Электронный журнал делопроизводство и документооборот на предприятии. Что такое делопроизводство и документооборот? Общая схема организации делопроизводства и документооборота

Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И руководителям, и рядовым работникам следует делопроизводство. В чем его особенности, какие виды бывают, и какие нормативные документы следует учитывать при организации документооборота?

Что такое делопроизводство

Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.

Если разбираться в сути терминологии (что такое делопроизводство), то станет ясно происхождение слова. Это, прежде всего, фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается который в дальнейшем инициирует определенные действия.

Сам термин «делопроизводство» появился довольно давно, но только в середине прошлого века оформился официально, будучи закрепленным в нормативных документах на государственном уровне.

Делопроизводство и документооборот - что это такое?

Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.

Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации - движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.

В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.

Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:

Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:

Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
Если необходимо, оформляется официальный ответ.
Последний этап - оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.

Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:

Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:

движения документов;
карточки документов;
электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.

Особенности судебного делопроизводства

Многие задаются вопросом, что такое и в чем его отличие от общего. Судебное дело - это немного другой пакет документов и материальных свидетельств. Правильное его хранение и перемещение обеспечивает прозрачность работы правоохранительной системы. Судебное делопроизводство, в отличие от организационного, не может быть добровольным. Оно ведется уполномоченными лицами и строго контролируется. Для него нормативно и строго определены все этапы, вплоть до уничтожения.

Функции секретаря

Большинство сотрудников предприятия очень смутно представляют себе, что такое делопроизводство и документооборот. Для секретаря же это - профессиональная деятельность.

Секретариат предприятия выполняет основную функцию по По форме и особенностям работы организацию делопроизводственной службы предприятия делят на такие виды:

Централизованная - все секретари находятся в одном отделе и подчиняются начальнику-делопроизводителю или старшему секретарю.
Децентрализованная - секретари и сотрудники, выполняющие их обязанности, рассредоточены по подразделениям организации и подчиняются разным начальникам.
Смешанная - наиболее часто встречается в крупных организациях.

Особенности документооборота на предприятии напрямую будет зависеть от того, какая форма секретариата принята.

Инструкция по делопроизводству

Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей.

Инструкция по делопроизводству - это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.

Ведение делопроизводства

В небольших организациях с невысоким уровнем документооборота (менее 200 в год) не встает вопрос, что такое ведение делопроизводства. Все решается силами самих сотрудников или даже руководителя.

Если обязанности ведения делопроизводства не являются для сотрудника прямыми и не прописаны в его трудовом договоре, то следует издать указ о возложении этих функций. В данном документе следует подробно расписать дополнительные обязанности, ответственность и компенсацию.

Особенности кадрового делопроизводства

Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников.

Кадровое делопроизводство - это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения - отдела по персоналу. В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка личных данных, которые являются секретными.

Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения.

Оптимизация делопроизводства

Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.

Это связано с двумя факторами:

сопротивление нововведениям сотрудников предприятия;
нехватка финансов.

Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при немалых вложениях дает заметный экономический эффект.

Кузнецова Т.В., главный редактор журнала "Делопроизводство", заслуженный профессор РГГУ.

Дорогие читатели!

Ровно десять лет назад, во втором полугодии 1997 г., вышел первый номер журнала "Делопроизводство".

Первоначально, до 2002 г., журнал выходил как полугодовой, начиная с 2002 г. он выходит ежеквартально. Всего за 10 лет вышел 31 номер журнала (32-й вы держите в руках), где опубликовано 565 статей.

Готовя десять лет тому назад первый номер журнала, редакция обращалась к читателям: "Вы держите в руках первый номер журнала "Делопроизводство". Вдумайтесь в название журнала. Слово "дело-производство" появилось в XVI веке и означало "дело производить", то есть решать вопрос, так как в процессе решения любого вопроса возникали и возникают сегодня документы, чтобы зафиксировать достигнутую договоренность, принятое решение, просьбу, ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено или при передаче не так понято. Документ создается прежде всего, чтобы закрепить информацию, передать ее во времени и на расстояние, придать ей юридическую силу".

Но ведь документ не только надо создать, с ним надо уметь работать: передать или получить, зарегистрировать, организовать решение вопроса, поставленного в документе (резолюции руководства), проконтролировать срок выполнения, сохранить документ, выдать по нему справку, передать на дальнейшее хранение в архив или, если документ несет разовую информацию, не имеющую дальнейшей ценности, уничтожить. Эта работа требует специальных знаний, особенно сегодня, учитывая быстрый рост объемов информации и внедрение для ее обработки компьютерных технологий.

Подавляющая часть документов возникает в сфере управления. Сегодня стандарт определяет понятие "делопроизводство" как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Синоним этого понятия - "документационное обеспечение управления". Его появление связано с формированием терминологии в области АСУ - автоматизированных систем управления, с их организационным, программным, информационным и другими видами обеспечения. Специалисты в области делопроизводства использовали указанную модель для создания созвучного термина в своей области - "документационное обеспечение". Поэтому в различных статьях журнала встречаются как равнозначные термин "делопроизводство" и термин "документационное обеспечение управления".

Создавая журнал, редакция предполагала освещать все аспекты деятельности, относящиеся к делопроизводству <1>:

<1> Делопроизводство. 1997. N 1.

законодательно-нормативное регулирование делопроизводства;
унификация документов;
общие требования к созданию и оформлению документов;
требования к отдельным видам документов;
системы документации, отражающие определенные направления деятельности (например, бухгалтерские документы, первичные учетные, кадровые и т.д.);
документирование отдельных управленческих задач (например, организация АО или ООО и т.п.);
организация служб делопроизводства (общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.);
должностные обязанности работников служб делопроизводства, нормирование их труда;
организация документооборота;
все этапы работы с документами: получение, первичная обработка, регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, отправка;
организация текущего хранения документов;
составление номенклатур дел;
проблемы экспертизы ценности документов;
архивное хранение;
новейшая оргтехника.

Отдельно была выделена рубрика "Компьютеризация делопроизводства".

Сегодня, подводя итоги за прошедшие годы, можно сказать, что все заявленные аспекты нашли и находят свое освещение на страницах журнала. Кроме того, указанная в первом номере журнала за 1997 г. отдельно выделенная рубрика по автоматизации делопроизводства из года в год, учитывая быстро возрастающие темпы внедрения компьютерных технологий, занимает все большее место на страницах журнала.

Журнал был рассчитан на службы делопроизводства (управление делами, общие отделы, канцелярии, секретариаты) государственных органов федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждений, предприятий, организаций, фирм.

Он адресован также всем работникам сферы делопроизводства и любым специалистам, составляющим и оформляющим документы или работающим с ними.

По многочисленным отзывам, журнал полезен работникам коммерческих фирм, как правило, не имеющим подготовки в области управления и культуры работы с документами.

Особенно популярным журнал оказался в высших и средних специальных учебных заведениях, готовящих кадры специалистов по документационному обеспечению управления. В нем была выделена и систематически ведется рубрика "Обучение", статьи которой рассказывают о профессии документоведа <2>, о государственных стандартах высшего профессионального образования по делопроизводству (за истекшие годы их было два, и сейчас готовится стандарт третьего поколения) <3>, освещают методику преподавания <4>.

<2> Исаченкова А.И., Скорпио О.Л. Документовед как специалист и личность (по материалам социологического исследования) // Делопроизводство. 2004. N 1. С. 60 - 63; Кузнецова Т.В. Специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" (введение в специальность) // Делопроизводство. 2002. N 1. С. 16 - 19; Кузнецова Т.В. История профессии документоведа в XIX - XX вв. // Делопроизводство. 2003. N 1. С. 74 - 77; Кузнецова Т.В. История профессии документоведа в советский и постсоветский период // Делопроизводство. 2003. N 2. С. 59 - 66; Пащенко В.Г., Фионова Л.Р. Документоведы. Кто они? Какими они должны быть? // Делопроизводство. 2003. N 4. С. 77 - 78; Фионова Л.Р., Пащенко В.Г. Роль и место специалистов-документоведов в органах управления периферийного города // Делопроизводство. 2003. N 1. С. 78 - 80; Кузнецова Т.В. Подготовка кадров и повышение квалификации работников служб ДОУ на современном этапе // Делопроизводство. 2005. N 2. С. 65 - 68 и др.
<3> Кузнецова Т.В. Стандарт высшего профессионального образования для специалистов по делопроизводству. 1997. N 2(1). С. 20 - 25; Кузнецова Т.В. Новый образовательный стандарт по специальности. 2000. N 1. С. 17 - 19 и др.
<4> Емышева Е.М., Мосягина О.В. Организация и методика проведения учебной практики по курсу "Документоведение". 2002. N 1. С. 52 - 54; Емышева Е.М., Мосягина О.В. Особенности преподавания дисциплин документоведческого цикла студентам заочного отделения. 2002. N 1. С. 104; Емышева Е.М., Мосягина О.В. Организация и проведение производственной практики по курсу "Организация и технология документационного обеспечения управления". 2002. N 2. С. 49 - 51; Конькова А.Ю. Проблемы организации и проведения практических занятий по документоведческим дисциплинам. 2002. N 1. С. 105; Кузнецова Т.В. Дипломная работа должна стать заказным оргпроектом. 2006. N 2. С. 16 - 19; Минаев В.В. Методические материалы по циклу документоведческих дисциплин. 2003. N 1. С. 84 - 86; Солянкина Л.Н. Учебно-ролевые игры по курсу "Организационное проектирование ДОУ". 2002. N 3. С. 82 - 88; Фионова Л.Р., Баканова Н.Б. Разработка электронного пособия по дисциплине "Организация и технология документационного обеспечения управления". 2003. N 3. С. 65 - 69 и др.

Как и было обещано, журнал постоянно держит читателей в курсе новейшей законодательной нормативно-правовой и нормативно-методической базы по документационному обеспечению управления. Сразу же после выхода нового акта, затрагивающего вопросы документирования, или работы с документами, или внесения изменений в уже действующий законодательный правовой акт, об этом сообщается читателям журнала <5>. Отдельные акты были опубликованы в журнале: Федеральные законы "Об информации, информатизации и защите информации" от 25 января 1995 г. N 24-ФЗ, "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ, "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ; Постановления Правительства РФ "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. N 191, "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" от 27 декабря 1995 г. N 1268, "О первичных учетных документах" от 8 июля 1997 г. N 835; Постановление Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 6 апреля 2001 г. N 26; Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства (ведомства) Российской Федерации, утв. Приказом Росархива от 17 марта 1998 г. N 19, и др. Обо всех актах, безусловно, рассказывалось на страницах журнала.

<5> Банасюкевич В.Д. Современная нормативная база делопроизводства. 1997. N 2(1). С. 7 - 13; Ищейнов В.Я. Персональные данные в законодательных и нормативных документах Российской Федерации и информационных системах. 2006. N 3. С. 87 - 90; Кузнецов С.Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 г. 2007. N 1. С. 46 - 49; Кузнецова Т.В. Отражение вопросов документирования в законодательных актах Российской Федерации. 2001. N 2. С. 9 - 14; Кузнецова Т.В. Изменения 2003 г. в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления. 2004. N 1. С. 34 - 42; Кузнецова Т.В. Новое в законодательно-правовой базе по документационному обеспечению управления за 2005 г. 2006. N 1. С. 8 - 15; Кузнецова Т.В. Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". 2006. N 3. С. 3 - 6; Кузнецова Т.В. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. 2006. N 4. С. 3 - 7; Кузнецова Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации. 2007. N 1. С. 3 - 7; N 2. С. 3 - 7; Ларин М.В. Управление документацией. Проблемы нормативно-методического регулирования. 1998. N 1. С. 9 - 13; Ларин М.В. К вопросу о разработке концепции Федерального закона "О документационном обеспечении управления". 2001. N 2. С. 3 - 8; Ларин М.В. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность. 2002. N 1. С. 3 - 8 и др.

Особой популярностью и спросом пользуются статьи, связанные с внедрением компьютерных технологий. Всего по данной тематике в журнале было издано более ста статей, что составляет почти пятую часть всего опубликованного материала <6>.

<6> Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления для повышения эффективности управления. 2002. N 2. С. 27 - 29; Бобылева М.П., Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации документооборота. 1999. N 1. С. 38 - 40; Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода. 2002. N 2. С. 21 - 26; Кузнецов С.Л. Автоматизированные технологии в делопроизводстве. 1997. N 2(1). С. 58 - 65; Кузнецов С.Л. Организация хранения документов в электронной форме. 2004. N 4. С. 47 - 50; Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства. 2001. N 2. С. 47 - 53; Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать? 2003. N 1. С. 53 - 57; Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства. 2005. N 3. С. 47 - 52; N 4. С. 56 - 59; 2006. N 1. С. 44 - 47; Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией. 2003. N 4. С. 46 - 49; Кукарина Ю.М. Формирование понятий "электронный документ" и "электронная цифровая подпись" в законодательных и нормативно-методических актах РФ. 2003. N 1. С. 43 - 52; Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Роль документоведа на начальных этапах разработки автоматизированной информационной системы. 2004. N 2. С. 67 - 70; Рысков О.И. Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов. 2005. N 2. С. 54 - 59; Рысков О.И. О некоторых проблемах использования электронных документов в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти. 2004. N 1. С. 11 - 17; Серпик Г.А. Современные системы управления документальными средами. 1999. N 1. С. 24 - 26; Сысоева Л.А. Проблемы организации электронного визирования документов в системах электронного документооборота. 1998. N 2. С. 43 - 48; Ярославцева Е.Н., Каменева Е.М. Комплекс информационно-программных продуктов консалтинговой группы "Термика" в области документационного обеспечения управления и архивного дела: информатизация, автоматизация, интеграция, обучение и контроль знаний. 2004. N 2. С. 44 - 51 и др.

Значительное количество статей посвящалось деловому стилю служебных документов (документная лингвистика) <7>.

<7> Басовская Е.Н. О языке служебных документов. 1997. N 2(1). С. 34 - 47; Басовская Е.Н. "Разрешите обратиться..." (выбор форм обращения в деловой переписке). 2003. N 1. С. 24 - 27; Дубинина Е.В., Ильинова Е.Ю. Типологические особенности смысловой структуры резюме и сопроводительного письма. 2001. N 2. С. 71 - 75; Дулина Н.Н., Кушнерук С.П. Варианты клише в текстах деловых писем. 2003. N 2. С. 108 - 111; Егорова Н.Ю., Милованова М.В. Устойчивые словосочетания в тексте законодательных актов (на примере Гражданского кодекса РФ). 2002. N 4. С. 61 - 67; Колокольцева Т.Н., Танюшина О.В. Коммуникативная точность в текстах договоров. 2003. N 4. С. 74 - 76; Косова М.В., Касьян И.И. Динамика делового письма в аспекте документной лингвистики. 2003. N 3. С. 14 - 17; Омельченко С.Р., Пименова Н.В. Виды аргументов и средства их выражения в текстах пресс-релизов. 2001. N 2. С. 76 - 79; Семянкова О.И. Текст управленческого документа как средство воздействия. 2003. N 4. С. 64 - 67; Тупикова Н.А., Лысенко О.Н. Роль канцеляризмов в деловых письмах-просьбах. 2003. N 2. С. 38 - 44; Ульянцева С.Э. Типология ошибок в деловой письменной речи и пути их исправления. 2002. N 3. С. 24 - 28; Ульянцева С.Э. Составление текста документа: языковые нормы. 2003. N 4. С. 68 - 73 и др.

За десятилетие возникли и непредусмотренные ранее рубрики, например зарубежный опыт: деятельность международных организаций, организация работы с документами в европейских странах и в США <8>.

<8> Бухтерева Л.Б. Делопроизводство на немецкой фирме (на примере "Индустри-унд Хандельскаммер"). 1998. N 2. С. 61 - 64; Волкова Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО). 2006. N 2. С. 9 - 15; Конькова А.Ю. Составление и оформление деловой корреспонденции во Франции. 1997. N 2(1). С. 77 - 83; Костомаров М.Н. Требования к оформлению переписки в Организации Объединенных Наций (конец 1980-х - начало 1990-х гг.). 1998. N 2. С. 65 - 70; Костомаров М.Н. Организация хранения и обеспечение сохранности документов в США. 1997. N 2(1). С. 66 - 76; Кузнецов С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства. 2006. N 3. С. 63 - 69; Кукарина Ю.М. Законодательное регулирование вопросов информатизации, защиты информации и использования электронных документов и электронной цифровой подписи в Украине. 2001. N 2. С. 15 - 18; Кукарина Ю.М. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи в странах СНГ. 2002. N 3. С. 75 - 78; N 4. С. 48 - 55; Кукарина Ю.М. Электронный документ и электронная цифровая подпись в законодательстве США. 2002. N 2. С. 30 - 33; Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документации ИСО 15489-2001. 2003. N 3. С. 62 - 64; Митченко О.Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (требования международного стандарта ИСО 15489-2001). 2005. N 1. С. 50 - 53; Рысков О.И. Деятельность международных организаций в области сохранения мирового культурного наследия в цифровой форме. 2004. N 3. С. 73 - 78; Рысков О.И. Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации. 2004. N 4. С. 42 - 46; Рысков О.И. Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы. 2006. N 4. С. 8 - 14 и др.

Не менее востребованными оказались статьи, посвященные безопасности и защите информации <9>.

<9> Говорухин О.Э. Информационная безопасность коммерческого банка. 2006. N 1. С. 61 - 65; N 2. С. 82 - 85; Говорухин О.Э. Служебная и профессиональная тайна. 2006. N 3. С. 78 - 86; Демушкин А.С. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа. 1998. N 2. С. 37 - 42; Ищейнов В.Я. К вопросу неформального воздействия на носителя конфиденциальной информации. 2002. N 3. С. 80 - 81; Ищейнов В.Я. Обращение конфиденциальной информации в организациях, руководимых иностранцами (постановка вопроса). 2002. N 3. С. 79; Ищейнов В.Я. Зарубежный опыт защиты информации при работе с кадрами (на примере США). 2005. N 4. С. 77 - 80; Кузнецов С.Л. Спам и борьба с ним. 2004. N 3. С. 67 - 72; Мецатунян М.В., Ищейнов В.Я. Некоторые аспекты информационной безопасности. 2004. N 1. С. 57 - 59; Королькова Т.А., Печерский А.В. Лицензирование деятельности по защите информации в России: история. 2003. N 3. С. 57 - 61; Степанов Е.А., Степанова Е.Е. Технология традиционного и автоматизированного учета конфиденциальных документов. 1998. N 1. С. 58 - 68; Степанов Е.А. Основополагающие принципы защиты и обработки конфиденциальных документов. 2000. N 2. С. 31 - 36; Шубин А.М. О некоторых вопросах работы с конфиденциальной информацией и документами, ее содержащими. 2003. N 4. С. 52 - 63 и др.

Руководитель Федерального архивного агентства, член-корреспондент Российской Академии наук В.П. Козлов несколько лет ведет уникальную рубрику - подлоги документов, в которой рассказывается о наиболее нашумевших подлогах документов в дореволюционный и советский период <10>. Эта рубрика ведется с 1-го номера 2001 г.

<10> Например : Козлов В.П. Подлоги письменных источников в XX веке ("Постановления" кремлевских мудрецов). 2002. N 1. С. 55 - 61; Козлов В.П. Подлоги письменных источников в XX веке ("Величайший секрет" И.В. Сталина). 2002. N 2. С. 56 - 65; Козлов В.П. Подлоги письменных источников в XX веке ("Разочарованный Ильич"). 2002. N 3. С. 89 - 92; Козлов В.П. Монумент тайной дипломатии российской. 2005. N 3. С. 81 - 87; Козлов В.П. Судебные прения по делу царя Бориса. 2007. N 2. С. 79 - 84 и др.

Учитывая, что в делопроизводстве создаются документы, имеющие различную историческую и научную ценность, и часть из них поступает на государственное хранение, в журнале систематически ведется рубрика "Архивное дело" <11>.

<11> Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития. 2003. N 2. С. 77 - 84; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Организация документов в архивах. 2002. N 3. С. 93 - 100; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Научные основы отбора и оценки документов. 2003. N 1. С. 98 - 102; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Опись - важнейший архивный справочник (история и методика составления). 2004. N 2. С. 98 - 101; N 3. С. 99 - 103; Афанасьева Л.П. Проблема доступа к архивным документам, содержащим персональные данные. 2006. N 4. С. 106 - 115; Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление. 2004. N 2. С. 86 - 97; N 3. С. 89 - 98; N 4. С. 89 - 100; Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера. 2007. N 1. С. 82 - 89; N 2. С. 93 - 98; Козлов В.П. Документ в состоянии покоя. 2002. N 2. С. 3 - 4; Козлов В.П. Музеи, библиотеки, архивы в системе исторической памяти (на примере России). 2004. N 3. С. 4 - 6; Кузнецов С.Л. Новые возможности при создании электронного архива. 2002. N 4. С. 68 - 73; Кукарина Ю.М. Концепция и понятие корпоративного электронного архива. 2000. N 1. С. 34 - 36; Осичкина Г.А. Основной архивный справочник создается в делопроизводстве. 1997. N 2(1). С. 48 - 57; Попова Е.Н. Проверка наличия и состояния документов. 2005. N 1. С. 96 - 101; Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов. 2005. N 2. С. 100 - 103; N 3. С. 108 - 112; Сокова А.Н. Электронный документ и электронный архив. 1999. N 1. С. 6 - 10 и др.

За истекший период на страницах журнала была освещена еще слабоизученная история складывания и развития делопроизводства в России с древнейших времен до наших дней: законодательная и нормативно-методическая регламентация делопроизводства в учреждениях дореволюционной России; развитие видов документов; организация и технологии работы с документами в учреждениях дореволюционной России; развитие системы государственного делопроизводства в советских учреждениях (1917 г. - 30-е гг. XX века); совершенствование делопроизводства в 50 - 90-е гг. XX века. Всего 76 статей <12>.

<12> Быкова Т.А. Приказное делопроизводство XVII века. 1997. N 2(1). С. 84 - 90; Вялова Л.В. Тенденции сокращения документооборота в XIX веке. 2000. N 2. С. 80 - 85; Додонова М.И., Ефименко Е.А. Рационализаторские идеи совершенствования документационного обеспечения управления в источниках и литературе 20 - 30-х гг. 2000. N 2. С. 76 - 79; Емышева Е.М. Генеральный регламент - начало законодательного регулирования системы организации управления и делопроизводства. 2003. N 1. С. 103 - 110; Илюшенко М.П. Возникновение и развитие делопроизводства на Руси (VIII - XIV вв.). 1998. N 2. С. 71 - 74; Конькова А.Ю. Возникновение систем документации о жизни и деятельности человека в XIX веке в России. 2005. N 2. С. 69 - 73; Кузнецов С.Л. Совершенствование государственного аппарата в начале 1920-х гг. (Отдел нормализации НК РКИ). 2002. N 2. С. 86 - 88; Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Методические разработки Института техники управления по рационализации делопроизводства. 2002. N 2. С. 75 - 83; Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960 - 1970-х гг. 2003. N 4. С. 101 - 107; Надершина М.Д. Законодательное регулирование информационных процессов в России в 1990-е гг. 1998. N 2. С. 18 - 23. Райхцаум А.Л. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20 - 30-х гг. XX века. 2001. N 1. С. 90 - 93; Райхцаум А.Л. ВНИИ оргтехники и совершенствование делопроизводства в 50 - 80-х гг. XX века. 2004. N 4. С. 75 - 81 и др.

В последние годы в журнале все большее место занимают статьи, показывающие опыт как процесса документирования, так и постановки делопроизводства в конкретных организациях <13>. Их особая ценность заключается в том, что они позволяют увидеть общую картину состояния делопроизводства в стране и отражают быстрое внедрение компьютерных технологий, начиная с автоматизации отдельного рабочего места до создания единой корпоративной автоматизированной системы.

<13> Артамонова И.Л. Организация делопроизводства в вузе (на примере Российского государственного гуманитарного университета). 2000. N 1. С. 47 - 50; Ермолаева А.В. Организация документооборота в органах исполнительной власти Саратовской области. 2003. N 2. С. 19 - 23; Мякошина Н.Д. Корпоративная система управления документацией в таможенной службе (на примере Новгородской таможни). 2003. N 4. С. 41 - 45; Устина Л.Н., Плошкина Е.С. Ведение делопроизводства по обращениям граждан (на примере деятельности администрации губернатора и правительства Самарской области). 2005. N 3. С. 34 - 39; Федорец Н.С., Исаченкова А.И. Технологические процессы работы с документами. 2006. N 4. С. 15 - 19; Фионова Л.Р., Усманова И.В. Подсистема документационного обеспечения управления кафедрой вуза. 2002. N 2. С. 44 - 48 и др.

Журнал поднимал и многие теоретические вопросы, начиная с терминологии, понятия "документ" и до сегодняшних проблем внедрения электронной подписи и электронных систем.

Авторами журнала выступают ведущие специалисты по делопроизводству в России: профессорско-преподавательский состав вузов, готовящих специалистов по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления", научные сотрудники Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), работники фирм - разработчиков автоматизированных систем управления, руководители архивных служб, руководители и сотрудники служб делопроизводства организаций различной организационно-правовой формы (от аппарата федеральных органов власти до секретариатов ОАО и ООО).

Стабильно большой тираж журнала показывает, что он оправдывает ожидания своих подписчиков.

Журнал имеет электронную версию за все годы его существования, которая доступна на сайте компании "Термика" (www.termika.ru).

Подготовлен указатель содержания журнала за 1997 - 2007 гг.

Редакция журнала надеется, что и в дальнейшем он останется востребованным и интересным для всех его подписчиков.

Ищите в материале: актуальные образцы, схемы-памятки от экспертов, готовые маршруты движения документов. Материалы помогут правильно организовать делопроизводство, избежать проблем с руководством и контролирующими органами.

Материалы по теме:

Что такое делопроизводство кратко

Или документационное обеспечение управления (ДОУ) - ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот - это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием.

Справка: понятие делопроизводства отражено в законах. ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу.

9 основных делопроизводственных процессов компании

Скачать все 9 шпаргалок в журнале

Выделяют следующие виды делопроизводства:

общее - ведение общих документов;
специальное - работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.д.

В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство.

3 основных направления делопроизводства

Документирование - составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
Организация работы с документами - движение, контроль исполнения, хранения и использования;
Систематизация - передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т.д.

Основные регламенты организации

Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения ДОУ - бумажный или электронный, вы должны учитывать особенности работы с бумагами, уделять внимание деталям.

Задачи и функции делопроизводства

Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг.

Работники обязаны выполнять следующие функции:

разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов;
разрабатывать и проектировать бланки;
проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг;
регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству;
регулировать ход исполнения документов;
составлять тексты;
разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование;
контролировать работу с бумагами во всех подразделениях;
участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.

Просмотрите нормы делопроизводства, зафиксированные в ГОСТе «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который сменил ГОСТ Р 6.30-2003. Знание основных правил позволит избежать ошибок в работе. в журнале «Справочник секретаря».

Используйте в работе ГОСТ Р 7.0.97-2016

Скачать ГОСТ по делопроизводству

Общая схема организации делопроизводства и документооборота

Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их движения внутри организации и за ее пределами. Придерживайтесь пунктов Инструкции, утвержденной в компании, в которой прописаны основные нюансы работы с бумагами.

Используйте в работе образец Инструкции с комментариями эксперта

Скачать образец

Общая схема разъяснит правила работы, какие действия выполнять начинающему специалисту, чтобы не запутаться в процессах. Опирайтесь на нее, пока не вникните в суть, не разработаете собственный алгоритм обработки, движения и хранения бумаг, не запомните основные термины делопроизводства.

Организация потоков входящих документов

Под входящими понимают все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.

Чтобы избежать хаоса, своевременно обрабатывайте их:

регистрируйте документ - ставьте дату поступления и присваивайте номер;
передавайте бумаги в подразделение, которое должно заниматься работой с ними или хранением;
регистрируйте принятие документа в работу;
ставьте отметку об исполнении, ответе или принятых мерах;
передавайте документ в архив.

Неукоснительно соблюдайте эти правила делопроизводства. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов, чтобы оптимизировать работу с ними, используйте специальные программы. Некоторые из них снабжены системой оповещения о сроках, готовности документов и т.д.

Журнал учета входящей корреспонденции

Скачать документ

Организация потоков исходящей документации

Путь исходящих документов определяют правилами работы с ними, их видом. Обычно он начинается с секретаря. После составления бумаги, ее передают лицу, имеющему право подписи, согласования. Только затем документ отправляют во внешние инстанции.

Скачать все 6 памяток

Для эффективной работы с потоком исходящих документов руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего в роли них выступают секретари, офис-менеджеры, кадровики, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно были отправлены адресату, контролируйте их движение на каждом этапе, а в завершении проверяйте на ошибки и регистрируйте.

Таблица. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем

Скачать таблицу полностью в журнале

Организация потоков внутренних документов в делопроизводстве

В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними ведется формально, часть из них может теряться на разных этапах. Ваша цель - организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потери.

Важно! Следите за этапом регистрации - присвоение одного номера разным бумагам вызовет общий беспорядок и путаницу.

Таблица. Маршрут приказа по основной деятельности

Составьте для себя алгоритм работы с документами, опираясь на правила, описанные в Инструкции. Если в отделе работает несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними бумагами, второй - с внешними.

Кто несет ответственность за делопроизводство

Ответственность за делопроизводство несет руководитель организации, а за документы корпоративного управления - совет директоров или председатель, а также секретарь. Если рассматривать вопрос ответственности, можно отметить, что ни в одном нормативном акте она не зафиксирована. В рамках компании она закрепляется приказами, распоряжениями, должностными инструкциями и т.д.

За движение, процесс обработки, отправки и другую работу с бумагами, которые не подлежат проверке инспекторами, отвечает любой сотрудник компании, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства и документооборота. В крупных фирмах назначают несколько ответственных лиц, или создают специальную службу.

Основные способы оформления ответственности за делопроизводство

Способ №1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника

На любого сотрудника компании возлагают ответственность за ведение делопроизводства, прописывая в его должностной инструкции дополнительные функции. Если не зафиксировать обязанности, при возникновении спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи руководителя.

Способ №2. Распределение обязанностей между сотрудниками

При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции разделяют между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений. В этом случае в Инструкции по делопроизводству четко указывают, кто и за какой фронт работ несет ответственность.

Способ №3. Возложение обязанностей вести делопроизводство на секретарей

В штатное расписание вводят должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закрепляются в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается правил, утвержденных руководством, ориентируется на действующее Положение.

Что будет, если не организовать делопроизводство

В любой компании есть делопроизводство, но не в каждой оно организовано должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за неправильное хранение или утерю трудовых книжек, отсутствие бухгалтерских документов могут оштрафовать.

Руководитель Алексей надлежащим образом документально оформил обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, издал соответствующий приказ, а та потеряла трудовую книжку одного работника. В этом случае она будет привлечена к ответственности.
Директор ООО «Альфа » Даниил формально отнесся к распределению функций и ответственности среди сотрудников. Часть бумаг, касающихся начисления заработной платы, потерялась в архиве. При проверке их не смогли предоставить инспекторам. Суд постановил признать виновным Даниила. Если бы он внимательнее отнесся к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность легла на плечи другого человека.

Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому важно регламентировать работу с бумагами.

Кто понесет ответственность за ненадлежащее ведение делопроизводства - зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать виновных, поэтому возможны санкции по отношению к рядовым сотрудникам, которые занимаются бумажной работой, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях.

Документы - это основные информационные ресурсы любого предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Журнал всецело посвящен этому важному вопросу.

Издание окажет Вам неоценимую помощь в работе, реально помогая привести свое делопроизводство и документацию в соответствие с требованиями существующих стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ РИСО 154891 и др.) и действующего законодательство, опираясь на отдельные положения Трудового кодекса, Гражданского кодекса, КоАП и другие нормативно-правовые акты.

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» адресован руководителям и специалистам специальных служб ДОУ (отделов документационного обеспечения управления, канцелярий, архивов, секретариатов, управлений делами), словом, всем тем, кто профессионально работает с документами.

Основные материалы журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» посвящены вопросам, с которыми каждодневно сталкивается любой работник служб ДОУ: составление деловых писем, протоколов, служебных записок, подготовка приказов и т.д. Даются подробные рекомендации по оформлению трудовых книжек, а также раскрываются все нюансы ведения кадрового делопроизводства и бухгалтерских документов.

Оформление документов - Содержит полную информацию по составлению различных видов документации. Какие варианты оформления документов существуют. Какую функцию выполняет каждый реквизит. На примерах конкретных ситуаций рассматривается весь комплект необходимых документов. Комментарии юристов.
Современное делопроизводство - Представлены новейшие технологии бумажных и электронных документов на примере передового опыта отечественных и зарубежных компаний.
Архивное дело - Разъяснения по вопросам: как подготовить документы к длительному хранению, как грамотно наладить их учет и использование, как построить отношения с госархивом. Практические советы специалистов-практиков.
Права и обязанности - Рассматриваются все тонкости трудовых отношений применительно к разным категориям работников в разных ситуациях. Лучшие отечественные специалисты делятся личным опытом по организации труда в своей компании.
Информационные технологии - Рассказ о современных технологиях работы с бумажными и электронными документами. Примеры удачного внедрения систем электронного документооборота (СЭД).
Формула успеха - Рассказ о том, как достичь успехов в профессии. Рекомендации психологов.

Среди авторов журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» директора и управляющие крупных компаний, научные сотрудники, офис-менеджеры, ведущие специалисты, консультанты, юристы, преподаватели.

Значительное место отводится разделу «Ответы на вопросы читателей», где каждый подписчик издания сможет получить исчерпывающую информацию по самым актуальным вопросам.

«Делопроизводство и документооборот на предприятии» является гарантом Вашей компетентности и профессионализма.

Издание отличает понятный, постой язык и большое количество наглядных примеров.

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» выпускается издательством «Бизнес-арсенал», издается с 2002 года.