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गण
संग्रह में मामलों का गठन, तैयारी और स्थानांतरण

मास्को

संग्रह में फ़ाइलों की तैयारी और हस्तांतरण इस प्रक्रिया के अनुसार किया जाता है, अभिलेखीय मामलों पर संघीय कानून के अनुसार विकसित किया जाता है, रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा के नियम, प्रबंधन के लिए दस्तावेजी समर्थन पर नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेज (GOST R 6.30) -97 " एकीकृत प्रणालीदस्तावेज़ीकरण। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ", GOST R 51141-98 "कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ, विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम।

1. मामलों का गठन

1.1. मामलों के गठन के लिए बुनियादी आवश्यकताएं

1.1.1. मामलों का गठन मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों में निष्पादित दस्तावेजों का समूह है। संगठन के संरचनात्मक प्रभागों में कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार प्रलेखन सहायता सेवा के कर्मचारियों द्वारा मामले बनाए जाते हैं। मामलों का गठन संगठन के संग्रह के प्रत्यक्ष कार्यप्रणाली मार्गदर्शन में किया जाता है। 1.1.2 मामले बनाते समय, निम्नलिखित बुनियादी आवश्यकताओं का पालन किया जाना चाहिए: - GOST R 6.30-97 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली" की आवश्यकताओं के अनुसार मामले में केवल पंजीकृत, निष्पादित और निष्पादित दस्तावेजों को फाइल करें। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ ”और कार्यालय के काम पर अन्य नियामक कार्य; - सामग्री, विविधता और भंडारण की अवधि को ध्यान में रखते हुए, मामलों के नामकरण के लिए उनके शीर्षक के अनुरूप फ़ाइल दस्तावेजों में शामिल करें; - एक मामले में समूह एक कैलेंडर वर्ष के कार्यालय के काम द्वारा पूरा किया गया, पासिंग मामलों और व्यक्तिगत फाइलों के अपवाद के साथ, जो एक संगठन में एक विशेषज्ञ के काम की पूरी अवधि के दौरान बनते हैं; - स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों को अलग-अलग फाइलों में समूहीकृत किया जाना चाहिए; - मामले में प्रत्येक दस्तावेज़ की एक प्रति शामिल करें; - मामले में 250 से अधिक चादरें नहीं होनी चाहिए, इसकी मोटाई 4 सेमी से अधिक नहीं होनी चाहिए; - ड्राफ्ट, हस्तलिखित, अपंजीकृत, गैर-निष्पादित, अहस्ताक्षरित दस्तावेजों और दस्तावेजों को फाइलों में वापस करने के अधीन शामिल करना मना है। मामले के भीतर दस्तावेजों को इस तरह से व्यवस्थित किया जाना चाहिए कि वे अपनी सामग्री में कुछ मुद्दों को लगातार कवर करते हैं। इस मामले में, दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है (आने वाली - प्राप्ति की तारीख से, आउटगोइंग - प्रस्थान की तारीख तक)। दस्तावेज़ों के अनुलग्नक, उनके अनुमोदन या संकलन की तारीख की परवाह किए बिना, उन दस्तावेज़ों से जुड़े होते हैं जिनका वे उल्लेख करते हैं।

1.2. दस्तावेज़ों की विभिन्न श्रेणियों को समूहीकृत करना

1.2.1. संगठन के प्रोटोकॉल, आदेश, आदेश, संकल्प और अन्य संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को मामलों के नामकरण के अनुसार संबंधित अनुप्रयोगों के साथ प्रकार और कालक्रम द्वारा मामलों में समूहीकृत किया जाता है। 1.2.2. मुख्य गतिविधियों के आदेशों को कर्मियों के आदेशों से अलग समूहीकृत किया जाता है। 1.2.3. प्रशासनिक दस्तावेजों द्वारा अनुमोदित विनियम, निर्देश उनके साथ संलग्न हैं और निर्दिष्ट दस्तावेजों के साथ मिलकर बनते हैं। यदि उन्हें इस रूप में स्वीकृत किया जाता है स्वतंत्र दस्तावेज़, फिर उन्हें अलग-अलग मामलों में समूहीकृत किया जाता है। 1.2.4. बैठक के मिनटों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है। 1.2.5 रिपोर्ट और योजनाएं उस वर्ष की फाइल में दर्ज की जाती हैं, जिस तारीख को वे संदर्भित करते हैं, चाहे वे प्राप्त या संकलित की गई हों (उदाहरण के लिए: संगठन की वार्षिक रिपोर्ट (बैलेंस शीट), संगठनात्मक और तकनीकी उपायों की योजना, प्रकाशन और तकनीकी प्रशिक्षण संगठन, संगठन कार्य योजनाएं और संरचनात्मक विभाजनआदि।)। 1.2.6. कर्मचारियों के व्यक्तिगत खाते और बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को अलग-अलग फाइलों में बांटा गया है और वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया गया है। 1.2.7. मंत्रालयों, विभागों, संगठनों के साथ पत्राचार, साथ ही नागरिकों के प्रस्तावों, बयानों और शिकायतों पर पत्राचार उत्तर तैयार करने की तारीखों के अनुसार फाइलों में दर्ज किया जाता है, जबकि प्रतिक्रिया दस्तावेज अनुरोध दस्तावेज के पीछे रखा जाता है। पिछले वर्ष में शुरू हुए एक विशिष्ट मुद्दे पर पत्राचार फिर से शुरू करते समय, दस्तावेजों को पिछले वर्ष के मामले के सूचकांक के उत्तर की प्रति के संकेत के साथ चालू वर्ष की फाइल में शामिल किया जाता है। 1.2.8 संगठनों के काम पर नागरिकों के प्रस्तावों, बयानों और शिकायतों और उनके विचार और निष्पादन के लिए सभी दस्तावेजों को व्यक्तिगत मुद्दों पर नागरिकों के बयानों से अलग समूहीकृत किया जाता है।

2. मामलों का पंजीकरण

2.1. मामले दर्ज करने के लिए बुनियादी आवश्यकताएं

2.1.1. फाइलों का पंजीकरण संगठन के प्रबंधन या अन्य संरचनात्मक प्रभागों की दस्तावेजी सहायता सेवा के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है, जिनके कर्तव्यों में कार्यप्रणाली सहायता के साथ और संगठन के संग्रह के नियंत्रण में फाइलों की स्थापना और गठन शामिल है। 2.1.2. भंडारण की शर्तों के आधार पर, मामलों का पूर्ण या आंशिक पंजीकरण किया जाता है। 2.1.3. स्थायी भंडारण की फाइलें, अस्थायी भंडारण (10 वर्ष से अधिक) और कर्मियों पर फाइलें पूर्ण पंजीकरण के अधीन हैं। 2.1.4. मामलों का पूर्ण पंजीकरण निम्नलिखित के लिए प्रदान करता है: - मामलों में दस्तावेजों को दाखिल करना या बाध्य करना (खंड 2.2); - फ़ाइल में चादरों की संख्या (खंड 2.3); - मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार करना (खंड 2.4); - मामले के साक्ष्य की एक शीट तैयार करना (खंड 2.5); - मामले के कवर (खंड 2.6) के विवरण में आवश्यक जानकारी दर्ज करना। 2.1.5. अस्थायी भंडारण के मामले (10 वर्ष तक सहित) आंशिक पंजीकरण के अधीन हैं। उन्हें बाइंडरों में संग्रहीत करने की अनुमति है, मामले में दस्तावेजों को पुनर्गठित नहीं करते हैं, शीटों को नंबर नहीं देते हैं, एक आंतरिक सूची और मामले की गवाह पत्रक तैयार नहीं करते हैं।

2.2. मामले में दस्तावेजों की फाइलिंग (बाध्यकारी) (खंड 2.1.4 के लिए)

2.2.1. मामले को बनाने वाले दस्तावेजों को एक विशेष हार्ड फ़ोल्डर में चार छेद दर्ज किए जाते हैं, सभी दस्तावेजों, तिथियों, प्रस्तावों आदि के पाठ को मुफ्त में पढ़ने की संभावना को ध्यान में रखते हुए। फाइलिंग के लिए फाइल तैयार करते समय दस्तावेजों से धातु के पिन और पेपर क्लिप हटा दिए जाते हैं। मामले की शुरुआत में दस्तावेजों के सामने ए4 पेपर की एक खाली शीट दाखिल की जाती है। 2.2.2. कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों के मामले बाध्यकारी के अधीन हैं।

2.3. मामले में चादरों की संख्या (खंड 2.1.4 के लिए)

2.3.1. सुरक्षा सुनिश्चित करने और मामले में शामिल दस्तावेजों की व्यवस्था के क्रम को ठीक करने के लिए, मामले की आंतरिक सूची की शीट को छोड़कर, मामले की गवाह शीट और सेट के बीच ऑर्डर शीट को छोड़कर इसकी सभी शीट वस्तुओं की जांच के लिए दस्तावेज़, ऊपरी दाएं कोने में अरबी अंकों के साथ गिने जाते हैं, बिना पाठ दस्तावेज़ों, काले ग्रेफाइट पेंसिल को छुए। 2.3.2. फ़ाइल में एक स्वतंत्र शीट का प्रतिनिधित्व करने वाले फ़ोटोग्राफ़, आरेखण, आरेख और अन्य विशिष्ट दस्तावेज़ ऊपरी बाएँ कोने में रिवर्स साइड पर गिने जाते हैं। 2.3.3. कसकर चिपकाए गए दस्तावेज़ों (काटने, फोटोग्राफ, आदि) के साथ एक शीट को एक शीट के रूप में गिना जाता है। 2.3.4. मुड़ी हुई शीट (A2, A3 प्रारूप) को खोलकर ऊपरी दाएं कोने में एक शीट के रूप में क्रमांकित किया जाता है। 2.3.5. मामले में दायर संलग्नक के साथ लिफाफों को क्रमांकित किया जाता है, उसी समय लिफाफे को पहले नंबर दिया जाता है, और फिर लिफाफे के प्रत्येक अनुलग्नक को अगले नंबर के साथ क्रमांकित किया जाता है। 2.3.6. फाइल में फाइल किए गए दस्तावेजों को उनकी खुद की शीट्स (मुद्रित प्रकाशनों सहित) के साथ क्रमांकित किया जाना चाहिए सामान्य आदेश. 2.3.7. कई खंडों वाले मामलों की शीट प्रत्येक खंड के लिए अलग-अलग गिने जाते हैं। 2.3.8. शीटों की नंबरिंग के लिए स्याही और रंगीन पेंसिल का उपयोग करना मना है। 2.3.9. यदि मामलों में चादरों की संख्या में व्यक्तिगत त्रुटियां हैं, तो इसका उपयोग करने की अनुमति है अक्षर संख्याशीट (उदाहरण के लिए: 37, 37a, 37b, आदि)।

2.4. एक आंतरिक सूची तैयार करना (खंड 2.1.4 के लिए)

2.4.1. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों (75 वर्ष) पर दस्तावेजों के मामलों के दस्तावेजों के लिए एक आंतरिक सूची संकलित की जाती है। 2.4.2. पर आवश्यक मामलेसंग्रह के साथ समझौते में, 10 साल तक के शेल्फ जीवन वाले मामलों के लिए दस्तावेजों के लिए एक आंतरिक सूची तैयार की जाती है, जिसमें "वन चिपबोर्ड" शीर्षक वाले दस्तावेज़ शामिल हैं; प्रस्ताव, बयान और नागरिकों की शिकायतें, आदि। 2.4.3. आंतरिक सूची को निर्धारित प्रपत्र (परिशिष्ट 1) में ए4 प्रारूप की शीट पर संकलित किया जाता है, जिसमें निम्नलिखित जानकारी होती है: - मामले में दस्तावेजों की क्रम संख्या; - शीर्षक ( सारांश) दस्तावेज; - दस्तावेजों की तारीख; - अनुक्रमणिका ( पंजीकरण संख्या) दस्तावेज; - मामले की शीट की संख्या जिस पर प्रत्येक दस्तावेज़ स्थित है। 2.4.4. आंतरिक इन्वेंट्री में स्वतंत्र शीट नंबरिंग है। 2.4.5. आंतरिक इन्वेंट्री पर इसके कंपाइलर द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जो स्थिति, हस्ताक्षर की डिकोडिंग और इन्वेंट्री के संकलन की तारीख को दर्शाता है।

2.5. मामले के साक्ष्य की एक शीट तैयार करना (खंड 2.1.4 तक)

2.5.1. मामले में शीट की संख्या को ध्यान में रखते हुए और उनकी संख्या की विशेषताओं को ठीक करने के लिए, एक केस सर्टिफिकेशन शीट तैयार की जाती है। 2.5.2. मामले का गवाह पत्र स्थापित प्रपत्र (परिशिष्ट 2) के अनुसार ए 4 प्रारूप की एक अलग शीट पर तैयार किया गया है। 2.5.3. मामले के प्रमाणन पत्र में, आंतरिक सूची (यदि कोई हो) की क्रमांकित शीटों की संख्या संख्याओं और शब्दों में इंगित की गई है। 2.5.4. प्रमाणन पत्रक मामले के दस्तावेजों की संख्या की निम्नलिखित विशेषताओं को निर्दिष्ट करता है: - अक्षरों वाली चादरों और लापता संख्याओं की उपस्थिति; - अपूरणीय दोषों वाली चादरों की संख्या (फटी चादरें, स्याही से भरी चादरें, आदि)। 2.5.5. मामले की संरचना और स्थिति में बाद के सभी परिवर्तन (क्षति, प्रतियों के साथ मूल का प्रतिस्थापन, नए दस्तावेजों की कुर्की, आदि) प्रासंगिक अधिनियम के संदर्भ में प्रमाणन पत्रक में नोट किए गए हैं।

2.6. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामले के कवर का पंजीकरण (खंड 2.1.4 के लिए)

2.6.1. स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के मामले का कवर परिशिष्ट 3 के अनुसार तैयार किया गया है। मामले के कवर में निम्नलिखित दर्शाया जाएगा: - संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम और उसकी अधीनता; - विभाग का नाम; - मामले के नामकरण के अनुसार मामले की संख्या (मात्रा); - मामले का शीर्षक; - मामले की तारीख (मामले में रखे गए दस्तावेजों की समय सीमा); - फ़ाइल में चादरों की संख्या; - अवधारण अवधि। 2.6.2. केस कवर काली स्याही या स्याही से तैयार किया गया है। 2.6.3. मामले के दस्तावेजों द्वारा कवर की गई अवधि के दौरान किसी संगठन, संरचनात्मक उपखंड (इसकी अधीनता) या विभाग का नाम बदलते समय, संगठन, संरचनात्मक उपखंड या विभाग का एक नया नाम कवर पर जोड़ा जाता है, तारीख डाल दी जाती है नीचे, और पिछला नाम कोष्ठक में संलग्न है। 2.6.4. कवर पर मामले का शीर्षक संगठन के मामलों के नामकरण से स्थानांतरित किया गया है, अभिलेखीय संगठन के विशेषज्ञ समीक्षा आयोग (विशेषज्ञ आयोग) के साथ सहमत है *। * संघीय अभिलेखीय सेवा की स्थापना, विषयों के अभिलेखीय मामलों की शासी निकाय रूसी संघ(संबंधित क्षेत्रीय या गणतांत्रिक अभिलेखीय निकाय) 2.6.5। दस्तावेजों की प्रतियां (आदेश, उच्च संगठनों के संकल्प, उच्च संगठन में बैठकों के कार्यवृत्त, आदि) वाले मामलों के शीर्षकों में, उनकी प्रतियां इंगित की जाती हैं। मामले के दस्तावेजों की प्रामाणिकता शीर्षक में निर्दिष्ट नहीं है। 2.6.6. मामले के कवर पर, मामले की तारीख का संकेत दिया जाना चाहिए: - आदेश, संकल्प, प्रोटोकॉल वाले मामलों के लिए, मामले की तारीखें जल्द से जल्द और नवीनतम दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर या अनुमोदन की तिथियां हैं; - पत्राचार वाले मामलों के लिए, मामले की शुरुआत की तारीख पहले आने वाले या पहले आउटगोइंग दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख है, और अंतिम तिथि सबसे हालिया इनकमिंग या आउटगोइंग दस्तावेज़ की तारीख है; - व्यक्तिगत फाइल की तारीख उस व्यक्ति के प्रवेश और बर्खास्तगी के आदेशों पर हस्ताक्षर करने की तारीख है जिसके लिए इसे दायर किया गया है; - संगठन के कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों वाली फाइलों की तारीख, बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें, और योजनाओं और रिपोर्टों वाली फाइलें, वह वर्ष है जब मामला खोला गया था। दस्तावेजों से जुड़ी तिथियों को ध्यान में नहीं रखा जाता है। यदि मामले में ऐसे दस्तावेज शामिल हैं जिनकी तारीख मामले की तारीख से मेल नहीं खाती है, तो "मामले की तारीख" कॉलम के तहत एक प्रविष्टि की जाती है: "मामले में ______ वर्ष (वर्षों) के लिए दस्तावेज शामिल हैं"। 2.6.7. अनिवार्य सहाराकेस कवर केस में शीट्स की संख्या का एक संकेत है, जो केस सर्टिफिकेशन शीट (क्लॉज 2.5) के आधार पर चिपका हुआ है। 2.6.8. अपेक्षित "मामले की भंडारण अवधि" संगठन की फाइलों के नामकरण के अनुसार तैयार की गई है। 2.6.9. मामले के कवर की रीढ़ मामलों के नामकरण, मात्रा संख्या और इसके गठन के वर्ष के अनुसार मामले के सूचकांक को इंगित करती है। 2.6.10. वॉल्यूम संख्या केवल तभी निर्दिष्ट की जाती है जब एक से अधिक वॉल्यूम सक्षम हों। इस मामले में, कोष्ठक में वॉल्यूम संख्या के बाद, दर्ज किए गए वॉल्यूम की संख्या इंगित की जाती है।

3. दस्तावेजों का परिचालन भंडारण

3.1. स्थापना के क्षण से और संगठन के संग्रह में स्थानांतरण तक, फाइलें उनके गठन के स्थान पर संगठन की लिपिक सेवा (संरचनात्मक प्रभाग) के विशेषज्ञों द्वारा रखी जाती हैं। 3.2. संरचनात्मक उपखंडों के प्रमुख और लिपिक कार्य के लिए जिम्मेदार संगठन की लिपिक सेवा के विशेषज्ञ दस्तावेजों और मामलों की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार हैं। 3.3. मामले काम करने वाले कमरों में स्थित होते हैं, जो लॉक करने योग्य अलमारियाँ में स्थित होते हैं, उनकी पूरी सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं, दस्तावेजों को धूल से बचाते हैं और धूप के संपर्क में आते हैं। दस्तावेजों की खोज की दक्षता बढ़ाने के लिए, मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों की व्यवस्था की जाती है। मामलों का नामकरण या उसमें से एक उद्धरण कैबिनेट के अंदर रखा गया है। 3.4. असाधारण मामलों में फाइलों से दस्तावेजों की अस्थायी निकासी की अनुमति है और केवल संगठन (संरचनात्मक इकाई) के लिपिक सेवा के प्रमुख की अनुमति के साथ दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति की फाइल में अनिवार्य छोड़ने और इंगित करने के साथ किया जाता है मूल जारी करने का कारण 3.5. संगठन के मामलों में दस्तावेजों की प्रतियां केवल संगठन (संरचनात्मक इकाई) के कार्यालय प्रबंधन सेवा के प्रमुख की अनुमति से तीसरे पक्ष के संगठनों को जारी की जाती हैं। 3.6. उन दस्तावेजों का विनाश जिनका कोई वैज्ञानिक और ऐतिहासिक मूल्य नहीं है और जिन्होंने अपना व्यावहारिक महत्व खो दिया है, संगठन के संग्रह द्वारा किया जाता है उचित समय पर. अनधिकृत विनाश आधिकारिक दस्तावेज़संगठन के संरचनात्मक उपखंडों में निषिद्ध है। 3.7. संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के विशेषज्ञ उनके द्वारा प्राप्त दस्तावेजों की सुरक्षा और उनके सावधानीपूर्वक संचालन के लिए जिम्मेदार हैं।

4. केस स्टेटमेंट का संकलन और डिजाइन

4.1. संगठन के कार्यालय कार्य में पूर्ण किए गए सभी मामलों के लिए संग्रह का अधिग्रहण सुनिश्चित करने के लिए, संग्रह (स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के मामले) को प्रस्तुत करने के अधीन, GOST की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया गया आर 6.30-97 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएं ”और कार्यालय के काम पर अन्य नियामक अधिनियम, साथ ही इस प्रक्रिया के खंड 1 और 2, मामलों की सूची संकलित की जाती है (परिशिष्ट 4)। 4.2. मामलों की सूची अलग से संकलित की जाती है: - स्थायी भंडारण के मामले; - अस्थायी भंडारण के मामले; - कार्मिक मायने रखता है। 4.3. मामलों की सूची स्वतंत्र सकल (क्रमिक) पूर्ण संख्या वाले मामलों की एक सूची है। प्रत्येक मामला (मात्रा) एक स्वतंत्र के तहत प्रस्तुत किया जाता है क्रमिक संख्या. 4.4. संगठन में, प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में, संग्रह के प्रत्यक्ष कार्यप्रणाली मार्गदर्शन के तहत स्थायी भंडारण मामलों की सूची सालाना संकलित की जाती है। इन विवरणों के अनुसार, दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। संरचनात्मक प्रभागों द्वारा तैयार की गई सूची तैयारी के आधार के रूप में कार्य करती है सारांश सूचीवह संगठन जिसे संग्रह तैयार करता है और जिसके लिए वह फाइलें प्रस्तुत करता है स्थायी भंडारण. मामलों की सूची निर्धारित प्रपत्र में दो प्रतियों में संकलित की जाती है और कार्यालय के काम में मामलों के पूरा होने के एक साल बाद संगठन के संग्रह में जमा की जाती है। 4.5. इन्वेंट्री में एक मामले के कई खंड दर्ज करते समय, पहले खंड का शीर्षक पूर्ण रूप से लिखा जाता है, और अन्य सभी खंडों को "वही" + वॉल्यूम संख्या शब्दों द्वारा दर्शाया जाता है। उसी समय, मामलों के बारे में अन्य जानकारी पूरी तरह से सूची में दर्ज की जाती है (मामले की तारीख, मामले में चादरों की संख्या, मामले की भंडारण अवधि)। सूची में प्रत्येक नई शीट पर, शीर्षक को पूर्ण रूप से पुन: प्रस्तुत किया जाता है। यदि फ़ाइल का केवल एक वॉल्यूम है, तो इन्वेंट्री में वॉल्यूम नंबर इंगित नहीं किया गया है। 4.6. इन्वेंट्री में मामलों को संगठन में मामलों के नामकरण के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। 4.7. संगठन की लिपिकीय सेवा के मामलों की सूची में, मामलों के शीर्षकों के बाद, उन्हें शामिल किया जाता है पंजीकरण कार्डइनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ों के लिए। 4.8. सूची के अंत में, एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है, जो संख्याओं और शब्दों में संगठन के संग्रह में जमा किए गए मामलों की संख्या को इंगित करती है। 4.9. मामलों की सूची को डुप्लिकेट में मुद्रित किया जाता है और संगठन के प्रमुख, इन्वेंट्री के कंपाइलर (लिपिकीय सेवा के विशेषज्ञ) और संगठन के संग्रह के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है। 4.10. सूची की एक प्रति मामलों के साथ संगठन के संग्रह में स्थानांतरित की जाती है, दूसरी प्रति कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार संगठन के लिपिक सेवा विशेषज्ञ के पास रहती है। 4.11. "नोट" कॉलम का उपयोग मामलों की स्वीकृति, उनकी भौतिक स्थिति की विशेषताओं, प्रतियों की उपलब्धता आदि को चिह्नित करने के लिए किया जाता है।

5. संगठन के पुरालेख को मामलों का स्थानांतरण

5.1. स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों की फाइलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। उनका स्थानांतरण केवल इन्वेंट्री (इस प्रक्रिया की धारा 4) के अनुसार किया जाता है। 5.2. स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के मामले, कार्यालय के काम द्वारा पूरे किए गए, कैलेंडर वर्ष की समाप्ति के बाद, जिसमें वे खोले गए थे, इस प्रक्रिया के अनुसार पंजीकरण के अधीन हैं और संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिए गए हैं। अगले वर्ष के दौरान, लेकिन उनके कार्यालय का काम समाप्त होने के 2 साल बाद नहीं। 5.3. संगठन के संग्रह में मामलों का स्थानांतरण संग्रह द्वारा तैयार की गई अनुसूची के अनुसार किया जाता है, संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुखों के साथ सहमति व्यक्त की जाती है जो दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करते हैं, और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होते हैं। 5.4. संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए संरचनात्मक इकाई द्वारा मामलों की तैयारी की अवधि के दौरान, संग्रह कर्मचारी पहले उनके गठन, निष्पादन और सूची में शामिल मामलों की संख्या के अनुपालन में दर्ज मामलों की संख्या के साथ जांच करता है। संगठन के मामलों के नामकरण के अनुसार। मामलों के गठन और निष्पादन में लेखा परीक्षा के दौरान पहचानी गई सभी कमियों, संरचनात्मक इकाई के रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा के कर्मचारियों को समाप्त किया जाना चाहिए। मामलों की अनुपस्थिति का पता लगाने पर, एक प्रमाण पत्र तैयार किया जाता है। 5.5. प्रत्येक फ़ाइल संरचनात्मक इकाई के लिपिक सेवा के कर्मचारी की उपस्थिति में संग्रह (विशेष कर्मचारी) के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा स्वीकार की जाती है। साथ ही, इसमें शामिल प्रत्येक मामले के खिलाफ सूची की दोनों प्रतियों पर, मामले की उपस्थिति के बारे में एक नोट बनाया जाता है। सूची की प्रत्येक प्रति के अंत में, संग्रह में वास्तव में स्वीकार किए गए मामलों की संख्या, लापता मामलों की संख्या, मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण की तारीख, साथ ही संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर (संग्रह कर्मचारी) ) और मामलों को स्थानांतरित करने वाले व्यक्ति को संख्याओं और शब्दों में दर्शाया गया है। 5.6. 10 साल तक की भंडारण अवधि के साथ मामलों को रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा संग्रहीत किया जाता है और भंडारण अवधि की समाप्ति पर, निर्धारित तरीके से विनाश के लिए संग्रह में स्थानांतरित किया जा सकता है। 5.7. किसी संगठन के विभाजन के परिसमापन या पुनर्गठन की स्थिति में, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा का एक कर्मचारी, विभाजन के परिसमापन या पुनर्गठन के 2 महीने के भीतर, सभी उपलब्ध दस्तावेजों को फाइलों में बनाता है, मामलों को तैयार करता है और उन्हें स्थानांतरित करता है संग्रह, भंडारण अवधि की परवाह किए बिना।

6. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करें

6.1. के साथ किए गए सभी लेनदेन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़जब अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरित किया जाता है, तो उसे प्रलेखित किया जाना चाहिए। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मीडिया और रिकॉर्डिंग विधियों का उपयोग करके बनाया गया एक दस्तावेज़ है जो कंप्यूटर पर इसकी जानकारी के प्रसंस्करण को सुनिश्चित करता है। संगठन की गतिविधियों में बनाए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ अभिलेखीय भंडारण के लिए स्थापित प्रक्रिया के अनुसार हस्तांतरण के अधीन हैं। संगठनों के अभिलेखागार इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आवेदन को अंजाम देते हैं, उनकी सुरक्षा, लेखांकन, चयन और उपयोग सुनिश्चित करते हैं, साथ ही सार्वजनिक भंडारण में तैयारी और हस्तांतरण करते हैं। व्यक्तिगत दस्तावेजों और उनके परिसरों, दस्तावेजों के संग्रह, साथ ही दस्तावेजों को संगठनों या संगठनों के धन के हिस्से के रूप में भंडारण के लिए स्वीकार किया जाता है। व्यक्तियों- संग्रह के अधिग्रहण के स्रोत, विवरण वाले जो उन्हें पहचानने की अनुमति देते हैं। 6.2. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण का स्थान संगठन के प्रमुख द्वारा निर्धारित किया जाता है। उन्हें संगठन के संग्रह में या एक विशेष इकाई में संग्रहीत किया जा सकता है, जिसमें शामिल हो सकते हैं: एक चुंबकीय पुस्तकालय, स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन के तरीकों और साधनों के कार्यान्वयन और रखरखाव के लिए एक सेवा, तकनीकी सेवा. 6.3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के लिए अनिवार्य शर्तें हैं: - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण, प्रतिलिपि बनाने और पुन: प्रस्तुत करने के लिए हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर के संग्रह में उपस्थिति, विकास के संबंध में उन्हें नए प्रारूपों में फिर से लिखना सॉफ़्टवेयरसंचार चैनलों के माध्यम से सूचना का प्रसारण; - उपयोगकर्ताओं की स्थापित श्रेणियों के लिए जानकारी तक पहुंच सुनिश्चित करना, साथ ही अनधिकृत पहुंच से जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करना (उपयुक्त तकनीकी साधनों का उपयोग करके और कानूनी नियमों); - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के तरीके को सुनिश्चित करना, उनके नुकसान या विकृति को छोड़कर। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण को सुनिश्चित करना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के तकनीकी मीडिया के भंडारण के इष्टतम तरीकों के रखरखाव के लिए प्रदान करना चाहिए। इन मोड के तकनीकी पैरामीटर प्रासंगिक द्वारा निर्धारित किए जाते हैं राज्य मानकगोस्ट 28388-89। सूचना प्रसंस्करण प्रणाली। चुंबकीय मीडिया पर दस्तावेज़। निष्पादन और संचालन का क्रम; गोस्ट 2.501-88 ईएसकेडी। लेखांकन और भंडारण नियम; गोस्ट 19.601-78 ईएसपीडी। दोहराव, लेखा और भंडारण के लिए नियम; गोस्ट 24.402-80। एक प्रणालीएसीएस मानक। लेखांकन, भंडारण और संचलन। 6.4. अभिलेखीय भंडारण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का चयन उनकी परीक्षा के परिणामस्वरूप किया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की जांच के प्रारंभिक चरण में, संग्रह, लिपिक सेवा या संगठन में सूचना प्रौद्योगिकी के कामकाज के लिए जिम्मेदार सेवा के साथ, सिस्टम, विषयों और परियोजनाओं की सूची निर्धारित करता है जिनके दस्तावेज मूल्य के अनुसार हो सकते हैं परीक्षा के लिए सामान्य मानदंड के साथ। यह सूची इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की वास्तविक परीक्षा का आधार है। संगठन के पारंपरिक प्रलेखन के संयोजन में विशेषज्ञ सेवाओं द्वारा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की जांच की जाती है; एक परिसर में सामान्य और विशेष मानदंड की एक प्रणाली लागू होती है। दस्तावेजों की विशिष्ट संरचना स्थापित की जाती है, उनकी सामग्री की जांच की जाती है, जीवन चक्र की आवश्यकताएं निर्धारित की जाती हैं प्रलेखित जानकारी, विशेषज्ञ मूल्यांकन किया जाता है तकनीकी स्थितिदस्तावेज। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का चयन "की सूची" पर आधारित है मानक दस्तावेजसंगठनों की गतिविधियों में गठित भंडारण की शर्तों के साथ" और "मशीन मीडिया पर दस्तावेजों की सूची और एक स्वचालित डेटाबेस (एबीडी) स्वचालित प्रणालीवैज्ञानिक, तकनीकी और औद्योगिक उद्देश्य। 6.5. दस्तावेजों के साथ अभिलेखीय भंडारण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज प्राप्त किए जाते हैं। इसमें निम्नलिखित जानकारी परिलक्षित होनी चाहिए: दस्तावेज़ का नाम, इसके निर्माण की तारीख, सामग्री की विशेषताएं (सार), इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप, भौतिक और तार्किक संरचना (डेटाबेस (डीबी) के लिए, की मात्रा दस्तावेज़ (डेटाबेस के लिए, रिकॉर्ड की संख्या भी)। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और सहायक दस्तावेज़यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए लेखांकन की एक इकाई का गठन करता है। अभिलेखीय भंडारण के लिए प्राप्त लेखा इकाई को रसीद पत्रिका के अनुसार एक पंजीकरण संख्या सौंपी जाती है। लेखा इकाई के भाग के रूप में, भंडारण की इकाई का संकेत दिया जाता है। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भंडारण इकाई एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के मीडिया (चुंबकीय टेप, फ्लॉपी डिस्क, मैग्नेटो-ऑप्टिकल डिस्क, ऑप्टिकल डिस्क, आदि) का एक सेट है और इसके लिए दस्तावेज़ीकरण है। भंडारण इकाई के लिए दो प्रतियों में एक लेखा कार्ड बनाया जाता है और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का एक लेखा डेटाबेस (कैटलॉग) बनाए रखा जाता है। 6.6. अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की तैयारी में निम्नलिखित चरण होते हैं: - मशीन मीडिया को लिखना (यदि आवश्यक हो - नए मीडिया को पुनर्लेखन); - तकनीकी स्थिति की जाँच करना; - साथ में दस्तावेज़ तैयार करना (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के साथ दस्तावेज़ीकरण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की सुरक्षा और उपयोग सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए); - संगठन के संग्रह में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का सीधा हस्तांतरण। 6.7. संगठन में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के राज्य भाग के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के अस्थायी अभिलेखीय भंडारण की शर्तें रूसी संघ के मंत्रिपरिषद-सरकार की डिक्री के अनुसार "दस्तावेजों के विभागीय भंडारण की प्रक्रिया पर और उन्हें कार्यालय के काम में व्यवस्थित करना" दिनांक 03.03.93 संख्या 191 को 5 वर्ष के रूप में परिभाषित किया गया है। राज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों का हस्तांतरण सूची के अनुसार राज्य संग्रह के अनुसार किया जाता है। अस्थाई भण्डारण अवधि के दस्तावेजों को अधिनियम के अनुसार निर्धारित तरीके से सूची स्वीकृत होने के बाद नष्ट कर दिया जाता है।

अनुलग्नक 1

आंतरिक विवरण
मामले के दस्तावेज

№ ________________

	दस्तावेज़ का शीर्षक	कागजातों की तारीख	दस्तावेज़ अनुक्रमणिका	केस शीट नंबर

आंतरिक सूची संकलित करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम मामले के दस्तावेजों की प्रतिलेख हस्ताक्षर हस्ताक्षर तिथि

ए4 प्रारूप (210x297 मिमी)

मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची का रूप

परिशिष्ट 2

केस नंबर ______ की सर्टिफिकेट शीट

फ़ाइल में, _____________________________________________ (संख्याओं और शब्दों में) शीट (एस) को दर्ज किया जाता है और क्रमांकित किया जाता है, जिसमें शामिल हैं: लेटरेड शीट ______________________ आंतरिक इन्वेंट्री की शीट (शीट्स) की लापता संख्या __________________________ + _________। मामले के साक्ष्य का विवरण तैयार करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम हस्ताक्षर हस्ताक्षर दिनांक:

ए4 प्रारूप (210x297 मिमी)

केस रिकॉर्ड फॉर्म

अनुलग्नक 3

______________________________________________________________________

(संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम)

_______________________________________________________________________

(विभाग का नाम)

विवरण ______ इकाई चोटी ________

मामला # _____

वॉल्यूम नंबर _________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

शुरू किया गया _____________

खत्म ___________

________ को एल.

__________ वर्ष रखें

फॉर्म ए4 (210x297 मिमी)

केस कवर फॉर्म

परिशिष्ट 4

विवरण
दस्तावेजी सामग्री ______________________ भंडारण

(स्थायी अस्थायी)

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(विभाग, प्रबंधन)

एक साल में

	केस इंडेक्स	संग्रहण इकाई शीर्षलेख (divs)	समय सीमा	चादरों की संख्या	संग्रहण अवधि और सूची का आइटम नंबर	टिप्पणी

कुल सौंपे गए ____________ मामले (आंकड़ों और शब्दों में) विभाग के प्रमुख हस्ताक्षर के हस्ताक्षर प्रतिलेख द्वारा पारित किया गया: सूची संकलित करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम हस्ताक्षर के हस्ताक्षर द्वारा स्वीकार किया गया: संग्रह के प्रमुख हस्ताक्षर प्रतिलेख हस्ताक्षर के

ए4 प्रारूप (210x297 मिमी)

विभागों की सूची का रूप

1. मामलों का गठन। 1 1.1. मामलों के गठन के लिए बुनियादी आवश्यकताएं। 1 1.2. दस्तावेजों की विभिन्न श्रेणियों को समूहीकृत करना। 2 2. मामलों का पंजीकरण। 2 2.1. मूल फाइलिंग आवश्यकताएँ। 2 2.2. मामले में दस्तावेजों की फाइलिंग (बाध्यकारी)। 3 2.3। मामले में चादरों की संख्या। 3 2.4. एक आंतरिक सूची का संकलन। 3 2.5. मामले के साक्ष्य के बयान का संकलन। 4 2.6। स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामले के कवर का पंजीकरण। 4 3. दस्तावेजों का परिचालन भंडारण। 5 4. मामलों की सूची तैयार करना और पंजीकरण करना। 5 5. मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करना। 6 6. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करना। 7 परिशिष्ट 1 मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची का प्रपत्र। 9 अनुपूरक 2 मामले की प्रमाणन पत्रक का प्रपत्र। 9 अनुपूरक 3 केस कवर का फॉर्म। 9 अनुलग्नक 4 विभागों के मामलों की सूची का प्रपत्र। दस

राज्य अभिलेखागार के अधिग्रहण और विभागीय अभिलेखागार विभाग के प्रमुख ने दस्तावेजों के उचित भंडारण के कुछ मुद्दों के बारे में बात की अमूर क्षेत्रऐलेना शिलोवा

कार्मिक क्लब के बाद, जो "काम!" समाचार पत्र में आयोजित किया गया था। पिछले गुरुवार को, प्रतिभागियों के लिए यह स्पष्ट हो गया कि क्या कार्मिक अधिकारी या उद्यम का पुरालेखपाल है महान व्यक्ति. यह उन पर है कि संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह का क्रम निर्भर करता है, जिसका पता लगाना कभी-कभी बेहद मुश्किल होता है।

जैसा कि यह निकला, आप हमेशा के लिए बात कर सकते हैं कि किसी संगठन में संग्रह को ठीक से कैसे बनाए रखा जाए, इतनी बड़ी संख्या में बारीकियों को कहीं और खोजना मुश्किल है। हमारे आमंत्रित विशेषज्ञ एलेना शिलोवा, अमूर क्षेत्र के राज्य अभिलेखागार के अधिग्रहण और विभागीय अभिलेखागार विभाग के प्रमुख ने हमें उचित दस्तावेज़ भंडारण के कुछ मुद्दों के बारे में बताया।

पुरालेखपाल का डेस्क दस्तावेज़

1. सबसे महत्वपूर्ण विधायी अधिनियमजो सभी आंदोलनों को नियंत्रित करता है अभिलेखीय दस्तावेज, संघीय कानून है "On संग्रह". यह किसी भी संगठन और उनके अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए अपनी कार्रवाई का विस्तार करता है, और इसकी सभी आवश्यकताएं बाध्यकारी हैं।

2. नंबरिंग से लेकर कवर तक किसी भी अभिलेखीय दस्तावेजों को कैसे बनाए रखा जाए, इस सवाल में, 1985 के विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम मदद करेंगे।

3. "गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची सरकारी संस्थाएं, निकायों स्थानीय सरकारऔर संगठन, भंडारण की शर्तों का संकेत देते हैं।

4. उन संगठनों के लिए जिनके पास वैज्ञानिक और तकनीकी दस्तावेज हैं - "भंडारण की अवधि को इंगित करते हुए संगठनों की वैज्ञानिक, तकनीकी और उत्पादन गतिविधियों में उत्पन्न विशिष्ट अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची।"

दस्तावेजों के साथ काम करने के निर्देश

दस्तावेजों के साथ प्रभावी कार्य के लिए कार्यालय कार्य पर निर्देश आवश्यक है। दुर्भाग्य से, हर संगठन के पास नहीं है। इसे उद्यम के सभी दस्तावेजों के साथ काम करने के नियम स्थापित करने चाहिए - पंजीकरण के नियम, एकरूपता। ऐसा होता है कि एक संगठन में प्रपत्रों का विवरण विभिन्न स्थानोंरूप स्वयं भिन्न हैं। और यह काम करने के लिए असुविधाजनक है, और फिर आपको कुछ भी नहीं मिल रहा है। निर्देशों को न केवल यह निर्दिष्ट करना चाहिए कि सूची और नामकरण कैसे संकलित किए जाते हैं, बल्कि यह भी कि संग्रह के काम के लिए कौन जिम्मेदार है। यह बेहतर है कि यह एक ऐसा व्यक्ति नहीं है जिसे सभी मामलों से हटा दिया जाएगा, बल्कि कुछ अभिलेखीय कार्यों को विभागों को सौंपना होगा। ताकि एक निश्चित समय के बाद विभाग का जिम्मेदार व्यक्ति सभी दस्तावेज तैयार कर संग्रह के प्रभारी व्यक्ति को सौंप दे। और उसके बाद ही पुरालेखपाल सारांश कार्य करता है। यदि निर्देशों में चरण दर चरण सब कुछ लिखा गया है तो दस्तावेजों के साथ कोई प्रश्न और समस्या नहीं होगी।

संग्रह में स्थानांतरित किए जाने वाले दस्तावेजों की संरचना

संगठन का संग्रह, उस पर विनियमन के अनुसार, स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की फाइलों के साथ-साथ कर्मियों पर फाइलों के साथ पूरा होता है। भंडारण की शर्तों के अनुसार संगठन की गतिविधियों में उत्पन्न दस्तावेजों को इसमें विभाजित किया गया है:

• अस्थायी भंडारण दस्तावेज (10 वर्ष तक सहित);

• दीर्घकालिक भंडारण दस्तावेज (10 वर्ष से अधिक);

• स्थायी (शाश्वत) भंडारण के दस्तावेज।

10 साल तक की भंडारण अवधि के साथ अस्थायी भंडारण के मामले, एक नियम के रूप में, संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के अधीन नहीं हैं। वे संगठन के संरचनात्मक उपखंडों में संग्रहीत होते हैं और भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद विनाश के अधीन होते हैं।

व्यक्तिगत मूल के दस्तावेज़ अस्थायी के लिए संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं बाद में स्थानांतरण के साथ उनके मालिक (मालिक) के अनुरोध पर भंडारण राज्य संग्रहस्थायी भंडारण के लिए।

पूर्ववर्ती संगठनों के दस्तावेज़, साथ ही परिसमाप्त अधीनस्थ संगठनों के दस्तावेज़, संग्रह में स्थानांतरित किए जाते हैं।

नामपद्धति

हर संगठन में होना चाहिए। यह दस्तावेज़ आपको खोले गए मामलों को ध्यान में रखने, सूची बनाने और लघु शेल्फ जीवन वाले दस्तावेज़ों को नष्ट करने की अनुमति देता है जो सूची में शामिल नहीं हैं। इसमें संगठन में बनाए गए सभी दस्तावेज़ शामिल होने चाहिए। सामान्य आवश्यकताएँसंकलन के लिए विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए नियमों और संगठनों के अभिलेखागार के काम के नियमों में, साथ ही साथ में निर्धारित हैं मानक निर्देशसंघीय एजेंसियों के प्रशासन के लिए। यह नामकरण में है कि निष्पादित दस्तावेजों को मामलों में समूहित करने, मामलों के व्यवस्थितकरण, मामलों की सूचीकरण और भंडारण अवधि की योजना बनाई गई है। यह स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों की सूची और कार्यालय के काम में मुख्य लेखा दस्तावेज को संकलित करने का आधार है, और विभागीय संग्रह में इसका उपयोग अस्थायी (10 साल तक) भंडारण के मामलों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।

नामकरण में तय की गई केस सिस्टमैटाइजेशन स्कीम का उपयोग निष्पादित दस्तावेजों के लिए फाइल कैबिनेट योजना के विकास में किया जा सकता है। नामकरण स्टाफिंग टेबल और संगठन की संरचना के आधार पर संकलित किया गया है। नामकरण में मामलों के शीर्षकों का क्रम संगठन की संरचना के अनुरूप होना चाहिए। आगामी कैलेंडर वर्ष के लिए संगठन के मामलों का नामकरण चालू वर्ष की अंतिम तिमाही में किया जाता है। प्रत्येक वर्ष के अंत में अभिलेखीय संस्था के साथ सहमत नामकरण निर्दिष्ट किया जाता है, संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है और अगले कैलेंडर वर्ष के 1 जनवरी को प्रभावी होता है।

इसे हर 5 साल में कम से कम एक बार अभिलेखीय संस्था द्वारा अनुमोदित किया जाता है। संगठन के कार्यों और संरचना में मौलिक परिवर्तन की स्थिति में, मामलों का एक नया नामकरण विकसित किया जा रहा है। आप विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों और संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के नियमों में एक नामकरण क्या है और इसे कैसे बनाए रखने के बारे में अधिक जान सकते हैं।

अभिलेखागार का संरक्षण

संग्रह को विशेष रूप से निर्मित या दस्तावेजों के भंडारण के लिए अनुकूलित या भवन के अलग-अलग कमरों में रखा गया है। प्रशासनिक भवनों के निर्माण या नवीनीकरण के दौरान संगठनों के अभिलेखागार के लिए विशेष परिसर प्रदान किया जाना चाहिए। संगठनों के संग्रह के लिए एक विशेष कमरे की अनुपस्थिति में, संगठन के प्रशासनिक भवन में एक अनुकूलित कमरा आवंटित किया जाता है। जीर्ण-शीर्ण, नम, बिना गर्म किए हुए परिसर में अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने की अनुमति नहीं है जो स्वच्छता और स्वच्छ आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं। और सेवाओं के कब्जे वाले भवन के परिसर में भी खानपान, खाद्य गोदाम, आदि

ऐसे मामलों में जहां संगठन के लिए संग्रह के लिए स्थान आवंटित करना असंभव है, यह वांछनीय है कि संग्रहीत दस्तावेज़ एक क्षैतिज स्थिति में, बक्से में, लोहे के अलमारियाँ में हों। और उन तक पहुंच सीमित थी। प्रकाश और तापमान की स्थिति बनाए रखने की कोशिश करना महत्वपूर्ण है। दस्तावेजों के लिए अंधेरा बिल्कुल सही।

दस्तावेज़ संग्रह को व्यवस्थित करते समय कई संगठनों को बहुत सारी कठिनाइयों और गलतियों का सामना करना पड़ता है। इसलिए, हम अनुशंसा करते हैं कि आप अपने आप को संग्रह की मूल बातों से परिचित कराएं, जिससे आपको कई गलतियों से बचने में मदद मिलेगी और आपको अपने संगठन में सही संग्रह बनाने में मदद मिलेगी।

इस लेख से आप सीखेंगे:

• संगठन के संग्रह को कैसे व्यवस्थित करें;
• संग्रह के लिए बुनियादी नियम;
• संग्रह में सबसे आम गलतियाँ।

संगठन के संग्रह को बनाए रखना

अक्सर में आधिकारिक कर्तव्यसचिव पर संगठन के संग्रह के साथ काम करने का आरोप है। एक नियम के रूप में, संग्रह का काम एक छोटी कंपनी में एक सचिव को सौंपा जाता है, जब एक पुरालेखपाल को काम पर रखना संभव नहीं होता है या इसमें उच्च लागत शामिल होती है। इस मामले में, सचिव को संग्रह की मूल बातें से खुद को परिचित करने की जरूरत है।

स्थानीय नियमों, संगठन के संग्रह के काम को विनियमित करने के लिए, संगठन के अभिलेखीय दस्तावेजों को सुव्यवस्थित करने के साथ-साथ उनकी सुरक्षा को व्यवस्थित करने के मामलों में प्रबंधकीय कार्यों के समाधान को सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। साथ ही, प्रत्येक संगठन को अपने स्थानीय कृत्यों का विकास और अनुमोदन करना चाहिए, जिसका उद्देश्य संग्रह के कार्य को विनियमित करना होगा। और स्थानीय अधिनियमसंगठन और उसके संग्रह के आकार की परवाह किए बिना विकसित किया जाना चाहिए, अन्यथा सबसे छोटा संग्रह भी कागजों का एक गन्दा ढेर बनने का जोखिम उठाता है।

संगठन के स्थानीय कृत्यों में इस तरह के दस्तावेज शामिल होने चाहिए:

• कार्यालय के काम के लिए निर्देश;
• संग्रह पर विनियमन (विनियमन पर पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा, अगर संगठन के पास उपयुक्त उपखंड है), अभिलेखीय सेवा पर विनियम या संग्रह दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए नियम;
• कार्य विवरणियांपुरालेखपाल;
• पुरालेखपाल के लिए श्रम सुरक्षा पर निर्देश (एक कर्मचारी जो अपने कर्तव्यों का पालन करता है);
• विशेषज्ञ आयोग की संरचना पर एक आदेश, जिसे दस्तावेजों के मूल्य की जांच करनी होगी;
• विशेषज्ञ आयोग पर विनियमन;
• नियम, निर्देश और अन्य दस्तावेज जो संग्रह से संबंधित विभिन्न गतिविधियों को नियंत्रित करते हैं।

प्रारंभ में, कार्यालय के काम के लिए निर्देश विकसित करना शुरू करना आवश्यक है। यह वह दस्तावेज है जो दस्तावेजों के साथ काम करने के नियमों को नियंत्रित करता है, जिसमें दस्तावेजों के वर्तमान (परिचालन) भंडारण के नियम शामिल हैं, जो दस्तावेजों और अभिलेखीय दस्तावेजों के बीच की सीमा स्थापित करते हैं।

कभी-कभी, अक्सर संगठन में एक संग्रह की अनुपस्थिति में, कार्यालय कार्य के निर्देशों के विषयगत अनुभाग दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण को नियंत्रित करने वाले प्रावधानों के पूरक होते हैं। लेकिन इन विषयों के लिए, संग्रह पर विनियम (अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ काम करना) बेहतर अनुकूल हैं।

संग्रह नियम

एक संग्रह को बनाए रखने के नियम काफी हद तक उसके आकार पर निर्भर करते हैं। संग्रह या तो संगठन के भीतर एक स्वतंत्र इकाई हो सकता है या सेवा से संबंधित हो सकता है प्रलेखन प्रबंधन. इसलिए, एक पूर्ण संग्रह बनाते समय, किसी को उस कमरे की आवश्यकताओं द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए जिसमें दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाएंगे। यदि एक पूर्ण संग्रह बनाने की कोई संभावना नहीं है या इसकी कोई आवश्यकता नहीं है, तो अभिलेखीय दस्तावेजों को विशेष लॉक करने योग्य अलमारियाँ या एक तिजोरी में संग्रहीत किया जा सकता है, जबकि उन तक पहुंच सीमित होनी चाहिए।

साथ ही, एक संग्रह को बनाए रखने के नियम संग्रह से संबंधित मुख्य गतिविधियों के लिए अनुसूचियों का निर्माण करते हैं। संगठन के विभागों से दस्तावेज प्राप्त करने के लिए एक कार्यक्रम विकसित करने का ध्यान रखना आवश्यक है। दस्तावेजों की न्यूनतम राशि के साथ भी, यह उपाय कई गलतियों से बच जाएगा। आपको दस्तावेजों के मूल्य की जांच के लिए एक कार्यक्रम भी तैयार करना होगा। यह घटना समय पर समाप्त हो चुके दस्तावेज़ों को ट्रैक करने और नष्ट करने की अनुमति देगी।

संग्रह त्रुटियां

संग्रह में स्थानांतरित की गई फ़ाइलों की गलत फाइलिंग के कारण संग्रह में सबसे आम गलतियाँ होती हैं। इसलिए, मामलों और दस्तावेजों के हस्तांतरण की प्रक्रिया को कड़ाई से विनियमित किया जाना चाहिए। हम अनुशंसा करते हैं कि आप संभावित त्रुटियों को कम करने के लिए मामलों के नामकरण को संकलित करने और संसाधित करने की प्रक्रिया का ध्यानपूर्वक अध्ययन करें।

दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों का गलत निर्धारण भी त्रुटियों का कारण बन सकता है। उन दस्तावेज़ों के आकस्मिक विनाश से बचने के लिए जो अभी तक समाप्त नहीं हुए हैं, आप उनकी अवधारण अवधि वाले दस्तावेज़ों की एक सूची बना सकते हैं। तदनुसार, अभिलेखीय दस्तावेजों को उनकी शर्तों के अनुसार संग्रहीत करने की अनुशंसा की जाती है। स्थायी दस्तावेजों को अस्थायी भंडारण कागजात के साथ संग्रहीत करना अस्वीकार्य है, क्योंकि इससे दस्तावेजों का आकस्मिक विनाश हो सकता है। और यह, बदले में, नियामक अधिकारियों के साथ कई परेशानी पैदा कर सकता है।

यह याद रखना चाहिए कि संग्रह को कई वर्षों या दशकों तक दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करनी चाहिए। इसलिए, भंडारण के संगठन पर पूरा ध्यान दिया जाना चाहिए, क्योंकि यह संगठन के संग्रह का मुख्य कार्य है।

पुरालेख को स्वयं व्यवस्थित करने की विशेषताएं

एक तरह से या किसी अन्य, हर कंपनी का एक संग्रह होता है। लेकिन यह एक बात है जब किसी संगठन में अभिलेखीय भंडारण संरचित होता है, संग्रह के लिए जिम्मेदार एक व्यक्ति होता है और पूरी प्रक्रिया को डीबग किया जाता है और हमेशा की तरह चलता रहता है, और एक और जब दस्तावेजों को कैबिनेट और फ़ोल्डर्स में यादृच्छिक रूप से व्यवस्थित किया जाता है, या इससे भी बदतर , बस कार्यालय के कोने में फेंक दिया। और इस मामले में, यदि आवश्यक हो, या जब संबंधित अधिकारियों द्वारा जाँच की जाती है, तो सही पेपर ढूंढना एक कठिन मामला लगता है।

यदि आपकी कंपनी के पास अभी भी एक संग्रह नहीं है, तो इसे बनाना शुरू करने का समय आ गया है। यह न केवल दस्तावेजों को साफ करने में मदद करेगा, बल्कि समग्र रूप से संगठन की उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि भी करेगा। एक कुशलतापूर्वक संगठित संग्रह सभी उद्यम दस्तावेजों तक शीघ्रता से पहुंच प्रदान करेगा, और आप शांत और आश्वस्त होंगे कि एक भी पेपर खो नहीं जाएगा।

आइए देखें कि आप संग्रह को अपने दम पर कैसे व्यवस्थित कर सकते हैं और कहां से शुरू कर सकते हैं।

कार्यालय के काम में संग्रह का स्थान

कई प्रबंधक एक संग्रह बनाना महत्वपूर्ण नहीं मानते हैं, खासकर किसी कंपनी के अस्तित्व के प्रारंभिक चरण में। परन्तु सफलता नहीं मिली। जबकि कंपनी युवा है, दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा, निश्चित रूप से इतनी बड़ी नहीं है, लेकिन कुछ वर्षों में इतने सारे कागजात होंगे कि कंप्यूटर स्वचालन के विकास के बावजूद एक अलग संग्रह बनाना एक श्रमसाध्य कार्य होगा। . एक संग्रह बनाने से कार्यालय के काम में महत्वपूर्ण मानव और वित्तीय संसाधन लगते हैं। इसलिए, प्रारंभिक चरण में चिंता करना और संगठन में दस्तावेजों के संरचित भंडारण को सुनिश्चित करना बेहतर है।

एक संग्रह न केवल दस्तावेजों में एक आदेश है, बल्कि यह भी एक निश्चित संकेतक है कि आपकी कंपनी में क्या किया गया है और क्या नहीं। वास्तव में, किसी भी संगठन में किसी भी अप-टू-डेट दस्तावेज़ीकरण को संग्रह के अतिरिक्त माना जा सकता है। इससे पहले कि आप एक संग्रह बनाना शुरू करें, आपको कानूनी सूक्ष्मताओं पर विचार करने की आवश्यकता है। आखिरकार, आप अभी भी कंपनी के दस्तावेजों के भंडारण को व्यवस्थित करते हैं, जिसमें शामिल हो सकते हैं गोपनीय जानकारीया व्यक्तिगत डेटा।

समाज के सूचनाकरण के बावजूद, भौतिक मीडिया पर पारंपरिक अभिलेखागार की भूमिका महत्वपूर्ण बनी हुई है।

संग्रह करने का कानूनी आधार: संग्रह बनाने की आवश्यकता किसे है

दस्तावेज़ प्रवाह के रूप की परवाह किए बिना संग्रह करना आवश्यक है और इसे अपने दम पर और तीसरे पक्ष की फर्मों की भागीदारी के साथ किया जा सकता है।

दस्तावेज़ों को अपने संगठन से बाहर रखना एक महंगी सेवा है, साथ ही आवश्यक कागज़ तक शीघ्रता से पहुँचने में समस्या होगी। इसलिए, बहुत से लोग अपनी कंपनी के भीतर अभिलेखीय भंडारण चुनते हैं - वे अभिलेखीय भंडारण के लिए एक अलग कार्यालय बनाते हैं, और कभी-कभी एक संपूर्ण कमरा।

दस्तावेज़ीकरण के लिए रिपॉजिटरी का प्रमुख सीधे जिम्मेदार होता है। यदि संगठन छोटा है, और कर्मचारियों के विस्तार की उम्मीद नहीं है, तो या तो सचिव, कार्मिक अधिकारी, या कंपनी के वे कर्मचारी जो दस्तावेज़ प्रवाह के लिए शुरू में जिम्मेदार थे, संग्रह का प्रबंधन करते हैं।

इससे पहले कि आप एक संग्रह बनाना शुरू करें, 22 अक्टूबर 2004 नंबर 125-FZ "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर" के संघीय कानून का अध्ययन करें।

यह कहा जा सकता है कि यह मुख्य दस्तावेज है जो रूसी संघ के घटक संस्थाओं के स्तर पर कानूनों का आधार बनाता है, अभिलेखीय कागजात के साथ काम करने के नियमों को निर्धारित करता है, भंडारण अवधि निर्धारित करने वाले दस्तावेजों की सूची के लिए महत्वपूर्ण है, आदि। यह स्थिति बताता है, और नियमों, सूचियों और निर्देशों में यह पता चलता है कि प्रावधान कैसे काम करता है और इसे कैसे लागू किया जाता है।

इन सभी दस्तावेजों की समग्रता अभिलेखीय भंडारण के निर्माण और प्रावधान के लिए कानूनी आधार के सार को दर्शाती है। वे सभी प्रकार के स्वामित्व वाले संगठनों द्वारा उपयोग के लिए भी अनिवार्य हैं।

कागज और इलेक्ट्रॉनिक संग्रह

आज की संग्रह प्रक्रिया में जरूरी नहीं कि कागजी रिकॉर्ड शामिल हों। परंपरा के अनुसार, सभी महत्वपूर्ण (सार्वजनिक और निजी दोनों अर्थों में) दस्तावेजों में कागज की नकल होती है, लेकिन हाल के वर्षों में उनके महत्व को काफी संशोधित किया गया है। पारंपरिक भौतिक मीडिया का लाभ ऊर्जा स्वतंत्रता है। आप हमेशा एक शीट से पढ़ सकते हैं, इलेक्ट्रॉनिक्स का कोई संदर्भ नहीं। माइनस - कागज की अत्यधिक नाजुकता। मानक लेखन शीट बहुत पतली और तुरंत नम होती है। के साथ कोई संग्रह पारंपरिक दस्तावेजहवा की नमी, धूल से सुरक्षा, प्रकाश की चमक को सीमित करने आदि के लिए सख्त परिस्थितियों में संग्रहित किया जाना चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक संग्रह रोजमर्रा की जिंदगी और भविष्य की तकनीक है। सभी सबसे उन्नत सुरक्षा विधियां विशेष रूप से दस्तावेज़ भंडारण के इलेक्ट्रॉनिक रूप से संबंधित हैं। विधायी आधार, दुर्भाग्य से, देर हो चुकी है और इस प्रकार दस्तावेजों को बचाने के लिए नवीनतम तकनीकों के उपयोग को गंभीरता से सीमित करता है। साइबर सुरक्षा उद्देश्यों के लिए, सबसे महत्वपूर्ण संग्रहीत डेटा को तिजोरी में ही सर्वर पर स्थानीय नेटवर्क पर विशेष रूप से संग्रहीत किया जाता है। पर पिछला दशक"क्लाउड" प्रौद्योगिकियां सक्रिय रूप से विकसित हो रही हैं, लेकिन असाधारण रूप से उच्च महत्व की सामग्री के मामले में "क्लाउड" को आंतरिक बनाना बेहतर है।

इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकी में परिवर्तन के लिए भी पुरालेखपालों के काफी पुनर्प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।

समाज के सूचनाकरण के बावजूद, भौतिक मीडिया पर पारंपरिक अभिलेखागार की भूमिका महत्वपूर्ण बनी हुई है। महत्वपूर्ण डेटा के भंडारण की विश्वसनीयता बढ़ाने के दृष्टिकोण से और साइबर सुरक्षा के बुनियादी मुद्दों के आधार पर सामग्री बैकअप का उपयोग उचित है।

पुरालेख संगठन प्रक्रिया

कागजों को बचाने की आवश्यकता को निर्धारित करने के साथ प्रक्रिया हमेशा शुरू होती है। एक संगठन को कंपनी के प्रमुख और व्यवसाय प्रबंधन के लिए जिम्मेदार अधीनस्थों दोनों द्वारा शुरू किया जा सकता है।

एक संग्रह बनाने के चरण

पुरालेखपाल और नियंत्रण निकायसंग्रह को अलग से एक भौतिक घटना के रूप में और अपरिहार्य व्यावसायिक नौकरशाही के संरचनात्मक भाग के रूप में माना जाता है। पहले अर्थ में, संग्रह में व्यावसायिक कागजात का पूरा सेट शामिल है जो भंडारण के लिए मूल्य का है। दूसरे अर्थ में, संग्रह विभाग उस संगठन की एक संरचनात्मक इकाई है जो वहन करती है पूरी जिम्मेदारीउन्हें कैसे संरक्षित किया जाएगा प्रतिभूतियों. एक संग्रह बनाने के संदर्भ में, इसका मतलब है कि अतिरिक्त जिम्मेदार कर्मचारियों और विशेष भंडारण की स्थिति दोनों को नियुक्त करने की आवश्यकता है।

खरोंच से अपना संग्रह बनाने के सामान्य चरण हैं:

• संग्रह के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों की नियुक्ति के संबंध में संस्था को आदेश जारी करना। छोटे संगठनों में, कार्यालय का काम और अभिलेखागार एक ही व्यक्ति द्वारा प्रबंधित किया जाता है। हालांकि, इससे बड़ी मात्रा में कार्यप्रवाह के मामले में किसी व्यक्ति पर अनावश्यक बोझ पड़ता है;
• मामलों के नामकरण का विकास। यह आमतौर पर मानक प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की संघीय सूची के अनुसार तैयार किया जाता है। अंतिम संशोधनसूची 2016 में रूसी संघ की सरकार द्वारा तैयार की गई थी और अनिवार्य है;
• भंडारण अवधि का निर्धारण। विशेष महत्व के मामले स्थायी रूप से संग्रहीत किए जाते हैं। अस्थायी भंडारण दस्तावेज एक दशक से अधिक समय से हैं। पर विशेष अवसरोंएक आदेश संग्रह में दस्तावेजों की नियुक्ति तीन, पांच या अन्य वर्षों के लिए निर्धारित कर सकता है;
• विभागों और कर्मचारियों को वितरण विशेष अर्कउनके विभागों की जिम्मेदारी के तहत मामले के शीर्षक के साथ। प्रोफ़ाइल उद्योग के उद्यमों के एक नमूने के साथ, इन अर्क का संकलन अभिलेखीय फ़ाइलों की सूची के अनुसार सख्त रूप से किया जाता है, यदि कोई नहीं है।

सूचीबद्ध चरण रणनीतिक हैं, संग्रह की पूरी अवधि के दौरान उनका पालन किया जाता है। प्राथमिक कार्य योजना अभिलेखीय कार्यकर्ताहै:

• कार्य स्थल पर संग्रह के संगठन का मूल्यांकन। इस स्तर पर, उपलब्ध दस्तावेजों की एक प्रारंभिक सूची संकलित की जाती है, यह पहले से माना जाता है कि कौन से लापता कागजात संग्रह में रखे जाने चाहिए, साथ ही संग्रह में उनकी प्राप्ति का अनुमानित समय भी।
• नव निर्मित प्रभाग में कार्यप्रवाह का मानकीकरण। अभिलेखागार में काम करने की बारीकियों और प्रलेखन के संरक्षण की कानूनी सूक्ष्मताओं के साथ संग्रह के प्रमुख या नए जिम्मेदार कर्मचारियों के उनके प्रतिस्थापन प्रमुख द्वारा परिचित;
• भंडारण के लिए वर्तमान में अप्रयुक्त सभी सूचनाओं की स्वीकृति का संगठन। निर्धारित तरीके से दस्तावेजों के वर्गीकरण, पुन: पंजीकरण और संग्रह के लिए सीधे तौर पर जिम्मेदार व्यक्तियों के पुरालेखपाल के रूप में नियुक्ति।
• सभी नकद दस्तावेजों की सूची। एक अलग फ़ाइल बनाई जाती है, जहाँ मामलों की विशेषताएँ लिखी जाती हैं। उसी समय, पिछले वर्षों के वर्कफ़्लो पर रिपोर्ट की जाँच की जाती है। विवरण समाप्त होने की स्थिति में कमियां, अप्रासंगिक जानकारी हटा दी जाती है
• मामलों का नामकरण तैयार करना। आमतौर पर, स्थापित उद्योग मानकों के अनुसार कैटलॉगिंग की जाती है, हालांकि, संग्रह की संरचना के आधार पर, यह एक दिशा या किसी अन्य में बदल सकता है।
• भंडार के लिए अनुमतियाँ और पहुँच प्रतिबंध निर्धारित करना। यदि संगठन छोटा है, तो लगभग सभी कर्मचारियों के पास अभिलेखीय सामग्री तक पहुंच हो सकती है। यदि एक कानूनी इकाई के कई विभाग हैं, तो विशेषज्ञता के अनुसार जिम्मेदारी का प्रतिनिधिमंडल आमतौर पर अभ्यास किया जाता है।
• दस्तावेज़ प्राप्त करने और जारी करने का एक सामान्य रिकॉर्ड बनाना। संग्रह को फिर से भरने और वहां से दस्तावेज़ लेने वाले व्यक्तियों की एक इलेक्ट्रॉनिक या भौतिक फ़ाइल। यह पहुंच की डिग्री को भी इंगित करता है।
• रिपोर्ट के लिए संबंधित विभागों (या जिम्मेदार कर्मचारियों) से संपर्क करके अभिलेखीय कागजात की कमी की खोज करें। यदि आवश्यक हो, तो उन्हें अन्य कानूनी संस्थाओं से प्राप्त करने के लिए अनुरोध किया जाता है।
• केस बाइंडिंग का संगठन। विशेष अभिलेखीय नियमावली हैं जो सभी बाध्यकारी तकनीकों का विस्तार से वर्णन करती हैं, कागज के प्राकृतिक क्षय और दस्तावेज़ीकरण के भंडारण के लिए मानक रूप कारक को ध्यान में रखते हुए।
• वास्तविक कार्य के लेखांकन का संगठन। नई फाइल कैबिनेट का निर्माण और अभिलेखीय फाइलों के वितरण की प्रक्रिया। वर्कफ़्लो में सभी दस्तावेज़ों में अभी भी महत्व की श्रेणी और भावी संग्रहण होना चाहिए

उपरोक्त के अलावा, पुरालेखपाल की क्षमता में मामले के वित्तीय पक्ष के संबंध में लेखा विभाग को अनुमान प्रस्तुत करना शामिल है। यह संग्रह की स्थापना के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है। यदि कंपनी के पास पुनर्गठन या निर्माण के दौरान दस्तावेज़ीकरण के लिए पहले से ही ठंडे बस्ते और भंडारण की जगह है, तो संग्रह उपकरण के लिए खर्च नगण्य हैं। हालांकि, शुरुआत से प्रक्रिया का संगठन अधिक गंभीर वित्तीय प्रभावों की आवश्यकता की बात करता है। निम्नलिखित खंड दस्तावेज़ीकरण की सामग्री के लिए सख्त शर्तों का विस्तार से वर्णन करता है, जिससे विचलन करना बिल्कुल असंभव है। इसलिए यहां बचत करना भी अनुचित है।

बदले में, संगठन के बाहर संग्रह की सुरक्षा और निर्यात के मुद्दे पुरालेखपाल की प्रत्यक्ष क्षमता के भीतर नहीं हैं। वह केवल उसे सौंपे गए परिसर की स्थिति की निगरानी करता है। क़ीमती सामानों के सुरक्षित भंडारण के लिए विद्युत तारों और अन्य संचारों का अनुपालन - तकनीकी विभाग का पल्ली। और अभिलेखागार को स्थानांतरित करने के मुद्दे आमतौर पर निदेशालय की क्षमता के भीतर होते हैं और संग्रह स्तर पर स्थानीय रूप से हल नहीं होते हैं।

अभिलेखीय दस्तावेजों को कैसे स्टोर करें

संग्रहीत दस्तावेज़ीकरण का संग्रहण प्रपत्र सीधे सेट किया जा सकता है। उपरोक्त रिपोर्टिंग के एक मुक्त रूप की भी संभावना है। हालांकि, एकरूपता और संचलन में आसानी के लिए, अभिलेखीय मुद्दे से संबंधित सभी कागजात "क्राउन" फॉर्म फैक्टर के फ़ोल्डर रजिस्ट्रार में संग्रहीत किए जाते हैं। पहले, पंजीकरण फाइलें वितरित की जाती थीं, लेकिन अधिक से अधिक बार रजिस्टर ऑनलाइन कार्यालयों और अन्य इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों में बनाए रखा जाता है।

साथ ही, डेटा संग्रहण के लिए, उपयुक्त TCO ( तकनीकी साधनसीख रहा हूँ)। यह एक प्रस्तुति तकनीक है, जो अक्सर दुर्लभ होती है। खेलने योग्य प्रारूपों के रूप में आपको आवश्यकता हो सकती है:

• तीन इंच, पांच इंच, आठ इंच के फ्लॉपी डिस्क के लिए ड्राइव;
• फिल्मस्ट्रिप्स और स्लाइड प्रोजेक्टर;
• रील कैमरे (आमतौर पर - आठ-मिलीमीटर)।

  दस्तावेजों के लिए एक भंडारण कक्ष विशेष रूप से सुसज्जित है। हालांकि, छोटे संगठनों में, ये सामान्य कार्यालय हैं। आदर्श परिस्थितियों में, भंडारण सुविधा के माध्यम से पानी की आपूर्ति और सीवेज पाइप, तकनीकी जल निर्वहन करना मना है। यहां एक विशेष भूमिका एक अलग आग बुझाने की प्रणाली और एक स्वायत्त अलार्म सिस्टम द्वारा उजागर की गई है। लीक और शॉर्ट सर्किट से बचने के लिए विभिन्न कमरों को शक्तिशाली विद्युत उपकरण, प्रशीतन इकाइयों, अभिलेखागार के बगल में बॉयलर रखना मना है। वेंटिलेशन भी स्वायत्त होना चाहिए।

दस्तावेजों को संग्रहीत करने की शर्तें संग्रहालय के करीब हैं, हालांकि थोड़ी सरल हैं। हालाँकि, "ताज़ा" फ़ाइलें थोड़ी देर तक संग्रहीत की जाती हैं रूसी कानूनमानक स्थितियों में प्रलेखन के दीर्घकालिक रखरखाव को विनियमित किया जाता है। परिसर के तापमान और आर्द्रता की निगरानी थर्मामीटर और हाइग्रोमीटर से की जानी चाहिए। कुछ मामलों में, साइकोमीटर स्थापित किए जाते हैं जो एक साथ आर्द्रता और तापमान दोनों को मापते हैं। ऑफसेट पेपर बहुत पतला होता है, लगभग 70 ग्राम घनत्व के साथ, यह नमी और तापमान में उतार-चढ़ाव के लिए बेहद हानिकारक है। छोटे कृन्तकों के मोल्ड, धूल, कीड़ों की उपस्थिति को बाहर करने के लिए भंडारण में हवा को स्वतंत्र रूप से चलना चाहिए।

संग्रह इकाई का तकनीकी समर्थन (यह भी सामग्री है) कर्मचारियों के कार्यों और आकार के आधार पर संगठनों के लिए बहुत भिन्न होता है, लेकिन सामान्य सिफारिशें होती हैं। मामलों को आमतौर पर अलमारियों या अलमारियाँ में संग्रहीत किया जाता है, पहला और दूसरा अग्निरोधक होना चाहिए, और इसलिए धातु। ठंडे बस्ते को खिड़कियों से अंत तक रखा जाना चाहिए ताकि प्रकाश कागज पर न पड़े। नमी और ठंड को बाहर करने के लिए अलमारियों को बाहरी दीवारों पर नहीं रखा जाता है।

• "क्राउन" प्रकार के 30 फ़ोल्डर या 50 सामान्य फ़ोल्डर प्रति मीटर रैक बन जाते हैं;
• एक संग्रह रैक में 230 सेमी ऊंचा और 12 अलमारियां।

कुल मिलाकर, एक रैक पर न्यूनतम 350 और अधिकतम 600 मामले रखे जा सकते हैं। व्यक्तिगत रैक के बीच की दूरी - 80 सेमी से, साइड रैक के साथ समग्र पैरामीटर - 100x65 सेमी।

संग्रह के संगठन का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा फाइलों का स्थानांतरण है। दस्तावेज़ प्रबंधन में शामिल कर्मियों के वास्तविक गठन के अलावा, मामलों को स्वयं बनाना और तैयार करना, साथ ही साथ उनके मूल्य की जांच करना आवश्यक है। सामग्री के मूल्य पर निर्णय लेने के लिए, एक फाइलिंग या बाध्यकारी चादरों की संख्या, एक सूची, कवर के सही डिजाइन और वास्तव में शिलालेख के साथ किया जाता है। भंडारण विस्तार के लिए केवल ऐसे दस्तावेजों पर ही विचार किया जा सकता है।

भंडारण की स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) अवधि वाले दस्तावेज़ मात्रा में दायर किए जाने चाहिए। प्रत्येक खंड की लंबाई की सीमा 250 पृष्ठ है। यदि मामला बहुत लंबे भंडारण के अधीन नहीं है, तो आंशिक पंजीकरण प्रक्रिया का अभ्यास किया जाता है, जिसमें सभी विवरणों की आवश्यकता नहीं होती है। इस मामले में, आप शीट्स को नंबर नहीं दे सकते हैं, प्रमाणन शिलालेख नहीं लिख सकते हैं और मामले के भीतर ही अतिरिक्त व्यवस्थितकरण में संलग्न नहीं हैं।

इस प्रकार, संगठन के संग्रह विभाग के गठन के बुनियादी चरण भी बहुत श्रमसाध्य हैं और इसमें काफी समय लगता है। यही कारण है कि इस कार्य क्षेत्र में केवल उत्पादक और जिम्मेदार लोगों को नियुक्त किया जाता है, जो मौजूदा मामलों के लेखांकन और "नए आगमन" सामग्री की भागीदारी के साथ वर्कफ़्लो दोनों के साथ निर्बाध रूप से काम करना जारी रख सकते हैं।

उपरोक्त युक्तियाँ मुख्य रूप से व्यक्तिगत उद्यमियों और एलएलसी के लिए प्रासंगिक हैं। हालांकि सामान्य सिद्धांत"शून्य" संग्रह की प्रक्रिया का संगठन कानूनी इकाई के प्रकार पर निर्भर नहीं करता है।
आरंभ से अभिलेखीय व्यवसाय के संबंध में अंतिम शोध इस प्रकार हैं:

• प्रत्येक नया संग्रहसावधानीपूर्वक रसद और वित्तीय नियोजन की आवश्यकता है;
• संग्रह के इलेक्ट्रॉनिक रूप - भविष्य की तकनीक, लेकिन अपर्याप्त के साथ वैधानिक ढाँचा;
• पेपर मीडिया के लिए भंडारण की स्थिति सबसे सख्त होनी चाहिए;
• एक संग्रह बनाते समय, आने वाले सभी दस्तावेजों की जिम्मेदारी के लिए अधिकारियों को आवश्यक रूप से प्रत्यायोजित किया जाता है।

पत्रिका के पिछले अंक में, हमने अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया के बारे में बात की थी - दस्तावेजों के मूल्य की जांच के साथ शुरू और संग्रह में स्थानांतरण के लिए फाइलों की तैयारी के साथ समाप्त।

अभिलेखीय भंडारण के लिए हस्तांतरित मामलों को विशेष रूप से निर्दिष्ट कमरे में संग्रहित किया जाएगा। अगला, हम दस्तावेजों के भंडारण को व्यवस्थित करने के साथ-साथ अभिलेखीय भंडारण के लिए मामलों को प्राप्त करने और स्थानांतरित करने की प्रक्रिया के बारे में बात करेंगे।

संग्रह कक्ष

तो, संगठन में संग्रह कहाँ स्थित होना चाहिए, इसके प्लेसमेंट के लिए बुनियादी आवश्यकताएं क्या हैं, साथ ही दस्तावेजों को संग्रहीत करने की शर्तें क्या हैं?

उन भवनों के लिए आवश्यकताएँ जिनमें संग्रह है

संग्रह के भवनों और परिसर के लिए आवश्यकताओं को संगठन के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के खंड 4.2 द्वारा स्थापित किया गया है (6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित)।

सबसे पहले, यह विचार करने योग्य है कि जीर्ण इमारतों, लकड़ी की इमारतों, नम मुख्य इमारतों, तहखाने, अटारी कमरे, स्टोव हीटिंग के साथ संग्रह की नियुक्ति की अनुमति नहीं है।

अनुकूलित भवनों में अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए अभिप्रेत परिसर होना चाहिए पृथकबाकी इमारत से। खानपान सेवाओं, खाद्य गोदामों, ज्वलनशील और आक्रामक पदार्थों को संग्रहीत करने वाले या ज्वलनशील और रासायनिक प्रौद्योगिकियों का उपयोग करने वाले संगठनों के कब्जे वाले भवन के परिसर में अभिलेखीय दस्तावेजों को रखने की अनुमति नहीं है।

संगठन का संग्रह विशेष रूप से निर्मित या दस्तावेजों के भंडारण के लिए अनुकूलित या भवन के एक अलग कमरे में स्थित होना चाहिए।

कमरे को खतरनाक से हटा दिया जाना चाहिए आग सुरक्षावस्तुओं। इनमें, उदाहरण के लिए, गैस स्टेशन, पार्किंग स्थल, गैरेज शामिल हैं।

साथ ही, संगठन के संग्रह के भवन (परिसर) के पास कोई वस्तु नहीं होनी चाहिए, वायु प्रदूषक.

अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए उपयुक्त भवन (परिसर) का चयन करते समय, यह विचार करने योग्य है कि संग्रह के पूर्ण संचालन के लिए निम्नलिखित अलग परिसर की आवश्यकता है:

1) संग्रह भंडारण;

2) स्वागत के लिए परिसर, दस्तावेजों का अस्थायी भंडारण, दस्तावेजों का अनुकूलन;

3) दस्तावेजों के उपयोग के लिए परिसर;

4) संग्रह कर्मचारियों के काम करने के कमरे (कमरा)।

संग्रह उपकरण

यदि संभव हो तो संग्रह स्वयं ही होना चाहिए, हटाए गएप्रयोगशाला से, उत्पादन, घरेलू परिसरऔर उनके साथ सामान्य रूप से वेंटिलेशन नलिकाएं नहीं होनी चाहिए। इसे पड़ोसी कमरों से अलग किया गया है। अग्निरोधक दीवारेंऔर कम से कम दो घंटे की आग प्रतिरोध सीमा के साथ छत। अभिलेखागार के अंदर पाइप नहीं बिछानापानी की आपूर्ति और सीवरेज, तकनीकी या घरेलू पानी के आउटलेट।

संग्रह भंडारण के स्थान की योजना बनाते समय, यह विचार करने योग्य है कि इसके साथ परिसर होना बेहतर है उत्तर दिशा में खिड़कियाँ.

यह भी महत्वपूर्ण है कि निर्माण सामग्री , दीवारों, फर्शों, छतों, अभिलेखागार की आंतरिक सजावट को कवर करने के लिए उपयोग किया जाता है, धूल इकट्ठा नहीं करना चाहिए, इसका स्रोत होना चाहिए या आक्रामक रसायनों का उत्सर्जन नहीं करना चाहिए।

संग्रह भंडारण के परिसर में, प्राकृतिक या कृत्रिम हवादार. अगर हम एयर कंडीशनिंग सिस्टम के बारे में बात करते हैं, तो उन्हें निम्नलिखित विशेषताओं को पूरा करना होगा:

2-3 की विनिमय दर के साथ वायु परिसंचरण सुनिश्चित करें;

एक स्थिर तापमान और आर्द्रता शासन बनाए रखें;

धूल और आक्रामक अशुद्धियों से हवा को साफ करने के लिए;

कॉम्पैक्टनेस और दक्षता की आधुनिक आवश्यकताओं को पूरा करें।

पुरालेख ऊंचाई (रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार, संग्रहालयों और पुस्तकालयों, रूसी विज्ञान अकादमी के संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के अधिग्रहण, लेखांकन और दस्तावेजों के उपयोग के लिए नियमों के खंड 2.11.1.2 (अनुमोदित) रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 18 जनवरी, 2007 के क्रमांक 19 के आदेश के अनुसार, दिनांक 16 फरवरी, 2009 द्वारा संशोधित)) अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने के उद्देश्य से उपकरणों के आकार और मापदंडों पर निर्भर करता है, लेकिन 2.25 से कम नहीं होना चाहिए। उभरी हुई संरचनाओं के नीचे से मी और 4 मीटर से अधिक नहीं।

संग्रह में उपयोग करना मना है आग, हीटिंग डिवाइस, विदेशी वस्तुओं की नियुक्ति।

इसमें संग्रह रखने के लिए परिसर की उपयुक्तता की जांच

संगठन के संग्रह के लिए एक इमारत (परिसर) की उपयुक्तता पर अंतिम निर्णय राज्य अग्नि पर्यवेक्षण और स्वच्छता और महामारी विज्ञान स्टेशन के निष्कर्षों को ध्यान में रखते हुए किया जाता है।

संगठन के अनुकूलित भवनों या परिसरों में उचित जांच किए जाने के बाद ही संग्रह रखा जाता है।

संभावित भार, हीटिंग और वेंटिलेशन सिस्टम की उपस्थिति और स्थिति को ध्यान में रखते हुए, इमारतों या संग्रह परिसर की आग प्रतिरोध, मुख्य संरचनाओं के स्थायित्व और इंटरफ्लोर छत की ताकत को निर्धारित करने के लिए यह परीक्षा आवश्यक है।

यह संगठन के प्रतिनिधियों (एक नियम के रूप में, संग्रह के कर्मचारी), आग, सुरक्षा, निर्माण, स्वच्छता और महामारी विज्ञान और अन्य विशेष सेवाओं द्वारा किया जाता है।

परीक्षा के परिणामों के आधार पर एक अधिनियम तैयार किया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ों का राज्य संग्रह में स्थानांतरण

दस्तावेज़ हमेशा संगठन में ही संग्रहीत नहीं होते हैं। पार्टियों के बीच एक उपयुक्त समझौते के समापन के बाद उनमें से कुछ को राज्य (नगरपालिका) संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

मूल नियमों के खंड 9.9 के अनुसार, अभिलेखीय संस्था के विशेषज्ञ समीक्षा आयोग (ईपीसी) द्वारा अनुमोदित मामलों की सूची के अनुसार दस्तावेजों को राज्य संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है।

मामलों का स्थानांतरण व्यक्तिगत रूप से किया जाता है। इन्वेंट्री की प्रत्येक प्रति पर, राज्य संग्रह में दस्तावेजों की स्वीकृति के बारे में नोट्स बनाए जाते हैं, स्वीकृति और मामलों के हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार किया जाता है।

राज्य संग्रह में दस्तावेजों के प्राथमिक हस्तांतरण के मामले में, संगठन को ऐतिहासिक जानकारी को संगठन के अभिलेखीय कोष में स्थानांतरित करना होगा। भविष्य में, दस्तावेजों को स्थानांतरित करते समय, नाम, कार्यों, संरचना, संगठन की अधीनता, संरचना और दस्तावेजों की स्थिति (यदि कोई हो) में परिवर्तन के बारे में ऐतिहासिक जानकारी के लिए एक अतिरिक्त दिया जाता है।

यदि संचरण के दौरान पता चला है सूची में अंतिम प्रविष्टि और हस्तांतरित मामलों की वास्तविक उपस्थिति के बीच विसंगतियां, इन्वेंट्री में एक नई अंतिम प्रविष्टि की जाती है, जो वास्तविक उपस्थिति और लापता मामलों की संख्या को इंगित करती है। सार्वजनिक भंडारण के लिए दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के अधिनियम में लापता मामलों की संख्या भी निर्दिष्ट की गई है। अधिनियम से जुड़े संगठन का प्रमाण पत्र उनकी अनुपस्थिति के कारणों को इंगित करता है।

दस्तावेजों की खोज के लिए संगठन का संग्रह भी जिम्मेदार है।

दस्तावेजों की अनुपस्थिति में, यदि उनकी खोज के उपायों के परिणाम नहीं मिले हैं, तो उन मामलों की खोज न करने पर एक अधिनियम तैयार किया जाता है, जिनके लिए खोज पथ समाप्त हो गए हैं।

खोए हुए मूल दस्तावेजों को उनकी प्रतियों से बदला जा सकता है।

स्थायी भंडारण के लिए संगठन के अभिलेखीय दस्तावेजों को राज्य संग्रह में स्थानांतरित करने से तुरंत पहले, राज्य संग्रह के एक प्रतिनिधि के साथ, मामलों के वैज्ञानिक और तकनीकी प्रसंस्करण की शुद्धता, दस्तावेजों की भौतिक और स्वच्छता और स्वच्छ स्थिति की जाँच की जाती है। .

यदि त्रुटियां, दोष, कमियां पाई जाती हैं, तो एक उपयुक्त अधिनियम भी तैयार किया जाता है। अगला, संगठन द्वारा पहचाने गए दोषों को समाप्त कर दिया जाता है (मूल नियमों के खंड 9.10)।

अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ, संगठन राज्य संग्रह में स्थानांतरित होता है सूची की तीन प्रतियां और मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण के अधिनियम की एक प्रति.

अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के आयोजन के लिए उपरोक्त सभी प्रक्रियाएं योग्यता और शिक्षा के उपयुक्त स्तर के विशेषज्ञों के संगठन में उपस्थिति दर्शाती हैं।

पुरालेख के कार्य का संगठन

संग्रह का संरचनात्मक संगठन कंपनी में दस्तावेजों की मात्रा पर निर्भर करता है। कभी-कभी अभिलेख प्रबंधन सेवा के हिस्से के रूप में संग्रह को एक स्वतंत्र विभाग या उपखंड के रूप में व्यवस्थित किया जाता है। एक संग्रह का आयोजन करते समय, कई अनिवार्य नियमों का पालन किया जाना चाहिए। संग्रह के उचित संचालन के लिए, संगठन के संग्रह पर एक विनियमन (निर्देश) विकसित करने और अपनाने की सिफारिश की जाती है।

संग्रह के प्रमुख या संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति (अभिलेखागार) को पद पर नियुक्त किया जाता है और संगठन के प्रमुख के आदेश से बर्खास्त कर दिया जाता है।

पुरालेखपाल की मुख्य गतिविधियाँ हैं:

संग्रह के काम का संगठन;

जिम्मेदारी, आपराधिक जिम्मेदारी सहित (उदाहरण के लिए, यदि संग्रह से दस्तावेज़ चोरी, नष्ट, क्षतिग्रस्त या जानबूझकर छिपाए गए हैं (रूसी संघ के आपराधिक संहिता के अनुच्छेद 325 का भाग 1)), संग्रह को सौंपे गए कार्यों की पूर्ति के लिए .

पुरालेखपाल को समय-समय पर जानकारी दी जानी चाहिए, और कुछ मामलों में (उदाहरण के लिए, काम के आयोजन के नए तरीकों की शुरूआत, जैसे अभिलेखीय दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस) - एक इंटर्नशिप।

वैसे। संगठन में पुरालेखपाल की ब्रीफिंग अभिलेखीय विभाग के प्रमुख या ऐसे कार्यों को करने वाले व्यक्ति द्वारा की जाती है। इस प्रकार की सेवा प्रदान करने वाले शैक्षणिक संस्थान में प्रासंगिक विषयों पर प्रशिक्षण संगोष्ठी के भाग के रूप में इंटर्नशिप की जा सकती है।

पुरालेखपाल की स्थिति में परिलक्षित होना चाहिए स्टाफसंगठन।

उद्यम का संग्रह अधिकारों पर कार्य कर सकता है:

1) एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई। संगठन के संग्रह की गतिविधियों का सामान्य प्रबंधन उसके प्रमुख को सौंपा गया है, और संग्रह की दैनिक गतिविधियों का प्रबंधन - एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई के प्रमुख को;

2) संगठन के रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा के हिस्से के रूप में एक संरचनात्मक उपखंड। इस मामले में, नेतृत्व को रिकॉर्ड कीपिंग सेवा के प्रमुख और संरचनात्मक इकाई के प्रमुख को सौंपा जाता है।

संगठन के पुरालेखपाल के मुख्य कार्य हैं:

1) दस्तावेजों के साथ संग्रह को पूरा करना, जिसकी संरचना संग्रह पर विनियमन द्वारा प्रदान की जाती है;

2) लेखांकन और दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना;

3) सृजन वैज्ञानिक संदर्भ उपकरणदस्तावेजों को संग्रहित करने के लिए;

4) संग्रह में संग्रहीत दस्तावेजों का उपयोग;

5) से संबंधित दस्तावेजों की तैयारी और हस्तांतरण अभिलेखीय निधिरूसी संघ, रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अभिलेखीय प्रबंधन निकायों द्वारा स्थापित नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार स्थायी भंडारण के लिए।

मुख्य कार्यों को करने के लिए, पुरालेखपाल निम्नलिखित कार्य करता है:

1) संगठन के संरचनात्मक प्रभागों की सूची बनाए रखना, जो संग्रह के अधिग्रहण के स्रोत हैं;

2) संगठन के संरचनात्मक विभागों से मामलों के नामकरण के अनुसार गठित अभिलेखीय फाइलों की स्वीकृति;

3) संग्रह में प्राप्त दस्तावेजों का लेखा और सुरक्षा सुनिश्चित करना;

4) संग्रह दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की वर्तमान स्थिति का निर्माण और रखरखाव;

5) अभिलेखीय दस्तावेजों की सामग्री के संबंध में संगठन के प्रबंधकों और संरचनात्मक विभागों के लिए सूचना सेवाओं का संगठन;

6) संगठन और व्यक्तियों के संरचनात्मक विभागों के अनुरोध पर दस्तावेजों के उपयोग को व्यवस्थित करना, रिकॉर्ड रखना और इस तरह के उपयोग का विश्लेषण करना;

7) दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा में भागीदारी, साथ ही स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए संगठनात्मक और पद्धतिगत उपायों का एक सेट प्रदान करना;

8) संगठनों के संरचनात्मक प्रभागों में मामलों के गठन और निष्पादन की शुद्धता का सत्यापन;

9) संगठन और उसके संरचनात्मक प्रभागों के मामलों के नामकरण को संकलित करने पर काम करना;

10) कार्यप्रणाली प्रदान करना और व्यावहारिक मदददस्तावेजों के साथ काम करने के मुद्दों पर संगठन के संरचनात्मक विभाजन;

11) संगठन के भीतर प्रबंधन के लिए संग्रह और प्रलेखन समर्थन पर नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों के विकास में भागीदारी;

12) संग्रह कार्यकर्ताओं के कौशल में सुधार के लिए गतिविधियों को अंजाम देने में भागीदारी।

संगठन के संग्रह और दस्तावेजों के उपयोग के लिए मामलों का स्थानांतरण

संगठन के संग्रह में मामलों का स्थानांतरण अनुसूची के अनुसार किया जाता है, जिसे संग्रह द्वारा संकलित किया जाता है, संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुखों के साथ सहमति व्यक्त की जाती है जो दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करते हैं, और संगठन के प्रमुख (खंड) द्वारा अनुमोदित होते हैं। मूल नियमों के 3.7.25)।

संग्रह में प्रत्येक मामले की स्वीकृति और स्थानांतरण एक कर्मचारी की उपस्थिति में किया जाता है - संरचनात्मक इकाई का एक प्रतिनिधि।

चूंकि किसी संगठन के संग्रह की उपस्थिति का तात्पर्य न केवल दस्तावेजों के भंडारण से है, बल्कि उनके उपयोग से भी है, इसलिए संग्रह से दस्तावेज जारी करने की प्रक्रिया को विकसित करना और अपनाना आवश्यक है। यह प्रक्रिया संगठन के कर्मचारियों के अनुरोध पर की जानी चाहिए।

उदाहरण के लिए, अभिलेखागार के संचालन के नियम यह स्थापित करते हैं कि दस्तावेजों को जारी करना संगठन के कर्मचारियों को मामले जारी करने की पुस्तकों में दर्ज किया जाना चाहिए।

प्रत्यर्पण सीधे संगठन के कर्मचारियों को मामले जारी करने की आवश्यकताओं द्वारा जारी किया जाता है, अन्य संगठनों को अस्थायी उपयोग के लिए मामले जारी करने पर कार्य करता है।

अस्थायी उपयोग के लिए दस्तावेज़ जारी करने की अवधि अधिक नहीं होनी चाहिए एक महीनासंगठन के कर्मचारियों द्वारा उपयोग के लिए और तीन महीने- अन्य संगठनों द्वारा अस्थायी उपयोग के लिए।

ध्यान दें कि संगठन में दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण का संगठन इस तथ्य के कारण भी आवश्यक है कि उचित जांच करने के लिए अधिकृत कई नियामक निकाय हैं।

पुरालेख नियंत्रण

रूसी संघ में संग्रह पर कानून के अनुपालन पर नियंत्रण संघीय अधिकारियों द्वारा किया जाता है राज्य की शक्ति, रूसी संघ की सरकार द्वारा विशेष रूप से अधिकृत संघीय निकाय सहित कार्यकारिणी शक्तिरूसी संघ के घटक संस्थाओं के सार्वजनिक प्राधिकरण, संग्रह के क्षेत्र में रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अधिकृत कार्यकारी अधिकारियों सहित, उनकी क्षमता के भीतर, रूसी संघ के कानून और घटक संस्थाओं के कानून द्वारा निर्धारित रूसी संघ (अनुच्छेद 16 .) संघीय कानूनदिनांक 22 अक्टूबर, 2004 नंबर 125-FZ "रूसी संघ में संग्रह पर"; लाल में। 27.07.2010 से)।

इस प्रकार, संगठन के संग्रह की जाँच की जा सकती है:

1) रूसी संघ का कर निरीक्षण;

2) रूसी संघ का पेंशन कोष।

आखिरकार, कानून कानूनी संस्थाएं, साथ ही अधिकारियोंऔर नागरिक कला के अनुसार रूसी संघ में संग्रह पर कानून का उल्लंघन करने के लिए दोषी हैं। 22 अक्टूबर 2004 के संघीय कानून के 27 नंबर 125-FZ "रूसी संघ में संग्रह पर" रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित नागरिक, प्रशासनिक और आपराधिक दायित्व वहन करते हैं।

अंत में, मैं यह नोट करना चाहूंगा कि आज अधिकांश आधुनिक संगठनों में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के मुद्दे अविकसित हैं, विशेष रूप से, उनकी भौतिक सुरक्षा और उचित भंडारण व्यवस्था के लिए सामग्री और तकनीकी परिस्थितियों का निर्माण, क्षति, हानि, चोरी को छोड़कर दस्तावेजों की। अभिलेखागार के कुशल संचालन के लिए, अभिलेखागार के क्षेत्रों की गणना, संगठन के भीतर उनकी नियुक्ति, विभिन्न मीडिया के साथ दस्तावेजों के भंडारण के लिए सबसे इष्टतम तापमान और आर्द्रता की स्थिति, अग्नि सुरक्षा, सामग्री और तकनीकी उपकरण सुनिश्चित करने पर पेशेवर सिफारिशों की आवश्यकता होती है। दस्तावेजों की त्वरित पहुंच सुनिश्चित करने के लिए अभिलेखागार और दस्तावेजों की तर्कसंगत नियुक्ति।

एम. वी. ग्रिशिना, मानव संसाधन विशेषज्ञ, मानव संसाधन प्रबंधक, स्टेलमन एलएलसी