संगठन का दस्तावेज़ प्रवाह क्या है। वर्कफ़्लो की अवधारणा। आने वाले प्रलेखन का तात्पर्य बाहरी स्रोतों से इसकी प्राप्ति से है, इसलिए प्रसंस्करण के चरण इस प्रकार होंगे

रिपोर्ट योजना:

1. दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन……………………….2

2. दस्तावेजों का पंजीकरण ………………………………….5

3. दस्तावेजों के निष्पादन का नियंत्रण ……………………….8

4. कार्यालय कार्य में सुधार के लिए कार्य योजना... 11

5. प्रयुक्त साहित्य की सूची…………………….14

दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

दस्तावेज़ प्रवाह- यह दस्तावेजों की आवाजाही है, जिस क्षण से वे प्राप्त या बनाए जाते हैं, जब तक कि मामले को निष्पादन, भेजने या वितरण पूरा नहीं हो जाता। दस्तावेज़ीकरण की तीन मुख्य धाराएँ हैं:

अन्य संगठनों से आने वाले दस्तावेज़ (आने वाले);

अन्य संगठनों (आउटगोइंग) को भेजे गए दस्तावेज़;

संगठन में बनाए गए दस्तावेज़ और प्रबंधन प्रक्रिया (आंतरिक) में संगठन के कर्मचारियों द्वारा उपयोग किए जाते हैं।

संगठन द्वारा प्राप्त दस्तावेज निम्न के माध्यम से जाते हैं:

प्राथमिक प्रसंस्करण;

प्रारंभिक समीक्षा;

पंजीकरण;

प्रबंधन की समीक्षा;

निष्पादन के लिए स्थानांतरण।

सेवा दस्तावेज़ समर्थनप्रबंधन (डीओई), जिसे संगठन में एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई (कार्यालय, सामान्य विभाग, सचिवालय) के रूप में प्रतिनिधित्व किया जा सकता है, और एक व्यक्तिगत कर्मचारी के रूप में, (सचिव-संदर्भ) को केवल सही ढंग से निष्पादित दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए स्वीकार करना चाहिए जो कानूनी रूप से मान्य हैं और पूर्ण रूप से शामिल (यदि उपलब्ध हो) भेजा गया। अन्यथा, प्रस्तुत दस्तावेज एक उपयुक्त कवर पत्र के साथ लेखक को वापस कर दिए जाते हैं, जो वापसी के कारणों को इंगित करता है।

आने वाले दस्तावेजों से लिफाफा उन मामलों में छोड़ दिया जाता है जहां केवल लिफाफा प्रेषक का पता, भेजने का समय और दस्तावेजों की प्राप्ति की तारीख निर्धारित कर सकता है। "व्यक्तिगत रूप से" चिह्नित और सार्वजनिक संगठनों को संबोधित दस्तावेज़ खोले और गंतव्य पर स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं।

प्राप्त दस्तावेजों को वितरित करने के लिए डॉव सेवा के एक कर्मचारी द्वारा दस्तावेजों का प्रारंभिक विचार किया जाता है:

> विचारार्थ प्रस्तुत किया गया संगठन के प्रमुख,

> सीधे स्ट्रक्चरल डिवीजनों या विशिष्ट ठेकेदारों को भेजा जाता है।

प्रमुख द्वारा विचार किए बिना, वर्तमान परिचालन जानकारी वाले या विशिष्ट इकाइयों को संबोधित दस्तावेजों को गंतव्य पर स्थानांतरित कर दिया जाता है। यह आपको संगठन के प्रमुख को मामूली वर्तमान मुद्दों पर विचार करने से मुक्त करने की अनुमति देता है, जिन पर निर्णय जिम्मेदार निष्पादकों द्वारा किए जा सकते हैं।

संगठन के प्रमुख को संबोधित दस्तावेज और संगठन की गतिविधियों के सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों पर जानकारी वाले दस्तावेज प्रबंधन द्वारा विचार के लिए प्रस्तुत किए जाते हैं।

निष्पादित किए जाने वाले सभी दस्तावेजों को पंजीकृत किया जाता है और फिर प्रारंभिक वितरण के अनुसार या तो प्रमुख या संरचनात्मक प्रभागों (जिम्मेदार निष्पादकों) को हस्तांतरित किया जाता है।

प्रमुख द्वारा समीक्षा किए गए दस्तावेजों को पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा में वापस कर दिया जाता है, जहां सिर के संकल्प को पंजीकरण फॉर्म में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जिसमें सिर द्वारा किए गए प्रबंधकीय निर्णय को व्यक्त किया जाता है। इस दस्तावेज़. पंजीकरण फॉर्म भरने के बाद, इन दस्तावेजों को संरचनात्मक प्रभागों (जिम्मेदार निष्पादकों) को निष्पादन के लिए स्थानांतरित कर दिया जाता है। निष्पादन की प्रगति को डॉव सेवा द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

कलाकारों को दस्तावेजों का प्रसंस्करण और हस्तांतरण उस दिन किया जाता है जिस दिन उन्हें डॉव सेवा द्वारा प्राप्त किया जाता है। यदि दस्तावेज़ को कई विभागों द्वारा निष्पादित किया जाना चाहिए या अधिकारियों, इसे आवश्यक संख्या में प्रतियों में प्रचारित किया जाता है।

उत्तर की प्रतियों के साथ मामलों में निष्पादित दस्तावेज दाखिल किए जाते हैं।

आउटगोइंग दस्तावेजों के साथ काम दस्तावेज़ के मसौदा पाठ के जिम्मेदार निष्पादक द्वारा तैयारी के साथ शुरू होता है, जिसे बाद में इच्छुक अधिकारियों के साथ सहमति व्यक्त की जाती है और उनकी टिप्पणियों के अनुसार अंतिम रूप दिया जाता है। मुद्रण के बाद दस्तावेज़ के अंतिम संस्करण को प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है, पंजीकृत किया जाता है और प्राप्तकर्ता को भेजा जाता है। आउटगोइंग दस्तावेज़ की एक प्रमाणित प्रति फ़ाइल में दर्ज की जाती है।

किसी अन्य संगठन को भेजे जाने वाले दस्तावेज़ों को सॉर्ट किया जाता है, पैक किया जाता है, डाक आइटम के रूप में संसाधित किया जाता है और डाकघर को सौंप दिया जाता है। दस्तावेजों को पैक करने से पहले, डॉव सेवा दस्तावेजों की शुद्धता, सभी आवेदनों की उपस्थिति, प्रतियों की संख्या का पता लगाने वालों की संख्या आदि की जांच करने के लिए बाध्य है। गलत तरीके से निष्पादित दस्तावेज पुनरीक्षण के लिए ठेकेदार को वापस किए जाने के अधीन हैं। पंजीकृत मेल के लिए, एक मेलिंग सूची संकलित की जाती है, जिस पर डॉव सेवा के एक कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित और दिनांकित होता है।

पंजीकरण के दिन आउटगोइंग दस्तावेजों को संसाधित और भेजा जाना चाहिए।

संगठन के आंतरिक दस्तावेज़ उसी योजना के अनुसार बनाए जाते हैं जैसे कि निवर्तमान: दस्तावेज़ का एक मसौदा पाठ तैयार किया जाता है, इसे इच्छुक अधिकारियों के साथ समन्वित किया जाता है और टिप्पणियों के अनुसार अंतिम रूप दिया जाता है; दस्तावेज़ का अंतिम संस्करण प्रमुख द्वारा मुद्रित और हस्ताक्षरित है। पंजीकरण के बाद, दस्तावेज़ को आवश्यक संख्या में प्रतियों (कलाकारों की संख्या के अनुसार) में पुन: प्रस्तुत किया जाता है। दस्तावेज़ की प्रतियां प्रमाणित की जाती हैं और संरचनात्मक प्रभागों (जिम्मेदार निष्पादकों) को निष्पादन के लिए स्थानांतरित की जाती हैं। मूल दस्तावेज फाइल के साथ संलग्न है।

संगठन के भीतर दस्तावेजों को रसीद के खिलाफ निष्पादकों को हस्तांतरित किया जाना चाहिए।

DOW सेवा को व्यवस्थित रूप से संसाधित दस्तावेजों की संख्या का रिकॉर्ड रखना चाहिए, जिसमें उनके सभी प्रकार और डुप्लिकेट प्रतियां शामिल हैं, अर्थात, दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा को ध्यान में रखना चाहिए। संगठन द्वारा स्वयं विकसित और दैनिक, मासिक, त्रैमासिक और वार्षिक रूप से भरे गए उपयुक्त लेखा प्रपत्र में दस्तावेजों की संख्या के बारे में जानकारी दर्ज करना सुविधाजनक है। संरचनात्मक विभाजनऔर डॉव सेवाएं।

दस्तावेज़ प्रबंधन लेखांकन के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है और संगठन के प्रमुख के ध्यान में लाया जाता है ताकि दस्तावेजों के साथ काम में सुधार के उपायों को विकसित किया जा सके और पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के स्टाफिंग स्तर का निर्धारण किया जा सके।

दस्तावेजों का पंजीकरण

दस्तावेजों का पंजीकरण एक सूचकांक और तारीख डालकर दस्तावेज़ के निर्माण या प्राप्ति के तथ्य का निर्धारण है, इसके बाद पंजीकरण फॉर्म में दस्तावेज़ के बारे में आवश्यक जानकारी दर्ज करना है।

हल करने के लिए जरूरी है दस्तावेजों का रजिस्ट्रेशन अगले कार्य:

> दस्तावेजों की संख्या के लिए लेखांकन;

> दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना, दस्तावेजों के नुकसान की संभावना को समाप्त करना;

> निष्पादन की निगरानी की संभावना सुनिश्चित करना

दस्तावेज;

> सूचना और संदर्भ उद्देश्यों के लिए दस्तावेजों की खोज सुनिश्चित करना।

पंजीकरण, निष्पादन और संदर्भ उद्देश्यों (संगठनात्मक और प्रशासनिक, योजना, रिपोर्टिंग, लेखा और सांख्यिकीय, लेखा, वित्तीय, आदि) के लिए आगे उपयोग की आवश्यकता वाले सभी दस्तावेज पंजीकरण के अधीन हैं। इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेज पंजीकृत हैं।

हालाँकि, संगठन के सभी दस्तावेज़ DOW सेवा द्वारा पंजीकृत नहीं हैं। संबंधित विभागों में विशेष (कार्यात्मक) प्रलेखन प्रणाली (योजना, लेखा, वित्तीय, आदि) के दस्तावेज पंजीकृत हैं। डॉव सेवा में इन दस्तावेजों पर केवल प्राप्ति की तिथि अंकित होती है। DOW सेवा संरचनात्मक प्रभागों में पंजीकृत दस्तावेजों की एक सूची विकसित करती है।

दस्तावेजों का पंजीकरण केवल एक बार होना चाहिए। आने वाले दस्तावेजों को रसीद के दिन पंजीकृत किया जाता है, भेजा जाता है और आंतरिक - हस्ताक्षर या अनुमोदन के दिन दर्ज किया जाता है। एक पंजीकृत दस्तावेज़ को एक विभाग से दूसरे विभाग में स्थानांतरित करते समय, इसे फिर से पंजीकृत नहीं किया जाना चाहिए।

इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों को अलग-अलग पंजीकृत किया जाता है। इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ों के पंजीकरण सूचकांक में शामिल हैं:

> दस्तावेजों की पंजीकृत सरणी के भीतर सीरियल नंबर;

> मामलों के नामकरण द्वारा सूचकांक।

उदाहरण के लिए: 218/08-17, जहां

218 - क्रमसूचक पंजीकरण संख्या;

08-17 - मामले की संख्या जिसमें दस्तावेज़ या उसकी प्रति दायर की जाएगी (आउटगोइंग दस्तावेज़ों के लिए)।

सूचकांक में अतिरिक्त रूप से संवाददाताओं, संरचनात्मक उपखंडों, गतिविधि के मुद्दों आदि के वर्गीकरण से संख्याएं (कोड) शामिल हो सकती हैं।

पंजीकरण के दौरान, आंतरिक दस्तावेजों को समूहों में विभाजित किया जाता है, जिनमें से प्रत्येक को अलग-अलग पंजीकृत किया जाता है, उदाहरण के लिए: मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश, कर्मियों के लिए आदेश, ऑडिट रिपोर्ट, बैठकों के मिनट, रिपोर्ट, ज्ञापन, आदि। सामान्य पंजीकरण संख्या (सूचकांक) प्रत्येक पंजीकृत समूह के भीतर दस्तावेजों को सौंपे जाते हैं। के लिये आंतरिक दस्तावेजआमतौर पर एक साधारण सीरियल नंबरिंग का उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए: ऑर्डर नंबर 28, प्रोटोकॉल नंबर 3, एक्ट नंबर 7।

पंजीकरण सूचकांक एक कैलेंडर वर्ष के भीतर इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों को सौंपे जाते हैं

पंजीकरण फॉर्म के रूप में, दस्तावेजों के पंजीकृत सरणियों की मात्रा के आधार पर, पंजीकरण पत्रिकाओं या पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड (आरकेके) का उपयोग किया जाता है। जर्नल अपेक्षाकृत कम संख्या में पंजीकृत दस्तावेजों के साथ सुविधाजनक होते हैं, क्योंकि जर्नल में जानकारी की खोज काफी लंबी होती है। दस्तावेजों को अनुक्रमित करने के लिए उपरोक्त नियमों का पालन करते हुए, इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों के लिए एक ही समय में कई रजिस्टरों को अलग-अलग रखना आवश्यक है, बाद वाले को भी दस्तावेजों के प्रकारों से विभाजित करना। इसके अलावा, जर्नल का उपयोग करके दस्तावेजों के निष्पादन को नियंत्रित करना असंभव है, नियंत्रण कार्ड पर नियंत्रण में रखे गए दस्तावेजों को फिर से पंजीकृत करना आवश्यक है।

ये कमियां आरकेके से रहित हैं, जिससे अधिक कुशल जानकारी और संदर्भ कार्य की अनुमति मिलती है और पुन: पंजीकरण के बिना दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण होता है। आरकेके कई प्रतियों में छपा है, जो हमें कई बनाने की अनुमति देता है संदर्भ फ़ाइलें(गतिविधि के प्रश्नों पर, संवाददाताओं आदि पर) और एक नियंत्रण फ़ाइल। कार्ड की प्रतियों में से एक को दस्तावेज़ के साथ संरचनात्मक उपखंड में स्थानांतरित किया जा सकता है जहां दस्तावेज़ निष्पादित किया जाएगा, जो उपखंडों में इसके पुन: पंजीकरण को समाप्त करता है। कार्ड तब उपयोगी होते हैं जब विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों की बड़ी सारणी होती है।

डॉव सेवा में दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए कार्ड प्रणाली को बनाए रखते समय, अगले के उपयोग को चिह्नित करने के लिए नए कैलेंडर वर्ष की शुरुआत तक विशेष नंबरिंग चेकरबोर्ड तैयार किए जाने चाहिए। क्रमिक संख्यादस्तावेजों का पंजीकरण करते समय।

दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए विवरण की निम्नलिखित अनिवार्य संरचना स्थापित की गई है:

> दस्तावेज़ का नाम;

> कागजातों की तारीख;

> दस्तावेज़ सूचकांक;

> दस्तावेज़ प्राप्त करने की तिथि (आने वाले दस्तावेज़ों के लिए);

> दस्तावेज़ प्राप्ति सूचकांक (आने वाले दस्तावेज़ों के लिए);

> दस्तावेज़ या उसके शीर्षक का शीर्षक सारांश;

> संकल्प (निष्पादक, आदेश की सामग्री, लेखक, तिथि);

> नियत तारीख;

> निष्पादन का एक चिह्न (गुणों के आधार पर मुद्दे के समाधान का एक संक्षिप्त रिकॉर्ड, वास्तविक निष्पादन की तारीख और दस्तावेज़ की अनुक्रमणिका - उत्तर);

> केस नंबर।

यदि आवश्यक हो, रचना आवश्यक विवरणनिम्नलिखित के साथ पूरक किया जा सकता है:

कलाकार;

दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए ठेकेदार की रसीद;

निष्पादन की प्रगति;

आवेदन, आदि।

पंजीकरण पुस्तक और कार्ड के प्रपत्र विनियमित नहीं हैं, अर्थात। इन रूपों में विवरण का क्रम उद्यम की DOW सेवा द्वारा निर्धारित किया जाता है।

प्रतिक्रिया दस्तावेजों का पंजीकरण पहल दस्तावेजों के पंजीकरण रूपों पर किया जाना चाहिए। प्रतिक्रिया दस्तावेज़ को संबंधित पंजीकरण सरणी के भीतर एक स्वतंत्र सीरियल पंजीकरण संख्या सौंपी जाती है।

दस्तावेज़ निष्पादन नियंत्रण

सभी पंजीकृत दस्तावेजों का निष्पादन नियंत्रण के अधीन है। निष्पादन नियंत्रण में शामिल हैं:

दस्तावेज़ को नियंत्रण में रखना;

ठेकेदार को दस्तावेज़ की समय पर डिलीवरी की जाँच करना;

निष्पादन की प्रगति की जाँच और विनियमन;

दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी के परिणामों का लेखांकन और सारांश, प्रमुख को सूचित करना।

निष्पादन नियंत्रण के संगठन का मुख्य लक्ष्य दस्तावेजों के समय पर और उच्च गुणवत्ता वाले निष्पादन को सुनिश्चित करना है। प्रबंधकों, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा और जिम्मेदार निष्पादकों द्वारा नियंत्रण किया जाता है। DOW सेवा संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को नियंत्रित करती है। अन्य प्रणालियों के दस्तावेज़ संबंधित विभागों या कर्मचारियों द्वारा नियंत्रित होते हैं।

निष्पादन की शर्तों की गणना दस्तावेज़ के हस्ताक्षर (अनुमोदन) की तारीख से कैलेंडर दिनों में की जाती है, और प्राप्त करने वालों के लिए - प्राप्ति की तारीख से।

दस्तावेजों के निष्पादन के लिए विशिष्ट समय सीमा अधिनियमों द्वारा स्थापित की जाती है सर्वोच्च निकाय राज्य की शक्तिऔर प्रबंधन, साथ ही साथ केंद्रीय कार्यात्मक और क्षेत्रीय प्रबंधन निकाय।

व्यक्तिगत समय सीमा उद्यम के प्रमुख द्वारा निर्धारित की जाती है। निष्पादन की अंतिम तिथि दस्तावेज़ के पाठ में या सिर के संकल्प में इंगित की गई है।

नियत तारीख में परिवर्तन केवल प्रबंधक के निर्देश पर ही किया जा सकता है। अगला आदेश: मानक शर्तें- एक नए अधिनियम को अपनाना, व्यक्ति - उन्हें स्थापित करने वाला प्रमुख।

उपस्थिति से प्रेरित ठेकेदार के अनुरोध पर दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा का स्थगन अच्छे कारण, ठेकेदार से एक ज्ञापन प्राप्त करने के बाद उद्यम के प्रमुख द्वारा किया जाता है। समय सीमा को स्थगित करने का निर्णय सिर के संकल्प में परिलक्षित होता है और संकल्प से नियंत्रण कार्ड में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

निष्पादन नियंत्रण का आयोजन करते समय, आरआरसी की प्रतियों का उपयोग किया जाता है, जो दस्तावेजों के पंजीकरण के दौरान भरी जाती हैं।

| निष्पादकों, दस्तावेजों के समूहों द्वारा दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समय सीमा के अनुसार नियंत्रित दस्तावेजों (नियंत्रण फ़ाइल) के कार्ड व्यवस्थित किए जाते हैं।

नियंत्रण सेवा निम्नलिखित कार्य करती है:

> नियंत्रित दस्तावेजों की एक फाइल का गठन;

> निष्पादन इकाई को एक नियंत्रित दस्तावेज़ (कार्य आइटम) का कार्ड भेजना;

> कलाकार के अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक और फोन नंबर की संरचनात्मक इकाई में स्पष्टीकरण;

> नियत तारीख की निष्पादन इकाई को अनुस्मारक;

> निष्पादन की प्रगति और परिणामों के बारे में जानकारी प्राप्त करना;

> नियंत्रित दस्तावेज़ के कार्ड में प्रगति और निष्पादन के परिणामों को रिकॉर्ड करना;

> नियमित रूप से प्रबंधकों को प्रदर्शन की स्थिति और परिणामों के बारे में सूचित करना;

> संचालन बैठकों, कॉलेजियम निकायों की बैठकों में दस्तावेजों के निष्पादन की प्रगति और परिणामों पर रिपोर्टिंग;

> प्रबंधकों के निर्देश पर दस्तावेजों को नियंत्रण से हटाना;

> निष्पादित दस्तावेजों की एक फाइल का गठन।

निम्नलिखित क्रम में समय सीमा समाप्त होने से पहले सभी चरणों में निष्पादन की प्रगति की जाँच की जाती है:

बाद के वर्षों के लिए कार्य - वर्ष में कम से कम एक बार;

चालू वर्ष के बाद के महीनों के लिए असाइनमेंट - महीने में कम से कम एक बार;

कार्य, चालू माह के आदेश - हर दस दिन, और समाप्ति तिथि से पांच दिन पहले।

पूर्वस्कूली सेवा को न केवल औपचारिक समय सीमा का संचालन करना चाहिए, बल्कि निवारक नियंत्रण भी करना चाहिए, अर्थात। न केवल कलाकारों को आने वाली समय सीमा के बारे में याद दिलाएं, बल्कि निष्पादन की स्थिति का भी पता लगाएं, संभावित विफलता के कारणों की पहचान करें और उन्हें खत्म करने के उपाय करें, प्रबंधन को सूचित करें और दस्तावेज़ के निष्पादन को व्यवस्थित करने में मदद करें।

दस्तावेज़ को पूर्ण माना जाता है और कार्यों के निष्पादन के बाद नियंत्रण से हटा दिया जाता है, इच्छुक संगठनों और व्यक्तियों को परिणामों का संचार, या निष्पादन की अन्य प्रलेखित पुष्टि। निष्पादन के परिणाम में नोट किया गया है नियंत्रण कार्डऔर वास्तविक दस्तावेज़ पर।

नियंत्रित दस्तावेजों के साथ कलाकारों के काम के परिणाम समय-समय पर (उदाहरण के लिए, मासिक) डॉव सेवा द्वारा संक्षेप और विश्लेषण किया जाना चाहिए और प्रदर्शन अनुशासन में सुधार के लिए उद्यम के प्रमुख के ध्यान में लाया जाना चाहिए।

कार्यालय के काम में सुधार के लिए कार्य योजना

उद्यम दस्तावेजों के साथ काम में सुधार के लिए सहायक सचिव एक बड़ा योगदान दे सकता है, क्योंकि कार्यालय के काम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा उसके कार्यस्थल पर किया जाता है। इस तरह के केंद्रीकरण से दस्तावेजों के साथ सभी कार्यों को अधिक कुशलता से करना संभव हो जाता है और एक ही प्रकार के काम के लिए व्यापक रूप से कार्यालय उपकरण का उपयोग करना संभव हो जाता है। सहायक सचिव द्वारा निष्पादित कार्यों में से एक है कार्यप्रणाली गाइडऔर उद्यम और उसकी शाखाओं के संरचनात्मक प्रभागों में कार्यालय के काम के संगठन पर नियंत्रण।

यह सचिव-संदर्भ है जो उद्यम में अपनाई गई कार्यालय कार्य प्रणाली की प्रभावशीलता का निष्पक्ष मूल्यांकन कर सकता है और जैसा कि अनुभव प्राप्त होता है, इसे बदलने के लिए महत्वपूर्ण टिप्पणियां और सुझाव देता है।

उद्यम में कार्यालय के काम में सुधार एक अनुमानित योजना के अनुसार किया जा सकता है:

1. प्रलेखन

1.1. उद्यम के मुख्य प्रकार के दस्तावेजों का निर्धारण, उसके काम के लिए आवश्यक और पर्याप्त। अप्रचलित प्रकार के दस्तावेजों के प्रचलन में कमी और निष्कासन।

1.2. उद्यम दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन का अध्ययन और विश्लेषण (निर्माण नियम, प्रस्तुति की शैली, ग्रंथों का तार्किक निर्माण)।

1.3. GOST 6.38-96 की सिफारिशों के अनुसार मुख्य प्रकार के दस्तावेजों को अंतिम रूप देना।

1.4. दो प्रकार के लेटरहेड का विकास (पत्रों, फैक्सों और आंतरिक दस्तावेजों के लिए प्रपत्र)।

1.5. स्क्रीन टेक्स्ट के साथ मुख्य प्रकार के एंटरप्राइज़ दस्तावेज़ों के नमूने की एक फ़ाइल तैयार करना।

1.6. नमूना फ़ाइल का उपयोग करके कागजी कार्रवाई के नियमों में उद्यम के कर्मचारियों का प्रशिक्षण।

2. दस्तावेजों के साथ काम का संगठन

2.1. दस्तावेजों के साथ काम करने की तकनीक का अध्ययन और विश्लेषण।

2.2. मामलों के गठन और पंजीकरण के अभ्यास का अध्ययन, उनके उपयोग का क्रम। 2.3. मामलों का नामकरण तैयार करना।

2.4. संरचनात्मक प्रभागों में मामलों के गठन और संचालन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों की नियुक्ति।

2.5. पीसी का उपयोग करके दस्तावेजों को पंजीकृत करने और इसके सुधार के लिए प्रस्ताव तैयार करने की प्रक्रिया का अध्ययन करना।

2.6. संग्रह में उनमें से एक के बाद के हस्तांतरण के लिए उद्यम के दस्तावेजों के वार्षिक प्रसंस्करण की शुरूआत, और अन्य - विनाश के लिए।

2.7. कार्यालय उपकरण (पीसी, फैक्स मशीन, कॉपियर, अंश, आदि) का कार्यान्वयन।

2.8. इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकी (कंप्यूटर कार्यालय का काम, ई-मेल) पर आधारित आधुनिक सूचना प्रौद्योगिकियों का कार्यान्वयन।

2.9. उद्यम के प्रलेखन समर्थन के लिए निर्देश तैयार करना।

2.10. दस्तावेजों और आधुनिक सूचना प्रौद्योगिकियों के साथ तर्कसंगत कार्य के कौशल में उद्यम के कर्मचारियों का प्रशिक्षण।

नेता के सामने आने वाली किसी भी समस्या के समाधान के लिए सचिव-संदर्भ का योगदान संभव है। कुछ सचिव निर्णय लेने की प्रक्रिया को प्रभावित करने के लिए अपनी स्थिति को बहुत महत्वहीन मानते हैं, जिससे एक ही समय में उनके काम और करियर का दायरा सीमित हो जाता है। लेकिन अधिकांश सचिवों को किसी भी मुद्दे पर जानकारी की खोज और चयन से निपटना पड़ता है। प्रबंधक इस निहित धारणा के आधार पर सचिव से कुछ भी पूछ सकते हैं कि सचिव को "सब कुछ पता होना चाहिए!"। स्वाभाविक रूप से, ऐसा असंभव है। इन आवश्यकताओं को निर्दिष्ट करके, सचिव के लिए सबसे सामान्य सूचना ढांचा स्थापित करना संभव है।

सचिव की जरूरत है:

प्रमुख और कंपनी के काम की मुख्य दिशाओं को जानें;

जानकारी प्राप्त करने और सूचना स्रोतों को संग्रहीत करने के बारे में जानें;

इस या उस जानकारी के लिए प्रबंधक की आवश्यकता का अनुमान लगाना;

आपको आवश्यक डेटा खोजने की अपनी क्षमता में अपने प्रबंधक के विश्वास का निर्माण करें।

प्रयुक्त साहित्य की सूची:

1. एंड्रीवा वी.आई. कार्यालय का काम: प्रैक्टिकल गाइड/ 5 वां संस्करण, संशोधित और विस्तारित। - एम .: सीजेएससी बिजनेस स्कूल "इंटेल-सिंटेज़", 1998. - 192 पी।
2. सचिव व्यवसाय - एम.: "प्रीयर पब्लिशिंग हाउस", 1998. 192s।

किसी उद्यम में दस्तावेज़ प्रबंधन कैसे लागू करें

उद्यम के उत्पादन, संगठनात्मक और सामाजिक गतिविधियों के साथ और दस्तावेजों द्वारा पुष्टि की जाती है। निर्माण के क्षण से मृत्यु के क्षण तक (निष्पादन, विनाश या संग्रह का समापन) दस्तावेजों के आंदोलन के संगठन को दस्तावेज़ प्रबंधन कहा जाता है।

★ दस्तावेज़ प्रवाहएक उद्यम में दस्तावेज़ बनाने, संसाधित करने, प्राप्त करने, संचारित करने, संग्रहीत करने और संग्रहीत करने की एक प्रणाली है।

कंपनी में दस्तावेज़ प्रवाह को दायरे के आधार पर कई प्रकारों में विभाजित किया गया है:

• कार्मिक;
• औद्योगिक;
• प्रशासनिक और आर्थिक;
• प्रबंधकीय;
• लेखांकन।

वर्कफ़्लो की अवधारणा कार्यालय के काम की अवधारणा से जुड़ी हुई है, जिसमें दस्तावेजों के साथ काम करने की सभी प्रक्रियाएं शामिल हैं। इसलिए, दस्तावेजों की आवाजाही को भी नियंत्रित किया जाता है संग्रह, गुप्त और गोपनीय कार्यालय कार्य।

यदि उद्यम में कोई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली नहीं है, तो यह असंभव है:

• प्रभावी, सक्षम और समय पर कार्मिक, कर, प्रबंधन और लेखा;
• उच्च संगठनों, नियंत्रण और पर्यवेक्षी के साथ परिचालन बातचीत और सरकारी संसथान, सहायक कंपनियां, सार्वजनिक संरचनाएं;
• उद्यम प्रबंधन और संरचनात्मक प्रभागों के बीच बातचीत;
• कार्मिक प्रबंधन, कर्मचारियों की उत्पादन गतिविधियों का नियंत्रण, उचित और समय पर पारिश्रमिक।

संगठनों में वर्कफ़्लो की मूल बातें स्थानीय द्वारा तय की जाती हैं नियमों- प्रावधान, निर्देश।

दस्तावेज़ प्रबंधन के मूल सिद्धांत

वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करने के नियम सिस्टम द्वारा हल किए जाने वाले कार्यों के अनुरूप होने चाहिए। यह न्यूनतम श्रम और समय के साथ सबसे छोटे मार्गों पर दस्तावेजों की निर्बाध आवाजाही है।

दस्तावेज़ प्रवाह के सिद्धांतों का पालन करें, उपलब्ध कराने के लिए शांत संचालनप्रणाली और कागजात के नुकसान को खत्म करना:

1. रूटिंग साफ़ करें. के लिए स्थापित अलग - अलग प्रकारआंदोलन की योजना के दस्तावेज, सही दिशा में दस्तावेजों के त्वरित और निर्बाध मार्ग को सुनिश्चित करना।
2. निरंतरता. यह कलाकारों द्वारा दस्तावेज़ को संसाधित करने के लिए निर्धारित समय को नियंत्रित करके और उनके बीच लोड को समान रूप से वितरित करके प्राप्त किया जाता है।
3. दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए सभी प्रक्रियाओं का विनियमन. दस्तावेजों के निर्माण या स्वीकृति, पंजीकरण और बाद के प्रसंस्करण से सभी प्रक्रियाओं को विनियमित किया जाता है। यह आवश्यक लय और निरंतरता सुनिश्चित करेगा।
4. दोहराव अपवाद. यह दस्तावेजों के प्रसंस्करण और निष्पादन में डुप्लिकेट संचालन के प्रदर्शन को छोड़कर, इष्टतम मार्गों का विकास है।

मेज। वर्कफ़्लो में प्रतिभागियों की भूमिकाएँ और वे प्रक्रियाएँ जिनमें वे भाग लेते हैं

संगठनों में दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली

उद्यम में वर्कफ़्लो की संरचना में दस्तावेज़ों की तीन श्रेणियां होती हैं:

• भेजेटेलीफोन और ई-मेल सहित संचार चैनलों के माध्यम से बाहर से प्राप्त;
• मिलनसार, संगठन द्वारा विकसित और तृतीय-पक्ष प्राप्तकर्ताओं को भेजा गया;
• आंतरिक,उद्यम में बनाए गए आंतरिक दस्तावेज: संगठनात्मक और प्रशासनिक, शिक्षाप्रद, नियामक, आदि।

उद्यम के भीतर कार्यप्रवाह योजना में एक लंबवत और क्षैतिज अभिविन्यास होता है। लंबवत दस्तावेज़ प्रवाह प्रदान करते हैं:

• ऊपर से नीचे तक नियंत्रण संकेतों को पारित करना,
• प्रतिक्रिया,
• विभिन्न स्तरों के संरचनात्मक विभाजनों के बीच दस्तावेजों को स्थानांतरित करना।

समान संगठनात्मक स्तर वाले विभागों के बीच क्षैतिज दस्तावेज़ प्रवाह चलते हैं।

किसी संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह आरेख

इसे और अन्य आरेखों को पत्रिका में डाउनलोड करें

उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह को किस रूप में व्यवस्थित करना है

उद्यम में वर्कफ़्लो का संगठन तीन रूपों में से एक में विकसित किया जा सकता है:

• केंद्रीकृत:सभी दस्तावेज़ एक इकाई में संग्रहीत होते हैं - आमतौर पर यह कार्यालय या सचिवालय की कार्यक्षमता का हिस्सा होता है;
• विकेंद्रीकृत:प्रलेखन उन संरचनात्मक विभागों के बीच वितरित किया जाता है जो इसके प्रसंस्करण, निष्पादन और भंडारण को अंजाम देते हैं;
• मिला हुआ:यह पहले दो रूपों का एक संयोजन है।

कंपनी की संगठनात्मक संरचना और वर्कफ़्लो की मात्रा मुख्य कारक हैं जो फॉर्म की पसंद को निर्धारित करते हैं। सीमित दस्तावेज़ प्रवाह वाले एक छोटे संगठन में, एक केंद्रीकृत रूप का उपयोग करने की अधिक संभावना है। वहीं, लिपिक के कार्य लेखा विभाग, कार्मिक सेवा, सचिव-संदर्भ के एक कर्मचारी को सौंपे जाते हैं।

एक कंपनी जिसका संरचनात्मक विभाजन भौगोलिक रूप से एक दूसरे से दूरी पर स्थित है, दस्तावेज़ प्रबंधन के विकेन्द्रीकृत रूप का उपयोग करता है।

बड़ी कंपनियों में, दस्तावेजों की आवाजाही को मिश्रित रूप में व्यवस्थित करने की सलाह दी जाती है। एक विशेष प्रभाग कागजात को संग्रहीत करता है, और वर्तमान दस्तावेज कलाकारों के काम में है। उसी समय, कलाकारों को दस्तावेज़ प्रवाह की आवश्यकताओं के साथ-साथ नए द्वारा स्थापित कार्यालय के काम की आवश्यकताओं से परिचित होना चाहिए। गोस्ट आर 7.0.97-2016.

कार्यालय कार्य निर्देश: दस्तावेज़ प्रबंधन के सिद्धांत

दस्तावेज़ डाउनलोड करें

उद्यम में कार्यप्रवाह योजना

संगठन की वर्कफ़्लो योजना इस बात को ध्यान में रखते हुए तैयार की जाती है कि कौन से विभाग प्रलेखन के प्रचलन में शामिल हैं और इसकी मात्रा क्या है।

वर्कफ़्लो की मात्रा इनकमिंग, आउटगोइंग और की पत्रिकाओं में पंजीकृत दस्तावेज़ों की संख्या में व्यक्त की जाती है आंतरिक दस्तावेज़ीकरणया में स्वचालित प्रणालीलेखांकन। एक कागजी दस्तावेज़ को पंजीकृत करते समय, इसकी एक प्रति को एक लेखा इकाई के रूप में लिया जाता है, और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह मूल है या आने वाली प्रति प्राप्त हुई है।

इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि कई विभागों द्वारा दस्तावेज़ प्रवाह का गठन किया जा सकता है, सामान्य योजनाकार्यप्रवाह काफी जटिल हो सकता है, प्रत्येक विभाग के लिए इस विनियमन को विकसित करना उचित है।

एक उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह: एक छोटी कंपनी के लिए एक केंद्रीकृत रूप में दस्तावेज़ीकरण आंदोलन के साथ एक नमूना योजना

डाउनलोड योजना

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और पेपर में क्या अंतर है

कार्यप्रवाह का आधार बनने वाले संचालन और प्रक्रियाओं के मानकीकरण की डिग्री जितनी अधिक होगी, मुख्य सिद्धांतों - अनुकूलन और निरंतरता को पूरा करना उतना ही आसान होगा। कार्यालय के काम के चार मुख्य सिद्धांतों को एल्गोरिथम बनाना आसान है, इसलिए सभी प्रक्रियाओं को स्वचालित किया जा सकता है।

आज, अधिकांश व्यवसाय पहले से ही सिस्टम का उपयोग करते हैं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन. और, यदि आप इसकी तुलना कागज से करते हैं, तो आप तुरंत पांच मुख्य लाभों पर प्रकाश डाल सकते हैं।

1. दस्तावेजों की त्वरित खोज और हस्तांतरण. कलाकार को आवश्यक दस्तावेज़ कितनी जल्दी प्राप्त होगा यह इस बात पर निर्भर नहीं करता है कि यह दस्तावेज़ कहाँ संग्रहीत है। आप इसे ढूंढ सकते हैं और इसे वास्तविक समय में, यानी तुरंत कलाकार को भेज सकते हैं। ठेकेदार खुद खोज सकता है आवश्यक दस्तावेज़का उपयोग करते हुए कीवर्डया अन्य निर्दिष्ट चयन मानदंड।
2. गुणवत्ता की हानि और जानकारी के नुकसान के बिना दस्तावेजों को अनिश्चित काल तक संग्रहीत किया जा सकता है. यदि एक कागज दस्तावेज़समय के साथ, अपना मूल स्वरूप खो सकता है, फीका पड़ सकता है, फट सकता है, फिर इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में इसे अपने मूल रूप में आवश्यकतानुसार लंबे समय तक संग्रहीत किया जाएगा।
3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तक पहुंच को आसानी से अलग किया जा सकता है. कागजी दस्तावेजों के विपरीत, गोपनीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़अनधिकृत पहुंच को सीमित करते हुए, आसानी से एन्क्रिप्ट किया जा सकता है। उन्हें विशेष कोड और चाबियों का उपयोग करके सुरक्षित संचार चैनलों पर भी प्रसारित किया जा सकता है। उपयोगकर्ता अधिकारों के आधार पर संग्रहीत दस्तावेज़ों तक पहुंच को आसानी से और जल्दी से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।
4. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ दस्तावेज़ों की आवाजाही पर सख्त नियंत्रण प्रदान करती हैं. यह निष्पादन के नियंत्रण में मानवीय कारक को बाहर करना संभव बनाता है और आदेशों और दायित्वों के समय पर निष्पादन की गारंटी देता है, जो उद्यम के सफल संचालन के लिए एक शर्त है।
5. कंपनी के लिए महत्वपूर्ण लागत बचत. एक बार कार्यक्रम के लिए लाइसेंस खरीदने या इसे मुफ्त में खरीदने के बाद, उद्यम को कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने और संस्करणों को अपग्रेड करने का अधिकार प्राप्त होता है। वर्कफ़्लो का स्वचालन आपको मानव संसाधनों को मुक्त करने, दस्तावेज़ीकरण के मैन्युअल प्रसंस्करण के दौरान अपरिहार्य त्रुटियों को समाप्त करने की अनुमति देता है। विशेष कार्यक्रमों की शुरूआत आपको उत्पादकता बढ़ाने और प्रबंधन निर्णयों को पारित करने और निष्पादित करने के लिए समय कम करने की अनुमति देती है।

परिचय

1. वर्कफ़्लो की अवधारणा

2. सामान्य संरचनाप्रलेखन प्रबंधन समर्थन

3. दस्तावेजों का वर्गीकरण

4. मानक आधारकार्यालय का काम

5. कार्यप्रवाह स्वचालन

6. लेखांकन एलएलसी "रियाज़ान चाय कारखाने" में वर्कफ़्लो के संगठन की विशेषताएं

निष्कर्ष

प्रयुक्त साहित्य की सूची

अनुलग्नक 1

परिचय

दस्तावेज़ उद्यम के मुख्य सूचना संसाधन हैं, जिसके लिए कार्य की आवश्यकता होती है उचित संगठन. दस्तावेज़ सभी स्तरों पर प्रबंधकीय निर्णय लेने के लिए सूचना सहायता प्रदान करते हैं और सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के संचालन के साथ होते हैं। लेखांकन के संबंध में, हम कह सकते हैं कि एक दस्तावेज़ एक निश्चित तरीके से एन्कोड किया गया है और एक विशेष माध्यम पर तय किया गया है। घोषणा(प्रमाणपत्र) यह प्रमाणित करना कि आर्थिक जीवन का तथ्य या तो मौजूद है, या प्रतिबद्ध है, या प्रतिबद्ध होना चाहिए। दस्तावेज़ीकरण उनके पूरा होने के समय दस्तावेज़ों का उपयोग करके व्यावसायिक लेनदेन को पंजीकृत करने का एक तरीका है। दस्तावेज़ संचलन दस्तावेज़ आंदोलन की एक सतत प्रक्रिया है जो उद्यम की गतिविधियों को निष्पक्ष रूप से दर्शाता है और आपको इसे जल्दी से प्रबंधित करने की अनुमति देता है। लंबी खोज आवश्यक दस्तावेज़, नुकसान, डुप्लिकेट दस्तावेज़, भेजने और प्राप्त करने में देरी, कार्मिक त्रुटियाँ किसी उद्यम के काम को बहुत धीमा या यहाँ तक कि पंगु बना सकती हैं, खासकर अगर इसमें क्षेत्रीय रूप से दूरस्थ डिवीजन शामिल हैं - एंड-टू-एंड दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने के लिए, और इसलिए केंद्रीकृत में परिचालन प्रबंधन ये मामलाबेहद मुश्किल।

कुशल दस्तावेज़ प्रबंधन प्रभावी उद्यम प्रबंधन का एक अनिवार्य घटक है। वित्तीय और प्रबंधन लेखांकन के उचित संगठन के लिए दस्तावेज़ प्रवाह अत्यंत महत्वपूर्ण है; इसे किसी विशेष उद्यम की विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रियाओं से अलग करके नहीं माना जा सकता है। इसलिए इस विषय का अध्ययन करना बहुत जरूरी है। पर नियंत्रण कार्यहम वर्कफ़्लो की अवधारणा पर विचार करेंगे, उद्यम में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों का रजिस्टर, उनके आंदोलन की योजना, दृष्टिकोण जो आपको वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने, डुप्लिकेट दस्तावेज़ों और संचालन को समाप्त करने और दस्तावेज़ों पर काम को गति देने की अनुमति देते हैं।

1. वर्कफ़्लो की अवधारणा

दस्तावेज़ प्रवाह - निष्पादन या भेजने के पूरा होने तक दस्तावेज़ प्राप्त होने या बनाए जाने के क्षण से दस्तावेजों की आवाजाही। दस्तावेज़ संचलन कार्यालय के काम में एक महत्वपूर्ण कड़ी है, यह इस आंदोलन के उदाहरणों और गति को निर्धारित करता है। वर्कफ़्लो का मुख्य नियम न्यूनतम समय और श्रम के साथ सबसे आशाजनक रास्ते पर दस्तावेज़ों की त्वरित आवाजाही है। वर्कफ़्लो का आधार संगठनात्मक दस्तावेजों द्वारा प्रदान किया जाता है: चार्टर, संरचनात्मक विभाजन पर नियम, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा पर नियम, कर्तव्यों के वितरण के आदेश, दस्तावेजों के साथ काम करने के निर्देश, कार्यालय के काम के लिए निर्देश, दस्तावेज़ प्रवाह आरेख , रास्ते ख़ास तरह केदस्तावेज। दस्तावेज़ प्रवाह के रूप में तकनीकी प्रक्रियाकई भागों में विभाजित है - धाराएँ। वे प्रबंधन में प्रत्यक्ष और प्रतिक्रिया करते हैं। वे दिशा में और प्रबंधन वस्तु के संबंध में भिन्न होते हैं।

की ओर :

क्षैतिज - समान स्तर पर संगठनों को लिंक करें

लंबवत - अवरोही, आरोही - विभिन्न स्तरों के संगठनों को जोड़ना (आरोही - इनपुट, अधीनस्थ संगठनों से उच्च संगठनों में प्रवेश करना। अवरोही - उच्च अधिकारियों द्वारा अधीनस्थ संगठनों को भेजा गया)।

प्रबंधन वस्तु के संबंध मेंदस्तावेज़ प्रवाह इनकमिंग (अन्य संगठनों से आने वाले), आउटगोइंग (अन्य संगठनों को भेजे गए) और आंतरिक (संगठन के भीतर निर्मित और संचालन) दस्तावेज़ों के प्रवाह से बनता है।

किसी भी संगठन की लेखा सेवा का सामना करने वाले मुख्य कार्य हैं:

व्यावसायिक प्रक्रियाओं और संगठन की गतिविधियों के वित्तीय परिणामों के बारे में पूर्ण और विश्वसनीय जानकारी का गठन, जिसके लिए आवश्यक है परिचालन प्रबंधन, साथ ही निवेशकों, लेनदारों, कर और . द्वारा इसके उपयोग के लिए वित्तीय अधिकारी, बैंक और अन्य इच्छुक पार्टियां;

अनुमोदित मानदंडों, मानकों और अनुमानों के अनुसार संपत्ति की उपलब्धता और आवाजाही, सामग्री, श्रम और वित्तीय संसाधनों के उपयोग पर नियंत्रण सुनिश्चित करना;

वित्तीय में नकारात्मक घटनाओं की समय पर रोकथाम - आर्थिक गतिविधि, ऑन-फार्म रिजर्व की पहचान और जुटाना।

इन कार्यों की पूर्ति सीधे तौर पर खातों पर प्रतिबिंब की पूर्णता और समयबद्धता पर निर्भर करती है। लेखांकनसंगठन द्वारा अपनी गतिविधियों के दौरान किए गए व्यावसायिक संचालन, जो बदले में, एक परिणाम है प्रलेखनलेनदेन पूरा किया। संगठन के लेखा विभाग द्वारा अपने उपयोगकर्ताओं को प्रदान की गई लेखांकन जानकारी की विश्वसनीयता इसके कार्यान्वयन की शुद्धता पर निर्भर करती है।

दस्तावेज़ संचलन की मात्रा की गणना करते समय, केवल मूल दस्तावेज़ या उनकी प्रमाणित प्रतियों को ध्यान में रखा जाता है।

2. प्रबंधन प्रलेखन समर्थन की सामान्य संरचना

किसी भी उद्यम का प्रबंधन एक सूचना प्रक्रिया है जिसमें सूचना प्राप्त होती है, संसाधित होती है, निर्णय लिया जाता है, निर्णय निष्पादकों को सूचित किया जाता है, जिनके कार्यों को नियंत्रित किया जाता है (चित्र 1)।

चित्र एक। प्रबंधन प्रलेखन योजना

दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यालय कार्य सेवा के काम की मुख्य संगठनात्मक समस्या और दस्तावेजी प्रक्रियाओं की तकनीक की समस्या है, इसलिए यह किसी भी कार्यालय कार्य प्रणाली के नोडल लिंक की जगह लेता है। दस्तावेजों के साथ काम को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया, उनके सहित निर्माण, पंजीकरण, नियंत्रण, पदोन्नति, व्यवस्थितकरण और भंडारण, कार्यालय का काम कहलाता है।

संगठन को दिया गया कोई भी दस्तावेज पंजीकृत और संसाधित होना चाहिए। आने वाले दस्तावेजों के प्रसंस्करण में लॉगिंग शामिल होनी चाहिए। प्रमुख द्वारा विचार और पंजीकरण के बाद, दस्तावेजों को कलाकारों को स्थानांतरित कर दिया जाता है। दस्तावेज़ मुद्दे के अंतिम समाधान तक ठेकेदार के पास है। निष्पादन के बाद, दस्तावेज़ को मामले के साथ दायर किया जाना चाहिए। एक मामला एक विशिष्ट मुद्दे (एक फ़ोल्डर या फ़ाइल कैबिनेट, जिसके अंदर दस्तावेजों को एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित किया जाता है) से संबंधित दस्तावेजों का एक संग्रह है।

स्थापित अवधि की समाप्ति के बाद, मामलों को भंडारण के लिए संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

कार्यप्रवाह दस्तावेज़ों के निर्माण के क्षण से उनके साथ काम के अंत तक की आवाजाही है।

चावल। 2. उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह

एक यांत्रिक कन्वेयर (चित्र 2) के संगठन के साथ वर्कफ़्लो के संगठन में बहुत कुछ है। एक समय में, कन्वेयर असेंबली की शुरूआत, उत्पाद टाइपिंग और भागों के मानकीकरण के साथ, श्रम उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि हुई, उत्पादन प्रक्रिया की लागत में कमी आई और बड़े पैमाने पर उत्पादन की शुरुआत हुई। सच है, उसी समय, कन्वेयर द्वारा निर्धारित लय ने काम की तीव्रता और श्रमिकों के तंत्रिका तनाव में वृद्धि की।

वर्कफ़्लो का संगठन यांत्रिक कन्वेयर के समान सिद्धांतों पर आधारित है: दस्तावेजों की आवाजाही में पिछले चरणों में न्यूनतम रिटर्न होना चाहिए, संचालन के दोहराव से बचने के लिए दस्तावेजों को उनके कर्तव्यों के अनुसार कलाकारों को भेजा जाना चाहिए।

वर्कफ़्लो के बाहरी और आंतरिक रूप हैं (चित्र 3)। बाहरी समोच्च आने वाले (बाहरी) दस्तावेजों से शुरू होता है जो बाहर से उद्यम में प्रवेश करते हैं। ये उच्च अधिकारियों के आदेश, आदेश, संकल्प, भागीदारों और ग्राहकों के पत्र आदि हो सकते हैं। प्राप्त दस्तावेजों को सचिवों द्वारा पंजीकृत किया जाता है और फिर निष्पादन के लिए प्रस्तुत किया जाता है।

आने वाले दस्तावेज उद्यम द्वारा अन्य संगठनों से प्राप्त दस्तावेज हैं। आउटगोइंग दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ हैं जो एक उद्यम (संगठन) अन्य उद्यमों को भेजता है। आउटगोइंग प्रलेखन - ये ऐसे दस्तावेज हैं जो उद्यम में विकसित की गई जानकारी को अन्य संगठनों में स्थानांतरित करने के लिए ले जाते हैं: पत्र, प्रमाण पत्र, रिपोर्ट, आदेश, टेलीग्राम, टेलीफोन संदेश, आदि।

चावल। 3. कार्यप्रवाह योजना

यदि दस्तावेज़ संगठन में ही बनाया गया है, तो दस्तावेज़ के पारित होने का एक आंतरिक लूप है (दीक्षा - निष्पादन - अनुमोदन - अनुमोदन - पंजीकरण)। यह एक दस्तावेज़ के पारित होने के आंतरिक समोच्च पर है कि इसका संस्करण अक्सर होता है (यानी, दस्तावेज़ विभिन्न संस्करणों में मौजूद है)। उदाहरण के लिए, स्वीकृति के चरण में, जब विभिन्न लोगों की टिप्पणियाँ दिखाई देती हैं। कार्यालय के काम का एक महत्वपूर्ण कार्य दस्तावेजों के संस्करणों को ट्रैक करना, जमा करना और प्रबंधित करना है, साथ ही दस्तावेज़ परिवर्तनों को नियंत्रित करना है।

आंदोलन की प्रक्रिया में प्रत्येक दस्तावेज़ को तीन ऑपरेशनों से गुजरना होगा: पंजीकरण, नियंत्रण, मामले को भेजना। दस्तावेजों के साथ भ्रम से बचने के लिए, प्रत्येक ऑपरेशन को एक बार किया जाना चाहिए।

3. दस्तावेज़ वर्गीकरण

दस्तावेजों को वर्गीकृत करने के लिए कई विकल्प हैं।

मूल से - आधिकारिक, व्यक्तिगत

अत्यावश्यकता से - अत्यावश्यक, गैर-जरूरी

प्रचार के अनुसार - गुप्त, सोवियत रहस्य, आधिकारिक उपयोग के लिए, अवर्गीकृत

रूप से - विशिष्ट, व्यक्तिगत

भंडारण की दृष्टि से - अस्थायी भंडारण, दीर्घकालिक, स्थायी

सूचना लिंक की प्रकृति से इनकमिंग, आउटगोइंग और इंटरनल

मीडिया के प्रकार से - कागज, इलेक्ट्रॉनिक

विशेष रूप से नोट वर्ग है प्रबंधन दस्तावेज, जिसमें शामिल है:

संगठनात्मक दस्तावेज (उद्यम का चार्टर, स्टाफ, कार्य विवरणियांकर्मचारियों);

रिकॉर्ड रखने का कर्तव्य आमतौर पर सचिव को सौंपा जाता है। इस स्थिति के लिए विशेष शिक्षा की आवश्यकता नहीं होती है, और अक्सर न्यूनतम कार्य अनुभव वाले आवेदकों को इसके लिए स्वीकार किया जाता है। लेकिन दस्तावेज़ प्रबंधन एक जिम्मेदार और महत्वपूर्ण मामला है, उद्यम का सफल संचालन काफी हद तक इसकी सटीकता और शुद्धता पर निर्भर करता है।

व्यवसाय हो सकता है:

• सामान्य - कंपनी की मुख्य गतिविधियों से संबंधित,
• कर्मियों - कर्मियों पर प्रलेखन के लिए आयोजित कार्मिक विभाग,
• गुप्त - कुछ राज्य संरचनाओं में पाया जाता है और इसमें आचरण के मानक होते हैं,
• इलेक्ट्रॉनिक - जब सूचना का हिस्सा डिजिटल प्रारूप में प्रसारित होता है।

अपने दम पर कार्यालय के काम की बुनियादी बातों में महारत हासिल करना मुश्किल नहीं है। सबसे महत्वपूर्ण और मौलिक दस्तावेज से शुरू करना बेहतर है - मामलों का नामकरण।

केस नामकरण

यह संगठन में सभी "मामलों" की सूची वाला एक दस्तावेज है। इस मामले में "केस" के तहत एक ही प्रकार या दिशा के व्यावसायिक कागजात का एक सेट है।

नामकरण एक प्रणाली है जो आपको किसी उद्यम की दस्तावेजी गतिविधियों का विश्लेषण करने की अनुमति देती है। इसे संकलित करने के लिए, आपको सभी उपलब्ध प्रकार के दस्तावेज़ों की एक सूची निर्धारित करने की आवश्यकता है। फिर उन्हें दिशाओं में संयोजित करें। प्रत्येक प्रकार को एक संख्या दी जाती है - एक कोड, इसमें कई संख्याएँ या अक्षर शामिल हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, संख्या, वर्ष या प्रकाशन का महीना, यदि दस्तावेज़ों की मात्रा महत्वपूर्ण है।

उदाहरण के लिए: 01/बीयू/2017, जहां 01 सीरियल नंबर है, बीयू अकाउंटिंग है, 2017 वर्ष है। यह भंडारण की अवधि और संग्रह में उस स्थान को भी इंगित करता है जब मामला वहां सौंप दिया जाएगा। आप एक निश्चित अवधि के लिए नामकरण को मंजूरी दे सकते हैं - एक साल, 3 साल या 5 साल के लिए, अगर कोई बदलाव की उम्मीद नहीं है। अनुमोदन से पहले, नामकरण की सामग्री को विभागों के प्रमुखों द्वारा उनके काम के संदर्भ में जांचा जाना चाहिए।

कागजों के सुविधाजनक संग्रह के साथ-साथ मामलों को एक प्रणाली में लाने के उद्देश्य से एक नामकरण संकलित किया गया है। यह कार्यालय के काम की मूल बातें संक्षेप में रेखांकित करने में मदद करता है, उद्यम की विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, मुख्य प्रकार के व्यावसायिक पत्रों को दर्शाता है। आमतौर पर इसे एक तालिका के रूप में संकलित किया जाता है - मामले का नाम, कोड (संख्या), संग्रह में स्थान, भंडारण अवधि। मामलों को उनके प्रकाशन के प्रकार, विभाग द्वारा सबसे अच्छा समूहीकृत किया जाता है।

संगठन में दस्तावेजों के प्रकार

मामलों की संख्या और दस्तावेजों के प्रकार सीधे कंपनी की गतिविधियों की बारीकियों से संबंधित हैं। अक्सर, वर्कफ़्लो को ब्लॉकों में विभाजित किया जाता है, जो कार्य के क्षेत्रों में विशेषज्ञों द्वारा संचालित किए जाते हैं। लेकिन एक सूची है जो किसी भी कंपनी के लिए विशिष्ट है, चाहे वह वाणिज्यिक हो या राज्य:

आवक - बाहर से संगठन में आना - वह सब कुछ जो मेल द्वारा आया था, कोरियर के साथ, व्यक्तिगत रूप से अन्य संगठनों के प्रतिनिधियों द्वारा दिया गया।

आउटबॉक्स - संगठन से भेजा गया - दूसरों को संबोधित कुछ भी कानूनी संस्थाएं, साथ ही व्यक्तियों(उत्तर, पत्र, निर्णय)।

आंतरिक - उद्यम के काम (आदेश, आदेश, विनियम, विनियम, आदि) को विनियमित करने वाले संगठन से आगे न जाएं।

नियमानुसार प्रत्येक प्रकार के लिए एक अलग पंजीकरण पत्रिका रखी जाती है, जिसमें क्रमांक, तिथि, नाम, दस्तावेज कहां से आया या कहां भेजा गया और प्रभारी व्यक्ति का नाम दर्ज है।

यदि जर्नल कर्मचारियों को सौंपे गए दस्तावेजों को पंजीकृत करता है, तो रसीद में एक हस्ताक्षर फ़ील्ड छोड़ दिया जाता है। साथ ही, जर्नल में एक नोट बनाया जा सकता है जिसमें नामकरण के अनुसार, एक प्रति भंडारण के लिए दायर की गई थी।

संगठन आंतरिक व्यापार यात्राओं के लॉग भी रख सकता है, चाबियों के वितरण के लिए लेखांकन, आगमन का समय कार्यस्थलऔर यहां तक ​​कि फोन कॉल भी। कभी-कभी पंजीकरण पुस्तकों की संख्या पत्रिकाओं के एक रजिस्टर की स्थापना की ओर ले जाती है। यह सब उद्यम में जरूरत और प्रचलित अभ्यास पर निर्भर करता है।

पत्रिकाओं को क्रमांकित, सिले और सील करने की आवश्यकता है, यह शीट को बदलने की संभावना को बाहर करने के लिए किया जाता है।

लेखांकन कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह का आधार है। पत्रिकाओं और मामलों की संख्या कंपनी की जरूरतों और सभी उपलब्ध कागजात को रिकॉर्ड करने की इच्छा पर निर्भर करती है।

दस्तावेज़ प्रवाह पर विनियमन

मामलों के नामकरण और आवश्यक पत्रिकाओं की सूची विकसित करने के बाद, संगठन के कार्यप्रवाह पर एक विनियम तैयार करना उचित है। यह एक विनियम है जो सभी उपलब्ध कागजातों को संकलित करने, स्थानांतरित करने, संग्रहीत करने के नियमों की व्याख्या करता है। यह प्रलेखन के प्रत्येक प्रवाह के लिए प्रक्रिया का वर्णन करता है और एक विभाग से दूसरे विभाग में इसके स्थानांतरण के समय को स्थापित करता है।

नमूना विनियमन

यह प्रावधान भ्रम, जिम्मेदारी बदलने और महत्वपूर्ण व्यावसायिक कागजात के नुकसान से बचने में मदद करेगा। प्रत्येक धारा के लिए, एक मार्ग निर्धारित है - उदाहरण के लिए: प्रकाशन, अनुमोदन, पंजीकरण, प्राप्तकर्ता को भेजना, संग्रह में दाखिल करना।

मुहर और टिकट

अक्सर, शुरुआती, और न केवल वे, यह पता नहीं लगा सकते हैं कि किन मामलों में संगठन की मुहर की आवश्यकता है, और किन मामलों में नहीं। उत्तर बहुत सरल है: आउटगोइंग फॉर्म एक मुहर के साथ प्रमाणित होते हैं, क्योंकि। मुहर की उपस्थिति पत्र की उत्पत्ति को प्रमाणित करती है। आंतरिक कागजों को मुहर की आवश्यकता नहीं होती है, जैसे इस मामले में प्रबंधन के हस्ताक्षर पर्याप्त हैं।

उनके पंजीकरण के बाद आने वाले दस्तावेजों को निर्णय लेने और निष्पादन या प्रतिक्रिया के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति के लिए प्रबंधक को स्थानांतरित कर दिया जाता है। उन्हें मुद्रण की भी आवश्यकता नहीं होती है। मुहर और मुहर को भ्रमित न करें। टिकट "आने वाली संख्या ..." से "कॉपी सही है" से बहुत भिन्न हो सकते हैं, और नहीं कानूनी बलउनके पास नहीं है। यह सचिव के काम के लिए सिर्फ एक सहायक उपकरण है।