Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.
Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.
Определение термина "стандартизация " характеризуется тремя основными моментами.
Во-первых, стандартизация есть, устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение.
Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов.
В третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойства документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
Объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.
Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке
Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия.Различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим, является понятие "унификация".
Правовая сила стандартов, включение в стандарты требований обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.
Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице - формуляре.
Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД).
УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Применяемые унифицированные формы документов - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.
Кроме унифицированных форм документов, унифицированные системы документации включают:
Документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;
Межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями стран СНГ;
Стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающее состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие -единый порядок проведения этих работ;
Нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.
В республике в настоящее время разрабатываются несколько унифицированных систем документации:
Первичной учетной документации,
Отчетно-статистической,
По труду и социальным вопросам, по торговле и др.
Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации УСОРД.
Характерной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении" любой управленческой функции на любом уровне "управления и во всех отраслях.
Целью разработки и совершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний - формулировку управленческого решения.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
· Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
· Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
· Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
· Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
· Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.
Унификация и стандартизация документов
Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.
Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.
Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.
Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.
В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.
Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
· безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
· технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
· качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
· экономии всех видов ресурсов;
· безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
· обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:
· государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
· применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;
· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
· стандарты отраслей;
· стандарты предприятий;
· стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.
Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.
Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
Стандарт устанавливает:
· состав реквизитов документов;
· требования к составу реквизитов документов;
· требования к бланкам и оформлению документов;
· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.
Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.
Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:
· единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
· новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
· делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
· правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
· правил проектирования бланков документов;
· правил использования, учета и хранения бланков и печатей;
· правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.
ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.
Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;
ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;
ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).
Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированная система документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.
В настоящее время действует следующие унифицированные системы документации:
1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
· документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятий, организаций;
· документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;
· документация по распорядительной деятельности организации;
· документация по организационно-распорядительному регулированию деятельности организации, предприятия;
· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
· документация по приему на работу;
· документация по переводу на другую работу;
· документация по увольнению с работы;
· документация по оформлению отпусков;
· документация по оформлению поощрений;
· документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
УСОРД носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления и учреждениях - сверху донизу, независимо от отраслевой принадлежности.
УС состоит из 3 подсистем:
· по созданию и реорганизации учреждений и предприятий;
· кадровой документации;
· автоматизированного контроля исполнения документов.
УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.
Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90). Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.
2. Унифицированная система банковской документации:
· платежная документация по безналичным расчетам через банки;
· документация по кредитным операциям банков;
· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
· документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
· выходная документация банков;
· документация по депозитарным операциям банков;
· платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;
· документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;
· выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;
· документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;
· документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
· бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.
3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
· финансовая документация;
· отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.
4. Унифицированная система отчетно-статистической документации:
· документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
· документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
· документация по статистике труда;
· документация по статистике материальных ресурсов;
· документация по статистике финансов;
· документация по социальной статистике;
· документация по статистике промышленности;
· документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
· документация по статистике капитального строительства;
· документация по статистике внешнеэкономических связей;
· документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
· документация по статистике транспорта и связи;
· документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные и хозяйственные органы статистическими данными о выполнении планов, эффективности производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.
5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
· отчетная бухгалтерская документация;
· регистры бухгалтерского учета;
· первичная учетная документация.
6. Унифицированная система документации по труду:
· документация по состоянию рынка труда;
· документация по трудовым отношениям;
· документация по повышению квалификации работников органов по труду;
· документация по охране труда;
· документация по минимальным потребительским бюджетам;
· документация по обращениям в органы по труду.
7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:
· документация по учету и распределению средств;
· документация по планово-экономической деятельности;
· документация по контрольно-проверочной деятельности.
8. Унифицированная система внешнеторговой документации.
· оперативно-коммерческая документация;
· товаросопроводительная документация;
· расчетная внешнеторговая документация;
· документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
· транспортная внешнеторговая документация;
· экспедиторская внешнеторговая документация.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.
Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов регулируются специальным межведомственным нормативом "Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления" РД 50-61 - 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.
Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.
Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.
Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность и др. являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, необходимые для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
· Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
· Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
· Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
· Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
· Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
· Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).- и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
· Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
· Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
· Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
· Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
· Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
· Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
· Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
· Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
· Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.
Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.
ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач:
· регистрации форм документов;
· упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
· сокращения количества применяемых форм;
· исключения из обращения неунифицированных форм документов;
· обеспечения учета и систематизации унифицированных форм
· документов на основе их регистрации;
· контроля за составом документов и исключения дублирования
· информации, применяемой в сфере управления;
· рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например:
| Контрольное число |
Наименование формы |
Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный номер, а последняя цифра - контрольное число. Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом: 09 - Унифицированная система документации Пенсионного фонда; 01 - Документация по учету и распределению средств; 004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд; 6 - Контрольное число. В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: · первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; · третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; · пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; · восьмой знак - контрольное число. Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа. Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики. Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" проставляются в унифицированных формах документов на верхнем поле документа справа. Другой классификатор, имеющий прямое отношение к документам и определенное значение для работников аппарата управления, - "Общесоюзный классификатор предприятий и организаций" (ОКПО), поскольку каждый документ должен содержать определенный код по этому нормативу. Объектами классификатора являются только предприятия и организации, которые обладают правами юридического лица, как основные источники возникновения и потребления информации, а также входящие в объединения. Этот классификатор содержит коды министерств, ведомств и отраслей народного хозяйства и их наименования, что придает ему качества универсального норматива. Кроме того, ОКПО прямо сопрягается с унифицированной системой документации (УСД) по средствам кодового обозначения всех ОРД, создаваемых и передаваемых тем или иным предприятием или организацией на все уровни управления. Классификатор ОКПО имеет следующую схему построения: ОКПО способен сопрягать основные, необходимые для обработки управленческой документации реквизиты, оформительской зоны в соответствии с ГОСТ 6.38-90. Каждый работник управления должен иметь необходимые сведения по структуре и использованию этих нормативов. В повседневной работе ОКПО может использоваться в следующих ситуациях: · ликвидация учреждения; · потеря им прав юридического лица по тем или иным причинам; · объединение учреждений; · переименование учреждений; · изменение территориально-административного расположения учреждения; · перевод учреждения в другое министерство, ведомство; · ввод в действие нового учреждения; · образование нового учреждения в результате разукрупнения. Эти два классификатора предоставляют исполнителям информацию о заполнении реквизитов и кодов, обязательность которых предусмотрена ГОСТ 6.38-90. Заключение Выбранная тема курсовой работы в настоящее время очень актуальна, так как при создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации. Стандартизация позволяет установить и применить определенные правила в оформлении документов. Унификация, в свою очередь, способствует сокращению многообразия разновидностей документов, приведению их к единообразию форм, структуры, обработки, хранению. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и создаются унифицированные системы документации, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. Классификаторы являются нормативными документами, содержащими систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Список литературы 1. А.В. Пшенко. Документационное обеспечение управления. - М., Форум - Имфра-М., 2002. 2. О.И. Замытскова. Делопроизводство для колледжей. - Ростов н/Д., Феникс, 2001. 3. В.С. Мингалев, М.В. Ларин. Специальные системы документирования. - М., Экономика, 1989. 4. М.Т. Лихачев, Т.В. Кузнецова. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., Экономика, 1991. 5. М.В. Кирсанова, Ю.М. Акснов. Курс делопроизводства. - М., 1998. 6. О.П. Дорофеева, Е.К. Губская, А.М. Вигера. Секретарское дело. - Ростов н/Д., Феникс, 2003. 7. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Архивоведение. - М., профобр. издат., 2002. 8. В.А. Кудряев. Организация работы с документами. - М., Инфра-М, 2002. 9. Е.А. Степанов. Секретарское дело. - М.,1998. 10. Е.А. Степанов. Делопроизводство. - М., 1999. |
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию". По официальному определению унификация - это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников.
Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов". Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.
Стандартизация - сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой - виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация - это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.
Установлены следующие категории стандартов:
государственные стандарты (ГОСТ).
отраслевые стандарты (ОСТ);
республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Введение
· Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
· Унифицированная система отчетно-статистической документации;
· Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
· Унифицированная система документации по труду;
· Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96) (в ред. От 20.03.2002) – устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;
Основы законодательства РФ об архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 – определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов
Общероссийские классификаторы:
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
Государственные инструкции по делопроизводству:
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти– содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организацией, с указанием сроков хранения – устанавливает сроки хранения документов
На основе типовых, разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:
· порядок составления и оформления служебных документов;
· порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
· контроль исполнения документов;
· порядок работы с исходящими документами;
· порядок работы с внутренними документами;
· составление номенклатуры дел;
· правила формирования дел;
· порядок обеспечения сохранности документов;
· порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
2. Состав управленческих документов.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Но вне зависимости от специфики организации (предприятия) среди многообразия видов документов можно выделить следующие основные группы документов:
04 - код организации,
17 - резолюция,
18 - заголовок к тексту,
19 - отметка о контроле,
20 - текст документа,
21 - отметка о наличии приложения,
22 - подпись,
23 - гриф согласования документа,
24 - визы согласования документа,
25 - печать,
26 - отметка о заверении копии,
27 - отметка об исполнителе,
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело,
29 - отметка о поступлении документа в организацию,
30 - идентификатор электронной копии документа
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.
4.2. Оформление реквизитов документов
1. Государственный герб РФ. Помещается на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ.
2. Герб субъекта РФ. Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
3. Эмблема организации - условное или символическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура , комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п. Изображение эмблемы не заменяет название организации. Эмблема организации помещается на бланках организаций в соответствии с уставом и независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу перед реквизитом «наименование организации», а при продольном - над этим же реквизитом в середине верхней части листа.
4. Код организации по Российскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код ОКПО присваивается организации при ее регистрации.
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговым органом.
6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
7. Код документа по Российскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Используется для автоматизированной обработки документов. Реквизит проставляется при оформлении конкретного вида документа.
8. Наименование организации (как полное, так и сокращенное), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах . Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование организации должно содержать указания на его организационно-правовую форму (ОАО - открытое акционерное общество , ЗАО - закрытое акционерное общество , 000 - общество с ограниченной ответственностью и др.).
Например:
ОАО "Центрэнергострой"
(ОАО "ЦЭС")
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит "наименование организации" является составной частью наименования должности в реквизите "подпись", удостоверяющей происхождение документа.
Например:
Генеральный директор
ООО "Нижегородспецгидрострой"
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке, если оно закреплено в уставе, располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
9. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и факсов, адрес электронной почты, банковские реквизиты, номер лицензии и дату ее выдачи и другие сведения по усмотрению организации.
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000). Это один из важнейших реквизитов и проставляется на всех документах, кроме писем, т. е. он указывается только на общем бланке. Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.
Например: АКТ, ПРИКАЗ.
Неправильным считается написание этого реквизита как "Приказ директора" или "Приказ по заводу".
В том случае, если документ создается совместно несколькими организациями, он оформляется на стандартных листах бумаги (а не на бланке). В заголовочной части этого документа указывается:
Полное наименование организаций, от имени которых составляется документ,
Название вида документа,
Место его составления или издания.
Подписи в таких документах располагаются на одном уровне. В наименованиях должностей лиц, подписавших документы, включаются наименования организаций.
Все экземпляры совместно созданных документов, включая приложения к ним, должны быть подлинниками, т. е. содержать подписи должностных лиц, включающие:
Наименование должностей,
Личные подписи,
Расшифровку личных подписей (инициалы, фамилия подписавшего).
11. Дата документа - один из важнейших реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
Дата его подписания (для приказов, писем, справок);
Дата его утверждения (для планов отчетов, правил, инструкций и т. п.);
Дата события, которое в нем зафиксировано (для актов)
Дата заседания или принятия решения (для протоколов).
Дата - составная часть поискового признака документа. Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Если цифра одна, то перед ней обязательно ставится ноль.
Наименование структурного подразделения (в именительном падеже),
Указание должности получателя (в дательном падеже),
Инициалы и фамилия (в дательном падеже),
Почтовый адрес (в соответствии с Почтовыми правилами)..
Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида отправляемого документа.
Каждый элемент адресата печатается строчными буквами (кроме заглавных) с новой строки от одного положения табулятора, точка в конце составных частей реквизита не ставится. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. На типографских бланках организации для реквизита "адресат" устанавливаются ограничительные знаки "уголки".
Существует несколько вариантов адресования.
1. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Минобразования Российской Федерации
Управление ДОУ
2. При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:
Минобразования
Российской Федерации
Управление ДОУ
Ведущему специалисту
3. При адресовании документа руководителю или заместителю руководителя организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Документ адресуют руководителю в тех случаях, когда решение вопроса зависит непосредственно от него. Не принято указывать фамилию адресата без инициалов. Например:
Генеральному директору
4. При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их следует называть обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.
Например:
5. При адресовании документа лицу, имеющему ученые степени и звания, указывают сведения о них перед фамилией и инициалами адресата. "
Например:
Ректору ВГИПИ
доктору педагогических наук, профессору
6. При направлении документа в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам почтовый адрес не указывается.
7. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам (это облегчает работу экспедиции учреждения по обработке и отправке корреспонденции). Сначала пишется наименование организации, а затем адрес.
Например:
Редакция журнала "Справочник Кадровика" Большая Ордынка ул., д.8 , Москва 136104
8. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
ул. Рождественскаяая,
9. Несколько адресов на документе указывают с целью информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направляется данный документ. В этом случае документ не должен содержать более 4-х адресов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат. Адреса разделяются двумя межстрочными интервалами.
10. Для внутренних документов (заявление, докладная записка и др.) указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации входит в название должности.
Например: Начальнику учебного отдела ВГИПА
11. При направлении документов иностранным корреспондентам они адресуются в организации или конкретному лицу (обычно без указания должности). При этом сначала указываются инициалы и фамилия, затем наименование организации, далее ее адрес в такой последовательности: номер почтового ящика, номер дома, название улицы, название города и страны, почтовый индекс.
Например:
100, South Street London, KW CR24TW
16. Гриф утверждения документа. Оформляется в верхнем правом углу документа. Утверждение документа - особый способ удостоверения некоторых видов документов. Оно санкционирует их содержание и свидетельствует о распространении действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу. Утверждению подлежат положения, уставы, акты и др. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению прилагается.
В таких документах как структура, штатная численность, штатное расписание гриф утверждения дополнительно удостоверяется оттиском печати.
Утверждение производится после подписания документа и имеет два варианта оформления;
1. Утверждение документа руководителем.
2. Издание распорядительного документа (приказ, постановление).
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Второй вариант целесообразно использовать в том случае, когда требуются разъяснения, дополнительные предписания, устанавливается срок ввода утверждаемого документа в действие и т. п.
Если утверждаемый документ издается одновременно с распорядительным, то он оформляется как приложение к этому распорядительному документу.
При любом способе утверждения на утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, который соответственно имеет два варианта:
В первом случае он состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учреждения, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например: УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
текстиль»
Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, наименование утверждающего документа в творительном падеже , его даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ректора ВГИПУ
Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек и двоеточия.
Дополнения и исправления в утвержденный документ могут быть внесены только с разрешения утверждавшего его лица.
17. Резолюция - это распорядительная надпись на полученном документе, сделанная соответствующим должностным лицом рукописным способом и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость.
Например:
Прошу подготовить проект
договора к 05.12.2004
Подпись, дата
В случае, если в резолюции указано несколько фамилий, то ответственным за исполнение является тот, чья фамилия стоит первой.
На документах, не требующих дополнительных указаний, указываются только ф. и.о. исполнителя, подпись автора резолюции и дата.
Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять чертой исполнителя и предписываемые действия от подписи руководителя.
Нецелесообразно применять резолюции типа "Прошу исполнить", и т. п., т. к. они не несут новой информации.
Резолюция располагается в верхней части документа между реквизитами "адресат" и "текст" на первом листе документа. Если площади под резолюцию недостаточно, можно помещать ее на любой свободной площади документа кроме полей. Недопустимо помещение резолюции на тексте, адресате и др. важных реквизитах.
В некоторых случаях, когда резолюцию нецелесообразно располагать на документе, допускается оформлять резолюцию на отдельном листе. Но это делать нежелательно, т. к. лист может быть заменен или потеряться. Резолюция является основанием постановки документа на контроль и определения контрольного срока исполнения.
18 . Заголовок к тексту - это краткое содержание документа. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации. Он формулируется составителем документа, печатается строчными буквами флатовым способом.
Объем заголовка должен быть не более 5-ти строк. В сложных документах большого объема составляют подзаголовки. Рекомендуется избегать переноса слов. На типографских бланках организации для реквизита "заголовок" устанавливаются ограничительные знаки "уголки". Допускается не указывать заголовок на документах формата А5. В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации .
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Может отвечать на вопросы о чем? или о ком?
Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
Заголовки к текстам протоколов, инструкций, актов, правил и т. п. должны сочетаться в падеже с наименованием вида документа (отвечает на вопрос чего (кого)?). Например:
Акт проверки санитарного состояния
Правила внутреннего трудового распорядка
Должностная инструкция секретаря-референта
Протокол заседания трудового коллектива
19. Отметка о контроле. Документы, требующие исполнения и ответа, берутся на контроль. Срок исполнения документов может быть указан в резолюции руководителя. Если срок не указан, то он определяется в соответствии с Типовыми сроками исполнения документов или как указано в тексте документа.
Отметка о контроле обозначается буквой "К" словом или штампом"Контроль" . Наносится в правом верхнем углу первого листа документа красным фломастером или специальным штампом.
20. Текст документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты используются глаголы «владеете», «были», «находились», В качестве примера можно привести типовую форму «Личный листок по учету кадров»: «Какими иностранными языками владеете».
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст как правило состоит из 2-х частей. В 1-й части указывают основания, причины, цели составления документа, во 2-й - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только 2-ю часть (например, письма, заявления - просьбу без пояснения; приказы - распорядительную часть без констатирующей; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия , а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"),
В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание или оценку фактов и выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного и множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа ("просим направить"),
От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"),
От третьего лица единственного числа ("администрация не возражает", "комитет по экологии считает возможным").
21. Отметка о наличии приложения. В зависимости от назначения и содержания приложений к документу их условно можно подразделить; на 3 вида:
1. Приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие (приложения к правовым актам).
2. Приложения, разъясняющие или дополняющие основной документ.
3. Приложения, направляемые сопроводительными письмами и являющиеся самостоятельным документом.
Реквизит "Приложение" располагают между реквизитами "текст" и "подпись" с красной строки. Независимо от количества приложений пишется слово "Приложение" в единственном числе, после него ставится двоеточие:
Существует несколько видов оформления приложения.
1. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то указывается только количество листов и экземпляров.
Например:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то его наименование необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение: 1. Контракт /25 на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приема работ на 1 л. в 3 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а на самом документе указывается:
Приложение: опись на 5 л.
3. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о приложении оформляется по следующей форме:
Приложение: Инструкция по ведению делопроизводства в ОАО "ЗМЗ" и приложения к ней, всего на 3 л.
4. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Например:
Приложение: Правила внутреннего трудового распорядка ВГИПА 5 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение не во все, то в отметке указывается порядковый номер адреса, куда направляется приложение.
Например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в третий адрес.
Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.
если приложений несколько.
Например:
Приложение
к постановлению администрации
Нижегородской области
от 01.01.2001 №31
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
К приказу Минюста России
.22. Подпись - обязательный реквизит любого служебного документа. Под подписью понимают полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание исходящих от них документов.
Подписание документов, так же как утверждение и проставление печати - один из способов удостоверения документов. Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность.
Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об организации и структурных подразделениях, а также в должностных инструкциях.
В состав реквизита "подпись" входят:
Наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без указания организации, если документ оформлен на бланке и полное, если документ оформлен не на бланке),
Личная подпись,
Расшифровка подписи (инициалы и фамилия - без пробелов между ними). Если наименование должности состоит из нескольких слов, оно печатается в несколько строк и подпись с расшифровкой размещаются на уровне последней
строки наименования должности.
Например:
Генеральный директор подпись
Генеральный директор
В научных и учебных учреждениях в подписи могут указываться звания и ученые степени.
Ректор ВГИПУ
д. п.н., профессор подпись
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
Документы могут быть подписаны несколькими лицами. В этом случае реквизит "подпись" оформляется следующим образом.
1. Документы, связанные с получением и выдачей денежных средств , получением товарно-материальных ценностей и гарантийные письма обязательно имеют две подписи: первую и вторую. Право первой подписи принадлежит руководителю или его заместителям, а право второй - главному бухгалтеру или лицу, уполномоченному на это. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Генеральный директор личная подпись
Главный бухгалтер личная подпись
2. На документах, принимаемых коллегиальными органами (протоколы собраний, заседаний и т. п.), проставляются две подписи - председателя и секретаря, должности при этом не указываются.
Например:
Председатель (подпись) Д. Л Вихров
Секретарь (подпись)
3. Если документ подписывается несколькими равными по должностям лицами, их подписи располагают на одном уровне. Например, на договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.
Например: "
Заместитель директора Заместитель директора
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.);
Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности ; внутреннего трудового распорядка и т. д.);
Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования ; численности работников и т. д.);
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.);
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;
предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств , ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т. д.);
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту ;
работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.);
Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т. д.);
Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.);
Расценки на производство работ;
Сметы (расходов на содержание аппарата управления , зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство);
Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);
Структура и штатная численность;
Тарифные ставки;
Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ , списания, экспертизы и т. д.);
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические задания и т. д.);
Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.);
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);
Положения о министерствах (ведомствах);
Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т. д.);
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию в договору; на капитальное строительство и т. д.);
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных
ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.);
Спецификации (изделий, продукции и т. д.);
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 2
ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
1. Унификация и стандартизация управленческих документов. Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию.
2. Реквизиты документа. Постоянные и переменные реквизиты.
3. Реквизиты заголовочной части документа.
4. Реквизиты содержательной части документа.
5. Реквизиты оформляющей части документа.
6. Вспомогательные делопроизводственные отметки на документе.
7. Реквизиты, обязательные для каждого вида управленческого документа, их оформление.
8. Дата документа. Дата служебного письма, протокола, приказа, акта.
9. Оформление реквизита «Справочные данные об организации»
10. Оформление реквизита «Адресат» при адресовании документа
руководителю организации;
в организацию без указания конкретного лица;
конкретному должностному лицу;
частному лицу;
12. Оформление утверждения документа
13. Оформление согласования документа.
14. Оформление подписи в гарантийных письмах, приказах, протоколах, актах, договорах,
15. Заверение копии документа.
16. Бланк документа. Виды бланков организационно-распорядительных документов. Требования к бланкам.
17. Отличия бланка письма от общего бланка. Постоянные и переменные реквизиты документа.
18. Форматы бумаги при изготовлении бланков, Размеры полей для бланков. Нумерация страниц в много страничных документах.
19. Назначение и оформление заголовка письма, приказа, протокола, инструкции.
20. Способы расположения реквизитов бланка. Расположение реквизитов для бланка служебного письма.
21. Распорядительная документация. Виды приказов. Оформление приказов по основной деятельности.
22. Служебные письма, Виды служебных писем. Правила оформления.
23. Протокол. Правила оформления, Виды протоколов.
24. Выписка из протокола, приказа. Придание выписке юридической силы подлинника.
25. Правила оформления акта.
26. Справки. Докладная и объяснительная записки.
27. Оформление телеграмм, телефонограмм.
28. Документы по личному составу. Особенности этих документов.
29. Оформление кадровых приказов. Приведите примеры.
30. Оформление заявления, автобиографии, характеристики, резюме.
31. Трудовая книжка. Правила оформления трудовых книжек.
32. Личные дела и личные карточки формы Т-2.
33. Документооборот. Основные потоки документации.
34. Технологическая цепочка работы с исходящими документами.
35. Технологическая цепочка работы с входящими документами.
36. Регистрация документов и контроль исполнения документов.
37. Номенклатура дел организации. Формирование дел.
38. Подготовка документов к архивному хранению.
Управленческая деятельность, с одной стороны, сложна, динамична и непредсказуема, с другой - для неё характерна повторяемость рабочих ситуаций, способов действий. К основным управленческим функциям, как правило, относят: планирование, организацию, регулирование, стимулирование, контроль. Осуществляя эти функции, руководитель постоянно обращается к многочисленным документам (или создаёт их).
Без преувеличения можно утверждать, что документы сопровождают каждое более или менее значительное действие управленца.
В связи с этим управленческая документация и разнообразна, и в тоже время поддаётся унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к установлению единообразия состава и форм управленческих документов, операций по их обработке, учету и хранению.
Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. В основу унификации был положен принцип общей модели документа.
Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу обработку, хранение, уничтожение.
Объектами унификации и стандартизации документа является не только его форма, но и состав включенных в него реквизитов.
Задачами унификации является - отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки, а задачами стандартизации является - установление единых требований к реквизитам включаемым в документы. унификация формуляр реквизит телефонограмма
Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а так же уменьшению затрат на канцелярские расходы.
Термин «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в - третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют небольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Эти нормативные предписания ОБЯЗАТЕЛЬНЫ для применения.
Они изложены в государственных стандартах (ГОСТ), отраслевых стандартах (ОСТ) и стандартах предприятий, учреждений и организаций (СТП).
С 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.
Стандарт распространяется как на государственные, так и негосударственные организации.
ГОСТ Р 6.30-2003 перечисляет максимальный набор реквизитов, устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, требования к бланкам документов. Требования введенного стандарта являются РЕКОМЕНДУЕМЫМИ.
Унификация и стандартизация документов тесно связаны между собой. Унификацию часто рассматривают как один из методов стандартизации. Унификация документов также может производиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения, общим для этих двух требований является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация».
Унификация и стандартизация позволяют осуществить типизацию документов, ускорить их подготовку, оформление, обработку, успешнее внедрять в делопроизводство информационные технологии. Благодаря стандартизации огромная масса документов создаётся по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.
Однако степень унификации и стандартизации должна быть разумной. При чрезмерных регламентирующих предписаниях работа с документами замедляется, их оформление становится дорогостоящим занятием. Снижается мобильность управленческих действий.
Требования стандартов будут выполняться на практике только в том случае, когда они обоснованы, удобны, выгодны для предприятия, учреждения. И никакие принудительные меры здесь не помогут.
Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.
Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридическую силу документов.
Однако существующие нормы, стандарты и правила работы с документами должны периодически пересматриваться и обновляться. Серьёзнейшей проблемой является не только введение чрезмерного количества новых, но и сохранение ненужных, устаревших или утративших свою актуальность регламентирующих норм.
Ведущим методом для достижения целей унификации и стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице - формуляре.
Формуляром-образцом называют графическую модель или схему построения документа.
Для документов, подлежащих унификации, формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение зон для размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами.
Унифицированные реквизиты позволяют и быстрее оформлять документы, и быстрее с ними знакомиться.
Реквизит документа - это обязательный элемент его оформления. Например, наименование документа, его автор, адресат, текст, дата составления документа, подпись на нем - все это реквизиты документа.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и другими факторами.
Для некоторых документов число реквизитов строго ограничено. С другой стороны, отсутствие или неправильное указание какого-либо обязательного реквизита в служебном документе делает его недействительным.
Набор реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.
Формуляр, характерный для конкретного вида документов, (например, приказа, заявления, протокола) называется типовым формуляром. Формуляры документов разрабатываются в соответствии со стандартами, принятыми в каждой стране. Например, в Республике Беларусь в соответствии со стандартом СТБ 6.38-2004.
В стандарте перечислены в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, а каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги.
Состав реквизитов:
- 1. Государственный герб Республики Беларусь;
- 2. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- 3. код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;
- 4. код документа;
- 5. наименование вышестоящей организации;
- 6. наименование организации;
- 7. наименование структурного подразделения;
- 8. почтовый адрес отправителя;
- 9. коммуникационные и коммерческие данные;
- 10. название вида документа;
- 11. дата;
- 12. регистрационный индекс;
- 13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
- 14. место составления или издания;
- 15. гриф ограничения доступа;
- 16. адресат;
- 17. гриф утверждения;
- 18. резолюция;
- 19. заголовок к тексту;
- 20. отметка о контроле;
- 21. текст;
- 22. отметка о наличии приложения;
- 23. подпись;
- 24. гриф приложения;
- 25. гриф согласования;
- 26. визы;
- 27. печать;
- 28. отметка об исполнителе;
- 29. отметка о заверении копии;
- 30. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- 31. отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
- 32. отметка о переносе данных на машинный носитель.
Формуляр также определяет площадь рабочих и служебных полей.
Рабочее поле документа - место, где располагаются реквизиты.
Служебное поле не заполняется никаким текстом и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Для документации установлены следующие размеры служебных полей:
левое поле - 35 мм;
правое поле - не менее 10 мм;
верхнее поле - 15-20 мм;
нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм.
Таким образом, подведя итоги под этим вопросом можно сделать вывод о том что, все эти понятия унификация, стандартизация и формуляр-образец, тесно связаны между собой и представляют собой неотъемлемую часть повседневной жизни управленца.
