Правильная организация делопроизводства. Что такое делопроизводство? Ведение делопроизводства и документооборота. Правила делопроизводства и документооборота в организации

Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

● поступивших из других организаций – с даты их поступления;

● обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа .

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.

Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

Постановка документов на контроль;

Проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

Снятие документа с контроля;

Направление исполненного документа в дело;

Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

■ При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже.

	Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента.
2. Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.
3. Дата документа	Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.
4. Регистрационный номер документа	Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.
5. Дата поступления	Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
6. Регистрационный номер поступления	Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)	Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция	Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения	Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
10. Отметка об исполнении документа	Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Номер дела	Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т. е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

■ При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя , поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

■ В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной властиустанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

· задания последующих лет – не реже одного раза в год;

· задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

· задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

■ После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

Отметку "В дело";

Номер дела, в котором будет храниться документ;

Подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

■ Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

■ Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т. д. (Примеры 3, 4).

СВОДКА

об исполнении документов по состоянию на _____________________________

СВОДКА

документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

по состоянию на _____________________________

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

■ Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

Общее количество документов на исполнении;

Количество исполненных документов в срок (%);

Количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

Причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

Ищите в материале: актуальные образцы, схемы-памятки от экспертов, готовые маршруты движения документов. Материалы помогут правильно организовать делопроизводство, избежать проблем с руководством и контролирующими органами.

Материалы по теме:

Что такое делопроизводство кратко

Или документационное обеспечение управления (ДОУ) - ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот - это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием.

Справка: понятие делопроизводства отражено в законах. ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу.

9 основных делопроизводственных процессов компании

Скачать все 9 шпаргалок в журнале

Выделяют следующие виды делопроизводства:

• общее - ведение общих документов;
• специальное - работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.д.

В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство.

3 основных направления делопроизводства

1. Документирование - составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
2. Организация работы с документами - движение, контроль исполнения, хранения и использования;
3. Систематизация - передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т.д.

Основные регламенты организации

Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения ДОУ - бумажный или электронный, вы должны учитывать особенности работы с бумагами, уделять внимание деталям.

Задачи и функции делопроизводства

Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг.

Работники обязаны выполнять следующие функции:

• разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов;
• разрабатывать и проектировать бланки;
• проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг;
• регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
• контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству;
• регулировать ход исполнения документов;
• составлять тексты;
• разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование;
• контролировать работу с бумагами во всех подразделениях;
• участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.

Просмотрите нормы делопроизводства, зафиксированные в ГОСТе «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который сменил ГОСТ Р 6.30-2003. Знание основных правил позволит избежать ошибок в работе. в журнале «Справочник секретаря».

Используйте в работе ГОСТ Р 7.0.97-2016

Скачать ГОСТ по делопроизводству

Общая схема организации делопроизводства и документооборота

Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их движения внутри организации и за ее пределами. Придерживайтесь пунктов Инструкции, утвержденной в компании, в которой прописаны основные нюансы работы с бумагами.

Используйте в работе образец Инструкции с комментариями эксперта

Скачать образец

Общая схема разъяснит правила работы, какие действия выполнять начинающему специалисту, чтобы не запутаться в процессах. Опирайтесь на нее, пока не вникните в суть, не разработаете собственный алгоритм обработки, движения и хранения бумаг, не запомните основные термины делопроизводства.

Организация потоков входящих документов

Под входящими понимают все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.

Чтобы избежать хаоса, своевременно обрабатывайте их:

• регистрируйте документ - ставьте дату поступления и присваивайте номер;
• передавайте бумаги в подразделение, которое должно заниматься работой с ними или хранением;
• регистрируйте принятие документа в работу;
• ставьте отметку об исполнении, ответе или принятых мерах;
• передавайте документ в архив.

Неукоснительно соблюдайте эти правила делопроизводства. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов, чтобы оптимизировать работу с ними, используйте специальные программы. Некоторые из них снабжены системой оповещения о сроках, готовности документов и т.д.

Журнал учета входящей корреспонденции

Скачать документ

Организация потоков исходящей документации

Путь исходящих документов определяют правилами работы с ними, их видом. Обычно он начинается с секретаря. После составления бумаги, ее передают лицу, имеющему право подписи, согласования. Только затем документ отправляют во внешние инстанции.

Скачать все 6 памяток

Для эффективной работы с потоком исходящих документов руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего в роли них выступают секретари, офис-менеджеры, кадровики, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно были отправлены адресату, контролируйте их движение на каждом этапе, а в завершении проверяйте на ошибки и регистрируйте.

Таблица. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем

Скачать таблицу полностью в журнале

Организация потоков внутренних документов в делопроизводстве

В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними ведется формально, часть из них может теряться на разных этапах. Ваша цель - организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потери.

Важно! Следите за этапом регистрации - присвоение одного номера разным бумагам вызовет общий беспорядок и путаницу.

Таблица. Маршрут приказа по основной деятельности

Составьте для себя алгоритм работы с документами, опираясь на правила, описанные в Инструкции. Если в отделе работает несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними бумагами, второй - с внешними.

Кто несет ответственность за делопроизводство

Ответственность за делопроизводство несет руководитель организации, а за документы корпоративного управления - совет директоров или председатель, а также секретарь. Если рассматривать вопрос ответственности, можно отметить, что ни в одном нормативном акте она не зафиксирована. В рамках компании она закрепляется приказами, распоряжениями, должностными инструкциями и т.д.

За движение, процесс обработки, отправки и другую работу с бумагами, которые не подлежат проверке инспекторами, отвечает любой сотрудник компании, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства и документооборота. В крупных фирмах назначают несколько ответственных лиц, или создают специальную службу.

Основные способы оформления ответственности за делопроизводство

Способ №1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника

На любого сотрудника компании возлагают ответственность за ведение делопроизводства, прописывая в его должностной инструкции дополнительные функции. Если не зафиксировать обязанности, при возникновении спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи руководителя.

Способ №2. Распределение обязанностей между сотрудниками

При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции разделяют между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений. В этом случае в Инструкции по делопроизводству четко указывают, кто и за какой фронт работ несет ответственность.

Способ №3. Возложение обязанностей вести делопроизводство на секретарей

В штатное расписание вводят должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закрепляются в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается правил, утвержденных руководством, ориентируется на действующее Положение.

Что будет, если не организовать делопроизводство

В любой компании есть делопроизводство, но не в каждой оно организовано должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за неправильное хранение или утерю трудовых книжек, отсутствие бухгалтерских документов могут оштрафовать.

1. Руководитель Алексей надлежащим образом документально оформил обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, издал соответствующий приказ, а та потеряла трудовую книжку одного работника. В этом случае она будет привлечена к ответственности.
2. Директор ООО «Альфа » Даниил формально отнесся к распределению функций и ответственности среди сотрудников. Часть бумаг, касающихся начисления заработной платы, потерялась в архиве. При проверке их не смогли предоставить инспекторам. Суд постановил признать виновным Даниила. Если бы он внимательнее отнесся к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность легла на плечи другого человека.

Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому важно регламентировать работу с бумагами.

Кто понесет ответственность за ненадлежащее ведение делопроизводства - зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать виновных, поэтому возможны санкции по отношению к рядовым сотрудникам, которые занимаются бумажной работой, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях.

Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И руководителям, и рядовым работникам следует делопроизводство. В чем его особенности, какие виды бывают, и какие нормативные документы следует учитывать при организации документооборота?

Что такое делопроизводство

Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.

Если разбираться в сути терминологии (что такое делопроизводство), то станет ясно происхождение слова. Это, прежде всего, фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается который в дальнейшем инициирует определенные действия.

Сам термин «делопроизводство» появился довольно давно, но только в середине прошлого века оформился официально, будучи закрепленным в нормативных документах на государственном уровне.

Делопроизводство и документооборот - что это такое?

Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.

Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации - движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.

В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.

Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:

Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:

• Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
• Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
• Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
• Если необходимо, оформляется официальный ответ.
• Последний этап - оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.

Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:

Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:

• движения документов;
• карточки документов;
• электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.

Особенности судебного делопроизводства

Многие задаются вопросом, что такое и в чем его отличие от общего. Судебное дело - это немного другой пакет документов и материальных свидетельств. Правильное его хранение и перемещение обеспечивает прозрачность работы правоохранительной системы. Судебное делопроизводство, в отличие от организационного, не может быть добровольным. Оно ведется уполномоченными лицами и строго контролируется. Для него нормативно и строго определены все этапы, вплоть до уничтожения.

Функции секретаря

Большинство сотрудников предприятия очень смутно представляют себе, что такое делопроизводство и документооборот. Для секретаря же это - профессиональная деятельность.

Секретариат предприятия выполняет основную функцию по По форме и особенностям работы организацию делопроизводственной службы предприятия делят на такие виды:

• Централизованная - все секретари находятся в одном отделе и подчиняются начальнику-делопроизводителю или старшему секретарю.
• Децентрализованная - секретари и сотрудники, выполняющие их обязанности, рассредоточены по подразделениям организации и подчиняются разным начальникам.
• Смешанная - наиболее часто встречается в крупных организациях.

Особенности документооборота на предприятии напрямую будет зависеть от того, какая форма секретариата принята.

Инструкция по делопроизводству

Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей.

Инструкция по делопроизводству - это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.

Ведение делопроизводства

В небольших организациях с невысоким уровнем документооборота (менее 200 в год) не встает вопрос, что такое ведение делопроизводства. Все решается силами самих сотрудников или даже руководителя.

Если обязанности ведения делопроизводства не являются для сотрудника прямыми и не прописаны в его трудовом договоре, то следует издать указ о возложении этих функций. В данном документе следует подробно расписать дополнительные обязанности, ответственность и компенсацию.

Особенности кадрового делопроизводства

Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников.

Кадровое делопроизводство - это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения - отдела по персоналу. В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка личных данных, которые являются секретными.

Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения.

Оптимизация делопроизводства

Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.

Это связано с двумя факторами:

• сопротивление нововведениям сотрудников предприятия;
• нехватка финансов.

Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при немалых вложениях дает заметный экономический эффект.

(документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства , установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения » устанавливают:

• сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
• ответственность за ее несоблюдение;
• подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
• нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов », где определяются:

• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• общие правила подготовки и оформления документов;
• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
• порядок изготовления и размножения документов;
• правила оформления и заверения копий и приложений;
• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• порядок работы исполнителей с документами.

Раздел «» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
• правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
• основные инстанции движения документов;
• порядок подготовки и отправки исходящих документов;
• порядок учета объема документооборота.

В разделе «» устанавливается:

• порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• сроки, формы и методы регистрации;
• правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы » (ИПС) закрепляет:

• принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
• включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
• порядок систематизации и классификации справочной информации;
• технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов » устанавливаются:

• категории документов, подлежащих обязательному контролю;
• порядок их постановки на контроль;
• технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
• обязанности исполнителей;
• типовые сроки исполнения;
• порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
• порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное » содержит:

• правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
• устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
• правила формирования в дела отдельных категорий документов;
• порядок разработки и использования номенклатуры дел;
• порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив » включают:

• порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
• правила подготовки дел к хранению;
• требования к описанию и оформлению дел;
• порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ – это письменное свидетельство на правосовершение или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены обязательные реквизиты.

Организация делопроизводства ООО «Бытовая химия» является одним из самых важных моментов на предприятии. Ведь процесс управления включает в себя планирование, организационные вопросы, кадровые вопросы, финансирование. Все это собирается, обрабатывается, и передается в огромное количество информации, носителем которой является документ. Все этапы работы должны быть регламентированы, в индивидуальной для каждого предприятия инструкции по делопроизводству. Основы делопроизводства включает в себя такие основные моменты:

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией (прием, обработка и сортировка входящих писем (в том числе по электронной почте), регистрация и отправка исходящей документации);

Работа с внутренним документооборотом (докладные записки, отчеты для доклада руководству, заказ, письма относительно решения вопросов служебно-производственного характера, правила пользования имуществом предприятия и др.);

Сбор, формирование, систематизация и дальнейшее хранение дел (сюда следует отнести документы, непосредственно обеспечивающие деятельность предприятия (устав, положения, правила, инструкции, протоколы, организационно-распорядительные документы);

Печатные и копировальные работы;

Организация контроля за ведением дел (постановка документов на контроль, проверка своевременного доведения документов до исполнителей, информирование руководителей о нарушении сроков исполнения);

Кадровое делопроизводство.

Подготовка документа в «Бытовая химия»начинается с составления его проекта, на согласование которого, как правило, уходит много времени. Для ускорения процесса подготовки документа его размножают, а полученные копии одновременно передают во все инстанции (должностным лицам), участвующие в согласовании.

Исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, замечаниях, уточнениях. Порядок согласования и визирования документов, как правило, четко регламентируется инструкцией по делопроизводству в организации. Затем исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Подготовленные проекты исходящих документов вместе с материалами, на основании которых он готовился, передаются на подпись директору или руководителям структурных подразделений, имеющим право подписания соответствующих документов.

Подписанные документы передаются на отправку. Обработка отправляемой корреспонденции заключается в ее сортировке по адресам и видам почтовых отправлений, проставлении адреса на конверте, складывании документов и вложении в конверты, заклеивании конвертов, определении стоимости отправления, составлении списка на заказную почту.

Документы должны передаваться в канцелярию полностью оформленными с отметкой составителя о виде почтового отправления. В канцелярии проверяется правильность оформления корреспонденции, наличие приложений, указанных в основном документе.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для устранения недостатков.

Документы обрабатываются и отсылаются в тот же день, когда переданы на отправку.

Регистрации подлежат документы, направляемые в вышестоящие органы, инициируемые исходящие документы, а также требующие исполнения ответа. Документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов.

После регистрации внутренние документы передаются на исполнение. Копии документов подшиваются в дело. Исполненные документы после проставления отметки также подшиваются в дело. Приказы и иные распорядительные документы, протоколы, содержащие поручения разным должностным лицам или подразделениям организации, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из них.

Отдельно от приказов по основной деятельности издаются приказы по личному составу. Приказ должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименовании организации, издающий документ, код организации, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, визы, подпись.

Приказы по личному составу «Бытовая химия»составляются в отделе кадров специалистом по кадрам.

Приказ о приеме на работу составлен правильно (Приложение 6). В нем указывается ФИО принимаемого на работу, наименование должности, на которую принимается работник, наименование структурного подразделения, в котором будет работать принимаемый работник, дата приема, вид приема, тарифная ставка или оклад. Регистрация документов – присвоение индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале. Регистрация необходима для быстрого поиска документов, учета их и контроля. Запрещается отправлять документы в структурные подразделения, минуя регистрацию.

В журнале регистрации входящих документов исполнитель проставляет подпись и дату получения документа.

После регистрации наиболее важные документы, относящиеся к сфере деятельности организации в целом, передаются руководителю для рассмотрения. Срочные, особо важные документы передаются руководителю до регистрации. Документы должны рассматриваться руководителем, как правило, в день поступления их в организацию. Руководитель определяет исполнителя документа, дает четкие указания в виде резолюции. Сведения о резолюции заносятся в регистрационный журнал. После рассмотрения руководителем документы передаются для исполнения в структурные подразделения. После исполнения документов, стоящих на контроле, в журнале регистрации делается отметка об исполнении.

Для того чтобы документы попали в архив проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела временного (свыше 10 лет), постоянного хранения и по личному составу.

Организация бухгалтерского учета в организации

Основной целью организации бухгалтерского учета на предприятии «Бытовая химия»является формирование информации, группировка данных для их дальнейшего анализа, подготовки, обоснования и принятия соответствующих управленческих решений, определения тактики и стратегии предприятия в рыночной экономике. В тоже время, необходимо отметить, что в настоящее время бухгалтерский учет представляет собой весьма разветвленную науку, объединяющую ряд направлений. В их числе: - история бухгалтерского учета, предполагающая ознакомление с развитием бухгалтерской мысли и становления бухгалтерской профессии; - теория бухгалтерского учета, устанавливающая основополагающие понятия, принципы, методы бухгалтерского учета; - бухгалтерский финансовый учет, рассматривающий порядок учета отдельных объектов в соответствии с требованиями действующего законодательства и нормативных актов в области бухгалтерского учета; - бухгалтерский управленческий учет, посвященный изучению методов и приемов По данным отчетности руководители организации отчитываются перед трудовыми коллективами, государственными органами. Отчетные показатели используются для анализа хозяйственной деятельности на отдельных участках производства, для выявления положительных и отрицательных результатов работы, причин отклонений от плана, выявления внутренних резервов для повышения эффективности работы организации.

Правильно и вовремя составленная отчетность способствует сохранности собственности, поискам путей снижения себестоимости, укреплению финансового состояния организации, своевременному взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности.

Основная задача отчетности – изыскание резервов дальнейшего роста и совершенствования деятельности организации, стабильности на рынке.

В соответствии с законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь «Об утверждении форм бухгалтерской отчетности», основными требованиями, которым должна удовлетворять бухгалтерская отчетность, являются следующие:

формирование полной и достоверной информации о деятельности филиала, его имуществен­ном положении, полученных доходах и понесенных расходах, необходимой для оперативного руководства и управления;

обеспечение при совершении филиалом хозяйственных операций внутренних и внешних пользователей своевременной информацией о наличии и движении имущества и обяза­тельств, а также об использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соот­ветствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности филиала и выявле­ние резервов его финансовой устойчивости.

Все обязанности бухгалтеров распределены между ними. Каждый бухгалтер работает со своими счетами.

Обязанность по ведению счета "Касса" на данном предприятии «Бытовая химия» возложена на кассира. В соответствии с должностной инструкцией кассиру в его обязанности входит:

Осуществление операций по приему, учету, выдаче, хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;

Ведение кассовой книги на основании приходных и расходных кассовых ордеров;

Выдача денежных средств под отчет;

Составление кассовую отчетность;

Передача в соответствии с установленным порядком денежных средств инкассаторам.

При реализации товарно-материальных ценностей предприятие «Бытовая химия»выписывает накладные на реализацию товарно-материальных ценностей форм ТТН-1 (приложение 7) или ТН-2. В них указывается грузополучатель, грузоотправитель, основание отпуска. Бланки форм ТТН-1 и ТН-2 являются бланками строгой отчетности.

После завершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию. В бухгалтерии также устанавливается определенный порядок обработки документов. Здесь документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах.

Основными регистрами бухгалтерского учета являются:

· главная книга;

· журналы-ордера;

· оборотные ведомости;

· группировочные ведомости.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.