Как исключить ошибки при составлении и утверждении документации? Как убедиться, что служебный документ соответствует потребностям компании и не противоречит локальным актам? Получить визу согласования от всех заинтересованных должностных лиц.
Из статьи вы узнаете:
Виза согласования документа: когда и кем ставится?
Составление служебной документации, как правило, начинается с разработки проекта. Ответственное должностное лицо оформляет черновой вариант официального документа, чтобы впоследствии иметь возможность доработать его в соответствии с потребностями организации. Это необходимо, чтобы все заинтересованные должностные лица убедились в том, что данная служебная бумага действительно необходима, целесообразна, содержит актуальные сведения и не дублирует существующую документацию.
Прежде чем передать проект на подпись генеральному директору, исполнитель должен согласовать проект со всеми специалистами в тех областях, которым он посвящен. При этом коллеги могут либо согласиться с изложенным, либо предложить свои варианты тех или иных положений.
Данная процедура называется визированием документа. Она подразумевает заверение документа должностным лицом. Подпись сотрудника удостоверяет, что он тщательно ознакомился с содержимым проекта и согласен с ним. Виза согласования проставляется даже в том случае, если к единому мнению по данному документу прийти так и не удалось. Тогда ответственный специалист может отметить, что содержание проекта ему известно, но он не согласен с некоторыми его положениями. Виза руководителя может не просто подтверждать его согласие с содержанием, но и обязать подчиненных руководствоваться данными положения в повседневной работе.
Немаловажной причиной того, что процедура визирования необходима при составлении основных документов компании, можно считать необходимость устранения обезличивания в управленческих процессах. Руководству компании всегда необходимо знать, кто несет ответственность за то или иное административное решение. Виза позволяет установить, какого мнения относительно того или иного локального акта придерживаются специалисты организации.
Круг должностных лиц, участвующих в процедуре, устанавливается самой организацией. Так составитель проекта может самостоятельно определить перечень согласующих инстанций исходя из содержания документа. Правила получения и оформления визы можно закрепить в локальном нормативном акте - Инструкции по делопроизводству или табеле форм документов.
Реквизиты визы согласования документа
В современном делопроизводстве используются два схожих термина: виза согласования и гриф согласования. Несмотря на то, что данные реквизиты отражают одну и ту же суть - согласие должностного лица с положениями документа, он носят различный характер сферы применения.
Процедура может проводиться как внутри организации, так за ее пределами. В зависимости от этого разделяют внутреннее и внешнее согласование. Виза применяется для утверждения внутри компании, а гриф - при участии сторонних организаций.
|
Виза |
Гриф |
|
|
Определение по ГОСТ: |
реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа |
реквизит, выражающий согласие сторонней организации, не являющейся автором документа, с его содержанием |
|
Кем проставляется? |
Подразделениями, участвующими в реализации документа (исполнителями); Юридической службой; Заместителем руководителя по соответствующим вопросам; |
Подчиненными и неподчиненными органами; Вышестоящими ведомствами; Органами государственного и ведомственного контроля; Научно-исследовательскими организациями; |
|
Что включает? |
Наименование должности согласующего; Личная подпись; Расшифровка; |
Слово СОГЛАСОВАНО Наименование должности лица, поставившего визу согласования; Наименование организации; Личная подпись; Расшифровка; Если согласие подтверждается отдельным документом (письмом, протоколом) после слова СОГЛАСОВАНО указывают вид документа, его номер и дату. |
|
Примеры документов: |
Распорядительные и организационные документы; Типовые формы документации; Технологические акты; Договоры; Доверенности; |
Договоры; Контракты; Кадровые документы, требующие согласования с профсоюзом; |
Еще одним немаловажным отличием этих форм утверждения является то, что документ можно завизировать даже если проект не одбрен полностью. В этом случае согласующее лицо оформляет свои замечания на отдельном листе и прилагает их к документу. Указание на наличие замечаний и дополнений вносится в визу.
Читайте также:
Виза согласования приказа
Внутреннее согласование приказов организации - одна из важных делопроизводственных процедур. С ее помощью можно убедиться в том, что проект приказа удовлетворяет всем потребностям компании, не противоречит действующим локально-нормативным актам, содержит все необходимые положения и не дублируют другую организационно-распорядительную документацию. Виза с замечаниями ответственных должностных лиц в данном случае позволяет оперативно внести в проект все необходимые исправления и доработать его.
Правила этой процедур должны быть прописаны в Инструкции по делопроизводству компании. Необходимо заранее определить:
Кто согласовывает приказ?
Круг ответственных лиц определяется самой организацией. Как правило, в него входят:
- составители проекта приказа;
- исполнители, сотрудники, которым даются поручения;
- представители юридической службы организации;
- сотрудники службы делопроизводства;
- главный бухгалтер компании;
- другие заинтересованные должностные лица (при необходимости);
Сроки согласования
Для разных вдов распорядительной документации сроки согласования определяются индивидуально. Они зависят от важности данного документа в системе управления, его сложности, количества этапов утверждения, числа согласующих должностных лиц.
Очередность получения виз согласования
С порядком работы необходимо ознакомить под роспись всех сотрудников организации, чья деятельность может быть связана с подготовкой проектов приказов.
Виза согласования приказа проставляется на обратной стороне последнего листа проекта, непосредственно под тестом или на отдельном листе – листе согласования. Последний вариант удобен в том случае, если проект необходимо переделать (например, перепечатать без значительных изменений в содержании. В такой ситуации ответственному работнику не придется заново собирать подписи.
Место расположения визы также зависит от места последующего хранения документа. Если подлинник будет отправлен, визу необходимо проставить ниже подписи или не лево поле последнего листа той копии, что останется в компании. Если оригинал останется на хранении в организации, ее можно проставить на оборотной стороне последнего лита первого экземпляра.
Как правило, используется форма, предусмотренная ГОСТом Р 6.30 – 2003. При оформлении внутренней визы слово СОГЛАСОВАНО, чаще всего не используют. В случае если документ согласовывается с замечаниями, над наименованием должности согласующего пишут: «Замечания прилагаются», «Имеются замечания» или «Согласен с учетом замечаний». Кроме того, необходимо дать ссылку на лист с замечаниями или соответствующее приложение.
Виза согласования: пример оформления
Виза сама по себе является реквизитом документа. Ее можно отнести к составным реквизитам, объединяющим несколько отдельных элементов. В зависимости от способа утверждения виза согласования включает разные реквизиты. Обязательными являются лишь наименование должности согласующего, его подпись с расшифровкой и дата. Ниже приведем образцы оформления визы и грифа согласования.
Виза согласования документа. Образец
Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в предприятия, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из предприятия, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (рис. 21).
Рис. 21. Образец оформления визирования документа.
Визу ознакомления ставит работник, подтверждая этим, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.
Виза ознакомления включает в себя фразу, подтверждающую, что работник ознакомлен с документом. Например, «с актом ознакомлен»(рис. 23) . Ниже или на той же строке располагается подпись работника, ее расшифровка (фамилия и инициалы) и дата. Если с документом знакомятся несколько работников, то в визу советуем включить и наименование должности каждого из них(рис. 24) . Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи.
Рис. 23. Образец оформлениявизы ознакомления.
Документы, которые остаются на предприятии, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне, а на многостраничных документах на обороте последнего листа. Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в организации. При этом визы располагаются на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Так обычно визируют договоры или протоколы.
Проект кадрового документа обязательно визируется начальником отдела службы персонала и юристом, а при необходимости – должностными лицами других структурных подразделений. Перечень документов, подлежащих визированию, со списком лиц, визирующих данные документы, приведен в таблице 1.
Таблица 1
Директор предприятия рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом. Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков. Если после доработки проекта его содержание претерпело существенные изменения, проводится повторное визирование проекта документа.
По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:
исполнитель, подготовивший документ;
руководитель подразделения, подготовившего документ;
руководители заинтересованных подразделений;
руководитель финансовой или бухгалтерской службы, если в документе затрагиваются финансовые вопросы;
заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;
руководитель предприятия, если документ подписывает его заместитель;
руководитель юридической службы или юрист.
Этот список можно изменять в соответствии со структурой и потребностями предприятия. Например, на многих предприятиях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя, ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.
1.2.3. Правила заверения копии документа
При заверении соответствия копии документа, подлиннику, ниже реквизита «Подпись», проставляют заверительную надпись(рис. 25).
1. «Верно».
2. должность лица, заверившего копию.
3. личную подпись.
4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
5. дату заверения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;
при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;
слова «В дело»;
номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в предприятия
1.2.4. Правила оформления утверждения и согласования документа
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:
слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
наименования должности лица, утверждающего документ;
подписи;
фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;
даты утверждения.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа(рис. 26).
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки(рис. 27).
В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера (рис. 28).
Рис. 28. Образец оформления грифа утверждения документа постановлением, решением, приказом или протоколом.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования(рис. 29).
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
1.2.5. Правила написания резолюции на документе
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату (рис. 30).
Оформление резолюции допускается на отдельном листе.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
1.2.6. Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок
Большая часть документов, обеспечивающих информационный обмен между предприятиями и структурными подразделениями, составляют докладные, служебные, объяснительные записки, справки, отчеты, акты и т. д. Рассмотрим, как составляются и оформляются выше перечисленные документы.
Согласно ГОСТу, текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman размер 14. через 1.5 интервала на стандартном листе бумаги с указанием следующих реквизитов:
1) указание на автора. Предприятие, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка;
2) наименование адресата. Кому направляется документ;
3) наименование вида документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами через два межстрочных интервала. Например, «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА», «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»;
4) дата составления и регистрационный номер. Данные реквизиты пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (01.01.2006) или буквенно-цифровым способом (1 января 2006). У внешнего документа она является датой подписания, а у внутреннего документа – датой составления;
5) заголовок к тексту. Заголовок должен раскрывать краткое содержание текста. Например, «О нарушении трудовой дисциплины», «О приобретении трудовых книжек»;
6) текст;
7) подпись составителя с указанием должности.
Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.
Правильное указание реквизитов в документах напрямую влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.
1.2.6.1. Правила оформления докладной записки
Докладная записка
(код унифицированной формы 0286041) – это документ, адресованный руководителю предприятия или руководителю структурного подразделения, в котором излагается определенный вопрос с выводами и предложениями составителя с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Однако докладные записки могут носить и чисто информационный характер. В них обычно содержится информация о ходе выполнения определенных работ.
Иными словами, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне.
Докладные записки подразделяются:
1) на внутренние – адресованные руководителю предприятия.
Внутренние докладные записки могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Расположение реквизитов данного документа может быть угловое(рис. 31)
или продольное (рис. 32).
Текст докладной записки состоит из следующих частей(рис. 33):
констатирующей.
В данной части излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для написания докладной записки;
анализирующая.
Данная часть содержит анализ сложившейся ситуации и возможные варианты ее решения;
резюмирующая.
Заключительная часть докладной записки включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Второй части в докладной записке может и не быть. В таком случае документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.
Докладные записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами и оформляются на бланке данного предприятия.
1.2.6.2. Правила оформления служебной записки
В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) такого вида документа как «Служебная записка» нет. Однако на практике она широко используется для обеспечения связи объектов управления на горизонтальном уровне.
Служебная записка направляется от одного руководителя к другому или от одного работника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Иначе это будет докладная записка.
В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. д. Например, в цехе необходимо произвести ремонт. Начальник цеха в служебной записке попросит начальника ремонтно-строительного цеха произвести необходимый ремонт (рис. 34)
. Оформляется служебная записка так же, как и докладная.
1.2.6.3. Правила оформления объяснительной записки
Объяснительная записка
– это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник предприятия в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные записки пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (рис. 35).
Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко на предприятиях используются и специальные бланки.
1.2.6.4. Правила оформления справок
Справка
– это документ, содержащий описание или подтверждение определенных фактов или событий. В отличие от докладных записок справка не требует принятия каких-либо действий от руководителя предприятия.
Справки подразделяются:
1) на аналитические.
Аналитические справки содержат информацию по проблеме требующей решения. Текст такой справки состоит из трех частей:
изложение основания составления; анализ ситуации; выводы и предложения;
2) отчетные.
Отчетные справки содержит итоговые сведения о результатах деятельности;
3) информационные.
Справки информационного характера составляются для информирования о положении дел, как на предприятии, так и в структурных подразделениях.
Кроме того, справки подразделяютсяна:
1) внешние.
Внешние справки оформляются на бланке предприятия и подписываются руководителем предприятия;
2) внутренние.
Внутренние справки оформляются на стандартном листе формата А4 и подписываются руководителем структурного подразделения.
Текст справок может быть оформлен в виде таблицы, а также включать разделы и подразделы.
1.3. Номенклатура дел
Для обеспечения учета и хранения дел на предприятии формируется номенклатура дел.
Номенклатура дел
– это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, корме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.
Делами
называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ. Ежедневно на предприятии разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Быстрый поиск документов возможен лишь при группировке документов в дела по характерным признакам.
На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.
Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
Номенклатура дел подписывается архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах:
один хранится в деле в службе делопроизводства;
второй является рабочим в этой службе;
третий передается в ведомственный архив предприятия.
Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты
(рис.):
1) наименование предприятия;
2) наименование вида документа;
3) дату;
4) индекс;
5) место составления;
6) гриф утверждения;
7) заголовок к тексту;
8) текст;
9) подпись;
10) гриф согласования.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, будь то приказ, правила внутреннего трудового распорядка или должностная инструкция, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, то есть завизировать. Для оформления виз существуют особые правила. Давайте посмотрим какие.
Визирование необходимо в любой организации, ведь это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.
Законодательство ничего не говорит о том, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому рекомендуем вам подробно описать порядок визирования в инструкции по делопроизводству вашей компании. За основу возьмите ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, в котором содержатся общие правила оформления виз. На стр. 42 вы увидите образец раздела о визировании, который должен быть в инструкции по кадровому делопроизводству.
Согласование и ознакомление — не одно и то же
Существует два вида виз — виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута и поэтому составляется в свободной форме. Посмотрим, чем же отличаются эти два вида виз.
Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем организации (то есть визируется еще не документ, а его проект). Визируют документ только заинтересованные лица, то есть те, кого затрагивает содержание документа. Разные документы предъявляются на согласование разным лицам.
Для примера давайте возьмем приказ о переводе сотрудника на другую работу. Во-первых, на нем должна стоять виза начальника или инспектора отдела кадров, удостоверяющая, что приказ составлен в правильной форме и в него включены достоверные данные. Затем его нужно завизировать у руководителя того подразделения, куда переводится работник. Проставляя свою визу, начальник отдела свидетельствует, что он извещен о прибытии нового сотрудника и согласен с таким положением дел. Если у работника при переводе меняется зарплата, то приказ следует согласовать с главным бухгалтером организации. И наконец, документ визирует начальник юридического отдела (или юрист, если нет отдела), подтверждая, что при переводе не были нарушены нормы трудового законодательства.
Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.
Как выглядит виза
Виза согласования включает в себя должность визирующего, его подпись, инициалы, фамилию и дату. Если своей визой сотрудник желает выразить несогласие с содержанием документа, то фраза «замечания прилагаются» пишется в первую очередь, а все остальные данные располагаются ниже. Вот образцы оформления виз согласования.
Начальник отдела снабжения Волкова А.А. Волкова
———— ————————
12.01.2006
————
Замечания прилагаются
Юрисконсульт Ковров Н.И. Ковров
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————
Документы, которые остаются в организации, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне (на многостраничных документах это оборот последнего листа). Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в компании. При этом располагаются они на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Обычно так визируют договоры, протоколы.
Виза ознакомления включает в себя фразу, подтверждающую, что работник ознакомлен с документом. Например, «с приказом ознакомлен». Ниже или на той же строке располагается подпись работника, ее расшифровка (фамилия и инициалы) и дата. Если с документом знакомятся несколько работников, то в визу советуем включить и наименование должности каждого из них. Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи. Представляем вам образцы виз ознакомления.
С актом ознакомлен: Манохин Д.А. Манохин
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела сбыта Крапивин Н.И. Крапивин
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————
Заведующий АХО Маслов Л.И. Маслов
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————
В зависимости от вида документа в визу ознакомления могут включаться различные дополнения. Например, в должностной инструкции фразу «с инструкцией ознакомлен» рекомендуется дополнить таким образом: «один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». Это продиктовано тем, что работники в суде нередко утверждают, что им не выдали должностную инструкцию, а работодатель не может доказать обратное.
Кто и какие документы визирует
По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:
— руководитель подразделения, подготовившего документ;
— исполнитель, подготовивший документ;
— руководители заинтересованных подразделений;
— руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
— заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
— руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
— руководитель юридической службы или юрист.
Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Например, если у генерального директора нет заместителей, визы заместителя на документе не будет. Во многих организациях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя — ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.
Как визировать приказы по унифицированным формам?
В унифицированных формах приказов по личному составу отсутствует такой реквизит, как виза согласования (виза ознакомления работника в них предусмотрена). Но это не значит, что вы не можете визировать эти приказы. Согласовывать такие документы с должностными лицами организации необходимо, ведь они затрагивают интересы работников. В соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20*(1) в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Располагайте визы согласования на оборотной стороне приказов, в нижней части документа.
Итак, резюмируем. Внутреннее согласование (визирование) документа означает, что все заинтересованные лица проверили содержание документа. Порядок визирования документов закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. На документах, затрагивающих интересы работника, следует оформлять визу ознакомления сотрудника с документом.
«Виза несогласия»
Если сотрудник, визирующий документ, не согласен полностью или частично с содержанием документа, в своей визе он может сделать пометку «замечания прилагаются». Возражения необходимо оформить на отдельном листе, подписать их и приложить к документу. Последствия несогласия кого-либо из визирующих с содержанием документа нужно оговорить в инструкции по делопроизводству. Судьбу проекта в любом случае решает руководитель организации. Он может, например, вернуть его разработчику со своими замечаниями или подписать документ, невзирая на возражения.
Общество с ограниченной ответственностью «Роза»
ООО «Роза»
Инструкция Утверждаю
по делопроизводству директор Ракитин А.А. Ракитин
12.01.2006 N 2-и ———— ——— —————
———— (должность (подпись) (расшифровка
(дата) руководителя) подписи)
17.01.2006
г. Пенза ————
(дата)
12. Согласование кадровых документов общества
12.1. Для оценки проекта кадрового документа, проверки его соответствия действующему законодательству и локальным нормативным актам Общества проводится внутреннее согласование документа (визирование).
12.2. Проект кадрового документа обязательно визируется начальником отдела кадров и юристом, а при необходимости — должностными лицами других структурных подразделений. Перечень документов, подлежащих визированию, со списком лиц, визирующих данные документы, приведен в приложении N 5 к настоящей инструкции.
12.3. При несогласии визирующего с содержанием проекта он вправе сделать в своей визе отметку «замечания прилагаются». При этом он должен изложить свои замечания на отдельном листе, заверить их подписью, поставить дату и приложить к проекту документа.
12.4. Директор организации рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом. Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков.
12.5. Если после доработки проекта его содержание претерпело существенные изменения, проводится повторное визирование проекта документа.
А как у вас?
Мы обратились с вопросом к работодателям:
кто в вашей организации наделен правом визирования документов?
Юлия Ермакова, инспектор отдела кадров (г. Хабаровск)
У нас таким правом наделяются все начальники отделов. Соответствующий пункт мы включили в их должностные инструкции. Они визируют приказы о приеме работников в свои подразделения, переводах, отпусках, премировании.
А вот штатного юриста у нас пока нет, хотя его виза на кадровых документах необходима.
Алла Любавина, менеджер по персоналу (г. Новороссийск)
Все договоры, как хозяйственные, так и трудовые, у нас визирует главный бухгалтер. На приказах по основной деятельности (например, об утверждении штатного расписания) предусмотрена виза директора по правовым вопросам.
Совет
Составьте перечень документов, подлежащих визированию в вашей организации, а к каждому документу — список должностных лиц, которые должны его визировать. Такой перечень можно оформить в виде приложения к инструкции по делопроизводству. На стр. 46 представлен фрагмент перечня, в который вошли приказы по личному составу. Ориентируясь на этот образец, вы можете составить перечень всех визируемых документов вашей организации.
Приложение N 5
к инструкции по делопроизводству ООО «Роза» от 12.01.2006 N 2-и
Перечень документов, подлежащих визированию
должностными лицами ООО «Роза»
Приказы по личному составу
—————————————T————————————————————¬
¦ Документ ¦ Визирующие должностные лица ¦
¦Приказ о приеме на работу (Т-1, Т-1а)¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, в которое¦
¦ ¦принимается работник, главный бухгалтер, юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о предоставлении отпуска (Т-6,¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦Т-6а), приказ об увольнении (Т-8,¦тает (работал) работник, юрист ¦
¦Т-8а) ¦ ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о переводе (Т-5, Т-5а), пере-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, куда пере-¦
¦перемещении ¦водится работник, главный бухгалтер (если у работника меня-¦
¦ ¦ется оклад), юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о поощрении (Т-11, Т-11а), ус-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦тановлекнии надбавки к зарплате, из-¦тает работник, главный бухгалтер (если поощрение материаль-¦
¦менении должностного оклада ¦ное), юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о направлении в командировку¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦(Т-9, Т-9а) ¦тает работник, главный бухгалтер, юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о наложении дисциплинарного¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦взыскания ¦тает работник, юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о работе в выходной, празднич-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦ный день, в ночное время, сверхурочно¦тает работник, главный бухгалтер (если работа компенсируется¦
¦ ¦повышенной оплатой), юрист ¦
L————————————-+————————————————————-
Е. Ширимова,
юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»
————————————————————————-
*(1) «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».
Документирование информации в организации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.
- Оформление писем
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.
Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Оформлять текст документа можно в виде:
- анкеты. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например "имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков;
- таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф;
- связного текста. Связный текст в основном состоит из двух частей:
- в первой части указывают причины, основания, цели составления документа;
- во второй, заключительной, части - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа - "просим направить", "направляем на рассмотрение";
- от первого лица единственного числа - "считаю необходимым", "прошу выделить";
- от третьего лица единственного числа - "министерство не возражает", "ВНИИ считает возможным".
- наименование должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен не на бланке предприятия, то наименование должности должно быть полное. Если документ оформлен на бланке предприятия, то наименование должности должно быть сокращенное;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Документы заверяют печатью предприятия.
- Правила визирования документа
Существует два вида виз:
- виза согласования;
- виза ознакомления.
Визу ознакомления ставит работник, подтверждая этим, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе. Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи.
Документы, которые остаются на предприятии, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне, а на многостраничных документах - на обороте последнего листа. Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в организации. При этом визы располагаются на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Так обычно визируют договоры или протоколы.
- Заверение копии документа
- "Верно";
- должность лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;
- при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;
- слова "В дело";
- номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые на предприятии.
- Правила оформления утверждения и согласования документа
- слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
- наименования должности лица, утверждающего документ;
- подписи;
- фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;
- даты утверждения.
В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Оформление резолюции допускается на отдельном листе.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе - это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.
Что это такое?
Виза на документе - это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
- Пометка должностного лица.
- Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
- Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
- Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
- Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
- Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.
Виза на документе - это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.
Что такое визирование?
Перейдем к следующему термину. Визирование документов - это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.
Виза на документе - это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.
Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.
При этом надо помнить, что официально слово "визирование" в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин "согласование". В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако "визирование" более подходит для неофициальных бесед.
Таким образом, визирование - это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.
Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.
Внутреннее согласование
Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.
Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.
Особенности оформления
Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:
- Указание должности визирующего должностного лица.
- Его личная подпись.
- Расшифровка последней (фамилия и инициалы).
- Дата подписи.
Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.
Виза тут будет оформлена следующим образом:
- Надпись "Замечания прилагаются..."
- Должность.
- Личная подпись ответственного лица.
- Расшифровка (фамилия и инициалы работника).
- Дата согласования документа.
Место визы
Где ставится виза? Тут два случая:
- Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
- Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.
Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.
Внешнее согласование
Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:
- Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
- Научно-исследовательские организации.
- Общественные объединения.
- Органы вневедомственного и государственного контроля.
- Вышестоящие подразделения и проч.
Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:
- Протокол обсуждения проекта документации.
- Протокол согласования.
- Гриф согласования.
Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.
Особенности оформления
Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:
- Согласование с определенным должностным лицом.
- Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.
Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:
- Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например "Директор школы №1".
- Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
- Дата подписания документа.
В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:
- СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
- Название подтверждающего документа. Например: "Протокол собрания профессионального комитета".
- Дата составления документа.
- Номер подтверждающей документации.
То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:
СОГЛАСОВАНО
Протокол собрания профессионального комитета
18.12.2018 №1234.
В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.
Виза согласования
Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.
Виза согласования характеризуется следующим:
- Определение по ГОСТу: реквизит, который фиксирует согласие/несогласие ответственного лица с содержанием документа.
- Кто уполномочен проставлять? Визу согласования прописывают исполнители (отделы, участвующие в реализации данного документа), заместитель руководителя по соответствующему вопросу, юридический отдел компании.
- Включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату.
- Виза согласования заверяет такие деловые бумаги, как организационные и распорядительные документы, технологические акты, типовые формы внутренней документации, доверенности и договоры.
Гриф согласования
Визирование документов руководителем - не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:
Ответственные лица
В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:
- Составители проекта данного документа.
- Исполнители, которым дано составленное поручение.
- Представители юридического отдела.
- Сотрудники службы делопроизводства.
- Главбух.
- При необходимости - другие заинтересованные работники организации.
Сроки согласования
Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:
- Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
- Сложность конкретной документации.
- Количество этапов согласования бумаги.
- Число задействованных в визировании должностных лиц.
Основные правила
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать "СОГЛАСОВАНО".
- В конкретных случаях вначале прописывают "Имеются замечания", "Замечания прилагаются", "Согласен с учетом замечаний". Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
Подведем итоги. Виза сама по себе - реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно - зависит от способов ее утверждения. Оно может быть внешним и внутренним. Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.
