Скачать акт приема передачи ответственного хранения образец. Акт приема передачи материальных ценностей – образец простой. Какие сведения обязательно отражаются в документе

Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение – документ отражающий факт передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на ответственное хранение. После заключения данного акта, вся материальная ответственность передается хранителю. Вместе с ним необходимо составить сделку, в которой будут прописаны оказания услуг. Сделка заключается и подписывается обеими сторонами.

Акт приема-передачи ТМЦ имеет типовую рекомендуемую форму МХ-1, используется достаточно часто, и относится к числу типовых документов. Данная форма может видоизменяться для удобства отражения дополнительной информации. В ней зафиксирован акт, связанный с приемом-передачей тех или иных материальных ценностей на хранение. Его ценность заключается в том, что именно в этом акте фиксируется факт передачи ценности между двумя лицами (от поклажедателя к хранителю)

Поклажедателем считается лицо, которое дает на хранение ту или иную материальную ценность. Хранитель отвечает за то, чтобы принять эту ценность. В акте прописаны все необходимые сведения о ТМЦ и особенности, связанные с их хранением.

Акт приема-передачи материальных ценностей. Образец заполнения

Рассмотрим данные, которые должны в обязательном порядке присутствовать в акте о приеме-передачи ТМЦ:

ФИО индивидуальных предпринимателей либо физических лиц;
наименование организации;
адресс и контактные данные покладежателя и хранителя;
срок, условия и список ТМЦ переданных на ответственное хранение;
название акта и дата его заключения;
подпись обоих участников, печать.

Бланк заполняется с двух сторон, как лицом, которое принимает ценность, так и поклажедателем. Необходимо указать дату составления договора и его порядковый номер. Эти данные прикладываются к самому акту о приеме-передаче. Указывается конкретное место, где будут приниматься ТМЦ. Вместе с этим указывается срок их хранения. Составляется таблица, где будут перечислены все ценности.

После этого необходимо прописать все индивидуальные особенности, связанные с хранением, перечень правил, которые должен соблюдать хранитель ТМЦ для того, чтобы все передать все ценности в полной сохранности. Бланк подписывается обеими сторонами, вместе с подписями необходимо поставить печать.

На чтение 9 мин. Опубликовано 22.07.2018

Каждая компания независимо от её размера имеет активы, хранящиеся на балансе. К этим активам можно отнести и различные материальные ценности фирмы. Движение активов субъектов предпринимательства должно тщательно контролироваться. Это означает, что факт передачи товарно-материальных ценностей должен подтверждаться документами. Для этой цели используется специальный акт, содержание которого отражает всю информацию о должностных лицах, участвующих в сделке, и других аспектах договора. В данной статье мы предлагаем разобрать вопрос о том, как составить акт передачи материальных ценностей от одного лица другому.

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве

Зачем необходим акт приема-передачи материальных ценностей

В ходе своей деятельности, субъекты предпринимательства часто сталкиваются с необходимостью передачи ТМЦ (товарно-материальные ценности) третьим лицам. В качестве третьих лиц могут выступать как работники компании, так и различные партнеры по бизнесу. Давайте рассмотрим основания для передачи товарных ценностей. Как правило, такая необходимость возникает в том случае, когда у производственной компании отсутствуют собственные складские помещения для организации хранения изготовленных товаров. Такие организации могут передать свои ценности другим компаниям или частным лицам, которые возьмут на себя ответственность за сохранность переданных товаров. Составление соответствующего акта четко распределяет уровень прав и ответственности каждого участника соглашения.

Ответственность за товарную продукцию, инструментарий, расходные материалы и производственное сырье, хранящиеся на складе возлагается на руководителя этого структурного подразделения. В небольших фирмах обязанность организации хранения ТМЦ возлагается на кладовщиков. Люди, занимающие этот ответственный пост, несут материальную ответственность за все предметы, поступившие на территорию склада. Нужно отметить, что некоторые активы могут быть переданы другим сотрудникам предприятия. В данном случае, ТМЦ предоставляются во временное использование. Руководители компаний могут предоставить своим работникам транспортные средства, компьютерную технику и другие активы компании.

В действующих правовых актах приводится порядок инициации рассматриваемого процесса. Важно отметить, что контролирующие органы нередко проверяют факт наличия документов, подтверждающих факт передачи активов. Нужно сделать акцент на то, что спешка и различные ошибки в проведении процедуры передачи могут повлечь за собой непредсказуемые последствия.

Любая ошибка при составлении документа может увеличить финансовую нагрузку налицо, несущее ответственность за активы компании.

Какая форма документа используется

Для регистрации факта передачи ТМЦ используется специальная унифицированная форма, получившая название «МХ-1». Данная разновидность документов применяется многими крупными предпринимателями. Также существует упрощенная форма бланка, которую могут использовать субъекты, относящиеся к малому бизнесу. Важно отметить, что в действующем законодательстве отсутствует регламент, обязывающий каждого предпринимателя использовать унифицированную форму . Каждый бизнесмен имеет законные основания для разработки и введения в эксплуатацию бланков. При разработке собственных форм необходимо учитывать требования органов контроля.

Акт приёма-передачи товара – свободная форма, в котором подробно описываются все характеристики активов, с указанием характеристик, дефектов, количества и стоимости

Форма «МХ-1» была разработана Государственным комитетом статистики. Данный акт приема-передачи материальных ценностей включает в себя информацию, детально описывающую характер сделки. Использование этого документа позволяет предупредить возникновение конфликтов между участниками сделки из-за неверного толкования различных разделов . Эксперты рекомендуют использовать данный акт при взаимодействии с партнерами по бизнесу и иными лицами. Рассматриваемый документ должен содержать в себе следующие сведения:

Информацию о каждой стороне, участвующей в сделке.
Информацию о месте хранения ценностей с точным указанием отсека или номера стеллажа.
Сведения о передающихся активах, включая описание упаковки и перечисление характеристик.
Перечисление дефектов, поломок и других особенностей передаваемых ценностей.
Информацию о единицах измерения и количестве передаваемого товара.
Сведения об оценочной стоимости изделий.

Эта форма акта используется при передаче активов от одной организации другой компании. Также данную форму можно применять при передаче ценностей рядовым гражданам и частным предпринимателям. Заполняемый бланк обязан содержать в себе два ключевых раздела, где будут описаны требования к условиям хранения переданных активов и информацию о стоимости сделки. Составленный акт должен быть заверен подписью должностных лиц и фирменным клише каждого предприятия. По окончании данной процедуры, ответственность за сохранность ТМЦ возлагается на сторону, выступающую в качестве хранителя.

Правила заполнения акта (особенности заполнения)

Выше мы уже отмечали, что акт о приеме передаче товарно-материальных ценностей на хранение может составляться как между организациями, так и частными лицами. В том случае, когда подобная сделка заключается между двумя компаниями, в контракте указываются полные реквизиты каждой из сторон. Помимо этого, рассматриваемый бланк должен обязательно содержать в себе ссылку на соглашение, заключенное сторонами. Согласно установленным правилам, интересы компаний могут представлять как работники компании, так и доверенные лица. Для того чтобы предоставить третьим лицам право представлять одну из сторон, необходимо оформить официальную доверенность, заверенную в нотариальной конторе. При заключении подобной сделки между рядовыми гражданами, в акте следует указать информацию, взятую из паспорта.

Акт приёма-передачи должен составляться минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей

В перечне с описанием передаваемых материальных ценностей следует указать модель или марку товара. Далее указывается код, присвоенный производителем, цена товара и общая стоимость ТМЦ. Особое внимание уделяется перечислению дефектов и неисправностей. В случае со сделками, заключаемыми между крупными организациями, может потребоваться привлечение сторонних специалистов, которые возьмут на себя проверку соответствия передаваемых ценностей критериям, указанным в акте. Нужно отметить, что при вычислении оценочной стоимости активов следует учитывать такой параметр, как амортизация. Получить данную информацию можно из бухгалтерских отчетов.

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей может содержать в себе таблицу, в которой будут описаны характерные особенности каждой переданной ценности. Также допускается создание отдельных приложений, в которых будет представлена данная информация. При применении отдельных документов, которые будут приложены к акту, в самом документе следует сделать соответствующую отметку. Особого внимания заслуживает пункт, в котором будут изложены требования к условиям хранения ТМЦ.

При увольнении сотрудника

Некоторые должностные позиции подразумевают наличие такой обязанности как материальная ответственность. Это означает, что работник нанесший ущерб имуществу работодателя должен возместить потерю финансовых средств. Важно отметить, что многие должностные лица несут ограниченный уровень ответственности . Чаще всего, размер возмещения не превышает среднемесячный заработок работника.

Согласно установленным правилам, факту передачи ТМЦ предшествует процедура описи имущества. Во время этой процедуры проверяется качество и общее количество активов, находящихся под ответственностью труженика. Необходимость в инвентаризации возникает при уходе в отпуск либо увольнении работника. Проведение описи подразумевает совместное участие увольняющегося работника и лица, которое будет исполнять его обязанности.

Наличие акта передачи материальных ценностей может оказаться очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде

Нужно отметить, что необходимость в рассматриваемой процедуре не зависит от выбранной формы обложения налогами. Инвентаризация позволяет работодателю на законных основаниях назначить штрафные санкции в отношении работника, допустившего пропажу или порчу имущества компании. Документ, где приводится информация о движении актива от одного работника к другому, должен быть правильно составлен. В этом документе должны отражаться не только интересы администрации компании, но и интересы работника. Отсутствие пункта о правах и обязанностях работника может привести к возникновению конфликтов, которые окончатся судебным разбирательством.

Также существует порядок, при котором в процессе передачи ТМЦ принимает участие третья сторона. Как правило, в качестве третьего участника данного процесса выступает сам собственник компании. В этом случае, администрация предприятия принимает ТМЦ от ответственного лица с целью последующей передачи новому работнику. По факту приема товарной продукции и иных активов проводится проверка их соответствия различным документам. В этом случае составляется несколько экземпляров акта, подтверждающих передачу ТМЦ. Важно обратить внимание на то, что все активы компании передаются на безвозмездной основе. Подписание этого бланка участниками соглашения, свидетельствует об отсутствии претензий работодателя к увольняющемуся труженику.

При смене ответственного лица

Согласно действующим правилам, компания, внутри которой происходит смена должностных лиц, заведующих активами, обязана провести инвентаризацию. Нужно отметить, что в данном случае не учитываются основания для замены сотрудника. Во время проведения инвентаризации формируется соответствующий акт, где перечисляются все особенности данной процедуры.

Данный документ не несет в себе информации об условиях передачи и оплатах, он всего лишь фиксирует факт

Давайте рассмотрим, как выглядит процесс передачи ТМЦ при смене материально ответственного лица:

Для начала, руководителю компании следует подготовить специальный распорядительный акт, в котором будут приведены основания для проведения инвентаризации.
На основании этого приказа работник, заведующий активами, совершает передачу активов представителям бухгалтерского отдела. В ситуации с крупными предприятиями, создается специальная комиссия, которая будет проводить инвентаризацию.
Работник, заведующий активами компании должен составить специальную расписку, подтверждающую факт передачи имущественных ценностей предприятия. В этой расписке необходимо зафиксировать порядок списания выбывших ценностей.

На момент смены ответственных лиц осуществляется проверка ТМЦ, данные о которой отражаются в специальных документах . Эта документация должна быть передана руководителю компании или главному бухгалтеру.

Другой организации

Существует два основных метода передачи ТМЦ другим организациям. Первый метод подразумевает передачу с целью дальнейшего размещения на складе сторонней компании. В этом случае составляется документ, где указываются сроки, в течение которых хранитель должен держать полученные ценности на своем складе. В этом документе описывается характер переданного имущества, его основные особенности и другие параметры. Нужно сделать акцент на то, что данный бланк должен в обязательном порядке содержать информацию о стоимости сделки, а также о правах и об ответственности каждого из участников соглашения.

Второй метод подразумевает передачу активов во временное использование. Как правило, предметом такого договора является производственная техника. При составлении рассматриваемого акта очень важно учитывать качество самих приборов. Все дефекты, изъяны и поломки должны быть перечислены в специальном приложении, которое является неотъемлемой частью акта. Важно обратить внимание на то, что принимающей стороне предоставляется законное право привлечения третьих лиц для проведения экспертизы соответствия ТМЦ по тем параметрам, что указаны в договоре.

Упрощенный образец акта

Упрощенный акт приема-передачи ТМЦ, образец которого будет представлен ниже, применяется при передаче активов в небольших объемах. Этот бланк обязан раскрывать информацию о лицах, участвующих в этом соглашении. В этом разделе приводятся реквизиты компании или паспортные данные. В теле документа размещается таблица, содержащая информацию о передаваемых активах и их ценности. В заключении фиксируется общая цена передаваемых активов и стоимость сделки. Заполненный документ заверяется подписью сторон и фирменными печатями (в случае их наличия).

Любое передвижение товара внутри и за пределы предприятия должно оформляться соответствующими документами

Прием и передача материальных ценностей на ответственное хранение всегда фиксируются документально, поскольку в данном случае меняется лицо, ответственное за сохранность имущества. Хозяйствующие субъекты в таких случаях используют бланк акта приема передачи ТМЦ, который подписывается получателем ценностей, принимающим на себя обязательства по их хранению.

Как составляется акт приема передачи материалов?

Лицо, передающее ТМЦ на хранение, называют поклажедателем. Лицо, принимающее ценности – хранителем. Документ составляется для каждого из них, т.е. в двух экземплярах, в каждом из которых должна содержаться следующая информация:

наименование и адреса предприятий хранителя и поклажедателя
номер договора хранения
дата составления договора хранения
заголовок акта
номер акта
дата составления акта
срок и место хранения
перечень ТМЦ (наименование, ед. изм., кол-во, стоимость)
условия хранения
подписи и печати сторон

Акт приема передачи оборудования на ответственное хранение

Форма документа, в которой фигурирует подрядчик:

Часто задаваемые вопросы:

Что делать в случае ненадлежащего хранения ТМЦ со стороны хранителя, получившего их по форме МХ-1?

Он обязан компенсировать причиненный ущерб в полном размере или частично.

Как подписывается данный документ?

Свою подпись должна поставить каждая из сторон. Юридические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, дополнительно проставляют свои печати. Отметим, что визировать акт приема передачи ТМЦ могут и уполномоченные лица (представители) сторон.

Приёмопередаточный акт товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пишется в произвольной форме, в которой скрупулезно отмечаются весь товар, с отображением численности, оценки, параметров и дефектов. Сегодня существующее законодательство предлагает унифицированный шаблон приёмопередаточного акта ТМЦ. Он регламентируется Постановлением № 66 Госкомстата РФ от 9.08.1999 года, которым была утверждена форма бланка МХ-1.

При этом, каждый вид хозяйственной деятельности оформляется первичным документом учета, что отображено в ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Нормы Закона предоставляют право учреждениям самим составлять шаблоны первичных актов учета.

В жизни предприятий нередко возникают обстоятельства, когда требуется организовать передачу продукции в связи с различными причинами, например – отпуск, болезнь, командировка, увольнение материально ответственного сотрудника. Данное действие требуется оформить приёмопередаточным актом.

Для чего нужен акт приёма передачи ТМЦ

Рассмотрим, при каких обстоятельствах составляется приемно-сдаточный акт:

Несовпадение по численности и по параметрам ТМЦ.
Приход ТМЦ без документов.
Передача ТМЦ на ответственное хранение.
Передача активов по соглашению комиссии.
Передача ТМЦ внутри учреждения между отделами или материально ответственными работниками.
Передача ТМЦ во временное хранение.

Приведённый ниже пример документа можно использовать вместе с приёмопередаточным актом на хранение (форма МХ-1).

Приём продукции по накладной предполагает возможность того, что поставленный товар не соответствует количеству, отображенной накладной. При этом бывают обстоятельства, когда фактическое количество продукции не совпадает с заявленным. Для предъявления претензии продавцу, требуется отобразить данное обстоятельство в приёмопередаточном акте с фиксацией выявленных расхождений.

Прием некоторых видов ТМЦ (к примеру, оборудование) выполняется по акту, так как это требуется процедурой его приёмки: осмотр, определение исправности и т.д. При отправке ТМЦ на ответственное хранение, оформляются документы с описанием состояния ТМЦ, определением условий их размещения и назначением материально-ответственного работника.

Подписывая договор на поставку товара, стороны могут записать в соглашение пункт о необходимости составлении акта о приёмке продукции при передаче покупателю.

Приёмопередаточный акт ТМЦ обычно прикрепляется к контракту поставки и считается неотъемлемой частью соглашения. Стандартная структура документа включает следующие сведения:

Наименование документа.
Дата и место заполнения.
Сведения о сторонах контракта с отображением реквизитов, адресов и контактов.
ФИО ответственных работников, данные их паспортов, полномочия представленных сторон.
Номер контракта и дата его подписания, согласно которого обеспечивается поставка.
Список передаваемых ТМЦ с отображением численности и цены.
Качественные параметры ТМЦ.
Итоговая оценочная сумма.
Присутствие/отсутствие дефектов товара.
Перечень выявленных расхождений.
Претензии по итогам приёмки.

По договоренности сторон в бланке могут отображаться и другие требования, например:

Условия расчетов за отгруженные группы товаров (предварительная оплата – полная или частичная, расчет после принятия ТМЦ).
Сроки окончательной оплаты, отображение номера и даты платёжных поручений при авансовых платежах.
Вынесение некоторых групп ТМЦ или названых позиций в особые акты.

Кому нужен простой образец акта приёма передачи материальных ценностей

Приёмопередаточный акт, который констатирует факт доставки товара с нарушениями, с претензиями по качеству является основанием для оформления претензии поставщику с предложением замены продукции либо денежного возмещения убытков. Возврат забракованного товара поставщику выполняется на основании акта возврата (форма ТОРГ-2) с отображением причины возврата и подробным отображением выявленных недостатков. При потере груза или его повреждении в период транспортировки, компенсация издержек осуществляется на основании соглашения, если такие случаи предусмотрены. Поэтому акт приема-передачи ТМЦ нужен обеим сторонам.

Поскольку приемопередаточный акт является обоюдным документом, его обязаны подписывать представители двух сторон (отправителя и получателя товара). Перед началом процедуры приёмки ТМЦ, требуется проверить, что от каждой стороны присутствуют представители, с наличием соответственных полномочий по визированию приемопередаточного акта.

Подтверждающими документами полномочий могут быть:

Наличие доверенности, подписанная руководством учреждения.
Приказ о назначении ответственного с полномочиями от имени фирмы
Нотариально заверенный документ для физлица, со стороны контракта.

Чтобы документально составить факт приема товара по контракту, необходимо:

Скачать бланк приёмопередаточного акта и отредактировать его, чтобы он соответствовал условиям контракта, а именно удалить ненужные пункты и добавить поля, отображенные в соглашении.
Приёмка ТМЦ в большей части осуществляется в складских посещениях, поэтому отредактированный бланк нужно распечатать в 2 экземплярах для заполнения вручную.
Выполнить мероприятия по внешнему осмотру, подсчету, перевешиванию, сверке пунктов и пр., в зависимости от типа товара и условий приёмопередаточной процедуры.
Выявить дефекты вместе с представителем продавца и записать замечания в акт.
Оформить претензию, при наличии таковой, а при отсутствии замечаний письменно подтвердить, что претензий нет.
Сверить содержание акта с представителем поставщика, проверить правильность всех сведений.
Скрепить документ подписями сторон и печатями.

Некорректности, исправления и ошибки в приемопередаточных документах не разрешаются. Если в актах выявлены исправления, их необходимо переписать до подписания документов.

В предыдущем разделе была рассмотрена ситуация, когда заполнение приемопередаточного акта выполнялось при прямой отгрузке ТМЦ от поставщика к покупателю на складе одного из представителей. Однако бывают обстоятельства, когда в процессе отгрузки используется третье лицо. При этом оно превращается в заинтересованного представителя.

При таких случаях бумаги на передачу ТМЦ, находящихся на складе постороннего учреждения, пишутся в трех экземплярах: для продавца, получателя и владельца склада, в котором храниться товар. Кроме этого могут понадобиться добавочные копии документов автоперевозчику, охранному учреждению, для обеспечения целостности товара при перевозке, и т.д.

Отдельная ситуация – передача груза на хранение. При таких обстоятельствах в роли приемопередаточного акта ТМЦ выступает документ, заполненный на стандартном бланке МХ-1, с подписью двух сторонам: владельцем товара и принимающим учреждением. Основанием для размещения ТМЦ на чужое складское помещение считается соглашение ответственного хранения, подтверждающего численность передаваемого груза и его цену, количество поставок и различные дополнительные условия.

Если существует, при таких обстоятельствах, подписанная представителями накладная на груз, то законодательство не требует обязательного заполнения бланка МХ-1. При этом, в случае появления конфликтных обстоятельств накладная обладает юридическими полномочиями в суде.

Что же представляет собой приемопередаточный акт ТМЦ на хранение (форма МХ-1 )?

Это бланк первичного учета, заполняемый представителями собственника поклажи и хранителя, как учреждения, так и самостоятельного бизнесмена, на основании контракта на хранение продукции. Шаблон приемопередаточного акта ТМЦ на хранение МХ-1 регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 9.08.1999 года №66.

Согласно нормативов акт МХ-1 может быть использован, как при бытовом обеспечении хранения товара, так и при хранении, с привлечением специализированных организаций, к которым относятся банки, ломбарды, товарные склады, гостиницы, а также различные коммерческие и некоммерческие структуры, основная деятельность которых, – обеспечение хранения ТМЦ. Контракт на хранение ТМЦ с такими фирмами оформляется на срок, оговоренный соглашением или «до востребования». К не специализированным хранителям можно отнести учреждения, хранящие продукцию безвозмездно.

Споры, которые могут появиться при приеме-передаче ТМЦ на хранение регламентируются гл. 47 ч. 2 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ). Статья 401 ГК РФ (п. 1 ст. 901 ГК РФ) гласит, что фирма-хранитель обеспечивает полную ответственность за ТМЦ и при ухудшении параметров товара обязана компенсировать поставщику издержки, если иное не отражено Законом или соглашением (ст. 393, п.1 ст. 902 ГК РФ).

Цена складируемого груза на хранение, указывается в графе 8 акта МХ-1 и определяется по договоренности сторон на основании контракта на хранение. Балансовая цена ТМЦ учреждения, отправляющего груз на хранение, при этом не берется в расчет.

Операция по передачи материальных ценностей на хранение оформляется с помощью акта приема-передачи ТМЦ, который заполняется с использованием унифицированной формы МХ-1. В этой статье вы сможете скачать бланк этой формы и заполненный образец акта МХ-1 в конце статьи.

Передавать товарно-материальные ценности на хранение может как физическое, так и юридическое лицо, именуется оно поклажедатель. Принимая на хранение чужие ценности, юридическое лицо, именуемое хранитель, заключает с поклажедателем договор хранения, в котором прописывается вид ценностей, сроки хранения. Кроме того, в дополнение к договору должен быть составлен акт приема-передачи, в котором указывается, какие именно ценности сдаются на ответственное хранение, и как они должны храниться, какие условия должны соблюдаться. В некоторых случаях может быть написана .

Хранитель, принимаю ТМЦ, обязуется хранить их надлежащим образом, в соответствии с прописанными в бланке акта условиями.

Как заполняется акт приема-передачи товара на хранение форма МХ-1

Бланк акта имеет «шапку» и табличную часть.

В верхней части формы МХ-1 имеются поля для указания реквизитов хранителя и поклажедателя. Для физических лиц нужно указать их ФИО, для юридические – наименования, контактные данные, ОКПО.

В «шапке» прописывается номер и дата договора хранения.

Акту присваивается номер, ставится дата передачи ТМЦ на хранение.

Табличная часта бланка МХ-1 содержит 9 граф для указания сведений о принимаемых ценностей. Для каждого вида ТМЦ заполняется отдельная строка, пишется наименование ценностей, ставится код продукции по ОКП.

В графе 4 можно указать любую информацию, которая раскрывает особенности данного вида ценностей.

Также указывается, в чем измеряется ТМЦ, количество или масса по каждой позиции, цена за единицу и общая стоимость.