एक आंतरिक ज्ञापन तैयार किया जाता है और उस पर हस्ताक्षर किए जाते हैं। एक कर्मचारी से मेमो: लक्ष्य और नमूना। दस्तावेज़ संकलित करने के नियम

लेख से आप सीखेंगे कि एक ज्ञापन कैसे लिखा जाता है, किन मामलों में और इसे सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए। इस दस्तावेज़ के नमूने और उदाहरण डाउनलोड करें।

इस लेख से आप सीखेंगे:

प्रबंधक को ज्ञापन कैसे लिखें

एक ज्ञापन को कभी-कभी औपचारिकता के रूप में माना जाता है। वास्तव में, यह दस्तावेज़ टीम में संबंधों से संबंधित कुछ घटनाओं, अनुशासन के उल्लंघन, नियमों के तथ्य को ठीक करता है कार्य सारिणीया कानूनी आवश्यकताएं। प्रबंधन तक पहुंचने के बार-बार और असफल प्रयासों के बाद अक्सर एक दस्तावेज तैयार किया जाता है मौखिक.

नज़रअंदाज़ करना लिखित बयानएक कर्मचारी के प्रबंधक का कोई अधिकार नहीं है। श्रम संहिता में एक ज्ञापन की स्पष्ट परिभाषा नहीं है, इसे एक कंपनी में आंतरिक संचार का एक दस्तावेज माना जाता है। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि यह पूरे उद्यम को प्रभावित करने वाले निर्णय लेने में भूमिका नहीं निभा सकता है। OKUD के अनुसार, नोट को 0286041 कोड सौंपा गया था, और नेतृत्व के कुछ आदेश इस पर आधारित हैं।

एक ज्ञापन एक दस्तावेज है जिसमें कानूनी प्रभाव, जो विवादास्पद स्थितियों में कुछ बिंदुओं को स्पष्ट कर सकता है और आपको गलत निष्कर्ष से बचा सकता है। बिल्कुल कोई भी कर्मचारी इसे किसी भी पर्याप्त कारण से लिख सकता है। इस प्रकार, सामान्य निदेशक सीधे अपने प्रतिभागियों से संरचनात्मक प्रभागों में होने वाली स्थितियों के बारे में जान सकते हैं, भले ही विभाग के प्रमुख किसी कारण से तथ्यों को छुपाते हैं।

ज्ञापन के मुख्य कार्य:

• हल करने में मदद के लिए कॉल करें विवादास्पद स्थितियांया व्यापार की समस्या
• युक्तिकरण प्रस्ताव;
• चुनौतीपूर्ण प्रबंधन निर्णय;
• किसी की राय का बचाव करना;
• एक शिकायत;
• रिपोर्टिंग;
• उल्लंघन के तथ्यों के बारे में जानकारी के ध्यान में लाना;
• घटना की रिपोर्टिंग;
• प्रोत्साहन की कामना करते हैं।

इस दस्तावेज़ को भेजने से निम्नलिखित उद्देश्यों की पूर्ति हो सकती है:

• किसी विशेष कर्मचारी की व्यक्तिगत दक्षता में वृद्धि;
• समग्र रूप से कंपनी के प्रदर्शन में सुधार;
• के मामले में किसी विशेष कर्मचारी से जिम्मेदारी का शीघ्र निष्कासन संभावित घटनापी.ई;
• किसी विशेष कर्मचारी के अधिकारों की रक्षा करना।

जाहिर है, लक्ष्य केवल मामलों की स्थिति के बारे में अधिकारियों को सूचित करने के लिए नहीं है, बल्कि व्यक्तिगत विचारों को व्यक्त करने के साथ-साथ उठाए गए मुद्दे पर निर्णय लेने का आह्वान भी है।

मेमोरेंडम कैसे लिखें - स्टेप बाय स्टेप

क्यों कि एकीकृत रूपकोई ज्ञापन नहीं है, कर्मचारी को इसे मुक्त रूप में तैयार करने का अधिकार है। पंजीकरण का पहला और सबसे महत्वपूर्ण नियम रिपोर्ट की गई जानकारी की विश्वसनीयता और वैधता है। लेखक को यह समझना चाहिए कि बयान को अदालत में चुनौती दी जा सकती है अगर उसने बॉस के ध्यान में लाई गई जानकारी की पुष्टि नहीं की है। यदि न केवल सामग्री में, बल्कि डिजाइन में भी त्रुटियां की जाती हैं, तो दस्तावेज़ अपनी कानूनी शक्ति खो देगा। इस संबंध में, प्रश्न उठता है - एक ज्ञापन को सही तरीके से कैसे लिखा जाए? आप निम्न एल्गोरिथम का उपयोग कर सकते हैं:

चरण 1. पता करने वाले को इंगित करें - उस व्यक्ति का पूरा नाम और स्थिति जिसे पत्र का इरादा है।

चरण 3. संकलन की तिथि लिखें (बाहरी - जावक संख्या और संकलन के शहर के लिए)।

चरण 4। शीर्षक संक्षेप में संदेश के सार का वर्णन करता है (व्यापार यात्रा के बारे में, संपत्ति की चोरी के बारे में, अनुपस्थिति के बारे में, आदि)

चरण 5. वे दस्तावेज़ के मुख्य भाग के बारे में सोचते हैं, यह वही है जो लेखक के लिए सबसे बड़ी कठिनाई प्रस्तुत करता है। इस भाग को मोटे तौर पर तीन भागों में बाँटा जा सकता है:

• तथ्य का विवरण। वाक्यांश "मैं आपके ध्यान में लाता हूं" व्यापक है - यह लगभग सभी प्रकार के लिए उपयुक्त है। निम्नलिखित सभी उपलब्ध तथ्य हैं जो संदेश लिखने का कारण बने हैं। इमोशनल ओवरटोन के साथ लंबी कहानी लिखने की जरूरत नहीं है। जितना संभव हो उतने विशिष्ट विवरणों को इंगित करना उचित है - घटना का समय और स्थान, उपकरण के निर्माण का ब्रांड और वर्ष आदि।
• स्थिति का विश्लेषण। प्रेषक के अनुसार, वर्तमान स्थिति से उद्यम को क्या खतरा हो सकता है - प्राप्त करना कार्य के दोरान चोट लगना, में कार्य गतिविधियों को करने में असमर्थता उचित समय पर, कम उत्पादन क्षमता, आदि। आपको अपने विचारों को सही ठहराना चाहिए, यदि आवश्यक हो, तो गणना प्रदान करें (अधिमानतः एक अलग शीट पर और इंगित करें कि तर्क को परिशिष्ट में देखा जाना है)। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यह खंड हमेशा आवश्यक नहीं होता है।
• निष्कर्ष। अंत में, लेखक वर्तमान स्थिति के संबंध में इच्छाओं, अनुरोधों या सुझावों को व्यक्त करता है, उदाहरण के लिए, "मैं इसे आवश्यक मानता हूं" शब्द का उपयोग करता हूं।

चरण 6. प्रेषक के हस्ताक्षर डिक्रिप्शन के साथ रखे जाते हैं।

चरण 7. निदेशक, दस्तावेज़ से परिचित होने के बाद, प्राप्त जानकारी पर उचित प्रस्ताव रखकर प्रतिक्रिया करता है - यह ज्ञापन के लिए उसकी प्रतिक्रिया होगी।

ज्ञापन जारी करने के नियम

ज्ञापनों के प्रकार और उदाहरण

वर्गीकरण दो प्रकार का होता है। सामग्री द्वारा:

के प्रकार	विवरण	उदाहरण
पहल	श्रम के संगठन या तकनीकी साधनों में सुधार के लिए उचित प्रस्ताव देना	प्रतिस्थापन के बारे में ऑपरेटिंग सिस्टमएक काम कंप्यूटर पर
सूचना	उस तथ्य के बारे में जो हुआ या किसी घटना की संभावना के बारे में संदेश के बारे में विस्तार से बताया गया है	कार्यस्थल पर एक विशिष्ट कर्मचारी की अनुपस्थिति के बारे में
रिपोर्टिंग	किए गए कार्य, परियोजना चरण के पूरा होने, असाइनमेंट के दौरान समस्याओं पर नियमित रिपोर्ट	आपातकालीन भवन के विध्वंस के पूरा होने पर

प्राप्तकर्ता के आधार पर:

के प्रकार	विवरण	उदाहरण
आंतरिक	कंपनी के भीतर। यह व्यक्तिगत रूप से, या विभाग के प्रमुख या सचिव के माध्यम से प्रेषित किया जाता है	श्रम अनुशासन के उल्लंघन के बारे में
बाहरी	कंपनी के बाहर। मेल द्वारा या किसी तृतीय-पक्ष प्राप्तकर्ता कंपनी के कार्यालय के माध्यम से भेजा गया	धन्यवाद देने के बारे में

आंतरिक नोट्स मुक्त रूप में तैयार किए जाते हैं, बाहरी लोगों के लिए संगठन के लेटरहेड पर भरना और आउटगोइंग दस्तावेजों के जर्नल में पंजीकरण करना अनिवार्य है।

एक ज्ञापन कैसे लिखें "मैं आपके ध्यान में लाता हूं"

प्रत्येक उद्यम के लिए यह अत्यधिक वांछनीय है कि उसके पास अपने स्वयं के दस्तावेज़ हों जिनके पास कानूनी रूप से स्वीकृत प्रपत्र नहीं हैं। उन्हें सूचना स्टैंड पर रखने की सलाह दी जाती है, या सचिव के पास कई प्रतियां छोड़ दें। प्रत्येक कर्मचारी जिसे इसकी आवश्यकता है उसे पता होना चाहिए कि एक ज्ञापन कैसे लिखना है। इस दस्तावेज़, अनपढ़ रूप से संकलित, समझना मुश्किल हो सकता है, समझ से बाहर है, और परिणामस्वरूप, बाद के आदेशों के आधार के रूप में इसका उपयोग करना संभव नहीं होगा।

2019 में ज्ञापन "मैं आपके ध्यान में लाता हूं" को यथासंभव संक्षिप्त, संक्षिप्त और समझदारी से लिखा गया है। लेखक बॉस को इस तथ्य के बारे में सूचित करता है कि वह पहले परिणामों के बारे में नहीं जानता था (या .) संभावित परिणाम) इस परिस्थिति में और अपने विवेक से या अपने प्रस्तावों के अनुसार उपाय करने के लिए कहता है। लेखक का कार्य अटकलों और धारणाओं के बिना स्थिति का वर्णन करना है, ताकि बॉस स्पष्ट रूप से समझ सके कि क्या हुआ था। संकलक के हस्ताक्षर आवश्यक हैं, अन्यथा कागज को गुमनाम माना जाएगा और उस पर विचार नहीं किया जाएगा।

कार्यस्थल पर कर्मचारी की अनुपस्थिति पर ज्ञापन

श्रम नियमों के उल्लंघन के बारे में कर्मचारियों पर मेमो एक बड़े उद्यम में एक सामान्य घटना है। बिना किसी चेतावनी के कार्यस्थल पर एक कर्मचारी की अनुपस्थिति में, उसका तत्काल पर्यवेक्षक सबसे पहले उससे संपर्क करने और पता लगाने की कोशिश करता है कि क्या हुआ था। यदि कनेक्शन स्थापित करना संभव नहीं था, तो यह माना जाता है कि यह अनुपस्थिति है और निदेशक को एक रिपोर्ट के माध्यम से इस बारे में सूचित किया जाता है।

यह सीधे अनुपस्थिति के दिन किया जाना चाहिए, न कि पिछली डेटिंग. भविष्य में, जब कर्मचारी संपर्क में आता है या काम पर आता है, तो उसे उन कारणों की वैधता की पुष्टि करनी होगी जिनके लिए वह अनुपस्थित था, एक व्याख्यात्मक नोट लिखें। यदि परिस्थितियाँ मान्य थीं, तो अनुपस्थिति के कार्य को तैयार करते समय इसे ध्यान में रखा जाएगा। लेकिन ऐसे समय में जब कोई कर्मचारी नहीं है और उसे ढूंढना असंभव है, इसकी सूचना प्रबंधन को देना जरूरी है।

2019 में, कार्यस्थल से अनुपस्थिति पर एक ज्ञापन संकलित करते समय, आपको इसका पालन करना होगा सामान्य नियमडिजाईन। मुख्य भाग में, अनुपस्थिति का समय निर्धारित करें, वर्णन करें कि जो काम पर नहीं आया उसे खोजने के लिए क्या उपाय किए गए और सूचित करें कि कर्मचारी की अनुपस्थिति ने समग्र श्रम प्रक्रिया को कैसे प्रभावित किया। दस्तावेज़ में यह उल्लेख होना चाहिए कि कोई भी पुष्टि करने वाला दस्तावेज़ प्रदान नहीं किया गया था और निदेशक को उचित उपाय करने के लिए कहें (यह इंगित न करें कि प्रबंधक स्वयं इसका पता लगा लेगा)।

हम जवाब देंगे कि किस मामले में वे एक ज्ञापन बनाते हैं और इस आंतरिक दस्तावेज़ को ठीक से कैसे तैयार किया जाए। तैयार नमूने डाउनलोड करें और उन्हें अपने काम में इस्तेमाल करें।

तैयार नमूना दस्तावेजों को डाउनलोड करें और उनका उपयोग करें:

एक ज्ञापन क्यों लिखें

एक ज्ञापन लिखने से पहले, यह स्पष्ट रूप से समझना आवश्यक है कि इस प्रकार के दस्तावेज़ को किन मामलों में तैयार किया गया है और वे उद्यम के आंतरिक वर्कफ़्लो में उपयोग किए जाने वाले अन्य प्रकार के नोटों से कैसे भिन्न हैं।

संगठन के भीतर बातचीत के लिए, कई प्रकार के सेवा दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है:

• रिपोर्टिंग (कार्मिक);
• व्याख्यात्मक;
• व्याख्यात्मक;
• अधिकारी।

उनके न केवल अलग-अलग नाम हैं, बल्कि एक उद्देश्य भी है।

ज्ञापनस्थापित श्रम शासन, आंतरिक श्रम नियमों के कर्मचारी द्वारा उल्लंघन के मामले में गठित। यह जारी करने का आधार है अनुशासनात्मक कार्यवाहीअपमानजनक कर्मचारी।

सचिव की पुस्तिका से एक टिप। ज्ञापन पर विवरण का स्थान

व्याख्यात्मक नोटएक कर्मचारी है जिसने अनुशासन, श्रम सुरक्षा नियमों, शर्तों का उल्लंघन किया है रोजगार समझोताआदि। इस दस्तावेज़ के बिना, नियोक्ता को कर्मचारी पर दंड लगाने पर निर्णय लेने का अधिकार नहीं है।

व्याख्यात्मक नोट का एक उदाहरण

नमूना डाउनलोड करें

व्याख्यात्मक नोटदस्तावेजों के पैकेज के अनुलग्नक के रूप में लिखें। इसका उद्देश्य यह समझाना है कि पैकेज में कौन से दस्तावेज शामिल हैं और इन दस्तावेजों को संसाधित करने के बाद ठेकेदार से क्या कार्रवाई की उम्मीद है।

ज्ञापन- एक इकाई या विभिन्न इकाइयों के प्रबंधन के प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच परिचालन बातचीत का एक मॉडल। दस्तावेज़ का उद्देश्य उत्पादन समस्याओं के बारे में सूचित करना है जो प्रभावी निष्पादन को रोकते हैं नौकरी के कर्तव्य. नमूना ज्ञापन प्रपत्र आपको पाठ भाग में कर्मचारियों को बोनस के प्रस्तावों सहित वर्तमान स्थिति को ठीक करने के प्रस्तावों को शामिल करने की अनुमति देता है। इसलिए, एक ज्ञापन अक्सर प्रेरणा, उत्पादकता और श्रम दक्षता बढ़ाने के उद्देश्य से प्रबंधकीय निर्णय लेने का आधार होता है।

एक ज्ञापन बनाना

हालांकि मेमो आंतरिक वर्कफ़्लो का हिस्सा है, इसके निष्पादन के लिए कुछ आवश्यकताएं हैं। मानक की आवश्यकताओं का अनुपालन और सभी आवश्यक विवरण भरने से इस दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति की पुष्टि होती है। यह आवश्यक शर्त, क्योंकि मेमो में निहित जानकारी के आधार पर प्रबंधन के निर्णय लिए जाते हैं।

इसलिए, मेमो लिखने से पहले, GOST की आवश्यकताओं को पढ़ें। मानक इस प्रकार के दस्तावेजों के विवरण की एक सूची स्थापित करता है जिसे पूरा किया जाना चाहिए। इसमे शामिल है:

• उस विभाग का नाम जिसमें नोट का लेखक सूचीबद्ध है;
• आंतरिक दस्तावेज़ के प्रकार का नाम - " ज्ञापन»;
• तैयारी की तारीख;
• दस्तावेज़ की आंतरिक पंजीकरण संख्या;
• पता करने वाले की स्थिति, उपखंड, उपनाम और आद्याक्षर;
• पाठ का शीर्षक;
• पाठ भाग;
• संकलक के हस्ताक्षर, उपनाम और आद्याक्षर।

सचिव की पुस्तिका से एक टिप। मेमो नमूना कैसे लिखें

नमूना डाउनलोड करें

कुछ मामलों में, लेखन के सेवा नोट उदाहरण में वीज़ा अनुमोदन शामिल हो सकता है। एक नियम के रूप में, यह आवश्यक है यदि नोट में अन्य इकाइयों के साथ काम या बातचीत के संबंध में प्रस्ताव हैं। उस स्थिति में भी अनुमोदन वीज़ा की आवश्यकता होगी जब एक मेमो तत्काल पर्यवेक्षक के नाम पर नहीं, बल्कि एक उच्च बॉस के नाम पर तैयार किया जाता है। यह पुष्टि करेगा कि तत्काल पर्यवेक्षक को पता है कि क्या हो रहा है और कर्मचारी द्वारा किए गए प्रस्तावों से सहमत है।

वे यूनिट के प्रमुख सहित कर्मचारी, विशेषज्ञ की ओर से एक नियम के रूप में एक मेमो तैयार करते हैं। इसलिए, सार प्रस्तुत करते समय, पहले व्यक्ति एकवचन का उपयोग किया जाता है। यदि कई लेखक हैं, तो पाठ पहले व्यक्ति में लिखा गया है बहुवचन. इसे हाथ से या कंप्यूटर पर A4 लेखन पत्र की एक मानक शीट पर लिखा जा सकता है, लेकिन इस मामले में, कर्मचारी को अपने हाथ से हस्ताक्षर करना होगा।

मेमो नमूना कैसे लिखें

यदि आप मेमो लिखना नहीं जानते हैं, तो आप लेख की शुरुआत में दिए गए लिंक से एक नमूना डिजाइन डाउनलोड कर सकते हैं। परंतु विशेष ध्यानदस्तावेज़ के पाठ भाग को दिया जाना चाहिए। यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि इसे किस उद्देश्य से संकलित किया गया है। उदाहरण के लिए, एक ज्ञापन को लिखा जा सकता है:

1. कार्य में आने वाली कठिनाइयों को इंगित करें, इस जानकारी को प्रबंधन तक पहुँचाएँ और इस प्रकार, अपने आप को जिम्मेदारी से मुक्त करें।
2. श्रम में उच्च परिणाम दिखाने वाले कर्मचारियों के लिए सामग्री प्रोत्साहन की आवश्यकता को उचित ठहराएं।
3. किसी अन्य विभाग से जानकारी का अनुरोध करें।
4. कार्य को युक्तिसंगत बनाने और इसमें परिवर्तन करने की संभावना के बारे में अधिकृत अधिकारी को सूचित करें तकनीकी प्रक्रियाप्रदर्शन में सुधार करने के लिए।
5. अतिरिक्त उपकरण या उपकरण खरीदने की आवश्यकता का औचित्य साबित करें, जिस स्थिति में मेमो एक प्राथमिक दस्तावेज हो सकता है लेखांकनजिसके आधार पर बाद में खर्च वहन किया जाएगा।

कानून यह स्थापित नहीं करता है कि एक ज्ञापन कैसे लिखा जाता है, लेकिन एक उद्यम स्वतंत्र रूप से टेम्पलेट विकसित कर सकता है जिसके साथ कर्मचारी ऐसे दस्तावेजों को सही ढंग से तैयार करेंगे और तैयार करेंगे।

एक पाठ लिखने का सामान्य सिद्धांत: समस्या का एक बयान, सभी को दर्शाता है शामिल व्यक्तिऔर प्रस्तावित समाधान। समस्या का सार संक्षेप में और तार्किक रूप से बताया जाना चाहिए। अनुनय के लिए, किसी को आंकड़े, तथ्य और दस्तावेजों का उल्लेख करना चाहिए जो संकलक की शुद्धता की पुष्टि कर सकते हैं।

नमूना डाउनलोड करें

मेमो के टेक्स्ट भाग की कुल मात्रा 8-10 पंक्तियों से अधिक नहीं होनी चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो प्राप्तकर्ता हमेशा अतिरिक्त जानकारी के लिए दस्तावेज़ के प्रवर्तक से पूछ सकता है।

मेमो को रजिस्टर करना न भूलें विशेष पत्रिकाआंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण। यह बहिष्कृत करेगा संघर्ष की स्थितिप्रबंधन को जानकारी के नुकसान और असामयिक प्रस्तुत करने से जुड़ा हुआ है।

प्रबंधन, अर्थात् संसाधनों के आवंटन के बारे में निर्णय लेना विश्वसनीय और समय पर जानकारी के आधार पर ही संभव है। यह जानकारी सही होनी चाहिए और तुरंत पहुंचनी चाहिए। यही सेवा करता है सरकारी दस्तावेज़जिसे "मेमोरेंडम" कहा जाता है, जिसके बारे में आप बाद में जानेंगे।

यह नोट क्या है?

एक ज्ञापन "नीचे-ऊपर" सूचना स्थानांतरित करने का एक मानक लिपिक रूप है - निचले स्तर के कर्मचारियों से प्रबंधन तक। मेमो महत्वपूर्ण घटनाओं, चल रही गतिविधियों और फर्म के समग्र स्वास्थ्य का वर्णन करते हैं। रिपोर्टों के आधार पर, प्रबंधक संगठन में मामलों की स्थिति का अधिक सटीक विश्लेषण कर सकता है और पर्याप्त आदेश दे सकता है।

एक रिपोर्ट का निर्माण स्वयं अधीनस्थ और उसके प्रत्यक्ष प्रबंधन दोनों का एक विचार हो सकता है। यदि पहल प्रबंधन से आती है, तो अक्सर इस कार्य को करने का आदेश अधीनस्थ को मौखिक रूप से लाया जाता है।

व्यावसायिक संचार के लिए अन्य प्रकार के नोट हैं। उन्हें एक रिपोर्ट के साथ भ्रमित नहीं होना चाहिए, इसलिए उनके लोकप्रिय प्रकारों पर विचार करें:

• मेमो - उन विभागों या कर्मचारियों के बीच सूचना स्थानांतरित करने के लिए उपयोग किया जाता है जो सीधे एक दूसरे के अधीनस्थ नहीं होते हैं। सहयोग के लिए कुछ अनुरोध या संगठन के भीतर चल रही घटनाओं की सूचनाएं इस तरह से व्यक्त की जा सकती हैं, इसलिए इस फॉर्म को एक ज्ञापन नहीं माना जा सकता है।
• , जिसमें कर्मचारी आमतौर पर प्रबंधन को अपने कार्यों की व्याख्या करता है, अक्सर वे जो संगठन के सामान्य संचालन में व्यवधान पैदा करते हैं। यह भी कोई रिपोर्ट नहीं है।

नीचे आप एक वीडियो देख सकते हैं जो मेमो और मेमो के बीच अंतर बताता है:

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि ज्ञापन एक गंभीर है कानूनी दस्तावेज़. आपको भविष्य में इसका उल्लेख करने की आवश्यकता हो सकती है जब अभियोग, इसलिए इसकी सामग्री को ध्यान से देखें।

ज्ञापन के प्रकार

विषय द्वारा रिपोर्टों का एक सशर्त विभाजन है, जिसकी अनुमानित दिशा शीर्षक से स्पष्ट है:

• रिपोर्टिंग. सबसे अधिक बार, ऐसी रिपोर्टों का उपयोग किया जाता है। उनके संकलन को उन मापदंडों को नियंत्रित करने के लिए एक उच्च संरचना द्वारा अग्रिम रूप से विनियमित किया जाता है जिन्हें नियमित रूप से सरल लेकिन निरंतर निगरानी की आवश्यकता होती है।
• पहल. उन्हें उन मामलों में अनियमित रूप से प्रबंधन को प्रस्तुत किया जाता है जहां अधीनस्थों के पास उद्यम में प्रक्रियाओं को युक्तिसंगत या अनुकूलित करने का प्रस्ताव होता है।
• जानकारीपूर्ण. उन्हें किसी विभाग या कंपनी के सुस्थापित कार्य में कुछ कठोर परिवर्तनों (अक्सर नकारात्मक) के बारे में वरिष्ठों को सूचित करने के लिए लिखा जाता है। ऐसे मामलों में, आमतौर पर एक त्वरित प्रबंधन प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है ताकि नुकसान न हो या संभावित मुनाफे से चूक न हो।

विषय के बावजूद, दस्तावेज़ हो सकता है:

• आंतरिक. संस्था के भीतर उत्पन्न होने वाले मुद्दों को हल करने के लिए आंतरिक रिपोर्टों का उपयोग किया जाता है। उनके विचार के बाद निर्णय संगठन के अपने कर्मचारियों द्वारा किए जाते हैं।
• बाहरी. एक बाहरी संगठन के लिए एक बाहरी रिपोर्ट संकलित की जाती है जिसे अपने संस्थान में होने वाली प्रक्रियाओं में शामिल होने की मांग की जाती है।

इस तरह के ज्ञापन कैसे संकलित किए जाते हैं, हम आगे विचार करेंगे।

आंतरिक ज्ञापन कैसे लिखें?

आंतरिक रिपोर्ट आमतौर पर कागज की सादे शीट पर लिखी जाती है। हम आवश्यक घटकों को सूचीबद्ध करते हैं और उनके पारंपरिक स्थान को इंगित करते हैं:

1. किसके लिए रिपोर्ट का इरादा है (निर्णय किसे करना होगा) - शीर्ष दाईं ओर, मूल मामले में।
2. विभाग (डिवीजन) के एक अनिवार्य संकेत के साथ दस्तावेज़ को संकलित करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी। यह मूल मामले में, पिछले भाग के नीचे, दाईं ओर भी इंगित किया गया है।
3. दस्तावेज़ का नाम - "ज्ञापन" - शीट के केंद्र में (डॉट, कोलन और अन्य विराम चिह्न नाम के बाद नहीं लगाए जाते हैं)। यदि रिपोर्ट का विषय मानक है (अनुपस्थिति के बारे में, प्रस्ताव के बारे में, बोनस के बारे में) - आप इसे तुरंत शीर्षक के तहत जोड़ सकते हैं।
4. पंजीकरण संख्याऔर तिथि (यदि आवश्यक हो) आंतरिक कार्यालय का काम).
5. उन उद्देश्यों का उल्लेख करना संभव है जिनके कारण नोट तैयार किया गया था।
6. पैराग्राफ से - एक बयान, अर्थात्, प्रतिवादी (तथ्यों, घटनाओं, परिस्थितियों, कालक्रम, कारण संबंधों) के दृष्टिकोण से किसी भी प्रक्रिया में विकसित स्थिति का एक बयान।
7. नए पैराग्राफ से - विश्लेषिकी, अर्थात्, उन समस्याओं का सटीक विवरण जो पहले से मौजूद हैं या भविष्य में संभव हैं, जैसा कि स्पीकर को प्रतीत होता है (कभी-कभी संभावित अवसर दिए जाते हैं जो अभी तक उपयोग नहीं किए जाते हैं, लेकिन लाभ की सेवा कर सकते हैं संगठन)।
8. एक नई लाइन से - सिफारिशें, यानी समस्याओं को ठीक करने के तरीके या नुकसान को कम करने के लिए सुझाव, यदि आप टालते हैं नकारात्मक प्रभावकुछ कारक असंभव हैं (या अप्रयुक्त संसाधनों को विकसित करने का सबसे अच्छा तरीका)।
9. दिनांक, दिनांक, स्पीकर का व्यक्तिगत डेटा - हस्ताक्षर, स्थिति, आद्याक्षर (पूरा नाम)।

एक रिक्त दस्तावेज़ प्रपत्र डाउनलोड किया जा सकता है।

इस तरह के ज्ञापन के सबसे लोकप्रिय रूपों पर नीचे विचार किया जाएगा।

श्रम अनुशासन के उल्लंघन के बारे में

ऐसा दस्तावेज़ बहुत गंभीर है, क्योंकि इसके आधार पर यह हो सकता है:

• जारी (फटकार);
• एक कर्मचारी की अवनति;
• प्रासंगिक लेख के तहत किसी कर्मचारी को बर्खास्त करने की प्रक्रिया शुरू की गई है श्रम कोडआरएफ;
• खुला परीक्षण।

बेशक, ऐसी जानकारी आंतरिक है, इसलिए संस्था के बाहर इसकी पैठ अवांछनीय है।

मुख्य पाठ स्पष्ट रूप से और विशेष रूप से इंगित करना चाहिए कि कर्मचारी किस बात का दोषी था। यह और भी बेहतर है अगर रूसी संघ के श्रम संहिता के लेख और कर्मचारी द्वारा उल्लंघन किए गए आंतरिक नियमों का सीधे हवाला दिया जाए।

पाठ में आमतौर पर एक उल्लेख होता है कि कर्मचारी ने अपने व्यवहार के लिए स्पष्टीकरण दिया था व्याख्यात्मक नोट, इस दस्तावेज़ की संख्या, दिनांक और अन्य पहचानकर्ताओं को दर्शाता है। यदि ऐसा कोई स्पष्टीकरण नहीं है, तो यह भी इंगित किया गया है।

एक नमूना आंतरिक ज्ञापन जिसमें कहा गया है कि कर्मचारी ने श्रम अनुशासन का उल्लंघन किया क्योंकि वह कार्यस्थल पर नहीं था, डाउनलोड किया जा सकता है।

कर्तव्यों का पालन करने में विफलता के बारे में

एक नियम के रूप में, गैर-अनुपालन के लिए आधिकारिक कर्तव्यकर्मचारी को अनुशासनात्मक जिम्मेदारी में लाने के रूप में दंडित किया जाना चाहिए। इसके रूप हो सकते हैं:

• प्रीमियम का भुगतान न करना;
• ठीक;
• फटकार;
• पदावनति

आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा न करने पर एक नमूना ज्ञापन डाउनलोड करने का प्रस्ताव है।

कर्मचारी को नियोक्ता पर मुकदमा करने का अधिकार है यदि वह दंड को अनुचित या अत्यधिक मानता है, इसलिए, एक रिपोर्ट संकलित करते समय, शब्दों की सटीकता और प्रस्तुत आवश्यकताओं का सत्यापन आवश्यक है, उदाहरण के लिए, आंतरिक कार्य अनुसूची के संदर्भ में .

बोनस के बारे में

रिपोर्टिंग के इस रूप का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां किसी कर्मचारी को बोनस दिया जाता है। मुख्य पाठ में, यह हस्ताक्षरित है कि किस कार्य के लिए बोनस दिया गया है और किस राशि में। आप ऐसे दस्तावेज़ का एक नमूना डाउनलोड कर सकते हैं।

बाहरी रिपोर्ट कैसे लिखें?

ये दस्तावेज कंपनी के लेटरहेड पर जारी किए जाते हैं। अनिवार्य संकेतकंपनी का विवरण और संपर्क विवरण। प्रपत्र पर प्रतीक प्राप्तकर्ता को जल्दी से समझने में मदद करेगा कि वह किसके साथ काम कर रहा है। दस्तावेज़ की प्रामाणिकता की पुष्टि करने के लिए, उद्यम की नीली मुहर लगाई जानी चाहिए।

चूंकि व्यापार पत्र बाहरी दुनिया को भेजा जाएगा, इसके भरने की आवश्यकताएं इस प्रकार हैं:

1. प्राप्तकर्ता संगठन का नाम। संक्षिप्ताक्षर और चूक की अनुमति नहीं है (ऊपरी दाएं)।
2. कार्यकारिणीजिस पर दस्तावेज़ भेजा जा रहा है (आमतौर पर " सीईओ के लिए" या कुछ इसी तरह) - पिछले भाग के तहत।
3. भेजने वाले संगठन का नाम, वह भी बिना संक्षिप्ताक्षर और चूक के (ऊपरी बाएँ)।
4. दस्तावेज़ का पूर्ण आधिकारिक शीर्षक (उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा पर एक ज्ञापन) दस्तावेज़ के केंद्र में है।
5. मामले का सार, जो एक व्यावसायिक रूप में कहा गया है, संक्षिप्त और स्पष्ट है।
6. भेजने वाले संगठन के प्रमुख की स्थिति, हस्ताक्षर और आद्याक्षर (निचले हिस्से के केंद्र में)।
7. कलाकार के बारे में जानकारी - स्थिति, आद्याक्षर, संपर्क (कार्यालय) फोन नंबर (पिछले भाग के नीचे)।

यहाँ ऐसे नोट का एक नमूना है:

रिपोर्ट फॉर्म के लिए 5 आवश्यकताएं

ज्ञापन में सख्ती नहीं है अनिवार्य प्रपत्रहालांकि, यह एक लिपिकीय संदेश है, इसलिए यह एक अनौपचारिक प्रारूप में लिखा गया है, जिसमें निम्नलिखित आवश्यक तत्व हैं:

1. आवश्यक जानकारी स्पष्ट रूप से लिखी जानी चाहिए।
2. महत्वपूर्ण डेटा की सकल त्रुटियां और चूक अस्वीकार्य हैं, अन्यथा भविष्य में रिपोर्ट अमान्य हो सकती है।
3. भावनात्मक आकलन और वर्णित स्थिति के लिए एक व्यक्तिगत दृष्टिकोण आमतौर पर स्वागत योग्य नहीं है, क्योंकि वे एक प्रशासनिक निर्णय को अपनाने में योगदान नहीं करते हैं।
4. परिस्थितियों का वर्णन करते समय, स्थिति के सभी आवश्यक विवरणों को इंगित करना आवश्यक है। मामूली विवरण छोड़ा जा सकता है।
5. दस्तावेज़ के अंत में, संकलक की स्थिति और उसका पूरा नाम निर्धारित किया जाना चाहिए।

ऊपर आप परिचित हैं विभिन्न प्रकार केरिपोर्ट, तो अब आप बेहतर तरीके से समझते हैं कि उन्हें कैसे लिखना है और उनमें क्या लिखा जाना चाहिए। कर्मचारियों के लिए यह जानना विशेष रूप से उपयोगी है। सार्वजनिक संस्थान, जिनके मुखिया ज्ञापन लिखने के लिए बाध्य हैं।

गैर-राज्य सुरक्षा उद्यमों के साथ काम करते हुए, कोई यह देख सकता है कि सावधानीपूर्वक निष्पादित लेखांकन और नियंत्रण प्रलेखन (आंतरिक मामलों के मंत्रालय के निर्देशों के अनुसार) अन्य आधिकारिक पत्राचार की अनुपस्थिति के साथ संयुक्त है। मुख्य तर्क मानक एक है: "मैं नौकरशाही का प्रजनन नहीं करना चाहता।"
हालांकि, आधिकारिक पत्राचार कागज का इतना अतिरिक्त प्रवाह नहीं है जितना कि बीमा (और बिल्कुल मुफ्त) दोनों सामान्य और व्यक्तिगत कर्मचारियों में विशेष रूप से। विशिष्ट दस्तावेज़ीकरण विकल्पों पर विचार करते समय प्रासंगिक उदाहरण दिए जाएंगे।

कागजी कार्रवाई

आधिकारिक पत्राचार के सभी दस्तावेज ए 4 प्रारूप में कागज की शीट पर तैयार किए जाते हैं (एक विस्तारित डबल नोटबुक शीट की अनुमति है)। मामलों में फाइल करने की संभावना के लिए शीट के बाईं ओर 3 सेमी का इंडेंट आवश्यक है। यदि दस्तावेज़ को एक पृष्ठ पर समाप्त करना असंभव है, तो नई शीट पर लिखना जारी रखना बेहतर है, न कि पीछे की तरफ। यदि दस्तावेज़ गोपनीय योजना का नहीं है, तो शीट्स को पेपर क्लिप या स्टेपलर के साथ बांधा जाता है। संख्याएं दूसरे पृष्ठ से शुरू होकर, मानक के रूप में - शीट के शीर्ष पर केंद्र में रखी जाती हैं।
दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में एक शीर्षलेख रखा गया है। "हेडर" प्राप्तकर्ता और प्रेषक को इंगित करता है। यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि प्राप्तकर्ता की स्थिति और कार्य का स्थान अलग-अलग पंक्तियों में लिखा गया हो। प्रेषक की स्थिति और उपनाम से पहले, "से" पूर्वसर्ग की अनुमति है। नीचे केंद्र में दस्तावेज़ का नाम लिखा है।

सुरक्षा सेवा के प्रमुख
प्लांट एसपीकेबीआईएम
श्री सुकरमैन ए.आई.
सीनियर शिफ्ट गार्ड से
गस्ताबरमिशविली आर. डी.
रिपोर्ट GOOD
इसके अलावा, लाल रेखा से, मुख्य पाठ लिखा जाता है। मुख्य पाठ के बाद, तिथि (बाईं ओर) और हस्ताक्षर (दाईं ओर, बिना डिकोडिंग के) डाल दिए जाते हैं। आवेदन नीचे सूचीबद्ध किए जा सकते हैं। दिनांक या तो दोहरे रजिस्टरों में डॉट्स ("22.03.02") के माध्यम से दर्ज किया गया है, या महीने के एक लिखित संकेत ("22 मार्च, 2002") के साथ दर्ज किया गया है।
हाथ से दस्तावेज़ तैयार करते समय, मुख्य पाठ के बाद ही हस्ताक्षर किए जाते हैं। जब टाइप किया जाता है - मुख्य पाठ के बाद और प्रत्येक पृष्ठ के नीचे।
... मैं आपके निर्णय पर रिपोर्ट करता हूं।
03/22/02। "गैस्टारबर्मिशविली"

व्यापार पत्राचार दस्तावेज

आंदोलन के अनुसार, दस्तावेजों को इनकमिंग (बाहर से इस संरचनात्मक इकाई में आने वाले), आउटगोइंग (इस संरचनात्मक इकाई द्वारा वितरित दस्तावेज) और आंतरिक (केवल इस के काम के लिए आवश्यक दस्तावेज) में विभाजित किया गया है। संरचनात्मक इकाईऔर उससे आगे नहीं)।
दस्तावेज़ीकरण के प्रकारों के अनुसार, आदेश, निर्देश, रिपोर्ट, ज्ञापन, कार्यालय नोट, व्याख्यात्मक, सूचना नोटऔर पत्र, विश्लेषणात्मक नोट्स और पत्र और कई कम महत्वपूर्ण दस्तावेज।

आदेश।

सुरक्षा परिषद के प्रमुख द्वारा तथ्यों पर आदेश जारी किए जाते हैं: संरचनात्मक समायोजन, कर्मियों का काम(भर्ती, बर्खास्तगी, व्यापार यात्रा, आभार, आदि), एक कर्मचारी द्वारा सूचना नोटिस, आदि। आदेश में इसकी संख्या और रिलीज की तारीख का संकेत होना चाहिए। हम आपको यह संयोग से नहीं याद दिलाते हैं, क्योंकि रक्षा मंत्रालय ने भी रक्षा मंत्रालय और जीटीटीटी के अधिकारियों को चेचन्या भेजने के लिए दिनांक 12.08.96 को एक आदेश जारी किया था। आदेश के आधिकारिक रूप में, वर्ष का संकेत नहीं दिया गया था।

निर्देश।

निर्देश कर्मचारियों द्वारा काम के उत्पादन के लिए नियमों और प्रक्रियाओं पर मुख्य दस्तावेज हैं। निर्देशों पर लेखक (आमतौर पर संबंधित संरचनात्मक इकाई के प्रमुख) द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और सुरक्षा परिषद के प्रमुख द्वारा प्रमाणित (!) होना चाहिए। उद्यम कर्मियों (एसबी नहीं) के अधिकारों को प्रतिबंधित करने वाले निर्देशों को उद्यम के निदेशक द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए। केवल इस रूप में वे सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य हो जाते हैं, क्योंकि सुरक्षा सेवा के प्रमुख के पास केवल अपने अधीनस्थ सुरक्षा सेवा पर अधिकार होता है। इस तरह के दस्तावेज "चेकपॉइंट शासन पर निर्देश", "आंतरिक शासन पर निर्देश", आदि हो सकते हैं। इस तथ्य पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए कि निर्देश स्पष्ट रूप से काम के गैर-प्रदर्शन के लिए प्रतिबंधों को परिभाषित करते हैं और उल्लंघन का पता लगाने के लिए एक तंत्र पर काम किया जाता है। बाहर। अन्यथा, निर्देश व्यर्थ है।

रिपोर्ट।

आपातकालीन स्थितियों के तथ्य पर कर्मचारियों द्वारा सुरक्षा परिषद के प्रमुख को संबोधित रिपोर्टें लिखी जाती हैं। एक महत्वपूर्ण विशेषता: रिपोर्ट केवल तथ्य पर ही नहीं लिखी जानी चाहिए आपात स्थितिहथियारों या विशेष साधनों के उपयोग के साथ (जैसा कि अक्सर किया जाता है), लेकिन यहां तक ​​​​कि तुच्छ प्रतीत होने वाले लोगों के लिए भी। तो, एक राज्य में एक व्यक्ति ने एक बैंक में प्रवेश किया शराब का नशा, जिन्होंने कैशियर के पास जाने की कोशिश की और "उनकी मेहनत की कमाई प्राप्त की।" उन्हें एक सुरक्षा गार्ड द्वारा हॉल से बाहर सड़क पर ले जाया गया (कोई वीडियो निगरानी नहीं थी) दर्दनाक हाथों से निपटने की तकनीकों का उपयोग करके। सुरक्षा गार्ड ने घटना को महत्वहीन माना और संबंधित दस्तावेज तैयार नहीं किए। दो दिन बाद, बैंक की सुरक्षा सेवा के एक कर्मचारी द्वारा उसे पीटने के बारे में एक बयान के साथ वह व्यक्ति जिला पुलिस विभाग में बदल गया। बयान के साथ मारपीट के निशान मिलने के तथ्य पर एक डॉक्टर का प्रमाण पत्र भी था। द्वारा यह वाक्यएक आपराधिक मामला शुरू किया गया था, जिसे इस घटना पर कर्मचारी की रिपोर्ट की पिछली तारीख के बाद ही समाप्त कर दिया गया था।

रिपोर्टिंग नोट्स।

स्थापित निर्देशों (निंदा) और सेवा संबंधों के अन्य तथ्यों के उल्लंघन का पता लगाने पर, सुविधा की सुरक्षा और सुरक्षा प्रणाली में सुधार की आवश्यकता पर एक सिफारिश रिपोर्ट के क्रम में सुरक्षा परिषद के प्रमुख को ज्ञापन लिखा जाता है। यहां हम साथ काम कर रहे हैं लिख रहे हैंरिपोर्ट good। इस तरह के ज्ञापन आमतौर पर वाक्यांश के साथ समाप्त होते हैं: "मैं आपके निर्णय पर रिपोर्ट करता हूं।" (एक व्यक्ति का जिक्र करते समय, "आप", "आप", "आपका", आदि शब्द हमेशा बड़े अक्षर के साथ लिखे जाते हैं)। यहाँ एक उचित रूप से तैयार किए गए ज्ञापन का एक उदाहरण दिया गया है। संयंत्र के एक क्षेत्र के गार्ड ने सुरक्षा परिषद के प्रमुख को पद के तकनीकी सुधार की आवश्यकता के बारे में एक विस्तृत ज्ञापन लिखा, क्योंकि अपने वर्तमान स्वरूप में यह संबंधित निर्देश के उद्देश्यों की पूर्ति नहीं कर सका। दस्तावेज़ फ़ाइल में दर्ज किया गया था, इसके तथ्य पर कोई कार्रवाई नहीं की गई थी। कुछ समय बाद इस पोस्ट की साइट के माध्यम से सुविधा पर एक बड़ी चोरी को अंजाम दिया गया। एक कर्मचारी पर जुर्माना और दायित्व लगाते समय, उसने ज्ञापन की एक प्रति एक सहायक दस्तावेज के रूप में प्रस्तुत की। दोष और दंड हटा दिया गया, सामग्री दायित्वरद्द।

कार्यालय नोट।

संयुक्त कार्य के दौरान बातचीत में सुधार के विकल्पों पर समानांतर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के नाम पर मेमो लिखे जाते हैं।

व्याख्यात्मक नोट।

सुरक्षा परिषद के प्रमुख के नाम पर व्याख्यात्मक नोट इस तथ्य पर लिखे जाते हैं कि कर्मचारी विभागीय नियमों के उल्लंघन की व्याख्या करता है और कार्य विवरणियांमेरी तरफ से।
विश्लेषणात्मक नोट्स और रिपोर्ट, सूचना नोट और पत्र सूचना विभाग के आउटगोइंग दस्तावेज हैं और नीचे चर्चा की जाएगी।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यह योजना किसी भी उद्यम के संगठन का आधार है। सबसे पहले, उद्यम के लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं। लक्ष्यों के आधार पर, संरचना निर्धारित की जाती है। तभी आप इसे बनाना शुरू कर सकते हैं।

कई लोग मेमो को एक औपचारिकता के रूप में संदर्भित करते हैं जिसमें समय और तंत्रिकाएं लगती हैं। लेकिन ऐसी स्थितियां हैं जब यह औपचारिकता कर्मचारी को प्रबंधन के अनुचित दावों से बचा सकती है। किसी भी समय प्रलेखित अनुरोध आपको परेशानी से बीमा करेंगे, जो मौखिक अनुरोधों के बारे में नहीं कहा जा सकता है, जिन्हें हमेशा महत्व भी नहीं दिया जाता है। इस प्रकार, ये दस्तावेज़ रिश्ते के तथ्य की पुष्टि करते हैं, वे आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के रूप में पंजीकृत हैं।

रिपोर्ट लिखना

एक ज्ञापन क्या है?

रिपोर्टिंग नोट है महत्वपूर्ण दस्तावेजआंतरिक संवादकोई भी प्रभावशाली संस्था इसके बिना नहीं कर सकती। संगठन के सामान्य कामकाज के लिए, लगभग सभी कर्मचारियों के लिए एक नमूना ज्ञापन हाथ में होना चाहिए। मेमो से इसका अंतर यह है कि इसमें एक पदानुक्रमित अभिविन्यास होता है, अर्थात यह हमेशा एक अधीनस्थ से उच्च प्रबंधन तक आता है। नोट एक सूचनात्मक दस्तावेज के रूप में कार्य करता है, जो उद्यम में प्रबंधन प्रणाली की स्थिरता को प्रभावित करने वाली घटनाओं के बारे में उच्च अधिकारी या अन्य संरचनात्मक विभाग के अधिकारियों को समय पर सूचित करने के लिए लिखा जाता है।

रिपोर्ट में कानूनी बल है, क्योंकि इसका उद्देश्य न केवल संगठन के प्रबंधन को सूचित करना है, बल्कि आवाज उठाई गई स्थिति पर एक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्रेरित करना भी है। कर्मचारी की व्यक्तिगत पहल पर या प्रबंधक के अनुरोध पर एक दस्तावेज तैयार किया जाता है। प्रबंधन प्रलेखन के वर्गीकरण के अनुसार नोट कोड - OKUD के अनुसार 0286041। दस्तावेज़ को स्पष्ट रूप से उस समस्या का वर्णन करना चाहिए जो उत्पन्न हुई है, और चूंकि इसमें कानूनी बल है, इसलिए यह वर्तनी और कानूनी त्रुटियों से मुक्त होना चाहिए।

मेमो परिभाषा

दस्तावेज़ न केवल घटना का विवरण देता है, बल्कि स्थिति को हल करने के विकल्पों के साथ एक निष्कर्ष भी लिखता है। उसके बाद, मुखिया दस्तावेज़ का अध्ययन करने और अपना संकल्प लागू करने के लिए बाध्य है। इसके बाद, यह संकल्प विभिन्न उपायों (दंड लगाने, प्रोत्साहन जारी करने आदि) के अनुमोदन और कार्यान्वयन के आधार के रूप में कार्य करता है। इस प्रकार, एक ज्ञापन एक नेता और एक अधीनस्थ के बीच प्रतिक्रिया का एक तत्व है।

मेमो के उद्देश्य

इस दस्तावेज़ के निर्माण में अपनाए गए मुख्य लक्ष्य:

• व्यक्तिगत प्रदर्शन की प्रभावशीलता बढ़ाएँ. जब कुछ कर्मचारी के साथ हस्तक्षेप करता है, और वह इस समस्या को हल करने के तरीके सुझाता है।
• स्थिति को सुधारें. जब कोई कर्मचारी कुछ ऐसे तथ्य जानता है जो उससे व्यक्तिगत रूप से संबंधित नहीं हैं, लेकिन, उसकी राय में, स्थिर और कुशल कार्य में हस्तक्षेप करते हैं। प्रबंधन को एक रिपोर्ट लिखी जा रही है ताकि निकट भविष्य में स्थिति का समाधान किया जा सके।
• अपने आप को जिम्मेदारी से मुक्त करें. यदि कर्मचारी ने वरिष्ठों को कुछ जानकारी दी और घटना को सुधारने के लिए जिम्मेदारी से खुद को मुक्त करना चाहता है। उसके बाद, संकलक के लिए कोई दावा नहीं होना चाहिए।
• अधिकारों का उल्लंघन होने पर अपनी रक्षा करें. यहां नोट घटना के शांतिपूर्ण समाधान का प्रयास है।

ज्ञापन के उद्देश्यों में से एक जिम्मेदारी को अस्वीकार करना है

मेमो के प्रकार

वे दो प्रकार के होते हैं:

1. आंतरिक- कंपनी की दक्षता बढ़ाने के लिए कर्मचारी या उसके बॉस के अनुरोध पर लिखा जाता है। हस्ताक्षर लेखक द्वारा किया जाता है। चूंकि दस्तावेज़ को आंतरिक माना जाता है, इसलिए निष्पादन ए 4 पेपर पर किया जाता है।
2. बाहरी- उच्चाधिकारियों को भेजा। इस प्रकार पर केवल कंपनी के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, और यह लेटरहेड पर मुद्रित होता है।

दोनों ही मामलों में, तारीख लिखने और हस्ताक्षर करने के दिन निर्धारित की जाती है।

• सूचनात्मक -एक नियम के रूप में, वे नियमित रूप से तैयार किए जाते हैं, वे काम के तरीकों और विशेषताओं के बारे में विस्तार से सूचित करते हैं। उनका उपयोग वर्कफ़्लो में सुधार के लिए प्रबंधन को विचारों को व्यक्त करने के लिए भी किया जा सकता है।
• रिपोर्टिंग- एक विशिष्ट अवधि में निष्पादित आदेश के परिणामों पर रिपोर्ट। एक नियम के रूप में, वे निम्नतम स्तर के कर्मचारियों से बने होते हैं।
• पहल -जहां कर्मचारी विशिष्ट घटनाओं के संबंध में एक निश्चित निर्णय लेने के लिए अधिकारियों को आमंत्रित करता है - उल्लंघन, डाउनटाइम, आदि।

आंतरिक ज्ञापन

अक्सर, रिपोर्टों के बीच, किसी को अधिकारियों को "दमनकारी" नोट लिखना पड़ता है, कर्मचारियों और आलसी लोगों पर। उन्हें बहुत सावधानी से तैयार किया जाना चाहिए, क्योंकि थोड़ी सी भी चूक भविष्य में परेशानी का कारण बन सकती है। अनुशासन का उल्लंघन आर्थिक दंड का एक कारण है, इसके लिए दस्तावेज़ में मजबूत तर्क दिए जाने चाहिए। गलत तरीके से तैयार किए गए दस्तावेज़ पर मुकदमा चलाया जा सकता है, यह शिकायत करते हुए कि अधिकारी किसी विशेषज्ञ के अधिकारों का दुर्भावनापूर्ण रूप से उल्लंघन करते हैं। इसलिए, यह जानना महत्वपूर्ण है कि मेमो को सही तरीके से कैसे लिखा जाए।

दस्तावेज़ संरचना

ज्ञापन में दो या तीन शब्दार्थ खंड शामिल हैं:

1. वास्तविकएक हिस्सा जहां घटना के कारणों का उल्लेख किया गया है जिसने इसके गठन को साथ की परिस्थितियों के विस्तृत विवरण के साथ प्रेरित किया।
2. विश्लेषणात्मक -घटना के संभावित परिणामों और समस्या के समाधान के लिए विभिन्न विकल्पों के साथ स्थिति का विश्लेषण प्रस्तुत करता है।
3. सारांशवह हिस्सा जहां वक्ता अपनी राय का वर्णन करता है, एक ठोस तर्क देता है और घटना को हल करने के लिए कुछ विशिष्ट कार्रवाई करने की सिफारिश करता है। और फिर नेता खुद तय करता है कि क्या प्रतिबंध लेना है। चूंकि अधिकारियों के पास परीक्षणों के लिए समय नहीं है, इसलिए अक्सर वे विवरण में जाने के बिना लेखक के प्रस्तावों से सहमत होते हैं।

बाहरी ज्ञापन

आप पाठ और सारणी दोनों रूपों में एक ज्ञापन बना सकते हैं। प्रश्न के प्रकार के आधार पर दस्तावेज़ में विश्लेषणात्मक अनुभाग अनुपस्थित हो सकता है। इस मामले में, दस्तावेज़ में समस्या के समाधान के साथ केवल तथ्यात्मक भाग और निष्कर्ष होता है। इसके साथ, आप न केवल कुछ उत्पादन प्रक्रियाओं में सुधार के लिए सुझाव दे सकते हैं, बल्कि किए गए उपायों पर अपना असंतोष भी व्यक्त कर सकते हैं। रिपोर्ट की प्रस्तुति के साथ आगे बढ़ने से पहले, आपको समस्या या अपने दृष्टिकोण को स्पष्ट रूप से तैयार करने की आवश्यकता है और उसके बाद ही इसे कागज पर प्रस्तुत करना शुरू करें।