ज्ञापन या ज्ञापन की अवधारणा सही है। रिपोर्टिंग नोट। कर्मचारी दुर्व्यवहार के बारे में

हम जवाब देंगे कि वे किस मामले में बनाते हैं ज्ञापनऔर इस आंतरिक दस्तावेज़ को कैसे औपचारिक रूप दिया जाए। तैयार नमूने डाउनलोड करें और उन्हें अपने काम में इस्तेमाल करें।

तैयार नमूना दस्तावेजों को डाउनलोड करें और उनका उपयोग करें:

एक ज्ञापन क्यों लिखें

एक ज्ञापन लिखने से पहले, यह स्पष्ट रूप से समझना आवश्यक है कि इस प्रकार के दस्तावेज़ को किन मामलों में तैयार किया गया है और वे उद्यम के आंतरिक वर्कफ़्लो में उपयोग किए जाने वाले अन्य प्रकार के नोटों से कैसे भिन्न हैं।

संगठन के भीतर बातचीत के लिए, कई प्रकार के सेवा दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है:

• रिपोर्टिंग (कार्मिक);
• व्याख्यात्मक;
• व्याख्यात्मक;
• अधिकारी।

उनके न केवल अलग-अलग नाम हैं, बल्कि एक उद्देश्य भी है।

ज्ञापनस्थापित श्रम शासन, आंतरिक श्रम नियमों के कर्मचारी द्वारा उल्लंघन के मामले में गठित। यह अपराधी कर्मचारी को अनुशासनात्मक मंजूरी जारी करने का आधार है।

सचिव की पुस्तिका से एक टिप। ज्ञापन पर विवरण का स्थान

व्याख्यात्मक नोटएक कर्मचारी है जिसने अनुशासन, श्रम सुरक्षा नियमों, शर्तों का उल्लंघन किया है रोजगार समझोताआदि। इस दस्तावेज़ के बिना, नियोक्ता को कर्मचारी पर दंड लगाने पर निर्णय लेने का अधिकार नहीं है।

व्याख्यात्मक नोट का एक उदाहरण

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व्याख्यात्मक नोटदस्तावेजों के पैकेज के अनुलग्नक के रूप में लिखें। इसका उद्देश्य यह समझाना है कि पैकेज में कौन से दस्तावेज शामिल हैं और इन दस्तावेजों को संसाधित करने के बाद ठेकेदार से क्या कार्रवाई की उम्मीद है।

ज्ञापन- एक इकाई या विभिन्न इकाइयों के प्रबंधन के प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच परिचालन बातचीत का एक मॉडल। दस्तावेज़ का उद्देश्य उत्पादन समस्याओं के बारे में सूचित करना है जो प्रभावी निष्पादन को रोकते हैं नौकरी के कर्तव्य. नमूना ज्ञापन प्रपत्र आपको पाठ भाग में कर्मचारियों को बोनस के प्रस्तावों सहित वर्तमान स्थिति को ठीक करने के प्रस्तावों को शामिल करने की अनुमति देता है। इसलिए, एक ज्ञापन अक्सर प्रेरणा, उत्पादकता और श्रम दक्षता बढ़ाने के उद्देश्य से प्रबंधकीय निर्णय लेने का आधार होता है।

एक ज्ञापन बनाना

हालांकि मेमो आंतरिक वर्कफ़्लो का हिस्सा है, इसके निष्पादन के लिए कुछ आवश्यकताएं हैं। मानक की आवश्यकताओं का अनुपालन और सभी आवश्यक विवरण भरने की पुष्टि करें कानूनी प्रभावइस दस्तावेज़। यह आवश्यक शर्त, क्योंकि मेमो में निहित जानकारी के आधार पर प्रबंधन के निर्णय लिए जाते हैं।

इसलिए, मेमो लिखने से पहले, GOST की आवश्यकताओं को पढ़ें। मानक इस प्रकार के दस्तावेजों के विवरण की एक सूची स्थापित करता है जिसे पूरा किया जाना चाहिए। इसमे शामिल है:

• उस विभाग का नाम जिसमें नोट का लेखक सूचीबद्ध है;
• आंतरिक दस्तावेज़ के प्रकार का नाम - " ज्ञापन»;
• तैयारी की तारीख;
• दस्तावेज़ की आंतरिक पंजीकरण संख्या;
• पता करने वाले की स्थिति, उपखंड, उपनाम और आद्याक्षर;
• पाठ का शीर्षक;
• पाठ भाग;
• संकलक के हस्ताक्षर, उपनाम और आद्याक्षर।

सचिव की पुस्तिका से एक टिप। मेमो नमूना कैसे लिखें

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कुछ मामलों में, लेखन के सेवा नोट उदाहरण में वीज़ा अनुमोदन शामिल हो सकता है। एक नियम के रूप में, यह आवश्यक है यदि नोट में अन्य इकाइयों के साथ काम या बातचीत के संबंध में प्रस्ताव हैं। उस स्थिति में भी अनुमोदन वीज़ा की आवश्यकता होगी जब एक मेमो तत्काल पर्यवेक्षक के नाम पर नहीं, बल्कि एक उच्च बॉस के नाम पर तैयार किया जाता है। यह पुष्टि होगी कि तत्काल पर्यवेक्षक को पता है कि क्या हो रहा है और कर्मचारी द्वारा किए गए प्रस्तावों से सहमत है।

वे यूनिट के प्रमुख सहित कर्मचारी, विशेषज्ञ की ओर से एक नियम के रूप में एक मेमो तैयार करते हैं। इसलिए, सार प्रस्तुत करते समय, पहले व्यक्ति एकवचन का उपयोग किया जाता है। यदि कई लेखक हैं, तो पाठ पहले व्यक्ति में लिखा गया है बहुवचन. इसे हाथ से या कंप्यूटर पर A4 राइटिंग पेपर की एक मानक शीट पर लिखा जा सकता है, लेकिन इस मामले में, कर्मचारी को अपने हाथ से हस्ताक्षर करना होगा।

मेमो नमूना कैसे लिखें

यदि आप मेमो लिखना नहीं जानते हैं, तो आप लेख की शुरुआत में दिए गए लिंक से एक डिज़ाइन नमूना डाउनलोड कर सकते हैं। परंतु विशेष ध्यानदस्तावेज़ के पाठ भाग को दिया जाना चाहिए। यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि इसे किस उद्देश्य से संकलित किया गया है। उदाहरण के लिए, एक ज्ञापन को लिखा जा सकता है:

1. कार्य में आने वाली कठिनाइयों को इंगित करें, इस जानकारी को प्रबंधन तक पहुँचाएँ और इस प्रकार, अपने आप को जिम्मेदारी से मुक्त करें।
2. श्रम में उच्च परिणाम दिखाने वाले कर्मचारियों के लिए सामग्री प्रोत्साहन की आवश्यकता को उचित ठहराएं।
3. किसी अन्य विभाग से जानकारी का अनुरोध करें।
4. कार्य को युक्तिसंगत बनाने और इसमें परिवर्तन करने की संभावना के बारे में अधिकृत अधिकारी को सूचित करें तकनीकी प्रक्रियाप्रदर्शन में सुधार करने के लिए।
5. अतिरिक्त उपकरण या उपकरण खरीदने की आवश्यकता का औचित्य साबित करें, जिस स्थिति में मेमो एक प्राथमिक दस्तावेज हो सकता है लेखांकनजिसके आधार पर बाद में खर्च वहन किया जाएगा।

कानून यह स्थापित नहीं करता है कि एक ज्ञापन कैसे लिखा जाता है, लेकिन एक उद्यम स्वतंत्र रूप से टेम्पलेट विकसित कर सकता है जिसके साथ कर्मचारी ऐसे दस्तावेजों को सही ढंग से तैयार करेंगे और तैयार करेंगे।

एक पाठ लिखने का सामान्य सिद्धांत: समस्या का एक बयान, सभी को दर्शाता है शामिल व्यक्तिऔर प्रस्तावित समाधान। समस्या का सार संक्षेप में और तार्किक रूप से बताया जाना चाहिए। अनुनय के लिए, किसी को आंकड़े, तथ्यों और दस्तावेजों का उल्लेख करना चाहिए जो संकलक की शुद्धता की पुष्टि कर सकते हैं।

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मेमो के टेक्स्ट भाग की कुल मात्रा 8-10 पंक्तियों से अधिक नहीं होनी चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो प्राप्तकर्ता हमेशा अतिरिक्त जानकारी के लिए दस्तावेज़ के प्रवर्तक से पूछ सकता है।

मेमो को रजिस्टर करना न भूलें विशेष पत्रिकाआंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण। यह बहिष्कृत करेगा संघर्ष की स्थितिप्रबंधन को जानकारी के नुकसान और असामयिक प्रस्तुत करने से जुड़ा हुआ है।

पहली नज़र में ऐसा लगता है कि सेवा, ज्ञापन और व्याख्यात्मक नोटों में कोई महत्वपूर्ण अंतर नहीं है, क्योंकि। ये दस्तावेज़ अपने उद्देश्य में समान हैं - ये सभी प्रकृति में सूचनात्मक हैं। फिर भी, ये अलग-अलग दस्तावेज़ हैं जो सामग्री, लक्ष्यीकरण और संकलन के उद्देश्यों में भिन्न हैं। इसके अलावा, उनमें निर्देश नहीं होते हैं, लेकिन जानकारी होती है जो प्राप्तकर्ता को विचाराधीन मुद्दे पर अंतिम निर्णय लेने के लिए प्रेरित करती है।

एक सेवा, ज्ञापन, व्याख्यात्मक नोट की विशेषताएं क्या हैं? प्रत्येक दस्तावेज़ को सही तरीके से कैसे प्रारूपित करें हार्ड कॉपी? हम व्यावहारिक दृष्टिकोण से इन और अन्य सवालों के जवाब देने का प्रयास करेंगे।

ज्ञापन

ज्ञापन(ओकेयूडी के अनुसार कोड 0286041) एक सूचना और संदर्भ दस्तावेज है जो प्रमुख, विभाग के प्रमुख, अन्य को संबोधित है अधिकृत व्यक्ति. यह संकलक के निष्कर्षों और प्रस्तावों के साथ किसी भी मुद्दे को विस्तार से बताता है और इसका उद्देश्य प्रबंधन को एक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करना है।

"ज्ञापन" की परिभाषाएं स्वतंत्र अवधारणाकानून में नहीं।

ज्ञापन प्रमुख के लिखित या मौखिक निर्देशों और स्वयं कर्मचारियों की पहल पर तैयार किया जाता है (उदाहरण के लिए, ऐसे मामलों में, जहां, किसी उत्पादन या आर्थिक मुद्दे को हल करने के लिए, जानकारी प्रस्तुत करना आवश्यक हो जाता है लिख रहे हैंउच्च प्रबंधन)। इस तरह के एक दस्तावेज़ की मदद से, आप उत्पादन प्रक्रियाओं के तकनीकी पक्ष में सुधार करने के लिए एक प्रस्ताव बना सकते हैं, एक उच्च प्रबंधक द्वारा किए गए निर्णय से असहमति व्यक्त कर सकते हैं, और सहकर्मियों के साथ असहमति के मामले में अपनी बात भी व्यक्त कर सकते हैं। इसलिए, एक ज्ञापन तैयार करते समय, लेखक के लिए सबसे पहले यह महत्वपूर्ण है कि वह अपनी स्थिति को सुलभ तरीके से तैयार करे, और फिर उसके पक्ष में ठोस तर्क दे।

मेमो के प्रकार

• पहल के लिए;
• सूचनात्मक;
• रिपोर्टिंग।

पहलएक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्राप्तकर्ता को प्रोत्साहित करने के लिए एक ज्ञापन तैयार किया जाता है, इसलिए, नोट का पाठ तथ्यों को निर्धारित करता है, जिसमें विशिष्ट प्रस्ताव, सिफारिशें या निष्कर्ष होते हैं।

सूचनाएक ज्ञापन नियमित रूप से संकलित किया जाता है और इसमें विवरण, परिणाम या कार्य करने के तरीकों के बारे में जानकारी होती है।

रिपोर्टिंगज्ञापन में काम पूरा होने, उसके चरण, निर्देशों के कार्यान्वयन, आदेश आदि के बारे में सूचित किया जाता है।

निर्भर करता है पता करने वाले सेरिपोर्ट में विभाजित हैं:

• बाहरी करने के लिए;
• आंतरिक।

बाहरी ज्ञापनकिसी विशेष संस्थान के प्रमुख को संबोधित, जारी किया गया आम फार्मसंगठन, प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित और आमतौर पर निम्नलिखित विवरण होते हैं:

• कंपनी का नाम;
• दिनांक;
• अनुक्रमणिका;
• संकलन का स्थान;
• पता करने वाला;
• पाठ का शीर्षक;
• मूलपाठ;
• प्रबंधक के हस्ताक्षर;
• कलाकार का नाम, फोन नंबर।

मूल संगठन के प्रमुख को एक बाहरी ज्ञापन प्रस्तुत किया जाता है (उदाहरण 1)।

उदाहरण 1

बाहरी ज्ञापन

ज्ञापन

10.02.2014 № 12/05-14

अतिरिक्त आकर्षित करने पर

श्रम संसाधन

प्रिय आंद्रेई वासिलिविच!

मॉस्को में शाखा के लिए प्रशासनिक तंत्र के गठन के चरण में उम्मीदवारों की कमी के कारण, 14.04.2014 तक अतिरिक्त स्रोतों से श्रम संसाधनों को आकर्षित करना आवश्यक है। नए उम्मीदवारों के साथ साक्षात्कार 21.04.2014 तक आयोजित किया जाना चाहिए।

खर्चों का भुगतान अतिरिक्त सेवाएं 14 फरवरी 2014 के सेवा अनुबंध संख्या 04/56 के खंड 4.5 के अनुसार किया जाएगा।

मानव संसाधन के मुखिया सेमेनोवमें। सेमेनोव

मामले संख्या 03-13 . के मामले में

ओडिन्ट्सोव 10.02.2014

आंतरिक ज्ञापनसंस्था के बाहर भेजा गया, उदाहरण के लिए, एक उच्च संगठन को, ए 4 पेपर की एक मानक शीट पर तैयार किया गया, लेकिन GOST 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" के अनुसार स्थित सभी आवश्यक विवरणों को दर्शाता है। एकीकृत प्रणालीसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ ”(उदाहरण 2)।

प्रति आवश्यक विवरणआंतरिक ज्ञापन में शामिल हैं:

• नाम संरचनात्मक इकाई;
• दस्तावेज़ के प्रकार का नाम (स्मृति);
• तारीख;
• पंजीकरण (आउटगोइंग नंबर);
• पाठ का शीर्षक;
• मूलपाठ;
• आवेदन की उपस्थिति पर एक निशान (यदि कोई हो);
• गंतव्य;
• संकलक के हस्ताक्षर (स्थिति, आद्याक्षर, उपनाम का संकेत)।

उदाहरण 2

आंतरिक ज्ञापन

ज्ञापन

07.04.2014 № 6

प्रबंधक द्वारा की गई अनुपस्थिति के बारे में

बिक्री विभाग

मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि आज, 07.04.2014, बिक्री प्रबंधक पेट्रोवा वेलेंटीना इवानोव्ना पूरे कार्य दिवस में 10:00 से 18:30 तक कार्यस्थल से अनुपस्थित थे।

वी.आई. पेट्रोवा की अनुपस्थिति के कारणों की वैधता की पुष्टि करने वाली कोई जानकारी या दस्तावेज प्रदान नहीं किए गए थे।

प्रतिबद्ध उल्लंघन के संबंध में, मैं पेट्रोव वी.आई. टहलने के लिए।

बिक्री विभाग के प्रमुख इग्नाटिवओ.ए. इग्नाटिव

मामले संख्या 02-10

सिदोरोवा 07.04.2014

रिपोर्ट के विवरण का पंजीकरण

ज्ञापन बनाते समय, कोणीय (उदाहरण 3) और शीर्षक भाग के विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था (उदाहरण 4) दोनों का उपयोग किया जाता है।

उदाहरण 3

ज्ञापन में विवरण की कोणीय व्यवस्था

नाम

संरचनात्मक इकाईमंज़िल

ज्ञापन

______________ № ________

हैडर

उदाहरण 4

ज्ञापन में विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था

संरचनात्मक इकाई का नाम

ज्ञापन

_____________ № _________

हैडर

दस्तावेज़ प्रकार का नामबड़े अक्षरों (मेमोरी) में लिखा गया है और यह केंद्र में या बाएं हाशिये की सीमा से स्थित हो सकता है।

तारीखतथा कमराज्ञापन एक पंक्ति में लिखे गए हैं। तारीख अरबी अंकों में लिखी गई है ( 21.04.2014 ) या अक्षरांकीय रूप से ( 21 अप्रैल 2014.).

टिप्पणी

बाहरी ज्ञापन की तारीख इसके अनुमोदन और प्राप्तकर्ता को भेजने की तारीख है, आंतरिक ज्ञापन की तारीख - संकलन और हस्ताक्षर करने की तिथि।

पंजीकरण संख्या एक आंतरिक ज्ञापन पर इसे या तो संकलन के स्थान पर या प्राप्ति के स्थान पर चिपका दिया जाता है - जो संगठन में संचालित दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली पर निर्भर करता है।

यदि इच्छुक पार्टियों द्वारा ज्ञापन पर विचार किया जाना चाहिए, तो इसे चिपका दिया जाता है वीज़ा अनुमोदनऔर निर्णय होने के बाद संकल्पनेता।

संकल्प को स्वीकार करना ज्ञापन पर विचार करने का अंतिम चरण है।

टिप्पणी

आंतरिक ज्ञापन पर विचार करने वाले मुखिया का संकल्प कोई उपाय करने, दस्तावेज जारी करने, आयोजन करने का आधार होगा।

हैडरपाठ में संक्षेप में दस्तावेज़ की सामग्री का वर्णन करता है। यह के अनुसार तैयार किया गया है सामान्य नियमदस्तावेजों के लिए शीर्षकों का संकलन: पूर्वसर्ग का उपयोग करना ओ/ओऔर पूर्वसर्गीय मामले में एक मौखिक संज्ञा, उदाहरण के लिए अनुपस्थिति के बारे में Lazarenko O.O.

मूलपाठज्ञापन में दो या तीन शब्दार्थ भाग होते हैं:

• पहली बार में - पता लगानेपार्ट्स- इसके लेखन को जन्म देने वाले कारण, तथ्य या घटनाएँ बताई गई हैं;
• क्षण में - विश्लेषण भाग- वर्तमान स्थिति का विश्लेषण शामिल है और प्रदान करता है संभावित विकल्पसमाधान;
• तीसरे में - सारांश भाग- इसमें विशिष्ट कार्रवाइयों के लिए निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल हैं, जिन्हें ड्राफ्टर की राय में लेने की आवश्यकता है।

ज्ञापन का दूसरा भाग गायब हो सकता है। इस मामले में, ज्ञापन के पाठ में संकलक के औचित्य, निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल हैं।

यदि ज्ञापन में संलग्नक है, के बारे में चिह्नित करेंआवेदन पत्रहस्ताक्षर करने से पहले किया।

नोट के पाठ में नामित आवेदन की उपस्थिति पर एक चिह्न निम्नानुसार तैयार किया गया है:

आवेदन: 3 लीटर के लिए। 1 प्रति में।

यदि नोट में कोई एप्लिकेशन है जिसका नाम टेक्स्ट में नहीं है, तो उसका नाम, शीट्स और प्रतियों की संख्या इंगित करें।

परिशिष्ट: क्षेत्रीय ऋण विभाग पर 5 पी के लिए विनियम। 1 प्रति में।

आंतरिक ज्ञापन संकेतसंकलक (यदि यह इकाई के प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है) और इकाई के प्रमुख (यदि इसे संगठन के प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है); बाहरी ज्ञापन लक्षणसंगठन के मुखिया।

टिप्पणी

यदि ज्ञापन दो या दो से अधिक पृष्ठों पर तैयार किया गया है, तो दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाना चाहिए। सीरियल नंबर अरबी अंकों में पृष्ठ के शीर्ष मार्जिन के दाहिने हिस्से में नीचे रखे गए हैं।

ज्ञापन

ज्ञापनएक प्रकार की रिपोर्ट है। यह लिखा है घोषणाविभिन्न स्तरों और संगठनात्मक और कानूनी रूपों के आधुनिक प्रबंधन संरचनाओं के अभ्यास में व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। मेमो क्षैतिज स्तर पर प्रबंधन वस्तुओं के बीच एक सीधा लिंक प्रदान करते हैं।

वैसे

मेमो एक ऐसा दस्तावेज है जिसकी आधिकारिक स्थिति नहीं होती है। यह OKUD में प्रदान नहीं किया गया है।

मेमो कई तरह की स्थितियों में तैयार किए जाते हैं। इस दस्तावेज़ के लिए मानक लक्ष्यों में शामिल हैं:

• जानकारी अनुरोध;
• निर्देश जारी करना;
• एक अन्य संदेश के साथ (साथ में नोट);
• घोषणाएं (सूचनाएं)।

ज्ञापन के पाठ में प्रस्ताव, अनुरोध, आवेदन के रूप में इसकी तैयारी के कारणों की जानकारी होती है। यह कर्मचारियों की गतिविधियों, बैठकों, कंपनी की कॉर्पोरेट संस्कृति में बदलाव आदि के बारे में जानकारी हो सकती है। मेमो ए4 पेपर की मानक शीट पर तैयार किए जाते हैं।

मेमो पर किसी विशेषज्ञ या विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। ज्ञापन की तारीख इसके संकलन और हस्ताक्षर की तारीख है।

कानून मेमो की तैयारी और निष्पादन के लिए सख्त आवश्यकताओं को प्रदान नहीं करता है, इसलिए, उनके निष्पादन की प्रक्रिया, संगठन की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए, स्थानीय में तय की जानी चाहिए। नियामक अधिनियम, उदाहरण के लिए, कार्यालय के काम के लिए निर्देशों में। मेमो प्रारूप को आंतरिक संचार प्रक्रियाओं को सरल और तेज करने के उद्देश्य से पूरा करना चाहिए।

मेमो का एक नमूना उदाहरण 5 . में प्रस्तुत किया गया है .

उदाहरण 5

ज्ञापन

सेवर एलएलसी के कार्मिक विभाग में शनिवार, 04/19/2014 को 9:00 से 16:00 बजे तक, अधिष्ठापन कामअलार्म सेट करने के लिए।

मैं आपसे Energoset कंपनी के निम्नलिखित कर्मचारियों को काम के प्रदर्शन की अनुमति देने के लिए कहता हूं:

1. सिमकिन आई.पी.

2. इवानोव पी.एन.

एएचओ के प्रमुख स्विरिडोवएन.एन. स्विरिडोव

मामले संख्या 02-14

इलिन 16.04.2014

व्याख्यात्मक नोट

व्याख्यात्मक नोट- यह किसी भी कार्रवाई, तथ्य, घटना, घटना के कारणों की व्याख्या करने वाला एक आंतरिक दस्तावेज है, जिसे संगठन के एक कर्मचारी द्वारा संकलित किया जाता है और एक उच्च अधिकारी को प्रस्तुत किया जाता है।

कला के पहले भाग के अनुसार। 193 श्रम संहिता रूसी संघअनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने से पहले, नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करना चाहिए। कर्मचारी आयोग के कारणों और परिस्थितियों की रिपोर्ट करता है अनुशासनात्मक अपराधव्याख्यात्मक नोट में। व्याख्यात्मक नोट के आधार पर, प्रबंधक कर्मचारी के खिलाफ अनुशासनात्मक कार्रवाई के आवेदन पर निर्णय लेता है। इसके अलावा, यह दस्तावेज़ कदाचार की गंभीरता और उन परिस्थितियों का आकलन करने के आधारों में से एक है जिसके तहत नियोक्ता द्वारा इसे किया गया था।

OKUD OK 011-93 में, इस दस्तावेज़ का केवल एक बार उल्लेख किया गया है - उल्लंघन के बारे में एक व्याख्यात्मक नोट श्रम अनुशासन(कोड 0286091), जो 0286000 वर्ग से संबंधित है "अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के निष्पादन के लिए दस्तावेज"।

व्याख्यात्मक नोट्स के प्रकार और उनकी विशेषताएं

• प्रदर्शन किए गए कार्य (परियोजना, रिपोर्ट, विकास) के कुछ प्रावधानों को स्पष्ट करने के लिए संकलित किए गए लोगों के लिए;
• नियमित स्थितियों, अनुशासन के उल्लंघन, कदाचार आदि की स्थिति में तैयार किया गया।

एक व्याख्यात्मक नोट कर्मचारी द्वारा ए4 पेपर की एक मानक शीट पर एक ही प्रति में हाथ से लिखा जाता है और इसे अनुरोध करने वाले व्यक्ति को संबोधित किया जाता है। इसे संगठन द्वारा अपनाए गए स्टैंसिल फॉर्म का उपयोग करके कंप्यूटर पर भी टाइप किया जा सकता है। व्याख्यात्मक नोट का रूप, साथ ही निष्पादन की विधि (हस्तलिखित या कंप्यूटर पर) कानूनी रूप से तय नहीं है।

एक संरचनात्मक इकाई या एक विशिष्ट अधिकारी द्वारा एक व्याख्यात्मक नोट तैयार किया जा सकता है।

सबूत के तौर पर नोट करें

नियोक्ता, कर्मचारी से हाथ से लिखे गए एक व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता के द्वारा, जिससे खुद को बचाता है दुराचारकार्यकर्ता की ओर से श्रम विवाद. इसमें मूल दस्तावेज़ का प्रतिस्थापन शामिल नहीं है।

यदि कंपनी टेम्प्लेट फॉर्म का उपयोग करती है, तो टेक्स्ट के अंत में आप एक नोट बना सकते हैं:स्पष्टीकरण व्यक्तिगत कंप्यूटर का उपयोग करके व्यक्तिगत रूप से संकलित किया गया था। तारीख। हस्ताक्षर।

ज्ञापन के व्यक्तिगत विवरण का पंजीकरण

सूचना और संदर्भ दस्तावेजों को एकीकृत करने के लिए, GOST 6.30-2003 की आवश्यकताओं के अनुसार एक व्याख्यात्मक नोट तैयार और निष्पादित किया जाना चाहिए।

दिनांकव्याख्यात्मक नोट इसके संकलन की तारीख है।

मूलपाठव्याख्यात्मक नोट में शामिल होना चाहिए:

उन तथ्यों का विवरण जिन्होंने इसके लेखन को जन्म दिया;

तर्क जो वर्तमान स्थिति की व्याख्या करते हैं।

नोट का पाठ आश्वस्त करने वाला होना चाहिए और इसमें अकाट्य साक्ष्य होने चाहिए।

कब बनेगा हस्ताक्षरस्थिति, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, आद्याक्षर और उपनाम इंगित किए गए हैं।

जैसा अनुप्रयोगदस्तावेज़ के प्रवर्तक के कार्यों को सही ठहराने और कुछ परिस्थितियों की पुष्टि करने के लिए दस्तावेजों का हवाला दिया जा सकता है।

पाठ की संरचना के अनुसार, व्याख्यात्मक नोट रिपोर्ट से इस मायने में अलग है कि इसमें निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल नहीं हैं (उदाहरण 6)।

टिप्पणी

अगर कंपनी ने विकसित और अनुमोदित किया है मानक रूपव्याख्यात्मक नोट्स का प्रयोग किया जाता है अलग-अलग स्थितियां, इसका मतलब यह नहीं है कि कर्मचारियों को स्वीकृत प्रपत्रों के अनुसार नोट्स तैयार करने चाहिए। एक गैर-औपचारिक दस्तावेज़ भी मान्य हो सकता है।

उदाहरण 6

व्याख्यात्मक नोट

अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू करें
एक फटकार के रूप में अलेक्जेंड्रोवा AND.AND.

एचआर विभाग आदेश जारी करेगा।
स्मोल्किन 04/17/2014

एलएलसी "एसवी" के निदेशक

ए.वी. स्मोल्किन

व्याख्यात्मक नोट

14.04.2014 № 14

काम से अनुपस्थित रहने के बारे में

मैं, अलेक्जेंड्रोवा इरिना इगोरेवना, एक लेखाकार, 14 अप्रैल, 2013 को अपने कार्यस्थल से 9:00 से 15:30 बजे तक व्यक्तिगत कारणों से अनुपस्थित था।

मेरे पास सहायक दस्तावेज नहीं हैं।

मुनीम एलेक्ज़ेंड्रोवाआई.आई. एलेक्ज़ेंड्रोवा

पंजीकरणरिपोर्टिंग, सेवा, व्याख्यात्मक नोट

संगठन की लिपिक सेवा के कार्यों में से एक परिचालन खोज प्रदान करना है आवश्यक जानकारीनिष्पादक को हस्तांतरित दस्तावेजों के प्रचार से संबंधित। इस डेटा की अधिक सुविधाजनक खोज के लिए, विभिन्न पंजीकरण प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है।

रिपोर्टिंग, सेवा, व्याख्यात्मक नोट, उनके कार्यात्मक उद्देश्य के अनुसार, कुछ सूचनाओं के वाहक हैं। चूंकि नोट में दिए गए मुद्दे को संगठन के प्रमुख या अन्य अधिकृत के संकल्प के रूप में एक लिखित निर्णय की आवश्यकता होती है अधिकारीदस्तावेजों को पंजीकृत किया जाना चाहिए।

याद रखें कि दस्तावेजों के पंजीकरण के तीन रूप हैं: पत्रिका, कार्ड और स्वचालित. संगठन को पंजीकरण का सबसे प्रभावी और उपयुक्त रूप चुनने का अधिकार है।

जर्नल पंजीकरण फॉर्म -सबसे आम, लेकिन हमेशा सुविधाजनक नहीं, क्योंकि इसमें सभी दस्तावेजों का पंजीकरण कालानुक्रमिक क्रम में होता है, और एक विशिष्ट दस्तावेज की खोज करते समय, विशेषज्ञ को पत्रिका के सभी शीटों को देखना पड़ता है। जानकारी की खोज इस तथ्य से और जटिल है कि एक पहल दस्तावेज़ को पंजीकृत किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक पत्रिका में, और दूसरे में इसका उत्तर। अनिवार्य पंजीकरण फॉर्म (पत्रिकाएं) कानून द्वारा प्रदान नहीं किए जाते हैं। अनुशंसित लॉग प्रपत्र उदाहरण 7 में दिखाया गया है।

उदाहरण 7

रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोटों के रजिस्टर का टुकड़ा

कागजातों की तारीख	पंजीकरण संख्या	दस्तावेज़ के प्रकार, सारांश	दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किसने किया	निर्वाहक	जहां स्थानांतरित किया गया	रसीद की रसीद (हस्ताक्षर, तारीख)	मामले में दस्तावेज़ की दिशा पर एक निशान
07.04.2014	03-10/14	खजांची श्वेत्स ओ.आर. की छुट्टी से वापस बुलाने के बारे में।	मानव संसाधन के मुखिया	मानव संसाधन विभाग निरीक्षक	मानव संसाधन विभाग	स्मिरनोवा वी.ए. 07.04.2014	मामले संख्या 03-14 स्मिरनोव 04/07/2014

कार्ड पंजीकरण फॉर्मपत्रिका की तुलना में अधिक सुविधाजनक और अनुकूलित है। क्लासिफायर में खोजते समय दस्तावेजों के बनाए गए पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड दस्तावेज़ की खोज की प्रक्रिया को अनुकूलित करना और पंजीकरण प्रक्रिया के समय को कम करना संभव बनाते हैं। कार्ड पंजीकरण का स्पष्ट लाभ यह है कि एक ही समय में कई कर्मचारी पंजीकरण कर सकते हैं;

▪ स्वचालित (इलेक्ट्रॉनिक) पंजीकरण फॉर्मविशेष का उपयोग शामिल है सॉफ़्टवेयर. दस्तावेज़ के बारे में जानकारी डेटाबेस में संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड में दर्ज की जाती है। साथ ही पंजीकरण के साथ, एक पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड मुद्रित किया जा सकता है।

आमतौर पर, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोटों में एक जटिल पंजीकरण सूचकांक होता है, जिसे उसी तरह तैयार किया जाता है जैसे कि आउटगोइंग दस्तावेज़ का सूचकांक। पंजीकरण संख्या में मामलों के नामकरण के अनुसार मामले का सूचकांक होता है (संरचनात्मक इकाई के सूचकांक और इस इकाई के मामलों के नामकरण के अनुसार मामले की संख्या सहित) और क्रमिक संख्याएक कैलेंडर वर्ष के भीतर दस्तावेज़।

टिप्पणी

संगठन में दस्तावेजों के पंजीकरण और लेखांकन के मुद्दों को कार्यालय के काम के निर्देशों में परिलक्षित होना चाहिए। निर्देशों में शामिल होना चाहिए:

1) अपंजीकृत दस्तावेजों की एक सूची।

2) दस्तावेजों के पंजीकृत समूहों की एक सूची, जबकि प्रत्येक समूह के लिए यह इंगित करना अनिवार्य है:

पंजीकरण की जगह;

पंजीकरण का समय और क्रम;

पंजीकरण संख्या के गठन का नियम;

जिस रूप में पंजीकरण किया जाता है;

फॉर्म में दर्ज किए गए विवरणों की सूची, उन्हें भरने के नियम;

पंजीकरण के बाद दस्तावेजों की आवाजाही के लिए लेखांकन के नियम;

पंजीकरण का सिद्धांत (किसी दस्तावेज़ को दूसरी इकाई में स्थानांतरित करते समय एकल या बार-बार पंजीकरण);

3) संगठन में दस्तावेज़ की पुनः प्राप्ति की प्रक्रिया (आने वाले दस्तावेज़ों के लिए)।

ज्ञापन, सेवा, व्याख्यात्मक नोटों के भंडारण की शर्तें

प्रतिधारण अवधि विशिष्ट प्रबंधन की सूची में निर्धारित की जाती है अभिलेखीय दस्तावेजगतिविधि के दौरान उत्पन्न सरकारी संस्थाएं, निकायों स्थानीय सरकारऔर संगठन, रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 08.25.2010 संख्या 558 के आदेश द्वारा अनुमोदित भंडारण अवधि का संकेत देते हैं। निर्दिष्ट सूची के अनुसार, ज्ञापनों के लिए भंडारण अवधि 1 वर्ष, 3 वर्ष, 5 वर्ष, 75 हो सकती है। साल, स्थायी रूप से। व्याख्यात्मक नोटस्थायी रूप से रखा जाना चाहिए।

हमारी सलाह

नोट्स तैयार करते समय, एकल शैली का पालन करना आवश्यक है, और दस्तावेजों के मुख्य पाठ को व्यावसायिक नैतिकता के नियमों और दस्तावेजों के निष्पादन के लिए स्थापित आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए। व्याकरण संबंधी त्रुटियों के साथ गलत तरीके से तैयार और निष्पादित दस्तावेजों द्वारा एक अप्रिय छाप छोड़ी जाती है। दस्तावेज़ को प्राप्तकर्ता को भेजने के लिए जल्दी मत करो, लेकिन इसे ध्यान से पढ़ें, सुधार, यदि कोई हो, व्याकरण संबंधी त्रुटियां या टाइपो।

01/23/2019 , साशा बुकाश्का

एक ज्ञापन एक दस्तावेजी जानकारी है जो एक कर्मचारी ने अपने काम के कर्तव्यों का प्रदर्शन नहीं किया है, या अनुचित तरीके से किया है। साथ ही, नोट आमतौर पर उन उपायों का सुझाव देता है जिन्हें प्रबंधन द्वारा एक लापरवाह कर्मचारी के संबंध में उठाए जाने की आवश्यकता होती है।

तो, आप एक मध्य प्रबंधक हैं, फिर से, मध्य औद्योगिक कारखानाबता दें कि दुकान प्रबंधक। आपकी देखरेख में 40 दुकान कर्मचारी हैं। मध्यम रूप से पेशेवर, लेकिन प्रत्येक की अपनी परेशानी, समस्याएं और रुचियां हैं। आपको कब और किन मामलों में उन पर रिपोर्ट लिखने की आवश्यकता है? आइए अब इसका पता लगाते हैं!

एक कर्मचारी के लिए एक ज्ञापन कैसे लिखें: नमूना

मेमो: नमूना (रिक्त) इस तरह दिखता है:

श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर रिपोर्ट कैसे लिखें

जैसा कि आप जानते हैं, नौकरी पाने वाला हर व्यक्ति पढ़ता है और हस्ताक्षर करता है नौकरी का विवरण. यदि कार्य की प्रक्रिया में वह निर्देशों में निर्दिष्ट कार्यों को नहीं करता है या उन्हें गलत तरीके से करता है, तो यह उसे दंडित करने का एक कारण है। यह कुछ भी हो सकता है: नियमित देरी, गलत तरीके से निष्पादित दस्तावेज ...

नुकसान पहुंचाने वाली कोई भी कार्रवाई दंडनीय है। आप, अपने लाइन मैनेजर के रूप में, इन मुद्दों को चेतावनियों या बातचीत के माध्यम से संबोधित कर सकते हैं। लेकिन अगर बातचीत काम नहीं करती है, तो कर्मचारी को दंडित किया जाना चाहिए। मुख्य बात यह कानून के अनुसार करना है।

कई लोगों के अनुसार, विलंब से निपटने के लिए श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर एक ज्ञापन सबसे अच्छा साधन हो सकता है।

पर कैसे? आखिरकार, सभी फैसलों के बारे में अनुशासनात्मक कार्यवाहीकंपनी केवल अपने शीर्ष प्रबंधन को स्वीकार करती है। कर्मचारियों के कदाचार के बारे में अधिकारियों को सूचित करने के लिए एक ज्ञापन लिखा जाता है, संबोधित किया जाता है, उदाहरण के लिए, सीईओ के लिएफर्म।

वैसे, एक रिपोर्ट न केवल एक वरिष्ठ व्यक्ति द्वारा, बल्कि किसी भी कर्मचारी द्वारा भी लिखी जा सकती है। हालांकि, कई फर्मों के आंतरिक दस्तावेज शिकायत दर्ज करने के लिए एक सख्त प्रक्रिया प्रदान करते हैं। उनके अनुसार, एक सामान्य कर्मचारी को रिपोर्ट लिखने के लिए नहीं, बल्कि अपने तत्काल वरिष्ठों को शिकायत करने के लिए बाध्य किया जाता है।

आधिकारिक कर्तव्यों की पूर्ति न करने पर ज्ञापन

रिपोर्ट कैसे लिखी जाती है? रूसी में इस दस्तावेज़ का विशेष प्रारूप श्रम कोडना। हालाँकि, प्रत्येक संगठन के पास आंतरिक दस्तावेज़ हो सकते हैं, जिनमें से अनुमोदित रिपोर्ट टेम्पलेट हैं। आप इसे कंप्यूटर और हाथ दोनों पर लिख सकते हैं। संकलन के सामान्य नियम आधिकारिक दस्तावेज़लेखन के निम्नलिखित रूप को निर्देशित करें। कर्मचारी पर रिपोर्ट, या यों कहें, उसकी योजना, इस तरह दिखती है।

1. ऊपरी दायां कोना: जिसे पत्र संबोधित किया गया है (स्थिति और पूरा नाम)।
2. नीचे: किससे (पद और पूरा नाम)।
3. केंद्र में नीचे (इंडेंट): शीर्षक - ज्ञापन।
4. नीचे संदेश का मुख्य पाठ है। यहां आवेदक कर्मचारी के उन कर्तव्यों की सूची सूचीबद्ध करता है (आंतरिक दस्तावेजों के संदर्भ में, उदाहरण के लिए, आंतरिक नियम या नौकरी विवरण) जिसे उसने पूरा नहीं किया।
5. निम्नलिखित इस बात का संकेत है कि कर्मचारी के कार्यों के कारण क्या हुआ, उसके दुराचार के क्या परिणाम हुए।
6. नोट का मुख्य पाठ अनुशासनात्मक उपायों पर एक प्रस्ताव के साथ समाप्त होता है, जिसे तत्काल पर्यवेक्षक की राय में, उस कर्मचारी पर लागू किया जाना चाहिए जिसने स्थिति को ठीक करने के लिए जुर्माना लगाया है।
7. नीचे बाईं ओर वह तारीख है जब दस्तावेज़ लिखा गया था।
8. नीचे दाईं ओर हस्ताक्षर है।

यदि आवश्यक हो, तो कर्मचारी के अपराध के कुछ सबूत रिपोर्ट में संलग्न किए जा सकते हैं, उदाहरण के लिए, डेस्कटॉप की एक तस्वीर यदि वह पूरे दिन काम नहीं करता है, लेकिन इंटरनेट पर बैठता है। इस तरह के अनुबंधों का संदर्भ नोट के मुख्य भाग में दिया गया है।

रिपोर्टिंग: लेखन का एक उदाहरण

उदाहरण के लिए, आपके कर्मचारी ने माल के लिए गलत तरीके से चालान जारी किया है। नतीजतन, ग्राहक के प्रतिनिधियों ने उत्पाद के साथ कार को उतारने से इनकार कर दिया, जिसने एक निश्चित संख्या में किलोमीटर की यात्रा की थी और एक निश्चित मात्रा में गैसोलीन जला दिया था। ग्राहक ने में संशोधित संस्करण को स्वीकार करने से इनकार कर दिया इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में, मूल की आवश्यकता है। आपको तत्काल दस्तावेजों को फिर से जारी करना था और ग्राहक के गोदाम में एक कार में एक कूरियर भेजना था।

ज्ञापन: उदाहरण

वेसेलुश्का एलएलसी के निदेशक इवानोव एस.पी.

Veselushka LLC के उत्पादन विभाग के प्रमुख पेट्रोव I.P.

रिपोर्ट नोट।

मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि प्रोडक्शन शॉप के कर्मचारी सिदोरोव एल.ई. कंपनी "हमारे उत्पादों के उपभोक्ता" के लिए माल (5 टन) की आपूर्ति के लिए गलत तरीके से चालान जारी किया। चालान के गलत निष्पादन के परिणामस्वरूप, ग्राहक ने माल उतारने से इनकार कर दिया। स्थिति का समाधान करने के लिए, ग्राहक को सही खेप नोट को स्थानांतरित करने के लिए एक ज़िगुली कार का उपयोग करना पड़ा।

चालान जारी करने वाले कर्मचारी के इस तरह के लापरवाह रवैये के परिणाम गोदाम में एक साधारण कार थे; कार का उपयोग; ईंधन और स्नेहक की खपत में वृद्धि; आपूर्तिकर्ता की प्रतिष्ठा को नुकसान।

काम के प्रति लापरवाह रवैये के लिए, मैं आपसे सिदोरोव एल.ई. फटकार

सब कुछ, रिपोर्ट तैयार है! आगे क्या होगा? मैं फ़िन आंतरिक दस्तावेजफर्मों के पास ऐसे दस्तावेजों पर सहमत होने की प्रक्रिया का एक संकेत है, उदाहरण के लिए, उन्हें पहले माना जाना चाहिए और एक संकल्प किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, उत्पादन निदेशक या सुरक्षा सेवा द्वारा, जिसका अर्थ है कि आप, संकेतित नेविगेशन मानक का पालन करते हुए, स्थानांतरण उपयुक्त विभागों को दस्तावेज़।

मेमोरेंडम (GOST के अनुसार नमूना) खराब व्यवहार के मामले में

यदि अनुमोदन के आदेश का कोई संकेत नहीं है, तो इस पत्र के साथ रिसेप्शन पर जाएं और सचिव को दें, जबकि वह इनबॉक्स सूची में दस्तावेज़ को चिह्नित करता है और इसे एक नंबर प्रदान करता है।

आधिकारिक कर्तव्यों की पूर्ति न करने पर ज्ञापन (नमूना)

और आगे क्या करना है? कुछ भी तो नहीं! बस परिणामों की प्रतीक्षा करें (और वे निश्चित रूप से होंगे, क्योंकि पर आधिकारिक कागज, जो एक ज्ञापन है, एक आधिकारिक उत्तर होना चाहिए)। प्रभाव के अनुशासनात्मक उपायों को संगठन के क्रम में दर्शाया गया है। लेकिन ऐसा भी होता है कि बताए गए तथ्यों को सत्यापित करने की आवश्यकता है। फिर आदेश में उन गतिविधियों के बारे में जानकारी होती है जो आपके द्वारा निर्दिष्ट तथ्यों की पुष्टि या खंडन करने के लिए आवश्यक हैं।

रिपोर्टिंग: किसी सहकर्मी या क्लाइंट के प्रति अशिष्टता का नमूना

आपको काफी कागजी कार्रवाई करनी होगी। काम से सीधे संबंधित लोगों के अलावा: अनुबंध, अधिनियम, आदि। मेमो, मेमो, व्याख्यात्मक नोट, बयान, रिपोर्ट और व्यावसायिक पत्र हैं। "मैं आपके ध्यान में लाता हूं" हम इस शब्द के साथ एक दस्तावेज़ लिखने के नमूने पर विचार करेंगे।

सभी उल्लिखित दस्तावेज व्यावसायिक पत्राचार के नियमों के अनुसार तैयार किए गए हैं। उनमें व्यक्तिगत राय और अतिशयोक्ति नहीं होनी चाहिए। बोलचाल की भाषा, कठबोली (पेशेवर के अपवाद के साथ), धमकी आदि की अनुमति नहीं है। क्या महत्वपूर्ण है वाक्यों के शब्दों की साक्षरता, संक्षिप्तता और अस्पष्ट अभिव्यक्तियों की अनुपस्थिति।

मेमो, व्याख्यात्मक नोट्स, रिपोर्ट और पत्र कुछ टेम्प्लेट के अनुसार तैयार किए जाते हैं। मुख्य पहलुओं में:

• दस्तावेज़ को संकलित करने का एक संकेत;
• प्राप्तकर्ता के बारे में नोट;
• दस्तावेज़ के सार का सारांश;
• हस्ताक्षर और तारीख।

यह क्या है और किन मामलों में इसका उपयोग किया जाता है?

ज्ञापन प्रबंधन को संबोधित है और कार्य प्रक्रिया या टीम में कुछ स्थितियों से संबंधित है। यह निष्कर्ष और सुझाव प्रस्तुत कर सकता है, उदाहरण के लिए, कार्य की गुणवत्ता में सुधार के संबंध में। यही है, यह एक प्रकार का लंबवत संचार है - कर्मचारी से प्रबंधक तक।

महत्वपूर्ण! इसे लिखने का उद्देश्य नेता को निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करना है। कुछ मामलों में, यह केवल सूचना के उद्देश्यों के लिए है।

यह स्पष्ट है कि इस दस्तावेज़आंतरिक है, अर्थात यह कंपनी के भीतर विशेष रूप से परिचालित होता है। इसके अलावा, किसी में ज्ञापन जैसा कोई शब्द नहीं है विधायी अधिनियम- ये है सेवा कि जानकारीसामान्य दृष्टि से।

लेखन के उद्देश्य इस प्रकार हो सकते हैं:

• जिम्मेदारी का खंडन। कर्मचारी ने कुछ सीखा है और प्रबंधन को यह जानकारी देना चाहता है। यानी एक व्यक्ति जिसके पास स्थिति को ठीक करने के लिए कुछ शक्तियां हैं, वास्तव में, यह उन्हें जिम्मेदारी हस्तांतरित करने का विकल्प है। नकारात्मक परिणाम के मामले में, प्रबंधन के किसी भी दावे को निराधार माना जाएगा।
• संरक्षण। कर्मचारी के साथ अन्याय हो रहा है। इस मामले में रिपोर्ट का उपयोग स्थिति के शांतिपूर्ण समाधान के रूप में किया जाता है। यह संकेत दे सकता है कि प्रतिक्रिया और पर्याप्त क्रियाओं के अभाव में, अगला उदाहरण होगा।
• स्थिति को ठीक करना। कर्मचारी को कुछ ऐसे तथ्यों के बारे में पता चला जो व्यक्तिगत रूप से उससे संबंधित नहीं हैं, लेकिन काम में हस्तक्षेप कर सकते हैं, यानी वे जोखिम के संभावित स्रोत हैं। उन्हें प्रबंधन को इंगित करने से पर्याप्त और समय पर उपाय करने में मदद मिलेगी।
• दक्षता में सुधार। यदि एक ही संरचनात्मक इकाई के भीतर कुछ क्षेत्रों में कार्य कुशलता से नहीं किया जाता है, तो यह समग्र प्रदर्शन को प्रभावित करता है। प्रबंधन को यह दिखाना और कुछ समायोजन करने का प्रस्ताव, सर्वोत्तम परिणाम की वास्तविक उपलब्धि, जिसमें उनके काम के संबंध में भी शामिल है।

मेमो के प्रकार

कई बड़े समूहों में एक विभाजन है। पहले वर्गीकरण को "सामग्री द्वारा" कहा जाता है। वे साझा करते हैं:

• सूचनात्मक - इस दस्तावेज़ में विवरण या कार्य के तरीकों के बारे में जानकारी है। उन्हें समय-समय पर संकलित किया जाता है, यह प्रक्रिया नौकरी विवरण का भी हिस्सा हो सकती है;
• रिपोर्टिंग - कर्मचारी प्रदर्शन किए गए कार्य या निर्देशों का पालन करने के परिणामों पर बॉस को डेटा प्रदान करता है;
• सक्रिय - निर्णय लेने को प्रोत्साहित करता है, यह सिफारिशों, सुझावों की प्रस्तुति की अनुमति देता है।

पताकर्ता के आधार पर पृथक्करण भी होता है, अर्थात्:

• आंतरिक, प्रबंधन को संबोधित। इन्हें मुद्रित या हस्तलिखित रूप में A4 पेपर की एक नियमित शीट पर तैयार किया जाता है;
• बाहरी - संगठन के बाहर किसी भी व्यक्ति के लिए। अक्सर ये आधिकारिक उदाहरण, निरीक्षण होते हैं। लिखते समय उसका विवरण के साथ प्रयोग करना चाहिए।

और दस्तावेज़ में बताए गए तथ्यों के अनुसार वर्गीकरण आवंटित करना भी संभव है। मूल रूप से, उन्हें तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता है। सबसे अधिक बार, तथ्यों की प्रस्तुति नकारात्मक लोगों की चिंता करती है: श्रम अनुशासन का उल्लंघन, अनुपालन में विफलता आधिकारिक कर्तव्य, अपमान, अस्वीकार्य व्यवहार, आदि। काम में सफलता और योग्य पारिश्रमिक के संबंध में डेटा प्रबंधन को प्रस्तुत करने के लिए रिपोर्ट बहुत कम बार आती हैं।

"मैं आपके ध्यान में लाता हूं" नमूने को संकलित करने में लेखक या प्राधिकारी कौन हो सकता है

वास्तव में, कोई भी कर्मचारी अपनी ओर से ऐसा दस्तावेज तैयार कर सकता है। लेकिन साथ ही आपको अधीनता के नियमों का पालन करना चाहिए, यानी किसी श्रेष्ठ का जिक्र करते हुए अपने बॉस के सिर के ऊपर से न कूदें।

यही है, एक सामान्य कर्मचारी संरचनात्मक इकाई के प्रमुख को एक रिपोर्ट प्रस्तुत करता है, और वह पहले से ही इसे सामान्य निदेशक को पुनर्निर्देशित कर सकता है यदि वह स्वयं दस्तावेज़ में उठाई गई समस्या का समाधान नहीं कर सकता है। एकमात्र अपवाद यह है कि रिपोर्ट इकाई के प्रमुख से संबंधित है।

रिपोर्ट संरचना

किसी भी दस्तावेज़ की तरह, रिपोर्ट एक निश्चित संरचना के अनुसार तैयार की जाती है। यह इस तरह दिख रहा है:

• प्राप्तकर्ता, यानी वह जिसे संबोधित किया जाता है। इसके अलावा, स्थिति और पूरा नाम इंगित करना आवश्यक है। पूरी तरह से। बेशक, पता करने वाले का निर्धारण करते समय, यह समझा जाना चाहिए कि दस्तावेज़ में उठाए गए मुद्दे का निर्णय उसके अधिकार में होना चाहिए;
• समस्या का सार। यहां यह बताया जाना चाहिए कि अपील किस मुद्दे पर तैयार की गई है। अनुभाग का उद्देश्य समस्या के महत्व को दिखाना है, रिपोर्ट को अंत तक पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करना है;
• विस्तृत विवरण। दस्तावेज़ की चिंता चाहे जो भी हो, समस्या का वर्णन करने के लिए, इसका सार बताना बहुत महत्वपूर्ण है। बेशक, कोई अस्तित्वहीन तथ्यों और बदनामी का आविष्कार नहीं कर सकता है;
• उपरोक्त परिस्थितियों से जुड़ी क्षति या संभावित समस्याएं;
• यदि आवश्यक हो, एक सूची इंगित की गई है नियामक दस्तावेज, जो अपील तैयार करने का आधार हैं;
• लेखक के सुझाव जो समस्या को हल करने में मदद करेंगे, इसके परिणामों को कम करेंगे;
• अंतिम भाग में, संलग्न दस्तावेजों की सूची, यदि कोई हो, और साथ ही: लेखक की स्थिति और दस्तावेज़ को संकलित करने की तिथि को इंगित करना सुनिश्चित करें।

महत्वपूर्ण! यदि दस्तावेज़ गलत तरीके से तैयार किया गया है, तो इसे आगे कानूनी रूप से महत्वपूर्ण के रूप में उपयोग नहीं किया जा सकता है।

क्या यह प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करने लायक है?

ज्यादातर मामलों में, रिपोर्ट का तात्पर्य प्राप्तकर्ता की प्रतिक्रिया से है: कार्रवाई और लिखित में प्रतिक्रिया। यह आवश्यकता उस अनुरोध पर आधारित है जिसे दस्तावेज़ में आवाज़ दी गई है। प्रतिक्रिया प्रपत्र को संकल्प कहा जाता है। यह उसी प्रतिक्रिया की लिखित पुष्टि है। संकल्प इस तरह दिखता है:

निष्कर्ष

"मैं आपके ध्यान में लाता हूं" शब्द के साथ एक ज्ञापन लिखना अक्सर बड़े उद्यमों में किया जाता है। छोटी फर्मों में, आंतरिक वर्कफ़्लो को बढ़ाए बिना, असहमति और मौजूदा समस्याओं को अक्सर एक के बाद एक हल किया जाता है।

मेमो आंतरिक वर्कफ़्लो का एक रूप है जो आपको वर्तमान उत्पादन स्थितियों को सबसे प्रभावी ढंग से और जल्दी से हल करने की अनुमति देता है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में मेमो कैसे लिखें, हम नीचे बताएंगे।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की विशेषताएं

यदि संगठन ई-मेल सहित इलेक्ट्रॉनिक संचार का उपयोग करके डेटा के आदान-प्रदान की अनुमति देता है, तो मेमो भेजना सरल हो जाता है। उद्यम के भीतर दस्तावेजों के इस तरह के संचलन के लाभों में आवेदनों पर विचार करने की दक्षता भी शामिल है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में मेमो कैसे लिखें? कागज पर क्लासिक संस्करण के समान ही। दस्तावेजों में कोई महत्वपूर्ण अंतर नहीं हैं। इस प्रारूप में एक नमूना व्यावहारिक रूप से पिछले उदाहरण से अलग नहीं है।

आपके ज्ञापन का मुख्य भाग (अर्थात स्वयं स्थिति का विवरण और विचार के लिए प्रस्तुत प्रस्ताव) हमारे उदाहरण के समान ही रहता है।

एकमात्र अपवाद यह है कि आपको ज्ञापन में प्राप्तकर्ता को इंगित करने की आवश्यकता नहीं है। जिस उपयोगकर्ता को अपील भेजी जाती है उसका नाम "पता" लाइन में दर्ज किया जाएगा। यदि हम एक साझा संसाधन (उदाहरण के लिए, प्रति विभाग एक ईमेल पता) के माध्यम से दस्तावेजों के आदान-प्रदान के बारे में बात करते हैं, तो आपको विषय पंक्ति में यह इंगित करना होगा कि संदेश किसको संबोधित है।

इसके अलावा, ई-मेल (व्यक्तिगत मेलबॉक्स) का उपयोग करते समय, ज्यादातर मामलों में पहले से ही एक हस्ताक्षर होता है जो स्वचालित रूप से पत्र के पाठ में डाला जाता है। यह आपको मेमो लिखने सहित महत्वपूर्ण समय बचाने की अनुमति देता है। यदि आपका मेल आपको प्रेषक की पहचान करने की अनुमति नहीं देता है (उदाहरण के लिए, साझा मेलबॉक्स का उपयोग करते समय), तो पत्र के अंत में अपना नाम और स्थिति शामिल करना सुनिश्चित करें।

महत्वपूर्ण: ई-मेल द्वारा सूचना भेजते समय, भेजे गए संदेश को पढ़ने की सूचना का अनुरोध करना न भूलें (इसके लिए आपको संबंधित बॉक्स को चेक करना होगा)। यह अधिसूचना इस बात का प्रमाण है कि आपने वास्तव में एक विशिष्ट प्राप्तकर्ता को एक विशिष्ट समय पर एक मेमो भेजा था।