कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल - इसे सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए। एक बजटीय संगठन के कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल कैसे तैयार करें कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल के गठन के लिए दस्तावेजों की सूची

ली कर्मचारी आईडी कार्ड – लेखा दस्तावेज, जिसमें कर्मचारी की कार्य गतिविधि के बारे में बुनियादी जानकारी होती है। सभी नियोक्ताओं के लिए बनाए रखना अनिवार्य है (16 अप्रैल, 2003 नंबर 225 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित, कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के लिए नियमों के खंड 12 देखें, कार्य पुस्तिका प्रपत्र तैयार करना और उनके साथ नियोक्ता प्रदान करना) )

एक व्यक्तिगत कार्ड (नंबर टी -2) के रूप को रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 01/05/2004 नंबर 1 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था। इस तथ्य के बावजूद कि 6 वें वर्ष (2013 से) के एकीकृत रूपों के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज उपयोग के लिए अनिवार्य नहीं हैं, व्यक्तिगत कार्ड बनाए रखने की आवश्यकता किसी ने भी श्रमिकों को रद्द नहीं किया। यह दुर्लभ है कि रूस में संगठन अपने स्वयं के रूपों का आविष्कार करते हैं, विशाल बहुमत परिचित फॉर्म नंबर टी -2 का उपयोग करते हैं, जो निरीक्षकों से कोई सवाल नहीं उठाता है, उनकी बारीकियों के अनुरूप मामूली सुधार के साथ।

निजी व्यवसायएक कर्मचारी की श्रम गतिविधि के बारे में दस्तावेजों का एक संग्रह है। नियोक्ता अपने कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत फाइलें रखने के लिए बाध्य नहीं है, वे उन्हें केवल सिविल सेवकों के लिए रखने के लिए बाध्य हैं (रूसी संघ के राष्ट्रपति का 06/01/1998 नंबर 640 का फरमान "व्यक्तिगत फाइलों को बनाए रखने की प्रक्रिया पर" व्यक्तियों की जगह सार्वजनिक कार्यालय रूसी संघसंघीय की नियुक्ति और राज्य के पदों के क्रम में सार्वजनिक सेवा")। सच है, व्यक्तिगत मामलों का संचालन करने का कर्तव्य भी एक राज्य संस्थान को एक उद्योग नियामक अधिनियम द्वारा सौंपा जा सकता है।

निजी व्यवसाय के क्षेत्र में, कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें रखने या न रखने का निर्णय संगठन के प्रमुख द्वारा किया जाता है। केवल एक उच्च संगठन ही उसे ऐसा करने का आदेश दे सकता है - बेशक, अगर यह मौजूद है।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल एक व्यक्तिगत कार्ड की तुलना में बहुत अधिक जानकारीपूर्ण होती है। इसमें न केवल शामिल है सामान्य जानकारीकिसी संगठन में किसी व्यक्ति के कार्य के बारे में, लेकिन मूल दस्तावेज़ों के रूप में विशिष्ट दस्तावेज़ और दस्तावेज़ीकरण के लिए आपके संगठन में प्रकाशित प्रतियाँ श्रम संबंधऔर कर्मचारी द्वारा प्रदान किया गया (शिक्षा, व्यक्तिगत डेटा, आदि पर दस्तावेज)।

कृपया ध्यान दें: यह तथ्य कि संगठन कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें रखता है, इसे व्यक्तिगत कार्ड रखने की आवश्यकता से मुक्त नहीं करता है। इस मामले में, व्यक्तिगत कार्ड को हमेशा कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल से अलग रखा जाएगा, अर्थात। मामलों के नामकरण में, ये अलग-अलग मामले होंगे!

उनके भंडारण की अवधि कला द्वारा निर्धारित की जाती है। 22.1 संघीय कानूनदिनांक 22 अक्टूबर 2004 नंबर 125-FZ "चालू" संग्रहरूसी संघ में" (बाद में अभिलेखागार पर कानून के रूप में संदर्भित)। स्मरण करो: अब कर्मियों पर दस्तावेजों के भंडारण की अवधि 50 वर्ष है, यदि दस्तावेजों को कार्यालय के काम से 01.01.2003 से शुरू किया गया था। और अब बंद किए जा रहे श्रमिकों के व्यक्तिगत कार्ड और व्यक्तिगत फाइलें (और 01/01/2003 के बाद से बंद की गई सभी फाइलें) इस श्रेणी में आती हैं।

सामान्य तौर पर, व्यक्तिगत फाइलें और व्यक्तिगत कार्ड समान नियमों के अनुसार संग्रहीत किए जाते हैं, लेकिन फिर भी बारीकियां और अंतर हैं। आइए उन पर विचार करें।

पत्रिका संख्या 4′ 2018 के लेख "कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें कैसे बनाएं" के कार्मिक सेवा मामलों के नामकरण के उदाहरण 6 में, आप देख सकते हैं कि इसमें व्यक्तिगत फाइलें और व्यक्तिगत कार्ड कैसे प्रदर्शित किए जा सकते हैं

अपने व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए एक कर्मचारी की सहमति के नमूने के लिए, इस क्षेत्र में उल्लंघन के लिए जुर्माना की राशि, आदि, लेख देखें "सावधानी, कर्मचारियों का व्यक्तिगत डेटा! » पत्रिका 4′ 2018

परिचालन भंडारण और लेखा

व्यक्तिगत कार्ड और कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल में उसका व्यक्तिगत डेटा होता है, जिसका अर्थ है कि उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बढ़ी हुई आवश्यकताओं को रखा गया है।

व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेजों के लिए, व्यक्तिगत कार्ड और मामलों के लिए, एक विशेष अग्निरोधक, लॉक करने योग्य कैबिनेट स्थापित किया जाता है। व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेजों तक पहुंच, एक नियम के रूप में, ऐसे व्यक्तियों का एक सीमित दायरा है, जिन्होंने सहयोगियों की व्यक्तिगत जानकारी का खुलासा नहीं करने के दायित्व पर हस्ताक्षर किए हैं। कार्ड और मामलों के साथ काम करते समय, उन्हें मेज पर लावारिस छोड़ने की अनुमति नहीं है, खासकर रात में। व्यक्तिगत कार्ड और मामलों को उनके स्थान पर नई जानकारी दर्ज करने या नए दस्तावेज दाखिल करने के बाद सख्ती से वापस किया जाना चाहिए।

अब समझाते हैं कार्मिक विभाग में व्यक्तिगत रिकॉर्ड की एक प्रणाली को कैसे व्यवस्थित करें।कर्मचारियों पर व्यक्तिगत फाइलें स्थापित करते समय, उन्हें सीरियल नंबर दिए जाते हैं, व्यक्तिगत मामलों के जर्नल में पंजीकरणसकल क्रम में। एक नियम के रूप में, प्रबंधक के लिए नंबर 1 पर एक व्यक्तिगत फ़ाइल दायर की जाती है, फिर बाकी कर्मचारियों के लिए जैसे ही वे संगठन में प्रवेश करते हैं।

उदाहरण 1

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यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कर्मचारियों की बर्खास्तगी पर, उनकी व्यक्तिगत फाइलों की संख्या नए कर्मचारियों को नहीं सौंपी जाती है। क्रमांकन कुछ निर्धारित सीमा तक जारी रहता है, मान लीजिए 10,000 तक।

केंद्र में और रीढ़ की हड्डी में व्यक्तिगत फ़ाइल के कवर पर इसकी संख्या इंगित करें: "व्यक्तिगत फ़ाइल नंबर 1" (उदाहरण 3 में "5" संख्या के साथ चिह्नित)।

फिर खोलें वर्णमाला पुस्तकऔर आने वाले कर्मचारियों के बारे में जानकारी इसमें दर्ज की जाती है, लेकिन पहले से ही वर्णानुक्रम में अंतिम नाम से:

• पत्र पी के साथ - संगठन के प्रमुख प्रोखोरोव इवान सर्गेइविच के बारे में;
• एफ अक्षर के साथ - उनके डिप्टी फेडोरोव किरिल पेट्रोविच के बारे में;
• इसलिये पेट्रोव निकिता विक्टरोविच प्रोखोरोव की तुलना में बाद में काम पर गए, उन्हें प्रोखोरोव के बाद अक्षर पी के साथ वर्णमाला पुस्तक में दर्ज किया जाएगा और यह अक्षर पी के अंदर वर्णमाला क्रम का उल्लंघन होगा। यदि वर्णमाला पुस्तक हस्तलिखित है, तो उल्लंघन का उल्लंघन उपनाम के पहले अक्षर के बाद वर्णानुक्रमिक क्रम स्वाभाविक है - यहां उपनामों को संगठन में लोगों की प्राप्ति के क्रम में व्यवस्थित किया जाता है (अधिक सटीक रूप से, रोजगार के आदेश की तिथि)।

उदाहरण 2

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यदि उनके लेखांकन के लिए व्यक्तिगत मामलों के पंजीकरण के जर्नल को अनिवार्य माना जाता है, तो वर्णमाला पुस्तक वैकल्पिक है और व्यक्तिगत मामलों की खोज की सुविधा के लिए शुरू की गई है। पहले, पूरी तरह से कागज-आधारित कार्यालय के काम के साथ, यह समझ में आता था: जर्नल में, व्यक्तिगत फाइलों को लोगों के रोजगार के क्रम में दर्ज किया गया था, और वर्णमाला पुस्तक में जानकारी उनके अंतिम नामों से वर्णानुक्रम में रखी गई थी। लेकिन अब रजिस्ट्रेशन लॉग इन रखना ज्यादा सुविधाजनक है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में(ईडीएमएस में या एक्सेल स्प्रेडशीट में), और फिर इस अकाउंटिंग दस्तावेज़ के लिए खोज क्षमताएं पर्याप्त हो जाती हैं।

व्यक्तिगत फाइलों को आमतौर पर उनके सीरियल नंबर के अनुसार एक कोठरी में व्यवस्थित किया जाता है, कम बार - वर्णानुक्रम में या संरचनात्मक विभाजन द्वारा। यह के लिए किया जाता है परिचालन लेखांकनऔर त्वरित खोज।

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ओल्गा मेन्शिकोवा,प्रकाशन गृह "बिजनेस-शस्त्रागार" के विशेषज्ञ

अगर संगठन व्यक्तिगत फाइलों को रखने का फैसला करता है, तो उन्हें ध्यान में रखा जाना चाहिए व्यक्तिगत मामलों के पंजीकरण के जर्नल।सिविल सेवकों की व्यक्तिगत फाइलों के लिए, इसे कागज के रूप में रखने, संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर के साथ सिलाई और प्रमाणित करने की प्रथा है (या अधिकृत व्यक्ति) और संगठन की मुहर। ऐसा जर्नल आमतौर पर भरा जाता है, जबकि इसमें कई वर्षों तक व्यक्तिगत फाइलों के खोले जाने की जानकारी होती है (यह तथाकथित "संक्रमणकालीन" मामला है)। स्नातक होने के बाद, जर्नल को सभी नियमों के अनुसार बंद किया जाना चाहिए: पंजीकृत व्यक्तिगत फाइलों की संख्या पर अंतिम प्रविष्टि करें, यदि नंबरिंग में त्रुटियां थीं, तो इसका उल्लेख करें और हस्ताक्षर करें (आमतौर पर यह कर्मियों के प्रमुख द्वारा किया जाता है) तारीख के साथ विभाग)।

व्यक्तिगत फ़ाइल संख्याजर्नल से स्थानांतरित किया जाता है:

• एक अनिवार्य लेखा दस्तावेज में - एक व्यक्तिगत कार्ड (पहले, फॉर्म नंबर टी -2 का इस्तेमाल इसे भरने के लिए किया गया था, जिसे 01/05/2004 नंबर 1 के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था, अब कई बस अपने क्षेत्र में इसकी वैधता को मंजूरी देकर इसका उपयोग करना जारी रखें) और
• व्यक्तिगत फ़ाइल के कवर पर (उदाहरण 3 में "5" देखें)।

फ़ाइल फ़ोल्डर कवरइसका शीर्षक पृष्ठ है। इसका रूप दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन के नियमों के परिशिष्ट संख्या 28 में दिया गया है अभिलेखीय निधिअधिकारियों में रूसी संघ और अन्य अभिलेखीय दस्तावेज राज्य की शक्तिअंग स्थानीय सरकारऔर संगठन (31 मार्च, 2015 संख्या 526 के रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित; इसके बाद भंडारण नियम के रूप में संदर्भित)। इस रूप में सच्चाई सबसे बड़े अक्षरों में लिखी जाती है "केस नंबर ___ वॉल्यूम नंबर ___",और व्यक्तिगत फाइलें शायद ही कभी कई वॉल्यूम बनाती हैं, इसलिए इस जानकारी को बदलने के लिए लंबे समय से प्रथागत है "निजी फ़ाइल नंबर ___"(उदाहरण 3 में चिह्न "1" देखें)। मामले के शीर्षक के स्थान पर पूरा नाम दर्ज किया जाता है। कर्मचारी पूरी तरह से नाममात्र के मामले में है (उसी स्थान पर "2" संख्या)।

अन्य जानकारी का स्थान भिन्न हो सकता है (यह महत्वपूर्ण नहीं है)। अक्सर, संगठन मुद्रित फ़ील्ड के साथ तैयार किए गए फ़ोल्डर खरीदते हैं जो हाथ से भरे जाते हैं। कम सामान्यतः, शीर्षक पृष्ठ को कंप्यूटर पर भर दिया जाता है और मुद्रित किया जाता है, फिर फ़ोल्डर के कवर पर चिपका दिया जाता है, लेकिन मामले का शेल्फ जीवन लंबा होता है और समय के साथ इस चिपकने वाली शीट को बहुत नुकसान हो सकता है।

व्यक्तिगत मामले के प्रारंभ होने की तिथि(संख्या "3" देखें) रोजगार के आदेश की तिथि है (भले ही वह तिथि से भिन्न हो) रोजगार समझोता) और समाप्ति तिथि बर्खास्तगी आदेश की तिथि है, भले ही संगठन में व्यक्ति के कार्य का अंतिम दिन बाद में था।

केस इंडेक्स(संख्या "4") को मामलों के वर्तमान नामकरण से स्थानांतरित किया गया है। 2018 में संगठन में कम से कम 2 अलग-अलग मामले होंगे:

• प्रबंधकों की व्यक्तिगत फाइलों के लिए स्थायी भंडारण अवधि के साथ और
• अन्य कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के लिए 50 वर्षों के साथ (याद रखें कि संगठन नियामक भंडारण अवधि को ऊपर की ओर बदल सकता है)।

भले ही आपके संगठन में अपनाए गए मामलों के गठन के नियम लागू हों व्यक्तिगत दृष्टिकोणश्रमिकों की एक बड़ी संख्या के लिए, लेकिन साथ ही, शीर्ष प्रबंधन को छोड़कर सभी श्रेणियों के श्रमिकों की व्यक्तिगत फाइलों को संग्रहीत करने की शर्तें समान हैं, तो मामलों के नामकरण में उनके लिए अलग लाइन शुरू करने की कोई आवश्यकता नहीं है। !

केस नंबर (उदाहरण 3 में "5" नंबर) कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल रजिस्टर से स्थानांतरित किया जाता है। वहां, व्यक्तिगत फाइलों को आमतौर पर सकल क्रम में क्रमांकित किया जाता है, हालांकि श्रमिकों की श्रेणियों को प्रदर्शित करने के लिए सूचकांकों का उपयोग करना भी संभव है।

खोज की सुविधा के लिए, व्यक्तिगत फ़ाइल फ़ोल्डर की रीढ़ पर अनुक्रमणिका और केस संख्या चिपका दी जाती है।

निधि संख्या और अभिलेखीय संस्था का नाम(एक ही स्थान पर "6" और "7" अंक) तभी भरे जाते हैं जब आपका संगठन इसके अधिग्रहण का स्रोत हो। चादरों की संख्या("8") और कार्मिक सूची संख्या("9"), जिसमें यह मामला शामिल है, तब भरा जाता है जब इसे अगले वर्ष के लिए कार्मिक विभाग से संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए तैयार किया जा रहा हो या संबंधित व्यक्ति की बर्खास्तगी के बाद 3 साल के भीतर। शेल्फ जीवन("10") एक ही समय में भरना बेहतर है (अन्यथा आप कभी नहीं जानते कि और क्या बदल सकता है)।

उदाहरण 3

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कर्मचारी की बर्खास्तगी के बाद, हम दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करते हैं

बर्खास्तगी के दिन कर्मचारी न केवल कार्यपुस्तिका में, बल्कि अपने व्यक्तिगत कार्ड में भी हस्ताक्षर करता है।उसके बाद, दस्तावेज़ अपने मूल स्थान पर वापस नहीं आएगा, लेकिन "बर्खास्त श्रमिकों के व्यक्तिगत कार्ड" समूह में रखा जाएगा। इन कार्डों को एक बंद कैबिनेट में उसी तरह संग्रहीत किया जाता है, लेकिन दूसरों से अलग, ताकि उन्हें अंततः संगठन के संग्रह में स्थानांतरित किया जा सके।

यदि कंपनी व्यक्तिगत मामलों का अभ्यास करती है, तो व्यक्तिगत कार्ड बंद करने के बाद निजी फाइल बंदइसमें रोजगार अनुबंध की समाप्ति (समाप्ति) के आदेश की एक प्रति और इस्तीफे के पत्र की मूल प्रति या अन्य दस्तावेज (या उसकी एक प्रति) शामिल है जो रोजगार संबंध को समाप्त करने के आधार के रूप में कार्य करता है। फिर व्यक्तिगत फाइल के दस्तावेज भी एक विशेष समूह "बर्खास्त श्रमिकों की व्यक्तिगत फाइलें" को भेजे जाएंगे, जहां वे संग्रह में स्थानांतरण की प्रतीक्षा करेंगे।

कर्मचारियों की बर्खास्तगी के वर्षों के अनुसार व्यक्तिगत फाइलों और व्यक्तिगत कार्डों को ध्यान में रखा जाता है।

उदाहरण 4

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2017 में छोड़े गए कर्मचारी पेट्रोव के व्यक्तिगत कार्ड को 2017 के लिए फाइल में रखा जाएगा, इस तथ्य के बावजूद कि पेट्रोव 2010 में नौकरी में शामिल हुए थे। और इवानोव का व्यक्तिगत कार्ड, जिसे उसी 2010 में स्वीकार किया गया था और 2016 में छोड़ दिया गया था, 2016 के लिए इसी तरह के मामले में शामिल किया जाएगा। यहां तक ​​​​कि अगर इवानोव और पेट्रोव के व्यक्तिगत कार्ड एक साथ संगठन के संग्रह को सौंप दिए गए थे, तो वे एक-दूसरे से अलग-अलग संग्रहीत किए जाएंगे, प्रत्येक "अपने स्वयं के" वर्ष के लिए मात्रा में, इसके अलावा, वे अलग-अलग वार्षिक वर्गों में आएंगे कर्मियों द्वारा मामलों की सूची।

जब कोई कर्मचारी चला जाता है पंजीकरण जर्नल में (और वर्णमाला पुस्तक, यदि अनुरक्षित है)बर्खास्तगी के आदेश की तारीख और संख्या का संकेत दिया गया है। ऐसा क्यों किया जाता है आइए बताते हैं। जब संग्रह से एक व्यक्तिगत फ़ाइल का अनुरोध किया जाता है, तो, एक नियम के रूप में, कार्मिक अधिकारी पुरालेखपाल को बताता है कि कर्मचारी को किस वर्ष बर्खास्त किया गया था। इन आंकड़ों के अनुसार, संग्रह में व्यक्तिगत फ़ाइल की खोज करना आसान है, खासकर अगर संगठन के पास एक बड़ा कर्मचारी है।

उदाहरण 5

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व्यवहार में, हमें एक ऐसे संगठन का पता चला, जहां नौकरी से निकाले गए कर्मचारियों की लगभग 10,000 व्यक्तिगत फाइलें थीं। लेकिन एक और समस्या थी: अक्सर छंटनी किए गए कर्मचारी वापस आ जाते थे और फिर से काम पर रख लेते थे। तब कार्मिक अधिकारियों ने संग्रह से ऐसे व्यक्ति का मामला लिया और इसे संचालित करना जारी रखा। कुछ श्रमिकों के पास 1 मामले में संयुक्त रूप से 3-4 खंड थे। लेकिन यह कोई सामान्य स्थिति नहीं है।

इसलिए, पुरालेखपाल कार्मिक अधिकारी द्वारा नामित बर्खास्तगी के वर्ष के लिए कार्मिक मामलों की सूची को देखता है और फ़ाइल ढूंढता है। पुरालेखपाल पहले से ही अपनी संख्याओं के आधार पर एक व्यक्तिगत फ़ाइल की खोज करता है: कर्मियों और अभिलेखीय संख्या द्वारा मामलों की सूची के अनुसार (यह सूची के अंदर सीरियल नंबर है)।

एक ही समय पर आए कर्मचारी अलग-अलग समय पर चले जाएंगे। बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों की सूची में बर्खास्तगी का वर्ष शामिल होगा। एक व्यक्तिगत फ़ाइल के कवर पर (यदि यह अलग से बनाई गई है, क्रम में नहीं), तो संगठन में काम की शुरुआत और अंत - प्रवेश के आदेश की तारीख और आदेश की तारीख को इंगित करना आवश्यक होगा। बर्खास्तगी अभिलेखीय मुहर पर मामले की क्रम संख्या के अनुसार मामले की संख्या को सूची के अनुसार इंगित करें।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कार्मिक विभाग के कर्मचारी, मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करते समय, केवल पेंसिल में इन्वेंट्री के अनुसार सीरियल नंबर को कवर पर रखना चाहिए! भविष्य में, जब पूरे संगठन के कर्मियों के लिए इन्वेंट्री के वार्षिक खंड संकलित किए जाएंगे, तो कर्मियों के लिए लेखांकन दस्तावेज भी इसमें जोड़े जाएंगे: व्यक्तिगत खाते, पेरोल विवरण, आदि। इसलिए, जब इन्वेंट्री को संसाधित किया जाता है (संरचनात्मक से संगठन के वार्षिक वर्गों तक), अभिलेखीय संख्या बदल जाएगी।

रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के नियमों के खंड 4.1 के अनुसार और राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित) दिनांक 31 मार्च, 2015 नंबर 526), ​​संरचनात्मक विभागों को कर्मियों पर दस्तावेजों को "संगठन के संग्रह में 1 वर्ष से पहले और कार्यालय के काम में मामलों के पूरा होने के 3 साल बाद नहीं" स्थानांतरित करना होगा।

बेशक, यह वांछनीय है कि सभी संरचनात्मक विभाग कार्यालय के काम द्वारा पूरा किए गए दस्तावेजों को समय पर - सालाना और एक सहमत कार्यक्रम के अनुसार स्थानांतरित करते हैं। यह दस्तावेजों के लिए विशेष रूप से सच है। स्थायी भंडारणऔर कर्मियों के मामले में, tk. आगे संग्रह में, संरचनात्मक प्रभागों के मामलों की सूची के आधार पर, वे संगठन के मामलों की सूची के वार्षिक वर्गों को संकलित करेंगे।आमतौर पर, कार्मिक सूची के वार्षिक खंडों में न केवल कार्मिक विभाग, बल्कि लेखा विभाग के दस्तावेज़ भी शामिल होते हैं। यदि कुछ संरचनात्मक इकाई एक निश्चित अवधि के भीतर दस्तावेज जमा नहीं करती है (उदाहरण के लिए, लेखा विभाग हस्तांतरण के लिए व्यक्तिगत खाते तैयार नहीं करता है), तो सूची के वार्षिक खंड को संकलित करना असंभव होगा। यह कार्य तब तक के लिए स्थगित कर दिया जाएगा जब तक कि संबंधित वर्ष के कर्मियों के सभी दस्तावेज संग्रहीत नहीं कर लिए जाते।

यदि संगठन में कार्मिक विभाग से संग्रह में दस्तावेजों को स्थानांतरित करने का कार्य स्थापित नहीं होता है, तो काम करने वाले कमरों में चीजें कई वर्षों तक जमा हो सकती हैं जब तक कि वे मौजूदा अलमारियाँ में फिट न हो जाएं और जब तक हाथ उन तक न पहुंच जाए। और जब जीवन के लिए और जगह नहीं होती, तो वे मलबा साफ करने लगते हैं, एक साथ कई वर्षों के लिए फ़ाइलों को संग्रह में स्थानांतरित करना।उदाहरण के लिए, कार्मिक विभाग ने 2014-2016 के लिए दस्तावेज जमा किए हैं, फिर अब, 2018 में, उन सभी को इस इकाई के कर्मियों के लिए मामलों की एक सूची में रखा जा सकता है (उदाहरण 6 में दिखाया गया है)। आइए बताते हैं इसे बनाने का तरीका:

• कर्मियों द्वारा मामलों की सूची को निम्नानुसार क्रमांकित करना उचित है:
• पहले उपखंड कोड इंगित करें (उदाहरण 6 में यह 04 है, "!" देखें),
• और फिर एक अंश के माध्यम से इस इकाई के कर्मियों पर अपने अस्तित्व के पूरे समय के लिए मामलों की सभी सूची के बीच इस सूची की क्रम संख्या (उदाहरण 6 में यह 7 है);
• इन्वेंट्री के शीर्षक में, हम उन वर्षों को इंगित करते हैं जिनके लिए उस पर दस्तावेज़ संग्रह में स्थानांतरित किए जाते हैं (उदाहरण 6 में "2014-2016 के लिए");
• और सूची का सारणीबद्ध भाग निम्नलिखित तर्क के अनुसार बनाया जाएगा:
• सबसे पहले, शीर्षक को एक अलग लाइन "2014" में डालें और इन्वेंट्री में 2014 के लिए दस्तावेज़ शामिल करें (कार्मिकों के लिए आदेश, व्यक्तिगत फ़ाइलें, व्यक्तिगत कार्ड, आदि),
• फिर इसी तरह 2015 के लिए अंदर एक ही व्यवस्थितकरण के साथ
• और 2016 से आगे।

लेकिन यह नियम के बजाय अपवाद होना चाहिए। संगठन को संरचनात्मक डिवीजनों से संग्रह में मामलों के हस्तांतरण के लिए स्पष्ट रूप से एक कार्यक्रम स्थापित करना चाहिए।

इसी वर्ष के लिए समेकित वार्षिक खंड के ईपीसी (ईसी) के अनुमोदन के बाद संरचनात्मक डिवीजनों के मामलों की सूची 3 साल के लिए संग्रहीत की जाती है (नोट देखें)<1>कला के लिए। सूची के 248):

दस्तावेज़ टुकड़ा

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गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची सरकारी संस्थाएं, स्थानीय सरकारें और संगठन, भंडारण की अवधि का संकेत देते हैं (25 अगस्त, 2010 संख्या 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित; इसके बाद - पीटीयूडी)

उदाहरण 6

कार्मिक विभाग के कर्मियों पर मामलों की सूची (एक बार में कई वर्षों के लिए दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करने के गैर-मानक मामले में)

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आप व्यक्तिगत कार्ड को 1 केस में या अलग से संयोजन के रूप में स्टोर कर सकते हैं(लेकिन एक नियम के रूप में, उन्हें संगठनों में जोड़ा जाता है)। इन दस्तावेजों को कर्मचारियों की बर्खास्तगी के वर्षों के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है, और प्रत्येक खंड के अंदर उन्हें अंतिम नाम से वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है।

जो कंपनियां व्यक्तिगत कार्डों को वॉल्यूम में स्टोर करना चुनती हैं, उन्हें निम्नलिखित को समझना चाहिए। द्वारा सामान्य नियमअधिकतम मात्रा मोटाई 4 सेमी और 250 शीट के भीतर होनी चाहिए। लेकिन व्यक्तिगत कार्ड, एक नियम के रूप में, मोटे कार्डबोर्ड पर टाइपोग्राफिक तरीके से बनाए जाते हैं। और तदनुसार, 150-200 से अधिक चादरें मामले में प्रवेश नहीं कर सकती हैं। अन्यथा, संग्रह में अभिलेखीय प्रमाण पत्र तैयार करते और जारी करते समय, इस तरह के एक कठिन और अनाड़ी कार्य के साथ काम करना मुश्किल होगा।

उदाहरण 7

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यही बात व्यक्तिगत मामलों पर भी लागू होती है, लेकिन कुछ स्पष्टीकरणों के साथ:

एक) कर्मचारी की बर्खास्तगी के तुरंत बाद, पासपोर्ट की प्रतियां, एसएनआईएलएस, शिक्षा पर दस्तावेज और कर्मचारी द्वारा प्रदान किए गए अन्य दस्तावेज जिसमें उसका व्यक्तिगत डेटा होता है, उसकी व्यक्तिगत फाइल से वापस ले लिया जाता है।यह कला के पैरा 7 द्वारा आवश्यक है। 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून के 5 नंबर 152-एफजेड "व्यक्तिगत डेटा पर", जिसके अनुसार "व्यक्तिगत डेटा का भंडारण एक ऐसे रूप में किया जाना चाहिए जो आपको व्यक्तिगत डेटा के विषय को निर्धारित करने की अनुमति देता है, अब नहीं व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के प्रयोजनों के लिए आवश्यकता से अधिक, यदि व्यक्तिगत डेटा के भंडारण की अवधि संघीय कानून द्वारा स्थापित नहीं है, एक समझौता जिसके लिए व्यक्तिगत डेटा का विषय एक पार्टी, लाभार्थी या गारंटर है। संसाधित व्यक्तिगत डेटा प्रसंस्करण के लक्ष्यों तक पहुंचने पर या इन लक्ष्यों को प्राप्त करने की आवश्यकता के नुकसान के मामले में विनाश या प्रतिरूपण के अधीन है, जब तक कि अन्यथा संघीय कानून द्वारा प्रदान नहीं किया जाता है। इसीलिए व्यक्तिगत फ़ाइल में, आपको कंपनी में उसके काम से संबंधित कर्मचारी के दस्तावेज़ों की केवल मूल और प्रतियाँ ही छोड़नी होंगी;

बी) स्टेपलर के सभी पेपर क्लिप और स्टेपल व्यक्तिगत फाइल के दस्तावेजों से हटा दिए जाते हैं (यह किसी भी फाइल के दीर्घकालिक भंडारण की तैयारी में एक मानक अभ्यास है);

ग) प्रत्येक व्यक्तिगत फ़ाइल के दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है: रोजगार के लिए आवेदन से (2002 से यह एक वैकल्पिक दस्तावेज है) और / या मूल रोजगार अनुबंध, संबंधित आदेश की एक प्रति के साथ बर्खास्तगी आदेश की एक प्रति के साथ;

d) संग्रह में खारिज किए गए लोगों की व्यक्तिगत फ़ाइलों को स्थानांतरित करते समय व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, वे पहले से ही उन्हें संगठनों में नहीं, बल्कि उन्हें अलग-अलग मामलों में स्थानांतरित करने की कोशिश कर रहे हैं (फिर उन्हें अलग-अलग पंक्तियों में दिखाई देना चाहिए कर्मियों द्वारा मामलों की सूची, उदाहरण 8 देखें)।

यदि संगठन पुराने ढंग से कार्य करना जारी रखता है, तो एक विशेष वर्ष में खारिज किए गए लोगों की व्यक्तिगत फाइलों के साथ एक वॉल्यूम बनाते समय (उदाहरण 9 देखें), एक अलग व्यक्तिगत फाइल से दस्तावेजों के प्रत्येक सेट से पहले, निम्नलिखित संलग्न है:

• एक शीट जिस पर कर्मचारी का उपनाम, नाम, संरक्षक मुद्रित होता है (कभी-कभी चमकीले रंगों के कागज का उपयोग इसके लिए वॉल्यूम में नेविगेट करना आसान बनाने के लिए किया जाता है);
• और फिर आप व्यक्तिगत फ़ाइल की आंतरिक सूची की एक शीट संलग्न कर सकते हैं यह व्यक्ति(लेकिन यह वैकल्पिक है)।

एक नियम के रूप में, संगठनों में शामिल व्यक्तिगत फाइलें काफी पतली होती हैं: उनमें 4-20 दस्तावेज होते हैं। इसलिए, संगठनों में प्रत्येक व्यक्तिगत फ़ाइल के लिए मानक आंतरिक सूची तैयार करना आवश्यक नहीं है।
लेकिन संगठन की शुरुआत में, इसमें शामिल व्यक्तिगत फाइलों की एक सामान्य आंतरिक सूची बनाना और इसे कवर के बाद रखना आवश्यक होगा (उदाहरण 10)। यह काफी सरल दिखता है: पूरा नाम, अंतिम तिथियां (यह प्रवेश आदेश की तिथि और बर्खास्तगी आदेश की तिथि है) और क्रम में शीट नंबर। कार्मिक विभाग द्वारा उनकी स्थापना के समय सौंपी गई व्यक्तिगत फाइलों की संख्या संग्रह में आवश्यक नहीं होगी (अभिलेखागार व्यक्तिगत फाइलों की पहचान करते हैं, बर्खास्तगी का वर्ष और पूरा नाम देखें), इसलिए, इस सूची में, ये पंजीकरण संख्याव्यक्तिगत फ़ाइलें आमतौर पर शामिल नहीं होती हैं;

ई) आपके द्वारा चुनी गई फाइलों में दस्तावेजों को व्यवस्थित करने का कोई भी तरीका नहीं है, उन्हें वॉल्यूम में दाखिल करने की प्रक्रिया में, आपको करने की आवश्यकता है नंबर सभी शीटऊपरी दाएं कोने में पेंसिल में (केस के प्रत्येक खंड की चादरों की संख्या एक से शुरू होती है)। प्रत्येक वॉल्यूम के बारे में यह जानकारी तब दर्ज की जाती है प्रमाणन पत्रकऔर में दस्तावेजों की मात्रा आंतरिक सूची(उदाहरण 10), साथ ही में संग्रह में स्थानांतरित फ़ाइलों की सूचीकॉलम "शीट्स की संख्या" में (उदाहरण 6-9 देखें)। प्रत्येक खंड में एक पूर्ण आवरण होना चाहिए (उदाहरण 3)। ये मामलों के पूर्ण प्रसंस्करण के लिए मानक नियम हैं, जिसमें विभागों से संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर्मियों के सभी मामले शामिल हैं।

मामलों के पूर्ण प्रसंस्करण के लिए मानक नियमों का विस्तार से वर्णन किया गया है और लेख "संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए दस्तावेज तैयार करना" पत्रिका संख्या 2′ 2016 में उदाहरण के साथ वर्णित हैं।

उदाहरण 8

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उदाहरण 9

बर्खास्त किए गए श्रमिकों के व्यक्तिगत कार्ड और व्यक्तिगत फाइलें, अगर उन्हें बर्खास्तगी के वर्ष के अनुसार एक मामले (पोशाक) में जोड़ा जाता है, कर्मियों द्वारा मामलों की सूची में व्यक्तिगत कार्ड में, केवल बर्खास्तगी का वर्ष इंगित किया जाता है (उदाहरण 7 और 9 देखें) ) इस तथ्य के कारण कि कार्ड वर्णानुक्रम में हैं, और बर्खास्तगी की तारीखें सभी के लिए अलग-अलग हैं, शुरुआत और समाप्ति तिथियां निर्धारित करना काफी मुश्किल है, और औपचारिक रूप से "01/01/2016 - 12/31" को इंगित करने का कोई मतलब नहीं है। /2016"। केवल वर्ष "2016" निर्दिष्ट करना बेहतर है।

संगठनों में गठित व्यक्तिगत फाइलों में, केवल बर्खास्तगी का वर्ष भी सूची में इंगित किया जाना चाहिए (उदाहरण 9)।

और प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग से बनाई गई व्यक्तिगत फाइलों में, रोजगार के आदेश की तारीख और बर्खास्तगी के आदेश की तारीख का संकेत दिया जाना चाहिए (उदाहरण 8)।

विभिन्न कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को एक संगठन (बर्खास्तगी के वर्ष के लिए एक सामान्य मामला) में बनाने के पक्ष और विपक्ष क्या हैं?

वे उन संगठनों द्वारा संगठनों में गठित किए जाते हैं जिनमें कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों में पैसे और भंडारण स्थान बचाने के लिए न्यूनतम संख्या में दस्तावेज (4 से 20 और अधिक नहीं) होते हैं।

उन संगठनों में जहां बहुत सारे कार्मिक दस्तावेज बनाए जाते हैं, एक नियम के रूप में, व्यक्तिगत फाइलें काफी बड़ी होती हैं - एक फाइल में 50 और अधिक दस्तावेजों से। ऐसे दस्तावेजों को प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग-अलग व्यक्तिगत फाइलों में छोड़ना बेहतर है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि व्यक्तिगत फाइलों में कर्मचारियों का व्यक्तिगत डेटा होता है। व्यक्तिगत मामलों में सूचना की सुरक्षा संगठनों की तुलना में बहुत अधिक है। संगठनों में से, "सूचना रिसाव" अधिक बार होता है। उदाहरण के लिए, किसी को बर्खास्त कर्मचारी स्मिरनोव पीए की व्यक्तिगत फाइल से परिचित होने के लिए प्रबंधन से अनुमति मिली, लेकिन आदेश में अन्य 15 व्यक्तिगत फाइलें दायर की गईं। इस प्रकार, एक "जिज्ञासु शोधकर्ता" एक ही वर्ष में खारिज किए गए लोगों की अतिरिक्त 15 व्यक्तिगत फाइलों की आसानी से "जांच" कर सकता है।

एक और कारण है कि कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को संगठनों में नहीं, बल्कि अलग से बनाना बेहतर है। कला के अनुसार। 656 ए) संगठन के प्रमुखों और कर्मचारियों की अन्य "विशेषाधिकार प्राप्त" श्रेणियों की पीटीयूडी व्यक्तिगत फाइलों को स्थायी रूप से रखा जाना चाहिए, न कि 75 या 50 साल, बाकी की तरह। एक विशिष्ट व्यक्ति आज, उदाहरण के लिए, एक अस्पताल में एक नर्स है, एक मेडिकल छात्र है, और 30 वर्षों में वह एक उत्कृष्ट डॉक्टर बन जाएगा। उनके बारे में शायद किताबें लिखी जाएंगी और फिल्में बनाई जाएंगी। शोध के लिए उनकी निजी फाइल मांगी जाएगी। और अगर इसे पोशाक में सिल दिया जाता है, तो इससे कुछ असुविधाएँ पैदा होंगी। इसी तरह, यह किसी भी प्रशिक्षु के साथ हो सकता है: समय के साथ, वह एक प्रसिद्ध अभिनेता या राजनीतिज्ञ बन सकता है। आज - एक साधारण कार्यकर्ता, और कल - एक किंवदंती!

लेकिन राज्य के सिविल सेवकों और नगरपालिका कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग-अलग फाइलों में ही बनती हैं।

जब एक अक्षर के उपनामों के दस्तावेज पूरी तरह से एक मात्रा में शामिल होते हैं, तो केवल इस पत्र को इंगित किया जाता है, इसलिए वे यह सुनिश्चित करने का प्रयास करते हैं कि "पूरा पत्र" खंड 1 में शामिल है। लेकिन अगर किसी विशेष पत्र के लिए इतने सारे उपनाम हैं कि उन पर दस्तावेज़ मात्रा की स्थापित मोटाई (4 सेमी या 250 शीट) से अधिक है, तभी "अक्षर को विभाजित करते समय" हम तीन के साथ वॉल्यूम में पदनाम पर स्विच करते हैं उन उपनामों के अक्षर जो इसमें शामिल हैं, उदाहरण के लिए:

उदाहरण 13

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• 1 वॉल्यूम "एबीए - एडीयू" में रखे गए कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड;
• 2 वॉल्यूम। AZA-ALI में रखे गए कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड;
• वॉल्यूम 3 एएमयू-एएसटी में काम पर रखे गए कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड;
• वॉल्यूम 4 "बी - सी" पर रखे गए कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड;
• वॉल्यूम 5 GAV-GOR में काम से निकाले गए कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड;
• खंड 6 "जीआरआई-गुर" में नौकरी से निकाले गए कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड;
• खंड 7 "डी - आई" आदि पर रखे गए श्रमिकों के व्यक्तिगत कार्ड।

ध्यान दें कि उदाहरण 13 में:

• अक्षर A के लिए बहुत सारे व्यक्तिगत कार्ड थे - मुझे उन्हें 3 खंडों में विभाजित करना था और इन संस्करणों के नाम पर 3 अक्षर ("ABA - ADU", "AZA - ALI" और "AMU - AST") हैं। एक ("ए") के बजाय,
• जबकि बी और सी अक्षरों से शुरू होने वाले उपनामों के लिए कुछ कार्ड हैं, उन्हें 1 वॉल्यूम में जोड़ा जा सकता है। इन्वेंट्री की धारणा को सुविधाजनक बनाने के लिए, हम यहां केवल "बी - सी" उपनामों के पहले अक्षर का संकेत देते हैं।

हम इसी तरह आगे बढ़ते हैं, अर्थात्। 3 अक्षरों या केवल एक को इंगित करने के लिए सभी संस्करणों के लिए प्रयास करने की आवश्यकता नहीं है। इस समस्या से अलग तरीके से संपर्क किया जा सकता है। आम तौर पर, बड़ी मात्रा में, व्यक्तिगत कार्डों को ए, डी, के, सी अक्षरों में विभाजित करना और व्यक्तिगत कार्डों को बीसी, डी-जेड, एन-ओ, यू-एफ में 1 मात्रा में जोड़ना आवश्यक है (इन अक्षरों के लिए बहुत कम उपनाम हैं)।

यदि आपके पास कुछ अक्षरों के लिए खारिज किए गए व्यक्तिगत कार्ड नहीं हैं (उदाहरण के लिए, ए, ई, जेड, आई, डब्ल्यू, डब्ल्यू, ई, यू, जेड) और मामले का केवल 1 खंड, तो शीर्षक में आपको केवल इंगित करने की आवश्यकता है असली शामिल पत्रों में से पहला और आखिरी:

उदाहरण 14

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"बी - सी" पर रखे गए कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड।

यदि फ़ाइल में केवल 5 कार्ड हैं, तो खारिज किए गए नामों के विशिष्ट अक्षरों को इंगित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए:

उदाहरण 15

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"ए, के, एच, सी, टी" पर रखे गए कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड।

संगठन का कोई भी दस्तावेज़ संग्रह में निर्माण से लेकर प्लेसमेंट तक का लंबा सफर तय करता है। संग्रह के कार्यों में से एक लेखांकन है - मामलों का व्यवस्थितकरण, निर्माण वैज्ञानिक सहायता केंद्रऔर अभिलेखीय अभिलेख। यह अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए लेखांकन के चरण में है कि मामलों की सूची बनाई जाती है। हम आपको बताएंगे कि किसी संगठन में किस प्रकार के इन्वेंट्री को संकलित किया जा सकता है और उन्हें सही तरीके से कैसे तैयार किया जा सकता है।

मानक आधार

राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के नियमों के पैराग्राफ 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 के नियम (31 मार्च, 2015 संख्या 526 के रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित; इसके बाद - 2015 के नियम)।

नियम 2015 में इन्वेंट्री के 7 रूप हैं:

स्थायी भंडारण के मामलों की सूची (परिशिष्ट 14);

कर्मियों द्वारा मामलों की सूची (परिशिष्ट 15);

अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि (परिशिष्ट 16) के मामलों की सूची;

इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची, स्थायी भंडारण के दस्तावेज (परिशिष्ट 17);

इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के दस्तावेज (परिशिष्ट 18);

मामलों की सूची संरचनात्मक इकाई(अनुबंध 23);

इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची, संरचनात्मक इकाई के दस्तावेज (परिशिष्ट 24)।

केस इन्वेंटरी की तैयारी और निष्पादन समर्पित है संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों की धारा 3.7(6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित; इसके बाद - मूल नियम)। यह विस्तार से वर्णन करता है कि इन्वेंट्री कॉलम कैसे भरें, केस कैसे दर्ज करें, आदि।

मूल नियमों में विवरण के 4 रूप हैं:

वार्षिक खंड का रूप सारांश सूचीस्थायी भंडारण के मामले (परिशिष्ट 1);

अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण (परिशिष्ट 2) के मामलों की सारांश सूची के वार्षिक खंड का रूप;

कर्मियों द्वारा मामलों की सारांश सूची के वार्षिक खंड का रूप (परिशिष्ट 3);

स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और संगठन की संरचनात्मक इकाई (परिशिष्ट 12) के कर्मियों पर मामलों की सूची का रूप।

2015 के नियमों और मूल नियमों के आधार पर केस इन्वेंटरी का वर्गीकरण आरेख में प्रस्तुत किया गया है।

स्थायी भंडारण मामलों का विवरण

ऐसी सूची केवल उन मामलों के संबंध में संकलित की जाती है, जिनमें सूचियों के अनुसार, "स्थायी" भंडारण अवधि होती है। इनमें शामिल हैं, उदाहरण के लिए, एक कंपनी के निर्माण पर समझौते, उनमें संशोधन और परिवर्धन (राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान गठित विशिष्ट प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची का अनुच्छेद 51, की अवधि को दर्शाता है) भंडारण)।

स्थायी भंडारण के मामलों की सूची की तालिका में कोई कॉलम "भंडारण अवधि" नहीं है, क्योंकि सभी मामलों में भंडारण की समान अवधि होती है।

स्थायी भंडारण मामलों की सूची के लिए प्रपत्र नियम 2015 के परिशिष्ट 14 में दिया गया है (उदाहरण 1, उदाहरण 2)।

2 अगर संगठन राज्य या नगरपालिका संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत है तो स्टाम्प लगाया जाता है।

3 अगर संगठन राज्य या नगरपालिका संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत है तो स्टाम्प लगाया जाता है।

अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण का विवरण

यदि संगठन में इस तरह के बहुत सारे दस्तावेज हैं, तो उनके लिए सालाना मामलों की एक सूची तैयार की जाती है (बेशक, अगर मामला बंद हो जाता है और संग्रह में स्थानांतरित हो जाता है)। यदि ऐसे कुछ मामले हैं (प्रति वर्ष 4-5), तो कई वर्षों के लिए एक सूची संकलित की जा सकती है।

अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण मामलों की सूची के लिए प्रपत्र परिशिष्ट 16 में 2015 के नियमों (उदाहरण 3) में दिया गया है।

हम कार्मिकों पर दस्तावेजों के साथ मामलों का विवरण बनाते हैं

कर्मियों पर दस्तावेजों को एक विशेष समूह को आवंटित किया जाता है, अलग से व्यवस्थित किया जाता है और एक अलग सूची में शामिल किया जाता है (मूल नियमों का खंड 5.4.4.1, 2015 नियमों का खंड 5.5)।

साल के हिसाब से कर्मियों द्वारा मामलों की एक सूची रखना सबसे अच्छा है - संग्रहकर्ता इसे पसंद नहीं करते हैं जब वे एक सूची में कई वर्षों तक मामले एकत्र करते हैं। इससे दस्तावेजों को ढूंढना मुश्किल हो जाता है, अगर संगठन की संरचना बदल गई है तो भ्रम पैदा होता है; इसके अलावा, सूची में सकल संख्या का उल्लंघन किया जा सकता है। प्रत्येक वर्ष के भीतर, कर्मियों पर मामलों को पारंपरिक रूप से संरचनात्मक इकाइयों द्वारा व्यवस्थित किया जाता है जिन्होंने कर्मियों पर दस्तावेज़ तैयार किए हैं।

कर्मियों द्वारा मामलों की सारांश सूची के वार्षिक खंड में मामलों के शीर्षकों को निम्नलिखित अनुक्रम (मूल नियमों के खंड 3.7.23) को ध्यान में रखते हुए, नाममात्र की विशेषता के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है:

कर्मियों के लिए आदेश (निर्देश) (भर्ती, बर्खास्तगी, स्थानांतरण);

कर्मियों की सूची (उदाहरण के लिए, कर्मचारियों का पेरोल; हानिकारक कामकाजी परिस्थितियों के साथ नौकरियों में कार्यरत कर्मचारियों की सूची; युद्ध के दिग्गजों की सूची, आदि);

बंद कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड ( एकीकृत रूपनंबर टी -2; व्यक्तिगत मामलों की सूची के अभाव में एक अलग सूची तैयार की जाती है)। बर्खास्तगी के वर्ष और कर्मचारियों के नाम से वर्णानुक्रम में मामले बनते हैं;

बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें। बर्खास्तगी के वर्ष और कर्मचारियों के नाम से वर्णानुक्रम में मामले बनते हैं;

व्यक्तिगत खाते;

लावारिस काम की किताबें(एक अलग सूची के अभाव में);

दुर्घटनाओं पर अधिनियम;

कर्मियों पर दस्तावेजों के पंजीकरण के जर्नल।

यदि कोई संगठन इनमें से कुछ प्रकार के दस्तावेजों की एक बड़ी मात्रा उत्पन्न करता है, तो उनके लिए सूची के स्वतंत्र वार्षिक खंड बनाए जा सकते हैं (मूल नियमों के खंड 3.7.23)।

कार्मिकों पर मामलों की सारांश सूची के वार्षिक खंड का रूप नियम 2015 के परिशिष्ट 15 (उदाहरण 4) में दिया गया है।

■ व्यक्तिगत खाते।श्रमिकों और कर्मचारियों के व्यक्तिगत खाते वेतनअलग-अलग मामलों में बांटा गया और अंतिम नाम से वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया गया। लेखा विभाग से संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करते समय, इन मामलों की एक सूची अलग से संकलित की जा सकती है। व्यक्तिगत खातों की सूची के लिए, आप नियम 2015 (उदाहरण 5) के परिशिष्ट 15 में दिए गए फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं।

हालांकि, कम संख्या में मामलों के साथ, व्यक्तिगत खातों को कर्मियों के मामलों की सारांश सूची में कर्मियों पर अन्य प्रकार के दस्तावेजों (आदेश, बर्खास्त श्रमिकों की व्यक्तिगत फाइलें, आदि) के साथ शामिल किया जा सकता है (उदाहरण 4 देखें)।

■ कर्मियों पर आदेश (निर्देश)।कर्मियों के लिए आदेश (निर्देश) स्थापित भंडारण अवधि के अनुसार मामलों के नामकरण के अनुसार अलग-अलग मामलों में बनते हैं। इस तरह के दस्तावेजों की बड़ी मात्रा के साथ, संगठन की गतिविधियों के विभिन्न पहलुओं (कर्मचारियों की भर्ती, बर्खास्तगी और आंदोलन, व्यापार यात्राएं, आदि) से संबंधित कर्मियों पर अलग-अलग मामलों में समूह आदेश देना उचित है (मूल नियमों के खंड 3.5.5) )

इन्वेंट्री में मामलों को दर्ज करने की प्रक्रिया बुनियादी नियमों द्वारा स्थापित नहीं की गई है। उन्हें सूची में व्यवस्थित किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, कानूनी महत्व की डिग्री के अनुसार: पहले आदेश, फिर आदेश।

कर्मियों के आदेश के साथ मामलों की सूची के पंजीकरण का एक उदाहरण उदाहरण 6 में दिया गया है।

■बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें।व्यक्तिगत मामलों की एक अलग सूची कर्मचारियों के एक बड़े रोटेशन के साथ संकलित की जाती है: यदि आपके पास 2016 में छोड़ने वाले लगभग 30-50 लोग हैं, तो वर्णानुक्रम में एक अलग सूची संकलित करना बेहतर है (उदाहरण 7)।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का विवरण

दस्तावेजों के साथ काम करने वाले कई पेशेवरों के पास इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची के बारे में बहुत अस्पष्ट विचार है। अगर आपको इसका सामना करना पड़ा है, तो सबसे पहले आपको 2015 के नियमों का संदर्भ लेना होगा।

4 इलेक्ट्रॉनिक मामलों की सूची का रूप, स्थायी भंडारण के दस्तावेज।

5 इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची का रूप, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की अवधि के दस्तावेज।

इस बात पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए कि क्या सभी दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किया जा सकता है। शायद यह इस मुद्दे को विशेषज्ञ आयोग की चर्चा में लाने और संगठन के प्रमुख को इसमें भाग लेने के लिए आमंत्रित करने के लायक है।

इलेक्ट्रॉनिक मामलों, दस्तावेजों की सूची का रूप उदाहरण 8 में दिया गया है।

6 यदि संगठन राज्य या नगरपालिका संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत है तो स्टाम्प लगाया जाता है।

यदि आप इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को डिस्क पर नहीं जलाते हैं, लेकिन उन्हें स्थानीय कंप्यूटर पर संग्रहीत करते हैं, तो आपको कैटलॉग की एक सूची बनानी चाहिए और इन्वेंट्री में "वॉल्यूम" कॉलम में फ़ोल्डर का आकार और "नोट" में इंगित करना चाहिए। कॉलम - फ़ोल्डर की सामग्री और उसका पथ।

कुछ प्रकार के दस्तावेजों के मामलों का विवरण

केवल इस संगठन के लिए विशिष्ट दस्तावेजों से युक्त मामले (न्यायिक, खोजी मामले, विषयों पर वैज्ञानिक रिपोर्ट, परियोजना प्रलेखन, राज्य के आदेश / कार्य आदि की पूर्ति पर दस्तावेज), एक अलग सूची (मूल नियमों के खंड 3.7.1) में शामिल हैं।

एक इन्वेंट्री तैयार करने के लिए, आप अनुबंध 14 और 16 से नियम 2015 (उदाहरण 9) के इन्वेंट्री फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं।

संगठन का सारांश

संगठन के संरचनात्मक प्रभागों में, संरचनात्मक प्रभागों के मामलों की सूची संकलित की जाती है: स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण, कर्मियों द्वारा (परिशिष्ट 23, 24 से नियम 2015), जिसके आधार पर वार्षिक अनुभाग मामलों की प्रासंगिक सारांश सूची, दस्तावेज़ संगठन के संग्रह में संकलित किए गए हैं (परिशिष्ट 14-18 से 2015 के नियम)। स्थायी भंडारण और कर्मियों के मामलों के साथ संरचनात्मक डिवीजनों के मामलों की सूची, संग्रह के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञ को स्थानांतरित कर दी जाती है।

अक्सर विभागों में ऐसा करने का बिल्कुल समय नहीं होता है, इसलिए संग्रह के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को संरचनात्मक डिवीजनों के मामलों की सूची के संकलन से जुड़ना पड़ता है और सीधे संकेत मिलता है कि कौन से दस्तावेज और मामले सूची में शामिल किए जाने चाहिए। लेकिन यह भी पर्याप्त नहीं है: उसे मामले से संबंधित दस्तावेजों की खोज और उसके अधिग्रहण में सीधे भाग लेना होगा।

बुनियादी नियमों के खंड 3.7.6 के अनुसार, स्थायी भंडारण मामलों की सारांश सूची के वार्षिक खंड में संरचनात्मक प्रभागों की गतिविधियों में वर्ष के दौरान जमा किए गए स्थायी भंडारण मामलों के शीर्षक और दस्तावेजों से अलग किए गए मामलों के शीर्षक शामिल हैं। अस्थायी भंडारण अवधि वाले मामले जिनमें "ईपीसी" चिह्न था, और केवल उसी वर्ष के समेकित नामकरण के साथ उनकी जांच करने और मामलों के गठन और निष्पादन की शुद्धता की जांच करने के बाद। पर आवश्यक मामलेमामले के शीर्षक को स्पष्ट किया जाता है, मामलों को विभाजित किया जाता है और फिर से गठित किया जाता है जब यह पाया जाता है कि मामला गलत तरीके से बनाया गया है।

हम मामलों की तालिका के ग्राफ भरते हैं

■ "नंबर पी / पी"।सूची में मामलों की संख्या क्रम सकल है। इसका मतलब यह है कि मामलों की पूर्ण सूची में 9999 से अधिक भंडारण इकाइयां शामिल नहीं होनी चाहिए (2015 नियमों के खंड 3.10)।

■ "केस इंडेक्स (केस नंबर)"।प्रत्येक मामले को एक स्वतंत्र सीरियल नंबर के तहत इन्वेंट्री में दर्ज किया जाता है। यदि मामले में कई खंड (भाग) होते हैं, तो प्रत्येक खंड (भाग) को एक स्वतंत्र संख्या के तहत सूची में दर्ज किया जाता है। यह अलग-अलग खंडों में गठित मामलों के परिशिष्टों पर भी लागू होता है।

उदाहरण के लिए: 02-03 - आदेश, प्रवेश, स्थानांतरण, स्थानांतरण, बर्खास्तगी के आदेश, कहाँ पे 02 - संरचनात्मक इकाई का सूचकांक, 03 - मामले का क्रमांक।

■ "मामले का शीर्षक (मात्रा, भाग)"।मामलों के नामकरण के आधार पर स्वीकृत व्यवस्थित योजना के अनुसार मामलों के शीर्षकों को सूची में दर्ज किया जाता है।

इन्वेंट्री के कॉलम "केस टाइटल" को केस के कवर पर दी गई जानकारी के अनुसार सख्ती से भरा जाता है।

यदि समान शीर्षक वाले कई मामलों को एक पंक्ति में सूची में दर्ज करने की आवश्यकता होती है, तो पहले मामले का शीर्षक पूर्ण रूप से लिखा जाता है, और अन्य सभी सजातीय मामलों को "वही" शब्दों द्वारा दर्शाया जाता है, जबकि मामलों के बारे में अन्य जानकारी इन्वेंट्री में पूरी तरह से दर्ज किया गया है। सूची की प्रत्येक नई शीट पर, शीर्षक को पूर्ण रूप से पुन: प्रस्तुत किया जाता है।

मात्रा संख्या के क्रम में सूची में बहु-मात्रा के मामले दर्ज किए जाते हैं। इस मामले में, केवल पहले खंड का शीर्षक सूची में इंगित किया गया है, और अन्य सभी संस्करणों के शीर्षक, यदि वे एक ही पृष्ठ पर रखे गए हैं, तो "वही" शब्दों द्वारा इंगित किया जाता है। यदि बहु-मात्रा वाले मामले का नाम अगली शीट में जाता है, तो मामले का शीर्षक पूर्ण रूप से दोहराया जाना चाहिए। इन्वेंट्री में अंतिम वॉल्यूम दर्ज करते समय, वॉल्यूम नंबर (उदाहरण 10) के बाद "अंतिम" शब्द जोड़ा जाता है।

■ « समय सीमा». संगठनात्मक, प्रशासनिक, रचनात्मक और अन्य दस्तावेज (मिनट, टेप, पत्र, रिपोर्ट, आदि) वाले मामलों की समय सीमा, जिसके लिए सटीक डेटिंग महत्वपूर्ण है, साथ ही कई खंडों (भागों) से युक्त मामलों की तारीखें चरम हैं मामले के दस्तावेज, यानी मामले में शामिल सबसे पुराने और नवीनतम दस्तावेजों के पंजीकरण (आरेखण) की तारीखें (मूल नियमों का खंड 3.6.18)। वार्षिक, त्रैमासिक रिपोर्ट और अन्य दस्तावेजों के लिए समय सीमा निर्धारित नहीं है, जिसके शीर्षक में "के लिए ... एक वर्ष" वाक्यांश शामिल है।

■ "शेल्फ जीवन"।मामलों की भंडारण अवधि मामलों के नामकरण से सूची में स्थानांतरित कर दी जाती है। वे मानक के अनुसार स्थापित हैं विभागीय सूचियाँ. यदि मामलों के नामकरण में शामिल दस्तावेजों के भंडारण की अवधि इन सूचियों द्वारा विनियमित नहीं है, तो यह संग्रह और संगठन के सीईसी (ईसी) द्वारा प्रस्तुत किए जाने पर संबंधित अभिलेखीय संस्थान के ईपीसी द्वारा निर्धारित किया जाता है (खंड 3.4) .9 मूल नियम)।

■ "चादरों की संख्या"।फ़ाइल में शीट्स की संख्या केस की सर्टिफिकेशन शीट में दर्शाई गई संख्या से मेल खाती है।

■ "टिप्पणी"।इस कॉलम में, मामलों की स्वीकृति, उनकी शारीरिक स्थिति की विशेषताएं, संबंधित अधिनियम के संदर्भ में अन्य संरचनात्मक प्रभागों को मामलों के हस्तांतरण पर, प्रतियों की उपलब्धता पर, आदि पर नोट्स बनाए गए हैं, उदाहरण के लिए: व्याख्यात्मक नोटउसके लिए" 2006-2007 के लिए विभाग में बने रहें लेखांकनऔर नियंत्रण, क्योंकि ये दस्तावेज बाहर ले जाने के लिए आवश्यक हैं तुलनात्मक विश्लेषण. इसके अलावा, निर्दिष्ट अवधि के लिए वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों का कोई ऑडिट नहीं किया गया था।

हम मामलों का विवरण तैयार करते हैं (स्थायी भंडारण के मामलों के विवरण के उदाहरण पर)

■शीर्षक पेज।स्थायी भंडारण के मामलों की पूर्ण सूची के शीर्षक पृष्ठ पर इंगित किया गया है:

निधि का नाम;

निधि संख्या;

वस्तु सूची संख्या;

सूची का नाम, जिसमें उन मामलों में निहित दस्तावेजों की श्रेणी (स्थायी, अस्थायी भंडारण, कर्मियों द्वारा, आदि) का एक संकेत शामिल है, जिनके शीर्षक सूची में शामिल हैं;

सूची में शामिल मामलों की समय सीमा।

शीर्षक पृष्ठ पर निधि के नाम से पहले, राज्य संग्रह का पूरा नाम लिखने के लिए एक जगह छोड़ दी जाती है, जिसमें संगठन के मामलों को स्थायी रूप से संग्रहीत किया जाएगा (मूल नियमों का खंड 3.7.18)।

स्थायी भंडारण के मामलों की सूची के शीर्षक पृष्ठ का रूप परिशिष्ट 14 में मूल नियमों (उदाहरण 11) में दिया गया है।

■ प्रस्तावना (प्रस्तावना के अतिरिक्त)।स्थायी भंडारण मामलों (मूल नियमों के खंड 3.7.10) की सारांश सूची के पहले वार्षिक खंड के लिए एक प्रस्तावना तैयार की गई है। बाद के विवरणों में, प्रस्तावना के अतिरिक्त संकलित किया गया है। यदि इन्वेंट्री खोलते समय प्रस्तावना संकलित नहीं की गई थी, तो इन्वेंट्री बंद होने पर इसे संकलित किया जाना चाहिए।

प्रस्तावना में आमतौर पर दो भाग होते हैं: ऐतिहासिक और ऐतिहासिक।

ऐतिहासिक भाग के लिएजानकारी दर्ज करें:

संगठन के इतिहास के अनुसार: गठन की तिथि, संगठन के नाम में परिवर्तन के बारे में जानकारी;

इन्वेंट्री द्वारा कवर की गई अवधि के लिए गतिविधि की मुख्य दिशाओं और संगठन की संरचना पर।

ऐतिहासिक भाग में:

दिया गया का संक्षिप्त विवरणअनुभाग में शामिल निधि के दस्तावेजों की सामग्री और पूर्णता;

फंड की कालानुक्रमिक सीमाओं से परे जाने वाले मामलों की उपस्थिति का संकेत दिया जाता है;

मामलों के सबसे विशिष्ट समूहों को दस्तावेज़ों के प्रकार और सामग्री दोनों द्वारा नोट किया जाता है;

अधीनस्थ या उच्च संगठनों के बारे में सूची में निहित जानकारी का संक्षिप्त विवरण दिया गया है;

मामलों के शीर्षकों के गठन, विवरण और व्यवस्थितकरण की विशेषताएं, अनुभाग के लिए एक संदर्भ उपकरण की उपलब्धता, इसके संकलन के मूल सिद्धांत और इसका उपयोग करने की प्रक्रिया पर प्रकाश डाला गया है।

इसके लिए एक प्रस्तावना और एक परिशिष्ट लिखना आवश्यक है।

वैज्ञानिक और तकनीकी प्रसंस्करण के दौरान आप जो कुछ भी पता लगाने में कामयाब रहे, उसका आप जितना अधिक विस्तार से वर्णन करेंगे, उसके साथ काम करना उतना ही आसान होगा अभिलेखीय दस्तावेज. सब कुछ रिकॉर्ड करें: किन इकाइयों ने मामलों को स्थानांतरित किया, किसने नहीं किया और क्यों; आपके द्वारा वर्णित कालानुक्रमिक अवधि के दौरान संगठन की संरचना कैसे बदल गई, और इसके संबंध में दस्तावेजों की आवाजाही क्या थी; कौन से मामले शुरू नहीं हुए और क्यों।

यह भी वर्णन करना चाहिए भौतिक राज्यमामले, संभावित गलतियाँजब बाध्यकारी और उनके सुधार के विकल्प; एक वॉल्यूम (250 से अधिक पृष्ठ या 4 सेमी से अधिक की मोटाई) की मात्रा से अधिक होने के कारण।

प्रस्तावना पर संकलक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं जो संकलन की स्थिति और तारीख को इंगित करता है, साथ ही संगठन के संग्रह के प्रमुख (संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति) द्वारा।

यदि संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति बदलता है, तो उसके पास संगठन के दस्तावेजी कोष के बारे में पूरी जानकारी होगी (उदाहरण 12)।

प्रस्तावना;

संक्षिप्ताक्षरों की सूची (जहाँ आवश्यक हो संकलित);

अनुभाग में शामिल सभी उपखंडों और मामलों के छोटे समूहों के नाम;

संकेतक (यदि कोई हो) (मूल नियमों का खंड 3.7.12)।

आइए एक शीर्षक का उदाहरण लेते हैं।

■ सूचक।मामलों की पूरी सूची (मूल नियमों के खंड 3.7.19) के लिए शब्दों का एक सूचकांक संकलित किया गया है। स्थायी भंडारण मामलों की सूची के लिए एक सूचकांक इस तरह दिख सकता है:

■ संक्षिप्त शब्दों की सूची।इसे पूर्ण इन्वेंट्री (मूल नियमों के खंड 3.7.19) के लिए भी तैयार किया गया है।

■ अंतिम रिकॉर्ड।इन्वेंट्री में एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है, जो इन्वेंट्री में शामिल मामलों की संख्या को ठीक करती है, इसमें इन्वेंट्री के कंपाइलर्स के हस्ताक्षर होते हैं, और यह भी

अनुमोदन संरचनाओं के टिकट (नगरपालिका या राज्य अभिलेखागार और ईसी संगठन) (उदाहरण 13)।

■ सत्यापन पत्रक। अंतिम पृष्ठविवरण - मामले का पत्रक-प्रमाणक। प्रमाणन पत्रक सूची में चादरों की संख्या तय करता है; यह क्रमांकित नहीं है।

केस सर्टिफिकेशन शीट का रूप परिशिष्ट 8 में 2015 के नियमों (उदाहरण 14) में दिया गया है।

विवरण रजिस्टर

मामलों की सूची लेखांकन के अधीन है और सूची के रजिस्टर में दर्ज की जाती है। सूची का रजिस्टर है बाध्यकारी दस्तावेजअभिलेखीय लेखांकन (मूल नियमों का खंड 6.4.6, 2015 नियमों का खंड 3.6)।

इन्वेंट्री का रजिस्टर दो या दो से अधिक इन्वेंट्री की उपस्थिति में संगठन के संग्रह में रखा जाता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की सूची सहित संगठन में संकलित सभी प्रकार की सूची को रजिस्टर में दर्ज किया जाता है।

इन्वेंटरी को इन्वेंटरी के रजिस्टर में उनकी प्राप्ति के कालानुक्रमिक क्रम में, उपयुक्त के तहत दर्ज किया जाता है क्रम संख्याएँ. यदि संगठन ने पहले इन्वेंट्री का एक रजिस्टर नहीं रखा है, तो इसे संकलित किया जाना चाहिए और संगठन के काम के सभी वर्षों के लिए इन्वेंट्री को जल्द से जल्द इन्वेंट्री से शुरू किया जाना चाहिए।

इन्वेंट्री के रजिस्टर में, संगठन के संग्रह में प्राप्त प्रत्येक इन्वेंट्री की संरचना पर मुख्य डेटा दर्ज किया जाता है: फंड नंबर, इन्वेंट्री नंबर, इसमें वर्णित मामलों की संख्या, इन्वेंट्री में शीट की संख्या और इसकी प्रतियां।

सूची के रजिस्टर का रूप नियम 2015 के परिशिष्ट 19 (उदाहरण 15) में दिया गया है।

विशेषज्ञ आयोग की बैठक में विवरण की स्वीकृति

विशेषज्ञ आयोग (ईसी) संगठन के प्रमुख के अधीन एक सलाहकार निकाय है। यह सिर के आदेश से बनाया गया है।

चुनाव आयोग की बैठकों को मिनटों में प्रलेखित किया जाता है। प्रोटोकॉल पर आयोग के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। चुनाव आयोग के निर्णय संगठन के प्रमुख (मूल नियमों के खंड 2.2.6) (उदाहरण 16) के अनुमोदन के बाद लागू होते हैं।

ईसी बैठक के परिणामों के आधार पर, यदि मामलों की सूची पर सहमति होती है, तो इसके वार्षिक खंड के अंत में, ईसी प्रोटोकॉल की संख्या और उस बैठक की तारीख को दर्शाते हुए एक अनुमोदन टिकट लगाया जाता है जिस पर विचार किया गया था ( मूल नियमों का खंड 3.7.14)।

यदि संगठन राज्य संग्रह के अधिग्रहण का एक स्रोत है, तो विशेषज्ञ आयोग की बैठक में सहमत संगठन के मामलों की सूची के वार्षिक अनुभाग अभिलेखीय संस्थान द्वारा विचार के लिए भेजे जाते हैं। अभिलेखीय संस्था के ईपीसी की बैठक में वार्षिक खंड के अनुमोदन के बाद, अनुभाग को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है, फिर नियंत्रण के रूप में सारांश सूची के वार्षिक अनुभाग की पहली प्रति को स्थानांतरित किया जाता है राज्य संग्रह, शेष संगठन में रहते हैं (मूल नियमों का खंड 3.7.14)।

अनुमोदन और अनुमोदन के संबंधित टिकटों को सूची के निचले भाग में तैयार किया जाता है (उदाहरण 1, 2, 4-9) देखें।

उद्यमों और संस्थानों में (गतिविधि के क्षेत्र की परवाह किए बिना और संगठनात्मक रूप), एक नियम के रूप में, कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें रखी जाती हैं, जिनमें से संबंधित मुख्य दस्तावेज होते हैं श्रम गतिविधि. उसी समय, उनके आंतरिक विवरण तैयार किए जाते हैं।

नीचे हम चर्चा करेंगे कि व्यक्तिगत फाइलों के दस्तावेजों की सूची की आवश्यकता कब होती है और उन्हें सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए। इसके अलावा, जितना संभव हो सके इन्वेंट्री भरने को आसान बनाने के लिए, हमने एक फॉर्म और एक नमूना तैयार किया है जिसे डाउनलोड किया जा सकता है।

व्यक्तिगत बयान की आवश्यकता कब होती है?

एक व्यक्तिगत फ़ाइल किसी विशेष कर्मचारी से संबंधित दस्तावेजों का एक पैकेज है। उन्हें व्यवस्थित करने के लिए, मामले की सामग्री को जल्दी से निर्धारित करें, आसानी से आवश्यक कागज की खोज करें, और कई अन्य कारणों से, एक सूची संकलित की जाती है। कुछ स्रोतों में आप "रजिस्टर" नाम पा सकते हैं। यह एक विशेष मामले में निहित कागजात की एक सूची है।

घरेलू कानून में सभी नियोक्ताओं के लिए कर्मियों की व्यक्तिगत फाइलें रखने की कोई आवश्यकता नहीं है। अपवाद नगरपालिका और संघीय अधीनता के संस्थान हैं, जिसमें ऐसी दस्तावेज़ भंडारण प्रणाली अनिवार्य है। हालांकि, प्रबंधन के विभिन्न रूपों और गतिविधि के क्षेत्रों की अधिकांश कंपनियों में, वे कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत फाइलें तैयार करना और उनमें निहित दस्तावेजों का वर्णन करना पसंद करते हैं। इसके अनेक कारण हैं:

• खोज आवश्यक दस्तावेज़आंतरिक सूची की उपस्थिति के कारण बहुत सरल और त्वरित है।
• रजिस्टर को बनाए रखने से सभी आवश्यक कागजात के साथ व्यक्तिगत फाइल की पूर्णता को नियंत्रित करने में मदद मिलती है।
• फ़्रेम के बारे में सांख्यिकीय जानकारी एकत्र करना आसान है।

महत्वपूर्ण:उद्यम में इन्वेंट्री तैयार करने का दायित्व इसके में तय किया गया है स्थानीय अधिनियम, उदाहरण के लिए लेखा नीति में।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल की सूची बनाने की प्रक्रिया

व्यक्तिगत फाइलों के दस्तावेजों की सूची तैयार करने के लिए, कार्मिक सेवा के विशेषज्ञ आमतौर पर जिम्मेदार होते हैं। साथ ही, वे कुछ नियमों और सिद्ध प्रथाओं का पालन करते हैं:

• मामले में निहित कागजात की सूची बहुत शुरुआत में स्थित है।
• विवरण हस्तलिखित या टाइप किया जा सकता है।
• कुछ क्षेत्रों में काम कर रहे संगठनों के लिए (उदाहरण के लिए, के लिए सार्वजनिक संस्थान) सूची के एकीकृत रूप प्रदान किए जाते हैं। अन्य कंपनियां संरचना की विशेषताओं और गतिविधि की बारीकियों के आधार पर अपना खुद का विकास कर सकती हैं।
• रजिस्टर मुख्य रूप से एक तालिका के रूप में संकलित किया जाता है जो व्यक्तिगत फ़ाइल की सामग्री का वर्णन करता है। सभी दस्तावेजों को दर्ज करने के लिए पर्याप्त संख्या में कॉलम प्रदान करना आवश्यक है।
• मामले में कागजात कालानुक्रमिक क्रम में रखे और वर्णित किए गए हैं। यह आपको कंपनी में प्रवेश से लेकर बर्खास्तगी तक किसी कर्मचारी की संपूर्ण श्रम गतिविधि का पता लगाने की अनुमति देता है।
• नए कागजात प्राप्त होने या मामले से उन्हें हटाने पर, सूची में उपयुक्त अंक बनाए जाते हैं।
• इन्वेंट्री को कई पृष्ठों पर रखा गया है, जिसकी संख्या मामले के दस्तावेजों से अलग की जाती है।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल की आंतरिक सूची के सारणीबद्ध भाग में, एक नियम के रूप में, इसमें निहित कागजात के बारे में निम्नलिखित जानकारी होती है:

• क्रमांक।
• पंजीकरण संख्या।
• पंजीकरण की तारीख।
• दस्तावेज़ का नाम।
• मामले के उन पृष्ठों की संख्या जिन पर इसे रखा गया है।
• टिप्पणी। इस कॉलम का उपयोग विभिन्न चिह्नों के लिए किया जाता है, उदाहरण के लिए, किसी व्यक्तिगत फ़ाइल से दस्तावेज़ निकालने के बारे में।

कागजात की सूची के साथ एक तालिका के अतिरिक्त, सूची में कुछ विवरण शामिल हैं:

• नाम। एक नियम के रूप में, "व्यक्तिगत फ़ाइल की सूची" शब्द का उपयोग किया जाता है। कर्मचारी का उपनाम, नाम और संरक्षक, साथ ही उसकी स्थिति का संकेत दिया गया है। बड़ी कंपनियों में एक स्ट्रक्चरल यूनिट का जिक्र होता है।
• सूची बनाने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी। कार्मिक अधिकारी जो रजिस्टर तैयार करता है, उसकी स्थिति, अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक को इंगित करता है, और उसके हस्ताक्षर भी करता है।
• केस दस्तावेजों की कुल संख्या (संख्याओं और शब्दों में)।
• विवरण पृष्ठों की संख्या।
• तैयारी की तिथि। मामला दर्ज करने के बाद संकेत दिया।

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों में दस्तावेजों को संग्रहीत करने से आप अपनी जरूरत की जानकारी जल्दी से ढूंढ सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो इसे ठीक कर सकते हैं। यह भी प्रदान करता है विश्वसनीय सुरक्षाव्यक्तिगत डेटा। लेख में - संदर्भ और डिजाइन के नमूने की विशेषताएं।

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एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल क्या होती है और इसे क्यों रखते हैं?

एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल एक अलग फ़ोल्डर में रखे गए दस्तावेजों का एक विशिष्ट सेट है। उनमें कर्मचारी और उसके बारे में जानकारी होती है ज्येष्ठता. व्यक्तिगत फ़ाइल फ़ोल्डर का कवर इस तरह दिखता है:

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को बनाए रखने से आप व्यक्तिगत डेटा को व्यवस्थित, सारांशित और आसानी से संग्रहीत कर सकते हैं। यही है, एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल का पंजीकरण आपको एक साथ कई समस्याओं को हल करने की अनुमति देता है:

किसके लिए कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें रखना अनिवार्य है और अनिवार्य नहीं

सार्वजनिक क्षेत्र के संगठनों में उनकी गतिविधियों को सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों का गठन अनिवार्य है। उदाहरण के लिए, राज्य में सिविल सेवा(27 जुलाई, 2004 नंबर 79-एफजेड के संघीय कानून का अनुच्छेद 42)।

वाणिज्यिक संगठनों को व्यक्तिगत मामलों का संचालन करने का अधिकार है। उसी समय, उन कर्मचारियों की सूची जिनके लिए उन्हें संकलित किया जाता है और उन्हें बनाए रखने के नियम स्थानीय नियमों में स्थापित किए जाते हैं।

कर्मियों की मुख्य श्रेणियों के लिए व्यक्तिगत फाइलें दाखिल करना महत्वपूर्ण है:

• कंपनी प्रबंधन ( सीईओ, उनके प्रतिनिधि और सहायक);
• कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों, साथ ही साथ कर्तव्यों का प्रबंधन;
• विभागों के प्रमुख विशेषज्ञ;
• जिन व्यक्तियों को पूर्ण वित्तीय जिम्मेदारी दी गई है;
• में नामांकित व्यक्ति कार्मिक आरक्षितमहत्वपूर्ण पदों पर पदोन्नति के लिए;
• व्यक्ति जो कंपनी की गतिविधियों के प्रबंधन के लिए तंत्र के कामकाज को सुनिश्चित करते हैं।

लेकिन व्यवहार में, कंपनियां अपने सभी कर्मचारियों के लिए पिछले खंड में सूचीबद्ध कारकों के कारण व्यक्तिगत फाइलें दाखिल करती हैं।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल 2019 का प्रपत्र और संरचना

2019 के लिए, व्यक्तिगत फ़ाइल फ़ोल्डर का रूप और इसमें शामिल दस्तावेजों की संरचना वाणिज्यिक संगठनकानून द्वारा स्थापित नहीं। कंपनियों को अपने स्थानीय नियमों में दस्तावेजों की सूची को स्वतंत्र रूप से विकसित करने और ठीक करने का अधिकार है।

इस मामले में, आपको GOST 6.30-2003 की आवश्यकताओं द्वारा निर्देशित किया जा सकता है " एकीकृत प्रणालीसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। पंजीकरण के लिए आवश्यकताएँ "और सिविल सेवा के लिए स्थापित आवश्यकताएं।

तालिका 1 में कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल के गठन के लिए दस्तावेजों की सूची पर विचार किया जाएगा।

तालिका एक।दस्तावेज़ों की सूची जिन्हें व्यक्तिगत फ़ाइल फ़ोल्डर में शामिल किया जा सकता है

राज्य में प्रवेश के समय शामिल दस्तावेज	रोजगार के दौरान शामिल दस्तावेज	बर्खास्तगी पर शामिल दस्तावेज
एक पहचान दस्तावेज की एक प्रति (उदाहरण के लिए, एक पासपोर्ट); कार्य पुस्तक की एक प्रति; शिक्षा, उन्नत प्रशिक्षण, आदि पर दस्तावेजों की प्रतियां; एसएनआईएलएस की प्रति; भर्ती के अधीन व्यक्तियों के लिए सैन्य पंजीकरण पर दस्तावेजों की प्रतियां; टिन की प्रति; काम के लिए उपयुक्तता निर्धारित करने के लिए एक चिकित्सा परीक्षा के पारित होने की पुष्टि करने वाला एक चिकित्सा प्रमाण पत्र, ऐसे मामलों में जहां इसकी उपस्थिति कानून द्वारा आवश्यक है; प्रमाण पत्र उन मामलों में आपराधिक रिकॉर्ड की उपस्थिति या अनुपस्थिति की पुष्टि करता है जहां कानून द्वारा इसकी आवश्यकता होती है	विवाह या तलाक प्रमाण पत्र की प्रतियां; बच्चे के जन्म प्रमाण पत्र की एक प्रति; चालक के लाइसेंस की एक प्रति; समझौते की प्रति देयता(एमओएल के लिए); कार्य विवरणियां; रोजगार अनुबंध के लिए अतिरिक्त समझौते; आदेशों की प्रतियां, जैसे पदोन्नति, स्थानांतरण, आवेदन, अनुशासनात्मक कार्यवाहीआदि।; उन्नत प्रशिक्षण, आदि पर दस्तावेजों की प्रतियां; आवधिक चिकित्सा परीक्षाओं के परिणामों पर प्रमाण पत्र; विकलांगता की स्थापना पर दस्तावेजों की प्रतियां और काम करने की क्षमता पर प्रतिबंध अगर कर्मचारी के पास ऐसा सबूत है; गोपनीय जानकारी के गैर-प्रकटीकरण पर समझौते यदि आपके पास इसकी पहुंच है; प्रमाणीकरण के परिणामों पर दस्तावेज; रिपोर्टिंग, व्याख्यात्मक और कार्यालय नोट, छुट्टी के लिए आवेदन; अन्य अधिनियम और नोटिस	इस्तीफा नोटिस; पद से बर्खास्तगी के आदेश की प्रतियां

लेकिन कृपया ध्यान दें: व्यक्तिगत फ़ाइल फ़ोल्डर में उन दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना जोखिम भरा है जो किसी व्यक्ति की कार्य गतिविधि से सीधे संबंधित नहीं हैं। कर्मचारी को केवल इन दस्तावेजों को दिखाने का अधिकार है। व्यक्तिगत फ़ाइल में दर्ज की गई जानकारी में व्यक्तिगत डेटा होता है। Roskomnadzor व्यक्तिगत डेटा को संसाधित करने के नियमों के उल्लंघन के रूप में भंडारण पर विचार कर सकता है।

याद रखें कि जिस व्यक्ति को काम पर रखा जा रहा है उसे दिखाना आवश्यक है

• पासपोर्ट;
• डिप्लोमा;
• सैन्य आईडी;
• अन्य कागजात।

कार्मिक अधिकारी उनकी जाँच करता है और आवश्यक जानकारी कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड में दर्ज करता है। फिर वह कर्मचारी के हाथों में दस्तावेज लौटाता है (श्रम संहिता का अनुच्छेद 65, पोस्ट। पंद्रहवीं एएसी दिनांक 14 मार्च, 2014 नंबर ए 53-12557 / 2013)।

यदि कंपनी उपरोक्त दस्तावेजों को व्यक्तिगत फाइलों में शामिल करने का निर्णय लेती है, तो आपको यह करना चाहिए:

• व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए कर्मचारी की सहमति से प्राप्त करें;
• दस्तावेजों की प्रतियों के भंडारण के लिए सहमति (नीचे नमूना देखें), यह उनके भंडारण के विशिष्ट उद्देश्य को इंगित करना चाहिए, साथ ही भंडारण के लिए एक नियामक औचित्य के अस्तित्व की जांच करना चाहिए (पंद्रहवें एएएस की स्थिति दिनांक 14.03.2014 नंबर ए 53- 12557/2013)।

दस्तावेजों की प्रतियों के उद्देश्यहीन और असंगत भंडारण से कंपनी पर 30 से 50 हजार रूबल की राशि का जुर्माना लगाया जा सकता है। (प्रशासनिक अपराधों की संहिता का अनुच्छेद 13.11)। इसके अलावा, कंपनी प्रतियों को नष्ट करने के लिए बाध्य होगी (पोस्ट। उत्तरी काकेशस जिले के एफएएस दिनांक 11 मार्च, 2014 नंबर ए 53-10287 / 2013, दिनांक 21 अप्रैल, 2014 नंबर ए 53-13327 / 2013)।

इस नियम का अपवाद केवल राज्य और नगरपालिका कर्मचारियों के लिए प्रदान किया गया है। ऐसे दस्तावेजों को कानून के बल पर उनकी व्यक्तिगत फाइलों में शामिल किया जाता है (विनियमन राष्ट्रपति के डिक्री संख्या 609 दिनांक 30 मई, 2005 द्वारा अनुमोदित)।

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के पंजीकरण की प्रक्रिया

हम एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल के निर्माण में तीन चरणों को अलग करते हैं।

चरण 1. व्यक्तिगत फ़ाइल फ़ोल्डर के शीर्षक पृष्ठ या कवर को भरना

उस पर आपको खोज और पहचान के लिए महत्वपूर्ण सभी सूचनाओं को इंगित करना होगा। कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल के शीर्षक पृष्ठ के डिज़ाइन के लिए आवश्यकताएं और एक नमूना 07/17/1972 के GOST 17914-72 में हैं।

दस्तावेज़ कवर पर लाइनों की उपस्थिति के लिए प्रदान करता है, जिस समय भंडारण के लिए मामला स्वीकार किया जाता है, उस समय राज्य या नगरपालिका अभिलेखागार द्वारा भरा जाता है। इन पंक्तियों को खाली छोड़ा जा सकता है।

निम्नलिखित जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें:

• संकलन कंपनी का पूरा और संक्षिप्त नाम;
• कंपनी की संरचनात्मक इकाई का नाम जिसमें कर्मचारी काम करता है (इस मामले में, आपको दूसरी इकाई में स्थानांतरित करते समय नए डेटा को निर्दिष्ट करने के लिए जगह छोड़नी होगी);
• कंपनी के मामलों के नामकरण के अनुसार सूचकांक;
• कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल की संख्या, उदाहरण के लिए, मामला संख्या 24 (सूचकांक) - 121 (संख्या);
• शीर्षक, अर्थात् कर्मचारी का नाम;
• व्यक्तिगत खाता खोलने की अंतिम तिथि, अर्थात रोजगार का दिन;
• अंतिम समापन तिथि, यानी बर्खास्तगी का दिन;
• इसकी सूची और भंडारण अवधि के बाद फ़ोल्डर में चादरों की संख्या।

चरण 2. व्यक्तिगत फ़ाइल फ़ोल्डर भरना

दस्तावेजों के रूप में GOST 17914-72 व्यक्तिगत फाइलों के अनुसार ज्यादा समय तक सुरक्षित रखे जाने वालाएक पूर्ण कार्डबोर्ड कवर होना चाहिए। राज्य या नगरपालिका संग्रह प्लास्टिक के फोल्डर या फाइलों को स्वीकार नहीं करेगा। फ़ोल्डर ऊपर सूचीबद्ध दस्तावेजों से भरा है। स्क्रॉल वाणिज्यिक कंपनीस्वतंत्र रूप से निर्धारित करता है और इसे स्थानीय मानक अधिनियम के साथ ठीक करता है।

चरण 3. दस्तावेजों के साथ कार्य करना

कंपनी के निदेशक आदेश द्वारा व्यक्तिगत फाइलों के दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक जिम्मेदार विशेषज्ञ की नियुक्ति करते हैं। उसे व्यक्तिगत फाइलें तैयार करने, उन्हें नंबर देने, सूची बनाने, सही करने, फाइलों को बंद करने और उन्हें संग्रह में रखने का अधिकार दिया गया है।

यह जिम्मेदार विशेषज्ञ है जो कर्मचारी को हस्ताक्षर के खिलाफ अपनी व्यक्तिगत फाइल से परिचित कराता है। एक नियम के रूप में, कैलेंडर वर्ष में कम से कम एक बार परिचित कराया जाता है।

चरण 4. कर्मचारी से प्राप्त दस्तावेजों की सूची

एचआर विशेषज्ञ:

• प्राप्ति की तारीखों के अनुसार दस्तावेजों की व्यवस्था करता है;
• उन्हें नंबर दें;
• वर्णन करता है;
• मामले को सिल देता है।

व्यक्तिगत फ़ाइल में दस्तावेज़ एक आंतरिक सूची द्वारा वर्णित हैं (नीचे नमूना देखें)। इसे रखा गया है:

• व्यक्तिगत फ़ाइल के शीर्षक पृष्ठ के पीछे;
• या एकत्रित दस्तावेजों की सूची के अंत में दर्ज किया गया।

यहाँ एक उदाहरण है:

उपयोगी वीडियो

प्रत्येक कंपनी के पास सभी कर्मचारियों के लिए बहुत सारे दस्तावेज होने चाहिए। उनमें एक व्यक्तिगत फ़ाइल भी शामिल है जिसमें सहयोग की प्रक्रिया में उत्पन्न सभी प्रकार के दस्तावेज़ शामिल हैं।

किसी समय, व्यक्तिगत फ़ाइल की एक सूची की आवश्यकता होती है। इस दस्तावेज़ में संगठन में नागरिक के काम की पूरी अवधि के लिए कर्मचारी से प्राप्त और नियोक्ता द्वारा संकलित सभी कागजात के बारे में जानकारी शामिल है।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल की सूची को संकलित करने के लिए एक सरल दस्तावेज़ माना जाता है, जिसे अक्सर नागरिक के रोजगार के दौरान सीधे बनाया जाता है। इसकी मदद से, नागरिक द्वारा भविष्य के निदेशक को प्रेषित सभी दस्तावेज दर्ज किए जाते हैं।

भविष्य में, अन्य दस्तावेजों को सूची में शामिल किया जाता है, जिन्हें व्यक्तिगत फ़ाइल के साथ दायर किया जाता है। कुछ कागजातों को वापस लेने और वापस करने की प्रक्रिया का संकेत दिया गया है। कंपनी में एक कर्मचारी नियुक्त करना सुनिश्चित करें जो इस दस्तावेज को संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार है।

वह विशेषज्ञों की व्यक्तिगत फाइलों को संग्रहीत करने और भरने के लिए जिम्मेदार है। इसलिए, आमतौर पर असाइन किया गया जिम्मेदार व्यक्तिअपने कर्तव्यों को गंभीरता से लेता है।

न्यायिक अभ्यास में कार्यवाही के कई उदाहरण हैं जब कर्मचारी कुछ महत्वपूर्ण दस्तावेजों को खोने वाली कंपनियों के खिलाफ अदालत में गए थे।

क्या यह अनिवार्य है

कानून के अनुसार, कंपनियां उद्यम के प्रत्येक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में निहित विभिन्न दस्तावेजों की एक सूची संकलित नहीं कर सकती हैं। लेकिन कुछ मामले ऐसे होते हैं जिनके लिए बिना किसी असफलता के एक सूची बनाना आवश्यक है।

इसमे शामिल है:

• फ़ोल्डरों को लंबे समय तक भंडारण के लिए संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है, इसलिए उनका शेल्फ जीवन 10 वर्ष से अधिक हो जाता है;
• व्यक्तिगत फ़ाइलों का मानक शीर्षक "व्यक्तिगत फ़ाइल" होता है, इसलिए यह समझना संभव नहीं है कि कौन से दस्तावेज़ उपलब्ध हैं।

एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में क्या शामिल होता है और इसे क्यों शुरू किया जाता है? वीडियो में जवाब:

यदि इन मामलों में उद्यम का प्रमुख अभी भी एक जिम्मेदार व्यक्ति को सूची संकलित करने के लिए नियुक्त नहीं करता है, तो उसे उत्तरदायी ठहराया जा सकता है।

दस्तावेज़ कौन तैयार कर रहा है

कंपनी में नियुक्त विशेषज्ञ इन्वेंट्री को संकलित करने की प्रक्रिया में लगा हुआ है, जो उद्यम के प्रमुख द्वारा उचित आदेश जारी करके आवश्यक शक्तियों से संपन्न है।

चयनित कर्मचारी को इस क्षेत्र में अनुभव होना चाहिए, इसलिए आमतौर पर एक मानव संसाधन अधिकारी का चयन किया जाता है। कभी-कभी एक सचिव को जिम्मेदार व्यक्ति के रूप में नियुक्त किया जाता है।

यदि एक छोटी कंपनी में एक इन्वेंट्री को संकलित करने की प्रक्रिया की जाती है, तो कंपनी का प्रत्यक्ष प्रबंधक अक्सर इस प्रक्रिया में शामिल होता है। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ीकरण को सक्षम रूप से तैयार करने के लिए आपके पास उपयुक्त योग्यता होनी चाहिए।

डिजाइन नियम

उद्यम के एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल की एक सूची बनाने के लिए, जिम्मेदार व्यक्ति को बुनियादी नियमों से अच्छी तरह वाकिफ होना चाहिए।

इसलिए, निम्नलिखित बिंदुओं को ध्यान में रखा जाता है:

• आप हाथ से या कंप्यूटर पर एक सूची बना सकते हैं;
• आमतौर पर इन उद्देश्यों के लिए एक कंप्यूटर का उपयोग किया जाता है, क्योंकि इसका उपयोग प्रिंटर पर आवश्यक संख्या में प्रतियों को प्रिंट करने के लिए किया जा सकता है;
• दस्तावेज़ भरने के लिए, आप कंपनी के स्वामित्व वाली मानक शीट या लेटरहेड का उपयोग कर सकते हैं;
• एक मामले के लिए एक सूची संकलित की जाती है, लेकिन अगर कर्मचारी एक प्रति प्राप्त करने पर जोर देता है, तो नियोक्ता इसे तैयार करने से इनकार नहीं कर सकता है;
• दस्तावेज़ीकरण में कई पत्रक हो सकते हैं यदि व्यक्तिगत फ़ाइल में कई अलग-अलग दस्तावेज़ हैं;
• यदि कई पृष्ठ हैं, तो उन्हें सही ढंग से नंबर देना आवश्यक है;
• कोई त्रुटि, अशुद्धि या सुधार की अनुमति नहीं है;
• नियोक्ता को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सूची में केवल विश्वसनीय जानकारी है, क्योंकि यदि गलत जानकारी दर्ज की जाती है, तो इससे अपराधी और कंपनी के निदेशक पर अनुशासनात्मक कार्रवाई हो सकती है।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल। फोटो dedadi.ru

दस्तावेज़ीकरण को विभिन्न तरीकों से संग्रहीत किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, एक सूची संलग्न की जा सकती है या दस्तावेज़ को फ़ोल्डर के शीर्षक पृष्ठ से चिपकाया जा सकता है।

कानून में कोई एकीकृत इन्वेंट्री फॉर्म नहीं है जिसका उपयोग सभी कंपनियों द्वारा किया जाना चाहिए। इसलिए, संगठन अपना अनूठा रूप विकसित कर सकते हैं, और यह जानकारीउद्यम के संस्थापक दस्तावेजों में शामिल।

फर्म निम्नलिखित विकल्पों का उपयोग करती हैं:

• प्रत्येक इन्वेंट्री को संकलित करते समय, एक मनमाना रूप का उपयोग किया जाता है, लेकिन यह विधि केवल तभी सुविधाजनक होती है जब कंपनी के पास कुछ कर्मचारी हों;
• अपना अनूठा रूप विकसित किया, जो कंपनी के संस्थापक दस्तावेज में दर्ज है, जिसके बाद कर्मचारी सूची संकलित करते समय इसका इस्तेमाल करते हैं।

यदि संगठन में कई कर्मचारी हैं, तो दूसरे विकल्प का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। यदि आपके पास सावधानीपूर्वक डिज़ाइन किया गया फॉर्म है, तो अगली इन्वेंट्री को संकलित करने में कोई कठिनाई नहीं होगी।

क्या जानकारी शामिल है

इन्वेंट्री बनाते समय, कुछ आवश्यक विवरण. इस जानकारी के बिना, दस्तावेज़ीकरण का कोई मूल्य नहीं है।

इन्हें अनिवार्य जानकारीपर लागू होता है:

• कंपनी का नाम;
• कर्मचारी के बारे में जानकारी, जो उसका पूरा नाम, कंपनी में पद, रोजगार की तारीख और अन्य डेटा है;
• विशेषज्ञ की व्यक्तिगत फ़ाइल में शामिल दस्तावेजों की सूची;
• प्रत्येक पेपर की प्रतियों की संख्या को इंगित करता है।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल की सूची का रूप। फोटो dedadi.ru

विभिन्न कागजातों का वर्णन किया गया है, जिसमें एक कर्मचारी, एक नागरिक की शिक्षा से संबंधित दस्तावेज, साथ ही पुरस्कार सूची या अन्य समान दस्तावेज शामिल हैं।

यदि रोजगार की प्रक्रिया में कोई कर्मचारी अपनी योग्यता में सुधार करता है, तो उसे प्राप्त प्रमाण पत्र सूची में लिखा जाता है। सहयोग के दौरान, प्रबंधक नियमित रूप से किसी भी कर्मचारी के संबंध में विभिन्न आदेश जारी करता है, इसलिए इन दस्तावेजों को सूची में दर्ज किया जाना चाहिए।

यदि आपको दस्तावेज़ीकरण में बहुत सारी जानकारी दर्ज करने की आवश्यकता है, तो आमतौर पर एक सुविधाजनक तालिका संकलित की जाती है। चूंकि व्यक्तिगत फ़ाइल का लगातार विस्तार हो रहा है, इसलिए सूची में नई जानकारी दर्ज करनी होगी।

निष्कर्ष कैसे निकालें छात्र समझौताएक कर्मचारी के साथ? अधिक पढ़ें।

न केवल इस मामले में निवेश किए गए कागजात इंगित किए गए हैं, बल्कि फ़ोल्डर से निकाले गए दस्तावेज भी हैं। दस्तावेजों को वापस लेने के कारणों के साथ-साथ उनकी वापसी की तारीख भी दी गई है।

दस्तावेज़ का वर्णन कैसे किया जाता है

किसी भी दस्तावेज का सही ढंग से वर्णन करने के लिए, निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखा जाता है:

• शीर्षक में इन्वेंट्री का नाम, साथ ही कर्मचारी के बारे में व्यक्तिगत जानकारी शामिल है;
• उस कंपनी का नाम जहां नागरिक काम करता है;
• तालिका में व्यक्तिगत फ़ाइल में उपलब्ध सभी दस्तावेज़ शामिल हैं;
• किसी भी दस्तावेज के विवरण में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए: दस्तावेज़ संख्या, उसकी अनुक्रमणिका, गठन की तिथि, प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर करने की तिथि, कागज का नाम, चादरों की संख्या, साथ ही साथ नोट्स जिनके साथ आप कर सकते हैं समझें कि इस दस्तावेज़ की सामग्री क्या है;
• अगर दस्तावेज़ विभिन्न कारणों सेव्यक्तिगत फ़ाइल से वापस ले लिया गया था, फिर वापसी की तारीख और कारण के बारे में जानकारी प्रदान की जाती है।

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें कैसे बनती हैं? वीडियो देखना:

तालिका के तहत, कंपनी का जिम्मेदार व्यक्ति उद्यम के कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल में निहित विभिन्न दस्तावेजों की सटीक संख्या को इंगित करने के लिए बाध्य है।

अंत में, नियुक्त विशेषज्ञ के हस्ताक्षर रखे जाते हैं, जिन्हें न केवल तैयारी के साथ, बल्कि इस दस्तावेज के सक्षम भंडारण से भी निपटना होगा। उसकी स्थिति का संकेत दिया गया है, और हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन भी आवश्यक है।

नागरिक की बर्खास्तगी के बाद दस्तावेज़ के साथ क्या करना है

जैसे ही कोई कर्मचारी विभिन्न कारणों से कंपनी छोड़ता है, उसकी निजी फाइल को समाप्त कर दिया जाता है। इस दस्तावेज़ को किसी नागरिक को जारी करना मना है, इसलिए इसे संग्रह में भेजा जाता है।

क्या मुझे काम से बर्खास्त होने पर 2-व्यक्तिगत आयकर का प्रमाण पत्र लेने की आवश्यकता है? पढ़ना।

यदि सूची में कोई खाली वस्तु बची है, तो उन्हें काट दिया जाता है, क्योंकि इसमें किसी भी अविश्वसनीय या अनावश्यक जानकारी को शामिल करने की अनुमति नहीं है।

निष्कर्ष

कंपनी में प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक व्यक्तिगत फाइल बनाई जानी चाहिए। इसमें कर्मचारी से प्राप्त मुख्य दस्तावेज शामिल हैं और कंपनी में उसके काम के दौरान तैयार किए गए हैं।

यदि इसमें बहुत सारे दस्तावेज हैं, तो निश्चित रूप से एक सूची बनाई जाती है। इसमें केवल प्रासंगिक और विश्वसनीय जानकारी होनी चाहिए। इसके बाद इसे सक्षम भंडारण के लिए संग्रह में भेजा जाता है।