व्यवस्थापक 20.05.2019 शून्य टिप्पणियां

फील्ड में अब किस पर भरोसा करें विनियमनऔर संग्रह का पद्धतिगत समर्थन?

सबसे पहले, पर वर्तमान दस्तावेज़कौन पहनता है नियामक चरित्र: अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन के लिए नियम रूसी संघऔर दूसरे अभिलेखीय दस्तावेजअंगों में राज्य की शक्तिअंग स्थानीय सरकारऔर संगठन (31 मार्च, 2015 संख्या 526 के रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित), जो पिछले साल सितंबर के अंत में लागू हुआ। आगे लेख में हम इसे नियम-2015 कहेंगे।

और दूसरी बात, वर्तमान दस्तावेज़ के लिए, जो एक पद्धतिगत प्रकृति का है: संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित, इसके बाद - मूल नियम) . अनेक व्यावहारिक मामले, केवल 2015 के नियमों से प्रभावित, यहां कुछ विस्तार से शामिल हैं, उदाहरण के लिए, मामलों का नामकरण विकसित करने की प्रक्रिया।

विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (यूएसएसआर के मुख्य पुरालेख दिनांक 09/05/1985 नंबर 263 के आदेश द्वारा अनुमोदित), जो लंबे समय तक उम्र के कारण काफी काम करने वाले दस्तावेज नहीं थे, अंत में भेजे गए थे एक अच्छी तरह से योग्य आराम और रूसी संघ के क्षेत्र में आवेदन के अधीन नहीं हैं, जिस क्षण से नियम लागू होते हैं -2015 (18 सितंबर, 2015 के संघीय पुरालेख का पत्र संख्या 2/2133-ए)।

क्या दस्तावेज रखने की जरूरत है?

एक अभिलेखीय दस्तावेज क्या है? लेख देखें "नए अभिलेखीय नियमों के लिए कौन से संगठन आवश्यक हैं? और रूसी संघ के अभिलेखीय कोष से दस्तावेज किसके पास हैं?"

दस्तावेज रखे जाने चाहिए। इस तथ्य के बावजूद कि नियम-2015 कहता है कि "संगठनों को अपनी गतिविधियों के दौरान बनाए गए अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए अभिलेखागार बनाने का अधिकार (जोर जोड़ा गया) है ...", यह अधिकार, करीब से जांच करने पर, एक में बदल जाता है वास्तविक दायित्व।

सबसे पहले, यदि कोई संगठन है, तो कर्मचारी हैं, जिसका अर्थ है कि उनमें से प्रत्येक के लिए कर्मियों पर दस्तावेजों का एक पूरा सेट।

दूसरे, यदि कोई संगठन है, तो उसका कर लेखांकन भी है, जिसे कागज या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों द्वारा भी दर्शाया जाता है।

तीसरा, कम से कम सभी सूचीबद्ध दस्तावेजनिर्दिष्ट समय के लिए रखा जाना चाहिए। शेल्फ जीवन के स्रोत - विशेष सूचियाँ:

• गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची सरकारी संस्थाएं, स्थानीय सरकारें और संगठन, भंडारण की अवधि का संकेत देते हैं (25 अगस्त, 2010 संख्या 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित);
• भंडारण की अवधि (31 जुलाई, 2007 नंबर 1182 के रूसी संघ के संस्कृति और जन संचार मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित) को इंगित करने वाले संगठनों की वैज्ञानिक, तकनीकी और उत्पादन गतिविधियों में उत्पन्न विशिष्ट अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची।

ये सूचियाँ राज्य और गैर-राज्य दोनों संगठनों द्वारा उपयोग के लिए अनिवार्य हैं। तो यह पता चला है कि किसी भी, यहां तक ​​​​कि सबसे छोटी और सबसे मामूली कंपनी के पास दस्तावेजों का एक सेट है अभिलेखीय भंडारण. और उनके लिए, ऐसी शर्तें बनाई जानी चाहिए जो नए नियामक दस्तावेज़ को पूरा करती हों: नियम-2015। "संग्रह", "कार्यालय" नामों के तहत संरचनात्मक उपखंडों की अनुपस्थिति किसी भी तरह से इस कर्तव्य को प्रभावित नहीं करती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का भंडारण

एक नवाचार जिसने कार्यालय के काम में सभी विशेषज्ञों का ध्यान आकर्षित किया और अभिलेखागार, लंबे समय से प्रतीक्षित भंडारण आदेश है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ 2015 के नियमों में दिया गया है। धारा 2.30–2.33 मतलब है। नियम-2015 में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों में संक्रमण बिना किसी शीर्षक के, इस संदेश के तुरंत बाद किया जाता है कि संग्रह में गंदे जूते में रहना मना है।

2.30. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के लिए अनिवार्य शर्तें हैं:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्रत्येक भंडारण इकाई की कम से कम दो प्रतियों के संगठन के संग्रह में उपस्थिति (मुख्य और कार्यशील प्रतियां विभिन्न भौतिक उपकरणों पर होनी चाहिए);

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को पुन: पेश करने, कॉपी करने, फिर से लिखने, भौतिक नियंत्रण और . के लिए डिज़ाइन किए गए तकनीकी और सॉफ़्टवेयर टूल की उपलब्धता तकनीकी स्थिति;

जानकारी के नुकसान, अनधिकृत वितरण, विनाश या विरूपण को छोड़कर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के तरीके को सुनिश्चित करना।

एक अन्य प्रमुख नवाचार इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के प्रारूप के 2015 नियमों की परिभाषा है:

दस्तावेज़ का टुकड़ा संक्षिप्त करेंरूसी संघ के अभिलेखीय कोष और राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और दस्तावेजों के उपयोग के लिए नियम दिखाएं (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित दिनांकित मार्च 31, 2015 नंबर 526, 21 सितंबर, 2015 को लागू हुआ)

2.31. एक संगठन के संग्रह में भंडारण के लिए पाठ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का स्थानांतरण जो राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण का स्रोत है, पीडीएफ / ए प्रारूप में किया जाता है।

पीडीएफ निर्विवाद रूप से एक सार्वभौमिक प्रारूप है। PDF/अभिलेखागार (PDF/A) इस प्रारूप का एक रूपांतर है, जिसे विशेष रूप से दस्तावेजों के दीर्घकालिक अभिलेखीय भंडारण के लिए डिज़ाइन किया गया है और ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 "दस्तावेज़ प्रबंधन" में निहित है। लंबी अवधि के भंडारण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ फ़ाइल स्वरूप। लेकिन किसी भी सार्वभौमिक चीज़ की तरह, PDF सही नहीं है। इस प्रारूप में बहुत अच्छा लग रहा है। प्रबंधन दस्तावेज, लेकिन आखिरकार, संगठन न केवल Microsoft Office पैकेज का उपयोग करते हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, .dwg प्रारूप में बनाए गए चित्र .pdf में परिवर्तित होने पर गलत तरीके से प्रदर्शित होते हैं। इलेक्ट्रॉनिक का व्यवहार अंगुली का हस्ताक्षरदस्तावेज़ को .pdf में कनवर्ट करते समय।

इलेक्ट्रॉनिक फाइलों और दस्तावेजों के हस्तांतरण की प्रक्रिया नियमों की धारा 4.34 में वर्णित है। निम्नलिखित पाठ से आता है:

• सबसे पहले, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित किया जा सकता है और अलग-अलग भौतिक मीडिया और "सूचना और दूरसंचार नेटवर्क के माध्यम से" दोनों में संग्रहीत किया जा सकता है।
• दूसरे, इलेक्ट्रॉनिक फाइलों और दस्तावेजों की सूची संकलित की जाती है, हालांकि, कागज के रूप में (अर्थात, भले ही हम ईडीएमएस में एक संग्रह बनाते हैं, इन्वेंट्री को व्यक्तिगत रूप से संग्रहकर्ता को वितरित करना होगा),
• तीसरा, "अभिलेखीय भंडारण के लिए प्राप्त करते समय, इलेक्ट्रॉनिक फाइलें प्रमाणित होती हैं" इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरसंगठन के प्रमुख या उनके द्वारा अधिकृत अधिकारी". कागजी दस्तावेजों के लिए इस तरह की किसी चीज की जरूरत नहीं है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने वाले संगठनों के लिए इस आवश्यकता का अनुपालन कैसे करें, लेकिन ईडीएस का उपयोग न करें, 2015 के नियम चुप हैं।

अंत में, "संदर्भ और खोज उद्देश्यों के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच के लिए, संग्रह में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के उपयोग के लिए एक फंड बनाया गया है" (पैराग्राफ 2.33)। उपयोग निधि की अवधारणा का खुलासा नहीं किया गया है।

दस्तावेज़ लेखांकन

दस्तावेज़ का टुकड़ा संक्षिप्त करेंरूसी संघ के अभिलेखीय कोष और राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और दस्तावेजों के उपयोग के लिए नियम दिखाएं (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित दिनांकित मार्च 31, 2015 नंबर 526, 21 सितंबर, 2015 को लागू हुआ)

3.5. संगठन का संग्रह मुख्य (अनिवार्य) और सहायक रखता है लेखांकन दस्तावेजों. मुख्य लेखा दस्तावेजों की संरचना और रूप इन नियमों के अनुसार निर्धारित किए जाते हैं। सहायक लेखांकन दस्तावेजों की संरचना और रूपों को संगठन के संग्रह द्वारा स्वतंत्र रूप से निर्धारित किया जाता है।

मुख्य नियमों ने समझाया कि संग्रह दस्तावेजों का लेखा-जोखा क्यों किया जाता है और लेखांकन दस्तावेजों की प्रणाली क्या है, इसका उद्देश्य स्पष्ट रूप से तैयार करना है। ये परिभाषाएं 2015 के नियमों से गायब हो गई हैं। आइए उन्हें यह समझने के लिए याद रखें कि हम लेखांकन से क्यों निपटेंगे:

• एक संगठन के संग्रह में दस्तावेजों के लिए लेखांकन स्थापित लेखा इकाइयों में उनकी संख्या और संरचना का निर्धारण और फिक्सिंग (पंजीकरण) प्रत्येक लेखा इकाई से एक निश्चित परिसर और लेखांकन दस्तावेजों में उनकी कुल संख्या से संबंधित है।
• संग्रह के लेखांकन दस्तावेजों की प्रणाली परस्पर संबंधित लेखांकन दस्तावेजों और डेटाबेस का एक जटिल है जो संगठन के संग्रह दस्तावेजों की संख्या और संरचना और उनके परिवर्तनों को दर्शाती है, अवयवप्रणाली राज्य लेखांकनरूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज3।

और मुख्य परिवर्तन: 2015 में संग्रह के लेखांकन दस्तावेजों की सूची को 11 से 5 पदों पर आधे से अधिक घटा दिया गया था। सिर्फ़:

• मामलों, दस्तावेजों की प्राप्ति और निपटान के लिए लेखांकन की पुस्तक;
• निधियों की सूची;
• फंड शीट;
• मामलों, दस्तावेजों की सूची;
• विवरण रजिस्टर।

लेखांकन प्रपत्रों को संकलित करने और बनाए रखने की प्रक्रिया, हालांकि कम से कम, 2015 के नियमों के पैराग्राफ 3.7–3.11 में वर्णित है।

बाकी संगठन के विवेक पर है। यदि यह राज्य (नगरपालिका) संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत है, तो एक संगठन का पासपोर्ट अतिरिक्त रूप से तैयार किया जाना चाहिए (नियम-2015 के खंड 3.12)। 1997 के रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के राज्य पंजीकरण के लिए विनियमों के लिए एक फुटनोट भी है और एक संग्रह पासपोर्ट के रूप में अनुमोदित है। ध्यान दें कि मूल नियमों ने एक फॉर्म का प्रस्ताव दिया, हालांकि लगभग समान, लेकिन फिर भी उल्लिखित नियमों की तुलना में अधिक "ताजा"। कम से कम, इसमें गणना दो हजारवें से शुरू हुई, नब्बे के दशक से नहीं।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच

नियम-2015 दस्तावेजों के मूल्य की वार्षिक परीक्षा आयोजित करने की प्रक्रिया में कुछ भी मौलिक रूप से नया नहीं लाया। केवल पैराग्राफ 4.12 ध्यान देने योग्य है:

दस्तावेज़ का टुकड़ा संक्षिप्त करेंरूसी संघ के अभिलेखीय कोष और राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और दस्तावेजों के उपयोग के लिए नियम दिखाएं (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित दिनांकित मार्च 31, 2015 नंबर 526, 21 सितंबर, 2015 को लागू हुआ)

4.12. ऐसे संगठन जिनकी गतिविधियाँ रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज़ नहीं बनाती हैं, कर्मियों द्वारा मामलों की सूची और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के मामलों की सूची बनाते हैं और उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं।

यह प्रावधान उस बातचीत को संदर्भित करता है, जो संग्रह के संगठन में मौजूद होने और राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोतों की संख्या से संबंधित है, यह कम से कम न्यूनतम सीमा तक अपने दस्तावेजों से निपटने के लिए बाध्य है। आखिरकार, शायद कुछ लोग मामलों के नामकरण को पहले संकलित किए बिना अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की अवधि के मामलों की एक सूची संकलित करने में सक्षम होंगे।

केस नामकरण

लेख देखें "फ़ाइलों के नामकरण पर अभिलेखागार के काम के लिए नए नियम"

वे मामलों के नामकरण के बारे में बहुत कम बोलते हैं, जिसे 2015 के नियम "मुख्य लेखा दस्तावेज कहते हैं जो संगठन के दस्तावेजी कोष की संरचना और संगठन को दर्शाता है," और इसे कोई समझदार परिभाषा भी नहीं देते हैं। दस्तावेज़ के पाठ से यह केवल इस प्रकार है (खंड 4.14-4.18):

• "मामलों का नामकरण निष्पादित दस्तावेजों के वर्गीकरण (समूह) को मामलों (इलेक्ट्रॉनिक मामलों) में तय करता है";
• मामलों का नामकरण संलग्न प्रपत्र के अनुसार संकलित किया गया है;
• संगठन के मामलों का नामकरण संरचनात्मक डिवीजनों के मामलों के नामकरण के आधार पर संकलित किया गया है (फॉर्म संलग्न है, हालांकि, सामग्री की तालिका द्वारा इसे खोजना संभव नहीं होगा: इसमें नाम के साथ दो परिशिष्ट शामिल हैं " मामलों का नामकरण"; संख्या 26 संरचनात्मक विभाजनों को संदर्भित करता है);
• संगठन के मामलों का नामकरण मानक, विभागीय और दस्तावेजों की अन्य सूचियों के आधार पर विकसित किया गया है जो भंडारण की अवधि, अन्य नियामक कानूनी कृत्यों, साथ ही मामलों के विशिष्ट और अनुकरणीय नामकरण को दर्शाता है;
• संगठन - राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत इसे "प्रासंगिक ईपीसी या राज्य (नगरपालिका) संग्रह, इसे दी गई शक्तियों के अनुसार" के साथ समन्वयित करेंगे;
• संगठन जो राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत नहीं हैं, वे स्वयं फाइलों के नामकरण पर सहमत होते हैं।

संगठन के मामलों के नामकरण के विकास और रखरखाव पर कोई और व्यावहारिक जानकारी 2015 के नियमों में निहित नहीं है। यह स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए: बुनियादी नियमों के बिना, एक साधारण क्लर्क, विशेष रूप से पहली बार, इसे तैयार नहीं कर पाएगा।

मामलों का पंजीकरण

दस्तावेज़ का टुकड़ा संक्षिप्त करेंरूसी संघ के अभिलेखीय कोष और राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और दस्तावेजों के उपयोग के लिए नियम दिखाएं (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित दिनांकित मार्च 31, 2015 नंबर 526, 21 सितंबर, 2015 को लागू हुआ)

4.19. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के मामले कार्यालय के काम द्वारा पूरा किए गए, जिसमें कर्मियों के लिए, कैलेंडर वर्ष की समाप्ति के बाद, जिसमें वे खोले गए थे, संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए तैयार किए जाते हैं और पंजीकरण के अधीन होते हैं और विवरण।

भंडारण की शर्तों के आधार पर, मामलों का पूर्ण या आंशिक पंजीकरण किया जाता है। भंडारण और कर्मियों की स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) अवधि के मामले पूर्ण पंजीकरण के अधीन हैं।

के लिए मामले बनाना हार्ड कॉपीप्रदान करता है:

केस दस्तावेजों की फाइलिंग या बाध्यकारी (गैर-स्वरूपित दस्तावेज बंद हार्ड फ़ोल्डर्स या बक्से में संग्रहीत होते हैं);

मामले की चादरों की संख्या;

मामले के साक्ष्य की एक शीट तैयार करना (परिशिष्ट संख्या 8);

मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार करना (परिशिष्ट संख्या 27);

केस कवर डिजाइन (परिशिष्ट संख्या 28)।

संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की तैयारी इलेक्ट्रॉनिक फाइलों, दस्तावेजों (परिशिष्ट संख्या 17, 18) की एक सूची के संकलन के लिए प्रदान करती है।

मामलों के आंशिक पंजीकरण में क्या शामिल है और यह दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों पर कैसे निर्भर करता है, इसकी सूचना नहीं दी गई है।

अगर पहले आंतरिक सूचीमें ही बनाया गया था आवश्यक मामले”(मूल नियम, खंड 3.6.3.), तब इस वाक्यांश को नियम-2015 से हटा दिया गया था। परिशिष्ट 27 में प्रस्तुत सूची प्रपत्र का शीर्षक भंडारण की अवधि का कोई संदर्भ नहीं देता है।

सभी इलेक्ट्रॉनिक फाइलों का वर्णन नहीं किया जाना चाहिए, लेकिन केवल वे जिनकी अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) और स्थायी भंडारण अवधि है (इन्वेंट्री फॉर्म क्रमशः परिशिष्ट 17 और 18 में हैं)।

आवेदन: दस्तावेज़ प्रपत्र

परंपरागत रूप से, नियम-2015 अनुप्रयोगों के एक सेट के साथ समाप्त होता है - दस्तावेजों के रूप जो कुछ दस्तावेज़ भंडारण प्रक्रियाओं के साथ होते हैं।

सामान्य तौर पर, यह कहा जाना चाहिए कि, सबसे पहले, 2015 के नियमों में मूल नियमों की तुलना में कम रूप हैं, दूसरा, उनमें से एक ही नाम के साथ दो आवेदन हैं, जो बहुत असुविधाजनक है, और तीसरा, वे स्थित हैं पाठ में उल्लेख का क्रम (और महत्व या तार्किक क्रम के क्रम में नहीं, जैसा कि मूल नियमों में है)। कुछ एप्लिकेशन ने नाम बदल दिए हैं, कुछ ने फॉर्म को थोड़ा बदल दिया है। सामान्य सिफारिश इस प्रकार होगी: यदि संग्रह पर किसी दस्तावेज़ को तैयार करना आवश्यक है, तो पुरालेखपाल को सबसे पहले नियम-2015 में उसका रूप देखना चाहिए, और केवल यदि आवश्यक प्रपत्र उनमें नहीं पाया जाता है, तो देखें बुनियादी नियम।

नीचे 3 सूचियाँ हैं। पहला (तालिका के रूप में) 2015 के नियमों के अनुलग्नक और मूल नियमों से संबंधित प्रपत्र हैं। दूसरा 2015 में पेश किए गए रूपों में नवीनता है। तीसरा मूल नियमों से प्रपत्र है जो नियम-2015 में शामिल नहीं थे, लेकिन रद्द नहीं किए गए थे (जैसा कि वे कहते हैं, इसे अपने स्वास्थ्य के लिए उपयोग करें)।

2015 के नियमों और मूल नियमों के रूपों का अनुपालन

संक्षिप्त करें दिखाएँ

नियम-2015 द्वारा पुन: प्रकट और अनुमोदित:

• इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची, भंडारण की अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) अवधि के दस्तावेज;
• अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि की इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची में परिशिष्ट;
• भंडारण के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य (संगठन से संगठन तक। - लगभग। ऑट।)
• मामलों का विवरण;
• इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची, इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची के साथ संलग्न दस्तावेज, दस्तावेज।

अंतिम दो रूपों को वितरण सूचियों को बदलने के लिए डिज़ाइन किया गया है और वास्तव में संगठन के संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कृत्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं।

• स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के मामलों की सूची संरचनात्मक इकाईसंगठन (मूल नियमों का अनुबंध 12);
• अंतिम रिकॉर्ड और प्रमाणन शिलालेख (परिशिष्ट 13);
• दस्तावेजों की सूची का शीर्षक पृष्ठ स्थायी भंडारण(परिशिष्ट 14);
• दस्तावेजों को जारी करने के लिए आदेश (आवश्यकता) (परिशिष्ट 17);
• दस्तावेज़ जारी करने की पुस्तक (परिशिष्ट 19);
• विशेष रूप से मूल्यवान मामलों की सूची (परिशिष्ट 23);
• बीमा निधि और उपयोग निधि की प्राप्ति और निपटान के लिए लेखांकन की पुस्तक (परिशिष्ट 27);
• बीमा कोष की सूची (परिशिष्ट 28);
• प्रबंधन दस्तावेज संग्रहीत करने वाले संगठन के संग्रह का पासपोर्ट (परिशिष्ट 29);
• क्षेत्रीय निधि के दस्तावेजों को संग्रहीत करने वाले संगठन का पासपोर्ट (परिशिष्ट 30);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (ईडी) के लिए लेखांकन की इकाई का पंजीकरण कार्ड (परिशिष्ट 31);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के स्थानांतरण और पुनर्लेखन पर अधिनियम (परिशिष्ट 32);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्राप्ति और निपटान का जर्नल (परिशिष्ट 33);
• माइग्रेशन के पंजीकरण का जर्नल और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का पुनर्लेखन (परिशिष्ट 34);
• व्यक्तिगत मूल के दस्तावेजों का वर्णन करने वाला अधिनियम (परिशिष्ट 38);
• एक संयुक्त अभिलेखीय कोष के गठन पर अधिनियम (परिशिष्ट 39);
• जारी प्रतियों, उद्धरणों, संदर्भों, विषयगत सामग्रियों के पंजीकरण का जर्नल (परिशिष्ट 44);
• वाचनालय के उपयोगकर्ताओं द्वारा यात्राओं के पंजीकरण का जर्नल (परिशिष्ट 45);
• संग्रह की वार्षिक कार्य योजना (परिशिष्ट 46);
• संगठन के साथ काम करने के लिए खाता कार्ड (परिशिष्ट 47);
• संग्रह के प्रमुख को बदलते समय स्वीकृति और स्थानांतरण का कार्य (परिशिष्ट 48)।

यह स्पष्ट है कि नियम-2015 एक तैयार पाठक के लिए बनाया गया है। लेकिन कई मामलों में, दुर्भाग्य से, या तो सचिव या (यदि आवश्यक हो) विभिन्न विभागों के कर्मचारी कार्यालय के काम में लगे हुए हैं और संगठन में संग्रह कर रहे हैं: लेखाकार, कार्मिक अधिकारी, श्रम सुरक्षा, वकील, आदि। इन निर्दोष लोगों के लिए यह समझना बहुत मुश्किल होगा कि दस्तावेज़ भंडारण के क्षेत्र में उनकी क्या आवश्यकता है।

नियम-2015 संगठन में दस्तावेजों के भंडारण को सुनिश्चित करने के लिए पूर्ण न्यूनतम उपाय प्रदान करता है। नियमों के पाठकों को इस बारे में जानकारी की तलाश करनी होगी कि इस न्यूनतम को व्यवहार में कैसे लागू किया जाए। इस प्रकार, संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम, उनकी वैकल्पिक स्थिति के बावजूद, नियम-2015 के आगमन के साथ कार्यालयों में मांग में होंगे रूसी संगठनपहले से भी मजबूत।

फुटनोट

संक्षिप्त करें दिखाएँ

रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय का निर्णय दिनांक 21 फरवरी, 2012 संख्या 14589/11। वापस लौटें

खंड 6.1.1. बुनियादी नियम। वापस लौटें

खंड 6.3.1. बुनियादी नियम। वापस लौटें

पत्रिका का 1 अंक निःशुल्क

"संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम" (6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित)

स्वीकृत
फेसला
Rosarkhiv . के कॉलेजियम
06.02.2002 से

बुनियादी नियम
संगठनों के अभिलेखागार के कार्य

परिचय

संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम एक नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेज हैं जो उनकी गतिविधियों को निर्धारित करते हैं। नियम वर्तमान पर आधारित हैं कानूनी ढांचासूचना के क्षेत्र में दस्तावेज़ समर्थनप्रबंधन और संग्रह, घरेलू संग्रह के अनुभव को संश्लेषित करना, आवेदन में आधुनिक उपलब्धियों को ध्यान में रखना तकनीकी साधनऔर दस्तावेजों के साथ काम में सूचना प्रौद्योगिकी।

रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण के लिए संगठनों के अभिलेखागार बनाने का अधिकार और दायित्व के रूप में वर्गीकृत किया गया है राज्य की संपत्ति, रूसी संघ और अभिलेखागार (1993) के अभिलेखीय कोष पर रूसी संघ के मूल विधान द्वारा स्थापित, रूसी संघ के अभिलेखीय कोष पर विनियम (1994) और रूस के संघीय अभिलेखीय सेवा पर विनियम (1998) , तदनुसार नियमोंरूसी संघ के विषय।

ये नियम अभिलेखागार पर लागू होते हैं सरकारी संगठन, और राज्य संपत्ति के रूप में वर्गीकृत रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों की सुरक्षा, विवरण, लेखांकन और उपयोग सुनिश्चित करने के मामले में सभी गैर-सरकारी संगठनों के लिए भी अनिवार्य हैं।

फिल्म, फोटो, ऑडियो और वीडियो दस्तावेजों (ऑडियोविजुअल), वैज्ञानिक और तकनीकी, कार्टोग्राफिक, टेलीमेट्रिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने वाले संगठनों के अभिलेखागार इन नियमों द्वारा संगठन, योजना, रिपोर्टिंग, व्यवस्थित कार्यअभिलेखागार में संग्रहीत प्रबंधन दस्तावेजों के साथ; अन्य सभी मामलों में, साथ काम करें निर्दिष्ट दस्तावेजप्रासंगिक नियमों और नियमों द्वारा शासित।

नियम 21 जुलाई, 1993 एन 5485-1 के रूसी संघ के कानून द्वारा विनियमित कार्य के दस्तावेजों पर लागू नहीं होते हैं। राज्य गुप्त" और 30 नवंबर, 1995 एन 1203 के रूसी संघ के राष्ट्रपति का फरमान "राज्य के रहस्यों के रूप में वर्गीकृत सूचनाओं की सूची के अनुमोदन पर"।

राज्य संगठन भर्ती स्रोतों की संरचना में शामिल नहीं हैं राज्य अभिलेखागार, साथ ही गैर-सरकारी संगठन, अपने अभिलेखागार के संचालन को व्यवस्थित और सुनिश्चित करते समय इन नियमों द्वारा निर्देशित हो सकते हैं।

नियम दस्तावेजों के रूपों के साथ हैं जो संग्रह के संचालन को सुनिश्चित करते हैं।

संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए मुख्य नियम संघीय अभिलेखागार और वीएनआईआईडीएडी के कार्यकारी समूह द्वारा तैयार किए गए थे: एरेमचेंको वी.ए. (टीम लीडर), अल्ब्रेक्ट बी.वी., बनसुकेविच वी.डी., गैवलिन एमएल, किसेलेव आई.एन., क्रासाविन ए.एस., लारिन एम.वी., मेशचेरिना टीए, प्रिवलोव वी.एफ., स्मोग्लो आईए, सोकोवा ए.एन., सोलोबेनोवा एल.एम.,

प्रशासनिक कृत्यों का समूहन

अभिलेखीय कार्यालय के काम में व्यवस्थितकरण शामिल है अलग - अलग प्रकारसूचना वाहक। इनमें नियम भी शामिल हैं। उन्हें अनुप्रयोगों के साथ प्रकार और कालक्रम के अनुसार समूहीकृत किया जाता है:

1. प्रशासनिक कृत्यों द्वारा अनुमोदित विनियम, चार्टर, उनके अनुलग्नक के रूप में कार्य करते हैं। वे एक साथ समूह करते हैं। यदि प्रावधानों, निर्देशों, चार्टरों को स्वतंत्र अधिनियमों के रूप में अनुमोदित किया गया था, तो उन्हें अलग-अलग मामलों में व्यवस्थित किया जाता है।
2. उनके कार्यान्वयन पर उच्च संरचनाओं और प्रस्तावों के आदेश उद्यम के कार्य क्षेत्रों के अनुसार समूहीकृत किए जाते हैं।
3. कर्मियों से संबंधित आदेशों को भंडारण अवधि के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। बड़ी मात्रा के साथ सूचना सामग्रीयह सलाह दी जाती है कि कंपनी के कार्य के विभिन्न पहलुओं से संबंधित कृत्यों को अलग-अलग समूहीकृत किया जाए।
4. गतिविधि के एक प्रमुख क्षेत्र में आदेश कर्मियों के कृत्यों से अलग से व्यवस्थित किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, अभिलेखीय कार्यालय के काम के लिए एक आदेश एक फ़ोल्डर में शामिल है, और प्रमुख की नियुक्ति के द्वारा उत्तरदायी विभाग- दूसरे करने के लिए।
5. स्वीकृत सीमाएं, रिपोर्ट, अनुमान, शीर्षक सूचियां, योजनाएं इत्यादि। उनके द्वारा परियोजनाओं से अलग समूहीकृत।
6. व्यक्तिगत फाइलों में दस्तावेजों की व्यवस्था उनकी प्राप्ति के क्रम में की जाती है।
7. वेतन द्वारा कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों को अलग-अलग फ़ोल्डरों में व्यवस्थित किया जाता है। उन्हें वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया गया है।
8. उद्यम की गतिविधियों के बारे में शिकायतें, प्रस्ताव, नागरिकों के बयान, उनके विचार और कार्यान्वयन के लिए दस्तावेज व्यक्तिगत मुद्दों पर व्यक्तियों की अपील से अलग समूहीकृत होते हैं।
9. पत्राचार आमतौर पर कालानुक्रमिक क्रम में एक कैलेंडर अवधि के लिए व्यवस्थित किया जाता है। प्रश्नों के बाद उत्तर दिए गए हैं। पिछले वर्ष शुरू किए गए एक अलग विषय पर पत्राचार को फिर से शुरू करने की स्थिति में, दस्तावेजों को वर्तमान अवधि के फ़ोल्डर में शामिल किया जाता है। इस मामले में, पिछले वर्ष के मामले का सूचकांक इंगित किया गया है।

बारीकियों

अभिलेखीय कार्यालय कार्य एक प्रकार की गतिविधि है जिसमें विशेषज्ञ न केवल सूचना मीडिया की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं, बल्कि यदि आवश्यक हो तो उनके साथ काम करने की क्षमता भी सुनिश्चित करते हैं। इसके लिए, फ़ोल्डरों को बनाने वाले कृत्यों को एक कार्डबोर्ड कवर में चार पंचर के साथ बांधा जाता है। सभी कागजात में ग्रंथों, प्रस्तावों, तिथियों, वीजा को पढ़ने की संभावना को ध्यान में रखते हुए उन्हें बाध्य होने की भी अनुमति है।

समूहीकरण की तैयारी में, सभी धातु फास्टनरों को हटा दिया जाता है। स्थायी भंडारण के लिए अभिप्रेत सामग्री और विशेष रूप से मूल्यवान या अस्वरूपित कृत्यों से युक्त बंद फ़ोल्डरों में तीन फ्लैप के साथ या विशेष बक्से में निहित हैं।

यदि मामले में व्यक्तिगत प्रकृति के लावारिस दस्तावेज हैं ( काम की किताबें, प्रमाण पत्र, सैन्य टिकट, आदि) उन्हें एक अलग लिफाफे में डाल दिया जाता है और बाकी सामग्री के साथ उसमें भर दिया जाता है। फोल्डर के अंत में एक खाली गवाह पत्र होना चाहिए। फ़ोल्डर की शुरुआत में, आंतरिक सूची के लिए एक प्रपत्र दाखिल किया जाता है। कागजात की सुरक्षा और व्यवस्था सुनिश्चित करने के लिए, प्रत्येक शीट को अरबी अंकों के साथ क्रमांकित किया जाता है। यह नियम प्रमाणन पृष्ठ और सूची प्रपत्र पर लागू नहीं होता है। नंबर को ऊपरी दाएं कोने में पेंसिल में रखा गया है।

आंतरिक सूची

यह अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) और स्थायी सामग्री की सूचना सामग्री को संग्रहीत और रिकॉर्ड करने के लिए बनाई गई है। दस्तावेजों के प्रकारों के आधार पर बनाए गए मामलों के लिए एक आंतरिक सूची भी संकलित की जाती है, जिसके शीर्षकों में उनकी सामग्री का खुलासा नहीं किया जाता है। फॉर्म में के बारे में जानकारी होनी चाहिए क्रम संख्याएँफ़ोल्डर, अनुक्रमणिका, शीर्षक, दिनांक और पृष्ठ संख्या में दस्तावेज़।

एक अंतिम प्रविष्टि आंतरिक सूची से जुड़ी हुई है। यह संख्याओं और शब्दों में इसमें शामिल दस्तावेजों की संख्या के साथ-साथ इसे बनाने वाली शीटों की संख्या को इंगित करता है। संकलक आंतरिक सूची का समर्थन करता है। यदि फोल्डर बिना किसी फॉर्म के बाउंड या बाउंड है, तो संकलित शीट को फ्रंट कवर के अंदर से चिपका दिया जाता है।

फ़ोल्डर में सामग्री की संरचना में परिवर्तन "नोट्स" फ़ील्ड में दिखाई देना चाहिए। विशेष रूप से, यह वापसी, प्रतियों के साथ कागजात के प्रतिस्थापन, समावेशन को संदर्भित करता है अतिरिक्त दस्तावेज़एक फ़ोल्डर के लिए। साथ ही, संबंधित कृत्यों के लिंक चिपकाए जाते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आंतरिक इन्वेंट्री शीट के साथ-साथ फ़ोल्डर के प्रमाणन शिलालेख के लिए एक नई सामान्यीकरण प्रविष्टि बनाई जा सकती है।

ऑफिस का काम और ऑफिस

संगठनों के अभिलेखागार के काम के नियम 2015

एवगेनिया कोज़ानोवा फरवरी 15, 2016 दोपहर 01:58 अपराह्न

सितंबर 2015 से, रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश 31 मार्च, 2015 नंबर 526 लागू हुआ। उन्होंने "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के आयोजन के नियम और राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों को मंजूरी दी।" लेख के पाठ में आगे, संक्षिप्तता के लिए, हम उन्हें बुलाएंगे " नियम-2015».

गौरतलब है कि नियम-2015 के प्रकाशन से अभिलेखन में कोई क्रांति नहीं हुई। जब तक कि नए नियम इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए अधिक अनुकूल न हों ... हम इस लेख में संग्रह के लिए नए और पुराने नियमों की स्थिति के बारे में बात करते हैं। आप यहां 2015 के संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए नियम भी डाउनलोड कर सकते हैं।

आइए याद करें कि आदेश के लागू होने से पहले यह कैसा था: संगठनों ने दो दस्तावेजों के अनुसार काम किया।

उनमें से पहला विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम हैं (5 सितंबर, 1985 एन 263 के यूएसएसआर के मुख्य संग्रह के आदेश द्वारा अनुमोदित)। यह 09/21/15 तक रूस में संग्रह पर एकमात्र मानक (अर्थात अनिवार्य) दस्तावेज था।

18 सितंबर, 2015 एन 2/2133-ए के संघीय अभिलेखीय एजेंसी के पत्र में कहा गया है कि इस समय से आदेश संख्या 526 लागू होता है, "विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम लागू नहीं होते हैं।" आप अब उनका उपयोग नहीं कर सकते।

दूसरा संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम है (6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित)। यह एक व्यवस्थित (वैकल्पिक, लेकिन सूचनात्मक) दस्तावेज़ है जिसे किसी ने रद्द नहीं किया है, लेकिन आप इसका उपयोग कर सकते हैं और यहां तक ​​कि इसकी आवश्यकता भी है, क्योंकि। नियम-2015 में, संगठनों में दस्तावेजों के भंडारण के लिए व्यावहारिक कार्यों से संबंधित कई मुद्दों को पर्दे के पीछे छोड़ दिया गया था।

इस प्रकार, हमारे पास दो कार्यशील दस्तावेज़ बचे हैं: 2015 नियम और मूल नियम। उनकी पूरी तरह से अलग स्थिति है:

बुनियादी नियम - एक कार्यप्रणाली दस्तावेज। इसका उपयोग करना आवश्यक नहीं है, हालांकि इस मामले में, किसी संगठन में एक संग्रह बनाना बहुत मुश्किल लगता है। मुख्य नियम केवल Rosarchive के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित हैं, जिसका अर्थ है कि उनकी स्थिति नियम-2015 की तुलना में बहुत कम है।

राज्य अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों (पीडीएफ, 4.02 एमबी) में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और दस्तावेजों के उपयोग के लिए नियम डाउनलोड करें।

मानक विनियमन और संग्रह के पद्धति संबंधी समर्थन के क्षेत्र में अब हमें किस पर भरोसा करना चाहिए?

पहले तो, वर्तमान दस्तावेज़ पर, जो एक मानक प्रकृति का है:राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन के नियम (31 मार्च, 2015 के रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित) नंबर 526), ​​जो पिछले साल सितंबर के अंत में लागू हुआ। आगे लेख में हम इसे नियम-2015 कहेंगे।

और दूसरी बात, वर्तमान दस्तावेज़ पर, जो प्रकृति में पद्धतिपरक है:संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित, इसके बाद मूल नियम के रूप में संदर्भित)। कई व्यावहारिक मुद्दे जिन्हें केवल 2015 के नियमों द्वारा छुआ गया है, यहां कुछ विस्तार से शामिल हैं, उदाहरण के लिए, मामलों का नामकरण विकसित करने की प्रक्रिया।

विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (यूएसएसआर के मुख्य पुरालेख दिनांक 09/05/1985 नंबर 263 के आदेश द्वारा अनुमोदित), जो लंबे समय तक उम्र के कारण काफी काम करने वाले दस्तावेज नहीं थे, अंत में भेजे गए थे एक अच्छी तरह से योग्य आराम और रूसी संघ के क्षेत्र में आवेदन के अधीन नहीं हैं, जिस क्षण से नियम लागू होते हैं -2015 (18 सितंबर, 2015 के संघीय पुरालेख का पत्र संख्या 2/2133-ए)।

क्या दस्तावेज रखने की जरूरत है?

दस्तावेज रखे जाने चाहिए। इस तथ्य के बावजूद कि नियम-2015 कहता है कि "संगठन" सही (जोर जोड़ा गया)उनकी गतिविधियों के दौरान बनाए गए अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने के उद्देश्य से अभिलेखागार बनाने के लिए ...", यह अधिकार, करीब से जांच करने पर, एक वास्तविक कर्तव्य में बदल जाता है।

सबसे पहले, यदि कोई संगठन है, तो कर्मचारी हैं, जिसका अर्थ है कि उनमें से प्रत्येक के लिए कर्मियों पर दस्तावेजों का एक पूरा सेट।

दूसरे, यदि कोई संगठन है, तो उसका कर लेखांकन भी है, जिसे कागज या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों द्वारा भी दर्शाया जाता है।

तीसरा, कम से कम सभी सूचीबद्ध दस्तावेजों को स्थापित समय सीमा के भीतर रखा जाना चाहिए। शेल्फ जीवन के स्रोत - विशेष सूचियाँ:

• राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची, भंडारण की अवधि को दर्शाती है (25 अगस्त, 2010 संख्या 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित) ;
• भंडारण की अवधि (31 जुलाई, 2007 नंबर 1182 के रूसी संघ के संस्कृति और जन संचार मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित) को इंगित करने वाले संगठनों की वैज्ञानिक, तकनीकी और उत्पादन गतिविधियों में उत्पन्न विशिष्ट अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची।

सरकारी और गैर-सरकारी दोनों संगठनों द्वारा उपयोग के लिए निर्दिष्ट। तो यह पता चला है कि किसी भी, यहां तक ​​​​कि सबसे छोटी और सबसे मामूली कंपनी के पास अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों का एक सेट है। और उनके लिए, ऐसी शर्तें बनाई जानी चाहिए जो नए नियामक दस्तावेज़ को पूरा करती हों: नियम-2015। "संग्रह", "कार्यालय" नामों के तहत संरचनात्मक उपखंडों की अनुपस्थिति किसी भी तरह से इस कर्तव्य को प्रभावित नहीं करती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का भंडारण

नवाचार, जिसने कार्यालय के काम और संग्रह में सभी विशेषज्ञों का ध्यान आकर्षित किया, नियम-2015 में दिए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए लंबे समय से प्रतीक्षित प्रक्रिया है। धारा 2.30-2.33 मतलब है। नियम-2015 में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों में संक्रमण बिना किसी शीर्षक के, इस संदेश के तुरंत बाद किया जाता है कि संग्रह में गंदे जूते में रहना मना है।

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2.30. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के लिए अनिवार्य शर्तें हैं:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्रत्येक भंडारण इकाई की कम से कम दो प्रतियों के संगठन के संग्रह में उपस्थिति (मुख्य और कार्यशील प्रतियां विभिन्न भौतिक उपकरणों पर होनी चाहिए);

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को पुन: पेश करने, कॉपी करने, फिर से लिखने, भौतिक और तकनीकी स्थिति को नियंत्रित करने के लिए डिज़ाइन किए गए हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर की उपलब्धता;

जानकारी के नुकसान, अनधिकृत वितरण, विनाश या विरूपण को छोड़कर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के तरीके को सुनिश्चित करना।

एक अन्य प्रमुख नवाचार इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के प्रारूप के 2015 नियमों की परिभाषा है:

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राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के आयोजन के नियम (31 मार्च, 2015 के रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित नहीं) . 526, 21 सितंबर, 2015 को लागू हुआ)

2.31. एक संगठन के संग्रह में भंडारण के लिए पाठ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का स्थानांतरण जो राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण का स्रोत है, पीडीएफ / ए प्रारूप में किया जाता है।

पीडीएफ निर्विवाद रूप से एक सार्वभौमिक प्रारूप है। PDF/अभिलेखागार (PDF/A) इस प्रारूप का एक रूपांतर है, जिसे विशेष रूप से दस्तावेजों के दीर्घकालिक अभिलेखीय भंडारण के लिए डिज़ाइन किया गया है और ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 "दस्तावेज़ प्रबंधन" में निहित है। लंबी अवधि के भंडारण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ फ़ाइल स्वरूप। लेकिन किसी भी सार्वभौमिक चीज़ की तरह, PDF सही नहीं है। इस प्रारूप में प्रबंधन दस्तावेज़ बहुत अच्छे लगते हैं, लेकिन संगठन न केवल Microsoft Office पैकेज का उपयोग करते हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, .dwg प्रारूप में बनाए गए चित्र .pdf में परिवर्तित होने पर गलत तरीके से प्रदर्शित होते हैं। किसी दस्तावेज़ को .pdf में कनवर्ट करते समय विशेषज्ञों के पास इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के व्यवहार के बारे में कई प्रश्न होते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक फाइलों और दस्तावेजों के हस्तांतरण की प्रक्रिया नियमों की धारा 4.34 में वर्णित है। निम्नलिखित पाठ से आता है:

• सबसे पहले, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित किया जा सकता है और अलग-अलग भौतिक मीडिया और "सूचना और दूरसंचार नेटवर्क के माध्यम से" दोनों में संग्रहीत किया जा सकता है।
• दूसरे, इलेक्ट्रॉनिक फाइलों और दस्तावेजों की सूची संकलित की जाती है, हालांकि, कागज के रूप में (अर्थात, भले ही हम ईडीएमएस में एक संग्रह बनाते हैं, इन्वेंट्री को व्यक्तिगत रूप से संग्रहकर्ता को वितरित करना होगा),
• तीसरा, "जब अभिलेखीय भंडारण के लिए स्वीकार किया जाता है, तो इलेक्ट्रॉनिक फाइलें संगठन के प्रमुख या उनके द्वारा अधिकृत अधिकारी के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होती हैं।" कागजी दस्तावेजों के लिए इस तरह की किसी चीज की जरूरत नहीं है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने वाले संगठनों के लिए इस आवश्यकता का अनुपालन कैसे करें, लेकिन ईडीएस का उपयोग न करें, 2015 के नियम चुप हैं।

अंत में, "संदर्भ और खोज उद्देश्यों के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच के लिए, संग्रह में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के उपयोग के लिए एक फंड बनाया गया है" (पैराग्राफ 2.33)। उपयोग निधि की अवधारणा का खुलासा नहीं किया गया है।

दस्तावेज़ लेखांकन

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राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के आयोजन के नियम (31 मार्च, 2015 के रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित नहीं) . 526, 21 सितंबर, 2015 को लागू हुआ)

3.5. संगठन का संग्रह मुख्य (अनिवार्य) और सहायक लेखा दस्तावेजों का रखरखाव करता है। मुख्य लेखा दस्तावेजों की संरचना और रूप इन नियमों के अनुसार निर्धारित किए जाते हैं। सहायक लेखांकन दस्तावेजों की संरचना और रूपों को संगठन के संग्रह द्वारा स्वतंत्र रूप से निर्धारित किया जाता है।

मुख्य नियमों ने समझाया कि संग्रह दस्तावेजों का लेखा-जोखा क्यों किया जाता है और लेखांकन दस्तावेजों की प्रणाली क्या है, इसका उद्देश्य स्पष्ट रूप से तैयार करना है। ये परिभाषाएं 2015 के नियमों से गायब हो गई हैं। आइए उन्हें यह समझने के लिए याद रखें कि हम लेखांकन से क्यों निपटेंगे:

और मुख्य परिवर्तन: 2015 में संग्रह के लेखांकन दस्तावेजों की सूची को 11 से 5 पदों पर आधे से अधिक घटा दिया गया था। सिर्फ़:

• मामलों, दस्तावेजों की प्राप्ति और निपटान के लिए लेखांकन की पुस्तक;
• निधियों की सूची;
• फंड शीट;
• मामलों, दस्तावेजों की सूची;
• विवरण रजिस्टर।

लेखांकन प्रपत्रों को संकलित करने और बनाए रखने की प्रक्रिया, हालांकि कम से कम, 2015 के नियमों के पैराग्राफ 3.7-3.11 में वर्णित है।

बाकी संगठन के विवेक पर है। यदि यह राज्य (नगरपालिका) संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत है, तो एक संगठन का पासपोर्ट अतिरिक्त रूप से तैयार किया जाना चाहिए (नियम-2015 के खंड 3.12)। 1997 के रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के राज्य पंजीकरण के लिए विनियमों के लिए एक फुटनोट भी है और एक संग्रह पासपोर्ट के रूप में अनुमोदित है। ध्यान दें कि मूल नियमों ने एक फॉर्म का प्रस्ताव दिया, हालांकि लगभग समान, लेकिन फिर भी उल्लिखित नियमों की तुलना में अधिक "ताजा"। कम से कम, इसमें गणना दो हजारवें से शुरू हुई, नब्बे के दशक से नहीं।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच

नियम-2015 दस्तावेजों के मूल्य की वार्षिक परीक्षा आयोजित करने की प्रक्रिया में कुछ भी मौलिक रूप से नया नहीं लाया। केवल पैराग्राफ 4.12 ध्यान देने योग्य है:

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राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के आयोजन के नियम (31 मार्च, 2015 के रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित नहीं) . 526, 21 सितंबर, 2015 को लागू हुआ)

4.12. ऐसे संगठन जिनकी गतिविधियाँ रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज़ नहीं बनाती हैं, कर्मियों द्वारा मामलों की सूची और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के मामलों की सूची बनाते हैं और उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं।

यह प्रावधान उस बातचीत को संदर्भित करता है, जो संग्रह के संगठन में मौजूद होने और राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोतों की संख्या से संबंधित है, यह कम से कम न्यूनतम सीमा तक अपने दस्तावेजों से निपटने के लिए बाध्य है। आखिरकार, शायद कुछ लोग मामलों के नामकरण को पहले संकलित किए बिना अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की अवधि के मामलों की एक सूची संकलित करने में सक्षम होंगे।

केस नामकरण

वे मामलों के नामकरण के बारे में बहुत कम बोलते हैं, जिसे 2015 के नियम "मुख्य लेखा दस्तावेज कहते हैं जो संगठन के दस्तावेजी कोष की संरचना और संगठन को दर्शाता है," और इसे कोई समझदार परिभाषा भी नहीं देते हैं। दस्तावेज़ के पाठ से यह केवल इस प्रकार है (पृष्ठ 4.14-4.18):

• "मामलों का नामकरण निष्पादित दस्तावेजों के वर्गीकरण (समूह) को मामलों (इलेक्ट्रॉनिक मामलों) में तय करता है";
• मामलों का नामकरण संलग्न प्रपत्र के अनुसार संकलित किया गया है;
• संगठन के मामलों का नामकरण संरचनात्मक डिवीजनों के मामलों के नामकरण के आधार पर संकलित किया गया है (फॉर्म संलग्न है, हालांकि, सामग्री की तालिका द्वारा इसे खोजना संभव नहीं होगा: इसमें नाम के साथ दो परिशिष्ट शामिल हैं " मामलों का नामकरण"; संख्या 26 संरचनात्मक विभाजनों को संदर्भित करता है);
• संगठन के मामलों का नामकरण मानक, विभागीय और दस्तावेजों की अन्य सूचियों के आधार पर विकसित किया गया है जो भंडारण की अवधि, अन्य नियामक कानूनी कृत्यों, साथ ही मामलों के विशिष्ट और अनुकरणीय नामकरण को दर्शाता है;
• संगठन - राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत इसे "प्रासंगिक ईपीसी या राज्य (नगरपालिका) संग्रह, इसे दी गई शक्तियों के अनुसार" के साथ समन्वयित करेंगे;
• संगठन जो राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत नहीं हैं, वे स्वयं फाइलों के नामकरण पर सहमत होते हैं।

संगठन के मामलों के नामकरण के विकास और रखरखाव पर कोई और व्यावहारिक जानकारी 2015 के नियमों में निहित नहीं है। यह स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए: बुनियादी नियमों के बिना, एक साधारण क्लर्क, विशेष रूप से पहली बार, इसे तैयार नहीं कर पाएगा।

मामलों का पंजीकरण

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राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के आयोजन के नियम (31 मार्च, 2015 के रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित नहीं) . 526, 21 सितंबर, 2015 को लागू हुआ)

4.19. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के मामले कार्यालय के काम द्वारा पूरा किए गए, जिसमें कर्मियों के लिए, कैलेंडर वर्ष की समाप्ति के बाद, जिसमें वे खोले गए थे, संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए तैयार किए जाते हैं और पंजीकरण के अधीन होते हैं और विवरण।

भंडारण की शर्तों के आधार पर, मामलों का पूर्ण या आंशिक पंजीकरण किया जाता है। भंडारण और कर्मियों की स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) अवधि के मामले पूर्ण पंजीकरण के अधीन हैं।

कागजी कार्रवाई में शामिल हैं:

केस दस्तावेजों की फाइलिंग या बाध्यकारी (गैर-स्वरूपित दस्तावेज बंद हार्ड फ़ोल्डर्स या बक्से में संग्रहीत होते हैं);

मामले की चादरों की संख्या;

मामले के साक्ष्य की एक शीट तैयार करना (परिशिष्ट संख्या 8);

मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार करना (परिशिष्ट संख्या 27);

केस कवर डिजाइन (परिशिष्ट संख्या 28)।

संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की तैयारी इलेक्ट्रॉनिक फाइलों, दस्तावेजों (परिशिष्ट संख्या 17, 18) की एक सूची के संकलन के लिए प्रदान करती है।

मामलों के आंशिक पंजीकरण में क्या शामिल है और यह दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों पर कैसे निर्भर करता है, इसकी सूचना नहीं दी गई है।

यदि पहले एक आंतरिक सूची केवल "आवश्यक मामलों में" (मूल नियम, खंड 3.6.3.) संकलित की जाती थी, तो इस वाक्यांश को नियम-2015 से हटा दिया गया था। परिशिष्ट 27 में प्रस्तुत सूची प्रपत्र का शीर्षक भंडारण की अवधि का कोई संदर्भ नहीं देता है।

सभी इलेक्ट्रॉनिक मामलों का वर्णन नहीं किया जाना चाहिए, लेकिन केवल जिनके पास अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) और स्थायी भंडारण अवधि है (इन्वेंट्री फॉर्म क्रमशः परिशिष्ट 17 और 18 में हैं)।

अनुरोधों का निष्पादन

संग्रह में प्रस्तुत संगठनों और नागरिकों के अनुरोधों को निष्पादित करने के क्षेत्र में एक नवाचार है: नए नियमों के अनुसार एक अभिलेखीय प्रमाण पत्र, एक उद्धरण और एक प्रति "इलेक्ट्रॉनिक माध्यम पर इलेक्ट्रॉनिक रूप में जारी की जा सकती है या सूचना के माध्यम से भेजी जा सकती है और संचार नेटवर्क।" इस तरह के प्रमाण पत्र, प्रतियां और उद्धरण "संगठन के प्रमुख या अन्य अधिकृत अधिकारी के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर" द्वारा प्रमाणित होते हैं।

आवेदन: दस्तावेज़ प्रपत्र

परंपरागत रूप से, नियम-2015 अनुप्रयोगों के एक सेट के साथ समाप्त होता है - दस्तावेजों के रूप जो कुछ दस्तावेज़ भंडारण प्रक्रियाओं के साथ होते हैं।

सामान्य तौर पर, यह कहा जाना चाहिए कि, सबसे पहले, 2015 के नियमों में मूल नियमों की तुलना में कम रूप हैं, दूसरा, उनमें से एक ही नाम के साथ दो आवेदन हैं, जो बहुत असुविधाजनक है, और तीसरा, वे स्थित हैं पाठ में उल्लेख का क्रम (और महत्व या तार्किक क्रम के क्रम में नहीं, जैसा कि मूल नियमों में है)। कुछ एप्लिकेशन ने नाम बदल दिए हैं, कुछ ने फॉर्म को थोड़ा बदल दिया है। सामान्य सिफारिश इस प्रकार होगी: यदि संग्रह पर किसी दस्तावेज़ को तैयार करना आवश्यक है, तो पुरालेखपाल को सबसे पहले नियम-2015 में उसका रूप देखना चाहिए, और केवल यदि आवश्यक प्रपत्र उनमें नहीं पाया जाता है, तो देखें बुनियादी नियम।

नीचे 3 सूचियाँ हैं। पहला (तालिका के रूप में) 2015 के नियमों के अनुलग्नक और मूल नियमों से संबंधित प्रपत्र हैं। दूसरा 2015 में पेश किए गए रूपों में नवीनता है। तीसरा मूल नियमों से प्रपत्र है जो नियम-2015 में शामिल नहीं थे, लेकिन रद्द नहीं किए गए थे (जैसा कि वे कहते हैं, इसे अपने स्वास्थ्य के लिए उपयोग करें)।

मेज

संक्षिप्त करें शो

नियम-2015 द्वारा पुन: प्रकट और अनुमोदित:

• इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची, भंडारण की अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) अवधि के दस्तावेज;
• अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि की इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची में परिशिष्ट;
• भंडारण के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य (संगठन से संगठन तक। - टिप्पणी। ईडी।)
• मामलों का विवरण;
• इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची, इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची के साथ संलग्न दस्तावेज, दस्तावेज।

अंतिम दो रूपों को वितरण सूचियों को बदलने के लिए डिज़ाइन किया गया है और वास्तव में संगठन के संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कृत्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं।

• संगठन की संरचनात्मक इकाई के स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के मामलों की सूची (मूल नियमों के परिशिष्ट 12);
• अंतिम रिकॉर्ड और प्रमाणन शिलालेख (परिशिष्ट 13);
• स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों की सूची का शीर्षक पृष्ठ (परिशिष्ट 14);
• दस्तावेजों को जारी करने के लिए आदेश (आवश्यकता) (परिशिष्ट 17);
• दस्तावेज़ जारी करने की पुस्तक (परिशिष्ट 19);
• विशेष रूप से मूल्यवान मामलों की सूची (परिशिष्ट 23);
• बीमा निधि और उपयोग निधि की प्राप्ति और निपटान के लिए लेखांकन की पुस्तक (परिशिष्ट 27);
• बीमा कोष की सूची (परिशिष्ट 28);
• प्रबंधन दस्तावेज संग्रहीत करने वाले संगठन के संग्रह का पासपोर्ट (परिशिष्ट 29);
• क्षेत्रीय निधि के दस्तावेजों को संग्रहीत करने वाले संगठन का पासपोर्ट (परिशिष्ट 30);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (ईडी) के लिए लेखांकन की इकाई का पंजीकरण कार्ड (परिशिष्ट 31);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के स्थानांतरण और पुनर्लेखन पर अधिनियम (परिशिष्ट 32);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्राप्ति और निपटान का जर्नल (परिशिष्ट 33);
• माइग्रेशन के पंजीकरण का जर्नल और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का पुनर्लेखन (परिशिष्ट 34);
• व्यक्तिगत मूल के दस्तावेजों का वर्णन करने वाला अधिनियम (परिशिष्ट 38);
• एक संयुक्त अभिलेखीय कोष के गठन पर अधिनियम (परिशिष्ट 39);
• जारी प्रतियों, उद्धरणों, संदर्भों, विषयगत सामग्रियों के पंजीकरण का जर्नल (परिशिष्ट 44);
• वाचनालय के उपयोगकर्ताओं द्वारा यात्राओं के पंजीकरण का जर्नल (परिशिष्ट 45);
• संग्रह की वार्षिक कार्य योजना (परिशिष्ट 46);
• संगठन के साथ काम करने के लिए खाता कार्ड (परिशिष्ट 47);
• संग्रह के प्रमुख को बदलते समय स्वीकृति और स्थानांतरण का कार्य (परिशिष्ट 48)।

यह स्पष्ट है कि नियम-2015 एक तैयार पाठक के लिए बनाया गया है। लेकिन कई मामलों में, दुर्भाग्य से, या तो सचिव या (यदि आवश्यक हो) विभिन्न विभागों के कर्मचारी कार्यालय के काम में लगे हुए हैं और संगठन में संग्रह कर रहे हैं: लेखाकार, कार्मिक अधिकारी, श्रम सुरक्षा, वकील, आदि। इन निर्दोष लोगों के लिए यह समझना बहुत मुश्किल होगा कि दस्तावेज़ भंडारण के क्षेत्र में उनकी क्या आवश्यकता है।

नियम-2015 संगठन में दस्तावेजों के भंडारण को सुनिश्चित करने के लिए पूर्ण न्यूनतम उपाय प्रदान करता है। नियमों के पाठकों को इस बारे में जानकारी की तलाश करनी होगी कि इस न्यूनतम को व्यवहार में कैसे लागू किया जाए। इस प्रकार, संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम, उनकी वैकल्पिक स्थिति के बावजूद, नियम-2015 के आगमन के साथ रूसी संगठनों के कार्यालयों में पहले से भी अधिक मांग में होंगे।

ऑफिस का काम और ऑफिस

संगठनों के अभिलेखागार के काम के नियम 2015

एवगेनिया कोज़ानोवा फरवरी 15, 2016 दोपहर 01:58 अपराह्न

सितंबर 2015 से, रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश 31 मार्च, 2015 नंबर 526 लागू हुआ। उन्होंने "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के आयोजन के नियम और राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों को मंजूरी दी।" लेख के पाठ में आगे, संक्षिप्तता के लिए, हम उन्हें बुलाएंगे " नियम-2015».

गौरतलब है कि नियम-2015 के प्रकाशन से अभिलेखन में कोई क्रांति नहीं हुई। जब तक कि नए नियम इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए अधिक अनुकूल न हों ... हम इस लेख में संग्रह के लिए नए और पुराने नियमों की स्थिति के बारे में बात करते हैं। आप यहां 2015 के संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए नियम भी डाउनलोड कर सकते हैं।

आइए याद करें कि आदेश के लागू होने से पहले यह कैसा था: संगठनों ने दो दस्तावेजों के अनुसार काम किया।

उनमें से पहला विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम हैं (5 सितंबर, 1985 एन 263 के यूएसएसआर के मुख्य संग्रह के आदेश द्वारा अनुमोदित)। यह 09/21/15 तक रूस में संग्रह पर एकमात्र मानक (अर्थात अनिवार्य) दस्तावेज था।

18 सितंबर, 2015 एन 2/2133-ए के संघीय अभिलेखीय एजेंसी के पत्र में कहा गया है कि इस समय से आदेश संख्या 526 लागू होता है, "विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम लागू नहीं होते हैं।" आप अब उनका उपयोग नहीं कर सकते।

दूसरा संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम है (6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित)। यह एक व्यवस्थित (वैकल्पिक, लेकिन सूचनात्मक) दस्तावेज़ है जिसे किसी ने रद्द नहीं किया है, लेकिन आप इसका उपयोग कर सकते हैं और यहां तक ​​कि इसकी आवश्यकता भी है, क्योंकि। नियम-2015 में, संगठनों में दस्तावेजों के भंडारण के लिए व्यावहारिक कार्यों से संबंधित कई मुद्दों को पर्दे के पीछे छोड़ दिया गया था।

इस प्रकार, हमारे पास दो कार्यशील दस्तावेज़ बचे हैं: 2015 नियम और मूल नियम। उनकी पूरी तरह से अलग स्थिति है:

बुनियादी नियम - एक कार्यप्रणाली दस्तावेज। इसका उपयोग करना आवश्यक नहीं है, हालांकि इस मामले में, किसी संगठन में एक संग्रह बनाना बहुत मुश्किल लगता है। मुख्य नियम केवल Rosarchive के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित हैं, जिसका अर्थ है कि उनकी स्थिति नियम-2015 की तुलना में बहुत कम है।

राज्य अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों (पीडीएफ, 4.02 एमबी) में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और दस्तावेजों के उपयोग के लिए नियम डाउनलोड करें।