ईडी के मुख्य कार्य और उनके लिए आवश्यकताएं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए आवश्यकताएँ। ईडीएमएस के लिए सामान्य गैर-कार्यात्मक आवश्यकताएं

रूस के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय के ईडीएमएस के लिए आवश्यकताएँ

ईडीएमएस गति आवश्यकताएँ

ईडीएमएस में सभी लेनदेन के लिए लेखांकन की आवश्यकताएं

ईडीएमएस की कार्यक्षमता के लिए आवश्यकताएँ

ईडीएमएस में मूल्य और अभिलेखीय भंडारण की जांच

1990 के दशक के मध्य में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (EDMS) का उपयोग शुरू हुआ। हालांकि, राष्ट्रीय स्तर पर ईडीएमएस की शुरूआत पिछले पांच वर्षों में ही व्यापक हो गई है। यहां मुख्य प्रोत्साहन 12 फरवरी, 2011 नंबर 176-आर के रूसी संघ की सरकार का आदेश था, जिसने संक्रमण के लिए कार्य योजना को मंजूरी दी थी संघीय निकाय कार्यकारिणी शक्तिकागज रहित दस्तावेज़ प्रबंधन और 6 सितंबर, 2012 संख्या 890 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री के लिए "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में सुधार के उपायों पर" राज्य की शक्ति».

जबकि ईडीएमएस का उपयोग विशेष रूप से अंतर-संगठनात्मक प्रणालियों के रूप में किया गया था, उनकी विविधता और एक दूसरे के साथ असंगति कोई महत्वपूर्ण समस्या नहीं थी। लेकिन एकल सूचना स्थान में संक्रमण की शुरुआत के साथ, अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का संगठन, ईडीएमएस को एकीकृत करने की आवश्यकता, राष्ट्रव्यापी दस्तावेज़ विनिमय प्रणाली, इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन और के साथ उनकी संगतता सुनिश्चित करना। अभिलेखीय भंडारणआगे आओ। आंशिक रूप से, GOST R 53898-2010 का उद्देश्य EDMS सिस्टम के बीच बातचीत के मुद्दों को हल करना है। "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की सहभागिता। ईमेल आवश्यकताएँ।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं ..." संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए अभिप्रेत हैं, लेकिन कला के अनुसार। 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून संख्या 149-FZ के 11 अन्य राज्य निकायों और निकायों पर लागू होते हैं स्थानीय सरकार. वाणिज्यिक संगठनों को अपने विवेक से ईडीएमएस आयोजित करने का अधिकार है, लेकिन, हमारे देश में राज्य की भूमिका को देखते हुए, आमतौर पर सभी बड़े और मध्यम आकार के वाणिज्यिक संगठन सरकार के साथ बातचीत की सुविधा के लिए राज्य द्वारा स्थापित नियमों द्वारा निर्देशित होते हैं। एजेंसियां।

आइए रूस के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय की आवश्यकताओं ... के सबसे दिलचस्प प्रावधानों पर विचार करें।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं ..." ईडीएमएस में मौजूद होने वाले कार्यों के न्यूनतम सेट के साथ-साथ एक संस्था में ईडीएमएस के उपयोग को व्यवस्थित करने की आवश्यकताओं को परिभाषित करता है।

ईडीएमएस के लिए मुख्य आवश्यकताओं में से एक इसकी मापनीयता है, दोनों जुड़े हुए कार्यस्थानों की संख्या और ईडीएमएस में निहित दस्तावेजों की संख्या के संदर्भ में। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि आधुनिक प्रणालीदस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग दस्तावेज़ के साथ काम करने वाले संगठन के लगभग सभी कर्मचारियों द्वारा किया जाता है, और सामान्य प्रवृत्ति स्थिर कार्यस्थानों और मोबाइल उपकरणों से दस्तावेज़ों तक पहुंच, सिस्टम तक दूरस्थ पहुंच दोनों का उपयोग है। ईडीएमएस में संग्रहीत दस्तावेजों की संख्या के अनुसार, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि चूंकि सिस्टम न केवल अंतिम निष्पादित और हस्ताक्षरित दस्तावेजों को संग्रहीत करता है, बल्कि मध्यवर्ती कामकाजी संस्करण भी, फाइलों की संख्या, ईडीएमएस में प्रवेश करने वाले दस्तावेजों और दस्तावेजों को एक में संग्रहीत करता है। वर्ष डॉव सेवा (इनकमिंग, आउटगोइंग और इंटरनल) द्वारा पंजीकृत दस्तावेजों की कुल संख्या से कई गुना अधिक है। आवश्यकताएं निर्धारित करती हैं कि ईडीएमएस को कम से कम 5 वर्षों की अवधि के लिए सभी दस्तावेजों का भंडारण सुनिश्चित करना चाहिए, लेकिन व्यवहार में कम से कम 10-15 वर्षों की अवधि पर ध्यान देना आवश्यक है, क्योंकि यह वह अवधि है जिसके दौरान इलेक्ट्रॉनिक में दस्तावेज़ प्रपत्र सक्रिय रूप से उपयोग किया जाना जारी है, विशेष रूप से अनुच्छेद 20 पैराग्राफ। च) एक ही आवश्यकताओं के लिए एक सौ साल तक के दस्तावेजों को संग्रहीत करने की संभावना प्रदान करता है।

SED का एक महत्वपूर्ण पैरामीटर इसकी गति है। यदि हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर कॉम्प्लेक्स (ईडीएमएस सर्वर) सिस्टम में एक साथ काम करने वाले उपयोगकर्ताओं की एक निश्चित संख्या के लिए पर्याप्त उत्पादक नहीं है और (या) किसी दिए गए डेटाबेस वॉल्यूम (सिस्टम में दस्तावेजों की संख्या) के लिए, तो कर्मचारियों को इंतजार करना होगा दस्तावेज़ कार्ड या दस्तावेज़ स्वयं खोला जाना है, इसलिए, कर्मचारी उत्पादकता गिरती है। इसलिए, आवश्यकताओं में समय पैरामीटर शामिल हैं जिनका ईडीएमएस के प्रदर्शन का पालन करना चाहिए:

- ईडीएमएस तक पहुंच प्राप्त करने का समय - तीन सेकंड से अधिक नहीं;

- दस्तावेज़ के पंजीकरण के दौरान बनाए गए कार्ड तक पहुंच प्राप्त करने का समय और संदर्भ, सामग्री, दस्तावेज़ की संरचना, तैयारी, विचार, निष्पादन और भंडारण के दौरान दस्तावेज़ के साथ किए गए कार्यों के साथ-साथ पहचान डेटा ( मेटाडेटा) - पाँच सेकंड से अधिक नहीं।

कोई भी सिस्टम सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर दोनों को फेल कर सकता है। लेकिन ईडीएमएस की विफलता संगठन के सभी कर्मचारियों के दस्तावेजों के साथ काम करने की असंभवता की ओर ले जाती है, इसलिए, ईडीएमएस की विफलताओं और रिबूट के मामले में आवश्यकताएँ डाउनटाइम के लिए एक सख्त ढांचा स्थापित करती हैं - 30 मिनट से अधिक नहीं। साथ ही, ईडीएमएस को सिस्टम में विफलता के बारे में उपयोगकर्ताओं की स्वचालित सूचना प्रदान करनी चाहिए। सबसे पहले, वे आमतौर पर ईडीएमएस के व्यवस्थापक और प्रौद्योगिकीविद् को एसएमएस और ई-मेल के माध्यम से स्वचालित अधिसूचना सेट करते हैं।

एक अन्य सामान्य स्थिति यह है कि उपयोगकर्ता द्वारा किसी कारण से दस्तावेज़ क्षतिग्रस्त हो जाता है या गलती से हटा दिया जाता है। आवश्यकताएं प्रदान करती हैं कि इस मामले में, 30 मिनट के भीतर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को बैकअप प्रतिलिपि से पुनर्स्थापित किया जाना चाहिए। आवश्यकताओं के अनुसार संगठन के पास कम से कम एक बैकअप प्रति होनी चाहिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़एसईडी में संग्रहीत। हालांकि, व्यवहार में, सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, कम से कम दो बैकअप प्रतियां बनाई जाती हैं, अधिमानतः विभिन्न मीडिया पर। यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को खोने के जोखिम को कम करता है।

ईडीएमएस का विश्वसनीयता कारक कम से कम 0.98 होना चाहिए।

एक अन्य संकेतक अनधिकृत पहुंच से ईडीएमएस की सुरक्षा का स्तर है। सीमित पहुंच वाले दस्तावेज़ों के साथ काम करने वाली सरकारी एजेंसियों के लिए, यह कम से कम कक्षा 1G का प्रमाणन होना चाहिए। हालांकि, सुरक्षित ईडीएमएस बनाने और संचालित करने की उच्च लागत को देखते हुए, वे आम तौर पर कागज पर पारंपरिक मोड में प्रतिबंधित एक्सेस दस्तावेजों के साथ काम करने की कोशिश करते हैं, क्योंकि वे, एक नियम के रूप में, संगठन के दस्तावेजों का एक छोटा हिस्सा बनाते हैं। अन्यथा, आमतौर पर ऐसे दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए समर्पित कंप्यूटर स्थापित किए जाते हैं, या यहां तक ​​कि एक अलग सुरक्षित नेटवर्क जिसका एक खुले कंप्यूटर नेटवर्क और इंटरनेट से कोई संबंध नहीं है। हालांकि, इस मामले में भी, डीएसपी स्तर के दस्तावेजों के साथ काम करने की परिकल्पना की गई है, लेकिन राज्य के रहस्यों वाले दस्तावेजों के साथ नहीं।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणालियों के लिए आवश्यकताएँ ..." का मुख्य भाग ईडीएमएस में प्रक्रियाओं को कैसे बनाया जाना चाहिए, इसका विवरण है दस्तावेज़ समर्थनप्रबंधन।

इस बात पर जोर दिया जाता है कि ईडीएमएस को संगठन के सभी प्रकार और श्रेणियों के दस्तावेजों और मसौदा दस्तावेजों के साथ काम करना चाहिए।

ईडीएमएस इस्तेमाल किया सरकारी संस्थाएं, को अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (MEDO), अंतर्विभागीय इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन (SMEV), और अन्य सूचना प्रणालियों की प्रणालियों के साथ सहभागिता प्रदान करनी चाहिए।

EDMS के कार्य को GOST R ISO 15489-1-2007 के प्रावधानों का पालन करना चाहिए "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ”, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रामाणिकता, अखंडता और विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के क्षेत्र में, साथ ही साथ संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियम, रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा अनुमोदित 15 जून, 2009 नंबर 477 (आवश्यकताओं के खंड 9 और 11)।

ईडीएमएस को सभी मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएं प्रदान करनी चाहिए:

ईडीएमएस में किसी दस्तावेज़ या दस्तावेज़ (ड्राफ़्ट दस्तावेज़) के बारे में जानकारी सहेजना (इसका पंजीकरण या, आवश्यकताओं के संदर्भ में, दस्तावेज़ को सिस्टम में दर्ज करना):

दस्तावेज़ को निष्पादक के पास लाना (ईडीएमएस का उपयोगकर्ता)

दस्तावेज़ अनुमोदन

दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर

दस्तावेज़ का स्थानांतरण (भेजें);

"दस्तावेजों का भंडारण और लेखांकन, संघीय कार्यकारी प्राधिकरण में कार्यालय के काम के निर्देशों के साथ-साथ कार्यकारी अनुशासन का नियंत्रण, संदर्भ सामग्री तैयार करना और दस्तावेजों को संग्रह में लिखना", यानी निष्पादन का नियंत्रण, सूचना और संदर्भ कार्य, वर्तमान भंडारण और लेखा, राज्य संग्रह या डिपॉजिटरी स्टोरेज में स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों की तैयारी सहित।

एक स्वचालित कार्यालय कार्य प्रणाली की एक विशेषता सभी उपयोगकर्ता क्रियाओं और सिस्टम घटनाओं को लॉग करने के लिए एक फ़ंक्शन की उपस्थिति है। दूसरे शब्दों में, ईडीएमएस में जो कुछ भी होता है - एक दस्तावेज़ बनाया या पंजीकृत किया जाता है, फ़ाइल को बस देखा जाता है, संपादित किया जाता है - यह सारी जानकारी विशेष सेवा फ़ाइलों में संग्रहीत होती है, जिससे हमेशा यह कहना संभव हो जाता है कि किसने और कब देखा या सही किया। दस्तावेज़ (दस्तावेज़ कार्ड)। अलग से, आवश्यकताएँ सिस्टम में दस्तावेज़ दर्ज करने की तिथि और समय तय करने के दायित्व को निर्धारित करती हैं। यह जानकारी दर्ज की गई है पंजीकरण कार्ड(दस्तावेज़ पर मेटाडेटा), और नियंत्रण जानकारी में (ईडीएमएस में कार्रवाई का प्रोटोकॉल)।

आवश्यकताओं के खंड 17 के अनुसार, दस्तावेजों या दस्तावेजों के सेट, ड्राफ्ट दस्तावेजों, पंजीकरण कार्ड (मेटाडेटा) के साथ किए गए सभी कार्यों की जानकारी लॉगिंग के अधीन है। यह जानकारी:

कार्रवाई करने वाले ईडीएमएस एफओआईवी के उपयोगकर्ता के बारे में;

कार्रवाई की तारीख और समय;

ईडीएमएस में दस्तावेज, मसौदा दस्तावेज दर्ज करने पर;

वर्गीकरण योजना में एक खंड (उपखंड) को स्थानांतरित करने के बारे में;

दस्तावेजों के साथ भंडारण अवधि और बाद की कार्रवाइयों पर निर्देशों में बदलाव के बारे में;

दस्तावेज़ के मूल्य की जांच के दौरान संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस के प्रशासक द्वारा किए गए कार्यों पर, 22 अक्टूबर 2004 नंबर 125-एफजेड के संघीय कानून के अनुसार किए गए "ऑन" संग्रहमें रूसी संघ";

वर्गीकरण योजना के एक खंड (उपधारा) के विनाश पर प्रतिबंध लगाने और हटाने पर;

ईडीएमएस उपयोगकर्ता द्वारा मेटाडेटा के किसी भी परिवर्तन या विनाश के बारे में;

दस्तावेजों तक पहुंच अधिकारों में परिवर्तन के बारे में;

दस्तावेजों के हस्तांतरण पर;

दस्तावेजों के विनाश के बारे में;

किसी दस्तावेज़ या मेटाडेटा को प्रिंट करने के बारे में।

दूसरे शब्दों में, ईडीएमएस को किसी भी समय इस बारे में जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देनी चाहिए कि किसने और कब इसके लिए एक दस्तावेज़ या पंजीकरण कार्ड खोला, देखा, संपादित किया, साथ ही इस या उस कर्मचारी ने किन दस्तावेज़ों के साथ काम किया।

रूसी संघ के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय की आवश्यकताएं ईडीएमएस द्वारा समर्थित व्यावसायिक प्रक्रियाओं को निम्नलिखित समूहों में विभाजित करती हैं:

ए) संगठन द्वारा बनाए गए या प्राप्त किए गए और एफओवी ईडीएमएस में शामिल किए गए और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवि बनाकर (इनके माध्यम से प्राप्त दस्तावेजों सहित) इनकमिंग और आउटगोइंग पेपर दस्तावेजों का प्रसंस्करण डाक सेवा, दूरसंचार और कूरियर संचार);

बी) अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की प्रणाली के माध्यम से प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;

ग) अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन की प्रणाली का उपयोग करके प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;

डी) ई-मेल द्वारा प्राप्त या प्रेषित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रसंस्करण;

ई) प्रसंस्करण आंतरिक दस्तावेजएसईडी में।

उन संगठनों में जो राज्य निकाय नहीं हैं, पैराग्राफ बी) और सी) अनुपस्थित हैं, दस्तावेज केवल पारंपरिक संचार चैनलों या ई-मेल के माध्यम से प्राप्त होते हैं।

यदि कोई दस्तावेज़ कागज पर प्राप्त होता है, तो दस्तावेज़ को ईडीएमएस में दर्ज करने में उसका पंजीकरण, स्कैनिंग और दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक छवि का निर्माण शामिल है।

संगठन कार्यालय के काम पर निर्देश में दस्तावेजों की एक सूची को मंजूरी दे सकता है और शामिल कर सकता है जिसके लिए उनकी इलेक्ट्रॉनिक छवियों का निर्माण निषिद्ध है, उदाहरण के लिए, चिपबोर्ड के साथ चिह्नित दस्तावेज, "व्यक्तिगत" के रूप में चिह्नित, गोपनीय दस्तावेजआदि। यदि ऐसा कोई दस्तावेज प्राप्त होता है, तो यह ईडीएमएस में पंजीकृत होता है, लेकिन इसकी इलेक्ट्रॉनिक छवि नहीं बनाई जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के मसौदे के लिए, उनके निर्माण, अनुमोदन और हस्ताक्षर के प्रत्येक चरण में, दस्तावेज़ की सामग्री दस्तावेज़ों के संस्करण बनाकर और उन्हें दस्तावेज़ कार्ड में संलग्न करके तय की जाती है।

ईडीएमएस को पंजीकरण कार्ड में किसी भी फ़ाइल प्रारूप को संलग्न करने का समर्थन करना चाहिए। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि ईडीएमएस आमतौर पर कई वर्षों से उपयोग में है, और इस समय के दौरान कार्यक्रमों के नए संस्करण और, तदनुसार, फ़ाइल प्रारूप दिखाई दे सकते हैं, जिन्हें ईडीएमएस द्वारा समर्थित होने की भी आवश्यकता होगी। ईडीएमएस को आपको सिस्टम में प्रवेश करने और दस्तावेज़ फ़ाइलों को पंजीकृत करने की अनुमति देनी चाहिए, भले ही जिस एप्लिकेशन में दस्तावेज़ बनाया गया था वह इस कार्यस्थल पर उपलब्ध नहीं है (स्थापित नहीं)। साथ ही, कुछ सबसे सामान्य प्रारूप, ईडीएमएस अनिवार्य रूप से प्रदर्शित करने में सक्षम होना चाहिए। ये पीडीएफ, आरटीएफ, डॉक्टर, टिफ हैं।

ईडीएमएस को दस्तावेजों को अनुभागों और उपखंडों से युक्त एक पदानुक्रमित योजना में रखने की अनुमति देनी चाहिए, जिसके अनुसार ईडीएमएस (वर्गीकरण योजना) में दस्तावेजों के भंडारण का व्यवस्थितकरण और संगठन आयोजित किया जाता है। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि दस्तावेजों को भौतिक रूप से सर्वर (भंडारण प्रणाली) पर आंतरिक विन्यास और इस ईडीएमएस में फाइलों को संग्रहीत करने के सिद्धांतों द्वारा निर्धारित क्रम में रखा जाता है, और वर्गीकरण योजना पंजीकरण कार्ड में सिर्फ एक क्षेत्र है जो आपको अनुमति देता है वर्गीकरण सुविधाओं द्वारा दस्तावेजों को शीघ्रता से खोजने के लिए।

वर्गीकरण योजना आमतौर पर संगठन के मामलों के नामकरण पर आधारित होती है।

ईडीएमएस पंजीकरण कार्ड में, उन क्षेत्रों को परिभाषित किया जाना चाहिए जिन्हें भरना आवश्यक है। दस्तावेज़ दर्ज करते समय, ईडीएमएस को उपयोगकर्ता को आवश्यक फ़ील्ड (मेटाडेटा) (आवश्यकताओं का खंड 13) भरने के लिए संकेत देना चाहिए।

पारंपरिक तरीकों से (कागज पर) दस्तावेज भेजते समय, ईडीएमएस लिफाफों की ओवरप्रिंटिंग और मेलिंग सूचियों की छपाई प्रदान करता है।

स्थापित भंडारण अवधि के अनुसार, ईडीएमएस को निम्नलिखित क्रियाएं प्रदान करनी चाहिए:

दस्तावेज़ को स्थायी रूप से रखें;

दस्तावेजों के मूल्य की एक परीक्षा आयोजित करना;

कैलेंडर वर्ष के अंत में, निर्धारित प्रपत्र में दस्तावेज़ बनाएं: समाप्त भंडारण अवधि के साथ दस्तावेजों (अनुभागों) के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम और स्थायी और दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के लिए दस्तावेजों की एक सूची ;

विनाश के लिए दस्तावेजों के आवंटन पर ईडीएमएस जानकारी में बचत करते हुए विनाश के लिए दस्तावेज आवंटित करें (सिस्टम से हटाएं);

भंडारण के लिए दस्तावेजों को दूसरे भंडारण (स्वचालित प्रणाली) में स्थानांतरित करना, जिसमें भंडारण में स्थानांतरण के लिए स्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों के वार्षिक अनुभागों को निर्यात करना शामिल है राज्य अभिलेखागारऔर कर्मियों पर दस्तावेजों के संग्रह में स्थानांतरण के लिए कर्मियों पर दस्तावेजों के वार्षिक अनुभाग निर्यात करें।

व्यवहार में, राज्य भंडारण में स्थानांतरण के लिए सॉफ्टवेयर पैकेज के साथ वार्षिक खंड के निर्यात प्रारूप में ईडीएमएस की संगतता सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है " अभिलेखीय निधि”, राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार में उपयोग किया जाता है।

आवश्यकताओं में कम से कम सौ वर्षों की अवधि के साथ भंडारण अवधि सुनिश्चित करने का प्रावधान है। हालांकि, इस तरह की प्रौद्योगिकियां वर्तमान में विकास के अधीन हैं, और लेखक को किसी भी ईडीएमएस के बारे में पता नहीं है जो कानूनी तौर पर इतनी लंबी भंडारण अवधि प्रदान कर सकता है। महत्वपूर्ण दस्तावेजइलेक्ट्रॉनिक रूप में।

रूसी संघ के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय की मानी गई आवश्यकताएं VNIIDAD द्वारा विकसित "अभिलेखीय और वृत्तचित्र" के पूरक हैं कार्यकारी आवश्यकताएंसूचना प्रणाली के लिए जो प्रक्रिया में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रदान करती है आंतरिक गतिविधियाँसंघीय कार्यकारी अधिकारियों। वे कार्यालय के कर्मचारियों और आईटी विभागों के कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण हैं जो सिस्टम के कार्यान्वयन या कॉन्फ़िगरेशन को सुनिश्चित करते हैं। इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय का कामऔर दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएमएस)।

सामान्य तौर पर, "संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सूचना प्रणाली की आवश्यकताएं, अन्य बातों के अलावा, इन प्रणालियों के माध्यम से प्रसंस्करण की आवश्यकता को ध्यान में रखते हुए" सेवा कि जानकारीसीमित वितरण" का उपयोग न केवल ईडीएमएस के चयन, कार्यान्वयन और प्रारंभिक विन्यास के चरण में किया जा सकता है, बल्कि आधुनिक आवश्यकताओं के साथ किसी विशेष संगठन में उपयोग किए गए ईडीएमएस के अनुपालन को निर्धारित करने के लिए पहले से ही कार्यरत ईडीएमएस के विश्लेषण के लिए भी किया जा सकता है। 5 8 सितंबर, 2010 को रूसी संघ के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत, पंजीकरण संख्या 18380।

एंटरप्राइज़ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए आवश्यकताएँ

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए आवश्यकताएँ

कार्यान्वयन के लिए एक प्रणाली का चुनाव और इसमें शामिल मॉड्यूल की संरचना का निर्धारण संगठन के लिए निर्धारित कार्यान्वयन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की क्षमता के कारण होता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनते समय, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन की डिग्री को ध्यान में रखा जाता है।

कार्यान्वयन लक्ष्यों की प्राप्ति निम्नलिखित व्यावसायिक कार्यों के समाधान के माध्यम से की जाती है:

व्यापार के लिहाज से। मामलों के नामकरण को बनाए रखना, साथ काम करना आंतरिक दस्तावेज़ीकरण, निर्देशों / प्रस्तावों के निष्पादन पर नियंत्रण, दस्तावेजों की वापसी पर नियंत्रण, रिपोर्टिंग;

ग्राहक संबंध प्रबंधन का हिस्सा। ग्राहकों के साथ काम करने, संगठनों और संपर्क व्यक्तियों के एकल डेटाबेस के निर्माण और रखरखाव के क्षेत्र में एक व्यावसायिक रणनीति का गठन, विपणन घटनाओं का प्रबंधन, विभिन्न रिपोर्टों के निर्माण के लिए किए गए संपर्कों और विपणन घटनाओं पर डेटा का संचय और विश्लेषण;

परियोजना प्रलेखन के संदर्भ में। परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं का अनुपालन और नियंत्रण, परियोजना योजना, परियोजना जोखिम प्रबंधन, गुणवत्ता नियंत्रण और परियोजना प्रबंधन दक्षता के साथ काम करना, परियोजना दस्तावेजों के संग्रह का निर्माण, परियोजना प्रतिभागियों की बातचीत और संचार सुनिश्चित करना;

गुणवत्ता प्रबंधन के संदर्भ में। आंतरिक ऑडिट का प्रबंधन, गैर-अनुरूपता प्रबंधन, सुधारात्मक और निवारक कार्यों का प्रबंधन, टिप्पणियों और शिकायतों का प्रबंधन, प्रबंधन समीक्षा।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करते समय संगठन के बुनियादी ढांचे के लिए आवश्यकताएं

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करते समय संगठन की सूचना अवसंरचना को सूचना स्थान, क्लाइंट वर्कस्टेशन और सर्वर की आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।

ईडीएमएस कार्यस्थल संगठन के एकल सूचना स्थान में स्थित हैं और स्थापना के दौरान स्थानीय कार्यस्थलों के लिए न्यूनतम आवश्यकताओं को पूरा करते हैं सॉफ़्टवेयरएसईडी;

प्रोसेसर: 1.6 -2.4 गीगाहर्ट्ज़;

रैम: 1 जीबी या अधिक;

इंकजेट या लेजर प्रिंटर (संभवतः नेटवर्क);

सिस्टम सॉफ्ट्वेयर:

माइक्रोसॉफ्ट विंडोज 7 प्रोफेशनल/एंटरप्राइज/अल्टीमेट 32-बिट या 64-बिट;

माइक्रोसॉफ्ट विंडोज 8 प्रो/एंटरप्राइज 32-बिट या 64-बिट;

Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 मानक/एंटरप्राइज़ संस्करण 32-बिट या 64-बिट;

माइक्रोसॉफ्ट विंडोज सर्वर 2012 मानक/डेटासेंटर संस्करण 32-बिट या 64-बिट;

कार्यालय: माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007/2010 (स्टार्टर संस्करण को छोड़कर) 32-बिट या 64-बिट;

अन्य:

ईडीएमएस में संग्रहीत दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए आवेदन;

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 2003 एसपी3/2007/2010 32-बिट या 64-बिट (आउटलुक कैलेंडर के साथ कार्यों को एकीकृत करने के लिए);

माइक्रोसॉफ्ट इंटरनेट एक्स्प्लोरर 7.0 और ऊपर;

माइक्रोसॉफ्ट .NET फ्रेमवर्क 2.0।

इसके अतिरिक्त, ओएस द्वारा आवश्यक संसाधनों को ध्यान में रखना आवश्यक है।

न्यूनतम समर्थित स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन 800x600 है, अनुशंसित रिज़ॉल्यूशन 1024x768 या उच्चतर है।

सर्वर आवश्यकताएँ समवर्ती उपयोगकर्ताओं की संख्या और संसाधित किए जा रहे डेटा की मात्रा पर निर्भर करती हैं। सर्वर हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर की आवश्यकताएं औसत ऑपरेटिंग परिस्थितियों के आधार पर विकसित की जाती हैं और सिस्टम डिजाइन के दौरान निर्धारित की जाती हैं।

उद्यम में उपयोग किए जाने वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) को नियामक ढांचे और संघीय कार्यकारी अधिकारियों द्वारा उस पर लगाई गई सभी आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, कार्यक्षमता और तकनीकी क्षमताओं के मामले में अपने उपयोगकर्ताओं की अपेक्षाओं को पूरा करना चाहिए। केवल इस मामले में, यह दस्तावेजों के साथ प्रभावी कार्य सुनिश्चित करने में सक्षम होगा, उनके प्रबंधन की प्रक्रियाओं को स्वचालित करेगा।

दस्तावेज़ प्रबंधन से संबंधित प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की आवश्यकता को लगभग सभी कंपनियों द्वारा मान्यता प्राप्त है। निर्णयों की दक्षता और गुणवत्ता, उनके कार्यान्वयन की प्रभावशीलता और समग्र रूप से कंपनी की गतिविधियाँ काफी हद तक इस बात पर निर्भर करती हैं कि दस्तावेजों के साथ काम कैसे व्यवस्थित किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली — ये सूचना प्रणालियाँ हैं जो अपने पूरे दस्तावेज़ों के साथ काम को स्वचालित करने में मदद करती हैं जीवन चक्र(निर्माण, संशोधन, भंडारण, खोज, वर्गीकरण, आदि), साथ ही कर्मचारियों के बीच बातचीत की प्रक्रिया। ईडीएमएस चुनते समय, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सिस्टम वास्तव में ऐसी समस्याओं का समाधान प्रदान करता है और इसके लिए कई आवश्यकताओं को पूरा करता है। सबसे पहले, ये कानूनी आवश्यकताएं हैं।

विधायी ढांचा

रूसी उपयोगकर्ता के लिए ईडीएमएस चुनने का मुख्य मानदंड कार्यालय के काम के स्वीकृत मानकों और मानदंडों और कानून के साथ विरोधाभासों की अनुपस्थिति के साथ प्रणाली का अनुपालन है।

राज्य स्तर पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का विनियमन कई दिशाओं में किया जाता है। यह विधायी विनियमन (संघीय कानून), कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह के क्षेत्र में मानकीकरण, रूसी संघ के राष्ट्रपति के फरमान और रूसी संघ की सरकार के संकल्प, राज्य के अधिकारियों और प्रशासन के आदेश और आदेश। उच्चतर कानूनी बलरूसी संघ के कानून हैं। कानून की अज्ञानता कोई बहाना नहीं है।

MoReq-2 मानक

मानक (विनिर्देश) MMoReq-2 (इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के प्रबंधन के लिए मॉडल आवश्यकताएँ) “के लिए विशिष्ट आवश्यकताएं स्वचालित प्रणालीइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन", यूरोपीय आयोग द्वारा 2008 में प्रकाशित और रूसी में अनुवादित, 12 मॉड्यूल (तालिका) में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के प्रबंधन के लिए 700 से अधिक आवश्यकताएं शामिल हैं। कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ्टवेयर उत्पादों के निर्माण के लिए संदर्भ की शर्तें बनाने के लिए मानक का उपयोग किया जा सकता है।

तालिका एक। MOREQ 2 विनिर्देश के अनुसार EDMS के लिए कार्यात्मक आवश्यकताएं

	आवश्यकता समूह	आवश्यकताओं की संख्या
1	वर्गीकरण योजना और मामलों का संगठन
2	अभिगम नियंत्रण और सुरक्षा
3	भंडारण, चयन और स्थानांतरण
4	दस्तावेजों का इनपुट और पंजीकरण
5	सूचना वस्तुओं की पहचान
6	खोजें, निकालें और प्रदर्शित करें
7	प्रशासनिक कार्य
8	वैकल्पिक मॉड्यूल
9	गैर-कार्यात्मक आवश्यकताएं

ईडीएमएस के लिए कंपनी की आवश्यकताएं

प्रत्येक कंपनी, अपनी गतिविधियों की बारीकियों और दस्तावेज़ प्रबंधन के संगठन के आधार पर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए अपनी आवश्यकताओं को तैयार करती है। हालाँकि, GOST R ISO 15489-1-2007 "दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएं, प्रक्रियाओं का हिस्सा — सिस्टम में एक दस्तावेज़ का पंजीकरण, पहुंच और सुरक्षा का वर्गीकरण, आदेश की स्थापना और भंडारण की शर्तें, आदि। — दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रियाओं के रूप में पहचान करता है। ऐसी प्रक्रियाएं लगभग किसी भी कंपनी के लिए सामान्य होंगी। ईडीएमएस के लिए कंपनियों की सामान्यीकृत आवश्यकताओं में शामिल हैं:

• इनकमिंग, आउटगोइंग, आंतरिक दस्तावेजों, नागरिकों की अपील, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों का पंजीकरण, लेखा और नियंत्रण;
• कागजी दस्तावेजों का अनुवाद करने की क्षमता इलेक्ट्रॉनिक रूप, स्ट्रीमिंग स्कैनिंग, दस्तावेज़ पहचान;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं की कठोरता और साथ ही, उन्हें "मक्खी पर" और किसी भी रूप में बनाने की क्षमता;
• भौगोलिक रूप से वितरित उपखंडों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान;
• दस्तावेजों का रूब्रिकेशन, वर्गीकरण और वर्गीकरण;
• भाषा की आकृति विज्ञान को ध्यान में रखते हुए, दस्तावेजों की सामग्री द्वारा विवरण और पूर्ण-पाठ खोज द्वारा खोज;
• अभिलेखीय भंडारण में दस्तावेजों का लेखा और प्रसंस्करण;
• रिपोर्टिंग;
• पहुँच अधिकार प्रबंधन;
• डिजिटल हस्ताक्षर का आवेदन।

कार्य प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करने के संदर्भ में, कंपनियां निम्नलिखित रूप में ईडीएमएस के लिए अपनी आवश्यकताओं को तैयार करती हैं:

• मसौदा दस्तावेजों का निर्माण;
• मसौदा दस्तावेजों की स्वीकृति;
• दस्तावेजों की स्वीकृति;
• संकल्पों, निर्देशों का निर्माण;
• अनुशासन प्रदर्शन का नियंत्रण;
• दस्तावेजों का संस्करण नियंत्रण;
• कार्यों का लॉगिंग;
• दस्तावेजों की चर्चा;
• दस्तावेजों आदि को निष्पादित करने के लिए प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल।

ईडीएमएस के लिए इन सभी आवश्यकताओं के अलावा, कंपनियां उम्मीद करती हैं कि यह पूरी कंपनी में आईटी विकास की अवधारणा का अनुपालन करेगी। जो, बदले में, मापनीयता, भौगोलिक रूप से वितरित ईडीएमएस बनाने की संभावना, साथ ही — कार्यात्मक कार्यों का विस्तार। सिस्टम की महत्वपूर्ण अपेक्षित संपत्ति — इसका खुलापन, अर्थात्। अपने स्वयं के विशेषज्ञों की ताकतों सहित, परिवर्तन करने की संभावना।

कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली के साथ एकीकरण के लिए उद्यमों को ईडीएमएस की संभावना की भी आवश्यकता होती है। ई-मेल, मानक कार्यालय अनुप्रयोगों के साथ, कंपनी का कॉर्पोरेट पोर्टल।

कार्यकारी अधिकारियों में काम के लिए, एकीकरण आपको एकल को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है सूचना स्थाननागरिकों की अपीलों को डाउनलोड करने के लिए, साइट के साथ बातचीत करने के लिए, अंतर्विभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के साथ दस्तावेजों का आदान-प्रदान करने के लिए।

ईडीएमएस के लिए कंपनियों की अपरिवर्तनीय आवश्यकता — सूचना सुरक्षा और उनमें निहित दस्तावेजों और सूचनाओं की सुरक्षा सुनिश्चित करना।

उपयोगकर्ताओं की व्यक्तिगत प्राथमिकताएं

सिस्टम में काम करने की सुविधा सुनिश्चित करने के लिए, कुछ कार्यों के प्रदर्शन में विश्वास बढ़ाने के लिए, एक नियम के रूप में, ईडीएमएस उपयोगकर्ताओं की व्यक्तिगत प्राथमिकताएं कम हो जाती हैं। तो, सामान्य प्राथमिकताओं में से एक — इंटरफ़ेस की सादगी और सुविधा। ईडीएमएस का उपयोग करने का तरीका सीखने में जितना कम समय व्यतीत होता है, उतनी ही तेजी से सिस्टम उपयोगकर्ताओं द्वारा स्वीकार किया जाता है। सरल और उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस जिसके साथ वह अन्य कार्यात्मक क्षेत्रों में काम करने के आदी है, एक इलेक्ट्रॉनिक प्रशिक्षण पाठ्यक्रम की उपलब्धता ईडीएमएस को संचालन में लगाने के लिए समय को काफी कम कर देती है और इसके अस्वीकृति का कारण नहीं बनती है, जैसे कि सब कुछ नया।

उपयोगकर्ताओं को अनौपचारिक संचार की भी आवश्यकता होती है, किसी विशेष दस्तावेज़ में परिवर्तन की आवश्यकता पर चर्चा करने का अवसर।

अन्य उपयोगकर्ता प्राथमिकताओं में शामिल हैं:

• दस्तावेजों (प्रक्रियाओं) के आंदोलन को प्रदर्शित करना, जिसमें शामिल हैं — ग्राफिक;
• दस्तावेज़ के निष्पादन पर परिचालन नियंत्रण (किस चरण, कौन सा कर्मचारी, जिसके पास एक कागजी प्रति है, क्या प्रतिपक्ष ने अनुबंध वापस किया, क्या सहकर्मी ने कार्य करना शुरू किया, आदि);
• व्यक्तिगत, व्यक्तिगत फ़ोल्डरों का संगठन (भंडारण व्यक्तिगत दस्तावेजसहकर्मियों तक उनकी पहुंच के लचीले प्रावधान के साथ);
• किसी विशिष्ट उपयोगकर्ता के लिए विशिष्ट कार्य करने के लिए सिस्टम को कॉन्फ़िगर करने की क्षमता;
• डेस्कटॉप का संगठन केवल वही जानकारी प्रदर्शित करता है जिसकी कर्मचारी को आवश्यकता होती है;
• सिस्टम तक रिमोट एक्सेस, मोबाइल उपकरणों से काम करें।

इसलिए, उदाहरण के लिए, 1C: दस्तावेज़ प्रबंधन EDMS उपरोक्त सभी आवश्यकताओं को पूरा करता है, और iPad के लिए 1C-KPD और iDecide का संयुक्त समाधान आपको सड़क पर और व्यावसायिक यात्रा पर दस्तावेज़ों के साथ काम करने, कार्यों को देखने और निष्पादित करने की अनुमति देता है। एक मोबाइल उपकरण, आदेशों के पंजीकरण को सरल बनाने के लिए आवाज और ग्राफिक टिप्पणियों का उपयोग करता है, जो निर्णय लेने की गति को तेज करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए कंपनी के लिए बाहरी आवश्यकताओं का ज्ञान, और इसके लिए अपनी आवश्यकताओं को तैयार करने की क्षमता, न केवल कंपनी के लिए सबसे उपयुक्त प्रणाली चुनने, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रियाओं को स्वचालित और अनुकूलित करने और उन्हें प्रबंधित करने की अनुमति देती है, बल्कि यह भी — दस्तावेजों के साथ सामूहिक कार्य के लिए एक एकीकृत सूचना वातावरण बनाना।

एलेक्सी मिक्रीकोव, डायरेक्टम के विश्लेषक। 14 जून, 2018 को "दस्तावेज़ प्रोजेक्ट्स" अनुभाग में संघीय अभिलेखीय एजेंसी (रोज़ार्काइव) की आधिकारिक वेबसाइट पर "अभिलेखागार में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों और प्रणालियों के लिए मानक कार्यात्मक आवश्यकताओं का मसौदा" पोस्ट किया गया। सरकारी संस्थाएं» 37 पृष्ठों की मात्रा के साथ।

इंडस्ट्री इस दस्तावेज का लंबे समय से इंतजार कर रही थी। और जैसा कि परियोजना में कहा गया है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों (ईडीएमएस) और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भंडारण प्रणालियों (ईडीएमएस) के लिए एक एकीकृत नियामक ढांचा बनाने के साथ-साथ पहले से उपयोग किए गए ईडीएमएस और ईडीएमएस का मूल्यांकन करने के लिए आवश्यकताओं को विकसित किया गया था। दस्तावेज़ ईआरएमएस और ईआरएमएस के बीच स्पष्ट अंतर करता है, और यह एक महत्वपूर्ण बिंदु है।

SHED शब्द पर जोर देना इनमें से एक है मूलभूत अंतरनई आवश्यकताएं। दस्तावेज़ के जीवन चक्र में अभिलेखीय भंडारण के चरण पर स्पष्ट जोर दिया गया है। पहले, यह मुख्य रूप से ईडीएमएस के बारे में था, और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (ईडी) के भंडारण के मुद्दे पर्दे के पीछे रहे। तदनुसार, लंबी अवधि के भंडारण दस्तावेज पहले या तो शुरू में कागज के रूप में बनाए गए थे या भंडारण में स्थानांतरित होने से पहले मुद्रित किए गए थे।

दस्तावेज़ पिछले वाले के विपरीत, केवल कार्यात्मक आवश्यकताओं से संबंधित है। नियामक दस्तावेज (संघीय प्राधिकरणों (ईडीएमएस एफओआईवी) के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए आवश्यकताएं, स्वीकृत09/02/2011 के रूसी संघ संख्या 221 के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय का आदेश ; यह सभी देखेंआवश्यकताओं के विश्लेषण ) . सिस्टम और तकनीकी आवश्यकताओं, सूचना सुरक्षा, विश्वसनीयता, साथ ही ईडीएमएस और ईडीएमएस के उपयोगकर्ताओं के स्वचालित वर्कस्टेशन के इंटरफेस के लिए आवश्यकताओं पर विचार नहीं किया जाता है। राज्य रहस्य बनाने वाली जानकारी वाले दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए आवश्यकताएं लागू नहीं होती हैं।

किसी दस्तावेज़ का विश्लेषण करते समय, इससे जुड़ी आवश्यकताओं पर विचार करना सबसे दिलचस्प है दस्तावेज़ भंडारण संगठन. दस्तावेजों के साथ काम करते समय बनाने या दर्ज करने, पंजीकरण करने, निष्पादित करने और नियंत्रित करने की आवश्यकताएं इतनी दिलचस्प नहीं हैं, क्योंकि ये ईडीएमएस के मुख्य कार्य हैं। व्यावहारिक रूप से कोई बड़ा संगठन नहीं बचा है जो ईडीएमएस का उपयोग करके इन कार्यों को स्वचालित नहीं करेगा। इसलिए, ईडीएमएस की आवश्यकताएं केवल अद्यतन या बदलते समय मौजूदा और प्रयुक्त प्रणालियों के मूल्यांकन के लिए दिलचस्प हैं, और यह एक अलग सामग्री के लिए एक विषय है।

सामान्य कार्यात्मक आवश्यकताएं

आइए "ईडीएमएस और ईडीएमएस में दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सामान्य कार्यात्मक आवश्यकताएं" से शुरू करें।

यह खंड, मेरी राय में, दो महत्वपूर्ण बिंदुओं को दर्शाता है:

प्रथम« 2.3. ईडीएमएस और ईडीएमएस को निम्न के लिए आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए प्रामाणिकता, वैधता, अखंडता और उपयोग के लिए उपयुक्तताइन प्रणालियों में शामिल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़».

दस्तावेजों के भंडारण के दौरान इन आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए, यह आवश्यक है कि जब दस्तावेजों को एसएसईसी में भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाता है, तो उन्हें होना चाहिए प्रामाणिक, विश्वसनीय, पूर्ण और प्रयोग करने योग्य. तदनुसार, ईडीएमएस को दस्तावेज़ के हस्तांतरण से पहले, इन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए "जिम्मेदारी" परिचालन प्रणाली (ईडीएमएस या अन्य सूचना प्रणाली) के पास है।

दूसरा"2.4. दस्तावेजों का मेटाडेटा ईडीएमएस और ईडीएमएस में बनाया और संग्रहीत किया जाना चाहिए:

- सिस्टम (ईडीएमएस या ईडीएमएस) में एक दस्तावेज़ शामिल होने पर बनाया गया;

- सिस्टम में इसके जीवन चक्र के हिस्से के रूप में ईडीएमएस या ईडीएमएस में दस्तावेज़ को शामिल करने के बाद गठित;

- अन्य सूचना प्रणालियों (मेडो, एसएमईवी, आदि सहित) के साथ ईडीएमएस और ईडीएमएस की बातचीत में उपयोग किया जाता है।

- बाद के भंडारण के लिए स्थानांतरण से संबंधित (ईडीएमएस से)- SHED को, SHED . से- राज्य संग्रह में)।

किसी ERMS या ERMS में शामिल दस्तावेज़ों के बारे में मेटाडेटा उस दस्तावेज़ से संबद्ध होना चाहिए जिसका वे उल्लेख करते हैं।

अर्थात्, दस्तावेज़ से जुड़ा मेटाडेटा दस्तावेज़ के पूरे जीवन चक्र में बनता है, जिसमें इसके भंडारण की पूरी अवधि भी शामिल है। उसी समय, मेटाडेटा को संग्रहीत करने के प्रारूप या विधि के लिए कोई स्पष्ट आवश्यकता नहीं है।

अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ कार्य करना

SHED में भंडारण के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण की तैयारी (खंड 3.8 और 3.9)।

"एसईडी के कार्यों में शामिल हैं:

• मामलों के नामकरण का गठन और रखरखाव
• मामलों के लिए दस्तावेजों का असाइनमेंट
• मामलों, दस्तावेजों की सूची का गठन संरचनात्मक विभाजन
• दस्तावेजों के मूल्य की जांच, जिसमें इलेक्ट्रॉनिक फाइलों का चयन, SHED को हस्तांतरित किए जाने वाले दस्तावेज और भंडारण के अधीन नहीं होने वाले दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए आवंटन शामिल हैं।

एसईडी में संग्रहीत दस्तावेजों के साथ, सब कुछ स्पष्ट है। लेकिन संगठनों के पास अन्य सूचना प्रणालियाँ हैं जो दस्तावेज़ों को संग्रहीत कर सकती हैं, जैसे कि ERP। ये सिस्टम मामलों के नामकरण और कार्यालय के काम के मानदंडों के बारे में कुछ भी "जान" नहीं सकते हैं। तदनुसार, उन्हें विकसित किया जाना चाहिए अतिरिक्त नियम, जिसके अनुसार दस्तावेजों को SHED में भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाएगा।

दस्तावेज़ अन्य प्रणालियों, समान ईआरपी से दस्तावेज़ अपलोड करने के तरीके के बारे में कुछ नहीं कहता है। इसलिए, यदि कोई संगठन ERP से दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना चाहता है, तो उसके लिए कुछ नियमों के साथ आना आवश्यक होगा जिसके अनुसार:

1) इन दस्तावेजों को ईआरपी से डाउनलोड किया जाएगा - यह ईआरपी का वास्तविक कार्य है;

2) इन दस्तावेजों को SHED में रखा जाएगा - यह SHED का कार्य है, और हमारे पास इसके लिए उपकरण हैं।

शेड में दस्तावेजों की स्वीकृति (खंड 4.3)

"शेड प्रदान करना चाहिए:

• एक पूर्णता जांच के साथ संरचनात्मक इकाइयों की इलेक्ट्रॉनिक फाइलों, दस्तावेजों और सूची की स्वीकृति
• दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का सत्यापन
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि प्रस्तुत करने योग्यता की जाँच करना
• पुष्टि या दस्तावेजों को स्वीकार करने से इनकार करने के बारे में प्रतिक्रिया संदेशों का गठन।

प्रतिलिपि प्रस्तुत करने योग्यता के लिए आवश्यकताओं को इंगित किया गया है, लेकिन यह स्पष्ट नहीं है कि इसे कैसे कार्यान्वित किया जाए।

दस्तावेज़ में ईडी कंटेनरों के प्रारूप का एक स्पष्ट संकेत है, जो है " ज़िप संग्रह जिसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री और मेटाडेटा, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर फ़ाइलें और पीडीएफ/ए प्रारूप में टेक्स्ट इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक प्रति प्रदान की गई प्रतिलिपि शामिल है».

एएसएचईडी में दस्तावेजों का लेखाकरण और वर्गीकरण (खंड 4.4)

ईएसएस में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए लेखांकन की आवश्यकताएं कागजी दस्तावेजों के लिए लेखांकन की आवश्यकताओं से व्यावहारिक रूप से अलग नहीं हैं। उसी समय, ईडी मेटाडेटा की संरचना की आवश्यकताएं केवल सरकारी एजेंसियों (पत्रों, आदेशों, आदि) के लिए विशिष्ट दस्तावेजों की बारीकियों को ध्यान में रखती हैं। पर वाणिज्यिक संगठनदस्तावेजों की विविधता बहुत अधिक है: प्रस्ताव, परियोजना चार्टर, तकनीकी कार्य, मसविदा बनाना क्रय आयोगआदि। इस अर्थ में, आवश्यकताएं अन्य प्रकार के दस्तावेजों पर शायद ही लागू होती हैं।

SHED में इलेक्ट्रॉनिक फाइलों, दस्तावेजों का भंडारण (खंड 4.5)

यह ब्लॉक परियोजना में सबसे अविकसित आवश्यकताओं में से एक जैसा दिखता है। यह ईडीएमएस क्षमताएं प्रदान करने के लिए आवश्यकताओं को ठीक करता है:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का बैकअप;

विशेष सत्यापन कार्यक्रमों का उपयोग करके ईडी की उपस्थिति और स्थिति की जाँच करना तकनीकी स्थितिइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज और प्रासंगिक कृत्यों में निरीक्षण के परिणामों को ठीक करना;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का रूपांतरण और/या नए स्वरूपों में स्थानांतरण;

लेकिन साथ ही, लंबी अवधि के भंडारण के दौरान ईडी के कानूनी महत्व को सुनिश्चित करने के बारे में कुछ नहीं कहा जाता है। ये आवश्यकताएं हैं ईसीएम-जर्नल पर एक लेख में पहले चर्चा की गई थी.

एसीएस (खंड 4.2 और 4.6) में शामिल इलेक्ट्रॉनिक फाइलों का उपयोग।

ईडी के उपयोग में शामिल हैं:

• दस्तावेजों के लिए स्थायी और अस्थायी पहुंच अधिकार प्रदान करना
• इलेक्ट्रॉनिक फाइलों के उपयोग के लिए एक फंड का गठन और इसके आधार पर एक इलेक्ट्रॉनिक रीडिंग रूम का संगठन
• बहु-मापदंड खोज
• अभिलेखीय प्रतियों का निर्माण, अर्क के प्रमाण पत्र
• इलेक्ट्रॉनिक फाइलों के उपयोग के लिए लेखांकन।

यहां, मुख्य रूप से विभिन्न संगठनों के अनुरोध पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रावधान पर सवाल बने हुए हैं, क्योंकि अब बाहर ईडी के प्रावधान के लिए कोई समान आवश्यकताएं नहीं हैं, और अभ्यास का गठन नहीं किया गया है।

इलेक्ट्रॉनिक फाइलों के विनाश के लिए मूल्य और आवंटन की जांच, समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेज (खंड 4.7 और 4.8)।

परियोजना में दी गई आवश्यकताएं भी व्यावहारिक रूप से काम करते समय आवश्यकताओं से भिन्न नहीं होती हैं कागजी दस्तावेज. अंतर केवल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के विनाश की विशेषताओं में है (उदाहरण के लिए, बैकअप प्रतियों को हटाना और विनाश की गारंटी)।

राज्य में भंडारण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के हस्तांतरण की आवश्यकताएं। पुरालेख औपचारिक रूप से वर्णित हैं। कारण सबसे अधिक संभावना स्थापित प्रथाओं की कमी से संबंधित है।

सामान्य निष्कर्ष

मसौदा आवश्यकताओं का विश्लेषण करने के बाद, ऐसा महसूस होता है कि इसमें जो कहा गया है वह वर्तमान स्थिति के साथ "पकड़ रहा है", पहले से मौजूद विकास को मजबूत कर रहा है, लेकिन पूरी तरह से प्रतिक्रिया नहीं दे रहा है मौजूदा मुद्देऔर इससे भी अधिक निकट भविष्य के प्रश्नों की भविष्यवाणी करने और उत्तर देने का प्रयास नहीं करता है।

दस्तावेज़ से पता चलता है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के दीर्घकालिक भंडारण की प्रणाली के लिए कई विशिष्ट आवश्यकताएं हैं। उनमें से कुछ काफी कठिन और विशिष्ट हैं। उद्यमों के पास कई प्रणालियाँ हैं जो ऐसे दस्तावेज़ उत्पन्न करती हैं जो दीर्घकालिक भंडारण के अधीन हैं, या जिसका अर्थ है ज्यादा समय तक सुरक्षित रखे जाने वाला: ईआरपी, एचआर, ईसीएम। सीआरएम और अन्य। इस प्रकार, यह निष्कर्ष निकाला जा सकता है कि सबसे उपयुक्त एक अलग दीर्घकालिक भंडारण प्रणाली आवंटित करेंस्रोत प्रणालियों के साथ एकीकृत। उपरोक्त सभी प्रणालियों में आवश्यकताओं को लागू करना लंबा और महंगा है।

दूसरी ओर, आवश्यकताओं का पहले से ही एक तकनीकी आधार है जो ऐसी प्रणालियों के कार्यान्वयन की अनुमति देता है। नियामक ढांचे में तैयार की गई आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए बाजार में उपलब्ध दस्तावेज़ प्रणालियों की जाँच की जा सकती है और की जानी चाहिए।

आवश्यकताएँ कार्यान्वयन

एक प्रणाली का एक उदाहरण जो तत्परता दिखाता है और इन आवश्यकताओं को पूरी तरह से पूरा करता है, डायरेक्टम से दीर्घकालिक संग्रह समाधान है।

"दीर्घकालिक संग्रह" है एकीकृत प्रणालीसंगठन के कागज और इलेक्ट्रॉनिक संग्रह का प्रबंधन करने के लिए। समाधान रूसी अभिलेखीय कार्यालय के काम के नियमों के अनुपालन में विकसित किया गया था। यह आपको गारंटी देता है कि रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित अवधि के लिए किसी भी प्रकार के दस्तावेजों को केंद्रीय रूप से संग्रहीत करने की अनुमति देता है कानूनी प्रभावभंडारण की पूरी अवधि के दौरान दस्तावेज।

समाधान किसी भी ईसीएम सिस्टम के साथ काम कर सकता है, न केवल डायरेक्टम समाधानों के साथ, यह ईआरपी और अन्य प्रणालियों के साथ तैयार तंत्र का उपयोग करके एकीकृत करता है।

इसके अलावा, समाधान अब न केवल इलेक्ट्रॉनिक संग्रह बनाने के कार्यों को बंद कर देता है, बल्कि भविष्य के लिए भी काम करता है। समाधान में के आधार पर स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण उपकरण के साथ काम करने की क्षमता शामिल है कृत्रिम होशियारीदस्तावेजों के मूल्य के वर्गीकरण और परीक्षण के लिए। इसके अलावा, यह कानूनी महत्व सुनिश्चित करने के लिए अपनी अनूठी तकनीक का उपयोग करता है, जिसे भविष्य में ब्लॉकचेन प्रौद्योगिकियों में स्थानांतरित किया जा सकता है।

कंपनी की गतिविधियों को स्वचालित करते समय हल की जाने वाली समस्याएं हमेशा विशिष्ट होती हैं और काफी हद तक इसके व्यवसाय, बुनियादी ढांचे की विशेषताओं पर निर्भर करती हैं। प्रशासनिक संरचनाऔर कई अन्य कारक। सभी कार्यालय स्वचालन प्रणालियों के लिए निम्नलिखित को आगे रखा गया है: आवश्यकताएं:

सादगी और लचीलापन;

बचत;

खुलापन;

विश्वसनीयता।

सभी कार्यालय कार्यों में से दो सबसे अधिक प्रासंगिक हैं: व्यावसायिक गतिविधियों का स्वचालन और वर्कफ़्लो का स्वचालन।

एक नियम के रूप में, व्यापार स्वचालन प्रणाली के लिए निम्नलिखित को आगे रखा गया है: आवश्यकताएं:

माल की प्राप्ति और बिक्री पर पूर्ण नियंत्रण सुनिश्चित करना;

स्वचालन प्रणाली के साथ सहभागिता लेखांकन;

सूचना तक पहुंच का अंतर;

संचालन का अधिकतम स्वचालन;

एक कॉर्पोरेट वेब सर्वर के साथ एकीकरण;

निर्माता द्वारा सिस्टम का नियमित अद्यतन और समर्थन।

वर्कफ़्लो ऑटोमेशन सिस्टम के लिए निम्नलिखित आवश्यकताओं को आगे रखा गया है:

दस्तावेजों के एकल भंडार की उपलब्धता;

दस्तावेज़ आंदोलन परिदृश्यों के लिए पूर्ण विशेषताओं वाले रूटिंग और डिज़ाइन टूल की उपलब्धता;

काम के निष्पादन पर नियंत्रण;

आदेशों के निष्पादन पर नियंत्रण;

विकसित रिपोर्टिंग प्रणाली;

सांख्यिकीय और विश्लेषणात्मक जानकारी प्राप्त करने की क्षमता;

कंप्यूटर नेटवर्क में काम करें।

हमारे समय में, सूचना प्रौद्योगिकी के विकास ने ऐसे तरीकों और उपकरणों का उदय किया है जो कार्यालय स्वचालन के लिए एकीकृत समाधान प्रदान करते हैं, जो आपको मैन्युअल संचालन को स्वचालित करने और दस्तावेजों की खोज करने, दस्तावेजों के आंदोलन को स्वचालित रूप से स्थानांतरित करने और ट्रैक करने और निष्पादन को नियंत्रित करने की अनुमति देता है। दस्तावेजों से संबंधित कार्यों के संबंध में। दस्तावेज़ प्रबंधन स्वचालन के लिए सूचना प्रणाली थी।

कोई सूचना प्रणालीसंगठन की संरचना से निकटता से संबंधित होना चाहिए। इस प्रकार, डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करना, उपयोगकर्ताओं की शक्तियों को वितरित करना संभव है। आधुनिक संगठन डिवीजनों, शाखाओं, विभागों और कार्यालयों का एक समूह है जो एक दूसरे के साथ सूचनाओं का आदान-प्रदान करते हैं और अलग-अलग भागों का प्रदर्शन करते हैं संयुक्त कार्य. असंरचित जानकारी के जीवन के मुख्य चरणकार्यालय में हैं:

सिस्टम में जानकारी दर्ज करना;

दस्तावेजों का भंडारण, नेविगेशन, खोज और फ़िल्टरिंग;

दस्तावेजों के साथ सामूहिक कार्य;

सिस्टम से जानकारी निकालना।

जीवन चक्र आरेख अंजीर में दिखाया गया है। 5.1.

चावल। 5.1. किसी संगठन में असंरचित जानकारी के जीवन चक्र का आरेख

दस्तावेजों के साथ सामूहिक कार्य के कार्यालय में संगठन और स्वचालन ग्रुपवेयर और वर्कफ़्लो प्रौद्योगिकियों पर आधारित हैं।

ग्रुपवेयर तकनीकछोटे कार्य समूहों पर ध्यान केंद्रित किया जाता है, जो एक सामूहिक कार्य के कार्यान्वयन के लिए समर्थन और कार्य के संगठन में संरचना की कमी की विशेषता है। समर्थन के माध्यम से जानकारी साझा करने तक सीमित है विभिन्न तरीकेपहुँच: फ़ाइलों और डेटाबेस तक नेटवर्क पहुँच; स्थानीय और वैश्विक ईमेल (सम्मेलनों और चर्चाओं सहित); टर्मिनल एक्सेस, फाइल ट्रांसफर और इलेक्ट्रॉनिक बुलेटिन बोर्ड; हाइपरटेक्स्ट दस्तावेजों का संशोधन और व्याख्या।

टीम वर्क में, संघर्षों को हल करने के लिए ब्लॉक करना महत्वपूर्ण है जब सामान्य उपयोगसंसाधन, पहचानकर्ताओं और पासवर्ड द्वारा पहुंच का प्राधिकरण, पहुंच अधिकारों का उपयोग करके सूचना की सुरक्षा। सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत एन्क्रिप्शन द्वारा समर्थित है और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर. ग्रुपवेयर तकनीक का उपयोग करके बनाए गए सिस्टम में निम्नलिखित शामिल हैं - लोटस नोट्स, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस, परफेक्ट ऑफिस।

कार्यप्रवाह वर्ग प्रौद्योगिकियांमध्यम और बड़े कार्यालयों में वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए उपयोग किया जाता है, और उन्हें एक ही समय में कई कार्यों के साथ बहु-उपयोगकर्ता मोड के संचालन के लिए समर्थन की विशेषता होती है; भूमिकाओं और दस्तावेजों द्वारा उनके कार्यान्वयन पर नियंत्रण के साथ कार्य की स्पष्ट संरचना। वर्कफ़्लो तकनीक का उपयोग करके बनाए गए सिस्टम में निम्नलिखित शामिल हैं - स्टाफवेयर, ऑप्टिमा-वर्कफ़्लो, एक्शन वर्कफ़्लो।

"वर्कफ़्लो" शब्द का शाब्दिक अनुवाद "वर्कफ़्लो" है। अधिक जानकारीपूर्ण है कार्यप्रवाह वर्ग उत्पादों की परिभाषासॉफ्टवेयर सिस्टम के रूप में जो उत्पादन संचालन (कार्य, कार्य, कार्य) के निष्पादन का पूर्ण या आंशिक समन्वय प्रदान करते हैं जो एक उद्यम की संरचित व्यावसायिक प्रक्रियाओं को जोड़ते हैं।

वर्कफ़्लो तकनीक पर आधारित है निम्नलिखित अवधारणाएँ:

1. वस्तु- एक सूचना, सामग्री या वित्तीय वस्तु जिसका उपयोग व्यावसायिक प्रक्रिया (पत्र, उपकरण, चालान) में किया जाता है।

2. घटना- एक बाहरी (प्रक्रिया के भीतर नियंत्रित नहीं) कार्रवाई जो वस्तु के साथ हुई (एक पत्र की प्राप्ति, उपकरण का टूटना, कर की दर में परिवर्तन)।

3. ऑपरेशन- विचाराधीन व्यवसाय प्रक्रिया के हिस्से के रूप में की गई एक प्राथमिक कार्रवाई (पत्र तैयार करना, उपकरण बदलना, चालान का भुगतान)।

4. कलाकार – कार्यपालकएक या अधिक व्यवसाय प्रक्रिया संचालन (प्रबंधक, संग्रह कर्मचारी, निदेशक) करने के लिए जिम्मेदार।

वर्कफ़्लो तकनीक की बुनियादी अवधारणाओं के बीच संबंध को अंजीर में दिखाए गए वैचारिक सूचना मॉडल के माध्यम से प्रदर्शित किया जाता है। 5.2.

चावल। 5.2. वर्कफ़्लो तकनीक का वैचारिक सूचना मॉडल

व्यावसायिक प्रक्रिया को एक पूर्व निर्धारित स्थिति को प्राप्त करने के लिए कम से कम दो विषयों (उदाहरण के लिए, एक उद्यम के कर्मचारी) की बातचीत का वर्णन करने के लिए आवश्यक राज्यों और संक्रमणों के एक समूह के रूप में औपचारिक रूप दिया जाता है। इस तरह की बातचीत का एक अलग मामला एक दस्तावेज़ को बिंदु से बिंदु तक सामान्य रूप से अग्रेषित करना है।

वर्कफ़्लो तकनीक के कार्यान्वयन में से एक तथाकथित "ग्राफ सिस्टम" है, जहां प्रत्येक चरण एक वेक्टर है और एक दस्तावेज़ से जुड़े कार्य के आंदोलन को प्रदर्शित करता है, या बस एक विषय से दूसरे विषय में दस्तावेज़ की गति को प्रदर्शित करता है। साथ ही, योजना के सही कामकाज के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को दस्तावेज़ आंदोलन के रास्ते में उत्पन्न होने वाली सभी प्रकार की अप्रत्याशित परिस्थितियों को ध्यान में रखना चाहिए।

एक अन्य दृष्टिकोण "चक्र" की अवधारणा पर आधारित है, जो दो मनमानी विषयों के बीच बातचीत की योजना में सबसे छोटा तत्व है। उसी समय, सिस्टम स्वयं प्रक्रिया के बंद होने की निगरानी करता है और त्रुटि के मामले में, कारण के विवरण के साथ स्थान और गलतता को इंगित करता है। उसके बाद, एक नई प्रक्रिया की पीढ़ी नहीं की जाती है।