रूस के GLAVGOSEKSPERTIZA

गण
संग्रह में मामलों का गठन, तैयारी और स्थानांतरण

मास्को

संग्रह के लिए मामलों की तैयारी और हस्तांतरण इस प्रक्रिया के अनुसार किया जाता है, अभिलेखीय मामलों पर संघीय कानून के अनुसार विकसित किया जाता है, रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा के नियम, प्रबंधन के लिए दस्तावेजी समर्थन पर नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेज (GOST R 6.30) -97 " एकीकृत प्रणालीदस्तावेज़ीकरण। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ", GOST R 51141-98 "कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ, विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम।

1. मामलों का गठन

1.1. मामलों के गठन के लिए बुनियादी आवश्यकताएं

1.1.1. मामलों का गठन मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों में निष्पादित दस्तावेजों का समूह है। संगठन के संरचनात्मक प्रभागों में कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार प्रलेखन सहायता सेवा के कर्मचारियों द्वारा मामले बनाए जाते हैं। मामलों का गठन संगठन के संग्रह के प्रत्यक्ष कार्यप्रणाली मार्गदर्शन में किया जाता है। 1.1.2 मामले बनाते समय, निम्नलिखित बुनियादी आवश्यकताओं का पालन किया जाना चाहिए: - GOST R 6.30-97 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली" की आवश्यकताओं के अनुसार मामले में केवल पंजीकृत, निष्पादित और निष्पादित दस्तावेजों को फाइल करें। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ ”और कार्यालय के काम पर अन्य नियामक कार्य; - फ़ाइल दस्तावेजों में शामिल करें जो उनके शीर्षक में मामलों के नामकरण के अनुरूप हैं, सामग्री, विविधता और भंडारण की अवधि को ध्यान में रखते हुए; - एक कैलेंडर वर्ष के कार्यालय कार्य द्वारा पूरा किए गए मामलों के दस्तावेजों में समूह बनाने के लिए, पासिंग मामलों और व्यक्तिगत फाइलों के अपवाद के साथ, जो किसी संगठन में किसी विशेषज्ञ के काम की पूरी अवधि के दौरान बनते हैं; - स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों को अलग-अलग फाइलों में समूहीकृत किया जाना चाहिए; - मामले में प्रत्येक दस्तावेज़ की एक प्रति शामिल करें; - मामले में 250 से अधिक चादरें नहीं होनी चाहिए, इसकी मोटाई 4 सेमी से अधिक नहीं होनी चाहिए; - ड्राफ्ट, हस्तलिखित, अपंजीकृत, गैर-निष्पादित, अहस्ताक्षरित दस्तावेजों और दस्तावेजों को फाइलों में वापस करने के अधीन शामिल करना मना है। मामले के भीतर दस्तावेजों को इस तरह से व्यवस्थित किया जाना चाहिए कि वे अपनी सामग्री में कुछ मुद्दों को लगातार कवर करते हैं। इस मामले में, दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है (आने वाली - प्राप्ति की तारीख से, आउटगोइंग - प्रस्थान की तारीख तक)। दस्तावेजों के अनुबंध, उनके अनुमोदन या संकलन की तारीख की परवाह किए बिना, उन दस्तावेजों से जुड़े होते हैं जिनसे वे संबंधित हैं।

1.2. दस्तावेज़ों की विभिन्न श्रेणियों को समूहीकृत करना

1.2.1. संगठन के प्रोटोकॉल, आदेश, आदेश, संकल्प और अन्य संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को मामलों के नामकरण के अनुसार संबंधित अनुप्रयोगों के साथ प्रकार और कालक्रम द्वारा मामलों में समूहीकृत किया जाता है। 1.2.2. मुख्य गतिविधियों के आदेशों को कर्मियों के आदेशों से अलग समूहीकृत किया जाता है। 1.2.3. प्रशासनिक दस्तावेजों द्वारा अनुमोदित विनियम, निर्देश उनके साथ संलग्न हैं और निर्दिष्ट दस्तावेजों के साथ मिलकर बनते हैं। यदि उन्हें इस रूप में स्वीकृत किया जाता है स्वतंत्र दस्तावेज़, फिर उन्हें अलग-अलग मामलों में समूहीकृत किया जाता है। 1.2.4. बैठक के मिनटों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है। 1.2.5 रिपोर्ट और योजनाएं उस वर्ष की फाइल में दर्ज की जाती हैं, जिसका वे उल्लेख करते हैं, चाहे वे जिस तारीख को प्राप्त या संकलित की गई हों (उदाहरण के लिए: संगठन की वार्षिक रिपोर्ट (बैलेंस शीट), संगठनात्मक और तकनीकी उपायों की योजना, प्रकाशन और तकनीकी संगठन का प्रशिक्षण, संगठन की कार्य योजनाएँ और संरचनात्मक प्रभाग और आदि)। 1.2.6. कर्मचारियों के व्यक्तिगत खाते और बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को अलग-अलग फाइलों में बांटा गया है और वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया गया है। 1.2.7. मंत्रालयों, विभागों, संगठनों के साथ पत्राचार, साथ ही नागरिकों के प्रस्तावों, बयानों और शिकायतों पर पत्राचार जवाब तैयार करने की तारीखों के अनुसार फाइलों में दर्ज किया जाता है, जबकि प्रतिक्रिया दस्तावेज अनुरोध दस्तावेज के पीछे रखा जाता है। पिछले वर्ष में शुरू हुए एक विशिष्ट मुद्दे पर पत्राचार फिर से शुरू करते समय, दस्तावेजों को पिछले वर्ष के मामले के सूचकांक के उत्तर की प्रति के संकेत के साथ चालू वर्ष की फाइल में शामिल किया जाता है। 1.2.8 संगठनों के काम पर नागरिकों के प्रस्तावों, बयानों और शिकायतों और उनके विचार और निष्पादन के लिए सभी दस्तावेजों को व्यक्तिगत मुद्दों पर नागरिकों के बयानों से अलग समूहीकृत किया जाता है।

2. मामलों का पंजीकरण

2.1. मामले दर्ज करने के लिए बुनियादी आवश्यकताएं

2.1.1. फाइलों का पंजीकरण संगठन के प्रबंधन या अन्य संरचनात्मक इकाइयों के दस्तावेजी समर्थन सेवा के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है, जिनके कर्तव्यों में कार्यप्रणाली सहायता के साथ और संगठन के संग्रह के नियंत्रण में फाइलों की स्थापना और गठन शामिल है। 2.1.2. भंडारण की शर्तों के आधार पर, मामलों का पूर्ण या आंशिक पंजीकरण किया जाता है। 2.1.3. मामलों को पूरी तरह से पूरा किया जाना है स्थायी भंडारण, अस्थायी भंडारण (10 वर्ष से अधिक) और कर्मियों पर फाइलें। 2.1.4. मामलों का पूर्ण पंजीकरण निम्नलिखित के लिए प्रदान करता है: - मामलों में दस्तावेजों को दाखिल करना या बाध्य करना (खंड 2.2); - फ़ाइल में चादरों की संख्या (खंड 2.3); - मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार करना (खंड 2.4); - मामले के साक्ष्य की एक शीट तैयार करना (खंड 2.5); - मामले के कवर (खंड 2.6) के विवरण में आवश्यक जानकारी दर्ज करना। 2.1.5. अस्थायी भंडारण के मामले (10 वर्ष तक सहित) आंशिक पंजीकरण के अधीन हैं। उन्हें बाइंडरों में संग्रहीत करने की अनुमति है, मामले में दस्तावेजों को पुनर्गठित नहीं करते हैं, शीटों को नंबर नहीं देते हैं, एक आंतरिक सूची और मामले की गवाह पत्रक तैयार नहीं करते हैं।

2.2. मामले में दस्तावेजों की फाइलिंग (बाध्यकारी) (खंड 2.1.4 के लिए)

2.2.1. मामले को बनाने वाले दस्तावेजों को एक विशेष हार्ड फ़ोल्डर में चार छेद दर्ज किए जाते हैं, सभी दस्तावेजों, तिथियों, प्रस्तावों आदि के पाठ को मुफ्त में पढ़ने की संभावना को ध्यान में रखते हुए। फाइलिंग के लिए फाइल तैयार करते समय दस्तावेजों से धातु के पिन और पेपर क्लिप हटा दिए जाते हैं। मामले की शुरुआत में दस्तावेजों के सामने ए4 पेपर की एक खाली शीट दाखिल की जाती है। 2.2.2. कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों के मामले बाध्यकारी के अधीन हैं।

2.3. मामले में चादरों की संख्या (खंड 2.1.4 के लिए)

2.3.1. सुरक्षा सुनिश्चित करने और मामले में शामिल दस्तावेजों की व्यवस्था के क्रम को ठीक करने के लिए, मामले के आंतरिक विवरण की चादरों को छोड़कर, मामले की गवाह पत्रक और सेट के बीच आदेश पत्रक को छोड़कर इसकी सभी शीट वस्तुओं की जांच के लिए दस्तावेज़, ऊपरी दाएं कोने में अरबी अंकों के साथ गिने जाते हैं, बिना पाठ दस्तावेज़ों, काले ग्रेफाइट पेंसिल को छुए। 2.3.2. फ़ाइल में एक स्वतंत्र शीट का प्रतिनिधित्व करने वाले फ़ोटोग्राफ़, आरेखण, आरेख और अन्य विशिष्ट दस्तावेज़ ऊपरी बाएँ कोने में रिवर्स साइड पर गिने जाते हैं। 2.3.3. कसकर चिपकाए गए दस्तावेज़ों (काटने, फोटोग्राफ, आदि) के साथ एक शीट को एक शीट के रूप में गिना जाता है। 2.3.4. मुड़ी हुई शीट (A2, A3 प्रारूप) को खोलकर ऊपरी दाएं कोने में एक शीट के रूप में क्रमांकित किया जाता है। 2.3.5. मामले में दायर संलग्नक के साथ लिफाफों को क्रमांकित किया जाता है, उसी समय लिफाफे को पहले नंबर दिया जाता है, और फिर लिफाफे के प्रत्येक अनुलग्नक को अगले नंबर के साथ क्रमांकित किया जाता है। 2.3.6. फाइल में फाइल किए गए दस्तावेजों को उनकी खुद की शीट्स (मुद्रित प्रकाशनों सहित) के साथ क्रमांकित किया जाना चाहिए सामान्य आदेश. 2.3.7. कई खंडों वाले मामलों की शीट प्रत्येक खंड के लिए अलग-अलग गिने जाते हैं। 2.3.8. शीटों की नंबरिंग के लिए स्याही और रंगीन पेंसिल का उपयोग करना मना है। 2.3.9. यदि मामलों में चादरों की संख्या में व्यक्तिगत त्रुटियाँ हैं, तो पत्रकों की अक्षर संख्या के उपयोग की अनुमति है (उदाहरण के लिए: 37, 37 ए, 37 बी, आदि)।

2.4. एक आंतरिक सूची तैयार करना (खंड 2.1.4 के लिए)

2.4.1. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों (75 वर्ष) पर दस्तावेजों के मामलों के दस्तावेजों के लिए एक आंतरिक सूची संकलित की जाती है। 2.4.2. पर आवश्यक मामलेसंग्रह के साथ समझौते में, 10 साल तक के शेल्फ जीवन वाले मामलों के लिए दस्तावेजों के लिए एक आंतरिक सूची तैयार की जाती है, जिसमें "वन चिपबोर्ड" शीर्षक वाले दस्तावेज़ शामिल हैं; प्रस्ताव, बयान और नागरिकों की शिकायतें, आदि। 2.4.3. आंतरिक सूची को निर्धारित प्रपत्र (परिशिष्ट 1) में ए4 प्रारूप की एक शीट पर संकलित किया जाता है, जिसमें निम्नलिखित जानकारी होती है: - मामले में दस्तावेजों की क्रम संख्या; - शीर्षक ( सारांश) दस्तावेज; - दस्तावेजों की तारीख; - अनुक्रमणिका ( पंजीकरण संख्या) दस्तावेज; - मामले की शीट की संख्या जिस पर प्रत्येक दस्तावेज़ स्थित है। 2.4.4. आंतरिक इन्वेंट्री में स्वतंत्र शीट नंबरिंग है। 2.4.5. आंतरिक इन्वेंट्री पर इसके कंपाइलर द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जो स्थिति, हस्ताक्षर की डिकोडिंग और इन्वेंट्री के संकलन की तारीख को दर्शाता है।

2.5. मामले के साक्ष्य की एक शीट तैयार करना (खंड 2.1.4 तक)

2.5.1. मामले में शीट की संख्या को ध्यान में रखते हुए और उनकी संख्या की विशेषताओं को ठीक करने के लिए, एक केस सर्टिफिकेशन शीट तैयार की जाती है। 2.5.2. मामले का गवाह पत्र स्थापित प्रपत्र (परिशिष्ट 2) के अनुसार ए 4 प्रारूप की एक अलग शीट पर तैयार किया गया है। 2.5.3. मामले के प्रमाणन पत्र में, आंतरिक सूची (यदि कोई हो) की क्रमांकित शीटों की संख्या संख्याओं और शब्दों में इंगित की गई है। 2.5.4. प्रमाणन पत्रक मामले के दस्तावेजों की संख्या की निम्नलिखित विशेषताओं को निर्दिष्ट करता है: - अक्षरों वाली चादरों और लापता संख्याओं की उपस्थिति; - अपूरणीय दोषों वाली चादरों की संख्या (फटी चादरें, स्याही से भरी चादरें, आदि)। 2.5.5. मामले की संरचना और स्थिति में बाद के सभी परिवर्तन (क्षति, प्रतियों के साथ मूल का प्रतिस्थापन, नए दस्तावेजों की कुर्की, आदि) प्रासंगिक अधिनियम के संदर्भ में प्रमाणन पत्रक में नोट किए गए हैं।

2.6. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामले के कवर का पंजीकरण (खंड 2.1.4 के लिए)

2.6.1. स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के मामले का कवर परिशिष्ट 3 के अनुसार तैयार किया गया है। मामले के कवर में निम्नलिखित दर्शाया जाएगा: - संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम और उसकी अधीनता; - विभाग का नाम; - मामले के नामकरण के अनुसार मामले की संख्या (मात्रा); - मामले का शीर्षक; - मामले की तारीख (मामले में रखे गए दस्तावेजों की समय सीमा); - मामले में चादरों की संख्या; - अवधारण अवधि। 2.6.2. केस कवर काली स्याही या स्याही से तैयार किया गया है। 2.6.3. मामले के दस्तावेजों द्वारा कवर की गई अवधि के दौरान किसी संगठन, संरचनात्मक उपखंड (इसकी अधीनता) या विभाग का नाम बदलते समय, संगठन, संरचनात्मक उपखंड या विभाग का एक नया नाम कवर पर जोड़ा जाता है, तारीख डाल दी जाती है नीचे, और पिछला नाम कोष्ठक में संलग्न है। 2.6.4. कवर पर मामले का शीर्षक संगठन के मामलों के नामकरण से स्थानांतरित किया गया है, विशेषज्ञ समीक्षा आयोग (विशेषज्ञ आयोग) से सहमत है। अभिलेखीय संगठन*. * संघीय अभिलेखीय सेवा की स्थापना, विषयों के अभिलेखीय मामलों की शासी निकाय रूसी संघ(संबंधित क्षेत्रीय या गणतांत्रिक अभिलेखीय निकाय) 2.6.5। दस्तावेजों की प्रतियां (आदेश, उच्च संगठनों के संकल्प, उच्च संगठन में बैठकों के कार्यवृत्त, आदि) वाले मामलों के शीर्षकों में, उनकी प्रतियां इंगित की जाती हैं। मामले के दस्तावेजों की प्रामाणिकता शीर्षक में निर्दिष्ट नहीं है। 2.6.6. मामले के कवर पर, मामले की तारीख का संकेत दिया जाना चाहिए: - आदेश, संकल्प, प्रोटोकॉल वाले मामलों के लिए, मामले की तारीखें जल्द से जल्द और नवीनतम दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर या अनुमोदन की तिथियां हैं; - पत्राचार वाले मामलों के लिए, मामले की शुरुआत की तारीख पहले आने वाले या पहले आउटगोइंग दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख है, और अंतिम तिथि सबसे हालिया इनकमिंग या आउटगोइंग दस्तावेज़ की तारीख है; - व्यक्तिगत फाइल की तारीख उस व्यक्ति के प्रवेश और बर्खास्तगी के आदेशों पर हस्ताक्षर करने की तारीख है जिसके लिए इसे दायर किया गया है; - संगठन के कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों वाली फाइलों की तारीख, बर्खास्त कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें, और योजनाओं और रिपोर्टों वाली फाइलें, वह वर्ष है जब मामला खोला गया था। दस्तावेजों से जुड़ी तिथियों को ध्यान में नहीं रखा जाता है। यदि मामले में ऐसे दस्तावेज शामिल हैं जिनकी तारीख मामले की तारीख से मेल नहीं खाती है, तो "मामले की तारीख" कॉलम के तहत एक प्रविष्टि की जाती है: "मामले में ______ वर्ष (वर्षों) के लिए दस्तावेज शामिल हैं"। 2.6.7. अनिवार्य सहाराकेस कवर केस में शीट्स की संख्या का एक संकेत है, जो केस सर्टिफिकेशन शीट (क्लॉज 2.5) के आधार पर चिपका हुआ है। 2.6.8. अपेक्षित "मामले की भंडारण अवधि" संगठन की फाइलों के नामकरण के अनुसार तैयार की गई है। 2.6.9. मामले के कवर की रीढ़ मामलों के नामकरण, मात्रा संख्या और इसके गठन के वर्ष के अनुसार मामले के सूचकांक को इंगित करती है। 2.6.10. वॉल्यूम संख्या केवल तभी निर्दिष्ट की जाती है जब एक से अधिक वॉल्यूम सक्षम हों। इस मामले में, कोष्ठक में वॉल्यूम संख्या के बाद, दर्ज किए गए वॉल्यूम की संख्या इंगित की जाती है।

3. दस्तावेजों का परिचालन भंडारण

3.1. स्थापना के क्षण से और संगठन के संग्रह में स्थानांतरण तक, फाइलें उनके गठन के स्थान पर संगठन की लिपिक सेवा (संरचनात्मक प्रभाग) के विशेषज्ञों द्वारा रखी जाती हैं। 3.2. संरचनात्मक उपखंडों के प्रमुख और लिपिक कार्य के लिए जिम्मेदार संगठन की लिपिक सेवा के विशेषज्ञ दस्तावेजों और मामलों की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार हैं। 3.3. मामले काम करने वाले कमरों में स्थित होते हैं, जो लॉक करने योग्य अलमारियाँ में स्थित होते हैं, उनकी पूरी सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं, दस्तावेजों को धूल से बचाते हैं और धूप के संपर्क में आते हैं। दस्तावेजों की खोज की दक्षता बढ़ाने के लिए, मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों की व्यवस्था की जाती है। मामलों का नामकरण या उसमें से एक उद्धरण कैबिनेट के अंदर रखा गया है। 3.4. असाधारण मामलों में फाइलों से दस्तावेजों की अस्थायी निकासी की अनुमति है और केवल संगठन (संरचनात्मक इकाई) के लिपिक सेवा के प्रमुख की अनुमति के साथ दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति के मामले में अनिवार्य छोड़ने और इंगित करने के साथ किया जाता है मूल जारी करने का कारण 3.5. संगठन के मामलों में दस्तावेजों की प्रतियां केवल संगठन (संरचनात्मक इकाई) के कार्यालय प्रबंधन सेवा के प्रमुख की अनुमति से तीसरे पक्ष के संगठनों को जारी की जाती हैं। 3.6. उन दस्तावेजों का विनाश जिनका कोई वैज्ञानिक और ऐतिहासिक मूल्य नहीं है और जिन्होंने अपना व्यावहारिक महत्व खो दिया है, संगठन के संग्रह द्वारा किया जाता है उचित समय पर. अनधिकृत विनाश आधिकारिक दस्तावेज़संगठन के संरचनात्मक उपखंडों में निषिद्ध है। 3.7. संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के विशेषज्ञ उनके द्वारा प्राप्त दस्तावेजों की सुरक्षा और उनके सावधानीपूर्वक संचालन के लिए जिम्मेदार हैं।

4. केस स्टेटमेंट का संकलन और डिजाइन

4.1. संगठन के कार्यालय कार्य में पूर्ण किए गए सभी मामलों के लिए संग्रह का अधिग्रहण सुनिश्चित करने के लिए, संग्रह (स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के मामले) को प्रस्तुत करने के अधीन, GOST की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया गया आर 6.30-97 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएं ”और कार्यालय के काम पर अन्य नियामक अधिनियम, साथ ही इस प्रक्रिया के खंड 1 और 2, मामलों की सूची संकलित की जाती है (परिशिष्ट 4)। 4.2. मामलों की सूची अलग से संकलित की जाती है: - स्थायी भंडारण के मामले; - अस्थायी भंडारण के मामले; - कार्मिक मायने रखता है। 4.3. मामलों की सूची स्वतंत्र सकल (क्रमिक) पूर्ण संख्या वाले मामलों की एक सूची है। प्रत्येक मामला (मात्रा) एक स्वतंत्र के तहत प्रस्तुत किया जाता है क्रमिक संख्या. 4.4. संगठन में, प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में, संग्रह के प्रत्यक्ष कार्यप्रणाली मार्गदर्शन के तहत स्थायी भंडारण मामलों की सूची सालाना संकलित की जाती है। इन विवरणों के अनुसार, दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। संरचनात्मक प्रभागों द्वारा तैयार की गई सूची तैयारी के आधार के रूप में कार्य करती है सारांश सूचीवह संगठन जिसे संग्रह तैयार करता है और जिसके लिए वह स्थायी भंडारण के लिए फाइलें जमा करता है। मामलों की सूची निर्धारित प्रपत्र में दो प्रतियों में संकलित की जाती है और कार्यालय के काम में मामलों के पूरा होने के एक साल बाद संगठन के संग्रह में जमा की जाती है। 4.5. इन्वेंट्री में एक मामले के कई खंड दर्ज करते समय, पहले खंड का शीर्षक पूर्ण रूप से लिखा जाता है, और अन्य सभी खंडों को "वही" + वॉल्यूम संख्या शब्दों द्वारा दर्शाया जाता है। उसी समय, मामलों के बारे में अन्य जानकारी पूरी तरह से सूची में दर्ज की जाती है (मामले की तारीख, मामले में चादरों की संख्या, मामले की भंडारण अवधि)। सूची में प्रत्येक नई शीट पर, शीर्षक को पूर्ण रूप से पुन: प्रस्तुत किया जाता है। यदि फ़ाइल का केवल एक वॉल्यूम है, तो इन्वेंट्री में वॉल्यूम नंबर इंगित नहीं किया गया है। 4.6. इन्वेंट्री में मामलों को संगठन में मामलों के नामकरण के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। 4.7. संगठन की लिपिकीय सेवा के मामलों की सूची में, मामलों के शीर्षकों के बाद, उन्हें शामिल किया जाता है पंजीकरण कार्डइनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ों के लिए। 4.8. सूची के अंत में, एक अंतिम प्रविष्टि की जाती है, जो संख्याओं और शब्दों में संगठन के संग्रह में जमा किए गए मामलों की संख्या को इंगित करती है। 4.9. मामलों की सूची को डुप्लिकेट में मुद्रित किया जाता है और संगठन के प्रमुख, इन्वेंट्री के कंपाइलर (लिपिकीय सेवा के विशेषज्ञ) और संगठन के संग्रह के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है। 4.10. सूची की एक प्रति मामलों के साथ संगठन के संग्रह में स्थानांतरित की जाती है, दूसरी प्रति कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार संगठन के लिपिक सेवा विशेषज्ञ के पास रहती है। 4.11. कॉलम "नोट" का उपयोग मामलों की स्वीकृति, उनकी विशेषताओं को चिह्नित करने के लिए किया जाता है शारीरिक हालत, प्रतियों की उपलब्धता, आदि।

5. संगठन के पुरालेख को मामलों का स्थानांतरण

5.1. स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों की फाइलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। उनका स्थानांतरण केवल इन्वेंट्री (इस प्रक्रिया की धारा 4) के अनुसार किया जाता है। 5.2. स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के मामले, कार्यालय के काम द्वारा पूरे किए गए, कैलेंडर वर्ष की समाप्ति के बाद, जिसमें वे खोले गए थे, इस प्रक्रिया के अनुसार पंजीकरण के अधीन हैं और संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिए गए हैं। अगले वर्ष के दौरान, लेकिन उनके कार्यालय का काम समाप्त होने के 2 साल बाद नहीं। 5.3. संगठन के संग्रह में मामलों का स्थानांतरण संग्रह द्वारा तैयार की गई अनुसूची के अनुसार किया जाता है, संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुखों के साथ सहमति व्यक्त की जाती है जो दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करते हैं, और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होते हैं। 5.4. संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए संरचनात्मक इकाई द्वारा मामलों की तैयारी के दौरान, संग्रह कर्मचारी पहले सूची में शामिल मामलों की संख्या के साथ उनके गठन, निष्पादन और अनुपालन की शुद्धता की जांच करता है, के अनुसार दायर किए गए मामलों की संख्या संगठन के मामलों का नामकरण। मामलों के गठन और निष्पादन में लेखा परीक्षा के दौरान पहचानी गई सभी कमियों, संरचनात्मक इकाई के रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा के कर्मचारियों को समाप्त किया जाना चाहिए। मामलों की अनुपस्थिति का पता लगाने पर, एक प्रमाण पत्र तैयार किया जाता है। 5.5. प्रत्येक फ़ाइल संरचनात्मक इकाई के लिपिक सेवा के कर्मचारी की उपस्थिति में संग्रह (विशेष कर्मचारी) के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा स्वीकार की जाती है। साथ ही, इसमें शामिल प्रत्येक मामले के खिलाफ सूची की दोनों प्रतियों पर, मामले की उपस्थिति के बारे में एक नोट बनाया जाता है। सूची की प्रत्येक प्रति के अंत में, संग्रह में वास्तव में स्वीकार किए गए मामलों की संख्या, लापता मामलों की संख्या, मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण की तारीख, साथ ही संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर (संग्रह कर्मचारी) ) और मामलों को स्थानांतरित करने वाले व्यक्ति को संख्याओं और शब्दों में दर्शाया गया है। 5.6. 10 साल तक की भंडारण अवधि के साथ मामलों को रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा संग्रहीत किया जाता है और भंडारण अवधि की समाप्ति पर, निर्धारित तरीके से विनाश के लिए संग्रह में स्थानांतरित किया जा सकता है। 5.7. संगठन के एक विभाजन के परिसमापन या पुनर्गठन की स्थिति में, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा का एक कर्मचारी, विभाजन के परिसमापन या पुनर्गठन के 2 महीने के भीतर, सभी उपलब्ध दस्तावेजों को मामलों में बनाता है, मामलों को तैयार करता है और उन्हें स्थानांतरित करता है संग्रह, भंडारण अवधि की परवाह किए बिना।

6. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करें

6.1. अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरित होने पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ किए गए सभी कार्यों को प्रलेखित किया जाना चाहिए। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मीडिया और रिकॉर्डिंग विधियों का उपयोग करके बनाया गया एक दस्तावेज़ है जो कंप्यूटर पर इसकी जानकारी के प्रसंस्करण को सुनिश्चित करता है। संगठन की गतिविधियों में बनाए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ अभिलेखीय भंडारण के लिए स्थापित प्रक्रिया के अनुसार हस्तांतरण के अधीन हैं। संगठनों के अभिलेखागार इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आवेदन को अंजाम देते हैं, उनकी सुरक्षा, लेखांकन, चयन और उपयोग सुनिश्चित करते हैं, साथ ही सार्वजनिक भंडारण में तैयारी और हस्तांतरण करते हैं। व्यक्तिगत दस्तावेजों और उनके परिसरों, दस्तावेजों के संग्रह, साथ ही दस्तावेजों को संगठनों या संगठनों के धन के हिस्से के रूप में भंडारण के लिए स्वीकार किया जाता है। व्यक्तियों- संग्रह के अधिग्रहण के स्रोत, विवरण वाले जो उन्हें पहचानने की अनुमति देते हैं। 6.2. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण का स्थान संगठन के प्रमुख द्वारा निर्धारित किया जाता है। उन्हें संगठन के संग्रह में या एक विशेष इकाई में संग्रहीत किया जा सकता है, जिसमें शामिल हो सकते हैं: एक चुंबकीय पुस्तकालय, स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए विधियों और उपकरणों के कार्यान्वयन और रखरखाव के लिए एक सेवा, तकनीकी सेवा. 6.3. अनिवार्य शर्तें अभिलेखीय भंडारणइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज हैं: - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण, प्रतिलिपि बनाने और पुन: प्रस्तुत करने के लिए हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर के संग्रह में उपस्थिति, विकास के संबंध में उन्हें नए प्रारूपों में फिर से लिखना सॉफ़्टवेयरसंचार चैनलों के माध्यम से सूचना का प्रसारण; - उपयोगकर्ताओं की स्थापित श्रेणियों के बारे में जानकारी तक पहुंच सुनिश्चित करना, साथ ही अनधिकृत पहुंच से जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करना (उपयुक्त तकनीकी साधनों और कानूनी मानदंडों का उपयोग करके); - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के तरीके को सुनिश्चित करना, उनके नुकसान या विकृति को छोड़कर। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण को सुनिश्चित करना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के तकनीकी मीडिया के भंडारण के इष्टतम तरीकों के रखरखाव के लिए प्रदान करना चाहिए। इन मोड के तकनीकी पैरामीटर प्रासंगिक द्वारा निर्धारित किए जाते हैं राज्य मानकगोस्ट 28388-89। सूचना प्रसंस्करण प्रणाली। चुंबकीय मीडिया पर दस्तावेज़। निष्पादन और संचालन का क्रम; गोस्ट 2.501-88 ईएसकेडी। लेखांकन और भंडारण नियम; गोस्ट 19.601-78 ईएसपीडी। दोहराव, लेखा और भंडारण के लिए नियम; गोस्ट 24.402-80। एक प्रणालीएसीएस मानक। लेखांकन, भंडारण और संचलन। 6.4. अभिलेखीय भंडारण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का चयन उनकी परीक्षा के परिणामस्वरूप किया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की जांच के प्रारंभिक चरण में, संग्रह, लिपिक सेवा या संगठन में सूचना प्रौद्योगिकी के कामकाज के लिए जिम्मेदार सेवा के साथ, सिस्टम, विषयों और परियोजनाओं की सूची निर्धारित करता है जिनके दस्तावेज मूल्य के अनुसार हो सकते हैं परीक्षा के लिए सामान्य मानदंड के साथ। यह सूची इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की वास्तविक परीक्षा का आधार है। संगठन के पारंपरिक प्रलेखन के संयोजन में विशेषज्ञ सेवाओं द्वारा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की जांच की जाती है; एक परिसर में सामान्य और विशेष मानदंड की एक प्रणाली लागू होती है। दस्तावेजों की विशिष्ट संरचना स्थापित की जाती है, उनकी सामग्री की जांच की जाती है, प्रलेखित जानकारी के जीवन चक्र के लिए आवश्यकताएं निर्धारित की जाती हैं, एक विशेषज्ञ मूल्यांकन किया जाता है। तकनीकी स्थितिदस्तावेज। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का चयन "की सूची" पर आधारित है मानक दस्तावेजसंगठनों की गतिविधियों में गठित भंडारण की शर्तों के साथ" और "मशीन मीडिया पर दस्तावेजों की सूची और एक स्वचालित डेटाबेस (एबीडी) स्वचालित प्रणालीवैज्ञानिक, तकनीकी और औद्योगिक उद्देश्य। 6.5. दस्तावेजों के साथ अभिलेखीय भंडारण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज प्राप्त किए जाते हैं। इसमें निम्नलिखित जानकारी परिलक्षित होनी चाहिए: दस्तावेज़ का नाम, इसके निर्माण की तारीख, सामग्री की विशेषताएं (सार), इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप, भौतिक और तार्किक संरचना (डेटाबेस (डीबी) के लिए, की मात्रा दस्तावेज़ (डेटाबेस के लिए, रिकॉर्ड की संख्या भी)। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और सहायक दस्तावेज़यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए लेखांकन की एक इकाई का गठन करता है। अभिलेखीय भंडारण के लिए प्राप्त लेखा इकाई को रसीद पत्रिका के अनुसार एक पंजीकरण संख्या सौंपी जाती है। लेखा इकाई के भाग के रूप में, भंडारण की इकाई का संकेत दिया जाता है। भंडारण इकाई इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़- यह एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के मीडिया (चुंबकीय टेप, फ्लॉपी डिस्क, मैग्नेटो-ऑप्टिकल डिस्क, ऑप्टिकल डिस्क, आदि) का एक सेट है और इसके साथ दस्तावेज़ीकरण है। भंडारण इकाई के लिए दो प्रतियों में एक लेखा कार्ड बनाया जाता है और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का एक लेखा डेटाबेस (कैटलॉग) बनाए रखा जाता है। 6.6. अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की तैयारी में निम्नलिखित चरण होते हैं: - मशीन मीडिया को लिखना (यदि आवश्यक हो - नए मीडिया को पुनर्लेखन); - तकनीकी स्थिति की जाँच करना; - साथ में दस्तावेज़ तैयार करना (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के साथ दस्तावेज़ीकरण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की सुरक्षा और उपयोग सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए); - संगठन के संग्रह में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का सीधा हस्तांतरण। 6.7. संगठन में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के राज्य भाग के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के अस्थायी अभिलेखीय भंडारण की शर्तें रूसी संघ के मंत्रिपरिषद-सरकार की डिक्री के अनुसार "दस्तावेजों के विभागीय भंडारण की प्रक्रिया पर और उन्हें कार्यालय के काम में व्यवस्थित करना" दिनांक 03.03.93 संख्या 191 को 5 वर्ष के रूप में परिभाषित किया गया है। राज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों का हस्तांतरण सूची के अनुसार राज्य संग्रह के अनुसार किया जाता है। अस्थाई भण्डारण अवधि के दस्तावेजों को अधिनियम के अनुसार निर्धारित तरीके से सूची स्वीकृत होने के बाद नष्ट कर दिया जाता है।

अनुलग्नक 1

आंतरिक विवरण
मामले के दस्तावेज

№ ________________

	दस्तावेज़ का शीर्षक	कागजातों की तारीख	दस्तावेज़ अनुक्रमणिका	केस शीट नंबर

आंतरिक सूची संकलित करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम मामले के दस्तावेजों की प्रतिलेख हस्ताक्षर हस्ताक्षर तिथि

ए4 प्रारूप (210x297 मिमी)

मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची का रूप

परिशिष्ट 2

केस नंबर ______ की सर्टिफिकेट शीट

फ़ाइल में, _____________________________________________ (संख्याओं और शब्दों में) शीट (ओं) को दर्ज किया जाता है और क्रमांकित किया जाता है, जिसमें शामिल हैं: लैटेड शीट ______________________ आंतरिक इन्वेंट्री की शीट (शीट्स) की लापता संख्या __________________________ + _________। मामले के साक्ष्य का विवरण तैयार करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम हस्ताक्षर हस्ताक्षर दिनांक:

ए4 प्रारूप (210x297 मिमी)

केस रिकॉर्ड फॉर्म

अनुलग्नक 3

______________________________________________________________________

(संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम)

_______________________________________________________________________

(विभाग का नाम)

विवरण ______ इकाई चोटी ________

मामला # _____

वॉल्यूम नंबर _________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

शुरू किया गया _____________

खत्म ___________

________ को एल.

__________ वर्ष रखें

फॉर्म ए4 (210x297 मिमी)

केस कवर फॉर्म

परिशिष्ट 4

विवरण
दस्तावेजी सामग्री ______________________ भंडारण

(स्थायी अस्थायी)

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(विभाग, प्रबंधन)

एक साल में

	केस इंडेक्स	संग्रहण इकाई शीर्षलेख (divs)	समय सीमा	चादरों की संख्या	संग्रहण अवधि और सूची का आइटम नंबर	टिप्पणी

कुल सौंपे गए ____________ मामले (संख्याओं और शब्दों में) विभाग के प्रमुख हस्ताक्षर के हस्ताक्षर प्रतिलेख द्वारा पारित: सूची हस्ताक्षर हस्ताक्षर संकलित करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम द्वारा स्वीकार किया गया: हस्ताक्षर के संग्रह हस्ताक्षर प्रतिलेख के प्रमुख

ए4 प्रारूप (210x297 मिमी)

विभागों की सूची का रूप

1. मामलों का गठन। 1 1.1. मामलों के गठन के लिए बुनियादी आवश्यकताएं। 1 1.2. दस्तावेजों की विभिन्न श्रेणियों को समूहीकृत करना। 2 2. मामलों का पंजीकरण। 2 2.1. मूल फाइलिंग आवश्यकताएँ। 2 2.2. मामले में दस्तावेजों की फाइलिंग (बाध्यकारी)। 3 2.3। मामले में चादरों की संख्या। 3 2.4. एक आंतरिक सूची का संकलन। 3 2.5. मामले के साक्ष्य के बयान का संकलन। 4 2.6। स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामले के कवर का पंजीकरण। 4 3. दस्तावेजों का परिचालन भंडारण। 5 4. मामलों की सूची तैयार करना और पंजीकरण करना। 5 5. मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करना। 6 6. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करना। 7 परिशिष्ट 1 मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची का प्रपत्र। 9 अनुपूरक 2 मामले की प्रमाणन पत्रक का प्रपत्र। 9 अनुपूरक 3 केस कवर का फॉर्म। 9 अनुलग्नक 4 विभागों के मामलों की सूची का प्रपत्र। दस

एक संगठन के संग्रह की अवधारणा:

समय पर प्राप्त करने के लिए अभिलेखीय दस्तावेजसंरचनात्मक डिवीजनों से, उनके लेखांकन, सुरक्षा, आदेश और उपयोग और राज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण की तैयारी सुनिश्चित करने के लिए, संगठन में एक ARCHIVE बनाया जाता है।

दस्तावेजों की मात्रा के आधार पर, संग्रह को संगठन के एक स्वतंत्र संरचनात्मक उपखंड या दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा (कार्यालय प्रबंधन) के हिस्से के रूप में एक उपखंड के रूप में बनाया जाता है, जो उपयोग के उद्देश्य से अभिलेखीय दस्तावेजों को प्राप्त और संग्रहीत करता है।

संगठन आवश्यक परिसर, उपकरण और कर्मियों के साथ संग्रह प्रदान करता है। संगठन के अधिकारी कानून द्वारा स्थापित मानदंडों के उल्लंघन के लिए जिम्मेदार हैं।

संग्रह में संग्रहीत किए जाने वाले दस्तावेज़ों की संरचना के आधार पर, निम्नलिखित बनाए जा सकते हैं:

• - प्रबंधन प्रलेखन का संग्रह
• - वैज्ञानिक और तकनीकी संग्रह
• - दृश्य-श्रव्य संग्रह
• - इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेज़ीकरण का संग्रह

संगठन के संग्रह के मुख्य कार्य हैं:

• - दस्तावेजों के साथ संग्रह को पूरा करना, जिसकी संरचना संग्रह पर विनियमन द्वारा प्रदान की जाती है;
• - लेखांकन और दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना
• - निर्माण वैज्ञानिक सहायता केंद्रदस्तावेजों को संग्रहित करने के लिए
• - संग्रह में संग्रहीत दस्तावेजों का उपयोग
• - राज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों की तैयारी और हस्तांतरण

मुख्य कार्यों को पूरा करने के लिए, संग्रह निम्नलिखित कार्य करता है: संग्रह राज्य निधि

• - संगठन के संरचनात्मक प्रभागों की सूची रखता है - संग्रह के अधिग्रहण के स्रोत
• - संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के आदेशित दस्तावेजों को स्वीकार करता है
• - संग्रह में प्राप्त दस्तावेजों की सुरक्षा को ध्यान में रखता है और सुनिश्चित करता है
• - संग्रह दस्तावेजों के लिए एक वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण बनाता और रखता है
• - प्रबंधकों और संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के लिए सूचना सेवाओं का आयोजन करता है, नागरिकों के अनुरोध पर दस्तावेजों का उपयोग करता है, रिकॉर्ड रखता है और उपयोग का विश्लेषण करता है
• - मूल्य की एक परीक्षा आयोजित करता है और सार्वजनिक भंडारण के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए संगठनात्मक और पद्धतिगत उपायों के एक सेट को लागू करता है
• - संगठन के संरचनात्मक प्रभागों में मामलों के गठन और निष्पादन की शुद्धता की जाँच करता है
• - संगठन के मामलों के नामकरण के संकलन पर काम का आयोजन करता है
• - पद्धति प्रदान करता है और व्यावहारिक मदददस्तावेजों के साथ काम में संरचनात्मक विभाजन
• - नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों के विकास में भाग लेता है अभिलेखागारऔर कागजी कार्रवाई

संगठन के प्रमुख के साथ संग्रह इसके लिए जिम्मेदार है:

• - दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए शर्तों का पालन न करना
• - दस्तावेजों का नुकसान और अनधिकृत विनाश
• - संगठन के परिसमापन या स्वामित्व के परिवर्तन के मामले में भंडारण के लिए दस्तावेजों को स्वीकार करने से अनुचित इनकार
• - दस्तावेजों के उपयोग और कानून द्वारा स्थापित दस्तावेजों तक उपयोगकर्ता की पहुंच के नियमों का उल्लंघन

संग्रह प्रबंधन:

संग्रह के प्रबंधन के तहत संग्रह के कार्यों और कार्यों के अपने कर्मचारियों द्वारा पूर्ति के लिए गतिविधियों के संगठन को समझा जाता है। संग्रह का प्रबंधन रूसी संघ और उसके विषयों, अंतरक्षेत्रीय और क्षेत्रीय नियामक दस्तावेजों के विधायी कृत्यों के आधार पर किया जाता है।

संग्रह की गतिविधियों के आयोजन के लिए मुख्य नियामक दस्तावेज संग्रह का चार्टर (विनियमन), इसके संरचनात्मक विभाजनों पर प्रावधान, संरचना और स्टाफसंग्रह, लागत अनुमान, कर्मचारियों का नौकरी विवरण।

संग्रह का चार्टर (विनियमन) संग्रह के अनुकरणीय चार्टर (विनियमन) के आधार पर विकसित किया गया है, जिसे रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा द्वारा अनुमोदित किया गया है। चार्टर (विनियमन) संग्रह के कार्यों, कार्यों, अधिकारों और संगठन को परिभाषित करता है, इसमें संग्रहीत दस्तावेजों की संरचना (प्रोफाइल)। संग्रह के चार्टर (नियम) को अभिलेखीय मामलों के उच्च प्रबंधन निकाय द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

संग्रह की संरचना को रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा द्वारा अनुमोदित संग्रह की अनुमानित संरचना के आधार पर संग्रह के काम की स्थितियों और विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए विकसित किया गया है। जिन अभिलेखागारों में संरचना नहीं होती है, उनमें गतिविधि के क्षेत्रों के अनुसार श्रमिकों के समूह बनाए जा सकते हैं।

पुरालेख योजना और रिपोर्टिंग

संग्रह में योजना और रिपोर्टिंग का काम निदेशक या उसके डिप्टी द्वारा आयोजित किया जाता है; प्रत्यक्ष भागीदारीइस काम में संग्रह के प्रमुख कर्मचारियों और विशेषज्ञों द्वारा लिया जाता है।

संग्रह के विकास के लिए संघीय और क्षेत्रीय कार्यक्रमों (योजनाओं), रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा की सिफारिशों, अभिलेखीय प्रबंधन निकाय को ध्यान में रखते हुए, गतिविधियों के परिणामों के विश्लेषण के आधार पर, संग्रह द्वारा स्वतंत्र रूप से कार्य की योजना बनाई जाती है। रूसी संघ के विषय के बारे में।

पुरालेख की कार्य योजना एक वर्ष के लिए तैयार की जाती है। अभिलेखागार के विकास के लिए संघीय, क्षेत्रीय कार्यक्रमों (योजनाओं) के साथ-साथ अपनी पहल पर, संग्रह के काम और / या इसकी गतिविधि के कुछ क्षेत्रों के विकास के लिए दीर्घकालिक कार्यक्रम (योजनाएं) हो सकते हैं विकसित।

विशेषज्ञ आयोग का निर्माण और कार्य:

संगठनों में बाहर से बनाए गए और प्राप्त किए गए दस्तावेजों की जांच के लिए, साथ ही दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाओं (डीओई) के काम पर नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों पर विचार करने के लिए, कार्य विवरणियांसूचना के साथ काम करने, दस्तावेज़ प्रपत्रों की तालिका और अन्य मुद्दों के संदर्भ में, स्थायी विशेषज्ञ आयोग (ईसी) बनाए जा रहे हैं।

मंत्रालयों और विभागों में, अधीनस्थ नेटवर्क वाले अन्य संगठन, केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (सीईसी) बनाए जा रहे हैं।

केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (विशेषज्ञ आयोग) कम से कम तीन लोगों की राशि में सबसे योग्य कर्मचारियों में से संगठन के प्रमुख के आदेश से बनाया जाता है। में संगठन की विशेषज्ञ समिति के सदस्य जरूरसंगठन के संग्रह के प्रमुख या संगठन के संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति शामिल हैं। केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग की संरचना में अभिलेखीय संस्थान के एक प्रतिनिधि को शामिल करना उचित है, जिसके लिए यह संगठन भर्ती का स्रोत है।

केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (विशेषज्ञ आयोग) का अध्यक्ष संगठन के प्रमुख कर्मचारियों में से एक है जो कार्यालय के काम और संगठन के अभिलेखागार के प्रभारी हैं।

केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (विशेषज्ञ आयोग) के मुख्य कार्यों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• 1) मामलों के नामकरण को संकलित करने और मामलों के गठन की प्रक्रिया में कार्यालय के काम के स्तर पर दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा आयोजित करना और आयोजित करना;
• 2) संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए उन्हें तैयार करने के चरण में दस्तावेजों के मूल्य की परीक्षा आयोजित करना और आयोजित करना;
• 3) राज्य या नगरपालिका संग्रह में स्थायी भंडारण में स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों के चयन और तैयारी का आयोजन और संचालन। 5.

केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (विशेषज्ञ आयोग) के मुख्य कार्य हैं:

• - भंडारण और विनाश के लिए मामलों के वार्षिक चयन का संगठन;
• - संगठन के मामलों के मसौदा नामकरण के अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ समीक्षा आयोग (ईपीके) के साथ अनुमोदन और समझौते के लिए विचार और प्रस्तुत करना, कर्मियों सहित स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों की सूची, आवंटन के कार्य मामलों का विनाश, भंडारण के अधीन नहीं;
• - भंडारण अवधि को बदलने के प्रस्तावों के अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग द्वारा विचार के लिए तैयारी और प्रस्तुत करना कुछ श्रेणियांसूचियों द्वारा स्थापित दस्तावेज, और सूचियों द्वारा प्रदान नहीं किए गए दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को निर्धारित करने पर;
• - संगठन में दस्तावेजों के साथ काम करने के मुद्दों पर मसौदा नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों की तैयारी और समीक्षा में भागीदारी।

केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (विशेषज्ञ आयोग) कार्य योजना के अनुसार बैठकें करता है और, आवश्यकतानुसार, सामूहिक रूप से बहुमत से निर्णय लिए जाते हैं। केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (विशेषज्ञ आयोग) की बैठकें दर्ज की जाती हैं। मिनटों पर आयोग के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (विशेषज्ञ आयोग) के निर्णय संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदन के बाद लागू होते हैं। केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (विशेषज्ञ आयोग) के कार्यवृत्त, जिसमें मसौदा मानक और मामलों के अनुकरणीय नामकरण के अनुमोदन पर निर्णय शामिल हैं, मानक द्वारा स्थापित दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि को बदलने पर और विभागीय सूचियाँउनके भंडारण की शर्तों के साथ-साथ मामलों के विशिष्ट और अनुकरणीय नामकरण को इंगित करने वाले दस्तावेज़, संगठन के प्रमुख द्वारा संबंधित अभिलेखीय संस्थान के ईपीसी द्वारा उनके विचार के बाद ही अनुमोदित किए जाते हैं।

केंद्रीय विशेषज्ञ आयोगों (विशेषज्ञ आयोगों) के काम के बारे में बोलते हुए, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि वे संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित स्थायी (केंद्रीय) विशेषज्ञ आयोग पर विनियमों के आधार पर कार्य करते हैं। इस नियामक दस्तावेज़ को विकसित करते समय, आप इसका उपयोग कर सकते हैं अनुमानित स्थिति 19 जनवरी, 1995 नंबर 2 के फेडरल आर्काइव के आदेश द्वारा अनुमोदित एक संस्था, संगठन, उद्यम के स्थायी विशेषज्ञ आयोग पर।

संग्रह:

संग्रह दस्तावेजों के साथ संग्रह की व्यवस्थित पुनःपूर्ति है अभिलेखीय कोषउनकी प्रोफ़ाइल के अनुसार रूसी संघ।

संग्रह पैकेज में शामिल हैं:

• 1. संग्रह के अधिग्रहण के स्रोतों का निर्धारण;
• 2. संग्रह में स्वीकार किए जाने वाले दस्तावेजों की संरचना का निर्धारण;
• 3. संग्रह में दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण।

संग्रह के अधिग्रहण के स्रोत संगठन और व्यक्ति हैं जिनकी गतिविधियों में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज बनते हैं, जो स्थायी भंडारण के लिए एक अनिवार्य आधार पर या एक समझौते के आधार पर संग्रह में स्थानांतरित करने के अधीन हैं। संग्रह का अधिग्रहण कानूनी संस्थाओं और व्यक्तियों की सूची के अनुसार किया जाता है - संग्रह के अधिग्रहण के स्रोत।

संग्रह कर्मचारियों द्वारा संग्रह अधिग्रहण सूचियों का संकलन और रखरखाव किया जाता है।

संग्रह प्राप्ति सूचियों को आवश्यकतानुसार अद्यतन किया जाता है। रूसी संघ के अभिलेखीय कोष की संरचना के लिए दस्तावेजों का असाइनमेंट उनके मूल्य की परीक्षा के आधार पर किया जाता है।

संग्रह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना:

दस्तावेज़ भंडारण का संगठन - उपायों की एक प्रणाली, जिसमें दस्तावेजों की तर्कसंगत नियुक्ति, उनके आंदोलन और भौतिक स्थिति पर नियंत्रण, बीमा कोष बनाने के लिए दस्तावेजों की प्रतिलिपि बनाना और उपयोग के लिए एक फंड, मूल या उसके करीब की बहाली (बहाली) शामिल है। मूल गुण और बाहरी संकेतदस्तावेज़ जो क्षतिग्रस्त या नष्ट हो गए हैं।

संग्रह में दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, निम्नलिखित कार्य किए जाने चाहिए:

• - भंडारण के संगठन के लिए उपायों का एक सेट, दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक सामग्री और तकनीकी आधार के निर्माण के लिए प्रदान करना (भंडारण सुविधाओं का भवन और परिसर, दस्तावेजों के लिए भंडारण सुविधाएं, सुरक्षा और सुरक्षा भंडारण सुविधाएं, जलवायु नियंत्रण सुविधाएं, नकल के लिए साधन) और क्षतिग्रस्त दस्तावेजों को पुनर्स्थापित करना, आदि);
• - दस्तावेजों (तापमान और आर्द्रता, प्रकाश, स्वच्छता और स्वच्छ, सुरक्षा भंडारण मोड) के भंडारण के लिए नियामक शर्तों को बनाने और उनका पालन करने के उपायों का एक सेट।

संग्रह को विशेष रूप से निर्मित या दस्तावेजों के भंडारण के लिए अनुकूलित या भवन के अलग-अलग कमरों में रखा गया है। प्रशासनिक भवनों के निर्माण या नवीनीकरण के दौरान संगठनों के अभिलेखागार के लिए विशेष परिसर प्रदान किया जाना चाहिए।

परीक्षा परिसर की उपयुक्तता (अग्नि प्रतिरोध, स्थायित्व, संरचनात्मक शक्ति, तकनीकी शक्ति), परिसर की स्थिति, हीटिंग और वेंटिलेशन सिस्टम की उपलब्धता स्थापित करती है।

परीक्षा अभिलेखीय, परिचालन, अग्नि, सुरक्षा, स्वच्छता और अन्य विशिष्ट सेवाओं के प्रतिनिधियों द्वारा की जाती है। परीक्षा के परिणाम एक अधिनियम में प्रलेखित हैं।

दस्तावेजों को ऐसी परिस्थितियों में संग्रहित किया जाना चाहिए जो उन्हें नुकसान से बचाते हैं, हानिकारक प्रभाव वातावरणऔर दस्तावेजों के नुकसान को छोड़कर।

भंडारण में दस्तावेजों को इस तरह से रखा जाता है जो लेखांकन दस्तावेजों और परिचालन खोज के अनुसार उनके व्यापक भंडारण को सुनिश्चित करता है। संग्रह में दस्तावेजों की व्यवस्था का क्रम उनके प्लेसमेंट की योजना (योजना) द्वारा निर्धारित किया जाता है।

भंडारण सुविधाएं स्थिर या मोबाइल धातु रैक से सुसज्जित हैं; धातु अलमारियाँ, तिजोरियाँ, ठंडे बस्ते में डालने वाली अलमारियाँ, आदि का उपयोग सहायक भंडारण सुविधाओं के रूप में किया जाता है।

रैक और खुली भंडारण सुविधाएं खिड़की के उद्घाटन के साथ दीवारों के लंबवत स्थापित की जाती हैं, और बिना खिड़कियों वाले कमरों में - परिसर और उपकरणों की विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए। भंडारण सुविधाओं को भवन की बाहरी दीवारों के पास और ताप स्रोतों के पास रखने की अनुमति नहीं है।

भंडारण से मामले जारी किए जाते हैं:

• - संगठन के कर्मचारियों द्वारा उपयोग के लिए;
• - वैज्ञानिक और अन्य शोध के लिए वाचनालय में नागरिकों द्वारा उपयोग के लिए;
• - अन्य संगठनों के लिए अस्थायी उपयोग के लिए;
• - दस्तावेजों के साथ अभिलेखीय कार्य के लिए;
• - दस्तावेजों की भौतिक स्थिति में सुधार के लिए बीमा प्रतिलिपि और दस्तावेजों की विशेष प्रसंस्करण करने के लिए।

अभिलेखीय दस्तावेजों के निधि स्वामित्व का निर्धारण और एक अभिलेखीय निधि का गठन।

दस्तावेजों की निधि संबद्धता का निर्धारण उन्हें संबंधित संस्था या व्यक्ति के कोष में सही ढंग से सौंपने में होता है। यह काम दस्तावेजों के अध्ययन और एक या दूसरे फंड निर्माता के दस्तावेज की संरचना से संबंधित उनके निर्धारण के आधार पर किया जाता है।

आने वाले दस्तावेज़ उस संस्था की निधि को संदर्भित करते हैं जिसके द्वारा उन्हें प्राप्त किया गया था; उनके फंड की संबद्धता, निष्पादन के लिए दस्तावेज भेजने पर प्रस्तावों और नोटों द्वारा, संस्था की गतिविधियों के कार्यों और मुद्दों को दर्शाते हुए, पंजीकरण टिकट की छाप, दस्तावेजों की सामग्री द्वारा निर्धारित की जाती है।

निवर्तमान दस्तावेजों (पत्तियों) की प्रतियां उस संस्था के कोष से संबंधित हैं जो दस्तावेजों के लेखक हैं; उनकी फंड संबद्धता हस्ताक्षर, कार्यालय नोट और दस्तावेजों की सामग्री द्वारा निर्धारित की जाती है।

आंतरिक संचलन के दस्तावेज उस संस्था के कोष से संबंधित हैं जिसके द्वारा वे तैयार किए गए हैं; उनकी निधि संबद्धता, एक नियम के रूप में, संस्था के नाम से निर्धारित होती है, जो दस्तावेज़ में लेखक के हस्ताक्षर द्वारा इंगित की जाती है।

संस्था और उसके प्राथमिक सार्वजनिक संगठनों (ट्रेड यूनियन, खेल, आदि) के दस्तावेजों को एक साथ वित्त पोषित किया जाता है।

दो संस्थानों में क्रमिक रूप से किए गए मामलों को उस संस्था के अभिलेखीय कोष में शामिल किया जाता है जिसमें उन्हें उत्पादन द्वारा पूरा किया गया था। किसी संस्था के परिसमापन के मामले में अपने कार्यों को एक नव निर्मित संस्थान को हस्तांतरित करने के मामले में, पूर्ण किए गए मामलों को पूर्ववर्ती संस्थान की निधि में शामिल किया जाता है, और अपूर्ण मामलों को उत्तराधिकारी संस्था को पूरा करने के लिए स्थानांतरित किया जाता है, बाद के फंड में शामिल किया जाता है।

उन मामलों में जब एक अभिलेखीय निधि के दस्तावेजों में गलत तरीके से शामिल अन्य निधियों के दस्तावेज पाए जाते हैं, तो उन्हें अलग किया जाना चाहिए और उन निधियों के दस्तावेजों के साथ संलग्न किया जाना चाहिए जिनसे वे संबंधित हैं।

व्यक्तिगत मूल के दस्तावेजों की निधि संबद्धता का निर्धारण करते समय, उनके पाठ, पत्रों में पते (पते के पदनाम), हस्ताक्षर, विभिन्न व्यक्तियों के संदर्भ, लिखावट आदि का अध्ययन किया जाता है।

व्यक्तिगत मूल के फंड से, कार्यालय के दस्तावेज उपयुक्त फंड में ट्रांसफर के अधीन हैं सार्वजनिक संस्थान. इन दस्तावेजों को संग्रह में छोड़ दिया जा सकता है यदि संग्रह जिसमें उन्हें स्थानांतरित किया जाना है, संग्रह में नहीं हैं, या यदि ये दस्तावेज व्यापक वैज्ञानिक परिसंचरण में प्रवेश कर चुके हैं और अन्य संग्रहों में उनके स्थानांतरण से इसका उपयोग करना मुश्किल हो जाएगा।

संस्था के प्रत्येक संग्रह कोष को कालानुक्रमिक क्रम में इसके सभी नामकरण के साथ संबंधित निधि निर्माता (पूर्ण और संक्षिप्त) का आधिकारिक नाम सौंपा गया है।

अभिलेखीय कोष के भीतर दस्तावेजों का संगठन:

अभिलेखीय निधि के भीतर, लेखांकन और वर्गीकरण इकाई दस्तावेज़ भंडारण की इकाई है। भंडारण इकाइयों को वर्णित किया जाना चाहिए, व्यवस्थित किया जाना चाहिए, सूची में दर्ज किया जाना चाहिए और इस तरह से निष्पादित किया जाना चाहिए जो उनके लेखांकन, खोज और उपयोग को सुनिश्चित करता है।

भंडारण इकाइयों (मामलों) को व्यवस्थित योजना के अनुसार कोष के भीतर व्यवस्थित किया जाता है। राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरण के लिए दस्तावेज तैयार करते समय दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण कार्यालय के काम में और संगठन के संग्रह में किया जाता है।

फंड के भीतर मामलों का वितरण व्यवस्थितकरण डिवीजनों के अनुसार निम्नलिखित विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए किया जाता है:

• - संरचनात्मक
• - कालानुक्रमिक
• - कार्यात्मक, क्षेत्रीय, विषयगत, विषय-प्रश्न
• - नाममात्र
• - संवाददाता
• - भौगोलिक
• - कॉपीराइट

संरचनात्मक और कालानुक्रमिक विशेषताओं का संयोजन व्यवस्थित योजना के दो रूप देता है: कालानुक्रमिक-संरचनात्मक और संरचनात्मक-कालानुक्रमिक।

कालानुक्रमिक-संरचनात्मक व्यवस्थितकरण योजना का उपयोग अक्सर बदलती संरचना वाले ऑपरेटिंग संगठनों और परिसमाप्त संगठनों के धन के संबंध में किया जाता है। इस योजना के अनुसार, मामलों को मुख्य रूप से उनके निर्माण के समय, और प्रत्येक कालानुक्रमिक समूह के भीतर - संगठन के संरचनात्मक विभाजनों द्वारा समूहीकृत किया जाता है।

व्यवस्थितकरण की संरचनात्मक-कालानुक्रमिक योजना उस संगठन के धन के संबंध में लागू होती है जिसकी एक स्थिर संरचना थी, जिसमें परिवर्तन शायद ही कभी हुए और सरल थे। इस योजना के अनुसार व्यवस्थित करते समय, मामलों को मुख्य रूप से संगठन के संरचनात्मक विभाजनों द्वारा और प्रत्येक संरचनात्मक समूह के भीतर - उनके निर्माण के समय तक समूहीकृत किया जाता है।

व्यवस्थित योजना के अनुसार मामलों का वितरण करते समय, निम्नलिखित को ध्यान में रखना आवश्यक है:

• - दादाजी उस वर्ष को संदर्भित करते हैं जिसमें उन्होंने शुरुआत की थी या जिसमें उन्होंने प्रवेश किया था यह संगठन(संरचनात्मक इकाई) किसी अन्य संगठन से;
• - योजनाएं, रिपोर्ट, अनुमान और उनसे संबंधित सामग्री उस वर्ष को संदर्भित करती है जिसके लिए या जिसके लिए उन्हें तैयार किया गया है, उनके संकलन की तारीख की परवाह किए बिना; बहु-वर्षीय योजनाएं उनकी वैधता के प्रारंभिक वर्ष और इन वर्षों के लिए रिपोर्ट - रिपोर्टिंग अवधि के अंतिम वर्ष को संदर्भित करती हैं;
• - एक डिवीजन में उत्पादन द्वारा शुरू किए गए और दूसरे डिवीजन में जारी रखने के लिए ट्रांसफर किए गए मामले उस डिवीजन को संदर्भित करते हैं जिसमें उन्हें पूरा किया गया था (इस मामले में, पहले डिवीजन का नाम कोष्ठक में लिया जाता है और बाद वाले का नाम लिखा जाता है);
• - एक वर्ष या कालानुक्रमिक अवधि के भीतर, फंड के संरचनात्मक भागों के महत्व के अनुसार मामलों की व्यवस्था की जाती है।

संग्रह में दस्तावेजों के लिए लेखांकन:

एक संगठन के संग्रह में दस्तावेजों के लिए लेखांकन स्थापित लेखा इकाइयों में उनकी संख्या और संरचना का निर्धारण और प्रत्येक लेखा इकाई से एक निश्चित परिसर से संबंधित फिक्सिंग (पंजीकरण) और लेखांकन दस्तावेजों में उनकी कुल संख्या है।

एक लेखांकन दस्तावेज़ को स्थापित प्रपत्र के दस्तावेज़ के रूप में समझा जाता है, जो लेखा इकाइयों में अभिलेखीय दस्तावेजों की प्राप्ति, निपटान, मात्रा, संरचना और स्थिति को ठीक करता है।

संगठन के संग्रह में दस्तावेजों के लिए लेखांकन उनकी सुरक्षा और उनकी उपस्थिति पर नियंत्रण सुनिश्चित करने के साधनों में से एक है।

संगठन के संग्रह में संग्रहीत सभी दस्तावेज़, इस संग्रह के लिए अवर्णित और गैर-मूल सहित, साथ ही दस्तावेजों की बीमा प्रतियां, उपयोग की निधि की प्रतियां (यदि कोई हो) और मामलों और दस्तावेजों की सूची लेखांकन के अधीन हैं।

संगठन का संग्रह रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों का रिकॉर्ड रखता है, अस्थायी रूप से संगठन के संग्रह में विनियमों द्वारा निर्धारित तरीके से संग्रहीत किया जाता है राज्य लेखांकनरूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज, और उपयुक्त अभिलेखीय संस्थान को लेखांकन जानकारी जमा करें।

अभिलेखीय दस्तावेजों (लेखा इकाइयों, भंडारण इकाइयों) को लेखा संख्या निर्दिष्ट करके लेखांकन किया जाता है, जो संग्रह सिफर का हिस्सा हैं।

अभिलेखीय कोड - प्रत्येक भंडारण इकाई पर इसका लेखा और पहचान सुनिश्चित करने के लिए लागू एक पदनाम। अभिलेखीय सिफर में संख्याएँ होती हैं: संगठन के संग्रह के धन की सूची के अनुसार संग्रह निधि और राज्य संग्रह के धन की सूची के अनुसार अंश के माध्यम से, जिसके अधिग्रहण का स्रोत संगठन है, संग्रह संग्रह, सूची, भंडारण इकाइयां।

स्थायी भंडारण के लिए संगठन के दस्तावेजों की पहली प्राप्ति के बाद राज्य संग्रह द्वारा संग्रह निधि की संख्या निर्धारित की जाती है।

दस्तावेजों के लिए लेखांकन की मुख्य इकाइयाँ, मीडिया के प्रकार, सूचना को ठीक करने की विधि और तकनीक की परवाह किए बिना हैं:

• - अभिलेखीय निधि, अभिलेखीय संग्रह;
• - भंडारण की इकाई।

व्यक्तिगत मूल के दस्तावेज जिन्होंने वैज्ञानिक विवरण पारित नहीं किया है, उन्हें एक नियम के रूप में, दस्तावेजों और चादरों के अनुसार ध्यान में रखा जाता है।

एक पारंपरिक भंडारण इकाई में 150 शीट की दर से असंसाधित दस्तावेजों (ढीले) को ध्यान में रखा जाता है।

एक भंडारण इकाई एक भौतिक रूप से अलग दस्तावेज या दस्तावेजों का एक समूह है जिसका स्वतंत्र मूल्य है।

एक कागज आधारित दस्तावेज़ भंडारण इकाई (केस) दस्तावेजों का एक सेट है, एक अलग दस्तावेज़ एक अलग कवर, फ़ोल्डर में संलग्न है।

संगठन के संग्रह में दस्तावेजों के लिए लेखांकन निम्नलिखित सिद्धांतों पर आधारित है: केंद्रीकरण, एकीकृत लेखा इकाइयों के उपयोग में व्यक्त; उनके साथ काम करने के सभी चरणों में अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए लेखांकन की निरंतरता के अनुपालन के आधार पर एकीकरण; में परिवर्तनों के समय पर और त्वरित परिचय द्वारा सुनिश्चित की गई गतिशीलता लेखांकन दस्तावेजोंया नए लेखा दस्तावेज तैयार करना; लेखांकन की पूर्णता और विश्वसनीयता।

संगठन का संग्रह एक समर्पित कर्मचारी द्वारा किए गए दस्तावेजों का एक केंद्रीकृत रिकॉर्ड रखता है। यदि कई तिजोरी हैं, तो प्रत्येक तिजोरी में दस्तावेजों का रिकॉर्ड रखा जाता है।

लेखांकन दस्तावेजों, साथ ही संगठन के संग्रह के लेखांकन डेटाबेस तक पहुंच का क्रम, संगठन के प्रबंधन के आदेश से निर्धारित होता है। संगठन के संग्रह के सभी लेखांकन दस्तावेजों को तिजोरियों या धातु के अलमारियाँ में एक तिजोरी (या विशेष रूप से आवंटित कमरे) में संग्रहित किया जाना चाहिए।

संग्रह के लेखांकन दस्तावेजों की प्रणाली परस्पर संबंधित लेखांकन दस्तावेजों और डेटाबेस का एक जटिल है जो संगठन के संग्रह दस्तावेजों की संख्या और संरचना और उनके परिवर्तनों को दर्शाती है, अवयवरूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के राज्य लेखांकन की प्रणाली।

संगठन के संग्रह में दस्तावेजों के लिए लेखांकन मुख्य और सहायक लेखांकन दस्तावेजों के अनुसार किया जाता है। मुख्य लेखा दस्तावेजों की संरचना और रूप इन नियमों द्वारा निर्धारित किए जाते हैं और संगठन के प्रत्येक संग्रह के लिए अनिवार्य होते हैं। सहायक लेखांकन दस्तावेजों के रखरखाव और प्रकार की आवश्यकता संगठन के संग्रह द्वारा स्वतंत्र रूप से निर्धारित की जाती है।

संगठन के संग्रह में मुख्य लेखा दस्तावेज हैं:

• 1. दस्तावेजों की प्राप्ति और निपटान के लिए लेखांकन की एक पुस्तक (प्रत्येक रसीद और दस्तावेजों के निपटान के संग्रह में लेखांकन के लिए, साथ ही एक निश्चित कालानुक्रमिक अवधि के लिए भंडारण और निपटान के लिए प्राप्त दस्तावेजों की संख्या और संरचना, उनके विवरण की स्थिति);
• 2. निधियों की सूची (भंडारण के लिए स्वीकार किए गए अभिलेखीय निधियों और अभिलेखीय संग्रहों को पंजीकृत करने के लिए, उन्हें संख्याएं निर्दिष्ट करना, अभिलेखीय निधियों की संख्या और संरचना के लिए लेखांकन और अभिलेखीय संग्रह जो भंडारण में हैं और सेवानिवृत्त हैं);
• 3. फंड की शीट (अभिलेखीय निधि के भीतर लेखांकन के लिए, संख्या का अभिलेखीय संग्रह और इन्वेंट्री की संरचना और उनकी संख्या, दस्तावेजों की संख्या और संरचना, उनके विवरण की स्थिति, प्रत्येक इन्वेंट्री और फंड के लिए परिवर्तन की गतिशीलता (संग्रह) समग्र रूप से, प्रत्येक इन्वेंट्री और फंड (संग्रह) के लिए संपूर्ण रूप से परिवर्तन तय करना, फंड के नाम में बदलाव को ठीक करना);
• 4. मामलों की सूची (भंडारण इकाइयों के व्यक्तिगत और कुल लेखांकन के लिए, भंडारण इकाइयों के व्यवस्थितकरण के क्रम को ठीक करना, इस सूची में शामिल दस्तावेजों की संरचना और मात्रा में परिवर्तन के लिए लेखांकन);
• 5. इन्वेंट्री का रजिस्टर - मामलों और दस्तावेजों की सूची दर्ज करने के लिए, उनकी संख्या और संरचना के लिए लेखांकन;
• 6. संग्रह भंडारण का पासपोर्ट (मुफ्त फॉर्म) - संगठन के संग्रह के प्रत्येक संग्रह भंडारण के धन और दस्तावेजों के कुल लेखांकन के लिए;
• 7. विशेष रूप से मूल्यवान मामलों की एक सूची (विशेष रूप से मूल्यवान मामलों और दस्तावेजों के व्यक्तिगत और कुल लेखांकन के लिए (अभिलेखागार में संकलित जो विशेष रूप से मूल्यवान मामलों और दस्तावेजों की पहचान करते हैं);
• 8. बीमा निधि और उपयोग निधि की प्राप्ति और निपटान के लिए लेखांकन की एक पुस्तक (बीमा निधि और उपयोग निधि की प्रत्येक रसीद और निपटान के संग्रह में लेखांकन के लिए (बीमा प्रतिलिपि करने वाले संगठनों के अभिलेखागार में रखी गई है) दस्तावेजों की));
• 9. बीमा कोष की एक सूची (विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों की बीमा प्रतियों के भंडारण की इकाइयों के एकल लेखांकन के लिए (अभिलेखागार में संकलित जो विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों की बीमा प्रतियां ले जाती हैं));
• 10. फंड फाइल - संस्थापक और फंड के इतिहास पर दस्तावेजों का एक सेट, प्रत्येक अभिलेखीय निधि और अभिलेखीय संग्रह के लिए रखा जाता है;
• 11. मामले का पत्रक-प्रमाणक - मामले में चादरों की संख्या के लिए खाते में।

सहायक लेखांकन दस्तावेज हैं: मामलों के निपटान के लिए लेखांकन के लिए किताबें और कार्ड, कर्मियों द्वारा मामले दर्ज करने के लिए किताबें, धन के पासपोर्ट, मामलों की आंतरिक सूची (परिशिष्ट 10), आदि।

निधियों की सूची संगठन के संग्रह में रखी जाती है, जो दो या दो से अधिक निधियों के दस्तावेजों को संग्रहीत करती है।

अभिलेखीय निधि, अभिलेखीय संग्रह को संगठन के संग्रह में उनके दस्तावेजों की पहली प्राप्ति पर धन की सूची में दर्ज किया जाता है। प्रत्येक फंड को उसकी प्राप्ति के कालानुक्रमिक क्रम में धन की सूची के अनुसार अगला नंबर दिया जाता है। स्थायी भंडारण के लिए स्थानांतरित किए जाने वाले फंड की संख्या में (एक अंश के माध्यम से) फंड के हिस्से के पहले हस्तांतरण के बाद संबंधित राज्य संग्रह द्वारा निर्दिष्ट संख्या को जोड़ा जाता है।

संयुक्त अभिलेखीय निधि, जो पहले स्वतंत्र रूप से लिए गए धन से बनाई गई थी, को संयुक्त में शामिल निधियों की संख्या में से एक सौंपा गया है।

यदि फंड में विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज हैं, तो इसकी संख्या में सूचकांक "ओटी" जोड़ा जाता है।

प्रत्येक फंड के लिए उसकी पहली रसीद पर फंड की सूची संकलित की जाती है। यह फंड के वर्णित और अवर्णित दस्तावेजों की सभी प्राप्तियों और निपटान को ध्यान में रखता है।

कालानुक्रमिक क्रम में "निधि का नाम" कॉलम में, इस अवधि के लिए दस्तावेजों की उपलब्धता की परवाह किए बिना, फंड बनाने वाले संगठन के सभी नाम और अधिकार क्षेत्र इसकी स्थापना के क्षण से सूचीबद्ध हैं।

संयुक्त अभिलेखीय निधि के लिए, स्तंभ निधि के सामान्यीकृत नाम को इंगित करता है, और फिर उन सभी निधि-निर्माण संगठनों के नामों को सूचीबद्ध करता है जिनके दस्तावेज़ उनके अस्तित्व की संपूर्ण अवधि के लिए संयुक्त निधि में शामिल किए गए थे।

संग्रह में निधि के दस्तावेज प्राप्त होते ही संगठन के नाम और अधिकार क्षेत्र में सभी बाद के परिवर्तन - निधि-निर्माता को निधि की सूची में कर दिया जाता है।

मामलों की सूची स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के मामलों की रिकॉर्डिंग के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज है।

वर्णन चार प्रतियों में किया गया है। लेखा संख्या को सकल क्रम में फंड की शीट पर इन्वेंट्री को सौंपा गया है।

इन्वेंट्री का रजिस्टर दो या दो से अधिक इन्वेंट्री की उपस्थिति में संगठन के संग्रह में रखा जाता है।

इन्वेंटरी को इन्वेंटरी के रजिस्टर में उनकी प्राप्ति के कालानुक्रमिक क्रम में, संबंधित सीरियल नंबरों के तहत दर्ज किया जाता है।

इन्वेंट्री के रजिस्टर में, संगठन के संग्रह में प्राप्त प्रत्येक इन्वेंट्री की संरचना पर मुख्य डेटा दर्ज किया जाता है: फंड नंबर, इन्वेंट्री नंबर, इसमें वर्णित मामलों की संख्या, इन्वेंट्री में शीट की संख्या और इसकी प्रतियां।

फंड का मामला प्रत्येक फंड के लिए आयोजित किया जाता है। इसमें संगठन के इतिहास को दर्शाने वाले दस्तावेज शामिल हैं - फंड-मेकर और उसका फंड: ऐतिहासिक पृष्ठभूमि, फंड सिस्टमैटाइजेशन स्कीम, शिक्षण में मददगार सामग्रीफंड के प्रसंस्करण पर, उनके पुनर्निर्धारण के बाद फंड की पुरानी शीट, फंड की फाइलों को स्टेट स्टोरेज में ट्रांसफर करने का कार्य, फंड के दस्तावेजों और फाइलों को नष्ट करने के लिए आवंटन पर, दस्तावेजों और फाइलों को अपूरणीय क्षति पर फाइलों की उपलब्धता और स्थिति आदि की जांच करने पर।

फंड की संरचना और मात्रा में परिवर्तन को ठीक करने वाले अधिनियम और अन्य दस्तावेज केवल इस नोट के साथ शामिल हैं कि संगठन के संग्रह के सभी लेखांकन दस्तावेजों में परिवर्तन किए गए हैं। स्थूल क्रम में कृत्यों के प्रकार के अनुसार निधि के भीतर अधिनियमों को क्रमांकित किया जाता है।

फंड फाइल में सभी दस्तावेजों को उनके संकलन के कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया गया है। फंड की फाइल के दस्तावेजों के लिए एक आंतरिक इन्वेंट्री तैयार की जाती है, फाइल की शीट्स को क्रमांकित किया जाता है, और फंड की फाइल के लिए एक प्रमाणन शिलालेख तैयार किया जाता है। जैसे ही फंड की भरपाई की जाती है, प्रमाणन शिलालेख और आंतरिक सूची को फिर से संकलित किया जाता है।

रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के मामलों और दस्तावेजों को निजी और स्वामित्व के अन्य रूपों के रूप में वर्गीकृत किया गया है, जो जमा भंडारण में हैं, संगठन के संग्रह के मुख्य और सहायक लेखांकन दस्तावेजों में शामिल हैं।

लेखांकन डेटाबेस (डीबी) के लिए बनाए रखा जाता है:

एक स्वचालित मोड में केंद्रीकृत लेखांकन के दस्तावेज तैयार करना;

विभिन्न प्रकार की सांख्यिकीय सूचनाओं, विश्लेषणात्मक तालिकाओं के स्वचालित मोड में तैयारी, जिसमें अभिलेखीय दस्तावेजों की मात्रा, संरचना और स्थिति में परिवर्तन की गतिशीलता शामिल है;

एक निश्चित अवधि के लिए संग्रह में दस्तावेजों की उपस्थिति के बारे में जानकारी की त्वरित प्रस्तुति।

लेखांकन डेटाबेस विवरण की सूची लेखांकन वस्तु का वर्णन करने वाले मुख्य संकेतकों के अनुसार संकलित की जाती है - फंड, स्टोरेज यूनिट, अकाउंटिंग यूनिट, स्टोरेज यूनिट्स का समूह, इन्वेंट्री में शामिल अकाउंटिंग यूनिट्स - पारंपरिक अकाउंटिंग डॉक्यूमेंट्स में।

वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण (आरएसए) दस्तावेज़ विवरण (द्वितीयक दस्तावेज़ जानकारी) के तत्वों का एक संरचित सेट है जो विभिन्न प्रकार की अभिलेखीय निर्देशिकाओं में प्रस्तुत किया जाता है, दस्तावेज़ों और दस्तावेज़ जानकारी की खोज के लिए डिज़ाइन किए गए डेटाबेस।

संगठन के संग्रह के दस्तावेजों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र (एसएनएसए) की प्रणाली दस्तावेजों और दस्तावेजी जानकारी की खोज के लिए एक वैज्ञानिक और पद्धतिगत आधार पर बनाए गए दस्तावेजों की संरचना और सामग्री पर परस्पर संबंधित और पूरक अभिलेखीय निर्देशिकाओं का एक जटिल है। प्रभावी उपयोग के लिए।

संगठन के एसएनएसए अभिलेखागार की संरचना संग्रह के प्रकार, इसमें संग्रहीत दस्तावेजों की संरचना और सामग्री, खोज की प्रकृति और उद्देश्यों और दस्तावेजों के उपयोग की तीव्रता से निर्धारित होती है।

संगठन के संग्रह एसएनएसए के तत्व सूची, कैटलॉग, डेटाबेस हैं जो इन निर्देशिकाओं के साथ-साथ इंडेक्स, दस्तावेज़ समीक्षा, संगठन के अभिलेखीय निधि के ऐतिहासिक संदर्भ के रूप में कार्य करते हैं।

संगठन की अभिलेखीय निर्देशिकाओं को उनके अनुसार प्रकारों में विभाजित किया गया है इच्छित उद्देश्य: सूची, सूची, सूचकांक, समीक्षा।

संगठन के दस्तावेजों की संरचना और सामग्री पर अभिलेखीय निर्देशिकाएं और डेटाबेस इंट्रा-फंड और इंटर-फंड हो सकते हैं।

एसएनएसए प्रणाली कार्यालय के काम और संगठनों के अभिलेखागार में बनाए गए लेखांकन और संदर्भ तंत्र की निरंतरता को लागू करती है, एसएनएसए के साथ इसका संयोजन राज्य अभिलेखागार.

संगठनों के एसएनएसए अभिलेखागार की निरंतरता इसके निर्माण की आवश्यकताओं और सिद्धांतों की एकता पर आधारित है। यह निरंतरता कार्यालय के काम में और उनके लिए आवश्यक संदर्भ उपकरण के साथ मामलों, दस्तावेजों, कैटलॉग, डेटाबेस की सूची के संगठनों के अभिलेखागार में अनिवार्य संकलन को निर्धारित करती है।

एसएनएसए को बनाते और विकसित करते समय, एक विभेदित दृष्टिकोण का उपयोग किया जाता है, जिसमें अभिलेखीय निर्देशिकाओं और डेटाबेस की उपयुक्त संरचना का चयन करना, विवरण पद्धति, निर्देशिकाओं के लिए संदर्भ तंत्र की संरचना और सामग्री, और काम के आवश्यक क्रम को स्थापित करना शामिल है।

बहुपक्षीय, क्रॉस-इंडस्ट्री जानकारी वाले संगठनों के फंड और विशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय दस्तावेजों के साथ व्यक्तिगत मूल के फंड प्राथमिकता विवरण के अधीन हैं; विवरण अनुक्रमित किया जाना चाहिए विभिन्न प्रकार; फंड स्तर व्यक्तिगत विशेषताएं. सबसे अधिक जानकारीपूर्ण फंडों के लिए समीक्षाएं, मामलों के सूचकांक और दस्तावेज बनाए जाते हैं।

एक उद्योग या गतिविधि की एक पंक्ति, और व्यक्तिगत मूल के फंड, जिसमें विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज शामिल हैं, के बारे में जानकारी रखने वाले संगठनों के फंड के लिए, केवल एक सूचकांक के साथ सूची प्रदान की जा सकती है; फंड के स्तर पर, व्यक्तिगत और समूह दोनों विशेषताओं को संकलित किया जा सकता है।

एक विषय पर जानकारी रखने वाले या उपरोक्त फंडों के अतिरिक्त चरित्र वाले संगठनों के फंड के दस्तावेजों के लिए, इंडेक्स संकलित नहीं किए जाते हैं।

संग्रह दस्तावेजों का संगठन:

अभिलेखीय दस्तावेजों का उपयोग - सांस्कृतिक, वैज्ञानिक, राजनीतिक, आर्थिक उद्देश्यों के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों से जानकारी का उपयोग और सुनिश्चित करने के लिए क़ानूनी अधिकारऔर नागरिकों के हित।

संगठनों के अभिलेखागार के दस्तावेज़ संग्रह और उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग के लिए खुले हैं। अपवाद है प्रलेखित जानकारी, सौंपा गया विधायी कार्यप्रतिबंधित श्रेणी के लिए।

संग्रह दस्तावेजों का उपयोग करने के मुख्य रूप हैं:

• - संगठन के प्रबंधन और संरचनात्मक प्रभागों के साथ-साथ अन्य संगठनों को कुछ दस्तावेजों और उनकी सामग्री के अभिलेखागार में उपस्थिति के बारे में सूचित करना;
• - सामाजिक और कानूनी प्रकृति के नागरिकों और संगठनों के अनुरोधों का निष्पादन;
• - मीडिया में दस्तावेजों का उपयोग;
• - सूचना आयोजनों की तैयारी: प्रदर्शनियों, सम्मेलनों, आदि;
• - अस्थायी उपयोग के लिए दस्तावेज जारी करना।

संगठन और संरचनात्मक प्रभागों, साथ ही अन्य संगठनों के प्रमुखों के अनुरोधों को सूचित करना और पूरा करना, संग्रह द्वारा अनुरोध पर या पहल के आधार पर एक विशिष्ट विषय पर किया जाता है। सूचना पत्रया संग्रह में प्रासंगिक दस्तावेजों की उपलब्धता के बारे में जानकारी।

संगठन के प्रमुखों को किसी विशिष्ट विषय पर मामलों या दस्तावेजों के शीर्षकों की सूची के रूप में या दस्तावेजों की तारीखों को इंगित करते हुए और डेटा की खोज के रूप में सूचित किया जा सकता है। जहाँ आवश्यक हो वहाँ टिप्पणियाँ दी जाती हैं। दस्तावेजों या मामलों के शीर्षक, अनुरोध के आधार पर, घटनाओं, प्रश्नों, प्रकार या दस्तावेजों के महत्व के कालक्रम के अनुसार, उनकी निधि संबद्धता की परवाह किए बिना सूची में स्थित हैं।

सूचना प्रबंधकों को दस्तावेजों की प्रतियों के विषयगत चयन के रूप में भी किया जा सकता है। प्रतियों को एक तार्किक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है, प्रतियों के संग्रह के साथ एक शीर्षक पृष्ठ होता है, साथ ही, यदि आवश्यक हो, एक ऐतिहासिक नोट, सूची और अन्य सामग्री।

संगठन के भीतर भेजी गई सूची, पत्र, प्रमाण पत्र पर संग्रह के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं; किसी अन्य संगठन के अनुरोध को पूरा करते समय, एक पत्र, प्रमाण पत्र, सूची, दस्तावेजों की प्रतियों के विषयगत चयन पर संग्रह के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित एक कवर पत्र के साथ भेजा जाता है।

संग्रह में संग्रहीत दस्तावेजों का उपयोग मुख्य कार्यों में से एक है, कुछ हद तक इसके संगठन में निवेश को सही ठहराना। संग्रह दस्तावेजों की संरचना के उपयोग (राजनीतिक, प्रबंधकीय, वैज्ञानिक, सांस्कृतिक और शैक्षिक, शैक्षिक, आर्थिक, कानूनी, आदि) के उद्देश्यों के आधार पर, इसके तकनीकी उपकरण, दस्तावेजों के उपयोग का रूप भी चुना जाता है।

राज्य अभिलेखागार में, दस्तावेजों के उपयोग के रूप विभागीय अभिलेखागार की तुलना में अधिक विविध हैं, लेकिन उनमें से कई बिना किसी अपवाद के सभी अभिलेखागार में निहित हैं। इस प्रकार, सभी अभिलेखागार, उनकी विभागीय अधीनता की परवाह किए बिना, नागरिकों और संगठनों को अभिलेखीय प्रमाण पत्र, दस्तावेजों की अभिलेखीय प्रतियां और नागरिकों के अधिकारों और वैध हितों को सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक सामाजिक और कानूनी प्रकृति के अर्क जारी करने के लिए बाध्य हैं। ऐसा करने के लिए वैध हितनागरिकों में कार्य अनुभव के बारे में जानकारी शामिल है और वेतन, सैन्य सेवा, निर्वाचित पदों के लिए चुनाव, सार्वजनिक संगठनों में सदस्यता, श्रम अधिकारऔर अन्य मुद्दों पर।

संगठनों को उनकी गतिविधियों के प्रोफाइल के अनुरूप अनुरोधों के आधार पर अभिलेखीय प्रमाण पत्र जारी किए जाते हैं। व्यक्तिगत बयानों के आधार पर, नागरिकों को अभिलेखीय प्रमाण पत्र, साथ ही उन व्यक्तियों के बारे में प्रमाण पत्र जारी किए जाते हैं जो उन पर निर्भर हैं या उनके संरक्षकता के साथ-साथ मृत पति या पत्नी या करीबी रिश्तेदार के बारे में भी प्रमाण पत्र जारी किए जाते हैं।

द्वारा अनुमत लिखित बयानपासपोर्ट, सैन्य, ट्रेड यूनियन कार्ड और अन्य समान दस्तावेजों के अपवाद के साथ मामलों से वापसी और अपने व्यक्तिगत दस्तावेजों (श्रम, पुरस्कार पुस्तकें, डिप्लोमा, आदि) के मालिक को हस्तांतरण।

पासपोर्ट या अन्य पहचान दस्तावेज प्रस्तुत करने पर रसीद के खिलाफ आवेदकों या उनके ट्रस्टियों को अभिलेखीय प्रमाण पत्र और मूल दस्तावेज जारी किए जाते हैं। अधिकृत व्यक्तियों को, एक वास्तविक व्यक्तिगत दस्तावेज प्राप्त होने पर, विशेष रूप से प्रमाणित मुख्तारनामा प्रस्तुत करना होगा।

एक अभिलेखीय प्रमाण पत्र या एक वास्तविक व्यक्तिगत दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता को प्रमाण पत्र की एक प्रति पर या संग्रह में शेष एक व्यक्तिगत दस्तावेज़ की एक प्रति के पीछे हस्ताक्षर करना चाहिए, जो रसीद में स्वयं का संकेत देता है; पासपोर्ट डेटा: श्रृंखला, संख्या, तिथि और संगठन जिसने इसे जारी किया। कार्य पुस्तिका, कार्य या सेवा रिकॉर्ड प्राप्त होने पर, प्राप्तकर्ता संग्रह में जमा किए गए आवेदन के पीछे हस्ताक्षर करता है।

यदि आवेदक दस्तावेज़ प्राप्त करने या उनके लिए भेजने के लिए व्यक्तिगत रूप से उपस्थित नहीं हो सकता है विश्वासपात्र, इसे एक साधारण पत्र द्वारा आवेदक के पते पर अभिलेखीय प्रमाण पत्र भेजने की अनुमति है, और मूल दस्तावेज - मूल्यवान द्वारा। आकर्षण के अभिलेखीय प्रमाण पत्र अपराधी दायित्व, आपराधिक रिकॉर्ड, नागरिकता के अधिकारों से वंचित और उनमें बहाली, बेरोजगार संपत्ति के अधिकारऔर गैर-श्रम गतिविधियाँ, एक नियम के रूप में, नागरिकों को नहीं सौंपी जाती हैं, लेकिन यदि आवश्यक हो, तो इच्छुक संस्थानों को भेजी जाती हैं।

यदि पूछताछ करते समय ऐसी जानकारी मिलती है जिससे प्रमाण पत्र सौंपना असंभव हो जाता है, तो इसे संबंधित संस्था के पते पर भेज दिया जाता है, और आवेदक को सूचित किया जाता है कि प्रमाण पत्र कहाँ भेजा गया था। अभिलेखागार के धारक सामाजिक और कानूनी प्रकृति के अभिलेखीय प्रमाण पत्र जारी करने से इनकार करने के हकदार नहीं हैं। यह कार्य सभी अभिलेखों द्वारा निःशुल्क किया जाता है।

अभिलेखीय प्रमाणपत्र - एक आधिकारिक रूप से प्रमाणित दस्तावेज़ जिसमें कानूनी प्रभाव, जिसमें संग्रह के दस्तावेजों में निहित जानकारी के बारे में एक संदेश या पुष्टि शामिल है अनिवार्य संकेतदस्तावेजों का डेटा खोजें: मामलों की सूची या नामकरण की संख्या, मामले की संख्या, मामले में शीट नंबर। इसके अतिरिक्त, निधि संख्या, यदि कोई हो, का उल्लेख किया गया है। अभिलेखीय प्रमाण पत्र संगठन के लेटरहेड पर तैयार किया जाता है, पंजीकृत, हस्ताक्षरित, संगठन के प्रबंधन सहित, और इसे जारी करने वाले संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है, जो लागू कानून के अनुसार प्रदान की गई जानकारी के लिए जिम्मेदार है। कई शीटों पर प्रमाण पत्र तैयार करते समय, प्रत्येक शीट प्रमाणित होती है।

अभिलेखीय प्रमाणपत्र संग्रह में संग्रहीत और आवेदन जारी करने से संबंधित दस्तावेजों की मूल (या प्रमाणित प्रतियों) के आधार पर संकलित किए जाते हैं। प्रमाण पत्र में अप्रमाणित प्रतियों का उपयोग निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। कार्मिक रिकॉर्ड, प्रश्नावली, आत्मकथाएँ प्रमाण पत्र जारी करने के आधार के रूप में काम नहीं कर सकती हैं। दस्तावेजों के अभाव में, संगठन में उपलब्ध आधिकारिक मुद्रित सामग्री के आधार पर एक अभिलेखीय प्रमाण पत्र जारी किया जा सकता है।

संदर्भ दस्तावेजों के नाम, उनकी तिथियां सूचीबद्ध करता है, और इन दस्तावेजों से जानकारी को घटनाओं के कालानुक्रमिक अनुक्रम में प्रस्तुत करता है, न कि उन दस्तावेजों में जिनमें वे शामिल हैं। दस्तावेजों के अंश उद्धरण चिह्नों में संलग्न हैं, पहले उल्लेख पर संगठनों, विभागों के नाम पूर्ण रूप से दिए गए हैं। दस्तावेजों की प्रतियां और उनके द्वारा दी गई जानकारी की पुष्टि करने वाले उद्धरण प्रमाण पत्र के साथ संलग्न किए जा सकते हैं।

व्यक्तिगत रूप से विसंगतियां, जीवनी सहित, डेटा को अभिलेखीय प्रमाण पत्र में शामिल किया जाता है क्योंकि वे संग्रह के दस्तावेजों में दिखाई देते हैं, और प्रमाण पत्र में निर्दिष्ट होते हैं ("पाठ के रूप में")।

इस घटना में कि अनुरोध संग्रह के प्रोफाइल के अनुरूप नहीं है, और यह भी कि अगर संग्रह में अनुरोधित जानकारी की पुष्टि करने के लिए आवश्यक दस्तावेज नहीं हैं, तो एक आधिकारिक पत्र तैयार किया जाता है जिसमें दस्तावेजों और सिफारिशों की अनुपस्थिति के कारणों की व्याख्या की जाती है। एक संभावित खोज पता। उनके नष्ट होने या खो जाने के कारण दस्तावेजों के न होने की जानकारी भी संगठन की मुहर से प्रमाणित होती है।

अभिलेखीय प्रतियां और उद्धरण सामने प्रमाणित हैं या विपरीत पक्षखोज डेटा को इंगित करने वाली प्रत्येक शीट, और मुहर द्वारा प्रमाणित संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर केवल चिपकाए जा सकते हैं आखिरी शीटप्रतियां (अंश)। मूल दस्तावेजों के धारकों की अनुमति के बिना संग्रह द्वारा तैयार की गई प्रतियों और उद्धरणों, प्रमाण पत्रों और अन्य दस्तावेजों का पुनरुत्पादन निषिद्ध है।

निधि की सामान्य मात्रा के 10% तक की राशि में अभिलेखीय दस्तावेजों की प्रतिलिपि संग्रह की अनुमति से की जा सकती है, प्रतिलिपि की मात्रा में वृद्धि प्रबंधन के साथ और वैज्ञानिक और तकनीकी दस्तावेज़ीकरण के लिए सहमत होनी चाहिए - इसके डेवलपर्स के साथ। फ़ेडरल आर्काइव की अनुमति से फ़ंड के दस्तावेज़ों की पूर्ण प्रतिलिपि की अनुमति है। जब फोटोकॉपी की जाती है, तो संग्रह में नकारात्मक रहते हैं। विदेशों में प्रतियों के निर्यात के लिए दस्तावेज धारकों की अनुमति लेनी होगी,

दस्तावेज़ की प्रतियां बनाना है सशुल्क सेवासंग्रह, एक वंशावली, ऐतिहासिक-जीवनी, विषयगत प्रकृति के अनुरोधों की पूर्ति के साथ, दस्तावेजों की विषयगत पहचान, कठिन-से-पढ़ने वाले ग्रंथों का डिकोडिंग, मूल भाषा से दस्तावेजों के ग्रंथों का अनुवाद; दस्तावेजों पर टिप्पणियों को संकलित करना, तस्वीरों को जिम्मेदार ठहराना (छवि स्पष्टीकरण); संग्रहित दस्तावेजों आदि के विषय पर प्रदर्शनियों, वार्ताओं, व्याख्यानों का आयोजन करना।

महत्वपूर्ण घटनाओं के संबंध में, वर्षगाँठ, प्रस्तुतियाँ, प्रदर्शनियों में भागीदारी, राज्य, विभागीय अभिलेखागार, निजी फर्मों के आर्थिक अभिलेखागार स्वतंत्र रूप से या अन्य इच्छुक उप के सहयोग से किए जाते हैं; प्रभागों और संगठनों सांस्कृतिक और शैक्षिक कार्य।

अभिलेखीय दस्तावेजों की सामग्री के आधार पर मुद्रित दस्तावेज, रेडियो और टेलीविजन कार्यक्रम तैयार किए जा रहे हैं। उसी समय, लेखों और अन्य सामग्रियों के ग्रंथों में उपयोग किए गए दस्तावेजों की खोज जानकारी होनी चाहिए, और कार्यक्रमों के लेखक अभिलेखीय दस्तावेजों की व्याख्या के लिए जिम्मेदार हैं।

संग्रह स्टैंड, प्रदर्शनियों, कंपनी संग्रहालयों, मल्टीमीडिया प्रस्तुति उत्पादों, सूचना नेटवर्क में कंपनी पृष्ठों के डिजाइन के लिए दस्तावेजों (एल्बम, पोस्टर, आरेख, स्लाइड, फोटो, आदि) की प्रतियों के विषयगत संग्रह तैयार कर सकता है।

राज्य अभिलेखागार, बड़े विभागीय अभिलेखागार, उद्योग केंद्र और सार्वजनिक संगठनों के अभिलेखागार अपने दम पर या रुचि के साथ समझौते से विषयगत पुस्तक, ऑडियो-वीडियो संग्रह प्रकाशित करते हैं, जिसमें विदेशी, संगठन रचनात्मक और (या) व्यावसायिक आधार पर शामिल हैं। किसी भी प्रकार के अभिलेखागार में दस्तावेज़ के उपयोग का सामान्य रूप उनके अध्ययन के लिए दस्तावेज़ों का प्रत्यक्ष प्रावधान है। संग्रह के प्रकार और उसके तकनीकी उपकरणों के आधार पर, संग्रह से सुसज्जित वाचनालय में या अस्थायी उपयोग के लिए काम के लिए दस्तावेज जारी किए जाते हैं।

वाचनालय में काम करने की अनुमति संगठन के प्रमुख (राज्य संग्रह) द्वारा संस्था के लिखित आवेदन के आधार पर दी जाती है या सार्वजनिक संगठनवर्ष के दौरान स्थापित नियमों के अनुसार मान्य। कर्मचारियों को उनके संस्थान के संग्रह के दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए प्रवेश का मुद्दा प्रबंधन द्वारा तय किया जाता है।

वाचनालय में आगंतुकों द्वारा किए गए उद्धरणों और प्रतियों को संग्रह कर्मचारियों द्वारा शोध विषय और मूल के अनुपालन के लिए जांचा जा सकता है।

अवधि का विस्तार करते समय, इसे तदनुसार फिर से पंजीकृत किया जाना चाहिए।

तीसरे पक्ष के संगठनों के लिए अस्थायी उपयोग के मामलों को संघीय अभिलेखागार द्वारा स्थापित अस्थायी उपयोग के मामलों को जारी करने पर अधिनियम के विशेष रूप द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है, प्रबंधकों के हस्ताक्षर और संगठन की मुहरों को स्थानांतरित करने के लिए मुहर लगाई जाती है। मामले और प्राप्तकर्ता।

एक कर्मचारी द्वारा मामलों को जारी करना एक कार्ड या जर्नल में संग्रह में दर्ज किया जाता है और प्राप्तकर्ता की रसीद द्वारा जारी किया जाता है। अभिलेखागार से जारी किए गए मामले के स्थान पर एक स्थानापन्न कार्ड डाला जाता है जो यह दर्शाता है कि किस मामले में, कब और किस तारीख तक जारी किया गया था।

उपयोग के बाद संग्रह में लौटाई गई फाइलों की स्थिति की जांच दस्तावेजों को वापस करने वाले व्यक्तियों की उपस्थिति में की जानी चाहिए, क्योंकि उपयोगकर्ता उन फाइलों (भंडारण इकाइयों) की सुरक्षा और स्थिति के लिए जिम्मेदार हैं, जिनके साथ वे लागू कानून के अनुसार काम करते हैं।

सत्यापन के परिणाम भंडारण इकाई के प्रमाणन रिकॉर्ड और मामलों को जारी करने वाले दस्तावेजों में दर्ज किए जाते हैं। यदि फाइलों, व्यक्तिगत शीटों और दस्तावेजों की कमी पाई जाती है, तो उनमें स्थापित प्रपत्र का एक अधिनियम तैयार किया जाना चाहिए और इसके आधार पर अपराधियों को न्याय दिलाने का मुद्दा तय किया जाना चाहिए।

आवश्यक संग्रहों, निधियों, मामलों और दस्तावेजों के लिए खोज की स्थिति में सुधार करने के लिए, अभिलेखागार विकसित करते हैं और उपयोगकर्ताओं को प्रदान करते हैं, जिसमें प्रकाशन, विभिन्न संदर्भ पुस्तकें, मार्गदर्शिकाएं, अनुक्रमणिका, समीक्षाएं और कार्ड अनुक्रमणिका शामिल हैं। किसी विशेष संग्रह के वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र की संरचना संग्रह के प्रकार, उसमें संग्रहीत दस्तावेजों की संरचना और सामग्री, सूचना वाहक के प्रकार, खोज की प्रकृति और कार्यों और उपयोग की तीव्रता से निर्धारित होती है। दस्तावेज।

रूसी संघ में संग्रह पर कानून के अनुसार गुप्त अभिलेखागार का निर्माण निषिद्ध है।

21 सितंबर, 2015 को, रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का 31 मार्च, 2015 नंबर 526 का आदेश लागू हुआ। उन्होंने "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन और निकायों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए नियम" को मंजूरी दी। राज्य की शक्तिअंग स्थानीय सरकारऔर संगठन।" लेख के पाठ में आगे, संक्षिप्तता के लिए, हम उन्हें "नियम-2015" कहेंगे।

गौरतलब है कि नियम-2015 के प्रकाशन से अभिलेखन में कोई क्रांति नहीं हुई। जब तक कि नए नियम इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए अधिक अनुकूल न हों ... हम इस लेख में संग्रह के लिए नए और पुराने नियमों की स्थिति के बारे में बात करते हैं। आप यहां 2015 के संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए नियम भी डाउनलोड कर सकते हैं।

पहले और बाद में

आइए याद करें कि आदेश के लागू होने से पहले यह कैसा था: संगठनों ने दो दस्तावेजों के अनुसार काम किया।

उनमें से पहला विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम हैं (5 सितंबर, 1985 एन 263 के यूएसएसआर के मुख्य संग्रह के आदेश द्वारा अनुमोदित)। यह 09/21/15 तक रूस में संग्रह पर एकमात्र मानक (अर्थात अनिवार्य) दस्तावेज था।

18 सितंबर, 2015 एन 2/2133-ए के संघीय अभिलेखीय एजेंसी के पत्र में कहा गया है कि इस समय से आदेश संख्या 526 लागू होता है, "विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम लागू नहीं होते हैं।" आप अब उनका उपयोग नहीं कर सकते।

दूसरा - संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित)। यह एक व्यवस्थित (वैकल्पिक, लेकिन सूचनात्मक) दस्तावेज़ है जिसे किसी ने रद्द नहीं किया है, लेकिन आप इसका उपयोग कर सकते हैं और यहां तक ​​कि इसकी आवश्यकता भी है, क्योंकि। नियम-2015 में, संगठनों में दस्तावेजों के भंडारण के लिए व्यावहारिक कार्यों से संबंधित कई मुद्दों को पर्दे के पीछे छोड़ दिया गया था।

इस प्रकार, हमारे पास दो कार्यशील दस्तावेज़ बचे हैं: 2015 नियम और मूल नियम। उनकी पूरी तरह से अलग स्थिति है:

नियम-2015 - नियामक दस्तावेज. यह सभी संगठनों के लिए अनिवार्य है, चाहे उनकी गतिविधि का दायरा और स्वामित्व का रूप कुछ भी हो।इसे संस्कृति मंत्रालय के आदेश से मंजूरी मिल गई है।

बुनियादी नियम - एक कार्यप्रणाली दस्तावेज। इसका उपयोग करना आवश्यक नहीं है, हालांकि इस मामले में, किसी संगठन में एक संग्रह बनाना बहुत मुश्किल लगता है। मुख्य नियम केवल Rosarchive के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित हैं, जिसका अर्थ है कि उनकी स्थिति नियम-2015 की तुलना में बहुत कम है।

लेख दस्तावेजों के भंडारण के लिए सबसे महत्वपूर्ण स्थानीय नियमों में से एक पर विचार करेगा - संगठन के संग्रह में फ़ाइलों को तैयार करने और स्थानांतरित करने के निर्देश। यह निर्देश संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारियों और कर्मचारियों दोनों के लिए समान रूप से आवश्यक है पूर्वस्कूली सेवाएं. पहला - क्योंकि यह भंडारण के लिए तैयार करते समय दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका है, और दूसरा - क्योंकि यह इन जिम्मेदारियों को संगठनात्मक इकाइयों को सौंपता है और उन्हें सही ढंग से व्यवस्थित और निष्पादित फ़ाइलों को स्थानांतरित करने की आवश्यकता का अधिकार देता है। संग्रह। लेख में एक नमूना निर्देश दिया गया है।

चूंकि सभी संगठनों के लिए किसी संगठन के संग्रह में दस्तावेजों को तैयार करने और स्थानांतरित करने के निर्देशों का कोई एकीकृत और अनिवार्य रूप नहीं है, इसलिए प्रत्येक कंपनी अपनी परंपराओं और दस्तावेजों के भंडारण की जरूरतों के आधार पर इसे स्वतंत्र रूप से विकसित करती है। निर्देशों के विकास के आधार के रूप में, संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों का उपयोग किया जाता है (06.02.2002 को संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित, इसके बाद लेख में - "मूल नियम")।

प्रश्न में निर्देश सामान्य स्थानीय पथ का पता लगाता है। नियामक अधिनियम: संग्रह कार्यकर्ता अपना मसौदा विकसित करता है, जो रुचि के अनुरूप है अधिकारियोंऔर संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित। सभी संरचनात्मक इकाइयांनिर्देशों की एक प्रति प्राप्त करनी चाहिए।

दस्तावेजों को संग्रह में तैयार करने और स्थानांतरित करने के निर्देशों का एक उदाहरण

यहां एक सामान्य गैर-सरकारी संगठन के अभिलेखागार में दस्तावेज़ तैयार करने और स्थानांतरित करने के लिए एक नमूना निर्देश दिया गया है। उदाहरण के बाद, हम संग्रह में लघु भंडारण अवधि के साथ-साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण और विनाश के साथ दस्तावेजों को स्वीकार करने के मुद्दों से संबंधित निर्देश के प्रावधानों पर टिप्पणी करेंगे।

संग्रह में दस्तावेजों की तैयारी और हस्तांतरण

• संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए मुख्य नियम (6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित) (बाद में - मूल नियम)।
• गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची सरकारी संस्थाएं, स्थानीय सरकारें और संगठन, भंडारण की अवधि का संकेत देते हैं (25 अगस्त, 2010 संख्या 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित)।
• भंडारण की अवधि (31 जुलाई, 2007 नंबर 1182 के रूसी संघ के संस्कृति और जन संचार मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित) को इंगित करने वाले संगठनों की वैज्ञानिक, तकनीकी और उत्पादन गतिविधियों में उत्पन्न विशिष्ट अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची।
• सोसायटी के मामलों का नामकरण।
• कंपनी के विशेषज्ञ आयोग पर विनियम (30 अक्टूबर 2014 को सामान्य निदेशक द्वारा अनुमोदित)।
• कंपनी के कार्यालय कार्य के लिए निर्देश (17 जनवरी 2014 के आदेश संख्या 12 द्वारा अनुमोदित)।

1. संग्रह में स्थानांतरित किए जाने वाले दस्तावेजों की संरचना
   1. अस्थायी, स्थायी भंडारण के मामलों के साथ-साथ कर्मियों पर फाइलों के साथ सोसायटी का संग्रह पूरा हो गया है।
   2. 5 वर्ष या उससे अधिक की भंडारण अवधि वाली अस्थायी भंडारण फ़ाइलें संस्था के संग्रह में स्थानांतरित कर दी जाती हैं। 5 साल तक की भंडारण अवधि वाली फाइलें कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों में संग्रहीत की जाती हैं और भंडारण अवधि समाप्त होने पर, निर्धारित तरीके से नष्ट कर दी जाती हैं (इस निर्देश की धारा 4 देखें)।

1. दस्तावेजों के मूल्य की जांच
   1. दस्तावेजों के मूल्य की जांच (बाद में ईसी के रूप में संदर्भित) दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को निर्धारित करने और स्थायी भंडारण के लिए उनका चयन करने के लिए उनके मूल्य के मानदंडों के आधार पर दस्तावेजों का अध्ययन है।
   2. ईसी कंपनी में सालाना आयोजित किया जाता है।
   3. ईसी कंपनी के मामलों के नामकरण के आधार पर किया जाता है।
   4. चुनाव आयोग के दौरान, निम्नलिखित किया जाता है:
      1. सोसायटी के संग्रह में स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों का चयन;
      2. दस्तावेजों की फाइलों से चयन और पृथक्करण अभिलेखीय भंडारण के अधीन नहीं है (ड्राफ्ट, प्रतियां, दस्तावेज इस निर्देश की धारा 2 के अनुसार संग्रह में स्थानांतरण के अधीन नहीं हैं);
      3. फाइलों और दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए आवंटन जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है।
   5. चुनाव आयोग के परिणामों के आधार पर, निम्नलिखित संकलित किए गए हैं:
      1. उन दस्तावेजों के लिए जिनके लिए संग्रह में स्थानांतरित करने का निर्णय लिया गया था - मामलों की डिलीवरी सूची (परिशिष्ट 1);
      2. उन दस्तावेजों के लिए जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है और जिन्हें कोई वैज्ञानिक और ऐतिहासिक मूल्य नहीं माना जाता है और उन्होंने अपना व्यावहारिक महत्व खो दिया है - उन मामलों और दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर कार्य करता है जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है (परिशिष्ट 2);
      3. खोए हुए दस्तावेजों के लिए - दस्तावेजों का पता न लगाने का कार्य, जिसके लिए खोज पथ समाप्त हो गए हैं (परिशिष्ट 3)।

1. दस्तावेजों का विनाश
   1. दस्तावेजों का विनाश वसूली की संभावना के बिना दस्तावेजों को नष्ट करने की प्रक्रिया है।
   2. मामलों और दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए आवंटन पर अधिनियम, जिसकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है (परिशिष्ट 2), कंपनी के सामान्य निदेशक द्वारा अनुमोदित है।
   3. दस्तावेज़ों को इस तरह से नष्ट किया जाना चाहिए कि उनमें निहित किसी भी जानकारी की गोपनीयता को बनाए रखा जा सके।
   4. मीडिया के भौतिक विनाश और मीडिया को पुन: स्वरूपित या पुनर्लेखन करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को नष्ट किया जा सकता है। यदि आवश्यक हो, तो कंपनी के सूचना प्रौद्योगिकी विभाग के विशेषज्ञ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को नष्ट करने की प्रक्रिया में शामिल हैं।

1. संग्रह में स्थानांतरण के लिए फाइलों और दस्तावेजों का अधिग्रहण और निष्पादन
   1. संग्रह में निम्नलिखित ऑपरेशन शामिल हैं:
      1. दस्तावेजों को अलग करने के लिए दस्तावेजों की छंटाई, जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है, डुप्लिकेट, प्रतियां, आदि;
      2. मामलों के भीतर दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण की शुद्धता का सत्यापन;
      3. मामलों की पूर्णता की जाँच करना;
      4. मामले में निहित दस्तावेजों के निष्पादन की शुद्धता का सत्यापन (सभी आवश्यक विवरण, हस्ताक्षर, वीजा की उपलब्धता)।
   2. यदि फ़ाइल में पत्राचार है, तो दस्तावेजों को कालानुक्रमिक रूप से या अनुरोध-प्रतिक्रिया के आधार पर समूहीकृत किया जाता है। यदि मामले में कई प्रमुख मुद्दों पर पत्राचार होता है, तो दस्तावेजों को उनमें से प्रत्येक के लिए अलग-अलग समूहीकृत किया जाता है, और समूहों को विभाजकों द्वारा एक दूसरे से अलग किया जाता है।
   3. आवेदन सीधे मुख्य दस्तावेजों के बाद दायर किए जाते हैं। अटैचमेंट-ऑब्जेक्ट्स (सीडी, फ्लैश कार्ड, आदि), या अटैचमेंट जो क्षतिग्रस्त हो सकते हैं (फोटो, डायग्राम) एक लिफाफे में रखे जाते हैं, जो मुख्य दस्तावेज़ के बाद संलग्न होता है।
   4. फ़ाइल में दस्तावेज़ों को इस तरह व्यवस्थित किया जाता है कि जनवरी के दस्तावेज़ फ़ाइल (वॉल्यूम) की शुरुआत में हों, और दिसंबर के दस्तावेज़ अंत में हों।
   5. फ़ाइल में 250 से अधिक शीट नहीं होनी चाहिए। यदि मामले का आयतन बड़ा है, तो इसे खंडों में विभाजित किया जाता है।
   6. यदि केस का वॉल्यूम छोटा है, तो इसे अन्य मामलों के साथ पूरा करने की अनुमति है, बशर्ते कि सेट के सभी मामलों में समान भंडारण अवधि हो। ऐसे मामलों को स्टेपल करते समय, उनके बीच विभाजक डाले जाते हैं, जो प्रत्येक मामले के सूचकांक और शीर्षक को इंगित करते हैं।
   7. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संग्रहीत किया जाता है बाहरी मीडियाजानकारी।
   8. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की फ़ाइल का नाम पूरी तरह से नामकरण के अनुसार मामले के शीर्षक के अनुरूप होना चाहिए।
   9. समान भंडारण अवधि वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की फाइलें एक भंडारण माध्यम पर रखी जाती हैं।
   10. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की फाइलों के साथ एक सूचना वाहक एक लिफाफे में दाखिल किया जाता है। लिफाफा प्रत्येक मामले के सूचकांक और शीर्षक को इंगित करता है।

1. संग्रह के लिए मामला दर्ज करना
   1. भंडारण की शर्तों के आधार पर, मामलों का पूर्ण या आंशिक पंजीकरण किया जाता है। 10 वर्ष या उससे अधिक की अवधारण अवधि वाले मामले पूर्ण पंजीकरण के अधीन हैं।
   2. पूर्ण फाइलिंग में शामिल हैं:
      1. मामला दायर करना या बाध्यकारी।

सभी दस्तावेजों, तिथियों, वीजा और उन पर प्रस्तावों के पाठ को मुफ्त पढ़ने की संभावना को ध्यान में रखते हुए, कार्डबोर्ड या बाउंड से बने हार्ड कवर में 4 पंचर पर केस बनाने वाले दस्तावेज दायर किए जाते हैं। फाइलिंग (बाइंडिंग) के लिए मामले तैयार करते समय, धातु फास्टनरों (पिन, पेपर क्लिप) को दस्तावेजों से हटा दिया जाता है।

1. मामले में चादरों की संख्या।

केस के भीतर शीटों की संख्या प्रत्येक शीट के ऊपरी दाएं कोने में अरबी अंकों में एक साधारण पेंसिल से बनाई गई है। अपने स्वयं के शीट नंबरिंग (मुद्रित संस्करणों सहित) के साथ दायर दस्तावेजों को सामान्य क्रम में क्रमांकित किया जाता है। यदि मामले में कई खंड होते हैं, तो उनमें से प्रत्येक को अलग से क्रमांकित किया जाता है। यदि बिना सिलना परिशिष्ट (आरेख, फोटो) के साथ एक लिफाफा है, तो परिशिष्ट की शीटों की संख्या की परवाह किए बिना केवल लिफाफा गिना जाता है। एक ही प्रकार के दस्तावेजों वाले मामले जिनकी अपनी सकल संख्या है (उदाहरण के लिए, आदेश) क्रमांकित नहीं हैं। आंतरिक इन्वेंट्री की एक अलग नंबरिंग होती है। प्रमाणन शिलालेख की शीट और मामले के अंदर विभाजकों को क्रमांकित नहीं किया गया है।

1. यदि आवश्यक हो, तो मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार करना (परिशिष्ट 4)।

आंतरिक सूची को स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए संकलित किया जाता है, जिसका लेखा-जोखा इस दस्तावेज की बारीकियों के साथ-साथ उन दस्तावेजों से बने मामलों को रिकॉर्ड करने के लिए होता है जिनके शीर्षक उनकी विशिष्ट सामग्री का खुलासा नहीं करते हैं।

1. मामले का एक सत्यापन शिलालेख (प्रमाण पत्र शीट) तैयार करना (परिशिष्ट 5)।

मामले के अंत में, प्रमाणन शिलालेख की एक शीट दायर की जाती है। प्रमाणन पत्रक मामलों की चादरों की संख्या और आंतरिक सूची (यदि कोई हो) को इंगित करता है, मामले में दस्तावेज़ीकरण की स्थिति निर्धारित है। प्रमाणन शिलालेख दिनांकित है और मामला प्रस्तुत करने वाली संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित है।

1. मामले के कवर के विवरण का पंजीकरण (संरचनात्मक इकाई का नाम, सूचकांक और मामले का शीर्षक, मामले में दस्तावेजों के लिए समय सीमा, चादरों की संख्या)।

अभिलेखीय फ़ाइल के शीर्षक को फाइलों के नामकरण का कड़ाई से पालन करना चाहिए और फ़ाइल में निहित दस्तावेज़ीकरण की सामग्री को प्रतिबिंबित करना चाहिए। विषयगत सिद्धांत के अनुसार संकलित मामलों के लिए, एक विस्तृत शीर्षक बनाने की सलाह दी जाती है (उन मुद्दों की सूची के साथ जिनके लिए मामला प्रलेखन समर्पित है)। मामले की जानकारी तक पहुंच पर प्रतिबंध भी शीर्षक में परिलक्षित होता है। शीर्षक प्रपत्र पर तैयार किया गया है और फ़ाइल के कवर पर चिपकाया गया है।

हैडर विवरण:

• कंपनी का नाम;
• संरचनात्मक इकाई का नाम (प्रबंधन, विभाग);
• नामकरण द्वारा केस इंडेक्स;
• केस नंबर (वॉल्यूम), यदि आवश्यक हो;
• मामला शीर्षक
• मामले के दस्तावेजों के लिए एनोटेशन (विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेजों वाले स्थायी भंडारण के मामलों के लिए);
• मामले की अंतिम तिथियां (मात्रा);
• अभिलेखागार की चादरों की संख्या (वॉल्यूम);
• मामले की भंडारण अवधि (मात्रा)।
  1. अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण के मामले आंशिक पंजीकरण के अधीन हैं: इसे मामले में दस्तावेजों को व्यवस्थित नहीं करने, मामले की शीटों को नंबर नहीं करने, प्रमाणन नोटों को तैयार न करने की अनुमति है।

1. मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया
   1. अभिलेखीय भंडारण के लिए फाइलों का स्थानांतरण वितरण सूची (परिशिष्ट 1) के अनुसार किया जाता है।
   2. इन्वेंट्री भरते समय, प्रत्येक मामले के कवर से निम्नलिखित डेटा इसमें स्थानांतरित किया जाता है:

7.2.1. संक्षिप्त रूप के बिना केस शीर्षक;

7.2.3. मामले की समय सीमा तिथियां;

7.2.4। केस शीट की संख्या।

1. यदि मामले में कई खंड होते हैं, तो प्रत्येक खंड को उसके क्रमांक के तहत सूची में दर्ज किया जाता है।
2. संग्रह के लिए संरचनात्मक इकाई द्वारा तैयार किए गए मामलों की वितरण सूची दो प्रतियों में तैयार की जाती है और संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा अनुमोदित की जाती है। इन्वेंट्री की दोनों प्रतियां, अभिलेखीय भंडारण के लिए तैयार किए गए मामलों के साथ, संग्रह में स्थानांतरित कर दी जाती हैं।
3. मामलों को स्वीकार करते समय, सोसायटी के संग्रह का एक कर्मचारी स्थानांतरित मामलों को स्वीकृति सूची के साथ जांचता है और स्वीकृति का रिकॉर्ड बनाता है, जिसके बाद स्वीकृति सूची की एक प्रति संरचनात्मक इकाई को स्थानांतरित कर दी जाती है।

अनुलग्नक 1 सीमित देयता कंपनी "अल्टेयर" (एलएलसी "अल्टेयर") __________________________________________________________________________ (विभाजन का नाम) आपूर्ति विवरण _________ वर्ष के लिए मामले "_____" ___________ 201__ नहीं। ____ संख्या पी / पी नामकरण द्वारा केस इंडेक्स नामकरण द्वारा केस शीर्षक समय सीमा शेल्फ जीवन चादरों की संख्या टिप्पणी ______________________________________ इकाइयों की राशि में मामले। चोटी जमा किया: (संख्याओं और शब्दों में) "_____" ______________ 20___ __________________________________ इकाइयों की राशि में मामले। चोटी भंडारण के लिए (संख्याओं और शब्दों में) "_____" ______________ 20___ मान गया ईसी प्रोटोकॉल दिनांक "____" _________ 20_____ № _____________ "_____" ______________ 20___

परिशिष्ट 2 दस्तावेजों को संग्रह में तैयार करने और स्थानांतरित करने के निर्देशों के लिए (स्वीकृत सीईओओओओ "अल्टेयर" 26.12.2014) मंजूर एलएलसी "अल्टेयर" के जनरल डायरेक्टर एन.एस. रिबाकोव "_____" ______________ 20__ दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर, आगे भंडारण के अधीन नहीं "_____" ___________ 201__ नहीं। ____ अल्टेयर एलएलसी के मामलों के नामकरण के आधार पर, निम्नलिखित दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए चुना गया था क्योंकि उनका कोई वैज्ञानिक और ऐतिहासिक मूल्य नहीं था और उनके व्यावहारिक महत्व को खो दिया था: (संरचनात्मक इकाई का नाम) संख्या पी / पी केस शीर्षक चरम पिंड खजूर इन्वेंटरी नंबर नामकरण द्वारा केस इंडेक्स या इन्वेंट्री द्वारा केस नंबर मात्रा इकाइयों चोटी सूची के अनुसार शेल्फ जीवन और लेख संख्या टिप्पणी कुल: ________________________________________ इकाइयाँ। चोटी सालों के लिए (संख्याओं और शब्दों में) "_____" ______________ 20___ मान गया संगठन सीआई प्रोटोकॉल "___" ______________ 20___ से № ____________ मात्रा में दस्तावेज़: _____________________________________________ (संख्याओं और शब्दों में) _______________________________ द्वारा नष्ट किया गया, जिसके बारे में "___" ______________ 20___ संख्या _____ का एक अधिनियम तैयार किया गया था (संलग्न)। "_____" ______________ 20___

परिशिष्ट 4 दस्तावेजों को संग्रह में तैयार करने और स्थानांतरित करने के निर्देशों के लिए (26 दिसंबर 2014 को अल्टेयर एलएलसी के जनरल डायरेक्टर द्वारा अनुमोदित) आंतरिक विवरण मामले के दस्तावेज ___________________________________________________________________ (मामले का नाम) ____________________________________________________________________________ (विभाजन का नाम) एक साल में संख्या पी / पी दस्तावेज़ अनुक्रमणिका कागजातों की तारीख दस्तावेज़ का शीर्षक शीट इकाइयों की संख्या। चोटी टिप्पणी कुल: ____________________________________________________ दस्तावेज़ (संख्याओं और शब्दों में) ______________________ दस्तावेजों की आंतरिक सूची की शीटों की संख्या "_____" ______________ 20___ "_____" ______________ 20___

"_____" ______________ 20___

"_____" ______________ 20___

दिया गया निर्देश सार्वभौमिक है और किसी भी संगठन द्वारा अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप परिवर्तित किया जा सकता है।

बुनियादी नियमों द्वारा निर्धारित मानदंडों से विचलित निर्देश के प्रावधान

खंड 2.2. निर्देशों में जानकारी है कि पांच साल या उससे अधिक की भंडारण अवधि वाली फाइलें संग्रह में शामिल हैं।बुनियादी नियमों के अनुसार, 10 साल या उससे अधिक की अवधारण अवधि वाले दस्तावेज़ संग्रह में जमा किए जाने चाहिए, और छोटी अवधारण अवधि वाली फ़ाइलों को संरचनात्मक प्रभागों में छोड़ दिया जाना चाहिए। हालाँकि, विभाग वर्तमान में हैं वाणिज्यिक संगठनअधिक से अधिक दस्तावेजों को संग्रहित करने की प्रवृत्ति रखते हैं, जबकि उनके भंडारण की अवधि को शायद ही कभी ध्यान में रखते हैं।

यदि संग्रह परिसर का आकार आपको उन सभी दस्तावेजों को प्राप्त करने की अनुमति देता है जो कंपनी के संरचनात्मक विभाग सौंपना चाहते हैं, और संग्रह में पर्याप्त लोग काम करते हैं जो प्राप्त दस्तावेजों को संसाधित कर सकते हैं और उनकी परीक्षा और विनाश को समय पर व्यवस्थित कर सकते हैं। , तो कोई समस्या नहीं है। इसलिए, हमारे उदाहरण में, यह स्थापित किया गया है कि संगठन का संग्रह 5 वर्ष या उससे अधिक की अवधारण अवधि वाले मामलों को स्वीकार करता है।

पैराग्राफ 4.4।, 5.7। - 5.10. निर्देशों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण और विनाश के बारे में जानकारी होती है. पर पिछले साल काइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और दस्तावेजों की प्रतियों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में कैसे संग्रहीत किया जाए, इस बारे में सवाल तेजी से बढ़ रहे हैं।

ध्यान दें कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक कॉपी एक ही चीज़ नहीं हैं। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ "इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत की गई प्रलेखित जानकारी है, अर्थात इलेक्ट्रॉनिक का उपयोग करके मानव धारणा के लिए उपयुक्त रूप में" कंप्यूटर, साथ ही सूचना और दूरसंचार नेटवर्क पर प्रसारण या प्रसंस्करण के लिए जानकारी के सिस्टम". इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का सबसे सरल उदाहरण एक्सेल या एक्सेस में रखी गई लॉग फ़ाइल है। पूरा होने के बाद, इसे मुद्रित नहीं किया जाता है, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किया जाता है।

कला। 2, संघीय कानूनदिनांक 27 जुलाई, 2006 संख्या 149-FZ "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर"

इस तथ्य के बावजूद कि मूल नियमों के लिए आवश्यक है कि दस्तावेजों की मूल प्रतियों को फाइलों में रखा जाए, हाल ही में उनकी इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों को अतिरिक्त रूप से संग्रहीत करने की एक उल्लेखनीय प्रवृत्ति रही है। दूसरे शब्दों में, पूर्ण कागजी कार्रवाई दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए स्कैन किया जाता है। स्कैनिंग के परिणामस्वरूप प्राप्त फ़ाइलों को व्यक्तिगत अवधारण अवधि निर्दिष्ट की जाती है, जो उनके मूल पेपर की अवधारण अवधि से काफी अधिक होती है। एक नियम के रूप में, स्कैन की गई प्रतियां स्थायी रूप से संग्रहीत की जाती हैं। यदि हम दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों को संग्रहीत करने के लाभों के बारे में बात करते हैं, तो वे स्पष्ट हैं: बाहरी इलेक्ट्रॉनिक मीडिया न्यूनतम स्थान लेता है और साथ ही इसमें टेराबाइट्स की जानकारी भी हो सकती है।

संगठन को यह तय करने का अधिकार है कि संग्रह में स्थानांतरित होने से पहले कौन से दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से कॉपी किया जाएगा। बेशक, दस्तावेजों को वॉल्यूम में बाध्य करने से पहले स्कैन किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ों को इकाई के विशेषज्ञों और डीओई सेवा के कर्मचारियों दोनों द्वारा स्कैन किया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक सूचना वाहक कागज के संस्करणों के साथ सादृश्य द्वारा हस्ताक्षरित लिफाफों में संग्रहीत किए जाते हैं। एक पर रखना उचित है इलेक्ट्रॉनिक मीडियासमान प्रतिधारण अवधि वाले दस्तावेज़।

एक चौकस पाठक जो कार्यालय के काम और संग्रह पर संघीय नियमों से अच्छी तरह परिचित है, अभिलेखीय भंडारण की परंपराओं और बुनियादी नियमों द्वारा स्थापित दस्तावेजों के रूपों से कुछ विचलन देखेंगे। इसके अनेक कारण हैं।

सबसे पहले, अधिकांश गैर-सरकारी संगठन राज्य अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत नहीं हैं, और दस्तावेजों के भंडारण के संदर्भ में वे "अपने रस में उबालते हैं", राज्य अभिलेखागार के संपर्क में आते हैं, उदाहरण के लिए, केवल परिसमापन के दौरान कर्मियों पर दस्तावेजों को स्थानांतरित करते समय संगठन का। इसलिए, इस तरह के विवरणों को दस्तावेजों के रूपों से बाहर रखा जा सकता है, जैसे: ईपीसी के कर्मियों पर मामलों की सूची के अनुमोदन पर एक नोट जो भंडारण के अधीन नहीं हैं दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर अधिनियम (परिशिष्ट) 2 निर्देश)।

दूसरे, वही गैर-राज्य कंपनियां अक्सर 10 साल या उससे अधिक समय तक फाइलों को उपखंडों में रखने का जोखिम नहीं उठा सकती हैं। कंपनी के कुछ विभाग आने वाले दस्तावेजों को नियंत्रण से हटाए जाने के तुरंत बाद संग्रहीत करते हैं, सिर्फ इसलिए कि कार्यालय में या स्वागत क्षेत्र में उन्हें संग्रहीत करने के लिए कोई जगह नहीं है। संग्रह में प्रवेश करने वाले इन सभी दस्तावेजों को प्राप्त और व्यवस्थित किया जाना चाहिए, और यहां बुनियादी नियमों से विचलन अपरिहार्य है।

लेख के अंत में, मैं यह कहना चाहूंगा कि बुनियादी नियम सूचना भंडारण के संदर्भ में कॉर्पोरेट परंपराओं के गठन के लिए मौलिक दस्तावेज बने हुए हैं। और यदि आप उनके बारे में पीछे हटते हैं, तो आपको इसे समझदारी से करने की आवश्यकता है। आप मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर सकते हैं, क्योंकि उन्हें संग्रहीत करने के लिए कहीं नहीं है, लेकिन किसी भी स्थिति में आपको दस्तावेज़ों के लिए अवधारण अवधि को नहीं बदलना चाहिए और समान वैश्विक समायोजन पेश नहीं करना चाहिए।

ई.एन. कोज़ानोवा, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों और मानव संसाधन प्रशासन के विशेषज्ञ

ऑफिस का काम और ऑफिस

संगठनों के अभिलेखागार के काम के नियम 2015

एवगेनिया कोज़ानोवा फरवरी 15, 2016 दोपहर 01:58 अपराह्न

सितंबर 2015 से, रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश 31 मार्च, 2015 नंबर 526 लागू हुआ। उन्होंने "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के आयोजन के नियम और राज्य के अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों को मंजूरी दी।" लेख के पाठ में आगे, संक्षिप्तता के लिए, हम उन्हें बुलाएंगे " नियम-2015».

गौरतलब है कि नियम-2015 के प्रकाशन से अभिलेखन में कोई क्रांति नहीं हुई। जब तक कि नए नियम इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए अधिक अनुकूल न हों ... हम इस लेख में संग्रह के लिए नए और पुराने नियमों की स्थिति के बारे में बात करते हैं। आप यहां 2015 के संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए नियम भी डाउनलोड कर सकते हैं।

आइए याद करें कि आदेश के लागू होने से पहले यह कैसा था: संगठनों ने दो दस्तावेजों के अनुसार काम किया।

उनमें से पहला विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम हैं (5 सितंबर, 1985 एन 263 के यूएसएसआर के मुख्य संग्रह के आदेश द्वारा अनुमोदित)। यह 09/21/15 तक रूस में संग्रह पर एकमात्र मानक (अर्थात अनिवार्य) दस्तावेज था।

18 सितंबर, 2015 एन 2/2133-ए के संघीय अभिलेखीय एजेंसी के पत्र में कहा गया है कि इस समय से आदेश संख्या 526 लागू होता है, "विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम लागू नहीं होते हैं।" आप अब उनका उपयोग नहीं कर सकते।

दूसरा - संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित)। यह एक व्यवस्थित (वैकल्पिक, लेकिन सूचनात्मक) दस्तावेज़ है जिसे किसी ने रद्द नहीं किया है, लेकिन आप इसका उपयोग कर सकते हैं और यहां तक ​​कि इसकी आवश्यकता भी है, क्योंकि। नियम-2015 में, संगठनों में दस्तावेजों के भंडारण के लिए व्यावहारिक कार्यों से संबंधित कई मुद्दों को पर्दे के पीछे छोड़ दिया गया था।

इस प्रकार, हमारे पास दो कार्यशील दस्तावेज़ बचे हैं: 2015 नियम और मूल नियम। उनकी पूरी तरह से अलग स्थिति है:

बुनियादी नियम - एक कार्यप्रणाली दस्तावेज। इसका उपयोग करना आवश्यक नहीं है, हालांकि इस मामले में, किसी संगठन में एक संग्रह बनाना बहुत मुश्किल लगता है। मुख्य नियम केवल Rosarchive के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित हैं, जिसका अर्थ है कि उनकी स्थिति नियम-2015 की तुलना में बहुत कम है।

राज्य अधिकारियों, स्थानीय सरकारों और संगठनों (पीडीएफ, 4.02 एमबी) में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और दस्तावेजों के उपयोग के लिए नियम डाउनलोड करें।