संगठन कागजी कार्रवाई। संगठन में दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली, इसका मुख्य सार, चरण और प्रकार संगठन में दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रिया का संगठन

आधिकारिक कागजात को अपनाने, संकलन और प्रसंस्करण के बिना किसी भी उद्यम की गतिविधि पूरी नहीं हो सकती है।

इस प्रक्रिया की निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए, कंपनी को एक विशेष संरचनात्मक इकाई बनानी होगी। इस विभाग के कर्मचारियों का कार्य दस्तावेजों के प्रवाह को व्यवस्थित करना है।

परिभाषा और उद्देश्य

दस्तावेज़ीकरण है आधिकारिक कागजात के आंदोलन की प्रक्रिया A जो तब शुरू होता है जब वे प्राप्त या निर्मित होते हैं और जब उन्हें भेजा या निष्पादित किया जाता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन निर्णयों की शुद्धता और वैधता सुनिश्चित करते हैं। वे कंपनी की हर कार्रवाई में साथ देते हैं।

वर्कफ़्लो प्रक्रिया के कामकाज को सुनिश्चित करना उद्यम के मुख्य कार्यों में से एक है। संगठन की कमी, उचित भंडारण और कागजों को संभालने से कंपनी के काम को बहुत नुकसान हो सकता है। दस्तावेजों की लंबी खोज, हानि, भेजने और प्राप्त करने में देरी, डुप्लिकेट व्यवसाय के सामान्य पाठ्यक्रम को धीमा कर देते हैं। यदि कंपनी के दूरस्थ संरचनात्मक विभाजन हैं, तो यदि आवश्यक हो, तो किसी ऑपरेशन की वैधता स्थापित करने के लिए, कंपनी का काम पूरी तरह से पंगु हो सकता है।

उचित रूप से व्यवस्थित दस्तावेज़ प्रवाह प्रभावी प्रबंधन का एक अभिन्न अंग है। इस प्रक्रिया के सामान्य कामकाज के बिना, वित्तीय और प्रबंधन लेखांकन सुनिश्चित करना असंभव है।

दस्तावेज़ प्रकार

उद्यम के दस्तावेज़ प्रवाह में तीन प्रकार के कागजात शामिल होते हैं:

• इनबॉक्स. वे तीसरे पक्ष से संगठन द्वारा प्राप्त पत्र, अनुरोध हैं। उनकी प्राप्ति उचित जावक सूचनाओं की तैयारी पर जोर देती है। इन प्रतिभूतियों के निष्पादन की अवधि कानून द्वारा या पत्र के पाठ में निर्दिष्ट समय अवधि द्वारा निर्धारित की जाती है।
• मिलनसार. वे निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए संकलित हैं:
  • पहले से प्राप्त आवक पत्र की प्रतिक्रिया के रूप में;
  • बाद की प्रतिक्रिया के अनुरोध के रूप में।

  वे आंतरिक दस्तावेजों के आधार पर तैयार किए जाते हैं।

• आंतरिक. उनका उपयोग उद्यम के सामान्य संचालन को सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है। इस प्रकार से संबंधित सभी कागजात कार्यालय से नहीं गुजरते हैं, लेकिन केवल प्रमुख के आदेश, संरचनात्मक विभाजनों और प्रलेखन के बीच पत्राचार जो आउटगोइंग संकलन के आधार के रूप में कार्य करता है।

उनमें से प्रत्येक में कुछ विशेषताएं होनी चाहिए। सामान्य और विशेष दोनों विवरण हैं। यह उनकी उपस्थिति है जो मसौदे को आधिकारिक बनाती है।

सामान्य विशेषताओं में शामिल हैं:

• पंजीकरण संख्या. प्रत्येक दस्तावेज़ जो कार्यालय से गुजरता है, प्राप्त करता है एकमात्र संख्या. आउटगोइंग और इनकमिंग पेपर्स के लिए इसकी संरचना भिन्न हो सकती है। संस्थाएं खुद इसे स्थापित करती हैं।
• केस नामकरण कोड. यह अपेक्षित कागज को एक निश्चित प्रकार के मुद्दों को संदर्भित करता है जो कंपनी अपने काम के दौरान हल करती है।
• स्रोत. यह विशेषता इंगित करती है कि इसे कहाँ से प्राप्त किया गया था। सरकारी दस्तावेज़. आउटगोइंग संदेशों में संरचनात्मक इकाई का नाम होता है। इनबाउंड के लिए, अनुरोध भेजने वाले तीसरे पक्ष का नाम.
• निर्वाहक. यह विशेषता उस कर्मचारी की स्थिति और उपनाम को इंगित करती है जिसे दस्तावेज़ निष्पादित करने का निर्देश दिया गया है। आउटगोइंग और इंटरनल में, यह प्रवर्तक है।

दस्तावेज़ किस प्रकार के हैं, इसके आधार पर कुछ विशेषताओं को नीचे रखा गया है।


आने वाले कागजात, को छोड़कर सामान्य विवरण, ये भी हैं खास:

• समय सीमा - यह या तो पाठ के आधार पर या विधायी मानदंडों के अनुसार निर्धारित की जाती है।
• नियंत्रक व्यक्ति - वह प्रधान या उप द्वारा नियुक्त किया जाता है, दस्तावेज़ के प्रसंस्करण के पूरा होने के बाद, इस तथ्य को निर्दिष्ट कर्मचारी के ध्यान में लाया जाता है।

आंतरिक में निम्नलिखित विशेषताएं हो सकती हैं:

• कलाकारों की सूची, अर्थात्, संकलक;
• निष्पादन की अवधि;
• उन विभागों की एक सूची जिन्हें कागज से परिचित होना चाहिए।

आउटगोइंग में कुछ अतिरिक्त विवरण भी होते हैं:

• मेलिंग सूची, अर्थात्, उन व्यक्तियों की सूची जिन्हें अनुरोध या सूचना भेजने की आवश्यकता है;
• प्रतिक्रिया समय, अक्सर यह विशेषता निर्दिष्ट नहीं होती है;
• कारण, यह अपेक्षित अनिवार्य है, इसकी पंजीकरण संख्या दस्तावेज़ में इंगित की गई है।

उद्यम दस्तावेजों में अतिरिक्त विशेषताएँ जोड़ सकते हैं यदि वे प्रबंधन लेखांकन का समर्थन करना आवश्यक समझते हैं।

दस्तावेज़ प्रसंस्करण के नियम और चरण

सभी दस्तावेजों को संगठन के प्रमुख द्वारा बनाए रखा जाता है। वह उनकी सुरक्षा के लिए व्यक्तिगत जिम्मेदारी वहन करता है।

सभी प्रकार के आधिकारिक पत्रों का स्वागत और प्रसंस्करण विशेष रूप से नियुक्त कर्मचारी या सहायक सचिव द्वारा किया जाता है। प्रलेखन समीक्षा के कई चरणों से गुजरता है:

• प्राथमिक प्रसंस्करण. इस स्तर पर, पत्र के वितरण की शुद्धता की जाँच की जाती है। व्यक्तिगत पत्राचार को छोड़कर सभी लिफाफे खोले जाते हैं। अगला, अनुलग्नकों की अखंडता की जाँच की जाती है। ऐसा करने के लिए, इन्वेंट्री के साथ दस्तावेजों की वास्तविक उपलब्धता का पत्राचार स्थापित किया गया है। एक या एक से अधिक कागजों के न होने पर भेजने वाले को सूचित कर दिया जाता है और दस्तावेज पर एक चिह्न बना दिया जाता है। निम्नलिखित मामलों के अपवाद के साथ, लिफाफे सबसे अधिक बार नष्ट हो जाते हैं:
  • वापसी का पता केवल उस पर है;
  • लिफाफा पत्राचार के लिए भुगतान की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज है;
  • लिखने की तारीख और कागजात भेजने का समय अलग-अलग है;
  • लिफाफे पर भेजने वाले के निशान हैं।

  प्राप्ति पर दस्तावेज़ीकरण को विषय में क्रमबद्ध किया जाता है और पंजीकरण की आवश्यकता नहीं होती है। पहले प्रकार के कागजों पर, रसीद पर एक नोट बनाया जाता है, जिसमें प्राप्तकर्ता, दिनांक, आने वाली संख्या के बारे में जानकारी होती है। आवेदन पंजीकृत नहीं हैं, साथ ही पत्रिकाएं, कैटलॉग, विज्ञापन ब्रोशर और मेलिंग सूचियां भी हैं। ई-मेल या फैक्स द्वारा प्राप्त दस्तावेजों को भी क्रमबद्ध और संसाधित किया जाना चाहिए।

• प्रारंभिक समीक्षा. इस स्तर पर जिम्मेदार व्यक्तिसर्वाधिक परिभाषित करता है महत्वपूर्ण दस्त्तावेजप्रबंधक को दिया जाना है। एक नियम के रूप में, उनकी कुल मात्रा केवल 20% है। शेष कागजात प्रतिनियुक्ति, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों या सीधे निष्पादकों को भेजे जाते हैं। जिस दिन वे प्राप्त होते हैं उसी दिन उन्हें भेज दिया जाता है। सबसे पहले, टेलीग्राम, अत्यावश्यक पत्रों पर विचार किया जाता है।
• पंजीकरण. इस स्तर पर, दस्तावेजों को एक अद्वितीय संख्या सौंपी जाती है। पर इंगित किया गया है आधिकारिक कागज, साथ ही इसमें विशेष पत्रिका. सुरक्षा, खोज में आसानी और निष्पादन पर नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए यह प्रक्रिया आवश्यक है। कोई भी दस्तावेज़ केवल एक बार पंजीकृत किया जा सकता है। प्रक्रिया में सभी प्रलेखन को कई समूहों में विभाजित किया गया है, जिनमें से प्रत्येक को अलग से ध्यान में रखा गया है:
  • आंतरिक;
  • आवक;
  • मिलनसार;
  • गुप्त;
  • एक विज्ञापन।

  प्रतिभूतियों को सौंपे गए कोड की एक विशेष संरचना होती है:

  • आंतरिक और वाणिज्यिक के लिए - पत्रिका के अनुसार क्रम संख्या, उदाहरण के लिए, 01 या 46;
  • इनकमिंग और आउटगोइंग कोड में यूनिट, केस का पदनाम शामिल होता है, क्रमिक संख्यापत्रिका के अनुसार, उदाहरण के लिए, 05-11/86।
• पर्यवेक्षक समीक्षा. अगले चरण में, संगठन के प्रबंधन द्वारा दस्तावेजों का विश्लेषण किया जाता है, उनके कार्यान्वयन पर निर्णय लिया जाता है। परिणाम संकल्प के रूप में परिलक्षित होता है। इस प्रोप में निम्नलिखित जानकारी है:
  • कलाकार का उपनाम और स्थिति;
  • समय सीमा।

  यह जानकारी पंजीकरण लॉग में भी दर्ज की गई है।

• निष्पादन की दिशा. इस स्तर पर, जिम्मेदार व्यक्ति दस्तावेज़ को निष्पादित करता है। यदि आवश्यक हो, तो कार्य की प्रगति लॉग में प्रदर्शित की जाती है। परिणाम सत्यापन के लिए सहायक सचिव को उन सभी कागजात के साथ स्थानांतरित किया जाता है जिनके आधार पर दस्तावेज तैयार किया गया था। यह परियोजना हस्ताक्षरित, पंजीकृत और फिर प्रेषण के लिए प्रस्तुत की गई है।
• निष्पादन नियंत्रण. इस स्तर पर, समय सीमा के अनुपालन की जाँच की जाती है और कार्यान्वयन के परिणामों का विश्लेषण किया जाता है। नियंत्रण तीन प्रकार के होते हैं:
  • वर्तमान, जबकि सचिव उस दिन समाप्त होने वाले दस्तावेजों पर काम के चरण की दैनिक जाँच करता है;
  • एहतियाती, इसमें परियोजना की तैयारी अवधि के आसन्न अंत के 2-3 दिन पहले ठेकेदार को सूचित करना शामिल है;
  • अंतिम, उसी समय, बकाया प्रतिभूतियों का विश्लेषण किया जाता है, देरी के कारणों का स्पष्टीकरण।

  महीने में एक बार, एक कार्यालय कार्यकर्ता सभी बकाया परियोजनाओं की एक सूची बनाता है।

• जिल्दसाज़. यह चरण अंतिम है। प्रतिक्रिया पत्र और परियोजना तैयार करने के आधार के रूप में कार्य करने वाले दस्तावेज़ को मामले में दायर किया जाता है। यह प्रक्रिया सचिव-संदर्भ द्वारा की जाती है। मामले न केवल कार्यालय के कर्मचारियों द्वारा बनते हैं। संरचनात्मक प्रभागों के कर्मचारी भी ऐसी गतिविधियों को अंजाम दे सकते हैं। पंजीकरण की शुद्धता और मामलों के संचालन की जाँच कार्यालय प्रमुख या सचिव द्वारा की जाती है।
  एक समान मुद्दे पर जानकारी वाले दस्तावेज़ फ़ाइल में दर्ज किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, सॉफ़्टवेयर जनित दस्तावेज़ डिजिटल रूप से प्रमाणित जानकारी का एक संग्रह है।

  इसे निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए:

  • सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके बनाया, संग्रहीत और प्रसारित किया गया;
  • कागज के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है;
  • सभी आवश्यक गुण शामिल हैं;
  • कागज के दस्तावेजों के अनुरूप एक संरचना है।

  कार्यालय के काम को इलेक्ट्रॉनिक रूप में करने की संभावना कार्यालय के कर्मचारियों के काम को बहुत सरल करती है। हालाँकि, कागजी दस्तावेजों को पूरी तरह से बाहर करना असंभव है, क्योंकि कानून को इस रूप में मूल की उपलब्धता की आवश्यकता होती है।

  किसी उद्यम में वर्कफ़्लो का स्वचालन क्या देता है, इसकी जानकारी के लिए, निम्न वीडियो देखें:

उद्यम में दस्तावेज़ प्रबंधन कैसे लागू करें

उद्यम का उत्पादन, संगठनात्मक और सामाजिक गतिविधियाँ दस्तावेजों के साथ और पुष्टि की जाती हैं। सृजन के क्षण से लेकर मृत्यु के क्षण तक (निष्पादन, विनाश या संग्रह पूरा होने) तक दस्तावेजों के संचलन के संगठन को दस्तावेज़ प्रबंधन कहा जाता है।

★ दस्तावेज़ प्रवाहएक उद्यम में दस्तावेजों को बनाने, प्रसंस्करण, प्राप्त करने, संचारण, भंडारण और संग्रह करने के लिए एक प्रणाली है।

दायरे के आधार पर कंपनी में दस्तावेज़ प्रवाह को कई प्रकारों में बांटा गया है:

• कार्मिक;
• औद्योगिक;
• प्रशासनिक और आर्थिक;
• प्रबंधकीय;
• लेखांकन।

वर्कफ़्लो की अवधारणा कार्यालय के काम की अवधारणा से जुड़ी हुई है, जिसमें दस्तावेज़ों के साथ काम करने की सभी प्रक्रियाएँ शामिल हैं। इसलिए, दस्तावेजों की आवाजाही में भी नियंत्रित किया जाता है संग्रह, गुप्त और गोपनीय कार्यालय का काम।

यदि उद्यम में कोई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली नहीं है, तो यह असंभव है:

• प्रभावी, सक्षम और समय पर कार्मिक, कर, प्रबंधन और लेखा;
• उच्च संगठनों, नियंत्रण और पर्यवेक्षी के साथ परिचालन बातचीत और सरकारी निकाय, सहायक, सार्वजनिक निर्माण;
• उद्यम प्रबंधन और संरचनात्मक प्रभागों के बीच बातचीत;
• कार्मिक प्रबंधन, कर्मचारियों की उत्पादन गतिविधियों का नियंत्रण, उचित और समय पर पारिश्रमिक।

संगठनों में वर्कफ़्लो की मूल बातें स्थानीय नियमों - विनियमों, निर्देशों द्वारा तय की जाती हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन के मूल सिद्धांत

वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करने के नियम उन कार्यों के अनुरूप होने चाहिए जिन्हें सिस्टम हल करता है। यह कम से कम श्रम और समय के साथ सबसे छोटे मार्गों पर दस्तावेजों की निर्बाध आवाजाही है।

दस्तावेज़ प्रवाह के सिद्धांतों का पालन करें, उपलब्ध कराने के लिए शांत संचालनप्रणाली और कागजात के नुकसान को खत्म:

1. रूटिंग साफ़ करें. के लिए स्थापित किया गया अलग - अलग प्रकारआंदोलन की योजना के दस्तावेज, सही दिशा में दस्तावेजों के त्वरित और निर्बाध मार्ग को सुनिश्चित करना।
2. निरंतरता. यह कलाकारों द्वारा दस्तावेज़ को संसाधित करने के लिए निर्धारित समय को नियंत्रित करके और उनके बीच लोड को समान रूप से वितरित करके प्राप्त किया जाता है।
3. दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए सभी प्रक्रियाओं का विनियमन. दस्तावेजों के निर्माण या स्वीकृति, पंजीकरण और बाद के प्रसंस्करण से सभी प्रक्रियाओं को विनियमित किया जाता है। यह आवश्यक लय और निरंतरता सुनिश्चित करेगा।
4. दोहराव अपवाद. यह दस्तावेजों के प्रसंस्करण और निष्पादन में डुप्लिकेट संचालन के प्रदर्शन को छोड़कर इष्टतम मार्गों का विकास है।

मेज़। वर्कफ़्लो में प्रतिभागियों की भूमिकाएँ और वे प्रक्रियाएँ जिनमें वे भाग लेते हैं

संगठनों में दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली

उद्यम में वर्कफ़्लो की संरचना में तीन श्रेणियों के दस्तावेज़ होते हैं:

• आने वालीटेलीफोन और ई-मेल सहित संचार चैनलों के माध्यम से बाहर से प्राप्त;
• मिलनसार, संगठन द्वारा विकसित और तृतीय-पक्ष प्राप्तकर्ताओं को भेजा गया;
• आंतरिक,उद्यम में बनाए गए आंतरिक दस्तावेज: संगठनात्मक और प्रशासनिक, शिक्षाप्रद, नियामक आदि।

एंटरप्राइज़ के भीतर वर्कफ़्लो योजना में लंबवत और क्षैतिज अभिविन्यास होता है। कार्यक्षेत्र दस्तावेज़ प्रवाह प्रदान करते हैं:

• नियंत्रण संकेतों को ऊपर से नीचे की ओर भेजना,
• प्रतिक्रिया,
• विभिन्न स्तरों के संरचनात्मक विभाजनों के बीच दस्तावेजों को ले जाना।

समान संगठनात्मक स्तर वाले विभागों के बीच क्षैतिज दस्तावेज़ प्रवाह चलते हैं।

एक संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह आरेख

पत्रिका में इसे और अन्य आरेखों को डाउनलोड करें

उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह को किस रूप में व्यवस्थित करना है

उद्यम में वर्कफ़्लो का संगठन तीन रूपों में से एक में विकसित किया जा सकता है:

• केंद्रीकृत:सभी दस्तावेज़ एक इकाई में संग्रहीत होते हैं - आमतौर पर यह कार्यालय या सचिवालय की कार्यक्षमता का हिस्सा होता है;
• विकेंद्रीकृत:प्रलेखन उन संरचनात्मक विभागों के बीच वितरित किया जाता है जो इसके प्रसंस्करण, निष्पादन और भंडारण को पूरा करते हैं;
• मिला हुआ:यह पहले दो रूपों का संयोजन है।

कंपनी की संगठनात्मक संरचना और वर्कफ़्लो की मात्रा मुख्य कारक हैं जो फ़ॉर्म की पसंद का निर्धारण करते हैं। सीमित दस्तावेज़ प्रवाह वाले एक छोटे संगठन में, एक केंद्रीकृत रूप के उपयोग की अधिक संभावना होती है। उसी समय, एक क्लर्क के कार्य लेखा विभाग, कार्मिक सेवा, सचिव-संदर्भ के एक कर्मचारी को सौंपे जाते हैं।

एक कंपनी जिसका संरचनात्मक विभाजन भौगोलिक रूप से एक दूसरे से दूरी पर स्थित है, दस्तावेज़ प्रबंधन के विकेंद्रीकृत रूप का उपयोग करता है।

बड़ी कंपनियों में, दस्तावेजों के संचलन को मिश्रित रूप में व्यवस्थित करने की सलाह दी जाती है। एक विशेष विभाग कागजात रखता है, और वर्तमान दस्तावेज कलाकारों के काम में है। उसी समय, कलाकारों को दस्तावेज़ प्रवाह की आवश्यकताओं के साथ-साथ नए द्वारा स्थापित कार्यालय कार्य की आवश्यकताओं से परिचित होना चाहिए गोस्ट आर 7.0.97-2016.

कार्यालय कार्य निर्देश: दस्तावेज़ प्रबंधन के सिद्धांत

दस्तावेज़ डाउनलोड करें

उद्यम में वर्कफ़्लो योजना

संगठन की वर्कफ़्लो योजना इस बात को ध्यान में रखते हुए तैयार की जाती है कि कौन से विभाग दस्तावेज़ीकरण के संचलन में शामिल हैं और इसकी मात्रा क्या है।

वर्कफ़्लो की मात्रा इनकमिंग, आउटगोइंग और जर्नल में पंजीकृत दस्तावेजों की संख्या में व्यक्त की जाती है आंतरिक दस्तावेजया में स्वचालित प्रणालीलेखांकन। एक कागजी दस्तावेज़ को पंजीकृत करते समय, इसकी एक प्रति को लेखा इकाई के रूप में लिया जाता है, और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह मूल है या आने वाली प्रति के रूप में प्राप्त हुई है।

इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि दस्तावेज़ प्रवाह कई विभागों द्वारा गठित किया जा सकता है, सामान्य योजनावर्कफ़्लो काफी जटिल हो सकता है, प्रत्येक विभाग के लिए इस विनियमन को विकसित करने की सलाह दी जाती है।

एक उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह: एक छोटी कंपनी के लिए नमूना योजना दस्तावेज़ीकरण आंदोलन के केंद्रीकृत रूप के साथ

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इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और कागज़ के बीच क्या अंतर है

संचालन और प्रक्रियाओं के मानकीकरण की डिग्री जितनी अधिक होती है, जो वर्कफ़्लो का आधार बनती है, मुख्य सिद्धांतों - अनुकूलन और निरंतरता को पूरा करना उतना ही आसान होता है। कार्यालय के काम के चार मुख्य सिद्धांतों को एल्गोरिथम बनाना आसान है, इसलिए सभी प्रक्रियाओं को स्वचालित किया जा सकता है।

आज, अधिकांश व्यवसाय पहले से ही सिस्टम का उपयोग करते हैं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन. और, यदि आप इसकी तुलना कागज से करते हैं, तो आप तुरंत पाँच मुख्य लाभों पर प्रकाश डाल सकते हैं।

1. दस्तावेजों की त्वरित खोज और स्थानांतरण. कलाकार कितनी जल्दी मिलेगा वांछित दस्तावेज़, यह निर्भर नहीं करता है कि यह दस्तावेज़ कहाँ संग्रहीत है। आप इसे पा सकते हैं और इसे कलाकार को वास्तविक समय में भेज सकते हैं, अर्थात तुरंत। ठेकेदार खुद तलाशी ले सकता है आवश्यक दस्तावेजका उपयोग करते हुए कीवर्डया अन्य निर्दिष्ट चयन मानदंड।
2. दस्तावेजों को बिना गुणवत्ता खोए और सूचना की हानि के अनिश्चित काल तक संग्रहीत किया जा सकता है. यदि समय के साथ एक कागजी दस्तावेज़ अपना मूल स्वरूप खो सकता है, फीका पड़ सकता है, फट सकता है, तो इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में इसे अपने मूल रूप में आवश्यकतानुसार लंबे समय तक संग्रहीत किया जाएगा।
3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तक पहुंच को आसानी से विभेदित किया जा सकता है. कागजी दस्तावेजों के विपरीत, गोपनीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़अनधिकृत पहुंच को सीमित करते हुए आसानी से एन्क्रिप्ट किया जा सकता है। उन्हें विशेष कोड और चाबियों का उपयोग करके सुरक्षित संचार चैनलों पर भी प्रसारित किया जा सकता है। उपयोगकर्ता अधिकारों के आधार पर संग्रहीत दस्तावेज़ों तक पहुंच को आसानी से और जल्दी से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।
4. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली दस्तावेज़ों की आवाजाही पर सख्त नियंत्रण प्रदान करती है. यह निष्पादन के नियंत्रण में मानवीय कारक को समाप्त करना संभव बनाता है और आदेशों और दायित्वों के समय पर निष्पादन की गारंटी देता है, जो उद्यम के सफल संचालन के लिए एक शर्त है।
5. कंपनी के लिए महत्वपूर्ण लागत बचत. एक बार कार्यक्रम के लिए लाइसेंस खरीदने या इसे मुफ्त में खरीदने से, उद्यम को कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने और संस्करणों को अपग्रेड करने का अधिकार प्राप्त होता है। वर्कफ़्लो का स्वचालन आपको मानव संसाधनों को मुक्त करने की अनुमति देता है, उन त्रुटियों को समाप्त करता है जो दस्तावेज़ीकरण के मैन्युअल प्रसंस्करण के दौरान अपरिहार्य हैं। विशेष कार्यक्रमों की शुरूआत आपको उत्पादकता बढ़ाने और प्रबंधन निर्णयों को पारित करने और निष्पादित करने के लिए समय कम करने की अनुमति देती है।

1. दस्तावेज़ प्रवाह एक संगठन में दस्तावेजों की आवाजाही है, जिस क्षण से वे प्राप्त होते हैं या निष्पादन या भेजने के पूरा होने तक बनाए जाते हैं। वर्कफ़्लो का उचित संगठन प्रबंधन तंत्र में दस्तावेजों के तेजी से पारित होने, विभागों और अधिकारियों के एकसमान लोडिंग में योगदान देता है, और समग्र रूप से प्रबंधन प्रक्रिया पर इसका बहुत सकारात्मक प्रभाव पड़ता है।

2. किसी संस्थान में दस्तावेज़ प्रवाह सूचना प्रसंस्करण बिंदुओं (संस्था के प्रमुखों और संरचनात्मक प्रभागों, विशेषज्ञों और योग्य कर्मचारियों) के बीच घूमते हुए दस्तावेज़ प्रवाह के रूप में किया जाता है और स्वयं दस्तावेज़ों के तकनीकी प्रसंस्करण के बिंदु (टाइपराइटिंग ब्यूरो, कॉपी और नकल सेवा, आदि)।

नियंत्रण तंत्र के संबंध में, आने वाले, बाहर जाने वाले और आंतरिक दस्तावेजों को प्रतिष्ठित किया जाता है। संस्था में, आने वाले दस्तावेज़, बदले में, प्रबंधकों को भेजे गए, संरचनात्मक प्रभागों और व्यक्तिगत कलाकारों को भेजे जाते हैं। इसके अलावा, विभागों में दस्तावेज़ बनाए जाते हैं, जिनमें से कुछ संस्था के बाहर भेजे जाते हैं - दस्तावेज़ भेजे जाते हैं, और दूसरा संस्था के भीतर प्रसारित होता है - आंतरिक दस्तावेज़ीकरण।

3. वर्कफ़्लो को डिज़ाइन और युक्तिसंगत बनाते समय, वे कार्यालय कार्य के अभ्यास और प्रबंधकीय कार्य के संगठन में सुधार द्वारा विकसित प्रावधानों द्वारा निर्देशित होते हैं।

दस्तावेजों को स्थानांतरित करते समय, एक संरचनात्मक इकाई में या एक निष्पादक के साथ दस्तावेज़ के एकल रहने के सिद्धांत द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

कार्यालय के काम के क्षेत्र में खर्च होने वाले समय को कम करने और निष्पादन की दक्षता बढ़ाने के लिए विभिन्न दस्तावेज़ प्रसंस्करण कार्यों को समानांतर में किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक दस्तावेज़ की प्रतिलिपि बनाना, जिसके निष्पादन में कई व्यक्तियों को शामिल होना चाहिए, और साथ ही सभी कलाकारों को प्रतियों का स्थानांतरण।

दस्तावेज़ से प्रतियां उसके प्रमुख द्वारा विचार करने और एक प्रस्ताव तैयार करने के बाद हटा दी जाती हैं। प्रतियों की संख्या कलाकारों की संख्या से मेल खाती है; मूल को जिम्मेदार निष्पादक को हस्तांतरित किया जाता है (एक नियम के रूप में, उसका उपनाम संकल्प में पहला है)। दस्तावेज़ के निष्पादन की प्रगति पर लेखांकन और सूचना डेटा टेलीफोन द्वारा या किसी अन्य तरीके से प्रेषित किया जा सकता है, लेकिन दस्तावेज़ की वापसी के बिना।

4. संगठन में सभी दस्तावेजों के संचलन की योजनाएं विभिन्न श्रेणियों के दस्तावेजों के लिए लिपिक सेवा (सामान्य विभाग, कार्यालय, सचिवालय, आदि) के प्रमुख द्वारा विकसित की जाती हैं: संगठन में आने वाले, संगठन से भेजे गए और आंतरिक दस्तावेज (मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश, कर्मियों के लिए, प्रोटोकॉल, अधिनियम, नागरिकों की लिखित और मौखिक अपील, आदि)।

संगठन द्वारा प्राप्त दस्तावेजों का पंजीकरण और लेखा

रसीद की विधि (मेल, टेलीग्राफ, क्षेत्र संचार, विशेष संचार, फैक्स, आदि) की परवाह किए बिना संगठन द्वारा प्राप्त सभी दस्तावेज कार्यालय प्रबंधन सेवा के एक विशिष्ट अधिकारी को हस्तांतरित किए जाते हैं।

मेल द्वारा एक दस्तावेज प्राप्त होने पर, लिफाफा खोलने से पहले, वे पते पर डिलीवरी की शुद्धता, लिफाफे की अखंडता, पैकेजिंग, साथ ही दस्तावेजों और अनुलग्नकों की जांच करते हैं। गलत निर्देशित या क्षतिग्रस्त दस्तावेज़ प्रेषकों को वापस कर दिए जाते हैं। "व्यक्तिगत रूप से" चिह्नित एक विशिष्ट कर्मचारी द्वारा प्राप्त पत्राचार वाले लिफाफे को बिना खोले कर्मचारी को स्थानांतरित कर दिया जाता है। यदि लिफाफे में कोई सेवा दस्तावेज है, तो प्राप्तकर्ता उसे पढ़ने के बाद पंजीकरण के लिए कार्यालय में वापस कर देता है। कुछ मामलों में (दस्तावेज़ पर कोई तिथि नहीं है, प्रेषक का पता) दस्तावेज़ के साथ लिफाफों को सहेजना आवश्यक है। नागरिकों की अपील वाले लिफाफे हमेशा रखे जाते हैं। ख

दस्तावेज़ पंजीकृत करने से पहले, आपको पहले इसकी समीक्षा करनी होगी। एक कार्यालय कार्यकर्ता द्वारा दस्तावेजों के प्रारंभिक विचार से समग्र रूप से प्रबंधन प्रक्रिया की दक्षता में काफी वृद्धि होती है। दस्तावेज़ की प्रारंभिक समीक्षा का मुख्य उद्देश्य एक प्रभाग या स्थापित करना है कार्यकारिणीजिसे समीक्षा के लिए दस्तावेज़ प्रस्तुत करने की आवश्यकता है। यह हमेशा ध्यान में रखना चाहिए कि संस्था के प्रमुख को सभी दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की कोई आवश्यकता नहीं है। कई संस्थानों में, प्रबंधक आने वाले सभी दस्तावेजों का 80-90% प्राप्त करते हैं, और फिर उन्हें अपने कर्तव्यों के लिए अग्रेषित करते हैं। इस मामले में, निर्णय 2-3% दस्तावेजों पर किया जाता है। बाद के प्रस्ताव निष्पादक को कुछ नया नहीं देते हैं। भेजे गए दस्तावेज़ों में से 90-95% हस्ताक्षर के लिए भी प्रस्तुत किए जाते हैं। यह प्रक्रिया निर्णयों की वैधता और उनकी दक्षता को कम करती है (दस्तावेज़ पर काम करने के समय की तुलना में विचार के लिए प्रतीक्षा समय 2-3 गुना अधिक है), निष्पादकों की पहल और जिम्मेदारी।

दस्तावेज़ की प्रारंभिक समीक्षा में, इसकी सामग्री के महत्व, उठाए गए प्रश्नों की जटिलता और नवीनता, लेखकत्व और दस्तावेज़ के प्रकार को ध्यान में रखना आवश्यक है।

दस्तावेज़ के मूल्यांकन के आधार पर और संरचनात्मक इकाइयों के कार्यों के अनुसार, आने वाले दस्तावेज़ों का वितरण किया जाता है। विशिष्ट अधिकारियों को संबोधित दस्तावेज, एक नियम के रूप में, पंजीकरण के बाद उन्हें स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। सिर की अनुपस्थिति में, सिर से बाद की जानकारी के साथ अधिकारी को निष्पादन के लिए दस्तावेज़ को स्थानांतरित करने की अनुमति है।

दस्तावेजों का प्रारंभिक विचार सहायक सचिवों, कार्यालय प्रमुखों, सचिवालयों, सामान्य विभागों, प्रमुखों के सहायकों आदि द्वारा किया जाता है। प्रारंभिक विचार के बाद, दस्तावेजों को पंजीकरण के लिए भेजा जाता है या उसी अधिकारी द्वारा पंजीकृत किया जाता है।

इसके पहले पृष्ठ के निचले दाएं कोने में सभी पंजीकृत दस्तावेजों पर एक पंजीकरण मुहर लगाई जाती है:

कंपनी का नाम में। नहीं। __________________ से_____________________

दस्तावेज़ की प्राप्ति के दिन मुद्रांकन, दिनांक, पंजीकरण संख्या (कैलेंडर वर्ष से शुरू होने वाली संख्याओं के क्रम में) बनाई जाती है।

सभी दस्तावेज़ पंजीकरण के अधीन नहीं हैं। उच्च अधिकारियों, सार्वजनिक संगठनों, अन्य संगठनों के महत्वपूर्ण पत्रों, नागरिकों की अपीलों आदि से आने वाले दस्तावेजों को पंजीकृत करना आवश्यक है। यह पंजीकरण करने के लिए आवश्यक नहीं है: बधाई टेलीग्राम, प्रॉस्पेक्टस, निमंत्रण, कार्यक्रम, नोटिस, साथ ही साथ में प्राप्त दस्तावेज जानकारी के लिए प्रतियां। प्रत्येक संगठन में, ऐसे दस्तावेजों की एक सूची कार्यालय कार्य सेवा के प्रमुख द्वारा विकसित की जाती है और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित कार्यालय कार्य के निर्देशों में दी जाती है।

संगठन में सभी दस्तावेज (इनकमिंग, आउटगोइंग, इंटरनल) केंद्रीय रूप से पंजीकृत हैं। दस्तावेजों के विकेंद्रीकृत पंजीकरण की अनुमति उन संस्थानों में है जिनके पास क्षेत्रीय रूप से अलग संरचनात्मक इकाइयाँ हैं और विशेष स्थितिकाम।

100 हजार दस्तावेजों या उससे अधिक के वार्षिक दस्तावेज़ प्रवाह वाले संस्थानों में, जहाँ केंद्रीकृत पंजीकरण करना असंभव है, सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों को कार्यालय में पंजीकृत किया जाना चाहिए, बाकी - संरचनात्मक प्रभागों में।

दस्तावेज़ कार्ड पर पंजीकृत हैं। पंजीकरण के पहले चरण में, कार्ड के अनुभागों को भरें (टाइपराइटिंग या लिखावट द्वारा):

आने वाली संख्या और पंजीकरण की तारीख। उदाहरण के लिए:संख्या 150 दिनांक 01/15/2008 (संख्या 150 - आने वाले दस्तावेज़ की क्रम संख्या, चालू वर्ष के 1 जनवरी से शुरू, 15.01.2008 - पंजीकृत दस्तावेज़ की प्राप्ति की तिथि)। दस्तावेज़ पर पंजीकरण मुहर में यह संख्या और दिनांक भी इंगित किया जाना चाहिए;

जिनसे दस्तावेज़ प्राप्त हुआ (केमेरोवो एसोसिएशन "ऑक्सिड");

चादरों और प्रतियों की संख्या (1 प्रति में 2 पत्रक);

प्राप्त दस्तावेज़ की तारीख और आउटगोइंग नंबर (20.12.2008 नंबर 259/10);

पंजीकरण के पहले चरण के बाद, संस्था के प्रमुख या संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों को विचार के लिए दस्तावेज प्रस्तुत किए जाते हैं।

पंजीकरण कार्ड की प्रतियों की संख्या कार्डों की संख्या से निर्धारित होती है: नियंत्रण, संदर्भ, प्रश्न, भूगोल, आदि। दृश्य भेद के लिए, कार्ड विभिन्न रंगों के कागज से या शीर्ष मार्जिन के साथ रंगीन धारियों से बनाए जा सकते हैं। आप उन्हें निम्नानुसार उपयोग कर सकते हैं: आने वाला - एक रंग, भेजा गया - दूसरा, आंतरिक - तीसरा रंग; या: पहले सिर के नाम पर आने वाला - एक रंग, संरचनात्मक विभाजनों के लिए - दूसरा, नियंत्रण - तीसरा, गैर-नियंत्रण - चौथा, भेजा गया - पांचवां, आंतरिक - छठा रंग।

पंजीकरण के पहले चरण के बाद, कार्ड के प्रमुख को दस्तावेज़ स्थानांतरित करते समय, उन्हें अस्थायी रूप से "रिपोर्ट पर दस्तावेज़" अनुभाग में संदर्भ फ़ाइल में रखा जाता है।

मुखिया को प्राप्त होने वाले दिन दस्तावेजों पर विचार करना चाहिए (अवांछनीय अपवाद के रूप में - अगले दिन) और एक संकल्प के साथ सहायक सचिव या सहायक के पास लौटना चाहिए। दस्तावेजों को प्रमुख को प्रस्तुत किया जाना चाहिए और सहायक सचिव को कड़ाई से परिभाषित समय पर लौटाया जाना चाहिए, संकल्प विशिष्ट होना चाहिए।

उदाहरण के लिए:

जी.वी. इवानोव

कृपया उत्तर तैयार करें

______________________

हस्ताक्षर

मुखिया को दस्तावेजों में देरी नहीं करनी चाहिए, और इससे भी ज्यादा उन्हें एक निश्चित समय के लिए अपने कार्यालय में छोड़ देना चाहिए। यदि भविष्य में दस्तावेज़ का उपयोग करना आवश्यक हो, तो प्रबंधक के लिए दस्तावेज़ की एक फोटोकॉपी बनाई जाती है। इसके अलावा, प्रबंधक को स्वयं आगंतुकों, अधीनस्थों से दस्तावेजों को स्वीकार नहीं करना चाहिए, यह, एक नियम के रूप में, संदर्भ (या कार्यालय, सामान्य विभाग, सचिवालय, आदि) द्वारा किया जाता है।

संकल्प के अनुसार, दस्तावेज़ निष्पादक को हस्तांतरित किया जाता है, यदि उनमें से कई हैं, तो मूल निष्पादक को मुख्य निष्पादक को हस्तांतरित किया जाता है (उसका नाम संकल्प में पहला है), और अन्य निष्पादकों को फोटोकॉपी। दस्तावेज़ को सिर से वापस करने के तुरंत बाद संकल्प का पाठ "दस्तावेज़ किसने भेजा" अनुभाग में पंजीकरण कार्ड में स्थानांतरित कर दिया जाता है। संकल्प"।

उदाहरण के लिए:

आई.पी. किरसानोव, जी.वी. इवानोव

कृपया उत्तर तैयार करें

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प्रबंधक के हस्ताक्षर

फिर कार्ड के निम्नलिखित भाग रिवर्स साइड पर भरे जाते हैं: "निष्पादन के लिए जमा करने की तिथि" - 01/15/2008; "किसके लिए दस्तावेज़ भेजा गया था" - जी.वी. इवानोव; "रसीद के लिए रसीद" - इवानोव जी.वी. द्वारा पेंटिंग, तारीख।

दस्तावेजों के राज्य पंजीकरण प्रणाली (RSSD) के विनियमों के अनुसार, नेताओं द्वारा विचार के बाद, दस्तावेज़ को कार्यालय में भेजा जाता है, जो संकल्प को स्थानांतरित करता है, और फिर दस्तावेज़ को एक कार्ड के साथ संरचनात्मक के रिसेप्शन में स्थानांतरित करता है। इकाई, कार्ड की शेष प्रतियां फाइल कैबिनेट में कार्यालय में रहती हैं: पहला - संदर्भ (संख्यात्मक क्रम में); दूसरा - नियंत्रण (समय सीमा के अनुसार); तीसरा - संगठन के मुख्य मुद्दे; चौथा - क्षेत्र या विशिष्ट संस्थानों द्वारा संगठनों के साथ पत्राचार। इस तरह के फाइल कैबिनेट का उपयोग आपको संगठन द्वारा प्राप्त किसी भी दस्तावेज पर सटीक जानकारी तुरंत देने की अनुमति देता है। इस सर्च इंजन का उपयोग कंप्यूटर प्रोग्रामों के संकलन में भी किया जा सकता है।

ठेकेदार को प्राप्ति के क्षण से काम पूरा होने तक, दस्तावेज़ कार्य फ़ोल्डर में होना चाहिए। दस्तावेज़ और उससे संबंधित सभी सामग्री मामले को तब भेजी जाती है जब उन पर काम पूरी तरह से पूरा हो जाता है और ठेकेदार इसे पूरा मान लेता है। हस्ताक्षर के लिए एक दस्तावेज जमा करते समय, यह उन सामग्रियों के साथ होना चाहिए जिनके आधार पर इसे तैयार किया गया था। यह प्रबंधक के काम को सुगम बनाता है, कलाकारों को बुलाने आदि से बचता है।

दस्तावेज़ प्राप्त होने पर, उनके निष्पादन के लिए कई विकल्प हो सकते हैं।

1. प्राप्त पहल दस्तावेज़ के आधार पर, एक प्रतिक्रिया तैयार की जाती है। उदाहरण के लिए:क्षेत्र में व्यावसायिक स्कूलों के छात्रों के लिए गर्म भोजन के संगठन पर जानकारी के प्रावधान पर नोवोसिबिर्स्क क्षेत्र के प्रशासन की प्राथमिक व्यावसायिक शिक्षा समिति के लिए रूसी संघ के शिक्षा मंत्रालय से एक पत्र। समिति की प्रतिक्रिया दस्तावेज़ को नियंत्रण से हटाने का आधार है।

2. नोवोसिबिर्स्क क्षेत्र संख्या 205 दिनांक 20 जनवरी, 2008 के प्रशासन के प्रमुख के प्राप्त संकल्प के आधार पर, प्राथमिक व्यावसायिक शिक्षा समिति का एक कार्यक्रम तैयार किया गया है, जिसे समिति के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया है . यह आदेशदस्तावेज़ के निष्पादन का आधार है।

3. व्यावसायिक स्कूलों के वित्तपोषण की प्रक्रिया पर रूसी संघ के शिक्षा मंत्रालय के एक पत्र के आधार पर, व्यावसायिक स्कूलों के निदेशकों की एक बैठक 2008 में आयोजित की गई थी, जिसमें इस पत्र में दिए गए स्पष्टीकरण दिए गए थे। प्राप्त दस्तावेज़ को नियंत्रण प्रमाणपत्र से हटा दिया गया है।

4. काम में उपयोग के लिए प्राप्त दस्तावेज नियंत्रण नहीं हैं और ठेकेदार द्वारा संग्रहीत किए जाते हैं, और फिर एक संरचनात्मक इकाई या कार्यालय के मामले में।

इस प्रकार, दस्तावेज़ के निष्पादन के बाद, पंजीकरण कार्ड में नवीनतम डेटा दर्ज करना आवश्यक है, जिसमें निम्न शामिल हैं:

नियंत्रण और निष्पादन पर एक नोट (प्रतिक्रिया दस्तावेज़ का सारांश, दिनांक और संख्या, उस पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति और उपनाम को ठीक करें। लिखित प्रतिक्रिया की अनुपस्थिति में, किसके द्वारा, कब और कैसे इंगित करें मसला हल हो गयापहल दस्तावेज़ में निर्धारित)।

उदाहरण के लिए:

क्षेत्र के व्यावसायिक स्कूलों के छात्रों के लिए गर्म भोजन के आयोजन पर एक प्रमाण पत्र भेजा गया;

कब और किसके द्वारा दस्तावेज़ को नियंत्रण से हटा दिया गया था इसका एक संकेत (स्थिति, सिर का नाम और नियंत्रण से हटाने की तारीख का संकेत दें)।

उदाहरण के लिए:

समिति अध्यक्ष हां.हां. बोर्गेनो 20.01.2008;

वापसी की तिथि, दस्तावेज़ को स्वीकार करने वाले व्यक्ति की रसीद।

उदाहरण के लिए:

20.01.2008____________________

हस्ताक्षर

मामला संख्या जिसमें दस्तावेज़ संग्रहीत है, या विनाश का निशान।

उदाहरण के लिए:

यहां आने वाले दस्तावेजों के लिए पूरी तरह से भरे हुए पंजीकरण कार्ड का एक उदाहरण दिया गया है:

पीछे की ओर

निष्पादन के लिए प्रस्तुत करने की तिथि	जिनके पास दस्तावेज़ भेजा गया था	रसीद के लिए रसीद	वापसी की तिथि, दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता की रसीद	मामला संख्या जिसमें दस्तावेज़ संग्रहीत है, या विनाश का निशान
	किरसानोवा एन.वी.
नियंत्रण और निष्पादन का चिह्न: पंजीकृत मेल द्वारा गर्म भोजन के संगठन का प्रमाण पत्र भेजा गया था। द्वारा हस्ताक्षरित: अध्यक्ष हां। हां। बोर्गेनो कब और किसके द्वारा दस्तावेज़ को नियंत्रण से हटा दिया गया: समिति अध्यक्ष आई.आई. बोर्गेनो 20.0 1.2008

वर्कफ़्लो की अवधारणा को विशेषज्ञों द्वारा दस्तावेज़ों के संचलन की प्रक्रिया के रूप में व्याख्या की जाती है - जिस क्षण से वे दिखाई देते हैं (प्राप्त (बाहर से प्राप्त) या अंदर निर्मित) उनके साथ काम पूरा करने (निष्पादन) के लिए। अंतिम चरण मामले को राइट ऑफ कर रहा है (भंडारण में स्थानांतरण) या इसे किसी बाहरी पते पर भेज रहा है।

प्रलेखन के एक व्यवस्थित और प्रभावी प्रबंधन को व्यवस्थित करने का अर्थ है कि उनके अस्तित्व के प्रत्येक चरण में दस्तावेजों के मार्ग और उचित उपयोग को सुनिश्चित करना। इसी समय, इन घटनाओं के प्रबंधन की बारीकियों को न केवल यह निर्धारित किया जाता है कि यह एक उद्यम, संस्था या अन्य प्रकार है, बल्कि प्रसंस्करण पत्राचार के लिए एक विधि की पसंद से भी। आज, पारंपरिक "पेपर" प्रौद्योगिकियों के विपरीत, सूचना प्रौद्योगिकी का तेजी से उपयोग किया जा रहा है।

उद्यम में वर्कफ़्लो का संगठन (एलएलसी के उदाहरण पर)

एक सीमित देयता कंपनी - उद्यमों के सबसे लोकप्रिय संगठनात्मक और कानूनी रूप के उदाहरण पर एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के निर्माण पर विचार करें। इस प्रक्रिया को मोटे तौर पर निम्नलिखित चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

• दस्तावेज़ प्रवाह योजनाओं का विकास;
• इन योजनाओं को ठीक करना नियमों(निर्देश, नियम);
• व्यवहार में कार्यान्वयन।

आधुनिक व्यावसायिक संरचनाएं, उनके आकार की परवाह किए बिना, उनके आंदोलन के लिए विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों और मार्गों के साथ-साथ सूचना और प्रलेखन सरणियों के तेजी से संचय की विशेषता है। इन सामग्रियों को संसाधित करने की पारंपरिक ("कागज") विधि बहुत कम उपयोग की हो जाती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस/ईसीएम सिस्टम) व्यावसायिक दक्षता में सुधार के लिए सबसे महत्वपूर्ण उपकरण बन रहे हैं, और सूचना प्रौद्योगिकी की शुरूआत व्यवसाय प्रक्रिया पुनर्रचना का एक लोकप्रिय क्षेत्र है।

किसी विशेष उत्पाद को पेश करने का निर्णय लेते समय, किसी को सावधानीपूर्वक उसकी पसंद पर विचार करना चाहिए। अब कार्यालय के काम को अलग-थलग करने की प्रथा नहीं है, एक ऐसी घटना के रूप में जिसकी आवश्यकता केवल लिपिक कर्मचारियों को होती है। दस्तावेज़ीकरण के लिए मुख्य गतिविधि को उच्च गुणवत्ता प्रदान करने के लिए, इसे प्रबंधन लेखांकन की सामान्य रूपरेखा में शामिल किया जाना चाहिए। और यह तभी संभव है जब ऑटोमेशन के लिए कंपनी के आईटी इंफ्रास्ट्रक्चर में एकीकृत ईसीएम समाधानों का उपयोग किया जाए।

आधुनिक समाधान, विशेष रूप से, ईओएस उत्पाद - "डीईएलओ" और शेयरपॉइंट के लिए ईओएस, इस तथ्य से अलग हैं कि वे अब केवल शास्त्रीय कार्यालय के काम का समर्थन नहीं करते हैं, बल्कि अन्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं का भी समर्थन करते हैं। उनका आर्किटेक्चर आसन्न क्षेत्रों में स्केलिंग के सिद्धांत पर आधारित है। उनमें अतिरिक्त विशेषताएं भी शामिल हैं जो आधुनिक प्रबंधन में मांग में हैं:

• काम के लिए कई तरह के इंटरफेस हैं, जिनमें मोबाइल डिवाइस भी शामिल हैं;
• विश्लेषणात्मक रिपोर्ट तैयार करने के लिए मॉड्यूल शामिल हैं;
• डेटा प्राप्त करने के विभिन्न तरीकों का समर्थन (डेटाबेस का परिचय) और प्रारूप;
• प्रोग्रामिंग के बिना किसी विशेष उद्यम की बारीकियों के लिए अनुकूलित किया जा सकता है;
• आसानी से अन्य आईटी समाधानों के साथ एकीकृत - लेखांकन स्वचालन, सीआरएम, बीपीएम, एचआर, आदि के लिए कार्यक्रम।

लेखांकन में दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

लेखा कार्यप्रवाह सबसे महत्वपूर्ण है अभिन्न अंगउद्यमों और संस्थानों के दस्तावेज़ प्रवाह। एक नियम के रूप में, यह एक विशेष अनुमोदित अनुसूची द्वारा विनियमित होता है जो दस्तावेजी संचालन के पूरे सेट को नियंत्रित करता है (एक वार्षिक रिपोर्ट प्रस्तुत करने के लिए सबसे सरल खाता बनाने से), जिसका अनुपालन सभी प्रतिभागियों के लिए अनिवार्य है।

लेखांकन के दस्तावेजीकरण के लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं स्रोत दस्तावेज़(वे जो एक व्यापार लेनदेन के तथ्य की पुष्टि करते हैं और इसके पूरा होने के समय या पूरा होने के तुरंत बाद संकलित होते हैं)। इनमें अनुबंध, अधिनियम, चालान, चालान, लेखा पत्रिकाएं, क्रेडिट और डेबिट ऑर्डर, पेरोल, टाइम शीट, ऑर्डर आदि शामिल हैं। उनमें से कई में जटिल मार्गों के लिए समन्वय प्रक्रिया शामिल है। इसलिए, लेखा कार्यक्रम से जुड़े ईडीएमएस/ईसीएम के माध्यम से इसे व्यवस्थित करने की सलाह दी जाती है। ईडीएमएस को विचार के लिए दस्तावेज प्रस्तुत किए जाएंगे, मार्गों के माध्यम से जाना होगा और पूरी तरह से सहमत फॉर्म में वापस आना होगा। यह स्वयं प्रक्रिया को महत्वपूर्ण रूप से सरल करेगा और डेटाबेस में दस्तावेजों के समन्वय और परिचय पर समय की बचत करेगा।

इस उद्देश्य के लिए, EOS कंपनी ने एक विशेष विकल्प "इंटीग्रेशन DELO - 1C" विकसित किया है। यह रूस में लोकप्रिय 1C कार्यक्रम के साथ EDMS "DELO" की सहभागिता सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। EOS के पास विशेष लेखांकन और ERP सिस्टम में बनाए गए प्रलेखन के समन्वय को आसान बनाने के लिए अन्य समाधान हैं।

अचल संपत्तियों के लेखांकन के लिए दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

अचल संपत्ति शायद लेखांकन का सबसे अधिक विनियमित क्षेत्र है। अचल संपत्तियों के साथ सभी लेनदेन आवश्यक रूप से विशेष लेखांकन रूपों में प्रलेखित होते हैं, और उनकी सामग्री पर सख्त आवश्यकताएं भी लगाई जाती हैं। OS अकाउंटिंग को ठीक से व्यवस्थित करने के लिए, आपको चाहिए:

• OS ऑब्जेक्ट्स के लिए प्राथमिक प्रलेखन के रूपों की एक सूची स्थापित करें (इनमें अधिनियम (स्वीकृति-हस्तांतरण, स्वीकृति-वितरण, राइट-ऑफ़), इन्वेंट्री कार्ड, आदि शामिल हैं);
• कार्यप्रवाह योजना निर्धारित करें (इसमें प्रलेखन के संचलन और इसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए एक कार्यक्रम शामिल होना चाहिए)।

इन लेखांकन प्रपत्रों का संचलन लेखांकन लेनदेन के दस्तावेजीकरण का एक विशेष मामला है। यह सामान्य दस्तावेज़ प्रवाह से भी जुड़ा हुआ है और इसमें जटिल समन्वय मार्ग शामिल हैं, इसलिए इसे लेखांकन के साथ एकीकृत EDMS का उपयोग करके कार्यान्वित किया जा सकता है।

बैंक में दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

व्यापार प्रक्रियाओं में दस्तावेज़ीकरण समर्थनबैंक दूसरे में समान प्रक्रियाओं से काफी अलग हैं वाणिज्यिक कंपनियां. यह के लिए आवश्यकताओं को निर्धारित करता है बैंकिंग प्रणालीदस्तावेज़ प्रवाह प्रबंधन का स्वचालन। बैंकों द्वारा ईडीएमएस/ईसीएम सिस्टम पर लागू की जाने वाली अनिवार्य विशेषताओं और आवश्यकताओं की सूची में निम्नलिखित शामिल हैं:

• ईपी का उपयोग करने की संभावना ( इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर) और एन्क्रिप्शन;
• मापनीयता;
• उच्च गति;
• सुरक्षा का बढ़ा हुआ स्तर;
• विभिन्न आईटी उत्पादों के साथ एकीकृत करने की क्षमता;
• बैंकिंग कानून और अन्य की आवश्यकताओं का अनुपालन नियमोंइस क्षेत्र में, आदि

ऐसा लगता है कि ऐसी आवश्यकताओं के साथ "बॉक्सिंग" उत्पाद चुनना आसान नहीं है। इस बीच, कई बैंक लंबे समय से बैंकों के लिए EOS समाधानों का सफलतापूर्वक उपयोग कर रहे हैं।

पत्राचार और अन्य दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने का तरीका चुनना एक महत्वपूर्ण घटना है। यह प्रबंधन और मुख्य गतिविधियों की दक्षता बढ़ाने के लिए एक महत्वपूर्ण कारक बन सकता है, या यह एक ऐसा निर्णय बन सकता है जिसके अवांछनीय परिणाम और वित्तीय नुकसान होते हैं।

गलतियों से बचने का सबसे अच्छा तरीका चयन स्तर पर विशेषज्ञों से सलाह लेना है, न कि सॉफ्टवेयर उत्पाद खरीदने के बाद। यदि आप यहां दिए गए टेम्पलेट में एक अनुरोध छोड़ते हैं, तो हमारे विशेषज्ञ आपके प्रश्नों का उत्तर देने में प्रसन्न होंगे।