Я работаю в финансовом холдинге, в состав которого входит банк, страховая компания и другие юридические лица. Нам поставлена задача организовать централизованное хранение бумажных документов. Подскажите, пожалуйста, с чего следует начать работу по организации централизованного хранения документов холдинга, на что следует обратить внимание при определении очередности проведения работ.
Ответ
Вне зависимости от уровня автоматизации процессов любой компании вопрос организации хранения бумажных документов стоит довольно остро. Правильно организованное хранение документов позволяет решать руководству компании много сложных задач, в т. ч. задачи по организации быстрого поиска документов и информации, распределению доступа к документам, снижению рисков в случае утечки информации и др.
Прежде чем приступать к самому вопросу организации хранения, необходимо определить, какие документы и сколько должны храниться, сколько документов вы хотите разместить на хранение, сколько для этого необходимо оборудования и персонала и т.д.
Также прочитайте о архивном хранении дел более подробно.
- Проведение работ по систематизации документов.
Необходимо провести работу по составлению номенклатуры дел каждого из юридических лиц финансовой организации.
Поскольку вы работаете в финансовой холдинговой компании, то при составлении номенклатуры дел вам следует руководствоваться новым «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, так как нормативно-методический документ, на основании которого определяются сроки хранения документов финансовых компаний, находится в разработке и до текущего момента не утвержден.
Работа по систематизации и описанию документного состава компаний финансового холдинга является обязательной предварительной работой, поскольку без понимания состава документов, правильного определения сроков хранения невозможно двигаться дальше. После проведения работы по составлению номенклатуры дел вы сможете определить примерные объемы хранимых документов, в т. ч. на перспективу (это важно для расчета площади хранилища, необходимого оборудования и количества персонала).
Поскольку работодатель вряд ли пожелает держать большой штат сотрудников, занятых исключительно систематизацией документов, рекомендую организовать работу по составлению номенклатуры дел следующим образом:
часть ключевых функций возложить на подразделение документационного обеспечения управления (например, методологию выполнения работ и организационные моменты), а непосредственно работу по составлению номенклатур дел в подразделениях и юридических лицах холдинга - на специально обученных специалистов подразделений.
Результатом проведенной работы по систематизации и описанию документов должны стать составленные и согласованные в соответствии с установленным локальными нормативными актами вашего холдинга порядком сводные номенклатуры дел каждого из юридических лиц холдинга.
Когда номенклатура дел юридических лиц холдинга составлена, можно проводить анализ состава документов, выделять документы, подлежащие архивному хранению (срок хранения 10 лет и более), оперативному хранению (срок хранения менее 10 лет).
Кроме того, централизованное хранение, как правило, не подразумевает того, что хранение будет организовано только в одной точке (некое большое хранилище), документы могут храниться в разных точках по нескольким городам. Когда говорят о централизации хранения, чаще всего понимают под этим закрепление функций по хранению за конкретным функциональным подразделением, которое будет устанавливать правила приема документов на хранение, контролировать процесс их размещения в местах хранения, выдачу и возврат, сроки хранения и процесс уничтожения. Такой функционал вполне может быть возложен на подразделение документационного обеспечения управления, если в его состав входит архивное подразделение.
- Изучение законодательной и методической базы.
Одномоментно с работой по систематизации документов необходимо провести изучение требований законодательства и нормативно-методической базы в области организации хранения документов.
Если акционерное общество (юридическое лицо финансового холдинга) является кредитной организацией, то оно подпадает под действие нормативных документов Центрального Банка России, например Положения от 26.03.2007 № 302-П ЦБ РФ, в котором прямо указывается на организацию архивного хранения некоторых бухгалтерских документов:
«Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее десятого рабочего дня следующего месяца). До истечения указанного срока они хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним».
Кроме того, рекомендую рассмотреть возможность организации хранения некоторых документов в электронном виде, т.к. есть соответствующее Указание ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета», и проведение такой работы в значительной мере снизит объемы хранимой на бумажном носителе документации.
Дополнительно следует внимательно изучить положения Федеральных законов «Об акционерных обществах» (от 26.12.1995 № 208-ФЗ), «О банках и банковской деятельности» (от 02.12.1990 № 395-1), «Об инвестиционных фондах» (от 29.11.2011 № 156-ФЗ), а также Гражданского Кодекса РФ.
- Изучение уровня автоматизации работы с документами.
При выработке решений также стоит учитывать уровень автоматизации работы с каждой группой документов, т.к. в случае принятия решения о перемещении значительных объемов документов к месту хранения необходимо максимально исключить риски, связанные с невозможностью предоставления информации по запросам проверяющим и контролирующим организациям, а также клиентам в связи с недоступностью документов, что может впоследствии обернуться негативной информацией о деятельности компаний холдинга либо предписаниями и штрафами.
Автоматизация учета документов при организации хранения положительно скажется не только на частоте обращений к оригиналам документов, но в дальнейшем также минимизирует риск утраты подлинников документов, находящихся на хранении.
Отсутствие автоматизации учета документов может сказаться на принятии решения об организации хранения документов в точках их создания.
- Правовое обеспечение проекта по организации хранения документов холдинга.
В случае если было принято решение об организации хранения документов в едином хранилище, следует не только заранее определить площади, на которых будут размещаться документы каждого из юридических лиц, но и:
- позаботиться о том, чтобы был разграничен доступ к документам разных юридических лиц;
- заключить договоры аренды/субаренды площадей;
- заключить договоры оказания услуг (если это возможно);
- решить кадровые вопросы (сформировать структуру подразделения (или подразделений), обеспечивающего хранение документов, чтобы к документам юридических лиц имели доступ только сотрудники, в них работающие либо оказывающие на договорной основе услуги по хранению документов) и т.д.
Такие действия необходимо предпринять для выполнения требований законодательной базы, исключения претензий со стороны проверяющих и контролирующих организаций, а также минимизации рисков по утере документов и утечке информации.
Для решения указанных выше вопросов в проекте обязательно должны принимать участие специалисты правового подразделения и подразделения по управлению персоналом.
- Очередность проведения работ по организации хранения документов.
Предлагаю следующую очередность проведения работ по организации централизованного хранения документов холдинга.
- Предварительное обследование.
- Составление номенклатуры дел, определение состава документов, сроков их хранения и объемов.
- Изучение законодательной и нормативно-методической базы.
- Изучение степени автоматизации работы с разными группами документов.
- Изучение возможных вариантов организации хранения документов (создание архива в каждом юридическом лице или централизованного, привлечение сервисных компаний, организация хранения части документов силами подразделений и проч.).
- Разработка типовых форм договоров аренды / оказания услуг (при необходимости).
- Принятие решения. Создание рабочей группы или комиссии и коллегиальное определение места хранения каждой группы документов каждого юридического лица холдинга с учетом действующей законодательной базы, требований по внутренней безопасности и действующих бизнес-процессов. Расчет необходимых площадей, определение требований к оборудованию и его количества, количества персонала.
- Работы по организации хранения:
- Выбор помещений для организации мест хранения.
- Оформление необходимых договоров и прочих документов для начала работ по организации хранения документов.
- Оборудование мест хранения (противопожарное оборудование (сигнализация и система пожаротушения), специализированное оборудование (стеллажи), климатическое оборудование, охранное оборудование, оборудование рабочих мест персонала и др.).
- Подбор и обучение персонала.
- Разработка и внедрение нормативных актов, регламентирующих порядок организации хранения, выдачи и уничтожения документов.
- Составление графика и организация перемещения документов в места хранения.
- Проведение контрольных мероприятий по организации хранения документов.
Некоторые из указанных этапов можно менять местами, также возможно добавление иных этапов в зависимости от поставленных задач, уровня зрелости процессов, уровня автоматизации работы с документами, требований по информационной безопасности внутри холдинга.
СЛОВАРЬ
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел // Росархив, ВНИИДАД. - М., 2008.
Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.
Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На заседание", "На подпись", "На отправку" и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.
Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф. Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.
Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных панках. Папки типа "скоросшиватель" используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).
Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве.
Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в шкафах, на стеллажах-компактусах, механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.
Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта работа по группировке документов носит название "формирование дел".
Общие требования к формированию дел.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
- - распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
- - расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
- - оформление обложки дела.
Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, а также при последующем их хранении в ведомственном архиве.
В организациях формирование дел осуществляется централизованно или децентрализовано. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором - всеми структурными подразделениями организации.
Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба
ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений.
В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др.
Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации. Документы постоянного и временного сроков храпения группируются в дела отдельно.
Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и т.д., поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии. Исключение составляют черновые и дублетные материалы, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов ДОУ и других нормативных документов.
Группировка документов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах "е дело №.., дата и подпись исполнителя" - в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.
Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам. Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину. Ограничений по минимальному объему дел не существует.
При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу.
Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.
Документы могут быть расположены по порядковым номерам (приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.
Это относится, например, к переписке, когда документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам.
Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.
Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В таком порядке, например, располагаются предложения, заявления и жалобы граждан. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), и другие документы.
Группировка в дела отдельных категорий документов. Существуют особенности группировки отдельных категорий документов в делах.
Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.).
Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.
Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, па основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.).
Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.
Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдельные дела.
Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся но содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2013 г., составленный в 2012 г., должен быть подшит в дело 2013 г., а не 2012 г.; план на 2014 г., составленный в 2013 г., - в дело 2014 г.
Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом порядке.
Так, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.
Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2013 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.
Переписку рекомендуется группировать в дела в хронологической последовательности разрешения вопросов, начиная с более ранних документов и кончая более поздними в пределах данного вопроса. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики организации переписка группируется в дела в течение календарного года, срока созыва и т.д.
Личные дела занимают значительное место среди документации организации. В них группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки в места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и др., которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения.
В личных делах документы группируются в следующей последовательности:
- - заявление о приеме на работу, направление или представление;
- - автобиография;
- - документы об образовании;
- - выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.
При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявления и жалобы по личным вопросам.
Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии.
Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации. Кроме того, может быть использована группировка в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям, например: "Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров".
Рационализаторские предложения, авторские свидетельства, патенты на изобретение, заявки о выдаче диплома на открытие, стандарты, нормативы в организациях, которые их разработали или утверждают, группируются в самостоятельные дела по каждому отдельному конкретному вопросу. Причем комплекс документов, группируемых в деле, и порядок" их расположения определяются специальными правилами.
В организациях, пользующихся этими документами, перечисленные документы могут группироваться в одном деле или по отдельным вопросам.
Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел. При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов.
Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений в структур)" базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.
Оформление обложки дела. Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оформилось дело; количество листов в деле; срок хранения дела.
Большинство элементов описания дела обозначается па обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.
При обозначении названия организации может указываться ее ведомственная принадлежность. Название организации указывается полностью в именительном падеже, в скобках дастся се сокращенное название, также указывается и название структурной части. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, который также является поисковым признаком.
Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.
Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. При заведении дела на обложке указывается год его заведения.
Если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения. Дата окончания тома, части проставляется после окончания группировки в них документов. Сроки храпения дел переносятся на обложку из номенклатуры дел.
По аналогии с обложками бумажных документов оформляются и этикетки (вкладыши в упаковку) машиночитаемых документов.
- - использование в информационно-справочной работе;
- - отправка адресату;
- - подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Б. Этапы подготовки и оформления внутренних документов:
- - ври повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах - регистрация;
- - проверка правильности оформления;
- - составление проекта исполнителем;
- - подписание руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
- - согласование проекта.
В. В личных делах документы группируются в следующей последовательности:
- - документы об образовании;
- - дополнения к анкете (личному листку по учету кадров);
- - анкета (личный листок по учету кадров);
- - автобиография;
- - заявление о приеме на работу, направление или представление; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
- - внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- - справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
К указанным перечням документов относятся:
1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Росархив, ранее - Минкультуры России):
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.
Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е - первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988;
2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;
3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются , имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
В связи с этим определены разные сроки хранения документов.
Срок хранения документов может быть:- временным (до 10 лет);
- временным (свыше 10 лет);
- постоянным.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.
Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы : бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить , отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.
Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
- установление или изменение сроков хранения документов.
Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.
В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:
- при составлении ;
- при ;
- при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.
Типовые перечни документов по срокам хранения
Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.
Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.
Определение срока хранения документов
Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение , а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при , и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.
Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.
Итак, в процессе экспертизы производится:
- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
- отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.
Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:
- документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
- документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
- документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
- документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.
Рис. 6.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранениюПо результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:
- опись дел постоянного срока хранения;
- опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
- опись дел по личному составу;
- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).
Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.
В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.
1. Правила и сроки хранения документов в структурных подразделениях, организации.
2. Формирование документов в дело.
3. Номенклатура дел.
1. В процессе документирования в структурных подразделениях обычно накапливается значительный комплекс документов (как исполненных, так и находящихся на исполнении).
Временное хранение документов в структурных подразделениях называется оперативным хранением. Оперативному хранению подлежат все виды и разновидности документов и их копии, которые необходимы в текущей работе.
Виды оперативного хранения:
Хранение документов в процессе их исполнения;
Хранение исполненных документов.
Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.
В последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание таких хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.
Получили распространение электронные хранилища документов на базе программных продуктов "Microsoft SharePoint Portal Server" или "1C-Битрикс: Корпоративный портал".
Правила хранения документов на различных материальных носителях предусматривают различные режимы и порядок хранения, обеспечивающие сохранность информации и ее оптимальную группировку. Порядок хранения документов определяется правилами и инструкциями государственной архивной службы, государственными стандартами, организационно-распорядительными документами учреждения.
Основные требования к хранению документов в структурных подразделениях:
Документы во время исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках;
Хранение исполненных документов осуществляется в систематизированном виде в папках или обложках для дел с оформлением титульного листа и проставлением индекса дела по номенклатуре;
Документы хранятся в специальных шкафах или на специально оборудованных полках в порядке их регистрационных номеров; особо важные документы, в том числе документы конфиденциального характера хранятся в запираемых шкафах или несгораемых сейфах.
Сроки хранения документов:
Преимущественно в пределах одного делопроизводственного года (например, с 1 января по 31 декабря 2012 г.);
Документы длительного срока хранения (уставы, положения, планы и др.) хранятся в структурном подразделении до их замены новыми (до истечения срока действия). Такие документы называются переходящими.
Некоторые структурные подразделения (отделы кадров, бухгалтерия, конструкторские, проектные подразделения и т.д.) имеют право долговременного хранения документов.
К таким документам относятся, например, документы по личному составу, должностные инструкции, лицевые счета, образцы подписей материально ответственных лиц и т.д.
2. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Основания для группировки документов в деле :
По номинальному признаку – название видов и разновидностей документов (приказы, протоколы, справки и т.д.);
По предметно-вопросному признаку – содержание документов;
По корреспондентскому признаку – отправка документов конкретному лицу или организации;
По географическому признаку – отправка документов в конкретный регион;
По хронологическому признаку – принадлежность комплекса документов к определенному периоду.
Дело формируется в соответствии с номенклатурой организации. В дело помещаются документы, своей содержательной частью соответствующие заголовку дела.
Требования к формированию дел :
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно;
Подлинники отделяются от копий;
Годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;
В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного делопроизводственного (в большинстве случаев совпадает с календарным) года, кроме переходящих документов.
Правила устанавливают объем дела: не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи (копии – заверительную надпись), дату, индекс, отметку «В дело».
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы в деле располагаются в определенном порядке: основ- ной документ и относящиеся к нему приложения, а затем по хронологии – документы, возникающие по мере решения вопроса.
Существуют определенные правила группировки документов по видам и хронологии (см.: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1993). Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документа- ми, представляют собой приложения к ним и группируются вместе с указанными документами.
3. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного 93(свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти.
В номенклатуру дел включаются все документы организации, за исключением технической документации и печатных изданий. Требования к номенклатуре дел содержат ГСДОУ, основные правила работы ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения.
Реквизиты номенклатуры дел : наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования.
Графы таблицы номенклатуры дел : индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), номер статьи по перечню и срок хранения дел, примечания.
Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры. Названия разделов – наименования структурных подразделений (для организаций без структуры – направлений деятельности).
Требования к заголовкам дел:
Точное соответствие смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
Краткость, четкость формулировки;
Не допускаются заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п.
Состав заголовка дела:
Наименование вида или разновидности документов;
Название организации или его структурного подразделения;
Адресат или корреспондент документа;
Название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
Даты (период), к которым относятся документы дела;
Указание на копийность документов дела.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, относятся к «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера, которые могут быть затем присвоены делам, не предусмотренным номенклатурой.
Номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
По окончании делопроизводственного (календарного) года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.
