एक कार्य सहयोगी के लिए नमूना रिपोर्ट। रिपोर्टिंग नोट: कैसे तैयार किया जाए। एक कर्मचारी द्वारा आधिकारिक कर्तव्यों की पूर्ति न करना

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उत्पादन विभाग एलएलसी "डार" के निदेशक के लिए Klyakin I.I. संदेश 02.01.2012 एन 1 मिन्स्क सामग्री क्षति की स्थापना पर मैं आपको सूचित करता हूं कि 02.01.2012 को वी.एम. सार्वजनिक परिवाहन, उन्होंने संगठन द्वारा उन्हें जारी किए गए वर्कवियर के एक सेट के साथ एक पैकेज खो दिया, जिसे वे एक दिन के काम के बाद सफाई के लिए घर ले जा रहे थे। 01/02/2012 क्रावत्सोव वी.एम. के साथ। घटना के बारे में 12.02.2012 से पहले लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध किया गया था। इस तरह की व्याख्या क्रावत्सोव वी.एम. प्रस्तुत करने से इनकार कर दिया, जिसके बारे में संबंधित अधिनियम तैयार किया गया था। क्रावत्सोव वी.एम. एक वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मचारी है, उसके साथ पूर्ण रूप से एक समझौता किया गया था देयता. 02.01.2012 तक खोई हुई संपत्ति के आकलन के परिणामों के अनुसार, नुकसान की लागत 2,000,000 (दो मिलियन) बेलारूसी रूबल थी। स्थापित तथ्यों के आधार पर पता चला कि क्रावत्सोव वी.एम. वजह सामग्री हानि 2,000,000 (दो मिलियन) बेलारूसी रूबल की राशि में। परिशिष्ट: 1. आंतरिक लेखा परीक्षा के अधिनियम की प्रति दिनांक 02.01.2012 एन 1 2 शीट पर। 1 प्रति में। 2. शिफ्ट शेड्यूल दिनांक 11/29/2011 एन 1 प्रति 1 लीटर की एक प्रति। 1 प्रति में। 3. कॉपी काम के लिए निर्देशक्रावत्सोवा वी.एम. दिनांक 03/14/2011 5 लीटर के लिए। 1 प्रति में। 4. 02.01.2012 एन 1 प्रति 1 शीट पर लिखित स्पष्टीकरण प्रस्तुत करने की आवश्यकता की एक प्रति। 1 प्रति में। 5. 1 शीट के लिए दिनांक 02.01.2012 एन 2 लिखित स्पष्टीकरण प्रदान करने से इनकार करने के अधिनियम की एक प्रति। 1 प्रति में। 6. वी.एम. क्रावत्सोव के साथ समझौते की एक प्रति। 2 शीट के लिए पूर्ण व्यक्तिगत दायित्व दिनांक 12.10.2010 एन 54 पर। 1 प्रति में। उत्पादन विभाग के प्रमुख हस्ताक्षर O.B.Smirnov

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• (अडोब रीडर)

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"नोट" विषय पर और क्या डाउनलोड करना है:

यह कोई रहस्य नहीं है कि अनुबंध या अनुबंध का मसौदा तैयार करने के लिए कानूनी रूप से सक्षम दृष्टिकोण लेनदेन की सफलता, इसकी पारदर्शिता और प्रतिपक्षों के लिए सुरक्षा की गारंटी है। रोजगार कानून कोई अपवाद नहीं है।

मे बया आर्थिक गतिविधिकई फर्में आमतौर पर आपूर्ति अनुबंध का उपयोग करती हैं। ऐसा प्रतीत होता है कि यह सरल, अपने सार में, दस्तावेज़ बिल्कुल समझने योग्य और स्पष्ट होना चाहिए।

किसी भी उद्यम का दस्तावेज़ प्रवाह एक निश्चित तरीके से व्यवस्थित, एक अलग प्रकृति के कागजात का एक संग्रह है। दस्तावेजों में से एक ज्ञापन है।

दस्तावेज़ की सामान्य विशेषताएं और उद्देश्य

सबसे पहले, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि एक ज्ञापन एक व्यावसायिक पत्र है जो सूचनात्मक है और साथ ही प्रकृति में सलाहकार है। यह उद्यम के प्रमुख या तत्काल पर्यवेक्षक को प्रदान करने का इरादा है। यह दस्तावेज़ किसी के द्वारा दो कारणों से लिखा जा सकता है:

1. कर्मचारी की पहल पर।
2. प्रबंधन के आदेश से।

किसी भी मामले में, ऐसे पेपर में किसी विशिष्ट, एकल मुद्दे पर विस्तृत जानकारी होती है। वास्तव में, यह कर्मचारी की राय है, जिसमें व्यक्त किया गया है लिख रहे हैं. ऐसे मामले होते हैं, जब निर्णय लेने के लिए, एक नेता को मामले की परिस्थितियों के बारे में अपने अधीनस्थों के विचारों को जानने की आवश्यकता होती है। फिर कर्मचारी एक तर्कपूर्ण उत्तर देने के लिए बाध्य है, और निष्कर्ष में विशिष्ट प्रस्तावों और सिफारिशों के रूप में अपनी व्यक्तिगत राय जोड़ने के लिए बाध्य है। तदनुसार, ऐसा नोट किसी व्यक्ति विशेष की निजी राय बन जाता है।

भ्रमित न हों

किसी विशेष दस्तावेज़ को तैयार करते समय, आपको यह जानना होगा कि वास्तव में क्या प्रदान करने की आवश्यकता है। कुछ प्रजातियां एक-दूसरे से बहुत मिलती-जुलती हैं और आसानी से भ्रमित हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, व्यापार नोटतीन प्रकार हैं: सेवा, रिपोर्टिंग और व्याख्यात्मक। साथ ही, उनके बीच तीन महत्वपूर्ण अंतर हैं जो एक जानकार व्यक्ति को यह गलती करने से रोकते हैं। ये दस्तावेज़ अलग हैं:

1. प्राप्तकर्ता द्वारा, अर्थात्, जिसके लिए उनका इरादा है। एक सेवा नोट के विपरीत, तत्काल पर्यवेक्षक के नाम पर एक व्याख्यात्मक नोट लिखा जाता है, और एक ज्ञापन, इसके अलावा, सीधे उद्यम के निदेशक को तैयार किया जा सकता है।

2. प्रस्तुत जानकारी के विषय और शब्दार्थ भार पर। व्याख्या का विषय सीधे शीर्षक से स्पष्ट होता है। सेवा कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों के बीच व्यापार पत्राचार का एक हिस्सा है। रिपोर्ट का विषय अलग हो सकता है:

• आवधिक रिपोर्टिंग;
• ब्याज के मुद्दे पर सूचना का एकमुश्त प्रावधान।

3. यदि उद्यम के भीतर सेवा और व्याख्यात्मक का उपयोग किया जाता है, तो ज्ञापन आंतरिक और बाहरी दोनों हो सकता है। पहले मामले में, यह कंपनी के निदेशक के लिए है, और दूसरे में - उच्च अधिकारी के लिए।

जब दस्तावेज़ बनाया जाता है

ज्ञापन एक आवश्यक उपाय है। यह तब तैयार किया जाता है जब वर्तमान स्थिति नियंत्रण से बाहर हो जाती है और उद्यम को गंभीर संकट का खतरा होता है। दूसरे शब्दों में, मामलों की स्थिति महत्वपूर्ण होनी चाहिए। इस बिंदु पर, कर्मचारी प्रबंधन के ध्यान में जानकारी लाता है और उसे ज्ञात तथ्यों का विवरण देता है। यह योजना की पूर्ति या अपेक्षित लाभ के लिए खतरा हो सकता है। दस्तावेज़ का उद्देश्य नेताओं का ध्यान उस समस्या की ओर आकर्षित करना है जो उत्पन्न हुई है और स्थिति को ठीक करने का प्रयास कर रही है। प्रत्येक विशेषज्ञ अपने तरीके से स्थिति के समाधान का प्रतिनिधित्व करता है। रिपोर्ट में, वह अपने संस्करण का विस्तार से वर्णन करता है और इस मामले पर अपने विचार रखता है। जानकारी की धारणा में आसानी के लिए, इस दस्तावेज़ को पूरी तरह से मुक्त रूप में संकलित किया गया है। यह शैली बिल्कुल किसी भी कर्मचारी को किसी विशिष्ट, एकल मुद्दे पर अपनी बात व्यक्त करने की अनुमति देती है, दूसरों द्वारा गलत समझे जाने के डर के बिना।

दस्तावेज़ संकलित करने के कारण

एक ज्ञापन तैयार करने के कई कारण हो सकते हैं। सभी के लिए नमूना या अद्वितीय पैटर्न संभावित मामलेबेशक आप बना सकते हैं। लेकिन किसी विशेष अवसर पर प्रस्तुति की एक व्यक्तिगत शैली की आवश्यकता होती है। कारण बहुत भिन्न हो सकते हैं:

• काम के लिए देर हो रही है;
• अनुपस्थिति;
• दायित्वों का उल्लंघन;
• कर्मचारियों के बीच संघर्ष;
• लेखापरीक्षा के परिणामों का विवरण;
• त्रुटि के बारे में जानकारी के ध्यान में लाना;
• नियोजित लक्ष्य को पूरा करने में विफलता का खतरा;
• अस्वीकार्य कर्मचारी व्यवहार के बारे में जानकारी।

कई कारण हैं, और उनमें से प्रत्येक की आवश्यकता है व्यक्तिगत दृष्टिकोणऔर विशिष्ट कार्यवाही। प्रत्यक्ष जानकारी प्राप्त करने के बाद, बॉस को इसकी पूरी तरह से जांच करनी चाहिए और एक सक्षम निर्णय लेना चाहिए। अक्सर समस्या में अन्य प्रतिभागियों से अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। उन्हें उठाए गए मुद्दे के संबंध में प्रबंधन को अपना स्पष्टीकरण प्रस्तुत करने के लिए मजबूर किया जाएगा।

अगर किसी ने कुछ तोड़ा

उत्पादन की स्थिति में उल्लंघन असामान्य नहीं हैं। उनके बिना, लोगों के बीच कार्यप्रवाह और संचार असंभव है। उल्लंघन का सबसे आम ज्ञापन कार्यस्थल में एक कर्मचारी का व्यवहार हमेशा अस्पष्ट होता है। आम तौर पर स्वीकृत मानदंड से किसी भी विचलन को आमतौर पर उल्लंघन के रूप में माना जाता है और उचित दंड की आवश्यकता होती है। केवल उद्यम के प्रमुख को ही जुर्माना लगाने का अधिकार है, इसलिए तत्काल पर्यवेक्षक सहित बाकी कर्मचारी उसे केवल यह बता सकते हैं कि क्या हुआ था और लापरवाह सहयोगी पर प्रभाव का अपना संस्करण पेश कर सकता है। ऐसी रिपोर्ट को संकलित करने के लिए एल्गोरिथम इस प्रकार है।

1. सेवा या विभाग का नाम। शीट के ऊपर बाईं ओर इंगित किया गया।
2. पता (कंपनी के प्रमुख)। ऊपर दाईं ओर इंगित किया गया।
3. दस्तावेज़ का शीर्षक। यह नीचे लाल रेखा से बड़े अक्षरों में लिखा गया है।
4. दस्तावेज़ संख्या।
5. संकलन का स्थान।
6. शीर्षक।
7. दस्तावेज़ टेक्स्ट: पूरा नाम और उल्लंघनकर्ता की स्थिति, उल्लंघन की तिथि, उल्लंघन का प्रकार, घटना का कारण, वसूली का प्रस्ताव।
8. पद, पूरा नाम और दस्तावेज तैयार करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर।

अगर किसी सहकर्मी की गलती है

एक कर्मचारी के लिए एक ज्ञापन तत्काल पर्यवेक्षक या एक सहयोगी द्वारा तैयार किया जा सकता है। अधिक बार, इसके संकलन के कारण नकारात्मक होते हैं: उल्लंघन, कदाचार, दुर्व्यवहार। इस मामले में, नोट का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि क्या हुआ और भविष्य में इसकी पुनरावृत्ति को रोकना। ऐसा दस्तावेज़ प्राप्त करने के बाद, प्रबंधक को स्थिति को समझना चाहिए और निर्णय लेना चाहिए। पर ये मामलायह उस पर निर्भर करता है कि कर्मचारी पर कोई जुर्माना लगाया जाएगा या नहीं।

यदि कोई नकारात्मक घटना पहली बार हुई है, तो आप अपने आप को एक चेतावनी और संपादन वार्तालाप तक सीमित कर सकते हैं। यदि उल्लंघन प्रणाली में पारित हो गया है, तो श्रम कानून के अनुसार दंड का पालन किया जाएगा। मुखिया वीजा लगाने के लिए बाध्य है जिसमें निर्णय दर्ज किया जाएगा। कर्मचारियों और अन्य कारणों से रिपोर्ट तैयार की जा सकती है। उदाहरण के लिए, इकाई के प्रमुख को निदेशक को संबोधित एक नोट तैयार करने का अधिकार है जो अधीनस्थ को कर्तव्यनिष्ठ कार्य या अच्छी तरह से किए गए कार्य के लिए पुरस्कृत करता है। संकलन का सिद्धांत समान है, केवल पाठ सकारात्मक है।

क्या रिपोर्ट लिखना मुश्किल है?

ज्ञापन लिखना मुश्किल नहीं है। लेखन का एक नमूना, यदि आवश्यक हो, सचिव से हमेशा लिया जा सकता है। ऐसे कई दस्तावेज उनके हाथों से गुजरते हैं। मुख्य बात यह है कि जो हुआ उसका सार स्पष्ट रूप से बताना। इस तरह के एक दस्तावेज़ को पढ़ने के बाद, नेता को स्पष्ट रूप से पता होना चाहिए कि इस "संदेश" का संकलनकर्ता क्या कहना चाहता है। तथ्यों को कालानुक्रमिक क्रम में चरण दर चरण वर्णित किया जाना चाहिए, ताकि एक उज्ज्वल और समझने योग्य तस्वीर समग्र रूप से उभर सके।

यह भी याद रखना चाहिए कि आंतरिक उपयोग के लिए, रिपोर्ट आमतौर पर A4 (या A5) प्रारूप की एक नियमित शीट पर तैयार की जाती है। यदि सूचना किसी उच्च संगठन को प्रदान की जाती है, तो पाठ को उद्यम के लेटरहेड पर मुद्रित किया जाना चाहिए। में ऐसा दस्तावेज जरूरप्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए। नतीजतन, यह उद्यम के दो प्रतिनिधियों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाएगा: पहला संकलक है, दूसरा निदेशक है। अतिरिक्त जानकारी से जानकारी की पुष्टि की जा सकती है। उन्हें आमतौर पर मुख्य दस्तावेज के साथ क्रमांकित अनुबंध के रूप में प्रदान किया जाता है।

चीजों को ठीक करने के लिए

जानकारी को सुनने के लिए, आपको यह जानना होगा कि एक ज्ञापन कैसे लिखना है। इस तरह के दस्तावेज़ में आमतौर पर तीन मुख्य भाग होते हैं।

1. इस नोट को लिखने का कारण। यहां स्थिति का स्पष्ट रूप से वर्णन करना और सभी ज्ञात तथ्यों को सूचीबद्ध करना आवश्यक है।
2. क्या हो रहा है इसके बारे में संकलक की राय। स्थिति का व्यापक विश्लेषण करना और समस्या के समाधान का प्रस्ताव देना आवश्यक है।
3. सामान्य निष्कर्ष और विशिष्ट कदम।

जानकारी को यथासंभव संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से प्रस्तुत किया जाना चाहिए ताकि पढ़ने के दौरान प्राप्तकर्ता अपना दिमाग न खोएं। अन्यथा, प्रस्तुत तथ्यों का गलत अर्थ निकाला जा सकता है, और लिया गया निर्णय वांछित परिणाम नहीं लाएगा। पाठ को आपके अनुमानों को व्यक्त नहीं करना चाहिए या वास्तविकता को विकृत नहीं करना चाहिए। यह रवैया नियमों के खिलाफ है। यदि ऐसी आवश्यकता उत्पन्न होती है, तो क्या हुआ यह समझने और अंतिम निर्णय लेने के लिए प्राप्तकर्ता स्वयं प्रवर्तक की राय में रुचि लेगा।

अनुक्रमण

उदाहरण पर, आप गैर-प्रदर्शन के एक विशिष्ट मामले पर विचार कर सकते हैं आधिकारिक कर्तव्य. उद्यम के प्रबंधन को प्रस्तुत करने के लिए तत्काल पर्यवेक्षक द्वारा एक कर्मचारी के लिए एक ज्ञापन संकलित किया जाता है। आरंभ करने के लिए, कर्मचारी को अपनी गलत गणनाओं को ठीक करने के लिए समय दिया जाता है। अन्यथा, संबंधित सेवा के प्रमुख, 3 गवाहों की उपस्थिति में, कि यह कार्यकर्ताप्रस्तावित समय सीमा में कार्य पूर्ण नहीं किया। इसके बाद उल्लंघनकर्ता को कारण बताते हुए पूरे फॉर्म में एक स्पष्टीकरण लिखना होगा।

कर्मचारी नहीं हो सकता है। इस मामले में, वह अपने बचाव का आखिरी मौका खो देता है। व्याख्यात्मक नोट समीक्षा के लिए प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है। वह अपने अंतिम निर्णय को एक संकल्प के रूप में व्यक्त करता है। वसूली आदेश तैयार करने के लिए सूचना कार्मिक विभाग को भेजी जाती है। सजा की डिग्री कानून के अनुसार निर्धारित की जाती है। यदि कदाचार काफी गंभीर निकला, और इसके अलावा, दोहराया गया, तो परिणाम संबंधित लेख के तहत काम से बर्खास्त किया जा सकता है।

यदि गैर-पूर्ति या अपर्याप्त कर्तव्यनिष्ठा की पूर्ति का तथ्य आधिकारिक कर्तव्य, जिम्मेदार व्यक्तियों को इस कंपनी में अपनाए गए मॉडल के अनुसार एक ज्ञापन तैयार करने का अधिकार है। इस तरह के दस्तावेज़ को सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए, इस लेख में आपको नोट्स के तैयार उदाहरणों पर ध्यान देने की क्या ज़रूरत है।

काम के दौरान, प्रत्येक कर्मचारी अपने सहयोगी (या कई सहयोगियों) द्वारा आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा न करने के तथ्य को रिकॉर्ड कर सकता है और एक निश्चित नमूने के अनुसार या किसी भी रूप में एक उपयुक्त ज्ञापन की तैयारी शुरू कर सकता है (और स्वतंत्र रूप से भी लिख सकता है)।

इस तरह के उपाय का मुख्य उद्देश्य आंतरिक नियमों के उल्लंघन के वास्तविक तथ्य को दर्ज करना है, उदाहरण के लिए:

• बिना देर किए अच्छा कारण;
• काम से समय से पहले प्रस्थान;
• अनुपस्थिति;
• में उपस्थिति पिया हुआ;
• अपने कर्तव्यों का गलत प्रदर्शन;
• निष्क्रियता जिसके परिणामस्वरूप कंपनी और/या अन्य कर्मचारियों को परिणाम भुगतने पड़े;
• सहकर्मियों के साथ गलत संचार, आदि।

इसका उपयोग उद्यम के अंदर और बाहर दोनों जगह किया जा सकता है। इसलिए, उन्हें 2 प्रकारों में विभाजित किया गया है:

1. आंतरिक - यह सबसे आम विकल्प है जब आपको किसी तथ्य को व्यक्त करने की आवश्यकता होती है गलत कामश्रेष्ठ कार्यकर्ता। आमतौर पर, कंपनी द्वारा दिए गए निर्देशों (यदि कोई हो) के अनुसार, कंपनी के लेटरहेड पर पेपर तैयार किया जाता है। दस्तावेज़ को प्रमाणित करने के लिए, केवल उन कर्मचारियों के हस्ताक्षर लगाने के लिए पर्याप्त है जिन्होंने घटना को देखा था।
2. बाहरी - इस मामले में, यह नियामक अधिकारियों के प्रतिनिधियों के नाम पर या केंद्रीय कार्यालय के प्रमुख के नाम पर तैयार किया जाता है (अर्थात, दस्तावेज़ कंपनी से परे जाता है)। प्रबंधक के गलत कार्यों के संबंध में ऐसा कागज तैयार किया जा सकता है, जिसके बारे में कर्मचारी उच्च अधिकारी को रिपोर्ट करते हैं। यह दस्तावेज़ हस्ताक्षर और संगठन की मुहर दोनों द्वारा प्रमाणित होना चाहिए।

रूप में, ये पेपर व्यावहारिक रूप से किसी भी तरह से भिन्न नहीं होते हैं। मुख्य बात यह है कि सबूत के आधार का ध्यान रखना, अपनी बात का बचाव करने के लिए तैयार रहना और कई बातों को ध्यान में रखना अनिवार्य जरूरतेंसंकलन के लिए, जिनकी चर्चा नीचे की गई है।

कैसे लिखें

आमतौर पर, कंपनी के पास है खुद के नमूनेऔर रिपोर्ट संकलित करने के नियम, जब एक या किसी अन्य कर्मचारी द्वारा आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा न करने के तथ्य को रिकॉर्ड करना आवश्यक हो। इसलिए, दस्तावेज़ की सामग्री का रूप और विशेषताएं मनमानी हैं। आमतौर पर निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाता है:

1. सबसे पहले, एक "टोपी" तैयार की जाती है, जिसमें निदेशक (या अन्य जिम्मेदार व्यक्ति) का पूरा नाम लिखा होता है जिसके नाम पर कागज लिखा होता है। कंपनी का संक्षिप्त नाम भी इंगित किया गया है।
2. फिर दस्तावेज़ का नाम और संख्या लिखी जाती है (आमतौर पर कालानुक्रमिक क्रम में, जिसे वर्कफ़्लो जर्नल में स्पष्ट किया जाना चाहिए)।
3. टिप्पणी के सार का एक संक्षिप्त लेकिन संक्षिप्त विवरण इस प्रकार है। एक तथ्य का वर्णन करता है, एक घटना जो आधिकारिक कर्तव्य के गलत प्रदर्शन, गैर-पेशेवर कार्यों या निष्क्रियता को इंगित करती है। उदाहरण के लिए, असामयिक रिपोर्टिंग, गलत दस्तावेज भरना, देर से आना, सहकर्मियों के साथ गलत संचार आदि।
4. उसके बाद, आप उल्लंघन को उचित रूप से अर्हता प्राप्त करके उचित ठहरा सकते हैं - उदाहरण के लिए, श्रम कानून (ट्रुनेंसी, नशे की स्थिति में प्रकट होना) के तहत या संगठन के आंतरिक नियमों के अनुसार (उदाहरण के लिए, सेवा करते समय एक पेशेवर मानक को पूरा करने में विफलता ग्राहक चेकआउट पर)।
5. यदि इस तरह की कार्रवाइयों (या निष्क्रियता) में कंपनी के खिलाफ कुछ प्रतिबंध लगे हैं, तो इस तथ्य का भी विस्तार से वर्णन किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, "कर्मचारी इवानोव एन.के. की निष्क्रियता के परिणामस्वरूप। कंपनी द्वारा जुर्माना लगाया गया था टैक्स कार्यालय 10,000 रूबल की राशि में।
6. इसके अलावा, कागज के प्रारूपकारों को "मैं प्रस्ताव ..." शब्द के साथ वाक्य शुरू करते हुए, अपने अनुरोध को स्पष्ट रूप से बताना चाहिए। आमतौर पर, कुछ अनुशासनात्मक कार्रवाइयों की पेशकश की जाती है - उदाहरण के लिए, उन्हें डांटना, उन्हें बोनस से वंचित करना या यहां तक ​​कि उन्हें बर्खास्त करना।
7. इसके अलावा, प्रत्येक व्यक्ति जिसने पाठ के प्रारूपण में भाग लिया (और घटना का प्रत्यक्ष गवाह भी था) अपने हस्ताक्षर करता है, और उपनाम, आद्याक्षर और उस स्थिति का पूरा नाम भी लिखता है जो वह वर्तमान में रखता है।

व्यावसायिक नैतिकता के विचार किसी भी व्यक्तिपरक राय के नोट में विवरण को रोकते हैं। यह समझना महत्वपूर्ण है कि दस्तावेज़ उल्लंघन के तथ्य को पकड़ लेता है श्रम अनुशासन, कर्तव्यों का पालन न करना, इसलिए, पाठ केवल घटना को ही प्रतिबिंबित करना चाहिए और एक बेईमान कर्मचारी के संबंध में जिम्मेदारी का एक उपाय प्रस्तुत करना चाहिए।

कौन किस पर लागू होता है

कोई विशिष्ट एकल विनियमन नहीं है। हालाँकि, प्रत्येक कंपनी की अपनी प्रक्रिया होती है - लिखित और दोनों में मौखिक: आम तौर पर सभी ज्ञापनों को प्रस्तुत किया जाता है:

• महानिदेशक;
• उसका डिप्टी;
• शाखा प्रबंधक;
• फोरमैन

उसी समय, ऐसा दस्तावेज़ या तो वरिष्ठ कर्मचारियों द्वारा, या समान स्तर के लोगों द्वारा प्रस्तुत किया जाता है - अर्थात, ठीक वे जिन्होंने कर्तव्यों के अपर्याप्त कर्तव्यनिष्ठ प्रदर्शन के तथ्य को पंजीकृत किया है।

कंपनी में प्रत्येक व्यक्ति को किसी भी कर्मचारी को उसकी विशिष्ट स्थिति की परवाह किए बिना एक नोट के साथ आवेदन करने का अधिकार है। यानी सैद्धान्तिक रूप से एक साधारण कर्मचारी शिकायत लिख सकता है सीईओ के लिएअपने तत्काल पर्यवेक्षक को। व्यवहार में, प्रत्येक कंपनी का एक अनकहा आदेश और उसका अपना पदानुक्रम होता है, लेकिन सिद्धांत रूप में, सभी लोगों के पास शिकायत करने का अवसर होता है।

पंजीकरण प्रक्रिया

विभिन्न संगठनों में, श्रम अनुशासन के उल्लंघन और लिखित पुष्टि के तथ्यों को दर्ज करने की प्रक्रिया भिन्न हो सकती है, लेकिन सामान्य तौर पर, क्रियाओं का क्रम इस प्रकार है:

1. अनुशासन के उल्लंघन, बेईमान प्रदर्शन या कर्तव्यों को पूरा करने में पूर्ण विफलता का तथ्य दर्ज किया जाता है। आप ऑडियो और वीडियो रिकॉर्डिंग टूल का उपयोग कर सकते हैं, अन्य कर्मचारियों को गवाह के रूप में शामिल कर सकते हैं।
2. नोट का पाठ संकलित किया जा रहा है।
3. कागज प्रमाणित है जिम्मेदार व्यक्ति- एक नियम के रूप में, यह एक वरिष्ठ विक्रेता, एक शिफ्ट पर्यवेक्षक, एक फोरमैन, एक कार्मिक प्रबंधक और अन्य कर्मचारी हैं।
4. फिर कागज को सीधे उस मुखिया के पास जमा किया जाता है जिसके नाम से इसे तैयार किया गया था।
5. मुखिया अपील को उसके गुण-दोष के आधार पर मानता है, उपाय करता है और अपना आदेश (आदेश) जारी करता है या अपील को खारिज करता है, यदि आवश्यक हो, तो इसे जारी करने वाले कर्मचारियों को इनकार करने के कारणों की व्याख्या करता है।

नमूना और उदाहरण

सामान्य तौर पर, निम्नलिखित रूप को आधार के रूप में लिया जा सकता है:

अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के प्रकार

फिलहाल, किसी कर्मचारी पर लागू होने वाले सभी दंड को घटाकर 3 प्रकार कर दिया गया है:

1. लिखित टिप्पणी।
2. फटकार का मसौदा तैयार करना।
3. काम के अपर्याप्त कर्तव्यनिष्ठ प्रदर्शन के कारण जबरन बर्खास्तगी।

साथ ही, श्रम संहिता में कहा गया है कि किसी अन्य प्रकार के दंड को लागू करने की अनुमति नहीं है। प्रबंधन इनमें से कोई भी उपाय चुन सकता है, और कुछ मामलों में हम बात कर रहे हेतुरंत फटकार या बर्खास्तगी जारी करने के बारे में, इसलिए नियोक्ता को उपरोक्त अनुक्रम का पालन करने की आवश्यकता नहीं है।

हालांकि, उपाय के आवेदन के क्रम को ध्यान में रखा जाना चाहिए - में सामान्य दृष्टि सेइसमें निम्नलिखित क्रियाएं शामिल हैं:

1. आधिकारिक कर्तव्यों की पूर्ति न करने के तथ्य को दर्ज किया जाता है, जिसके परिणामस्वरूप एक ज्ञापन तैयार करना संभव है स्थापित पैटर्न. इस पत्र का निष्पादन अधिकार है, लेकिन नियोक्ता का दायित्व नहीं है।
2. कर्मचारी को एक व्याख्यात्मक नोट तैयार करना होगा - अर्थात। उसके कार्य (या निष्क्रियता) के कारणों की लिखित व्याख्या।
3. यदि वह इस आवश्यकता का पालन करने से इनकार करता है, तो एक उपयुक्त अधिनियम तैयार करना आवश्यक है, जिस पर गवाहों (सहयोगियों) द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
4. अगला, एक उपाय लागू किया जाता है, जिसे अधिनियम के लिए जिम्मेदार माना जाता है - एक टिप्पणी दर्ज की जाती है, एक फटकार लगाई जाती है, या कर्मचारी को तुरंत जबरन बर्खास्त कर दिया जाता है।

इसे कर्मचारी द्वारा किए जाने के दिन से अधिकतम 6 महीने के भीतर उल्लंघन दर्ज करने की अनुमति है। यानी अगर इस अवधि के बाद किसी घटना का पता चलता है, तो अनुशासनात्मक प्रक्रिया शुरू करना असंभव होगा। हालांकि, मुकदमेबाजी से इंकार नहीं किया जाता है।

अनुशासनात्मक कार्रवाइयों के बारे में अधिक जानकारी यहां पाई जा सकती है।

फटकार: संकलन निर्देश

आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता के बाद, जिसके बारे में उपयुक्त मॉडल के अनुसार एक ज्ञापन तैयार किया गया था, अक्सर नियोक्ता दो उपाय करते हैं - एक टिप्पणी या फटकार। यह समझना महत्वपूर्ण है कि एक कदाचार के लिए केवल एक उपाय लागू होता है।

एक नियम के रूप में, प्रबंधन फटकार पर निर्णय लेता है, जैसा कि लिखित आदेश (आदेश) में बताया गया है। साथ ही, न तो फटकार का रूप और न ही इस आदेश का रूप स्थापित होता है, इसलिए प्रत्येक कंपनी को अपने स्वयं के रूपों और नमूनों का उपयोग करने का अधिकार है। दस्तावेज़ में आमतौर पर निम्नलिखित खंड होते हैं:

1. दिनांक, आदेश जारी करने का स्थान, संगठन का पूर्ण आधिकारिक नाम।
2. कार्यप्रवाह के स्वीकृत नियमों के अनुसार आदेश का नाम और संख्या (आमतौर पर कालानुक्रमिक क्रम में)।
3. बिल्कुल आदेश की सामग्री। कर्मचारी (पूरा नाम, पद, कार्मिक संख्या, यदि कोई हो, अन्य आवश्यक जानकारी) और फटकार के कारण के बारे में जानकारी प्रदान करता है। के लिंक का वर्णन करता है नियमों – श्रम कानून, आंतरिक विनियम, साथ ही साक्ष्य पत्र (उदाहरण के लिए, एक ज्ञापन)।
4. अनुप्रयोगों का वर्णन किया गया है - अर्थात, दस्तावेज जो मात्रा और प्रकार (प्रतिलिपि या मूल) को इंगित करने वाले आदेश से जुड़े हैं।
5. मुहर लगाई जाती है, निर्देशक के हस्ताक्षर और डिकोडिंग (उपनाम, आद्याक्षर)।

एक नमूना आदेश नीचे दिखाया गया है।

प्रबंधन कर्मचारियों का प्रशासनिक कार्य अक्सर किसी न किसी कारण से ज्ञापनों के लेखन से जुड़ा होता है, जिसके आधार पर प्रशासनिक, आर्थिक और अनुशासनात्मक मुद्दों पर निर्णय किए जाते हैं।

आइए विचार करें कि यह दस्तावेज़ क्या है, इसकी स्थिति क्या है, और इस या उस परिस्थिति के संबंध में एक ज्ञापन कैसे लिखना है।

रिपोर्टिंग: परिभाषा और लक्ष्य

ज्ञापन अधिकारी- यह एक विशिष्ट मुद्दे पर जानकारी और प्रस्तावों वाला एक दस्तावेज है, जिसमें कुछ निर्णयों को अपनाना और बाद में लागू करना शामिल है। अनुशासनात्मक निर्णयों को जारी करने से संबंधित उत्पादन स्थितियों को हल करने में एक ज्ञापन की उपस्थिति।

रिपोर्ट ओकेयूडी द्वारा प्रदान की गई है, जहां इसे नंबर 0286041 के तहत सूचीबद्ध किया गया है। स्थापित मानकयह नहीं है, और दस्तावेजों के लिए सामान्य सिद्धांत के अनुसार संकलित किया गया है। जिस रूप में ज्ञापन तैयार किया गया है, विशिष्ट उल्लंघनों के लिए उसके लेखन का एक नमूना, आंतरिक विनियमों में प्रदान किया जाना चाहिए, और उन्हें संलग्नक के रूप में संलग्न किया जाना चाहिए।

एक कर्मचारी के लिए एक ज्ञापन लिखने का उद्देश्य आमतौर पर उच्च प्रबंधन को लाना होता है सेवा कि जानकारीअनुशासनात्मक अपराधों के संबंध में। दस्तावेज़ को उद्यम के प्रमुख को संबोधित किया जाता है, अधिकृत व्यक्ति या अधिकारी जो उस कर्मचारी के अधीनस्थ है जिसने श्रम अनुशासन का उल्लंघन किया है, उसे इसे प्रस्तुत करने का अधिकार है।

एक कर्मचारी के लिए एक ज्ञापन कैसे लिखें: एक नमूना सामान्य प्रपत्र

प्रत्येक आंतरिक दस्तावेज़ की तरह, रिपोर्ट में निम्न शामिल हैं:

"कैप्स" - उद्यम के नाम के बारे में जानकारी वाला एक हिस्सा, पताकर्ता का उपनाम और आद्याक्षर - उद्यम का प्रमुख, स्थिति, उपनाम, उस व्यक्ति का आद्याक्षर जिसने दस्तावेज़ को संकलित किया;

सूचना और अधिसूचना भाग - अनुशासनात्मक उल्लंघन के बारे में जानकारी वाला अनुभाग;

ऑपरेटिव भाग - कर्मचारी द्वारा अनुशासन के उल्लंघन के संबंध में अधिकारी के निष्कर्ष वाले दस्तावेज़ का एक हिस्सा;

अधिकारी के हस्ताक्षर और दस्तावेज तैयार करने की तारीख।

इस संरचना के अनुसार तैयार किया गया एक ज्ञापन उचित समय परप्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है, जो परिचित होने के बाद निर्णय लेता है, और हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित संकल्प में इसे इंगित करता है।

मेमो लेखन नमूने का अवलोकन

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि उद्यम के प्रमुख के नाम पर प्रस्तुत दस्तावेज़ में अतिरिक्त जानकारी का संकेत दिया जाना चाहिए। हाँ, सही लिखा है।

एक कर्मचारी के लिए एक ज्ञापन में विशेषज्ञ की श्रेणी और सेवा क्षेत्र के बारे में जानकारी होनी चाहिए; उत्पादन कार्यशाला या अनुभाग में श्रमिकों के लिए, स्थिति को इंगित करने के अलावा, आप विशेषज्ञ की श्रेणी या वर्ग, के क्षेत्र को इंगित कर सकते हैं \u200b\u200bकाम;

एक छात्र के लिए एक ज्ञापन में उस विशेषता के बारे में जानकारी होनी चाहिए जिसमें उसे प्रशिक्षित किया जा रहा है (ताला बनाने वाला, बढ़ई, टर्नर, आदि का छात्र), वह कितने समय से इस क्षमता में इंटर्नशिप कर रहा है, क्या वह पूर्ण है -टाइम कर्मचारी या शैक्षणिक संस्थान की दिशा में एक व्यावहारिक प्रशिक्षण पाठ्यक्रम से गुजरना।

कर्मचारी द्वारा किए गए उल्लंघन के प्रकार के अनुसार अनुभागों, संरचनात्मक प्रभागों, विभागों और कार्यशालाओं के प्रमुखों के मेमो के शब्द भिन्न होते हैं। यदि उद्यम में श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर एक नमूना ज्ञापन आंतरिक द्वारा अनुमोदित नहीं है प्रशासनिक दस्तावेजरिपोर्ट लिखते समय, आम तौर पर स्वीकृत मानकों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

आइए ज्ञापन के आगे के नमूने देते हुए श्रम अनुशासन के विशिष्ट प्रकार के उल्लंघन के संबंध में सूचना के सही लेखन और ज्ञापन के अधिसूचना भाग पर विचार करें।

किसी कर्मचारी का अपमान करने के लिए (नमूना):

« मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि 20 सितंबर, 2018 को, 5 वीं श्रेणी के कार मैकेनिक शेवलेव विक्टर सर्गेइविच, कार की मरम्मत की दुकान के क्षेत्र में होने के कारण उकसाया गया था संघर्ष की स्थितिऔर कार्यशाला के कर्मचारियों की उपस्थिति में, गाली-गलौज और व्यक्तिगत अपील का उपयोग करते हुए, गैस और इलेक्ट्रिक वेल्डर इवानोव पी.पी.

एक अनैतिक कार्य के कमीशन और श्रम और कार्य अनुशासन के पिछले समान उल्लंघनों के संबंध में, मैं आपको 5 वीं श्रेणी के कार मैकेनिक शेवलेव वी.एस. अनुशासनात्मक कार्यवाही- डांटना।

इसके साथ संलग्न है: व्याख्यात्मक नोटशेवेलेवा वी.एस., इवानोवा पी.पी., ट्रिफोनोव ए.आई. के मेमो, सोकोलोव यू.वी.»

श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर नमूना ज्ञापन

ज्ञापन - अनुपस्थिति करने वाले कर्मचारी के लिए एक नमूना:

« मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि 20 सितंबर, 2018 को कक्षा 1 गैरेज चालक प्रिखोदको विटाली निकोलाइविच बिना किसी अच्छे कारण के काम पर नहीं गया था। काम से अनुपस्थिति की परिस्थितियों को स्पष्ट करते हुए उन्होंने कोई स्पष्टीकरण नहीं दिया।

श्रम अनुशासन के उल्लंघन के संबंध में, बिना किसी अच्छे कारण के काम से अनुपस्थिति में व्यक्त किया गया, मैं आपसे ड्राइवर को 1 वर्ग जारी करने के लिए कहता हूं। गैरेज प्रिखोदको वी.एन. अनुशासनात्मक कार्रवाई - फटकार।

मैं इसे संलग्न कर रहा हूं: वी.एन. प्रिखोदको द्वारा एक व्याख्यात्मक नोट।"

ज्ञापन - नशे की हालत में काम पर जाने के लिए एक कर्मचारी के लिए एक नमूना:

« मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि 21 सितंबर, 2018 को गैरेज के तीसरे वर्ग के ड्राइवर स्ट्रोडुबत्सेव पेट्र सेमेनोविच नशे में काम करने गए थे। जाने नहीं दिया गया। पहले, उनके पास काम के घंटों के दौरान शराब पीने के लिए इसी तरह के उल्लंघन और अनुशासनात्मक मंजूरी "फटकार" थी।

श्रम अनुशासन के उल्लंघन के संबंध में, नशे में काम पर जाने के लिए व्यक्त किया गया, मैं स्ट्राडुबत्सेव पी.एस. को बर्खास्त करने का प्रस्ताव करता हूं। की स्थिति में काम पर बार-बार उपस्थित होने के कारण शराब का नशा.

इसके साथ संलग्न: स्ट्रोदुबत्सेव पी.एस. का व्याख्यात्मक नोट।"

आधिकारिक कर्तव्यों की पूर्ति न करने पर ज्ञापन (अच्छे कारण के बिना एकल इनकार के लिए नमूना लेखन):

"मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि कार्यशालाओं की चौथी श्रेणी के टर्नर मित्रोफानोव पी.पी. 09/18/2018 को, बिना स्पष्टीकरण के, उन्होंने कई धागे काटने के आदेश को स्वीकार नहीं करते हुए, अपने तत्काल कार्य कर्तव्यों को निभाने से इनकार कर दिया, जिसके संबंध में कार्यशालाओं में उत्पादन प्रक्रिया बाधित हो गई थी।

आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने से इनकार करने के संबंध में, मैं आपसे मिट्रोफानोवा पी.पी. अनुशासनात्मक मंजूरी।

मैं इसके साथ संलग्न कर रहा हूं: मित्रोफानोवा पी.पी. का व्याख्यात्मक नोट।

सहकर्मियों के संबंध में एक कर्मचारी के गलत व्यवहार (नमूना लेखन) पर ज्ञापन:

« मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि 22 सितंबर, 2018 को गैरेज के मैकेनिक अनातोली फेडोरोविच निकोलेव ने उद्यम के क्षेत्र में अनुमति दी थी गलत व्यवहारगैरेज के ड्राइवरों के संबंध में, जो लाइन छोड़ने की तैयारी कर रहे थे, गाली-गलौज और स्पष्ट इशारों, अशिष्ट व्यवहार के उपयोग में व्यक्त किया गया।

एक अनैतिक अनुशासनात्मक अपराध के कमीशन के संबंध में, मैं आपको गैरेज मैकेनिक निकोलेव ए.एफ. अनुशासनात्मक मंजूरी - टिप्पणी।

मैं इसके साथ संलग्न कर रहा हूं: आई.टी. प्रोखोरोव, डी.एफ. सोजोनोव, एल.आई. इवानोवा, ए.एफ. निकोलेव के व्याख्यात्मक नोट के ज्ञापन।»

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि किसी कर्मचारी के गलत व्यवहार को न केवल सहकर्मियों की दिशा में, बल्कि ग्राहकों और ग्राहकों, भागीदारों, उद्यमों और अन्य व्यक्तियों के संबंध में भी दिखाया जा सकता है। इस मामले में, जब किसी कर्मचारी के व्यवहार पर एक ज्ञापन तैयार किया जाता है, तो उसकी जानकारी और अधिसूचना भाग का एक नमूना ऊपर वाले के समान लिखा जाता है, जबकि उस व्यक्ति का उपनाम और आद्याक्षर जिसके संबंध में गलत व्यवहार की अनुमति है , उसके कार्य स्थान और शक्तियों को इंगित किया जाना चाहिए।

सेवा दस्तावेज़ की गलत वर्तनी

अक्सर, ज्ञापन लिखने में, अधिकारी - संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख, इसकी सूचना-अधिसूचना और संकल्प भागों को तैयार करने में गलतियाँ करते हैं।

आइए एक उदाहरण लेते हैं। ज्ञापन - गलत तरीके से लिखे गए दस्तावेज़ का एक नमूना:

« मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि 5 वीं श्रेणी के कार मैकेनिक शेवलेव वी.एस. ने संघर्ष की स्थिति को उकसाया - उन्होंने गैस और इलेक्ट्रिक वेल्डर इवानोव पी.पी. का अपमान किया।

मैं इसके साथ संलग्न करता हूं: इवानोव पी.पी. का व्याख्यात्मक नोट।»

उपरोक्त नमूना लिखने में त्रुटियाँ:

मुख्य स्थितिजन्य परिस्थितियों का संकेत नहीं दिया गया है - यह कब और कहाँ किया गया था अनुशासनात्मक अपराधयह क्या व्यक्त किया गया था और किसकी उपस्थिति में इसे पूरा किया गया था;

सारांश भाग तैयार नहीं किया गया है - कदाचार का आकलन नहीं किया गया है और अपराधी के लिए सजा के उपाय प्रस्तावित नहीं हैं;

संघर्ष के अपराधी से व्याख्यात्मक नोट, और एक ही समय में उपस्थित व्यक्तियों के स्पष्टीकरण का चयन नहीं किया गया था।

पूरा नमूना ज्ञापन

और निष्कर्ष में, हम श्रम अनुशासन के उल्लंघन के लिए एक ज्ञापन का पूरा नमूना देते हैं:

ज्ञापन

मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि 18 सितंबर, 2018 को गैरेज के द्वितीय श्रेणी के चालक खोमोव ज़खर विक्टरोविच अवशिष्ट शराब के नशे में काम करने के लिए गए थे। फ्रोलोवा एम.एन. की रिहाई के लिए नर्स। जाने की अनुमति नहीं थी। पहले, खोमोव के पास पहले से ही इसी तरह के उल्लंघन थे। उसके पास एक अनसुलझी अनुशासनात्मक मंजूरी है - एक फटकार।

श्रम अनुशासन के उल्लंघन के संबंध में, नशे की स्थिति में काम पर जाने में व्यक्त किया गया, मैं आपसे ख्रोमोव जेड.वी. को बर्खास्त करने के लिए कहता हूं। श्रम अनुशासन के बार-बार उल्लंघन के लिए - नशे की स्थिति में काम पर उपस्थिति।

मैं इसके साथ संलग्न करता हूं: फ्रोलोवा एम.एन., खोमोवा जेड.वी. के व्याख्यात्मक नोट।

संगठनों और संरचनात्मक प्रभागों के बीच सूचना विनिमय प्रदान करने वाले दस्तावेजों की मुख्य मात्रा हैं: संदर्भ, ज्ञापन और व्याख्यात्मक नोट, सारांश, रिपोर्ट, अधिनियम, पत्र, टेलीफोन संदेश. इन दस्तावेजों में निहित जानकारी कार्रवाई को प्रेरित कर सकती है या केवल ध्यान में रखा जा सकता है। रचना और डिजाइन में अंतर पर विचार करें मेमो, मेमोतथा संदर्भ.

रिपोर्टिंगतथा कार्यालय नोट- यह आमतौर पर है आंतरिक दस्तावेजसंगठन। वे संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के संबंध में सहायक प्रकृति के हैं। 1974 में USSR के मुख्य संग्रह, VNIIDAD, TsGADA द्वारा विकसित दस्तावेजों के प्रकार और किस्मों के संक्षिप्त शब्दकोश में, इन दस्तावेजों की परिभाषाएँ दी गई हैं, जिनसे उनके उद्देश्य में कुछ अंतर हैं:

• ज्ञापन- प्रबंधन को संबोधित एक दस्तावेज, संकलक के निष्कर्षों और प्रस्तावों के साथ किसी भी मुद्दे को स्थापित करना।
• ज्ञापन- एक अधिकारी द्वारा दूसरे को भेजे गए किसी भी कार्य के प्रदर्शन पर एक नोट।

ज्ञापन

ज्ञापन(कोड एकीकृत रूप 0286041 ओकेयूडी के अनुसार) को वर्तमान स्थिति, घटित हुए तथ्यों आदि के बारे में प्रबंधन को सूचित करने के लिए संकलित किया गया है। और निर्णय लेने को प्रोत्साहित करें।

मेमोविशुद्ध रूप से सूचनात्मक हो सकता है। इस तरह के नोटों में, एक नियम के रूप में, किसी भी कार्य की प्रगति के बारे में जानकारी होती है। कार्यों, योजनाओं, निर्देशों और कार्य के कार्यान्वयन पर ज्ञापन रिपोर्ट की रिपोर्ट करना। इस प्रकार, ज्ञापन प्रदान करते हैं ऊर्ध्वाधर स्तर पर नियंत्रण वस्तुओं का संचार- नीचे से ऊपर की ओर, यानी निचले अधिकारी से उच्च अधिकारी के पास भेजा जाता है।

पता करने वाले के आधार पर मेमोहो सकता है:

• आंतरिक , वे। सिर पर भेजा संरचनात्मक इकाईया संस्थान, और
• बाहरी - उच्च अधिकारियों को संबोधित।

आंतरिक ज्ञापन

आंतरिक ज्ञापनकागज की एक मानक शीट पर तैयार किए गए हैं, लेकिन GOST 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली" के अनुसार स्थित सभी आवश्यक विवरणों को दर्शाते हैं। एकीकृत प्रणालीसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ। इन सहारा में शामिल हैं:

• संरचनात्मक इकाई का नाम;
• दस्तावेज़ का प्रकार (मेमोरी);
• तारीख;
• पंजीकरण संख्या;
• पाठ का शीर्षक;
• मूलपाठ;
• गंतव्य;
• संकलक के हस्ताक्षर (स्थिति का संकेत)।

किसी भी जानकारी और संदर्भ दस्तावेज़ का टेक्स्ट टाइम्स फ़ॉन्ट में स्वरूपित होता है न्यू रोमन, आकार 14, 1.5 अंतराल।

अधिमानतः बनाते समय ज्ञापनहेडर के विवरण की कोणीय व्यवस्था का उपयोग करें (हालांकि, यह आवश्यकता कठोर नहीं है)। हैडर स्थान उदाहरण आंतरिक ज्ञापनदो रास्ते:

में आंतरिक ज्ञापनदस्तावेज़ के लेखक - ऊपरी बाएँ कोने में संरचनात्मक इकाई का नाम है।

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम बड़े अक्षरों (मेमोरी) में लिखा जाता है और 2 लाइन रिक्ति के बाद केंद्र में या बाएं हाशिए की सीमा से (दस्तावेज़ के शीर्षक को व्यवस्थित करने की चुनी हुई विधि के आधार पर) स्थित किया जा सकता है।

दिनांक और अनुक्रमणिका ज्ञापनएक लाइन पर लिखा है। तारीख अरबी अंकों में लिखी गई है, उदाहरण के लिए, 02/02/2006, या अल्फ़ान्यूमेरिक प्रारूप में, उदाहरण के लिए, 02 फरवरी, 2006। बाहरी ज्ञापनयह हस्ताक्षर करने और, एक नियम के रूप में, भेजने की तारीख है। दिनांक आंतरिक ज्ञापनप्रारूप तैयार करने और हस्ताक्षर करने की तिथि होगी।

पंजीकरण संख्या आंतरिक ज्ञापनसंगठन में संचालित पंजीकरण प्रणाली की सेटिंग के आधार पर या तो संकलन के स्थान पर या प्राप्ति के स्थान पर चिपका दिया जाता है। संशोधित करके ज्ञापनइच्छुक पार्टियों, अनुमोदन वीजा उस पर चिपकाए जाते हैं, और निर्णय लेने के बाद, प्रमुख का एक संकल्प। एक संकल्प को अपनाना विचार का अंतिम चरण है ज्ञापन.

ज्ञापनएक शीर्षक हो सकता है जो संक्षेप में दस्तावेज़ की सामग्री का वर्णन करता है। ज्ञापन का शीर्षकके अनुसार तैयार किया गया सामान्य नियमदस्तावेजों के लिए शीर्षकों का संकलन: पूर्वसर्ग "ओ" और पूर्वसर्गिक मामले में एक मौखिक संज्ञा का उपयोग करना। उदाहरण के लिए: "कोरोलेवा ओ.वी. लेखांकन के लिए।"

पर ज्ञापन का पाठदो भाग स्पष्ट रूप से प्रतिष्ठित हैं। पहला भाग उन तथ्यों की रिपोर्ट करता है जिन्होंने दस्तावेज़ के प्रारूपण को जन्म दिया, और दूसरे में विशिष्ट निष्कर्ष, अनुरोध और प्रस्ताव शामिल हैं। ज्ञापन का पाठतीन भाग भी हो सकते हैं। इस मामले में, पहला भाग (कथन) उन कारणों, तथ्यों या घटनाओं को बताएगा जिन्होंने इसके लेखन को जन्म दिया, दूसरा भाग वर्तमान स्थिति का विश्लेषण करेगा, संभावित विकल्पनिर्णय, और तीसरे में - विशिष्ट कार्यों के लिए निष्कर्ष और प्रस्ताव जिन्हें लेने की आवश्यकता है, संकलक की राय में ज्ञापन. ज्ञापनपाठ और सारणीबद्ध रूप में या दोनों के संयोजन में प्रस्तुत किया जा सकता है।

यदि कोई आवेदन है, तो हस्ताक्षर करने से पहले उसके बारे में एक नोट बनाया जाता है:

बाहरी ज्ञापन

बाहरी ज्ञापनपर जारी आम फार्मऔर संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित। इस मामले में, मूल संगठन के पूर्ण या संक्षिप्त नाम का उपयोग संगठन के चार्टर के अनुसार किया जाता है। संगठन-लेखक का नाम नीचे दिया गया है।

ज्ञापन

पर अखिल रूसी वर्गीकारक प्रबंधन दस्तावेज(ओकेयूडी) इस प्रकार का कोई दस्तावेज नहीं है जैसे " ज्ञापन". हालाँकि, इस प्रकार के दस्तावेज़ का व्यापक रूप से प्रबंधन अभ्यास में उपयोग किया जाता है। इस संबंध में, हम तैयार करने का प्रस्ताव करते हैं " ज्ञापन GOST 6.30-2003 की आवश्यकताओं के अनुसार "USD। यूएसओआरडी। प्रबंधन प्रलेखन के निष्पादन को एकीकृत करने के लिए दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएँ ”।

कार्यालय नोट्स, विपरीत मेमो, क्षैतिज स्तर पर नियंत्रण वस्तुओं का संचार प्रदान करें, अर्थात्, वे किसी कर्मचारी या किसी इकाई के प्रमुख द्वारा किसी अन्य इकाई के प्रमुख या विशेषज्ञ के नाम पर संकलित किए जाते हैं। यह याद रखना चाहिए कि कार्यालय नोटआमतौर पर एक प्रबंधक से दूसरे को या एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी को तभी भेजा जाता है जब उनके पास समकक्ष आधिकारिक स्थिति हो, अन्यथा यह होगा ज्ञापन.

आमतौर पर, कार्यालय नोटसामग्री और तकनीकी, सूचना, संगठनात्मक और आर्थिक समर्थन के मुद्दों पर संकलित हैं। कार्यालय नोट्ससंरचनात्मक विभाजनों के बीच एक प्रकार का पत्राचार है। उनमें आमतौर पर एक विशिष्ट अनुरोध या प्रस्ताव होता है। सर्विस नोट जारी किए जाते हैंरिपोर्ट के समान।

डिजाइन उदाहरण ज्ञापन :

संदर्भ

सूचना ज्ञापनअक्सर ऐसे दस्तावेज़ को प्रमाणपत्र के रूप में प्रतिस्थापित किया जाता है, और इसके विपरीत, जो अवैध है। एक संदर्भ एक दस्तावेज है जिसमें जीवनी या आधिकारिक प्रकृति के कुछ तथ्यों या घटनाओं के विवरण और पुष्टि शामिल हैं; रिपोर्टों के विपरीत, यह प्रबंधक से किसी भी कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है.

संदर्भ के उद्देश्य के आधार पर, हो सकता है:

• विश्लेषणात्मक,
• रिपोर्टिंग या
• सूचनात्मक।

विश्लेषणात्मक संदर्भउस मुद्दे या समस्या के बारे में जानकारी शामिल करें जिसे संबोधित करने की आवश्यकता है। आमतौर पर विश्लेषणात्मक संदर्भपाठ की एक महत्वपूर्ण मात्रा है (3 पृष्ठों तक)। विश्लेषणात्मक पाठतीन भागों से मिलकर बनता है। पहला भाग संकलन के आधार को रेखांकित करता है, दूसरा - स्थिति या मुद्दे का विश्लेषण, तीसरा - निष्कर्ष और सुझाव।

रिपोर्टिंग संदर्भगतिविधियों के परिणामों के बारे में सामान्यीकरण सारांश जानकारी शामिल है, इसलिए, रिपोर्टिंग स्टेटमेंट के शीर्षक में उस समय की अवधि का संकेत शामिल है, जिसमें विवरण में निहित जानकारी संबंधित है, उदाहरण के लिए: 2006 में उद्यम के वर्कफ़्लो की मात्रा पर विवरण।

सूचनात्मक संदर्भप्रबंधन को मामलों की स्थिति के बारे में सूचित करने के लिए तैयार किए गए हैं और उदाहरण के लिए, निम्नलिखित शीर्षक हो सकते हैं: ओजेएससी लूना के साथ अनुबंध के तहत काम की प्रगति का विवरण। उन्हें अनुरोध पर तैयार किया जाता है और स्थापित समय सीमा के भीतर जमा किया जाता है।

सन्दर्भ, प्राप्तकर्ता के आधार पर, हो सकता है:

• बाहरी और
• आंतरिक।

बाहरी संदर्भसंगठन के सामान्य लेटरहेड पर तैयार किए जाते हैं, जो संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं और इसमें मेमो के समान विवरण होते हैं।

आंतरिक संदर्भकागज की एक मानक शीट पर एक आंतरिक ज्ञापन के रूप में तैयार किया जाता है और संरचनात्मक इकाई के प्रमुख और / या एक विशेषज्ञ संकलक द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है।

सूचनात्मक और रिपोर्टिंग संदर्भ दोनों का पाठतालिका के रूप में स्वरूपित किया जा सकता है, अनुभागों और उपखंडों को शामिल करें (उदाहरण 6 में आंतरिक प्रमाणपत्र के संकलन का उदाहरण देखें)।

तैयारी में मसौदा सहायताइसकी सामग्री को सावधानीपूर्वक संपादित करना आवश्यक है:

• तथ्यों और सूचनाओं की पूर्णता और विश्वसनीयता;
• प्रतिक्रिया की शुद्धता का मतलब है (पता, टेलीफोन, आदि);
• डेटिंग सटीकता;
• हस्ताक्षर स्तर का अनुपालन।

यह सब आवश्यक है ताकि प्रमाण पत्र में अतिरिक्त प्रश्न न हों, और इससे भी अधिक बाद में व्याख्यात्मक पत्राचार.

जीवनी या आधिकारिक प्रकृति के प्रमाण पत्र किसी को प्रमाणित करने का काम करते हैं कानूनी तथ्य, उदाहरण के लिए, धारित पद की पुष्टि पर, पर वेतन, निवास स्थान, आदि यदि वे परिस्थितियाँ जिनके लिए प्रमाणपत्र जारी किए जाते हैं, विशिष्ट हैं, तो संगठन में एकीकृत टेम्पलेट प्रपत्र बनाए जाते हैं।

मूलपाठ जीवन संबन्धित जानकारीउस व्यक्ति के उपनाम, नाम, संरक्षक के नाममात्र मामले में एक संकेत के साथ शुरू होता है जिसके बारे में जानकारी दी गई है। किसी भी संदर्भ के पाठ में ऐसे पुराने वाक्यांश नहीं होने चाहिए जिनमें अनावश्यक शब्द हों जैसे " वास्तविक संदर्भ”, “वास्तव में काम करता है”, आदि। प्रमाण पत्र के अंत में उस संस्था का नाम दिया जाता है जहां इसे जमा किया जाता है। प्रमाण पत्र उन व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित है जिन्होंने इसे संकलित किया है और उत्तरदायीप्रदान किए गए डेटा के लिए। प्रमाण पत्र के उद्देश्य के आधार पर, यह संगठन का प्रमुख हो सकता है और मुख्य लेखाकारया संगठन के प्रमुख और कार्मिक विभाग के प्रमुख। ऐसे प्रमाणपत्रों को संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए।
व्यवसाय प्रमाणपत्र का एक उदाहरण: