायरवॉल के कार्य करता है।

पैकेट फ़िल्टरिंग और उपयोगकर्ता प्रमाणीकरण।

एक कॉर्पोरेट इंट्रानेट के माध्यम से नोड्स के बीच आंतरिक संचार प्रदान करना जिसमें स्थानीय आईपी पते हैं जो इंटरनेट पर पंजीकृत नहीं हैं और इसलिए बाहरी दुनिया से पहुंच योग्य नहीं हैं।

एक प्रॉक्सी सर्वर द्वारा बाहरी नेटवर्क तक पहुंच को अवरुद्ध करना जो आंतरिक आईपी पते को वैश्विक में परिवर्तित करता है, आने वाले और बाहर जाने वाले ट्रैफ़िक को प्रतिबंधित करता है, और उपयोगकर्ताओं द्वारा देखी गई बाहरी वेब साइटों को पंजीकृत करता है।

महत्वपूर्ण वाले स्थानीय सर्वर पर विभिन्न प्रोटोकॉल का उपयोग डेटाबेस, और वेब सर्वरों पर, डेटाबेस तक अनधिकृत पहुंच को कठिन बना देता है। यह वेब प्रौद्योगिकी के लाभों को कुछ हद तक कम कर सकता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में ही अभिगम नियंत्रण तंत्र का कार्यान्वयन (अभिगम नियंत्रण सूची, पहुंच स्तर, भूमिकाएं, उपयोगकर्ता समूह, एन्क्रिप्शन, आदि)।

20 जनवरी 2012 दोपहर 12:12 बजे

सर्गेई बुशमेलेव, आईटी विश्लेषक;डायरेक्टम

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए आवश्यकताएँ संघीय निकायअधिकारियों (ईडीएस एफओआईवी) को 09/02/2011 के रूसी संघ के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय के आदेश संख्या 221 द्वारा अनुमोदित किया गया था "संघीय निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं कार्यकारिणी शक्ति, अन्य बातों के अलावा, इन प्रणालियों के माध्यम से प्रसंस्करण की आवश्यकता को ध्यान में रखते हुए सेवा कि जानकारीसीमित वितरण। यह ध्यान देने योग्य है कि एसईडी समुदाय ने इन आवश्यकताओं पर बहुत अस्पष्ट प्रतिक्रिया व्यक्त की। एक गलतफहमी भी थी, लेकिन इस दस्तावेज़ का काफी गहरा और निष्पक्ष विश्लेषण भी था। अब जब भावनाएं कम हो गई हैं, तो दस्तावेज़ को ध्यान से देखने और यह समझने की कोशिश करने लायक है कि लेखकों ने आधिकारिक दस्तावेज़ की सूखी रेखाओं में क्या अर्थ रखा है।

इससे पहले कि हम स्वयं आवश्यकताओं को प्राप्त करें, यह समझना बहुत महत्वपूर्ण है कि इन आवश्यकताओं का उद्देश्य क्या है। इसका उत्तर सीधा और सरल होगा - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली। अधिकांश लेखक जिन्होंने इन आवश्यकताओं के बारे में सदस्यता समाप्त कर दी है, जाहिरा तौर पर, ईडीएमएस एफओआईवी द्वारा एक बॉक्सिंग उत्पाद या ईडीएमएस विक्रेता द्वारा पेश किया जाने वाला एक परिसंचरण समाधान है, हम इसे भविष्य में एक ईडीएमएस उत्पाद कहेंगे। लेकिन यह, मेरी राय में, उनकी मुख्य गलती थी, जिसने उन्हें सही कोण से आवश्यकताओं को देखने से रोका।

आवश्यकताओं की इस तरह की अपर्याप्त रूप से सही धारणा के लिए आंशिक रूप से दोष स्वयं दस्तावेज़ के लेखक हैं, जिन्होंने दस्तावेज़ की शुरुआत में स्थापित अभ्यास की उपेक्षा की या इसके परिशिष्ट के रूप में उपयोग की जाने वाली शर्तों की शब्दावली शामिल की। और किसी कारण से, उन्होंने प्रश्न का उत्तर दिया, ईडीएमएस क्या है, दूसरे खंड की शुरुआत में, पैराग्राफ 4 में: "संघीय कार्यकारी प्राधिकरण का ईडीएमएस एक सूचना प्रणाली है जिसे संघीय कार्यकारी के सभी दस्तावेजों को प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। प्राधिकरण, मसौदा दस्तावेजों सहित (सूचना वाले दस्तावेजों को छोड़कर राज्य गुप्त)"। सूचना प्रणाली की परिभाषा 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून एन 149-एफजेड में पाई जा सकती है, "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर", अनुच्छेद 2 के पैराग्राफ 3 में: "एक सूचना प्रणाली निहित जानकारी का एक सेट है। डेटाबेस में और इसकी प्रसंस्करण सूचना प्रौद्योगिकी और तकनीकी साधन प्रदान करना"। यानी यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए वितरण किट नहीं है, बल्कि हार्डवेयर (सर्वर पार्ट, नेटवर्क इंफ्रास्ट्रक्चर, पर्सनल कंप्यूटिंग डिवाइस) और सॉफ्टवेयर (सिस्टम, इंफ्रास्ट्रक्चर, एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर + सेटिंग्स) का संयोजन है। सॉफ़्टवेयर), साथ ही सिस्टम में निहित जानकारी। मेरी राय में और भी पूर्ण परिभाषासूचना प्रणाली सुरक्षा मार्गदर्शन दस्तावेजों में पाई जा सकती है। उदाहरण के लिए, आरडी "सूचना प्रौद्योगिकी सुरक्षा। सूचना प्रौद्योगिकी सुरक्षा आकलन मानदंड", 19 जून, 2002 को रूस की राज्य तकनीकी समिति द्वारा अनुमोदित, निम्नलिखित परिभाषा देता है: "प्रणाली एक विशिष्ट उद्देश्य के साथ आईटी का एक विशिष्ट अवतार है और परिचालन की स्थिति।" यह परिभाषा इस बात पर जोर देती है कि एक विशिष्ट लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए सूचना प्रौद्योगिकी इस प्रणाली में एक विशिष्ट, व्यक्तिगत तरीके से सन्निहित है। परिचालन की स्थिति भी अद्वितीय है: परिसर, संगठन के क्षेत्र तक पहुंच का संगठन, संगठन का संगठन प्रणाली (मानक, विनियम)। मेरी राय में, कर्मियों को परिचालन स्थितियों के लिए भी जिम्मेदार ठहराया जा सकता है। यह इसकी योग्यता से है और परिश्रम अंततः किसी भी सूचना प्रणाली के प्रदर्शन पर निर्भर करेगा।

तो जब हमने तय किया कि सूचना प्रणाली = कमरा + सभी हार्डवेयर + सभी सॉफ़्टवेयर + सभी सॉफ़्टवेयर सेटिंग्स + कार्मिक + विनियम, आप मन की शांति के साथ आवश्यकताओं पर आगे बढ़ सकते हैं। पहचान की गई आवश्यकताओं के प्रत्येक समूह के लिए, हम यह निर्धारित करने का प्रयास करेंगे कि इन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सूचना प्रणाली के कौन से घटक "जिम्मेदार" हो सकते हैं।

फिर से, मैं आवश्यकताओं की विस्तृत संरचना की कमी के लिए दस्तावेज़ के लेखकों को दोष देना चाहूंगा। इस तथ्य के बावजूद कि, विशेषज्ञों के अनुसार, कुछ विचारों को MoReq2 से प्राप्त किया गया था, दस्तावेज़ में आवश्यकताओं को वास्तव में एक साथ जोड़ा गया है। तीन बड़े वर्गों की उपस्थिति मदद नहीं करती है, उदाहरण के लिए, दूसरे खंड में विभिन्न प्रकार की आवश्यकताओं को एकत्र किया जाता है, और सुरक्षा आवश्यकताएं तीनों खंडों में बिखरी हुई हैं।

जैसा कि पैराग्राफ 2 में कहा गया है, दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित आवश्यकताएं लागू ईडीएमएस और पहले से लागू प्रणालियों पर लागू होती हैं, जब उनका मूल्यांकन किया जाता है। दस्तावेज़ में मूल्यांकन प्रक्रिया के बारे में जानकारी नहीं है, जो काफी तार्किक है। मुझे उम्मीद है कि संबंधित निकाय एक अलग दस्तावेज जारी करेगा जिसमें मूल्यांकन करने की प्रक्रिया, जमीन पर जिम्मेदार निरीक्षकों की संरचना, गैर-अनुपालन के मामले में क्या करना है, सूचना प्रणाली लाने के लिए प्रक्रिया और धन के स्रोत शामिल हैं। आवश्यकताओं के साथ-साथ उस समय सीमा के अनुरूप जिसमें यह मूल्यांकन तैयार किया जाना चाहिए।

मैं आवश्यकताओं के प्रत्येक आइटम का विस्तार से विश्लेषण नहीं करूंगा, लेकिन मैं इसके बजाय अपने तर्क का उपयोग करके उन्हें एक साथ समूहित करने का प्रयास करूंगा। इसमें से क्या निकला, खुद का मूल्यांकन करें।

गैर-कार्यात्मक आवश्यकताएं

मेरी राय में, इसे एक उपन्यास भी माना जा सकता है कि दस्तावेज़ के साथ शुरू होता है गैर-कार्यात्मक आवश्यकताएं. MoReq2 में, उन्हें वैकल्पिक के रूप में वर्गीकृत किया गया है, उन्हें लगभग दस्तावेज़ के अंत में रखा गया था, लेकिन घरेलू विधायक एक अलग तर्क का पालन करते हैं।

ईडीएमएस की मापनीयता और प्रदर्शन के लिए सबसे पहले आवश्यकताएं हैं। तो, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस तक पहुंच 3 सेकंड के भीतर, दस्तावेज़ कार्ड तक पहुंच - 5 सेकंड के भीतर की जानी चाहिए। उपलब्ध विकल्पों के माध्यम से जाने के बाद, मैं इस निष्कर्ष पर पहुंचा कि 3 सेकंड उपयोगकर्ता कार्यों के लिए सिस्टम की प्रतिक्रिया समय है, और 5 सेकंड वह समय है जिसके दौरान दस्तावेज़ कार्ड खोलना चाहिए। मेरा मानना ​​है कि सरकारी एजेंसियों के सीमित बजट और कर्मचारियों की कमी के संदर्भ में, ईडीएमएस के चुनाव में शामिल प्राधिकरण के जिम्मेदार कर्मचारियों में ईडीएमएस निर्माता के पक्ष में गेंद फेंकने की इच्छा होगी, जबकि यह होगा मेरी राय में, हार्डवेयर (सर्वर और क्लाइंट दोनों भागों), ईडीएमएस आर्किटेक्चर, एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर क्षमताओं, कार्यान्वयनकर्ताओं और सिस्टम प्रशासकों की योग्यता की क्षमताओं का मूल्यांकन करने के लिए और अधिक सही है।

सिस्टम डाउनटाइम को खत्म करने के लिए आधा घंटा आवंटित किया जाता है। फिर से, प्राधिकरण के बुनियादी ढांचे, विनियमों और तकनीकी कर्मचारियों की आवश्यकता। यदि हम सिस्टम में संग्रहीत दस्तावेजों की मात्रा को ध्यान में रखते हैं (इस पर बाद में चर्चा की जाएगी), तो यह उम्मीद करना मुश्किल है कि ऐसे समय में डेटाबेस बैकअप उठाया जा सकता है। केवल एक चीज बची है: डेटाबेस के दोहराव के साथ उपकरणों के गर्म अतिरेक के साथ एक दोष-सहिष्णु प्रणाली का संगठन। मुझे संदेह है कि इसके लिए एक अलग राज्य प्राधिकरण के पास धन होगा। रोस्टेलकॉम डेटा सेंटर में होस्ट किए गए क्लाउड सिस्टम का उपयोग क्या रहता है। मुझे आश्चर्य है कि क्या भ्रष्टाचार विरोधी घटक के लिए आवश्यकताओं की जाँच की गई थी?

एक ही राशि, यानी तीस मिनट, किसी दस्तावेज़ को बैकअप प्रतिलिपि से पुनर्स्थापित करने के लिए आवंटित की जाती है। किसी दस्तावेज़ को पुनर्स्थापित करने के कई कारण हो सकते हैं: उपयोगकर्ता त्रुटि से भौतिक मीडिया की विफलता तक जिस पर डेटाबेस स्थित है। प्रत्येक खतरे का अपना समाधान होगा, इसलिए यह कहना उचित होगा कि यह ईडीएमएस आर्किटेक्चर और संगठन में सिस्टम के संगठन के लिए एक आवश्यकता है, जिसमें विफलताओं और अन्य के मामले में जानकारी की बैकअप और पुनर्प्राप्ति शामिल है। मुसीबतें

मैं सिस्टम डेटाबेस की मात्रा की आवश्यकता को उल्लेखनीय के रूप में देखता हूं - इसे "कम से कम 5 वर्षों की अवधि के लिए संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में संसाधित सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का भंडारण सुनिश्चित करना चाहिए।" हल्के दिल से, हम इस आवश्यकता को "सूचना प्रौद्योगिकी के एक विशिष्ट कार्यान्वयन, यानी ईडीएमएस की वास्तुकला, इतने सारे दस्तावेजों को संसाधित करने की क्षमता और डेटा की इतनी मात्रा, और ईडीएमएस की निर्भरता पर निर्भर करते हैं। इंफ्रास्ट्रक्चर सॉफ्टवेयर को ध्यान में रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि ईडीएमएस बनाने के लिए एक विशिष्ट डीबीएमएस का उपयोग किया जाता है, तो यह मूल्यांकन करने योग्य है कि डीबीएमएस इतनी मात्रा में स्केलिंग करने में सक्षम है या नहीं। और अंत में, स्वयं प्राधिकरण या इसके द्वारा अधिकृत ऑपरेटर को आवश्यक मात्रा में डिस्क स्थान प्रदान करना होगा।

कार्यकारी आवश्यकताएं

दस्तावेज़ का लगभग पूरा दूसरा खंड कार्यात्मक आवश्यकताओं के लिए समर्पित है। संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस का निर्धारण करने के बाद, ईडीएमएस की अंतर्विभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की प्रणाली के साथ एकीकरण की आवश्यकता है। ईडीएमएस के एक विशिष्ट उदाहरण के लिए यह एक आवश्यकता है, क्योंकि एकीकरण के दृष्टिकोण से, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि ईडीएमएस में आवश्यक कार्यक्षमता है या एक विशेष एकीकरण समाधान का उपयोग किया जाता है। बेशक, EDMS उत्पाद को MEDO में एकीकृत करना जितना आसान होगा, यह विक्रेता राज्य एजेंसी द्वारा आयोजित EDMS के चयन की प्रतियोगिता में उतने ही अधिक अंक प्राप्त कर सकता है।

संघीय निकाय की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली राज्य की शक्तिअपने पूरे रिकॉर्ड प्रबंधन को बनाए रखना चाहिए जीवन चक्र. दस्तावेज़ में स्वयं ऐसी अवधारणा नहीं है, इसके अलावा, आवश्यकताओं को स्वयं जीवन चक्र के चरणों द्वारा स्थानीयकृत नहीं किया जाता है, जो कुछ हद तक उनके विश्लेषण को जटिल बनाता है। हालाँकि, आइए उन्हें इस तरह से समूहित करने का प्रयास करें।

दस्तावेज़ों को कैप्चर करना (बनाना)

ईडीएमएस एफओआईवी को समर्थन करना चाहिए निम्नलिखित तरीकेदस्तावेज़ की प्राप्ति:

मेडो चैनल के माध्यम से प्राप्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का आयात;

एसएमईवी चैनल के माध्यम से प्राप्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का आयात;

ई-मेल द्वारा प्राप्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का आयात;

एक पेपर दस्तावेज़ को स्कैन करना और सिस्टम में उसकी छवि को सहेजना;

सिस्टम में अपनी छवि को सहेजे बिना (सुरक्षा आवश्यकताओं के अनुसार) सिस्टम में एक पेपर दस्तावेज़ के बारे में जानकारी सहेजना;

सीधे ईडीएमएस संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में एक दस्तावेज़ बनाना।

अलग-अलग, दस्तावेज़ के लेखक मल्टीकंपोनेंट दस्तावेज़ों के इनपुट पर रुक गए। इसलिए, "EDMS FOIV को इस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को समग्र रूप से प्रबंधित करने, घटकों के बीच संबंध बनाए रखने और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की संरचनात्मक अखंडता को बनाए रखने की क्षमता प्रदान करनी चाहिए।" ईडीएमएस को एक आवेदन के अभाव में भी सिस्टम में एक दस्तावेज दर्ज करने की क्षमता का समर्थन करना चाहिए जिसमें इस दस्तावेज़बनाया गया था।

संघीय कार्यकारी अधिकारियों के ईडीएमएस में संग्रहीत दस्तावेजों के मेटाडेटा के संग्रह और प्रसंस्करण के लिए मुख्य आवश्यकताएं भी निर्धारित की जाती हैं। तो ईडीएमएस को समर्थन करना चाहिए:

मेडो, एसएमईवी और अन्य सूचना प्रणालियों से प्राप्त दस्तावेजों के लिए मेटाडेटा का स्वत: निष्कर्षण। आयातित क्षेत्रों की संरचना और दस्तावेजों के प्रकार संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के प्रशासक द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।

सभी जीवन चक्र पर दस्तावेज़ के साथ मेटाडेटा के जुड़ाव का संरक्षण।

स्क्रीन पर मेटाडेटा प्रदर्शित करें।

उपयोगकर्ता को मेटाडेटा मान दर्ज करने के लिए प्रेरित करें जो स्वचालित रूप से पॉप्युलेट नहीं किए गए थे।

उपयोगकर्ता को खाली मेटाडेटा के बारे में सूचित करना।

दोनों ईडीएमएस उत्पाद, विशेष रूप से मेटाडेटा प्रसंस्करण के संदर्भ में, और साधन, प्रक्रियाएं और कर्मचारी जो ई-मेल, एमईडीओ, एसएमईवी और अन्य सूचना प्रणालियों के साथ ईडीएमएस के एकीकरण को सुनिश्चित करते हैं, इन आवश्यकताओं के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार हैं।

दस्तावेजों का समन्वय

आवश्यकताओं में दस्तावेज़ अनुमोदन का चरण स्पष्ट रूप से केवल एक पैराग्राफ को नियंत्रित करता है। ईडीएमएस के कार्यप्रवाह घटक को निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए:

अनुमोदन प्रक्रिया में प्रतिभागियों के लिए दस्तावेज़ लाना

आदेशों के निष्पादन पर नियंत्रण।

यदि दस्तावेज़ को सिस्टम के एक उदाहरण की सीमाओं के भीतर समन्वित किया जाता है, तो इन आवश्यकताओं को केवल EDMS उत्पाद के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है। एंड-टू-एंड समन्वय के मामले में, जब सिस्टम के विभिन्न उदाहरणों या यहां तक ​​कि कई विषम प्रणालियों के उपयोगकर्ता प्रक्रिया में भाग लेते हैं, तो इंटरसिस्टम इंटरैक्शन को व्यवस्थित करने के लिए एक सेवा की आवश्यकता होगी।

एक और आवश्यकता जिसे केवल स्वीकृति चरण के लिए जिम्मेदार नहीं ठहराया जा सकता है, वह है कुछ प्रारूपों की फाइलों को प्रदर्शित करने की आवश्यकता। अनिवार्य प्रारूप पीडीएफ, आरटीएफ, डॉक्टर, टिफ हैं, लेकिन आवश्यकताओं के लेखकों को कोई फर्क नहीं पड़ता कि सिस्टम अन्य प्रारूपों को प्रदर्शित करने में सक्षम है या नहीं। चुने हुए प्रारूपों को देखते हुए, आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से मुफ्त सॉफ्टवेयर के कट्टर समर्थकों द्वारा तैयार नहीं किया गया था। मैं वास्तव में नहीं जानता कि लोकप्रिय, लेकिन मालिकाना प्रारूपों की सूची में शामिल किए जाने की व्याख्या कैसे करें - वास्तविकता की स्वीकृति या फिर भी भ्रष्ट हित। इन आवश्यकताओं को संपादक अनुप्रयोगों द्वारा कार्यान्वित किया जाता है जो सूचना का हिस्सा हैं ईडीएमएस सिस्टमएफओआईवी।

अलग-अलग, यह इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों के समर्थन के लिए आवश्यकताओं पर ध्यान देने योग्य है। आधारभूत संरचना इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरघटकों का एक द्रव्यमान होता है। यहां तक ​​​​कि अगर हम केवल तकनीकी पक्ष को ध्यान में रखते हैं, तो ये क्रिप्टोग्राफिक सूचना सुरक्षा उपकरण (सीआईपीएफ) हैं, जिनमें हार्डवेयर, क्रिप्टोग्राफिक प्रदाता, प्रोटोकॉल शामिल हैं। अंत में, ईडीएमएस उत्पाद को एप्लिकेशन और सिस्टम स्तर पर ही क्रिप्टोग्राफिक सूचना सुरक्षा का समर्थन करना चाहिए, जिसमें नियामक द्वारा प्रमाणित भी शामिल है। आप शायद पहले ही अनुमान लगा चुके हैं कि मैं आपको फिर से उसी विचार पर ला रहा हूं - ये एक विशिष्ट सूचना प्रणाली के लिए आवश्यकताएं हैं जिसमें सभी आवश्यक दस्तावेज शामिल हैं।

दस्तावेज़ भंडारण

आवश्यकताएं मानती हैं कि राज्य प्राधिकरण संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के मामलों के नामकरण के अनुभागों और उपखंडों के अनुरूप वर्गों और उपखंडों से मिलकर एक वर्गीकरण योजना विकसित करेगा। वर्गीकरण योजना के प्रत्येक खंड और उपखंड के लिए, कम से कम एक अवधारण अवधि स्थापित की जानी चाहिए। वर्गीकरण योजना के किसी भाग को नष्ट करने पर प्रतिबंध हटाना/स्थापित करना संभव होना चाहिए।

सामान्य तौर पर, आवश्यकताओं में दस्तावेजों की अवधारण अवधि अलग-अलग वस्तुएं होती हैं। उन्हें बनाया जा सकता है, वर्गीकरण योजना के एक निश्चित खंड को सौंपा, बदला, नष्ट किया जा सकता है। कम से कम सौ वर्ष की भंडारण अवधि प्रदान की जानी चाहिए। अवधारण अवधि के साथ जोड़तोड़ का पूरा इतिहास स्वचालित रूप से सहेजा जाना चाहिए। MoReq2 के साथ स्पष्ट समानताएं हैं।

दस्तावेज़ संग्रहण अवधि के अंत में, सिस्टम व्यवस्थापक को एक सूचना भेजी जानी चाहिए। ईआरएमएस को निम्नलिखित न्यूनतम कार्रवाइयां प्रदान करनी चाहिए:

दस्तावेज़ को स्थायी रूप से संग्रहीत करें;

● दस्तावेज़ के मूल्य की परीक्षा आयोजित करना;

● दस्तावेज़ को नष्ट;

दस्तावेज़ को किसी अन्य संग्रहण में भेजें;

विनाश के लिए एक दस्तावेज़ का चयन करें।

आवश्यकताओं के इस समूह को भी केवल ईडीएमएस उत्पाद के लिए जिम्मेदार नहीं ठहराया जाना चाहिए। अनुपालन विनियमों के अस्तित्व पर और भी अधिक निर्भर है और नियामक दस्तावेज, अवधारण अवधि को विनियमित करना, अवधारण रणनीति का अस्तित्व - लंबी अवधारण अवधि वाले दस्तावेज़ों के लिए, पुराने स्वरूपों से आधुनिक स्वरूपों में परिवर्तित करना और नए मीडिया में माइग्रेट करना आवश्यक हो सकता है। और अंत में, सभी प्रयास व्यर्थ होंगे यदि कर्मचारी स्थापित नियमों के अनुसार व्यवहार नहीं करते हैं।

सुरक्षा आवश्यकताओं

इस तथ्य के बावजूद कि इन आवश्यकताओं को कार्यात्मक के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है, मैंने उन्हें एक विशेष खंड में उजागर किया है। जैसा कि मैंने उल्लेख किया है, ये आवश्यकताएं सभी वर्गों में बिखरी हुई हैं। आवश्यकताओं में शामिल हैं:

उन मामलों में अनधिकृत पहुंच से सुरक्षा जहां संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस सीमित वितरण की सेवा जानकारी के प्रसंस्करण के लिए प्रदान करते हैं - कक्षा 1 जी से कम नहीं;

किसी दस्तावेज़ में परिवर्तन करने पर रोक लगाकर उसे ठीक करने की संभावना;

● दस्तावेज़ की प्रामाणिकता सुनिश्चित करना;

दस्तावेज़ की अखंडता सुनिश्चित करना;

● दस्तावेज़ के साथ सभी कार्यों का निर्धारण, इस जानकारी को बदलने या हटाने की असंभवता;

दस्तावेजों तक पहुंच नियंत्रण का संगठन;

पहुंच अधिकारों और उपयोगकर्ता प्रबंधन का केंद्रीकृत नियंत्रण;

साथ ही, सुरक्षा आवश्यकताओं में जानकारी का बैकअप लेने और पुनर्स्थापित करने के लिए स्वचालित प्रक्रियाओं की उपलब्धता की आवश्यकताएं शामिल हैं।

पिछला अनुभव मुझे बताता है कि एक स्थिति अच्छी तरह से उत्पन्न हो सकती है, जैसा कि व्यक्तिगत डेटा के मामले में होता है। सुरक्षा आवश्यकताओं को सही ढंग से लागू करने के लिए, यह आवश्यक है:

सुरक्षा नीति की उपलब्धता, सुरक्षा खतरों की समझ और उन्हें कम करने के लिए एक विकसित रणनीति;

खतरों के लिए पर्याप्त सुरक्षा सुरक्षा उपकरणों का चयन;

सुरक्षा के आवश्यक स्तर को बनाए रखने के लिए सुरक्षात्मक उपायों और दैनिक गतिविधियों का संगठन।

व्यक्तिगत डेटा के संचालक जिनके पास उपरोक्त आवश्यकताओं को लागू करने की क्षमता, साधन या इच्छा नहीं है, उन्हें ईडीएमएस विक्रेता के कंधों पर यह सब स्थानांतरित करने की पूरी तरह से समझने योग्य इच्छा थी। रहस्यमय प्रमाण पत्र घटनाओं की पूरी प्रणाली को बदलने वाला था।

बेशक, इनमें से कुछ आवश्यकताओं को ईडीएमएस में लागू किया जाना चाहिए, लेकिन कई आवश्यकताएं हमेशा आवेदन स्तर पर लागू करने के लिए संभव और कुशल नहीं होती हैं।

फिर से शुरू करने के बजाय

यह समझना कि आवश्यकताओं का उद्देश्य क्या है, सूचना प्रणाली के सभी घटकों का समावेश जिस पर आवश्यकताओं की पूर्ति निर्भर करती है, उनके सक्षम कार्यान्वयन को व्यवस्थित करने की अनुमति देगा। और जब यह स्पष्ट हो कि क्या करना है, तो आप पहले से ही विकल्प चुन सकते हैं, किए गए प्रयासों और खर्च किए गए संसाधनों का अनुकूलन कर सकते हैं।

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पंजीकरण एन 22304

संचार और जनसंचार मंत्रालय पर विनियमों के पैराग्राफ 5.2.23 के अनुसार रूसी संघ, रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा अनुमोदित दिनांक

2 जून, 2008 एन 418 (सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2008, एन 23, कला। 2708; एन 42, कला। 4825; एन 46, कला। 5337; 2009, एन 3, कला। 378; एन 6, कला। 738 ; एन 33, आइटम 4088; 2010, एन 13, आइटम 1502; एन 26, आइटम 3350; एन 30, आइटम 4099; एन 31, आइटम 4251; 2011, एन 2, आइटम 338; एन 3, आइटम 542; एन 6, आइटम 888; एन 14, आइटम 1935; एन 21, आइटम 2965), और आयोजन करते समय संघीय कार्यकारी निकायों के पेपरलेस दस्तावेज़ प्रबंधन के संक्रमण के लिए कार्य योजना के पैराग्राफ 2 आंतरिक गतिविधियाँ, 12 फरवरी, 2011 के रूसी संघ की सरकार के आदेश द्वारा अनुमोदित एन 176-आर (सोब्रानी ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2011, एन 8, कला। 1151), मैं आदेश:

1. संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सूचना प्रणाली के लिए संलग्न आवश्यकताओं को स्वीकार करें, अन्य बातों के अलावा, इन प्रणालियों के माध्यम से सीमित वितरण आधिकारिक जानकारी को संसाधित करने की आवश्यकता (बाद में आवश्यकताओं के रूप में संदर्भित)।

2. विभाग सार्वजनिक नीतिसूचना और दूरसंचार नेटवर्क इंटरनेट में रूसी संघ के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय की आधिकारिक वेबसाइट पर आवश्यकताओं को प्रकाशित करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक सरकार (लिपोव) के निर्माण और विकास के क्षेत्र में।

3. इस आदेश को भेजें राज्य पंजीकरणरूसी संघ के न्याय मंत्रालय के लिए।

मंत्री

आई. शचेगोलेव

आवेदन पत्र

संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं, अन्य बातों के अलावा, इन प्रणालियों के माध्यम से सीमित वितरण आधिकारिक जानकारी को संसाधित करने की आवश्यकता

मैं। सामान्य प्रावधान

1. संघीय कार्यकारी निकाय में कार्यालय स्वचालन और दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली के संगठन और कामकाज के लिए आवश्यकताएं स्थापित करती हैं, जो आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (बाद में ईडीएमएस एफओआईवी के रूप में संदर्भित) की संभावना प्रदान करती है, न्यूनतम सेट निर्धारित करती है कार्य जो EDMS FOIV को संघीय कार्यकारी निकाय (इसके बाद - FOIV) की गतिविधियों के साथ-साथ सीमित वितरण की सेवा जानकारी सहित, FOIV के EDMS के भीतर दस्तावेजों के प्रबंधन की शर्तों को पूरा करते समय करना चाहिए।

2. आवश्यकताएं संघीय कार्यकारी अधिकारियों पर लागू होती हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करते हैं, या मौजूदा ईडीएमएस संघीय कार्यकारी अधिकारियों की क्षमताओं का मूल्यांकन करते हैं।

3. ईडीएमएस एफओआईवी स्केलेबल होना चाहिए और प्रदर्शन, विश्वसनीयता और सुरक्षा के निम्नलिखित अनुशंसित स्तर प्रदान करना चाहिए:

ईडीएमएस एफओआईवी तक पहुंच - 3 सेकंड से अधिक नहीं;

दस्तावेज़ पंजीकरण के दौरान बनाए गए कार्ड तक पहुंच (बाद में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कार्ड के रूप में संदर्भित) और संदर्भ, सामग्री, दस्तावेज़ की संरचना, तैयारी, विचार, निष्पादन और भंडारण के दौरान दस्तावेज़ के साथ किए गए कार्यों के साथ-साथ पहचान का वर्णन करने वाला डेटा शामिल है। डेटा (बाद में मेटाडेटा के रूप में संदर्भित) - 5 सेकंड से अधिक नहीं;

ईडीएमएस एफओआईवी की विफलताओं और रिबूट के मामले में डाउनटाइम - 30 मिनट से अधिक नहीं;

बैकअप प्रतिलिपि से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को पुनर्स्थापित करना - 30 मिनट से अधिक नहीं;

स्वचालित अधिसूचना अधिकारी EDMS FOIV (इसके बाद EDMS FOIV के उपयोगकर्ता के रूप में संदर्भित) का उपयोग करते हुए FOIV, EDMS FOIV में विफलता के बारे में;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के नुकसान के जोखिम को कम करना - संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की कम से कम एक बैकअप प्रति;

ईडीएमएस एफओआईवी की विश्वसनीयता गुणांक - 0.98 से कम नहीं;

उन मामलों में अनधिकृत पहुंच से सुरक्षा जहां संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस सीमित वितरण की सेवा जानकारी के प्रसंस्करण के लिए प्रदान करते हैं - कक्षा 1 जी से कम नहीं;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के लिए डेटाबेस की मात्रा कम से कम 5 वर्षों की अवधि के लिए संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में संसाधित सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण को सुनिश्चित करना चाहिए।

द्वितीय. प्रक्रियाओं का विवरण दस्तावेज़ समर्थनईडीएमएस एफओआईवी में प्रबंधन

4. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण का ईडीएमएस एक सूचना प्रणाली है जिसे संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के सभी दस्तावेजों को प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसमें मसौदा दस्तावेज (राज्य रहस्य बनाने वाली जानकारी वाले दस्तावेजों को छोड़कर) शामिल हैं।

5. ईडीएमएस एफओआईवी अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (बाद में एमईडीओ प्रणाली के रूप में संदर्भित), अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन की एकीकृत प्रणाली (बाद में एसएमईवी के रूप में संदर्भित) और अन्य सूचना प्रणालियों के साथ बातचीत करता है।

EDMS FOIV की MEDO प्रणाली के साथ बातचीत को विनियमित किया जाता है तकनीकी आवश्यकताएं 2 अक्टूबर, 2009 के रूसी संघ की सरकार के आदेश द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों के अंतर-विभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के बीच बातचीत के संगठन के लिए एन 1403-आर (सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडेरात्सी, 2009, एन 41, कला। 4818)।

एसएमईवी के साथ संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस की बातचीत विनियमों द्वारा निर्धारित तरीके से की जाती है एकीकृत प्रणाली 8 सितंबर, 2010 एन 697 (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2010, एन 38, कला। 4823) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित अंतर-विभागीय इलेक्ट्रॉनिक बातचीत।

6. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन की प्रक्रियाओं में शामिल होना चाहिए:

EDMS FOIV में किसी दस्तावेज़ या दस्तावेज़ के बारे में जानकारी को सहेजने के लिए क्रियाओं का एक सेट, EDMS FOIV में दस्तावेज़ के स्थान का निर्धारण और आपको इसे प्रबंधित करने की अनुमति देता है (इसके बाद दस्तावेज़ इनपुट के रूप में संदर्भित);

ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के लिए दस्तावेज़ लाना;

दस्तावेज़ अनुमोदन;

एक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना;

ईडीएमएस एफओआईवी में किए गए कार्यों (नियंत्रण जानकारी) के लॉगिंग को ठीक करना और ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ताओं और प्रशासकों दोनों के कार्यों को शामिल करना, और कुछ सिस्टम सेटिंग्स और सेटिंग्स के कारण ईडीएमएस एफओआईवी द्वारा स्वचालित रूप से शुरू की गई कार्रवाइयां, पर्याप्त मात्रा में संग्रहीत संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में नियंत्रण जानकारी के प्रदर्शन किए गए कार्यों का पुनर्निर्माण;

दस्तावेज़ स्थानांतरण (भेजना);

दस्तावेजों का भंडारण और लेखांकन, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के साथ-साथ प्रदर्शन अनुशासन पर नियंत्रण, संदर्भ सामग्री तैयार करना और दस्तावेजों को संग्रह में लिखना।

7. दस्तावेजों को प्राप्त करने और प्रसारित करने की विधि के आधार पर, संघीय कार्यकारी अधिकारियों के ईडीएमएस में प्रक्रियाओं को निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया गया है:

ए) संघीय कार्यकारी अधिकारियों द्वारा बनाए गए या प्राप्त किए गए आने वाले और बाहर जाने वाले पेपर दस्तावेजों का प्रसंस्करण और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवि को पंजीकृत, स्कैन और बनाकर (के माध्यम से प्राप्त दस्तावेजों सहित) संघीय कार्यकारी अधिकारियों के ईडीएमएस में शामिल है। डाक सेवा, दूरसंचार और कूरियर संचार);

बी) एमईडीओ प्रणाली के माध्यम से प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;

सी) एसएमईवी का उपयोग करके प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;

डी) संघीय कार्यकारी अधिकारियों को ई-मेल द्वारा प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;

ई) प्रसंस्करण आंतरिक दस्तावेजईडीएमएस एफओआईवी में।

8. दस्तावेजों को दर्ज करने की प्रक्रिया में कागज पर दस्तावेजों के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक छवि को पंजीकृत करने, स्कैन करने और बनाने की प्रक्रिया शामिल है या किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री को उसमें परिवर्तन को प्रतिबंधित करके ठीक करना शामिल है।

इस घटना में कि संघीय कार्यकारी प्राधिकरण द्वारा अनुमोदित कार्यालय के काम पर निर्देश कागज पर दस्तावेजों की एक सूची को परिभाषित करता है, जिसके लिए इलेक्ट्रॉनिक छवि बनाने पर प्रतिबंध स्थापित किया गया है, इनपुट प्रक्रिया में केवल पंजीकरण शामिल है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के मसौदे के लिए जो अनुमोदन या हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया में हैं, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री को ठीक करना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के अनुमोदन, हस्ताक्षर और बाद के पंजीकरण के प्रत्येक चरण में किया जाता है।

ईडीएमएस एफओआईवी के दस्तावेज़ प्रविष्टि सबसिस्टम में इंटरैक्टिव कॉन्फ़िगरेशन और प्रबंधन उपकरण होने चाहिए।

दस्तावेज़ प्रविष्टि प्रक्रिया को नियंत्रण, नियंत्रण और कार्यक्षमता प्रदान करनी चाहिए जो EDMS FOIV के उपयोगकर्ताओं को अनुमति देती है:

उपयोग किए गए फ़ाइल प्रारूप की परवाह किए बिना दस्तावेजों को पंजीकृत करें आंतरिक ढांचाऔर/या किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के घटकों, एन्कोडिंग विधि और अन्य तकनीकी विशेषताओं की एन्कोडिंग, उनकी सामग्री में कोई बदलाव किए बिना;

दस्तावेज़ों को अनुभागों और उपखंडों से युक्त एक पदानुक्रमित योजना में रखें, जिसके अनुसार संघीय कार्यकारी प्राधिकरण (बाद में वर्गीकरण योजना के रूप में संदर्भित) के ईडीएमएस में दस्तावेजों के भंडारण का व्यवस्थितकरण और संगठन आयोजित किया जाता है।

9. रूसी संघ के राष्ट्रीय मानक GOST R ISO 15489-1-2007 के अनुसार EDMS FOIV में निहित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ"(बाद में मानक के रूप में संदर्भित) यह सुनिश्चित करना आवश्यक है:

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रामाणिकता - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक संपत्ति जो गारंटी देती है कि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ घोषित एक के समान है;

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अखंडता - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की संपत्ति, जिसमें एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री पुष्टि किए गए लेनदेन, गतिविधियों या तथ्यों का पूर्ण और सटीक प्रतिनिधित्व है और जिस पर बाद के संचालन या बाद की गतिविधियों में भरोसा किया जा सकता है;

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की स्थिति जिसमें इसके निर्माण के बाद से कोई परिवर्तन नहीं किया गया है।

10. दस्तावेज़ के विवरण को ठीक करके दस्तावेज़ों को संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में पंजीकृत किया जाना चाहिए, जो मानक के अनुसार दस्तावेज़ के निम्नलिखित गुणों की पुष्टि प्रदान करते हैं:

दस्तावेज़ संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के अनुसार बनाया गया था;

दस्तावेज़ उस व्यक्ति द्वारा बनाया या भेजा गया था जिसे इसके निर्माता या प्रेषक के रूप में दर्शाया गया है;

दस्तावेज़ निर्दिष्ट समय पर निर्दिष्ट पते पर बनाया या भेजा गया था;

दस्तावेज़ पूरा हो गया है;

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (एक दस्तावेज़ की एक इलेक्ट्रॉनिक छवि) को संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में पाया, निकाला, प्रस्तुत और व्याख्या किया जा सकता है, कागजी दस्तावेजों के अपवाद के साथ, जिसके लिए संघीय कार्यकारी प्राधिकरण द्वारा अनुमोदित लिपिक निर्देश निर्माण को प्रतिबंधित करते हैं। एक इलेक्ट्रॉनिक छवि का।

11. संघीय कार्यकारी निकाय के ईडीएमएस में दस्तावेजों का निर्माण, प्रसंस्करण संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियमों द्वारा स्थापित तरीके से किया जाता है, जिसे 15 जून, 2009 एन 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया है। (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2009, एन 25, कला। 3060; 2011, एन 37, आइटम 5263)।

12. ईडीएमएस एफओआईवी को निम्नलिखित फ़ाइल स्वरूपों का प्रदर्शन प्रदान करना चाहिए: पीडीएफ, आरटीएफ, डॉक्टर, टिफ।

संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को संघीय कार्यकारी प्राधिकरण की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले अन्य फ़ाइल स्वरूपों का प्रदर्शन प्रदान करने की अनुमति है।

13. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के इनपुट को सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के कई घटकों से युक्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में प्रवेश करते समय - अलग-अलग भाग, जो स्वतंत्र रूप से या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के अन्य भागों के साथ मिलकर एक अलग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाते हैं, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के EDMS को अपने सभी घटकों का इनपुट सुनिश्चित करना चाहिए ;

कई घटकों से युक्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में प्रवेश करते समय, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को इस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को समग्र रूप से प्रबंधित करने, घटकों के बीच संबंध बनाए रखने और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की संरचनात्मक अखंडता को बनाए रखने की क्षमता प्रदान करनी चाहिए;

EDMS FOIV के उपयोगकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन की अनुपस्थिति में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ दर्ज करने की क्षमता प्रदान करना;

दस्तावेजों के बारे में मेटाडेटा का संग्रह और भंडारण सुनिश्चित करना;

प्रदर्शन करने के लिए अधिकृत संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के एक अधिकारी द्वारा निर्दिष्ट फ़ील्ड से स्वचालित रूप से मान निकालें प्रशासनिक कार्य EDMS FOIV (बाद में EDMS FOIV के व्यवस्थापक के रूप में संदर्भित) के साथ काम करते समय, MEDO, SMEV और अन्य सूचना प्रणालियों से प्राप्त दस्तावेजों के कुछ समूहों के लिए, इन मानों का उपयोग करके संबंधित मेटाडेटा को स्वचालित रूप से दर्ज करने के लिए;

ईडीएमएस एफओआईवी को कॉन्फ़िगर करते समय निर्दिष्ट सभी मेटाडेटा तत्वों को भरने का समर्थन करें, और उनके स्थायी भंडारण और दस्तावेज़ के साथ कनेक्शन सुनिश्चित करें;

मेटाडेटा और नियंत्रण जानकारी दोनों में दस्तावेज़ के प्रवेश की तिथि और समय तय करें;

स्क्रीन पर प्रत्येक दर्ज किए गए दस्तावेज़ के मेटाडेटा को प्रदर्शित करने की क्षमता प्रदान करें;

ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को उन अनिवार्य मेटाडेटा को दर्ज करने का अनुरोध करने की क्षमता प्रदान करें जो स्वचालित रूप से निकाले और सहेजे नहीं गए थे;

अपूर्ण मेटाडेटा के बारे में दस्तावेज़ दर्ज करते समय ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को सूचित करें।

14. ईडीएमएस द्वारा दस्तावेजों के अनुमोदन और हस्ताक्षर की प्रक्रियाओं को सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण को यह सुनिश्चित करना चाहिए:

ईडीएमएस संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के उपयोगकर्ताओं के लिए दस्तावेज़ लाना, जो इस दस्तावेज़ पर एक संकल्प, टिप्पणियों और निर्देशों के साथ दस्तावेज़ के निष्पादक, समन्वयक और हस्ताक्षरकर्ता हैं;

दस्तावेजों पर निर्देशों के निष्पादन पर नियंत्रण रखने की संभावना, निर्देशों की स्थिति पर संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के उपयोगकर्ताओं को स्वचालित रूप से सूचित करना;

एक इंटरफ़ेस की उपस्थिति जो आपको इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कनेक्ट करने की अनुमति देती है, जिसे 6 अप्रैल, 2011 के संघीय कानून N 63-FZ "ऑन इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर" द्वारा स्थापित आवश्यकताओं के अनुपालन की पुष्टि प्राप्त हुई है (सोब्रानी ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2011, एन 15 , कला। 2036; एन 27, 3880);

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर और अनुमोदन (अनुमोदन)।

15. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्रामाणिकता, अखंडता और विश्वसनीयता को सत्यापित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को यह सुनिश्चित करना चाहिए:

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का सत्यापन और सुरक्षा, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी के संबद्ध प्रमाण पत्र;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मेटाडेटा के रूप में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन के परिणाम को संग्रहीत करें;

ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के सत्यापन के परिणामों के बारे में सूचित करें।

16. पतेदार को दस्तावेजों को स्थानांतरित करने (भेजने) की प्रक्रिया संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के अनुसार की जाती है।

कागज पर आउटगोइंग दस्तावेजों के लिए, संघीय कार्यकारी कार्यालय के ईडीएमएस को उचित प्रारूप के लिफाफों और एक मेलिंग सूची की छपाई सुनिश्चित करनी चाहिए।

17. ईडीएमएस एफओआईवी को उन कार्यों की पहचान करने और उन पर नज़र रखने के लिए नियंत्रण जानकारी की रिकॉर्डिंग सुनिश्चित करनी चाहिए जिनके लिए ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के पास प्रदर्शन करने की अनुमति (अधिकार) नहीं है।

उसी समय, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि नियंत्रण जानकारी और रिकॉर्ड की गई क्रियाओं के लिए भंडारण अवधि दस्तावेज़ के लिए भंडारण अवधि के अनुरूप है।

ईडीएमएस एफओआईवी को निम्नलिखित नियंत्रण जानकारी को परिवर्तनों से सुरक्षित रूप में संग्रहित करना चाहिए:

दस्तावेजों या दस्तावेजों के सेट, मसौदा दस्तावेजों, वर्गीकरण योजना के साथ किए गए सभी कार्यों के बारे में;

कार्रवाई करने वाले ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के बारे में;

कार्रवाई की तारीख और समय।

नियंत्रण जानकारी के भाग के रूप में दर्ज की गई गतिविधियों में शामिल होना चाहिए:

संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में दस्तावेज, मसौदा दस्तावेज दर्ज करना;

वर्गीकरण योजना में एक खंड (उपखंड) को स्थानांतरित करना;

दस्तावेजों के साथ प्रतिधारण अवधि और बाद की कार्रवाइयों के लिए दिशानिर्देशों में कोई परिवर्तन;

दस्तावेज़ के मूल्य की जांच के दौरान संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के प्रशासक द्वारा की गई कोई भी कार्रवाई, 22 अक्टूबर 2004 एन 125-एफजेड के संघीय कानून के अनुसार की गई। संग्रहरूस में" ; 2010, नंबर 19, आइटम 2291; एन 31, आइटम 4196);

वर्गीकरण योजना के एक खंड (उपधारा) के विनाश पर प्रतिबंध लगाना और हटाना;

वर्गीकरण योजना, अनुभागों और दस्तावेजों के मेटाडेटा में कोई परिवर्तन;

ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता द्वारा मेटाडेटा का संशोधन और विनाश;

पहुँच अधिकार परिवर्तन;

EDMS FOIV उपयोगकर्ता या EDMS FOIV उपयोगकर्ताओं के समूह का निर्माण, संशोधन और विनाश;

दस्तावेजों का हस्तांतरण;

दस्तावेजों का विनाश;

किसी दस्तावेज़ या मेटाडेटा को प्रिंट करना।

18. नियंत्रण जानकारी के रखरखाव को सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए:

नियंत्रण जानकारी के हिस्से के रूप में दस्तावेजों, मसौदा दस्तावेजों और अनुभागों के साथ-साथ मुद्रण या सूचना के अन्य प्रदर्शन के सभी मामलों को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड करें;

नियंत्रण जानकारी संग्रहीत करने के लिए प्रक्रियाओं को स्थापित करने के लिए एक इंटरफ़ेस प्रदान करें;

नियंत्रण जानकारी को सहेजने की प्रक्रिया की सेटिंग में सभी परिवर्तनों को लॉग करें। नियंत्रण जानकारी को सहेजने की प्रक्रिया की सेटिंग में परिवर्तनों के लॉगिंग को अक्षम करने की अनुमति नहीं है;

सुनिश्चित करें कि ऑडिट ट्रेल पर की गई कार्रवाइयों के बारे में जानकारी है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, वर्गीकरण योजना के अनुभाग (उपखंड), भंडारण अवधि, मेटाडेटा;

सुनिश्चित करें कि मेटाडेटा मानों में परिवर्तन के बारे में नियंत्रण जानकारी बनी हुई है;

अनुमोदन या हस्ताक्षर करने के उद्देश्य से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रत्येक दस्तावेज़ ड्राफ्ट की नियंत्रण जानकारी के हिस्से के रूप में सहेजें;

सुनिश्चित करें कि ऑडिट जानकारी इस तरह से प्रस्तुत की गई है जिससे घटना की पहचान की जा सके और इससे जुड़े सभी डेटा प्राप्त किए जा सकें;

कुछ घटनाओं, वस्तुओं से संबंधित जानकारी के लिए नियंत्रण जानकारी में खोज की संभावना प्रदान करें - ईडीएमएस एफओआईवी के सूचना तत्व (वर्ग, वर्गीकरण योजना के उपखंड, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज, घटक, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कार्ड, मेटाडेटा और अन्य सूचना तत्व), EDMS FOIV के उपयोगकर्ता, EDMS FOIV के समूह - EDMS FOIV उपयोगकर्ताओं का सबसेट, EDMS FOIV उपयोगकर्ताओं की भूमिका, क्षण या समय अंतराल।

19. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस की वर्गीकरण योजना में, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के मामलों के नामकरण के अनुभागों और उपखंडों के अनुरूप अनुभाग और उपखंड प्रदान किए जाने चाहिए।

संबंधित अनुभागों (उपखंडों) में शामिल दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें विशिष्ट प्रबंधन की सूची के अनुसार स्थापित की जाती हैं अभिलेखीय दस्तावेजगतिविधि के दौरान उत्पन्न सरकारी संस्थाएं, निकायों स्थानीय सरकारऔर संगठन, 08.25.2010 एन 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित भंडारण की अवधि का संकेत (8 सितंबर, 2010 को रूसी संघ के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत, पंजीकरण एन 18380)।

20. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को दस्तावेजों के भंडारण और लेखांकन के लिए निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:

वर्गीकरण योजना के अनुभागों (उपखंडों) के भंडारण की शर्तों को बनाना और बदलना संभव होना चाहिए, जो संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के मामलों के नामकरण के आधार पर स्थापित किए जाते हैं;

भंडारण अवधि की संख्या पर कोई प्रतिबंध नहीं होना चाहिए;

एक अवधारण अवधि बनाते समय, इसे एक पहचानकर्ता सौंपा जाना चाहिए और इसके लिए एक अद्वितीय नाम दर्ज करने का अवसर दिया जाना चाहिए;

इस तरह के परिवर्तन या विनाश की तारीख, और ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के बारे में जानकारी सहित नियंत्रण जानकारी में परिवर्तन और भंडारण अवधि के विनाश के इतिहास को संरक्षित रूप में बनाए रखने और सहेजने की अनुमति दें, जिन्होंने दस्तावेज़ में परिवर्तन या नष्ट किया;

दस्तावेजों के भंडारण की अवधि को बदलते या नष्ट करते समय, परिवर्तन या विनाश का कारण दर्ज करना और इस जानकारी को नियंत्रण जानकारी में सहेजना आवश्यक है;

प्रत्येक अनुभाग के लिए नियुक्ति, कम से कम एक भंडारण अवधि की वर्गीकरण योजना की उपधारा (दस्तावेज़ के इलेक्ट्रॉनिक कार्ड में उस अनुभाग (उपखंड) की संख्या जिसमें दस्तावेज़ संबंधित है, स्वचालित रूप से दस्तावेज़ की संग्रहण अवधि को तदनुसार निर्धारित करना चाहिए वर्गीकरण योजना में निर्दिष्ट अवधि के साथ);

दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि की समाप्ति के समय, ईडीएमएस एफओआईवी को भंडारण अवधि की समाप्ति के बारे में ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को स्वचालित रूप से अधिसूचनाएं शुरू करनी चाहिए;

विनाश के लिए दस्तावेजों का आवंटन;

दस्तावेजों के भंडारण के संदर्भ में भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद दस्तावेजों के साथ कार्रवाई के लिए विकल्पों का न्यूनतम सेट प्रदान करें:

ए) स्थायी रूप से स्टोर करें;

बी) 22 अक्टूबर, 2004 एन 125-एफजेड के संघीय कानून के अनुसार दस्तावेज़ के मूल्य की एक परीक्षा आयोजित करें "रूसी संघ में संग्रह पर" (सोब्रानी ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2004, एन 43, कला। 4169; 2006)। , एन 50, कला 5280; 2007, एन 49, आइटम 6079; 2008, एन 20, आइटम 2253; 2010, एन 19, आइटम 2291; एन 31, आइटम 4196);

ग) संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के अनुसार दस्तावेज़ को नष्ट करना;

डी) भंडारण के लिए दूसरे भंडारण में स्थानांतरण;

ई) कैलेंडर वर्ष के अंत में, निर्धारित प्रपत्र में दस्तावेज बनाएं: समाप्त भंडारण अवधि के साथ दस्तावेजों (अनुभागों) के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम और स्थायी और दीर्घकालिक (10 वर्षों से अधिक) के लिए दस्तावेजों की एक सूची। संग्रहण अवधि।

ईडीएमएस एफओआईवी को अनुमति देनी चाहिए:

क) दस्तावेजों के भंडारण की अवधि में वृद्धि;

बी) विनाश के लिए दस्तावेजों (अनुभागों) के आवंटन पर अधिनियम के संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में संरक्षण के साथ विनाश के लिए दस्तावेजों का आवंटन;

ग) राज्य अभिलेखागार में भंडारण के लिए स्थानांतरण के लिए स्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों के वार्षिक वर्गों का निर्यात;

डी) कर्मियों पर दस्तावेजों के संग्रह में स्थानांतरण के लिए कर्मियों पर दस्तावेजों के वार्षिक अनुभागों का निर्यात;

ई) कम से कम एक सौ साल की अवधि के साथ भंडारण अवधि बनाए रखें;

ई) दस्तावेजों के विनाश और हस्तांतरण के लिए की गई किसी भी कार्रवाई को नियंत्रण जानकारी के हिस्से के रूप में रिकॉर्ड करना और उनके बारे में सूचित करना।

III. ईडीएमएस एफओआईवी की सूचना सुरक्षा के लिए आवश्यकताएं, जिसमें सीमित वितरण की सेवा जानकारी को संसाधित करना शामिल है

21. सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी की सुरक्षा के लिए, सूचना सुरक्षा आवश्यकताओं के अनुसार प्रमाणित तकनीकी और (या) सॉफ़्टवेयर सूचना सुरक्षा उपकरणों का उपयोग किया जाना चाहिए।

22. सूचना सुरक्षा आवश्यकताओं और उनके कार्यान्वयन के उपाय, साथ ही विशिष्ट सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर सुरक्षा उपकरण, स्थापित सुरक्षा वर्ग के आधार पर निर्धारित और निर्दिष्ट किए जाने चाहिए।

23. ईडीएमएस एफओआईवी को आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए राष्ट्रीय मानकरूसी संघ GOST R 51275-2006 "सूचना का संरक्षण। सूचनाकरण का उद्देश्य। सूचना को प्रभावित करने वाले कारक। सामान्य प्रावधान" और गोपनीय जानकारी की तकनीकी सुरक्षा के लिए आवश्यकताएं।

24. ईडीएमएस एफओआईवी को दस्तावेजों तक पहुंच नियंत्रण प्रदान करना चाहिए। एक्सेस अनुदान और दस्तावेजों और मेटाडेटा के साथ अन्य लेनदेन को लेखा परीक्षा ट्रेल के रूप में रिकॉर्ड और बनाए रखा जाना चाहिए।

25. ईडीएमएस एफओआईवी का 17 मार्च, 2008 एन 351 के रूसी संघ के राष्ट्रपति के डिक्री के अनुसार सूचना और दूरसंचार नेटवर्क इंटरनेट से सीधा (असुरक्षित) कनेक्शन नहीं होना चाहिए "रूसी की सूचना सुरक्षा सुनिश्चित करने के उपायों पर" अंतर्राष्ट्रीय सूचना विनिमय के सूचना और दूरसंचार नेटवर्क का उपयोग करते समय फेडरेशन" (सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2008, एन 12, आइटम 1110; 2008, एन 43, आइटम 4919; 2011, एन 4, आइटम 572)।

26. ईडीएमएस एफओआईवी को सुरक्षा नीति के अनुसार दस्तावेजों तक पहुंच प्रदान करनी चाहिए। संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के उपयोगकर्ताओं का प्रबंधन केंद्रीय रूप से किया जाना चाहिए। एक्सेस अधिकार - ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ता द्वारा निष्पादित की जाने वाली क्रियाओं का एक सेट, ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ताओं और/या ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ताओं के समूहों की भूमिकाओं को सौंपा गया है। वर्गीकरण योजना के कुछ हिस्सों तक पहुंच खोलने के अलावा, एक्सेस अधिकारों का उपयोग उन संचालन की सीमा को सीमित करने के लिए किया जाता है जो ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता ईडीएमएस एफओआईवी की वस्तुओं पर प्रदर्शन कर सकते हैं, जिसमें मेटाडेटा और अनुभागों की सामग्री को देखना, बनाना या बनाना शामिल है। एक निश्चित प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां) देखना। ईडीएमएस एफओआईवी (इसके बाद अधिकार प्रबंधन के रूप में संदर्भित) के उपयोगकर्ताओं को ईडीएमएस एफओआईवी के संसाधनों तक पहुंच अधिकारों का असाइनमेंट पूरी तरह से ईडीएमएस एफओआईवी के सॉफ्टवेयर द्वारा ही किया जाता है।

27. ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ता की भूमिका - ईडीएमएस एफओआईवी उपयोगकर्ताओं के एक पूर्वनिर्धारित सबसेट को दिए गए कार्यात्मक अधिकारों का एक सेट, ईडीएमएस एफओआईवी की उपयोगकर्ता की क्षमताओं को सीमित कर सकता है, केवल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियों) की खोज और पढ़ने की अनुमति देता है। वर्गीकरण योजना के कुछ खंड (उपखंड)।

28. अधिकार संघीय कार्यकारी अधिकारियों के ईडीएमएस समूहों को सौंपे गए हैं और इन समूहों के सदस्यों को विरासत में मिले हैं। एक्सेस अधिकार सौंपने के संचालन की अनुमति केवल ईडीएस संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के प्रशासकों को है।

29. संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस प्रशासक की शक्तियों को दर्ज किया जाना चाहिए आधिकारिक विनियमएफओआईवी अधिकारी।

30. पहुंच का प्रबंधन करते समय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियों) की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए:

एक्सेस अधिकार प्रबंधन के साथ संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस प्रशासक प्रदान करें;

ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता को एक साथ कई भूमिकाएं सौंपकर एक्सेस अधिकारों के संयोजन के उपयोग का समर्थन करना;

EDMS FOIV के व्यवस्थापक को EDMS FOIV के समूह बनाने और उनका प्रबंधन करने में सक्षम बनाना;

केवल ईडीएस संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के प्रशासकों को सिस्टम कार्यों और प्रासंगिक घटनाओं तक पहुंच प्रदान करें;

जब ईडीएमएस एफओआईवी का उपयोगकर्ता इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और मेटाडेटा की सामग्री पर खोज करता है, तो ईडीएमएस एफओआईवी को उन खोज परिणामों की सूची में शामिल नहीं करना चाहिए जिन पर ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के पास पहुंच अधिकार नहीं हैं।

31. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां), मेटाडेटा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की बहाली (दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां), मेटाडेटा के नियमित बैकअप की संभावना प्रदान करनी चाहिए। बैकअप प्रतियां। नियमित स्वचालित बैकअप और पुनर्प्राप्ति को या तो ईडीएमएस एफओआईवी में ही ईडीएमएस एफओआईवी, एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली, या किसी अन्य सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन में उपयोग किए जाने वाले उपकरणों के साथ एकीकृत करके कार्यान्वित किया जा सकता है।

32. ईडीएमएस का बैकअप और रिकवरी सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण को निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए:

स्वचालित बैकअप और पुनर्प्राप्ति प्रक्रियाएं हैं जो वर्गीकरण योजना, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां), मेटाडेटा, प्रशासन पैरामीटर और नियंत्रण जानकारी के अनुभागों (उपखंडों) के नियमित पूर्ण या चयनात्मक बैकअप की अनुमति देती हैं, साथ ही, यदि आवश्यक हो, तो उनकी बहाली ;

ईडीएमएस एफओआईवी के प्रशासकों को बैकअप प्रक्रियाओं को करने के लिए एक कार्यक्रम निर्धारित करने का अवसर प्रदान करें:

ए) बैकअप की आवृत्ति निर्दिष्ट करना;

बी) बैकअप के लिए अनुभागों (उपखंडों) और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां) का संकेत देना;

ग) बैकअप के लिए भंडारण स्थान निर्दिष्ट करना।

बैकअप से जानकारी को पुनर्स्थापित करने की क्षमता केवल EDS FOIV सिस्टम के व्यवस्थापक को प्रदान की जानी चाहिए।

बैकअप प्रतियों से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक छवियां) को पुनर्स्थापित करते समय, इसकी अखंडता (मेटाडेटा, नियंत्रण जानकारी सहित) को बहाली प्रक्रिया के पूरा होने पर पूरी तरह से सुनिश्चित किया जाना चाहिए।

उद्यम में उपयोग किए जाने वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) को नियामक ढांचे और संघीय कार्यकारी अधिकारियों द्वारा उस पर लगाई गई सभी आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, कार्यक्षमता और तकनीकी क्षमताओं के मामले में अपने उपयोगकर्ताओं की अपेक्षाओं को पूरा करना चाहिए। केवल इस मामले में, यह दस्तावेजों के साथ प्रभावी कार्य सुनिश्चित करने में सक्षम होगा, उनके प्रबंधन की प्रक्रियाओं को स्वचालित करेगा।

दस्तावेज़ प्रबंधन से संबंधित प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की आवश्यकता को लगभग सभी कंपनियों द्वारा मान्यता प्राप्त है। निर्णयों की दक्षता और गुणवत्ता, उनके कार्यान्वयन की प्रभावशीलता और समग्र रूप से कंपनी की गतिविधियाँ काफी हद तक इस बात पर निर्भर करती हैं कि दस्तावेजों के साथ काम कैसे व्यवस्थित किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली — ये सूचना प्रणालियां हैं जो अपने पूरे जीवन चक्र (निर्माण, संशोधन, भंडारण, खोज, वर्गीकरण, आदि) के साथ-साथ कर्मचारियों के बीच बातचीत प्रक्रियाओं के दौरान दस्तावेजों के साथ काम को स्वचालित करने में मदद करती हैं। ईडीएमएस चुनते समय, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सिस्टम वास्तव में ऐसी समस्याओं का समाधान प्रदान करता है और इसके लिए कई आवश्यकताओं को पूरा करता है। सबसे पहले, ये कानूनी आवश्यकताएं हैं।

विधायी ढांचा

रूसी उपयोगकर्ता के लिए ईडीएमएस चुनने का मुख्य मानदंड कार्यालय के काम के स्वीकृत मानकों और मानदंडों और कानून के साथ विरोधाभासों की अनुपस्थिति के साथ प्रणाली का अनुपालन है।

राज्य स्तर पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का विनियमन कई दिशाओं में किया जाता है। यह विधायी विनियमन (संघीय कानून), कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह के क्षेत्र में मानकीकरण, रूसी संघ के राष्ट्रपति के फरमान और रूसी संघ की सरकार के संकल्प, राज्य के अधिकारियों और प्रशासन के आदेश और आदेश। उच्चतर कानूनी बलरूसी संघ के कानून हैं। कानून की अज्ञानता कोई बहाना नहीं है।

MoReq-2 मानक

मानक (विनिर्देश) MMoReq-2 (इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के प्रबंधन के लिए मॉडल आवश्यकताएँ) " विशिष्ट आवश्यकताएंप्रति स्वचालित प्रणालीइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन", यूरोपीय आयोग द्वारा 2008 में प्रकाशित और रूसी में अनुवादित, 12 मॉड्यूल (तालिका) में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के प्रबंधन के लिए 700 से अधिक आवश्यकताएं शामिल हैं। मानक बनाने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है संदर्भ की शर्तेंकार्यप्रवाह स्वचालन के लिए सॉफ्टवेयर उत्पादों का निर्माण करने के लिए।

तालिका एक। MOREQ 2 विनिर्देश के अनुसार EDMS के लिए कार्यात्मक आवश्यकताएं

	आवश्यकता समूह	आवश्यकताओं की संख्या
1	वर्गीकरण योजना और मामलों का संगठन
2	अभिगम नियंत्रण और सुरक्षा
3	भंडारण, चयन और स्थानांतरण
4	दस्तावेजों का इनपुट और पंजीकरण
5	सूचना वस्तुओं की पहचान
6	खोजें, निकालें और प्रदर्शित करें
7	प्रशासनिक कार्य
8	वैकल्पिक मॉड्यूल
9	गैर-कार्यात्मक आवश्यकताएं

ईडीएमएस के लिए कंपनी की आवश्यकताएं

प्रत्येक कंपनी, अपनी गतिविधियों की बारीकियों और दस्तावेज़ प्रबंधन के संगठन के आधार पर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए अपनी आवश्यकताओं को तैयार करती है। हालाँकि, GOST R ISO 15489-1-2007 "दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएं, प्रक्रियाओं का हिस्सा — सिस्टम में एक दस्तावेज़ का पंजीकरण, पहुंच और सुरक्षा का वर्गीकरण, आदेश की स्थापना और भंडारण की शर्तें, आदि। — दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रियाओं के रूप में पहचान करता है। ऐसी प्रक्रियाएं लगभग किसी भी कंपनी के लिए सामान्य होंगी। ईडीएमएस के लिए कंपनियों की सामान्यीकृत आवश्यकताओं में शामिल हैं:

• इनकमिंग, आउटगोइंग, आंतरिक दस्तावेजों, नागरिकों की अपील, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों का पंजीकरण, लेखा और नियंत्रण;
• अनुवाद की संभावना कागजी दस्तावेजमें इलेक्ट्रॉनिक रूप, स्ट्रीमिंग स्कैनिंग, दस्तावेज़ पहचान;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं की कठोरता और साथ ही, उन्हें "मक्खी पर" और किसी भी रूप में बनाने की क्षमता;
• भौगोलिक रूप से वितरित उपखंडों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान;
• दस्तावेजों का रूब्रिकेशन, वर्गीकरण और वर्गीकरण;
• भाषा की आकृति विज्ञान को ध्यान में रखते हुए, दस्तावेजों की सामग्री द्वारा विवरण और पूर्ण-पाठ खोज द्वारा खोज;
• अभिलेखीय भंडारण में दस्तावेजों का लेखा और प्रसंस्करण;
• रिपोर्टिंग;
• पहुँच अधिकार प्रबंधन;
• डिजिटल हस्ताक्षर का आवेदन।

कार्य प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करने के संदर्भ में, कंपनियां निम्नलिखित रूप में ईडीएमएस के लिए अपनी आवश्यकताओं को तैयार करती हैं:

• मसौदा दस्तावेजों का निर्माण;
• मसौदा दस्तावेजों की स्वीकृति;
• दस्तावेजों की स्वीकृति;
• संकल्पों, निर्देशों का निर्माण;
• अनुशासन प्रदर्शन का नियंत्रण;
• दस्तावेजों का संस्करण नियंत्रण;
• कार्यों का लॉगिंग;
• दस्तावेजों की चर्चा;
• दस्तावेजों आदि को निष्पादित करने के लिए प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल।

ईडीएमएस के लिए इन सभी आवश्यकताओं के अलावा, कंपनियां उम्मीद करती हैं कि यह पूरी कंपनी में आईटी विकास की अवधारणा का अनुपालन करेगी। जो, बदले में, मापनीयता, भौगोलिक रूप से वितरित ईडीएमएस बनाने की संभावना, साथ ही — कार्यात्मक कार्यों का विस्तार। सिस्टम की महत्वपूर्ण अपेक्षित संपत्ति — इसका खुलापन, अर्थात्। अपने स्वयं के विशेषज्ञों की ताकतों सहित, परिवर्तन करने की संभावना।

कॉर्पोरेट के साथ एकीकरण के लिए उद्यमों को ईडीएमएस की संभावना की भी आवश्यकता है सूचना प्रणाली, सहित ई-मेल, मानक कार्यालय अनुप्रयोगों के साथ, कंपनी का कॉर्पोरेट पोर्टल।

कार्यकारी अधिकारियों में काम के लिए, एकीकरण आपको एकल को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है सूचना स्थाननागरिकों की अपीलों को डाउनलोड करने के लिए, साइट के साथ बातचीत करने के लिए, अंतर्विभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के साथ दस्तावेजों का आदान-प्रदान करने के लिए।

ईडीएमएस के लिए कंपनियों की अपरिवर्तनीय आवश्यकता — सूचना सुरक्षा और उनमें निहित दस्तावेजों और सूचनाओं की सुरक्षा सुनिश्चित करना।

उपयोगकर्ताओं की व्यक्तिगत प्राथमिकताएं

ईडीएमएस उपयोगकर्ताओं की व्यक्तिगत प्राथमिकताएं, एक नियम के रूप में, सिस्टम में काम करने की सुविधा सुनिश्चित करने, कुछ कार्यों के प्रदर्शन में विश्वास बढ़ाने के लिए नीचे आती हैं। तो, सामान्य प्राथमिकताओं में से एक — इंटरफ़ेस की सादगी और सुविधा। ईडीएमएस का उपयोग करने का तरीका सीखने में जितना कम समय व्यतीत होता है, उतनी ही तेजी से सिस्टम उपयोगकर्ताओं द्वारा स्वीकार किया जाता है। सरल और उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस जिसके साथ वह अन्य कार्यात्मक क्षेत्रों में काम करने के आदी है, एक इलेक्ट्रॉनिक प्रशिक्षण पाठ्यक्रम की उपलब्धता ईडीएमएस को संचालन में लगाने के लिए समय को काफी कम कर देती है और इसकी अस्वीकृति का कारण नहीं बनती है, जैसा कि बाकी सब कुछ नया है।

उपयोगकर्ताओं को अनौपचारिक संचार की भी आवश्यकता होती है, किसी विशेष दस्तावेज़ में परिवर्तन की आवश्यकता पर चर्चा करने का अवसर।

अन्य उपयोगकर्ता प्राथमिकताओं में शामिल हैं:

• दस्तावेजों (प्रक्रियाओं) के आंदोलन को प्रदर्शित करना, जिसमें शामिल हैं — ग्राफिक;
• दस्तावेज़ के निष्पादन पर परिचालन नियंत्रण (किस चरण, कौन सा कर्मचारी, जिसके पास एक कागजी प्रति है, क्या प्रतिपक्ष ने अनुबंध वापस किया, क्या सहकर्मी ने कार्य करना शुरू किया, आदि);
• व्यक्तिगत, व्यक्तिगत फ़ोल्डरों का संगठन (भंडारण व्यक्तिगत दस्तावेजसहकर्मियों तक उनकी पहुंच के लचीले प्रावधान के साथ);
• किसी विशिष्ट उपयोगकर्ता के लिए विशिष्ट कार्य करने के लिए सिस्टम को कॉन्फ़िगर करने की क्षमता;
• डेस्कटॉप का संगठन केवल वही जानकारी प्रदर्शित करता है जिसकी कर्मचारी को आवश्यकता होती है;
• सिस्टम तक रिमोट एक्सेस, मोबाइल उपकरणों से काम करें।

इसलिए, उदाहरण के लिए, 1C: दस्तावेज़ प्रबंधन EDMS उपरोक्त सभी आवश्यकताओं को पूरा करता है, और iPad के लिए 1C-KPD और iDecide का संयुक्त समाधान आपको सड़क पर और व्यावसायिक यात्रा पर दस्तावेज़ों के साथ काम करने, कार्यों को देखने और निष्पादित करने की अनुमति देता है। एक मोबाइल डिवाइस, आदेशों के पंजीकरण को आसान बनाने के लिए आवाज और ग्राफिक टिप्पणियों का उपयोग करता है, जो निर्णय लेने की गति को तेज करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए कंपनी के लिए बाहरी आवश्यकताओं का ज्ञान, और इसके लिए अपनी आवश्यकताओं को तैयार करने की क्षमता, न केवल कंपनी के लिए सबसे उपयुक्त प्रणाली चुनने, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रियाओं को स्वचालित और अनुकूलित करने और उन्हें प्रबंधित करने की अनुमति देती है, बल्कि यह भी — दस्तावेजों के साथ सामूहिक कार्य के लिए एक एकीकृत सूचना वातावरण बनाना।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को जिन मुख्य आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए:

• विश्वसनीय भंडारण और दस्तावेज़ीकरण की आसान खोज।
• लिपिक कार्यों का समर्थन और प्रदर्शन।
• दस्तावेजों के निष्पादन और उनके रूटिंग पर समय पर नियंत्रण।
• विश्लेषणात्मक रिपोर्ट का निर्माण।
• सूचना सुरक्षा सुनिश्चित करना।

आधुनिक ईडीएमएस में ग्राहकों के साथ बातचीत करने, उनके अनुरोधों को संसाधित करने और अतिरिक्त उपयोगी उपकरण भी हैं जो आपको कई लागू समस्याओं को हल करने की अनुमति देते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के प्रकार

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के वर्गीकरण के विभिन्न प्रकार हैं, लेकिन सबसे सांकेतिक वर्गीकरण शीर्षक कार्यक्षमता द्वारा ईडीएमएस का विभाजन है। किसी भी ईडीएमएस को उसके डेवलपर द्वारा मुख्य रूप से एक निश्चित प्रकार के कार्य करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इसका मतलब यह नहीं है कि यह अधिकांश "भाइयों" में निहित किसी भी अतिरिक्त तकनीक के लिए प्रदान नहीं करता है। प्रत्येक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के उपकरणों के एक सेट की अपनी ताकत और कमजोरियां होती हैं। शीर्षक कार्यक्षमता के अनुसार वर्गीकरण में, ईडीएमएस की ताकत को ध्यान में रखा जाता है।

तो, यह इस तरह दिखता है:

• ईडीएमएस को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण के साथ-साथ कागज़ के दस्तावेज़ों के डिजिटल एनालॉग बनाने और काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
• लेखा प्रणाली जो अपने पूरे जीवन चक्र (इलेक्ट्रॉनिक फाइल कैबिनेट) में घटनाओं और दस्तावेजों के पंजीकरण को स्वचालित करती है।
• ईडीएमएस, जिसका मुख्य कार्य बड़े कॉर्पोरेट सूचना भंडारों के साथ काम को स्वचालित करना है।
• दस्तावेज़ीकरण के साथ इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार का प्रबंधन करने वाले सिस्टम।
• ईडीएमएस, जिसकी कार्यक्षमता निकालने में विशिष्ट है आवश्यक जानकारीअभिलेखागार और अन्य इलेक्ट्रॉनिक स्रोतों से।
• सिस्टम जो कॉर्पोरेट प्रक्रियाओं, दस्तावेज़ प्रसंस्करण और संगठन के कर्मचारियों की गतिविधियों का प्रबंधन करते हैं जो व्यावसायिक दस्तावेजों के साथ काम करने में शामिल हैं।
• सूचना ईडीएमएस जो डेटा भंडारण उपकरणों का प्रबंधन करते हैं।

केवल रूस में उपयोग किए जाने वाले मूल देश द्वारा एसईडी का एक संक्षिप्त वर्गीकरण भी है। इसके अनुसार, हमारे देश में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों को घरेलू, आयातित और रूसी में विभाजित किया गया है, जिसे विदेशी लोटस / डोमिनोज़ प्लेटफॉर्म पर विकसित किया गया है। हमारी समीक्षा में केवल दो विदेशी EDMS - EMC Documentum और Lotus Domino.Doc के उदाहरण शामिल हैं। अन्य सभी ईडीएमएस में रूस की "नागरिकता" है।

TOP-10 इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली

हमने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का मूल्यांकन किया, जो किसी उद्यम में दस्तावेज़ प्रबंधन को स्वचालित करने के लिए ईडीएमएस चुनते समय निर्णायक पांच मापदंडों की तुलना पर ध्यान केंद्रित करते हैं। पैमाना दस-बिंदु है।

स्थान	कार्यक्रम/सेवा	कीमत	सीखने में आसानी	कार्यक्षमता	रूसी कानून के लिए लेखांकन	तकनीकी सहयोग	कुल मिलाकर स्कोर
1	एक व्यापार	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1सी: पुरालेख:	9	7	10	10	9	9
2-4	कंपनी मीडिया	9	9	9	10	8	9
4-6	ईएमसी दस्तावेज	–	9	10	8	8	8,8
4-6	लॉजिक्स	9	10	9	10	6	8,8
4-6	महानद	9	10	9	10	6	8,8
7	डायरेक्टम	10	8	8	10	7	8,6
8	लोटस डोमिनोज़.डॉक	–	8	8	9	9	8,5
9	ऑप्टिमा-वर्कफ़्लो	10	8	8	9	7	8.4
10	लैनडॉक्स	8	7	7	10	8	8

नोट: तालिका में सिस्टम का अंतिम मूल्यांकन 100% उद्देश्य होने का दावा नहीं करता है और इस विषय के गहन विश्लेषण के आधार पर लेखक की राय को दर्शाता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की यह समीक्षा केवल उच्च गुणवत्ता वाले सॉफ़्टवेयर उत्पादों के बीच की जाती है जिन्हें सुरक्षित रूप से उपयोग के लिए चुना जा सकता है विभिन्न प्रकार केव्यापार।

एक व्यापार

यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सोवियत संघ के बाद के पूरे अंतरिक्ष में अपने खंड में एक मान्यता प्राप्त नेता है। सबसे बड़ी जोत और निगम और छोटे व्यवसाय दोनों ही इसमें दस्तावेज़ संचलन और कार्यालय का काम सफलतापूर्वक करते हैं। इस प्रणाली के संबंध में, एक तनातनी लागू करना उचित है: "DELO" अपने व्यवसाय को जानता है। दरअसल, यह सॉफ्टवेयर ऑफिस वर्क और वर्कफ्लो के डीप ऑटोमेशन के लिए आदर्श है।

पेशेवरों

• किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के संचलन के सभी चरणों को ट्रैक करने की क्षमता।
• दस्तावेज़ीकरण परियोजनाएँ बनाने में सरलता और सुविधा।
• सिस्टम की सामान्य डिबगिंग और कार्यक्षमता।

माइनस

• "विस्तारित" minuses में कुछ हद तक पुरातन इंटरफ़ेस और महारत हासिल करने में एक निश्चित कठिनाई शामिल है।

कीमत क्या है?

एक कार्यस्थल (DBMS - Oracle) के भीतर "DELO" प्रणाली का उपयोग करने के लिए लाइसेंस की कीमत इन स्थानों की नियोजित कुल संख्या पर निर्भर करती है और 11,000 रूबल (201-500 r / m) से 13,400 रूबल (1-5 r) तक भिन्न होती है। /एम)। यदि संगठन Microsoft SQL Server DBMS का उपयोग करता है, तो एक के लिए लाइसेंस कार्यस्थलक्रमशः 7200 से 9500 रूबल की लागत आएगी।

लॉजिक्स

लॉजिक SED प्रोग्राम को 2012 तक बॉस-रेफरेंट कहा जाता था और यह सबसे लोकप्रिय में से एक था रूसी प्रणालीइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, डेलो ईडीएमएस का एक गंभीर प्रतियोगी। नाम परिवर्तन ने इस सॉफ़्टवेयर उत्पाद की गुणवत्ता को प्रभावित नहीं किया, और यह अभी भी किसी भी प्रकार और आकार के उद्यमों में कार्यालय प्रबंधन के लिए एक विश्वसनीय और कार्यात्मक प्रणाली है।

पेशेवरों

• दस्तावेज़ अनुमोदन के लिए जटिल बहु-स्तरीय मार्ग बनाने की क्षमता।
• उपयोगकर्ता डेटा सुरक्षा की उच्च डिग्री।
• सिस्टम के मुख्य घटकों में महारत हासिल करने में सापेक्ष आसानी।
• लचीली और अनुकूलन योग्य दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रियाएं।

माइनस

• एक गंभीर स्टाफ टर्नओवर के साथ एक्सेस अधिकारों का असुविधाजनक भेदभाव।
• तकनीकी सहायता का सबसे कर्तव्यनिष्ठ कार्य नहीं।
• पुरातन इंटरफ़ेस।

कीमत क्या है?

इस कार्यक्रम का उपयोग करने के लिए एक लाइसेंस की लागत इससे जुड़े कर्मचारियों की संख्या पर निर्भर करती है। यदि उनकी संख्या 49 लोगों से अधिक नहीं है, तो प्रत्येक कार्यस्थल के लिए कीमत 5,900 होगी; 50 से 199 जुड़े श्रमिकों से - 5,200 रूबल; और यदि 200 से अधिक नौकरियां हैं, तो एक लाइसेंस की कीमत न्यूनतम होगी - 4900 रूबल।

महानद

यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कार्यालय कार्य के क्षेत्र में ISO 9000 गुणवत्ता मानक और रूसी GOST की आवश्यकताओं के पूर्ण अनुपालन में विकसित की गई थी। अपने "सहयोगियों" से "ईयूएफआरएटीएस" अपने स्वयं के अनूठे सॉफ़्टवेयर विकासों की उपस्थिति में भिन्न है जो प्रतिस्पर्धी ईडीएमएस में नहीं मिल सकते हैं। विशुद्ध रूप से तकनीकी यह प्रणालीआधुनिक रूसी बाजार पर सबसे "उन्नत" ईडीएमएस में से एक है।

पेशेवरों

• इस प्रणाली के वितरण पैकेज में एक अंतर्निहित Nika DBMS शामिल है, जो उपयोगकर्ता संगठन को अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर खरीदने से स्वचालित रूप से मुक्त करता है।
• एक अच्छा यादगार डिजाइन के साथ अनुकूल इंटरफेस।
• एक्सेस अधिकारों के प्रबंधन के लिए अंतर्निहित भूमिका तंत्र।

माइनस

• बहुत धीमी गति, विशेष रूप से कमजोर कंप्यूटरों पर।
• काम में आवधिक विफलता और धीमी तकनीकी सहायता।

कीमत क्या है?

संगठन के अपने सर्वर पर सिस्टम की स्थापना के साथ एक मानक लाइसेंस की लागत 5200 से 7300 रूबल प्रति वर्कस्टेशन, अधिक उपयोगकर्ता - कीमत कम है। हालाँकि, सर्वर घटक को निर्माता के उपकरण पर रखने का विकल्प भी है। इस मामले में, एक सदस्यता शुल्क प्रणाली लागू होती है - चार टैरिफ, प्रति माह 10,000 से 95,000 रूबल की लागत।

1सी: पुरालेख:

यह उद्यम दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सबसे अच्छे और निश्चित रूप से सबसे बहुमुखी कार्यक्रमों में से एक है। 1सी: आर्काइव विश्वसनीय और, सबसे महत्वपूर्ण, विभिन्न प्रारूपों के व्यावसायिक दस्तावेज़ीकरण का केंद्रीकृत भंडारण प्रदान करता है, जिसमें अधिकृत कर्मियों द्वारा इसकी पहुंच होती है जो फाइलों को संपादित कर सकते हैं।

पेशेवरों

• आवश्यक डेटा को शीघ्रता से खोजने के लिए एक डिबग किया गया एल्गोरिथम।
• किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की क्षमता - पाठ और ग्राफिक्स से लेकर ऑडियो और वीडियो फ़ाइलों तक।
• व्यापक मापनीयता जो आपको बड़े और छोटे दोनों उद्यमों में इस सॉफ़्टवेयर का सफलतापूर्वक उपयोग करने की अनुमति देती है।
• 1C का मुख्य लाभ: संग्रह, जो इस कार्यक्रम को प्रतिस्पर्धियों से अलग करता है, उत्पाद की कीमत और इसकी कार्यक्षमता की क्षमताओं का इष्टतम संयोजन है।
• बाहरी अनुप्रयोगों के साथ एकीकरण के लिए समर्थन।

माइनस

• बहुत सारे सिस्टम संसाधनों का उपभोग करना।
• अनुभवी उपयोगकर्ताओं के लिए भी महारत हासिल करने की बढ़ी हुई कठिनाई।

कीमत क्या है?

इस कार्यक्रम की "असेंबली" की कीमत 12,000 से 57,000 रूबल तक भिन्न होती है, और पहली राशि का भुगतान विशेष रूप से 1C के पिछले संस्करण को अपग्रेड करने के लिए करना होगा: पुरालेख।

डायरेक्टम

सरल और कार्यात्मक ईडीएमएस डायरेक्टम छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए एक उत्कृष्ट समाधान होगा। इस प्रणाली के लिए धन्यवाद, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को पारंपरिक पेपर वर्कफ़्लो के साथ सफलतापूर्वक जोड़ा जा सकता है ताकि बाद में "दर्द रहित" संगठन को पूरी तरह से DIRECTUM में काम करने के लिए स्थानांतरित किया जा सके। उन्नत वर्कफ़्लो तकनीक कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं का कुशल स्वचालन प्रदान करती है।

पेशेवरों

• विशेष सॉफ़्टवेयर टूल की उपलब्धता जो यथासंभव दस्तावेज़ीकरण की खोज और पहचान को आसान बनाते हैं।
• विशिष्ट कार्यों के लिए प्रणाली के स्वतंत्र संशोधन के पर्याप्त अवसर।
• अन्य कार्यक्रमों के साथ एकीकरण की विस्तारित संभावनाएं।

माइनस

• उद्यम के प्रबंधन के लिए प्रणाली का उन्मुखीकरण - सामान्य क्लर्कों के लिए इसमें काम करना अधिक कठिन होता है।
• कुछ हद तक भ्रमित और अपारदर्शी मूल्य निर्धारण नीति।

कीमत क्या है?

इस ईडीएमएस के उपयोग के लिए लाइसेंस व्यक्तिगत रूप से और पैकेज ऑफ़र के हिस्से के रूप में खरीदे जाते हैं। सबसे सस्ते बेसिक क्लाइंट लाइसेंस की कीमत 7,800 रूबल है। लाइसेंस पैकेज की लागत 148,200 रूबल (20 कर्मचारियों के लिए मूल) से शुरू होती है और 2,010,000 रूबल (200 कर्मचारियों के लिए) तक जाती है।

ऑप्टिमा-वर्कफ़्लो

यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली अपने खंड में एक मजबूत मध्यम किसान है। यह निरंतर विकास में है और अब तक बाजार के मान्यता प्राप्त मास्टोडन के साथ समान शर्तों पर प्रतिस्पर्धा नहीं कर सकता है। हालांकि, ऑप्टिमा-वर्कफ्लो में कई "ट्रिक्स अप इट्स स्लीव" हैं - अनूठी प्रौद्योगिकियां जो इसे भीड़ से अलग करती हैं।

पेशेवरों

• एक ही प्रकार के दस्तावेजों और उनके पंजीकरण की जानकारी के सीरियल इनपुट के कार्य का कार्यान्वयन।
• एंटीवायरस प्रोग्राम के साथ स्कैन करना।
• आपकी पसंद के नियमित और एन्क्रिप्टेड दस्तावेज़ों का अनुक्रमण।
• बहुभाषी यूजर इंटरफेस।

माइनस

• विशिष्ट कार्यक्षमता के नुकसान जो आउटगोइंग अपडेट द्वारा स्थायी रूप से समाप्त हो जाते हैं।

कीमत क्या है?

इस प्लेटफ़ॉर्म पर आधारित विशिष्ट समाधानों की लागत 55,000 से 75,000 रूबल तक है।

ईएमसी दस्तावेज

कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए इस मंच को आईटी उद्योग, ईएमसी में विश्व नेता द्वारा विकसित किया गया था। व्यक्तिगत उपकरणों के लचीले अनुकूलन के साथ शक्तिशाली कार्यक्षमता ईएमसी डॉक्यूमेंटम को रूसी बाजार पर उपलब्ध सर्वोत्तम विदेशी ईडीएमएस बनाती है।

पेशेवरों

• डिजाइन दस्तावेजों के प्रबंधन में आसानी के उच्च स्तर।
• चेक-इन/चेक-आउट तंत्र का कार्यान्वयन, जो आपको एक्सेस अधिकारों के वितरण का प्रबंधन करने की अनुमति देता है।
• एक फ़ंक्शन की उपस्थिति जो आपको कई स्तरों पर अनुमोदन प्रक्रिया को लागू करने की अनुमति देती है।
• स्कैनिंग और दस्तावेज़ पहचान उपकरणों के लिए समर्थन।

माइनस

• केवल इंटरनेट एक्सप्लोरर ब्राउज़र के साथ काम करता है।
• सिस्टम पर सार्वजनिक रूप से उपलब्ध तकनीकी और व्यावहारिक दस्तावेज़ीकरण का अभाव।
• बार-बार "ब्रेक" और एक उच्च सिस्टम लोड के साथ पिछड़ जाता है।

कीमत क्या है?

इस प्लेटफॉर्म का उपयोग करने के लिए कोई निश्चित कीमत नहीं है। इसके कार्यान्वयन की लागत पर प्रत्येक ग्राहक के साथ व्यक्तिगत रूप से बातचीत की जाती है।

लैनडॉक्स

1997 में घरेलू कंपनी LANIT द्वारा विकसित, दस्तावेज़ प्रबंधन को स्वचालित करने के लिए यह मंच आज भी कई उद्यमों और संस्थानों द्वारा मांग में है। LanDocs आपको एक आरामदायक वर्कफ़्लो और वर्कफ़्लो वातावरण बनाने की अनुमति देता है, जो सभी श्रेणियों के उपयोगकर्ताओं को इसे प्रबंधित करने के लिए आवश्यक उपकरणों के सेट के साथ प्रदान करता है।

पेशेवरों

• एकीकृत क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा उपकरणों की उपलब्धता।
• कार्यप्रवाह प्रक्रिया में दूरस्थ शाखाओं के कर्मचारियों को शामिल करने की क्षमता।
• कागज प्रलेखन के बैच स्कैनिंग के कार्य की उपस्थिति।

माइनस

• काफी सामान्य प्रदर्शन मुद्दे।
• कार्यक्षमता का विस्तार करने के कमजोर अवसर।
• खरोंच से सिस्टम में महारत हासिल करने में कठिनाई।

कीमत क्या है?

सर्वर लाइसेंस की कीमत 30,000 से 216,000 रूबल तक भिन्न होती है। उपयोगकर्ता लाइसेंस 5,600 से 8,400 रूबल की कीमत पर खरीदे जा सकते हैं।

कंपनी मीडिया

CompanyMedia व्यावसायिक प्रक्रियाओं, वर्कफ़्लो और कार्यालय के काम को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किए गए सॉफ़्टवेयर समाधानों का एक पूरा सेट है। यह ईडीएमएस प्रतिस्पर्धियों से सेटिंग्स के अपने नायाब लचीलेपन और स्वतंत्र मॉड्यूल की उपस्थिति में अलग है जिसे अलग से स्थापित किया जा सकता है।

पेशेवरों

• एक जटिल कॉर्पोरेट संरचना और क्षेत्रीय संरचना वाले उद्यमों में सिस्टम के सफल संचालन की संभावना।
• सिस्टम की अभूतपूर्व विश्वसनीयता, जो इसे वर्ष में 365 दिन चौबीसों घंटे सक्रिय रूप से संचालित करने की अनुमति देती है।
• कई प्रकार की नौकरियों के साथ काम करने के लिए स्वचालित समर्थन।
• संगठन की पदानुक्रमित संरचना के अनुसार पहुँच अधिकारों का विभेदन।

माइनस

• वेब इंटरफ़ेस में कुछ ब्राउज़रों के लिए सीमित समर्थन है, विशेष रूप से फ़ायरफ़ॉक्स में।
• प्रणाली का फोकस मुख्य रूप से मध्यम और बड़े व्यवसायों पर है।

कीमत क्या है?

इस सॉफ़्टवेयर की अंतिम कीमत में कई घटक शामिल हैं, जिसमें स्टाफ प्रशिक्षण, अतिरिक्त मॉड्यूल की स्थापना और सिस्टम का उपयोग करने के अधिकारों का हस्तांतरण शामिल है। कुल राशि की ऊपरी सीमा 99,000 रूबल है। सबसे सस्ते विषयगत मॉड्यूल की कीमत 4,000 रूबल होगी।

लोटस डोमिनोज़.डॉक

यह ईडीएमएस प्रसिद्ध नोट्स/डोमिनोज़ प्लेटफॉर्म के लिए एक एप्लिकेशन है, जिसमें एक उच्च-स्तरीय डेटा सुरक्षा प्रणाली है। Lotus Domino.Doc में एक उन्नत इलेक्ट्रॉनिक संग्रह भी है जो आपको कॉर्पोरेट दस्तावेज़ीकरण के एक बड़े भंडार को लागू करने की अनुमति देता है।

पेशेवरों

• एक वितरित वातावरण में दस्तावेज़ प्रवाह प्रबंधन कार्यों के जटिल समाधान के लिए डिज़ाइन की गई अद्वितीय प्रतिकृति प्रणालियों की उपलब्धता।
• दस्तावेजों की खोज करने की क्षमता अलग भागसूचना भंडारण।
• LDAP निर्देशिकाएं कॉर्पोरेट स्तर तक बढ़ जाती हैं।

माइनस

• इस प्रणाली के नुकसान मुख्य रूप से इसके पश्चिमी मूल से उपजी हैं - इंटरफ़ेस और कुछ कार्यों के कार्यान्वयन के बारे में कुछ प्रश्न हैं।

कीमत क्या है?

उपयोगकर्ता और सर्वर लाइसेंस की लागत की गणना प्लेटफ़ॉर्म वेबसाइट पर व्यक्तिगत रूप से की जाती है।

आखिरकार

समीक्षा के तहत एक निश्चित पंक्ति को संक्षेप में, मैं एक महत्वपूर्ण बारीकियों पर ध्यान देना चाहूंगा: आपके व्यवसाय में एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत इसकी लाभप्रदता में तत्काल वृद्धि की गारंटी नहीं देती है, और, कुछ मामलों में, यह कर सकती है नुकसान पहुँचाना। यदि आपका संगठन ईडीएमएस के बिना काम करते हुए सफलतापूर्वक कार्य करता है और लाभ कमाता है, तो उन्हें लागू करने का निर्णय लेने से पहले एक हजार बार सोचें। "प्रगतिशील फैशन" का पीछा करने और उनकी गंभीर आवश्यकता के बिना इन प्रणालियों को स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है। हालांकि, व्यवसाय के विस्तार और कर्मचारियों के उच्च कार्यभार के साथ, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली एक प्रकार की जीवन रेखा बन सकती है जो कंपनी को कागजी कार्रवाई के दलदल से बाहर निकलने में मदद करेगी।