उद्यम में इलेक्ट्रॉनिक जर्नल कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह। कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है? कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह के आयोजन के लिए सामान्य योजना

व्यवसाय में सफलता काफी हद तक उसके उचित संगठन पर निर्भर करती है। प्रबंधकों और साधारण कर्मचारियों दोनों को कागजी कार्रवाई होनी चाहिए। वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करते समय इसकी विशेषताएं क्या हैं, इसके प्रकार क्या हैं, और किन नियामक दस्तावेजों को ध्यान में रखा जाना चाहिए?

ऑफिस का काम क्या है

कोई भी संगठन, स्वामित्व और विशेषताओं के रूप की परवाह किए बिना, अपनी गतिविधियों के दौरान विभिन्न प्रकार के कागजात बनाता है। ये आदेश, पत्र और प्रोटोकॉल हो सकते हैं। ये सभी संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन से संबंधित हैं।

कार्यालय का कार्य किसी संगठन के दस्तावेज़ बनाने की गतिविधि है, जिसे कुछ नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार निष्पादित किया जाता है। सबसे अधिक बार, उद्यम केवल इस क्षेत्र में नियोजित विशेष कर्मचारियों को आवंटित करते हैं। छोटी फर्मों में, सचिव का कार्य लगभग किसी भी कर्मचारी को सौंपा जा सकता है।

यदि आप शब्दावली का सार (कार्यालय का काम क्या है) समझ लें, तो शब्द की उत्पत्ति स्पष्ट हो जाएगी। यह, सबसे पहले, आधिकारिक सूचना के भौतिक वाहक पर निर्धारण है। इस प्रक्रिया के दौरान, इसे बनाया जाता है जो बाद में कुछ क्रियाएं शुरू करता है।

शब्द "कार्यालय का काम" काफी समय पहले ही प्रकट हुआ था, लेकिन पिछली शताब्दी के मध्य में ही इसे आधिकारिक रूप से आकार दिया गया था, जिसे इसमें निहित किया गया था। नियामक दस्तावेजराज्य स्तर पर।

कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रबंधन - यह क्या है?

संगठन कानून से स्वतंत्र रूप से मौजूद नहीं हो सकता है। इसमें हमेशा ऑफिस वर्क और डॉक्यूमेंट फ्लो होता है। यह क्या है, कागजात के संक्रमण की विशेषताएं क्या हैं, उन्हें सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए? इन मुद्दों को विशेषज्ञों द्वारा हल किया जाता है: सचिव, पुरालेखपाल, कार्मिक विभाग के कर्मचारी।

कार्यालय के काम में एक सामग्री वाहक पर जानकारी ठीक करना, एक कागज या इलेक्ट्रॉनिक अधिनियम बनाना शामिल है। इसके आधार पर, संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह का निर्माण किया जाता है - एक आदेश या पत्र की गति, इसके निर्माण से शुरू होकर निष्पादन और संग्रह या विनाश को भेजने के साथ समाप्त होता है।

कर्मचारियों और संगठन के प्रबंधन के संबंध में व्यावसायिक पत्रों के निर्माण के स्थान के आधार पर, दस्तावेज़ प्रवाह को बाहरी और आंतरिक में विभाजित किया गया है। आदेश, आदेश, पत्र का आगे का मार्ग स्रोत पर निर्भर करेगा।

संगठन के आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

बाहरी वर्कफ़्लो के चरण आम तौर पर समान होते हैं, लेकिन कुछ अंतर होते हैं:

• दस्तावेज़ बाहर से उद्यम में आते हैं। ये उच्च और निम्न संगठनों के कागजात, शाखाएं, आधिकारिक अधिकारियों के विनियम, अदालत के आदेश, नागरिकों के पत्र हो सकते हैं।
• में संगठन द्वारा प्राप्त सभी व्यावसायिक कागजात जरूरपंजीकरण प्रक्रिया से गुजरें। वह पुष्टि करती है कि वे नियंत्रण में हैं।
• अगला चरण निर्देशों के दस्तावेज़, परिचित या निष्पादन के साथ काम कर रहा है।
• यदि आवश्यक हो, तो एक आधिकारिक प्रतिक्रिया जारी की जाती है।
• अंतिम चरण एक लंबे समय के लिए पंजीकरण है या अभिलेखीय भंडारणऔर संभावित विनाश।

इसके अलावा, संगठन के प्रबंधन के संबंध में, वहाँ हैं निम्नलिखित प्रकारकार्यप्रवाह:

दस्तावेज़ के आंदोलन के सभी चरणों को दर्ज किया जाना चाहिए विशेष पत्रिकाएं. उन्हें कई तरीकों से आयोजित किया जा सकता है:

• दस्तावेजों की आवाजाही;
• दस्तावेज़ कार्ड;
• अधिकांश संगठनों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सबसे आम है।

न्यायिक कार्यालय के काम की विशेषताएं

कई लोग सोच रहे हैं कि यह क्या है और यह सामान्य से कैसे भिन्न है। एक अदालती मामला दस्तावेजों और भौतिक साक्ष्यों का थोड़ा अलग पैकेज है। उचित भंडारण और संचलन कार्य की पारदर्शिता सुनिश्चित करता है कानून प्रवर्तन प्रणाली. अदालत की कार्यवाही, संगठनात्मक के विपरीत, स्वैच्छिक नहीं हो सकता। यह चल रहा है अधिकृत व्यक्तिऔर सख्ती से नियंत्रित। उसके लिए, विनाश तक सभी चरणों को मानक और कड़ाई से परिभाषित किया गया है।

सचिव के कार्य

उद्यम के अधिकांश कर्मचारियों को कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में बहुत अस्पष्ट विचार है। एक सचिव के लिए, यह एक पेशेवर गतिविधि है।

उद्यम का सचिवालय कार्य के रूप और विशेषताओं के अनुसार मुख्य कार्य करता है, उद्यम की कार्यालय कार्य सेवा का संगठन निम्नलिखित प्रकारों में विभाजित है:

• केंद्रीकृत - सभी सचिव एक ही विभाग में हैं और मुख्य लिपिक या वरिष्ठ सचिव को रिपोर्ट करते हैं।
• विकेंद्रीकृत - अपने कर्तव्यों का पालन करने वाले सचिव और कर्मचारी संगठन के विभागों में फैले हुए हैं और विभिन्न मालिकों को रिपोर्ट करते हैं।
• मिश्रित - बड़े संगठनों में सबसे आम।

उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह की विशेषताएं सीधे इस बात पर निर्भर करती हैं कि किस प्रकार का सचिवालय अपनाया जाता है।

कार्यालय कार्य निर्देश

स्वामित्व के आकार और रूप के बावजूद, किसी भी संगठन के पास दस्तावेजों की आवाजाही को नियंत्रित करने वाला एक विनियमन होना चाहिए। यह क्या है और इसे कैसे बनाना है? यह सवाल न केवल सचिवों, बल्कि प्रबंधकों को भी चिंतित करता है।

एक कार्यालय कार्य निर्देश एक संगठन का एक आंतरिक नियामक अधिनियम है, जिसे असीमित अवधि के प्रबंधन के आदेश या आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है। यह दस्तावेज़ को पारित करने के सभी चरणों को बताता है, उन पदों की सूची देता है जिनके हस्ताक्षर प्रमाणित कर सकते हैं आधिकारिक कागजात, डिजाइन, रूपों और रूपों के उदाहरण दिए गए हैं।

रिकॉर्ड रखना

दस्तावेज़ प्रवाह के निम्न स्तर (प्रति वर्ष 200 से कम) वाले छोटे संगठनों में, रिकॉर्ड रखने का सवाल नहीं उठाया जाता है। सब कुछ कर्मचारियों द्वारा स्वयं या प्रबंधक द्वारा भी तय किया जाता है।

यदि रिकॉर्ड रखने का कर्तव्य कर्मचारी के लिए प्रत्यक्ष नहीं है और उसके में नहीं लिखा गया है रोजगार समझोता, तो इन कार्यों के असाइनमेंट पर एक डिक्री जारी की जानी चाहिए। पर इस दस्तावेज़अतिरिक्त कर्तव्यों, जिम्मेदारियों और मुआवजे का विवरण दिया जाना चाहिए।

कार्मिक कार्यालय के काम की विशेषताएं

अगर किसी संस्था में कम से कम एक कर्मचारी काम करता है, तो वे जरूर बनाएंगे श्रम दस्तावेज. कार्मिक कार्यालय का काम क्या है, यह सवाल विशेष रूप से कम कर्मचारियों वाले उद्यमों के लिए प्रासंगिक है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन उद्यम के कर्मचारियों की श्रम गतिविधि से संबंधित विशिष्ट दस्तावेजों की आवाजाही का प्रावधान है। आमतौर पर ये कर्तव्य एक विशेष इकाई - कार्मिक विभाग के कर्मचारियों द्वारा किए जाते हैं। उनके कार्यों में कार्मिक दस्तावेज प्राप्त करना, प्रसंस्करण और भंडारण करना शामिल है। व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण सहित जो गोपनीय है।

गोपनीयता और भंडारण सुविधाओं के नियमों के अनुपालन में कार्मिक वर्कफ़्लो को आम तौर पर सामान्य से अलग रखा जाता है।

कार्यालय कार्यप्रवाह अनुकूलन

डिजिटल प्रौद्योगिकियों के तेजी से विकास के बावजूद, कई संगठनों को दस्तावेज़ प्रवाह को अनुकूलित करना मुश्किल लगता है। वे पुराने ढंग से कागजी पत्राचार करते रहते हैं और साधारण पंजीकरण पत्रिकाएँ रखते हैं।

यह दो कारकों के कारण है:

• उद्यम के कर्मचारियों के नवाचारों का प्रतिरोध;
• वित्त की कमी।

प्रबंधकों को यह याद रखना चाहिए कि काफी निवेश के साथ वर्कफ़्लो का अनुकूलन ध्यान देने योग्य आर्थिक प्रभाव देता है।

कुज़नेत्सोवा टी.वी., जर्नल "डेलोप्रोइज़वोडस्टोवो" के प्रधान संपादक, मानविकी के लिए रूसी राज्य विश्वविद्यालय के सम्मानित प्रोफेसर।

प्रिय पाठकों!

ठीक दस साल पहले, 1997 की दूसरी छमाही में, डेलोप्रोइज़वोडस्टोवो पत्रिका का पहला अंक सामने आया था।

प्रारंभ में, 2002 तक, पत्रिका को अर्ध-वार्षिक के रूप में प्रकाशित किया गया था, 2002 से इसे त्रैमासिक प्रकाशित किया गया है। मात्र 10 वर्षों में पत्रिका के 31 अंक प्रकाशित हुए (आपका 32वां अंक आपके हाथ में है), जहां 565 लेख प्रकाशित हुए।

दस साल पहले पत्रिका का पहला अंक तैयार करते हुए, संपादकों ने पाठकों को संबोधित किया: "आप डेलोप्रोइज़वोडस्टोवो पत्रिका का पहला अंक अपने हाथों में ले रहे हैं। पत्रिका के नाम के बारे में सोचें। इस मुद्दे को हल करें, क्योंकि समाधान की प्रक्रिया में है किसी भी मुद्दे, दस्तावेज उत्पन्न हुए हैं और आज उत्पन्न हुए समझौते को ठीक करने के लिए निर्णय लिया गया है, अनुरोध किया गया है, क्योंकि बोले गए शब्द अल्पकालिक हैं, इसे प्रसारण के दौरान भुलाया जा सकता है, विकृत या गलत समझा जा सकता है। सूचना, इसे समय पर और समय पर प्रसारित करें एक दूरी, इसे कानूनी बल दें।

लेकिन आखिरकार, एक दस्तावेज़ को न केवल बनाने की आवश्यकता है, बल्कि इसके साथ काम करने में सक्षम होना चाहिए: दस्तावेज़ में प्रस्तुत समस्या के समाधान को स्थानांतरित करना या प्राप्त करना, पंजीकरण करना, व्यवस्थित करना (प्रबंधन संकल्प), समय सीमा को नियंत्रित करना, सहेजना दस्तावेज़, उस पर एक प्रमाण पत्र जारी करें, इसे आगे के भंडारण के लिए संग्रह में स्थानांतरित करें या, यदि दस्तावेज़ में एक बार की कोई और मूल्य की जानकारी नहीं है, तो इसे नष्ट कर दें। इस कार्य के लिए विशेष ज्ञान की आवश्यकता है, विशेष रूप से आज, सूचना की मात्रा में तेजी से वृद्धि और इसके प्रसंस्करण के लिए कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों की शुरूआत को देखते हुए।

प्रबंधन के क्षेत्र में अधिकांश दस्तावेज उत्पन्न होते हैं। आज, मानक "कार्यालय के काम" की अवधारणा को गतिविधि की एक शाखा के रूप में परिभाषित करता है जो दस्तावेज़ीकरण और काम के संगठन को प्रदान करता है आधिकारिक दस्तावेज़. इस अवधारणा का एक पर्याय "प्रबंधन प्रलेखन समर्थन" है। इसकी उपस्थिति स्वचालित नियंत्रण प्रणाली के क्षेत्र में शब्दावली के गठन से जुड़ी है - स्वचालित नियंत्रण प्रणाली, उनके संगठनात्मक, सॉफ्टवेयर, सूचना और अन्य प्रकार के समर्थन के साथ। कार्यालय के काम के क्षेत्र में पेशेवरों ने इस मॉडल का इस्तेमाल अपने क्षेत्र में एक व्यंजन शब्द बनाने के लिए किया - "दस्तावेज़ीकरण"। इसलिए, पत्रिका के विभिन्न लेखों में, "लिपिक कार्य" शब्द और "प्रबंधन प्रलेखन समर्थन" शब्द समकक्ष के रूप में पाए जाते हैं।

पत्रिका बनाते समय, संपादकों का इरादा कार्यालय के काम से संबंधित गतिविधि के सभी पहलुओं को शामिल करना था<1>:

<1>कार्यालय का काम। 1997. नंबर 1.

• कार्यालय के काम का विधायी और नियामक विनियमन;
• दस्तावेजों का एकीकरण;
• दस्तावेजों के निर्माण और निष्पादन के लिए सामान्य आवश्यकताएं;
• के लिए आवश्यकताएं ख़ास तरह केदस्तावेज;
• गतिविधि के कुछ क्षेत्रों को दर्शाने वाली प्रलेखन प्रणाली (उदाहरण के लिए, लेखांकन दस्तावेज, प्राथमिक लेखा, कार्मिक, आदि);
• व्यक्तिगत प्रबंधन कार्यों का प्रलेखन (उदाहरण के लिए, JSC या LLC का संगठन, आदि);
• कार्यालय कार्य सेवाओं का संगठन (सामान्य विभाग, कार्यालय, सचिवालय, आदि);
• कार्यालय कर्मचारियों के आधिकारिक कर्तव्य, उनके काम का विनियमन;
• दस्तावेज़ संचलन का संगठन;
• दस्तावेजों के साथ काम के सभी चरण: रसीद, प्राथमिक प्रसंस्करण, पंजीकरण, निष्पादन पर नियंत्रण, संदर्भ काम, भेजना;
• दस्तावेजों के वर्तमान भंडारण का संगठन;
• मामलों के नामकरण तैयार करना;
• दस्तावेजों के मूल्य की जांच की समस्याएं;
• अभिलेखीय भंडारण;
• नवीनतम कार्यालय उपकरण।

अलग से, "कार्यालय के काम का कम्प्यूटरीकरण" शीर्षक पर प्रकाश डाला गया था।

आज, पिछले वर्षों को संक्षेप में, हम कह सकते हैं कि सभी वर्णित पहलुओं को पाया गया है और पत्रिका के पन्नों पर कवर किया जा रहा है। इसके अलावा, कार्यालय स्वचालन पर अलग शीर्षक, 1997 के लिए पत्रिका के पहले अंक में उल्लेख किया गया है, साल-दर-साल, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की शुरूआत की तेजी से बढ़ती गति को ध्यान में रखते हुए, पत्रिका के पृष्ठों पर एक बढ़ती जगह पर कब्जा कर लेता है। .

पत्रिका को संघीय स्तर के राज्य निकायों के कार्यालय प्रबंधन सेवाओं (केस मैनेजमेंट, सामान्य विभागों, कार्यालयों, सचिवालयों), फेडरेशन के विषयों, नगरपालिका स्तर, राज्य, सार्वजनिक, सहकारी और वाणिज्यिक संस्थानों, उद्यमों, संगठनों, फर्मों के लिए डिज़ाइन किया गया था।

यह सभी कार्यालय कर्मचारियों और किसी भी पेशेवर को भी संबोधित किया जाता है जो दस्तावेजों को तैयार करते हैं, तैयार करते हैं या काम करते हैं।

कई समीक्षाओं के अनुसार, पत्रिका वाणिज्यिक फर्मों के कर्मचारियों के लिए उपयोगी है, जो एक नियम के रूप में, प्रबंधन के क्षेत्र और दस्तावेजों के साथ काम करने की संस्कृति में प्रशिक्षण नहीं रखते हैं।

पत्रिका उच्च और माध्यमिक विशेष में विशेष रूप से लोकप्रिय निकली शिक्षण संस्थानों, प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन में विशेषज्ञों का प्रशिक्षण। शीर्षक "प्रशिक्षण" को अलग किया गया था और इसमें व्यवस्थित रूप से बनाए रखा गया था, जिसके लेख दस्तावेज़ विशेषज्ञ के पेशे के बारे में बताते हैं<2>, उच्च के राज्य मानकों पर व्यावसायिक शिक्षाकार्यालय के काम के लिए (पिछले वर्षों में उनमें से दो थे, और अब तीसरी पीढ़ी का मानक तैयार किया जा रहा है)<3>, शिक्षण विधियों पर प्रकाश डालें<4>.

<2>इसाचेनकोवा ए.आई., स्कॉर्पियो ओ.एल. एक विशेषज्ञ और व्यक्तित्व के रूप में प्रलेखन विशेषज्ञ (सामाजिक अनुसंधान पर आधारित) // कागजी कार्रवाई। 2004. एन 1. एस 60 - 63; कुज़नेत्सोवा टी.वी. विशेषता "प्रबंधन का प्रलेखन और प्रलेखन समर्थन" (विशेषता का परिचय) // कागजी कार्रवाई। 2002. एन 1. एस। 16 - 19; कुज़नेत्सोवा टी.वी. 19 वीं - 20 वीं शताब्दी में एक दस्तावेज़ विशेषज्ञ के पेशे का इतिहास। // कार्यालय का काम। 2003. एन 1. एस। 74 - 77; कुज़नेत्सोवा टी.वी. सोवियत और बाद के सोवियत काल में एक दस्तावेज़ विशेषज्ञ के पेशे का इतिहास // कागजी कार्रवाई। 2003. एन 2. एस 59 - 66; पशचेंको वी.जी., फियोनोवा एल.आर. प्रलेखन विशेषज्ञ। वे कौन है? उन्हें क्या होना चाहिए? // कार्यालय का काम। 2003. एन 4. एस। 77 - 78; फियोनोवा एल.आर., पशचेंको वी.जी. एक परिधीय शहर के प्रबंधन निकायों में दस्तावेज़ विशेषज्ञों की भूमिका और स्थान // कागजी कार्रवाई। 2003. एन 1. एस। 78 - 80; कुज़नेत्सोवा टी.वी. पूर्वस्कूली शिक्षण संस्थानों के कर्मचारियों का प्रशिक्षण और उन्नत प्रशिक्षण वर्तमान चरण// कार्यालय का काम। 2005. एन 2. एस 65 - 68 और अन्य।
<3>कुज़नेत्सोवा टी.वी. व्यावसायिक पेशेवरों के लिए उच्च व्यावसायिक शिक्षा मानक। 1997. नंबर 2(1)। पीपी. 20 - 25; कुज़नेत्सोवा टी.वी. विशेषता में नया शैक्षिक मानक। 2000. एन 1. एस। 17 - 19 और अन्य।
<4>एमीशेवा ई.एम., मोसयागिना ओ.वी. "दस्तावेज़ीकरण" पाठ्यक्रम पर शैक्षिक अभ्यास करने का संगठन और तरीके। 2002. एन 1. एस 52 - 54; एमीशेवा ई.एम., मोसयागिना ओ.वी. पत्राचार विभाग के छात्रों को प्रलेखन चक्र के विषयों को पढ़ाने की विशेषताएं। 2002. एन 1. एस। 104; एमीशेवा ई.एम., मोसयागिना ओ.वी. "प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन का संगठन और प्रौद्योगिकी" पाठ्यक्रम पर औद्योगिक अभ्यास का संगठन और संचालन। 2002. एन 2. एस। 49 - 51; कोंकोवा ए.यू. प्रलेखन विषयों में व्यावहारिक कक्षाओं के आयोजन और संचालन की समस्याएं। 2002. एन 1. एस। 105; कुज़नेत्सोवा टी.वी. स्नातक कामएक कस्टम संगठनात्मक परियोजना बनना चाहिए। 2006. एन 2. एस। 16 - 19; मिनेव वी.वी. विधिवत सामग्रीवृत्तचित्र विषयों के चक्र पर। 2003. एन 1. एस। 84 - 86; सोल्यांकिना एल.एन. "पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के संगठनात्मक डिजाइन" पाठ्यक्रम पर शैक्षिक भूमिका निभाने वाले खेल। 2002. एन 3. एस। 82 - 88; फियोनोवा एल.आर., बकानोवा एन.बी. विकास इलेक्ट्रॉनिक मैनुअलअनुशासन पर "प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन का संगठन और प्रौद्योगिकी"। 2003. एन 3. एस। 65 - 69 और अन्य।

जैसा कि वादा किया गया था, पत्रिका लगातार पाठकों को प्रलेखन प्रबंधन के लिए नवीनतम विधायी, नियामक और नियामक ढांचे के साथ अद्यतित रखती है। दस्तावेज़ीकरण के मुद्दों को प्रभावित करने वाले एक नए अधिनियम के जारी होने के तुरंत बाद, या दस्तावेजों के साथ काम करना, या पहले से मौजूद विधायी अधिनियम में संशोधन, पत्रिका के पाठकों को इसके बारे में सूचित किया जाता है।<5>. पत्रिका में अलग-अलग अधिनियम प्रकाशित किए गए थे: संघीय कानून "सूचना, सूचना और सूचना संरक्षण पर" दिनांक 25 जनवरी, 1995 एन 24-एफजेड, "राज्य प्रतीक पर" रूसी संघ"25 दिसंबर, 2000 एन 2-एफकेजेड, "ऑन इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर" 10 जनवरी, 2002 एन 1-एफजेड; रूसी संघ की सरकार के फरमान "दस्तावेजों के विभागीय भंडारण की प्रक्रिया और कार्यालय के काम में उनके संगठन पर" "3 मार्च 1993 एन 191 का, "प्रजनन के साथ मुहरों और रूपों के निर्माण, उपयोग, भंडारण और विनाश को सुव्यवस्थित करने पर राज्य प्रतीकरूसी संघ" दिनांक 27 दिसंबर, 1995 एन 1268, "प्राथमिक लेखा दस्तावेजों पर" दिनांक 8 जुलाई, 1997 एन 835; रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का फरमान "श्रम के लिए लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन प्रलेखन के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर और इसका भुगतान" दिनांक 6 अप्रैल, 2001 नंबर 26; अनुमानित स्थितिरूसी संघ के मंत्रालय (विभाग) के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (सीईसी) पर, अनुमोदित। 17 मार्च, 1998 एन 19, आदि के संघीय अभिलेखागार के आदेश से, सभी कृत्यों, निश्चित रूप से, पत्रिका के पन्नों पर वर्णित किए गए थे।

<5>बनसुकेविच वी.डी. कार्यालय के काम के लिए आधुनिक नियामक ढांचा। 1997. नंबर 2(1)। पीपी. 7 - 13; इस्चेनोव वी। वाई। रूसी संघ और सूचना प्रणाली के विधायी और नियामक दस्तावेजों में व्यक्तिगत डेटा। 2006. एन 3. एस। 87 - 90; कुज़नेत्सोव एस.एल. 2006 2007 में कार्यालय स्वचालन पर कानून में नया। एन 1। एस। 46-49; कुज़नेत्सोवा टी.वी. दस्तावेज़ीकरण मुद्दों का प्रतिबिंब विधायी कार्यरूसी संघ। 2001. एन 2. एस। 9 - 14; कुज़नेत्सोवा टी.वी. 2003 में प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन के लिए कानूनी, नियामक और कार्यप्रणाली ढांचे में परिवर्तन। 2004. एन 1. एस। 34 - 42; कुज़नेत्सोवा टी.वी. 2005 के लिए प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन के लिए विधायी और कानूनी ढांचे में नया। 2006। एन 1. पी। 8 - 15; कुज़नेत्सोवा टी.वी. संघीय कानून "रूसी संघ के नागरिकों से अपील पर विचार करने की प्रक्रिया पर"। 2006. एन 3. एस। 3 - 6; कुज़नेत्सोवा टी.वी. संघीय कानून "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर" - आधार एकीकृत प्रणालीकार्यालय का काम सरकारी संसथानऔर शरीर स्थानीय सरकार. 2006. एन 4. एस। 3 - 7; कुज़नेत्सोवा टी.वी. रूसी संघ के विधायी कृत्यों में प्रलेखन के मुद्दे। 2007. एन 1. एस। 3 - 7; एन 2. एस। 3 - 7; लारिन एम.वी. दस्तावेज़ प्रबंधन। नियामक और कार्यप्रणाली विनियमन की समस्याएं। 1998. एन 1. एस। 9 - 13; लारिन एम.वी. अवधारणा विकास के मुद्दे पर संघीय कानून"प्रबंधन के दस्तावेजी रखरखाव के बारे में"। 2001. एन 2. एस। 3 - 8; लारिन एम.वी. रूस में कार्यालय के काम का राज्य विनियमन: इतिहास और आधुनिकता। 2002. एन 1. एस। 3 - 8 और अन्य।

कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों की शुरूआत से संबंधित लेख विशेष रूप से लोकप्रिय और मांग में हैं। कुल मिलाकर, पत्रिका में इस विषय पर सौ से अधिक लेख प्रकाशित हुए, जो सभी प्रकाशित सामग्री का लगभग पांचवां हिस्सा है।<6>.

<6>बालासनयन वी.ई. प्रबंधन दक्षता में सुधार के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन समर्थन के लिए स्वचालित प्रणालियों का उपयोग। 2002. एन 2. एस 27 - 29; बोबलेवा एम.पी., गुस्कोव वी.ए. दस्तावेज़ संचलन के स्वचालन की स्थितियों में मामलों के नामकरण को बनाए रखने के प्रश्न। 1999. एन 1. एस। 38 - 40; बोबीलेवा एम.पी. वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के लिए सॉफ़्टवेयर उत्पाद चुनना: बहु-मानदंड दृष्टिकोण का उपयोग करना। 2002. एन 2. एस 21 - 26; कुज़नेत्सोव एस.एल. कार्यालय के काम में स्वचालित प्रौद्योगिकियां। 1997. नंबर 2(1)। पीपी 58 - 65; कुज़नेत्सोव एस.एल. इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के भंडारण का संगठन। 2004. एन 4. एस। 47 - 50; कुज़नेत्सोव एस.एल. एकीकृत कार्यालय स्वचालन के लिए रूसी कार्यक्रम। 2001. एन 2. एस। 47 - 53; कुज़नेत्सोव एस.एल. ऑफिस का ऑटोमेशन। कहाँ से शुरू करें? 2003. एन 1. एस 53 - 57; कुज़नेत्सोव एस.एल. अनुमानित तकनीकी कार्यएक व्यापार स्वचालन प्रणाली के लिए। 2005. एन 3. एस। 47 - 52; एन 4. एस। 56 - 59; 2006. एन 1. एस। 44 - 47; किरुखिन यू.जी., मेलनिकोवा ओ.एम. कार्मिक प्रलेखन के साथ काम का स्वचालन। 2003. एन 4. एस। 46 - 49; कुकरिना यू.एम. "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" और "इलेक्ट्रॉनिक" की अवधारणाओं का गठन अंगुली का हस्ताक्षर"रूसी संघ के विधायी और नियामक और पद्धति संबंधी कृत्यों में। 2003। एन 1. पी। 43 - 52; मैक्सिमोविच जी.यू।, बेरेस्टोवा वी.आई. एक स्वचालित सूचना प्रणाली विकसित करने के प्रारंभिक चरणों में एक दस्तावेज़ प्रबंधक की भूमिका। 2004. एन 2. पी। 67 - 70; रिस्कोव ओ.आई. राष्ट्रीय मानकइलेक्ट्रॉनिक सूचना संसाधनों के विवरण पर। 2005. एन 2. एस। 54 - 59; रिस्कोव ओ.आई. कुछ उपयोग समस्याओं के बारे में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ऑफिस के काम में संघीय निकाय कार्यकारिणी शक्ति. 2004. एन 1. एस। 11 - 17; सर्पिक जी.ए. आधुनिक प्रणालीदस्तावेजी वातावरण का प्रबंधन। 1999. एन 1. एस 24 - 26; सियोसेवा एल.ए. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक दृष्टि के आयोजन की समस्याएं। 1998. एन 2. एस। 43 - 48; यारोस्लावसेवा ई.एन., कामेनेवा ई.एम. प्रबंधन और संग्रह के लिए प्रलेखन समर्थन के क्षेत्र में परामर्श समूह "टर्मिका" के सूचना और सॉफ्टवेयर उत्पादों का एक जटिल: सूचनाकरण, स्वचालन, एकीकरण, प्रशिक्षण और ज्ञान नियंत्रण। 2004. एन 2. एस। 44 - 51 और अन्य।

बड़ी संख्या में लेख व्यावसायिक शैली के लिए समर्पित थे आधिकारिक दस्तावेज़(दस्तावेजी भाषाविज्ञान)<7>.

<7>बसोव्सकाया ई.एन. सेवा दस्तावेजों की भाषा पर। 1997. नंबर 2(1)। पीपी. 34 - 47; बसोव्सकाया ई.एन. "मुझे संपर्क करने की अनुमति दें ..." (व्यावसायिक पत्राचार में पते के रूपों का चयन)। 2003. एन 1. एस 24 - 27; Dubinina E.V., Ilinova E.Yu. रिज्यूमे और कवर लेटर की सिमेंटिक संरचना की विशिष्ट विशेषताएं। 2001. एन 2. एस। 71 - 75; दुलिना एन.एन., कुशनरुक एस.पी. व्यावसायिक पत्रों के ग्रंथों में क्लिच के प्रकार। 2003. एन 2. एस। 108 - 111; एगोरोवा एन.यू., मिलोवानोवा एम.वी. विधायी कृत्यों के पाठ में वाक्यांश सेट करें (उदाहरण पर सिविल संहिताआरएफ)। 2002. एन 4. एस 61 - 67; कोलोकोलत्सेवा टी.एन., तनुषिना ओ.वी. अनुबंधों के ग्रंथों में संचारी सटीकता। 2003. एन 4. एस। 74 - 76; कोसोवा एम.वी., कसान आई.आई. वृत्तचित्र भाषाविज्ञान के पहलू में व्यवसाय लेखन की गतिशीलता। 2003. एन 3. एस। 14 - 17; ओमेलचेंको एस.आर., पिमेनोवा एन.वी. प्रेस विज्ञप्ति के ग्रंथों में तर्कों के प्रकार और उनकी अभिव्यक्ति के साधन। 2001. एन 2. एस। 76 - 79; सेम्यांकोवा ओ.आई. मूलपाठ प्रबंधन दस्तावेज़प्रभाव के साधन के रूप में। 2003. एन 4. एस 64 - 67; तुपिकोवा एन.ए., लिसेंको ओ.एन. अनुरोध के व्यावसायिक पत्रों में नौकरशाही की भूमिका। 2003. एन 2. एस। 38 - 44; उल्यंतसेवा एस.ई. व्यापार में गलतियों की टाइपोलॉजी लिख रहे हैंऔर उन्हें ठीक करने के तरीके। 2002. एन 3. एस 24 - 28; उल्यंतसेवा एस.ई. दस्तावेज़ के पाठ को प्रारूपित करना: भाषा मानदंड. 2003. एन 4. एस। 68 - 73 और अन्य।

एक दशक में, पहले के अप्रत्याशित शीर्षक भी सामने आए हैं, उदाहरण के लिए, विदेशी अनुभव: गतिविधियाँ अंतरराष्ट्रीय संगठन, यूरोपीय देशों और संयुक्त राज्य अमेरिका में दस्तावेजों के साथ काम का संगठन<8>.

<8>बुखटेरेवा एल.बी. एक जर्मन कंपनी में कार्यालय का काम ("इंडस्ट्री-अंड हैंडलस्कमर" के उदाहरण पर)। 1998. एन 2. एस। 61 - 64; वोल्कोवा डी.वी. अंतर्राष्ट्रीय मानकीकरण संगठन (आईएसओ) की गतिविधियाँ। 2006. एन 2. एस। 9 - 15; कोंकोवा ए.यू. फ्रांस में व्यापार पत्राचार का प्रारूपण और निष्पादन। 1997. नंबर 2(1)। पीपी. 77 - 83; कोस्टोमारोव एम.एन. संयुक्त राष्ट्र में पत्राचार के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएँ (1980 के दशक के अंत - 1990 के दशक की शुरुआत में)। 1998. एन 2. एस। 65 - 70; कोस्टोमारोव एम.एन. संयुक्त राज्य अमेरिका में दस्तावेजों के भंडारण और संरक्षण का संगठन। 1997. नंबर 2(1)। पीपी 66 - 76; कुज़नेत्सोव एस.एल. कार्यालय स्वचालन प्रणाली के लिए अंतर्राष्ट्रीय आवश्यकताएं। 2006. एन 3. एस 63 - 69; कुकरिना यू.एम. विधायी विनियमनयूक्रेन में सूचनाकरण, सूचना सुरक्षा और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग के मुद्दे। 2001. एन 2. एस। 15 - 18; कुकरिना यू.एम. सीआईएस देशों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग का विधायी और नियामक और कार्यप्रणाली विनियमन। 2002. एन 3. एस। 75 - 78; एन 4. एस। 48 - 55; कुकरिना यू.एम. अमेरिकी कानून में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर। 2002. एन 2. एस। 30 - 33; मिचेंको ओ.यू., रिस्कोव ओ.आई. बिजनेस रिकॉर्ड्स प्रबंधन आईएसओ 15489-2001 के लिए अंतर्राष्ट्रीय मानक। 2003. एन 3. एस 62 - 64; मिचेंको ओ यू। संगठन के भीतर दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए जिम्मेदारी का आवंटन (आवश्यकताएँ .) अंतर्राष्ट्रीय मानकआईएसओ 15489-2001)। 2005. एन 1. एस। 50 - 53; रिस्कोव ओ.आई. विश्व के संरक्षण के क्षेत्र में अंतर्राष्ट्रीय संगठनों की गतिविधियाँ सांस्कृतिक विरासतडिजिटल रूप में। 2004. एन 3. एस। 73 - 78; रिस्कोव ओ.आई. कार्यालय के काम में मेटाडेटा: मानकीकरण का विदेशी अनुभव। 2004. एन 4. एस। 42 - 46; रिस्कोव ओ.आई. यूरोपीय देशों में दस्तावेज़ प्रबंधन: एक सिंहावलोकन नियामक ढांचा. 2006. एन 4. एस। 8 - 14 और अन्य।

सुरक्षा और सूचना संरक्षण के लिए समर्पित लेख कम लोकप्रिय नहीं हुए।<9>.

<9>गोवरुखिन ओ.ई. एक वाणिज्यिक बैंक की सूचना सुरक्षा। 2006. एन 1. एस 61 - 65; एन 2. एस। 82 - 85; गोवरुखिन ओ.ई. आधिकारिक और पेशेवर रहस्य। 2006. एन 3. एस। 78 - 86; डेमुश्किन ए.एस. के साथ काम का संगठन प्रलेखित जानकारीसीमित पहुँच। 1998. एन 2. एस। 37 - 42; इस्चेनोव वी। वाई। गोपनीय जानकारी के वाहक पर अनौपचारिक प्रभाव के मुद्दे पर। 2002. एन 3. एस। 80 - 81; इस्चेनोव वी। वाई। विदेशियों के नेतृत्व वाले संगठनों में गोपनीय जानकारी का प्रसार (प्रश्न उठाना)। 2002. एन 3. एस 79; इस्चेनोव वी। वाई। कर्मियों के साथ काम करते समय सूचना की सुरक्षा में विदेशी अनुभव (यूएसए के उदाहरण पर)। 2005. एन 4. एस। 77 - 80; कुज़नेत्सोव एस.एल. स्पैम और इसके खिलाफ लड़ाई। 2004. एन 3. एस। 67 - 72; मेट्सटुनियन एम.वी., इस्चेनोव वी.वाई.ए. सूचना सुरक्षा के कुछ पहलू। 2004. एन 1. एस। 57 - 59; कोरोलकोवा टी.ए., पेकर्सकी ए.वी. रूस में सूचना संरक्षण गतिविधियों का लाइसेंस: इतिहास। 2003. एन 3. एस। 57 - 61; स्टेपानोव ई.ए., स्टेपानोवा ई.ई. गोपनीय दस्तावेजों के पारंपरिक और स्वचालित लेखांकन की तकनीक। 1998. एन 1. एस 58 - 68; स्टेपानोव ई.ए. गोपनीय दस्तावेजों की सुरक्षा और प्रसंस्करण के लिए मौलिक सिद्धांत। 2000. एन 2. एस 31 - 36; शुभिन ए.एम. गोपनीय जानकारी और उसमें निहित दस्तावेजों के साथ काम करने के कुछ मुद्दों पर। 2003. एन 4. एस। 52 - 63 और अन्य।

संघीय अभिलेखीय एजेंसी के प्रमुख, संबंधित सदस्य रूसी अकादमीविज्ञान वी.पी. कोज़लोव कई वर्षों से एक अद्वितीय स्तंभ का नेतृत्व कर रहा है - दस्तावेजों की जालसाजी, जो पूर्व-क्रांतिकारी और सोवियत काल में दस्तावेजों की सबसे सनसनीखेज जालसाजी के बारे में बताता है<10>. यह खंड 2001 के पहले अंक से चल रहा है।

<10> उदाहरण के लिए: कोज़लोव वी.पी. 20 वीं शताब्दी में लिखित स्रोतों की जालसाजी (क्रेमलिन संतों के "निर्णय")। 2002. एन 1. एस। 55 - 61; कोज़लोव वी.पी. 20वीं सदी में लिखित स्रोतों की जालसाजी (आई.वी. स्टालिन द्वारा "द ग्रेटेस्ट सीक्रेट")। 2002. एन 2. एस। 56 - 65; कोज़लोव वी.पी. 20 वीं शताब्दी में लिखित स्रोतों की जालसाजी ("निराश इलिच")। 2002. एन 3. एस। 89 - 92; कोज़लोव वी.पी. रूसी गुप्त कूटनीति के लिए स्मारक। 2005. एन 3. एस। 81 - 87; कोज़लोव वी.पी. ज़ार बोरिस के मामले में न्यायिक बहस। 2007. एन 2. एस। 79 - 84 और अन्य।

यह देखते हुए कि कार्यालय के काम में विभिन्न ऐतिहासिक और वैज्ञानिक मूल्य के दस्तावेज बनाए जाते हैं, और उनमें से कुछ राज्य भंडारण में जाते हैं, पत्रिका व्यवस्थित रूप से "अभिलेखागार" शीर्षक रखती है।<11>.

<11>अलेक्सेवा ई.वी. अभिलेखागार और कानून: अत्याधुनिकऔर विकास की संभावनाएं। 2003. एन 2. एस। 77 - 84; अलेक्सेवा ई.वी., अफानसेवा एल.पी., बुरोवा ईएम, ओशिकिना जी.ए. अभिलेखागार में दस्तावेजों का संगठन। 2002. एन 3. एस। 93 - 100; अलेक्सेवा ई.वी., अफानसेवा एल.पी., बुरोवा ईएम, ओशिकिना जी.ए. वैज्ञानिक नींवदस्तावेजों का चयन और मूल्यांकन। 2003. एन 1. एस 98 - 102; अलेक्सेवा ई.वी., अफानसेवा एल.पी., बुरोवा ई.एम., ओशिकिना जी.ए. सूची सबसे महत्वपूर्ण अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक (इतिहास और संकलन की पद्धति) है। 2004. एन 2. एस। 98 - 101; एन 3. एस। 99 - 103; अफानसेवा एल.पी. व्यक्तिगत डेटा वाले अभिलेखीय दस्तावेजों तक पहुंच की समस्या। 2006. एन 4. एस। 106 - 115; अफानसेवा एल.पी. अभिलेखागार का सूचनाकरण: संगठन और प्रबंधन। 2004. एन 2. एस। 86 - 97; एन 3. एस। 89 - 98; एन 4. एस। 89 - 100; बुरोवा ई.एम. व्यक्तिगत प्रकृति के दस्तावेजों के साथ अभिलेखागार को पूरा करने की विशेषताएं। 2007. एन 1. एस 82 - 89; एन 2. एस। 93 - 98; कोज़लोव वी.पी. दस्तावेज़ आराम पर है। 2002. एन 2. एस। 3 - 4; कोज़लोव वी.पी. ऐतिहासिक स्मृति प्रणाली में संग्रहालय, पुस्तकालय, अभिलेखागार (रूस के उदाहरण पर)। 2004. एन 3. एस। 4 - 6; कुज़नेत्सोव एस.एल. इलेक्ट्रॉनिक संग्रह बनाते समय नए अवसर। 2002. एन 4. एस। 68 - 73; कुकरिना यू.एम. कॉर्पोरेट इलेक्ट्रॉनिक संग्रह की अवधारणा और अवधारणा। 2000. एन 1. एस। 34 - 36; ओशिकिना जी.ए. मुख्य अभिलेखीय निर्देशिका कार्यालय के काम में बनाई गई है। 1997. नंबर 2(1)। पीपी। 48 - 57; पोपोवा ई.एन. दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच करना। 2005. एन 1. एस 96 - 101; पोपोवा ई.एन. आधुनिक प्रौद्योगिकियां और तकनीकी सुरक्षा अभिलेखीय दस्तावेज. 2005. एन 2. एस। 100 - 103; एन 3. एस। 108 - 112; सोकोवा ए.एन. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और इलेक्ट्रॉनिक संग्रह. 1999. एन 1. एस। 6 - 10 और अन्य।

पिछली अवधि में, पत्रिका के पन्नों ने प्राचीन काल से आज तक रूस में कार्यालय के काम के तह और विकास के अभी भी खराब अध्ययन किए गए इतिहास को कवर किया: पूर्व-क्रांतिकारी रूस के संस्थानों में कार्यालय के काम का विधायी और नियामक और पद्धतिगत विनियमन ; दस्तावेजों के प्रकार का विकास; पूर्व-क्रांतिकारी रूस के संस्थानों में दस्तावेजों के साथ संगठन और काम की तकनीक; प्रणाली का विकास राज्य कार्यालय का कामसोवियत संस्थानों में (1917 - XX सदी के 30 के दशक); 50 - 90 के दशक में कार्यालय के काम में सुधार। XX सदी। कुल 76 लेख<12>.

<12>बाइकोवा टी.ए. 17वीं शताब्दी का अनिवार्य कार्यालय कार्य। 1997. नंबर 2(1)। पीपी 84 - 90; व्यालोवा एल.वी. 19वीं सदी में दस्तावेज़ प्रवाह में कमी का रुझान। 2000. एन 2. एस। 80 - 85; डोडोनोवा एम.आई., एफिमेंको ई.ए. 20-30 के दशक के स्रोतों और साहित्य में प्रबंधन के प्रलेखन समर्थन में सुधार के लिए विचारों को युक्तिसंगत बनाना। 2000. एन 2. एस। 76 - 79; एमीशेवा ई.एम. सामान्य विनियम - प्रबंधन और कार्यालय कार्य के संगठन की प्रणाली के विधायी विनियमन की शुरुआत। 2003. एन 1. एस 103 - 110; इलुशेंको एम.पी. रूस में कार्यालय के काम का उद्भव और विकास (VIII - XIV सदियों)। 1998. एन 2. एस। 71 - 74; कोंकोवा ए.यू. 19वीं शताब्दी में रूस में मानव जीवन और गतिविधियों के बारे में प्रलेखन प्रणालियों का उदय। 2005. एन 2. एस 69 - 73; कुज़नेत्सोव एस.एल. पूर्णता राज्य तंत्र 1920 के दशक की शुरुआत में (एनसी आरसीटी के सामान्यीकरण विभाग)। 2002. एन 2. एस। 86 - 88; कुज़नेत्सोवा टी.वी., पोडॉल्स्काया आई.ए. कार्यप्रणाली विकासकार्यालय के काम के युक्तिकरण के लिए प्रबंधन प्रौद्योगिकी संस्थान। 2002. एन 2. एस। 75 - 83; कुज़नेत्सोवा टी.वी., पोडॉल्स्काया आई.ए. 1960-1970 के दशक में कार्यालय के काम को युक्तिसंगत बनाने के तरीकों का विकास। 2003. एन 4. एस। 101 - 107; नादेर्शिना एम.डी. 1990 के दशक में रूस में सूचना प्रक्रियाओं का विधायी विनियमन। 1998. एन 2. एस। 18 - 23. रेखत्सौम ए.एल. 20-30 के दशक में कार्यालय के काम को युक्तिसंगत बनाने के लिए ऑर्गस्ट्रॉय की गतिविधियाँ। XX सदी। 2001. एन 1. एस 90 - 93; रीचत्सुम ए.एल. कार्यालय उपकरण के अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान और 50 - 80 के दशक में कार्यालय कार्य में सुधार। XX सदी। 2004. एन 4. एस। 75 - 81 और अन्य।

हाल के वर्षों में, विशिष्ट संगठनों में दस्तावेज़ीकरण और कार्यालय के काम को स्थापित करने की प्रक्रिया दोनों के अनुभव को दर्शाने वाले लेखों द्वारा पत्रिका पर तेजी से कब्जा कर लिया गया है।<13>. उनका विशेष मूल्य इस तथ्य में निहित है कि वे आपको देश में कार्यालय के काम की स्थिति की समग्र तस्वीर देखने और एक अलग कार्यस्थल के स्वचालन से एक एकल कॉर्पोरेट स्वचालित प्रणाली के निर्माण के लिए कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के तेजी से परिचय को प्रतिबिंबित करने की अनुमति देते हैं। .

<13>आर्टामोनोवा आई.एल. विश्वविद्यालय में कार्यालय के काम का संगठन (मानविकी के लिए रूसी राज्य विश्वविद्यालय के उदाहरण पर)। 2000. एन 1. एस 47 - 50; एर्मोलायेवा ए.वी. सेराटोव क्षेत्र के कार्यकारी अधिकारियों में दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन। 2003. एन 2. एस। 19 - 23; मायकोशिना एन.डी. सीमा शुल्क सेवा में कॉर्पोरेट दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (नोवगोरोड सीमा शुल्क के उदाहरण पर)। 2003. एन 4. एस। 41 - 45; उस्तिना एल.एन., प्लोशकिना ई.एस. नागरिकों के अनुरोध पर रिकॉर्ड रखना (समारा क्षेत्र के राज्यपाल और सरकार के प्रशासन की गतिविधियों के उदाहरण पर)। 2005. एन 3. एस। 34 - 39; फेडोरेट्स एन.एस., इसाचेनकोवा ए.आई. तकनीकी प्रक्रियाएंदस्तावेजों के साथ काम करें। 2006. एन 4. एस। 15 - 19; फियोनोवा एल.आर., उस्मानोवा आई.वी. विश्वविद्यालय के विभाग के प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की उपप्रणाली। 2002. एन 2. एस। 44 - 48 और अन्य।

पत्रिका ने कई सैद्धांतिक मुद्दों को भी उठाया, शब्दावली से शुरू होकर, "दस्तावेज़" की अवधारणा और आज की कार्यान्वयन समस्याओं तक। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरऔर इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम।

पत्रिका के लेखक रूस में रिकॉर्ड रखने में अग्रणी विशेषज्ञ हैं: विश्वविद्यालयों के संकाय जो "दस्तावेज़ विज्ञान और दस्तावेज़ प्रबंधन" विशेषता में विशेषज्ञों को प्रशिक्षित करते हैं, दस्तावेज़ विज्ञान और संग्रह (वीएनआईआईडीएडी) के अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान के शोधकर्ता, कर्मचारी फर्मों के - स्वचालित नियंत्रण प्रणाली के डेवलपर्स, अभिलेखीय सेवाओं के प्रमुख, विभिन्न संगठनात्मक और कानूनी रूपों के संगठनों के कार्यालय प्रबंधन सेवाओं के प्रमुख और कर्मचारी (संघीय अधिकारियों के तंत्र से ओजेएससी और एलएलसी के सचिवालयों तक)।

पत्रिका के लगातार बड़े प्रसार से पता चलता है कि यह अपने ग्राहकों की उम्मीदों पर खरा उतरती है।

पत्रिका के अस्तित्व के सभी वर्षों के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक संस्करण है, जो "टर्मिका" कंपनी (www.termika.ru) की वेबसाइट पर उपलब्ध है।

1997-2007 के लिए पत्रिका की विषय-वस्तु का एक सूचकांक तैयार किया गया है।

पत्रिका के संपादकों को उम्मीद है कि भविष्य में यह अपने सभी ग्राहकों के लिए मांग और दिलचस्प बनी रहेगी।

इसके लिए सामग्री देखें: अप-टू-डेट नमूने, विशेषज्ञों के मेमो, दस्तावेजों की आवाजाही के लिए तैयार मार्ग। सामग्री कार्यालय के काम को ठीक से व्यवस्थित करने, प्रबंधन और नियामक अधिकारियों के साथ समस्याओं से बचने में मदद करेगी।

संबंधित सामग्री:

ऑफिस का काम संक्षेप में क्या है?

या दस्तावेज़ प्रबंधन समर्थन (डीओएम) - प्रक्रियाओं की एक श्रृंखला जो दस्तावेजों के साथ काम करने के सभी चरणों को प्रभावित करती है। इसे अक्सर वर्कफ़्लो के रूप में समझा जाता है, लेकिन ये दोनों अवधारणाएँ भिन्न हैं, हालाँकि ये एक-दूसरे से निकटता से संबंधित हैं। दस्तावेज़ प्रवाह- यह कागजों के निर्माण और उनके संग्रह के बीच केवल एक मध्यवर्ती चरण है।

संदर्भ:कार्यालय के काम की अवधारणा कानूनों में परिलक्षित होती है। DOW सूचना, प्रकाशन और पुस्तकालयाध्यक्ष के लिए मानकों की प्रणाली को नियंत्रित करता है।

कंपनी की 9 मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएं

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निम्नलिखित प्रकार के व्यवसाय हैं:

• सामान्य- सामान्य दस्तावेजों का रखरखाव;
• विशेष- विशिष्ट कागजात के साथ काम करें, उदाहरण के लिए, कर्मियों, लेखा, गुप्त, आदि पर।

राज्य के स्वामित्व वाली कंपनियों में, दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एल्गोरिथ्म कानून द्वारा विनियमित होता है। निजी फर्मों को स्वतंत्र रूप से यह तय करने का अधिकार है कि दस्तावेज़ प्रबंधन और कार्यालय का काम कैसे किया जाए।

कार्यालय के काम के 3 मुख्य क्षेत्र

1. प्रलेखन - ड्राइंग, पंजीकरण, समन्वय, कागजात का उत्पादन;
2. दस्तावेजों के साथ काम का संगठन - आंदोलन, निष्पादन नियंत्रण, भंडारण और उपयोग;
3. व्यवस्थितकरण - भंडारण के लिए दस्तावेजों का हस्तांतरण, तिजोरियों में उनका स्थान, निपटान, आदि।

संगठन के बुनियादी नियम

कार्यालय के काम के घटक किसी भी प्रकार और उद्देश्य के संगठनों में समान होते हैं। उसी समय, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के संचालन का कौन सा तरीका कागज या इलेक्ट्रॉनिक है, आपको कागजात के साथ काम करने की ख़ासियत को ध्यान में रखना चाहिए, विवरणों पर ध्यान देना चाहिए।

कार्यालय कार्य के कार्य और कार्य

रिकॉर्ड रखने से आप कर, लेखांकन, प्रबंधन लेखांकन को व्यवस्थित कर सकते हैं, आने वाले पत्रों पर त्वरित प्रतिक्रिया सुनिश्चित कर सकते हैं, कर्मचारियों के साथ प्रतिक्रिया में सुधार कर सकते हैं। संगठन की आंतरिक सेवाओं के बीच बातचीत की दक्षता और गति इस बात पर निर्भर करती है कि दस्तावेज़ प्रवाह और DOW कितनी अच्छी तरह व्यवस्थित हैं। कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह की मूल बातें संगठन के सभी कर्मचारियों को पता होनी चाहिए जो किसी भी तरह से कागजात की तैयारी, स्थानांतरण, संग्रह से जुड़े हुए हैं।

कर्मचारियों को निम्नलिखित कार्य करने की आवश्यकता है:

• एक समय पत्रक और एकीकृत दस्तावेजों का एक एल्बम विकसित करना, कार्यान्वित करना, बनाए रखना;
• रूपों का विकास और डिजाइन;
• भेजे गए और आने वाले कागजात की अग्रेषण प्रसंस्करण करना;
• आउटगोइंग, इनकमिंग और आंतरिक दस्तावेजों को पंजीकृत करें;
• प्रबंधन को हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत की गई कागजी कार्रवाई की शुद्धता को नियंत्रित करना;
• दस्तावेजों के निष्पादन को विनियमित करना;
• पाठ लिखें;
• मामलों का नामकरण विकसित करना, उनके भंडारण, परिचालन उपयोग को सुनिश्चित करना;
• सभी डिवीजनों में कागजात के साथ काम को नियंत्रित करें;
• काम के तरीकों और रूपों में सुधार के उद्देश्य से गतिविधियों में भाग लेना।

GOST में निर्धारित कार्यालय कार्य मानदंडों की समीक्षा करें "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं", जिसने GOST R 6.30-2003 को बदल दिया। बुनियादी नियमों को जानने से आपको अपने काम में गलतियों से बचने में मदद मिलेगी। सचिव की पुस्तिका में।

अपने काम में GOST R 7.0.97-2016 का प्रयोग करें

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कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह के आयोजन के लिए सामान्य योजना

कार्यालय के काम की मूल बातें, कागजात के संकलन और रखरखाव के नियम, संगठन के भीतर और उसके बाहर उनके आंदोलन की विशेषताओं को जानें। कंपनी द्वारा अनुमोदित निर्देश के बिंदुओं का पालन करें, जो कागजात के साथ काम करने की मुख्य बारीकियों को बताता है।

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सामान्य योजनाकाम के नियमों की व्याख्या करें, नौसिखिए विशेषज्ञ के लिए कौन से कार्य करने हैं, ताकि प्रक्रियाओं में भ्रमित न हों। उस पर तब तक भरोसा करें जब तक कि आप सार को समझ न लें, कागजों को संसाधित करने, स्थानांतरित करने और संग्रहीत करने के लिए अपना स्वयं का एल्गोरिथ्म विकसित करें, कार्यालय के काम की बुनियादी शर्तों को याद न रखें।

आने वाले दस्तावेजों के प्रवाह का संगठन

आवक को कागज में बनाए गए सभी प्रकार के दस्तावेजों के रूप में समझा जाता है या इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप मेंअन्य कंपनियों में। यह पत्र, चालान, प्रस्ताव, कार्यालय के काम के अन्य तत्व हो सकते हैं।

अराजकता से बचने के लिए, उन्हें समय पर संसाधित करें:

• एक दस्तावेज़ पंजीकृत करें - रसीद की तारीख डालें और एक नंबर असाइन करें;
• उस इकाई को कागजात स्थानांतरित करें जो उनसे निपटें या उन्हें स्टोर करें;
• काम के लिए दस्तावेज़ की स्वीकृति पंजीकृत करें;
• निष्पादन, प्रतिक्रिया या की गई कार्रवाई पर निशान लगाना;
• दस्तावेज़ को संग्रह में स्थानांतरित करें।

इन व्यावसायिक नियमों का सख्ती से पालन करें। यदि किसी कंपनी को बड़ी संख्या में कागजात और फाइलें प्राप्त होती हैं, तो उनके साथ काम को अनुकूलित करने के लिए विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करें। उनमें से कुछ समय सीमा, दस्तावेजों की तैयारी आदि के बारे में अधिसूचना प्रणाली से लैस हैं।

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आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के प्रवाह का संगठन

आउटगोइंग दस्तावेज़ों का मार्ग उनके साथ काम करने के नियमों, उनके प्रकार द्वारा निर्धारित किया जाता है। यह आमतौर पर सचिव के साथ शुरू होता है। कागज तैयार करने के बाद, इसे उस व्यक्ति को स्थानांतरित कर दिया जाता है जिसे हस्ताक्षर करने, सहमत होने का अधिकार है। उसके बाद ही दस्तावेज़ बाहरी अधिकारियों को भेजा जाता है।

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आउटगोइंग दस्तावेज़ों के प्रवाह के साथ प्रभावी ढंग से काम करने के लिए, प्रबंधन असाइन करता है जिम्मेदार व्यक्ति. अक्सर, वे सचिव, कार्यालय प्रबंधक, कार्मिक अधिकारी, लेखाकार या अन्य कर्मचारी होते हैं। पत्र-पत्रिकाओं को समय पर ढंग से प्रेषित करने के लिए, प्रत्येक चरण में उनके आंदोलन को नियंत्रित करें, और अंत में त्रुटियों की जांच करें और पंजीकरण करें।

मेज। आउटगोइंग पत्रों के लिए कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं में भाग लेने वाले

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कार्यालय के काम में आंतरिक दस्तावेजों के प्रवाह का संगठन

बड़ी कंपनियों के पास बड़ी संख्या में आंतरिक दस्तावेज होते हैं। यदि उनके साथ औपचारिक रूप से काम किया जाता है, तो उनमें से कुछ अलग-अलग चरणों में खो सकते हैं। आपका लक्ष्य प्रक्रिया को इस तरह व्यवस्थित करना है कि उनका रास्ता छोटा हो जाए और नुकसान से बचा जा सके।

महत्वपूर्ण!पंजीकरण के चरण पर नजर रखें - अलग-अलग प्रश्नपत्रों को एक ही नंबर निर्दिष्ट करने से सामान्य भ्रम और भ्रम की स्थिति पैदा होगी।

मेज। मुख्य गतिविधि के लिए आदेश का मार्ग

निर्देशों में वर्णित नियमों के आधार पर, अपने लिए दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए एक एल्गोरिथम बनाएं। यदि विभाग में कई विशेषज्ञ काम करते हैं, तो कर्तव्यों का दायरा अलग करें, उदाहरण के लिए, एक केवल आंतरिक कागजात के साथ काम करता है, दूसरा - बाहरी लोगों के साथ।

व्यापार के लिए कौन जिम्मेदार है

कार्यालय के काम की जिम्मेदारी संगठन के प्रमुख और कॉर्पोरेट प्रशासन दस्तावेजों के लिए होती है - निदेशक मंडल या अध्यक्ष, साथ ही सचिव। यदि हम दायित्व के मुद्दे पर विचार करते हैं, तो यह ध्यान दिया जा सकता है कि इनमें से किसी में भी नहीं नियामक अधिनियमयह तय नहीं है। कंपनी के भीतर, यह आदेश, निर्देश, नौकरी विवरण आदि द्वारा तय किया जाता है।

कागजात के साथ आंदोलन, प्रसंस्करण, भेजने और अन्य काम के लिए जो निरीक्षकों द्वारा निरीक्षण के अधीन नहीं हैं, कंपनी का कोई भी कर्मचारी जिसे रिकॉर्ड रखने और दस्तावेज़ प्रबंधन के कर्तव्यों को सौंपा गया है, जिम्मेदार है। बड़ी फर्मों में, कई जिम्मेदार व्यक्तियों को नियुक्त किया जाता है, या एक विशेष सेवा बनाई जाती है।

कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदारी के पंजीकरण के मुख्य तरीके

विधि संख्या 1। किसी भी कर्मचारी के कार्य विवरण में कार्यों को जोड़ना

कंपनी का कोई भी कर्मचारी अपने नौकरी विवरण में अतिरिक्त कार्यों को निर्धारित करते हुए रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार है। यदि आप जिम्मेदारियों को ठीक नहीं करते हैं, तो विवादास्पद स्थितियांजिम्मेदारी नेता के कंधों पर आ जाएगी।

विधि संख्या 2। कर्मचारियों के बीच कर्तव्यों का वितरण

रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदारियों को वितरित करते समय, सेवा के कर्मचारियों और संरचनात्मक प्रभागों के विशेषज्ञों के बीच कार्यों को विभाजित किया जाता है। इस मामले में, कार्यालय कार्य के निर्देश स्पष्ट रूप से इंगित करते हैं कि कौन और किस कार्यक्षेत्र के लिए जिम्मेदार है।

विधि संख्या 3. सचिवों को अभिलेख रखने के कर्तव्यों का समनुदेशन

पर स्टाफसचिव या कार्यालय प्रबंधक की स्थिति का परिचय दें, जो कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए जिम्मेदार है। उनके कर्तव्य नौकरी विवरण और रोजगार अनुबंध में तय किए गए हैं। कर्मचारी प्रबंधन द्वारा अनुमोदित नियमों का पालन करता है, वर्तमान विनियमन पर ध्यान केंद्रित करता है।

ऑफिस के काम को व्यवस्थित न करने से क्या होगा

किसी भी कंपनी में कार्यालय का काम होता है, लेकिन प्रत्येक में यह ठीक से व्यवस्थित नहीं होता है। अगर नहीं सामान्य नियमदस्तावेजों के साथ काम करना, समस्याएं संभव हैं। उदाहरण के लिए, अनुचित भंडारण या हानि के लिए काम की किताबें, लेखा दस्तावेजों की कमी पर जुर्माना लगाया जा सकता है।

1. अलेक्सी, प्रमुख, ने कर्मचारियों के व्यक्तिगत दस्तावेजों को बनाए रखने के लिए ल्यूडमिला के दायित्व का विधिवत दस्तावेजीकरण किया, एक उचित आदेश जारी किया, और उसने एक कर्मचारी की कार्यपुस्तिका खो दी। इस मामले में उसकी जवाबदेही तय होगी।
2. एलएलसी निदेशक« अल्फा» डेनियल ने औपचारिक रूप से कर्मचारियों के बीच कार्यों और जिम्मेदारियों के वितरण का इलाज किया। प्रोद्भवन से संबंधित कागजात का हिस्सा वेतनपुरालेख में खो गया। इनकी जांच करते समय निरीक्षकों को उपलब्ध नहीं कराया जा सका। अदालत ने डेनियल को दोषी ठहराने का फैसला किया। यदि वह कर्मचारियों के साथ नौकरी विवरण और अनुबंध की तैयारी के लिए अधिक चौकस था, तो जिम्मेदारी दूसरे व्यक्ति के कंधों पर आ गई।

कागजों में अराजकता न केवल कानून के साथ समस्याओं को भड़काती है, बल्कि कार्य प्रक्रियाओं, ग्राहकों और भागीदारों के साथ संबंधों को भी प्रभावित करती है। संविदात्मक दायित्वों की असामयिक पूर्ति से जुर्माना, अनुबंधों की समाप्ति, कंपनी की प्रतिष्ठा में गिरावट हो सकती है। इसलिए कागजात के साथ काम को रेगुलेट करना जरूरी है।

अनुचित रिकॉर्ड रखने के लिए किसे जिम्मेदार ठहराया जाएगा यह स्थिति पर निर्भर करता है। लेकिन याद रखें कि कंपनी का प्रबंधन हमेशा दोषी की तलाश के लिए तैयार नहीं होता है, इसलिए, कागजी कार्रवाई में लगे सामान्य कर्मचारियों के संबंध में प्रतिबंध संभव हैं, भले ही इन कर्तव्यों में निहित न हों कार्य विवरणियां.

दस्तावेज़ किसी भी उद्यम के मुख्य सूचना संसाधन हैं, जिसके साथ काम करने के लिए उचित संगठन की आवश्यकता होती है। पत्रिका पूरी तरह से इस महत्वपूर्ण मुद्दे के लिए समर्पित है।

प्रकाशन आपको अपने काम में अमूल्य सहायता प्रदान करेगा, वास्तव में कुछ प्रावधानों के आधार पर मौजूदा मानकों (GOST R 6.30-2003, GOST RISO 154891, आदि) और वर्तमान कानून की आवश्यकताओं के अनुरूप आपके कागजी कार्रवाई और दस्तावेज़ीकरण को लाने में मदद करेगा। श्रम संहिता, नागरिक संहिता, प्रशासनिक अपराधों की संहिता और अन्य नियामक-कानूनी कार्य।

पत्रिका "उद्यम में कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह"पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान (प्रबंधन, कार्यालयों, अभिलेखागार, सचिवालय, मामलों के विभागों के लिए दस्तावेजी समर्थन विभाग) की विशेष सेवाओं के प्रमुखों और विशेषज्ञों को एक शब्द में, उन सभी के लिए जो पेशेवर रूप से दस्तावेजों के साथ काम करते हैं।

पत्रिका की मुख्य सामग्री "उद्यम में कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह"उन मुद्दों के लिए समर्पित जो एक पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवाओं का कोई भी कार्यकर्ता हर दिन सामना करता है: व्यावसायिक पत्र, प्रोटोकॉल का संकलन, मेमो, आदेश की तैयारी, आदि। कार्य पुस्तकों के डिजाइन के साथ-साथ कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन और लेखा दस्तावेजों के संचालन की सभी बारीकियों पर विस्तृत सिफारिशें दी गई हैं।

• कागजी कार्रवाई- रोकना पूरी जानकारीविभिन्न प्रकार के दस्तावेज तैयार करने के लिए। कागजी कार्रवाई के विकल्प क्या हैं? प्रत्येक वस्तु का कार्य क्या है। पूरे सेट पर विशिष्ट स्थितियों के उदाहरणों पर विचार किया जाता है। आवश्यक दस्तावेज़. वकीलों की टिप्पणी।
• आधुनिक कार्यालय का काम- कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की नवीनतम तकनीकों को घरेलू और विदेशी कंपनियों की सर्वोत्तम प्रथाओं के उदाहरण पर प्रस्तुत किया जाता है।
• अभिलेखीय व्यवसाय- प्रश्नों पर स्पष्टीकरण: के लिए दस्तावेज कैसे तैयार करें ज्यादा समय तक सुरक्षित रखे जाने वालाउनके लेखांकन और उपयोग को सही ढंग से कैसे व्यवस्थित करें, राज्य संग्रह के साथ संबंध कैसे बनाएं। चिकित्सकों से व्यावहारिक सलाह।
• अधिकार और दायित्व- सभी सूक्ष्मताओं को माना जाता है श्रम संबंधश्रमिकों की विभिन्न श्रेणियों के संबंध में अलग-अलग स्थितियां. सर्वश्रेष्ठ घरेलू विशेषज्ञ अपनी कंपनी में काम के आयोजन में अपना व्यक्तिगत अनुभव साझा करते हैं।
• सूचान प्रौद्योगिकी- कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए आधुनिक तकनीकों के बारे में एक कहानी। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) के सफल कार्यान्वयन के उदाहरण।
• सफलता का सूत्र- पेशे में सफलता कैसे प्राप्त करें, इसके बारे में एक कहानी। मनोवैज्ञानिकों की सिफारिशें।

पत्रिका के लेखकों में "उद्यम में कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह"बड़ी कंपनियों के निदेशक और प्रबंधक, शोधकर्ता, कार्यालय प्रबंधक, प्रमुख विशेषज्ञ, सलाहकार, वकील, शिक्षक।

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"उद्यम में कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह"आपकी क्षमता और व्यावसायिकता का गारंटर है।

प्रकाशन एक स्पष्ट, सरल भाषा और बड़ी संख्या में उदाहरण के उदाहरणों से अलग है।

पत्रिका "उद्यम में कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह"पब्लिशिंग हाउस "बिजनेस आर्सेनल" द्वारा प्रकाशित, 2002 से प्रकाशित।