वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति और स्वामित्व के कई रूपों के उद्भव ने व्यापार, आर्थिक और सामाजिक-सांस्कृतिक संबंधों का विस्तार किया है। समाज में तेजी से तेज हुई प्रक्रियाओं ने प्रबंधकीय लिंक के पूर्ण कामकाज के लिए आवश्यक सूचना प्रवाह की मात्रा में वृद्धि को प्रभावित किया है।

हमें दस्तावेजों को एकीकृत करने की आवश्यकता क्यों है?

क्षेत्र और क्षेत्र की परवाह किए बिना: चाहे वह सरकारी गतिविधि हो या उद्योग, शिक्षा या स्वास्थ्य सेवा - दस्तावेजों का मैनुअल एकीकरण और मानकीकरण धीरे-धीरे पृष्ठभूमि में फीका पड़ गया। पिछली शताब्दी की शुरुआत के बाद से, उनके व्यवस्थितकरण के संदर्भ में डेटा प्रोसेसिंग धीरे-धीरे मैनुअल से मशीनीकृत और फिर स्वचालित हो गई है।

इस प्रकार, प्रलेखन प्रबंधन का युक्तिकरण हुआ। इस स्तर पर "दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण" की अवधारणा का जन्म हुआ। हालाँकि, वर्कफ़्लो और डेटा प्रोसेसिंग में सुधार के सभी चरणों में, एक ही समस्या उत्पन्न हुई। स्वचालन में अराजकता लाना असंभव है, क्योंकि इस प्रक्रिया को समग्र रूप से दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण से पहले होना चाहिए। दूसरे शब्दों में, केवल कागजों को व्यवस्थित करके, आप उन्हें संसाधित करना और उनका उपयोग करना शुरू कर सकते हैं।

एकीकरण के लक्ष्य और उद्देश्य

आधिकारिक प्रबंधन, आर्थिक और किसी भी अन्य गतिविधियों के अनुकूलन के दौरान मूलभूत बिंदु दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण है। इस अवधारणा को संक्षेप में वर्कफ़्लो को एक समान वर्दी रूप, एक समान प्रणाली में लाने के रूप में समझाया जा सकता है।

किसी भी दस्तावेज की प्रत्यक्ष तैयारी पर इस प्रक्रिया का बहुत बड़ा प्रभाव पड़ता है। और दस्तावेजों का एकीकरण इस प्रकार है:

1. रूपों का एकसमान प्रकारीकरण।
2. एक ही प्रकार के प्रबंधन निर्णयों को अपनाने से उत्पन्न होने वाले डेटा के डिजाइन के लिए समान आवश्यकताओं की स्थापना।
3. सामग्री की तैयारी और निष्पादन के लिए विभिन्न प्रकृति की लागत में महत्वपूर्ण कमी।
4. उद्योग और गतिविधि की परवाह किए बिना कई समान डेटाबेस की इंटरऑपरेबिलिटी।

एकीकृत कार्यप्रवाह के कार्य

यह समझा जाना चाहिए कि किसी संगठन, उद्यम, देश के प्रबंधन और प्रबंधन के लिए कोई भी गतिविधि, अंत में, एक प्रणाली है, जिसका प्रत्येक तत्व एक या दूसरा कार्य बन जाता है। उनमें से सामान्य (या विशिष्ट) हैं - वे जो किसी भी संस्था की गतिविधियों की विशेषता हैं: संगठनात्मक, प्रशासनिक, कार्यकारी, योजना, लेखा, आदि। इस बीच, व्यक्तिगत संगठनों की गतिविधियों के विशेष कार्य होते हैं। उदाहरण के लिए, कार्यान्वयन के आधार पर उद्देश्य और लक्ष्य शैक्षणिक गतिविधियां, केवल इस क्षेत्र के विषयों के लिए विशेषता हैं।

दस्तावेज़ प्रणाली क्या है

प्रबंधन दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण उनके संबंधों के आधार पर बनाई गई सामग्रियों की एक प्रणाली है:

• घटना के संकेत;
• उद्देश्य;
• उद्योग;
• प्रकार;
• संकलन आवश्यकताएँ।

एक एकीकृत प्रणाली में दस्तावेज क्या हैं

सिस्टम प्रलेखन सामान्य कार्यात्मक और उद्योग विशिष्ट हो सकता है। पहले प्रकार के लिए, यहाँ कोई प्रश्न नहीं होना चाहिए। शाखा प्रणालियों में दस्तावेज़ प्रवाह शामिल होता है, जो उद्यम या संगठन की बारीकियों को दर्शाता है। उदाहरण के लिए, सीमा शुल्क दस्तावेजों के मानकीकरण और एकीकरण में जाँच और पारित करने की प्रक्रियाओं को विनियमित करने वाली सामग्री शामिल होगी राज्य की सीमानिर्यात और आयातित माल।

सामग्री कितनी परस्पर जुड़ी हुई हैं और दोनों प्रणालियों के दस्तावेज़ - कार्यात्मक और क्षेत्रीय - एक दूसरे के साथ कैसे सहसंबद्ध हैं, कई कारकों पर निर्भर करता है। विशेष रूप से, उनका महत्व किसी संगठन की गतिविधियों की प्रकृति से पूर्व निर्धारित होता है। इसके अलावा, प्रबंधन दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण हमेशा संगठनात्मक, कार्यकारी या पर प्रावधानों का निर्माण नहीं करता है प्रबंधकीय गतिविधि. इस बीच, संगठनात्मक और प्रशासनिक योजना का प्रलेखन, जिसमें प्रबंधन, प्रशासन, बातचीत और कार्य के नियमन के मूलभूत बिंदु शामिल हैं सरकारी संस्थाएं, उद्यम, प्रभाग और अधिकारी क्षेत्रीय और कार्यात्मक संरचनाओं पर आधारित हैं।

एकीकरण और मानकीकरण के मुख्य चरण

विदेशी व्यापार दस्तावेजों के मानकीकरण और एकीकरण की समस्याएं अक्सर संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज के एक ब्लॉक के असामयिक आवंटन के कारण उत्पन्न होती हैं, जो ऐसी प्रणालियों के लिए कानूनी समर्थन के रूप में कार्य करता है।

एक व्यापारिक उद्यम के दस्तावेज़ प्रवाह में समय पर एकीकरण करने का तात्पर्य है:

1. एकसमान दस्तावेजी रूपों की संरचना के ढांचे के भीतर, संबंधित नामकरण स्थापित किया गया है।
2. दस्तावेज़ प्रणाली के निर्माण के लिए सामान्य मॉडल एक मॉडल के रूप में लिए गए फॉर्म के उपयोग पर आधारित है।
3. प्रलेखन के वाक्यात्मक निर्माण के नियमों पर विशेष ध्यान दिया जाता है।

इससे पहले, निर्माण, भरने, प्रसंस्करण और बचत के सभी चरणों में सामग्री के लिए सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए एकीकरण और मानकीकरण हुआ। किसी व्यक्ति की साइकोफिजियोलॉजिकल क्षमताओं और मशीन-तकनीकी उपकरणों के मापदंडों दोनों को ध्यान में रखा गया।

मानक बनाने की विशेषताएं

यह ध्यान देने योग्य है कि एकीकरण प्रक्रिया का परिणाम सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले टेम्प्लेट को एकल में घटाना था कानूनी फार्म. सेवाओं, उत्पादों और काम के लिए विकसित मानकों की संघीय में अपनी व्याख्या है विधायी स्तर. इस मामले में "दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण" की अवधारणा को परिभाषित किया गया है राज्य की गतिविधियाँस्वैच्छिक आधार पर बार-बार उपयोग के लिए मानदंड और विशेषताओं को तय करने पर।

मानकों को बनाने का कार्य उत्पादन क्षेत्र में सुव्यवस्थितता और उत्पादों, सेवाओं या कार्यों के प्रतिस्पर्धी गुणों में सुधार करना है। विदेशी व्यापार दस्तावेजों का मानकीकरण और एकीकरण भी सूचना और तकनीकी अनुकूलता प्राप्त करने के लक्ष्य का अनुसरण करता है।

विदेश व्यापार प्रलेखन के एकीकरण से संबंधित समस्याएं

इसके अलावा, "मानक" शब्द का अर्थ केवल मानक सामग्री का एक दस्तावेज नहीं है। कानून अपने स्वैच्छिक गैर-जबरदस्ती आवेदन के लिए तंत्र को स्पष्ट रूप से बताता है। राज्य के मानकों को जल्दी से राष्ट्रीय मानकों से बदल दिया गया। मौलिक परिवर्तनों की शुरूआत के बाद, केवल मानकीकरण और विदेशी व्यापार दस्तावेजों के एकीकरण की समस्याएं वही रहीं।

इस दिन के लिए विशेष रूप से तीव्र संकलन की प्रक्रिया को नियंत्रित करने वाले राज्य मानकों का मुद्दा है सहायक दस्तावेज़निर्यात किए गए उत्पादों के लिए। 07/01/2003 के संघीय कानून "तकनीकी विनियमन पर" द्वारा अपनाई गई एकीकृत प्रणाली के अनुसार, इसमें मौजूद प्रावधान दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने के लिए एकीकृत आवश्यकताओं का पूरी तरह से पालन नहीं करते हैं, हालांकि, आज भी उनका व्यापक रूप से उपयोग किया जा रहा है।

एकीकरण और मानकीकरण की प्रक्रिया में Gosstandart की भूमिका

दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण रूस के राज्य मानक का मार्ग है। तकनीकी, आर्थिक, सामाजिक क्षेत्र में कोई भी अखिल रूसी क्लासिफायर राज्य पंजीकरण के तुरंत बाद कानूनी बल प्राप्त कर लेता है। अलग-अलग कृत्यों में शामिल सभी आवश्यकताओं के कार्यान्वयन पर नियंत्रण रूस के राज्य मानक और राज्य द्वारा अधिकृत अन्य निकायों द्वारा निर्दिष्ट क्षमता के भीतर किया जाता है।

दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण की मुख्य दिशाएँ समान नमूनों, टेम्प्लेट, रूपों की स्थापना हैं। ये कुछ प्रकार के सामानों और एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के मानकों के लिए दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यक मानक हो सकते हैं। उत्तरार्द्ध स्थापित समान नियमों और अनुरोधों के अनुसार बनाई गई सामग्रियों की एक प्रणाली है। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली में, एक नियम के रूप में, प्रभाव के एक विशेष क्षेत्र में प्रबंधकीय कार्यों के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक जानकारी होती है।

रूस में मुख्य एकीकृत और मानकीकृत प्रणाली

आज तक, एकीकृत प्रणालियों में से हैं:

• एक संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रकृति के प्रलेखन से संबंधित संरचना;
• एक प्रणाली जो एक बैंकिंग संस्थान में दस्तावेज़ प्रवाह को नियंत्रित करती है;
• लेखांकन दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण, साथ ही सार्वजनिक क्षेत्र के संस्थानों में वित्तीय प्रलेखन की रिपोर्टिंग और लेखांकन;
• सांख्यिकीय दस्तावेजों का दायरा;
• श्रम मामलों को विनियमित करने वाले दस्तावेज़ीकरण की एक प्रणाली;
• विदेशी व्यापार के लिए एकीकृत दस्तावेज।

तदनुसार, उपरोक्त प्रत्येक प्रणाली अपने स्वयं के राज्य मानक के साथ है, जिसे केंद्रीय विभागों द्वारा विकसित किया गया है जो गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में कामकाज का समन्वय करते हैं। उदाहरण के लिए, रूस में वित्त मंत्रालय लेखांकन और बैंकिंग प्रलेखन के लिए फॉर्म बनाने के लिए जिम्मेदार है।

बदले में, रोसारखिव संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन के लिए टेम्पलेट्स को परिभाषित करता है। वही प्राधिकरण उनके एकीकरण को मंजूरी देते हैं और मानकीकरण का तात्पर्य किसी विशेष उद्योग में उपयोग के लिए रूपों के निर्माण से है।

विवरण और मानकीकरण की प्रक्रिया में दस्तावेजों के रूप

दस्तावेज़ की आवश्यकता को उसका अनिवार्य तत्व माना जाता है, जिसके बिना आधिकारिक पंजीकरण, सामग्री के पंजीकरण की प्रक्रिया से गुजरना असंभव है। विवरण में एक हस्ताक्षर, मुहर, टिकट, तिथि, पाठ आदि शामिल हैं। स्वाभाविक रूप से, प्रत्येक प्रकार के लिए सरकारी दस्तावेज़सहारा के एक अलग सेट का उपयोग करें। एक ही समय में, प्रत्येक सिस्टम में, एक सिस्टम के लिए दस्तावेजों का एक अनुकरणीय रूप बनाकर एकीकरण को लागू किया जाता है। इसके आधार पर, किसी विशेष डेटाबेस में शामिल सभी दस्तावेजों का सबसे उपयुक्त विवरण विकसित किया जाता है।

प्रपत्र, जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, दस्तावेज़ का एक टेम्पलेट रूप है। आवेदन के स्थापित दायरे में दस्तावेज़ को संकलित करने के लिए ऐसा मॉडल इसके प्रारूप, मार्जिन और इंडेंट, संरचनात्मक ग्रिड बनाने की विशेषताओं और मुख्य विवरणों को ध्यान में रखता है।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दिशा के दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण किसी भी संगठन, संस्थान, औद्योगिक और विनिर्माण उद्यम की गतिविधियों में रूपों के सरलीकृत उपयोग में योगदान देता है।

GOST, जो संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन के एकीकरण और मानकीकरण के उपयोग को विनियमित करते हैं, इस पर लागू होते हैं:

• संकल्प;
• आदेश और निर्देश;
• समाधान;
• प्रोटोकॉल;
• कार्य करता है;
• पत्र।

पत्र एक प्रशासनिक और संगठनात्मक प्रकृति के मुद्दों के समाधान रिकॉर्ड करते हैं, सहित। गतिविधियों का प्रबंधन, समन्वय और प्रावधान:

• रूसी संघ के विषयों के राज्य प्राधिकरण (विषयों की सूची में शामिल हैं स्वायत्त क्षेत्रऔर गणतंत्र जिनका कानून रूसी के साथ-साथ राष्ट्रीय भाषा को मुख्य के रूप में स्थापित करता है);
• उद्यमों और संघों, स्वामित्व और संगठनात्मक और कानूनी गतिविधियों के रूप की परवाह किए बिना।

GOST न केवल विवरणों की संरचना, बल्कि उनके डिजाइन की आवश्यकताओं के साथ-साथ रूसी संघ के राज्य प्रतीक और मौजूद विषयों के हथियारों के कोट के साथ रूपों के निर्माण, लेखांकन, उपयोग और बचत को भी स्थापित करता है। GOST का आवेदन विवरण का एक योजनाबद्ध प्रतिनिधित्व है।

परिचय

· बजटीय संस्थानों और संगठनों के वित्तीय, लेखा और लेखा प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

· रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

· उद्यमों के लेखांकन और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

· श्रम पर प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली पेंशन निधि रूसी संघ;

रूसी संघ का आपराधिक कोड (06/13/96 का संघीय कानून) (03/20/2002 को संशोधित) -के लिए आपराधिक जिम्मेदारी स्थापित करता है दुराचारदस्तावेजों और सूचनाओं के साथ;

रूसी कानून की बुनियादी बातों पर अभिलेखीय निधि 06/07/93 से रूसी संघ और अभिलेखागार -अभिलेखीय दस्तावेजों के निर्माण, भंडारण, लेखांकन और उपयोग की प्रक्रिया का निर्धारण

अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता:

अखिल रूसी वर्गीकारकप्रबंधन प्रलेखन (ओकेयूडी) -कोड शामिल हैं एकीकृत रूपप्राधिकारियों और प्रशासन की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज, जिन्हें दस्तावेजों के साथ चिपकाया जाना चाहिए।

कार्यालय के काम के लिए राज्य निर्देश:

संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम पर मानक निर्देश -दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए प्रबंधन गतिविधियों और प्रौद्योगिकियों के दस्तावेजीकरण के लिए सामान्य आवश्यकताएं शामिल हैं, व्यक्तिगत दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए विधायी कृत्यों और नियमों की तैयारी के लिए आवश्यकताएं;

संगठन की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण की अवधि का संकेत - दस्तावेजों के भंडारण की अवधि स्थापित करता है

मानक के आधार पर, उद्योग-विशिष्ट कार्यालय कार्य निर्देश और उद्यम निर्देश विकसित किए जाते हैं।

किसी विशेष उद्यम के कार्यालय कार्य के निर्देश में अनुभाग शामिल हैं:

· सामान्य प्रावधान;

आधिकारिक दस्तावेजों को संकलित करने और जारी करने की प्रक्रिया;

आने वाले दस्तावेजों को प्राप्त करने, पंजीकरण करने और समीक्षा करने की प्रक्रिया;

दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण;

आउटगोइंग दस्तावेजों के साथ काम का क्रम;

आंतरिक दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया;

मामलों का नामकरण तैयार करना;

मामलों के गठन के लिए नियम;

दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की प्रक्रिया;

अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेज तैयार करने और स्थानांतरित करने की प्रक्रिया।

2. प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना।

प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना संगठन की क्षमता और कार्यों, मुद्दों को हल करने की प्रक्रिया, अन्य संगठनों के साथ संबंधों की मात्रा और प्रकृति द्वारा निर्धारित की जाती है। लेकिन संगठन (उद्यम) की बारीकियों की परवाह किए बिना, विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों के बीच, दस्तावेजों के निम्नलिखित मुख्य समूहों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

04 - संगठन कोड,

17 - संकल्प,

18 - पाठ का शीर्षक,

19 - नियंत्रण चिह्न,

20 - दस्तावेज़ पाठ,

21 - आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक निशान,

22 - हस्ताक्षर,

23 - दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प,

24 - दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा,

25 - प्रिंट,

26 - एक प्रति के प्रमाणीकरण पर एक निशान,

27 - कलाकार के बारे में निशान,

28 - दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को भेजने पर एक निशान,

29 - संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक निशान,

30 - दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की पहचानकर्ता

इस प्रकार के दस्तावेज़ के लिए अनिवार्य विवरणों की उपस्थिति में दस्तावेज़ में कानूनी बल है। किसी दस्तावेज़ को तैयार करने और संसाधित करने की प्रक्रिया में, विवरण की संरचना को अन्य विवरणों के साथ पूरक किया जा सकता है, यदि दस्तावेज़ के उद्देश्य, इसके प्रसंस्करण आदि के लिए आवश्यक हो।

4.2. दस्तावेजों के विवरण का पंजीकरण

1. राष्ट्रीय प्रतीकआरएफ.इसे रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर विनियमों के अनुसार दस्तावेजों के रूपों पर रखा गया है।

2. रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट।यह के अनुसार दस्तावेजों के रूपों पर रखा गया है कानूनी कार्यरूसी संघ के विषय।

3. संगठन का प्रतीक -सशर्त या प्रतीकात्मक छवि दर्ज की गई वैधानिकठीक है। संगठन के प्रतीक के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है ट्रेडमार्क, ड्राइंग, संक्षिप्त नाम, संयुक्त अल्फ़ान्यूमेरिक छवि, आदि। प्रतीक की छवि संगठन के नाम को प्रतिस्थापित नहीं करती है। संगठन का प्रतीक चार्टर के अनुसार संगठनों के लेटरहेड पर रखा जाता है और उनकी संगठनात्मक और कानूनी स्थिति, स्वामित्व का रूप, व्यवसाय की रेखा की परवाह किए बिना। यदि रूसी संघ का राज्य प्रतीक या रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट उस पर रखा जाता है, तो प्रतीक को लेटरहेड पर पुन: प्रस्तुत नहीं किया जाता है।

विवरण की कोणीय व्यवस्था के साथ, प्रतीक "संगठन का नाम" विशेषता के सामने ऊपरी बाएं कोने में स्थित है, और अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ - शीट के ऊपरी भाग के बीच में समान विशेषता के ऊपर।

4. उद्यमों और संगठनों के रूसी वर्गीकरणकर्ता (ओकेपीओ) के अनुसार संगठन का कोड।ओकेपीओ कोड संगठन को उसके पंजीकरण पर सौंपा गया है।

5. मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या(ओजीआरएन) कानूनी इकाई कर प्राधिकरण द्वारा जारी दस्तावेजों के अनुसार नीचे डाल दिया।

6. एक पहचान संख्याकरदाता/पंजीकरण कारण कोड (टिन/केपीपी)कर अधिकारियों द्वारा जारी दस्तावेजों के अनुसार नीचे डाल दिया।

7. प्रबंधन प्रलेखन के रूसी क्लासिफायरियर (ओकेयूडी) के अनुसार दस्तावेज़ कोड।स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लिए उपयोग किया जाता है। किसी विशिष्ट के पंजीकरण के समय अपेक्षित चिपका दिया जाता है दस्तावेज़ का प्रकार.

8. संगठन का नाम(पूर्ण और संक्षिप्त दोनों), जो दस्तावेज़ का लेखक है, को उसके घटक दस्तावेज़ों में निर्धारित नाम के अनुरूप होना चाहिए। संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में) नीचे या पूर्ण नाम के बाद रखा गया है। संगठन के नाम में उसके संगठनात्मक और कानूनी रूप (JSC - ओपन ज्वाइंट स्टॉक कंपनी, CJSC - क्लोज्ड ज्वाइंट स्टॉक कंपनी, 000 - सीमित देयता कंपनी, आदि) के संकेत होने चाहिए।

उदाहरण के लिए:

जेएससी "सेंटरनेर्गोस्ट्रॉय"

(जेएससी "टीएसईएस")

यदि दस्तावेज़ को लेटरहेड पर नहीं बनाया गया है, तो अपेक्षित "संगठन का नाम" दस्तावेज़ की उत्पत्ति को प्रमाणित करने वाले अपेक्षित "हस्ताक्षर" में स्थिति के नाम का एक अभिन्न अंग है।

उदाहरण के लिए:

सीईओ

ओओओ"निज़ेगोरोड्सपेट्सगिड्रोस्ट्रॉय"

संगठन के नाम के ऊपर संक्षिप्त, और इसकी अनुपस्थिति में - मूल संगठन का पूरा नाम (यदि कोई हो) इंगित करें।

रूसी संघ के विषयों के संगठनों के नाम, जो रूसी संघ (रूसी) की राज्य भाषा के साथ, रूसी संघ के विषयों की राज्य भाषा है, दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं।

संगठन का नाम रूसी संघ के विषय की राज्य भाषा में या किसी अन्य भाषा में, यदि यह चार्टर में निहित है, तो नीचे या रूसी संघ की राज्य भाषा में नाम के दाईं ओर रखा गया है।

9. संगठन के बारे में संदर्भ डेटाशामिल हैं: डाक पता, टेलीफोन और फैक्स नंबर, ई-मेल पता, बैंक विवरण, लाइसेंस संख्या और जारी करने की तारीख और संगठन के विवेक पर अन्य जानकारी।

10. दस्तावेज़ के प्रकार का नाम,संगठन द्वारा तैयार या प्रकाशित, चार्टर द्वारा विनियमित है और यूएसओआरडी और ओकेयूडी (कक्षा 0200000) द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों के प्रकारों का पालन करना चाहिए। यह सबसे महत्वपूर्ण विवरणों में से एक है और पत्रों को छोड़कर सभी दस्तावेजों पर चिपका हुआ है, अर्थात यह केवल एक सामान्य रूप में इंगित किया गया है। दस्तावेज़ के प्रकार का नाम दस्तावेज़ के उद्देश्य का एक सामान्य विचार देता है, इसके विवरण की संरचना, पाठ की संरचना, इसकी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए दायित्व की डिग्री निर्धारित करता है।

उदाहरण के लिए:अधिनियम, आदेश।

इस अपेक्षित को "निदेशक का आदेश" या "कारखाना आदेश" के रूप में लिखना गलत माना जाता है।

इस घटना में कि एक दस्तावेज़ कई संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से बनाया गया है, इसे कागज की मानक शीट (और लेटरहेड पर नहीं) पर तैयार किया जाता है। इस दस्तावेज़ का शीर्षक कहता है:

उन संगठनों का पूरा नाम जिनकी ओर से दस्तावेज़ तैयार किया गया है,

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम

इसके संकलन या प्रकाशन का स्थान।

ऐसे दस्तावेजों में हस्ताक्षर समान स्तर पर स्थित होते हैं। दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों के शीर्षक में संगठनों के नाम शामिल हैं।

संयुक्त रूप से बनाए गए दस्तावेजों की सभी प्रतियां, उनके साथ संलग्नक सहित, मूल होनी चाहिए, अर्थात इसमें अधिकारियों के हस्ताक्षर शामिल हैं, जिनमें शामिल हैं:

नौकरी शीर्षक,

व्यक्तिगत हस्ताक्षर,

व्यक्तिगत हस्ताक्षरों का डिकोडिंग (प्रारंभिक, हस्ताक्षरकर्ता का उपनाम)।

11. दस्तावेज़ दिनांक- दस्तावेज़ के सबसे महत्वपूर्ण विवरणों में से एक, इसकी कानूनी शक्ति सुनिश्चित करना।

दस्तावेज़ की तारीख है:

इसके हस्ताक्षर की तिथि (आदेशों, पत्रों, संदर्भों के लिए);

इसके अनुमोदन की तिथि (योजनाओं, नियमों, निर्देशों आदि की रिपोर्ट करने के लिए);

इसमें दर्ज घटना की तिथि (कार्यों के लिए)

बैठक या निर्णय की तिथि (मिनटों के लिए)।

दिनांक दस्तावेज़ की खोज विशेषता का एक अभिन्न अंग है। यह अरबी अंकों में निम्नलिखित क्रम में जारी किया जाता है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। यदि संख्या एक है, तो उसके पहले एक शून्य होना चाहिए।

संरचनात्मक इकाई का नाम (नाममात्र के मामले में),

प्राप्तकर्ता की स्थिति का संकेत (मूल मामले में),

आद्याक्षर और उपनाम (मूल मामले में),

डाक का पता (डाक नियमों के अनुसार)

अपेक्षित "पताकर्ता" की संरचना, प्राप्तकर्ता और भेजे जा रहे दस्तावेज़ के प्रकार के आधार पर भिन्न होती है।

प्राप्तकर्ता के प्रत्येक तत्व को एक टैब स्टॉप स्थिति से एक नई लाइन पर लोअरकेस अक्षरों (बड़े अक्षरों को छोड़कर) में मुद्रित किया जाता है, अंत में एक बिंदु घटक भागप्रॉप्स सेट नहीं हैं। इसे सबसे लंबी लाइन के संबंध में "पता" विशेषता की प्रत्येक पंक्ति को केंद्र में रखने की अनुमति है। आवश्यक "पताकर्ता" के लिए संगठन के लेटरहेड पर प्रतिबंधात्मक संकेत "कोनों" स्थापित हैं।

कई एड्रेसिंग विकल्प हैं।

1. किसी अधिकारी को बताए बिना किसी संगठन या उसकी संरचनात्मक इकाई को किसी दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, उनके नाम नाममात्र के मामले में लिखे जाते हैं। उदाहरण के लिए:

रूसी संघ के शिक्षा मंत्रालय

पूर्वस्कूली प्रबंधन

2. एक अधिकारी को एक दस्तावेज भेजते समय, संगठन का नाम नाममात्र मामले में इंगित किया जाता है, और स्थिति और उपनाम - मूल में। उदाहरण के लिए:

शिक्षा मंत्रालय

रूसी संघ

पूर्वस्कूली प्रबंधन

अग्रणी विशेषज्ञ

3. संगठन के प्रमुख या उप प्रमुख को किसी दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, उसका नाम पताकर्ता की स्थिति के नाम में शामिल होता है। दस्तावेज़ को उन मामलों में प्रमुख को संबोधित किया जाता है जहां समस्या का समाधान सीधे उस पर निर्भर करता है। आद्याक्षर के बिना पता करने वाले के उपनाम को इंगित करने की प्रथा नहीं है . उदाहरण के लिए:

सीईओ के लिए

4. कई सजातीय संगठनों या एक संगठन के कई संरचनात्मक प्रभागों को एक दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, उन्हें सामान्य रूप से कहा जाना चाहिए। अक्सर ये अधीनस्थ संगठनों को संबोधित दस्तावेज होते हैं।

उदाहरण के लिए:

5. अकादमिक डिग्री और उपाधि वाले किसी व्यक्ति को दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, उनके बारे में जानकारी को उपनाम और अभिभाषक के आद्याक्षर से पहले इंगित करें। "

उदाहरण के लिए:

वीजीआईपीआई के रेक्टर

शैक्षणिक विज्ञान के डॉक्टर, प्रोफेसर

6. किसी सरकारी एजेंसी के साथ-साथ स्थायी प्राप्तकर्ताओं को दस्तावेज़ भेजते समय, डाक का पता नहीं दर्शाया जाता है।

7. एक बार के संवाददाताओं को दस्तावेज़ भेजते समय पूरा डाक पता इंगित किया जाता है (यह प्रसंस्करण और पत्राचार भेजने में संस्थान के अभियान के काम को सुविधाजनक बनाता है)। संगठन का नाम पहले लिखा जाता है, और फिर पता।

उदाहरण के लिए:

पत्रिका के संपादकीय कर्मचारी "कार्मिक अधिकारी की पुस्तिका" बोलश्या ऑर्डिन्का सेंट, 8, मॉस्को 136104

8. दस्तावेज़ को संबोधित करते समय एक व्यक्ति कोअंतिम नाम, प्राप्तकर्ता के आद्याक्षर, फिर डाक पता, उदाहरण के लिए इंगित करें:

अनुसूचित जनजाति। क्रिसमस,

9. प्रत्येक प्राप्तकर्ता को उन संस्थानों और व्यक्तियों के बारे में सूचित करने के लिए दस्तावेज़ पर कई पते इंगित किए गए हैं जिन्हें इस दस्तावेज़. इस मामले में, दस्तावेज़ में 4 से अधिक पते नहीं होने चाहिए। जब कोई दस्तावेज़ 4 से अधिक पतों पर भेजा जाता है, तो एक मेलिंग सूची संकलित की जाती है और प्रत्येक दस्तावेज़ पर केवल एक पताकर्ता का संकेत दिया जाता है। पतों को दो पंक्ति रिक्ति द्वारा अलग किया जाता है।

10. के लिए आंतरिक दस्तावेज(विवरण, ज्ञापन, आदि) केवल उस संरचनात्मक इकाई या प्रमुख का नाम जिसे दस्तावेज़ प्रस्तुत किया गया है, इंगित किया गया है। इस मामले में, संगठन का नाम पद के शीर्षक में शामिल है।

उदाहरण के लिए:वीजीआईपीए के शिक्षा विभाग के प्रमुख

11. विदेशी संवाददाताओं को दस्तावेज भेजते समय, उन्हें किसी संगठन या विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित किया जाता है (आमतौर पर स्थिति को इंगित किए बिना)। इस मामले में, आद्याक्षर और उपनाम पहले इंगित किए जाते हैं, फिर संगठन का नाम, फिर उसका पता निम्नलिखित क्रम में: मेलबॉक्स नंबर, घर का नंबर, सड़क का नाम, शहर और देश का नाम, डाक कोड।

उदाहरण के लिए:

100 साउथ स्ट्रीट लंदन, KW CR24TW

16. दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प।यह दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में स्थित है। दस्तावेज़ अनुमोदन कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों को प्रमाणित करने का एक विशेष तरीका है। यह उनकी सामग्री को अधिकृत करता है और दस्तावेज़ के विस्तार के लिए संस्थानों, अधिकारियों और नागरिकों के एक निश्चित सर्कल के लिए गवाही देता है। अनुमोदन के बाद ही ऐसे दस्तावेज कानूनी बल प्राप्त करते हैं। विनियम, चार्टर, अधिनियम, आदि अनुमोदन के अधीन हैं। सांकेतिक सूचीस्वीकृत किए जाने वाले दस्तावेज संलग्न हैं।

संरचना, स्टाफिंग जैसे दस्तावेजों में, स्टाफअनुमोदन की मुहर अतिरिक्त रूप से एक मुहर छाप द्वारा प्रमाणित होती है।

दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के बाद अनुमोदन किया जाता है और इसमें दो डिज़ाइन विकल्प होते हैं;

1. प्रमुख द्वारा दस्तावेज़ का अनुमोदन।

2. एक प्रशासनिक दस्तावेज जारी करना (आदेश, संकल्प)।

दोनों विधियों में समान कानूनी बल है। स्पष्टीकरण, अतिरिक्त निर्देशों की आवश्यकता होने पर दूसरे विकल्प का उपयोग करने की सलाह दी जाती है, अनुमोदित दस्तावेज़ को लागू करने के लिए एक समय सीमा निर्धारित की जाती है, आदि।

यदि अनुमोदित दस्तावेज़ एक साथ प्रशासनिक दस्तावेज़ के साथ जारी किया जाता है, तो इसे इस प्रशासनिक दस्तावेज़ के अनुलग्नक के रूप में तैयार किया जाता है।

अनुमोदन की किसी भी विधि के साथ, अनुमोदित दस्तावेज़ पर अनुमोदन की मुहर लगाई जाती है, जिसके अनुसार तदनुसार दो विकल्प होते हैं:

पहले मामले में, इसमें I APPROVE शब्द, प्रमुख की स्थिति का संकेत, संस्था का नाम, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर, आद्याक्षर, उपनाम और अनुमोदन की तारीख शामिल है।

उदाहरण के लिए:मंजूर

सीईओ

कपड़ा"

दूसरे मामले में, APPROVED शब्द लिखा जाता है, वाद्य मामले में अनुमोदन दस्तावेज का नाम, इसकी तिथियां, संख्याएं।

उदाहरण के लिए:

स्वीकृत

VGIPU के रेक्टर के आदेश से

APPROVED और APPROVED शब्द बड़े अक्षरों में बिना उद्धरण चिह्नों और कोलन के लिखे गए हैं।

स्वीकृत दस्तावेज़ में परिवर्धन और सुधार केवल उस व्यक्ति की अनुमति से किए जा सकते हैं जिसने इसे अनुमोदित किया है।

17. संकल्प- यह प्राप्त दस्तावेज़ पर एक प्रशासनिक शिलालेख है, जो संबंधित अधिकारी द्वारा हस्तलिखित तरीके से बनाया गया है और इसमें नाम, कलाकारों के आद्याक्षर, आदेश की सामग्री, निष्पादन की समय सीमा, हस्ताक्षर और तिथि शामिल है। संकल्प किसी भी प्रशासनिक दस्तावेज के समान आवश्यकताओं के अधीन है: स्पष्टता, विशिष्टता, संक्षिप्तता।

उदाहरण के लिए:

कृपया एक परियोजना तैयार करें

05.12.2004 के अनुसार अनुबंध

हस्ताक्षर की तारीख

यदि संकल्प में कई उपनामों का संकेत दिया गया है, तो जिसका उपनाम सबसे पहले आता है, वह निष्पादन के लिए जिम्मेदार होता है।

उन दस्तावेज़ों पर जिन्हें अतिरिक्त निर्देशों की आवश्यकता नहीं है, केवल f. और उस बारे में। कलाकार, संकल्प के लेखक के हस्ताक्षर और तारीख।

संकल्प को बेहतर ढंग से पढ़ने के लिए, कलाकार की रेखा और निर्धारित कार्यों को प्रमुख के हस्ताक्षर से अलग करने की अनुमति है।

"मैं आपसे अनुपालन करने के लिए कहता हूं", आदि जैसे प्रस्तावों को लागू करना अनुचित है, क्योंकि उनमें नई जानकारी नहीं होती है।

रिज़ॉल्यूशन दस्तावेज़ की पहली शीट पर विवरण "पताकर्ता" और "पाठ" के बीच दस्तावेज़ के शीर्ष पर स्थित है। यदि रिज़ॉल्यूशन के लिए पर्याप्त जगह नहीं है, तो आप इसे दस्तावेज़ के किसी भी खाली क्षेत्र पर रख सकते हैं, हाशिये को छोड़कर। पाठ, अभिभाषक और अन्य महत्वपूर्ण विवरणों पर एक प्रस्ताव रखना अस्वीकार्य है।

कुछ मामलों में, जब किसी दस्तावेज़ पर कोई प्रस्ताव रखना अनुपयुक्त होता है, तो उसे एक अलग शीट पर एक संकल्प तैयार करने की अनुमति होती है। परंतुऐसा करना अवांछनीय है, क्योंकि शीट को बदला या खोया जा सकता है। संकल्प दस्तावेज़ को नियंत्रण में रखने और निष्पादन की समय सीमा निर्धारित करने का आधार है।

18 .पाठ के लिए शीर्षक -ये है सारांशदस्तावेज़। शीर्षक यथासंभव छोटा और सटीक होना चाहिए। हेडर होने से दस्तावेज़ को पंजीकृत करते समय उसे पूरी तरह से पढ़ने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है। यह दस्तावेज़ के संकलक द्वारा तैयार किया गया है, जो छोटे अक्षरों में एक चपटे तरीके से मुद्रित होता है।

शीर्षक 5 पंक्तियों से अधिक नहीं होना चाहिए। बड़ी मात्रा के जटिल दस्तावेजों में, उपशीर्षक बनाए जाते हैं। शब्द लपेटने से बचने की सिफारिश की जाती है। अपेक्षित "शीर्षक" के लिए संगठन के लेटरहेड पर प्रतिबंधात्मक संकेत "कोनों" स्थापित हैं। A5 प्रारूप के दस्तावेजों पर शीर्षक को इंगित नहीं करने की अनुमति है। शीर्षक में वर्तनी और विराम चिह्नों के नियमों का पालन करने वाले शब्दों और वाक्यांशों के संक्षिप्त रूप की अनुमति है।

शीर्षक दस्तावेज़ प्रकार के नाम के अनुरूप होना चाहिए। किस बारे में सवालों के जवाब दे सकते हैं? या किसके बारे में?

उदाहरण के लिए:

एक सत्यापन आयोग की स्थापना पर आदेश;

प्रोटोकॉल, निर्देशों, अधिनियमों, नियमों आदि के ग्रंथों के शीर्षकों को एक मामले में दस्तावेज़ के प्रकार के नाम के साथ जोड़ा जाना चाहिए (प्रश्न का उत्तर क्या (किसका)?) उदाहरण के लिए:

स्वच्छता निरीक्षण अधिनियम

आंतरिक के नियम कार्य सारिणी

सहायक सचिव का नौकरी विवरण

श्रम सामूहिक की बैठक का कार्यवृत्त

19. नियंत्रण का निशान।निष्पादन और प्रतिक्रिया की आवश्यकता वाले दस्तावेजों को नियंत्रण में लिया जाता है। दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा प्रमुख के संकल्प में निर्दिष्ट की जा सकती है। यदि कोई समय अवधि निर्दिष्ट नहीं है, तो इसे के अनुसार निर्धारित किया जाता है मानक शर्तेंदस्तावेजों का निष्पादन या जैसा कि दस्तावेज़ के पाठ में दर्शाया गया है।

नियंत्रण चिह्न को "K" अक्षर द्वारा "कंट्रोल" शब्द या स्टैम्प के साथ दर्शाया जाता है। इसे दस्तावेज़ की पहली शीट के ऊपरी दाएं कोने में लाल महसूस-टिप पेन या एक विशेष स्टाम्प के साथ लगाया जाता है।

20. दस्तावेज़ पाठ।दस्तावेज़ का पाठ रूसी या राष्ट्रीय भाषा में रूसी संघ के कानून और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अनुसार तैयार किया गया है राज्य की भाषाएं. दस्तावेजों के ग्रंथ उन्हें भेजते समय केवल रूसी में लिखे जाते हैं:

पर संघीय प्राधिकरण राज्य की शक्ति, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के सार्वजनिक प्राधिकरण;

उद्यमों, संगठनों और उनके संघों के लिए जो रूसी संघ के इस घटक इकाई के अधिकार क्षेत्र में नहीं हैं या रूसी संघ के अन्य घटक संस्थाओं के क्षेत्र में स्थित हैं।

दस्तावेजों के पाठ एक प्रश्नावली, एक तालिका, एक लिंक किए गए पाठ या इन संरचनाओं के संयोजन के रूप में बनाए जा सकते हैं।

प्रश्नावली के रूप में पाठ को संकलित करते समय, क्रिया "स्वयं", "थे", "थे" का उपयोग किया जाता है। एक उदाहरण के रूप में, हम मानक रूप "कार्मिक रिकॉर्ड के लिए व्यक्तिगत शीट" का हवाला दे सकते हैं: "क्या विदेशी भाषाएं हैं क्या आप बोलते हैं"

तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नाममात्र के मामले में संज्ञा द्वारा व्यक्त किए गए शीर्षक होने चाहिए। कॉलम और लाइन्स के सबहेडिंग हेडिंग के अनुरूप होने चाहिए। यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर मुद्रित है, तो तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए, और केवल इन स्तंभों की संख्याएँ निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित की जाती हैं।

लिंक्ड टेक्स्ट में आमतौर पर 2 भाग होते हैं। पहले भाग में, दस्तावेज़ को संकलित करने के लिए आधार, कारण, लक्ष्य इंगित किए गए हैं, दूसरे में - निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, सुझाव, सिफारिशें। पाठ में केवल दूसरा भाग हो सकता है (उदाहरण के लिए, पत्र, बयान - स्पष्टीकरण के बिना एक अनुरोध; आदेश - एक बयान के बिना एक प्रशासनिक हिस्सा; प्रमाण पत्र, ज्ञापन - तथ्यों का आकलन, निष्कर्ष)।

अन्य संगठनों के दस्तावेजों या पहले प्रकाशित दस्तावेजों के आधार पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के पाठ में, उनके विवरण का संकेत दिया गया है: दस्तावेज़ का नाम, संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक, दस्तावेज़ की तारीख, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, पाठ का शीर्षक।

यदि पाठ में कई निर्णय, निष्कर्ष आदि हैं, तो इसे खंडों, उपखंडों, पैराग्राफों में विभाजित किया जाना चाहिए, जो अरबी अंकों में गिने जाते हैं।

कमांड की एकता के सिद्धांतों पर काम करने वाले संगठनों के प्रशासनिक दस्तावेजों (आदेश, आदेश, आदि) में, साथ ही संगठन के नेतृत्व को संबोधित दस्तावेजों में, पाठ पहले व्यक्ति एकवचन में होना चाहिए ("मैं आदेश", " ऑफ़र", "कृपया")।

कॉलेजिएट निकायों के प्रशासनिक दस्तावेजों में, पाठ तीसरे व्यक्ति एकवचन ("निर्णय", "निर्णय") में कहा गया है,

संयुक्त प्रशासनिक दस्तावेजों में, पाठ पहले व्यक्ति बहुवचन ("हम आदेश", "निर्णय लिया") में कहा गया है।

प्रोटोकॉल का पाठ किसी तीसरे व्यक्ति में प्रस्तुत किया जाता है बहुवचन("सुना", "बात", "निर्णय लिया")।

संगठनों के अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करने वाले दस्तावेजों में, उनके संरचनात्मक विभाजन (विनियम, निर्देश), साथ ही तथ्यों और निष्कर्षों (अधिनियम, प्रमाण पत्र) का विवरण या मूल्यांकन शामिल है, तीसरे व्यक्ति एकवचन से पाठ की प्रस्तुति के रूप का उपयोग करें और बहुवचन ("विभाग कार्य करता है", "प्रबंधन शामिल है", "आयोग ने स्थापित किया है")।

प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का प्रयोग पत्रों में किया जाता है:

पहला व्यक्ति बहुवचन ("कृपया निर्देशित करें")

पहले व्यक्ति एकवचन से ("मैं इसे आवश्यक समझता हूं", "मैं आपको हाइलाइट करने के लिए कहता हूं"),

तीसरे व्यक्ति से एकवचन ("प्रशासन आपत्ति नहीं करता", "पारिस्थितिकी पर समिति इसे संभव मानती है")।

21. आवेदन की उपस्थिति के बारे में चिह्नित करें।दस्तावेज़ के अनुबंधों के उद्देश्य और सामग्री के आधार पर, उन्हें सशर्त रूप से उप-विभाजित किया जा सकता है; 3 प्रकारों में:

1. आवेदन करने के लिए प्रशासनिक दस्तावेजउनके द्वारा अनुमोदित या लागू किया गया (कानूनी कृत्यों के परिशिष्ट)।

2. आवेदन जो मुख्य दस्तावेज़ को स्पष्ट या पूरक करते हैं।

3. कवर पत्रों द्वारा भेजे गए आवेदन और एक स्वतंत्र दस्तावेज होने के नाते।

विशेषता "एप्लिकेशन" को लाल रेखा से "पाठ" और "हस्ताक्षर" विशेषताओं के बीच रखा गया है। आवेदनों की संख्या के बावजूद, "एप्लिकेशन" शब्द एकवचन में लिखा जाता है, उसके बाद एक कोलन होता है:

एप्लिकेशन डिज़ाइन कई प्रकार के होते हैं।

1. यदि दस्तावेज़ में टेक्स्ट में नामित एप्लिकेशन हैं, तो केवल शीट और प्रतियों की संख्या इंगित की जाती है।

उदाहरण के लिए:

आवेदन: 5 लीटर के लिए। 3 प्रतियों में।

2. यदि दस्तावेज़ में कोई एप्लिकेशन है जिसका नाम टेक्स्ट में नहीं है, तो उसका नाम सूचीबद्ध होना चाहिए जिसमें प्रत्येक एप्लिकेशन में शीट्स की संख्या और उनकी प्रतियों की संख्या का संकेत दिया गया हो। यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है।

उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट: 1. 5 शीट के लिए अनुबंध / 25। 2 प्रतियों में।

2. 1 शीट के लिए स्वीकृति प्रमाण पत्र। 3 प्रतियों में।

बड़ी संख्या में अनुप्रयोगों के साथ, उनके लिए एक अलग सूची तैयार की जाती है, और दस्तावेज़ स्वयं इंगित करता है:

परिशिष्ट: 5 शीट पर इन्वेंट्री।

3. यदि संलग्नक के साथ कोई दस्तावेज दस्तावेज के साथ संलग्न है, तो संलग्नक पर चिह्न निम्नलिखित रूप में तैयार किया गया है:

संलग्नक: जेएससी "जेडएमजेड" में रिकॉर्ड रखने के निर्देश और इसके साथ संलग्न, केवल 3 शीट।

4. यदि आवेदन बाध्य हैं, तो शीटों की संख्या इंगित नहीं की जाती है।

उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट: वीजीआईपीए आंतरिक श्रम नियम 5 प्रतियां।

यदि दस्तावेज़ कई पते पर भेजा जाता है, और आवेदन सभी को नहीं भेजा जाता है, तो निशान इंगित करता है क्रमिक संख्याजिस पते पर आवेदन भेजा गया है।

उदाहरण के लिए:

आवेदन: 2 लीटर के लिए। 1 प्रति में। केवल तीसरे पते पर।

यदि दस्तावेज़ के लिए आवेदन एक ही प्रति में है, तो प्रतियों की संख्या को छोड़ा जा सकता है।

यदि कई अनुप्रयोग हैं।

उदाहरण के लिए:

आवेदन पत्र

प्रशासन के निर्णय के लिए

निज़नी नोवगोरोड क्षेत्र

दिनांक 01.01.2001 संख्या 31

इसे बड़े अक्षरों में "परिशिष्ट संख्या" अभिव्यक्ति मुद्रित करने की अनुमति है, साथ ही इस अभिव्यक्ति को केंद्र में रखने के लिए, दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और पंजीकरण संख्या सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष, उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट संख्या 2

रूस के न्याय मंत्रालय के आदेश के लिए

.22. हस्ताक्षर -किसी भी आधिकारिक दस्तावेज की अनिवार्य आवश्यकता। एक हस्ताक्षर को संस्थानों, संगठनों और उद्यमों के अधिकारियों के उनके द्वारा जारी दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के रूप में समझा जाता है।

दस्तावेजों पर हस्ताक्षर, साथ ही अनुमोदन और सीलिंग, दस्तावेजों को प्रमाणित करने के तरीकों में से एक है। दस्तावेजों का प्रमाणन उनकी सामग्री और वैधता के लिए जिम्मेदारी व्यक्त करने का एक रूप है।

अधिकारियों को अपनी क्षमता के भीतर आधिकारिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है, जिसे आमतौर पर संगठन और संरचनात्मक इकाइयों के नियमों के साथ-साथ नौकरी के विवरण में परिभाषित किया गया है।

अपेक्षित "हस्ताक्षर" की संरचना में शामिल हैं:

दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम (संक्षिप्त रूप से, संगठन को निर्दिष्ट किए बिना, यदि दस्तावेज़ लेटरहेड पर तैयार किया गया है और यदि दस्तावेज़ लेटरहेड पर नहीं बनाया गया है तो पूर्ण)

व्यक्तिगत हस्ताक्षर,

हस्ताक्षर डिकोडिंग (प्रारंभिक और उपनाम - उनके बीच रिक्त स्थान के बिना)। यदि पद के शीर्षक में कई शब्द हैं, तो इसे कई पंक्तियों में मुद्रित किया जाता है और प्रतिलेख के साथ हस्ताक्षर अंतिम के स्तर पर रखा जाता है।

नौकरी शीर्षक तार।

उदाहरण के लिए:

सीईओ हस्ताक्षर

सीईओ

वैज्ञानिक और में शिक्षण संस्थानोंहस्ताक्षर में शीर्षक और शैक्षणिक डिग्री का संकेत दिया जा सकता है।

वीजीआईपीयू के रेक्टर

डी.पी.एस., प्रोफेसर हस्ताक्षर

सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष अपेक्षित "हस्ताक्षर" में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति के नाम को केंद्र में रखने की अनुमति है। उदाहरण के लिए:

कार्यकारी निदेशक

दस्तावेजों पर कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। इस मामले में, अपेक्षित "हस्ताक्षर" निम्नानुसार बनाया गया है।

1. धन की प्राप्ति और जारी करने से संबंधित दस्तावेजों, इन्वेंट्री आइटम की प्राप्ति और गारंटी के पत्रों पर दो हस्ताक्षर होने चाहिए: पहला और दूसरा। पहले हस्ताक्षर का अधिकार प्रमुख या उसके कर्तव्यों का है, और दूसरे का अधिकार - मुख्य लेखाकार या ऐसा करने के लिए अधिकृत व्यक्ति का है। जब एक दस्तावेज़ पर कई लोगों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं अधिकारियोंउनके हस्ताक्षर उनके द्वारा धारण की गई स्थिति के अनुरूप क्रम में एक दूसरे के नीचे रखे जाते हैं।

उदाहरण के लिए:

सीईओ व्यक्तिगत हस्ताक्षर

मुख्य लेखाकार व्यक्तिगत हस्ताक्षर

2. कॉलेजिएट निकायों (बैठकों के कार्यवृत्त, सत्र, आदि) द्वारा अपनाए गए दस्तावेजों पर दो हस्ताक्षर होंगे - अध्यक्ष और सचिव, जबकि पदों का संकेत नहीं दिया गया है।

उदाहरण के लिए:

अध्यक्ष (हस्ताक्षर) डी एल विखरोव

सचिव (हस्ताक्षर)

3. यदि दस्तावेज़ पर समान पदों पर कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं। उदाहरण के लिए, अनुबंधों पर सभी अनुबंध करने वाले पक्षों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

उदाहरण के लिए:"

उप निदेशक उप निदेशक

कार्य(सुविधाओं के डिजाइन के लिए, तकनीकी सुविधाएं, पूंजी निर्माण; अनुसंधान, डिजाइन और तकनीकी कार्य करने के लिए; तकनीकी, आदि);

निर्देश(नियम) - (आधिकारिक; प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन पर; सुरक्षा सावधानियां; आंतरिक श्रम नियम, आदि);

नियमों(कच्चे माल, सामग्री, बिजली की लागत; तकनीकी डिजाइन; कर्मचारियों की संख्या, आदि);

रिपोर्टों(उत्पादन गतिविधियों, व्यापार यात्राओं, अनुसंधान कार्य, आदि के बारे में);

सूचियों(अनियमित कामकाजी घंटों वाले कर्मचारियों की स्थिति;

उद्यम जो कुछ लाभों के लिए पात्र हैं; मानक दस्तावेजमंत्रालयों, विभागों और अन्य संगठनों की गतिविधियों में गठित, दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों आदि का संकेत);

योजनाओं(उत्पादन, निर्माण और स्थापना, डिजाइन और सर्वेक्षण, अनुसंधान और विकास कार्य; कार्यान्वयन) नई टेक्नोलॉजी; ओवरहाल के लिए;

कॉलेजियम, वैज्ञानिक और तकनीकी परिषद, अकादमिक परिषद, आदि का काम);

नियमों(मंत्रालय के बारे में; संरचनात्मक इकाई; बोनस, आदि);

कार्यक्रमों(कार्यों और घटनाओं को अंजाम देना, व्यापार यात्राएं, आदि);

कार्यों के उत्पादन के लिए कीमतें;

अनुमान(प्रशासनिक तंत्र, भवनों, परिसरों, संरचनाओं के रखरखाव के लिए लागत, उद्यम निधि से धन का उपयोग; नए उत्पादों के उत्पादन की तैयारी और विकास के लिए; पूंजी निर्माण के लिए);

मानकों(राज्य, शाखा, गणतंत्र, तकनीकी स्थिति);

संरचना और स्टाफिंग;

टैरिफ दरें;

दस्तावेजों की एक अनुमानित सूची जिस पर संगठन की मुहर लगाई जाती है

अधिनियमों(पूर्ण निर्माण सुविधाओं, उपकरण, प्रदर्शन किए गए कार्य, राइट-ऑफ, परीक्षा, आदि की स्वीकृति);

मुख्तारनामा(इन्वेंट्री आइटम प्राप्त करने के लिए, मध्यस्थता में व्यापार करने के लिए, आदि);

संधियों(के बारे में देयता, वितरण, अनुबंध, वैज्ञानिक और तकनीकी सहयोग, परिसर का किराया, कार्य के प्रदर्शन पर, आदि);

कार्य(सुविधाओं, तकनीकी संरचनाओं, पूंजी निर्माण, तकनीकी विशिष्टताओं, आदि के डिजाइन के लिए);

अनुप्रयोग(उपकरण, आविष्कार, आदि के लिए);

नमूनेवित्तीय और व्यावसायिक संचालन करने के हकदार कर्मचारियों की मुहरों और हस्ताक्षरों के निशान;

आदेश(बजटीय; बैंकिंग; पेंशन; भुगतान (समेकित, बैंक को; विदेशी मुद्रा प्राप्त करने और स्थानांतरित करने के लिए, आयात के लिए, आदि);

मंत्रालयों पर विनियम(विभाग);

प्रोटोकॉल(आपूर्ति योजनाओं का समन्वय; लोगों के मूल्यांकनकर्ताओं का नामांकन, आदि);

रजिस्टर(चेक; बैंक को प्रस्तुत बजट आदेश);

आकलनखर्च (प्रशासनिक तंत्र के रखरखाव के लिए; नए उत्पादों के उत्पादन की तैयारी और विकास के लिए; अनुबंध में लागत के लिए; पूंजी निर्माण के लिए, आदि);

संदर्भ(सीमा; बीमा राशि के भुगतान पर; बजट का उपयोग;

वेतन आवंटन; उपार्जित और देय वेतन, आदि के बारे में);

विशेष विवरण(उत्पाद, उत्पाद, आदि);

अनुसूचियां और उनमें परिवर्तन।

अनुलग्नक 2

अनुशासन कार्यालय कार्य में परिणाम की तैयारी के लिए प्रश्नों की सूची

1. प्रबंधन दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन के लिए राज्य मानक।

2. दस्तावेज़ विवरण। निश्चित और परिवर्तनशील विवरण।

3. दस्तावेज़ के शीर्षलेख का विवरण।

4. दस्तावेज़ की सामग्री का विवरण।

5. दस्तावेज़ के औपचारिक भाग का विवरण।

6. दस्तावेज़ पर सहायक लिपिक चिह्न।

7. प्रत्येक प्रकार के प्रबंधन दस्तावेज़ के लिए आवश्यक विवरण, उनका डिज़ाइन।

8. कागजातों की तारीख। आधिकारिक पत्र, प्रोटोकॉल, आदेश, अधिनियम की तिथि।

9. अपेक्षित "संगठन के बारे में संदर्भ डेटा" का पंजीकरण

10. दस्तावेज़ को संबोधित करते समय अपेक्षित "पता" का पंजीकरण

संगठन के प्रमुख;

किसी विशिष्ट व्यक्ति को निर्दिष्ट किए बिना किसी संगठन को;

विशिष्ट अधिकारी;

एक निजी व्यक्ति को;

12. दस्तावेज़ की स्वीकृति बनाना

13. दस्तावेज़ के समझौते का पंजीकरण।

14. गारंटी, आदेश, प्रोटोकॉल, अधिनियम, अनुबंध के पत्रों में हस्ताक्षर का पंजीकरण,

15. दस्तावेज़ की एक प्रति का प्रमाणन।

16. दस्तावेज़ का रूप। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के रूपों के प्रकार। फॉर्म की आवश्यकताएं।

17. लेटरहेड और के बीच अंतर आम फार्म. दस्तावेज़ का निश्चित और परिवर्तनशील विवरण।

18. प्रपत्रों के निर्माण में पेपर प्रारूप, प्रपत्रों के लिए मार्जिन आकार। बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों में पृष्ठ क्रमांकन।

19. पत्र, आदेश, प्रोटोकॉल, निर्देशों के शीर्षक की नियुक्ति और डिजाइन।

20. फॉर्म के विवरण को व्यवस्थित करने के तरीके। व्यवसाय पत्र के रूप में विवरण का स्थान।

21. प्रशासनिक दस्तावेज। आदेश के प्रकार। मुख्य गतिविधि के लिए आदेशों का निष्पादन।

22. आधिकारिक पत्र, आधिकारिक पत्रों के प्रकार। डिजाइन नियम।

23. शिष्टाचार। पंजीकरण नियम, प्रोटोकॉल के प्रकार।

24. प्रोटोकॉल से निकालें, ऑर्डर करें। मूल का उद्धरण कानूनी बल देना।

25. अधिनियम के निष्पादन के लिए नियम।

26. मदद करना। रिपोर्टिंग और व्याख्यात्मक नोट्स।

27. तार, टेलीफोन संदेश बनाना।

28. कार्मिक दस्तावेज। इन दस्तावेजों की विशेषताएं।

29. कार्मिक आदेश जारी करना। उदाहरण दो।

30. आवेदन, आत्मकथा, विशेषताओं, सारांश का पंजीकरण।

31. रोजगार इतिहास। डिजाइन नियम काम की किताबें.

32. व्यक्तिगत फ़ाइलें और व्यक्तिगत कार्ड T-2 बनाते हैं।

33. दस्तावेज़ प्रवाह। दस्तावेज़ीकरण की मुख्य धाराएँ।

34. आउटगोइंग दस्तावेजों के साथ काम की तकनीकी श्रृंखला।

35. आने वाले दस्तावेजों के साथ काम की तकनीकी श्रृंखला।

36. दस्तावेजों का पंजीकरण और दस्तावेजों के निष्पादन का नियंत्रण।

37. संगठन के मामलों का नामकरण। मामलों का गठन।

38. संग्रह के लिए दस्तावेज तैयार करना।

1. सुविधाएँ और दस्तावेज़ संरचना

2. दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण।

3. एकीकृत प्रणालीप्रलेखन

1. दस्तावेज़- यह एक सामग्री वाहक पर पाठ, ध्वनि रिकॉर्डिंग या विवरण के साथ छवि के रूप में प्रलेखित जानकारी है जो इसे पहचानने की अनुमति देती है, जिसका उद्देश्य भंडारण और उपयोग के लिए समय और स्थान में प्रसारित करना है, जिसमें सबूत भी शामिल है। इस प्रकार, दस्तावेज़ "सूचना की एकता और एक सामग्री (सामग्री) वाहक का प्रतिनिधित्व करने वाली एक जटिल वस्तु" है। एक जटिल वस्तु के रूप में एक दस्तावेज़ के अध्ययन में इसके सभी विशिष्ट गुणों और विशेषताओं की पहचान शामिल है।

दस्तावेज़ के मुख्य गुणों में एट्रिब्यूशन, कार्यक्षमता, संरचना शामिल है।

एट्रिब्यूशन -यह दस्तावेज़ में दो मुख्य परस्पर संबंधित घटकों की एक अभिन्न प्रणाली के रूप में उपस्थिति है, जिसके बिना यह मौजूद नहीं हो सकता: सूचनात्मक और सामग्री। दस्तावेज़ का सूचना घटक सामग्री (विचार, विचार) है, सामग्री घटक वह रूप है जो सूचना को समेकित और प्रसारित करने का कार्य करता है। दस्तावेज़ के रूप को आमतौर पर सामग्री (निश्चित जानकारी का वाहक) के दृष्टिकोण से माना जाता है।

कार्यक्षमता- यह समय और स्थान में संचरण के लिए दस्तावेज़ का उद्देश्य है। दस्तावेज़ के विभिन्न कार्यों पर पिछले अध्याय में पहले ही चर्चा की जा चुकी है। विभिन्न कार्यों को करने के लिए एक दस्तावेज़ की क्षमता हमें इसे सूचना के स्रोत और सामाजिक दस्तावेजी संचार के साधन के रूप में मानने की अनुमति देती है। बातें

दस्तावेज़ संरचना -यह इसके घटक तत्वों और उप-प्रणालियों का एक घनिष्ठ अंतर्संबंध है, जो इसकी अखंडता और पहचान को सुनिश्चित करता है, अर्थात, विभिन्न आंतरिक और बाहरी परिवर्तनों के दौरान इसके मूल गुणों का संरक्षण। प्रत्येक दस्तावेज़ की एक निश्चित संरचना होती है, और उसी प्रकार के दस्तावेज़ों में एक विशिष्ट संरचना (मानक रूप) होती है। मानक प्रपत्र प्रासंगिक नियमों, निर्देशों, विनियमों आदि द्वारा निर्धारित किया जाता है। दस्तावेज़ को स्थापित आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, इसके उपयोग और भंडारण के उद्देश्य से ठीक से निष्पादित किया जाना चाहिए।

आइए हम दस्तावेज़ की मुख्य विशेषताओं की विशेषता बताते हैं।

1. शब्दार्थ सामग्री की उपस्थिति।दस्तावेज़ की सामग्री में एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए और / या एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए चयनित जानकारी होती है जो इसे विशिष्ट विषयों के साथ पहचानने और पहचानने की अनुमति देती है। इस जानकारी की उपलब्धता से जुड़े कुछ संबंध या कानूनी परिणाम हैं।

2. स्थिर वास्तविक रूप,जो दस्तावेज़ के दीर्घकालिक संरक्षण को सुनिश्चित करता है, अंतरिक्ष और समय में सूचना के एकाधिक उपयोग और संचलन की संभावना। दस्तावेज़ का रूप एकल संयोजन है भौतिक रूपसामग्री वाहक, सूचना डेटा या विशेषताओं (बाहरी रूप) को ठीक करने और प्रस्तुत करने की विधि और सूचना के सामग्री वाहक पर तय की गई प्रतिनिधित्व संरचना का संगठनात्मक रूप ( आंतरिक रूप) इस प्रकार, एक दस्तावेज़ के रूप को लक्ष्य अभिविन्यास और कानूनी संबंधों की प्रकृति के अनुसार स्थापित सार्थक जानकारी और विवरण के एक सेट के रूप में परिभाषित किया जा सकता है और एक सामग्री वाहक पर एक निश्चित क्रम और प्रारूप में स्थित है।

3. सामाजिक संचार में उपयोग के लिए डिज़ाइन किया गया,वे। दस्तावेजों को मूल रूप से समय और स्थान में संग्रहीत और प्रसारित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

4. संदेश पूरा करना,जो दस्तावेज़ के दायरे से निर्धारित होता है। अधूरा संदेश, जैसे ड्राफ्ट, पूरा दस्तावेज नहीं हो सकता। पूर्णता की आवश्यकता सापेक्ष है, क्योंकि वैज्ञानिक अनुसंधान के लिए विशेष प्रासंगिकता के कई अधूरे संचार हैं।

दस्तावेज़ की मुख्य विशेषताएं, जो इसकी सामान्य अवधारणा को निर्धारित करती हैं, न केवल बाहर करती हैं, बल्कि आगे के वर्गीकरण का भी सुझाव देती हैं ख़ास तरह केदस्तावेज। इसी समय, न केवल संकेतित मुख्य विशेषताओं का उपयोग किया जाता है, बल्कि ऐसी विशेषताएं भी होती हैं जो जनसंपर्क और कानून की शाखाओं में उनके आवेदन की विशेषताओं को प्रकट करती हैं। ऐसे संकेत हैं: नियुक्ति; साक्ष्य मूल्य (कानूनी बल); दस्तावेज़ के प्रकट होने का समय; विनिर्माण चरण; वैधता अवधि; निर्धारण के साधन; गतिविधि का प्रकार; रिश्ते की प्रकृति; विषयपरकता, आदि

नियुक्ति के द्वारा, दस्तावेज़ एक मूल, एक डुप्लिकेट, एक प्रति हो सकता है।

मूल (आधिकारिक) दस्तावेज -यह "आधिकारिक दस्तावेज़ की पहली या एकल प्रति" है।

डुप्लीकेट दस्तावेज़ ~यह "मूल दस्तावेज़ की एक डुप्लिकेट प्रति है जिसमें कानूनी बल है"।

दस्तावेज़ कॉपी -यह "एक ऐसा दस्तावेज़ है जो किसी वास्तविक दस्तावेज़ की जानकारी और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं या उनके हिस्से की पूरी तरह से पुनरुत्पादन करता है, जिसमें कोई कानूनी बल नहीं है"।

नीचे कानूनी बलदस्तावेज़ को "एक आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति के रूप में समझा जाता है जो इसे वर्तमान कानून द्वारा संप्रेषित किया जाता है, इसे जारी करने वाले निकाय की क्षमता और स्थापित आदेशडिजाईन" । स्थापित नियमों के अनुसार प्रमाणित होने के बाद ही एक प्रति कानूनी बल प्राप्त करती है।

कानूनी बल से, दस्तावेज़ प्रामाणिक और जाली हो सकते हैं।

मूल दस्तावेज़ -यह "एक दस्तावेज है जिसकी लेखक, समय और निर्माण के स्थान के बारे में जानकारी, दस्तावेज़ में ही निहित है या किसी अन्य तरीके से पहचाना गया है, इसकी उत्पत्ति की प्रामाणिकता की पुष्टि करता है"।

जाली दस्तावेज (झूठी) -यह स्थापित प्रपत्र के अनुपालन में बनाया गया एक झूठा दस्तावेज है; या आंशिक रूप से बदले गए विवरण के साथ एक मूल दस्तावेज।

एक दस्तावेज़ को पूरी तरह से गलत ठहराया जा सकता है - यह एक ऐसा दस्तावेज़ है जिसमें न तो इसकी सामग्री, न ही सामग्री वाहक, न ही बाहरी संकेत मूल के अनुरूप हैं: लिखावट, चित्र, आदि।

दस्तावेज़ को आंशिक रूप से गलत ठहराया जा सकता है। यह दस्तावेज़ है:

बाहरी संकेतों की दृष्टि से प्रामाणिक, लेकिन विकृत सामग्री (सामग्री का मिथ्याकरण) के साथ;

बाहरी संकेतों के दृष्टिकोण से वास्तविक, लेकिन पत्राचार या संपादन के दौरान पाठ में मनमाने ढंग से डाले गए शब्दों या वाक्यांशों से युक्त और मूल (सामग्री प्रक्षेप) में अनुपस्थित;

सामग्री, लेखकत्व और निर्माण के समय के संदर्भ में प्रामाणिक, लेकिन नकली बाहरी संकेत (फॉर्म की संरचना का मिथ्याकरण)।

बाहरी वातावरण में दस्तावेजों की उपस्थिति के समय के अनुसार, मूल और प्रतियों को प्रतिष्ठित किया जाता है। नीचे मूल दस्तावेज़पहली बार बनाए गए मूल दस्तावेज़ को संदर्भित करता है, जो आमतौर पर दस्तावेज़ की एकमात्र प्रति है। उनके पुनरुत्पादन के उद्देश्य से मूल के बार-बार पुनरुत्पादन हैं प्रतियां।

कुछ प्रबंधन स्थितियों में, "गुणा" मूल बनाना आवश्यक हो जाता है, अर्थात, कई प्रतियों में तैयार किए गए मूल, जिनमें से प्रत्येक में समान कानूनी बल (अनुबंध, कार्य) होता है।

इस प्रकार, दस्तावेजों को विभिन्न मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि अब तक दस्तावेजों का कोई एकल, आम तौर पर स्वीकृत वर्गीकरण नहीं है।

2. विज्ञान और प्रौद्योगिकी के विकास, स्वामित्व के नए रूपों का उदय, आर्थिक और सांस्कृतिक संबंधों का विस्तार, सामाजिक प्रक्रियाओं की सक्रियता ने प्रबंधन गतिविधियों के लिए आवश्यक जानकारी की मात्रा में तेज वृद्धि की है। दस्तावेजों में निहित जानकारी के मैनुअल प्रसंस्करण से, जिसका उपयोग 20 वीं शताब्दी की शुरुआत में मशीनीकृत और फिर स्वचालित करने के लिए किया गया था, इस तरह दस्तावेजों के साथ काम को युक्तिसंगत बनाने की प्रक्रिया आगे बढ़ी। हालाँकि, आप गड़बड़ी को स्वचालित नहीं कर सकते हैं, आपको पहले उस दस्तावेज़ीकरण को व्यवस्थित करना होगा जिसे आपको संसाधित करना और उपयोग करना है।

दस्तावेजों के साथ काम में सुधार की मुख्य दिशा एकीकरण और मानकीकरण है। नीचे एकीकरणमतलब कुछ लाना एकीकृत प्रणाली, रूप, एकरूपता।

प्रबंधन गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों की संख्या को कम करने, उनके रूपों को टाइप करने, एक ही प्रकार के प्रबंधन कार्यों को हल करते समय बनाए गए दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं को स्थापित करने, श्रम, समय और सामग्री लागत को कम करने के लिए दस्तावेजों का एकीकरण किया जाता है। दस्तावेजों की तैयारी और प्रसंस्करण, विभिन्न उद्योगों में बनाए गए डेटाबेस की सूचना संगतता प्राप्त करना।

किसी भी संगठन की प्रबंधन गतिविधि को उसके द्वारा किए जाने वाले कार्यों के एक सेट की विशेषता होती है। कई विशिष्ट कार्य हैं जो किसी भी संगठन के लिए विशिष्ट हैं - संगठनात्मक और प्रशासनिक गतिविधियाँ, योजना, लेखा और रिपोर्टिंग, आदि। विशिष्ट (उद्योग) कार्य हैं जो एक संगठन में मौजूद नहीं हो सकते हैं: उदाहरण के लिए, शैक्षिक गतिविधियाँ नहीं हैं किसी भी संगठन में निहित।

प्रत्येक प्रबंधन फ़ंक्शन को दस्तावेज़ों के एक जटिल (सिस्टम) के माध्यम से कार्यान्वित किया जाता है जो केवल इस फ़ंक्शन के लिए विशिष्ट होते हैं। मार्ग, उद्देश्य, प्रकार, गतिविधि के दायरे, पंजीकरण के लिए समान आवश्यकताओं के संकेतों से जुड़े दस्तावेजों के एक सेट को कहा जाता है प्रलेखन प्रणाली।

प्रलेखन प्रणाली कार्यात्मक और क्षेत्रीय हो सकती है। उद्योग प्रलेखन प्रणालियों में, प्रासंगिक प्रकार की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण किया जाता है और उनकी विशिष्टताएँ परिलक्षित होती हैं। उदाहरण के लिए, शिक्षा पर दस्तावेजों की प्रणाली (सामान्य, माध्यमिक व्यावसायिक, उच्च, स्नातकोत्तर, आदि) में ऐसे दस्तावेज शामिल होंगे जो शैक्षिक संगठन के प्रकार के आधार पर शैक्षिक गतिविधियों की विशेषताओं की विशेषता रखते हैं। संगठन की गतिविधियों में दस्तावेजों की कार्यात्मक और क्षेत्रीय प्रणालियों का अनुपात गतिविधि की प्रकृति, संगठन की क्षमता और अन्य कारकों पर निर्भर करता है।

लेकिन हमेशा किसी भी संगठन में संगठनात्मक, कार्यकारी और प्रशासनिक गतिविधि होती है, जिसे संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज (ओआरडी) की प्रणाली के माध्यम से कार्यान्वित किया जाता है।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज, जो प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों के निर्णयों को ठीक करता है, साथ ही अधिकारियों, संस्थानों, उद्यमों, संगठनों, उनके विभागों और अधिकारियों की गतिविधियों के प्रबंधन, बातचीत और विनियमन के मुद्दों को क्षेत्रीय और कार्यात्मक दोनों से निकटता से संबंधित है। सिस्टम

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की प्रणाली अन्य प्रणालियों के लिए एक कानूनी आधार का प्रतिनिधित्व करती है, इसलिए इस दस्तावेज़ीकरण प्रणाली को एकीकृत करना इतना महत्वपूर्ण और आवश्यक था।

दस्तावेजों के एकीकरण में शामिल हैं:

सिस्टम के भीतर काम कर रहे दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के नामकरण की स्थापना;

एक नियम के रूप में, एक नमूना कुंजी का उपयोग करके सिस्टम दस्तावेजों के निर्माण के लिए एक एकीकृत मॉडल (योजना) का विकास;

दस्तावेज़ संरचनाओं का विकास;

दस्तावेजों के निर्माण के लिए सामान्य वाक्यात्मक नियमों का निर्माण।

दस्तावेजों का एकीकरण करते समय, उनके निर्माण, भरने, प्रसंस्करण और भंडारण के सभी चरणों में दस्तावेजों के लिए सभी आवश्यकताएं, साथ ही साथ किसी व्यक्ति और मापदंडों की साइकोफिजियोलॉजिकल क्षमताएं। तकनीकी साधन.

दस्तावेजों के एकीकरण के परिणाम एक अनिवार्य कानूनी रूप-मानक (या अन्य मानकीकरण दस्तावेज) के स्तर पर लाए जाते हैं।

उत्पादों, कार्यों, सेवाओं के लिए मानक विकसित किए जाते हैं। 27 दिसंबर, 2002 के संघीय कानून संख्या 184-एफजेड "तकनीकी विनियमन पर" के तहत मानकीकरणउनके स्वैच्छिक पुन: उपयोग के उद्देश्य से नियमों और विशेषताओं को स्थापित करने की गतिविधि को संदर्भित करता है, जिसका उद्देश्य उत्पादों के उत्पादन और संचलन के क्षेत्रों में सुव्यवस्था प्राप्त करना और उत्पादों, कार्यों या सेवाओं की प्रतिस्पर्धात्मकता को बढ़ाना है। मानकीकरण के लक्ष्यों में से एक तकनीकी और सूचना संगतता प्राप्त करना है।

इस कानून को अपनाने के साथ, "मानक" की अवधारणा ही बदल गई है। यदि पहले यह एक मानक दस्तावेज था, अब कानून ने मानकों के स्वैच्छिक आवेदन के सिद्धांत को स्थापित किया है, और राज्य मानकों को प्रतिस्थापित किया गया है राष्ट्रीय मानक।मानकीकरण पर अन्य दस्तावेज समान रहे - मानकीकरण के क्षेत्र में नियम, मानदंड और सिफारिशें, उद्यम मानक, साथ ही तकनीकी, आर्थिक और के अखिल रूसी क्लासिफायरियर (ओके) सामाजिक जानकारी, एकीकृत दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों में निहित डेटा की एकीकृत स्वचालित प्रसंस्करण प्रदान करना (वर्तमान में, देश में 37 अखिल रूसी क्लासिफायर विकसित किए गए हैं)।

हालाँकि, राज्य मानकों को 1 जुलाई, 2003 से पहले अपनाया गया था, जिसमें GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" शामिल है। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएं अभी भी प्रभावी हैं।

रूसी संघ की सरकार का 2 जून, 2003 नंबर 316 का फरमान "लागू करने के उपायों पर" संघीय कानून""तकनीकी विनियमन पर"" राज्य समितिमानकीकरण और मेट्रोलॉजी के लिए रूसी संघ के मानकीकरण के लिए रूसी संघ के राष्ट्रीय निकाय (रूस के गोस्स्टैंडर्ट) के कार्यों को करने के लिए अधिकृत निकाय द्वारा परिभाषित किया गया है।

तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के राष्ट्रीय मानकों और अखिल रूसी वर्गीकरण को रूस के राज्य मानक द्वारा अपनाया जाता है, और उन्हें उनके राज्य पंजीकरण के बाद लागू किया जाता है। राज्य मानकों की आवश्यकताओं के अनुपालन पर नियंत्रण और पर्यवेक्षण रूसी संघ के राज्य मानक और अन्य विशेष रूप से अधिकृत सरकारी निकायों द्वारा उनकी क्षमता के भीतर किया जाता है। बातें

दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण पर काम का परिणाम व्यक्तिगत दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, एक शोध रिपोर्ट) या कुछ प्रकार के उत्पादों (उदाहरण के लिए, दीर्घकालिक भंडारण मामलों के लिए एक कवर), और एकीकृत प्रलेखन के लिए मानक दोनों हो सकते हैं। सिस्टम

3. एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (UDD .)- यह एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली है, जिसमें गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है।

निम्नलिखित डीडीडी विकसित किए गए हैं और वर्तमान में प्रचालन में हैं:

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

बैंकिंग प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

वित्तीय, लेखा और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली बजट संस्थानऔर संगठन;

रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

उद्यमों के लेखांकन और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

श्रम प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;

रूसी संघ के पेंशन कोष की एकीकृत प्रलेखन प्रणाली;

विदेश व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली।

प्रत्येक एकीकृत प्रलेखन प्रणाली के लिए एक राज्य मानक विकसित किया गया है। डीडीडी डेवलपर्स प्रासंगिक मंत्रालय (विभाग) हैं जो गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में समन्वय करते हैं। इस प्रकार, रूसी संघ के वित्त मंत्रालय लेखांकन प्रलेखन के लिए जिम्मेदार है, रूसी संघ के संघीय पुरालेख - संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए।

वही मंत्रालय और विभाग यूएसडी में शामिल दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को मंजूरी देते हैं।

एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र(यूएफडी) गतिविधि के इस क्षेत्र में हल किए जाने वाले कार्यों के अनुसार स्थापित विवरणों का एक सेट है और सूचना वाहक पर एक निश्चित क्रम में स्थित है।

आवश्यक दस्तावेज -यह एक आधिकारिक दस्तावेज की औपचारिकता का एक अनिवार्य तत्व है, उदाहरण के लिए, एक हस्ताक्षर, मुहर, पाठ, आदि।

एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित एक आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ के विवरण का एक सेट कहलाता है दस्तावेज़ प्रपत्र

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ (आदेश, अधिनियम, पत्र, आदि) का अपना विवरण सेट होता है। हालाँकि, प्रत्येक सिस्टम में दस्तावेज़ों का एकीकरण एक विशिष्ट दस्तावेज़ीकरण प्रणाली के लिए एक दस्तावेज़ लेआउट कुंजी बनाकर किया गया था और इसके आधार पर किसी दिए गए दस्तावेज़ीकरण प्रणाली, कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों, एक विशिष्ट दस्तावेज़ आदि के लिए विवरण का इष्टतम सेट स्थापित किया गया था। दस्तावेज़ लेआउट कुंजी एक "बिल्डिंग मॉडल एक दस्तावेज़ है जो एक संरचनात्मक ग्रिड और बुनियादी विवरण के निर्माण के लिए गुंजाइश, प्रारूप, क्षेत्र के आकार, आवश्यकताओं को स्थापित करता है।

इस प्रकार, प्रत्येक एकीकृत प्रणाली में एक नमूना कुंजी होती है, जिसके आधार पर दस्तावेजों के समान रूप विकसित किए जाते हैं, दस्तावेज़ विवरण के डिजाइन के लिए समान आवश्यकताएं होती हैं। डीआरसी को दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को भी विकसित करना चाहिए जिन्हें इस प्रणाली के ढांचे के भीतर कोड सौंपा गया है।

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली (USORD) किसी भी संगठन, संस्था, उद्यम में उपयोग की जाने वाली एक प्रलेखन प्रणाली है।

USORD का उपयोग GOST R 6.30-2003 द्वारा नियंत्रित किया जाता है। GOST USORD द्वारा प्रदान किए गए संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होता है (बाद में दस्तावेजों के रूप में संदर्भित), - संकल्प, आदेश, आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल, अधिनियम, पत्र जो प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों पर निर्णय तय करते हैं, साथ ही प्रबंधन, बातचीत के मुद्दे गतिविधियों का प्रावधान और विनियमन:

रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संघीय सरकारी निकाय, जिसमें रूसी संघ के घटक निकाय शामिल हैं, जो रूसी भाषा के साथ-साथ राज्य की राष्ट्रीय भाषा के रूप में स्थानीय स्व-सरकारी निकाय हैं;

उद्यम, संगठन और उनके संघ, गतिविधि के प्रकार के संगठनात्मक और कानूनी रूप की परवाह किए बिना। यह मानक स्थापित करता है: विवरण की संरचना;

विवरण के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएं; प्रपत्रों और कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं; रूसी संघ के राज्य प्रतीक, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ रूपों के उत्पादन, लेखांकन, उपयोग और भंडारण के लिए आवश्यकताएं।

निर्दिष्ट GOST के अनुलग्नकों में, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ के विवरण के स्थान के लिए योजनाएं दी गई हैं, अर्थात्, विवरण के स्थान के लिए विभिन्न विकल्पों के साथ ORD नमूना कुंजी, दस्तावेज़ रूपों के नमूने।

1. दस्तावेज़ के मुख्य गुणों का नाम दें।

प्रबंधन गतिविधि, एक ओर, जटिल, गतिशील और अप्रत्याशित है, दूसरी ओर, यह कार्य स्थितियों की पुनरावृत्ति, कार्रवाई के तरीकों की विशेषता है। एक नियम के रूप में, मुख्य प्रबंधन कार्यों में शामिल हैं: योजना, संगठन, विनियमन, उत्तेजना, नियंत्रण। इन कार्यों को करने में, प्रबंधक लगातार कई दस्तावेजों को संदर्भित करता है (या उन्हें बनाता है)।

यह अतिशयोक्ति के बिना कहा जा सकता है कि दस्तावेज़ एक प्रबंधक की हर कम या ज्यादा महत्वपूर्ण कार्रवाई के साथ होते हैं।

इस संबंध में, प्रबंधन प्रलेखन विविध है, और एक ही समय में एकीकरण और मानकीकरण के लिए उधार देता है।

एकीकरण का सार प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना और रूपों, उनके प्रसंस्करण, लेखांकन और भंडारण के लिए संचालन में एकरूपता स्थापित करने के लिए नीचे आता है।

एकीकरण कई दस्तावेजों के साथ काम को सुव्यवस्थित करने की अनुमति देता है, व्यापार सूचनाओं के आदान-प्रदान को सरल और तेज करता है। एकीकरण एक सामान्य दस्तावेज़ मॉडल के सिद्धांत पर आधारित था।

प्रबंधन प्रलेखन के एकीकरण और मानकीकरण का मुख्य लक्ष्य दस्तावेजों की एक प्रणाली का निर्माण है जो एक आर्थिक प्रभाव दे सकता है। प्रयोग एकीकृत दस्तावेजसाथ ही प्रबंधकीय कार्य में रचनात्मक तत्वों के विकास और इसकी संस्कृति के सुधार को बढ़ावा देना चाहिए।

दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण की आर्थिक दक्षता दस्तावेजों के संकलन, उत्पादन और प्रसंस्करण, उनके हस्तांतरण, प्रसंस्करण, भंडारण और विनाश की लागत को कम करने के परिणामस्वरूप प्राप्त की जाती है।

दस्तावेज़ के एकीकरण और मानकीकरण की वस्तुएं न केवल इसका रूप हैं, बल्कि इसमें शामिल विवरणों की संरचना भी हैं।

एकीकरण के कार्य दस्तावेजों के उद्देश्य और इसके प्रसंस्करण के तरीकों के अनुरूप विवरणों का चयन हैं, और मानकीकरण के कार्य दस्तावेजों में शामिल विवरणों के लिए समान आवश्यकताओं की स्थापना हैं। एकीकरण प्रपत्र सहारा टेलीफोन संदेश

दस्तावेजों के मानकों को प्रबंधन प्रलेखन के रूपों के एकीकरण, रूपों के केंद्रीकृत उत्पादन के संगठन, आधिकारिक दस्तावेजों के केंद्रीकृत प्रसंस्करण की संभावना के निर्माण और प्रबंधन कर्मियों के काम की सुविधा के साथ-साथ कार्यालय की कमी में योगदान करना चाहिए। लागत।

शब्द "मानकीकरण" तीन मुख्य बिंदुओं की विशेषता है। सबसे पहले, मानकीकरण लंबी अवधि के लिए स्थापित दस्तावेजों के निर्माण के लिए राष्ट्रीय मानदंड है। इसके अलावा, यह न केवल मानदंडों का परिचय देता है बल्कि उनके पालन की गारंटी भी देता है। दूसरे, यह दस्तावेज़ के गुणों और गुणों का एकीकरण है, सभी दस्तावेजों के लिए समान आकार के रूपों, नियमों, आवश्यकताओं की शुरूआत और, तीसरा, मानकीकरण केवल उन गुणों और दस्तावेजों के गुणों का समेकन और वितरण है जिनके पास बहुत कम है कार्यात्मक औचित्य, सबसे बड़ा प्रबंधकीय प्रभाव प्रदान करते हैं।

मानकीकरण का अर्थ है एक कानूनी मानदंड में प्रबंधन दस्तावेजों के विकास और निष्पादन के लिए बुनियादी नियमों और आवश्यकताओं का निर्माण। इन नियमोंआवेदन करने के लिए अनिवार्य।

वे राज्य मानकों (GOST), उद्योग मानकों (OST) और उद्यमों, संस्थानों और संगठनों (STP) के मानकों में निर्धारित हैं।

1 जुलाई 2003 को, GOST R 6.30-2003 "संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली" लागू हुई। प्रलेखन की आवश्यकता।

मानक सरकारी और गैर-सरकारी दोनों संगठनों पर लागू होता है।

GOST R 6.30-2003 विवरणों के अधिकतम सेट को सूचीबद्ध करता है, दस्तावेजों के विवरण की संरचना और विवरणों के डिजाइन के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करता है जो दस्तावेजों की तैयारी, निष्पादन और प्रसंस्करण, दस्तावेज़ रूपों के लिए आवश्यकताओं का सामना कर सकते हैं। शुरू किए गए मानक की आवश्यकताओं की सिफारिश की जाती है।

दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण निकट से संबंधित हैं। एकीकरण को अक्सर मानकीकरण के तरीकों में से एक माना जाता है। दस्तावेजों का एकीकरण स्वतंत्र रूप से भी किया जा सकता है। इस मामले में, एकीकरण की आवश्यकताओं के कानूनी समेकन के रूप में मानकीकरण इसकी व्यावहारिक अभिव्यक्ति के तरीकों में से केवल एक होगा, इन दो आवश्यकताओं के लिए सामान्य एकरूपता पेश करने की आवश्यकता है; अंतर में निहित है कानूनी बलऔर वितरण का क्षेत्र, और "एकीकरण" की अवधारणा आम है।

एकीकरण और मानकीकरण दस्तावेजों को टाइप करना, उनकी तैयारी, निष्पादन, प्रसंस्करण में तेजी लाना और कार्यालय के काम में सूचना प्रौद्योगिकी को अधिक सफलतापूर्वक पेश करना संभव बनाता है। मानकीकरण के लिए धन्यवाद, दस्तावेजों का एक बड़ा समूह समान नियमों के अनुसार बनाया जाता है, प्राप्तकर्ताओं के लिए तेज़ और आसान समझने के लिए।

हालांकि, एकीकरण और मानकीकरण की डिग्री उचित होनी चाहिए। अत्यधिक नियामक आवश्यकताओं के साथ, दस्तावेजों के साथ काम धीमा हो जाता है, उनका निष्पादन एक महंगा अभ्यास बन जाता है। प्रबंधकीय कार्यों की गतिशीलता कम हो जाती है।

मानकों की आवश्यकताओं को व्यवहार में तभी लागू किया जाएगा जब वे उद्यम, संस्था के लिए उचित, सुविधाजनक, लाभकारी हों। और कोई भी जबरदस्ती यहां मदद नहीं करेगा।

राज्य मानकों के आवेदन से कागजी कार्रवाई में एकरूपता आती है, जो है आवश्यक शर्तउनके साथ काम के मशीनीकरण और स्वचालन के लिए, प्रबंधकीय कार्य की संस्कृति में सुधार करता है।

प्रदर्शन सामान्य नियमपंजीकरण दस्तावेजों के कानूनी बल को सुनिश्चित करता है।

हालांकि, दस्तावेजों के साथ काम करने के मौजूदा मानदंडों, मानकों और नियमों की समय-समय पर समीक्षा और अद्यतन किया जाना चाहिए। सबसे गंभीर समस्या न केवल अत्यधिक संख्या में नए लोगों की शुरूआत है, बल्कि अनावश्यक, पुराने या अब प्रासंगिक नियामक मानदंडों का संरक्षण भी नहीं है।

एकीकरण और मानकीकरण के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अग्रणी विधि एकल रूप की विधि है, जो एक मैट्रिक्स में दस्तावेजों के एक निश्चित सेट के गुणों और गुणों की एकाग्रता है - एक रूप।

एक लेआउट कुंजी एक ग्राफिकल मॉडल या दस्तावेज़ निर्माण योजना है।

एकीकरण के अधीन दस्तावेज़ों के लिए, लेआउट कुंजी दस्तावेज़ के सूचना तत्वों को रखने के लिए प्रारूप, फ़ील्ड आकार, ज़ोन का स्थान स्थापित करती है, जिसे कार्यालय कार्य में विवरण कहा जाता है।

एकीकृत विवरण आपको दस्तावेज़ों को तेज़ी से संसाधित करने और उनसे तेज़ी से परिचित होने की अनुमति देते हैं।

एक दस्तावेज़ विशेषता इसके डिजाइन का एक अनिवार्य तत्व है। उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ का नाम, उसके लेखक, पता, पाठ, दस्तावेज़ की तिथि, उस पर हस्ताक्षर - ये सभी दस्तावेज़ के विवरण हैं।

विभिन्न दस्तावेजों में विवरण का एक अलग सेट होता है। दस्तावेजों को बनाने वाले विवरणों की संख्या उनके प्रकार, उद्देश्य और अन्य कारकों द्वारा निर्धारित की जाती है।

कुछ दस्तावेजों के लिए, विवरणों की संख्या सख्ती से सीमित है। दूसरी ओर, किसी अनिवार्य आवश्यकता की अनुपस्थिति या गलत संकेत सरकारी दस्तावेज़अमान्य कर देता है।

दस्तावेज़ बनाने वाले विवरणों के समूह को दस्तावेज़ प्रपत्र कहा जाता है।

किसी विशेष प्रकार के दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए, एक आदेश, कथन, प्रोटोकॉल) की विशेषता को एक मानक रूप कहा जाता है। दस्तावेजों के प्रपत्र प्रत्येक देश में अपनाए गए मानकों के अनुसार विकसित किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, बेलारूस गणराज्य में मानक एसटीबी 6.38-2004 के अनुसार।

मानक एक निश्चित क्रम में सभी प्रकार के संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों में निहित आवश्यकताओं को सूचीबद्ध करता है, प्रत्येक अपेक्षित के सक्षम लेखन और डिजाइन के लिए नियम निर्धारित करता है, और प्रत्येक अपेक्षित को कागज की एक शीट पर एक विशिष्ट स्थान सौंपा जाता है।

सहारा की संरचना:

• 1. बेलारूस गणराज्य का राज्य प्रतीक;
• 2. संगठन या ट्रेडमार्क का प्रतीक (सेवा चिह्न);
• 3. संगठन कोड: मंत्रालयों और अन्य सरकारी निकायों के लिए OKOGU कोड, अन्य संगठनों के लिए OKULP कोड;
• 4. दस्तावेज़ कोड;
• 5. मूल संगठन का नाम;
• 6. संगठन का नाम;
• 7. संरचनात्मक इकाई का नाम;
• 8. प्रेषक का डाक पता;
• 9. संचार और वाणिज्यिक डेटा;
• 10. दस्तावेज़ प्रकार का नाम;
• 11. तारीख;
• 12. पंजीकरण सूचकांक;
• 13. पंजीकरण सूचकांक और आने वाले दस्तावेज़ की तारीख का संदर्भ;
• 14. संकलन या प्रकाशन का स्थान;
• 15. पहुंच प्रतिबंध टिकट;
• 16. पता करने वाला;
• 17. अनुमोदन की मुहर;
• 18. संकल्प;
• 19. पाठ का शीर्षक;
• 20. नियंत्रण का चिह्न;
• 21. पाठ;
• 22. आवेदन की उपस्थिति पर निशान;
• 23. हस्ताक्षर;
• 24. गिद्ध आवेदन;
• 25. अनुमोदन स्टाम्प;
• 26. वीजा;
• 27. मुहर;
• 28. कलाकार के बारे में ध्यान दें;
• 29. एक प्रति के प्रमाणीकरण पर एक निशान;
• 30. दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को भेजने पर एक नोट;
• 31. प्रवेश का निशान (आने वाले दस्तावेजों का पंजीकरण टिकट);
• 32. मशीन वाहक को डेटा के हस्तांतरण पर एक निशान।

प्रपत्र कार्य क्षेत्र और सेवा क्षेत्रों को भी निर्धारित करता है।

दस्तावेज़ का कार्य क्षेत्र वह स्थान है जहाँ विवरण स्थित हैं।

सेवा क्षेत्र किसी भी पाठ से भरा नहीं है और इसका उद्देश्य दस्तावेज़ को भंडारण के तकनीकी साधनों में सुरक्षित करना है।

दस्तावेज़ीकरण के लिए, सेवा फ़ील्ड के निम्न आकार सेट किए गए हैं:

बायां मार्जिन - 35 मिमी;

दायां मार्जिन - कम से कम 10 मिमी;

शीर्ष क्षेत्र - 15-20 मिमी;

निचला - ए 4 प्रारूप के लिए - 20 मिमी से कम नहीं।

इस प्रकार, इस प्रश्न को संक्षेप में, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि एकीकरण, मानकीकरण और लेआउट कुंजी की ये सभी अवधारणाएं निकट से संबंधित हैं और इसका एक अभिन्न अंग हैं। रोजमर्रा की जिंदगीप्रबंधक।

परिचय

अधिकांश प्रभावी तरीकाप्रलेखन के तर्कसंगत मानदंडों का निर्माण दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण है।

दस्तावेज़ प्रबंधन में एकीकरण को दस्तावेज़ रूपों की प्रारंभिक संख्या में कमी और उन्हें समान डिजाइन नियमों में लाने के रूप में माना जाता है।

मानकीकरण मानकों को स्थापित करने और लागू करने की प्रक्रिया है, जिसे "एक नमूना, मानक, मॉडल के रूप में समझा जाता है, जिसे उनके साथ अन्य समान वस्तुओं की तुलना करने के लिए प्रारंभिक के रूप में लिया जाता है। मानक, एक नियामक और तकनीकी दस्तावेज के रूप में, मानकीकरण की वस्तु के लिए मानदंडों, नियमों, आवश्यकताओं का एक सेट स्थापित करता है और सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाता है" (GOST 6.10.1–88)। रूस में, मानकीकरण गतिविधियों को मानकीकरण, मेट्रोलॉजी और प्रमाणन के लिए रूसी संघ की समिति द्वारा समन्वित किया जाता है (वर्तमान में समिति रूसी संघ के उद्योग और व्यापार मंत्रालय में शामिल है)। मानकों का उपयोग निर्मित उत्पाद (दस्तावेज़) की गुणवत्ता में सुधार करने में मदद करता है।

मानकीकरण एक जटिल प्रक्रिया है, जिसमें टंकण और एकीकरण जैसे तत्व शामिल हैं। एक ओर, ये मानकीकरण के तरीके हैं जिन्हें स्वतंत्र प्रकार के काम के रूप में किया जा सकता है। दस्तावेज़ विज्ञान में, टाइपिंग का उपयोग दस्तावेज़ों के मानक रूपों और मानक ग्रंथों, यानी नमूने या मानकों को बनाने के लिए किया जाता है, जिनके आधार पर विशिष्ट दस्तावेज़ बनाए जाते हैं। एक विशिष्ट पाठ एक नमूना पाठ है, जिसके आधार पर समान सामग्री के पाठ बाद में बनाए जाते हैं। मानक प्रपत्र- किसी भी डेटा के संग्रह और प्रस्तुति के लिए उपयोग किए जाने वाले एक निश्चित सक्षम सार्वजनिक प्राधिकरण द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़ का एक रूप विभिन्न क्षेत्रप्रबंधन गतिविधियों।

दस्तावेज़ प्रबंधन में, एकीकरण और मानकीकरण को दस्तावेज़ बनाने और संसाधित करने की प्रक्रियाओं में एकरूपता स्थापित करने की प्रक्रिया के रूप में माना जाता है। हालाँकि, इन दो अवधारणाओं के बीच एक समान चिह्न लगाना असंभव है। दस्तावेजों का मानकीकरण उनके एकीकरण का उच्चतम स्तर है, जो इसके परिणामों को अनिवार्य के स्तर पर लाता है कानूनी मानदंड.

इसके आवेदन के दायरे में मानक की आवश्यकताएं अनिवार्य हैं। इसलिए, एकीकरण आमतौर पर किया जाता है प्रारंभिक अवस्थामानकीकरण, लेकिन एक स्वतंत्र गतिविधि भी हो सकती है। दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण पर काम का परिणाम दोनों अलग-अलग दस्तावेजों के लिए मानक हो सकते हैं (उदाहरण के लिए, शोध कार्य पर एक रिपोर्ट के लिए, मामलों के कवर के लिए) स्थायी भंडारण), अलग-अलग प्रकार के उत्पादों (उदाहरण के लिए, कागज़ के आकार) और एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के लिए। मानकीकरण - नियामक और तकनीकी दस्तावेजों में एकीकरण के परिणामों को ठीक करना - मानक। मानकीकरण राज्य स्तर पर, उद्योग स्तर पर और उद्यम स्तर पर किया जा सकता है।

प्रलेखन प्रणाली - उत्पत्ति, उद्देश्य, प्रकार, गतिविधि के दायरे, उनके निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं (GOST R 51141-98) के संकेतों के अनुसार परस्पर जुड़े दस्तावेजों का एक सेट। एक या दूसरे प्रबंधकीय कार्य के संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में अधिकारियों और प्रशासन में कार्यान्वयन की प्रक्रिया में प्रलेखन प्रणाली का गठन किया जाता है; इसमें शामिल दस्तावेजों की संरचना को कुछ प्रकार की गतिविधियों, जैसे कि योजना, वित्तपोषण, लेखांकन को दस्तावेज करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। प्रलेखन प्रणालियों को उद्योग द्वारा वर्गीकृत किया जाता है और मानक प्रलेखन प्रणालियों के अलावा, स्वास्थ्य देखभाल, शिक्षा (सामान्य और विशेष), नोटरी, न्यायिक, आदि के लिए प्रलेखन प्रणाली भी हैं।

अध्याय 1. एकीकृत प्रलेखन प्रणाली का उद्देश्य और संरचना

यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (यूडीएस) - एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली, जिसमें गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है।

दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों के विशिष्ट रूपों के प्रत्यक्ष डेवलपर्स मंत्रालय (विभाग) हैं जो गतिविधि की एक विशेष शाखा का समन्वय करते हैं। वे दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को भी मंजूरी देते हैं। इस प्रकार, वित्त मंत्रालय लेखांकन दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार है, रूसी संघ के स्वास्थ्य मंत्रालय - चिकित्सा दस्तावेजों के लिए, सांख्यिकी पर रूसी संघ की राज्य समिति - प्राथमिक लेखांकन के रूपों के लिए और सांख्यिकीय दस्तावेज, रूसी संघ के संघीय अभिलेखागार - संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज की प्रणाली के लिए।

दस्तावेजों के राष्ट्रीय एकीकृत रूपों को उनके कंप्यूटर प्रसंस्करण की संभावना को ध्यान में रखते हुए विकसित किया गया है। उनकी अधीनता और स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, वे सभी संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में उपयोग के लिए अनिवार्य हैं।

इस प्रकार, एकीकृत प्रलेखन प्रणालियाँ, अधिकतम संभव एकरूपता के लिए लाए गए दस्तावेज़ों के रूप हैं, जो मुख्य सामान्य प्रबंधन कार्यात्मक प्रणालियों में संयुक्त हैं और सभी संगठनों द्वारा उपयोग के लिए अभिप्रेत हैं, प्रबंधन के स्तर और स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, पारंपरिक और मिश्रित दोनों का उपयोग करते हुए, कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों, प्रसंस्करण विधियों का उपयोग करना दस्तावेजी जानकारी.

एकीकृत प्रबंधन प्रलेखन प्रणाली निम्न के आधार पर विकसित की जाती है:

दस्तावेजों के रूपों के निर्माण की एकरूपता;

प्रत्येक प्रणाली में शामिल दस्तावेजों की सामग्री का विनियमन;

डुप्लिकेट किए गए डेटा के दस्तावेज़ों से अपवाद, प्रबंधकीय समस्या को हल करने की प्रक्रिया में सूचना के एकमुश्त इनपुट को प्राप्त करना;

पारंपरिक रूप से शामिल डेटा की मात्रा को कम करना जो विशिष्ट प्रबंधन समस्याओं को हल करने में उपयोग नहीं किया जाता है;

प्रयुक्त शब्दावली की एकता और प्रतीक, न केवल प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर संकेतकों की तुलनीयता प्राप्त करना, बल्कि उनमें दस्तावेजों और संकेतकों के निर्माण के लिए एल्गोरिदम की एकता के आधार पर विभिन्न प्रलेखन प्रणालियों में भी;

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए विवरण और संकेतकों के एक सेट का निर्धारण और उनके निर्माण के लिए एकीकृत मॉडल का निर्माण, कंप्यूटर प्रसंस्करण के लिए उन्मुख, लेकिन मानव धारणा के लिए भी उपयुक्त;

सभी दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के लिए सामान्य दस्तावेज़ों के विवरण की तैयारी और निष्पादन के लिए एक समान नियम स्थापित करना और उन मामलों में निर्दिष्ट जहां विशिष्ट विशेषताएं हैं।

आज तक, सामान्य प्रबंधन स्तर पर, योजना, लेखा, वित्तीय और अन्य दस्तावेजों के साढ़े तीन हजार (3500) से अधिक रूपों को एकीकृत किया गया है, जिन्हें 1993 में प्रबंधन दस्तावेजों के अखिल रूसी क्लासिफायरियर (ओकेयूडी) में समेकित किया गया था। प्रत्येक दस्तावेज़ को एक कोड पदनाम प्राप्त हुआ जो यह निर्धारित करता है कि यह दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों में से एक से संबंधित है और इस प्रणाली में इसका स्थान है। प्रपत्र का कोड इसके अस्तित्व के अधिकार और स्वीकृत मानक के अनुरूप होने की पुष्टि करता है।

प्रबंधन प्रलेखन के निम्नलिखित अखिल रूसी एकीकृत सिस्टम उपयोग के लिए अनिवार्य हैं, जिसमें कार्य द्वारा समूहीकृत दस्तावेजों के सेट शामिल हैं।

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली:

एक संगठन, उद्यम के निर्माण पर प्रलेखन;

एक संगठन, उद्यम के पुनर्गठन पर दस्तावेज़ीकरण;

एक संगठन, उद्यम के परिसमापन पर दस्तावेज;

· राज्य और नगरपालिका संगठनों, उद्यमों के निजीकरण पर दस्तावेज़ीकरण;

संगठन, उद्यम की प्रशासनिक गतिविधियों पर प्रलेखन;

संगठन, उद्यम की गतिविधियों के संगठनात्मक और नियामक विनियमन पर दस्तावेज़ीकरण;

संगठन, उद्यम की गतिविधियों के संचालन और सूचना विनियमन पर प्रलेखन;

कार्मिक दस्तावेज।

अध्याय 2विशेषताएकीकृत प्रलेखन प्रणाली

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (यूडीएस) समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई है और इसमें गतिविधि के किसी विशेष क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होनी चाहिए।

आमतौर पर इसमें एक या दो राज्य मानक होते हैं, परस्पर जुड़े अखिल रूसी एकीकृत रूपों का एक सेट जो कुछ रूपों में डेटा की एक प्रलेखित प्रस्तुति प्रदान करता है। आर्थिक गतिविधि, उनके रखरखाव के साधन, उनके विकास, रखरखाव और अनुप्रयोग के लिए नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेज। दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों के विशिष्ट रूपों के प्रत्यक्ष डेवलपर्स मंत्रालय (विभाग) हैं जो गतिविधि की एक विशेष शाखा का समन्वय करते हैं।

कार्मिक दस्तावेजों की एक विशेषता दो एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों के हिस्से के रूप में उनका एक साथ एकीकरण है: संगठनात्मक और प्रशासनिक और प्राथमिक लेखांकन। कर्मियों पर एक आदेश को उपस्थिति की पुष्टि करने वाली प्रशासनिक कार्रवाई के दस्तावेज के रूप में माना जा सकता है कानूनी तथ्यघटना (परिवर्तन, समाप्ति, आदि) रोजगार समझोता. हालांकि, वही आदेश श्रम संबंधों के उद्भव (समाप्ति) के तथ्य को दर्ज करता है, और इस मामले में यह प्राथमिक लेखा दस्तावेज है जो अन्य लेखांकन दस्तावेज बनाने के आधार के रूप में कार्य करता है।

चूंकि कर्मियों की गतिविधियों का समन्वय करने वाला एक भी विभाग कभी नहीं रहा है, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज (ग्लैवरचिव) को एकीकृत करने वाले विभाग ने कर्मियों के लिए एक दस्तावेज प्रणाली तैयार की है, और सांख्यिकीय अधिकारियों ने लेखांकन कर्मियों के लिए दस्तावेजों के रूप तैयार किए हैं। पहली प्रणाली का उपयोग सरकार और प्रशासन में किया गया था, दूसरा - निर्माण और उद्योग संगठनों में।

आज तक, यह ऐतिहासिक रूप से स्थापित विशेषता संरक्षित है: कुछ संस्थान और संगठन दस्तावेजों के पाठ रूपों में कर्मियों का रिकॉर्ड रखते हैं, और अन्य - सारणीबद्ध रूपों में। इसलिए, कार्मिक अधिकारी को पंजीकरण के लिए वर्तमान आवश्यकताओं को जानना चाहिए कार्मिक दस्तावेजऔर उनका उपयोग करने में सक्षम हो व्यावहारिक गतिविधियाँ.

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली में शामिल दस्तावेजों के प्रसंस्करण की प्रक्रिया, रूपों और ग्रंथों की आवश्यकताओं को GOST R 6.30-97 द्वारा निर्धारित किया जाता है। इस मानक में निर्धारित आवश्यकताओं के अनुसार, दस्तावेजों के पाठ रूप विकसित किए जाते हैं, प्रवेश, स्थानांतरण, बर्खास्तगी आदि के आदेश, साथ ही साथ प्रोटोकॉल, पत्र, ज्ञापन और व्याख्यात्मक नोट.

के अलावा राज्य मानक, संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली की संरचना में दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का एक एल्बम शामिल है, जो मानक की आवश्यकताओं के विकास में बनाया गया है और इसमें विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ (संरचना और स्टाफिंग, स्टाफिंग, अवकाश अनुसूची, आदि) शामिल हैं। . एल्बम में सभी कर्मियों के दस्तावेजों के निष्पादन के उदाहरण हैं, और जटिल और विशाल दस्तावेजों के लिए (स्थिति, नौकरी का विवरण) - न केवल रचना और स्थान आवश्यक विवरण, लेकिन अनिवार्य संरचनामूलपाठ।

रूस के गोस्कोमस्टैट के एनआईआईस्टेटिनफॉर्म ने प्राथमिक लेखा प्रलेखन के एकीकृत रूपों का एक एल्बम विकसित किया है, जिसमें कर्मियों के लिए लेखांकन के लिए 6 फॉर्म और काम के समय के उपयोग के लिए लेखांकन के लिए 7 फॉर्म शामिल हैं और मजदूरी के लिए कर्मियों के साथ बस्तियों, आदेशों के रूपों (निर्देश) सहित प्रवेश, स्थानांतरण, बर्खास्तगी के लिए।

उद्यमों, संस्थानों और संगठनों में कार्यपुस्तिकाओं को बनाए रखने की प्रक्रिया पर निर्देश (यूएसएसआर राज्य श्रम समिति दिनांक 06.20.74 संख्या 162, संशोधित और पूरक के डिक्री द्वारा अनुमोदित) मुख्य दस्तावेज के रूप में कार्यपुस्तिका के मूल्य को स्थापित करता है। पर श्रम गतिविधिकर्मचारी, इसके पंजीकरण, जारी करने, लेखांकन और रखरखाव के लिए प्रक्रिया, एक इंसर्ट जारी करने के नियम और कार्य पुस्तिका की एक डुप्लिकेट को ठीक करता है। निर्देश संदर्भित करता है नियमों, जो एक कार्यपुस्तिका को प्राप्त करने और बनाए रखने की प्रक्रिया को पूरी तरह से विनियमित करता है, और एक कार्मिक सेवा विशेषज्ञ की गतिविधियों में एक अनिवार्य संदर्भ उपकरण है।

पर व्यावहारिक कार्यदस्तावेजों के निर्माण और निष्पादन में तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक सूचनाओं की कोडिंग तेजी से महत्वपूर्ण होती जा रही है।

श्रमिकों के व्यवसायों, कर्मचारियों की स्थिति और वेतन श्रेणियों के अखिल रूसी क्लासिफायरियर आपको कर्मचारियों के बारे में व्यक्तिगत और जीवनी डेटा, शिक्षा, स्थिति आदि के बारे में जानकारी को एन्कोड करने की अनुमति देता है। क्लासिफायर को संबंधित समस्याओं को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है: श्रमिकों की संख्या का आकलन करना और कर्मचारी; कर्मियों की श्रेणियों, कौशल स्तर, मशीनीकरण की डिग्री और काम करने की स्थिति द्वारा कर्मियों की संरचना और वितरण को ध्यान में रखते हुए; रोजगार प्रदान करना; संगठन वेतनश्रमिकों और कर्मचारियों, पेंशन की गणना; कर्मियों के लिए अतिरिक्त आवश्यकता का निर्धारण, आदि। कार्मिक सेवा की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले कई लेखांकन रूपों (उदाहरण के लिए, टी -2) को भरते समय क्लासिफायर का उपयोग किया जाता है।

शिक्षा में विशिष्टताओं का अखिल रूसी वर्गीकरण (ओकेएसओ) इसी उद्देश्य को पूरा करता है।

प्रबंधन प्रलेखन (ओकेयूडी) का अखिल रूसी वर्गीकरण सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली में दस्तावेजों को कोडित करने के आधार के रूप में कार्य करता है। OKUD को दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के पंजीकरण, उनके लेखांकन, दस्तावेजों के लागू रूपों में कमी, साथ ही दस्तावेजों की संरचना को नियंत्रित करने और एकीकृत रूपों के दोहराव से बचने के लिए डिज़ाइन किया गया है। ओकेयूडी में वर्गीकरण की वस्तुएं नौ वर्तमान में संचालित एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों के एकीकृत रूप हैं, जिनमें संगठनात्मक और प्रशासनिक, प्राथमिक लेखा दस्तावेज और कार्मिक गतिविधियों को दस्तावेज करने के लिए उपयोग किए जाने वाले श्रम दस्तावेज शामिल हैं।

उत्तरार्द्ध में प्रवेश, स्थानांतरण, कर्मचारियों की बर्खास्तगी, छुट्टियों के पंजीकरण, प्रोत्साहन और दंड पर दस्तावेज शामिल हैं। OKUD कोड को प्रत्येक एकीकृत रूप में चिपका दिया जाना चाहिए। नए विकसित फॉर्म ओकेयूडी में शामिल करके पंजीकरण के अधीन हैं।

एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों के भाग के रूप में, दोहराव के तत्व हैं। उदाहरण के लिए, एक रोजगार आदेश को संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज के रूप में वर्गीकृत किया गया है और ओकेयूडी में कोड 0281151 है, और फॉर्म टी -1 "रोजगार के लिए आदेश (निर्देश)" प्राथमिक लेखा दस्तावेज प्रणाली (कोड 0301006) को संदर्भित करता है।

संख्या के लिए नियामक दस्तावेजकर्मियों की भर्ती और लेखांकन पर काम के लिए समय के अंतरक्षेत्रीय बढ़े हुए मानक भी लागू होते हैं। कार्मिक प्रलेखन की तैयारी और प्रसंस्करण से जुड़े कार्मिक सेवाओं के कर्मचारियों की श्रम लागत कार्मिक सेवाओं के स्टाफिंग को प्रभावित करती है। मानकों की मदद से, कार्मिक सेवाओं में कर्मचारियों की आवश्यक संख्या को सही ठहराना संभव है, क्योंकि किए गए कार्य की कुल श्रम तीव्रता समेकित मानकों में शामिल कर्मचारियों की गणना के लिए सूत्र के घटकों में से एक है। लेकिन इस दस्तावेज़ का मुख्य अर्थ कर्मियों के दस्तावेजों की संरचना का नियमन है, साथ ही साथ किए गए कार्यों का क्रम भी है:

श्रमिकों और कर्मचारियों को काम पर रखने और बर्खास्त करने के लिए दस्तावेज तैयार करते समय;

कार्य पुस्तकों का पंजीकरण और लेखांकन;

कर्मियों के आंदोलन के लेखांकन पर दस्तावेजों का पंजीकरण;

कार्मिक रिकॉर्ड पर सांख्यिकीय रिपोर्टिंग की तैयारी;

प्रमाण पत्र तैयार करना, योजना विकसित करना और अन्य कार्य करना;

पेरोल काम;

पास कार्यालय का काम;

सैन्य पंजीकरण तालिका का काम।

निष्कर्ष

दस्तावेजों के एकीकरण में प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना और रूपों की एकरूपता स्थापित करना शामिल है जो एक ही प्रकार के प्रबंधन कार्यों और कार्यों के कार्यान्वयन को ठीक करते हैं।

दस्तावेजों का एकीकरण उपयोग किए गए दस्तावेजों की संख्या को कम करने, उनके रूपों को टाइप करने, गुणवत्ता में सुधार करने, उनके प्रसंस्करण की जटिलता को कम करने, समान और संबंधित प्रबंधन कार्यों के लिए विभिन्न प्रलेखन प्रणालियों की सूचना संगतता प्राप्त करने और अधिक कुशल उपयोग के लिए किया जाता है। कंप्यूटर तकनीक।

एकीकरण पर काम में शामिल हैं: डीडीडी का विकास, जो संबंधित प्रलेखन प्रणालियों के लिए जिम्मेदार मंत्रालयों और विभागों द्वारा किया जाता है; गणतंत्र और शाखा डीडीडी में इंटरसेक्टोरल (अंतरविभागीय) डीडीडी की शुरूआत: विकसित ओकेटीईआई की शुरूआत; सूचना की विश्वसनीयता और उनके आगे के विकास को बनाए रखने के लिए DDD और OKTEI का रखरखाव; उद्योग-विशिष्ट एकीकृत दस्तावेजों के परिसरों का विकास जो उद्योग की बारीकियों को दर्शाते हैं और डीआरए में शामिल नहीं हैं, साथ ही साथ उनके राज्य पंजीकरण; उद्योग की बारीकियों को दर्शाने वाली तकनीकी और आर्थिक जानकारी के क्षेत्रीय वर्गीकरण का विकास।

संगठनात्मक और कार्यप्रणाली गाइडदस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण, कार्य और नियंत्रण का समन्वय गणतंत्र में DDD और OKTEI के कार्यान्वयन और रखरखाव के समन्वय के लिए प्रमुख संगठन द्वारा किया जाता है। क्षेत्रीय स्तर पर, यह कार्य मूल संगठन द्वारा उद्योग में DDD और OKTEI के परिचय और रखरखाव के लिए किया जाता है।

प्रबंधन दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण को प्रबंधकीय कार्य की उत्पादकता बढ़ाने के कारकों में से एक माना जाना चाहिए। दस्तावेजों का एकीकरण उनके निर्माण के लिए तर्कसंगत संरचनाओं का विकल्प है, उनके रूपों की तर्कसंगत संख्या और उनके निर्माण के प्रकार की स्थापना के आधार पर दस्तावेजों को एकरूपता में लाना।

यह न केवल पर लागू होता है प्रबंधन दस्तावेजलेकिन नई प्रणालियों के लिए भी। उदाहरण के लिए, यात्रा, हवाई और रेलवे टिकट एकीकृत हैं।

दस्तावेजों के एकीकरण के मुख्य सिद्धांत हैं:

1) सामान्य से विशेष में एकीकरण। इसमें एक फॉर्म का निर्माण शामिल है - एक विशिष्ट प्रलेखन प्रणाली के लिए दस्तावेजों का एक नमूना और इसके आधार पर इस प्रलेखन प्रणाली के विवरण की संरचना, कुछ प्रकार के दस्तावेज, एक विशिष्ट दस्तावेज, आदि;

2) उनके निर्माण, संकलन, निष्पादन के लिए दस्तावेजों और नियमों के रूपों की एकरूपता। यह दस्तावेजों के अधिकतम टाइपिंग और स्टेंसिलिंग द्वारा प्रदान किया जाता है, दस्तावेज़ के क्षेत्र में डेटा के स्थान का एकीकरण, प्रौद्योगिकियों का विकास और सशर्त संक्षिप्तीकरण;

3) एकीकरण की जटिलता। जब यह किया जाता है, तो इसके निर्माण, भरने, प्रसंस्करण और भंडारण के सभी चरणों में दस्तावेज़ के लिए सभी आवश्यकताओं को प्रदान किया जाना चाहिए। इसके अलावा, किसी व्यक्ति की साइकोफिजियोलॉजिकल क्षमताओं और तकनीकी साधनों के मापदंडों को ध्यान में रखा जाना चाहिए;

4) सूचनात्मकता। इसका मतलब दस्तावेजों में केवल उन विवरणों को शामिल करना है जो विशिष्ट समस्याओं को हल करने, दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति की खोज और पुष्टि करने के लिए आवश्यक हैं;

5) दस्तावेजों के प्रकारों की संख्या को कम करना। प्रबंधन के तरीकों में सुधार करके हासिल किया, उदाहरण के लिए, कार्यालय उपकरण के व्यापक उपयोग की दिशा में; दस्तावेजों के लिए आवश्यकताओं की स्थिरता (राज्य और उद्योग मानकों द्वारा स्थापित);

6) तकनीकी और आर्थिक जानकारी के वर्गीकरण और कोडिंग की मौजूदा प्रणालियों के साथ इंटरफेसिंग; अर्थव्यवस्था। यह प्रलेखन प्रणाली में दस्तावेजों के उचित समावेश, रूपों के व्यापक उपयोग, दस्तावेज़ रूपों के तर्कसंगत लेआउट और विवरणों की इष्टतम मात्रा की स्थापना के माध्यम से प्राप्त किया जाता है।

प्रयुक्त स्रोतों और साहित्य की सूची

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