Существуют документы обязательные (предусмотренные ) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:
- Локальные нормативные акты.
- Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.
- положение о защите .
Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:
- положение о и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).
- документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
- документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
- личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.
Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.
- Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
- Какова текучесть кадров?
- Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?
Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.
Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.
Ведение кадрового делопроизводства
Эта непростая работа осуществляется на основании , который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?
Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.
Инструкция по делопроизводству относится к группе локальных нормативных актов, составляющих правовую основу деятельности компании. Она полностью отражает процесс работы с документами: от их создания до передачи в архив. Инструкция, разработанная с учетом потребностей компании, унифицирует делопроизводственные процессы и делает документооборот более эффективным. В этой статье рассмотрим основные вопросы разработки данного нормативного акта, его содержание и примерную структуру.
Из этой статьи вы узнаете:
- обязательна ли инструкция по делопроизводству в 2017 году для коммерческой компании?
- как разработать проект инструкции по делопроизводству?
- как выглядит структура типовой инструкции по делопроизводству?
- какие тематические разделы может включать инструкция по делопроизводству?
Инструкция по делопроизводству: обязательна или нет?
Инструкция по делопроизводству - это основной локальный нормативный акт компании, регламентирующий технологию работы со служебной документацией. Тем не менее, она не относится к числу обязательных документов предприятия. Исключением являются только государственные организации. Акт не имеет единой унифицированной формы, а его содержание не регламентируется законодательством.
Несмотря на это, требования Госстандарта обязывают все компании сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства. Это необходимо для того, чтобы любая организация могла “обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности” (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования). Кроме того, документирование информации, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации», является обязательным условием ее включения в информационные ресурсы.
Эффективная работа с информацией нуждается в нормативном регламенте. В первую очередь это касается технологических процессов делопроизводства. Документационное обеспечение управления является частью системы управления качеством. Для того чтобы повысить эффективность административных процессов, необходима рациональная система делопроизводства. Правила, приемы, процессы создания официальной документации, порядок документооборота, - все эти процессы целесообразно регламентировать и стандартизировать.
Инструкция по делопроизводству относится к разряду локальных нормативных актов. Ее назначение - регламентировать технологии работы с документами в пределах конкретной организации. Инструкцию разрабатывают с учетом специфики сферы деятельности компании, ее документально-информационных процессов. Если это условие выполнено, утверждение инструкции способствует оптимизации делопроизводства.
Правовой базой для разработки инструкции служат законодательные правовые акты в сфере информации, документации и архивного дела. При его создании можно руководствоваться правилами делопроизводства и методическими рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Как разработать инструкцию по делопроизводству?
Если решение о разработке инструкции по делопроизводству в 2017 году принято, необходимо определить, кому поручить это важное и ответственное задание. Как правило, ее подготовкой занимается служба документационного обеспечения. В процессе также могут участвовать архив и юридическая служба. Подобное распределение обязанностей характерно для крупных организаций. Если же в фирме нет службы ДОУ, разработку инструкции поручают ответственному за работу с документами сотруднику.
В целом, в процессе разработки инструкции можно выделить несколько этапов:
- сбор и анализ данных;
- разработка проекта инструкции;
- согласование и утверждение;
- внедрение.
Используя нормативные, методические, информационно-справочные документы компании, а также данные опросов линейных руководителей, необходимо решить, какие виды документов и делопроизводственных процессов будут затронуты в нормативном акте. Для этого целесообразно определить:
- компетенции руководителей в отношении принятия решений, издания и утверждения документов;
- виды документов, участвующих в делопроизводстве;
- используемые типовые бланки;
- документы, нуждающиеся в заверении печатью организации;
- регистрационные формы и виды регистрируемой документации;
- источники входящих документационных потоков;
- контроль над исполнением документов;
- хранение служебной документации и передача ее в архив;
- порядок работы с электронными документами.
Вышеперечисленные сведения служат базой для разработки проекта инструкции. После утверждения руководителем организации или издания соответствующего приказа, нормативный акт вводится в действие. Инструкцию по делопроизводству необходимо довести до сведения каждого сотрудника. Если речь идет о крупной компании, целесообразно провести обучение персонала, чтобы разъяснить ее содержание, рассказать о новых правилах работы.
Структура и содержание инструкции по делопроизводству
Нормативно-методические документы межотраслевого действия не регламентируют содержание и структуру инструкции по делопроизводству в 2017 году. При ее разработке можно руководствоваться примером, приведенным в Методических рекомендациях Института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД): «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации». Сведения о возможной структуре и положениях можно почерпнуть в обязательных для государственных организаций методических рекомендациях.
Как правило, инструкция по делопроизводству состоит из общих положений, тематических разделов и приложения.
Общие положения разъясняют цель и назначение нормативного акта, его нормативную базу, ответственность за соблюдение инструкции. Этот раздел содержит перечень регламентируемых процессов и документов, определяет вспомогательные нормативные акты, описывает основные принципы делопроизводства. В качестве отдельного раздела может быть приведена расшифровка базовых понятий.
Тематические разделы охватывают полную последовательность делопроизводственных процессов. Содержание инструкции по делопроизводству, как правило, состоит из трех основных частей:
Составление и оформление документов
Данный раздел содержит перечень видов документов, используемых в компании для документирования ее деятельности: административной, организационной и информационной. Определяются правила подготовки и оформления документации, порядок ее согласования и утверждения, регламентируется ее изготовление и размножение. Устанавливается порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.
Документооборот и исполнение документов
В этом тематическом разделе инструкции по делопроизводству содержатся положения, регламентирующие технологию документооборота. Чаще всего он состоит из следующих подразделов, отражающих стадии процесса:
- Документооборот (прием, обработка и распределение входящей корреспонденции; подготовка и отправка исходящих документов; порядок учета);
- Регистрация (правила индексации; порядок, формы и методы регистрации);
- Справочная работа (технология информационно-поисковой деятельности, описание справочного массива);
- Контроль исполнения (методы контроля исполнения, обязанности исполнителей, сроки исполнения служебных документов);
- Оперативное хранение (хранение документации в структурных подразделениях и службе ДОУ, оформление и систематизация дел, использование номенклатуры дел);
- Подготовка к архивному хранению (проведение экспертизы; подготовка к передаче в архив; описание, оформление и передача архивных дел).
Состав вышеперечисленных разделов инструкции по делопроизводству зависит от специфики деятельности компании, условий работы и принятой технологии делопроизводства. В него можно дополнительно включить подразделы, регламентирующие работу с обращениями граждан, использование документов с ограниченной сферой распространения, техническое обеспечение делопроизводства.
Приложения
В приложения к инструкции по делопроизводству включают справочно-иллюстративный материал, содержащий актуальную информацию о работе со всеми видами документации.
К нему относятся утвержденные бланки, перечень нерегистрируемых, утверждаемых и заверяемых документов, формы регистрационных журналов, форма номенклатуры дел. Кроме того, приложения могут включать схемы документальных потоков, примеры оформления и образцы заполнения, оттиски печатей и штампов.
Инструкция по делопроизводству - нормативный акт, отражающий весь процесс работы со служебной документацией. Она служит основой рационального документооборота, сокращает сроки обработки и поиска документов, устанавливает правила их хранения. В случае, когда инструкция составлена с учетом потребностей компании, она способна свести к минимуму типичные ошибки в работе. Кроме того, данный нормативный акт способствует унификации делопроизводственных процессов и, как следствие, повышает их результативность.
Деятельность любого юридического лица (особенно со штатом сотрудников) предполагает создание различного рода документов. И на определенном этапе встает вопрос организации работы с ними, а также их учета, хранения. Сложно ли организовать делопроизводство? Пошаговая инструкция 2017 года поможет в этом.
Из статьи вы узнаете:
- нужно ли уделять внимание делопроизводству;
- как можно организовать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017 года;
- как привести в порядок кадровое делопроизводство: пошаговые инструкции 2017.
Нормативные основы
Делопроизводством признается такая деятельность, которая обеспечивает документирование (создание официальных документов) и определяет порядок организации работы с официальными документами. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой-то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот.
С делопроизводством в официальных учреждениях проще – там этот процесс регламентирован специальными нормативными актами. Например:
- Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
- Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
- Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
- Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как стоит организовать делопроизводство в определенных организациях, например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода образованиях.
Читайте по теме в электронном журнале
- Насколько важно вести количественный учет листов получаемых документов?
- Аудит делопроизводства: когда выгодно привлекать аудиторскую фирму
- Контроль исполнения документов
В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решаются собственниками. Вернее, разработать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017 поручается конкретным исполнителям – иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.
- Виды документов в делопроизводстве
- Цели делопроизводства
- Делопроизводство и документооборот 2017
Как организовать делопроизводство
года поможет определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ – инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.
Шаг 1.
Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах.
Шаг 2.
Написание инструкции (ее разделов). Отдельно предусмотреть по локальным актам: как они принимаются, как с ними происходит ознакомление работников, где и у кого хранятся локальные акты. По входящей документации необходимо расписать, кто и где осуществляет регистрацию поступающей документации, в какие сроки, как фиксируется передача документа на исполнение, где хранится входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей – аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.
Шаг 3.
В инструкции должно быть указано, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а при составлении каких следует руководствоваться утвержденным ГОСТ.
Шаг 4.
Определяем ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции.
Решаем, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.
Шаг 5.
Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.
Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.
Шаг 6.
Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.
Как организовать кадровое делопроизводство
Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство, пошаговые инструкции 2017 помогут в этом.
Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше – то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.
Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании (например, утвержденной формы трудового договора, приказов), а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляются графики, то в какой срок и в каком порядке они предоставляются на утверждение, если происходит выдача средств защиты, то в каком порядке будет вестись учет и др.
Следует учесть также, что для организации делопроизводства, в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разработки и соблюдения инструкции.
- Первые этапы делопроизводства в организации
- Технология работы с документами. Документооборот
- Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления
Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Этапы работы
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.
ГОСТы по делопроизводству 2019
Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
В нем определены понятия, используемые в статье:
- Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
- Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
- Реквизит документа — элемент оформления документа.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .
Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
Делопроизводство в организации подразумевает деятельность по созданию официальных документов и организации работы с ними. Для унификации процессов работы с документами, повышения их оперативности и эффективности в организации может разрабатываться инструкция по делопроизводству. Кроме того, в организации может вводиться и должность делопроизводителя, чей круг должностных обязанностей мы рассматривали в отдельном . В этой консультации приведем типовую инструкцию по делопроизводству 2017 и 2018.
Делопроизводство как процесс
Инструкция по делопроизводству в организации может охватывать все этапы движения документов в организации и предусматривать, в частности, порядок:
- приема, учета, регистрации, прохождения и отправки корреспонденции;
- составления и оформления служебных документов;
- подготовки и оформления организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов служебных совещаний);
- составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве;
- подготовки документов к последующему хранению и использованию;
- учета, хранения и использования бланков.
К примеру, процесс подготовки документов к последующему хранению и использованию может предполагать:
- экспертизу ценности документов, т. е. определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения;
- оформление дел, т. е. комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи;
- передачу дел в архив и обеспечение сохранности документов.
Кроме того, инструкция по делопроизводству может предусматривать порядок применения печати, обязательное использование которой в хозяйственных обществах в настоящее время не требуется.
