रूसी संघ की सरकार
संकल्प
संघीय निकायों में कार्यालय के काम के नियमों के अनुमोदन के बारे में कार्यकारिणी शक्ति
द्वारा संशोधित दस्तावेज़:
(रूसी अखबार, एन 207, 09/16/2011);
(आधिकारिक इंटरनेट पोर्टल कानूनी जानकारी www.pravo.gov.ru, 28 अप्रैल 2016, एन 0001201604280021)।
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संघीय कानून "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण" के अनुच्छेद 11 के अनुसार, सरकार रूसी संघ
निर्णय करता है:
1. संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के संलग्न नियमों को अनुमोदित करें।
2. संघीय कार्यकारी अधिकारियों की बातचीत के लिए मॉडल विनियमों के राज्य खंड 11.1, जनवरी 1 9, 2005 एन 30 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित (सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2005, एन 4, कला। 305; 200 9 , एन 12, कला। 1429), अगले संस्करण में:
"11.1। संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय का काम 15 जून, 2009 एन 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियमों के अनुसार किया जाता है। इन नियमों के आधार पर, संघीय संग्रह के क्षेत्रों में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में कार्यकारी निकाय कार्यालय के काम पर निर्देश जारी करते हैं।
3. संघीय कार्यकारी निकायों के आंतरिक संगठन के लिए मॉडल विनियमों के राज्य खंड 2.38 और 2.39, 28 जुलाई, 2005 एन 452 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित (सोब्रानी ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2005, एन 31, कला। 3233), इस प्रकार है:
"2.38. कार्यालय में काम संघीय निकायकार्यकारी शाखा का संचालन 15 जून, 2009 एन 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियमों के अनुसार किया जाता है। इन नियमों के आधार पर, संघीय कार्यकारी निकाय, संग्रह के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में, कार्यालय के काम पर एक निर्देश जारी करता है।
गुप्त दस्तावेजों, सिफर टेलीग्राम, सीमित पहुंच के अन्य दस्तावेजों के साथ-साथ गुप्त प्रसंस्करण और सीमित पहुंच की अन्य जानकारी के साथ काम विशेष निर्देशों के अनुसार किया जाता है।
2.39. संघीय कार्यकारी निकाय में कार्यालय के काम का संगठन और संचालन संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंड द्वारा किया जाता है, जिसे कार्यालय के काम के संचालन के कार्यों के साथ-साथ अन्य में कार्यालय के काम के संचालन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा सौंपा जाता है। संरचनात्मक विभाजनसंघीय कार्यकारी निकाय।
4. 1 जनवरी 2010 से पहले, संघीय अभिलेखीय एजेंसी को अनुमोदन करना होगा दिशा निर्देशोंसंघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास पर।
प्रधान मंत्री
रूसी संघ
वी.पुतिन
संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियम
स्वीकृत
सरकारी फरमान
रूसी संघ
दिनांक 15 जून 2009 एन 477
I. सामान्य प्रावधान
1. ये नियम संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के लिए एक एकीकृत प्रक्रिया स्थापित करते हैं।
2. ये नियम राज्य के रहस्यों वाले दस्तावेजों के साथ काम के संगठन पर लागू नहीं होते हैं।
3. इन नियमों के आधार पर संघीय कार्यकारी निकाय, अपनी गतिविधियों की शर्तों और बारीकियों को ध्यान में रखते हुए, कार्यालय के काम पर एक निर्देश विकसित करता है, जिसे संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में अनुमोदित किया जाता है। संग्रह करने का।
द्वितीय. नियम और परिभाषाएँ
(नाम के रूप में संशोधित, 6 मई, 2016 को रूसी संघ की सरकार के 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के डिक्री द्वारा लागू किया गया।
4. इन नियमों के प्रयोजनों के लिए, निम्नलिखित शर्तों और परिभाषाओं का उपयोग किया जाता है:
26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार का फरमान।
"दस्तावेज़ीकरण" - मूर्त मीडिया पर जानकारी को ठीक करना उचित समय पर;
"कागजी कार्रवाई" - एक गतिविधि जो आधिकारिक दस्तावेजों के निर्माण और संघीय कार्यकारी निकायों में उनके साथ काम के संगठन को सुनिश्चित करती है;
"दस्तावेज़" - सरकारी दस्तावेज़एक सरकारी एजेंसी द्वारा स्थापित स्थानीय सरकार, कानूनी या व्यक्तिगतस्थापित प्रक्रिया के अनुसार जारी किया गया और संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेज़ प्रवाह में शामिल है;
"दस्तावेज़ प्रवाह" - निष्पादन के पूरा होने तक, फ़ाइल में प्लेसमेंट और (या) भेजने तक दस्तावेज़ों की आवाजाही, उनके बनाए जाने या प्राप्त होने के क्षण से;
"दस्तावेज़ अपेक्षित" - इसके डिजाइन और इसके साथ काम करने के संगठन के लिए आवश्यक दस्तावेज़ का एक तत्व;
(अनुच्छेद के रूप में संशोधित, 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा 6 मई, 2016 को लागू किया गया।
"मूल दस्तावेज़" - दस्तावेज़ की पहली या एकमात्र प्रति;
"दस्तावेज की प्रति" - एक दस्तावेज जो मूल दस्तावेज की जानकारी को पूरी तरह से पुन: पेश करता है और इसकी बाहरी संकेतकानूनी बल के बिना;
"दस्तावेज़ पंजीकरण" - दस्तावेज़ को पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट करना, दस्तावेज़ के बारे में पंजीकरण और लेखा प्रपत्र में जानकारी दर्ज करना;
(अनुच्छेद के रूप में संशोधित, 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा 6 मई, 2016 को लागू किया गया।
"मामलों का नामकरण" - उनके भंडारण अवधि के संकेत के साथ केस टाइटल की एक व्यवस्थित सूची;
(अनुच्छेद के रूप में संशोधित, 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा 6 मई, 2016 को लागू किया गया।
"मामला" - संघीय कार्यकारी निकाय के एक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों का एक सेट या एक अलग दस्तावेज;
"कार्यालय प्रबंधन सेवा" - एक संरचनात्मक इकाई जिसे कार्यालय के काम के संचालन के कार्यों के साथ-साथ अन्य संरचनात्मक इकाइयों में कार्यालय के काम को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को सौंपा गया है;
(अनुच्छेद के रूप में संशोधित, 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा 6 मई, 2016 को लागू किया गया।
"दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति" - इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए दस्तावेज़ की एक प्रति;
7 सितंबर, 2011 एन 751 के रूसी संघ की सरकार की डिक्री 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार की डिक्री।
पैराग्राफ को अतिरिक्त रूप से 24 सितंबर, 2011 से रूसी संघ की सरकार के 7 सितंबर, 2011 एन 751 के डिक्री द्वारा शामिल किया गया है, 6 मई, 2016 से अमान्य हो गया -;
"व्यवस्था इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन"- एक स्वचालित सूचना प्रणाली जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों, उनके प्रबंधन, उनके भंडारण और उन तक पहुंच के साथ-साथ दस्तावेजों के पंजीकरण को सुनिश्चित करती है;
(अनुच्छेद को अतिरिक्त रूप से 24 सितंबर, 2011 से रूसी संघ की सरकार के 7 सितंबर, 2011 एन 751 के डिक्री द्वारा शामिल किया गया है; जैसा कि संशोधित है, 6 मई, 2016 को अप्रैल के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा लागू किया गया है। 26, 2016 एन 356।
"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन" - दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग कर सूचना प्रणाली(अनुच्छेद को अतिरिक्त रूप से 24 सितंबर, 2011 से रूसी संघ की सरकार के 7 सितंबर, 2011 एन 751 के डिक्री द्वारा शामिल किया गया था)।
इन नियमों में प्रयुक्त अन्य अवधारणाएं रूसी संघ के कानून में परिभाषित अवधारणाओं के अनुरूप हैं (पैराग्राफ अतिरिक्त रूप से 24 सितंबर, 2011 से 7 सितंबर, 2011 एन 751 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा शामिल है)।
III. संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेजों का निर्माण
5. संघीय कार्यकारी निकाय में बनाए गए दस्तावेज़ लेटरहेड पर, A4 (210 x 297 मिमी) या A5 (148 x 210 मिमी) प्रारूप के कागज़ की मानक शीट पर या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के रूप में तैयार किए जाते हैं और उनमें स्थापित संरचना होनी चाहिए विवरण, उनका स्थान और सजावट।
6. संघीय कार्यकारी निकाय के रूपों को विवरण के स्थान के लिए कोणीय या अनुदैर्ध्य विकल्प के आधार पर विकसित किया जाता है। कोने वाले संस्करण के साथ, प्रपत्र का विवरण शीट के ऊपरी बाएँ कोने में स्थित होता है। अनुदैर्ध्य संस्करण में, प्रपत्र का विवरण शीर्ष मार्जिन के साथ शीट के बीच में स्थित होता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाते समय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ टेम्पलेट्स का उपयोग किया जाता है।
(अनुच्छेद को अतिरिक्त रूप से 24 सितंबर, 2011 से रूसी संघ की सरकार के 7 सितंबर, 2011 एन 751 के डिक्री द्वारा शामिल किया गया है; जैसा कि संशोधित है, 6 मई, 2016 को अप्रैल के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा लागू किया गया है। 26, 2016 एन 356।
7. दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट, लेटरहेड और कागज की एक मानक शीट दोनों पर तैयार की गई है, जिसमें कम से कम 20 मिमी - बाएं, 10 मिमी - दाएं, 20 मिमी - ऊपर और 20 मिमी - नीचे का मार्जिन होना चाहिए।
8. दस्तावेजों के नमूना प्रपत्र और इलेक्ट्रॉनिक टेम्पलेट संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित हैं।
26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार का फरमान।
9. संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान बनाए गए दस्तावेजों का विवरण इस प्रकार है:
एक) राष्ट्रीय प्रतीकरूसी संघ;
बी) संघीय कार्यकारी निकाय का नाम;
ग) संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंड का नाम;
डी) नौकरी का शीर्षक;
ई) संघीय कार्यकारी निकाय पर संदर्भ डेटा;
च) दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
छ) दस्तावेज़ की तारीख;
एच) पंजीकरण संख्यादस्तावेज़;
j) दस्तावेज़ के संकलन (प्रकाशन) का स्थान;
के) दस्तावेज़ तक पहुंच के प्रतिबंध की मुहर;
एल) पता करने वाला;
एम) दस्तावेज़ के अनुमोदन की मुहर;
n) दस्तावेज़ (संकल्प) के निष्पादन के लिए निर्देश;
n) पाठ का शीर्षक;
पी) दस्तावेज़ का पाठ;
ग) नियंत्रण का निशान;
आर) आवेदन के बारे में एक नोट;
एस) हस्ताक्षर;
टी) के बारे में चिह्नित करें इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर;
x) दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प;
वी) वीजा;
ज) मुद्रण;
डब्ल्यू) प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण पर एक निशान;
डब्ल्यू) कलाकार के बारे में एक नोट;
ई) दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को भेजने पर एक नोट;
जे) दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक नोट;
i) दस्तावेज़ से लिंक करें।
(संशोधित मद, 6 मई, 2016 को 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा लागू किया गया।
10. दस्तावेज़ के विवरण की संरचना उसके प्रकार और उद्देश्य से निर्धारित होती है।
11. संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेज़ की स्वीकृति अधिकृत के वीज़ा द्वारा जारी की जाती है अधिकारीसंघीय कार्यकारी निकाय। अन्य निकायों के साथ एक संघीय कार्यकारी निकाय में बनाए गए दस्तावेज़ का समन्वय राज्य की शक्तिऔर संगठनों को अनुमोदन की एक मुहर (शीट), एक प्रोटोकॉल या अनुमोदन पत्र के साथ तैयार किया जाता है।
चतुर्थ। संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेज़ संचलन के संगठन के लिए आवश्यकताएं
12. निम्नलिखित दस्तावेज़ प्रवाह संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेज़ प्रवाह में प्रतिष्ठित हैं:
ए) आने वाले दस्तावेज (आने वाले);
बी) भेजे गए दस्तावेज (आउटगोइंग);
ग) आंतरिक दस्तावेज।
13. संघीय कार्यकारी निकाय में, दस्तावेजों का वितरण और प्रेषण किसके माध्यम से किया जाता है डाक सेवा, कूरियर संचार और दूरसंचार।
14. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा प्राप्त दस्तावेज प्राथमिक प्रसंस्करण, पंजीकरण से गुजरते हैं, प्रारंभिक समीक्षा, विचार के लिए प्रबंधन को स्थानांतरण, कलाकारों को स्थानांतरित कर दिया जाता है और निष्पादन के बाद, फाइलों में रखा जाता है।
15. प्राप्त दस्तावेजों के प्राथमिक प्रसंस्करण में दस्तावेजों की सही डिलीवरी और दस्तावेजों की उपलब्धता और उन्हें संलग्न करने के साथ-साथ पंजीकृत और पंजीकरण के अधीन दस्तावेजों का वितरण शामिल है।
16. प्राप्त और बनाए गए दस्तावेजों का पंजीकरण प्राप्ति, निर्माण (हस्ताक्षर या अनुमोदन) या अगले कारोबारी दिन पर किया जाता है, जब तक कि अन्यथा रूसी संघ के कानून द्वारा प्रदान नहीं किया जाता है।
(संशोधित मद, 6 मई, 2016 को 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा लागू किया गया।
17. खंड 6 मई, 2016 को अमान्य हो गया - 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार का फरमान ..
18. पंजीकृत दस्तावेजों को संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख या संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख के निर्णय द्वारा, संघीय कार्यकारी निकाय के अन्य अधिकारियों को विचार के लिए रिकॉर्ड कीपिंग सेवा द्वारा स्थानांतरित किया जाता है।
निष्पादन (संकल्प) के निर्देशों के साथ दस्तावेज़ या उनकी प्रतियां रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा निष्पादकों को हस्तांतरित की जाती हैं।
(संशोधित मद, 6 मई, 2016 को 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा लागू किया गया।
19. दस्तावेज़ का मूल दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए जिम्मेदार संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंड को भेजा जाता है। यदि कई निष्पादक हैं, तो मूल दस्तावेज़ को संरचनात्मक इकाई में स्थानांतरित कर दिया जाता है जो कि जिम्मेदार निष्पादक है, शेष इकाइयों को दस्तावेज़ की एक प्रति प्राप्त होती है।
जब निष्पादक को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि तक पहुंच की संभावना प्रदान करते हैं, तो मूल दस्तावेज़ रिकॉर्ड कीपिंग सेवा में रह सकता है, यदि यह संघीय कार्यकारी निकाय में रिकॉर्ड रखने के निर्देशों द्वारा स्थापित किया जाता है।
(पैराग्राफ को अतिरिक्त रूप से 6 मई, 2016 से 26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा शामिल किया गया था।
20. संघीय कार्यकारी निकाय या अन्य के प्रमुख द्वारा उनके हस्ताक्षर के बाद दस्तावेज अधिकृत व्यक्तिपंजीकरण और प्रेषण के लिए लिपिक सेवा में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
(संशोधित मद, 6 मई, 2016 को 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा लागू किया गया।
21. रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा दस्तावेज़ की शुद्धता, दस्तावेज़ की पूर्णता और मेलिंग सूची के साथ दस्तावेज़ की प्रतियों की संख्या के अनुपालन की जाँच करती है। गलत तरीके से निष्पादित दस्तावेज ठेकेदार को वापस कर दिए जाते हैं।
22. दस्तावेजों को उनके पंजीकरण के दिन या अगले कारोबारी दिन भेजा जाना चाहिए।
23. संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंडों के बीच दस्तावेजों का हस्तांतरण रिकॉर्ड कीपिंग सेवा के माध्यम से किया जाता है।
24. संघीय कार्यकारी निकाय में, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा आने वाले, बनाए गए और भेजे गए दस्तावेज़ों का रिकॉर्ड रखती है। दस्तावेजों की संख्या पर डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है, रिकॉर्ड कीपिंग सेवा द्वारा विश्लेषण किया जाता है और उसके द्वारा निर्धारित तरीके से संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है।
25. संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने और खोजने के लिए, दस्तावेजों के बारे में अनिवार्य जानकारी परिशिष्ट के अनुसार उपयोग की जाती है। दस्तावेजों के बारे में अतिरिक्त जानकारी का उपयोग संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में किया जा सकता है।
V. संघीय कार्यकारी निकाय का दस्तावेजी कोष
26. संघीय कार्यकारी निकाय:
क) अपनी गतिविधियों के दौरान गठित दस्तावेजों से अपना दस्तावेजी कोष बनाता है;
बी) संग्रह के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में, अपनी गतिविधियों के दौरान उत्पन्न दस्तावेजों की एक सूची, साथ ही साथ अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियों के दौरान, भंडारण की अवधि का संकेत देते हुए, विकसित और अनुमोदित करता है। ;
c) टेम्प्लेट का एक एल्बम विकसित और स्वीकृत करता है एकीकृत रूपसंघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए दस्तावेज़।
(26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा 6 मई, 2016 से उप-अनुच्छेद को अतिरिक्त रूप से शामिल किया गया है।
27. संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेजी कोष का गठन रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा मामलों के नामकरण, मामलों के गठन और प्रसंस्करण, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने, रिकॉर्ड करने और मामलों को संघीय कार्यकारी निकाय के संग्रह में स्थानांतरित करके किया जाता है।
28. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों का नामकरण:
ए) संरचनात्मक डिवीजनों के मामलों के नामकरण के आधार पर रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा संकलित किया गया है;
बी) संघीय कार्यकारी निकाय के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग के साथ इसके समझौते के बाद संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा चालू वर्ष के अंत से बाद में अनुमोदित किया जाता है और अगले वर्ष के 1 जनवरी को लागू होता है;
ग) हर 5 साल में एक बार संघीय के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग के साथ समन्वय किया जाता है राज्य संग्रह, जिसमें संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान गठित दस्तावेजों को स्थायी भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाता है अभिलेखीय निधिरूसी संघ;
डी) संघीय कार्यकारी निकाय के कार्यों और संरचना में परिवर्तन की स्थिति में, यह संघीय राज्य संग्रह के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग के साथ समझौते के अधीन है।
29. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों के नामकरण के अनुभागों के नाम संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंडों के नाम हैं।
30. मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों का गठन किया जाता है, साथ ही साथ स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों के लिए दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण और उनके वितरण (समूह) के सिद्धांतों के अनुपालन में, कर्मियों के लिए मामलों सहित, और अस्थायी (10 वर्ष तक सहित) भंडारण के मामलों के लिए।
31. उनके गठन की तारीख से संघीय कार्यकारी निकाय के संग्रह में स्थानांतरण तक या विनाश के लिए मामलों को उनके गठन के स्थान पर संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहीत किया जाता है।
32. संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा निर्धारित अवधि के लिए संरचनात्मक डिवीजनों के कर्मचारियों को अस्थायी उपयोग के लिए मामले जारी किए जाते हैं, और इसकी समाप्ति के बाद वापसी के अधीन होते हैं।
अन्य राज्य निकायों और संगठनों को संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख या कार्यालय के काम के प्रभारी के उप प्रभारी की अनुमति से उनके लिखित अनुरोधों के आधार पर मामले जारी किए जाते हैं।
33. फाइलों से दस्तावेजों को वापस लेना स्थायी भंडारणअसाधारण मामलों में अनुमति दी जाती है और इसे संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख की अनुमति से किया जाता है, फ़ाइल में निर्धारित तरीके से प्रमाणित दस्तावेज़ की एक प्रति और मूल जारी करने के कारणों पर एक अधिनियम छोड़ दिया जाता है।
34. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के मामले लिपिक सेवा द्वारा मामलों के पूरा होने के बाद 1 वर्ष से पहले और 3 वर्ष से अधिक नहीं होने के बाद संघीय कार्यकारी निकाय के संग्रह में स्थानांतरित किए जाएंगे। संघीय कार्यकारी निकाय के संग्रह में मामलों का स्थानांतरण स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि और संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंडों में गठित कर्मियों पर फाइलों की सूची के आधार पर किया जाता है। अस्थायी (10 वर्ष तक की अवधि सहित) भंडारण अवधि के मामलों को संघीय कार्यकारी निकाय के संग्रह में स्थानांतरित नहीं किया जाता है और उनकी भंडारण अवधि की समाप्ति पर निर्धारित तरीके से विनाश के अधीन होते हैं।
(संशोधित मद, 6 मई, 2016 को 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा लागू किया गया।
35. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों की सूची संकलित करने का आधार मामलों का नामकरण है।
36. मामलों के नामकरण और मामलों की सूची, मामलों के गठन और निष्पादन, साथ ही संघीय कार्यकारी निकाय में अस्थायी भंडारण के मामलों के विनाश को संकलित करने की प्रक्रिया संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा संग्रह के क्षेत्र में निर्धारित की जाती है।
VI. संघीय कार्यकारी निकाय में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने की विशेषताएं
(अनुभाग के रूप में संशोधित, 6 मई, 2016 को रूसी संघ की सरकार के 26 अप्रैल, 2016 एन 356 के डिक्री द्वारा लागू किया गया।
37. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में बनाए, संसाधित और संग्रहीत किए जाते हैं।
38. के अनुसार एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज जारी किया जाना चाहिए सामान्य नियमकार्यालय का काम और इसी तरह के दस्तावेज़ के लिए विवरण सेट करें हार्ड कॉपी, अपेक्षित "रूसी संघ के राज्य प्रतीक" के अपवाद के साथ।
संघीय कार्यकारी निकाय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (कागज पर पूर्व दस्तावेज के बिना) और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों का उपयोग करता है।
39. संघीय कार्यकारी निकाय में बनाए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की संरचना दस्तावेजों की सूची द्वारा स्थापित की जाती है, जिसका निर्माण, भंडारण और उपयोग विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के रूप में आयोजित करते समय किया जाता है। आंतरिक गतिविधियाँसंघीय कार्यकारी निकाय, संघीय अभिलेखीय एजेंसी की सिफारिशों के आधार पर विकसित किया गया।
दस्तावेजों की सूची, जिसके निर्माण, भंडारण और उपयोग को विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के रूप में किया जाता है जब संघीय कार्यकारी निकाय की आंतरिक गतिविधियों का आयोजन किया जाता है, इस संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा संघीय अभिलेखीय के साथ समझौते में अनुमोदित किया जाता है। एजेंसी।
40. राज्य के अधिकारियों और स्थानीय सरकारों को भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर संघीय कार्यकारी निकाय के एक अधिकारी के उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुसार हस्ताक्षर किए जाते हैं।
41. संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में, कार्यों की पुष्टि के लिए तरीकों का इस्तेमाल किया जा सकता है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, जिसमें संघीय कानून "ऑन इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर" के अनुसार अन्य प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों का उपयोग किया जाता है।
42. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्राप्ति और भेजने का कार्य लिपिकीय सेवा द्वारा किया जाता है।
43. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज प्राप्त करने के बाद, कार्यालय प्रबंधन सेवा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की वैधता की जांच करती है।
44. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को शामिल करने के बाद, दस्तावेज़ के प्रबंधन को सुनिश्चित करने के लिए दस्तावेज़ के बारे में पंजीकरण और लेखांकन डेटा उत्पन्न होता है, जिसमें इसकी खोज, दस्तावेज़ तक पहुंच, नियंत्रण, भंडारण, उपयोग और अन्य डेटा शामिल हैं।
45. संघीय कार्यकारी निकाय में बनाए गए दस्तावेज़ और (या) कागज पर संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा प्राप्त किए गए दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इस तरह के दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति के निर्माण के साथ पंजीकृत हैं।
46. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का पंजीकरण और लेखांकन संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में किया जाता है।
47. मामलों के नामकरण के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक फाइलों में बनाया जाता है।
मामलों का नामकरण इंगित करता है कि मामला इलेक्ट्रॉनिक रूप में संचालित किया जा रहा है, जिसे मामले के शीर्षक में या "नोट" कॉलम में नोट किया गया है।
48. उनके निष्पादन या भेजने के बाद, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संघीय कार्यकारी निकाय की सूचना प्रणाली में स्थापित प्रक्रिया के अनुसार प्रदान की गई अवधि के लिए भंडारण के अधीन हैं। समान दस्तावेजकागजों पर।
49. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के लिए स्थापित समय सीमा की समाप्ति के बाद, वे संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित अधिनियम के आधार पर विनाश के अधीन हैं।
आवेदन पत्र। संघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में दस्तावेजों के लेखांकन और खोज के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के बारे में अनिवार्य जानकारी की सूची
आवेदन पत्र
व्यापार नियमों के लिए
संघीय एजेंसियों में
कार्यकारिणी शक्ति
(जैसा कि संशोधित किया गया है
6 मई 2016 से एक संकल्प द्वारा
रूसी संघ की सरकार
दिनांक 26 अप्रैल, 2016 संख्या 356। -
पिछला संस्करण देखें)
स्क्रॉल अनिवार्य जानकारीसंघीय कार्यकारी निकायों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में दस्तावेजों के लेखांकन और खोज के उद्देश्य से उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों पर
2. पता करने वाला:
3. दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर
4. दस्तावेज़ के प्रकार का नाम
5. दस्तावेज़ दिनांक
6. दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या
7. दस्तावेज प्राप्त होने की तिथि
8. आने वाले दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या
9. के बारे में जानकारी संबंधित दस्तावेज(दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, दिनांक, पंजीकरण संख्या, संचार का प्रकार)
10. पाठ का शीर्षक (दस्तावेज़ का सारांश)
12. दस्तावेज़ अग्रेषण के बारे में जानकारी
13. मुख्य दस्तावेज़ की शीटों की संख्या
14. आवेदन पत्र (आवेदनों की संख्या, आवेदन पत्रों की कुल संख्या)
15. दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए निर्देश (निष्पादक, आदेश, निष्पादन की तिथि)
16. चेक मार्क
17. एक्सेस प्रतिबंध बार
18. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के बारे में जानकारी
19. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन
20. विभाग - दस्तावेज़ के जिम्मेदार निष्पादक
21. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ फ़ाइलें (फ़ाइलों की संख्या, फ़ाइल नाम)
दस्तावेज़ का संशोधन, खाते में लेना
परिवर्तन और परिवर्धन तैयार
जेएससी "कोडेक्स"
15 जून 2009 को, रूसी संघ संख्या 477 की सरकार के डिक्री ने "संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियम" को मंजूरी दी। इस दस्तावेज़ की उपस्थिति का कारण क्या था? वह के लिए क्या लाया नियामक ढांचाकार्यालय का काम? इसकी संरचना क्या है? आपको "सचिव और कार्यालय प्रबंधक की पुस्तिका" पत्रिका के नंबर 9 के लेख में उत्तर मिलेंगे ... 24.09.2009
संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियम
रूसी संघ की सरकार के एक डिक्री को अपनाने का तथ्य, कार्यालय के काम के नियमों को मंजूरी देना, सर्वोपरि है, क्योंकि हमारे देश के इतिहास में, सोवियत काल सहित, इस तरह के कार्यालय के काम पर कोई नियामक कार्य नहीं है। उच्च स्तर को अपनाया गया। महान महत्व के एक समय में, "द यूनिफाइड स्टेट रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम" (एम।, 1973) और " राज्य प्रणाली दस्तावेज़ समर्थनप्रबंधन" (एम।, 1988) मानक दस्तावेज नहीं थे, अर्थात वे प्रकृति में सलाहकार थे।
और अब हम आपके ध्यान में एम.वी. के लेख का एक अंश लाते हैं। लरीना, डॉ. आई.टी. विज्ञान, प्रो., VNIIDAD के निदेशक और वी.एफ. यांकोवा, पीएच.डी. आई.टी. विज्ञान, एसोसिएट।, डिप्टी। VNIIDAD . के निदेशक "संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियम",सचिव और कार्यालय प्रबंधक की हैंडबुक के नंबर 9 में प्रकाशित
"15 जून, 2009 नंबर 477 (बाद में रूसी संघ की सरकार की डिक्री के रूप में संदर्भित) की रूसी संघ की सरकार का फरमान न केवल नियमों को मंजूरी देता है, बल्कि मानक नियमों में कई बदलाव भी पेश करता है। संघीय कार्यकारी निकायों की गतिविधियों का निर्धारण। विशेष रूप से, नया शब्द खंड 11.1 निर्धारित करता है संघीय कार्यकारी निकायों की बातचीत के लिए मॉडल विनियम,स्वीकृत 19 जनवरी, 2005 को रूसी संघ संख्या 30 की सरकार की डिक्री, अर्थात्:
« 11.1. संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय का काम संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियमों के अनुसार किया जाता है, जिसे रूसी संघ की सरकार के दिनांक 15 जून, 2009 नंबर 477 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया जाता है। इन नियमों के आधार पर, संघीय कार्यकारी निकाय, संग्रह मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में (वर्तमान में संघीय अभिलेखीय एजेंसी (रोसार्चिव) - लेखक का नोट) कार्यालय के काम पर निर्देश जारी करते हैं।
याद रखें कि इस दस्तावेज़ के मूल संस्करण में, संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय का काम इसके अनुसार किया गया था मानक निर्देश 8 नवंबर, 2005 नंबर 536 के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकाय में कागजी कार्रवाई पर, जो संघीय अभिलेखीय एजेंसी द्वारा अनुमोदन के अधीन भी था।
पैराग्राफ 2.38 और 2.39 में भी संशोधन किया गया है मॉडल विनियमन आंतरिक संगठनसंघीय कार्यकारी अधिकारी, स्वीकृत 28 जुलाई, 2005 नंबर 452 के रूसी संघ की सरकार का फरमान। नया संस्करणयह चीज़ें:
"2.38. संघीय कार्यकारी निकाय में कार्यालय का काम 15 जून, 2009 नंबर 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियमों के अनुसार किया जाता है। इन नियमों के आधार पर, संघीय कार्यकारी निकाय, अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में कार्यालय के काम के लिए निर्देश जारी करता है।
गुप्त दस्तावेजों, सिफर टेलीग्राम, सीमित पहुंच के अन्य दस्तावेजों के साथ-साथ गुप्त प्रसंस्करण और सीमित पहुंच की अन्य जानकारी के साथ काम विशेष निर्देशों के अनुसार किया जाता है।
2.39. संघीय कार्यकारी निकाय में कार्यालय के काम का संगठन और संचालन संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंड द्वारा किया जाता है, जिसे कार्यालय के काम के संचालन के कार्यों के साथ-साथ अन्य संरचनात्मक में कार्यालय के काम के संचालन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा सौंपा जाता है। संघीय कार्यकारी निकाय की इकाइयाँ ”…
सचिव और कार्यालय प्रबंधक की पुस्तिका के अंक 9 2009 में पूरा लेख पढ़ें।
"संघीय कार्यकारी निकायों में कागजी कार्रवाई के नियमों के अनुमोदन पर"
04/26/2016 का संस्करण - 05/06/2016 से मान्य
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रूसी संघ की सरकार
संकल्प
दिनांक 15 जून 2009 एन 477
संघीय कार्यकारी अधिकारियों में दस्तावेज़ कार्य के नियमों के अनुमोदन पर
दिनांक 09/07/2011 एन 751, दिनांक 04/26/2016 एन 356)
1. संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के संलग्न नियमों को अनुमोदित करें।
2. अगले संस्करण में 19 जनवरी, 2005 एन 30 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों की बातचीत के लिए मानक विनियमों के खंड 11.1 की रूपरेखा:
"11.1। संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय का काम संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियमों के अनुसार किया जाता है, जिसे 15 जून, 2009 एन 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया जाता है। इन नियमों के आधार पर, संघीय कार्यकारी निकाय, संग्रह के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में, वे कार्यालय के काम पर निर्देश जारी करते हैं।
3. संघीय कार्यकारी निकायों के आंतरिक संगठन के लिए मॉडल विनियमों के राज्य खंड 2.38 और 2.39, 28 जुलाई, 2005 एन 452 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित (सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2005, एन 31, कला। 3233), इस प्रकार है:
"2.38। संघीय कार्यकारी निकाय में कार्यालय का काम 15 जून, 2009 एन 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियमों के अनुसार किया जाता है। इन नियमों के आधार पर, संग्रह के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में संघीय कार्यकारी निकाय कार्यालय के काम के लिए निर्देश जारी करता है।
गुप्त दस्तावेजों, सिफर टेलीग्राम, सीमित पहुंच के अन्य दस्तावेजों के साथ-साथ गुप्त प्रसंस्करण और सीमित पहुंच की अन्य जानकारी के साथ काम विशेष निर्देशों के अनुसार किया जाता है।
2.39. संघीय कार्यकारी निकाय में संगठन और रिकॉर्ड कीपिंग संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंड द्वारा की जाती है, जिसे रिकॉर्ड रखने के कार्यों के साथ-साथ संघीय कार्यकारी निकाय के अन्य संरचनात्मक प्रभागों में रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा सौंपा जाता है। .
4. 1 जनवरी, 2010 तक, संघीय अभिलेखीय एजेंसी संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशों को मंजूरी देगी।
प्रधान मंत्री
रूसी संघ
वी. पुतिन
स्वीकृत
सरकारी फरमान
रूसी संघ
दिनांक 15 जून 2009 एन 477
विनियम
संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय का काम
(जैसा कि रूसी संघ की सरकार के 07.09.2011 एन 751 के 04.26.2016 एन 356 के डिक्री द्वारा संशोधित)
I. सामान्य प्रावधान
1. ये नियम संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के लिए एक एकीकृत प्रक्रिया स्थापित करते हैं।
2. ये नियम राज्य के रहस्यों वाले दस्तावेजों के साथ काम के संगठन पर लागू नहीं होते हैं।
3. इन नियमों के आधार पर संघीय कार्यकारी निकाय, अपनी गतिविधियों की शर्तों और बारीकियों को ध्यान में रखते हुए, कार्यालय के काम पर एक निर्देश विकसित करता है, जिसे संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में अनुमोदित किया जाता है। संग्रह करने का।
द्वितीय. नियम और परिभाषाएँ दिनांक 26 अप्रैल, 2016 संख्या 356)
4. इन नियमों के प्रयोजनों के लिए, निम्नलिखित शर्तों और परिभाषाओं का उपयोग किया जाता है: (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
"दस्तावेज़ीकरण" - निर्धारित तरीके से सामग्री मीडिया पर जानकारी को ठीक करना;
"कागजी कार्रवाई" - एक गतिविधि जो आधिकारिक दस्तावेजों के निर्माण और संघीय कार्यकारी निकायों में उनके साथ काम के संगठन को सुनिश्चित करती है;
"दस्तावेज़" - एक राज्य निकाय, स्थानीय स्व-सरकारी निकाय, कानूनी इकाई या व्यक्ति द्वारा बनाया गया एक आधिकारिक दस्तावेज़, निर्धारित तरीके से निष्पादित और संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेज़ प्रवाह में शामिल;
"दस्तावेज़ प्रवाह" - निष्पादन के पूरा होने तक, फ़ाइल में प्लेसमेंट और (या) भेजने तक दस्तावेज़ों की आवाजाही, उनके बनाए जाने या प्राप्त होने के क्षण से;
"दस्तावेज़ अपेक्षित" - इसके डिजाइन और इसके साथ काम करने के संगठन के लिए आवश्यक दस्तावेज़ का एक तत्व; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
"मूल दस्तावेज़" - दस्तावेज़ की पहली या एकमात्र प्रति;
"दस्तावेज़ की प्रतिलिपि" - एक दस्तावेज़ जो मूल दस्तावेज़ और इसकी बाहरी विशेषताओं की जानकारी को पूरी तरह से पुन: पेश करता है, जिसमें कोई कानूनी बल नहीं है;
"दस्तावेज़ पंजीकरण" - दस्तावेज़ को पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट करना, दस्तावेज़ के बारे में पंजीकरण और लेखा प्रपत्र में जानकारी दर्ज करना; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
"मामलों का नामकरण" - उनके भंडारण अवधि के संकेत के साथ केस टाइटल की एक व्यवस्थित सूची; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
"मामला" - संघीय कार्यकारी निकाय के एक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों का एक सेट या एक अलग दस्तावेज;
"कार्यालय प्रबंधन सेवा" - एक संरचनात्मक इकाई जिसे कार्यालय के काम के संचालन के कार्यों के साथ-साथ अन्य संरचनात्मक इकाइयों में कार्यालय के काम को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को सौंपा गया है; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
"दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति" - इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए दस्तावेज़ की एक प्रति; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
अनुच्छेद 14 - निरसित। (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली" - एक स्वचालित सूचना प्रणाली जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों, उनके प्रबंधन, उनके भंडारण और उन तक पहुंच के साथ-साथ दस्तावेजों के पंजीकरण को प्रदान करती है; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन" - सूचना प्रणाली का उपयोग करके दस्तावेज़ प्रबंधन। (07.09.2011 एन 751 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)
इन नियमों में प्रयुक्त अन्य अवधारणाएं रूसी संघ के कानून में परिभाषित अवधारणाओं के अनुरूप हैं। (07.09.2011 एन 751 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित)
III. संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेजों का निर्माण
5. संघीय कार्यकारी निकाय में बनाए गए दस्तावेज़ लेटरहेड पर, A4 (210 x 297 मिमी) या A5 (148 x 210 मिमी) प्रारूप के कागज़ की मानक शीट पर या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के रूप में तैयार किए जाते हैं और उनमें स्थापित संरचना होनी चाहिए विवरण, उनका स्थान और सजावट।
6. संघीय कार्यकारी निकाय के रूपों को विवरण के स्थान के लिए कोणीय या अनुदैर्ध्य विकल्प के आधार पर विकसित किया जाता है। कोने वाले संस्करण के साथ, प्रपत्र का विवरण शीट के ऊपरी बाएँ कोने में स्थित होता है। अनुदैर्ध्य संस्करण में, प्रपत्र का विवरण शीर्ष मार्जिन के साथ शीट के बीच में स्थित होता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाते समय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ टेम्पलेट्स का उपयोग किया जाता है। (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
7. दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट, लेटरहेड और कागज की एक मानक शीट दोनों पर तैयार की गई है, जिसमें कम से कम 20 मिमी - बाएं, 10 मिमी - दाएं, 20 मिमी - ऊपर और 20 मिमी - नीचे का मार्जिन होना चाहिए।
8. दस्तावेजों के नमूना प्रपत्र और इलेक्ट्रॉनिक टेम्पलेट संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित हैं। (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
9. संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान बनाए गए दस्तावेजों का विवरण इस प्रकार है: (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
ए) रूसी संघ का राज्य प्रतीक; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
बी) संघीय कार्यकारी निकाय का नाम; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
ग) संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंड का नाम; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
डी) नौकरी का शीर्षक; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
ई) संघीय कार्यकारी निकाय पर संदर्भ डेटा; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
च) दस्तावेज़ के प्रकार का नाम; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
छ) दस्तावेज़ की तारीख; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
ज) दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
i) आने वाले दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख का संदर्भ; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
j) दस्तावेज़ के संकलन (प्रकाशन) का स्थान; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
के) दस्तावेज़ तक पहुंच के प्रतिबंध की मुहर; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
एल) पता करने वाला; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
एम) दस्तावेज़ के अनुमोदन की मुहर; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
n) दस्तावेज़ (संकल्प) के निष्पादन के लिए निर्देश; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
n) पाठ का शीर्षक; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
पी) दस्तावेज़ का पाठ; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
ग) नियंत्रण का निशान; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
आर) आवेदन के बारे में एक नोट; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
एस) हस्ताक्षर; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
टी) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का निशान; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
x) दस्तावेज़ अनुमोदन स्टाम्प; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
वी) वीजा; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
ज) मुद्रण; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
डब्ल्यू) प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण पर एक निशान; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
डब्ल्यू) कलाकार के बारे में एक नोट; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
ई) दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को भेजने पर एक नोट; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
जे) दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक नोट; (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
10. दस्तावेज़ के विवरण की संरचना उसके प्रकार और उद्देश्य से निर्धारित होती है।
11. संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेज़ की स्वीकृति संघीय कार्यकारी निकाय के अधिकृत अधिकारी के वीज़ा द्वारा जारी की जाती है। अन्य राज्य प्राधिकरणों और संगठनों के साथ एक संघीय कार्यकारी निकाय में बनाए गए दस्तावेज़ का अनुमोदन अनुमोदन के एक स्टाम्प (शीट), एक प्रोटोकॉल या अनुमोदन पत्र द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है।
चतुर्थ। संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेज़ संचलन के संगठन के लिए आवश्यकताएं
12. निम्नलिखित दस्तावेज़ प्रवाह संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेज़ प्रवाह में प्रतिष्ठित हैं:
ए) आने वाले दस्तावेज (आने वाले);
बी) भेजे गए दस्तावेज (आउटगोइंग);
ग) आंतरिक दस्तावेज।
13. संघीय कार्यकारी निकाय में, डाक संचार, कूरियर संचार और दूरसंचार के माध्यम से दस्तावेजों का वितरण और प्रेषण किया जाता है।
14. संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा प्राप्त दस्तावेज प्राथमिक प्रसंस्करण, पंजीकरण, प्रारंभिक विचार, विचार के लिए प्रबंधन को हस्तांतरण से गुजरते हैं, निष्पादकों को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं और निष्पादन के बाद, फाइलों में रखे जाते हैं।
15. प्राप्त दस्तावेजों के प्राथमिक प्रसंस्करण में दस्तावेजों की सही डिलीवरी और दस्तावेजों की उपलब्धता और उन्हें संलग्न करने के साथ-साथ पंजीकृत और पंजीकरण के अधीन दस्तावेजों का वितरण शामिल है।
16. प्राप्त और बनाए गए दस्तावेजों का पंजीकरण प्राप्ति, निर्माण (हस्ताक्षर या अनुमोदन) या अगले कारोबारी दिन पर किया जाता है, जब तक कि अन्यथा रूसी संघ के कानून द्वारा प्रदान नहीं किया जाता है। (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
17. खंड अब मान्य नहीं है। (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
18. पंजीकृत दस्तावेजों को संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख या संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख के निर्णय द्वारा, संघीय कार्यकारी निकाय के अन्य अधिकारियों को विचार के लिए रिकॉर्ड कीपिंग सेवा द्वारा स्थानांतरित किया जाता है। (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
निष्पादन (संकल्प) के निर्देशों के साथ दस्तावेज़ या उनकी प्रतियां रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा निष्पादकों को हस्तांतरित की जाती हैं। (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
19. दस्तावेज़ का मूल दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए जिम्मेदार संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंड को भेजा जाता है। यदि कई निष्पादक हैं, तो मूल दस्तावेज़ को संरचनात्मक इकाई में स्थानांतरित कर दिया जाता है जो कि जिम्मेदार निष्पादक है, शेष इकाइयों को दस्तावेज़ की एक प्रति प्राप्त होती है।
जब निष्पादक को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि तक पहुंच की संभावना प्रदान करते हैं, तो मूल दस्तावेज़ रिकॉर्ड कीपिंग सेवा में रह सकता है, यदि यह संघीय कार्यकारी निकाय में रिकॉर्ड रखने के निर्देशों द्वारा स्थापित किया जाता है। (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
20. दस्तावेज़, संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख या किसी अन्य अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित होने के बाद, पंजीकरण और प्रेषण के लिए रिकॉर्ड कीपिंग सेवा में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
21. रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा दस्तावेज़ की शुद्धता, दस्तावेज़ की पूर्णता और मेलिंग सूची के साथ दस्तावेज़ की प्रतियों की संख्या के अनुपालन की जाँच करती है। गलत तरीके से निष्पादित दस्तावेज ठेकेदार को वापस कर दिए जाते हैं।
22. दस्तावेजों को उनके पंजीकरण के दिन या अगले कारोबारी दिन भेजा जाना चाहिए।
23. संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंडों के बीच दस्तावेजों का हस्तांतरण रिकॉर्ड कीपिंग सेवा के माध्यम से किया जाता है।
24. संघीय कार्यकारी निकाय में, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा आने वाले, बनाए गए और भेजे गए दस्तावेज़ों का रिकॉर्ड रखती है। दस्तावेजों की संख्या पर डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है, रिकॉर्ड कीपिंग सेवा द्वारा विश्लेषण किया जाता है और उसके द्वारा निर्धारित तरीके से संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है।
25. संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने और खोजने के लिए, दस्तावेजों के बारे में अनिवार्य जानकारी परिशिष्ट के अनुसार उपयोग की जाती है। दस्तावेजों के बारे में अतिरिक्त जानकारी का उपयोग संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में किया जा सकता है।
V. संघीय कार्यकारी निकाय का दस्तावेजी कोष
26. संघीय कार्यकारी निकाय:
क) अपनी गतिविधियों के दौरान गठित दस्तावेजों से अपना दस्तावेजी कोष बनाता है;
बी) संग्रह के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में, अपनी गतिविधियों के दौरान उत्पन्न दस्तावेजों की एक सूची, साथ ही साथ अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियों के दौरान, भंडारण की अवधि का संकेत देते हुए, विकसित और अनुमोदित करता है। .
ग) संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा बनाए गए दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के लिए टेम्पलेट्स का एक एल्बम विकसित और अनुमोदित करें। (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
27. संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेजी कोष का गठन रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा मामलों के नामकरण, मामलों के गठन और प्रसंस्करण, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने, रिकॉर्ड करने और मामलों को संघीय कार्यकारी निकाय के संग्रह में स्थानांतरित करके किया जाता है।
28. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों का नामकरण:
ए) संरचनात्मक डिवीजनों के मामलों के नामकरण के आधार पर रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा संकलित किया गया है;
बी) संघीय कार्यकारी निकाय के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग के साथ इसके समझौते के बाद संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा चालू वर्ष के अंत से बाद में अनुमोदित किया जाता है और अगले वर्ष के 1 जनवरी को लागू होता है;
ग) हर 5 साल में एक बार, इसे संघीय राज्य संग्रह के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग के साथ समन्वयित किया जाता है, जिसके लिए संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों के दौरान गठित रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज स्थायी रूप से स्थानांतरित किए जाते हैं भंडारण;
डी) संघीय कार्यकारी निकाय के कार्यों और संरचना में परिवर्तन की स्थिति में, यह संघीय राज्य संग्रह के विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग के साथ समझौते के अधीन है।
29. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों के नामकरण के अनुभागों के नाम संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंडों के नाम हैं।
30. मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों का गठन किया जाता है, साथ ही साथ स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों के लिए दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण और उनके वितरण (समूह) के सिद्धांतों के अनुपालन में, कर्मियों के लिए मामलों सहित, और अस्थायी (10 वर्ष तक सहित) भंडारण के मामलों के लिए।
31. उनके गठन की तारीख से संघीय कार्यकारी निकाय के संग्रह में स्थानांतरण तक या विनाश के लिए मामलों को उनके गठन के स्थान पर संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहीत किया जाता है।
32. संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा निर्धारित अवधि के लिए संरचनात्मक डिवीजनों के कर्मचारियों को अस्थायी उपयोग के लिए मामले जारी किए जाते हैं, और इसकी समाप्ति के बाद वापसी के अधीन होते हैं।
अन्य राज्य निकायों और संगठनों को संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख या कार्यालय के काम के प्रभारी के उप प्रभारी की अनुमति से उनके लिखित अनुरोधों के आधार पर मामले जारी किए जाते हैं।
33. असाधारण मामलों में स्थायी भंडारण की फाइलों से दस्तावेजों की निकासी की अनुमति है और संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख की अनुमति से किया जाता है, दस्तावेज़ की विधिवत प्रमाणित प्रति और मूल जारी करने के कारणों पर एक अधिनियम छोड़कर। )
35. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों की सूची संकलित करने का आधार मामलों का नामकरण है।
36. मामलों के नामकरण और मामलों की सूची, मामलों के गठन और निष्पादन, साथ ही संघीय कार्यकारी निकाय में अस्थायी भंडारण के मामलों के विनाश को संकलित करने की प्रक्रिया संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा संग्रह के क्षेत्र में निर्धारित की जाती है।
VI. संघीय कार्यकारी निकाय में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने की विशेषताएं (26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
37. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में बनाए, संसाधित और संग्रहीत किए जाते हैं।
38. एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कार्यालय के काम के सामान्य नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए और "रूसी संघ के राज्य प्रतीक" विवरण के अपवाद के साथ, कागज पर एक समान दस्तावेज़ के लिए विवरण स्थापित किया जाना चाहिए।
संघीय कार्यकारी निकाय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (कागज पर पूर्व दस्तावेज के बिना) और दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों का उपयोग करता है।
39. संघीय कार्यकारी निकाय में बनाए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की संरचना दस्तावेजों की सूची द्वारा स्थापित की जाती है, जिसके निर्माण, भंडारण और उपयोग को विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के रूप में संघीय कार्यकारी निकाय की आंतरिक गतिविधियों का आयोजन करते समय किया जाता है, संघीय अभिलेखीय एजेंसी की सिफारिशों के आधार पर विकसित किया गया।
दस्तावेजों की सूची, जिसके निर्माण, भंडारण और उपयोग को विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के रूप में किया जाता है जब संघीय कार्यकारी निकाय की आंतरिक गतिविधियों का आयोजन किया जाता है, इस संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा संघीय अभिलेखीय के साथ समझौते में अनुमोदित किया जाता है। एजेंसी।
40. सार्वजनिक प्राधिकरणों और स्थानीय सरकारों को भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" के अनुसार संघीय कार्यकारी निकाय के एक अधिकारी के उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए जाते हैं।
41. संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ कार्यों की पुष्टि करने के तरीकों का उपयोग किया जा सकता है, जिसमें अन्य प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" के अनुसार उपयोग किए जाते हैं।
42. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्राप्ति और भेजने का कार्य लिपिकीय सेवा द्वारा किया जाता है।
43. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज प्राप्त करने के बाद, कार्यालय प्रबंधन सेवा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की वैधता की जांच करती है।
44. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को शामिल करने के बाद, दस्तावेज़ के प्रबंधन को सुनिश्चित करने के लिए दस्तावेज़ के बारे में पंजीकरण और लेखांकन डेटा उत्पन्न होता है, जिसमें इसकी खोज, दस्तावेज़ तक पहुंच, नियंत्रण, भंडारण, उपयोग और अन्य डेटा शामिल हैं।
45. संघीय कार्यकारी निकाय में बनाए गए दस्तावेज़ और (या) कागज पर संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा प्राप्त किए गए दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इस तरह के दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति के निर्माण के साथ पंजीकृत हैं।
46. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का पंजीकरण और लेखांकन संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में किया जाता है।
47. मामलों के नामकरण के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक फाइलों में बनाया जाता है।
मामलों का नामकरण इंगित करता है कि मामला इलेक्ट्रॉनिक रूप में संचालित किया जा रहा है, जिसे मामले के शीर्षक में या "नोट" कॉलम में नोट किया गया है।
(26 अप्रैल, 2016 एन 356) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा संशोधित के रूप में
2. पता करने वाला:
3. दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर
4. दस्तावेज़ के प्रकार का नाम
5. दस्तावेज़ दिनांक
6. दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या
7. दस्तावेज प्राप्त होने की तिथि
8. आने वाले दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या
9. संबंधित दस्तावेजों के बारे में जानकारी (दस्तावेज़ प्रकार का नाम, तिथि, पंजीकरण संख्या, संचार प्रकार)
10. पाठ का शीर्षक (दस्तावेज़ का सारांश)
12. दस्तावेज़ अग्रेषण के बारे में जानकारी
13. मुख्य दस्तावेज़ की शीटों की संख्या
"संघीय निकायों में कार्यालय कार्य करने के नियम" के बारे में
कार्यकारिणी शक्ति"
(रियाज़ान क्षेत्रीय शिक्षा संस्थान द्वारा शिक्षा के विकास के लिए तैयार किए गए कार्यप्रणाली दस्तावेजों के संग्रह के लिए तैयार एक लेख
उपरोक्त तुलनात्मक तालिका से यह देखा जा सकता है कि नियमों में GOST R 6.30-2003 द्वारा स्थापित कई विवरण अनुपस्थित हैं, क्योंकि संघीय कार्यकारी निकायों में दस्तावेजों के साथ काम करते समय उनका उपयोग नहीं किया जाता है। ये विवरण हैं जैसे: "रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट", "एक संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क(सेवा चिह्न)", "दस्तावेज़ प्रपत्र कोड", "संगठन कोड", "प्राथमिक राज्य पंजीकरण संख्या (OGRN) कानूनी इकाई», « एक पहचान संख्याकरदाता/पंजीकरण कारण कोड (टिन/केपीपी)”। नियमों से इन विवरणों के बहिष्करण के कारण को समझने के लिए, यह याद रखना पर्याप्त है कि एक समय में कोड (ओकेपीओ, ओजीआरएन, टिन / केपीपी) को विवरण में शामिल करने का क्या कारण था: कुछ स्थितियों में संगठनों की आवश्यकता संवाददाता संगठन की गतिविधियों की वैधता की जांच करने के लिए। यदि किसी संगठन को इस बारे में कोई संदेह है कि क्या कोई संवाददाता संगठन मौजूद है, क्या वह आधिकारिक रूप से पंजीकृत है, तो संगठन को संपर्क करने का अधिकार है। लगान अधिकारीएक अनुरोध के साथ। यह संभावना नहीं है कि संघीय कार्यकारी निकायों के संबंध में इस तरह की जांच की आवश्यकता होगी।
प्रॉप्स के नियमों में अनुपस्थिति का कारण "संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक निशान" यह है कि यह विशुद्ध रूप से आधिकारिक प्रकृति का है और दस्तावेजों की तैयारी में इसका उपयोग नहीं किया जाता है।
GOST R 6.30-2003 और नियमों में प्रस्तुत अधिकांश विवरण समान नाम या नाम हैं जो थोड़े भिन्न हैं। लेकिन कुछ विवरण हैं जिन्हें स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। सबसे पहले, यह अपेक्षित "दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए निर्देश" है, जो अपेक्षित "संकल्प" को प्रतिस्थापित करता है। अपेक्षित नाम बदलने का कारण यह है कि संघीय कार्यकारी अधिकारियों में दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए निर्देश न केवल एक संकल्प के रूप में, बल्कि निर्देशों के रूप में भी तैयार किए जाते हैं।
सभी के लिए परिचित प्रॉप्स "हेडिंग टू द टेक्स्ट" को नियमों में "दस्तावेज़ का नाम" नाम मिला। यह इस तथ्य से समझाया गया है कि संघीय कार्यकारी निकायों में जारी किए गए दस्तावेजों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है नियमों(नियम, विनियम, प्रक्रियाएं, निर्देश, विनियम, आदि), और इन दस्तावेजों में एक नाम होता है जिसमें दस्तावेज़ का प्रकार होता है और सारांशदस्तावेज़ बारीकी से एक शीर्षक में विलीन हो गए। उदाहरण के लिए: "संघीय कार्यकारी निकायों में रिकॉर्ड रखने के नियम", "सिविल सेवकों और मंत्रालयों के कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियम"। दूसरे शब्दों में, दस्तावेज़ का नाम नाम है, जिसमें दस्तावेज़ के प्रकार और उसकी संक्षिप्त सामग्री का पदनाम शामिल है।
नियमों ने "दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति", "गोपनीयता चिह्न" जैसे नए विवरण पेश किए। अपेक्षित "दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति" दस्तावेजों के तथाकथित आधिकारिक रूपों की आवश्यकता है। इस प्रोप का उपयोग लंबे समय से व्यवहार में किया जाता रहा है। और यद्यपि GOST R 6.30-2003 ने आधिकारिक रूपों को एक विशेष प्रकार के रूपों के रूप में स्थापित किया, इस प्रकार के रूपों को दूसरों से अलग करने वाली संबंधित आवश्यकता को मानक में शामिल नहीं किया गया था। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम संघीय कार्यकारी निकाय के नाम के तहत अधिकारियों के लेटरहेड में दर्शाया गया है।
"गोपनीयता चिह्न" प्रोप भी एक ऐसा प्रोप है जो व्यापक रूप से व्यवहार में उपयोग किया जाता है। आधिकारिक रहस्य या अन्य प्रकार के रूप में वर्गीकृत जानकारी वाले दस्तावेजों पर एक गोपनीयता चिह्न लगाया जाता है। गोपनीय जानकारी. GOST R 6.30-2003 (R 6, R 6.30-1997) मानक के पिछले संस्करणों में, यह विशेषता मौजूद थी, लेकिन "दस्तावेज़ एक्सेस प्रतिबंध स्टैम्प" नाम के तहत। वास्तव में, गोपनीयता चिह्न दस्तावेज़ तक पहुंच को प्रतिबंधित करने की मुहर है।
नियमों की धारा IV "संघीय कार्यकारी निकाय में दस्तावेज़ संचलन के संगठन के लिए आवश्यकताएं" में ऐसे प्रावधान हैं जो दस्तावेजों के पारित होने और विचार करने के लिए मुख्य चरणों और समय सीमा को स्थापित करते हैं। इस खंड में विशेष महत्व के प्रावधान हैं जो वर्कफ़्लो के आयोजन में लिपिक सेवा की भूमिका को परिभाषित करते हैं। नियम इस बात पर जोर देते हैं कि लिपिक सेवा में संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा प्राप्त दस्तावेज, प्राथमिक प्रसंस्करण, पंजीकरण, प्रारंभिक विचार, विचार के लिए प्रबंधन को हस्तांतरण से गुजरते हैं, और संरचनात्मक प्रभागों में निष्पादकों को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा दस्तावेजों की शुद्धता, दस्तावेज़ की पूर्णता और मेलिंग सूची में दस्तावेज़ की प्रतियों की संख्या के पत्राचार की जांच करती है। लिपिक सेवा द्वारा गलत तरीके से निष्पादित दस्तावेज निष्पादक को वापस कर दिए जाते हैं। संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक उपखंडों के बीच दस्तावेजों का हस्तांतरण भी लिपिक सेवा के माध्यम से किया जाता है। नियमों के विकासकर्ताओं ने जहाँ तक संभव हो, अभिलेख प्रबंधन सेवा की आयोजन भूमिका की पहचान करने का प्रयास किया।
नियमों की धारा V - "संघीय कार्यकारी निकाय का दस्तावेजी कोष" - में ऐसे प्रावधान हैं जो संघीय कार्यकारी निकाय की गतिविधियों में गठित दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया निर्धारित करते हैं। इस खंड के मूल प्रावधानों में निम्नलिखित प्रावधान शामिल हैं जो संघीय कार्यकारी निकाय हैं:
· अपनी गतिविधियों के दौरान बनाए गए दस्तावेजों से अपना दस्तावेजी कोष बनाता है।
· संग्रह के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय के साथ समझौते में, इसकी गतिविधियों के दौरान उत्पन्न दस्तावेजों की एक सूची, साथ ही इसके अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियों में, भंडारण की अवधि का संकेत देते हुए, विकसित और अनुमोदन करता है।
इस प्रकार, नियम संघीय कार्यकारी अधिकारियों को एक पूर्ण दस्तावेजी कोष बनाने के लिए अवधारण अवधि के साथ दस्तावेजों की विभागीय सूची विकसित करने के लिए बाध्य करते हैं। इन सूचियों का अनुमोदन, साथ ही संघीय निकाय के कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों का अनुमोदन, संघीय अभिलेखागार के साथ समझौते के बाद ही किया जाता है।
संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेजी कोष का गठन मामलों के नामकरण के आधार पर किया जाता है। मामलों का नामकरण, जैसा कि संग्रह के क्षेत्र में नियामक दस्तावेजों द्वारा प्रदान किया गया है, रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा संकलित किया जाता है और संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (सीईसी) के साथ समझौते के बाद प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। क्षेत्रों। नियमों का यह खंड संघीय कार्यकारी निकाय, राज्य निकायों और संगठनों के कर्मचारियों को अस्थायी उपयोग के लिए फाइलें जारी करने की प्रक्रियाओं के साथ-साथ फाइलों से दस्तावेजों को वापस लेने की प्रक्रिया प्रदान करता है, जो केवल असाधारण मामलों में ही संभव है। उसी समय, जब्त दस्तावेज की एक प्रति, निर्धारित तरीके से प्रमाणित, और मूल जारी करने के कारणों पर एक अधिनियम फाइल में रखा जाता है। नियमों का यह खंड विभागीय संग्रह में स्थानांतरित करने से पहले संरचनात्मक प्रभागों में स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों के दस्तावेजों को संग्रहीत करने की शर्तें स्थापित करता है: एक वर्ष से कम नहीं और अधिक नहीं तीन साल संरचनात्मक उपखंडों में उनके उपयोग या भंडारण की शुरुआत की तारीख से। मामलों के विवरण के आधार पर मामलों को विभागीय संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जिसका आधार मामलों का नामकरण है।
विशेष महत्व के नियमों के प्रावधान हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने की बारीकियों को निर्धारित करते हैं (खंड VI, खंड IV के अनुच्छेद 25)। नियमों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने के कई मूलभूत प्रावधान हैं, वे इस प्रकार हैं:
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में बनाए, संसाधित और संग्रहीत किए जाते हैं।
दस्तावेजों के बारे में अनिवार्य जानकारी का उपयोग संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में लेखांकन और दस्तावेजों की खोज के उद्देश्य से किया जाता है।
संघीय कार्यकारी निकाय के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग किया जाता है।
· इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को मामलों में व्यवस्थित करते समय, उनके भंडारण, विनाश आदि की शर्तों का निर्धारण करते समय, समान कागज-आधारित दस्तावेजों के लिए स्थापित नियम लागू होते हैं।
रूसी संघ की सरकार के फरमान के पैराग्राफ 4, जिसने संघीय कार्यकारी निकायों में रिकॉर्ड रखने के नियमों को मंजूरी दी, ने संघीय अभिलेखीय एजेंसी (रोसार्चिव) को संघीय अभिलेखीय एजेंसी (रोसार्चिव) को संघीय में रिकॉर्ड रखने के निर्देशों के विकास के लिए दिशानिर्देशों को विकसित करने और अनुमोदित करने का कार्य दिया। कार्यकारी निकाय। संघीय अभिलेखागार के आदेश से, ऐसी सिफारिशों को मंजूरी दी गई थी। कार्यालय प्रबंधन सेवाओं द्वारा सिफारिशों का उपयोग करने का इरादा है जब वे कार्यालय के काम के लिए निर्देश विकसित करते हैं, एकीकृत के रूप में काम करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं पद्धतिगत आधारसंघीय कार्यकारी निकायों में रिकॉर्ड रखना।
मेरे किसी भी सहयोगी के लिए यह कोई रहस्य नहीं है कि हमारे देश में कार्यालय का काम व्यावहारिक रूप से संघीय स्तर पर विनियमित नहीं है। मैं वाणिज्यिक संगठनों के बारे में बात कर रहा हूं: बड़ी संख्या में गैर-राज्य कंपनियों को केवल इस या उस "मानक" दस्तावेज़ का पालन करने की सिफारिश की जा सकती है। उनमें से एक के बारे में आज हम बात करेंगे। इसके अनुसार, सभी राज्य निकायों को कार्यालय का काम करना आवश्यक है: ये संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियम हैं। आप उन्हें यहां डाउनलोड कर सकते हैं।
नियमों की स्थिति
इस तथ्य के बावजूद कि, उनके नाम से, नियम केवल संघीय कार्यकारी निकायों को संदर्भित करते हैं, संघीय कानूनदिनांक 27 जुलाई, 2006 नंबर 149-FZ "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर" कहता है कि "अन्य राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों द्वारा स्थापित कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह के नियम उनकी क्षमता के भीतर स्थापित आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए। संघीय कार्यकारी निकायों के लिए कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह के संदर्भ में रूसी संघ की सरकार" (अनुच्छेद 11)। इस प्रकार, संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए नियम सभी के लिए अनिवार्य हैं सरकारी संस्थाएंऔर स्थानीय सरकारें।
उनका पालन करने के लिए बाध्य वाणिज्यिक संगठनसंभव नहीं, केवल अनुशंसित। सौभाग्य से, अधिकांश कंपनियां अभी भी इन दिशानिर्देशों का पालन करती हैं।
संघीय कार्यकारी निकायों में कागजी कार्रवाई के नियम: वर्तमान परिवर्तन
मई 2016 में, संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के नियमों को बदल दिया गया था:
खंड "नियम और परिभाषाएँ" को अद्यतन किया गया है, विशेष रूप से, अजीब वाक्यांश "दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक छवि" दूर हो गया है और एक पूरी तरह से समझने योग्य और निर्विवाद "दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि" दिखाई दी है;
दो नई आवश्यकताएं सामने आई हैं (वे शामिल नहीं हैं): इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का चिह्न और दस्तावेज़ का लिंक;
दस्तावेजों के लिए लेखांकन करते समय, कार्यालय के काम के लिए आपके निर्देशों में आधिकारिक तौर पर इसे पंजीकृत करने के लिए दस्तावेज़ की प्राप्ति (हस्ताक्षर, अनुमोदन) के दिन और इसके पंजीकरण के दिन को अलग करना संभव हो गया;
"संघीय कार्यकारी निकाय में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने की ख़ासियत" खंड को पूरी तरह से नया रूप दिया गया है;
नियमों में एक परिशिष्ट है: संघीय कार्यकारी प्राधिकरण के ईडीएमएस में लेखांकन और दस्तावेजों की खोज के उद्देश्य से उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के बारे में अनिवार्य जानकारी की एक सूची।
