विवरण के लिए वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण। अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण। मामलों, दस्तावेजों की अभिलेखीय सूची

कोर्स वर्क

अभिलेखीय निधि के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की अवधारणा और संरचना रूसी संघ

परिचय

यह शोध कार्य आधुनिक राज्य अभिलेखागार में वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र के अध्ययन के लिए समर्पित है।

इस काम की प्रासंगिकता अभिलेखीय संस्थानों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र के महत्व और इसके संकलन की शुद्धता में निहित है, क्योंकि संदर्भ और पुनर्प्राप्ति उपकरण (एटीएस) के बिना एक संग्रह, एक आदेशित भंडार से दस्तावेजी जानकारी, एक "सूचना डंप" में बदल जाएगा, जिसमें आवश्यक डेटा ढूंढना लगभग असंभव होगा।

अध्ययन का उद्देश्य संग्रह करना है

अध्ययन का विषय - वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण

इस कार्य का उद्देश्य: दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली का अध्ययन करना अभिलेखीय निधिरूसी संघ

इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, निम्नलिखित कार्यों को हल करना आवश्यक है:

."वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण" की अवधारणा को परिभाषित करें

.एक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के निर्माण के सिद्धांतों का अध्ययन करने के लिए

.वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की संरचना का अध्ययन करने के लिए

.रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों को संग्रहीत करने वाले अभिलेखागार में वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र का विश्लेषण करने के लिए

1. वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण: अवधारणा, निर्माण के सिद्धांत, संरचना

1.1 वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र के निर्माण की अवधारणा और सिद्धांत

दस्तावेजों को संग्रहित करने के लिए संदर्भ और खोज उपकरण (वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली) की प्रणालीएकल पर बनाए गए अभिलेखीय दस्तावेजों की संरचना और सामग्री पर परस्पर संबंधित और पूरक अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों का एक परिसर है पद्धतिगत आधारप्रभावी उपयोग के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों और अभिलेखीय जानकारी की खोज करना

अभिलेखीय निर्देशिकाएं पारंपरिक हैं, अर्थात। पर पेपर मीडिया, और स्वचालित, अर्थात्। कंप्यूटर की मदद से लागू किया गया। अभिलेखीय निर्देशिकाओं का मुख्य उद्देश्य आवश्यक दस्तावेजी जानकारी की शीघ्र खोज करना है।

के लिए एक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण का निर्माण अभिलेखीय दस्तावेज- नागरिकों, कानूनी संस्थाओं और सूचना के अन्य उपभोक्ताओं को दस्तावेजी जानकारी प्रदान करने की गतिविधियाँ।

सूचना के साथ काम करते समय, प्राथमिक स्रोतों और द्वितीयक दस्तावेजी जानकारी के बीच अंतर करना आवश्यक है।

प्राथमिक दस्तावेजी जानकारी - अभिलेखीय दस्तावेज जिसमें वस्तुनिष्ठ घटनाओं और मानव मानसिक गतिविधि के बारे में जानकारी होती है।

माध्यमिक दस्तावेजी जानकारी "सूचना के बारे में जानकारी" है, यानी प्राथमिक स्रोत के बारे में वर्णनात्मक जानकारी वाली जानकारी।

अभिलेखीय निर्देशिकाएं और प्राथमिक दस्तावेजी जानकारी, यानी दस्तावेज, कुल मिलाकर अभिलेखीय सूचना वातावरण का गठन करते हैं।

अभिलेखीय निर्देशिकाओं को अनिवार्य और वैकल्पिक में विभाजित किया गया है। अनिवार्य अभिलेखीय निर्देशिकाएं हर राज्य और नगरपालिका संग्रह में उपलब्ध हैं। इनमें केस हिस्ट्री, कैटलॉग और गाइड शामिल हैं। आवश्यकतानुसार अतिरिक्त अभिलेखागार बनाए जाते हैं, जो किसी विशेष अभिलेखीय संस्थान की बारीकियों से निर्धारित होते हैं, या ऐतिहासिक रूप से बनते हैं। इनमें दस्तावेज़ अवलोकन, अनुक्रमणिका, विषय सूचियाँ और डेटाबेस शामिल हैं।

प्रत्येक संघीय संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली को "रूस के संघीय अभिलेखागार और उनके वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण" प्रकाशन में विस्तार से प्रस्तुत किया गया था। इस संदर्भ पुस्तक की विशिष्टता इस तथ्य में निहित है कि घरेलू संग्रह के इतिहास में पहली बार, प्रत्येक संघीय संग्रह के संदर्भ तंत्र के मुख्य तत्वों पर डेटा एक साथ लाया गया है।

.2 वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की एक प्रणाली के निर्माण के सिद्धांत

वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की एक प्रणाली के निर्माण के मूल सिद्धांत:

.प्राथमिक दस्तावेजी जानकारी का वर्णन करने वाली अभिलेखीय निर्देशिकाओं का अंतर्संबंध और पूरकता

.विभिन्न अभिलेखीय निर्देशिकाओं में सूचना के दोहराव से बचना

.अभिलेखीय संस्थानों के एसएसए के साथ संगठनों के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र (आरएसए) की प्रणाली की निरंतरता

संगठनों और अभिलेखीय संस्थानों के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की निरंतरता निर्माण की आवश्यकताओं और सिद्धांतों की एकता से प्राप्त होती है। यह स्थिति मामलों की सूची और उनके लिए एक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के संगठनों के कार्यालय कार्य में अनिवार्य संकलन को निर्धारित करती है। अभिलेखीय संस्थानों के विशेषज्ञ आयोग द्वारा अनुमोदित सूची के रूपों को संग्रह में नियंत्रण प्रतियों के रूप में संग्रहीत किया जाता है जब तक कि संगठन द्वारा स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों को स्थानांतरित नहीं किया जाता है। स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों की प्राप्ति के बाद, सूची संग्रह के वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र का हिस्सा बन जाती है।

संगठन के संग्रह के वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र के विभिन्न साधनों को संग्रह में स्वतंत्र इकाइयों के रूप में स्वीकार किया जाता है, या कैटलॉग के संबंधित अनुभागों में एकीकृत किया जाता है।

खोज की दक्षता और सूचना के दोहराव के लिए पुरालेखपालों की श्रम लागत में कमी के लिए पहले दो सिद्धांतों का अनुपालन आवश्यक है।

यदि दस्तावेजों और उनके कैटलॉग का विवरण बनाते समय इंटरकनेक्शन और पूरकता के सिद्धांत का पालन किया जाता है, तो शोधकर्ता, मामलों की सूची से खुद को परिचित करने और उसमें से आवश्यक संख्या में भंडारण इकाइयों को लिखने के बाद, संबंधित अनुभागों का उल्लेख कर सकता है अधिक विस्तृत खोज के लिए कैटलॉग। कैटलॉग में, शोधकर्ता भंडारण इकाइयों के नाम, केस टाइटल और अधिक विस्तृत जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होगा।

तीसरा सिद्धांत खोज के संगठन के लिए कम महत्वपूर्ण नहीं है। इसका मतलब है कि संगठनों, राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार में सभी प्रकार की अभिलेखीय निर्देशिकाएं बनाते समय, समान आवश्यकताओं और समान विधियों को प्रस्तुत किया जाएगा। तो, संगठन में मामलों की सूची के पंजीकरण की शुद्धता संगठन के संग्रह द्वारा नियंत्रित होती है। केस दस्तावेज़ों की सूची का सारांश सूची (वार्षिक अनुभाग) स्थायी भंडारणराज्य और नगरपालिका अभिलेखागार द्वारा समन्वित और अनुमोदित। वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के अन्य साधनों पर नियंत्रण रखना भी महत्वपूर्ण है। संगठन की प्रत्येक अभिलेखीय निर्देशिका को राज्य, नगरपालिका अभिलेखागार और संगठनों के अभिलेखागार के काम के नियमों के अनुसार संकलित किया जाना चाहिए।

2 वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की संरचना

2.1 केस सारांश

मामलों, दस्तावेजों का विवरण- भंडारण इकाइयों / लेखा इकाइयों की संरचना और सामग्री का खुलासा करने के लिए डिज़ाइन की गई एक अभिलेखीय निर्देशिका, इंट्रा-स्टॉक सिस्टमैटाइजेशन और अकाउंटिंग से फिक्सिंग; भंडारण इकाइयों / लेखा इकाइयों के वर्णनात्मक लेख, एक अंतिम रिकॉर्ड, एक प्रमाणन पत्रक और सूची के लिए एक संदर्भ उपकरण शामिल हैं

विवरण तीन मुख्य कार्य करता है:

· सूचनात्मक (दस्तावेजों की संरचना और सामग्री का खुलासा करता है)

· लेखांकन (दस्तावेजों को पंजीकृत करता है)

· वर्गीकरण (दस्तावेजों को वर्गीकृत करता है)

सूचना फ़ंक्शन निम्नानुसार कार्यान्वित किया जाता है: मामलों की एक सूची संकलित करते समय और उसमें दस्तावेज़ शीर्षक दर्ज करते समय, जो दस्तावेज़ के प्रकार और सामग्री के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं। मामलों की एक उचित रूप से निष्पादित सूची आपको फंड के दस्तावेजों की संरचना के बारे में जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देती है।

दस्तावेजों की संख्या और इन्वेंट्री में दस्तावेजों की संख्या निर्दिष्ट करते समय लेखांकन फ़ंक्शन लागू किया जाता है। यह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करता है, आपको फंड की मात्रा में परिवर्तन को ट्रैक करने की अनुमति देता है और वांछित दस्तावेज़ की त्वरित खोज की सुविधा प्रदान करता है।

वर्गीकरण फ़ंक्शन में फंड के भीतर मामलों की सबसे तर्कसंगत व्यवस्था होती है। में वर्गीकरण के तहत ये मामलाफंड निर्माता की संरचना या उसकी गतिविधियों के मुख्य मुद्दों के अनुसार दस्तावेजों के समूह को संदर्भित करता है।

इन्वेंट्री तीन प्रकार की होती है: एक आंतरिक इन्वेंट्री, एक स्ट्रक्चरल यूनिट (डिलीवरी) की एक इन्वेंट्री, फंड के मामलों की एक सारांश सूची।

आंतरिक इन्वेंट्री को स्थायी और अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के मामलों को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसका लेखा इस दस्तावेज़ीकरण (विशेष रूप से मूल्यवान, व्यक्तिगत, न्यायिक, खोजी फ़ाइलें, आदि) की बारीकियों के साथ-साथ इसके लिए भी होता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ों से युक्त मामले, जिनके शीर्षकों में उनकी सामग्री के बारे में जानकारी नहीं होती है।

संरचनात्मक प्रभागों की सूची (वितरण) और सारांश सूचीउसी तरह संकलित। उन्हें निम्नलिखित प्रकार के मामलों का वर्णन करने के लिए संकलित किया गया है:

· अस्थायी भंडारण (उदाहरण के लिए, 5 वर्ष और अधिक, 10 वर्ष और अधिक, 10 वर्ष से अधिक (संगठन के विवेक पर);

· कर्मियों द्वारा।

स्थायी भंडारण मामलों की एक सूची संकलित करने की पद्धति पर विचार करें।

इन्वेंट्री में दो भाग होते हैं: इन्वेंट्री ही और इसके लिए संदर्भ उपकरण। इन्वेंट्री, एक नियम के रूप में, संगठन में संकलित की जाती है। लेकिन सूची की गुणवत्ता असंतोषजनक होने की स्थिति में, इसे अभिलेखीय संस्था में फिर से संकलित किया जाता है जहां इसे स्थानांतरित किया गया था।

सूची में शामिल हैं निम्नलिखित प्रकारकाम करता है:

· मामलों का विवरण;

· अभिलेखीय निधि के भीतर दस्तावेजों और फाइलों का संगठन (फंड की फाइलों के लिए एक वर्गीकरण योजना का विकास और फंड की फाइलों का वर्गीकरण);

· दस्तावेजों की वास्तविक सूची तैयार करना;

· संदर्भ उपकरण का संकलन और सूची का पंजीकरण।

· मामलों की सूची में प्रत्येक भंडारण इकाई के बारे में वर्णनात्मक डेटा होता है, जो निम्नलिखित तत्वों का एक संयोजन है:

· क्रमिक संख्या;

· रिकॉर्ड कीपिंग इंडेक्स

· मामले का शीर्षक और, कुछ मामलों में, दस्तावेज़ की व्याख्या;

· समय सीमा तिथियांमामले में दस्तावेज;

· फ़ाइल में चादरों की संख्या;

· टिप्पणियाँ।

वर्णनात्मक लेख का प्रत्येक तत्व इन्वेंट्री शीट में एक कॉलम से मेल खाता है:

कॉलम 1 - "ऑर्डर नंबर" - एक लेखा कार्य करता है, इन्वेंट्री शीट में भंडारण इकाइयों के अनुक्रम को ठीक करता है। अंतिम भंडारण इकाई की संख्या सूची में मामलों की संख्या को इंगित करती है। मामलों की संख्या में परिवर्तन सूची के अंत में ("अंतिम रिकॉर्ड" में) परिलक्षित होना चाहिए।

कॉलम 2 - "दस्तावेज़ संख्या" - यह उस दस्तावेज़ की संख्या है जो इसे निधि बनाने वाले संगठन में सौंपा गया था जब दस्तावेज़ अभी भी वैध था। अतिरिक्त खोज जानकारी के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

कॉलम 3 - "केस टाइटल" प्रत्येक मामले के दस्तावेजों की संरचना और सामग्री को प्रकट करते हुए, इन्वेंट्री के सूचना कार्य को दर्शाता है।

इस कॉलम में, मनमाना संक्षिप्ताक्षरों के उपयोग की अनुमति नहीं है, केवल वे ही स्वीकृत हैं और संबंधित दस्तावेजों में निहित हैं। किसी संगठन, उद्यम, संस्था के पहले उल्लेख पर, सरकारी विभागऔर इसी तरह, शीर्षक पूर्ण रूप से लिखा गया है, और कोष्ठक में संक्षिप्त किया गया है। जब आगे उल्लेख किया जाता है, तो शीर्षक संक्षिप्त हो जाता है। उदाहरण के लिए: JSC "रूसी रेलवे"(ओजेएससी "रूसी रेलवे")"।

कॉलम 4 - "समय सीमा तिथियां" - मामले की शुरुआत और समाप्ति की तिथियां। महीना आमतौर पर शब्दों में लिखा जाता है। दिनांक प्रारूप दिन, माह, वर्ष में है।

कॉलम 5 - "चादरों की संख्या" - भंडारण इकाई की मात्रा।

सूची के अंत में, एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है, जो निम्नलिखित जानकारी को इंगित करती है: भंडारण इकाइयों की संख्या, पहली और अंतिम भंडारण इकाई की संख्या, उपलब्ध संख्या, अक्षर संख्या, सेवानिवृत्त भंडारण इकाइयां और उनके कारण निपटान निर्दिष्ट हैं।

मामले के अंत में एक पुष्टिकरण पत्र संलग्न है। यह इन्वेंट्री में बाउंड और नंबरेड शीट्स की संख्या, अक्षर संख्या, साथ ही लापता नंबरों और विशेषताओं के बारे में जानकारी को इंगित करता है शारीरिक हालतविवरण पत्रक।

सूची के लिए एक संदर्भ उपकरण संकलित करने की पद्धति

इन्वेंट्री को स्वयं संकलित करने के बाद, इसके लिए एक संदर्भ उपकरण संकलित किया जाता है, जो दो कार्य करता है: इन्वेंट्री की खोज को तेज करना और फंड के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करना।

सूची के लिए संदर्भ उपकरण की संरचना में शामिल हैं:

· शीर्षक पेज;

शीर्षक पृष्ठ - इसमें राज्य संग्रह का पूरा नाम शामिल है, इसके सभी नामों की सूची के साथ फंड का पूरा नाम (कोष्ठक में), यदि कोई हो, तो फंड नंबर, इन्वेंट्री नंबर और इन्वेंट्री नाम भी इंगित किया गया है।

उदाहरण के लिए: परिशिष्ट 2 देखें।

प्रस्तावना में फंड बनाने वाले संगठन का इतिहास, फंड का इतिहास, इन्वेंट्री में दस्तावेजों की संरचना और सामग्री का एक एनोटेशन और इन्वेंट्री के लिए संदर्भ उपकरण की संरचना शामिल है।

संक्षिप्ताक्षरों की सूची - सूची में पाए जाने वाले वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध, संक्षिप्त शब्द और शब्दों के पूरे नाम के साथ संक्षिप्ताक्षर। बार-बार आने वाले शब्दों के लिए स्थान बचाने के लिए पाठ में संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग किया जाता है।

आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षर जिन्हें विशेष स्पष्टीकरण (यानी, आदि, आदि, आदि) की आवश्यकता नहीं होती है, जो संख्याओं या किसी भी नाम से संबंधित द्रव्यमान, समय, स्थान के उपायों के नाम को दर्शाते हैं और दोहरी व्याख्या नहीं करते हैं (किलो, मिनट। , सेमी, मी), साथ ही बोलचाल में शामिल और लिखित भाषणशब्द संक्षिप्ताक्षर, जैसे ट्रेड यूनियन कमेटी, संक्षिप्ताक्षरों की सूची में शामिल नहीं हैं। यदि, इन्वेंट्री को संकलित करते समय, संक्षिप्ताक्षर जैसे "r. - पैदा हुआ था", "मन। - मर गया", "पी। - प्रोटोकॉल", "एम। - सामग्री ”और इसी तरह, फिर इन्वेंट्री को फिर से संकलित करना आवश्यक है, और इन शब्दों को संक्षिप्त सूची में शामिल नहीं करना है।

सूची के सूचकांक में सूची में पाई जाने वाली अवधारणाओं की एक सूची और उनके लिए आवश्यक स्पष्टीकरण शामिल हैं। सूचकांक नाममात्र, विषय, भौगोलिक आदि हो सकते हैं। साथ ही, अनुक्रमणिका एक अलग अतिरिक्त संदर्भ और खोज उपकरण हो सकती है।

उदाहरण के लिए, रूसी राज्य ऐतिहासिक पुरालेख के मामलों की सूची में से एक पर विचार करें।

एफ. 13 ऑप। 3. 1798-1811, 53 आइटम इनकमिंग और आउटगोइंग पेपर्स के लॉग। फंड 13: वाणिज्य मंत्री का विभाग (परिशिष्ट 3 देखें)

यह सूची एक शीर्षक पृष्ठ और एक अनुवाद तालिका से शुरू होती है। निम्नलिखित मामलों की एक सूची है, जिसमें सीरियल नंबर, रिकॉर्ड नंबर, केस का शीर्षक, समय सीमा, शीट्स की संख्या और नोट शामिल हैं। प्रमाणन शिलालेख (प्रमाण पत्र पत्रक) एक अलग गवाह पत्र पर तैयार किया गया है और सूची के अंत में दायर किया गया है।

इस सूची को सही ढंग से संकलित किया गया था, हालांकि, 1984 के बाद से, इसके संकलन के वर्ष, प्रमाणन पत्रक का रूप बदल गया है (कॉलेजियम के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के परिशिष्ट 9 में दिया गया है) फरवरी 06, 2002 के संघीय अभिलेखागार)।

2.2 संग्रह में निर्देशिका प्रणाली

निधि स्तर पर अभिलेखीय दस्तावेजों की भंडारण प्रणाली एक सूची द्वारा तय की जाती है, लेकिन यह दस्तावेजी जानकारी की खोज के लिए पर्याप्त नहीं है। अक्सर, खोज क्वेरी किसी वस्तु, प्रश्न, विषय, या किसी प्रकार की घटना जैसे मानदंडों के अनुसार बनाई जाती हैं। इस प्रकार की खोज क्वेरी को संतुष्ट करने के लिए, अभिलेखीय कैटलॉग संकलित किए जाते हैं जिसमें जानकारी को विषय (विषय, उद्योग) द्वारा समूहीकृत किया जाता है। संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण का यह उपकरण शोधकर्ताओं को दस्तावेजी जानकारी के लिए बहुआयामी खोज करने की अनुमति देता है।

पुरालेख निर्देशिका- अभिलेखीय निर्देशिका, जिसमें चयनित वर्गीकरण योजना के अनुसार अभिलेखीय दस्तावेजों के बारे में जानकारी स्थित है

सीआईटी। ईएम के अनुसार ड्रिलिंग: "घरेलू अभिलेखागार में कैटलॉग की प्रणाली 60 के दशक की शुरुआत में आकार लेने लगी थी। 20 वीं सदी पिछली अवधि में, राज्य अभिलेखागार ने बनाने और बनाए रखने में महत्वपूर्ण अनुभव अर्जित किया है विभिन्न प्रकारनिर्देशिका। हालांकि, "मास" कैटलॉगिंग, 70-80 के दशक में की गई। 20 वीं सदी घरेलू अभिलेखागार में यह तथ्य सामने आया कि पारंपरिक रूप में कैटलॉग में लाखों कार्ड होते थे, लेकिन उनके उपयोग की दक्षता कम थी। यह कई कारकों के कारण है: सबसे पहले, कैटलॉग में जानकारी खोजने का पारंपरिक रूप; दूसरे, उनकी "गैर-सार्वजनिक" प्रकृति, अर्थात। केवल संग्रह कर्मचारियों ने शोधकर्ताओं के अनुरोधों को पूरा किया। यह सब 90 के दशक की ओर ले गया। 20 वीं सदी दस्तावेजी जानकारी के कैटलॉगिंग को निलंबित करने के लिए।

कैटलॉग कैटलॉग के विपरीत:

)यह अधिकांश संग्रह निधियों को कवर करता है, क्योंकि कैटलॉग की संरचना संग्रह में दस्तावेजों को संग्रहीत करने की संरचना पर निर्भर नहीं करती है, और विभिन्न मानदंडों के अनुसार दस्तावेजों के वर्गीकरण को दर्शाती है, जबकि सूची एक अभिलेखीय निधि के दस्तावेजों के लिए संकलित की जाती है या इसे का हिस्सा;

)इन्वेंट्री की तुलना में अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान करता है, क्योंकि इसमें दस्तावेज़ का एक अंश शामिल हो सकता है, और इसमें एक से अधिक मामलों की जानकारी शामिल हो सकती है।

)यह एक लेखा कार्य नहीं करता है और मामलों की संख्या की गणना नहीं करता है, इसका मुख्य कार्य सूचना पुनर्प्राप्ति प्रदान करना है।

)यदि प्रत्येक इन्वेंट्री इस फंड की सामग्री के लिए अपनी स्वयं की व्यवस्थित योजना के आधार पर बनाई गई है, तो सभी संग्रह निधियों के कैटलॉग कार्ड को एक ही योजना के अनुसार आदेश दिया जाता है, जिसकी मूल बातें सभी अभिलेखागार के लिए समान होती हैं।

संगठनों के अभिलेखागार में, कैटलॉग के बजाय, फ़ाइल कैबिनेट का उपयोग किया जाता है।

कार्यालय के काम में, एक या दूसरी दस्तावेजी जानकारी को जल्दी से खोजने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। इस प्रयोजन के लिए दस्तावेजों के पंजीकरण और पंजीकरण फाइल कैबिनेट, पत्रों के फाइल कैबिनेट और नागरिकों के बयान आदि को बनाए रखा जाता है यह याद रखना चाहिए कि ये फाइल कैबिनेट केवल क्षणिक महत्व के नहीं हैं: भविष्य में, दस्तावेजों के साथ, वे संगठन के आर्काइव में जाना होगा।

अभिलेखीय कैटलॉग तैयार करने, संकलित करने और बनाए रखने की प्रक्रिया को अभिलेखीय दस्तावेजों की सूचीकरण कहा जाता है:

अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची बनाना- अभिलेखीय कैटलॉग तैयार करने, संकलित करने और बनाए रखने की प्रक्रिया

कैटलॉगिंग में निम्नलिखित प्रकार के कार्य शामिल हैं:

· निर्देशिका के प्रकार को परिभाषित करना;

· सूची में दस्तावेजी जानकारी के लिए एक वर्गीकरण योजना का विकास;

· सूचीकरण के लिए दस्तावेजी जानकारी की पहचान और चयन;

· कैटलॉग कार्ड पर दस्तावेजी जानकारी का विवरण;

· इंडेक्सिंग इंडेक्स कार्ड;

· कार्ड व्यवस्थित करना और कैटलॉग बनाए रखना

निर्देशिका के प्रकार को निर्दिष्ट करना। कैटलॉग का प्रकार दस्तावेजों की सामग्री और संग्रह में अन्य कैटलॉग की उपस्थिति पर निर्भर करता है।

किसी विशेष राज्य या नगरपालिका संग्रह के कैटलॉग की संरचना का निर्धारण करते समय, निम्नलिखित को ध्यान में रखा जाता है: संग्रह की रैंक और प्रोफ़ाइल; संग्रह निधि की संरचना, संरचना और सामग्री; धन के विकास की डिग्री; दस्तावेजों के उपयोग की तीव्रता और उद्देश्य; अन्य प्रकार की अभिलेखीय निर्देशिकाओं की उपलब्धता और गुणवत्ता स्तर; संग्रह की सामग्री और तकनीकी क्षमताएं।

संरचना के अनुसार, निर्देशिकाओं को तार्किक और वर्णानुक्रम में विभाजित किया जाता है।

तार्किक संरचना में कटौती की विधि शामिल है, अर्थात सामान्य से विशेष तक की जानकारी की खोज।

तार्किक संरचना के कैटलॉग को व्यवस्थित, विषयगत और उनकी किस्मों (संस्थाओं के इतिहास पर कैटलॉग और प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन के इतिहास पर कैटलॉग) और कालानुक्रमिक में विभाजित किया गया है, और वर्णानुक्रमिक संरचना के कैटलॉग को विषय और में विभाजित किया गया है। उनकी किस्में, नाममात्र और भौगोलिक।

राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार में व्यवस्थित कैटलॉग का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।

संग्रह कैटलॉग की संरचना परिशिष्ट 4 में प्रस्तुत की गई है।

दस्तावेजी जानकारी के लिए एक वर्गीकरण योजना का विकास निर्देशिकाओं में। सीआईटी। ईएम के अनुसार बुरोवा "अभिलेखीयता: सिद्धांत और तरीके": "अभिलेखीय दस्तावेजी जानकारी के वर्गीकरण की समस्या का वैज्ञानिक विकास, जो विकास से निकटता से संबंधित है सामान्य सिद्धांतवर्गीकरण संदर्भित करता है प्रारंभिक XIXसी।, अभिलेखीय विज्ञान के विषय क्षेत्र के तह के समय तक, अभिलेखागार की प्रणाली, एक स्वतंत्र क्षेत्र में अभिलेखीय व्यवसाय का आवंटन सरकार नियंत्रितजब अभिलेखीय विज्ञान - दस्तावेज़ विज्ञान और स्रोत विज्ञान से संबंधित क्षेत्रों में वर्गीकरण योजनाएँ विकसित की जाने लगीं।

सैद्धांतिक अध्ययन के परिणामस्वरूप, संदर्भ और सूचना उपकरणों में परिलक्षित दस्तावेजी जानकारी के वर्गीकरण के मुख्य प्रकार निर्धारित किए गए थे: संरचनात्मक, विषय-विषयक, टाइपोलॉजिकल, जो एक संरचनात्मक तत्व (संरचना), विषय (विषय) या विशेषता पर आधारित होते हैं ( किसी दिए गए वस्तु या उसके हिस्से में निहित)। ) एक विशिष्ट विशेषता है। पहले दो प्रकार के वर्गीकरण पारंपरिक और स्वचालित दोनों, एनएसए अभिलेखागार की बारीकियों को निर्धारित करते हैं।

70-80 के दशक में वर्गीकरण के क्षेत्र में घरेलू अभिलेखीय विज्ञान की सैद्धांतिक उपलब्धियाँ। 1978, 1983 में दस्तावेजी सूचना (एसईसी) के एकीकृत वर्गीकरण के लिए योजनाओं के विकास में लागू किए गए थे, साथ ही यूएसएसआर के जीएएफ के दस्तावेजों के अनुसार एएसएनटीआई के रूब्रिकेटर और थिसॉरी, बाद में - के एकीकृत क्लासिफायरियर 2007 में रूसी संघ (ईसीडीआई) के अभिलेखीय कोष की दस्तावेजी जानकारी।

ईसीडीआई एएफ आरएफ विकसित करते समय, रूसी संघ में जीवन के लगभग सभी क्षेत्रों में होने वाले प्रणालीगत परिवर्तनों को ध्यान में रखा गया: एक नया राजनीतिक और राज्य संरचना, स्वामित्व के बदलते रूप और बहुत कुछ, जो दस्तावेजों में परिलक्षित होता है, जिसके बारे में जानकारी कैटलॉग में शामिल की जानी चाहिए। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि ईसीडीआई एएफ आरएफ एक नए पद्धतिगत स्तर पर एसईसी (एम।, 1978; एम।, 1983) में निर्धारित कैटलॉगिंग के दृष्टिकोण विकसित करता है।"

कैटलॉग कार्ड पर दस्तावेज़ की जानकारी का विवरण - दस्तावेज़ के बारे में माध्यमिक जानकारी वाले एक अभिलेखीय कार्ड का निर्माण।

कैटलॉग कार्ड- कार्ड कैटलॉग में शामिल एक कार्ड और संग्रह कैटलॉग के कार्यों और विषयों से संबंधित जानकारी युक्त

कैटलॉग कार्ड का एक स्थापित रूप है और इसमें निम्नलिखित तत्व शामिल हैं:

· वर्गीकरण (सूचकांक, शीर्षक, उपशीर्षक, घटना की तिथि और स्थान);

· सूचनात्मक (दस्तावेज़ सामग्री);

· खोज इंजन (संग्रह का नाम, निधि का नाम, निधि का N, सूची का N, फ़ाइल का N, पत्रक);

· बाहरी (दस्तावेज़ भाषा और प्रजनन विधि);

· नियंत्रण (कंपाइलर की स्थिति और हस्ताक्षर, कार्ड बनाने की तारीख)।

कैटलॉग कार्ड बनाते समय द्वितीयक दस्तावेज़ जानकारी को अनुक्रमणित करना विशेष महत्व रखता है।

इंडेक्सिंग- अनुक्रमणिका प्रणाली के आधार पर अनुक्रमणिका (सूचकांक) का चयन और/या संकलन और दस्तावेज़ों, फ़ाइलों, अनुक्रमणिका कार्डों पर उसका/उनका चिपकाना

अनुक्रमणिका- एक पारंपरिक चिन्ह (अक्षर, संख्या) या ऐसे संकेतों का संयोजन जो ILP, AIPS और पारंपरिक IP में दस्तावेज़ वर्गीकरण योजना (दस्तावेजी जानकारी) के संबंधित वर्गीकरण प्रभागों को सौंपा गया है और कैटलॉग कार्ड (वर्गीकरण सूचकांक) से चिपका हुआ है।

सामान्य तौर पर, सूचकांक है चिन्ह, प्रतीकवर्गीकरण प्रणाली में।

कार्डों का व्यवस्थितकरण और कैटलॉग का रखरखाव। सूची में शामिल किए जाने से पहले अनुक्रमित कार्डों को व्यवस्थित किया जाना चाहिए। इंडेक्स को अंकों के क्रम में व्यवस्थित किया जाता है।

उदाहरण के लिए: परिशिष्ट 5 देखें।

समान अनुक्रमित वाले कार्डों को कार्डों पर इंगित शीर्षकों और उपशीर्षकों के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। सबहेडिंग के स्तर पर पहले से ही कार्डों का स्थान एक तार्किक सिद्धांत के अनुसार बनाया गया है - उच्चतम से निम्नतम तक, सामान्य से विशेष तक।

अभिलेखीय विज्ञान के घरेलू सिद्धांत और कार्यप्रणाली में विकसित अभ्यास के अनुसार, अभिलेखीय कैटलॉग को पारंपरिक रूप से संग्रह के लिए अनिवार्य के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। (रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन के लिए नियम और राज्य और नगरपालिका, अभिलेखागार, संग्रहालयों और पुस्तकालयों, संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेज। रूसी अकादमीविज्ञान (इसके बाद - 2007 के नियम) (पृष्ठ 95)।)

अब तक, इस पत्र ने वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र के केवल पारंपरिक साधनों पर विचार किया है। वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति, आईटी के विकास ने संग्रह को प्रभावित किया है, विशेष रूप से, वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण। अभिलेखागार में संदर्भ और खोज उपकरण धीरे-धीरे डुप्लिकेट किए जाने लगे हैं इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में. यह आपको आवश्यक अभिलेखीय दस्तावेजों को जल्दी और, महत्वपूर्ण रूप से, दूरस्थ रूप से खोजने की अनुमति देता है।

आइए इस प्रणाली का उपयोग करके खोजने का प्रयास करें। अभिलेखीय निधि, उदाहरण के लिए, डिजाइन ब्यूरोअभियांत्रिकी। सर्च बार में मुख्य पृष्ठ पर आवश्यक क्वेरी दर्ज करने के बाद, "खोज" बटन पर क्लिक करें। खोज परिणाम पृष्ठ किसी विशेष संग्रह में पाए गए फंड और प्रत्येक फंड से संबंधित जानकारी के बारे में जानकारी प्रदर्शित करता है। इस प्रणाली के साथ काम करने की प्रक्रिया परिशिष्ट 7 में दिखाई गई है। सूची में पहला खोज परिणाम खोलने के बाद, हम निम्नलिखित डेटा प्राप्त करते हैं: फंड नंबर, फंड का नाम, समय सीमा, एनोटेशन और ऐतिहासिक पृष्ठभूमि (परिशिष्ट 8)

फिलहाल, सिस्टम खुद को प्रभावी दिखाता है, इसे लगातार पूरा किया जाता है और सुधार किया जाता है।

इस कार्य में हम भी विचार करेंगे इलेक्ट्रॉनिक प्रणालीरूसी राज्य ऐतिहासिक पुरालेख में कैटलॉग। इसकी ख़ासियत कैटलॉग के नाममात्र, भौगोलिक और विषय में विभाजन में निहित है।

नाममात्र कैटलॉग (परिशिष्ट 9) में, जानकारी को उन व्यक्तियों के नाम से वर्गीकृत किया जाता है जो दस्तावेजों के लेखक हैं। रूसी स्टेट हिस्टोरिकल आर्काइव में इलेक्ट्रॉनिक नाममात्र कैटलॉग की ख़ासियत यह है कि इंडेक्स द्वारा संदर्भित दस्तावेज़ में जीवनी सामग्री नहीं होती है, और जिस व्यक्ति ने खोज के लिए आधार के रूप में कार्य किया है, उसका उल्लेख केवल दस्तावेज़ के पाठ में किया गया है।

भौगोलिक कैटलॉग में, जानकारी को भौगोलिक और स्थलाकृतिक वस्तुओं (परिशिष्ट 10) द्वारा वर्णानुक्रम में वर्गीकृत किया जाता है।

विषय सूची में जानकारी को दस्तावेज़ के विषय के अनुसार, उसके शीर्षक (परिशिष्ट 11) के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है।

परीक्षण मोड में लॉन्च किया गया, रूसी राज्य ऐतिहासिक संग्रह का इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग एक सुविधाजनक खोज उपकरण प्रतीत होता है। हालांकि, यह समझा जाना चाहिए कि यह कैटलॉग आरजीआईए में संग्रहीत केवल 2.5% अभिलेखीय सामग्रियों के बारे में जानकारी प्रदान करता है। प्रस्तुत प्रणाली एक पूर्ण इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग के निर्माण की दिशा में पहला कदम है।

2.3 गाइड

गाइडबुक अनिवार्य अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकें हैं

संग्रह के (अभिलेखीय) संग्रह के लिए गाइड- एक अभिलेखीय निर्देशिका जिसमें व्यवस्थित तरीके से विशेषताएँ या संक्षिप्त जानकारीअभिलेखीय निधियों पर और इसकी संरचना और सामग्री से परिचित कराने का इरादा

मार्गदर्शक- एक मुद्रित प्रकाशन, जिसका उद्देश्य उपयोगकर्ताओं को किसी विशेष संग्रह की निधियों की संरचना का एक विचार देना है।

गाइड के प्रकार:

· स्टॉक गाइड;

· संग्रह (अभिलेखागार) की निधि के लिए एक संक्षिप्त मार्गदर्शिका;

· संग्रह (अभिलेखागार) की निधि के लिए विषयगत मार्गदर्शिका।

गाइडों को अभिलेखीय (अंतःसांस्कृतिक) और अंतर-संग्रह में भी विभाजित किया गया है।

स्टॉक गाइड- एक मुद्रित प्रकाशन जिसमें व्यवस्थित तरीके से संग्रह निधि के बारे में संक्षिप्त जानकारी होती है और संग्रह की सामग्री से खुद को परिचित करने का कार्य करता है।

संग्रह होल्डिंग्स के लिए संक्षिप्त मार्गदर्शिका- एक गाइड जिसमें संग्रह निधि की सूची है। बदले में, अभिलेखागार पर संक्षिप्त संदर्भ पुस्तकों को एनोटेट और गैर-एनोटेटेड में विभाजित किया गया है। एनोटेट में फंड के बारे में व्यवस्थित तरीके से जानकारी होती है, जिसमें संस्थापकों के सभी नाम बदलने का संकेत मिलता है, और दस्तावेजों की सामग्री के बारे में संक्षिप्त जानकारी भी प्रदान की जाती है। संग्रह संग्रह के लिए अघोषित लघु गाइड में केवल संग्रह की एक सूची होती है और पृष्ठभूमि की जानकारीउनके द्वारा।

संग्रह संग्रह के लिए विषयगत मार्गदर्शिका- एक गाइड जिसमें किसी विशिष्ट विषय से संबंधित फंड के बारे में जानकारी होती है।

उपरोक्त सभी प्रकार की मार्गदर्शिकाएँ एकल संग्रह और संग्रह के समूह दोनों के लिए बनाई जा सकती हैं।

गाइडबुक में वास्तविक गाइडबुक और इसके संदर्भ उपकरण शामिल हैं।

गाइड स्वयं या, जैसा कि इसे भी कहा जाता है, धन की विशेषताओं में निम्नलिखित शामिल हैं अनिवार्य जानकारी: फंड का नाम, इसके बारे में संदर्भ डेटा, फंड बनाने वाले संगठन का इतिहास (व्यक्तिगत मूल के फंड के लिए - व्यक्ति के बारे में मुख्य जीवनी संबंधी जानकारी), फंड दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के बारे में जानकारी। इसमें फंड की ग्रंथ सूची सूची भी हो सकती है।

नींव का नाम गाइड का एक अनिवार्य तत्व है, जो इसके बारे में जानकारी प्रदान कर सकता है:

· एक निश्चित ऐतिहासिक युग के लिए निधि से संबंधित;

· संस्थापक का नाम और सार्वजनिक प्राधिकरणों, संगठनों, आदि की प्रणाली में उनका स्थान;

· निधि-निर्माता की गतिविधियों का पैमाना;

· उसका ठिकाना।

फंड के बारे में संदर्भ डेटा फंड की संख्या है।

ऐतिहासिक संदर्भ फंड निर्माता की गतिविधियों, राज्य अधिकारियों, संगठनों, उद्यमों आदि की प्रणाली में उनकी जगह, उनकी गतिविधियों की अवधि और पैमाने का एक विचार देता है।

व्यक्तिगत मूल के धन के लिए ऐतिहासिक जानकारी में संस्थापक के बारे में जीवनी संबंधी डेटा होता है: उनका अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक, जीवन की अवधि, जन्म स्थान, मृत्यु, व्यक्तिगत जीवन, गतिविधियाँ, आदि।

दस्तावेजों की संरचना और सामग्री की व्याख्या - संक्षिप्त वर्णनदस्तावेजों की संरचना और सामग्री।

गाइड के लिए वैज्ञानिक और संदर्भ उपकरण में निम्नलिखित तत्व शामिल हैं: शीर्षक पृष्ठ, सामग्री (सामग्री की तालिका), प्रस्तावना, संक्षिप्ताक्षरों की सूची, परिशिष्ट, अनुक्रमणिका।

शीर्षक पृष्ठ गाइड के डिजाइन का हिस्सा है (इसे मत भूलना हम बात कर रहे हेमुद्रित संस्करण के बारे में) और संग्रह के नाम, उसके अधिकार क्षेत्र और रूसी संघ के अभिलेखीय अधिकारियों की प्रणाली में स्थान के बारे में जानकारी देता है। यह प्रकाशन के स्थान और समय के बारे में जानकारी भी इंगित करता है।

प्रस्तावना प्रदान करता है लघु कथासंग्रह, दस्तावेजों के लिए जिसमें एक गाइडबुक संकलित की गई है।

संक्षिप्ताक्षरों, परिशिष्टों और अनुक्रमितों की सूची मामलों की सूची के समान कार्य करती है। इन्वेंटरी के वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के लिए इन तत्वों को संकलित करने की पद्धति के समान है।

परिशिष्ट में परिसमापन पर डेटा, अन्य अभिलेखागार और संयुक्त निधि में स्थानांतरित किया जा सकता है, साथ ही साथ संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की संरचना पर भी शामिल हो सकता है।

सूचना प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, अभिलेखीय मार्गदर्शिका और मुद्रित प्रकाशन के बीच की अटूट कड़ी फीकी पड़ने लगी है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में अभिलेखीय मार्गदर्शिकाएँ हैं। उदाहरण के लिए, रूसी स्टेट आर्काइव ऑफ लिटरेचर एंड आर्ट (RGALI) की वेबसाइट पर संग्रह के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक गाइड है, जो निम्न लिंक पर उपलब्ध है: #"justify"> 2.4 अतिरिक्त संदर्भ और खोज उपकरण

एटीपी प्रणाली की अतिरिक्त निर्देशिकाएं संग्रह में बनाई जा सकती हैं - समीक्षा, अनुक्रमणिका, विषयगत कार्ड अनुक्रमणिका और दस्तावेजों और मामलों की विषयगत सूचियां, सूची के एनोटेट रजिस्टर।

दस्तावेज़ समीक्षा

एक प्रकार की अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक के रूप में समीक्षा संग्रह के अतिरिक्त संदर्भ और खोज उपकरणों के समूह से संबंधित है, लेकिन, गाइडबुक की तरह, यह प्रकाशन के लिए है ताकि उपयोगकर्ताओं को फंड के दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के बारे में सूचित किया जा सके। या अलग-अलग फंड, लेकिन एक विषय पर:

अभिलेखीय दस्तावेजों का अवलोकन- अभिलेखीय निर्देशिका का प्रकार, जिसमें अभिलेखीय दस्तावेजों के व्यक्तिगत परिसरों की संरचना और सामग्री के बारे में व्यवस्थित जानकारी शामिल है, में पूरक आवश्यक मामलेइन दस्तावेजों का स्रोत विश्लेषण

समीक्षाओं को संकलित करने की समीचीनता उस समस्या की प्रासंगिकता और महत्व से निर्धारित होती है जिसके लिए यह समर्पित है, इसके अध्ययन की डिग्री, साथ ही समीक्षा में शामिल दस्तावेजों की नवीनता।

समीक्षाओं का संकलन और प्रकाशन (दोहराव) में किए जाने की अनुशंसा की जाती है निम्नलिखित मामले: जब फंड की मात्रा बड़ी होती है और इसमें कई मामले होते हैं जो सामग्री में एक ही प्रकार के होते हैं, या, इसके विपरीत, जटिल, बहु-विषय सामग्री वाले कई मामले होते हैं, उदाहरण के लिए: प्रोटोकॉल, कई असंबंधित पर पत्राचार मुद्दे। इस स्थिति में, अभिलेखीय निधियों की समीक्षा जारी करने की सलाह दी जाती है, जहां बहु-विषयक मामलों की सामग्री को तार्किक रूप से विभाजित और सजातीय समूहों में वर्गीकृत किया जा सकता है। सख्त सिस्टम या तार्किक कनेक्शन के बिना इन्वेंट्री में दर्ज किए गए दस्तावेज़ों की समीक्षा भी की जा सकती है, या जब दस्तावेज़ अलग-अलग इन्वेंट्री में बिखरे हुए हों। इनवेंटरी को फिर से लिखने के बजाय, समीक्षाओं को संकलित करके विख्यात कमियों को खत्म करना आसान है।

समीक्षा तैयार करने के अनुभव से पता चलता है कि उन्हें स्वतंत्र प्रकाशनों के रूप में और पत्रिकाओं और चल रहे प्रकाशनों में अलग-अलग लेखों के रूप में प्रकाशित किया जा सकता है, जो संगठनों में अभिलेखीय दस्तावेजों की समीक्षा तैयार करने के लिए प्रासंगिक है।

उदाहरण के लिए, रूसी राज्य सैन्य ऐतिहासिक पुरालेख (RGVIA) में, दस्तावेजों की समीक्षा को स्टॉक और विषयगत में विभाजित किया गया है:

विषयगत दस्तावेजों की समीक्षा:

· सामाजिक-राजनीतिक आंदोलन के इतिहास पर;

· इतिहास में विदेशोंऔर रूस के शहर;

· वास्तुकला और शहरी नियोजन के इतिहास पर;

· विमानन के विकास पर;

· सांस्कृतिक और के बारे में आर्थिक संबंधअन्य देशों के साथ रूस;

· रूसी सैन्य-सैद्धांतिक विचार के विकास के बारे में;

· रूस के प्रमुख लोगों के जीवन और कार्य के बारे में;

· खनिज जमा आदि के बारे में

स्टॉक दस्तावेजों की समीक्षा:

· एच.आई.वी. का सैन्य क्षेत्र कार्यालय। (एफ. 26);

· इवांगोरोड किला (एफ। 13133);

· सैन्य कॉलेजियम का गुप्त पत्र (एफ। 20);

· युद्ध मंत्री की कैबिनेट (एफ। 366);

· मुख्यालय में अनंतिम सरकार के सैन्य आयुक्त का कार्यालय (एफ. 2015);

· वोरोनोव पी.एन., लेफ्टिनेंट जनरल, सैन्य इतिहासकार, "रूसी पुरातनता" पत्रिका के संपादक, (एफ। 252), आदि।

संकेत

अनुक्रमित संग्रह में स्वतंत्र अभिलेखीय निर्देशिका या अन्य अभिलेखीय निर्देशिकाओं के संदर्भ तंत्र का एक तत्व हो सकता है:

सूचकांक (संग्रहीत)- अभिलेखीय निर्देशिका जिसमें वस्तुओं या वस्तुओं के नामों की एक व्यवस्थित सूची होती है, जिसमें अभिलेखीय दस्तावेजों में जानकारी होती है, जो उनके खोज डेटा को दर्शाती है

संदर्भ उपकरण के एक तत्व के रूप में सूचकांक को संकलित करने की पद्धति पर दस्तावेजों और मामलों की एक सूची के उदाहरण का उपयोग करके विचार किया गया था।

पॉइंटर्स को अक्सर गाइडबुक में शामिल किया जाता है। हालांकि, सूचना प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, रूसी अभिलेखागार की वेबसाइटों पर अनुक्रमित एक लोकप्रिय खोज उपकरण बन रहे हैं।

उदाहरण के लिए, साइट rusarchives.ru पर रूस के अभिलेखागार में संस्थापकों का एक सूचकांक है (परिशिष्ट 12)

जब आप वांछित फंड निर्माता के लिंक पर क्लिक करते हैं, तो आप खोज परिणाम विंडो पर जाते हैं, जो फंड निर्माता, उसके संदर्भ डेटा, अनुभाग और निर्देशिका के बारे में जानकारी प्रदान करता है, जिसमें वांछित फंड निर्माता (परिशिष्ट 13) के बारे में जानकारी होती है।

इस प्रकार, इस मामले में, अभिलेखीय सूचकांक अभिलेखीय निर्देशिका (गाइडबुक) के साथ अटूट रूप से जुड़ा हुआ है।

एक अतिरिक्त अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक के रूप में, दस्तावेजों और मामलों की विषयगत सूची संकलित की जा सकती है:

दस्तावेजों की विषयगत सूची- एक प्रकार का संग्रह सूचना दस्तावेज़ जिसमें किसी विशिष्ट विषय पर मामलों या दस्तावेज़ों के शीर्षकों की सूची होती है, जो उनकी तिथियों और खोज डेटा को दर्शाता है

शोधकर्ताओं, दस्तावेज़ प्रकाशकों, पुरालेखपालों, पत्रकारों और अन्य विशेषज्ञों की एक विस्तृत श्रृंखला को सूचित करने के लिए दस्तावेज़ों की सूची सबसे प्रासंगिक, लोकप्रिय और कम अध्ययन वाले विषयों पर संकलित की जाती है।

सूचना प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, विषयगत सूचियाँ अक्सर इलेक्ट्रॉनिक रूप लेती हैं और संबंधित अभिलेखागार की वेबसाइटों पर पोस्ट की जाती हैं। उदाहरण के लिए, रूसी राज्य ऐतिहासिक पुरालेख (आरजीएआई) की विषयगत सूचियां (परिशिष्ट 14)

अड्डों जानकारी

दस्तावेजों की सूची के साथ, राज्य, नगरपालिका और विभागीय अभिलेखागार सक्रिय रूप से डेटाबेस विकसित कर रहे हैं और उन्हें अपनी आधिकारिक वेबसाइटों पर पोस्ट कर रहे हैं, जिससे रिमोट एक्सेस मोड में दस्तावेजी जानकारी को त्वरित और व्यापक रूप से खोजना और प्रस्तुत करना संभव हो जाता है।

इस काम के हिस्से के रूप में, रूसी संघ के राज्य अभिलेखागार की वेबसाइटों पर होस्ट किए गए डेटाबेस को बार-बार अभिलेखीय कैटलॉग, इंडेक्स और विषयगत सूचियों के रूप में माना जाता था। फिर भी, डेटाबेस को एक अलग प्रकार के संदर्भ और खोज उपकरण के रूप में अलग किया जा सकता है जो अभिलेखीय निधि में बहुआयामी खोज की अनुमति देता है।

रूसी स्टेट आर्काइव ऑफ लिटरेचर एंड आर्ट (आरजीएएलआई) की आधिकारिक वेबसाइट पर होस्ट की गई सेवा डेटाबेस और इसके लिए एक खोज प्रणाली का एक उल्लेखनीय उदाहरण है।

निष्कर्ष

दस्तावेजी जानकारी के उपभोक्ताओं की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक और संदर्भ उपकरण का बहुत महत्व है। इस के भीतर अनुसंधान कार्यहमने देखा कि अभिलेखागार का वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण कैसे बनाया जाता है और कार्य करता है।

लक्ष्य टर्म परीक्षा, अर्थात् रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र की प्रणाली का अध्ययन हासिल किया गया है।

लक्ष्य प्राप्त करने की प्रक्रिया में, हमने निम्नलिखित कार्यों को हल किया:

उन्होंने "वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण" की अवधारणा को परिभाषित किया, जो रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार, संग्रहालयों और पुस्तकालयों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और दस्तावेजों के उपयोग के नियमों में दिया गया है। , रूसी विज्ञान अकादमी के संगठन (- एम।, 2007)।

हमने एक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के निर्माण के सिद्धांतों और अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों की संरचना और कार्यप्रणाली पर उनके प्रभाव का अध्ययन किया।

हमने सभी अनिवार्य और अतिरिक्त संदर्भ और खोज उपकरणों के साथ-साथ उनके संकलन की कार्यप्रणाली का अध्ययन किया।

हमने अभिलेखागार में वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र का विश्लेषण किया है जो रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों को संग्रहीत करता है। इस समस्या को हल करते हुए, हमने राज्य अभिलेखागार की वेबसाइटों के साथ-साथ संघीय अभिलेखीय एजेंसी की वेबसाइट पर पोस्ट किए गए इलेक्ट्रॉनिक वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र का अध्ययन करने का मार्ग अपनाया।

रूस के अभिलेखीय संस्थानों में, वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण ज्यादातर पारंपरिक रूप में प्रस्तुत किए जाते हैं। यही है, दस्तावेजी जानकारी प्राप्त करने के लिए, संग्रह में आना आवश्यक है, और पहले से ही कागज पर प्रस्तुत संदर्भ और खोज टूल की मदद से आवश्यक जानकारी प्राप्त करें।

रूस में अभिलेखीय उद्योग वर्तमान में पारंपरिक मीडिया पर इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजी जानकारी के सूचनाकरण, अनुवाद, दोहराव के मार्ग का अनुसरण कर रहा है, चाहे वह फिल्म और फोटो दस्तावेजों का डिजिटलीकरण हो या कागजी दस्तावेजों की स्कैनिंग। हालांकि, अभिलेखीय संस्थानों के सूचनाकरण का वर्तमान स्तर वांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देता है। यह समस्या उच्चतम राज्य स्तर पर हल की जाती है। 2011 में, 15 अप्रैल, 2014 नंबर 313 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा, सरकारी कार्यक्रमरूसी संघ "सूचना समाज (2011-2020)", जिनमें से एक लक्ष्य दस्तावेजों के कागज रहित भंडारण के लिए संक्रमण है। हालांकि, अभिलेखीय दस्तावेजों और अभिलेखीय निर्देशिकाओं को इलेक्ट्रॉनिक रूप में पूर्ण रूप से परिवर्तित करने के लिए, आवश्यक संसाधनों को आवंटित करना आवश्यक है, जिसमें आधुनिक परिस्थितियों में बहुत जल्दी अप्रचलित हो जाने वाले उपकरण शामिल हैं, और इलेक्ट्रॉनिक रूप में अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने की समस्या को हल करने के लिए भी, लेकिन यह शोध के लिए एक अलग विषय है।

स्रोत और साहित्य

संदर्भ खोज संग्रह निर्देशिका

1.संघीय कानून "रूसी संघ में संग्रह पर"। 22 अक्टूबर 2004 का संघीय कानून संख्या 125

2.रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन के लिए नियम और राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार, संग्रहालयों और पुस्तकालयों, रूसी विज्ञान अकादमी के संगठनों (- एम।, 2007) में अन्य अभिलेखीय दस्तावेज। .

.गोस्ट आर 51141-98 "कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ"।

4.संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम। एम.: वनिदाद, 2002

.अभिलेखीय विवरणों का संकलन: दिशा-निर्देश. - एम।, 2003।

.रूसी संघ के अभिलेखीय कोष की दस्तावेजी जानकारी का एकीकृत वर्गीकरण। - एम।, 2007।

.संग्रह: पाठ्यपुस्तक / ई.वी. अलेक्सेवा, एल.पी. अफानासेव, ई.एम. ड्रिलिंग; ईडी। वी.पी. कोज़लोव। - एम। 2007।

मामले का विवरण

इन्वेंट्री तीन महत्वपूर्ण कार्य करती है: सूचनात्मक (दस्तावेजों की संरचना और सामग्री का खुलासा करता है), लेखांकन (मामलों के रिकॉर्ड प्रदान करता है), वर्गीकरण (फंड के भीतर मामलों के व्यवस्थितकरण को ठीक करता है)।

इन्वेंट्री का सूचना कार्य कार्ड पर प्रत्येक मामले का वर्णन करने की प्रक्रिया में लागू किया जाता है, जब मामले के शीर्षक के रूप में इस तरह के एक महत्वपूर्ण तत्व को संकलित करते हैं, दस्तावेजों की प्रजातियों की संरचना और भंडारण इकाई की सामग्री का खुलासा करते हैं। अभिलेखीय सूची, पूर्ण और सही ढंग से निष्पादित, समग्र रूप से निधि के दस्तावेजों की संरचना और सामग्री का एक विचार देती है।

इन्वेंट्री का लेखा कार्य फंड में भंडारण इकाइयों की संख्या को इंगित करना है। यह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करता है, फंड की मात्रा में बदलाव पर नियंत्रण करता है। इसके अलावा, मामलों की क्रम संख्या की उपस्थिति भी शोधकर्ताओं के लिए आवश्यक जानकारी की त्वरित खोज में योगदान करती है।

वर्गीकरण फ़ंक्शन फंड में मामलों की सबसे तर्कसंगत व्यवस्था को समेकित और प्रतिबिंबित करता है। अभिलेखीय निधि के भीतर दस्तावेजों और फाइलों के वर्गीकरण को फंड निर्माता की ऐतिहासिक रूप से स्थापित संरचना या इसकी गतिविधि के मुख्य दिशाओं और मुद्दों के अनुसार उनके वैज्ञानिक समूह के रूप में समझा जाता है।

इन्वेंट्री तीन प्रकार की होती है: एक आंतरिक इन्वेंट्री, एक स्ट्रक्चरल यूनिट (डिलीवरी) की एक इन्वेंट्री, फंड के मामलों की एक सारांश सूची।

स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची संकलित की जाती है, जिसका लेखांकन इस दस्तावेज की बारीकियों (विशेष रूप से मूल्यवान, व्यक्तिगत, न्यायिक, खोजी फाइलें, आदि) के कारण होता है, जैसा कि साथ ही दस्तावेजों के प्रकार के अनुसार गठित स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण को रिकॉर्ड करने के लिए, जिनके शीर्षक दस्तावेज़ की विशिष्ट सामग्री को प्रकट नहीं करते हैं।

संरचनात्मक डिवीजनों (वितरण) और सारांश सूची की सूची एक ही पद्धति के अनुसार बनाई गई है। उन्हें मामलों के निम्नलिखित समूहों में अलग से संकलित किया गया है:

स्थायी भंडारण;

अस्थायी भंडारण (उदाहरण के लिए, 5 वर्ष और अधिक, 10 वर्ष और अधिक, 10 वर्ष से अधिक (संगठन के विवेक पर);

कर्मियों द्वारा।

एक उदाहरण के रूप में, स्थायी भंडारण मामलों की सूची को संकलित करने की पद्धति पर विचार करें।

इन्वेंट्री में दो भाग होते हैं: इन्वेंट्री ही, यानी। मामलों की एक सूची (वर्णनात्मक लेख), और सूची के लिए एक संदर्भ उपकरण। एक नियम के रूप में, संगठनों में सूची संकलित की जाती है। लेकिन यहां तक ​​​​कि राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार में भी, असंतोषजनक रूप से वर्णित दस्तावेजों के प्रसंस्करण के दौरान, वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली में सुधार के क्रम में आविष्कारों को संकलित किया जाता है।

एक सूची के संकलन के कार्य में निम्न शामिल हैं:

मामले का विवरण;

अभिलेखीय कोष के भीतर दस्तावेजों और फाइलों का संगठन (निधि की फाइलों के लिए एक वर्गीकरण योजना का विकास और कोष की फाइलों का वर्गीकरण);

दस्तावेजों की वास्तविक सूची तैयार करना;

संदर्भ उपकरण का संकलन और सूची का पंजीकरण।

दस्तावेजों की सूची (मुख्य सूचना भाग) में वर्णनात्मक लेख होते हैं, जो प्रत्येक भंडारण इकाई के बारे में जानकारी का संग्रह होते हैं और इसमें निम्नलिखित तत्व होते हैं:

क्रमिक संख्या;

लिपिक सूचकांक (नामावली या पुरानी सूची संख्या के अनुसार मामला संख्या);

मामले का शीर्षक और, कुछ मामलों में, दस्तावेज़ की व्याख्या;

मामले में दस्तावेजों की समय सीमा (दिन, महीना, वर्ष);

फ़ाइल में चादरों की संख्या;

टिप्पणियाँ।

लेख के प्रत्येक तत्व जो एक विशिष्ट कार्य करता है, का इन्वेंट्री शीट में अपना कॉलम होता है।

कॉलम 1 - "ऑर्डर नंबर" - इन्वेंट्री के लेखा कार्य को दर्शाता है, फंड में मामलों की व्यवस्था के क्रम को ठीक करता है। सकल संख्या के क्रम में नियत, अंतिम आइटम की संख्या सूची में शामिल भंडारण इकाइयों की संख्या को इंगित करती है। जब इन्वेंट्री के मामलों की मात्रात्मक संरचना में परिवर्तन होता है, तो इन्वेंट्री के अंत में ("अंतिम रिकॉर्ड" में) एक संबंधित प्रविष्टि की जाती है।

कॉलम 2 - "डॉक्यूमेंट्री नंबर" - यह मामले के लिए "मूल" नंबर है, जिसे लिपिकीय कार्य में सौंपा गया है (यह मामलों के नामकरण के अनुसार मामले का सूचकांक है)। यह खोज में एक अतिरिक्त "बीकन" के रूप में काम कर सकता है।

कॉलम 3 - "केस टाइटल" प्रत्येक मामले के दस्तावेजों की संरचना और सामग्री को प्रकट करते हुए, इन्वेंट्री के सूचना कार्य को दर्शाता है।

शीर्षक में कोई मनमाना संक्षिप्ताक्षर नहीं होना चाहिए, केवल आम तौर पर स्वीकार किया जाता है या संक्षिप्त रूप की सूची में प्रदान किया जाता है। संस्थानों, संगठनों और उद्यमों (लेखकों, संवाददाताओं) का नाम पहले उल्लेख में पूर्ण रूप से दिया गया है, और कोष्ठक में - आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त नाम। उदाहरण के लिए, "प्रोजेक्ट्स संघीय कानूनजेएससी "रूसी रेलवे" (जेएससी "आरजेडडी") द्वारा तैयार किया गया। शीर्षक में संस्था के बाद के उल्लेखों में, केवल इसका आम तौर पर स्वीकृत संक्षेप (संक्षिप्त नाम) दिया गया है: जेएससी "आरजेडडी"। सूची के एक ही कॉलम में, से मुख्य शीर्षक के बाद एक नई पंक्ति, दस्तावेज़ों का एक एनोटेशन दर्ज किया जाता है।

कॉलम 4 - "समय सीमा तिथियां" - मामले की शुरुआत और समाप्ति तिथियां बताती हैं। महीने का नाम आमतौर पर घसीट में लिखा जाता है। तिथि निर्दिष्ट करते समय, पहले दिन इंगित किया जाता है, फिर महीना और वर्ष।

कॉलम 5 - "शीट्स की संख्या" - एक स्टोरेज यूनिट के वॉल्यूम का अंदाजा देता है।

मामलों, दस्तावेजों की सूची के अंत में, एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है, जो भंडारण इकाइयों की संख्या (संख्या और शब्दों में) को इंगित करती है; सूची के अनुसार भंडारण इकाइयों की पहली और आखिरी संख्या, मौजूदा पंजीकरण संख्या, पत्र संख्या, सेवानिवृत्त भंडारण इकाइयां और उनके निपटान के कारण निर्दिष्ट हैं।

उदाहरण के लिए:

"24 (चौबीस) मामले नंबर 1 से नंबर 24 तक इन्वेंट्री में शामिल हैं।"

प्रमाणन शिलालेख - एक अलग प्रमाणन पत्रक पर तैयार किया गया है, जो इंगित करता है (संख्या और शब्दों में) इन्वेंट्री की कितनी शीट दायर की जाती हैं और मामले में क्रमांकित होती हैं, साथ ही अक्षर और लापता संख्या, आंतरिक इन्वेंट्री की शीट, और इन्वेंट्री शीट्स की भौतिक स्थिति की विशेषताएं।

उदाहरण के लिए:

"फाइल में, 57 (पचास) शीट दर्ज की गई हैं और एन 1 से एन 57 तक (संख्याओं और शब्दों में) क्रमांकित की गई हैं

सहित: पत्रक संख्या 7a 7b

लापता शीट नंबर

आंतरिक इन्वेंट्री की शीट

सूची के लिए एक संदर्भ उपकरण संकलित करने की पद्धति

निर्देशिका के मुख्य भाग को संकलित करने के बाद - इन्वेंट्री ही - इसके लिए एक संदर्भ उपकरण संकलित किया जाता है, जो दो कार्य करता है: यह इन्वेंट्री पर ही जानकारी की खोज को गति देता है और फंड के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करता है।

सूची के लिए संदर्भ उपकरण की संरचना व्यापक है। उसमे समाविष्ट हैं:

शीर्षक पेज;

प्राक्कथन;

संकेताक्षर की सूची;

सूचक।

ये संदर्भ तंत्र के मुख्य तत्व हैं, लेकिन सूची में अतिरिक्त तत्व भी हो सकते हैं - अनुवाद तालिकाएं, ग्रंथ सूची, शब्दावली शब्दकोश।

शीर्षक पृष्ठ - इसमें राज्य संग्रह का पूरा नाम प्रकट करने वाली जानकारी होती है जहाँ निधि के दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाते हैं; सभी नामों की सूची के साथ फंड का पूरा नाम, यदि कोई हो, और संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में); निधि संख्या; वस्तु सूची संख्या; सूची का नाम (संरचनात्मक भाग या वर्षों का नाम जिसके लिए मामले सूची में शामिल हैं)।

प्रस्तावना में फंड बनाने वाले संगठन का इतिहास, फंड का इतिहास, इन्वेंट्री में दस्तावेजों की संरचना और सामग्री का एक एनोटेशन और इन्वेंट्री के लिए संदर्भ उपकरण की संरचना शामिल है।

संक्षिप्ताक्षरों की सूची सूची में पाए जाने वाले संक्षिप्त शब्दों की वर्णमाला सूची है। सूची के साथ संक्षिप्त शब्दों का पूरा नाम है। सूची के पाठ में बार-बार आने वाले शब्दों के लिए जगह बचाने के लिए, साथ ही संदर्भ उपकरण में संक्षिप्तीकरण का खुलासा करने और दस्तावेजों की सामग्री के हस्तांतरण में एकरूपता प्राप्त करने के लिए संक्षिप्ताक्षर पेश किए गए हैं।

आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षर जिन्हें विशेष स्पष्टीकरण (यानी, आदि, आदि, आदि) की आवश्यकता नहीं होती है, जो संख्याओं या किसी भी नाम से संबंधित द्रव्यमान, समय, स्थान के उपायों के नाम को दर्शाते हैं और दोहरी व्याख्या नहीं करते हैं (किलो, मिनट। , सेमी, एम), साथ ही बोलचाल और लिखित भाषण में शामिल शब्दों के संक्षिप्त रूप, जैसे कि ट्रेड यूनियन कमेटी, संक्षिप्ताक्षरों की सूची में शामिल नहीं हैं। यदि, इन्वेंट्री को संकलित करते समय, "जन्म - जन्म", "डी। - मृत्यु", "पी। - प्रोटोकॉल", "एम। - सामग्री" और जैसे जैसे संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग किया गया था, तो इन्वेंट्री को फिर से तैयार करना आवश्यक है , और इन शब्दों को संक्षिप्ताक्षरों की सूची में शामिल न करें।

प्रस्तावना पर इसके संकलक द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं।

इन्वेंटरी के इंडेक्स आवश्यक स्पष्टीकरण और संदर्भ डेटा के साथ, इन्वेंट्री में पाए जाने वाले विषय अवधारणाओं की एक सूची है। पॉइंटर्स का कार्य इन्वेंट्री के साथ उपयोगकर्ता के काम को गति देना और सुविधाजनक बनाना है। सूचकांक हो सकते हैं: विषय (सामान्य और विशेष), नाममात्र, भौगोलिक (विषय की किस्मों के रूप में), कालानुक्रमिक, आदि। कम संख्या में व्यक्तिगत नामों, भौगोलिक नामों और वस्तुओं के साथ संयुक्त सूचकांक संभव हैं।

पुरालेख निर्देशिका प्रणाली

निधि स्तर पर अभिलेखीय दस्तावेजों की भंडारण प्रणाली एक सूची द्वारा तय की जाती है, लेकिन यह दस्तावेजी जानकारी की खोज के लिए पर्याप्त नहीं है। अभिलेखीय दस्तावेजों का उपयोग करते समय, अनुरोध अक्सर विषयों, मुद्दों, विषयों, घटनाओं पर बनते हैं। इस समस्या को हल करने के लिए, अभिलेखागार इंटर-स्टॉक अभिलेखीय निर्देशिकाओं के रूप में कैटलॉग बनाते हैं, जिसमें संग्रह दस्तावेजों की सामग्री के बारे में जानकारी इस कैटलॉग के लिए अपनाई गई दस्तावेज़ सूचना वर्गीकरण योजना के अनुसार स्थित विषयों (विषयों, उद्योगों) द्वारा समूहीकृत की जाती है, जो देता है अनुसंधानकर्ता को सूचना खोजने के पर्याप्त अवसर प्राप्त होते हैं।

1960 के दशक की शुरुआत में रूसी अभिलेखागार में कैटलॉग सिस्टम ने आकार लेना शुरू किया। 20 वीं सदी पिछली अवधि में, राज्य अभिलेखागार ने विभिन्न प्रकार के कैटलॉग बनाने और बनाए रखने में काफी अनुभव अर्जित किया है। हालांकि, "मास" कैटलॉगिंग, 70-80 के दशक में की गई। 20 वीं सदी घरेलू अभिलेखागार में यह तथ्य सामने आया कि पारंपरिक रूप में कैटलॉग में लाखों कार्ड होते थे, लेकिन उनके उपयोग की दक्षता कम थी। यह कई कारकों के कारण है: सबसे पहले, कैटलॉग में जानकारी खोजने का पारंपरिक रूप; दूसरे, उनकी "गैर-सार्वजनिक" प्रकृति, अर्थात्। केवल संग्रह कर्मचारियों ने शोधकर्ताओं के अनुरोधों को पूरा किया। यह सब 90 के दशक की ओर ले गया। 20 वीं सदी दस्तावेजी जानकारी के कैटलॉगिंग को निलंबित करने के लिए।

कैटलॉग कैटलॉग के विपरीत:

सबसे पहले, यह संग्रह निधि के विशाल बहुमत को कवर करता है, क्योंकि इसकी संरचना दस्तावेज़ भंडारण प्रणाली पर निर्भर नहीं करती है, लेकिन विषय, उद्योग आदि द्वारा दस्तावेजी जानकारी के वर्गीकरण को दर्शाती है, जबकि एक अभिलेखीय निधि के दस्तावेजों के लिए सूची संकलित की जाती है या इसे का हिस्सा;

दूसरे, इन्वेंट्री बहुत अधिक विस्तृत है, क्योंकि इसमें न केवल एक मामले की जानकारी हो सकती है, बल्कि एक दस्तावेज़ के कुछ हिस्से, एक दस्तावेज़, दस्तावेज़ों का एक समूह, मामलों का एक समूह भी हो सकता है;

तीसरा, इन्वेंट्री के विपरीत, यह एक अकाउंटिंग गाइड नहीं है, अर्थात। यह मामलों और दस्तावेजों की संख्या की गणना करने का काम नहीं करता है; इसका एकमात्र कार्य सूचना पुनर्प्राप्ति है;

चौथा, यदि प्रत्येक इन्वेंट्री इस फंड की सामग्री के लिए अपनी स्वयं की व्यवस्थित योजना के आधार पर बनाई गई है, तो सभी संग्रह निधियों के कैटलॉग कार्ड एक ही योजना के अनुसार आदेशित किए जाते हैं, जिनकी मूल बातें सभी अभिलेखागार के लिए समान होती हैं।

संगठनों के अभिलेखागार में, कैटलॉग के बजाय, फ़ाइल कैबिनेट का उपयोग किया जाता है।

कार्यालय के काम में, एक या दूसरी दस्तावेजी जानकारी को जल्दी से खोजने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। इस प्रयोजन के लिए दस्तावेजों के पंजीकरण और पंजीकरण फाइल कैबिनेट, पत्रों के फाइल कैबिनेट और नागरिकों के बयान आदि को बनाए रखा जाता है यह याद रखना चाहिए कि ये फाइल कैबिनेट केवल क्षणिक महत्व के नहीं हैं: भविष्य में, दस्तावेजों के साथ, वे संगठन के आर्काइव में जाना होगा।

अभिलेखीय कैटलॉग तैयार करने, संकलित करने और बनाए रखने की प्रक्रिया को अभिलेखीय दस्तावेजों का कैटलॉगिंग कहा जाता है:

कैटलॉगिंग में निम्नलिखित प्रकार के कार्य शामिल हैं:

निर्देशिका के प्रकार को परिभाषित करना;

सूची में दस्तावेजी जानकारी के लिए एक वर्गीकरण योजना का विकास;

सूचीकरण के लिए दस्तावेजी जानकारी की पहचान और चयन;

कैटलॉग कार्ड पर दस्तावेजी जानकारी का विवरण;

इंडेक्सिंग इंडेक्स कार्ड;

कार्ड व्यवस्थित करना और कैटलॉग बनाए रखना

बनाए जाने वाले कैटलॉग के प्रकार की परिभाषा दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के साथ-साथ अन्य प्रकार के कैटलॉग की उपलब्धता पर निर्भर करती है।

किसी विशेष राज्य या नगरपालिका संग्रह के कैटलॉग की संरचना का निर्धारण करते समय, निम्नलिखित को ध्यान में रखा जाता है: संग्रह की रैंक और प्रोफ़ाइल; संग्रह निधि की संरचना, संरचना और सामग्री; धन के विकास की डिग्री; दस्तावेजों के उपयोग की तीव्रता और उद्देश्य; अन्य प्रकार की अभिलेखीय निर्देशिकाओं की उपलब्धता और गुणवत्ता स्तर; संग्रह की सामग्री और तकनीकी क्षमताएं।

चुनी हुई संरचना के आधार पर, कैटलॉग दो प्रकार के होते हैं: तार्किक संरचना और वर्णानुक्रमिक संरचना।

यदि जानकारी को सामान्य से विशेष तक व्यवस्थित किया जाता है, अर्थात। ऊपर से नीचे तक (निगमन विधि), निर्माण निर्देशिकाओं की तार्किक संरचना प्राप्त करें।

यदि जानकारी को विशेष से सामान्य तक व्यवस्थित किया जाता है, अर्थात। नीचे से ऊपर तक (प्रेरण की विधि), एक वर्णमाला (औपचारिक) संरचना प्राप्त करें।

बदले में, तार्किक संरचना के कैटलॉग को व्यवस्थित, विषयगत और उनकी किस्मों (संस्थाओं के इतिहास पर कैटलॉग और प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन के इतिहास पर कैटलॉग) और कालानुक्रमिक, और वर्णमाला संरचना के कैटलॉग में विभाजित किया जाता है। विषय और उनकी किस्मों, नाममात्र और भौगोलिक में विभाजित हैं। कैटलॉग अंतर-निधि अभिलेखीय निर्देशिकाएं हैं।

राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के लिए, कैटलॉग सिस्टम एक व्यवस्थित कैटलॉग पर आधारित है

कैटलॉग में दस्तावेजी जानकारी के लिए एक वर्गीकरण योजना का विकास। अभिलेखीय दस्तावेजी जानकारी को वर्गीकृत करने की समस्या का वैज्ञानिक विकास, जो वर्गीकरण के सामान्य सिद्धांत के विकास से निकटता से संबंधित है, 19 वीं शताब्दी की शुरुआत में, संग्रह के विषय क्षेत्र के तह के समय की है। , अभिलेखागार की प्रणाली, लोक प्रशासन के एक स्वतंत्र क्षेत्र में अभिलेखागार को अलग करना, जब संग्रह से संबंधित क्षेत्रों में वर्गीकरण योजनाएं विकसित की जाने लगीं - प्रलेखन और स्रोत अध्ययन।

सैद्धांतिक अध्ययन के परिणामस्वरूप, संदर्भ और सूचना उपकरणों में परिलक्षित दस्तावेजी जानकारी के वर्गीकरण के मुख्य प्रकार निर्धारित किए गए थे: संरचनात्मक, विषय-विषयक, टाइपोलॉजिकल, जो एक संरचनात्मक तत्व (संरचना), विषय (विषय) या विशेषता पर आधारित होते हैं ( किसी दिए गए वस्तु या उसके हिस्से में निहित)। ) एक विशिष्ट विशेषता है। पहले दो प्रकार के वर्गीकरण पारंपरिक और स्वचालित दोनों, एनएसए अभिलेखागार की बारीकियों को निर्धारित करते हैं।

70-80 के दशक में वर्गीकरण के क्षेत्र में घरेलू अभिलेखीय विज्ञान की सैद्धांतिक उपलब्धियाँ। 1978, 1983 में दस्तावेजी सूचना (एसईसी) के एकीकृत वर्गीकरण के लिए योजनाओं के विकास में लागू किए गए थे, साथ ही यूएसएसआर के जीएएफ के दस्तावेजों के अनुसार एएसएनटीआई के रूब्रिकेटर और थिसॉरी, बाद में - के एकीकृत क्लासिफायरियर 2007 में रूसी संघ (ईसीडीआई) के अभिलेखीय कोष की दस्तावेजी जानकारी।

रूसी संघ के ईकेडीआई एएफ को विकसित करते समय, प्रणालीगत परिवर्तनों को ध्यान में रखा गया था जो रूसी संघ में जीवन के लगभग सभी क्षेत्रों में हुए हैं: एक नई राजनीतिक और राज्य संरचना, स्वामित्व में परिवर्तन, और बहुत कुछ, जो इसमें परिलक्षित होता है दस्तावेज़, जिसके बारे में जानकारी कैटलॉग में शामिल की जानी चाहिए। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि ईकेडीआई एएफ आरएफ एक नए पद्धतिगत स्तर पर एसईसी (एम।, 1978; एम।, 1983) में निर्धारित कैटलॉगिंग के दृष्टिकोण विकसित करता है।

कैटलॉग कार्ड पर दस्तावेजी जानकारी का विवरण। यह प्रक्रिया कैटलॉग कार्ड पर द्वितीयक दस्तावेजी जानकारी को ठीक करने के अलावा और कुछ नहीं है:

अलग-अलग समूहों में समूहित तत्वों के अनिवार्य सेट के साथ कैटलॉग कार्ड का कड़ाई से निर्धारित रूप है:

वर्गीकरण (सूचकांक, शीर्षक, उपशीर्षक, घटना की तिथि और स्थान);

सूचनात्मक (दस्तावेज़ सामग्री);

खोज इंजन (संग्रह का नाम, निधि का नाम, निधि का N, सूची का N, फ़ाइल का N, पत्रक);

बाहरी (दस्तावेज़ भाषा और प्रजनन विधि);

नियंत्रण (कंपाइलर की स्थिति और हस्ताक्षर, कार्ड बनाने की तारीख)।

किसी भी कैटलॉग को बनाए रखने का एक महत्वपूर्ण तत्व उसके लिए चुनी गई दस्तावेजी जानकारी का अनुक्रमण है। अनुक्रमण एक योजना के अनुसार सूचकांकों को चुनने या संकलित करने और कैटलॉग कार्ड डालने की प्रक्रिया है:

एक सूचकांक एक वर्गीकरण प्रणाली में एक प्रतीक, भाषा, संख्याओं, अक्षरों और प्रतीकों का एक तत्व है। एक प्रतीक या उनमें से एक संयोजन दस्तावेजी सूचना वर्गीकरण योजना के संबंधित वर्गीकरण प्रभागों को सौंपा गया है और कैटलॉग कार्ड पर डाल दिया गया है।

कार्डों का व्यवस्थितकरण और कैटलॉग का रखरखाव। सूची में शामिल करने के लिए अनुक्रमित कार्डों को व्यवस्थित किया जाना चाहिए।

याद है! संख्याओं के क्रम में सूचकांकों के अनुसार कार्डों का व्यवस्थितकरण किया जाता है।

• 28.00.00.0. सांस्कृतिक और शैक्षिक कार्य।
• 28.01.00.00. सामान्य मुद्दे।
• 28.01.01.00। सांस्कृतिक और शैक्षिक कार्यों के मुद्दों पर कानून।
• 28.02.0.00. सांस्कृतिक और शैक्षणिक संस्थानों की गतिविधियाँ।
• 28.10.02.02। सांस्कृतिक, शैक्षिक और वैज्ञानिक उद्देश्यों के लिए ऐतिहासिक और सांस्कृतिक स्मारकों का उपयोग।

समान अनुक्रमित वाले कार्डों के समूह में, कार्डों पर दर्शाए गए शीर्षकों और उप-शीर्षकों के अनुसार आगे व्यवस्थितकरण किया जाता है। सबहेडिंग के स्तर पर पहले से ही कार्डों का स्थान एक तार्किक सिद्धांत के अनुसार बनाया गया है - उच्चतम से निम्नतम तक, सामान्य से विशेष तक। उदाहरण के लिए: भौगोलिक संकेत द्वारा गठित कार्डों के समूहों को संकेतित सिद्धांत के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है, और समकक्षों को भौगोलिक नामों से वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है। कालानुक्रमिक आधार पर बनाए गए कार्डों के समूह को घटनाओं की तारीख और फिर दस्तावेजों की तारीखों के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है।

रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और राज्य और नगरपालिका, अभिलेखागार, संग्रहालयों और पुस्तकालयों, रूसी विज्ञान अकादमी के संगठनों के अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन के नियम (बाद में - के नियम 2007) संग्रह के घरेलू सिद्धांत और कार्यप्रणाली में विकसित की गई प्रथा को जारी रखते हुए, पारंपरिक रूप से कैटलॉग (ओं) को संग्रह के लिए अनिवार्य के रूप में वर्गीकृत करते हैं (पृष्ठ 95)। उसी समय, नियम निम्नलिखित प्रावधान को ठीक करते हैं: "संग्रह सूची प्रणाली की संरचना अभिलेखीय दस्तावेजों की संरचना और सामग्री, उनके उपयोग की तीव्रता, अभिलेखीय निधि के विकास की डिग्री, उपलब्धता और गुणवत्ता द्वारा निर्धारित की जाती है। अन्य प्रकार की अभिलेखीय निर्देशिकाएं। संग्रह सूची प्रणाली में मुख्य व्यवस्थित और नाममात्र हैं"

इस प्रकार, यह निष्कर्ष निकाला जाना चाहिए कि अभिलेखागार में कैटलॉग को बनाए रखने की प्रक्रिया जारी रहनी चाहिए, और इस काम का आधार नया "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष की दस्तावेज़ जानकारी का एकीकृत वर्गीकरण" होना चाहिए।

गाइड

गाइडबुक, कैटलॉग की तरह, राज्य, नगरपालिका और विभागीय अभिलेखागार में संदर्भ और खोज उपकरण की प्रणाली में अनिवार्य संदर्भ पुस्तकें हैं:

गाइड है पारंपरिक रूपसंदर्भ पुस्तक, प्रकाशन के लिए अभिप्रेत है ताकि शोधकर्ता किसी विशेष संग्रह के दस्तावेजों की संरचना से पहले से परिचित हो सकें।

"गाइड" की अवधारणा सामान्य है। गाइड प्रकार हैं:

संग्रह (अभिलेखागार) के धन के लिए गाइड;

संग्रह (अभिलेखागार) की निधि के लिए एक संक्षिप्त मार्गदर्शिका;

संग्रह (अभिलेखागार) की निधि के लिए विषयगत मार्गदर्शिका।

गाइडों को अभिलेखीय (अंतःसांस्कृतिक) और अंतर-संग्रह में भी विभाजित किया गया है।

गाइडबुक का प्रकार इसके उद्देश्य से निर्धारित होता है।

संग्रह निधि के लिए गाइड - एक प्रकार की अभिलेखीय निर्देशिका जिसमें संक्षिप्त विशेषताओं या अभिलेखीय निधि (संग्रह, दस्तावेजों के सेट) के बारे में संक्षिप्त जानकारी होती है और संग्रह निधि की संरचना और सामग्री के साथ सामान्य परिचित होने के उद्देश्य से होती है।

एक संग्रह (ओं) की होल्डिंग्स के लिए एक त्वरित मार्गदर्शिका एक प्रकार की मार्गदर्शिका है जिसमें होल्डिंग्स की व्यवस्थित सूची होती है। संक्षिप्त संदर्भ पुस्तकों को एनोटेट और गैर-एनोटेटेड में विभाजित किया गया है। एनोटेट शॉर्ट गाइड में संग्रह के अभिलेखीय फंड के नाम के साथ संस्थापकों के सभी नामकरण, फंड पर संदर्भ डेटा और इसमें निहित दस्तावेजों की एक संक्षिप्त व्याख्या शामिल है।

संग्रह (संग्रहों) के संग्रह के लिए एक अघोषित लघु मार्गदर्शिका में संग्रह संग्रह के नाम और उनके संदर्भ डेटा के बारे में जानकारी है।

संग्रह (ओं) के फंड के लिए विषयगत गाइड - संग्रह (ओं) के फंड के लिए एक प्रकार का गाइड, संग्रह के इन फंडों के दस्तावेजों के उस हिस्से की विशेषता है, जिसमें विषय (विषयों) पर जानकारी शामिल है। ), और अभिलेखीय निधियों के नाम या संख्या का संकेत देना।

किसी भी क्षेत्र के सभी या कई अभिलेखागार के फंड के लिए एक गाइडबुक, एक संक्षिप्त संदर्भ पुस्तक और एक विषयगत गाइडबुक बनाई जा सकती है, एक अलग राज्य के फंड के लिए, नगरपालिका संग्रह, राज्य के फंड के एक अलग सेट के लिए, नगरपालिका संग्रह ( एस)।

किसी भी गाइडबुक में दो भाग होते हैं: फंड की विशेषताएं (स्वयं गाइड) और संदर्भ उपकरण।

गाइड में फंड के लक्षण। गाइड का मुख्य भाग फंड की विशेषताएं हैं - यह जानकारी का एक सेट है, जिसमें शामिल हैं फंड का नाम, इसके बारे में संदर्भ डेटा, फंड बनाने वाले संगठन का इतिहास (व्यक्तिगत मूल के फंड के लिए - व्यक्ति के बारे में बुनियादी जीवनी संबंधी जानकारी), फंड दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के बारे में जानकारी. इसे फंड के बारे में संदर्भों की ग्रंथ सूची सूची के साथ पूरक किया जा सकता है।

विशेषता का प्रत्येक तत्व एक निश्चित सूचना भार वहन करता है।

फंड का नाम- एक अनिवार्य विशेषता तत्व जो संकेत दे सकता है:

• 1) फंड निर्माता की गतिविधियों के ऐतिहासिक युग के लिए;
• 2) फंड निर्माता का नाम, राज्य तंत्र में या अर्थव्यवस्था, संस्कृति, आदि के क्षेत्र में उनके कार्य;
• 3) फंड निर्माता की गतिविधि का पैमाना, जो "प्रांतीय", "क्षेत्रीय", "वोल्स्ट", "जिला", "संघीय", "नगरपालिका", आदि की अवधारणाओं में निहित है। उसी समय, एक नियम के रूप में, संगठनों की नींव के नाम से उनकी गतिविधियों के पैमाने को स्थापित करना असंभव है;
• 4) फंड क्रिएटर की लोकेशन।

व्यक्तिगत विशेषताओं में फंड का नाम लेखांकन दस्तावेजों में इसके नाम के अनुरूप होना चाहिए।

फंड के बारे में संदर्भ डेटाएक फंड नंबर के रूप में रिपोर्ट खोज जानकारी।

फंड की विशेषताओं का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है इतिहास संदर्भ, जो वर्णित परिसर के दस्तावेजों के ऐतिहासिक और तार्किक कनेक्शन के सार को प्रकट करने, प्रकृति को समझने और एनोटेशन में शामिल दस्तावेजों की सामग्री का सही मूल्यांकन करने में मदद करता है। ऐतिहासिक नोट एनोटेशन का एक प्रकार का परिचय है, जो सिस्टम में इस संगठन के स्थान का एक सामान्य विचार देता है। राज्य तंत्रया संस्थान, इसकी गतिविधि की अवधि, पैमाने और कार्य (यदि फाउंडेशन का नाम ये डेटा नहीं देता है)।

व्यक्तिगत मूल के धन के लिए ऐतिहासिक नोटसंस्थापक के बारे में संक्षिप्त जीवनी संबंधी जानकारी शामिल है: अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक, छद्म नाम, युवती का नाम, जीवन की तिथियां, पेशा, व्यवसाय और सामाजिक गतिविधियां. परिवार और कबीले के फंड की ऐतिहासिक जानकारी रिश्तेदारी की डिग्री के कालक्रम के बारे में जानकारी प्रदान करती है। रचनात्मक गतिविधि से संबंधित कई व्यक्तियों के दस्तावेजों से युक्त फंड के लिए, फंड के रचनाकारों की आधिकारिक और सामाजिक गतिविधियों के बारे में जानकारी उनके उपनामों के वर्णानुक्रम में संक्षेपित की जाती है।

दस्तावेजों की संरचना और सामग्री की व्याख्याफंड दस्तावेजों की संरचना (प्रकार के अनुसार) और उनकी सामग्री (विषयों द्वारा, फंड निर्माता की गतिविधियों को दर्शाने वाले मुद्दों) का एक संक्षिप्त सामान्यीकृत विवरण है।

गाइड के लिए संदर्भ उपकरण। गाइडबुक में संदर्भ उपकरण के मुख्य तत्व हैं: शीर्षक पृष्ठ, सामग्री (सामग्री की तालिका), प्रस्तावना, संक्षिप्ताक्षरों की सूची, परिशिष्ट, अनुक्रमणिका।

गाइड के लिए एक सामान्य ग्रंथ सूची तैयार की गई है। गाइडबुक के बहु-खंड संस्करणों में, संपूर्ण प्रकाशन और अलग-अलग संस्करणों के लिए एक संदर्भ उपकरण संकलित किया जाता है।

आपको पता होना चाहिए कि शीर्षक पृष्ठ न केवल गाइड के डिजाइन को पूरा करता है, बल्कि इसमें बुनियादी संदर्भ जानकारी भी होती है। यह इस संग्रह के अधिकार क्षेत्र, संग्रह का नाम और निर्देशिका का नाम, प्रकाशन का स्थान और समय के बारे में सामान्य जानकारी है।

सामग्री तालिका की सूचना सामग्री को बढ़ाने के लिए, न केवल अनुभागों, उपखंडों, बल्कि शीर्षकों की पृष्ठ-दर-पृष्ठ सूची शामिल करना उचित है। सामग्री की तालिका एक निश्चित सूचना भार वहन करती है, जो व्यवस्थितकरण के मुख्य चरणों को दिखाती है, समग्र रूप से दस्तावेजों के परिसर के विवरण की संरचना के बारे में विशिष्ट और दृश्य जानकारी देती है।

प्रस्तावना में शामिल हैं सामान्य जानकारीसंग्रह के इतिहास पर, जिन दस्तावेजों के लिए यह संदर्भ पुस्तक संकलित की गई थी, दस्तावेजों की संरचना और सामग्री और संदर्भ पुस्तक के निर्माण पर। संग्रह का इतिहास बहुत संक्षेप में दिया गया है, जिसमें संग्रह के अधिग्रहण के इतिहास, इसकी मात्रा और प्रोफ़ाइल जैसे मुद्दों पर प्रकाश डाला गया है।

गाइडबुक के लिए संक्षिप्ताक्षर, इंडेक्स और सामग्री (सामग्री की तालिका) की सूची को संकलित करने की पद्धति एक सूची के लिए एक संदर्भ उपकरण के इन तत्वों को तैयार करने की पद्धति के समान है।

अनुप्रयोगों में शामिल हो सकते हैं:

प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन में परिवर्तन के बारे में जानकारी;

निधियों की सूची: परिसमाप्त, विलय, अन्य अभिलेखागार में स्थानांतरित;

संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की संरचना के बारे में जानकारी

अतिरिक्त संदर्भ और खोज उपकरण

एटीपी प्रणाली की अतिरिक्त निर्देशिकाएं संग्रह में बनाई जा सकती हैं - समीक्षा, अनुक्रमणिका, विषयगत कार्ड अनुक्रमणिका और दस्तावेजों और मामलों की विषयगत सूचियां, सूची के एनोटेट रजिस्टर।

दस्तावेज़ समीक्षा

एक प्रकार की अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक के रूप में समीक्षा संग्रह के अतिरिक्त संदर्भ और खोज उपकरणों के समूह से संबंधित है, लेकिन, गाइडबुक की तरह, यह प्रकाशन के लिए है ताकि उपयोगकर्ताओं को फंड के दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के बारे में सूचित किया जा सके। या अलग-अलग फंड, लेकिन एक विषय पर:

समीक्षाओं को संकलित करने की समीचीनता उस समस्या की प्रासंगिकता और महत्व से निर्धारित होती है जिसके लिए यह समर्पित है, इसके अध्ययन की डिग्री, साथ ही समीक्षा में शामिल दस्तावेजों की नवीनता।

निम्नलिखित मामलों में समीक्षाओं के संकलन और प्रकाशन (प्रतिकृति) की सिफारिश की जाती है: जब फंड की मात्रा बड़ी होती है और इसमें सामग्री में एक ही प्रकार के कई मामले होते हैं, या इसके विपरीत, जटिल, बहु-विषय सामग्री वाले कई मामले होते हैं। उदाहरण: प्रोटोकॉल, आपस में कई असंबंधित प्रश्नों पर पत्राचार। इस स्थिति में, अभिलेखीय निधियों की समीक्षा जारी करने की सलाह दी जाती है, जहां बहु-विषयक मामलों की सामग्री को तार्किक रूप से विभाजित और सजातीय समूहों में वर्गीकृत किया जा सकता है। सख्त सिस्टम या तार्किक कनेक्शन के बिना इन्वेंट्री में दर्ज किए गए दस्तावेज़ों की समीक्षा भी की जा सकती है, या जब दस्तावेज़ अलग-अलग इन्वेंट्री में बिखरे हुए हों। इनवेंटरी को फिर से लिखने के बजाय, समीक्षाओं को संकलित करके विख्यात कमियों को खत्म करना आसान है।

समीक्षा तैयार करने के अनुभव से पता चलता है कि उन्हें स्वतंत्र प्रकाशनों के रूप में और पत्रिकाओं और चल रहे प्रकाशनों में अलग-अलग लेखों के रूप में प्रकाशित किया जा सकता है, जो संगठनों में अभिलेखीय दस्तावेजों की समीक्षा तैयार करने के लिए प्रासंगिक है।

संकेत

अनुक्रमित संग्रह में स्वतंत्र अभिलेखीय निर्देशिका या अन्य अभिलेखीय निर्देशिकाओं के संदर्भ तंत्र का एक तत्व हो सकता है:

संदर्भ उपकरण के एक तत्व के रूप में सूचकांक को संकलित करने की पद्धति पर दस्तावेजों और मामलों की एक सूची के उदाहरण का उपयोग करके विचार किया गया था।

दस्तावेज़ों की विषयगत सूचियाँ

एक अतिरिक्त अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक के रूप में, दस्तावेजों और मामलों की विषयगत सूची संकलित की जा सकती है:

शोधकर्ताओं, दस्तावेज़ प्रकाशकों, पुरालेखपालों, पत्रकारों और अन्य विशेषज्ञों की एक विस्तृत श्रृंखला को सूचित करने के लिए दस्तावेज़ों की सूची सबसे प्रासंगिक, लोकप्रिय और कम अध्ययन वाले विषयों पर संकलित की जाती है।

डेटाबेस

दस्तावेजों की सूची के साथ, राज्य, नगरपालिका और विभागीय अभिलेखागार सक्रिय रूप से डेटाबेस विकसित कर रहे हैं और उन्हें अपनी आधिकारिक वेबसाइटों पर पोस्ट कर रहे हैं, जिससे रिमोट एक्सेस मोड में दस्तावेजी जानकारी को त्वरित और व्यापक रूप से खोजना और प्रस्तुत करना संभव हो जाता है।

7.1. संदर्भ उपकरण प्रणाली

वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण (आरएसए) विभिन्न प्रकार की अभिलेखीय निर्देशिकाओं में प्रस्तुत दस्तावेज़ विवरण (द्वितीयक दस्तावेजी जानकारी) के तत्वों का एक संरचित सेट है, दस्तावेजों और दस्तावेजी जानकारी की खोज के लिए डिज़ाइन किए गए डेटाबेस।

संगठन के संग्रह के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र (एसएनएसए) की प्रणाली दस्तावेजों और दस्तावेजी जानकारी की खोज के लिए एक वैज्ञानिक और पद्धतिगत आधार पर बनाए गए दस्तावेजों की संरचना और सामग्री पर परस्पर संबंधित और पूरक अभिलेखीय निर्देशिकाओं का एक जटिल है। प्रभावी उपयोग के लिए।

संगठन के एसएनएसए अभिलेखागार की संरचना संग्रह के प्रकार, इसमें संग्रहीत दस्तावेजों की संरचना और सामग्री, खोज की प्रकृति और उद्देश्यों और दस्तावेजों के उपयोग की तीव्रता से निर्धारित होती है।

संगठन के संग्रह एसएनएसए के तत्व सूची, कैटलॉग, डेटाबेस हैं जो इन निर्देशिकाओं के साथ-साथ इंडेक्स, दस्तावेज़ समीक्षा, संगठन के अभिलेखीय निधि के ऐतिहासिक संदर्भ के रूप में कार्य करते हैं।

संगठन की अभिलेखीय निर्देशिकाओं को उनके अनुसार प्रकारों में विभाजित किया गया है इच्छित उद्देश्य: सूची, सूची, सूचकांक, समीक्षा।

संगठन के दस्तावेजों की संरचना और सामग्री पर अभिलेखीय निर्देशिकाएं और डेटाबेस इंट्रा-फंड और इंटर-फंड हो सकते हैं।

7.1.6. एसएनएसए प्रणाली कार्यालय के काम और संगठनों के अभिलेखागार में बनाए गए लेखांकन और संदर्भ तंत्र की निरंतरता को लागू करती है, राज्य अभिलेखागार के एसएनएसए के साथ इसका संयोजन।

संगठनों के एसएनएसए अभिलेखागार की निरंतरता इसके निर्माण की आवश्यकताओं और सिद्धांतों की एकता पर आधारित है। यह निरंतरता कार्यालय के काम में और उनके लिए आवश्यक संदर्भ उपकरण के साथ मामलों, दस्तावेजों, कैटलॉग, डेटाबेस की सूची के संगठनों के अभिलेखागार में अनिवार्य संकलन को निर्धारित करती है।

7.1.7. एसएनएसए को बनाते और विकसित करते समय, एक विभेदित दृष्टिकोण का उपयोग किया जाता है, जिसमें अभिलेखीय निर्देशिकाओं और डेटाबेस की उपयुक्त संरचना का चयन करना, विवरण पद्धति, निर्देशिकाओं के लिए संदर्भ तंत्र की संरचना और सामग्री, और काम के आवश्यक क्रम को स्थापित करना शामिल है।

बहुपक्षीय, क्रॉस-इंडस्ट्री जानकारी वाले संगठनों के फंड और विशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय दस्तावेजों के साथ व्यक्तिगत मूल के फंड प्राथमिकता विवरण के अधीन हैं; सूची विभिन्न प्रकार के सूचकांक के साथ प्रदान की जानी चाहिए; फंड स्तर व्यक्तिगत विशेषताएं. सबसे अधिक जानकारीपूर्ण फंडों के लिए समीक्षाएं, मामलों के सूचकांक और दस्तावेज बनाए जाते हैं।

एक उद्योग या गतिविधि के एक क्षेत्र के बारे में जानकारी रखने वाले संगठनों के फंड के लिए, और व्यक्तिगत मूल के फंड, जिसमें विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज शामिल हैं, केवल एक सूचकांक के साथ सूची प्रदान की जा सकती है; फंड के स्तर पर, व्यक्तिगत और समूह दोनों विशेषताओं को संकलित किया जा सकता है।

7.1.10. एक विषय पर जानकारी रखने वाले या उपरोक्त फंडों के अतिरिक्त चरित्र वाले संगठनों के फंड के दस्तावेजों के लिए, इंडेक्स संकलित नहीं किए जाते हैं।

7.2. मामलों, दस्तावेजों का विवरण

7.2.1. मामलों की सूची, दस्तावेज - भंडारण इकाइयों, लेखा इकाइयों की संरचना और सामग्री का खुलासा करने के लिए डिज़ाइन की गई एक अभिलेखीय निर्देशिका, निधि के भीतर उनके व्यवस्थितकरण और उनके लेखांकन को ठीक करना।

सूची में वर्णनात्मक प्रविष्टियां, एक अंतिम प्रविष्टि (खंड 3.7.4 देखें), एक प्रमाणन पत्रक (परिशिष्ट 9) और सूची के लिए एक संदर्भ उपकरण शामिल हैं। सूची में विवरण का उद्देश्य एक भंडारण इकाई, एक लेखा इकाई है।

सूची के वर्णनात्मक लेख में शामिल हैं: भंडारण इकाई की क्रम संख्या, लेखा इकाई; रिकॉर्ड कीपिंग इंडेक्स या पुरानी इन्वेंट्री नंबर; भंडारण इकाई का शीर्षक, लेखा इकाइयां, दस्तावेजों की अंतिम तिथियां, भंडारण इकाई में चादरों की संख्या; भाषा, प्रामाणिकता का संकेत, प्रतियां, पुनरुत्पादन की विधि, दस्तावेजों के संरक्षण की डिग्री, बाहरी विशेषताएं। एक भंडारण इकाई, लेखा इकाई के व्यक्तिगत दस्तावेजों (दस्तावेजों के समूह) के एनोटेशन के साथ एक वर्णनात्मक लेख को पूरक किया जा सकता है।

सूची के संदर्भ उपकरण में शामिल हैं: शीर्षक पृष्ठ; सामग्री (सामग्री की तालिका), प्रस्तावना; संकेताक्षर की सूची; अनुवाद तालिकाएं, सिफर (इन्वेंट्री को संसाधित करने के मामले में); संकेत।

इन्वेंट्री के शीर्षक पृष्ठ पर रखा गया है: संगठन के संग्रह का पूरा नाम, फंड का नाम, फंड नंबर, इन्वेंट्री नंबर, इन्वेंट्री का नाम। सूची में शामिल दस्तावेजों की नवीनतम तिथियां।

प्रस्तावना को सभी स्टॉक इन्वेंटरी के लिए एक सामान्य के रूप में संकलित किया जा सकता है; साथ ही एक अलग विवरण। फंड की सूची के लिए सामान्य प्रस्तावना पहली सूची में रखी गई है।

प्रस्तावना, जो फंड के सभी इन्वेंटरी के लिए सामान्य है, निर्धारित करती है: संस्थापक का इतिहास, फंड का इतिहास; निधि के दस्तावेजों की संरचना और सामग्री का एनोटेशन (इस मामले में, भंडारण इकाइयों के सबसे विशिष्ट समूहों को उनके प्रकार और किस्मों द्वारा सामग्री द्वारा प्रतिष्ठित किया जाता है); विवरण के लिए संदर्भ तंत्र की संरचना।

फंड की प्रत्येक सूची के लिए अलग-अलग प्रस्तावना संकलित करते समय, संस्था-संस्थापक के इतिहास और फंड के इतिहास पर सभी सामान्य डेटा को पहली सूची की प्रस्तावना में रखा जाता है।

7.2.4. सूची के लिए सूचकांक (सामान्य और विशेष दोनों) संकलित किए जा सकते हैं। सूची के सूचकांक का संदर्भ डेटा भंडारण इकाइयों, लेखा इकाइयों की क्रम संख्या (खंड 6.2 देखें) को दिया जाता है।

7.3. कैटलॉग और विभागीय फाइल कैबिनेट

7.3.1. कैटलॉग एक इंटर-फंड अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक है, जिसमें संग्रह दस्तावेजों की सामग्री के बारे में जानकारी इस कैटलॉग के लिए अपनाई गई दस्तावेज़ सूचना वर्गीकरण योजना के अनुसार विषयों (विषयों, उद्योगों) द्वारा समूहीकृत की जाती है।

विभिन्न निर्देशिकाओं का संग्रह संग्रह निर्देशिका प्रणाली बनाता है।

7.3.2. कैटलॉग की तैयारी, निर्माण और रखरखाव पर काम की समग्रता को दस्तावेज़ कैटलॉगिंग कहा जाता है।

अभिलेखागार में कैटलॉगिंग को एक स्वतंत्र प्रकार के कार्य (विषयगत विकास) के रूप में और दस्तावेजों के विवरण और पहचान से संबंधित अन्य प्रकार के कार्यों की प्रक्रिया में (कैटलॉगिंग पास करना) किया जा सकता है।

सूचीबद्ध करते समय, एक विभेदित दृष्टिकोण का उपयोग किया जाता है, जिसमें शामिल हैं: उस क्रम का निर्धारण जिसमें अभिलेखीय निधि और उनके संरचनात्मक भागों का चयन किया जाता है; मामलों और दस्तावेजों का चयन और उनसे जानकारी; दस्तावेजी जानकारी का वर्णन करने के लिए उपयुक्त तकनीकों का अनुप्रयोग।

कैटलॉगिंग में निम्नलिखित प्रकार के कार्य शामिल हैं: एक वर्गीकरण योजना तैयार करना, दस्तावेजों की पहचान करना और उनका चयन करना, कैटलॉग कार्ड पर वर्णन करना, उन्हें व्यवस्थित करना, कैटलॉग को बनाए रखना।

वर्गीकरण योजना का चुनाव संग्रह दस्तावेजों की संरचना और उनके उपयोग के कार्यों द्वारा निर्धारित किया जाता है।

दस्तावेज़ सूचना वर्गीकरण योजना - एक लिखित या ग्राफिक दस्तावेज़ जिसमें कैटलॉग के वर्गीकरण डिवीजनों की एक सूची होती है, जो एक निश्चित अनुक्रम में व्यवस्थित होती है, और इन डिवीजनों में दस्तावेजों से जानकारी वितरित करने के लिए अभिप्रेत है।

7.3.5. निर्माण योजना के आधार पर, कैटलॉग को व्यवस्थित, विषयगत, विषय और उनकी किस्मों (नाममात्र, भौगोलिक, वस्तु) में विभाजित किया गया है।

संगठन के संग्रह में, एक नियम के रूप में, व्यवस्थित और नाममात्र कैटलॉग संकलित किए जाते हैं।

7.3.6. व्यवस्थित कैटलॉग में दस्तावेजी जानकारी को ज्ञान की शाखाओं के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है और व्यावहारिक गतिविधियाँसंगठन और एक तार्किक क्रम में व्यवस्थित।

नाममात्र सूची में, दस्तावेजी जानकारी को दस्तावेजों में वर्णित व्यक्तियों या उनके लेखक कौन हैं, के नाम से वर्णानुक्रम में वर्गीकृत किया जाता है। कालानुक्रमिक या तार्किक क्रम में आगे व्यवस्थितकरण किया जाता है।

कैटलॉगिंग के लिए चुने गए फंड और दस्तावेजों को कैटलॉग कार्ड पर वर्णित किया गया है।

कैटलॉग में विवरण की वस्तु एक दस्तावेज (दस्तावेजों का एक समूह, एक दस्तावेज का हिस्सा), एक भंडारण इकाई (लेखांकन की एक इकाई), एक सूची, एक सेट, एक फंड (धन का एक समूह) हो सकती है, जिसमें जानकारी होती है। किसी विशिष्ट विषय (मुद्दे) पर।

7.3.9. कैटलॉग के वर्णनात्मक लेख की संरचना में शामिल हैं: संग्रह का नाम, सूचकांक, शीर्षक, उपशीर्षक, घटना की तारीख, घटना का स्थान, सामग्री, फंड नंबर, फंड का नाम, इन्वेंट्री, फ़ाइल, शीट, दस्तावेज़ भाषा, कार्ड कैटलॉग के लिए प्रजनन विधि - संकलक का उपनाम और वर्णनात्मक लेख की तारीख भी।

कैटलॉग के अनुभागों या कैटलॉग के अनुभागों को अन्य अभिलेखीय निर्देशिकाओं के साथ जोड़ने के लिए, संदर्भों की एक प्रणाली का उपयोग किया जाता है।

7.3.10. एक कैटलॉग को बनाए रखना कार्यों का एक समूह है जो इसके कामकाज को सुनिश्चित करता है, जिसमें शामिल हैं: कार्य का वैज्ञानिक और पद्धति संबंधी समर्थन; कार्ड अनुक्रमण; अनुक्रमित और शीर्षकों द्वारा उनका व्यवस्थितकरण; कैटलॉग के लिए एक संदर्भ उपकरण तैयार करना; कैटलॉग सुधार।

वैज्ञानिक और पद्धतिगत समर्थन में विकास शामिल है शिक्षण में मददगार सामग्रीव्यक्तिगत संग्रह (या उनमें से एक समूह) को सूचीबद्ध करने पर, कैटलॉग वर्गीकृत करने के लिए कार्य योजनाएं, उनका स्पष्टीकरण और जोड़।

अनुक्रमण एक वर्गीकरण योजना के अनुसार एक सूचकांक का चयन या संकलन है और संबंधित कैटलॉग कार्ड की जानकारी के लिए इसका असाइनमेंट है। नाममात्र निर्देशिका में, कार्ड अनुक्रमित नहीं होते हैं, लेकिन वर्णानुक्रम में व्यवस्थित होते हैं।

कैटलॉग सुधारों में वर्गीकरण योजना में सुधार शामिल हैं; कैटलॉग की सामग्री और डिज़ाइन का सत्यापन; विवरणों का सत्यापन (संपादन, एक फंड या इन्वेंट्री पर सजातीय जानकारी के साथ विवरण का संयोजन, उनके व्यवस्थितकरण को स्पष्ट करना)।

कैटलॉग सिस्टम की पुनःपूर्ति के स्रोतों में से एक विषयगत और विषय-विषयक फ़ाइल अलमारियाँ, सबसे अधिक जानकारीपूर्ण और अक्सर उपयोग किए जाने वाले धन के दस्तावेजों के लिए कर्मियों के लिए फ़ाइल अलमारियाँ हो सकती हैं।

संगठन के संग्रह में, एक नियम के रूप में, संगठन के इतिहास पर विषय कार्ड इंडेक्स (नाममात्र, भौगोलिक) या कालानुक्रमिक कार्ड इंडेक्स, कार्ड इंडेक्स की किस्में बनाई जाती हैं।

एक नाममात्र कार्ड फ़ाइल (कार्मिक द्वारा कार्ड फ़ाइल) के बारे में जानकारी खोजने के लिए बनाई गई है ज्येष्ठता, वेतन और अन्य सामाजिक डेटा कानूनी प्रकृति. कार्ड में अंतिम नाम, पहला नाम, कर्मचारी का संरक्षक, उसके बारे में जानकारी के साथ फंड, इन्वेंट्री, केस, शीट की संख्या के लिंक होते हैं। कार्डों को उपनामों के वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है, और उपनामों के भीतर - नामों और संरक्षकों के वर्णानुक्रम में।

भौगोलिक कार्ड इंडेक्स में, भौगोलिक वस्तुओं द्वारा सूचना को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है। वर्गीकरण प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन पर भी आधारित हो सकता है। कालानुक्रमिक क्रम में आगे व्यवस्थितकरण किया जाता है।

संगठन के इतिहास पर एक कार्ड फ़ाइल, एक नियम के रूप में, एक संग्रह में बनाई जाती है जिसमें अधिग्रहण के कई स्रोत होते हैं। इसमें उन संगठनों के निर्माण, परिवर्तन, परिसमापन के बारे में जानकारी है जो दस्तावेजों को इस संग्रह में स्थानांतरित करते हैं, प्रशासनिक दस्तावेजों के लिंक के साथ जो उनके निर्माण, परिवर्तन, परिसमापन का आधार हैं।

कालानुक्रमिक कार्ड इंडेक्स में घटनाओं की तारीखों, तथ्यों या दस्तावेजों की तारीखों के बारे में जानकारी वाले कार्ड शामिल होते हैं, जो कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित होते हैं।

बड़ी संख्या में निधियों को संग्रहीत करने वाले अभिलेखागार में, निधियों के नामों की एक फ़ाइल संकलित की जाती है। फंड के प्रत्येक नाम (नाम बदलें) के लिए, एक कार्ड तैयार किया जाता है जिसमें इसकी संख्या और समय सीमा होती है। कार्ड संगठनों के प्रकार के वर्णानुक्रम में व्यवस्थित होते हैं।

एक ही प्रकार के कई फ़ाइल कैबिनेट को कैटलॉग में जोड़ा जा सकता है।

स्व-मौजूदा फ़ाइल कैबिनेट रेफरल द्वारा कैटलॉग सिस्टम से जुड़े होते हैं।

7.4. संकेत

7.4.1. अनुक्रमणिका - एक अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक, जो एक वर्णानुक्रमिक, व्यवस्थित या किसी अन्य आधार पर संकलित है, अभिलेखीय दस्तावेजों में उल्लिखित वस्तुओं के नामों (नामों) की सूची, उनके खोज डेटा को दर्शाती है।

किसी संगठन के संग्रह में इंडेक्स इंटर-फंड, इंट्रा-फंड, फॉर्म में - इलेक्ट्रॉनिक, शीट या कार्ड हो सकते हैं, हेडिंग की संरचना में - बधिर (विषय अवधारणाएं और उनके खोज डेटा) और एनोटेट (विषय अवधारणाएं स्पष्टीकरण के साथ हैं) ), इंडेक्स के भीतर अवधारणाओं के समूहन में - वर्णानुक्रमिक, व्यवस्थित, कालानुक्रमिक।

अनुक्रमणिका को भंडारण इकाइयों के शीर्षकों (उन्हें देखे बिना) या दस्तावेजों (भंडारण इकाइयों को देखने के साथ) में संकलित किया जा सकता है।

सूचकांक के मुख्य प्रकार हैं: विषय (इसकी किस्में विषयगत, नाममात्र, भौगोलिक), कालानुक्रमिक हैं। सूचकांक के भीतर अवधारणाओं के समूह के अनुसार, वर्णानुक्रमिक, व्यवस्थित और कालानुक्रमिक सूचकांक प्रतिष्ठित हैं।

7.4.2. एक सूची के दस्तावेजों के लिए दस्तावेजों के सूचकांक तैयार किए जा सकते हैं, फंड के कई आविष्कार, पूरे फंड, कई फंड।

7.4.3. किसी भी प्रकार के सूचकांक की एक वर्णनात्मक प्रविष्टि में एक विषय अवधारणा (शीर्षक) और खोज डेटा होता है। सूचकांक के उद्देश्य के आधार पर, शीर्षक हो सकता है: सरल (उपशीर्षक नहीं है); जटिल (एक उपशीर्षक या एक अवधारणा की परिभाषा है)।

एक सूची की भंडारण इकाइयों के लिए सूचकांक खोज डेटा में भंडारण इकाइयों की क्रम संख्या शामिल है; एक संग्रह के कई फंडों की भंडारण इकाइयों के लिए सूचकांक का डेटा खोजें, ये डेटा इन्वेंट्री, फंड की संख्या के पूरक हैं।

विषयगत सूचकांक में ऐसी अवधारणाएँ शामिल हैं जो ऐतिहासिक तथ्यों और घटनाओं का प्रतिनिधित्व करती हैं। नाममात्र के मामले में शीर्षक और उपशीर्षक दिए गए हैं।

विषय सूचकांक में वर्णानुक्रम में व्यवस्थित अवधारणाएँ शामिल हैं।

सामान्य विषय सूचकांक में विषम अवधारणाएँ शामिल हैं और शीर्षकों की संरचना के अनुसार, केवल बहरे हो सकते हैं।

एक विशेष विषय सूचकांक में सजातीय अवधारणाएं (दस्तावेजों के प्रकार, लेखकों के नाम, संस्थानों के नाम, उनके संरचनात्मक भाग, उद्योगों के नाम आदि) शामिल हैं और बहरे या एनोटेट किए जा सकते हैं।

नाम सूचकांक वर्णानुक्रम में बनाया गया है और इसमें उपनाम, प्रथम नाम, संरक्षक (विविधता, छद्म नाम, उपनाम, उपनाम), जीवनी संबंधी जानकारी शामिल है।

भौगोलिक सूचकांक में राज्यों, प्रशासनिक-क्षेत्रीय इकाइयों, समुद्रों, नदियों और अन्य भौगोलिक अवधारणाओं के नाम शामिल हैं।

सामान्यीकरण अवधारणाओं या प्रशासनिक-क्षेत्रीय नामों को बिना स्पष्टीकरण के सूचकांक में दर्ज किया जाता है।

कालानुक्रमिक सूचकांक में शीर्षक होते हैं जिनमें ऐतिहासिक घटनाओं, घटनाओं और तथ्यों की तारीखें, या कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित दस्तावेजों की तिथियां शामिल होती हैं।

सूचकांक सामान्य ("देखें") और निजी ("देखें भी") संदर्भों की एक प्रणाली का उपयोग करता है, जिसकी सहायता से समान अवधारणाओं के बीच एक कनेक्शन स्थापित किया जाता है।

7.4.8. अभिलेखीय निर्देशिकाओं के सूचकांक एक ही प्रकार के हो सकते हैं और उनकी संरचना समान हो सकती है, लेकिन खोज में डेटा लिंक निर्देशिका के पृष्ठों या अनुभागों (निर्देशिकाओं के लिए) को दिए जाते हैं।

7.5. समीक्षा

7.5.1. एक समीक्षा एक अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक है जिसमें दस्तावेजों के अलग-अलग सेटों की संरचना और सामग्री के बारे में व्यवस्थित जानकारी शामिल है।

संगठन के संग्रह में समीक्षा प्रकार फंड समीक्षा और विषयगत समीक्षा हैं।

स्टॉक ओवरव्यू के लिए विवरण का उद्देश्य एक दस्तावेज (दस्तावेजों का एक समूह, एक दस्तावेज का एक हिस्सा), एक भंडारण इकाई, एक स्टॉक की एक लेखा इकाई है। संग्रह दस्तावेजों के विषयगत अवलोकन के लिए विवरण का उद्देश्य एक संग्रह का एक दस्तावेज (दस्तावेजों का एक समूह, एक दस्तावेज का हिस्सा), एक भंडारण इकाई, एक फंड की एक लेखा इकाई (फंड का एक हिस्सा, धन का एक समूह) है। एक विशिष्ट विषय पर।

फंड ओवरव्यू में एक फंड के दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के बारे में व्यवस्थित जानकारी शामिल है।

एक विषयगत समीक्षा में एक विशिष्ट विषय पर एक या संग्रह निधि के समूह के दस्तावेजों के एक हिस्से की संरचना और सामग्री के बारे में व्यवस्थित जानकारी शामिल होती है।

समीक्षाओं को संकलित करते समय, एक विभेदित दृष्टिकोण का उपयोग किया जाता है, जिसमें एक फंड और / या विषय का चयन होता है, समीक्षा के मुख्य भाग में जानकारी को समूहीकृत करने का सिद्धांत, दस्तावेजों (व्यक्तिगत या समूह एनोटेशन) के बारे में जानकारी प्रस्तुत करने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग करना, अलग-अलग विवरण के तरीके ख़ास तरह केदस्तावेज़, समीक्षा के लिए संदर्भ उपकरण की उपयुक्त संरचना और पूर्णता की डिग्री की पहचान करना।

अवलोकन में भंडारण इकाइयों, लेखा इकाइयों, दस्तावेजों और संदर्भ उपकरण के अलग-अलग समूहों के लिए एनोटेशन का एक सेट होता है।

एनोटेशन भंडारण इकाइयों, लेखा इकाइयों, दस्तावेजों के एक समूह की सामग्री को निर्धारित करता है, मुख्य प्रकार के दस्तावेजों, उनके लेखकों, कालानुक्रमिक ढांचे, प्रामाणिकता, खोज डेटा को इंगित करता है। फंड ओवरव्यू में, खोज डेटा में इन्वेंट्री नंबर, स्टोरेज यूनिट, अकाउंटिंग यूनिट, स्टोरेज यूनिट की शीट शामिल हैं; अंतर-निधि विषयगत समीक्षा में, खोज डेटा को निधि संख्याओं द्वारा पूरक किया जाता है। समीक्षा के संदर्भ उपकरण में शीर्षक पृष्ठ, सामग्री की तालिका (सामग्री की तालिका), प्रस्तावना, संक्षिप्ताक्षरों की सूची और अनुक्रमणिका शामिल हैं। एक विषयगत समीक्षा के साथ निधियों की एक सूची, जिसके बारे में जानकारी समीक्षा में निहित है, और विषय पर एक ग्रंथ सूची होनी चाहिए।

समीक्षा की प्रस्तावना में संस्थापक के इतिहास और फंड के इतिहास, समीक्षा की संरचना और संदर्भ तंत्र की संरचना के बारे में जानकारी शामिल है।

7.5.6. समीक्षा के निर्माण के लिए संरचनात्मक, क्षेत्रीय (कार्यात्मक), विषय-विषयक, भौगोलिक, कालानुक्रमिक और अन्य विशेषताओं का उपयोग आधार के रूप में किया जा सकता है।

व्यक्तिगत मूल के फंड के अवलोकन के लिए, फंड के दस्तावेजों के लिए एक व्यवस्थित योजना का उपयोग किया जाता है।

7.6. इतिहास संदर्भ

7.6.1. संगठन के संग्रह में, अभिलेखीय निधि के लिए एक ऐतिहासिक संदर्भ संकलित किया गया है - एक दस्तावेज जिसमें संस्थापक और अभिलेखीय निधि के इतिहास की जानकारी है, संक्षिप्त विवरणइसके दस्तावेजों की संरचना और सामग्री और संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली।

ऐतिहासिक संदर्भ में खंड होते हैं: संस्थापक का इतिहास, फंड का इतिहास, फंड के दस्तावेजों की विशेषताएं।

7.6.2. पहला खंड - संस्थापक का इतिहास - संगठन के उद्भव के लिए ऐतिहासिक परिस्थितियों का विवरण, पूर्ववर्ती संगठन का नाम, सभी पुनर्गठन के कालानुक्रमिक क्रम में, निम्नलिखित जानकारी सहित:

• के संदर्भ में संगठन के निर्माण, परिवर्तन और परिसमापन की तिथियां विधायी कार्यया प्रशासनिक दस्तावेज; उत्तराधिकारी संगठन का नाम;
• संगठन के कार्य और कार्य और उनके परिवर्तन;
• संगठन की गतिविधियों का पैमाना, अधीनस्थ संगठनों की प्रणाली की संरचना;
• राज्य तंत्र, आर्थिक, सामाजिक-राजनीतिक, सांस्कृतिक और अन्य जीवन की प्रणाली में संगठन का स्थान;
• संगठन के नाम और अधीनता में परिवर्तन;
• संगठन की संरचना और उसके परिवर्तन।

संयुक्त अभिलेखीय कोष के लिए, कोष बनाने वालों का एक सामान्य इतिहास संकलित किया जा सकता है।

संग्रह संग्रह के संबंध में, इसके निर्माण के इतिहास की जानकारी, संकलक के बारे में जानकारी, साथ ही संग्रह में प्रवेश करने से पहले संग्रह का स्थान (यदि यह संग्रह में नहीं बनाया गया था) इंगित किया गया है।

7.6.3. दूसरा खंड - फंड का इतिहास - में निम्नलिखित जानकारी शामिल है:

• संग्रह में निधि के दस्तावेजों की पहली प्राप्ति की तारीख, उनकी मात्रा और समय सीमा;
• फंड की संरचना और मात्रा में परिवर्तन और उनके कारण (मूल्य, हानि, अनिर्दिष्ट अवधि की जांच);
• दस्तावेजों की सुरक्षा की डिग्री;
• दस्तावेजों के गठन, विवरण और व्यवस्थितकरण की विशेषताएं, दस्तावेजों की उपस्थिति के बारे में जानकारी जो फंड की कालानुक्रमिक सीमाओं से परे हैं;
• फंड निर्माता (कार्मिकों सहित) के दस्तावेजों की उपलब्धता के बारे में जानकारी जो अन्य फंड या अभिलेखागार का हिस्सा हैं, और उनके भंडारण के स्थान;
• अन्य संगठनों या व्यक्तियों (स्टॉक समावेशन) के दस्तावेजों की उपलब्धता के बारे में जानकारी;
• फंड के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की संरचना।

7.6.4. फंड के इतिहास पर अनुभाग में विवरण के ऐसे तत्व भी शामिल हैं जैसे एनोटेशन, ग्रंथ सूची, दस्तावेजों के उपयोग की शर्तों के बारे में जानकारी।

एनोटेशन में फंड की संरचना और दस्तावेजों के प्रकार, विषयों पर दस्तावेजों की सामग्री, फंड निर्माता की गतिविधियों को दर्शाने वाले मुद्दों, विषयों के कालक्रम को इंगित करने और उनके भौगोलिक को निर्दिष्ट करने वाले दस्तावेजों की संरचना का एक संक्षिप्त सामान्यीकृत विवरण शामिल है। प्रशासनिक-क्षेत्रीय) सीमाएं।

तीसरे खंड में दस्तावेजों के सामान्य और व्यक्तिगत समूहों में दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के संदर्भ में फंड का सामान्यीकृत विवरण शामिल है; फंड के कालानुक्रमिक ढांचे से परे जाने वाले दस्तावेजों की उपलब्धता के बारे में जानकारी, फंड के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र के बारे में, सूचना वाहक के प्रकारों के बारे में।

अभिलेखीय संग्रह की ऐतिहासिक जानकारी के दूसरे और तीसरे खंड को संगठन के अभिलेखीय कोष की ऐतिहासिक जानकारी के संबंधित अनुभागों के अनुरूप बनाया गया है।

प्रमाण पत्र पर निष्पादक और संग्रह के प्रमुख (संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति) द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

ऐतिहासिक संदर्भ चार प्रतियों में मुद्रित होता है: निधि के दस्तावेजों के पहले हस्तांतरण के दौरान तीन प्रतियों को राज्य संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है; one को संगठन के आर्काइव में फंड फाइल में रखा जाता है।

7.6.8. ऐतिहासिक जानकारी को पूरक किया जाता है जब फंड की भरपाई की जाती है या पुनर्गठन के मामले में, संगठन की संरचना और कार्यों में परिवर्तन होता है। प्रत्येक पूर्ण सूची के साथ एक ऐतिहासिक संदर्भ (इसका हिस्सा) राज्य संग्रह में जमा किया जाता है।

7.7. संग्रह का स्वचालित वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण

संग्रह का स्वचालित वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण - एक जटिल इलेक्ट्रॉनिक निर्देशिका(दस्तावेज़ विवरण का डेटाबेस) अभिलेखीय दस्तावेजों और सूचनाओं की कुशल खोज के लिए डिज़ाइन किया गया है।

एक स्वचालित एनएसए संगठन के वर्तमान कार्यालय के काम में बनाई गई सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली पर आधारित हो सकता है, और सबसे बढ़कर, इलेक्ट्रॉनिक जैसे तत्वों पर। संदर्भ फ़ाइलें, मामलों के नामकरण, क्लासिफायरियर (संवाददाता, संरचनात्मक विभाजन, दस्तावेजों के प्रकार के नाम, आदि)।

इलेक्ट्रॉनिक पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड (आरसीसी) के मुख्य क्षेत्र हैं: लेखक (संवाददाता), दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, दिनांक, दस्तावेज़ अनुक्रमणिका, शीर्षक ( सारांश), संकल्प, नियत तिथि, निष्पादन चिह्न, अभिलेखीय कोड।

दस्तावेज़ के बारे में जानकारी की खोज आरकेके के एक क्षेत्र और दोनों क्षेत्रों के संयोजन द्वारा की जा सकती है।

7.7.3. RKK फ़ील्ड "नाम के अनुसार मामला संख्या" एक लिंकिंग खोज विशेषता है जब दस्तावेज़ स्तर पर जानकारी की खोज से मामला स्तर पर खोज करने के लिए स्थानांतरित किया जाता है।

यदि स्वचालित मोड में मामलों का इलेक्ट्रॉनिक नामकरण होता है, तो दस्तावेजों को मामले में लिखा जाता है और मामले से दस्तावेज निकाले जाते हैं।

यदि उपयोगकर्ता मामलों के नामकरण के बारे में जानकारी खोजता है, और उसे किसी विशिष्ट दस्तावेज़ पर जाने की आवश्यकता होती है, तो मामलों में शामिल दस्तावेज़ों की सूची स्वचालित रूप से बनाई जा सकती है।

मामलों के नामकरण के मुख्य खोज विवरण हैं: केस इंडेक्स, केस टाइटल (वॉल्यूम, भाग), मामलों की संख्या (वॉल्यूम, भाग), भंडारण अवधि और सूची में लेख।

7.7.4. मामलों के इलेक्ट्रॉनिक नामकरण के आधार पर, मामलों की सूची का गठन एक स्वचालित मोड में किया जाता है। उसी समय, सूचना का चयन करने के लिए "फ़िल्टर" दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें हैं (कर्मचारियों द्वारा स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण)।

इलेक्ट्रॉनिक इन्वेंट्री में केस स्तर पर जानकारी के विवरण का विवरण होता है। विवरण के अनिवार्य विवरण हैं: रिकॉर्ड की क्रम संख्या (केस नंबर), केस इंडेक्स, केस टाइटल, प्रामाणिकता का संकेत (कॉपी नंबर), दस्तावेजों की समय सीमा, मामले में शीट की संख्या, दस्तावेजों का एनोटेशन।

इलेक्ट्रॉनिक इन्वेंट्री का सेट संपूर्ण रूप से फंड के बारे में जानकारी प्रदान करता है।

7.7.5. इलेक्ट्रॉनिक RKK एक स्वचालित कैटलॉग बनाने का आधार है।

यदि पारंपरिक एनएसए में कैटलॉग के प्रकार और किस्में (व्यवस्थित, विषयगत, नाममात्र, संस्थानों के इतिहास पर, आदि) संदर्भों की एक प्रणाली द्वारा परस्पर जुड़े हुए हैं, तो एक स्वचालित मोड में एक इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग का गठन किया जाता है जिसमें विवरण होता है दस्तावेज़ या मामला स्तर।

कैटलॉग को विषय, भौगोलिक नाम, व्यक्तित्व आदि को दर्शाने वाले कीवर्ड के साथ आपूर्ति की जाती है। कैटलॉग में प्रदान की गई वर्गीकरण योजना आपको एक या अधिक शीर्षकों के लिए एक दस्तावेज़ असाइन करने की अनुमति देती है। वर्गीकरण योजना के अनुसार जानकारी की खोज करना आपको इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग को एक व्यवस्थित के रूप में, भौगोलिक नामों से कैटलॉग - भौगोलिक एक के रूप में, आदि का उपयोग करने की अनुमति देता है।

संगठन में एक स्वचालित दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली के अभाव में, दस्तावेज़ स्तर पर विवरण का एक डेटाबेस बनाया जाता है! (डिजिटल कैटलॉग)।

इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग में विवरण के मुख्य विवरण हैं: सूचकांक, शीर्षक, उपशीर्षक, घटना की तारीख, घटना का स्थान, सामग्री, फंड का नाम, फंड नंबर, इन्वेंट्री नंबर, केस नंबर, शीट नंबर। विवरण: फंड का नाम, फंड नंबर, इन्वेंट्री नंबर, केस नंबर, शीट नंबर में अकाउंटिंग विशेषताएँ होती हैं और इसे अकाउंटिंग ऑटोमेटेड सिस्टम से बदला जा सकता है।

7.7.6. स्वचालित वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण, पारंपरिक एनएसए की तुलना में, अभिलेखीय दस्तावेजों की परिचालन और बहुमुखी खोज के लिए व्यापक अवसर प्रदान करता है। एनएसए के कार्यों को सूचना खोज प्रक्रियाओं, स्क्रीन देखने के लिए खोज परिणामों की प्रस्तुति या फाइलों और प्रिंटआउट के रूप में और संदर्भ ग्रंथों के निर्माण का उपयोग करके किया जाता है।

विवरण की वस्तु की विशेषता वाले कीवर्ड विवरण प्रक्रिया के दौरान या इसके पूरा होने के बाद सिस्टम में दर्ज किए जाते हैं। कीवर्ड उपयोगकर्ता को फंड, इन्वेंट्री, फ़ाइल, दस्तावेज़ के स्तर पर जानकारी को जल्दी से खोजने की क्षमता देते हैं।

सामग्री के पूर्ण पाठ (संग्रह दस्तावेज, जर्नल लेख, किताबें, विधायी कृत्यों) को शामिल करने वाले पूर्ण-पाठ डेटाबेस में जानकारी की खोज में उपयोगकर्ता शामिल होता है, सबसे पहले, सार (परिचय) और दस्तावेज़ के अनुभागों के शीर्षकों के साथ। संक्रमण, यदि आवश्यक हो, संबंधित पाठ के लिए। यदि आवश्यक हो, तो उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ के पूर्ण पाठ की एक प्रति प्राप्त करने का एक त्वरित अवसर प्रदान किया जाता है।

पूर्ण-पाठ दस्तावेज़ों की जानकारी की खोज उन वर्णनकर्ताओं द्वारा की जा सकती है जो थिसॉरस के मुद्रित संस्करणों से चुने गए हैं, या वर्गीकरण सूचकांकों के साथ-साथ शब्दों द्वारा भी किए जा सकते हैं। प्राकृतिक भाषादस्तावेज़ के पाठ से।

7.7.7. स्थायी भंडारण के लिए स्थानांतरित किए जाने वाले दस्तावेजों को एक स्वचालित एनएसए के साथ राज्य संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

उपलब्धता आवश्यक विवरणस्वचालित एनएसए के डेटाबेस की संरचना में और इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में इन विवरणों पर जानकारी का प्रावधान संगठन के संग्रह के डेटाबेस और राज्य या नगरपालिका संग्रह के स्वचालित एनएसए की संगतता सुनिश्चित करता है।

के लिए उचित संगठनसंग्रह में दस्तावेजी सामग्री का उपयोग, मैनुअल का एक सेट बनाया जा रहा है - वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण(एनएसए)। लेखांकन दस्तावेजों, अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों, शिक्षण सहायक सामग्री और संदर्भ साहित्य का परिसर संग्रह दस्तावेजों के लिए लेखांकन प्रदान करता है, उनके वैज्ञानिक संगठन, उनके उपयोग की सुविधा के लिए उनकी संरचना और सामग्री का प्रकटीकरण, साथ ही भंडार में आवश्यक सामग्री को जल्दी से खोजने की क्षमता। एनएसए प्रणाली संपूर्ण रूप से कोष, संग्रह, राज्य अभिलेखीय कोष के भीतर दस्तावेजों और दस्तावेजी जानकारी की खोज का प्रावधान करती है। अभिलेखीय संदर्भ मैनुअल का निर्माण मुख्य रूप से दस्तावेजी सामग्री के वैज्ञानिक और तकनीकी प्रसंस्करण के संबंध में किया जाता है। जैसा कि ऊपर कहा गया है, वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण में गाइड, सूची, कैटलॉग, फंड की अनुक्रमणिका, विषयगत समीक्षा, वैज्ञानिक संदर्भ मैनुअल शामिल हैं। मुख्य अभिलेखीय मार्गदर्शिका है भंडार,चूंकि अन्य सभी निर्देशिकाएं और लेखा दस्तावेज इस पर निर्भर करते हैं: सभी निर्देशिकाओं में, या तो भंडारण इकाइयों के कोड सूची के अनुसार उन्हें सौंपे जाते हैं, या स्वयं सूची की संख्या दी जाती है।

के साथ आरंभ करें संदर्भ नियमावलीअभिलेखीय सामग्री के लिए यह आवश्यक है कि काम की सबसे समीचीन और किफायती योजना निर्धारित करने के लिए दिए गए संग्रह और दायर फंड में उनकी प्रणाली के साथ एक सामान्य परिचित हो। यदि कई प्रकार के संदर्भ मैनुअल हैं, तो सबसे उन्नत लोगों के साथ काम शुरू होना चाहिए, क्योंकि वे आपको शोध विषय पर सामग्री को जल्दी से खोजने की अनुमति देंगे। यदि संग्रह में उपलब्ध है विषयगत सूचीपहले उससे संपर्क करना बेहतर है। इसकी विषयगत विशेषताओं के अनुसार, कई फंड निर्माताओं की गतिविधियों से संबंधित अपेक्षाकृत संकीर्ण विषय पर सामग्री की पहचान करने में कैटलॉग सबसे सुविधाजनक है। एक व्यापक विषय पर, विशेष रूप से एक फंड की सामग्री से संबंधित, इन्वेंट्री का उपयोग करके सामग्री की खोज करना अधिक समीचीन है। इन्वेंट्री से सामग्री की पहचान के लिए आवश्यक है कि शोधकर्ता विषय में उन्मुख हो, उसके पास न्यूनतम ज्ञात तथ्य हों जो इन्वेंट्री के साथ काम को सुविधाजनक बना सकें और पहचान को संपूर्ण बना सकें। सबसे आम वैज्ञानिक और संदर्भ सहायक हैं मार्गदर्शकतथा निधियों की सूची।उसे जिस फंड की जरूरत है उसका नाम और संख्या जानने के बाद, शोधकर्ता को इन्वेंट्री की सूची (या फंड की सूची से) से आवश्यक इन्वेंट्री का चयन करने और इसे देखना शुरू करने का अवसर मिलता है। इन्वेंट्री के उपयोग को सहायक इंडेक्स द्वारा, साथ ही इन्वेंट्री में शामिल अन्य सामग्रियों (उदाहरण के लिए, आउटफिट्स) द्वारा सुगम बनाया जा सकता है। यह संदर्भ मैनुअल की मुख्य श्रृंखला है, जिसमें प्रत्येक पिछला संदर्भ अगले एक के उपयोग के लिए सभी आवश्यक जानकारी प्रदान करता है, अंततः आवश्यक अभिलेखीय दस्तावेजों की प्रविष्टि सुनिश्चित करता है। कैटलॉग और विषयगत समीक्षा संदर्भ मैनुअल की एक और समानांतर, श्रृंखला है जो आपको "गाइडबुक - इन्वेंट्री" श्रृंखला को दरकिनार करते हुए दस्तावेजों की खोज करने की अनुमति देती है। व्यवहार में, शोधकर्ता को संदर्भ नियमावली की संपूर्ण प्रणाली का उपयोग करना पड़ता है। पहचान की गई सामग्री की समीक्षा के साथ संदर्भ नियमावली पर काम को जोड़ना उपयोगी है। यह या तो उन दस्तावेजों की उपस्थिति का प्रत्यक्ष संकेत दे सकता है जो अभी तक खोजे नहीं गए हैं, या अतिरिक्त जानकारी की एक पूरी श्रृंखला है जो आगे की सूची को देखते समय उपयोगी होगी। अभिलेखीय सामग्रियों की पूरी तरह से पहचान करने के लिए, "क्रॉस-यूज़" का अभ्यास किया जाना चाहिए। अलग - अलग प्रकारसंदर्भ गाइड।

प्रत्येक प्रकार की निर्देशिका में जानकारी प्रस्तुत करने का अपना तरीका होता है। इसलिए, सूची में, हम भंडारण इकाइयों (मामलों) के लिए स्पष्ट और संक्षिप्त शीर्षकों के साथ मिलते हैं, यदि आवश्यक हो, तो व्यक्ति के एनोटेशन के अतिरिक्त, विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज. कैटलॉग में, विवरण की वस्तु एक मामला नहीं है, बल्कि एक विशिष्ट मुद्दा है, जिसके बारे में जानकारी एक अलग दस्तावेज़ या उसके हिस्से में निहित है, दस्तावेजों का एक समूह, एक अलग मामला, मामलों का एक समूह। कैटलॉग कार्ड पर दस्तावेज़ों के समूह का एक सामान्यीकृत शीर्षक लिखा जाता है, जिसे इन्वेंट्री में केस शीर्षक के समान ही बनाया जाता है। इन्वेंट्री और कैटलॉग कार्ड में शीर्षक फॉर्म की समानता के बावजूद, वर्णनात्मक लेखों में जानकारी की मात्रा अलग है, क्योंकि विवरण का उद्देश्य अलग है। समीक्षाओं में, मुद्दे या घटना का सार एक कथा रूप में प्रस्तुत किया जाता है, फिर दस्तावेजों के प्रकार सूचीबद्ध होते हैं, जो कालानुक्रमिक ढांचे और उनमें निहित जानकारी की प्रकृति को दर्शाते हैं। इस विषय पर सभी दस्तावेजों के आर्काइव सिफर नीचे सूचीबद्ध हैं। फिर अगला प्रश्न इसी तरह से कवर किया गया है। समीक्षा के इस भाग को दस्तावेज़ विशेषताएँ कहा जाता है। समीक्षा के लिए एक सहायक संदर्भ उपकरण आवश्यक रूप से संकलित किया गया है।

संस्थानों, संगठनों, उद्यमों (विशेष रूप से छोटे वाले) के अभिलेखागार का एक महत्वपूर्ण हिस्सा वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की सीमित संरचना है। उनमें से कई में, सूची ही एकमात्र अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक है। लेकिन अगर समीक्षाओं का संकलन केवल एक बड़े विभागीय संग्रह के लिए संभव है, तो पंजीकरण कार्ड पर आधारित कार्ड कैटलॉग भी छोटे अभिलेखागार में होना चाहिए, क्योंकि वे दस्तावेजी जानकारी की खोज की सुविधा प्रदान करते हैं। नियमों में फाइलों और पंजीकरण कार्डों के साथ संस्था के संग्रह में स्थानांतरण का प्रावधान है। कार्यालय के कर्मचारियों को इसे दृढ़ता से समझना चाहिए और पंजीकरण कार्डअनुरोधों के निष्पादन के लिए, और आदेशों और अन्य प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए नियंत्रण कार्ड, जिनमें प्रश्न लिखे गए हैं, को आने वाले लंबे समय तक संदर्भ उद्देश्यों के रूप में कार्य करना होगा। इसलिए, सभी फाइल कैबिनेट को उचित क्रम में संस्था के संग्रह में स्थानांतरित किया जाना चाहिए। कार्ड की सरणी को दो भागों में विभाजित करना (स्थायी भंडारण के दस्तावेजों के लिए कार्ड और अस्थायी भंडारण के दस्तावेजों के लिए कार्ड) लिपिक कर्मचारियों को सौंपा गया है। उन संस्थानों में जहां नागरिकों से बड़ी संख्या में प्रस्ताव, आवेदन और शिकायतें प्राप्त होती हैं, आमतौर पर एक अलग कार्ड बनाया जाता है।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक प्रकार की निर्देशिका और प्रत्येक लेखा दस्तावेज का अपना उद्देश्य होता है। हालांकि, वे ओवरलैप नहीं करते हैं, लेकिन एक दूसरे के पूरक हैं।

कार्ड फ़ाइल - एक निर्देशिका जिसमें कार्ड पर दस्तावेज़ों की सामग्री के बारे में जानकारी होती है। संगठन की सूचना आवश्यकताओं के आधार पर कार्डों को फाइल कैबिनेट में रखा जाता है। जैसा कि संगठनों के अभिलेखागार के काम के अभ्यास से पता चलता है, सबसे अधिक उपयोग संगठनात्मक सामग्री की जानकारी है और प्रशासनिक दस्तावेज(मुख्य गतिविधियों, प्रोटोकॉल, अनुबंधों, समझौतों, पत्रों, आदि के लिए आदेश)।

दस्तावेजों का उपयोग करने के कार्यों के आधार पर, विषय और विषय-विषयक फ़ाइल कैबिनेट बनाए जा सकते हैं।

विषय कार्ड इंडेक्स में, कार्डों को अवधारणाओं द्वारा वर्णानुक्रम में समूहीकृत किया जाता है (उदाहरण के लिए, ऑर्डर के लिए - गतिविधि के क्षेत्रों के नाम से वर्णानुक्रम में: निगमीकरण, उत्पादन, विपणन, श्रम सुरक्षा; पत्रों के लिए - वर्णानुक्रम में संवाददाता संगठनों के नाम से, आदि। )

वरिष्ठता, वेतन और सामाजिक-कानूनी प्रकृति के अन्य डेटा के बारे में जानकारी खोजने के लिए कर्मियों के लिए फाइल कैबिनेट बनाने की सलाह दी जाती है।

कार्ड में संगठन के कर्मचारी का उपनाम, नाम, संरक्षक और दस्तावेजों के खोज डेटा (फंड, इन्वेंट्री, केस और शीट की संख्या) होना चाहिए जिसमें उसके बारे में जानकारी हो। कार्डों को नामों और पेट्रोनेमिक्स के वर्णानुक्रम में समान उपनामों के भीतर वर्णानुक्रम में उपनामों द्वारा व्यवस्थित किया जाता है।

बनाते और लागू करते समय स्वचालित प्रणालीसंगठनों के अभिलेखागार में दस्तावेजों और मामलों की खोज, दस्तावेजों और मामलों को दर्ज करने और रिकॉर्ड करने के पारंपरिक नियमों, दोनों कार्यालय के काम के स्तर पर और संग्रह में, कंप्यूटर प्रोग्राम के विकास में उपयोग किया जाना चाहिए।

इस तरह की निरंतरता एक नए तकनीकी स्तर पर संग्रह में काम के संक्रमण की सुविधा प्रदान करेगी।

अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों में ऐतिहासिक सूचना का विशेष स्थान है। संगठन के संग्रह में निधि के दस्तावेजों की पहली प्राप्ति पर प्रमाण पत्र तैयार किया जाता है। इसके बाद, 5-7 वर्षों के बाद, ऐतिहासिक पृष्ठभूमि को जोड़ने की सलाह दी जाती है।

ऐतिहासिक जानकारी को संग्रह के प्रमुख द्वारा संकलित और हस्ताक्षरित किया जाता है। प्रति वर्ष उत्पन्न होने वाले मामलों की एक छोटी मात्रा वाले संगठनों में, एक ऐतिहासिक नोट को एक प्रस्तावना द्वारा स्थायी भंडारण मामलों की सूची में बदला जा सकता है।

ऐतिहासिक पृष्ठभूमि में तीन खंड होते हैं:

1. संस्थापक का इतिहास;

2. फंड का इतिहास;

3. फंड के दस्तावेजों की विशेषताएं।

पहला खंड - संस्थापक का इतिहास, (कालानुक्रमिक क्रम में) में निम्नलिखित जानकारी है:

1. संगठन के निर्माण, परिवर्तन और परिसमापन पर प्रशासनिक दस्तावेजों की तिथियां, संख्याएं और शीर्षक;

2. संगठन की गतिविधियों के लिए समय सीमा;

3. संगठन के नाम और गतिविधियों में परिवर्तन;

4. संगठन के कार्य और कार्य और उनके परिवर्तन;

5. संगठन की गतिविधियों का पैमाना और राज्य तंत्र, उद्योग की प्रणाली में इसका स्थान;

6. संगठन की संरचना और उसके परिवर्तन (तारीखों के साथ)।

दूसरे खंड, फंड के इतिहास में निम्नलिखित जानकारी शामिल है:

1. फंड में मामलों की संख्या और फंड के मामलों की समय सीमा;

2. फंड के दस्तावेजों की संरचना और प्रत्येक समूह के लिए समय सीमा;

3. संगठन के संग्रह में निधि की प्राप्ति का समय;

4. दस्तावेजों की सुरक्षा की डिग्री;

5. फंड के दस्तावेजों की संरचना और दायरे में परिवर्तन;

6. एक संकेत (यदि संगठन राज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों को स्थानांतरित करता है) राज्य भंडारण के लिए मामलों के हस्तांतरण की तारीख और स्थान (राज्य संग्रह का नाम; राज्य संग्रह द्वारा निर्दिष्ट निधि संख्या, स्वीकृति और हस्तांतरण के अधिनियम का संदर्भ) मामले, इसकी तारीख और संख्या)।

तीसरा खंड - फंड के दस्तावेजों की विशेषताएं, फंड के लिए वैज्ञानिक और संदर्भ तंत्र के प्रकारों की एक सूची है।

तीसरे खंड में, निधि के दस्तावेजों का विवरण, वे सूचीबद्ध करते हैं:

1. मुख्य प्रकार के दस्तावेज;

2. इस संगठन में प्रलेखन की विशेषताओं को इंगित करें;

3. दस्तावेजों के उपयोग के बारे में सामान्य जानकारी दें (मुख्य सामग्री और एक सामाजिक और कानूनी प्रकृति के प्रमाण पत्र की संख्या, चयन और दस्तावेजों के जारी करने में संरचनात्मक इकाइयां, आदि।

सहायता पर मुद्रित है आम फार्म 4 प्रतियों में संगठन (3 प्रतियां राज्य संग्रह के लिए अभिप्रेत हैं और मामलों को प्राप्त करने और स्थानांतरित करने पर सूची के साथ स्थानांतरित की जाती हैं।

अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली

अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की प्रणाली अभिलेखीय दस्तावेजों की संरचना और सामग्री पर परस्पर संबंधित और पूरक अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों का एक जटिल है, जो अभिलेखीय दस्तावेजों की खोज और प्रभावी उपयोग के लिए अभिलेखीय जानकारी के लिए एकल पद्धति के आधार पर बनाई गई है।