जबकि दस्तावेज़ प्रगति पर है, हर कोई जानता है कि लेखक कौन है, और ऐसा लगता है कि वे इसे हमेशा के लिए याद रखेंगे। लेकिन एक महीना बीत जाता है, और दस्तावेज़ पर लौटने की आवश्यकता होती है, लेखक से कुछ प्रश्न पूछें, और कोई भी यह याद नहीं रख सकता कि दस्तावेज़ किसकी कलम का है। इससे बचने के लिए, GOST R 7.0.97-2016 ने प्रॉप्स 25 "कलाकार के बारे में ध्यान दें" के लिए प्रदान किया।

हममें से जिन्होंने कम से कम कुछ महीनों के लिए पेशे में काम किया है, शायद पहले से ही एक अप्रिय स्थिति का सामना करना पड़ा है जब हमें किसी दस्तावेज़ के लेखक या "स्वामी" (कभी-कभी मालिक कहा जाता है) की तलाश करनी होती है - जैसे कि अज्ञात दस्तावेज़ तैरते हैं आपका डेस्क दूसरे आयाम से, जिससे हर कोई खुलता है। या, इससे भी बदतर, वे आप पर लेखकत्व का संदेह करने लगते हैं!

जबकि दस्तावेज़ प्रगति पर है, हर कोई जानता है कि लेखक कौन है, और ऐसा लगता है कि वे इसे हमेशा के लिए याद रखेंगे। लेकिन एक महीना बीत जाता है, आपको दस्तावेज़ पर लौटने की ज़रूरत है, लेखक से कुछ प्रश्न पूछें - और कोई भी यह याद नहीं रख सकता कि दस्तावेज़ किसका है। कोई कभी-कभी चिल्लाना चाहता है: "लेखक!"

और यह आपके संगठन के भीतर होता है! हम तृतीय-पक्ष दस्तावेज़ों के बारे में क्या कह सकते हैं। ऐसी स्थितियों को कम से कम करने के लिए, प्रॉप्स 25 "कलाकार का निशान" है।

एक राय है कि कलाकार को केवल पत्रों, अनुरोधों, अनुरोधों के जवाबों पर ही चिह्नित किया जाना चाहिए, व्याख्यात्मक नोटपरियोजनाओं के लिए, निपटान और तकनीकी दस्तावेज, अन्य दस्तावेज़ जो संगठन से बाहर जाते हैं। यह पूरी तरह से सच नहीं है।

यहां तक ​​​​कि छोटे संगठनों में भी कर्मचारियों का कारोबार होता है, विभिन्न प्रकार के पुनर्गठन: समेकन, विलय, परिवर्तन संगठनात्मक संरचनाऔर स्टाफिंग, आदि। इससे कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह में भ्रम की स्थिति पैदा हो सकती है। इस मामले में, आपको घटनाओं को दर्दनाक रूप से पुनर्स्थापित करना होगा और याद रखना होगा कि किसने किसी दस्तावेज़ को विकसित और निष्पादित किया है।

गुण 25 में कौन-सा डेटा होता है?

GOST R 7.0.97-2016 के खंड 5.25 में कहा गया है कि कलाकार के बारे में नोट में दो अनिवार्य और तीन अतिरिक्त तत्व होते हैं। आइए उन पर विचार करें।

कलाकार नोटों में शामिल हैं:

1) अंतिम नाम, पहला नाम, कलाकार का संरक्षक।यह संभव है कि वे दस्तावेज़ के निष्पादक से संपर्क करेंगे, इसलिए पूर्ण नाम और संरक्षक (उदाहरण 1) को इंगित करना उचित है - यह बिल्कुल GOST में इंगित विकल्प है। व्यवहार में, उपनाम और आद्याक्षर अधिक बार इंगित किए जाते हैं;

2) कलाकार का फोन नंबर।कौन सा फ़ोन नंबर इंगित करना है: लैंडलाइन, मोबाइल या आंतरिक? उत्तर: जिससे कलाकार से संपर्क किया जा सके।

यदि कलाकार को किसी ऐसे दस्तावेज़ पर चिह्नित किया गया है जो आपके संगठन (उदाहरण के लिए, एक पत्र) से आगे जाएगा, तो मोबाइल और शहर का संकेत दें। यदि कलाकार को आंतरिक दस्तावेज़ पर चिह्नित किया गया है (उदाहरण के लिए, ज्ञापन), यह कर्मचारी के आंतरिक टेलीफोन नंबर को निर्दिष्ट करने के लिए पर्याप्त है।

यदि आप तय नहीं कर सकते हैं, तो सभी फोन नंबर लिखें।

कलाकार नोट में शामिल हो सकते हैं:

1) कलाकार की स्थिति।इससे विशेषज्ञ को यह समझने में मदद मिलेगी कि दस्तावेज़ ने किस विशेष योग्यता को विकसित किया है;

2) संरचनात्मक इकाई जहां कलाकार काम करता है।यह आपको मार्गदर्शन करेगा कि कंपनी के किस विशेष विभाग से संपर्क करना है, उदाहरण के लिए, उत्तर के लिए;

3) कलाकार का ई-मेल पता।यदि ठेकेदार के लिए फोन द्वारा दस्तावेज़ की विशेषताओं पर चर्चा करना असुविधाजनक है, तो वह इलेक्ट्रॉनिक को इंगित कर सकता है
डाक.

नोट में कलाकार के बारे में और क्या जानकारी दी जा सकती है?

• विभाग कोड, किसी विभाग में कर्मचारी का व्यक्तिगत कोड या कार्मिक संख्या:

• दस्तावेज़ के मुद्रण की तिथि:

• जानकारी की प्रतिलिपि बनाएँ।के लिये आंतरिक दस्तावेजविशेष ध्यान देने की आवश्यकता है, आप प्रतियों की संख्या निर्दिष्ट कर सकते हैं। यदि दस्तावेज़ तक पहुंच प्रतिबंधित है, तो आपको यह बताना चाहिए कि प्रतियां कहां भेजी जाती हैं:

• कलाकारों का पदानुक्रम।यदि दस्तावेज़ में कई निष्पादक हैं, तो पहले मुख्य निष्पादक और उसके डेटा को नीचे इंगित करें - सह-निष्पादक (एक कॉलम में, वर्णानुक्रम में, आवश्यक संपर्क विवरण के साथ)। इस मामले में, कोई "मुख्य कलाकार" और "सह-निष्पादक" शब्दों के बिना नहीं कर सकता है, जिसे "गाइड" और "एसआईडी" के लिए छोटा किया जा सकता है।

• कलाकार के हस्ताक्षर:

दस्तावेज़ के निष्पादन पर नियंत्रण का निशान "K", शब्द या "नियंत्रण" की मुहर द्वारा दर्शाया गया है। नियंत्रण के निशान का मतलब है कि संकल्प में निर्दिष्ट स्थापित समय सीमा सुनिश्चित करने के लिए दस्तावेज़ को उसके निष्पादन की प्रक्रिया में नियंत्रण में रखा गया है, या मानक शर्तेंकार्यान्वयन। निशान लगा है...

आवेदन चेक मार्क

पत्र के पाठ में नामित आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक नोट निम्नानुसार तैयार किया गया है: आवेदन: 5 शीट। 2 प्रतियों में। यदि पत्र में एक अनुलग्नक है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई आवेदन हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है। उदाहरण के लिए: आवेदन:...
(राज्य और नगरपालिका सरकार में कार्यालय कार्य की मूल बातें)

दस्तावेज़ की एक प्रति के प्रमाणीकरण पर एक निशान

परिभाषा: दस्तावेज़ की एक प्रति एक दस्तावेज़ की एक प्रति है जो मूल दस्तावेज़ GOST R 7.0.8-2013 की जानकारी को पूरी तरह से पुन: पेश करती है। सिबिड। रिकॉर्ड रखना और संग्रह करना। नियम और परिभाषाएँ"। . संघीय प्राधिकारियों में अभिलेख प्रबंधन के नियम एक दस्तावेज़ की एक प्रति की एक अलग परिभाषा देते हैं ....
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दस्तावेज़ के निष्पादन पर निर्देश (संकल्प)

संबंधित अधिकारी द्वारा दस्तावेज़ पर लिखे गए दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए निर्देश (आदेश) में नाम, कलाकारों के आद्याक्षर, आदेश की सामग्री (यदि आवश्यक हो), निष्पादन की समय सीमा, हस्ताक्षर और तिथि शामिल है। उदाहरण के लिए: वोरोनेट्स एन.वी. फेडोरोव एन.ए. कृपया इसके साथ एक मसौदा समझौता तैयार करें...
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दस्तावेज़ रसीद चिह्न

संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर चिह्न में अगला क्रमांक और दस्तावेज़ की प्राप्ति की तिथि (यदि आवश्यक हो - घंटे और मिनट) शामिल हैं। आने वाले दस्तावेज़ का सूचकांक (अगला क्रमांक) एक खाता संख्या है और प्राप्त होने पर निचले दाएं कोने में पंजीकरण स्टाम्प से चिपका होता है ...
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दस्तावेज़ निष्पादन नियंत्रण

नियंत्रण प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है, और इसलिए यह महत्वपूर्ण है अवयवप्रक्रिया दस्तावेज़ समर्थनप्रबंधन, और नियंत्रण जानकारी की सरणी संगठन की सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली का हिस्सा है। परिभाषा: दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण कार्यों का एक समूह है जो सुनिश्चित करता है ...
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दस्तावेजों के निष्पादन के नियंत्रण के लिए समय के मानक

ठेकेदार - श्रेणी I का विशेषज्ञ नौकरी का नाम माप की इकाई समय मानदंड, एच एन मानदंड 1 2 3 4 नियंत्रण के लिए दस्तावेज़ रखना आरकेके 0, 46 1 ठेकेदार को दस्तावेज़ की समय पर डिलीवरी की जांच करना टेलीफोन संदेश 0.03 2 प्रारंभिक जांच, का विनियमन निष्पादन अनुस्मारक की प्रगति ...
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कलाकार के बारे में प्रॉप्स-चिह्न, उसका अर्थ

बड़े संस्थानों से आने वाले दस्तावेजों पर उस कर्मचारी के नाम की मुहर लगी होती है, जिसने दस्तावेज तैयार किया था, साथ ही उसका टेलीफोन नंबर भी। ऐसा चिह्न, यदि आवश्यक हो, तो उस ठेकेदार से शीघ्रता से संपर्क करने की अनुमति देता है जो इस मुद्दे की सभी बारीकियों को अच्छी तरह से जानता है और वह सभी जानकारी प्रदान कर सकता है जिसमें आप रुचि रखते हैं। चूंकि चिह्न कलाकार के लिए एक अपील का तात्पर्य है, यह सलाह दी जाती है कि न केवल अंतिम नाम, बल्कि पूरा नाम और संरक्षक भी इंगित किया जाए। यह संचार की सुविधा प्रदान करेगा और कलाकार के साथ विनम्रतापूर्वक संपर्क स्थापित करने में मदद करेगा।

कलाकार के बारे में निशान आगे और पीछे दोनों तरफ हो सकता है। आखिरी पत्तानिचले हाशिये में बाईं ओर दस्तावेज़। उदाहरण के लिए:

लोपुखोवा लुडमिला निकोलायेवना

हालाँकि, GOST R 6.30-97 आपको नाम और संरक्षक का संकेत दिए बिना यह चिह्न लगाने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए:

करपुखिन

इस विशेषता को रखते समय, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाता है: यदि दस्तावेज़ को पुन: प्रस्तुत किया जाना है, तो निशान दस्तावेज़ की अंतिम शीट के केवल सामने की तरफ इंगित किया गया है (अन्यथा, आपको शीट के दोनों किनारों की प्रतियां बनानी होंगी) )

उन दस्तावेजों पर जिन्हें विशेष लेखांकन की आवश्यकता होती है, कलाकार के नाम के नीचे बनाई गई प्रतियों की संख्या का संकेत दिया जाता है।

उन दस्तावेजों पर जिन पर पहुंच प्रतिबंध की मुहर है, न केवल प्रतियों की संख्या, बल्कि प्रत्येक का पता भी इंगित किया गया है। उदाहरण के लिए:

सेम्योनोवा गैलिना कोंस्टेंटिनोव्ना

विवरण जो दस्तावेज़ को कानूनी बल देते हैं: उनके लिए आवश्यकताएं

विवरण की अनिवार्य संरचना जो बनाए गए दस्तावेज़ों को कानूनी बल देती है:

• 1. दस्तावेज़ के लेखक (संगठन, संस्था, उद्यम का नाम, विभागीय संबद्धता या कानूनी रूप का संकेत)। एक विकल्प यह होगा कि दस्तावेज़ को लेटरहेड पर प्रिंट किया जाए। कुछ दस्तावेज़ अतिरिक्त रूप से उस शहर का संकेत देते हैं जिसमें यह दस्तावेज़ प्रकाशित किया गया था।
• 2. दस्तावेज़ का शीर्षक (आदेश, विनियमन, आदि)।
• 3. दस्तावेज़ के निर्माण की तिथि, इसकी स्वीकृति, लागू होने की तिथि।
• 4. पंजीकरण सूचकांक (संख्या) इस दस्तावेज़कंपनी द्वारा अपनाई गई पंजीकरण प्रणाली के अनुसार।
• 5. पाठ (सामग्री), अनिवार्य रूप से इसके शीर्षक के अनुरूप।
• 6. संगठन के मुखिया या उसके द्वारा अधिकृत किसी जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर। सिर के हस्ताक्षर को कई रूपों में चिपकाया जा सकता है, विशेष रूप से:
• 6.1. प्रत्यक्ष हस्ताक्षर (एकीकृत रूपों में आदेशों के तहत - स्थिति का संकेत, हस्ताक्षर का डिकोडिंग और स्वयं हस्ताक्षर)।
• 6.2. इस संगठन के प्रमुख (या अधिकृत अधिकारी) द्वारा हस्ताक्षरित अनुमोदन की सीधी मुहर। दस्तावेज़ के शीर्ष शीर्षलेख पर दाईं ओर अनुमोदन की मुहर लगाई जाती है।
• 6.3. अनुमोदन की अप्रत्यक्ष मुहर, मध्यस्थता, उदाहरण के लिए, आदेश द्वारा अनुमोदन के माध्यम से। इस तरह की मुहर, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के ऊपरी शीर्षक पर दाईं ओर (एकीकृत रूप में T-3 - स्टाफिंग के रूप में) भी चिपकाई जाती है।
• 6.4. प्रबंधक के संकल्प के रूप में, उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी के बयान पर। संकल्प में चार घटक होने चाहिए: संकल्प के प्राप्तकर्ता, प्रशासनिक कार्रवाई या निर्देश स्वयं, प्रमुख के हस्ताक्षर और संकल्प जारी होने की तिथि। संकल्प, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के किसी भी खाली स्थान में हाथ से चिपका होता है, लेकिन आमतौर पर इसके ऊपरी भाग में।
• 7. उन प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए अनुमोदन वीज़ा जो ऐसे वीज़ा के बिना पूर्ण नहीं होंगे कानूनी बल. उदाहरण के लिए, प्राथमिक ट्रेड यूनियन निकाय के साथ समन्वय के लिए वीजा, राय को ध्यान में रखते हुए प्रतिनिधि निकाय, एक वकील के साथ समन्वय, मुख्य लेखाकार के साथ, आदि। अनुमोदन की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ वर्तमान कानून, एकीकृत रूपों और आंतरिक स्थानीय की आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित किए जाते हैं नियमोंसंगठन ही, विशेष रूप से, कार्यालय के काम के लिए निर्देश या विभागों के लिए नियम, आदि (यदि कोई हो)। अनुमोदन वीजा निम्नलिखित रूपों में हो सकता है:
• 7.1 दस्तावेज़ का एक संकेत जो अनुमोदन की पुष्टि करता है (एकीकृत रूप टी -7)। अनुमोदन की मुहर, एक नियम के रूप में, डिज़ाइन के निचले हिस्से में बाईं ओर चिपकाई जाती है।
• 7.2. समझौते की पुष्टि करने वाले शब्दों का संकेत, उस व्यक्ति या व्यक्तियों की स्थिति जिनके साथ समझौता किया गया था, हस्ताक्षर / हस्ताक्षर, उनके टेप और समझौते की तारीखें। अनुमोदन वीज़ा, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के औपचारिक भाग के निचले भाग में या किसी खाली स्थान पर चिपका होता है।
• 8. परिचित वीजा सभी कर्मियों के आदेशों और अन्य दस्तावेजों के तहत होना चाहिए, जो संक्षेप में कर्मचारियों के एक निश्चित सर्कल को अवगत कराया जाना चाहिए। इस अपेक्षित में हस्ताक्षरित दस्तावेज़ के तहत कर्मचारियों द्वारा परिचित होने की हस्तलिखित तिथि भी शामिल है। परिचय वीजा केंद्र में या बाईं ओर दस्तावेज़ के नीचे चिपका हुआ है।

स्वीकृति आदेश नौकरी का विवरण- नमूना इस दस्तावेज़ का विकास और उपयोग उस संगठन में किया जाता है, जहां में उल्लिखित इकाइयों के लिए नौकरी विवरण पेश करने का निर्णय लिया गया था स्टाफ. ऑर्डर में किन-किन चीजों को शामिल करना चाहिए और इसे कैसे इस्तेमाल करना चाहिए, यह हम आगे बताएंगे।

नौकरी विवरण के अनुमोदन पर एक मसौदा आदेश का विकास

संगठन में नौकरी के विवरण की उपस्थिति की आवश्यकता नहीं है, लेकिन अनुशंसित है। और अगर कंपनी उनका उपयोग करने का फैसला करती है, तो उन्हें राज्य में प्रत्येक इकाई के लिए विकसित किया जाता है।

कंपनी के प्रमुख द्वारा इसकी मंजूरी के बाद निर्देश को लागू किया जाता है। GOST R 6.30-2003 के अनुसार "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। एकीकृत प्रणालीसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं", 3 मार्च, 2003 नंबर 65-सेंट के रूसी संघ के राज्य मानक के डिक्री द्वारा लागू, दस्तावेजों को 2 तरीकों से अनुमोदित किया जा सकता है:

दस्तावेज़ पर ही अनुमोदन की मुहर लगी होती है;

इन उद्देश्यों के लिए, एक अलग प्रशासनिक दस्तावेज जारी किया जाता है (यदि कंपनी के प्रमुख द्वारा नौकरी के विवरण को मंजूरी दी जाती है, तो प्रशासनिक दस्तावेज एक आदेश है, और यदि अन्य अधिकारियों द्वारा, तो एक आदेश)।

दूसरी विधि के उपयोग का एक फायदा तब होता है जब एक ही बार में कई नौकरी विवरण स्वीकृत हो जाते हैं। फिर एक क्रम में उन सभी पदों को सूचीबद्ध किया जाता है जिनके लिए निर्देश लागू किए गए हैं।

परियोजना विकास नौकरी विवरण के अनुमोदन पर आदेश - नमूनायह दस्तावेज़ और फिर संगठन में उपयोग किया जाएगा - एक बार होता है। भविष्य में, यह नमूना लिया जाता है और इसमें आवश्यक तिथि और अनुमोदित निर्देशों की एक सूची दर्ज की जाती है।

प्रबंधन द्वारा नियुक्त व्यक्ति मसौदा आदेश के विकास के लिए जिम्मेदार है, अक्सर यह कार्मिक श्रमिकों में से एक होता है।

एक नए नौकरी विवरण की स्वीकृति

कंपनी में नौकरी के विवरण को मंजूरी देने की प्रक्रिया तय की जा सकती है स्थानीय अधिनियम, लेकिन यह वैकल्पिक है।

आमतौर पर, नए कार्य विवरण का अनुमोदन निम्नलिखित एल्गोरिथम के अनुसार होता है:

एक विशिष्ट निर्देश का मसौदा विकसित किया जा रहा है;

नौकरी के विवरण को मंजूरी देने के लिए एक आदेश जारी किया जाता है;

निर्देश के साथ आदेश समन्वित है कानूनी विभाग(वकील) और कंपनी के प्रमुख को हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किया;

आदेश पंजीकरण पुस्तक (जर्नल) में पंजीकृत है, और इसे एक विशिष्ट संख्या सौंपी गई है; नौकरी का विवरण स्वयं एक अलग पत्रिका में भी दर्ज किया जा सकता है, यदि कोई स्थापित हो।

रसीद के खिलाफ दस्तावेज़ से परिचित कराने के बाद कर्मचारी के लिए नौकरी का विवरण अनिवार्य हो जाता है।

क्रम में क्या विवरण होना चाहिए?

GOST R 6.30-2003 में, एक आदेश के रूप में इस तरह के दस्तावेज़ के रूप में व्यक्तिगत विवरण को अनिवार्य रूप से शामिल करने के प्रश्न का खुलासा किया गया है। यहाँ उपस्थित होना चाहिए:

कंपनी का नाम;

दस्तावेज़ का शीर्षक (ऑर्डर);

दिनांक और पंजीकरण संख्या;

दस्तावेज़ पाठ;

आदेश को मंजूरी देने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर के लिए एक जगह, स्थिति का संकेत;

कलाकार के बारे में निशान;

यदि आवश्यक हो तो वीज़ा अनुमोदन के लिए स्थान।

दस्तावेज़ को पढ़ने के बाद कर्मचारी के हस्ताक्षर एक विशेष शीट पर चिपकाए जाते हैं, जो नौकरी के विवरण का हिस्सा होता है।

नौकरी विवरण के अनुमोदन पर आदेशकंपनी के प्रमुख द्वारा अनुमोदित, और उसके बाद ही इसका उपयोग किया जा सकता है। दस्तावेज़ में परिवर्तन करने के लिए, उन्हें भी अनुमोदित करना होगा। और एक नए निर्देश की शुरूआत के साथ, पुराना अपना बल खो देता है।

प्रॉप्स 27 - कलाकार के बारे में निशान

कलाकार चिह्न- दस्तावेज़ विशेषता जिसमें दस्तावेज़ के प्रत्यक्ष संकलक के बारे में जानकारी होती है।

कलाकार चिह्न(प्रॉप्स 27) में दस्तावेज़ के निष्पादक के आद्याक्षर और उपनाम और उसका फोन नंबर शामिल है। कलाकार के बारे में एक नोट निचले बाएँ कोने में दस्तावेज़ की अंतिम शीट के आगे या पीछे रखा गया है। एक

प्रॉप्स के पंजीकरण का एक उदाहरण "कलाकार के बारे में नोट"

कलाकार के बारे में नोट को कलाकार की स्थिति के संकेत द्वारा पूरक किया जा सकता है, जो दर्शाता है संरचनात्मक इकाई. 2

अपेक्षित "कलाकार का चिह्न" एक पैराग्राफ इंडेंट के बिना फ़ील्ड से तैयार किया गया है, इसका स्थान चित्र 2 में दिखाया गया है।

विशेषता का स्थान "कलाकार के बारे में नोट"

1 गोस्ट आर 6.30-2003। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता। - इनपुट। 2003-07-01। - एम।: रूस के गोस्स्टैंडर्ट: मानकों का प्रकाशन गृह, 2003। - आइटम 3.27।

48) मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों की तैयारी और निष्पादन के लिए आवश्यकताएँ।

आदेश — कानूनी अधिनियमसंगठन के प्रमुख (इसकी संरचनात्मक इकाई) द्वारा जारी किया गया, जो संगठन की गतिविधियों में मुख्य और परिचालन कार्यों को हल करने के लिए एकमात्र निर्णय लेने के आधार पर कार्य करता है।

तीन प्रकार के आदेश हैं:

प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों पर आदेश;

मुख्य गतिविधि के लिए आदेश;

कार्मिक आदेश।

आदेश प्रबंधन अभ्यास में उपयोग किया जाने वाला सबसे सामान्य प्रकार का प्रशासनिक दस्तावेज है। यह निर्माण, परिसमापन, संस्थानों या उनके संरचनात्मक प्रभागों के पुनर्गठन, विनियमों, निर्देशों, नियमों और इसी तरह के दस्तावेजों के अनुमोदन के लिए जारी किया जाता है, एक उद्यम का संगठन, साथ ही साथ कार्मिक मायने रखता हैप्रवेश, स्थानांतरण, कर्मचारियों की बर्खास्तगी, आदि। आदेश के माध्यम से, प्रबंधक कर्मचारियों के लिए मुख्य कार्य निर्धारित करता है, मौलिक मुद्दों को हल करने के तरीकों को इंगित करता है।

संगठन की मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों पर विचार करें।

प्रशासनिक दस्तावेज तैयार करने में तीन चरण होते हैं:

मुद्दे के सार का अध्ययन करना और एक मसौदा दस्तावेज तैयार करना;

कॉलेजियम निकाय की बैठकों में दस्तावेज़ की चर्चा और अपनाना (संकल्पों, निर्णयों के मामले में);

दस्तावेज़ की स्वीकृति और उसके हस्ताक्षर।

मुख्य गतिविधि के लिए आदेश उद्यम के लेटरहेड पर तैयार किए जाते हैं और इसमें निम्नलिखित विवरणों का एक सेट होता है: उद्यम का नाम, दस्तावेज़ का प्रकार, दिनांक, अनुक्रमणिका, संकलन या प्रकाशन का स्थान, पाठ का शीर्षक, पाठ, हस्ताक्षर , अनुमोदन टिकट, वीजा, दस्तावेज़ निष्पादन चिह्न।

आदेश के मुख्य भाग का निरूपण

आदेश की तैयारी मुद्दे के विस्तृत और व्यापक अध्ययन पर आधारित है, क्योंकि आदेशों में निहित निर्देश विशिष्ट और वास्तविक होने चाहिए, उन्हें सही करने या रद्द करने की आवश्यकता को समाप्त करने के लिए पर्याप्त सामग्री, तकनीकी और वित्तीय संसाधन प्रदान किए जाने चाहिए। भविष्य में उनके अधूरेपन या कमियों के कारण लिए गए निर्णय।।

आदेश के लिए हैडरदस्तावेज़ की मुख्य सामग्री को व्यक्त करते हुए स्पष्ट रूप से और यथासंभव संक्षिप्त रूप से तैयार किया जाना चाहिए।

· आदेश पाठदो भाग होते हैं: पता लगाना और प्रशासनिक, एक दूसरे से अलग। कथनमुद्दे के सार का परिचय है और आदेश जारी करने को सही ठहराता है। यह तथ्यों, घटनाओं को सूचीबद्ध कर सकता है, उनका आकलन कर सकता है। यदि आदेश अन्य संगठनों के दस्तावेजों या पहले जारी किए गए दस्तावेजों के आधार पर तैयार किया जाता है, तो उनके विवरण आदेश के सुनिश्चित भाग में इंगित किए जाते हैं: दस्तावेज़ का नाम, लेखक संगठन का नाम, दिनांक और पंजीकरण दस्तावेज़ संख्या, उद्धरण चिह्नों में पाठ के लिए शीर्षक बताते हुए भाग के अंतिम वाक्य में, बिंदु नहीं लगाया जाता है। आदेश का प्रशासनिक भाग "I ORDER" शब्द से शुरू होता है, जो दस्तावेज़ के बाएं हाशिये से एक अलग पंक्ति से बड़े अक्षरों में मुद्रित होता है। इसके बाद एक कोलन होता है।

फिर, एक नई पंक्ति के अनुच्छेद से, आदेश के प्रशासनिक भाग का पाठ इस प्रकार है। यहां इस्तेमाल की जाने वाली भाषा विशिष्ट, स्पष्ट, अस्पष्ट और भाषाई रूप से सही होनी चाहिए। उन्हें इस संगठन में और सामान्य रूप से रूस के कानूनी क्षेत्र में जारी किए गए पहले जारी किए गए नियामक और प्रशासनिक दस्तावेजों का खंडन नहीं करना चाहिए।

यदि आदेश के प्रशासनिक भाग में एक अलग प्रकृति के कार्य या निर्देश शामिल हैं जो कई कलाकारों द्वारा किए जाएंगे, तो इसे करना चाहिए पैराग्राफ में विभाजितजो अरबी अंकों से गिने जाते हैं। यदि आदेश के पाठ में उप-अनुच्छेद हैं, तो उन्हें अरबी अंकों में संख्या देना भी बेहतर है (उनकी संख्या में शामिल होगा क्रमिक संख्यापैराग्राफ, बिंदु और पैराग्राफ के भीतर उप-अनुच्छेद की क्रमिक संख्या, आदि)। घोंसले के शिकार स्तरों की संख्या भिन्न हो सकती है (कहीं 1 स्तर, कहीं - 2, कहीं - 3, आदि); नंबरिंग, निश्चित रूप से, यह निर्धारित करने में मदद करेगी कि क्या कहां से संबंधित है, लेकिन आपको इसका दुरुपयोग नहीं करना चाहिए। प्रत्येक पैराग्राफ निर्दिष्ट करता है निष्पादक, निर्धारित कार्रवाई और नियत तारीख. कलाकार को मूल मामले में इंगित करने की सिफारिश की जाती है, और न केवल उसका अंतिम नाम, बल्कि स्थिति (संभवतः संरचनात्मक इकाई के नाम के साथ) को भी इंगित किया जाता है - उदाहरण 6 में पैराग्राफ 1 देखें। यदि निर्धारित कार्रवाई की जाएगी एक ही समय में कई कलाकारों द्वारा, तो इस मामले में कलाकारों को सारांश में सूचीबद्ध किया जा सकता है। निर्धारित क्रिया क्रिया द्वारा अनिश्चित रूप में व्यक्त की जाती है - "विकसित", "अनुमोदित", "तैयार करना", "कार्रवाई में डालना", आदि।

प्रत्येक कार्य के लिए नियत तिथि अलग से निर्धारित की जानी चाहिए। निष्पादन के लिए उपयुक्त समय सीमा निर्धारित किए बिना कार्यों को तैयार करने की अनुमति नहीं है।

आदेशों के लिए आवेदन करना

बड़ी मात्रा में पाठ के साथ, केवल मुख्य मुद्दों को क्रम में ही बताया गया है, और शेष पाठ को आदेश के अनुबंधों में निकाल दिया गया है। अनुसूचियों, आरेखों, तालिकाओं, सूचियों, संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेजों - विनियमों, निर्देशों, नियमों, आदेश द्वारा अनुमोदित विनियमों आदि को आवेदनों के रूप में तैयार किया जा सकता है। आदेश के पाठ में, प्रशासनिक के प्रासंगिक पैराग्राफ में भाग, आवेदनों के संदर्भ दिए जाने चाहिए:

...(आवेदन) - यदि केवल एक आवेदन है;

. (अनुलग्नक 1) । (परिशिष्ट 2) - यदि कई अनुप्रयोग हैं।

एक दस्तावेज़ पर जो एक आवेदन है, पहली शीट के ऊपरी दाएं कोने में, "आवेदन" शब्द मुद्रित होता है जो दर्शाता है कि यह किस आदेश या आदेश के अनुच्छेद को संदर्भित करता है।

यदि आदेश का परिशिष्ट एक स्वीकृत दस्तावेज (विनियम, नियम, निर्देश, आदि) है, तो प्रशासनिक भाग के संबंधित पैराग्राफ में एक नोट बनाया गया है: . (अनुबंध), और ऊपरी दाएं कोने में आवेदन पर दस्तावेज़ के अनुमोदन की मुहर है।

आवेदन के बारे में चिह्न एक केंद्रित तरीके से स्वरूपित किया जा सकता है या बाईं ओर की रेखाओं को संरेखित कर सकता है।

स्वीकृति और हस्ताक्षर

हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत करने से पहले, सभी इच्छुक अधिकारियों, एक वकील और संगठन के उप प्रमुखों द्वारा आदेश का समर्थन किया जाता है। यदि आदेश को मंजूरी देने वाले कर्मचारी के पास आपत्तियां, जोड़ हैं, तो उन्हें एक अलग प्रमाण पत्र में सेट किया जाता है जो मसौदा दस्तावेज से जुड़ा होता है, और वीजा "टिप्पणियां हैं" या "टिप्पणियां संलग्न हैं" वाक्यांश के साथ पूरक है। सम्पादकीय टिप्पणियाँ प्रस्तुत प्रारूप दस्तावेज़ पर सीधे की जा सकती हैं।

यदि समन्वय के दौरान महत्वपूर्ण टिप्पणियां और परिवर्धन किए गए थे, तो ठेकेदार द्वारा आदेश को अंतिम रूप दिया जाता है और इसे फिर से अनुमोदित किया जाता है। यदि अनुमोदन के दौरान संपादकीय स्पष्टीकरण दिए जाते हैं जो दस्तावेज़ के सार को नहीं बदलते हैं, तो पुन: अनुमोदन की आवश्यकता नहीं है।

आदेश को अंतिम रूप देने के बाद, शीर्ष पर हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत करने से पहले, आदेश को सभी इच्छुक पार्टियों द्वारा पृष्ठांकित किया जाना चाहिए। वीजा आदेश के अंतिम पृष्ठ के पीछे की तरफ या एक अलग अनुमोदन पत्रक पर चिपका होता है, जो आदेश से जुड़ा होता है, जो इसके अभिन्न अंग का गठन करता है। वीजा में शामिल हैं: कर्मचारी की स्थिति, उसके हस्ताक्षर, आद्याक्षर, अंतिम नाम और तारीख।

वीज़ा के तहत, कलाकार के बारे में एक नोट चिपकाया जाता है, जिसमें कलाकार का नाम (प्रोजेक्ट कंपाइलर) और उसका कार्यालय फोन नंबर होता है। ऑर्डर के पीछे की तरफ, शीट के नीचे, संरचनात्मक इकाइयों या उनके शीर्षों को इंगित करते हुए ऑर्डर के वितरण के बारे में एक नोट बनाया जा सकता है। आदेश के वितरण के बारे में जानकारी एक अलग शीट पर तैयार की जा सकती है - वितरण की सूची (सूचकांक, शीट)।

यदि संगठन के प्रमुख द्वारा आदेशों पर हस्ताक्षर किए जाते हैं। आदेश में हस्ताक्षर उसी तरह से तैयार किए जाते हैं जैसे किसी प्रपत्र पर तैयार किए गए किसी अन्य दस्तावेज़ में।आदेश की केवल एक प्रति पर हस्ताक्षर किए गए हैं (संयुक्त आदेशों के अपवाद के साथ)। आदेश पर मुखिया के हस्ताक्षर मुहर के साथ प्रमाणित नहीं हैं।

संगठन की मुख्य गतिविधियों के आदेश के साथ मामले में पंजीकरण के बाद आदेश की पहली प्रति दर्ज की जाती है। आदेशों को उस दिन पंजीकृत किया जाना चाहिए जिस दिन वे हस्ताक्षर किए जाते हैं, अन्यथा कलाकारों को आदेश के निष्पादन में समस्या हो सकती है, खासकर अगर निष्पादन की समय सीमा कम है।

हस्ताक्षर और पंजीकरण के बाद, आदेश से प्रतियां बनाई जाती हैं और सभी कलाकारों को भेजी जाती हैं। आदेश भेजने के लिए ईमेल का उपयोग किया जा सकता है। यदि आदेश की प्रतियां अन्य संगठनों को प्रस्तुत करने के लिए जारी की जाती हैं, तो उन्हें अपेक्षित "प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण की नोट" का उपयोग करके प्रमाणित किया जाता है।

मुख्य गतिविधि के आदेश पर कलाकार के बारे में चिह्नित करें

मिन्स्क मेरा निवास परमिट है!

63. प्रॉप्स "कलाकार के बारे में ध्यान दें"।

कलाकार के बारे में नोट निचले बाएँ कोने में दस्तावेज़ की अंतिम शीट के सामने की ओर स्थित है।

निष्पादक के बारे में नोट में दस्तावेज़ के निष्पादक (संकलक) का उपनाम और कार्यालय फ़ोन नंबर शामिल है। कलाकार का उपनाम और उसके कार्यालय का फोन नंबर विराम चिह्नों के बिना मुद्रित होता है।

कलाकार के बारे में नोट को उस संरचनात्मक इकाई के सूचकांक द्वारा पूरक किया जा सकता है जिसमें दस्तावेज़ तैयार किया गया था।

यदि आवश्यक हो, तो कलाकार के बारे में नोट को दस्तावेज़ के निर्माण की तारीख, फ़ाइल नाम और अन्य खोज डेटा (दूसरी पंक्ति पर) के साथ पूरक किया जा सकता है, जो केवल संगठन में शेष दस्तावेज़ की एक प्रति पर तैयार किए जाते हैं।

आउटगोइंग दस्तावेजों पर कलाकार के बारे में एक नोट तैयार किया जाना चाहिए।

पत्र द्वारा "निष्पादक" के बारे में प्रश्न

आप अपनी पसंदीदा सूची में एक विषय जोड़ सकते हैं और ईमेल सूचनाओं की सदस्यता ले सकते हैं।

रूसी संघ मास्को

पंजीकरण के लिए यूनिट के एक कर्मचारी से एक और पत्र स्वीकार करते समय, नीले रंग से एक विवाद उत्पन्न हुआ: कर्मचारी ने खुद को एक निष्पादक के रूप में दर्ज नहीं किया, क्योंकि पत्र का हस्तलिखित पाठ स्वयं निदेशक द्वारा उसे सौंपा गया था और वह पूरी तरह से तकनीकी रूप से इसे टाइप किया, यही कारण है कि वह पत्र का निष्पादक नहीं है ( यदि उसने स्वयं इसकी रचना की और इसका आविष्कार किया - तो एक और मामला)! अपने पिछले कार्यस्थल पर, मैंने हमेशा एक हस्तलिखित पाठ टाइप किया या बॉस से एक श्रुतलेख लिखा और बिना किसी हिचकिचाहट के MYSELF को कलाकार के रूप में रखा, लेकिन अब।

रूस, जहां यह गर्म है।

लेकिन अब यह नियम केवल सैन्य संगठनों में ही रह गया है।

इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि टाइपिस्ट एक वर्ग के रूप में मर गए हैं, और प्रबंधकों और यहां तक ​​​​कि प्रबंधकों ने पीसी पर दस्तावेज़ों को प्रिंट करना सीख लिया है, "कलाकार के बारे में चिह्न" ने किसी तरह अपने आप में एक नया अर्थ प्राप्त कर लिया है: यह जानकारी है और उस व्यक्ति का संपर्क फोन नंबर जिसने पत्र शुरू किया है, और, जैसा कि लिसा 72 द्वारा सही ढंग से उल्लेख किया गया है, जो स्पष्ट रूप से उन सभी प्रश्नों का उत्तर दे सकता है जो पता करने वाले के पास हो सकते हैं।

समेत यदि कोई व्यक्ति झूठ नहीं बोलता है, और वास्तव में कंप्यूटर पर "बेवकूफ" टाइप किया गया टेक्स्ट है, तो किसी को उससे एक डार्क मैटर की "सब्सक्राइब" करने की मांग नहीं करनी चाहिए .. हालांकि, कुछ मुझे बताता है कि वह एक साधारण पुनर्बीमाकर्ता और एक साधारण धोखेबाज है . "मैं खुद को क्यों लिखने जा रहा हूँ - फिर वे फोन करना शुरू कर देंगे .. सवाल पूछ रहे हैं .. बॉस बड़ा है - तो उसे जवाब दें"

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संगठन में आदेश:

प्रकार और डिजाइन विशेषताएं

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• कोज़ानोवा एवगेनिया | डीओई विशेषज्ञ और कार्मिक कार्यालय का काम

इसके बाद, हम आंतरिक और संयुक्त आदेश की प्रत्येक आवश्यकता को डिजाइन करने की बारीकियों का विश्लेषण करते हैं। व्यक्तिगत विवरण और संपूर्ण दस्तावेजों के पंजीकरण के उदाहरण (उन सभी के अनुच्छेद 17 में) सामग्री को समझने योग्य और दृश्य बनाते हैं।

यदि आपके पास अभी भी प्रसंस्करण आदेशों के क्षेत्र में प्रश्न हैं, तो अब आप उन्हें स्पष्ट कर सकते हैं। और यदि आप एक विशेषज्ञ हैं, तो आप तैयार करने के लिए लेख का उपयोग कर सकते हैं पाठ्य - सामग्रीअपने संगठन के कर्मचारियों के लिए, या बस उन्हें इसे संबोधित करें।

संगठन में आदेशों के प्रकार

संगठन के आदेशों की पूरी श्रृंखला को दो धाराओं में विभाजित करने की प्रथा है: मुख्य गतिविधि के अनुसार और कर्मियों के अनुसार। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा पहले, दूसरे के लिए जिम्मेदार है, जैसे आंख का सेब, कार्मिक विभाग द्वारा संरक्षित है। कार्यात्मक उद्देश्य के अलावा, इस प्रकार के आदेशों के बीच एक और महत्वपूर्ण अंतर है, अर्थात् उनके भंडारण की अवधि।

आइए विशिष्ट प्रबंधकीय की सूची की ओर मुड़ें अभिलेखीय दस्तावेज(नीचे लेख में इसके अंश को अनुच्छेद 19 के साथ देखें; इसके बाद - 2010 की सूची)। और हम देखेंगे कि मुख्य गतिविधियों के आदेश स्थायी रूप से रखे जाते हैं, जबकि कर्मियों के लिए, दुर्लभ अपवादों के साथ, वे 75 वर्षों तक चलते हैं। और फिर यह पता चलता है कि सूची तीसरे प्रकार के आदेशों पर प्रकाश डालती है - प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों पर, जिन्हें 5 साल तक संग्रहीत करने का प्रस्ताव है।

इसी समय, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों पर रूसी नियमों में से किसी में भी मुख्य गतिविधियों के आदेशों और प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों के आदेशों के बीच अंतर के बारे में जानकारी नहीं है। कर्मियों के लिए आदेश भी मुख्य गतिविधियों के आदेशों से अलग करना हमेशा आसान नहीं होता है। क्लर्कों का एक स्वाभाविक प्रश्न है: इस या उस आदेश को किस श्रेणी के लिए जिम्मेदार ठहराया जाना चाहिए? आखिरकार, दस्तावेज़ को संग्रहीत करने की शर्तें, स्थान और शर्तें इस पर निर्भर करती हैं।

आइए 2010 की सूची पर वापस जाएं। धारा 10 पूरी तरह से समर्पित है प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दे. इस खंड के आधार पर प्रासंगिक आदेशों के विषयों की सीमा निर्धारित करना उचित है।

सूची में शामिल हैं:

• गतिविधियों के आंतरिक नियमों का अनुपालन;
• भवनों, परिसरों का संचालन;
• परिवहन सेवा, आंतरिक संचार;
• संगठन की सुरक्षा सुनिश्चित करना।

हालांकि, यह मत भूलो कि पहला बिंदु यह सूचीकर्मचारियों के साथ श्रम संबंधों से निकटता से संबंधित। इसलिए, यदि उपरोक्त नियमों के उल्लंघन के लिए किसी कर्मचारी को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने का निर्णय लिया जाता है, तो ऐसा करने का आदेश पहले से ही "कार्मिकों द्वारा" के रूप में वर्गीकृत किया जाएगा।

एक कार्य कार्मिक आदेश- के संबंध में प्रबंधक के निर्णयों को प्रतिबिंबित करें संगठन की कार्मिक नीति. के लिए सभी आदेश कर्मचारी (कर्मचारी) के साथ श्रम संबंध, कर्मियों के लिए आदेश हैं, वे भर्ती, आंदोलन और बर्खास्तगी, पुरस्कार और दंड, व्यक्तिगत डेटा आदि को दर्शाते हैं।

एक महत्वपूर्ण बिंदु पर ध्यान दें:

• 2013 तक, राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित एकीकृत रूपों के अनुसार कई कर्मियों के आदेश तैयार किए गए थे (01/05/2004 नंबर 1 के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का फरमान "प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर" श्रम और उसके भुगतान के लिए लेखांकन")। यदि कोई स्वीकृत प्रपत्र नहीं था, तो ऐसा आदेश मनमाना रूप में जारी किया गया था।
• लेकिन 1 जनवरी 2013 से, प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के एल्बमों में निहित प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूप अनिवार्य नहीं हैं (कुछ अपवादों के साथ)। इस दशा में एकीकृत रूपकार्मिक दस्तावेजों के तहत गिर गया सामान्य आदेशऔर अब सक्रिय नहीं हैं। कई संगठन, यह महसूस करते हुए कि मानव संसाधन पेशेवर पहले इस्तेमाल किए गए रूपों के आदी थे, बस उन्हें अपने संगठनों में आगे उपयोग के लिए मंजूरी दे दी। इस प्रकार, इन रूपों ने अपना कानूनी जीवन जारी रखा, उन्होंने केवल अनुमोदन दस्तावेज़ को अपने "हेडर" में बदल दिया। हम सभी को ऐसा करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं!

लेख "मैं किसी संगठन के भीतर दस्तावेज़ फ़ॉर्म कैसे स्वीकृत करूं?" देखें।

और आगे लेख में हम केवल आदेशों के निष्पादन पर ध्यान केंद्रित करेंगे सामान्य नियमसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए स्थापित। इसके अनुसार, मुख्य गतिविधि और प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों पर हमेशा आदेश तैयार किए जाते थे। कर्मियों के आदेशों के संबंध में इस फॉर्म को पहले "मनमाना" कहा जाता था (आखिरकार, उनमें से कुछ को 2013 तक इसके अनुसार तैयार किया गया था)।

विषयों की सूची बनाएं मुख्य व्यवसाय के लिए आदेशसंभव नहीं है: यह बहुत व्यापक है और काफी हद तक संगठन की बारीकियों पर निर्भर करता है। हमने ऐसे आदेशों की मुख्य श्रेणियां और उनके लिए उदाहरण तालिका 1 में दिए हैं।

इस प्रकार, आदेश के प्रकार को निर्धारित करने के लिए, बहिष्करण की विधि बनी हुई है: यदि दस्तावेज़ किसी प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दे पर तैयार नहीं किया गया है और दस्तावेज़ नहीं करता है श्रम संबंधकिसी कर्मचारी या कर्मचारियों के समूह के साथ, तो इसे मुख्य गतिविधि के लिए एक आदेश माना जाता है।

आदेशों के निर्माण का विनियमन

दस्तावेजों में संघीय स्तर पर आदेश बनाने के नियमों का वर्णन किया गया है:

• स्वैच्छिक आवेदन प्रक्रिया होना:
  • GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता";
  • "संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। प्रलेखन की आवश्यकता। GOST R 6.30-2003 के कार्यान्वयन के लिए दिशानिर्देश "(इसके बाद - GOST R 6.30-2003 के लिए दिशानिर्देश);
  • या केवल के लिए अनिवार्य निश्चित श्रेणीसंगठन, मुख्य रूप से सरकारी एजेंसियों के लिए, उदाहरण के लिए:
    • संघीय निकायों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास के लिए दिशानिर्देश कार्यकारिणी शक्ति, स्वीकृत 23 दिसंबर, 2009 नंबर 76 के संघीय पुरालेख के आदेश द्वारा (बाद में कार्यकारी अधिकारियों के लिए सिफारिशें के रूप में संदर्भित);
    • कार्यालय के काम और संग्रह के काम के लिए विशिष्ट निर्देश सीमा शुल्क अधिकारियों, स्वीकृत 18 अक्टूबर 2004 के एफसीएस के आदेश संख्या 160 (बाद में एफसीएस निर्देश के रूप में संदर्भित)।

  फिर भी कोई मना नहीं करता वाणिज्यिक कंपनियांअपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की गुणवत्ता को उचित स्तर पर लाने के लिए इन सभी दस्तावेजों का उपयोग करें। आधारित सूचीबद्ध दस्तावेजइसे तैयार करने की सिफारिश की जाती है अपने नियमकार्यालय के काम के लिए निर्देशों में आदेश तैयार करना और उन्हें ठीक करना (उदाहरण 1 देखें)।

  निर्दिष्ट में नियामक ढांचाआदेश के विवरण और उनके निष्पादन के नियमों की संरचना शामिल है। कार्यकारी अधिकारियों के लिए सिफारिशें और एफसीएस निर्देश भी संयुक्त आदेश तैयार करने की प्रक्रिया की व्याख्या करते हैं।

  आदेशों के निर्माण के लिए समर्पित संगठन के कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों का अंश

  5.1. Skala LLC (इसके बाद कंपनी के रूप में संदर्भित) के आंतरिक कार्य के परिचालन, संगठनात्मक, कार्मिक, प्रशासनिक और आर्थिक और अन्य मुद्दों पर निर्णय आदेशों द्वारा जारी किए जाते हैं।

  5.2. ड्राफ्ट ऑर्डर कंपनी के स्ट्रक्चरल डिवीजनों द्वारा जनरल डायरेक्टर के निर्देशों के आधार पर और अपनी पहल पर तैयार किए जाते हैं। कर्मियों के मुद्दों पर मसौदा आदेश कंपनी के कार्मिक विभाग द्वारा प्रासंगिक प्रस्तुतियों के आधार पर तैयार किए जाते हैं।

  5.3. आदेश हस्ताक्षरित हैं सीईओकंपनी, और उसकी अनुपस्थिति में - उसे बदलने वाले व्यक्ति द्वारा। एक मसौदा आदेश प्रस्तुत करने की पहल के मामले में, इसके साथ एक प्रमाण पत्र होता है जिसमें शामिल है सारांशआदेश का सार, इसकी आवश्यकता का औचित्य, साथ ही यह जानकारी कि किस आधार पर मसौदा तैयार किया गया था और किसके साथ सहमति हुई थी।

  5.4. प्रारूप आदेश दो प्रतियों में स्थापित प्रपत्र (परिशिष्ट 1) के प्रपत्रों पर मुद्रित होते हैं।

  5.5. आदेश में निम्नलिखित विवरण हैं: संगठन का नाम; दस्तावेज़ का प्रकार (ORDER), दिनांक, पंजीकरण संख्या, दस्तावेज़ के संकलन का स्थान (प्रकाशन), पाठ का शीर्षक, पाठ, अधिकारी का हस्ताक्षर, अनुमोदन वीज़ा, कलाकार के बारे में नोट।

  5.5.1. आदेश के पाठ के शीर्षक को संक्षेप में और सटीक रूप से आदेश के पाठ की सामग्री को प्रतिबिंबित करना चाहिए। शीर्षक के अंत में कोई बिंदु नहीं है।

  5.5.2. ऑर्डर के टेक्स्ट को हेडिंग से 2-3 लाइन स्पेसिंग से अलग किया जाता है और टेक्स्ट फील्ड के बाएँ और दाएँ बॉर्डर से संरेखित किया जाता है। पैराग्राफ़ की पहली पंक्ति टेक्स्ट फ़ील्ड के बाएँ बॉर्डर से 1.25 सेमी शुरू होती है।

  5.5.3। आदेश के पाठ में दो भाग होते हैं: पता लगाना (प्रस्तावना) और प्रशासनिक।

  पता लगाने वाला हिस्सा उन लक्ष्यों और उद्देश्यों, तथ्यों और घटनाओं को संक्षेप में बताता है जो आदेश जारी करने के आधार के रूप में कार्य करते थे। यह "क्रम में", "के अनुसरण में", आदि शब्दों से शुरू हो सकता है। यदि आदेश किसी अन्य दस्तावेज़ के आधार पर जारी किया जाता है, तो इस दस्तावेज़ का नाम, दस्तावेज़ जारी करने वाले निकाय का नाम, तारीख, पंजीकरण संख्या और पाठ के शीर्षक को सुनिश्चित करने वाले भाग में दर्शाया गया है।

  प्रस्तावना को प्रशासनिक भाग से "आई ऑर्डर" शब्द से अलग किया जाता है, जो बड़े अक्षरों में एक नई लाइन पर लिखा जाता है। इसके बाद एक कोलन होता है।

  आदेश के प्रशासनिक भाग में निष्पादक (निष्पादक) और निष्पादन की समय सीमा का संकेत देने वाले निर्देश हैं।

  आदेश के प्रशासनिक भाग को पैराग्राफ और सबपैराग्राफ में विभाजित किया गया है, जो अरबी अंकों में गिने जाते हैं। एक आइटम को एक ऑर्डर के अनुरूप होना चाहिए। सजातीय प्रकृति की क्रियाओं को एक पैराग्राफ में सूचीबद्ध किया जा सकता है। कंपनी या विशिष्ट अधिकारियों के संरचनात्मक उपखंडों को निष्पादक के रूप में दर्शाया गया है। प्रशासनिक भाग के अंतिम पैराग्राफ में उस अधिकारी के बारे में जानकारी होती है जिसे आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सौंपा जाता है।

  यदि आदेश पहले जारी किए गए दस्तावेज़ या उसके कुछ प्रावधानों को बदलता है, रद्द करता है या पूरक करता है, तो पाठ के प्रशासनिक भाग के पैराग्राफ में से एक में रद्द किए गए दस्तावेज़ (दस्तावेज़ पैराग्राफ) का संदर्भ होना चाहिए जो इसकी तिथि, संख्या और शीर्षक को दर्शाता है। पैराग्राफ का पाठ "अमान्य पहचानो ..." शब्दों से शुरू होता है।

  5.5.4. वीजा में अनुमोदक की स्थिति, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, हस्ताक्षरों के प्रतिलेख और तारीख शामिल हैं। वीजा आदेश की अंतिम शीट के पीछे या अनुमोदन की एक अलग शीट (अनुमोदन) पर चिपकाए जाते हैं।

  5.5.5. हस्ताक्षर में उस व्यक्ति का शीर्षक होता है जिसने दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर और हस्ताक्षर का एक प्रतिलेख (प्रारंभिक, उपनाम)। स्थिति का नाम टेक्स्ट फ़ील्ड के बाएँ बॉर्डर से, आद्याक्षर और उपनाम - टेक्स्ट फ़ील्ड के दाएँ बॉर्डर से प्रिंट होता है।

  5.5.6. निष्पादक के बारे में चिह्न में दस्तावेज़ के निष्पादक के आद्याक्षर और उपनाम और उसके फोन की आंतरिक चार अंकों की संख्या शामिल है। कलाकार के बारे में नोट निचले बाएँ कोने में दस्तावेज़ की अंतिम शीट के पीछे स्थित है।

  5.6. जिन उपखंडों (अधिकारियों) को आदेश उनके ध्यान में लाया जाता है, उन्हें वितरण सूचकांक में सूचीबद्ध किया जाता है, जिसे ठेकेदार मसौदा आदेश के साथ तैयार करता है।

  5.7. परियोजना को तैयार करने वाली संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा आदेश के अनुबंधों का समर्थन किया जाता है। यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है।

  5.8. आदेश मुद्रित है टाइम्स फ़ॉन्टनया रोमन। संगठन के नाम और दस्तावेज़ के प्रकार के नाम को छोड़कर, सभी विवरणों के लिए फ़ॉन्ट आकार 12 है। संगठन के नाम और दस्तावेज़ के प्रकार को बड़े अक्षरों में टाइप किया जाता है और केंद्र में रखा जाता है; फ़ॉन्ट आकार - 16, शैली - बोल्ड।

  5.9. अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किए गए मसौदा आदेश की अंतिम शीट के पीछे, ठेकेदार और इस परियोजना को विकसित करने वाली संरचनात्मक इकाई के प्रमुख का वीजा चिपका होता है।

  5.10. सभी मसौदा आदेश कानूनी (कानूनी) विशेषज्ञता से गुजरते हैं विधिक सेवाएंकंपनियाँ।

  5.11 ड्राफ्ट आदेश प्रभावित वित्तीय कानूनी संबंधकंपनी के लेखा विभाग के साथ समझौते के अधीन हैं।

  5.12 स्ट्रक्चरल डिवीजन कानूनी (कानूनी) विशेषज्ञता या अनुमोदन के लिए प्राप्त होने वाले दिन के बाद दो कार्य दिवसों के भीतर मसौदा आदेशों पर विचार करते हैं।

  5.13. ड्राफ्ट ऑर्डर पर आपत्तियां और टिप्पणियां ड्राफ्ट से जुड़े सर्टिफिकेट में दी गई हैं। यदि अनुमोदन प्रक्रिया के दौरान मसौदा आदेश में मूलभूत परिवर्तन किए जाते हैं, तो यह पुनर्मुद्रण और पुन: अनुमोदन के अधीन है।

  5.14. इसे हस्ताक्षरित आदेश के साथ-साथ सहमत मसौदा दस्तावेज़ में परिवर्तन करने की अनुमति नहीं है।

  5.15. ड्राफ्ट ऑर्डर की गुणवत्ता तैयार करने की जिम्मेदारी, उनकी कानूनी (कानूनी) विशेषज्ञता और अनुमोदन कंपनी के स्ट्रक्चरल डिवीजनों के प्रमुखों के पास है जो ड्राफ्ट ऑर्डर विकसित करते हैं।

  5.16. कार्यालय द्वारा मसौदा आदेशों के निष्पादन की शुद्धता पर नियंत्रण किया जाता है।

  5.17. सामान्य निदेशक द्वारा हस्ताक्षरित आदेश पंजीकरण के लिए कार्यालय को भेजे जाते हैं। आदेश कैलेंडर वर्ष के भीतर क्रमिक रूप से गिने जाते हैं। मुख्य गतिविधियों, कर्मियों और प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों के आदेश अलग-अलग क्रमांकित किए गए हैं, जो संख्याओं के लिए पत्र सूचकांकों के असाइनमेंट के साथ हैं:

  आयुध डिपो - मुख्य गतिविधि के लिए आदेश,

  एलएस - कर्मियों के लिए आदेश,

  एएच - प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों पर आदेश।

  पत्र सूचकांक आदेश की क्रम संख्या के बाद लिखे जाते हैं और एक स्लैश द्वारा इसे अलग किया जाता है, उदाहरण के लिए: 123/OD।

  आदेश की तारीख उसके हस्ताक्षर की तारीख है।

  5.18. आदेश की एक प्रति ठेकेदार को हस्तांतरित की जाती है। दूसरा कार्यालय में रहता है और फाइल में रखा जाता है।

  5.19. मसौदा आदेश विकसित करने वाली संरचनात्मक इकाई का प्रमुख सभी इच्छुक पार्टियों को आदेश भेजने के लिए सूचकांक को संकलित करने के लिए जिम्मेदार है। वितरण सूचकांक के अनुसार इच्छुक कर्मचारियों के आदेश से परिचित होने की जिम्मेदारी कार्यालय के प्रमुख के पास होती है।

  आदेश का प्रपत्र और विवरण

  विवरण के स्थान के अनुसार, ऑर्डर फॉर्म अनुदैर्ध्य या कोणीय (केंद्रित या ध्वज) हो सकता है। हमने पत्रिका के पिछले अंक में इन सभी डिज़ाइन विकल्पों के बारे में विस्तार से बताया था। और बाद में इस लेख में हम डिजाइन के अन्य महत्वपूर्ण पहलुओं पर अधिक ध्यान देने के लिए विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था से चिपके रहेंगे।

  सक्षम डिजाइन विकल्प विभिन्न प्रकारउनके साथ काम करने के लिए प्रपत्र और नियम "कार्यालय के काम के सभी नियमों के अनुसार संगठन के लेटरहेड" लेख में वर्णित हैं।

  उदाहरण 2 एक ऑर्डर फॉर्म दिखाता है, जिसका एक नमूना चित्र B.5 में GOST R 6.30-2003 में निहित है।

  GOST R 6.30-2003 . के अनुसार ऑर्डर फॉर्म

  उदाहरण 2 में हम ऑर्डर फॉर्म देखते हैं:

  • इसमें निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:
    • कंपनी का नाम,
    • दस्तावेज़ के प्रकार का नाम,
    • दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;
    • विवरण "दस्तावेज़ की तिथि" (बाईं ओर) और "दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या" (दाईं ओर) डालने के लिए निशान हैं।

    इसके अलावा, कोई भी आदेश निम्नलिखित विवरण के बिना नहीं चल सकता:

    कम सामान्यतः, निम्नलिखित क्रम में शामिल हैं:

    • संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क(सेवा का चिन्ह);
    • आवेदन की उपस्थिति पर एक निशान;
    • वीजा अनुमोदन दस्तावेज;
    • कलाकार चिह्न।

    कंपनी का नाम

    ऑर्डर फॉर्म संगठन का पूरा नाम (पूर्ण संगठनात्मक और कानूनी रूप सहित) और नीचे कोष्ठकों में इंगित करता है - संक्षिप्त नाम, यदि कोई हो, और चार्टर में निहित है (उदाहरण 2 में यह संक्षिप्त नाम "VNIIDAD" है, उदाहरण 4 में - सीजेएससी "एसपीके-समारा")।

    यदि कोई उच्च संगठन है (या आदेश जारी किया जाता है अलग उपखंड), तो इसका संक्षिप्त (या पूर्ण, यदि कोई संक्षिप्त नहीं है) नाम लेखक संगठन के नाम के ऊपर इंगित किया गया है (उदाहरण 2 में यह "ROSARCHIV" है)। मूल संगठन का नाम और दस्तावेज़ के लेखक का नाम एक-दूसरे से एक खाली लाइन से अलग करना वांछनीय है (जैसा कि उदाहरण 4 में है)।

    कई समकक्ष संगठनों द्वारा एक संयुक्त आदेश जारी करते समय, उनके नाम समान स्तर पर स्थित होते हैं (उदाहरण 3 और 16)। यदि संगठनों में से एक श्रेष्ठ है, तो यह अधीनस्थ एक (उदाहरण 17) के ऊपर के आदेश पर इंगित किया गया है।

    समकक्ष संगठनों द्वारा संयुक्त आदेश जारी करते समय अपेक्षित "संगठन का नाम" भरना

    दस्तावेज़ प्रकार का नाम

    दस्तावेज़ के प्रकार का नाम (शब्द "ORDER") आमतौर पर केंद्र में बड़े अक्षरों में संगठन के नाम के बाद 2-4 लाइन स्पेसिंग में लिखा जाता है।

    वह स्थान जहाँ दस्तावेज़ बनाया गया था

    यह प्रोप के निशान के नीचे स्थित है पंजीकरण संख्याऔर दस्तावेज़ की तारीख और इसका उपयोग तब किया जाता है जब संगठन के नाम में उसका स्थान शामिल नहीं होता है (उदाहरण 4 और 5 में नारंगी रंग में हाइलाइट किए गए अंशों की तुलना करें)। इसी प्रकार अक्षरों में यह गुण छोड़ दिया जाता है, क्योंकि दस्तावेज़ के प्रकाशन का स्थान संगठन के संदर्भ डेटा में विस्तृत है (स्थान के अपने पूरे पते के रूप में, घर या कार्यालय तक)।

    पत्र "जी।" शहर के नाम से पहले केवल मास्को और सेंट पीटर्सबर्ग के पास छोड़ा गया है, क्योंकि। वे रूसी संघ के विषय भी हैं।

    दस्तावेज़ तैयार करने का स्थान संगठन-लेखक के नाम से आता है

    अपेक्षित "दस्तावेज़ तैयार करने का स्थान" स्वतंत्र रूप से इंगित किया गया है

    दस्तावेज़ के पाठ का शीर्षक इसकी सामग्री को प्रतिबिंबित करना चाहिए। GOST R 6.30-2003 के दिशानिर्देशों के अनुसार, आदेश का शीर्षक "क्या होगा?" ("किसके बारे में?")। इस संक्षिप्त वाक्य में आदेश का विषय (विषय, प्रश्न) और उस पर की जाने वाली क्रिया फिट होनी चाहिए। नमूना शीर्षक ऊपर तालिका 1 में दिखाए गए हैं।

    शीर्षक को उसी फ़ॉन्ट आकार में टाइप किया जाता है जो ऑर्डर के मुख्य टेक्स्ट के रूप में होता है, अंत में एक बिंदु नहीं लगाया जाता है।

    शीर्षक संरेखण के संबंध में, GOST R 6.30-2003 और . की राय पद्धति संबंधी सिफारिशेंकार्यकारी अधिकारियों के लिए तितर-बितर हो गया। पहला, शीर्षक को बाईं ओर संरेखित करने का सुझाव देता है, दूसरा, FCS निर्देश की तरह, केंद्र में (बशर्ते कि अनुदैर्ध्य रिक्त) इन नियामक दस्तावेजों के आवेदन की स्वैच्छिक प्रकृति को देखते हुए, संगठन शीर्षक व्यवस्था को पसंद करने के तरीके को चुनने के लिए स्वतंत्र हैं ( संघीय निकायकार्यकारी शक्ति, सीमा शुल्क सेवा और संस्थान जो उल्लिखित निकायों में कार्यालय के काम के नियमों के अधीन हैं, यह लागू नहीं होता है)। हमारी राय में, छोटे शीर्षक बेहतर बाएं-संरेखित दिखते हैं, जबकि लंबे शीर्षक जो कई पंक्तियों में फैले हुए हैं, बेहतर केंद्रित दिखते हैं।

    आदेश का पाठ आमतौर पर दो भागों में बांटा गया है: पता लगाना और प्रशासनिक। पता लगाने वाले हिस्से में आदेश का औचित्य या इसके निर्माण के कारणों का विवरण होता है। यदि आदेश के अनुसरण में बनाया गया है नियामक दस्तावेज, इसका पता लगाने वाले भाग में उल्लेख किया जाना चाहिए:

    आदेश के कथन भाग के नमूने

    "कार्यालय प्रणाली को अनुकूलित करने के लिए" या

    "परिवहन मंत्रालय के दिनांक 1 नवम्बर, 2013 क्रमांक 123-4 के आदेश के पैरा 4.3.12 के अनुसरण में"

    "नागरिकों के आवेदन प्राप्त करने, पंजीकरण करने और भेजने के कार्य को अनुरूप बनाने के लिए" संघीय कानूनदिनांक 02.05.2006 नंबर 59-FZ "रूसी संघ के नागरिकों से आवेदनों पर विचार करने की प्रक्रिया पर"।

    पाठ का पता लगाने वाला भाग "ORDER" (संयुक्त प्रशासनिक दस्तावेजों में "ORDER") शब्द के बाद आता है। यह एक नई लाइन से बड़े अक्षरों ("I ORDER") या एक पंक्ति में लोअरकेस अक्षरों ("ऑर्डर और ऑर्डर") में टाइप किया जाता है। इस मामले में, इस शब्द से पहले अल्पविराम नहीं लगाया जाता है (यदि पाठ के निश्चित भाग के विराम चिह्न द्वारा इसकी उपस्थिति की आवश्यकता नहीं है), और इसके बाद एक कोलन होता है।

    आदेश के प्रशासनिक हिस्से में कई पैराग्राफ हैं। उनमें से प्रत्येक में दस्तावेज़ के लक्ष्य को प्राप्त करने के ढांचे के भीतर कुछ कार्रवाई का विवरण होता है। कार्य एक विशिष्ट कलाकार और समय सीमा को इंगित करने वाले निर्देश का रूप ले सकते हैं।

    हम जोर देते हैं: आदेश के प्रत्येक पैराग्राफ में एक कार्य होना चाहिए, जिसमें केवल एक कलाकार और केवल एक शब्द होना चाहिए। यदि कर्मचारियों के समूह (कार्य समूह) को एक असाइनमेंट दिया जाता है, तो उसके नेता को जिम्मेदार नियुक्त किया जाता है। जब आदेश नियमित प्रकृति का हो, निष्पादन की समय सीमा और जिम्मेदार व्यक्तिनिर्दिष्ट नहीं हैं।

    अंतिम पैराग्राफ में, आदेश के निष्पादन की निगरानी के लिए जिस अधिकारी को सौंपा गया है, उसका नाम आवश्यक रूप से है। यदि आदेश पूरे संगठन से संबंधित है, तो हस्ताक्षरकर्ता - सामान्य निदेशक नियंत्रण रखता है (उदाहरण 15 और 16 देखें)।

    आवेदन डिजाइन

    व्यावसायिक पत्रों के विपरीत, प्रशासनिक दस्तावेजों में दस्तावेज़ के पाठ में सीधे आवेदन के लिए एक लिंक रखने की प्रथा है, उदाहरण के लिए:

    1. कार्यालय के काम के लिए निर्देश (परिशिष्ट संख्या 1) 01/09/2014 से अनुमोदन और प्रभाव में लाना।

    आदेश के पाठ में सीधे कोष्ठक में अनुप्रयोगों को इंगित करने के विभिन्न तरीके हैं, वे सभी सही हैं। एकरूपता के लिए प्रयास करते हुए, एक विकल्प चुनना बेहतर है और इसे अपने दस्तावेज़ों में चिपकाना, इसे ठीक करना, उदाहरण के लिए, कार्यालय कार्य निर्देशों में:

    • (अनुलग्नक 1),
    • (अनुलग्नक 1),
    • (परिशिष्ट संख्या 1),
    • यदि आदेश में केवल एक आवेदन है, तो पाठ में इसके उल्लेख के बाद, आप "(संलग्न)" लिख सकते हैं।

    आवेदन के डिजाइन के लिए, पहली शीट के ऊपरी दाएं कोने में "परिशिष्ट संख्या" चिह्न लगाया जाता है, और फिर यह इंगित किया जाता है कि यह किस प्रशासनिक दस्तावेज़ को संदर्भित करता है। यदि आदेश में केवल एक आवेदन है, तो यह क्रमांकित नहीं है। इसे बड़े अक्षरों में "APPENDIX" शब्द टाइप करने की अनुमति है, और सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष संलग्न दस्तावेज़ पर चिह्न को केन्द्रित करें (उदाहरण 8 देखें)।

    आवेदन पर मुख्य दस्तावेज़ के डेटा को प्रारूपित करने के तरीके

    यदि आवेदन को एक प्रशासनिक दस्तावेज द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो ऐसा लगता है कि इसके "हेडर" में एक अनुमोदन टिकट जारी करना संभव है, लेकिन फिर अनुमोदन दस्तावेज के बारे में जानकारी का अर्थहीन दोहरीकरण है। इसलिए, इन मामलों में, आवेदन संख्या के निशान से छुटकारा पाएं (उदाहरण 8 में दिखाया गया है) और केवल अनुमोदन की मुहर छोड़ दें (उदाहरण 9 में दिखाया गया है)।

    आदेश के परिशिष्ट पर स्वीकृति की मुहर

    कलाकार चिह्न

    मानक दस्तावेजों को ऑर्डर में अपेक्षित "कलाकार के बारे में नोट" की नियुक्ति की आवश्यकता नहीं होती है। अभ्यास, बदले में, यह दर्शाता है कि किसी संगठन के कर्मचारियों को अक्सर ठेकेदार से संपर्क करने की आवश्यकता होती है, न कि प्रशासनिक दस्तावेज़ के हस्ताक्षरकर्ता से। वास्तव में, बड़ी कंपनियों के शीर्ष प्रबंधकों के लिए आदेशों पर हस्ताक्षर करने के लिए (विशेषकर एक ही प्रकार के), यह सभी के लिए पर्याप्त है आवश्यक वीजासमझौता, लेकिन वे इस मुद्दे के सार में तल्लीन नहीं हो सकते हैं। साधारण कर्मचारियों को पाठ पर काम करने वाले सहकर्मी से ठीक से परामर्श करने की आवश्यकता हो सकती है। संयुक्त आदेशों के लिए, कलाकार के बारे में चिह्न का मूल्य और भी अधिक बढ़ जाता है। इसलिए, हम संगठन के लिए अपने आदेशों में "कलाकार के बारे में नोट" प्रस्तुत करना उचित मानते हैं और इसे निचले बाएं कोने में रखने का प्रस्ताव करते हैं विपरीत पक्षदस्तावेज़, मुख्य एक के सापेक्ष एक छोटे फ़ॉन्ट में टाइप करना। यह आद्याक्षर, कलाकार का उपनाम और उसका फोन नंबर (संगठन के आदेशों के लिए, यह पर्याप्त आंतरिक है) को इंगित करने के लिए पर्याप्त है (उदाहरण 15 देखें)।

    आदेश अनुमोदन

    अक्सर, सीईओ द्वारा हस्ताक्षर करने से पहले, प्रशासनिक दस्तावेज एक अनुमोदन प्रक्रिया से गुजरता है।

    बाहरी अनुमोदन के परिणामस्वरूप, दस्तावेज़ तैयार किया जाता है अनुमोदन टिकट, और आंतरिक समन्वय के परिणामस्वरूप, अधिकारियोंआपका संगठन - एक वीजा। वीज़ा में एक संक्षिप्त स्थिति (संगठन निर्दिष्ट किए बिना), अनुमोदनकर्ता के डिक्रिप्शन के साथ हस्ताक्षर और तिथि (उदाहरण 11) शामिल है; और अनुमोदन की मुहर भी "सहमत" शब्द है, इसमें स्थिति पूर्ण रूप से इंगित की गई है, जिसमें संगठन का नाम शामिल है (उदाहरण 10)। प्रशासनिक दस्तावेजआमतौर पर आंतरिक रूप से स्वीकृत होते हैं।

    वीज़ा और अनुमोदन टिकट GOST R 6.30-2003 जारी करने की अनुशंसा करते हैं आदेश के सामने हस्ताक्षर के नीचे.

    www.delo-press.ru

    कलाकार के बारे में निशान (प्रॉप्स 26)

    बड़े संस्थानों से आने वाले दस्तावेजों पर उस कर्मचारी के नाम की मुहर लगी होती है, जिसने दस्तावेज तैयार किया था, साथ ही उसका टेलीफोन नंबर भी। ऐसा चिह्न, यदि आवश्यक हो, तो कलाकार से शीघ्रता से संपर्क करने की अनुमति देता है, जो इस मुद्दे की सभी बारीकियों को अच्छी तरह से जानता है और वह सभी जानकारी प्रदान कर सकता है जिसमें आप रुचि रखते हैं। चूंकि चिह्न कलाकार के लिए एक अपील का तात्पर्य है, यह सलाह दी जाती है कि न केवल अंतिम नाम, बल्कि पूरा नाम और संरक्षक भी इंगित किया जाए। यह संचार की सुविधा प्रदान करेगा और कलाकार के साथ विनम्रतापूर्वक संपर्क स्थापित करने में मदद करेगा।

    कलाकार के बारे में नोट नीचे के मार्जिन में बाईं ओर दस्तावेज़ की अंतिम शीट के आगे और पीछे दोनों तरफ स्थित हो सकता है। उदाहरण के लिए:

    हालाँकि, GOST R 6.30-97 आपको नाम और संरक्षक का संकेत दिए बिना यह चिह्न लगाने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए:

    इस विशेषता को रखते समय, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाता है: यदि दस्तावेज़ को पुन: प्रस्तुत किया जाना है, तो निशान दस्तावेज़ की अंतिम शीट के केवल सामने की तरफ इंगित किया गया है (अन्यथा, आपको शीट के दोनों किनारों की प्रतियां बनानी होंगी) )

    उन दस्तावेजों पर जिन्हें विशेष लेखांकन की आवश्यकता होती है, कलाकार के नाम के नीचे बनाई गई प्रतियों की संख्या का संकेत दिया जाता है।

    उन दस्तावेजों पर जिन पर पहुंच प्रतिबंध की मुहर है, न केवल प्रतियों की संख्या, बल्कि प्रत्येक का पता भी इंगित किया गया है। उदाहरण के लिए:

बड़े संस्थानों से आने वाले दस्तावेजों पर उस कर्मचारी के नाम की मुहर लगी होती है, जिसने दस्तावेज तैयार किया था, साथ ही उसका टेलीफोन नंबर भी। ऐसा चिह्न, यदि आवश्यक हो, तो कलाकार से शीघ्रता से संपर्क करने की अनुमति देता है, जो इस मुद्दे की सभी बारीकियों को अच्छी तरह से जानता है और वह सभी जानकारी प्रदान कर सकता है जिसमें आप रुचि रखते हैं। चूंकि चिह्न कलाकार के लिए एक अपील का तात्पर्य है, यह सलाह दी जाती है कि न केवल अंतिम नाम, बल्कि पूरा नाम और संरक्षक भी इंगित किया जाए। यह संचार की सुविधा प्रदान करेगा और कलाकार के साथ विनम्रतापूर्वक संपर्क स्थापित करने में मदद करेगा।

कलाकार के बारे में नोट नीचे के मार्जिन में बाईं ओर दस्तावेज़ की अंतिम शीट के आगे और पीछे दोनों तरफ स्थित हो सकता है। उदाहरण के लिए:

लोपुखोव

ल्यूडमिला निकोलेवना

हालाँकि, GOST R 6.30-97 आपको नाम और संरक्षक का संकेत दिए बिना यह चिह्न लगाने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए:

करपुखिन

इस विशेषता को रखते समय, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाता है: यदि दस्तावेज़ को पुन: प्रस्तुत किया जाना है, तो निशान दस्तावेज़ की अंतिम शीट के केवल सामने की तरफ इंगित किया गया है (अन्यथा, आपको शीट के दोनों किनारों की प्रतियां बनानी होंगी) )

उन दस्तावेजों पर जिन्हें विशेष लेखांकन की आवश्यकता होती है, कलाकार के नाम के नीचे बनाई गई प्रतियों की संख्या का संकेत दिया जाता है।

उन दस्तावेजों पर जिन पर पहुंच प्रतिबंध की मुहर है, न केवल प्रतियों की संख्या, बल्कि प्रत्येक का पता भी इंगित किया गया है। उदाहरण के लिए:

सेम्योनोव

गैलिना कोंस्टेंटिनोव्ना

नकल। № 1 - पते पर

नकल। नंबर 2 - विभाग नंबर 2 . को

नकल। नंबर 3 - इंच विभाग 10

नकल। नंबर 4 - इंच मामला 08

यह सभी देखें: