कोई भी दस्तावेज बनाते समय, हम राज्य मानकों की ओर रुख करते हैं, जो विभिन्न प्रकार के दस्तावेज बनाने के लिए सिफारिशें तैयार करते हैं। मानक कार्यालय के काम के कुछ क्षेत्रों में दस्तावेजों के निर्माण की सुविधाओं को नियंत्रित करते हैं। नीचे हम विश्लेषण करेंगे कि GOST के अनुसार विभिन्न दस्तावेजों में किस फ़ॉन्ट को विनियमित किया गया है, और निर्मित व्यावसायिक प्रलेखन में एक या दूसरे के उपयोग की विशेषताएं क्या हैं।
कंपनी प्रलेखन में फोंट के लिए सामान्य आवश्यकताएं
कंपनी के प्रलेखन के दृश्य डिजाइन की विशेषताएं सीधे उसके नेता पर निर्भर करती हैं। वह कंपनी में वर्तमान अभ्यास के अनुसार दस्तावेज़ीकरण की दृश्य शैली चुनता है, या इस उद्यम के लिए पेशेवर डिजाइनरों द्वारा विकसित ब्रांड बुक पर बनाता है।
दस्तावेज़ीकरण में उपयोग किए गए फ़ॉन्ट इस कंपनी की छवि का हिस्सा हैं और GOST के अनुसार नहीं चुने जा सकते हैं। वे हल्के, पठनीय, पढ़ने में आसान, अत्यधिक दिखावटीपन और प्रभावशालीता के बिना होने चाहिए।
कंपनी की कॉर्पोरेट पहचान का विकास इसकी समृद्धि की कुंजी है
पीसी स्क्रीन रीडर के लिए सैन्स-सेरिफ़ फोंट (एरियल) का उपयोग करना सामान्य नियम है। सेरिफ़ फोंट (उदाहरण के लिए, जाने-माने टाइम्स न्यू रोमन) को कागज़ की शीट पर टेक्स्ट प्रिंट करने के लिए अनुशंसित किया जाता है, क्योंकि उन्हें इस तरह से बेहतर माना जाता है।
कार्यालय की कार्य सुविधाओं को कई GOST - 2.105-95, 7.32-2001, साथ ही 6.30 - 2003 द्वारा नियंत्रित किया जाता है, जिनकी सिफारिशों को 7.0.97-2016 द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है। उत्तरार्द्ध मौजूदा उद्यमों के बहुमत के संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के निष्पादन को नियंत्रित करता है। प्रलेखन में "होस्टिंग" फोंट का उद्देश्य कार्यालय के काम के क्षेत्र को एकीकृत करना है, इसे समान पैटर्न में लाना है, जो न केवल वर्कफ़्लो को सरल करेगा, बल्कि इस तरह से बनाए गए दस्तावेज़ों को काम के लिए यथासंभव सुविधाजनक बना देगा।
इन GOSTs (विशेष रूप से, मानक 7.0.97-2016) में निर्धारित आवश्यकताओं के अनुसार, दस्तावेज़ में फ़ॉन्ट को दायरे के आधार पर चुना जाता है। चुना गया फ़ॉन्ट बहुत दिखावा या सजावटी नहीं होना चाहिए (व्यावसायिक पत्राचार के अनुरूप नहीं है)। आप अपनी चुनी हुई व्यावसायिक शैली की विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए विभिन्न टाइपफेस (एक ही शैली द्वारा एकजुट समान फोंट का एक सेट) का उपयोग कर सकते हैं।
कृपया ध्यान दें कि विनियमित GOST के अनुसार फ़ॉन्ट का उपयोग सलाहकार है। Gosstandart प्रत्येक उद्यम को प्रस्तावित मानकों के साथ प्रलेखन बनाने के लिए बाध्य नहीं करता है। लेकिन साथ ही, उपरोक्त सिफारिशों के आवेदन से वास्तव में एक बनाना संभव हो जाएगा गुणवत्ता दस्तावेजजिससे काम करने में सहूलियत होगी।
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निष्कर्ष
हमारी सामग्री में, हमने विश्लेषण किया है कि किस फ़ॉन्ट में उपयोग के लिए अनुशंसा की जाती है आधिकारिक दस्तावेज़गोस्ट के अनुसार। विनियमों का अनुपालन आपके उद्यम के उच्च-गुणवत्ता वाले कार्यालय कार्य की कुंजी है, जिससे आप सही ढंग से डिज़ाइन किए गए और आसानी से पढ़े जाने वाले दस्तावेज़ीकरण बना सकते हैं। हम अनुशंसा करते हैं कि आप सूचीबद्ध GOST के ग्रंथों का अध्ययन करें (मोड़ विशेष ध्यान 07.0.97-2016 को) और विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए उनकी सिफारिशों का उपयोग करना जारी रखें।
विभिन्न प्रकार के दस्तावेज तैयार करने के लिए विधायी मानदंडों का उपयोग करना अनिवार्य है।
अधिकांश व्यावसायिक पत्रों के लिए कोई प्रतिबंध नहीं बनाया गया है और वे मुक्त रूप में जारी किए जाते हैं।
आधिकारिक, तकनीकी पदों के लिए, यहाँ ट्यूनिंग GOST के स्थापित मानदंडों में है।
प्रिय पाठकों! लेख विशिष्ट समाधानों के बारे में बात करता है कानूनी मुद्दोंलेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। यदि आप जानना चाहते हैं कि कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- एक सलाहकार से संपर्क करें:
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सामान्य आवश्यकताएँ
रूस में, कागजी कार्रवाई के लिए एक निश्चित संख्या में नियम हैं। 1 जुलाई, 2020 से नए पदों की स्थापना पर बातचीत हुई है।
पदों को GOST R 7.0.97-2016 के संबंध में रखा जाना चाहिए, जिसे 2017 में लागू होना था।
इस अवधि तक, सभी ने GOST R 6.30-2003 दस्तावेज़ में निर्धारित प्रावधानों का उपयोग किया। और इसलिए यह समझना आवश्यक है कि समानताएं और अंतर क्या हैं। नए कानूनी दस्तावेज में मुख्य बदलाव अपेक्षित सर्कुलेशन के क्षेत्र में हैं।
मानक प्रावधानों में, राज्य अधिनियमजानकारी निम्नलिखित क्षेत्रों में उपलब्ध है:
| रिपोर्टिंग के लिए, जो कागज या इलेक्ट्रॉनिक संस्करणों में जारी किया जाता है | पदों द्वारा निर्धारित किया जाता है:
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| प्रलेखन की आवश्यकता | कई महत्वपूर्ण चीजें काम करती हैं:
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आधिकारिक कागजात के लिए
GOST के अनुसार दस्तावेजों में फ़ॉन्ट का उपयोग मुख्य वर्कफ़्लो के लिए नहीं किया जाता है। फिर भी, कुछ संरचनात्मक बिंदुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, वे जो नियामक में निर्धारित हैं स्थानीय अधिनियमकंपनियां।
रिपोर्टिंग का दायरा भी महत्वपूर्ण है। लेखांकन प्रपत्रों के साथ काम करने के लिए, आपको उन फोंट का चयन करना होगा जो पढ़ने में आसान हों।
संकलन के प्रारूप के आधार पर आवेदन की प्रणाली में भी उनके बीच अंतर होना चाहिए - कुछ कागज पर उपयोग के लिए सुविधाजनक हैं, जबकि अन्य स्क्रीन से पेपर पढ़ते समय।
Microsoft Word का उपयोग करके दस्तावेज़ तैयार करना सबसे लोकप्रिय तरीका है। यह उपयोगिता जानकारी को ठीक से संरचना करने की क्षमता प्रदान करती है.
टाइम्स न्यू रोमन टेक्स्ट लिखने के लिए सबसे उपयुक्त है। सूचना प्रवाह के रूसी संस्करण के लिए, कैलिब्री का उपयोग 2007 से किया गया है।
उसी समय, काम के विकास और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के उपयोग के बाद बैंकिंग सिस्टम, अन्य फोंट वितरण हासिल करने लगे। एरियल, हेल्वेटिका इन उद्देश्यों के लिए सबसे उपयुक्त हैं - उनके कटा हुआ, विचित्र रूप के आधार पर।
आधिकारिक कागजात के लिए नहीं कुछ मानदंड. GOST के अनुसार, वे पैरामीटर निर्धारित हैं जो सभी वर्णों के लिए सबसे उपयुक्त और अनुमेय हैं।
फ़ॉन्ट आकार का इस्तेमाल 12 या 14
टाइपफेस और फ़ॉन्ट आकार के संबंध में, दस्तावेज़ में केवल एक बेहतर प्रकृति के मानदंड शामिल हैं। ऐसी स्थिति में परिवर्तन इस बात पर निर्भर करता है कि दस्तावेज़ का कौन सा संस्करण चुना गया है।
निम्नलिखित मान एल्गोरिथ्म पर विचार करें:
दस्तावेज़ ऐसे आकारों के करीब विविधताओं की भी अनुमति देता है। चुनते समय, आपको कई कारकों पर भरोसा करने की आवश्यकता होती है:
- पाठ कितना पठनीय है?
- सूचना का प्रतिबिंब, शीट और स्क्रीन से इसकी धारणा;
- प्रयुक्त प्रपत्र का प्रारूप A4, A5, A2 है।
यह निर्धारित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि रिपोर्टिंग की समीक्षा करते हुए, पढ़ने में आसानी को प्रिंट करें और देखें।
अंतराल द्वारा प्रभाव और मापदंडों को प्रभावित करें। वे नेत्रहीन रूप से पाठ को अलग करते हैं और इसलिए, फ़ॉन्ट के साथ, निम्नलिखित ढांचे के भीतर पाठ की एक तस्वीर बनाते हैं:
शब्दों के बीच, एक स्थान मानक के रूप में काम करता है, और अक्षरों के बीच का अंतराल सामान्य मोड में सूचना कार्यक्रम द्वारा निर्धारित किया जाता है।
स्तर पर राज्य मानककेवल सिफारिशें पोस्ट की जानी चाहिए। और इसलिए, दस्तावेज़ पाठ के लिए छोटे फोंट लागू करने के लिए कागज के संकलक की क्षमता को बताता है।
सूचना की शैली विशिष्ट आवश्यकताओं और कार्यक्षेत्र, कार्रवाई की दिशा पर निर्भर करेगी।
पर विशेष ध्यान दिया जाता है इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर. इसका कोई निर्धारित आकार नहीं है, इसलिए प्रपत्रों की शुद्धता को नियंत्रित करना कहीं अधिक कठिन है।
लेकिन GOST इस तथ्य के संबंध में निर्धारित है कि डिजिटल दृष्टि अलग-अलग, पठनीय और वास्तविक आकार के अनुरूप होनी चाहिए।
यह एक टेम्पलेट के रूप में ऐसे मानदंड को प्रिंट करने के विकल्प को भी संदर्भित करता है, जिस पर सभी सूचीबद्ध पैरामीटर दिखाई देने चाहिए।
परिमाण का वितरण लागू होता है और प्रत्येक रिपोर्टिंग आइटम के लिए विशिष्ट होता है। यदि जानकारी को हाइलाइट करना आवश्यक है, तो बड़े वर्ण चुनें। सभी में ये मामलासंबंधित उपस्थिति के डिजाइन के लिए अनुकूल है।
तकनीकी दस्तावेज
ऐसे कागजात रखने के क्षेत्र में विशिष्ट सरकारी विकास हैं।
तथ्य यह है कि तकनीकी सहायता के क्षेत्र में निर्माण, वास्तु समाधान और अन्य रूपों के बारे में महत्वपूर्ण आंकड़े यहां दर्ज किए गए हैं।
ऐसे कागजात विकसित करने की आवश्यकता पर भरोसा करना कई कानूनी कृत्यों पर आधारित है। पर रूसी संघ 2020 के लिए, निम्नलिखित पद प्रासंगिक हैं:
डेटा में कानूनी कार्यरखे गए सामान्य प्रावधानतकनीकी दस्तावेज तैयार करने के संबंध में।
लेकिन साथ ही, उनके पास शैली और जानकारी के आकार, कुछ टाइपफेस की पसंद पर स्पष्ट निर्देश नहीं हैं।
यह कानूनी संग्रह यह निर्धारित करता है कि शैली के संदर्भ में किसी की स्थिति को स्थापित करना मुख्य रूप से आवश्यक है। आखिरकार, आपको जानकारी को उजागर करने, इसके महत्व पर जोर देने की आवश्यकता है।
यह केवल एक या दूसरे प्रकार और पाठ के आकार, रूपों में आवेदन की शैली के आधार पर किया जा सकता है।
तालिकाओं में
जब एक तालिका के रूप में सूचना संगठन की ऐसी स्थिति का उपयोग किसी दस्तावेज़ में किया जाता है, तो यह इसके स्वरूप को सही ढंग से विकसित करने के लायक है। GOST प्रकार के कृत्यों में फोंट और उनके आकार के बारे में कोई विशेष निर्देश नहीं हैं।
अंतिम अपनाया गया राज्य नियामक जो सभी पदों को नियंत्रित करता है, तालिका में आकार और शैली का केवल एक उल्लेख है।
साइज़िंग दिशानिर्देश कंपाइलर की आरामदायक कॉन्फ़िगरेशन की परिभाषा के अधीन हैं।
उन्हें उन्हीं बिंदुओं के अनुरूप होना चाहिए जो मुख्य सामग्री के लिए निर्धारित हैं। उसी समय, इसे राज्य रिपोर्टों को तालिकाओं के साथ भरने और वहां फ़ॉन्ट आकार को कम करने की अनुमति है।
यह इस तथ्य पर ध्यान देने योग्य है कि सभी जानकारी एक ही विमान में होनी चाहिए। लेकिन वर्ड सिस्टम में संरचना बनाते समय, पहले से ही मानक पैरामीटर होते हैं और इसे बनाना मुश्किल नहीं होता है।
द्वारा मुख्य पद आंतरिक संगठनपाठ को निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया जा सकता है:
- शैली का नाम बदलने की कोई आवश्यकता नहीं है - यह पूरे पाठ के समान होना चाहिए;
- फ़ॉन्ट आकार को एक या दो बिंदुओं से कम करना संभव है;
- शीर्षकों में शीर्षकों को केंद्र में रखा जाना चाहिए;
- पंक्तियों के शीर्षक के संबंध में, बाएँ संरेखण का उपयोग किया जाता है;
- संख्याएं अरबी मूल्यों में लिखी जाती हैं - मानक आधार पर।
वीडियो: किसी दस्तावेज़ के लिए फ़ॉन्ट चुनने के लिए फ़ॉन्ट के किस समूह से बेहतर है
चित्र बनाना
इस क्षेत्र में, वे GOST 2.304-81 पर भरोसा करते हैं, जो कई प्रकार के फोंट निर्दिष्ट करता है:
झुकाव वाले विमानों से निपटने के लिए, अक्षरों को ठीक करने के पैरामीटर, कई टेबल हैं:
फोटो: चित्र-फ़ॉन्ट प्रकार A . के डिज़ाइन के लिए तालिका
फोटो: चित्र-फ़ॉन्ट प्रकार B . के डिज़ाइन के लिए तालिका
वर्ड में पेज सेटिंग्स क्या होनी चाहिए
- मुद्रण करते समय, A4 प्रारूप में श्वेत पत्र का उपयोग किया जाता है;
- बाईं ओर बाध्यकारी स्थिति के साथ पोर्ट्रेट ओरिएंटेशन;
- हाशिये के लिए पीछे हटना - बाईं ओर 30 मिमी, ऊपर और नीचे 20 मिमी, दाईं ओर 10 मिमी;
- कम से कम 12 बिंदुओं के आकार में काले फ़ॉन्ट का उपयोग करें।
इंडेंट को निम्नलिखित सीमाओं के भीतर माना जाता है:
- पैराग्राफ - 15 से 17 मिमी तक;
- बाएँ और दाएँ इंडेंट न करें;
- पैराग्राफ के पहले और बाद में रिक्ति का उपयोग नहीं किया जाता है;
- लाइनों के बीच - 1.5 अंक;
- चौड़ाई में उचित - सूचना के समान वितरण के लिए।
अनिवार्य प्रदर्शन केवल वैज्ञानिक पर लागू होता है और अनुसंधान कार्य. बाकी के लिए, अनुशंसात्मक पैरामीटर लागू होते हैं।
फॉन्ट, नंबरिंग और स्टाइल स्ट्रक्चरिंग जैसे पदों के लिए कई आवश्यकताओं का पंजीकरण। सभी मापदंडों को संबंधित GOST के प्रावधानों के साथ सहसंबद्ध किया जाना चाहिए।
अप-टू-डेट पुष्टि के आधार पर सूचित किया जाना महत्वपूर्ण है कानूनी दस्तावेजों. हालांकि अधिकांश कागजात के लिए, मानदंड सलाहकार हैं, और अनिवार्य नहीं हैं।
इन बिंदुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए और उपयोग की सही दिशा में और रूस के कानून के अनुसार माना जाना चाहिए।
ध्यान!
- कानून में बार-बार होने वाले बदलावों के कारण, कभी-कभी जानकारी साइट पर अपडेट करने की तुलना में तेज़ी से पुरानी हो जाती है।
- सभी मामले बहुत ही व्यक्तिगत हैं और कई कारकों पर निर्भर करते हैं। बुनियादी जानकारी आपकी विशिष्ट समस्याओं के समाधान की गारंटी नहीं देती है।
हैलो, कृपया मुझे बताएं कि कौन सा फ़ॉन्ट प्रिंट किया जाना चाहिए कार्मिक दस्तावेज?
उत्तर
एक नियम के रूप में, संगठनों में अपनाया गया, अधिकांश दस्तावेज़ टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट में स्वरूपित होते हैं, फ़ॉन्ट आकार 12-14 है। समान आवश्यकताएं GOST R 6.30-2003 "संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन द्वारा प्रदान की जाती हैं। प्रलेखन की आवश्यकता। दिशा-निर्देशक्रियान्वयन के लिए"
उसी समय, यदि आप प्राथमिक लेखा प्रलेखन के दस्तावेजों का उपयोग करते हैं, एकीकृत रूप, समान फ़ॉन्ट प्रारूप और फ़ॉन्ट आकार का पालन करने के लिए भरते समय यह सबसे तार्किक है।
कार्मिक दस्तावेजों के प्रकार
व्यवहार में, जिन दस्तावेजों के साथ कार्मिक सेवा काम करती है, उन्हें तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है:
कार्मिक सेवा परियोजनाओं को तैयार करके, संगठनात्मक, प्रशासनिक और सूचना और संदर्भ दस्तावेजों, उनके पंजीकरण, लेखांकन और भंडारण को सहमति और जारी करके कार्यालय का काम करती है। आप उपयोग कर सकते हैं ।
संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज हैं आंतरिक दस्तावेजसंगठन।
संगठनात्मक दस्तावेज
प्रति संगठनात्मक दस्तावेजविशेष रूप से शामिल हैं:
सामूहिक समझौता;
विनियम और निर्देश (पारिश्रमिक पर विनियम, बोनस पर प्रावधान);
प्रशासनिक दस्तावेज
प्रशासनिक दस्तावेजों में शामिल हैं:
आदेश और आदेश जो कर्मियों के साथ काम करने के मुद्दों को दर्शाते हैं (प्रवेश, बर्खास्तगी, स्थानांतरण, आदि पर आदेश);
कर्मियों के दस्तावेज जो कर्मियों के आंदोलन और लेखांकन को दर्शाते हैं (,)।
दस्तावेजों की तैयारी
संगठनात्मक और के साथ काम करना प्रशासनिक दस्तावेजयोजना के अनुसार निर्माण: परियोजना की तैयारी, समन्वय, संशोधन, समर्थन, प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर (अनुमोदन), जिम्मेदार कर्मचारियों को निष्पादन के लिए स्थानांतरण। यह GSDOU, अनुमोदित में कहा गया है।
सूचना और संदर्भ दस्तावेज
सभी सूचना और संदर्भ दस्तावेजों को तीन बड़े ब्लॉकों में विभाजित किया जा सकता है।
पहला ब्लॉक आने वाली जानकारी और संदर्भ दस्तावेज है:
उच्च संगठनों से निर्देश;
प्रदर्शन रिपोर्ट, अधिनियम, पत्र, कार्यालय नोटअधीनस्थ संगठनों से;
अन्य संगठनों से पत्र, अनुबंध, अधिनियम और अन्य दस्तावेज;
आवेदन, शिकायतें, नागरिकों के प्रस्ताव।
दूसरा आउटगोइंग सूचना और संदर्भ दस्तावेज है:
आने वाले अनुरोधों के जवाब;
सक्रिय और सूचना दस्तावेजसंगठन (प्रस्ताव, आवेदन, पत्र, प्रमाण पत्र, समीक्षा, अनुबंध, आदि)।
तीसरा आंतरिक सूचना और संदर्भ दस्तावेज है:
आंतरिक पत्राचार (रिपोर्ट, आधिकारिक, व्याख्यात्मक नोट);
अन्य दस्तावेज (मिनट, योजना, कार्य, रिपोर्ट, आदि)।
सूचना और संदर्भ दस्तावेजों के लिए लेखांकन
लेखा और पत्राचार लॉग में कार्मिक विभाग में आने वाली और बाहर जाने वाली जानकारी और संदर्भ प्रलेखन का रिकॉर्ड रखें। आने वाले पत्राचार के प्रसंस्करण को कार्मिक सेवा (सचिव, क्लर्क) के विशेष रूप से अधिकृत कर्मचारी द्वारा नियंत्रित किया जा सकता है।
संगठन द्वारा डाक, फैक्स, ई-मेल, टेलीग्राफ, कूरियर डिलीवरी का उपयोग करके दस्तावेज प्राप्त किए जा सकते हैं। आने वाले दस्तावेजों के साथ काम निम्नलिखित योजना के अनुसार बनाया गया है:
-
छँटाई;
प्रबंधन द्वारा समीक्षा;
कलाकारों को निर्देश।
आने वाले दस्तावेजों का प्रसंस्करण
सबसे पहले, सही वितरण और पैकेज की अखंडता की जांच करें (यदि यह एक डाक वस्तु है)। फिर लिफाफा खोलें और संलग्नक की पूर्णता की जांच करें। यदि कोई अनुलग्नक वर्णित के रूप में होना चाहिए, लेकिन वे गायब हैं, तो प्रेषक को सूचित करें। आने वाले दस्तावेजों पर रसीद की तारीख और सीरियल अकाउंट नंबर डालें। फिर कलाकार द्वारा दस्तावेजों को छाँटें। संगठन या संगठन के प्रमुख को संबोधित दस्तावेज स्वयं प्रमुख के सचिव को सौंपे जाने चाहिए, जो उन्हें पंजीकृत करते हैं। को संबोधित दस्तावेज संरचनात्मक विभाजन, उठाओ और संभागों के सचिवों को पंजीकृत करें।
"व्यक्तिगत रूप से" चिह्नित दस्तावेज़ खोले नहीं जाते हैं और तुरंत प्राप्तकर्ता को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।
आने वाले दस्तावेजों को संसाधित करने की यह प्रक्रिया GSDOU, अनुमोदित में प्रदान की गई है।
आउटगोइंग दस्तावेज़ों का प्रसंस्करण
जब कार्मिक विभाग द्वारा अनुरोध प्राप्त किया जाता है (उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी के बारे में जानकारी की दस्तावेजी पुष्टि के लिए), तो उन पर निम्नलिखित योजना के अनुसार काम किया जाता है:
निष्पादक अनुरोध प्राप्त करता है और एक मसौदा प्रतिक्रिया तैयार करता है;
मसौदा प्रतिक्रिया प्रबंधक को विचार के लिए भेजी जाती है, और फिर इच्छुक पार्टियों द्वारा अनुमोदन के लिए भेजी जाती है;
कलाकार टिप्पणियों के अनुसार मसौदे को अंतिम रूप देता है और इसे अपने अंतिम रूप में तैयार करता है;
इच्छुक व्यक्ति उत्तर को स्वीकार करते हैं, और मुखिया उस पर हस्ताक्षर करता है;
प्रतिक्रिया भेजने के लिए भेजा जाता है।
एक ही योजना (पहली प्रक्रिया को छोड़कर) पहल दस्तावेजों की तैयारी पर लागू होती है - अनुरोध, सूचनाएं, अनुरोध, आवेदन, गारंटी पत्र, आदि।
दस्तावेज़ जमा करने से पहले, आपको यह करना होगा:
एक पते की उपस्थिति की जांच करें (या सभी पते, यदि यह एक मेलिंग सूची है);
आवश्यक संख्या में प्रतियों की उपलब्धता की जाँच करें;
भेजने के रूप (पोस्ट, ई-मेल, कूरियर, आदि) को स्पष्ट करें।
संशोधन के लिए ठेकेदार को अपूर्ण और गलत तरीके से निष्पादित दस्तावेज लौटाएं।
आउटगोइंग दस्तावेज़ों को संसाधित करने की यह प्रक्रिया GSDOU, अनुमोदित में प्रदान की गई है।
आंतरिक दस्तावेजों के साथ उसी तरह काम करें जैसे आउटगोइंग दस्तावेजों के साथ काम करें: परियोजना की तैयारी, अनुमोदन, संशोधन, समर्थन, हस्ताक्षर (अनुमोदन) प्रमुख द्वारा। केवल प्रक्रिया के अंत में, संगठन से दस्तावेज़ न भेजें, बल्कि इसे निष्पादन के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को स्थानांतरित करें। यह पैराग्राफ और जीएसडीओयू में कहा गया है, अनुमोदित।
2. स्थितिः क्या प्रकाशन की तिथि एवं प्रवेश के आदेश की संख्या (स्थानांतरण, बर्खास्तगी आदि) हाथ से लिखना आवश्यक है या इसे भरा जा सकता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में
कानून इस प्रश्न का स्पष्ट उत्तर नहीं देता है।
द्वारा सामान्य नियमआपको जर्नल में ऑर्डर दर्ज करने के बाद ऑर्डर की तारीख और उसकी संख्या दर्ज करने की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए, कर्मियों के लिए ऑर्डर के रजिस्टर में, मुख्य गतिविधियों के लिए, आदि) (GOST 51141-98, स्वीकृत, GSDOU, स्वीकृत) . इस मामले में, तारीखों और संख्याओं के साथ-साथ तारीख और संख्या दर्ज करने के साथ-साथ मुहर छापों (टिकटों) दोनों का उपयोग करने की अनुमति है, क्योंकि वर्तमान कानून ऐसी प्रविष्टियों के लिए प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से स्थापित या प्रतिबंधित नहीं करता है।
उसी समय, कानून में आदेशों के रजिस्टर रखने का दायित्व नहीं होता है। लेकिन आधुनिक प्रणालीमुद्रण के लिए इसकी तैयारी के साथ दस्तावेज़ीकरण का इलेक्ट्रॉनिक संचलन हार्ड कॉपीआपको पहले से ही इसकी तैयारी की प्रक्रिया में एक दस्तावेज़ को एक संख्या और तारीख निर्दिष्ट करने की अनुमति देता है, क्रमांकन के कालक्रम और अनुक्रम को सुनिश्चित करता है। इस संबंध में, दस्तावेज़ की तैयारी के दौरान इन विवरणों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से भरा जा सकता है, और यह उल्लंघन नहीं होगा।
इस प्रकार, संगठन को स्वतंत्र रूप से यह तय करने का अधिकार है कि किस दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया का पालन करना है, और, उदाहरण के लिए, मानव संसाधन रिकॉर्ड प्रबंधन पर विनियमन में।
नीना कोव्याज़िना,
रूस के स्वास्थ्य मंत्रालय के शिक्षा और मानव संसाधन विभाग के उप निदेशक
2. कानूनी आधार:
संघीय अभिलेखीय एजेंसी
अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान
दस्तावेज़ीकरण और अभिलेखागार
संगठनात्मक और प्रबंधन प्रलेखन
दस्तावेज़ आवश्यकताएँ
GOST R 6.30-2003 के कार्यान्वयन के लिए
6. दस्तावेजों का उत्पादन
6.1. पाठ की स्थिति
दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर या टाइपराइटर का उपयोग करके प्रपत्रों पर बनाए जाते हैं।
आधुनिक ब्लैक टाइपराइटिंग टेक्स्ट एप्लिकेशन और लंबे समय तक चलने वाला सबसे विश्वसनीय माध्यम है अभिलेखीय भंडारण.
टाइपराइटर पर दस्तावेज़ बनाए जाते हैं:
संगठन में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के अभाव में;
अधिकांश महत्वपूर्ण दस्तावेजजिसकी सूची संस्था द्वारा ही स्थापित की जाती है।
टंकित पाठ मानक टाइपिंग नियमों का उपयोग करते हैं। लेटर पिच और लाइन स्पेसिंग GOST 6.10.5-87: 2.6 मिमी - लेटर पिच (मुद्रित वर्ण का आकार) के अनुसार सेट किए गए हैं; 4.25 मिमी - लाइन रिक्ति। इसका उपयोग करने की अनुमति है: अक्षर पिच - 2.54 मिमी, लाइन रिक्ति - 4.24 मिमी।
दस्तावेज़ का विवरण, कई पंक्तियों से मिलकर, एक पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित किया जाता है। विवरण के घटक "प्राप्तकर्ता", "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट", "एक आवेदन की उपस्थिति पर नोट", "अनुबंध टिकट" एक दूसरे से 1.5 - 2 लाइन अंतराल से अलग होते हैं, उदाहरण के लिए:
मान गया
(लाइन रिक्ति - 1.5)
कानूनी विभाग के प्रमुख
(लाइन स्पेसिंग - 1)
(लाइन स्पेसिंग - 2)
ए.एस. क्रुग्लोवी
दस्तावेज़ का विवरण दो से चार पंक्ति अंतरालों द्वारा एक दूसरे से अलग किया जाता है।
दस्तावेज़ प्रकार का नाम बड़े अक्षरों में मुद्रित होता है।
"हस्ताक्षर" विशेषता में आद्याक्षर और उपनाम नौकरी शीर्षक की अंतिम पंक्ति के स्तर पर एक स्थान के साथ मुद्रित होते हैं। उदाहरण के लिए:
सीईओ
CJSC "Manufactura" O.P. इवानोव
बहु-पंक्ति विवरण की एक पंक्ति की अधिकतम लंबाई 28 मुद्रित वर्ण हैं। यदि पाठ का शीर्षक 150 वर्णों से अधिक है, तो इसे दाहिने हाशिये की सीमा तक बढ़ाया जा सकता है या अगली पंक्ति में स्थानांतरित किया जा सकता है। शीर्षक के अंत में बिंदु न लगाएं।
0 - विवरण प्रिंट करने के लिए "पाठ का शीर्षक", "पाठ" (पैराग्राफ के बिना), "एक आवेदन की उपस्थिति पर ध्यान दें", "निष्पादक पर नोट", "दस्तावेज़ के निष्पादन पर ध्यान दें और इसे भेजें मुकदमा"; अपेक्षित "हस्ताक्षर" और "दस्तावेज़ अनुमोदन चिह्न", प्रमाणन शिलालेख "सही", साथ ही साथ "I ORDER", "WE LISTENED", "SPEAKED", "Decided", "offer" शब्दों में नौकरी के शीर्षक;
5 - पाठ में एक पैराग्राफ शुरू करने के लिए;
32 - "प्राप्तकर्ता" विशेषता के लिए;
40 - अपेक्षित "दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प" के लिए;
16, 24, 56 - तालिकाओं और टेम्पलेट ग्रंथों के संकलन के लिए;
34 - 48 - "हस्ताक्षर" विशेषता में हस्ताक्षर को समझने के लिए।
यदि दस्तावेज़ के पाठ में नोट्स या दस्तावेज़ का संदर्भ है जो इसके प्रकाशन के आधार के रूप में कार्य करता है, एक अलग पैराग्राफ में हाइलाइट किया गया है, तो "नोट" और "आधार" शब्द टेक्स्ट फ़ील्ड की बाईं सीमा से मुद्रित होते हैं।
यदि अनुमोदन और अनुमोदन के कई टिकट हैं, तो उन्हें दो लंबवत पंक्तियों में एक ही स्तर पर रखा जाता है। पहली पंक्ति को टेक्स्ट फ़ील्ड के बाएँ बॉर्डर से प्रिंट किया जाता है, दूसरी - 40 प्रिंटेड कैरेक्टर को दस्तावेज़ के टेक्स्ट फ़ील्ड के बाएँ बॉर्डर से इंडेंट किया जाता है।
दो या दो से अधिक पृष्ठों पर दस्तावेज़ तैयार करते समय, दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है।
शीट के शीर्ष मार्जिन के बीच में अरबी अंकों में पेज नंबर नीचे रखे गए हैं।
आप दस्तावेज़ों का उपयोग करके प्रिंट कर सकते हैं विपरीत पक्षशीट, इस मामले में पृष्ठ आगे और पीछे की तरफ गिने जाते हैं।
प्रिंटर टेक्स्ट तैयार करते समय, इसका उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है पाठ संपादकके लिए शब्द विंडोज संस्करण 6.0 और इसके बाद के संस्करण टाइम्स न्यू रोमन साइर एन 12 - 15, टाइम्स डीएल 12 - 14 एक या दो अंतराल के साथ फोंट का उपयोग करना। तालिकाओं का उपयोग करते समय छोटे फ़ॉन्ट आकार का उपयोग किया जा सकता है।
दस्तावेज़ की प्रकृति और उद्देश्य के आधार पर, दस्तावेज़ के लेखक द्वारा प्रत्येक मामले में फ़ॉन्ट, लाइन रिक्ति और अन्य मुद्रण तत्व निर्धारित किए जाते हैं।
यदि आवश्यक हो, तो मुद्रित वर्णों के आकार के आधार पर, मिलीमीटर में विवरण के बीच की दूरी की गणना करें। यह प्रावधान इस तथ्य के कारण है कि विभिन्न सॉफ़्टवेयर संपादकों का उपयोग करते समय मुद्रित वर्णों का आकार टाइपराइटर द्वारा उपयोग किए गए मुद्रित वर्णों के आकार से मेल नहीं खा सकता है।
इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर का उपयोग करके दस्तावेज़ तैयार करते समय, विश्वसनीयता संकेतकों पर ध्यान देना चाहिए आधुनिक साधनटेक्स्ट एप्लिकेशन - प्रिंटर टेक्स्ट।
परिचालन उपयोग और अभिलेखीय भंडारण का अभ्यास जल प्रतिरोध और पाठ की यांत्रिक स्थिरता के महत्व को दस्तावेजों का उपयोग करते समय, उनके परिवहन के दौरान सूचना की सुरक्षा के लिए एक मानदंड के रूप में दर्शाता है, आपातकालीन क्षण, बहाली के दौरान।
यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि वर्तमान में प्रिंटर स्याही को गर्म करने पर आसानी से धुले हुए कागज या स्व-विनाशकारी होते हैं।
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इस सामग्री का विचार उन कक्षाओं में पैदा हुआ था जो इन पंक्तियों के लेखक ने निकट-राज्य संगठन में वर्ड उपयोगकर्ताओं के लिए आयोजित किए थे। कर्मचारियों का तबादला नया संस्करणकार्यक्रम - फिर 2007 में वापस। मैं इस तथ्य से बहुत प्रभावित था कि आधे प्रश्न नए संस्करण (फ़ॉन्ट नाम और आकार, पंक्ति रिक्ति, लाल रेखा इंडेंटेशन, मार्जिन आकार, पृष्ठ पर अंक लगाना, आदि) के डिफ़ॉल्ट को बदलने के बारे में थे। यह पता चला कि इस कार्यालय में रिकॉर्ड रखने पर एक कठोर निर्देश है, जिसके साथ कार्यक्रम की प्रारंभिक सेटिंग्स बिल्कुल भी फिट नहीं होती हैं।
इस समस्या की व्यापकता को सत्यापित करने के लिए, बस सर्च बार में टाइप करें कानूनी ढांचासलाहकार प्लस प्रसिद्ध फ़ॉन्ट का नाम है - टाइम्स न्यू रोमन। जवाब में, आपको विभिन्न रूसी अधिकारियों के नियमों की एक सूची प्राप्त होगी - अभियोजक जनरल के कार्यालय से क्षेत्रीय प्रशासन तक। ये सभी दस्तावेज सख्ती से निर्धारित करते हैं: विभागीय कार्यालय के काम के लिए, टाइम्स न्यू रोमन का उपयोग करें और कुछ नहीं। मुझे आश्चर्य है कि क्या Microsoft विपणक इस बारे में जानते हैं, जिन्होंने पिछले दो संस्करणों में रूसी वर्ड के लिए एक मानक सेटिंग के रूप में रूस में सबसे प्रिय फ़ॉन्ट को छोड़ दिया है?
यदि आपका नियोक्ता कागजी कार्रवाई के लिए कुछ आवश्यकताओं को पूरा करने पर जोर देता है, तो हमें उम्मीद है कि प्रोग्राम के नए संस्करण - माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2010 पर स्विच करते समय यह सामग्री आपकी मदद करेगी। इन सिफारिशों का उपयोग करके, आप सबसे अधिक अनुरोधित सेटिंग्स को जल्दी से ढूंढ सकते हैं और उन्हें इसके अनुरूप ला सकते हैं। आपके संगठन के मानक।
इन युक्तियों का उपयोग करते समय, दो महत्वपूर्ण बातों का ध्यान रखें:
- Word में कई समस्याओं को कई अलग-अलग तरीकों से हल किया जा सकता है। यह संभव है कि अन्य लेखक समान समस्याओं को हल करने के लिए पूरी तरह से अलग व्यंजनों की पेशकश करेंगे। यह शर्मनाक नहीं होना चाहिए।
- यहां वर्णित परिवर्तनों को उस क्रम में करना बेहतर है जिस क्रम में उन्हें इस लेख में व्यवस्थित किया गया है।
1. टाइम्स न्यू रोमन को डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट के रूप में सेट करें
टाइम्स न्यू रोमन में सभी दस्तावेजों को विशेष रूप से टाइप करने की आवश्यकता लेखक को ज्ञात लगभग सभी रूसी कार्यालय कार्य निर्देशों में पाई जाती है। कार्यालय के काम के पुराने समय इस बात को बाहर नहीं करते हैं कि यह मानदंड प्राचीन काल में पैदा हुआ था क्योंकि पिछले संस्करणों के माइक्रोसॉफ्ट वर्ड ने इस फ़ॉन्ट को मानक के रूप में पेश किया था। हालांकि, 2007 के बाद से, कार्यक्रम का व्यवहार बदल गया है: वर्ड के अंतिम दो संस्करणों में, डिफ़ॉल्ट रूप से, यह सादे पाठ के लिए कैलीब्री फ़ॉन्ट का उपयोग करता है।
इस कमी को ठीक करने का सबसे अच्छा तरीका एक नई फ़ॉन्ट थीम को डिफ़ॉल्ट के रूप में बनाना और सेट करना है। इसके लिए:
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- एक रिबन कमांड चुनें होम - शैलियाँ संपादित करें - फ़ॉन्ट्स - नया थीम फ़ॉन्ट बनाएँ.
- दिखाई देने वाले संवाद में, टाइम्स न्यू रोमन को शीर्षकों और सादे पाठ के लिए फ़ॉन्ट के रूप में सेट करें, योजना को एक नाम दें (चित्र 1 में, उदाहरण के लिए, हमने इसे नाम दिया है) रूसी) और बटन दबाकर बचानापरिवर्तन प्रतिबद्ध करें।
- मेनू फिर से दर्ज करें होम - शैलियाँ बदलें - फ़ॉन्ट्स, सुनिश्चित करें कि सूची में नई फ़ॉन्ट योजना दिखाई दे, और उसका चयन करें। यह इस योजना को वर्तमान दस्तावेज़ में ठीक कर देगा।
- मेनू को याद करें होम - शैलियाँ बदलेंऔर कमांड चुनें चूक. इस चरण के साथ, आप Word को उस स्कीमा का उपयोग करने के लिए बाध्य करेंगे जिसे आपने बाद के सभी दस्तावेज़ों के लिए पिछले चरणों में वर्तमान दस्तावेज़ के लिए बनाया और तय किया था।
चावल। 1. संवाद नई थीम फ़ॉन्ट बनाएं
इन परिवर्तनों से पहले Word 2010 में आपके द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ों के लिए, आपको फ़ॉन्ट योजना को मैन्युअल रूप से बदलना होगा जैसा कि हमने चरण 4 में किया था।
2. टेक्स्ट की पंक्तियों के बीच फ़ॉन्ट आकार और अंतर को ठीक करना
आमतौर पर फॉन्ट के नाम के अलावा निर्देशों में उसका आकार भी लिखा होता है। अक्सर, दस्तावेज़ों को आकार 14 में टाइप करने की आवश्यकता होती है, कम अक्सर आकार 13 या 12 में, लेकिन कभी भी आकार 11 नहीं, जो Word 2010 डिफ़ॉल्ट रूप से प्रदान करता है।
पाठ की पंक्तियों के बीच की दूरी के साथ स्थिति समान है। कार्यालय के काम के मानदंडों में, आमतौर पर एक या डेढ़ लाइन की दूरी दिखाई देती है। और Word के हाल के संस्करणों में, यह पैरामीटर 1.15 पर सेट है। इसके अलावा, वर्ड 2007-2010 मानक पैराग्राफ को 10 बिंदु अंतराल पर अलग करता है - यह रूसी मानदंडवे इसे अस्वीकार नहीं करते हैं, लेकिन वे इसका स्वागत भी नहीं करते हैं।
इन डिफ़ॉल्ट को बदलना आसान बनाने के लिए, Word 2010 के लेखकों ने इसमें एक नया कमांड जोड़ा है घरव्यंजक सूची में शैली बदलें. संवाद जो हमें पहले अस्तित्व में ले जाएगा, लेकिन अब इसे प्राप्त करना अधिक सुविधाजनक है। आइए इसका उपयोग करें:
- डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के साथ एक नया रिक्त दस्तावेज़ बनाएँ। यह किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, वर्ड विंडो में हॉट की दबाकर
- एक रिबन कमांड चुनें होम - शैली संपादित करें - पैराग्राफ के बीच की दूरी - कस्टम पैराग्राफ स्पेसिंग. एक टैब खुलेगा चूकवार्ता शैली प्रबंधन(रेखा चित्र नम्बर 2)।
- खुलने वाले टैब पर, अपने संगठन के मानकों के अनुसार फ़ॉन्ट आकार, पैराग्राफ़ के पहले और बाद में रिक्ति और पंक्ति रिक्ति को समायोजित करें। अंजीर पर। 2, संबंधित पैरामीटर तैयार किए गए हैं।
- स्विच सेट करना सुनिश्चित करें।
- एक बटन के क्लिक के साथ परिवर्तन लागू करें ठीक है.
चावल। 2. शैलियाँ प्रबंधित करें संवाद का डिफ़ॉल्ट टैब। फ़्रेम उन नियंत्रणों को हाइलाइट करते हैं जो फ़ॉन्ट आकार के लिए ज़िम्मेदार होते हैं, अनुच्छेदों के बीच और अनुच्छेद में पंक्तियों के बीच की दूरी।
यदि आप एक प्रवेश-स्तर के उपयोगकर्ता हैं और आप केवल "मैन्युअल रूप से" कागजी कार्रवाई करते हैं (अर्थात, अपने आप को उन आदेशों तक सीमित रखें जो समूहों में समूहित हैं फ़ॉन्टतथा अनुच्छेदटैब घर), फिर आप अगले टिप पर जा सकते हैं। लेकिन यदि आप दस्तावेज़ों को डिज़ाइन करते समय वर्ड स्टाइल का उपयोग करते हैं, तो वर्णित परिवर्तनों के बाद, आपको फ़ॉन्ट्स और लाइन स्पेसिंग की शुद्धता के लिए उपयोग की जाने वाली शैलियों की भी जांच करनी होगी।
यदि आपने वर्ड शैलियों में तल्लीन कर लिया है, तो आप शायद महसूस करते हैं कि उन्हें एक साथ जोड़ना बहुत मुश्किल हो सकता है। कभी-कभी एक शैली (अभिभावक) में परिवर्तन करने से बाल शैलियों में समायोजन होता है, दूसरी बार ऐसा नहीं होता है। ऐसी शैलियाँ भी हैं जिनका कोई "माता-पिता" नहीं है। इन कनेक्शनों का अध्ययन करने के बाद, आप आसानी से समझ सकते हैं कि क्यों, ऊपर वर्णित परिवर्तनों के बाद, आपकी कुछ शैलियों में, फ़ॉन्ट और रिक्ति स्वयं द्वारा "सही" की जाती है, दूसरों में - नहीं। जहां वे ठीक नहीं हुए हैं, यह मैन्युअल रूप से किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, मैनुअल "फिनिशिंग" के लिए बिल्ट-इन वर्ड हेडिंग की आवश्यकता होगी (शैलियाँ शीर्षक 1, शीर्षक 2, शीर्षक 3आदि।)। यह इस प्रकार किया जाता है:
- किसी भी तरह से आपके लिए सुविधाजनक, मानक सेटिंग्स के साथ एक नया खाली दस्तावेज़ फिर से बनाएं।
- टैब पर घरशैली गैलरी में, उस शैली के लिए बटन ढूंढें जिसे आप ठीक करना चाहते हैं। उस पर राइट-क्लिक करें और दिखाई देने वाले संदर्भ मेनू में, चुनें परिवर्तन. एक डायलॉग खुलेगा शैली परिवर्तन(चित्र 3)।
- संवाद में शैली परिवर्तन(अंजीर। 3) फ़ॉन्ट आकार समायोजित करें। अंतर्निर्मित शीर्षकों को समायोजित करते समय, रंग बदलने (रंगीन पाठ को काला बनाने) और संरेखण (रूस में, शीर्षक अक्सर केंद्रित होते हैं, और बाएं-संरेखित नहीं होते हैं, जैसा कि Word मूल रूप से करता है)।
- बटन पर क्लिक करें प्रारूपसंवाद के निचले बाएँ कोने में और खुलने वाले मेनू में, कमांड का चयन करें अनुच्छेद. एक डायलॉग खुलेगा जिसमें आप टैब पर स्विच कर सकते हैं इंडेंट और रिक्ति.
- टैब पर इंडेंट और रिक्तिकास्ट समूह नियंत्रण मध्यान्तरअपने नियोक्ता की आवश्यकताओं के अनुसार और बटन के साथ संवाद बंद करें ठीक है.
- संवाद पर वापसी शैली परिवर्तन(चित्र 3), इसमें एक स्विच स्थापित करना सुनिश्चित करें इस टेम्पलेट का उपयोग करते हुए नए दस्तावेज़ों मेंऔर बटन दबाएं ठीक है.
चावल। 3. डायलॉग चेंज स्टाइल।
ऐसा लग सकता है कि शैलियों के साथ ऐसा "झगड़ा" एक अतिरिक्त समस्या है। हालाँकि, यदि आप मानकीकृत लेआउट के साथ बहुत सारे दस्तावेज़ बनाते हैं, तो शैलियों को आपके संगठन के दिशानिर्देशों के साथ संरेखित करने का प्रयास जल्दी से भुगतान करेगा।
टिप्पणी. कार्यक्रम में सावधानीपूर्वक विशेषज्ञ कह सकते हैं कि Word 2010 में एक कमांड है जो आपको Word 2003 में उपयोग किए गए डिफ़ॉल्ट रूप में शैलियों को जल्दी से लाने की अनुमति देता है। इन पंक्तियों के लेखक इस तरह के आदेश के बारे में जानते हैं, लेकिन इस पर भरोसा करने की अनुशंसा नहीं करते हैं। Word 2003 की शैलियाँ रूसी कार्यालय के काम के विशिष्ट मानदंडों के करीब थीं, लेकिन साथ ही उनका पूरी तरह से पालन नहीं करती थीं। इसलिए, उन्हें अभी भी जांचना और संपादित करना है।
3. हम पेज मार्जिन को स्थापित मानदंड पर लाते हैं
डिफ़ॉल्ट रूप से, Word 2010 3 सेमी के बाएँ हाशिया, 1.5 सेमी के दाएँ हाशिए और 2 सेमी के निचले और शीर्ष हाशिया के साथ दस्तावेज़ बनाता है। हालाँकि, अन्य आकार अक्सर कागजी कार्रवाई निर्देशों में निर्धारित किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, GOST R 6.30-2003 से उधार ली गई संख्याएँ हो सकती हैं, जहाँ 2, 2, 2 और 1 सेमी क्रमशः बाएँ, ऊपर, नीचे और दाएँ हाशिये पर आवंटित किए जाते हैं। पेज लेआउटव्यंजक सूची में खेतफ़ील्ड के लिए कई प्रीसेट विकल्प हैं, लेकिन ये मान नहीं हैं।
प्रत्येक नए दस्तावेज़ में फ़ील्ड बदलने से बचने के लिए, निम्न कार्य करें:
- डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के साथ एक नया रिक्त दस्तावेज़ बनाएँ। यह किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, Word में OK में हॉट की को दबाकर
- रिबन टैब पर जाएं पेज लेआउटऔर समूह में पेज सेटिंगएक टीम चुनें फ़ील्ड - कस्टम फ़ील्ड. एक टैब खुलेगा खेतवार्ता पेज सेटिंग(चित्र 4)।
- खुलने वाले संवाद में, आवश्यक मार्जिन आकार सेट करें।
- जब फ़ील्ड सेट हो जाएं, तो बटन पर क्लिक करना सुनिश्चित करें चूकसंवाद के तल पर। यदि ऐसा नहीं किया जाता है, तो मार्जिन केवल वर्तमान दस्तावेज़ में बदल जाएगा, न कि टेम्पलेट में, जिसके आधार पर बाद के नए दस्तावेज़ बनाए जाएंगे।
- एक बटन के साथ संवाद बंद करें क्लिक करें ठीक है.
चावल। 4. पेज सेटअप डायलॉग का मार्जिन टैब.
यदि आप अन्य टेम्प्लेट के आधार पर दस्तावेज़ बना रहे हैं, तो आपको उनके साथ समान चरणों का पालन करने की आवश्यकता है।
4. मानक रेडलाइन अनुच्छेद को स्टाइल करें
पर रूसी संगठनऔर संस्थानों में, दस्तावेज़ों के सादे पाठ को पृष्ठ की चौड़ाई में संरेखित करने की प्रथा है, और प्रत्येक अनुच्छेद की पहली पंक्ति को इंडेंट ("लाल रेखा") के साथ शुरू करते हैं। कई निर्देश ऐसे इंडेंट की मात्रा निर्दिष्ट करते हैं - आमतौर पर 1.25 सेमी।
नौसिखिए उपयोगकर्ता आमतौर पर यह स्वरूपण मैन्युअल रूप से करते हैं। चौड़ाई में औचित्य साबित करने के लिए, समूह में बटन का उपयोग करें अनुच्छेदटैब घरया गर्म कुंजी
इसके लिए कई तरीके उपलब्ध हैं। विशेष रूप से, आप किसी मौजूदा स्टाइल प्रीसेट को सक्रिय और ठीक कर सकते हैं। लाल रेखा, जो कार्यक्रम की गहराई में छिपा हुआ है। लेकिन शायद अपनी खुद की एक नई शैली बनाना आसान और तेज़ है। यहां बताया गया है कि यह कैसे किया जाता है:
चावल। 6. सहेजी गई शैली होम टैब पर शैली गैलरी में दिखाई देनी चाहिए.
अब हम एक पैराग्राफ को सही ठहरा सकते हैं और स्टाइल गैलरी में बटन पर एक क्लिक के साथ इसे एक लाल रेखा दे सकते हैं।
शैली निर्माण एल्गोरिथम का वर्णन यहां एक लाल रेखा वाले अनुच्छेद के उदाहरण का उपयोग करके किया गया है, लेकिन वास्तव में यह सार्वभौमिक है। इसी तरह, आप कोई भी शैली बना सकते हैं, उदाहरण के लिए, के लिए तेजी से निकासीदस्तावेज़ प्राप्तकर्ता।
5. सही पेजिनेशन के साथ टेम्पलेट प्रदान करें
रूसी व्यापार नियमों में आमतौर पर आवश्यकता होती है कि जब दस्तावेज़ दो या दो से अधिक पृष्ठों पर प्रस्तुत किए जाते हैं, तो दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाना चाहिए। संख्या में केवल एक संख्या होनी चाहिए, इसे शीट के शीर्ष मार्जिन के बीच में रखा जाना चाहिए और दस्तावेज़ के मुख्य पाठ के समान फ़ॉन्ट में होना चाहिए।
Word 2007-2010 में, रिक्त स्थान इन आवश्यकताओं के सबसे निकट है। साधारण संख्या 2, जो टैब पर उपलब्ध है डालनाव्यंजक सूची में पृष्ठ संख्या - पृष्ठ का शीर्ष. हालांकि, इस रिक्त स्थान के लिए "परिष्करण" की आवश्यकता होती है: संख्या पहले दस्तावेज़ के सभी पृष्ठों पर डाली जाएगी, जिसमें पहले वाला भी शामिल है, और इसका डिज़ाइन मुख्य पाठ से भिन्न हो सकता है।
एक बार और हमेशा के लिए, हम टेम्प्लेट में नंबरिंग नियम तैयार करेंगे, जिसके आधार पर आप दस्तावेज़ बनाते हैं। फिर भविष्य में समय-समय पर हेडर और फुटर के आवश्यक संस्करण "स्वयं" उत्पन्न हो जाएंगे। निम्न कार्य करें:
हम अनुशंसा करते हैं कि आप बनाएं नया दस्तावेज़और उस पर शीर्षलेख और पादलेख के संचालन का परीक्षण करें। जब तक फाइल में एक पेज है, उस पर कोई हेडर या फुटर नहीं है। लेकिन जैसे ही दस्तावेज़ में निम्नलिखित पृष्ठ जोड़े जाते हैं, उन्हें स्वचालित रूप से संख्या प्रदर्शित करनी चाहिए।
6. स्वत: सुधार और स्वत: प्रारूप को वश में करें
इस खंड में हम जिन सेटिंग्स पर चर्चा करेंगे, वे इसमें नहीं लिखी गई हैं नियामक दस्तावेज. हालाँकि, समस्या की जड़ एक ही है: शब्द की चूक कागजी कार्रवाई की रूसी परंपराओं के अनुरूप नहीं है।
आइए हम संक्षेप में याद करें कि माना गया स्वत: सुधार और स्वत: स्वरूप कार्यों का सार क्या है। संपादक लगातार आपके कार्यों की निगरानी करता है। और यह केवल ट्रैक नहीं रखता है: आपके द्वारा दर्ज किए गए पाठ को "स्वयं द्वारा" ठीक किया जा सकता है, बिना आपके स्पष्ट आदेश के। कुछ मामलों में, इस तरह के automatism जीवन को आसान बनाता है, उदाहरण के लिए, प्रोग्राम टाइपो की एक विस्तृत श्रृंखला को ठीक कर सकता है। दस्तावेज़ में "हालाँकि" टाइप करें और सुनिश्चित करें कि Word स्वयं गलत वर्तनी वाले शब्द को "हालाँकि" में बदल देता है। काश, कार्यक्रम की "मनमानापन" हमेशा इतना उपयोगी नहीं होता। Word उपयोगकर्ताओं का एक उचित प्रतिशत माउस के कुछ क्लिक के साथ अपनी सेटिंग्स को एक बार और सभी के लिए बदलने के बजाय, दिन-प्रतिदिन एक ही AutoFormat और AutoCorrect त्रुटियों को ठीक करने में अपनी ऊर्जा खर्च करता है।
स्वत: सुधार और स्वत: प्रारूप सेटिंग्स पर जाने के लिए, निम्न कार्य करें:
- कमांड को कॉल करें फ़ाइल - विकल्पऔर खुले संवाद में शब्द विकल्पअनुभाग पर जाएं वर्तनी.
- अध्याय में वर्तनीबटन दबाएँ स्वत: सुधार. एक डायलॉग खुलेगा स्वत: सुधार, जिसमें दो टैब सर्वाधिक रुचिकर हैं - स्वत: सुधारतथा जैसे ही आप टाइप करते हैं ऑटोफ़ॉर्मेट.
चुनिंदा उपयोगकर्ताओं को सलाह दी जाती है कि वे अपने खाली समय में इन टैब की सभी (बिल्कुल सभी) सेटिंग्स का ध्यानपूर्वक अध्ययन करें। यहां हम खुद को एक उदाहरण तक सीमित रखेंगे, जिसमें वर्ड के रसीकरण की सीमाएं विशेष रूप से स्पष्ट रूप से दिखाई देती हैं। यह एक टैब पर एक चेकबॉक्स है स्वत: सुधार(चावल।)।
चावल। 9. स्वतः सुधार संवाद का स्वतः सुधार टैब। विराम चिह्न के बाद अक्षरों को अपरकेस में बदलने के लिए जिम्मेदार चेकबॉक्स हाइलाइट किया गया है।
यदि यह चेक बॉक्स सक्षम है, तो Word पाठ में विराम चिह्नों के आने का ट्रैक रखता है। आप एक अवधि दर्ज करते हैं, कार्यक्रम जांचता है कि क्या इस अवधि से पहले का शब्द अपवादों की सूची में शामिल है, और यदि नहीं, तो यह स्वचालित रूप से अगले शब्द के पहले अक्षर को अपरकेस में बदल देता है। एक ओर, इस तरह का स्वचालितवाद सुविधाजनक है, खासकर खराब कीबोर्ड कौशल वाले उपयोगकर्ताओं के लिए। दूसरी ओर, संक्षिप्ताक्षरों के बाद अनुचित पूंजीकरण सबसे आम गलतियों में से एक है जिसका सामना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रत्येक पाठक को करना पड़ता है।
समस्या यह है कि Microsoft विशेषज्ञों द्वारा संकलित अपवादों की सूची अधूरी है। सबसे हड़ताली उदाहरण: रूस में "रूबल" शब्द को तीन अक्षरों (रूबल) और एक (आर) के साथ संक्षिप्त करने की प्रथा है। व्यावसायिक और व्यावसायिक उपयोग के लिए, दूसरा विकल्प अधिक बेहतर माना जाता है, क्योंकि यह माइक्रोसॉफ्ट विंडोज ओएस की स्थानीयकरण सेटिंग्स में निर्दिष्ट है। काश, रूसी शब्द शुरू में मानता है कि एक बिंदु के साथ पी अक्षर के बाद, एक नए वाक्य की शुरुआत निश्चित रूप से होनी चाहिए।
ऐसी गलतफहमियों को ठीक करना सरल है: अपवादों की संख्या में एक संक्षिप्त नाम जोड़ें। जब Word गलती से किसी शब्द के पहले अक्षर को बड़ा कर देता है, तो निम्न कार्य करें:
- अपने माउस को उस अक्षर पर होवर करें जिसे गलती से कैपिटल किया गया है। पत्र के नीचे एक ब्लिंकिंग प्रासंगिक आइकन दिखाई देगा स्वतः सुधार विकल्प.
- इस प्रासंगिक आइकन पर क्लिक करें। स्वत: सुधार नियंत्रण पॉप-अप मेनू खुल जाएगा (चित्र 10)।
- दिखाई देने वाले मेनू से उपयुक्त विकल्प का चयन करें। हमारे उदाहरण में, एक बिंदु के साथ "पी" अक्षर के लिए अपवाद बनाना सबसे अच्छा है (इसी कमांड को एक तीर के साथ चित्र 10 में चिह्नित किया गया है)।
चावल। 10. स्वत: सुधार विकल्प संदर्भ मेनू का उपयोग करके स्वत: सुधार त्रुटि और उसके सुधार का एक उदाहरण। एक कमांड को हाइलाइट किया गया है जो एक नया अपवाद फेंक देगा।
राय पूरी सूचीबनाए गए अपवाद पहले से बताए गए संवाद में हो सकते हैं स्वत: सुधार. ऐसा करने के लिए, टैब पर स्वत: सुधारआपको बटन दबाना है अपवाद.
हालांकि, इन पंक्तियों के लेखक अपवादों से ग्रस्त नहीं होना पसंद करते हैं, लेकिन आम तौर पर सेटिंग बंद कर देते हैं वाक्यों के पहले अक्षरों को बड़ा करें. यह खत्म हो गया है, फिर आपको प्रेस करना होगा
निष्कर्ष
जैसा कि आप देख सकते हैं, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की प्रारंभिक सेटिंग्स रूसी कार्यालय के काम के मौजूदा नियमों का पूरी तरह से पालन नहीं करती हैं। लेकिन कार्यक्रम के लचीलेपन के कारण, इसे वास्तव में लगभग किसी भी स्वरूपण विकल्प के लिए अनुकूलित किया जा सकता है।
यदि इस लेख के पाठकों में कागजी कार्रवाई के लिए स्पष्ट नियमों वाले संगठनों और संस्थानों के प्रमुख थे, तो हम उन्हें सलाह देने की हिम्मत करते हैं। अपने "आईटी विशेषज्ञों" को माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस उपयोगकर्ताओं की सेटिंग्स को विभागीय या स्थानीय के अनुरूप लाने के मुद्दे पर काम करने का निर्देश दें। नियमों. सेटिंग्स के सावधानीपूर्वक समायोजित सेट के साथ इन-हाउस टेम्पलेट बनाना संभव और आवश्यक है, इसे निर्देश प्रदान करें और फिर इसे कार्यस्थलों के बीच "बिखरा" दें। यह आपको कम समय के साथ बेहतर और अधिक सुसंगत दस्तावेज़ बनाने की अनुमति देगा।
दस्तावेज़ लिखने के लिए किस फ़ॉन्ट का उपयोग किया जाता है? (फ़ॉन्ट नाम, आकार, पंक्ति रिक्ति) और सबसे अच्छा उत्तर मिला
मिला गार्नेट से उत्तर [गुरु]
द टाइम्स न्यू रोमन 12 को प्रिंट करना ज्यादा सही है, लेकिन मैं कभी-कभी एरियन 10 या वर्दाना 10 पर प्रिंट करता हूं।
उत्तर से व्लादिमीर शिलोवी[नौसिखिया]
मैं हमेशा टाइम्स न्यू रोमन 12 दस्तावेज़ों को प्रिंट करता हूँ। वास्तव में, उनमें से अधिकांश उनका उपयोग करते हैं।
उत्तर से नियोनिला लुक्यानोवा[नौसिखिया]
GOST 2.105-95 पढ़कर आप सीख सकते हैं कि GOST के अनुसार दस्तावेज़ कैसे तैयार किया जाए, पाठ व्यवसाय और वैज्ञानिक पत्रों के लिए बुनियादी आवश्यकताएं। यह एक अंतरराज्यीय मानक है, जिसमें परीक्षण दस्तावेजों से संबंधित हर चीज बहुत विस्तृत और अच्छी तरह से बताई गई है। यह सामान्य प्रावधान और इस अवधारणा की परिभाषा और इसके लिए आवश्यकताओं को प्रदान करता है: विभिन्न प्रकार केऐसे दस्तावेज। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं GOST R 6.30-2003 में भी निर्धारित की गई हैं।
पाठ स्वयं, वर्तमान GOST के अनुसार, A4 लेखन पत्र की शीट के एक तरफ प्रिंट होता है। ऊपर और नीचे का मार्जिन 2 सेमी, बाएं का आकार 3 सेमी, दायां 1.5 सेमी होना चाहिए। टाइम्स फ़ॉन्टन्यू रोमन साइर आकार 14 पीटी।
अरबी अंकों वाले पृष्ठों की संख्या, उन्हें पाद लेख में, पृष्ठ के मध्य में रखकर। पूरे दस्तावेज़ में क्रमांकन निरंतर होना चाहिए। 10 पीटी फ़ॉन्ट का प्रयोग करें। नंबरिंग करते समय टाइटल पेज को ध्यान में रखें, लेकिन उस पर नंबर न लगाएं। अलग-अलग शीटों पर बने चित्र और चित्र भी सामान्य अंकन में शामिल किए जाने चाहिए और उन पर पृष्ठ क्रमांक लगाना चाहिए।
उत्तर से गुड़िया *[गुरु]
हमारे सभी ग्राहक टाइम्स न्यू रोमन, 12 पॉइंट, सिंगल स्पेसिंग का उपयोग करते हैं। मैं उसी शैली का पालन करता हूं
उत्तर से ए वाई के ए[गुरु]
नमस्ते। अधिकतर, दस्तावेज़ वास्तव में टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट का उपयोग करते हैं (सेटिंग्स बदलें और आपके पास इसे मुख्य फ़ॉन्ट के रूप में होगा), ऑर्डर के लिए (उदाहरण के लिए, मुख्य गतिविधि के लिए), आकार 14, डेढ़ रिक्ति, पृष्ठ सेटिंग्स - बाएं और ऊपर - 2 सेमी, दाएं और नीचे - 1 सेमी। अनुबंध, पत्र, आवेदन, श्रम समझौतेआदि में एक ही अंतराल है, शेष पैरामीटर अपरिवर्तित हैं। सफलता
उत्तर से नादेज्दा ब्लागोडार्नय[गुरु]
टाइम्स-12, प्रिंक्यूटो, इंटरवाल आइडेट avtomati4no।
उत्तर से वोरोनिश[गुरु]
दस्तावेज़ीकरण की तैयारी के लिए GOST R 6.30-2003 है, यह वहाँ ठीक से संकेत दिया गया है कि एकल पंक्ति अंतराल के साथ पाठ का उपयोग करना बेहतर है, अक्षरों को कैसे खींचना है, आदि। लेकिन GOST प्रकृति में सलाहकार है। सामान्य तौर पर, टाइम्स न्यू रोमन या एरियल का उपयोग करना सबसे अच्छा है - सख्ती से और ठोस रूप से
उत्तर से 3 उत्तर[गुरु]
नमस्ते! यहां आपके प्रश्न के उत्तर के साथ विषयों का चयन किया गया है: किस फ़ॉन्ट में दस्तावेज़ लिखने की प्रथा है? (फ़ॉन्ट नाम, आकार, पंक्ति रिक्ति)
