दस्तावेज़ पर "मैं स्वीकृति देता हूं" एक नमूना है। दस्तावेजों की स्वीकृति कैसे लिखें मैं शीर्षलेख में अनुमोदन करता हूं

अनुमोदन टिकट महत्वपूर्ण विवरणों में से एक है जिसे भरा जाना चाहिए जब हम बात कर रहे हेउन दस्तावेजों के बारे में जिनके पास है नियामक चरित्र. दस्तावेज़ पर अनुमोदन की मुहर की उपस्थिति इसकी पुष्टि करती है कानूनी दर्जाऔर वैधता। लेकिन इस स्थिति को बनाए रखने के लिए, यह आवश्यक है कि इस विशेषता की सामग्री और डिज़ाइन राज्य के नियमों द्वारा स्थापित आवश्यकताओं का अनुपालन करें।

लेख से आप सीखेंगे:

• अनुमोदन की मुहर क्या है;
• किन दस्तावेजों के लिए अनुमोदन स्टाम्प की आवश्यकता होती है;
• किन दस्तावेजों के लिए अनुमोदन स्टाम्प की आवश्यकता नहीं है;
• अनुमोदन टिकट कैसे तैयार किया जाता है।

एक अनुमोदन टिकट क्या है

किसी भी संगठन की गतिविधि दस्तावेजों द्वारा नियंत्रित होती है। ये ऐसे दस्तावेज़ हो सकते हैं जिनमें प्रबंधकीय, प्रशासनिक, सूचनात्मक, शिक्षाप्रद प्रकृति आदि हो। स्वाभाविक रूप से, ऐसे किसी भी दस्तावेज़ का कानूनी महत्व होना चाहिए, और इसकी पुष्टि एकल डिज़ाइन शैली और उपस्थिति से होती है। विवरणइस प्रकार के दस्तावेजों के लिए स्थापित।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज तैयार करने के नियम राज्य स्तर पर स्थापित किए गए हैं और किसी भी उद्यम के लिए बाध्यकारी हैं, चाहे उसके स्वामित्व का रूप कुछ भी हो। कार्यालय के काम में लागू मुख्य नियम हैं:

• एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ (GOST R 6.30-97);
• कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएं (गोस्ट आर 51141-98);
• राज्य प्रणाली दस्तावेज़ समर्थनप्रबंधन। बुनियादी प्रावधान। सामान्य आवश्यकताएँदस्तावेज़ों और दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवाओं (GSDOU) के लिए।

विवरण की उपलब्धता और स्थान के साथ-साथ व्यावसायिक दस्तावेजों के निष्पादन के लिए यह एकीकृत आवश्यकताएं हैं, जो यह सुनिश्चित करना संभव बनाती हैं:

दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प है अनिवार्य आवश्यकताकुछ प्रकार के दस्तावेज़ीकरण के लिए। GOST R 6.30-97 में, यह विशेषता असाइन की गई है क्रमिक संख्या 16. विनियमन में इसका विवरण, पंजीकरण और भरने के नियम भी शामिल हैं, और शीर्षक पृष्ठ पर अपना स्थान भी स्थापित करता है।

किन दस्तावेज़ों के लिए अनुमोदन स्टाम्प की आवश्यकता होती है?

पर राज्य के नियमदस्तावेजों की कोई सूची नहीं है जिस पर जरूरअनुमोदन की मुहर लगाओ। किसी विशेष प्रकार के दस्तावेज़ पर इसकी उपस्थिति सामग्री और अर्थ से निर्धारित होती है। नियोक्ता को सेटिंग करके स्वतंत्र रूप से ऐसी सूची संकलित करने का अधिकार है अनिवार्य उपस्थितिकार्यालय के काम पर निर्देशों या विनियमों में यह आवश्यक है। सूची उद्योग मानकों और आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए संकलित की जानी चाहिए।

इसलिए, दस्तावेज़ के अनुमोदन की मुहर, एक नियम के रूप में, निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ों से जुड़ी होती है:

• मामला नामकरणसंगठन में उपयोग किया जाता है;
• किसी भी काम को करने के लिए नौकरी के विवरण, श्रम सुरक्षा और सुरक्षा के निर्देश सहित निर्देशात्मक सामग्री;
• आर एंड डी, उपकरण परीक्षण, व्यापार यात्राएं, उत्पादन गतिविधियों सहित रिपोर्ट;
• कॉलेजियम निकायों के साथ-साथ व्यक्तिगत कर्मचारियों और डिवीजनों सहित काम करने के लिए योजनाएं और कार्यक्रम;
• स्थानीय नियमों: उद्यम की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए विभिन्न उत्पादन प्रक्रियाओं और श्रम संबंधों को विनियमित करने वाले प्रावधान;
• स्टाफिंग, संगठन की संरचना, उसके स्टाफिंग और उनमें संशोधन;
• कच्चे माल, घटकों और सामग्रियों की खपत सहित उद्यम पर लागू टैरिफ, मूल्य और मानक;
• लागत का अनुमान;
• उद्यम में विकसित और उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के एकीकृत रूप;
• सूचियाँ;
• विनियम;
• किसी भी काम के उत्पादन के लिए कार्य;
• निरीक्षण और लेखा परीक्षा, परिसमापन, परीक्षा, राइट-ऑफ सहित कार्य।

किसी अधिकृत अधिकारी द्वारा किसी दस्तावेज़ का अनुमोदन वैधता की पुष्टि है इस दस्तावेज़, असाइन करना कानूनी दर्जा.

किन दस्तावेजों के लिए अनुमोदन स्टाम्प की आवश्यकता नहीं होती है?

संगठन के दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में शामिल कई दस्तावेज़ नहीं हैं और तदनुसार, उनकी कानूनी स्थिति की पुष्टि की आवश्यकता नहीं है। किस दस्तावेज़ में अनुमोदन टिकट नहीं है, यह प्रश्न भी सामान्य ज्ञान को ध्यान में रखते हुए तय किया जाता है - अनुमोदन की कोई आवश्यकता नहीं है नोटिस और सूचनाएं कार्यालय नोटऔर पत्र सूचना सामग्री .

दस्तावेज़ का अनुमोदन प्रशासनिक प्रकृति के होने पर भी नहीं किया जाता है। आदेश और निर्देशों पर संगठन के उच्चतम अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, इसलिए ऐसे दस्तावेज़ को वैध मानने के लिए उनके हस्ताक्षर पर्याप्त हैं।

उदाहरण, अनुमोदन की मुहर के डिजाइन के नमूने

दस्तावेज़ के किस भाग में अनुमोदन टिकट स्थित है, इस प्रश्न का उत्तर संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण के नियमों में भी पाया जा सकता है। नियमों के अनुसार, इस विशेषता के लिए फ़ील्ड शीर्षक पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने में स्थित है। यदि दस्तावेज़ में अनुमोदन स्टाम्प नहीं है, तो अपेक्षित फ़ील्ड बस खाली रहती है।

GOST R 6.30-97 अपेक्षित "अनुमोदन टिकट" की सामग्री भी स्थापित करता है। सामान्य मामले में, जब दस्तावेज़ को एकमात्र अधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाता है जिसके पास ऐसा करने का अधिकार होता है, तो इस आवश्यकता में चार पंक्तियाँ होती हैं। पहली पंक्ति में यह शब्द है: I APPROVE, जबकि उद्धरण डालने की आवश्यकता नहीं है.

दूसरी पंक्ति दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति की स्थिति के नाम को इंगित करती है, तीसरी - एक प्रतिलेख के साथ उसके हस्तलिखित हस्ताक्षर, चौथी - अनुमोदन की तिथि। इसकी सबसे लंबी लाइन या बाएँ हाशिये के सापेक्ष प्रोप तत्वों को केंद्र में रखने की अनुमति है। दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट, एक नमूना, नीचे दिया गया है:

जब स्वीकृत दस्तावेज़, कानून की आवश्यकताओं के अनुसार, ट्रेड यूनियन या अन्य की राय को ध्यान में रखते हुए अपनाया जाना चाहिए प्रतिनिधि निकायकर्मचारी, अनुमोदन टिकट इस तरह दिखेगा:

इस घटना में कि किसी दस्तावेज़ को दूसरे के आधार पर अनुमोदित किया जाता है, अनुमोदन, दस्तावेज़, उदाहरण के लिए, एक आदेश, APPROVED शब्द (बिना उद्धरण के) स्टाम्प की पहली पंक्ति में लिखा जाता है, अनुमोदन दस्तावेज़ का लिंक इसमें दिया गया है दूसरा, और उसका विवरण तीसरे में चिपका हुआ है: संख्या और तिथि। इस मामले में, स्वीकृत शब्द स्वीकृत दस्तावेज़ के नाम के अनुरूप होना चाहिए। इसलिए, यदि विनियमन स्वीकृत है, तो वे "स्वीकृत" शब्द लिखते हैं, यदि कार्यक्रम "स्वीकृत" है, यदि उपायों का सेट "स्वीकृत" है। दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट, एक नमूना, नीचे दिया गया है:

संगठन के रूप को मंजूरी देने का आदेश प्रमुख का आधिकारिक आदेश है, जिसे तैयार किया जाना चाहिए लिख रहे हैं. इस आदेश के लिए धन्यवाद, दस्तावेज़ में है कानूनी बल, और यह भी इसकी प्रामाणिकता की पुष्टि करने के तरीकों में से एक है। दस्तावेज़ के हस्ताक्षर की मुहर की मदद से दस्तावेज़ का अनुमोदन किया जाता है।

फ़ाइलें

हमें लेटरहेड की आवश्यकता क्यों है

लेटरहेड की आवश्यकता है ताकि संगठन यह कर सके:

• अपने दस्तावेज़ अन्य कंपनियों को भेजें;
• उनकी गतिविधियों में बदलाव से अवगत रहें;
• लिखित प्राधिकरण तैयार करें, जिसके लिए अन्य कंपनियों में कंपनी के हितों का प्रतिनिधित्व करना संभव है;
• नियामक संगठनों को दस्तावेज वितरित करना;
• आधिकारिक तौर पर छुट्टियों पर बधाई।

सिद्धांत रूप में, एक संगठन व्यावसायिक पत्राचार कर सकता है और कागज पर विभिन्न दस्तावेज तैयार कर सकता है जिसमें कंपनी का लोगो नहीं होता है। लेकिन अगर वह मौजूद है, तो यह, सबसे पहले, संगठन की दृढ़ता की बात करता है, और दूसरी बात, यह स्थिरता और इरादों की गंभीरता की छाप पैदा करता है।

यह कैसे बनाया जाता है

एक लेटरहेड तीन अलग-अलग तरीकों से बनाया जा सकता है:

1. अपने आप लोगो के साथ आओ और भविष्य के रूप के डिजाइन का एक स्केच बनाएं।
2. एक मुद्रण उत्पादन उद्यम में विकास और मुद्रण का आदेश दें।
3. तैयार किए गए टेम्प्लेट का उपयोग करें जो विशेष सॉफ़्टवेयर में हैं।

किसी फॉर्म को यादगार कैसे बनाएं

फ़ॉर्म को याद रखने में आसान बनाने के लिए, आपको यह करना होगा:

• सादगी के लिए प्रयास करें;
• ग्राफिक संपादकों (फ़ोटोशॉप, इलस्ट्रेटर, इनडिज़ाइन) का उपयोग करें;
• उस जानकारी का निर्धारण करें जो विशिष्ट होनी चाहिए और किसी भी तरह से हाइलाइट होनी चाहिए;
• रंग पैलेट के असामान्य संयोजन के साथ मूल रूप का उपयोग करें;
• तस्वीर को धुंधला मत करो।

महत्वपूर्ण! लोगो का सबसे अच्छा उपयोग लेटरहेड के कोने में या संगठन के पूरे नाम के आगे किया जाता है।

लेकिन किसी भी मामले में ऐसा नहीं होना चाहिए:

• एक शीट पर कई बार रखें;
• पृष्ठभूमि छवि के रूप में लोगो का उपयोग करें।

उत्तरार्द्ध के लिए, यह इस तथ्य के कारण है कि ज्यादातर मामलों में संगठन अक्सर फैक्स का उपयोग करके दस्तावेजों को प्रसारित करते हैं, और प्रतिकृति संचार थर्मल फिल्म पर ग्राफिक तत्वों के साथ "अतिभारित" दस्तावेजों को बहुत खराब तरीके से प्रिंट करेगा, इसलिए, लोगो भेजते समय, यह देखना बहुत मुश्किल होगा।

दस्तावेज़ में क्या दिखाया गया है

दस्तावेज़ का एक एकीकृत रूप नहीं है, लेकिन इसमें निम्नलिखित शामिल होना चाहिए:

• लोगो और उसका पूरा नाम;
• संपर्क विवरण;
• बैंक विवरण;
• शीर्षक;
• जिस तारीख को आदेश जारी किया गया था;
• वह शहर जहां दस्तावेज़ तैयार किया गया था;
• पंजीकरण संख्या;
• वाक्यांश का उच्चारण किया गया है - "कार्यालय के वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने और डिज़ाइन में एकरूपता सुनिश्चित करने के लिए ... (संगठन का नाम) I ORDER";
• मूलपाठ;
• निदेशक के हस्ताक्षर और उसकी प्रतिलेख।

पाठ में लगभग निम्नलिखित शब्द होने चाहिए:

1. स्वीकृत करें और .. से .. वर्ष तक लागू करें सामान्य फ़ॉर्मपत्रों के लिए, मुख्य गतिविधि के आदेश, मेमोसाथ ही अन्य प्रकार के दस्तावेजों के लिए।
2. दस्तावेज़ ... (संगठन का नाम) केवल इस आदेश के खंड 1 द्वारा अनुमोदित प्रपत्रों पर बनाया जाना चाहिए। अन्य रूपों के उपयोग की अनुमति नहीं है।
3. सचिव-क्लर्क को इस आदेश के पैरा 1 द्वारा अनुमोदित के अलावा अन्य प्रपत्रों पर तैयार किए गए ... (संगठन का नाम) के अधिकारियों द्वारा अनुमोदन, हस्ताक्षर और अनुमोदन के लिए स्वीकार नहीं करना चाहिए।
4. मैं (स्वयं या किसी अन्य कर्मचारी) के लिए इस आदेश के निष्पादन का नियंत्रण सुरक्षित रखता हूं।

आवश्यकताएँ जो किसी दस्तावेज़ को संकलित करते समय पूरी की जानी चाहिए

एक आदेश तैयार करते समय एक विशेषज्ञ को जिन आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए, उनकी सूची:

• के लिए छड़ी वैधानिकपेज मार्जिन और टेक्स्ट के बीच की दूरी।
• आदेश केवल सफेद और उच्च गुणवत्ता वाले ए4 पेपर पर जारी किया जाता है।
• तारीख को अंकों में लिखा जाना चाहिए।
• संगठन के लिए संपर्क जानकारी प्रदान करें।
• उपयोग नहीं कर सकते राज्य के प्रतीकआरएफ.
• दस्तावेज़ में सभी हस्ताक्षर और उनके टेप होने चाहिए।
• छाप छाप।

भरने के दौरान अनुमत त्रुटियाँ

सबसे अधिक बार, एक आदेश भरते समय, एक विशेषज्ञ ऐसी गलतियाँ कर सकता है:

• संगठन का नाम गलत लिखें;
• बैंक विवरण की कमी;
• दस्तावेज़ तैयार करने की तारीख को गलत तरीके से न लिखें या न लिखें;
• निर्दिष्ट नहीं करते पंजीकरण संख्या;
• अनुमोदित लेटरहेड की वैधता अवधि का संकेत न दें;
• स्थिति का संकेत न दें;
• एक साधारण पेंसिल या एक अलग रंग की कलम के साथ सुधार करें;
• अस्पष्ट लिखावट में पाठ लिखें;
• दस्तावेज़ में कई सुधार;
• वर्तनी की गलतियाँ करना;
• कृत्रिम रूप से उम्र के आदेश;
• पाठ मिटा.

की गई गलतियों को कैसे सुधारें

किसी दस्तावेज़ में त्रुटियों को ठीक करने के लिए, आपको निम्न कार्य करने होंगे:

1. दस्तावेज़ को फिर से करें - यदि त्रुटियाँ पाई गईं तो यह विधि प्रासंगिक है:
   • बॉस के हस्ताक्षर से पहले;
   • हस्ताक्षर करते समय।
2. टाइप नया दस्तावेज़. लेकिन एक नया जारी करने के साथ आगे बढ़ने से पहले, एक आदेश बनाना आवश्यक है जो आदेश को रद्द कर देता है, जहां विभिन्न प्रकार की त्रुटियां होती हैं और इसमें निम्नलिखित शामिल होना चाहिए:
   • दस्तावेज़ संख्या;
   • जिस तारीख को इसे तैयार किया गया था;
   • शीर्षक;
   • पाठ स्वयं "अमान्य पर विचार करें" शब्दों से शुरू होना चाहिए;
   • संक्षेप में उन्होंने इसे रद्द करने का निर्णय क्यों लिया;
   • व्यक्ति का नाम, उत्तरदायीसुधारी गई त्रुटियों के लिए;
   • हस्ताक्षर।

निष्कर्ष

इसलिए, कॉर्पोरेट लोगो का उपयोग करके, आप मौखिक या ग्राफिक रूप से किसी उत्पाद या संगठन के बारे में विभिन्न सूचनाओं को इंगित कर सकते हैं, जिससे इसकी मान्यता बढ़ जाती है। और इसका मतलब यह है कि संगठन को नैतिक व्यावसायिक संचार के सिद्धांतों के अनुसार कार्य करते हुए एक लेटरहेड चुनने या विकसित करने का अधिकार है। यदि फॉर्म को सही ढंग से डिजाइन किया गया है और उच्च गुणवत्ता वाले कागज पर मुद्रित किया गया है, तो यह केवल संगठन की सामाजिक स्थिति पर जोर देगा।

एक नमूना दस्तावेज़ के अनुमोदन की प्रक्रिया इसके गठन का अंतिम चरण है। अनिवार्य अनुमोदन के अधीन कागजात की एक सूची है।

संकेतित प्रक्रिया के पूरा होने पर, नमूना दस्तावेज़ में कानूनी बल होता है। अनुमोदन प्रक्रिया में कई दिन लग सकते हैं। साथ ही, समझौता नमूने की प्रामाणिकता को निर्धारित करता है।

यह दृष्टिकोण नकली कागज की संभावना को समाप्त करता है। विचाराधीन गर्दन को GOST R 6.3O-2OO3 के विवरण की सूची में दर्शाया गया है। फॉर्म को प्रश्न में रखने के लिए कुछ नियम हैं।

इसके अलावा, उन दस्तावेजों के नमूनों की एक सूची है जिन्हें अनिवार्य अनुमोदन की आवश्यकता है। प्रस्तुत सामग्री में सूची नीचे दी जाएगी।

नमूना दस्तावेजों को मंजूरी देने का अधिकार किसके पास है?

एक नियम के रूप में, केवल सीईओ. वैकल्पिक रूप से, संगठन का प्रमुख अनुमोदन के लिए जिम्मेदार हो सकता है।

लेकिन अगर हम एक निश्चित संख्या में डिवीजनों वाली बड़ी कंपनियों के बारे में बात करते हैं, तो अक्सर अनुभागों के प्रमुखों को प्रक्रिया को पूरा करने का अधिकार निहित होता है।

बड़ी कंपनियों में, कई शाखाएँ होती हैं, जिनके प्रमुखों को कागज के नमूनों पर सहमत होने का अधिकार होता है। नमूनों को मंजूरी देने का अधिकार हस्तांतरित करने के लिए, एक पावर ऑफ अटॉर्नी का गठन किया जाता है।

अटॉर्नी की शक्ति नोटरीकृत होने के लिए अनिवार्य नहीं लगती है, सामान्य निदेशक की मुहर, कागज में डाल देना पर्याप्त है।

साथ ही, इससे कोई फ़र्क नहीं पड़ता कि कागज़ को वास्तव में कौन अनुमोदित करता है, अनुमोदन प्रारूप मानक बना रहता है। गर्दन को हमेशा एक ही जगह पर रखा जाता है।

निदेशक के हस्ताक्षर से स्वीकृति

यह विकल्प सबसे प्राथमिक प्रतीत होता है। प्रक्रिया में ज्यादा समय नहीं लगता है। जब प्रबंधक नमूना दस्तावेज़ की सामग्री से परिचित हो जाता है, तो वह अपना ऑटोग्राफ देता है, जिससे उसका समन्वय होता है।

ऑटोग्राफ कागज के ऊपरी दाएं कोने में स्थित रूप में चिपका हुआ है। वहीं, गर्दन की सामग्री में जानकारी नीचे बताए गए क्रम में लिखी गई है।

अनुक्रम GOST द्वारा अनुमोदित है और अनिवार्य अनुपालन के अधीन है।

• APPROVE शब्द सबसे ऊपर लिखा हुआ है। निर्दिष्ट शब्द हमेशा नाममात्र के मामले में, एकवचन में और वर्तमान काल में लिखा जाता है।
• इसके बाद, प्रबंधक द्वारा कब्जा कर लिया गया पद दर्ज किया जाता है। I APPROVE शब्द के तहत स्थिति को दर्शाया गया है।
• कंपनी का नाम लिखा है। कंपनी का नाम पूर्ण रूप से, विस्तारित रूप में दर्ज किया जाना चाहिए।
• अंत में, जिस तारीख के अनुसार समझौता हुआ था, वह निर्धारित है। तिथि वास्तविक दर्ज की गई है।

वे प्रमुख बारीकियों के अनुसार एक नमूना आदेश का सहारा लेते हैं, यदि कागज के अनुमोदन के साथ, कुछ अन्य जोड़तोड़ करना आवश्यक है। हम किन क्रियाओं की बात कर रहे हैं?

उदाहरण के लिए, कंपनी के सभी विशेषज्ञों को कागज से परिचित कराने के लिए, या उसी समय उस कागज को रद्द कर दें जो पहले प्रासंगिक था। इन मामलों में मंजूरी से पहले आदेश भी बनता है।

आदेश द्वारा अनुमोदन

कभी-कभी एक नमूना दस्तावेज़ पर आदेश द्वारा सहमति व्यक्त की जाती है। प्रक्रिया कैसी है? एक नमूना दस्तावेज़ प्रकाशित और अनुमोदित किया जाता है। अनुमोदन के लिए, एक नमूना आदेश शीर्ष पर स्थानांतरित किया जाता है।

आदेश के लिए अनुमोदन प्रक्रिया पूरी होने के बाद, इसे प्रमुख व्यक्ति द्वारा ऑटोग्राफ किया जाता है। हस्ताक्षर कागज के अंतिम पृष्ठ पर चिपका हुआ है। हस्ताक्षर करने के बाद, दस्तावेज़ पंजीकरण प्रक्रिया से गुजरता है।

पंजीकरण प्रक्रिया के दौरान, आदेश सहमत कागज से जुड़ा होता है। इस प्रपत्र में एक नमूना दस्तावेज़ को अनुमोदित करते समय, स्टाम्प इंगित करता है कि नमूने के अनुमोदन का आधार एक आदेश है।

अनुमोदन पर, नमूना आदेश की संख्या और इसके गठन की तिथि निर्धारित की जाती है। साथ ही, इस मामले में, जिस दस्तावेज़ के संबंध में समझौता हुआ था, उसे नमूने के अनुमोदन के आदेश के अनुलग्नक के रूप में प्रस्तुत किया जाता है।

इस नियम के चलते कई बार भ्रम की स्थिति बनी रहती है। उसी समय, अनुमोदित नमूना दस्तावेज़ में यह जानकारी होनी चाहिए कि नमूना एक आवेदन है। यह संकेत देना अनिवार्य है कि कागज एक विशिष्ट आदेश से जुड़ा हुआ है।

बाहरी निकायों द्वारा अनुमोदन

ऐसी कंपनियां हैं, जिनके दस्तावेजों का अनुमोदन उच्च निकायों द्वारा किया जाना चाहिए। इस श्रेणी में ऐसे संगठन शामिल हैं जो किसी भी लाभ का आनंद लेते हैं।

प्रक्रिया को हस्ताक्षर करने और अतिरिक्त आदेश नमूना दस्तावेज़ जारी करके दोनों को पूरा किया जा सकता है। अंतर केवल इस तथ्य से प्रतीत होता है कि अनुमोदन किसी तीसरे पक्ष द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

साथ ही इस स्थिति में तीसरा विकल्प उपलब्ध है। यह क्या है? पत्रों की अनुमति है। पत्र के अनुसार लिखा गया है स्थापित पैटर्न. सबसे पहले, दस्तावेज़ स्वयं बनता है, जो अनुमोदन के अधीन है।

कागज कंपनी के प्रमुख द्वारा प्रमाणित है। उसके बाद, एक पत्र बनता है जिसमें अनुमोदन के लिए अनुरोध किया जाता है। पत्र को कुरियर द्वारा उस संगठन के पते पर भेजा या भेजा जाता है जिसे कागज़ का अनुमोदन करना होता है।

अनुमोदन के बाद, अनुमोदन होता है, जिसे रिटर्न लेटर के माध्यम से अधिसूचित किया जाता है। प्रतिक्रिया पत्र में अनुमोदन के बारे में जानकारी होती है या उन कारणों को इंगित करता है कि अनुमोदन से इनकार क्यों किया गया था।

जब इस तरह से स्वीकृत दस्तावेज़ को संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है, तो कवर पत्र को एक नमूना पेपर के साथ स्थानांतरित कर दिया जाता है। पत्र सहमत कागज के लिए एक अनुलग्नक है।

पत्र के भंडारण की अवधि सहमत कागज के संरक्षण की अवधि के बराबर है। प्रतिधारण अवधि के अंत में, दोनों दस्तावेजों का निपटान किया जाना चाहिए।

कई संगठनों के साथ एक दस्तावेज़ का समन्वय करते समय, अनुमोदन प्रपत्र समान स्तर पर चिपकाए जाते हैं। उसी समय, टिकटों में इंगित अनुमोदन की तिथियां भिन्न हो सकती हैं।

गर्दन बनाते समय किन बारीकियों को ध्यान में रखना चाहिए?

दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने पर हस्ताक्षर की मुहर आवश्यक रूप से लागू होती है। यह नियम GOST में लिखा गया है। फॉर्म को एक बार लागू किया जाता है और बाद के पृष्ठों पर डुप्लिकेट नहीं किया जाता है।

गिद्ध मुख्य पृष्ठ पर है। प्रपत्र में एक तिथि की उपस्थिति इसके गठन के लिए एक अनिवार्य शर्त प्रतीत होती है। तारीख वास्तविक और अद्यतित होनी चाहिए।

जब एक नमूना पत्र कई संगठनों द्वारा अलग-अलग अंतराल पर अनुमोदित किया जाता है, तो वास्तविक अनुमोदन तिथियों पर मुहर लगाई जाती है। इस मामले में गिद्धों को एक पंक्ति में लगाया जाता है।

इस मामले में, दस्तावेज़ के गठन की तिथि अंतिम अनुमोदन है। नवीनतम तिथि के अनुसार, पेपर कानूनी प्रभाव से संपन्न है।

क्या हस्ताक्षर एक दावे का प्रतिनिधित्व करता है?

एक स्वीकृति फॉर्म और एक हस्ताक्षर दो अलग-अलग चीजें हैं। अनुमोदन होने से पहले, दस्तावेज़ को एक कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है जो स्थिति में कम है।

बाहरी निकायों के माध्यम से प्रक्रिया को अंजाम देते समय, दस्तावेज़ उस कंपनी के सामान्य निदेशक द्वारा पूर्व-हस्ताक्षरित होता है जिसने नमूना दस्तावेज़ बनाया था।

कौन से दस्तावेज़ अनुमोदन के अधीन हैं?

1. निरीक्षण के तथ्य पर गठित अधिनियम। कार्य स्वीकार करते समय बनने वाले अधिनियम। अधिनियम जो कंपनियों के परिसमापन के दौरान बनते हैं, और इस प्रक्रिया के साथ आने वाली कार्रवाइयाँ, जैसे कि उपकरण का डीकमिशनिंग, मामलों का स्थानांतरण या उपकरण का डीकमिशनिंग। अधिनियम जो परीक्षा के पूरा होने पर बनते हैं।
2. किसी भी प्रकार के काम का आदेश देते समय ठेकेदारों के साथ अनुबंध समाप्त हो गया। अनुबंध जो कंपनी की आपूर्ति पर संपन्न होते हैं। अनुबंध जो वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के साथ संपन्न होते हैं।
3. विशेषज्ञों के संबंध में गठित कार्य जिन्हें कुछ डिजाइन या निर्माण करना चाहिए। किसी भी शोध का संचालन करने वाले विशेषज्ञों के संबंध में गठित असाइनमेंट।
4. आवेदन जो किसी भी उपकरण की खरीद के संबंध में किए जाते हैं।
5. नियम जो इंगित करते हैं आधिकारिक कर्तव्यऔर शक्तियां, साथ ही साथ कार्य समय की अनुसूची निर्दिष्ट करें। निर्देश जो कार्यालय कार्य के संचालन पर लागू होने वाले नियमों को इंगित करते हैं। नियम जिनमें सुरक्षा नियम शामिल हैं।
6. नमूना दस्तावेज जो उपभोग्य सामग्रियों की मात्रा और उपयोगिता बिलों के भुगतान का संकेत देते हैं। दस्तावेज़ जो कर्मचारियों की संख्या को नियंत्रित करते हैं।
7. रिपोर्ट जिसमें व्यावसायिक यात्राओं के बारे में जानकारी होती है। रिपोर्ट जिसमें अनुसंधान के बारे में जानकारी होती है।
8. विशेषज्ञों की सूची काम का समयजो मानकीकृत नहीं हैं। लाभ प्राप्त करने वाले संगठनों की सूची। प्रतिधारण अवधि के साथ दस्तावेज़।
9. निर्माण या उत्पादन के संबंध में तैयार की गई योजनाएँ। योजनाएँ जो अनुसंधान गतिविधियों की संरचना करती हैं। दस्तावेजों के नमूने जिसके माध्यम से प्रौद्योगिकी की शुरूआत की योजना बनाई गई है। दस्तावेज़ जिसके माध्यम से उत्पादों की डिलीवरी और सॉर्टिंग की योजना बनाई गई है।
10. दस्तावेज़ जिनमें पुरस्कारों के बारे में जानकारी होती है। नमूना दस्तावेज जिनमें संगठन का चार्टर होता है।
11. दस्तावेज़ जो यात्रा की योजना बनाते हैं। किसी भी कार्य गतिविधियों की योजना।
12. दस्तावेज़ जिसमें निर्माण के दौरान होने वाली लागत के बारे में जानकारी होती है।
13. नमूना दस्तावेज जिसमें आदेशित कार्य की लागत के बारे में जानकारी होती है।
14. दस्तावेज़ जो मानकों के बारे में जानकारी रखते हैं।
15. दस्तावेज़ जो कर्मचारियों की संख्या और विभागों की संरचना के बारे में जानकारी रखते हैं।
16. नमूना दस्तावेज जिनमें टैरिफ के बारे में जानकारी होती है
17. दस्तावेजों के रूप जो एकीकृत हैं।
18. अनुसूचियों और उनमें किए गए परिवर्तनों के बारे में जानकारी वाले दस्तावेज़।
19. संगठनात्मक दस्तावेज।

एकीकरण की समस्याओं में व्यावसायिक रुचि की वृद्धि में प्रबंधन दस्तावेज, निश्चित रूप से, 6 दिसंबर, 2011 नंबर 402-FZ "ऑन अकाउंटिंग" (बाद में - फेडरल लॉ नंबर 402) के संघीय कानून के कारण होता है, जो 1 जनवरी 2013 को लागू हुआ।

कला के पैरा 4 के अनुसार। 9 एफजेड नंबर 402 पर्यवेक्षकसंगठन-आर्थिक इकाई प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूपों को मंजूरी देती है। इसके अलावा, लेखाकार-लेखा परीक्षक उन्हें के हिस्से के रूप में अनुमोदित करने की सलाह देते हैं लेखा नीतिसंगठन। लेखांकन नीति लेखांकन बनाए रखने की प्रक्रिया को विनियमित करने वाला मुख्य दस्तावेज है और कर लेखांकनसंगठन, इसके विकास, अनुमोदन, साथ के दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएं समान रहती हैं (संघीय कानून संख्या 402 के अनुच्छेद 30 के अनुच्छेद 1 और लेखा विनियमन "संगठन की लेखा नीति" के अनुसार, के आदेश द्वारा अनुमोदित) रूस के वित्त मंत्रालय दिनांक 06.10.2008 संख्या 106n)।

प्रत्येक कैलेंडर वर्ष के 1 जनवरी से, एक नियम के रूप में, लेखांकन नीति को पहले शीर्ष के आदेश द्वारा अनुमोदित और लागू किया जाता है।संगठन में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के रूपों को अनुमोदित किया जाना चाहिए:

• या कैसे अलग खंडलेखा नीति के भाग के रूप में,
• या इसके अनुलग्नक के रूप में,
• या इसमें परिवर्तन के रूप में, जो लेखांकन नीति और प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूपों के क्रम में स्वयं किए जाते हैं।

इस तरह, लेखांकन के लिए और रिकॉर्ड रखने की सेवाएं, प्रमुख रूप से वाणिज्यिक संगठन, दस्तावेजों के रूपों को एकीकृत करने की प्रक्रिया में सहयोग और बातचीत का एक महत्वपूर्ण क्षेत्र खुलता है।

संदर्भ के लिए लेखांकनप्राथमिक लेखा दस्तावेजों के न केवल स्वतंत्र रूप से नव विकसित रूपों को लागू किया जा सकता है और किया जाना चाहिए। विभिन्न एकीकृत प्रणालियों और प्रलेखन उप-प्रणालियों के दस्तावेजों के पहले से स्वीकृत मानक रूपों की उपस्थिति में "पहिया को फिर से बनाना" पूरी तरह से अनुचित है- यह सिर्फ इतना है कि इन विकसित रूपों को, कुछ बदलावों के साथ, संगठन के स्तर पर इसके प्रमुख के आदेश से अनुमोदित किया जा सकता है।

उसी समय, हम स्पष्ट करने और विनियमित करने की सलाह देते हैं प्राथमिक लेखा दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया और शक्तियां, इसे प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल की प्रणाली और संगठन में उपयोग किए जाने वाले इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों के प्रकारों के विनियमन के साथ संबद्ध करें।

संगठनों के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूप सार्वजनिक क्षेत्रके अनुसार सेट करें बजट विधान रूसी संघ(खंड 4, संघीय कानून संख्या 402 का अनुच्छेद 9), इसलिए सार्वजनिक क्षेत्र के लिए नए संघीय और उद्योग वित्तीय रिपोर्टिंग मानकों को अपनाने के लिए लंबित, प्रपत्रों में निहित है अखिल रूसी वर्गीकारकप्रबंधन प्रलेखन (ओके 011-93; इसके बाद - ओकेयूडी):

• कक्षा 03 के दस्तावेजों के रूप "प्राथमिक लेखा दस्तावेज की एकीकृत प्रणाली";
• कक्षा 05 के दस्तावेजों के रूप "वित्तीय, लेखा और रिपोर्टिंग लेखांकन प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली" बजट संस्थानऔर संगठन" (सेक्टर का दस्तावेज़ीकरण सरकार नियंत्रित, जो रूस के वित्त मंत्रालय की जिम्मेदारी है)।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूपों के स्वतंत्र अनुमोदन की आवश्यकता(खंड 4, संघीय कानून संख्या 402 का अनुच्छेद 9) इस पर लागू नहीं होताराज्य (नगरपालिका) संस्थान, सरकारी निकाय, निकाय स्थानीय सरकार, राज्य के ऑफ-बजट फंड के प्रबंधन निकाय और उनके प्रादेशिक निकायतथा राज्य अकादमियांविज्ञान, यानी सार्वजनिक क्षेत्र के वे संगठन, जिनकी सूची कला के पैरा 9 में स्थापित है। 3 एफजेड नंबर 402।इस तरह के स्पष्टीकरण रूस के वित्त मंत्रालय द्वारा 4 दिसंबर, 2012 की संख्या PZ-10/2012 की सूचना में दिए गए हैं "1 जनवरी, 2013 से लागू होने पर। संघीय कानूनदिनांक 6 दिसंबर 2011 संख्या 402-एफजेड "लेखा पर"। और, ज़ाहिर है, एक दस्तावेज प्रणाली के गठन और प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रखरखाव के क्षेत्र में सार्वजनिक क्षेत्र के संगठनों द्वारा अपनाए गए सभी नियमों को संघीय कानून संख्या 402 की आवश्यकताओं का खंडन नहीं करना चाहिए।

दस्तावेज़ प्रबंधन की प्रासंगिकता

लिपिक सेवा, जो एक दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा की स्थिति के लिए प्रयास कर रही है और इस क्षेत्र में क्षमता का मुख्य केंद्र विधायी "अजीबता" और दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का उपयोग करने के मुद्दे में यह अप्रत्याशित "लोकतांत्रिक" हो सकता है अब इसे सकारात्मक दृष्टि से देखें.

कार्यप्रवाह और दस्तावेजी फंड को अनुकूलित करने के लिए संरचना और रूप के संदर्भ में संगठन के दस्तावेजों का एकीकरण कार्यालय प्रबंधन सेवा का प्राथमिकता कार्य बन सकता है: इसे इस सेवा पर विनियमन में शामिल किया जाना चाहिए और प्रासंगिक कार्य योजनाओं में परिलक्षित होना चाहिए।

GOST R ISO 15489-1-2007 अनुशंसा करता है कि दस्तावेज़ और उनके मेटाडेटा बनाने के नियम, सूचना प्रणाली में दस्तावेज़ों को शामिल करने के नियमों को सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को नियंत्रित करने वाली सभी प्रक्रियाओं में लागू किया जाना चाहिए जिनके लिए कार्रवाई के प्रमाण की आवश्यकता होती है (खंड 7.1)। रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा विकास शुरू कर सकती है (यहां तक ​​​​कि GOST R ISO 15489 पर आधारित एक छोटा मसौदा तैयार करें) विभागों और अधिकारियों की जिम्मेदारी के क्षेत्रों के वितरण के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन नीतियांसंगठन की एक या दूसरी "व्यावसायिक प्रक्रिया" को दर्शाने वाले दस्तावेजों के लिए। अपने कर्तव्यों के ढांचे के भीतर दस्तावेजों के निर्माण, उपयोग, भंडारण और विनाश के लिए अधिकारियों की जिम्मेदारी में परिलक्षित होना चाहिए: डिवीजनों पर विनियम और कार्य विवरणियां , और यह भी में विनियमित है शक्तियों के प्रत्यायोजन की प्रणाली पर विनियम. दस्तावेज़ प्रबंधन की अवधारणा में प्रत्येक प्रक्रिया (या गतिविधि की रेखा) के फ़्लोचार्ट के स्तर पर स्थापना शामिल है:

• निर्मित दस्तावेजों के प्रकार और किस्में,
• उनकी प्रस्तुति के रूप,
• शेल्फ जीवन,
• हस्ताक्षर प्राधिकारी,
• भंडारण, विनाश, आदि के लिए जिम्मेदारी।

इस आवश्यकता को पूरा करने के लिए कार्यालय प्रबंधन सेवा अनिवार्य अनुमोदन का उदाहरण बनना चाहिएसभी संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज दस्तावेजों के रूपों को अनुकूलित करने में सक्षम होने के लिए, उनकी एकरूपता और कॉर्पोरेट पहचान के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए, उन्हें सूचना प्रणाली में "इनपुट" रूपों के रूप में विकसित करना, आदि।

दस्तावेजों के रूपों को एकीकृत करने का कार्य करने से, कार्यालय कार्य सेवा वास्तव में संगठन की दक्षता को बढ़ाती है। कंपनी के शीर्ष प्रबंधन को समझाने की जरूरत हैकि एक एकीकृत मानक रूप (टेम्पलेट) के अनुसार एक दस्तावेज़ तैयार करना आवश्यक है 3-5 गुना कम समयएक व्यक्तिगत दस्तावेज़ को मुक्त रूप में तैयार करने के बजाय, जैसा कि निष्पादन कर्मचारी का उपयोग किया जाता है।

और, अंत में, कार्यालय कार्य सेवा, और लेखा विभाग, और संगठन के सभी विभागों दोनों को यह याद रखने की आवश्यकता है कि दस्तावेज़ रूपों का एकीकरण है:

• चयन और निर्धारण में (सामग्री वाहक को ध्यान में रखते हुए) संकेतक और विवरण जो सर्वोत्तम हैंदस्तावेज़ के निर्माण के उद्देश्य को प्रतिबिंबित करें, इसकी कानूनी शक्ति सुनिश्चित करें, साथ ही
• उनकी तैयारी और निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं को स्थापित करने में,
• उनके स्वीकृत मानक एकीकृत रूपों के आधार पर मसौदा दस्तावेजों के लिए इलेक्ट्रॉनिक टेम्पलेट्स का विकास और अनुप्रयोग।

दस्तावेजों को एकीकृत करने और उन्हें प्रबंधित करने के लिए मुख्य उपकरण बने हुए हैं:

• दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का वर्गीकरण;
• संगठन (या दस्तावेजों के लागू रूपों की तालिका);
• दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का एल्बम(या संगठन में स्वीकृत और उपयोग किए गए दस्तावेजों के रूपों का एल्बम)।

क्लासिफायरियर, रिपोर्ट कार्ड और फॉर्म एल्बम संभव नेतृत्व करने के लिए और इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में, और कागज के रूप में.

चूंकि दस्तावेज़ एल्बम में, लागू किए गए प्रपत्रों के "संस्करण" को अद्यतन और ठीक करने के अधीन हैं मौजूदा और रद्द दोनों रूपों के लेखांकन के लिए प्रदान करना आवश्यक है. यदि एल्बम और रिपोर्ट कार्ड को इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखा जाता है, तो उनके लिए 2 भाग प्रदान किए जा सकते हैं: वास्तविक और "अभिलेखीय"।

इलेक्ट्रॉनिक रखरखाव के साथ, मूल दस्तावेज़ की प्रस्तुति के लिए प्रपत्र प्रदान करना भी आवश्यक है। यदि दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक मूल की एक पेपर कॉपी के रूप में अतिरिक्त रूप से मुद्रित किया जाना चाहिए या विशेष रूप से पेपर फॉर्म में बनाया जाना चाहिए (उदाहरण के लिए, मुख्य गतिविधि के लिए एक ऑर्डर या फॉर्म नंबर टी -2 का व्यक्तिगत कार्ड), तो फॉर्म एल्बम में दोनों शामिल हैं इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए और स्वीकृत दस्तावेज़ प्रपत्रों के प्रिंटआउट मानक रूपकागज के दस्तावेज।

दस्तावेजों के रूपों को एकीकृत करने के कार्य को लागू करने के लिए, कार्यालय के कर्मचारियों को पहले से मौजूद मानकों (उदाहरण के लिए, GOST 6.10.5-87) की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए, उन्नत प्रशिक्षण से गुजरना और अपने पेशेवर ज्ञान को अद्यतन करना उचित है। एकीकृत प्रणालीदस्तावेज़ीकरण। एक लेआउट कुंजी के निर्माण के लिए आवश्यकताएँ") और दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए आधुनिक मानक।

न्यूनतम कार्यक्रम

कहां से शुरू करें, भले ही संगठन प्राथमिक लेखा दस्तावेजों (1 जनवरी से) के अनुमोदन के लिए समय सीमा से चूक गया हो? लेखांकन के साथ कैसे बातचीत करें? बेशक, लेखांकन चाहिएजल्द से जल्द प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूपों को मंजूरी देने के लिए एक आदेश जारी करने की पहल करें: एक मसौदा आदेश और इन रूपों को जमा करें। एक आधार के रूप में, हम रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के डिक्री द्वारा अनुमोदित एल्बमों से पहले से उपयोग किए गए फॉर्म लेने की सलाह देते हैं, उदाहरण के लिए, दिनांक 01/05/2004 नंबर 1 श्रम रिकॉर्डिंग और उसके भुगतान के लिए फॉर्म के अनुमोदन पर।

अगर रूप नहीं बदलता है, तो उस पर राज्य सांख्यिकी समिति के एक प्रस्ताव द्वारा अनुमोदन की मुहर के बजाय रिकॉर्ड रखने की सेवापहले शीर्ष के आदेश से अनुमोदन की मुहर बनाता है। यदि एक फॉर्म को संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से डिजाइन किया गया है, तो उस पर अनुमोदन की वही मुहर जारी करना आवश्यक है। उदाहरण 1 देखें।

उदाहरण 1

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लेकिन कुछ संगठनों में, आदेश अलग-अलग व्यक्तियों द्वारा जारी किया जा सकता है (प्राधिकरण प्रणाली के प्रतिनिधिमंडल के ढांचे के भीतर), तो इस दस्तावेज़ के लेखक को निर्दिष्ट किया जाना चाहिए:

उदाहरण 2

आदेश द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़ के रूप पर मुहर

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इसलिए, हम इस बात पर जोर देते हैं कि न्यूनतम कार्यक्रम के ढांचे के भीतर, संगठन में उपयोग किए जाने वाले प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के मानक रूपों को आदेश द्वारा अनुमोदित करना आवश्यक है (अर्थात, आप एक एल्बम और फॉर्म की टाइम शीट को संकलित किए बिना कर सकते हैं)।

आदेश द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़ प्रपत्र के उदाहरण के लिए, लेख "अनियमित कार्य घंटों के बारे में 6 मिथक" देखें (उदाहरण संख्या 6)

दस्तावेज़ प्रपत्रों के अनुमोदन के लिए आदेश के प्रकार के चुनाव पर अलग-अलग मत हैं। लेकिन सर्वोत्तम प्रथाओं से पता चलता है कि यह इसके लिए अधिक उपयुक्त है प्रशासनिक और आर्थिक (प्रशासनिक और संगठनात्मक) गतिविधियों के लिए आदेश, जो हैं प्रशासनिक दस्तावेजवैधता की परिचालन अवधि और है 5 साल की शेल्फ लाइफ(उदाहरण 3)।

अपने पाठ में एक मसौदा आदेश तैयार करते समय, यह प्रदान करना आवश्यक है:

• जब स्वीकृत प्रपत्र प्रभावी होते हैं:तुरंत, या आईटी विभाग को इन प्रपत्रों को स्थापित करने में समय लगेगा सूचना प्रणाली;
• कौन सा विभाग या कार्यपालकसमारोह सौंपा जाएगा कार्यप्रणाली मार्गदर्शनइन रूपों का उपयोग करना(न केवल प्राथमिक लेखा दस्तावेज, बल्कि सभी एकीकृत रूप भी);
• स्वीकृत प्रपत्रों की पहचान, उदाहरण के लिए, राष्ट्रीय स्तर पर पहले से ही मानक रूपों को निर्दिष्ट किए गए सूचकांकों का उपयोग करना, या दस्तावेज़ रूपों के वर्गीकरण के अनुसार कोड का उपयोग करना जो संगठन स्वतंत्र रूप से विकसित होता है।

उदाहरण 3

संगठन में प्रयुक्त प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूपों के अनुमोदन पर आदेश

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उदाहरण 3 में, स्वीकृत फॉर्म कोड पर ध्यान दें। उन्हें . के अनुसार सौंपा गया है दस्तावेज़ प्रपत्र वर्गीकारक, जिसके विकास और रखरखाव के लिए कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार. वह पहचान के लिए जरूरी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़सूचना प्रणाली में.

आप सबसे सरल संदर्भ पुस्तक के निर्माण के साथ क्लासिफायर विकसित करना शुरू कर सकते हैं - दस्तावेजों के प्रकारों का एक क्लासिफायरियर, जो कि एकीकृत रूपों के रूप में स्वीकृत हैं, उनके साथ फिर से भर दिए जाएंगे। प्रारंभ में, यह दस्तावेजों के प्रकारों की एक खुली सूची होगी, जो महत्व की डिग्री के अनुसार या प्रलेखन प्रणाली / उपप्रणाली से संबंधित दस्तावेजों के अनुसार संरचित होगी:

उदाहरण 4

दस्तावेजों के प्रकार का वर्गीकरण

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इसके अलावा, दस्तावेजों के प्रकारों के वर्गीकरण को विकसित किया जा सकता है और दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के वर्गीकरण में बदल दिया जा सकता है (बाद में रूपों के वर्गीकरण के रूप में संदर्भित), उन दस्तावेजों की पहचान करना जो एक विशिष्ट प्रक्रिया या गतिविधि को दर्शाते हैं:

उदाहरण 5

दस्तावेज़ प्रपत्र वर्गीकरणकर्ता (प्रपत्र पहचान स्टाफ)

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क्लासिफायरियर में स्टाफिंग फॉर्म कोड इस प्रकार बनाया जा सकता है:

दस्तावेज़ रूपों के कोड पदनाम की संरचना विकसित करना महत्वपूर्ण है। हम अनुशंसा करते हैं कि आप फॉर्म कोड में इसके अनुमोदन और/या लागू होने की तिथि (माह, वर्ष) के पहचानकर्ता को शामिल करें:

उदाहरण 6

फॉर्म कोड की संरचना, अनुमोदन या कार्यान्वयन की तारीख को ध्यान में रखते हुए

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कोड को दस्तावेज़ के प्रत्येक रूप में चिपका दिया जाना चाहिए। ओकेयूडी के अनुसार दस्तावेजों के संबंधित कोड फॉर्म पर अतिरिक्त रूप से डालने की सिफारिश की जाती है (यदि संगठन ओकेयूडी में शामिल दस्तावेज़ रूपों के एल्बम के आधार पर एकीकृत रूप विकसित करता है)।

उदाहरण 7

संगठन के दस्तावेजों के रूपों के क्लासिफायरियर के अनुसार स्वीकृत स्टाफिंग फॉर्म का कोड (ओकेयूडी के अनुसार कोड का संकेत) अनुमोदन स्टैम्प के नीचे रखा गया है

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संगठन के दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को बनाए रखने की प्रक्रिया में, उनके अनुमोदन के लिए एल्गोरिथ्म निर्दिष्ट है। यह महत्वपूर्ण है कि आदेश जिम्मेदारी स्थापित करता है, फॉर्म की शुरूआत की समय सीमा, संगठन के कर्मचारियों को इसे लाने की प्रक्रिया, अर्थात। विशिष्ट निर्देश, जो केवल अनुमोदन स्टाम्प में सिर के हस्ताक्षर के साथ फॉर्म को स्वीकृत करते समय नहीं किया जा सकता है। इसलिए, नया फॉर्म अनुमोदन एल्गोरिदमइस तरह हो सकता है:

1. संरचनात्मक इकाई जो एक विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रिया (आरंभकर्ता) का मालिक है, एक मसौदा रूप विकसित करती है या उसका नया संस्करण(यदि प्रपत्र में परिवर्तन किए गए हैं, तो वे स्वीकृत नहीं हैं, लेकिन डेवलपर्स द्वारा पहले से किए गए वास्तविक परिवर्तनों के साथ फॉर्म का एक बिल्कुल नया संस्करण है)। यह महत्वपूर्ण है कि डेवलपर दस्तावेजों की प्रस्तुति के रूप (इलेक्ट्रॉनिक या पेपर मूल, पेपर या इलेक्ट्रॉनिक कॉपी बनाने और उपयोग करने की संभावना) पर निर्णय लेता है, जिसे इस फॉर्म के अनुसार तैयार और निष्पादित किया जाएगा।
2. लिपिक सेवा सहित इकाई के रूप को लागू करने में रुचि रखने वाले सभी लोग इसकी परियोजना पर सहमत हैं। अनुमोदन के समय, अभिलेख प्रबंधन सेवा में प्रारूप आदेश में एक प्रारूप प्रपत्र कोड शामिल हो सकता है। यह महत्वपूर्ण है कि आईटी विभाग अनुमोदन प्रक्रिया के दौरान करेगा आवश्यक सेटिंग्ससूचना प्रणाली में, ताकि उपयोग किए गए दस्तावेज़ का रूप, उदाहरण के लिए, विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक रूप में, वास्तव में उस क्षण से उपयोग किया जा सकता है जब इसे अनुमोदित किया गया था और इसे लागू किया गया था।
3. दीक्षा इकाई अपने अनुमोदन पर एक मसौदा आदेश तैयार करती है और इसे लागू करने के लिए आदेश और प्रपत्र (या इसके अनुमोदन / परिवर्तन की अधिसूचना) भेजने की प्रक्रिया तैयार करती है।
4. आदेश पर संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
5. रिकॉर्ड कीपिंग सर्विस (यदि उसने क्लासिफायर, रिपोर्ट कार्ड और फॉर्म एल्बम का विकास और रखरखाव किया है):
   • एल्बम (इसके वर्तमान भाग में) में स्वीकृत फॉर्म में प्रवेश करता है, और रद्द किए गए फॉर्म को इसके "संग्रहीत" भाग में स्थानांतरित करता है;
   • एक नया नीचे डालता है (या वर्तमान फॉर्म के कोड की पुष्टि करता है, इसमें केवल महीने और अनुमोदन के वर्ष पर डेटा बदलता है), और टाइम शीट और क्लासिफायर में उपयुक्त प्रविष्टियां करता है।
6. फिर ऑर्डर और फॉर्म को बाहर भेज दिया जाता है (या कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली में या आंतरिक पोर्टल (इंट्रावेब) पर प्रकाशित किया जाता है)।

उदाहरण 8

पहले से स्वीकृत प्रपत्र के नए संस्करण को स्वीकृत करने के आदेश के पाठ का प्रशासनिक भाग

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अधिकतम कार्यक्रम

इसलिए, लिपिकीय सेवा को संगठन में प्रयुक्त दस्तावेजों की संरचना और सामग्री को एकीकृत करने के कार्य को सुरक्षित करने की आवश्यकता है।

दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की पहचान करने के लिए, अन्य बुनियादी ढांचा विभागों (कार्मिक, लेखा, योजना और वित्तीय विभाग) के साथ, क्लासिफायर और निर्देशिकाओं की एक प्रणाली बनाने के लिए आवश्यक है। उनके आधार पर उपयोग की जाने वाली सूचना प्रणालियों के संगठनात्मक और कार्यात्मक ढांचे का निर्माण किया जाएगा और उनकी बातचीत सुनिश्चित की जाएगी।

लिपिक सेवा विशेषज्ञों के प्रशिक्षण या उन्नत प्रशिक्षण के मुद्दों को संबोधित करना भी आवश्यक है, क्योंकि संगठनों में व्यावहारिक रूप से कोई विशेषज्ञ नहीं है जो पेशेवर रूप से एकीकृत रूपों की प्रक्रिया में सभी प्रकार के कार्य करेंगे (विशेष रूप से दस्तावेज़ बनाने के उद्देश्य से या उनके परियोजनाएं मुख्य रूप से (या विशेष रूप से) इलेक्ट्रॉनिक रूप में)।

और, अंत में, हमें पंजीकरण और रखरखाव के अर्थ, रूप और प्रक्रिया को याद रखना चाहिए दस्तावेज़ प्रपत्रों का टाइमशीट, एल्बम और क्लासिफायर, साथ ही उनके रिश्ते।

दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिकाहै नियामक दस्तावेजऔर संगठन में उपयोग के लिए स्वीकृत और अनुमत दस्तावेजों के रूपों की एक सूची है। यह उनकी तैयारी, आंदोलन और उपयोग के मुख्य चरणों को ठीक करता है। टाइम शीट को बनाए रखने का मुख्य लक्ष्य संगठन के कार्यों, कार्यों या गतिविधियों के अनुसार दस्तावेजों के लागू रूपों को वर्गीकृत और व्यवस्थित करना और उनके साथ काम करने में एकरूपता को मजबूत करना है (मुख्य रूप से एकीकृत समन्वय और अनुमोदन संचालन)।

सूचना प्रणाली का उपयोग करने की शर्तों के तहत, एक उचित रूप से डिज़ाइन किया गया टाइम शीट के रूप में कार्य कर सकता है संगठनात्मक आधारके लिये:

• दस्तावेजों और दस्तावेज़ प्रवाह की आवाजाही के मार्गों का प्रकारीकरण;
• कार्यों और कार्यों के कार्यान्वयन, उनके एकीकरण, प्रबंधन और सिस्टम में "संबंधित दस्तावेजों" तंत्र के प्रभावी कार्यान्वयन के लिए आवश्यक और पर्याप्त कार्यात्मक दस्तावेज़ परिसरों का गठन।

संगठन के दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का एल्बमसंगठन द्वारा स्थापित तरीके से तैयार और निष्पादित दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का एक संग्रह होना चाहिए। इसमें दस्तावेजों के सभी स्वीकृत एकीकृत रूप शामिल होने चाहिए, भले ही दस्तावेज़ का एक विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक रूप प्रदान किया गया हो:

• अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाता है और एल्बम में मुख्य रूप से दस्तावेजों के कागजी मानक रूप (मूल के रूप में) शामिल होते हैं,
• दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक मूल के लिए, इसे शामिल करना उचित है:
  • उनके मुद्रित (दृश्यमान) रूप,
  • और यदि कागज की प्रतियां बनाने की योजना है, तो मुद्रण के लिए प्रपत्र (कागज पर मुद्रण)।

प्रपत्रों के एल्बम को बनाए रखने का मुख्य उद्देश्य दस्तावेजों के एकीकरण के परिणामों को समेकित करना और रिपोर्ट कार्ड में शामिल और प्रपत्र क्लासिफायर में पहचाने गए एकीकृत रूपों की एक सरणी के डिजाइन को समेकित करना है।

रिपोर्ट कार्ड और एल्बम को संगठन के स्थानीय नियमों के रूप में माना जाता है, क्योंकि इन दस्तावेजों के रूपों के साथ-साथ उनमें शामिल किए जाने वाले मानक एकीकृत रूपों को संगठन के पहले प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है। संगठन के कर्मचारियों को रिपोर्ट कार्ड और एल्बम में शामिल नहीं किए गए प्रपत्रों में दस्तावेजों को संकलित करने से प्रतिबंधित किया जाना चाहिए। फिर यह प्रणालीयूनिफाइड फॉर्म के आवेदन काम करना शुरू कर देंगे!

टाइमशीट फॉर्म

रिपोर्ट कार्ड के रूप को पोस्टरों के एक एल्बम और मुख्य संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के रूपों के हिस्से के रूप में विकसित किया गया था राज्य प्रणालीप्रलेखन प्रबंधन सहायता (जीएसडीओयू; एम।, 1991)। यह 19 स्तंभों की एक तालिका थी, जिसके ऊपरी क्षेत्र में उस समय संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदन की मुहर लगानी थी, जब एक बड़े संगठनात्मक परियोजना कार्य के परिणामस्वरूप पूरी तालिका भर जाती है, दस्तावेजों के सभी लागू रूपों की पहचान और वर्गीकरण किया जाता है और उनके प्रसंस्करण के लिए मुख्य संचालन स्थापित किए जाते हैं।

रिपोर्ट कार्ड के लिए आधुनिक दृष्टिकोण अलग है। जैसा कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं को विनियमित किया जाता है, फ़्लोचार्ट विकसित किए जाते हैं, सभी दस्तावेज़ प्रवाह और उनकी संरचना की पहचान की जाती है, समय पत्रक को फिर से भर दिया जाता है, दस्तावेज़ और जानकारी को किसी भी संगठन फ़ंक्शन के "दस्तावेज़-उन्मुख घटक" के विश्लेषण की प्रक्रिया में शामिल किया जाता है, अर्थात। तालिका निरंतर रखरखाव के अधीन है।इसलिए, ऐसे दस्तावेज़ प्रबंधन के परिणामों को ठीक करने के लिए, टाइम शीट के रूप को पहले विकसित और अनुमोदित किया जाना चाहिए, और इसे बनाए रखने वाली इकाई को नियुक्त किया जाना चाहिए।

एक दस्तावेज़ के रूप में रिपोर्ट कार्ड में एक शीर्षक पृष्ठ, सामग्री / सामग्री की तालिका, संक्षिप्ताक्षरों की एक सूची और होना चाहिए प्रतीकऔर पाठ स्वयं (यानी, सारणीबद्ध रूप में प्रस्तुत प्रपत्रों की एक सूची)। दस्तावेजों के रूपों की खोज की सुविधा के लिए तालिका के लिए एक वर्णमाला सूचकांक संकलित करना संभव है (इसे दस्तावेजों के प्रकारों के वर्गीकरण के आधार पर विकसित किया जा सकता है)।

टाइमशीट टेबल विकसित करते समय, आप इसका उपयोग कर सकते हैं:

• आकार वर्गीकरण की मुख्य तालिका;
• व्यवसाय प्रक्रिया वर्गीकरणकर्ता, यदि संगठन में उपलब्ध हो;
• मुद्दों और गतिविधि के क्षेत्रों का वर्गीकरण, जो रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा का उपयोग करता है प्रारंभिक समीक्षादस्तावेज।

किसी भी स्थिति में, टाइमशीट के लिए मुख्य तालिका विकसित की जानी चाहिए, अर्थात। अनुभागों की एक सूची जो या तो संगठन की गतिविधियों की दिशा या संरचनात्मक प्रभागों के नामों को प्रतिबिंबित कर सकती है:

उदाहरण 9

दस्तावेज़ प्रपत्रों की टाइम शीट की मुख्य तालिकाएँ

संक्षिप्त करें शो

टाइमशीट के प्रत्येक खंड के भीतर, दस्तावेजों को व्यवस्थित किया जा सकता है:

• दस्तावेज़ के प्रकार के नाम से वर्णानुक्रम में (उदाहरण के लिए, अधिनियम, कथन, आदेश, आदि) या
• दस्तावेजों के महत्व की डिग्री और उनके संबंध में (पहले, संगठनात्मक दस्तावेज, फिर प्रशासनिक, संदर्भ और सूचना, योजना, आदि)।

तालिका तालिका के कॉलम निम्नानुसार हो सकते हैं:

• दस्तावेज़ के रूप का कोड (संगठन के रूपों के वर्गीकरण के अनुसार);
• दस्तावेज़ के एकीकृत रूप का नाम;
• ओकेयूडी के अनुसार फॉर्म कोड, उद्योग क्लासिफायरियर या दस्तावेज़ के एक अतिरिक्त इंडेक्स के अनुसार (उदाहरण के लिए, ओकेयूडी के अनुसार व्यक्तिगत कार्ड के लिए फॉर्म कोड 0301002 है, और इंडेक्स टी -2 है; ओकेयूडी के अनुसार कर्मचारी का व्यक्तिगत खाता 0301012 का सूचकांक T-54 है);
• तैयारी और निष्पादन के लिए जिम्मेदार (यह एक डिवीजन, डिवीजन का प्रमुख या डिवीजन का अधिकृत कर्मचारी हो सकता है);
• तैयारी का समय (कार्य दिवसों में);
• तैयारी / प्रकाशन की आवृत्ति;
• परियोजना अनुमोदन (आंतरिक या बाहरी; "लाइव" या इलेक्ट्रॉनिक; यदि इलेक्ट्रॉनिक है, तो किस प्रकार का; इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरउपयोग किया गया);
• मूल (कागज / इलेक्ट्रॉनिक) की प्रस्तुति का रूप;
• प्रमाण पत्र की संरचना:
  • हस्ताक्षर: यह कॉलम हस्ताक्षरकर्ता की स्थिति के नाम को इंगित करता है और "हस्तलिखित" या इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के प्रकार को इंगित करता है (संभावित हस्ताक्षरकर्ताओं की स्थिति संगठन में प्राधिकरण प्रणाली के प्रतिनिधिमंडल के आधार पर इंगित की जाती है);
  • मुहर: क्या चिपकाना संभव है - "मुख्य" या विशेष;
• रहस्यों के प्रकार (शब्द "नहीं" या गोपनीयता टिकट इंगित किए गए हैं) तक पहुंच प्रतिबंध;
• पंजीकरण के अधीन: "कार्यालय प्रबंधन सेवा में केंद्रीकृत" या "एक संरचनात्मक इकाई में";
• परिचित होना / कहाँ जाना है ( संभावित विकल्पकॉलम भरना: "संगठन के भीतर", "उच्च संगठनों को", "संपूर्ण दस्तावेज़ की साइट पर" या "दस्तावेज़ के एक टुकड़े की साइट पर", "नागरिकों के लिए");
• प्रस्तुत करने / रेफरल की अवधि;
• समय सीमा (विशिष्ट या व्यक्तिगत, व्यावसायिक दिनों में विशिष्ट);
• प्रदर्शन नियंत्रण के अधीन है या नहीं;
• इकाई या आधिकारिक व्यायाम नियंत्रण;
• मूल स्थान:
  • सूचना प्रणाली में जिम्मेदार संरचनात्मक उपखंड या स्थानीयकरण,
  • मामलों के नामकरण के अनुसार केस इंडेक्स;
• संग्रहण अवधि;
• संरक्षण या विनाश के लिए जिम्मेदार;
• दस्तावेज़ / पहुँच अधिकारों का उपयोग;
• अनुमोदन, संशोधन या रद्द करने का चिह्न (आदेश की तारीख और संख्या के रूप में)।

इस प्रकार, टाइम शीट की तालिका के कॉलम को GOST R ISO 15489-1-2007 के अनुसार आधुनिक दस्तावेज़ प्रबंधन एल्गोरिदम को प्रतिबिंबित करना चाहिए, जिसे कार्यालय कार्य सेवा को दस्तावेज़ प्रबंधन की अवधारणा के ढांचे के भीतर और के संदर्भ में मास्टर करना चाहिए सूचना प्रणाली का कार्यान्वयन।

"कॉर्पोरेट वेबसाइट पर दस्तावेज़ों के प्रपत्रों का समय पत्रक और एल्बम की नियुक्ति" लेख देखें। यह बेलगोरोद की वेबसाइट पर इन दस्तावेजों का उपयोग करने के सफल अनुभव का वर्णन करता है स्टेट यूनिवर्सिटी 1C-Bitrix पर आधारित है। लेखक सूचना के एक निश्चित समूह, अनुमोदन की एक विधि और टाइम शीट के रूप, एक दस्तावेज़ के बारे में जानकारी प्रदर्शित करने का एक प्रकार, निर्देशिकाओं को व्यवस्थित करने की एक विधि की सलाह देते हैं। मुझे दिखाओ कि कैसे साँस लेना है नया जीवनदस्तावेज़ प्रपत्र एल्बम में।

फॉर्म एल्बम

दस्तावेजों के रूपों के संग्रह के रूप में एल्बम को टाइम शीट की संरचना के अनुरूप होना चाहिए, अर्थात। उनकी मुख्य तालिकाएँ (प्रपत्रों का वर्गीकरण) और अनुभागों के भीतर दस्तावेज़ प्रपत्रों के नामों के व्यवस्थितकरण का क्रम वही होना चाहिए!

एक दस्तावेज़ के रूप में एक एल्बम में एक शीर्षक पृष्ठ, सामग्री / सामग्री की तालिका, संक्षिप्त और पदनामों की एक सूची होनी चाहिए और इसमें स्वयं दस्तावेजों के स्वीकृत एकीकृत रूप होते हैं, जो इसमें शामिल होते हैं और इसमें व्यवस्थित होते हैं क्योंकि वे विकसित और अनुमोदित होते हैं। जब एल्बम को कागजी रूपों के संग्रह के रूप में बनाए रखा जाता है, तो इसके पृष्ठों को क्रमांकित नहीं किया जा सकता है (और सामग्री में इंगित नहीं किया गया है), फिर वांछित फॉर्म की खोज उसके कोड द्वारा की जाती है (उदाहरण 11 देखें)।

रिपोर्ट कार्ड और एल्बम को इलेक्ट्रॉनिक रूप में (डेटाबेस के रूप में) बनाए रखते समय, उनमें 2 भागों को अलग करना सुविधाजनक होता है:

• अप-टू-डेट (सक्रिय रूप) और
• "अभिलेखीय" (रद्द किए गए रूप)।

एक एल्बम को कागज़ के रूप में बनाए रखते समय, वर्तमान फ़ॉर्म के बाद क्रमिक रूप से इसके सभी पिछले संस्करणों को उत्पन्न करके रूपों के "संस्करण" को बनाए रखना संभव है (हमने टिप्पणी में एक और विकल्प का वर्णन किया है जिसे हमने उदाहरण 11 के तुरंत बाद रखा था)।

पॉवर्सदस्तावेज़ रूपों के वर्गीकरण को बनाए रखने के लिए, टाइम्सशीट और एल्बम, जो कार्यालय के काम के लिए प्रत्यायोजित, इन स्थानीय विनियमों के रूपों के अनुमोदन के साथ-साथ संगठन के पहले प्रमुख के आदेश द्वारा स्थापित किया जाना चाहिए।

उदाहरण 10 में, हम ऐसा ही एक क्रम दिखाते हैं। वह संगठन में विकसित क्लासिफायर, साथ ही रिपोर्ट कार्ड के रूपों और दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के एल्बम को मंजूरी देता है। सबसे पहले, उन्हें संगठन द्वारा अनुमोदित प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूपों को ध्यान में रखना (पहचानना) चाहिए; और फिर, जैसा कि इसे विकसित और अनुमोदित किया गया है, दस्तावेज़ के प्रत्येक नए रूप को रिपोर्ट कार्ड और एल्बम में उस दिन दर्ज किया जाएगा जिस दिन इसकी स्वीकृति का आदेश जारी किया जाएगा। अर्थात्, रिपोर्ट कार्ड और एल्बम एक लेखा कार्य करते हैं, और प्रपत्र का "मानक" एल्बम में तय होता है। उदाहरण 10 में, क्लासिफायरियर और रिपोर्ट कार्ड और एल्बम के फॉर्म को आदेश पर हस्ताक्षर करने की तारीख से लागू किया गया है।

आइए हम उदाहरण 11 में फॉर्म बुक में दिखाए गए छुट्टी आदेश फॉर्म पर टिप्पणी करें।

पूर्व मानव संसाधन विभाग कर्मचारी अवकाश के लिएफॉर्म का इस्तेमाल किया आदेश (आदेश), श्रम और उसके भुगतान के लिए लेखांकन के लिए प्रपत्रों के एक एल्बम के हिस्से के रूप में राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित (OKUD 0301005)। कई संगठनों में, यह स्वचालित रूप से 1C से बना था।

हमारे उदाहरण 11 में, हमने दिखाया कि इस "गोस्कोमस्टैट" फॉर्म के आधार पर, कार्मिक विभाग, कार्यालय प्रबंधन और लेखा विभाग संयुक्त रूप से एक फॉर्म तैयार कर सकते हैं जो जनवरी 2013 से वाइटाज़ एलएलसी के कर्मचारियों को छुट्टी देने के सभी आदेशों को संसाधित करने के लिए अनिवार्य है। इसमें क्या बदलाव किया गया है:

• दस्तावेज़ के प्रकार का नाम स्पष्ट रूप से परिभाषित - ORDER, tk. गतिविधि के सभी मुद्दों पर संगठन के चार्टर के अनुसार, सामान्य निदेशक द्वारा आदेश जारी किए जाते हैं और यह अधिकार उनके किसी भी प्रतिनिधि को नहीं दिया जाता है;
• उनके संगठन के दस्तावेजों के रूपों के वर्गीकरण के अनुसार फॉर्म कोड चिपकाया;
• उसी समय, उन्होंने OKUD के अनुसार "बेसिक" फॉर्म का कोड छोड़ दिया और इसके इंडेक्स को जोड़ा;
• कार्मिक संख्या के नीचे, उन्होंने उस संरचनात्मक इकाई का कोड दर्ज किया जिसमें कर्मचारी काम करता है। यह प्रबंधन लेखा केंद्रों (एमसीसी) के वर्गीकरण के अनुसार चिपका हुआ है, जिसका उपयोग कॉर्पोरेट योजना और बजट की प्रक्रिया में किया जाता है;
• आदेश के साथ परिचित होने पर एक निशान यह प्रदान करता है कि कर्मचारी अपने हाथ से अपनी स्थिति, विशेषता या पेशे का नाम तैयार कर सकता है;
• यह निर्णय लिया गया कि फॉर्म का कोड (0305010113) इसके निचले क्षेत्र में अतिरिक्त रूप से चिपका दिया जाएगा।

कृपया ध्यान दें: क्लासिफायर के अनुसार छुट्टी देने के आदेश के फॉर्म का कोड 030501 है, लेकिन हमने फॉर्म अनुमोदन के महीने और वर्ष के पदनाम को इसमें जोड़ने का फैसला किया है, फिर यह 4 अंकों से लंबा हो जाता है - 0305010113।

और यदि कुछ समय बाद इस प्रपत्र में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो संबंधित आदेश जारी होने के बाद (इस प्रपत्र के नए संस्करण के अनुमोदन पर), उदाहरण के लिए, नवंबर 2014 में, इसे प्रपत्र एल्बम में रखा जाएगा एक कोड के साथ जिसमें केवल अंतिम 4 अक्षर बदलेंगे (अनुमोदन का महीना और वर्ष) - 0305011114। नए रूप मेउसी खंड 0305 "छुट्टियाँ देना" में रखने की आवश्यकता होगी, और अमान्य प्रपत्र के लिए पदनाम 0305 "छुट्टियाँ देना" के साथ एक समान विभाजक पत्रक बनाना आवश्यक होगा। अप्रचलित रूप" - और यह रूपों के एल्बम के "अभिलेखीय" भाग को बनाए रखने की शुरुआत होगी।

दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प- एक आधिकारिक दस्तावेज की आवश्यकता, एक मानक देना या कानूनी प्रकृतिइसकी सामग्री। एक

दस्तावेज़ को एक आधिकारिक (अधिकारियों) या विशेष रूप से जारी दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित किया जाता है। 2

किसी अधिकारी द्वारा किसी दस्तावेज़ को स्वीकृत करते समय, दस्तावेज़ के अनुमोदन की मुहर में I APPROVE शब्द (बिना उद्धरण के), दस्तावेज़ को स्वीकृत करने वाले व्यक्ति का शीर्षक, उसके हस्ताक्षर, आद्याक्षर, उपनाम और अनुमोदन की तिथि शामिल होनी चाहिए। 3

उदाहरण के लिए:

सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष तत्वों को केंद्र में रखने के लिए "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट" चर में इसकी अनुमति है। चार

उदाहरण के लिए:

चावल। एक।अपेक्षित "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट" के पंजीकरण का एक उदाहरण

जब एक दस्तावेज़ को कई अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं। 5

जब किसी दस्तावेज़ को एक संकल्प, निर्णय, आदेश, प्रोटोकॉल द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अनुमोदन टिकट में स्वीकृत (अनुमोदित, स्वीकृत या स्वीकृत) शब्द होता है, वाद्य मामले में स्वीकृत दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि, संख्या। 6

उदाहरण के लिए:

शेयरधारकों की आम बैठक दिनांक 10.05.2009 संख्या 5 के निर्णय द्वारा अनुमोदित

स्वीकृत, स्वीकृत, स्वीकृत, स्वीकृत शब्द दस्तावेज़ के प्रकार के अनुरूप हैं, उदाहरण के लिए: निर्देश स्वीकृत, स्थिति स्वीकृत।

अनुमोदन के अधीन संगठन के दस्तावेजों की सूची दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिका या कार्यालय के काम के निर्देशों में निर्धारित की जाती है। सूची को संकलित करने का आधार विधायी और विभागीय नियम हैं जो कुछ दस्तावेजों के अनुमोदन के लिए एक अनिवार्य प्रक्रिया स्थापित करते हैं। 7

स्वीकृत किए जाने वाले दस्तावेजों की अनुमानित सूची:

अधिनियम (निरीक्षण और संशोधन; उपकरण; राइट-ऑफ़; परीक्षा; मामलों का स्थानांतरण; संगठनों, संस्थानों, उद्यमों, आदि का परिसमापन);

कार्य (सुविधाओं, तकनीकी संरचनाओं के डिजाइन के लिए, पूंजी निर्माण, अनुसंधान कार्य, डिजाइन और तकनीकी कार्य, तकनीकी, आदि करने के लिए);

निर्देश (नियम) - आधिकारिक, तकनीकी, सुरक्षा, आंतरिक श्रम नियम;

संगठन के मामलों का नामकरण;

मानक (कच्चे माल और सामग्री की खपत, बिजली, तकनीकी डिजाइन, कर्मचारियों की संख्या, आदि);

रिपोर्ट (उत्पादन गतिविधियों, व्यापार यात्राओं, अनुसंधान कार्य, आदि पर);

सूचियाँ (पद, उद्यम, दस्तावेज़, आदि);

योजनाएं (कॉलेजियम निकायों, परिषदों, उत्पादन, निर्माण और स्थापना, डिजाइन, अनुसंधान, कार्यान्वयन का कार्य) नई टेक्नोलॉजी, ओवरहाल, आदि);

प्रावधान (लगभग संरचनात्मक विभाजन, बोनस, प्रमाणन, आदि);

कार्यक्रम (कार्य, व्यापार यात्राएं, आदि);

कार्यों के उत्पादन के लिए कीमतें;

विनियम (कॉलेजिएट और सलाहकार निकाय, अधिकारी, आदि);

लागत अनुमान (प्रशासनिक तंत्र के रखरखाव के लिए, पूंजी निर्माण के लिए, विकास के लिए, आदि);

संरचना और स्टाफिंग;

टैरिफ दरें;

एकीकृत दस्तावेजों के रूप;

स्टाफिंग शेड्यूल। आठ

दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प दस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ कोने में स्थित है। 9

टिप्पणी: GOST R 6.30-2003 में, सबसे अधिक संभावना है, अपेक्षित प्लेसमेंट योजनाओं में अपेक्षित "दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प" के स्थान को निर्दिष्ट करते समय एक गलती की गई थी। यह विशेषता ऊपरी क्षेत्र क्षेत्र में रखी गई है, हालांकि इसे "पता" विशेषता (प्रॉप्स 15) के स्तर पर स्थित होना चाहिए।

"दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट" विशेषता का लेआउट चित्र 2 और 3 में दिखाया गया है।

चावल। 2. स्थानरंगमंच की सामग्रीपरप्रारूपए4कोने खाली 01 02 03 04 - संगठन कोड; 05 06 07 - दस्तावेज़ प्रपत्र कोड; 08 - कंपनी का नाम; 09 10 11 - दस्तावेज़ की तारीख; 12 13 14 15 - पता करने वाला; 16 17 - संकल्प; 18 - पाठ का शीर्षक; 19 - नियंत्रण का निशान; 20 - दस्तावेज़ पाठ

चावल। 3. स्थानरंगमंच की सामग्री"दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट"परप्रारूपए4अनुदैर्ध्य रिक्त 01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक; 02 - रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट; 03 - संगठन का प्रतीक or ट्रेडमार्क(सेवा का चिन्ह); 04 - संगठन कोड; 05 - कानूनी इकाई का मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (OGRN); 06 - करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण कारण कोड (टिन/केपीपी); 07 - दस्तावेज़ प्रपत्र कोड; 08 - कंपनी का नाम; 09 - संगठन के बारे में संदर्भ डेटा; 10 - दस्तावेज़ प्रकार का नाम; 11 - दस्तावेज़ की तारीख; 12 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या; 13 - पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ की तारीख का संदर्भ; 14 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान; 15 - पता करने वाला; 16 - दस्तावेज़ के अनुमोदन की मुहर; 17 - संकल्प; 18 - पाठ का शीर्षक; 19 - नियंत्रण का निशान; 20 - दस्तावेज़ पाठ

1 गोस्ट आर 51141-98। कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ। - इनपुट। 1999-01-01। - एम ।: रूस का गोसस्टैंड: मानकों का प्रकाशन गृह, 1998। - आइटम 53. 2 GOST R 6.30-2003। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता। - इनपुट। 2003-07-01। - एम।: रूस के गोस्स्टैंडर्ट: मानकों का प्रकाशन गृह, 2003। - आइटम 3.16। 3-6 इबिड। - खंड 3.16। 7 संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ: GOST R 6.30-2003 के कार्यान्वयन के लिए दिशानिर्देश। / रोसारखिव; वनिदाद; द्वारा संकलित: एमएल गैवलिन, ए.एस. क्रासाविन, एल.वी. कुज़नेत्सोव और अन्य; टोट। ईडी। एमवी लारिन, एएन सोकोवा। - एम।, 2003. - 90 पी। 8 संगठन के दस्तावेजी समर्थन पर मानक दस्तावेजों का विकास। सिफारिशें / वनिदाद। - एम।, 2007. - 264 पी। 9 गोस्ट आर 6.30-2003। - खंड 3.16।