ज्ञापन की नियुक्ति। व्यावसायिक नोट्स (रिपोर्ट, सेवा, व्याख्यात्मक, व्याख्यात्मक) - अवधारणा, संकलन और डिजाइन की विशेषताएं। मेमो के प्रकार

पहली नज़र में ऐसा लगता है कि सेवा, ज्ञापन और व्याख्यात्मक नोटों में कोई महत्वपूर्ण अंतर नहीं है, क्योंकि। ये दस्तावेज़ अपने उद्देश्य में समान हैं - ये सभी प्रकृति में सूचनात्मक हैं। फिर भी, ये अलग-अलग दस्तावेज़ हैं जो सामग्री, लक्ष्यीकरण और संकलन के उद्देश्यों में भिन्न हैं। इसके अलावा, उनमें निर्देश नहीं होते हैं, लेकिन जानकारी होती है जो प्राप्तकर्ता को विचाराधीन मुद्दे पर अंतिम निर्णय लेने के लिए प्रेरित करती है।

एक सेवा, ज्ञापन, व्याख्यात्मक नोट की विशेषताएं क्या हैं? प्रत्येक दस्तावेज़ को सही तरीके से कैसे प्रारूपित करें हार्ड कॉपी? हम व्यावहारिक दृष्टिकोण से इन और अन्य सवालों के जवाब देने का प्रयास करेंगे।

ज्ञापन

ज्ञापन(ओकेयूडी के अनुसार कोड 0286041) एक सूचना और संदर्भ दस्तावेज है जो प्रमुख, विभाग के प्रमुख, अन्य को संबोधित है अधिकृत व्यक्ति. यह संकलक के निष्कर्षों और प्रस्तावों के साथ किसी भी मुद्दे को विस्तार से बताता है और इसका उद्देश्य प्रबंधन को एक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करना है।

"ज्ञापन" की परिभाषाएं स्वतंत्र अवधारणाकानून में नहीं।

ज्ञापन प्रमुख के लिखित या मौखिक निर्देशों पर और स्वयं कर्मचारियों की पहल पर तैयार किया जाता है (उदाहरण के लिए, ऐसे मामलों में, जहां, किसी उत्पादन या आर्थिक मुद्दे को हल करने के लिए, जानकारी प्रस्तुत करना आवश्यक हो जाता है लिख रहे हैं वरिष्ठ प्रबंधन) इस तरह के एक दस्तावेज़ की मदद से, आप उत्पादन प्रक्रियाओं के तकनीकी पक्ष में सुधार करने के लिए एक प्रस्ताव बना सकते हैं, एक उच्च प्रबंधक द्वारा किए गए निर्णय से असहमति व्यक्त कर सकते हैं, और सहकर्मियों के साथ असहमति के मामले में अपनी बात भी व्यक्त कर सकते हैं। इसलिए, एक ज्ञापन तैयार करते समय, लेखक के लिए सबसे पहले यह महत्वपूर्ण है कि वह अपनी स्थिति को सुलभ तरीके से तैयार करे, और फिर उसके पक्ष में ठोस तर्क दे।

मेमो के प्रकार

• पहल के लिए;
• सूचनात्मक;
• रिपोर्टिंग।

पहलएक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्राप्तकर्ता को प्रोत्साहित करने के लिए एक ज्ञापन तैयार किया जाता है, इसलिए, नोट का पाठ तथ्यों को निर्धारित करता है, जिसमें विशिष्ट प्रस्ताव, सिफारिशें या निष्कर्ष होते हैं।

सूचनाएक ज्ञापन नियमित रूप से संकलित किया जाता है और इसमें विवरण, परिणाम या कार्य करने के तरीकों के बारे में जानकारी होती है।

रिपोर्टिंगज्ञापन में कार्य पूरा होने, उसके चरण, निर्देशों के कार्यान्वयन, आदेश आदि के बारे में सूचित किया जाता है।

निर्भर करता है पता करने वाले सेरिपोर्ट में विभाजित हैं:

• बाहरी करने के लिए;
• आंतरिक।

बाहरी ज्ञापनकिसी विशेष संस्था के प्रमुख को संबोधित, जारी किया गया आम फार्मसंगठन, प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित और आमतौर पर निम्नलिखित विवरण होते हैं:

• कंपनी का नाम;
• दिनांक;
• अनुक्रमणिका;
• संकलन का स्थान;
• पता करने वाला;
• पाठ का शीर्षक;
• मूलपाठ;
• प्रबंधक के हस्ताक्षर;
• कलाकार का नाम, फोन नंबर।

मूल संगठन के प्रमुख को एक बाहरी ज्ञापन प्रस्तुत किया जाता है (उदाहरण 1)।

उदाहरण 1

बाहरी ज्ञापन

ज्ञापन

10.02.2014 № 12/05-14

अतिरिक्त आकर्षित करने पर

श्रम संसाधन

प्रिय आंद्रेई वासिलिविच!

मॉस्को में शाखा के लिए प्रशासनिक तंत्र के गठन के चरण में उम्मीदवारों की कमी के कारण, 14.04.2014 तक अतिरिक्त स्रोतों से श्रम संसाधनों को आकर्षित करना आवश्यक है। नए उम्मीदवारों के साथ साक्षात्कार 21.04.2014 तक आयोजित किया जाना चाहिए।

खर्चों का भुगतान अतिरिक्त सेवाएं 14 फरवरी 2014 के सेवा अनुबंध संख्या 04/56 के खंड 4.5 के अनुसार किया जाएगा।

मानव संसाधन के मुखिया सेमेनोवमें। सेमेनोव

मामले संख्या 03-13 . के मामले में

ओडिन्ट्सोव 10.02.2014

आंतरिक ज्ञापनसंस्था के बाहर भेजा गया, उदाहरण के लिए, एक उच्च संगठन को, ए 4 पेपर की एक मानक शीट पर तैयार किया गया, लेकिन GOST 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" के अनुसार स्थित सभी आवश्यक विवरणों को दर्शाता है। एकीकृत प्रणालीसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ ”(उदाहरण 2)।

प्रति आवश्यक विवरणआंतरिक ज्ञापन में शामिल हैं:

• नाम संरचनात्मक इकाई;
• दस्तावेज़ के प्रकार का नाम (मेमोरी);
• तारीख;
• पंजीकरण (आउटगोइंग नंबर);
• पाठ का शीर्षक;
• मूलपाठ;
• आवेदन की उपस्थिति पर एक निशान (यदि कोई हो);
• गंतव्य;
• संकलक के हस्ताक्षर (स्थिति, आद्याक्षर, उपनाम का संकेत)।

उदाहरण 2

आंतरिक ज्ञापन

ज्ञापन

07.04.2014 № 6

प्रबंधक द्वारा की गई अनुपस्थिति के बारे में

बिक्री विभाग

मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि आज, 07.04.2014, बिक्री प्रबंधक पेट्रोवा वेलेंटीना इवानोव्ना पूरे कार्य दिवस में 10:00 से 18:30 तक कार्यस्थल से अनुपस्थित थे।

वी.आई. पेट्रोवा की अनुपस्थिति के कारणों की वैधता की पुष्टि करने वाली कोई जानकारी या दस्तावेज प्रदान नहीं किए गए थे।

प्रतिबद्ध उल्लंघन के संबंध में, मैं पेट्रोव वी.आई. टहलने के लिए।

बिक्री विभाग के प्रमुख इग्नाटिवओ.ए. इग्नाटिव

मामले संख्या 02-10

सिदोरोवा 07.04.2014

रिपोर्ट के विवरण का पंजीकरण

ज्ञापन बनाते समय, कोणीय (उदाहरण 3) और शीर्षक भाग के विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था (उदाहरण 4) दोनों का उपयोग किया जाता है।

उदाहरण 3

ज्ञापन में विवरण की कोणीय व्यवस्था

नाम

संरचनात्मक इकाईमंज़िल

ज्ञापन

______________ № ________

हैडर

उदाहरण 4

ज्ञापन में विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था

संरचनात्मक इकाई का नाम

ज्ञापन

_____________ № _________

हैडर

दस्तावेज़ प्रकार का नामबड़े अक्षरों (मेमोरी) में लिखा गया है और यह केंद्र में या बाएं हाशिये की सीमा से स्थित हो सकता है।

तारीखतथा कमराज्ञापन एक पंक्ति में लिखे गए हैं। तारीख अरबी अंकों में लिखी गई है ( 21.04.2014 ) या अक्षरांकीय रूप से ( 21 अप्रैल 2014.).

टिप्पणी

बाहरी ज्ञापन की तारीख इसके अनुमोदन की तारीख और प्राप्तकर्ता को भेजने की तारीख है, आंतरिक ज्ञापन की तारीख - संकलन और हस्ताक्षर करने की तिथि।

पंजीकरण संख्या एक आंतरिक ज्ञापन पर इसे या तो संकलन के स्थान पर या प्राप्ति के स्थान पर चिपका दिया जाता है - जो संगठन में संचालित दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली पर निर्भर करता है।

यदि इच्छुक पार्टियों द्वारा ज्ञापन पर विचार किया जाना चाहिए, तो इसे चिपका दिया जाता है वीज़ा अनुमोदनऔर निर्णय होने के बाद संकल्पनेता।

संकल्प को स्वीकार करना ज्ञापन पर विचार करने का अंतिम चरण है।

टिप्पणी

आंतरिक ज्ञापन पर विचार करने वाले मुखिया का संकल्प कोई उपाय करने, दस्तावेज जारी करने, आयोजन करने का आधार होगा।

हैडरपाठ में संक्षेप में दस्तावेज़ की सामग्री का वर्णन करता है। यह के अनुसार तैयार किया गया है सामान्य नियमदस्तावेजों के लिए शीर्षकों का संकलन: पूर्वसर्ग का उपयोग करना ओ/ओऔर पूर्वसर्गीय मामले में एक मौखिक संज्ञा, उदाहरण के लिए अनुपस्थिति के बारे में Lazarenko O.O.

मूलपाठज्ञापन में दो या तीन शब्दार्थ भाग होते हैं:

• पहली बार में - पता लगानेपार्ट्स- इसके लेखन को जन्म देने वाले कारण, तथ्य या घटनाएँ बताई गई हैं;
• क्षण में - विश्लेषण भाग- वर्तमान स्थिति का विश्लेषण शामिल है और प्रदान करता है संभावित विकल्पसमाधान;
• तीसरे में - सारांश भाग- इसमें विशिष्ट कार्रवाइयों के लिए निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल हैं, जिन्हें ड्राफ्टर की राय में लेने की आवश्यकता है।

ज्ञापन का दूसरा भाग गायब हो सकता है। इस मामले में, ज्ञापन के पाठ में संकलक के औचित्य, निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल हैं।

यदि ज्ञापन संलग्न है, के बारे में चिह्नित करेंआवेदन पत्रहस्ताक्षर करने से पहले किया।

नोट के पाठ में नामित आवेदन की उपस्थिति पर एक चिह्न निम्नानुसार तैयार किया गया है:

आवेदन: 3 लीटर के लिए। 1 प्रति में।

यदि नोट में कोई एप्लिकेशन है जिसका नाम टेक्स्ट में नहीं है, तो उसका नाम, शीट्स और प्रतियों की संख्या इंगित करें।

परिशिष्ट: क्षेत्रीय ऋण विभाग पर 5 पी के लिए विनियम। 1 प्रति में।

आंतरिक ज्ञापन संकेतसंकलक (यदि इसे इकाई के प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है) और इकाई के प्रमुख (यदि इसे संगठन के प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है); बाहरी ज्ञापन लक्षणसंगठन के मुखिया।

टिप्पणी

यदि ज्ञापन दो या दो से अधिक पृष्ठों पर तैयार किया गया है, तो दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाना चाहिए। सीरियल नंबर अरबी अंकों में पृष्ठ के शीर्ष मार्जिन के दाहिने हिस्से में नीचे रखे गए हैं।

ज्ञापन

ज्ञापनएक प्रकार की रिपोर्ट है। यह लिखा है घोषणाविभिन्न स्तरों और संगठनात्मक और कानूनी रूपों के आधुनिक प्रबंधन संरचनाओं के अभ्यास में व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। मेमो क्षैतिज स्तर पर प्रबंधन वस्तुओं के बीच एक सीधा लिंक प्रदान करते हैं।

वैसे

मेमो एक ऐसा दस्तावेज है जिसकी आधिकारिक स्थिति नहीं होती है। यह OKUD में प्रदान नहीं किया गया है।

मेमो कई तरह की स्थितियों में तैयार किए जाते हैं। इस दस्तावेज़ के लिए मानक लक्ष्यों में शामिल हैं:

• जानकारी अनुरोध;
• निर्देश जारी करना;
• एक अन्य संदेश के साथ (साथ में नोट);
• घोषणाएं (सूचनाएं)।

ज्ञापन के पाठ में प्रस्ताव, अनुरोध, आवेदन के रूप में इसकी तैयारी के कारणों की जानकारी होती है। यह कर्मचारियों की गतिविधियों, बैठकों, कंपनी की कॉर्पोरेट संस्कृति में बदलाव आदि के बारे में जानकारी हो सकती है। मेमो ए4 पेपर की मानक शीट पर तैयार किए जाते हैं।

मेमो पर किसी विशेषज्ञ या विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। ज्ञापन की तारीख इसके संकलन और हस्ताक्षर की तारीख है।

कानून की तैयारी और निष्पादन के लिए सख्त आवश्यकताओं के लिए प्रदान नहीं करता है मेमो, इसलिए, उनके पंजीकरण की प्रक्रिया, संगठन की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए, स्थानीय में तय की जानी चाहिए नियामक अधिनियम, उदाहरण के लिए, कार्यालय के काम के लिए निर्देशों में। मेमो प्रारूप को आंतरिक संचार प्रक्रियाओं को सरल और तेज करने के उद्देश्य से पूरा करना चाहिए।

मेमो का एक नमूना उदाहरण 5 . में प्रस्तुत किया गया है .

उदाहरण 5

ज्ञापन

सेवर एलएलसी के कार्मिक विभाग में शनिवार, 04/19/2014 को 9:00 से 16:00 बजे तक, अधिष्ठापन कामअलार्म सेट करने के लिए।

मैं आपसे Energoset कंपनी के निम्नलिखित कर्मचारियों को काम के प्रदर्शन की अनुमति देने के लिए कहता हूं:

1. सिमकिन आई.पी.

2. इवानोव पी.एन.

एएचओ के प्रमुख स्विरिडोवएन.एन. स्विरिडोव

मामले संख्या 02-14

इलिन 16.04.2014

व्याख्यात्मक नोट

व्याख्यात्मक नोट- ये है आंतरिक दस्तावेज़, संगठन के एक कर्मचारी द्वारा संकलित किसी भी कार्रवाई, तथ्य, घटना, घटना के कारणों की व्याख्या करना और एक उच्च अधिकारी को प्रस्तुत करना।

कला के पहले भाग के अनुसार। 193 श्रम संहिता रूसी संघआवेदन से पहले अनुशासनात्मक कार्यवाहीनियोक्ता को कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करना चाहिए। कर्मचारी आयोग के कारणों और परिस्थितियों की रिपोर्ट करता है अनुशासनात्मक अपराधव्याख्यात्मक नोट में। व्याख्यात्मक नोट के आधार पर, प्रबंधक कर्मचारी के खिलाफ अनुशासनात्मक कार्रवाई के आवेदन पर निर्णय लेता है। इसके अलावा, यह दस्तावेज़ कदाचार की गंभीरता और उन परिस्थितियों का आकलन करने के आधारों में से एक है जिसके तहत नियोक्ता द्वारा इसे किया गया था।

OKUD OK 011-93 में, इस दस्तावेज़ का केवल एक बार उल्लेख किया गया है - उल्लंघन के बारे में एक व्याख्यात्मक नोट श्रम अनुशासन(कोड 0286091), जो 0286000 वर्ग से संबंधित है "अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के निष्पादन के लिए दस्तावेज"।

व्याख्यात्मक नोट्स के प्रकार और उनकी विशेषताएं

• प्रदर्शन किए गए कार्य (परियोजना, रिपोर्ट, विकास) के कुछ प्रावधानों को स्पष्ट करने के लिए संकलित किए गए लोगों के लिए;
• नियमित स्थितियों, अनुशासन के उल्लंघन, कदाचार आदि की स्थिति में तैयार किया गया।

एक व्याख्यात्मक नोट कर्मचारी द्वारा ए4 पेपर की एक मानक शीट पर एक ही प्रति में हाथ से लिखा जाता है और इसे अनुरोध करने वाले व्यक्ति को संबोधित किया जाता है। इसे संगठन द्वारा अपनाए गए स्टैंसिल फॉर्म का उपयोग करके कंप्यूटर पर भी टाइप किया जा सकता है। व्याख्यात्मक नोट का रूप, साथ ही निष्पादन की विधि (हस्तलिखित या कंप्यूटर पर) कानूनी रूप से तय नहीं है।

एक संरचनात्मक इकाई या एक विशिष्ट अधिकारी द्वारा एक व्याख्यात्मक नोट तैयार किया जा सकता है।

सबूत के तौर पर नोट करें

नियोक्ता, कर्मचारी से हाथ से लिखे गए एक व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता के द्वारा, जिससे खुद को बचाता है दुराचारकार्यकर्ता की ओर से श्रम विवाद. इसमें मूल दस्तावेज़ का प्रतिस्थापन शामिल नहीं है।

यदि कंपनी टेम्प्लेट फॉर्म का उपयोग करती है, तो टेक्स्ट के अंत में आप एक नोट बना सकते हैं:स्पष्टीकरण व्यक्तिगत कंप्यूटर का उपयोग करके व्यक्तिगत रूप से संकलित किया गया था। तारीख। हस्ताक्षर।

ज्ञापन के व्यक्तिगत विवरण का पंजीकरण

सूचना और संदर्भ दस्तावेजों को एकीकृत करने के लिए, GOST 6.30-2003 की आवश्यकताओं के अनुसार एक व्याख्यात्मक नोट तैयार और निष्पादित किया जाना चाहिए।

दिनांकव्याख्यात्मक नोट इसके संकलन की तारीख है।

मूलपाठव्याख्यात्मक नोट में शामिल होना चाहिए:

उन तथ्यों का विवरण जिन्होंने इसके लेखन को जन्म दिया;

तर्क जो वर्तमान स्थिति की व्याख्या करते हैं।

नोट का पाठ आश्वस्त करने वाला होना चाहिए और इसमें अकाट्य साक्ष्य होने चाहिए।

कब बनेगा हस्ताक्षरस्थिति, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, आद्याक्षर और उपनाम इंगित किए गए हैं।

जैसा अनुप्रयोगदस्तावेज़ के प्रवर्तक के कार्यों को सही ठहराने और कुछ परिस्थितियों की पुष्टि करने के लिए दस्तावेजों का हवाला दिया जा सकता है।

पाठ की संरचना के अनुसार, व्याख्यात्मक नोट रिपोर्ट से इस मायने में अलग है कि इसमें निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल नहीं हैं (उदाहरण 6)।

टिप्पणी

अगर कंपनी ने विकसित और अनुमोदित किया है मानक रूपव्याख्यात्मक नोट्स का प्रयोग किया जाता है अलग-अलग स्थितियां, इसका मतलब यह नहीं है कि कर्मचारियों को स्वीकृत प्रपत्रों के अनुसार नोट्स तैयार करने चाहिए। एक गैर-औपचारिक दस्तावेज़ भी मान्य हो सकता है।

उदाहरण 6

व्याख्यात्मक नोट

अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू करें
एक फटकार के रूप में अलेक्जेंड्रोवा AND.AND.

एचआर विभाग आदेश जारी करेगा।
स्मोल्किन 04/17/2014

एलएलसी "एसवी" के निदेशक

ए.वी. स्मोल्किन

व्याख्यात्मक नोट

14.04.2014 № 14

काम से अनुपस्थित रहने के बारे में

मैं, अलेक्जेंड्रोवा इरिना इगोरेवना, एक लेखाकार, 14 अप्रैल, 2013 को अपने कार्यस्थल से 9:00 से 15:30 बजे तक व्यक्तिगत कारणों से अनुपस्थित था।

मेरे पास सहायक दस्तावेज नहीं हैं।

मुनीम एलेक्ज़ेंड्रोवाआई.आई. एलेक्ज़ेंड्रोवा

पंजीकरणरिपोर्टिंग, सेवा, व्याख्यात्मक नोट

संगठन की लिपिक सेवा के कार्यों में से एक परिचालन खोज प्रदान करना है आवश्यक जानकारीनिष्पादक को हस्तांतरित दस्तावेजों के प्रचार से संबंधित। इस डेटा की अधिक सुविधाजनक खोज के लिए, विभिन्न पंजीकरण प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है।

रिपोर्टिंग, आधिकारिक, व्याख्यात्मक नोटअपने कार्यात्मक उद्देश्य के अनुसार, वे कुछ सूचनाओं के वाहक होते हैं। चूंकि नोट में दिए गए मुद्दे को संगठन के प्रमुख या अन्य अधिकृत के संकल्प के रूप में एक लिखित निर्णय की आवश्यकता होती है अधिकारीदस्तावेजों को पंजीकृत किया जाना चाहिए।

याद रखें कि दस्तावेजों के पंजीकरण के तीन रूप हैं: पत्रिका, कार्ड और स्वचालित. संगठन को पंजीकरण का सबसे प्रभावी और उपयुक्त रूप चुनने का अधिकार है।

जर्नल पंजीकरण फॉर्म -सबसे आम, लेकिन हमेशा सुविधाजनक नहीं, क्योंकि इसमें सभी दस्तावेजों का पंजीकरण कालानुक्रमिक क्रम में होता है, और एक विशिष्ट दस्तावेज की खोज करते समय, विशेषज्ञ को पत्रिका के सभी शीटों को देखना पड़ता है। जानकारी की खोज इस तथ्य से और जटिल है कि एक पहल दस्तावेज़ को पंजीकृत किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक पत्रिका में, और दूसरे में इसका उत्तर। अनिवार्य पंजीकरण फॉर्म (पत्रिकाएं) कानून द्वारा प्रदान नहीं किए जाते हैं। अनुशंसित लॉग प्रपत्र उदाहरण 7 में दिखाया गया है।

उदाहरण 7

रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोटों के रजिस्टर का टुकड़ा

कागजातों की तारीख	पंजीकरण संख्या	दस्तावेज़ के प्रकार, सारांश	दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किसने किया	निर्वाहक	जहां स्थानांतरित किया गया	रसीद की रसीद (हस्ताक्षर, तारीख)	मामले में दस्तावेज़ की दिशा पर एक निशान
07.04.2014	03-10/14	खजांची श्वेत्स ओ.आर. की छुट्टी से वापस बुलाने के बारे में।	मानव संसाधन के मुखिया	मानव संसाधन विभाग निरीक्षक	मानव संसाधन विभाग	स्मिरनोवा वी.ए. 07.04.2014	मामले संख्या 03-14 स्मिरनोव 04/07/2014

कार्ड पंजीकरण फॉर्मपत्रिका की तुलना में अधिक सुविधाजनक और अनुकूलित है। क्लासिफायर में खोजते समय दस्तावेजों के बनाए गए पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड दस्तावेज़ की खोज की प्रक्रिया को अनुकूलित करना और पंजीकरण प्रक्रिया के समय को कम करना संभव बनाते हैं। कार्ड पंजीकरण का स्पष्ट लाभ यह है कि एक ही समय में कई कर्मचारी पंजीकरण कर सकते हैं;

▪ स्वचालित (इलेक्ट्रॉनिक) पंजीकरण फॉर्मविशेष का उपयोग शामिल है सॉफ़्टवेयर. दस्तावेज़ के बारे में जानकारी डेटाबेस में संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड में दर्ज की जाती है। साथ ही पंजीकरण के साथ, एक पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड मुद्रित किया जा सकता है।

आमतौर पर, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोटों में एक जटिल पंजीकरण सूचकांक होता है, जिसे उसी तरह तैयार किया जाता है जैसे कि आउटगोइंग दस्तावेज़ का सूचकांक। पंजीकरण संख्या में मामलों के नामकरण के अनुसार मामले का सूचकांक होता है (संरचनात्मक इकाई के सूचकांक और इस इकाई के मामलों के नामकरण के अनुसार मामले की संख्या सहित) और क्रमिक संख्याएक कैलेंडर वर्ष के भीतर दस्तावेज़।

टिप्पणी

संगठन में दस्तावेजों के पंजीकरण और लेखांकन के मुद्दों को कार्यालय के काम के निर्देशों में परिलक्षित होना चाहिए। निर्देशों में शामिल होना चाहिए:

1) अपंजीकृत दस्तावेजों की एक सूची।

2) दस्तावेजों के पंजीकृत समूहों की एक सूची, जबकि प्रत्येक समूह के लिए यह इंगित करना अनिवार्य है:

पंजीकरण की जगह;

पंजीकरण का समय और क्रम;

पंजीकरण संख्या के गठन का नियम;

जिस रूप में पंजीकरण किया जाता है;

फॉर्म में दर्ज किए गए विवरणों की सूची, उन्हें भरने के नियम;

पंजीकरण के बाद दस्तावेजों की आवाजाही के लिए लेखांकन के नियम;

पंजीकरण का सिद्धांत (किसी दस्तावेज़ को दूसरी इकाई में स्थानांतरित करते समय एकल या बार-बार पंजीकरण);

3) संगठन में दस्तावेज़ की पुनः प्राप्ति की प्रक्रिया (आने वाले दस्तावेज़ों के लिए)।

ज्ञापन, सेवा, व्याख्यात्मक नोटों के भंडारण की शर्तें

प्रतिधारण अवधि विशिष्ट प्रबंधन की सूची में निर्धारित की जाती है अभिलेखीय दस्तावेजगतिविधि के दौरान उत्पन्न सरकारी संस्थाएं, निकायों स्थानीय सरकारऔर संगठन, 25 अगस्त, 2010 संख्या 558 के रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित भंडारण अवधि का संकेत देते हैं। निर्दिष्ट सूची के अनुसार, ज्ञापन के लिए भंडारण अवधि 1 वर्ष, 3 वर्ष, 5 वर्ष हो सकती है। , 75 वर्ष, स्थायी रूप से। व्याख्यात्मक नोट स्थायी रूप से रखे जाने चाहिए।

हमारी सलाह

नोट्स तैयार करते समय, एकल शैली का पालन करना आवश्यक है, और दस्तावेजों के मुख्य पाठ को व्यावसायिक नैतिकता के नियमों और दस्तावेजों के निष्पादन के लिए स्थापित आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए। व्याकरण संबंधी त्रुटियों के साथ गलत तरीके से तैयार और निष्पादित दस्तावेजों द्वारा एक अप्रिय छाप छोड़ी जाती है। दस्तावेज़ को प्राप्तकर्ता को भेजने के लिए जल्दी मत करो, लेकिन इसे ध्यान से पढ़ें, सुधार, यदि कोई हो, व्याकरण संबंधी त्रुटियां या टाइपो।

ज्ञापन सूचनात्मक, पहल और रिपोर्टिंग हो सकते हैं। ज्ञापन और व्याख्यात्मक नोट भी हैं - बाद वाले कार्यों और घटनाओं के कारणों की व्याख्या करते हैं या दस्तावेज़ के कुछ हिस्सों की व्याख्या करते हैं।

ज्ञापन का उदाहरण

एक ज्ञापन का एक उत्कृष्ट उदाहरण आवश्यक वस्तुओं के साथ कार्यप्रवाह प्रदान करने के बारे में एक पहल दस्तावेज है।

ऊपरी दाहिने हिस्से में हम प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी रखते हैं:

Sfera LLC के निदेशक।
पावलोव एन.पी.
ऊपर बाएँ - संरचनात्मक इकाई का नाम: दस्तावेज़ प्रबंधन विभाग
केंद्र: ज्ञापन।
अगला - बाईं ओर दस्तावेज़ की तिथि और संख्या: 05/07/2013 नंबर 1।
दाईं ओर - एक जगह: मास्को।
नीचे शीर्षक है: कार्ट्रिज को बदलने के बारे में।

मूलपाठ: मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि प्रिंटर के लिए मौजूदा कार्ट्रिज इसके उपयोग की अवधि से अधिक होने के कारण अनुपयोगी हो गया है। यह परिस्थिति आपको दस्तावेज़ीकरण बनाए रखने के लिए आपके द्वारा निर्धारित कार्यों को पूरा करने की अनुमति नहीं देती है।
मैं आपसे विफल कार्ट्रिज को एक नए से बदलने पर विचार करने के लिए कहता हूं।
नीचे - पता और उसके हस्ताक्षर के बारे में जानकारी: विभाग के उप प्रमुख - हस्ताक्षर - व्लासोव डी.आई.

ज्ञापन नमूना

ज्ञापन लिखने का प्रस्तावित नमूना अधिकारियों को परिणामों के बारे में सूचित करने में मदद करेगा - मध्यवर्ती वाले सहित - किसी भी असाइनमेंट के निष्पादन के बारे में।

ऊपरी दाएं कोने में:

सीजेएससी "स्टोयका" के प्रमुख।
निचला केंद्र: ज्ञापन।
आगे की तिथि और संख्या: 07.05.2013

सारांश: प्रतियोगिता के प्रथम चरण के समापन पर।
पाठ: युवा बिल्डरों के बीच पेशेवर कौशल की प्रतियोगिता के भाग के रूप में, पहला क्वालीफाइंग दौर आयोजित किया गया था, जिसमें 14 विशेषज्ञों ने भाग लिया था। 11 लोगों ने सफलतापूर्वक परीक्षा उत्तीर्ण की। प्रतियोगिता का दूसरा चरण 14 मई को 14.00 बजे भवन 1ए में होगा।
लाल रेखा से: ब्रिगेडियर - हस्ताक्षर - सेमेनोव एस.ए.

एक छात्र के लिए रिपोर्टिंग नोट

एक ज्ञापन छात्र पर प्रभाव के एक उपाय के रूप में काम कर सकता है यदि अन्य शैक्षिक तरीके काम नहीं करते हैं। फिर शिक्षक निदेशक या प्रधानाध्यापक को एक ज्ञापन देता है।

उदाहरण के लिए: एक छात्र को स्थानांतरित करने की आवश्यकता के बारे में
मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि माता-पिता के साथ बातचीत और बैठकों के बावजूद, कक्षा 7बी के छात्र इवानोव वी.वी. अनुशासन का उल्लंघन जारी है। 7 मई को, उन्होंने एक साहित्य पाठ और 8 मई को एक जीव विज्ञान पाठ को बाधित किया।
इवानोव के कार्यों के परिणामस्वरूप। द। अन्य छात्र ज्ञान प्राप्त करने में असमर्थ थे। इस संबंध में, मैं शैक्षणिक परिषद के निर्णय का समर्थन करने और इवानोव वी.वी. 7ए ग्रेड में।

अनुपस्थिति का ज्ञापन

एक सामान्य प्रकार की रिपोर्ट प्रबंधक को एक अच्छे कारण के बिना किसी कर्मचारी द्वारा की गई अनुपस्थिति के बारे में एक नोट है।

उदाहरण के लिए: श्रम अनुशासन के उल्लंघन के बारे में।
मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि 7 मई 2013 को, नीना दिमित्रिग्ना ग्लेज़कोवा, एक लेखाकार, अपने कार्यस्थल से 09.00 से 13.00 तक अनुपस्थित थी।
अनुपस्थिति के कारण की वैधता की पुष्टि करने वाले दस्तावेज, ग्लेज़कोवा एन.डी. नहीं दी गयी। पूर्वगामी के संबंध में, मैं ग्लेज़कोवा एन.डी. घोषित करने का प्रस्ताव करता हूं। फटकार

ज्ञापन का रूप

ज्ञापन मुक्त रूप में तैयार किए जाते हैं: पहला भाग मुद्दे के सार का एक बयान है, दूसरा निष्कर्ष और सुझाव है। स्वरूपण प्राप्तकर्ता पर निर्भर करता है।

एक उच्च संगठन को एक बाहरी ज्ञापन लेटरहेड पर भेजा जाता है और इसमें नियमित पत्र के समान विवरण होता है।
एक आंतरिक ज्ञापन में शामिल हैं: संरचनात्मक इकाई का नाम, दस्तावेज़ का नाम - एक ज्ञापन, दिनांक, संख्या, पता, पाठ शीर्षक, पाठ और हस्ताक्षर।

दिलचस्प वीडियो: मेमोरेंडम (वास्तविक ज्ञापन पर आधारित)

ज्ञापन...

एक वकील के लिए प्रश्न:

नमस्ते! कृपया मेरी मदद करें! जिस विभाग में मैं काम करता हूं, उसके प्रमुख ने प्रधान चिकित्सक को एक ज्ञापन लिखा। मैं इसकी सामग्री का पता कैसे लगा सकता हूं? उन्होंने कालीन पर बुलाया, रिपोर्ट की सामग्री को व्यावहारिक रूप से आवाज नहीं दी गई थी।

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
ऐलेना, आपको अनुशासन के उल्लंघन के इस या उस तथ्य के लिए स्पष्टीकरण लिखने के लिए कहा जाना चाहिए, इस प्रस्ताव से आप सामान्य रूप से रिपोर्ट की सामग्री का पता लगा सकते हैं।
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वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
हैलो, ऐलेना।

आपको रिपोर्ट से परिचित होने, पाठ की मांग करने का पूरा अधिकार है। संपर्क करना।
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ज्ञापन...

एक वकील के लिए प्रश्न:

क्या ज्ञापन पीछे की ओर खींचा जा सकता है, और साथ ही कर्मचारी को यह भी पता नहीं चलेगा कि उसके खिलाफ एक ज्ञापन तैयार किया गया है?

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
किसी दस्तावेज़ का प्रारूपण पिछली डेटिंग"एक उल्लंघन है
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वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
एक ज्ञापन एक दस्तावेज है जिसके आधार पर नियोक्ता को एक परीक्षण करना चाहिए और यदि कर्मचारी दोषी है, तो उसे अनुशासनात्मक जिम्मेदारी (आदेश द्वारा) में लाएं। बिना ट्रायल के सिर्फ एक रिपोर्ट सिर्फ कागज है। यदि आपको निकाल दिया जाता है, तो बेझिझक बर्खास्तगी के लिए अदालत में जा सकते हैं।
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एक कर्मचारी द्वारा श्रम कर्तव्यों की पूर्ति न करने पर एक ज्ञापन हाथ से लिखा जाता है या कंप्यूटर से मुद्रित किया जा सकता है ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

एक कर्मचारी द्वारा गैर-निष्पादन का ज्ञापन नौकरी के कर्तव्यक्या यह हाथ से लिखा जाता है या इसे कंप्यूटर से प्रिंट किया जा सकता है?

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
कंप्यूटर से प्रिंट किया जा सकता है। हस्तलिखित हस्ताक्षर।
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एक ज्ञापन का जवाब कैसे लिखें, और क्या इसका जवाब देना आवश्यक है, साथ ही पंजीकरण भी करना है? ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

नमस्ते! किसी ज्ञापन पर प्रतिक्रिया कैसे लिखें, और क्या इसका जवाब देना, साथ ही इसे पंजीकृत करना आवश्यक है? धन्यवाद।

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
ज्ञापन देखें। यदि यह आपके संबंध में है और आपके किसी भी कदाचार को ठीक करता है, तो आपको एक व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता होनी चाहिए। प्रश्न निर्दिष्ट करें।
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ज्ञापन...

एक वकील के लिए प्रश्न:

अपने अधीनस्थ के मुखिया को ज्ञापन लिखा। प्रबंधक ने मेरे अधीनस्थ को ज्ञापन दिखाया। क्या यह कानूनी है?

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
कानूनी तौर पर। क्योंकि अधीनस्थ को प्रबंधन को स्पष्टीकरण देना चाहिए। और इसके लिए उसे पता होना चाहिए कि क्या।
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वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
हाँ यह सही है।
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मैंने एक ज्ञापन लिखा, घटना के कितने समय बाद मुझे इसे वापस देना चाहिए? ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

मैं विभाग का मुखिया हूं, यह पहली बार नहीं है जब मेरे अधीनस्थ ने निदेशक से मेरी शिकायत की है, आज उन्होंने खुद बनाया है संघर्ष की स्थितिकार्य दिवस की शुरुआत से पहले, फिर मुझसे शिकायत करने गया। शायद उसने एक ज्ञापन लिखा था। इस स्थिति में मुझे क्या करना चाहिए। मैंने एक ज्ञापन लिखा, घटना के कितने समय बाद मुझे इसे वापस देना चाहिए?

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
मैं विभाग का प्रमुख हूं, मेरे अधीनस्थ पहली बार निदेशक से मेरे बारे में शिकायत नहीं करते हैं

नताल्या, आप एक रिपोर्ट जमा कर सकते हैं, या आप इसे केवल अपने विवेक पर प्रमुख को प्रस्तुत नहीं कर सकते हैं - ऐसी कोई समय सीमा नहीं है।
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अनुशासनात्मक उल्लंघन पर रिपोर्ट कैसे लिखें, (उदाहरण के लिए एक कर्मचारी को काम के लिए देर हो जाती है) क्या इसे इसमें लिखना संभव है ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

अनुशासन के उल्लंघन पर रिपोर्ट कैसे लिखें (उदाहरण के लिए एक कर्मचारी को काम करने में देर हो जाती है) क्या इसे कंप्यूटर पर मुद्रित रूप में लिखना संभव है। और क्या यह आवश्यक है (ज्ञापन) एक कर्मचारी को डी-बोनस करने के लिए यदि वह व्याख्यात्मक लिखता है।

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
आप ऐसा नोट लिख सकते हैं यदि देर से आने का कारण अपमानजनक है, यह किसी भी रूप में लिखा गया है, आप इसे प्रिंट कर सकते हैं, आप इसे हाथ से लिख सकते हैं। यदि बोनस पर प्रावधान बोनस कटौती के लिए प्रदान करते हैं, तो इसे श्रम अनुशासन के उल्लंघन, श्रम कार्यों को पूरा करने में विफलता आदि के लिए लागू किया जाता है। हालांकि, डी-बॉन्डिंग से पहले, तत्काल पर्यवेक्षक और एक लिखित व्याख्यात्मक कार्यकर्ता से एक रिपोर्ट के आधार पर जारी अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने के लिए एक आदेश (निर्देश) होना चाहिए, जिसमें से यह सीधे इस प्रकार है कि देर से होने का कारण है अपमानजनक। एक नियम के रूप में, एक भी देरी के लिए, अनुशासनात्मक उपायों को लागू नहीं किया जाता है, विशेष रूप से बहिष्करण।
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वरिष्ठों की बर्खास्तगी के खिलाफ सामूहिक ज्ञापन कैसे लिखें ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

वरिष्ठों की बर्खास्तगी के खिलाफ सामूहिक ज्ञापन कैसे लिखें

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
इस तरह के नोट मुक्त रूप में लिखे जाते हैं। इसमें असहमति के कारणों का संकेत होना चाहिए
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वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
आप किसको लिखेंगे? इस्तीफे का पत्र न लिखना बेहतर है अपनी मर्जीऔर कोई भी आपको आग लगाने में सक्षम नहीं होगा, और इसलिए - जब तक कोई तथ्य न हो - आपका ज्ञापन कुछ भी नहीं ले जाएगा
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मैंने कर्मचारी के श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर एक ज्ञापन तैयार किया और प्रबंधक को दिया, लेकिन प्रबंधक ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

मैंने कर्मचारी के श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर एक ज्ञापन तैयार किया और प्रबंधक को दिया, लेकिन प्रबंधक ने कोई जवाब नहीं दिया। ज्ञापन का जवाब देने में कितना समय लगता है?

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
प्रिय ओल्गा अलेक्जेंड्रोवना!

प्रतिक्रिया समय श्रम कोडनिर्दिष्ट नहीं है। इसके अलावा, नियोक्ता श्रम अनुशासन के उल्लंघन की रिपोर्ट के सत्यापन पर निर्णय लेने के लिए बाध्य नहीं है।

रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 192 स्थापित करता है कि एक अनुशासनात्मक अपराध के कमीशन के लिए, यानी गैर-प्रदर्शन या अनुचित निष्पादनएक कर्मचारी द्वारा उसे सौंपे गए श्रम कर्तव्यों की गलती के कारण, नियोक्ता को अनुशासनात्मक प्रतिबंधों में से एक को लागू करने का अधिकार है। अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने से पहले, नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करना चाहिए।
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वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
श्रम संहिता आपके ज्ञापन का जवाब देने के लिए प्रबंधक के दायित्व के लिए प्रदान नहीं करती है, न ही यह ज्ञापन के आधार पर कर्मचारी को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने के दायित्व के लिए प्रदान करती है, सामान्य तौर पर, एक कर्मचारी को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाना है प्रबंधक का अधिकार, और दायित्व नहीं, और अनुशासनात्मक जिम्मेदारी लाने के लिए, अनुच्छेद 193 एक निश्चित प्रक्रिया के लिए प्रदान करता है जिसमें कर्मचारी से लिखित रूप में स्पष्टीकरण लिया जाता है और स्पष्टीकरण के परिणामों के आधार पर, नियोक्ता के पास है यह विचार करने का अधिकार कि उत्तरदायी ठहराने का कोई आधार नहीं है। आपको स्वयं प्रबंधक से संपर्क करने और अपनी अपील (ज्ञापन) पर उसकी स्थिति के बारे में पूछताछ करने का अधिकार है, जो मैं आपको करने की सलाह देता हूं
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वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
कानून में मेमो नाम की कोई चीज नहीं होती है। इस प्रकार करने के लिए इस दस्तावेज़एक बयान की अवधारणा को लागू कर सकते हैं। यदि नियोक्ता एक राज्य संस्थान है, तो आप 59 FZ का उल्लेख कर सकते हैं। यदि एक वाणिज्यिक संरचना है, तो उत्तर संघीय कानून द्वारा अनुमोदित शर्तों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए, अर्थात् पंजीकरण की तारीख से 30 दिनों के भीतर।
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मुझे एक रिक्ति जोड़ने के लिए एक ज्ञापन लिखना है - सहायक अभियंता - उत्पादन डिजाइनर। मदद करना…

एक वकील के लिए प्रश्न:

नमस्ते! मुझे एक रिक्ति जोड़ने के लिए एक ज्ञापन लिखना है - सहायक अभियंता - उत्पादन डिजाइनर। कृपया मेरी मदद करें। ..धन्यवाद!

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
मुक्त रूप में लिखें

और एक रिक्ति की आवश्यकता का औचित्य साबित करें - सहायक अभियंता - उत्पादन डिजाइनर
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मेरे सहयोगी ने मुझे एक ज्ञापन लिखा, जैसे कि मैं उससे रूखा था और मुवक्किल को स्वीकार करने से इनकार कर दिया। पर ये सच नहीं है…

एक वकील के लिए प्रश्न:

मेरे सहयोगी ने मुझे एक ज्ञापन लिखा, जैसे कि मैं उससे रूखा था और मुवक्किल को स्वीकार करने से इनकार कर दिया। पर ये सच नहीं है। घटना 06/06/2014 को हुई, मुझे 06/13/2014 को तीसरे पक्ष से ज्ञापन के बारे में पता चला। मुझे अपनी मर्जी से इस्तीफे का पत्र लिखने के लिए दिया गया था। 06/16/2014 से मैं छुट्टी पर हूं, लेकिन स्वाभाविक रूप से हमारी कंपनी के पास मेरे छुट्टी पर होने की पुष्टि करने वाला कोई दस्तावेज नहीं है। अब मेरा बॉस मुझे धमका रहा है, कह रहा है कि या तो मैं अपनी मर्जी से लिखूंगा या वह मुझे अनुपस्थिति के लिए लेख के तहत निकाल देगा। मुझे क्या करना चाहिए?

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
चूंकि आपकी कंपनी में सब कुछ इतना "स्वाभाविक" है, मुझे लगता है कि आपको स्वयं निर्णय लेने और प्रबंधन के साथ बातचीत करने या उनकी आवश्यकता को पूरा करने की आवश्यकता है
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क्या डायरेक्टर के माज को किसी कर्मचारी के दूसरे कर्मचारी के खिलाफ मेमोरेंडम लिखने का अधिकार है? ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

क्या डायरेक्टर के माज को किसी कर्मचारी के दूसरे कर्मचारी के खिलाफ मेमोरेंडम लिखने का अधिकार है?

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
नमस्ते। नहीं, वह नहीं कर सकता - केवल अपनी ओर से।
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मैं मुखिया के खिलाफ शिकायत के साथ निदेशक को ज्ञापन लिखना चाहता हूं....

एक वकील के लिए प्रश्न:

मैं मुखिया के खिलाफ शिकायत के साथ निदेशक को ज्ञापन लिखना चाहता हूं।

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
बेशक, अगर आपको लगता है कि आपके अधिकारों का उल्लंघन किया गया है, तो विशेष ज्ञान की आवश्यकता नहीं है, आप सब कुछ एक स्वतंत्र रूप में बता सकते हैं।
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वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
नमस्कार। यह नोट फ्री फॉर्म में लिखा गया है।
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निरीक्षक को एक ज्ञापन कैसे लिखें, जिसमें वह हमारे कर्मचारियों द्वारा उल्लंघन के बारे में आदेश के पैराग्राफ लिखता है, लेकिन ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

निरीक्षक को ज्ञापन कैसे लिखें, जिसमें वह हमारे कर्मचारियों द्वारा उल्लंघन के बारे में आदेश के बिंदु लिखता है, लेकिन उनका उल्लंघन नहीं किया गया। गलत सूचना देने वाले बॉस? एसपीएसबी.

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
फिर शिकायत, रिपोर्ट नहीं
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श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर एक ज्ञापन तैयार किया गया था और काम से निलंबन के आदेश के साथ संलग्न किया गया था, हालांकि, में ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर एक ज्ञापन तैयार किया गया था और उसे काम से निलंबित करने के आदेश के साथ संलग्न किया गया था, लेकिन इसमें कोई हस्ताक्षर नहीं है

मैं इस ज्ञापन के खिलाफ कैसे अपील कर सकता हूं जिसमें प्रवर्तक के हस्ताक्षर नहीं हैं

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
आदेश को अपील करना आवश्यक है यदि यह कर्मचारी के अधिकारों का उल्लंघन करता है। एक ज्ञापन आदेश जारी करने का आधार हो सकता है।
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कृपया मुझे बताएं कि उच्च प्रबंधन को ज्ञापन कैसे लिखें। सच तो यह है कि एक बड़े...

एक वकील के लिए प्रश्न:

नमस्ते। कृपया मुझे बताएं कि उच्च प्रबंधन को ज्ञापन कैसे लिखें। बात यह है कि एक बड़ा गैप था। जानबूझकर विनियोग है भौतिक संपत्तिजिसके लिए पूरी टीम जिम्मेदार है। कमी को सबके बीच बाँटने की सामान्य प्रथा है, यह किसी को शोभा नहीं देता। साथ ही सभी कर्मचारियों को एक कर्मचारी पर शक है। तर्क, हालांकि वे ध्यान देने योग्य हैं, प्रत्यक्ष प्रमाण नहीं हैं। एक ज्ञापन में न केवल समस्या का सार और उचित जांच के अनुरोध को सही ढंग से कैसे बताया जाए, बल्कि किसी विशेष व्यक्ति की गतिविधियों पर भी ध्यान दिया जाए?

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
किसी भी रूप में एक नोट लिखें।
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मुझे बताओ, कृपया, क्या निर्देशक को एक ज्ञापन में किए गए अपमान को उद्धृत करना आवश्यक है? ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

नमस्ते!

मुझे बताओ, कृपया, क्या निर्देशक को एक ज्ञापन में किए गए अपमान को उद्धृत करना आवश्यक है?

साभार, जूलिया!

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
नमस्कार!

अपमान का हवाला देना बेमानी है, खासकर अगर इसमें अपवित्रता हो। यदि आवश्यक हो, तो निर्देशक को व्यक्तिगत बातचीत में अपमान का सार बताएं।
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वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
हाँ मुझे लगता है। उद्धृत करने की क्या आवश्यकता है।
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क्या उसे समय से पहले सबबॉटनिक छोड़ने और बिना डाले कर्मचारी पर निदेशक को एक ज्ञापन लिखने का अधिकार है ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

क्या उसे समय से पहले सबबॉटनिक छोड़ने और जिम्मेदार उप निदेशक को सूचित किए बिना कर्मचारी के खिलाफ निदेशक को एक ज्ञापन लिखने का अधिकार है?

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
नमस्ते।

हाँ आप कर सकते हैं
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मुखिया को ज्ञापन...

एक वकील के लिए प्रश्न:

नमस्ते!

मैं 3 साल से होलसेल डिपार्टमेंट में सेल्स मैनेजर के तौर पर काम कर रहा हूं। कुछ महीने पहले हमें मिला नया कर्मचारी- उन्हें थोक विभाग का प्रमुख नियुक्त किया गया। इस व्यक्ति ने, कंपनी की बारीकियों में जाने के बिना, बिना किसी प्रशिक्षण के, मुझे और कई अन्य प्रबंधकों को काम करने के लिए मजबूर करना शुरू कर दिया, जो हमारे कर्तव्यों का हिस्सा नहीं है, नियमित काम से लगातार विचलित होने लगा, असभ्य होने लगा। काम में कुछ गलतियाँ करने के बाद, वह हर चीज के लिए दूसरों को दोष देता है, दावे व्यक्त करता है, शीर्ष प्रबंधन से शिकायत करने जाता है। यह पहले के समन्वित कार्य में असंतुलन का परिचय देता है, समय लगता है, लोगों के साथ संवाद करना नहीं जानता।

हम सहयोगियों के साथ उस पर एक ज्ञापन लिखना चाहते हैं, इसे सही तरीके से कैसे करें? क्या उसे नौकरी से निकाला जा सकता है? अग्रिम में धन्यवाद!

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
हैलो, वेरोनिका युरेविना।

आपको प्रबंधक को एक ज्ञापन लिखना होगा। फिर आप किसी रोजगार अनुबंध द्वारा निर्धारित नहीं किए गए कार्य में संलग्न होने के लिए प्रबंधक को दावा लिख ​​सकते हैं। संपर्क करना।
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वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आपके संगठन में आप में से प्रत्येक के लिए एक है। नौकरी का विवरण, जिससे यह स्पष्ट होता है कि आप क्या करने के लिए बाध्य हैं और क्या नहीं। नौकरी के लिए आवेदन करते समय भी आपको हस्ताक्षर के खिलाफ इस निर्देश से परिचित होना चाहिए था। यदि यह बिल्कुल भी मौजूद नहीं है, तो और भी अधिक वे आप पर अतिरिक्त रूप से कुछ भी नहीं थोप सकते हैं। यदि आपके पास एक है, तो एक प्रति लें और इस प्रबंधक को दिखाएं। कि ऐसी कोई बाध्यता नहीं है। आप रिसेप्शन के माध्यम से विभाग की स्थिति का वर्णन करते हुए एक रिपोर्ट प्रस्तुत कर सकते हैं। बस रिपोर्ट दर्ज करना सुनिश्चित करें, सचिव को आने वाले दस्तावेज़ों के लॉग में यह करना होगा। ज्ञापन की एक प्रति सचिव के प्रवेश चिह्न के साथ छोड़ दें (अर्थात एक ही बार में दो प्रतियाँ बनाएँ)। भविष्य के लिए, हमेशा कठिन परिस्थितियों को रिपोर्ट के साथ रिकॉर्ड करें, ताकि बाद में आप अपनी बेगुनाही और दूसरों के अपराध को साबित कर सकें। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो मुझे लिखें।
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क्या अपमान का ज्ञापन दर्ज करना आवश्यक है, और यदि हां, तो किससे? ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

क्या मुझे अपमान का ज्ञापन दर्ज करने की आवश्यकता है, और यदि हां, तो किसके साथ?

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
आपके द्वारा प्रस्तुत किया गया कोई भी आवेदन आपके हित में पंजीकृत किया जाएगा। आवेदन एक कर्मचारी के साथ पंजीकृत होना चाहिए, जिसके कर्तव्यों में आने वाले पत्राचार को पंजीकृत करना शामिल है (अक्सर यह प्रमुख का सचिव होता है) सौभाग्य।
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प्रबंधक को सही ढंग से एक ज्ञापन कैसे लिखें ताकि उसे निकाल दिया जाए? ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

हमारे उद्यम में, चौकी पर सुरक्षा गार्ड लगातार कर्मचारियों के प्रति असभ्य और असभ्य है। प्रबंधक को सही ढंग से एक ज्ञापन कैसे लिखें ताकि उसे निकाल दिया जाए?

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
रिपोर्ट किसी भी रूप में लिखी जाती है। वर्णन करें कि वास्तव में क्या हुआ और कब हुआ।
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ज्ञापन किससे धमकी देता है?...

एक वकील के लिए प्रश्न:

मैं 3 साल से संगठन में काम कर रहा हूं, मुझे कभी कोई शिकायत नहीं हुई, मैं हमेशा समय पर रिपोर्ट जमा करता हूं, मैं सभी काम जल्दी करता हूं। मई में, मैं बीमार हो गया, मेरे हाथ में एक बीमार छुट्टी है, लेकिन विभाग के प्रमुख, यह जानते हुए कि मैं कैसे काम करता हूं और लगातार काम के बाद रहता हूं (बड़ी मात्रा में काम), बीमार छुट्टी नहीं ली और टाइम शीट को बंद कर दिया अगर पूरी तरह से काम करने वाले महीने के लिए। इस बात की जानकारी होने पर उप निदेशक ने निदेशक को ज्ञापन लिखा आधिकारिक जांचमेरे बीमार होने पर विभाग के मुखिया ने किस आधार पर मेरा रिपोर्ट कार्ड बंद कर दिया। और मैंने कार्मिक विभाग को बीमार छुट्टी प्रदान नहीं की (बीमारी की छुट्टी मेरे हाथ में है)। इसके लिए हमें क्या खतरा है। कृपया बहुत महत्वपूर्ण उत्तर दें।

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
यह आपको किसी चीज की धमकी नहीं देता है। फ्रेम में एक बंद बीमार छुट्टी और क्लिनिक से एक निर्वहन एपिक्रिसिस प्रस्तुत करें।
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मैंने एक कर्मचारी को मेमो लिखा जिसने मुझे बदनाम किया। कृपया मुझे बताएं कि मुझे उपस्थित न होने का अधिकार है ...

एक वकील के लिए प्रश्न:

मैंने एक कर्मचारी के खिलाफ एक ज्ञापन लिखा जिसने मुझे बदनाम किया। कृपया मुझे बताएं, मुझे इस तथ्य के परीक्षण में ज्ञापन के अनुसार उपस्थित नहीं होने का अधिकार है, ताकि इस कर्मचारी से न मिलूं।

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
खैर, उसके कार्यों की पुष्टि करना कैसे आवश्यक होगा, फिर उन्होंने क्यों लिखा और कार्यवाही के दौरान उपस्थित होना चाहिए
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रिपोर्ट देने का प्रयास किया। एक ई-मेल उत्तर प्राप्त हुआ कि इसे कई कारणों से स्वीकार नहीं किया गया था। जो कानूनी...

एक वकील के लिए प्रश्न:

रिपोर्ट देने का प्रयास किया। एक ई-मेल उत्तर प्राप्त हुआ कि इसे कई कारणों से स्वीकार नहीं किया गया था। क्या कानूनी दस्तावेजोंरिपोर्ट प्राप्त करने की प्रक्रिया को नियंत्रित करता है

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
ज्ञापन व्यक्तिगत हस्ताक्षर के साथ प्रस्तुत किया जाता है।
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क्या कई लोगों के आधिकारिक कर्तव्यों के उल्लंघन के बारे में निदेशक को एक ज्ञापन लिखना संभव है? या लिखूं...

एक वकील के लिए प्रश्न:

क्या उल्लंघन के बारे में निदेशक को ज्ञापन लिखना संभव है आधिकारिक कर्तव्यकई लोगों के लिए? या क्या आपको सबके लिए लिखना है? हमारे पास रखरखाव सेवा इंजीनियरों का एक समूह है। उन्हें एक महीने का टास्क दिया गया था। एक माह के भीतर कार्य पूरा नहीं हुआ। उन्होंने मूर्खता से उसकी उपेक्षा की।

वकील के सवाल का जवाब:ज्ञापन
हैलो कॉन्स्टेंटिन!

यदि कार्य किसी समूह को सौंपा गया था, तो समूह को एक रिपोर्ट लिखें। अन्यथा, प्रत्येक के लिए व्यक्तिगत रूप से।
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मेमो आंतरिक वर्कफ़्लो का एक रूप है जो आपको वर्तमान उत्पादन स्थितियों को सबसे प्रभावी ढंग से और जल्दी से हल करने की अनुमति देता है।

करने के लिए एक ज्ञापन कैसे लिखें इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में, हम नीचे बताएंगे।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की विशेषताएं

यदि संगठन ई-मेल सहित इलेक्ट्रॉनिक संचार का उपयोग करके डेटा के आदान-प्रदान की अनुमति देता है, तो मेमो भेजना सरल हो जाता है। उद्यम के भीतर दस्तावेजों के इस तरह के संचलन के लाभों में आवेदनों पर विचार करने की दक्षता भी शामिल है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में मेमो कैसे लिखें? कागज पर क्लासिक संस्करण के समान ही। दस्तावेजों में कोई महत्वपूर्ण अंतर नहीं हैं। इस प्रारूप में एक नमूना व्यावहारिक रूप से पिछले उदाहरण से अलग नहीं है।

आपके ज्ञापन का मुख्य भाग (अर्थात स्वयं स्थिति का विवरण और विचार के लिए प्रस्तुत प्रस्ताव) हमारे उदाहरण के समान ही रहता है।

एकमात्र अपवाद यह है कि आपको ज्ञापन में प्राप्तकर्ता को इंगित करने की आवश्यकता नहीं है। जिस उपयोगकर्ता को अपील भेजी जाती है उसका नाम "पता" लाइन में दर्ज किया जाएगा। यदि हम एक साझा संसाधन (उदाहरण के लिए, प्रति विभाग एक ईमेल पता) के माध्यम से दस्तावेजों के आदान-प्रदान के बारे में बात करते हैं, तो आपको विषय पंक्ति में यह इंगित करना होगा कि संदेश किसको संबोधित है।

इसके अलावा, ई-मेल (व्यक्तिगत मेलबॉक्स) का उपयोग करते समय, ज्यादातर मामलों में पहले से ही एक हस्ताक्षर होता है जो स्वचालित रूप से पत्र के पाठ में डाला जाता है। यह आपको मेमो लिखने सहित महत्वपूर्ण समय बचाने की अनुमति देता है। यदि आपका मेल आपको प्रेषक की पहचान करने की अनुमति नहीं देता है (उदाहरण के लिए, साझा मेलबॉक्स का उपयोग करते समय), तो पत्र के अंत में अपना नाम और स्थिति शामिल करना सुनिश्चित करें।

महत्वपूर्ण: ई-मेल द्वारा जानकारी भेजते समय, भेजे गए संदेश को पढ़ने की सूचना का अनुरोध करना न भूलें (इसके लिए आपको संबंधित बॉक्स को चेक करना होगा)। यह अधिसूचना इस बात का प्रमाण है कि आपने वास्तव में एक विशिष्ट प्राप्तकर्ता को एक विशिष्ट समय पर एक मेमो भेजा था।

एक कर्मचारी द्वारा अपने तत्काल पर्यवेक्षक के नाम पर या किसी अन्य विभाग के प्रमुख के नाम पर एक ज्ञापन तैयार किया जाता है। यह थोड़े समय में अनुमति देता है:

• इस समय उत्पन्न हुई समस्या के बारे में प्रबंधक को सूचित करें;
• इसके उन्मूलन के लिए प्रस्ताव बनाना या किसी अन्य कर्मचारी के साथ कार्य योजना पर सहमत होना;
• नेता को निर्णय लेने या आदेश जारी करने के लिए प्रेरित करना।

यह इस बात का भी प्रमाण है कि जिस विशेषज्ञ ने वर्कफ़्लो में समस्या का पता लगाया था, उसने स्थिति को ठीक नहीं होने दिया, बल्कि अपने प्रबंधन को इसके बारे में सूचित किया ताकि वे तुरंत निर्णय ले सकें। यानी काम नहीं हुआ।

नोट्स के प्रकार

मुख्य प्रकार के व्यावसायिक पत्रों पर विचार करें:

• जानकारी का अनुरोध करने के बारे में;
• श्रम कर्तव्यों के प्रदर्शन में कर्मचारी द्वारा किए गए उल्लंघन के बारे में;
• कर्मचारी बोनस पर।

इसके अलावा, एक ज्ञापन (एक नमूना नीचे प्रस्तुत किया गया है) संगठन के भीतर विभागों, विभागों, विभागों के बीच दस्तावेजों के पैकेज के हस्तांतरण के साथ हो सकता है (तृतीय-पक्ष संगठनों के लिए, कवर पत्र तैयार किए जाने चाहिए)। इसे कार्यस्थल से अनुपस्थिति का कारण स्पष्ट करने की आवश्यकता के साथ कर्मचारियों को भी भेजा जा सकता है।

मेमो में कार्य के क्षणों से संबंधित कोई भी प्रश्न हो सकते हैं।

संकलन नियम

संकलन करते समय पालन करने वाला मुख्य नियम संक्षिप्तता है। दस्तावेज़ को स्पष्ट रूप से समस्या का सार बताना चाहिए, साथ ही इसे हल करने के तरीके भी बताए जाने चाहिए। एक नियम के रूप में, पाठ को 6-7 पंक्तियों से अधिक नहीं लेना चाहिए। एकीकृत रूपकोई कागज नहीं, मनमाने कागज का उपयोग किया जाता है।

मेमो उदाहरण

इसके बावजूद, लिखते समय, उन प्रावधानों को ध्यान में रखना चाहिए जिनके लिए निम्नलिखित विवरणों की आवश्यकता होती है:

• पेपर में हेडर होना चाहिए। यह इंगित करता है कि दस्तावेज़ किसको संबोधित किया गया है (मूल मामले में कर्मचारी की स्थिति और पूरा नाम);
• फिर दस्तावेज़ का नाम इंगित किया गया है;
• इसके संकलन की तिथि और संख्या दर्ज की गई है;
• वर्तमान स्थिति का विवरण, जिसके कारण एक नोट तैयार किया गया है: "मैं आपके ध्यान में लाता हूं ...", फिर पाठ में एक विशिष्ट अनुरोध होना चाहिए;
• पद और पूरा नाम नीचे दर्शाया गया है। संकलक, प्रतिलेख के साथ हस्ताक्षर।

ड्राफ्ट किए गए दस्तावेज़ को आने वाले पत्राचार के रूप में उद्यम के सचिव के साथ पंजीकृत होना चाहिए। उसके बाद, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि निर्देशक मेमो प्राप्त करेगा और इसे व्यक्तिगत रूप से पढ़ेगा।

इलेक्ट्रॉनिक रूप से कैसे सबमिट करें

कई उद्यमों को अपनाया इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन. इसलिए, एक ज्ञापन, जिसका उदाहरण ऊपर लिखा गया था, इलेक्ट्रॉनिक रूप में जारी किया जा सकता है। इस मामले में, इसे उद्यम के कॉर्पोरेट मेल पर भेजा जाता है। सचिव आगे की छंटाई और पत्रों को संबोधित करने वालों को अग्रेषित करने में लगा हुआ है।

स्थानांतरण के इस तरीके से कर्मचारियों के कागज और समय की बचत होती है। इस मामले में, दस्तावेज़ को उसी तरह संकलित किया जाता है जैसे कागज पर। उस पर खड़ा होना वांछनीय है इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरप्रेषक। यह सुनिश्चित करने के लिए कि भेजे गए दस्तावेज़ को प्रबंधक द्वारा पढ़ा जाता है, भेजते समय, आपको भेजें फॉर्म में बॉक्स को चेक करके "डाक आइटम पढ़ने की अधिसूचना" का अनुरोध करना चाहिए।

नमूना दस्तावेज़

अक्सर, काम के मुद्दों को हल करते समय, प्रबंधक को महत्वपूर्ण जानकारी देना आवश्यक हो जाता है। कभी-कभी परिस्थितियों की आवश्यकता होती है कि स्थिति की व्याख्या, त्रुटियों के खिलाफ चेतावनी, लिखित रूप में निर्धारित की जाए।

इस मामले में, न केवल तथ्यों को सही ढंग से बताना आवश्यक है, बल्कि दस्तावेज़ को सही ढंग से तैयार करना भी आवश्यक है। इसका संकलन प्रायः कठिन होता है, विशेषकर अनुभव के अभाव में। लेकिन ऐसा करना मुश्किल नहीं है अगर आपकी आंखों के सामने उदाहरण हैं। इसीलिए हमने नमूने तैयार किए हैं, जिन्हें पढ़कर आप सही ढंग से एक दस्तावेज तैयार कर सकते हैं।

बोनस पर एक मेमो एक कर्मचारी को प्रोत्साहित करने के लिए एक आदेश जारी करने का आधार है। यह संगठन के निदेशक के नाम पर कर्मचारी के तत्काल पर्यवेक्षक द्वारा संकलित किया जाता है। दस्तावेज़ कार्यकर्ता की योग्यता, प्रोत्साहन के लिए अनुरोध, कार्यकर्ता और संकलक के डेटा को इंगित करता है। एक सकारात्मक निर्णय पर विचार करने और अपनाने के बाद, निदेशक बोनस के लिए एक आदेश जारी करता है।

किसी कर्मचारी को बोनस के लिए निदेशक से कैसे पूछें, इस पर नमूना ज्ञापन

यदि कार्य के दौरान ऐसी परिस्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जिसके कारण कर्मचारी अपनी पूर्ति पूरी तरह से नहीं कर पाता है श्रम समारोह, व्याख्यात्मक प्रयोग किया जाता है। यह कारण बताता है।

नमूना व्याख्यात्मक नोट

मेमो का उपयोग तब किया जाता है जब किसी कर्मचारी को आवंटन के अनुरोध के साथ प्रबंधक से संपर्क करने की आवश्यकता होती है पैसेकाम की जरूरतों के लिए। इस मामले में, दस्तावेज़ सामग्री के अधिग्रहण के लिए उत्पादन की आवश्यकता के तथ्यों को निर्धारित करता है।

मेमो कैसे लिखें, नमूना

शेल्फ जीवन

25 अगस्त, 2010 के रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित भंडारण अवधि के संकेत के साथ, राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची के अनुसार। 558, मेमो को कम से कम पांच वर्षों के लिए उद्यम के संग्रह में संग्रहित किया जाना चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो संगठन के निदेशक को भंडारण अवधि बढ़ाने का अधिकार है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में निष्पादित कागजात के भंडारण की अवधि कंपनी के चार्टर द्वारा निर्धारित की जा सकती है।