सूचना नोट। एक ज्ञापन कैसे लिखें: प्रपत्र और नमूने। किसी कर्मचारी को बोनस के लिए निदेशक से कैसे पूछें, इस पर नमूना ज्ञापन

एक औपचारिकता जिसमें समय और मेहनत लगती है - यह है कि कितने मेमो, सेवा और व्याख्यात्मक नोट्स का इलाज करते हैं और अक्सर उनके बीच अंतर नहीं देखते हैं। यह आम तौर पर स्वीकार किया जाता है कि रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोट अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के आवेदन से जुड़े हैं। वास्तव में, उनका उपयोग न केवल इसके लिए किया जाता है। हम आपको बताएंगे कि किस स्थिति में नोट बनाना उचित है और इसे सही तरीके से कैसे करना है।

नोट्स की आवश्यकता क्यों है

सबसे पहले, सभी नोट्स के लिए सूचना और संदर्भ दस्तावेज हैं परिचालन प्रबंधन. उनकी मदद से, कंपनी के भीतर सूचनाओं का आदान-प्रदान किया जाता है (उदाहरण के लिए, विभिन्न विभागों के बीच या शाखाओं, प्रतिनिधि कार्यालयों और प्रधान कार्यालय के बीच)। नोटों की जानकारी में आदेश नहीं होते हैं, लेकिन यह किसी प्रकार के प्रबंधन निर्णय लेने का आधार बन सकता है, या केवल इसे ध्यान में रखा जा सकता है।

लेकिन उन्हें लिखना आसान नहीं है। आखिरकार, अवधारणाओं की कोई परिभाषा नहीं है, मानक में नोट्स संकलित करने के लिए कोई नियम नहीं है कानूनी कार्य. आइए उन्हें स्वयं तैयार करने का प्रयास करें।

नोट कैसे अलग हैं?

स्पष्टता के लिए, हम तालिका में मुख्य अंतर दिखाते हैं।

विशेषताएं	ज्ञापन	ज्ञापन	व्याख्यात्मक नोट
नोट का सार	वर्तमान स्थिति, घटना या तथ्य के बारे में सूचित करता है, जो कार्य किया गया है; संकलक के निष्कर्ष और सुझाव शामिल हैं	<или>परिचालन मुद्दों को हल करने की आवश्यकता के बारे में सूचित करता है। साथ ही, नोट में उन प्रश्नों को शामिल करना आवश्यक नहीं है जिन्हें मौखिक रूप से हल किया जा सकता है और जिन्हें दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता नहीं है; <или>एक अनुरोध, अनुरोध पर जानकारी, कार्य का स्पष्टीकरण, स्पष्टीकरण, अनुरोध, प्रस्ताव शामिल है	उल्लंघन सहित किसी भी घटना, तथ्य, कार्य, घटना के कारणों की व्याख्या करता है श्रम अनुशासन, निर्देशों का पालन न करना, काम के स्थापित नियमों से विचलन, आपातकालीन स्थितियों की घटना (दुर्घटना, दुर्घटना, चोरी, आदि)। यदि वांछित है, तो लिखित स्पष्टीकरण जो कर्मचारी पर थोपने के लिए तैयार किया जाना आवश्यक है अनुशासनात्मक कार्यवाही, एक व्याख्यात्मक नोट के रूप में भी जारी किया जा सकता है और कला। 192, कला का भाग 1। रूसी संघ के श्रम संहिता के 193; रोस्ट्रुड का पत्र दिनांक 06/01/2011 नंबर 1493-6-1
अभिविन्यास	संपर्क प्रबंधन: <или>कर्मचारी से विभाग के प्रमुख तक; <или>विभाग के प्रमुख से कंपनी के प्रमुख तक; <или>शाखा के प्रमुख से प्रधान कार्यालय के प्रमुख तक	प्रबंधकों या कर्मचारियों के बीच पत्राचार प्रबंधन का एक स्तरस्थिति के आधार पर एक दूसरे के अधीन नहीं, उनकी क्षमता के भीतर मुद्दों पर	डाउनस्ट्रीम का स्पष्टीकरण (स्पष्टीकरण) अधिकारीबेहतर
नियुक्ति के अनुसार नोट्स के प्रकार	<или>निर्णय लेने की पहल; <или>विशुद्ध रूप से सूचनात्मक; <или>रिपोर्टिंग		<или>किसी विशेष कर्मचारी (विभाग) के कार्यों की व्याख्या करना; <или>किसी घटना का वर्णन करना
संरचना	खंड I- कारणों, तथ्यों या घटनाओं का एक बयान जिसने इसके लेखन को जन्म दिया; द्वितीय खंड- यदि आवश्यक हो - वर्तमान स्थिति का विश्लेषण और लाना विकल्पसमस्या को सुलझाना; खंड III- विशिष्ट कार्यों के लिए विशिष्ट निष्कर्ष, राय, अनुरोध या प्रस्तावों का विवरण, जो संकलक की राय में लिया जाना चाहिए		खंड I- तथ्यों का एक बयान जिसने इसके लेखन को जन्म दिया; द्वितीय खंड- वर्तमान स्थिति की व्याख्या करने वाले कारणों का विवरण। शामिल नहीं हैनिष्कर्ष और सुझाव
पहुंच की डिग्री के अनुसार नोट्स के प्रकार	<или>खुला दस्तावेज़; <или>गोपनीय दस्तावेज
नमूना नोट	एक विशिष्ट कर्मचारी के लिए बोनस प्रस्ताव	सुरक्षा सेवा को उन श्रमिकों को भवन में प्रवेश करने की अनुमति देने की आवश्यकता के बारे में जानकारी जो एक दिन की छुट्टी पर काम करेंगे	उत्पादन एवं तकनीकी विभाग को मूल सामग्री के अतिरेक के कारणों के बारे में स्पष्टीकरण उत्पादन मानक(प्रपत्र संख्या एम-29 के साथ संलग्नक) स्वीकृत यूएसएसआर के केंद्रीय सांख्यिकी ब्यूरो का निर्देश दिनांक 11/24/82 नंबर 613

कर उद्देश्यों के लिए, सभी प्रकार के नोट महत्वपूर्ण हैं

कुछ मामलों में, एक नोट, अन्य दस्तावेजों के साथ, खर्चों के कर लेखांकन में पुष्टि और दस्तावेजी पुष्टि के लिए प्राथमिक दस्तावेज के रूप में कार्य कर सकता है। कला के पैरा 1। 252 रूसी संघ का टैक्स कोड, उदाहरण के लिए:

• ज्ञापन खुद की सेवाविज्ञापन, जिसके अनुसार वास्तविक उपयोगविज्ञापन वीडियो 12 महीने से अधिक नहीं हुए, कंपनी को यह साबित करने में मदद मिली कि वीडियो नहीं हैं अमूर्त संपत्ति, और लगभग एक बार में लागतों को बट्टे खाते में डाल दें 16 मार्च 2012 के एफएएस एमओ की डिक्री संख्या ए 40-100845 / 10-4-498;
• जीपीएस-नेविगेटर (ओडोमीटर के बजाय) की रीडिंग के साथ कार के माइलेज की पुष्टि करने के लिए और ईंधन की लागत को पहचानने के लिए, आपको चाहिए ज्ञापनमास्टर से परिवहन विभाग के प्रमुख को कि यात्रा पूर्व निरीक्षणओडोमीटर ने खराबी दिखाई कला के पैरा 1। 252, उप। 5 पी। 1 कला। 254 रूसी संघ का टैक्स कोड. इस रिपोर्ट (या अन्य दस्तावेज़) के आधार पर, नेविगेटर के साथ कार को संचालित करने और इसे ठीक करने की आवश्यकता पर एक आदेश जारी किया जाएगा। यात्री की सूचीउसकी गवाही 16 जुलाई, 2010 की संघीय कर सेवा का पत्र संख्या -37-3/6848;
• व्याख्यात्मक नोट यह उपयोगी हो सकता है:

• <или>एक बच्चे के लिए व्यक्तिगत आयकर कटौती प्राप्त करने के लिए विषय। 4 पी। 1 कला। 218 रूसी संघ का टैक्स कोडअगर पिछले कार्यस्थल से 2-एनडीएफएल प्रमाणपत्र नहीं है। जब एक व्यक्ति ने लंबे समय तक काम नहीं किया है और फिर से नौकरी मिलती है, तो उसे आय की कमी के बारे में एक व्याख्यात्मक पत्र की आवश्यकता होती है, रोजगार इतिहासतथा लिखित बयानकटौती के लिए संघीय कर सेवा का पत्र दिनांक 30 जुलाई, 2009 संख्या 3-5-04 / [ईमेल संरक्षित] ;
• <или>छुट्टी पर यात्रा की लागत का भुगतान करने के मुद्दे को हल करने के लिए। यदि कोई कर्मचारी उसे कई स्थानों पर ले जाता है या पारगमन में रोक बिंदुओं से गुजरता है, तो कर्मचारी से एक व्याख्यात्मक नोट और उसके यात्रा दस्तावेजों की आवश्यकता होती है। स्वास्थ्य और सामाजिक विकास मंत्रालय का पत्र दिनांक 20 फरवरी, 2009 संख्या 194-13.

यह स्पष्ट है कि यदि नोट है प्राथमिक दस्तावेज़, तो इसमें ऐसे दस्तावेज़ के सभी विवरण होने चाहिए और कला के पैरा 2। 21 नवंबर 1996 के कानून के 9 नंबर 129-एफजेड.

नोट्स को सही तरीके से कैसे लिखें

कई कर्मचारियों को नोट्स लिखना मुश्किल लगता है, क्योंकि यह उनके लिए एक असामान्य काम है। कार्य को सुविधाजनक बनाने के लिए, स्थानीय में प्रारूपण नियम, साथ ही नोट प्रपत्र प्रदान करें नियामक अधिनियम, उदाहरण के लिए, कार्यालय के काम के निर्देशों में, और कर्मचारियों को इससे परिचित कराना। उदाहरण के लिए, निर्देश का एक अंश इस तरह दिख सकता है।

अल्फा एलएलसी के लिए आदेश द्वारा स्वीकृत
दिनांक 27 दिसंबर, 2011 संख्या 123

कार्यालय के काम एलएलसी "अल्फा" के लिए निर्देश

4.10. नोट्स (रिपोर्टिंग, कार्यालय, व्याख्यात्मक)

4.10.4. प्रत्येक नोट निम्नलिखित विवरण के साथ बनाया गया है:

• नाम संरचनात्मक इकाई- नोट का संकलक;
• दस्तावेज़ के प्रकार का नाम - एक ज्ञापन, सेवा या व्याख्यात्मक नोट;
• दस्तावेज़ की तिथि - हस्ताक्षर करने की तिथि (अरबी अंकों में अनुक्रम में: दिन, महीना, वर्ष);
• पता - एफ। तथा। के बारे में। और उस व्यक्ति की स्थिति जिसे नोट संबोधित किया गया है (मूल मामले में);
• पाठ का शीर्षक, जो पूर्वसर्ग "अबाउट" या "अबाउट" से शुरू होना चाहिए;
• एक आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक नोट (यदि कोई हो), उदाहरण के लिए: "आवेदन: 1 प्रति में। 3 लीटर के लिए। ";
• संकलक के हस्ताक्षर (संकलक की स्थिति; व्यक्तिगत हस्ताक्षर और उसका प्रतिलेख (पूरा नाम))।

4.10.5. पाठ पहले व्यक्ति एकवचन में लिखा गया है।

नोट के टेक्स्ट में बधाई और अंतिम शुभकामनाएं नहीं होनी चाहिए।

4.10.6। निर्देश के परिशिष्ट संख्या 15, 16, 17 में रिपोर्ट, सेवा और व्याख्यात्मक टिप्पणियों के रूप दिए गए हैं।

जब किसी कर्मचारी को एक नोट लिखने की आवश्यकता हो, तो उसे एक तैयार फॉर्म दें, और बेहतर नमूना. हम विभिन्न नोटों के डिजाइन के उदाहरण देते हैं।

अल्फा लिमिटेड लायबिलिटी कंपनी

लेखांकन

सीईओ के लिए
अल्फा एलएलसी
आई.आई. स्टासोव

मानव संसाधन के मुखिया
एस.वी. क्लिमोवा
व्याख्यात्मक में दिए गए कारण
अपमानजनक माना जाएगा।
अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू करें
एक टिप्पणी के रूप में टी.आई. बोग्दानोवा

मुख्य लेखाकार
नरक। झारोवॉय
गैस टरबाइन इंजन को बहाल करने के उपाय करें

30.08.2012

व्याख्यात्मक नोट
दिनांक 30.08.2012 संख्या 12

मूल जीटीडी के नुकसान के कारणों पर

बॉन्डुएल, फ्रांस के साथ अनुबंध के तहत आपूर्ति के लिए मूल सीसीडी की 08/29/2012 को हानि, हरी मटर (गैचिन्स्की सीमा शुल्क पोस्ट) के एक बैच के दिनांक 04/20/2012 नंबर 00075 के तहत हुई जब यह दस्तावेज़ था फोटोकॉपी।

कार्यालय कापियर हल्के कागज के दस्तावेजों को स्वचालित रूप से कॉपी करने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है। मूल जीटीडी, जिसमें ट्रेसिंग पेपर वजन था, स्वचालित रूप से उच्च पेपर वजन वाले अन्य दस्तावेजों के साथ कॉपी किया गया था। नतीजतन, मूल जीटीई को कापियर रोलर्स के बीच जाम और जाम कर दिया गया था। इसे निकालने का प्रयास करते समय, दस्तावेज़ को छोटे, अपूरणीय और अपठनीय भागों में फाड़ दिया गया था।

दस्तावेज़ से परिचित:

30.08.2012

मुख्य लेखाकार

विशेष सूचना और संदर्भ दस्तावेजों की सहायता से आंतरिक सूचना का प्रसार किया जाता है, जिनमें से एक प्रकार का ज्ञापन है। यह उच्च पदों पर बैठे लोगों को कुछ तथ्यों के बारे में सूचित करने के लिए उन्हें एक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्रेरित करने के लिए संबोधित किया जाता है।

ज्ञापन के रूप में आंतरिक दस्तावेज़इसके उद्देश्य के आधार पर संकलन के कुछ सिद्धांत हैं। हम यह प्रकट करेंगे कि कुछ कार्य स्थितियों में रिपोर्ट कैसे तैयार की जानी चाहिए।

मानव संसाधन विभाग
सीईओ के लिए
ओओओ "ओमेगा"
एन.वी. ग्रोशचेंको

संदेश संख्या 1

श्रम अनुशासन के उल्लंघन के बारे में (ट्रुनेंसी)

मैं प्रबंधन के ध्यान में लाता हूं कि कल, 04.11.2016 से एक दिन पहले, कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी तात्याना ओलेगोवना वालेरीवा ने श्रम अनुशासन का घोर उल्लंघन किया था। दोपहर 2:00 बजे समाप्त होने वाले लंच ब्रेक के बाद, वह उसके पास नहीं लौटी कार्यस्थलऔर कार्य दिवस के अंत तक (14:00 से 18:00 बजे तक) अनुपस्थित था। उसकी अनुपस्थिति के लिए व्याख्यात्मक दस्तावेज और संतोषजनक स्पष्टीकरण टी.ओ. वेलेरिवा ने इसे अगले दो दिनों में उपलब्ध नहीं कराया।

श्रम अनुशासन के घोर उल्लंघन के संबंध में, मैं टीओ घोषित करने का प्रस्ताव करता हूं। व्यक्तिगत कार्ड में प्रवेश करने के साथ वालेरी की फटकार।

कार्मिक विभाग के प्रमुख (हस्ताक्षर) आर.वी. सुखारेव्स्की

कर्मचारी द्वारा अपने कर्तव्यों का पालन न करने पर ज्ञापन

इस दस्तावेज़ का उद्देश्य प्रबंधन को यह जानकारी देना है कि कर्मचारी ने अपने पेशेवर कर्तव्यों का अनुचित रूप से पालन किया है या नहीं किया है। दस्तावेज़ अनुशासनात्मक कार्रवाई के अनुरोध के साथ समाप्त होता है। इस तरह की रिपोर्ट के बिना, किसी कर्मचारी के खिलाफ किसी भी प्रतिबंध को अनुचित माना जा सकता है।

गैर-अनुपालन का नमूना ज्ञापन आधिकारिक कर्तव्य

फ़ाइलें

मेट्रोलॉजी विभाग
सीईओ के लिए
रोसमाशिनस्ट्रो एलएलसी
राडकोवस्की के.एल.

संदेश संख्या 2

कर्तव्यों का पालन करने में विफलता के बारे में

इस दस्तावेज़ द्वारा, मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि मेट्रोलॉजी विभाग के इंजीनियर एंटोन पेट्रोविच रईसफैडर ने बिजली मीटरिंग उपकरणों की जांच के लिए अनुसूची का उल्लंघन किया (अनुमोदित अनुसूची के कार्यान्वयन को नियंत्रित नहीं किया), जिसके परिणामस्वरूप जुर्माना लगाया गया संगठन राज्य निरीक्षकपैमाइश उपकरणों पर नियंत्रण।

किए गए उल्लंघन के संबंध में, मैं ए.पी. राइसफैडर को उनके व्यक्तिगत कार्ड पर फटकार लगाई गई और उन्हें अगले महीने के काम के परिणामों के आधार पर बोनस नहीं मिला।

मुख्य मेट्रोलॉजिस्ट (हस्ताक्षर) पी.के. ज़ेल्टकोवस्की

कर्मचारी की बदसलूकी पर ज्ञापन

इस प्रकार का ज्ञापन वरिष्ठों को कार्यस्थल में अस्वीकार्य आक्रामक व्यवहार के बारे में सूचित करता है। प्रभाव के प्रस्तावित उपायों का उद्देश्य न केवल अपराधी को दंडित करने की आवश्यकता पर होना चाहिए, बल्कि भविष्य में इसी तरह की स्थितियों को रोकने के लिए भी होना चाहिए।

एक कर्मचारी के अस्वीकार्य व्यवहार पर एक ज्ञापन का एक उदाहरण

फ़ाइलें

प्रशासनिक विभाग
सीईओ के लिए
समृद्धि LLC
गिआत्सिंटोवा ए.वी.

संदेश संख्या 3

कर्मचारी दुर्व्यवहार के बारे में

मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि 24 अगस्त 2016 को क्षेत्र के भूस्वामियों के फोरमैन ज़ैकोवस्की वी.आई. भर्ती किया गया था गलत व्यवहारप्रशासनिक विभाग के उप प्रमुख एंटोनिना पावलोवना फिनोजेनोवा को। ज़ैकोवस्की वी.आई. के बारे में एक अभद्र टिप्पणी की दिखावटए.पी. फिनोजेनोवा, अपमानजनक अश्लील भाषा को जोड़ते हुए। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि वी.आई. ज़िकोवस्की का यह पहला अशिष्ट बयान नहीं है। विभाग के कर्मचारियों के लिए, जो काम के माहौल को बाधित करता है और संघर्ष की स्थिति को भड़काता है।

मैं Zaikovsky V.I को शामिल करने के लिए कहता हूं। कार्यस्थल में गलत व्यवहार के लिए अनुशासनात्मक दायित्व।

प्रशासनिक और आर्थिक विभाग के प्रमुख (हस्ताक्षर) नेक्ल्यूव एम.एल.

आपको काफी कागजी कार्रवाई करनी होगी। काम से सीधे संबंधित लोगों के अलावा: अनुबंध, अधिनियम, आदि। मेमो, मेमो, व्याख्यात्मक नोट, बयान, रिपोर्ट और व्यावसायिक पत्र हैं। "मैं आपके ध्यान में लाता हूं" हम इस शब्द के साथ एक दस्तावेज़ लिखने के नमूने पर विचार करेंगे।

सभी उल्लिखित दस्तावेज व्यावसायिक पत्राचार के नियमों के अनुसार तैयार किए गए हैं। उनमें व्यक्तिगत राय और अतिशयोक्ति नहीं होनी चाहिए। बोलचाल की भाषा, कठबोली (पेशेवर को छोड़कर), धमकी आदि की अनुमति नहीं है। क्या महत्वपूर्ण है वाक्यों के शब्दों की साक्षरता, संक्षिप्तता और अस्पष्ट अभिव्यक्तियों की अनुपस्थिति।

मेमो, व्याख्यात्मक नोट्स, रिपोर्ट और पत्र कुछ टेम्प्लेट के अनुसार तैयार किए जाते हैं। मुख्य पहलुओं में:

• दस्तावेज़ को संकलित करने का एक संकेत;
• प्राप्तकर्ता के बारे में नोट;
• दस्तावेज़ के सार का सारांश;
• हस्ताक्षर और तारीख।

यह क्या है और किन मामलों में इसका उपयोग किया जाता है?

ज्ञापन प्रबंधन को संबोधित है और कार्य प्रक्रिया या टीम में कुछ स्थितियों से संबंधित है। यह निष्कर्ष और सुझाव प्रस्तुत कर सकता है, उदाहरण के लिए, कार्य की गुणवत्ता में सुधार के संबंध में। यही है, यह एक प्रकार का लंबवत संचार है - कर्मचारी से प्रबंधक तक।

महत्वपूर्ण! इसे लिखने का उद्देश्य नेता को निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करना है। कुछ मामलों में, यह केवल सूचना के उद्देश्यों के लिए है।

यह स्पष्ट है कि इस दस्तावेज़आंतरिक है, अर्थात यह कंपनी के भीतर विशेष रूप से परिचालित होता है। इसके अलावा, किसी में ज्ञापन जैसा कोई शब्द नहीं है विधायी अधिनियम- ये है सेवा कि जानकारीसामान्य दृष्टि से।

लेखन के उद्देश्य इस प्रकार हो सकते हैं:

• जिम्मेदारी का खंडन। कर्मचारी ने कुछ सीखा है और प्रबंधन को यह जानकारी देना चाहता है। यानी एक व्यक्ति जिसके पास स्थिति को ठीक करने के लिए कुछ शक्तियां हैं, वास्तव में, यह उन्हें जिम्मेदारी हस्तांतरित करने का विकल्प है। नकारात्मक परिणाम के मामले में, प्रबंधन के किसी भी दावे को निराधार माना जाएगा।
• संरक्षण। कर्मचारी के साथ अन्याय हो रहा है। इस मामले में रिपोर्ट का उपयोग स्थिति के शांतिपूर्ण समाधान के रूप में किया जाता है। यह संकेत दे सकता है कि प्रतिक्रिया और पर्याप्त क्रियाओं के अभाव में, अगला उदाहरण होगा।
• स्थिति को ठीक करना। कर्मचारी को कुछ ऐसे तथ्यों के बारे में पता चला जो व्यक्तिगत रूप से उससे संबंधित नहीं हैं, लेकिन काम में हस्तक्षेप कर सकते हैं, यानी वे जोखिम के संभावित स्रोत हैं। उन्हें प्रबंधन को इंगित करने से पर्याप्त और समय पर उपाय करने में मदद मिलेगी।
• दक्षता में सुधार। यदि एक ही संरचनात्मक इकाई के भीतर कुछ क्षेत्रों में कार्य कुशलता से नहीं किया जाता है, तो यह समग्र प्रदर्शन को प्रभावित करता है। प्रबंधन को यह दिखाना और कुछ समायोजन करने का प्रस्ताव, सर्वोत्तम परिणाम की वास्तविक उपलब्धि, जिसमें उनके काम के संबंध में भी शामिल है।

मेमो के प्रकार

कई बड़े समूहों में एक विभाजन है। पहले वर्गीकरण को "सामग्री द्वारा" कहा जाता है। वे साझा करते हैं:

• सूचनात्मक - इस दस्तावेज़ में विवरण या कार्य के तरीकों के बारे में जानकारी है। इन्हें समय-समय पर संकलित किया जाता है, यह प्रक्रिया इसका हिस्सा भी हो सकती है नौकरी का विवरण;
• रिपोर्टिंग - कर्मचारी प्रदर्शन किए गए कार्य या निर्देशों का पालन करने के परिणामों पर बॉस को डेटा प्रदान करता है;
• सक्रिय - निर्णय लेने को प्रोत्साहित करता है, यह सिफारिशों, सुझावों की प्रस्तुति की अनुमति देता है।

पताकर्ता के आधार पर पृथक्करण भी होता है, अर्थात्:

• आंतरिक, प्रबंधन को संबोधित। इन्हें मुद्रित या हस्तलिखित रूप में A4 पेपर की एक नियमित शीट पर तैयार किया जाता है;
• बाहरी - संगठन के बाहर किसी भी व्यक्ति के लिए। अक्सर ये आधिकारिक उदाहरण, निरीक्षण होते हैं। लिखते समय उसका विवरण के साथ प्रयोग करना चाहिए।

और दस्तावेज़ में बताए गए तथ्यों के अनुसार वर्गीकरण आवंटित करना भी संभव है। मूल रूप से, उन्हें तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता है। सबसे अधिक बार, तथ्यों की प्रस्तुति नकारात्मक लोगों की चिंता करती है: श्रम अनुशासन का उल्लंघन, आधिकारिक कर्तव्यों का पालन करने में विफलता, अपमान, अस्वीकार्य व्यवहार, आदि। बहुत कम बार, काम में सफलता और योग्य पारिश्रमिक के बारे में डेटा प्रबंधन को प्रस्तुत करने के लिए रिपोर्ट तैयार की जाती है। .

"मैं आपके ध्यान में लाता हूं" नमूने को संकलित करने में लेखक या प्राधिकारी कौन हो सकता है

वास्तव में, कोई भी कर्मचारी अपनी ओर से ऐसा दस्तावेज तैयार कर सकता है। लेकिन साथ ही आपको अधीनता के नियमों का पालन करना चाहिए, यानी किसी श्रेष्ठ का जिक्र करते हुए अपने बॉस के सिर के ऊपर से न कूदें।

यही है, एक साधारण कर्मचारी संरचनात्मक इकाई के प्रमुख को एक रिपोर्ट प्रस्तुत करता है, और वह इसे पहले से ही पुनर्निर्देशित कर सकता है सीईओ के लिएयदि वह स्वयं दस्तावेज़ में उठाई गई समस्या का समाधान नहीं कर सकता है। एकमात्र अपवाद यह है कि रिपोर्ट इकाई के प्रमुख से संबंधित है।

रिपोर्ट संरचना

किसी भी दस्तावेज़ की तरह, रिपोर्ट एक निश्चित संरचना के अनुसार तैयार की जाती है। यह इस तरह दिख रहा है:

• प्राप्तकर्ता, यानी वह जिसे संबोधित किया जाता है। इसके अलावा, स्थिति और पूरा नाम इंगित करना आवश्यक है। पूरी तरह से। बेशक, पता करने वाले का निर्धारण करते समय, यह समझा जाना चाहिए कि दस्तावेज़ में उठाए गए मुद्दे का निर्णय उसके अधिकार में होना चाहिए;
• समस्या का सार। यहां यह बताया जाना चाहिए कि अपील किस मुद्दे पर तैयार की गई है। अनुभाग का उद्देश्य समस्या के महत्व को दिखाना है, रिपोर्ट को अंत तक पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करना है;
• विस्तृत विवरण। दस्तावेज़ की चिंता चाहे जो भी हो, समस्या का वर्णन करने के लिए, इसका सार बताना बहुत महत्वपूर्ण है। बेशक, कोई अस्तित्वहीन तथ्यों और बदनामी का आविष्कार नहीं कर सकता है;
• उपरोक्त परिस्थितियों से जुड़ी क्षति या संभावित समस्याएं;
• यदि आवश्यक हो, एक सूची इंगित की गई है नियामक दस्तावेज, जो अपील तैयार करने का आधार हैं;
• लेखक के सुझाव जो समस्या को हल करने में मदद करेंगे, इसके परिणामों को कम करेंगे;
• अंतिम भाग में, संलग्न दस्तावेजों की सूची, यदि कोई हो, और साथ ही: लेखक की स्थिति और दस्तावेज़ को संकलित करने की तिथि को इंगित करना सुनिश्चित करें।

महत्वपूर्ण! यदि दस्तावेज़ गलत तरीके से तैयार किया गया है, तो इसे आगे कानूनी रूप से महत्वपूर्ण के रूप में उपयोग नहीं किया जा सकता है।

क्या यह प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करने लायक है?

ज्यादातर मामलों में, रिपोर्ट का तात्पर्य प्राप्तकर्ता की प्रतिक्रिया से है: में कार्रवाई और प्रतिक्रिया लिख रहे हैं. यह आवश्यकता उस अनुरोध पर आधारित है जिसे दस्तावेज़ में आवाज़ दी गई है। प्रतिक्रिया प्रपत्र को संकल्प कहा जाता है। यह उसी प्रतिक्रिया की लिखित पुष्टि है। संकल्प इस तरह दिखता है:

निष्कर्ष

"मैं आपके ध्यान में लाता हूं" शब्द के साथ एक ज्ञापन लिखना अक्सर बड़े उद्यमों में किया जाता है। छोटी फर्मों में, आंतरिक वर्कफ़्लो को बढ़ाए बिना, असहमति और मौजूदा समस्याओं को अक्सर एक के बाद एक हल किया जाता है।

यह अच्छा है जब कार्यस्थल में एक दोस्ताना माहौल राज करता है और टीम एक अच्छी तरह से समन्वित तंत्र के रूप में काम करती है।

लेकिन क्या होगा अगर एक या एक से अधिक लोग अनुशासन को कमजोर करते हैं या अपने कर्तव्यों का पालन करने से इनकार करते हैं, जिससे पूरी टीम की सफलता खतरे में पड़ जाती है? इस मामले में, आपको शिकायत दर्ज करनी होगी।

आधिकारिक कर्तव्यों की पूर्ति न करने पर ज्ञापन

आधिकारिक कर्तव्यों की पूर्ति न करने पर एक ज्ञापन एक दस्तावेज है जो प्रबंधक या उच्च अधिकारियों को एक या कर्मचारियों के समूह की विफलता के बारे में सूचित करता है। प्रत्यक्ष नौकरी की जिम्मेदारियां.

रिपोर्ट में कर्मचारी को दंडित करने और उसे जवाबदेह (अक्सर अनुशासनात्मक) रखने के लिए एक याचिका भी शामिल है।

आधिकारिक कर्तव्यों की पूर्ति न करने पर एक ज्ञापन कैसे लिखें

नोट को पहली बार स्वीकार करने के लिए और कर्मचारी की सजा के अनुरोध को पूरा करने के लिए, निम्नलिखित बिंदुओं को इंगित किया जाना चाहिए:

• उस विभाग का पूरा नाम जिसमें उल्लंघनकर्ता काम करता है;
• दस्तावेज़ का शीर्षक ही ये मामला"ज्ञापन");
• दस्तावेज़ संख्या क्रम में, इसके संकलन की वास्तविक तिथि;
• सिर का उपनाम और आद्याक्षर जिसे नोट प्रस्तुत किया गया है;
• एक अतिरिक्त शीर्षक के दस्तावेज़ के मुख्य शीर्षक के तहत एक संकेत, उदाहरण के लिए, "आधिकारिक दायित्वों को पूरा करने में विफलता पर";
• नोट की सामग्री की ओर मुड़ते हुए, आपको उस स्थिति के विवरण के साथ शुरुआत करने की आवश्यकता है जिसमें कर्मचारी ने अपने दायित्वों को पूरा नहीं किया;
• अगला पैराग्राफ सजा के लिए अनुरोध निर्धारित करता है;
• दस्तावेज़ को प्रवर्तक के हस्ताक्षर, उसके उपनाम और आद्याक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।

दस्तावेज़ीकरण की तैयारी के रूप में नोट लिखने की तिथि वर्तमान होनी चाहिए " पिछली डेटिंग»रूसी संघ के मौजूदा कानून का खंडन करता है।

ज्ञापन

तैयारी की तिथि, क्रमिक संख्यादस्तावेज़

आधिकारिक कर्तव्यों के गैर-पूर्ति (गैर-पूर्ति के संबंध में) पर (नौकरी विवरण)

मैं आपसे इस तथ्य को ध्यान में रखने के लिए कहता हूं कि इकाई के कर्मचारी (विभाग का नाम) (कर्मचारी का नाम) ने अपने निर्देश को पूरा नहीं किया। श्रम शुल्क(वर्णन करना)। इस तरह के व्यवहार के साथ, उसने नौकरी विवरण के (ए) अनुच्छेद संख्या ... का उल्लंघन किया।

ऐसी परिस्थितियों के संबंध में, मैं उपरोक्त कर्मचारी को दंडित करने का प्रस्ताव (मांग) करता हूं (प्रस्तावित दंड का संकेत दें)।

मेमो के प्रकार

तीन मुख्य प्रकार के नोट हैं, जिनमें से अंतर उनकी सामग्री में है:

1. पहलमेमो उन कर्मचारियों द्वारा लिखे जाते हैं जो अपने सहयोगी और पर्यवेक्षक को प्रभावित करना चाहते हैं। ऐसा नोट एक या कई घटनाओं का वर्णन करता है, और समस्या को हल करने के तरीकों का सुझाव देता है;
2. जानकारीपूर्णरिपोर्ट एक लक्ष्य के रूप में एक विशिष्ट व्यक्ति और उसकी सजा पर एक रिपोर्ट नहीं लेती है, उन्हें काम के सामान्य नियंत्रण और रिपोर्टिंग के लिए नियमित रूप से संकलित किया जाता है;
3. रिपोर्टिंग- काम के अंतिम चरण में या उसके पूर्ण होने के बाद लिखे गए हैं। इस फॉर्म में, प्रबंधक को किए गए कार्य और प्रक्रिया में प्रत्येक प्रतिभागी के योगदान पर एक रिपोर्ट प्रदान की जाती है।

एक कर्मचारी के लिए एक ज्ञापन कैसे लिखें?

• नोट के तत्वों की सही व्यवस्था इसकी तैयारी में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है: में बाएंकॉर्नर उस विभाग का नाम है जिसमें रिपोर्ट का लेखक काम करता है। सहीएक ही कोने को समायोजित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है व्यक्तिगत जानकारीउस नेता के बारे में जिसे नोट को स्वीकार करना चाहिए और उसका जवाब देना चाहिए;
• एन दस्तावेज़ का शीर्षक आमतौर पर केंद्र में लिखा जाता है, लेकिन बाएं किनारे के करीब एक व्यवस्था की अनुमति है (उनके लिए जिनके पास व्यापक लिखावट है);
• दिनांक, जो दस्तावेज़ के शीर्षक के ठीक नीचे इंगित किया गया है, दिन के प्रारूप में विशेष रूप से अरबी अंकों में लिखा जाता है। महीना। साल;
• समस्या का सार स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से वर्णित किया जाना चाहिए, नहीं गिरता कला शैलीऔर साहित्यिक उपकरणों का उपयोग (जैसे, अतिशयोक्ति);
• कर्मचारी पर आरोप, नौकरी के विवरण या अन्य नियामक दस्तावेज के एक पैराग्राफ द्वारा पुष्टि की जानी चाहिए;
• प्रस्तावित सजा का संकेत दिया गया हैअतिशयोक्ति के बिना एक सिफारिशी रूप में;
• लेखक का पद, पूरा नाम और हस्ताक्षरनोट्स एक ही लाइन पर इंगित किए जाते हैं।

ज्ञापन नमूना

मेमो के पास कानून द्वारा अनुमोदित एक फॉर्म नहीं है, लेकिन फिर भी, उपरोक्त नमूने को "स्वर्ण मानक" माना जा सकता है।

केवल मुख्य भाग का पाठ बदल सकता है, लेकिन नोट हेडर के डिजाइन में सुधार अस्वीकार्य है।

नोट्स की थीम

ऐसे दस्तावेज़ों की विषय-वस्तु भिन्न हो सकती है, काम पर एक छोटी सी घटना से लेकर कर्तव्यों को पूरा करने में व्यवस्थित विफलता पर एक रिपोर्ट तक, जो अप्रिय, या खतरनाक, परिणाम उत्पन्न करती है।

आप अपने वरिष्ठों को रोजमर्रा की अशिष्टता के बारे में भी रिपोर्ट कर सकते हैं, जो एक टीम में कर्मचारियों के आरामदायक काम और बातचीत में हस्तक्षेप करता है। देरी करनाशिकायतें दर्ज करने के साथ-साथ आधिकारिक कर्तव्यों का पालन करने में विफलता का एक अधिक लगातार कारण हैं।

एक कर्मचारी जिसे अपने कुछ कर्तव्यों को रैंक में एक कनिष्ठ को सौंपने का अधिकार है, यदि कर्मचारी असाइनमेंट को पूरा करने से इनकार करता है तो वह बॉस से शिकायत कर सकता है।

ऐसी घटनाएं जिनके परिणामस्वरूप सामग्री या शारीरिक नुकसान हो सकता है (या किया) नोट्स लिखने का सबसे आम कारण माना जाता है।

टीम में असहमति से लिखित शिकायतें होती हैं, लेकिन यह स्थिति दुर्लभ है और सहकर्मियों के बीच कुल कलह का संकेत देती है। इस मामले में, नेता को समस्या पर ध्यान से विचार करना चाहिए, बातचीत करनी चाहिए और यदि आवश्यक हो, तो टीम को भंग कर देना चाहिए।

अक्सर किसी विशिष्ट व्यक्ति पर रिपोर्ट तब लिखी जाती है जब वे किसी व्यक्ति या समूह के बाकी सदस्यों से जिम्मेदारी हटाना चाहते हैं।

रिपोर्ट का फोकस

फ़ोकस द्वारा, रिपोर्ट को दो प्रकारों में विभाजित किया जाता है:

1. आंतरिक;
2. बाहरी;

पहला विकल्प अधिक सामान्य है, क्योंकि रिपोर्ट में वर्णित सभी समस्याओं का समाधान मौके पर ही किया जाता है। यूनिट के बाहर समस्याओं का प्रसार और उनका बाहर निकलना दोनों कर्मचारियों के लिए नकारात्मक परिणामों से भरा है, जिस पर नोट तैयार किया गया था और प्रबंधक के लिए।

रैंक और स्थिति की परवाह किए बिना विभाग के किसी भी कर्मचारी द्वारा आंतरिक नोट्स लिखे जा सकते हैं। इस संरचनात्मक इकाई का प्रमुख उनकी जाँच करता है और निर्णय लेता है।

लेखन का कारण नौकरी के विवरण का पालन करने में विफलता, सुरक्षा नियमों का उल्लंघन, आदेशों का पालन करने से इनकार, अनुपस्थिति और सहकर्मियों के प्रति गलत व्यवहार हो सकता है।

बाहरी रिपोर्ट इकाई से आगे जाती है, और अक्सर पूरे संगठन के नेताओं तक पहुंचती है। केवल इकाई का प्रमुख, सामान्य कर्मचारी नहीं, बाहरी ज्ञापन लिख सकता है।

दूसरा मूलभूत अंतरयह है कि इस तरह की रिपोर्ट को नियमित शीट पर नहीं बनाया जा सकता है, इसके लेखन में एक विशिष्ट फॉर्म भरना शामिल है जो किसी उद्यम या संगठन द्वारा जारी किया जाता है।

इन दो प्रकार की रिपोर्टों की एक सामान्य विशेषता यह है कि उन्हें आवश्यकताओं के अनुसार कड़ाई से संकलित किया जाता है, क्योंकि उनमें से प्रत्येक कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल से जुड़ी होती है।

ज्ञापन- यह एक सूचना और संदर्भ दस्तावेज है जिसमें किसी मुद्दे का विवरण, साथ ही कुछ निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल हैं।

एक ज्ञापन लिखने का उद्देश्य प्रबंधन को वर्तमान स्थिति के बारे में सूचित करना और उन्हें एक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करना है।

कुछ मामलों में, रिपोर्ट केवल सूचनात्मक प्रकृति की हो सकती है, अर्थात। आदेश के कार्यान्वयन, कार्य के पूरा होने या प्रगति, कार्यों के बारे में सूचित करें।

इस दस्तावेज़ को या तो लेखक की पहल पर या प्रबंधन के निर्देश पर संकलित किया जा सकता है।

ज्ञापन आंतरिक या बाहरी हो सकता है। आंतरिक एक संरचनात्मक इकाई या संगठन (प्रत्यक्ष अधीनता के क्रम में) के प्रमुख के नाम पर तैयार किया गया है, बाहरी एक - एक उच्च प्राधिकारी के प्रमुख के नाम पर।

एक ज्ञापन कैसे लिखें

अपने सार और रूप में, ज्ञापन जैसा दिखता है। उनके बीच अंतर यह है कि मेमो निचले अधिकारी से उच्च अधिकारी को भेजे जाते हैं, और आधिकारिक नोट एक कर्मचारी या एक संरचनात्मक इकाई के प्रमुख से दूसरी इकाई के समकक्ष आधिकारिक स्थिति के कर्मचारी को भेजे जाते हैं।

रिपोर्ट फॉर्म में निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:

• संरचनात्मक इकाई का नाम (बाहरी ज्ञापन के लिए - संगठन का नाम);
• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• तारीख और पंजीकरण संख्यादस्तावेज़;
• संकलन का स्थान (शहर) (बाहरी ज्ञापन के लिए);
• अभिभाषक - किसके लिए इसका इरादा है: अधिकारी का नाम, उसका उपनाम, आद्याक्षर;
• दस्तावेज़ के पाठ का शीर्षक - "के बारे में ...", "के संबंध में ..." शब्दों से शुरू होता है;
• नोट का पाठ - आमतौर पर इसमें दो भाग होते हैं: पहला वर्तमान स्थिति का वर्णन करता है, दूसरा प्रस्तावों, अनुरोधों को निर्धारित करता है, विशिष्ट निष्कर्ष निकालता है;
• हस्ताक्षर - संकलक की स्थिति, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, हस्ताक्षर का प्रतिलेख: उपनाम और आद्याक्षर।

ज्ञापन के नमूने और उदाहरण

इनाम का नमूना ज्ञापन

ज्ञापन

2013-04-10-सीएन दिनांक 04.10.2013

बोनस के बारे में

मैं आपको बिक्री प्रबंधक अलेक्जेंडर ओलेगोविच क्रास्नोव को 8,000 रूबल के नकद बोनस के साथ प्रोत्साहित करने के लिए कहता हूं ताकि ग्राहक आधार को 30 से 50 आउटलेट तक बढ़ाया जा सके और 2013 की तीसरी तिमाही में उत्पादों की कुल बिक्री को दोगुना किया जा सके।

संगठन के भीतर एक ज्ञापन का निष्पादन ए 4 पेपर की एक नियमित शीट पर किया जा सकता है, बाहरी, उच्च अधिकारियों को भेजा जाता है - संगठन के लेटरहेड पर।