एक वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में दस्तावेज़ प्रबंधन और अन्य वैज्ञानिक विषयों के साथ इसका संबंध। एक विज्ञान कार्यालय के रूप में दस्तावेज़ प्रबंधन एक अनुशासन और वैज्ञानिक ज्ञान के रूप में कार्य करता है

परिचय

2 दस्तावेज़ प्रबंधन संरचना

3 अन्य विज्ञानों के साथ अभिलेख प्रबंधन का संबंध

अध्याय 2

निष्कर्ष

परिचय

सूचना प्रक्रिया मानव जीवन के सभी पहलुओं को सक्रिय रूप से प्रभावित करती है। नवीनतम सूचना प्रौद्योगिकी का उपयोग इस प्रभाव को बहुत बढ़ाता है। अपनी क्षमता का एहसास करने के लिए, पेशेवर सफलता प्राप्त करने के लिए, एक सामंजस्यपूर्ण रूप से विकसित व्यक्तित्व बनने के लिए, एक आधुनिक व्यक्ति के पास पर्याप्त रूप से उच्च स्तर की सूचना संस्कृति होनी चाहिए। इस बीच, अधिकांश जानकारी विभिन्न दस्तावेजों में निहित सामग्री मीडिया पर दर्ज की जाती है। इस प्रकार, सूचना और प्रलेखन प्रक्रियाओं का ज्ञान, दस्तावेजों के साथ काम करने की मूल बातें किसी व्यक्ति की सूचना संस्कृति का एक अभिन्न अंग है।

प्रबंधन प्रक्रिया में सूचना की भूमिका विशेष रूप से महान है - इसके सभी स्तरों पर और सभी क्षेत्रों में: राजनीतिक, आर्थिक, वैज्ञानिक, सांस्कृतिक, आदि। दरअसल, लगभग 7 हजार साल पहले उत्पन्न हुई स्वशासन भी बिना सूचना के असंभव है। सूचना के प्रलेखन, इसकी खोज, प्रसंस्करण, भंडारण, संचरण के लिए महत्वपूर्ण वित्तीय, सामग्री, श्रम संसाधनों और समय की आवश्यकता होती है। इसलिए, दस्तावेजों के साथ प्रभावी कार्य का संगठन, समग्र रूप से समाज के पैमाने पर और व्यक्तिगत उद्यमों, संगठनों, संस्थानों के स्तर पर सभी सूचनाओं और प्रलेखन प्रक्रियाओं में सुधार प्रबंधन गतिविधि की सबसे महत्वपूर्ण दिशा है और सामयिक मुद्दातारीख तक।

अध्ययन का विषय प्रलेखन प्रणाली है, साथ ही दस्तावेज़ परिसर जो दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का हिस्सा हैं।

कार्य का उद्देश्य विज्ञान की प्रणाली में दस्तावेज़ प्रबंधन के स्थान का अध्ययन करना है।

1.विषय पर पद्धतिगत, वैज्ञानिक, व्यावहारिक, कानूनी साहित्य और पत्रिकाओं की सामग्री का विश्लेषण करें टर्म परीक्षा.

2.दस्तावेज़ प्रबंधन के विकास में मुख्य चरणों का निर्धारण करें।

.प्रलेखन की संरचना का अध्ययन करने के लिए।

.अन्य विज्ञानों के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन के संबंध को प्रकट करना।

.आधुनिक परिस्थितियों में दस्तावेजों के साथ काम को नियंत्रित करने वाले नियामक और पद्धतिगत ढांचे पर विचार करें।

टर्म पेपर लिखने के क्रम में, हमने निम्नलिखित घरेलू शोधकर्ताओं के वैज्ञानिक साहित्य के स्रोतों का उपयोग किया - ए.एन. बेलोवा और वी.एन. बेलोवा, आई.एन. एर्मकोवा, ओ.आई. ज़मीत्सकोवा, एफ.के. काज़ाकोवा, एम.टी. लिकचेव, ए.एस. सिमोनोवा, एल.वी. संकीना, एम.वी. स्टेन्यूकोव, वीएफ यांकोवा और अन्य। वर्तमान में, इन लेखकों ने प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन पर पाठ्यपुस्तकों और मैनुअल को विकसित और प्रकाशित किया है।

यू.एम.मिखाइलोव, एल.लुकिना, ओ.पी. सोलोगब ने एक ऐतिहासिक संदर्भ में कार्यालय के काम के संगठन और पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के दस्तावेज़ प्रवाह का विश्लेषण प्रस्तुत किया, और यह भी दिया दिशा निर्देशोंदस्तावेजों के संकलन, संपादन और प्रसंस्करण पर, जर्नल में उपयोग किए जाने के नियम कार्मिक कार्यालय का काम. आवश्यकताएं विस्तृत हैं राज्य मानकदस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन, रिकॉर्ड कीपिंग सेवा के आयोजन, दस्तावेजों को संसाधित करने, उन्हें पंजीकृत करने, निष्पादन की निगरानी, ​​​​वर्तमान भंडारण, साथ ही साथ नौकरियों के आयोजन के मुद्दे।

पर निर्देशिकाटी.वी. कुज़नेत्सोवा, एम.टी. लिकचेव, ए.एल. रीचज़ौम और ए.वी. सोकोलोव "दस्तावेज़ और कार्यालय का काम", संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण के पंजीकरण और एकीकरण के मुद्दों पर विचार करता है। इसमें वर्तमान GOST और क्लासिफायर के बारे में विस्तृत जानकारी है, जिससे आप प्रासंगिक मानकों को जल्दी से ढूंढ सकते हैं। मामलों के पंजीकरण और उनके संचालन प्रबंधन पर सिफारिशें दी जाती हैं, सचिवालय के काम के संगठन पर, प्रबंधकीय कार्यों के मशीनीकरण और स्वचालन के मुद्दों को कवर किया जाता है।

काम लिखने के लिए एक विशिष्ट स्रोत मास्को में आयोजित XVII अंतर्राष्ट्रीय वैज्ञानिक और व्यावहारिक सम्मेलन की सामग्री का उपयोग था "सूचना समाज में दस्तावेज़ीकरण: दस्तावेज़ प्रबंधन में अंतर्राष्ट्रीय अनुभव"। सम्मेलन गठन के मुद्दों के लिए समर्पित था सार्वजनिक नीतिसूचना और दस्तावेज़ समर्थनप्रबंधन विकास नियामक ढांचाई-सरकार की सूचना और प्रलेखन समर्थन, विचार अंतरराष्ट्रीय मानकदस्तावेज़ प्रबंधन, ई-सरकार के ढांचे के भीतर अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का कार्यान्वयन, आवेदन इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरऔर कानूनी रूप से महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का गठन, ई-सरकार की अवधारणा को लागू करने का अनुभव, प्रदान करना सार्वजनिक सेवाओंमें इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप मेंऔर ई-सरकार के लिए सूचना और प्रलेखन समर्थन की परियोजनाओं के कार्यान्वयन के लिए सार्वजनिक प्राधिकरणों की जानकारी के साथ-साथ प्रशिक्षण और कर्मियों के उन्नत प्रशिक्षण के मुद्दों के लिए नागरिकों की पहुंच सुनिश्चित करना। उपरोक्त स्रोतों के अलावा, जर्नल डेलोप्रोइज़वोडस्टोवो, कंप्यूटर और सचिव और कार्यालय प्रबंधक की हैंडबुक के लेखों का उपयोग किया गया था।

कार्य की संरचना एक परिचय, दो अध्याय, 6 पैराग्राफ, एक निष्कर्ष, स्रोतों और संदर्भों की एक सूची है।

अध्याय 1. एक वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में रिकॉर्ड

1 प्रलेखन प्रबंधन के विकास में मुख्य चरण

अभिलेख प्रबंधन युवा विज्ञान की श्रेणी में आता है, यह अभी तक पूरी तरह से गठित नहीं हुआ है वैज्ञानिक अनुशासन, दस्तावेज़ के बारे में ज्ञान के मुख्य भाग को सारांशित करना। यह विज्ञान तुरंत उत्पन्न नहीं हुआ, यह अपने विकास के कई चरणों से गुजरा।

ऐतिहासिक रूप से, इस श्रृंखला में पहला प्रलेखन विज्ञान है, जो 19वीं शताब्दी के अंत में उत्पन्न हुआ था। और 20वीं सदी के पूर्वार्द्ध में अंतरराष्ट्रीय स्तर पर पहचान हासिल की। इस नाम के तहत, विज्ञान विकसित हुआ, जिसका विषय सार्वजनिक जीवन के सभी क्षेत्रों में दस्तावेजों को इकट्ठा करने, व्यवस्थित करने, भंडारण करने, खोजने और वितरित करने (और 1940 के दशक के मध्य से, बनाने) की प्रक्रियाओं सहित दस्तावेज़ीकरण गतिविधियाँ थीं। इस विज्ञान का नाम "पुस्तक-अभिलेखीय-संग्रहालय विज्ञान" भी था।

प्रलेखन विज्ञान के संस्थापक पॉल ओटलेट हैं। उन्होंने विज्ञान को बुलाने का सुझाव दिया जो दस्तावेजी गतिविधि ग्रंथ सूची या दस्तावेज विज्ञान का अध्ययन करता है, जो एक पुस्तक और एक दस्तावेज की पहचान से जुड़ा था।

समय के साथ, विभेदीकरण की प्रक्रिया में, दस्तावेज़ वर्गीकरण का सिद्धांत, दस्तावेज़ प्रवाह का सिद्धांत, अनुक्रमण और सार का सिद्धांत स्वतंत्र वैज्ञानिक विषयों के रूप में उभरा।

प्रलेखन विज्ञान का इतिहास छोटा निकला। XX सदी के मध्य में। (50-60) संचार प्रक्रियाओं को न केवल उनके एक साधन - दस्तावेज़ के दृष्टिकोण से, बल्कि अधिक व्यापक रूप से - सूचनात्मक के रूप में माना जाने लगा है। "दस्तावेज़" की अवधारणा "सूचना" की अवधारणा को रास्ता देती है, क्योंकि पहला दूसरे से लिया गया है। वृत्तचित्र विज्ञान के विषय के बारे में प्रारंभिक विचारों का आधुनिकीकरण किया गया और सूचनात्मक और साइबरनेटिक सामग्री हासिल की गई।

1960 के दशक की शुरुआत से, वैज्ञानिक क्षेत्रों को दस्तावेजी और दस्तावेज़ विज्ञान कहा जाने लगा। पहले को साइबरनेटिक्स की एक अनुप्रयुक्त शाखा के रूप में माना जाता है, जो ललित कला से लेकर कार्यालय के काम तक - सभी प्रकार के दस्तावेज़ प्रणालियों के प्रबंधन के अनुकूलन में लगी हुई है। इसके लिए, वृत्तचित्र मैट्रिक्स दस्तावेजों की संरचना और गुणों, स्वचालित प्रसंस्करण के तरीकों और साधनों, भंडारण, खोज और उनके उपयोग, दस्तावेज़ प्रवाह और दस्तावेज़ सरणियों का अध्ययन करता है ताकि बड़े, मुख्य रूप से मल्टी-चैनल दस्तावेज़ सिस्टम के प्रबंधन को अनुकूलित किया जा सके। हालाँकि, वृत्तचित्र दस्तावेज़ के अध्ययन की पूरी श्रृंखला, इसके उत्पादन, वितरण और उपयोग की समस्याओं को प्रतिबिंबित नहीं करता है, और दस्तावेज़ के बारे में एक सामान्य विज्ञान नहीं हो सकता है।

इस समय, प्रलेखन के रूप में विकसित हो रहा है वैज्ञानिक दिशा, जिनके कार्यों (केजी मित्येव के अनुसार) में उद्देश्य वास्तविकता की घटनाओं और उसके परिणाम - दस्तावेजों, उनके परिसरों और प्रणालियों के निर्माण के तरीकों, व्यक्तिगत कृत्यों और प्रणालियों के विकास के ऐतिहासिक पहलू में अध्ययन शामिल है। बाद में, दस्तावेज़ प्रबंधन को प्रशासनिक दस्तावेज़ जारी करने और दस्तावेज़ीकरण अर्थव्यवस्था को बनाए रखने के नियमों के विज्ञान के रूप में समझा जाने लगा। अभिलेख प्रबंधन की पहचान कार्यालय के काम से की जाती है और इसे संग्रह के एक भाग के रूप में माना जाता है। दस्तावेज़ प्रबंधन की इतनी संकीर्ण व्याख्या आज तक कुछ हद तक बची हुई है। स्वाभाविक रूप से, इस समझ में, दस्तावेज़ विज्ञान एक दस्तावेज़ के बारे में सामान्यीकरण विज्ञान की भूमिका का दावा नहीं कर सकता, क्योंकि यह प्रबंधन क्षेत्र तक ही सीमित है। इसकी सीमाओं से परे मानव गतिविधि के अन्य क्षेत्र हैं - विज्ञान, प्रौद्योगिकी, संस्कृति, सामाजिक जीवन, आदि।

1960 के दशक के उत्तरार्ध में, सूचना विज्ञान (ए.आई. मिखाइलोव, ए.आई. चेर्नी, आर.एस. गिलारेवस्की) के विकास के साथ, वृत्तचित्र विज्ञान की उपलब्धियों पर काफी हद तक पुनर्विचार किया गया, एक स्वायत्त वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में उत्तरार्द्ध का अस्तित्व वास्तव में समाप्त हो गया। 1973 में, सामान्यीकरण के लिए दुर्लभ प्रयास किए गए (जी.जी. वोरोब्योव, के.एन. रुडेलसन) सैद्धांतिक जानकारीदस्तावेज़ के बारे में, सूचना विश्लेषण के माध्यम से इसके वैचारिक ढांचे को विकसित करना। दस्तावेजों के वर्गीकरण से संबंधित मुद्दों का हिस्सा, दस्तावेज़ सूचना मॉडल का निर्माण, दस्तावेज़ सूचना प्रवाह का अध्ययन, पुस्तकालय, ग्रंथ सूची, संग्रह और सूचना विज्ञान के संबंधित अनुभागों में शामिल हैं।

1980 के दशक के मध्य तक, वृत्तचित्र और सूचना विज्ञान को दस्तावेज़ के बारे में सामान्यीकरण विज्ञान माना जाता था। हालाँकि, सूचना विज्ञान दस्तावेजी और गैर-दस्तावेजी जानकारी दोनों के अध्ययन से संबंधित है। उसकी दृष्टि के क्षेत्र में उसके भौतिक अवतार में एक दस्तावेज है, उत्पादन की शर्तें, भंडारण, दस्तावेजों के साथ काम का संगठन। इसलिए, वृत्तचित्र की तरह, किसी दस्तावेज़ के बारे में सामान्यीकरण विज्ञान के रूप में कंप्यूटर विज्ञान का उपयोग करना काफी कठिन है।

1980 के दशक के उत्तरार्ध तक, यह महसूस किया गया कि यह एक दस्तावेज की सामान्यीकरण अवधारणा थी जो पुस्तकालयों, सूचना एजेंसियों, अभिलेखागार, संग्रहालयों, किताबों की दुकानों आदि के कर्मचारियों की व्यावसायिक गतिविधि के विषय को पर्याप्त रूप से प्रतिबिंबित करती थी। व्यावसायिक गतिविधियों की जानकारी में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और मशीन-पठनीय मीडिया की शुरूआत।

सामान्य दस्तावेजी दृष्टिकोणों का और विकास डी.यू के नामों से जुड़ा है। "दस्तावेज़" की अवधारणा के विश्लेषण के लिए समर्पित सबसे मौलिक कार्यों के लेखक, दस्तावेजों का वर्गीकरण, यू.एन. स्टोलियारोव, जी.एन. श्वेत्सोवा-वोदका, एस.जी. कुलेशोव हैं। उनके कार्यों की उपस्थिति के साथ, दस्तावेज़ प्रबंधन के गठन और विकास में एक गुणात्मक रूप से नया चरण शुरू होता है। प्रलेखन प्रबंधन की समस्याएं एक अंतःविषय चरित्र प्राप्त करती हैं; उन्हें पुस्तकालय और ग्रंथ सूचीकारों, कंप्यूटर विज्ञान के क्षेत्र में विशेषज्ञों और ग्रंथ सूचीविदों द्वारा निपटाया जाता है।

1990 के दशक की शुरुआत में, एक दस्तावेज़ विज्ञान या वैज्ञानिक दस्तावेज़ीकरण विषयों का एक जटिल बनाने की आवश्यकता थी। दस्तावेज़ के विज्ञान के सामान्यीकरण के लिए, कई नामों का उपयोग किया जाने लगा है: सूचना और संचार विज्ञान (ए.वी. सोकोलोव), प्रलेखन और सूचना विज्ञान (जी.एन. श्वेत्सोवा-वोदका), आदि। इस तरह के एक परिसर का मूल दस्तावेज़ के बारे में विज्ञान पुस्तकालय, ग्रंथ सूची, पुस्तक, अभिलेखीय, संग्रहालय विज्ञान और सूचना विज्ञान है। विशेष रूप से सूचना के हस्तांतरण के लिए बनाई गई वस्तु के रूप में दस्तावेज़ का अध्ययन उनके लिए सामान्य है।

ज्ञान के इन क्षेत्रों में से प्रत्येक के अपने विशेष कार्य, रूप और दस्तावेजों के साथ काम करने के तरीके हैं, लेकिन दस्तावेज़ का सिद्धांत और इतिहास उनके लिए सामान्य है। सामान्य सैद्धांतिक समस्याओं में शामिल हैं, सबसे पहले, दस्तावेजों का कार्यात्मक विश्लेषण, उनमें दर्ज की गई जानकारी के साथ भौतिक वस्तुओं के रूप में उनकी विशेषताओं का अध्ययन, दस्तावेजों के वर्गीकरण और टाइपोलॉजी के मुद्दे आदि। दस्तावेज़ विज्ञान को सामान्य दस्तावेज़ का अध्ययन करने के लिए कहा जाता है। मुद्दे।

1.2 दस्तावेज़ प्रबंधन संरचना

किसी भी वैज्ञानिक अनुशासन की तरह, अभिलेख प्रबंधन की एक संरचना है जो अभी भी अपनी प्रारंभिक अवस्था में है। संरचनात्मक रूप से, दस्तावेज़ प्रबंधन को दो उप-प्रणालियों में विभाजित किया गया है: सामान्य और विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन।

सामान्य दस्तावेज़ प्रबंधन की सामग्री दस्तावेज़ और दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों के विज्ञान की सामान्य सैद्धांतिक, ऐतिहासिक, संगठनात्मक और पद्धति संबंधी समस्याएं हैं, अर्थात। इसका सार, वस्तु, विषय और संरचना, शब्दावली, अवधारणाएं, अन्य विज्ञानों के साथ संबंध स्थापित करना, दस्तावेज़ संचार प्रणाली में दस्तावेज़ के विकास और कार्यप्रणाली के पैटर्न और सिद्धांत आदि। सामान्य दस्तावेज़ विज्ञान में तीन खंड होते हैं: दस्तावेज़ सिद्धांत, दस्तावेज़ दस्तावेज़-संचार गतिविधि का इतिहास, इतिहास और सिद्धांत।

दस्तावेज़ सिद्धांत (दस्तावेज़ विज्ञान) दस्तावेज़ विज्ञान का मूल है। वह वैचारिक तंत्र से संबंधित सामान्य सैद्धांतिक मुद्दों का अध्ययन करती है, दस्तावेजों का कार्यात्मक विश्लेषण, भौतिक वस्तुओं के रूप में उनकी विशेषताओं का अध्ययन और उनमें दर्ज जानकारी, टाइपोलॉजी के मुद्दे और दस्तावेजों के वर्गीकरण, उनके मापदंडों और गुणों, संचार के साधन के रूप में और दस्तावेज़ निधि का एक तत्व।

इतिहास सामाजिक संचार के विकास में एक निश्चित चरण में विशिष्ट स्थिति में परिवर्तन के संदर्भ में सूचना के स्रोत और संचार के साधन के रूप में एक दस्तावेज़ के गठन और विकास के पैटर्न को प्रकट करता है, इसकी सामग्री और रूप में परिवर्तन एक निश्चित अवधि में समाज की दस्तावेजी जरूरतों के अनुसार।

दस्तावेजी गतिविधि पर अनुभाग दस्तावेजी संचार (निर्माण, उत्पादन, संग्रह, भंडारण, वितरण और उपयोग) की प्रणाली में एक दस्तावेज के निर्माण और कामकाज के लिए इतिहास और सामान्य कार्यप्रणाली का अध्ययन करता है, अर्थात। एक समग्र संचार चक्र में काम करने वाला एक दस्तावेज "दस्तावेजी जानकारी के लेखक - इसका उपभोक्ता"।

विशेष दस्तावेज विज्ञान कुछ प्रकार और दस्तावेजों के प्रकार (किताबें, पेटेंट, नोट्स, नक्शे, फिल्म, ऑप्टिकल डिस्क, आदि), दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों की व्यक्तिगत प्रक्रियाओं (दस्तावेज़ीकरण, दस्तावेज़ प्रकाशन, दस्तावेज़ वितरण, दस्तावेज़ भंडारण) की विशेषताओं का अध्ययन करता है। , दस्तावेज़ उपयोग)। सैद्धांतिक विचार के योग्य कोई भी विशेषता एक विशेष विशेषता के रूप में कार्य कर सकती है।

विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन को विशेष और निजी दस्तावेज़ प्रबंधन में विभाजित किया गया है। विशेष दस्तावेज विज्ञान उन दस्तावेजों की विशेषताओं का अध्ययन करता है जो पुस्तकालय, अभिलेखीय, संग्रहालय व्यवसाय की वस्तुएं हैं, अर्थात। सूचना केंद्रों, पुस्तकालयों, अभिलेखागार, संग्रहालयों और अन्य दस्तावेज और संचार संरचनाओं में काम करने वाले दस्तावेजों की विशिष्टता। इसके अलावा, दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों (दस्तावेज़ीकरण, कार्यालय कार्य, निधि प्रबंधन, आदि) की विभिन्न प्रक्रियाओं की बारीकियों का अध्ययन विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन के विषय के रूप में काम कर सकता है।

निजी दस्तावेज़ प्रबंधन का विषय दस्तावेज़ के कुछ प्रकार और किस्में हैं। इसलिए, निजी वैज्ञानिक दस्तावेज़ प्रबंधन विषयों को प्रस्तुत किया जाता है: पुस्तक, पेटेंट, कार्टोग्राफी, आदि।

इस प्रकार, विशेष और निजी प्रलेखन प्रबंधन सामान्य की एक विशिष्ट अभिव्यक्ति है। सामान्य के साथ, विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन एक एकल दस्तावेज़ प्रबंधन बनाता है।

1.3 अन्य विज्ञानों के साथ अभिलेख प्रबंधन का संबंध

आधुनिक चरण को सभी विज्ञानों द्वारा दस्तावेज़ के अध्ययन की सक्रियता की विशेषता है, जहां यह मुख्य या अध्ययन की वस्तुओं में से एक है। इन विज्ञानों के प्रयासों का संयोजन दस्तावेज़ के बारे में ज्ञान के विकास के लिए एक एकीकृत दिशा बनाता है। नतीजतन, इसने दस्तावेज़ और दस्तावेज़ गतिविधि के सिद्धांत का गठन किया, दस्तावेज़-संचार चक्र के सभी विज्ञानों के लिए एक मेटासाइंस के रूप में दस्तावेज़ विज्ञान का गठन किया।

एक एकीकृत वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में दस्तावेज़ विज्ञान कार्यालय के काम, बहीखाता पद्धति, पुस्तकालय विज्ञान, ग्रंथ सूची, अभिलेखीय विज्ञान, कंप्यूटर विज्ञान, आदि से निकटता से संबंधित है। एक व्यापक दृष्टिकोण में, दस्तावेज़ विज्ञान में ऐतिहासिक स्रोत और संग्रहालय विज्ञान, लाक्षणिकता, पाठ्य आलोचना और अन्य विज्ञान शामिल हैं।

रिकॉर्ड कीपिंग ऐतिहासिक विज्ञान से जुड़ी है। कुछ दस्तावेजों की उपस्थिति, दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों का उल्लेख नहीं करना, समाज के विकास से सीधे संबंधित है, इसके कुछ चरणों के साथ। इसलिए, सामाजिक-आर्थिक, राजनीतिक इतिहास, सांस्कृतिक इतिहास आदि के ज्ञान के बिना दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों के कामकाज, दस्तावेज़ परिसरों की तह को नहीं समझा जा सकता है। दूसरी ओर, दस्तावेज़ का बहुत ही रूप सापेक्ष स्वतंत्रता, विकास के अपने स्वयं के पैटर्न की उपस्थिति की विशेषता है, जो बदले में, सामाजिक विकास के कुछ पहलुओं पर एक निश्चित प्रभाव डालता है।

दस्तावेज़ीकरण उद्देश्यपूर्ण रूप से ऐतिहासिक अनुसंधान के स्रोत आधार के निर्माण में योगदान देता है और इस क्षमता में, स्रोत अध्ययनों को बारीकी से जोड़ता है - ऐतिहासिक विज्ञान की सबसे महत्वपूर्ण शाखाओं में से एक जो ऐतिहासिक स्रोतों के सिद्धांत, कार्यप्रणाली और तकनीक का अध्ययन करता है। स्रोत वैज्ञानिक भी एक दस्तावेज़ के रूप, उसकी संरचना और गुणों का अध्ययन करते हैं। प्रलेखित जानकारीउनके में ऐतिहासिक विकास. स्रोत अध्ययन में कार्यालय दस्तावेज़ों को आमतौर पर एक स्वतंत्र अनुभाग में विभाजित किया जाता है।

सामान्यीकरण का स्तर जितना अधिक होगा सैद्धांतिक संस्थापना"दस्तावेज़" की अवधारणा की व्याख्या के लिए, दस्तावेज़ विज्ञान में शामिल ज्ञान की शाखाओं की सीमा जितनी अधिक होगी। विभिन्न माध्यमों का अध्ययन करने वाली ज्ञान की शाखाओं के बीच संबंधों को मजबूत करना पारस्परिक रूप से लाभकारी है।

दस्तावेज़ विज्ञान और ग्रंथ सूची, पुस्तकालय, पुस्तक और संग्रह विज्ञान के बीच विशेष रूप से घनिष्ठ संबंध है। इसमें कंप्यूटर विज्ञान भी शामिल है, विशेष रूप से इसका वह हिस्सा जो असतत मीडिया पर कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके बनाई गई दस्तावेजी जानकारी का अध्ययन करता है। उनमें जो समानता है वह यह है कि ये विषय विशेष रूप से सूचनाओं के भंडारण और संचारण के लिए बनाई गई वस्तुओं के रूप में दस्तावेजों के साथ काम करते हैं।

दस्तावेज़ विज्ञान को अध्ययन की वस्तुओं के सूचनात्मक, सामाजिक सार द्वारा पुस्तक विज्ञान के साथ लाया जाता है - एक दस्तावेज़ और एक पुस्तक; मोटे तौर पर समान लक्ष्य और कार्य; सूचना के सामान्य सामग्री वाहक के रूप में कागज; सूचना संप्रेषित करने के तरीके के रूप में पत्र। इसके अलावा, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, दस्तावेज़ और पुस्तक का एक और अभिसरण है, जिसे समान रूप से प्रतिनिधित्व किया जा सकता है विद्युत संस्करण.

अध्ययन के लक्ष्य और उद्देश्य के अनुसार, दस्तावेज़ प्रबंधन का अभिलेखीय विज्ञान से गहरा संबंध है। वे एकजुट हैं सामान्य कार्य- एक प्रभावी सूचना वातावरण का निर्माण, अध्ययन की एक वस्तु - एक दस्तावेज, साथ ही दस्तावेजों के निर्माण के सिद्धांतों को विकसित करने, भंडारण, सूचना की खोज करने के तरीकों की एकता। अभिलेख प्रबंधन का अभिलेखीय विज्ञान के विकास पर सीधा प्रभाव पड़ता है, क्योंकि क्या बेहतर गुणवत्ता वाले दस्तावेज़कार्यालय के काम में बनाया गया, दस्तावेजी धन के भंडारण और उपयोग के लिए अभिलेखागार का काम जितना अधिक सफल होगा।

दस्तावेज़ प्रबंधन न्यायशास्त्र से जुड़ा हुआ है, मुख्य रूप से इसकी शाखाओं जैसे संवैधानिक, नागरिक, प्रशासनिक, श्रम, व्यापार कानून. दस्तावेज़ प्रबंधन में, कानूनी विज्ञान की उपलब्धियों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है: देना कानूनी बलदस्तावेजों कानूनी तरीकेउन्हें प्रभाव में लाना, कानूनी कृत्यों का वर्गीकरण, आदि। दस्तावेज़ विज्ञान में अध्ययन की वस्तुओं में से एक संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेज़ीकरण की प्रणाली है। वकील अपनी दैनिक गतिविधियों में दस्तावेज़ प्रबंधन की मूल बातें, दस्तावेज़ प्रबंधन सहायता के ज्ञान के बिना नहीं कर सकते। जालसाजों को उजागर करने और उनकी जांच करने के लिए अपराधी दस्तावेजों की प्रकृति, तकनीकों, प्रलेखित सूचनाओं के जानबूझकर विरूपण के तरीकों आदि की जांच करते हैं।

रिकॉर्ड रखने का संबंध आर्थिक विज्ञान से है। प्रबंधन प्रलेखन समर्थन सेवाओं की गतिविधियों का अनुकूलन उनके निर्धारण के बिना असंभव है आर्थिक दक्षतादस्तावेजों के निर्माण और प्रसंस्करण के लिए वित्तीय और भौतिक संसाधनों के उपयोग के व्यापक विश्लेषण के बिना, उपयुक्त तरीकों, श्रम मानकों आदि को संकलित किए बिना। दस्तावेज़ विज्ञान द्वारा अध्ययन किए गए प्रलेखन प्रणालियों की संख्या में ऐसी विशेष प्रणालियाँ शामिल हैं जो सीधे जीवन के आर्थिक क्षेत्र और समाज की गतिविधि को दर्शाती हैं, जैसे लेखांकन, रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय, तकनीकी और आर्थिक, विदेशी व्यापार, बैंकिंग और वित्तीय।

दस्तावेज़ प्रबंधन और प्रबंधन सिद्धांत, प्रबंधन के बीच संबंध और अंतःक्रिया पारंपरिक रूप से मजबूत है, क्योंकि प्रबंधन कार्य और उसका संगठन दोनों सीधे दस्तावेजों में परिलक्षित होते हैं। बदले में, दस्तावेजों के साथ काम का तर्कसंगत संगठन प्रबंधन गतिविधियों में सुधार करने, इसकी दक्षता बढ़ाने में योगदान देता है। एक नए वैज्ञानिक अनुशासन के उद्भव और सफल विकास - सूचना प्रबंधन ने प्रबंधन और प्रलेखन समस्याओं के अध्ययन को और भी करीब ला दिया, क्योंकि अधिकांश प्रबंधन जानकारी दस्तावेजों में दर्ज की जाती है।

अभिलेख प्रबंधन प्रबंधन समाजशास्त्र, प्रबंधन मनोविज्ञान, व्यावसायिक संचार जैसे अनुप्रयुक्त विषयों से प्रभावित होता है। दस्तावेज़ विज्ञान में, लागू भाषाविज्ञान की उपलब्धियों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है, मुख्य रूप से दस्तावेजों के ग्रंथों को एकीकृत करने, भाषा इकाइयों के मानकीकरण के साथ-साथ सेवा दस्तावेजों के संपादन की प्रक्रिया में।

दस्तावेज़ प्रबंधन और सूचना विज्ञान के बीच एक विशेष संबंध मौजूद है। सूचना संसाधनों का तेजी से विकास, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का तेजी से विकास और सूचना प्रक्रियाओं की सक्रिय सैद्धांतिक समझ ने न केवल दस्तावेज़ प्रबंधन अनुसंधान की प्रकृति और सामग्री को प्रभावित किया, बल्कि सामाजिक सूचना विज्ञान के चक्र में दस्तावेज़ प्रबंधन का एकीकरण भी किया। नतीजतन, दस्तावेज़ विज्ञान सामाजिक सूचना विज्ञान, वृत्तचित्र फिल्म निर्माण, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और प्रोग्रामिंग, सूचना सुरक्षा और सूचना संरक्षण, आदि जैसे वैज्ञानिक विषयों से सबसे अधिक निकटता से जुड़ा हुआ है।

अपनी कुछ समस्याओं को हल करने के लिए, दस्तावेज़ विज्ञान तकनीकी और प्राकृतिक विज्ञान के क्षेत्र में उपलब्धियों का व्यापक उपयोग करता है, क्योंकि दस्तावेज़ एक भौतिक वस्तु है, अच्छी तरह से परिभाषित भौतिक गुणों के साथ एक सूचना वाहक है। इसके अलावा, दस्तावेजों का निर्माण, चीख़ना, भंडारण जटिल कार्यालय उपकरणों के उपयोग सहित सूचना के दस्तावेजीकरण और संचारण के साधनों से जुड़ा है।

दस्तावेज़ के अलग-अलग गुण, पक्ष, विशेषताएं, कार्य शामिल हो सकते हैं अभिन्न अंगदस्तावेज़-संचार चक्र के अन्य वैज्ञानिक विषयों के लिए जो दस्तावेज़ों के उन समूहों की विशेषताओं का अध्ययन करते हैं जो विज्ञान से संबंधित क्षेत्र से संबंधित हैं व्यावहारिक गतिविधियाँ. दस्तावेज़ की अखंडता (एकता) में अध्ययन केवल दस्तावेज़ प्रबंधन का उद्देश्य है। यह परिस्थिति दस्तावेज़ विज्ञान को अन्य वैज्ञानिक विषयों से अलग करती है, जिसके उद्देश्य में दस्तावेज़ को किसी प्रकार, घटक, संपत्ति, चिह्न - इसके अभिन्न अंग के रूप में शामिल किया गया है।

इस प्रकार, कुछ प्रकार के दस्तावेज़ और दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों में महत्वपूर्ण विशिष्टताएँ हैं, जो निजी वैज्ञानिक दस्तावेज़ प्रबंधन विषयों के अध्ययन का विषय हैं। विशेष रूप से, एक निजी वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में ग्रंथ सूची का विषय पुस्तक और पुस्तक व्यवसाय, पेटेंट विज्ञान - पेटेंट और पेटेंट व्यवसाय है। दस्तावेज़ प्रबंधन और सूचना विज्ञान के बीच संबंध विशेष रूप से उस भाग में ध्यान देने योग्य है जो सूचना के वैज्ञानिक स्रोतों का अध्ययन करता है। मुख्य रूप से कागज पर पूर्वव्यापी जानकारी वाले अध्ययन दस्तावेजों को संग्रहित करना; संग्रहालय विज्ञान - सामग्री (संपत्ति) दस्तावेज, भौतिक संस्कृति के स्मारक; ग्रंथ सूची - पुस्तकें (प्रकाशन), पाठ दस्तावेज़; कार्यालय का काम - प्रबंधन, कार्यालय के काम की प्रक्रिया में उत्पन्न होने वाले दस्तावेज; पुस्तकालय विज्ञान - व्यापक सामाजिक उद्देश्य के दस्तावेज (प्रतिकृति); ग्रंथ सूची - माध्यमिक दस्तावेज, आदि।

वे। निजी वैज्ञानिक विषयों में, दस्तावेज़ से संबंधित मुद्दों पर विशेष रूप से विचार नहीं किया जाता है, लेकिन केवल उस हद तक कि वे दस्तावेज़-संचार गतिविधि के किसी विशेष क्षेत्र में होते हैं।

इस प्रकार, दस्तावेज़ प्रबंधन दस्तावेज़ प्रबंधन चक्र के अन्य विषयों के संबंध में एक सामान्य वैज्ञानिक अनुशासन है। हालांकि, इसका मतलब यह नहीं है कि यह दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों की कुछ शाखाओं से जुड़े विषयों को "अवशोषित" करता है। दस्तावेज़ विज्ञान, किसी भी मेटाडिसिप्लिन की तरह, प्रकृति में आत्म-सीमित है: यह मुख्य परिभाषित विशेषताओं, मापदंडों, गुणों, प्रवृत्तियों में अध्ययन की वस्तुओं को शामिल करता है, निजी वैज्ञानिक विषयों के हिस्से के लिए कई अन्य, विशुद्ध रूप से विशिष्ट समस्याओं को छोड़ देता है। कार्डिनल सैद्धांतिक और कार्यप्रणाली समस्याओं के विकास के साथ विशेष और निजी विषयों को समृद्ध करना, एकीकृत विज्ञान इन विषयों की रचनात्मक क्षमता को बढ़ाता है और उनकी कार्यप्रणाली को समृद्ध करता है। वैज्ञानिक विषयों का अंतर्संबंध, एकीकरण और भेदभाव उनमें से प्रत्येक के सफल विकास के लिए शर्तों में से एक है।

विभिन्न सैद्धांतिक और व्यावहारिक वैज्ञानिक विषयों के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन के घनिष्ठ संबंध ने बड़े पैमाने पर दस्तावेज़ प्रबंधन अनुसंधान के तरीकों को निर्धारित किया है, अर्थात। विशिष्ट हल करने के तरीके, तकनीक वैज्ञानिक कार्य. इन विधियों को सामान्य वैज्ञानिक और विशेष में विभाजित किया गया है। सामान्य वैज्ञानिक में वे शामिल हैं जो सभी या अधिकांश विज्ञानों द्वारा उपयोग किए जाते हैं: व्यवस्थित विधि; मॉडलिंग विधि; कार्यात्मक विधि; विश्लेषण; संश्लेषण; तुलना; वर्गीकरण; सामान्यीकरण; अमूर्त से कंक्रीट तक चढ़ाई, आदि।

कुछ सूचीबद्ध विधियों को, बदले में, वर्गीकृत भी किया जा सकता है। विशेष रूप से, मॉडलिंग को वर्णनात्मक, ग्राफिक, गणितीय आदि में विभाजित किया गया है। इसके अलावा, इनमें से अधिकांश किस्मों का उपयोग दस्तावेज़ प्रबंधन में किया जाता है।

विशेष विधियाँ सामान्य वैज्ञानिक विधियों से घनिष्ठ रूप से संबंधित हैं। हालांकि, उनके आवेदन का दायरा एक नियम के रूप में, एक या कई निकट से संबंधित विज्ञानों के लिए बहुत सीमित और सीमित है। दस्तावेज़ प्रबंधन में विशेष तरीकों में शामिल हैं: दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण के तरीके; सूत्र विश्लेषण विधि; दस्तावेज़ीकरण और लिपिकीय कार्यों में एकमुश्त विधि; दस्तावेजों के मूल्य की जांच की विधि।

रिकॉर्ड प्रबंधन में 4 स्रोत

दस्तावेज़ प्रबंधन अनुसंधान में लगभग कोई भी दस्तावेज़, दस्तावेज़ीकरण प्रणाली और दस्तावेज़ों के सेट स्रोत के रूप में काम कर सकते हैं। उनके आधार पर, आप दस्तावेजों के साथ काम के स्तर, दस्तावेजीकरण के तरीकों, किसी विशेष युग की लिपिक संस्कृति के बारे में एक निश्चित विचार प्राप्त कर सकते हैं। हालांकि, मुख्य भूमिका अभी भी उन दस्तावेजों द्वारा निभाई जाती है जिनमें नियमों, मानदंडों, सिफारिशों, मानकों आदि को तय किया जाता है, दस्तावेजों के साथ काम करने के विभिन्न क्षेत्रों, विधियों और रूपों को विनियमित और विनियमित किया जाता है। ये हैं, सबसे पहले, विधायी और कानूनी कार्य, मानक, क्लासिफायरियर, निर्देश, दिशानिर्देश। प्रबंधन के लिए दस्तावेजी समर्थन के अभ्यास में सुधार और प्रलेखन प्रक्रियाओं के विकास में मुख्य प्रवृत्तियों को निर्धारित करने के लिए सैद्धांतिक अनुसंधान करने के लिए स्रोत एक आवश्यक आधार हैं।

चूंकि दस्तावेज़ विज्ञान दस्तावेज़ों, परंपराओं और रीति-रिवाजों के साथ काम करने की व्यावहारिक जरूरतों से विकसित हुआ है, इसलिए इसके विकास में विशेष रूप से पहली बार में महत्वपूर्ण भूमिका निभाई है। फिर, जैसे-जैसे उन्हें समझा और सामान्यीकृत किया गया, इन रीति-रिवाजों और परंपराओं को विभिन्न कानूनों में तय किया जाने लगा, नियमों. तदनुसार, स्रोत जो ट्रेस करना संभव बनाते हैं, सबसे पहले, दस्तावेज़ प्रबंधन के गठन के इतिहास को दो बड़े समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

दस्तावेज़ जो सीधे कार्यालय के काम से आते हैं और जिनमें स्वचालित रूप से विकसित मानदंड और नियम होते हैं जो कार्यालय के काम की परंपराओं को दर्शाते हैं;

विभिन्न प्रकार के कानूनी कृत्यों ने कई शताब्दियों से दस्तावेजों के साथ काम को कानूनी रूप से विनियमित किया है।

स्रोतों के पहले समूह के लिए, जिसने सबसे समृद्ध अनुभव, परंपराओं, रीति-रिवाजों को संचित किया रूसी कार्यालय का काम, विशेष रूप से, 1917 (तथाकथित "पिस्टोरोवनिक") से पहले प्रकाशित नमूना दस्तावेजों के कई संग्रह शामिल हैं। वे हमारे देश में 18वीं और 19वीं शताब्दी में व्यापक हो गए। उनके पूर्ववर्ती "रूप" (16 वीं शताब्दी के पहले तीसरे) थे। विशेष रूप से, मास्को महानगरीय सूत्र देखें। आज तक, 100 से अधिक ऐसे संग्रह ज्ञात हैं।

"पत्रों" ने दस्तावेजों की संरचना, रूप और सामग्री को विनियमित किया। उनके नाम ही उल्लेखनीय हैं। तो, 1765 में सबसे पहले में से एक "विभिन्न व्यक्तियों को सभी प्रकार के पत्र लिखने और लिखने का निर्देश" दिखाई दिया। दो दशक बाद, एक "लेटरबुक" प्रकाशित हुई जिसमें विभिन्न पत्र, याचिकाएं, मामले पर नोट्स, अनुबंध, प्रमाण पत्र, अनुमोदन, रसीदें, पास और लिख रहे हैं serfs, मुखिया को एक आदेश, व्यापारी बैंकनोटों का एक रूप, रसीदें, रसीदें, मेल और क्रेडिट के पत्र" (सेंट पीटर्सबर्ग, 1788)। "पत्र" अक्सर महत्वपूर्ण मात्रा में पहुंच जाते हैं। उदाहरण के लिए, टॉम्स्क स्टेट यूनिवर्सिटी के वैज्ञानिक पुस्तकालय के कोष में उपलब्ध "व्यावसायिक पत्रों के संकलन के लिए दिशानिर्देश। वी. मैक्सिमोव (मॉस्को, 1913) द्वारा नमूने और प्रपत्र, संदर्भ जानकारी" में 2000 से अधिक पृष्ठ हैं।

एक अन्य समूह में स्रोत शामिल हैं, जो दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए विधायी रूप से निर्धारित नियम और मानदंड हैं। 17 वीं शताब्दी के मध्य से उनकी उपस्थिति का उल्लेख किया गया है, लेकिन निर्णायक कदम पीटर I द्वारा उठाया गया था, जिन्होंने 1720 में "सामान्य विनियम" को मंजूरी दी थी। इस दस्तावेज़ में कार्यालयों की संरचना और कार्यालय के काम, दस्तावेजों के पंजीकरण के मुद्दों, कर्मचारियों के कर्तव्यों आदि का विस्तार से वर्णन किया गया है।

महत्वपूर्ण स्रोतों में "सामान्य रूप" भी शामिल हैं, जो पीटर द ग्रेट के समय में विभिन्न थे - दस्तावेजों के नमूने; कैथरीन II द्वारा 1775 में प्रकाशित "प्रांतों के प्रबंधन के लिए संस्थान"; "मंत्रालयों की सामान्य स्थापना", जो 1811 में दिखाई दी, और कई अन्य विधायी कार्यजो विभिन्न स्तरों पर घरेलू कार्यालय के काम को नियंत्रित करता है सरकार नियंत्रित.

क्रांति की अवधि के दस्तावेजी स्रोत काफी रुचि के हैं और गृहयुद्ध(1917-1922)। उनकी अपनी विशिष्टताएँ थीं, हालाँकि दस्तावेजों के साथ काम, विशेष रूप से श्वेत रूस के क्षेत्र में, तब मुख्य रूप से पूर्व-क्रांतिकारी कार्यालय के काम के विधायी कृत्यों और परंपराओं पर आधारित था।

बड़ी संख्या में स्रोत सोवियत काल को पीछे छोड़ गए रूसी इतिहास. बोल्शेविकों के सत्ता में आने के पहले महीनों में, पीपुल्स कमिसर्स काउंसिल के एक फरमान पर "कानूनों को मंजूरी और प्रकाशित करने की प्रक्रिया पर" हस्ताक्षर किए गए थे, एक संकल्प को अपनाया गया था "फॉर्म के रूप में" सार्वजनिक संस्थान". इन और इसी तरह के अन्य दस्तावेजों को बाद में पाठ्यपुस्तक "कार्यालय के काम पर विधायी कृत्यों का संग्रह (1917-1970)" (मास्को, 1973) में शामिल किया गया था। सबसे महत्वपूर्ण स्रोत हाल के दशकसोवियत सत्ता का अस्तित्व "एकीकृत राज्य रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम के बुनियादी प्रावधान" (1973) बन गया, जिसे 1988 में अनुमोदित किया गया था। राज्य प्रणालीप्रबंधन प्रलेखन समर्थन", ऑल-यूनियन क्लासिफायरियर, एकीकृत प्रलेखन प्रणाली, आदि।

वर्तमान में रूसी संघप्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन के लिए काफी व्यापक नियामक और कार्यप्रणाली आधार है, जो दस्तावेज़ प्रबंधन समस्याओं के अध्ययन के लिए सबसे महत्वपूर्ण स्रोत भी है। प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन का मानक और पद्धतिगत आधार कानूनों, नियामक कानूनी कृत्यों, कार्यप्रणाली दस्तावेजों, राज्य मानकों का एक समूह है जो संगठन की वर्तमान गतिविधियों में दस्तावेजों के निर्माण, प्रसंस्करण, भंडारण और उपयोग के लिए प्रौद्योगिकी को विनियमित करता है, साथ ही साथ रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा की गतिविधियाँ: इसकी संरचना, कार्य, स्टाफिंग, तकनीकी समर्थनऔर कुछ अन्य पहलू। यह मिश्रण है:

कानूनी कार्य जारी किया गया उच्च अधिकारीराज्य शक्ति और प्रबंधन;

संघीय अधिकारियों द्वारा जारी कानूनी कार्य कार्यकारिणी शक्ति: मंत्रालय, समितियां, उद्योग-व्यापी और विभागीय चरित्र दोनों के विभाग;

रूसी संघ के घटक संस्थाओं और उनके क्षेत्रीय संस्थाओं के विधायी और कार्यकारी अधिकारियों द्वारा जारी किए गए कानूनी कार्य, कार्यालय के काम के मुद्दों को विनियमित करते हैं;

एक नियामक और शिक्षाप्रद प्रकृति के कानूनी कृत्यों के साथ-साथ उद्यमों और संगठनों के प्रबंधन द्वारा प्रकाशित प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन पर पद्धति संबंधी दस्तावेज।

सूचना का दस्तावेजीकरण (दस्तावेजों का निर्माण) सरकार के विभिन्न स्तरों के निकायों द्वारा स्थापित नियमों के आधार पर किया जाता है। दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन को नियंत्रित करने वाला नियामक ढांचा कानूनी कृत्यों से बना है जो पूरी तरह से इन मुद्दों के लिए समर्पित हैं, साथ ही मानक कृत्यों के कुछ प्रावधान जिनका व्यापक दायरा है (उदाहरण के लिए, सूचनाकरण, कानून बनाने, वाणिज्यिक गतिविधियों पर संरचनाएं, भवन कार्यालय कार्य प्रणाली, आदि।)

रूसी संघ के नियामक कृत्यों और रूसी संघ के घटक संस्थाओं ने सूचना के दस्तावेजीकरण के लिए बुनियादी नियमों को मंजूरी दी, कुछ प्रकार के प्रलेखन के लिए आवश्यकताएं, कई रूप प्रबंधन दस्तावेज. विशिष्ट प्रबंधन स्थितियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ स्वीकृत नमूनों के अनुसार बनाए जाते हैं - मानक और अनुकरणीय रूपया, यदि कागजी कार्रवाई नियमों के आधार पर ऐसे कोई प्रपत्र स्वीकार नहीं किए जाते हैं। दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएं एक सार्वभौमिक प्रकृति की हो सकती हैं या केवल कुछ प्रकार के दस्तावेजों, उनके रूपों, रूपों, विवरणों पर लागू हो सकती हैं।

अध्याय 2 आधुनिक परिस्थितियों में दस्तावेजों के साथ काम का नियामक और पद्धतिगत आधार विनियमन

1 दस्तावेजों के निर्माण और निष्पादन में एकरूपता स्थापित करने की प्रक्रिया के रूप में मानकीकरण

बड़ी मात्रा में सूचना के प्रसंस्करण से जुड़ी समस्याओं को हल करने की मुख्य दिशाएँ:

) मीडिया और उन पर जानकारी रखने की प्रक्रिया में एकरूपता लाने की इच्छा;

) सूचना के प्रसंस्करण और प्रसारण में तेजी;

) डेटा खोजने और संग्रहीत करने की लागत को कम करना।

पहली दिशा सूचना वाहक और उनके तत्वों के मानकीकरण और एकीकरण द्वारा महसूस की जाती है, और दूसरी और तीसरी - प्रक्रियाओं में सुधार और सूचना के प्रसंस्करण और संचारण के साधनों को विकसित करके (चित्र। 2.1)। बेशक, सूचना वाहक और उनके प्रसंस्करण के लिए प्रक्रियाओं का एकीकरण और मानकीकरण भी उनके प्रसंस्करण, खोज और संरक्षण के त्वरण में योगदान देता है।

यूनिफाइड स्टेट रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम (ईजीएसडी) बुनियादी प्रावधानों का एक समूह है जो उद्यमों, संगठनों और संस्थानों में दस्तावेजी प्रक्रियाओं के संगठन को परिभाषित और विनियमित करता है। यूएसएसडी के आधार पर, एक नियामक दस्तावेज विकसित किया गया है - यूनिफाइड स्टेट डॉक्यूमेंटेशन मैनेजमेंट सिस्टम (ईजीएसडीओयू)।

मानकीकरण मानकों को स्थापित करने और लागू करने की प्रक्रिया है, जिसे "एक नमूना, मानक, मॉडल के रूप में समझा जाता है, जिसे उनके साथ अन्य समान वस्तुओं की तुलना करने के लिए प्रारंभिक के रूप में लिया जाता है। मानक, एक नियामक और तकनीकी दस्तावेज के रूप में, मानकीकरण की वस्तु के लिए मानदंडों, नियमों, आवश्यकताओं का एक सेट स्थापित करता है और सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित होता है। रूस में, मानकीकरण गतिविधियों को मानकीकरण, मेट्रोलॉजी और प्रमाणन के लिए रूसी संघ की समिति द्वारा समन्वित किया जाता है (वर्तमान में समिति रूसी संघ के उद्योग और व्यापार मंत्रालय में शामिल है)। मानकों का उपयोग निर्मित उत्पाद (दस्तावेज़) की गुणवत्ता में सुधार करने में मदद करता है।

मानकीकरण एक जटिल प्रक्रिया है, जिसमें टाइपिंग और एकीकरण जैसे तत्व शामिल हैं। एक ओर, ये मानकीकरण के तरीके हैं जिन्हें स्वतंत्र प्रकार के काम के रूप में किया जा सकता है। दस्तावेज़ विज्ञान में, टंकण का उपयोग दस्तावेज़ों के मानक रूपों और मानक ग्रंथों, यानी नमूने या मानकों को बनाने के लिए किया जाता है, जिसके आधार पर विशिष्ट दस्तावेज़ बनाए जाते हैं। एक विशिष्ट पाठ एक नमूना पाठ है, जिसके आधार पर समान सामग्री के पाठ बाद में बनाए जाते हैं। मानक प्रपत्र- किसी भी डेटा के संग्रह और प्रस्तुति के लिए उपयोग किए जाने वाले एक निश्चित सक्षम सार्वजनिक प्राधिकरण द्वारा अनुमोदित एक दस्तावेज़ प्रपत्र विभिन्न क्षेत्रप्रबंधन गतिविधियों।

2 एकीकृत प्रणालीप्रलेखन

दस्तावेज़ीकरण प्रणाली - मूल, उद्देश्य, प्रकार, गतिविधि के दायरे, उनके निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं (GOST R ISO 15489-1-2007) के संकेतों के अनुसार परस्पर जुड़े दस्तावेजों का एक सेट। प्रलेखन प्रणाली एक या दूसरे प्रबंधकीय कार्य के संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में सरकार और प्रशासन में कार्यान्वयन की प्रक्रिया में बनाई गई है; इसमें शामिल दस्तावेजों की संरचना को कुछ प्रकार की गतिविधियों, जैसे कि योजना, वित्तपोषण, लेखांकन को दस्तावेज करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। प्रलेखन प्रणालियों को उद्योग द्वारा वर्गीकृत किया जाता है और मानक प्रलेखन प्रणालियों के अलावा, स्वास्थ्य देखभाल, शिक्षा (सामान्य और विशेष), नोटरी, न्यायिक, आदि के लिए प्रलेखन प्रणाली भी हैं।

यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (UDS) के अनुसार बनाया गया है सामान्य नियमऔर आवश्यकताओं और गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होनी चाहिए।

आमतौर पर इसमें एक या दो राज्य मानक होते हैं, परस्पर जुड़े अखिल रूसी एकीकृत रूपों का एक सेट जो कुछ रूपों में डेटा की एक प्रलेखित प्रस्तुति प्रदान करता है। आर्थिक गतिविधि, उनके रखरखाव के साधन, उनके विकास, रखरखाव और अनुप्रयोग के लिए नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेज। दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों के विशिष्ट रूपों के प्रत्यक्ष डेवलपर्स मंत्रालय (विभाग) हैं जो गतिविधि की एक विशेष शाखा का समन्वय करते हैं।

कर्मियों पर दस्तावेजों की एक विशेषता दो एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों के हिस्से के रूप में उनका एक साथ एकीकरण है: संगठनात्मक और प्रशासनिक और प्राथमिक लेखांकन। कर्मियों पर एक आदेश को उपस्थिति की पुष्टि करने वाली प्रशासनिक कार्रवाई के दस्तावेज के रूप में माना जा सकता है कानूनी तथ्यघटना (परिवर्तन, समाप्ति, आदि) रोजगार समझोता. हालांकि, वही आदेश श्रम संबंधों के उद्भव (समाप्ति) के तथ्य को दर्ज करता है, और इस मामले में यह प्राथमिक लेखा दस्तावेज है जो अन्य लेखांकन दस्तावेज बनाने के आधार के रूप में कार्य करता है। चूंकि कार्मिक गतिविधियों का समन्वय करने वाला एक भी विभाग कभी नहीं रहा है, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण (ग्लैवरचिव) को एकीकृत करने वाले विभाग ने कर्मियों के लिए एक दस्तावेज़ीकरण प्रणाली तैयार की है, और सांख्यिकीय अधिकारियों ने कर्मियों के रिकॉर्ड के लिए दस्तावेजों के प्रपत्र तैयार किए हैं। पहली प्रणाली का उपयोग सरकार और प्रशासन में किया गया था, दूसरा - निर्माण और उद्योग संगठनों में। आज तक, यह ऐतिहासिक रूप से स्थापित विशेषता संरक्षित है: कुछ संस्थान और संगठन दस्तावेजों के पाठ रूपों में कर्मियों का रिकॉर्ड रखते हैं, और अन्य - सारणीबद्ध रूपों में। इसलिए, कार्मिक अधिकारी को कार्मिक दस्तावेजों के निष्पादन के लिए वर्तमान आवश्यकताओं को जानना चाहिए और व्यवहार में उनका उपयोग करने में सक्षम होना चाहिए।

एकीकरण अनुचित प्रकार के दस्तावेजों में कमी है, उन्हें रूपों, संरचनाओं, भाषा संरचनाओं, उनके संकलन, प्रसंस्करण, लेखांकन, भंडारण के लिए संचालन की एकरूपता में लाना है। एकीकरण विवरण, कागज प्रारूप के सबसे समान सेट की स्थापना और कागज पर विवरण को ठीक करना है।

DDD दस्तावेजों के परस्पर एकीकृत रूपों का एक समूह है जो कुछ प्रकार की व्यावसायिक गतिविधियों, उनके रखरखाव के साधनों, नियामक और में डेटा की एक प्रलेखित प्रस्तुति प्रदान करता है। पाठ्य - सामग्रीउनके विकास और अनुप्रयोग के लिए।

इसी समय, तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक सूचनाओं के वर्गीकरण विकसित किए जा रहे हैं जो डीडीडी में निहित डेटा की एकीकृत स्वचालित प्रसंस्करण प्रदान करते हैं।

वर्तमान में, प्रबंधन प्रलेखन की निम्नलिखित एकीकृत प्रणालियाँ प्रचालन में हैं:

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली: एक उद्यम, संगठन के निर्माण, पुनर्गठन, परिसमापन पर प्रलेखन; राज्य और नगरपालिका उद्यमों और संगठनों के निजीकरण पर प्रलेखन; संगठन की प्रशासनिक गतिविधियों पर प्रलेखन; संगठन, उद्यम की गतिविधियों के संगठनात्मक और नियामक विनियमन पर प्रलेखन; एक उद्यम, संगठन की गतिविधियों के संचालन और सूचना विनियमन पर प्रलेखन; रोजगार दस्तावेज; दूसरी नौकरी में स्थानांतरण के लिए दस्तावेज; बर्खास्तगी दस्तावेज; दस्तावेज़ छोड़ दो; प्रोत्साहन के डिजाइन के लिए दस्तावेज; डिजाइन प्रलेखन अनुशासनात्मक कार्यवाही.

एकीकृत प्रणाली बैंकिंग दस्तावेज:

बैंकों के माध्यम से गैर-नकद भुगतान के लिए भुगतान दस्तावेज;

बैंकों के ऋण संचालन पर प्रलेखन;

मजदूरी और सामाजिक और श्रम संसाधनों के भुगतान के लिए धन के खर्च पर नियंत्रण पर दस्तावेज;

अंतरराष्ट्रीय बस्तियों से संबंधित बैंक संचालन पर दस्तावेज़ीकरण;

बैंकों के आउटपुट प्रलेखन;

बैंकों के डिपॉजिटरी ऑपरेशंस पर प्रलेखन;

बैंकों के माध्यम से गैर-नकद भुगतान के लिए भुगतान दस्तावेज - दस्तावेजों के इंट्राबैंक रूप;

बैंकों के इश्यू-कैश और बजटीय संचालन पर प्रलेखन - दस्तावेजों के इंट्राबैंक रूप;

मजदूरी और सामाजिक और श्रम लाभों के भुगतान (खपत के लिए) के लिए धन के खर्च पर नियंत्रण पर दस्तावेज - दस्तावेजों के इंट्रा-बैंक रूप;

बैंकों के आउटपुट प्रलेखन - दस्तावेजों के इंट्राबैंक रूप;

के लिए दस्तावेज मौद्रिक संचलन- दस्तावेजों के इंट्राबैंक रूप;

बैंकों के क्रेडिट संचालन पर प्रलेखन - दस्तावेजों के इंट्राबैंक रूप;

लेखांकन प्रलेखन - दस्तावेजों के इंट्राबैंक रूप।

वित्तीय लेखांकन और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली बजट संस्थानऔर संगठन:

वित्तीय दस्तावेज;

बजटीय संस्थानों और संगठनों के लेखांकन प्रलेखन की रिपोर्टिंग।

रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली:

राष्ट्रीय खातों और आर्थिक संतुलन के आंकड़ों पर प्रलेखन;

वैज्ञानिक और तकनीकी क्षमता और नवीन प्रगति के आंकड़ों पर प्रलेखन;

श्रम सांख्यिकी पर प्रलेखन;

भौतिक संसाधनों के आंकड़ों पर प्रलेखन;

वित्तीय सांख्यिकी प्रलेखन;

सामाजिक सांख्यिकी पर प्रलेखन;

औद्योगिक सांख्यिकी पर प्रलेखन;

सांख्यिकी प्रलेखन कृषिऔर कृषि उत्पादों की खरीद;

सांख्यिकी प्रलेखन पूंजी निर्माण;

विदेशी आर्थिक संबंधों के आंकड़ों पर प्रलेखन;

प्रलेखन, लेकिन उपभोक्ता बाजार और उसके बुनियादी ढांचे के आंकड़े;

परिवहन और संचार सांख्यिकी पर प्रलेखन;

कीमतों और शुल्कों में परिवर्तन के अवलोकन और पंजीकरण के आंकड़ों पर प्रलेखन।

उद्यमों के लेखांकन और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली:

रिपोर्टिंग लेखांकन दस्तावेज;

रजिस्टरों लेखांकन;

प्राथमिक लेखा रिकॉर्ड।

एकीकृत श्रम प्रलेखन प्रणाली:

श्रम बाजार की स्थिति पर प्रलेखन;

श्रम संबंधों पर प्रलेखन;

श्रम निकायों के कर्मचारियों के उन्नत प्रशिक्षण पर प्रलेखन;

श्रम सुरक्षा दस्तावेज;

न्यूनतम उपभोक्ता बजट पर प्रलेखन;

श्रम अधिकारियों से अपील पर दस्तावेज।

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली पेंशन निधिरूसी संघ:

लेखांकन और धन के वितरण पर प्रलेखन;

योजना और आर्थिक गतिविधि पर प्रलेखन;

नियंत्रण और सत्यापन गतिविधियों पर प्रलेखन।

विदेश व्यापार प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली:

परिचालन और वाणिज्यिक दस्तावेज;

शिपिंग दस्तावेज;

निपटान विदेश व्यापार दस्तावेज;

माल के आयात (निर्यात) पर जारी दस्तावेज;

परिवहन विदेश व्यापार दस्तावेज;

विदेश व्यापार दस्तावेज अग्रेषित करना।

डीडीडी को संबंधित मंत्रालयों और विभागों द्वारा विकसित किया जा रहा है।

दस्तावेज़ बनाते समय, मानकीकरण और एकीकरण के सिद्धांतों का पालन करना आवश्यक है।

इसलिए, दस्तावेजों के मानकीकरण और एकीकरण का लक्ष्य तैयारी, निष्पादन, दस्तावेजों की खोज, दस्तावेज़ प्रवाह को कम करने और मशीन सूचना प्रसंस्करण के लिए इष्टतम स्थिति बनाने, उद्यम और संगठन प्रबंधन के स्तर को बढ़ाने की प्रक्रियाओं को युक्तिसंगत बनाना है। प्रबंधन दस्तावेजों का मानकीकरण और एकीकरण सूचना की संरचना और प्रसंस्करण में एकरूपता प्राप्त करना संभव बनाता है। मानकीकरण और एकीकरण भी दस्तावेजों के साथ काम करने के प्रगतिशील तरीकों के विकास में योगदान करते हैं।

निष्कर्ष

दस्तावेज़ प्रबंधन सामाजिक विज्ञान के चक्र से संबंधित है, जिनमें से कई के साथ यह घनिष्ठ संबंध और अंतःक्रिया में है। यह अंतःक्रिया विभिन्न रूपों में प्रकट होती है और विभिन्न स्तरों पर होती है, मुख्य रूप से वस्तु और अनुसंधान के विषय, वैचारिक तंत्र, अनुसंधान विधियों के स्तर पर।

रिकॉर्ड कीपिंग का ऐतिहासिक विज्ञान से गहरा संबंध है। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, दस्तावेज़ विज्ञान का उद्देश्य ऐतिहासिक विकास में एक दस्तावेज है। कुछ दस्तावेजों की उपस्थिति, दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों का उल्लेख नहीं करना, समाज के विकास से सीधे संबंधित है, इसके कुछ चरणों के साथ। इसलिए, सामाजिक-आर्थिक, राजनीतिक इतिहास, सांस्कृतिक इतिहास आदि के ज्ञान के बिना दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों के कामकाज, दस्तावेज़ परिसरों की तह को नहीं समझा जा सकता है।

दूसरी ओर, दस्तावेज़ का बहुत ही रूप सापेक्ष स्वतंत्रता, विकास के अपने स्वयं के पैटर्न की उपस्थिति की विशेषता है, जो बदले में, सामाजिक विकास के कुछ पहलुओं पर एक निश्चित प्रभाव डालता है। इसलिए, अतीत के अध्ययन का तात्पर्य दस्तावेजी रूपों की उत्पत्ति के ज्ञान से भी है।

दस्तावेज़ीकरण उद्देश्यपूर्ण रूप से ऐतिहासिक अनुसंधान के स्रोत आधार के निर्माण में योगदान देता है और इस क्षमता में, स्रोत अध्ययनों को बारीकी से जोड़ता है - ऐतिहासिक विज्ञान की सबसे महत्वपूर्ण शाखाओं में से एक जो ऐतिहासिक स्रोतों के सिद्धांत, कार्यप्रणाली और तकनीक का अध्ययन करता है। स्रोत शोधकर्ता अपने ऐतिहासिक विकास में एक दस्तावेज़ के रूप, प्रलेखित जानकारी की संरचना और गुणों का भी अध्ययन करते हैं। स्रोत अध्ययन में कार्यालय दस्तावेज़ों को आमतौर पर एक स्वतंत्र अनुभाग में विभाजित किया जाता है।

स्रोत अध्ययन से इसकी निकटता के आधार पर, दस्तावेजी विज्ञान को आमतौर पर ऐतिहासिक विज्ञान के वर्ग के रूप में संदर्भित किया जाता है, जिसमें इसे तथाकथित सहायक और विशेष ऐतिहासिक विषयों के भाग के रूप में शामिल किया जाता है, जिन्हें स्रोत अध्ययन के उप-विषयों के रूप में माना जाता है। उसी समय, कई लेखक (ए.आई. गुकोवस्की, एस.एम. कश्तानोव, बी.जी. कानूनी आदेश. अन्य शोधकर्ता, इसके विपरीत, कूटनीति, पुरालेख, मेट्रोलॉजी और वंशावली जैसे सहायक ऐतिहासिक विषयों को शामिल करके प्रलेखन समस्याओं की सीमा का विस्तार करने का प्रस्ताव करते हैं। इसके अलावा, दोनों, अधिकांश भाग के लिए, वास्तव में दस्तावेज़ प्रबंधन और कार्यालय के काम के बीच एक समान चिन्ह रखते हैं।

हालाँकि, दस्तावेज़ प्रबंधन और स्रोत अध्ययन के बीच घनिष्ठ संबंध के बावजूद, उनके बीच महत्वपूर्ण अंतर हैं, जो देखे गए हैं: अध्ययन की वस्तु में (स्रोत अध्ययन अध्ययन, लिखित दस्तावेजी स्रोतों के अलावा, अन्य प्रकार और ऐतिहासिक स्रोतों के रूप, विशेष रूप से, भौतिक वाले);

अनुसंधान के प्रयोजनों के लिए (स्रोत अध्ययन आवश्यक जानकारी निकालने के तरीकों को विकसित करने के लिए दस्तावेज़ का अध्ययन करता है);

कालक्रम में (स्रोत अध्ययन विशेष रूप से पूर्वव्यापी वातावरण में दस्तावेजों का अध्ययन करता है, और दस्तावेज़ विज्ञान - एक परिचालन और परिप्रेक्ष्य वातावरण में भी)।

अंतिम अंतर, हमारी राय में, दस्तावेज़ प्रबंधन को एक ऐतिहासिक अनुशासन के रूप में वर्गीकृत करने की अनुमति नहीं देता है, जैसा कि कई लेखक करते हैं, क्योंकि ऐतिहासिक विज्ञान केवल मानव समाज के अतीत के अध्ययन तक सीमित है।

यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि हाल ही में विशेष रूप से ऐतिहासिक विज्ञान के ढांचे से परे स्रोत अध्ययन लेने की प्रवृत्ति रही है और इसे मानविकी की प्रणाली में एक एकीकृत अनुशासन के रूप में, ऐतिहासिक नृविज्ञान, नृविज्ञान, समाजशास्त्र के एक तत्व के रूप में माना जाता है, अर्थात। सभी मानविकी के। इस दृष्टिकोण के परिणामस्वरूप, दस्तावेज़ घटना की जटिल समस्या स्वाभाविक रूप से उत्पन्न होती है और, परिणामस्वरूप, विकास का कार्य नया अनुशासन- दस्तावेज़ घटना विज्ञान।

अध्ययन के लक्ष्य और उद्देश्य के अनुसार, दस्तावेज़ प्रबंधन का अभिलेखीय विज्ञान से गहरा संबंध है। वे एक सामान्य कार्य से एकजुट होते हैं - एक प्रभावी सूचना वातावरण का निर्माण, अध्ययन की एक एकल वस्तु - एक दस्तावेज, साथ ही व्यवस्थित करने, संग्रहीत करने, सूचनाओं की खोज करने, दस्तावेज़ निर्माण के सिद्धांतों को विकसित करने के तरीकों की एकता।

उसी समय, दस्तावेज़ विज्ञान और अभिलेखीय विज्ञान दो विपरीत पक्षों से एक दस्तावेज़ का अध्ययन करते हैं: अभिलेखीय विज्ञान - एक ऐतिहासिक स्रोत के रूप में एक दस्तावेज़ के सूचनात्मक मूल्य से, दस्तावेजों के परिसरों पर जोर देने के साथ, और व्यक्तिगत दस्तावेजों पर नहीं। दस्तावेज़ विज्ञान सूचना के वाहक के रूप में सूचनात्मक और परिचालन मूल्य की ओर से अपनी वस्तु का अध्ययन करता है, मुख्य रूप से आधुनिक सामाजिक वातावरण में कार्य करता है।

दस्तावेज़ विज्ञान का अभिलेखीय विज्ञान के विकास पर सीधा प्रभाव पड़ता है, क्योंकि कार्यालय के काम में बनाए गए दस्तावेज़ जितने बेहतर होंगे, अभिलेखागार उतना ही सफल होगा कि दस्तावेजी धन का भंडारण और उपयोग किया जा सके।

दस्तावेज़ प्रबंधन और प्रबंधन सिद्धांत, प्रबंधन के बीच संबंध और अंतःक्रिया पारंपरिक रूप से मजबूत है, क्योंकि प्रबंधन कार्य और उसका संगठन दोनों सीधे दस्तावेजों में परिलक्षित होते हैं। इस संबंध में, वी.एस. मिंगलेव ने "सबसे अधिक" भी तैयार किया सामान्य विधिदस्तावेज़ प्रबंधन", जिसका सार "प्रबंधन कार्यों के लिए दस्तावेज़ीकरण की सामग्री का पत्राचार" है। बदले में, दस्तावेजों के साथ काम का तर्कसंगत संगठन प्रबंधन गतिविधियों में सुधार में योगदान देता है, इसकी दक्षता बढ़ाता है, क्योंकि प्रशासनिक तंत्र के लगभग सभी कर्मचारी दस्तावेजों के साथ काम करने में व्यस्त हैं, इन उद्देश्यों के लिए खर्च करते हैं, कुछ आंकड़ों के अनुसार, कम से कम 60% उनके काम के समय का।

हाल के वर्षों में एक नए वैज्ञानिक अनुशासन के उद्भव और सफल विकास - सूचना प्रबंधन ने प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रबंधन समस्याओं के अध्ययन को और भी करीब ला दिया है, क्योंकि अधिकांश जानकारी दस्तावेजों में दर्ज की जाती है। इसके अलावा, कुछ लेखक (एम.वी. लारिन) भविष्य में प्रबंधन और सूचना प्रबंधन के लिए दस्तावेजी समर्थन की सेवाओं के एकीकरण की भविष्यवाणी करते हैं।

प्रलेखन भी प्रबंधन के समाजशास्त्र, प्रबंधन के मनोविज्ञान और व्यावसायिक संचार जैसे अनुप्रयुक्त विषयों से प्रभावित होता है।

अपनी कुछ समस्याओं को हल करने के लिए, दस्तावेज़ प्रबंधन तकनीकी और प्राकृतिक विज्ञान के क्षेत्र में उपलब्धियों का व्यापक उपयोग करता है, क्योंकि दस्तावेज़ एक भौतिक वस्तु है, अच्छी तरह से परिभाषित भौतिक गुणों के साथ एक सूचना वाहक है। इसके अलावा, दस्तावेजों का निर्माण, खोज, भंडारण जटिल आधुनिक कार्यालय उपकरणों के उपयोग सहित सूचना के दस्तावेजीकरण और संचारण के साधनों से जुड़ा है।

विभिन्न सैद्धांतिक और व्यावहारिक वैज्ञानिक विषयों के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन के घनिष्ठ संबंध ने बड़े पैमाने पर दस्तावेज़ प्रबंधन अनुसंधान के तरीकों को निर्धारित किया है, अर्थात। विशिष्ट वैज्ञानिक समस्याओं को हल करने के तरीके, तकनीक।

दस्तावेज़ विज्ञान मानकीकरण विज्ञान

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दस्तावेज़ विज्ञान की वस्तु और विषय को समझना इस बात पर निर्भर करता है कि दस्तावेज़ विज्ञान की व्याख्या कैसे की जाती है, इसकी संरचना कैसे निर्धारित की जाती है।

एन.एन. कुश्नारेंकोअपनी पाठ्यपुस्तक में दस्तावेज़ प्रबंधन को सामान्य और विशेष में विभाजित करता है। वह सामान्य दस्तावेज़ीकरण की वस्तु पर विचार करती है "सिस्टम ऑब्जेक्ट के रूप में दस्तावेज़ का व्यापक अध्ययन"।दस्तावेज़ीकरण का विषय इस प्रकार परिभाषित किया गया है: "किसी दस्तावेज़ के बारे में वैज्ञानिक ज्ञान बनाना..."। सामान्य दस्तावेज़ीकरण की संरचनाउसी समय, इसमें शामिल हैं: दस्तावेज़ का सिद्धांत, दस्तावेज़ का इतिहास, दस्तावेज़-संचार गतिविधियों का इतिहास और सिद्धांत। दस्तावेज़ के सिद्धांत में एक समानार्थी नाम जोड़ा गया है - "दस्तावेज़शास्त्र"। उसी समय, पाठ्यपुस्तक स्वयं, जो सामान्य दस्तावेज़ विज्ञान की सामग्री को दर्शाती है, में निम्नलिखित खंड हैं: "दस्तावेज़ विज्ञान की सैद्धांतिक नींव", "कुछ प्रकार और प्रकार के दस्तावेज़ों की विशेषताएं", "नवीनतम सूचना वाहक पर दस्तावेज़" . नतीजतन, यहां वास्तविक सामान्य दस्तावेज़ प्रबंधन में सैद्धांतिक नींव और मुख्य प्रकार और दस्तावेजों के प्रकार की विशेषताएं शामिल हैं।

सामान्य दस्तावेज़ीकरण के अलावा, एन.एन. कुश्नारेंको हाइलाइट्स विशेष दस्तावेज प्रबंधनऔर इसे विशेष और निजी में विभाजित करता है। प्रति विशेष दस्तावेजविषय जो अध्ययन करते हैं "दस्तावेजों की विशेषताएं जो पुस्तकालय की वस्तुएं हैं,

अभिलेखीय, संग्रहालय मामले", लेकिन इन विषयों की सूची में (पुस्तकालय विज्ञान, ग्रंथ सूची, अभिलेखीय विज्ञान, संग्रहालय विज्ञान, सूचना विज्ञान) ऐसे विशिष्ट विषय नहीं हैं जो "दस्तावेजों की विशेषताओं" का अध्ययन करते हैं, लेकिन ज्ञान की शाखाएं, जो स्वयं द्वारा- दृढ़ संकल्प, अध्ययन के बहुत व्यापक उद्देश्य हैं।

इसके अलावा, विशेष रिकॉर्ड रखने वाले विषयों के लिए एन.एन. कुशनेरेंको ने उन लोगों को वर्गीकृत किया जहां विषय "दस्तावेजी और संचार गतिविधियों की विभिन्न प्रक्रियाओं की बारीकियों का अध्ययन" है: दस्तावेजी फंड विज्ञान, कैटलॉगिंग, दस्तावेज़ भंडारण का सिद्धांत, कार्यालय कार्य, आदि। इस सवाल को उठाए बिना कि आवंटन कैसे उचित है इन विशेष विषयों में, हम देखते हैं कि संबंधित अनुभाग या विशेष वैज्ञानिक विषय उपरोक्त सूचीबद्ध पुस्तकालय विज्ञान, ग्रंथ सूची, अभिलेखीय विज्ञान, संग्रहालय विज्ञान के भीतर मौजूद हैं। यह स्पष्ट नहीं है कि वे अंदर से कैसे बाहर खड़े हो सकते हैं, लेकिन ऐसे विषयों के आगे।

विषय निजी दस्तावेज,एन.एन. के अनुसार कुश्नारेंको, "कुछ प्रकार और दस्तावेजों की किस्में" हैं, जिनमें से हैं: "किताबें, पेटेंट, नोट्स, नक्शे, फिल्म, ऑप्टिकल डिस्क, आदि।" तदनुसार, निजी दस्तावेज़ विज्ञान "निजी वैज्ञानिक दस्तावेज़ विज्ञान विषयों" में बनता है: पुस्तक विज्ञान, पेटेंट विज्ञान, कार्टोग्राफी, आदि। इस प्रकार, पुस्तक विज्ञान, एन.एन. के अनुसार। कुश्नारेंको को "विशेष", "निजी" रिकॉर्ड कीपिंग के रूप में रिकॉर्ड कीपिंग में शामिल किया गया है। हालाँकि, इनमें से अधिकांश विषयों में, अध्ययन का विषय केवल संबंधित प्रकार के दस्तावेज़ की विशेषताएं नहीं है। विशेष रूप से, पुस्तक विज्ञान एक जटिल विज्ञान है, या वैज्ञानिक विषयों का एक जटिल है, जिसमें व्यक्तिगत वैज्ञानिक विषय शामिल हैं, जो समाज में एक पुस्तक के निर्माण और कामकाज की प्रक्रियाओं का अध्ययन करते हैं। यह पुस्तकालय विज्ञान, ग्रंथ सूची और अन्य विषयों की तुलना में "निजी" नहीं हो सकता।

इन विसंगतियों को पहले से ही अन्य लेखकों (एस.जी. कुलेशोव, एम.एस. स्लोबोडानिक) ने देखा है और तर्कपूर्ण आलोचना के अधीन हैं। उन्हें याद नहीं किया जा सकता था या विचाराधीन मुद्दे के इतिहासलेखन के केवल एक तथ्य पर विचार नहीं किया जा सकता था, यदि उपरोक्त स्थिति पाठ्यपुस्तक में नहीं बताई गई थी, जो अभी भी दस्तावेजी विज्ञान के छात्रों और शिक्षकों दोनों द्वारा सक्रिय रूप से उपयोग की जाती है, इसलिए, इसकी सामग्री अभी भी है प्रासंगिक आज।

पाठ्यपुस्तक के लेखक के विचारों का विकास - एन.एन. कुश्नारेंको - विचाराधीन मुद्दे के संबंध में, आप उसके बाद के प्रकाशनों का अनुसरण कर सकते हैं। उनमें, "दस्तावेज़ प्रबंधन" का विज्ञान अब तीन में नहीं, बल्कि चार भागों में विभाजित है। प्रथम - दस्तावेज विज्ञान।यह दस्तावेज़ प्रबंधन 2 का सिद्धांत और कार्यप्रणाली है या दस्तावेज़ प्रबंधन 3 की केवल कार्यप्रणाली है। दूसरा भाग - सामान्य दस्तावेज प्रबंधन- यहां यह "दस्तावेज़ संचार के गठन का इतिहास, साथ ही दस्तावेज़ के साथ काम करने की कार्यप्रणाली और संगठन" या "इतिहास, टाइपोलॉजी, दस्तावेज़ का वर्गीकरण, तकनीकी नींव" को शामिल करता है। जीवन चक्रदस्तावेज़"।

तीसरे स्थान पर है निजी दस्तावेज,जिसमें वैज्ञानिक विषय शामिल हैं "एक दस्तावेज़ के साथ काम करने की कुछ सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं का अध्ययन", अर्थात्: "दस्तावेजों को संकलित करने का सिद्धांत और तकनीक, उनका संपादन, प्रतिकृति, वितरण, संरक्षण, प्रसंस्करण, लेखांकन, संचयन, भंडारण, उपयोग"। प्रासंगिक विषयों में हैं: दस्तावेजी शैली, संपादन का सिद्धांत और अभ्यास, कार्यालय का काम, प्रकाशन का संगठन और प्रौद्योगिकी, ग्रंथ सूची, दस्तावेज़ सांख्यिकी, बौद्धिक संपदा कानून, स्वचालित प्रणालियों में सूचना संरक्षण, दस्तावेजों का विश्लेषणात्मक और सिंथेटिक प्रसंस्करण, दस्तावेज़ संसाधन, दस्तावेज़ सूचना की पुनर्प्राप्ति

सिस्टम, सिद्धांत और दस्तावेज़ भंडारण की तकनीक, दस्तावेजों की बहाली और संरक्षण, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, पूर्ण-पाठ डेटाबेस। सूचीबद्ध विषयों को उनके द्वारा अध्ययन की जाने वाली प्रक्रियाओं के अनुसार अलग करने का प्रयास किया गया है, जो इस सूची को एक निश्चित सीमा तक व्यवस्थित बनाता है। लेकिन इन सभी विषयों का दस्तावेज़ीकरण से संबंध, भले ही वह निजी हो, अभी तक सिद्ध नहीं हुआ है। कुछ सूचीबद्ध विषयों को भाषाशास्त्र, ग्रंथ सूची, पुस्तकालय विज्ञान, कंप्यूटर विज्ञान से संबंधित माना जाता है। जाहिर है, इस मामले में, प्रश्न का उत्तर स्पष्ट किया गया है: ज्ञान की नामित शाखाओं के किन हिस्सों को दस्तावेज़ प्रबंधन माना जा सकता है। अर्थात्, सभी पुस्तक विज्ञान, पुस्तकालय विज्ञान, अभिलेखीय विज्ञान, दस्तावेज़ प्रबंधन विषय घोषित नहीं हैं।

प्रस्तावित एन.एन. का चौथा भाग। दस्तावेज़ प्रबंधन की नई संरचना के कुशनरेंको अनुशासन थे "विशेष दस्तावेज", दोनों प्रकार के दस्तावेजों द्वारा आवंटित - कार्टोग्राफिक, पेटेंट प्रलेखन, और "व्यावहारिक गतिविधि के क्षेत्रों" द्वारा - अभिलेखीय, प्रशासनिक, बैंकिंग, ग्रंथ सूची, पुस्तकालय, संग्रहालय, सूचना। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि पूर्व के बीच अब ग्रंथ सूची और फिल्म अध्ययन नहीं हैं, और बाद में ज्ञान की शाखाओं को समग्र रूप से (अभिलेखीय विज्ञान, पुस्तकालय विज्ञान, आदि) नाम नहीं दिया गया है, लेकिन केवल संबंधित "दस्तावेज़ विज्ञान" . हालांकि, यह स्पष्ट नहीं है कि "विशेष दस्तावेज़ विज्ञान" के ये विषय ऊपर सूचीबद्ध "निजी दस्तावेज़ विज्ञान" के विषयों से कैसे संबंधित हैं। हमारी राय में, वे ऊपर वर्णित "निजी रिकॉर्ड रखने" के विषयों के अलावा अलग नहीं हो सकते हैं। सबसे अधिक संभावना है, "विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन", व्यावहारिक गतिविधि के क्षेत्रों द्वारा प्रतिष्ठित, ऊपर वर्णित "निजी दस्तावेज़ प्रबंधन" के संबंधित विषयों के रूप में मौजूद है, जिसे कहा जाना चाहिए।

इन लेखों में निर्धारित प्रलेखन प्रबंधन की संरचना की कुछ ख़ासियत यह है कि यहाँ यह विशुद्ध रूप से विज्ञान के बारे में नहीं था, बल्कि "दस्तावेज़ विज्ञान और सूचना गतिविधि" विशेषता में प्रशिक्षण विशेषज्ञों की प्रक्रिया में आवंटित शैक्षिक दस्तावेज़ प्रबंधन विषयों के एक चक्र के बारे में था। जैसा कि आप जानते हैं, विज्ञान की संरचना और शैक्षणिक विषयों के चक्र की संरचना - विभिन्न अवधारणाएं. कुछ मामलों में, वे मेल खा सकते हैं, लेकिन यह भी हो सकता है कि एक अकादमिक अनुशासन में विज्ञान के सभी पहलुओं को शामिल किया गया हो, या इसके विपरीत, किसी विशेष विशेषता के लिए विषयों का पूरा चक्र पूरे विज्ञान को कवर नहीं करता है। ऐसा विकल्प भी हो सकता है जब अकादमिक विषयों को विज्ञान की संरचना (इसके मुख्य भागों के अनुसार) के अनुसार प्रतिष्ठित नहीं किया जाता है, लेकिन वस्तुओं, प्रक्रियाओं, संचालन आदि के लिए समर्पित होते हैं, जो अर्थ और अध्ययन के विषय में भिन्न होते हैं।

वर्तमान में, एन.एन. कुशनेरेंको यू.एन. Stolyarov ने दस्तावेज़ के विज्ञान को व्यापक अर्थ में "दस्तावेज़ विज्ञान" नाम दिया और प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के विज्ञान के लिए "दस्तावेज़ विज्ञान" नाम छोड़ दिया, जो दोनों विज्ञानों की संरचना, वस्तु और विषय के बारे में विचारों का संशोधन करेगा। .

प्रलेखन प्रबंधन की संरचना और अन्य विज्ञानों के साथ इसके संबंध को एक अलग तरीके से प्रस्तुत किया गया था स्थित एस.जी. कुलेशोव 2 . उनके विचारों के अनुसार, दस्तावेज़ प्रबंधन को विभाजित किया गया है सामान्य(एस.जी. कुलेशोव का पर्यायवाची है दस्तावेज विज्ञान)तथा विशेष,दस्तावेज़ों के प्रकार और दस्तावेज़ीकरण के प्रकारों द्वारा विभेदित। सामान्य दस्तावेज़ प्रबंधन के विषय को "इसके सूचनात्मक और भौतिक घटकों की एकता में एक दस्तावेज़ के बारे में वैज्ञानिक ज्ञान के गठन, समाज में दस्तावेजों के निर्माण और कामकाज के पैटर्न" के रूप में परिभाषित किया गया है। सामान्य दस्तावेज की सामग्री एस.जी. कुलेशोव इसे स्पष्ट रूप से परिभाषित करता है: "दस्तावेज़ विज्ञान एक सामान्य दस्तावेज़ विज्ञान है जो दस्तावेज़ सिद्धांत के मुद्दों को विकसित करता है, उत्पत्ति और विकास के पैटर्न का अध्ययन करता है।

दस्तावेज़, सभी विज्ञानों के लिए सामान्य दस्तावेज़ों के कामकाज की समस्याएं, उनके निर्माण का अभ्यास और उनके साथ काम करना" 1 ।

सामान्य दस्तावेज़ीकरण की संरचना(या दस्तावेज विज्ञान) एस.जी. कुलेशोव इसे इस तरह से परिभाषित करता है: "... इसमें वैज्ञानिक विषय शामिल नहीं हैं, लेकिन "दस्तावेज़ अवधारणा", "दस्तावेज़ कार्य", "दस्तावेज़ टाइपोलॉजी", "दस्तावेज़ विकास के मुख्य चरण" "बनाने की सामान्य समस्याएं" जैसे खंड शामिल हैं। दस्तावेज़ "आदि" का भंडारण और कामकाज। वास्तव में किसी भी दस्तावेज़ से संबंधित सामान्य समस्याओं की पहचान यहाँ की गई है।

विशेष दस्तावेज,एसजी की अवधारणा के अनुसार कुलेशोव, विषयों की एक स्पष्ट रूप से सीमित सीमा से युक्त हैं, जिनमें से अध्ययन की वस्तुएं कुछ प्रकार के दस्तावेज और दस्तावेज के प्रकार हैं: प्रबंधन प्रलेखन विज्ञान, कार्टोग्राफिक प्रलेखन विज्ञान, फिल्म और फोटो और ध्वनि प्रलेखन विज्ञान, वैज्ञानिक और तकनीकी प्रलेखन विज्ञान, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विज्ञान। स्थित एस.जी. कुलेशोव प्रबंधन प्रलेखन विज्ञान को पहचानता है, "कार्यालय के काम के सिद्धांत और अभ्यास की गहराई से गठित" और हमारे समय तक अध्ययन के तहत दस्तावेज़ीकरण के प्रकार को इंगित किए बिना खुद को "दस्तावेज़ विज्ञान" कहते हैं।

ज्ञान की अन्य शाखाओं के बारे में जो सामग्री, बाहरी रूप, संप्रदायों, शैलियों आदि के संदर्भ में भिन्न दस्तावेजों के अध्ययन में विशेषज्ञ हैं, दस्तावेज़ विज्ञान की सीमाओं के भीतर उनका एकीकरण, एस.जी. कुलेशोव, "शायद ही संभव हो।" इस बात पर जोर दिया जाता है कि "पुस्तक विज्ञान को वृत्तचित्र और संचार चक्र के विज्ञान में शामिल किया गया है, लेकिन यह किसी भी तरह से विशेष प्रलेखन विज्ञान की दिशा नहीं हो सकता है" 2।

शिक्षण सहायता में नोन्ना बोरिसोव्ना ज़िनोविएवा 1 दस्तावेज़ प्रबंधन को मौलिक और एक ही समय में वर्णित किया गया है

लागू वैज्ञानिक अनुशासन। दस्तावेज़ विज्ञान में मौलिक अनुसंधान का उद्देश्य दस्तावेज़ीकरण के सार का अध्ययन करना है, दस्तावेज़ के रूप और सामग्री का विकास, समाज में इसके कार्य, सामाजिक-सांस्कृतिक, जातीय-राष्ट्रीय, दस्तावेज़ीकरण की ऐतिहासिक विशेषताएं, दस्तावेज़ धारणा की समस्याएं, लाक्षणिक सुधार और इसकी अभिव्यक्ति के शब्दार्थ साधन। दस्तावेज़ प्रबंधन के अनुप्रयुक्त अनुसंधान, एन.बी. ज़िनोविएवा, दस्तावेज़ों को वर्गीकृत करने, उन्हें अनुक्रमित करने, सारांशित करने, दस्तावेज़ की खोज छवि बनाने, वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करने, दस्तावेज़ों का चयन करने, उन्हें सहेजने, खोज करने आदि के मुद्दों से संबंधित हैं।

उन्होंने दस्तावेज़ प्रबंधन की संरचना की अपनी अवधारणा का प्रस्ताव रखा एमएस। स्लोबोडियन।उनकी राय में, दस्तावेज़ विज्ञान "व्यापक संदर्भ में दस्तावेज़ के व्यापक अध्ययन पर केंद्रित वैज्ञानिक विषयों का एक जटिल है, साथ ही साथ दस्तावेज़ों के विभिन्न स्वरूप जो समाज के दस्तावेज़ बुनियादी ढांचे का निर्माण करते हैं" 2। दस्तावेज़ प्रबंधन के भाग के रूप में, एम.एस. स्लोबॉडीनिक सबसे पहले सिंगल आउट हुआ प्रलेखन- "एक एकीकृत वैज्ञानिक अनुशासन जिसमें एक मूर्त मेटासाइंटिफिक चरित्र है" "दोनों दस्तावेज़ प्रबंधन विषयों और संबंधित और संबंधित विज्ञानों के लिए जो दस्तावेज़ को अपने स्वयं के ऑब्जेक्ट (पुस्तकालय विज्ञान, ग्रंथ सूची, आदि) के घटकों में से एक के रूप में भी अध्ययन करते हैं"।

के अनुसार एम.एस. स्लोबॉडीनिक, "दस्तावेज़शास्त्र का विषय सामाजिक संचार के चैनलों के रूप में दस्तावेज़ों के कामकाज और दस्तावेज़ों के गठन की नियमितता है जो वर्तमान और पूर्वव्यापी दस्तावेजी जानकारी में समाज और उपयोगकर्ताओं की जरूरतों को पूरा करने पर केंद्रित है" 3। लेख में एम.एस. Slobodyanika 2003, दस्तावेज़ विज्ञान को एक वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में वर्णित किया गया है जिसमें दो भाग शामिल हैं: 1) दस्तावेज़ प्रबंधन का सिद्धांत, दस्तावेज़ और समाज के दस्तावेजी बुनियादी ढांचे; 2) दस्तावेज़ीकरण और दस्तावेज़ का इतिहास। पर

2005 का लेख, दस्तावेज़ विज्ञान को दो अन्य घटकों में विभाजित किया गया है - सामान्य दस्तावेज़ीकरण और उद्योग-विशिष्ट दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य दस्तावेज विज्ञान के ढांचे के भीतर, "दस्तावेज़ विज्ञान, दस्तावेज़ और समाज के दस्तावेजी बुनियादी ढांचे का एक व्यापक अध्ययन" किया जा रहा है, "उद्योग-विशिष्ट दस्तावेज़ विज्ञान का विषय दस्तावेजों के कामकाज के पैटर्न और उनके गठन के चैनल के रूप में है सामाजिक संचार वर्तमान और पूर्वव्यापी उद्योग दस्तावेजी जानकारी में समाज और उपयोगकर्ताओं की व्यावसायिक जरूरतों को पूरा करने पर केंद्रित है" 1।

अन्य दस्तावेज़ प्रबंधन विषयों एम.एस. स्लोबोडियानिक कॉल विशेष।इनमें शामिल हैं: दस्तावेजी संचार का सिद्धांत, दस्तावेज़ प्रवाह का सिद्धांत, दस्तावेजी निधि विज्ञान, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विज्ञान, प्रबंधन दस्तावेज़ विज्ञान, सिद्धांत और कार्यालय कार्य का इतिहास। जैसा कि आप देख सकते हैं, इन विषयों का एक हिस्सा अध्ययन की जा रही समस्याओं के अनुसार बनता है; दूसरा भाग - दस्तावेजों के प्रकार से। एमएस। स्लोबॉडीनिक का मानना ​​​​है कि "एक महत्वपूर्ण विशेषता जो एक स्वतंत्र दस्तावेज़ प्रबंधन वैज्ञानिक अनुशासन बना सकती है, वह समाज की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक कार्यात्मक अभिविन्यास है और दस्तावेजों के अलग-अलग समूहों की विशेषताओं को व्यक्तिगत अनुसंधान की आवश्यकता होती है।"

एक या किसी अन्य दस्तावेजी अनुशासन को उजागर करने के लिए मुख्य विशेषता के अलावा, एम.एस. स्लोबॉडीनिक ऐसे गुणों को "उनकी स्वायत्तता का एक उच्च स्तर, परिसर को छोड़ने और विज्ञान की एक अन्य प्रणाली में शामिल होने की क्षमता" के रूप में मानता है, "अपना विषय बनाने और विज्ञान के साथ संबंध स्थापित करने की क्षमता जो संरचना में शामिल नहीं हैं" रिकॉर्ड प्रबंधन" आवश्यक। हालाँकि, विषयों के ये गुण विषयों के एक परिसर में उनके जुड़ाव का आधार नहीं हो सकते हैं, बल्कि केवल उनकी स्वतंत्रता को निर्धारित करने का आधार हो सकते हैं। एक और बात यह है कि "सामान्य सैद्धांतिक और पद्धतिगत सिद्धांतों, स्रोतों और" की उपस्थिति

विकास का इतिहास", जो एक ही परिसर में विभिन्न विषयों की उपस्थिति को पूर्व निर्धारित करता है।

एसजी की टिप्पणी से कोई सहमत नहीं हो सकता है। दस्तावेजी संचार के सिद्धांत और वृत्तचित्र प्रवाह के सिद्धांत के वैज्ञानिक विषयों के रूप में अनिश्चित स्वतंत्रता के संबंध में कुलेशोव; पुस्तकालयों, अभिलेखागारों, कार्यालय सेवाओं आदि के संग्रह पर शिक्षाओं को "डॉक्यूमेंट्री फंड साइंस" में संयोजित करने की कृत्रिमता। 1 केवल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विज्ञान और प्रबंधन दस्तावेज़ विज्ञान टिप्पणी का कारण नहीं बनता है, हालांकि पहला अभी आकार लेना शुरू कर रहा है। इसलिए, दस्तावेज़ प्रबंधन विषयों के परिसर की संरचना को अभी भी स्पष्ट करने की आवश्यकता है।

कुछ सामग्री स्पष्टीकरण प्रलेखनएन.एन. द्वारा बाद के प्रकाशनों में दिया गया। कुश्नारेंको 2 और एम.एस. स्लोबॉडीनिका 3. एन.एन. कुशनेरेंको दस्तावेज़ विज्ञान को एक मौलिक वैज्ञानिक और शैक्षिक अनुशासन के रूप में चित्रित करता है, जो पारंपरिक (जाहिर है, प्रबंधकीय) दस्तावेज़ प्रबंधन से काफी अलग है। एमएस। स्लोबॉडीनिक इसे "एक मूर्त मेटासाइंटिफिक चरित्र के साथ एक एकीकृत वैज्ञानिक अनुशासन" मानता है; नोट्स "समाज के दस्तावेजी बुनियादी ढांचे की कीमत पर विज्ञान की वस्तु का संवर्धन", जो "विभिन्न सामाजिक क्षेत्रों और संस्थानों में दस्तावेजी गतिविधि की विशेषताओं" का अध्ययन करना संभव बनाता है।

लेकिन दस्तावेज़ प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रबंधन के बीच संबंध अपरिभाषित रहता है। विशेष रूप से, एम.एस. स्लोबॉडीनिक लिखते हैं: "दस्तावेज़ विज्ञान के विकास का एक महत्वपूर्ण परिणाम दस्तावेज़ विज्ञान का एक समग्र, एकीकृत विज्ञान में परिवर्तन होगा, जिसमें एक स्पष्ट मेटा-वैज्ञानिक चरित्र और व्यावहारिक अनुप्रयोग का व्यापक दायरा है।" यह स्पष्ट नहीं है कि दस्तावेज़ विज्ञान आधुनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की जगह लेगा या इसकी संरचना में रहेगा।

दस्तावेज़ प्रबंधन की संरचना के संबंध में वर्तमान में मौजूदा अवधारणाओं के विचार के निष्कर्ष के रूप में, यह तर्क दिया जा सकता है कि प्रत्येक में

उनमें से एक "तर्कसंगत अनाज" है। एन.एन. की अवधारणा कुशनेरेंको इस तथ्य से आकर्षित होते हैं कि वे दस्तावेज़ विज्ञान की व्याख्या ज्ञान की एक व्यापक शाखा के रूप में करते हैं जिसमें दस्तावेज़ से संबंधित हर चीज़ का पता लगाया जाता है। यह दृष्टिकोण तार्किक रूप से "दस्तावेज़ीकरण" (या "दस्तावेज़ीकरण") नामक विज्ञान के संस्थापक पॉल ओटलेट के विचारों को जारी रखता है। एसजी की अवधारणा कुलेशोव सामान्य और विशेष दस्तावेज़ीकरण दोनों की सामग्री और सीमाओं के बारे में स्पष्टता से प्रतिष्ठित है। एम.एस की अवधारणा Slobodyanika दस्तावेज़ प्रबंधन और सूचना विज्ञान के बीच विशेष संबंधों पर अधिक मौलिक के रूप में ध्यान आकर्षित करता है। इसी समय, उपरोक्त प्रत्येक अवधारणा में कमजोर बिंदु हैं जो टिप्पणी का कारण बनते हैं। मौजूदा ज्ञान का संश्लेषण अभी तक नहीं हुआ है।

संपूर्ण या इसके संरचनात्मक भागों के रूप में दस्तावेज़ प्रबंधन की सभी सूचीबद्ध विशेषताओं में, हम इस विज्ञान की वस्तु और विषय की एक या दूसरी परिभाषा का निरीक्षण करते हैं। इन परिभाषाओं का संयोजन और समन्वय करना वांछनीय होगा, लेकिन यह हमारे विज्ञान के भविष्य के विकास का कार्य है। हम केवल इस बात पर ध्यान देते हैं कि हम विज्ञान की वस्तु को वस्तुनिष्ठ वास्तविकता की वे या अन्य घटनाएँ मानते हैं, जिसका अध्ययन वैज्ञानिक अनुसंधान के उद्देश्य से है, और विषय - इस वस्तु के वे पहलू जो अनुसंधान के उद्देश्य से निर्धारित होते हैं। एक वैज्ञानिक अनुशासन की सामग्री इसकी वस्तु और विषय दोनों को दर्शाती है।

रिकॉर्ड रखने की वस्तु और विषय की परिभाषा, शायद, उच्च शिक्षण संस्थानों में इस अनुशासन के सभी शिक्षकों द्वारा तैयार की जाती है। यह इस समस्या के विकास की स्थिति पर, शिक्षकों के सैद्धांतिक विचारों पर, अनुशासन की दिशा (सामान्य या विशेष दस्तावेज) पर निर्भर करता है।

एवगेनी अलेक्जेंड्रोविच प्लेशकेविचका मानना ​​​​है कि "दस्तावेज़ प्रबंधन में ज्ञान का उद्देश्य सामाजिक परिचालन जानकारी है" 1। यह देखते हुए कि इस लेखक के सैद्धांतिक विचारों में, परिचालन जानकारी "परिचालन दस्तावेज़" की अवधारणा से जुड़ी है, हम कर सकते हैं

यह मानने के लिए कि दस्तावेज़ प्रबंधन का उद्देश्य दस्तावेज़ की एक संकीर्ण व्याख्या तक सीमित है। हालांकि, अनुशासन की सामग्री की बाद की प्रस्तुति से पता चलता है कि लेखक न केवल "परिचालन" दस्तावेजों की विशेषता है, बल्कि अभिलेखीय और प्रकाशित भी हैं। दस्तावेज़ीकरण का विषय, ईए के अनुसार। प्लेशकेविच के कई पहलू हैं: संरचनात्मक, व्यावहारिक, ऐतिहासिक, कानूनी, प्रबंधकीय, सूचनात्मक और "सामाजिक परिचालन जानकारी के अन्य पहलू, इसके प्रलेखित रूप"।

निकोलाई सेमेनोविच लारकोवस्पष्ट रूप से कहता है: "दस्तावेज़ प्रबंधन का उद्देश्य व्यक्तिगत दस्तावेज़ और समाज में दस्तावेज़ों का पूरा सेट, यानी सभी प्रकार, किस्मों, शैलियों और दस्तावेज़ों के रूप, साथ ही दस्तावेज़ीकरण की सभी प्रणालियों और उप-प्रणालियों, सरल और जटिल सेट दोनों हैं। दस्तावेजों की" 2. दस्तावेज़ विज्ञान के विषय में, उनकी राय में, दो भाग होते हैं: सैद्धांतिक और अनुप्रयुक्त, जिसके अनुसार दस्तावेज़ विज्ञान को सैद्धांतिक और अनुप्रयुक्त में विभाजित किया जाता है।

हमारी राय में, दस्तावेज़ विज्ञान वस्तु- यह समाज के सूचना और संचार क्षेत्र की घटना के रूप में एक दस्तावेज है। इसका मतलब यह है कि दस्तावेज़ विज्ञान को न केवल अपने सूचनात्मक, सामग्री और साइन घटकों की एकता के रूप में दस्तावेज़ का अध्ययन करना चाहिए, बल्कि दस्तावेजी सूचना संचार के सभी घटकों (न केवल सिस्टम "दस्तावेज़ - सूचना उपभोक्ता (या सूचना प्रणाली उपयोगकर्ता)" , लेकिन यह भी, उदाहरण के लिए, "संचारी - दस्तावेज़" प्रणाली, यानी दस्तावेज़ बनाने की समस्याएं, और "संचारी - दस्तावेज़ - प्राप्तकर्ता" प्रणाली, आदि में संचार मध्यस्थों की गतिविधि)। दस्तावेज़ीकरण का विषयदस्तावेज़ के प्रकार, संरचना और गुणों की परिभाषा है, साथ ही समाज में इसके निर्माण और कामकाज के नियम भी हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन संरचनाइसके विभेदीकरण की दो दिशाओं के प्रतिच्छेदन के रूप में परिभाषित किया जा सकता है: पहलू और वस्तु। पहलू हैं: दस्तावेज़ का सिद्धांत, दस्तावेज़ का इतिहास, दस्तावेज़ीकरण गतिविधियों का संगठन, दस्तावेज़ीकरण गतिविधियों की कार्यप्रणाली (या प्रौद्योगिकी)। हम यहां दस्तावेजी गतिविधि को एक दस्तावेज़ के निर्माण और उपयोग के रूप में समझते हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन की संरचना के भेदभाव की वस्तु दिशा ऐसे उपखंडों के आवंटन के लिए प्रदान करती है:

समग्र रूप से दस्तावेज़, समाज के सूचना और संचार क्षेत्र की एक घटना के रूप में।

अलग प्रकार के दस्तावेज़ और दस्तावेज़ीकरण प्रणाली।

प्रलेखन गतिविधियों की अलग प्रक्रियाएं और संचालन।

पहली वस्तु उपधारा सामान्य दस्तावेज़ प्रबंधन से मेल खाती है, दूसरी और तीसरी - विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन से। प्रत्येक उपधारा के विषय को उसके उद्देश्य की परिभाषा में देखा जा सकता है।

अनुशासन "दस्तावेज़ विज्ञान" की संरचना उस विशेषता पर निर्भर करेगी जिसके लिए इसे प्रस्तुत किया गया है। इसमें सामान्य और विशेष दोनों भाग होने चाहिए। विशेष भागों की संख्या और उनकी कुल मात्रा पाठ्यक्रम के पेशेवर अभिविन्यास और संरचना (अन्य दस्तावेजी विषयों की उपस्थिति सहित) पर निर्भर करेगी।

"डॉक्यूमेंटोलॉजी" की अवधारणा की व्याख्या कैसे करें का प्रश्न बहस का विषय बना हुआ है। क्या यह सामान्य दस्तावेज़ विज्ञान के बराबर है, या केवल दस्तावेज़ के सिद्धांत के लिए, या, इसके विपरीत, विज्ञान के पूरे परिसर को एकजुट करता है जो दस्तावेज़ को उसके सभी कनेक्शनों में अध्ययन करता है? इस प्रश्न का हमारा उत्तर अगले भाग में दिया जाएगा।

"दस्तावेज़ प्रबंधन" की अवधारणा की अलग-अलग परिभाषाएँ हैं, लेकिन उनमें से कोई भी आम तौर पर स्वीकार नहीं किया गया है। हालांकि, साथ ही अवधारणा "दस्तावेज़"। और यह स्वाभाविक है, क्योंकि "दस्तावेज़ विज्ञान" एक बहुआयामी, संरचनात्मक रूप से शाखित शब्द है, जो दस्तावेज़ और दस्तावेज़-संचार गतिविधियों के विभिन्न पहलुओं से संबंधित है - घटना कम जटिल और बहुआयामी नहीं है।

ऐसा कहा जा सकता है की दस्तावेज़ प्रबंधन दस्तावेज़ और दस्तावेज़-संचार गतिविधि का विज्ञान है। यह एक वैज्ञानिक अनुशासन है जो दस्तावेजों के निर्माण और कामकाज के पैटर्न का अध्ययन करता है, दस्तावेज़-संचार प्रणाली और उनकी गतिविधि के तरीकों के निर्माण के सिद्धांतों को विकसित करता है।

दस्तावेज़ विज्ञान दस्तावेज़ को सूचना के स्रोत और सामाजिक संचार के साधन के रूप में खोजता है। यह दस्तावेज़ और दस्तावेज़-संचार गतिविधि का एक जटिल विज्ञान है, जो ऐतिहासिक, आधुनिक और प्रागैतिहासिक शब्दों में समाज में सूचना के दस्तावेजी स्रोतों के निर्माण, वितरण और उपयोग की प्रक्रियाओं का अध्ययन करता है।

एक वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में दस्तावेज़ प्रबंधन के गठन में इसके मुख्य घटकों की परिभाषा शामिल है: वस्तु, विषय, संरचना, विधियाँ, वैचारिक तंत्र - उनकी एकता और अखंडता में, अर्थात्। एक व्यवस्थित वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में।

विज्ञान की वस्तु इस प्रश्न का उत्तर देती है: विज्ञान क्या अध्ययन करता है। दस्तावेज़ीकरण की वस्तु एक विज्ञान के रूप में एक प्रणाली वस्तु के रूप में दस्तावेज़ का एक व्यापक अध्ययन है, विशेष रूप से अंतरिक्ष और समय में सूचना के भंडारण और वितरण (प्रसारण) के लिए बनाया गया है। दस्तावेज़ दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों के दौरान बनाया गया है, इसलिए, विज्ञान का उद्देश्य इस गतिविधि के सभी प्रकार हैं - दस्तावेज़ों का निर्माण, उत्पादन, भंडारण, वितरण और उपयोग, प्रलेखन प्रणालियों का निर्माण।

विज्ञान के विषय को इस प्रश्न का उत्तर देना चाहिए: किस तरह, क्यों, किस उद्देश्य से और किस उद्देश्य से वस्तु का अध्ययन किया जाता है, और इसके माध्यम से वस्तुनिष्ठ वास्तविकता। विज्ञान का विषय वस्तु के बारे में वैज्ञानिक ज्ञान की सामग्री को निर्धारित करता है - दस्तावेज़ और दस्तावेज़-संचार गतिविधि। दस्तावेज़ीकरण का विषय समाज में दस्तावेजों के निर्माण और कामकाज के पैटर्न के बारे में, इसके सूचनात्मक और भौतिक घटकों की एकता में दस्तावेज़ के बारे में वैज्ञानिक ज्ञान का निर्माण है।

दस्तावेज़ीकरण दस्तावेज़ को सैद्धांतिक, ऐतिहासिक और कार्यप्रणाली (व्यावहारिक) स्तरों पर एक विषय के रूप में अध्ययन करता है। यह एक प्रणाली के रूप में दस्तावेज़ की खोज करता है, इसके गुण, पैरामीटर, संरचना, कार्य, तरीके और दस्तावेज़ीकरण के तरीके, वर्गीकरण और दस्तावेज़ों की टाइपोलॉजी। उनके ध्यान के क्षेत्र में दस्तावेजों के निर्माण, वितरण, भंडारण और उपयोग के सामान्य पैटर्न हैं। इसके अलावा, अध्ययन का विषय संपूर्ण या उसके व्यक्तिगत पहलुओं के रूप में दस्तावेज़ हो सकता है, विशिष्ट लक्षणवृत्तचित्र और संचार गतिविधियों।

काम का अंत -

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प्रलेखन के विकास में मुख्य चरण
अभिलेख प्रबंधन युवा विज्ञान की श्रेणी से संबंधित है, यह अभी तक एक वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में पूरी तरह से गठित नहीं हुआ है जो दस्तावेज़ के बारे में ज्ञान के शरीर को सारांशित करता है। इस विज्ञान की उत्पत्ति नहीं हुई

दस्तावेज़ प्रबंधन संरचना
किसी भी वैज्ञानिक अनुशासन की तरह, अभिलेख प्रबंधन की एक संरचना है जो अभी भी अपनी प्रारंभिक अवस्था में है। संरचनात्मक रूप से, दस्तावेज़ प्रबंधन को दो उप-प्रणालियों में विभाजित किया गया है: सामान्य और विशेष।

अन्य विज्ञानों के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन का संबंध
आधुनिक चरण को सभी विज्ञानों द्वारा दस्तावेज़ के अध्ययन की सक्रियता की विशेषता है, जहां यह मुख्य या अध्ययन की वस्तुओं में से एक है। इन विज्ञानों के प्रयासों के संयोजन से निर्माण होता है

दस्तावेज़ प्रबंधन अनुसंधान में लगभग कोई भी दस्तावेज़, दस्तावेज़ीकरण प्रणाली और दस्तावेज़ों के सेट स्रोत के रूप में काम कर सकते हैं। उनके आधार पर, यह संभव है

अध्ययन की वस्तु के रूप में दस्तावेज़ के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण
प्रश्न: 1 "दस्तावेज़" की अवधारणा का सार, उत्पत्ति और विकास 2 "दस्तावेज़", "सूचना" और "मा" की अवधारणाओं के बीच संबंध

दस्तावेज़ गुण, सुविधाएँ और कार्य
एक दस्तावेज़ एक जटिल वस्तु है, जो सूचना की एकता और एक सामग्री (सामग्री) वाहक है। इसके सार का पता लगाना एक ऐसा कार्य है जिसे एक व्यवस्थित की मदद से हल किया जाता है

दस्तावेज़ीकरण के सामान्य प्रावधान और अवधारणाएँ
दस्तावेज़ीकरण एक सामग्री वाहक पर जानकारी को ठीक करने के विभिन्न तरीकों, विधियों और साधनों का उपयोग करके एक दस्तावेज़ का निर्माण है। दस्तावेज़ विधि

भाषाओं की अवधारणा
भाषा है विशेष प्रणालीविषम और एक ही समय में आंतरिक रूप से परस्पर जुड़ी संरचनात्मक इकाइयाँ (ध्वनियाँ, मर्फीम, शब्द, वाक्यांश, वाक्य, आदि) जो कि

जानकारी ठीक करने की साइन विधि
दस्तावेज़ में प्रतीकात्मक रूप में व्यक्त की गई सामाजिक जानकारी है। महत्व इसकी मुख्य विशेषताओं में से एक है। एक दस्तावेज़ लगातार वर्णों के एक सेट के रूप में तैयार की गई जानकारी है।

जानकारी दर्ज करने के तरीके और साधन
रिकॉर्डिंग जानकारी एक सामग्री वाहक पर जानकारी को ठीक करने का एक तरीका है। वर्तमान में, सूचना रिकॉर्डिंग सिस्टम (मैनुअल, मैकेनिकल) का उपयोग किया जाता है।

दस्तावेज़ संरचना
प्रश्न: 1. एकीकरण और मानकीकरण 2. विवरण का पंजीकरण 5.1.1 एकीकरण और मानकीकरण एकीकरण दस्तावेज

विवरण का पंजीकरण
प्रत्येक दस्तावेज़ में विशेषताएँ नामक तत्व होते हैं। विभिन्न दस्तावेजों में विवरण का एक अलग सेट होता है। एक निश्चित तरीके से व्यवस्थित विवरण का एक सेट

दस्तावेज़ रूपों के लिए आवश्यकताएँ
प्रारूप कागजी दस्तावेज. सेवा दस्तावेजएक मानक प्रारूप के कागज पर उत्पादित और पुन: प्रस्तुत किया जाता है, जो दस्तावेजों को संग्रहीत करने की आवश्यकता के साथ नकल करने वाले उपकरणों के उपयोग से जुड़ा होता है

दस्तावेजों के उत्पादन के लिए आवश्यकताएँ
दस्तावेज़ एक टाइपराइटर पर या प्रिंटिंग डिवाइस, कंप्यूटर उपकरण की सहायता से बनाए जा सकते हैं। अलग आंतरिक दस्तावेज, जिनके लेखक

संगठनात्मक दस्तावेज
प्रश्न: 1. संगठनात्मक दस्तावेज- क़ानून, विनियम, निर्देश, स्टाफिंग टेबलआदि संस्थाओं, संगठनों की गतिविधियाँ

संगठनात्मक दस्तावेज - चार्टर, विनियम, निर्देश, स्टाफिंग टेबल आदि।
संगठनात्मक दस्तावेज प्रशासनिक मानदंडों को लागू करते हैं और सिविल कानून, संस्था की गतिविधियों के लिए कानूनी आधार हैं और सख्ती से बाध्यकारी हैं। ये दस्तावेज हैं

प्रशासनिक दस्तावेज - संकल्प, निर्णय, आदेश, निर्देश, आदि।
सभी प्रशासनिक दस्तावेजों को वर्तमान कानून के प्रावधानों का कड़ाई से पालन करना चाहिए। परियोजना विकास का पहला चरण प्रशासनिक दस्तावेज- सर्कल परिभाषा

कॉलेजिएट निकायों की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण
प्रोटोकॉल भी हो सकता है सूचना दस्तावेज(इसमें किसी भी मुद्दे की चर्चा के बारे में जानकारी है) और प्रशासनिक को, क्योंकि। ऑपरेटिव भाग शामिल है। प्रोटोकॉल - दस्तावेज़, फिक्स

रिपोर्टिंग प्रलेखन प्रणाली
रिपोर्ट - एक निश्चित अवधि के लिए गतिविधियों के परिणामों के बारे में जानकारी वाला एक दस्तावेज। संस्था के रिपोर्टिंग प्रलेखन में दस्तावेजों के कई सेट होते हैं:

मानव संसाधन दस्तावेज
एक कर्मचारी के साथ एक उद्यम के श्रम संबंध रूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा नियंत्रित होते हैं। संहिता के लेखों के आधार पर, उद्यम को प्रवेश, बर्खास्तगी के पंजीकरण के लिए एक एकीकृत प्रक्रिया स्थापित करनी चाहिए

लेखा प्रलेखन प्रणाली
मुख्य लेखांकन दस्तावेजों. संगठन द्वारा किए गए सभी व्यावसायिक लेनदेन को सहायक दस्तावेजों द्वारा प्रलेखित किया जाना चाहिए। ये दस्तावेज प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूप में काम करते हैं, जो पर आधारित हैं

विनियम और राज्य मानक
प्रश्न: 1 संघीय स्तर पर दस्तावेजी समर्थन को विनियमित करने वाले नियामक कानूनी कार्य। 2. प्रलेखन के लिए राज्य मानक। पी

विभागीय विनियम
महत्वपूर्ण भाग नियामक ढांचाप्रलेखन की तैयारी और निष्पादन मंत्रालयों, राज्य समितियों द्वारा जारी एक अंतर-विभागीय और विभागीय प्रकृति के नियामक कानूनी कार्य हैं।

उद्यम की सूचना संचार
विशिष्ट संरचनाउद्यम चर्चा करते समय सामान्य मुद्दे"उद्यम" शब्द के तहत कार्यालय का काम आमतौर पर विभिन्न संगठनों की एक विस्तृत श्रृंखला का अर्थ है।

एक आधुनिक वाणिज्यिक उद्यम की संरचना
अब एक आधुनिक बड़े वाणिज्यिक उद्यम की संरचना पर विचार करें, चित्र देखें (चित्र 8.2) चित्र 8.2

कार्यालय उपकरण और सूचना एक आधुनिक कार्यालय में प्रवाहित होती है
आधुनिक कार्यालय के किसी भी कर्मचारी के लिए सूचना केंद्र एक स्थानीय और वैश्विक नेटवर्क से जुड़ा एक पर्सनल कंप्यूटर है। चित्र 8.4 उपकुंजी दिखाता है

कागज के दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक में स्थानांतरित करने की तकनीक
कागजी दस्तावेजों के विपरीत, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को अधिक कुशलता से संसाधित किया जा सकता है (प्रतिकृति, वितरित, संग्रहीत, आदि)। प्रौद्योगिकियां सक्रिय रूप से विकसित हो रही हैं

दस्तावेज़ प्रविष्टि प्रणाली के प्रकार
तकनीकी पहलुओं के अलावा, जिनके बारे में हमने ऊपर बात की थी, कागज दस्तावेज़ इनपुट प्रौद्योगिकी के उपयोग के पैमाने से संबंधित बारीकियां भी हैं। दरअसल, घर की बात करें तो

व्यक्तिगत प्रपत्र प्रविष्टि के लिए उत्पाद
सबसे प्रसिद्ध समाधान ABBYY FormReader और Cognitive Forms सिस्टम हैं। ABBYY FormReader प्रिंटेड कैरेक्टर, मार्क्स और पीसी की उच्च स्तर की पहचान प्रदान करता है।

प्रबंधन प्रलेखन समर्थन की सामान्य संरचना
किसी भी उद्यम का प्रबंधन एक सूचना प्रक्रिया है जिसमें सूचना प्राप्त की जाती है, संसाधित की जाती है, निर्णय लिया जाता है, निर्णय उन कलाकारों को सूचित किया जाता है जिनके कार्यों को मैं नियंत्रित करता हूं।

वर्तमान मामलों का गठन और भंडारण
प्रश्न: 1. मामलों का गठन और निष्पादन। 2. संगठन परिचालन भंडारणदस्तावेज। 9.1.1 मामलों का गठन और निष्पादन

स्थानांतरण के लिए मामलों की तैयारी और आगे के भंडारण के लिए मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया
प्रश्न: 1. दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा। 2. मामलों का पंजीकरण। 3. मामलों को कवर करना। 4. सूची तैयार करना। 5. भंडारण के लिए दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया

मूल्य की जांच करना
हर साल, एक संगठन (संस्था) के कार्यालय के काम में, वे स्थायी और अस्थायी भंडारण के साथ-साथ विनाश के लिए दस्तावेजों का चयन करते हैं। यह चयन कर्मचारियों द्वारा किया जाता है संरचनात्मक विभाजनपर

प्रतिबंधित पहुंच दस्तावेजों के साथ काम का संगठन
प्रश्न: 1. संबंधित दस्तावेजों के साथ काम का संगठन राज्य गुप्त 2. गोपनीय जानकारी वाले दस्तावेजों के साथ काम का संगठन

गोपनीय दस्तावेजों का स्वागत पंजीकरण
प्रतिबंध टिकट के साथ संगठन में प्रवेश करने वाले सभी पत्राचार को उन कर्मचारियों द्वारा स्वीकार और खोला जाता है जिन्हें इन सामग्रियों के साथ काम करने के लिए सौंपा गया है। यह संख्या की जाँच करता है

प्रतिबंधित पहुंच मामले
प्रश्न: 1. निष्पादन योग्य दस्तावेजों को फाइलों में समूहित करना 2. दस्तावेजों, फाइलों और प्रकाशनों का उपयोग। एक्सेस प्रतिबंध स्टैम्प को हटाना 11.3

दस्तावेजों, फाइलों और प्रकाशनों का उपयोग। पहुंच प्रतिबंध स्टाम्प को हटाना
खुले भाषणों में, खुले प्रेस में प्रकाशनों में प्रतिबंधित दस्तावेजों से जानकारी का उपयोग करने की अनुमति नहीं है। रेडियो और टेलीविजन प्रसारण में, प्रदर्शित

अंतभाषण
इस प्रकार, कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों और दस्तावेज़-संचार गतिविधियों में महत्वपूर्ण विशिष्टताएँ हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन और कंप्यूटर विज्ञान के बीच संबंध विशेष रूप से महसूस किया जाता है

ग्रंथ सूची सूची
1. रूसी संघ का कानून "सूचना, सूचना और सूचना संरक्षण पर" दिनांक 25 जनवरी, 1995 // एकत्रित। रूसी संघ के कानून। 1995. नंबर 8. 609 पी। 2. रूसी संघ के कानून की मूल बातें अभिलेखीय निधिरूस

बुनियादी नियम और परिभाषाएं
दस्तावेज़ का लेखक स्वाभाविक है या कंपनीदस्तावेज़ अधिनियम किसने बनाया - कई व्यक्तियों द्वारा तैयार किया गया दस्तावेज़

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छात्र, स्नातक छात्र, युवा वैज्ञानिक जो अपने अध्ययन और कार्य में ज्ञान आधार का उपयोग करते हैं, वे आपके बहुत आभारी रहेंगे।

परिचय 2

1. प्रलेखन प्रबंधन के विकास में मुख्य चरण 5

2. दस्तावेज़ प्रबंधन संरचना 8

3. अन्य विज्ञानों के साथ अभिलेख प्रबंधन का संबंध 10

4. अभिलेख प्रबंधन में स्रोत 22

निष्कर्ष 32

सन्दर्भ 35

परिचय

हमारे देश में निर्माण कानून का शासनप्रतिनिधि, कार्यपालिका के प्रभावी ढंग से कार्य करने वाली संस्थाओं के साथ, न्यायतंत्र, उत्पादन, विज्ञान और शिक्षा न केवल उनकी गतिविधियों के लिए एक व्यापक और पूर्ण कानूनी औचित्य द्वारा निर्धारित की जाती है, बल्कि दस्तावेजों के साथ काम करने के क्षेत्र में उनके कामकाज के लिए तर्कसंगत, विशिष्ट नियमों और प्रक्रियाओं के गठन से भी निर्धारित होती है।

प्रलेखित जानकारी प्रबंधन का आधार है, इसकी प्रभावशीलता काफी हद तक सूचना के उत्पादन और खपत पर आधारित है। सूचनाओं को दस्तावेजों में दर्ज किया जाता है जो इसे एक संगठनात्मक रूप देते हैं और इसे समय और स्थान में स्थानांतरित करते हैं।

कंप्यूटर प्रौद्योगिकियां और उपकरण आधुनिक प्रबंधन में तेजी से महत्वपूर्ण होते जा रहे हैं, जो वर्तमान कानून और अन्य कानूनी मानदंडों के आधार पर सूचना को ठीक करने, एकत्र करने, प्रसंस्करण, खोज और संचारित करने की दक्षता प्रदान करते हैं। सूचना को व्यवस्थित करने और उस तक पहुंच के मौलिक रूप से नए तरीकों के लिए संक्रमण, पाठ्यक्रम "दस्तावेज़ीकरण" की प्रासंगिकता निर्धारित करता है।

"दस्तावेज़ प्रबंधन" की अवधारणा की अलग-अलग परिभाषाएँ हैं, लेकिन उनमें से कोई भी आम तौर पर स्वीकार नहीं किया गया है। हालांकि, साथ ही अवधारणा "दस्तावेज़"। और यह स्वाभाविक है, क्योंकि "दस्तावेज़ विज्ञान" एक बहुआयामी, संरचनात्मक रूप से शाखित शब्द है, जो दस्तावेज़ और दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों के विभिन्न पहलुओं से संबंधित है - घटना कोई कम जटिल और बहुमुखी नहीं है।

हम कह सकते हैं कि दस्तावेज़ विज्ञान एक दस्तावेज़ और दस्तावेज़-संचार गतिविधियों का विज्ञान है। यह एक वैज्ञानिक अनुशासन है जो दस्तावेजों के निर्माण और कामकाज के पैटर्न का अध्ययन करता है, दस्तावेज़-संचार प्रणाली और उनकी गतिविधि के तरीकों के निर्माण के सिद्धांतों को विकसित करता है।

दस्तावेज़ विज्ञान दस्तावेज़ को सूचना के स्रोत और सामाजिक संचार के साधन के रूप में खोजता है। यह दस्तावेज़ और दस्तावेज़-संचार गतिविधि का एक जटिल विज्ञान है, जो ऐतिहासिक, आधुनिक और प्रागैतिहासिक शब्दों में समाज में सूचना के दस्तावेजी स्रोतों के निर्माण, वितरण और उपयोग की प्रक्रियाओं का अध्ययन करता है।

एक वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में दस्तावेज़ प्रबंधन के गठन में इसके मुख्य घटकों की परिभाषा शामिल है: वस्तु, विषय, संरचना, विधियाँ, वैचारिक तंत्र - उनकी एकता और अखंडता में, अर्थात्। एक व्यवस्थित वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में।

विज्ञान की वस्तु इस प्रश्न का उत्तर देती है: विज्ञान क्या अध्ययन करता है। एक विज्ञान के रूप में दस्तावेज़ विज्ञान का उद्देश्य विशेष रूप से अंतरिक्ष और समय में जानकारी के भंडारण और वितरण (स्थानांतरण) के लिए बनाई गई एक प्रणाली वस्तु के रूप में एक दस्तावेज़ का व्यापक अध्ययन है। दस्तावेज़ दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों के दौरान बनाया गया है, इसलिए, विज्ञान का उद्देश्य इस गतिविधि के सभी प्रकार हैं - दस्तावेज़ों का निर्माण, उत्पादन, भंडारण, वितरण और उपयोग, प्रलेखन प्रणालियों का निर्माण।

विज्ञान के विषय को इस प्रश्न का उत्तर देना चाहिए: किस तरह, क्यों, किस उद्देश्य से और किस उद्देश्य से वस्तु का अध्ययन किया जाता है, और इसके माध्यम से वस्तुनिष्ठ वास्तविकता। विज्ञान का विषय वस्तु के बारे में वैज्ञानिक ज्ञान की सामग्री को निर्धारित करता है - दस्तावेज़ और दस्तावेज़-संचार गतिविधि। दस्तावेज़ प्रबंधन का विषय दस्तावेज़ के बारे में उसके सूचनात्मक और भौतिक घटकों की एकता में, समाज में दस्तावेज़ों के निर्माण और कामकाज के पैटर्न के बारे में वैज्ञानिक ज्ञान का निर्माण है।

दस्तावेज़ीकरण दस्तावेज़ को सैद्धांतिक, ऐतिहासिक और कार्यप्रणाली (व्यावहारिक) स्तरों पर एक विषय के रूप में अध्ययन करता है। यह एक प्रणाली के रूप में दस्तावेज़ की खोज करता है, इसके गुण, पैरामीटर, संरचना, कार्य, तरीके और दस्तावेज़ीकरण के तरीके, वर्गीकरण और दस्तावेज़ों की टाइपोलॉजी। उनके ध्यान के क्षेत्र में दस्तावेजों के निर्माण, वितरण, भंडारण और उपयोग के सामान्य पैटर्न हैं। इसके अलावा, दस्तावेज़ एक संपूर्ण या इसके व्यक्तिगत पहलुओं के रूप में, वृत्तचित्र और संचार गतिविधियों की विशिष्ट विशेषताएं अध्ययन के विषय के रूप में काम कर सकती हैं।

दस्तावेज़ीकरण दस्तावेज़ को उसके ऐतिहासिक विकास, उसके गठन के पैटर्न, निर्माण के तरीकों, दस्तावेज़ीकरण और दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के संगठन के सिद्धांतों का अध्ययन करता है। इस प्रकार, दस्तावेज़ विज्ञान दस्तावेज़ों में निहित सामान्य और निजी दोनों प्रकार के सभी कार्यों का पूरी तरह से अध्ययन करता है। हालाँकि, दस्तावेज़ प्रबंधन दस्तावेज़ के निष्क्रिय अध्ययन तक सीमित नहीं है। दस्तावेज़ निर्माण के पैटर्न का खुलासा करते हुए, दस्तावेज़ प्रबंधन स्वयं दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया को सक्रिय रूप से प्रभावित करना शुरू कर देता है, इसे पेश करता है वैज्ञानिक नींव, दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों के एकीकरण और मानकीकरण को अंजाम देना, दस्तावेजों के कुछ समूहों को कार्यात्मक और क्षेत्रीय प्रणालियों के लिए संदर्भित करना, उनके भीतर व्यक्तिगत संचालन के लिए।

उद्देश्य वर्तमान कार्यकिसी भी कानूनी रूप के संस्थानों की प्रलेखित जानकारी बनाने की उनके ऐतिहासिक विकास, सैद्धांतिक और व्यावहारिक समस्याओं में दस्तावेज़ और प्रलेखन प्रणालियों का गहन अध्ययन है।

लक्ष्य प्राप्त करने की प्रक्रिया में, निम्नलिखित कार्य हल किए जाते हैं:

अन्य विज्ञानों के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन का संबंध दिखा सकेंगे;

सूचना के वाहक के रूप में दस्तावेज़ के विकास का पता लगा सकेंगे;

प्रलेखन प्रणालियों के गठन और विकास की प्रक्रिया का विश्लेषण;

1. प्रलेखन के विकास में मुख्य चरण

अभिलेख प्रबंधन युवा विज्ञान की श्रेणी से संबंधित है, यह अभी तक एक वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में पूरी तरह से गठित नहीं हुआ है जो दस्तावेज़ के बारे में ज्ञान के शरीर को सारांशित करता है। यह विज्ञान तुरंत उत्पन्न नहीं हुआ, यह अपने विकास के कई चरणों से गुजरा।

ऐतिहासिक रूप से, इस श्रृंखला में पहला प्रलेखन विज्ञान है, जो 19वीं शताब्दी के अंत में उत्पन्न हुआ था। और 20वीं सदी के पूर्वार्द्ध में अंतरराष्ट्रीय स्तर पर पहचान हासिल की। इस नाम के तहत, विज्ञान विकसित हुआ, जिसका विषय सार्वजनिक जीवन के सभी क्षेत्रों में दस्तावेजों को इकट्ठा करने, व्यवस्थित करने, भंडारण करने, खोजने और वितरित करने (और 1940 के दशक के मध्य से, बनाने) की प्रक्रियाओं सहित दस्तावेज़ीकरण गतिविधियाँ थीं। इस विज्ञान का नाम "पुस्तक-अभिलेखीय-संग्रहालय विज्ञान" भी था।

प्रलेखन विज्ञान के संस्थापक पॉल ओटलेट हैं। उन्होंने विज्ञान को बुलाने का सुझाव दिया जो दस्तावेजी गतिविधि ग्रंथ सूची या दस्तावेज विज्ञान का अध्ययन करता है, जो एक पुस्तक और एक दस्तावेज की पहचान से जुड़ा था।

समय के साथ, विभेदीकरण की प्रक्रिया में, दस्तावेज़ वर्गीकरण का सिद्धांत, दस्तावेज़ प्रवाह का सिद्धांत, अनुक्रमण और सार का सिद्धांत स्वतंत्र वैज्ञानिक विषयों के रूप में उभरा।

प्रलेखन विज्ञान का इतिहास छोटा निकला। XX सदी के मध्य में। (50-60) संचार प्रक्रियाओं को न केवल उनके एक साधन - दस्तावेज़ के दृष्टिकोण से, बल्कि अधिक व्यापक रूप से - सूचनात्मक के रूप में माना जाने लगा है। "दस्तावेज़" की अवधारणा "सूचना" की अवधारणा को रास्ता देती है, क्योंकि पहला दूसरे से लिया गया है। वृत्तचित्र विज्ञान के विषय के बारे में प्रारंभिक विचारों का आधुनिकीकरण किया गया और सूचनात्मक और साइबरनेटिक सामग्री हासिल की गई।

1960 के दशक की शुरुआत से, वैज्ञानिक क्षेत्रों को दस्तावेजी और दस्तावेज़ विज्ञान कहा जाने लगा। पहले को साइबरनेटिक्स की एक अनुप्रयुक्त शाखा के रूप में माना जाता है, जो ललित कला से लेकर कार्यालय के काम तक - सभी प्रकार के दस्तावेज़ प्रणालियों के प्रबंधन के अनुकूलन में लगी हुई है। इसके लिए, वृत्तचित्र मैट्रिक्स दस्तावेजों की संरचना और गुणों, स्वचालित प्रसंस्करण के तरीकों और साधनों, भंडारण, खोज और उनके उपयोग, दस्तावेज़ प्रवाह और दस्तावेज़ सरणियों का अध्ययन करता है ताकि बड़े, मुख्य रूप से मल्टी-चैनल दस्तावेज़ सिस्टम के प्रबंधन को अनुकूलित किया जा सके। हालाँकि, वृत्तचित्र दस्तावेज़ के अध्ययन की पूरी श्रृंखला, इसके उत्पादन, वितरण और उपयोग की समस्याओं को प्रतिबिंबित नहीं करता है, और दस्तावेज़ के बारे में एक सामान्य विज्ञान नहीं हो सकता है।

इस समय, दस्तावेज़ विज्ञान एक वैज्ञानिक दिशा के रूप में विकसित हो रहा है, जिसके कार्यों (केजी मित्येव के अनुसार) में उद्देश्य वास्तविकता की घटनाओं और उसके परिणाम के दस्तावेजीकरण के तरीकों, व्यक्तिगत कृत्यों और प्रणालियों के विकास के ऐतिहासिक पहलू में अध्ययन शामिल है। - दस्तावेजों, उनके परिसरों और प्रणालियों का निर्माण। बाद में, दस्तावेज़ प्रबंधन को प्रशासनिक दस्तावेज़ जारी करने और दस्तावेज़ीकरण अर्थव्यवस्था को बनाए रखने के नियमों के विज्ञान के रूप में समझा जाने लगा। अभिलेख प्रबंधन की पहचान कार्यालय के काम से की जाती है और इसे संग्रह के एक भाग के रूप में माना जाता है। दस्तावेज़ प्रबंधन की इतनी संकीर्ण व्याख्या आज तक कुछ हद तक बची हुई है। स्वाभाविक रूप से, इस समझ में, दस्तावेज़ विज्ञान एक दस्तावेज़ के बारे में सामान्यीकरण विज्ञान की भूमिका का दावा नहीं कर सकता, क्योंकि यह प्रबंधन क्षेत्र तक ही सीमित है। इसकी सीमाओं से परे मानव गतिविधि के अन्य क्षेत्र हैं - विज्ञान, प्रौद्योगिकी, संस्कृति, सामाजिक जीवन, आदि।

1960 के दशक के उत्तरार्ध में, सूचना विज्ञान (ए.आई. मिखाइलोव, ए.आई. चेर्नी, आर.एस. गिलारेवस्की) के विकास के साथ, वृत्तचित्र विज्ञान की उपलब्धियों पर काफी हद तक पुनर्विचार किया गया, एक स्वायत्त वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में उत्तरार्द्ध का अस्तित्व वास्तव में समाप्त हो गया। 1973 में, सूचना विश्लेषण की मदद से इसकी वैचारिक नींव विकसित करने के लिए, दस्तावेज़ के बारे में सैद्धांतिक जानकारी को सामान्य बनाने के लिए दुर्लभ प्रयास किए गए (जी.जी. वोरोब्योव, के.एन. रुडेलसन)। दस्तावेजों के वर्गीकरण से संबंधित मुद्दों का हिस्सा, दस्तावेज़ सूचना मॉडल का निर्माण, दस्तावेज़ सूचना प्रवाह का अध्ययन, पुस्तकालय, ग्रंथ सूची, संग्रह और सूचना विज्ञान के संबंधित अनुभागों में शामिल हैं।

1980 के दशक के मध्य तक, वृत्तचित्र और सूचना विज्ञान को दस्तावेज़ के बारे में सामान्यीकरण विज्ञान माना जाता था। हालाँकि, सूचना विज्ञान दस्तावेजी और गैर-दस्तावेजी जानकारी दोनों के अध्ययन से संबंधित है। उसकी दृष्टि के क्षेत्र में उसके भौतिक अवतार में एक दस्तावेज है, उत्पादन की शर्तें, भंडारण, दस्तावेजों के साथ काम का संगठन। इसलिए, वृत्तचित्र की तरह, किसी दस्तावेज़ के बारे में सामान्यीकरण विज्ञान के रूप में कंप्यूटर विज्ञान का उपयोग करना काफी कठिन है।

1980 के दशक के उत्तरार्ध तक, इस तथ्य को महसूस किया गया था कि यह एक दस्तावेज की सामान्यीकरण अवधारणा थी जो पुस्तकालयों, सूचना एजेंसियों, अभिलेखागार, संग्रहालयों, किताबों की दुकानों आदि के कर्मचारियों की व्यावसायिक गतिविधि के विषय को पर्याप्त रूप से प्रतिबिंबित करती थी। यह व्यावसायिक गतिविधियों में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और मशीन-पठनीय भंडारण मीडिया की शुरूआत द्वारा सुगम बनाया गया था।

सामान्य दस्तावेजी दृष्टिकोणों का और विकास D.Yu के नामों से जुड़ा है। टेप्लोवा, ए.वी. सोकोलोवा, यू.एन. स्टोलियारोवा, ओ.पी. कोर्शुनोव, जिनके कार्यों में "दस्तावेज़" की अवधारणा एक स्वतंत्र शाब्दिक इकाई के रूप में कार्य करती है। यू.एन. स्टोलियारोव, जी.एन. श्वेत्सोवा-वोदका, एस.जी. कुलेशोव। उनके कार्यों की उपस्थिति के साथ, दस्तावेज़ प्रबंधन के गठन और विकास में एक गुणात्मक रूप से नया चरण शुरू होता है। प्रलेखन प्रबंधन की समस्याएं एक अंतःविषय चरित्र प्राप्त करती हैं; उन्हें पुस्तकालय और ग्रंथ सूचीकारों, कंप्यूटर विज्ञान के क्षेत्र में विशेषज्ञों और ग्रंथ सूचीविदों द्वारा निपटाया जाता है।

1990 के दशक की शुरुआत में, एक दस्तावेज़ विज्ञान या वैज्ञानिक दस्तावेज़ीकरण विषयों का एक जटिल बनाने की आवश्यकता थी। दस्तावेज़ के विज्ञान के सामान्यीकरण के लिए, कई नामों का उपयोग किया जाने लगा है: सूचना और संचार विज्ञान (ए.वी. सोकोलोव), प्रलेखन और सूचना विज्ञान (जी.एन. श्वेत्सोवा-वोदका), आदि। दस्तावेज़ विज्ञान के ऐसे परिसर का मूल पुस्तकालय, ग्रंथ सूची, पुस्तक विज्ञान, अभिलेखीय विज्ञान, संग्रहालय विज्ञान और सूचना विज्ञान है। विशेष रूप से सूचना के हस्तांतरण के लिए बनाई गई वस्तु के रूप में दस्तावेज़ का अध्ययन उनके लिए सामान्य है।

ज्ञान के इन क्षेत्रों में से प्रत्येक के अपने विशेष कार्य, रूप और दस्तावेजों के साथ काम करने के तरीके हैं, लेकिन दस्तावेज़ का सिद्धांत और इतिहास उनके लिए सामान्य है। सामान्य सैद्धांतिक समस्याओं में शामिल हैं, सबसे पहले, दस्तावेजों का कार्यात्मक विश्लेषण, उनमें दर्ज की गई जानकारी के साथ भौतिक वस्तुओं के रूप में उनकी विशेषताओं का अध्ययन, दस्तावेजों के वर्गीकरण और टाइपोलॉजी के मुद्दे आदि। दस्तावेज़ प्रबंधन से निपटने के लिए सामान्य दस्तावेजी मुद्दों का अध्ययन किया जाता है।

2. दस्तावेज़ प्रबंधन संरचना

किसी भी वैज्ञानिक अनुशासन की तरह, अभिलेख प्रबंधन की एक संरचना है जो अभी भी अपनी प्रारंभिक अवस्था में है। संरचनात्मक रूप से, दस्तावेज़ विज्ञान को दो उप-प्रणालियों में विभाजित किया गया है: सामान्य और विशेष दस्तावेज़ विज्ञान। इसका सार, वस्तु, विषय और संरचना, शब्दावली, अवधारणाएं, अन्य विज्ञानों के साथ संबंध स्थापित करना, दस्तावेज़ संचार प्रणाली में दस्तावेज़ के विकास और कार्यप्रणाली की नियमितताएँ और सिद्धांत आदि। सामान्य दस्तावेज़ विज्ञान में तीन खंड होते हैं: दस्तावेज़ सिद्धांत, दस्तावेज़ इतिहास, इतिहास और दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों का सिद्धांत।

दस्तावेज़ सिद्धांत (दस्तावेज़ विज्ञान) दस्तावेज़ विज्ञान का मूल है। वह वैचारिक तंत्र से संबंधित सामान्य सैद्धांतिक मुद्दों का अध्ययन करती है, दस्तावेजों का कार्यात्मक विश्लेषण, भौतिक वस्तुओं के रूप में उनकी विशेषताओं का अध्ययन और उनमें दर्ज जानकारी, टाइपोलॉजी के मुद्दे और दस्तावेजों के वर्गीकरण, उनके मापदंडों और गुणों, संचार के साधन के रूप में और दस्तावेज़ निधि का एक तत्व।

इतिहास सामाजिक संचार के विकास में एक निश्चित चरण में विशिष्ट स्थिति में परिवर्तन के संदर्भ में सूचना के स्रोत और संचार के साधन के रूप में एक दस्तावेज़ के गठन और विकास के पैटर्न को प्रकट करता है, इसकी सामग्री और रूप में परिवर्तन एक निश्चित अवधि में समाज की दस्तावेजी जरूरतों के अनुसार।

दस्तावेजी गतिविधि पर अनुभाग दस्तावेजी संचार (निर्माण, उत्पादन, संग्रह, भंडारण, वितरण और उपयोग) की प्रणाली में एक दस्तावेज के निर्माण और कामकाज के लिए इतिहास और सामान्य कार्यप्रणाली का अध्ययन करता है, अर्थात। एक अभिन्न संचार चक्र में काम करने वाला एक दस्तावेज "दस्तावेजी जानकारी के लेखक - इसका उपभोक्ता"।

विशेष दस्तावेज विज्ञान कुछ प्रकार और दस्तावेजों के प्रकार (किताबें, पेटेंट, नोट्स, नक्शे, फिल्म, ऑप्टिकल डिस्क, आदि), दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों की व्यक्तिगत प्रक्रियाओं (दस्तावेज़ीकरण, दस्तावेज़ प्रकाशन, दस्तावेज़ वितरण, दस्तावेज़ भंडारण) की विशेषताओं का अध्ययन करता है। , दस्तावेज़ उपयोग)। सैद्धांतिक विचार के योग्य कोई भी विशेषता एक विशेष विशेषता के रूप में कार्य कर सकती है।

विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन को विशेष और निजी दस्तावेज़ प्रबंधन में विभाजित किया गया है। विशेष दस्तावेज विज्ञान उन दस्तावेजों की विशेषताओं का अध्ययन करता है जो पुस्तकालय, अभिलेखीय, संग्रहालय व्यवसाय की वस्तुएं हैं, अर्थात। सूचना केंद्रों, पुस्तकालयों, अभिलेखागार, संग्रहालयों और अन्य दस्तावेज और संचार संरचनाओं में काम करने वाले दस्तावेजों की विशिष्टता। इसके अलावा, दस्तावेजी और संचार गतिविधियों (दस्तावेज, कार्यालय का काम, फंड प्रबंधन, आदि) की विभिन्न प्रक्रियाओं की बारीकियों का अध्ययन विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन के विषय के रूप में काम कर सकता है।

निजी दस्तावेज़ प्रबंधन का विषय दस्तावेज़ के कुछ प्रकार और किस्में हैं। इसलिए, निम्नलिखित को निजी वैज्ञानिक दस्तावेज़ प्रबंधन विषयों के रूप में प्रस्तुत किया जाता है: पुस्तक विज्ञान, पेटेंट विज्ञान, कार्टोग्राफी, आदि।

इस प्रकार, विशेष और निजी प्रलेखन प्रबंधन सामान्य की एक विशिष्ट अभिव्यक्ति है। सामान्य के साथ, विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन एक एकल दस्तावेज़ प्रबंधन बनाता है।

3. अन्य विज्ञानों के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन का संबंध

आधुनिक चरण को सभी विज्ञानों द्वारा दस्तावेज़ के अध्ययन की सक्रियता की विशेषता है, जहां यह मुख्य या अध्ययन की वस्तुओं में से एक है। इन विज्ञानों के प्रयासों का संयोजन दस्तावेज़ के बारे में ज्ञान के विकास के लिए एक एकीकृत दिशा बनाता है। नतीजतन, इसने दस्तावेज़ और दस्तावेज़ गतिविधि के सिद्धांत का गठन किया, दस्तावेज़-संचार चक्र के सभी विज्ञानों के लिए एक मेटासाइंस के रूप में दस्तावेज़ विज्ञान का गठन किया।

एक एकीकृत वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में दस्तावेज़ विज्ञान कार्यालय के काम, बहीखाता पद्धति, पुस्तकालय विज्ञान, ग्रंथ सूची, अभिलेखीय विज्ञान, कंप्यूटर विज्ञान, आदि से निकटता से संबंधित है। एक व्यापक दृष्टिकोण में, दस्तावेज़ विज्ञान में ऐतिहासिक स्रोत और संग्रहालय विज्ञान, लाक्षणिकता, पाठ्य आलोचना और अन्य विज्ञान शामिल हैं।

रिकॉर्ड कीपिंग ऐतिहासिक विज्ञान से जुड़ी है। कुछ दस्तावेजों की उपस्थिति, दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों का उल्लेख नहीं करना, समाज के विकास से सीधे संबंधित है, इसके कुछ चरणों के साथ। इसलिए, सामाजिक-आर्थिक, राजनीतिक इतिहास, सांस्कृतिक इतिहास आदि के ज्ञान के बिना दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों के कामकाज, दस्तावेज़ परिसरों की तह को नहीं समझा जा सकता है। दूसरी ओर, दस्तावेज़ का बहुत ही रूप सापेक्ष स्वतंत्रता, विकास के अपने स्वयं के पैटर्न की उपस्थिति की विशेषता है, जो बदले में, सामाजिक विकास के कुछ पहलुओं पर एक निश्चित प्रभाव डालता है।

दस्तावेज़ीकरण उद्देश्यपूर्ण रूप से ऐतिहासिक अनुसंधान के स्रोत आधार के निर्माण में योगदान देता है और इस क्षमता में, स्रोत अध्ययनों को बारीकी से जोड़ता है - ऐतिहासिक विज्ञान की सबसे महत्वपूर्ण शाखाओं में से एक जो ऐतिहासिक स्रोतों के सिद्धांत, कार्यप्रणाली और तकनीक का अध्ययन करता है। स्रोत शोधकर्ता अपने ऐतिहासिक विकास में एक दस्तावेज़ के रूप, प्रलेखित जानकारी की संरचना और गुणों का भी अध्ययन करते हैं। स्रोत अध्ययन में कार्यालय दस्तावेज़ों को आमतौर पर एक स्वतंत्र अनुभाग में विभाजित किया जाता है।

"दस्तावेज़" की अवधारणा की व्याख्या के लिए सैद्धांतिक नींव में सामान्यीकरण का स्तर जितना अधिक होगा, दस्तावेज़ प्रबंधन में शामिल ज्ञान की शाखाओं की सीमा उतनी ही अधिक होगी। विभिन्न माध्यमों का अध्ययन करने वाली ज्ञान की शाखाओं के बीच संबंधों को मजबूत करना पारस्परिक रूप से लाभकारी है।

दस्तावेज़ विज्ञान और ग्रंथ सूची, पुस्तकालय, पुस्तक और संग्रह विज्ञान के बीच विशेष रूप से घनिष्ठ संबंध है। इसमें कंप्यूटर विज्ञान भी शामिल है, विशेष रूप से इसका वह हिस्सा जो असतत मीडिया पर कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके बनाई गई दस्तावेजी जानकारी का अध्ययन करता है। उनमें जो समानता है वह यह है कि ये विषय विशेष रूप से सूचनाओं के भंडारण और संचारण के लिए बनाई गई वस्तुओं के रूप में दस्तावेजों के साथ काम करते हैं।

दस्तावेज़ विज्ञान को अध्ययन की वस्तुओं के सूचनात्मक, सामाजिक सार द्वारा पुस्तक विज्ञान के साथ लाया जाता है - एक दस्तावेज़ और एक पुस्तक; मोटे तौर पर समान लक्ष्य और कार्य; सूचना के सामान्य सामग्री वाहक के रूप में कागज; सूचना संप्रेषित करने के तरीके के रूप में पत्र। इसके अलावा, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, दस्तावेज़ और पुस्तक का एक और अभिसरण है, जिसे समान रूप से इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

अध्ययन के लक्ष्य और उद्देश्य के अनुसार, दस्तावेज़ प्रबंधन का अभिलेखीय विज्ञान से गहरा संबंध है। वे एक सामान्य कार्य से एकजुट होते हैं - एक प्रभावी सूचना वातावरण का निर्माण, अध्ययन की एक एकल वस्तु - एक दस्तावेज, साथ ही व्यवस्थित करने, संग्रहीत करने, सूचनाओं की खोज करने, दस्तावेज़ निर्माण के सिद्धांतों को विकसित करने के तरीकों की एकता। दस्तावेज़ विज्ञान का अभिलेखीय विज्ञान के विकास पर सीधा प्रभाव पड़ता है, क्योंकि कार्यालय के काम में बनाए गए दस्तावेज़ जितने बेहतर होंगे, अभिलेखागार उतना ही सफल होगा कि दस्तावेजी धन का भंडारण और उपयोग किया जा सके।

दस्तावेज़ प्रबंधन न्यायशास्त्र से जुड़ा हुआ है, मुख्य रूप से इसकी शाखाओं जैसे संवैधानिक, नागरिक, प्रशासनिक, श्रम और व्यावसायिक कानून के साथ। दस्तावेज़ प्रबंधन में कानूनी विज्ञान की उपलब्धियों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है: दस्तावेजों को कानूनी बल देना, उन्हें लागू करने के कानूनी तरीके, कानूनी कृत्यों का वर्गीकरण आदि। दस्तावेज़ विज्ञान में अध्ययन की वस्तुओं में से एक संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेज़ीकरण की प्रणाली है। वकील अपनी दैनिक गतिविधियों में दस्तावेज़ प्रबंधन की मूल बातें, दस्तावेज़ प्रबंधन सहायता के ज्ञान के बिना नहीं कर सकते। जालसाजों को उजागर करने और उनकी जांच करने के लिए अपराधी दस्तावेजों की प्रकृति, तकनीकों, प्रलेखित सूचनाओं के जानबूझकर विरूपण के तरीकों आदि की जांच करते हैं।

रिकॉर्ड रखने का संबंध आर्थिक विज्ञान से है। उचित तरीकों, श्रम मानकों आदि को संकलित किए बिना, दस्तावेजों के निर्माण और प्रसंस्करण के लिए वित्तीय और भौतिक संसाधनों के उपयोग के व्यापक विश्लेषण के बिना, उनकी आर्थिक दक्षता का निर्धारण किए बिना प्रबंधन प्रलेखन समर्थन सेवाओं की गतिविधियों का अनुकूलन करना असंभव है। दस्तावेज़ विज्ञान द्वारा अध्ययन किए गए प्रलेखन प्रणालियों की संख्या में ऐसी विशेष प्रणालियाँ शामिल हैं जो सीधे जीवन के आर्थिक क्षेत्र और समाज की गतिविधि को दर्शाती हैं, जैसे लेखांकन, रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय, तकनीकी और आर्थिक, विदेशी व्यापार, बैंकिंग और वित्तीय।

दस्तावेज़ प्रबंधन और प्रबंधन सिद्धांत, प्रबंधन के बीच संबंध और अंतःक्रिया पारंपरिक रूप से मजबूत है, क्योंकि प्रबंधन कार्य और उसका संगठन दोनों सीधे दस्तावेजों में परिलक्षित होते हैं। बदले में, दस्तावेजों के साथ काम का तर्कसंगत संगठन प्रबंधन गतिविधियों में सुधार करने, इसकी दक्षता बढ़ाने में योगदान देता है। एक नए वैज्ञानिक अनुशासन के उद्भव और सफल विकास - सूचना प्रबंधन ने प्रबंधन और प्रलेखन समस्याओं के अध्ययन को और भी करीब ला दिया, क्योंकि अधिकांश प्रबंधन जानकारी दस्तावेजों में दर्ज की जाती है।

अभिलेख प्रबंधन प्रबंधन समाजशास्त्र, प्रबंधन मनोविज्ञान, व्यावसायिक संचार जैसे अनुप्रयुक्त विषयों से प्रभावित होता है। दस्तावेज़ विज्ञान में, लागू भाषाविज्ञान की उपलब्धियों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है, मुख्य रूप से दस्तावेजों के ग्रंथों को एकीकृत करने, भाषा इकाइयों के मानकीकरण के साथ-साथ सेवा दस्तावेजों के संपादन की प्रक्रिया में।

दस्तावेज़ प्रबंधन और सूचना विज्ञान के बीच एक विशेष संबंध मौजूद है। सूचना संसाधनों का तेजी से विकास, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का तेजी से विकास और सूचना प्रक्रियाओं की सक्रिय सैद्धांतिक समझ ने न केवल दस्तावेज़ प्रबंधन अनुसंधान की प्रकृति और सामग्री को प्रभावित किया, बल्कि सामाजिक सूचना विज्ञान के चक्र में दस्तावेज़ प्रबंधन का एकीकरण भी किया। नतीजतन, दस्तावेज़ विज्ञान सामाजिक सूचना विज्ञान, वृत्तचित्र फिल्म निर्माण, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और प्रोग्रामिंग, सूचना सुरक्षा और सूचना संरक्षण, आदि जैसे वैज्ञानिक विषयों से सबसे अधिक निकटता से जुड़ा हुआ है।

अपनी कुछ समस्याओं को हल करने के लिए, दस्तावेज़ विज्ञान तकनीकी और प्राकृतिक विज्ञान के क्षेत्र में उपलब्धियों का व्यापक उपयोग करता है, क्योंकि दस्तावेज़ एक भौतिक वस्तु है, अच्छी तरह से परिभाषित भौतिक गुणों के साथ एक सूचना वाहक है। इसके अलावा, दस्तावेजों का निर्माण, चीख़ना, भंडारण जटिल कार्यालय उपकरणों के उपयोग सहित सूचना के दस्तावेजीकरण और संचारण के साधनों से जुड़ा है।

दस्तावेज़ के अलग-अलग गुण, पहलू, विशेषताएं, कार्य दस्तावेज़-संचार चक्र के अन्य वैज्ञानिक विषयों का एक अभिन्न अंग हो सकते हैं जो दस्तावेज़ों के उन समूहों की विशेषताओं का अध्ययन करते हैं जो विज्ञान से संबंधित व्यावहारिक गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित हैं। दस्तावेज़ की अखंडता (एकता) में अध्ययन केवल दस्तावेज़ प्रबंधन का उद्देश्य है। यह परिस्थिति दस्तावेज़ विज्ञान को अन्य वैज्ञानिक विषयों से अलग करती है, जिसके उद्देश्य में दस्तावेज़ को किसी प्रकार, घटक, संपत्ति, चिह्न - इसके अभिन्न अंग के रूप में शामिल किया गया है।

इस प्रकार, कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों और दस्तावेज़-संचार गतिविधियों में महत्वपूर्ण विशिष्टताएँ हैं, जो निजी वैज्ञानिक दस्तावेज़ प्रबंधन विषयों के अध्ययन का विषय हैं। विशेष रूप से, एक निजी वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में ग्रंथ सूची का विषय पुस्तक और पुस्तक व्यवसाय, पेटेंट विज्ञान - पेटेंट और पेटेंट व्यवसाय है। दस्तावेज़ प्रबंधन और सूचना विज्ञान के बीच संबंध विशेष रूप से उस भाग में ध्यान देने योग्य है जो सूचना के वैज्ञानिक स्रोतों का अध्ययन करता है। मुख्य रूप से कागज पर पूर्वव्यापी जानकारी वाले अध्ययन दस्तावेजों को संग्रहित करना; संग्रहालय विज्ञान - सामग्री (संपत्ति) दस्तावेज, भौतिक संस्कृति के स्मारक; ग्रंथ सूची - पुस्तकें (प्रकाशन), पाठ्य दस्तावेज; कार्यालय का काम - प्रबंधन, कार्यालय के काम की प्रक्रिया में उत्पन्न होने वाले दस्तावेज; पुस्तकालय विज्ञान - व्यापक सामाजिक उद्देश्य के दस्तावेज (प्रतिकृति); ग्रंथ सूची - माध्यमिक दस्तावेज, आदि।

वे। निजी वैज्ञानिक विषयों में, दस्तावेज़ से संबंधित मुद्दों पर विशेष रूप से विचार नहीं किया जाता है, लेकिन केवल उस हद तक कि वे दस्तावेज़-संचार गतिविधि के एक या दूसरे क्षेत्र में होते हैं।

इस प्रकार, दस्तावेज़ प्रबंधन दस्तावेज़ प्रबंधन चक्र के अन्य विषयों के संबंध में एक सामान्य वैज्ञानिक अनुशासन है। हालांकि, इसका मतलब यह नहीं है कि यह दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों की कुछ शाखाओं से जुड़े विषयों को "अवशोषित" करता है। दस्तावेज़ विज्ञान, किसी भी मेटाडिसिप्लिन की तरह, प्रकृति में आत्म-सीमित है: यह मुख्य परिभाषित विशेषताओं, मापदंडों, गुणों, प्रवृत्तियों में अध्ययन की वस्तुओं को शामिल करता है, निजी वैज्ञानिक विषयों के हिस्से के लिए कई अन्य, विशुद्ध रूप से विशिष्ट समस्याओं को छोड़ देता है। कार्डिनल सैद्धांतिक और कार्यप्रणाली समस्याओं के विकास के साथ विशेष और निजी विषयों को समृद्ध करना, एकीकृत विज्ञान इन विषयों की रचनात्मक क्षमता को बढ़ाता है और उनकी कार्यप्रणाली को समृद्ध करता है। वैज्ञानिक विषयों का अंतर्संबंध, एकीकरण और भेदभाव उनमें से प्रत्येक के सफल विकास के लिए शर्तों में से एक है।

विभिन्न सैद्धांतिक और व्यावहारिक वैज्ञानिक विषयों के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन के घनिष्ठ संबंध ने बड़े पैमाने पर दस्तावेज़ प्रबंधन अनुसंधान के तरीकों को निर्धारित किया है, अर्थात। विशिष्ट वैज्ञानिक समस्याओं को हल करने के तरीके, तकनीक। इन विधियों को सामान्य वैज्ञानिक और विशेष में विभाजित किया गया है। सामान्य वैज्ञानिक में वे शामिल हैं जो सभी या अधिकांश विज्ञानों द्वारा उपयोग किए जाते हैं: व्यवस्थित विधि; मॉडलिंग विधि; कार्यात्मक विधि; विश्लेषण; संश्लेषण; तुलना; वर्गीकरण; सामान्यीकरण; अमूर्त से कंक्रीट तक चढ़ाई, आदि।

कुछ सूचीबद्ध विधियों को, बदले में, वर्गीकृत भी किया जा सकता है। विशेष रूप से, मॉडलिंग को वर्णनात्मक, ग्राफिक, गणितीय आदि में विभाजित किया गया है। इसके अलावा, इनमें से अधिकांश किस्मों का उपयोग दस्तावेज़ प्रबंधन में किया जाता है।

विशेष विधियाँ सामान्य वैज्ञानिक विधियों से घनिष्ठ रूप से संबंधित हैं। हालांकि, उनके आवेदन का दायरा एक नियम के रूप में, एक या कई निकट से संबंधित विज्ञानों के लिए बहुत सीमित और सीमित है। दस्तावेज़ प्रबंधन में विशेष तरीकों में शामिल हैं: दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण के तरीके; सूत्र विश्लेषण विधि; दस्तावेज़ीकरण और लिपिकीय कार्यों में एकमुश्त विधि; दस्तावेजों के मूल्य की जांच की विधि।

दस्तावेज़ प्रबंधन सामाजिक विज्ञान के चक्र से संबंधित है, जिनमें से कई के साथ यह घनिष्ठ संबंध और अंतःक्रिया में है। यह अंतःक्रिया विभिन्न रूपों में प्रकट होती है और विभिन्न स्तरों पर होती है, मुख्य रूप से वस्तु और अनुसंधान के विषय, वैचारिक तंत्र, अनुसंधान विधियों के स्तर पर।

रिकॉर्ड कीपिंग का ऐतिहासिक विज्ञान से गहरा संबंध है। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, दस्तावेज़ विज्ञान का उद्देश्य ऐतिहासिक विकास में एक दस्तावेज है। कुछ दस्तावेजों की उपस्थिति, दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों का उल्लेख नहीं करना, समाज के विकास से सीधे संबंधित है, इसके कुछ चरणों के साथ। इसलिए, सामाजिक-आर्थिक, राजनीतिक इतिहास, सांस्कृतिक इतिहास आदि के ज्ञान के बिना दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों के कामकाज, दस्तावेज़ परिसरों की तह को नहीं समझा जा सकता है।

दूसरी ओर, दस्तावेज़ का बहुत ही रूप सापेक्ष स्वतंत्रता, विकास के अपने स्वयं के पैटर्न की उपस्थिति की विशेषता है, जो बदले में, सामाजिक विकास के कुछ पहलुओं पर एक निश्चित प्रभाव डालता है। इसलिए, अतीत के अध्ययन का तात्पर्य दस्तावेजी रूपों की उत्पत्ति के ज्ञान से भी है।

दस्तावेज़ीकरण उद्देश्यपूर्ण रूप से ऐतिहासिक अनुसंधान के स्रोत आधार के निर्माण में योगदान देता है और इस क्षमता में, स्रोत अध्ययनों को बारीकी से जोड़ता है - ऐतिहासिक विज्ञान की सबसे महत्वपूर्ण शाखाओं में से एक जो ऐतिहासिक स्रोतों के सिद्धांत, कार्यप्रणाली और तकनीक का अध्ययन करता है। स्रोत शोधकर्ता अपने ऐतिहासिक विकास में एक दस्तावेज़ के रूप, प्रलेखित जानकारी की संरचना और गुणों का भी अध्ययन करते हैं। स्रोत अध्ययन में कार्यालय दस्तावेज़ों को आमतौर पर एक स्वतंत्र अनुभाग में विभाजित किया जाता है।

स्रोत अध्ययन से इसकी निकटता के आधार पर, दस्तावेजी विज्ञान को आमतौर पर ऐतिहासिक विज्ञान के वर्ग के रूप में संदर्भित किया जाता है, जिसमें इसे तथाकथित सहायक और विशेष ऐतिहासिक विषयों के भाग के रूप में शामिल किया जाता है, जिन्हें स्रोत अध्ययन के उप-विषयों के रूप में माना जाता है। उसी समय, कई लेखक (ए.आई. गुकोवस्की, एस.एम. कश्तानोव, बीजी लिटवाक, ओ.एम. मेदुशुशस्काया, वी.वी. फ़ारसोबिन, आदि) वास्तव में कूटनीति के भीतर दस्तावेज़ प्रबंधन रखते हैं - एक सहायक ऐतिहासिक अनुशासन जो दस्तावेजों के कानूनी आदेश का अध्ययन करता है। अन्य शोधकर्ता, इसके विपरीत, कूटनीति, पुरालेख, मेट्रोलॉजी और वंशावली जैसे सहायक ऐतिहासिक विषयों को शामिल करके प्रलेखन समस्याओं की सीमा का विस्तार करने का प्रस्ताव करते हैं। इसके अलावा, दोनों, अधिकांश भाग के लिए, वास्तव में दस्तावेज़ प्रबंधन और कार्यालय के काम के बीच एक समान चिन्ह रखते हैं।

हालाँकि, दस्तावेज़ प्रबंधन और स्रोत अध्ययन के बीच घनिष्ठ संबंध के बावजूद, उनके बीच महत्वपूर्ण अंतर हैं, जो देखे गए हैं:

अध्ययन की वस्तु में (स्रोत अध्ययन अध्ययन, लिखित दस्तावेजी स्रोतों के अलावा, अन्य प्रकार और ऐतिहासिक स्रोतों के रूप, विशेष रूप से, भौतिक वाले);

अनुसंधान के प्रयोजनों के लिए (स्रोत अध्ययन आवश्यक जानकारी निकालने के तरीकों को विकसित करने के लिए दस्तावेज़ का अध्ययन करता है);

कालक्रम में (स्रोत अध्ययन विशेष रूप से पूर्वव्यापी वातावरण में दस्तावेजों का अध्ययन करता है, और दस्तावेज़ विज्ञान - एक परिचालन और परिप्रेक्ष्य वातावरण में भी)।

अंतिम अंतर, हमारी राय में, दस्तावेज़ प्रबंधन को एक ऐतिहासिक अनुशासन के रूप में वर्गीकृत करने की अनुमति नहीं देता है, जैसा कि कई लेखक करते हैं, क्योंकि ऐतिहासिक विज्ञान केवल मानव समाज के अतीत के अध्ययन तक सीमित है।

यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि हाल ही में विशेष रूप से ऐतिहासिक विज्ञान के ढांचे से परे स्रोत अध्ययन लेने की प्रवृत्ति रही है और इसे मानविकी की प्रणाली में एक एकीकृत अनुशासन के रूप में, ऐतिहासिक नृविज्ञान, नृविज्ञान, समाजशास्त्र के एक तत्व के रूप में माना जाता है, अर्थात। सभी मानविकी के। इस दृष्टिकोण के परिणामस्वरूप, दस्तावेज़ घटना की जटिल समस्या स्वाभाविक रूप से उत्पन्न होती है और परिणामस्वरूप, एक नया अनुशासन विकसित करने का कार्य - दस्तावेज़ की घटना विज्ञान।

अध्ययन के लक्ष्य और उद्देश्य के अनुसार, दस्तावेज़ प्रबंधन का अभिलेखीय विज्ञान से गहरा संबंध है। वे एक सामान्य कार्य से एकजुट होते हैं - एक प्रभावी सूचना वातावरण का निर्माण, अध्ययन की एक एकल वस्तु - एक दस्तावेज, साथ ही व्यवस्थित करने, संग्रहीत करने, सूचनाओं की खोज करने, दस्तावेज़ निर्माण के सिद्धांतों को विकसित करने के तरीकों की एकता।

उसी समय, दस्तावेज़ विज्ञान और अभिलेखीय विज्ञान दो विपरीत पक्षों से एक दस्तावेज़ का अध्ययन करते हैं: अभिलेखीय विज्ञान - एक ऐतिहासिक स्रोत के रूप में एक दस्तावेज़ के सूचनात्मक मूल्य से, दस्तावेजों के परिसरों पर जोर देने के साथ, और व्यक्तिगत दस्तावेजों पर नहीं। दस्तावेज़ विज्ञान सूचना के वाहक के रूप में सूचनात्मक और परिचालन मूल्य की ओर से अपनी वस्तु का अध्ययन करता है, मुख्य रूप से आधुनिक सामाजिक वातावरण में कार्य करता है।

दस्तावेज़ विज्ञान का अभिलेखीय विज्ञान के विकास पर सीधा प्रभाव पड़ता है, क्योंकि कार्यालय के काम में बनाए गए दस्तावेज़ जितने बेहतर होंगे, अभिलेखागार उतना ही सफल होगा कि दस्तावेजी धन का भंडारण और उपयोग किया जा सके।

दस्तावेज़ विज्ञान और पुस्तक विज्ञान के बीच बहुत कुछ समान पाया जा सकता है। उन्हें एक साथ लाया जाता है: अध्ययन की वस्तुओं का सूचनात्मक, सामाजिक सार - एक दस्तावेज और एक किताब; मोटे तौर पर समान लक्ष्य और कार्य; सूचना के सामान्य सामग्री वाहक के रूप में कागज; सूचना संप्रेषित करने के तरीके के रूप में पत्र। इसके अलावा, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, दस्तावेज़ और पुस्तक का एक और अभिसरण है, जिसे समान रूप से इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है। उसी समय, दस्तावेज़ विज्ञान और पुस्तक विज्ञान के बीच अंतर हैं, जो मुख्य रूप से इस तथ्य में निहित हैं कि पुस्तक - पुस्तक विज्ञान का उद्देश्य - प्रतिकृति, सूचना के कई पुनरुत्पादन के लिए है, जबकि दस्तावेज़ अद्वितीय है।

दस्तावेज़ प्रबंधन न्यायशास्त्र से जुड़ा हुआ है, मुख्य रूप से इसकी शाखाओं जैसे संवैधानिक, नागरिक, प्रशासनिक, श्रम और व्यावसायिक कानून के साथ। दस्तावेज़ प्रबंधन में कानूनी विज्ञान की उपलब्धियों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है: दस्तावेजों को कानूनी बल देना, उनके कार्यान्वयन के कानूनी तरीके, कानूनी कृत्यों का वर्गीकरण आदि। आधुनिक कानून में, प्रलेखन को प्रकार, महत्व, दस्तावेजों की अलग-अलग प्रणालियों द्वारा प्रतिष्ठित किया जाता है। दस्तावेज़ प्रबंधन की वस्तुओं में से एक संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेज़ीकरण की प्रणाली है। वकील अपनी दैनिक गतिविधियों में दस्तावेज़ प्रबंधन, संगठन और दस्तावेज़ प्रबंधन समर्थन की तकनीक की मूल बातें जाने बिना नहीं कर सकते। अपराधी दस्तावेजों की प्रकृति, तकनीकों, प्रलेखित सूचनाओं के जानबूझकर विरूपण के तरीकों आदि की जांच करते हैं। आधिकारिक जालसाजी को उजागर करने और जांच करने के उद्देश्य से।

आर्थिक विज्ञान के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन के संबंध के बारे में नहीं कहना असंभव है। उचित तरीकों, श्रम मानकों आदि को संकलित किए बिना, दस्तावेजों के निर्माण और प्रसंस्करण के लिए वित्तीय और भौतिक संसाधनों के उपयोग के व्यापक विश्लेषण के बिना, उनकी आर्थिक दक्षता का निर्धारण किए बिना प्रबंधन प्रलेखन समर्थन सेवाओं की गतिविधियों का अनुकूलन करना असंभव है। दस्तावेज़ विज्ञान द्वारा अध्ययन किए गए प्रलेखन प्रणालियों की संख्या में ऐसी विशेष प्रणालियाँ शामिल हैं जो सीधे जीवन के आर्थिक क्षेत्र और समाज की गतिविधि को दर्शाती हैं, जैसे लेखांकन, रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय, तकनीकी और आर्थिक, विदेशी व्यापार, बैंकिंग और वित्तीय।

दस्तावेज़ प्रबंधन और प्रबंधन सिद्धांत, प्रबंधन के बीच संबंध और अंतःक्रिया पारंपरिक रूप से मजबूत है, क्योंकि प्रबंधन कार्य और उसका संगठन दोनों सीधे दस्तावेजों में परिलक्षित होते हैं। इस संबंध में वी.एस. मिंगलेव ने "दस्तावेज़ प्रबंधन का सबसे सामान्य कानून" भी तैयार किया, जिसका सार "प्रबंधन कार्यों के लिए प्रलेखन की सामग्री का पत्राचार" है। बदले में, दस्तावेजों के साथ काम का तर्कसंगत संगठन प्रबंधन गतिविधियों में सुधार में योगदान देता है, इसकी दक्षता बढ़ाता है, क्योंकि प्रशासनिक तंत्र के लगभग सभी कर्मचारी दस्तावेजों के साथ काम करने में व्यस्त हैं, इन उद्देश्यों के लिए खर्च करते हैं, कुछ आंकड़ों के अनुसार, कम से कम 60% उनके काम के समय का।

हाल के वर्षों में एक नए वैज्ञानिक अनुशासन के उद्भव और सफल विकास - सूचना प्रबंधन ने प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रबंधन समस्याओं के अध्ययन को और भी करीब ला दिया है, क्योंकि अधिकांश जानकारी दस्तावेजों में दर्ज की जाती है। इसके अलावा, कुछ लेखक (एम.वी. लारिन) भविष्य में प्रबंधन और सूचना प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की सेवाओं के एकीकरण की भविष्यवाणी करते हैं।

प्रलेखन भी प्रबंधन के समाजशास्त्र, प्रबंधन के मनोविज्ञान और व्यावसायिक संचार जैसे अनुप्रयुक्त विषयों से प्रभावित होता है।

दस्तावेज़ विज्ञान में, लागू भाषाविज्ञान की उपलब्धियों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है, मुख्य रूप से दस्तावेजों के ग्रंथों को एकीकृत करने, भाषा इकाइयों को मानकीकृत करने और कार्यालय दस्तावेजों के संपादन की प्रक्रिया में भी।

दस्तावेज़ प्रबंधन और सूचना विज्ञान के बीच संबंध पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। सूचना संसाधनों का तेजी से विकास, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का तेजी से विकास और 20 वीं शताब्दी के उत्तरार्ध में सूचना प्रक्रियाओं की सक्रिय सैद्धांतिक समझ ने न केवल दस्तावेज़ प्रबंधन अनुसंधान की प्रकृति और सामग्री को प्रभावित किया, बल्कि दस्तावेज़ प्रबंधन का एकीकरण भी किया। सामाजिक सूचना विज्ञान के चक्र में। नतीजतन, दस्तावेज़ विज्ञान सामाजिक सूचना विज्ञान, वृत्तचित्र विज्ञान, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और प्रोग्रामिंग, सूचना सुरक्षा और सूचना संरक्षण, आदि जैसे वैज्ञानिक विषयों के साथ सबसे अधिक निकटता से जुड़ा हुआ है। केवल इन विज्ञानों के साथ ही दस्तावेज़ प्रबंधन का अवसर है वर्तमान चरणप्रलेखित जानकारी के उत्पादन, संचरण, खपत, भंडारण से संबंधित सैद्धांतिक और व्यावहारिक समस्याओं को प्रभावी ढंग से हल करें।

अपनी कुछ समस्याओं को हल करने के लिए, दस्तावेज़ प्रबंधन तकनीकी और प्राकृतिक विज्ञान के क्षेत्र में उपलब्धियों का व्यापक उपयोग करता है, क्योंकि दस्तावेज़ एक भौतिक वस्तु है, अच्छी तरह से परिभाषित भौतिक गुणों के साथ एक सूचना वाहक है। इसके अलावा, दस्तावेजों का निर्माण, खोज, भंडारण जटिल आधुनिक कार्यालय उपकरणों के उपयोग सहित सूचना के दस्तावेजीकरण और संचारण के साधनों से जुड़ा है।

विभिन्न सैद्धांतिक और व्यावहारिक वैज्ञानिक विषयों के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन के घनिष्ठ संबंध ने बड़े पैमाने पर दस्तावेज़ प्रबंधन अनुसंधान के तरीकों को निर्धारित किया है, अर्थात। विशिष्ट वैज्ञानिक समस्याओं को हल करने के तरीके, तकनीक। इन विधियों को सामान्य वैज्ञानिक और विशेष, निजी में विभाजित किया गया है। सामान्य वैज्ञानिक में वे शामिल हैं जो सभी या अधिकांश विज्ञानों द्वारा उपयोग किए जाते हैं:

प्रणाली विधि;

मॉडलिंग विधि;

कार्यात्मक विधि;

तुलना;

वर्गीकरण;

सामान्यीकरण;

अमूर्त से कंक्रीट तक चढ़ाई, आदि।

कुछ सूचीबद्ध विधियों को, बदले में, वर्गीकृत भी किया जा सकता है। विशेष रूप से, मॉडलिंग को वर्णनात्मक, ग्राफिक, गणितीय, प्राकृतिक (भौतिक) में विभाजित किया गया है। इसके अलावा, इनमें से अधिकांश किस्मों का उपयोग दस्तावेज़ प्रबंधन में किया जाता है।

विशेष विधियाँ सामान्य वैज्ञानिक विधियों से घनिष्ठ रूप से संबंधित हैं। हालांकि, उनके आवेदन का दायरा एक नियम के रूप में, एक या कई निकट से संबंधित विज्ञानों के लिए बहुत सीमित और सीमित है। दस्तावेज़ प्रबंधन में विशेष विधियों में शामिल हैं:

दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण के तरीके;

सूत्र विश्लेषण विधि;

दस्तावेज़ीकरण और लिपिकीय कार्यों में एकमुश्त विधि;

दस्तावेजों के मूल्य की जांच की विधि।

4. अभिलेख प्रबंधन में स्रोत

दस्तावेज़ प्रबंधन अनुसंधान में लगभग कोई भी दस्तावेज़, दस्तावेज़ीकरण प्रणाली और दस्तावेज़ों के सेट स्रोत के रूप में काम कर सकते हैं। उनके आधार पर, आप दस्तावेजों के साथ काम के स्तर, दस्तावेजीकरण के तरीकों, किसी विशेष युग की लिपिक संस्कृति के बारे में एक निश्चित विचार प्राप्त कर सकते हैं। हालांकि, मुख्य भूमिका अभी भी उन दस्तावेजों द्वारा निभाई जाती है जिनमें नियमों, मानदंडों, सिफारिशों, मानकों आदि को तय किया जाता है, दस्तावेजों के साथ काम करने के विभिन्न क्षेत्रों, विधियों और रूपों को विनियमित और विनियमित किया जाता है। ये हैं, सबसे पहले, विधायी और कानूनी कार्य, मानक, वर्गीकरण, निर्देश, दिशानिर्देश। प्रबंधन के लिए दस्तावेजी समर्थन के अभ्यास में सुधार और प्रलेखन प्रक्रियाओं के विकास में मुख्य प्रवृत्तियों को निर्धारित करने के लिए सैद्धांतिक अनुसंधान करने के लिए स्रोत एक आवश्यक आधार हैं।

चूंकि दस्तावेज़ विज्ञान दस्तावेज़ों, परंपराओं और रीति-रिवाजों के साथ काम करने की व्यावहारिक जरूरतों से विकसित हुआ है, इसलिए इसके विकास में विशेष रूप से पहली बार में महत्वपूर्ण भूमिका निभाई है। फिर, जैसे-जैसे उन्हें समझा और सामान्यीकृत किया गया, इन रीति-रिवाजों और परंपराओं को विभिन्न कानूनों और विनियमों में तय किया जाने लगा। तदनुसार, स्रोत जो ट्रेस करना संभव बनाते हैं, सबसे पहले, दस्तावेज़ प्रबंधन के गठन के इतिहास को दो बड़े समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

दस्तावेज़ जो सीधे कार्यालय के काम से आते हैं और जिनमें स्वचालित रूप से विकसित मानदंड और नियम होते हैं जो कार्यालय के काम की परंपराओं को दर्शाते हैं;

विभिन्न प्रकार के कानूनी कृत्यों ने कई शताब्दियों से दस्तावेजों के साथ काम को कानूनी रूप से विनियमित किया है।

स्रोतों का पहला समूह, जिसने रूसी कार्यालय के काम के सबसे समृद्ध अनुभव, परंपराओं और रीति-रिवाजों को संचित किया, विशेष रूप से, 1917 से पहले प्रकाशित दस्तावेज़ नमूनों के कई संग्रह (तथाकथित "पत्र पुस्तकें") शामिल हैं। वे हमारे देश में 18वीं और 19वीं शताब्दी में व्यापक हो गए। उनके पूर्ववर्ती "सूत्रधार" (16 वीं शताब्दी के पहले तीसरे) थे। विशेष रूप से, मास्को महानगरीय सूत्र देखें। आज तक, 100 से अधिक ऐसे संग्रह ज्ञात हैं।

"पत्रों" ने दस्तावेजों की संरचना, रूप और सामग्री को विनियमित किया। उनके नाम ही उल्लेखनीय हैं। तो, 1765 में सबसे पहले में से एक "विभिन्न व्यक्तियों को सभी प्रकार के पत्र लिखने और लिखने का निर्देश" दिखाई दिया। दो दशक बाद, "एक पत्र पुस्तिका प्रकाशित की गई जिसमें विभिन्न पत्र, याचिकाएं, मामले पर नोट्स, अनुबंध, प्रमाण पत्र, अनुमोदन, रसीदें, पास और सर्फ को लिखित फॉर्म, मुखिया को एक आदेश, व्यापारी बैंक नोटों का एक रूप, रसीदें, रसीदें, मेल और क्रेडिट के पत्र" (सेंट पीटर्सबर्ग, 1788)। "पत्र" अक्सर महत्वपूर्ण मात्रा में पहुंच जाते हैं। उदाहरण के लिए, टॉम्स्क स्टेट यूनिवर्सिटी के वैज्ञानिक पुस्तकालय के कोष में उपलब्ध "व्यावसायिक पत्रों के संकलन के लिए दिशानिर्देश। वी. मक्सिमोवा (मॉस्को, 1913) द्वारा नमूने और प्रपत्र, संदर्भ जानकारी" में 2000 से अधिक पृष्ठ हैं।

एक अन्य समूह में स्रोत शामिल हैं, जो दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए विधायी रूप से निर्धारित नियम और मानदंड हैं। 17 वीं शताब्दी के मध्य से उनकी उपस्थिति का उल्लेख किया गया है, लेकिन निर्णायक कदम पीटर I द्वारा उठाया गया था, जिन्होंने 1720 में "सामान्य विनियम" को मंजूरी दी थी। इस दस्तावेज़ में कार्यालयों की संरचना और कार्यालय के काम, दस्तावेजों के पंजीकरण के मुद्दों, कर्मचारियों के कर्तव्यों आदि का विस्तार से वर्णन किया गया है।

महत्वपूर्ण स्रोतों में पीटर द ग्रेट के समय में विभिन्न "सामान्य रूप" भी हैं - दस्तावेजों के नमूने; कैथरीन II द्वारा 1775 में प्रकाशित "प्रांतों के प्रशासन के लिए संस्थान"; "मंत्रालयों की सामान्य स्थापना", जो 1811 में दिखाई दी, और कई अन्य विधायी कार्य जो सरकार के विभिन्न स्तरों पर घरेलू कार्यालय के काम को नियंत्रित करते हैं।

क्रांति की अवधि और गृहयुद्ध (1917-1922) के दस्तावेजी स्रोत काफी रुचि के हैं। उनकी अपनी विशिष्टताएँ थीं, हालाँकि दस्तावेजों के साथ काम, विशेष रूप से श्वेत रूस के क्षेत्र में, तब मुख्य रूप से पूर्व-क्रांतिकारी कार्यालय के काम के विधायी कृत्यों और परंपराओं पर आधारित था।

बड़ी संख्या में स्रोतों ने रूसी इतिहास के सोवियत काल को पीछे छोड़ दिया। बोल्शेविकों के सत्ता में आने के पहले महीनों में, पीपुल्स कमिसर्स काउंसिल के एक डिक्री पर "कानूनों को मंजूरी और प्रकाशित करने की प्रक्रिया पर" हस्ताक्षर किए गए थे, और एक संकल्प "राज्य संस्थानों के लिए रूपों के रूप में" को अपनाया गया था। इन और इसी तरह के अन्य दस्तावेजों को बाद में पाठ्यपुस्तक "कार्यालय के काम पर विधायी कृत्यों का संग्रह (1917-1970)" (मास्को, 1973) में शामिल किया गया था। सोवियत सत्ता के अस्तित्व के अंतिम दशकों के सबसे महत्वपूर्ण स्रोत "यूनिफाइड स्टेट रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम के बुनियादी प्रावधान" (1973) थे, जिन्हें 1988 में "स्टेट डॉक्यूमेंटेशन सपोर्ट सिस्टम फॉर मैनेजमेंट", ऑल-यूनियन क्लासिफायर द्वारा अनुमोदित किया गया था। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली, आदि।

वर्तमान में, रूसी संघ में प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन के लिए काफी व्यापक नियामक और पद्धतिगत आधार है, जो दस्तावेज़ प्रबंधन समस्याओं के अध्ययन के लिए सबसे महत्वपूर्ण स्रोत भी है। प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन का मानक और पद्धतिगत आधार कानूनों, नियामक कानूनी कृत्यों, कार्यप्रणाली दस्तावेजों, राज्य मानकों का एक समूह है जो संगठन की वर्तमान गतिविधियों में दस्तावेजों के निर्माण, प्रसंस्करण, भंडारण और उपयोग के लिए प्रौद्योगिकी को विनियमित करता है, साथ ही साथ रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा की गतिविधियाँ: इसकी संरचना, कार्य, स्टाफिंग, तकनीकी सहायता और कुछ अन्य पहलू। यह मिश्रण है:

राज्य सत्ता और प्रशासन के सर्वोच्च निकायों द्वारा जारी किए गए कानूनी कार्य;

संघीय कार्यकारी निकायों द्वारा जारी किए गए कानूनी कार्य: मंत्रालयों, समितियों, दोनों क्षेत्र-व्यापी और विभागीय प्रकृति के विभाग;

रूसी संघ के घटक संस्थाओं और उनकी क्षेत्रीय संस्थाओं के विधायी और कार्यकारी अधिकारियों द्वारा जारी कानूनी कार्य;

कार्यालय के काम के नियामक मुद्दे;

एक नियामक और शिक्षाप्रद प्रकृति के कानूनी कृत्यों के साथ-साथ उद्यमों और संगठनों के प्रबंधन द्वारा प्रकाशित प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन पर पद्धति संबंधी दस्तावेज।

सूचना का दस्तावेजीकरण (दस्तावेजों का निर्माण) सरकार के विभिन्न स्तरों के निकायों द्वारा स्थापित नियमों के आधार पर किया जाता है। दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन को नियंत्रित करने वाला नियामक ढांचा कानूनी कृत्यों से बना है जो पूरी तरह से इन मुद्दों के लिए समर्पित हैं, साथ ही मानक कृत्यों के कुछ प्रावधान जिनका व्यापक दायरा है (उदाहरण के लिए, सूचनाकरण, कानून बनाने, वाणिज्यिक गतिविधियों पर संरचनाएं, भवन कार्यालय कार्य प्रणाली, आदि।)

रूसी संघ के नियामक कृत्यों और रूसी संघ के घटक संस्थाओं ने सूचना के दस्तावेजीकरण के लिए बुनियादी नियमों, कुछ प्रकार के प्रलेखन के लिए आवश्यकताओं और प्रबंधन दस्तावेजों के कई रूपों को मंजूरी दी। विशिष्ट प्रबंधन स्थितियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ स्वीकृत नमूनों के अनुसार बनाए जाते हैं - मानक और अनुकरणीय रूप या, यदि ऐसे प्रपत्र स्वीकार नहीं किए जाते हैं, तो प्रसंस्करण दस्तावेजों के नियमों के आधार पर। दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएं एक सार्वभौमिक प्रकृति की हो सकती हैं या केवल कुछ प्रकार के दस्तावेजों, उनके रूपों, रूपों, विवरणों पर लागू हो सकती हैं।

दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करने वाले विनियमों को कई समूहों में विभाजित किया जा सकता है।

प्रलेखन की संरचना और इसके निष्पादन के लिए सामान्य आवश्यकताएं रूसी संघ के संविधान, रूसी संघ के कानूनों में निहित हैं जो राज्य अधिकारियों की गतिविधियों के लिए प्रक्रिया स्थापित करती हैं और स्थानीय सरकार, वाणिज्यिक और गैर-वाणिज्यिक संगठन (उदाहरण के लिए, संघीय संवैधानिक कानून "रूसी संघ की सरकार पर", संघीय कानून "पर" सामान्य सिद्धांतविधायी (प्रतिनिधि) के संगठन और कार्यकारी निकायरूसी संघ के विषयों की राज्य शक्ति", संघीय कानून "रूसी संघ में स्थानीय स्वशासन के संगठन के सामान्य सिद्धांतों पर", रूसी संघ का नागरिक संहिता, संघीय कानून: "पर" संयुक्त स्टॉक कंपनियों”, "सीमित देयता कंपनियों पर", "चालू" गैर - सरकारी संगठन" और आदि।)।

कानून में ऐसे नियम शामिल हैं जो पंजीकरण के नियमों को परिभाषित करते हैं विभिन्न समूहदस्तावेज। तो, समापन, बदलने और समाप्त करने के लिए बुनियादी नियम नागरिक कानून अनुबंध, साथ ही साथ उनका डिज़ाइन रूसी संघ के नागरिक संहिता में निर्धारित किया गया है। कर्मियों पर कई दस्तावेजों का निष्पादन रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 5 जनवरी, 2005 नंबर 1 के डिक्री द्वारा नियंत्रित किया जाता है, जिसने श्रम के लिए लेखांकन और उसके भुगतान के लिए प्राथमिक लेखांकन प्रलेखन के एकीकृत रूपों को मंजूरी दी।

विभिन्न स्तरों के नियामक कृत्यों में, दस्तावेजों के व्यक्तिगत विवरण के निष्पादन के लिए आवश्यकताएं तय की जाती हैं। इस प्रकार, संघीय कानून में दस्तावेज़ रूपों के निर्माण में आधिकारिक प्रतीकों के उपयोग के नियम शामिल हैं। रूसी संघ के राज्य प्रतीक को 25 दिसंबर, 2000 नंबर 2-एफकेजेड के संघीय संवैधानिक कानून के अनुसार दस्तावेजों पर दर्शाया गया है। राज्य प्रतीकरूसी संघ"; स्टाम्प फॉर्म का उपयोग 27 दिसंबर, 1995 की सरकारी डिक्री संख्या 1268 द्वारा नियंत्रित किया जाता है। हेरलडीक संकेत- प्रतीक संघीय ढांचे(रूसी संघ के सशस्त्र बल, संघ के संगठन डाक सेवा, रूस के आपातकालीन स्थिति मंत्रालय, रूस के आंतरिक मामलों के मंत्रालय, आदि) देश के राष्ट्रपति के फरमानों द्वारा अनुमोदित हैं और दस्तावेजों की तैयारी में उपयोग किए जाते हैं। दस्तावेज़ीकरण की तैयारी में ट्रेडमार्क का उपयोग "चालू" कानून द्वारा निर्धारित किया जाता है ट्रेडमार्क, माल की उत्पत्ति के सेवा चिह्न और अपीलें ”(दिनांक 23 सितंबर, 1992 संख्या 3520-1)। रूसी संघ के घटक संस्थाओं के कानून में लेटरहेड और मुहरों पर उनके प्रतीकों को चित्रित करने के नियम भी हैं।

कानून में कार्यालय के काम में भाषा के उपयोग को विनियमित करने वाले मानदंड शामिल हैं। इस क्षेत्र में मुख्य नियामक अधिनियम 25 अक्टूबर, 1991 संख्या 1807-1 "रूसी संघ के लोगों की भाषाओं पर" (24 जुलाई, 1998 को संशोधित) के रूसी संघ का कानून है। संचार, परिवहन, कानूनी कार्यवाही, नोटरी और अन्य जैसे क्षेत्रों में रिकॉर्ड रखने के संबंध में इसके प्रावधान अन्य कानूनों में निर्दिष्ट हैं।

नियम व्यक्तिगत नाम लिखने के लिए आवश्यकताओं को निर्धारित करते हैं, उदाहरण के लिए: भौगोलिक नाम (18 दिसंबर, 1997 का संघीय कानून संख्या 152-FZ "नामों पर" भौगोलिक वस्तुएं"); संगठनों के नामों में "रूस", "रूसी संघ" नाम (7 दिसंबर, 1996 संख्या 1463 के रूसी संघ की सरकार का फरमान); ब्रांड के नाम(रूसी संघ का नागरिक संहिता और विभिन्न संगठनात्मक और कानूनी रूपों के संगठनों की गतिविधियों को विनियमित करने वाले संघीय कानून), आदि।

प्रबंधन में कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों के उपयोग के विस्तार से कार्यालय के काम के लिए नियामक ढांचे के उस हिस्से के महत्व में वृद्धि हुई है जो सूचनाकरण पर कानून से जुड़ा है, स्वचालित का उपयोग जानकारी के सिस्टमऔर दूरसंचार। कार्यालय के काम का स्वचालन "सूचना, सूचना और सूचना संरक्षण पर" (दिनांक 20 फरवरी, 1995 नंबर 24-FZ), "ऑन" कानूनों के अनुसार किया जाता है। कानूनी सुरक्षाइलेक्ट्रॉनिक के लिए कार्यक्रम कंप्यूटरऔर डेटाबेस” (दिनांक 23 सितंबर, 1992 संख्या 3523-1)। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के उपयोग के नए अवसर 10 जनवरी, 2002 के संघीय कानून नंबर 1-FZ "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" द्वारा खोले गए हैं। यह विनिमय प्रक्रियाओं में इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग के लिए कानूनी शर्तों को परिभाषित करता है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, जिसके अधीन इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर को कानूनी रूप से किसी व्यक्ति के हस्तलिखित हस्ताक्षर के समकक्ष माना जाता है।

डाक संचार और दूरसंचार के क्षेत्र में विनियमों में प्रलेखन मुद्दे परिलक्षित होते हैं। संचार के क्षेत्र में गतिविधियों का कानूनी आधार 16 फरवरी, 1995 नंबर 15-FZ "ऑन कम्युनिकेशंस" के संघीय कानून द्वारा स्थापित किया गया है। डाक और दूरसंचार नेटवर्क के माध्यम से प्रेषित लिखित पत्राचार और संदेशों की आवश्यकताएं यूनिवर्सल पोस्टल यूनियन और अंतर्राष्ट्रीय दूरसंचार संघ के निर्णयों के अनुसार निर्धारित की जाती हैं।

प्रलेखन की तैयारी और निष्पादन के लिए नियामक ढांचे का एक महत्वपूर्ण हिस्सा संघीय कार्यकारी अधिकारियों द्वारा जारी किए गए एक अंतर-विभागीय और विभागीय प्रकृति के नियामक कानूनी कार्य हैं। लंबे समय तक दस्तावेजों के साथ काम को विनियमित करने वाला सबसे पूर्ण उद्योग-व्यापी दस्तावेज, 1988 में देश की राज्य अभिलेखीय सेवा द्वारा अपनाया गया था "प्रबंधन के लिए दस्तावेजी समर्थन की राज्य प्रणाली। दस्तावेज़ों और दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवाओं (GSDOU) के लिए बुनियादी आवश्यकताएं"। GSDOU ने प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेजीकरण के साथ-साथ संस्थानों में दस्तावेजों के साथ काम के आयोजन के लिए समान सिद्धांतों और नियमों की स्थापना की। GSDOU के प्रावधानों को विकसित किया गया है: मॉडल निर्देशरूसी संघ के मंत्रालयों और विभागों (1993) में कार्यालय के काम पर, जिसे 27 नवंबर, 2000 नंबर 68 के रूस के संघीय अभिलेखीय सेवा के आदेश द्वारा कार्यालय के काम पर एक नए मानक निर्देश के साथ बदल दिया गया था। संघीय निकायकार्यकारिणी शक्ति। विशिष्ट निर्देश सेट सामान्य आवश्यकताएँप्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन, प्रबंधन गतिविधियों के प्रलेखन और संघीय कार्यकारी निकायों में दस्तावेजों के साथ काम के संगठन के लिए सेवाओं के कामकाज के लिए। मॉडल निर्देशों के प्रावधान दस्तावेजों के साथ काम के संगठन पर लागू होते हैं, मीडिया के प्रकार की परवाह किए बिना, उनकी तैयारी, पंजीकरण, लेखांकन और निष्पादन के नियंत्रण सहित, स्वचालित (कंप्यूटर) प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके किया जाता है।

दस्तावेजों के प्रसंस्करण के नियम मानकों और अन्य मानकीकरण दस्तावेजों में तय किए गए हैं। GOST R 6.30-2003 का कार्यान्वयन "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। पंजीकरण के लिए आवश्यकताएँ" हमारे देश में मानकीकरण के विकास में एक नए चरण की शुरुआत के साथ हुई, जिसकी मुख्य दिशाएँ निर्धारित की जाती हैं संघीय कानूनदिनांक 27 दिसंबर, 2002 नंबर 184-एफजेड "तकनीकी विनियमन पर"। GOST R 6.30-2003 के प्रावधानों को इस तथ्य के आधार पर माना जाना चाहिए कि इसे 10 जून, 1993 के रूसी संघ के कानून के आधार पर विकसित और अपनाया गया था। 5154-1 "मानकीकरण पर", 1 जुलाई को रद्द कर दिया गया था। , 2003, और मानकीकरण के नए दृष्टिकोणों के तहत मान्य है।

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एक दस्तावेज़ की अवधारणा की विशेषता - विशेष सामग्री पर विभिन्न तरीकों से तथ्यों, घटनाओं या वस्तुनिष्ठ वास्तविकता की घटनाओं और मानव मानसिक गतिविधि के बारे में जानकारी को ठीक करने का एक साधन। दस्तावेज़ के संकेत, कार्य और गुण।

"दस्तावेज़ प्रबंधन" की अवधारणा की अलग-अलग परिभाषाएँ हैं, लेकिन उनमें से कोई भी आम तौर पर स्वीकार नहीं किया गया है। हालांकि, साथ ही अवधारणा "दस्तावेज़"। और यह स्वाभाविक है, क्योंकि "दस्तावेज़ विज्ञान" एक बहुआयामी, संरचनात्मक रूप से शाखित शब्द है, जो दस्तावेज़ के विभिन्न पहलुओं और घटना की दस्तावेज़-संचार गतिविधि से संबंधित है, जो कम जटिल और बहुमुखी नहीं है।

हम कह सकते हैं कि दस्तावेज़ विज्ञान दस्तावेज़ और दस्तावेज़-संचार गतिविधियों का विज्ञान है। "यह एक वैज्ञानिक अनुशासन है जो दस्तावेजों के निर्माण और कामकाज के पैटर्न का अध्ययन करता है, दस्तावेज़-संचार प्रणालियों और उनकी गतिविधि के तरीकों के निर्माण के सिद्धांतों को विकसित करता है" ज़िनोविएवा एन.बी. दस्तावेज़ीकरण: शैक्षिक और पद्धति संबंधी मैनुअल। एम.: प्रोफिज़डैट, 2003. एस. 32.

दस्तावेज़ विज्ञान दस्तावेज़ को सूचना के स्रोत और सामाजिक संचार के साधन के रूप में खोजता है। यह दस्तावेज़ और दस्तावेज़-संचार गतिविधि का एक जटिल विज्ञान है, जो ऐतिहासिक, आधुनिक और प्रागैतिहासिक शब्दों में समाज में सूचना के दस्तावेजी स्रोतों के निर्माण, वितरण और उपयोग की प्रक्रियाओं का अध्ययन करता है।

एक वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में दस्तावेज़ प्रबंधन के गठन में इसके मुख्य घटकों की परिभाषा शामिल है: वस्तु, विषय, संरचना, विधियाँ, उनकी एकता और अखंडता में वैचारिक तंत्र, अर्थात्। एक व्यवस्थित वैज्ञानिक अनुशासन के रूप में।

विज्ञान की वस्तु इस प्रश्न का उत्तर देती है: विज्ञान क्या अध्ययन करता है। एक विज्ञान के रूप में दस्तावेज़ विज्ञान का उद्देश्य विशेष रूप से अंतरिक्ष और समय में जानकारी के भंडारण और वितरण (स्थानांतरण) के लिए बनाई गई एक प्रणाली वस्तु के रूप में एक दस्तावेज़ का व्यापक अध्ययन है। दस्तावेज़ दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों के दौरान बनाया गया है, इसलिए, विज्ञान का उद्देश्य इस गतिविधि के सभी प्रकार हैं, दस्तावेज़ों का निर्माण, उत्पादन, भंडारण, वितरण और उपयोग, दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों का निर्माण।

विज्ञान के विषय को इस प्रश्न का उत्तर देना चाहिए: किस तरह, क्यों, किस उद्देश्य से और किस उद्देश्य से वस्तु का अध्ययन किया जाता है, और इसके माध्यम से वस्तुनिष्ठ वास्तविकता। विज्ञान का विषय दस्तावेज़ की वस्तु और दस्तावेज़-संचार गतिविधियों के बारे में वैज्ञानिक ज्ञान की सामग्री को निर्धारित करता है। दस्तावेज़ प्रबंधन का विषय दस्तावेज़ के बारे में उसके सूचनात्मक और भौतिक घटकों की एकता में, समाज में दस्तावेज़ों के निर्माण और कामकाज के पैटर्न के बारे में वैज्ञानिक ज्ञान का निर्माण है।

दस्तावेज़ीकरण दस्तावेज़ को सैद्धांतिक, ऐतिहासिक और कार्यप्रणाली (व्यावहारिक) स्तरों पर एक विषय के रूप में अध्ययन करता है। यह एक प्रणाली के रूप में दस्तावेज़ की खोज करता है, इसके गुण, पैरामीटर, संरचना, कार्य, तरीके और दस्तावेज़ीकरण के तरीके, वर्गीकरण और दस्तावेज़ों की टाइपोलॉजी। उनके ध्यान के क्षेत्र में दस्तावेजों के निर्माण, वितरण, भंडारण और उपयोग के सामान्य पैटर्न हैं। इसके अलावा, दस्तावेज़ एक संपूर्ण या इसके व्यक्तिगत पहलुओं के रूप में, वृत्तचित्र और संचार गतिविधियों की विशिष्ट विशेषताएं अध्ययन के विषय के रूप में काम कर सकती हैं।

किसी भी वैज्ञानिक अनुशासन की तरह, अभिलेख प्रबंधन की एक संरचना है जो अभी भी अपनी प्रारंभिक अवस्था में है। संरचनात्मक रूप से, दस्तावेज़ प्रबंधन को दो उप-प्रणालियों में विभाजित किया गया है: सामान्य और विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन।

सामान्य दस्तावेज़ प्रबंधन की सामग्री दस्तावेज़ और दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों के विज्ञान की सामान्य सैद्धांतिक, ऐतिहासिक, संगठनात्मक और पद्धति संबंधी समस्याएं हैं, अर्थात। इसका सार, वस्तु, विषय और संरचना, शब्दावली, अवधारणाएं, अन्य विज्ञानों के साथ संबंध स्थापित करना, दस्तावेज़ संचार प्रणाली में दस्तावेज़ के विकास और कार्यप्रणाली के पैटर्न और सिद्धांत आदि। सामान्य दस्तावेज़ विज्ञान में तीन खंड होते हैं: दस्तावेज़ सिद्धांत, दस्तावेज़ दस्तावेज़-संचार गतिविधि का इतिहास, इतिहास और सिद्धांत।

दस्तावेज़ सिद्धांत (दस्तावेज़ विज्ञान) दस्तावेज़ विज्ञान का मूल है। वह वैचारिक तंत्र से संबंधित सामान्य सैद्धांतिक मुद्दों का अध्ययन करती है, दस्तावेजों का कार्यात्मक विश्लेषण, भौतिक वस्तुओं के रूप में उनकी विशेषताओं का अध्ययन और उनमें दर्ज जानकारी, टाइपोलॉजी के मुद्दे और दस्तावेजों के वर्गीकरण, उनके मापदंडों और गुणों, संचार के साधन के रूप में और दस्तावेज़ निधि का एक तत्व।

इतिहास सामाजिक संचार के विकास में एक निश्चित चरण में विशिष्ट स्थिति में परिवर्तन के संदर्भ में सूचना के स्रोत और संचार के साधन के रूप में एक दस्तावेज़ के गठन और विकास के पैटर्न को प्रकट करता है, इसकी सामग्री और रूप में परिवर्तन एक निश्चित अवधि में समाज की दस्तावेजी जरूरतों के अनुसार।

दस्तावेजी गतिविधि पर अनुभाग दस्तावेजी संचार (निर्माण, उत्पादन, संग्रह, भंडारण, वितरण और उपयोग) की प्रणाली में एक दस्तावेज के निर्माण और कामकाज के लिए इतिहास और सामान्य कार्यप्रणाली का अध्ययन करता है, अर्थात। एक समग्र संचार चक्र में काम करने वाला एक दस्तावेज "दस्तावेजी जानकारी का लेखक इसका उपभोक्ता है"।

विशेष दस्तावेज विज्ञान कुछ प्रकार और दस्तावेजों के प्रकार (किताबें, पेटेंट, नोट्स, नक्शे, फिल्म, ऑप्टिकल डिस्क, आदि), दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों की व्यक्तिगत प्रक्रियाओं (दस्तावेज़ीकरण, दस्तावेज़ प्रकाशन, दस्तावेज़ वितरण, दस्तावेज़ भंडारण) की विशेषताओं का अध्ययन करता है। , दस्तावेज़ उपयोग)। सैद्धांतिक विचार के योग्य कोई भी विशेषता एक विशेष विशेषता के रूप में कार्य कर सकती है।

विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन को विशेष और निजी दस्तावेज़ प्रबंधन में विभाजित किया गया है। विशेष दस्तावेज विज्ञान उन दस्तावेजों की विशेषताओं का अध्ययन करता है जो पुस्तकालय, अभिलेखीय, संग्रहालय व्यवसाय की वस्तुएं हैं, अर्थात। सूचना केंद्रों, पुस्तकालयों, अभिलेखागार, संग्रहालयों और अन्य दस्तावेज और संचार संरचनाओं में काम करने वाले दस्तावेजों की विशिष्टता। इसके अलावा, दस्तावेज़ और संचार गतिविधियों (दस्तावेज़ीकरण, कार्यालय कार्य, निधि प्रबंधन, आदि) की विभिन्न प्रक्रियाओं की बारीकियों का अध्ययन विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन के विषय के रूप में काम कर सकता है।

निजी दस्तावेज़ प्रबंधन का विषय दस्तावेज़ के कुछ प्रकार और किस्में हैं। इसलिए, निजी वैज्ञानिक दस्तावेज़ प्रबंधन विषयों को प्रस्तुत किया जाता है: पुस्तक, पेटेंट, कार्टोग्राफी, आदि।

इस प्रकार, विशेष और निजी प्रलेखन प्रबंधन सामान्य की एक विशिष्ट अभिव्यक्ति है। सामान्य के साथ, विशेष दस्तावेज़ प्रबंधन एक एकल दस्तावेज़ प्रबंधन बनाता है।