फेडरल स्टेट ऑटोनॉमस एजुकेशनल इंस्टीट्यूशन ऑफ हायर प्रोफेशनल एजुकेशन "वोल्गोग्राड स्टेट यूनिवर्सिटी" ई। वी। बुलुलिना अभिलेखीय विज्ञान पाठ्यपुस्तक। संग्रह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना

राज्य संग्रह की सबसे महत्वपूर्ण गतिविधि के रूप में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना:

ओएसडी - इष्टतम भंडारण की स्थिति बनाने के उपायों का एक सेट; नियामक व्यवस्थाओं का अनुपालन; अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण और उनके लेखांकन का सही संगठन।

1. इष्टतम भंडारण की स्थिति बनाना: संग्रह भवनों का निर्माण, पुनर्निर्माण और मरम्मत; आग बुझाने और सिग्नलिंग उपकरण। संग्रह एक इमारत या कमरे में स्थित होना चाहिए जो विशेष रूप से निर्मित या दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए अनुकूलित किया गया हो। इमारत को आग के खतरों से दूर रखा जाना चाहिए और औद्योगिक सुविधाएं. वायु प्रदूषण की डिग्री और सेवा के समापन पर सैनिटरी और महामारी विज्ञान स्टेशनों को समाप्त करना आवश्यक है अग्नि शामक दल. संग्रह का भवन मुख्य परिसर का एक परिसर है: कर्मचारियों का भंडारण, कार्य परिसर; दस्तावेजों की प्राप्ति और अस्थायी भंडारण के लिए; डस्टिंग के लिए; बंधन; बहाली; माइक्रोफोटोकॉपी; लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण के लिए; वाचनालय; व्यवस्थित कमरे; शोरूम; वैज्ञानिक संदर्भ पुस्तकालय।

2. नियामक भंडारण व्यवस्था:

तापमान और आर्द्रता (+17-19C, कागज के लिए 50-55%; काले और सफेद आधार पर फिल्म के लिए -> + 10C, रंग के आधार पर - नहीं> + 5C, फोटोग्राफिक दस्तावेजों के लिए - + 15-20C);

प्रकाश (भंडारण अंधेरे + प्राकृतिक प्रकाश (विसरित प्रकाश: पर्दे, अंधा) या कृत्रिम (बंद रंगों में गरमागरम लैंप) में किया जाना चाहिए;

स्वच्छता और स्वच्छ: वर्ष में कम से कम एक बार व्यवस्थित गीली सफाई (रैक, अलमारियाँ, फर्श की एंटीसेप्टिक सफाई की वैक्यूम सफाई); वर्ष में 2 बार, जैविक कीटों और एक माइकोलॉजिकल परीक्षा (कवक का पता लगाने) की पहचान करने के लिए एक एन्थोलॉजिकल परीक्षा की जानी चाहिए - हीटिंग सीजन की शुरुआत और अंत में; यदि कवक पाया जाता है, तो इसे हटा दें, इसे फिल्म या कागज में लपेटें और इसे एक अलग कमरे में अलग करें, एक एंटीसेप्टिक के साथ जगह को पोंछ लें।

3. दस्तावेज़ भंडारण का संगठन:यह एक व्यापक घटना है जिसमें शामिल हैं:

दस्तावेजों का तर्कसंगत स्थान: भंडारण स्थिर धातु रैक से सुसज्जित हैं, तिजोरियां, धातु अलमारियाँ का उपयोग किया जा सकता है। रैक की पंक्तियों के बीच की दूरी (मुख्य गलियारा) - 1.2 मीटर; रैक के बीच - 75 सेमी; फर्श और निचले शेल्फ के बीच - 15 सेमी; सभी रैक और अलमारियों को ऊपर से नीचे और बाएं से दाएं क्रमांकित किया गया है। भंडारण की जगह को ठीक करने और दस्तावेज़ की खोज करने के लिए, फंड और शेल्फ इंडेक्स संकलित किए जाते हैं (शायद एक स्थलाकृतिक सूचकांक) - कार्ड पर; निधियों की व्यवस्था योजना (आवंटन योजना) द्वारा निर्धारित की जाती है। एक ही भौतिक प्रकार (भौतिक वाहक) के दस्तावेजों को एक भंडारण में रखा जा सकता है, यानी एक ही भंडारण मोड;

· दस्तावेजों की आवाजाही और भौतिक स्थिति पर नियंत्रण: दस्तावेजों की उपस्थिति और स्थिति की जाँच की जाती है: अद्वितीय दस्तावेजों के लिए - सालाना, विशेष रूप से मूल्यवान लोगों के लिए - हर 10 साल में एक बार। इसके अलावा, आपात स्थिति के बाद मामलों को अन्य परिसरों में ले जाने पर एकमुश्त जांच की जाती है। लेखा परीक्षा के दौरान, दस्तावेजों की वास्तविक उपलब्धता स्थापित की जाती है, दस्तावेजों के लेखांकन में कमियों की पहचान की जाती है और उन्हें स्थापित किया जाता है; दस्तावेजों की पहचान की जाती है जिन्हें बहाली, संरक्षण, निवारक और तकनीकी प्रसंस्करण की आवश्यकता होती है। उपलब्धता और मामलों की स्थिति के सत्यापन के अंत में, प्रत्येक सूची के अंत में, शिलालेख के बाद, प्रविष्टि "सत्यापित", तिथि और हस्ताक्षर किए जाते हैं। यदि कोई कमी है, तो लापता मामलों की तलाश करें। एक अधिनियम तैयार किया जाता है, जिसमें खोज का प्रमाण पत्र संलग्न होता है। लेखापरीक्षित निधि के लेखांकन दस्तावेजों में परिवर्तन किए जाने के बाद लेखापरीक्षा को पूर्ण माना जाता है।

· एक बीमा कोष का निर्माण: विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम यह निर्धारित करते हैं कि निम्नलिखित बीमा के अधीन हैं: सभी दस्तावेज जो विदेशों में निर्यात किए जाते हैं (प्रदर्शनियां, बहाली); अद्वितीय दस्तावेज जो देश के भीतर प्रदर्शनियों के लिए प्रदान किए जाते हैं। बीमा में विशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय दस्तावेजों के लिए बीमा प्रतियां बनाना शामिल है - एक बीमा निधि (यह विशेष रूप से संरक्षित सुविधाओं में माइक्रोफिल्म पर संग्रहीत विशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय दस्तावेजों का एक सेट है)।

· बहाली और संरक्षण में कई कार्य शामिल हैं: कीटाणुशोधन, विसंक्रमण (कीड़ों से), व्युत्पन्नकरण (चूहों और चूहों से); मरम्मत- मूल के गुणों और स्थायित्व को बहाल करने के लिए व्यापक कार्य; दस्तावेजों का पुनरुत्पादन: बीमा कोष और उपयोग के लिए कोष का निर्माण; फोटो बहाली; प्रतियों द्वारा अधिकृत मीडिया के साथ मूल का प्रतिस्थापन; दस्तावेजों का बंधन; यह माइक्रोफिल्मिंग और दस्तावेज़ बहाली प्रयोगशालाओं द्वारा किया जाता है;

संचालन के बुनियादी नियमों में ओएसडी मुद्दे का विनियमन राज्य अभिलेखागार (2002):

इससे पहले, 1934 में, LKRD बनाया गया था, और 1939 में, USSR के विज्ञान अकादमी के रसायन विज्ञान विभाग में एक विशेष आयोग बनाया गया था। 1940 में, सिफारिशें की गईं: t + 14-18C, आर्द्रता का प्रभाव नोट किया गया। 1966 में, VNIIDAD बनाया गया था, जिसने रंगीन बॉलपॉइंट पेन, वैज्ञानिक और कार्यप्रणाली मैनुअल (क्षतिग्रस्त मीडिया और पाठ के साथ दस्तावेजों की पहचान) के स्थायित्व पर सिफारिशें विकसित की थीं। 1970 के दशक तक, ओएसडी का कार्य एक स्थानीय शाखा माना जाता था, और 1972 (आर्काइविस्ट की 7वीं अंतर्राष्ट्रीय कांग्रेस) के बाद से इसे एक जटिल तरीके से हल किया गया है। राजनीति में परिवर्तन।, eq।, सामाजिक। क्षेत्रों को छुआ और उद्योग का संग्रह - एक सुरक्षा समस्या अभिलेखीय निधितना हुआ। सबसे पहले ओएसडी की कानूनी समस्याएं हैं। 1993 के आरएफ एएफ और अभिलेखागार पर विधान के मूल सिद्धांतों ने ओएसडी से संबंधित कई प्रावधानों को स्थापित किया: सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों के मालिकों का दायित्व, और विशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय लोगों के लिए बीमा प्रतियां बनाने के लिए; श्रीमती के बारे में लेखांकन; वायुसेना पर कानून के उल्लंघन की जिम्मेदारी के बारे में; राज्य के अभिलेखीय दस्तावेजों के निर्यात पर प्रतिबंध। RF AF के हिस्से और अद्वितीय और विशेष रूप से मूल्यवान गैर-गो। रूसी संघ के बाहर के हिस्से। कई विषयों के कानून में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए मालिकों के दायित्व पर कोई लेख नहीं है, एक बीमा कोष बनाने पर एक लेख, जो दस्तावेजों की कानूनी सुरक्षा को कम करता है।

1990-2000 के दशक में ओएसडी: 1990 के दशक में, पुरालेखपालों को कई समस्याओं का सामना करना पड़ा: अभिलेखीय दस्तावेजों का स्वामित्व, FAS (FAA) और विषयों के बीच रक्तचाप के क्षेत्र में अधिकार क्षेत्र का परिसीमन, कानूनी दर्जानिजीकृत, दिवालिया उद्यमों के अभिलेखागार। एक राष्ट्रपति डिक्री, सरकारी फरमान जारी किए गए थे जो दस्तावेजों के अवर्गीकरण के संगठन को विनियमित करते थे, निजीकृत उद्यमों के दस्तावेजों के संगठन (राज्य के रहस्यों पर, पर) व्यापार रहस्य, सूचना, सूचनाकरण और सूचना संरक्षण पर)। दूसरे स्थान पर सामग्री और तकनीकी आधार की समस्या है। इमारतों, अभिलेखागार की खराब स्थिति, खाली जगह की कमी। विभागीय भण्डार में दस्तावेजों की सुरक्षा की समस्या : केवल 35% संस्थानों-भर्ती के स्रोतों में परिसर है, केवल 5% के पास पूर्णकालिक कर्मचारी हैं। 2000 में, लक्ष्य कार्यक्रम "रूस की संस्कृति: 2001-2005" को मंजूरी दी गई थी, इसका एक उपप्रोग्राम है - ओएसडी पर एक अनुभाग के साथ "रूस का अभिलेखागार"। मुख्य कार्य: अभिलेखागार की सुरक्षा बढ़ाने के उपायों का कार्यान्वयन, सुधार के लिए व्यापक कार्य करना शारीरिक हालतविशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय दस्तावेज, एक स्वचालित राज्य का निर्माण। लेखांकन।

दस्तावेजों के भंडारण, बहाली और पुनरुत्पादन के लिए स्थितियां बनाने की समस्या:

अभिलेखीय दस्तावेजों का बीमा कोष शामिल है अभिन्न अंगरूसी संघ के एकीकृत बीमा कोष के लिए। 50 के दशक में। शीत युद्ध के दौरान, रक्षा दस्तावेजों के लिए एक बीमा कोष बनाने पर यूएसएसआर सरकार द्वारा एक डिक्री जारी की गई थी। 1991 तक, माइक्रोफिल्मिंग के लिए भंडारण सुविधाओं और विशेष प्रयोगशालाओं का निर्माण मूल रूप से पूरा हो गया था। 1995 में, एकीकृत रूसी बीमा कोष पर एक प्रस्ताव। अभिलेखागार में, कुछ दस्तावेजों के लिए उपयोग के लिए धन बनाया जाता है जो कि माइक्रोफिल्मिंग, फोटोकॉपी, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया का उपयोग करके गहन रूप से उपयोग किया जाता है।

अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के उपायों की प्रणाली में निम्नलिखित उपाय शामिल हैं: भंडारण के संगठन के लिए उपायों का एक सेट, जो दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक सामग्री और तकनीकी आधार के निर्माण के लिए प्रदान करता है (भंडारण सुविधाओं के परिसर और भवन, जलवायु नियंत्रण , साधन भंडारण सुरक्षाऔर सुरक्षा, क्षतिग्रस्त सामग्री को बहाल करने और नकल करने आदि के साधन), साथ ही दस्तावेजों (प्रकाश, तापमान और आर्द्रता, सुरक्षा, स्वच्छता और स्वच्छ) के भंडारण के लिए एक शासन बनाने और बनाए रखने के उपायों का एक सेट।

दस्तावेजों के भंडारण के लिए इष्टतम स्थितियां प्रदान की जाती हैं: संग्रह भवनों का निर्माण, मरम्मत और पुनर्निर्माण; भंडारण सुविधाओं में स्वच्छता और स्वच्छ उपायों का उपयोग करना तकनीकी साधनइष्टतम तापमान और आर्द्रता भंडारण व्यवस्था बनाने के लिए; आग बुझाने के साधनों, आग और सुरक्षा अलार्म के साथ भंडारण सुविधाओं के उपकरण; आवेदन पत्र विशेष साधनदस्तावेजों का भंडारण (अलमारियाँ, रैक, बक्से, तिजोरियाँ, फ़ोल्डर, आदि)।

राज्य अभिलेखागार के लिए भवनों को अन्य परिसरों से परिवर्तित किया जा सकता है या विशेष रूप से बनाया जा सकता है। उन्हें उन औद्योगिक उद्यमों से हटाया जाना चाहिए जो हवा को प्रदूषित करते हैं, उन संरचनाओं और वस्तुओं से जो आग के मामले में खतरनाक हैं, और आवश्यकताओं के अनुसार भी भवन विनियमऔर मानदंड।

उत्तर की ओर खिड़कियों वाली इमारतों में भंडारण सुविधाओं का पता लगाने की सिफारिश की जाती है। सीधे धूप से दस्तावेजों की अनिवार्य सुरक्षा के साथ ही प्राकृतिक प्रकाश की अनुमति है। दस्तावेजों को बक्से, बाइंडरों और फोल्डरों में संग्रहित करके, खिड़कियों पर प्रकाश-प्रकीर्णन और हल्के-तंग पर्दे आदि का उपयोग करके प्रकाश की क्रिया से दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित की जाती है।

पुरालेख भवन कार्बन डाइऑक्साइड अग्निशामक, अग्निशमन जल आपूर्ति, सुरक्षा और अग्नि अलार्म से सुसज्जित हैं।

भंडारण सुविधाओं में कागज-आधारित दस्तावेजों के दीर्घकालिक संरक्षण को सुनिश्चित करने के लिए, इष्टतम तापमान और आर्द्रता भंडारण की स्थिति 17-19 डिग्री सेल्सियस के तापमान पर निर्धारित की जाती है और सापेक्षिक आर्द्रता - 50-55%.

इसके अलावा, दस्तावेजों के दीर्घकालिक संरक्षण के लिए, निम्नलिखित प्रकाश व्यवस्था का पालन किया जाना चाहिए:

दस्तावेजों को पूर्ण अंधेरे में संग्रहित किया जाना चाहिए;

प्राकृतिक प्रकाश को विशेष प्रकाश डिफ्यूज़र की मदद से फैलाना चाहिए;

कृत्रिम प्रकाश व्यवस्था के लिए, बंद रंगों में गरमागरम लैंप का उपयोग किया जाता है। आप स्पेक्ट्रम के काटे गए पराबैंगनी भाग के साथ फ्लोरोसेंट लैंप का उपयोग कर सकते हैं;

दस्तावेज़ों को फ़ोल्डरों, बाइंडरों में, बंद रैक, अलमारियाँ, बक्से, आदि पर संग्रहीत करें;

भंडारण सुविधाओं को एक स्वच्छ और अनुकरणीय क्रम में बनाए रखा जाना चाहिए, जिसमें कीड़ों, कृन्तकों, धूल और मोल्ड के संचय की संभावना को बाहर रखा गया है।

भंडारण उनके प्लेसमेंट के उचित क्रम के अनुपालन में रैक से सुसज्जित हैं।

रैक की पंक्तियों के बीच, मुख्य गलियारे में दूरी 120 सेमी होनी चाहिए, रैक के बीच के गलियारे में - 75 सेमी, समान दूरी रैक और भवन की बाहरी दीवार के बीच होनी चाहिए;

रैक के फर्श और निचले शेल्फ के बीच की दूरी कम से कम 15 सेमी होनी चाहिए, और तहखाने में - 30 सेमी।

प्रकार के आधार पर, दस्तावेजों को उपयुक्त प्राथमिक सुरक्षा उपकरण में रखा जाता है: विशेष मामले, बक्से, बैग, आदि।

पर काम का समयभंडार एक कुंजी के साथ बंद होना चाहिए, इसे एक्सेस करने का अधिकार सीमित होना चाहिए, आदि। संग्रह से दस्तावेज़ निकालें उचित समय परकेवल पास के साथ अनुमति दी; सुरक्षा के तकनीकी साधन होने चाहिए (अलार्म, खिड़कियों पर बार आदि)।

अभिलेखीय दस्तावेजों के तकनीकी और भौतिक-रासायनिक प्रसंस्करण के लिए किया जाता है: बहाली विशेष विवरण, गुण, अभिलेखीय दस्तावेजों का स्थायित्व; उनके विनाश और त्वरित उम्र बढ़ने के कारणों का उन्मूलन; प्लेबैक दस्तावेजी जानकारीअधिक स्थिर मीडिया पर।

अभिलेखीय दस्तावेजों के तकनीकी और भौतिक-रासायनिक प्रसंस्करण पर कार्य को अनुसूचित और अनिर्धारित में विभाजित किया गया है।

अभिलेखीय दस्तावेजों की भौतिक स्थिति की ख़ासियत को ध्यान में रखते हुए, संग्रह में स्थापित प्राथमिकता के क्रम में उनकी स्थिति की जाँच के परिणामों के आधार पर अभिलेखीय दस्तावेजों का अनुसूचित प्रसंस्करण किया जाता है। विभिन्न प्रकार, उनके अलग से संबंधित मूल्य समूहऔर संग्रह क्षमता। विशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय दस्तावेजों को प्राथमिकता दी जाती है।

प्रति अनिर्धारित निरीक्षणपानी, आग, रेडियोधर्मी या रासायनिक पदार्थों द्वारा अभिलेखीय दस्तावेजों के सामूहिक या स्थानीय विनाश से जुड़ी बचाव स्थितियों में किए गए कार्य शामिल हैं।

उनके भंडारण क्षेत्रों को अलग करने, अलग करने, साफ करने के लिए तत्काल उपाय किए जाते हैं और अभिलेखीय दस्तावेज भी जैविक कीटों से प्रभावित होते हैं।

नामकरण, काम की तकनीक और अभिलेखीय दस्तावेजों के तकनीकी और भौतिक और रासायनिक प्रसंस्करण की प्रक्रिया पद्धति और क्षेत्रीय द्वारा निर्धारित की जाती है। नियामक दस्तावेज.

इस प्रकार, अभिलेखीय दस्तावेज़ के पाठ के बाहर अभिलेखागार से फ़ाइलों से निकाले गए व्यक्तिगत अभिलेखीय दस्तावेजों को जारी करने की तैयारी करते समय विपरीत पक्षप्रत्येक शीट पर एक अभिलेखीय कोड की मुहर लगी होती है।

अभिलेखागार से जारी किए गए अभिलेखीय दस्तावेजों में क्रमांकित पत्रक, एक अभिलेखीय सिफर, एक उपयोग पत्रक और एक दस्तावेज़ प्रमाणन पत्रक होना चाहिए।

रिपॉजिटरी से मामलों को जारी करने को उपयुक्त दस्तावेजों के साथ औपचारिक रूप दिया जाता है और विशेष पुस्तकों में पंजीकृत किया जाता है। अभिलेखागार से अभिलेखीय दस्तावेजों को जारी करना और स्वीकार करना, जिसमें स्थिति की शीट-दर-शीट जांच और जारी करने से पहले और वापसी पर अभिलेखीय दस्तावेजों की उपलब्धता शामिल है, अभिलेखागार के एक कर्मचारी द्वारा किया जाता है।

लेखापरीक्षा के दौरान पाई गई कोई कमी तकनीकी त्रुटियांगिनती में, गुम हुए मामले, शारीरिक क्षति, विवरण में त्रुटियां) स्थिति और मामले की जांच शीट पर दर्ज किए जाते हैं। सत्यापन पत्रक सीधे सत्यापन प्रक्रिया के दौरान प्रत्येक सूची के लिए अलग से भरा जाता है, सत्यापन पत्रक संख्यात्मक क्रम में गिने जाते हैं और कलाकार द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं।

दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना दस्तावेजों के विशेष तकनीकी प्रसंस्करण पर कार्यों का एक सेट है: रासायनिक और भौतिक बहाली, धूल हटाने, विच्छेदन, कीटाणुशोधन, फोटो बहाली और अन्य प्रकार के काम जो दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं। ऐसा काम प्रयोगशालाओं द्वारा किया जाता है जो अभिलेखीय संस्थानों की प्रणाली में काम करते हैं।

अध्याय 3. कानून के अनुपालन पर नियंत्रण संग्रहमें रूसी संघऔर इसके उल्लंघन की जिम्मेदारी

चूंकि रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज, जो में हैं निजी संपत्ति, एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में स्थानांतरित किया जा सकता है या सार्वभौमिक उत्तराधिकार के माध्यम से अलग किया जा सकता है या अन्यथा, संघीय कानून उत्तराधिकारी पर उपयुक्त नगरपालिका, राज्य संग्रह, पुस्तकालय, संग्रहालय, संगठन को सूचित करने का दायित्व लगाता है। रूसी अकादमीविज्ञान, जिसके साथ पूर्व मालिक ने एक समझौता किया।

यदि राज्य द्वारा संरक्षित दस्तावेजों और विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों के मालिक इन दस्तावेजों के भंडारण, उपयोग और लेखांकन के लिए अपने दायित्वों को पूरा नहीं करते हैं, और इससे उनके महत्व का नुकसान हो सकता है, तो अदालत के फैसले से ऐसे दस्तावेजों को जब्त किया जा सकता है। रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 240 के अनुसार मालिक से।

इसके अलावा, निजी स्वामित्व में अभिलेखीय दस्तावेजों की बिक्री के लिए नीलामी आयोजित करने के मामले में, नीलामी के आयोजकों को उनकी होल्डिंग के दिन से 30 दिन पहले बाद में बाध्य नहीं किया जाता है। लिख रहे हैंअभिलेखीय दस्तावेजों की बिक्री के स्थान, समय और शर्तों के बारे में रूसी संघ की सरकार द्वारा विशेष रूप से अधिकृत संघीय निकाय को सूचित करें कार्यकारिणी शक्तिऔर संग्रह के क्षेत्र में रूसी संघ के घटक इकाई के संबंधित अधिकृत कार्यकारी निकाय, जिसके क्षेत्र में नीलामी आयोजित की जाती है। अभिलेखीय दस्तावेजों की बिक्री के लिए इस प्रक्रिया का उल्लंघन अधिकार के उद्भव का आधार बन सकता है न्यायिक आदेशखरीदार के अधिकारों और दायित्वों को उनके अनुसार हस्तांतरित करने की मांग करें सिविल कानून.

अभिलेखीय दस्तावेजों के स्वामित्व का अधिकार, उनके स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, कानून द्वारा संरक्षित है। संघीय कानूनों द्वारा प्रदान नहीं किए गए अभिलेखीय दस्तावेजों की जब्ती निषिद्ध है।

अभिलेखीय दस्तावेज जो अवैध कब्जे में हैं, उनके अनुसार सही मालिकों या मालिकों को हस्तांतरित किए जा सकते हैं अंतर्राष्ट्रीय संधिरूस और रूसी संघ का कानून।

रूसी संघ में संग्रह पर कानून के अनुपालन पर नियंत्रण संघीय सरकार के निकायों द्वारा किया जाता है, जिसमें शामिल हैं:

संघीय कार्यकारी निकाय विशेष रूप से रूसी संघ की सरकार द्वारा अधिकृत;

रूसी संघ के घटक संस्थाओं के राज्य प्राधिकरण (संग्रह के क्षेत्र में रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अधिकृत कार्यकारी अधिकारियों सहित)।

रूस में संग्रह पर कानून के उल्लंघन के लिए जिम्मेदारी निम्नलिखित मानती है: कानूनी संस्थाएं, साथ ही नागरिक और अधिकारी रूस में संग्रह पर कानून का उल्लंघन करने के लिए दोषी हैं, रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित प्रशासनिक, नागरिक और आपराधिक दायित्व वहन करते हैं।

अंग स्थानीय सरकार, सरकारी संसथान, नगरपालिका और राज्य अभिलेखागार, पुस्तकालय, संग्रहालय और अन्य कानूनी संस्थाएं, साथ ही नागरिक - अभिलेखीय दस्तावेजों के मालिक या मालिक काम में भाग ले सकते हैं अंतरराष्ट्रीय संगठनअभिलेखीय मामलों पर सम्मेलन और बैठकें, संग्रह के क्षेत्र में और अंतर्राष्ट्रीय सूचना विनिमय में अंतर्राष्ट्रीय सहयोग में भाग लेने के लिए।

अभिलेखीय दस्तावेजों के आयात और निर्यात को विनियमित किया जाता है संघीय कानूनदिनांक 22 अक्टूबर, 2004 नंबर 125-FZ "रूसी संघ में संग्रह पर"।

रूस के बाहर अभिलेखीय दस्तावेजों का निर्यात करना निषिद्ध है जो नगरपालिका या राज्य के स्वामित्व में हैं, साथ ही रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज जो निजी स्वामित्व में हैं।

इसके विपरीत, निजी स्वामित्व वाले अभिलेखीय दस्तावेजों को रूस से बाहर ले जाया जा सकता है। इसके अलावा, निर्यात के लिए घोषित दस्तावेज रूसी संघ की सरकार द्वारा स्थापित तरीके से दस्तावेजों के मूल्य की जांच के अधीन हैं।

केवल कानूनी रूप से प्राप्त या अधिग्रहित अभिलेखीय दस्तावेजों को रूस में आयात करने की अनुमति है।

किसी भी प्रकार के मीडिया पर अभिलेखीय दस्तावेजों की प्राप्त या कानूनी रूप से प्राप्त प्रतियों का रूस में निर्यात और आयात बिना किसी प्रतिबंध के किया जाता है, अभिलेखीय दस्तावेजों की प्रतियों के निर्यात के अपवाद के साथ, जिसकी पहुंच रूसी कानून के तहत प्रतिबंधित है।

पाठ्यक्रम कार्य के विषय की प्रासंगिकता। पुरालेखपाल अब अतीत में बनाई गई जानकारी से निपटने वाला पहला व्यक्ति है। उसे लेना चाहिए और रखना चाहिए। लेकिन संग्रह एक गोदाम नहीं है, लेकिन वैज्ञानिक संस्थान, जो समाज की दीर्घकालिक सामाजिक स्मृति बनाने का कार्य करता है।

राज्य निकाय, स्थानीय सरकारें, संगठन और नागरिक शिक्षा के बिना उद्यमशीलता की गतिविधियों में लगे हुए हैं कानूनी इकाई, संघीय कानूनों, अन्य नियामकों द्वारा स्थापित उनके भंडारण की अवधि के दौरान कर्मियों पर दस्तावेजों सहित अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य हैं कानूनी कार्यरूसी संघ, साथ ही 22 अक्टूबर, 2004 नंबर 125 FZ के संघीय कानून "ऑन आर्काइविंग इन द रशियन फेडरेशन" द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों की सूची।

पुरालेखपालों का कार्य उन दस्तावेजों को संरक्षित करना है जो कुछ संगठनों और उद्यमों की गतिविधियों की विशेषताओं को दर्शाते हैं। ऐसी विशेषताएं हो सकती हैं: गतिविधि की विशिष्टता, उत्पादों की नवीनता, श्रम, सामाजिक परंपराएं, अंतर्राष्ट्रीय और क्षेत्रीय कार्यक्रमों में भागीदारी, प्रयोगात्मक परिस्थितियों में काम करना।

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना राज्य अभिलेखागार का मुख्य कार्य है। समस्या को हल करने की जटिलता इस तथ्य से निर्धारित होती है कि किसी ने कभी भी "शाश्वत" भंडारण के लिए दस्तावेज़ नहीं बनाए हैं। इसी समय, अभिलेखागार को सालाना नए फंडों से भर दिया जाता है, और बहाली की संभावनाएं मामूली रहती हैं। इस समस्या को हल करने के लिए आधुनिक दृष्टिकोण, उनके मूल्य और भौतिक स्थिति को ध्यान में रखते हुए, अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के एक विभेदित, चयनात्मक सिद्धांत के क्रमिक संक्रमण के सिद्धांत पर आधारित है।

एक विभेदित दृष्टिकोण में संग्रह में संग्रहीत दस्तावेजों की कुल मात्रा, धन के स्तर पर तथाकथित प्राथमिकता वाली वस्तुओं, धन के कुछ हिस्सों, व्यक्तिगत दस्तावेजों का आवंटन शामिल है। प्राथमिकता आवंटन का आधार दो मानदंड हैं: दस्तावेजों का मूल्य और एक भौतिक स्थिति के संकेत जो उनकी सुरक्षा के लिए खतरा हैं (कम संभावित स्थायित्व)

नियामक शर्तों को बनाने, नियामक व्यवस्थाओं का पालन करने और अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण को ठीक से व्यवस्थित करने, उनकी चोरी और हानि को छोड़कर और सामान्य भौतिक स्थिति में उनके रखरखाव को सुनिश्चित करने के उपायों का एक सेट, संग्रह में अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करता है।

अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए नियामक शर्तें प्रदान की जाती हैं:

संग्रह भवनों का निर्माण, पुनर्निर्माण और मरम्मत;

भवन और संग्रह के परिसर में इष्टतम (मानक) अग्नि-निवारण, सुरक्षा, तापमान-आर्द्रता, प्रकाश और स्वच्छता-स्वच्छता व्यवस्था का निर्माण;

अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण और संचलन के विशेष साधनों का उपयोग।

पाठ्यक्रम कार्य का मुख्य उद्देश्य अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की समस्या का अध्ययन करना है जो अभिलेखागार के काम के मुख्य क्षेत्रों में से एक है। दस्तावेजों को संग्रहीत करने की रणनीति कितनी सही ढंग से चुनी गई थी, उनकी भौतिक स्थिति और विभिन्न प्रकार के उद्देश्यों के लिए उनका उपयोग करने की संभावना निर्भर करती है।

इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, निम्नलिखित कार्यों को हल करना आवश्यक है:

1. दस्तावेजों के भंडारण के लिए नियामक शर्तों को सुनिश्चित करने के उपायों पर विचार करें।

2. अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण और संचलन के विशेष साधनों के उपयोग की प्रक्रिया को प्रकट करना।

3. दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए कार्यप्रणाली की जांच करें।

1. अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए नियामक शर्तों को सुनिश्चित करना

1. 1 दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए अनुकूलतम स्थितियाँ बनाना

दस्तावेजों के भंडारण के लिए इष्टतम स्थितियां प्रदान की जाती हैं: संग्रह भवनों का निर्माण, पुनर्निर्माण और मरम्मत; आग बुझाने के साधनों, सुरक्षा और आग अलार्म के साथ भंडारण सुविधाओं को लैस करना; भंडारण के लिए इष्टतम तापमान और आर्द्रता व्यवस्था बनाने के लिए तकनीकी साधनों का उपयोग, भंडारण सुविधाओं में स्वच्छता और स्वच्छ उपायों को करने के लिए; दस्तावेजों के भंडारण के विशेष साधनों का उपयोग (रैक, अलमारियाँ, तिजोरियाँ, बक्से, फ़ोल्डर, आदि)।

राज्य अभिलेखागार के लिए भवन विशेष रूप से बनाए जा सकते हैं या अन्य परिसर से परिवर्तित किए जा सकते हैं। उन्हें उन औद्योगिक उद्यमों से हटाया जाना चाहिए जो हवा को प्रदूषित करते हैं (आक्रामक गैसें, सीमेंट की धूल, आदि), उन वस्तुओं और संरचनाओं से जो आग के मामले में खतरनाक हैं (तेल भंडारण सुविधाएं, गैस स्टेशन, पार्किंग स्थल, गैरेज, आदि), साथ ही आवश्यकताओं के अनुसार बिल्डिंग कोडऔर नियम।

संग्रह के स्थान की उपयुक्तता वायु प्रदूषण की डिग्री पर अग्निशमन विभाग और स्वच्छता और महामारी विज्ञान स्टेशन के निष्कर्षों को ध्यान में रखते हुए निर्धारित की जाती है।

संग्रह भवन का निर्माण और पुनर्निर्माण तकनीकी विनियमन की वस्तुओं के लिए आवश्यकताओं वाले नियामक कानूनी कृत्यों के अनुसार किया जाता है और परियोजना प्रलेखनसंग्रह के क्षेत्र में संबंधित अधिकृत कार्यकारी निकाय से सहमत हैं। संग्रह का निर्माण एक तर्कसंगत लेआउट की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए भंडारण, प्रसंस्करण, अभिलेखीय दस्तावेजों के उपयोग और प्रशासनिक, तकनीकी, घरेलू प्रकृति के कार्यों के लिए संग्रह के कार्यों को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किए गए मुख्य और सहायक परिसर का एक परिसर है। परिसर का।

मुख्य परिसर की संरचना, स्थान, उपकरण को उनके साथ काम के सभी क्षेत्रों में अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करनी चाहिए, कार्य प्रौद्योगिकी, श्रम सुरक्षा, सुरक्षा और औद्योगिक स्वच्छता की आवश्यकताओं के अनुपालन के साथ-साथ संग्रह विभागों की तर्कसंगत बातचीत। .

संग्रह में अभिलेखागार, एक वाचनालय, कार्य कक्ष, हटाने योग्य इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के एक स्वचालित पुस्तकालय के लिए कमरे, सर्वर और संचार उपकरण हैं।

अनुकूलित भवनों में अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए अभिप्रेत परिसर को शेष भवन से अलग किया जाना चाहिए। खानपान सेवाओं, खाद्य गोदामों, ज्वलनशील और आक्रामक पदार्थों को संग्रहीत करने वाले या ज्वलनशील और रासायनिक प्रौद्योगिकियों का उपयोग करने वाले संगठनों के कब्जे वाले भवन के परिसर में अभिलेखीय दस्तावेजों को रखने की अनुमति नहीं है।

अभिलेखागार अरबी अंकों में सकल क्रम में गिने जाते हैं और प्रयोगशाला, उत्पादन, उपयोग (भंडारण) से जुड़े भंडारण सुविधाओं से कुछ दूरी पर अलगाव में स्थित होते हैं। रासायनिक पदार्थ, भोजन और इलेक्ट्रॉनिक संग्रह - विद्युत चुम्बकीय विकिरण और बल क्षेत्रों के स्रोतों से।

उत्तर की ओर खिड़कियों वाली इमारतों में भंडारगृहों को स्थापित करने की सिफारिश की जाती है। सीधे धूप से दस्तावेजों की अनिवार्य सुरक्षा के साथ ही प्राकृतिक प्रकाश की अनुमति है। खिड़कियों पर अंधा, सुरक्षात्मक फिल्टर, पर्दे या चित्रित कांच के उपयोग के साथ विसरित प्रकाश की अनुमति है। कृत्रिम प्रकाश व्यवस्था के लिए, बंद रंगों में गरमागरम लैंप या विकिरण स्पेक्ट्रम के एक काटे गए पराबैंगनी भाग के साथ फ्लोरोसेंट लैंप का उपयोग किया जाता है।

अभिलेखीय दस्तावेजों को अंधेरे में संग्रहीत किया जाता है। प्रकाश की क्रिया से दस्तावेजों की सुरक्षा बक्से, फ़ोल्डरों और बाइंडिंग में दस्तावेजों को संग्रहीत करके, खिड़कियों पर अपारदर्शी और प्रकाश-फैलाने वाले पर्दे का उपयोग करके सुनिश्चित की जाती है। इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेजों को उन स्थितियों में संग्रहीत किया जाता है जो प्रत्यक्ष प्रकाश को बाहर करते हैं और अतिरिक्त के अधीन हैं हवा में आक्रामक अशुद्धियों से सुरक्षा (सल्फर डाइऑक्साइड, हाइड्रोजन सल्फाइड, पारा वाष्प, नाइट्रोजन ऑक्साइड, अमोनिया), विद्युत चुम्बकीय आयनीकरण (विकिरण) जोखिम।

अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ किसी भी प्रकार के काम के लिए संग्रह के सभी परिसरों में प्राकृतिक और कृत्रिम प्रकाश के विनाशकारी प्रभाव से अभिलेखीय दस्तावेजों का संरक्षण किया जाता है।

अभिलेखागार प्रदान किए जाते हैं आधुनिक साधनआग बुझाने, सुरक्षा और फायर अलार्म सिस्टम। सामान्य और फर्श स्विच अभिलेखागार के बाहर स्थित हैं। पुरालेख भवन अग्नि जल आपूर्ति, कार्बन डाइऑक्साइड अग्निशामक, अग्नि अलार्म से सुसज्जित हैं।

तहखाने, अर्ध-तहखाने और तहखाने में अभिलेखागार रखने की अनुमति नहीं है। गैस, पानी और सीवर पाइपलाइन अभिलेखागार से नहीं गुजरना चाहिए।

संग्रह की सुरक्षा व्यवस्था इंजीनियरिंग और तकनीकी किलेबंदी सुनिश्चित करने के उपायों के एक सेट द्वारा सुनिश्चित की जाती है, संग्रह के भवन (परिसर) को सुरक्षा अलार्म से लैस करना, एक सुरक्षा पोस्ट का आयोजन करना, परिसर को सील करना, वस्तु के अंदर निरीक्षण करना और एक्सेस मोड, कार्यालय परिसर में चाबियां जमा करना।

अभिलेखागार और परिसर जिसमें अभिलेखीय दस्तावेज स्थायी रूप से या अस्थायी रूप से संग्रहीत किए जाते हैं, साथ ही भौतिक मूल्य, आपातकालीन और आपातकालीन निकास संग्रह भवन से बाहर निकलते हैं, चौबीसों घंटे सुरक्षा पोस्ट की अनुपस्थिति में मुख्य प्रवेश सुरक्षा के साथ अनिवार्य उपकरण के अधीन हैं अलार्म और सीलिंग।

अभिलेखागार और अन्य परिसर जहां अभिलेखीय दस्तावेजों को स्थायी रूप से या अस्थायी रूप से संग्रहीत किया जाता है, उच्च सुरक्षा तालों से सुसज्जित संभावित चोरी के खिलाफ बढ़ी हुई तकनीकी ताकत वाले दरवाजों से सुसज्जित हैं।

अभिलेखीय दस्तावेजों के संग्रह से हटाना, भौतिक संपत्तिऔर वैज्ञानिक संदर्भ पुस्तकालय की पुस्तकों के साथ-साथ वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण की अनुमति केवल निर्धारित तरीके से जारी किए गए विशेष पास के साथ है।

दस्तावेज़ उन स्थितियों में संग्रहीत किए जाते हैं जो प्रकाश, तापमान, आर्द्रता और स्वच्छता और स्वच्छ स्थितियों के मानक मानकों को सुनिश्चित करते हैं।

एयर कंडीशनिंग सिस्टम से लैस अभिलेखागार में, दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए निम्नलिखित इष्टतम तापमान और आर्द्रता की स्थिति बनाए रखी जाती है:

1) पेपर मीडिया - तापमान +17 - +19оС, सापेक्ष वायु आर्द्रता 50-55 प्रतिशत;

2) श्वेत-श्याम फिल्म मीडिया - तापमान + 15 डिग्री सेल्सियस, सापेक्षिक आर्द्रता 40-55 प्रतिशत;

3) रंगीन फिल्म मीडिया - तापमान +2 - +5oC, सापेक्ष वायु आर्द्रता 40-55 प्रतिशत;

4) इलेक्ट्रॉनिक मीडिया - तापमान +15 - +25°С, सापेक्ष वायु आर्द्रता 40-60 प्रतिशत।

एक अनियमित जलवायु वाले अभिलेखागार में, तर्कसंगत हीटिंग, भवन का वेंटिलेशन और हवा का आर्द्रीकरण (निरार्द्रीकरण) किया जाता है। तापमान में तेज उतार-चढ़ाव (मौसमी और एक दिन के भीतर) (+-5.С) और सापेक्ष वायु आर्द्रता (+-10%) की अनुमति नहीं है।

तापमान और आर्द्रता शासन को नियमित रूप से एक ही समय में इनडोर और बाहरी हवा के तापमान और सापेक्ष आर्द्रता को मापने के द्वारा नियंत्रित किया जाता है: वातानुकूलित कमरों में - सप्ताह में कम से कम एक बार; अनियमित जलवायु वाले अभिलेखागार में - सप्ताह में 2 बार; शासन के उल्लंघन में - प्रति दिन 1 बार।

तापमान और आर्द्रता की स्थिति (थर्मामीटर, साइकोमीटर, हाइग्रोमीटर) के लिए नियंत्रण और मापने के उपकरण हीटिंग और वेंटिलेशन सिस्टम से कुछ दूरी पर स्थित हैं। नियंत्रण और माप उपकरणों की रीडिंग को विशेष लॉगबुक में दर्ज किया जाता है, जो उपकरणों के रीडिंग की शुद्धता के सत्यापन और इसके उल्लंघन के मामलों में तापमान और आर्द्रता शासन को सामान्य करने के लिए किए गए उपायों को भी दर्शाता है।

मोल्ड, कीड़े, कृन्तकों और धूल के संचय की संभावना को छोड़कर, भंडारण सुविधाओं को अनुकरणीय क्रम और स्वच्छता में बनाए रखा जाना चाहिए। अभिलेखागार में नि: शुल्क वायु परिसंचरण प्रदान किया जाता है, जो एक स्थिर माइक्रॉक्लाइमेट के गैर-हवादार क्षेत्रों के गठन को बाहर करता है। अभिलेखीय दस्तावेजों को फर्श पर, खिड़की के सिले, बिना छांटे हुए ढेर में रखने की अनुमति नहीं है।

दस्तावेजों को संग्रहीत करने का मुख्य साधन स्थिर या मोबाइल धातु के रैक, लकड़ी के रैक हैं जिन्हें ज्वाला मंदक के साथ इलाज किया जाता है। धातु अलमारियाँ, तिजोरियाँ, ठंडे बस्ते में डालने वाली अलमारियाँ, साथ ही धातु के विभाजन और अलमारियों के साथ स्थिर डिब्बों का उपयोग सहायक या विशेष उपकरण के रूप में किया जा सकता है।

फिल्म दस्तावेज, रोल माइक्रोफिल्म को धातु या प्लास्टिक के बक्से में हेरिंगबोन-प्रकार के रैक या स्थिर रैक पर क्षैतिज स्थिति में संग्रहीत किया जाता है। गैर-ज्वलनशील ट्राइसेटेट बेस पर फिल्म दस्तावेजों को बॉक्स के अंदर फिल्म बेस द्वारा जारी एसिटिक एसिड वाष्प के संचय को रोकने के लिए ढीले-ढाले धातु या प्लास्टिक के बक्से में छेद के साथ संग्रहीत किया जाता है। वीडियो दस्तावेज़ों को उनकी मूल पैकेजिंग में एक लंबवत स्थिति में संग्रहीत किया जाता है।

मीडिया पर अभिलेखीय दस्तावेजों को फेरोमैग्नेटिक धातु रैक पर चुंबकीय कार्य परत के साथ संग्रहीत करने की अनुमति नहीं है; स्टील रैक का उपयोग असाधारण मामलों में किया जा सकता है, केवल तभी जब रैक सर्किट को विचुंबकित और बंद कर दिया जाता है (रैक के धातु भागों को बिजली के तार से जोड़ना और उनकी प्रभावी ग्राउंडिंग)।

एक दृश्य-श्रव्य या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रत्येक भंडारण इकाई को गैर-हर्मेटिक व्यक्तिगत पैकेजिंग में रखा गया है। उसी समय, पैकेज के अंदर अभिलेखीय दस्तावेज की मुक्त आवाजाही को बाहर रखा जाना चाहिए।

कागज-आधारित अभिलेखीय दस्तावेजों को रैक पर, धातु के अलमारियाँ में क्षैतिज या लंबवत रूप से बक्से या अन्य प्राथमिक भंडारण मीडिया (फ़ोल्डर, केस, आदि) में रखा जाता है। दस्तावेजों को फर्श, खिड़की के सिले, लैंडिंग या अनसुलझे ढेर में रखने की अनुमति नहीं है।

खिड़की के उद्घाटन के साथ दीवारों के लंबवत भंडारण सुविधाएं स्थापित की जाती हैं। उन्हें इमारत की बाहरी दीवारों और गर्मी स्रोतों के करीब रखने की अनुमति नहीं है।

भंडारण सुविधाओं की नियुक्ति निम्नलिखित मानकों के अनुसार की जाती है: उनकी पंक्तियों के बीच की दूरी 120 सेमी है; भंडारण का मतलब है - 75 सेमी; भवन की बाहरी दीवार और इसके समानांतर भंडारण सुविधाएं - 75 सेमी; भंडारण सुविधा की दीवार और अंत चेहरा - 45 सेमी; भंडारण सुविधा का फर्श और निचला शेल्फ - 15 सेमी।

1. 2 दस्तावेजों को भंडार में रखना। तलरूप

रिपॉजिटरी में दस्तावेजों का स्थान तर्कसंगत होना चाहिए। दस्तावेजों को लेखांकन दस्तावेजों के अनुसार इस तरह से रखा जाना चाहिए कि उनकी त्वरित खोज सुनिश्चित हो।

संग्रह में दस्तावेज़ों की त्वरित खोज के लिए, a वैज्ञानिक संदर्भ उपकरणदस्तावेजों को संग्रहित करने के लिए:

मामलों की सूची और उन्हें बदलने वाले मामलों का नामकरण;

विषय, विषय-विषयक फ़ाइल अलमारियाँ;

कार्मिक फाइलें;

ऐतिहासिक संदर्भ;

दस्तावेज़ समीक्षा।

स्थायी भंडारण के दस्तावेज कर्मियों पर दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और दस्तावेजों के दस्तावेजों से अलग रखे जाते हैं।

संग्रह में धन की नियुक्ति का क्रम उनके प्लेसमेंट की योजना (योजना) द्वारा निर्धारित किया जाता है। यह योजना भंडारण के बीच निधि परिसरों के वितरण के लिए प्रदान करती है, जो प्रत्येक भंडारण रैक के लिए धन की संख्या (यदि आवश्यक हो) दर्शाती है।

संग्रह दस्तावेजों को एक संग्रह भंडारण में रखा जा सकता है कुछ अलग किस्म का, लेकिन समान भंडारण मोड की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, चुंबकीय टेप पर अभिलेखीय दस्तावेज़ और चुंबकीय परत के साथ डिस्क मीडिया; फिल्म और माइक्रोफ़ॉर्म पर अभिलेखीय दस्तावेज़, आदि)।

संग्रह के सभी परिसर (भवन, भवन, फर्श, टीयर, कमरे), साथ ही रैक, अलमारियाँ और अलमारियां गिने जाते हैं। भंडारण सुविधाओं को संग्रह के प्रवेश द्वार से बाएं से दाएं स्वतंत्र रूप से गिना जाता है, उनकी अलमारियां - ऊपर से नीचे, बाएं से दाएं।

भंडारण के स्थान को ठीक करने और भंडार में दस्तावेजों की खोज के लिए, स्टॉक और शेल्फ स्थलाकृतिक सूचकांक संकलित किए जाते हैं। वे कार्ड पर हैं। प्रत्येक निधि के लिए एक निधि स्थलाकृतिक सूचकांक कार्ड अलग से तैयार किया जाता है, इन कार्डों को अभिलेखीय निधियों की संख्या के क्रम में व्यवस्थित किया जाता है।नहीं, कैबिनेट संख्या, शेल्फ संख्या, नोट्स (परिशिष्ट 1 देखें)।

शेल्फ स्थलाकृतिक सूचकांक कार्ड प्रत्येक रैक पर रखे जाते हैं और एक अलग कमरे में रैक संख्या के क्रम में व्यवस्थित होते हैं। स्थलाकृतिक सूचकांकों की एक प्रति संग्रह के दस्तावेजों के लेखांकन के लिए जिम्मेदार कर्मचारी (कर्मचारियों) द्वारा रखी जाती है, दूसरी - अभिलेखागार में।

स्थलाकृतिक मार्करों को बनाए रखा जा सकता है हार्ड कॉपीया स्थापित विवरण के अनुसार स्वचालित मोड में। दस्तावेजों की नियुक्ति में परिवर्तन सभी प्रतियों के साथ-साथ धन की आवंटन योजना में समयबद्ध तरीके से परिलक्षित होता है।

2. दस्तावेजों के भंडारण और स्थानांतरण के विशेष साधनों का उपयोग

2. 1 स्टोरेज से फाइल जारी करने की प्रक्रिया

भंडारण से मामले जारी किए जाते हैं:

उपयोग के लिए (रीडिंग रूम में उपयोगकर्ताओं के लिए, कार्य परिसर में संग्रह कर्मचारियों के लिए, अस्थायी भंडारण के लिए संस्थानों और संगठनों के लिए);

के लिये अभिलेखीय कार्यदस्तावेजों के साथ।

अभिलेखीय दस्तावेज अभिलेखागार से एक महीने तक की अवधि के लिए जारी किए जाते हैं - वाचनालय और संग्रह कार्यकर्ताओं में उपयोगकर्ताओं के लिए (दो सप्ताह से अधिक की अवधि के लिए जारी किए गए विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों को छोड़कर); तीन महीने तक - निधि-निर्माता; छह महीने तक - न्यायिक, कानून प्रवर्तन और अन्य अधिकृत निकायों को।

प्रदर्शन के लिए अभिलेखागार से अभिलेखीय दस्तावेज जारी करना प्रदर्शनी के आयोजन पर समझौते द्वारा निर्धारित अवधि के लिए किया जाता है।

भंडारण से मामलों को जारी करने को संबंधित दस्तावेजों द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है और विशेष पुस्तकों में पंजीकृत किया जाता है। अभिलेखागार से अभिलेखीय दस्तावेजों को जारी करना और उनकी स्वीकृति वापस, जिसमें अभिलेखीय दस्तावेजों की उपस्थिति और स्थिति की एक शीट-दर-शीट जांच शामिल है, उन्हें अभिलेखागार से जारी करने से पहले और वापसी पर, अभिलेखागार के एक कर्मचारी द्वारा किया जाता है। वाचनालय के एक कर्मचारी द्वारा वाचनालय में उपयोगकर्ताओं द्वारा लौटाए गए अभिलेखीय दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की एक-एक करके जांच की जाती है।

अभिलेखागार से अभिलेखीय दस्तावेज जारी करने से पहले और उनकी वापसी पर उपलब्धता और स्थिति की अनिवार्य शीट-दर-शीट सत्यापन के अधीन हैं: अद्वितीय दस्तावेज और विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज; अभिलेखीय दस्तावेज जिनके डिजाइन या लगाव में कीमती पत्थर और धातुएं हैं; अनबाउंड अभिलेखीय दस्तावेज; ऐसे मामले जो पहले अभिलेखागार से जारी नहीं किए गए हैं और जिनके पास प्रमाणन पत्रक नहीं हैं; ऑटोग्राफ, ग्राफिक दस्तावेज, डाक और आधिकारिक संकेत, मुहर, पोस्टकार्ड, पते के साथ लिफाफे, टिकट, और संग्राहकों को संभावित रुचि के अन्य अभिलेखीय दस्तावेज वाले मामले।

शीट-दर-शीट सत्यापन के अधीन अन्य मामलों की संरचना विशेषज्ञ-पद्धति आयोग के निर्णय के आधार पर संग्रह के प्रबंधन द्वारा निर्धारित की जाती है।

भंडारण की इकाइयों और मामलों की सूची, संग्रह से जारी किए गए दस्तावेजों के स्थान पर एक स्थानापन्न कार्ड रखा गया है।

अभिलेखागार से जारी किए गए अभिलेखीय दस्तावेजों में एक अभिलेखीय कोड, क्रमांकित पत्रक, एक प्रमाणन पत्रक और एक दस्तावेज़ उपयोग पत्रक होना चाहिए।

अभिलेखागार से जारी करने के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों की तैयारी में शामिल हैं: अभिलेखीय दस्तावेजों की जब्ती; मामलों, दस्तावेजों की सूची (लेखा और विवरण की पुस्तक) के साथ अभिलेखीय सिफर और शीर्षकों (एनोटेशन) का सामंजस्य; अभिलेखीय फाइलों की शीट जांच - स्थापित मामलों में।

मामलों और दस्तावेजों की सूची (लेखा और विवरण की पुस्तक) के साथ अभिलेखीय दस्तावेजों के अभिलेखीय सिफर के मिलान में मामले के कवर और शीर्षक पृष्ठ की शुद्धता की जांच करना शामिल है, एक दृश्य-श्रव्य, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को संग्रहीत करने का प्राथमिक साधन, की शुद्धता भंडारण इकाई का शीर्षक और कोड। यदि बड़े सुधार हैं, तो कवर और शीर्षक पृष्ठ को बदल दिया जाता है, यदि आवश्यक हो तो पुराने कवर को बरकरार रखा जाता है।

फाइलों से निकाले गए अलग-अलग अभिलेखीय दस्तावेजों के संग्रह से जारी करने की तैयारी करते समय, अभिलेखीय दस्तावेज़ के पाठ के बाहर, प्रत्येक शीट के पीछे की ओर, एक अभिलेखीय कोड के साथ एक मोहर लगाई जाती है।

अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा को नियंत्रित करने के लिए, अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए जिम्मेदार इकाई अभिलेखागार से जारी अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा की जांच करती है। जाँच एक योजनाबद्ध तरीके से या संग्रह के प्रबंधन के साथ समझौते में आवश्यक के रूप में की जाती है।

जब अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रह में वापस कर दिया जाता है, तो उनकी शारीरिक स्थिति की एक शीट-दर-शीट जांच निर्धारित तरीके से की जाती है। अभिलेखीय दस्तावेजों को जारी करने के लिए पुस्तक में, अभिलेखीय दस्तावेजों की वापसी के बारे में एक नोट बनाया गया है, जो संग्रह कार्यकर्ताओं या उन्हें वापस करने वाले फंड निर्माता की उपस्थिति में है। यदि लौटाए गए अभिलेखीय दस्तावेजों को नुकसान का पता चला है, तो किसी भी रूप में एक अधिनियम तैयार किया जाता है, जिस पर संग्रह कर्मचारी और अभिलेखीय दस्तावेजों को वापस करने वाले व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है, और संग्रह के प्रबंधन को विचार के लिए प्रस्तुत किया जाता है।

अभिलेखीय दस्तावेजों को किसी भी दूरी पर ले जाते समय, उन्हें हानिकारक कारकों के प्रभाव से बचाने और बचाने के उपाय किए जाते हैं वातावरणविशेष प्रकार की पैकेजिंग का उपयोग करके जो अभिलेखीय दस्तावेजों को वर्षा, प्रकाश और यांत्रिक क्षति से बचाते हैं।

अभिलेखीय दस्तावेजों का परिवहन उनकी तंग पैकिंग के साथ किया जाता है, जो पैकेज के अंदर अभिलेखीय दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की संभावना को बाहर करता है, झटके और विभिन्न झटके, जबकि फोटोग्राफिक और ऑडियो दस्तावेजों को उपयुक्त आकार की कठोर संरचना के बक्से में एक ऊर्ध्वाधर स्थिति में पैक किया जाता है। , एक नमी-सबूत कपड़े में लपेटा। अन्य दृश्य-श्रव्य और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, ग्राफ़िक और बड़े प्रारूप वाली फ़ाइलें और दस्तावेज़ केवल उसी पैकेजिंग में स्थानांतरित किए जाने चाहिए जिसमें वे संग्रहीत हैं, या विशेष रूप से उनके आंदोलन के लिए डिज़ाइन किए गए साधनों में।

संग्रह के भीतर अभिलेखीय दस्तावेजों को स्थानांतरित करने के लिए, मोबाइल गाड़ियां और परिवहन के अन्य साधनों का उपयोग किया जाता है।

अभिलेखीय दस्तावेजों का इंट्रासिटी परिवहन बंद वाहनों में एक संग्रह कार्यकर्ता की अनिवार्य संगत के साथ किया जाता है। लंबी दूरी पर अभिलेखीय दस्तावेजों का परिवहन परिवहन के संबंधित मोड के लिए स्थापित मूल्यवान सामानों के परिवहन के नियमों के अनुसार एक ढके हुए वाहन में एक पैकेज के रूप में किया जाता है।

2.2 उपलब्धता और स्थिति की जाँच करना

अभिलेखागार में मामलों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच का उद्देश्य वर्णनात्मक लेखों और सूची में अंतिम प्रविष्टियों के लिए मामलों की वास्तविक उपलब्धता के पत्राचार को स्थापित करना है; क्षतिग्रस्त फाइलों की पहचान करें जिनमें लुप्त हो रहे टेक्स्ट वाले दस्तावेज हों, जिनकी बहाली, बाइंडिंग, डिसइंफेक्शन, दूसरी तरफ फ़्लिपिंग, और इसी तरह की आवश्यकता होती है।

अभिलेखीय दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच योजनाबद्ध तरीके से और साथ ही एक समय (असाधारण) में की जाती है।

राज्य संग्रह, संग्रहालय, पुस्तकालय, रूसी विज्ञान अकादमी के संग्रह में, उपस्थिति और स्थिति की एक निर्धारित चक्रीय जाँच की जाती है:

अद्वितीय दस्तावेज - सालाना;

विशेष रूप से मूल्यवान कागज-आधारित दस्तावेज - हर 10 साल में एक बार (राज्य पुस्तकालय में - हर 5 साल में एक बार);

दृश्य-श्रव्य और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़- 5 साल में एक बार;

नाइट्रो आधार पर फिल्म दस्तावेज - हर 2 साल में एक बार।

अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों की उपलब्धता की जांच की चक्रीयता संग्रह के विशेषज्ञ-पद्धति आयोग (या अन्य सलाहकार निकाय) के निर्णय के आधार पर निर्धारित की जाती है, जो अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए उपयोग की तीव्रता और लेखांकन की स्थिति पर निर्भर करता है, लेकिन हर 25 साल में कम से कम एक बार (राज्य पुस्तकालय में - हर 15 साल में एक बार)।

नगरपालिका संग्रह, संग्रहालय, पुस्तकालय में, अभिलेखीय दस्तावेजों की उपलब्धता की एक अनुसूचित चक्रीय जांच हर 10 साल में एक बार की जाती है।

प्राकृतिक आपदाओं, जन आंदोलनों और अन्य परिस्थितियों की स्थिति में, जिसके दौरान दस्तावेज़ खो सकते हैं, सभी संग्रह निधि या सामग्री के अलग-अलग सेट की उपलब्धता और स्थिति की असाधारण एकमुश्त जांच की जाती है।

कम से कम 2 लोगों की मात्रा में कर्मचारियों के एक समूह द्वारा मामलों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच की जाती है।

काम शुरू करने से पहले, जाँच की जा रही निधि के लिए लेखांकन दस्तावेजों की पूर्णता स्थापित की जाती है, लेखांकन दस्तावेजों को सावधानीपूर्वक सत्यापित किया जाता है, अर्थात यह स्थापित किया जाता है कि सूची में वास्तव में सूचीबद्ध मामले संख्या अंतिम प्रविष्टियों में सही ढंग से परिलक्षित होती है या नहीं। इन्वेंट्री के साथ मामलों की वास्तविक उपलब्धता का मिलान करके सत्यापन किया जाता है। वहीं, केस नंबर, केस इंडेक्स, टाइटल, समय सीमा तिथियांमामले के दस्तावेज, सूची में दर्शाई गई चादरों की संख्या, इसके कवर पर मामले के विवरण के साथ। शारीरिक स्थिति का निर्धारण मामले के दृश्य निरीक्षण द्वारा किया जाता है।

निरीक्षण के दौरान पाई गई सभी कमियां (मामलों की अनुपस्थिति, गणना में तकनीकी त्रुटियां, विवरण में त्रुटियां, भौतिक क्षति) मामलों की उपस्थिति और स्थिति के लिए चेकलिस्ट पर दर्ज की जाती हैं। चेक शीट को प्रत्येक इन्वेंट्री के लिए अलग से चेक के दौरान सीधे भरा जाता है, चेक शीट्स को संख्यात्मक क्रम में क्रमांकित किया जाता है और कलाकार द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है।

मामलों की उपलब्धता और स्थिति की जांच करते समय, यह आवश्यक है: रैक पर बक्से, फ़ोल्डरों में मामलों की व्यवस्था के क्रम को बनाए रखने के लिए; ऑडिट के दौरान खोजे गए उनके स्थान पर, अन्य फंडों की गलत तरीके से रखी गई फाइलें; सूची में शामिल नहीं किए गए मामलों को जब्त करना; जैविक कीटों से संक्रमित मामलों के बारे में उनके तत्काल अलगाव के लिए अभिलेखागार के प्रमुख को सूचित करें। इन्वेंट्री में शामिल नहीं किए गए मामलों को फंड के अंत में रखा जाता है। लेखापरीक्षा के दौरान दर्ज नहीं किए गए मामलों की सूची में शामिल करना निषिद्ध है।

मामलों की उपलब्धता और स्थिति के सत्यापन के अंत में, सूची के अंत में, "चेक", तिथि, स्थिति और हस्ताक्षर की मुहर लगाई जाती है।

चेक की शीट (शीट) में अंतिम प्रविष्टियों के आधार पर, उपलब्धता और मामलों की स्थिति की जाँच का एक अधिनियम तैयार किया जाता है, जो फंड की संख्या, नाम और श्रेणी, चेक की तारीख और साथ ही इंगित करता है। चेक के परिणामों पर सारांश डेटा: सूची के अनुसार सूचीबद्ध मामलों की संख्या, स्टॉक में नहीं पाए गए मामलों की संख्या, सूची में चिह्नित नहीं अक्षरों की संख्या, लापता संख्या, साथ ही मामलों की संख्या जो उपलब्ध थे। अधिनियम उन मामलों की संख्या को भी इंगित करता है जिनमें फाइलिंग, कीटाणुशोधन और कीटाणुशोधन, बहाली, उपेक्षित ग्रंथों की बहाली (परिशिष्ट देखें) की आवश्यकता होती है।

सत्यापन रिपोर्ट के साथ-साथ, यदि आवश्यक हो, गणना में तकनीकी त्रुटियों के प्रमाण पत्र, गैर-दर्ज मामलों की खोज की रिपोर्ट, मामलों को अपूरणीय क्षति की रिपोर्ट आदि तैयार की जा सकती हैं।

यदि निरीक्षण के दौरान फंड के दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों में कोई उल्लंघन नहीं पाया गया, तो चेक की सामग्री को फंड की फाइल में दर्ज किया जाता है, और कीटाणुशोधन, बंधन, बहाली की आवश्यकता वाले मामलों के डेटा को प्रयोगशाला में स्थानांतरित कर दिया जाता है। माइक्रोफोटोकॉपी और दस्तावेजों की बहाली।

ऐसे मामले हो सकते हैं जहां उपस्थिति जांच से कोई मामला सामने नहीं आता है। यह दस्तावेजों की सुरक्षा के उल्लंघन को इंगित करता है और स्वीकृति की आवश्यकता है तत्काल उपाय. इस मामले में, संग्रह को चेक के पूरा होने की तारीख से एक वर्ष के भीतर फाइलों की खोज शुरू कर देनी चाहिए।

खोज के दौरान, आपको यह करना होगा:

रिपॉजिटरी से मामलों को जारी करने के लिए लेखांकन दस्तावेजों की जांच करना;

सूची में अंतिम प्रविष्टि की शुद्धता की जांच करें, जिसके अनुसार अनिर्धारित मामले सूचीबद्ध हैं, क्योंकि मामलों की क्रम संख्या में तकनीकी त्रुटियां हो सकती थीं, और अंतिम प्रविष्टियों को संकलित करते समय, लापता और अक्षर संख्याओं को ध्यान में नहीं रखा गया था;

केस इन्वेंटरी में अनिर्धारित मामलों के शीर्षकों का विश्लेषण करें, जिससे इन्वेंट्री में शामिल मामलों को दो बार या इस संगठन की किसी अन्य इन्वेंट्री में शामिल मामलों की पहचान करना संभव होगा, लेकिन एक अलग संख्या के तहत;

उन मामलों की पुरानी सूची की जांच करें जो पहले वैज्ञानिक और तकनीकी प्रसंस्करण से गुजर चुके हैं, उनकी तुलना उस सूची से करें जिस पर जांच की गई थी;

संबंधित संगठनों में निरीक्षण के दौरान नहीं पाए गए मामलों की खोज का आयोजन करें, जिनकी गतिविधियों में अनिर्धारित मामलों का गठन किया गया था, जिन्होंने पहले उनके आविष्कारों का अध्ययन किया था;

संगठनों से संग्रह में मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कृत्यों की जाँच करें;

विनाश के लिए मामलों और दस्तावेजों के आवंटन पर कृत्यों का अध्ययन करने के लिए, अस्थायी उपयोग के लिए मामले जारी करने के कार्य।

खोज के दौरान पाए गए मामलों के लिए, एक प्रमाण पत्र तैयार किया जाता है, जिस पर संग्रह के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। प्रमाण पत्र में उन मामलों की खोज के स्थान को इंगित किया जाना चाहिए जिन्हें अनिर्धारित माना जाता है (वे एक उपयुक्त दस्तावेज को संकलित किए बिना अस्थायी उपयोग के लिए जारी किए गए थे, एक संगठन में पाए गए, अन्य मामलों के साथ संयुक्त, आदि)। पाए गए मामलों को जगह में रखा जाता है। अज्ञात मामलों के रिकॉर्ड कार्ड में, प्रमाण पत्र की तारीख और संख्या को इंगित करते हुए एक प्रविष्टि "मिली" की जाती है। कार्ड को अनिर्धारित मामलों की फ़ाइल कैबिनेट से वापस ले लिया जाता है, फ़ाइल कैबिनेट के पीछे पुनर्व्यवस्थित किया जाता है और आवश्यकता पूरी होने तक संग्रहीत किया जाता है।

उन मामलों के लिए जिनकी अनुपस्थिति उचित है, उनकी अनुपस्थिति के कारणों की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के संदर्भ में खोज परिणामों का एक प्रमाण पत्र तैयार किया जाता है (स्थायी भंडारण में स्थानांतरित, विनाश के लिए आवंटित, लेकिन समय पर ढंग से अपंजीकृत नहीं किया गया था, आदि)।

लापता दस्तावेजों के लिए, जिनके लिए खोज पथ समाप्त हो गए हैं, मामलों की खोज न करने पर एक अधिनियम और खोज कार्य का एक विस्तृत प्रमाण पत्र तैयार किया जाता है। ऑडिटेड फंड के अकाउंटिंग दस्तावेजों में बदलाव करने के बाद उपलब्धता और मामलों की स्थिति की जांच पूरी मानी जाती है।

2. 3 विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों के लिए एक बीमा कोष का निर्माण और उपयोग के लिए एक कोष

बीमा कोष विशेष रूप से मूल्यवान संग्रह दस्तावेजों की बीमा प्रतियों का एक समूह है। कागज-आधारित दस्तावेज़ की एक बीमा प्रति पहली पीढ़ी की एक नकारात्मक माइक्रोफ़िल्म होती है, जिसे दस्तावेज़ की प्रत्यक्ष फ़ोटोग्राफ़िंग द्वारा संबंधित प्रकार की फ़ोटोग्राफ़िक फ़िल्म से बनाया जाता है और बाद में इसे "बीमा निधि माइक्रोफ़िल्म" कहा जाता है।

मूल दस्तावेजों के नुकसान या क्षति के मामले में मूल्यवान दस्तावेजी जानकारी को संरक्षित करने के लिए बीमा कोष बनाया गया है। बीमा निधि का उल्लंघन किया जा सकता है और भौगोलिक रूप से उन मूल दस्तावेजों से अलग रखा जाता है जिनसे बीमा प्रतियां बनाई गई थीं, विशेष अभिलेखागार में (बीमा कोष के भंडारण के लिए केंद्र यलुतोरोवस्क, टूमेन क्षेत्र में स्थित है)।

बीमा नकल की प्राथमिकता अद्वितीय दस्तावेजों की भौतिक स्थिति और विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों और उनके उपयोग की तीव्रता को ध्यान में रखते हुए निर्धारित की जाती है। उनमें से, सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले, सामग्री वाहक और दस्तावेजी जानकारी को नुकसान के साथ, प्राथमिकता की नकल के अधीन हैं।

भंडारण इकाइयों से पहले कॉपी किए गए मामलों, दस्तावेजों की सूची में भंडारण इकाइयों के व्यवस्थितकरण के अनुपालन में बीमा की नकल की जाती है। भंडारण इकाई में शामिल सभी अभिलेखीय दस्तावेज बीमा प्रतिलिपि के अधीन हैं।

बीमा नकल के साथ, मामले, एक नियम के रूप में, सिलाई के अधीन नहीं हैं। बाध्य मामले की प्रतिलिपि बनाने की पूरी असंभवता के मामले में संग्रह के प्रबंधन के साथ समझौते में असाधारण मामलों में अनबाइंडिंग फाइलें की जाती हैं। काम के अंत में, मामला प्रयोगशाला या संगठन द्वारा पलटाव किया जाता है - बीमा प्रतियों के निर्माता फिर से।

अद्वितीय दस्तावेजों और विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों की बीमा प्रतिलिपि तकनीकी नियमों और अन्य लागू नियामक और तकनीकी दस्तावेजों के अनुसार की जाती है।

एक कागजी आधार पर एक अभिलेखीय दस्तावेज की एक बीमा प्रति पहली पीढ़ी का एक नकारात्मक माइक्रोफॉर्म (माइक्रोफिल्म या माइक्रोफिच) है, जो दस्तावेजों की ऑप्टिकल फोटोग्राफिंग द्वारा उपयुक्त प्रकार की फोटोग्राफिक सिल्वर हैलाइड फिल्म पर बनाई गई है।

एक फिल्म दस्तावेज़ की एक बीमा प्रति, संपर्क मुद्रण द्वारा संबंधित प्रकार की फिल्म पर बनाई गई मूल की पहली संयुक्त प्रति है। एक फोटोग्राफिक दस्तावेज़ की एक बीमा प्रति, प्रजनन या संपर्क मुद्रण द्वारा संबंधित प्रकार की एक फोटोग्राफिक फिल्म पर बनाई गई मूल की पहली प्रति है। एक फोनो दस्तावेज़ की एक बीमा प्रति एक आधुनिक रिकॉर्डिंग सिस्टम द्वारा बनाई गई मूल की पहली प्रति है। एक वीडियो दस्तावेज़ की एक बीमा प्रति मूल प्रारूप में चुंबकीय टेप पर वीडियो ध्वनि रिकॉर्डिंग की विधि द्वारा बनाई गई मूल की पहली प्रति है।

विभिन्न सामग्री मीडिया पर बनाए गए अभिलेखीय दस्तावेजों की प्रतियों का एक सेट और मूल अभिलेखीय दस्तावेजों (बाद में उपयोग निधि के रूप में संदर्भित) की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए उपयोग के लिए बनाया गया है, एक नियम के रूप में, बीमा के निर्माण के साथ-साथ निधि, साथ ही सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए लक्ष्य प्रक्रिया, प्रक्रिया में अन्य कार्य (अभिलेखीय दस्तावेजों का अवर्गीकरण, उनके उपयोग का संगठन)।

बीमा निधि के साथ-साथ बनाई गई उपयोग निधि, एक अनिवार्य सेट में बनाई गई है, जिसमें शामिल हैं:

कागज आधारित अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए - पहली पीढ़ी के नकारात्मक माइक्रोफॉर्म से बने सिल्वर हैलाइड फिल्म (नकारात्मक या सकारात्मक) पर एक दूसरी पीढ़ी का माइक्रोफॉर्म, और दूसरी पीढ़ी के माइक्रोफॉर्म से बना एक तीसरी पीढ़ी का माइक्रोफॉर्म;

फिल्म दस्तावेजों के लिए - एक सकारात्मक संयुक्त प्रति, एक मध्यवर्ती छवि सकारात्मक और एक फोनोग्राम काउंटरटाइप (ध्वनि फिल्म दस्तावेजों के लिए)। स्थायी भंडारण के लिए स्वीकार किए गए फिल्म दस्तावेज़ के सेट में एक सकारात्मक प्रति और छवि का एक मध्यवर्ती सकारात्मक शामिल किया जाना चाहिए। बीटाकैम और वीएचएस प्रारूपों में वीडियो फोनोग्राम के रूप में फिल्म दस्तावेजों के उपयोग के लिए एक अतिरिक्त निधि के उत्पादन की अनुमति है;

ऑडियो दस्तावेजों के लिए - चुंबकीय टेप पर एक प्रति;

वीडियो दस्तावेजों के लिए - वीएचएस प्रारूप में एक प्रति।

अन्य कार्यों के दौरान बनाए गए इलेक्ट्रॉनिक मीडिया सहित अभिलेखीय दस्तावेजों की प्रतियों के उपयोग के कोष में शामिल करना, संग्रह द्वारा स्वतंत्र रूप से किया जाता है।

उपयोग निधि में पूरी तरह से कॉपी की गई भंडारण इकाइयों की प्रतियां शामिल हैं। व्यक्तिगत अभिलेखीय दस्तावेजों की प्रतियां अभिलेखीय दस्तावेजों के विषयगत संग्रह के हिस्से के रूप में उपयोग निधि में शामिल की जा सकती हैं।

3. अभिलेखीय दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना

3.1 दस्तावेजों की भौतिक स्थिति की जाँच करना

दस्तावेजों की भौतिक स्थिति की जाँच संग्रह निधि की स्थिति की सामान्य तस्वीर को स्पष्ट करने और विशिष्ट क्षति वाले दस्तावेजों की पहचान करने के लिए की जाती है जिन्हें तत्काल या नियोजित विशेष प्रसंस्करण की आवश्यकता होती है। आदर्श परिस्थितियों में, भौतिक स्थिति की जांच करने और क्षतिग्रस्त दस्तावेजों की पहचान करने के लिए काम का संगठन दस्तावेजों की भौतिक स्थिति पर डेटा बैंक के सुसंगत, दीर्घकालिक गठन के कार्य के अधीन होना चाहिए।

शारीरिक स्थिति की जांच भी एक विभेदित दृष्टिकोण पर आधारित है। निम्नलिखित संग्रहों को प्राथमिकता दी जा सकती है: अत्यधिक प्रभावों के अधीन अद्वितीय और विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज (आग, पानी, आग बुझाने के दौरान फोम, आदि), I और II श्रेणियां, जो शोधकर्ताओं और संग्रह कर्मचारियों के बीच सबसे अधिक मांग में हैं , घरेलू कार्यालय के काम की चरम अवधि (प्रथम विश्व युद्ध, महान देशभक्तिपूर्ण युद्ध, आदि) के दस्तावेज युक्त

दस्तावेजों की भौतिक स्थिति की जाँच हमेशा एक-एक करके फाइलों को देखकर की जाती है। यह एक श्रमसाध्य कार्य है जिसे आने वाले वर्षों के लिए नियोजित करने की आवश्यकता है, इसकी प्रगति को नियंत्रित और विश्लेषण करने के लिए, कर्मचारियों (विशेषज्ञों) के अनिवार्य प्रशिक्षण और उनके काम में निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए।

दस्तावेज़ों के बड़े सरणियों की भौतिक स्थिति का आकलन करने के तीन तरीके हैं:

1) अध्ययन किए गए सरणी की सभी वस्तुओं की निरंतर जांच (उदाहरण के लिए, फंड के सभी दस्तावेज)। विधि का लाभ - देता है पूरी जानकारीसभी फंड दस्तावेजों की स्थिति पर। नुकसान - उच्च समय लागत;

2) एक चयनात्मक विधि, जब केवल एक छोटा सा हिस्सा (एक यादृच्छिक छोटा नमूना) सरणी के पूरे वॉल्यूम से चुना जाता है और पूरे सरणी (फंड) की स्थिति को उस पर आंका जाता है। संपूर्ण सरणी से नमूना का 2% संपूर्ण रूप से सरणी की स्थिति को प्रदर्शित करने के लिए पर्याप्त है। लाभ यह है कि निरंतर नमूने की तुलना में समय की लागत बहुत कम है। नुकसान - नमूने में शामिल नहीं किए गए दस्तावेजों की स्थिति के विशिष्ट मूल्यांकन के बिना संपूर्ण सरणी की स्थिति के बारे में औसत जानकारी देता है;

3) संग्रह के सभी कर्मचारियों द्वारा उनके निष्पादन के दौरान कागज और पाठ में दोषों वाले दस्तावेजों की आकस्मिक पहचान आधिकारिक कर्तव्य(यदि उनके कर्तव्य मामलों की शीट-दर-शीट समीक्षा से जुड़े हैं)। इस मामले में, एक विभाग के कर्मचारियों द्वारा दस्तावेजों की भौतिक स्थिति को एन्कोड करना बेहतर होता है - दस्तावेजों के संरक्षण को सुनिश्चित करने वाला विभाग। गरिमा - समय की सबसे छोटी लागत। नुकसान यह है कि कई निधियों में दोषों वाले दस्तावेजों की आकस्मिक पहचान के परिणाम सांख्यिकीय तालिकाओं में परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए प्रत्येक व्यक्तिगत अभिलेखीय निधि की भौतिक स्थिति के बारे में निष्कर्ष निकालना संभव नहीं बनाते हैं।

दस्तावेजों की भौतिक स्थिति का आकलन कागज या ग्रंथों में विशिष्ट दोषों की अनुपस्थिति या उपस्थिति से किया जाता है। कागज और पाठ में दोष की उपस्थिति और प्रकार प्रत्येक व्यक्तिगत दस्तावेज़ के शीट-दर-शीट दृश्य के दौरान दृष्टिगत रूप से निर्धारित किया जाता है। उसी समय, दस्तावेज़ की "आयु" (इसके निर्माण का वर्ष) पर ध्यान देना आवश्यक है, जो कागज और पाठ की प्रकृति का न्याय करने में मदद करता है। पाठ का मूल्यांकन करते समय, इसके आवेदन की विधि, पाठ के रंग, पूरे शीट में क्षति की स्थानीय या सामान्य प्रकृति पर ध्यान दिया जाता है।

दस्तावेजों की भौतिक स्थिति की जाँच और मूल्यांकन मात्रात्मक संकेतकों (वजन, लंबाई, संख्या, आदि) के बजाय गुणात्मक विशेषताओं (लुप्त होने की डिग्री, रंग, लेखन विधि, कागज की ताकत, आदि) की पहचान के साथ जुड़ा हुआ है। यह कुछ व्यक्तिपरकता विशेषज्ञ को निर्धारित करता है रेटिंग। इसलिए, विशेषज्ञ की तैयारी का विशेष महत्व है। उसे मॉडलों पर परीक्षा की तकनीक पर काम करना होगा। परीक्षक को दोष नहीं चूकना चाहिए, भले ही वे एक ही प्रकार के हों।

कागज के आधार पर अभिलेखीय दस्तावेजों की भौतिक और तकनीकी स्थिति के लिए लेखांकन किया जाता है: प्रमाणन पत्रक; अभिलेखीय दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच करने के लिए पत्रक और कार्य; मीडिया क्षति के साथ अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए रिकॉर्ड कार्ड; क्षतिग्रस्त पाठ के साथ अभिलेखीय दस्तावेजों का रिकॉर्ड कार्ड; अभिलेखीय दस्तावेजों की भौतिक स्थिति के लिए लेखांकन का कार्ड इंडेक्स (पुस्तक)।

दृश्य-श्रव्य दस्तावेजों की भौतिक और तकनीकी स्थिति के लिए लेखांकन किया जाता है: एक फिल्म दस्तावेज़ की तकनीकी स्थिति को रिकॉर्ड करने के लिए एक कार्ड; एक फोटो दस्तावेज़ की तकनीकी स्थिति को रिकॉर्ड करने के लिए एक कार्ड; फोनो दस्तावेज़ की तकनीकी स्थिति रिकॉर्ड करने के लिए कार्ड; वीडियो दस्तावेज़ की तकनीकी स्थिति रिकॉर्ड करने के लिए कार्ड।

रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के लिए एक विशेष पुस्तक का रखरखाव किया जाता है जो खराब शारीरिक स्थिति में हैं। अभिलेखीय दस्तावेजों की भौतिक और तकनीकी स्थिति के लिए लेखांकन के अन्य दस्तावेजों में भी अनुरूप अंक डाले जाते हैं।

अभिलेखीय दस्तावेजों की भौतिक और तकनीकी स्थिति के लिए लेखांकन कागज पर या स्वचालित मोड में नियंत्रण और लेखा दस्तावेजों के स्थापित विवरण के अनुसार किया जा सकता है।

3. 2 अभिलेखीय का भौतिक-रासायनिक और तकनीकी प्रसंस्करण दस्तावेजों

अभिलेखीय दस्तावेजों के भौतिक-रासायनिक और तकनीकी प्रसंस्करण के क्रम में किया जाता है: त्वरित उम्र बढ़ने और अभिलेखीय दस्तावेजों के विनाश के कारणों को खत्म करना; उनके गुणों, तकनीकी विशेषताओं, स्थायित्व की बहाली; अधिक स्थिर मीडिया पर दस्तावेजी जानकारी का पुनरुत्पादन।

कागज आधारित अभिलेखीय दस्तावेजों के इस प्रसंस्करण के मुख्य प्रकार हैं:

बायोप्रोफिलैक्सिस, बायोप्रोटेक्शन और अभिलेखागार में जैविक कीटों के विनाश और अभिलेखीय दस्तावेजों पर उपायों के एक सेट के रूप में कीटाणुशोधन, कीटाणुशोधन, अभिलेखागार का व्युत्पन्नकरण;

अभिलेखीय दस्तावेजों के मूल के गुणों और स्थायित्व को बहाल करने के लिए कार्यों और तकनीकी संचालन के एक सेट के रूप में बहाली (बहाली और संरक्षण प्रसंस्करण);

अद्वितीय दस्तावेजों और विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों की प्रतियों का बीमा कोष और उपयोग के लिए एक कोष बनाने के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों का पुनरुत्पादन; फीका और कम-विपरीत पाठ के साथ अभिलेखीय दस्तावेजों की फोटो बहाली; दस्तावेजी जानकारी आदि को संरक्षित करने के लिए मूल प्रतियों को अल्पकालिक या नष्ट मीडिया प्रतियों के साथ बदलना;

अभिलेखीय दस्तावेजों का बंधन;

अभिलेखीय दस्तावेजों की धूल;

बचाव कार्यों के तरीके में अभिलेखीय दस्तावेजों का प्रसंस्करण, सुखाने, कीटाणुशोधन, कीटाणुशोधन, ठंड, बहाली, प्रजनन, परिशोधन और अन्य प्रकार के लक्षित प्रसंस्करण के साधनों और तरीकों के उपयोग सहित।

ऑडियो-विज़ुअल और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, वाहक की भौतिक प्रकृति के आधार पर, निम्नलिखित बहाली और संरक्षण और निवारक कार्य के अधीन हैं:

ए) चुंबकीय टेप पर अभिलेखीय दस्तावेज:

विशेष सफाई उपकरणों का उपयोग करके धूल और गंदगी के कणों से सतह की सफाई;

सूखे और विकृत चिपकने वाले का प्रतिस्थापन;

2-2.5 मीटर के दोनों किनारों पर एक सुरक्षात्मक चुंबकीय टेप के साथ चुंबकीय टेप के रोल का पंजीकरण;

अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण और परिवहन के दौरान तापमान और आर्द्रता में उतार-चढ़ाव के कारण उत्पन्न चुंबकीय टेप के रोल में आंतरिक तनाव को दूर करने के लिए रिवाइंडिंग;

बी) डिस्क मीडिया पर अभिलेखीय दस्तावेज: डस्टिंग; एक एंटीस्टेटिक एजेंट के साथ पोंछना;

ग) फिल्मों के लिए फिल्म और फोटो दस्तावेज, माइक्रोफॉर्म और फोनोग्राम:

डस्टिंग;

मोम, ग्रीस और अन्य दूषित पदार्थों को हटाना;

ग्लूइंग और पायदान को मजबूत करना;

वेध मरम्मत;

खुरदुरे, विकृत पैच और गोंद में परिवर्तन;

क्षतिग्रस्त फ्रेम फ्रेम की मरम्मत।

फोनो दस्तावेजों के ग्रामो मूल इलेक्ट्रोकेमिकल सफाई के अधीन हैं।

अभिलेखीय दस्तावेजों के भौतिक-रासायनिक और तकनीकी प्रसंस्करण पर कार्य अनुसूचित और अनिर्धारित में विभाजित हैं।

अभिलेखीय दस्तावेजों का अनुसूचित प्रसंस्करण संग्रह में स्थापित प्राथमिकता के क्रम में उनकी स्थिति की जांच के परिणामों के आधार पर किया जाता है, विभिन्न मूल्य समूहों से संबंधित, विभिन्न प्रकार के अभिलेखीय दस्तावेजों की भौतिक स्थिति की विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए और पुरालेख की क्षमता। अद्वितीय दस्तावेजों और विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों को प्राथमिकता दी जाती है।

अनिर्धारित कार्य में आग, पानी, रसायन या रेडियोधर्मी पदार्थों द्वारा अभिलेखीय दस्तावेजों के स्थानीय या सामूहिक विनाश से जुड़ी आपातकालीन स्थितियों में किया गया कार्य शामिल है।

अभिलेखीय दस्तावेजों और उनके भंडारण स्थलों को अलग करने, अलग करने, साफ करने के लिए तत्काल उपाय भी किए जाते हैं, जब अभिलेखीय दस्तावेज जैविक कीटों से प्रभावित होते हैं।

अभिलेखीय दस्तावेजों के भौतिक-रासायनिक और तकनीकी प्रसंस्करण पर नामकरण, संचालन की प्रक्रिया और काम की तकनीक उद्योग नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों द्वारा निर्धारित की जाती है।

पाठ्यक्रम अनुसंधान का उद्देश्य कार्यों के कार्यान्वयन के माध्यम से प्राप्त किया जाता है।

"रूसी संघ के संग्रह कोष का संगठन" विषय पर अध्ययन के परिणामस्वरूप, कई निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं:

संग्रह में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, निम्नलिखित कार्य किए जाने चाहिए:

भंडारण के संगठन के लिए उपायों का एक सेट, दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक सामग्री और तकनीकी आधार के निर्माण के लिए प्रदान करना (भंडारण सुविधाओं के भवन और परिसर, दस्तावेजों के लिए भंडारण सुविधाएं, सुरक्षा और सुरक्षा भंडारण सुविधाएं, जलवायु नियंत्रण सुविधाएं, नकल के लिए साधन और क्षतिग्रस्त दस्तावेजों को बहाल करना, आदि);

दस्तावेजों (तापमान और आर्द्रता, प्रकाश, स्वच्छता और स्वच्छ, सुरक्षा भंडारण मोड) के भंडारण के लिए नियामक शर्तों को बनाने और उनका पालन करने के उपायों का एक सेट।

भंडारण के आयोजन के उपायों की प्रणाली को दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करनी चाहिए और उन्हें स्थायी भंडारण में स्थानांतरित करने से पहले संग्रह में दस्तावेजों की प्राप्ति पर उनकी भौतिक स्थिति का नियंत्रण सुनिश्चित करना चाहिए।

अभिलेखागार में अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, परस्पर संबंधित कार्यों के निम्नलिखित सेट किए जाने चाहिए:

दस्तावेजों के भंडारण के लिए अनुकूलतम परिस्थितियों का निर्माण;

भंडारण, स्थलाकृति में दस्तावेजों की नियुक्ति;

भंडार से मामले जारी करने की प्रक्रिया का अनुपालन;

मामलों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच करना;

विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों के लिए एक बीमा कोष का निर्माण और उपयोग के लिए एक कोष;

दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना।

संदर्भों की ग्रंथ सूची सूची

सूत्रों का कहना है

1. संघीय कानून "रूसी संघ में संग्रह पर" 22 अक्टूबर, 2004 नंबर 125 एफजेड (4 दिसंबर, 2006 के संघीय कानून संख्या 202-एफजेड द्वारा संशोधित)।

2. रूसी संघ के संस्कृति और जन संचार मंत्रालय का आदेश
दिनांक 18 जनवरी, 2007 नंबर 19 "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के लिए नियमों के अनुमोदन पर और राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार, संग्रहालयों और पुस्तकालयों, संगठनों के अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों में रूसी विज्ञान अकादमी।"

3. 28 मार्च, 2005 के रूसी संघ के संस्कृति और जन संचार मंत्रालय के कॉलेजियम का निर्णय नंबर 5 "अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा और सुव्यवस्थितता सुनिश्चित करने पर संघीय निकायकार्यकारी शक्ति, 09.03.2004 नंबर 314 के रूसी संघ के राष्ट्रपति के डिक्री द्वारा समाप्त "संघीय कार्यकारी निकायों की प्रणाली और संरचना पर"।

4. गोस्ट 7.48-2002 सिबिड। दस्तावेजों का संरक्षण। बुनियादी शर्तें और परिभाषाएँ।

5. संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम। 6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय से स्वीकृत - एम।: वनिदाद, 2002.

साहित्य

6. बनसुकेविच वी.डी. अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की वास्तविक वैज्ञानिक समस्याएं // घरेलू अभिलेखागार। 2001. - नंबर 2

8. पोपोवा ई.एन. रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना आधुनिक कानूनरूसी संघ और उसके विषयों // पुरालेखपाल का बुलेटिन। - 2000.- नंबर 1.

9. प्रिवलोव वी.एफ. आधुनिक परिस्थितियों में दस्तावेजी विरासत का संरक्षण सुनिश्चित करना // घरेलू अभिलेखागार। - 1999. - नंबर 2।

आवेदन पत्र

मामलों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच के अधिनियम का रूप

मैं मंजूरी देता हूँ

आधिकारिक नाम नौकरी का शीर्षक

संगठन के प्रमुख का श्रेष्ठ निकाय

डिक्रिप्शन

हस्ताक्षर का आधिकारिक नाम (व्यक्तिगत हस्ताक्षर)

संगठन तिथि

अधिनियम एन___

संकलन का स्थान

अभिलेखीय निधि N____ की उपलब्धता और मामलों की स्थिति की जाँच करना

यह अधिनियम _____________ से बना एक आयोग द्वारा तैयार किया गया था

(आयोग के अध्यक्ष और सदस्यों का पूरा नाम) के संबंध में

_______________________________________________.

(आधार)

चेक में पाया गया कि:

1. कुल मिलाकर, मामले के अनुसार _______________ मामलों का विवरण, जिसमें अनुभाग शामिल हैं सारांश सूची ________________________________ द्वारा अनुमोदित मामले

2. कुल मिलाकर, ___________ मामले उपलब्ध नहीं थे, जिसमें ______________________________________________ ___________ मामलों द्वारा अनुमोदित मामलों की समेकित सूची के अनुभाग शामिल हैं।

(आधिकारिक नाम अधिकृत निकाय) (संख्याओं और शब्दों में)

3. अन्य अभिलेखीय निधियों से संबंधित गलत तरीके से रखे गए मामले, _________ मामले।

4. यह पता चला कि इस अभिलेखीय निधि के लिए _________ मामले उपलब्ध थे।

5. अवर्णित _________ मामले हैं।

6. कुल मिलाकर, _________ फाइलें अभिलेखीय निधि के लिए उपलब्ध हैं,

1) __________________ मामलों में कीटाणुशोधन की आवश्यकता होती है;

2) ___________ मामलों में कीटाणुशोधन की आवश्यकता होती है;

3) ___________ मामलों में बहाली की आवश्यकता है;

4) ___________ मामलों को बाध्यकारी और दाखिल करने की आवश्यकता है;

5) _________ मामलों के लुप्त हो रहे ग्रंथों की बहाली की आवश्यकता;

6) अपूरणीय रूप से क्षतिग्रस्त ___________ फाइलें;

7) ___________ अस्थायी उपयोग के लिए जारी किए गए मामले।

7. __________________________________________________________

(राज्य की सामान्य विशेषताएं और दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें। ____________________________________________________________________।

राज्य में मुख्य नकारात्मक घटनाएं और दस्तावेजों के भंडारण की स्थिति)

जाँच की गई:

आयोग के अध्यक्ष _________ स्पष्टीकरण

(व्यक्तिगत हस्ताक्षर) हस्ताक्षर

आयोग के सदस्य ___________ प्रतिलेख

(व्यक्तिगत हस्ताक्षर) हस्ताक्षर

गोस्ट आर 51141।

व्याख्यान की शब्दावली

व्याख्यान योजना

दस्तावेजों के भंडारण का संगठन (मामलों)।

1. कर्मचारियों के लिए काम के मुख्य क्षेत्रों में से एक के रूप में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना पूर्वस्कूली सेवाएंऔर पुरालेखपाल। "दस्तावेजों और मामलों के भंडारण को व्यवस्थित करने के उपायों का एक सेट" की अवधारणा। दस्तावेजों का परिचालन और अभिलेखीय भंडारण।

2. लेखांकन, तर्कसंगत प्लेसमेंट, अस्थायी उपयोग के लिए जारी करने और उनके परिचालन भंडारण की प्रक्रिया में दस्तावेजों की उपलब्धता के नियंत्रण के लिए तकनीकी संचालन का एक जटिल।

3. दस्तावेजों के भंडारण और भंडारण के लिए बुनियादी आवश्यकताएं।

4. निधि तकनीकी भंडारणमामले (दस्तावेज), उनकी परिचालन विशेषताएं। फाइलों (दस्तावेजों) के अस्थायी भंडारण के तरीकों की विशेषताएं।

5. दस्तावेजों के भंडारण को व्यवस्थित करने की विशेषताएं संरचनात्मक विभाजन.

6. ईडी, डीबी.एच. का वर्तमान और अभिलेखीय भंडारण।

99) दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना: दस्तावेजों और उनके लेखांकन की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना

100) दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना: वैज्ञानिक और तकनीकी साधनों का विकास, निर्माण और व्यावहारिक अनुप्रयोग और दस्तावेजों के भंडारण, बहाली, संरक्षण, जैव रासायनिक संरक्षण और पुनरुत्पादन के तरीके

101) अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण का तरीका: दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने और उनके कार्यान्वयन पर नियंत्रण के लिए अभिलेखागार में बनाए गए तापमान और आर्द्रता और स्वच्छता और स्वच्छ परिस्थितियों का एक सेट

107) अभिलेखीय दस्तावेजों का भंडारण: तर्कसंगत नियुक्ति और दस्तावेजों के संरक्षण को सुनिश्चित करना

108) अभिलेखीय दस्तावेजों का राज्य भंडारण: अभिलेखीय दस्तावेजों का स्थायी भंडारण, अभिलेखागार, पुस्तकालयों और संग्रहालयों के पांडुलिपि विभागों द्वारा किया जाता है

109) अभिलेखीय दस्तावेजों का विभागीय भंडारण: नियामक दस्तावेजों द्वारा स्थापित अवधि के दौरान राज्य और नगरपालिका संगठनों द्वारा किए गए विभागीय अभिलेखागार में अभिलेखीय दस्तावेजों का भंडारण

110) दस्तावेजों का भंडार भंडारण: दस्तावेजों के मालिक और संबंधित संग्रह, संग्रहालय, पुस्तकालय के बीच समझौते द्वारा निर्धारित शर्तों पर रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के अभिलेखीय दस्तावेजों के संग्रह, संग्रहालय, पुस्तकालय में भंडारण। अभिलेखीय दस्तावेजों के स्वामित्व को बनाए रखने वाला स्वामी।

111) दस्तावेजों का स्थायी भंडारण: एक अभिलेखीय संस्थान, राज्य संग्रहालय, पुस्तकालय में दस्तावेजों का अनिश्चितकालीन भंडारण

112) स्थायी भंडारण का एक दस्तावेज: एक दस्तावेज, जो नियामक दस्तावेजों और अन्य कानूनी कृत्यों के अनुसार अनिश्चितकालीन भंडारण के लिए स्थापित किया गया है

113) अस्थायी भंडारण दस्तावेज: एक स्थापित भंडारण अवधि के साथ एक दस्तावेज, जिसके बाद इसे नष्ट कर दिया जाएगा

114) अभिलेखीय दस्तावेजों के गुप्त भंडारण की सीमित अवधि: द्वारा स्थापित सूचनाओं के वर्गीकरण की अवधि विधायी कार्य, जिसके दौरान कानून द्वारा संरक्षित एक रहस्य युक्त रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के राज्य भाग के दस्तावेजों तक मुफ्त पहुंच निषिद्ध है

117) अभिलेखीय दस्तावेजों की भंडारण इकाई: लेखांकन और वर्गीकरण इकाई, जो एक भौतिक रूप से अलग दस्तावेज या दस्तावेजों का एक समूह है जिसका एक स्वतंत्र मूल्य है

124) मामलों की उपलब्धता [राज्य] की जाँच: संग्रह के रिकॉर्ड में रिकॉर्ड के साथ भंडारण इकाइयों की वास्तविक संख्या के अनुपालन की स्थापना, साथ ही उन मामलों और दस्तावेजों की पहचान करना जिनके लिए भौतिक स्थिति, बहाली, कीटाणुशोधन में सुधार की आवश्यकता होती है।

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना डीओई सेवाओं के कर्मचारियों और पुरालेखपालों के लिए काम के मुख्य क्षेत्रों में से एक है। दस्तावेजों को संग्रहीत करने की रणनीति कितनी सही ढंग से चुनी गई थी, उनकी भौतिक स्थिति और विभिन्न प्रकार के उद्देश्यों के लिए उनका उपयोग करने की संभावना निर्भर करती है।

GOST R 51141 के अनुसार "दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना - दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा और उनके लेखांकन को सुनिश्चित करना।

दस्तावेजों की सुरक्षा उनके लेखांकन और भंडारण के उपायों के एक सेट के परिणामस्वरूप सुनिश्चित की जाती है।

इसकी बारी में अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण को तर्कसंगत स्थान और दस्तावेजों के संरक्षण को सुनिश्चित करने के रूप में समझा जाता है।

दस्तावेजों के भंडारण के संगठन में दस्तावेजों की तर्कसंगत नियुक्ति, उनके आंदोलन और भौतिक स्थिति पर नियंत्रण, बीमा कोष बनाने के लिए दस्तावेजों की नकल और मूल के उपयोग, बहाली (बहाली) के लिए या मूल के करीब शामिल हैं। गुण और बाहरी संकेतदस्तावेज़ जो क्षतिग्रस्त या नष्ट हो गए हैं।

गोस्ट आर आईएसओ 15489-1-2007 की आवश्यकताओं के अनुसार। दस्तावेजों को मीडिया पर संग्रहीत किया जाना चाहिए जो एक निर्दिष्ट अवधि के लिए उपयोग, विश्वसनीयता, प्रामाणिकता और सुरक्षा के लिए उनकी उपयुक्तता सुनिश्चित करते हैं (खंड 8.2 देखें)। दस्तावेजों के भंडारण, संचालन और उपयोग से संबंधित मुद्दों को उनकी पूरी अवधि के दौरान संबोधित किया जाना चाहिए जीवन चक्र. दस्तावेजों को भंडारण की स्थिति और प्रौद्योगिकियों की आवश्यकता होती है जो उनके विशेष भौतिक और रासायनिक गुणों को ध्यान में रखते हैं।

मूल्यवान दस्तावेजों के लिए बेहतर भंडारण और रखरखाव की आवश्यकता होती हैउन्हें तब तक रखने के लिए जब तक वे अपना मूल्य नहीं खो देते। दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए शर्तों और प्रौद्योगिकियों को इस तरह से डिजाइन किया जाना चाहिए ताकि दस्तावेजों को अनधिकृत पहुंच, हानि या क्षति, साथ ही चोरी और आपात स्थिति से बचाया जा सके।

लागू कानून के अनुसार, बाद के भंडारण या विनाश के लिए दस्तावेजों को चुनने और स्थानांतरित करने की प्रक्रिया को निर्धारित करने वाले नियमों को सामान्य व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान व्यवस्थित और निर्धारित तरीके से लागू किया जाना चाहिए। बाद के भंडारण या विनाश के लिए दस्तावेजों को चुनने और स्थानांतरित करने की कोई कार्रवाई इस विश्वास के बिना नहीं की जानी चाहिए कि एक निश्चित दस्तावेज की अब आवश्यकता नहीं है, इसके साथ काम पूरा हो गया है, और इसे सबूत के रूप में आवश्यक नहीं होगा।

संगठन में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए किया जाना चाहिए:

1. भंडारण के आयोजन के लिए उपायों का एक सेट, सृजन के लिए प्रदान करना

दस्तावेजों के भंडारण के लिए सामग्री और तकनीकी आधार (भवन और भंडारण सुविधाएं,

दस्तावेजों के भंडारण के साधन (स्थिर या मोबाइल: अलमारियाँ, तिजोरियाँ, ठंडे बस्ते। स्थापना मानक - मूल नियमों की धारा 4.4),

· भंडारण की सुरक्षा और सुरक्षा के साधन,

जलवायु नियंत्रण,

क्षतिग्रस्त दस्तावेजों, आदि की प्रतिलिपि बनाने और पुनर्स्थापित करने के साधन);

2. दस्तावेजों (तापमान और आर्द्रता, प्रकाश, स्वच्छता और स्वच्छ, सुरक्षा भंडारण मोड) के भंडारण के साथ-साथ भंडारण और भंडारण सुविधाओं, स्थलाकृति और आयोजन में दस्तावेजों की नियुक्ति के लिए नियामक शर्तों को बनाने और उनका पालन करने के उपायों का एक सेट दस्तावेज़ जारी करने की प्रक्रिया।

भंडारण का आयोजन और भंडारण की स्थिति बनाते समय, किसी को किसी विशेष संग्रह की विशेषता वाले दस्तावेजों की प्रजातियों की संरचना की बारीकियों को ध्यान में रखना चाहिए।

भंडारण के आयोजन के उपायों की प्रणाली प्रदान करनी चाहिएदस्तावेजों की सुरक्षा और उनकी शारीरिक स्थिति का नियंत्रण:

· व्यापार की प्रक्रिया में

संग्रह में दस्तावेज़ प्राप्त होने पर,

· उनके भंडारण और स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण के दौरान।

अपने व्यावहारिक और वैज्ञानिक मूल्य को खो चुके दस्तावेजों को भौतिक रूप से नष्ट करते समय, निम्नलिखित सिद्धांतों का पालन किया जाना चाहिए:

• - विनाश हमेशा अधिकृत होना चाहिए;
• - आगामी या वर्तमान अदालती मामलों से संबंधित दस्तावेज
• कार्यवाही और जांच को नष्ट नहीं किया जाना चाहिए;
• - दस्तावेजों का विनाश इस तरह से किया जाना चाहिए कि संरक्षित किया जा सके
• उसमें निहित किसी भी जानकारी की गोपनीयता;
• - गोपनीय सहित, नष्ट करने के लिए अनुमत दस्तावेजों की सभी प्रतियां,
• बीमा और बैकअप प्रतियां नष्ट कर दी जानी चाहिए।

परीक्षा से पहले दस्तावेजों का भंडारणउनके मूल्य और अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरण रूसी अभ्यासदस्तावेजों के साथ काम करें बुलाया आपरेशनल .

परिचालन भंडारण इसे पहले से निष्पादित दस्तावेजों के निष्पादन और भंडारण की प्रक्रिया में दस्तावेजों के भंडारण में विभाजित किया गया है।

दस्तावेजों के परिचालन भंडारण का संगठन संरचनात्मक इकाई के तत्काल प्रमुख की क्षमता में है या कार्यालय के काम के निर्देशों में पूरे कार्यालय में समान रूप से स्थापित किया गया है।

अधिकांश दस्तावेजों का प्रत्यक्ष भंडारण, दोनों बाहर से कार्यालय में आ रहे हैं, और काम की प्रक्रिया में बनाए गए हैं , एक निश्चित समय के भीतर किया गयासंरचनात्मक विभाजनों में। यदि विभाग के पास कार्यालय के काम (विभाग के सचिव) के लिए जिम्मेदार कर्मचारी नहीं है, तो फाइलों का निर्माण और भंडारण सौंपा गया है कर्मचारियों में से एक पर या सीधे कलाकार पर।

एक छोटी फर्म में, मुखिया के सचिव या सचिवालय के कर्मचारियों में से एक फाइलों को रखने के लिए जिम्मेदार होता है।

कोर्स वर्क

हे अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना

बेलगोरोड 2008

दस्तावेज़ संग्रह भंडारण

परिचय

3.दस्तावेज़ भंडारण मोड

निष्कर्ष

टिप्पणी

ग्रंथ सूची सूची

परिचय

विषय की प्रासंगिकता. दस्तावेज़ हैं सूचना आधारसंगठन की गतिविधियाँ, क्योंकि यह उनमें है कि इसके 80% से अधिक सूचना संसाधन केंद्रित हैं। दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के दौरान, वे कुछ हद तक विभिन्न कारकों के संपर्क में आते हैं जो सामग्री के गुणों में अपरिवर्तनीय परिवर्तन का कारण बनते हैं - उम्र बढ़ने। दीर्घकालिक भंडारण में दस्तावेजों का सामूहिक विनाश धन की सुरक्षा और संरक्षण सुनिश्चित करने की समस्या की तात्कालिकता के कारण है। रूस के राष्ट्रीय पुस्तकालय में लगभग 25% पुस्तकों को संरक्षण की आवश्यकता है। इसी तरह की स्थिति रूस में अन्य पुस्तकालयों में देखी जाती है।

पुस्तकालय, संग्रहालय और अभिलेखीय निधि में मुख्य रूप से कागज पर बने संस्करण और पांडुलिपियां हैं, जो भंडारण और उपयोग की प्रक्रिया में लगातार बिगड़ रही हैं। भंडारण का उद्देश्य प्रतिकूल कारकों के प्रभाव को कम करना और दस्तावेजों के स्थायित्व को बढ़ाना है। दुनिया के विभिन्न देशों में, कागज पर सांस्कृतिक स्मारकों की सुरक्षा सुनिश्चित करने वाली आधुनिक तकनीकों की गहन खोज की जा रही है।

वर्तमान में, हमारे देश के अभिलेखागार में बड़ी संख्या में दस्तावेज संग्रहीत हैं, जो लोगों की बहुपक्षीय गतिविधियों की गवाही देते हैं। संग्रह कार्यकर्ताओं के लिए उनके दीर्घकालिक संरक्षण को सुनिश्चित करना सर्वोच्च प्राथमिकता है। हमारी सरकार के प्रासंगिक संकल्प भी इस समस्या के महत्व के बारे में बताते हैं।

कार्य का उद्देश्यअभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए इष्टतम स्थितियों का पता लगाना है।

कार्य का उद्देश्य निम्नलिखित कार्यों को परिभाषित करता है :

1. कानून के इतिहास और संरक्षण की मूल बातें जानें

पुरालेख दस्तावेज़

2. संग्रह परिसर के उपकरण, उपकरण और संचालन पर विचार करें

3. विभिन्न दस्तावेज़ संग्रहण मोड दिखाएं

4. दस्तावेजों की आवाजाही के लिए स्थलाकृति और लेखांकन का विश्लेषण करें

5. इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के भंडारण पर ध्यान दें

अध्ययन की वस्तुराज्य के इतिहास में अभिलेखीय दस्तावेज, उनका स्थान और उनके संरक्षण का महत्व हैं।

अध्ययन का विषय -सुरक्षा प्रणाली

पुरालेख दस्तावेज़

विषय के ज्ञान की डिग्री

ऐसे कई अध्ययन हैं जो इस विषय के विभिन्न पहलुओं को प्रकट करते हैं। प्रत्येक लेखक स्थिति को अपने दृष्टिकोण से दर्शाता है। यह हमें विभिन्न कोणों से प्राप्त जानकारी को देखने की अनुमति देता है, जो इस मुद्दे पर अधिक वस्तुनिष्ठ ज्ञान प्राप्त करने में योगदान देता है।

गोर्फिन जी.एम. 1 अपने अध्ययन "आर्काइव स्टडीज" में न केवल अभिलेखीय दस्तावेजों के संरक्षण के लिए शर्तों को दर्शाता है, बल्कि रूस में संग्रह के इतिहास के साथ-साथ रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों और फाइलों के संगठन को भी दर्शाता है।

ओखोटनिकोव की कार्यवाही ए.वी. 2 "दस्तावेज़ विज्ञान और अभिलेख प्रबंधन" दस्तावेज़ों के वर्गीकरण, दस्तावेज़ीकरण प्रणाली, दस्तावेज़ संचार और दस्तावेज़ गतिविधियों की ओर ध्यान आकर्षित करता है, जहाँ दस्तावेज़ों के भंडारण पर विचार किया जाता है। अलेक्सेवा ई.वी. के लेख 3 "कार्यालय के काम में अभिलेखीय पहलू: संग्रह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना और उनके भंडारण को व्यवस्थित करना" उक्त विषय के प्रकटीकरण के लिए सूचना आधार के रूप में कार्य करता है। इन लेखों में, दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने का विषय बहुत व्यापक रूप से कवर किया गया है।

1. कानून का इतिहास और संग्रह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की मूल बातें

अभिलेखागार एकत्र करना पर्याप्त नहीं है - दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना भी उतना ही महत्वपूर्ण है। दुर्भाग्य से, हमारे देश में अभिलेखीय क्षेत्र के विकास का पूरा इतिहास दस्तावेजों के अपूरणीय विनाश से भरा हुआ है। इसका कारण न केवल प्राकृतिक आपदाएँ थीं, बल्कि बहुत बार दस्तावेजों के प्रति गैर-जिम्मेदार, विचारहीन रवैया भी शामिल था, जिसमें राज्य की ओर से भी शामिल था, जो "अपशिष्ट अभियानों" के आयोजक के रूप में कार्य करता था। नागरिकों के बीच "कागजात की बेकारता" के बारे में एक राय है, "धूल भरे संग्रह" के बारे में - (और एक संग्रह आदर्श रूप से धूल रहित होना चाहिए) कुछ अनावश्यक के रूप में। और केवल जब किसी व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से संग्रह से किसी प्रकार का प्रमाण पत्र प्राप्त करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है, जिस पर उसका सामाजिक, भौतिक और अन्य कल्याण निर्भर करता है, तो वह अभिलेखागार के महत्व को समझना शुरू कर देता है। दुर्भाग्य से, 20वीं सदी के 1990 के दशक में, परिसमाप्त फर्मों और बैंकों के कई मूल्यवान दस्तावेज खो गए, जिसमें उनके कर्मचारियों के अधिकारों और हितों की रक्षा के लिए आवश्यक कर्मियों के दस्तावेज भी शामिल थे।

लेकिन अभिलेखागार भी हमारे देश और हमारे पूर्वजों के अतीत के बारे में जानकारी के अनूठे भंडार हैं। कितनी बार सिर्फ एक जीवित दस्तावेज़ किसी चीज़ या किसी के बारे में हमारी समझ और ज्ञान को बदल सकता है। यह केवल उपन्यासों में है कि "पांडुलिपियां जलती नहीं हैं," जीवन में सब कुछ अधिक नीरस और दुखद है - वे आज भी जलते हैं, नष्ट हो जाते हैं। अपनी याददाश्त खोने से बुरा कुछ नहीं है, अपनी जड़ों को भूल जाना - यह एक व्यक्ति के लिए और पूरे राष्ट्र के लिए समान रूप से डरावना है। यही कारण है कि बीसवीं सदी के शुरुआती 20 के दशक में जो आह्वान हुआ - "अभिलेखागार रखें!" - आज भी उतना ही प्रासंगिक है।

अभिलेखीय दस्तावेजों को संरक्षित करने और उनके विनाश की जिम्मेदारी कानून में निहित है। और इसके पीछे एक लंबी कानूनी परंपरा है। 1550 के सुदेबनिक ने "राज्य के मामलों" को नुकसान पहुंचाने के लिए कोड़े से पीटने जैसी कड़ी सजा का प्रावधान किया। हालांकि, पीटर द ग्रेट के समय में, शारीरिक दंड को एक रूबल के साथ सजा से बदल दिया गया था - एक जुर्माना: "और भविष्य में, किस लापरवाही में, या क्या खो जाएगा, या याचिकाकर्ताओं के लिए क्या चिह्नित अर्क और फरमान रखे जाएंगे। और किसको क्या काम दिखाया जाना चाहिए (वे करेंगे) या लिखेंगे, और उसके बारे में, महान प्रभु के फरमान से, सभी क्रूरता के साथ एक खोज की जाएगी, और दोषियों की तलाश में, दंड निर्दयी होगा , गलती और मामले के आधार पर, या बड़ा जुर्माना जोड़ा जाएगा।

सोवियत काल में, पुरालेखपालों के साथ भी कानून सख्त था। 29 मार्च, 1941 को यूएसएसआर के जीएएफ पर विनियमन ने दस्तावेजों के विनाश और चोरी के साथ-साथ दस्तावेजों से गुप्त जानकारी के प्रकटीकरण के लिए आपराधिक दायित्व की धमकी दी।

अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा की समस्याओं पर पहले विशेष विधायी कृत्यों में से एक 29 अक्टूबर, 1976 को यूएसएसआर कानून "इतिहास और संस्कृति के स्मारकों के संरक्षण और उपयोग पर" था। कानून ने जोर दिया कि ऐतिहासिक और सांस्कृतिक स्मारक लोगों की संपत्ति हैं और दुनिया का एक अभिन्न अंग हैं सांस्कृतिक विरासत 5. कानून में इन स्मारकों के बीच दस्तावेजी स्मारक भी शामिल हैं।

रूसी संघ के विधान की मूल बातें "रूसी संघ और अभिलेखागार के अभिलेखीय कोष पर" कहती हैं: "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के हिस्से के रूप में वर्गीकृत दस्तावेजों के मालिक अपनी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य हैं। बीमा प्रतियां विशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय दस्तावेजों के लिए बनाई जाती हैं। इस प्रकार, संस्था दस्तावेजों को संरक्षित करने के लिए बाध्य है, भले ही उनके स्वामित्व का रूप कुछ भी हो।

के अलावा प्रशासनिक जिम्मेदारीअभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, उनके विनाश, चोरी और मृत्यु के नियमों के उल्लंघन के लिए, अपराधी दायित्व. रूसी संघ के आपराधिक संहिता (1996) में इन अपराधों के लिए जिम्मेदारी स्थापित करने वाले कई लेख हैं: कला। 164 - "विशेष मूल्य की वस्तुओं की चोरी"; कला। 284 - "राज्य के रहस्यों वाले दस्तावेजों का नुकसान"; कला। 324 - "अधिग्रहण या बिक्री आधिकारिक दस्तावेज़और राज्य पुरस्कार ”और अन्य लेख।

रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा (1998) पर विनियमों के अनुसार, दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना अभिलेखीय संस्थानों के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है।

विशेषज्ञ जो अपनी व्यावसायिक गतिविधियों को अभिलेखीय विज्ञान से जोड़ने का निर्णय लेते हैं, उन्हें दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की मूल बातें जानने की आवश्यकता है। भंडारण के आयोजन के उपायों की प्रणाली में निम्नलिखित क्षेत्र शामिल हैं:

1. दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना;

2. भंडारण सुविधाओं के भवनों और परिसर सहित दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक सामग्री और तकनीकी आधार का निर्माण, भंडारण की सुरक्षा और सुरक्षा के साधन;

3. दस्तावेजों की भौतिक स्थिति पर आंदोलन और नियंत्रण के लिए लेखांकन, जिसमें संग्रह के लेखांकन रूपों में सभी परिवर्तनों का प्रतिबिंब शामिल है;

4. बीमा कोष और उपयोग के लिए कोष बनाने के लिए दस्तावेजों की नकल करना;

5. दस्तावेजों का संरक्षण।

2. संग्रह के परिसर की व्यवस्था, उपकरण और संचालन

यह याद रखना चाहिए कि दस्तावेजों को संग्रह में संग्रहीत किया जाता है ताकि उनका उपयोग उस अवधि के लिए किया जा सके जब वे मूल्य के हों: 3, 5, 10, 25, 40, 75 वर्ष, सदियों। भंडारण की पूरी अवधि के लिए, दस्तावेजों को प्रतिकूल परिस्थितियों, उनके भौतिक आधार को नुकसान और उन पर लागू पाठ के साथ-साथ चोरी और लापरवाही के कारण नुकसान से संरक्षित किया जाना चाहिए।

दस्तावेजों के भंडारण के लिए इष्टतम स्थिति बनाने के लिए पहली आवश्यकता एक ऐसी इमारत की उपस्थिति है जो उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए सभी मापदंडों को पूरा करती है। राज्य अभिलेखागार के लिए विशेष भवन बनाए जा रहे हैं। सबसे अधिक बार, विशिष्ट परियोजनाओं का उपयोग किया जाता है, दस्तावेजों के विभिन्न संस्करणों के साथ अभिलेखागार के लिए विकसित किया जाता है।

इस घटना में कि संग्रह भवन का निर्माण उद्देश्य पर किया गया है, इसका निर्माण और संचालन GOST 12.1.004-76 "अभिलेखागार के डिजाइन के लिए निर्देश", "अग्नि सुरक्षा मानकों के लिए प्रदान की गई अग्नि सुरक्षा आवश्यकताओं के अनुपालन में किया जाना चाहिए।" इमारतों और संरचनाओं का डिजाइन", संघीय अभिलेखीय सेवा के संस्थानों में अग्नि सुरक्षा के लिए नियम और निर्देश। यदि किसी भवन (परिसर) को संग्रह में परिवर्तित करने के लिए आवंटित किया जाता है, तो उसे परीक्षा के बाद ही उपयुक्त माना जा सकता है। सभी विशिष्ट सेवाओं (अभिलेखीय, आग, स्वच्छता, सुरक्षा) से युक्त एक विशेषज्ञ आयोग आवंटित परिसर के क्षेत्र की सावधानीपूर्वक जांच करता है; भवन (मंजिल) में इस कमरे का स्थान; भवन का स्थान; कमरे के भौतिक और रासायनिक वातावरण की स्थिति। इन मानदंडों के अनुसार, विशिष्ट डेटा प्राप्त किया जाना चाहिए। यदि परिसर उपरोक्त मानदंडों को पूरा करते पाए जाते हैं, तो एक अधिनियम तैयार किया जाता है, जिस पर विशेषज्ञ आयोग के सभी सदस्यों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

संग्रह के परिसर की आवश्यकताएं आधुनिक नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों में तय की जाती हैं, मुख्य रूप से संगठन के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों में, साथ ही कई GOST और कार्यप्रणाली विकास. संग्रह और सूचना वाहक (कागज, फिल्म, आदि) के दस्तावेजों (सिनेमा, फोटो, वीडियो, फोनो) की संरचना के आधार पर दस्तावेजों को संग्रहीत करने की शर्तों को विभेदित किया जाता है। वहाँ है सामान्य आवश्यकताएँअभिलेखागार को। सबसे पहले, आपको यह जानना होगा कि अभिलेखीय परिसर के लिए क्या अस्वीकार्य है:

1. कमरा जीर्ण-शीर्ण, लकड़ी, तहखाने, अटारी, बिना गर्म किए, प्राकृतिक वेंटिलेशन से रहित नहीं होना चाहिए;

2. संग्रह कक्ष के आस-पास आग-खतरनाक तकनीक का उपयोग करने वाली कोई आग-खतरनाक वस्तुएं और संगठन नहीं होने चाहिए;

3. कोई औद्योगिक सुविधाएं नहीं होनी चाहिए जो संग्रह परिसर के पास आक्रामक गैसों और धूल से हवा को प्रदूषित करती हैं

4. संग्रह को खानपान सेवाओं, खाद्य गोदामों के कब्जे वाले परिसर के पास नहीं रखा जा सकता है। उनके निवासी, सूक्ष्मजीव और कृंतक दोनों, अभिलेखीय दस्तावेजों को खा सकते हैं।

भवन के मुख्य क्षेत्र भंडारण के लिए आरक्षित हैं; वे वाचनालय और प्रशासनिक परिसर से अलग-थलग हैं। उनके अलावा, निम्नलिखित की आवश्यकता है: आने वाले मामलों को प्राप्त करने और उनका विश्लेषण करने के लिए एक कमरा; कीटों (इन्सुलेटर) से प्रभावित दस्तावेजों के लिए कमरा; कर्मचारियों के लिए काम के कमरे; दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण के लिए एक अलग कमरे के साथ एक वाचनालय; एक स्वायत्त के साथ दस्तावेजों के निष्प्रभावीकरण के लिए एक कमरा निकास के लिए वेटिलेंशनजहां, यदि आवश्यक हो, एक कीटाणुशोधन कक्ष स्थापित किया जा सकता है; दस्तावेजों की बहाली और बाध्यकारी के लिए कमरे और अन्य 9 .

भंडारण एक अलग कमरे में आयोजित किया जाता है। सबसे कठोर भंडारण आवश्यकताएं हैं:

1. किसी भी उद्देश्य के लिए भंडारण और कार्य परिसर के संयोजन की अनुमति नहीं है;

2. भंडारण सुविधाओं को बिना गर्म, नम, अनुपयुक्त परिसर के साथ-साथ स्टोव हीटिंग वाले परिसर में रखने की अनुमति नहीं है;

3. भंडारण कक्ष में निकासी के लिए सुविधाजनक लिफ्ट और सीढ़ी के लिए निकास होना चाहिए, एक आपातकालीन निकास;

4. भंडारण सुविधाओं का आंतरिक परिष्करण उन सामग्रियों का उपयोग करके किया जाना चाहिए जो धूल जमा नहीं करते हैं और धूल या आक्रामक रसायनों का स्रोत नहीं हैं। भंडारण उपकरण और दस्तावेजों के भंडारण के साधनों के निर्माण में उपयोग की जाने वाली सभी सामग्रियों पर समान आवश्यकताएं लागू होनी चाहिए;

5. भंडारण सुविधाओं में पानी की आपूर्ति और सीवरेज पाइप, साथ ही तकनीकी या घरेलू पानी के प्रवेश की अनुमति नहीं है;

6. परिसर अग्निरोधक और बाढ़रोधी दोनों होना चाहिए;

7. भंडारण कक्षों में विद्युत तारों को छिपाया जाना चाहिए, सॉकेट आउटलेट भली भांति बंद या अर्ध-हर्मेटिक होना चाहिए। भंडारण सुविधाएं सामान्य या फर्श-दर-मंजिल बिजली के स्विच से सुसज्जित हैं;

8. भंडारण सुविधाओं को कम से कम 2 घंटे की अग्नि प्रतिरोध सीमा के साथ अग्निरोधक दीवारों और छत द्वारा संग्रह के पड़ोसी परिसर से अलग किया जाता है;

9. आग के पानी के आउटलेट सीढ़ियों में स्थित होने चाहिए;

10. खिड़कियों के बिना कमरे में भंडारण सुविधाओं की नियुक्ति की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब प्रति घंटे 2-3 गुना वायु विनिमय प्रदान करने वाला वेंटिलेशन हो;

11. प्रयोगशाला और औद्योगिक परिसरभंडारण कक्षों से जितना संभव हो उतना दूर होना चाहिए और इसके साथ सामान्य रूप से वेंटिलेशन नलिकाएं नहीं होनी चाहिए।

रिपॉजिटरी में दस्तावेजों की नियुक्ति न केवल उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने से जुड़ी है, बल्कि उपयोग के लिए संभावित त्वरित खोज से भी जुड़ी है। फर्श, खिड़की पर और बिना छांटे हुए ढेर में दस्तावेजों को स्टोर करने की अनुमति नहीं है। विशेष रूप से मूल्यवान मामलों और लेखांकन दस्तावेजों - तिजोरियों और धातु अलमारियाँ के भंडारण के लिए, स्थिर धातु के रैक वाल्टों (लकड़ी, एक दुर्दम्य संरचना के साथ इलाज संभव है) में स्थापित किए जाते हैं। रैक की स्थापना का क्रम इस प्रकार है: मुख्य गलियारों की चौड़ाई (रैक की पंक्तियों के बीच) - 120 सेमी; रैक के बीच गलियारे - 75-80; दीवार और उसके समानांतर रैक के बीच की दूरी - 75; दीवार और रैक के अंत के बीच की दूरी - 45; फर्श से निचले शेल्फ तक की दूरी - 20; और तहखाने के फर्श में - 30 सेमी। खिड़की के उद्घाटन और हीटिंग सिस्टम के साथ दीवारों के लंबवत रैक स्थापित किए जाते हैं। रैक की स्थापना का यह आदेश भंडारण के मामलों के लिए कम तापमान और प्रकाश की स्थिति प्रदान करता है।

रैक आयाम: ऊंचाई - 220-240 सेमी, बक्से और बंडलों के क्षैतिज भंडारण के लिए एक तरफा रैक की चौड़ाई - 35-40, ऊंचाई में अलमारियों के बीच की दूरी - 40 सेमी; ऊर्ध्वाधर भंडारण के लिए, एक तरफा रैक की चौड़ाई 25-30 सेमी है; अलमारियों के बीच की दूरी 35 सेमी है।

यदि संग्रह कक्ष की ऊंचाई 4 मीटर से अधिक है, तो क्षेत्र के तर्कसंगत उपयोग के लिए इंटर-टियर छत के साथ दो-स्तरीय रैक और रेलिंग के साथ सुविधाजनक सीढ़ियां स्थापित करना उचित है जो काम की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं। बड़े प्रारूप के दस्तावेज़ों (क्रिपल्स, मैप्स, प्लान्स) को स्टोर करने के लिए, विशेष रैक बनाए जाते हैं।

परिसर का कुशल उपयोग कार्यालय परिसर के उद्देश्य की सही परिभाषा पर निर्भर करता है, जो दस्तावेजों के साथ काम करने में मदद करता है, और भंडारण में दस्तावेजों के तर्कसंगत प्लेसमेंट पर निर्भर करता है। भंडारण में सुविधा और काम की गति के लिए फोल्डिंग और लाइट मोबाइल टेबल, स्थिर और हल्की सीढ़ी का उपयोग किया जाता है।

भंडारण सुविधाओं में विद्युत तारों की अनुमति केवल छिपी हुई या गैस पाइप, प्रकाश फिटिंग - अर्ध-हर्मेटिक में है; भंडारण 11 के बाहर स्विचबोर्ड और डिस्कनेक्टिंग सर्किट ब्रेकर स्थापित किए गए हैं।

परिसर का कुशल उपयोग कार्यालय परिसर के उद्देश्य की सही परिभाषा पर निर्भर करता है, जो दस्तावेजों के साथ काम करने में मदद करता है, और भंडारण में दस्तावेजों के तर्कसंगत प्लेसमेंट पर निर्भर करता है।

यदि भंडारण सीधे दस्तावेजों के भंडारण के लिए है, तो उनके उपयोग के लिए संग्रह में परिसर आवंटित करना वांछनीय है। उन्हें पाठकों और शोधकर्ताओं के सामान्य काम को सुनिश्चित करना चाहिए। परिसर में विभिन्न आकारों और प्रकारों के दस्तावेजों के साथ-साथ निम्नलिखित मुख्य क्षेत्रों के साथ काम करने के लिए एक वाचनालय होना चाहिए: शोधकर्ताओं को दस्तावेज जारी करना; सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली; उनके उपयोग के दौरान दस्तावेजों का अस्थायी भंडारण 12.

प्रत्येक संग्रह आपात स्थिति (आग, बाढ़, आदि) के मामले में दस्तावेजों की निकासी के लिए एक योजना विकसित करता है। योजना को विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों और स्थायी भंडारण की फाइलों की प्राथमिकता निकासी के लिए प्रदान करना चाहिए।

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए न केवल भवन (परिसर) बल्कि इसके अंदर के साधन भी महत्वपूर्ण हैं। इस वातावरण के पैरामीटर भंडारण मोड के पालन से निर्धारित होते हैं।

3.दस्तावेज़ भंडारण मोड

दस्तावेज़ भंडारण प्रौद्योगिकी को भंडारण के दौरान दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के उद्देश्य से उपायों के एक समूह के रूप में समझा जाता है। इन उपायों में दस्तावेजों का भौतिक और रासायनिक प्रसंस्करण, उनके भंडारण के लिए एक इष्टतम व्यवस्था का निर्माण, दस्तावेजों की बहाली और वारंटी प्रतियों का उत्पादन शामिल है।

निम्नलिखित भंडारण मोड हैं:

1. प्रकाश;

2. तापमान और आर्द्रता;

3. अग्निशमन;

4. सुरक्षा।

लाइट मोड

प्रकाश अपने साथ ऊर्जा वहन करता है, जिसके प्रभाव में प्रदीप्त पदार्थों में प्रकाश-रासायनिक अभिक्रियाएँ होती हैं, परिवर्तन का कारणउनके मूल गुण। प्रकाश की क्रिया के तहत कागज भूरा हो जाता है और यांत्रिक शक्ति खो देता है, क्योंकि इसमें महत्वपूर्ण परिवर्तन होते हैं। कई ग्रंथ भी प्रकाश से फीके पड़ जाते हैं। दोनों प्राकृतिक और कृत्रिम प्रकाश सामग्री के लिए खतरनाक हैं 13 . स्थायी भंडारण अंधेरे में किया जाना चाहिए। सूरज की रोशनी से भंडारण और दस्तावेजों की रोशनी की अनुमति नहीं है।

भंडारण सुविधा में प्राकृतिक प्रकाश की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब प्रकाश विसारक, स्वचालित चमकदार प्रवाह नियामक, सुरक्षात्मक फिल्टर और अंधा हो। दस्तावेज़ों को प्रकाश से बचाने के लिए, बाइंडरों, फ़ोल्डरों, बक्सों, अलमारियाँ में भंडारण का उपयोग किया जाता है। भंडारण सुविधाओं में कृत्रिम प्रकाश व्यवस्था के लिए, एक चिकनी बाहरी सतह के साथ बंद रंगों में गरमागरम लैंप का उपयोग किया जाता है।

दृश्यमान स्पेक्ट्रम रेंज में रोशनी का स्तर अधिक नहीं होना चाहिए: फर्श से 1 मीटर की ऊंचाई पर रैक की ऊर्ध्वाधर सतह पर - 20-50 लक्स (एलएक्स), डेस्कटॉप पर - 100 लक्स। रोशनी को एक विशेष उपकरण - यू -16 प्रकार के लक्समीटर से मापा जाता है।

संग्रह में सबसे हल्का स्थान वाचनालय होना चाहिए। सामान्य प्रकाश व्यवस्था से परिसर की न्यूनतम रोशनी क्षैतिज तल में फर्श से 0.8 मीटर की दूरी पर 300 लक्स होनी चाहिए। साथ ही पाठकों की मेजों पर टेबल लैम्प भी लगाये जाने चाहिए। हालांकि, अस्थायी भंडारण के लिए कमरों में, यदि संभव हो तो, प्रकाश व्यवस्था का पालन किया जाना चाहिए, जैसे कि भंडारण सुविधाओं में 14 ।

तापमान और आर्द्रता की स्थिति

तापमान और आर्द्रता मुख्य कारक हैं जो अभिलेखीय निधि की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं। भंडारण कक्षों में, दस्तावेजों के लिए इष्टतम तापमान और आर्द्रता की स्थिति को बनाए रखा जाना चाहिए, उनकी बारीकियों को ध्यान में रखते हुए। तापमान और आर्द्रता शासन किसी दिए गए कमरे के माइक्रॉक्लाइमेट को निर्धारित करता है।

माइक्रॉक्लाइमेट उस क्षेत्र की जलवायु विशेषताओं पर निर्भर करता है जहां इमारत स्थित है और इमारत की विशेषताएं। परिसर के माइक्रॉक्लाइमेट के लिए, मौसम और जलवायु परिवर्तन और उनकी अभिव्यक्ति की जड़ता विशिष्ट हैं। दस्तावेजों का माइक्रॉक्लाइमेट एक सशर्त शब्द है जो उनके भंडारण, उपयोग और परिवहन की स्थितियों में दस्तावेजों के तापमान और आर्द्रता की स्थिति को दर्शाता है।

दस्तावेजों के लिए अनुकूल माइक्रॉक्लाइमेट 30-60% के सकारात्मक तापमान और सापेक्ष आर्द्रता पर बनाया जाता है। इन स्थितियों में:

1. कागज के इष्टतम भौतिक और यांत्रिक गुण सूचना वाहक (अधिकतम शक्ति, अच्छा लचीलापन, आयामी स्थिरता, कम से कम विरूपण) के रूप में प्रकट होते हैं;

2. एक हीड्रोस्कोपिक सामग्री के रूप में कागज की स्थिरता है (कमरे की जलवायु में अचानक परिवर्तन के लिए कमजोर प्रतिक्रिया);

3. मोल्ड कवक द्वारा कागज के नुकसान की संभावना को बाहर रखा गया है;

4. कागज और पाठ की रासायनिक उम्र बढ़ने की इष्टतम दर प्रदान की जाती है;

5. कमरे की स्थिति में अचानक बदलाव के साथ कागज के यांत्रिक विनाश की दर तेजी से घट जाती है। 30-60-30% के सापेक्ष आर्द्रता में परिवर्तन के क्षेत्र को सामान्य स्थिर जलवायु क्षेत्र कहा जाता है और इसे सबसे सुरक्षित माना जाता है ज्यादा समय तक सुरक्षित रखे जाने वालाकागज के दस्तावेज 16.

इष्टतम तापमान और आर्द्रता की स्थिति मुख्य रूप से संग्रह में प्रचलित भंडारण मीडिया के प्रकार पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए:

1. कागजी दस्तावेज: तापमान - 17-19C, सापेक्षिक आर्द्रता - 50-55%;

2. फिल्म मीडिया पर दस्तावेज (फोटो, फिल्म, ऑडियो, वीडियो दस्तावेज): तापमान - 15C, सापेक्षिक आर्द्रता - 40-55%;

3. चुंबकीय मीडिया (फिल्मों, डिस्क) पर दस्तावेज: तापमान - 15-20C, सापेक्षिक आर्द्रता - 50-65%।

सापेक्ष वायु आर्द्रता के परिवर्तन का क्षेत्र 0-30-0% तथाकथित शुष्क अस्थिर की स्थितियों से मेल खाता है जलवायु क्षेत्र. कम आर्द्रता पर, कागज अत्यधिक कठोर हो जाता है, जलवायु परिवर्तन पर दृढ़ता से प्रतिक्रिया करता है, भौतिक और यांत्रिक उम्र बढ़ने से विनाश और पहनने में वृद्धि होती है। कागज के लंबे समय तक सूखने से अपरिवर्तनीय आंशिक नुकसान संभव है।

60-100-60% के सापेक्ष आर्द्रता में परिवर्तन के क्षेत्र को आर्द्र अस्थिर जलवायु क्षेत्र कहा जाता है। बढ़ती आर्द्रता के साथ, लचीलापन बढ़ता है, लेकिन साथ ही, कागज की तन्यता ताकत कम हो जाती है। किसी भी जलवायु परिवर्तन पर अखबार की सक्रिय प्रतिक्रिया बढ़ रही है। कागज और पाठ की रासायनिक उम्र बढ़ने की दर में काफी वृद्धि होती है, पानी में घुलनशील ग्रंथों का प्रसार और उनके विपरीत का कमजोर होना देखा जाता है। जब आर्द्रता 65% से अधिक होती है, तो दस्तावेजों की ढलाई के लिए अनुकूल परिस्थितियाँ बनती हैं: ढलाई की संभावना तेजी से बढ़ जाती है क्योंकि आर्द्रता 65 से 100% तक बढ़ जाती है। यह अत्यंत महत्वपूर्ण है कि, स्थायी भंडारण के दौरान, दस्तावेज़ सामान्य जलवायु क्षेत्र में अधिकतम समय तक और कम से कम शुष्क या आर्द्र क्षेत्र में रहें।

परिसर में तापमान और आर्द्रता में तेज उतार-चढ़ाव नहीं होना चाहिए, क्योंकि इससे भंडारण माध्यम नष्ट हो जाता है। यही कारण है कि लंबी अवधि के परिवहन के बाद प्राप्त अभिलेखीय दस्तावेजों को तुरंत भंडारण में नहीं रखा जाता है, लेकिन कुछ समय के लिए एक विशेष कमरे में 17 के लिए छोड़ दिया जाता है।

यह निर्धारित करने के लिए कि चयनित कमरे में तापमान और आर्द्रता इष्टतम तापमान और आर्द्रता की स्थिति की आवश्यकताओं को पूरा करती है, अभिलेखागार में जलवायु नियंत्रण कार्य किया जाता है। इसका मुख्य उद्देश्य भंडारण की जलवायु परिस्थितियों के बारे में निरंतर जानकारी प्राप्त करना है।

जलवायु नियंत्रण तीन जलवायु मापदंडों के अनुसार किया जाता है: तापमान, सापेक्ष आर्द्रता और पूर्ण वायु आर्द्रता। माप के लिए, विशेष उपकरण का उपयोग किया जाता है।

वातानुकूलित कमरों में माप लिया जाता है और दर्ज किया जाता है विशेष पत्रिकासप्ताह में एक बार, अनियमित जलवायु वाले कमरों में - सप्ताह में दो बार, भंडारण व्यवस्था के उल्लंघन के मामले में - निकासी, बाढ़, आदि - दैनिक।

भंडारण सुविधा में एक निश्चित इष्टतम तापमान और आर्द्रता व्यवस्था स्थापित करने का सबसे सुरक्षित तरीका भंडारण सुविधा को एयर कंडीशनिंग सिस्टम, यानी एयर कंडीशनर के उपयोग से लैस करना है। एक अनियमित जलवायु वाले कमरों में, हवा को आर्द्र करने या निरार्द्रीकरण करने के तकनीकी साधनों, तर्कसंगत वेंटिलेशन और भंडारण सुविधाओं के ताप का उपयोग करके दस्तावेजों के भंडारण के लिए तापमान और आर्द्रता की स्थिति को अनुकूलित करने के उपाय किए जाने चाहिए।

स्वच्छता और स्वच्छ शासन .

सैनिटरी और हाइजीनिक शासन का तात्पर्य मोल्ड, फंगस, धूल और विशेष रूप से कीड़े और कृन्तकों की उपस्थिति को छोड़कर, स्वच्छता बनाए रखने के उद्देश्य से आवश्यकताओं का एक सेट है। ऐसा करने के लिए, भंडारण को निम्नलिखित आवश्यकताओं का कड़ाई से पालन करना चाहिए:

1. लगातार वायु परिसंचरण, असंक्रमित क्षेत्रों का बहिष्करण।

2. 0.5 मिमी से अधिक नहीं के मेष व्यास वाले मेश के साथ खिड़कियों और वेंटिलेशन के उद्घाटन की सुरक्षा।

3. बाहरी कपड़ों, गीले और गंदे जूतों के भंडारण में रहना मना है।

4. भोजन का भंडारण और उपयोग अस्वीकार्य है।

5. व्यवस्थित रूप से गीली सफाई करें - ऐसे में दस्तावेजों पर पानी नहीं लगना चाहिए। हालांकि, एक छोटी घन क्षमता वाले भंडारण में गीली सफाई हवा की नमी को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकती है। इसलिए, ऐसी सफाई शुरू करते समय, भंडारण में नमी को जानना आवश्यक है। यदि आर्द्रता सामान्य से कम है, तो प्रतिदिन गीली सफाई की जा सकती है। उच्च आर्द्रता पर, सूखे कपड़े से फर्श को साफ करने की अनुमति सप्ताह में एक बार 18 से अधिक नहीं है। वर्ष में कम से कम एक बार, डस्ट रैक, कैबिनेट और भंडारण सुविधाएं।

6. साल में कम से कम एक बार, एंटीसेप्टिक समाधान के साथ फर्श, खिड़की के सिले, बेसबोर्ड, रैक के बेसमेंट भागों का इलाज करें - जबकि समाधान दस्तावेजों पर नहीं मिलना चाहिए।

7. साल में दो बार, कीड़ों और मोल्डों का पता लगाने के लिए दस्तावेजों की चयनात्मक परीक्षा 19।

धूल दस्तावेजों के भौतिक और रासायनिक क्षरण का कारण बन सकती है, साथ ही इसमें फंगल बीजाणु और कीट के अंडे भी हो सकते हैं। भंडारण में धूल बनने के दो मुख्य कारण हैं: आंतरिक (दीवारों, फर्शों, कंक्रीट के फर्श, पैकेजिंग सामग्री का प्राकृतिक क्षरण) और बाहरी (बाहर से धूल का प्रवेश)। तदनुसार, इसकी घटना को रोकने के लिए सुरक्षा के विभिन्न साधनों का उपयोग किया जाना चाहिए।

धूल के निर्माण के आंतरिक कारणों को खत्म करने के लिए, दीवारों, छतों, विभाजनों और ठंडे बस्ते को एक विशेष रूप से टिकाऊ, आग प्रतिरोधी सामग्री से ढंकना चाहिए जो समय के साथ स्प्रे नहीं करता है। भंडारण सुविधाओं में बीम, पाइप या अन्य उभार, जिन पर धूल जमा होगी, की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।

भंडारण क्षेत्रों में फर्श कवरिंग पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। यह धूल का मुख्य स्रोत है जो तब होता है जब दस्तावेजों और अन्य वस्तुओं के परिवहन के विभिन्न साधन इसकी सतह के खिलाफ रगड़ते हैं। भंडारण में चिकनी, चिकनी फर्श बिछाने की सिफारिश की जाती है, क्योंकि दानेदार (कुचल, दानेदार) कोटिंग्स उच्च घर्षण में योगदान करती हैं जब विभिन्न वस्तुओं को उनके खिलाफ रगड़ा जाता है और जल्दी से धूल से ढक जाता है।

भंडारण कक्षों की सामान्य सफाई और अधिकांश अभिलेखागार में अलमारियों पर दस्तावेजों से नियमित रूप से धूल हटाने के लिए, पारंपरिक मानक इलेक्ट्रिक वैक्यूम क्लीनर का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है। कभी-कभी, सुविधा के लिए, पारंपरिक वैक्यूम क्लीनर के लिए विशेष उपकरण विकसित किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, राज्य पुस्तकालय में। लेनिन ने किताबों को काटने के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले धूल कक्ष के डिजाइन को स्थापित किया।

धूल फ़ोल्डरों, कार्डबोर्ड बक्से, बक्से से दस्तावेजों की रक्षा करना बुरा नहीं है।

धूल हटाने वाले एजेंटों के उपयोग के अलावा, हवा की धूल सामग्री और दस्तावेजों की नियमित रूप से निगरानी करना आवश्यक है। कागज आधारित दस्तावेजों के संग्रह में हवा की धूल सामग्री 4-6 मिलीग्राम/एम 3 से अधिक नहीं होनी चाहिए, जबकि धूल में 10% SiO 2 20 से अधिक नहीं होना चाहिए।

सुरक्षा मोड .

सुरक्षा मोड में शामिल हैं:

1. सुरक्षा प्रणाली का संगठन, पहुँच नियंत्रण, संग्रह के सभी परिसरों के बर्गलर अलार्म।

2. एक चाबी के साथ काम के घंटों के दौरान भंडारण को बंद करना, और गैर-काम के घंटों के दौरान - सीलिंग और सीलिंग।

3. केवल कर्मचारियों को संग्रह करने के लिए या आपातकालीन मामलों में, उनके साथ संगठन के अन्य कर्मचारियों को तिजोरी तक पहुंच की अनुमति देना।

4. आर्काइव के बाहरी दरवाजों पर मेटल क्लैडिंग की उपस्थिति, और लॉक करने योग्य मेटल बार्स की खिड़कियों पर, बाहर की ओर पहने हुए।

5. केवल विशेष पास के साथ संग्रह से दस्तावेजों को हटाना।

दस्तावेजों को चोरी से बचाने के लिए तकनीकी उपाय तार्किक रूप से वास्तु, योजना और प्रशासनिक निर्णयों से जुड़े हुए हैं एकल प्रणालीसुरक्षा। तकनीकी उपायों में शामिल हैं:

1. निगरानी उपकरण: कांच की सतहों (खिड़कियों को तोड़ना) को नुकसान के इलेक्ट्रॉनिक डिटेक्टर, विनाश की भूकंपीय लहर को ठीक करना और अलार्म सिग्नल सहित; कंपन डिटेक्टर, सिग्नलिंग प्रयास (ब्रेक-इन) छत (फर्श, छत) को नष्ट करने का प्रयास; चुंबकीय डिटेक्टर जो खोले जाने पर दरवाजे और चौखट के बीच की खाई में वृद्धि का जवाब देते हैं; इन्फ्रारेड बीम सिस्टम को ट्रैक करना जो किसी भी वस्तु द्वारा बीम के चौराहे पर प्रतिक्रिया करता है और भवन की परिधि, गलियारों, हॉल आदि में निगरानी करता है।

2. इमारत के परिसर में अवैध रूप से मौजूद व्यक्तियों का पता लगाने के लिए गैर-कार्य घंटों के दौरान उपयोग किए जाने वाले आंतरिक निगरानी के साधन (अल्ट्रासोनिक ट्रांसमीटर जो क्षेत्र में बाहरी व्यक्ति होने पर बदली हुई आवृत्ति की ध्वनि तरंगें उत्पन्न करता है) माइक्रोवेव अल्ट्रासोनिक दिशा खोजने वाले उपकरणों के साथ संयुक्त हवा में अशांति के कारण झूठे अलार्म की संभावना को कम करने के लिए माइक्रोवेव डिटेक्टर; निष्क्रिय सेंसर-इन्फ्रारेड विकिरण के नियंत्रक, उत्तरदायी उच्च तापमानघुसपैठिए के स्थान पर (उन लोगों सहित जो भवन के बंद होने से पहले छिप गए थे)।

3. काम के घंटों के दौरान आंतरिक निगरानी के साधन, जिसमें टेलीविजन नियंत्रण प्रणाली और रीडिंग रूम में स्वचालित वीडियो रिकॉर्डिंग सिस्टम, साथ ही व्यक्तिगत चुंबकीय कार्ड का उपयोग करके विभिन्न उद्देश्यों के लिए कमरों में विभेदित पहुंच के लिए सिस्टम शामिल हैं; प्रदर्शनी हॉल में दस्तावेजों की सुरक्षा के साधन, शोकेस की सुरक्षा के लिए उन्मुखीकरण और उन्हें खोलने के लिए सिग्नलिंग प्रयास।

हाल ही में 21 माइक्रोप्रोसेसरों पर आधारित सुरक्षा प्रणालियाँ दिखाई दी हैं।

गार्ड मोड न केवल भंडारण पर लागू होता है, बल्कि पूरे संग्रह कक्ष पर भी लागू होता है। साथ ही, संग्रह को उपायों का कड़ाई से पालन करना चाहिए आग सुरक्षा. सभी कमरे सख्ती से गैर धूम्रपान हैं। आग सुरक्षाइमारतों में आग की रोकथाम प्रणाली प्रदान की जानी चाहिए और a अग्नि सुरक्षागोस्ट 12.1.004-76 के अनुसार। परिसर में स्वचालित अग्नि अलार्म और स्वचालित अग्निशामक यंत्र लगे होने चाहिए। कागज और फिल्म दस्तावेजों के भंडारण में, विशेष रूप से आयनीकरण प्रकार के गैस और धूम्रपान सेंसर स्थापित करने की सिफारिश की जाती है; पढ़ने के कमरे, बहाली प्रयोगशालाओं, इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटिंग उपकरणों के कमरे - धुआं; दस्तावेजों को काटने के लिए कमरों में - थर्मल।

आग, बिजली के हीटरों का उपयोग निषिद्ध है; आग बुझाने की प्रणालियों में, ऐसे पदार्थ जो दस्तावेजों के लिए अपेक्षाकृत सुरक्षित होते हैं (फ्रीऑन, कार्बन डाइऑक्साइड, आदि)।

4. दस्तावेजों की आवाजाही के लिए स्थलाकृति और लेखांकन

भंडारण के संगठन में एक महत्वपूर्ण भूमिका स्थलाकृति द्वारा निभाई जाती है, अर्थात विशिष्ट सूची और फाइलों के लिए भंडारण स्थानों का पदनाम। स्थलाकृति के बिना, दस्तावेजों की खोज बहुत लंबी है, और सबसे खराब स्थिति में, आप भंडार में खो सकते हैं। संग्रह के सभी परिसर, साथ ही रैक, अलमारियों को ऊपर से नीचे, बाएं से दाएं क्रमांकित किया गया है। भंडारण में दस्तावेजों के भंडारण के स्थान को ठीक करने के लिए, विशेष निर्देशिकाएं बनाई जाती हैं - स्थलाकृतिक सूचकांक। एक नियम के रूप में, सूचकांक को कार्ड के रूप में संकलित किया जाता है। सबसे सामान्य प्रकार का पॉइंटर रैक है, यानी प्रत्येक रैक के लिए एक कार्ड तैयार किया जाता है। कार्ड एक भंडारण कक्ष के भीतर रैक नंबरों द्वारा व्यवस्थित किए जाते हैं। कार्ड संगठन का नाम, रैक और भंडारण की संख्या, कैबिनेट की संख्या (रैक का खंड), शेल्फ की संख्या, फंड की संख्या, सूची और मामले की संख्या को इंगित करता है। यह शेल्फ। बड़ी मात्रा में फंड के साथ, प्रति फंड स्थलाकृतिक सूचकांक संकलित किए जाते हैं, जहां कार्ड को फंड नंबरों द्वारा व्यवस्थित किया जाता है।

अभिलेखीय सामग्रियों की सुरक्षा सुनिश्चित करने में लेखांकन का बहुत महत्व है। अभिलेखीय सामग्रियों के लिए लेखांकन में उनकी मात्रा और संरचना के बारे में विशेष दस्तावेजों में स्थापना और पंजीकरण शामिल है।

लेखांकन की मुख्य वस्तुएं धन और भंडारण की इकाइयाँ हैं। दस्तावेजी सामग्री की संरचना में सभी परिवर्तन तुरंत लेखांकन दस्तावेज में दर्ज किए जाते हैं। लेखांकन कार्य कड़ाई से नियमों और निर्देशों के अनुसार किया जाता है 22 .

दस्तावेजों की आवाजाही के लिए लेखांकन में उन्हें चोरी से बचाना शामिल है। दस्तावेजों की चोरी के कारणों में से किसी भी व्यक्ति को किराए पर या एक शोधकर्ता के रूप में काम करने के लिए सूचना केंद्र के रूप में अभिलेखागार की उपलब्धता है; अनधिकृत व्यक्तियों और संग्रह के कर्मचारियों दोनों द्वारा चोरी की संभावना; समय-समय पर और उपलब्धता के लिए चेक की अधूरी सूची के अनुसार संग्रहित निधियों की विशाल सरणी; कमजोर नियंत्रण, सुरक्षा प्रक्रियाओं का उल्लंघन; दस्तावेज़ सुरक्षा के विश्वसनीय साधनों की कमी, विशेष रूप से, नियंत्रण के साधन जो भवन के भीतर किसी विशेष दस्तावेज़ की गति को रिकॉर्ड करते हैं;

चोरी को रोकने के लिए, दस्तावेजों की आवाजाही की निगरानी के लिए एक विस्तृत प्रणाली विकसित की गई है। भंडार से दस्तावेजों का विमोचन केवल सीमित उद्देश्यों के लिए और कड़ाई से परिभाषित अवधि के लिए किया जा सकता है। उसी समय, विशेष लेखा दस्तावेजों में भंडार से दस्तावेजों को जारी करना आवश्यक रूप से दर्ज किया जाता है।

रिपॉजिटरी से मामले जारी करते समय, जारी किए गए मामले के स्थान पर एक स्थानापन्न कार्ड रखा जाता है। यह मामले के अभिलेखीय सिफर (फंड, इन्वेंट्री, केस की संख्या), जिसे इसे जारी किया गया था, वापसी की तारीख और मामला जारी करने वाले कर्मचारी के हस्ताक्षर को इंगित करता है। उपयोगकर्ता की उपस्थिति में लौटाए गए मामलों की जांच की जाती है। सभी नुकसानों के लिए, अधिनियम तैयार किए जाते हैं जो अनुशासनात्मक, प्रशासनिक और आपराधिक दायित्व लाने के लिए आधार के रूप में काम कर सकते हैं।

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए एक अनिवार्य प्रकार का काम उनकी उपलब्धता और स्थिति की जांच करना है। यह संग्रह के रिकॉर्ड में भंडारण इकाइयों की वास्तविक संख्या के पत्राचार को स्थापित करने के साथ-साथ मामलों की भौतिक स्थिति में सुधार की आवश्यकता वाले मामलों और दस्तावेजों की पहचान करने के लिए है, दो लक्ष्य प्राप्त किए जाते हैं:

1. दस्तावेजों की संख्या के लिए लेखांकन, दस्तावेजों के लेखांकन में कमियों की पहचान करना और उन्हें समाप्त करना;

2. लुप्त हो रहे पाठ, यांत्रिक और जैविक क्षति के साथ दस्तावेजों की पहचान, बहाली, संरक्षण, निवारक और तकनीकी प्रसंस्करण की आवश्यकता है।

दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच हर 5 साल में कम से कम एक बार की जानी चाहिए। इसके अलावा, यदि मामलों को दूसरे कमरे में ले जाया जाता है, तो अभिलेखागार में एकमुश्त जांच की जाती है; आपात स्थिति के बाद; संग्रह के प्रमुख या संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को बदलते समय; संग्रह के परिसमापन या पुनर्गठन पर। उन मामलों के लिए जिनके खोज पथ समाप्त हो गए हैं, साथ ही साथ खराब होने वालों के लिए, उपयुक्त अधिनियम तैयार किए गए हैं, जिनमें खोज के प्रमाण पत्र संलग्न हैं।

दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच को परिवर्तन करने के बाद पूर्ण माना जाता है लेखांकन दस्तावेजोंलेखापरीक्षित निधि। इसके अलावा, प्रत्येक मामले की एक नीति समीक्षा की जाती है, जिसके दौरान दस्तावेजों को नुकसान का पता चलता है।

कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग और प्रिंटर के विभिन्न संशोधन भी स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण के लिए दस्तावेजों के पाठ के संरक्षण के साथ बड़ी समस्याएं पैदा करते हैं। वी.एफ. द्वारा आयोजित जल प्रतिरोध और प्रकाश प्रतिरोध के लिए प्रिंटर ग्रंथों का एक अध्ययन। प्रिवालोव और ओ.आई. ल्यूबोमिरोवा ने दिखाया कि उनमें से कई में दीर्घकालिक भंडारण के लिए पर्याप्त गुणवत्ता नहीं है। रंग और मोनोक्रोम इंकजेट प्रिंटर का उपयोग करके निर्मित पाठ अक्सर अपर्याप्त प्रकाश स्थिरता से ग्रस्त होते हैं और आंशिक रूप से या पूरी तरह से प्रकाश में फीके पड़ सकते हैं। फीके इंकजेट काले ग्रंथ आमतौर पर पानी में घुलनशील भी होते हैं। मैट्रिक्स ब्लैक टेक्स्ट बिना किसी अपवाद के सभी पानी प्रतिरोधी हैं, लेकिन अलग-अलग प्रकाश स्थिरता के साथ। लेजर ब्लैक प्रिंटर टेक्स्ट वाटरप्रूफ और लाइटफास्ट हैं। शोधकर्ताओं ने निष्कर्ष निकाला कि इंकजेट प्रिंटर के प्रसार के कारण अभिलेखागार को पानी में घुलनशील और फीके पाठ के साथ मुद्रित स्याही रंग और काले प्रिंटर प्रतियां प्राप्त होंगी।

5. इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का भंडारण

ख़ासियत इलेक्ट्रॉनिक भंडारणकार्यालय के काम में उनके साथ काम पूरा होने के तुरंत बाद इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दस्तावेज़ भेजने में शामिल हैं। यह आपको दस्तावेज़ों की सुरक्षा, उनके केंद्रीकृत भंडारण, त्वरित खोज और दस्तावेज़ों तक वितरित पहुँच सुनिश्चित करने की अनुमति देता है, दोनों स्थानीय नेटवर्क का उपयोग करके और दूरस्थ पहुँच 24 का उपयोग करके।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की प्रक्रियाओं को सशर्त रूप से तीन प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ फाइलों की भौतिक सुरक्षा सुनिश्चित करना;

लंबी अवधि में जानकारी पढ़ने के लिए शर्तें प्रदान करना;

तथाकथित मानव-पठनीय रूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के पुनरुत्पादन के लिए शर्तें प्रदान करना।

फ़ाइलों की भौतिक सुरक्षा सुनिश्चित करना एक व्यावहारिक रूप से हल की गई समस्या है, और सभी प्रकार के भंडारण के लिए है। यह निर्णय इलेक्ट्रॉनिक जानकारी के साथ मीडिया के लिए इष्टतम भंडारण की स्थिति के निर्माण के साथ नहीं, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भौतिक स्थान के साथ जुड़ा हुआ है। कंप्यूटर फ़ाइलों को खो जाने से बचाने के लिए, उन्हें अलग-अलग इलेक्ट्रॉनिक मीडिया (कार्यशील और बैकअप मीडिया) पर रखी गई दो या दो से अधिक प्रतियों में संग्रहीत किया जाना चाहिए। फिर, यदि मीडिया में से कोई एक खो जाता है, तो आप बाकी फ़ाइलों से जल्दी से फ़ाइलों का डुप्लिकेट बना सकते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने की व्यापक प्रथा से पता चलता है कि उनकी कार्यशील प्रतियां, एक नियम के रूप में, हार्ड ड्राइव या किसी संगठन के सर्वर पर रखी जाती हैं, और बैकअप प्रतियां (प्रतियां) बैकअप सर्वर या RAID सरणी, स्ट्रीमर (चुंबकीय) टेप पर बनाई जा सकती हैं। , मैग्नेटो-ऑप्टिकल और ऑप्टिकल डिस्क (सीडी) -आरडब्ल्यू, डीवीडी-आरडब्ल्यू)। इलेक्ट्रॉनिक सूचना संसाधनों के बहुत कम मालिक अभिलेखीय भाग को उनसे अलग करते हैं और इसे विशेष रूप से संग्रहीत करते हैं बाहरी मीडिया. यह स्वाभाविक है कि भंडारण वृद्धि हार्ड ड्राइव की कीमतों में गिरावट से पिछड़ गई है, जिससे संगठनों को अपने सर्वर की क्षमता को व्यापक अंतर से बढ़ाने की अनुमति मिली है।

मीडिया के प्रकार, उसके स्थायित्व को चुनना भी महत्वपूर्ण है। यह चुनाव इस पर निर्भर करता है:

संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रकार और उनकी कुल मात्रा,

दस्तावेजों के भंडारण और उन तक पहुंच प्रदान करने की अनुमानित अवधि,

स्वयं मीडिया के उत्पादन की प्रकृति और उनके भंडारण के इच्छित तरीके,

दस्तावेजों की प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए आवश्यकताएँ।

लिखित साक्ष्य या फोरेंसिक साक्ष्य के रूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के संभावित उपयोग के मामले में मीडिया प्रकार की पसंद पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। यदि दस्तावेज देना अवास्तविक है कानूनी बलइलेक्ट्रॉनिक की मदद से अंगुली का हस्ताक्षर(ईडीएस), तो उन्हें सूचना के एकल रिकॉर्ड के साथ सीडी-आर - ऑप्टिकल डिस्क में समयबद्ध तरीके से कॉपी किया जाना चाहिए।

फ़ाइलों के कई उदाहरण बनाना उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए कार्य के दायरे को समाप्त नहीं करता है। इन उदाहरणों को बनाए रखने की लागत को कम करने के लिए, भंडारण मीडिया के भंडारण के लिए अनुकूलतम स्थिति बनाना आवश्यक है।

भंडारण की स्थिति और मोड की विशिष्टता काफी हद तक इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के प्रकार से निर्धारित होती है। उदाहरण के लिए, चुंबकीय मीडिया के दीर्घकालिक भंडारण के लिए, उन्हें पर्यावरण के चुंबकीय और विद्युत चुम्बकीय प्रभावों से बचाने के लिए या उन्हें विद्युत चुम्बकीय क्षेत्रों के शक्तिशाली स्रोतों से दूर रखने के लिए विशेष उपकरणों की आवश्यकता होती है - इलेक्ट्रिक मोटर्स, हीटर, लिफ्ट उपकरण, आदि। स्थैतिक वोल्टेज को हटाने और तथाकथित प्रतिलिपि प्रभाव को रोकने के लिए चुंबकीय टेप वाले कैसेट (रील) को हर 1.5 साल में घुमाया जाना चाहिए। किसी भी इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के भंडारण में सामान्य बिंदु एक ऊर्ध्वाधर स्थिति में उनकी नियुक्ति, यांत्रिक क्षति और विरूपण, प्रदूषण और धूल से सुरक्षा, अत्यधिक तापमान और प्रत्यक्ष सूर्य के प्रकाश के संपर्क में हैं।

इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के भंडारण के लिए तापमान और आर्द्रता की स्थिति का अनुपालन बहुत महत्वपूर्ण है। सामान्य सिफारिशें इस प्रकार हैं: वाहक के गुणों के संरक्षण की अवधि लंबी, कम तापमान और सापेक्ष आर्द्रता जिस पर यह लगातार संग्रहीत होती है। उदाहरण के लिए, 50% की सापेक्ष आर्द्रता और +11C के तापमान पर पॉलिएस्टर चुंबकीय टेप का भंडारण 50 वर्षों तक उनके गुणों के संरक्षण को सुनिश्चित करता है। मोटे अनुमानों के अनुसार, सीडी-आर ऑप्टिकल डिस्क के लिए समान अवधि 50% की सापेक्ष आर्द्रता और +10C के तापमान पर भंडारण द्वारा प्रदान की जाती है; वर्म डिस्क के लिए - 50% की सापेक्ष आर्द्रता और +3C के तापमान पर।

कम तापमान इलेक्ट्रॉनिक जानकारी के संरक्षण में योगदान देता है, हालांकि, वे लंबे समय तक मानव कार्य के लिए पूरी तरह से असहज हैं। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि यदि सामान्य कार्यालय वातावरण में उपयोग के लिए मीडिया को भंडारण से हटाया जाना है, तो मीडिया को अनुकूल होना चाहिए। अन्यथा, जानकारी पढ़ने में त्रुटियां और स्वयं मीडिया की संरचना (क्षति) का उल्लंघन होने की बहुत संभावना है। लेकिन ऑप्टिकल डिस्क को उपरोक्त तापमान से +23 - 25C तक समायोजित करने के लिए, इसमें कम से कम 3 घंटे (अधिमानतः एक दिन) लगेंगे। चुंबकीय टेप के acclimatization की लंबाई इसकी चौड़ाई पर निर्भर करती है: टेप जितना चौड़ा होगा, उतनी ही देर तक इसे acclimatized किया जाना चाहिए। यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि टेप नमी संतुलन की तुलना में तेजी से तापमान संतुलन तक पहुंचते हैं। उदाहरण के लिए, आधा इंच के टेप के लिए, तापमान में 5 डिग्री सेल्सियस का परिवर्तन कम से कम 0.5 घंटे के लिए किया जाना चाहिए, और सापेक्ष आर्द्रता में 10% - कम से कम 4 दिन 25 में परिवर्तन किया जाना चाहिए।

इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के लिए भंडारण मोड चुनते समय, किसी को कई कारकों को ध्यान में रखना चाहिए और मीडिया के उपयोग की तीव्रता, भंडारण मोड को बनाए रखने की लागत (जो काफी महत्वपूर्ण हो सकती है) को नियमित रूप से दस्तावेजों को "ताजा" मीडिया में कॉपी करने की लागत के साथ सहसंबंधित करना चाहिए। . जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के दीर्घकालिक भंडारण का आयोजन करते समय, मीडिया को संग्रहीत करने के लिए 10 वर्ष की अवधि काफी स्वीकार्य होती है, जिस पर वे रिकॉर्ड किए जाते हैं। उसी समय, "कार्यालय" भंडारण मोड की अनुमति है: चुंबकीय टेप के लिए - +23C, ऑप्टिकल डिस्क के लिए +25C, 50% की सापेक्ष आर्द्रता पर। "राज्य अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम" अभिलेखागार में निम्नलिखित तापमान और आर्द्रता की स्थिति स्थापित करते हैं: तापमान + 17-19C, सापेक्षिक आर्द्रता 50-55%। इन शर्तों के तहत, आप 20 साल तक सीडी-आर डिस्क के शेल्फ जीवन पर भरोसा कर सकते हैं।

निष्कर्ष

हमारे देश में अभिलेखागार के विकास का इतिहास दस्तावेज़ विनाश के लगातार मामलों से भरा है। इसके कारण हमारे देश की जलवायु परिस्थितियों और दस्तावेजों के प्रति गैर-जिम्मेदाराना रवैया दोनों थे। स्थिति को सुधारने के लिए, 1550 से, देश में कानून जारी किए जाने लगे जो दस्तावेजों के नुकसान और नुकसान के लिए विभिन्न दायित्व प्रदान करते थे। उसी अर्थ के कानून आज तक जारी किए जा रहे हैं, उदाहरण के लिए, 17 जून, 2004 के संघीय अभिलेखीय एजेंसी पर विनियम और अन्य नियामक कानूनी कार्य।

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, आपको निम्नलिखित मूल बातें जानने की जरूरत है: दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना; दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक सामग्री और तकनीकी आधार का निर्माण; दस्तावेजों की आवाजाही के लिए लेखांकन; बीमा कोष और उपयोग के लिए कोष बनाने के लिए दस्तावेजों की नकल करना; दस्तावेजों का संरक्षण।

दस्तावेजों के भंडारण के लिए इष्टतम स्थिति बनाने के लिए पहली आवश्यकता एक ऐसी इमारत की उपस्थिति है जो उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए सभी मापदंडों को पूरा करती है। संग्रह के परिसर की आवश्यकताएं आधुनिक नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों में तय की गई हैं, मुख्य रूप से संगठन के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों में, साथ ही साथ कई GOST और पद्धतिगत विकास। भवन के मुख्य क्षेत्र भंडारण के लिए आरक्षित हैं; वे वाचनालय और प्रशासनिक परिसर से अलग-थलग हैं। भंडारण सुविधाओं में स्थिर धातु रैक स्थापित किए जाते हैं। दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए न केवल भवन, बल्कि इसके भीतर की सुविधाएं भी महत्वपूर्ण हैं। इस वातावरण के पैरामीटर भंडारण मोड के पालन से निर्धारित होते हैं।

निम्नलिखित भंडारण मोड हैं: प्रकाश; तापमान और आर्द्रता; अग्निशमन; सुरक्षा। स्थायी भंडारण अंधेरे में किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ों को प्रकाश से बचाने के लिए, बाइंडरों, फ़ोल्डरों, बक्सों, अलमारियाँ में भंडारण का उपयोग किया जाता है। तापमान और आर्द्रता मुख्य कारक हैं जो अभिलेखीय निधि की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं। भंडारण कक्षों में, इष्टतम तापमान और आर्द्रता की स्थिति बनाए रखी जानी चाहिए। दस्तावेजों के लिए अनुकूल माइक्रॉक्लाइमेट 30-60% के सकारात्मक तापमान और सापेक्ष आर्द्रता पर बनाया जाता है। परिसर में तापमान और आर्द्रता में तेज उतार-चढ़ाव नहीं होना चाहिए, क्योंकि इससे भंडारण माध्यम नष्ट हो जाता है। जलवायु नियंत्रण तीन जलवायु मापदंडों के अनुसार किया जाता है: तापमान, सापेक्ष आर्द्रता और पूर्ण वायु आर्द्रता। माप के लिए, विशेष उपकरण का उपयोग किया जाता है।

स्वच्छता और स्वच्छ शासन का तात्पर्य स्वच्छता बनाए रखने के उद्देश्य से आवश्यकताओं के एक समूह से है। धूल दस्तावेजों के भौतिक और रासायनिक क्षरण का कारण बन सकती है, साथ ही इसमें फंगल बीजाणु और कीट के अंडे भी हो सकते हैं। भंडारण सुविधाओं में फर्श को ढंकने पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए, जो धूल का एक प्रमुख स्रोत है।

सुरक्षा व्यवस्था पूरे संग्रह कक्ष पर लागू होती है। संग्रह में अग्नि सुरक्षा उपायों का कड़ाई से पालन किया जाना चाहिए। तकनीकी सुरक्षा उपायों में शामिल हैं: बाहरी निगरानी उपकरण, गैर-कार्य घंटों के दौरान उपयोग किए जाने वाले आंतरिक निगरानी उपकरण, काम के घंटों के दौरान आंतरिक निगरानी उपकरण।

भंडारण के संगठन में एक महत्वपूर्ण भूमिका स्थलाकृति द्वारा निभाई जाती है, अर्थात विशिष्ट सूची और फाइलों के लिए भंडारण स्थानों का पदनाम। भंडारण में दस्तावेजों के भंडारण के स्थान को ठीक करने के लिए, विशेष निर्देशिकाएं बनाई जाती हैं - स्थलाकृतिक सूचकांक। एक नियम के रूप में, सूचकांक को कार्ड के रूप में संकलित किया जाता है। अभिलेखीय सामग्रियों की सुरक्षा सुनिश्चित करने में लेखांकन का बहुत महत्व है। अभिलेखीय सामग्रियों के लिए लेखांकन में उनकी मात्रा और संरचना के बारे में विशेष दस्तावेजों में स्थापना और पंजीकरण शामिल है। चोरी को रोकने के लिए, दस्तावेजों की आवाजाही की निगरानी के लिए एक विस्तृत प्रणाली विकसित की गई है। भंडार से दस्तावेजों का विमोचन केवल सीमित उद्देश्यों के लिए और कड़ाई से परिभाषित अवधि के लिए किया जा सकता है। उसी समय, विशेष लेखा दस्तावेजों में भंडार से दस्तावेजों को जारी करना आवश्यक रूप से दर्ज किया जाता है।

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए एक अनिवार्य प्रकार का काम उनकी उपलब्धता और स्थिति की जांच करना है। यह संग्रह के लेखा दस्तावेजों में भंडारण इकाइयों की वास्तविक संख्या और अभिलेखों के बीच पत्राचार की स्थापना है। दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच हर 5 साल में कम से कम एक बार की जानी चाहिए।

दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के दौरान, वे कुछ हद तक विभिन्न कारकों के संपर्क में आते हैं जो सामग्री के गुणों में अपरिवर्तनीय परिवर्तन का कारण बनते हैं - उम्र बढ़ने। भंडारण का उद्देश्य प्रतिकूल कारकों के प्रभाव को कम करना और दस्तावेजों के स्थायित्व को बढ़ाना है। ऐसा करने के लिए, परिसर, भंडारण की स्थिति, दस्तावेजों की आवाजाही के लिए सभी आवश्यक आवश्यकताओं को पूरा करना आवश्यक है।

टिप्पणियाँ

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