«Утверждаю» на документе — образец. Утверждение документов Как написать утверждаю в шапке

Гриф утверждения является одним из важных реквизитов, обязательных для заполнения, когда речь идет о документах, имеющих нормативный характер. Наличие грифа утверждения на документе подтверждает его юридический статус и легитимность. Но для сохранения этого статуса требуется, чтобы содержание и оформление данного реквизита соответствовало требованиям, установленным государственными регламентами.

Из статьи вы узнаете:

• что такое гриф утверждения;
• для каких документов нужен гриф утверждения;
• для каких документов не нужен гриф утверждения;
• как оформляется гриф утверждения.

Что такое гриф утверждения

Деятельность любой организации регулируется документами. Это могут быть документы, имеющие управленческий, распорядительный, информационный, инструктивный характер и пр. Естественно, любой такой документ должен иметь юридическую значимость, а она подтверждается единым стилем оформления и наличием реквизитов , установленных для данного вида документов.

Правила оформления организационно-распорядительной документации устанавливаются на государственном уровне и обязательны к исполнению на любом предприятии, независимо от формы его собственности. Основные регламенты, применяющиеся в делопроизводстве, это:

• унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-97);
• делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ Р 51141-98);
• государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Именно единые требования к наличию и расположению реквизитов, а также оформлению деловых документов позволяют обеспечить:

Гриф утверждения документа является обязательным реквизитом для некоторых типов документации. В ГОСТ Р 6.30-97 этому реквизиту присвоен порядковый номер 16. В регламенте также даны его описание, правила оформления и заполнения, а также установлено место его расположения на титульном листе.

Для каких документов нужен гриф утверждения

В государственных регламентах нет перечня документов, на которых должен в обязательном порядке стоять гриф утверждения. Его наличие на том или ином виде документа определяется содержанием и смыслом. Работодатель вправе составить такой перечень самостоятельно, установив обязательное наличие этого реквизита в Инструкции или Положении по делопроизводству. Перечень должен быть составлен с учетом отраслевых нормативов и требований.

Так, гриф утверждения документа, как правило, проставляется на таких видах документации:

• номенклатура дел , используемая в организации;
• инструктивные материалы, в том числе должностные инструкции, инструкции по охране труда и технике безопасности, проведения каких-либо работ;
• отчеты, в том числе по НИОКР, испытаниям техники, командировках, производственной деятельности;
• планы и программы проведения работ, в том числе, коллегиальных органов, а также по отдельным сотрудникам и подразделениям;
• локальные нормативные акты: положения, регламентирующие различные производственные процессы и трудовые взаимоотношения, учитывающие специфику деятельности предприятия;
• штатное расписание, структура организации, ее штатная численность и вносимые в них поправки;
• применяемые на предприятии тарифы, расценки и нормативы, в том числе расходования сырья, комплектующих и материалов;
• сметы расходов;
• унифицированные формы документов, разработанные и применяемые на предприятии;
• перечни;
• регламенты;
• задания на производство каких-либо работ;
• акты, в том числе проведенных проверок и ревизий, ликвидационные, экспертизы, списания.

Утверждение документа уполномоченным на это должностным лицом является подтверждением легитимности данного документа, присвоения ему правового статуса.

Для каких документов не нужен гриф утверждения

Многие документы, входящие в систему документооборота организации не имеют и, соответственно, не требуют подтверждения правового статуса. Вопрос о том, на каком документе нет грифа утверждения, решается также с учетом здравого смысла - нет необходимости утверждать извещения и уведомления, служебные записки и письма, информационные материалы .

Утверждение документа не производится и в том случае, когда он имеет распорядительный характер. Приказы и распоряжения подписываются высшими должностными лицами организации, поэтому их подписи достаточно для того, чтобы такой документ был признан легитимным.

Примеры, образцы оформления грифа утверждения

Ответ на вопрос о том, в какой части документа располагают гриф утверждения также можно найти в правилах оформления организационно-распорядительной документации. Согласно регламенту, поле для данного реквизита расположено в правом верхнем углу титульного листа. Если документ без грифа утверждения, поле реквизита просто остается пустым.

ГОСТом Р 6.30-97 также установлено содержание реквизита «Гриф утверждения». В общем случае, когда документ утверждается единственным должностным лицом, имеющим на это право, этот реквизит состоит из четырех строк. В первой строке пишется слово: УТВЕРЖДАЮ, при этом кавычки ставить не надо .

Во второй строке указывается наименование должности лица, утверждающего документ, в третьей - его собственноручная подпись с расшифровкой, в четвертой проставляется дата утверждения. Элементы реквизита допускается центрировать относительно самой длинной его строки или же по левому полю. Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже:

Когда утверждаемый документ, в соответствии с требованиями законодательства, должен быть принят с учетом мнения профсоюза или иного представительного органа работников, гриф утверждения будет выглядеть следующим образом:

В том случае, когда утверждение документа производится на основании иного, утверждающего, документа, например приказа, в первой строке грифа пишется слово УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), во второй дается ссылка на утверждающий документ, а в третьей проставляются его реквизиты: номер и дата. При этом слово УТВЕРЖДЕНО должно быть согласовано с наименованием утверждаемого документа. Так, если утверждается положение, пишут слово «Утверждено», если программа - «Утверждена», если комплекс мер - «Утвержден». Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже:

Приказ об утверждении бланка организации – это официальное распоряжение начальника, которое обязательно составляется в письменной форме. Благодаря этому приказу, документ имеет юридическую силу, а также это является одним из способов подтверждения его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью – грифа утверждения документа.

ФАЙЛЫ

Зачем нужны фирменные бланки

Фирменные бланки нужны для того, чтобы организация могла:

• отправлять свою документацию другим компаниям;
• осведомлять о происходящих изменениях в своей деятельности;
• оформлятьписьменные уполномочия, благодаря которым можно представлять интересы компании в других компаниях;
• доставлять документы в контролирующие организации;
• официально поздравлять спраздниками.

В принципе, организация может вести деловую переписку и оформлять различные документы на бумаге, не имеющей фирменного логотипа. Но если он будет присутствовать, то это, во-первых говорит о солидности организации, а во-вторых создает впечатление о стабильности и серьезности намерений.

Как создается

Фирменный бланк можно создавать тремя разными способами:

1. Самостоятельно придумать логотип и сделать зарисовку дизайна будущего бланка.
2. Заказать разработку и печать в полиграфическом производственном предприятии.
3. Использовать готовые шаблоны, которые есть в специальных программных обеспечениях.

Как сделать бланк запоминающимся

Чтобы бланк был легко запоминающимся необходимо:

• стремиться к простоте;
• воспользоваться графическими редакторами (Photoshop, Illustrator, InDesign);
• определиться с информацией, которая должна бросаться в глаза и выделить любыми способами;
• использовать оригинальную форму с необычным сочетанием цветовой палитры;
• не «размазывать» картинку.

ВАЖНО! Логотип лучше всего использовать в углу бланка или рядом с полным названием организации.

Но ни в коем случае его нельзя:

• размещать несколько раз на одном листе;
• использовать логотип в качестве фонового рисунка.

Что касается последнего, то это объясняется тем, что в большинстве случаях организации чаще всего передают документы, используя факс, а факсимильная связь будет очень плохо печатать на термопленке «перегруженные» графическими элементами документы, следовательно, при пересылке логотип очень плохо будет видно.

Что отображается в документе

Сам документ не имеет унифицированной формы, но в нем обязательно должно содержаться следующее:

• логотип и полное ее название;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• заголовок;
• дата, когда составлен приказ;
• город, где был составлен документ;
• регистрационный №;
• прописана фраза – «В целях оптимизации процесса делопроизводства и обеспечения единобразия при оформлении… (название организации) ПРИКАЗЫВАЮ»;
• текст;
• подпись директора и ее расшифровка.

В самом тексте должны быть указаны примерно такие формулировки:

1. Утвердить и ввести в действие с..по.. год общий бланк для писем, приказов основной деятельности, служебных записок, а так для прочих видов документов.
2. Документы…(название организации) изготавливать только на бланках, утвержденных п.1 настоящего приказа. Применение других бланков не допускается.
3. Секретарю-делопроизводителю не принимать для согласования, подписания и утверждения должностными лицами …(название организации) проекты документов, изготовленные на бланках форм, отличных от утвержденных п. 1 настоящего приказа.
4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за (собой или другим сотрудником).

Требования, которые необходимо соблюдать при составлении документа

Перечень требований, которые должен соблюдать специалист во время составления приказа:

• Придерживаться установленного законом интервал между краями страницы и текстом.
• Приказ издается только на белой и высококачественной бумаге формата А4.
• Дата должна быть прописана цифрами.
• Указать контактные данные организации.
• Нельзя использовать государственную символику РФ.
• В документе должны присутствовать все подписи и их расшифровки.
• Оттиск печати.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения

Чаще всего заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

• неправильно написать название организации;
• отсутствие банковских реквизитов;
• не проставить или написать неправильно дату составления документа;
• не указать регистрационный номер;
• не указать время действия утвержденных фирменных бланков;
• не указать должность;
• вносить поправки простым карандашом либо ручкой другого цвета;
• написать текст неразборчивым почерком;
• много исправлять в документе;
• допускать орфографические ошибки;
• искусственно состаривать приказ;
• затирать ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Чтобы исправить ошибки в документе, то необходимо выполнить следующее:

1. Переделать документ – это способ актуален в том случае, если ошибки были обнаружены:
   • до того как начальник поставил подпись;
   • в момент подписания.
2. Напечатать новый документ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, который аннулирует приказ, где присутствуют различного рода ошибок и должен содержать следующее:
   • № документа;
   • дата, когда он был составлен;
   • название;
   • сам текст должен начинаться со слов «Считать недействительным»;
   • кратко, почему его решили аннулировать;
   • ФИО лица, несущего ответственность за исправленные ошибки;
   • подпись.

Заключение

Итак, используя фирменный логотип можно словесно или графически обозначить различную информацию о товаре или самой организации, тем самым увеличивая ее узнаваемость. А это означает, что организация имеет право самой выбрать или разработать фирменный бланк, действуя согласно принципам этики делового общения. Если бланк будет оформлен грамотно и напечатан на высококачественной бумаге, то это только подчеркнет социальный статус организации.

Процедура утверждения образца документа представляется окончательным шагом в его формировании. Существует перечень бумаг, подлежащих обязательному согласованию.

По завершении обозначенной процедуры у образца документа появляется юридическая сила. Процесс утверждения может затянуться на несколько дней. Так же, согласование определяет подлинность образца.

Такой подход исключает вероятность подделки бумаги. Рассматриваемый гриф указан в перечне реквизитов ГОСТ Р 6.3О- 2ОО3. Есть определённые правила размещения рассматриваемой формы.

Так же, существует список образцов документов, которые нуждаются в непременном утверждении. Перечень будет приведён ниже в представленном материале.

Кто вправе утверждать образцы документов?

Как правило, согласовывать образцы может исключительно генеральный директор. Как вариант, утверждением может заниматься руководитель организации.

Но если говорить о больших компаниях, содержащих некоторое количество подразделений, чаще всего правом на проведение процедуры наделены руководители разделов.

В крупных компаниях существует множество филиалов, руководители которых вправе согласовывать образцы бумаг. Для передачи права на утверждение образцов формируется доверенность.

Доверенность не представляется обязательным заверять нотариально, достаточно печати генерального директора, поставленной в бумаге.

При этом, не важно, кто именно согласовывает бумагу, формат утверждения остаётся стандартным. Размещается гриф всегда в одном и том же месте.

Утверждение посредством подписи директора

Такой вариант представляется самым элементарным. На процедуру не требуется много времени. После того, как руководитель ознакомится с содержимым образца документа, он ставит свой автограф, тем самым согласовывая его.

Автограф проставляется в форме, расположенной в правом верхнем углу бумаги. При этом, информация в содержании грифа, прописывается в последовательности, обозначенной ниже.

Последовательность утверждена ГОСТом и подлежит обязательному соблюдению.

• Сверху прописывается слово УТВЕРЖДАЮ. Указанное слово пишется всегда в именительном падеже, в единственном числе и в настоящем времени.
• Далее вносится должность, которую занимает руководящее лицо. Должность указывается под словом УТВЕРЖДАЮ.
• Прописывается название компании. Название компании должно быть внесено полностью, в развёрнутом виде.
• В последнюю очередь прописывается дата, согласно которой произошло согласование. Дата вносится фактическая.

К образцу приказа по ключевой специфике прибегают, если вместе с согласованием над бумагой необходимо выполнить еще какие-то манипуляции. О каких действиях идёт речь?

К примеру, познакомить всех специалистов компании с бумагой или вместе с тем аннулировать актуальную раньше бумагу. В этих случаях перед согласованием формируется ещё и приказ.

Утверждение посредством приказа

Иногда образец документа согласовывается приказом. Как происходит процедура? Образец документа издаётся и согласовывается. Для согласования, образец приказа передаётся руководителю.

После того, как процедура согласования приказа будет завершена, на нём ставит автограф руководящее лицо. Подпись проставляется на последней странице бумаги. После того, как подпись поставлена, документ проходит процедуру регистрации.

В процессе регистрации приказ прилагается к согласовываемой бумаге. При утверждении образца документа в такой форме, в грифе указывается, что основанием для согласования образца представляется приказ.

При утверждении прописывается номер образца приказа и дата его формирования. Так же, в этом случае, документ, в отношении которого было согласование, представляется приложением к приказу на утверждение образца.

Из-за такого правила, частенько возникает некоторая путаница. При этом, в утверждаемом образце документа должна содержаться информация о том, что образец является приложением. Обязательно для внесения указание на то, что бумага прилагается к определённому приказу.

Утверждение посредством внешних органов

Существуют такие компании, утверждение документов которых, должно производиться органами, которые стоят выше. К такой категории относятся организации, которые пользуются какими- либо льготами.

Процедура может быть произведена как посредством подписи, так и посредством выпуска дополнительного приказного образца документа. Единственным отличием представляется только от факт, что утверждением занимается сторонняя организация.

Так же, в этой ситуации, доступен и третий вариант действий. В чём он заключается? Допускается формирование письма. Письмо пишется согласно установленному образцу. Сначала формируется сам документ, который подлежит утверждению.

Бумага заверяется руководителем компании. После чего формируется письмо, в котором выказывается прошение об утверждении. Письмо отсылается или передаётся с курьером на адрес организации, которая должна утвердить бумагу.

После согласования происходит утверждение, о чём уведомляется посредством обратного письма. В ответном письме содержится информация о согласовании или обозначаются причины, по которым в согласовании отказано.

Когда утверждённый таким образом документ, передаётся в архив, сопроводительное письмо передаётся вместе в образцом бумаги. Письмо является приложением к согласованной бумаге.

Срок хранения письма равен сроку сохранения согласованной бумаги. По окончании промежутка сохранения, оба документа подлежат утилизации.

При согласовании документа с несколькими организациями, формы утверждения проставляются на одном уровне. При этом, даты согласования, указанные в грифах, могут отличаться.

Какие нюансы следует учитывать при формировании грифа?

Гриф непременно наносится на верхний правый угол первой страницы документа. Такое правило прописано в ГОСТе. Форма наносится один раз и не дублируется на последующих страницах.

Гриф находится на главной странице. Наличие даты в форме представляется непременным условием при её формировании. Дата должна быть фактической и актуальной.

Когда образец бумаги утверждается несколькими организациями в различные промежутки времени, проставляются фактические даты утверждения. Грифы в этом случае наносятся по одной линии.

При этом, датой формирования документа, считается последнее утверждение. Согласно последней дате бумага наделяется юридическим действием.

Представляется ли подпись утверждением?

Форма утверждения и подпись это разные вещи. Перед тем, как происходит утверждение, на документе ставится автограф сотрудника, который стоит ниже по должности.

При проведении процедуры посредством внешних органов, на документе предварительно проставляет автограф генеральный директор компании, которая сформировала образец документа.

Какие документы подлежат утверждению?

1. Акты, которые формируются по факту проведения проверок. Акты, которые формируются при приёме работ. Акты, которые формируются при ликвидации компаний, и сопутствующих этому процессу действий, таких как списание оборудования, передача дел или списание оборудования. Акты, которые формируются по факту завершения экспертизы.
2. Договоры, заключенные с подрядчиками при заказе какого- либо вида работ. Договоры, которые заключены по факту снабжения компании. Договоры, которые заключены с материально ответственными лицами.
3. Задания, сформированные в отношении специалистов, которые должны что- либо спроектировать или построить. Задание, сформированные в отношении специалистов, которые должны провести какие- либо исследования.
4. Заявления, которые сформированы в отношении приобретения какого- либо оборудования.
5. Правила, которые указывают на должностные обязанности и полномочия, а так же обозначают распорядок трудового времени. Инструкции, которые указывают на правила, действующие при ведении делопроизводства. Правила, которые содержат нормативы техники безопасности.
6. Образцы документов, которые указывают на количество расходных материалов и оплату коммунальных платежей. Документы, которые регламентируют численность штата.
7. Отчёты, которые несут в себе информацию о командировках. Отчёты, которые несут в себе информацию об исследованиях.
8. Списки специалистов, рабочее время которых не нормировано. Перечни организаций, которые пользуются льготами. Документы, для которых предусмотрен срок хранения.
9. Планы, которые составлены в отношении строительства или производства. Планы, которые структурируют исследовательскую деятельность. Образцы документов, посредством которых планируется внедрение техники. Документы, посредством которых планируются поставки и рассортировка продукции.
10. Документы, которые содержат в себе информацию о премиях. Образцы документов, которые содержат в себе устав организации.
11. Документы, которые передают планирование командировок. Планы каких- либо рабочих мероприятий.
12. Документы, которые содержат в себе информацию о затратах, понесённых при строительстве.
13. Образцы документов, которые несут в себе информацию о стоимости заказанных работ.
14. Документы, которые несут в себе информацию о стандартах.
15. Документы, которые несут в себе информацию о числе сотрудников и структуре подразделений.
16. Образцы документов, которые несут в себе информацию о тарифах
17. Формы документов, которые унифицированы.
18. Документы, содержащие информацию о расписаниях и внесённых в них изменениях.
19. Организационные образцы документов.

В сплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов, безусловно, вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - ФЗ № 402).

В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов. Причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации. Учетная политика является основным документом, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского и налогового учета организации, требования к ее разработке, утверждению, составлению сопутствующих ей документов остаются прежними (в соответствии с п. 1 ст. 30 ФЗ № 402 и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Учетная политика утверждается и вводится в действие приказом первого руководителя, как правило, с 1 января каждого календарного года. Формы документов, которые применяются в организации, должны быть утверждены:

• или как отдельный раздел в составе учетной политики,
• или как приложения к ней,
• либо как изменения к ней, которые вносятся в порядке ведения учетной политики и самих форм первичных учетных документов.

Таким образом, для бухгалтерии и службы делопроизводства, прежде всего коммерческих организаций, открывается важная область сотрудничества и взаимодействия в процессе унификации форм документов.

Для ведения бухгалтерского учета могут и должны применяться не только самостоятельно заново разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов различных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совершенно нецелесообразно - просто эти разработанные формы с некоторыми изменениями можно утвердить на уровне организации приказом ее руководителя.

Одновременно рекомендуем уточнить и регламентировать порядок и полномочия по подписанию первичных учетных документов , связать его с системой делегирования полномочий и с регламентацией применяемых в организации видов электронных подписей.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402), поэтому до принятия новых федеральных и отраслевых стандартов финансовой отчетности для государственного сектора по-прежнему могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93; далее - ОКУД) :

• формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации»;
• формы документов класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» (документация сектора государственного управления, за ведение которой отвечает Минфин России).

Требование о самостоятельном утверждении форм первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402) не распространяется на государственные (муниципальные) учреждения, органы государственного управления, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы и государственные академии наук, т.е. те организации государственного сектора, перечень которых установлен в п. 9 ст. 3 ФЗ № 402. Такие разъяснения даются Минфином России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». И, конечно же, все нормативные акты, принимаемые организациями государственного сектора в области формирования системы документации и ведения первичных учетных документов, не должны противоречить требованиям ФЗ № 402.

Актуальность управления документами

Служба делопроизводства, которая стремится к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой области, может законодательную «странность» и эту неожиданную «демократичность» в вопросе применения унифицированных форм документов рассматривать сейчас в позитивном аспекте .

Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответствующих планах работы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует, чтобы правила создания документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий (п. 7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже подготовить краткий проект на основе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с распределением зон ответственности подразделений и должностных лиц за документы, отражающие тот или иной «процесс деловой деятельности» организации. Ответственность должностных лиц за создание, использование, хранение и уничтожение документов в рамках закрепленных за ними обязанностей должна быть отражена в Положениях о подразделениях и должностных инструкциях , а также регламентирована и в Положении о системе делегирования полномочий . Концепция управления документами предполагает установление на уровне блок-схем каждого процесса (или направления деятельности):

• видов и разновидностей создаваемых документов,
• формы их представления,
• срока хранения,
• полномочий по подписанию,
• ответственность за хранение, уничтожение и т.п.

Для исполнения этого требования служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечивать их единообразие и соответствие фирменному стилю, разрабатывать их как «входные» формы в информационные системы и т.п.

За счет выполнения функции унификации форм документов служба делопроизводства реально повышает эффективность работы организации. Топ-менеджменту компании необходимо разъяснять , что на составление документа по унифицированной типовой форме (шаблону) затрачивается времени в 3-5 раз меньше , чем на составление индивидуального документа в свободной форме, как привык сотрудник-исполнитель.

И, наконец, и службе делопроизводства, и бухгалтерии, и всем подразделениям организации необходимо вспомнить, что унификация форм документов заключается:

• в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также
• в установлении единых требований к их составлению и оформлению,
• разработке и применении электронных шаблонов проектов документов на основе их утвержденных типовых унифицированных форм.

Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:

• Классификатор унифицированных форм документов;
• организации (или Табель применяемых форм документов);
• Альбом унифицированных форм документов (или Альбом утвержденных и применяемых в организации форм документов).

Классификатор, Табель и Альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме .

Поскольку документы подлежат актуализации и закрепляют «версионность» применяемых форм, в Альбоме необходимо предусмотреть учет и действующих форм, и отмененных . Если Альбом и Табель ведутся в электронном виде, то в них можно предусмотреть 2 части: актуальную и «архивную».

При электронном ведении необходимо также предусматривать форму представления оригинала документа. Если документ должен дополнительно распечатываться как бумажная копия электронного оригинала или создаваться исключительно в бумажной форме (например, приказ по основной деятельности или личная карточка формы №Т-2), то в Альбом форм включают и распечатки форм документов, создаваемых в электронном виде, и утвержденные типовые формы бумажных документов.

Для реализации функции унификации форм документов сотрудникам службы делопроизводства желательно пройти повышение квалификации и обновить свои профессиональные знания с учетом требований ранее действовавших стандартов (например, ГОСТа 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца») и современных стандартов по управлению документов.

Программа-минимум

С чего начать, даже если организация пропустила сроки утверждения первичных учетных документов (с 1 января)? Как взаимодействовать с бухгалтерией? Конечно же, бухгалтерия должна как можно быстрее инициировать издание приказа об утверждении форм первичных учетных документов: представить проект приказа и эти формы. За основу рекомендуем взять ранее применяемые формы из альбомов, утвержденных постановлением Госкомстата России, например, от 05.01.2004 № 1 об утверждении форм по учету труда и его оплаты.

Если форма не меняется , то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на ней служба делопроизводства оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя. Если форма проектируется организацией самостоятельно , то на ней необходимо оформить такой же гриф утверждения. См. Пример 1.

Пример 1

Свернуть Показать

Но в некоторых организациях приказ может издаваться разными лицами (в рамках системы делегирования полномочий), тогда следует уточнять автора этого документа:

Пример 2

Гриф на форме документа, утвержденной приказом

Свернуть Показать

Итак, подчеркнем, что в рамках программы-минимум необходимо утвердить используемые в организации типовые формы первичных учетных документов приказом (т.е. можно обойтись без составления Альбома и Табеля форм).

Пример утвержденной приказом формы документа смотрите в статье «6 мифов о ненормированном рабочем дне » (Пример № 6)

По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов существуют разные суждения. Но лучшие практики показывают, что для этого больше подходят приказы по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности , которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют 5-летний срок хранения (Пример 3).

При подготовке проекта приказа в его тексте необходимо предусмотреть:

• когда вводятся в действие утвержденные формы: сразу или ИТ-подразделению потребуется время для настройки этих форм в информационной системе;
• на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм (не только первичных учетных документов, но и всех унифицированных форм);
• идентификацию утвержденных форм , например, при помощи индексов, которые уже присвоены типовым формам на общегосударственным уровне, или при помощи кодов по классификатору форм документов, который организация разрабатывает самостоятельно.

Пример 3

Приказ об утверждении применяемых в организации форм первичных учетных документов

Свернуть Показать

В Примере 3 обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по Классификатору форм документов , за разработку и ведение которого несет ответственность служба делопроизводства . Он особенно необходим для идентификации электронных документов в информационных системах .

Начинать разработку классификаторов можно с создания самого простого справочника - классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм будет ими пополняться. Изначально это будет открытый список видов документов, структурированный по степени значимости или по принадлежности документов к системе / подсистеме документации:

Пример 4

Классификатор видов документов

Свернуть Показать

Далее классификатор видов документов можно развивать и превращать собственно в Классификатор унифицированных форм документов (далее - Классификатор форм), идентифицируя документы, отражающие конкретный процесс или направление деятельности:

Пример 5

Классификатор форм документов (идентификация формы штатного расписания)

Свернуть Показать

Так может формироваться в классификаторе код формы штатного расписания:

Важное значение имеет разработка структуры кодового обозначения форм документов. Рекомендуем в код формы включать идентификатор даты ее утверждения и / или введения в действие (месяц, год):

Пример 6

Структура кода формы с учетом даты утверждения или введения в действие

Свернуть Показать

Код должен проставляться на каждой форме документа. Рекомендуется дополнительно проставлять на формах соответствующие коды документов по ОКУД (если унифицированные формы организация разрабатывает на основе альбомов форм документов, включенных в ОКУД).

Пример 7

Код утвержденной формы штатного расписания по Классификатору форм документов организации (с указанием кода по ОКУД) размещают ниже грифа утверждения

Свернуть Показать

В процессе ведения унифицированных форм документов организации уточняется алгоритм их утверждения. Важно, чтобы в приказе устанавливались ответственность, срок введения формы, порядок доведения до сотрудников организации, т.е. конкретные поручения, что невозможно сделать при утверждении формы только подписью руководителя в грифе утверждения. Итак, алгоритм утверждения новой формы может быть таким:

1. Структурное подразделение-владелец конкретного процесса деловой деятельности (инициатор) разрабатывает проект формы или ее новой версии (если в форму вносятся изменения, то утверждаются не они, а целиком новая версия формы с уже внесенными разработчиками актуальными изменениями). Важно, чтобы разработчик принял решение о форме представления документов (электронный или бумажный оригинал, возможность изготовления и использования бумажной или электронной копии), которые будут составляться и оформляться по данной форме.
2. Все заинтересованные в применении формы подразделения, в том числе служба делопроизводства, согласовывают ее проект. В момент согласования служба делопроизводства может включить в проект приказа проект кода формы. Важно, чтобы ИТ-подразделение в процессе согласования сделало бы необходимые настройки в информационной системе, чтобы применяемая, например, исключительно в электронном виде форма документа могла бы реально использоваться с момента ее утверждения и введения в действие.
3. Подразделение-инициатор оформляет проект приказа о ее утверждении и введении в действие, формулирует порядок рассылки приказа и формы (или уведомления о ее утверждении / изменении).
4. Приказ подписывается руководителем организации.
5. Служба делопроизводства (если она разработала и ведет Классификатор, Табель и Альбом форм):
   • вносит утвержденную форму в Альбом (в его актуальную часть), а отмененную форму переносит в его «архивную» часть;
   • проставляет новый (или подтверждает код действующей формы, изменяя в нем только данные о месяце и годе утверждения), и вносит соответствующие записи в Табель форм и Классификатор.
6. Затем приказ и форма рассылаются (или публикуются в корпоративной информационной системе либо на внутреннем портале (интравеб)).

Пример 8

Распорядительная часть текста приказа об утверждении новой версии ранее утвержденной формы

Свернуть Показать

Программа-максимум

Итак, службе делопроизводства необходимо закрепить за собой функцию унификации состава и содержания документов, применяемых в организации.

Для идентификации унифицированных форм документов необходимо вместе с другими инфраструктурными подразделениями (кадры, бухгалтерия, планово-финансовый отдел) создать систему классификаторов и справочников. На их основе будут строиться организационно-функциональные архитектуры применяемых информационных систем и обеспечиваться их взаимодействие.

Необходимо также решать вопросы подготовки или повышения квалификации специалистов службы делопроизводства, поскольку в организациях практически отсутствуют специалисты, которые профессионально выполняли бы все виды работ в процессе унификации форм (особенно с целью создания документов или их проектов преимущественно (или исключительно) в электронном виде).

И, наконец, следует вспомнить о значении, форме и порядке оформления и ведения Табеля, Альбома и Классификатора форм документов , а также об их взаимосвязи.

Табель унифицированных форм документов является нормативным документом и представляет собой перечень форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в организации. Он закрепляет основные этапы их подготовки, движения и использования. Основная цель ведения Табеля - классификация и систематизация применяемых форм документов в соответствии с функциями, задачами или направлениями деятельности организации и закрепление единообразия в работе с ними (прежде всего единых операций согласования и утверждения).

В условиях применения информационных систем правильно разработанный Табель может служить организационной основой для:

• типизации маршрутов движения документов и документопотоков;
• формирования функциональных документных комплексов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач, их унификации, управления ими и эффективной реализации в системе механизма «связанные документы».

Альбом унифицированных форм документов организации должен представлять собой сборник унифицированных форм документов, составленный и оформленный в установленном в организации порядке. В него следует включать абсолютно все утвержденные унифицированные формы документов, даже если предусмотрена исключительно электронная форма документа:

• на утверждение представляются и в Альбом включаются преимущественно бумажные типовые формы документов (как оригиналы),
• для электронных оригиналов документов в него целесообразно включать:
  • их распечатанные (визуализированные) формы,
  • а если предусматривается изготовление бумажных копий, то и формы для печати (распечатки на бумаге).

Основная цель ведения Альбома форм - закрепление результатов проведенной унификации документов и оформление массива унифицированных форм, включенных в Табель и идентифицированных в Классификаторе форм.

Табель и Альбом рассматриваются как локальные нормативные акты организации, поскольку формы этих документов, а также типовые унифицированные формы, подлежащие включению в них, утверждаются приказом первого руководителя организации. Сотрудникам организации должно быть запрещено составлять документы по формам, не включенным в Табель и Альбом. Тогда данная система применения унифицированных форм начнет работать!

Форма Табеля

Форма Табеля была разработана в составе альбома плакатов и форм основных организационно-распорядительных документов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ; М., 1991). Она представляла собой таблицу из 19 граф, на верхнем поле которой предполагалось оформлять гриф утверждения руководителем организации в тот момент, когда вся таблица в результате большой оргпроектной работы будет заполнена, будут выявлены и классифицированы все применяемые формы документов и установлены основные операции их обработки.

Современный подход к Табелю иной. По мере регламентации бизнес-процессов, разработки блок-схем, выявления всех документопотоков и их состава Табель пополняется, в него включаются документы и информация в процессе анализа «документоориентированной составляющей» любой функции организации, т.е. Табель подлежит постоянному ведению. Поэтому с целью фиксации результатов такого управления документами должна быть прежде всего разработана и утверждена форма Табеля, а также назначено то подразделение, которое будет его вести.

Табель как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и условных обозначений и собственно текст (т.е. перечень форм, представленный в табличном виде). К Табелю возможно составление алфавитного указателя для удобства поиска форм документов (может разрабатываться на основе классификатора видов документов).

При разработке таблицы Табеля можно использовать:

• главную таблицу Классификатора форм;
• классификатор бизнес-процессов, если он имеется в организации;
• классификатор вопросов и участков деятельности, который служба делопроизводства использует для предварительного рассмотрения документов.

В любом случае к Табелю должна быть разработана своя главная таблица, т.е. перечень разделов, которые могут отражать или направления деятельности организации, или наименования структурных подразделений:

Пример 9

Главные таблицы Табеля форм документов

Свернуть Показать

В пределах каждого раздела Табеля документы могут систематизироваться:

• по алфавиту наименования вида документа (например, акт, заявление, приказ и т.п.) или
• по степени значимости документов и в их взаимосвязи (сначала организационные документы, потом распорядительные, справочно-информационные, плановые и т.п.).

Графы таблицы Табеля могут быть следующими:

• код формы документа (по Классификатору форм организации);
• наименование унифицированной формы документа;
• код формы по ОКУД, по отраслевому классификатору или дополнительный индекс документа (например, код формы личной карточки по ОКУД - 0301002, а индекс - Т-2; лицевой счет работника по ОКУД 0301012 имеет индекс Т-54);
• ответственный за подготовку и оформление (это может быть подразделение, руководитель подразделения либо уполномоченный сотрудник подразделения);
• срок подготовки (в рабочих днях);
• периодичность подготовки / издания;
• согласование проекта (внутреннее или внешнее; «живое» или электронное; если электронное, то какой вид электронной подписи используется);
• форма представления оригинала (бумажная / электронная);
• состав удостоверения:
  • подпись: в этой графе указываются наименование должности подписанта и обозначается «собственноручная» либо вид электронной подписи (должности возможных подписантов указываются исходя из действующей в организации системы делегирования полномочий);
  • печать: какую возможно проставлять - «главную» или специальную;
• ограничения доступа по видам тайн (указываются слово «нет» либо гриф конфиденциальности);
• подлежит регистрации: «централизованной в службе делопроизводства» или «в структурном подразделении»;
• ознакомление / куда направляется (возможные варианты заполнения графы: «внутри организации», «в вышестоящие организации», «на сайт весь документ» или «на сайт фрагмент документа», «гражданам»);
• срок представления / направления;
• срок исполнения (типовой или индивидуальный, конкретный в рабочих днях);
• подлежит контролю исполнения или нет;
• подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль;
• место хранения оригинала:
  • ответственное структурное подразделение или локализация в информационной системе,
  • индекс дела по номенклатуре дел;
• срок хранения;
• ответственный за обеспечение сохранности или уничтожение;
• использование документа / права доступа;
• отметка об утверждении, внесении изменений или отмене (в виде даты и номера приказа).

Таким образом, в графах таблицы Табеля должны найти отражение современные алгоритмы управления документами в соответствии с ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007, которые служба делопроизводства должна осваивать в рамках концепции управления документами и в условиях внедрения информационных систем.

См. статью «Размещение Табеля и Альбома форм документов на корпоративном сайте ». В ней описан успешный опыт использования данных документов на сайте Белгородского государственного университета на основе 1С-Битрикс. Авторы рекомендуют определенную группировку информации, способ утверждения и форму Табеля, вариант отображения информации о документе, способ организации справочников. Здесь показывают, как вдохнуть новую жизнь в Альбом форм документов.

Альбом форм

Альбом как сборник форм документов должен по структуре соответствовать структуре Табеля, т.е. их главные таблицы (классификация форм) и порядок систематизации наименований форм документов внутри разделов должны быть одинаковыми!

Альбом как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и обозначений и содержать сами утвержденные унифицированные формы документов, которые включаются в него и систематизируются в нем по мере разработки и утверждения. Когда Альбом ведется как сборник бумажных форм, его страницы можно не нумеровать (и в содержании не указывать), тогда поиск нужной формы осуществляется по ее коду (см. Пример 11).

При ведении Табеля и Альбома в электронной форме (в форме базы данных) удобно выделять в них 2 части:

• актуальную (действующие формы) и
• «архивную» (отмененные формы).

При ведении Альбома в бумажной форме можно поддерживать «версионность» форм, формируя последовательно за действующей формой все предыдущие ее версии (другой вариант мы описали в комментарии, который мы поместили сразу после Примера 11).

Полномочия по ведению Классификатора форм документов, Табеля и Альбома, которые делегируются службе делопроизводства , должны быть установлены приказом первого руководителя организации одновременно с утверждением форм этих локальных нормативных актов.

В Примере 10 мы как раз и показываем такой приказ. Он утверждает разработанный в организации Классификатор, а также формы Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Сначала в них должны быть учтены (идентифицированы) утвержденные в организации формы первичных учетных документов; а потом по мере разработки и утверждения каждая новая форма документа будет фиксироваться в Табеле и Альбоме в день издания приказа о ее утверждении. То есть Табель и Альбом выполняют учетную функцию, причем в Альбоме фиксируется «эталон» формы. В Примере 10 Классификатор и формы Табеля и Альбома вводятся в действие с даты подписания приказа.

Прокомментируем форму приказа о предоставлении отпуска, показанную в Альбоме форм в Примере 11.

Раньше отделы кадров для оформления отпуска сотруднику использовали форму приказа (распоряжения) , утвержденную Госкомстатом в составе альбома форм по учету труда и его оплаты (ОКУД 0301005). Во многих организациях она автоматически формировалась из 1С.

В нашем Примере 11 мы показали, что на основе этой «госкомстатовской» формы отдел кадров, служба делопроизводства и бухгалтерия могут совместно подготовить форму, обязательную для оформления всех приказов о предоставлении отпуска сотрудникам ООО «Витязь» с января 2013 г. Что в ней изменили:

• четко определили название вида документа - ПРИКАЗ, т.к. по уставу организации по всем вопросам деятельности приказы издает генеральный директор и это право не делегирует ни одному из своих заместителей;
• проставили код формы по Классификатору форм документов своей организации;
• при этом оставили код «базовой» формы по ОКУД и добавили ее индекс;
• ниже табельного номера внесли код структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Он проставляется по классификатору центров управленческого учета (ЦУУ), который используется в процессе корпоративного планирования и бюджетирования;
• отметка об ознакомлении с приказом предусматривает, что работник своей рукой может оформить наименование своей должности, специальности или профессии;
• принято решение, что код формы (0305010113) дополнительно будет проставляться и на ее нижнем поле.

Обратите внимание: код формы приказа о предоставлении отпуска по Классификатору - 030501, но мы решили добавить в него обозначение месяца и года утверждения формы, тогда он становится длиннее на 4 цифры - 0305010113.

И если в данную форму через некоторое время потребуется внести изменения, то после издания соответствующего приказа (об утверждении новой версии данной формы), например, в ноябре 2014 г., она будет помещена в Альбом форм с кодом, в котором изменятся лишь последние 4 знака (месяц и год утверждения) - 0305011114. Новую форму нужно будет поместить в тот же раздел 0305 «Предоставление отпусков», а для утратившей силу формы необходимо будет сделать похожий лист-разделитель с обозначением 0305 «Предоставление отпусков. Устаревшие формы» - и это будет началом ведения «архивной» части Альбома форм.

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. 1

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. 2

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 3

Например:

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки. 4

Например:

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф утверждения документа"

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 5

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. 6

Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. 7

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);

задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);

инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;

номенклатура дел организации;

нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);

отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);

перечни (должностей, предприятий, документов и др.);

планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);

положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);

программы (проведения работ, командировок и т.д.);

расценки на производство работ;

регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);

сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);

структура и штатная численность;

тарифные ставки;

формы унифицированных документов;

штатное расписание. 8

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 9

Примечание: в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита "Адресат" (реквизит 15).

Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2. Расположение реквизита на формате А4 углового бланка 01 02 03 04 - код организации; 05 06 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 10 11 - дата документа; 12 13 14 15 - адресат; 16 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3. Расположение реквизита "Гриф утверждения документа" на формате А4 продольного бланка 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 53. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.16. 3-6 Там же. – Пункт 3.16. 7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с. 8 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации / ВНИИДАД. - М., 2007. - 264 с. 9 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.16.