अब क्षेत्र में किस पर भरोसा करें विनियामक विनियमनऔर अभिलेखीय कार्य के लिए पद्धतिगत समर्थन?

पहले तो, पर वैध दस्तावेज़कौन पहनता है मानक चरित्र: दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के आयोजन के नियम पुरालेख निधि रूसी संघऔर दूसरे अभिलेखीय दस्तावेज़अंगों में राज्य की शक्ति, अंग स्थानीय सरकारऔर संगठन (रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 31 मार्च 2015 संख्या 526 के आदेश द्वारा अनुमोदित), जो पिछले साल सितंबर के अंत में लागू हुआ। लेख में आगे हम इसे 2015 नियम कहेंगे।

और दूसरी बात, वर्तमान दस्तावेज़ के लिए, जो प्रकृति में पद्धतिगत है:संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (रोसारखिव बोर्ड के दिनांक 02/06/2002 के निर्णय द्वारा अनुमोदित, इसके बाद इसे मूल नियमों के रूप में जाना जाता है)। 2015 के नियमों में जिन कई व्यावहारिक मुद्दों पर चर्चा की गई है, उन्हें यहां कुछ विस्तार से शामिल किया गया है, उदाहरण के लिए, मामलों का नामकरण विकसित करने की प्रक्रिया।

विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (यूएसएसआर के मुख्य पुरालेख दिनांक 09/05/1985 नंबर 263 के आदेश द्वारा अनुमोदित), जो लंबे समय तक, उनकी उम्र के कारण, काफी कामकाजी दस्तावेज नहीं थे, थे अंततः एक अच्छी तरह से योग्य आराम के लिए भेजा गया और नियमों के लागू होने के क्षण से रूसी संघ के क्षेत्र पर आवेदन के अधीन नहीं हैं -2015 (रोसारखिव का पत्र दिनांक 18 सितंबर, 2015 संख्या 2/2133-ए)।

क्या मुझे दस्तावेज़ संग्रहीत करने की आवश्यकता है?

दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की आवश्यकता है. इस तथ्य के बावजूद कि 2015 के नियम कहते हैं कि "संगठन अधिकार है (जोर दिया गया)अपनी गतिविधियों की प्रक्रिया में बनाए गए अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने के उद्देश्य से अभिलेखागार बनाएं...”, यह अधिकार, बारीकी से जांच करने पर, एक वास्तविक दायित्व में बदल जाता है।

सबसे पहले, यदि कोई संगठन है, तो कर्मचारी हैं, जिसका अर्थ है कि उनमें से प्रत्येक के लिए कार्मिक दस्तावेजों का एक पूरा सेट है।

दूसरे, यदि कोई संगठन है, तो उसका कर लेखांकन भी होता है, जिसे कागज़ या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों द्वारा भी दर्शाया जाता है।

तीसरा, कम से कम सब कुछ सूचीबद्ध दस्तावेज़निर्दिष्ट अवधि के लिए संग्रहित किया जाना चाहिए। शेल्फ जीवन के स्रोत - विशेष सूचियाँ:

• राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची, जिसमें भंडारण अवधि का संकेत दिया गया है (रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 25 अगस्त, 2010 संख्या 558 के आदेश द्वारा अनुमोदित);
• संगठनों की वैज्ञानिक, तकनीकी और उत्पादन गतिविधियों में उत्पन्न मानक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत (रूसी संघ के संस्कृति और जन संचार मंत्रालय के दिनांक 31 जुलाई, 2007 संख्या 1182 के आदेश द्वारा अनुमोदित)।

सरकारी और गैर-सरकारी दोनों संगठनों द्वारा उपयोग के लिए निर्दिष्ट। तो यह पता चला है कि किसी भी, यहां तक ​​कि सबसे छोटी और सबसे मामूली कंपनी के पास दस्तावेजों का एक सेट है पुरालेख भंडारण. और उनके लिए ऐसी स्थितियाँ बनाई जानी चाहिए जो नए नियामक दस्तावेज़: 2015 के नियमों के अनुरूप हों। अनुपस्थिति संरचनात्मक विभाजन"संग्रह", "कार्यालय" नामों के तहत किसी भी तरह से इस जिम्मेदारी को प्रभावित नहीं किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का भंडारण

एक नवाचार जिसने सभी कार्यालय प्रबंधन और अभिलेखीय विशेषज्ञों का ध्यान आकर्षित किया है वह लंबे समय से प्रतीक्षित भंडारण प्रक्रिया है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ 2015 नियमावली में दिया गया है। यह अनुभाग 2.30-2.33 को संदर्भित करता है। 2015 के नियमों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में परिवर्तन अचानक, बिना किसी शीर्षक के, इस संदेश के तुरंत बाद किया जाता है कि संग्रह में गंदे जूते पहनना मना है।

दस्तावेज़ खंड

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2.30. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रहीत करने के लिए अनिवार्य शर्तें हैं:

प्रत्येक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भंडारण इकाई की कम से कम दो प्रतियों के संगठन के संग्रह में उपस्थिति (मुख्य और कार्यशील प्रतियां विभिन्न भौतिक उपकरणों पर स्थित होनी चाहिए);

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के पुनरुत्पादन, प्रतिलिपि बनाने, पुनर्लेखन, भौतिक नियंत्रण आदि के लिए डिज़ाइन किए गए तकनीकी और सॉफ़्टवेयर टूल की उपलब्धता तकनीकी स्थिति;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए भंडारण व्यवस्था सुनिश्चित करना जो सूचना के नुकसान, अनधिकृत वितरण, विनाश या विरूपण को रोकता है।

एक अन्य प्रमुख नवाचार इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के अभिलेखीय भंडारण के प्रारूप की 2015 नियमों द्वारा परिभाषा है:

दस्तावेज़ खंड

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सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के लिए नियम (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 31 मार्च, 2015 द्वारा अनुमोदित) .526, 21 सितंबर 2015 को लागू हुआ)

2.31. संगठन के संग्रह में भंडारण के लिए पाठ्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का स्थानांतरण, जो राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण का स्रोत है, पीडीएफ/ए प्रारूप में किया जाता है।

पीडीएफ निस्संदेह एक सार्वभौमिक प्रारूप है। पीडीएफ/अभिलेखागार (पीडीएफ/ए) इस प्रारूप का एक रूप है जो विशेष रूप से दीर्घकालिक अभिलेखीय के लिए डिज़ाइन किया गया है दस्तावेज़ भंडारणऔर ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 मानक "दस्तावेज़ प्रबंधन" में निहित है। दीर्घकालिक भंडारण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ फ़ाइल स्वरूप।" लेकिन, हर सार्वभौमिक चीज़ की तरह, पीडीएफ भी संपूर्ण नहीं है। इस प्रारूप में प्रबंधन दस्तावेज़ बहुत अच्छे लगते हैं, लेकिन संगठन न केवल Microsoft Office पैकेज का उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, .dwg प्रारूप में बनाए गए चित्र .pdf में परिवर्तित होने पर गलत तरीके से प्रदर्शित होते हैं। इलेक्ट्रॉनिक के व्यवहार को लेकर विशेषज्ञ भी कई सवाल उठाते हैं अंगुली का हस्ताक्षरकिसी दस्तावेज़ को .pdf में परिवर्तित करते समय।

इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया नियमों की धारा 4.34 में वर्णित है। पाठ से निम्नलिखित निष्कर्ष निकलता है:

• सबसे पहले, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संग्रह में स्थानांतरित किया जा सकता है और अलग-अलग भौतिक मीडिया और "सूचना और दूरसंचार नेटवर्क के माध्यम से" दोनों पर संग्रहीत किया जा सकता है।
• दूसरे, इलेक्ट्रॉनिक फाइलों और दस्तावेजों की सूची संकलित की जाती है, हालांकि, कागजी रूप में (अर्थात, भले ही हम ईडीएमएस में एक संग्रह बनाते हैं, सूची को पुरालेखपाल को व्यक्तिगत रूप से वितरित करना होगा),
• तीसरा, “जब अभिलेखीय भंडारण के लिए स्वीकार किया जाता है, तो इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें प्रमाणित की जाती हैं इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरसंगठन का प्रमुख या उसका अधिकृत प्रतिनिधि अधिकारी" कागजी दस्तावेज़ों के लिए ऐसी कोई आवश्यकता नहीं है। 2015 के नियम इस बात पर चुप हैं कि उन संगठनों के लिए इस आवश्यकता को कैसे पूरा किया जाए जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाते हैं लेकिन डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग नहीं करते हैं।

अंत में, "संदर्भ और खोज उद्देश्यों के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच के लिए, संग्रह में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के उपयोग के लिए एक कोष बनाया गया है" (खंड 2.33)। उपयोग निधि की अवधारणा का खुलासा नहीं किया गया है।

दस्तावेज़ लेखांकन

दस्तावेज़ खंड

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सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के लिए नियम (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 31 मार्च, 2015 द्वारा अनुमोदित) .526, 21 सितंबर 2015 को लागू हुआ)

3.5. संगठन का संग्रह मुख्य (अनिवार्य) और सहायक रखता है लेखांकन दस्तावेजों. बुनियादी लेखांकन दस्तावेजों की संरचना और रूप इन नियमों के अनुसार निर्धारित किए जाते हैं। सहायक लेखांकन दस्तावेजों की संरचना और रूप संगठन के संग्रह द्वारा स्वतंत्र रूप से निर्धारित किए जाते हैं।

बुनियादी नियमों ने समझाया कि अभिलेखीय दस्तावेजों का रिकॉर्ड क्यों रखा जाता है और लेखांकन दस्तावेजों की प्रणाली क्या है, इसके उद्देश्य को स्पष्ट रूप से स्पष्ट किया गया है। ये परिभाषाएँ 2015 के नियमों से गायब हो गई हैं। आइए उन्हें यह समझने के लिए याद रखें कि हम लेखांकन क्यों करेंगे:

और मुख्य परिवर्तन: 2015 में पुरालेख दस्तावेज़ों की सूची आधे से अधिक कम होकर 11 से 5 स्थान पर आ गई। केवल वहाँ ही:

• मामलों और दस्तावेजों की प्राप्ति और निपटान की पुस्तक;
• निधियों की सूची;
• फंड शीट;
• मामलों, दस्तावेजों की सूची;
• इन्वेंट्री रजिस्टर.

लेखांकन प्रपत्रों को तैयार करने और बनाए रखने की प्रक्रिया, हालांकि संयमित रूप से, 2015 के नियमों के पैराग्राफ 3.7-3.11 में वर्णित है।

बाकी संगठन के विवेक पर निर्भर है। यदि यह राज्य (नगरपालिका) संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत है, तो एक संगठन पासपोर्ट अतिरिक्त रूप से तैयार किया जाना चाहिए (2015 नियमों के खंड 3.12)। यहां विनियमों का एक फ़ुटनोट है राज्य लेखांकनरूसी संघ के पुरालेख कोष के दस्तावेज़, दिनांक 1997 और पुरालेख पासपोर्ट फॉर्म को मंजूरी। ध्यान दें कि बुनियादी नियमों ने एक ऐसा फॉर्म प्रस्तावित किया था, जो लगभग समान होने के बावजूद, उल्लिखित नियमों की तुलना में अधिक "ताज़ा" था। कम से कम इसका कालक्रम दो हज़ारवें दशक में शुरू हुआ, न कि नब्बे के दशक में।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच

2015 के नियमों ने दस्तावेजों के मूल्य की वार्षिक परीक्षा आयोजित करने की प्रक्रिया में मौलिक रूप से कुछ भी नया नहीं पेश किया। केवल बिंदु 4.12 ही ध्यान देने योग्य है:

दस्तावेज़ खंड

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सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के लिए नियम (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 31 मार्च, 2015 द्वारा अनुमोदित) .526, 21 सितंबर 2015 को लागू हुआ)

4.12. वे संगठन जिनकी गतिविधियाँ रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेज़ नहीं बनाती हैं, कर्मियों पर फ़ाइलों की सूची और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाली फ़ाइलों की सूची बनाते हैं और उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं।

यह प्रावधान इस वार्तालाप से संबंधित है कि, किसी संगठन में एक संग्रह की उपस्थिति और राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोतों के साथ इसकी संबद्धता की परवाह किए बिना, यह कम से कम न्यूनतम सीमा तक, अपने दस्तावेजों से निपटने के लिए बाध्य है। आख़िरकार, शायद, कुछ लोग पहले फ़ाइलों का नामकरण किए बिना अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाली फ़ाइलों की एक सूची तैयार करने में सक्षम होंगे।

मामलों का नामकरण

वे मामलों के नामकरण के बारे में बहुत संयम से बात करते हैं, जिसे 2015 के नियम "संगठन के दस्तावेजी कोष की संरचना और संगठन को प्रतिबिंबित करने वाला मुख्य लेखा दस्तावेज़" कहते हैं, और इसे कोई स्पष्ट परिभाषा भी नहीं देते हैं। दस्तावेज़ के पाठ से केवल यही पता चलता है (खंड 4.14-4.18):

• "मामलों का नामकरण निष्पादित दस्तावेजों के वर्गीकरण (समूहन) को फाइलों (इलेक्ट्रॉनिक फाइलों) में स्थापित करता है";
• मामलों की सूची संलग्न प्रपत्र के अनुसार संकलित की गई है;
• संगठन के मामलों का नामकरण संरचनात्मक प्रभागों के मामलों के नामकरण के आधार पर संकलित किया गया है (फॉर्म संलग्न है, हालांकि, इसे सामग्री की तालिका से ढूंढना संभव नहीं होगा: इसमें "नाम के साथ दो परिशिष्ट शामिल हैं") मामलों का नामकरण"; संख्या 26 संरचनात्मक प्रभागों को संदर्भित करता है);
• संगठन की फ़ाइलों का नामकरण भंडारण अवधि, अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के साथ-साथ फ़ाइलों के मानक और अनुमानित नामकरण को इंगित करने वाले दस्तावेजों की मानक, विभागीय और अन्य सूचियों के आधार पर विकसित किया गया है;
• संगठन - राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत इसे "संबंधित ईपीसी या राज्य (नगरपालिका) संग्रह, इसे दी गई शक्तियों के अनुसार" के साथ समन्वयित करते हैं;
• संगठन जो राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत नहीं हैं, स्वतंत्र रूप से फाइलों के अपने नामकरण का समन्वय करते हैं।

2015 के नियमों में किसी संगठन के मामलों के नामकरण के विकास और रखरखाव के बारे में कोई अधिक व्यावहारिक जानकारी नहीं है। यह स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए: बुनियादी नियमों के बिना, एक साधारण क्लर्क, विशेष रूप से पहली बार, इसे तैयार करने में सक्षम नहीं होगा।

मामलों का पंजीकरण

दस्तावेज़ खंड

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सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के लिए नियम (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 31 मार्च, 2015 द्वारा अनुमोदित) .526, 21 सितंबर 2015 को लागू हुआ)

4.19. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के मामले, जिनमें कर्मियों के लिए भी शामिल है, लिपिकीय कार्य द्वारा पूरा किया गया, कैलेंडर वर्ष के अंत के बाद जिसमें वे खोले गए थे, संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए तैयार किए जाते हैं और पंजीकरण के अधीन होते हैं और विवरण।

भंडारण अवधि के आधार पर मामलों का पूर्ण या आंशिक पंजीकरण किया जाता है। स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि और कार्मिक रिकॉर्ड के मामले पूर्ण पंजीकरण के अधीन हैं।

कागज पर मामलों का पंजीकरण निम्न के लिए प्रदान करता है:

केस दस्तावेज़ों को दाखिल करना या बाइंडिंग करना (गैर-प्रारूप दस्तावेज़ बंद हार्ड फ़ोल्डर या बॉक्स में संग्रहीत होते हैं);

केस शीट की संख्या;

मामले को प्रमाणित करने वाला एक दस्तावेज़ तैयार करना (परिशिष्ट संख्या 8);

संकलन आंतरिक सूचीमामले के दस्तावेज़ (परिशिष्ट संख्या 27);

केस के कवर का डिज़ाइन (परिशिष्ट संख्या 28)।

संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की तैयारी में इलेक्ट्रॉनिक फाइलों और दस्तावेजों की एक सूची तैयार करना शामिल है (परिशिष्ट संख्या 17, 18)।

यह नहीं बताया गया है कि मामलों के आंशिक पंजीकरण में क्या शामिल है और यह दस्तावेजों की भंडारण अवधि पर कैसे निर्भर करता है।

यदि पहले आंतरिक सूची केवल "इन" संकलित की गई थी आवश्यक मामले"(मूल नियम, खंड 3.6.3.), फिर इस वाक्यांश को 2015 के नियमों से हटा दिया गया। परिशिष्ट 27 में प्रस्तुत इन्वेंट्री फॉर्म का शीर्षक भंडारण अवधि का कोई संदर्भ प्रदान नहीं करता है।

सभी इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों का वर्णन नहीं किया जाना चाहिए, बल्कि केवल उन्हीं फ़ाइलों का वर्णन किया जाना चाहिए जिनकी अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) और स्थायी भंडारण अवधि है (इन्वेंट्री फॉर्म क्रमशः परिशिष्ट 17 और 18 में हैं)।

अनुरोधों का निष्पादन

संग्रह में प्रस्तुत संगठनों और नागरिकों के अनुरोधों को पूरा करने के क्षेत्र में, एक नवाचार है: नए नियमों के अनुसार, अभिलेखीय प्रमाणपत्र, उद्धरण और प्रतियां "इलेक्ट्रॉनिक माध्यम पर इलेक्ट्रॉनिक रूप में जारी की जा सकती हैं या सूचना और संचार नेटवर्क पर भेजी जा सकती हैं।" ।” ऐसे प्रमाणपत्र, प्रतियां और उद्धरण "संगठन के प्रमुख या उसके द्वारा अधिकृत किसी अन्य अधिकारी के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर" द्वारा प्रमाणित होते हैं।

अनुप्रयोग: दस्तावेज़ प्रपत्र

परंपरागत रूप से, 2015 के नियम अनुबंधों के एक सेट के साथ समाप्त होते हैं - कुछ दस्तावेज़ भंडारण प्रक्रियाओं के साथ दस्तावेज़ों के रूप।

सामान्य तौर पर, यह कहा जाना चाहिए कि, सबसे पहले, 2015 के नियमों में मूल नियमों की तुलना में कम फॉर्म हैं, दूसरे, उनमें से एक ही नाम के दो आवेदन हैं, जो बहुत असुविधाजनक है, और तीसरा, वे उल्लेख के क्रम में स्थित हैं पाठ में (महत्व या तार्किक अनुक्रम के बजाय, जैसा कि मूल नियमों में है)। कुछ एप्लीकेशन के नाम बदल गए हैं तो कुछ का स्वरूप थोड़ा बदल गया है। सामान्य अनुशंसा यह होगी: यदि अभिलेखीय मामले पर कोई दस्तावेज़ तैयार करना आवश्यक है, तो पुरालेखपाल को पहले 2015 के नियमों में इसके प्रपत्र की तलाश करनी चाहिए, और केवल यदि आवश्यक प्रपत्र नहीं है, तो मूल नियमों की ओर रुख करें।

नीचे 3 सूचियाँ हैं. पहला (तालिका के रूप में) 2015 के नियमों के परिशिष्ट और मूल नियमों के संबंधित प्रपत्र हैं। दूसरा 2015 में पेश किए गए फॉर्म में नए फॉर्म हैं। तीसरा मूल नियमों के प्रपत्र हैं जिन्हें 2015 के नियमों में शामिल नहीं किया गया था, लेकिन रद्द नहीं किया गया था (जैसा कि वे कहते हैं, उन्हें अपने स्वास्थ्य के लिए उपयोग करें)।

मेज़

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2015 के नियमों द्वारा पुनः प्रकट और अनुमोदित:

• इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों की सूची, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़;
• अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाली इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों की सूची का परिशिष्ट;
• भंडारण के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य (संगठन से संगठन तक। - टिप्पणी ऑटो)
• मामलों की सूची;
• इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों, दस्तावेज़ों की सूची, इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों, दस्तावेज़ों की सूची के परिशिष्ट के साथ।

अंतिम दो रूपों का उद्देश्य डिलीवरी इन्वेंट्री को प्रतिस्थापित करना है और वास्तव में संगठन के संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कृत्यों का प्रतिनिधित्व करना है।

• संगठन की संरचनात्मक इकाई के स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कार्मिक रिकॉर्ड की सूची (मूल नियमों का परिशिष्ट 12);
• अंतिम प्रविष्टि और प्रमाणीकरण (परिशिष्ट 13);
• स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों की सूची का शीर्षक पृष्ठ (परिशिष्ट 14);
• दस्तावेज़ जारी करने का आदेश (मांग) (परिशिष्ट 17);
• दस्तावेज़ जारी करने की पुस्तक (परिशिष्ट 19);
• विशेष रूप से मूल्यवान मामलों की सूची (परिशिष्ट 23);
• बीमा निधि और उपयोग निधि की प्राप्तियों और निपटान के लिए लेखांकन की पुस्तक (परिशिष्ट 27);
• बीमा निधि की सूची (परिशिष्ट 28);
• प्रबंधन दस्तावेज़ संग्रहीत करने वाले संगठन के संग्रह का पासपोर्ट (परिशिष्ट 29);
• उद्योग निधि के दस्तावेज़ संग्रहीत करने वाले संगठन का पासपोर्ट (परिशिष्ट 30);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (ईडी) लेखा इकाई का खाता कार्ड (परिशिष्ट 31);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के प्रवासन और पुनर्लेखन पर अधिनियम (परिशिष्ट 32);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की प्राप्ति और निपटान का जर्नल (परिशिष्ट 33);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के माइग्रेशन और पुनर्लेखन का जर्नल (परिशिष्ट 34);
• व्यक्तिगत मूल के दस्तावेजों के विवरण का अधिनियम (परिशिष्ट 38);
• संयुक्त अभिलेखीय निधि के गठन पर अधिनियम (परिशिष्ट 39);
• जारी प्रतियों, उद्धरणों, प्रमाणपत्रों, विषयगत सामग्रियों के पंजीकरण का जर्नल (परिशिष्ट 44);
• वाचनालय के उपयोगकर्ताओं द्वारा यात्राओं का लॉग (परिशिष्ट 45);
• पुरालेख की वार्षिक कार्य योजना (परिशिष्ट 46);
• संगठन के साथ रिकॉर्डिंग कार्य के लिए कार्ड (परिशिष्ट 47);
• संग्रह का प्रमुख बदलते समय स्वीकृति एवं स्थानांतरण प्रमाणपत्र (परिशिष्ट 48)।

यह स्पष्ट है कि 2015 नियम एक प्रशिक्षित पाठक के लिए बनाए गए हैं। लेकिन कई मामलों में, दुर्भाग्य से, कार्यालय का काम और अभिलेखीय मामलेसंगठन में या तो सचिव होते हैं या (यदि आवश्यक हो) विभिन्न विभागों के कर्मचारी होते हैं: लेखाकार, कार्मिक अधिकारी, श्रम सुरक्षा, वकील, आदि। इन मासूम लोगों के लिए यह समझना बहुत मुश्किल होगा कि दस्तावेज़ भंडारण के क्षेत्र में उनसे क्या अपेक्षा की जाती है।

2015 के नियम संगठन में दस्तावेजों के भंडारण को सुनिश्चित करने के लिए न्यूनतम उपाय प्रदान करते हैं। नियमों के पाठकों को पद्धतिगत स्रोतों में इस न्यूनतम को व्यवहार में कैसे लागू किया जाए, इसकी जानकारी ढूंढनी होगी। इस प्रकार, संगठनात्मक अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम, इसकी गैर-बाध्यकारी स्थिति के बावजूद, 2015 नियमों के आगमन के साथ कार्यालयों में मांग में होंगे। रूसी संगठनपहले से भी अधिक मजबूत.

व्यवस्थापक 20.05.2019 शून्य टिप्पणियां

अभिलेखीय मामलों के नियामक विनियमन और पद्धतिगत समर्थन के क्षेत्र में अब किस पर भरोसा किया जाए?

सबसे पहले, वर्तमान दस्तावेज़ के लिए, जो प्रकृति में मानक है: रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के नियम (आदेश द्वारा अनुमोदित) रूस के संस्कृति मंत्रालय की दिनांक 31 मार्च 2015 संख्या 526), ​​जो पिछले साल सितंबर के अंत में लागू हुई। लेख में आगे हम इसे 2015 नियम कहेंगे।

और दूसरा, वर्तमान दस्तावेज़, जो एक पद्धतिगत प्रकृति का है: संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (रोसारखिव बोर्ड के दिनांक 02/06/2002 के निर्णय द्वारा अनुमोदित, इसके बाद मूल नियमों के रूप में जाना जाता है)। 2015 के नियमों में जिन कई व्यावहारिक मुद्दों पर चर्चा की गई है, उन्हें यहां कुछ विस्तार से शामिल किया गया है, उदाहरण के लिए, मामलों का नामकरण विकसित करने की प्रक्रिया।

विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (यूएसएसआर के मुख्य पुरालेख दिनांक 09/05/1985 नंबर 263 के आदेश द्वारा अनुमोदित), जो लंबे समय तक, उनकी उम्र के कारण, काफी कामकाजी दस्तावेज नहीं थे, थे अंततः एक अच्छी तरह से योग्य आराम के लिए भेजा गया और नियमों के लागू होने के क्षण से रूसी संघ के क्षेत्र पर आवेदन के अधीन नहीं हैं -2015 (रोसारखिव का पत्र दिनांक 18 सितंबर, 2015 संख्या 2/2133-ए)।

क्या मुझे दस्तावेज़ संग्रहीत करने की आवश्यकता है?

एक अभिलेखीय दस्तावेज़ क्या है? लेख देखें “कौन से संगठन नए अभिलेखीय नियमों के अधीन हैं? और रूसी संघ के पुरालेख कोष के दस्तावेज़ किसके पास हैं?"

दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की आवश्यकता है. इस तथ्य के बावजूद कि 2015 के नियम कहते हैं कि "संगठनों को अपनी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने के उद्देश्य से अभिलेखागार बनाने का अधिकार (जोर दिया गया) है...", करीब से जांच करने पर, यह अधिकार वास्तविक में बदल जाता है दायित्व।

सबसे पहले, यदि कोई संगठन है, तो कर्मचारी हैं, जिसका अर्थ है कि उनमें से प्रत्येक के लिए कार्मिक दस्तावेजों का एक पूरा सेट है।

दूसरे, यदि कोई संगठन है, तो उसका कर लेखांकन भी होता है, जिसे कागज़ या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों द्वारा भी दर्शाया जाता है।

तीसरा, कम से कम सभी सूचीबद्ध दस्तावेज़ निर्धारित अवधि के लिए संग्रहीत होने चाहिए। शेल्फ जीवन के स्रोत - विशेष सूचियाँ:

• राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची, जिसमें भंडारण अवधि का संकेत दिया गया है (रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 25 अगस्त, 2010 संख्या 558 के आदेश द्वारा अनुमोदित);
• संगठनों की वैज्ञानिक, तकनीकी और उत्पादन गतिविधियों में उत्पन्न मानक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत (रूसी संघ के संस्कृति और जन संचार मंत्रालय के दिनांक 31 जुलाई, 2007 संख्या 1182 के आदेश द्वारा अनुमोदित)।

ये सूचियाँ सरकारी और गैर-सरकारी दोनों संगठनों द्वारा उपयोग के लिए अनिवार्य1 हैं। तो यह पता चला है कि किसी भी, यहां तक ​​​​कि सबसे छोटी और सबसे मामूली कंपनी के पास अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों का एक सेट है। और उनके लिए ऐसी स्थितियाँ बनाई जानी चाहिए जो नए नियामक दस्तावेज़: 2015 के नियमों के अनुरूप हों। "संग्रह" और "कार्यालय" नामक संरचनात्मक इकाइयों की अनुपस्थिति किसी भी तरह से इस जिम्मेदारी को प्रभावित नहीं करती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का भंडारण

एक नवाचार जिसने सभी कार्यालय प्रबंधन और संग्रह विशेषज्ञों का ध्यान आकर्षित किया है, वह 2015 के नियमों में दी गई इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने की लंबे समय से प्रतीक्षित प्रक्रिया है। यह अनुभाग 2.30-2.33 को संदर्भित करता है। 2015 के नियमों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में परिवर्तन अचानक, बिना किसी शीर्षक के, इस संदेश के तुरंत बाद किया जाता है कि संग्रह में गंदे जूते पहनना मना है।

2.30. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रहीत करने के लिए अनिवार्य शर्तें हैं:

प्रत्येक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भंडारण इकाई की कम से कम दो प्रतियों के संगठन के संग्रह में उपस्थिति (मुख्य और कार्यशील प्रतियां विभिन्न भौतिक उपकरणों पर स्थित होनी चाहिए);

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के पुनरुत्पादन, प्रतिलिपि बनाने, पुनर्लेखन, भौतिक और तकनीकी स्थिति की निगरानी के लिए डिज़ाइन किए गए तकनीकी और सॉफ़्टवेयर टूल की उपलब्धता;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए भंडारण व्यवस्था सुनिश्चित करना जो सूचना के नुकसान, अनधिकृत वितरण, विनाश या विरूपण को रोकता है।

एक अन्य प्रमुख नवाचार इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के अभिलेखीय भंडारण के प्रारूप की 2015 नियमों द्वारा परिभाषा है:

दस्तावेज़ का टुकड़ा संक्षिप्त करेंरूसी संघ के पुरालेख निधि और सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के लिए नियम (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित दिनांक) 31 मार्च 2015 क्रमांक 526, 21 सितंबर 2015 को लागू हुआ)

2.31. संगठन के संग्रह में भंडारण के लिए पाठ्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का स्थानांतरण, जो राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण का स्रोत है, पीडीएफ/ए प्रारूप में किया जाता है।

पीडीएफ निस्संदेह एक सार्वभौमिक प्रारूप है। पीडीएफ/अभिलेखागार (पीडीएफ/ए) इस प्रारूप का एक रूप है, जिसे विशेष रूप से दस्तावेजों के दीर्घकालिक अभिलेखीय भंडारण के लिए डिज़ाइन किया गया है और आईएसओ 19005-1:2005/कोर.2:2011 "दस्तावेज़ प्रबंधन" मानक में निहित है। दीर्घकालिक भंडारण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ फ़ाइल स्वरूप।" लेकिन, हर सार्वभौमिक चीज़ की तरह, पीडीएफ भी संपूर्ण नहीं है। इस प्रारूप में प्रबंधन दस्तावेज़ बहुत अच्छे लगते हैं, लेकिन संगठन न केवल Microsoft Office पैकेज का उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, .dwg प्रारूप में बनाए गए चित्र .pdf में परिवर्तित होने पर गलत तरीके से प्रदर्शित होते हैं। किसी दस्तावेज़ को .pdf में परिवर्तित करते समय विशेषज्ञ इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के व्यवहार के बारे में भी कई सवाल उठाते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया नियमों की धारा 4.34 में वर्णित है। पाठ से निम्नलिखित निष्कर्ष निकलता है:

• सबसे पहले, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संग्रह में स्थानांतरित किया जा सकता है और अलग-अलग भौतिक मीडिया और "सूचना और दूरसंचार नेटवर्क के माध्यम से" दोनों पर संग्रहीत किया जा सकता है।
• दूसरे, इलेक्ट्रॉनिक फाइलों और दस्तावेजों की सूची संकलित की जाती है, हालांकि, कागजी रूप में (अर्थात, भले ही हम ईडीएमएस में एक संग्रह बनाते हैं, सूची को पुरालेखपाल को व्यक्तिगत रूप से वितरित करना होगा),
• तीसरा, "जब अभिलेखीय भंडारण के लिए स्वीकार किया जाता है, तो इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें संगठन के प्रमुख या उसके द्वारा अधिकृत अधिकारी के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित की जाती हैं।" कागजी दस्तावेज़ों के लिए ऐसी कोई आवश्यकता नहीं है। 2015 के नियम इस बात पर मौन हैं कि उन संगठनों के लिए इस आवश्यकता को कैसे पूरा किया जाए जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाते हैं लेकिन डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग नहीं करते हैं।

अंत में, "संदर्भ और खोज उद्देश्यों के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच के लिए, संग्रह में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के उपयोग के लिए एक कोष बनाया गया है" (खंड 2.33)। उपयोग निधि की अवधारणा का खुलासा नहीं किया गया है।

दस्तावेज़ लेखांकन

दस्तावेज़ का टुकड़ा संक्षिप्त करेंरूसी संघ के पुरालेख निधि और सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के लिए नियम (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित दिनांक) 31 मार्च 2015 क्रमांक 526, 21 सितंबर 2015 को लागू हुआ)

3.5. संगठन का संग्रह बुनियादी (अनिवार्य) और सहायक लेखांकन दस्तावेज़ रखता है। बुनियादी लेखांकन दस्तावेजों की संरचना और रूप इन नियमों के अनुसार निर्धारित किए जाते हैं। सहायक लेखांकन दस्तावेजों की संरचना और रूप संगठन के संग्रह द्वारा स्वतंत्र रूप से निर्धारित किए जाते हैं।

बुनियादी नियमों ने समझाया कि अभिलेखीय दस्तावेजों का रिकॉर्ड क्यों रखा जाता है और लेखांकन दस्तावेजों की प्रणाली क्या है, इसके उद्देश्य को स्पष्ट रूप से स्पष्ट किया गया है। ये परिभाषाएँ 2015 के नियमों से गायब हो गई हैं। आइए उन्हें यह समझने के लिए याद रखें कि हम लेखांकन क्यों करेंगे:

• किसी संगठन के संग्रह में दस्तावेजों के लिए लेखांकन का अर्थ है स्थापित लेखांकन इकाइयों में उनकी संख्या और संरचना का निर्धारण करना और प्रत्येक लेखांकन इकाई की एक विशिष्ट परिसर से संबंधित रिकॉर्डिंग (पंजीकरण) और लेखांकन दस्तावेजों में उनकी कुल संख्या 2।
• पुरालेख लेखांकन प्रणाली परस्पर जुड़े लेखांकन दस्तावेजों और डेटाबेस का एक जटिल है जो संगठन के पुरालेख दस्तावेजों की संख्या और संरचना और उनके परिवर्तनों को दर्शाता है, अवयवरूसी संघ के पुरालेख कोष के दस्तावेजों के राज्य लेखांकन की प्रणाली3।

और मुख्य परिवर्तन: 2015 में पुरालेख दस्तावेज़ों की सूची आधे से अधिक कम होकर 11 से 5 स्थान पर आ गई। केवल वहाँ ही:

• मामलों और दस्तावेजों की प्राप्ति और निपटान की पुस्तक;
• निधियों की सूची;
• फंड शीट;
• मामलों, दस्तावेजों की सूची;
• इन्वेंट्री रजिस्टर.

लेखांकन प्रपत्रों को तैयार करने और बनाए रखने की प्रक्रिया, हालांकि संयमित रूप से, 2015 के नियमों के पैराग्राफ 3.7-3.11 में वर्णित है।

बाकी संगठन के विवेक पर निर्भर है। यदि यह राज्य (नगरपालिका) संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत है, तो एक संगठन पासपोर्ट अतिरिक्त रूप से तैयार किया जाना चाहिए (2015 नियमों के खंड 3.12)। यहां रूसी संघ के पुरालेख कोष के दस्तावेजों के राज्य पंजीकरण, दिनांक 1997 और पुरालेख पासपोर्ट फॉर्म को मंजूरी देने के विनियमों का एक फुटनोट भी है। ध्यान दें कि बुनियादी नियमों ने एक ऐसा फॉर्म प्रस्तावित किया था, जो लगभग समान होने के बावजूद, उल्लिखित नियमों की तुलना में अधिक "ताजा" था। कम से कम इसका कालक्रम दो हज़ारवें दशक में शुरू हुआ, न कि नब्बे के दशक में।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच

2015 के नियमों ने दस्तावेजों के मूल्य की वार्षिक परीक्षा आयोजित करने की प्रक्रिया में मौलिक रूप से कुछ भी नया नहीं पेश किया। केवल बिंदु 4.12 ही ध्यान देने योग्य है:

दस्तावेज़ का टुकड़ा संक्षिप्त करेंरूसी संघ के पुरालेख निधि और सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के लिए नियम (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित दिनांक) 31 मार्च 2015 क्रमांक 526, 21 सितंबर 2015 को लागू हुआ)

4.12. वे संगठन जिनकी गतिविधियाँ रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेज़ नहीं बनाती हैं, कर्मियों पर फ़ाइलों की सूची और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाली फ़ाइलों की सूची बनाते हैं और उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं।

यह प्रावधान इस वार्तालाप से संबंधित है कि, किसी संगठन में एक संग्रह की उपस्थिति और राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोतों के साथ इसकी संबद्धता की परवाह किए बिना, यह कम से कम न्यूनतम सीमा तक, अपने दस्तावेजों से निपटने के लिए बाध्य है। आख़िरकार, शायद, कुछ लोग पहले फ़ाइलों का नामकरण किए बिना अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाली फ़ाइलों की एक सूची तैयार करने में सक्षम होंगे।

मामलों का नामकरण

लेख देखें "मामलों के नामकरण पर अभिलेखागार के संचालन के लिए नए नियम"

वे मामलों के नामकरण के बारे में बहुत संयम से बात करते हैं, जिसे 2015 के नियम "संगठन के दस्तावेजी कोष की संरचना और संगठन को प्रतिबिंबित करने वाला मुख्य लेखा दस्तावेज़" कहते हैं, और इसे कोई स्पष्ट परिभाषा भी नहीं देते हैं। दस्तावेज़ के पाठ से केवल यही पता चलता है (खंड 4.14-4.18):

• "मामलों का नामकरण निष्पादित दस्तावेजों के वर्गीकरण (समूहन) को फाइलों (इलेक्ट्रॉनिक फाइलों) में स्थापित करता है";
• मामलों की सूची संलग्न प्रपत्र के अनुसार संकलित की गई है;
• संगठन के मामलों का नामकरण संरचनात्मक प्रभागों के मामलों के नामकरण के आधार पर संकलित किया गया है (फॉर्म संलग्न है, हालांकि, इसे सामग्री की तालिका से ढूंढना संभव नहीं होगा: इसमें "नाम के साथ दो परिशिष्ट शामिल हैं") मामलों का नामकरण"; संख्या 26 संरचनात्मक प्रभागों को संदर्भित करता है);
• संगठन की फ़ाइलों का नामकरण भंडारण अवधि, अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के साथ-साथ फ़ाइलों के मानक और अनुमानित नामकरण को इंगित करने वाले दस्तावेजों की मानक, विभागीय और अन्य सूचियों के आधार पर विकसित किया गया है;
• संगठन जो राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत हैं, इसे "संबंधित ईपीसी या राज्य (नगरपालिका) संग्रह के साथ, उसे दी गई शक्तियों के अनुसार समन्वयित करते हैं";
• संगठन जो राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत नहीं हैं, स्वतंत्र रूप से फाइलों के अपने नामकरण का समन्वय करते हैं।

2015 के नियमों में किसी संगठन के मामलों के नामकरण के विकास और रखरखाव के बारे में कोई अधिक व्यावहारिक जानकारी नहीं है। यह स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए: बुनियादी नियमों के बिना, एक साधारण क्लर्क, विशेष रूप से पहली बार, इसे तैयार करने में सक्षम नहीं होगा।

मामलों का पंजीकरण

दस्तावेज़ का टुकड़ा संक्षिप्त करेंरूसी संघ के पुरालेख निधि और सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के लिए नियम (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित दिनांक) 31 मार्च 2015 क्रमांक 526, 21 सितंबर 2015 को लागू हुआ)

4.19. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के मामले, जिनमें कर्मियों के लिए भी शामिल है, लिपिकीय कार्य द्वारा पूरा किया गया, कैलेंडर वर्ष के अंत के बाद जिसमें वे खोले गए थे, संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए तैयार किए जाते हैं और पंजीकरण के अधीन होते हैं और विवरण।

भंडारण अवधि के आधार पर मामलों का पूर्ण या आंशिक पंजीकरण किया जाता है। स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि और कार्मिक रिकॉर्ड के मामले पूर्ण पंजीकरण के अधीन हैं।

कागज पर मामलों का पंजीकरण निम्न के लिए प्रदान करता है:

केस दस्तावेज़ों को दाखिल करना या बाइंडिंग करना (गैर-प्रारूप दस्तावेज़ बंद हार्ड फ़ोल्डर या बॉक्स में संग्रहीत होते हैं);

केस शीट की संख्या;

मामले को प्रमाणित करने वाला एक दस्तावेज़ तैयार करना (परिशिष्ट संख्या 8);

मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची तैयार करना (परिशिष्ट संख्या 27);

केस के कवर का डिज़ाइन (परिशिष्ट संख्या 28)।

संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की तैयारी में इलेक्ट्रॉनिक फाइलों और दस्तावेजों की एक सूची तैयार करना शामिल है (परिशिष्ट संख्या 17, 18)।

यह नहीं बताया गया है कि मामलों के आंशिक पंजीकरण में क्या शामिल है और यह दस्तावेजों की भंडारण अवधि पर कैसे निर्भर करता है।

यदि पहले आंतरिक सूची केवल "आवश्यक मामलों में" संकलित की गई थी (मूल नियम, खंड 3.6.3.), तो इस वाक्यांश को 2015 के नियमों से हटा दिया गया था। परिशिष्ट 27 में प्रस्तुत इन्वेंट्री फॉर्म का शीर्षक भंडारण अवधि का कोई संदर्भ प्रदान नहीं करता है।

सभी इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों का वर्णन नहीं किया जाना चाहिए, बल्कि केवल उन्हीं फ़ाइलों का वर्णन किया जाना चाहिए जिनकी अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) और स्थायी भंडारण अवधि है (इन्वेंट्री फॉर्म क्रमशः परिशिष्ट 17 और 18 में हैं)।

अनुप्रयोग: दस्तावेज़ प्रपत्र

परंपरागत रूप से, 2015 के नियम अनुबंधों के एक सेट के साथ समाप्त होते हैं - कुछ दस्तावेज़ भंडारण प्रक्रियाओं के साथ दस्तावेज़ों के रूप।

सामान्य तौर पर, यह कहा जाना चाहिए कि, सबसे पहले, 2015 के नियमों में मूल नियमों की तुलना में कम फॉर्म हैं, दूसरे, उनमें से एक ही नाम के दो आवेदन हैं, जो बहुत असुविधाजनक है, और तीसरा, वे उल्लेख के क्रम में स्थित हैं पाठ में (महत्व या तार्किक अनुक्रम के बजाय, जैसा कि मूल नियमों में है)। कुछ एप्लीकेशन के नाम बदल गए हैं तो कुछ का स्वरूप थोड़ा बदल गया है। सामान्य अनुशंसा यह होगी: यदि अभिलेखीय मामले पर कोई दस्तावेज़ तैयार करना आवश्यक है, तो पुरालेखपाल को पहले 2015 के नियमों में इसके प्रपत्र की तलाश करनी चाहिए, और केवल यदि आवश्यक प्रपत्र नहीं है, तो मूल नियमों की ओर रुख करें।

नीचे 3 सूचियाँ हैं. पहला (तालिका के रूप में) 2015 के नियमों के परिशिष्ट और मूल नियमों के संबंधित प्रपत्र हैं। दूसरा 2015 में पेश किए गए फॉर्म में नए फॉर्म हैं। तीसरा मूल नियमों के प्रपत्र हैं जिन्हें 2015 के नियमों में शामिल नहीं किया गया था, लेकिन रद्द नहीं किया गया था (जैसा कि वे कहते हैं, उन्हें अपने स्वास्थ्य के लिए उपयोग करें)।

2015 के नियमों और मूल नियमों के प्रपत्रों का अनुपालन

संक्षिप्त शो

2015 के नियमों द्वारा पुनः प्रकट और अनुमोदित:

• इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों की सूची, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़;
• अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाली इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों की सूची का परिशिष्ट;
• भंडारण के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य (संगठन से संगठन तक। - लेखक का नोट)
• मामलों की सूची;
• इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों, दस्तावेज़ों की सूची, इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों, दस्तावेज़ों की सूची के परिशिष्ट के साथ।

अंतिम दो रूपों का उद्देश्य डिलीवरी इन्वेंट्री को प्रतिस्थापित करना है और वास्तव में संगठन के संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कृत्यों का प्रतिनिधित्व करना है।

• संगठन की संरचनात्मक इकाई के स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कार्मिक रिकॉर्ड की सूची (मूल नियमों का परिशिष्ट 12);
• अंतिम प्रविष्टि और प्रमाणीकरण (परिशिष्ट 13);
• स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों की सूची का शीर्षक पृष्ठ (परिशिष्ट 14);
• दस्तावेज़ जारी करने का आदेश (मांग) (परिशिष्ट 17);
• दस्तावेज़ जारी करने की पुस्तक (परिशिष्ट 19);
• विशेष रूप से मूल्यवान मामलों की सूची (परिशिष्ट 23);
• बीमा निधि और उपयोग निधि की प्राप्तियों और निपटान के लिए लेखांकन की पुस्तक (परिशिष्ट 27);
• बीमा निधि की सूची (परिशिष्ट 28);
• प्रबंधन दस्तावेज़ संग्रहीत करने वाले संगठन के संग्रह का पासपोर्ट (परिशिष्ट 29);
• उद्योग निधि के दस्तावेज़ संग्रहीत करने वाले संगठन का पासपोर्ट (परिशिष्ट 30);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (ईडी) लेखा इकाई का खाता कार्ड (परिशिष्ट 31);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के प्रवासन और पुनर्लेखन पर अधिनियम (परिशिष्ट 32);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की प्राप्ति और निपटान का जर्नल (परिशिष्ट 33);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के माइग्रेशन और पुनर्लेखन का जर्नल (परिशिष्ट 34);
• व्यक्तिगत मूल के दस्तावेजों के विवरण का अधिनियम (परिशिष्ट 38);
• संयुक्त अभिलेखीय निधि के गठन पर अधिनियम (परिशिष्ट 39);
• जारी प्रतियों, उद्धरणों, प्रमाणपत्रों, विषयगत सामग्रियों के पंजीकरण का जर्नल (परिशिष्ट 44);
• वाचनालय के उपयोगकर्ताओं द्वारा यात्राओं का लॉग (परिशिष्ट 45);
• पुरालेख की वार्षिक कार्य योजना (परिशिष्ट 46);
• संगठन के साथ रिकॉर्डिंग कार्य के लिए कार्ड (परिशिष्ट 47);
• संग्रह का प्रमुख बदलते समय स्वीकृति एवं स्थानांतरण प्रमाणपत्र (परिशिष्ट 48)।

यह स्पष्ट है कि 2015 नियम एक प्रशिक्षित पाठक के लिए बनाए गए हैं। लेकिन कई मामलों में, दुर्भाग्य से, किसी संगठन में कार्यालय का काम और संग्रह या तो सचिवों द्वारा या (यदि आवश्यक हो) विभिन्न विभागों के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है: लेखाकार, कार्मिक अधिकारी, श्रम सुरक्षा, वकील, आदि। इन मासूम लोगों के लिए यह समझना बहुत मुश्किल होगा कि दस्तावेज़ भंडारण के क्षेत्र में उनसे क्या अपेक्षा की जाती है।

2015 के नियम संगठन में दस्तावेजों के भंडारण को सुनिश्चित करने के लिए न्यूनतम उपाय प्रदान करते हैं। नियमों के पाठकों को पद्धतिगत स्रोतों में इस न्यूनतम को व्यवहार में कैसे लागू किया जाए, इसकी जानकारी ढूंढनी होगी। इस प्रकार, संगठनात्मक अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम, इसकी गैर-बाध्यकारी स्थिति के बावजूद, 2015 नियमों के आगमन के साथ रूसी संगठनों के कार्यालयों में पहले से भी अधिक मांग में होंगे।

फुटनोट

संक्षिप्त शो

रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय का निर्णय दिनांक 21 फरवरी, 2012 संख्या 14589/11। वापस आओ

खण्ड 6.1.1. बुनियादी नियम। वापस आओ

खण्ड 6.3.1. बुनियादी नियम। वापस आओ

पत्रिका का 1 अंक निःशुल्क

"संगठनात्मक अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम" (रोसारखिव बोर्ड के दिनांक 02/06/2002 के निर्णय द्वारा अनुमोदित)

अनुमत
फ़ैसला
रोसारखिव के कॉलेजियम
02/06/2002 से

बुनियादी नियम
संगठनों के पुरालेखों का कार्य

परिचय

संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम एक मानक और पद्धतिगत दस्तावेज हैं जो उनकी गतिविधियों को निर्धारित करते हैं। नियम वर्तमान पर आधारित हैं कानूनी ढांचासूचना के क्षेत्र में, दस्तावेज़ीकरण समर्थनप्रबंधन और अभिलेखीय मामले, घरेलू अभिलेखीय मामलों के अनुभव को संश्लेषित करते हैं, अनुप्रयोग में आधुनिक उपलब्धियों को ध्यान में रखते हैं तकनीकी साधनऔर दस्तावेज़ों के साथ काम करने में सूचना प्रौद्योगिकी।

रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण के लिए संगठनों के पुरालेख बनाने का अधिकार और दायित्व के रूप में वर्गीकृत किया गया है राज्य की संपत्ति, रूसी संघ के पुरालेख निधि और अभिलेखागार (1993), रूसी संघ के पुरालेख निधि पर विनियम (1994) और रूस के संघीय पुरालेख सेवा पर विनियम (1993) पर रूसी संघ के कानून के मूल सिद्धांतों द्वारा स्थापित ( 1998), अनुरूप नियमोंरूसी संघ के विषय।

ये नियम अभिलेखों पर लागू होते हैं सरकारी संगठन, और राज्य संपत्ति के रूप में वर्गीकृत रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेजों की सुरक्षा, विवरण, रिकॉर्डिंग और उपयोग सुनिश्चित करने के मामले में सभी गैर-सरकारी संगठनों के लिए भी अनिवार्य हैं।

फिल्म, फोटो, फोनो और वीडियो दस्तावेजों (श्रव्य), वैज्ञानिक, तकनीकी, कार्टोग्राफिक, टेलीमेट्री दस्तावेजों को संग्रहीत करने वाले संगठनों के अभिलेखागार संगठन, योजना, रिपोर्टिंग के संदर्भ में इन नियमों द्वारा निर्देशित होते हैं। पद्धतिगत कार्यसाथ प्रबंधन दस्तावेज़, अभिलेखागार में संग्रहीत; अन्य सभी मामलों में साथ काम करें निर्दिष्ट दस्तावेज़प्रासंगिक निर्देशों और नियमों द्वारा विनियमित।

नियम उन दस्तावेज़ों पर लागू नहीं होते हैं जिनके साथ काम 21 जुलाई, 1993 एन 5485-1 के रूसी संघ के कानून द्वारा विनियमित है। राज्य रहस्य"और 30 नवंबर 1995 एन 1203 के रूसी संघ के राष्ट्रपति का फरमान "राज्य रहस्यों के रूप में वर्गीकृत जानकारी की सूची के अनुमोदन पर।"

सरकारी संगठन अधिग्रहण स्रोतों में शामिल नहीं हैं राज्य अभिलेखागार, साथ ही गैर-सरकारी संगठनों को अपने अभिलेखागार के संचालन को व्यवस्थित और सुनिश्चित करते समय इन नियमों द्वारा निर्देशित किया जा सकता है।

नियमों के साथ दस्तावेजों के रूप जुड़े हुए हैं जो संग्रह के संचालन को सुनिश्चित करते हैं।

संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम रोसारखिव और वीएनआईआईडीएडी के एक कार्य समूह द्वारा तैयार किए गए थे जिनमें शामिल थे: एरेमचेंको वी.ए. (टीम लीडर), अल्ब्रेक्ट बी.वी., बानस्युकेविच वी.डी., गैवलिन एम.एल., किसेलेव आई.एन., क्रासाविन ए.एस., लारिन एम.वी., मेशचेरिना टी.ए., प्रिवालोव वी.एफ., स्मोग्लो आई.ए., सोकोवा ए.एन., सोलोबे एन.एम., स्टेपानोवा एल.ए.

प्रशासनिक कृत्यों का समूहन

अभिलेखीय अभिलेख प्रबंधन में व्यवस्थितकरण शामिल है अलग - अलग प्रकारसूचना मीडिया. इनमें प्रशासनिक अधिनियम भी शामिल हैं। उन्हें अनुप्रयोगों के साथ प्रकार और कालक्रम के अनुसार समूहीकृत किया गया है:

1. प्रशासनिक कृत्यों द्वारा अनुमोदित विनियम और चार्टर उनके परिशिष्ट के रूप में कार्य करते हैं। वे एक साथ समूह बनाते हैं। यदि प्रावधानों, निर्देशों, चार्टरों को स्वतंत्र अधिनियमों के रूप में अनुमोदित किया गया था, तो उन्हें अलग-अलग मामलों में व्यवस्थित किया गया है।
2. उच्च संरचनाओं से निर्देश और उनके कार्यान्वयन के संकल्पों को उद्यम के कार्य के क्षेत्रों के अनुसार समूहीकृत किया जाता है।
3. कार्मिकों से संबंधित आदेशों को भंडारण अवधि के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। बड़ी मात्रा के लिए सूचना सामग्रीकंपनी के काम के विभिन्न पहलुओं से संबंधित कृत्यों को अलग-अलग समूहबद्ध करने की सलाह दी जाती है।
4. गतिविधि के प्रमुख क्षेत्रों पर आदेशों को कर्मियों पर कृत्यों से अलग से व्यवस्थित किया जाता है। उदाहरण के लिए, अभिलेखीय अभिलेख प्रबंधन के लिए एक आदेश एक फ़ोल्डर में और प्रबंधक की नियुक्ति द्वारा शामिल किया जाता है उत्तरदायी विभाग- दूसरे करने के लिए।
5. स्वीकृत सीमाएँ, रिपोर्ट, अनुमान, शीर्षक सूचियाँ, योजनाएँ, आदि। उनके आधार पर परियोजनाओं से अलग समूहीकृत किया जाता है।
6. दस्तावेज़ों को व्यक्तिगत फाइलों में उनके प्राप्त होने के क्रम में रखा जाता है।
7. कर्मचारियों के व्यक्तिगत वेतन खातों को अलग-अलग फ़ोल्डरों में व्यवस्थित किया जाता है। इन्हें वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया गया है।
8. उद्यम की गतिविधियों के संबंध में नागरिकों की शिकायतों, सुझावों, बयानों, उनके विचार और कार्यान्वयन के लिए दस्तावेज़ीकरण को व्यक्तिगत मुद्दों पर व्यक्तियों की अपील से अलग समूहीकृत किया जाता है।
9. पत्राचार का व्यवस्थितकरण आमतौर पर कालानुक्रमिक क्रम में एक कैलेंडर अवधि में किया जाता है। इस मामले में, उत्तर प्रश्नों के बाद रखे जाते हैं। पिछले वर्ष में शुरू किए गए एक अलग विषय पर पत्राचार के नवीनीकरण के मामले में, दस्तावेज़ वर्तमान अवधि के फ़ोल्डर में शामिल किए जाते हैं। इस मामले में, पिछले वर्ष का केस इंडेक्स दर्शाया गया है।

बारीकियों

अभिलेखीय अभिलेख प्रबंधन एक प्रकार की गतिविधि है जिसमें विशेषज्ञ न केवल सूचना मीडिया की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं, बल्कि आवश्यकता पड़ने पर उनके साथ काम करने की क्षमता भी सुनिश्चित करते हैं। ऐसा करने के लिए, फ़ोल्डर बनाने वाले कार्यों को कार्डबोर्ड कवर में चार छेदों के साथ दर्ज किया जाता है। सभी कागजात में पाठ, संकल्प, तिथियां, वीजा पढ़ने की संभावना को ध्यान में रखते हुए, उन्हें भी बाध्य किया जा सकता है।

समूहीकरण की तैयारी में, सभी धातु बन्धन तत्व हटा दिए जाते हैं। स्थायी भंडारण के लिए अभिप्रेत सामग्री और विशेष रूप से मूल्यवान या बिना स्वरूपित दस्तावेजों से युक्त सामग्री बंद फ़ोल्डरों में टाई के साथ तीन फ्लैप या विशेष बक्से में निहित होती है।

यदि मामले में लावारिस व्यक्तिगत दस्तावेज़ हैं ( कार्य अभिलेख, प्रमाणपत्र, सैन्य आईडी, आदि) उन्हें एक अलग लिफाफे में रखा जाता है और अन्य सामग्रियों के साथ उसमें दाखिल किया जाता है। फ़ोल्डरों के अंत में एक खाली प्रमाणीकरण शीट होनी चाहिए। फ़ोल्डर की शुरुआत में, आंतरिक इन्वेंट्री के लिए एक फॉर्म दाखिल किया जाता है। कागजात की सुरक्षा और व्यवस्था सुनिश्चित करने के लिए, प्रत्येक शीट को अरबी अंकों के साथ क्रमांकित किया गया है। यह नियम प्रमाणन पृष्ठ और इन्वेंट्री फॉर्म पर लागू नहीं होता है। नंबर ऊपरी दाएं कोने में पेंसिल से लिखा हुआ है।

आंतरिक सूची

इसका गठन अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) और स्थायी सामग्री की सूचना सामग्री को संग्रहीत और रिकॉर्ड करने के लिए किया गया है। उन प्रकार के दस्तावेज़ों का उपयोग करके बनाए गए मामलों के लिए एक आंतरिक सूची भी संकलित की जाती है, जिनके शीर्षकों में उनकी सामग्री का खुलासा नहीं किया जाता है। फॉर्म में इसके बारे में जानकारी अवश्य होनी चाहिए क्रम संख्याएँफ़ोल्डर, अनुक्रमणिका, शीर्षक, दिनांक और पृष्ठ संख्या में कार्य करता है।

एक सारांश रिकॉर्ड आंतरिक सूची से जुड़ा हुआ है। यह संख्याओं और शब्दों में इसमें शामिल दस्तावेजों की संख्या, साथ ही इसे बनाने वाली शीटों की संख्या को इंगित करता है। आंतरिक सूची संकलक द्वारा समर्थित है। यदि फ़ोल्डर बिना फॉर्म के बाउंड या फ़ाइल किया गया है, तो संकलित शीट को सामने के कवर के अंदर से चिपका दिया जाता है।

फ़ोल्डर में सामग्रियों की संरचना में परिवर्तन "नोट्स" फ़ील्ड में दिखाई देना चाहिए। विशेष रूप से, इसका अर्थ है जब्ती, कागजात को प्रतियों से बदलना, शामिल करना अतिरिक्त दस्तावेज़एक फ़ोल्डर में. इस मामले में, प्रासंगिक कृत्यों के लिंक प्रदान किए गए हैं। यदि आवश्यक हो, तो आंतरिक इन्वेंट्री शीट के लिए एक नई सारांश प्रविष्टि तैयार की जा सकती है, साथ ही फ़ोल्डर के लिए एक प्रमाणन नोट भी तैयार किया जा सकता है।

ऑफिस का काम और ऑफिस

संगठनों के अभिलेखों के कार्य हेतु नियम 2015

एवगेनिया कोज़ानोवा 15 फरवरी 2016 दोपहर 1:58 बजे

सितंबर 2015 से, रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 31 मार्च, 2015 संख्या 526 लागू हुआ। उन्होंने "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों और सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के आयोजन के नियमों को मंजूरी दी।" लेख के पाठ में आगे, संक्षिप्तता के लिए, हम उन्हें "" कहेंगे नियम 2015».

यह ध्यान देने योग्य है कि 2015 नियमों के प्रकाशन के साथ संग्रह में कोई क्रांति नहीं हुई। क्या यह संभव है कि नए नियम इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए अधिक अनुकूल हों... हम इस लेख में संग्रहण के लिए नए और पुराने नियमों की स्थिति के बारे में बात करते हैं। आप यहां संगठनों के संचालन अभिलेखागार 2015 के नियम भी डाउनलोड कर सकते हैं।

आइए याद करें कि आदेश लागू होने से पहले यह कैसा था: संगठनों ने दो दस्तावेजों के अनुसार काम किया।

उनमें से पहला विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम हैं (5 सितंबर, 1985 एन 263 के यूएसएसआर के मुख्य पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित)। यह 09.21.15 तक रूस में अभिलेखीय मामलों पर एकमात्र नियामक (अर्थात अनिवार्य) दस्तावेज़ था।

संघीय पुरालेख एजेंसी के पत्र दिनांक 18 सितंबर, 2015 एन 2/2133-ए में कहा गया है कि जिस क्षण से आदेश संख्या 526 "विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम आवेदन के अधीन नहीं हैं" लागू होता है। अब उनका उपयोग नहीं किया जा सकता.

दूसरा - संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (रोसारखिव बोर्ड के दिनांक 02/06/2002 के निर्णय द्वारा अनुमोदित)। यह एक पद्धतिगत (वैकल्पिक, लेकिन सूचनात्मक) दस्तावेज़ है जिसे रद्द नहीं किया गया है, लेकिन आप इसका उपयोग कर सकते हैं और इसकी आवश्यकता भी है, क्योंकि 2015 के नियमों ने संगठनों में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए व्यावहारिक कार्यों से संबंधित कई मुद्दों को पर्दे के पीछे छोड़ दिया।

इस प्रकार, हमारे पास दो कामकाजी दस्तावेज़ बचे हैं: नियम 2015 और मूल नियम। उनकी पूरी तरह से अलग स्थितियाँ हैं:

बुनियादी नियम - पद्धति संबंधी दस्तावेज़। इसका उपयोग करना आवश्यक नहीं है, हालाँकि इस मामले में किसी संगठन में संग्रह बनाना बहुत कठिन लगता है। बुनियादी नियमों को केवल रोसारखिव बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित किया गया था, जिसका अर्थ है कि उनकी स्थिति 2015 के नियमों की तुलना में बहुत कम है।

रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के लिए नियम डाउनलोड करें (पीडीएफ, 4.02 एमबी)।

21 सितंबर को, रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के नियम लागू हुए (संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित) रूस की दिनांक 31 मार्च 2015 संख्या 526; इसके बाद इसे नए नियमों के रूप में जाना जाएगा)।

नए नियम आने से पहले आपके क्या दिशानिर्देश थे?

नए नियमों के अनुमोदन से पहले, राज्य प्राधिकरणों, स्थानीय सरकारों, संगठनों (बाद में संगठनों के अभिलेखागार के रूप में संदर्भित) के अभिलेखागार को उनके काम में संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों और संगठनों के कुछ अभिलेखागार द्वारा निर्देशित किया गया था। पूर्णतया उपयोग किया गया पुराना दस्तावेज़- विभागीय अभिलेखागार के कार्य के लिए बुनियादी नियम। दोनों दस्तावेज़ मानक दस्तावेज़ नहीं थे, लेकिन एक मानक और पद्धतिगत दस्तावेज़ के रूप में उनकी स्थिति को परिभाषित करते थे। उसी समय, 1985 के मूल नियमों को वास्तव में एक मानक दस्तावेज़ का दर्जा प्राप्त था, क्योंकि उन्हें मुख्य पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया था, और 2002 के मूल नियमों को संघीय पुरालेख द्वारा अनुमोदित नहीं किया गया था, इसलिए उनके पास नहीं था एक मानक दस्तावेज़ की स्थिति.

किस कारण से, 2002 के बुनियादी नियमों की उपस्थिति में, संगठनों के अभिलेखागार में दस्तावेजों के भंडारण के आयोजन पर एक नया और विशेष रूप से नियामक दस्तावेज़ विकसित करना आवश्यक हो गया?

तथ्य यह है कि 2004 में, 22 अक्टूबर 2004 के संघीय कानून संख्या 125-एफजेड "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर" (बाद में संघीय कानून संख्या 125-एफजेड के रूप में संदर्भित) को अपनाया गया था, जिसने कई नवाचार पेश किए। देश में अभिलेखीय मामलों का संगठन :

निष्कर्षण

से संघीय विधाननंबर 125-एफजेड

अनुच्छेद 13. अभिलेखागार का निर्माण

1. राज्य निकाय, स्थानीय सरकारें नगरपालिका जिलाऔर शहरी जिला पुरालेख बनाने के लिए आवश्यक हैंउनकी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के लिए।

2. संगठन और नागरिक अभिलेख बनाने का अधिकार हैउनकी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने के उद्देश्य से, उन अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने और उपयोग करने के उद्देश्य से जो राज्य या नगरपालिका संपत्ति नहीं हैं।

अनुच्छेद 17. राज्य निकायों, स्थानीय सरकारी निकायों, संगठनों और इसमें शामिल नागरिकों की जिम्मेदारियां उद्यमशीलता गतिविधिबिना शिक्षा के कानूनी इकाई, अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए

1. राज्य निकाय, स्थानीय सरकारी निकाय, संगठन और कानूनी इकाई बनाए बिना व्यावसायिक गतिविधियों में लगे नागरिक संघीय कानूनों और अन्य नियमों द्वारा स्थापित भंडारण अवधि के दौरान कर्मियों पर दस्तावेजों सहित अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य हैं। कानूनी कार्यरूसी संघ, साथ ही दस्तावेज़ों की सूची […]

इसके अलावा, इस संघीय कानून ने अभिलेखीय दस्तावेजों के स्वामित्व की अवधारणा पेश की (दस्तावेज राज्य में हो सकते हैं (संघीय, रूसी संघ की घटक संस्थाओं की संपत्ति), नगरपालिका, निजी संपत्ति(गैर-सरकारी संगठन और व्यक्ति))।

इसके अलावा, रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 18 जनवरी, 2007 नंबर 19 के आदेश से, रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेजों और राज्य में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के नियम और नगरपालिका अभिलेखागार, संग्रहालय और पुस्तकालय, रूसी विज्ञान अकादमी के संगठनों को मंजूरी दी गई (इसके बाद नियम 2007 के रूप में संदर्भित)।

इन दो परिस्थितियों, साथ ही तथ्य यह है कि मूल नियमों में एक मानक दस्तावेज़ की स्थिति नहीं थी, हमें एक मानक दस्तावेज़ के विकास की ओर मुड़ने के लिए मजबूर किया गया जो संगठनों के अभिलेखागार में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया निर्धारित करेगा।

"क्या टिप्पणियाँ होंगी?"

नए नियमों के मसौदे के विकास के दौरान, पुरालेखपालों के बीच दस्तावेज़ पर दो बार व्यापक रूप से चर्चा की गई:

• पहली बार - रूसी संघ, राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के घटक संस्थाओं में अभिलेखीय प्रबंधन निकायों के कर्मचारियों द्वारा;
• दूसरी बार - संघीय अधिकारियों के कर्मचारियों द्वारा कार्यकारिणी शक्ति.

अकेले राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार से 400 से अधिक टिप्पणियाँ आईं। प्राप्त सभी टिप्पणियों पर सावधानीपूर्वक विचार किया गया, और अंतिम चरण- एक अस्थायी कार्य समूह, जिसमें रोसारखिव और वीएनआईआईडीएडी के विशेषज्ञ शामिल थे। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संगठनों के अभिलेखागार में दस्तावेजों के संरक्षण, रिकॉर्डिंग, अधिग्रहण और उपयोग को सुनिश्चित करने में उपयोग की जाने वाली अभिलेखीय प्रौद्योगिकियों की व्यक्तिगत प्रक्रियाओं का यथासंभव विस्तार से वर्णन करने की पुरालेखपालों की इच्छा के कारण कई टिप्पणियाँ हुईं, जो, सिद्धांत रूप में, नए नियमों को मानक दस्तावेज़ का दर्जा दिए जाने पर ऐसा करना असंभव था।

साथ ही, कुछ टिप्पणियाँ मौलिक प्रकृति की थीं, उदाहरण के लिए, यह टिप्पणी कि नए नियमों के मसौदे के "अधिग्रहण" खंड में, दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने का मुद्दा लगातार पर्याप्त रूप से प्रस्तुत नहीं किया गया है, विशेष रूप से, के कारण तथ्य यह है कि मामलों के नामकरण से संबंधित प्रावधानों को बाहर रखा गया था। यह ध्यान में रखते हुए कि वर्तमान में किसी संगठन के मामलों के नामकरण का रूप और उसके विकास की प्रक्रिया केवल एक पद्धतिगत प्रकृति के दस्तावेज़ में निर्धारित की जाती है - कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों के विकास के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें संघीय निकायकार्यकारी शक्ति, नए नियमों के मसौदे को अंतिम रूप देते समय, मामलों के नामकरण (समेकित और संरचनात्मक इकाइयों) के रूप सहित मामलों के नामकरण पर मुख्य प्रावधानों को "अधिग्रहण" अनुभाग में शामिल करने का निर्णय लिया गया।

नए नियमों का उद्देश्य

नए नियम राज्य प्राधिकरणों, स्थानीय सरकारों, अपनी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, संकलन, रिकॉर्डिंग और उपयोग के लिए अभिलेखागार बनाने वाले संगठनों के लिए हैं।

वे रूसी संघ के अभिलेखीय कोष से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के संगठन और राज्य रहस्य बनाने वाली जानकारी वाले अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों पर लागू नहीं होते हैं।

नये नियम एक मानक दस्तावेज हैं। उनकी नियामक स्थिति उनकी सामग्री के लिए अधिक कठोर आवश्यकताओं को निर्धारित करती है। पहले प्रकाशित नियमों (ऊपर देखें) में न केवल मानदंड (नियम, आवश्यकताएं) शामिल थे, बल्कि इन मानदंडों को कैसे लागू किया जाना चाहिए, इस पर सिफारिशें और तरीके भी शामिल थे। अनुशंसात्मक, पद्धतिगत और वर्णनात्मक प्रकृति के सभी प्रावधानों को नए नियमों से बाहर रखा गया है। इसी भाग में चर्चा के दौरान इन नियमों के मसौदे की पुरालेखपालों द्वारा आलोचना की गई, जिन्होंने लगातार कहा कि नियमों को विस्तृत किया जाना चाहिए और इसमें न केवल नियम शामिल होने चाहिए, बल्कि उनके कार्यान्वयन के लिए तंत्र भी शामिल होना चाहिए।

नए नियमों की संरचना और सामग्री

नए नियमों में सात खंड शामिल हैं:

1. सामान्य प्रावधान।
2. संगठन में रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के दस्तावेजों के भंडारण का संगठन।
3. रूसी संघ के पुरालेख कोष से दस्तावेजों और संगठन में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए लेखांकन।
4. रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के दस्तावेजों के साथ संग्रह को पूरा करना।
5. रूसी संघ के पुरालेख कोष और संगठन के अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के उपयोग का संगठन।
6. भंडारण के लिए संगठन के दस्तावेजों को राज्य (नगरपालिका) संग्रह में स्थानांतरित करना।
7. किसी संगठन के पुनर्गठन या परिसमापन के दौरान दस्तावेजों का स्थानांतरण, संगठन के संग्रह के प्रमुख का परिवर्तन।

नए नियमों के परिशिष्ट लेखांकन और संगठनों के अभिलेखागार में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के अन्य रूप प्रदान करते हैं।

इन नियमों के मुख्य खंडों का क्रम संघीय कानून संख्या 125-एफजेड और 2007 के नियमों से मेल खाता है, हालांकि, जैसा कि कई विशेषज्ञों ने चर्चा के चरण में उल्लेख किया है, अधिग्रहण से शुरू करना और उपयोग के साथ समाप्त करना अधिक तर्कसंगत होगा।

नए नियमों के अनुभाग संगठन के संग्रह के मुख्य कार्यों को दर्शाते हैं:

• रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के भंडारण का आयोजन;
• दस्तावेज़ लेखांकन;
• दस्तावेज़ों के साथ संगठन के संग्रह को पूरा करना;
• अभिलेखीय दस्तावेज़ों के उपयोग को व्यवस्थित करना;
• राज्य (नगरपालिका) संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेजों का स्थानांतरण।

इसके अलावा, नए नियमों में "किसी संगठन के पुनर्गठन या परिसमापन के दौरान दस्तावेजों का स्थानांतरण, संगठन के संग्रह के प्रमुख का परिवर्तन" अनुभाग शामिल है।

टिप्पणी

2002 के मूल नियमों के विपरीत, नियम संख्या 526 में इससे संबंधित प्रावधान शामिल नहीं हैं संगठनात्मक पहलूस्वयं संग्रह की गतिविधियाँ (संग्रह के लक्ष्य और उद्देश्य, उसके कार्य, अधिकार आदि परिभाषित नहीं हैं)। उनका मुख्य उद्देश्य दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के लिए संगठन के संग्रह को दस्तावेजों के साथ पूरा करने से लेकर दस्तावेजों के उपयोग को व्यवस्थित करने तक प्रक्रियाओं के आयोजन के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करना है।

आइए अनुभागों को अधिक विस्तार से देखें।

खंड I. सामान्य प्रावधान

को परिभाषित करता है कानूनी आधारदस्तावेज़ का विकास और दायरा, और इसमें कुछ को परिभाषित करने वाले प्रावधान भी शामिल हैं संगठनात्मक नींवसंगठन के पुरालेख की गतिविधियाँ।

नए नियम सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारी निकायों और संगठनों पर लागू होते हैं - राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत, जिनकी गतिविधियों की प्रक्रिया में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष (बाद में संगठनों के रूप में संदर्भित) के दस्तावेज़ बनते हैं। इन नियमों के प्रावधानों का उपयोग अन्य राज्य और गैर-राज्य संगठनों द्वारा भी किया जा सकता है जिनकी गतिविधियाँ रूसी संघ के पुरालेख कोष के दस्तावेज़ उत्पन्न नहीं करती हैं।

संघीय कानून संख्या 125-एफजेड के प्रावधानों के आधार पर, नए नियमों में कहा गया है कि राज्य निकायों, नगरपालिका जिले, शहरी जिले और इंट्रा-सिटी जिले के स्थानीय सरकारी निकायों को भंडारण, संकलन, रिकॉर्डिंग और अभिलेखीय उपयोग के लिए अभिलेखागार बनाने की आवश्यकता है। उनकी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न दस्तावेज़। पुरालेख के कार्य और कार्य (केंद्रीय पुरालेख) सरकारी विभाग, स्थानीय सरकारी निकाय, संगठन - राज्य के अधिग्रहण का स्रोत, नगरपालिका संग्रह संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित नियमों द्वारा निर्धारित किया जाता है।

टिप्पणी

नए नियम रूसी संघ के अभिलेखीय कोष से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के संगठन और राज्य रहस्यों से संबंधित जानकारी वाले अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों पर लागू नहीं होते हैं।

खंड II. संगठन में रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के दस्तावेजों के भंडारण का संगठन

किसी संगठन की अभिलेखीय निधि की अवधारणा और संगठन की अभिलेखीय निधि के प्रकार को परिभाषित करता है।

संगठन का अभिलेखीय कोष दस्तावेजी कोष का हिस्सा है, जिसमें रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज, कर्मियों पर दस्तावेज और संग्रह के लेखांकन दस्तावेजों में शामिल अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाले दस्तावेज शामिल हैं। अभिलेखीय निधि को संगठन के अभिलेखागार में संग्रहित किया जाना चाहिए।

संगठन की अभिलेखीय निधि के प्रकार:

• संगठन का अभिलेखीय कोष, जिसमें रूसी संघ के पुरालेख कोष के दस्तावेज़ और अन्य अभिलेखीय दस्तावेज़ शामिल हैं;
• एक एकीकृत अभिलेखीय कोष जिसमें दो या दो से अधिक संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में गठित रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज और अन्य अभिलेखीय दस्तावेज शामिल हैं जिनका एक दूसरे के साथ ऐतिहासिक और/या तार्किक रूप से निर्धारित संबंध है;
• पुरालेख संग्रह जिसमें व्यक्तिगत पुरालेख दस्तावेज़ शामिल हैं विभिन्न मूल के, एक या अधिक विशेषताओं (विषयगत, लेखक, प्रकार, वस्तु, आदि) के अनुसार संयुक्त।

कागजी दस्तावेज़ों का भंडारण.नए नियमों का खंड 2.9 जोर देता है: अभिलेखीय दस्तावेजों को अभिलेखीय निधि के भीतर व्यवस्थित तरीके से संग्रहीत किया जाता है।किसी संगठन के संग्रह में अभिलेखीय निधि दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण की इकाई एक भंडारण इकाई है। नियम अभिलेखीय निधि की भंडारण इकाइयों के व्यवस्थितकरण के संकेत भी निर्धारित करते हैं:

• संरचनात्मक (भंडारण इकाइयों का संगठन के संरचनात्मक प्रभागों से संबंध);
• कालानुक्रमिक (अवधि या तिथियों के अनुसार जिनसे भंडारण इकाइयाँ संबंधित हैं);
• कार्यात्मक, क्षेत्रीय, विषयगत, विषय-विशिष्ट (संगठन के कार्यों, विषयों या मुद्दों को ध्यान में रखते हुए जो भंडारण इकाइयों की सामग्री से संबंधित हैं);
• नाममात्र (कार्यालय कार्य प्रपत्र के अनुसार - दस्तावेजों के प्रकार और प्रकार);
• संवाददाता (संगठनों के लिए, पत्राचार के परिणामस्वरूप जिसके साथ भंडारण इकाइयों का गठन किया गया था);
• भौगोलिक (कुछ क्षेत्रों के अनुसार, बस्तियोंऔर दूसरे भौगोलिक वस्तुएं, जिसके साथ दस्तावेजों की सामग्री जुड़ी हुई है, उनके लेखक, संवाददाता);
• लेखक का (संगठनों के नाम या नागरिकों के उपनाम से जो दस्तावेज़ों के लेखक हैं)।

दस्तावेज़ों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए आवश्यकताएँ स्थापित की गई हैं (दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए मानक (इष्टतम) स्थितियाँ; संग्रह भंडारण में दस्तावेज़ों की तर्कसंगत नियुक्ति; दस्तावेज़ों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच करना, दस्तावेज़ों की खोज करने की प्रक्रिया), जिसमें शामिल हैं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भंडारण की विशेषताएं

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का भंडारण.नियम ऐसे दस्तावेज़ों के लिए अनिवार्य भंडारण की शर्तें निर्धारित करते हैं:

• प्रत्येक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भंडारण इकाई की कम से कम दो प्रतियों के संगठन के संग्रह में उपस्थिति (मुख्य और कार्यशील प्रतियां विभिन्न भौतिक उपकरणों पर स्थित होनी चाहिए);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के पुनरुत्पादन, प्रतिलिपि, रूपांतरण और प्रवासन, उनकी भौतिक और तकनीकी स्थिति की निगरानी के लिए डिज़ाइन किए गए तकनीकी और सॉफ़्टवेयर टूल की उपलब्धता;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए भंडारण व्यवस्था सुनिश्चित करना जो सूचना के नुकसान, अनधिकृत वितरण, विनाश या विरूपण को रोकता है।

संगठन के संग्रह में भंडारण के लिए स्थानांतरित किए गए टेक्स्ट इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रारूप - राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण का स्रोत - पीडीएफ/ए।

नियम निर्धारित करते हैं कि सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर वातावरण में बदलाव और कंप्यूटर प्रारूपों के अप्रचलन या मीडिया के क्षतिग्रस्त होने की स्थिति में, संगठन का संग्रह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को नए प्रारूपों और/या नए मीडिया में परिवर्तित करने का काम करता है।

चर्चा किए गए प्रावधानों के अलावा, यह खंड अभिलेखीय दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जांच करने की प्रक्रिया (खंड 2.39-2.43), अज्ञात दस्तावेजों की खोज का आयोजन (खंड 2.44), अभिलेखागार से दस्तावेज़ जारी करने की प्रक्रिया (खंड 2.45) स्थापित करता है। -2.48), साथ ही साथ अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की प्रक्रिया भी आपातकालीन क्षण(खंड 2.49)।

कागजी दस्तावेज़ों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच करना. हर 10 साल में कम से कम एक बार एक आयोग या कम से कम दो कर्मचारियों द्वारा संगठन के संग्रह में रखा जाता है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - हर 5 साल में कम से कम एक बार।

2007 की प्रक्रिया के खंड 2.11.5 के अनुसार, संगठन के संग्रह या उनके सभी दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की असाधारण एकमुश्त जाँच व्यक्तिगत भाग(समूह) आयोजित किए जाते हैं:

• प्राकृतिक आपदाओं, जन आंदोलनों और अन्य परिस्थितियों के मामले में, जिसके परिणामस्वरूप अभिलेखीय दस्तावेज़ खो सकते हैं या क्षतिग्रस्त हो सकते हैं,
• संग्रह प्रबंधकों को बदलते समय।

निरीक्षण के परिणामों के आधार पर, निम्नलिखित अधिनियम तैयार किए गए हैं:

• अभिलेखीय दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच करना (परिशिष्ट संख्या 3);
• हे तकनीकी त्रुटियाँलेखांकन दस्तावेजों में (यदि पाया गया) (परिशिष्ट संख्या 4);
• दस्तावेज़ों की खोज पर (इस निधि से संबंधित नहीं, बेहिसाब) (परिशिष्ट संख्या 5)।

अभिलेखागार से दस्तावेज़ जारी करने की प्रक्रिया।दस्तावेज़ संगठन के पुरालेख प्रमुख या उसके डिप्टी (यदि पुरालेख एक संस्था है), संगठन की संरचनात्मक इकाई के प्रमुख (यदि पुरालेख एक संरचनात्मक इकाई है) की लिखित अनुमति के आधार पर जारी किए जाते हैं:

• संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के कर्मचारी;
• न्यायिक, कानून प्रवर्तन और अन्य अधिकृत निकायवी निर्धारित तरीके से;
• अन्य उपयोगकर्ता लिखित अनुरोध पर।

पुरालेख भंडारण से दस्तावेज़ जारी करने की अवधि इससे अधिक नहीं होनी चाहिए:

• एक महीना - संगठन के कर्मचारियों और अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग के लिए;
• छह महीने - न्यायिक, कानून प्रवर्तन और अन्य अधिकृत निकायों के लिए।

दस्तावेज़ जारी करने की अवधि बढ़ाना संभव है - दस्तावेज़ों के संरक्षण/सुरक्षा सुनिश्चित करने के बारे में उपयोगकर्ता से लिखित पुष्टि के आधार पर संगठन के प्रमुख की अनुमति से।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों या कागज पर प्रतियों के रूप में संग्रह से जारी किए जाते हैं।

पुरालेख भंडारण से दस्तावेज़ जारी नहीं किए जाते हैं:

1. यदि कोई उपयोग निधि है;
2. असंतोषजनक शारीरिक स्थिति में हैं.

धारा III. रूसी संघ के पुरालेख कोष से दस्तावेजों और संगठन में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए लेखांकन

से प्रश्नों के लिए समर्पित रूसी संघ के पुरालेख कोष से कुछ दस्तावेज़ और अन्य अभिलेखीय दस्तावेज़संगठन.

जैसा कि नए नियमों के खंड 3.1 में स्थापित किया गया है, संगठन के संग्रह में संग्रहीत सभी दस्तावेज़ रिकॉर्डिंग के अधीन हैं, जिसमें कर्मियों पर दस्तावेज़, उपयोग निधि के दस्तावेज़ों की प्रतियां (यदि कोई हो) और मामलों और दस्तावेजों की सूची शामिल है।

अभिलेखीय दस्तावेज़ों के लिए लेखांकन की मुख्य इकाइयाँ हैं:

प्रत्येक भंडारण इकाई को एक लेखा संख्या सौंपी जाती है, जो अभिलेखीय कोड का हिस्सा है।

हमारा शब्दकोश

पुरालेख सिफर- लेखांकन और पहचान सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक भंडारण इकाई के निचले बाएँ कोने में लागू पदनाम - इसमें शामिल हैं: अभिलेखीय निधि की संख्या; मामलों, दस्तावेजों की सूची की संख्या; भंडारण इकाई संख्या.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का पुरालेख सिफर अलग से संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक मीडिया, मीडिया केस में शामिल इन्सर्ट पर दर्शाया गया है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का पुरालेख सिफर सूचना प्रणालीपुरालेख, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कंटेनर के मेटा-विवरण (विवरण का अनिवार्य तत्व) का हिस्सा है।

पुरालेख की लेखांकन इकाइयों के बारे में जानकारी लेखांकन दस्तावेजों में परिलक्षित होती है। दस्तावेज़ लेखांकन के संगठन में नियमों का एक नया प्रावधान संगठन के संग्रह में लेखांकन दस्तावेजों के दो समूहों के आवंटन पर प्रावधान है: मुख्य (अनिवार्य) और सहायक।

संगठन के संग्रह के मुख्य (अनिवार्य) लेखांकन दस्तावेजों में शामिल हैं:

• मामलों और दस्तावेजों की प्राप्ति और निपटान की पुस्तक (परिशिष्ट संख्या 11);
• निधियों की सूची (परिशिष्ट संख्या 12);
• फंड शीट (परिशिष्ट संख्या 13);
• मामलों और दस्तावेजों की सूची (परिशिष्ट संख्या 14-16);
• इन्वेंट्री रजिस्टर (परिशिष्ट संख्या 19)।

इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची के प्रपत्र नए नियमों के परिशिष्ट संख्या 17, 18 में दिए गए हैं।

सहायक लेखांकन दस्तावेजों की संरचना को विनियमित नहीं किया गया है; प्रत्येक संग्रह को उन लेखांकन रूपों को सहायक के रूप में उपयोग करने का अधिकार है जिनकी उसे भंडारण में दस्तावेजों की बारीकियों के संबंध में या अन्य कारणों से आवश्यकता होती है।

नियम यह भी स्थापित करते हैं कि संगठन का संग्रह लेखांकन डेटाबेस (डीबी) का उपयोग करके स्वचालित मोड में रिकॉर्ड रख सकता है (खंड 3.13 देखें)। संगठन के संग्रह के लेखांकन डेटाबेस - राज्य (नगरपालिका) संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार और अभिलेखीय प्रबंधन निकायों के संबंधित लेखांकन डेटाबेस के साथ संगत होना चाहिए।

धारा IV. रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के दस्तावेजों के साथ संग्रह को पूरा करना

समर्पित रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के साथ संगठन के पुरालेख को पूरा करने के मुद्दे. किसी संगठन के संग्रह को पूरा करना संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के दस्तावेजों के साथ संग्रह की व्यवस्थित पुनःपूर्ति है।

यह स्थापित किया गया है कि रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेज़ और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ शामिल हैं। कर्मियों पर दस्तावेज़ संगठन के संग्रह में एक वर्ष से पहले और कार्यालय का काम पूरा होने के तीन साल बाद स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं। सेवा से बर्खास्त किए गए राज्य नागरिक और नगरपालिका कर्मचारियों के कर्मियों के दस्तावेजों के लिए एक अपवाद बनाया गया है - उन्हें कर्मचारियों की बर्खास्तगी की तारीख से 10 साल बाद संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

टिप्पणी

अस्थायी भंडारण अवधि (10 वर्ष तक) वाले मामले, जैसा कि संगठनात्मक अभिलेखागार के काम में लंबे समय से अभ्यास रहा है, संग्रह में स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं; उन्हें संगठन के संरचनात्मक प्रभागों में संग्रहीत किया जाता है और, भंडारण की समाप्ति पर अवधि, निर्धारित तरीके से विनाश के अधीन हैं।

नए नियमों से संकेत मिलता है कि मामलों को उनके मूल्य की जांच के बाद संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। इस कारण से, यह अनुभाग दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने, संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए मामले तैयार करने, संरचनात्मक प्रभागों के मामलों की सूची तैयार करने की प्रक्रिया स्थापित करता है, जिसके आधार पर मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है। , और इस बात पर भी जोर दिया गया है कि निर्धारित तरीके से दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने से पहले दस्तावेजों को नष्ट करना प्रतिबंधित है।

अनुभाग के प्रावधान इस तथ्य पर ध्यान आकर्षित करते हैं कि स्थायी भंडारण और कर्मियों के लिए फाइलों की सूची, दस्तावेजों के विनाश के लिए कार्य, एक नियम के रूप में, संगठन के विशेषज्ञ आयोग (ईसी) की बैठक में एक साथ विचार किया जाता है। समीक्षा के परिणामों के आधार पर, ईसी मामलों की सूची, स्थायी भंडारण के दस्तावेजों और कर्मियों का समन्वय करता है, और विनाश के लिए दस्तावेजों के आवंटन पर कार्य करता है।

संगठन - राज्य (नगरपालिका) संग्रह के अधिग्रहण के स्रोत स्थायी भंडारण के लिए और कर्मियों (वार्षिक अनुभाग) द्वारा दस्तावेजों की सूची जमा करते हैं, जो संगठन के ईसी द्वारा सहमत होते हैं, अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग (ईपीसी) द्वारा विचार के लिए:

• स्थायी शेल्फ जीवन - अनुमोदन के लिए;
• कार्मिक के संबंध में - अनुमोदन हेतु।

मामलों और दस्तावेजों की सूची को ईपीसी द्वारा अनुमोदित और सहमत होने के बाद, इन सूची और दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर अधिनियम जो भंडारण के अधीन नहीं हैं, संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किए जाते हैं। इसके अलावा, अधिनियम के अनुसार विनाश के लिए आवंटित मामलों को नष्ट किया जा सकता है।

वे संगठन जिनकी गतिविधियाँ रूसी संघ के पुरालेख कोष के दस्तावेज़ नहीं बनाती हैं, उन्हें पुरालेख संस्थान के ईपीसी के साथ कार्मिक फ़ाइलों की सूची का समन्वय नहीं करना चाहिए।

टिप्पणी

नए नियमों का खंड 4.13 स्थापित करता है कि समाप्त भंडारण अवधि वाली इलेक्ट्रॉनिक फाइलें सामान्य आधार पर विनाश के लिए पृथक्करण के अधीन हैं, जिसके बाद उन्हें अधिनियम में उपयुक्त चिह्न के साथ सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर द्वारा भौतिक रूप से नष्ट या नष्ट कर दिया जाता है।

नियमों के इस खंड में संगठन के मामलों के नामकरण पर विशेष ध्यान दिया जाता है। मुख्य प्रावधानों के अनुसार यह:

• निष्पादित दस्तावेजों के वर्गीकरण (समूहीकरण) को फाइलों (इलेक्ट्रॉनिक फाइलों) में समेकित करता है और यह संगठन के दस्तावेजी कोष की संरचना और संगठन को दर्शाने वाला मुख्य लेखा दस्तावेज है;
• मामलों की सूची, स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों के साथ-साथ अस्थायी (10 वर्ष तक सम्मिलित) भंडारण अवधि वाले मामलों को रिकॉर्ड करने का आधार है;
• भंडारण अवधि, अन्य नियामक कानूनी कृत्यों, साथ ही मामलों के मानक और अनुमानित नामकरण को इंगित करने वाले दस्तावेजों की मानक, विभागीय और अन्य सूचियों के आधार पर विकसित किया गया है;
• संरचनात्मक प्रभागों के मामलों के नामकरण (परिशिष्ट संख्या 26) के आधार पर निर्धारित प्रपत्र (परिशिष्ट संख्या 25) में तैयार किया गया।

जो संगठन राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत हैं, वे हर पांच साल में एक बार संगठन की केंद्रीय कार्यकारी समिति (ईसी) के साथ फाइलों के नामकरण पर सहमत होते हैं और इसे संबंधित ईपीसी या राज्य (नगरपालिका) संग्रह द्वारा अनुमोदन के लिए प्रस्तुत करते हैं। उसे दी गई शक्तियों के अनुसार। वे संगठन जिनकी गतिविधियाँ रूसी संघ के पुरालेख कोष के दस्तावेज़ नहीं बनाती हैं, फ़ाइलों के नामकरण को स्वतंत्र रूप से अनुमोदित करती हैं।

नियम व्यवस्था स्थापित करते हैं तैयारीइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरित करने के लिए। विशेष रूप से, यह प्रदान किया जाता है कि स्थायी भंडारण, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि सहित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की भंडारण इकाइयों के लिए अलग-अलग सूची संकलित की जाती है। कर्मियों द्वारा. इलेक्ट्रॉनिक मामलों की सूची के लिए प्रपत्र, जैसा कि हम पहले ही कह चुके हैं, नए नियमों के परिशिष्ट संख्या 17, 18 में दिए गए हैं।

धारा वी. रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों और संगठन के अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के उपयोग का संगठन

यह खंड रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और संगठन के अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के उपयोग के संगठन के संबंध में मानक स्थापित करता है। इस भाग में नियमों के मुख्य प्रावधान निम्नलिखित हैं:

आपकी जानकारी के लिए

नए नियम संग्रह दस्तावेजों के उपयोग के रूपों को निर्धारित करते हैं। इनमें से मुख्य हैं:

संगठन के कर्मचारियों के लिए सूचना समर्थन;

उपयोगकर्ता अनुरोधों का निष्पादन, सहित। सामाजिक और कानूनी प्रकृति के नागरिकों से अनुरोध;

अस्थायी उपयोग के लिए दस्तावेज़ और फ़ाइलें जारी करना, उपयोगकर्ता के अनुरोध पर अभिलेखीय दस्तावेज़ों की प्रतियों का प्रावधान, सहित। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के रूप में।

नए नियमों में उपयोगकर्ता के अनुरोधों के साथ काम के संगठन पर विशेष ध्यान दिया गया है। परिभाषित:

• अनुरोधों के प्रकार (विषयगत और सामाजिक-कानूनी);
• लिखित अनुरोध के लिए आवश्यकताएँ (इसका रूप, जानकारी की संरचना जो अनुरोध में शामिल होनी चाहिए);
• अनुरोधों को संसाधित करने की प्रक्रिया (पंजीकरण, विचार, गैर-प्रमुख अनुरोधों को अग्रेषित करने के लिए समय सीमा, एक संग्रहीत प्रमाणपत्र, एक संग्रहीत उद्धरण और एक संग्रहीत प्रति के रूप में उपयोगकर्ता के अनुरोधों के जवाब तैयार करना);
• इंटरनेट पर प्राप्त अनुरोधों के साथ कार्य को व्यवस्थित करने की विशेषताएं।

नए नियम उन मामलों को परिभाषित करते हैं जिनमें पुरालेख पुरालेख दस्तावेज़ जारी करने से इंकार कर सकता है:

• उपयोग निधि की उपलब्धता;
• दस्तावेजों की खराब भौतिक स्थिति;
• दस्तावेज़ों का वैज्ञानिक विवरण नहीं दिया गया है और तकनीकी आलेख(इन कार्यों के पूरा होने तक);
• रूसी संघ या फंड निर्माता के कानून द्वारा स्थापित उपयोग पर प्रतिबंध।

आरधारा IV. भंडारण के लिए संगठन के दस्तावेजों को राज्य (नगरपालिका) संग्रह में स्थानांतरित करना

भंडारण के लिए संगठन के दस्तावेजों को राज्य (नगरपालिका) संग्रह में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया निर्धारित करता है। यह खंड यह स्थापित करता है कि:

• संगठन - राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत, संगठन के संग्रह में रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेजों के लिए अस्थायी भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद, उन्हें स्थानांतरित करें स्थायी भंडारणनियम संख्या 19 के अनुसार उपयुक्त राज्य (नगरपालिका) संग्रह में;
• राज्य और गैर-राज्य संगठन जो राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत नहीं हैं, वे समझौतों के आधार पर अपनी गतिविधियों में उत्पन्न रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेजों को राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार में स्थानांतरित कर सकते हैं।

नए नियम दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया स्थापित करते हैं। वे इस बात पर जोर देते हैं कि दस्तावेजों को उपयुक्त वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के साथ व्यवस्थित स्थिति में स्थायी भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाता है, और राज्य (नगरपालिका) संग्रह में दस्तावेजों के हस्तांतरण को भंडारण के लिए दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के एक अधिनियम द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है (परिशिष्ट संख्या 30) ).

धारा सातवीं. किसी संगठन के पुनर्गठन या परिसमापन के दौरान दस्तावेजों का स्थानांतरण, संगठन के संग्रह के प्रमुख का परिवर्तन

आदेश को परिभाषित करता है किसी संगठन के पुनर्गठन या परिसमापन के दौरान दस्तावेजों का स्थानांतरण, संगठन के संग्रह के प्रमुख का परिवर्तन. यह खंड स्थापित करता है कि किसी परिसमाप्त संगठन को दस्तावेजों का हस्तांतरण मामलों और संपत्ति को स्थानांतरित करने के लिए गठित आयोग की जिम्मेदारी है।

जब उन संगठनों का परिसमापन किया जाता है जो राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत हैं, तो राज्य (नगरपालिका) संग्रह का एक प्रतिनिधि परिसमापन आयोग में शामिल होता है।

जब संगठन के पुरालेख के प्रमुख (संगठन के पुरालेख के लिए जिम्मेदार व्यक्ति) में परिवर्तन होता है, तो पुरालेख का स्वागत और प्रसारण, लेखांकन और वैज्ञानिक संदर्भ उपकरणउनके लिए अधिनियम के अनुसार कार्रवाई की जाती है।

सारांश

1. नए नियम, संगठन के संग्रह द्वारा निष्पादित सभी मुख्य प्रक्रियाओं को कवर करने वाले विनियमों का एक समूह हैं:

• दस्तावेज़ भंडारण का संगठन,
• पुरालेख में दस्तावेज़ों का लेखा-जोखा,
• दस्तावेजों के साथ संग्रह को पूरा करना
• अभिलेखीय दस्तावेज़ों का उपयोग.

2. चूंकि ये नियम हैं मानक दस्तावेज़, यह संभव है कि इसे व्यवहार में लागू करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ में पद्धतिगत जोड़ (सिफारिशों का विकास) की आवश्यकता हो सकती है। पद्धति संबंधी सिफ़ारिशेंसमग्र रूप से नियमों के अनुसार या अलग अनुभागनियम)।

3. मूल बातें मूलभूत अंतरनए नियमों और अन्य दस्तावेजों के बीच अंतर यह है कि ये नियम एक मानक दस्तावेज हैं। 2002 के मूल नियम सलाहकारी प्रकृति के हैं। 1985 के मूल नियम एक मानक और पद्धतिगत दस्तावेज़ थे। इस कारण से, नए नियमों का दायरा बहुत छोटा है: उनमें केवल वे प्रावधान (नियम, आवश्यकताएं) शामिल हैं जिन्हें लागू किया जाना चाहिए अनिवार्य. बाकी सब कुछ - अर्थात, इसे कैसे करना है - पुरालेखपालों पर छोड़ दिया गया है।

4. हम कह सकते हैं कि आवश्यकताएँ कम हैं। अनिवार्य दस्तावेज़ प्रपत्रों की संख्या कम कर दी गई है। पहले, उनमें से 40 से अधिक थे: मूल नियम संख्या 263 में - 44 फॉर्म, मूल नियम में - 48, अब, नए नियमों में - 30। इसका मतलब है कि यदि आवश्यक हो तो अभिलेखागार अपने फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं। व्यवहार में यही स्थिति थी.

5. नए नियम मुख्य रूप से उन संगठनों पर लक्षित हैं जो राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत हैं, लेकिन यह सीधे दस्तावेज़ में नहीं बताया गया है, इसलिए यह कहना अधिक सही है कि नियम उन संगठनों को संबोधित हैं जिनके पास अपने स्वयं के अभिलेखागार हैं .

यूएसएसआर के मुख्य पुरालेख दिनांक 5 सितंबर, 1985 संख्या 263 (इसके बाद 1985 के मूल नियमों के रूप में संदर्भित) के आदेश द्वारा अनुमोदित। वास्तव में, उन्होंने 31 मार्च 2015 को रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश संख्या 526 के प्रकाशन के साथ ताकत खो दी, जिसने नए नियमों को मंजूरी दे दी, जिन पर हम लेख में विचार कर रहे हैं।