दस्तावेज़ों में मानक फ़ॉन्ट आकार। तकनीकी साधनों का उपयोग करके उत्पादित दस्तावेजों के ग्रंथों के लिए आवश्यकताएं। द्वारा निर्धारित आवश्यकताएं क्या हैं

गोस्ट 2.105-95

समूह T52

अंतरराज्यीय मानक

पाठ दस्तावेज़ों के लिए सामान्य आवश्यकताएँ

डिजाइन प्रलेखन के लिए एकीकृत प्रणाली। पाठ्य दस्तावेजों के लिए सामान्य आवश्यकताएं

GOST R 2.105-2019 के साथ GOST 2.105-95 की तुलना के पाठ के लिए, लिंक देखें।
- डेटाबेस निर्माता का नोट।
____________________________________________________________________

आईएसएस 01.110
ओकेएसटीयू 0002

परिचय दिनांक 1996-07-01

प्रस्तावना

1 रूस के राज्य मानक के मैकेनिकल इंजीनियरिंग (VNIINMASH) में मानकीकरण और प्रमाणन के लिए अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान द्वारा विकसित

गोसस्टैंडर्ट द्वारा पेश किया गया रूसी संघ

2 मानकीकरण, मेट्रोलॉजी और प्रमाणन के लिए अंतरराज्यीय परिषद द्वारा अपनाया गया (26 अप्रैल, 1995 के मिनट संख्या 7)

स्वीकार करने के लिए मतदान किया:


राज्य का नाम	राष्ट्रीय मानकीकरण निकाय का नाम
अज़रबैजान गणराज्य	एज़गोसस्टैंडर्ट
आर्मेनिया गणराज्य	आर्मस्टेट मानक
बेलारूस गणराज्य	बेलारूस गणराज्य का राज्य मानक
जॉर्जिया	ग्रुज़स्टैंडर्ड
कजाकिस्तान गणराज्य	कजाकिस्तान गणराज्य का राज्य मानक
किर्गिस्तान गणराज्य	किर्गिज़स्टैंडर्ट
मोल्दोवा गणराज्य	मोल्दोवामानक
रूसी संघ	रूस का गोस्स्टैंडर्ट
ताजिकिस्तान गणराज्य	ताजिकस्टैंडर्ट
तुर्कमेनिस्तान	मुख्य राज्य सेवा "तुर्कमेनस्टैंडआर्टलरी"
उज़्बेकिस्तान गणराज्य	उज़्गोसस्टैंडर्ट
यूक्रेन	यूक्रेन का राज्य मानक

परिवर्तन संख्या 1 को अंतरराज्यीय मानकीकरण, मेट्रोलॉजी और प्रमाणन परिषद द्वारा पत्राचार द्वारा अपनाया गया था (मिनट संख्या 23 दिनांक 28 फरवरी, 2006)

निम्नलिखित राज्यों के राष्ट्रीय मानकीकरण निकायों ने परिवर्तन को अपनाने के लिए मतदान किया: AZ, AM, BY, KZ, KG, MD, RU, TJ, TM, UZ, UA [आईईसी (आईएसओ 3166) 004 के अनुसार अल्फा -2 कोड ]

3 अगस्त 8, 1995 एन 426 के मानकीकरण, मेट्रोलॉजी और प्रमाणन के लिए रूसी संघ की समिति के संकल्प द्वारा, अंतरराज्यीय मानक GOST 2.105-95 को 1 जुलाई, 1996 से रूसी संघ के राज्य मानक के रूप में लागू किया गया था।

4 गोस्ट 2.105-79 के बजाय, गोस्ट 2.906-71

5 संस्करण (अप्रैल 2011) संशोधन संख्या 1 के साथ जून 2006 में अनुमोदित (आईयूएस 9-2006), संशोधन (आईयूएस 12-2001)

पेश किया गया: IUS N 2, 2012 में प्रकाशित संशोधन; आईयूएस एन 1, 2018 में प्रकाशित संशोधन

डेटाबेस निर्माता द्वारा किए गए संशोधन

1 उपयोग का क्षेत्र

यह मानक मैकेनिकल इंजीनियरिंग, इंस्ट्रूमेंटेशन और निर्माण के उत्पादों के लिए पाठ दस्तावेजों के निष्पादन के लिए सामान्य आवश्यकताओं को स्थापित करता है।

2 सामान्य संदर्भ

यह मानक निम्नलिखित मानकों के संदर्भों का उपयोग करता है:

GOST 2.004-88 डिजाइन प्रलेखन के लिए एकीकृत प्रणाली। सामान्य आवश्यकताएँडिजाइन करने के लिए और तकनीकी दस्तावेजकंप्यूटर के मुद्रण और ग्राफिक आउटपुट उपकरणों पर

GOST 2.104-2006 डिजाइन प्रलेखन के लिए एकीकृत प्रणाली। मूल शिलालेख

GOST 2.106-96 डिजाइन प्रलेखन के लिए एकीकृत प्रणाली। पाठ दस्तावेज़

डिजाइन प्रलेखन के लिए GOST 2.109-73 एकीकृत प्रणाली। चित्र के लिए बुनियादी आवश्यकताएं

डिजाइन प्रलेखन के लिए GOST 2.301-68 एकीकृत प्रणाली। प्रारूप

GOST 2.304-81 डिजाइन प्रलेखन के लिए एकीकृत प्रणाली। ड्राइंग फोंट

GOST 2.316-2008 डिजाइन प्रलेखन के लिए एकीकृत प्रणाली। लेबलिंग नियम, तकनीकी आवश्यकताएंऔर ग्राफिक दस्तावेजों पर टेबल। सामान्य प्रावधान

GOST 2.321-84 डिजाइन प्रलेखन के लिए एकीकृत प्रणाली। पत्र पदनाम

डिजाइन प्रलेखन के लिए GOST 2.503-90 एकीकृत प्रणाली। परिवर्तन करने के नियम

GOST 6.38-90 * एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता
_______________
* रूसी संघ के क्षेत्र में प्रतिस्थापन के बिना रद्द कर दिया।

GOST 7.32-2001 सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। अनुसंधान रिपोर्ट। संरचना और डिजाइन नियम

गोस्ट 8.417-2002 राज्य प्रणालीमाप की एकरूपता सुनिश्चित करना। इकाइयों

GOST 13.1.002-2003 रिप्रोग्राफी। माइक्रोग्राफी। माइक्रोफिल्मिंग के लिए दस्तावेज। सामान्य आवश्यकताएं और मानदंड

गोस्ट 21.101-97* सिस्टम परियोजना प्रलेखननिर्माण के लिए। काम करने वाले दस्तावेज़ीकरण के लिए बुनियादी आवश्यकताएं
________________
* रूसी संघ के क्षेत्र में, GOST R 21.1101-2009 लागू होता है।

GOST 14236-81 पॉलिमर फिल्में। तन्यता परीक्षण विधि

3 सामान्य

3.1 टेक्स्ट दस्तावेज़ों को उन दस्तावेज़ों में विभाजित किया जाता है जिनमें अधिकतर निरंतर टेक्स्ट होते हैं ( विशेष विवरण, पासपोर्ट, भुगतान, व्याख्यात्मक नोट, निर्देश, आदि), और कॉलम (विनिर्देशों, बयानों, तालिकाओं, आदि) में विभाजित पाठ वाले दस्तावेज़।

टेक्स्ट दस्तावेज़ कागज़ के रूप में और (या) इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (DE) के रूप में किए जाते हैं।

कॉलम में विभाजित टेक्स्ट वाले टेक्स्ट दस्तावेज़ों में GOST 2.316 के अनुसार शब्द संक्षेपों का उपयोग करने की अनुमति है।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। एन 1)।

3.2 टेक्स्ट दस्तावेज़ यूनिफाइड डिज़ाइन डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (ESKD) और डिज़ाइन डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम फ़ॉर कंस्ट्रक्शन (SPDS) के प्रासंगिक मानकों द्वारा स्थापित प्रपत्रों पर निष्पादित किए जाते हैं।

कुछ खास तरह के टेक्स्ट दस्तावेज़ों के लिए खास ज़रूरतें (उदाहरण के लिए, परिचालन दस्तावेज) प्रासंगिक मानकों में दिए गए हैं।

3.3 मूल पाठ दस्तावेज़ों का निष्पादन निम्न में से किसी एक तरीके से किया जाता है:

- टंकित, जबकि GOST 13.1.002 की आवश्यकताओं का पालन किया जाना चाहिए। टाइपराइटर का फ़ॉन्ट स्पष्ट होना चाहिए, कम से कम 2.5 मिमी ऊंचा, रिबन केवल काला (बोल्ड) है;

- हस्तलिखित - GOST 2.304 के अनुसार अक्षरों की ऊंचाई और कम से कम 2.5 मिमी की संख्या के साथ ड्राइंग फ़ॉन्ट। अंक और अक्षर काली स्याही से स्पष्ट रूप से लिखे जाने चाहिए;

- कंप्यूटर के प्रिंटिंग और ग्राफिक आउटपुट डिवाइस (GOST 2.004) के उपयोग के साथ;

3.4 टेक्स्ट दस्तावेज़ों की प्रतियां निम्नलिखित में से किसी एक तरीके से बनाई जाती हैं:

- टाइपोग्राफिक - टाइपोग्राफिक विधि द्वारा उत्पादित प्रकाशनों की आवश्यकताओं के अनुसार;

- फोटोकॉपी द्वारा - दो तरफा नकल द्वारा पुन: पेश करने की सिफारिश की जाती है;

- खाका;

- माइक्रोफिल्मिंग;

- इलेक्ट्रॉनिक डेटा वाहक पर।

3.3, 3.4 (परिवर्तित संस्करण, रेव। एन 1)।

3.5 टाइप किए गए तरीके से बनाए गए टेक्स्ट दस्तावेज़ों में दर्ज करें, अलग-अलग शब्द, सूत्र, प्रतीक (हस्तलिखित), साथ ही चित्रण काली स्याही, पेस्ट या स्याही में किया जाना चाहिए।

3.6 शुरुआत में और पंक्तियों के अंत में प्रपत्र के फ्रेम से पाठ की सीमाओं तक की दूरी कम से कम 3 मिमी है।

टेक्स्ट की टॉप या बॉटम लाइन से टॉप या बॉटम फ्रेम तक की दूरी कम से कम 10 मिमी होनी चाहिए।

पाठ में पैराग्राफ एक टाइपराइटर (15-17 मिमी) के पांच स्ट्रोक के बराबर इंडेंट से शुरू होते हैं।

पाठ दस्तावेज़ के निष्पादन का एक उदाहरण परिशिष्ट ए में दिया गया है।

3.7 दस्तावेज़ निष्पादन की प्रक्रिया में पाए जाने वाले गलत प्रिंट, गलत प्रिंट और ग्राफिकल अशुद्धियों को मिटाकर या सफेद रंग से पेंट करके और सही टेक्स्ट (ग्राफिक्स) को उसी स्थान पर टाइपराइट तरीके से या काली स्याही, पेस्ट या हस्तलिखित स्याही में लागू करके ठीक किया जा सकता है।

टेक्स्ट दस्तावेज़ों की शीट को नुकसान, अपूर्ण रूप से हटाए गए पुराने टेक्स्ट (ग्राफिक्स) के दाग और निशान की अनुमति नहीं है।

सुधार करने के बाद, दस्तावेज़ को GOST 13.1.002 द्वारा स्थापित माइक्रोफिल्मिंग आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।

3.8 टेक्स्ट दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने और सहमति देने के लिए, इस मानक की धारा 6 के अनुसार एक शीर्षक पृष्ठ और (या) एक अनुमोदन पत्रक तैयार करने की सिफारिश की जाती है।

शीर्षक पृष्ठों के निष्पादन की अनिवार्य प्रकृति और विशेषताएं संबंधित दस्तावेजों के निष्पादन के नियमों के लिए ईएसकेडी और एसपीडीएस मानकों में निर्धारित हैं।

3.9 GOST 2.503 और GOST 21.101 के अनुसार टेक्स्ट दस्तावेज़ों के लिए परिवर्तन पंजीकरण पत्रक जारी करने की अनुशंसा की जाती है।

3.10 डीई की सामग्री और अपेक्षित भागों को ईएसकेडी मानक की आवश्यकताओं का अनुपालन करना चाहिए।

डीई के विवरण की संरचना और संरचना को सॉफ्टवेयर के भीतर इसके संचलन को सुनिश्चित करना चाहिए (डेटाबेस में प्रदर्शन, संशोधन, मुद्रण, लेखा और भंडारण, साथ ही साथ अन्य को हस्तांतरण) स्वचालित प्रणाली) अवलोकन करते हुए नियामक आवश्यकताएंपाठ दस्तावेजों के लिए।

अधिकांश ठोस पाठ वाले पाठ दस्तावेज़ों के लिए आवश्यकताएँ

4.1 दस्तावेज़ बनाना

4.1.1. दस्तावेज़ का पाठ, यदि आवश्यक हो, अनुभागों और उपखंडों में विभाजित है।

दस्तावेज़ की एक बड़ी मात्रा के साथ, इसे भागों में विभाजित करने की अनुमति है, और यदि आवश्यक हो, तो भागों में, पुस्तकों में। प्रत्येक भाग और पुस्तक को अलग-अलग पूरा किया गया है। सभी भागों को नाम दिया गया है और एक दस्तावेज़ पदनाम दिया गया है। दूसरे भाग से शुरू होकर, इस पद को जोड़ा जाता है क्रमिक संख्या, उदाहरण के लिए: XXXX.331112.032F0, XXXX.331112.032F01, XXXX.331112.032F02, आदि। सभी पुस्तकों को एक नाम दिया जाता है और एक क्रमांक दिया जाता है। किसी पुस्तक के शीर्षक पृष्ठ के फ़ील्ड 4 को भरने का एक उदाहरण परिशिष्ट B में दिया गया है।

दस्तावेज़ की शीट्स को प्रत्येक भाग के भीतर क्रमांकित किया जाता है, प्रत्येक भाग GOST 2.104 के रूप में मुख्य शिलालेख के साथ शीट पर शुरू होता है और GOST 21.101 का फॉर्म 3 होता है।

4.1.2. अनुभागों में संपूर्ण दस्तावेज़ (भाग, पुस्तक) के भीतर क्रमांक होना चाहिए, जो बिना किसी बिंदु के अरबी अंकों द्वारा इंगित किया गया हो और एक पैराग्राफ इंडेंट के साथ लिखा गया हो। उपखंडों को प्रत्येक खंड के भीतर क्रमांकित किया जाना चाहिए। उपखंड संख्या में एक बिंदु द्वारा अलग किए गए अनुभाग और उपखंड संख्याएं होती हैं। उपखंड संख्या के अंत में कोई बिंदु नहीं है। उपखंडों की तरह, अनुभागों में एक या अधिक अनुच्छेद हो सकते हैं।

4.1.3 यदि दस्तावेज़ में उपखंड नहीं हैं, तो इसमें अनुच्छेद क्रमांकन प्रत्येक अनुभाग के भीतर होना चाहिए, और अनुच्छेद संख्या में एक बिंदु द्वारा अलग किए गए अनुभाग और अनुच्छेद संख्याएँ शामिल होनी चाहिए। आइटम नंबर के अंत में बिंदु न लगाएं, उदाहरण के लिए:

1प्रकार और बुनियादी आयाम

दस्तावेज़ के पहले खंड के अनुच्छेदों की संख्या

2तकनीकी आवश्यकताएं

दस्तावेज़ के दूसरे खंड के अनुच्छेदों की संख्या

यदि दस्तावेज़ में उपखंड हैं, तो अनुच्छेद क्रमांकन उपखंड के भीतर होना चाहिए और अनुच्छेद संख्या में खंड, उपखंड और पैराग्राफ संख्याएं शामिल होनी चाहिए, उदाहरण के लिए:

3 टेस्ट तरीके

3.1 उपकरण, सामग्री और अभिकर्मक

दस्तावेज़ के तीसरे खंड के पहले उपखंड के पैराग्राफों की संख्या

3.2 परीक्षण की तैयारी

दस्तावेज़ के तीसरे खंड के दूसरे उपखंड के पैराग्राफों की संख्या

4.1.4 यदि किसी खंड या उपखंड में एक पैराग्राफ होता है, तो उसे भी क्रमांकित किया जाता है।

4.1.5 यदि दस्तावेज़ के पाठ को केवल पैराग्राफ में विभाजित किया गया है, तो उन्हें दस्तावेज़ के भीतर क्रम संख्या द्वारा क्रमांकित किया जाता है।

4.1.6 खंड, यदि आवश्यक हो, उप-खंडों में विभाजित किए जा सकते हैं, जिनमें प्रत्येक खंड के भीतर क्रमांकन होना चाहिए, उदाहरण के लिए: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3, आदि।

4.1.7 सूचियाँ खण्डों या उपखण्डों में दी जा सकती हैं।

गणना की प्रत्येक स्थिति से पहले एक हाइफ़न या, यदि आवश्यक हो, दस्तावेज़ के पाठ में एक संदर्भ, रूसी या लैटिन वर्णमाला के एक लोअरकेस अक्षर, जिसके बाद एक ब्रैकेट रखा गया है, से पहले होना चाहिए। गणनाओं के और विवरण के लिए, अरबी अंकों का उपयोग करना आवश्यक है, जिसके बाद एक ब्रैकेट रखा जाता है, और प्रविष्टि एक पैराग्राफ इंडेंट से की जाती है, जैसा कि उदाहरण में दिखाया गया है।

उदाहरण।

एक) ______________

बी) ______________

1) ______________

2) ______________

में) ______________

(परिवर्तित संस्करण, रेव। एन 1)।

4.1.8 प्रत्येक पैराग्राफ, सबपैराग्राफ और एन्यूमरेशन को एक पैराग्राफ इंडेंट के साथ लिखा जाता है।

4.1.9 अनुभागों, उपखंडों में शीर्षक होने चाहिए। आइटम में आमतौर पर शीर्षक नहीं होते हैं।

शीर्षकों को स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से अनुभागों, उपखंडों की सामग्री को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

शीर्षकों को बड़े अक्षरों में अंत में बिना किसी बिंदु के, बिना रेखांकित किए टाइप किया जाना चाहिए। शीर्षकों में शब्द हाइफ़नेशन की अनुमति नहीं है। यदि शीर्षक में दो वाक्य होते हैं, तो उन्हें एक बिंदु से अलग किया जाता है।

दस्तावेज़ को टाइप किए गए तरीके से निष्पादित करते समय शीर्षक और पाठ के बीच की दूरी 3, 4 अंतराल के बराबर होनी चाहिए, हस्तलेखन में निष्पादित करते समय - 15 मिमी। अनुभाग और उपखंड के शीर्षकों के बीच की दूरी 2 अंतराल है, जब हस्तलेखन द्वारा किया जाता है - 8 मिमी। पाठ दस्तावेज़ों को स्वचालित तरीके से निष्पादित करते समय, निर्दिष्ट अंतराल के करीब दूरी का उपयोग करने की अनुमति है।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। एन 1)।

4.1.10 टेक्स्ट दस्तावेज़ के प्रत्येक अनुभाग को एक नई शीट (पेज) से शुरू करने की सिफारिश की जाती है।

4.1.11 एक बड़ी मात्रा के दस्तावेज़ (भाग, पुस्तक) में, पहले (शीर्षक) पृष्ठ पर और, यदि आवश्यक हो, तो बाद की शीटों पर, सामग्री को संख्याओं और वर्गों और उपखंडों के नामों सहित, संख्याओं को इंगित करते हुए रखा जाता है। चादरों (पृष्ठों) की।

यदि दस्तावेज़ को भागों (पुस्तकों) में विभाजित किया गया है, तो पहले भाग (पुस्तक) की सामग्री के अंत में शेष भागों (पुस्तकों) का पदनाम और नाम (यदि कोई हो) सूचीबद्ध करें। सामग्री इस दस्तावेज़ की कुल शीटों (भागों, पुस्तकों) में शामिल है।

शब्द "सामग्री" एक बड़े अक्षर के साथ एक शीर्षक (पाठ के सममित रूप से) के रूप में लिखा गया है। सामग्री में शामिल नाम अपरकेस अक्षर से शुरू होने वाले लोअरकेस अक्षरों में लिखे गए हैं।

4.1.12 पाठ दस्तावेज़ के अंत में, परिवर्तन पंजीकरण पत्रक से पहले, इसे साहित्य की एक सूची प्रदान करने की अनुमति है जिसका उपयोग इसकी तैयारी में किया गया था। सूची का कार्यान्वयन और पाठ में इसके लिंक - GOST 7.32 के अनुसार। संदर्भों की सूची दस्तावेज़ की सामग्री में शामिल है।

4.1.13. इस दस्तावेज़ में शामिल दस्तावेज़ और अनुलग्नकों के पृष्ठों की संख्या निरंतर होनी चाहिए। निरंतर पृष्ठ क्रमांकन के बजाय, दस्तावेज़ के प्रत्येक खंड के भीतर पृष्ठ क्रमांकन का उपयोग निम्नानुसार करने की अनुमति है:

3 15

अनुभाग पृष्ठ

4.2 दस्तावेजों के पाठ का विवरण

4.2.1 शीर्षक पृष्ठ पर, मुख्य शिलालेख में और दस्तावेज़ के पाठ में पहले उल्लेख पर उत्पाद का पूरा नाम वही होना चाहिए जो मुख्य डिज़ाइन दस्तावेज़ में उसका नाम है।

निम्नलिखित पाठ में, नाम में शब्द क्रम प्रत्यक्ष होना चाहिए, अर्थात। पहले स्थान पर एक परिभाषा (विशेषण) होनी चाहिए, और फिर - उत्पाद का नाम (संज्ञा); इस मामले में, उत्पाद के संक्षिप्त नाम का उपयोग करने की अनुमति है।

दस्तावेज़ के पाठ और चित्रों में दिए गए नाम समान होने चाहिए।

4.2.2 दस्तावेज़ का पाठ संक्षिप्त, स्पष्ट और विभिन्न व्याख्याओं के लिए खुला नहीं होना चाहिए।

प्रस्तुत करते समय अनिवार्य जरूरतेंपाठ में "चाहिए", "चाहिए", "चाहिए", "आवश्यक", "केवल अनुमति", "अनुमति नहीं", "निषिद्ध", "नहीं करना चाहिए" शब्दों का उपयोग करना चाहिए। अन्य प्रावधान प्रस्तुत करते समय - "हो सकता है", "एक नियम के रूप में", "यदि आवश्यक हो", "हो सकता है", "मामले में", आदि शब्दों का प्रयोग किया जाना चाहिए।

इस मामले में, दस्तावेज़ के पाठ के वर्णनात्मक रूप का उपयोग करने की अनुमति है, उदाहरण के लिए, "लागू करें", "संकेत", आदि।

दस्तावेजों को वैज्ञानिक और तकनीकी शब्दों, पदनामों और प्रासंगिक मानकों द्वारा स्थापित परिभाषाओं का उपयोग करना चाहिए, और उनकी अनुपस्थिति में - आमतौर पर वैज्ञानिक और तकनीकी साहित्य में स्वीकार किया जाता है।

यदि दस्तावेज़ में विशिष्ट शब्दावली को अपनाया गया है, तो उसके अंत में (संदर्भों की सूची से पहले) उचित स्पष्टीकरण के साथ स्वीकृत शर्तों की एक सूची होनी चाहिए। सूची दस्तावेज़ की सामग्री में शामिल है।

4.2.3 दस्तावेज़ का पाठ अनुमति नहीं देता है:

- बोलचाल के भाषण, तकनीकीवाद, व्यावसायिकता के मोड़ लागू करें;

- एक ही अवधारणा के लिए अलग-अलग वैज्ञानिक और तकनीकी शब्द लागू होते हैं जो अर्थ (समानार्थी शब्द) के साथ-साथ विदेशी शब्दों और शर्तों में समान शब्दों और शर्तों की उपस्थिति में रूसी भाषा में लागू होते हैं;

- मनमाना शब्द निर्माण का प्रयोग करें;

- रूसी वर्तनी के नियमों, प्रासंगिक राज्य मानकों के साथ-साथ इस दस्तावेज़ में स्थापित शब्दों को छोड़कर, शब्दों के संक्षिप्त रूप का उपयोग करें;

- संक्षिप्त इकाई पदनाम भौतिक मात्रा, यदि उनका उपयोग संख्याओं के बिना किया जाता है, तो तालिकाओं के शीर्षों और पक्षों में भौतिक मात्राओं की इकाइयों के अपवाद के साथ और सूत्रों और आंकड़ों में शामिल अक्षर पदनामों के डिकोडिंग में।

4.2.4 दस्तावेज़ के पाठ में, सूत्रों, तालिकाओं और आंकड़ों के अपवाद के साथ, इसकी अनुमति नहीं है:

- मात्राओं के ऋणात्मक मानों से पहले गणितीय ऋण चिह्न (-) का उपयोग करें (शब्द "ऋण" लिखा जाना चाहिए);

- व्यास को इंगित करने के लिए "" चिह्न का उपयोग करें ("व्यास" शब्द लिखा जाना चाहिए)। दस्तावेज़ के पाठ में रखे गए चित्र में व्यास के आकार या अधिकतम विचलन को निर्दिष्ट करते समय, आयाम संख्या से पहले संकेत "" लिखा जाना चाहिए;

- संख्यात्मक मानों के बिना गणितीय चिह्नों का उपयोग करें, उदाहरण के लिए > (इससे बड़ा),< (меньше), = (равно), (больше или равно), (меньше или равно), (не равно), а также знаки N (номер), % (процент);

- बिना पंजीकरण संख्या के मानकों, विशिष्टताओं और अन्य दस्तावेजों के सूचकांक लागू करें।

4.2.5 यदि दस्तावेज़ में स्पष्ट रूप से निर्मित उत्पाद (उदाहरण के लिए, स्ट्रिप्स, नियंत्रण के लिए प्लेट आदि) पर लागू व्याख्यात्मक शिलालेख हैं, तो उन्हें फ़ॉन्ट (उद्धरण के बिना) में हाइलाइट किया जाता है, उदाहरण के लिए ON, OTKL, या उद्धरण - यदि शिलालेख में संख्याएँ और (या) वर्ण होते हैं।

कमांड, मोड, सिग्नल आदि के नाम। पाठ में उद्धरण चिह्नों में संलग्न होना चाहिए, उदाहरण के लिए "सिग्नल + 27 चालू"।

4.2.6 अनुमत शब्द संक्षेपों की सूची GOST 2.316 में स्थापित की गई है।

यदि दस्तावेज़ स्वीकार करता है विशेष प्रणालीशब्दों या नामों के संक्षिप्तीकरण, तो इसमें स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों की एक सूची होनी चाहिए, जो कि शर्तों की सूची से पहले दस्तावेज़ के अंत में रखी गई है।

4.2.7 प्रतीकात्मक अक्षरों, छवियों या संकेतों को वर्तमान कानून और राज्य मानकों में अपनाए गए लोगों का पालन करना चाहिए। दस्तावेज़ के पाठ में, पैरामीटर के पदनाम से पहले, इसकी व्याख्या दी गई है, उदाहरण के लिए " तन्य शक्ति"।

यदि आवश्यक हो, उपयोग करें प्रतीक, चित्र या संकेत वर्तमान मानकों द्वारा स्थापित नहीं हैं, उन्हें पाठ में या प्रतीकों की सूची में समझाया जाना चाहिए।

4.2.8 दस्तावेज़ को GOST 8.417 के अनुसार भौतिक मात्राओं की मानकीकृत इकाइयों, उनके नामों और पदनामों का उपयोग करना चाहिए।

एसआई इकाइयों के साथ, यदि आवश्यक हो, उपयोग के लिए अनुमत पहले उपयोग की गई प्रणालियों की इकाइयों को कोष्ठक में दर्शाया गया है। एक दस्तावेज़ में भौतिक मात्राओं के पदनाम की विभिन्न प्रणालियों के उपयोग की अनुमति नहीं है।

4.2.9 दस्तावेज़ के पाठ में, भौतिक मात्राओं और गिनती इकाइयों की इकाइयों के पदनाम के साथ मात्राओं के संख्यात्मक मान संख्याओं में लिखे जाने चाहिए, और भौतिक मात्राओं की इकाइयों के पदनाम के बिना संख्याएँ और एक से नौ तक की इकाइयों की गिनती - शब्दों में।

उदाहरण।

1 टेस्ट पांच पाइप, प्रत्येक 5 मीटर लंबा।

2 दबाव परीक्षण के लिए 15 पाइपों का चयन करें।

4.2.10 एक दस्तावेज़ के भीतर एक ही पैरामीटर की भौतिक मात्रा की इकाई स्थिर होनी चाहिए। यदि पाठ में भौतिक मात्रा की एक ही इकाई में व्यक्त संख्यात्मक मानों की एक श्रृंखला है, तो यह केवल अंतिम संख्यात्मक मान के बाद इंगित किया जाता है, उदाहरण के लिए 1.50; 1.75; 2.00 वर्ग मीटर

4.2.11 यदि दस्तावेज़ का पाठ भौतिक मात्रा की एक ही इकाई में व्यक्त भौतिक मात्रा के संख्यात्मक मानों की एक श्रृंखला देता है, तो भौतिक मात्रा की इकाई का पदनाम अंतिम संख्यात्मक मान के बाद इंगित किया जाता है सीमा।

उदाहरण।

1 1 से 5 मिमी तक।

2 10 से 100 किग्रा.

3 जमा 10 से माइनस 40 °С तक।

4 जमा 10 से जमा 40 °С तक।

भौतिक मात्रा की एक इकाई को संख्यात्मक मान से अलग करना (उन्हें अलग-अलग पंक्तियों या पृष्ठों पर स्थानांतरित करना) अस्वीकार्य है, सिवाय टाइपराइट टेबल में रखी गई भौतिक मात्रा की इकाइयों को छोड़कर।

4.2.12 मात्राओं के सबसे बड़े या सबसे छोटे मूल्यों का हवाला देते समय, वाक्यांश "नहीं होना चाहिए (कोई कम नहीं)" का उपयोग किया जाना चाहिए।

निर्दिष्ट मानदंडों, आवश्यकताओं से विचलन के अनुमेय मूल्यों का हवाला देते समय, वाक्यांश "अधिक (कम) नहीं होना चाहिए" का उपयोग किया जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए, द्रव्यमान अनुपाततकनीकी सोडा ऐश में सोडियम कार्बोनेट कम से कम 99.4% होना चाहिए।

4.2.13 पाठ में मात्राओं के संख्यात्मक मूल्यों को उत्पाद के आवश्यक गुणों को सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक सटीकता की डिग्री के साथ इंगित किया जाना चाहिए, जबकि कई मात्राओं में दशमलव स्थानों की संख्या संरेखित होती है।

मात्राओं के संख्यात्मक मानों को पहले, दूसरे, तीसरे, आदि में गोल करना। विभिन्न आकारों, ब्रांडों आदि के लिए दशमलव बिंदु। एक ही नाम के उत्पाद समान होने चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि हॉट-रोल्ड स्टील स्ट्रिप की मोटाई का ग्रेडेशन 0.25 मिमी है, तो स्ट्रिप की मोटाई की पूरी रेंज को दशमलव स्थानों की समान संख्या के साथ इंगित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए 1.50; 1.75; 2.00.

4.2.14 इंच में आकारों को छोड़कर, जो लिखा जाना चाहिए, भिन्नात्मक संख्या दशमलव के रूप में दी जानी चाहिए; (लेकिन नहीं , )।

यदि किसी संख्यात्मक मान को दशमलव अंश के रूप में व्यक्त करना असंभव है, तो इसे एक स्लैश के माध्यम से एक पंक्ति में एक साधारण अंश के रूप में लिखने की अनुमति है, उदाहरण के लिए 5/32; (50ए-4सी)/(40वी+20)।

4.2.15 सूत्रों में, संबंधित राज्य मानकों द्वारा स्थापित प्रतीकों को प्रतीकों के रूप में उपयोग किया जाना चाहिए। सूत्र में शामिल प्रतीकों और संख्यात्मक गुणांकों की व्याख्या, यदि उन्हें पहले पाठ में नहीं समझाया गया है, तो उन्हें सीधे सूत्र के नीचे दिया जाना चाहिए। प्रत्येक वर्ण की व्याख्या एक नई पंक्ति में उस क्रम में दी जानी चाहिए जिस क्रम में वर्ण सूत्र में दिए गए हैं। स्पष्टीकरण की पहली पंक्ति "कहां" शब्द से शुरू होनी चाहिए, इसके बाद कोलन के बिना।

उदाहरण प्रत्येक नमूने का घनत्व, किग्रा/मी, सूत्र द्वारा परिकलित किया जाता है

नमूने का द्रव्यमान कहाँ है, किग्रा;

- नमूना मात्रा, एम।

सूत्र जो एक के बाद एक अनुसरण करते हैं और जो पाठ से अलग नहीं होते हैं उन्हें अल्पविराम द्वारा अलग किया जाता है।

4.2.16 केवल संचालन के संकेतों पर सूत्रों को अगली पंक्ति में स्थानांतरित करने की अनुमति है, और अगली पंक्ति की शुरुआत में संकेत दोहराया जाता है। गुणन चिह्न पर सूत्र को स्थानांतरित करते समय, चिह्न "" का उपयोग किया जाता है।

4.2.17 गैर-टाइपोग्राफ़िक रूप से प्रकाशित दस्तावेज़ों में, कम से कम 2.5 मिमी की ऊंचाई के साथ टंकित, मशीन-लिखित या ड्राइंग फ़ॉन्ट में सूत्र बनाए जा सकते हैं। एक ही सूत्र में टंकित और हस्तलिखित वर्णों के उपयोग की अनुमति नहीं है।

4.2.18 सूत्र, परिशिष्ट में रखे गए सूत्रों के अपवाद के साथ, अरबी अंकों के साथ क्रमागत रूप से गिने जाने चाहिए, जो कोष्ठक में दाईं ओर सूत्र स्तर पर लिखे गए हैं। एक सूत्र द्वारा निरूपित किया जाता है - (1)।

पाठ में सूत्रों की क्रम संख्या के संदर्भ कोष्ठक में दिए गए हैं, उदाहरण के लिए ... सूत्र (1) में।

अनुलग्नकों में रखे गए सूत्रों को प्रत्येक आवेदन के भीतर अरबी अंकों में अलग से क्रमांकित किया जाना चाहिए, प्रत्येक अंक से पहले एक आवेदन पदनाम के साथ, उदाहरण के लिए, सूत्र (बी.1)।

अनुभाग के भीतर सूत्रों की संख्या की अनुमति है। इस मामले में, सूत्र संख्या में अनुभाग संख्या और सूत्र की क्रमिक संख्या होती है, जो एक बिंदु से अलग होती है, उदाहरण के लिए (3.1)।

4.2.19 दस्तावेजों में गणितीय समीकरणों की प्रस्तुति का क्रम सूत्रों के समान है।

4.2.20 यदि पाठ, तालिकाओं या ग्राफिक सामग्री की सामग्री के लिए स्पष्टीकरण या संदर्भ डेटा की आवश्यकता होती है, तो दस्तावेजों में नोट्स दिए जाते हैं।

नोट्स में आवश्यकताएं नहीं होनी चाहिए।

4.2.21 नोट्स को सीधे टेक्स्ट, ग्राफिक सामग्री के बाद या उस तालिका में रखा जाना चाहिए जिसमें ये नोट्स संदर्भित हैं, और एक पैराग्राफ से बड़े अक्षर के साथ मुद्रित किया जाना चाहिए। यदि केवल एक नोट है, तो "नोट" शब्द के बाद एक डैश लगाया जाता है और नोट को बड़े अक्षर से भी मुद्रित किया जाता है। एक नोट पर नंबर नहीं है। अरबी अंकों के साथ कई नोट क्रमिक रूप से गिने जाते हैं। तालिका के अंत को इंगित करने वाली रेखा के ऊपर तालिका के अंत में तालिका के लिए एक नोट रखा गया है।

4.2.22 एक टेक्स्ट दस्तावेज़ में, के संदर्भ इस दस्तावेज़, मानकों, विनिर्देशों और अन्य दस्तावेजों, बशर्ते कि वे पूरी तरह से और स्पष्ट रूप से प्रासंगिक आवश्यकताओं को परिभाषित करते हैं और दस्तावेज़ का उपयोग करने में कठिनाइयों का कारण नहीं बनते हैं।

उद्यम मानकों (एसटीपी) और अन्य के लिए लिंक तकनीकी दस्तावेजउत्पाद विकास अनुबंध में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।

आपको दस्तावेज़ को संपूर्ण या उसके अनुभागों और परिशिष्टों के रूप में देखना चाहिए। इस दस्तावेज़ के उपखंडों, अनुच्छेदों, तालिकाओं और दृष्टांतों के अपवाद के साथ, उपखंडों, अनुच्छेदों, तालिकाओं और दृष्टांतों के संदर्भ की अनुमति नहीं है।

मानकों और विशिष्टताओं का जिक्र करते समय, केवल उनके पदनाम को इंगित किया जाता है, जबकि उनकी स्वीकृति के वर्ष को इंगित करने की अनुमति नहीं है, बशर्ते कि अनुमोदन के वर्ष के साथ पदनाम "संदर्भ नियामक" शीर्षक के तहत पाठ दस्तावेज़ के अंत में दर्ज किया गया हो। दस्तावेज़" प्रपत्र में:

4.3 दृष्टांतों और अनुप्रयोगों का डिज़ाइन

4.3.1 प्रस्तुत किए जा रहे पाठ की व्याख्या करने के लिए दृष्टांतों की संख्या पर्याप्त होनी चाहिए। चित्र दस्तावेज़ के पाठ में (संभवतः पाठ के संबंधित भागों के करीब), और इसके अंत में स्थित हो सकते हैं। चित्र ESKD और SPDS मानकों की आवश्यकताओं के अनुसार बनाए जाने चाहिए। उदाहरण, परिशिष्टों के दृष्टांतों के अपवाद के साथ, अरबी अंकों में क्रमांकन के माध्यम से क्रमांकित किया जाना चाहिए। यदि केवल एक आकृति है, तो इसे "चित्र 1" नामित किया गया है।

प्रत्येक आवेदन के चित्रों को संख्या से पहले आवेदन पदनाम के अतिरिक्त अरबी अंकों में एक अलग नंबरिंग द्वारा निर्दिष्ट किया जाता है। उदाहरण के लिए - चित्र A.3।

इसे सीधे पाठ में रखे गए छोटे चित्रों (छोटे चित्र) को संख्याबद्ध करने की अनुमति नहीं है और जिनके आगे कोई संदर्भ नहीं है।

इसे अनुभाग के भीतर चित्रों की संख्या की अनुमति है। इस मामले में, चित्रण संख्या में खंड संख्या और चित्रण की संख्या होती है, जो एक बिंदु से अलग होती है। उदाहरण के लिए - चित्र 1.1।

दृष्टांतों का जिक्र करते समय, निरंतर अंकन के लिए "... चित्र 2 के अनुसार" और एक खंड के भीतर अंकन के लिए "... चित्र 1.2 के अनुसार" लिखना चाहिए।

चित्र, यदि आवश्यक हो, में एक नाम और व्याख्यात्मक डेटा (आंकड़ा पाठ) हो सकता है। शब्द "चित्रा" और नाम व्याख्यात्मक डेटा के बाद रखा गया है और निम्नानुसार व्यवस्थित किया गया है: चित्रा 1 - डिवाइस का विवरण।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। एन 1)।

4.3.2 यदि दस्तावेज़ के पाठ में उत्पाद के घटक भागों को दर्शाने वाला एक चित्रण है, तो इस चित्रण में इनकी स्थिति संख्या दर्शाई जानी चाहिए घटक भागइस उदाहरण के भीतर, जो आरोही क्रम में व्यवस्थित हैं, दोहराए जाने वाले पदों के अपवाद के साथ, और विद्युत और रेडियो तत्वों के लिए - इस उत्पाद के आरेखों में स्थापित संदर्भ पदनाम।

अपवाद विद्युत और रेडियो तत्व हैं, जो समायोजन या समायोजन तत्व हैं, जिसके लिए (स्थिति संख्या को छोड़कर) प्रत्येक समायोजन और समायोजन का उद्देश्य, संबंधित बार या पैनल पर संदर्भ पदनाम और शिलालेख अतिरिक्त रूप से नीचे दिए गए पाठ में इंगित किए गए हैं .

यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ के भीतर चित्रण में उत्पाद के घटक भाग को निर्दिष्ट संख्या रखने की अनुमति है।

संरचनात्मक तत्वों के लेआउट और इमारतों (संरचनाओं) के स्थापत्य और निर्माण चित्रों के लिए, तत्वों के निशान इंगित किए जाते हैं।

पाठ में भागों के अलग-अलग तत्वों (छेद, खांचे, खांचे, निकला हुआ किनारा, आदि) का जिक्र करते समय, उन्हें रूसी वर्णमाला के बड़े अक्षरों में दर्शाया गया है।

निर्दिष्ट डेटा GOST 2.109 के अनुसार चित्रण पर लागू होता है।

4.3.3 दस्तावेज़ में दिए गए विद्युत आरेखों पर, प्रत्येक तत्व के पास, इसके संदर्भ पदनाम, प्रासंगिक मानकों द्वारा स्थापित, और, यदि आवश्यक हो, मात्रा का नाममात्र मूल्य, इंगित किया गया है।

4.3.4 दस्तावेज़ के पाठ की पूरक सामग्री को अनुलग्नकों में रखा जा सकता है। अनुप्रयोग हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, ग्राफिक सामग्री, बड़े प्रारूप तालिकाएं, गणना, उपकरण और उपकरणों का विवरण, एल्गोरिदम का विवरण और कंप्यूटर पर हल किए गए कार्यों के लिए कार्यक्रम आदि।

आवेदन इस दस्तावेज़ की निरंतरता के रूप में इसके बाद की शीट पर तैयार किया गया है या एक स्वतंत्र दस्तावेज़ के रूप में जारी किया गया है।

4.3.5 अनुबंध अनिवार्य और सूचनात्मक हो सकते हैं।

सूचनात्मक परिशिष्ट अनुशंसित या संदर्भ प्रकृति के हो सकते हैं।

4.3.6 दस्तावेज़ के पाठ में सभी अनुलग्नकों का संदर्भ दिया जाना चाहिए। संदर्भों के लिए अनिवार्य आवेदनों की डिग्री इंगित नहीं की गई है। दस्तावेज़ के पाठ में उनके संदर्भ के क्रम में अनुलग्नक रखे गए हैं, सूचनात्मक परिशिष्ट "ग्रंथ सूची" के अपवाद के साथ, जिसमें अंतिम है।

4.3.7 प्रत्येक आवेदन के साथ शुरू होना चाहिए नया पृष्ठपृष्ठ के मध्य में शीर्ष पर "परिशिष्ट" शब्द और उसके पदनाम को इंगित करता है, और इसके नीचे कोष्ठक में अनिवार्य आवेदनवे "अनिवार्य" शब्द लिखते हैं, और जानकारी के लिए - "अनुशंसित" या "संदर्भ"।

आवेदन में एक शीर्षक होना चाहिए जो एक अलग पंक्ति पर बड़े अक्षरों में लिखे गए पाठ के संबंध में सममित रूप से लिखा गया हो।

4.3.8 अक्षर E, Z, Y, O, Ch, L, Y, Y के अपवाद के साथ, ए से शुरू होने वाले रूसी वर्णमाला के बड़े अक्षरों द्वारा आवेदनों को नामित किया गया है। "परिशिष्ट" शब्द के बाद एक अक्षर आता है जो इसके अनुक्रम को दर्शाता है।

I और O अक्षरों के अपवाद के साथ, लैटिन वर्णमाला के अक्षरों के साथ अनुप्रयोगों को नामित करने की अनुमति है।

रूसी और लैटिन वर्णमाला के अक्षरों के पूर्ण उपयोग के मामले में, इसे अरबी अंकों के साथ अनुप्रयोगों को नामित करने की अनुमति है।

यदि दस्तावेज़ में एक परिशिष्ट है, तो इसे "परिशिष्ट ए" नामित किया गया है।

4.3.9 अनुप्रयोग, एक नियम के रूप में, A4 शीट पर किए जाते हैं। इसे GOST 2.301 के अनुसार A3, A43, A44, A2 और A1 प्रारूप की शीट पर आवेदन जारी करने की अनुमति है।

4.3.10 प्रत्येक अनुलग्नक के पाठ, यदि आवश्यक हो, को अनुभागों, उपखंडों, पैराग्राफों, उप-अनुच्छेदों में विभाजित किया जा सकता है, जो प्रत्येक आवेदन के भीतर गिने जाते हैं। संख्या इस एप्लिकेशन के पदनाम से पहले है।

परिशिष्ट को शेष दस्तावेज़ के साथ निरंतर पृष्ठ पर अंक लगाना चाहिए।

4.3.11 सभी अनुलग्नकों को उनकी संख्या और शीर्षकों के साथ सामग्री तालिका (यदि कोई हो) में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए।

4.3.12 एक स्वतंत्र दस्तावेज के रूप में जारी किए गए आवेदन के अनुसार तैयार किए गए हैं सामान्य नियम- फॉर्म 2 में मुख्य शिलालेख के साथ पहली शीट, बाद की शीट - GOST 2.104, GOST 21.101 के अनुसार फॉर्म 2a में।

यदि आवश्यक हो, तो ऐसे एप्लिकेशन में "सामग्री" हो सकती है।

4.3.13 एक स्वतंत्र दस्तावेज़ के रूप में जारी किए गए आवेदनों या पुस्तकों को दस्तावेज़ के हिस्से के रूप में पदनाम दिया जाता है, जो दस्तावेज़ कोड में उनकी क्रम संख्या को दर्शाता है। यदि किसी एप्लिकेशन या पुस्तक का शीर्षक पृष्ठ है, तो दस्तावेज़ के नाम के तहत, "परिशिष्ट" शब्द और दो या अधिक अनुप्रयोगों के मामले में इसका पदनाम, उदाहरण के लिए "परिशिष्ट बी" या "पुस्तक" और उसका क्रमांक, उदाहरण के लिए "पुस्तक 6" उस पर इंगित किया गया है।

4.3.14* अन्य स्वतंत्र रूप से जारी किए गए डिज़ाइन दस्तावेज़ों (आयामी चित्र, आरेख, आदि) को दस्तावेज़ के अनुलग्नक के रूप में उपयोग करने की अनुमति है।

दस्तावेज़, जिसमें दस्तावेज़, जिसमें आवेदन जारी किए गए हैं, को इसके लिए संकलित एल्बम की एक सूची के साथ एक एल्बम में इकट्ठा किया जाता है। इन्वेंट्री उस उत्पाद का पदनाम निर्दिष्ट करती है जिसके लिए मुख्य दस्तावेज़ विकसित किया गया था, और ओपी कोड।

इन्वेंट्री को फॉर्म 8 और 8a GOST 2.106 के अनुसार संकलित किया गया है। सबसे पहले, इसमें एक दस्तावेज़ लिखा जाता है, जिसके लिए अन्य डिज़ाइन दस्तावेज़ों को एक आवेदन के रूप में लागू किया जाता है। इसके अलावा, दस्तावेज़ एल्बम में उनके अधिग्रहण के क्रम में दर्ज किए जाते हैं। यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ों के एल्बम के लिए एक शीर्षक पृष्ठ बनाया जाता है।
_______________
* "नोट्स" लेबल देखें। - डेटाबेस निर्माता का नोट।

4.4 बिल्डिंग टेबल

4.4.1 बेहतर स्पष्टता और संकेतकों की तुलना में आसानी के लिए तालिकाओं का उपयोग किया जाता है। तालिका का शीर्षक, यदि कोई हो, उसकी सामग्री को प्रतिबिंबित करना चाहिए, सटीक और संक्षिप्त होना चाहिए। शीर्षक तालिका के ऊपर रखा जाना चाहिए।

तालिका के भाग को उसी या अन्य पृष्ठों पर स्थानांतरित करते समय, शीर्षक केवल तालिका के पहले भाग के ऊपर रखा जाता है।

डिजिटल सामग्री, एक नियम के रूप में, चित्र 1 के अनुसार तालिकाओं के रूप में तैयार की जाती है।

चित्र 1

4.4.2 तालिकाओं, अनुलग्नक तालिकाओं के अपवाद के साथ, अरबी अंकों में क्रमांकन के माध्यम से क्रमांकित किया जाना चाहिए।

प्रत्येक आवेदन की तालिकाओं को संख्या से पहले आवेदन पदनाम के अतिरिक्त अरबी अंकों में अलग-अलग अंकन द्वारा निर्दिष्ट किया जाता है। यदि दस्तावेज़ में केवल एक तालिका है, तो इसे "तालिका 1" या "तालिका बी.1" लेबल किया जाना चाहिए यदि यह अनुबंध बी में दिया गया है।

इसे अनुभाग के भीतर तालिकाओं को क्रमांकित करने की अनुमति है। इस मामले में, तालिका संख्या में अनुभाग संख्या और तालिका की क्रमिक संख्या होती है, जो एक बिंदु से अलग होती है।

4.4.3 दस्तावेज़ के सभी तालिकाओं को दस्तावेज़ के पाठ में संदर्भित किया जाना चाहिए, संदर्भित करते समय, "तालिका" शब्द लिखा जाना चाहिए, इसकी संख्या का संकेत देना।

4.4.4 तालिका के स्तंभों और पंक्तियों के शीर्षक एक बड़े अक्षर के साथ लिखे जाने चाहिए, और स्तंभों के उपशीर्षक - एक छोटे अक्षर के साथ यदि वे शीर्षक के साथ एक वाक्य बनाते हैं, या एक बड़े अक्षर के साथ यदि उनके पास है एक स्वतंत्र अर्थ। तालिका के शीर्षकों और उप-शीर्षकों के अंत में बिंदु न लगाएं। कॉलम के शीर्षक और उपशीर्षक एकवचन में दर्शाए गए हैं।

4.4.5 बाएँ, दाएँ और नीचे की तालिकाएँ, एक नियम के रूप में, रेखाओं द्वारा सीमित हैं।

साइडबार के शीर्षकों और उपशीर्षकों और ग्राफ़ को विकर्ण रेखाओं से अलग करने की अनुमति नहीं है।

तालिका की पंक्तियों को परिसीमित करने वाली क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर रेखाएँ नहीं खींची जा सकती हैं यदि उनकी अनुपस्थिति तालिका के उपयोग में बाधा नहीं डालती है।

स्तंभ शीर्षक, एक नियम के रूप में, तालिका की पंक्तियों के समानांतर लिखे जाते हैं। यदि आवश्यक हो, तो स्तंभ शीर्षकों की लंबवत व्यवस्था की अनुमति है।

टेबल के हेड को बाकी टेबल से एक लाइन से अलग किया जाना चाहिए।

तालिका पंक्तियों की ऊंचाई कम से कम 8 मिमी होनी चाहिए।

4.4.6 तालिका, उसके आकार के आधार पर, उस पाठ के नीचे रखी जाती है जिसमें इसे पहली बार संदर्भित किया गया है, या अगले पृष्ठ पर, और यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ के अनुलग्नक में।

इसे दस्तावेज़ शीट के लंबे किनारे के साथ तालिका रखने की अनुमति है।

4.4.7 यदि तालिका की पंक्तियाँ या स्तंभ पृष्ठ के प्रारूप से परे जाते हैं, तो इसे भागों में विभाजित किया जाता है, एक भाग को दूसरे के नीचे या उसके बगल में रखा जाता है, जबकि तालिका के प्रत्येक भाग में इसके शीर्ष और पक्ष को दोहराया जाता है। तालिका को भागों में विभाजित करते समय, उसके सिर या साइडबार को क्रमशः स्तंभों और रेखाओं की संख्या से बदलने की अनुमति दी जाती है। इस मामले में, तालिका के पहले भाग के कॉलम और (या) पंक्तियों को अरबी अंकों के साथ क्रमांकित किया जाता है।

शब्द "तालिका" तालिका के पहले भाग के ऊपर बाईं ओर एक बार इंगित किया गया है, "तालिका की निरंतरता" शब्द अन्य भागों के ऊपर लिखा गया है, जो चित्र 2 के अनुसार तालिका की संख्या (पदनाम) को दर्शाता है। सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके पाठ दस्तावेज़ तैयार करना, शिलालेख "तालिका की निरंतरता" की अनुमति नहीं है।

चित्र 2

यदि पृष्ठ के अंत में तालिका बाधित होती है और अगले पृष्ठ पर इसकी निरंतरता बनी रहती है, तो तालिका के पहले भाग में तालिका को सीमित करने वाली निचली क्षैतिज रेखा नहीं खींची जा सकती है।

तालिका के शीर्ष को चित्र 3 के अनुसार दोहराते हुए, तालिकाओं को कम संख्या में स्तंभों के साथ भागों में विभाजित करने और एक भाग को दूसरे के बगल में रखने की अनुमति है। तालिका के कुछ हिस्सों को एक के साथ अलग करने की सिफारिश की जाती है। दोहरी रेखा या मोटाई की रेखा 2.

चित्र तीन

(परिवर्तित संस्करण, रेव। एन 1)।

4.4.8 कॉलम "अनुक्रम संख्या" को तालिका में शामिल करने की अनुमति नहीं है। अरबी अंकों के साथ तालिका के स्तंभों की संख्या की अनुमति उन मामलों में दी जाती है जहां दस्तावेज़ के पाठ में उनके संदर्भ होते हैं, जब तालिका को भागों में विभाजित किया जाता है, और तालिका के भाग को अगले पृष्ठ पर स्थानांतरित करते समय भी चित्रा 4.

चित्र 4

यदि आवश्यक हो, संकेतकों, मापदंडों या अन्य डेटा, सीरियल नंबरों की संख्या तालिका के पहले कॉलम (साइडबार) में उनके नाम से ठीक पहले चित्र 5 के अनुसार इंगित की जानी चाहिए। संख्यात्मक मानों और पदनामों से पहले प्रकार, ब्रांड, आदि। सीरियल नंबर नहीं लगे हैं।

चित्र 5

4.4.9 यदि तालिका के कॉलम में दिए गए सभी संकेतक भौतिक मात्रा की एक ही इकाई में व्यक्त किए जाते हैं, तो इसका पदनाम तालिका के ऊपर दाईं ओर रखा जाना चाहिए, और तालिका को भागों में विभाजित करते समय, प्रत्येक भाग के अनुसार प्रत्येक भाग के ऊपर चित्रा 2 के साथ।

यदि तालिका के अधिकांश स्तंभों में भौतिक मात्राओं की समान इकाइयों (उदाहरण के लिए, मिलीमीटर, वोल्ट में) में व्यक्त संकेतक होते हैं, लेकिन भौतिक मात्राओं की अन्य इकाइयों में व्यक्त संकेतक वाले स्तंभ होते हैं, तो प्रचलित संकेतक का नाम और उसका पदनाम तालिका के ऊपर भौतिक मात्रा लिखा जाना चाहिए, उदाहरण के लिए "मिलीमीटर में आयाम", "वोल्ट में वोल्ट", और शेष स्तंभों के उपशीर्षक में भौतिक मात्राओं की अन्य इकाइयों के संकेतकों और (या) पदनामों का नाम दें चित्रा 4 के साथ।

शीर्षकों और उपशीर्षकों के पाठ को छोटा करने के लिए, व्यक्तिगत अवधारणाओं को GOST 2.321, या अन्य प्रतीकों द्वारा स्थापित अक्षर प्रतीकों के साथ बदल दिया जाता है, यदि उन्हें पाठ में समझाया गया है या चित्र में दिखाया गया है, उदाहरण के लिए - व्यास, - ऊंचाई, - लंबाई।

समान अक्षर पदनाम वाले संकेतकों को चित्र 4 के अनुसार सूचकांकों के आरोही क्रम में क्रमिक रूप से वर्गीकृत किया गया है।

4.4.10 प्रतिबंधात्मक शब्द "अधिक", "अधिक नहीं", "कम", "कम नहीं", आदि को इसकी इकाई के पदनाम के बाद संबंधित संकेतक के नाम के साथ तालिका की एक पंक्ति या स्तंभ में रखा जाना चाहिए। भौतिक मात्रा का, यदि वे संपूर्ण रेखा या स्तंभ को संदर्भित करते हैं। इस मामले में, संकेतक के नाम के बाद, अंक 4 और 5 के अनुसार प्रतिबंधात्मक शब्दों से पहले अल्पविराम लगाया जाता है।

4.4.11 भौतिक मात्रा की इकाई का पदनाम, लाइन में सभी डेटा के लिए सामान्य, इसके नाम के बाद चित्र 5 के अनुसार इंगित किया जाना चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो भौतिक मात्रा की इकाई के पदनाम को रखने की अनुमति है। एक अलग लाइन (कॉलम)।

4.4.12 यदि समान भौतिक मात्रा के मानों को तालिका के कॉलम में रखा जाता है, तो भौतिक मात्रा की इकाई का पदनाम इस कॉलम के शीर्षक (उपशीर्षक) में चित्र 6 के अनुसार दर्शाया गया है। संख्यात्मक कई पंक्तियों के लिए समान मात्राओं के मान एक बार अंक 4 और 6 के अनुसार दर्शाए जा सकते हैं।

चित्र 6

यदि तालिका के स्तंभों में मात्राओं के संख्यात्मक मान भौतिक मात्रा की विभिन्न इकाइयों में व्यक्त किए जाते हैं, तो उनके पदनाम प्रत्येक स्तंभ के उपशीर्षक में दर्शाए जाते हैं।

तालिका के कॉलम के शीर्षकों में दिए गए पदनामों को दस्तावेज़ के पाठ या ग्राफिक सामग्री में समझाया जाना चाहिए।

4.4.13 फ्लैट कोण इकाइयों के अंकन को कॉलम के शीर्षकों में नहीं, बल्कि तालिका की प्रत्येक पंक्ति में, दोनों क्षैतिज रेखाओं की उपस्थिति में, चित्र 7 के अनुसार पंक्तियों को अलग करने की उपस्थिति में, और की अनुपस्थिति में इंगित किया जाना चाहिए। चित्र 8 के अनुसार क्षैतिज रेखाएँ।

चित्र 7

आंकड़ा 8

4.4.14 एक कॉलम में रखी गई मात्राओं के सभी संख्यात्मक मूल्यों से संबंधित सीमा विचलन को चित्र 9 के अनुसार संकेतक के नाम या पदनाम के तहत तालिका के शीर्ष में दर्शाया गया है।

चित्र 9

4.4.15 मात्राओं के कई संख्यात्मक मानों या किसी मात्रा के विशिष्ट संख्यात्मक मान से संबंधित सीमा विचलन को चित्र 10 के अनुसार एक अलग कॉलम में दर्शाया गया है।

चित्र 10

4.4.16 एक ही कॉलम की पंक्तियों में दोहराए गए पाठ और संख्याओं के साथ बारी-बारी से एकल शब्दों से मिलकर चित्र 11 के अनुसार उद्धरण चिह्नों द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है। यदि दोहराए गए पाठ में दो या दो से अधिक शब्द होते हैं, तो पहली पुनरावृत्ति पर इसे प्रतिस्थापित किया जाता है शब्द "वही", और फिर - चित्र 12 के अनुसार उद्धरण चिह्नों में। यदि पिछला वाक्यांश अगले एक का हिस्सा है, तो इसे "वही" शब्दों से बदलने और अतिरिक्त जानकारी जोड़ने की अनुमति है।

चित्र 11

चित्र 12

यदि क्षैतिज रेखाएँ हैं, तो पाठ को दोहराया जाना चाहिए।

4.4.17 उद्धरण चिह्नों के स्थान पर तालिका में दोहराई जाने वाली संख्याएँ, गणितीय चिह्न, प्रतिशत चिह्न और संख्याएँ, सामग्री के ग्रेड का पदनाम और उत्पादों के मानक आकार, पदनाम नियामक दस्तावेजअनुमति नहीं।

4.4.18 तालिका में व्यक्तिगत डेटा की अनुपस्थिति में, चित्र 11 के अनुसार डैश (डैश) लगाया जाना चाहिए।

4.4.19 तालिकाओं में श्रृंखला के सभी नंबरों को कवर करने वाली संख्याओं के लगातार अंतरालों को निर्दिष्ट करते समय, उन्हें लिखा जाना चाहिए: "से ... से ... समावेशी", "सेंट ... से ... समावेशी।" चित्र 11 के अनुसार।

पंक्ति की संख्याओं को कवर करने वाले अंतराल में, चित्र 13 के अनुसार तालिका में पंक्ति की चरम संख्याओं के बीच डैश लगाने की अनुमति है।

चित्र 13

पाठ में संख्याओं के अंतराल को "से" और "से" (जिसका अर्थ है "से ... से ... समावेशी") शब्दों के साथ लिखा जाता है, यदि भौतिक मात्रा या संख्या की इकाई संख्याओं के बाद इंगित की जाती है, तो वे आयामहीन गुणांक का प्रतिनिधित्व करते हैं, या एक हाइफ़न के माध्यम से, यदि संख्याएं क्रमिक संख्याओं का प्रतिनिधित्व करती हैं।

उदाहरण

1 ... परत की मोटाई 0.5 और 20 मिमी के बीच होनी चाहिए।

27-12, चित्र 1-14

4.4.20 तालिकाओं में, यदि आवश्यक हो, चरणबद्ध बोल्ड लाइनों का उपयोग एक निश्चित मूल्य, समूह की स्थिति से संबंधित सीमा को उजागर करने के लिए किया जाता है और संकेतकों के पसंदीदा संख्यात्मक मूल्यों को इंगित करता है जो आमतौर पर चरणबद्ध रेखा के अंदर स्थित होते हैं, या यह इंगित करने के लिए कि चित्र 14 के अनुसार स्तंभों और रेखाओं के कौन से मान कुछ विचलन से संबंधित हैं। इस मामले में, पाठ में इन पंक्तियों का स्पष्टीकरण दिया जाना चाहिए।

चित्र 14

4.4.21 संकेतक का संख्यात्मक मान चित्र 15 के अनुसार संकेतक के नाम की अंतिम पंक्ति के स्तर पर नीचे रखा गया है।

चित्र 15

पाठ के रूप में दिए गए संकेतक का मान चित्र 16 के अनुसार संकेतक के नाम की पहली पंक्ति के स्तर पर दर्ज किया गया है।

चित्र 16

4.4.22 तालिकाओं के कॉलम में संख्याओं को नीचे रखा जाना चाहिए ताकि पूरे कॉलम में संख्याओं के अंक एक दूसरे के नीचे स्थित हों यदि वे एक ही संकेतक को संदर्भित करते हैं। एक कॉलम में, एक नियम के रूप में, मात्राओं के सभी मानों के लिए दशमलव स्थानों की समान संख्या देखी जानी चाहिए।

4.4.23 यदि तालिका में उत्पादों की मात्रा या प्रकार (ब्रांड, आदि) के कुछ संख्यात्मक मूल्यों के उपयोग के लिए वरीयता को इंगित करना आवश्यक है, तो उनके स्पष्टीकरण के साथ सशर्त चिह्नों का उपयोग करने की अनुमति है दस्तावेज़ का पाठ।

पसंदीदा नामकरण को उजागर करने या लागू संख्यात्मक मूल्यों या उत्पादों के प्रकार (ब्रांड, आदि) को सीमित करने के लिए, उन मूल्यों को ब्रैकेट करने की अनुमति है जो उपयोग के लिए अनुशंसित नहीं हैं या प्रतिबंधात्मक उपयोग हैं, जो नोट में इंगित करते हैं चित्र 17 के अनुसार कोष्ठक का अर्थ।

चित्र 17

4.4.24 100 ग्राम तक वजन वाले उत्पादों के लिए, उत्पादों की एक निश्चित संख्या का द्रव्यमान देने की अनुमति है, और विभिन्न सामग्रियों से बने उत्पादों के लिए, मुख्य सामग्रियों के लिए द्रव्यमान को आंकड़े 18-20 के अनुसार दर्शाया जा सकता है।

चित्र 18

चित्र 19

चित्र 20

तालिका में विभिन्न सामग्रियों से बने उत्पादों के द्रव्यमान को इंगित करने के बजाय, तालिका में टिप्पणियों में सुधार कारकों का संदर्भ देने की अनुमति है।

उदाहरण अन्य सामग्रियों से बने शिकंजे के द्रव्यमान को निर्धारित करने के लिए, तालिका में दिए गए द्रव्यमान मूल्यों को एक कारक से गुणा किया जाना चाहिए:

- 1.080 - पीतल के लिए;

- 0.356 - एल्यूमीनियम मिश्र धातु के लिए।

4.4.25 यदि दस्तावेज़ में डिजिटल सामग्री की एक छोटी मात्रा है, तो इसे तालिका में व्यवस्थित करना उचित नहीं है, लेकिन डिजिटल डेटा को कॉलम के रूप में रखकर टेक्स्ट में दिया जाना चाहिए।

उदाहरण

सभी नंबरों के प्रोफाइल के आयामों के विचलन को सीमित करें:


	कद
	शेल्फ की चौड़ाई के पार
	दीवार की मोटाई से
	शेल्फ मोटाई द्वारा

4.5 फुटनोट

4.5.1 यदि दस्तावेज़ में दिए गए व्यक्तिगत डेटा को स्पष्ट करना आवश्यक है, तो इन डेटा को सुपरस्क्रिप्ट फुटनोट द्वारा इंगित किया जाना चाहिए।

पाठ में फुटनोट्स को उस पृष्ठ के अंत में एक पैराग्राफ इंडेंट के साथ रखा जाता है जिस पर वे इंगित किए जाते हैं, और पाठ से बाईं ओर एक छोटी पतली क्षैतिज रेखा से अलग होते हैं, और तालिका में स्थित डेटा पर, तालिका के अंत को इंगित करने वाली रेखा के ऊपर तालिका का अंत।

4.5.2 फुटनोट चिह्न शब्द, संख्या, प्रतीक, वाक्य जिसके लिए स्पष्टीकरण दिया गया है, और स्पष्टीकरण के पाठ के ठीक पहले रखा जाता है।

4.5.3 फुटनोट चिन्ह अरबी अंकों में एक ब्रैकेट के साथ किया जाता है और फ़ॉन्ट के ऊपरी किनारे के स्तर पर रखा जाता है।

उदाहरण - "...प्रिंटिंग डिवाइस..."

प्रत्येक पृष्ठ के लिए फुटनोट की संख्या अलग है।

इसे संख्याओं के बजाय तारक के साथ फुटनोट ले जाने की अनुमति है: *। चार से अधिक सितारों की अनुशंसा नहीं की जाती है।

4.6 उदाहरण

4.6.1 उदाहरण दिए जा सकते हैं जहां वे दस्तावेज़ की आवश्यकताओं को स्पष्ट करते हैं या उनकी अधिक संक्षिप्त प्रस्तुति में योगदान करते हैं।

4.6.2 उदाहरणों को उसी तरह रखा, क्रमांकित और व्यवस्थित किया जाता है जैसे नोट्स (4.2.21 के अनुसार)।

कॉलम में विभाजित टेक्स्ट वाले टेक्स्ट दस्तावेज़ों के लिए 5 आवश्यकताएँ

5.1 कॉलम में विभाजित टेक्स्ट वाले टेक्स्ट दस्तावेज़, यदि आवश्यक हो, तो उन अनुभागों और उपखंडों में विभाजित किए जाते हैं जिन्हें क्रमांकित नहीं किया जाता है।

5.2 अनुभागों और उपखंडों के नाम छोटे अक्षरों में शीर्षकों के रूप में लिखे जाते हैं (पहली पूंजी को छोड़कर) और रेखांकित किए जाते हैं।

बयानों के शीर्षकों का स्थान संबंधित ईएसकेडी और एसपीडीएस मानकों द्वारा स्थापित किया जाता है।

प्रत्येक शीर्षक के नीचे, एक फ्री लाइन छोड़ी जानी चाहिए, ऊपर - कम से कम एक फ्री लाइन।

5.3 अनुभागों, उपखंडों या संपूर्ण दस्तावेज़ के नोट्स 4.2.21 के अनुसार क्रमांकित हैं।

5.4 पंक्तियों के साथ कागज के रूप में पाठ दस्तावेजों में, प्रत्येक पंक्ति पर एक पंक्ति में सभी प्रविष्टियाँ की जाती हैं।

परिवर्तन करना आसान बनाने के लिए:

- लाइन फील्ड के नीचे एक रिकॉर्ड रखें। प्रविष्टियों को पंक्तियों और स्तंभों को परिसीमित करने वाली रेखाओं के साथ विलय नहीं करना चाहिए;

- अनुभागों और उपखंडों के बीच, और बड़ी मात्रा के दस्तावेज़ों में - अनुभागों और उपखंडों के अंदर भी मुक्त रेखाएँ छोड़ें।

के लिए दस्तावेज तैयार करते समय प्रोटोटाइपदस्तावेज़ों और अन्य डेटा को रिकॉर्ड करने के लिए अतिरिक्त रूप से निःशुल्क लाइनें प्रदान करते हैं जिन्हें दस्तावेज़ीकरण में दर्ज किया जा सकता है।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। एन 1)।

5.5 यदि दस्तावेज़ के कॉलम में कई पंक्तियों में पाठ लिखा जाता है, तो बाद के कॉलम में प्रविष्टियाँ पहली पंक्ति के स्तर से शुरू होती हैं। यदि बाद के स्तंभों में प्रविष्टि को एक पंक्ति में रखा जाता है, तो निष्पादन की टंकित विधि से इसे अंतिम पंक्ति के स्तर पर रखने की अनुमति है।

5.6 इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए, जब सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हुए कागज या डिस्प्ले डिवाइस पर आउटपुट किया जाता है, तो तालिकाओं (फ्रेम आकार, कॉलम, आदि) के निष्पादन और टेक्स्ट प्लेसमेंट (फ़ील्ड आकार, अंतराल, आदि) के अनुपालन में विचलन की अनुमति होती है। पाठ दस्तावेजों के डिजाइन के लिए इन आवश्यकताओं।

(अतिरिक्त रूप से प्रस्तुत, रेव। एन 1)।

शीर्षक पृष्ठ और अनुमोदन पत्रक के डिजाइन के लिए 6 आवश्यकताएँ

6.1 शीर्षक पृष्ठ दस्तावेज़ का पहला पृष्ठ है। दस्तावेज़ों के एल्बम के लिए संकलित शीर्षक पृष्ठ इस एल्बम की सूची की पहली शीट है।

6.2 दस्तावेजों के लिए एक अनुमोदन पत्र (एलए) जारी किया जाता है, जिस पर, उनके उपयोग की शर्तों के अनुसार, डेवलपर और (या) ग्राहक इन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने वाले संगठनों, पदों और व्यक्तियों के नाम देने के लिए अनुचित मानते हैं। .

6.3 LU एक दस्तावेज़ के लिए, कई दस्तावेज़ों के लिए, दस्तावेज़ों के एल्बम या दस्तावेज़ों के एक सेट के लिए जारी किया जाता है। इसके लिए लाइसेंस जारी करने की अनुमति है अलग भागया किसी दस्तावेज़ के कई भाग।

6.4 LU के पदनाम में उस दस्तावेज़ का पदनाम शामिल है जिसे वह संदर्भित करता है, LU कोड को एक हाइफ़न के माध्यम से जोड़ने के साथ, उदाहरण के लिए XXXXX.ХХХХХХ.ХХХТУ-ЛУ।

6.5 यदि दस्तावेज़ों के एल्बम के लिए LU जारी किया जाता है, तो इसे हाइफ़न के माध्यम से LU कोड के साथ इनमें से किसी एक दस्तावेज़ का पदनाम दिया जाता है और एल्बम की सूची में पहले दर्ज किया जाता है।

6.6 यदि कई दस्तावेजों के लिए एलयू जारी किया जाता है, तो इसे इन दस्तावेजों में से एक के पदनाम को एक हाइफ़न के माध्यम से एलयू कोड के साथ सौंपा गया है और विनिर्देश में दर्ज किया गया है, जिसमें यह दस्तावेज़ शामिल है।

6.7 यदि लाइसेंस प्लेट दस्तावेजों के एक सेट के लिए जारी की जाती है, तो इसे लाइसेंस कोड के साथ विनिर्देशन का पदनाम दिया जाता है और पहले "दस्तावेज़ीकरण" खंड में विनिर्देश में दर्ज किया जाता है।

6.8 विनिर्देश में एलयू रिकॉर्ड करते समय, इसे "नोट" कॉलम - "निर्देशानुसार प्रचारित करें" में इंगित किया जाना चाहिए।

टिप्पणियाँ

1 LU को गुणा किया जाता है और यदि आवश्यक हो तो वितरित किया जाता है। एलसी की प्रतियां वितरित करने की आवश्यकता मूल एलसी के धारक द्वारा ग्राहक के साथ समझौते में निर्धारित की जाती है।

2 वे परिचालन दस्तावेजों की सूची के साथ-साथ एलयू की मरम्मत के लिए दस्तावेजों की सूची में शामिल नहीं हैं।

6.9 शीर्षक पृष्ठ और LU चित्र 21 में दिखाए गए फॉर्म में GOST 2.301 के अनुसार A4 प्रारूप की शीट पर प्रदर्शित किए जाते हैं:

फ़ील्ड 1 - विभाग का नाम, जिसकी प्रणाली में वह संगठन शामिल है जिसने इस दस्तावेज़ को विकसित किया है। फ़ील्ड वैकल्पिक है;

फ़ील्ड 2 - बाईं ओर - उत्पाद क्लासिफायरियर के अनुसार कोड, दाईं ओर - विशेष अंक। केवल शीर्षक पृष्ठ के लिए पूरा किया जाना है;

(संशोधन। आईयूएस एन 1-2018)।

फ़ील्ड 3 - बाईं ओर - अनुमोदन स्टाम्प, दाईं ओर - अनुमोदन स्टाम्प, यदि आवश्यक हो तो GOST 6.38 के अनुसार किया गया;

फ़ील्ड 4 - उत्पाद का नाम (बड़े अक्षरों में) और दस्तावेज़ जिस पर शीर्षक पृष्ठ या LU तैयार किया गया है। यदि शीर्षक पृष्ठ भागों में विभाजित दस्तावेजों के लिए संकलित किया गया है, तो भाग संख्या और उसका नाम इंगित करें। दस्तावेज़ों के एक एल्बम के लिए, एल्बम संख्या और एल्बम की कुल संख्या इंगित करें, उदाहरण के लिए:

मशीन क्षैतिज

मॉडल 2620वी

आयामी चित्र

कुल एल्बम 5

चित्र 21 - शीर्षक पृष्ठ और अनुमोदन पत्रक के क्षेत्रों का लेआउट

फ़ील्ड 5 - शब्द "स्वीकृति पत्रक"; फ़ील्ड केवल LU के लिए भरा गया है;

फ़ील्ड 6 - शीर्षक पृष्ठ के लिए - दस्तावेज़ का पदनाम (बड़े अक्षरों में), दस्तावेज़ों के एल्बम के लिए - इस एल्बम की सूची का पदनाम; LU - LU पदनाम के लिए;

फ़ील्ड 7 - एलएल शीट की संख्या। यदि LU को एक शीट पर बनाया जाता है तो फ़ील्ड नहीं भरी जाती है;

फ़ील्ड 8 - शीर्षक पृष्ठ के लिए: दस्तावेज़ डेवलपर्स के हस्ताक्षर, GOST 6.38 के अनुसार किए गए। यदि दस्तावेज़ कई अधिकारियों द्वारा अनुमोदन के अधीन है, तो फ़ील्ड 3 में इंगित हस्ताक्षरों के अलावा, शेष हस्ताक्षर फ़ील्ड 8 के बाईं ओर रखे जाते हैं।

शीर्षक पृष्ठ के मुख्य शिलालेख में संकेतित हस्ताक्षरों को शीर्षक पृष्ठ और अनुमोदन पत्रक पर दोहराया नहीं जाना चाहिए।

LU के लिए: बाईं ओर - अनुमोदन स्टाम्प (यदि आवश्यक हो), दाईं ओर - डेवलपर्स के हस्ताक्षर और डेवलपर उद्यम में स्थापित तरीके से GOST 6.38 के अनुसार नियामक नियंत्रक।

बड़ी संख्या में हस्ताक्षर के साथ, दूसरी शीट जारी करके फ़ील्ड 8 को बढ़ाया जाता है। उसी समय, यह ऊपरी दाएं कोने में इंगित किया गया है: शीर्षक पृष्ठ के लिए - "शीर्षक पृष्ठ की निरंतरता", LU के लिए - "अनुमोदन पत्र की निरंतरता" और फिर दस्तावेज़ का नाम और पदनाम। इस मामले में, पहली शीट के अंत में इंगित करें: "अगली शीट पर निरंतरता";

फ़ील्ड 9 - कॉलम 19-23 GOST 2.104 के अनुसार, दाखिल करने के लिए मैदान पर रखा गया। इसे GOST 2.004 के अनुसार फ़ील्ड 9 को फ़ील्ड 10 पर रखने की अनुमति है;

फ़ील्ड 10 - कॉलम 14-18 GOST 2.104 के अनुसार (इसे मनमाने ढंग से आयाम सेट करने की अनुमति है; कॉलम और लाइनों को अलग करने वाली रेखाएं लागू नहीं होती हैं; कॉलम का नाम इंगित नहीं किया गया है)। मैदान नीचे से ऊपर तक की रेखाओं से भरा है। फील्ड केवल LU के लिए भरा जाता है।

6.10 कई दस्तावेजों के लिए लाइसेंस जारी करने के मामले में, हस्ताक्षर के नीचे फ़ील्ड 8 में इस लाइसेंस द्वारा कवर किए गए दस्तावेजों के पदनाम को इंगित करें।

6.11 अनुमोदन पत्रक के साथ एक या एक से अधिक दस्तावेज़ों को स्वीकृत करते समय, पाठ दस्तावेज़ों के लिए ऊपरी बाएँ कोने में शीर्षक पृष्ठ पर या ग्राफिक दस्तावेज़ों के लिए मुख्य शिलालेख के ऊपर, शिलालेख बनाया जाता है:

स्वीकृत

एलयू पदनाम

(परिवर्तित संस्करण, रेव। एन 1)।

6.12 लाइसेंस प्लेट में परिवर्तन GOST 2.503 के अनुसार किया जाता है और GOST 2.104 या GOST 2.004 के अनुसार अतिरिक्त कॉलम में परिलक्षित होता है।

शीर्षक पृष्ठ के डिजाइन और अनुमोदन पत्रक के उदाहरण परिशिष्ट बी-ई में दिए गए हैं।

दो तरफा प्रतिलिपि के लिए 7 दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ

7.1 दो तरफा कॉपी करने के लिए, दस्तावेज़ की शीट को बीच में एक फोल्ड लाइन के साथ दोगुना कर दिया जाता है। मुख्य शिलालेख प्रत्येक शीट के दोनों हिस्सों पर दिया गया है (चित्र 22), अतिरिक्त स्तंभों के अपवाद के साथ, जो केवल एक विषम पृष्ठ पर रखे गए हैं।

चित्र 22

7.2 मुख्य शिलालेखों में, कॉलम "शीट" का नाम बदलकर "एस" कर दिया गया है, और "शीट्स" (शीर्षक शीट्स पर) का नाम "पेज" कर दिया गया है।

7.3 दस्तावेज़ के अलग-अलग शीट (उदाहरण के लिए, शीर्षक पृष्ठ या ग्राफिक सामग्री के अनुलग्नकों के साथ शीट) कॉपी के पीछे की तरफ भरे बिना प्रकाशित किए जाते हैं; ऐसी शीटों पर विषम पृष्ठ संख्याएँ इंगित की जाती हैं, और उनके अनुरूप पृष्ठ संख्याएँ भी इंगित नहीं की जाती हैं, लेकिन दस्तावेज़ के कुल पृष्ठों में शामिल की जाती हैं।

7.4 दो तरफा नकल द्वारा किए गए दस्तावेजों के लिए, प्रारूप और शीटों की संख्या निम्नानुसार दर्शाई गई है:

- प्रारूप को एक अंश के रूप में लिखा जाता है, जहां अंश दस्तावेज़ की दोहरी शीट के प्रारूप को इंगित करता है, और हर - प्रतियों का प्रारूप, उदाहरण के लिए A3 / A4;

- शीट की संख्या को अंश के रूप में भी दर्ज किया जाता है: अंश में - दस्तावेज़ की डबल शीट की संख्या, और हर में - पृष्ठों की संख्या, उदाहरण के लिए 45 / s.90।

अनुलग्नक ए (सूचनात्मक)। टेक्स्ट दस्तावेज़ निष्पादित करने का एक उदाहरण

परिशिष्ट A
(संदर्भ)

______________
*दूसरा उदाहरण परिशिष्ट में दिया गया है। शायद मूल में गलती है। इसे "गोस्ट 2.104-2006 (फॉर्म 2 ए) के अनुसार मुख्य शिलालेख" पढ़ना चाहिए। - डेटाबेस निर्माता का नोट।

परिशिष्ट बी (सूचनात्मक)। प्रति पुस्तक शीर्षक पृष्ठ के फ़ील्ड 4 को भरने का उदाहरण

परिशिष्ट बी
(संदर्भ)

(परिवर्तित संस्करण, रेव। एन 1)।

अनुलग्नक बी (सूचनात्मक)। एक दस्तावेज़ के लिए अनुमोदन पत्रक भरने का एक उदाहरण

परिशिष्ट बी
(संदर्भ)

(संशोधन)।

अनुलग्नक डी (सूचनात्मक)। कई दस्तावेज़ों के लिए अनुमोदन पत्रक भरने का एक उदाहरण

परिशिष्ट डी
(संदर्भ)

नोट - 2000 से, तिथि में वर्ष का पदनाम चार अंकों द्वारा दर्शाया गया है।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। एन 1)।

अनुलग्नक डी (सूचनात्मक)। शीर्षक पृष्ठ उदाहरण

परिशिष्ट ई
(संदर्भ)

नोट - 2000 से, तिथि में वर्ष का पदनाम चार अंकों द्वारा दर्शाया गया है।

(संशोधन)।

अनुलग्नक ई (सूचनात्मक)। अनुमोदन पत्रक होने पर शीर्षक पृष्ठ भरने का एक उदाहरण

परिशिष्ट ई
(संदर्भ)

दस्तावेज़ का इलेक्ट्रॉनिक पाठ
कोडेक्स जेएससी द्वारा तैयार और इसके खिलाफ सत्यापित:
आधिकारिक प्रकाशन
डिजाइन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली।
बुनियादी प्रावधान: शनि। गोस्ट। -
एम.: स्टैंडआर्टिनफॉर्म, 2011

दस्तावेज़ का संशोधन, खाते में लेना
परिवर्तन और परिवर्धन तैयार

नया GOST R 7.0.97-2016 1 जुलाई, 2018 को लागू हुआ। आइए बताते हैं कि दिसंबर 2016 में स्वीकृत मूल संस्करण की तुलना में इसमें क्या बदलाव आया है। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के डिजाइन में परिवर्तनों के तैयार विश्लेषण का लाभ उठाएं: कौन से विवरण सामने आए हैं, जिन्हें समाप्त कर दिया गया है, शेष जारी करने के नियमों में क्या बदलाव आया है (काफी समायोजन हैं)। इसलिए आपके लिए यह मूल्यांकन करना आसान होगा कि कार्य में कौन से नवाचार किए जाने चाहिए।

आवेदन की गुंजाइश

1 जुलाई 2018 को, एक नया राष्ट्रीय मानक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी के लिए- GOST R 7.0.97-2016 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। प्रलेखन की आवश्यकता। GOST R 6.30-2003 . को बदलने के लिए नया मानक अपनाया गया था"एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। एकीकृत प्रणालीसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। प्रलेखन की आवश्यकता।

संक्षिप्त करें शो

GOST R 7.0.97-2016 को 8 दिसंबर, 2016 संख्या 2004-st के Rosstandart के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया था और मानक के लागू होने की मूल तिथि 1 जुलाई, 2017 थी।

25 मई, 2017 के रोसस्टैंड नंबर 435-st के आदेश से, राष्ट्रीय मानक GOST R 7.0.97-2016 के लागू होने की तिथि को एक वर्ष के लिए - 1 जुलाई, 2018 तक के लिए स्थगित कर दिया गया था। हस्तांतरण का कारण मालिकाना फोंट के मानक के खंड 3.3 में उल्लेख था, जिसका उपयोग केवल तभी संभव है जब उपयुक्त लाइसेंस खरीदा जाता है, दूसरे शब्दों में, मालिकाना फोंट से संबंधित। सॉफ़्टवेयर. मूल रूप से मानक में नामित फ़ॉन्ट्स के लिए कॉपीराइट ( टाइम्स न्यूरोमन नंबर 13, 14; एरियल नंबर 12, 13; वर्दाना नंबर 12, 13; कैलिबरी नंबर 14) का स्वामित्व विदेशी मालिकों के पास है।

संघीय कानून "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर" के निर्माण और रखरखाव के लिए प्रदान करता है एकीकृत रजिस्ट्रीइलेक्ट्रॉनिक के लिए रूसी कार्यक्रम कंप्यूटरऔर डेटाबेस. उसी समय, रूसी संघ की सरकार विदेशों से उत्पन्न होने वाले इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटरों और डेटाबेस के कार्यक्रमों के प्रवेश पर प्रतिबंध लगाया गया था,अधिकारियों द्वारा उपयोग के लिए राज्य की शक्तिऔर शरीर स्थानीय सरकार, साथ ही संक्रमण योजना स्वीकृत 2016-2018 में संघीय निकाय कार्यकारिणी शक्तिऔर राज्य के ऑफ-बजट फंड घरेलू कार्यालय सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लिए।

इस संबंध में, Rosstandart ने GOST R 7.0.97-2016 में संशोधन संख्या 1 को मंजूरी दी, जिसके लिए प्रदान किया गया मानक के पैरा 3.3 का विवरण नया संस्करण:

"3.3. दस्तावेज़ बनाने के लिए, आपको स्वतंत्र रूप से वितरित मुफ्त फोंट का उपयोग करना चाहिए।

तालिकाओं को संकलित करते समय, इसे छोटे आकार के फोंट का उपयोग करने की अनुमति है।

गोस्ट आर 7.0.97-2016, 2002 के बाद पेश किए गए किसी भी अन्य राष्ट्रीय मानक की तरह, स्वेच्छा से लागू. राष्ट्रीय मानकों का स्वैच्छिक अनुप्रयोग इनमें से एक है: आवश्यक सिद्धांतमानकीकरण व्यवहार में, इसका अर्थ है कि:

संगठन स्वतंत्र रूप से तय करता है कि राष्ट्रीय मानक को लागू करना है या नहीं। यदि वह राष्ट्रीय मानक को लागू करने का निर्णय लेती है, तो यह उसके लिए एक मानक दस्तावेज का स्वरूप प्राप्त कर लेती है;
सिद्धांत रूप में, मानक के गैर-लागू होने के लिए कोई प्रशासनिक जिम्मेदारी नहीं हो सकती है।

बेशक, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि मानक का उपयोग कुछ फायदे प्रदान करता है:

मानक का आवेदन आर्थिक रूप से उचित है;
बहिष्कृत करने की अनुमति देता है संभावित समस्याएंआपस में विभिन्न संगठनों के दस्तावेजों के माध्यम से बातचीत करते समय;
मानक के आवेदन से दस्तावेजों के साथ काम करने की संस्कृति में सुधार होता है।

कोई भी मानक हमेशा सर्वोत्तम अभ्यास पर आधारित होता है, मानकीकरण की वस्तु के संबंध में एक निश्चित अवधि के लिए सबसे इष्टतम निर्णय (नियम, मानदंड, आवश्यकताएं) हमेशा मानक में तय होते हैं। इसके अलावा, GOST के अनुसार दस्तावेजों का निष्पादन फोरेंसिक साक्ष्य के रूप में दस्तावेज़ के कानूनी महत्व की गारंटी देता है। अदालतें, प्रक्रिया में किसी दस्तावेज़ पर विचार करते समय, मानक के प्रावधानों के आधार पर, निष्पादन के संदर्भ में इसका मूल्यांकन करती हैं।

मानक उन सभी के लिए अभिप्रेत है, जो एक डिग्री या किसी अन्य के लिए, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी में भाग लेते हैं, जबकि:

दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए ठेकेदार को सरल और समझने योग्य नियम प्राप्त होते हैं;
कलाकारों द्वारा दस्तावेजों के निष्पादन की शुद्धता का आकलन करने के लिए प्रबंधक को एक उपकरण प्राप्त होता है;
दस्तावेज़ तैयार करने की गुणवत्ता का आकलन करने के लिए लिपिक सेवा को एक उपकरण प्राप्त होता है।

स्थापित अभ्यास के अनुसार, स्थानीय नियमों (बाद में एलएनए के रूप में संदर्भित) में इसके प्रावधानों को शामिल करके संगठनों में कागजी कार्रवाई के लिए मानक का आवेदन किया जाता है, जो दस्तावेजों के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करता है, मुख्य रूप से कार्यालय कार्य निर्देशों में। मानक को लागू करने के संबंध में, संगठन का मुख्य कार्य (दस्तावेजों के साथ काम के आयोजन के लिए जिम्मेदार कर्मचारी) GOST R 7.0.97-2016 के प्रावधानों के अनुसार दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए नियमों वाले LNA को लाना है। .

GOST R 6.30-2003 की तुलना में, जिसे GOST R 7.0.97-2016 द्वारा प्रतिस्थापित किया गया था, नए मानक का नाम और संख्या कुछ हद तक बदल गई है।

मानक के नाम में परिवर्तन इस तथ्य के कारण है कि नया मानक यूनिफाइड सिस्टम ऑफ ऑर्गनाइजेशनल एंड एडमिनिस्ट्रेटिव डॉक्यूमेंटेशन (USORD) से कोई कठोर संबंध नहीं है।नए मानक में, इस प्रणाली का शीर्षक या खंड 1 "स्कोप" में उल्लेख नहीं किया गया है। GOST R 6.30-2003 के अनुसार, मानक की आवश्यकताएं केवल खंड 02 "संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली" में शामिल दस्तावेजों पर लागू होती हैं। ऑल-रूसी क्लासिफायरियर काप्रबंधन प्रलेखन (ओकेयूडी)। इस तथ्य के कारण कि USORD को 1993 से बनाए नहीं रखा गया है और खंड 02 OKUD में केवल एक बहुत छोटा हिस्सा शामिल है एकीकृत रूपसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज, GOST R 7.0.97-2016 USORD से संबद्ध नहीं है और सभी संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होता है, सहित। ओकेयूडी में शामिल।संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की सूची, जो खंड 1 "स्कोप" में दी गई है और जिस पर मानक लागू होता है, बंद नहीं है और बल्कि निदर्शी है।

मानक संख्या में परिवर्तन इस तथ्य के कारण है कि राज्य मानक की तकनीकी समिति (टीसी), जिसके माध्यम से GOST R 6.30-2003 एक समय में पारित हुआ था, को समाप्त कर दिया गया था। इसलिए, Rosstandart के TC 191 में मानक को संशोधित करने का निर्णय लिया गया, जो सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन (SIBID) के मानकों की प्रणाली के लिए जिम्मेदार है। इस कारण से, नए GOST की एक अलग संख्या है और इसे मानकों के एक अलग वर्ग में शामिल किया गया है।

गोस्ट आर 7.0.97-2016 में अनुभाग शामिल हैं:

1 उपयोग का क्षेत्र;

3. के लिए सामान्य आवश्यकताएं दस्तावेज़ बनाना;

4. दस्तावेज़ का विवरण;

5. दस्तावेजों के विवरण का पंजीकरण;

6. दस्तावेजों के रूप;

आवेदन (संदर्भ):

ए "दस्तावेज़ के शीर्षक पृष्ठ पर विवरण का स्थान";
बी "दस्तावेजों के विवरण के स्थान की योजनाएं";
"दस्तावेजों के नमूना प्रपत्र" में।

GOST R 7.0.97-2016 में दो नए खंड हैं: 2 "मानक संदर्भ" और 3 "दस्तावेज़ बनाने के लिए सामान्य आवश्यकताएं" और एक नया परिशिष्ट - दस्तावेज़ के शीर्षक पृष्ठ के रूप में।

GOST R 7.0.8 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ";
GOST R ISO 15489-1 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ"।

मानक का एक बिल्कुल नया खंड है धारा 3 "दस्तावेजों के निर्माण के लिए सामान्य आवश्यकताएं",जो दस्तावेजों के उत्पादन (फोंट, रिक्ति, स्वरूपण तत्व, पृष्ठ क्रमांकन, आदि) से संबंधित प्रावधानों को निर्धारित करता है। इस खंड के मुख्य प्रावधान इस प्रकार हैं:

दस्तावेज़ बनाया जा सकता है हार्ड कॉपीऔर दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए स्थापित नियमों के अनुपालन में इलेक्ट्रॉनिक रूप में;
दस्तावेज़ के दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया गया है (पृष्ठ संख्या को दस्तावेज़ के शीर्ष मार्जिन के बीच में शीट के शीर्ष किनारे से कम से कम 10 मिमी की दूरी पर रखा गया है);
इसे मोर्चे पर दस्तावेज़ बनाने की अनुमति है और रिवर्स साइडचादर;
दस्तावेज़ के पाठ का पैराग्राफ इंडेंटेशन 1.25 सेमी है;
दस्तावेज़ का पाठ 1-1.5 पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित किया जाता है, बहु-पंक्ति विवरण 1 पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होते हैं;
दस्तावेज़ का पाठ शीट की चौड़ाई (दस्तावेज़ के बाएँ और दाएँ हाशिये की सीमाओं के साथ) के साथ संरेखित है;
इसे "पताकर्ता", "पाठ का शीर्षक" या "हस्ताक्षर", साथ ही पाठ के अलग-अलग अंशों को बोल्ड में हाइलाइट करने की अनुमति है।

मानक के लिए नया अनुबंध (अनुलग्नक ए) परिभाषित करता है दस्तावेज़ के शीर्षक पृष्ठ के विवरण की संरचना और उनकी व्यवस्था का क्रम।शीर्षक पृष्ठ, एक नियम के रूप में, संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेज (नियम, विनियम, निर्देश, विनियम, मानक, आदि) की प्रणाली से संबंधित बहु-पृष्ठ दस्तावेजों की तैयारी के साथ-साथ दस्तावेजों की तैयारी में उपयोग किया जाता है। जैसे कार्यक्रम, योजनाएँ, रिपोर्ट आदि।

दस्तावेजों के विवरण की संरचना और उनके निष्पादन के नियम

पुराने और नए GOST विवरणों की संख्या में भिन्न नहीं हैं, लेकिन उनकी संरचना में परिवर्तन हैं: कुछ विवरण नए मानक में शामिल नहीं हैं, नए हैं और कुछ ऐसे भी हैं जिनमें संपादकीय परिवर्तन हुए हैं।

विवरण GOST R 7.0.97-2016 में शामिल नहीं है

इसमे शामिल है:

संगठन कोड(पुराने GOST R 6.30-2003 के अनुसार प्रॉप्स 04);
मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन) कानूनी इकाई(गोस्ट आर 6.30-2003 के अनुसार प्रॉप्स 05);
करदाता पहचान संख्या / पंजीकरण कारण कोड ( टिन / केपीपी) (प्रॉप्स 06 GOST R 6.30-2003 के अनुसार);
दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की पहचानकर्ता(गोस्ट आर 6.30-2003 के अनुसार प्रॉप्स 30)।

GOST R 6.30-2003 के अनुसार यहां सूचीबद्ध विवरणों में से पहले तीन को पत्र रूपों में दर्शाया गया था। नए मानक में, उन्होंने स्वतंत्र विवरण की स्थिति खो दी है, लेकिन वास्तव में लेटरहेड में बने हुए हैं, हालांकि पहले से ही अपेक्षित 08 "संगठन के बारे में संदर्भ डेटा"।इसलिए, पत्र के रूप (इसके विवरण की संरचना और उनके स्थान) के दृष्टिकोण से, कुछ भी नहीं बदला है। देखना:

कोने में विवरण के साथ नमूना लेटरहेड के साथ नए GOST का निकटतम (अगले पृष्ठ पर) टुकड़ा, साथ ही साथ
उदाहरण 1 लेटरहेड के साथ वाणिज्यिक संगठन, जिसे नए GOST R 7.0.97-2016 के जारी होने के कारण समायोजित करने की आवश्यकता नहीं होगी।

यहां हमने पुराने मानक से उनकी संख्या के साथ बहुत विवरण चिह्नित किया है।

दस्तावेज़ टुकड़ा

संक्षिप्त करें शो

उदाहरण 1

संक्षिप्त करें शो

प्रॉप्स के बहिष्कार का कारण "दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति का पहचानकर्ता"(गोस्ट आर 6.30-2003 के अनुसार प्रॉप्स 30) - व्यावहारिक महत्व का नुकसान। आधुनिक परिस्थितियों में, जब सिस्टम का उपयोग किया जाता है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन(इसके बाद - SED), दस्तावेज़ को SED में शामिल किया गया है (उदाहरण के लिए, मूल पेपर की स्कैन की गई कॉपी के रूप में) और इसके मुख्य विवरण इस दस्तावेज़ के इलेक्ट्रॉनिक कार्ड में वर्णित हैं। उनके द्वारा, तब आप इसे पा सकते हैं, अर्थात्। ईआरएमएस शर्तों के लिए अतिरिक्त दस्तावेज़ पहचानकर्ता के उपयोग की आवश्यकता नहीं होती है।

GOST R 7.0.97-2016 में शामिल विवरण (नया विवरण)

उनमें से:

नाम संरचनात्मक इकाई- दस्तावेज़ के लेखक (गोस्ट आर 7.0.97-2016 के अनुसार प्रॉप्स 06);
व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक - दस्तावेज़ का लेखक (GOST R 7.0.97-2016 के अनुसार प्रॉप्स 07);
दस्तावेज़ तक पहुंच पर प्रतिबंध की मुहर (GOST R 7.0.97-2016 के अनुसार प्रॉप्स 14);
का निशान इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर(प्रॉप्स 23 GOST R 7.0.97-2016 के अनुसार)।

समावेश संरचनात्मक इकाई का नाम और व्यक्ति की स्थिति,नए GOST में अलग-अलग विवरण के रूप में दस्तावेज़ जारी करने वाले, इस तथ्य के कारण है कि इस जानकारी का उपयोग संरचनात्मक डिवीजनों और अधिकारियों के रूपों के दस्तावेजों के रूप में किया जाता है। पुराने GOST ने ऐसे रूपों के निर्माण की संभावना प्रदान की, लेकिन प्रासंगिक विवरण प्रदान नहीं किया। वास्तव में, नए GOST ने उनके लिए न्याय बहाल किया। परिशिष्टों में दिए गए प्रपत्रों के उदाहरणों की तुलना नीचे दिए गए मानकों से करें।

GOST R 7.0.97-2016 ने विशेषता 14 . पेश की "दस्तावेज़ एक्सेस प्रतिबंध बार",जो दस्तावेज़ की पहली शीट (ड्राफ्ट दस्तावेज़, दस्तावेज़ को कवर पत्र) के ऊपरी दाएं कोने में ऊपरी मार्जिन की सीमा पर चिपका हुआ है, यदि दस्तावेज़ में जानकारी है, जिसकी पहुंच कानून के अनुसार प्रतिबंधित है। गोपनीय जानकारी वाले दस्तावेजों पर इस तरह के प्रतिबंधात्मक चिह्न का उपयोग कोई नई प्रथा नहीं है। इस तरह के गोपनीयता चिह्न (निशान, गिद्ध) का उपयोग एक दशक से अधिक समय से किया जा रहा है, और पहले से मौजूद मानकों (GOST 6.30-90, GOST R 6.30-97) में यह विशेषता थी। उदाहरण के लिए, GOST 6.30-97 में उसके बारे में निम्नलिखित कहा गया था:

दस्तावेज़ टुकड़ा

संक्षिप्त करें शो

GOST 6.30-97 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएँ ”(21 जनवरी, 2000 नंबर 9-सेंट के रूसी संघ के राज्य मानक के संकल्प द्वारा संशोधित)

3.13. दस्तावेज़ (गुप्त, गोपनीय, आदि) तक पहुंच के प्रतिबंध की मुहर दस्तावेज़ की पहली शीट पर उद्धरण के बिना चिपका दी जाती है, और इसे राज्य के रहस्यों और गोपनीय जानकारी के रूप में वर्गीकृत जानकारी पर कानून द्वारा प्रदान किए गए डेटा के साथ पूरक किया जा सकता है। .

GOST R 7.0.97-2016 ने इसी नाम से इस आवश्यकता को बहाल किया - "दस्तावेज़ तक पहुंच को प्रतिबंधित करने की मुहर"। इसमें एक प्रतिबंधात्मक शिलालेख ("आधिकारिक उपयोग के लिए", "गोपनीय", " व्यापार रहस्य" या अन्य), जो कि मानक में कहा गया है, रूसी संघ के कानून के अनुसार दस्तावेज़ प्रति और अन्य जानकारी की संख्या द्वारा पूरक किया जा सकता है। उदाहरण 2 और 17 देखें।

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उदाहरण 2

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संगठन में उपयोग किए जाने वाले एक्सेस प्रतिबंध लेबल के प्रकार को विधायी और अन्य नियामकों का पालन करना चाहिए कानूनी कार्यआरएफ और संगठन के स्थानीय नियमों में निहित होना चाहिए।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इस विशेषता के नाम के संबंध में कानून में कोई सहमति नहीं है। यदि कानूनों में इस आवश्यकता को "गिद्ध" कहा जाता है, तो रूसी संघ की सरकार के फरमान में - "चिह्न"। तदनुसार, GOST R 7.0.97-2016 विधायी कृत्यों में प्रयुक्त शब्द का उपयोग करता है।

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21 जुलाई, 1993 के रूसी संघ के कानून का अनुच्छेद 8, संख्या 5485-1 "राज्य के रहस्यों पर" 21 जुलाई, 1993 के रूसी संघ के कानून के अनुच्छेद 8 की संख्या 5485-1 "राज्य के रहस्यों पर"

सूचना की गोपनीयता के तीन डिग्री गठन राज्य गुप्त, और इन शक्तियों के अनुरूप गिद्धोंनिर्दिष्ट जानकारी के वाहक के लिए गोपनीयता: "विशेष महत्व का", "शीर्ष रहस्य" और "गुप्त" ...

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29 जुलाई 2004 के संघीय कानून का अनुच्छेद 6 नंबर 98-FZ "ऑन ट्रेड सीक्रेट्स"

4. भाग 1 और 3 . में निर्दिष्ट दस्तावेजों पर यह लेखअधिकारियों और एक वाणिज्यिक रहस्य बनाने वाली जानकारी को चिह्नित किया जाना चाहिए गिद्ध"वाणिज्यिक रहस्य" अपने मालिक को इंगित करता है (कानूनी संस्थाओं के लिए - पूरा नाम और स्थान, व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए - अंतिम नाम, पहला नाम, एक नागरिक का संरक्षक जो एक व्यक्तिगत उद्यमी है, और निवास स्थान)।

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3 नवंबर, 1994 नंबर 1233 के रूसी संघ की सरकार का फरमान "आधिकारिक जानकारी को संभालने की प्रक्रिया पर विनियमन के अनुमोदन पर" सीमित वितरणमें संघीय निकायकार्यकारिणी शक्ति, अधिकृत निकायपरमाणु ऊर्जा के उपयोग का प्रबंधन और अंतरिक्ष गतिविधियों के लिए अधिकृत निकाय"

2.1. चिपकाने की आवश्यकता टिप्पणियाँसीमित वितरण की आधिकारिक जानकारी वाले दस्तावेजों और प्रकाशनों पर "आधिकारिक उपयोग के लिए" कलाकार और आधिकारिक हस्ताक्षर या दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले द्वारा निर्धारित किया जाता है। निर्दिष्ट चिह्न और प्रतिलिपि संख्या दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने में, प्रकाशन के कवर और शीर्षक पृष्ठ पर, साथ ही साथ ऐसे दस्तावेज़ों के कवर पत्र के पहले पृष्ठ पर डाली जाती है।

इस आवश्यकता का उपयोग करते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि इसके निष्पादन के लिए अतिरिक्त आवश्यकताएं कानून द्वारा स्थापित की जा सकती हैं। उदाहरण के लिए, वाणिज्यिक रहस्य पर कानून यह प्रदान करता है कि राज्य के अधिकारियों और स्थानीय सरकारों को दस्तावेज जमा करते समय, "वाणिज्यिक रहस्य" टिकट के साथ, कानूनी इकाई का पूरा नाम और स्थान या अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक का संकेत दिया जाता है। व्यक्तिगत व्यवसायीऔर उसका निवास स्थान।

दूसरा नया सहारा – "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर चिह्न"(GOST R 7.0.97-2016 में संख्या 23) - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की कल्पना करने के लिए उपयोग किया जाता है। रूस के दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय और रूस की संघीय सुरक्षा सेवा दिनांक 27 मई, 2015 संख्या 186/258 "संगठनात्मक और तकनीकी सहयोग के लिए आवश्यकताओं के अनुमोदन पर" के आदेश द्वारा भी ऐसा चिह्न प्रदान किया गया था। सरकारी संस्थाएंतथा सरकारी संगठनइलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के आदान-प्रदान के माध्यम से।

मॉनिटर स्क्रीन या कागज पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की कल्पना करते समय, इस चिह्न को सॉफ़्टवेयर द्वारा उस स्थान पर पुन: प्रस्तुत किया जाता है जहां हस्तलिखित हस्ताक्षर लगाया जाएगा। अधिकारीअगर दस्तावेज़ कागज पर था।

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यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि यह चिह्न सॉफ़्टवेयर द्वारा उत्पन्न होता है, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को प्रतिस्थापित नहीं करता है, बल्कि केवल इसे देखने के तरीके के रूप में कार्य करता है।

कई प्रॉप्स को एक में मिलाना और एक प्रॉप को दो में विभाजित करना

क्या फेरबदल किया गया था, हम तालिका में दिखाएंगे:

GOST R 6.30-2003 में केवल दो विवरण शामिल हैं: « राष्ट्रीय प्रतीकआरएफ"तथा "रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट", लेकिन स्थानीय अधिकारीअपने आधिकारिक प्रतीकों (हथियारों के कोट,) रखने का भी अधिकार है हेरलडीक संकेत) .

इसके अलावा, एक विशेषता में हथियारों के कोट की छवियों का संयोजन इस तथ्य से उचित है कि एक दस्तावेज़ में हथियारों के नामित कोटों में से केवल एक की छवि को पुन: पेश किया जा सकता है। इसे संगठन के संकेत के ऊपर बीच में रखा गया है - दस्तावेज़ के लेखक शीट के शीर्ष किनारे से 10 मिमी की दूरी पर।

नए मानक में पुराने GOST R 6.30-2003 से सामान्यीकृत अपेक्षित "संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न)" दो आवश्यक में विभाजित किया गया था: "प्रतीक"तथा "ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न)"।प्रतीक और ट्रेडमार्क के उपयोग के अलग-अलग उद्देश्य हैं और यह विभिन्न कानूनों के अधीन है।

प्रतीक की छवि, साथ ही हथियारों का कोट, संगठन के ऊपर दस्तावेज़ प्रपत्र के ऊपरी हाशिये के बीच में रखा गया है - दस्तावेज़ के लेखक शीट के शीर्ष किनारे से 10 मिमी की दूरी पर। ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) की छवि को उसी तरह से या संगठन के नाम के स्तर पर बाईं ओर पुन: प्रस्तुत किया जा सकता है - दस्तावेज़ के लेखक (इसे बाएं हाशिये के हिस्से पर कब्जा करने की अनुमति है)।

दस्तावेजों के विवरण के डिजाइन में परिवर्तन

दस्तावेजों के विवरण को संसाधित करने के नियम नए मानक की धारा 5 में निर्धारित किए गए हैं। यहां, परिवर्तन न्यूनतम हैं, क्योंकि मानक के प्रत्येक नए संस्करण के विकास में मुख्य कार्य पिछले मानक के साथ निरंतरता बनाए रखना है, नए मानक में केवल उन परिवर्तनों को पेश करना है जो दस्तावेज़ीकरण के अभ्यास के लिए वास्तव में प्रासंगिक हैं। सबसे महत्वपूर्ण निम्नलिखित हैं:

1. अपेक्षित "एड्रेसी" में व्यक्ति के आद्याक्षर लगाने को एकरूपता में लाया गया है।याद रखें कि GOST R 6.30-2003 के अनुसार, किसी अधिकारी को किसी दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, आद्याक्षर को उपनाम से पहले रखा जाना चाहिए, और किसी व्यक्ति को संबोधित करते समय - उपनाम के बाद। गोस्ट आर 7.0.97-2016 स्थापित एकल नियम: इस बात की परवाह किए बिना कि दस्तावेज़ किसको संबोधित है (एक अधिकारी या एक व्यक्ति), आद्याक्षर उपनाम के बाद रखा जाता है।उदाहरण 3 और 4 देखें।

दस्तावेज़ के पाठ में, जब किसी व्यक्ति का उल्लेख किया जाता है, तो उसके आद्याक्षर भी हमेशा उपनाम के बाद इंगित किए जाते हैं, यह नए मानक के खंड 5.18 में कहा गया है, जो दस्तावेजों के ग्रंथों के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करता है।

उदाहरण 3

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उदाहरण 4

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2. अपेक्षित "पताकर्ता" जारी करने के नियम इस प्रावधान के पूरक हैं कि इसे किसी अधिकारी के नाम से पहले उपयोग करने की अनुमति है "श्री" के लिए संक्षिप्त नाम(मास्टर), यदि पता करने वाला एक आदमी है, या "श्रीमती"(महोदया), अगर पता करने वाली महिला है।

उदाहरण 5

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उदाहरण 6

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3. अपेक्षित "पताकर्ता" के लिए एक नया डिज़ाइन तत्व संकेत है ईमेल पते या फोन/फैक्स नंबर,यदि पत्र केवल ई-मेल या फैक्स द्वारा भेजा जाता है (मेल द्वारा अग्रेषित किए बिना)।

उदाहरण 7

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उदाहरण 8

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4. नए मानक के पैराग्राफ 5.18 में (जो पाठ को प्रारूपित करने के लिए बुनियादी नियमों को संदर्भित करता है), कई नए प्रावधान सामने आए हैं।

पहले तो, उन भाषाओं के बारे में जिनमें दस्तावेज़ तैयार किए जा सकते हैंसरकार और संगठनों में। यह:

रूसी संघ की राज्य भाषा or
इन गणराज्यों के कानून के अनुसार रूसी संघ के भीतर गणराज्यों की राज्य भाषा (भाषाएं)।

दूसरी बात, यदि आप जो दस्तावेज़ संकलित कर रहे हैं वह किसी अन्य के आधार पर प्रकाशित किया गया है, तो उसका विवरण प्रदान किया जाना चाहिए- प्रासंगिक विधायी या अन्य नियामक देखें कानूनी अधिनियम, पहले जारी किए गए प्रशासनिक दस्तावेज। यह प्रथा लंबे समय से अस्तित्व में है, अभी इस प्रावधान को नए GOST में ORD के निष्पादन के लिए जोड़ा गया है।

तीसरा, GOST R 7.0.97-2016 ग्रंथों में उपयोग की संभावना प्रदान करता है शिष्टाचार वाक्यांश।यह प्रावधान मुख्य रूप से व्यावसायिक पत्रों, संगठन के आंतरिक पत्राचार (रिपोर्ट, मेमो, आदि) पर लागू होता है।

मानक, विशेष रूप से, यह स्थापित करता है कि व्यवसाय (सेवा) पत्रों में निम्नलिखित का उपयोग किया जा सकता है:

उद्धघाटन भाषण:

आदरणीय अध्यक्ष महोदय !
आदरणीय राज्यपाल महोदय !
प्रिय श्री प्रोखोरोव!
प्रिय सुश्री ज़खारोवा!
प्रिय निकोलाई पेट्रोविच!
प्रिय ओल्गा निकोलेवन्ना!
श्रीमान!

ध्यान दें कि स्थिति से संबोधित करते समय, पद का नाम बड़े अक्षर से लिखा जाता है, और अंतिम नाम से संबोधित करते समय, व्यक्ति के आद्याक्षर नहीं होते हैं।

अंतिम शिष्टाचार वाक्यांश:

ईमानदारी से, …

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नतालिया सारावा,प्रकाशन गृह "बिजनेस-शस्त्रागार" के विशेषज्ञ

GOST R 7.0.97-2016 ने एक दस्तावेज़ में "सम्मान" दो बार दिखाए जाने पर एक शिष्टाचार फ्रेम का उपयोग तय किया - यह एक काफी सामान्य अभ्यास है।

लेकिन नए मानक के पैराग्राफ 5.18 को ध्यान से पढ़ने से पता चलता है कि पाठ की शुरुआत में "डियर" शब्द के साथ शुरुआती बयान और एक ही शब्द के साथ हस्ताक्षर के बगल में अंतिम वाक्यांश "उपयोग किया जा सकता है।" यानी इन्हें एक साथ इस्तेमाल करने की कोई जरूरत नहीं है। इसलिए, यदि आप किसी व्यक्ति को एक बार (पत्र की शुरुआत या अंत में) सम्मानित करने के लिए पर्याप्त मानते हैं, तो यह काफी होगा।

शिष्टाचार वाक्यांशों के उपयोग के लिए विशिष्ट नियम संगठन के कार्यालय कार्य निर्देशों द्वारा स्थापित किए जाते हैं।

5. अपेक्षित "आवेदन के बारे में चिह्न" जारी करने के नियमों को यहां एक इलेक्ट्रॉनिक माध्यम (सीडी, यूएसबी फ्लैश ड्राइव, आदि) को इंगित करने की क्षमता के साथ पूरक किया गया है, यदि यह एक आवेदन है।

उदाहरण 9

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और दस्तावेजों की संरचना और इस मीडिया पर दर्ज फाइलों के नामों को उस इंसर्ट (लिफाफे) पर इंगित किया जाना चाहिए जिसमें इसे रखा गया है।

6. अपेक्षित "हस्ताक्षर" (GOST R 7.0.97-2016 के अनुसार अपेक्षित 22) का पंजीकरण आम तौर पर GOST R 6.30-2003 के नियमों पर आधारित होता है। हालाँकि, एक अद्यतन है: "किसी व्यक्ति के रूप में कार्य करने वाले व्यक्ति द्वारा दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने पर"सिर, आदेश (निर्देश) के अनुसार अधिकारी की स्थिति का संकेत देते हुए हस्ताक्षर तैयार किया गया है। संक्षिप्त और पूर्ण वर्तनी दोनों का उपयोग किया जा सकता है:

उदाहरण 10

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उदाहरण 11

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जब किसी व्यक्ति द्वारा किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिसके पास सिर की अस्थायी अनुपस्थिति की स्थिति में हस्ताक्षर करने का अधिकार होता है, तो स्थिति के शीर्षक में सुधार और पहले से तैयार और सहमत मसौदा दस्तावेज़ के नाम का डिकोडिंग हाथ से किया जाता है। या उपयुक्त टिकटों का उपयोग करना। यदि दस्तावेज़ पर किसी अन्य अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं, तो हस्ताक्षर में व्यक्ति की स्थिति के नाम से पहले एक स्लैश, शिलालेख "के लिए" लगाने की अनुमति नहीं है।

7. स्पष्ट डिजाइन नियम प्रशासनिक दस्तावेजों के अनुलग्नकों पर आवेदन चिह्न(निर्णय, निर्णय, आदेश, आदेश), अगर आवेदन हैमानक कानूनी अधिनियम या अन्य इस प्रशासनिक दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़।नए GOST के अनुसार आवेदन की पहली शीट पर चिपका दिया गया है:

आवेदन के बारे में नोट (प्रशासनिक दस्तावेज के संदर्भ के बिना);
अनुमोदन की मुहर, जो उस प्रशासनिक दस्तावेज़ के डेटा को इंगित करता है जिसके द्वारा दस्तावेज़-आवेदन स्वीकृत है (इस प्रकार, इसके विवरण डुप्लिकेट नहीं हैं)।

उदाहरण 12

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8. जोड़े गए नए तत्व सहारा "कलाकार के बारे में निशान"।पहले की तरह, अंतिम नाम, पहला नाम, कलाकार का संरक्षक, उसका फोन नंबर यहां इंगित किया गया है, लेकिन अब यहां आप स्थिति का नाम, संरचनात्मक इकाई और कलाकार का ईमेल पता जोड़ सकते हैं।कलाकार के बारे में एक नोट बनाने का एक विशिष्ट विकल्प कार्यालय कार्य संगठन के स्थानीय नियमों द्वारा निर्धारित किया जाता है (अधिकांश संगठनों के लिए, यह कार्यालय कार्य निर्देश है)।

उदाहरण 13

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कलाकार के बारे में नोट को पाद लेख के रूप में स्वरूपित किया जा सकता है और दस्तावेज़ के मुख्य पाठ से छोटे फ़ॉन्ट में मुद्रित किया जा सकता है।

9. पंजीकरण नियम कॉपी सर्टिफिकेशन मार्क्सएक नए प्रावधान द्वारा पूरक: यदि किसी अन्य संगठन को प्रस्तुत करने के लिए एक प्रति जारी की जाती है, तो यह चिह्न उस दस्तावेज़ के भंडारण के स्थान के रिकॉर्ड द्वारा पूरक होता है जहां से प्रतिलिपि बनाई गई थी, और संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित किया गया था।

उदाहरण 14

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ये नियम यूएसएसआर के सर्वोच्च सोवियत के प्रेसिडियम के दिनांक 08/04/1983 नंबर 9779-X के डिक्री द्वारा स्थापित किए गए थे "अधिकारों से संबंधित दस्तावेजों की प्रतियों के उद्यमों, संस्थानों और संगठनों द्वारा जारी करने और प्रमाणित करने की प्रक्रिया पर। नागरिकों का", लेकिन केवल GOST R 7.0.97-2016 के पाठ में परिलक्षित हुआ।

दस्तावेजों के रूप

कई नए विवरणों की शुरूआत और कुछ अन्य के बहिष्करण के संबंध में, दस्तावेज़ रूपों के विवरण की संरचना में परिवर्तन किए गए थे, जो नए मानक के परिशिष्ट बी (विवरणों का लेआउट) और परिशिष्ट सी में परिलक्षित होता था। जो दस्तावेज़ प्रपत्रों के नमूने प्रस्तुत करता है। रूपों के प्रकार (सामान्य, पत्र और एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़) की संरचना, साथ ही साथ उनके डिजाइन के नियम अपरिवर्तित रहे।

दस्तावेज़ के पाठ पर पैराग्राफ 5.18 में शुरू हुआ "भाषा" विषय, पैराग्राफ 6.8 में रूपों पर दोहराया गया था:

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GOST R 7.0.97-2016 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। प्रलेखन की आवश्यकता "

6.8.रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अधिकारियों और संगठनों में,रूसी संघ की राज्य भाषा के रूप में रूसी भाषा के साथ, रूसी संघ के भीतर गणराज्यों की राज्य भाषा (राज्य भाषाएं), रूसी में दस्तावेजों के रूपों का उपयोग किया जाता है और राज्य की भाषा(भाषाएं) रूसी संघ के भीतर गणराज्यों के:

कोने (फॉर्म का विवरण समान स्तर पर स्थित है: रूसी में - बाईं ओर, रूसी संघ के भीतर गणराज्यों की राज्य भाषा (भाषाओं) में - दाईं ओर) या

नए GOST के खंड 6.8 के दूसरे पैराग्राफ पर ध्यान दें, जहां एक प्रावधान दिखाई दिया जो 2003 के मानक में नहीं था, लेकिन जो 1990 और 1997 के मानकों में था। यह इस तथ्य के बारे में है कि विदेशी संवाददाताओं के साथ पत्राचार के लिए एक फॉर्म का उपयोग किया जाता है, जहां "रूसी में बाएं कॉलम में" किसी भी विदेशी भाषा में "दाएं कॉलम" जोड़ा जाता है। वे। यह फिर से द्विभाषी रूप होगा।

उदाहरण 16

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इसलिए, हमने नए मानक का एक सामान्य विवरण दिया - GOST R 7.0.97-2016, जो कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करता है और GOST R 6.30-2003 के बजाय अपनाया जाता है, और नए मानक द्वारा शुरू की गई कागजी कार्रवाई में मुख्य परिवर्तनों की भी जांच की जाती है। . परिवर्तनों की इस पहचानी गई सूची के माध्यम से जाकर, आप यह तय कर सकते हैं कि आप कौन से नए उत्पाद घर पर लागू करेंगे। फिर इसे अभी भी आपके कार्यालय के काम के निर्देशों (या अन्य एलएनए) और ईडीएमएस में दस्तावेज़ टेम्पलेट्स के लिए सेटिंग्स में प्रतिबिंबित करने की आवश्यकता होगी।

GOST R 7.0.97-2016 की सामग्री का विश्लेषण इंगित करता है कि, विवरण की संरचना और उनके पंजीकरण के नियमों में परिवर्तन के बावजूद, पुराने GOST R 6.30-2003 के साथ नए मानक की निरंतरता, जो जुलाई तक वैध है। 1, 2018, आम तौर पर बनाए रखा जाता है। मानक के नवाचार, सबसे पहले, सूचना और प्रलेखन के क्षेत्र में कानून में बदलाव के साथ-साथ दस्तावेजों के साथ काम करने के अभ्यास में उपयोग की जाने वाली सूचना प्रौद्योगिकियों के कारण हैं।

और अंत में, हम नए मानक के "शैली में" पूरी तरह से निष्पादित दस्तावेज़ का एक नमूना देंगे - एक संरचनात्मक इकाई के लेटरहेड पर पहुंच प्रतिबंध की मुहर के साथ एक पत्र।

उदाहरण 17

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अधिकांश फोंट का उपयोग विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार के लिए किया जाता है, जिसका अर्थ है कि फ़ॉन्ट को कॉर्पोरेट जगत के लिखित और अलिखित नियमों का पालन करना चाहिए। व्यवसाय के लिए सेट किया गया टेक्स्ट बिल्कुल गंभीर दिखना चाहिए और निर्धारित लक्ष्यों को एक अस्पष्ट और ठोस तरीके से पूरा करना चाहिए। हेडसेट पसंद है टाइम्स न्यू रोमनतथा Helveticaइस विवरण में पूरी तरह से फिट बैठता है, विशेष व्यावहारिकता के कारण नहीं, बल्कि व्यक्तित्व की कमी के कारण। सख्त ड्रेस कोड में थोड़ी ढील दी जा सकती है पैलेटिनोया फल.

सामान्य तौर पर, उनके द्वारा अपनाए गए फोंट द्वारा व्यावसायिक क्षेत्रों को अलग करना मुश्किल नहीं है: पेशा प्रौद्योगिकी के जितना करीब है, उतने ही ठंडे और सख्ती से डिजाइन किए गए फोंट पसंद किए जाते हैं ( ब्रह्मांडआर्किटेक्ट्स के लिए), शिल्प जितना अधिक पारंपरिक होता है, उतने ही अधिक शास्त्रीय फोंट का उपयोग किया जाता है ( बोडोनीकबैंकरों से)।

आग बुझाने वाले यंत्र का उपयोग करने के लिए कार या मैनुअल के लिए पुर्जे कैटलॉग का संकलन करते समय, आप नाजुक घुमावदार सेरिफ़ या क्लासिक कंट्रास्ट के बारे में बहुत अधिक परवाह नहीं करते हैं। मुख्य बात यह है कि पत्र स्पष्ट रूप से अलग, कॉम्पैक्ट हैं ताकि उनमें से अधिक एक सीमित स्थान में फिट हो सकें (यदि कभी पर्याप्त जगह हो), ताकि वे मुद्रण और नकल की कठोर परिस्थितियों का सामना कर सकें।

कार्यशील हेडसेट से क्या आवश्यक है:

अच्छी संतृप्ति सामान्य शैली- बहुत हल्का नहीं, ताकि कॉपी करते समय गायब न हो (आज सभी मुद्रित ग्रंथों को बार-बार कॉपी किया जाता है), और बहुत बोल्ड नहीं, ताकि अक्षरों के आकार धुंधले न हों।

कम से कम एक बोल्ड फ़ॉन्ट,ऐसा है कि यह सामान्य शैली के अलावा, पाठ में अलग दिखता है।

अच्छी तरह से अलग नंबर- उन्हें विशेष रूप से सावधानीपूर्वक डिजाइन किया जाना चाहिए, क्योंकि अस्पष्ट संख्याएं सर्वथा खतरनाक हो सकती हैं।

अर्थव्यवस्था- फ़ॉन्ट अच्छी क्षमता के लिए पर्याप्त मोटा होना चाहिए, लेकिन इतना संकीर्ण नहीं होना चाहिए कि पाठ को पढ़ना आसान हो। इस विवरण को पूरा करने वाला हेडसेट भी फ़ैक्स करने के लिए उपयुक्त होगा।

फल,मूल रूप से पेरिस के पास चार्ल्स डी गॉल हवाई अड्डे पर अभिविन्यास प्रणाली के लिए एड्रियन फ्रूटिगर द्वारा 1976 में बनाया गया, यह कॉर्पोरेट उपयोग के लिए सबसे लोकप्रिय टाइपफेस में से एक बन गया है। लुकास डी ग्रोट ने थीसिस सुपरटाइपफेस को 144 शैलियों में डिजाइन किया। थीसिस संसोपैटर्न की तटस्थता के कारण व्यापारिक हलकों में फ्रूटिगर का विकल्प बन गया है। फ्रूटिगर के संकीर्ण वजन भी एक उपयोगी लेकिन कम उपयोग किए गए विकल्प हैं।

आईटीसी बोडोनी- अठारहवीं शताब्दी के उत्तरार्ध के जियाम्बतिस्ता बोडोनी के क्लासिक फोंट के कई रूपों में से एक। इस टाइपफेस में अन्य समकालीन बोडोनी विविधताओं की तुलना में रंग और स्ट्रोक कंट्रास्ट में अधिक विविधता है। ड्राइंग के तीन अलग-अलग संस्करणों को तीन अलग-अलग आकारों (शीर्षकों, बॉडी टेक्स्ट और छोटे नोट्स के सेट के लिए) के लिए विकसित किया गया है।

हेडसेट लुसीडा(क्रिस होम्स और चार्ल्स बिगेलो, 1985), पहले डिजिटल फोंट में से एक, व्यापार पत्राचार, लेजर प्रिंटिंग और फैक्सिंग के लिए सबसे अच्छे फ़ॉन्ट विकल्पों में से एक है।

एफएफ मेटा"1990 के दशक का हेल्वेटिका" क्लासिक ग्रोटेस्क के लिए एक गर्म मानवतावादी विकल्प है। बहुत सारे विवरण इसे छोटे आकार में पठनीय और तटस्थ से अधिक "ठंडा" बनाते हैं।

बवंडर,अलेक्सी चेकुलाव द्वारा 1998 में डिज़ाइन किया गया, आधुनिक ग्रोट्स में से एक है।

1991 में कैरल ट्वॉम्बली और रॉबर्ट स्लिमबैक द्वारा डिजाइन किए गए असंख्य नोट भी हैं। Myriad का हेडसेट काफी तटस्थ है और हड़ताली नहीं है, लेकिन साथ ही इसकी एक निश्चित मौलिकता है।

यदि समाचार गोथिक(मॉरिस फुलर बेंटन, 1908) थोड़ा अमीर था, वह एक पसंदीदा कार्यकर्ता बन जाता। हेडसेट में आईटीसी फ्रैंकलिन गोथिक,बेंटन के मूल 1904 टाइपफेस का एक आधुनिक डिजिटल संस्करण, अधिक भार विकसित किए गए हैं, साथ ही संकीर्ण, संघनित और छोटे कैप भी।

पैलेटिनो(बिटस्ट्रीम के संस्करण में कहा जाता है जैपफ सुलेख 801) 1952 में हरमन जैप द्वारा विकसित किया गया था और संयुक्त राज्य अमेरिका में विशेष लोकप्रियता प्राप्त की। यह अन्य एंटीक फॉन्ट का एक अच्छा विकल्प है।

एड्रियन फ्रूटिगर ने फॉन्ट बनाया ब्रह्मांड 1957 में। यह इक्कीस वज़न को शामिल करने वाला पहला व्यवस्थित रूप से डिज़ाइन किया गया टाइपफेस था जिसे वज़न और अनुपात में समन्वित किया गया था। हाल ही में, टाइपफेस को 59 शैलियों में विकसित किया गया है।

वैसे, व्यावसायिक पत्राचार में पाठ को उचित ठहराना बिल्कुल आवश्यक नहीं है। बाईं ओर स्विच तक सीमित होना काफी संभव है।

फ़ैक्स संदेश को सभ्य और पठनीय कैसे बनाया जाए?
फ़ैक्स के लिए, आपको एक स्थिर, स्पष्ट टाइपफेस (बिना पतले स्ट्रोक और सुंदर आकृतियों के) चुनना चाहिए। फ़ॉन्ट को 200 डीपीआई के कम रिज़ॉल्यूशन पर स्कैनिंग और प्रिंटिंग और संदेश के प्रसारण से विरूपण का सामना करने में सक्षम होना चाहिए। और संदेश के प्रसारण से विकृतियों के साथ। टाइपप्रति से प्राप्त अधिकांश टाइपफेस, जैसे कि पत्र गोथिकऔर प्रकाश संदेशवाहकफैक्स करने के लिए बहुत उपयुक्त नहीं हैं। पारंपरिक पुस्तक फोंट जैसे कैसलोनया गैरामोंड, यदि वे 14 अंक से कम आकार के साथ टाइप किए गए हैं।
इसके अलावा, बोल्ड लाइनों और फ्रेम से बचा जाना चाहिए (वे ट्रांसमिशन के दौरान विकृत हो जाते हैं), 9 अंक से छोटे फ़ॉन्ट; लिखने के लिए मोटे शासक (वे केवल उस लिखावट को विकृत करते हैं जिसकी उन्हें मदद करनी चाहिए); पृष्ठ के बिल्कुल नीचे सेट करें (अन्यथा फ़ैक्स पूरी लाइन को स्कैन करेगा, भले ही टेक्स्ट का आकार छोटा हो)। छोटे चित्रों के साथ पाठ को जीवंत करने का प्रयास करें: उदाहरण के लिए, एक फोन की तस्वीर का उपयोग करें, "से" और "से" को इंगित करने के लिए तीर, एक पते के लिए एक छोटा सा घर, सूचियों में पॉइंटर्स के रूप में उंगली या त्रिकोण को इंगित करना।

फ़ैक्स के बारे में जो कुछ कहा गया है, उसमें से अधिकांश पर लागू होता है सेवा नोट।चूंकि उन्हें आमतौर पर फैक्स नहीं किया जाता है, इसलिए अधिक सुरुचिपूर्ण फ़ॉन्ट का उपयोग किया जा सकता है। वास्तव में, उच्च गुणवत्ता वाली लेजर प्रिंटिंग के साथ सभी पुस्तक, पत्रिका और समाचार पत्र फोंट बहुत अच्छे लगते हैं, जब तक कि फ़ॉन्ट का आकार बहुत छोटा न हो।
आप पुराने दिनों को हिला सकते हैं और टाइपस्क्रिप्ट का उपयोग कर सकते हैं जो बहुत खराब नहीं लगते हैं। शक्तिशाली सेरिफ़ फ़ॉन्ट्स में से किसी एक को आज़माएं - एक्सेलसियर, रॉकवेल- या एक तटस्थ, वस्तुनिष्ठ हेडसेट चुनें जैसे एफएफ मेटा, बेल गोथिस या आईटीसी ऑफिसिना सेरिफ़।यदि आप दस्तावेज़ के पारंपरिक रूप को पसंद करते हैं, तो उपयोग करें ITC चार्टर, Redeigh या Adonis.

पठनीयता के नियम लागू होते हैं कारोबार पत्राचार।पंक्तियों को अपेक्षाकृत छोटा रखें (10 शब्दों से अधिक नहीं), और शीर्षकों और पते में बॉडी टेक्स्ट के करीब एक संकीर्ण कॉलम रखें। आपके प्राप्तकर्ता को सबसे पहले यह देखना चाहिए कि दस्तावेज़ किसको संबोधित है, किससे है, यह किस बारे में है और कब लिखा गया था।

ऐसे आंकड़े हैं जो अधिक कॉम्पैक्ट हैं और उन लोगों की तुलना में बेहतर पढ़े जाते हैं हेल्वेटिका, टाइम्सया कोई अन्य अंतर्निहित सिस्टम फ़ॉन्ट। तालिकाओं के लिए संख्याओं की चौड़ाई समान होनी चाहिए, अन्यथा उनके स्तंभ सही ढंग से संरेखित नहीं होंगे। अधिकांश आधुनिक डिजिटल फोंट में मैजुस्कुल (बिना आरोही और अवरोही) संख्याएं होती हैं, जिन्हें कभी-कभी सारणीबद्ध कहा जाता है।

सामान्य अनुपात से संकरे फ़ॉन्ट पर ध्यान दें: समाचार गोथिक,संकीर्ण टाइपफेस विश्वविद्यालय, मिनियन, फ्रूटिगर. ये फ़ॉन्ट आपकी रिपोर्ट और स्प्रैडशीट को विशिष्ट बनाएंगे: न केवल वे बेहतर दिखेंगे, बल्कि उन्हें पढ़ना भी आसान होगा.

कोई भी दस्तावेज बनाते समय, हम राज्य मानकों की ओर रुख करते हैं, जो बनाने के लिए सिफारिशें तैयार करते हैं विभिन्न प्रकारदस्तावेज। मानक कार्यालय के काम के कुछ क्षेत्रों में दस्तावेजों के निर्माण की सुविधाओं को नियंत्रित करते हैं। नीचे हम विश्लेषण करेंगे कि GOST के अनुसार विभिन्न दस्तावेजों में किस फ़ॉन्ट को विनियमित किया गया है, और निर्मित व्यावसायिक प्रलेखन में एक या दूसरे के उपयोग की विशेषताएं क्या हैं।

कंपनी प्रलेखन में फोंट के लिए सामान्य आवश्यकताएं

कंपनी के प्रलेखन के दृश्य डिजाइन की विशेषताएं सीधे उसके नेता पर निर्भर करती हैं। वह कंपनी में वर्तमान अभ्यास के अनुसार दस्तावेज़ीकरण की दृश्य शैली चुनता है, या इस उद्यम के लिए पेशेवर डिजाइनरों द्वारा विकसित ब्रांड बुक पर बनाता है।

दस्तावेज़ीकरण में उपयोग किए गए फ़ॉन्ट इस कंपनी की छवि का हिस्सा हैं और GOST के अनुसार नहीं चुने जा सकते हैं। वे हल्के, पठनीय, पढ़ने में आसान, अत्यधिक दिखावटीपन और प्रभावशालीता के बिना होने चाहिए।

कंपनी की कॉर्पोरेट पहचान का विकास इसकी समृद्धि की कुंजी है

पीसी स्क्रीन रीडर के लिए सैन्स-सेरिफ़ फोंट (एरियल) का उपयोग करना सामान्य नियम है। सेरिफ़ फोंट (उदाहरण के लिए, जाने-माने टाइम्स न्यू रोमन) को कागज़ की शीट पर टेक्स्ट प्रिंट करने के लिए अनुशंसित किया जाता है, क्योंकि उन्हें इस तरह से बेहतर माना जाता है।

कार्यालय की कार्य सुविधाओं को कई GOST - 2.105-95, 7.32-2001, साथ ही 6.30 - 2003 द्वारा नियंत्रित किया जाता है, जिनकी सिफारिशों को 7.0.97-2016 द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है। उत्तरार्द्ध मौजूदा उद्यमों के बहुमत के संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के निष्पादन को नियंत्रित करता है। प्रलेखन में "होस्टिंग" फोंट का उद्देश्य कार्यालय के काम के क्षेत्र को एकीकृत करना है, इसे समान पैटर्न में लाना है, जो न केवल वर्कफ़्लो को सरल करेगा, बल्कि इस तरह से बनाए गए दस्तावेज़ों को काम के लिए यथासंभव सुविधाजनक बना देगा।

इन GOSTs (विशेष रूप से, मानक 7.0.97-2016) में निर्धारित आवश्यकताओं के अनुसार, दस्तावेज़ में फ़ॉन्ट को दायरे के आधार पर चुना जाता है। चुना गया फ़ॉन्ट बहुत दिखावा या सजावटी नहीं होना चाहिए (व्यावसायिक पत्राचार के अनुरूप नहीं है)। आप अपनी चुनी हुई व्यावसायिक शैली की विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए विभिन्न टाइपफेस (एक ही शैली द्वारा एकजुट समान फोंट का एक सेट) का उपयोग कर सकते हैं।

कृपया ध्यान दें कि विनियमित GOST के अनुसार फ़ॉन्ट का उपयोग सलाहकार है। Gosstandart प्रत्येक उद्यम को प्रस्तावित मानकों के साथ प्रलेखन बनाने के लिए बाध्य नहीं करता है। लेकिन साथ ही, उपरोक्त सिफारिशों के आवेदन से वास्तव में एक बनाना संभव हो जाएगा गुणवत्ता दस्तावेजजिससे काम करने में सहूलियत होगी।

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निष्कर्ष

हमारी सामग्री में, हमने विश्लेषण किया है कि किस फ़ॉन्ट में उपयोग के लिए अनुशंसा की जाती है आधिकारिक दस्तावेज़गोस्ट के अनुसार। विनियमों का अनुपालन आपके उद्यम के उच्च-गुणवत्ता वाले कार्यालय कार्य की कुंजी है, जिससे आप सही ढंग से डिज़ाइन किए गए और आसानी से पढ़े जाने वाले दस्तावेज़ीकरण बना सकते हैं। हम अनुशंसा करते हैं कि आप सूचीबद्ध GOST के ग्रंथों का अध्ययन करें (मोड़ विशेष ध्यान 07.0.97-2016 को) और विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए उनकी सिफारिशों का उपयोग करना जारी रखें।

पिछली अवधि में, दस्तावेज़ीकरण का अभ्यास आया है महत्वपूर्ण परिवर्तन. इस क्षेत्र में सुधार से नए मानकों का विकास हुआ है। इस प्रक्रिया ने कई पदों को प्रभावित किया। यह पता लगाने के लिए कि GOST के अनुसार दस्तावेज़ को ठीक से कैसे तैयार किया जाए, आपको आवश्यकताओं और नियमों की परिवर्तित सूची से परिचित होना चाहिए।

नए GOST R 7.0.97-2016 का कार्यान्वयन

1 जुलाई 2018 से, 2003 में अपनाया गया GOST R 6.30, GOST R 7.0.97-2016 द्वारा प्रतिस्थापित किया गया है। अब संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज एक अलग क्रम में तैयार किए गए हैं।

नियमों को बदलने की आवश्यकता कई कारकों के कारण है:

अन्य विवरणों का विकास;
सूचना प्रणाली का उपयोग करना;
अंतर-कॉर्पोरेट दस्तावेज़ प्रबंधन के क्षेत्र में इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकियों का गहन उपयोग;
"इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" और "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर" कानूनों को लागू करना।

2002 से लागू मानक स्वैच्छिक हैं। यह नए GOST पर भी लागू होता है। संगठनों के लिए, इसका मतलब है कि उन्हें एक विकल्प दिया गया है: नए मानक के अनुसार दस्तावेज़ जारी करना या पिछले मानदंडों का पालन करना। प्रशासनिक जिम्मेदारीबाद के मामले में प्रदान नहीं किया गया है।

लेकिन मानक का उपयोग आपको कई फायदे प्राप्त करने की अनुमति देता है:

प्रलेखन के साथ काम की गुणवत्ता में सुधार;
दस्तावेजों के उपयोग के साथ बातचीत के दौरान संगठनों के बीच उत्पन्न होने वाली समस्याओं की रोकथाम;
आर्थिक लाभ;
मुकदमेबाजी में शामिल होने पर दस्तावेज़ीकरण की कानूनी गारंटी।

पेश किया गया GOST वर्तमान समय के लिए सबसे स्वीकार्य मानकों और आवश्यकताओं पर आधारित था। नए मानक का उपयोग करने के लिए, संस्थानों को इसे एलएनए (स्थानीय .) में जोड़ना होगा नियामक अधिनियम), जो दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने के लिए नियम निर्धारित करता है। में प्रावधान जरूरसंचालन नियमावली में शामिल है। एलएनए को नए पेश किए गए मानकों के अनुरूप लाने की जरूरत है।

गोद लिए गए राज्य मानक को एक अलग नाम मिला। उसे एक नया नंबर दिया गया था। यह निम्नलिखित कारणों से है।

अपनाया गया GOST USORD से बंधा नहीं है। संख्या परिवर्तन तकनीकी समिति के परिसमापन के कारण है राज्य मानक, जो पिछले GOST के विकास में शामिल था। इससे बदलाव आया। Rosstandart की समिति 191 द्वारा मानक में परिवर्तन किए गए थे, जिसके परिणामस्वरूप नए पेश किए गए GOST को किसी अन्य वर्ग को सौंपा गया था।

पाठ दस्तावेजों के डिजाइन के लिए आवश्यकताएँ और नियम

स्वीकृत आवश्यकताओं को कंप्यूटर और पाठ संपादकों के लिए अनुकूलित किया गया है।

पेज सेटिंग

इससे पहले कि आप वर्ड प्रोग्राम (वर्ड) में काम करना शुरू करें, आपको पेज के लिए पैरामीटर सेट करने होंगे:

"परिदृश्य उन्मुखीकरण;
चिह्न;
काग़ज़ का आकार;
खेत;
पैराग्राफ।

यदि आवश्यक हो, तो हाइफ़नेशन और कॉलम लागू होते हैं।

पाठ फ़ॉन्ट

पाठ के लिए कई फ़ॉन्ट हैं:

वर्दाना नंबर 12 और 13;
एरियल नंबर 12 और 13;
टाइम्स न्यू रोमन नंबर 13 और 14;
कैलिबरी नंबर 14 और इसके करीबी बदलाव।

मार्जिन और पैडिंग

लाल रेखा 1.25 सेंटीमीटर के इंडेंट से शुरू होती है। पृष्ठ के किनारों और पाठ के बीच की जगह को परिभाषित करना आवश्यक है। अंतरराज्यीय प्रारूप GOST 2.105 के मानक के अनुसार, निचले और ऊपरी वर्गों में आपको 2 सेंटीमीटर पीछे हटने की जरूरत है, क्रमशः बाएं और दाएं पर इंडेंटेशन 3 सेंटीमीटर और 1.5 सेंटीमीटर है।

पंक्ति रिक्ति

टेक्स्ट टाइप करते समय 1-1.5 का अंतराल देखा जाता है। प्रकाशन के दौरान जिन दस्तावेजों का पैमाना कम हो जाता है, उनके लिए यह मानदंड बढ़ाया जाता है। यहां आपको 2 अंतराल का पालन करने की आवश्यकता है। शब्दों के बीच एक स्थान होना चाहिए। अक्षरों को सामान्य रिक्ति से अलग किया जाता है। लाल रेखा 1.25 से टाइप की जाती है। टेक्स्ट चिपकाए जाने पर रिक्ति को स्वचालित रूप से संपादित किया जा सकता है।

पृष्ठ पर अंक लगाना

यह पता लगाने के लिए कि किस शीट से नंबरिंग सही होगी, आपको शीर्षक पृष्ठ को ध्यान में रखना होगा। लेकिन उस पर नंबर की जरूरत नहीं है। नंबरिंग करते समय अरबी अक्षरों का प्रयोग किया जाता है, जिन्हें पेज के निचले मार्जिन के मध्य भाग में रखा जाता है। ऐसा करने के लिए, 10 पीटी लागू करें। फ़ॉन्ट आकार।

यदि दस्तावेज़ में एक अलग शीट पर चित्र या चित्र हैं, तो इसे नंबरिंग में शामिल किया गया है।

शीर्षक पेज

प्रथम पृष्ठ को शीर्षक पृष्ठ कहा जाता है। इसके कार्यान्वयन के लिए A4 प्रारूप का उपयोग करें।

शीर्षक पृष्ठ फॉर्म में तैयार किया गया है:

पहला फ़ील्ड उस संस्था को इंगित करता है जिससे दस्तावेज़ संकलित करने वाला उद्यम संबंधित है। इसकी फिलिंग स्वेच्छा से की जाती है;
दूसरा क्षेत्र व्यक्तिगत ओकेपी कोड के लिए प्रदान किया जाता है, जो बाईं ओर स्थित होता है और विशेष चिह्न, जो दाईं ओर स्थित होते हैं;
तीसरे क्षेत्र के दाईं ओर अनुमोदन की मुहर लगाना आवश्यक है, और बाईं ओर - अनुमोदन। संकलन करते समय, आपको GOST 6.38 द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए;
चौथे क्षेत्र में, उत्पाद और दस्तावेज़ के नाम बड़े अक्षरों में दर्शाए गए हैं। यदि इसमें कई भाग होते हैं, तो आपको उनमें से प्रत्येक की संख्या और नाम डालना होगा, और यदि हम बात कर रहे हेएल्बमों के बारे में, आपको उनकी संख्या दर्शानी होगी और प्रत्येक को क्रमांकित किया जाना चाहिए;
छठे क्षेत्र में, बड़े अक्षरों में, दस्तावेज़ या एल्बम विवरण की परिभाषा रखी गई है;
आठवें में GOST 6.38 के अनुसार बनाए गए दस्तावेज़ के लेखकों के हस्ताक्षर होने चाहिए। यदि शीर्षक पृष्ठ पर मुख्य शिलालेख लिखते समय उन्हें इंगित किया जाता है, तो उन्हें शीर्षक पृष्ठ पर दोहराया नहीं जाता है। यदि आवश्यक हो तो आठवें क्षेत्र को बढ़ाया जा सकता है। यह दूसरी शीट का उपयोग करके किया जाता है। इसके ऊपरी दाएं कोने में यह लिखना आवश्यक है: "शीर्षक पृष्ठ की निरंतरता";
नौवें क्षेत्र का उपयोग GOST 2.104 के अनुरूप कॉलम 19-23 के लिए किया जाता है।

यदि दस्तावेज़ को अनुमोदित करने की आवश्यकता है, तो "स्वीकृत" ऊपरी बाएँ कोने में या ग्राफिक दस्तावेज़ों के शीर्षक के ऊपर इंगित किया गया है।

टोपी

एक बयान या अन्य व्यावसायिक पत्र संकलित करते समय, आपको हेडर लिखने की प्रक्रिया से खुद को परिचित करना होगा। इस भाग को अनुदैर्ध्य या कोणीय तरीके से व्यवस्थित किया जाता है।

विकल्प 1

विकल्प 2

वर्कफ़्लो में, बाद वाला विकल्प आम है।

शीर्ष पर रखा गया:

कमरा;
दिनांक;
एकल वाक्यांश के रूप में पाठ का शीर्षक;
उत्तर संकलित करते समय, पंजीकरण संख्या की तारीख और संदर्भ का संकेत दिया जाता है।

ऊपरी कोने में या केंद्र में संगठन का विवरण, प्राप्तकर्ता से अपील, संभवतः उसका पूरा नाम, साथ ही स्थिति भी है। मध्य भाग में प्राप्तकर्ता को निर्देशित एक अपील है।

टिकट

टिकटों का व्यावहारिक कार्य हस्तलिखित नोटों को बदलना और कार्यप्रवाह को गति देना है।

वे किस्मों में विभाजित हैं:

कॉर्नर स्टैम्प में संगठन का विवरण होता है और प्रपत्रों के अभाव में इसका उपयोग किया जाता है। इसका उपयोग प्रमाण पत्र जारी करते समय, पत्राचार करते समय, और इसी तरह किया जाता है;
अंकन टिकट कंटेनरों या उत्पादों को चिह्नित करने के लिए है;
पंजीकरण लॉग और दस्तावेज़ीकरण पैकेज के लिए उपयोग किए जाने वाले दाएं कोने में शीर्ष पर एक एक्सेस प्रतिबंध टिकट रखा गया है;
पंजीकरण टिकट में संस्था का नाम, आने वाले दस्तावेजों की संख्या और प्राप्ति की तारीख के लिए फ़ील्ड शामिल हैं;
विवरण के साथ एक टिकट में पंजीकरण का स्थान, संगठन के नाम का संक्षिप्त रूप, टिन होता है।

टिकट कानूनी बल से संपन्न नहीं हैं।

टेबल

टेबल्स, विनिर्देशों की तरह, एक प्रकार का डिज़ाइन दस्तावेज़ीकरण है। उनका नाम सबसे ऊपर है। यह सामग्री से मेल खाता है। पूरे दस्तावेज़ या अनुभाग में तालिकाओं को अरबी अंकों के साथ क्रम से क्रमांकित किया जाता है।

बाद वाले विकल्प के लिए, नियम लागू होता है। नंबरिंग में तालिका की संख्या और अनुभाग शामिल हैं। एक बिंदु का उपयोग संख्याओं को परिसीमित करने के लिए किया जाता है। टेबल्स को टेक्स्ट में लिंक्स के नीचे रखा जाता है, जिसमें "टेबल" को दर्शाया जाता है और नंबर डाला जाता है।

पंक्तियों और स्तंभों के शीर्षक बड़े अक्षरों में लिखे गए हैं; उपशीर्षक निर्दिष्ट करते समय, लोअरकेस अक्षरों का उपयोग किया जाता है। अंत में बिंदी न लगाएं। लाइनों के बीच न्यूनतम दूरी 8 मिलीमीटर है। लाइसेंस प्लेट "नंबर पी / पी" (संक्षिप्त नाम "क्रम में संख्या") कॉलम में दर्ज किया गया है। तालिका रखने के लिए तीन विकल्प हैं: पाठ के नीचे जहां लिंक स्थित है, बाद के पृष्ठ पर, या किसी एप्लिकेशन में। प्रत्येक को इसके मापदंडों द्वारा परिभाषित किया गया है।

यदि स्तंभों या पंक्तियों का प्रारूप पृष्ठ के आकार से अधिक है, तो तालिका को कई भागों में विभाजित किया जाना चाहिए। उनमें से एक को दूसरे के बगल में या उसके नीचे रखा गया है। शब्द "तालिका" केवल पहले खंड के ऊपर लिखा गया है, अन्य भागों के ऊपर "तालिका की निरंतरता" इंगित करता है।

भौतिक राशियों की इकाइयों का पदनाम उनके नाम के बाद लिखा जाता है। यदि तालिका में डुप्लिकेट मान हैं, तो आप इसके बजाय उद्धरण चिह्नों का उपयोग नहीं कर सकते। लापता जानकारी एक डैश द्वारा इंगित की जाती है। श्रृंखला में संख्याओं को कवर करने वाले अंतराल को इस रूप में दर्शाया गया है: "से ... से ... समावेशी।" आदर्श के चरम संकेतों के बीच एक पानी का छींटा की अनुमति है। वर्तनी प्रभावित नहीं होगी। संख्यात्मक मान अंतिम पंक्ति के प्लेसमेंट स्तर पर स्थित होते हैं जिसमें संकेतक इंगित किए जाते हैं।

स्प्रेडशीट एक कार्यपुस्तिका बनाते हैं। यह एक्सेल फाइल का नाम है। कार्यपुस्तिका में पंक्तियों को संख्याओं द्वारा दर्शाया जाता है। टेबल व्याख्यात्मक नोट टेम्पलेट में निहित हैं।

चित्र

चित्र बनाते समय, उन्हें SPDS और ESKD के मानकों द्वारा निर्देशित किया जाता है। चित्रों को पहले उल्लेख के बाद या अंत में टेक्स्ट के बीच में रखा जाता है। नंबरिंग शब्द "फिगर" के बाद अरबी अंकों में इमेज के तहत थ्रू सिस्टम के अनुसार किया जाता है।

इसका संक्षिप्त रूप "अंजीर" भी प्रयोग किया जाता है। GOST की शर्तें आपको पूरे दस्तावेज़ में नंबर देने या खुद को केवल एक सेक्शन तक सीमित करने की अनुमति देती हैं, जो सेक्शन नंबर और इलस्ट्रेशन की सीरियल नंबर को जोड़ती है।

यदि आवश्यक हो, व्याख्यात्मक कैप्शन टेक्स्ट छवि के नीचे रखा गया है। छोटे आकार के दृष्टांतों के लिए, जिनका निम्नलिखित पाठ में कोई संदर्भ नहीं है, क्रमांकन की आवश्यकता नहीं है।

यदि आंकड़ा उत्पाद के कई टुकड़े दिखाता है, तो उनमें से प्रत्येक की संख्या को आरोही क्रम में इंगित करना आवश्यक है। छवियों का उपयोग तकनीकी दस्तावेज के विकास में किया जाता है।

पाठ में परिवर्धन आवेदन में रखा जा सकता है। ये गणना, रेखांकन, उपकरणों और एल्गोरिदम के विवरण आदि हैं। आवेदन हो सकते हैं स्वतंत्र दस्तावेजया उनके एक्सटेंशन।

संगठन का विवरण

नए और पिछले GOST के विवरण की सूचियां अलग हैं।

आर 7.0.97-2016 में शामिल हैं:

व्यक्ति, संगठन और संरचनात्मक इकाई की स्थिति का नाम - दस्तावेज़ के लेखक;
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर एक नोट, एक प्रति का प्रमाणीकरण, दस्तावेज़ को मामले में भेजना, दस्तावेज़ का नियंत्रण और प्राप्ति;
पहुंच प्रतिबंध टिकट;
ट्रेडमार्क;
प्रतीक;
हथियारों का कोट (राज्य, नगर पालिका, रूसी संघ का विषय);
गंतव्य;
हस्ताक्षर;
कलाकार के बारे में एक नोट;
ट्रेडमार्क;
फॉर्म कोड;
संदर्भ डेटा;
दस्तावेज़ की तारीख;
संदर्भ डेटा;
पंजीकरण संख्या;
दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;
दिनांक और पंजीकरण संख्या का संदर्भ;
अनुमोदन और अनुमोदन की मुहर;
गंतव्य;
इसके लिए पाठ और शीर्षक;
वीजा;
नाकाबंदी करना;
संकल्प।

नए मानक में संगठन कोड शामिल नहीं था। साथ ही, करदाता का टिन, कानूनी इकाई का पीएसआरएन और इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों की पहचानकर्ता। दस्तावेज़ के लेखक संगठन का नाम दर्ज किए गए नाम के अनुरूप होना चाहिए संस्थापक दस्तावेजजिस पर क़ानून लागू होता है।

समझौते और अनुमोदन के गिद्धों में शब्द शामिल हैं: सहमत और स्थान को मंजूरी। उद्धरण चिह्नों का उपयोग नहीं किया जाता है। जिस व्यक्ति ने दस्तावेज़ को मंजूरी दी थी या जिसके साथ यह सहमति हुई थी, उसकी स्थिति का संकेत दिया गया है, एक हस्ताक्षर, प्रतिलेख और तारीख की भी आवश्यकता होगी।

भाषा

दस्तावेज़ रूसी संघ की राज्य भाषा में तैयार किए गए हैं। यह आवश्यकता उन गणराज्यों पर लागू नहीं होती है जो रूस का हिस्सा हैं। नया गोस्ट- यह एक मानक है जो विधायी ढांचे के ढांचे के भीतर स्थानीय राज्य भाषाओं के उपयोग की अनुमति देता है।

लेबल वाक्यांश

इस तरह के वाक्यांश आंतरिक पत्राचार और व्यावसायिक पत्रों को संदर्भित करते हैं। इनमें परिचयात्मक पते शामिल हैं। साथ ही समापन वाक्य। यदि आपको किसी पद के लिए आवेदन करने की आवश्यकता है, तो उसका नाम बड़े अक्षर से दर्शाया गया है। वाक्यांश "प्रिय" शब्द से शुरू होता है। प्रथम नाम शामिल नहीं है। ऐसी अपील का एक उदाहरण इस प्रकार है: "प्रिय श्रीमान राज्यपाल!"।

स्थिति को इंगित किए बिना एक वाक्यांश में, उपनाम या प्रथम नाम और संरक्षक का उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, "प्रिय श्री ज़खारोव!" या "प्रिय एलेक्सी निकोलाइविच!"।

कई लोगों को संबोधित करने का एक अलग रूप होता है। इस मामले में, लिखें: "प्रिय महोदय!"। वे आधिकारिक पत्र, नोट या रिपोर्ट को अंतिम वाक्यांश के साथ पूरा करते हैं। यहां, "सादर, ..." लागू होता है।

हस्ताक्षर

हस्ताक्षर की सही संरचना में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक, हस्ताक्षर और उसकी प्रतिलेख (प्रारंभिक और उपनाम) शामिल हैं। यह फॉर्म की उपस्थिति को ध्यान में रखता है। उस पर एक दस्तावेज़ बनाते समय, स्थिति को संक्षिप्त रूप में लिखा जाता है। अन्यथा, नाम पूरा होना चाहिए। यदि किसी अधिकारी के लेटरहेड का उपयोग किया जाता है, तो आधिकारिक शीर्षक नहीं लिखा जाता है।

कई व्यक्तियों के हस्ताक्षर एक के नीचे एक रखे जाते हैं। उनकी लिस्टिंग से मेल खाती है आधिकारिक स्थितिया समान स्तर पर समान पदों पर उपस्थित हों। आयोग द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने में कुछ ख़ासियतें हैं। यहां, स्थिति के बजाय, इसकी संरचना में व्यक्तियों के कर्तव्यों का संकेत दिया गया है। उदाहरण के लिए, "आयोग के अध्यक्ष" और "आयोग के सदस्य"।

अनुपस्थित प्रमुख के रूप में कार्य करने वाले व्यक्ति को आदेश द्वारा निर्दिष्ट स्थिति को दर्शाने वाले दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है। उपनाम का डिकोडिंग और स्थिति के शीर्षक में सुधार मैन्युअल रूप से या एक स्टाम्प का उपयोग करके किया जाता है। किसी अन्य व्यक्ति द्वारा व्यावसायिक कागजात पर हस्ताक्षर करते समय, पद के शीर्षक से पहले एक स्लैश और "के लिए" नहीं रखा जाता है।

नए गोस्ट की विशेषताएं

दस्तावेज़ और इकाई को संकलित करने वाले व्यक्ति की स्थिति के नाम की उपस्थिति इन आंकड़ों के रूपों में उपयोग से जुड़ी है। "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर चिह्न" आपको इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के साथ काम करते समय हस्ताक्षर की कल्पना करने की अनुमति देता है।

डेटा के साथ काम करते समय "दस्तावेज़ एक्सेस प्रतिबंध चिह्न" प्रदान किया जाता है, जिसके लिए कानून पहुंच को प्रतिबंधित करता है।

नया GOST स्थानीय सरकारों को अपने स्वयं के हथियारों का कोट रखने की अनुमति देता है। प्रॉप्स से "संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क" बनाया गया " ट्रेडमार्क"और" प्रतीक "।

यदि संदेह है कि कब आद्याक्षर रखना आवश्यक है: उपनाम से पहले या बाद में, आपको "पता" का अध्ययन करना चाहिए। पूर्व GOST में, यह दस्तावेज़ प्राप्त करने वाले की स्थिति पर निर्भर करता था। अब, व्यावसायिक पत्रों को संकलित करते समय, एक अधिकारी और एक व्यक्ति दोनों को अंतिम नाम लिखने के बाद आद्याक्षर रखना चाहिए।

"श्री" या "श्रीमती" के उपयोग की अनुमति है। ई-मेल बॉक्स में या फोटोटेलीग्राफ संचार द्वारा एक दस्तावेज भेजते समय, अपेक्षित के लिए एक टेलीफोन नंबर, फैक्स या ई-मेल पते के संकेत की आवश्यकता होती है।

GOST ने प्रलेखन संकलित करने के लिए उपयोग की जाने वाली भाषाओं के संबंध में प्रावधान प्रस्तुत किए। शिष्टाचार वाक्यांशों का उपयोग करने का अवसर मिला। यदि किसी अन्य दस्तावेज़ का उपयोग कागज़ के प्रारूपण के लिए आधार के रूप में किया जाता है, तो लागू होने वाले दस्तावेज़ों के संदर्भों को शामिल किया जाना चाहिए।

यदि इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के रूप में आवेदन हैं, तो उन्हें "आवेदन चिह्न" के अनुसार इंगित किया जाता है। अपेक्षित "हस्ताक्षर" एक एसई (लघु उद्यम) या किसी अन्य संगठन के प्रमुख को उसकी अनुपस्थिति की अवधि के लिए बदलने वाले व्यक्ति द्वारा व्यावसायिक कागजात पर हस्ताक्षर करने की संभावना को निर्धारित करता है।

आदेश, संकल्प, आदेश या निर्णय के प्रारंभिक पृष्ठ पर आवेदन के बारे में नोट कर लें और अनुमोदन की मुहर लगा दें। किसी अन्य संस्थान को प्रस्तुति के लिए एक प्रति जारी करते समय, नई आवश्यकताओं का पालन करना महत्वपूर्ण है। इसके लिए एक पुष्टिकरण चिह्न की आवश्यकता होगी। इसके अतिरिक्त, उस संगठन के बारे में जानकारी जहां मूल दस्तावेज़ संग्रहीत किया गया था, इंगित किया गया है, फिर इसे एक मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है। "कलाकार के बारे में नोट" में, नए नियमों के अनुसार, पूर्ण नाम और फोन नंबर के अलावा, वे ईमेल पता, स्थिति और विभाग का नाम दर्ज करते हैं।

दस्तावेज़ का एक अनिवार्य तत्व वह तिथि है जिस पर हस्ताक्षर किए गए थे। कार्यवृत्त तैयार करते समय उस तारीख को इंगित करें जब बैठक आयोजित की गई थी। तिथि को अरबी अक्षरों में एक विभाजक के रूप में एक बिंदु का उपयोग करके लिखा जाता है। पूरे दस्तावेज़ पर लागू होने वाले नोट्स सहायता में पाए जा सकते हैं।

दस्तावेजों के रूप

दस्तावेजों के सही रूप ए4 शीट पर बनाए गए हैं। प्रस्तावों के लिए, आपको A5 और A6 की आवश्यकता होगी। प्रपत्रों के कागज और इलेक्ट्रॉनिक रूप विवरण, व्यवस्था और फ़ॉन्ट में समान हैं। प्रबंधक द्वारा अपनाया गया मॉडल निर्माण के लिए एक नमूने के रूप में उपयोग किया जाता है। इसके लिए सिर्फ कागज का इस्तेमाल किया जाता है। सफेद रंगया हल्के रंग। दस्तावेज़ के रूप में विवरण का स्थान राज्य मानक द्वारा निर्धारित किया जाता है।

प्रपत्र सामान्य, लेटरहेड और एक निश्चित प्रकार के दस्तावेज़ में विभाजित हैं। इलेक्ट्रॉनिक टेम्प्लेट को अनधिकृत परिवर्तनों से बचाना महत्वपूर्ण है। विदेशी पत्राचार रूसी में किए गए रूपों पर किया जाता है और अंग्रेज़ी. पासपोर्ट आवेदन पत्र 125 गुणा 88 मिलीमीटर के पैरामीटर हैं।

GOST R 7.0.97-2016 को करीब से देखने पर, यह ध्यान देने योग्य है कि इसके कुछ प्रावधान पिछले मानक के अनुरूप हैं। लेकिन कई प्रावधानों में महत्वपूर्ण बदलाव हुए हैं। कार्यालय के काम में सूचना प्रौद्योगिकी के उपयोग से नए मानकों को अपनाने की व्याख्या की गई है।

1 उपयोग का क्षेत्र

2 सामान्य संदर्भ

3 सामान्य

अधिकांश ठोस पाठ वाले पाठ दस्तावेज़ों के लिए आवश्यकताएँ

कॉलम में विभाजित टेक्स्ट वाले टेक्स्ट दस्तावेज़ों के लिए 5 आवश्यकताएँ

शीर्षक पृष्ठ और अनुमोदन पत्रक के डिजाइन के लिए 6 आवश्यकताएँ

दो तरफा प्रतिलिपि के लिए 7 दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ

अनुलग्नक ए (सूचनात्मक)। टेक्स्ट दस्तावेज़ निष्पादित करने का एक उदाहरण

परिशिष्ट बी (सूचनात्मक)। प्रति पुस्तक शीर्षक पृष्ठ के फ़ील्ड 4 को भरने का उदाहरण

अनुलग्नक बी (सूचनात्मक)। एक दस्तावेज़ के लिए अनुमोदन पत्रक भरने का एक उदाहरण

अनुलग्नक डी (सूचनात्मक)। कई दस्तावेज़ों के लिए अनुमोदन पत्रक भरने का एक उदाहरण

अनुलग्नक डी (सूचनात्मक)। शीर्षक पृष्ठ उदाहरण

अनुलग्नक ई (सूचनात्मक)। अनुमोदन पत्रक होने पर शीर्षक पृष्ठ भरने का एक उदाहरण

आवेदन की गुंजाइश

दस्तावेजों के विवरण की संरचना और उनके निष्पादन के नियम

दस्तावेजों के रूप

कंपनी प्रलेखन में फोंट के लिए सामान्य आवश्यकताएं

निष्कर्ष

नए GOST R 7.0.97-2016 का कार्यान्वयन

पाठ दस्तावेजों के डिजाइन के लिए आवश्यकताएँ और नियम

पेज सेटिंग

पाठ फ़ॉन्ट

मार्जिन और पैडिंग

पंक्ति रिक्ति

पृष्ठ पर अंक लगाना

शीर्षक पेज

टोपी

टिकट

टेबल

चित्र

संगठन का विवरण

भाषा

लेबल वाक्यांश

हस्ताक्षर

नए गोस्ट की विशेषताएं

दस्तावेजों के रूप

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